QualiSign - Artigos - A Procuração Eletrônica
Apresentada ao mercado pela QualiSoft durante o Espaço Inovação do CIAB FEBRABAN de 2006, a Procuração Eletrônica, apesar de estar sendo cada vez mais utilizada e ter novas normas, leis e instruções regulando o seu uso nos mais diversos setores da economia, ainda gera uma série de dúvidas e questionamentos. Por esse motivo resolvemos reditar este artigo que, apesar de ser um pouco longo, tem a pretenção de tratar deste tema de forma mais aprofundada e completa, abrangendo seus aspectos conceituais, tecnológicos e legais.
De uma forma simplista podemos dizer que uma Procuração Eletrônica nada mais é que um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital válido. Este documento eletrônico, o texto da procuração, pode ser representado por um documento no formato MS-Word, PDF, ODF ou qualquer outro formato eletrônico que possa ser compreendido pelas pessoas que irão recebê-lo.
Dentro do modelo concebido pela QualiSoft e implementado no Portal Nacional do Documento Eletrônico (www.documentoeletronico.com.br), este conceito foi estendido ao garantir que a Procuração Eletrônica está aderente aos formatos e políticas para assinatura digital de documentos eletrônicos estabelecidos pela ICP-Brasil, estando também em conformidade com o disposto no CAPÍTULO X (Do Mandato) do Novo Código Civil Brasileiro no que diz respeito às regras de criação, execução e extinção da Procuração. Para garantir a preservação da Procuração Eletrônica no longo prazo esta é gerada no formato PDF/A.
O modelo descrito neste artigo se aplica às Procurações Eletrônicas como um instrumento particular, ou seja, aquelas que não precisam ser realizadas presencialmente em cartórios. Vale dizer que a procuração por instrumento particular representa mais de 80% do volume de procurações emitidas no Brasil, sendo a forma pública exigida apenas nos casos de venda de imóveis, para o casamento quando um dos noivos não possa se fazer presente na habilitação e/ou na data da cerimônia, quando o mandante for maior de 16 e menor de 18 anos, e em alguns outros poucos casos demandados pela administração pública.
A Procuração Eletrônica tem como objetivos básicos a otimização de processos, a redução de custos, o aumento da segurança e a adequação do modelo atual (procuração em papel) às necessidades atuais e futuras do comércio eletrônico. Ela foi concebida para operar dentro de um ambiente totalmente eletrônico e integrado, que exige respostas objetivas e em tempo real dos poderes e alçadas daqueles que transacionam o comércio eletrônico.
Segundo o modelo concebido pela QualiSoft, uma Procuração Eletrônica possui as seguintes características básicas:
As Procurações Eletrônicas são geradas eletronicamente a partir de modelos pré-estabelecidos ou a partir de procurações previamente existentes no sistema, minimizando os erros de criação e interpretação inerentes ao processo atual (físico / papel).
As Procurações Eletrônicas devem ser assinadas digitalmente por seus outorgantes com certificados digitais ICP-Brasil, podendo este processo ser realizado em qualquer lugar do mundo, sem a necessidade de impressão ou reconhecimento de firmas.
Por ser um documento eletrônico assinado digitalmente com um Certificado Digital válido, a Procuração Eletrônica garante:
• Autenticidade - garantia da identidade de quem o assinou digitalmente;
• Integridade - garantia de que seu conteúdo não foi alterado;
• Não-repúdio - garantia de que o signatário não pode negar a autoria da sua assinatura digital; e
• Restrição de Acesso - garantia de impedimento que pessoas não autorizadas possam utilizar o certificado digital de outrem.
As Procurações Eletrônicas ficam armazenadas e disponíveis para consultas pelas partes interessadas, podendo ser visualizadas, exportadas (CMS / PKCS#7), impressas, salvas (somente texto) ou encaminhadas para seus procuradores e terceiras partes, desde que autorizada pelo outorgante. No ato de cada consulta, toda e qualquer irregularidade (revogada, vencida, adulterada, procurador inabilitado) é notificada ao usuário.
Os poderes conferidos aos representantes legais (procuradores) podem ser consultados direta e objetivamente, sem a necessidade de leitura ou interpretação do documento, podendo as consultas serem automatizadas e integradas com sistemas corporativos tais como sistemas de câmbio, aprovação de crédito, comércio eletrônico, automação de agências, etc.
• Quais são os poderes de um ou mais representantes, isoladamente ou conjuntamente.
A Procuração Eletrônica proporciona aos seus usuários uma série de benefícios, dentre os quais destacamos:
• Criação, edição, assinatura e verificação da Procuração Eletrônica, independente da localização física dos outorgantes, pois a operação é realizada via Internet;
• Diminuição do tempo necessário para a criação das procurações. As Procurações Eletrônicas são criadas a partir de modelos pré-aprovados pelos departamentos jurídicos das empresas, sendo também possível a criação de uma nova Procuração Eletrônica para partir de outra já existente, oferecendo ainda uma série de recursos computacionais que facilitam sobremaneira todo o processo de criação, edição, assinatura e consultas de sua Procuração Eletrônica.
• De uma maneira geral, assumindo-se que o usuário esteja de posse de todas as informações necessárias (informações dos outorgantes, procuradores, poderes, etc.) a emissão de uma Procuração Eletrônica demora em média menos que 4 minutos, variando de acordo com sua complexidade. Nos casos de renovações, que poderá ser feita a partir de uma Procuração Eletrônica previamente existente, este tempo poderá ser menor que 1 minuto.
