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11 ferramentas cruciais para equipes remotas durante a epidemia COVID-19
por Livia MartinsDeixe um comentário em 11 ferramentas cruciais para equipes remotas durante a epidemia COVID-19
O que antes era um sonho para muitas pessoas que trabalham agora é uma realidade, embora não nas melhores circunstâncias. Na minha história de trabalho com pessoas, eu pessoalmente não encontrei um número insignificante de pessoas que preferiram trabalhar em casa, em vez de ir a um prédio de escritórios. Pense nisso: você economiza dinheiro no deslocamento e economiza tempo (já que tempo é dinheiro, isso é o dobro da economia … eu acho). À medida que nosso mundo se torna mais digitalizado e muito dependente de chatbots, ficou mais fácil implementar uma política de "trabalhar em casa" para a maioria das empresas, e existem vários aplicativos / ferramentas por aí que tornam o trabalho em casa não apenas conveniente, mas também agradável.
Hoje vamos analisar 11 ferramentas populares que Trabalho remoto equipes poderiam usar. As categorias de ferramentas que senti que vale a pena mencionar são as seguintes:
Produtividade e controle de tempo
O artigo não inclui todas as ferramentas do mercado, mas uma análise simples das melhores ferramentas em cada categoria. Observe que alguns desses aplicativos custam dinheiro; portanto, é totalmente responsabilidade do usuário e de suas necessidades selecionar uma ferramenta com base em suas preferências específicas.
1 Ferramentas de Mensagens
1.1 1. Google Hangouts (bate-papo)
1.2 2. Folga
1.3 3. Brosix
2 Ferramentas de conferência
2.2 2. Google Hangouts (vídeo)
3 Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
3.1 1. Projeto ProProfs
3.2 2. Monday.com
3.3 3. Wrike
4 Rastreamento de produtividade e tempo
4.1 1. Médico do Tempo
4.2 2. Sereno
4.3 3. Toggl
Primeiro, examinaremos algumas ferramentas populares de mensagens que podem facilitar a vida de equipes remotas. Essas ferramentas são convenientes para enviar mensagens para pequenas correções, dicas, links e outras informações relevantes. A grande característica das ferramentas de mensagens é que não é preciso nem mesmo pegar o telefone para enviar uma mensagem a alguém. Eles podem simplesmente fazê-lo no conforto de seu laptop ou PC.
1. Google Hangouts (bate-papo)
Essa é provavelmente uma das melhores ferramentas para equipes remotas. Duas grandes vantagens do Google Hangouts é que ele é gratuito e qualquer pessoa com uma conta do Gmail tem acesso total a ele. Desde que todas as suas equipes remotas estejam com um endereço da Web comum do Gmail, o Hangouts fornecerá acesso instantâneo a todos os funcionários por bate-papo. Salas de bate-papo em grupo (com um título personalizado) também podem ser criadas para equipes que trabalham virtualmente.
A única desvantagem do uso do Hangouts é que você só poderá conversar se a outra pessoa aceitar seu convite para conversar. Isso pode ser problemático, especialmente quando você tem assuntos urgentes para discutir, e a outra pessoa está offline e não tem histórico de comunicação com você. Recomendo que todos os funcionários remotos estabeleçam conexões entre si pelo Hangouts assim que a conta for criada.
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O Slack é uma das plataformas de mensagens mais populares para os funcionários remotos da equipe. Inclui todos os benefícios do Google Hangouts. Ele abre caminho para as comunicações internas, aumentando assim a produtividade.
Existem três versões do Slack: Free, Standard e Plus. Standard e Premium custam US $ 2,67 e US $ 5 por funcionário por mês. Os preços, em comparação com o ano passado, caíram.
Pequenas e médias empresas usam o Slack Standard, enquanto as multinacionais optam pela versão Plus. O Standard permite que você colabore com funcionários fora da sua organização. Por outro lado, a versão Plus oferece o mesmo e também fornece atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, com um tempo de resposta de 4 horas.
