O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NUMA EMPRESA DO SECTOR HOTELEIRO ESTUDO DE CASO: ÂMBITO DA ÁREA DE VENDAS RAQUEL JOSÉ DE FREITAS VIEIRA - PDF
O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NUMA EMPRESA DO SECTOR HOTELEIRO ESTUDO DE CASO: ÂMBITO DA ÁREA DE VENDAS RAQUEL JOSÉ DE FREITAS VIEIRA
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Sílvia Belmonte Damásio
1 O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NUMA EMPRESA DO SECTOR HOTELEIRO ESTUDO DE CASO: ÂMBITO DA ÁREA DE VENDAS RAQUEL JOSÉ DE FREITAS VIEIRA Trabalho de Projecto Mestrado em Auditoria Porto 2014 INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E ADMINISTRAÇÃO DO PORTO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO
2 O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NUMA EMPRESA DO SECTOR HOTELEIRO ESTUDO DE CASO: ÂMBITO DA ÁREA DE VENDAS RAQUEL JOSÉ DE FREITAS VIEIRA Trabalho de Projecto apresentado ao Instituto de Contabilidade e Administração do Porto para a obtenção do grau de Mestre em Auditoria, sob a orientação da Doutora Alcina Augusta de Sena Portugal Dias. Esta versão contém as críticas e sugestões dos elementos do júri Porto 2014 INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E ADMINISTRAÇÃO DO PORTO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO
3 Resumo Este trabalho assenta na motivação em explorar uma das principais actividades à escala global o turismo tendo como objectivo de investigação a caracterização das práticas de controlo interno na área de vendas da empresa do sector hoteleiro objecto do estudo, aferindo os riscos a que está exposta e se estes estão mitigados de forma a garantir a receita. Para alcançar este objectivo foi necessário reconhecer, através da revisão bibliográfica, as principais definições e conceitos relativos a risco, controlo interno e controlo de receita. Através da realização de entrevistas, aplicação de questionários e observação directa, foram identificados os principais riscos referentes à obtenção de receita na actividade hoteleira, analisadas as actividades correntes e de controlo implementadas, caracterizado o sistema de controlo interno na área de vendas através do método misto - conjugação do método descritivo com o de fluxograma -, o que permitiu identificar as áreas críticas que contribuem para o risco de perda de receita e, considerando o rácio custo/benefício, as medidas a adoptar para o mitigar. Conclui-se que existe uma monitorização dos riscos considerada adequada e o risco residual de perda de receita encontra-se nos níveis aceitáveis definidos pela Direcção. A implementação das actividades de controlo recomendadas supera o rácio custo/benefício e, procedendo-se à sua implementação, é espectável um aumento da eficiência, eficácia e economicidade do sistema de controlo interno implementado na área de vendas da empresa alvo de estudo. Palavras-chave: Controlo Interno, Gestão de Risco, Controlo de Receita, Hotelaria Nota: Este trabalho de projecto de mestrado foi redigido pelo antigo acordo ortográfico da língua portuguesa, ao abrigo do Decreto Legislativo nº 54, de 18 de Abril de ii
4 Abstract This work is driven by the motivation to explore one of the main activities on a global scale - Tourism - with the aim of characterizing the practices of internal control of the company s sales, assessing the risks to which it s exposed and if these are mitigated to ensure the revenue. To achieve this gold it was necessary to acknowledge, through the literature review, key definitions and concepts related to risk, internal control and revenue assurance. Through interviews, questionnaires and direct observation, the main risks related to revenue in the hotel business were identified, analyzed current activities and implemented control process, characterized the system of internal control in the sales area through mixed method - conjunction of the descriptive method with flowchart - which help to identify the critical areas that contribute to the risk of lost revenue and, considering the cost / benefit ratio, the measures to adopt to mitigate it. We conclude that there is adequate monitoring of risks and that the residual risk of revenue loss lies within acceptable levels determined by the Board. The implementation of recommended control activities outweighs the cost/benefit ratio and, proceeding to its implementation, would be expected to improve the efficiency, effectiveness and economy of the internal control system implemented in the sales area of the company in study. Key words: Internal Control, Risk Management, Revenue Assurance, Hospitality iii
