Com isso podemos ver que as Consultas do Access 2016 nos fornecem um poderoso mecanismo para pesquisar, agrupar e ordenar os dados de uma ou mais tabelas, para obtermos os resultados desejados.
O tipo mais comum de consulta é uma consulta de seleção no Access 2016. Uma consulta de seleção retorna dados de uma ou mais tabelas, utilizando um ou mais critérios de filtragem, por você especificados e, em seguida, exibe os registros que atendem aos critérios especificados, na ordem de classificação em que você definir na consulta.
Por exemplo, posso criar uma consulta para listar o Nome do Cliente, Endereço, Telefone, E-mail, País, Estado e Cidade. Em seguida posso definir, por exemplo, critérios para que sejam exibidos somente os Clientes do Brasil e da França e posso ordenar os resultados por país e, dentro do país, em ordem alfabética do nome dos clientes ou do nome da Cidade.
No Microsoft Access 2016 podemos criar uma consulta utilizando os assistentes de consulta ou a partir do zero, diretamente no modo Estrutura da consulta. Você especifica os dados com os quais deseja trabalhar, adicionando as tabelas que contêm os dados e preenchendo a grade de estrutura da consulta (veremos vários exemplos no decorrer deste capítulo). Você aprenderá a criar vários tipos diferentes consultas, na Prática, passo a passo, neste Capítulo.
Usamos consultas para selecionar registros, atualizar tabelas ou efetuar cálculos com base nos dados já existentes em uma ou mais tabelas.
Por exemplo, podemos utilizar uma consulta para calcular o total de vendas por país de destino ou por cliente. Estes são os chamados campos calculados. Conforme descrevi no capítulo 1, não devemos armazenar campos calculados em uma tabela (embora exista esta possibilidade desde o Access 2010). Quando necessitarmos dos valores calculados devemos fazer os cálculos utilizando uma consulta. Também podemos criar consultas que atualizam os dados de uma tabela.
Vamos supor que você deva aplicar um reajuste de 20% no Preço Unitário de todos os produtos da tabela Produtos. Ao invés de fazermos esta modificação manualmente, podemos utilizar um tipo especial de consulta chamado "Consulta de atualização", a qual fará as alterações necessárias, de uma só vez, em todos os registros. Também é possível especificar um ou mais critérios, de tal forma que a atualização só seja feita nos registros que atenderem aos critérios especificados.
Em determinadas situações precisamos montar um relatório em que os dados que farão parte do relatório não estão disponíveis em uma única tabela. Também pode acontecer de precisarmos de dados que são calculados com base em um ou mais campos de uma tabela. Nestas situações primeiro temos que montar uma consulta que nos fornece a listagem desejada e, somente depois, podemos criar o relatório baseado na consulta previamente criada.
Esta é uma das situações mais comuns em que utilizamos consultas para resolver um problema prático do dia-a-dia. Bem, vamos aprender a criar consultas utilizando o melhor método possível: Na Prática. A medida que formas criando as consultas eu irei colocando todas as explicações necessárias. Com isso você vai aprendendo e já vai vendo, na prática, como criar e como funcionam as consultas.
Os formulários do Access 2016 são utilizados para que possamos implementar funcionalidades que não seriam possíveis de serem implementadas com o uso de tabelas ou consultas.
A principal aplicação dos formulários é para a criação de telas gráficas, as quais facilitam a digitação, inserção, validação e alteração de dados.
Ao criarmos um formulário este deve ser baseado em uma tabela ou consulta. Caso o formulário seja baseado em uma consulta, quando o formulário for aberto, a consulta será executada e o resultado obtido pela consulta será exibido no formulário.
Ao alterarmos dados de um registro no formulário, estas informações serão alteradas, na prática, diretamente na tabela associada ao formulário. O formulário é apenas uma tela gráfica, que facilita as operações de edição, validação e pesquisa de dados.
Caso o formulário seja baseado em uma consulta, ao abrirmos o formulário a consulta será executada e, os dados obtidos pela consulta, serão exibidos pelo formulário. Se alterarmos dados no formulário, estes serão alterados diretamente nas tabelas que compõem a consulta.
Um relatório é a maneira de formatar os dados de uma maneira adequada, para que sejam impressos. São as famosas listagens.
Você pode criar relatórios baseados em consultas, para aplicar filtros aos dados e formatar e ordenar os dados de acordo com um ou mais critérios. A maioria das informações de um relatório vêm de uma tabela ou de uma consulta, que é a fonte dos dados do relatório.
Utilizamos relatórios para exibir, formatar e resumir dados no Access 2016. Por exemplo, é possível criar um relatório do tipo de lista para exibir os números de telefone e o endereço de e-mail de todos os clientes, que tiveram um volume de compras acima de R$ 10.000,00 nos últimos seis meses. Ou é possível criar um relatório resumido com o total das vendas por funcionário e por trimestre do ano ou o total de vendas por estado e por ano, nos últimos cinco anos.
Os relatórios permitem distribuir ou arquivar a situação atual de um conjunto de dados, seja imprimindo, convertendo em arquivos PDF ou XPS, ou exportando para outros formatos de arquivo.
Os relatórios podem fornecer detalhes sobre registros individuais, resumos em muitos registros, ou ambos. Você também pode usar relatórios do Access 2016 para criar rótulos para mala direta ou outras finalidades.
Neste capítulo eu farei uma introdução às Macros no Access 2016. Mostrarei o que são e quais as possibilidades de utilização das macros. Também mostrarei o conceito de evento e os principais eventos disponíveis e também as diversas macros oferecidas pelo Microsoft Access 2016.
Com Macros podemos automatizar uma série de tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro pode conter uma ou mais ações, tais como: Executar uma consulta, Abrir um Formulário, Aplicar um Filtro, etc.
A correta utilização das Macros nos propicia uma série de facilidades e benefícios as quais somente poderiam ser obtidas com a utilização de programação (Visual Basic for Applications - VBA no Access 2016). Porém, conforme veremos, a utilização de Macros é muito mais simples e intuitiva e pode ser utilizada em uma série de situações práticas para facilitar e automatizar tarefas em um banco de dados do Access 2016.
Neste capítulo eu abordarei tópicos e exemplos básicos do uso de Macros. No livro sobre Access 2016 Avançado, Macros e Programação VBA, de minha autoria (a ser publicado no final de 2019) eu aprofundarei o estudo de Macros, além de avançar para tópicos Avançados do Access 2016 e para a Programação VBA.
Muito bem, agora é hora de começar. Você já sabe o que será tratado neste livro e teve uma pequena introdução sobre banco de dados. Agora é hora de começar nossos estudos.
Um bom estudo a todos e espero, sinceramente, que este curso possa ajudá-los a entender e a utilizar os recursos básicos e Intermediários do Access 2016.