Facturação Guia do Utilizador - PDF Free Download
Linda da Rocha Peixoto
1 Facturação Guia do Utilizador
2 Facturação Como se utiliza 2 1 Como se utiliza Todas as opções do sistema estão acessíveis através do menu: ou do menu: O Menu caracteriza-se pelas seguintes funcionalidades: Parametrização Empresas: Permite criar todas as empresas existentes e seleccionar para cada uma os tipos de documento que se vai utilizar. Entidades: Permite criar uma base de dados de contactos, sejam eles clientes, fornecedores ou outros. Artigos: Correspondem aos produtos que se vão comercializar. Este ecrã permite parametrizá-los. Tipos de Documentos: Permite definir todos documentos que se utilizam (e.g. facturas, recibos, notas de crédito...) e parametrizá-los de acordo com o que afecta em termos de óptica económica, financeira ou de tesouraria. Variantes de Documento: Permite que o mesmo tipo de documento possa ser emitido noutra moeda ou com outros campos à escolha. Perfis de Impressão: Permite definir que campos é que se querem ver para cada tipo de documento impresso. Contas Bancárias: Ecrã que permite criar as contas bancárias. Contas Analíticas: Forma simplificada de fazer contabilidade analítica.
3 Facturação Como se utiliza 3 Documentos Gestão de Contactos Ecrã de consulta e edição de documentos comprovativos da venda e/ou transporte de produtos. Ecrã que tem como objectivo controlar os contactos efectuados e recebidos, permitindo a consulta de todos os contactos estabelecidos pela e com a exploração e a edição de cartas e faxes. Permite a filtragem entre os diferentes contactos estabelecidos, (ex: telefonemas, cartas, faxes, almoços etc.). Consultas e Listagens Consultas e Listagens: Permite o acesso à zona de listagens. Aqui o utilizador pode construir e gravar diferentes listagens a partir da selecção dos parâmetros registados no programa. Contas Correntes: Permite visualizar os saldos de cada entidade. Dívidas: Permite visualizar as dívidas de cada entidades. 1.1 Parametrização Tipos de Documento Neste ecrã criam-se todos os tipos de documento com os quais se trabalha, parametrizando para cada um as suas diferentes consequências:
4 Facturação Como se utiliza 4 Informação Geral Designação: Designação do documento. Abreviatura: É utilizada nas variantes e nos documentos. Óptica: Pode ser do artigo ou do documento. O artigo diz respeito a documentos cujo descritivo seja a possibilidade de escolha de artigos (ex. factura). O documento diz respeito a documentos cujo descritivo seja a possibilidade de escolha de outros documentos (ex. recibo). Inf. Extra: campo que vai aparecer impresso no documento. Geral Permite parametrizar a contabilidade fiscal e a contabilidade analítica para cada tipo de documento. Afecta as Contas Correntes? - indica a orientação financeira. Pode ser: não afecta, débito e crédito, débito ou crédito. Afecta a Tesouraria? - indica a orientação de tesouraria. Pode ser: não afecta, pagamento ou recebimento. Receitas ou Despesas? - indica a orientação económica. Pode ser: não afecta, despesa ou receita.
5 Facturação Como se utiliza 5 Movimenta stocks? - pode-se escolher: não movimenta, saída efectiva, reserva de saída, entrada efectiva, entrada prevista ou anular reserva/previsão. O restante texto, separado em 4 linhas antecedidas de pequenos quadrados, referem-se a opções de escolha que se podem ou não incluir no documento seleccionado. Para tal basta clicar com o rato nos quadrados. Conversões Este ecrã destina-se a possibilitar a conversão de um documento noutros documentos, permitindo também parametrizar a contabilidade fiscal e analítica do documento convertido.
6 Facturação Como se utiliza 6 Filtros Este ecrã serve unicamente para filtrar o documento seleccionado para um determinado tipo(s) de entidades e/ou para determinados artigos. No caso da filtragem por artigos, esta apenas se apresenta disponível nos documentos cuja óptica seja o artigo 4. Na zona à esquerda, pode-se então escolher os tipos de entidades e, dentro destas, quais as classificações para as quais queremos que este documento esteja disponível para emissão. Na Zona da direita, pode-se escolher a mesma coisa mas para os artigos, isto é, quais os artigos que poderão fazer parte deste tipo de documento.
