Alexandre Camelo Brunelli
3 Sumário de Informações do Documento Tipo do Documento: Manual do Usuário Título do Documento: TOTAL ERP Módulo Estoque Responsáveis: Patrick S. Winnikes Palavras-Chaves: ERP, estoque, produtos, entrada de mercadorias, requisição, balanço de estoque Resumo: Este documento visa instruir como o usuário deverá utilizar as funções do Módulo Estoque do sistema TOTAl-ERP da MWork UDS. Número de páginas: 79 Softwares utilizados: Microsoft Office Word 2003, OpenOffice 3.4, GIMP 2.6, Dia Versão Data Mudanças /11/11 Versão inicial /01/12 Revisão completa do Manual, aplicando alterações de imagens e formatação, além da /04/12 atualização de recursos do sistema. Revisão completa do Manual, aplicando alterações de imagens e formatação, além da atualização de recursos do sistema.
4 Sumário 1 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL DO SISTEMA MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP FUNÇÕES DO SISTEMA FLUXOGRAMA COMO ACESSAR O SISTEMA REALIZANDO LOGIN ADMINISTRATIVO ESTOQUE BALANÇO DE ESTOQUE ENTRADA DE PRODUTOS ENTRADA DE PRODUTOS MANUAL ENTRADA DE PRODUTOS AUTOMÁTICA INTEGRAÇÃO COM MÓDULO FINANCEIRO LISTAR ENTRADAS ATUALIZAR ENTRADA DE PRODUTOS SINCRONIZAR PRODUTOS INVENTÁRIO REQUISIÇÃO INTERNA Solicitar Autorizar CADASTROS Tipo de Entrada/Saída Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produto Marca Cor Grupo Subgrupo Tamanho Departamento CONSIDERAÇÕES FINAIS...79
6 1 INTRODUÇÃO Este Manual visa instruir o usuário a utilizar o Módulo Estoque do sistema TOTAL-ERP de maneira adequada. Além dos textos explicativos para cada tópico abordado, este manual possui ilustrações com as principais telas do sistema para facilitar o entendimento. 2 VISÃO GERAL DO SISTEMA 2.1 MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP Total NF-e Total CT-e Administrativo Estoque Financeiro Fiscal Comercial 2.2 FUNÇÕES DO SISTEMA 1 Nota Fiscal 1.1 Painel Gerencial NF-e 1.2 Emitir Nova Nota 1.3 Gerenciar Notas 1.4 Consultar Notas por Lote 1.5 Numeração a ser Inutilizada 1
7 1.6 Consultar Status SEFAZ 1.7 Importar NF-e TXT 1.8 Cadastros Alíquota ICMS CFOP CST COFINS CST ICMS CST IPI CST PIS Natureza Operação Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos 2 Conhecimento de Transporte 2.1 Painel Gerencial CT-e 2.2 Emitir Novo CT-e 2.3 Gerenciar CT-e 2.4 Cadastros Alíquota ICMS CFOP Natureza Operação Veículos Seguradora 3 Administrativo 3.1 Minha Empresa 3.2 Ferramentas Importação em Lote 3.3 Cadastros Forma de Pagamento Usuário Grupo/Permissão Tipo Pessoa Pessoa (Ex: Destinatário, Transportador) Observação 2
8 3.4 Cadastro de Marketing Tipo Referência Nível de Proximidade Hábito de Consumo Classe Trabalhista Categoria Profissional Tipo Publicidade Segmento de Mercado Grupo de 4 Estoque 4.1 Balanço de Estoque 4.2 Entrada de Produtos 4.3 Listar Entradas 4.4 Atualizar Entrada de Produto 4.5 Sincronizar Produtos 4.6 Inventário 4.7 Requisição Interna Solicitar Autorizar 4.8 Cadastros Tipo de Entrada/Saída Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos Marca Cor Grupo Subgrupo Tamanho Departamento 5 Financeiro 5.1 Painel Gerencial Financeiro 5.2 Consulta Especializada 5.3 Nova Conta a Pagar 3
9 5.4 Nova Conta a Receber 5.5 Recibos Emitidos 5.6 Transferência Interna 5.7 Fluxo de Caixa 5.8 Cadastros Agência Conta Caixa Plano de Contas Centro de Custos Histórico Status Tipo de Conta Contrato Boleto 6 Fiscal 6.1 Gerar Arquivo SINTEGRA 6.2 SPED Realizar Apuração ICMS (Arquivo SPED) Ajustes (ICMS e ICMS ST) E111/E220: Ajuste/Benefício/Incent da Apuração ICMS E116/E250: Obrigações do ICMS a Recolher Realizar Apuração PIS/COFINS (Arquivo SPED) 7 Comercial 7.1 Gerenciador Comercial 7.2 Nova Comercialização 7.3 Fechamento Periódico 7.4 Cadastros Tabela Comercial Forma de Parcelamento Caixa Diário 4
10 3 FLUXOGRAMA Segue abaixo o fluxograma de uso do sistema Total ERP com ênfase no Módulo Estoque. (Em desenvolvimento) 4 COMO ACESSAR O SISTEMA 4.1 REALIZANDO LOGIN Acesse o navegador de sua preferência (Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Internet Explorer, Opera, Apple Safari, entre outros). Informe a URL Será exibida a tela inicial do sistema. Conforme Ilustração 1. Ilustração 1: Tela de Login Insira seu CPF e sua senha nos respectivos campos para realizar o login e clique no botão Entrar. Será exibida a seguinte tela, caso o usuário esteja relacionado com mais de uma empresa. Conforme Ilustração 2. 5
11 Ilustração 2: Tela de Seleção de Empresa Neste caso, basta selecionar a empresa com a qual se deseja iniciar as operações, clicando no ícone Selecionar ( ), para ser exibido o Painel Gerencial. No caso do usuário estar vinculado a apenas uma empresa, assim que o mesmo realizar seu login será exibido o painel gerencial. Conforme Ilustração 3. Observação: Caso o usuário possua somente acesso a uma empresa, a tela de Seleção não será mostrada. Ilustração 3: Opção para Trocar a Empresa Os principais Módulos possuem um Painel Gerencial específico. O sistema irá apresentar o Painel pertinente aos Módulos que o usuário tem acesso, dando ênfase inicialmente ao Módulo NFe, posteriormente ao CTe e em seguida ao Financeiro. 6
12 Se o usuário possuir acesso a mais de uma empresa, clicando no item Trocar (destacado na ilustração 3 acima), poderá alternar entre essas empresas a qualquer momento. 5 ADMINISTRATIVO Para se utilizar o Módulo Estoque, é necessário antes efetuar vários cadastros descritos no Manual do Usuário - Módulo Administrativo. É possível acessar esse manual a partir do site de EaD da Mwork (solicite o acesso com nosso Suporte Técnico contatos ao final deste manual), ou a partir do próprio sistema no menu Ajuda Manuais Módulo Administrativo (PDF). Os cadastros básicos necessários para a utilização adequada do sistema são: Minha Empresa, Cadastro de Grupo/Permissão, Cadastro de Usuário, Cadastro de Tipo de Pessoa e Cadastro de Pessoa. Uma das funções disponíveis no Módulo Administrativo (essencial para o Módulo Estoque) é o Cadastro das Formas de Pagamento. Função disponível no menu Administrativo Cadastros Forma de Pagamento. Ilustração 4: Acesso Cadastro de Formas de Pagamento 7
13 Ao acessar essa função no menu, a primeira tela a ser exibida, listará as Formas de Pagamento já cadastradas no sistema, caso os registros já existentes excedam às necessidades da empresa é possível excluí-los, para isso basta clicar no botão Excluir ( ). O sistema sempre irá pedir sua autorização para remover algum registro. Caso deseje alterar a composição de alguma Forma de Pagamento, basta clicar no botão Alterar ( ). Conforme Ilustração 5. Ilustração 5: Lista de Formas de Pagamento O sistema também disponibiliza a opção de se criar uma nova forma de pagamento, disponível no botão Nova Forma de Pagamento/Recebimento ( ). Após clicar neste botão o sistema irá abrir uma tela com as opções necessárias para o cadastro das Formas de Pagamento da empresa de modo configurável. Nesta tela será possível escolher a Descrição da forma de pagamento, o Tipo se À Vista, À Prazo ou Outro e se será utilizado em uma Conta a Pagar e/ou a Receber para o Módulo Financeiro. No campo Informações a Habilitar deverão ser escolhidas as opções conforme a forma de pagamento que está sendo cadastrada. Por exemplo: Se a forma de pagamento for Boleto, as 8
