Publicado por Sal e Grill Churrascaria | 12/11/2016 | Curiosidades | 0 |
Mais que um protocolo do dia a dia corporativo, os encontros entre executivos para alinhar metas, discutir resultados e mudanças na estratégia das empresas são um ritual. Por isso mesmo, todos eles têm uma extensa e cansativa agenda de reuniões, que nem sempre é das mais produtivas.
Se esse é o seu caso, provavelmente você já enfrentou encontros penosos e arrastados, em que os assuntos de negócios facilmente dão lugar a momentos de bate-papo disperso e poucas decisões são tomadas. O objetivo do nosso texto de hoje é te ajudar a evitar esse tipo de perda de tempo.
Nele, vamos te mostrar o que pode ser feito para otimizar suas reuniões, ganhar algumas horas no dia e ainda motivar quem se reúne com você, mostrando objetividade. Afinal, aproximar e ganhar o respeito dos parceiros também é um dos objetivos de uma reunião de negócios, certo?
Enxugue a agenda de reuniões reduzindo o número de pessoas
Fique atento a um detalhe: reuniões melhores significam menos reuniões. Por isso, otimizar a sua agenda começa com otimizar cada reunião separadamente.
E algo que torna qualquer compromisso cansativo é o excesso de participantes. Todos os presentes querem se fazer notar — afinal, eles estão ali por algum motivo — e pode se tornar muito entediante escutar a opinião de um grande número de pessoas sobre cada ponto.
Aumente a qualidade desses encontros reduzindo o número de pessoas. Convide apenas aquelas que você considera essenciais para compreender os pontos sobre os quais as decisões vão ser tomadas.
Evite um grande número de secretários, representantes ou outros colaboradores que, embora sejam importantes para a execução do que foi discutido, não são quem efetivamente vai tomar as decisões.
As pessoas adaptam tudo que devem fazer para o tempo que têm disponível. Isso significa que, se uma reunião durar muitas horas, as decisões também vão levar muitas horas para serem tomadas. Tente se lembrar: qual foi a vez em que você foi a algum encontro que terminou antes do prazo previsto?
Portanto, estipule o tempo de duração — o mais curto possível — com antecedência e crie um cronograma com uma ordem lógica para o andamento da reunião.
Por exemplo, comece com alguém que vai explicar o problema, passe à apresentação de sugestões e depois para uma votação entre as melhores ideias. Deixe alguém responsável por anotar tudo isso e fazer um resumo final do que cada um se comprometeu a fazer.
Uma ótima forma de otimizar esses encontros é agendá-los durante as refeições. Reuniões em horário de almoço, por exemplo, são naturalmente rápidas, já que todos têm algum outro compromisso depois e não vão ter tempo de discutir cada tópico exaustivamente.
Não se esqueça, caso optar por essas reuniões durante o almoço ou jantar, de escolher muito bem o local onde serão realizadas. O bom gosto de um restaurante vai servir como uma espécie de extensão da imagem que a sua empresa deseja passar.
Discuta detalhes menos importantes online
Aquelas reuniões rápidas, que você faz na sede da empresa mesmo, bem que poderiam ser realizadas por Skype, não é verdade? Assim, é possível guardar o tempo para encontros mais importantes, com executivos de outras organizações.
Estes últimos, é melhor que sejam presenciais, já que o contato pessoal é importante para gerar confiança mútua e selar aquela amizade que o brasileiro procura nos seus parceiros de negócios.
Com um pouco de organização, a sua rotina semanal pode ficar menos estressante e mais produtiva. O resultado, você já imagina: lucro, reconhecimento do seu trabalho e uma maior qualidade de vida pessoal e profissional!
Quer mais dicas para melhorar a agenda de reuniões e criar outras soluções para o estresse do dia a dia corporativo? Então, siga nossas páginas no Facebook, no Instagram e no Twitter e veja mais conteúdos como este!