7 Facturação Como se utiliza Variantes de Documento Neste ecrã criam-se todos os tipos de variantes para cada um dos tipos de documentos parametrizados. Tipo de Documento Lista de documentos parametrizados. Variante Variante seleccionada para edição/caracterização. Acções Criar Nova Variante: Disponibiliza uma zona de edição/caracterização vazia e após o preenchimento adiciona uma nova variante aos tipos de variante. Antes de criar uma nova variante é necessário seleccionar o Tipo de Documento para o qual vai criar a nova variante
8 Facturação Como se utiliza 8 Designação do nome da variante do documento. Selecção do tipo de moeda utilizada para a variante do documento. É igualmente possível selecionar a opção de mostrar a moeda de contra valor, e em caso afirmativo é possível escolher qual a moeda de contra valor. NOTA: As moedas disponibilizadas no ecrã das variantes são parametrizadas nas Configurações Internas (F4) em Câmbios e IVA. Selecção da forma de impressão do documento (se existe pré-vizualização, se é impresso directamente ou se é apenas lançado nos Documentos e não é impresso) e do perfil de impressão pré-definido. Selecção dos Campos de detalhe do documento 9, ou seja quais os campos que vão estar disponíveis no detalhado de cada documento. É igalmente possível seleccionar, para cada uma das variantes, a opção de conter informação relativa ao transporte, ao nº de Via e ainda se contém dados suplementares. Estes dados suplementares poderão ser parametrizados através deste ecrã em Dados Suplementares. No entanto, será sempre necessário em cada uma das entidades, caso se deseje, introduzir esses dados. Selecção da opção da existência de notas de defeito para a variante.
9 Facturação Como se utiliza Assistente Parametrização de Impressão de Documentos Neste ecrã o utilizador pode seleccionar os campos de detalhe, bem como as características desses campos, que serão posteriormente visualizados na emissão do documento e da variante em causa. No quadro mais à esquerda encontram-se os Tipos de Documentos e Variantes parametrizados no programa. A cinzento encontra-se sublinhado a variante do documento sobre o qual se está a efectuara a parametrização de impressão do documento. No quadro central encontram-se os Campos Disponíveis para Selecção e no da direita encontram-se os Campos Seleccionados. Para seleccionar um campo, de forma a este fazer parte do documento, é necessário seleccionar na coluna central o campo desejado e, através da seta, passa-lo para a direita (campos seleccionados). Se o utilizador pretender seleccionar todos os campos disponíveis, basta seleccionar fiquem todos os campos visíveis no quadro da direita. Por outro lado, se o utilizador pretender retirar algum dos campos já seleccionados basta seleccionar para remover um ou todos os campos, respectivamente. para que ou
10 Facturação Como se utiliza 10 As setas e permitem ao utilizador seleccionar a ordem pela qual quer ver os campos no detalhado do documento. Na parte inferior deste ecrã é apresentada uma simulação do detalhe do documento impresso, permitindo ao utilizador uma pré-visualização do que irá depois constar no documento definitivo. Esta simulação aparece presente em todos os passos do assistente de parametrização. O utilizador pode alterar a designação do campo seleccionado por uma que mais lhe convier. Esta alteração de designação vai permanecer associada ao campo previamente seleccionado. É ainda possível ordenar o detalhado em função de um dos campos seleccionados. O utilizador pode ainda seleccionar o tipo de ordenação desejada (Ascendente ou Descendente) e como quer essa ordenação, se ordenada como texto ou como número.
