O local escolhido para armazenamento dos documentos vai depender do porte do escritório de advocacia. Se for de pequeno porte, com quantidade reduzida de pastas, um armário poderá ser dedicado para arquivá-las. No caso do armário, é importante ressaltar que o ideal é que ele tenha cadeado ou chave, para evitar que qualquer funcionário tenha acesso aos documentos, sem monitoramento.
Por outro lado, para escritórios maiores, com grande quantidade de documentos, o ideal é separar um espaço específico para essa finalidade, por exemplo, uma sala. Neste local, poderão ser instalados armários ou prateleiras, para que as pastas fiquem bem organizadas.
Direcionar um funcionário específico para realizar a função de organização e controle do arquivo do escritório deixará o local mais organizado e evitará possíveis extravios, já que somente o empregado destinado a essa tarefa poderá manuseá-lo.
Essa prática também vai depender do tamanho do arquivo instalado no escritório. Se for um arquivo menor, não será necessário contratar um funcionário específico para a sua organização. Basta eleger um funcionário que já trabalhe no escritório e incluir o controle do arquivo entre as atividades que ele já realiza.
Caso contrário, para um arquivo com maior quantidade de documentos, o ideal é que um colaborador especializado seja contratado para organizá-lo e administrá-lo com mais capacidade.
Hoje, existem uma série de softwares, sites e aplicativos que auxiliam os escritórios de advocacia na sua rotina de trabalho. No caso da gestão de documentos, não poderia ser diferente. Sites especializados em armazenamento em nuvem, como o Google Drive e o Dropbox, podem ser grandes aliados no arquivo dos documentos em formato digital.