>>Gestão Documental
Se a busca, a localização, a distribuição e conservação de documentos e informações são problemas cotidianos, podemos ajudar a resolvê-los com nossos serviços de gestão e tratamento documental.
Provavelmente você já percebeu que capacidade de armazenamento e gestão necessária para documentos cresce tão rapidamente quanto os seus negócios.
Quando iniciam, a maioria das organizações dá pouca atenção à forma como seus registros seriam arquivados ou organizados. O que começou como um simples processo de depósito de papel em pastas e armários de arquivo rapidamente se torna uma tarefa complicada, consumindo muito tempo e recursos. Conforme aumentam o número de caixas, pastas e demais suportes, o mesmo acontece com a possibilidade de demora na busca de documentos ou até mesmo perdas.
Pode parecer lógico adicionar mais suportes, armários ou contratar serviços de armazenamento quando a quantidade de documentos produzidos continua a crescer mas, o esforço necessário para recuperar os documentos cresce também? Muitos documentos recebem atualizações regulares na sua organização e podem ser distribuídos para mais de uma pessoa. Isso pode levar a dores de cabeça, porque fica difícil para cada pessoa para saber quais são as mais recentes versões.
O Gerenciamento de registros e informações com boa qualidade é fundamental para o sucesso em toda organização. O acesso às informações deve ser assegurado, simultaneamente salvaguardando a privacidade, segurança e confiabilidade, em conformidade com os regulamentos, normas internas e legais.
Através de breves entrevistas podemos produzir um relatório sobre o funcionamento dos processos de gestão de documentos na sua organização, fazendo recomendações sobre como otimizar o uso das novas tecnologias e metodologias para melhorar seus sistemas de informação, reduzindo o custo de controle.
Para alcançar objetivos de otimização de seus acervos oferecemos os seguintes serviços de tratamento documental:
Reparos e restauração;
Transferência organizada;
Elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e de classificação;
Elaboração de normas e procedimentos de gestão documental;
Eliminação ou destruição segura.
Nossos serviços podem ser executados em nossas dependências, incluindo a retirada e devolução programada e, também no local de armazenamento de seu acervo, nas suas dependências ou de terceiros, disponibilizando toda a infraestrutura tecnológica e profissionais especializados necessários ao serviços de gestão de arquivos (terceirização/outsourcing).