Iniciativa: SCAHIPOL: Sistema de Custeio por Actividades do IPO de Lisboa
Entidade: Instituto Português de Oncologia de Lisboa Francisco Gentil, E.P.E. (IPOLFG)
Ponto de Situação: A decorrer no IPO de Lisboa desde Março de 2008 , o projecto encontra-se em curso, estando em fase final de concepção e no início do processo de implementação do suporte aplicacional.
Site: www.ipolisboa.min-saude.pt
A implementação deste sistema visa funcionar como uma metodologia de gestão dinâmica, permitindo aos directores dos diversos serviços tomar decisões com base na informação gerada pelo sistema.
A aplicação da técnica ABC permite determinar objectivamente os custos das actividades desenvolvidas, de forma que os serviços vejam a sua actividade reflectida nos resultados apurados, em detrimento de uma contabilidade analítica que apenas listava uma série de custos, de diversas naturezas. Visa medir a eficiência e eficácia não só da instituição em termos globais, mas também das diversas áreas clínicas, uma vez que é possível avaliar os resultados que são obtidos com os recursos colocados à disposição.
A determinação de custos fidedignos relativamente a procedimentos e actos médicos é essencial para a credibilidade da análise de custo efectividade dos mesmos. Seguindo o conceito State of the Art, que é preconizado na Instituição, pretende-se a eliminação de custos desnecessários, mantendo, ou até mesmo melhorando a qualidade dos resultados.
Na sua implementação, o empenho e colaboração dos diferentes profissionais foi essencial. A sua identificação com o projecto foi a grande mais-valia, a mola impulsionadora que garantiu o sucesso deste empreendimento, tornando-o não apenas um instrumento de gestão mas uma metodologia também ao dispor da área clínica. Os resultados obtidos são uma ponte para olhar para os resultados em saúde, sendo um passo evolutivo no actual sistema de financiamento muito focado em dados quantitativos.
Com a aplicação desta metodologia foi possível aproximar linguagens e normalizar conceitos clínicos, tornando os custos compreensíveis aos diversos profissionais, possibilitando-lhes conhecer os geradores de custos e reduzir as ineficiências sem descurar o desenvolvimento de uma actividade de excelência.
Este Projecto de inegável interesse Institucional reveste-se, também, de grande interesse Nacional, na medida em que irá permitir obter informação que suporte as actividades de negociação do contrato programa com os organismos centrais, e também, permitir à Instituição conhecer os custos que suportam as actividades que desenvolve, bem como obter o conhecimento dos custos alocados à sua actividade e aos serviços prestados.
Uma Instituição de referência no tratamento do cancro tem a obrigação, de ter o conhecimento de como se faz e de quanto lhe custa fazer como faz, e não apenas o conhecimento do que faz. Por todas estas razões este é um projecto win-win, em que ganha o interesse institucional e em que ganha o interesse nacional.
A actual formação de preços assenta numa contabilidade analítica de âmbito nacional que quando existe é muitas vezes pouco fidedigna, com critérios de rateio e imputação desiguais e nem sempre actualizados e consistentes, mas mais importante, não comparáveis, o que fomenta as iniquidades de financiamento nas unidades hospitalares do país.
Percebe-se por isso, a grande importância de obter um sistema que suporte a formação dos preços para adequar o respectivo financiamento e evitar o perpetuar da ineficiência das unidades hospitalares, colmatada por verbas de convergência, ao invés do correcto financiamento das actividades.
Os benefícios conseguidos com o projecto são não apenas financeiros mas essencialmente clínicos, repercutindo-se numa melhoria da prestação de cuidados de saúde aos doentes. Segue-se a descrição dos principais benefícios já obtidos, sendo que este é um processo dinâmico, pelo que muitos mais benefícios se obterão no futuro próximo.
A implementação deste sistema proporcionou em primeiro lugar um papel mais activo dos profissionais nas decisões de gestão. Os médicos identificam-se com os resultados apurados, expondo-os aos colegas e a todos os interessados.
O projecto permitiu, igualmente, uma comparação de custos com o exterior. O serviço de Imuno-hemoterapia, por exemplo, considerou relevante a determinação dos custos dos diversos componentes sanguíneos, por forma a permitir a comparação com o preço do sangue adquirido ao IPS (Instituto Português do Sangue).