14 opções adequadas são: Conta Bancária e Boleto. Não é recomendado criar uma forma de pagamento selecionando todos os itens mencionados neste campo, pois o sistema realizará um filtro nas contas a pagar/receber através dessas informações selecionadas. É importante definir adequadamente essa etapa, pois somente os campos selecionados serão exibidos no lançamento de uma conta a pagar/receber. Conforme Ilustração 6. Após serem escolhidas as opções relevantes, clique no botão Salvar. Ilustração 6: Nova Forma de Pagamento Importante: Todos os campos com asterisco vermelho (*) são de obrigatório preenchimento. Após registradas as informações do Cadastro de Forma de Pagamento, poderão ser efetuados os demais cadastros conforme o Tópico Cadastros, para melhor entendimento do sistema. 6 ESTOQUE O Módulo Estoque foi construído para proporcionar um controle real, automatizado e integrado das mercadorias cadastradas no sistema TOTAL-ERP, possuindo vínculos diretos com os Módulos: Comercial, Nota Fiscal Eletrônica, Financeiro e Fiscal (EFD/SPED). Através dos recursos disponibilizados no sistema, o usuário poderá efetuar o registro das Notas Fiscais de Entrada emitida por seus Fornecedores, podendo inclusive importar o arquivo XML dessas notas, minimizando trabalhos de digitação de informações. O sistema permitirá também um controle 9
15 de Estoque completo, baseado em Estoque Máximo e Mínimo, tendo o Balanço de Estoque como ferramenta auxiliar para esse gerenciamento, onde estarão disponíveis os Históricos de Entradas e Saídas de cada produto cadastrado e movimentado. Há ainda disponível uma tela para efetuar Requisições de Mercadorias, muito utilizada para uso interno na empresa. Nos próximos tópicos, iremos abordar todos os recursos existentes no Módulo Estoque, ilustrando e descrevendo suas funções e características para o bom entendimento desta ferramenta auxiliadora, observe abaixo (Ilustração 7) como estarão apresentadas as funções do Módulo Estoque no sistema TOTAL-ERP: Ilustração 7: Menu Estoque 10
16 Este manual possui os tópicos organizados conforme a ordem do Menu do Módulo Estoque (Ilustração 7). Porém, é necessário efetuar adequadamente os cadastros explicados no "Tópico 6.8 Cadastros" deste documento, antes de efetuar os controles e operações disponíveis no sistema como: Entrada de Mercadorias, Requisição de Produtos e Balanço de Estoque. 6.1 BALANÇO DE ESTOQUE Este recurso do sistema permitirá realizar o gerenciamento (controle) de Estoque dos Produtos que estão cadastrados para a sua empresa e configurados para esta finalidade. O Balanço de Estoque é acessado através do menu Estoque, item Balanço de Estoque, conforme ilustrado a seguir (Ilustração 8). Ilustração 8: Acesso Balanço de Estoque Após o acesso ao recurso, será aberta uma tela para Pesquisa de registros de produtos (Ilustração 9), podendo-se utilizar os filtros: Categoria Tributária, Código, Descrição e Posição Estoque ou os Filtros Avançados. Escolha a melhor forma de pesquisa e pressione o botão Pesquisar, aguardando o resultado conforme selecionado. 11
17 Ilustração 9: Balanço de Estoque Pesquisar Listado o resultado em tela, serão mostrados diversos campos para gerenciamento do Estoque do(s) produto(s), entre eles é importante destacar: Saldo Inicial, Total Entradas, Total Saídas, Saldo. O sistema ainda fará cálculos baseados no Preço de Custo e Preço de Venda dos produtos, multiplicando a quantidade atual (Saldo), pelos valores definidos no Cadastro de Produtos, gerando o valor em Reais (R$) de cada mercadoria em estoque. É possível através desta tela, gerar um Relatório ( ) e Exportar em Planilha ( permitir Visualizar os Históricos de Movimentações ( ), além de ) (Entradas e Saídas), garantindo assim um maior controle dos produtos individualmente. Veja a Ilustração 10 onde estão destacados estes recursos. 12
18 Ilustração 10: Balanço de Estoque Resultado de Pesquisa Observação: Note que esses cálculos também são TOTAIS, ou seja, mostrarão o resultado de toda a pesquisa efetuada, para Entradas, Saídas e Saldo Atual, além dos Valores de Custo e Venda e suas Diferenças (Lucro Bruto)! Como descrito anteriormente, é possível Visualizar o Histórico de Movimentação de um determinado Produto. Para isso, basta trazê-lo na pesquisa do Balanço de Estoque e pressionar o botão Visualizar ( ) destacado na Ilustração 10, localizado no lado direito da tela, na linha do produto e aguarde o carregamento da tela. Veja na Ilustração 11, como está apresentada a tela: 13
19 Ilustração 11: Balanço de Estoque Histórico de Movimentação A tela de Históricos possui recursos de visualização das Movimentações que o produto em questão sofreu pelo sistema, envolvendo: Entradas, Saídas, Perdas, Devoluções e outros tipos de descrição que são cadastráveis a partir da tela de Tipos de Entrada/Saída, também disponível neste manual. Essa tela basicamente mostrará de forma detalhada, todas as operações de estoque vividas pelo produto, salvando a Data e Hora, qual o Número e Série do documento fiscal vinculado e principalmente a Quantidade que foi movimentada. É permitido também, aplicar pesquisas mais específicas, pois na medida em que o produto começa a ter um Histórico, poderá ser necessário visualizar o que ocorreu durante um período em específico (Data) ou em um determinado Tipo de Entrada/Saída; escolha no filtro, a melhor forma de obter o seu resultado. 14
20 6.2 ENTRADA DE PRODUTOS Este recurso permitirá o registro de Entradas de Produtos em Estoque no sistema, ou seja, cada Nota Fiscal enviada por um Fornecedor deverá ser registrada através desta tela, para que o sistema reconheça que mais quantidades de um determinado produto, estão disponíveis para controle e venda/consumo. O acesso dessa tela, será feito através do menu Estoque / Entrada de Produto, como mostra a Ilustração 12: Ilustração 12: Acesso à Entrada de Produtos ENTRADA DE PRODUTOS MANUAL A tela em questão (Ilustração 13) estará organizada em formato de formulário, para que nos campos sejam informados os dados da Entrada das Mercadorias. Esse registro é baseado nas Notas Fiscais dos próprios Fornecedores, onde todas as informações necessárias estarão nelas disponíveis. Basta preencher pelo menos os campos obrigatórios da tela (em destaque com o asterisco vermelho) e Salvar o registro. É importante ressaltar que toda e qualquer informação relevante cadastrada nesta tela, será útil para o controle dos produtos, portanto mesmo que alguns campos não estejam marcados como "obrigatórios", é aconselhável o preenchimento caso haja a informação. 15
21 A tela consiste em basicamente definir o cabeçalho da Entrada, onde terão informações do Documento Fiscal vinculado a ela, juntamente com os dados do Fornecedor e também definir os dados de cada Produto que a compõem. Ilustração 13: Entrada de Produtos Cadastro Geral Durante o preenchimento das informações, caso algumas delas não estejam presentes ainda no sistema como: Fornecedor e Produtos, será possível cadastrá-los a partir dessa própria tela, não acarretando em ter que parar de cadastrar o registro. Para isso basta acessar o botão de Cadastro Rápido de Produtos e preencher os dados necessários, salvando a informação e em seguida pesquisando-a para preenchimento da Entrada. A organização da tela estará dividida em: Dados da Entrada, Fornecedor, Pesquisar / Editar Itens, Frete e Totais. 16
