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MANUAL DE EXECUÇÃO NACIONAL
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Nicolas Galvão Abreu
1 MANUAL DE EXECUÇÃO NACIONAL DE PROJETOS 1 o. de Fevereiro de 2006 PROGRAMA DAS NAÇÕES UNIDAS PARA O DESENVOLVIMENTO Manual NEX PNUD Página 1
2 Nada contido no presente Manual deverá ser interpretado como renúncia, tácita ou expressa, aos privilégios e imunidades garantidos ao PNUD por força da Convenção sobre Privilégios e Imunidades das Nações Unidas ou por qualquer outro tratado, convenção, acordo e ato internacional. Manual NEX PNUD Página 2
3 ÍNDICE GLOSSÁRIO.. Página 4 INTRODUÇÃO... Página 5 CAPÍTULO I MARCO INSTITUCIONAL E LEGAL... Página 6 CAPÍTULO II MARCO OPERATIVO.. Página 8 CAPITULO III RECURSOS HUMANOS. Página 14 CAPITULO IV AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS Página 22 CAPITULO V- RECURSOS FINANCEIROS, ORÇAMENTO E AUDITORIA Página 26 Manual NEX PNUD Página 3
4 GLOSSÁRIO TERMO ABC ERP AA AP BID BIRD CCA CDR CFO CPP Custo Compartilhado DEX MYFF ONG ONU PHF PRODOC PRRF TA UNDAF SIGNIFICADO Agência Brasileira de Cooperação órgão do Ministério das Relações Exteriores responsável pela cooperação técnica prestada e recebida pelo Brasil Tipo de Sistema de Gestão utilizado pelo PNUD Advanced Authorization modalidade com prazo determinado que autoriza o início de ações antes da assinatura do documento de projeto Assistência Preparatória Banco Interamericano de Desenvolvimento Banco Mundial Common Country Assessment - instrumento do Sistema das Nações Unidas voltado à análise do estágio de desenvolvimento nacional Combined Delivery Report - Relatório Contábil Oficial do Projeto Country Office Information Catálogo de Informações sobre os Escritórios Locais do PNUD Custo por Percurso Percorrido método utilizado para cálculo de reembolso de combustível Modalidade de financiamento de projetos mediante contribuição de recursos próprios do beneficiário Direct Execution - Modalidade de Execução de Projetos diretamente pelo PNUD Multi-Year Funding Framework Instrumento Corporativo de Planejamento do PNUD Organização Não-Governamental Organização das Nações Unidas Personal History Form Formulário de Histórico Pessoal Project Document Documento de Projeto Ato Complementar a um Acordo Básico entre o Governo brasileiro e um Organismo Internacional cooperante para a implementação de um projeto de cooperação técnica internacional Project Results and Resources Framework - Matriz de Resultados e Recursos de Projeto Travel Authorization - Autorização de Viagem United Nations Development Assistance Framework Marco de Assistência das Nações Unidas para o Desenvolvimento Manual NEX PNUD Página 4
5 INTRODUÇÃO O presente Manual estabelece procedimentos complementares para implementação de Projetos executados pelo Governo brasileiro em parceria com o PNUD no Brasil, em conformidade com as regulamentações corporativas deste organismo e a realidade do contexto brasileiro. O disposto neste Manual não se aplica aos projetos de execução direta - (DEX), aqueles de cooperação técnica prestada a países em desenvolvimento (CTPD) e aqueles implementados por Organizações Não- Governamentais, os quais estão sujeitos a normas e procedimentos contidos em manuais específicos. Os órgãos ou entidades nacionais executores de projetos em parceria com o PNUD deverão também observar a legislação específica do Governo brasileiro a eles dirigida no âmbito da cooperação técnica internacional. Nada contido no presente Manual deverá ser interpretado como renúncia, tácita ou expressa, aos privilégios e imunidades garantidos ao PNUD por força da Convenção sobre Privilégios e Imunidades das Nações Unidas ou por qualquer outro tratado, convenção, acordo ou ato internacional. A Convenção sobre Privilégios e Imunidades das Nações Unidas, promulgada pelo Decreto n.º , de 16 de fevereiro de 1950, não se estende a servidores e contratados temporários dos órgãos ou entidades nacionais executores de projetos de cooperação técnica internacional nem aos consultores contratados no âmbito de tais projetos. Manual NEX PNUD Página 5
6 DO CONTEXTO INSTITUCIONAL E LEGAL CAPÍTULO I MARCO INSTITUCIONAL E LEGAL 1.1. O Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento PNUD é um órgão subsidiário da Organização das Nações Unidas, criado em 1965 nos termos da Resolução 2029 da Assembléia Geral das Nações Unidas, como resultado da fusão do Programa Ampliado de Assistência Técnica e do Fundo Especial das Nações Unidas, tornando-se operacional efetivamente em 1º de janeiro de No Brasil, o PNUD iniciou suas atividades ainda na década de A missão do PNUD é a promoção do Desenvolvimento Humano Sustentável objetivando a erradicação da pobreza, a redução das desigualdades e a sustentabilidade do desenvolvimento. Em resposta ao compromisso dos líderes mundiais em relação aos Objetivos de Desenvolvimento do Milênio (ODMs), o PNUD foi designado pelo Secretário Geral da ONU para coordenar, em todo o mundo as atividades do Sistema das Nações Unidas em relação aos ODMs A Assembléia Geral e o Conselho Econômico e Social das Nações Unidas estabelecem as políticas do PNUD e monitoram suas operações por meio do Conselho Executivo (Executive Board). O PNUD tem sede em Nova Iorque e