ANALISE DA ESTRUTURA DE EVENTO DA ALATUR | BASTIDORES DO TURISMO
ANALISE DA ESTRUTURA DE EVENTO DA ALATUR
Arealização de um evento está focada fundamentalmente para o trabalho em equipe. Na prática, um evento divide-se em 3 etapas: ESTRUTURA, ORGANIZAÇÃO e PROGRAMAÇÃO. Este último, refere-se ao conteúdo, mensagem e tema do evento. Vamos analisar cada uma delas com base nos vídeos dos eventos realizados pela ALATUR e postados no seu canal do Youtube.
VISÃO GERAL: A ALATUR realizou esses eventos com o intuito de fidelizar as secretárias e os gestores das contas corporativas atendidas por ela. Com essa iniciativa, a ALATUR faz desses eventos uma grande vitrine para os seus clientes, conciliando expertise em realização de eventos e divulgação dos seus produtos, como o ALATUR MOBILE.
Pode ser um centro de convenções, um hotel ou um teatro. Tudo irá depender do tipo de evento idealizado. Em certos casos, é possível realizar mais de 1 evento dentro de um único local dividido por salas ou divisórias. Esse é o caso de eventos de treinamento e salas de debates, onde em cada uma delas é abordado um assunto diferenciado, o que obriga os participantes a trocarem de salas.
Nesse ponto, é necessário que a empresa realizadora do evento terceirize mão-de-obra especializada para a instalação dos principais serviços: preparação do palco, divisórias, som, iluminação, projetores e internet. Geralmente, quando se realiza um evento num centro de convenções, o próprio centro já tem os equipamentos e uma equipe de apoio para a instalação e preparação do local.
A escolha do local tem que ser planejada também de acordo com o número de convidados. Se o evento for realizado num lugar que tem capacidade para 300 pessoas e no dia comparecem 500, tem-se então um caos de espaço para se locomover e sentar!
A decoração pode ser temática mas não pode deixar de ser organizada e bem distribuída para destacar as ilhas dos fornecedores. Nesse evento da ALATUR, os seus principais fornecedores tiveram um lugar de destaque na entrada do salão do evento para promoverem seus produtos às empresas atendidas pela ALATUR. Cada ilha (mesa com cadeiras) de um fornecedor é identificada por uma placa com o logo da sua empresa.
MONTAGEM DO PAINEL ANUNCIANDO AS EMPRESAS PRESENTES
Isso é padrão e mandatório em qualquer evento corporativo, inclusive nos esportivos, quando você vê um jogador de futebol falando sobre o jogo tendo como plano de fundo um quadro com os logos dos patrocinadores.
SUPERVISIONAMENTO E ACOMPANHAMENTO
Não basta apenas contratar e deixar por conta da empresa terceirizada. É necessário que a agência direcione seus funcionários para irem ao local e conferirem se tudo está sendo feito conforme planejado nos layouts e dentro do prazo. A presença deles também facilita a tomada de decisões da equipe terceirizada caso durante as instalações dos equipamentos e preparativos do local surja algum problema inesperado, como por exemplo, a falta de algum ponto de internet.
INSTALAÇÃO ELÉTRICA DA ILUMINAÇÃO
Se aos seus olhos, esse monte de equipamentos e cabos sendo instalados e testados é um tormento, melhor então planejar o evento num hotel ou teatro para diminuir os custos de instalação e contratação de mão-de-obra especializada uma vez que ambos já possuem esses equipamentos prontos para uso, embora necessite alugá-los.
INSTALAÇÃO DO EQUIPAMENTO DE SOM
O som é imprescindível em qualquer evento e quanto aos microfones, deve-se considerar o uso de microfones sem fio, microfones de lapela e microfones de reserva para substituir algum que tenha falhado. E é claro... Um bom técnico de som!
INSTALAÇÃO DA CABINE DOS TRADUTORES
Não se esqueça desse detalhe se os participantes do seu evento forem palestrantes estrangeiros.
INSTALAÇÃO DO CABEAMENTO DA INTERNET, PROJETORES E CÂMERAS DE VÍDEO
Esses equipamentos são importantíssimos para a interação do público e registro do evento como matéria de marketing e mídia nas redes sociais.
