Você não sabia, mas sua contabilidade empresarial está errada! - ContSimples Contabilidade Online
Se você ainda não conta com um serviço de contabilidade empresarial específico, então é muito provável que esteja cometendo erros que podem comprometer significativamente o seu sucesso comercial no longo prazo.
Isso porque um serviço de contabilidade empresarial eficiente atenta a importantes aspectos de um negócio, como o correto entendimento da lei e de suas alterações, além de práticas como lançamentos, conciliações, e até mesmo consultoria em investimentos. Sem isso, sua empresa simplesmente não consegue atuar com maior segurança e ter condições para se estabelecer no mercado.
Assim, é importante ficar atento a alguns procedimentos que talvez sejam comuns em seu empreendimento, mas que representam erros na contabilidade. Confira e saiba como lidar com eles!
1. Movimentação da empresa
Sua empresa precisa ter uma política eficiente para lidar com ativos e passivos, de modo que toda a movimentação realizada seja devidamente controlada. Isso permite que se antecipe a oscilações de mercado para criarem ações e garantir a segurança do empreendimento ou seu crescimento.
Em casos em que não existe controle sobre a movimentação financeira da empresa, ela se torna mais vulnerável a conjunturas econômicas mais graves. Por isso, momentos difíceis do país costumam representar um grande desafio para as empresas, já que exigem delas maior organização.
Por exemplo: quando uma companhia gasta mais com custos fixos do que realmente precisa, ela deve repensar fatores como o aluguel do prédio em que atua ou as licenças dos softwares que utiliza para trabalhar. Nesses casos, visando gerar economia, é possível tanto encontrar alternativas mais baratas alugando salas em bairros mais modestos ou adotando licenças gratuitas e de boa qualidade.
Idealmente, tudo é uma questão de transformar os procedimentos para que, a partir de um controle financeiro mais rigoroso, a empresa tenha meios para impedir que a movimentação não represente um custo maior do que o necessário. Quando sua empresa não tem esse controle sobre as movimentações, ela se coloca em risco constante e, mesmo quando suas vendas vão bem, ela pode perder oportunidades que se apresentam no mercado.
Assim, é possível considerar o uso de ferramentas como sistemas de gestão para que o fluxo de dinheiro que diariamente entra e sai dos cofres da empresa seja registrado com precisão. Do mesmo modo, contar com profissionais qualificados para lidar com os procedimentos relativos à movimentação financeira também é uma ação importante que permite que esses procedimentos sejam bem executados para melhorar a contabilidade empresarial da sua empresa.
Um sinal muito claro de que a contabilidade empresarial está sendo realizada de maneira equivocada aparece quando você, enquanto gestor, não separa as despesas pessoais das empresariais, usando o dinheiro da companhia em seu dia a dia.
Quando isso acontece, é muito provável que o controle sobre o empreendimento seja dificultado a ponto de inviabilizar ações que poderiam ser tomadas para que o caixa da empresa obtivesse melhores resultados. Além disso, essa prática evidencia um erro grave na gestão empresarial, indicando que outras práticas pouco profissionais podem estar sendo adotadas.
É importante que você entenda que um dos fatores primordiais para o sucesso do empreendimento é justamente o controle rigoroso do caixa — uma medida que precisa ser feita com critérios, independentemente do porte da empresa.
Uma dica nesse sentido é trabalhar com o pró-labore, ou seja, uma espécie de salário fixo que os gestores devem retirar mensalmente. Isso ajuda você a se organizar para que não saia do caixa nada além do planejado, de modo que a empresa tenha condições de controlar melhor suas entradas e saídas.
Além disso, com o pró-labore você pode separar completamente seu CPF do CNPJ da empresa, de maneira que suas despesas não comprometam as da organização.
Por mais que você pense que o dinheiro extra retirado todo mês do caixa da empresa é pouco e não vai prejudicar o desenvolvimento do negócio, saiba que um controle sobre cada centavo é essencial para a organização da companhia.
A contabilização da folha de pagamentos é uma prática muito importante para a segurança do seu empreendimento. Quando ela não é bem-feita e os erros aparecem, sua empresa fica mais vulnerável a problemas como processos trabalhistas, algo que pode ser perfeitamente evitado quando suas ações são realizadas da maneira adequada.
