Do Professor Orientador ______
Da Apresentação Oral _____
Média Final _____ Conceito _____
Agradeço a Jesus pela sabedoria, a Maria de Fátima Ferreira e a Nisvan Bacelar, pela compreensão e ajuda essencial na elaboração deste trabalho.
Em busca de diferencial competitivo é crescente o número de empresas que vêm investindo em meios que ofereçam informações estratégicas a fim de possibilitar aos gestores tomadas de decisões mais seguras e de forma pro ativa. A contabilidade, por ser alimentada diariamente pelas transações realizadas na empresa, pode ser considerada um sistema de informação indispensável à gestão. Nem sempre a contabilidade é vista como uma ferramenta gerencial, mas como uma obrigatoriedade exigida por lei. Por isso, cabe ao contador demonstrar ao administrador que a contabilidade financeira pode se transformar em uma ferramenta gerencial, cuja principal finalidade é auxiliar os gestores no processo decisório. O desenvolvimento deste trabalho objetiva demonstrar a aplicação da Contabilidade Gerencial em uma empresa prestadora de serviços no ramo de sondagens de solo.
1.2 Metodologia...................................................................................10
2.2 Definição dos Termos....................................................................15
2.2.1 Teoria da contabilidade............................................................15
2.2.5 Sistema de informação..............................................................21
2.2.6 Empreendedorismo....................................................................22
2.2.7 Planejamento estratégico..........................................................23
2.2.8 Evidenciação.............................................................................24
3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.....................................................26
4 PARTE PRÁTICA DA PESQUISA E ANÁLISE DOS RESULTADOS.........27
4.1 Setor de Compras..........................................................................30
4.2 Setor Financeiro...........................................................................30
4.3 Setor de Faturamento...................................................................31
4.4 Setor de Pessoal............................................................................32
4.5 Recursos Humanos........................................................................33
4.6 Serviços de Consultoria.................................................................34
4.6.1 Consultoria na área de produção..............................................34
4.7 Qualidade......................................................................................34
4.8 Custos...........................................................................................35
5 CONCLUSÃO.....................................................................................37
REFERÊNCIAS....................................................................................38
É crescente o número de pequenas e médias empresas no quadro nacional, principalmente as que pertencem ao ramo de prestação de serviços, conforme pesquisa realizada pelo Sebrae (2003). Por isso, é fundamental que as empresas sigam o exemplo das empresas de grande porte, que acompanham as tendências do mercado, principalmente no que diz respeito à gestão da informação e do conhecimento, visando, sobretudo, à sua permanência no mundo dos negócios e à melhoria contínua de seu desempenho; inserindo a Contabilidade Gerencial.
Devido a importância da contabilidade gerencial como fonte de informações ao processo decisório, essa pesquisa buscou abordar questões importantes para implantação desta contabilidade, bem como estabelecer um paralelo de resultados entre contabilidade financeira e contabilidade gerencial. Pretendendo com isso enriquecer a Ciência com estudo que servirá de suporte e embasamento à trabalhos futuros e mostrar aos empresários a diversidade da contabilidade.
Apresentando-se como centralizadora das informações provenientes do sistema integrado, a contabilidade gerencial atua de forma significativa dentro de uma empresa, tornando essas informações indispensáveis à elaboração de estratégias.
Num mercado cada vez mais competitivo, sobrevive a empresa que melhor conhecer seu ramo de atividade, tiver melhor controle de seus custos, conhecer seus concorrentes e tiver uma equipe comprometida e qualificada para acompanhar as tendências de mercado. Isso só é possível quando as informações são fornecidas em tempo real.
De posse desses fatores a contabilidade gerencial se torna uma ferramenta poderosa na identificação de pontos para redução de custos, garantindo assim a satisfação dos clientes e sua permanência no mercado.
Como estudo de caso, foram extraídos dados em uma empresa prestadora de serviços, com sede em Belo Horizonte, no ramo de sondagem de solo e pesquisa mineral, que está em processo de implantação da contabilidade gerencial, devendo-se a isso uma limitação deste estudo.
Teoria da Contabilidade; Contabilidade Financeira; Contabilidade Gerencial; Demonstrações Contábeis; Sistema da Informação; Empreendedorismo; Planejamento Estratégico; Evidenciação.
Levando em consideração a natureza, esta pesquisa pôde ser classificada como descritiva, pois apresenta a utilização, descrição, coleta e registro de dados da Contabilidade Gerencial identificando sua necessidade e benefícios à tomada de decisão.
A pesquisa descritiva expõe características de determinada população ou de determinado fenômeno. Pode também estabelecer correlações entre variáveis e definir sua natureza. Não teve compromisso de explicar os fenômenos que descreve, embora sirva de base para tal explicação. (VERGARA, 2005).
Podendo também ser classificada como explicativa, onde foi apresentado por meio dessa pesquisa a aplicabilidade da contabilidade gerencial, buscando explicar sua utilização na gestão de empresas.
A pesquisa explicativa tem como principal objetivo tornar algo inteligível, justificar-lhe os motivos. Visa, portanto, esclarecer quais fatores contribuem, de alguma forma, para a ocorrência de determinado fenômeno. (VERGARA, 2002)
Para alcance dos objetivos deste trabalho fez-se uma pesquisa de campo, tendo como 'instrumento' a GEOSOL, que está em processo de implantação da contabilidade gerencial e visa ajustar-se em busca de um ponto positivo em sua posição diante do mercado.
Pesquisa de campo é investigação empírica realizada no local onde acorre ou ocorreu um fenômeno ou que dispõe de elementos para explicá-lo. Pode incluir entrevistas, aplicação de questionários, testes e observação participante ou não. (VERGARA 2005).