seu Administrador é responsável por prestar contas ao referido Conselho Executivo sobre as operações do PNUD em nível mundial, regional e nacional O Representante Residente do PNUD é o representante designado pelo Administrador do organismo para atuar em nível nacional As Resoluções 47/199 e 44/211 da Assembléia Geral das Nações Unidas determinam que a modalidade de execução nacional (NEX) seja adotada como regra para execução dos projetos, pela qual as entidades governamentais assumem a responsabilidade pela gestão dos projetos e programas, a transformação de insumos em produtos e a realização dos resultados que contribuem para o desenvolvimento do país No Brasil, o PNUD é parceiro do Governo brasileiro provendo cooperação e assessoria técnica na implementação de projetos e programas voltados ao desenvolvimento do país A atuação do PNUD no Brasil está legitimada pelo Acordo Básico de Assistência Técnica entre o Governo dos Estados Unidos do Brasil e a Organização das Nações Unidas, a Organização Internacional do Trabalho, a Organização das Nações para Alimentação e Agricultura, a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, a Organização de Aviação Civil Internacional, a Organização Mundial de Saúde, a União Internacional de Telecomunicações, a Organização Meteorológica Mundial, a Agência Internacional de Energia Atômica e a União Postal Internacional, firmado em 29 de dezembro de 1964 e promulgado pelo Decreto nº , de 23 de setembro de As Assistências Preparatórias, Documentos de Projetos e demais instrumentos congêneres constituem-se atos complementares ao acordo acima mencionado. Manual NEX PNUD Página 6
7 1.9. A Agência Brasileira de Cooperação ABC, vinculada à estrutura do Ministério das Relações Exteriores (MRE), é o órgão do Governo brasileiro encarregado da coordenação e acompanhamento de programas e projetos brasileiros de cooperação técnica executados com base nos acordos firmados pelo Brasil com outros países e com organismos internacionais. Manual NEX PNUD Página 7
8 DA METODOLOGIA CAPÍTULO II MARCO OPERATIVO 2.1 A metodologia de Gestão por Resultados é adotada pelo PNUD para planejar, gerenciar e reportar os resultados alcançados pelos projetos e programas. 2.2 Em nível corporativo, a estrutura de gestão por resultados reflete orientações derivadas dos seguintes instrumentos de programação, planejamento e gestão: (i) (ii) Marco de Assistência das Nações Unidas para o Desenvolvimento (United Nations Development Assistance Framework) - define uma abordagem unificada dos objetivos comuns de desenvolvimento e estratégia cooperativa das Nações Unidas para apoiar o governo e a sociedade na realização dos Objetivos do Desenvolvimento do Milênio e outros compromissos nacionais assumidos nos tratados e convenções internacionais e instrumentos de direitos humanos do Sistema das Nações Unidas; Programa de Cooperação com o País (Country Programme) identifica as áreas temáticas e estratégias de cooperação que orienta a atuação do PNUD em um país durante 4-5 anos; (iii) Marco Plurianual de Resultados e Recursos (Multi-Year Funding Framework MYFF) - instrumento corporativo de planejamento que identifica metas anuais de produtos e recursos necessários para o alcance dos resultados desejados. O PNUD envia um relatório anual para sua sede consolidando as contribuições dos projetos ao desenvolvimento do país. DO DOCUMENTO DE PROJETO - PRODOC 2.3 A parceria entre o PNUD e o Governo brasileiro visa produzir mudanças tangíveis com relação a uma situação identificada como problemática no contexto do País. Nos documentos de suporte estão detalhados os resultados, produtos e atividades, orçamentos, cronogramas e as responsabilidades das partes. 2.4 O compromisso do PNUD é com a transparência das ações e a mensuração de resultados. Cada Projeto é desenhado e elaborado com os mecanismos de gestão apropriados, incluindo a prestação de contas e os cenários desejados ao final de sua execução. 2.5 Os Projetos executados em parceria com o PNUD deverão estar alinhados com a missão deste organismo internacional, que passa pela promoção do Desenvolvimento Humano Sustentável e o alcance dos Objetivos de Desenvolvimento do Milênio - ODM, vinculando-se às seguintes estratégias de atuação: - Combate à pobreza e desigualdade; - Promoção da governança democrática; - Apoio à implantação de políticas públicas e ao desenvolvimento local integrado, a prevenção de crises e a recuperação de países devastados; - Desenvolvimento sustentável de energia e meio-ambiente; - Prevenção e desenvolvimento de áreas em conflito; - Disseminação da tecnologia da informação e comunicação em prol da inclusão digital; - Prevenção e controle de HIV/AIDS; - Defesa e promoção dos direitos humanos. Manual NEX PNUD Página 8
