Produtos, Kits e Categorias
O gerenciamento de produtos por categoria facilita o acesso a um determinado grupo de produtos e a movimentação de kits contendo produtos de diversas categorias, proporciona um controle ágil e eficiente.
No cadastro de cada produto, é possível definir os seguintes campos que irão contribuir para manter o estoque sempre atualizado:
A quantidade ideal para se manter no estoque, baseado na média de movimentação do período. Mesmo em períodos sazonais, deverá ser suficiente para nunca faltar nem, muito menos, exceder demasiadamente.
Ao atingir esta quantidade, indica que o produto está no seu nível crítico de estoque, ou seja, deverá ser reposto imediatamente.
Com um leitor simples de código de barras, é possível dar entrada e saída dos produtos rapidamente, evitando falhas e acelerando a rotina da clínica.
Conforme as compras vão se realizando, a plataforma calcula automaticamente o custo médio de cada produto. Esta informação é imprescindível na hora de negociar a próxima compra.
A entrada e saída dos produtos do estoque somado ao saldo anterior, determina o saldo atual, isso é básico. Entretanto a maneira que as informações são processadas é que faz toda diferença.
Após a pesquisa de preços e diversas negociações, é gerado uma ordem compra com aquele o fornecedor escolhido. O gestor responsável por aprovar as compra, verifica os prazos de entrega, valores e obviamente as condições de pagamento.
Uma vez autorizado a compra, o fornecedor emite a nota fiscal e envia os produtos à clínica. Assim que os produtos são entregues, com alguns cliques é registrado os itens que chegaram, pois poderá ter havido entrega parcial da ordem de compra. É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.
O dentista ou pessoa responsável em suprir os consultórios com material de uso e consumo, cirúrgico, higiene, etc., solicita os produtos ou kits necessários. O gestor responsável por aprovar as requisições, verifica a finalidade e os itens requeridos.
Uma vez autorizado a requisição, a pessoa responsável pelo estoque processa a entrega dos itens que foram autorizados (a requisição poderá ter sido autorizada parcial). É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.
Os laboratórios de próteses, prestadores de serviços e fornecedores de produtos clínicos, móveis, uso e consumo, etc., são respectivamente catalogados com todos os dados necessários para facilitar os contatos e cotações.
Baseado nos parâmetros de estoque e movimentações do período é gerado automaticamente uma relação de produtos que precisam ser repostos.
Estas sugestões de compra, otimizam a gestão antecipando a necessidade de reposição antes que o produto falte, o que certamente comprometeria a produtividade da clínica.
Além disso, elimina o tempo e preocupação de verificações manuais das necessidades de reposição, que inevitavelmente estão sujeitas a falhas humanas. Ocasionando ausência total de determinados produtos importantes ou excesso de estoque, o que compromete os recursos da clínica.
Com muita praticidade o dentista abre uma solicitação de prótese no mesmo instante que está atendendo o paciente sem se preocupar com a logística de todo o processo. Com alguns cliques, define-se os parâmetros que detalham o trabalho que precisa ser realizado.
Com isso, os riscos de retorno devido a erros de interpretação são minimizados ao máximo, garantindo uma agilidade e eficiência na elaboração do material.
Num determinado horário, a atendente ou qualquer funcionário designado, poderá reunir as solicitações abertas daquele dia ou que ainda estão pendentes, e encaminhá-las de uma só vez ao(s) protético(s).
Todas as datas e horários de cada fase são devidamente registrados, possibilitando um follow-up rápido e flexível que converge em agilidade conduzindo as ações até a conclusão do procedimento.
Em caso de necessidade de retorno ao protético para conclusão do serviço, o dentista registra a continuação ou correção daquela solicitação.
O funcionário com a atribuição de gerenciar os envios, registra o reenvio ao protético e o processo se repete até que o serviço seja dado como pronto, ou seja, recebido de volta e concluído o procedimento.
Interligação com o Contas a Pagar
Assim que o fornecedor apresenta o valor do serviço, no ato do registro do recebimento da prótese, é gerado automaticamente um título no contas à pagar.
Participação do Dentista nos Custos
Opcionalmente o dentista poderá participar dos custos da prótese a qual ele será posteriormente remunerado após a conclusão do procedimento. Neste caso, basta definir os percentuais da sua participação em seu cadastro que automaticamente será gerado um título para ele pagar de acordo com o valor proporcional que foi combinado com a clínica.