A PT Inovação, S.A. é a empresa PT vocacionada para a criação de novos serviços e soluções nas áreas de investigação aplicada, integração de tecnologias e desenvolvimento de serviços e soluções, prestação de serviços de engenharia e formação em telecomunicações, contribuindo assim para o aumento da competitividade e liderança das empresas do Grupo PT. A PT Inovação agrega as capacidades de inovação que ao longo dos anos foram criadas pelas empresas que deram origem à Portugal Telecom. Tem por missão promover o processo de inovação ao nível dos serviços, tecnologias e operações, através do desenvolvimento de competências nas disciplinas e sectores do mercado das Telecomunicações e das Tecnologias da Informação. É uma empresa moderna, cuja credibilidade assenta em 60 anos de experiência tecnológica acumulada que influenciou decisivamente a modernização tecnológica do Sistema Nacional de Telecomunicações. A PT Inovação é a herdeira legítima da experiência e do mérito, pela criação de tecnologia nacional que impulsionou fortemente a indústria do sector em Portugal. Resultaram avanços notáveis na automatização da rede rural, regional e interurbana e o pioneirismo na digitalização da rede telefónica portuguesa. A PT Inovação constitui o maior pólo de formação em telecomunicações em língua portuguesa e promove a cooperação com Universidades e outros pólos de I&D nacionais e internacionais, assumindo-se como verdadeiro agente de transferência de conhecimento para o mercado e a indústria. A empresa tem sede em Aveiro, pólos em Lisboa e no Porto e subsidiárias no Brasil e em Angola.
O processo de gestão da inovação da PT Inovação segue a norma NP 4457:2007, tendo-se para tal efectuado a integração dos requisitos desta norma na estrutura de processos do sistema da qualidade da empresa.
Sistema de gestão na PT Inovação
A PT Inovação é uma empresa com um sistema de gestão da qualidade certificado segundo várias normas, constituindo a ISO 9001:2008 a base de todo o sistema.
Além da certificação mencionada, a PT Inovação possui ainda a certificação em higiene e segurança (NP 4397, OSHAS), ambiente (NP EN ISO 14001) e, mais relevante para esta análise, a do seu Sistema de Gestão de Investigação, Desenvolvimento e Inovação (NP 4457:2007). Recentemente, a PT Inovação obteve ainda, em duas das suas Direcções, o reconhecimento de nível 3 do CMMI (Capability Maturity Model Integration) pelo SEI (Software Engineering Institute da Carnegie Mellon University), que atesta o grau de maturidade de desenvolvimento de software.
Para se candidatar à certificação do sistema de IDI foi criada uma equipa interna, que analisou os processos definidos no sistema da qualidade que tinham ligações à norma, a saber: Gestão PTIN (GPTIN), Gestão Estratégica (GES), Gestão Operacional (GPTIN/ GOP) e Gestão de Acções/Projectos (GPTIN/GAP). Existindo já várias actividades definidas relevantes neste âmbito, considerou-se adequado criar um novo processo que potenciasse sinergias entre elas e acrescentasse novas actividades para responder a alguns requisitos ainda não cobertos. Foi assim criado o processo Gestão da Inovação da PT Inovação (GPTIN/GIP).
Seguidamente fazemos uma breve apresentação das actividades mais relevantes para a gestão de IDI:
Gestão PTIN (GPTIN)
Descreve globalmente o processo de gestão empresarial da PTIN. Integra as várias actividades da PT Inovação que envolvem a elaboração de todo o tipo de planos, respectivo controlo e documentos de suporte dos mesmos.
Gestão Estratégica (GES)
Descreve as actividades programadas de gestão estratégica. Agrega o planeamento estratégico e a definição de orientações estratégicas. Gere a criação dos instrumentos de suporte à decisão estratégica, com destaque para:
Objectivos Estratégicos PTIN: objectivos de médio prazo discutidos entre a Administração e as direcções, os quais servem de guião para a preparação dos planos e orçamento;
Documento «Rotas»: apresenta os resultados do processo de vigilância tecnológica, constituindo uma reflexão para a identificação de áreas de interesse, avaliação do seu posicionamento face à existência de conhecimento interno e relevância para o negócio. Identifica também necessidades de desenvolvimento de novas competências dos nossos recursos para responder às expectativas de necessidades identificadas para o futuro;
Plano de Marketing: documento onde se efectua uma análise da envolvente de mercado e se perspectiva o posicionamento da PT Inovação.Como se pode depreender desta descrição, estes documentos são peças fundamentais para a gestão da inovação, pois materializam as orientações resultantes do conhecimento gerado nas interacções com as interfaces relevantes do processo de inovação, a saber: interface de vigilância tecnológica, cooperação tecnológica, previsão tecnológica no documento «Rotas», os clientes, análise interna, externa, propriedade intelectual no Plano de Marketing e nos «objectivos estratégicos».