9 2.6 Os Projetos PNUD deverão ter como princípios básicos, desde a sua formulação: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Participação: promoção de parcerias entre governo, sociedade civil, instituições financiadoras internacionais, agências das Nações Unidas, dentre outros; Direitos Humanos, Gênero, Raça e Cidadania: os Projetos do PNUD deverão incorporar estes temas ao seu desenho e implementação; Sustentabilidade Ambiental: os Projetos e demais programas devem ser sustentáveis com relação ao meio-ambiente; Sustentabilidade: as ações dos Projetos de cooperação técnica internacional devem incorporar estratégias para o desenvolvimento de capacidades. Uma estratégia de saída deve assegurar que os órgãos e entidades executores nacionais assumam de forma autônoma suas atividades quando do encerramento da assistência prestada; Desenvolvimento de capacidades: a aspiração fundamental de um programa ou Projeto PNUD deve ser o desenvolvimento de capacidades nos indivíduos, grupos, organizações e comunidades. 2.7 A parceria entre o Governo brasileiro e o PNUD está embasada, em geral, em um dos seguintes documentos: (i) (ii) A Assistência Preparatória (AP) é utilizada quando já existe um entendimento comum entre os parceiros sobre o objeto e áreas de cooperação. A Assistência Preparatória inclui entre seus produtos a elaboração do Documento de Projeto. Este instrumento tem duração máxima de um ano e é firmado pelo PNUD, pelo órgão ou a entidade executora nacional e a ABC. O Documento de Projeto (PRODOC) é o instrumento utilizado para a fase de implementação plena do Projeto. O conteúdo básico deste documento, podendo ser complementado por outros elementos, contempla os seguintes itens: - Capítulo I - Análise da Situação: a questão a ser equacionada, a situação prevista no final do Projeto e beneficiários previstos; - Capitulo II - Estratégia: estratégia nacional sobre a questão; estratégia do Projeto; contribuição do PNUD para a questão; vínculos do Projeto com o Programa de Cooperação entre PNUD e o Governo Brasileiro; - Capitulo III - Resultados Esperados e Recursos Necessários: matriz de resultados, produtos, insumos e recursos orçamentários; metas anuais e plano anual de trabalho; - Capitulo III - Arranjos de Implementação: arranjos de execução; arranjos de coordenação; responsabilidade de cada parceiro; pré-requisitos e obrigações; - Capitulo IV - Arranjos de monitoramento e avaliação: acompanhamento, sistematização e disseminação de boas práticas geradas pelo Projeto; - Capitulo V - Contexto Legal; - Capitulo VI - Orçamento; - Anexos. 2.8 A Autorização de Adiantamento - Advance Authorization (AA) é um instrumento utilizado em casos excepcionais objetivando dar início a atividades urgentes de um Projeto já aprovado e pendente apenas da finalização de trâmites burocráticos para entrar em vigor. A duração deste instrumento é de 60 dias e é assinado somente pelo PNUD; Manual NEX PNUD Página 9
10 2.9 O Projeto entra em vigor na data da assinatura do primeiro instrumento (seja ele AA, AP ou PRODOC) e sua duração é de até 07 (sete) anos, já computados os períodos da Assistência Preparatória, da Autorização de Adiantamento, de revisões e prorrogações. DA APROVAÇÃO DE DOCUMENTO DE PROJETO E/OU ASSISTÊNCIA PREPARATÓRIA E DE SUAS REVISÕES 2.10 O órgão ou a entidade executora nacional deve encaminhar solicitação formal à ABC, manifestando e justificando o interesse em elaborar um Projeto a ser implementado em parceria com o PNUD Mediante esta solicitação, serão realizados encontros técnicos entre as partes órgão ou a entidade executora nacional, ABC e PNUD - para discutir a formulação do Projeto e o tipo de assistência a ser prestada pelo PNUD A Não-Objeção das instituições financiadoras, quando for o caso, deve ser solicitada pelo órgão ou a entidade executora nacional para formalizar a concordância do financiador com os objetivos do Projeto e a participação do PNUD na sua implementação A avaliação da proposta de um Projeto é feita pelo Comitê de Avaliação de Projetos (Project Appraisal Committee PAC), que é composto pelas partes diretamente envolvidas ABC, órgão ou a entidade executora nacional e PNUD, bem como por outros parceiros e agências do Sistema ONU, quando aplicável. O Comitê é presidido pelo PNUD Uma vez aprovado pelo PAC, o documento segue para assinatura pelo órgão ou a entidade executora nacional, ABC e PNUD, nesta ordem. Neste momento, o Documento de Projeto ou de Assistência Preparatória já deverá ter incorporado todos os ajustes eventualmente identificados Por mútuo acordo, as partes podem introduzir modificações no Documento do Projeto e no seu orçamento a qualquer momento. Estas modificações ou ajustes são chamados Revisões de Documento de Projeto. DOS ARRANJOS DE IMPLEMENTAÇÃO 2.16 Os arranjos de implementação são baseados na metodologia de Gestão por Resultados e guiados pelos princípios de formulação de Projetos PNUD A Execução Nacional, conforme definição neste Manual, é a modalidade na qual uma entidade governamental gerencia programas ou projetos e inclui: (i) (ii) serviços de apoio e suporte do PNUD na formulação, no monitoramento e na avaliação de programas e Projetos, fornecimento de relatórios financeiros e aquisições de bens e serviços, dentre outras atividades; execução descentralizada: o sistema descentralizado de Execução Nacional implica uma relação direta entre os órgãos ou entidades executores nacionais e o PNUD, na qual a Direção Nacional do Projeto é responsável por todas as solicitações de ações administrativas Os órgãos ou entidades executores nacionais poderão solicitar o apoio de outras entidades para implementar algumas ações especificas de um Projeto, desde que previamente acordado entre as partes: Manual NEX PNUD Página 10
