A cada ano, a agilidade, eficiência e conectividade se tornam termos ainda mais indispensáveis à rotina das empresas. O fluxo contínuo de atividades, a necessidade de integrar processos e pessoas em diferentes localidades, somados às novas demandas oriundas da transformação digital, hoje dão a tônica de como os negócios devem se portar perante o mercado.
Nesse contexto, com foco nas atuais e futuras demandas das organizações, a DocuSign coloca à disposição dos seus clientes mais um produto inovador: a plataforma System of Agreement. Como veremos adiante, essa é uma solução completa para empresas que necessitam gerenciar seus contratos de forma eficiente, automatizada e segura, rompendo com as ultrapassadas metodologias manuais e lentas.
Continue a leitura e entenda as funcionalidades dessa ferramenta e como ela pode revolucionar o ciclo completo de assinatura de um documento da sua empresa!
O que é o System of Agreement?
O system of agreement diz respeito a como os contratos em papel são preparados, assinados, promulgados e gerenciados dentro das empresas. Ou seja, esse termo comporta todas atividades que se relacionam com o trâmite dos contratos, antes, durante e depois do acordo.
No entanto, para se ter uma ideia, os processos envolvidos com a gestão manual de contratos, que na sua grande parte são morosos e pouco eficientes, custam em média US$ 36 por contrato se houver uma avaliação do ponto de vista da produtividade e materiais desperdiçados com a utilização desse tipo de metodologia.
Por outro lado, indo de encontro a todos esses gargalos e custos desnecessários, a plataforma da DocuSign, com foco na economia e produtividade, une o que tem de mais avançado na assinatura eletrônica a todos os processos e aspectos de um contrato. Dessa forma, a empresa tem um suporte totalmente informatizado, moderno e robusto para inovar na forma como seus contratos são preparados, assinados, promulgados e gerenciados.
A plataforma System of Agreement da DocuSign trabalha a partir da automatização da gestão dos contratos, aumentando a velocidade com que os acordos são executados, além de permitir a assinatura dos documentos digitalmente ou eletronicamente, o que poupa tempo e recursos valiosos do negócio, tudo isso com total segurança e validade jurídica.
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Quais as funcionalidades e diferenciais dessa plataforma?
Com uma base de mais de 200 milhões de usuários espalhados por todo o mundo, a DocuSign sabe exatamente o que é mais importante quando o assunto é system of agreement. Foi a partir disso que a sua ferramenta foi desenvolvida.
A plataforma da DocuSign conta com funcionalidades que garantem uma grande acessibilidade aos documentos da sua empresa, além de compatibilizá-los com os mais diferentes formatos de arquivos, como o Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Não bastante, a solução também permite o manuseio de documentos em PDF, nos quais se permite inclusive marcar automaticamente os campos de preenchimento para o signatário inserir as informações.
No entanto, essas não são as únicas funcionalidades do System of Agreement DocuSign. A seguir, listamos as principais funções dessa solução. Confira!
Inserção automatizada de dados
Uma facilidade que a plataforma DocuSign oferece é a integração dos outros aplicativos para preenchimento prévio de formulários, prevenindo inconsistências e reduzindo a ocorrência de erros e retrabalho.
Nesse sentido, por exemplo, os recursos avançados de validação de campos e formulários da DocuSign automatizam a lógica dos negócios, simplificando o processo de inserção de dados dos signatários e, ao mesmo tempo, concedendo aos remetentes o controle total dos dados coletados.
A DocuSign permite que você especifique e ordene quantos signatários forem necessários. A ferramenta tem opção de atribuir aos destinatários diferentes funções e permissões além da assinatura. O melhor de tudo é que o usuário tem um amplo controle sobre todas as etapas do processo.
Tenha a certeza de que os signatários dos seus documentos são exatamente quem dizem ser. O System of Agreement DocuSign opera com base em diferentes níveis de autenticação de identidade, garantindo a total integridade ao sistema, ao permitir o acesso aos documentos somente após um rigoroso processo de avaliação de dados e credenciais. Que pode ir desde um tolken via SMS até o uso do certificado digital ICP-Brasil.
