Smart working: O guia completo para sua empresa
"Smart working" e "COVID-19" são dois termos que começaram a andar de mãos dadas nos últimos meses.
O confinamento começou devido ao Coronavírus. Em muitas empresas, o teletrabalho foi implementado de forma rápida e com pouca organização. Mas e se estabelecermos uma boa dinâmica de teletrabalho para nos ajudar agora? E como será depois dessas restrições?
Neste artigo, contamos tudo que sua empresa precisa saber para implementar o Smart working!
O que é Smart working?
Qual a diferença para o teletrabalho?
Tudo o que as empresas precisam saber quando aplicam o teletrabalho
As melhores ferramentas e aplicações para trabalhar remotamente
Como medir a produtividade do teletrabalho durante o Coronavírus
Como contratar novos funcionários durante o teletrabalho
Problemas que surgem com o teletrabalho
Como começar a aplicar o teletrabalho na sua empresa
Vamos começar com o básico. Antes de nos aprofundarmos nos detalhes e benefícios desta prática de trabalho, vamos entender mais especificamente sobre o que é o Smart working.
Este conceito é utilizado para definir um regime de trabalho em que o funcionário realiza pelo menos 50% do seu trabalho fora do escritório. Ou seja, é aquela atividade que o funcionário desenvolve fora da empresa, ou em sua casa ou local de trabalho.
Com a tecnologia e a digitalização é cada vez mais possível e comum adotar esta forma de trabalho, que tem como um dos grandes objetivos oferecer flexibilidade aos colaboradores para que possam conciliar a vida profissional e pessoal da melhor forma possível.
Ao aplicar os princípios Agile ao Smart working, o colaborador tem mais autonomia e flexibilidade para trabalhar, o que segundo especialistas pode contribuir para que realize suas tarefas com mais eficácia e resultados.
Teletrabalho x Smart working
O Smart working é um modelo de trabalho em que as horas não são mensuradas, pois funciona com objetivos. A chave da metodologia Smart Working está na confiança no trabalhador, ao confiar que a equipa sabe perfeitamente quais são seus objetivos.
Muitas empresas já não falam de teletrabalho, mas de Smart working, porque combina teletrabalho com novas tecnologias, que explodiram por necessidade durante o COVID-19. Mas Smart working não é apenas um modelo de trabalho.
Ele altera completamente a filosofia e cultura da empresa e, portanto, muitas empresas ainda tinham medo de implementar este tipo de trabalho. Mas e agora, o que vai acontecer?
Atualmente, com o COVID-19, se falamos em teletrabalho, não só existe a possibilidade de trabalhar a partir de casa, mas também outras três opções:
Trabalho a partir de casa: a atividade profissional que o trabalhador desenvolve a partir de sua casa ou domicílio.
Telecentros: o trabalhador exerce suas funções em escritório autorizado pela empresa, mas diferente do habitual.
Trabalho móvel: esta tipologia combina o local de trabalho, alguns dias no escritório e outros em casa.
O trabalho remoto é um pacto estabelecido entre o funcionário e a empresa. Ou seja, ambos têm que concordar em desenvolver este tipo de trabalho.
De acordo com a legislação portuguesa, cabe ao empregador verificar as condições para a aplicação do teletrabalho e comunicar ao trabalhador a decisão de seguir ou não o regime. Caso o empregador identifique que não existem condições para o trabalho remoto, deve demonstrar aos trabalhadores que suas funções não são compatíveis a este tipo de regime ou então que não há condições técnicas para a aplicação do teletrabalho.
No entanto, após contacto com o empregador, o funcionário tem até três dias úteis para solicitar à Autoridade Condições de Trabalho (ACT) a avaliação e verificação dos factos informados pelo empregador.
A partir daí, a ACT terá o prazo de cinco dias úteis para dar uma reposta ao empregado e empregador sobre a decisão final.