11 Facturação Como se utiliza Documentos Ecrã de consulta e edição de documentos comprovativos da venda e/ou transporte de produtos Novo Documento Óptica do Artigo Quando o documento escolhido estiver parametrizado na óptica 4 do artigo ("Vendas a Dinheiro", "Facturas", "N ota de Crédito", "Nota de Débito", "Guias de Transporte", "Guias de Remessa"; "Encomendas" e "Orçamentos") abre o ecrã da ficha individual dos documentos que em baixo se pode visualizar. Este ecrã é utilizado para edição de documentos. Detalhe: Janela onde se efectuam os lançamentos de produtos aos quais se refere o documento: Inclui uma caixa de combinação (A escolha dos artigos a facturar deve ser feita no botão que aparece antes da designação tal como mostra a imagem. A penas visível ao posicionar o cursor sobre o comando) para selecção do produto transaccionado. Disponibiliza os produtos parametrizados;
12 Facturação Como se utiliza 12 Designação: Designação do produto (preenchido automaticamente depois de selecção no campo anterior, sendo sempre possível alterar a designação sugerida). Também inclui uma caixa de combinação (apenas visível ao posicionar o cursor sobre o comando lançadas noutros documentos do mesmo tipo. ) onde se disponibilizam as designações já Notas: é obrigatório seleccionar uma opção no campo " " antes de actuar sobre o campo designação; a alteração da designação dum produto (depois de selecção no campo " ") fica guardada juntamente com o documento e não implica: - que, no lançamento, deixe de ser considerado o produto seleccionado Preço: em " "; - que a designação na ficha de parametrização do produto seja alterada. Preço unitário sem IVA do produto; Quantidade: Quantidade de produto (nas unidades parametrizadas para este) envolvida na transacção ou transporte; Valor: Valor total sem IVA do lançamento (preço x quantidade). É calculado automaticamente e não pode ser editado; IVA: Taxa de IVA do produto (parametrizada na ficha individual do produto, podendo ser alterado); Desconto: Taxa de desconto aplicado ao produto (parametrizado na ficha individual do produto, podendo ser alterado); Valor Desc.: Valor total do desconto do lançamento ([preço x quantidade x desconto] x [-1]);
13 Facturação Como se utiliza Óptica do Documento Quando o documento escolhido estiver parametrizado na óptica 4 do Documento ("Recibo", "Nota de Recebimento" e "Aviso de Pagamento") abre o ecrã da ficha individual dos documentos que se pode visualizar em baixo. Este ecrã é utilizado para edição de documentos. Detalhe: Janela onde se efectuam os lançamentos de facturas às quais se refere o documento: Nº Doc.: inclui uma caixa de combinação (apenas visível ao posicionar o cursor sobre o comando) para selecção da factura a que se refere o documento. Disponibiliza as facturas lançadas para o cliente seleccionado na zona respectiva e emitidas na moeda seleccionada como moeda do documento. Além disso inclui a opção "«Outros»" para lançamento de facturas não emitidas pelo AGROGESTÃO; Descrição: Informação adicional explicativa do lançamento (por defeito a aplicação escreve o nº e a data da factura seleccionada no campo anterior) Também inclui uma caixa de combinação (apenas visível ao posicionar o cursor sobre o comando) onde se disponibilizam as descrições já lançadas noutros documentos do mesmo tipo; Valor: Valor total da factura respectiva (por defeito a aplicação automaticamente traz o valor total com IVA da factura, podendo ser posteriormente alterado); Moeda: Moeda na qual foi emitida a factura correspondente.
14 Facturação Como se utiliza Conversões Quando se pretende lançar um documento que tenha como base um outro documento pode utilizar-se o atalho Conversões. Um bom exemplo é a conversão de uma factura num recibo. Tipo documento: Permite seleccionar o tipo de documento que se pretende converter. É o documento de origem. Estes documentos e as respectivas conversões são parametrizados em Tipo de Documentos 5. Destino: Permite seleccionar o documento de destino. A relação entre o tipo de documento e o destino é editada em Tipo de Documentos 5. Documento Único: Caixa de texto de preenchimento do número do documento. A caixa de combinação,, disponibiliza o número dos documentos disponíveis para converter.
15 Facturação Como se utiliza Documentos Permite visualizar todos os documentos existentes. Zona de critérios de Selecção/filtragem Data Inicial e Final Filtro de Datas Estado Filtros Rápidos Lista de Filtros Ao entrar no ecrã Consultas e listagens são apenas disponibilizados os documentos respeitantes ao ano corrente. A lista possibilita, no entanto, seleccionar qualquer data inicial e final que se queira consultar. Permite aceder ao ecrã auxiliar de selecção de datas, onde poderão ser estabelecidos intervalos de datas de modo diferente ao indicado acima. A lista de documentos apresenta por defeito apenas os documentos Não Cancelados. Se se quiser consultar documentos que não estejam nos Não Cancelados, dever-se-á seleccionar as outras opções existentes que são Cancelados e Pendentes ou Todos, nesta lista. Os filtros rápidos permitem filtrar as entidades a listar por Tipo de Classificação. Os tipos de classificação são criados e organizados através da janela disponibilizada pelo botão. A lista de filtros permite filtrar as entidades a listar através de critérios aplicados aos parâmetros registados nas próprias.
16 Facturação Como se utiliza 16 Lista de Documentos Existentes Este ecrã é utilizado tanto para edição como para consulta de documentos, não possibilitando qualquer alteração de dados no último caso (uma vez que os campos ficam trancados), com vista a garantir a integridade da informação do sistema de processamento de documentos. Depois de um documento ter sido emitido e confirmado apenas poderá sofrer alterações através da utilização do botão documentos. na zona de edição de 1.3 Gestão de Contactos Neste ecrã é possível efectuar a gestão de contactos e o apoio administrativo. Desta forma, é possível controlar os contactos efectuados e recebidos, permitindo a consulta de todos os contactos estabelecidos pela e com a exploração. Permite ainda a edição de cartas, de faxes, de etiquetas e envelopes Edição de Cartas e de Faxes Neste ecrã são editadas as cartas e faxes que serão posteriormente utilizadas para efectuar os contactos com as entidades. Pode-se editar uma carta/fax como um modelo e depois utilizá-la sempre que se quiser, não sendo necessário estar sempre a editar um novo documento. No entanto, a qualquer altura o utilizador pode sempre optar por não utilizar um documento modelo e criar um documento desejado para aquela situação.
