Custódia e Gestão de Arquivos Intermédios - EAD : Undefined index: mobile in /home/eadpt/public_html/wp-content/plugins/fuse-social-floating-sidebar/inc/fuse_social_sidebar_scripts.php on line 412
O Serviço de Custódia e Gestão de Arquivos Intermédios proporciona de uma forma rápida e eficaz, com a menor interferência possível no trabalho diário da organização, a implementação de um plano de ação que permite ao cliente a liberação de espaços alocados ao arquivo, a otimização de processos de trabalho e a redução dos custos diretos e indiretos associados à gestão da função Arquivo dentro das Organizações.
A Custódia e Gestão de Arquivos em regime de "outsourcing", encontra-se especificamente orientado para organizações em que se verifique:
– Deficiente Estruturação e Organização do arquivo com dificuldades na recuperação de documentos;
– Falta de espaço disponível para a manutenção do Arquivo ou necessidade de reafetação ou de libertação de áreas para outras atividades;
– Onerosidade da estrutura de Arquivo.
Como vantagens desta solução podemos destacar:
– Enfoque no core business da Organização, com a rentabilização de recursos humanos que se encontram afetos parcial ou totalmente à função Arquivo, para concentrarem-se em atividades de maior importância para o negócio;
– Transformação de custos fixos em variáveis e redução dos mesmos permitindo um maior controlo dos custos operacionais. Custos perfeitamente mensuráveis e controlados no tempo através da identificação dos serviços realizados e ganhos de flexibilidade e capacidade de resposta;
– Acesso privilegiado às mais recentes tecnologias e a recursos especializados em diferentes ambientes, flexibilizando o processo de evolução tecnológica e usufruto das condições de segurança disponíveis na EAD;
– Eliminação de investimento em ativos não prioritários – Flexibilidade no acesso a Know-how específico de cada área, sem qualquer preocupação com a gestão dos recursos internos e possibilidade de se desafetarem áreas exclusivas para a gestão da documentação;
– Garantia e cumprimento dos SLA's acordados e otimização dos processos internos de trabalho;
– Abrangência/complementaridade nas soluções dado que a EAD pode horizontalizar o seu espectro de competências e suprimir novas necessidades de Arquivo ou de Gestão Documental, permitindo uma utilização parcelar/faseada do serviço, optando por enviar apenas documentação mais antiga, ou mais exposta a perigos;
– Rapidez de resposta a qualquer solicitação, por fax ou e-mail e serviço de atendimento personalizado, através do Contact Center EAD;
– Total confidencialidade, uma vez que a documentação é manuseada e sempre controlada pelos Técnicos Arquivistas da EAD.
– Controlo sobre os processos de eliminação de documentação.
O serviço é prestado em instalações próprias dotadas de tecnologia adequada, controlando no fim do período de vida útil da documentação, a sua eliminação e pressupõe as tarefas de recolha, transferência, alojamento, conservação, prestação de serviços de consulta e eliminação da documentação autorizada pelo Cliente.