Controle financeiro: 11 dicas para uma gestão mais eficaz
Um dos maiores desafios de empreendedores é conseguir fazer um controle financeiro empresarial eficaz. Isso ocorre devido a diversos fatores, inclusive pelo fato de que muitos empresários não dominam os conceitos principais da gestão financeira, como capital de giro, faturamento, ponto de equilíbrio, lucro etc. Para resolver esse problema, este post vai apresentar 11 dicas para gerir as finanças da sua empresa de forma eficaz, criando melhores resultados. Além disso, você verá como o uso de um software de gestão pode ajudar a gerir o seu negócio.
1. Conhecer as finanças
Para começar a fazer um controle financeiro empresarial eficaz, é preciso saber como estão as finanças da organização. Muitas vezes, o empreendedor acredita que conhece as informações financeiras, mas não entende os dados de forma aprofundada.
Por isso, antes de aplicar as dicas a seguir, é preciso analisar os elementos de contas a pagar e a receber, as transações financeiras realizadas, os produtos em estoque e a necessidade de compras. A partir dessa coleta de dados, é possível analisá-los e interpretá-los, aplicando, então, as dicas que vamos apresentar a seguir.
2. Fazer um planejamento financeiro
Independentemente do que ocorre no dia a dia do empreendedor, é necessário que ele tenha um controle financeiro eficaz da sua empresa. Essa atitude envolve um período para a organização dos dados, criando rotinas que permitam manter um controle financeiro.
É importante lembrar de que o ato de fazer um planejamento financeiro oferece diversos benefícios às organizações: por meio de um bom planejamento e de um bom gerenciamento, é possível, por exemplo, evitar financiamentos e empréstimos bancários.
3. Separar gastos pessoais dos empresariais
Um erro comum para os empreendedores, especialmente para os que possuem micro e pequenas empresas, é misturar as despesas pessoais com os gastos da empresa. Essa prática deve ser abortada e, assim, o caixa da empresa terá valor suficiente para pagar as despesas organizacionais. Já as despesas pessoais ficam por conta do pró-labore, sobre o qual falaremos a seguir.
4. Obter capacitação
Tanto colaboradores quanto o próprio empreendedor devem ser capacitados frequentemente. Isso pode ser feito por meio de cursos de rápida duração, materiais online, treinamentos online e palestras. Essas capacitações também ajudam a melhorar a gestão financeira do negócio, porque permitem ao empreendedor conhecer melhor os conceitos relativos ao seu negócio e à gestão administrativa e financeira.
5. Cortar o supérfluo
Quando não se tem um controle financeiro empresarial, é comum ter vários gastos supérfluos – e o empreendedor nem se dá conta disso. Ao fazer o planejamento financeiro, todos os gastos aparecerão. Chega o momento, então, de analisá-los e verificar o que pode ser reduzido. Assim, a empresa pode elevar seus lucros e focar nos elementos fundamentais.
6. Contratar uma consultoria
Quando o desconhecimento em relação às questões financeiras é muito grande ou, então, quando o tempo destinado a essa tarefa não é suficiente, vale a pena considerar contratar um consultor. Essa pessoa, especialista em Contabilidade, vai ajudar a identificar gastos supérfluos e poderá indicar o melhor caminho financeiro a ser seguido pela organização.
7. Gerenciar o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos elementos financeiros mais importantes para as empresas. Basicamente, ele considera os valores gastos e recebidos em determinado período de tempo – de preferência, diariamente. Por ser realizado constantemente, o fluxo de caixa permite identificar fraudes e problemas, tomando decisões assertivas a respeito dessas situações.
Outra informação que pode ser obtida com o fluxo de caixa é a melhor data para o pagamento de fornecedores. Pode-se chegar a esse dado por meio da coleta do histórico de recebimentos da organização e, também, pela implantação do fluxo de caixa projetado, uma técnica que lista todos os gastos e recebimentos para os meses seguintes. Para isso, é necessário ter boa organização e incluir financiamentos, parcelamentos, duplicatas e qualquer informação financeira.
8. Definir o pró-labore
O pró-labore é a remuneração do diretor, dono, gerente ou sócio da empresa. Em muitas organizações, pessoas nesses cargos não têm muita noção das consequências de fazer retiradas do caixa da empresa. Em grande parte das vezes, nada ocorre. No entanto, deixar o caixa da empresa com pouco (ou sem) dinheiro pode representar uma grande dificuldade.
Por isso, ao definir o pró-labore, o empreendedor deve pensar em seus gastos pessoais e também nas necessidades financeiras da organização. A partir dessa delimitação do valor, não é recomendado que sejam feitos saques extras. Novamente, é importante não misturar as finanças pessoais com as do negócio.
9. Estruturar o demonstrativo de resultados
O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é um relatório no qual consta o resumo financeiro de todas as atividades da empresa, sejam elas operacionais ou não-operacionais. A partir dos dados do DRE, é possível saber se a empresa está tendo prejuízo ou lucro.
Obrigatoriamente, o DRE deve ser feito anualmente, mas também é recomendado que ele seja utilizado mensalmente a fim de aprimorar questões administrativas e gerenciais.
O DRE deve ser feito considerando as receitas e as despesas, especificando a data em que elas ocorreram. Com esses dados, o empresário consegue acompanhar a situação financeira da organização e identificar oportunidades de negócio, planejando novos investimentos.
10. Conhecer termos e conceitos técnicos
Se você quer empreender, precisa conhecer os termos e os conceitos financeiros. Veja um resumo desses termos para se atualizar:
Faturamento: valor arrecadado pela empresa considerando determinado período de tempo;
Lucro e prejuízo: representam o saldo, positivo ou negativo, depois de descontados todos os gastos;
Despesa: gastos necessários para o funcionamento da empresa, como salários, materiais, matérias-primas etc;
Investimento: valor aplicado para elevar ao máximo os lucros da organização considerando determinado período de tempo;
Capital de giro: recurso financeiro disponível para a execução das operações diárias da empresa;
Ponto de equilíbrio: momento em que as receitas estão igualadas às despesas. Nesse caso, a empresa tem dinheiro para pagar todas as suas operações, mas não chega a dar lucro.
11. Usar um software de gerenciamento
Para fazer um controle financeiro empresarial é possível usar um software de gerenciamento, que ajuda muito a monitorar as finanças. Um bom sistema para gerenciamento do sistema financeiro permite controlar o fluxo de caixa, verificar as contas a pagar e a receber, conferir gráficos e relatórios relativos a resultados financeiros, entre outros elementos.
O software de gerenciamento também vai apresentar um histórico de despesas e recebimentos, o que facilita a análise dos dados e permite tomar decisões mais assertivas.
Agora que você já entendeu melhor como fazer o controle financeiro empresarial, conferindo as 11 dicas listadas, comente no post e deixe a sua opinião.