Envie documentos com a DocuSign para que seus clientes os assinem e os devolvam em questão de minutos. Todo o processo de assinatura é simples, rápido e intuitivo. Além disso, a plataforma ainda dá suporte para as seguintes atividades:
Criação do documento, os dados podem vir de uma integração com algum sistema;
assinatura e envio de documentos para diversas partes em apenas um clique;
assinatura a partir da maioria dos dispositivos móveis, de qualquer lugar e a qualquer hora, até mesmo sem que haja acesso à internet;
identificação do signatário a partir de métodos específicos para cada caso, podendo ser desde uma autenticação de e-mail até a apresentação de um documento oficial;
determinação da ordem de assinatura, definindo quais signatários poderão assinar o documento antecipadamente e se outros podem assinar em paralelo;
monitoramento do status de cada participante no processo de assinatura, esclarecendo quem ainda precisa executar determinadas ações.
Armazenamento do documento na nuvem, podendo ser acessado de um dispositivo móvel.
Com a solução DocuSign, o usuário também poderá usufruir de uma gama de serviços suplementares opcionais fornecidos pela própria DocuSign ou pelos seus parceiros. Assim, poderá cumprir requisitos específicos da transação, como processamento de pagamento, retenção de documentos, tabelião e muitos outros.
Relatórios robustos do produto permitem que os usuários e administradores de contas da DocuSign visualizem facilmente as informações sobre suas contas. O acesso em tempo real, combinado aos relatórios programados extensíveis, permite que as estatísticas dos negócios estejam sempre disponíveis e acessíveis, o que contribui para um maior controle sobre as atividades.
O System of Agreement também garante que os documentos da sua empresa mantenham total conformidade com as normas e legislações vigentes, garantindo assim a validade jurídica em quaisquer trâmites, sejam eles judiciais ou não.
O rigoroso processo de autenticação das partes, a coleta de informações e o registro de transações eficazes protegem seus contratos contra renúncias e evita qualquer tipo de prejuízo à confiabilidade e eventuais discussões na seara judicial. Você pode realizar o download de uma trilha de auditoria completa sobre o documento assinado.
Mais importante do que ter um sistema robusto e completo para gerenciar seus contratos, é garantir que ele esteja sempre disponível. Por isso, a DocuSign investe alto na qualificação dos seus sistemas, firmando o compromisso com o usuário de mantê-los sempre ativos. Afinal, o seu negócio não pode perder oportunidades em razão da indisponibilidade da plataforma, além disso eles criaram um site onde você pode ver a disponibilidade em tempo real da plataforma.
O System of Agreement da DocuSign protege as informações sensíveis da sua empresa, criptografando e tornando inviolável cada documento. Como vimos, as opções de autenticação confirmam a identidade dos signatários, garantindo que seus documentos tenham plena validade em qualquer situação.
Com o DocuSign, a segurança dos seus documentos, a autenticação por assinatura eletrônica e a segurança do sistema são tidos como prioridades, sobretudo no cenário atual, em que os dados e informações empresariais têm um valor imensurável para os negócios.
Outra funcionalidade bastante interessante da solução DocuSign é a capacidade de se utilizar extensivos recursos de administração central. Essa característica auxilia os funcionários da empresa a se manterem em conformidade com as políticas internas, ajuda na definição das melhores políticas sobre custódia e retenção de documentos, além de gerenciar como os signatários assinam ou adotam assinaturas.
Um dos grandes diferenciais da DocuSign é possibilidade de desenvolvedores autônomos terem acesso às suas APIs proprietárias. Essa flexibilidade e abertura no acesso às APIs DocuSign permitem integrações ainda mais eficientes e criativas, podendo atender com ainda mais precisão as necessidades do usuário.
Por fim, o System of Agreement DocuSign, como vimos, é a ferramenta ideal para a empresa que necessita elevar a qualidade da gestão dos seus contratos para outro patamar. O rompimento com metodologias ultrapassadas, processos lentos e burocráticos é uma necessidade atual e que sua empresa não pode mais adiar.
Então, quer romper de vez com o passado e levar a inovação do System of Agreement para a sua empresa? Entre em contato hoje mesmo com a DocuSign e nos deixe auxiliá-lo nesse processo! Ou se inscreva e realize um teste grátis da plataforma por 30 dias.