22 Dados da Entrada: será possível definir o Tipo da Entrada (personalizável pelo sistema através da tela de cadastro com mesmo nome), Forma de Pagamento, selecionar qual o Modelo (entre: NFe, NF Modelo 1 ou NF Produtor), Série, Número, Chave (NF-e), Data Emissão e Data de Entrada. Preencha os campos corretamente e conforme o documento vinculado às mercadorias. Fornecedor: basta apenas Pesquisar (ou Cadastrá-lo caso ainda não esteja disponível no sistema) para que seja vinculado à Entrada. As principais informações desta Pessoa já aparecerão automaticamente no registro da Entrada; Produtos (Itens): seguirá a mesma linha do Fornecedor, podendo-se Pesquisar ou cadastrálo diretamente pela tela, a diferença estará em informar os dados mais específicos do Item para a Entrada, como: CFOP (aceito somente de Entradas), Quantidade, Valor Unitário (Preço de Custo), Frete, Descontos, Impostos (ICMS, IPI), etc. Frete: Dividido em: Por conta do Emitente, Destinatário, Terceiros ou Sem Frete. Selecione a informação correta para a Entrada. Totais: Esses campos trarão as informações de Valores já calculados de acordo com o que foi cadastrado para os Itens, servindo apenas como referência para a validação das informações, onde sua alteração dependerá do que foi definido nos seus respectivos itens anteriormente. A seguir estará a descrição das ações que poderão ser aplicadas a cada Produto inserido na Entrada: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações nos dados do produto inserido na Entrada Excluir: Esta função permitirá a exclusão do produto, caso tenha sido inserido incorretamente na Entrada ENTRADA DE PRODUTOS AUTOMÁTICA A Entrada de Produtos pode ser feita de forma mais automatizada, importando os dados da Entrada a partir do arquivo XML de uma Nota Fiscal Eletrônica (parametrizado apenas com os últimos padrões/modelos disponíveis pela Receita Federal). Para isso, basta pressionar o botão Importar dados do arquivo XML ( ) e carregar o arquivo conforme ilustrado nas Imagens 14 e
23 Ilustração 14: Entrada de Produtos Importar Arquivo XML Ilustração 15: Entrada de Produtos Importar Arquivo XML (Carregar Arquivo) Após selecionar o Arquivo XML localizado em seu computador e enviá-lo para o sistema TOTALERP ( Enviar Arquivo ), será feita inicialmente uma validação do modelo e caso esteja de acordo, os dados desta NF-e serão mostrados em tela, permitindo a conferência e consolidação das informações para enviá-las ao seu cadastro. A sequência de Ilustrações 16, 17, 18 e 19 mostrará os principais passos para essa consolidação: 18
24 Ilustração 16: Entrada de Produtos Consolidação de Produtos Note nesta primeira imagem, que já foram identificados alguns produtos cadastrados, que são de alguma forma similares aos produtos importados pelo XML. O primeiro produto da lista (em amarelo), foi considerado similar de acordo com o código NCM e/ou EAN (código de barras), acusando 5 diferenças de cadastros ( # Dif. ), as quais aconselhamos verificar, bastando clicar sobre o número em vermelho. (A Ilustração 17 mostrará como se apresentarão essas informações) e confirmar se o produto sugerido está correto: 19
25 Ilustração 17: Entrada de Produtos Consolidação de Produtos Diferenças Após analisar as diferenças mostradas pelo sistema, poderá ser dada continuidade na consolidação dos demais itens. Para o segundo produto (em azul) da Ilustração 16, foi aplicada a operação para Adicionar um produto importado para o sistema, ou seja, durante essa consolidação, caso o produto seja novo (não esteja cadastrado no sistema), é possível já efetuar o seu cadastro a partir desta tela de Entrada de Produtos, para isso basta pressionar o botão Novo ( ) que a tela de Cadastro de Produtos será carregada com boa parte das informações deste item, sendo necessário apenas confirmá-las ou alterá-las conforme a sua necessidade. Outra opção disponível após Importar os dados de Produtos, será de localizar um item do seu cadastro e que o sistema não tenha encontrado por algum motivo, para isso basta pressionar o botão Buscar ( ), destacado na Ilustração 18 e escolher o produto do seu cadastro que o representa. 20
26 Ilustração 18: Entrada de Produtos Consolidação de Produtos Buscar Produto Cadastrado Consolidados todos os produtos da Nota Fiscal do Fornecedor, importando o arquivo XML da mesma, poderá ser finalizado o processo, para isso pressione o botão Importar localizado na parte inferior esquerda da tela e aguarde o carregamento das informações, conforme Ilustração
27 Ilustração 19: Entrada de Produtos Importação XML Caso o Fornecedor destas mercadorias também não esteja cadastrado no sistema, automaticamente serão importados os seus dados para o Cadastro de Pessoas, mostrando assim uma mensagem no bloco do Fornecedor confirmando a operação. Para os itens, será necessário definir apenas o valor do campo CFOP Código Fiscal de Operações e Prestações, sendo que o sistema já está preparado para aceitar apenas CFOP's de Entrada, ou seja, dentro dos grupos 1 (dentro do Estado), 2 (fora do Estado) ou 3 (exterior) da tabela oficial da Receita Federal. Selecione o CFOP adequado para a operação e confirme os demais valores da tela, como Modalidade do Frete e os Totais INTEGRAÇÃO COM MÓDULO FINANCEIRO IMPORTANTE: Caso a sua empresa também faça uso do Módulo Financeiro do sistema TOTAL-ERP, será possível exportar esses registros de Entrada como uma Conta a Pagar de forma automática, para isso, basta acessar a aba: Integração Financeira e definir as informações da Conta, como: Histórico, Status, Data Emissão, Data Vencimento, Informações de Pagamento, Rateio de Centros de Custos diferentes e verificar informações de Parcelamento (se este for um caso). Além disso, estará disponível um recurso para Lembrete de Vencimento, onde poderá ser enviado para 22
28 um determinado , um comunicado dias antes do Vencimento da fatura garantindo assim um maior controle pelo sistema. Preencha os campos na aba Integração Financeira da tela de Entrada de Produtos, conforme a Ilustração 20. Ilustração 20: Entrada de Produtos Integração Financeira É importante ressaltar que para obter uma configuração mais completa da Conta a Pagar, deverão ser cadastradas antecipadamente algumas informações no Módulo Financeiro, como: Histórico, Caixa, Conta, etc. Caso seja ma negociação parcelada de pagamento com o seu Fornecedor, é possível já lançar as informações de cada parcela, para isso clique na opção Exibir do bloco de Informações de Parcelamento e defina de acordo com o que foi negociado. Na Ilustração 21 estará um exemplo de como poderá ser feito o parcelamento de uma Entrada de Mercadoria. 23
29 Ilustração 21 Entrada de Produtos Integração Financeira- Parcelamento Após preencher todas as informações necessárias e relevantes para a Entrada de Produtos, pressione o botão Salvar, localizado na parte inferior esquerda da tela, para que a Entrada seja registrada no sistema. 6.3 LISTAR ENTRADAS Esta função do sistema proporciona ao usuário consultar, e gerenciar as Entradas realizadas em seu estoque. Para acessar a tela Listar Entradas, clique no menu Estoque Listar Entradas. Conforme Ilustração
30 Ilustração 22: Acesso Listar Entradas Após clicar no menu Listar Entradas será exibida a tela de consulta, onde o usuário contará com o auxilio de diversos filtros de pesquisa, possibilitando realizar uma consulta detalhada diariamente ou periodicamente. Conforme Ilustração 23. Ilustração 23: Listar Entradas - Consulta Para realizar uma pesquisa a partir dos filtros, o usuário deverá preencher os campos desejados e em seguida clicar no botão Pesquisar, em instantes será exibido o resultado da consulta. Conforme Ilustração
31 Ilustração 24: Listar Entradas Ações Observação: Para pesquisar todas as Entradas cadastradas no sistema até o momento, o usuário poderá limpar os filtros clicando no botão Limpar Filtros e em seguida clicar no botão Pesquisar (sem definir nenhum filtro de pesquisa); desta forma o sistema trará todas as entradas existentes. O sistema também proporciona iniciar o cadastro de uma nova Entrada a partir da tela de pesquisa, bastando para isso, clicar no botão Nova Entrada ( ) destacada na imagem acima. Abaixo está uma explicação objetiva a respeito de cada função que poderá ser utilizada a partir da tela Listar Entradas. Exibir: Esta função permitira ao usuário visualizar em tela os dados de uma Entrada. Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em uma Entrada já cadastrada e ainda não atualizada. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de uma Entrada cadastrada caso não sejam mais necessária. 26
