Definições. Órgãos de Documentação. Classificação dos Arquivos. Quanto à Abrangência - PDF
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Airton Meneses Brandt
1 Definições Informação: Produto de um documento. Documento: Tudo aquilo que pode transmitir uma idéia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informação. Arquivo: Lugar onde se guardam os documentos escritos, gravados ou filmados. Arquivologia: Ciência que estuda os arquivos. Arquivística: São as normas, técnicas e princípios utilizados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização de arquivos. Arquivamento: Operação de guarda de documentos nos locais próprios, segundo um sistema de ordenação previamente estabelecido. Arquivista: Profissional de nível superior em arquivologia. Técnico de Arquivo: Profissional formado, nível de 2º grau, que recebeu treinamento específico em técnicas de arquivo, em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho. CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos. Órgão vinculado ao Arquivo Nacional que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um SINAR (Sistema Nacional de Arquivos). GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, via computação. Microfilmagem: Sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Acervo: É o conjunto de documentos de um arquivo. Classificação: É o ato lógico de separação e ordenação dos documentos, segundo um determinado critério e uma seqüência pré-determinada. Arranjo: É o processo físico de arrumar e ordenar os documentos nos arquivos. Descrição e Publicação: É o ato de preparar os documentos do arquivo para consulta e divulgação, facilitando, assim, sua pesquisa. Órgãos de Documentação Arquivo: Conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartográficos, produzidos ou recebidos por pessoa física ou entidades públicas/privadas em decorrência de exercício da função. Biblioteca: Conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartográficos, armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins culturais. Museu: Conjunto de documentos impressos, audiovisuais ou cartográficos, armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins históricos. Conteúdo Finalidade Avaliação Classificação Descrição Critérios Quantidade de exemplares Interdependência dos documentos Culturais Inúmeros Inexistência Biblioteca Materiais impressos, audiovisuais ou cartográficos publicados Peças isoladas, baseadas no estado físico do material Método predeterminado. (Classificação Decimal Universal) Obra isolada (livro) Arquivo Materiais impressos, audiovisuais ou cartográficos produzidos ou recebidos em exercício da Funcionais função e culturais Único ou quantidade limitada Existência Em conjunto, baseada em uma tabela de temporalidade Depende da estrutura e particularidades da entidade Conjunto de documentos (dossiê) Classificação dos Arquivos Quanto à Abrangência Setorial: Arquivos cujos documentos são originados em uma seção. Geral: Arquivos formados por documentos originados dos arquivos setoriais. 1
2 Quanto à Freqüência de Uso Correntes (1ª idade): são arquivos constituídos de documentos que estão sendo usados constantemente pela administração, que estejam em circulação. O manuseio do documento de 1ª idade, se limita ao pessoal da administração que os produziu. Intermediários (2ª idade): arquivos formados por documentos que não se encontram mais em circulação, mas cujos serviços podem ainda ser solicitados, seja para tratar de assuntos correlatos, ou para retomar um problema a ser focalizado. Esses documentos são propridade da administração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e ao pessoal da administração de arquivos. Permanentes (3ª idade): são os arquivos constituídos de documentos que deixaram de ter valor para a administração, podendo ser armazenados para fins históricos, podendo também ser destruídos. São exclusivos da administração de arquivos. Avaliação Pressupõe a identificação de valores atribuição de prazos, para orientar a destinação, transferência ou recolhimento e/ou eliminação Na avaliação dos documentos, define-se o Prazo de Guarda e a Destinação final dos documentos. A partir do valor administrativo é definido o prazo de guarda e a partir do valor probatório ou valor histórico será definido a Destinação Final. Trata-se de uma fase essencial da gestão de documentos, na qual é definida se o documentos será eliminado ou irá para a guarda temporária ou permanente. A avaliação deverá obedecer algumas etapas: Constituição da comissão de avaliação de documentos; Elaboração do plano de trabalho; Atribuição de valores; Definição de prazos (vigência, prescricional, precaucional); Produção da tabela de temporalidade; Análise e publicação oficial do instrumento Protocolo Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Consiste no recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação. A atividade do protocolo é típica na "fase corrente" ou "primeira idade", pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: - Recebimento de documentos; - Classificação de documentos; - Expedição e Distribuição de documentos; - Registro e Autuação de documentos; - Movimentação e Controle de documentos 2
