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A busca por ideias para melhorar a produtividade da empresa é algo comum entre empreendedores que desejam executar tarefas com eficiência utilizando menos tempo para isto.
Esta é na verdade, a ideia por trás do termo produtividade, economizar tempo ao executar uma determinada tarefa, sem que a qualidade na entrega final seja afetada.
Para muitos a relação de tempo e qualidade é um desafio.
Muitas pessoas acreditam que ao executar uma tarefa com muita velocidade, você estará automaticamente ferindo a qualidade final da mesma.
Porém o que vamos mostrar hoje aqui neste artigo é que existem formas de você realizar atividades, seja em sua empresa como até mesmo no seu dia a dia, economizando tempo e garantindo uma boa qualidade no final.
Para isto basta traçar um bom planejamento e seguir a risca todas as etapas que vamos lhe ensinar hoje aqui.
Se você quer melhorar a produtividade da sua empresa, fique conosco até o final e surpreenda-se com o que você verá.
A produtividade está relacionada a eficiência e ao tempo disponível, mas o que muitos pensam é que ser produtivo significa fazer mais tarefas de uma só vez.
Quando você tenta executar diversas tarefas ao mesmo tempo, pensando que estará concluindo diversas atividades em menos tempo, na verdade você está deixando as coisas mal feitas.
Isto impacta diretamente na eficiência. E deixar tarefas incompletas ou mal feitas não é nada produtivo para a sua empresa.
Então como será possível otimizar o seu tempo de modo que o seu time de colaboradores saiba aproveitar mais o tempo, executando tarefas com eficiência e aumentando a produtividade?
Se você gastar menos tempo em uma atividade e conseguir concluí-la sem erros, mais tempo sobrará para você executar as demais tarefas do dia, portanto neste modelo você estará sendo produtivo.
Mas não basta apenas comunicar isto aos seus colaboradores e esperar que a mágica aconteça, é preciso que você treine-os e motive-os a ser mais produtivo.
Por isto separamos aqui algumas ideias para melhorar a produtividade da empresa, que você poderá estar colocando em prática, educando seu time de colaboradores e colhendo bons resultados lá na frente.
Você como líder da sua empresa precisa organizar as atividades e manter tudo em perfeito funcionamento, portanto é de sua responsabilidade desenvolver métodos para fazer a produtividade da sua empresa melhorar.
Tudo sempre começa com o planejamento, planejar é estudar tudo o que você irá aprender hoje aqui, organizar isto dentro de um processo que faça sentido para a sua empresa e pensar em como motivar os seus colaboradores a executar tudo o que você projetou.
No planejamento você deverá deixar claro quais são os principais objetivos da empresa, as metas a serem buscadas, onde você deseja chegar com esta melhoria na produtividade.
Com o planejamento em mãos será mais fácil de enxergar os caminhos e ações, como treinamentos, para guiar a sua empresa até cada um dos objetivos a serem alcançados.
Comece com um forte planejamento e depois pense nas demais etapas, quando você tem certeza do que pretende fazer e onde quer chegar com isto, ficará muito mais fácil de motivar seus colaboradores a fazerem o que é preciso.
Se não for você, alguém precisará ser o responsável por acompanhar o andamento das atividades e realizar as devidas cobranças se necessárias.
É preciso ter um profissional que supervisionará as atividades quando estiverem sendo executadas pelos demais membros da equipe, e ainda se preocupará em manter o time motivado.
Afinal quando o objetivo é melhorar a produtividade da empresa, estamos falando de executar as atividades dentro de um prazo estipulado previamente, porém mantendo a qualidade e eficiência.
Nem todos estão aptos e acostumados a trabalhar neste sentido, então o profissional que liderará os demais membros do time precisará transmitir a todos os objetivos que estão sendo buscados naquele momento.
Você não está mais preocupado apenas em terminadas as tarefas dentro do prazo
Agora sua empresa quer concluir tarefas em um menor espaço de tempo, mantendo a qualidade e eficiência e aumentando a produtividade da empresa
Além disto, o líder possui o papel de ser um norte para os demais colaboradores.
Quando a equipe sabe claramente quem é o seu líder, esta sente mais segurança e conforto para executar suas tarefas, pois se necessário encontrarão apoio e respostas para situações que venham ocorrer.
O líder deve ser um profissional respeitado pelos demais membros das equipes.
Este profissional precisará ter postura e estar alinhado com os valores, visão e missão da empresa.
Somente desta forma conseguirá estar em sintonia com o que foi desenvolvido no planejamento e trabalhar para buscar todos os objetivos desejados pelo negócio.
Sem dúvidas uma das melhores ideias para melhorar a produtividade da empresa, ou dica, se preferir. Afinal equipes motivadas trabalham infinitamente melhor.
