eSocial: A hora da mudança cultural é agora > Pró Data Systems - ERP WK Sistemas - Venda, Consultoria e Implantação
Quando as regras do jogo mudam, muda também a forma de se jogar, certo? O eSocial alterou a maneira como as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos trabalhadores são entregues ao governo. Só que essa mudança, apesar de não mexer na legislação, trouxe algumas dificuldades para as empresas, que estão tendo de encarar uma verdadeira mudança cultural para se adaptarem a todo processo.
Uma das principais é entender que algumas exigências do eSocial estão nas leis desde que elas foram aprovadas. E que, por práticas trabalhistas institucionalizadas, acabavam tendo uma tolerância maior, especialmente em relação aos prazos de entrega. Com a automatização trazida pelo eSocial, em que os processos são todos pela internet, essa flexibilidade de tempo acabou.
Mas não é só isso. Como o eSocial envolve a reunião e a organização de informações de vários setores, como RH, financeiro e saúde e segurança do trabalho, é preciso haver uma integração e uma melhora na comunicação entre essas áreas.
Se na sua empresa o eSocial ainda é uma dor de cabeça, fique tranquilo, pois sempre é tempo de resolver tudo e começar a cumprir essa obrigação da forma correta. Siga com a gente e veja algumas dicas para facilitar o seu dia a dia!
Como fica a entrega dos documentos em relação ao prazos
Nunca é demais repetir que as regras estabelecidas pela legislação em relação à entrega das obrigações acessórias não muda. O impacto no dia a dia da empresa está no processo de condução e na forma de envio das informações. Para facilitar seu entendimento, destacamos algumas atividades que são afetadas pelo eSocial:
Tradicionalmente, o processo de admissão é feito quando o empregado já está trabalhando. Com o eSocial, a lei precisa ser seguida à risca: o registro deve ser feito até o fim do dia anterior à contratação, além de ser necessário habilitar a recepção para o evento até 30 dias antes da data prevista para a admissão que está sendo informada. Se isso não for feito, todo o processo pode ser cancelado no sistema. Para a demissão, o envio da informação ao governo deve ocorrer em até 10 dias após a data do desligamento, mas é preciso estar atento ao aviso prévio, pois, quando ele for trabalhado, deve ser informado ao eSoical em até 10 dias de sua comunicação.
Mudanças no salário devem ser informadas ao governo até o dia sete do mês subsequente ao da competência de alteração, desde que seja antes do envio da próxima folha de pagamento. Porém, é necessário apontar a data efetiva da modificação. Se este procedimento não for cumprido, o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha e recusará o envio feito pela empresa ao eSocial.
A alteração aqui é que a sistemática vai exigir o uso do regime de competência para o fechamento da folha. Os eventos que ocorrerem dentro de um determinado mês devem ser lançados na folha deste mês e não na do próximo, um processo comum adotado por muitas empresas.
Um bom exemplo disso é o pagamento de horas extras. Algumas empresas optam por fechar o ponto entre os dias 15 e 20 do mês, jogando as horas extras realizadas após a data deste fechamento para a folha do mês subsequente. Com o eSocial, isso não vai mais poder acontecer. O mês sempre deve ir do dia 1º até 30/31.
A jornada de trabalho deve ser informada junto com as outras informações do trabalhador, como salário e função. Porém, não basta somente dizer qual é a carga horária diária, é necessário registrar o horário de entrada e saída, além do período de descanso obrigatório. E qualquer alteração precisa ser cadastrada no eSocial no momento em que ocorrer. Hoje, normalmente, as empresas fazem essas atualizações mensalmente.
Além das questões que citamos, há vários outros processos que vão precisar de adaptação, tanto em relação aos prazos quanto na forma de registrá-los e enviá-los, como o registro dos acidentes de trabalho, a entrega de atestados médicos e a alteração do contrato de trabalho. Para conferir a lista completa dos eventos do eSocial e como proceder em cada um deles, clique aqui e acesse o Manual de Orientação do eSocial.
Dicas de organização para o eSocial
A primeira atitude de uma empresa é não delegar o trabalho com o eSocial somente à área de gestão de pessoas, que normalmente é a responsável por reunir, organizar e enviar as informações ao Portal do eSocial. A cooperação de todos é essencial. Para entendermos melhor essa necessidade, vamos pegar o exemplo de um acidente de trabalho.
Quando ocorrem incidentes desse tipo, quem lida com a papelada é o gestor ou o gerente da área onde o imprevisto ocorreu. Se ele não conhecer a nova forma de trabalho que o eSocial exige, pode deixar de repassar as informações em tempo hábil, o que pode gerar multa para a empresa.
Por isso, a nossa primeira dica é a seguinte: se você ainda não apresentou o eSocial a toda a empresa, faça isso o quanto antes. Todos precisam entender do que se trata essa obrigatoriedade, como ela funciona e qual o papel de cada área. Se for preciso, faça um encontro somente com os gestores para lembrá-los de suas responsabilidades, especialmente sobre os prazos em que devem repassar as informações para registro.
Depois disso, faça uma revisão das informações referentes aos seus funcionários, também chamada de qualificação cadastral. Por mais que você já tenha enviado o cadastro do empregador e as tabelas referentes aos dados dos trabalhadores para o eSocial, ainda é possível fazer alterações. É melhor tomar essa precaução agora do que esperar e ser surpreendido por uma negativa no envio, causando problemas para o negócio.
E, claro, fique atento ao software que sua empresa está usando. Pode ser que ele não esteja totalmente adaptado às exigências do eSocial ou apresente algum problema em relação à conectividade com o programa do governo. Para qualquer situação, não pense duas vezes em procurar uma opção melhor.
Com na WK Sistemas, temos a solução ideal para atender os requisitos do eSocial com facilidade. O sistema conta com qualificação cadastral em lote, rotinas para inativar os cadastros que não serão utilizados na obrigatoriedade, verificador de inconsistências com relatório de erros e avisos, rotinas que controlam a sequência lógica e envio dos eventos para o Portal do eSocial. Entre em contato com a gente e conheça a nossa solução!