Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDF
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Aurora Vasques Lagos
1 Instituto Federal de Brasília Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação PDTIC Brasília 2011
2 Instituto Federal de Brasília I Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação PDTIC Brasília
3 Instituto Federal de Brasília Aléssio Trindade de Barros Reitor Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação Bruno Pereira Pontes Diretor João Bezerra Júnior Coordenador de Hugo Silva Faria Coordenador de Redes Jefferson Alves Coordenador de Suporte Equipe de Elaboração do PDTIC Anderson da Silva Costa Daniel Souza Coelho Everson Badaró João Bezerra Júnior Jorge Nelson Pavão Renato Carvalho de Souza Jefferson Alves Hugo Silva Faria 3
4 Lista de Siglas e Abreviaturas Ministério da Educação Instituto Federal de Brasília Escola Técnica Federal de Brasília Centro Federal de Educação Tecnológica Plano de Desenvolvimento Institucional Rede Nacional de Pesquisa e Inovação Universidade de Brasília Ensino à distância Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação Sistema de Informações Gerenciais Acadêmicas Pró-reitoria de Pesquisa e Inovação Pró-reitoria de Ensino Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional Pró-reitoria de Administração Pró-reitoria de Extensão Diretoria de Comunicação Social Information Technology Infrastructure Library Control Objectives for Information and Related Technology Strengths, Weaknesses, Opportunities, Treats Tribunal de Contas da União Ministério do Planejamento Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MP Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática Gratificação do Sistema de Admin. dos Recursos de Informação e Informática MEC IFB ETF-BSB CEFET PDI RENAPI UnB EAD DTIC SIGA PRPI PREN PRDI PRAD PREX DRCS ITIL COBIT SWOT TCU MP SLTI/MP SISP GSISP 4
5 Sumário Lista de Siglas e Abreviaturas Introdução Finalidade do Documento Fatores Motivacionais para Elaboração do PDTIC-IFB Alinhamento com a Estratégia e Políticas do IFB Abrangência do PDTIC-IFB Equipe de Elaboração do PDTIC-IFB Cronograma Documentos de Referência Princípios e Diretrizes Metodologia Aplicada Estrutura Organizacional da Unidade de TIC Diretoria de Tecnologia da informação e Comunicação - DTIC Coordenação de Redes - CDRE Coordenação de Suporte ao Usuário - CDSU Equipe de Governança de TIC- EGTIC Visão estratégica da DTIC Missão: Visão: Negócio: Valores: Objetivos estratégicos: Políticas de TIC do IFB Análise Swot da TI Organizacional Fatores Críticos de Sucesso Inventário de Necessidades Necessidades de Necessidades de Infraestrutura Necessidades de Governança de TI Necessidades de Segurança da Informação Necessidades de Treinamentos Necessidades de Suporte Necessidades Gerais Plano de Ações e Metas Inventário de Metas Metas de Metas de Infraestrutura Metas de Segurança da Informação Metas de Governança de TI Metas de Suporte e Treinamento Metas Básicas Estruturantes Plano de Ação Ações de Ações de Infraestrutura
6 Ações de Segurança da Informação Ações de Governança de TI Ações de Suporte e Treinamento Metas Básicas Estruturantes Indicação de Recursos Necessários Recursos para as metas de sistemas Recursos para as metas de Infraestrutura Recursos para as metas de Segurança da Informação Recursos para as metas de Governança de TI Recursos para as metas de Suporte e Treinamento Plano de Gestão de Pessoas Tabelas DE AÇÕES DE PESSOAL Servidores efetivos Estagiários Capacitação Avaliação do resultados do PDTIC anterior Plano de Gestão de Riscos Plano de Investimento em Serviços e Equipamentos Serviços Equipamentos Referências Bibliográficas...87 ANEXOS Introdução 1.1. Finalidade do Documento 6
7 Este documento tem por finalidade o diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC visando atender às necessidades tecnológicas e de informação do Instituto Federal de Brasília- IFB, para o biênio Fatores Motivacionais para Elaboração do PDTIC-IFB A elaboração do do IFB teve como principal motivador a necessidade de alinhar os objetivos estratégicos do instituto às ações de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC. O IFB está em amplo movimento de expansão e necessita de um planejamento de TIC que dê apoio e condições para que o instituto consiga atingir suas metas. A imposição de se adequar à legislação referente ao tema Tecnologia da Informação e Comunicação também se apresenta