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Simpress otimiza processo de impressão na Abyara Brokers
Quarta, 18 Março 2015 00:00
Projeto implantou soluções inteligentes para agilizar tarefas cotidianas
Número de equipamentos mobilizados diminuiu, com redução da complexidade
A Abyara, uma das maiores empresas do mercado imobiliário brasileiro, adquirida pela Brasil Brokers em 2008, é vista, desde 1995, como uma das melhores do ramo por estabelecer com seus parceiros e clientes relações cada vez mais sólidas, o que demandava, entre outros requisitos, uma operação ágil.
Para justamente aprimorar o atendimento prestado pela empresa, a Simpress, provedora de BPO de documentos, foi a responsável por otimizar e fornecer serviços de outsourcing de impressão e gestão de documentos para a Abyara. O projeto mobiliza hoje em torno de 50 equipamentos, entre impressoras e multifuncionais.
Comparando-se com o contrato que vinha sendo mantido com uma outra prestadora, o número total de equipamentos foi reduzido em 15 unidades, por conta do ganho de produtividade gerado com a automação de processos efetivada pela Simpress.
Mais detalhadamente, a fim de ajudar na redução do desperdício de páginas impressas, está sendo utilizada a solução follow-you print da Simpress, que evita abandonos de impressão, gerando redução de custos e aumento no nível de segurança da informação. Trata-se de um benefício para a empresa e também para os clientes, já que seus documentos ficam mais protegidos.
Com um RFID – identificador por radiofrequência – implantado no cartão funcional, o usuário garante a liberação dos documentos. Ao aproximá-lo do sensor instalado em qualquer uma das máquinas da rede, é realizada a identificação e autorizada a impressão da página.
Para Marco Astorga, gerente de TI da Abyara Brokers, o processo de otimização da Simpress trouxe vantagens visíveis no dia a dia. O novo ambiente agora é transparente para os funcionários da empresa: "Em mais de 10 anos que terceirizo esse tipo de serviço, essa foi uma das transições mais tranquilas que já realizei", garante.
Além de cuidar da parte de impressão, a Simpress também está ajudando a imobiliária a tornar suas digitalizações muito mais inteligentes. Alinhada ao conceito de "cloud computing", a solução ECM 1.0 da prestadora permite que os documentos físicos sejam digitalizados com qualidade, indexados, armazenados e acessados de forma segura. Esses processos facilitam a busca de informações e oferecem maior agilidade na tomada de decisões.
Toda a implementação gerou, também, economia de energia, graças à quantidade menor de equipamentos, além da redução da complexidade para os usuários de modo geral, facilitando a operação da infraestrutura montada.
O sistema da Simpress já está presente em 16 lojas da Abyara Brokers localizadas na região metropolitana de SP, Campinas e Jundiaí. O próximo passo agora é estender os recursos para as demais áreas que demandem armazenamento de documentos, como por exemplo o RH, que lida com fichas de registro e documentação de funcionários e autônomos.
"As soluções oferecidas pela Simpress realmente surpreenderam positivamente. Além da transição tranquila e transparente, o sistema de monitoramento é fácil e sem burocracias", finaliza Marcos Astorga.