Com o forte crescimento registado no comércio online, crescem também o número de encomendas que as lojas necessitam de enviar para os seus clientes. E, com isto, cresce a responsabilidade de garantir uma gestão de encomendas cada vez mais eficaz e fluida.
A partir do momento em que um cliente efetua uma compra, é iniciado o "ciclo da encomenda", um conjunto de processos composto pela receção e preparação da embalagem até ao follow-up realizado após a entrega.
Com os clientes cada vez mais exigentes, procurando receber as suas encomendas cada vez mais depressa, torna-se essencial o investimento na gestão das encomendas para garantir um melhor serviço.
Se pretende simplificar o envio de produtos na sua loja, deixamos algumas dicas que lhe poderão ser úteis para a otimização deste processo.
O que é a gestão de encomendas?
Quando falamos de gestão de encomendas, referimo-nos ao conceito que engloba todas as etapas entre a compra na loja e a receção da encomenda por parte do cliente.
Em contexto de negócio, este é um dos processos mais importantes na gestão de uma loja, permitindo muitas vezes ganhar o cliente através de um serviço rápido e eficiente de expedição das encomendas.
Neste ciclo, podemos considerar as seguintes etapas:
Recebimento da encomenda – Depois do cliente efetuar a compra, é necessário aceder ao backoffice da loja e validar os dados da encomenda e o respetivo pagamento.
Localização do produto – Os dados do pedido são encaminhados para o armazém de forma que o produto solicitado seja localizado e enviado para preparação.
Embalamento – Para que o produto seja enviado, é necessário acomodar dentro de uma caixa, colocar as etiquetas de envio e deixar a embalagem preparada para seguir para o cliente.
Envio – É solicitada a recolha a uma transportadora que irá realizar o transporte da encomenda até ao cliente.
Monitorização do estado do envio – Através do número de seguimento, é possível saber o estado da encomenda, se está em distribuição e se já foi entregue e a quem. Este número de seguimento pode ser partilhado com o cliente para que este possa acompanhar o processo de entrega.
Entrega – A transportadora entrega a encomenda ao cliente na morada indicada.
Follow-up – Poderá ainda ser realizado um contacto com o cliente via email ou telefone de forma a questionar se o produto foi entregue no local correto e em boas condições.
Ao definir todos os passos deste processo, é importante que seja implementada uma solução escalável, de forma a poder acompanhar a evolução do negócio e o crescimento do número de encomendas.
Como otimizar a gestão de encomendas?
A experiência de compra de um cliente é tão ou mais importante do que os produtos ou serviços que são comercializados.
Por isso, é importante que a gestão de encomendas seja otimizada ao máximo para garantir que tudo corre como planeado no processamento e envio das embalagens.
Para o ajudar a melhorar o seu serviço, deixamos algumas práticas que poderá adotar no seu negócio.
Defina um intervalo entre a compra e o processamento da encomenda
De forma a não ocupar o seu tempo com o processamento de encomendas fraudulentas, defina um intervalo de tempo mínimo entre o momento em que é colocada a encomenda e a altura em que começa a processar o pedido.
Assim, poderá verificar as encomendas que são canceladas por falta de pagamento ou outro tipo de problemas com o cliente antes de começar a preparar estes pedidos.
Reduza ao máximo as etapas de processamento
Analise os passos necessários para preparar e enviar as suas encomendas e verifique se existe a possibilidade de encurtar processos para simplificar o processamento das encomendas.
Pode, por exemplo, agrupar o stock por categorias, juntar os produtos mais vendidos ou reservar um espaço só para o embalamento com todo o material pronto a utilizar.
Quanto mais tempo poupar no processamento das suas encomendas, mais tempo terá para realizar outras tarefas na sua loja.
Utilize um sistema para apoiar a gestão de encomendas
Para garantir um serviço sem falhas, poderá optar por utilizar um sistema para apoiar a gestão de encomendas.
Através da integração da loja com as funções de gestão de stocks, faturação e compras do software de gestão, poderá evitar a utilização de registos manuais e reduzir o tempo de processamento da encomenda.
Desta forma, todos os stocks e preços são geridos de forma central, garantindo que toda a informação é atualizada de forma automática e que nunca estará a vender um produto que não esteja em armazém.
O processo de faturação é também simplificado, sendo a fatura emitida e enviada ao cliente, de forma automática, no momento de compra.
A gestão de clientes e de encomendas pode também ser automatizada, facilitando a consulta de encomendas e o historial de compras de cada cliente.
O que ter em conta na hora de escolher a solução para a gestão de encomendas do seu negócio?
É certo que a tecnologia assume um papel central na gestão eficaz de encomendas. E um software de gestão é a solução que facilita a sua gestão de inventário, para que garanta um bom controlo de todo o stock.
Desde a gestão de compras e encomendas à monitorização do stock, o Jasmin Software oferece uma gestão simples e eficiente para alcançar a rentabilidade do negócio.
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