Dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão - IBSolution
Dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão
Fazer um bom gerenciamento dos processos de impressão pode ser um diferencial para a organização de qualquer empresa, já que isso reduz gastos.
Sabe-se que, quando não é bem conduzido, este setor pode gerar custos desnecessários e que comprometem, em longo prazo, o orçamento do negócio.
Portanto, é fundamental que os gestores saibam exatamente como fazer um bom gerenciamento de impressão. E este é o nosso objetivo neste conteúdo.
Apresentaremos cinco passos para que sua empresa possa gerenciar corretamente este setor, garantindo melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, funcionamento eficiente e sem gastos desnecessários.
Invista em software de bilhetagem
Uma forma interessante de controle é por meios dos chamados softwares de bilhetagem. Essa ferramenta permite que os gestores possam monitorar de forma mais detalhada o uso do serviço de impressão. Com isso, é possível saber se há desperdício, se o número aumentou de forma desproporcional, entre outros. Além disso, ganha-se em transparência, já que é possível saber quem utilizou e qual documento foi impresso.
Os softwares também dão uma noção mais clara para a criação de cotas de impressão e sobre quais colaboradores mais usam o serviço.
Mantenha o serviço seguro
A utilização de impressoras precisa ser bem gerenciada, além de outras questões, por razões de segurança. Documentos esquecidos ou extraviados podem ser um grande problema, já que não se sabe quais dados e informações estavam no papel.
Por isso, investir em sistemas como os de liberação por crachá, de modo que apenas pessoas autorizadas consigam imprimir, é essencial. Outra ideia é criar a flexibilidade para que o colaborador utilize qualquer impressora conectada ao sistema. Dessa forma, ele escolhe em que impressora quer enviar seus documentos, o que diminui o risco destes serem esquecidos na impressora ou de serem impressos em máquinas em outras salas, arriscando o acesso indevido de pessoas não autorizadas.
O principal ponto aqui é a garantia de segurança dos documentos impressos.
Outra dica valiosa: esteja em conformidade com as melhores práticas e com a legislação. A IBSolution possui uma equipe especializada em LGPD e pode disponibilizar um DPO, caso necessário.
Use servidores de qualidade
Outra forma de garantir eficiência e segurança é apostando em servidores de qualidade. Toda a gestão das impressões fica interligada a uma central, que organiza a fila de documentos a serem impressos de forma eficaz, sem travamentos ou congestionamento de papéis.
Com o servidor, é possível formar a chamada "fila de impressão" e, desta forma, cada colaborador sabe em qual posição está seu documento, o que facilita também o acompanhamento por parte dos gestores.
O controle também é facilitado, ajudando na concessão de permissões e na fiscalização sobre quais documentos estão sendo enviados para a fila de impressão.
Entenda como funciona a impressão em sua empresa
É muito importante que a empresa entenda como o serviço de impressão é feito, como é o ambiente de impressão, o que é realmente necessário imprimir e o que deve ser tratado como desperdício.
Desta forma, é possível mapear de forma completa quantas impressoras são realmente necessárias, qual o modelo mais adequado e prever gastos com papel e outros suprimentos, o que vai ajudar a criar um plano para tornar o sistema mais eficiente, inteligente, produtivo e econômico, garantindo uma produção mais controlada e precisa de documentos impressos.