Nota do editor: esta publicação foi escrita por Lewis Leong, gerente de projeto da equipe de marketing da AppLovin, como parte da nossa série de autores convidados.
Eu comecei a minha jornada na AppLovin em 2017 como gerente de conteúdo e, durante o meu curto período aqui, vi a empresa passar por um crescimento enorme. Quando comecei, a AppLovin era uma plataforma para desenvolvedores de aplicativos móveis impulsionarem os seus aplicativos. Hoje, somos uma das empresas de jogos para dispositivos móveis que mais cresce no mundo.
Para contar a história da nova AppLovin, precisávamos de um novo site. Em vez de contratarmos uma agência externa, decidimos fazer tudo internamente, pois a nossa reduzida equipe de marketing seria mais ágil. Nossa diretora de marketing, Katie Jansen, me perguntou se eu gostaria de liderar o projeto, passando a ser o gerente de projeto da equipe. Ela disse que reconhecia o meu intenso foco nos detalhes e abordagem organizada, e achava que isso se refletiria positivamente numa função que atingisse múltiplas equipes. Eu aceitei de imediato e mergulhei de cabeça no projeto de recriação do site, desenvolvendo-o na Asana, que facilitou imensamente a tarefa a ponto de este gerente de projeto júnior conseguir gerenciar com rapidez e eficácia um projeto deste escopo, com o apertado cronograma de três meses, que culminou numa história de bastante repercussão mediática.
Se você está em busca de gerenciar uma grande recriação ou redesenho de site com a Asana, aqui vão algumas dicas para ficar no caminho certo.
Uma das coisas mais importantes a se fazer em qualquer projeto é definir as partes envolvidas e os marcos necessários. Sem definir primeiro essas questões, as equipes não saberão a quem recorrer quando houver dúvidas específicas quando algo estiver atrapalhando o alcance de um marco.
Os marcos são itens importantes a incluir na Asana, por permitirem que os gerentes de projeto, como eu, vejam quando ocorre um evento importante e realizem ações, como transferir as tarefas para a próxima pessoa ou equipe. A criação de marcos permite que os gerentes de projeto usem as visualizações de Cronograma e Portfólio de forma mais eficaz.
No estágio de planejamento de um projeto extenso, como a recriação de um site, é extremamente importante ter uma visualização abrangente de tudo, e o Cronograma proporciona exatamente isso. Ao construir um projeto, nossa equipe faz um inventário de cada uma das tarefas na visualização de Lista, primeiro, e depois atribui as datas através da visualização de Cronograma, para ver onde podemos alocar mais ou menos tempo, dependendo da dificuldade de cada tarefa. Isso também ajuda a administrar as expectativas em toda a equipe, permitindo que alinhemos rapidamente o cronograma com a equipe durante uma chamada para início dos trabalhos. A possibilidade de arrastar as datas de início e conclusão é extremamente útil, assim como a capacidade de marcar rapidamente uma tarefa como dependente de outra.
Quando trabalhamos em múltiplas equipes, muitos membros ficam esperando a conclusão de determinadas tarefas para que possam iniciar a sua parte. É incômodo ter que lembrar de avisar que já concluímos a nossa tarefa, e é aí que as dependências de tarefas podem ajudar. As dependências na Asana permitem automatizar o momento de passar o bastão para outro membro da equipe. Quando uma tarefa está marcada como dependente de outra, a pessoa que aguarda a sua vez de começar receberá uma mensagem automática na Asana quando já puder começar a trabalhar na tarefa.
Outra prática recomendada para a entrega de tarefas é colocar ou anexar o entregável nas tarefas da próxima pessoa e enviar uma mensagem pelo Slack para avisar que já pode começar a trabalhar. Na nossa equipe, fazemos isso usando descrições das tarefas e comentários detalhados, listando todos os recursos que estão prontos, para que a próxima pessoa possa começar rapidamente. Por exemplo, fazemos entregas extremamente detalhadas, desde o design até o desenvolvimento, o que oferece aos nossos desenvolvedores todos os recursos necessários para concluírem o trabalho sem precisar procurar as coisas.