Foram identificadas algumas ineficiências, o que permitiu uma redefinição dos procedimentos, tornando possível uma melhor afectação dos recursos.
O serviço de Imuno-hemoterapia, com base nesta metodologia de cálculo de custos, identificou que obtinha mais ganhos económicos e clínicos com as colheitas de aférese (multicomponentes), em detrimento das de sangue total e privilegiou esta forma de colheita, uma vez que é possível obter mais componentes reduzindo o custo unitário, e disponibilizar outros produtos aos doentes.
O projecto visa ser dinâmico, por forma a adaptar-se às constantes alterações e preconiza a sua replicabilidade.
Os dados apurados para o serviço de Anatomia Patológica já foram usados para fazer uma proposta de valor para um contrato de participação num ensaio clínico promovido pela indústria farmacêutica, e serviram de base para negociar a compra de um equipamento de elevado custo para o serviço. Com os dados obtidos para o serviço de Radioterapia foi possível concorrer a um concurso externo, uma vez que dispúnhamos de uma tabela de preços real determinada.
Foi possível promover as actividades de Formação e Investigação, quando a Missão do IPO não é só a actividade clínica. O reforço da actividade de investigação na Instituição, distinguindo-a da actividade de diagnóstico, no CIPM (Centro de Investigação de Patobiologia Molecular) permitiu aumentar o rigor na facturação.
Foi possível identificar actividades desenvolvidas na Instituição que são muito importantes para a prestação de cuidados de saúde ao doente e que não são financiadas, nomeadamente as Consultas de Decisão Terapêutica e outras consultas na Medicina Nuclear, colocando desta forma a instituição em condições de negociar não só o seu financiamento mas também a Boa Prática, relevando actividades de elevada qualidade.
O serviço de Imuno-hemoterapia considerou importante a determinação do custo da actividade de hemovigilância, que é transversal a todos os serviços e passa despercebida à instituição, mas que assume uma importância muito significativa.
O serviço de Anestesiologia realçou a importância da Unidade da Dor Aguda e sentiu a necessidade de custear uma série de protocolos de analgesia bastante aplicados na instituição, mas dos quais não se conhecia o custo. Esta análise permite uma comparação entre os protocolos utilizados.
Foram identificadas anomalias ao nível dos registos e de procedimentos e propostas melhorias por forma a garantir uma uniformização dos códigos e reduzir o número de erros, bem como criar mecanismos de controlo.
De realçar que o desenvolvimento deste projecto para além de permitir determinar o custo da produção interna, possibilitando a comparação com os preços praticados no exterior, realça a importância dos preços de transferência interna (PTI), uma vez que muitos serviços respondem a pedidos internos, o que limita a sua autonomia.
O serviço de Imuno-hemoterapia defende que se devia introduzir uma política de educação na Instituição; um doente que precisa de ser operado deveria ser enviado com antecedência a uma consulta de Imuno-hemoterapia, para que quando fosse internado já tivesse sido sujeito aos tratamentos necessários em regime de ambulatório para estabilizar a sua situação clínica e não fosse necessário aplicar transfusões de sangue. Esta tomada de posição traduziria-se em benefícios para o doente e para a instituição com uma redução das transfusões aplicadas e consequente diminuição dos custos.
Os beneficiários do projecto são tanto internos como externos:
A nível interno os destinatários são os diversos profissionais do Instituto Português de Oncologia de Lisboa, onde se destacam os Órgãos da Administração e os directores responsáveis pelos diversos serviços;
A nível externo o principal destinatário é a ACSS (Administração Central do Sistema de Saúde), entidade financiadora dos Hospitais, salientando-se também a importância que o projecto tem para as restantes Instituições de Saúde e público em geral, uma vez que permite aos cidadão conhecer o custo real dos actos clínicos colocados à sua disposição. Por outro lado, este projecto ao percorrer todos os processos induz à introdução de melhorias na prática clínica com evidentes impactos no doente.
Para a implementação desta metodologia de Gestão é essencial o empenho e dedicação dos diversos profissionais da Instituição, no sentido que estes disponibilizem informação sobre a forma como desenvolvem a sua actividade, com o intuito, que os resultados obtidos reflictam o custo real do que é realizado na instituição.
