A maneira mais simples de ter os papéis organizados é ter um método que funcione. Não vale a pena utilizar métodos complexos que não vai seguir. Este método consiste em fazer três coisas: juntar, separar e arrumar.
Se tiver muitos documentos, poderá levar algum tempo, mas faça com calma. Nesta segunda etapa separe logo o vai para o lixo do que quer guardar. Dependendo do volume de documentos que tem para arquivar, poderá separar logo por tipo de arquivo (que dependem da frequência da consulta) ou por assunto.
Na imagem seguinte encontra um diagrama para separar os documentos. Poderá ser de outra forma e pode utilizar um esquema semelhante para se organizar melhor.
A maneira como vai separar os papéis será determinante para encontrar, com facilidade, um documento mais tarde.
A forma mais eficiente que conheço para organizar um arquivo é arquivar da forma como pensa. Por exemplo, na pasta com as faturas para o IRS do ano corrente, pode incluir um separador para as despesas de saúde e incluir todos os membros da família ou atribuir um separador para cada membro do agregado e guardar todas as faturas para cada um deles como por exemplo: alojamento e restauração, educação, imóveis, saúde, etc.
Veja os dois exemplos seguintes para organizar as faturas do IRS com o mesmo agregado familiar numa só pasta.
Neste exemplo, as faturas de alojamento e restauração da Ana devem estar separadas das faturas do João e da Maria, mesmo que partilhem o separador. Pode colocar cada pessoa por ordem alfabética e as faturas de cada uma delas por ordem cronológica, ficando a mais recente em cima.
No segundo exemplo, a Ana tem todas as faturas associadas ao seu nome e/ou contribuinte e das diferentes categorias que tem fatura emitida. Os restantes membros do agregado familiar poderão ter as mesmas categorias ou outras diferentes.
Depois de ter todos os papéis organizados, escolha onde quer guardá-los: dossier, caixa de arquivo suspenso ou armário de arquivo.
Se escolher o dossier, utilize um índice, além dos separadores devidamente identificados e a lombada com o assunto geral. Será no índice que poderá inserir todos os assuntos que estão em cada separador.
No caso do exemplo anterior, a lombada com a identificação geral do conteúdo da pasta seria: IRS 2020; os separadores com o nome de cada pessoa: Ana, João e Maria; no índice o nome de cada pessoa e a descrição do conteúdo de cada categoria: Ana (Alojamento, Saúde...), João (Imóveis, Saúde...) e Maria (Educação...).
Misturar documentos de consulta frequente com consulta ocasional só tornará o arquivo mais confuso. Por isso, é importante que os separe por frequência de consulta.