Os 3 principais erros que a Área de Compras deve evitar - Dimensional
Há alguns anos, a área de compras deixou de ser vista apenas como administradora de crises e conquistou uma posição estratégica de prevenção de problemas e geradora de soluções.
As operações deixaram de ser realizadas manualmente e passaram a ser feitas por meio de sistemas integrados de gestão, que se ligam aos fornecedores e facilitam todo o trabalho do comprador.
O profissional de compras também deixou de ser apenas um executor de pedidos, em busca de preços mais baixos, para satisfazer o solicitante. Sua ocupação ganhou destaque e muito mais responsabilidades. Ele atua como negociador, conduz o relacionamento para fornecer não só produtos e materiais, mas serviços de qualidade à empresa e seu cliente interno.
Agora que você já sabe que a área de compras mudou e que o perfil do comprador ocupa papel importante no processo decisório, conheça 3 erros a serem evitados.
Falta de um sistema automatizado de entrega de produtos
Já que a área de compras é estratégica, não é possível alongar o tempo dos profissionais com atividades burocráticas, como a entrega de materiais e insumos. Por isso, usar um sistema que automatiza a entrega de produtos tornará muito mais fácil gerenciar todas as demais atividades inerentes ao setor de compras. Por exemplo, se uma empresa ou indústria tem grande demanda por Equipamentos de Proteção individual, por exemplo, máscaras e outros materiais de Proteção Respiratória, as Vending Machines armazenam os equipamentos e os disponibilizam aos usuários pelo tempo que forem programadas para deixá-los disponíveis.
Com a automatização da entrega, apenas pedidos de materiais específicos chegarão ao setor de compras.
Além disso, as Vending Machines oferecem soluções que acrescentam melhor gerenciamento ao trabalho da área de compras como, por exemplo:
Controle de entrega eletrônica por meio de biometria ou senha intransponível.
Registro de treinamentos realizados e controle de vencimento desses treinamentos via sistema.
Gerenciamento do uso e consumo de EPIs, por meio de vários tipos de relatórios.
Gestão da vida útil do EPI por área, por função ou operação, entre tantas outras funcionalidades.
Não ter planejamento para realizar compra emergencial
É inevitável que requisições com pedidos extraordinários sejam feitos ao departamento de compras. Sempre há um setor nas empresas que acaba se esquecendo dos prazos, não realiza um planejamento adequado ou simplesmente recebe um pedido de serviço de última hora e necessitará de material adicional.
Ninguém tem culpa por esses acontecimentos, mas é possível se preparar para as compras emergenciais. O departamento de compras pode traçar estratégias para aquisições de emergência, por exemplo:
Verificar qual é o departamento que realiza pedidos emergenciais com mais assiduidade, conversar com os responsáveis e verificar se é emergencial ou é uma requisição para estoque do setor.
Dialogar com o solicitante e verificar se a compra deve ser feita imediatamente ou qual o prazo máximo para aquisição. Sempre lembrando o requisitante que existe a possibilidade do produto não ser encontrado no curto prazo, não haver a quantidade necessária ou o preço ser elevado em razão da demanda extraordinária.
Realizar controles, não para burocratizar o trabalho, mas para facilitá-lo. O controle servirá para conhecer quais são os itens essenciais e que a maioria dos setores necessitam, quais são os pedidos incomuns, quantidades solicitadas etc. Com isso, é possível manter um planejamento interno e ter plano para as compras emergenciais.
Estabeleça as prioridades, pois ao requisitante todo pedido é urgente. Analise os pedidos e verifique o que realmente é urgente. É comum esforçar-se para comprar um material que fica vários dias parado no estoque sem ser retirado pelo solicitante.
Não ter fornecedores parceiros
Compradores que não estabelecem parceria com seus fornecedores dificilmente conseguem ser atendidos nas emergências, nos prazos ou em caso de problemas com serviços e produtos tê-los rapidamente corrigidos.
Um bom relacionamento com os fornecedores é fundamental para o adequado andamento do trabalho. Por isso, seja transparente e não prometa comprar sempre com o mesmo fornecedor se ele atender um pedido emergencial. O comprador não pode comprometer seu trabalho com mentiras e vãs promessas.
Mantenha na lista de cotações, aqueles fornecedores que cumpriram prazos, valores e se comprometeram em fornecer insumos e serviços de qualidade. Se houver relacionamento transparente de ambas partes, a parceria estará estabelecida.
Viu como a área de compras ocupa papel estratégico dentro das organizações? Por isso, o comprador deve estabelecer parcerias e ter controle absoluto das compras que realiza.