Diariamente, gerentes de projetos no mundo todo, recebem propostas aprovadas, contratos, project charter e a missão de definir e conduzir seus projetos com sucesso. Como fazê-lo? De que forma? Como atingir os objetivos do projeto e atender ao interesse de todos? E pensando neste momento com o qual me deparo freqüentemente, selecionei o tema planejamento como a única forma de identificar a melhor estratégia de implementação de projetos.
Buscando a definição do termo "estratégia" encontramos: 'Arte de aplicar os meios disponíveis ou explorar condições favoráveis com vista a objetivos específicos'.
Uma vez que o gerente de projeto identificou os objetivos , premissas e restrições do projeto, está na hora de iniciar o desenvolvimento da estratégia do projeto , ou seja , reconhecer os meios e recursos que possibilitarão ao gerente do projeto atingir os objetivos desejados por todos . Não é suficiente a escolha de um curso de ação para alcançar objetivos de projeto. Este curso de ação deve ser testado , visando garantir a probabilidade de sucesso. O conjunto de planos a serem desenvolvidos vão esclarecer ao gerente as nuances do projeto , promovendo uma revisão continua de cada plano de forma que ao término do planejamento a estratégia estará claramente definida , com a coerência e coesão necessárias.
Um plano de projeto bem integrado é a ferramenta primária para coordenação efetiva do trabalho e por localizar e guiar progresso através de iniciativas apropriadas. É um documento fundamental a ser utilizado como referência.
Um bom plano de projeto deve identificar claramente as metas , justificativas , objetivos e abrangência do projeto. Só há uma razão válida para se gastar dinheiro com um projeto: ele irá gerar ou economizar mais dinheiro do que o seu custo. Infelizmente, há uma confusão entre o objetivo de um projeto e a sua justificativa. O objetivo de um projeto é uma colocação geral sobre o que o projeto se propõe. Por exemplo: "O objetivo desse projeto é criar um sistema de estoque moderno, on-line e em tempo real que permitirá um gerenciamento melhor de nossos estoques, sempre de acordo com as necessidades dos clientes.". Uma justificativa é uma análise de custos versus benefícios, mostrando que os benefícios são maiores que os custos. Uma justificativa descreve exatamente de onde virão as melhorias ou lucros.
Com um objetivo, a justificativa se torna uma política planejada dentro do projeto. Ela se torna parte do plano de implementação do projeto e não simplesmente um desejo. Seu trabalho é garantir que as justificativas se tornem metas que a gerencia se responsabiliza em atingir.
Alguns gerentes argumentam que justificar projetos não é sua preocupação - uma vez o projeto aprovado, seu trabalho é simplesmente entregar resultados. Mas, entregar resultados significa assegurar que o cliente está satisfeito com os benefícios utilizados para justificar o projeto. Isto também significa ser capaz de defender o projeto contra cortes de verbas e reavaliar os valores quando o escopo tiver que mudar.
Tudo isso diz respeito a planejamento. O planejamento do projeto inclui planos de implementação, que normalmente prevêem treinamentos, testes em paralelo e eliminação de sistemas existentes. No entanto, para realmente apresentar resultados, o plano de implementação precisa também incluir em detalhes de como o cliente avaliará os benefícios descritos na justificativa do projeto. Se você não entende a justificativa do projeto, você não será capaz de planejar como o cliente avaliará os benefícios.
Além disso, as condições do negócio, incluindo as gerências, se alteram. Freqüentemente novos executivos irão questionar projetos em andamento. Se a justificativa original foi bem preparada, é razoável e, muito importante, realmente justifica o projeto, será fácil defendê-lo. O gerente de projeto que argumenta que a justificativa do projeto não é de sua responsabilidade, não terá armas para defendê-lo contra cortes de verbas, e o projeto dificilmente sobreviverá.