Tendo em vista o critério de classificação esta pesquisa também se denomina bibliográfica, pois foram analisadas publicações de diversos autores, com fontes confiáveis e de conteúdo consistente dando embasamento científico ao trabalho.
Pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônica, isto é, material acessível ao público em geral. (VERGARA 2005)
O universo da pesquisa abrange o mercado em geral, Leis e órgãos que regulam a continuidade das empresas e fatos ligados a ela, bem como a lei das Sociedades por Ações 6.404/76. Contudo, em diversos ramos de mercado hoje existente, a amostra foi definida pelo critério de acessibilidade às informações, e às pessoas passíveis de fornecê-las.
De acordo com Vergara (2005), amostra pode ser por meio da acessibilidade, que está longe de qualquer procedimento estatístico, seleciona elementos pela facilidade de acesso a eles.
Contudo, para que se tivesse resultado positivo, foram necessárias as contribuições dos especialistas em:
Apoio Técnico, responsável na apuração dos custos direto no sistema,das frentes de serviços, esse apuração é feita por meio de boletim de campo, que contém demanda, horário, quantidade de furos, profundidade, gastos e outras informações enviadas pelo encarregado de obra;
Apoio de Campo, responsável pela seleção de uma equipe qualificada e treinada, montagem do acampamento, mobilização de equipe e veículos, suporte de insumos operacionais - envio de materiais ou numerário para manutenção de equipamentos nas frentes de serviços e alimentação;
Suprimento e Logística visando atender demanda programada com especificação técnica para cada frente de serviço a fim de garantir o ciclo operacional, como também a entrega de material realizada com apoio logístico adequado à cada região.
Departamento de Pessoal, pela apropriação de todo custo de mão de obra direta e indireta das frentes de serviços e administração da empresa inclusive todos os encargos trabalhista.
Contabilidade, por meio de informações consolidadas, monitoradas e conciliada, fornecidas com o sistema integrado.
Os dados necessários à construção deste trabalho, foram coletados por meio da pesquisa bibliográfica (em material publicado) e documental (em arquivos da GEOSOL) alem da pesquisa de campo realizada por meio de entrevista pautada por assunto.
Conforme Vergara (2005) "na pesquisa por pauta o entrevistador agenda vários pontos para serem explorados"
Como resultado dessa pesquisa houve uma compreensão maior da utilização da Contabilidade Gerencial dentro de uma empresa.
Tratando os dados de forma qualitativa, estes foram codificados e apresentados de forma mais estruturada e analisada (VERGARA 2005).
Os dados foram representados por meio de entrevistas, quadros explicativos e tabelas. Por existir fatos reais e dados concretos para a produção dessa pesquisa, foi possível organizá-los e estruturá-los, obtendo resultados inteligíveis que mais se aproximem da realidade, observando as limitações ao acesso às informações contratuais, de mercado e de estratégia da própria empresa que não são abertas aos funcionários.
Levado em consideração o tema do trabalho, o estudo foi dividido em cinco capítulos. No primeiro capítulo foi apresentado uma abordagem geral sobre o tema e o problema deste estudo, bem como os objetivos. A metodologia utilizada e as limitações do trabalho também fazem parte deste capítulo.
No segundo capítulo contém a fundamentação teórica que dá sustentação ao estudo. Nele foi abordado temas como a evolução histórica da contabilidade e definição de termos essenciais ao desenvolvimento deste trabalho.
No terceiro capítulo, foi apresentada a caracterização da empresa utilizada como estudo de caso.
No quarto capítulo, foi demonstrados por meio de confronto de realidades os resultados decorrentes da aplicabilidade da contabilidade gerencial.
No quinto capítulo, foi apresentadas as conclusões do estudo e as recomendações para trabalhos futuros.
Na história da contabilidade, o período moderno foi a fase da pré-ciência. A introdução da técnica contábil nos negócios privados foi uma contribuição de comerciantes italianos do século XIII. Os empréstimos à empresas comerciais e os investimentos em dinheiro determinaram o desenvolvimento de escritas especiais que refletissem os interesses dos credores e investidores e, ao mesmo tempo, fossem úteis aos comerciantes, em suas relações com os consumidores e os empregados (GUSDORF 1988).
A necessidade de acompanhar a evolução do patrimônio foi o grande motivo para seu desenvolvimento. O surgimento do capitalismo deu impulso definitivo à essa importante disciplina, potencializando seu uso e aumentando sua eficácia.
Através dos tempos, verifica-se que o grau de avanço da contabilidade está diretamente associado ao grau de progresso econômico, social e institucional de cada sociedade. Entretanto é inegável explicitar que, embora a contabilidade seja instrumento eficaz de gestão nas, é nas economias de mercado que a contabilidade atinge seu ponto mais alto. Verifica-se até 1920 aproximadamente, uma influência muito grande da escola européia e da italiana em particular, e a partir de então desenvolve-se o approach norte americano favorecido não apenas pelo apoio de uma ampla estrutura econômica e política, más também por pesquisa e trabalho dos órgãos associativos (RODRIGUES, 1986).
A contabilidade só cria foros de metodologia realmente científica se houver muito trabalho e muita pesquisa. Temos todos os pré-requisitos para transformar a profissão em algo importante no Brasil. É preciso primeiramente organizar talentos e recursos. Por outro lado, em apreciação geral, é importante conhecer qual foi a evolução histórica da disciplina para podermos entender melhor o que ela é hoje.