• Diminuição do tempo e dos custos decorrentes do recebimento e envio das procurações para se obter as assinaturas, reconhecimento de firmas, etc. (Não existe mais o trânsito do documento físico);
• Gerenciamento completo do ciclo de vida das Procurações Eletrônicas, com envios de notificações e avisos de vencimentos, assinaturas e outros;
• A Procuração Eletrônica não se perde ou extravia. A Procuração Eletrônica original fica armazenada em ambiente seguro, estando à disposição de seus usuários durante todo o seu período de validade ou período de tempo estabelecido;
• Em Procurações Eletrônicas com mais de um procurador, a ausência de um dos procuradores não determina a revogação de procuração (deve ser mantido pelo menos um procurador ativo), o que reduz significativamente os custos com a revogação e renovação das procurações (durante a verificação da validade da Procuração Eletrônica é informado o impedimento dos procuradores ausentes);
• Elimina erros de interpretação através da implementação de um processo pré-estabelecido, automatizado e formal da outorga dos poderes, baseado na inversão da forma, ou seja, o texto da procuração é gerado automaticamente a partir das informações inseridas no sistema (poderes) ou modelos pré-estabelecidos, garantindo o atendimento ao disposto no Novo Código Civil brasileiro;
• Redução de custos operacionais decorrentes da eliminação de documentos em papel, pois:
• Não é necessário recolher assinaturas nem papel;
• É desnecessária a verificação manual de assinaturas, que além de tomar tempo, exige mão de obra específica;
• Não existe a necessidade de reconhecimento de firmas em cartório;
• Eliminação de recursos de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), pois não há papel a escanear;
• Eliminação da necessidade de armazenamento dos documentos físicos (papel), pois eles não existem;
Com o uso da Procuração Eletrônica, espera-se uma redução de custos de até 95%, conforme quadro abaixo:
Ao tratarmos de seu embasamento legal, podemos dizer que a Procuração Eletrônica, por ser m documento eletrônico um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital ICP-Brasil, tem sua admissibilidade e validade legal garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras -ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários nas declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil.
A Procuração Eletrônica é um documento eletrônico que está em conformidade com o disposto no CAPÍTULO X (Do Mandato) do Novo Código Civil Brasileiro, no que diz respeito às regras de criação, substabelecimento, execução e extinção da Procuração;
Em termos legais, bastariam a MP nº 2.200-2 e o Novo Código Civil Brasileiro para garantir a eficácia da Procuração Eletrônica. Porém, em termos práticos, o que temos observado é a necessidade da publicação de instruções normativas, pareceres e leis complementares com o objetivo de garantir e dar maior confiança jurídica a este tema, facilitando a disseminação do uso dos documentos eletrônicos. Apenas para exemplificar, colocamos abaixo algumas dessas iniciativas:
Carta-Circular 3.234 do BACEN, de 15/04/2004, altera a regulamentação cambial para prever a assinatura digital em contratos de câmbio por meio da utilização de certificados digitais emitidos no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), e dá outras providências;
Carta-Circular 3.134 do BACEN, de 27/04/2004, divulga os procedimentos e padrões técnicos para uso de assinatura digital em contratos de câmbio;
Circular SUSEP Nº 277, de 30/11/2004, faculta a utilização da assinatura digital, nos documentos eletrônicos relativos às operações de seguros, de capitalização e de previdência complementar aberta, por meio de certificados digitais emitidos no âmbito da Infra-estrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), e dá outras providências;
Instrução Normativa SRF nº 580, de 12/12/2005 que institui, no âmbito da Secretaria da Receita Federal (SRF), o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), com o objetivo de propiciar o atendimento aos contribuintes de forma interativa, por intermédio da Internet, utilizando tecnologia de certificação digital, possibilitando, dentre outros serviços, o cadastramento e revogação de Procurações Eletrônicas;
Art. 20 do Capítulo 3 (DO PROCESSO ELETRÔNICO) da Lei 11.419/06 de 19/12/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, que altera a Lei no 5.869, de 11/01/1973 - Código de Processo Civil, acrescentando ao artigo 38 do Código de Processo Civil a possibilidade da procuração ser assinada digitalmente com base em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada (Procuração Eletrônica);
Resolução CFM Nº 1.821, de 11/07/2007, aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde;
Parecer do colegiado da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) que em reunião de 24/06/2008 autorizou a utilização da Procuração Eletrônica nas assembléias de acionistas;
Instrução Normativa DNRC Nº 109 de 28/10/2008, que dispõe sobre os procedimentos de registro e arquivamento digital dos atos que competem, nos termos da legislação pertinente, ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins, regulando e autorizando o uso de documentos eletrônicos assinados digitalmente;
Medida Provisória Nº 459, de 25/03/2009, dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida - PMCMV, a regularização fundiária de assentamentos localizados em áreas urbanas, possibilitando a apresentação de documentos eletrônicos no registro eletrônico de imóveis.
Como podemos observar, a conscientização da validade jurídica dos documentos eletrônicos vem aumentando a cada dia, também impulsionados por importantes iniciativas de entidades representativas de classes como a OAB, Colégio Notarial do Brasil, SINCOR, FENACOR, FENACON, entre outras, que se tornaram Autoridades Certificadoras facilitando o acesso de seus associados às tecnologias e vantagens da Certificação Digital.