Software de gestão documental: por que sua empresa deveria utilizar um?
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Você já considerou contratar um software para fazer a gestão documental do seu negócio? Neste post, explicamos essa solução e os motivos para contratá-la!
Como é feita a gestão documental do seu negócio? Independentemente do tipo ou do porte da empresa, é preciso lidar com diversos documentos no dia a dia. Eles se relacionam com contratos feitos com clientes ou fornecedores, obrigações legais, contratação de serviços e funcionários, entre outros assuntos essenciais.
Diante disso, é preciso ter boas práticas para o armazenamento e o manuseio dos documentos, garantindo a conservação, a privacidade e a segurança. Nesse cenário, contar com um software especializado pode ser uma ótima solução.
Por isso mesmo, preparamos este conteúdo esclarecendo de que se trata essa ferramenta e os benefícios que ela traz para a gestão de documentos na empresa. Acompanhe!
O que é um software de gestão documental?
O software de gestão documental é uma plataforma desenvolvida para lidar com o gerenciamento de arquivos eletrônicos. O objetivo é otimizar processos e trazer segurança, por meio de ferramentas de proteção que evitam vazamentos e perdas de dados.
Por meio dele, é possível armazenar e organizar a documentação da empresa, com a digitalização dos arquivos físicos, além de manter registros sobre localização daqueles que precisam ser mantidos em suas vias originais.
As funcionalidades podem variar de acordo com o sistema contratado, mas algumas funções essenciais para que ele ofereça os benefícios que sua empresa precisa são:
filtro de buscas;
monitoramento de entradas e visualizações;
acompanhamento de edições;
Por que contar com essa ferramenta?
Se você tem dúvidas sobre contar com uma plataforma para fazer a gestão documental, é importante entender as vantagens que isso proporciona. Então, preparamos uma lista com os principais motivos para ter esse tipo de software. Conheça!
Mais segurança para os dados e documentos
A segurança dos documentos, nesse caso, se relaciona com dois fatores. O primeiro trata do acesso por pessoas não autorizadas, riscos de vazamentos e outras questões de privacidade. Um software conta com ferramentas de proteção para impedir que terceiros visualizem os arquivos, além de ter soluções de backup para recuperação de dados.
O segundo trata da segurança de arquivos físicos: mesmo nos casos em que é preciso manter as vias originais, a digitalização e arquivamento no software é importante. Isso porque o acesso pode ser feito sem precisar manusear os documentos. Isso reduz os riscos de perdas e danos, protegendo a empresa de multas e outras penalidades que podem ser aplicadas nesses casos.
Com tudo registrado em um sistema, fica mais fácil pesquisar arquivos, acessar os registros e compartilhá-los com outras pessoas. A necessidade de procurar em meio a arquivos físicos exige um bom tempo. Com tudo em um sistema, o processo é mais simples e ágil.
Além disso, os softwares para gestão de documentos costumam oferecer o serviço de armazenamento em nuvem. Dessa maneira, eles podem ser acessados por qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, desde que o usuário seja autorizado e tenha os dados para login. Com mobilidade, a visualização da documentação não se limita ao espaço físico da empresa, ampliando as oportunidades.
Maior organização e armazenamento
Os servidores utilizados nas plataformas de gestão documental contam com uma grande capacidade de armazenamento. Além disso, com a possibilidade de criar categorias e filtros diversos, fica mais fácil organizar. Os dados sobre a guarda física, se for o caso, também podem ser incluídos.
Também vale frisar que muitos documentos podem se limitar às versões digitais, sem precisar da impressão. Isso diminui a necessidade de espaço físico para armazenamento na empresa, que também pode contar com serviços externos para essa tarefa, mantendo um acervo externo.
Customização e parametrização do sistema
Por fim, contando com as parcerias certas você pode encontrar softwares personalizados. Nesse caso, ele é customizado e parametrizado conforme as necessidades da empresa, garantindo que ele atenda todas as necessidades do negócio, com soluções sob medida.
Dessa maneira, é possível ter uma ferramenta ainda mais eficaz para conseguir otimizar a gestão de documentos da companhia e aproveitar todos os benefícios que a ferramenta proporciona.
Então, conseguiu entender por que vale a pena contar com um software de gestão documental? Sem dúvidas, a solução consegue trazer vantagens para a administração e os processos internos da empresa. Portanto, avalie as alternativas do mercado para encontrar o sistema ideal para o seu negócio.
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