3 Elementos de Destinação Tabela de Temporalidade: É o elemento de destinação que determina os prazos de permanência dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermediário ou que deverão ser recolhidos para o arquivo permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação. Tabela de Recolhimento: É a relação de todos os documentos que deverão ser encaminhados para o arquivo permanente Tabela de Transferência: É a relação de documentos que deverão ser encaminhados do arquivo corrente para o arquivo intermediário Tabela de Transferência Periódica: É a relação de documentos que deverão ser encaminhados do arquivo corrente para o arquivo permanente. Tabela de Eliminação: É a relação específica de documentos que serão eliminados de uma única vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente. Tabela de Equivalência: Instrumento de pesquisa que mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas Quanto à Agência Criadora Público: Formado por documentos originados de órgãos federais, estaduais, distritais ou municipais. Privado: Formado por documentos de instituições comerciais,organizacionais, familiares ou pessoais. Quanto ao Acesso Franqueados: Cujos documentos estão disponibilizados para o público. Restritos: Cujos documentos são de acesso dos militares e que preservem a segurança nacional. Confidenciais: Documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado. Quanto à Natureza Especiais: Cujo documento é feito de material especial. Especializado: Cujo conteúdo trata de assunto específico, independente do material que são feitos. Quanto à Finalidade Funcionais: Servem à administração, ou seja, os de 1º e 2º Idade. Culturais: Servem à cultura e história, ou seja, os de 3º Idade. Tipos de Documentos de Arquivos Quanto ao Gênero Textuais: Quando seu enfoque é baseado em linguagem escrita (carta, memorando, ofício, etc). Audiovisuais: Quando são feitos de material especial e registram som e imagem (filmes em VHS, CD musical, show em DVD, fica cassete gravada, etc). Cartográficos: Quando reproduzem em escalas menores uma área geográfica (mapas, plantas, etc). Iconográficos: Quando seu enfoque está em figuras e imagens (gravuras, fotografias, desenhos, etc). 3
4 Quanto à Espécie Ata: Documento que relata os acontecimentos de uma reunião ou sessão. Aviso: Correspondência entre ministros ou governadores. Carta: Forma de correspondência entre entidades e particulares Certidão: Documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que já se encontrava registrado em outro documento, emanado de autoridade pública. Circular: Correspondência para vários destinatários. Decreto: Ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelos Três Poderes. Decreto-Lei: Decreto com força de lei, expedido pelo chefe de Estado, que concentra em suas mãos o poder legislativo. Despachos: Manifestação escrita de autoridades sobre assunto de sua competência, submetidos à sua apreciação. Edital: Ordem oficial ou translado de postura afixado nos locais públicos. Exposição de Motivos: Documento demonstrativo dos ministros para o chefe de estado, de fatos ou motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providências para a solução de problemas de interesse público ou provado. Lei: Norma jurídica escrita, emanada do poder legislativo, que cria, extingue ou modifica um direito. Memorando: Forma de correspondência interna de um órgão. Mensagem: Correspondência entre os poderes. Notas: Correspondência entre o Ministro das Relações Exteriores e as representações diplomáticas. Ofício: Correspondência oficial entre autoridades. Ordem de Serviço: Documento que autoriza a execução de um serviço. Portaria: Ato escrito por meio do qual o Ministro de Estado ou outra autoridade competente determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta. Regimento: Conjunto de normas e princípios que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição. Regulamento: Conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Relatório: Descrição de fatos e acontecimentos relativos a determinada execução de tarefa especial, destinados a um nível hierárquico superior. Requerimento: Documento através do qual se faz uma solicitação a autoridade competente. Material Utilizado em Arquivo Ficha: É o local onde se registra informações, confeccionado de cartolina, podendo ser branco ou com cor, pequeno ou grande, liso ou pautado. Guia Divisória: É o separador das partes ou seções dos fichários. Guia Fora: Ficha com informações sobre empréstimo, colocada no local de uma pasta, indicando sua ausência. 4
5 Tira de Inserção: Local onde se descreve as anotações. Pasta: Local onde são guardados os documentos, garantindo sua proteção. Podem ser individuais ou pessoais (guardam documentos sobre um determinado assunto ou pessoa) e miscelânea (documentos sobre assuntos ou pessoas variadas). Atividades do Arquivo Permanente Destinação É o recolhimento, análise, seleção, avaliação e eliminação de documentos. Recolhimento: É o deslocamento de um documento do Arquivo Intermediário pra o Permanente. Análise: Estudo dos documentos recebidos. Seleção: Triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo. Avaliação: Verificação do valor probatório ou informativo dos documentos e estabelecimento dos prazos de vida dos documentos. Eliminação: Destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos de valor para a guarda permanente, feita pela Comissão de Análise de Documentos Critérios de Eliminação Deverão ser eliminados: Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou que tenham sido totalmente impressos; Cópias cujos originais tenham sido conservados; Documentos de pura formalidade; Documentos que se tornem obsoletos. Instrumentos de Pesquisa Guia: Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo. Inventário: Instrumento de pesquisa que identifica as unidades de arquivamento ou uma de suas divisões. Catálogo: Instrumento de pesquisa que inclui todos os documentos de um ou mais fundos descritos de forma sumária ou pormenorizada. Repertório: Instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Índice: É uma lista dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, segundo uma ordem determinada. 5