Por isso, é preciso adotar uma prática capaz de atender a todas as exigências — que vão muito além de inserir os valores dos salários dos colaboradores na folha de pagamento, envolvendo também a correta prestação de contas a respeito de férias, décimo terceiro salário, INSS, IRPF, aviso prévio, descontos referentes a transporte e alimentação, e o valor do FGTS incidente.
Além disso, é preciso que as suas ações ocorram todas dentro da lei para evitar que processos se acumulem a ponto de você não ter como arcar com esses custos.
Muitas empresas, por exemplo, têm optado por contratar funcionários sob o regime de CNPJ, oferecendo a eles as mesmas condições de trabalho que teriam na CLT, mas sem benefícios como vale transporte e vale refeição.
Por permitir que as empresas economizem ao evitar o cumprimento das leis trabalhistas, essa prática está se tornando cada vez mais comum no país. No entanto, se for comprovado que o trabalhador está presente na empresa de segunda a sexta-feira durante oito horas por dia, caracterizando vínculo empregatício, você pode ser processado por fraude à CLT e ser obrigado a cobrir todos os custos relativos a alimentação, transporte, entre outros benefícios que sua tentativa de economia tirou dos colaboradores.
Sendo assim, é preciso ter cuidado na hora de criar alternativas para economizar nos pagamentos e contar com as informações devidas para evitar que sua empresa sofra com multas e penalizações.
Sua empresa tem tido problemas como multas por deixar de emitir notas fiscais? Pois saiba que esse tipo de dor de cabeça, que tanto prejudica a saúde financeira dos empreendimentos, pode ser facilmente evitado com uma gestão eficiente de documentos fiscais.
Softwares específicos para o trabalho com rotinas de emissão de NFes, por exemplo, permitem aperfeiçoar os procedimentos ao torná-los mais ágeis e organizados.
É preciso saber lidar com a tecnologia e investir nos recursos certos. Eles permitem que o trabalho com a gestão de arquivos seja automatizado de tal maneira que a ação humana fique restrita à inserção dos documentos no sistema. Isso garante agilidade e segurança.
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Sem a devida organização de arquivos, muito dificilmente sua empresa consegue escapar de penalizações por problemas como omissão, duplicidade de lançamentos e trocas de contas.
Pode parecer absurdo, mas muitas empresas fecham as portas anualmente devido ao acúmulo de multas sofridas, que poderiam ser evitadas com um mínimo de organização.
O que acontece é que as práticas inadequadas são repetidas ao longo dos anos e, em tempos em que a atividade econômica cai, os lucros que antes eram capazes de compensar os erros cometidos deixam de ser tão altos. Resultado: dificuldade financeira ainda mais acentuada.
É bom lembrar que se você não contar com a tecnologia ao seu favor, terá ela como inimiga. Isso porque cada vez mais os órgãos oficiais têm utilizado sistemas avançados para sofisticar a fiscalização em busca de erros e fraudes cometidos pelas empresas.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado justamente para modernizar essa fiscalização. Da mesma forma, a Receita Federal já conta com recursos modernos para analisar os dados informados na Declaração de Imposto de Renda.
Sendo assim, para evitar problemas de qualquer natureza, procure agir sempre dentro da lei e não deixe de adotar uma política criteriosa em relação a notas fiscais. Isso ajuda sua empresa a atuar com maior segurança no dia a dia.
5. Acumular lançamentos e conciliações
Mesmo que sua rotina empresarial seja intensa — como acontece na maioria dos empreendimentos — é preciso ter toda atenção aos procedimentos burocráticos de modo que eles não sejam feitos com atraso ou negligenciados. Do contrário, não somente as penalizações podem comprometer os lucros da empresa, mas também o acúmulo de erros pode levar sua gestão a uma situação caótica.
Quando o tempo passa e informações não são atualizadas, sua empresa corre o risco de ter relatórios e demonstrativos financeiros pouco fiéis a sua realidade atual.
Isso prejudica o trabalho de diversas formas. A principal delas é na dificuldade que o gestor acaba encontrando para tomar decisões mais eficientes. Afinal, sem informações atualizadas sobre a empresa, sua ação torna-se muito limitada.
Quer um exemplo prático de como isso acontece? Imagine que sua empresa não faça um bom controle financeiro e, ao fazer um pedido para seus fornecedores, tem a compra inviabilizada por falta de saldo. Isso, além de trazer um prejuízo imediato com a não aquisição de materiais importantes para o dia a dia de trabalho, ainda faz com que sua empresa passe por um constrangimento diante de parceiros.