5 Agradecimentos À Professora Doutora Alcina Dias, minha orientadora, pelo incentivo ao desenvolvimento do projecto de investigação e pelo apoio na sua elaboração. À administração e direcção do Hotel por proporcionarem realizar este trabalho de projecto. À directora financeira do Hotel, a minha tutora, que foi preponderante na aprovação deste projecto, pela disponibilidade e por todas as facilidades que me concedeu aquando da sua elaboração. Aos meus colegas do Hotel, quer os que participaram directamente através das entrevistas e questionários realizados, quer os que contribuíram sempre que solicitados, demonstrando sempre uma enorme receptividade e colaboração. Aos meus pais, Agostinho e Fernanda Vieira, pelo enorme esforço e dedicação que tanto os caracteriza. À minha irmã e porto de abrigo, Liliana Vieira, pelo incentivo, motivação e confiança que sempre me transmite. Ao José Enoque, pelo afecto e zelo incondicionais. Aos meus pilares, Nuno Silva, António Alas, Pedro Silva, Andreia Pacheco, Susana Alves, Bruno Soares, Anabela Silva e Joana Linhas, pela amizade, carinho, partilha e encorajamento em todos os momentos. Ao meu colega do curso de mestrado Nuno Soares, pelo companheirismo e troca de experiências que partilhamos ao longo deste ano. iv
6 Lista de abreviaturas AICPA BAR CI CICA COBIT CoCo COSO ERM F&B GRAPA IFAC IIA INE ISA OMT OROC PI1 PI2 PWC SAC SAS SCI SEC TI American Institute of Certified Public Accountants Best Available Rate Controlo Interno Canadian Institute of Chartered Accountants Control Objectives for Information and related Technology Criteria of Control Framework Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Enterprise Risk Management Integrated Framework COSO Food and Beverage Global Revenue Assurance Professional Association International Federation of Accountants Institute of Internal Auditors Instituto Nacional De Estatística International Standard on Auditing Organização Mundial de Turismo Ordem dos Revisores Oficiais de Contas Programa Informático de Facturação do Front-Office Programa Informático de Facturação dos Restaurantes e Bar PricewaterhouseCoopers Systems Auditability and Control Statements on Auditing Standards Sistema de Controlo Interno Securities and Exchange Commission Tecnologias de Informação v
7 Índice geral INTRODUÇÃO 1 PARTE I FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 8 CAPÍTULO I - CONTROLO INTERNO A relação da auditoria interna e operacional com o controlo interno Controlo interno: conceptualização e objectivos Princípios e factores que influenciam o controlo interno Limitações e distorções do controlo interno Metodologias de controlo interno SAC - Systems Auditability and Control SAS - Statements on Auditing Standards COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology CoCo - Guidance on Criterial of Control The CoCo Principles Síntese comparativa das metodologias abordadas 24 CAPÍTULO II - O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE RISCO DA ENTIDADE 26 CAPÍTULO III - REVENUE ASSURANCE GARANTIA/CONTROLO DE RECEITA Contextualização Contributo para a gestão de risco na área das vendas Riscos associados à área das vendas Programa de auditoria interna à área de vendas Planeamento, recolha e registo do SCI Descrição do SCI 38 SÍNTESE DAS QUESTÕES DE INVESTIGAÇÃO 40 PARTE II METODOLOGIA A abordagem qualitativa A opção metodológica: estudo de caso Recolha de dados Procedimentos Intervenientes 47 vi