32 Observação: As funções Alterar e Excluir só estarão disponíveis caso a Entrada não tenha sido atualizada (para mais informação sobre Atualização de Entrada consulte o tópico 6.4 Atualizar Entrada de Produtos a seguir). 6.4 ATUALIZAR ENTRADA DE PRODUTOS Esta função do sistema proporciona ao usuário realizar as Atualizações de Estoque a partir das Entradas cadastradas. Importante: Após serem cadastradas, as Entradas deverão ser atualizadas para que o Estoque seja atualizado, ou seja, para que a inclusão desses novos itens seja contabilizada ao Saldo Atual de cada um, registrando assim uma Movimentação de Produto. Para acessar a tela de Atualização de Entrada de Produtos, clique no menu Estoque Atualizar Entrada de Produto. Conforme Ilustração 25. Ilustração 25: Acesso Atualizar Entrada de Produto Após clicar no menu Atualizar Entrada de Produtos, será exibida a tela de atualização onde o usuário poderá atualizar as entradas desejadas. Conforme Ilustração
33 Ilustração 26: Atualizar Entrada de Produto Listar Entradas para Atualizar Para realizar a atualização de produto deverá ser selecionada a Entrada desejada e em seguida o usuário deverá clicar no botão Atualizar para que atualização seja realizada. Conforme Ilustração 27. Ilustração 27: Atualizar Entrada de Produto Abaixo segue uma explicação objetiva a respeito de cada função que poderá ser utilizada a partir da tela Atualizar Entrada de Produto. Visualizar: Esta função permitirá ao usuário Visualizar os dados da Entrada em questão. Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça Alterações em uma Entrada já cadastrada. Na Ilustração 28 (a seguir), estará demonstrado como serão apresentadas as informações de uma Entrada selecionada para ser Visualizada, acompanhe: 28
34 Ilustração 28: Atualizar Entrada de Produto - Visualizar 6.5 SINCRONIZAR PRODUTOS Esta função do sistema proporciona Sincronizar os Produtos para que as alterações feitas através do seu Cadastro ou através da Entrada de Produto, sejam repassadas para os Módulos: Comercial e Nota Fiscal, garantindo assim que qualquer informação do produto (principalmente Valores), não seja repassada por engano, somente mediante confirmação através desta tela. Para acessar esta tela, clique no menu Estoque Sincronizar Produtos. Conforme Ilustração
35 Ilustração 28 Sincronizar Produtos Após clicar no menu Sincronizar Produto será exibida a tela de sincronização onde serão listados todos os produtos que sofreram algum tipo de alteração, conforme Ilustração 30. Ilustração 30 Sincronizar Produtos O sistema proporciona filtrar os produtos que serão sincronizados através do filtro Categoria Tributária de Produtos, bastando apenas selecionar a Categoria desejada, aguardando o carregamento do resultado, onde mostrará apenas os Produtos que tiveram alterações recentes para a Categoria selecionada. Em seguida, deve-se clicar no botão Sincronizar Produtos, desta maneira todos os registros pertencentes à Categoria selecionada, serão Sincronizados para os demais Módulos do sistema. Para Sincronizar todos os produtos pendentes, basta apenas selecionar no filtro Categoria Tributária a opção Todas Categorias, desta forma serão listados TODOS os produtos que 30
36 sofreram alterações recentes e não foram ainda sincronizados, em seguida deve-se clicar no botão Sincronizar Produtos, destacado na Ilustração 30 (acima). 6.6 INVENTÁRIO O Inventário será um recurso do sistema que auxiliará na conferência de Estoque dos produtos cadastrados e Movimentados. Para acessar este recurso, clique no menu Estoque Inventário. Conforme Ilustração 31. Ilustração 31: Acesso Inventário Após acessar o menu, será inicialmente carregada uma tela de Pesquisa, onde estará disponível a opção para Novo Inventário, conforme Ilustração 32. Ilustração 32: Inventário Novo Registro Pressione esse botão e aguarde o carregamento da tela, Ilustração 33: 31
37 Ilustração 33: Inventário Gerar Novo Registro Defina a Data Inventário, selecionando até que momento será feito a verificação das Movimentações de todos os Produtos, em seguida pressione o botão Gerar Inventário, destacado na ilustração acima. Nessa operação, o sistema irá fazer todo o levantamento de forma automatizada, aguarde o resultado e faça as devidas conferências, conforme Ilustração 34. Ilustração 34: Inventário Resultado Geração de Inventário Note que neste resultado, estarão disponíveis algumas opções de Filtros Adicionais (que somente aparecerão após ter o resultado de algum Inventário), utilize-os caso queira um resultado mais específico, para isso basta definir qual campo e qual o valor. 32
38 Além desses novos filtros, há outras opções como: Impressão em Relatório ( Planilha ( ), tendo ainda a opção de Sincronizar os Produtos ( ) e Exportar em ), facilitando assim essa operação de atualização de dados para as Saídas. Após gerar o Inventário, ele estará disponível para controles, passado este processo de verificação e validação, retorne para a tela de Pesquisa, pressionando o botão Voltar, localizado na parte inferior esquerda da tela (conforme padrão do sistema). Na tela de pesquisa, note que o registro de Inventário salvo, estará com Status "Aberto (Em conferência)", passe o cursor do mouse sobre essa opção e altere o Status (quando necessário), nesse caso, estará disponível o item "Trocar para Fechado (Conferido)", conforme Ilustração 35. Ilustração 35: Inventário Trocar Status (Fechado) Após defini-lo como Fechado, seu Status será alterado e o sistema mostrará a opção inversa quando passado o cursos sobre ele, permitindo assim Abrir este Inventário novamente. Acompanhe na Ilustração 36. Ilustração 36: Inventário Trocar Status (Aberto) 33
39 Haverá mais recursos nesta tela, acompanhe abaixo cada uma delas: Detalhar: Permitie que o Inventário selecionado, seja aberto novamente para conferências. Excluir: Aplicará a exclusão do registro de Inventário selecionado, perdendo o registro permanentemente. Observação: Utilize os filtros de Período Geração para ter uma consulta mais especializada. 6.7 REQUISIÇÃO INTERNA A Requisição Interna permitirá lançar qualquer operação de Entrada ou Saída de Mercadorias do seu estoque, destinada principalmente para o Consumo Interno de produtos, onde as Saídas (por exemplo), não são por Nota Fiscal, mas devem ser registradas para que o Controle de Estoque seja real. Acesse o menu Estoque Requisição Interna e escolha uma das opções, sendo: Solicitar ou Autorizar SOLICITAR A Solicitação servirá para registrar que um ou mais Produtos deverão ser movimentados por algum motivo, onde no sistema TOTAL-ERP, haverá controles para garantir que a Saída ou Entrada de mercadorias sejam aplicadas de forma correta e consciente. Acompanhe na Ilustração 37 como acessar este recurso: 34
40 Ilustração 37: Acesso Requisição Interna Solicitar Após carregada a tela, ela se apresentará inicialmente com os Filtros para Pesquisa de Requisições já salvas no sistema. Para aplicar uma nova Requisição, pressione o botão específico, destacado na Ilustração 38. Ilustração 38: Requisição Interna Novo Registro Dentro da tela de Cadastro de Requisições, defina os campos necessários, informando o Motivo, a Data de Movimentação em Estoque e uma Observação (caso seja necessário). Em seguida, poderá ser iniciada a inclusão de Produtos, para isso pressione o botão Adicionar Produto. Após acionar esta opção, o sistema mostrará um registro em banco, preencha-o clicando no botão Pesquisar, conforme destacado na Ilustração 39, isso fará com que uma tela de Pesquisa de Produtos seja aberta para que o item desejado seja escolhido. 35
