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Lição 115 - Capítulo 04 - "Pecados mortais" no uso de e-mail
Pecado 01: ESCREVER O TEXTO DO E-MAIL EM MAIÚSCULO:
As vezes você recebe um e-mail dizendo: Bem, então tudo OK sobre aquele assunto que tratamos. Mas que assunto?? Sobre o que foi tratado??? Isso acontece quando a pessoa ao invés de responder um e-mail seu (usar o botão Responder do cliente de e-mail), ela cria uma nova mensagem e envia a nova mensagem, só com a resposta. Neste caso, o texto do e-mail original não segue junto com a mensagem e fica difícil acompanhar o que já foi discutido anteriormente. Eu respondo uma média de 450 e-mails por dia. Se eu recebo uma resposta sem o histórico anterior, simplesmente não tenho como lembrar do que já foi discutido. Para entender melhor a questão, considere a seqüência a seguir
O que fazer?? Sempre (e sempre significa sempre) utilize a opção Responder. Ao receber uma mensagem, responda usando o botão Responder e não criando uma nova mensagem, onde não é mantido cópia do texto anterior (conhecido como histórico da mensagem). Isso facilita, enormemente, a vida de quem recebe o e-mail..
Outra coisa muito irritante é receber a resposta, com o histórico, só que com a resposta no final, ao invés de no início do e-mail, como exemplificado no Pecado 3. Tem usuários que usam o botão Responder, para manter o histórico, mas depois vão para o final da mensagem e digitam a resposta lá no final. Não faça isso, mantenha a resposta sempre a resposta no início. Este é o fluxo natural da leitura e faz com que todas as discussões, mensagens e respectivas respostas, fiquem na ordem em que foram criadas. Você não imagina como este pequeno detalhe facilita a vida de quem recebe o e-mail.
O que Fazer? Antes mesmo de começar a digitar a mensagem, preencha o campo Assunto, para não esquecê-lo em branco.
Tanto o campo Cc, quanto o campo Bcc são utilizados para endereçar uma mensagem para vários destinatários. Por exemplo, no Windows Mail, para enviar uma mensagem para vários usuários, ao mesmo tempo, basta separar os endereços por ponto-e-vírgula, conforme exemplo a seguir:
Quando você usa o campo Cc, todos os destinatários recebem a mensagem e a lista com o endereço de todos os destinatários, é exibida no início do e-mail, antes do texto da mensagem. Ou seja, se você enviar uma mensagem para cem destinatários, antes da mensagem, cada destinatário verá uma lista com o e-mail de todos os outros 100 destinatários. Se a pessoa imprimir o e-mail, esta lista também será impressa. Para evitar este problema, use o campo Bcc, ao invés do campo Cc. Ao usar o campo Bcc, todos os destinatários receberão a mensagem, porém a lista dos endereços dos demais destinatários, não será exibida.
Pecado 07: O FAMIGERADO: "AGUARDO RETORNO!!!"
Isso é algo que você realmente deve evitar. Recebo dezenas de e-mails por dia, de pessoas que eu nunca vi, não conheço, com dúvidas sobre os mais diversos assuntos, relacionados com Informática. Até aí tudo bem. Mas quando vem no final do e-mail o famigerado: Aguardo Retorno, aí é de mais.
O Aguardo retorno é interpretado como "Exijo uma resposta sua". Ou seja, você recebe um e-mail, de alguém que você não conhece, um e-mail que irá tomar o teu tempo e a pessoa ainda "exige" que você responde. Fica muito mais elegante terminar com um "Desde já agradeço pela atenção" ou algo do tipo. O mesmo vale para os e-mails que vem com a palavra URGENTE no assunto ou no início da mensagem. Aí eu pergunto: URGENTE PARA QUEM???
O que fazer?? Ao enviar um e-mail para alguém que você não conhece, com quem você nunca trocou mensagens antes, solicitando ajuda, não use expressões do tipo "URGENTE" ou finalizações tais como "Aguardo Retorno" ou Aguardo Resposta. Ao invés disso, encerre o e-mail com um "Desde já agradeço a atenção". Isso aumentará muito mais as chances de você receber uma resposta do que usar o URGENTE ou o Aguardo Resposta. Eu, particularmente, quando recebo um e-mail com o título URGENTE ou com um Aguardo Resposta no final, eu coloco o e-mail no final da fila. Se, no final do dia, sobrar tempo, eu respondo, se não sobrar, eu excluo o e-mail.
Pecado 08: Não fique repassando piadas, fotos e mensagens de auto-ajuda, sem saber se a pessoa quer realmente receber estas mensagens :
"Tem alguns colegas meu que vivem mandando piadas, arquivos anexados, link´s para sites, enfim, todas aquelas coisas que só se deve ler para se descontrair. Eu sugiro então que você possa dar a seguinte dica: para quem trabalha bastante com e-mails e recebe tantos assuntos importantes quanto piadas, que criem um endereço só para piadas, como tenho feito, e de vez em quando vou lá vê-los, pois recebo assuntos importantes e não gosto quando se misturam, pois como você disse em um dos tópicos, o download da mensagem acaba demorando e não compensa. O meu endereço para piadas e afins eu os vejo em webmail, os assuntos interessantes baixo em meu programa de e-mail."
Pecado 09: Não use aquele linguagem absurda, toda abreviada, usada nos Chats, MSN e ICQ :
Outra coisa que tenho praticado e seria uma dica legal é manter uma linguagem séria, ou seja, a mais culta possível quando for escrever um e-mail. Você conhece aquela linguagem de bate-papo, não conhece? "Vc vai amanhã lá? Sm, e vc? Tb. Seu irmaum naum vai? "Escrever corretamente faz bem, não atrapalha, a menos que se tenha pressa, mas mesmo assim sugiro como dica que as pessoas passem e-mails com o português correto.
Excelente sugestão. É um verdadeiro "horror" ver a maneira como a maioria dos nossos jovens estão escrevendo. É a famigerada "linguagem" usada nos bate-papos online, tais como MSN e ICQ. Quando eu recebo um e-mail todo escrito nesta linguagem, cheio de abreviaturas e "naums" eu simplesmente ignoro e excluo. A maioria dos nossos jovens não consegue escrever direito, tem dificuldades gigantescas para elaborar uma simples redação de 15 a 25 linhas. Isso é reflexo da falta de conhecimento do nosso idioma, da falta de articulação lógica na criação do texto. Muitos dizem que é para poupar tempo. Maravilha, para poupar tempo não seria muito melhor deixar de assistir mais de 30 horas por semana de porcarias na TV?? Sem dúvidas que sim.
O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) use esta porcaria de linguagem dos chats, cheia de abreviaturas, do escrever como se "fala" e outros descalabros que andam por aí. Querem poupar tempo?? Levantem mais cedo, durmam menos e assistam menos TV? Se você receber um e-mail que usa esta linguagem, simplesmente descarte ou responda solicitando que o e-mail seja traduzido para o bom e velho Português.
Pecado 10: NÃO SEJAS DESORGANIZADO
Veio sem o histórico. Como é que vou lembrar do que tratamos em e-mails anteriores, sendo que respondo uma média de 450 e-mails por dia?
que fazer? Seja organizado. Isso é bom não só para os seus e-mails, mas também para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.