DOCUMENTAÇÃO PARA SISTEMA DE GERENCIAMENTO AMBIENTAL
Senior Member da ASQ/USA
Um sistema de gerenciamento ambiental requer um sistema de documentação a fim de coletar, analisar, registrar e recuperar informações. Uma informação é uma ferramenta para a tomada de decisão. A qualidade da decisão depende da qualidade da informação. Decisões são geralmente relacionadas à solução de problemas. Para solucionar um problema, nós necessitamos de informações para decidir.
Hoje em dia o meio ambiente é um item importante do planejamento estratégico de qualquer organização, especialmente na indústria. Há uma crescente conscientização da necessidade de proteger o meio ambiente. Consumidores e distribuidores estão tomando decisões baseadas em aspectos ambientais. Gerentes de empresas tem a responsabilidade de demonstrar a capacidade da companhia de atender a leis ambientais. Implementar um sistema de gerenciamento ambiental é a maneira mais adequada de demonstrar o comprometimento.
A fim de implementar um sistema de gerenciamento ambiental é necessário preparar alguns documentos. A estrutura de documentação é bastante similar aos sistemas de qualidade de acordo com as normas da séria ISO 9000. Esta estrutura é composta de: Manual do Gerenciamento Ambiental, Procedimentos, Instruções de Trabalho e Registros. A fim de gerenciar esses documentos é necessário implementar técnicas específicas de controle.
Um importante ponto para prover confiança é ter um sistema de auditoria, no qual auditores independentes ( internos e externos ) são usados. Auditar é comparar práticas correntes com procedimentos e normas aprovadas. Assim, para ter um bom sistema de auditoria é necessário ter uma documentação adequada. Há uma grande similaridade entre a auditoria ambiental e a auditoria da qualidade ( planejamento, seleção de auditores, relatórios, ação corretiva, etc. ).
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Dados: fatos de qualquer natureza
Informação: itens de conhecimento ( The Concise Oxford Dictionary - England )
Enquanto dados referem-se a fatos, uma informação refere-se a uma série de dados analisados para prover decisão. Uma informação é uma resposta a uma questão. Todas as informações provém de dados, mas nem todos dados se transformam em informação.
Uma informação é uma ferramenta para a tomada de decisão. A qualidade da decisão depende da qualidade da informação. A qualidade da informação depende da relevância, da precisão e da velocidade da informação. Informação deve ser continuamente reanalisada e renovada. Ela se torna volátil se não for registrada, indexada e atualizada.
Geralmente executivos que tomam decisões recebem uma quantidade exagerada de dados, mas nem sempre recebem a informação que eles precisam, apresentadas de forma clara e adequada para uso em decisões. Decisões são geralmente relacionadas a solução de problemas. E para solucionar um problema, nós necessitamos de informações para decidir.
Um sistema de gerenciamento ambiental requer um sistema de documentação a fim de coletar, analisar, registrar e recuperar informação.
2. MEIO AMBIENTE E DOCUMENTAÇÃO
Hoje em dia o meio ambiente é um item importante no planejamento estratégico de qualquer organização, especialmente na indústria. Há uma crescente conscientização da necessidade de proteger o meio ambiente. Consumidores e distribuidores estão tomando decisões de compra baseadas em aspectos ambientais. Esta tendência está influenciando as organizações. No passado, muitas empresas não se preocupavam com esses aspectos. Algumas inclusive procuravam negar quaisquer problemas.
Os gerentes das empresas tem a responsabilidade de demonstrar a capacidade da empresa de cumprir a legislação ambiental. A demonstração da empresa deve ser baseada na existência de políticas específicas, requisitos e procedimentos. Deve ser baseada também na existência de responsabilidades definidas na implementação desta política, requisitos e procedimentos. Como os empregados podem estar cientes de suas responsabilidades em relação à lei a não ser que os requisitos sejam interpretados para eles através de procedimentos adequados? Deve ser assegurado que todos os empregados entendem esses procedimentos.
A primeira resposta da indústria foi o programa Atuação Responsável ( Responsible Care ). A fim de assegurar a credibilidade, muitas organizações nacionais de normalização prepararam normas relacionadas ao sistema de gerenciamento ambiental. Uma destas organizações é o British Standards Institute, que emitiu a norma BS 7750. A International Organizations for Standardization ( ISO ) está trabalhando na publicação da série de normas ISO 14.000, relacionadas ao ambiente. Um dos objetivos é ter uma certificação independente dos sistemas de gerenciamento, de maneira similar à série ISO 9000 que é usada para sistemas da qualidade em todo o mundo.
Outros países estabeleceram rótulos especiais a serem colocados nos produtos cuja produção, manuseio e uso não afeta o meio ambiente. Os mais importantes foram emitidos por:
A fim de ter um bom sistema ambiental, vários passos devem ser tomados:
- Boas políticas e documentos com requisitos, incluindo leis, códigos e normas;
- Bons procedimentos interligados com os requisitos, ressaltando a importância de ações preventivas;
- Medições e verificações no processo para assegurar que o atendimento está sendo atingido;
- Ação corretiva efetiva e em tempo;
Neste trabalho propomos um sistema de documentação relacionado à norma BS 7750. Entretanto, ele pode ser usado para sistemas de gerenciamento ambiental baseado em outras normas.
