Contas a pagar e receber: como fazer o controle de forma eficiente?
Contas a pagar e receber: como fazer o controle de forma eficiente?
Todo empresário sabe que a gestão financeira é crucial para o sucesso do negócio. Sem uma boa projeção do que vem pela frente e um controle estrito das contas a pagar e receber, as chances de se perder pelo caminho aumentam consideravelmente — um perigo, independentemente do porte da companhia.
O controle financeiro permite saber o que está acontecendo no presente, direcionar o futuro e identificar falhas no fluxo de caixa. Dessa forma, o gestor tem subsídios para encontrar as melhores soluções para potenciais problemas.
Pensando nisso, elaborei este post mostrando as melhores práticas para aplicar esse controle de forma eficiente. A seguir, confira!
Registre todas as operações da empresa
O controle de contas a pagar e receber é operacional e, por isso, bem mais simples do que um planejamento financeiro completo. Para começar, é preciso registrar todas as entradas e saídas esperadas para a empresa e, na data prevista, checar se elas ocorreram conforme esperado. Aqui, o mais importante é ser cuidadoso e preciso. Qualquer erro pode gerar um desencontro e provocar um desequilíbrio nas contas.
Além de evitar juros e multas, manter os pagamentos em dia é uma maneira de ser mais eficiente no controle financeiro. Se você deixa as contas vencerem, o risco de se perder no planejamento é muito maior. Em primeiro lugar, porque outras contas chegam e o problema só aumenta. Além disso, com a incidência de juros e multas, o valor se torna mais alto que o previsto inicialmente, mais uma vez colaborando para o "efeito bola de neve".
Implemente uma régua de cobrança
Manter a inadimplência sob controle é muito importante para o equilíbrio financeiro da empresa e, logo, para ter previsibilidade sobre as contas a receber. A régua de cobrança sistematiza esse processo, impedindo que você deixe para trás pagamentos não recebidos. Ela deve começar antes mesmo do vencimento, com um lembrete para o cliente sobre a data de pagamento, e acompanhar todo o processo após o vencimento, caso o compromisso não seja cumprido.
Para ser eficaz, a régua deve levar em conta o histórico da pessoa, o valor devido, os melhores canais de comunicação em cada caso (SMS, e-mail, WhatsApp, telefone etc.) e o conteúdo adequado para cada situação.
Adote um sistema ERP
O ERP é um sistema integrado de gestão que permite ter um controle de alta qualidade das diversas áreas da empresa. Ele possibilita automatizar processos, eliminando erros humanos e esquecimentos, além de gerar relatórios transformando os dados em informações de qualidade para auxiliar na tomada de decisão. O sistema pode, inclusive, auxiliar na implementação da régua de cobrança, uma vez que muitos ERPs trazem um CRM integrado.
Esses são os principais passos para iniciar um controle eficaz das contas a pagar e receber. Lembre-se de que a falta de planejamento nessa área pode provocar um desequilíbrio financeiro na empresa, afetando os resultados e até mesmo a capacidade de honrar compromissos.
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