como um fator importante para o planejamento das ações relacionadas a TIC Alinhamento com a Estratégia e Políticas do IFB Sabendo da importância de se ter um planejamento totalmente entrelaçado aos objetivos institucionais do IFB, a equipe de elaboração do PDTIC procurou tomar por base documentos e instâncias institucionais que pudessem garantir este alinhamento. O Plano Diretor Institucional PDI, em conjunto com o trabalho realizado junto as instâncias diretivas do IFB, foram os norteadores dos trabalhos de elaboração do PDTIC. Esta ação culminou em um documento fortemente alinhado aos objetivos estratégicos do instituto. O PDTIC-IFB define como a área de TIC, representada pela Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação -DTIC contribuirá para o alcance dos objetivos estratégicos do IFB além dos custos relacionados Abrangência do PDTIC-IFB O PDTIC-IFB abrange todos os campi, todas as pró-reitorias e diretorias do IFB. A intenção foi planejar de maneira coordenada de forma a contemplar o instituto como um todo. Atualmente o IFB possui 5(cinco) campi - instalados nas Regiões Administrativas de Brasília, Taguatinga, Samambaia, Gama e Planaltina - 5(cinco) Pró-Reitorias e 2(duas) Diretorias sistêmicas Período de Validade e Revisões do PDTIC-IFB O PDTIC-IFB será válido para o biênio A metodologia adotada na elaboração do plano sugere o intervalo de 2 anos como período ideal de validade do documento. Um intervalo 7
8 de abrangência menor que 2 anos dificultaria o planejamento orçamentário, enquanto um período maior traria o risco do PDTIC-IFB ficar defasado durante sua execução, mesmo com revisões. Ciente da situação de estruturação do instituto e falta de base histórica para tomar como base, a equipe de elaboração do PDTIC, em conjunto com os dirigentes do IFB, acordou que nesse momento de estruturação serão feitas revisões semestrais visando corrigir possíveis desvios e equívocos nos planejamento iniciais Equipe de Elaboração do PDTIC-IFB Para a elaboração do PDTIC-IFB foram alocados Analistas e Técnicos de Tecnologia da Informação que percebem gratificação (GSISP) para atuarem na área de gestão de recursos de TI na administração publica federal. A tabela abaixo contém o nome e o cargo dos servidores que formaram a equipe: Nome Anderson da Silva Costa Daniel Souza Coelho Everson Badaró João Bezerra Júnior Jorge Nelson Pavão Renato Carvalho de Souza Jefferson Alves Hugo Silva Faria Cargo Analista em TI Analista em TI Analista em TI Analista em TI Analista em TI Analista em TI Técnico em TI Técnico em TI 1.7. Cronograma O cronograma abaixo demonstra o período utilizado para a conclusão dos trabalhos. Cada retângulo corresponde a uma semana no mês. 8
9 Tarefas Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Definir Metodologia de Elaboração do PDTIC Identificar e reunir os documentos referenciais Identificar Princípios e Diretrizes Identificar Necessidades Avaliar o Referencial Estratégico de TIC Avaliar a organização de TIC Fazer análise SWOT da TIC organizacional Avaliar a necessidade de Informação Avaliar as necessidades de serviços de TIC Avaliar as necessidades de equipamentos Avaliar a estratégia de terceirização Avaliar a necessidade de pessoal Consolidar o inventário de necessidade Aprovar a Inventário de necessidades reconhecidas Atualizar as diretrizes de priorização e orçamentação Priorizar as necessidades Definir metas e ações Planejar a execução das ações Planejar as ações de pessoal Consolidar e submeter planos específicos Aprovar os planos específicos Consolidar e submeter a minuta do PDTIC Aprovar e submeter a minuta do PDTIC Aprovar e publicar o PDTIC e encerrar o Plano de Trabalho do PDTIC 2. Documentos de Referência Para a elaboração do PDTIC-IFB foram utilizados os seguintes documentos como referenciais: 9
10 Documento Constituição Federal Instrução Normativa SLTI/MP nº 04/2008 CobiT 4.1 Decreto-lei 200/1967 Decreto-lei 2.271/1997 Decreto-lei 7174/2010 Plano de Desenvolvimento Institucional do IFB Acórdão TCU 2471/2008-P Acórdão TCU 786/2006-P Acórdão TCU 1603/2008-P Estatuto do IFB Código de Ética do Governo Federal Estratégia Geral de TI 2010 ITIL v3 Lei 8666/1993 Decreto 7.174/2010 Instrução Normativa SLTI/MP nº 02/2008 Lei / Princípios e Diretrizes ID Princípios e Diretrizes Origem PD1 Deve-se maximizar a terceirização de tarefas executivas, para Decreto-lei nº 200/1967, 10