Trabalhar remotamente tem muitas vantagens para a empresa e para o trabalhador, mas também algumas desvantagens que devem ser consideradas:
Vantagens do Smart working para a empresa
Melhoria da produtividade dos funcionários graças à maior flexibilidade;
Redução dos custos do negócio porque parte dos gastos é proveniente do trabalhador (água, luz, móveis, etc.);
Menos problemas de relacionamento entre colegas devido à convivência no escritório;
Eliminação do absenteísmo no trabalho, pois podem conciliar melhor a vida profissional e familiar;
Melhoria da motivação dos trabalhadores e da sua maior satisfação;
Capacidade de trabalhar com profissionais que não estão na mesma localidade ou país;
Menor poluição ambiental por diminuir o movimento dos trabalhadores entre casa-escritório;
Desvantagens do Smart working para a empresa
Dificuldade em medir a produtividade por não ter a pessoa fisicamente no escritório;
Problemas com segurança cibernética, se cada funcionário usa uma rede diferente, os computadores podem sofrer de vírus ou ataques cibernéticos;
Maiores custos com equipamentos para trabalho em casa, nos casos em que os funcionários não possuem os seus;
Dificuldade em trabalhar em equipa se as aplicações e ferramentas fornecidos não forem usados ​​corretamente;
Maior isolamento por não ter contato com colegas;
Mudanças na cultura e organização da empresa;
As melhores ferramentas para o Smart working
Mesmo após meses de pandemia, muitas empresas ainda não sabem como podem se organizar da maneira certa para o teletrabalho.
O Smart working tornou-se realidade com a expansão do Coronavírus. Com o uso de diferentes ferramentas que ajudam a melhorar a comunicação entre os colegas, marcar atividades e poder manter o controlo de horário remoto, tudo ficou mais fácil.
Veja a seguir algumas ferramentas que têm sido muito úteis para as empresas em teletrabalho.
Para comunicação entre equipas:
Slack – É um chat para grupos grandes ou pequenos. Nele é possível criar diferentes grupos e canais dentro da mesma empresa. É perfeito para enviar mensagens rápidas.
Hangouts – É uma ferramenta muito simples usada diretamente do Gmail. Pode ser usado como um bate-papo para conversar com colegas, mas também pode ser usado para fazer chamadas de vídeo.
Discord – É um canal para troca de informações, tanto no chat quanto na videochamada. Ao contrário do Hangouts, esta plataforma permite o partilhar o ecrã com outros usuários.
Para ter reuniões produtivas:
Skype – É um dos programas mais conhecidos para realizar videochamadas, tanto no mundo do trabalho quanto na vida privada. Com o Skype podemos partilhar mensagens, enviar links e partilhar o ecrã. No entanto, a comunicação aqui é mais eficaz entre duas pessoas.
Zoom – Esta plataforma é perfeita para realizar reuniões de negócios com muitas pessoas. Por exemplo, na Factorial usamos em sessões onde temos até 60 funcionários! É uma das ferramentas mais utilizadas por empresas de grande e pequeno porte.
WebEx – pode ser menos conhecido que os anteriores, mas é muito útil para webinars, treinamentos, reuniões abertas e suporte remoto.
Para apoiar o trabalho de casa:
Logmeln – É um programa que nos permite aceder a computadores com segurança. Podemos aceder à mesa do computador do escritório de qualquer dispositivo a qualquer momento.
TeamViewer – Este software é usado para suporte técnico remoto e para ter acesso a informações do computador do escritório.
Para gestão de projetos:
Google Keep– Esta aplicação permite gerir informações pessoais com um arquivo de notas.
Trello – É um software de gestão de projetos de uso individual ou em grupo.
Asana – Esta aplicação é muito útil para melhorar e otimizar as atividades e a comunicação com a equipa.
Airtable – Este software permite a gestão de tarefas de forma fácil e simples. Os usuários podem ver em qual projeto cada pessoa está a trabalhar.
Tandem – Esta ferramenta permite monitorar projetos e executá-los simultaneamente. Também é possível integrar Slack e Asana e partilhar o seu ecrã.
Para armazenar informações e enviar arquivos:
Google Drive – Este é um serviço de armazenamento de arquivos, muito útil para guardar e partilhar documentos na nuvem. Com isso é possível criar textos, planilhas Excel, apresentações, etc.
Dropbox – Este software permite armazenar documentos e imagens na nuvem, bem como gerir pastas. É possível aceder a essas informações de qualquer lugar.
One Drive – De mãos dadas com a Microsoft, o One Drive permite armazenar e partilhar documentos na nuvem com segurança, mesmo sem uma conexão com a Internet.
iCloud – É o serviço da Apple com o qual pode armazenar e gerir diversos arquivos, como fotos, vídeos, documentos, notas e contatos, entre outros.
WeTransfer – Com esta ferramenta é possível partilhar arquivos e pastas de uma maneira fácil, sem ter que se cadastrar e gratuitamente.