Gestão Operacional (GOP)
Descreve globalmente o processo de Gestão Operacional PTIN, o qual integra as actividades que permitem planear e gerir a PT Inovação num quadro temporal principal, entre um ano (o próximo ou o corrente) até um período de três anos, ao nível da Empresa, Direcção ou Processo.
Enquadra os documentos que sintetizam os planos de negócio das Direcções, criando dessa forma o plano de negócios da PT Inovação.
Gestão da Inovação na PT Inovação (GIP)
Este processo descreve a metodologia de gestão da inovação da PT Inovação, considerando: a inovação de processo, a inovação de produto e a inovação de marketing.o, a inovação de produto e a inovação de marketing.
Figura 6 - Diagrama do processo GIP – Gestão da Inovação
Como se pode observar na figura 6, na página anterior, o GIP, processo de gestão de inovação, compreende três actividades principais, descritas em três procedimentos:
1. Gestão de ideias
2. Gestão dos projectos
3. Gestão dos resultados
Todas as actividades descritas seguem o calendário definido anualmente, proposto pelo responsável e aprovado pela Comissão Executiva. Como se pode verificar ainda na figura 7, a Gestão da Inovação estabelece ligações com os processos já sumariamente descritos: GES, GOP e GAP.
Figura 7 – Processo de Gestão da Inovação - Relação de entradas e saídas
Inovação e mercado. É praticamente um lugar-comum dizer-se que só as empresas inovadoras têm, a prazo, capacidade de sobreviver num mercado cada vez mais competitivo e globalizado, onde os níveis de exigência e de excelência impõem respostas rápidas e soluções diferenciadoras.
Na verdade, porém, o que acontece é que esse prazo é cada vez mais curto e o tempo que as empresas dispõem para se adaptarem às novas regras do mercado é inversamente proporcional à sua crescente necessidade de se posicionarem perante a concorrência. Eficácia operacional e de gestão não são, por si só, suficientes para garantir o sucesso.
Em qualquer sector, um factor crítico de sucesso assenta no crescimento sustentado conseguido através da diferenciação pelo preenchimento de desejos e necessidades não satisfeitas dos consumidores, pela excelência do serviço, na utilização de modelos de negócio ou oferta de produtos e serviços inovadores. Quanto maior a capacidade criativa de uma organização e dos seus colaboradores, maior a probabilidade de se tornar inovadora e, com isso, diferenciada no mercado.
Em Portugal, no sector das Tecnologias da Informação e da Comunicação, são felizmente múltiplos os exemplos de empresas que souberam adaptar-se a este novo enquadramento, procurando oportunidades de mercado com soluções eficazes e diferenciadoras, capazes de proporcionar e gerar valor acrescentado aos seus clientes.
A PT Inovação tem trilhado este caminho, sustentado na promoção da criatividade e num processo sistematizado de gestão de inovação, surgindo no mercado com propostas inovadoras na área das telecomunicações, que têm granjeado o reconhecimento generalizado de todos os seus clientes, espalhados pelos quatro cantos do mundo.
Através das suas plataformas de serviços e dos seus sistemas de telecomunicações, a PT Inovação assegura as comunicações de mais de 100 milhões de pessoas em cerca de uma vintena de países, garantindo um serviço de nível mundial, que dignifica Portugal e a engenharia nacional e nos projecta com confiança para um futuro antecipado.
Do ponto de vista da organização interna, a inovação é uma preocupação de todas as estruturas funcionais, encontrando-se bastante descentralizada e cabendo aos diversos directores das unidades organizacionais a sua execução.