A contabilidade é uma ciência essencialmente utilitária, no sentido de que responde por mecanismos próprios, a estímulos dos vários setores da economia. Portanto, entender a evolução das sociedades, em seu aspecto econômico, dos usuários da informação contábil em suas necessidades informativas, é a melhor forma de entender e definir os objetivos da contabilidade. Apesar das diferenças de abordagens das várias escolas, devemos reconhecer que somente existe uma contabilidade, baseado em postulados, princípios, normas e procedimentos racionalmente deduzidos e testados pelo desafio da praticabilidade. Todavia, não devemos desprezar um postulado, um princípio ou procedimento somente porque não é praticável imediatamente em termos de custo da informação e de benefício (SÁ,1997)
2.2 Definição dos Termos
2.2.1 Teoria da Contabilidade
Partindo do princípio que um mesmo termo pode ter significados diferentes para diferentes pessoas e contextos, apresenta-se aqui alguns conceitos importantes ao desenvolvimento dessa pesquisa:
De acordo com Agnes (1993) a origem da contabilidade esta ligada a necessidade de registros do comercio. Foi o pensamento do "futuro" que levou o homem aos primeiros registros a fim de que pudesse conhecer as suas reais possibilidades de uso, de consumo, de produção etc. Com o surgimento das primeiras administrações particulares aparecia a necessidade de controle, que não poderia ser feito sem o devido registro, a fim de que se pudesse prestar conta da coisa administrada.
E importante lembrar que naquele tempo não havia o credito, ou seja, as compras e trocas eram a vista. Posteriormente, O desenvolvimento do papiro(papel) e do cálamo(pena de escrever) no Egito antigo facilitou extraordinariamente o registro de informações sobre negócios, e à medida que as operações econômicas se tornaram complexas, o seu controle se refinou.
Conforme Barreto (2003) qualquer tipo de empresa, independente de seu porte necessita manter escrituração contábil, inclusive livro diário, simplesmente para controlar seu patrimônio e gerenciar as tomadas de decisões adequadamente aos seus negócios.
Impossibilitada de elaborar demonstrativos contábeis, por falta de lastro na escrituração, por certo encontrará grandes dificuldades em obtenção de crédito junto à instituições financeiras, ou preencher uma simples informação cadastral.
Como afirma Vendrame (1998) os princípios, normas, e padrões fundamentais são os conceitos básicos que constituem o núcleo essencial da contabilidade, devendo guiar o profissional na execução de seus objetivos, eles consistem em apresentar informações estruturadas para os usuários. No Brasil, os princípios de contabilidade estão oficialmente estabelecidos pela Lei n° 6.404/76 de Sociedades por Ações e a resolução do CFC n°529-81, formalizando as Normas Brasileiras de Contabilidade, órgão que regulamenta a profissão de contador ou contabilista.
A escrituração dos fatos contábeis se tornou de suma importância à continuidade de uma entidade, sem o surgimento e normalização dessa Ciência não seria possível de detectar pontos estratégicos ao desenvolvimento.
2.2.2 Contabilidade Financeira
A contabilidade é a ciência social que visa ao registro e ao controle dos atos e fatos econômicos, financeiros e administrativos das aziendas. Visa ao registro e controle porque ao mesmo tempo em que escritura as operações cotidianas da empresa também apura e controla o resultado de tais registros, servindo como instrumento de decisão gerencial, acompanhamento de metas e diagnostico de situação patrimonial (VENDRAME, 1998).
De acordo como Atkinson (2000) contabilidade financeira lida com elaboração e a comunicação de informações econômicas de uma empresa dirigida a uma clientela externa: acionistas, credores, entidades reguladoras e autoridades governamentais tributárias. Esse processo é muito influenciado por autoridades regulamentadoras e fiscais que estabelecem "padrões", bem como por exigências de auditorias independentes.
Conforme Fleuriet (2003) uma importante função da Contabilidade financeira é acompanhar a evolução do saldo de tesouraria, a fim de evitar que permaneça constantemente negativo e crescente, o que leva ao excesso de empréstimos a curto prazo, que poderá levá-las, ate mesmo à insolvência. De forma geral essas empresas correm o risco de não terem seus créditos renovados junto aos bancos.
A Contabilidade por ter o patrimônio como objeto principal e por estar presente nas rotinas empresariais deverá obedecer a algumas exigências perante a Legislação, como os Princípios e as Convenções contábeis. Conforme o Artigo 3º da Resolução CFC N.º750/93, os Princípios Fundamentais de Contabilidade são:
§ ENTIDADE: que reconhece o patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial;
§ CONTINUIDADE: está relacionado com a vida definida ou provável da entidade;
§ OPORTUNIDADE: refere-se, simultaneamente, à tempestividade e à integridade do registro do patrimônio e das suas mutações;
§ REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL: afirma que os componentes do patrimônio devem ser registrados pelos valores originais das transações, expressos em valor presente na moeda do País;
§ ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA: admite um ajustamento da expressão formal dos valores dos componentes patrimoniais;
§ COMPETÊNCIA: estabelece que as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, independentemente de recebimento ou pagamento; e
§ PRUDÊNCIA: determina a adoção do menor valor para os componentes do Ativo e do maior para os do Passivo, sempre que se apresentem alternativas igualmente válidas para a quantificação das mutações patrimoniais que alterem o patrimônio líquido.
Em uma empresa, alem do registro econômico/financeiro, se faz também análise de seus resultados a fim de direcionar-se em decisões partindo da contabilidade gerencial.
2.2.3 Contabilidade Gerencial
Conforme a Revista Brasileira de Contabilidade (2005), contabilidade gerencial é a que provê a administração interna da empresa com informações de base para que ela processe as suas ações.
