Como envolver outros setores na política de frotas da sua empresa
Ter uma política de frotas é importante para reduzir riscos e prejuízos na empresa. Quando os processos estão claros, todos os setores passam a entender que essa política não é apenas para área de logística. Afinal, o objetivo de todos é garantir a eficiência da operação, a qualidade de vida dos colaboradores e a segurança em todas as ações.
Imagine a situação: um gestor, durante o expediente, recebe um alerta de excesso de velocidade de um colaborador. Ao acessar o sistema, verifica que o perfil de condução é agressivo. Com essa informação, o gestor pode agir preventivamente e evitar uma multa ou até um acidente de trânsito. E com a política de frotas, tem base legal para advertir esse colaborador.
O que é política de frotas
É um documento que determina as regras de utilização dos veículos da empresa. Nele podem conter informações técnicas, jurídicas e outras que forem relevantes ao negócio. Com ele, a empresa passa a ter uma comunicação fluida, fazendo com que os procedimentos firmados entre ela e os colaboradores em relação ao uso da frota fiquem acessíveis a todos.
É importante citar que a política de frotas é mais que um documento. É o guia da empresa para ganhar mais eficiência e segurança. E não apenas com a frota. Mas principalmente com questões trabalhistas, civis e até mesmo criminais.
Porque sua empresa precisa de uma política de frotas
Evitar danos à vida deve ser a prioridade, pois o dia a dia no trânsito é sempre arriscado. Ter regras claras e documentadas pode evitar uma série de problemas não apenas em relação a segurança humana, mas também no âmbito financeiro e jurídico.
Acidente sempre é sinônimo de dor de cabeça, ainda mais com a corresponsabilização. Segundo o Código Penal Brasileiro, se um colaborador cometeu um acidente de trânsito, gestores e até diretores da empresa podem ser apontados como corresponsáveis. Por isso, é vital estabelecer e monitorar a cultura de segurança da empresa.
Setores que devem ser envolvidos
O que parece ser responsabilidade apenas da área de gestão frotas, na verdade depende de muitas outras áreas. Para elaborar uma boa política de gestão de frotas, é fundamental entender sobre a empresa, as pessoas, os processos e equipamentos utilizados no dia a dia. Por isso, é preciso identificar quais setores devem ser envolvidos na criação deste documento.
Veja abaixo alguns dos setores que devem estar envolvidos na elaboração da política de frotas:
#Setor de Tecnologia da Informação (TI)
A área de TI pode contribuir com a escolha das ferramentas tecnológicas que irão auxiliar no fornecimento de informações. Como estão conectados diariamente com as inovações de softwares e hardwares, esses profissionais podem ajudar a escolher a melhor opção de sistema de gestão para a empresa.
Este setor precisa estar envolvido não apenas na criação da política de frotas, mas também na aplicação diária dela. São os profissionais do setor financeiro que irão estabelecer o orçamento destinado para a compra da frota, despesas com manutenção e colaboradores.
#Setor Jurídico
Criar a política de frotas com o auxílio da área jurídica da empresa é extremamente importante para que as regras e cláusulas sejam colocadas corretamente, evitando erros e má interpretações. Dessa forma, a empresa elabora um documento claro, o qual a proteja e evite problemas judiciais futuros.
#Setor de Recursos Humanos
Você deve estar se perguntando: por que devo envolver o RH na elaboração da política de frotas? A área de Recursos Humanos conhece cada um dos colaboradores dentro da empresa. São esses profissionais que possuem todas as informações relacionadas a eles. As datas de vencimento das CNHs, histórico de acidentes e de assiduidade dos colaboradores, ajudarão a criar a política de frotas. Através do setor de RH, o gestor de frota consegue criar uma base de dados importante para o controle dos colaboradores e crucial na redução de custos.
#Setor de Segurança
Embora por último nesta lista, o setor da segurança é, indiscutivelmente, um dos mais importantes. Afinal, elaborar uma política de frotas sem ter em consideração a segurança constitui uma perda de tempo. Este setor além de responsável por contribuir com itens e regras que irão aumentar a segurança tanto humana quanto financeira, ele também possui o papel de estabelecer uma cultura de segurança dentro da empresa. Isto é, deve ser criada uma cultura onde os profissionais de segurança mostram e treinam os colaboradores de modo a que as normas estabelecidas na política de frotas sejam corretamente seguidas.
Como elaborar um planejamento com os demais setores
Citamos acima alguns dos setores que devem estar envolvidos na elaboração da política de frotas. Mas para lhe ajudar a saber quais são os outros, responda a seguinte pergunta: Quais são os setores na sua empresa que se envolvem direta e indiretamente com a frota?
Esses certamente devem ser os mais comprometidos com a criação da política de frotas. Da mesma forma, serão os mais atuantes na cultura de segurança da empresa.
Antes de sair criando regras, elabore um planejamento. É recomendado que a assessoria jurídica da empresa acompanhe tudo desde o começo. Caso não tenha essa área, recomenda-se a contratação de terceiros para esse processo.
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Reduzindo riscos com a gestão de frotas
Um passo fundamental para estabelecer a cultura de segurança na empresa é ter um sistema de gestão de frotas. O uso de tecnologia, além de indicar o que está acontecendo com a frota, também auxilia na tomada de decisões. Você sabia que os gastos com logística consomem 12,37% do faturamento das empresas?
Menos gastos, mais produtividade e mais segurança. Esses são os principais benefícios de implantar um sistema de gestão de frotas. O controle adequado pode auxiliar na redução de custos com manutenção, combustível, ociosidades dos veículos e colaboradores, e horas extras indevidas.
E esse controle não deve ser feito apenas por empresas que possuem uma grande frota. A tecnologia Quatenus pode também ser uma aliada no crescimento de pequenos negócios. Não importa o segmento e nem mesmo o número de veículos. Padarias, funerárias, empresas farmacêuticas, distribuidoras de produtos, locadoras de veículos são alguns dos vários segmentos que a Quatenus tem auxiliado a melhorar a produtividade e a segurança.
A Quatenus Rastreamento e Telemetria desenvolve ​projetos especiais ​para atender as necessidades dos clientes de diversos segmentos. É pioneira no Brasil com o sistema de identificação de motorista via RFID para pequenas, médias e grandes empresas.
A capacidade interna de desenvolvimento atende projetos de telemetria, controle de máquinas e cargas, gestão de equipes, jornada do motorista e gestão por tags. Localização do veículo, tempo de parada, tempo de deslocamento, quilometragem, velocidade e cerca eletrônica são alguns dos recursos do sistema Quatenus.