Com as alterações do Novo Código de Processo Civil, é necessária maior cautela pelos colaboradores de portaria dos condomínios para o recebimento de cartas registradas provenientes de órgãos públicos, principalmente da justiça.
O parágrafo quarto do art. 248 do código de processo civil estabeleceu a forma de entrega de citação em condomínios e loteamentos, determinando como válida a citação quando recebida por funcionário da portaria.
Neste contexto, o recebimento das correspondências oficiais poderá implicar na perda do direito de defesa do destinatário desta, caso recebido por unidade desocupada, podendo ensejar em ação de reparação civil contra o condomínio.
O porteiro deve se certificar se a unidade é habitada e se o nome do destinatário é realmente de pessoa que reside no imóvel, devendo declarar, por escrito, no formulário do correio, quando o destinatário estiver em viagem prolongada ou não residir no imóvel. O fato de o destinatário não estar no imóvel no momento do recebimento da carta não afasta o dever de recebê-la caso a pessoa resida no apartamento.
É de extrema importância que se fixe o procedimento de verificação no cadastro da unidade, se o nome do destinatário consta como morador e, se possível, que o condomínio faça campanhas periódicas de atualização cadastral, informando que é de responsabilidade do condômino manter o cadastro atualizado.
Sempre que possível, antes de assinar o contra recibo dos correios, o porteiro deverá confirmar imediatamente se o destinatário ali reside, ou se encontra em viagem. Dessa forma, os condôminos devem ser instruídos a informar por escrito à administração do condomínio toda vez que forem se ausentar por longos períodos.
De outra senda, o condomínio não poderá compactuar com pedidos de condôminos para não receber cartas provenientes de órgãos públicos, sob pena de responder cível e criminalmente pela declaração inverídica.
Por fim, é de extrema importância que as citadas correspondências sejam entregues na unidade no mesmo dia em que forem recebidas, mediante assinatura do recebedor em livro de protocolo interno contendo a data da entrega.
Caso haja negativa do condômino em receber a carta registrada, o portador deverá retornar a unidade, acompanhado de duas testemunhas e, na hipótese de persistir a negativa, deverá o fato ser consignado no livro de ocorrência e assinado pelo portador e pelas duas testemunhas.