11 PD2 PD3 PD4 PD5 PD6 PD7 PD8 PD9 dedicar o quadro permanente à gestão e governança da TI organizacional, limitado à maturidade do mercado, interesse público e segurança institucional/nacional. Toda contratação de serviços deve visar ao atendimento de objetivos de negócio, o que será avaliado por meio de mensuração e avaliação de resultados. O pagamento de serviços contratados deve, sempre que possível, ser definido em função de resultados objetivamente mensurados. A maioria dos bens e serviços de TI atende a padrões de desempenho e qualidade que podem ser objetivamente definidos por meio de especificações que são usuais no mercado, cabendo obrigatoriamente a licitação por pregão. Todos os serviços e processos de TI críticos para a organização devem ser monitorados (planejados, organizados, documentados, implementados, medidos, acompanhados, avaliados e melhorados) Todos os serviços e processos de TI devem seguir modelos reconhecidos internacionalmente referentes à Gestão da Segurança da Informação Todos os serviços e processos de TI devem respeitar, no que couber, o estabelecido no Estatuto do IFB; A identificação das diferentes soluções de TIC que atendam às necessidades do negócio deve considerar a disponibilidade de solução similar em outro órgão da APF e as soluções existentes no Portal do Software Público Brasileiro (www. Softwarepublico.gov.br) Deve-se procurar melhorar a qualidade de ensino e incrementar a integração com a comunidade externa através do aumento do uso de sistemas informatizados e TIC PD10 Todas as contratações de serviços, continuados ou não, deverão ser precedidas de planejamento, em harmonia com o planejamento estratégico da instituição, que estabeleça aos produtos ou resultados a serem obtidos, quantidades e prazos para entrega das parcelas, quando couber. PD11 A aquisição de bens e serviços de tecnologia da informação e automação deverá ser precedida da elaboração de planejamento da contratação, incluindo projeto básico ou termo de referência contendo as especificações do objeto a ser contratado. 4. Metodologia Aplicada art. 10, 7º e 8º; Decreto nº 2.271/1997 Decreto nº 2.271/1997; Ac786/2006-P; Ac1603/2008-P; IN 04/2008 SLTI/MP Decreto nº 2.271/1997 Ac786/2006-P Ac1603/2008-P IN 04/2008 SLTI/MP Ac2471/2008-P Nota Técnica Sefti/TCU nº 2 Cobit 4.1 ITIL v3 Ac1603/2008-P ABNT NBR ISO/IEC Estatuto IFB IN 04/2008 PDI-IFB 2009/2013 IN 02/2008 SLTI/MP IN 04/2008 SLTI/MP Decreto nº 7174/2010 A equipe de elaboração do PDTIC-IFB adotou a metodologia indicada pelo Ministério do 11
12 Planejamento MP. Essa metodologia foi exaustivamente estudada pela equipe de elaboração nos cursos de formação da Escola Nacional de Administração Pública ENAP e tem como base as melhores práticas do mercado com o foco na administração pública. Entretanto, não se podia ignorar a situação especial em que o IFB se encontra: instituição em forte processo de estruturação e com diversas unidades, campi, espalhadas pelas regiões administrativas do Distrito Federal. Levando esse aspecto em consideração, a equipe de elaboração definiu que uma abordagem mais direta seria primordial e traçou uma estratégia de pesquisa/entrevistas com todos os dirigentes das diversas unidades do IFB. Foi enviado aos diversos dirigentes do instituto questionário que abordou os temas mais relevantes para elaboração de um planejamento de TI: a necessidade de equipamentos, necessidade de serviços e a necessidade de informações. Após o preenchimento das informações requeridas no questionário, a equipe de elaboração efetuou visitas nas unidades do IFB, coletando detalhes das informações fornecidas através do questionário e ouvindo diretamente dos responsáveis queixas e anseios relacionados a tecnologia da informação. Após esse grande trabalho de entrevistas e validação das informações levantadas a equipe de elaboração do PDTIC pôde observar um retrato fiel da situação do IFB como um todo e ter nas mãos uma lista de necessidades e demandas apontadas pelas pessoas que estão diretamente relacionadas ao trabalho de estruturação do instituto. 5. Estrutura Organizacional da Unidade de TIC Atualmente a Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação do IFB tem o status de Diretoria sistêmica e está organizada da seguinte maneira: 5.1. Diretoria de Tecnologia da informação e Comunicação - DTIC Tem por objetivo colocar a Tecnologia da Informação e Comunicação a serviço dos segmentos acadêmicos (ensino, pesquisa e extensão) e administrativos do IFB e assim atuar como instrumento estratégico no alcance dos objetivos do IFB. Atualmente a DTIC é composta por 14(quatorze) colaboradores, entre analistas e técnicos, alocados na Equipe de Governança e nas 3( três ) coordenações existentes dentro da diretoria. 12
