Um plano de contingência bem estruturado deve conter as respostas para todos os problemas que possam surgir. Nele, estarão listadas as atribuições de cada integrante na resolução das adversidades, e em que momento cada um deve ser acionado. Ele auxilia ainda a identificar mais rapidamente quando ele deve ser colocado em prática e quais os riscos que podem ocorrer em virtude do acontecimento.
Além disso, é essencial que todas as pessoas envolvidas sejam treinadas constantemente e participem de simulações, visando estarem sempre melhor preparadas quando uma situação real ocorrer. Tais treinamentos reduzem o tempo de resposta e permitem que problemas maiores possam ocorrer pela falta do conhecimento necessário.
Ele ainda deve indicar quais os recursos que poderão ser usados para resguardar a vida das pessoas envolvidas — um incêndio em um hospital, por exemplo — e evitar prejuízos maiores. É importante ainda que ele passe por revisão constante e, caso ele tenha que ser posto em prática, ao final ele seja avaliado e eventuais correções sejam realizadas, visando um melhor atendimento em uma próxima vez.
Além do treinamento constante dos colaboradores envolvidos ser indispensável, é necessário que exista uma pessoa responsável, indicando quando ele deverá ser posto em prática e coordenando as ações no decorrer dos acontecimentos.
A construção de um plano de contingência é complexa, e envolve planejamento, treinamento e simulações para cada adversidade. Toda essa construção deverá contar com o papel de um coordenador auxiliado por um grupo de trabalho, que indicará quais ações poderão ser tomadas diante de cada tipo de risco. Tudo isso deverá estar descrito, que deve ter como sequência:
O primeiro passo para o desenvolvimento do plano é identificar quais riscos sua instituição de saúde pode sofrer, qual a probabilidade disso e que impacto causará. Como exemplo, uma falta de energia elétrica ou de água é muito mais fácil de ocorrer do que uma inundação, logo, estar preparado para a primeira é uma ação mais imediata, mas isso não significa que a segunda não deverá ser considerada.
Essa identificação pode ser feita por uma equipe multidisciplinar, que terá a função de analisar os riscos existentes e quais as probabilidades de cada um.
Identificado os riscos, é necessário avaliar qual o impacto que cada um pode causar. Isso deve ser listado detalhadamente, indicando ainda os problemas de curto, médio e longo prazo. Usando novamente o exemplo da falta de energia em um serviço de saúde, em um primeiro momento ele pode afetar o atendimento ao paciente, mas em médio prazo pode comprometer o armazenamento de insumos que exigem resfriamento adequado, trazendo sérios danos à instituição.
Ele deve conter ainda quais os recursos técnicos, financeiros e de pessoal disponíveis para cada adversidade, além de quais as prioridades em cada etapa. Desta forma, na hora de colocar o plano de contingência em ação, cada um já saberá o que tem disponível, qual sua atribuição, e o que deve ser feito primeiro.
O plano deve listar ainda quem são as equipes e seus contatos, e o que cada uma deve fazer. Por exemplo em um incêndio, indicar quem deve chamar os bombeiros, quem é responsável pela evacuação do prédio, quem pode auxiliar no combate às chamas, entre outros.