11 (i) (ii) Essas entidades, denominadas agências implementadoras, são selecionadas pelo PAC de acordo com as normas do Manual de Programação do PNUD (Programming Manual). Esta seleção é feita motivadamente e mediante registro em ata do PAC assinada por todos os membros. O instrumento jurídico que rege as relações com as agências implementadoras é uma Carta de Acordo. A hipótese acima não exclui outras do Manual de Programação do PNUD (Programming Manual) em que a utilização do instrumento de Carta de Acordo/Memorando de Entendimento também é prevista. ARRANJOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO 2.19 Os arranjos de monitoramento e avaliação são baseados na metodologia de Gestão por Resultados e guiados pelos princípios de formulação de projetos PNUD Os arranjos de Monitoramento e Avaliação de Projetos são fundamentais para o bom andamento do Projeto e para a garantia de seus resultados e, portanto, sua realização deverá estar prevista no Documento de Projeto. Estas atividades são realizadas em conjunto entre o órgão ou entidade executora nacional, o PNUD e outras entidades envolvidas Os Projetos deverão prever a periodicidade e recursos (humanos, financeiros, etc), conforme necessário, para a realização de atividades de monitoramento e de avaliação Atividades de monitoramento e avaliação podem ser realizadas por agentes internos (missões entre componentes do órgão ou entidade executora nacional, o PNUD e outros parceiros) ou agentes externos (consultores independentes). Caso atividades de monitoramento e/ou avaliação sejam realizadas por pessoa física ou jurídica especificamente contratada no âmbito do Projeto (consultorias independentes), a contratação deverá seguir as normas aplicáveis de contratação de pessoal e de serviços O monitoramento é uma função contínua que visa identificar o progresso do Projeto rumo aos resultados desejados ou eventuais obstáculos de execução que venham a dificultar o alcance destes objetivos. Neste sentido, todos os Projetos deverão manter atividades de monitoramento O monitoramento pode ser de dois tipos: (i) (ii) de Implementação: visa monitorar processos referentes à execução e gestão de um Projeto, segundo o Plano de Trabalho estabelecido no Documento de Projeto. O objetivo é buscar evitar empecilhos e verificar o progresso de execução de atividades e produtos do projeto. Instrumentos de aferição: relatórios de provisão de insumos, relatórios financeiros, acompanhamento de processos de contratação, dentre outros. De Resultado: foco na percepção de mudança gerada pela ação do Projeto, com base em marco zero e nos indicadores de Resultado definidos do Documento de Projeto, bem como no acompanhamento de performance de produtos que contribuem para os resultados estabelecidos. Instrumentos de aferição: produtos de consultoria, relatórios de progresso periódicos e finais de Projeto, avaliações periódicas, dentre outros. Manual NEX PNUD Página 11
12 2.25 São consideradas atividades de monitoramento: reuniões técnicas, visitas de campo, missões, reuniões tripartites, dentre outras, conforme especificidades do Projeto A função de avaliação visa verificar o alcance dos resultados do Projeto e da mudança desejada. Visa ainda melhorar a cooperação técnica, extrair lições aprendidas, recomendações para o futuro além da identificação e disseminação de boas práticas As avaliações poderão ser feitas por Projeto, por grupos de Projetos que contribuam para um mesmo resultado macro previsto no Programa de Cooperação do PNUD com o País (Country Programme) ou poderão ainda ser baseadas em áreas temáticas Os Projetos deverão ser formalmente avaliados ao menos uma vez durante sua vigência. DOS INSTRUMENTOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 2.29 Conforme as diretrizes da execução nacional descentralizada, o órgão ou a entidade executora nacional designará o Diretor Nacional de Projeto de cooperação técnica internacional, que deverá ser integrante de quadro de pessoal efetivo ou ocupante de cargo em comissão Compete à Direção Nacional do Projeto: (a) definir a programação orçamentária e financeira, por exercício; (b) responder pela execução; e (c) indicar os responsáveis pela implementação do Projeto dentro do órgão ou entidade executora nacional Com o intuito de prover suporte adequado à implementação e ao monitoramento dos Projetos, o PNUD disponibiliza acesso a sistemas de gerenciamento, com acompanhamento da contratação de pessoas físicas e jurídicas, operações administrativo-financeiras, controle orçamentário e geração de relatórios gerenciais Os sistemas concentram dados oficiais sobre a execução dos Projetos e servem de base de consulta para os exercícios de auditoria Cabe à Direção Nacional do Projeto arquivar a documentação de suporte para cada ação processada eletronicamente dentro dos sistemas, conforme normas e procedimentos aplicáveis a cada caso O PNUD provê treinamento e apoio técnico para o uso e o bom funcionamento dos sistemas, em conformidade com as normas e os regulamentos aplicáveis à execução descentralizada de Projetos Compete ao órgão ou a entidade executora nacional zelar para que as ações financiadas com recursos do Projeto sejam realizadas com vínculo estreito aos objetivos do Projeto e em conformidade com as normas e os regulamentos aplicáveis à execução descentralizada. SISTEMA ERP 2.36 O ERP (Entreprise Resource Planning) é um sistema integrado de gerenciamento de processos com informação disponível em tempo real sobre a execução dos Projetos. Manual NEX PNUD Página 12
