Os sistemas de ERP e a contabilidade: Como garantir a integridade dos registros contábeis.
Os sistemas de gestão se tornaram presentes na maioria das empresas. Como a contabilidade pode usar isso a seu favor e garantir a integridade do registro contábil?
24/01/2020 09:20:01
Desde a popularização, a partir dos anos 2000, os ERP entraram no dia a dia das empresas e se tornaram imprescindíveis para quem quer ter um mínimo de qualidade em sua gestão.
Mas escolher e implantar um ERP é sempre um processo difícil e, via de regras, as áreas de negócio não dão a devida atenção para este processo. Infelizmente, o segredo do sucesso está justamente no processo de escolha e de implantação pois é justamente nessa fase que se definirá o quanto esse produto gerará de benefício no dia a dia da organização.
Dentre as áreas que não costumam dar a devida atenção a este processo, infelizmente a contabilidade está entre elas. E é justamente essa área a mais beneficiada por um processo bem feito de escolha e implantação de um ERP.
Eu costumo dizer o seguinte: "Quer saber se um ERP foi bem implantado? Olhe para a área contábil, se tudo estiver tranquilo e o trabalho em dia, a implantação foi bem-feita, se a coisa estiver muito corrida e existir uma imensa fila de ajustes contábeis a serem feitos, a implantação foi malfeita"
O ERP é justamente a ferramenta que vai integrar toda a operação e todas as transações do dia a dia e, como consequência, vai registrar tudo na contabilidade. Isso deveria despertar e muito o interesse dos contadores.
Os contadores deveriam estar atentos e muito interessados nesse processo de implantação pois, com certeza, um processo bem feito significa tranquilidade no dia a dia da contabilidade no futuro.
Então vamos a alguns pontos importante que ajudam a maximizar os resultados do investimento na implantação de ERP:
O Processo de escolha de um ERP
Muitas empresas desprezam esse processo e deixa ele ser conduzido pelo vendedor. Essa é a pior estratégia possível.
Quer ter sucesso na escolha do seu ERP: Conduza o processo de escolha
Passo 1: Defina o que você espera do ERP
Quando você não sabe o que quer de um ERP, você fica igual a Alice no diálogo com o gato Cheshire: "Se você não sabe para onde, ir qualquer caminho serve".
Se você não sabe o que quer de um sistema de ERP, qualquer ERP serve, mas não reclame depois de um investimento mal feito e de resultados que nunca aparecerão.
Na parte operacional você pode penar nos seguintes pontos:
Como eu quero que meus processos sejam executados?
Como que quero que o sistema audite minhas transações?
Como eu quero que meus relatórios funcionem?
Como eu quero que meus usuários acessem o sistema?
Como eu quero enxergar os custos da organização?
Na parte estratégica você pode pensar nos seguintes pontos:
Quais benefícios esse ERP tem que trazer para minha empresa?
Quais problemas que temos hoje que o ERP precisa resolver?
Quais custos esse ERP deverá reduzir e em quantos por cento?
Quanto de produtividade esse ERP tem que gerar na organização?
Ter uma visão clara do que você precisa vai te ajudar a mensurar, no futuro, se o investimento feito no ERP compensou, caso contrário você estará pagando para automatizar tarefas e perderá todo o potencial de benefícios que a ferramenta pode gerar.
Passo 2: Crie um método objetivo de avaliação
Um dos principais erros e decidir qual sistema utilizar a partir da opinião de um grupo de pessoas que assistiu uma apresentação. Apresentações são feitas para mostrar o que o sistema tem de melhor e não para revelar o que tem de pior.
Pense numa pontuação objetiva
O método criado deve ser objetivo e baseado em pontuação, que será dada por representantes das áreas envolvidas a partir de demonstrações feitas. Seu ranking de pontuação pode ser a seguinte:
0 - Não atende esse quesito
1 - Atende parcialmente esse quesito
2 - Atende integralmente esse quesito
3 - Supera as expectativas desse quesito
Dessa forma, você terá uma pontuação para cada um dos quesitos elencados
Crie grupos de quesitos
Criar grupos de quesitos é importante para elencar onde o sistema é forte e onde o sistema é fraco. Veja o exemplo de grupos de quesitos:
2 - Segurança do sistema
3 - Auditoria do sistema
4 - Usabilidade das telas
Dentro de cada um desses grupos você terá os diversos itens do grupo, que são justamente os itens que serão validados. Veja abaixo exemplo de itens:
1.1 - Utiliza infraestrutura simples e fácil de ser instalada
1.2 - Funciona em nuvem
1.3 - Eu posso escolher o banco de dados que quero usar
2.1 - A estrutura de login garante segurança
2.2 - Possui validação em duas etapas
2.3 - Trabalha com criptografia
3.1 - Permite ver todos os usuários que trabalharam com um registro
3.2 - Permite identificar quem fez o que no registro e quando isso aconteceu
3.3 - Permite saber que operações foram executadas diretamente no banco de dados
4.1 - É fácil localizar as funções que eu preciso executar
4.2 - É fácil informar dados nas telas das tarefas a serem executadas
4.3 - É fácil informar parâmetros para execução de relatório
Uma vez definido todos os itens a serem validados, uma função importante é definir o peso de cada item. Alguns itens vão ser mais importantes que outros para a organização e os pesos servem justamente para definir o grau de importância.