Mas como você fará para que o líder consiga transmitir esta motivação aos demais colaboradores, e todos trabalhem em sintonia com o que foi planejado?
Busque por maneiras de reconhecer cada colaborador quando este alcançar determinados resultados.
Este reconhecimento deve ser de conhecimento de toda a empresa, de forma que o colaborador se sinta importante e isto gere nesta pessoa uma sensação profissional e pessoal maravilhosa.
Procure conhecer cada vez mais cada profissional que está trabalhando em sua empresa, assim você também saberá o que motiva esta pessoa, o que faz ela se sentir valorizada e o que vai fazer ela ficar alinhada com os objetivos do negócio.
Bonificações e demais recompensas não podem cair na rotina ou ficarem manjadas, busque por inovação sempre que puder.
Quando falamos em recompensa muitos pensam em dinheiro, aumentos, etc. Não se trata apenas disto, aliás existem pensamentos que defendem que isto não é um reconhecimento.
Outro ponto que você deve levar em consideração e que possui forte impacto na motivação de um colaborador é o ambiente de trabalho do mesmo.
Pense no bem-estar deste profissional, como será que ele se sente trabalhando ali, com os colegas nos quais divide o espaço, as condições que a empresa oferece, etc.
Tudo isto manterá a empresa no caminho para ser mais produtiva, afinal funcionários que não estiverem motivados, não irão levar em consideração serem reeducados com relação a sua forma de executar tarefas.
Deixe seus colaboradores felizes e saudáveis, assim eles produzirão mais no curto, médio e longo prazo.
Uma das melhores maneiras de avaliar o progresso de todas as mudanças que você traçou em seu planejamento, é ouvindo o que todos tem para falar.
Isto você fará através de reuniões. Faça reuniões sempre que possível, sabemos que em empresas maiores é muito difícil realizar uma reunião diária com os colaboradores, ou com cada equipe individualmente.
Chamadas de Daily Meeting (reunião diária), esta é uma forma de cada colaborador contar tudo o que fez até o momento, o que pretende fazer até a próxima reunião e expor também toda e qualquer dificuldade que esteja enfrentando que poderá impactar na execução das tarefas.
Mas se não for possível realizar reuniões assim, faça-as semanalmente, ou pelo menos uma vez a cada 15 dias.
Os colaboradores da empresa precisam participar de grandes decisões do negócio, pois assim se sentirão incluídos no processo, o que os deixará ainda mais motivados.
Outra atividade bacana para se decidir em conjunto é a elaboração dos cronogramas, desta forma todos os membros da equipe saberão das suas responsabilidades, metas e prazos, sem contar que poderão também opinar.
Garanta que ao final de cada reunião os colaboradores tenham conhecimento claro das atividades a serem executadas, aquelas que são prioridade, os prazos para cada uma delas e as metas que devem ser alcançadas.
Revise sempre seu planejamento inicial, que foi focado em aumentar a produtividade da empresa, confira se cada um dos colaboradores entendeu o novo conceito e está conseguindo executar as atividades com eficiência em menos tempo.
Deadlines: Rapidez com Qualidade
Executar uma tarefa com rapidez não significa exatamente fazer com pressa e de qualquer jeito.
Cuidado com esta parte, este ponto precisa ficar bem claro para você.
Muitas pessoas vão dizer que se você focar em rapidez não terá tanta qualidade na entrega final de uma atividade.
Isto pode ser diferente, você só precisa saber o que fazer.
De fato é um desafio executar uma tarefa de forma mais rápida mantendo a qualidade desejada, mas não é algo impossível.
Lá no planejamento você deverá deixar bem claro como isto será feito, afinal depois isto deverá ser repassado e ensinado a cada um dos colaboradores.
A questão é que todos os profissionais da sua empresa possuem uma carga horária a cumprir por dia.
O que é possível fazer para que eles cumpram mais atividades diárias, contando que a carga horário de trabalho será a mesma, e ainda mantendo a qualidade destas atividades?
Normalmente quando temos uma lista de atividades focamos em realizar cada uma delas e pronto, dia encerrado.
Mas para que sua empresa seja mais produtiva, cada colaborador deverá aprender a olhar as atividades individualmente, e antes de começar a executá-la, deverá esquecer das demais.
Ignore as listas de atividades. Foque em um atividade de cada vez, suponhamos por exemplo que você tenha que disparar um email.
Antes de começar a realizar esta atividade, divida ela em partes.
Pergunte: Quais ações eu preciso realizar para concluir esta atividade?
Ligar o computador. Abrir o navegador. Acessar o gerenciador do email. Iniciar uma nova mensagem. Escrever a mensagem. Disparar o email.
No exemplo acima dividi a tarefa "enviar um email" em 6 etapas.
Você pode determinar que para enviar este email você irá levar 5 minutos.
Então para cada uma destas etapas você deverá determinar o tempo necessário para concluí-las, de modo que o total feche em 5 minutos.