41 Ilustração 39: Requisição Interna Adicionar Produtos Após a escolha do Produto, defina o Tipo de Entrada/Saída e a Quantidade que será movimentada. Repita estas operações até concluir a Lista de Produtos desejados para a sua Requisição, conforme Ilustração 40. Caso seja necessário retirar algum produto da lista, pressione o botão Remover ( ), destacado na Ilustração 39. Ilustração 40: Requisição Interna Definir Dados da Movimentação do Produto Concluída toda a Lista de Produtos da Requisição, pressione o botão Salvar, localizado na parte inferior esquerda da tela (conforme o padrão do sistema). Após a confirmação de que o registro foi 36
42 salvo com sucesso, opções para Solicitar Autorização ( ) e Cancelar ( ) a Requisição estarão disponíveis, conforme Ilustração 41. Ilustração 41: Requisição Interna Controle de Solicitação Para Solicitar Autorização, basta pressionar o botão específico e aguardar o carregamento da tela para definir a Justificativa, veja na Ilustração 42, como se apresentará: Ilustração 42: Requisição Interna Solicitar Autorização 37
43 Preencha esta Justificativa com informações relevantes e importantes à pessoa que irá aplicar a Autorização, isso permitirá um controle maior e transparência sobre todas as operações de Estoque da sua empresa. Confirmando o registro, ele ficará salvo como Histórico desta movimentação, conforme Ilustração 43. Ilustração 43: Requisição Interna Histórico de Solicitação AUTORIZAR A Autorização servirá para aplicar a movimentação dos Produtos que compõem uma Requisição Solicitada. Para acessar esta tela, clique no menu "Estoque Requisição Interna Autorizar", acompanhe na Ilustração
44 Ilustração 44: Acesso Requisição Interna Autorizar Depois de carregada a tela, ela se apresentará inicialmente com os Filtros para Pesquisa de Requisições já salvas no sistema. Utilize os Filtros se necessário e pressione o botão Pesquisar para trazer o resultado, conforme Ilustração 45. Ilustração 45: Pesquisa de Requisições Note que os registros terão um Status, podendo ser: 39
45 EM DIGITAÇÃO: Requisição que foi criada e está Salva no sistema, não foi aplicada nenhuma ação para este registro, considerando assim, ainda em cadastramento; SOLICITADA: Requisição que foi Solicitada por um usuário e está aguardando Autorização; AUTORIZADA: Requisição que um usuário Autorizou, aplicando assim a movimentação do estoque; REJEITADA: Requisição que havia sido Solicitada, mas foi Rejeitada por um usuário; CANCELADA: Requisição que havia sido criada no sistema, mas que por algum motivo foi cancelada ou desconsiderada (Ex: Cadastrada incorretamente ou sem necessidade); Para aplicar alguma ação na Requisição escolhida, basta pressionar o botão Detalhar ( ), destacado na Ilustração 45, isso fará com que as informações sejam carregadas, como mostra a Ilustração 46 a seguir. Ilustração 46: Detalhar Requisição Execute uma das operações possíveis na Requisição, entre: Autorizar, Rejeitar ou Cancelar, preencha a Justificativa conforme ilustração 47 e finalize a operação. 40
46 Ilustração 47: Requisição Justificativa Veja na ilustração 48, como mostrará o Histórico de uma Requisição que passou por várias etapas de aprovação: Ilustração 47: Requisição Exemplo Histórico 41
47 Importante: As Requisições de Produtos não substituem as Saídas e Entradas FISCAIS e CONTÁBEIS da empresa, serve apenas como uma forma de manipulação de estoque informal, para uso interno na empresa, ao qual deverá ser usado com consciência para evitar problemas futuros com os órgãos fiscalizadores. Em caso de dúvida, consulte o seu contador. 6.8 CADASTROS T IPO DE ENTRADA/SAÍDA Esta tela do sistema permitirá a personalização dos Tipos de Movimentações (Entrada e Saída) que poderão existir para a sua empresa. Por padrão, já haverá alguns registros pré-cadastrados no sistema, onde poderá ser feito apenas a Inclusão, Alteração e Exclusão de novos registros. Para acessar essa tela do sistema, clique no meu "Estoque Cadastros Tipo de Entrada/Saída", conforme Ilustração
48 Ilustração 48: Acesso Tipo de Entrada/Saída Com a tela carregada, ela se apresentará em formato de lista de registros, onde o usuário poderá verificar cada Tipo de Entrada/Saída já cadastrado no sistema, tendo as ações dispostas na tela de acordo com o perfil dos registros, como mostrado na Ilustração
49 Ilustração 49: Cadastro de Tipo de Entrada/Saída Para cadastrar um Novo Tipo de Entrada/Saída ( ) basta pressionar o botão específico e preencher a Descrição, marcando se este Tipo será referente a uma Entrada ou a uma Saída, onde após finalizado, deve-se clicar no botão Salvar para que o registro seja gravado permanentemente no sistema. Veja na Ilustração 50 como aplicar essas operações. 44
50 Ilustração 50: Cadastro de Tipo de Entrada/Saída Novo Registro Observação: Somente novos registros inseridos e salvos poderão ser Alterados e Excluídos ( ). Para os registros padrões já salvos no sistema, não será possível aplicar essas funções. Observação: Recomenda-se utilizar o mesmo padrão na Descrição dos registros, enumerando cada novo Tipo para facilitar a organização da informação. 45
51 6.8.2 CATEGORIA T RIBUTÁRIA DE PRODUTO O Cadastro de Categorias Tributárias de Produtos servirá para criar Grupos de Impostos para poder vincular produtos a eles, facilitando assim o controle e manutenção desse tipo de informação, já que em alguns casos, são bem específicas e requerem um determinado padrão. Para acessar essa tela, clique "Estoque Cadastros Categoria Tributária de Produto", conforme Ilustração 51. Ilustração 51: Acesso Categoria Tributária de Produto 46
52 Após a abertura da tela, ela se apresentará inicialmente como uma tela de Pesquisa, onde através dos filtros disponíveis, será possível efetuar a busca por uma ou mais Categorias cadastradas, caso deseje inserir uma Nova Categoria Tributária de Produtos ( ), pressione o botão específico, destacado conforme Ilustração 52. Ilustração 52: Categoria Tributária de Produto - Pesquisa Pressionado o botão para cadastro de nova Categoria, será carregada uma tela em formato de formulário, preencha os campos conforme a sua regra contábil e em seguida pressione o botão Salvar para gravar permanentemente o registro. Veja na Ilustração 53 como estará apresentada a tela. 47
53 Ilustração 53: Categoria Tributária de Produto Novo Registro Note na imagem acima, que foi destacada uma opção para "Controle de estoque efetuado pelo sistema", ou seja, caso esta opção esteja MARCADA, os Produtos que estarão vinculados a esta Categoria, virão como padrão, também marcados para terem seus estoques controlados automaticamente pelo sistema, conforme as operações de Entrada e Saída sejam executadas. Importante: Toda e qualquer informação cadastrada nesta tela, deverá ser confirmada com antecedência com o(a) contador(a) da sua empresa, pois influenciará diretamente em questões de extrema importância, de um erro poderá acarretar em multas fiscais. Para auxiliar no preenchimento destas informações, o sistema TOTAL-ERP foi preparado com rotinas de controle, sendo uma delas a de disponibilizar em cada campo de imposto (CST ICMS, CST PIS, CST COFINS e CST IPI), os registros atualizados pela Legislação Nacional. Outra forma de auxílio são os avisos disparados pelo próprio sistema, caso algo esteja sendo cadastrado de forma incorreta, veja na Ilustração 54 um exemplo destes avisos. 48
54 Ilustração 54: Categoria Tributária de Produto Avisos Após salvar o registro, ele já estará disponível para vinculação aos Produtos e também para consultas e controles dentro desta tela, clique em Voltar para retornar à tela de Consultas. Na Ilustração 55, estarão destacadas as ações que poderão ser feitas para cada registro de Categoria, acompanhe. Ilustração 55: Categoria Tributária de Produto Funções Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em uma Categoria já cadastrada. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de uma Categoria cadastrada caso não sejam mais necessária e nenhum produto esteja vinculada a ela. 49