Brosix é uma plataforma de mensagens poderosa e fácil de usar. Oferece a seus clientes uma rede de equipe privada totalmente administrável, que oferece um espaço de colaboração seguro com sua criptografia de ponta a ponta. O Brosix vem com um pacote de recursos e ferramentas exclusivas, desde uma variedade de opções de bate-papo, até compartilhamento de tela e transferências ilimitadas de arquivos. O aplicativo Brosix pode ser usado em computadores e dispositivos móveis. Isso a torna uma excelente solução para empresas que buscam melhorar sua produtividade e segurança de comunicação.
Existem dois planos que os clientes podem escolher – Business e Premium. Eles custam US $ 5 por usuário por mês com pagamentos mensais e US $ 4 por usuário / mês com pagamentos anuais (Plano de Negócios) e US $ 8 por usuário / mês com pagamentos mensais e US $ 6 por usuário / mês com pagamentos anuais (para o Premium). Os clientes têm todas as informações necessárias no Painel de controle Brosix do administrador.
Ferramentas de conferência
As salas de bate-papo são ótimas, mas às vezes é importante comunicar várias coisas a um grupo maior de pessoas … com expressões faciais. Obter grandes idéias para muitas pessoas é um grande inconveniente em uma sala de bate-papo, especialmente quando as pessoas têm muitas perguntas. É aí que entram os aplicativos de videoconferência.
Certamente, você viu capturas de tela do Zoom nas plataformas de mídia social durante esta pandemia. As pessoas o usam para discussões em grupo, reuniões, festas on-line etc. A versão paga custa apenas US $ 14 por mês, que deve ser paga pelo host das videochamadas.
O zoom funciona com base no número de anfitriões e convidados. O organizador cria o evento com uma descrição, incluindo o conteúdo da reunião, o horário e a agenda. Esta descrição incluirá a senha criada e um ID gerado automaticamente. Os convidados podem usar o link para ingressar na reunião ou inserir manualmente o ID e a senha no aplicativo ZOOM.
O Zoom também possui um registro de bate-papo para fazer perguntas e fornecer comentários, recurso de compartilhamento de tela e outras ferramentas, como a realização de pesquisas e a capacidade do host de silenciar um ou todos os convidados.
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Mas a principal desvantagem é que as chamadas de videoconferência na versão gratuita são desconectadas automaticamente após 40 minutos. Você pode ingressar na conversa novamente usando o mesmo link, mas precisa lidar com a inconveniência a cada 40 minutos.
2. Google Hangouts (vídeo)
Gratuito é bom e, conforme discutido anteriormente, o Google Hangouts é gratuito. Depois de usar o Hangouts, posso dizer que é uma das melhores ferramentas gratuitas para videoconferência. Sua principal vantagem é a acessibilidade.
O convite para a reunião é simplesmente enviado por email. Ao aceitar, ele aparecerá no seu calendário do Google. Isso incluirá uma descrição da reunião, lista de participantes e um link para a vídeo chamada do Hangouts. Ele suporta recursos de compartilhamento de tela, legendas ocultas bastante precisas e bate-papo. Você pode ver como isso é acessível para uma empresa que já usa o G Suite.
O desafio colocado aos funcionários que trabalham remotamente é que eles não podem se reunir fisicamente e colaborar nos projetos de planejamento e nas tarefas envolvidas. É aqui que as ferramentas de gerenciamento de projetos são mais úteis.
As ferramentas de gerenciamento de projetos são usadas pelas equipes para organizar seus projetos e as minúcias envolvidas sistematicamente. Tais ferramentas devem incluir recursos como planejamento / programação, colaboração, documentação e avaliação.
Projeto ProProfs é um aplicativo completo de gerenciamento de projetos e colaboração de equipe que pode ajudar os funcionários remotos a ter controle completo sobre suas tarefas, prazos, projetos etc. As equipes remotas podem concluir facilmente seu trabalho usando esta ferramenta, pois não exige nenhuma tipo de conhecimento técnico.