Consequentemente, você tem que lidar com dois problemas: a falta de materiais que pode obrigá-lo até mesmo a cancelar uma venda, e a perda de credibilidade no mercado, o que compromete significativamente a sequência do seu trabalho.
Um empreendimento de sucesso precisa ter gestores capazes de agir de modo a evitar esse tipo de problema, que tem origem na falta de organização.
6. Erros nos cálculos
É muito comum ver empresas sendo controladas por gestores que acham que podem fazer tudo. Esses, muitas vezes, não compreendem que o sucesso de seu empreendimento depende da profissionalização de cada setor para que os erros sejam reduzidos.
Assim, eles acabam cometendo o grave erro de tentar conciliar suas tarefas do dia a dia com procedimentos contábeis, o que acarreta desgaste e, consequentemente, falhas que poderiam ser facilmente evitadas se as tarefas fossem realizadas por profissionais qualificados e não de improviso.
Acabam ocorrendo erros que, uma vez acumulados, podem gerar uma verdadeira dor de cabeça no futuro — como a atualização equivocada de livros contábeis, lançamentos realizados em conta errada e erros de digitação.
Pior: quando esses erros não são identificados em curto prazo, eles podem desencadear uma série de outros que certamente comprometerão a saúde financeira da empresa a ponto de levá-la à falência.
Portanto, a dica aqui é muito simples: não seja o "faz-tudo". Procure se concentrar somente naquilo de que realmente entende para que o empreendimento possa crescer de maneira constante. Seus conhecimentos certamente serão o diferencial para o sucesso da empresa, mas você precisa se concentrar neles.
E mesmo que você tenha tempo disponível, não o use para "quebrar galho" em outro setor. Invista em mais conhecimento, seja pela leitura ou até mesmo fazendo cursos de atualização na sua área.
Para assuntos que exigem conhecimentos mais específicos, como é o caso da contabilidade, considere contar com profissionais que cuidem desse setor para sua empresa.
Em alguns casos, você pode até mesmo encontrar serviços especializados no nicho em que sua empresa atua, o que oferece um diferencial importante para o crescimento do negócio. Esse é um investimento que certamente poderá garantir qualidade para um setor tão importante do empreendimento.
7. Concentrar-se somente no curto prazo
Outro erro comum cometido principalmente por pequenas e médias empresas — mas que ocorre até mesmo em grandes companhias — é trabalhar para literalmente "tirar coisas da frente". Assim, no dia a dia as tarefas vão sendo realizadas com foco exclusivo no curto prazo sem que exista um mínimo de preocupação com as ações futuras.
Com um serviço contábil de qualidade, é possível organizar a estrutura e as contas da empresa para que ela atue em função de melhores resultados em longo prazo. Isso é fundamental, uma vez que somente assim é possível identificar riscos financeiros. Além disso, como estruturar o crescimento da empresa sem ter uma política capaz de prever acontecimentos?
Não deixe de planejar as ações. Este é um requisito básico para lidar melhor com a conjuntura financeira do país, de modo a ter maior segurança diante de eventuais crises e condições para investir com precisão a cada nova oportunidade que surgir no mercado.
Um empreendimento que consegue se estabelecer no mercado, via de regra, começa com um bom planejamento, e uma das principais questões a serem analisadas nessa etapa é a dos tributos. Assim, um planejamento tributário capaz de determinar qual será o enquadramento ideal para a empresa, considerando sua estimativa de faturamento e a maneira como vai atuar, pode garantir economia diante de impostos.
É bom lembrar que a alta carga tributária costuma ser o grande empecilho para o crescimento das empresas no país, o que as leva, em último caso, a cometer crimes como de sonegação.
Evite isso estruturando seu empreendimento em função dos impostos desde o início de suas atividades. Invista em um planejamento tributário para garantir uma boa política de gestão de tributos em conformidade com a lei e confira os resultados.
8. Contratar a pessoa errada para fazer a contabilidade empresarial
Como já dito anteriormente, para que uma empresa cresça é preciso que cada setor dela seja ocupado por profissionais qualificados em sua área de atuação. Isso independe da função exercida por ele.