55 6.8.3 UNIDADE PRODUTO Esta tela do sistema permitirá o cadastro das Unidades de Produtos que poderão existir para a sua empresa. Por padrão, já haverá alguns registros pré-cadastrados no sistema, onde poderão ser feitas Alterações, Exclusões e Inclusões de novos registros. Para acessar essa tela do sistema, clique no meu "Estoque Cadastros Unidade Produto", conforme Ilustração 56. Ilustração 56: Unidade de Produto Acesso 50
56 Com a tela carregada, ela se apresentará em formato de lista de registros, onde o usuário poderá verificar cada Unidade de Produto já cadastrada no sistema, tendo as ações dispostas na tela de acordo com o perfil dos registros, como mostrado na Ilustração 57. Ilustração 57: Unidade de Produto Consulta Para cadastrar uma Nova Unidade Produto ( ) basta pressionar o botão específico e aguardar o carregamento da tela de cadastro, onde deverá ser preenchida a Sigla e a Descrição da Unidade, onde após finalizado, deverá ser clicado no botão Salvar para que o registro seja gravado permanentemente no sistema. Veja na Ilustração 58 como aplicar essas operações. Ilustração 58: Cadastro de Unidade de Produto Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em uma Unidade já cadastrada. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de uma Unidade cadastrada caso não sejam mais necessária e nenhum produto esteja vinculada a ela. Observação: Recomenda-se informar na Sigla e Descrição dos registros, a informação correta, pois ela fará referência no futuro para geração de arquivos fiscais destinados ao Governo Federal e Estadual (NFe, SINTEGRA e SPED FISCAL). 51
57 6.8.4 PRODUTO Esta é uma das principais telas do sistema TOTAL-ERP, pois permitirá o cadastramento e controle de todos os Produtos a qual a sua empresa trabalha, sendo através dela que muitas informações serão cadastradas e que poderão ser usadas em outros Módulos além do próprio Estoque, como o Comercial, NF-e e Fiscal (arquivos contábeis). Veja na Ilustração 59, como acessar essa tela. Ilustração 59: Cadastro de Produto - Acesso 52
58 Inicialmente a tela se apresentará no padrão de Pesquisa, permitindo que o usuário utilize alguns Filtros específicos para trazer um determinado resultado, caso deseje inserir um Novo Produto ( ), clique no botão específico, conforme Ilustração 60. Ilustração 60: Cadastro de Produto Novo Produto Após acessar esse recurso de cadastro, será carregada uma nova tela em formato de formulário de inserção de registros, preencha todos os campos de acordo com o produto em que está sendo cadastrado. Na próxima sequência de Ilustrações, iremos destacar as principais funcionalidades e recursos que o sistema trará para facilitar o entendimento desta tela, acompanhe a primeira parte na Ilustração
59 Ilustração 61: Cadastro de Produto Informações Principais Essa primeira aba, chamada 1. Informações Principais, estará dividida em 3 blocos, sendo: 1.1. Informações do Produto/Serviço: Para o primeiro bloco, será importante definir se esse cadastro irá se referir a um Produto ou Serviço (o sistema permite a inserção de um Serviço por esta tela), qual a Categoria Tributária deste cadastro (veja no Item
60 deste manual, mais informações sobre este recurso), qual o Código (interno da sua empresa) e Descrição do Produto/Serviço, o CFOP (recomenda-se deixar no cadastro, o CFOP mais utilizado, onde poderá ser alterado em qualquer operação do sistema veja no Manual do Usuário NF-e, mais informações sobre o CFOP), qual a Unidade (veja no Item deste manual, mais informações), qual o NCM deste produto (pressione o botão Pesquisar ao lado do campo, para efetuar um busca). Observação: Há o campo EAN, insira nele o Código de Barras (de fábrica geralmente 13 dígitos) caso exista, pois o sistema utilizará também esse campo em telas de pesquisa e inserção de Produtos Informações Comerciais: No segundo bloco desta aba, deverão ser definidas as informações de valores do Produto/Serviço, sendo necessário primeiramente escolher o tipo de Cálculo da Margem de Lucro (Markup), o Preço Custo/Entrada (pode ser 0,00), o próprio Markup (pode ser 0,00), o Valor Embalagem (seria um acréscimo ao valor final do produto, podendo-se adicioná-lo como Porcentagem % ou como Reais R$) e o Preço Venda/Saída (será o resultado do cálculo do Preço Custo, Markup e Valor Embalagem, podendo-se defini-lo manualmente se necessário Haverá outros campos referência para auxiliar nas negociações, que é o caso do Markup Real (que será atualizado automaticamente de acordo com os valores anteriores), Habilitar Desconto Máximo (sim ou não), Desconto Máximo (caso esteja habilitado, pode-se definir a porcentagem máxima de desconto que o produto sofrerá em uma Comercialização), Permitir Parcelamento (sim ou não) e finalmente o Parcelamento Máximo (pode-se definir a quantidade limite de parcelas para o produto) Informações de Situação Tributária: Esse terceiro bloco está ligado diretamente ao campo Categoria Tributária do bloco 1.1 desta tela, onde ao selecionar uma determinada Categoria, automaticamente serão atribuídos os valores dela aos campos, facilitando e agilizando assim o preenchimento dessas informações específicas. Mesmo tendo uma Categoria definida para o cadastro, poderá ser alterado se necessário os dados desse bloco, tornando o registro independente da Categoria. 55
61 Para a próxima aba da tela de Cadastro de Produtos, chamada 2. Informações Gerenciais, haverá a divisão dos dados em 4 blocos, veja na Ilustração 62 como ela se apresentará e em seguida a descrição de cada bloco: Ilustração 62: Cadastro de Produto Informações Gerenciais 2.1. Status: Esse bloco conterá dois campos básicos, sendo um dos principais campos deste cadastro, o campo Ativo (Sim / Não), onde definirá se o produto cadastrado estará acessível para trabalhos no sistema, caso esteja, defina SIM. O outro campo é o Tipo Produto, preencha se necessário Segmentação: Esse bloco estará destinado aos "agrupamentos" do produto, onde poderá ser definido o Departamento (consulte o Item deste manual para saber mais), a Marca (consulte o Item deste manual para saber mais, o Grupo (consulte o Item deste manual para saber mais) e o Subgrupo (consulte o Item deste manual para saber mais). Preencha os campos de acordo com as características do produto. É importante esse agrupamento de registros, pois auxiliará em uma consulta futura, garantindo um melhor controle dos produtos Referências: No terceiro bloco desta aba, haverá os campos de Referência (geralmente o código do Fornecedor deste produto que está sendo cadastrado), a Cor (caso possua consulte o Item deste manual para saber mais) e o Tamanho (caso possua consulte o Item deste manual para saber mais). 56
62 2.4. Informações Gerais: Neste último bloco, haverá campos como a Moeda (selecione qual moeda o produto é comercializado), a Localização (Estoque) (insira o local/prateleira onde esse produto poderá ser encontrado fisicamente) e a Validade (campo no formato de Data, onde poderá ser inserido o dia/mês/ano em que o produto irá ter a sua data vencida. A terceira aba da tela de Cadastro de Produtos, chamada 3. Informações Comerciais, também terá seus dados divididos em 4 blocos, veja na Ilustração 63 como ela se apresentará e em seguida a descrição de cada bloco: Ilustração 63: Cadastro de Produto Informações Comerciais 3.1. Informação de Preço Atual: Esse bloco conterá cinco campos que já foram preenchidos na primeira aba do sistema, aba 1. Informações Principais, sendo eles: Preço Custo, Custo Agregado (Valor Embalagem), Markup, Preço Venda e Markup Real. Utilize-os apenas como referência nesta nova aba Informação de Promoção: O sistema TOTAL-ERP permitirá que os produtos possam ser vinculados a Promoções, onde neste bloco, seus parâmetros poderão ser preenchidos para que no momento de se efetuar a Saída, seja respeitado o que foi colocado neste bloco para cada produto vendido. O primeiro campo é a Data Inicial que juntamente com a 57