Compete ao denominado «Coordenador da Inovação» tomar as iniciativas necessárias para realizar actividades de carácter horizontal sempre que tal perspectiva seja importante, como por exemplo a coordenação de um repositório de informação que promova a divulgação dos principais resultados alcançados.
Figura 1 – Organigrama da PT Inovação
A gestão do Sistema de Gestão de IDI é da responsabilidade da direcção de suporte à organização (PCR), que, além de outras responsabilidades, assegura as seguintes funções com relevância para a inovação:
Garantia da integração das actividades de melhoria contínua dos processos no quadro do sistema de gestão e das certificações obtidas e das actividades de preparação de novas certificações consideradas estratégicas para o negócio;
Assessoria à Comissão Executiva no relacionamento e estabelecimento de parcerias da PT Inovação com entidades externas, nomeadamente Universidades e entidades de I&D nacionais e internacionais;
Coordenação e execução da metodologia associada ao Plano de Inovação;
Gestão do Processo de Inovação da PT Inovação;
Desenvolvimento e implementação de metodologias que garantam os processos de planeamento e acompanhamento da execução de todas as acções da PT Inovação, destacando-se neste âmbito os diversos projectos;
Realização de estudos de viabilidade técnico-económica de projectos;
Promoção, organização e gestão de grupos de benchmarking nas áreas de gestão e organização empresarial;
Coordenação de todos os processos de obtenção de marcas e patentes;
Destacam-se ainda as seguintes funções descritas do organigrama (figura 1, na página anterior), no âmbito do SGIDI:
IAD - Investigação Aplicada e Difusão do Conhecimento
Promoção e coordenação da aquisição de conhecimento e experimentação tecnológica através da participação em projectos de I&D;
Identificação das linhas de aquisição de conhecimento e de experimentação a promover;
Construção de protótipos que possibilitem a experimentação e demonstração tecnológica;
Elaboração de estudos e recomendações sobre opções e tecnologias a adoptar;
Dinamização da colaboração com as Universidades e centros de I&D;
Coordenação da preparação e execução de acções formativas associadas aos produtos da PT Inovação, bem como acções a pedido.
CTS - Coordenação Tecnológica e Desenho de Soluções
Coordenação da definição e manutenção de um plano estratégico de desenvolvimento tecnológico da empresa;
Promoção da ligação e coerência entre este plano, os planos de marketing, comercial, de obtenção de competências, Plano de Inovação e Programa Talento;
Promoção da definição da arquitectura e do roadmap de evolução das plataformas de serviços PT Inovação;
Promoção da cooperação entre unidades de negócio e a direcção comercial, alavancando o valor da organização através da identificação de pontos de contacto entre negócios;
Acção estruturada em conjunto com a direcção comercial junto dos clientes de tecnologia PT Inovação, com o objectivo de identificar requisitos, necessidades e oportunidades que levem à oferta de uma solução integrada envolvendo as unidades de negócio;
Participação, em articulação com a IAD, na monitorização e avaliação de novas tecnologias;
Análise das propostas de acção na perspectiva de alavancar o desenvolvimento do negócio propondo a descontinuação ou criação de novos produtos;
Liderança, em colaboração com as unidades de negócio, da definição de soluções complexas e multidisciplinares;
Identificação das ferramentas a utilizar pela PT Inovação no âmbito dos processos de desenvolvimento de software e de suporte;
Coordenação da prestação de serviços de consultoria aos clientes externos.
CMC - Comercial, Marketing e Comunicação
Garante a função comercial da empresa, nomeadamente a análise e negociação de contratos, a harmonização de propostas de fornecimento e de preços de referência e a coordenação da gestão de clientes;
Contribui para a definição do portefólio de produtos da PT Inovação tendo em conta as tendências e as necessidades de mercado;
Elabora e executa as políticas e planos de imagem e comunicação da PT Inovação.
A metodologia da avaliação de desempenho da PT Inovação, sustentada em linhas orientadoras corporativas, pretende reforçar o esforço da PT Inovação na melhoria de processos, na redução da subjectividade e na vontade de centrar a atenção nos valores fundamentais para o sucesso da organização, incluindo aqueles essenciais para o processo de IDI.