É necessário aproximar linguagens e normalizar conceitos clínico, tornando os custos acessíveis a todos os profissionais. A grande dificuldade é motivar os profissionais incutindo-lhe a ideia de que o esforço na implementação desta metodologia de gestão se repercute em benefícios para o serviço em si mesmo e para a Instituição como um todo, na medida em permite identificar ineficiências ao nível dos procedimentos desenvolvidos e implementar melhorias.
Mantendo-se actualmente em curso, o objectivo é a determinação de resultados para os restantes serviços da Instituição até Outubro de 2009. Aproveitando as ineficiências identificadas com o projecto pretende-se a introdução de melhorias ao nível de correcção de registos e alteração de procedimentos.
Aproveitar os resultados obtidos com o projecto para negociar as formas de financiamento com as entidades reguladoras.
Pretende-se que o desenvolvimento do ABC seja o arranque para a implementação de um ABM (Activity Based Management) na organização, na medida em que os resultados obtidos visam contribuir para a fase de concepção/desenho de um sistema integrado de gestão suportado por novas tecnologias de informação, na medida em que com a implementação do ABC aproxima linguagens e conceitos clínicos, promovendo uma visão integrada e alinhada entre as várias áreas organizacionais.
"IPO de Lisboa ganha o 1º Prémio das Boas Práticas do Sector Público" – in Portal do Instituto Português de Oncologia de Lisboa de Francisco Gentil, Maio de 2009
IPOLFG_SCAH_A1 - Brochura da apresentação pública dos resultados preliminares do projecto, Anfiteatro IPO, Lisboa, Junho 2008 (pdf, 760 KB)
IPOLFG_SCAH_A2 - Powerpoint de apresentação dos resultados do Serviço de Imuno-hemoterapia no Congresso PCSI 2008, Lisboa, Outubro 2008 (pdf, 532 KB)
IPOLFG_SCAH_A3 - Poster de apresentação dos resultados do Serviço de Imuno-hemoterapia na reunião anual da American Society of Hematology, San Francisco, EUA, Dezembro 2008 (ppt, 2,63 MB)
Com a implementação do projecto "Sistema de Custeio por Actividades" no Instituto Português de Oncologia de Lisboa, EPE obtiveram-se já melhorias dos processos em alguns serviços, nomeadamente assistiu-se à transmissão de Informação para os Serviços:
Os profissionais envolveram-se na realização do projecto e reflectem-se nos resultados obtidos, assumindo que estes traduzem a realidade do serviço. Realce-se a apresentação que decorreu no Anfiteatro no dia 27 de Junho de 2008 levada a cabo pelos profissionais dos respectivos serviços.
Saliente-se que os dados são apresentados pelos mesmos profissionais em congressos nacionais e Internacionais.
Antes da implementação do sistema de custeio por actividades, os dados apresentados em congressos e utilizados em comparações Nacionais e Internacionais não tinham dados concretos de suporte.
Assistiu-se ao reforço da importância das Actividades de Investigação e Formação. Estas actividades muitas vezes passam despercebidas nas Instituições e com a implementação do sistema de custeio por actividades foi possível identificar o tempo dispendido com a realização destas actividades e qual o seu custo.
Com a aplicação do sistema de custeio por actividades foi possível identificar actividades que até então não eram reconhecidas.
Determinação do custo das consultas de avaliação clínica e das consultas multidisciplinares que são muito importantes para o serviço, mas não são financiadas.
Sendo um grande objectivo do projecto ajustar os preços de financiamento, foi muito importante com a aplicação do sistema de custeio por actividades custear determinados actos clínicos que são realizados na Instituição e se traduzem em benefícios para os doentes, mas que não são reconhecidos e valorizados.
Veja-se, como exemplo, as consultas de avaliação clínica realizadas aos doentes, no serviço de Medicina Nuclear, que envolvem um conjunto de recursos que não são contabilizados nem financiados.
Com a implementação do projecto, sistema de custeio por actividades identificou-se como mais benéfica a realização de colheitas de aférese em detrimento das colheitas de sangue total.
Apesar dos custos mais elevados na colheita com a realização desta técnica, conseguem-se custos unitários mais reduzidos, uma vez que se obtêm um maior número de componentes e é possível disponibilizar um leque mais diversificado de produtos aos doentes.
A definição de preços com base nos custos determinados com a metodologia ABC serviu de base para a negociação de protocolos com a indústria farmacêutica bem como de ensaios clínicos.