Planejamento
O Planejamento do projeto é de fundamental importância pois executar um projeto implica em realizar algo que nunca foi feito antes. O ideal é que se utilize os padrões de planejamento disponíveis na empresa , o que facilitará o trabalho. A seguir relacionaremos os planos a serem desenvolvidos, porém cabe ao Gerente de Projetos adotar aqueles que melhor atendam ao contexto do projeto e da empresa.
- Planejamento de Escopo - desenvolvendo uma declaração escrita do escopo do projeto , Justificativa do Projeto , Produtos do Projeto , Sub-Produtos do Projeto e Objetivos do Projeto quantificados ou não quantificáveis . Deve ser descrito neste plano como o escopo deste projeto e suas mudanças serão gerenciadas. A WBS é uma ferramenta essencial para detalhamento
- Planejamento do Tempo - sequenciando as atividades a serem executadas para cada item da WBS , identificando as atividades predecessoras. Estimar os Tempos de desenvolvimento de cada atividade . Elaborar a Rede de Precedências e calculando a Programação do Tempo total do Projeto com descrição, tempo, data de inicio, data de fim cedo, datas de inicio e data de fim tarde, folga total. Por fim elaborar um cronograma, com descrição das atividades , data de início, data de término e identificação de quais são as tarefas do Caminho Crítico.
- Planejamento dos Custos - Definir os s Recursos que deverão trabalhar no Projeto, Estimar os custos de cada tarefa, definindo as taxas diretas de cada recurso, custos de materiais utilizados. Definir os custos de contratações das tarefas a serem executadas por terceiros. Elaborar o orçamento total do Projeto e o Fluxo de Caixa com os desembolsos do Projeto .
- Plano de Gerenciamento da Qualidade do Projeto - Defindo as normas e procedimentos necessários para se executar o projeto com qualidade. Deve ser definido também os critérios de medição a serem utilizados em cada fase.
- Plano de Recursos Humanos - Matriz de Responsabilidades do Projeto , Histograma do Projeto , OBS do Projeto e descrição as funções de cada Stakeholder do projeto . Será aconselhável para o gerente de projeto identificar todos os interessados , direta ou indiretamente , nos resultados do projeto - os "stakeholders" . Quem são as pessoas que terão um impacto no sucesso do projeto, positivo ou negativo? Ou, quem são as pessoas que podem contribuir ou podem falir o projeto? Não podemos esquecer dos donos do empreendimento. Eles provavelmente têm mais a ganhar ou perder com o projeto.
- Plano de Comunicações - detalhamento dos métodos de colta e transmitir informações. Documentos a serem emitidos, Responsáveis pela preparação, periodicidade, mídia, recebedores de informações. E formatos.
- Plano de Risco - Identificação dos Riscos , Qualificação dos riscos , Quantificação dos Riscos , Elaboração do Plano de Contingência, ou Planos de Ações a serem utilizados , quanto de reserva de tempo e custo deverão ser alocado no projeto.
- Plano de Suprimentos e Contratações - Definir o que será comprado e modificar o WBS , que tipos de contratos serão firmados para cada item comprado. Que tipos de Documentos serão necessários para as contratações do Projeto e quais os critérios de avaliação das propostas.
Concluído todo o planejamento, este deve ser revisado pelo time de especialistas , antes de ser apresentado finalmente ao stakeholders do projeto para aprovação final. Este também é um momento importante para decidir pela continuidade ou não do projeto. O gerente de projeto e os "donos" terão avaliar se os objetivos deste projeto e toda sua estratégia de implementação estão consistentes com a missão geral do empreendimento.
Há razões muito importantes por obter "sim" como resultado de um processo formal de aprovação do plano global do projeto. Sem esta aprovação, o gerente de projeto terá dificuldades de obter o apoio necessário de seus superiores. Sem patrocínio em níveis superiores, o projeto falhará eventualmente por falta de apoio em situações críticas.
Concluindo, os processos de planejamento são o único meio confiável de identificar a melhor estratégia de implementação de um projeto, minimizando os riscos de ameaças e maximizando as oportunidades que surgem juntamento com os desafios assumidos pelo gerente de projetos.
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