3. MANUAL DO GERENCIAMENTO AMBIENTAL
Um documento importante é o manual do gerenciamento ambiental. Este documento estabelece a política da companhia em relação ao assunto. Ele contem normalmente a Política Ambiental e a estrutura da organização, incluindo que está a cargo da verificação da manutenção das atividades do sistema ambiental. Ele explica como cada requisito da norma será tratado na organização, incluindo uma lista de todos os procedimentos.
O manual contém uma descrição do sistema que foi ou está sendo implementado. Há vários benefícios na elaboração do manual:
- Esclarecer responsabilidades;
- Útil para fins de auditoria;
- Adequado para o treinamento de novos empregados;
- Facilidade na obtenção da aprovação de licenças por parte de organismos oficiais de meio ambiente;
- Útil para fins de marketing.
O primeiro ponto é o comprometimento da Alta Administração com as práticas da proteção ambiental. Este comprometimento é tornado claro para todos os empregados da empresa através da publicação de uma Política Ambiental. Este documento deve ser assinado pelo mais alto executivo da companhia. Ele deve contem a visão da empresa a respeito do meio ambiente e o comprometimento com a melhoria contínua.
Este documento deve ser detalhado incluindo objetivos a serem atingidos, explicando como isso será feito, com quais recursos, sob a responsabilidade de quem. É um documento que desdobra a política ambiental. É necessário medir os resultados a fim de avaliar a correta utilização da política.
A Alta Administração deve assegurar que esta Política é entendida por todos os empregados. Há várias maneiras de fazer isso: publicar uma carta do presidente da empresa, publicar no jornal interno, elaborar quadros, incluir na agenda dos funcionários, etc. Mas a mais efetiva maneira é a realização de apresentações para todos os empregados, a serem feitas pelo seu supervisor ou gerente. Nestas apresentações, a Política deve ser explicada. A fim de obter maior confiança, o grupo deve discutir os objetivos ambientais para verificar se é possível atingi-los, com os recursos disponíveis num tempo adequado.
Para preparar o Manual é necessário identificar regulamentos, normas, leis e códigos cujo cumprimento é mandatório. Isso é o mínimo que um sistema de gerenciamento deve atender. É necessário entender claramente o que é exigido e o que deve ser feito. A companhia deve identificar outros requisitos que o sistema deve atender, tais como: política da matriz ( quando for o caso ), visão estratégica da Direção, requisitos de clientes, etc.
Nós propomos o seguinte índice para o Manual do Gerenciamento Ambiental de uma indústria:
2. Objetivo e aplicação
4. Requisitos da norma:
- Sistema de gerenciamento ambiental
- Códigos e Regulamentos
- Programa de gerenciamento
- Objetivos, metas e itens de controle
- Condições de emergência
- Efeitos ambientais
- Emissão e tratamento de resíduos
- Sistema de auditoria
- Análise crítica pela Alta Administração.
4. PROCEDIMENTOS ORGANIZACIONAIS
Cada requisito da Norma deve ser detalhado em procedimentos organizacionais. Nós os utilizamos para esclarecer quais atividades serão executadas, por quem, em quais condições, com quais objetivos. Em geral, o procedimento explica atividades e responsabilidades de diferentes departamentos da organização envolvidos em uma ação. Eles estão mais relacionados a gerenciamento que a tecnologia.
BS7750 requer a preparação de procedimentos para as seguintes atividades:
- assegurar que todos os empregados estão conscientes da importância do cumprimento do sistema, os efeitos ambientais potenciais e o seu papel e suas responsabilidades;
- identificar as necessidades de treinamento;
- identificar os requisitos obrigatórios ( normas, leis, regulamentos, etc );
- comunicação ( interna e externa );
- exame e avaliação dos efeitos;
- instruções operacionais;
- contratação de serviços e compra de materiais;
- ação corretiva;
- tratamento de registros;
- sistema de auditoria.
5. INSTRUÇÕES OPERACIONAIS
Procedimentos ou instruções operacionais são documentos que explicam como as atividades são executadas. Estão relacionados à tecnologia e "know-how" das atividades. Exemplos:
- Métodos de ensaio e análises;
- Documentos de treinamento;
Geralmente toda companhia tem esse tipo de documento, mesmo antes da decisão de implantar um sistema de gerenciamento ambiental. Portanto é necessário identificá-los dentre os diversos procedimentos já existentes. Esses documentos são essenciais para o treinamento de empregados.
6. REGISTROS DA QUALIDADE
Durante as auditorias ambientais é necessário provar que as atividades estão sendo executadas de acordo com os procedimentos, demonstrando o atendimento aos requisitos descritos no Manual. Para isso é necessário mostrar alguns documentos. Esses documentos são chamados de registros, uma outra família de documentos ambientais. Na maioria dos casos, esses documentos são formulários que precisam ser preenchidos.
