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Ciclos de Avaliação Periódica em Gestão de Projetos
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Este artigo retrata o desenvolvimento e a funcionalidade de uma metodologia estruturada no gerenciamento de projetos, com foco no processo de monitoramento e controle, e como a implementação de um ciclo de avalição periódica pode tratar efetivamente as informações, baseado em reuniões de análise crítica de desempenho e resultados, de disseminação de lições aprendidas e de melhoria contínua. É neste cenário que este trabalho se insere, visando apresentar a importância do processo de monitoramento e controle privilegiando uma gestão orientada para resultados, apoiando as partes interessadas no gerenciamento e controle dos projetos.
Palavras-chave: Gestão de Projeto; PMO; Ciclo de Avaliação; Análise Crítica e Melhoria Contínua.
Atualmente nas organizações é muito comum à aplicação e desenvolvimento de projetos nos mais diversos ramos de atividades. Isto fez com que a metodologia de Gestão de Projetos cada vez mais ganhasse espaço no ambiente corporativo. Uma prática que vem sendo adotada nos dias de hoje é a implantação dos Escritórios de Gerenciamento de Projetos – PMO ou mais conhecidos como PMO – Project Management Office. Este escritório tem a função de centralizar as melhores práticas de Gestão de Projetos nas organizações em que são implantados, assim como funcionar como uma fonte de consulta e esclarecimento de dúvidas e problemas para os gerentes de projetos.
A garantia da qualidade na entrega dos produtos tangíveis-intangíveis, tem como foco assegurar a taxa de sucesso dos projetos. Parte da competência na gestão de projetos advém da proposta de implantar processos de melhoria contínua, e práticas inovadoras nas organizações, tanto públicas quanto privadas.
Um incremento à Solução Adotada
Com o objetivo de aprimorar os métodos de gerenciamento de projetos, as Organizações buscam permanentemente fortalecer e melhorar sua capacidade de controle e avaliação do desempenho e dos impactos causados pelos programas, projetos e ações sob o seu patrocínio, por meio da qualificação das pessoas, da melhoria da qualidade das informações de prestação de contas e das melhorias dos métodos e instrumentos que apoiam as funções gestoras, visando garantir melhores resultados, com qualidade, transparência e sustentabilidade.
Ademais, para apoiar o processo de aprimoramento e maturação do "modelo de gestão", mediante aplicação de metodologia que reforça as funções do PMO, que acrescenta novas técnicas e instrumentos utilizados no monitoramento e análise crítica periódica dos programas, projetos e ações, o trabalho do Ciclo de Avaliação Periódica em Gestão de Projetos, tem como foco:
A uniformização de procedimentos para aperfeiçoamento dos processos de monitoramento, avaliação e prestação de contas dos serviços executados pelos stakeholders;
A construção de indicadores que contribuam para a implantação de prática padronizada de monitoramento e aprimoramento permanente do processo de prestação de contas, com vistas à melhoria contínua de desempenho e resultados dos contratos e parcerias;
A definição de estratégia, diretrizes e procedimentos necessários à organização; capacitação de equipes internas e dos stakeholders envolvidos no monitoramento e avaliação dos demais Programas e Projetos promovidos pela Organização.
Buscando o aprimoramento do "Modelo de Gestão de Contratos e de Parcerias", a Organização fortalece e consolida a sua capacidade de controle e avaliação da execução de seus programas, com vistas à maturação e integração do processo de monitoramento e avaliação desses programas, instituindo ciclos de reuniões periódicas para análise crítica de desempenho e efetividade, sistematizando e expandindo as práticas de melhoria contínua, de incentivo à inovação e da implantação de um modelo de gestão do conhecimento – para sedimentação e aculturamento de boas práticas – ancoradas na produção e análise de indicadores de resolutividade relacionados à execução das metas dos planos de trabalho (eficácia) e de efetividade ou impacto das iniciativas promovidas pela Organização.
