Como implementar o Home Office na minha empresa? - O Cara do Home Office
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Como implementar o Home Office na minha empresa?
Sem dúvida, diante do atual cenário que vivemos em razão da pandemia, as empresas precisam se reinventar para não acabarem ficando para atrás.
Nesse sentido, implementar o home office vem se apresentando como uma ótima alternativa.
Mas, será que toda empresa está preparada para o trabalho remoto, ou seja, o home office?
Será que o home office é a melhor opção para todas as empresas?
Primeiramente, é preciso esclarecer que "Home Office" é um termo em inglês que, traduzido, significa escritório em casa.
Na verdade, home office, na prática, é o trabalho remoto, com o profissional realizando de casa o seu ofício, ou em coworking, cafeterias, hotéis, etc, cumprindo horários e metas, tal qual estivesse alocado na empresa.
Assim, em função do distanciamento social, mesmo que mais flexibilizado, hoje as empresas viram no home office, uma alternativa viável para não acabarem fechando suas portas.
Porém, certamente, os desafios são muitos, tanto por parte das empresas como dos próprios colaboradores, por isso, é preciso que a empresa adote uma política de home office muito bem definida para que essa modalidade possa dar certo.
Quer saber como implementar com sucesso o home office na sua empresa? Então, continue lendo esse artigo, que mostraremos como implantar o trabalho remoto e, também, quais suas vantagens e desvantagens. Confira!
O que considerar para implementar o Home Office?
Por ser um trabalho a distância, o home office, para ter sucesso, precisa ter regras, ou políticas, muito bem definidas e entendidas por todos os envolvidos.
Por isso, a implantação do home office em uma empresa precisa passar por um bom planejamento, do contrário, tem grandes chances de não apresentar o resultado esperado.
Não sabe por onde começar? Então, confira abaixo algumas dicas para implementar o home office em sua empresa.
E quanto à legislação do home office? Tenho que me preocupar?
Sem dúvida, o momento que vivemos é sem precedentes, sendo assim, a legislação existente não tem previsão para alguns dos problemas hoje enfrentados por empresas e empregados.
Por isso, assim que resolver implantar o home office em sua empresa, precisa analisar os aspectos legais, como possíveis mudanças no contrato de trabalho, podendo ser feito um aditivo, com previsão da possibilidade de exercício da função em home office, constando os pormenores de como o mesmo será realizado, e com a concordância do trabalhador.
Porém, como estamos em estado de calamidade pública, em decorrência da pandemia da Covid-19, o home office pode ser adotado por imposição da empresa, não precisando, portanto, da concordância do empregado.
Será que todo colaborador irá se adaptar?
Se por um lado a pandemia pegou todos de surpresa não havendo nem tempo para um preparo nem por parte da empresa nem dos colaboradores, caso a empresa resolva adotar esse sistema, é preciso saber escolher corretamente os colaboradores.
É preciso entender que nem todo mundo de adapta ao sistema home office, por um motivo, ou outro, já que ele exige um pouco mais de disciplina por parte dos colaboradores, pois mesmo estando em casa, é preciso seguir regras, horários, metas, prazos, ou seja, se comportar como se estivesse na empresa fisicamente.
É fundamental compreender que trabalho remoto é como mais um dia comum de trabalho, ou seja, se submeter às normas previamente estabelecidas pela empresa.
Por isso, caso a empresa resolva implementar o trabalho remoto de forma definitiva, é preciso saber identificar colaboradores com perfil para o trabalho em home office, para que tudo ocorra de acordo com o planejado.
Tenho que realizar videoconferências?
A resposta é Sim! É preciso ter em mente que, muitas vezes, o colaborador, por estar longe, fisicamente, da empresa, acaba perdendo um pouco o foco, sendo fundamental que ele entenda que o home office é mais um dia de trabalho, só que exercido dentro de casa.
Para isso, é preciso que o gestor imponha regras, prazos, promova constantemente reuniões, para que o colaborador perceba que está em função da empresa, ou mesmo, para que as demais pessoas que moram na casa compreendam a nova dinâmica e não atrapalhem a sua rotina.
No Home Office precisa haver regras de trabalho?