Definido tudo isso você está pronto para a próxima fase.
Passo 3: Validação das opções
Para participar da apresentação escolha pessoas chaves das diversas áreas que vão ser impactadas pelo ERP: Contas a pagar, a receber, tesouraria, estoque, compras, etc. Estas pessoas devem ter um bom domínio da operação no dia a dia.
Após definido os participantes, escola pelo menos 6 fornecedores e chame-os para uma apresentação. Informe o fornecedor sobre como o processo de escolha funciona e disponibilize os critérios para que o fornecedor possa se preparar para a apresentação e tornar esse processo mais objetivo e efetivo.
Para escolher quais fornecedores chamar, solicite que ele informe qual pontuação ele dá para si mesmo em cada um dos critérios. De porte da resposta, escolha os 3 que melhor pontuam nos critérios. Definido os 3 melhores, chame-os para uma apresentação.
Durante a apresentação os avaliadores irão atribuir pontos aos critérios conforme o fornecedor vai apresentando os itens. Evitem discussões na frente do fornecedor sobre os critérios, apenas anotem a pontuação e, caso tenha necessidade, observações que serão utilizadas para debates futuros.
É de extrema importância que nesse momento a empresa demonstre na prática o atendimento ao requisito solicitado. Dessa forma você poderá confirmar o que a empresa já disse que faz.
Assim que a apresentação finalizar, dispense o fornecedor e mantenha a equipe na sala, onde serão revisadas todas as pontuações dadas por cada um dos participantes com objetivo de chegar a um consenso sobre qual a pontuação deverá ser dada para cada um dos itens.
Nessa fase as observações e comentários anotados durante a apresentação serão muito importante, especialmente para justificar e defender a nota dada.
Finalizado o debate e definido o consenso da pontuação dada a cada item, basta fazer o computo geral e chegar na pontuação do fornecedor.
Desta forma você terá uma estrutura de pontuação para cada um dos fornecedores, atribuídas por um mesmo conceito. Isso permitirá a comparação entre fornecedores e seus produtos.
Passo 4: Prova de conceito
Com a pontuação, a equipe deverá definir qual o produto vencedor. Uma vez definido o produto vencedor, a empresa pode solicitar uma prova de conceito ao fornecedor.
Essa prova de conceito nada mais é do que solicitar que o fornecedor apresente o sistema com uma configuração simples para que os usuários envolvidos no processo de avaliação possam comprovar na prática se o sistema realmente condiz com a utilização e também já conseguem ter uma ideia do esforço de implantação.
Passada essa fase, a empresa pode iniciar a contratação e a implantação do sistema. Espera-se que dessa forma tanto a empresa quanto os envolvidos estejam mais confortáveis quando ao produto escolhido e mais confiantes nos resultados.
Outra expectativa gerada com o processo está também no fato de que os envolvidos estão engajados no processo desde o começo e entendem de forma objetiva o por que aquele sistema está sendo implantado.
Até aqui o objetivo e dar para a organização condições de escolher um produto baseado em critérios objetivos, o que gerará mais confiança por parte dos envolvidos. A implementação, fase posterior a essa, exige cuidados importantes para que todo o benefício de uma escolha bem-feita não se perca, o que é muito fácil de acontecer.
Porém, esse tema exige um outro artigo, que será escrito posteriormente
O Processo de acompanhamento de um ERP
Depois de implantado, um ERP precisa ser acompanhado para comprovar sua eficácia na operação da organização e, principalmente, a comprovação de que os benefícios esperados realmente foram gerados.
Na fase de acompanhamento, via de regra são necessários alguns ajustes nos processos, nas configurações e na utilização do produto e a empresa deve entender isso.
O acompanhamento também exige técnicas e critérios específicos e que serão abordados em outro artigo, que será escrito posteriormente.
Espero que esse artigo seja pelo menos uma luz no fim do túnel e desmistifique todo o processo de implantação do ERP, dando mais confiança aos envolvidos.