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As principais prioridades do gerenciamento de projetos
Na condição de consultor global de negócios que atende vários setores, eu nunca encontrei uma empresa que não tem desafios de gerenciamento de projetos. O sucesso do projeto é vital para o sucesso da empresa. Por exemplo, uma vez que gerenciamento de projetos normalmente atravessa departamentos funcionais, os projetos normalmente são críticos para o faturamento da empresa (como a introdução de uma linha de produto ou uma campanha de marketing ), custos operacionais (como projetos de redução de custos ou implementações de programas logísticos), fluxo de caixa (como programas de redução de inventário) ou a rentabilidade e viabilidade de negócios (como fusões, aquisições, novas oportunidades de negócios, etc.). Portanto, o que poderia ser um tópico mais importante do que gerenciamento de projetos?
Existem várias maneiras para melhorar suas chances de alcançar o sucesso do projeto. No entanto, eu encontrei as três principais prioridades críticas que mais frequentemente levam ao sucesso: 1) Defina o projeto para o sucesso. 2) Planeje. 3) Execute.
1. Defina o projeto para o sucesso
A primeira chave para o sucesso é definir o projeto e montar a equipe apropriada. Embora isso pareça incrivelmente fácil, muitas vezes é negligenciado em importância. Alguém já foi atribuído a um projeto, sem entender seus objetivos e a quantidade de tempo a ser investido? É claro! Esta etapa vai resolver esses problemas.
O fator crítico de sucesso é definir o projeto para que ele possa ser claramente comunicado à equipe do projeto e organização. Ele não tem de requerer documentos complexos, que enterram a equipe em papelada. Ao invés disso, mantenha o mais simples possível – defina em termos compreensíveis o que é o projeto, o que ele vai fazer, e por que a empresa optou por prosseguir com o projeto. Certifique-se de que a equipe compreenda o projeto e como sua participação relaciona-se com o sucesso. E, finalmente, não se esqueça de comunicar à organização, já que isto é um erro muitas vezes negligenciado, mas ainda fatal. A organização terá de apoiar o projeto com recursos, informações, etc.
A segunda chave para o sucesso é ter tempo para planejar. Eu descobri que, apesar da maioria das empresas terem boas intenções, elas raramente tomam o tempo para planejar. Há sempre algo mais importante ou outra crise que surge. Ao invés de permitir que o seu projeto seja prejudicado, é vital dar um passo para trás e montar um plano.
O plano não tem de ser complexo e demorado. Ele não tem que utilizar o mais recente software de gerenciamento de projeto e considerar complexas equações para calcular o tempo de recursos. Mais uma vez, use a simplicidade. Um pedaço de papel de rascunho está bom, se for entendido e comunicado. O ponto mais importante é decidir quais os passos que precisam ser concluídos, em que ordem (se a ordem é importante), quanto tempo os passos vão tomar se um número x de recursos é dedicado à tarefa, e quais os passos que são dependentes de outros passos. Agora você vai estar à frente da maioria das empresas – você tem um plano!
A terceira chave para o sucesso é executar o plano. Na minha experiência, eu descobri que este passo também é muitas vezes esquecido, já que parece simples, agora que o plano foi desenvolvido e as pessoas alocadas. Os executivos tendem a perder o interesse quando o projeto é entregue à equipe de execução, no entanto, isso é o oposto do que é necessário para o sucesso. Mesmo que pareça óbvio, na medida em que surgem os conflitos, se os executivos não estão envolvidos, o projeto vai tropeçar.
Normalmente existem apenas alguns passos críticos necessários para o sucesso na fase de execução: 1) ficar focado no caminho crítico, 2) acompanhamento e 3) comunicação. Ao invés focar em cada etapa separadamente, foque quase que exclusivamente no caminho crítico. Este enfoque aparentemente simples faz maravilhas para manter seu projeto em andamento. Em segundo lugar, acompanhe os passos críticos. Por exemplo, ao invés de esperar o momento em que um passo crítico está previsto para começar, comece com foco no passo que o antecede. Certifique-se que os recursos estão disponíveis, faça perguntas aos responsáveis pelas tarefas, reveja todos os passos do plano, etc. Por último, lembre-se de se comunicar constantemente avanços, obstáculos, etc. Com estes passos simples, eu ainda não vi uma falha grave de execução do gerenciamento de projetos.
Como os projetos podem ter um efeito substancial sobre a sua organização através do aumento da produtividade, rentabilidade, fluxo de caixa e de serviço, vale a pena pensar nestas três prioridades fundamentais para proporcionar o sucesso em gerenciamento de projetos. Não importa o seu papel em um projeto, você pode começar a implementar essas dicas e irá entregar resultados importantes no final!