13 2.37 A estrutura e os manuais do sistema ERP utilizados pelo PNUD estão disponíveis na Extranet (https://www.pnud.org.br/extranet), onde são permanentemente atualizados Para utilização do Sistema ERP no âmbito de um Projeto de Execução Nacional, o órgão ou a entidade executora nacional deve firmar Carta de Entendimento disponibilizada pelo PNUD, em que ficam designados os usuários autorizados ao uso do referido sistema Os usuários autorizados terão perfis específicos dentro do sistema conforme função/nível de responsabilidade a eles atribuídos. São eles aprovador, certificador e digitador Por questões de segurança e responsabilização, não será permitido que usuários acumulem perfis. O aprovador e o certificador deverão ser servidores públicos ou ocupantes de cargos em comissão Qualquer alteração referente à inclusão ou exclusão de usuários do sistema deverá ser solicitada ao PNUD formalmente pelo órgão ou a entidade executora nacional As solicitações de esclarecimentos sobre o uso do sistema ERP deverão ser direcionadas à equipe de suporte ERP por meio do EXTRANET 2.42 A Extranet (https://www.undp.org.br/extranet) é um sistema aos moldes da Internet que concentra os procedimentos de contratação de pessoa física, cadastro de consultores e disponibiliza informações sobre contratos de pessoas físicas, finanças, orçamento e compras. A Extranet tem estreita ligação com o Sistema ERP para efeito de atualização e uniformização dos dados que circulam entre os dois sistemas Para utilização inicial da Extranet é necessário que a Direção Nacional do Projeto informe ao PNUD os usuários a serem cadastrados, indicando nome completo, função, CPF, data de nascimento, telefone e endereço de correio eletrônico, bem como as opções de ação e consulta a serem disponibilizados aos referidos usuários A inclusão de novos usuários do sistema deverá ser solicitada ao PNUD via Extranet, em link próprio (link Gerenciamento de Projetos / Solicitação de novo usuário na Extranet ), pela Direção Nacional do Projeto ou servidor por ela designado Qualquer alteração referente à exclusão de usuários do sistema deverá ser solicitada diretamente ao PNUD via As solicitações de esclarecimentos sobre o uso da extranet deverão ser direcionadas à equipe de suporte à extranet, por meio do Manual NEX PNUD Página 13
14 CAPÍTULO III RECURSOS HUMANOS CONTRATAÇÃO DE CONSULTORES DAS DIRETRIZES E NORMAS 3.1 Os Contratos de Serviço (Service Contract) são destinados a profissionais brasileiros e estrangeiros, residentes no Brasil ou no exterior, para prestação de serviços técnicos de consultoria no âmbito de projetos de cooperação técnica na modalidade de execução nacional. 3.2 Toda a remuneração proveniente dos Contratos de Serviço está sujeita a tributação em conformidade com a legislação do país de residência do consultor, sendo de responsabilidade do profissional contratado o recolhimento dos tributos incidentes sobre a remuneração recebida. 3.3 As condições gerais de contratação serão disciplinadas nos Contratos de Serviço e nos termos de referência correspondentes, que deverão definir com objetividade e clareza os produtos a serem entregues, estabelecer os critérios e forma de apresentação dos trabalhos a serem desenvolvidos, bem como evidenciar as qualificações específicas exigidas dos profissionais a serem contratados, sendo vedado o seu desvio para o exercício de outras funções. 3.4 Os serviços técnicos de consultoria serão prestados em absoluto estado de autonomia, sem subordinação jurídica, com prazo de realização determinado e que, prévia e comprovadamente, não possam ser desempenhados por servidores públicos do órgão ou da entidade executora nacional. 3.5 É de responsabilidade do órgão ou da entidade executora nacional a observância das normas e diretrizes estabelecidas pelo Governo brasileiro para efeito de contratação de recursos humanos no âmbito da cooperação técnica internacional. 3.6 A Convenção sobre Privilégios e Imunidades das Nações Unidas não é extensiva aos profissionais detentores de Contrato de Serviços. 3.7 É vedada a contratação de: (i) (ii) funcionários de órgãos e agências do Sistema das Nações Unidas; descendente ou ascendente até segundo grau de pessoa detentora de cargo no Projeto As hipóteses acima não excluem outras que no entendimento do PNUD possam caracterizar conflito de interesse. 3.8 Será exigido do futuro contratado, no momento de sua contratação, a comprovação de sua inscrição na Previdência Social, cabendo exclusivamente ao contratado, contribuinte individual do Regime Geral de Previdência Social, o pagamento das contribuições devidas. 3.9 O PNUD se reserva ao direito de solicitar ao órgão ou a entidade executora nacional esclarecimentos e providências adicionais quanto ao processo de seleção e ao consultor recomendado para contratação. Manual NEX PNUD Página 14