13 O Diretor de TIC que tem como principal função gerenciar toda a diretoria de maneira a auxiliar no alcance das metas definidas pela organização como um todo Coordenação Geral de Tecnologia da Informação e Comunicação CGTIC Apoiada pela Equipe de Governança, tem como principal atribuição acompanhar e auxiliar as demais coordenações na execução dos diversos projetos e nas atividades rotineiras da diretoria, além de planejar e aprimorar os instrumentos de controle, gerenciamento e organização interna; 5.3. Coordenação de Desenvolvimento de CDDS Composta de um coordenador, 4 analistas e 2 estagiários. A coordenação tem as seguintes atribuições: Prover/desenvolver sistemas que auxiliem nos processos de trabalho do Instituto; Capacitar usuários para a utilização dos sistemas ora desenvolvidos por esta Coordenadoria; Prover a manutenção da estrutura do Portal Institucional; Prover a criação e manutenção da intranet; Manter operacionalmente e implantar os sistemas institucionais (SIGA); Viabilizar e adequar ferramentas já existentes que permitam a interação entre usuários como "blog" ou para divulgação de eventos institucionais; 5.4. Coordenação de Redes - CDRE Atualmente a CDRE é composta de apenas um técnico em informática que acumula a função de coordenador, a coordenação tem as seguintes atribuições: Administrar e controlar o ambiente da rede e serviços de informática mantendo níveis adequados de segurança, desempenho, disponibilidade e confiabilidade Acompanhar a evolução tecnológica dos assuntos de informática propondo alternativas e soluções atualizadas; Manter a base de usuários de informática e suas contas (logins) nos diversos serviços disponíveis; Definir e manter sistemática que garanta os componentes da rede de informática, a nível de segurança física (de hardware e demais dispositivos) e de segurança lógica (de softwares básicos e de apoio, de dados backup s e programas dos sistemas aplicativos); Sugerir padrões, normas e procedimentos de uso dos recursos da rede de informática, incluindo o controle de acesso dos usuários ao ambiente e na 13
14 manipulação dos bancos de dados corporativos; Administrar o banco de dados quanto a instalação física, funcionamento, segurança, otimização e operação; Administrar e controlar o acesso e disponibilidade de serviços internos e externos (internet, correio eletrônico, etc); Elaborar especificações e pareceres técnicos referentes a hardware e software 5.5. Coordenação de Suporte ao Usuário - CDSU A CDSU é composta de um técnico de informática, que acumula a função de coordenador e de um estagiário. À CDSU são atribuídas as seguintes responsabilidades: Funcionar como ponto central de contato entre os usuários e a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação DTIC; Restaurar os serviços prestados pela DTIC sempre que possível; Prover suporte com qualidade para atender os objetivos do IFB; Gerenciar todos os incidentes desde a detecção até o encerramento; Aumentar a satisfação dos usuários do IFB; Maximizar a disponibilidade do serviço Equipe de Governança de TIC- EGTIC Três analistas em Tecnologia da Informação compõem a EGTIC que tem as seguintes atribuições: Apresentar, estudar e sugerir soluções de tecnologia da informação e administrativas quando tange a utilização da informática; Avaliar a situação dos equipamentos de informática e repassar à direção quando algum apresentar problemas ou inadequação no ambiente de trabalho; Buscar o alinhamento com as áreas de negócios: conhecer profundamente a estratégia dos demais departamentos do IFB, estimulando objetivos que realmente tragam resultados para o negócio; Mapear processo, projetos e serviços de TI: mapear formalmente todos seus ativos, identificar redundâncias e aquilo pode ser eliminado, reduzindo custos para a administração pública; Estabelecer prioridades: priorizar os projetos e serviços do IFB de acordo com a estratégia do negócio; Acompanhar resultados: avaliar as políticas de governança periodicamente para, então, estipular metas factíveis às equipes e identificar fatores que atrapalham o 14