É o conjunto de conhecimentos contábeis organizados para observar o objeto da ciência contábil sob o aspecto administrativo, notadamente sob os da tomada de decisões e política do governo da riqueza aziendal[1]. (LOPES DE SÁ 1971 p.29)
De acordo com Atkinson (2000) Informação que cria valor, introduz a natureza da informação gerencial contábil e descreve como ela deve ser voltada às diferentes necessidades de seus usuários, os operadores de linha de frente, os gerentes intermediários e os executivos experientes. A demanda por informação gerencial contábil é derivada da necessidade administrativa explícitas, como: tomada de decisões sobre produtos, serviços e clientes; melhorias das atividades e processos existentes; e alinhamento das atividades organizacionais em torno dos objetivos estratégicos de longo prazo.
Para Johnson (1993) a contabilidade gerencial é um dos instrumentos mais poderosos para subsidiar a administração de uma empresa. Seus relatórios abrangem os diferentes níveis hierárquicos e funcionam como ferramentas indispensáveis nas tomadas de decisões, causando forte influência no processo de planejamento estratégico empresarial e no orçamento.
O quadro 1 apresenta de forma resumida algumas diferenças entre Contabilidade finaceira e gerencial descritas por Padoveze (1996); Matarazzo (1998); Iudícibus (1998) e Franco (1991).
Transforma fatos financeiros e econômicos em registros contábeis, cuja fonte são documentos como notas fiscais, extratos bancários, contratos, etc.
Preocupa-se em como melhor gerenciar as fontes de informações da empresa, envolvendo todos os que participam do processo produtivo.
Preocupa-se com aspectos tributários exigidos pela legislação, pertinentes a cada ramo de atividade.
Auxilia na gestão dos recursos da empresa.
Apura os custos dos serviços/produtos.
Aloca os custos a fim de compreender a dinâmica dos processos.
Concilia contas patrimoniais e de resultado como forma de controle.
Em temos de controle, incentiva a performance da empresa.
Elabora as Demonstrações Financeiras exigidas pela Legislação.
Transforma números em informações úteis à administração.
Restrições nas informações
Segue os princípios contábeis geralmente aceitos.
Segue as determinações julgadas importantes pelos administradores.
A Contabilidade gerencial confecciona relatórios conforme as necessidades dos administradores, muitas vezes utilizando como fonte de informações os dados contidos nos relatórios gerados pela Contabilidade financeira.
2.2.4 Demonstrações Contábeis
Segundo Gouveia (1993) o conjunto de informações fornecidas para efeito legal e para apresentação a terceiros interessados, chama-se demonstrações contábeis e se classificam como: balanço patrimonial, demonstração de resultado, demonstração de lucro ou prejuízos acumulados, demonstrações das mutações do patrimônio líquido, demonstrações das origens e aplicações de recursos e notas explicativas às demonstrações financeiras.
Segundo Iudícibus (1990) a exposição resumida e ordenada de dados pela contabilidade identifica-se como Relatório Contábil. Ele objetiva relatar às pessoas que utilizam os dados contábeis os principais fatos registrados por aquele setor em determinado período. Este distingue-se em obrigatórios (Balanço Patrimonial, Demonstrações do Resultado do Exercício, Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados ou Demonstrações das mutações do Patrimônio Líquido e Demonstrações das Origens e Aplicações de Recursos) e não obrigatórios(Demonstração do Fluxo de Caixa, Orçamentos).
De acordo com Matarazzo (2001) demonstração contábil são apresentações resumidas, das demonstrações realizadas pela empresa, durante o exercício social, obtidas por meio do balanço patrimonial, e demonstrativo de resultados que permite uma completa compreensão do patrimônio empresarial.
A Resolução CFC N.º774/94 cita que os objetivos da Contabilidade, quando aplicados a uma Entidade particularizada, são identificados com a geração de informações, a serem utilizadas por determinados usuários em decisões que buscam a realização de interesses e objetivos próprios.
2.2.5 Sistema de Informação
Campos Filho (1994), compreende por sistema de informação um conjunto articulado de dados, técnicas de acumulação, ajustes e editagens de relatórios que permite tratar as informações de natureza repetitiva com o máximo possível de relevância e mínimo de custos, dar condições para, por meio da utilização de informações primarias constantes do arquivo básico, juntamente com técnicas derivativas da própria contabilidade e ou outras disciplinas, fornecer relatórios para finalidades especificas, em oportunidades definidas ou não a seus usuários.
De acordo com a Revista do CCEI, Conceitua-se como usuários toda pessoa física ou jurídica que tenha interesse na avaliação da situação e do processo de determinada entidade tal como acionistas, empreendedores em geral, integrantes do mercado de capitais, administradores, o fisco dentre outros.
Conforme a Revista Byts Brasil (1998) Sistema de informação é a integração coordenada das funções interdependentes da empresas no seio de um mesmo processo automático, desde a saída de dados ate as tomadas de decisões, representa também um esforço organizado para gerar e fornecer informações que auxiliem o processo decisório e a operacionalidade de uma organização. As informações parecem ser, cada vez mais, fundamentais no apoio às estratégias, às tomadas de decisões e ao controle das operações nas organizações.
Oliveira (1993) ilustra os usuários das informações contábeis da seguinte maneira:
Figura 1: Usuários das informações contábeis
Fonte: OLIVEIRA (1993, P.25)
As informações coletadas e tratadas se revertem em direcionamento e ações do empresário tornando-o um empreendedor.
2.2.6 Empreendedorismo
O empreendedor é frequentemente definido como aquele que começa o seu próprio, novo e pequeno negócio. São empreendedores aqueles que criam algo novo, algo diferente: eles mudam ou transformam valores, (DRUCKER 1987).
Segundo Dolabela (1999) o termo empreendedorismo é uma livre tradução da palavra entrepreneurship, utilizada para designar os estudos relativos ao empreendedor, seu perfil, suas origens, seu sistema de atividades e o seu universo de atuação.