Mesmo em setores que nada tem a ver com a contabilidade, é natural que os erros se acumulem e as decisões tomadas acabem criando problemas maiores futuramente quando são gerenciados por pessoas sem experiência. No que diz respeito à área contábil, isso se torna ainda mais grave.
É comum ver gestores passando por dificuldades após terem cometido o erro de atribuir funções contábeis a pessoas que pouco entendem do assunto. Esse erro acontece muito em função do pouco conhecimento a respeito do trabalho do contador. Muitas pessoas acreditam que lidar com contabilidade é uma tarefa para quem gosta de lidar com números, chegando a colocar amigos e às vezes até parentes para lidar com essa função.
Isso pode comprometer demais a organização como um todo. Ao deslocar profissionais inexperientes para cuidar da contabilidade da empresa, o gestor cria um entrave para o próprio crescimento. Um serviço contábil de qualidade exige muito trabalho, envolvendo elementos como a devida classificação das despesas, o perfeito conhecimento da legislação fiscal, a precisão na criação de lançamentos contábeis, entre outros.
Para lidar com isso de maneira adequada, é preciso estudo e tempo para compreender como simplificar as ações na prática, algo que exige formação e experiência.
Problemas nesse tipo de atividade podem levar a empresa a multas e até auditorias, o que pode comprometer significativamente a imagem do empreendimento no mercado.
Esses erros, quando acarretam problemas para as empresas, trazem prejuízos financeiros maiores do que seriam os custos com o investimento em profissionais qualificados para lidar com o setor contábil.
9. Subestimar o potencial dos relatórios como ferramenta para o crescimento da empresa
Saber usar a contabilidade empresarial como ferramenta para otimizar as decisões estratégicas do empreendimento é um diferencial de que grandes empresas não abrem mão. Para tanto, é preciso utilizá-la como tal. Quando sua empresa vê a contabilidade simplesmente como um conjunto de obrigações legais que precisam ser cumpridas ou uma maneira de organizar as contas, ela perde um importante aliado na luta por ocupar um espaço de liderança no mercado.
Mas como fazer uso da contabilidade como uma aliada? É simples. Comece usando os relatórios criados a partir dos dados financeiros para encontrar problemas no fluxo de caixa. Isso ajuda você a organizar melhor sua empresa e saber onde investir para aumentar a qualidade oferecida aos clientes.
Além disso, contando com profissionais qualificados você pode se aproveitar do conhecimento que eles têm de mercado, aliado ao entendimento do funcionamento de sua empresa para buscar uma consultoria sempre que sentir necessidade.
Esse é um grande benefício de investir em serviços contábeis de qualidade. Como os escritórios costumam reunir profissionais com amplo conhecimento de mercado, ao ter essas pessoas ao seu lado você garante uma parceria importantíssima para a continuidade do seu empreendimento, além de segurança para lidar com questões legais.
Contadores precisam estar constantemente atualizados em relação às exigências legais de sua profissão. Isso significa que, diante de qualquer circunstância política, bons contadores estão sempre atentos aos impactos que isso pode ter nos empreendimentos de seus clientes, garantindo que você não tenha problemas com o entendimento inadequado de alguma exigência.
Assim, quando você contrata um escritório de contabilidade, você tem uma equipe formada por profissionais especializados em diferentes segmentos para garantir que sua empresa esteja sempre em condições de atuar no mercado de maneira competitiva.
10. Ignorar a importância de um contador
Você já deve ter percebido, ao longo deste post, que o melhor caminho para lidar com serviços de natureza contábil é trabalhando com especialistas no assunto.
Quando você faz o investimento nesse setor, garante não somente a diminuição de gastos e maior eficiência na gestão contábil, mas também a tranquilidade necessária para se concentrar na parte estratégica de seu empreendimento.
Ao abrir sua empresa, provavelmente seu propósito não tinha diretamente a ver com a contabilidade, não é mesmo? Mas ter que lidar com leis, mercado, procedimentos burocráticos, entre outras coisas que para uma equipe profissional experiente é muito simples, pode representar um problema sério para quem não tem experiência na área.
O devido cuidado com a parte financeira de uma empresa é fundamental para que ela ocupe seu espaço no mercado.
Entendeu como é possível fazer a contabilidade empresarial ser uma aliada para o crescimento de sua empresa? Podemos ajudar mais. Entre em contato conosco!