Para que o trabalho remoto dê certo, é preciso deixar as regras ou políticas bem claras, com as responsabilidades dos empregados e empregadores e, inclusive, quais são os equipamentos e recursos necessários para garantir que o trabalho remoto possa ser executado (como computadores, programas, acesso a internet etc.)
Assim, a empresa estará garantindo que todos os colaboradores envolvidos entenderam e concordaram com as normas e exigências dessa modalidade de trabalho.
Confira abaixo um vídeo com alguns passos importantes para que a implantação do home office em sua empresa seja um sucesso!
Quais as principais vantagens e desvantagens da implementação home office na sua empresa?
Com a pandemia, muitas empresas que jamais consideraram a possibilidade de implementar o home office, precisaram se reinventar e vencer preconceitos tecnológicos, acabando por descobrir nesse sistema uma forma de economizar e, até mesmo, aumentar a produtividade.
Por isso, pesquisas preveem que, mesmo após a pandemia, 63,6% das empresas passem a investir no home office, ou mesmo, em um sistema híbrido, ao qual permita mesclar a ida ao escritório com o home office.
Na verdade, empresas que antes tinham resistência em aceitar a modalidade estão enxergando, cada vez mais, o home office como uma oportunidade de motivar seus funcionários, oferecendo mais independência e flexibilidade.
Mas, claro, como tudo na vida, o home office não é feito só de vantagens, se por um lado as empresas experimentam uma grande economia de custo com a modalidade, por outro, precisam lutar contra a dificuldade de concentração, a procrastinação e a necessidade de uma estrutura específica.
Sem dúvida, o home office tem como maior desafio garantir o foco dos colaboradores e, ao mesmo tempo, não deixar os horários bagunçados, mas tem, também muitas vantagens. Quer conhecer quais são?
Vantagens do da implementação do home office
O sistema home office permite uma grande economia, o que as empresas logo perceberam quando se viram obrigadas e implementar o trabalho remoto,
Desde diminuir os custos fixos com luz e aluguel, até com deslocamentos dos funcionários.
É preciso ressaltar, também, que o home office significa não só economia para o empregador, mas também para o empregado, que poderá economizar com alimentação, transporte, entre outros gastos que podem ser reduzidos drasticamente e que, sem dúvida, vão fazer toda a diferença no orçamento.
Poder continuar com a empresa ativa
Se para algumas empresas o trabalho remoto não se mostrou como uma possibilidade, como no caso de clínicas dentárias, salões de beleza, por exemplo, para outras, no entanto, ele se mostrou uma alternativa ao fechamento, até mais que isso, muitas vezes, como uma forma de se reinventar.
Assim, restaurantes e padarias que só funcionavam presencialmente, passaram a trabalhar com entregas, fazendo do trabalho remoto a única alternativa para continuar ativo.
Mas, infelizmente, em alguns casos, não é possível investir em home office, mas em outros, porém, a modalidade vem se apresentando como uma forte tendência, até para quando essa pandemia passar.
Outra vantagem do home office é a produtividade que, segundo pesquisas, aumenta muito nessa modalidade, sendo apontada, portanto, como uma das principais vantagens do trabalho remoto.
Ainda, de acordo com pesquisas, esse aumento da produtividade ocorre devido ao aumento da qualidade de vida, já que essa forma de trabalho evita o estresse com deslocamentos, por exemplo, sem falar na economia de tempo, que acaba facilitando o autodesenvolvimento profissional e pessoal.
Enfim, essa qualidade de vida apontada pelos colaboradores, acaba refletindo na produtividade, com eles se sentindo mais dispostos, motivados e menos cansados para realizar suas funções.
E não tem como falar em vantagens do trabalho remoto, ou home Office, sem citar a flexibilidade, sem dúvida, um dos principais benefícios, já que a modalidade permite que o colaborador organize melhor o tempo, aproveitando, inclusive, aquele onde sabe que é mais produtivo.
A organização do próprio horário não só permite que seu trabalho se adapte à rotina da casa, como possibilita lidar com imprevistos.
E mais, a flexibilidade do trabalho remoto permite, também, que o colaborador, por exemplo, numa eventualidade, possa trabalhar de qualquer lugar, sem necessariamente ser sua casa.
Também apontada como uma grande vantagem, não tem como negar que o home Office oferece uma enorme comodidade, já que trabalhar de casa significa não ter que enfrentar trânsito, engarrafamento, transporte lotado, enfim, permite fugir do estresse.