Nesse evento da ALATUR foram usados dois tipos de telas: uma LCD, para a exibição das imagens do show de Diogo Nogueira, e outra para o projetor refletir as imagens na tela sobre o palco.
Depende muito do número de participantes. Muito antes da escolha e preparação do local do evento, um grupo de promotores já havia visitado os clientes das empresas atendidas pela ALATUR para falar do evento e convidá-los a participarem. De acordo com o feedback dos promotores sobre o número de interessados, tem-se então um número de participantes para poder-se então desenvolver toda a logística do evento, que poderá ser de médio a grande porte, requintado ou simples.
A logística também envolve a cotação de serviços de fornecedores (buffet, barman, decorador, garçons, etc), aluguel de equipamentos e mobiliário.
PARTE 2 - ORGANIZAÇÃO
RECEPCIONISTAS PARA ATENDER O PÚBLICO
No passado, o controle da presença dos convidados era feito manualmente, por meio de uma prancheta onde a recepcionista marcava numa lista as pessoas que já haviam chegado. Nesse evento da ALATUR, tem-se uma distinta visualização de um programa que faz essa função. Suponho, que por gerar uma etiqueta com código de barras com o nome do convidado para ser colada na sua credencial, esse programa deve registrar a hora que ele chegou e saiu do evento, contar o número de pessoas presentes e até gerar um certificado de presença (muito útil em mini cursos e treinamentos), além de estatística para relatórios.
DESTAQUE AO NOME DO EVENTO
Nunca se esqueça de evidenciar aos convidados e participantes de um evento quem é o anfitrião da festa. Isso é importante para todos assimilarem a mensagem e o tema do evento a marca ou a empresa que está o promovendo.
CAFÉ DA MANHÃ ANTES DO INÍCIO DO EVENTO
Esse evento da ALATUR teve em sua programação café da manhã e buffet. O primeiro é mais importante do que o segundo, pois motiva os convidados a saírem sem pressa de suas residências sabendo que poderão quebrar o jejum no local do evento.
ASSISTÊNCIA E COORDENAÇÃO DO EVENTO
A função das assistentes de evento é prestar informação aos convidados, orientação da dinâmica do evento, distribuir brindes aos convidados e auxíliar os palestrantes no palco e com a platéia. As assistentes também ajudam a coordenar a movimentação de grupos trocando de salas num fórum, a se dirigirem ao coffee break, etc.
Repare também, que é importante ter um coordenador de evento, que possa se comunicar com sua equipe posicionada em diferentes áreas do local para se certificar se todas as coisas estão acontecendo conforme programado, sem imprevisto ou problema algum.
Um dos destaques nesse vídeo abordado pelo narrador é a interatividade proporcionada pela presença dos funcionários da ALATUR no evento. O benefício dessa interatividade deles com os promotores dos fornecedores da ALATUR e com os convidados estende-se inclusive no preenchimento de poltronas vazias nos fóruns e no teatro, caso algum convidado tenha faltado. Por fim... Não deixa de ser um treinamento para aqueles que souberem aproveitar a oportunidade de terem sido convocados!
APRESENTADORA DE PALCO
A apresentadora se faz necessário porque o evento acontece num teatro. Não é como numa feira num salão de convenções onde as pessoas andam e param de stand em stand para ver os produtos que as empresas estão promovendo. Utilizando-se de uma pessoa para apresentar a próxima atração na programação do evento, a ALATUR mostra com isso a sua capacidade em criar dinamismo e foco na sua capacidade de realização de eventos que requerem produções cinematográficas.
Os convidados saem do teatro e se dirigem as salas dos fóruns. Repare que no corredor, foram colocadas mesas e bancos para as pessoas fazerem networking. Isso é facilitado graças as credenciais que cada um recebeu na recepção do evento.
Um evento tem que ser completo pois se trata da promoção de uma marca tanto social quanto comercial. E para isso serve a imprensa.
Lembre-se que seu sucesso se dará em grande parte pelo boca-a-boca das pessoas que compareceram e foram questionadas no seu trabalho no dia seguinte: "Como foi o evento da ALATUR?"
