Fluxo de caixa na escola – O que é e como organizar - WPensar blog – Tudo sobre Gestão Escolar Fluxo de caixa na escola - O que é e como organizar
Toda escola ou curso precisa controlar suas receitas e despesas, assim como qualquer outra empresa também precisa fazer. Afinal, não há outro meio de saber se a instituição está sendo lucrativa ou se apresenta prejuízos. Esse controle é chamado de fluxo de caixa e representa um dos aspectos mais essenciais da organização financeira de uma instituição de ensino. Acompanhe o artigo e entenda tudo sobre o assunto!
O fluxo de caixa é o registro de qualquer entrada ou saída de dinheiro do caixa da sua escola ou curso. Através da análise desse controle o gestor pode verificar se as entradas estão sendo maiores ou menores que as saídas – e tomar providências a respeito.
Mas não é só isso. O controle de fluxo de caixa serve também para agrupar gastos, gerenciar pagamentos e verificar a natureza das despesas. Se bem feito e organizado, é uma ferramenta de controle eficiente – e indispensável – para os gestores e administradores financeiros de sua escola.
Não basta registrar o dinheiro ganho e o gasto: é necessário saber exatamente de onde ele vem e para onde ele vai. Para isso, é preciso classificar todas as despesas e as receitas, segundo a sua natureza. Essa forma de controle também ajuda na hora de programar os gastos futuros e também para eventuais cortes no orçamento – muito úteis em tempos de diminuição no número de matrículas, por exemplo.
Para ter um bom controle, a maioria das empresas opta por manter um fluxo de caixa mensal, ou seja, todo mês é anotado o montante de entradas e saídas do caixa. Essa também costuma ser a melhor opção para escolas e cursos. No final do período de um mês é feito um balanço, computando o valor total de receitas e despesas.
Entretanto. Isso pode variar, de acordo com a conveniência e a necessidade de cada negócio. Há, por exemplo, empresas que optam por uma periodicidade semanal, enquanto outras fazem a verificação a cada dois meses. Porém, o recomendado é não ultrapassar três meses entre cada fechamento e verificação, senão o total de receitas e despesas pode ficar muito difícil de calcular.
O controle do fluxo de caixa é feito, em muitos lugares, através do chamado “livro caixa”, um caderno onde se anota os valores de despesas e receitas. Todavia, esse recurso não é muito prático pois dificulta qualquer análise. Se o gestor quiser, por exemplo, obter um relatório do fluxo de caixa nos últimos meses, seria copiar os dados para outras planilhas e então elaborar um relatório.
Quando tudo isso é feito manualmente, o trabalho torna-se burocrático, lento e aumenta o risco de erros. Por outro lado, se sua escola contar com um sistema financeiro, todas as tarefas relacionadas ao fluxo de caixa podem ser informatizadas. Desse modo o trabalho fica mais rápido e preciso. Procure alguma ferramenta financeira disponível no mercado!
Ter clareza em relação à natureza e frequência das despesas da escola dá uma noção clara do valor de dinheiro que se deve possuir mensalmente para manter tudo funcionando adequadamente – sem isso, a instituição pode até mesmo fechar ou falir.
Sabemos que todo mês há despesas que não podem ser ignoradas: água, eletricidade, telefone, internet, aluguel e pagamento de funcionários, por exemplo. Essas podem ser programadas e previstas mensalmente: são as despesas fixas.