Ligar o computador (2 minutos)
Abrir o navegador (30 segundos)
Acessar o gerenciador do email (30 segundos)
Iniciar a mensagem e disparar o email (2 minutos)
Desta forma você estará determinando deadlines para cada etapa da sua atividade, assim como terá um deadline geral.
Deadlines significa a data limite para execução e/ou entrega de algo.
As deadlines precisam ser severamente respeitadas, caso contrário sua estratégia de melhorar a produtividade da empresa vai por água abaixo.
Para ajudar no processo de controlar cada uma das deadlines, o colaborador pode por exemplo utilizar um cronômetro e sempre que for executar uma tarefa ou etapa de uma tarefa, inicie o cronômetro e só encerre assim que concluir a atividade.
Lembrando que para tudo isto funcionar, você precisa educar seus colaboradores a executar as tarefas sem distrações.
Toda e qualquer distração fará com que o profissional perca o foco da atividade em execução, e uma vez que o tempo estiver rolando, ele perderá completamente o prazo estipulado na deadline.
Vamos falar mais sobre distrações a seguir.
Distrações são vilãs de quem está procurando por ideias para melhorar a produtividade da empresa.
Por isto tenha em mente de que para tudo funcionar como o esperado, seus colaboradores precisarão de foco total.
São exemplos de distrações:
Conversas paralelas, etc
Todo colaborador precisará ter momentos de breaks onde poderão fazer lanches, conversar, mexer no celular, redes sociais, etc.
Mas enquanto estiverem em atividade precisarão manter o foco total.
Tenha certeza de que todos estejam cientes disto, é melhor você focar em conscientizar seus colaboradores do que proibi-los.
Adote um Software ERP
A tecnologia é uma forte aliada para melhorar a produtividade da empresa, e neste sentido existem os softwares ERPs.
Enterprise Resourse Planning (Planejamento dos Recursos Empresariais, na tradução literal).
Este software reúne diversos recursos que permitirão a você ter o controle de todos os setores de sua empresa.
Assim a gestão do seu negócio se torna muito mais fácil, prática, organizada e segura.
Este software é um excelente aliado na busca por mais produtividade em sua empresa.
Isto porque com ele você otimizará diversas atividades, economizando tempo e mantendo a qualidade das mesmas.
Com a utilização de um ERP você conseguirá executar inúmeras funções com mais velocidade e agilidade.
Entre as características de um software ERP, estão:
Cadastrar e gerenciar produtos e fornecedores
Controlar compras e vendas
Monitorar a integração entre o fornecedor e a empresa
Controlar pedidos e transações
Gerir a disponibilidade de produtos
Realizar previsões e estimativas de vendas
Contribuir para diminuição de despesas
Adicionar módulos adequados ao segmento
Otimizar a precisão dos inventários
Respeitar legislações
Fornecer um escopo para decisões estratégicas
Se você quer poder controlar toda a sua empresa com apenas alguns cliques, e tudo isto na palma das suas mãos, tenha em mente de que você precisa de um software ERP.
Para finalizar vou listar 5 dicas rápidas para você anotar e colocar em prática.
Elas serão de grande valor para ajudar a melhorar a produtividade de sua empresa.
Comece criar roteiros de produção diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Estabeleça prazos para cada etapa a ser realizada (falamos neste artigo sobre as deadlines).
Respeite e siga os cronogramas exatamente como foram estabelecidos.
Faça a divisão de tarefas através de reuniões e deixe todos os colaboradores cientes de suas responsabilidades.
Mantenha as equipes setorizadas de acordo com a função de cada uma delas.
Com um forte planejamento e um ambiente bem organizado seus colaboradores irão se sentir bem e contribuirão para a melhoria na produtividade da empresa.
Mantenha os líderes e as respectivas equipes sempre alinhados com os objetivos da empresa, e motivados a alcançá-los.
Dentro do seu planejamento não esqueça também de estabelecer uma política de gestão de tempo, onde nesta política estará bem especificado o uso das deadlines.
Com tudo isto sua empresa poderá analisar se o tempo está sendo bem aproveitado por todos.
Focar em gerenciamento do tempo nunca é demais, aperfeiçoe cada vez mais este ponto e os resultados do negócio serão cada vez melhores.
Não esqueça de ter um software ERP para controlar e gerir o seu negócio, afinal somente com esta tecnologia sua empresa já estará ganhando mais gestão de tempo e sendo mais produtiva.
Estas foram algumas ideias para melhorar a produtividade da empresa, você tem alguma extra que queira compartilhar conosco? Conte para a gente nos comentários abaixo.
Assim que você começar a executar tudo o que aprendeu hoje aqui, e os resultados em sua empresa começarem a aparecer, não esqueça de vir aqui nos contar como foi esta experiência!
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