O FUTEBOL E O GERENCIAMENTO DE PROJETOS – FabioCruz.com
Dizem que todos tem um pouquinho de técnico de futebol dentro de si, imagino que seja mesmo verdade e que todos nós somos loucos para dar palpites, fazer escalações e ganhar jogos. Bom, não sou nem louco de querer dar uma técnico aqui, mas vou deixar a minha contribuição de gerenciamento de projetos, usando o futebol como um excelente caso de analogia e comparação.
O futebol é um esporte fácil de entender, onde o objetivo é fazer gols, e ganha o jogo quem faz mais gols. Porém, por trás de um simples jogo há uma equipe de planejamento, de gerenciamento e de apoio. E sem querer gerar polêmica, mas nem sempre ganha que faz mais gols, depende do projeto em questão, ou melhor, do campeonato.
Transformando um campeonato em um projeto, os jogos em fases, os jogadores em executores, o técnico em gerente e a comissão técnica que apoia o técnico em uma equipe de gerenciamento de projetos, vou fazer uma brincadeira para explicar como poderíamos dividir as etapas de um mesmo projeto com gerenciamento Waterfall (tradicional) e o gerenciamento ágil (Scrum), e ao mesmo tempo unindo as forças destas duas abordagens em pró do resultado positivo: "Ganhar um campeonato", ou se você preferir, "entregar um projeto com sucesso".
Eu gosto muito de usar o futebol como analogia para esta união, porque é um exemplo que quase todo mundo conhece, e até quem não gosta de futebol consegue imaginar o seu funcionamento e transferir os conceitos teóricos para a execução de algumas práticas.
Bom, o que leva um time de futebol a ser campeão do estadual, do Brasileirão, e de outros torneios como o sulamericano ou o mundial de clubes? Resumindo em apenas uma palavra: "Planejamento".
Eu vou denominar aqui o projeto como uma temporada. Geralmente o planejamento para um temporada começa antes mesmo dela iniciar, na fase que podemos chamar de pré-temporada.
Os campeonatos que um mesmo time disputa em uma mesmo temporada, será conhecido aqui como fases, ou waves.
Direção do Clube e Torcedores
A direção do clube será o cliente, principalmente pelo fato de que o dinheiro para investimento é liberado por eles, e o dinheiro retornado para o clube, como investimentos de pré-temporada, e retornos de pós-temporada como novos patrocínios voltam para eles direta ou indiretamente.
Já os torcedores serão as partes interessadas do projeto, pois são diretamente influenciadores e afetados pelo desempenho do time. Em algumas situações também serão os avaliadores finais que vão determinar o sucesso ou não do projeto ao final de um campeonato ou temporada.
A comissão técnica é composta pelo gerente do projeto e sua equipe de apoio. Já os jogadores serão nada mais nada menos que os executores, e junto com a equipe técnica serão os principais influenciadores para o sucesso do projeto.
As metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos são visualizadas facilmente nas etapas de planejamento macro, ou macro gerenciamento, que costumam envolver:
Orçamentos e custos para a próxima temporada;
Contratações necessárias para compor um bom elenco;
Preparação de infra-estrutura para atender a necessidade do clube;
Planejamento dos campeonatos que serão jogados e qual o objetivo à atingir em cada um;
Planejamento e execução de Aquisições;
Planejamento de metas de qualidade;
Em uma analogia simples. Com o apoio da metodologia tradicional é possível definir quais campeonatos o time irá jogar e qual a meta de cada um, como por exemplo ser campeão ou ficar entre os dez melhores, ou seja, a declaração de trabalho (SOW) do projeto.
Antecipções
Nesta etapa que eu gosto de chamar de macro gerenciamento, a declaração de trabalho, é complementada pelo plano de gerenciamento de projeto, que irá detalhar como o time se comportará durante a temporada e quais serão as linhas de abordagem para os treinamentos com bola, concentrações, treinos coletivos, amistosos, viagens, entre outros como fortalecimento muscular, fisioterapia preventiva e apoio psicológico.