Conforme o Viana (2006) a participações em eventos relacionados ao setor de negocio no qual a empresa atua, procurar ler revistas do segmento, participar de reuniões e encontros em associações, conversas com concorrentes, clientes, empregados, fornecedores e empresários de outros setores, compõem um bom empreendedor.
Contudo, a aglutinação de informações e o direcionamento estarão em equilíbrio quando articulados com estratégia.
2.2.7 Planejamento Estratégico
A estratégia no contexto do ambiente corporativo, é a determinação de metas básicas a longo prazo e dos objetivos de uma empresa, bem como a adoção das linhas de ação e aplicação dos recursos necessários para alcançar essas metas (MICHAEL 1998).
Como afirma Day (1999) a força de uma estratégia é determinada não pela iniciativa, mas sim por sua capacidade de prever e reagir aos movimentos e contra movimentos dos concorrentes, além das mudanças nas demandas do cliente ao longo do tempo. O Sucesso da estratégia depende também da eficácia no tratamento das mudanças no ambiente competitivo decorrente das regulamentações, da tecnologia e de outras fontes.
De acordo com Clegg (2004) conceitua-se planejamento estratégico como aquele "planejamento" que, centrado na interação da empresa com seu ambiente externo, focalizando as ameaças e oportunidades ambientais e seus reflexos na própria empresa, evidenciando seus pontos fortes e fracos, define as diretrizes estratégicas.
2.2.8 Evidenciação
A Lei n.°6.404/76, conhecida como Lei das Sociedades Anônimas, estabelece em seu Artigo 176 as demonstrações financeiras que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da sociedade e as mutações ocorridas no exercício, tais como: Balanço Patrimonial; Demonstrações do Resultado do Exercício; Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados; demonstrações das Origens e Aplicações de Recursos e Notas Explicativas.
Um dos requisitos da contabilidade atual é o perfeito entendimento das peças contábeis, aos expormos o patrimônio e os ganhos do último período nas demonstrações contábeis é possível que um item ou outro não esteja claro só com a exposição do número. Faz-se necessário então uma explicação adicional, essa explicação deverá ser dada, ainda que de outra forma Padoveze (1996).
Basicamente, o processo de evidenciação se concretiza numa peça contábil denominada notas explicativas, nessa peça todos os itens que necessitam de informação adicional para a sua compreensão devem ser evidenciados. Uma utilização muito comum é a de descrever os critérios de avaliação adotados para os principais ativos e passivos.
Evidencia-se também por meio do relatório denominado relatório de diretoria, onde constam todos os valores relevantes que influíram nos números apresentados.
Comenta Iudícibus (1998), embora a evidenciação se refira a todo um quadro das Demonstrações Contábeis, vários métodos de realizar a evidenciação estão disponíveis:
§ forma e disposição das demonstrações contábeis formais;
§ informação entre parênteses;notas de rodapé (explicativas);
§ quadros e demonstrativos suplementares;comentários do auditor;
§ erelatórios da diretoria.
De acordo com Vasconcelos (2002) a qualidade da evidenciação contábil é expressa pelo entendimento da mensagem comunicada na informação. Portanto, a evidenciação, em seu amplo significado pressupõe plenitude, justiça e adequação, uma vez que estes são atributos da informação.
A empresa objeto de estudo denomina-se GEOSOL - Geologia e Sondagens LTDA, registrada no CNPJ 83.646.547/0001-96, e localizada a Rua Jorgina Ferreira Diniz, 110, Central Park, Ibirité, cujo objetivo social é prestação de serviços de sondagens, pesquisas minerais, levantamento geológico, estudos de jazidas, perfuração de poços tubulares e demais especialidades do ramo da geologia e da engenharia de minas. Possui capital subscrito e composição acionária de R$ 25.000.000,00 (vinte e cinco milhões de reais) dividido em 25.000.000 de quotas de valor nominal de R$ 1,00 cada distribuídos entre os sócios de conformidade com suas participações. Fundada pelo engenheiro de minas e civil Victor Dequech tinha sede na cidade de Criciúma, em Santa Catarina, realizando sondagem em minas de carvão mineral no sul do país.
Sua estrutura organizacional classifica-se em Diretor presidente, Diretores e Gerentes. Apresenta índices favoráveis de liquidez corrente imediata e utiliza do fluxo de caixa para sua programação financeira; seus investimentos são em diversas aplicações financeiras que o mercado oferece, alem do controle de qualidade.
A empresa não apresenta estoques, existe almoxarifado para materiais de consumo e geralmente compra em 30, 60 dias e vende com 30 e 60 e 90 dias. Os clientes são em pequeno número, porem de grande porte, tais como a Vale do Rio Doce, SAMARCO MMX Minerações.
No macroambiente que a empresa insere-se, esta exposta aos impactos inerentes ao negócio, aos riscos e ameaças e cabe a cada empresa traçar e definir seu papel na sociedade e se preparar para lidar com aspectos culturais, ambientais, tecnológicos e demográficos acompanhando as tendências de mercados e garantindo sua sobrevivência.
4 ESTUDA DE CASO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
4.1 - Com o crescimento da Geosol - Geologia e Sondagens Ltda, os procedimentos diários estavam se tornando arcaicos e obsoletos, prejudicando a agilidade e precisão das informações, como essa deficiência poderia conduzir ao descontrole com os custos/gastos foram feitas reuniões da diretoria e reuniões com chefes de setores a fim de detectar falhas operacionais e suas possíveis soluções.
Iniciou-se em 2004, o processo de inserção da contabilidade gerencial na GEOSOL, que se deu gradativamente, e para que o processo de implantação ocorresse foram necessárias adaptações em todo segmento da empresa. Dentre as soluções apresentadas, contratou-se a Microsiga Software S/A, hoje TOTVS S/A, para desenvolver um programa, fornecer assistência e disponibilizar atualizações.