15 desempenho do IFB, bem como a tomada de decisão por parte das lideranças; Otimizar a aplicação de recursos, reduzir os custos e alinhar o setor de TI às estratégias de negócio; Fazer uso de modelos de melhores práticas gerenciais e ferramentas aplicáveis em TI; Planejamento, supervisão, coordenação e controle dos recursos de tecnologia da informação relativos ao funcionamento da administração pública federal; Executar análises para o desenvolvimento, implantação e suporte a sistemas de informação e soluções tecnológicas específicas; Especificar e apoiar a formulação e acompanhamento das políticas de planejamento relativas aos recursos de tecnologia da informação; Especificar, supervisionar e acompanhar as atividades de desenvolvimento, manutenção, integração e monitoramento do desempenho dos aplicativos de tecnologia da informação; Gerenciar a disseminação, integração e controle de qualidade dos dados; Organizar, manter e auditar o armazenamento, administração e acesso às bases de dados da informática de governo; Desenvolver, implementar, executar e supervisionar atividades relacionadas aos processos de configuração, segurança, conectividade, serviços compartilhados e adequações da infraestrutura da informática da Administração Pública Federal; Preparar documentos técnicos para licitações de software, hardware e/ou para serviços de TI; Estudar e propor novos processos administrativos que visam economia ou agilidade na utilização da informática. 6. Visão estratégica da DTIC 6.1 Missão: Prover e integrar soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação, apoiando o IFB na execução da sua atividade de ensino, pesquisa e extensão. 6.2 Visão: Ser considerada área de excelência no oferecimento de serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação; 6.3 Negócio: Oferecer serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação eficientes, eficazes e de qualidade para o público interno e para toda a comunidade direta ou indiretamente ligada ao IFB. 15
16 6.4 Valores: Eficiência Operacional; Inovação; Otimização do uso dos recursos públicos, 6.5 Objetivos estratégicos: Criação e implantação de sistemas internos de apoio à gestão sistêmica no IFB; Incentivar e divulgar o uso da Tecnologia da Informação; Aprimorar todos os processos da área de Tecnologia da Informação; 7. Políticas de TIC do IFB O PDTIC do IFB, além de alinhar as demandas de TIC com as necessidades de negócio, busca nortear os trabalhos para criação e o aprimoramento de políticas que direcionem as ações e estabeleçam procedimentos a serem seguidos dentro do Instituto. Dentre essas políticas destacam-se a Política de Segurança da Informação, a Política de aquisições de TIC, Política de desenvolvimento e implantação de sistemas e Planos de Comunicação. 7.1 Política de Contratação de Soluções de TIC Como citado em vários tópicos do documento, o IFB encontra-se em plena estruturação de suas áreas administrativas,desta forma, há a clara necessidade de estabelecimento e divulgação de um fluxo para os processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação a ser seguido por todas as áreas do IFB. No PDTIC foi estabelecida a meta 38 Definir e formalizar metodologia de acompanhamento de compras de equipamentos e contratação de serviços de TIC que formalizará a metodologia de de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação. 7.2 Política de segurança da informação Um dos bens mais importantes de qualquer organização são suas informações. É através delas que são tomadas as decisões que direcionam o caminhar da instituição. A DTIC vem participando de eventos relacionados à Segurança da Informação, assim como possui em seu quadro técnico pessoas que possuem conhecimento e experiência na construção de Políticas de Segurança da Informação - PSI. Como o IFB possui estrutura, objetivos e necessidades diferenciadas dos demais órgãos do Governo Federal, sua PSI deve conter algumas particularidades. Por exemplo: 16