Umas das antecipações mais importantes para um time de futebol é a formação do elenco para a próxima temporada, contratações, seleção de jogadores de base para o time principal e trocas ou empréstimos entre times podem fazer toda a diferença e podem ser a chave para o sucesso da próxima temporada.
obs: Note que isso acontece em projetos normais, onde a seleção e montagem de uma equipe influência e muito no resultado de um projeto.
Agora vem a etapa que ajuda a deixar mais claro a separação entre o gerenciamento tradicional e o ágil, e principalmente como eles funcionam bem juntos, e como o futebol pode servir como bom exemplo para estas práticas, suas uniões e complementações.
Somente quando o campeonato inicia e os times começam a se enfrentar é que se torna possível montar estratégias específicas para cada jogo, principalmente porque o Time A da temporada anterior pode estar completamente diferente da temporada atual, ou até mesmo se estiver com o mesmo elenco, o comportamento pode ser outro, devido a novas formações, alterações de títulares e até o resultado de campeonatos anteriores no psicológico do time.
Isso quer dizer que não dá para na pré temporada planejar todos os jogos olhando para a tabela, além de que vários campeonatos são formados por chaves com adversários desconhecidos até a rodada anterior. Por isso além de planejar, é preciso se adaptar mais rapidamente ao que está acontecendo no campeonato, e responder mais dinamicamente as mudanças, e ser mais ágil no planejamento, no controle e na execução.
Bom, e onde o gerenciamento ágil aparece no futebol?
Fazendo uma brincadeira de comparar um jogo de futebol com uma iteração do Scrum, fica mais fácil de entender onde cada peça se encaixa.
Um jogo de futebol é como um projeto normal, ele não começa quando o juíz apita o início do primeiro tempo, ele começa antes. Já falamos sobre a pré-temporada, treinos e preparação física. Já um jogo propriamente dito começa no momento que você termina o jogo anterior e tem a definição do seu próximo adversário.
Vamos considerar um campeonato que os jogos ocorrem nos finais de semana, então nossa iteração terá a duração de 1 semana.
A primeira ação a ser realizada na segunda feira, é reunir o time e conversar sobre o adversário do próximo domingo. Quais são as suas maiores fraquezas, forças, os craques, qual a formação ideal para jogar contra ele, além de detalhes do próprio time como condições físicas, contusões, suspensões.
Com isso é definido entre comissão técnica e jogadores, como serão os treinos da semana, que táticas ou técnicas serão mais treinadas, dias e horários para preparações específicas, ou seja, é ou não é parecido como uma reunião de planejamento da Sprint?
A partir disso o time começa a realizar treinos diários, além de trabalhos para melhorar condicionamento físico e treinos específicos que foram definidos na reunião de planejamento. Lembrando que alguns jogadores terão tarefas diferenciadas como goleiros, batedores de falta e penâlti, atacantes, defensores, além das famosas jogadas ensaiadas.
Juntamente com estes treinos diários acontecem reuniões diárias também, onde é avaliado por todos como foram os treinos do dia, o que precisa ser melhorado para o próximo treino, e se há impedimentos que antes não existiam, como contusões, brigas entre jogadores, riscos de contusões ou de falhas graves na defesa por exemplo.
Durante a semana ocorrem os planejamentos mais curtos, que podemos chamar de mais ágeis. Este planejamento envolve apenas um jogo em questão, o próximo.
Os titulares são definidos e os reservas também. Alguém já pensou o que seria dentro do gerenciamento de projetos a escalação e a existência de reservas? Pode ser parte do planejamento de uma substituição combinada, mas principalmente é o gerenciamento de riscos.
Dica: O goleiro por exemplo, raramente se planeja substituir um goleiro durante o jogo, mas sempre há pelo menos um reserva para o goleiro, porque pode haver uma contusão ou expulsão. Imagine o risco de não escalar um goleiro reserva e o títular for expulso ou se machucar? Você como técnica arriscaria aceitar um risco deste?
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Quando o jogo chega é que realmente fica perceptível o quanto ágil é um gerenciamento de um time de futebol durante os jogos de um campeonato.