Antes da implantação da Contabilidade Gerencial, cada um dos setores desempenhava suas funções de forma isolada, não havia integração dos setores e conseqüentemente as informações eram de maneira isolada. Na verdade existia um re-trabalho imenso, além do que, os setores não se comunicavam entre si, colaborando para um desempenho insatisfatório da organização.
Com a implantação da contabilidade gerencial muitas mudanças ocorreram, hoje com sistema integrado, as atividades de análises que o contador desempenha é em tempo real, com as informações existentes no sistema, tais como:
§ Confrontar as compras mensais, através dos livros de entradas com as vendas pelos livros de saídas; e verificar se não está com excesso de estoque, isto poderá criar problemas no seu caixa;
§ formação do preço de venda, pois é fundamental embutir no preço todos os impostos, as despesas e o lucro desejado;
§ Montar uma planilha simples de fluxo de caixa (entradas e saídas de dinheiro), onde será registrado o saldo atual de caixa (bancos), a previsão das entradas pelas duplicatas ou vendas a receber, e ou previsão de vendas futuras; e as saídas, que são os pagamentos já compromissados e a previsão de gastos, tais como: Matérias primas ou mercadorias, folha de pagamento, encargos, impostos, empréstimos e outras despesas, etc.;
§ Certificar-se mensalmente se os livros fiscais foram escriturados e os impostos calculados e recolhidos dentro dos prazos especificados pelos órgãos governamentais federal, estadual e municipal se for o caso. Guardar os originais destes impostos em arquivo em separado e de fácil acesso na empresa para eventual utilização do fisco;
§ fornecer mensalmente relatório de compras e o estoque atualizado em quantidades e valor, este será o seu termômetro para novas compras ou atender aos pedidos extras;
§ fornecer relatórios de vendas e o estoque em quantidades e valor, que lhe servira de parâmetro para planejar sua produção, vendas ou serviços;
§ Fornecer mensalmente um balancete contábil, ou uma previsão mais perto da realidade, (Vendas, menos impostos, menos custo das mercadorias vendidas, menos despesas,) para saber o lucro do mês, isto dar um parâmetro, para verificar se o preço de venda foi calculado corretamente ou se as despesas não estão além do planejado. Coisa que antes tinha uma defasagem imensa, em função da não integração;
§ Verificar se as vendas foram suficientes para cobrir os gastos do mês ou se há necessidade de incrementá-las; verificar também se não está vendendo somente produtos de baixa lucratividade, talvez necessite forçar a venda de produtos mais rentáveis, o contador poderá lhe ajudar a identificar esses produtos;
§ Analisar o custo dos produtos vendidos, se as matérias primas, as mercadorias ou os serviços não subiram, se a folha de pagamento da fábrica continua a mesma, ou se os gastos gerais de fabricação não se alteraram, também aqui a ajuda do contador é fundamental.
§ Analisar as despesas administrativas e comerciais, iniciando-se pela folha de pagamento que normalmente é a maior incidência, tanto para a indústria como para o comércio, as outras despesas administrativas menores também devem ser controladas;
§ Outro item importante a ser analisado é o lucro final já abatido do imposto de renda e da contribuição social, neste caso o contador deverá verificar se a opção feita pelo regime tributário do Lucro Presumido ou pelo Lucro Real é a mais apropriada para que se pague menos imposto, se isto não for verificado e corrigido dentro dos prazos permitidos pela legislação, você poderá estar perdendo dinheiro.
Com isto aumentou consideravelmente a exigência ao contador, além de outros controles e informações necessários, como uma Previsão Orçamentária Anual (Lucros e Perdas), implantação de controles administrativos para melhores decisões, um Planejamento e Controle de Produção, um Controle de Estoques, etc. Que na verdade agora a empresa viabilizou ferramentas, para que este acompanhamento sistêmico ocorra;
O setor fiscal antes nem existia na empresa, a contabilidade precariamente com uma defasagem imensa efetuava a escrituração e apuração dos livros fiscais. Hoje a informação está em tempo real no sistema, pois como o compras é a porta de entrada da empresa, os dados já são filtrados por tipo de entrada e saída de produtos, alimentando assim o módulo fiscal da empresa que a qualquer tempo imprime os formulários, faz-se a conferência e os livros fiscais ficam a disposição do fisco.
4.1 - Setor de Compras
Antes da implantação da Contabilidade Gerencial, fazia-se o pedido de compras, lançava num programa de compras, gerava uma autorização manual, encaminhava para a diretoria, tempos depois (um dia, dois,...) a autorização voltava, fechava-se aquela compra e combinava-se qual seria a forma de entrega e de pagamento; assim que a mercadoria chegava, a expedição tinha um controle isolado, e entregava a nota no setor de compras. Este, por sua vez, ficava com a nota fiscal até o boleto de pagamento chegar, então entregava-se o boleto para o financeiro pagar, e o financeiro por sua vez, lançava este pagamento num sistema só do financeiro, então o compras entregava as notas ficais para a contabilidade, que aí então efetuava o lançamento de registro de compras na contabilidade.
Hoje, com a implantação da contabilidade gerencial, passou a funcionar bem mais enxuto, ou seja, as tarefas se minimizaram e os resultados estão cada vez mais adequados a um gerenciamento melhor, como se segue:
Foi adquirido um sistema integrado de informações, o "microsiga", onde é gravado as cotações de um determinado pedido de compras, esse pedido é autorizado de forma eletrônica, a compra efetivada é gerada automaticamente, faz se entrada do material no estoque da empresa, e simultaneamente gera um título a pagar no financeiro concomitantemente é gerado o registro contábil na contabilidade.