Oferece recursos avançados como 'gráficos de Gantt', 'rastreamento de tempo', 'compartilhamento de arquivos', 'faturamento automatizado' etc. etc. Você pode desfrutar de recursos básicos em seu 'plano gratuito'. Para os premium, escolha qualquer um dos modelos pagos 'Essentials' e 'Premium' que custam US $ 2 e US $ 4 por usuário / mês (cobrados anualmente).
Monday.com serve como uma ferramenta de gerenciamento de projeto de ponta a ponta, ajudando a criar contornos detalhados, monitoramento, colaboração no andamento do trabalho e relatórios dos resultados.
Essa ferramenta inclui a visualização do progresso em placas compartilháveis ​​em tempo real que conectam todas as partes interessadas e a comunicação centralizada. Inclui planos básico, padrão e profissional com preços de US $ 8, US $ 10 e US $ 16 por mês para cada usuário, respectivamente.
O Wrike possui praticamente os mesmos recursos de gerenciamento de projetos do Monday.com, exceto que ele não possui modelos personalizáveis ​​e recursos de gerenciamento de ideias. Uma vantagem é que a versão pro do Wrike é atualmente gratuita e cada versão oferece uma avaliação gratuita antes da compra.
Rastreamento de produtividade e tempo
As equipes remotas geralmente encontram muitas distrações, o que, por sua vez, leva a que o tempo diminua. Não importa o quão insignificantes sejam as distrações, pois elas sempre resultam em aumento de horas improdutivas. Confira estas ferramentas para manter sua produtividade e tempo sob controle:
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1. Médico do Tempo
Time Doctor é uma ferramenta que monitora funcionários e acompanha o tempo. Além disso, também é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. De acordo com local na rede Internet, os usuários relataram um aumento de 22% em sua produtividade.
Os recursos do aplicativo incluem capturas de tela automatizadas de trabalho, monitoramento de bate-papos, rastreamento de intervalos e alertas de perda de tempo. Esta é a ferramenta perfeita para os freelancers que cobram por hora. Como outras ferramentas, o Time Doctor oferece três planos: Básico, Padrão e Premium, custando US $ 7, US $ 10 e US $ 20 por mês, respectivamente. Cada plano inclui uma avaliação de 14 dias.
Serene é um aplicativo para Mac que ajuda a minimizar as distrações e ajuda a manter o foco no seu trabalho diário. Serene opera em dois princípios: definindo uma única meta diária e bloqueando distrações.
Os princípios são baseados em dois estudos. o primeiro estudo mostra que a multitarefa é prejudicial à produtividade e pode reduzi-la. o segundo estudo aponta que distrações do trabalho e multitarefa podem causar danos ao cérebro. Essa ferramenta torna o usuário estabeleça um objetivo diário, que pode ser dividido em tarefas de 20 a 60 minutos (com base no estudo de que o cérebro humano médio perde o foco após 20 minutos de trabalho), durante o qual Serene silencia o telefone do usuário bloqueando todas as notificações e sites que mais distraem.
Ao usar esta ferramenta, você pode dar 100% de atenção ao trabalho e fazer pausas programadas. Ao adotar uma "abordagem defensiva" contra distrações, Serene ajuda o usuário a obter a máxima produtividade do trabalho.
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Toggl permite que o usuário controle quanto tempo gastou trabalhando para poder cobrar do empregador adequadamente. Para o empregador, isso é vantajoso, pois eles podem monitorar claramente o horário de trabalho de seus trabalhadores remotos e pagá-los adequadamente.
Toggl tem planos iniciais e premium, que custam US $ 9 e US $ 18 por mês, respectivamente.
Agora que vimos as ferramentas que podem nos ajudar, aqui estão algumas dicas sobre como usá-las:
Verifique se a ferramenta usada se adequa ao seu estilo, principalmente antes de fazer uma compra.
Utilize as versões de avaliação antes de comprar um aplicativo e leia várias revisões.
Não tenha medo de tentar à moda antiga de vez em quando. Os aplicativos não fazem tudo por você, e às vezes uma ligação e um bom lápis e papel velhos podem ser mais úteis.
Alguns aplicativos podem funcionar melhor para algumas pessoas do que para outras. Certifique-se de que você é quem está no controle da ferramenta e não o contrário.