Minutos antes do jogo acontece a famosa "Preleção", que é uma reunião rápida onde todos relembram as principais estratégias definidas e recebem uma injeção motivacional voltada para a partida.
O jogo inicia e o time busca aplicar o que treinou, as orientações do técnico, mas também tem autonomia para colocar em prática ousadia, jogadas individuais, talentos próprios e principalmente buscar se adaptar a mudanças do time adversário e condições não previstas que não tinham como serem treinadas.
A comissão técnica, ou o gerente, definiu uma escalação que começa o jogo, porém um gol inesperado, uma expulsão ou um comportamento diferenciado do time adversário pode provocar substituições não planejadas, mas que precisam ser rapidamente pensadas, planejadas e executadas. Isso é adaptação e gerenciamento ágil, porque o técnico não pode esperar, seguir planos engessados ou marcar reuniões longas, o jogo dura apenas 90 minutos.
No intervalo de jogo temos uma das reuniões mais importantes para o sucesso desta entrega que é o jogo. Podemos definir como uma reunião diária, conhecida também como uma Standup Meeting. Os jogadores e a comissão técnica discutem o que aconteceu durante o tempo anterior, e o que será feito para manter, ou reverter um resultado no próximo tempo.
Durante o intervalo também podem ser tomadas medidas para remover dificuldades, mudar a formação, realizar substituições, alterar táticas de defesa ou ataque, entre outras ações para combater riscos.
Lembrando que este período de intervalo tem apenas 15 minutos, ou seja, totalmente aderente ao Scrum por exemplo, e a sua cerimônia conhecida como reunião diária.
Assim como em projetos, quando os usuários finais do que está sendo construído criticam, influenciam negativamente ou pedem mudanças o tempo todo, os torcedores fazem o mesmo durante os jogos.
A torcida pode apoiar o seu time influenciando positivamente uma virada de placar, como pode empurrar o seu time para baixo com críticas, vaias ou até mesmo o não comparecimento ao estádio. Podem também pedir substituições, chamar o técnico de incompetente e pedir até a sua demissão. Isso tudo gera influência positiva ou negativa nos jogadores e comissão técnica ajudando o time a atingir o sucesso ou o fracasso.
Com o fim de jogo, tendo um resultado positivo ou negativo, o time e a comissão técnica fazem uma retrospectiva de tudo que aconteceu durante o jogo, e trabalham justamente pontos que devem ser melhorados, mantidos por estarem dando certo e removidos por terem prejudicando o time.
Assim a iteração jogo chega ao fim e o time tem um novo adversário para a próxima semana, e a Sprint do futebol inicia novamente, da mesma maneira, com as mesmas regras, mas com certeza com micro planejamentos diferentes e estratégias definidas de acordo com o próximo adversário.
O futebol, projetos e o gerenciamento de projetos tem muita coisa em comum, e por isso pode ser um bom exemplo para se trabalhar metodologias, técnicas, práticas e analogias.
Como pode ser visto neste pequeno artigo, o gerenciamento tradicional serve de apoio para as áreas de gestão de um time que envolvem o que está envolta de um jogo, são planejamentos mais a longo prazo, mais ligados a dinheiro, a contratos de patrocínio ou parcerias e a contratações de jogadores e técnicos.
Já o gerenciamento ágil aparece muito durante os treinos e preparações para jogos específicos, e principalmente durante o jogo propriamente dito. Neste momento nada pode ser a longo prazo, a preparação para o jogo é curta, o próprio jogo é muito rápido e não há como refazer um jogo, a chance de acertar é apenas uma, entrando em ação principalmente a adaptação e a resposta rápida a mudanças.
Então é isso, espero que a partir de agora quando você assistir a um jogo de futebol você consiga visualizar as semelhanças entre o que acontece no campo entre jogadores, técnicos, torcida e adversários, com o que acontece em projetos entre equipes, gerentes, clientes e concorrentes. Este universo é muito vasto, o que eu coloquei aqui é apenas um pedaço pequeno e uma visão particular, contribua mais com este tema e publique suas impressões neste blog.