Isso ocorre em tempo real, as informações são processadas rapidamente, ou seja, houve definição sistêmica de processos.
4. 2 - Setor Financeiro
Antes, relacionava-se as notas fiscais no sistema excel e dava entrada em um sistema próprio do financeiro ( cada setor na verdade tinha um programa isolado).Emitia o cheque e enviava para o banco sacado, via malote.
Com a implantação da contabilidade gerencial, o financeiro de posse do título gerado automaticamente pelo compras, ao receber os boletos passa-os no identificador de códigos de barras, gera um arquivo eletrônico, envia ao banco sacado, e assim que o arquivo eletrônico volta do banco, este título é baixado no financeiro e na contabilidade simultaneamente, em tempo real.
Veja como com a implantação deste sistema as rotina ficaram seguras, pois os diversos setores da organização se integram, não tendo vários controles em separados e com isso além de aumentar a eficiência, as rotinas contábeis ficam mais confiáveis.
A ferramanta gerancial, conforme pode-se verificar está presente em todas estas rotinas, fazendo com que a contabilidade societária fique consolidada, eficiente e dotrada de sustentabilidade de um sistema de infoprmatização que é contínmuo em suas rotinas.
4.3 - Setor de Faturamento
Antes da implantação da Contabilidade Gerencial, o setor comercial da empresa praticamente não existia, pois cada diretor captava clientes, e assim que os contratos eram fechados, a medição realizada, o faturamento ocorria de forma manual, que era lançado em controles internos do setor, então era repassado para o financeiro lançar a previsão de recebimento, ou seja, o título a receber, e posteriormente, quando recebido efetuar a baixa. Tempos depois este faturamento era encaminhado a contabilidade, que também efetuava o lançamento da receita e a provisão do contas a receber. Logo após efetuava o registro da baixa do contas a receber.
Hoje os contratos são cadastrados no sistema, a área técnica registra as medições de serviços realizados, automaticamente as notas fiscais são geradas, o contas a receber alimentado juntamente com a contabilidade, e os livros fiscais são gerados on line no sistema para ser impresso e apresentado ao fisco a qualquer momento, (antes, depois de tudo a contabilidade escriturava todas as saídas e apurava o impostos).
4.4 - Departamento de Pessoal
Antes a folha era processada no sistema só do Departamento Pessoal, e era muito restrito de ferramentas, por exemplo: as férias só poderiam sair no dia 1º de cada mês, porque em outro dia o sistema não funcionava, o mesmo ocorria com a rescisão e se algum extrato de rescisão era solicitado, fazia-se manualmente, demorava as vezes, quase 30 dias, manualmente também eram as fichas e dossiê de empregado.
Por volta do sétimo dia do mês seguinte o Departamento Pessoal entregava pra contabilidade um mapa com a folha, e bases dos encargos, então a contabilidade efetuava a provisão da folha, fazia umas planilhas imensas, digitava tudo no sistema, e depois conferia tudo. Enfim, as informações eram muito defasadas e quando ficavam prontas, eram estáticas, já não representavam mais a realidade atual da empresa.
O Departamento Pessoal após a implantação da contabilidade gerencial automatizou de forma que espelha a realidade dos fatos, férias no tempo certo, (com geração de financeiro), rescisões rápidas, contemplando todas as normas da legislação vigente, e o principal, os fatos vão sendo registrados na contabilidade e contabilizados on line, ou seja fechou a folha e encargos, automaticamente está tudo na contabilidade. Quando paga-se, os títulos de folha e encargos já são baixados também no financeiro. Não há mais problemas com provisão de férias e provisão de 13º salários, coisa que era muito difícil de montar, por ser manual, hoje basta um comando e alguns minutos, e as informações estão integradas.
4.5 - Recursos Humanos
Nesse contexto da implementação da contabilidade gerencial, a empresa decidiu por montar um setor apropriado para tratar dos recursos humanos, para descentralizar, socializar e disponibilizar ao funcionário as informações relativas àquelas tarefas, gerenciar o capital humano, o capital intelectual da organização em seus aspectos administrativos e funcionais, buscando investir no seu desenvolvimento permanente, através de ações educativas que visem a qualidade de vida pessoal, profissional e dos serviços a serem prestados, dentro da nova mentalidade empresarial do meio ambiente.
A área de Recursos Humanos da Geosol - Geologia e Sondagens Ltda deu ênfases em desenvolvimento, remuneração, tecnologia da Informação, comunicações, clima, competências e muitas outras e atravessou momentos dramáticos de reengenharia, e terceirização.
Enfim, a empresa hoje reconhece em Recursos Humanos uma função organizacional estratégica, voltada efetivamente para a gestão de pessoas e equipes. É uma atividade que, embora operacional, é também de nível estratégico e contribui para os resultados das empresas, a partir de uma consciência de que sem pessoas qualificadas e motivadas, nenhuma organização é sucesso. Nessa oportunidade foi contratado novo profissional, no nível gerencial de direção, que deverá agregar valor nas áreas de desenvolvimento de remuneração e administração de Recursos Humanos. Incluem-se, aí, as atividades de planejamento, recrutamento, seleção, treinamento, avaliação de desempenho, competências e potencial, desenvolvimento gerencial, cargos e salários, benefícios, relações trabalhistas e administração de pessoal, entre outras.
4.6 - Serviço de Consultoria
Contratou-se a Pactum Consultoria Ltda, no período de 2006 a 03/2007 a fim de verificar preço, fazer estruturação e análise de contratos com fornecedores. Nesse período listou e organizou os melhores e possíveis fornecedores, fez-se pesquisa de preços, prazos, e qualidade de mercadoria.
