Criando uma metodologia de gestão que combine com a sua empresa
Para realizar a gestão de um projeto ou de uma empresa é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos com o objetivo de otimizar os recursos disponíveis, sejam eles humanos, materiais ou financeiros.
Nestes casos, além da direção da empresa é necessário também contar com uma equipe que irá gerenciar projetos, na qual esteja claro quem é o gerente do projeto. Esta pessoa não deve ser necessariamente o gestor da empresa e sua principal responsabilidade é manter o controle da equipe e garantir que os projetos sejam desenvolvidos de acordo com seu escopo.
É possível também adaptar as abordagens de gestão de projetos e criar uma metodologia própria, que atenda às demandas específicas de sua empresa. Confira a seguir o que você deve saber para criar uma metodologia de gestão que combine com seu negócio.
Antes de pensar em criar uma metodologia própria para sua empresa é preciso se espelhar no que já existe. Afinal de contas, se boa parte das companhias utilizam como referência o PMI, Project Management Institute e sua publicação PMBOK, Project Management Body of Knowledge, sua empresa deve pelo menos conhecê-lo para criar algo novo.
Em resumo, o PMBOK considera 10 áreas do conhecimento que devem ser gerenciadas nos projetos de uma empresa:
3. Tempo/Prazo
9. Suprimentos e Contratos (Aquisições)
Tenha em mente estas áreas antes de criar a metodologia para sua empresa. Pense na importância de cada uma delas para seu negócio, em especial as áreas de escopo, prazo, custo e qualidade. Você deverá levar em conta também a gestão de documentação e conhecimento se deseja adaptar esta metodologia para sua companhia.
Outras questões importantes que se deve ter em mente ao criar uma metodologia de gestão de projetos específica para sua empresa são a análise do tamanho do negócio e área de atuação.
Como é a organização funcional de sua empresa? O grupo está comprometido com a proposta metodológica? No caso de pequenas e médias empresas, as PMEs, a implementação de uma metodologia de gerenciamento de projetos deve envolver todos os funcionários. Já em empresas de grande porte é recomendável trabalhar por equipes e prioridades com foco em treinamento.
O setor de sua empresa também influencia diretamente na adaptação ou criação de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Com base nas melhores práticas do PMI os negócios podem dar mais foco a diferentes áreas do conhecimento. Na indústria, por exemplo, a gestão da qualidade merece bastante atenção. Já no setor do varejo, o gerenciamento de contratos se mostra essencial para garantir o bom desempenho da logística do negócio.
Abordagens Adaptativas de Gerenciamento de Projetos
A criação de abordagens adaptativas de gerenciamento de projetos está diretamente relacionada com o cenário instável e imprevisível dos negócios atualmente. Em essência, esta metodologia diferencia os projetos considerados estratégicos por cada uma das empresas. Estes podem ser um novo produto, um contrato importante, um lançamento, variando de acordo com o setor. É importante ressaltar que projetos com maior carga de inovação precisam adotar uma abordagem adaptativa para obterem sucesso.
Para elaborar uma abordagem adaptativa de gerenciamento de projetos para sua empresa, é preciso partir da premissa de que os projetos devem ser reconhecidos como diferentes entre si. Em consequência, a gestão de cada um deles deve ser ajustada para contemplar a variação com relação aos objetivos, atividades e meio ambiente. Na concepção de sua abordagem adaptativa leve em conta também as diferentes complexidades e incertezas específicas de cada projeto.
Alguns dos critérios adicionais que você pode adotar em sua metodologia adaptativa são a avaliação de segurança, operacionalidade, impacto do negócio e meio ambiente. Estas abordagens também se diferenciam por um foco específico na gestão de requisitos e construção do produto.
Por fim, lembre-se de criar uma metodologia adaptativa para seu negócio por etapas, investindo primeiramente em projetos considerados estratégicos, para depois adotar a prática em outros processos gerenciais de seu negócio.