Software para departamentos de RH:
Factorial – É um software específico para recursos humanos que otimiza processos. Com ele, é possível gerir férias e ausências dos colaboradores, enviar recibos de vencimento, monitorar o trabalho dos funcionários que estão fora do escritório, etc. Além disso, na Factorial implementamos a ferramenta de assinatura digital, que permite que os trabalhadores assinem documentos de forma rápida mesmo à distância. E não se esqueça do recurso que permite criar um relatório das horas trabalhadas pelos colaboradores em teletrabalho! A Factorial oferece uma aplicação fácil e intuitiva, que armazena todas as informações da empresa e funcionários em nuvem.
Como medir a produtividade durante o teletrabalho
Um dos problemas ou incertezas que os departamentos de RH têm é como controlar o trabalho realizado pelos funcionários remotamente. Em resumo, como podemos medir a produtividade de nossos colaboradores?
Destacamos 5 maneiras de medir a produtividade do funcionário em teletrabalho:
1 – Organize as atividades:
Será fundamental estabelecer as atividades a serem executadas e atribuí-las a cada funcionário por meio de uma das ferramentas discutidas anteriormente. Se houver projetos com uma data clara, será mais fácil determinar como o Smart working foi feito. Se não houver uma data específica, precisamos rastrear as atividades e definir metas semanais diferentes.
2 – Use um software para medir a produtividade:
Existem alguns softwares de avaliação de desempenho que nos permitem analisar a produtividade de nossos funcionários, como a Factorial. Com eles, podemos gerir relatórios de atividade e produtividade, atribuir melhor a carga de trabalho e comparar os resultados do teletrabalho com o trabalho no escritório.
3 – Avalie a qualidade do teletrabalho:
Em vez de nos concentrarmos tanto nas horas de teletrabalho, podemos analisar melhor a qualidade desse trabalho. Para isso, é aconselhável realizar reuniões semanais e ter mais de uma pessoa a trabalhar no mesmo projeto, para poder comparar os dois trabalhos e ter uma ideia do tempo de duração de cada um.
4 – Avalie os resultados:
Para medir o desempenho de um funcionário, é melhor medi-lo com base em suas realizações ou metas. Este ponto não irá variar muito se for feito para avaliar uma pessoa que trabalha remotamente ou no escritório.
5 – Estabelecer um sistema de incentivos competitivos.
Sabemos que funcionários felizes levam uma empresa ao sucesso. Para fazer isso, você pode optar por motivá-los por meio de um programa de incentivo. Em cada projeto, podemos estabelecer o tempo estimado em que acreditamos que ele deve ser concluído e se o funcionário terminar mais cedo, ele será considerado um trabalhador produtivo.
Como medida, uma escala AF pode ser usada, onde aqueles com um A serão os que terminarão o trabalho primeiro. Para recompensá-los, é possível estabelecer um bônus baseado em uma porcentagem de seu salário base.
Precisa incorporar um novo funcionário à empresa, mas tem dificuldade em fazer isso com o Smart working?
Vamos ajudá-lo a fazer tudo da melhor maneira possível e rapidamente Descarregue aqui nosso Guia de Onboarding com a lista de todas as atividades a serem realizadas para a integração remota de um novo funcionário
Ao contratar um novo funcionário, o mais importante será a comunicação. Adicione o novo funcionário a um grupo de trabalho online e certifique-se de que ele possa entrar em contacto com o RH e o gestor sempre que precisar. Também pode ser preciso fazer um maior acompanhamento nos primeiros dias, bem como propor momentos de "team building" com outros membros da equipa, para que se sinta parte da empresa.
E não se esqueça de enviar o kit de integração para casa! Laptop, ecrã adicional, fones de ouvido … tudo que ele precisa.
Problemas que surgem com o Smart working
Nem todas as empresas estão prontas para o teletrabalho e por isso precisam se preparar para que os problemas a seguir não se tornem seus piores pesadelos. Veja a seguir algumas das questões mais comuns na transição para o teletrabalho e como podem ser solucionadas.
1) Como se proteger de ataques cibernéticos durante o smart working?
Digitalizar toda a empresa melhora a segurança, mas podem surgir outros perigos totalmente novos.
Não existe uma fórmula exata para se proteger de um ataque cibernético, mas existem algumas dicas que resultam em barreiras muito fortes para quem deseja entrar em sistemas de terceiros.
