Rotinas administrativas: entenda como funcionam na área
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maio 26, 2021 Atualizado em maio 19, 2022
Você já parou para pensar o são rotinas administrativas? Boa parte do trabalho do administrador diz respeito a planejar, seguir e melhorar esses processos. A partir deles, podemos entender um pouco mais sobre o Bacharelado do curso de Administração, descobrindo se realmente nos identificamos com a área.
No dia a dia, as empresas precisam pagar seus fornecedores, atender aos clientes, arquivar contratos, registrar a carteira dos novos funcionários e uma série de outras atividades. As rotinas administrativas são esse trabalho indispensável, que necessita de bons administradores para funcionar com qualidade.
Que tal conhecer um pouco mais sobre a Administração e as funções dos seus profissionais? Continue a leitura e entenda o que são rotinas administrativas e como é o trabalho dos administradores!
1 O que são as rotinas administrativas?
2 Qual é a importância das rotinas administrativas?
4 Como estruturar as rotinas administrativas?
5 Quais são as principais atividades das rotinas administrativas?
As rotinas administrativas são processos repetitivos que dão apoio às atividades principais dos departamentos. Assim, são formadas por etapas e tarefas que, sempre que realizadas, dão andamento ao dia a dia: pagamentos, documentação, atendimento etc.
Imagine que, após entrevistar um candidato, você encontra o talento certo para vaga disponibilizada pela sua empresa. Então, será preciso realizar uma série de atividades de apoio para tocar a operação até que ele esteja efetivamente no trabalho:
registrar a carteira de trabalho;
fazer o cadastramento no e-social (plataforma do governo);
alterar os livros de funcionários;
comunicar o líder do departamento sobre a contratação;
integrar o profissional à equipe.
Nesse exemplo, ao lado da atividade principal de gestão de pessoas (selecionar o candidato), temos as rotinas administrativas que dão andamento à operação e concretizam a escolha do novo talento. Além disso, o conjunto dessas rotinas administrativas formam o processo de contratação.
Qual é a importância das rotinas administrativas?
As empresas funcionam com a criação de sistemas e processos. O empresário ou administrador não fica a todo momento dizendo o que os profissionais devem fazer, mas organiza os recursos materiais, os financeiros, as pessoas e a tecnologia para andarem por si mesmas.
Essas partes atuam em conjunto e são vistas como uma coisa só para atingir uma finalidade, formando o sistema. E como as pessoas é que movem as finanças, tecnologia e recursos materiais, são definidas tarefas e etapas que elas precisam realizar para alcançar os resultados desejados, que são os processos.
As rotinas administrativas, portanto, são tarefas que precisam ser realizadas, mais ou menos, do mesmo jeito sempre. Com isso, as decisões e planos das empresas avançam. Afinal, as rotinas dão o apoio para as atividades principais, que são aquelas mais ligadas à tomada de decisão, inteligência e estratégia.
As rotinas administrativas de algumas áreas da empresa merecem um cuidado especial dos administradores, porque estão mais próximas do funcionamento do negócio. Não à toa, são focos das matérias da faculdade de Administração.
O primeiro pilar é a gestão financeira, que diz respeito ao uso dos recursos da organização. Essa área cuida principalmente do que a empresa recebe (receita) e paga (despesa), gerindo o fluxo de caixa (dinheiro disponível para fazer frente às despesas).
A gestão de pessoas cuida dos talentos na empresa. Aqui, existem diversas rotinas administrativas ligadas ao RH, como folha de pagamento, avaliação de desempenho, processos de contratação e demissão.
O marketing está ligado a atrair pessoas dispostas a comprar os produtos e serviços das empresas. Para isso, temos rotinas ligadas à comunicação, campanhas, pesquisa e uma série de outras atividades.
As empresas também precisam manter os canais de diálogo com o cliente, que pode buscar o serviço para tirar dúvidas, realizar compras, receber reclamações, solucionar problemas, dar sugestões etc.
Como estruturar as rotinas administrativas?
A qualidade das rotinas administrativas não é igual em todas as empresas. Por isso, os profissionais de administração são valorizados pelas organizações, que ganham vantagens competitivas quando são eficientes nessa área.
Definir padrões e documentar as atividades
A eficiência costuma ser medida pelo nível de maturidade. Isto é, rotinas administrativas aleatórias e informais seriam piores do que atividades padronizadas e documentadas para serem conhecidas por todos.
Por exemplo, precisamos de um jeito certo de guardar os documentos, pagar as pessoas, assinar os contratos etc., em vez de cada um fazer da maneira como bem entende.
As empresas também precisam pensar em como funcionam as rotinas administrativas, buscando formas de economizar o tempo, o dinheiro e a quantidade de trabalho necessários para tocar o dia a dia.
Uma vantagem de fazer a graduação em Administração é atuar em funções mais ligadas ao planejamento e melhoria das rotinas. Nas empresas, administradores e analistas administrativos costumam atuar nessas funções de tomada de decisão, estratégia e inteligência, enquanto os técnicos em Administração e auxiliares administrativos participam mais da execução.
Outro ponto importante é que os softwares de gestão assumem diversas etapas e tarefas. Assim, rotinas administrativas que, antes exigiam um grande esforço, atualmente dependem de poucos cliques.
A tecnologia é fundamental na vida dos administradores. Aqui na Unopar, por exemplo, oferecemos conteúdos exclusivos para que os alunos desenvolvam habilidades digitais, indo da alfabetização digital até os comportamentos e mindsets exigidos pelo mercado de trabalho.
Quais são as principais atividades das rotinas administrativas?
Após entender o conceito de rotinas administrativas, podemos dizer que o trabalho dos profissionais de Administração inclui planejar, executar, controlar, avaliar e melhorar essas atividades. Além disso, algumas são frequentes:
Os cargos de nível superior estarão mais próximos da parte estratégica, e os demais da execução, embora ambos tenham rotinas. Além disso, a remuneração do profissional sobe à medida que se alcança os cargos para graduados:
auxiliar administrativo — R$ 1.482,00*;
técnico em Administração — R$ 2.499,20*;
analista administrativo — R$ 4.106,06*;
administrador — R$ 4.106,06*.
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semipresencial (a distância, mas com atividades presenciais).
A grade curricular é direcionada para as exigências do mercado de trabalho, sendo abordada por professores qualificados. Além disso, o conteúdo do curso é complementado com benefícios exclusivos, como a Aula Destaque e as Trilhas de Carreira.
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As rotinas administrativas representam boa parte do trabalho dos profissionais da Administração. Alguns vão atuar na área mais estratégica, enquanto outros serão responsáveis pela execução das atividades. E você pode buscar as melhores oportunidades de emprego se tiver o diploma de nível superior.
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