15 3.10 O disposto neste Capítulo não se aplica aos Voluntários das Nações Unidas, cujas condições de serviços estão previstas em regulamento próprio aplicável a esta modalidade. DOS PROCEDIMENTOS GERAIS DO TERMO DE REFERÊNCIA 3.11 A contratação deverá ser compatível com os objetivos constantes dos respectivos termos de referência e do plano de contratações contidos nos projetos de cooperação técnica A elaboração do termo de referência antecede todo o processo de seleção e contratação de consultoria Os termos de referência para contratação de consultoria deverão estabelecer critérios e formas de apresentação do produto a ser desenvolvido, assim como suas eventuais etapas. DA SELEÇÃO 3.14 A seleção observará princípios universais de impessoalidade, publicidade, razoabilidade, proporcionalidade e eficiência, bem como a programação orçamentária e financeira constante do Documento de Projeto A seleção será feita de acordo com os requisitos definidos no Termo de Referência e com base em análise curricular e de demais fatores de ordem técnica e financeira Concluída a seleção, o órgão ou a entidade executora nacional submeterá ao PNUD eletronicamente a solicitação de contratação do profissional selecionado utilizando-se dos sistemas de gerenciamento de projetos disponibilizados pelo PNUD A documentação referente ao consultor deverá permanecer nos arquivos do Projeto. O arquivo para cada consultor inclui: (i) (ii) O processo seletivo, contrato assinado, o termo de referência e o PHF com todas as informações e anexos aplicáveis; Cópia dos produtos entregues, conforme termo de referência A forma de apropriação de custos com deslocamentos e hospedagem dos profissionais contratados para a execução dos serviços técnicos deverá estar disciplinada no termo de referência. DO PAGAMENTO 3.19 Para os profissionais brasileiros ou estrangeiros residentes no exterior, detentores de contratos internacionais, os pagamentos serão realizados em dólares norte-americanos Para os profissionais brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil, detentores de contratos nacionais, os pagamentos serão realizados em Reais. Manual NEX PNUD Página 15
16 3.21 A autorização do órgão ou da entidade executora nacional para pagamento dos serviços técnicos de consultoria estará condicionada à entrega e aceitação do produto correspondente Os pagamentos deverão ser inseridos no sistema e aprovados pelo órgão ou entidade executora nacional via Sistema ERP, especificando a parcela a ser paga, anexando em meio eletrônico a documentação comprobatória de recebimento e aceitação do produto correspondente e autorizando o pagamento respectivo (conforme manuais operativos do Sistema ERP disponíveis na Extranet PNUD) Os Contratos de Serviço de que trata o presente Capítulo poderão ser objeto de aditamento desde que não implique em acréscimo dos valores originariamente contratados Admite-se, em situações que demandem investimentos iniciais, adiantamento de, no máximo, 20 (vinte por cento) do valor total dos serviços contratados, mediante justificativa encaminhada formalmente pelo órgão ou entidade executora nacional ao PNUD e apresentação pelo contratado de correspondente justificativa e memória de calculo do adiantamento. DO PROCEDIMENTO 3.25 As contratações serão submetidas à análise e aprovação do PNUD por meio do ingresso das informações devidas na Extranet do PNUD Aprovada eletronicamente a solicitação de contratação pelo PNUD, o órgão ou a entidade executora nacional receberá autorização para impressão do contrato em três vias e assinatura pelo contratado. O contrato será posteriormente enviado ao PNUD para assinatura, onde uma via ficará arquivada. O órgão ou entidade executora nacional deverá manter uma via em seus arquivos e encaminhar outra ao contratado As solicitações de contratação devem ser encaminhadas ao PNUD acompanhadas da seguinte documentação de suporte: Termos de Referência TOR; Histórico Pessoal Formulário de Histórico Pessoal (Personal History Form PHF) devidamente atualizado; Proposta do Contratado e Relatório Fundamentado do processo seletivo e da escolha da proposta do candidato As solicitações de contratação devem ser inseridas na Extranet no mínimo, 10 (dez) dias úteis antes da data de início da vigência do contrato Não serão concedidas autorizações para contratação sem a apresentação da respectiva documentação de suporte. VIAGENS DAS VIAGENS E MISSÕES RELACIONADOS COM A PREPARAÇÃO E EXECUÇÃO DO PROJETO DAS DEFINIÇÕES E DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 3.30 VIAGENS OFICIAIS compreendem os serviços e deslocamentos das pessoas e/ou equipes dos Projetos, sejam eles servidores do órgão ou entidade executora nacional diretamente envolvidos na execução do Projeto ou consultores nacionais e internacionais contratados no âmbito do Projeto. Manual NEX PNUD Página 16