A metodologia utilizada é orientada ao atendimento dos seguintes objetivos específicos: (a) fortalecimento das práticas gerenciais e operacionais da Organização, preparando-a para alcançar níveis elevados de excelência de desempenho e efetividade – utilizando métodos e técnicas para tomada de decisão, e desenvolvendo competências com perfis adequados ao enfrentamento desses desafios; (b) maturação do processo de monitoramento e avaliação dos programas e ações desenvolvidos (em ciclos de análise crítica de desempenho, efetividade e de melhoria contínua) para sedimentação e aculturamento da nova prática de gestão baseada em indicadores estratégicos que retratam o desempenho na execução das metas dos planos de trabalho e na efetividade das ações implementadas no âmbito de seus programas e ações: (c) incentivo ao aperfeiçoamento contínuo dos serviços prestados (internos e contratados) frente à missão e valores estabelecidos e cultuados pela Organização; (d) organização e tratamento de dados para formulação e revisão de indicadores e disponibilização de informações gerenciais; (e) otimização de procedimentos relacionados à coleta, organização e aferição dos dados produzidos pelas entidades parceiras, requisitando agilidade, qualidade e confiabilidade no registro de todas as informações geradas nos sistemas de informação utilizados pelos parceiros para apresentação desses dados em um instrumento gerencial de tecnologia da informação utilizado pela Organização; (f) promoção de inovações para enfrentamento de problemas pouco estruturados, ao desenvolvimento da consciência integrativa (sintética) e aplicação do ciclo de gestão do conhecimento, ampliando a flexibilidade adaptativa diante da variação de contexto necessário ao enfrentamento de problemas pouco estruturados, e a inovação.
Ciclos de Avaliação Periódica (intervenção)
Com o objetivo de medir o desempenho dos projetos, é utilizado o Painel de Controle (Bordo) de Projetos, contendo indicadores baseados em critérios de avaliação de performance dos projetos e dos stakeholders. Cabe evidenciar que, o acompanhamento dos projetos tem como foco a aplicação do Contínuo Controle de Qualidade – CCQ (processo de melhoria contínua) alinhados com a metodologia proposta. Destarte, o modelo de intervenção adotado é a implantação de uma Sistemática de Monitoramento e Avaliação, com a aplicação de Reuniões periódicas e Ritual de Análise Crítica das metas, desempenho e resultados alcançados. Os ciclos de avaliação periódica (Quadro I) visam estabelecer momentos de análise, reflexão e discussão conjunta sobre o desempenho e resultados da execução dos programas, projetos e ações; com exposição das razões do não cumprimento ou superação de metas, destacando-se os problemas enfrentados e as iniciativas tomadas na correção de rumos e no compartilhamento de lições aprendidas (aprendizagem integrativa).
Quadro I – Ciclo de Avaliação Periódica na Gestão de Projetos (Adaptado pela autora)
É um momento oportuno para avaliação de indicadores de desempenho e efetividade; bem como, para fortalecimento das relações de parcerias e proposição de ações benéficas (como oportunidades de melhorias) relativas à execução dos serviços, condução dos planos de trabalho e às melhorias nos processos operacionais e gerenciais do parceiro e da Organização.
Podemos verificar que os procedimentos desenvolvidos só serão completamente aceitos se a utilização destes for realizada de forma permanente e institucionalizada. Isto só é possível devido às discussões durante a fase de implantação, úteis no sentido de que possam ser adaptadas as demandas internas da Organização.
Em um primeiro momento, a simplificação dos procedimentos é vital para que as partes interessadas aceitem as ferramentas que favorecerão a identificação dos desvios e ajustes, direcionando as melhorias contínuas.
Por conseguinte, este alinhamento entre o ciclo de avaliação periódica e o processo de monitoramento e controle de projetos, fomenta a consolidação de fundamentos na construção de uma cultura de qualificar a gestão para gerar resultados sustentáveis.
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Lilian Treff – Mestrado Profissionalizante em Gestão Empresarial, Pós-Graduação, Lato-Sensu em Didática do Ensino Superior (Univ. Mackenzie), Especialização em Gestão de Projetos (Fund Vanzolini – USP) e Graduação em Pedagogia, Especialização em Administração Escolar (Licenciatura Plena – Univ. São Judas Tadeu). Destacada experiência nacional e internacional de 15 anos em cargos de liderança na área de Educação, Gestão de Projetos e Processos, Treinamento & Desenvolvimento, Planejamento Estratégico, Gestão Acadêmica e Gestão de Pessoas. Coordenação de equipes multidisciplinares, e Implementação de Programas de Educação Corporativa. Conhecimentos amplos na criação de metodologia e no gerenciamento de projetos, baseada na linha PMI e implantação de PMO. Certificada Personal & Professional Coaching; (SBC); Executive Coaching pelas organizações METAFORUM Internacional – Human Change Association e Associação Internacional do Instituto de Coaching, Lider Coach (SLAC) e Practitioner em PNL – Programação Neurolinguística. Condecorada "Comendadora" Profissional do Ano – PRÊMIO EXCELÊNCIA E QUALIDADE BRASIL 2017, na Categoria "TREINAMENTO EM DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL DE ENSINO & CIDADÃO", pela Associação Brasileira de Liderança. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br