Em alguns casos, acaba tendo mais efeito do que a divulgação do mesmo na mídia, mas se a mesma não estivesse presente, esse poderia ser um detalhe que poderia influenciar negativamente a ALATUR como a realizadora de um evento caso um dos seus clientes estivesse cogitando fazer um evento para promover um novo produto que precisasse de uma divulgação massiça dos meios de imprensa.
Assim como a contratação de uma equipe técnica para a instalação dos equipamentos eletrônicos do evento, a empresa contratada para realizar o coquetel é também terceirizada, e isso requer um trabalho antecipado de cotação de preços. Profissionais acostumados a trabalharem com eventos já têm em mãos uma lista de fornecedores apropriados para cada situação, e é claro, uma lista de preços para cada serviço, o que os viabiliza a fazerem pré-cotações sem precisar consultar seus fornecedores.
Esse item é o algo a mais no evento! Depende da agenda do artista e do seu cachê. O pagamento pode ser negociado de duas formas: dinheiro ou dinheiro + permuta. Permuta, nesse caso, seria o complemento de parte do cachê com algum serviço ou produto dado pelo contratante ao artista. Nesse caso, como o contratante é uma agência de viagens, o complemento do cachê do artista poderia ser com passagens aéreas (ADs), o que é extremamente vantajoso para a agência de viagens devido o custo ser quase de 0%.
PARTE 3 - PROGRAMAÇÃO
FOLHETO COM A PROGRAMAÇÃO DO EVENTO
Imprescindível para os convidados se agendarem e se programarem, além é claro de despertar seus interesses em participar dele. O folheto da programação é também um bom trabalho de mala-direta até mesmo para aqueles que não poderão comparecer, mas só em ver a sua programação e saberem que é a ALATUR o seu realizador, isso já fixa na sua memória a marca da ALATUR como referência de cogitação para a realização de um evento que sua empresa venha a planejar num futuro próximo.
Num evento de viagens, é importantíssimo convidar os fornecedores da agência. Além de ajudá-los a divulgar suas marcas e fortalecer a parceria com a agência, ainda serve como forma de SAC. Isto é, se a secretária ou algum gestor tem algum problema ou dúvida sobre o contrato de tarifas negociadas da sua empresa com tal cia aérea ou rede hoteleira, ela poderá solucionar a sua dúvida naquele momento, uma vez que o promotor que atende sua empresa estará ali presente.
Nesse fórum, o diferencial entre os expositores foi o destaque principal a ilha do ALATUR MOBILE. Desta forma, a ALATUR diz aos seus clientes que a mesma ferramenta que a CARLSON WAGONLIT tem, a ALATUR também possui, apresentando-se portanto no mesmo nível de tecnologia da sua principal rival no mercado de viagens corporativas.
"Esse é um novo conceito de gerenciamento, o ALATUR MOBILE. Nele você pode ter nova perspectiva de gerenciamento de dados, de vôos. Essa é a nova ferramenta que a gente espera mais uma vez revolucionar o mercado de turismo."
Inicia-se com a apresentação do presidente da ALATUR e seus 3 vice-presidentes (parece que é um vice para cada departamento da empresa) falando sobre o que se pode esperar do evento. Para o público, isso passa confiança e conhecimento da certeza do que eles estão realizando e que terá a mesma qualidade de trabalho caso a ALATUR seja cogitada em desenvolver para um dos seus clientes um evento com as mesmas proporções.
A relação de um palestrante com uma platéia é um monólogo. A sua função é expor a sua visão de um mercado ou contexto econômico, por exemplo, para difundir suas idéias que tem que estar em de acordo com o evento. Nesse contexto, quando um organizador planeja um evento, ele precisa selecionar aquele palestrante que irá falar aquilo que a empresa gostaria de falar aos seus clientes.
Por isso, a programação de um evento não pode ter assuntos diversificados ou aleatórios. Todos os temas têm que está linkados para fundamentar a idéia central que o evento da ALATUR deseja transmitir aos seus clientes: confiança nos serviços de viagens, parceria dedicada ao cliente e tecnologia de ponta.