8 PARTE III ESTUDO EMPÍRICO 49 CAPÍTULO V - O SECTOR DO TURISMO Contexto económico mundial O sector em Portugal A hotelaria em Portugal Turismo e indústria hoteleira 56 CAPÍTULO VI PROJECTO: LEVANTAMENTO DO S.C.I. IMPLEMENTADO NA UNIDADE HOTELEIRA Caracterização e estrutura organizacional Fluxograma da área de vendas do Hotel Análise da informação recolhida e descrição do sistema adoptado Objectivos, riscos e procedimentos de controlo interno Programa de trabalho de auditoria da área de vendas 80 PARTE IV CONCLUSÕES 82 Conclusões 83 Limitações do estudo e pistas para investigação futura 85 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 86 ANEXO 91 APÊNDICES 96 vii
9 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Relação das principais metodologias de CI e seus organismos 15 Tabela 2 Perguntas definidas pelo COSO para cada componente, de acordo com Pickett (2005) 19 Tabela 3 - Resumo dos vários modelos de CI 25 Tabela 4- O conceito de risco segundo alguns autores e organismos 27 Tabela 5- Quadro resumo das questões de investigação para o estudo empírico 40 Tabela 6 - Rankings dos principais indicadores de turismo internacional, Tabela 7 - Níveis de transparência: global real estate transparency - composite index, 2010/ Tabela 8 Objectivo das entrevistas efectuadas de acordo com os entrevistados 69 Tabela 9 Descrição dos objectivos, riscos e actividades implementadas e sugeridas de CI da área de vendas 75 Tabela 10 Proposta de programa de trabalho de auditoria à área das vendas do Hotel 81 viii
10 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 - Cronologia das Publicações de Metodologias de CI e respectivos Organismos 16 Figura 2 Representação gráfica da evolução do Modelo COSO, em 1992, 2004 e Figura 3 - Representação do controlo de receita 31 Figura 4 - Rubrica Viagens e Turismo da Balança de Pagamentos de Portugal, Figura 5 - Repartição das viagens por organização da viagem, segundo os principais motivos, Figura 6 - Despesa média diária por turista, segundo os principais motivos e duração, por destino, Figura 7 Organograma do Hotel 61 Figura 8 Fluxograma da área de vendas do Hotel 65 ix
12 Nos dias de hoje em que a mudança tecnológica é constante e as exigências das dimensões trabalho e lazer são cada vez maiores, a necessidade de viajar e o interesse pelo turismo, no seu sentido mais lato, são cada vez mais evidentes. Com o aumento da população e do urbanismo assim como o desenvolvimento de máquinas e tecnologias que permitem realizar uma melhor gestão do tempo, o turismo apresenta crescente relevância. De facto, o turismo apresenta-se cada vez mais como a actividade com maior importância para a economia do país e, neste domínio, Marques (2007) afirma que sem hotelaria não há turismo, permitindo considerar a hotelaria como a base sobre a qual se apoia todo o edifício do turismo. No entanto, como qualquer outra actividade, a hotelaria está sujeita a sucessos e fracassos e, num mundo global, impregnado de novas tecnologias, a velocidade da troca de informações pode ser um factor que favorece a disseminação da boa imagem do negócio ou, pelo contrário, apresentar-se como um factor negativo de multiplicação de problemas. Outros aspectos são fundamentais para garantir o sucesso desta actividade. As vendas e as prestações de serviço, que na hotelaria consistem no conjunto de serviços oferecidos aos viajantes - hospedagem, alimentação, entretenimento, entre outros - em troca de valor financeiro, têm um papel vital na sua sustentabilidade. Os objectivos das empresas são indicados pela administração ou negociados com os seus directores e estabelecidos sobre uma base incontestável: a necessidade de gerar lucros que garantam a existência e a continuidade da operação. Neste sector, a prioridade passa por melhorar a qualidade dos produtos e serviços a menores custos o que permite alcançar maior competitividade e exige a adopção de métodos de produção, gestão e comercialização que garantam maior eficiência, inovação e qualidade. Perante a actual conjuntura económica e financeira e no sentido de ultrapassar as dificuldades num contexto macroeconómico instável e complexo, a gestão do risco tem vindo a assumir um papel cada vez mais importante na agenda estratégica das empresas, constituindo-se como um elemento fundamental de suporte à gestão. Estas mudanças emergem em resposta à globalização das actividades económicas e à exposição a mercados abertos, num ambiente de maior risco, o que exige dos agentes um maior pragmatismo e rigor na gestão das suas actividades (Morais & Martins, 2013). A introdução da norma ISO 31000, desenvolvida pela International Organization for Standardization (ISO, 2008), começa por explicitar que todas as organizações de todos os tipos e tamanhos enfrentam influências de factores internos e externos que, por sua vez, criam incertezas acerca da concretização ou não, dos seus objectivos. 2