17 deve-se permitir acesso a determinadas redes sociais e sites com fotos e vídeos que enriquecem o aprendizado. Sendo a Política de Segurança da Informação um documento que registra os princípios e as diretrizes de segurança adotados pela organização, a serem observados por todos os seus integrantes e colaboradores e aplicados a todos os sistemas de informação e processos corporativos, é importante que seja avaliado, discutido e aprovado por todos os gestores. Dessa forma, encontra-se em debate no Instituto os princípios a serem observados para a criação da Política de Segurança da Informação. Foram criadas as metas 34 - Estabelecer Política de Segurança da Informação em todo o Instituto e 36 - Implementar a Política de classificação das informações definida pelo IFB, que viabilizarão os debates e o efetivo estabelecimento de uma Política de Segurança de TIC que atenda às necessidades de negócio do Instituto e estabeleça todas as regras necessárias para que o órgão fique protegido contra eventuais acontecimentos de falhas de segurança de TI. 7.3 Política de desenvolvimento e implantação de sistemas Atualmente algumas demandas de desenvolvimento e implantação de sistemas não são realizados de forma estruturada. Isto ocasiona problemas de escalonamento da equipe, de cronograma de entrega dos sistemas, assim como dificuldade de comunicação com o cliente final. Através da meta 42- Definir e formalizar o processo de Gestão de Projetos, o IFB se organizará para ter uma forma padronizada de abertura de demandas, levantamento de requisitos, desenvolvimento e implantação de sistemas, além da divulgação de informações junto a todos os interessados em determinado projeto. Esta meta já está sendo trabalhada pela coordenação de desenvolvimento de sistemas (CDDS) da DTIC. A Coordenação já vem trabalhando também na meta 27- Desenvolver a arquitetura que será a base dos sistemas do IFB. Esta é uma meta importante pois, quando atendida, tornará mais rápido e eficiente o trabalho da equipe, agilizando o desenvolvimento de sistemas e o atendimento das necessidades do instituto. 7.4 Plano de comunicação da DTIC com as demais áreas do instituto Durante o levantamento de necessidades junto ao Campi e demais áreas do instituto, foi evidenciado que um dos tópicos que precisam de atenção imediata é a comunicação da DTIC com as demais áreas do instituto. Para esta necessidade já foram debatidas, internamente na DITIC, as melhorias necessárias e serão aplicadas na produção da Política de Comunicação do IFB. Além da Política de Comunicação do Instituto, que possui cunho de estabelecer diretrizes, planeja-se que para cada um dos projetos a serem executados, haverá um Plano de Comunicação a ser estabelecido conforme as necessidades específicas do projeto, de forma que as partes envolvidas estabelecerão quais pessoas, em que prazo, com qual frequência e de quais formas estarão recebendo as informações relacionadas ao projeto. Nas revisões do PDTIC ou em qualquer reunião do CGTIC poderá ser debatido a efetividade das comunicações e, caso necessário, serão revistas as diretrizes para o aperfeiçoamento das informações trocadas entre as unidades. 17
18 8. Análise Swot da TI Organizacional A Análise S.W.O.T. é uma ferramenta estrutural utilizada na análise do ambiente interno, para a formulação de estratégias. Permite-se identificar as Forças e Fraquezas da empresa, extrapolando então Oportunidades e Ameaças externas para a mesma. Forças e Fraquezas (Strenghts e Weakness, S e W) são fatores internos à organização. Forças são fatores de criação de valor, como: ativos, habilidades ou recursos que uma companhia tem à sua disposição, em relação aos seus competidores, enquanto as fraquezas são fatores de destruição de valor. Já as Oportunidades e Ameaças (Opportunities e Threats, O e T) são fatores externos de criação e destruição de valor, respectivamente. São situações as quais a empresa não pode controlar, mas que emergem ou da dinâmica competitiva do mercado em questão, ou de fatores demográficos, econômicos, políticos, tecnológicos, sociais ou legais. Esta análise deve levar em conta não somente as tendências que afetam a organização, mas também a probabilidade desta tendências tornarem-se eventos reais. Desnecessário dizer que deve-se dar maior atenção às tendências com maior probabilidade de acontecer, para assim evitar as ameaças reais e explorar as oportunidades da melhor maneira possível. As organizações que perceberem as oportunidades e ameaças e tiverem agilidade para se adaptar serão aquelas que melhor proveito tirarão das oportunidades e menor dano das ameaças. A tabela SWOT é usada como base para gestão e planeamento estratégico de uma corporação ou empresa, mas devido a sua simplicidade pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário. Após as avaliações iniciais da estrutura de TIC do IFB, foi feita uma avaliação do tipo SWOT acerca da TIC organizacional, enfocando o uso e a gestão de TI pela organização como um todo. Forças Servidores efetivos e motivados; Apoio da alta direção; Suporte financeiro; Bom ambiente(relacionamento) de trabalho; Equipamentos de TIC novos Oportunidades Política de governo voltada para ampliação da rede federal de ensino; O IFB está em fase de estruturação; Estratégia Geral de Tecnologia da Informação, publicada pela SLTI, que promove o fortalecimento da estrutura de TIC dos órgãos integrantes do SISP. Grande procura da sociedade por capacitação profissional Fraquezas Ameaças 18
