Contar com uma comunicação interna eficiente é fundamental para agilizar a execução das tarefas diárias e promover a redução de custos nas empresas.
Nesse sentido, os recursos tecnológicos disponíveis, sobretudo na área de telefonia e telecomunicações, garantem mais eficiência na circulação da informação, diminuindo os gastos com impressão e facilitando o entendimento entre a equipe de trabalho.
Dentre uma infinidade de inovações, podemos destacar o sistema de telefonia IP e as iniciativas possíveis a partir do investimento nesse tipo de tecnologia, tais como a realização de conferências web e a utilização do celular, que permitem aos funcionários receberem ligações do telefone comercial mesmo estando fora da empresa.
A equipe de trabalho passa a desempenhar a resolução de problemas com mais rapidez e objetividade, o que cria um ciclo positivo de integração entre todas as áreas da empresa, gerando aumento da produtividade e, consequentemente, reforçando a competitividade do negócio no mercado.
Na verdade, o impacto do investimento em tecnologia ultrapassa as demandas de comunicação interna, tangenciando todas as outras áreas da empresa e influenciando a maneira como a rotina organizacional é projetada.
Olhar o que os funcionários estão realmente fazendo com seu tempo serve como um bom ponto de partida para identificar potenciais melhorias. São tarefas de entrada de dados repetitivas e simples que destroem os trabalhadores? Os processos de negócios podem ser simplificados?
Para as organizações, a papelada pode representar uma grande fonte de ineficiência. Em vez de depender da entrada manual de dados e relatórios nos sistemas da empresa, automatizar esses processos pode reduzir os custos significativamente.
Esse princípio pode ser aplicado a qualquer tipo de informação. Nem todas as organizações lidam com grandes volumes de papel, mas ainda podem encontrar processos manuais passíveis de serem eliminados.
Por exemplo, as empresas que dependem principalmente de e-mail para colaborar em projetos ou compartilhar dados encontrarão maior eficiência usando um ambiente de armazenamento em nuvem ou uma plataforma de colaboração robusta para assegurar que as versões de arquivos sejam consistentes e que todas as partes interessadas tenham acesso a dados críticos.
Graças à tecnologia, as empresas podem informatizar diversos processos e tarefas, o que resulta na criação de um sistema de logística inteligente.
Com os recursos tecnológicos disponíveis, é possível controlar o estoque de maneira online, evitando desperdício de material ou compras desnecessárias, além de ter acesso a informações detalhadas sobre o giro dos produtos ou a demanda pelos serviços oferecidos pela empresa.
Os processos administrativos relacionados a todas as etapas da produção e entrega de produtos e serviços também podem ser otimizados, gerando mais rapidez na realização de cada atividade, o que resulta na economia de todos os recursos envolvidos, sejam eles materiais ou humanos.