Covid-19 e teletrabalho. Guia de uso com dicas para teletrabalho em equipa
10.06.2020 / 11:08
Uma das vantagens (alguma haveria de haver) desta crise covid-19 é o desenvolvimento do teletrabalho e a credibilização de uma forma de trabalho que era encarada com desconfiança por muitos gestores (por vezes: não sem razão) ou, pior, como uma "regalia" (o que, compreensivelmente, acabava baixando os níveis de produtividade dos trabalhadores em teletrabalho) ou como um risco à produtividade (um risco muito sensível: em alguns tipos de personalidade individual).
Agora, com a covid-19, muitos gestores encaram o teletrabalho como uma oportunidade: uma oportunidade de redução de custos e para uma mudança de paradigma que desvie as organizações dos batidos e esgotados modelos de gestão do trabalho por hora para novas formas de trabalho construídas por tarefa ou missão.
As poupanças de custos para uma empresa que adopte formas "radicais" de teletrabalho (desfazendo totalmente uma instalação física e complementando-a com o aluguer de salas para eventos pontuais ou com modelos de coworking) são muito sensíveis mas exigem a criação também de uma "rede" de apoio às infraestruturas que os "trabalhadores domesticalizados" passarão a ter que financiar para suportar a operação normal da sua empresa (água, luz, electricidade e, sobretudo, comunicações). Com esta rede montada, será ainda de esperar grandes reduções operacionais, especialmente no imobiliário que, para muitas empresas de serviços representa perto de metade dos custos mensais.
Mas a tarefa de gerir uma equipa em teletrabalho não é idêntica à de gerir uma equipa presente num escritório que trabalha a alguns metros de nós e em grande proximidade física durante todo o horário normal de trabalho. O estilo pessoal de gestão de cada um exige adaptação e é preciso criar mecanismos robustos e conhecidos por todos de comunicação e integração do trabalho em equipa:
1. Manter uma visão sobre o andamento dos projectos:
Em teletrabalho já não é possível estar actualizado visitando directamente as secretárias dos membros da equipa ou fazendo rápidas reuniões presenciais. Por isso é essencial manter o controlo sobre as diversas fases do projecto usando, por exemplo, o Planner do Microsoft Office 365.: uma ferramenta simples e muito intuitiva (mas que poderia ser, contudo, mais desenvolvida até se tornar numa versão simplificada do Project).
Neste sentido é também importante criar canais no Teams por projecto e criar aqui um canal dedicado apenas a piadas, anedotas e ao saudável "chit-chat" que existe em todos os espaços de escritório: virtuais ou físicos.
Não existe uma forma única para gerir equipas remotas: A resposta depende muito do estilo de gestão de cada, da constituição e personalidade das equipas e, claro, da cultura organizacional em que estão inseridas. Apesar de toda esta variação podemos considerar como adquirido que gerir uma equipa remota é substancialmente diferente de gerir uma equipa presencial:
1. Para gerir uma equipa remota é preciso começar por escolher as ferramentas de comunicação que vamos adoptar: provavelmente o mais correcto é utilizar um misto de telefone, mensagens de texto, mensagens de mail, mensagem de IM (p.ex. Microsoft Teams ou WhatsApp) ou sistemas dedicados de videoconferência. Tipicamente as reuniões regulares ocorrem por videoconferência (Zoom ou Teams) e os assuntos mais urgentes são tratados por telemóvel ou por chamada de voz para o Teams ou WhatsApp. As vias e ferramentas devem ser claramente comunicadas a todos por forma a criar expectativas adequadas aquilo que será esperado por parte da equipa.
2. As organizações não conseguem controlar o ambiente que os seus trabalhadores têm nas suas casas para exercerem o seu teletrabalho mas podem contribuir para que este tenha um ambiente saudável e que estimule a produtividade. Podem cofinanciar a recriação de um espaço de escritório que permita que existam níveis de ruído e isolamento adequados que permitam videoconferências produtivas e eficazes. Mas há que ser flexível: se estamos a trabalhar com pessoas que estão em casa com as suas famílias e animais de estimação é de esperar que, pontualmente, estas interajam e aparecem nas videoconferências.
3. Se vamos fazer teletrabalho de forma generalizada e massiva é preciso criar formas alternativas de o realizar: além da rede doméstica de WiFi e/ou cabo que o trabalhador tem em sua (e em cujo financiamento a organização deve participar) é preciso montar uma rede alternativa a usar, caso esta falhe por anomalia local ou avaria do operador e a criação de uma rede de dados móveis a partir de um telemóvel (idealmente de um operador diferente) e de uma rede hotspot: ou seja, além de cofinanciar (ou não) a rede doméstica a organização deve entregar também a cada colaborador em teletrabalho um telemóvel com plano de dados que seja adequado ao volume esperado para um mês de teletrabalho.
4. Quando falamos de equipas em teletrabalho falamos também de formas de medir a produtividade dessas equipas. E de formas de medição que vão para além do registo puro e simples das "horas trabalhadas" e se focam mais na produção e realização de tarefas do que no tempo necessário para as realizar.
5. Abrir espaço para a informalidade: um dos grandes riscos do teletrabalho passa pela redução do espaço da informalidade e do convívio entre os elementos das equipas: o espaço informal que se materializa nos momentos de pausas para o café e que consolida as ligações entre as equipas no teletrabalho não existe. Assim sendo uma opção pode ser marcar reuniões sem agenda, apenas para descomprimir e agendar nas mesmas (porque não) algum jogo online que permita jogar em grupo ou a visualização em grupo de um filme na Netflix Party ou, simplesmente, coloque essa possibilidade ao colectivo e oiça sugestões.
(Amanhã pode ler o Guia de investimentos possíveis para um teletrabalho eficaz)
* Rui Martins, Membro do Fórum CidadaniaLx, dos Vizinhos do Areeiro e do Morar em Lisboa, Vereador Suplente da CML, IT Operations Leader em empresa nacional