63 Data Final, definirão o período de duração da Promoção. Para o campo % / $, será usado como referência ao campo Valor, que dependendo do que foi selecionado, terá o Preço de Venda/Saída modificado, aumentando o seu valor. Para os demais campos como: Responsável Promoção, Data/Hora Inclusão e Data/Hora Alteração, serão preenchidos automaticamente pelo sistema, garantindo assim o controle dessa operação Informação de Ilustração: No terceiro bloco desta aba, haverá 2 campos, sendo o primeiro Link Folder, um campo que poderá conter o link para um folder publicado (disponibilizado) na web), sendo o segundo campo Exibir este Produto na Web, uma referência para que se escolha se deseja ou não publicá-lo no sistema. (Recurso em desenvolvimento poderá sofrer alterações no futuro) Informação Detalhamento: Neste último bloco, haverá apenas um campo no formato de texto, chamado Detalhamento do Produto (Texto), que servirá para descrever algumas características específicas e relevantes do produto, como: a aparência física, informações de manuseio e cuidado, etc. Utilize e preencha se necessário. A quarta aba da tela de Cadastro de Produtos, chamada 4. Informações Estoque, terá seus dados divididos em 3 blocos, veja na Ilustração 64 como ela se apresentará e em seguida a descrição de cada bloco: Ilustração 64: Cadastro de Produto Informações Estoque 58
64 4.1. Informação de Estoque Inicial: Esse bloco conterá três campos, sendo preenchidos de acordo com o início dos trabalhos de Controle de Estoque do produto e na medida em que as suas movimentações são geradas, geralmente após salvá-lo pela primeira vez, ou mediante alteração do usuário (com as Saídas e Entradas). Caso esteja sendo feita uma alteração desses dados, deve-se clicar no botão Alterar, localizado ao lado do campo Data do Estoque Inicial, isso fará com que o campo Estoque Inicial e o próprio campo de Data sejam habilitados, preencha a informação correta em cada um deles e continue o cadastro. Para o campo Estoque Atual, será sempre de conferência de valores, não podendo ser alterado por esta tela, mantendo assim a segurança no Controle de Estoque Informação de Previsão: O sistema TOTAL-ERP permitirá que os produtos possam ser controlados de acordo com o Estoque Mínimo e Máximo definidos, alertando nos momentos de movimentação caso sejam marcadas essas opções. Os primeiros campos (visualizando este bloco em colunas) são: Controle Est. Mínimo e Controle Est. Máximo marque as opções caso queira que o sistema inicie a verificação do Saldo Atual, de acordo com o que for definido nos campos Estoque Mínimo e Estoque Máximo, mantendo uma margem de Alerta Est. Mínimo de Segurança e Alerta Est. Máximo de Segurança respectivamente, onde poderá ser colocada uma porcentagem de em que momento o sistema deverá disparar os avisos. Como exemplo, podemos citar: Saldo Atual = 35, Estoque Mínimo = 5, Alerta Est. Mínimo de Segurança = 10% - o sistema TOTAL-ERP fará a verificação constante do Saldo Atual, até que chegue ao Estoque Mínimo, avisando os usuários que tentem efetuar Saídas abaixo deste valor (Quantidade = 5), bloqueando em alguns casos. Observação: Recurso em desenvolvimento pode sofrer alterações futuramente Composição Básica: Esse bloco está destinado a efetuar Composições de Produtos, preencha os campos conforme a sua necessidade, sendo: Quantidade (é a quantidade de itens que irão compor o produto composto), Un. Quantidade (é a unidade de referência da quantidade informada), Peso/Vol. (é o peso ou volume dos itens), Un. Vol Comp. (é a unidade do volume complementar). Peso Líquido e Peso Bruto, são os pesos totais desta composição. 59
65 A quinta aba da tela de Cadastro de Produtos, chamada 5. Informações Adicionais, terá seus dados divididos em um bloco único, veja na Ilustração 65 como ela se apresentará: Ilustração 65: Cadastro de Produto Cadastro de Produto Informações Adicionais 5.1. Informações Adicionais para uso na NF-e: Esse bloco conterá quatro campos, sendo o primeiro um campo do tipo texto, onde deverá ser informadas características do produto que são relevantes e importantes para a NF-e. Os demais campos: Valor Frete, Valor Seguro e Valor Desconto, servirão apenas como referência e deverão ser preenchidos caso haja algum valor embutido diretamente neste produto, alterando o seu valor total conforme inserido na NF-e. A sexta aba da tela de Cadastro de Produtos, chamada 6. Informações para o SPED, terá seus dados divididos também em um bloco único, veja na Ilustração 66 como ela se apresentará e em seguida a descrição deste bloco: Ilustração 66: Cadastro de Produto Cadastro de Produto Informações para o SPED 6.1. Informação para o SPED: Esse bloco conterá apenas dois campos, sendo um deles o campo Tipo Item, ao qual já possui dados preenchidos, necessitando que seja informada apenas a qual característica o produto se refere. Conforme descrito no "balão de 60
66 informações": Este campo pertence ao Registro 0200 do EFD e deve ser selecionado o Tipo predominante do item referente a notas fiscais de Entrada e Saída. O segundo campo é o Plano de Contas, onde para o SPED, cada produto deverá estar vinculado a um plano de contas já cadastrado (Recomenda-se utilizar os Planos de Contas disponibilizados pelo Governo Federal acesse o Manual do Módulo Fiscal e Financeiro para saber mais). Finalizada esta etapa de cadastro, deve-se pressionar o botão Salvar localizado no lado esquerdo inferior da tela (padrão do sistema), em seguida pressione o botão Voltar (ao lado), para retornar à tela de Pesquisa de Produtos. À medida que os produtos são cadastrados no sistema, eles poderão através da tela de Pesquisa, ser consultados para controles, utilize os filtros disponibilizados, inclusive os Filtros Adicionais, para ter um resultado mais específico dos produtos. Acompanhe na Ilustração 67, como serão apresentados os recursos de Pesquisa: Ilustração 67: Cadastro de Produto Filtros de Pesquisa de Produto 61
67 Após definir os filtros conforme a sua necessidade pressione o botão Pesquisar e aguarde o resultado, conforme Ilustração 68. Note que é possível trazer o resultado em Tela, Planilha ou Planilha Avançada. Ilustração 68: Cadastro de Produto Pesquisa de Produto Com o resultado da pesquisa em tela, opções estarão disponíveis, sendo elas: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em um Produto já cadastrado. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de um Produto cadastrado caso não sejam mais necessária e nenhum outro registro esteja vinculado a ele. Outro recurso interessante do sistema TOTAL-ERP, disponível para o Cadastro de Produtos e outras telas, é o Tooltip, que nada mais é que um detalhamento da informação selecionada, para que ela apareça, passe o cursor do mouse sobre o Código do Produto, conforme Ilustração
68 Ilustração 69: Cadastro de Produto Pesquisa de Produto - Detalhamento Note na imagem acima, que uma das colunas foi destacada, isso foi feito para demonstrar que clicando no título das colunas desta tela, os registros poderão ser ordenados (crescente ou decrescente), facilitando e personalizando assim a organização do resultado da pesquisa. Após finalizar os Cadastros de Produtos, ao qual consideramos um dos mais importantes no sistema TOTAL-ERP, operações de Entrada e Saída poderão ser aplicadas, iniciando assim mais uma etapa de controle da sua empresa MARCA O Cadastro de Marcas servirá como referência aos Produtos, agrupando-os e caracterizando-os de acordo com o seu perfil, mantendo assim a organização e controle. Para acessar essa tela, clique "Estoque Cadastros Marca", conforme Ilustração