O que podemos fazer para evitá-lo? Siga estas dicas e proteja sua empresa e suas informações:
1 – Senhas:
Use senhas fortes e complexas, altere-as frequentemente ou, melhor, use serviços de senha como LastPass, 1Password ou Dashlane.
2 – Navegador Evergreen:
Ou seja, aqueles que são atualizados automaticamente.
3 – Antivírus e antimalware:
Para detetar arquivos suspeitos.
4 – Protocolos de segurança:
Evitamos enviar dados por meio de páginas desconhecidas, conectar-se a uma rede WiFi qualquer ou fornecer informações pessoais.
5 – Autenticidade dos e-mails:
Oportunistas costumam criar perfis falsos para roubar dados por e-mail; certifique-se de que são contas oficiais.
Para que possamos recuperar informações caso soframos um ataque cibernético.
2) Gestão de documentos … sem documentos físicos
Um dos maiores desafios da implementação do teletrabalho nas empresas é a gestão documental. Currículos, informações de funcionários, avaliações de desempenho, relatórios, recibos de vencimento… Essas são basicamente as tarefas que roubam mais tempo dos gestores de RH.
É possível gerir toda a papelada necessária em uma empresa sem depender do papel físico em qualquer ponto do processo? Sim, digitalizando todos esses processos e armazenando todas as informações em um só sítio, como a nuvem. Com um software de recursos humanos, isso será mais fácil. Salvar todos os documentos em um local virtual também aumentará a segurança; não haverá ninguém que possa acessá-lo se você não tiver dado permissão a eles.
Encontre um programa que ofereça a seus funcionários um portal do colaborador. Desta forma, cada usuário terá fácil acesso aos seus documentos e será mais prático enviá-los para uma pessoa ou grupo.
3) Como obtenho a assinatura dos meus funcionários?
Continuamos com os documentos, mas este ponto é particularmente importante. Durante o teletrabalho, seus funcionários precisarão assinar documentos, assim como fazem quando estão no escritório. Como resolver esse problema? Com assinatura eletrônica ou digital.
A assinatura digital é simples de usar, otimiza os processos de gestão de documentos, economiza papel e tempo e é mais segura. Além disso, com ela seu funcionário pode assinar de qualquer dispositivo e a qualquer momento.
4) Equilíbrio trabalho-vida, também conhecido como funcionário com filho
Qualquer problema que um colaborador tenha em casa durante o smart working pode afetar seu relacionamento com os colegas.
Ajude seus funcionários que têm crianças em casa com estas dicas simples:
1 – Ajuste os horários.
Oferecer um horário flexível para que os colaboradores possam adaptar-se às necessidades do lar e que possam trabalhar antes de as crianças acordarem ou quando já estão na cama.
2 – Atenção à saúde.
Durma bem, hidrate-se … tudo para que o cansaço não ataque o corpo. Talvez seja uma prioridade descansar e não enviar aquele e-mail, para evitar não ser produtivo depois.
Os funcionários precisarão do apoio de suas famílias mais do que nunca, por isso é importante que eles dêem a você o que precisa durante o dia de trabalho. Distribua tarefas domésticas, silêncio por algumas horas durante as videochamadas, etc.
5 – Incentive pausas.
O horário de trabalho dos funcionários com crianças nem sempre é perfeito, por isso é melhor estar focado e não desanimar quando isso não acontecer.
Como começar a aplicar o Smart working na sua empresa
Antes da crise da Covid-19, o teletrabalho era algo que muitas empresas portuguesas rejeitavam e, portanto, sua regulamentação era deficiente; Agora, todos nós tivemos que aprender como trabalhar com eficiência em casa, e isso mudará as práticas no futuro.
O teletrabalho tem muitos benefícios, como equilíbrio entre vida profissional e pessoal ou redução de custos por não ter um escritório físico. Com a transformação digital, o smart working pode se tornar parte da cultura de cada vez mais empresas.
Como é possível implementar o teletrabalho de forma eficiente na sua empresa? No guia que acabou de ler, damos-lhe os conselhos que todo gestor necessita para ter sucesso no seu trabalho à distância. No entanto, se precisa do básico para começar, elaboramos um checklist completo com tudo o que precisa para organizar-se com o teletrabalho, que pode ser descarregado gratuitamente aqui.
Esperamos que nosso recurso seja útil para os departamentos de RH e que ajude os colaboradores a adaptarem-se com sucesso sucesso ao smart working!