A norma BS7750 requer que os seguintes registros sejam mantidos:
- Falhas e ação corretiva;
- Reclamações e medidas de acompanhamento;
- Mudança em procedimentos;
- Contratação e aquisição;
- Revisão pela Alta Administração;
- Medições e dados de monitoramento;
- Calibração de equipamentos de ensaios e testes.
A companhia tem que estabelecer e manter procedimentos para identificação, coleta, indexação, arquivamento, armazenamento, manutenção e disposição dos registros ambientais. Os registros devem estar facilmente disponíveis e protegidos contra perda ou deterioração.
O item que apresenta um maior número de não conformidades nas auditorias para certificação de sistemas da qualidade de acordo com as normas da série ISO 9000 é o controle de documentos.
É necessário implementar os seguintes procedimentos organizacionais:
Estabelece o conteúdo de cada tipo de documento, seu formato de apresentação e os procedimentos para aprovação e revisão.
Estabelece a forma como os documentos são enviados aos usuários, como eles são controlados, a forma de enviar revisões e descartar as cópias antigas. TEMPO DE RETENÇÃO DE DOCUMENTOS
Estabelece como os registros são arquivados/indexados e o período de tempo que eles devem ser mantidos antes do descarte.
CONTROLE DE CÓDIGOS E NORMAS EXTERNAS
Lista todos os códigos, leis, regulamentos e normas que a empresa deve atender.
Um ponto crítico é assegurar que os documentos estão sendo utilizados em sua mais recente revisão. Documentos, especialmente, instruções operacionais devem estar disponíveis para todos os operadores nos locais onde as operações são executadas. Documentos devem ser periodicamente revisados por pessoal autorizado. Documentos obsoletos devem ser prontamente removidos. No caso de necessidade reter cópias obsoletas de documentos ( por razões legais ou por histórico ), eles devem ser adequadamente identificados. O controle de documentos deve assegurar que todos os documentos são facilmente localizáveis.
É necessário determinar quem está a cargo do controle de documentos. Todos os documentos do sistema ( exceto registros ) devem ser controlados. Esta pessoa deve ter o controle de quem deve receber a revisão de um determinado documento.
8. AUDITORIA AMBIENTAL
Um importante ponto para prover confiança é ter um sistema de auditoria, no qual auditores independentes ( internos ou externos ) são usados. Auditar é comparar práticas correntes contra procedimentos ou normas aprovadas. Assim para ter um bom sistema de auditoria é necessário tem um bom sistema de documentação. Auditar é apenas uma parte do sistema ambiental. No início da preocupação com aspectos ambientais, algumas empresas achavam que era suficiente implantar um sistema de auditoria para resolver seus problemas.
O escopo da auditoria deve incluir um verificação a fim de verificar o atendimento a políticas, requisitos e procedimentos. Um outro ponto importante é verificar se esses documentos são adequados para atingir o que está previsto nos objetivos da companhia. No começo do programa de auditoria há uma ênfase na verificação da adequação do sistema ambiental, a parte documental. Nas auditorias seguintes é necessário verificar o grau de implementação do sistema. Quando o programa está operando bem, devemos verificar também se os resultados obtidos estão de acordo com a Política Ambiental. O objetivo da auditoria é assegurar um grau de cumprimento em relação à Política, Manual, procedimentos e instruções. Isso é feito comparando os registros ambientais com os documentos.
Há uma grande semelhança entre a auditoria da qualidade e a auditoria ambiental ( planejamento, seleção de auditores, relatórios, ação corretiva, etc ). Como muitas das companhias que pretendem implementar um sistema de gerenciamento ambiental já implantaram ( ou estão implantando ) um sistema de qualidade, nós não detalharemos as atividades relacionadas a auditorias. Sugerimos utilizar os auditores internos da qualidade, com algum treinamento adicional em assuntos relacionados ao meio ambiente.
Enquanto nas auditorias da qualidade nós temos intervalos fixos entre auditorias, no caso ambiental as leis se modificam ( geralmente por adição ) e o nível de exigência da comunidade também se modifica. Portanto o intervalo entre auditorias pode ser reduzido. Em alguns casos auditorias adicionais podem ser programadas para cobrir uma parte do sistema. Isso é muito importante quando uma nova atividade ou projeto vai se iniciar.
A documentação é necessária para descrever o sistema de gerenciamento ambiental implementado. Isso deve ser entendido como um requisito mínimo. Companhias devem se antecipar às exigências e expectativas dos seus clientes e da sociedade. Portanto o sistema de documentação deve ser periodicamente revisado.
10.1 MARGUGLIO, B.W. Environmental Management Systems. Milwaukee: ASQC, 1991. 194 p
10.2 BRITISH STANDARDS INSTITUTION. Specification for enviromental management systems. BS7750. London, 1992