Ao final, fixou contrato de fidelidade com diversos fornecedores, onde estipulou cláusulas de período do contrato, qualidade da mercadoria/serviços prestados, quantidade, prazos de entrega e pagamento.
Foi contratado um consultor de contabilidade gerencial no período de 2005/2006, a fim de apontar as deficiências da empresa nessa área e sugerir possíveis soluções. Porém essa contratação não foi satisfatória após perceber que o serviço era meramente acadêmico, não indo o consultor a campo.
4.6.1 - Consultoria na área de produção
Contratou um engenheiro de produção para fazer um Planejamento e Controle de Produção – PCP, com isso a empresa listou e organizou a fabricação de peças utilizadas na sondagem. Esse procedimento permitiu o controle de produção e alocação de custos específicos de cada frente de serviço.
4.7 - Qualidade
Ao longo deste projeto " gerencial ", foi desencadeado conjuntamente, a certificação de qualidade. A Geosol - Geologia e Sondagens Ltda hoje possui certificado ISSO (Internacional Organization For Standartzation) 9001-qualidade de organização; 14001 - gestão ambiental da organização; OHSAS 18001- gestão de segurança e saúde ocupacional;
A qualidade deve ser considerada essencial à sobrevivência da empresa. Se a gestão de uma organização está boa, por conseqüência, ela vai obter o retorno esperado por suas partes interessadas, que envolvem acionistas, sócios, colaboradores, fornecedores, bancos, etc... e terá recursos para investir em projetos de ação social.
Tem um paradigma que estabelecido no início da década de noventa em que se afirma que a conquista de melhores índices através da qualidade e produtividade só têm sentido se os resultados obtidos forem repartidos entre todos os intervenientes do processo, ou seja, clientes, colaboradores, fornecedores, a organização e a sociedade como um todo. Esta é a essência do sucesso da gestão pela qualidade onde os processos são na forma de "todos ganham".
Ter qualidade já não pode ser visto como diferencial competitivo, mas como requisito básico para sobreviver no mercado. Nos dias de hoje, é preciso buscar diferenças que agreguem valor. Para alavancar a competitividade de nosso país, é imprescindível que aborde a qualidade e a produtividade, pois são as maiores contribuições da iniciativa privada para otimizar resultados e definir parâmetros de uma Política de Estado, acima de diretrizes político-partidárias.
Cabe destacar que a Certificação ISO não significa, necessariamente, que o produto ou serviço tenha qualidade na sua totalidade, mas, sim, que existem processos padronizados. Contudo são os processos e fundamentos da Qualidade Total que produzem a sustentabilidade e sucesso.
4.8 - Custo
A empresa adotou diversos comportamentos e aquisições para melhorar e alcançar bons resultado, gerando custos inevitáveis como:
Pactum Consultoria Ltda:
Período de 12/2006 a 09/2007
Microsiga Software S/A - Software de Gestão Integrada
Período: de 2004 a 10/2007
A partir de 2006 a 10/2007
Consultor de Contabilidade Gerencial
Engenheiro de Produção (PCP –Planejamento de Controle de Produção):
Período: desde 10/2005
Os valores apresentados estão aproximados à realidade.
Aderir a um programa de controle gerencial, como o "projeto de contabilidade gerencial na Geosol", foi um passo importante para se iniciar o processo de busca pela excelência. O principal benefício de estar em contato com as tecnologias de gestão e informações sobre ferramentas que podem contribuir para a administração de uma empresa é a perenidade do negócio.
A atualização independe do porte da empresa ou organização e abrange oito critérios: Liderança; Estratégias e Planos; Clientes; Sociedade; Informações e Conhecimento; Pessoas; Processos; e Resultados. Estes servem como norteadores para a empresa.
Constatou-se, pela presente pesquisa, que a implantação da contabilidade gerencial na empresa Geosol Geologia e Sondagens Ltda, iniciada em 2004, se encontra ainda em desenvolvimento, os programas do Microsiga vêem sofrendo ajustes para se adequar às necessidades da empresa. O processo de busca, transformação e admissões, para atingir o sucesso gerencial é uma constante.
Pôde-se observar extraordinária mudança quando se depara com o antes e depois em todos os setores após o inicio desse projeto. Diminuiu consideravelmente o retrabalho nos lançamentos e escriturações, o tempo em analisar dados correntes e o prazo para obtenção dos resultados. A preocupação da Geosol em controlar e manter seu patrimônio em elevação propiciou a implantação gerencial para todos os setores, ora os aperfeiçoando ora criando outros, pois as informações devem está em tempo real.
Com o mercado cada vez mais competitivo, fica fora de cogitação o aumento de preço, então a saída é investir em estratégia de redução de custos. O caminho é produzir mais com menor custo a todo tempo.
O sucesso profissional se tem quem conhece seus custos e os administram bem. A contabilidade gerencial, extraída da contabilidade fiscal, proporciona esse conhecimento aos gestores que em tempo hábil utilizará em suas decisões. É na integração dos custos da empresa que os fatos ocorridos se transformam em lançamentos contábeis, que, por sua vez, geram dados que poderão ser transformados em informações gerenciais capazes de dar suporte às mais diversas decisões tomadas pelos administradores, seja a empresa do ramo industrial, comercial ou prestadora de serviços.
Esta pesquisa além de evidenciar a importância de se utilizar a contabilidade gerencial em conjunto com a contabilidade fiscal, proporcionou também acréscimos aos meus conhecimentos adquiridos na faculdade, favorecendo qualidade dos meus serviços dentro da empresa.
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[1] Complexo de obrigações, bens materiais e direitos que constituem em patrimônio representados em valores ou que podem ser objeto de apreciação econômica. (Dicionário Aurélio)