Pretende-se tornar esta avaliação um meio de facilitação e alinhamento de interesses organizacionais e individuais cujo fruto, mais do que a avaliação quantitativa dos critérios definidos, permita a definição de metas e de planos de desenvolvimento e de compromisso que sejam a sustentação da eficácia da PT Inovação.
O universo de avaliação abrange todos os colaboradores e a metodologia de avaliação de desempenho incorpora duas componentes: avaliação comportamental (competências) e avaliação por indicadores objectivos balanceados de modo a gradualmente privilegiarem a componente de indicadores objectivos. A componente comportamental inclui sempre as diferentes perspectivas: do gestor, dos pares, dos colaboradores e auto-avaliação.
De acordo com o modelo são definidos os seguintes conceitos:
Capacidades comprovadas, em termos de comportamentos observáveis, de utilização do conhecimento, das aptidões e das capacidades pessoais, sociais ou metodológicas, em situações profissionais ou em contextos de estudo e para efeitos de desenvolvimento profissional ou pessoal.
Indicadores objectivos
Métricas estabelecidas que quantificam a quantidade ou a qualidade do trabalho realizado pelos colaboradores. Os indicadores objectivos estão alinhados com os resultados que a empresa pretende atingir.
Avaliação comportamental (competências)
Tem por base um conjunto de critérios comportamentais - as competências. Neste
âmbito foram constituídos os vectores de avaliação constantes na figura 2. Os membros da CE (Comissão Executiva) da PT Inovação não são excepção ao modelo, sendo avaliados por todos os colaboradores (avaliação do tipo ACC), em relação a um conjunto de aspectos relacionados com a sua capacidade de implementar uma liderança eficaz a nível de gestão e coordenação de topo na PT Inovação.
Avaliação por Indicadores Objectivos
A avaliação por indicadores objectivos constitui o segundo grande pólo da avaliação de desempenho anual de todos os colaboradores envolvidos e subdivide-se, conforme o
âmbito de aplicação do objectivo, em dois grupos de acordo com a figura 3. Os objectivos do grupo A e do grupo B podem ser aplicados em diferentes âmbitos departamentais, funções ou individualmente a qualquer colaborador.
Os critérios de avaliação de indicadores objectivos, as suas ponderações, os valores-alvo e as realizações pertinentes constam de um documento - «Compromisso (2010)», por exemplo - aprovado anualmente pela CE e distribuído individualmente a todos os colaboradores avaliados da PT Inovação.
Alinhamento dos indicadores de avaliação no processo de IDI
Um conjunto de indicadores do grupo A, estabelecidos e aplicados em cascata na PT Inovação, tem como objectivo impulsionar e dinamizar especificamente o processo de IDI da empresa.
Em particular são utilizados os seguintes indicadores:
Número de ideias lançadas para a inovação exploratória pela PT Inovação
Total de Horas de Formação (Extra + Plano)/Colaborador
Participação em Projectos de I&D internacionais
Número de patentes, desenhos ou modelos pedidos no ano.
Os valores-alvo são definidos diferenciadamente e de forma a privilegiar os âmbitos (departamentos, funções ou colaboradores) cujas funções mais directamente influenciam o processo de IDI da PT Inovação.
Fac-simile de uma folha «Compromisso 2010» (versão preliminar ilustrativa)
Nas instituições de I&D nacionais e internacionais, a PT Inovação procura identificar grupos com competências importantes para o seu negócio. Para tal, estabelece um programa anual de projectos de investigação, criando uma rede e estabelecendo o relacionamento dos colaboradores da PT Inovação com os elementos dos grupos de investigação das universidades e centros de I&D que em conjunto os desenvolvem, facilitando a transferência de conhecimento. Como maior exemplo desta ligação, a PT Inovação é sócia fundadora do Instituto de Telecomunicações, tendo um grupo de investigação no pólo de Aveiro desta instituição e participando activamente nos seus órgãos de gestão. Neste domínio, e até pela proximidade, a Universidade de Aveiro é uma parceira privilegiada, mas a rede inclui centros de todo o país, incluindo a Universidade da Madeira.
