Para ajudar a equipe, você pode planejar um pequeno treinamento de dicas para organização e espalhar cartazes com alguns passos que podem ser aderidos. Arrumar a mesa, sem dúvidas, é um grande aliado para manter a produtividade e agilizar a rotina.
Quanto à organização de documentos, a nossa dica é dispor em pastas que contenham cores e etiquetas diferentes, para que seja fácil de encontrar. Para guardar papéis de cada departamento com segurança, invista em armários com divisórias.
Outra dica de como organizar o escritório para um novo ano é a verificação dos materiais em estoque e que estão em falta. Isso se aplica a artigos de papelaria, aparelhos, móveis, copinhos descartáveis, itens de limpeza e outros objetos que fazem parte do dia a dia do ambiente de trabalho.
Para isso, o ideal é fazer listas separadas por temáticas. Por exemplo, imagine que você quer implantar mais ergonomia no trabalho. Crie um documento e liste tudo o que precisa para isso, como cadeiras novas, apoio para punhos e pés, mudança na iluminação e outros. Ficará mais fácil se for dividido por departamentos, salas ou funcionários, pois assim você terá um controle mais real do que é necessário.
Além de ver o que está em falta, é importante analisar o que deve ser descartado. Quantas vezes um escritório não acumula papelada, telefones estragados, cabos e outros itens que não são mais necessários? Com certeza, essa é uma situação que acontece com mais frequência do que desejamos.
Assim como a lista para ver o que falta, faça uma para o descarte. Veja armários, converse com os seus colaboradores e faça um mutirão para a limpeza de itens desnecessários. Aliás, essa é uma ótima oportunidade para praticar a sustentabilidade e fazer a separação de materiais de acordo com a reciclagem.