Como fazer a gestão de termos de responsabilidade e outros documentos com o QVET? – Blog | DATASET
Publicado em 5 de Março, 2021 8 de Março, 2021 por dataset
Não perca mais tempo com o preenchimento dos termos de responsabilidade, relatórios e outros documentos. O QVET faz isso por si!
O QVET está preparado para gerir de forma totalmente digital e automática, todos os documentos utilizados na sua clínica:
Impressão de documentos com dados combinados automaticamente;
Assinatura digital*;
Arquivo digital*;
A gestão da documentação pelo QVET é bastante simples. Basta criar os modelos de documentos que serão utilizados no CAMV e posteriormente associá-los às fichas dos clientes ou dos animais.
Neste artigo vamos explicar como fazer a gestão de toda a sua documentação de forma totalmente digital. Desde a criação dos documentos no QVET (Termos de responsabilidade, notas de alta, relatórios, etc), ao seu preenchimento, assinatura digital e respetivo armazenamento.
1) Criar os grupos de documentos:
Aceda ao menu Parâmetros –> Clientes / Animais –> Documentos –> Animais –> Grupos de documentos.
NOTA: Existem documentos para clientes ou para animais. A grande maioria pertencerá ao grupo dos animais, mas também poderão existir documentos para clientes, como as autorizações de RGPD, por exemplo.
Clique em Novo e coloque uma descrição (Ex: Termos de Responsabilidade). No tipo de documento selecione 'Documento administrativo':
2) Criar os modelos de documentos:
Aceda ao menu Parâmetros –> Clientes / Animais –> Documentos –> Animais –> Modelos.
Introduza o Nome do documento, o Grupo a que pertencerá e selecione o idioma em que pretende criar. NOTA: Pode ter o mesmo documento criado para vários idiomas. O QVET vai carregar automaticamente o documento no idioma que esteja definido na ficha do cliente.
Editar os documentos:
Crie o seu documento no editor HTML. Pode inserir imagens, como o logotipo da clínica, por exemplo. Para inserir campos automáticos (Nome tutor, morada, nome animal, chip, espécie, etc) utilize a opção: Inserir dados <Campos combináveis>. Quando terminar a edição, clique em Guardar
3) Associar os documentos aos Clientes/Animais (Vídeo no início do artigo):
Pode associar os documentos ao cliente ou ao animal, de duas formas:
Na ficha do cliente ou do animal, separador Documentos.
Numa consulta, no separador Documentos.
Clique no ícone para adicionar o documento e de seguida escolha o documento.
(Caso não tenha o módulo de assinatura digital, utilize o segundo botão (+) para selecionar o documento. Depois de selecionar o documento, poderá editá-lo, imprimi-lo ou enviá-lo por email)
O documento é enviado para o software e respetivo equipamento de assinatura digital, onde o cliente irá assiná-lo.
Depois de assinado, o documento é enviado automaticamente para o QVET, onde ficará guardado na ficha do cliente ou do animal, com a informação da data e do colaborador que gerou o documento. O documento ficará sempre disponível para ser consultado, impresso ou enviado por email.
*A Assinatura digital e armazenamento da documentação requerem a contratação do Módulo de Assinatura Digital e aquisição do equipamento para assinatura digital.
Caso não pretenda que os documentos sejam assinados de forma digital, poderá ainda assim criar os modelos de documentos no QVET e imprimi-los com os campos combinados de forma automática. Desta forma, poupará tempo no preenchimento dos documentos!