Além disso, o estabelecimento de redes de parceria com empresas fornecedoras que nasceram e se desenvolveram a partir da colaboração em projectos da PT Inovação é também considerado fundamental. Assim, a PT Inovação participa em iniciativas que visam a criação de redes de actores do sector em que actua, é sócia fundadora da Inova-Ria - Associação de Empresas para uma Rede de Inovação (associação de empresas da região), participou no consórcio Telesal, cujo objectivo foi a criação de um centro de competências em telecomunicações em Aveiro. A Inova-Ria tem como missão fundamental contribuir para a consolidação de um agrupamento de empresas e entidades do sector das Tecnologias de Informação, Comunicação e Electrónica, em geral, e das Telecomunicações em particular.
Os seus objectivos consagram, entre outros aspectos, a promoção de sinergias de rede e ganhos de escala em vários vectores, como sejam: a inovação nas empresas, a realização de actividades de investigação e desenvolvimento colaborativos, a formação, o marketing e a internacionalização. A Inova-Ria tem presentemente 58 associados, que representam um volume de negócios agregado de 156 milhões de euros, empregando cerca de 1400 colaboradores, cuja grande maioria (mais de 70%) tem formação superior.
Mais recentemente, a PT Inovação foi sócia fundadora do pólo de competitividade das tecnologias de informação comunicação e electrónica, TICE, com responsabilidades ao nível do seu conselho director. O Pólo de Competitividade e Tecnologia TICE.PT, Pólo das Tecnologias de Informação, Comunicação e Electrónica foi reconhecido formalmente pelo Governo Português em Agosto de 2009, no âmbito das Estratégias de Eficiência Colectiva do QREN.
O TICE.PT tem como estratégia global construir uma plataforma de concertação que envolva e mobilize os principais actores das TICE nos processos de inovação, I&DT, transferência de conhecimento, formação avançada, desenvolvimento, produção e comercialização de produtos e serviços, marketing e internacionalização.
O TICE.PT envolve actualmente 49 entidades, das quais 54% são empresas, 26% pertencem ao Sistema Científico e Tecnológico Nacional e 20% são associações, distribuídas essencialmente pelas regiões Norte, Centro e Lisboa e Vale do Tejo. Estas 49 entidades representam um volume de negócios de 1800 milhões de euros (1,16 % do PIB), 290 milhões de euros de exportações, 124 milhões de euros de investimento em Investigação, Desenvolvimento e Inovação e 14.000 empregos directos.
A criação de rede não se limita ao território nacional, sendo a PT Inovação uma das empresas portuguesas com um maior volume de projectos de cooperação no âmbito comunitário, nomeadamente o 7.º Programa Quadro da UE. O mesmo se passa relativamente aos programas nacionais. Esta actividade tem-se revelado fundamental na criação de redes com outros operadores, fornecedores de soluções e universidades.
A inovação constitui de certa forma a essência de todas as nossas actividades, faz parte do ADN da PT Inovação.
Encontra-se bem expressa na nossa denominação de empresa e foi claramente explicitada desde a primeira declaração formal da nossa Política da Qualidade, no início da concepção do nosso Sistema da Qualidade (SQ). Foi desde sempre uma preocupação da organização que permitiu a criação de processos e ferramentas para auxiliar no processo de aquisição de conhecimento e experimentação de novas soluções.
O sucesso das nossas actividades depende em muito de um acompanhamento atento da envolvente externa identificando os actores considerados necessários para a produção do conhecimento e para a detecção de oportunidades e ameaças, assegurando-se simultaneamente a troca de informação, a divulgação e produção de conhecimento interno.
Figura 4 – Gestão das Interfaces da PT Inovação
Da análise da figura 4, na página anterior, destacamos nesta perspectiva:
Interface com o mercado, consubstanciada em:
a) perspectivas de evolução do mercado a médio prazo (plano de marketing);
b) expectativas de negócio PT Inovação / áreas para o próximo ano / ano em curso;
c) gestão da propriedade intelectual, através do registo de patentes.
De salientar que a PT Inovação se caracteriza por uma grande proximidade ao cliente, sendo o seu principal cliente o único accionista da empresa, razão pela qual esta interface é fundamental para o desenvolvimento do negócio. Ao nível das parcerias, a PT Inovação privilegia aquelas que lhe permitam melhorar a sua oferta de soluções para o mercado.