19 Quadro de servidores insuficiente; Indefinição da lotação dos servidores; Falta de definição dos papeis dos servidores que atuam na TIC; Espaço físico inadequado; Falta de política de capacitação técnica dos servidores da TIC; Processo de comunicação ineficiente com os Campi e demais unidades do instituto; Falta de um Processo formal de segurança de TIC; Processos de trabalho não documentados; Falta de treinamento dos funcionários nos softwares utilizados no Instituto (incluindo BrOffice). Falta de autonomia da DTIC para realizar adequações nos sistemas Administrativos e Educacionais. Acompanhamento de processos de compras ineficiente Prestação ineficiente do serviço de internet Mudança de direcionamento político; Evasão de servidores da área de TI; Perder a capacidade de atender a novas demandas devido à expansão acelerada do Instituto; 9. Fatores Críticos de Sucesso Existem diversos fatores para o sucesso da TIC em uma organização. Apesar das diferenças que existem entre as diversas organizações, alguns fatores são essenciais para que a área de TIC de qualquer organização tenha sucesso em sua atuação. Uma vez que um fator seja considerado como crítico deve passar a receber atenção e investimento, a fim de que se garanta seu bom desempenho e, consequentemente, o sucesso das estratégias da organização. Os fatores levantados como críticos para sucesso da TIC em uma organização são: Alinhamento entre a área de TIC e as áreas de negócio Profissionais capacitados e motivados Infraestrutura adequada para as necessidades da instituição 19
20 Processos de trabalho bem definidos e documentados Planejamento de TIC visando resultados a curto, médio e longo prazo Servidores de TIC engajados em prover de maneira adequada os serviços de TIC Modelo de governança de TIC institucionalizado Contratações de serviços e produtos de TIC fundamentadas em análise e em parecer da área de tecnologia da informação, seguindo a legislação vigente. 10. Inventário de Necessidades Por muitos anos, algumas organizações puderam continuar seus negócios, ainda que tivessem pouco apoio da TIC. Hoje a realidade é diferente, a Tecnologia da Informação e Comunicação é um fator crítico de sucesso para a organização. A Governança de TIC se preocupa com as operações e performance dos negócios, transformando e posicionando a TIC para alcançar os requisitos de negócio. A questão chave é verificar se os investimentos da organização em TIC estão em harmonia com objetivos estratégicos da empresa e estão desenvolvendo capacidades necessárias para entregar valor às atividades-fim da organização. Portanto, é necessário que a área de TIC entenda quais as necessidades das áreas de negócio, podendo assim desenvolver ações que as atendam, levando ao sucesso da organização. A equipe de elaboração do PDTIC levantou as necessidades do IFB através de entrevistas realizadas com os responsáveis pelas áreas de negócio do IFB: Os pró-reitores e diretores de Campus. Após o levantamento, todas as necessidades foram reavaliadas e inventariadas, verificando-se sua consistência. Depois foram aplicados critérios de priorização (análise GUT) de acordo com os responsáveis de cada área. Foi feita a classificação e consolidação das necessidades. A função da pré-classificação é auxiliar o CTIC na avaliação das necessidades levantadas. O levantamento das necessidades baseou-se nos seguintes aspectos: Necessidades de informação; Necessidades de serviços de TIC; Necessidades de infraestrutura; Necessidades de terceirização de serviços de TIC da organização; Necessidades de pessoal em serviços de TIC; As necessidades foram agrupadas de acordo com a área de TIC envolvida. Esta organização facilita na compreensão e no planejamento de ações para atender a cada uma delas, 20
Instituto Federal de Brasília! Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação PDTIC
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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Plano Diretor de Tecnologia de Informação 2012-2013 Reitor