17 3.31 MISSÕES compreendem deslocamentos do pessoal do PNUD e de auditores, pesquisadores e avaliadores externos para prestação de assessoria técnica, supervisão, monitoria, avaliação e auditoria no âmbito do Projeto As Missões deverão estar previstas no Documento de Projeto e suas despesas deverão ser computadas à sublinha orçamentária O PNUD terá autonomia para utilização dos recursos previstos na referida sublinha, desde que previamente acordado entre as partes em Documento de Projeto As VIAGENS OFICIAIS e MISSÕES deverão estar relacionadas exclusivamente aos resultados e produtos previstos e orçados no Documento de Projeto. Estas poderão ser nacionais ou internacionais. DA AUTORIZAÇÃO 3.34 VIAGENS OFICIAIS serão autorizadas pelo órgão ou entidade executora nacional que solicitará, via Sistema ERP, o pagamento das diárias devidas ao beneficiado As diárias e passagens serão pagas pelo Projeto ao beneficiado indicado, cabendo ao órgão ou entidade executora nacional: (i) o enquadramento da viagem aos objetivos do Projeto; (ii) a observância das normas estabelecidas pelo PNUD ou pelo Governo brasileiro no que diz respeito aos deslocamentos e aos valores pagos a título de diárias e (iii) a fiscalização de sua efetiva realização nos termos da solicitação apresentada O beneficiado deverá apresentar Relatório de Viagem sobre cada viagem realizada, que ficará arquivado junto à documentação do Projeto As MISSÕES serão autorizadas pelo PNUD por meio do formulário Autorização de Viagem (Travel Authorization) A contratação de agência de viagem, realizada pelo PNUD no âmbito do Projeto, será feita de acordo com as regras e procedimentos aplicáveis de aquisição de bens e serviços Eventual solicitação de utilização excepcional da agência de viagem que serve o órgão ou a entidade executora nacional deverá ser autorizada pelo PNUD. Para tanto, o órgão ou a entidade executora nacional deverá encaminhar ao PNUD expediente solicitando essa autorização, acompanhado de documentação que comprove que a seleção da agência obedeceu às normas de aquisição de bens e serviços do órgão ou entidade executora nacional. DAS DESPESAS ELEGÍVEIS 3.40 São elegíveis as despesas de aquisição de passagens e pagamento de diárias para viagens domésticas e internacionais; reembolso de despesas adicionais relativas ao Projeto decorrentes de VIAGENS OFICIAIS e MISSÕES no país e no exterior, tais como excesso de bagagem, comunicação, aquisição de passagens não previstas e outras de interesse do Projeto. DOS MEIOS E ITINERÁRIO 3.41 O transporte padrão será o aéreo, na classe mais econômica e no trecho mais direto. Manual NEX PNUD Página 17
18 3.42 Quando for necessária a utilização de transporte terrestre ou marítimo, a passagem deverá ser de primeira classe ou equivalente Em ocasiões excepcionais, poderá ser utilizado veículo próprio ou aluguel de meio de transporte, observado o previsto na seção Das Situações Excepcionais Não será permitida a emissão de passagens em aberto Nas viagens internacionais com duração superior a 09 horas, a passagem aérea poderá ser adquirida na classe imediatamente inferior à primeira classe Toda emissão de passagem deverá ser precedida de solicitação de emissão de bilhete encaminhada pelo órgão ou entidade executora nacional à agência de viagem selecionada, cuja cópia deverá ficar arquivada junto à documentação do Projeto no órgão ou entidade executora nacional O comprovante do transporte deverá ser devolvido até 10 dias após a realização da viagem juntamente com o respectivo Relatório de Viagem, os quais ficarão arquivados junto à documentação do Projeto no órgão ou entidade executora nacional. Caso contrário, o beneficiado ficará impedido de realizar outras VIAGENS OFICIAIS OU MISSÕES até que a situação seja regularizada Bilhetes não utilizados deverão ser devolvidos no prazo máximo de 10 dias para cancelamento e reembolso dos recursos. DAS SITUAÇÕES EXCEPCIONAIS 3.49 Em ocasiões excepcionais poderá ser utilizado meio de transporte particular em VIAGENS OFICIAIS e MISSÕES, observadas as seguintes condições: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Somente poderá ser utilizado meio de transporte particular se o montante de gastos estimados com o transporte for inferior ao preço de uma passagem aérea ou terrestre de igual percurso; A estimativa será feita com base no Custo por Percurso Percorrido (CPP), cuja tarifa por quilômetro percorrido é a determinada pelas Nações Unidas para o Brasil. O Custo por Percurso Percorrido (CPP) é obtido mediante o emprego da seguinte fórmula: CPP (US$) = Kms percorridos x (tarifa das Nações Unidas) Conversão para a Moeda Local: CPP (R$) = CPP (US$) x Valor da Taxa de Câmbio das Nações Unidas A viagem em meio de transporte próprio poderá dar origem à concessão de um adiantamento. Para tanto, o órgão ou a entidade executora nacional deverá encaminhar ao PNUD, via Sistema ERP, o pagamento de adiantamento com base no cálculo do Custo por Percurso Percorrido (CPP) feito a partir da estimativa da distância a ser coberta; A prestação de contas desse adiantamento será realizada contra a apresentação do Custo por Percurso Percorrido (CPP) calculado com base com os gastos efetivamente realizados; Caso seja necessário o deslocamento de dois ou mais profissionais no mesmo meio de transporte, somente um deles poderá ser indicado para fins de recebimento de adiantamento de fundos ou reembolsos de despesas. Manual NEX PNUD Página 18