Interface tecnológica inclui as actividades de vigilância tecnológica, cooperação tecnológica, previsão tecnológica e consubstancia-se em:
a) análise de perspectivas de evolução das tecnologias a médio prazo - rotas;
b) expectativas de solicitações de novos produtos por parte dos clientes para o próximo ano / ano em curso - plano de negócio PT Inovação;
c) parcerias com universidades e institutos tecnológicos, nomeadamente através do patrocínio de estágios, bem como de bolsas de mestrado e doutoramento.
Interface Organizacional consubstancia-se em:
a) actividades de estímulo à criatividade, nomeadamente à apresentação de ideias, como os concursos de ideias;
b) adopção de metodologias de boas práticas, ISO, IDI, CMMI;
c) gestão do conhecimento.
A gestão do conhecimento na PT Inovação constitui uma componente essencial do seu sucesso. Esta gestão foca-se sobretudo nas seguintes perspectivas:
Identificação das actividades de criatividade interna e ferramentas de gestão do conhecimento, necessárias para assegurar a troca de informação/produção de conhecimentos organizacionais, assegurando que as mesmas são planeadas, implementadas, mantidas e actualizadas;
Gestão dos resultados, tanto técnicos como de propriedade intelectual;
Nas diversas iniciativas de valorização e desenvolvimento do espírito de equipa, promovendo mecanismos informais de comunicação.
O conjunto destas actividades permite à PT Inovação antecipar as necessidades do seu sector, obter conhecimento tecnológico específico da sua área de actuação (comunicações e multimédia), mas também obter conhecimento relacional, fundamental à actividade empresarial dos dias de hoje.
A gestão de direitos de propriedade intelectual é uma preocupação da gestão da PT Inovação. Durante o projecto e sempre que o investigador/engenheiro considerar que existe matéria susceptível de registo de direito de propriedade industrial, este deve redigir uma proposta de pedido de patente, contactar o seu Director e os serviços de suporte ao registo de marcas e patentes, para avaliação da invenção em causa.
Os serviços de suporte ao registo de marcas e patentes têm um bom nível de conhecimento sobre a legislação sobre propriedade intelectual, bem como conhecimento sobre a execução de registos de propriedade intelectual, o que permite desde logo um bom acompanhamento do processo, efectuando a primeira avaliação sobre o potencial de registo da invenção ou marca. Quando se decide avançar, o processo é transferido para o Agente de Propriedade Industrial da PT.
Neste contexto, a PT Inovação tem já concedidas nacionalmente as seguintes patentes:
Sistema Conversão Multiprograma de Televisão Digital em Televisão Analógica;
Método para localizar pessoas ou objectos usando uma rede sem fios;
Dispositivo digital que emprega um método para indexar, pesquisar e resumir conteúdos multimédia;
Dispositivo de discovery de elevado desempenho para transmissão de conteúdos;
Sistema Multicâmara de Codificação, Transmissão e Gravação (com a Universidade de Aveiro);
Dispositivo digital que emprega método para a recomendação de conteúdos multimédia com base em redes sociais;
E tem ainda pendente, a nível internacional, a seguinte:
A method of adapting video images to small screen sizes, in particular to small screen sizes of portable handheld terminals (em parceria com IRT, JRS e Eurescom).
Antes de dar início à descrição das metodologias da PT Inovação sobre gestão, planeamento e coordenação do portefólio de projectos de IDI, importa esclarecer alguma terminologia própria da organização.
Uma «Acção PTIN» caracteriza, no âmbito da gestão, tudo o que é feito na PT Inovação.
Existem três grupos principais de Acções PTIN: Actividades PTIN, Projectos PTIN e Serviços PTIN. Os projectos de IDI estão incluídos nos Projectos PTIN.
Figura 10 - Ilustração das actividades de gestão de projectos
Gestão de Projectos na PT Inovação, conforme a figura 10, segue um guia de boas práticas de gestão de projectos, que inclui as etapas que a seguir se descrevem. Para cada projecto, e após aprovação da respectiva proposta de projecto, é elaborado um Plano de Projecto, que é efectuado numa aplicação dedicada e desenvolvida internamente (SISPLAN), onde são registados e controlados os planos de todas as acções.
