Automatização de processos: quem não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?
São movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado a automatização de seus processos, com foco e visão em implementar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.
Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio dessa transformação.
E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da gestão.
Conheça alguns destes principais erros:
A implementação do BPM transforma uma gestão vertical em horizontal. Por mais que você esteja automatizando um ou dois processos, a visão desses processos passa a ser horizontal. Aproveitar a experiência de especialistas de mercado para identificar erros e propor soluções de sucesso é uma ação estratégica. A contratação pode ser provisória, especialistas, treinamento, consultoria, coach, etc. O importante é a equipe aprender com o profissional e com isso ter mais confiança para implementar os processos posteriores.
Veja também este vídeo de 4 min.: Onde usar um BPMS?
Texto [5 min]: De acordo com o GARTNER, onde utilizar um BPMS? Fique por dentro.
Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância da mudança do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure integrá-los nas atividades. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar e como irão agir daquele momento em diante.
Você pode também engajar os times por meio de um workshop que mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.
Para que a mudança dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação. Não saia agindo sem nenhum tipo de planejamento prévio. Entretanto, não faça um planejamento que não seja possível de ser executado. Não esqueça que agilidade é fundamental. Rode o ciclo do PDCA, não fique muito tempo no "as is".
Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento.
Vídeo [2 min]: Analisando Indicadores de Processo no Orquestra BPMS
5. Não fazer reuniões de acompanhamento
Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso e eliminar bloqueios e barreiras. As mudanças estão gerando resultados? O processo precisa de alterações?
No início da implementação a comunicação por meio de reuniões é fundamental para a aproximação da equipe. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e mensais com a alta administração (diretores).
De nada adianta automatizar um processo e nunca mais voltar a pensar sobre ele. Por isso, a alta administração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. Os processos não podem "congelar", eles devem sempre representar a realidade.
Identifique qual a tarefa que limita o processo e melhore-a, identifique a próxima atividade que limita o processo e otimize-a. Um fluxo sem fim, melhoria contínua.
Veja aqui um vídeo [2 min] sobre Como monitorar processos com Mapa de Calor
O envolvimento de todos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. No caso de automatização, esse incentivo é ainda mais necessário.
A falta de apoio da alta administração é umas das principais causas de insucesso na automatização de processos e implementação de BPM.
Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados aos processos automatizados.
Os resistentes radicais podem prejudicar todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Por este motivo, é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.
10. Não alinhar as necessidades da implementação com a equipe de TI
Esse último detalhe é fundamental para a implementação ter sucesso. A falta de alinhamento com a área de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor/área que fará a automatização, desde o início até a conclusão da automatização. Analistas de processos + Analistas de TI.
Ou ainda, e mais eficiente é não depender exclusivamente da TI e sim solicitar a eles o treinamento para a automatização. Pois, as ferramentas atuais e modernas de automatização de processos deixaram de ser somente propriedade da área de TI dentro das organizações. Qualquer um pode e consegue automatizar um processo. Ferramentas de BPMS são amigáveis e não precisam de programação.
Vídeo [7 min]: Como modelar processos no Orquestra BPMS?
Espero que estas dicas tenham sido úteis para você! Qualquer dúvida, basta comentar aqui embaixo que a gente responde rapidinho!
Para complementar, aqui vai mais duas dicas. Se você está fazendo mapeamento de processos baixe este material : 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist] e caso esteja usando a notação de BPMN temos este e-book super completo sobre Gateways!