19 3.51 Poderá ser utilizado o aluguel de meios de transporte para viagens de um ou mais profissionais, desde que observadas as seguintes condições: DAS DIÁRIAS A despesa com o aluguel não poderá ser superior à despesa total com passagem aérea, para o mesmo destino, para o profissional ou profissionais em deslocamento; O pagamento à empresa locadora deverá ser solicitado via Sistema ERP, mantendo-se arquivado junto à documentação do Projeto no órgão ou entidade executora nacional; (i) nota fiscal devidamente atestada, com especificação da origem, do destino e da quilometragem percorrida com o meio de transporte alugado; (ii) documentação relativa à escolha da empresa locadora Caso haja necessidade de reembolsar despesas já realizadas, uma nova solicitação de pagamento deverá ser ingressada no Sistema ERP, sendo que os comprovantes das despesas realizadas devem ficar arquivados junto à documentação do Projeto; Caso seja necessário o deslocamento de dois profissionais no mesmo meio de transporte, somente um profissional poderá ser indicado como beneficiado para fins de recebimento de adiantamento de fundos ou reembolsos de despesas Diárias são valores concedidos para cobrir despesas decorrentes de VIAGENS OFICIAIS E MISSÕES nacionais e internacionais As diárias para viagens nacionais e internacionais serão pagas em observância ao Catálogo de Informações sobre os Escritórios Locais (Country Office information CFO) das Nações Unidas. Os valores das diárias, atualizados periodicamente e divulgados na Extranet do PNUD, estão classificados por país e por cidades dentro de cada país As diárias nacionais serão pagas ao beneficiado em Reais As diárias internacionais poderão ser pagas ao beneficiado em Reais ou em Dólares Norte- Americanos Poderão se aplicar valores inferiores aos permitidos, os quais correspondem aos limites máximos permitidos para as diferentes localidades. Os limites utilizados pelo órgão ou entidade executora nacional devem ser informados ao PNUD formalmente e os valores de diárias estabelecidos serão aplicados indistintamente às diferentes categorias profissionais Em VIAGENS OFICIAIS ou MISSÕES que não impliquem pernoite, o profissional fará jus a 40% da diária da localidade visitada, desde que o período de afastamento seja igual ou superior a 10 horas Em VIAGENS OFICIAIS ou MISSÕES, em que partes das despesas sejam custeadas por terceiros, as diárias serão concedidas nas seguintes proporções: (i) quando houver hospedagem e alimentação pagas, a diária corresponderá a 20% do valor estipulado para o local; (ii) quando houver somente hospedagem paga, a diária corresponderá a 50% do valor estipulado para o local; e Manual NEX PNUD Página 19
20 (iii) quando houver somente alimentação paga, a diária corresponderá a 70% do valor estipulado para o local Quando a viagem envolver locais com diferentes valores de diárias, será aplicado o valor da diária vigente para a localidade de pernoite Para uma jornada de 24 horas, ou mais, o cálculo da diária será o seguinte: (i) As diárias serão concedidas por pernoites ocorridos, nos valores estabelecidos para as localidades de pernoite; (ii) Caso o profissional viaje em horário noturno, por toda a noite, uma diária lhe será paga, no valor aplicável à localidade de destino; (iii) No retorno da viagem, caso o profissional permaneça em trânsito por toda noite, uma diária será paga ao profissional no valor aplicável à última localidade visitada Participantes de eventos residentes na localidade em que o mesmo ocorre não terão direito ao pagamento de diárias, mas terão direito à alimentação fornecida no decorrer do evento Por decisão da Direção Nacional do Projeto, poderá ser custeada a despesa com o transporte referente ao percurso aeroporto/hotel/aeroporto até o limite de 50% do valor de uma diária da localidade de destino O beneficiado deverá efetuar devoluções de diárias não utilizadas por meio de boleto bancário, o qual está disponível para emissão na Extranet do PNUD e é pagável em qualquer agência bancária. (i) Cheques emitidos em pagamento de boletos bancários que forem devolvidos pela compensação bancária terão como conseqüência imediata o estorno da devolução. (ii) A documentação referente ao pagamento será devolvida ao órgão ou entidade executora nacional para que sejam tomadas as providências cabíveis. (iii) Para diárias não utilizadas pagas em dólares não será aceita devolução em travellers checks, devendo o beneficiado proceder à devolução em Reais. CAPACITAÇÃO 3.64 Atividades de Capacitação poderão ser realizadas no âmbito dos Projetos de Execução Nacional, com o objetivo de alcançar produtos e resultados previstos no Documento de Projeto e desde que estejam devidamente previstas e orçadas no referido documento São consideradas capacitações a participação em cursos específicos de curto prazo, congressos, seminários, simpósios, oficinas, bolsas e viagens de estudo, programas de capacitação no trabalho (on the job training), dentre atividades afins, realizadas no Brasil ou no exterior A Direção Nacional do Projeto deverá autorizar formalmente a realização destas atividades de capacitação Capacitações podem ser proporcionadas a funcionários do órgão ou entidade executora nacional ou a beneficiários de ações do projeto, conforme previsto e aprovado em Documento de Projeto Não serão concedidas capacitações a profissionais contratados com recursos do próprio Projeto, exceto em casos em que isto esteja previsto expressamente no Documento de Projeto aprovado ou no caso de Projetos financiados com recursos de instituições financiadoras internacionais para os quais haja autorização/não objeção específica. Manual NEX PNUD Página 20