Os números de uma planilha podem ser armazenados com uma formatação indesejada – como texto, por exemplo. Em vez de representar um milhão de dólares com o número “1000000”, uma célula pode conter “1.000.000” ou “1 000 000” ou “USD 1.000.000”, sendo que os pontos, espaços e letras foram inseridos manualmente, como caracteres. Muitas vezes você precisará usar fórmulas para retirar esses caracteres até que as células estejam limpas o suficiente para serem reconhecidas como números. A melhor prática é armazenar números sem formatação e incluir informações de suporte nos títulos das colunas.
Todos os textos e arquivos de dados tipo “CSV” usam caracteres invisíveis para representar as extremidades de uma linha. Mas sistemas operacionais diferentes (Windows e Linux, por exemplo) podem usar caracteres diferentes. Por isso, a tentativa de abrir um arquivo salvo em um sistema operacional em um computador que use outro sistema operacional pode impedir que o Excel identifique corretamente as quebras de linhas.
Normalmente, isso é fácil de resolver: basta abrir o arquivo em qualquer editor de texto e salvá-lo novamente. Se o arquivo for excepcionalmente grande, pode ser necessário considerar o uso de ferramentas mais sofisticadas.
Muitos dados, especialmente os governamentais, só estão disponíveis em formato PDF. Se forem dados reais – como um texto – convertidos em PDF, há como extraí-los. Uma excelente ferramenta gratuita é o Tabula. Se você tiver o Adobe Creative Cloud, também tem acesso ao Acrobat Pro, que possui um excelente recurso para exportar tabelas de PDF para Excel.
Lembra do que falamos sobre dados muito brutos? O problema agora é o contrário. Você obtém municípios, mas quer estados. Obtém meses, mas quer anos. Em geral, isso é simples. Os dados podem ser agregados usando o recurso de tabela dinâmica do Excel ou do Google Spreadsheets. Tabelas dinâmicas são uma ferramenta fabulosa que todo repórter deve aprender a usar, mas elas têm limites. Para grandes conjuntos de dados ou para agregar grupos incomuns, peça ajuda a um programador.
Um problema comum com os dados fornecidos em planilhas é que as primeiras linhas costumam ser descrições ou notas sobre os dados, em vez de títulos de colunas ou dados em si. Uma chave ou um glossário de dados também podem ser colocados no meio da planilha. Linhas de cabeçalho podem estar repetidas. Ou a planilha pode incluir várias tabelas uma abaixo da outra, em vez de separadas em páginas.