17 Facturação Como se utiliza 17 Para o utilizador criar um novo documento modelo ou mesmo para criar um documento qualquer, em primeiro lugar este necessita de escolher se quer criar uma Carta ou um Fax. Após esta escolha o utilizador terá que seleccionar se quer utilizar um documento modelo já criado, se quer criar um novo documento modelo ou se não quer utilizar nenhum documento modelo. Depois de escolher se quer ou não criar um documento modelo novo ou não, o utilizador deverá clicar em Editar. Em qualquer dos casos o ecrã que é apresentado é o mesmo, embora, claro, com as respectivas diferenças. Isto é, se o utilizador seleccionar "<Não utilizar documento modelo>" ou "<Novo Documento Modelo>" o ecrã vem totalmente vazio, em termos de preenchimento, sendo a única diferença o botão de gravar (novo documento modelo) e o de imprimir (não utilizar o documento modelo) que se encontra no canto inferior direito, junto a SAIR. Se o utilizador escolher um documento modelo já criado, todo o documento vem já preenchido nos campos respectivos e pronto para ser impresso para as entidades seleccionadas.
18 Facturação Como se utiliza 18 No caso de um novo documento modelo, o utilizador tem de seleccionar documento e poder editá-lo mais tarde e imprimir. para guardar esse No caso do utilizador editar um documento modelo já criado ou editar um documento que não seja modelo, para imprimir esse documento terá de seleccionar.
19 Facturação Como se utiliza Consultas e Listagens Consultas e Listagens O ecrã de listagens é composto por duas grandes zonas: filtragem e selecção de documentos e selecção/edição de listagens. Zona de filtragem e selecção de documentos Filtros Rápidos Os filtros rápidos permitem seleccionar os documentos a listar por Empresa, Tipo de documento e Série. Lista de Filtros A lista de filtros permite seleccionar os documentos a listar através de critérios aplicados aos parâmetros registados nos documentos (e.g. filtros por datas de documento ou vencimento, por descontos, valores de IVA, por produtos, quantidades e lotes, por entidades...). Lista Completa A lista completa permite que, depois de aplicados os critérios de selecção (filtros) se seleccione, entre os documentos que preenchem esses critérios, quais deverão integrar a listagem seleccionada no quadro ao lado.
20 Facturação Como se utiliza 20 Zona de selecção e edição de listagens Tópicos da Árvore: A selecção de listagens é realizada através de uma árvore de selecção. A árvore de selecção é composta por três tópicos:agrogestão COMERCIAL, Listagens Parametrizadas e Listagens Adicionadas. Expandir e Compactar Árvore: Cada tópico da árvore tem uma série de sub-tópicos associados. Ao premir o rato sobre um dos tópicos este será expandido ou compactado, mostrando ou deixando de mostrar os seus sub-tópicos. Listagens Parametrizadas As listagens parametrizadas são construídas pelo utilizador, através da selecção e organização dos parâmetros introduzidos no programa. As listagens Parametrizadas podem ser organizadas por categorias. No exemplo as listagens Produtos por Entidade e Quantidade vendida /mês foram colocadas num tópico chamado Armazém e a listagem Total de vendas no tópico Administrativo. Listagens Adicionadas As listagens adicionadas servem para que listagens feitas por medida pelos programadores da FZ AGROGESTÃO
21 Facturação Como se utiliza 21 possam ser adicionadas ao AGROGESTÃO. Depois de introduzidas novas listagens adicionadas, a sua consulta é realizada de modo semelhante ao das listagens pré-definidas Contas Correntes Este ecrã permite visualizar as contas correntes de cada entidade, permitindo a análise imediata dos débitos e créditos num determinado período de tempo Dívidas Relativamente às dívidas é possível consultar separadamente as dívidas de e a terceiros, organizadas cronologicamente por data de pagamento. É ainda possível fazer consultas por Cliente e por Fornecedor dos vários tipos de movimentos: entrega, recepção, pagamento (por conta ou não) e recebimento (por conta ou não) e saldo actual.