O Plano de Acção integra obrigatoriamente:
Designação, responsável, datas de início e fim;
Caracterização de clientes, partes interessadas ou mercado potencial, quando aplicável;
Metodologia de avaliação de satisfação de clientes e partes interessadas;
Enquadramento e objectivos gerais;
Objectivos de IDI, tendo em conta as definições da NP 4456:2007;
Descrição do «estado da arte», caracterizando as limitações do estado actual;
Identificação dos avanços que o projecto visa obter, quantificando se possível;
Perspectivação dos benefícios/principais resultados esperados;
Referência a se serão tidos em conta resultados de projectos anteriores;
Macro-requisitos funcionais e de desempenho, descritos de forma genérica, se já houver alguma noção sobre os mesmos;
Meios e actividades de disseminação dos resultados;
Necessidades eventuais de protecção e exploração dos resultados;
Necessidades de formação, identificando o tipo de formação e a quem se deve destinar;
Garantia da qualidade - devem ser referidas quais as actividades de verificação/ validação dos trabalhos que se vão realizar e de que forma (desejavelmente, por quem) se vão realizar;
Requisitos legais ou outras restrições;
Prevenção de risco (identificação de riscos e formas de os minorar/evitar) - esta análise deve identificar riscos principais, quantificá-los em gravidade (exemplo: escala simples «alto/médio/baixo») e em probabilidade (exemplo: «alta/média/ baixa»). Caso aplicável, deve ser também feita uma identificação de acções para os minimizar/eliminar, pelo menos nos casos em que a gravidade seja alta ou a gravidade seja média e a probabilidade média ou alta;
Tarefas (principais) - devem estar identificadas as principais tarefas, bem como os participantes em cada uma e o registo das suas dependências, quando existam;
Realizações (e eventualmente marcos principais) - consubstanciam os objectivos;
Indicadores (se os processos operacionalizados o exigirem);
Mecanismos e periodicidade do acompanhamento, controlo e monitorização específicos;
Recursos humanos (equipa, tarefas, alocação homens/mês) - devem ter-se em conta os requisitos necessários estabelecidos para cada papel e as competências do colaborador.
Pode ainda contemplar:
Documentos associados - tipicamente, um projecto integra vários tipos de documentos de planeamento, complementares ao planeamento macro descrito no SISPLAN. São disso exemplos o Plano de Testes, o Plano de Integração ou o Plano de Gestão de Configurações. Estes documentos de planeamento devem estar acessíveis aos elementos da equipa; a sua inclusão no SISPLAN como documentos associados é uma forma possível de partilha dos mesmos;
Rubricas de exploração, se aplicáveis;
Proveitos;
Intervenções (iniciativas da actuação, como sejam acções correctivas).
No caso de ser necessária a subcontratação de produtos ou de tarefas dos projectos, a PT Inovação define requisitos para a tarefa/produto subcontratado, podendo dar lugar à existência de um contrato escrito com o fornecedor, e verifica a conformidade dos resultados/produto recebido relativamente aos requisitos estabelecidos.
Durante a execução dos projectos, o Responsável de Acção elabora relatórios de acompanhamento, que incluem informação sobre o grau de realização da Acção, o dispêndio de recursos por Acção e os proveitos por Acção.
Nos casos em que o controlo efectuado indicie que o dispêndio de recursos seja excessivo ou o grau de realização da Acção pretendido não tenha sido atingido, o relatório deve integrar obrigatoriamente uma identificação de causas e acções a implementar para corrigir a situação, respectivos responsáveis e prazos.
Devem ainda ser obrigatoriamente comentados os campos: «Gestão de Riscos», fazendo uma revisão à situação inicial; e «Controlo da Qualidade», comentando os resultados das actividades de verificação/validação.
A avaliação da satisfação do cliente (interno e externo) é feita com base no envio de inquéritos de satisfação ou através do contacto com o cliente de qualquer outra forma. Por último, se na sequência de alterações significativas dos requisitos, expectativas ou compromissos assumidos com o cliente, o Responsável da Acção considerar que o plano em curso já não reflecte as expectativas iniciais, este será revisto, tendo em conta todos os aspectos abrangidos pelo plano, tais como objectivos, estado da arte, riscos, tarefas e recursos.