69 Ilustração 70: Cadastro de Marca Acesso Após a abertura da tela, ela se apresentará inicialmente como uma tela de Pesquisa, onde através da Descrição da Marca, será possível efetuar a busca por um registro já cadastrado, caso deseje listar todos os itens cadastrados, deixe o campo em branco. Para inserir uma Novo Marca ( ), pressione o botão específico, destacado conforme Ilustração 71. Ilustração 71: Cadastro de Marca 64
70 Carregada a tela para cadastro, preencha a Descrição da Marca e em seguida pressione o botão Salvar para gravar esse registro no sistema, conforme Ilustração 71. Ilustração 71: Cadastro de Marca Cadastro de Marcas Com o registro salvo, pode-se Voltar para a tela de Consulta de Marcas e efetuar a pesquisa para confirmação da operação, para isso basta pressionar o botão Pesquisar conforme Ilustração 72. Ilustração 72: Cadastro de Marca Consulta de Marcas Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em uma Marca já cadastrada. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de uma Marca cadastrada caso não sejam mais necessária e nenhum produto esteja vinculado a ele COR O Cadastro de Cores servirá como referência aos Produtos, agrupando-os e caracterizando-os de acordo com o seu perfil físico, mantendo assim a organização e controle. Para acessar essa tela, clique "Estoque Cadastros Cor", conforme Ilustração
71 Ilustração 73: Cadastro de Cor Acesso Após a abertura da tela, ela se apresentará inicialmente como uma tela de Pesquisa, onde através da Descrição da Cor, será possível efetuar a busca por um registro já cadastrado, caso deseje listar todos os itens cadastrados, deixe o campo em branco. Para inserir uma Nova Cor ( ), pressione o botão específico, destacado conforme Ilustração 74. Ilustração 74: Cadastro de Cores 66
72 Carregada a tela para cadastro, preencha a Descrição da Cor e em seguida pressione o botão Salvar para gravar esse registro no sistema, conforme Ilustração 75. Ilustração 75: Cadastro de Cor Inserção de Registro Com o registro salvo, pode-se Voltar para a tela de Consulta de Cores e efetuar a pesquisa para confirmação da operação, para isso basta pressionar o botão Pesquisar conforme Ilustração 76. Ilustração 76: Cadastro de Cor Consulta Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em uma Cor já cadastrada. Excluir: Esta função permitirá a exclusão de uma Cor cadastrada caso não sejam mais necessária e nenhum produto esteja vinculado a ela. O sistema terá uma opção para Importar Cores ( ) pré-cadastradas, sendo um processo irreversível, portanto aplique essa operação com consciência e consulte os nossos Suportes Técnicos para saber mais sobre este recurso, abaixo estará o exemplo e descrição desta opção, veja na Ilustração
73 Ilustração 77: Cadastro de Cor Importar Observação: Recurso em desenvolvimento. A tabela padrão de Cores para importação será disponibilizada pelo próprio sistema, não permitindo alterações. Caso deseje algo mais personalizado, utilize a tela de cadastro GRUPO O Cadastro de Grupos servirá como referência aos Produtos, agrupando-os e caracterizando-os de acordo com o seu perfil físico, mantendo assim a organização e controle. Para acessar essa tela, clique "Estoque Cadastros Grupo", conforme Ilustração
74 Ilustração 78: Cadastro de Grupo Acesso Após a abertura da tela, ela se apresentará inicialmente como uma tela de Pesquisa, onde através da Descrição do Grupo, será possível efetuar a busca por um registro já cadastrado, caso deseje listar todos os itens cadastrados, deixe o campo em branco. Para inserir um Novo Grupo ( ), pressione o botão específico, destacado conforme Ilustração
75 Ilustração 79: Cadastro de Grupo Carregada a tela para cadastro, preencha a Descrição do Grupo e em seguida pressione o botão Salvar para gravar esse registro no sistema, conforme Ilustração 80. Ilustração 80: Cadastro de Grupo Inserção de Registro Com o registro salvo, pode-se Voltar para a tela de Consulta de Grupos e efetuar a pesquisa para confirmação da operação, para isso basta pressionar o botão Pesquisar conforme Ilustração 81. Ilustração 81: Cadastro de Grupo Consulta Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: SUBGRUPO O Cadastro de Subgrupos servirá como referência aos Grupos e consequentemente aos Produtos, agrupando-os e caracterizando-os de acordo com o seu perfil físico, mantendo assim a organização e controle. 70
76 Para acessar essa tela, clique "Estoque Cadastros Subgrupo", conforme Ilustração 82. Ilustração 82: Cadastro de Subgrupo Acesso Após a abertura da tela, ela se apresentará inicialmente como uma tela de Pesquisa, onde através do Grupo ou da Descrição do Subgrupo, será possível efetuar a busca por registros já cadastrados, caso deseje listar todos os itens, deixe os campo em branco. Para inserir um Novo Subgrupo ( ), pressione o botão específico, destacado conforme Ilustração
77 Ilustração 83: Cadastro de Subgrupo Carregada a tela para cadastro, selecione inicialmente o Grupo ao qual este Subgrupo fará parte e preencha a sua Descrição, em seguida pressione o botão Salvar para gravar esse registro no sistema, conforme Ilustração 84. Ilustração 84: Cadastro de Subgrupo - Cadastro Com o registro salvo, pode-se Voltar para a tela de Consulta de Subgrupos e efetuar a pesquisa para confirmação da operação, para isso basta pressionar o botão Pesquisar conforme Ilustração 85. Ilustração 85: Cadastro de Subgrupo - Consulta Abaixo estará a lista das ações permitidas para este cadastro: Alterar: Esta função permitirá que o usuário faça alterações em um Subgrupo já cadastrado. 72
78 Excluir: Esta função permitirá a exclusão de um Subgrupo cadastrado caso não sejam mais necessária e nenhum produto esteja vinculado a ele T AMANHO Esta tela do sistema permitirá o Cadastro dos Tamanhos que poderão existir para os seus Produtos. Para acessar essa tela do sistema, clique no meu "Estoque Cadastros Tamanho", conforme Ilustração 86. Ilustração 86: Tamanho Acesso 73
79 Com a tela carregada, ela se apresentará em formato de lista de registros, onde o usuário poderá verificar cada Tamanho já cadastrado no sistema, tendo as ações dispostas na tela de acordo com o perfil dos registros, como mostrado na Ilustração 87. Ilustração 87: Cadastro de Tamanhos Cadastro Para cadastrar um Novo Tamanho ( ) basta pressionar o botão específico e preencher a Descrição, onde após finalizado, deve-se clicar no botão Salvar para que o registro seja gravado no sistema, caso deseje Excluir ( ) um registro, pressione o botão específico. Veja na Ilustração 88 como aplicar essas operações. Ilustração 88: Cadastro de Tamanhos Salvar Registro Essa tela de Tamanhos possui um recurso localizado no lado Esquerdo de cada item, onde é possível posicioná-los, para isso, clique nas setas (baixo) e (cima) conforme as Ilustrações 88 e
80 Ilustração 88: Cadastro de Tamanhos Posicionar Registro (parte 1) Ilustração 89: Cadastro de Tamanhos Posicionar Registro (parte 2) Observação: Esse procedimento deve ser repetido até que o registro esteja na posição desejada! A tela possui um Importador de Tamanhos pré-cadastrados (similar ao de Cores). O seu processo é irreversível, ou seja, após aplicar a Importação, os registros serão inseridos automaticamente, portanto seja consciente no uso deste recurso e caso tenha dúvidas, entre em contato com o Suporte Técnico para saber mais informações. Veja na Ilustração 90, uma apresentação breve deste recurso. 75
81 Ilustração 90: Cadastro de Tamanhos Importar DEPARTAMENTO Esta tela do sistema permitirá o Cadastro de Departamentos que poderão existir para a sua empresa. Para acessar essa tela do sistema, clique no meu "Estoque Cadastros Departamento", conforme Ilustração