O destaque nesse quadro é a participação de um dos vice-presidentes da ALATUR: Marcos Balsamão. Atuando como moderador do debate, Marcos mostra ao público que o quadro da presidência e diretoria da ALATUR não é formado por players (pessoas ricas sem conhecimento algum de mercado e que apostam seu dinheiro em qualquer negócio com único objetivo de lucro). Assim, a ALATUR transmite para o público a imagem de um relacionamento dedicado aos seus clientes com base na parceria com uma empresa que busca o crescimento empresarial tanto quanto eles.
No segundo debate, promovido durante o evento, a ALATUR transmite ao público a mensagem subliminar: "O sucesso de uma empresa não está ligado à sua marca ou ao seu produto, mas ao trabalho de equipe dos seus funcionários e dos seus fornecedores, e a ALATUR deseja fazer parte dessa equipe." Para alcançar esse objetivo, é necessário desenvolver um tema na programação do evento para o público assimilar essa mensagem e ver a ALATUR como uma parceira da sua empresa, como se fosse parte dela mesma.
O tema: "O segredo do sucesso dos grandes executivos e dos grandes artistas de como combinar intuição com planejamento de carreira" foi moderado pelo psicoterapeuta Paulo Gaudêncio e teve a participação das atrizes Marília Pera e Irene Ravache, além do VP de Recursos Humanos da Editora Abril, Márcio Ogliara e do presidente da TRIP Linhas Aéreas, José Mário Caprioli.
Mistura de debates com testemunhos, um fórum é a troca de experiências de pessoas que convivem com tais situações no cotidiano do seu trabalho com um público que busca esclarecimento de dúvidas e ampliação dos seus conhecimentos.
Por meio deste fórum, a ALATUR tenta convencer, indiretamente, as secretárias e os gestores de contas das empresas atendidas por ela sobre as vantagens do pagamento de serviços de viagens com cartão de crédito e HOTELCARD, utilizando para isso as opiniões e o conhecimento de profissionais que atuam em outras áreas do mercado, como hotelaria e administradoras de cartão de crédito.
"Como que a gente pode mostrar para vocês gestores quais são as vantagens desse meio e inclusive não sozinho, porque isso é um entendimento da hotelaria. A gente é muito favorável ao meio cartão de crédito, porém a gente sabe que de nenhuma forma vai conseguir mobilizar e mostrar para todo mundo que isso é vantajoso sem contar com o apoio das agências de viagens e dos clientes."
O vídeo promocional do evento da ALATUR não fala que premiações são essas. Mas eu suponho que sejam sorteios de passagens aéreas, de pacotes turísticos, ou alguma placa de reconhecimento para algum gerente ou diretor que tenha conseguido por meio do seu trabalho desenvolver e expandir os negócios da ALATUR em alguma das suas unidades em outros estados.
Para que os comentários tenham uma mesma linha de raciocínio, onde cada um complementa o outro estando de acordo com o tema central, é necessário que a empresa realizadora do evento faça um briefing informativo com os funcionários que nele estarão presentes. Da mesma forma, os participantes e palestrantes recebem um resumo do tema central do evento, informando-os o que será apresentado e falado para que todos alinhem os seus diálogos com a platéia.
Ao ler os comentários dos participantes do evento, fica evidente a idéia central que a ALATUR deseja transmitir aqueles que compareceram ao seu evento: "A ALATUR agrega ao seu cliente o trabalho em equipe, dedicando-o total atenção por meio de ferramentas tecnológicas como o ALATUR MOBILE e segurança nos serviços de viagens."
"O fórum ALATUR de 20111 vem inaugurar alguns conceitos de mobilidade corporativa e ampliar ainda as suas unidades de negócios."
"A ALATUR tá investindo bastante em ferramentas de tecnologia que possibilitem esse acompanhamento e uma segurança do cliente de que realmente agente está atuando como um braço dele."
"E o impressionante é que todo mundo falou muito de equipe. Então, eu aprendi a importância da equipe na conquista do sucesso de carreira."
"Sempre que sou convocada, compareço com a maior alegria. E acho que sempre são eventos, pra mim, reveladores."
"É muito difícil de você ter esse poder de congregar pessoas se você não tem um olhar dedicado para o indivíduo. Eu acho que isso é o grande trunfo da ALATUR."