Técnicas para uma boa assembleia - Rodrigues Assessoria em Condomínios
É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos moradores. Uma Assembleia precisa ser planejada. Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião (previsão orçamentária, valores de orçamentos, etc.) – para que a grande maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.
"Quando os condôminos recebem materiais com antecedência, chegam mais preparados para a assembleia. Também sentem que o encontro foi mais organizado", pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK (São Paulo).
É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes elejam para presidente da sessão alguém que tenha firmeza para conduzir os trabalhos, de forma educada, sem deixar que os assuntos fujam da pauta do dia.
É imprescindível que o Presidente, ao começar os trabalhos, combine com todos como serão conduzidos os assuntos, como será a forma com que as pessoas se manifestarão, se deverão fazer inscrição prévia para o uso da palavra, o tempo destinado para que cada um dê sua opnião, dentre outras combinações que poderão ajudar a assembleia a ter mais foco e evitar que os assuntos se estendam demais ou mudem o rumo da conversa, acabando por discurem outros assuntos que não estavam na pauta, ou até mesmo virando brigas desnecessárias que não ajudam em nada nas deliberações.
Veja abaixo algumas dicas que poderão ajudar na condição dos trabalhos:
Solicitar a todos que desliguem o celular ou deixem no modo vibracall – para atender fora da sala.
Solicitar que cada um levante a mão para pedir a palavra ou faça a inscrição prévia na mesa.
Solicitar a todos que procurem seguir exatamente o que está na pauta e evitem entrar em outros assuntos.
Lembrar a todos que qualquer outro assunto que não esteja na pauta deverá ser deixado para o item "assuntos gerais".
Estabelecer um tempo máximo de "x" minutos para cada condômino falar e que fale um de cada vez.
Solicitar a todos que não interrompam os outros quando estiverem falando.
Estabelecer um limite de tempo para cada tópico da pauta a ser discutido.
Como a tecnologia está cada vez mais acessível a todos é fundamental que o Condomínio passe a utilizar um projetor para exposição dos assuntos. Assim, fica mais fácil o entendimento dos assuntos por parte dos condôminos e evita-se a dispersão, mantendo todos concentrados no assunto em pauta.
Caso não tenham um projetor, um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo pode ajudar. Pode-se escrever o que está sendo acordado. Assim fica mais fácil para os presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.
Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal, nem todos os presentes têm interesse no assunto. Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou achar que seu problema não é importante. Porém, o presidente da mesa deve solicitar à pessoa que aguarde o item "assuntos gerais" e manter o foco no item da pauta que está sendo discutido.
Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de resumir o que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.
Nesse caso, é importante que o Presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se deve voltar ao assunto da pauta e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas não a todo momento e nem de qualquer jeito.
"Já mediei casos de condomínios onde o Síndico era acusado de má gestão. Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava.
"É sempre melhor evitar que haja uma polarização forte na assembleia. Não só pelo momento em si, mas pelo o que aquela comunidade vai viver depois, também. O presidente da mesa deve ter bastante jogo de cintura e evitar ao máximo que essas situações ganhem força", argumenta Gabriel Karpat.
É extremamente importante que o síndico dê continuidade às questões levantadas em assembleia. Sejam elas definidas pela pauta ou não, assuntos de interesse geral ou pessoal, as demandas tratadas ali devem ser tocadas no dia a dia do condomínio. Com os moradores recebendo o feedback do síndico, e de como seus pedidos e sugestões estão sendo evoluindo, a tendência é que as assembleias tenham um clima muito mais de paz e de colaboração do que de guerra, ou drama.