Negociação de dívidas escolares: como um software financeiro pode ajudar? | Software GEO
Negociação de dívidas escolares: como um software financeiro pode ajudar?
julho 24, 2018 - Financeiro
Como você tem feito a negociação de dívidas escolares em sua instituição? A inadimplência escolar é um assunto delicado tanto para o responsável financeiro do aluno, quanto para a escola. Muitas instituições de ensino acabam deixando a cobrança de lado devido às restrições que existem para esse segmento e para evitar causar algum constrangimento para a família do aluno.
Os pais, por sua vez, acabam trocando o filho de escola, porque em alguns casos a negociação de dívidas escolares se torna mais um despesa que eles precisam arcar. O que vem na mente deles é como farão para pagar as mensalidades – que já não estavam conseguindo – mais as parcelas da dívida?
Fazer uma negociação de dívidas escolares requer muito cuidado e atenção. É importante chegar em um acordo que seja bom para os dois lados, afinal, a escola não quer perder o aluno, mas sim que ele cumpra com suas obrigações financeiras.
A negociação de dívidas escolares é delicada e complicada, mas é possível com algumas estratégias. Confira!
Negociação de dívidas escolares: como lidar com a inadimplência
Infelizmente, a inadimplência é uma situação que pode atingir qualquer tipo de empresa e com as escolas não seria diferente. Porém, nesse caso, a instituição não pode suspender o serviço prestado ao aluno, como aconteceria em outro segmento.
Em uma contratação escolar, a instituição de ensino e os estudantes, ou seus responsáveis financeiros, firmam um vínculo contratual que é regido pelo Código de Defesa do Consumidor e pela Lei 9.80, de 1999.
A lei protege o aluno contra qualquer penalidade pedagógica. Isso quer dizer que a escola não pode proibi-lo de frequentar as aulas, de realizar provas, testes e atividades para nota, assim como também não pode submetê-lo a qualquer tipo de exposição ou constrangimento (conforme o Art. 42º do Código de Defesa do Consumidor CDC Lei 8.078/90).
Além disso, a escola não pode se negar a entregar qualquer tipo de documento que o aluno precise para ser transferido para outra instituição de ensino. Por outro lado, é permitido cobrar os débitos em aberto por meio de notificações, protestos ou até ações judiciais.
A escola também pode desligar o aluno no final do ano letivo, por descumprimento do contrato e tomar a medidas judiciais cabíveis para receber o valor que não foi pago.
É importante, antes de mais nada, que a escola identifique os tipos de devedores. Existem clientes que são inadimplentes recorrentes e aqueles que estão passando por dificuldades financeiras e não conseguem arcar com as despesas de uma mensalidade escolar.
Quando a escola não lida com esses dois tipos de inadimplentes de forma diferente, corre o risco de perder um bom cliente, que poderia manter o filho na instituição por anos. Nesse caso, é fundamental analisar cada situação e ter jogo de cintura para a negociação de dívidas escolares.
A seguir você vai descobrir como fazer a negociação de dívidas escolares de sua instituição.
A negociação de dívidas escolares deve ser feita de forma transparente e flexível, isso quer dizer que a instituição deve criar opções que permitam aos pais negociarem seus débitos com facilidade.
A seguir você vai conferir 5 dicas para ter sucesso na sua negociação de dívidas escolares.
1. Ofereça um treinamento para a equipe do financeiro
A abordagem aos inadimplentes deve ser feita de forma respeitosa e sem exposição. A ideia é conseguir estabelecer um diálogo e tentar negociar com os clientes. Os profissionais devem mostrar que estão abertos para resolver a situação de todos os interessados.
2. Facilite o pagamento
Quando o aluno ou seus responsáveis chegam ao ponto de não conseguirem cumprir com o pagamento das mensalidades é porque a situação financeira da família não vai bem.
Por mais que eles estejam interessados em uma negociação de dívidas escolares, dificilmente será possível pagar a dívida e manter as mensalidades da escola em dia. Nesses casos, a instituição de ensino deve ser flexível e oferecer opções para o responsável financeiro.
Crie campanhas de quitação de débitos para aproveitar as bonificações salariais de final de ano, possibilite o pagamento no boleto bancário ou cartão de crédito, permita um número maior de parcelas, etc.
As condições oferecidas devem beneficiar não só os pais, mas a escola também, afinal a instituição precisa do dinheiro para se manter. Faça um planejamento e avalie quanto será preciso receber de cada inadimplente para colocar as contas em dia.
3. Organize e planeje a cobrança
Um grande erro que as instituições de ensino cometem é de não cobrar os clientes inadimplentes. Uma negociação de dívidas escolares só é possível a partir do momento que as duas partes estão cientes e concordam sobre os débitos.
A escola deve entrar em contato com o responsável financeiro ao primeiro sinal de falta de pagamento, após o vencimento da mensalidade ou, quando o aluno já está na lista de inadimplentes, periodicamente.
No segundo caso, é importante organizar e planejar como será feita a cobrança: de quanto em quanto tempo, como será a abordagem e o que será ofertado de início. Ter uma oferta em mãos pode ajudar a direcionar a negociação.
4. Negociação de dívidas escolares com software financeiro
Um software de gestão escolar vai automatizar os processos financeiros da escola. A ferramenta permite que a instituição realize a cobrança das mensalidades, gere os boletos, faça o envio das cobranças, controle dos recebimentos etc.
Outro grande benefício de sistemas como esse é a possibilidade de centralizar as informações sobre os alunos em um único lugar, dessa forma a escola consegue acompanhar quem está inadimplente para criar planos de ação rápidos e efetivos e minimizar o problema.
A ação rápida é importante para evitar que o acumulo de parcelar em aberto e a geração de juros, o que poderá dificultar a negociação de dívidas escolares. O cálculo dos juros também pode ser feito diretamente no sistema.
Acompanhe os casos de inadimplência por meio de relatórios, onde é possível verificar as previsões de pagamento e os pagamentos que foram realizados.
Para garantir que o inadimplente cumprirá com o acordo é fundamental que a instituição documente a negociação de dívidas escolares. Essa ação pode ser realizada diretamente no sistema, com o cálculo de juros, correções, custos processuais e outras despesas do acordo.
5. Negocie as dívidas com o Sofware GEO
O software GEO é um sistema de gestão escolar que permite o gerenciamento completo da secretaria, da área pedagógica e financeira da escola. Com a ferramenta a escola faz toda gestão financeira, organizando seus recebimentos, controlando seu caixa, visualizando projeções de rendimentos e criando ações para evitar a inadimplência escolar.
Simples ações, como o envio de avisos de cobrança e notificações personalizadas informando sobre as datas dos débitos, prazos e opções para pagamento, além do direcionamento correto de qual departamento procurar, podem contribuir positivamente para que as dívidas sejam quitadas.
O Software GEO permite que a escola faça o acompanhamento dos novos casos de inadimplência, controle os recebimentos e as previsões de pagamento. Veja como o Software GEO pode ajudar a sua instituição, agende uma demonstração.