E essa comodidade, sem dúvida, acaba refletindo também na produtividade, até sobrando mais tempo para investir em qualificação profissional.
Com todas as vantagens citadas até agora, certamente, podemos supor que esse combo resulte em qualidade de vida, que, afinal, é o que todos buscamos.
O colaborador trabalhando em sua própria casa, em sistema home office, sem dúvida, pode aproveitar bem melhor seu tempo, seu dia, organizando sua rotina de forma a garantir mais produtividade e melhores resultados no trabalho.
Sem dúvida, o poder conciliar todas as atividades laborais com as pessoais, o colaborador se sentirá bem mais motivado e, claro, isso acaba refletindo na sua produtividade.
Todos saem ganhando, tanto a empresa como o trabalhador, que estará mais feliz e motivado.
Nessa lista não pode faltar outra grande vantagem: o conforto.
Sem dúvida, poder organizar o ambiente de trabalho como desejar, isso acaba refletindo também na sua produtividade, com um escritório do seu jeito, mais aconchegante e atrativo para realizar as tarefas do dia a dia.
Pois bem, mas será que o home Office só tem o lado positivo? A resposta é NÃO, e é o que mostraremos abaixo.
Embora, com um pouco mais de disciplina e um ambiente bem montado, tudo isso possa ser contornado, o home Office, por mais que tenha se mostrado uma ótima alternativa, antes de implementado esse sistema, é preciso considerar, também, suas desvantagens. Por exemplo:
É preciso ter uma boa ferramenta de gestão, para que haja um maior controle sobre as tarefas dos colaboradores, já que algumas pessoas não são disciplinadas, o que pode acabar afetando a produtividade;
Infinidade de distrações
Sem dúvida, trabalhar em casa, sem uma supervisão ativa, pode ser um desafio no que diz respeito à não sucumbir às distrações, como TV, redes sociais, séries, lanches, videogame…
Nem todo mundo pode contar com um espaço sobrando, ou sossegado dentro de casa, muitas vezes até sem poder ter um mobiliário adequado, internet e equipamentos específicos, como computador;
Para algumas pessoas, a falta de contato físico com outros funcionários pode interferir no seu desenvolvimento profissional e até na sua motivação;
Sem dúvida, o home Office oferece um risco de vazamento de informações sigilosas maior, muitas vezes com a empresa tendo que dividir senhas, dados e etc.
Então, agora que já sabe o que é preciso para implementar o home Office na sua empresa, suas vantagens e desvantagens, se você está decidido, realmente, a investir no trabalho remoto, confira como montar esse espaço e deixá-lo funcional e mais produtivo.
Não adianta nada investir em cadeiras e mesas super modernas e caras se elas não forem confortáveis e funcionais.
É preciso considerar que você passará grande parte de seu dia nesse espaço, por isso, é preciso priorizar o conforto e a funcionalidade, evitando prejudicar sua produtividade com mobiliários inadequados e desconfortáveis.
Não é porque é um espaço de trabalho que ele precisa ser sem graça. Muito pelo contrário, vale apostar em cores que estimulem a motivação e criatividade.
Uma dica é investir em uma das paredes pintadas com uma cor diferente, para dar um realce e deixar o lugar mais vivo.
Só tome cuidado com o exagero, evite cores muito fortes e cansativas, que ao invés de estimular, podem acabar distraindo e tirando o foco.
Quer fugir do sono? Então, aposte em um ambiente bem iluminado. E pode ser com lâmpadas brancas ou amarelas, porém, prefira a instalação direta da luz, já que a indireta acaba forçando a visão.
E não se esqueça de direcionar corretamente a luz, que deve ser no centro da mesa.
Se organização não é tudo, pelo menos, com certeza, ela é um bom começo, pois um ambiente desorganizado pode atrapalhar o foco, a concentração, a produtividade, enfim, o desempenho do trabalho.
Por isso, invista em prateleiras, pastas, nichos, gavetas e outros móveis para deixar seu home office bem organizado, com todos os itens em seus devidos lugares, de uma maneira prática e fácil.
E é isso, agora é arregaçar as mangas, colocar essas dicas em prática e se preparar para ter sucesso ao apostar no home Office em sua empresa!