13 Neste sentido, a incerteza está relacionada com o risco, sendo que a gestão do risco passa por diminuir essa incerteza ou por compreender melhor os eventos que podem originar efeitos inesperados na evolução normal da actividade. De facto, a boa gestão de riscos na indústria hoteleira, como nos restantes sectores de actividade, é fundamental para que os órgãos de administração e de gestão de hotéis possam controlar melhor os seus negócios tornando-os mais previsíveis e menos expostos aos inúmeros riscos. É neste ponto que o auditor, juntamente com a gestão de topo, intervém, pretendendo através da avaliação apurar os pontos fortes e fracos da organização, tal como identificar ameaças e oportunidades de aperfeiçoamento para esta se tornar mais competitiva. As metodologias de avaliação dos riscos têm de ser adaptadas a cada organização, validadas em termos da sua eficácia, detalhadas e analíticas, de forma a poderem descer às especificidades de cada organização. O tratamento dos riscos tem de levar em conta condicionalismos técnicos e económicos, sem, no entanto, questionar os níveis dos riscos aceitáveis (KPMG Advisory & APQ, 2013). Também os sistemas e mecanismos de controlo interno deverão evitar ou detectar excepções/distorções que possam condicionar ou impedir a consecução dos objectivos propostos pela organização. Estes controlos devem funcionar de forma a mitigar os riscos, além de uma defesa dos activos das organizações, apresentando-se como uma defesa dos próprios resultados da gestão. Relativamente à área das vendas na hotelaria, a missão principal do sistema de controlo interno é o de salvaguardar os interesses de exploração, localizar os erros e as faltas e definir os responsáveis. Defender o que já está ganho é mais útil e mais fácil do que procurar novas fontes de lucro, sobretudo em locais de grande competição (Marques, 2007a). Para o mesmo autor (Marques, 2007a), haverá todo o interesse em que o controlo de vendas tenha prioridade sobre todos os outros serviços, providenciando-se deste modo que, do seguimento dos objectivos e riscos da hotelaria, surge a necessidade de explorar o conceito de revenue assurance - garantia ou controlo de receita. Este trabalho assenta, assim, na motivação em explorar uma das principais actividades à escala global - o turismo - pretendendo-se mais especificamente aferir quais os riscos a que o sector hoteleiro está exposto na área das vendas e se estes estão mitigados de forma a garantir a receita. 3
14 0.1. Formulação do problema Segundo os autores Polit, Beck e Hungler (2004, citado por Rodrigues 2010, p. 20) um estudo de pesquisa tem início como um problema que o pesquisador gostaria de resolver, ou como uma questão que ele gostaria de responder. Para o presente estudo colocaram-se as seguintes questões: Qual a importância e finalidade do Controlo Interno numa organização, especialmente na área de vendas? Que actividades e/ou processos oferecem maior risco de perda de receita? Existe algum departamento ou responsável de controlo de receita? A empresa detém processos e procedimentos integrados de Controlo Interno neste âmbito? Quais? Esses Controlos implementados abrangem todo o universo de actuação da empresa? Existe uma frequência pré-definida da monitorização dos controlos? Qual? Num contexto complexo e dinâmico onde o Sector Hoteleiro está com eminente enfoque, o presente trabalho coloca a seguinte indagação: O Sistema de Controlo Interno na área de vendas, implementado na unidade hoteleira, assegura a gestão adequada dos riscos e garante a receita? 0.2. Objectivos O objectivo geral deste trabalho de investigação decompõe-se em caracterizar as práticas de controlo interno na área de vendas da unidade hoteleira, averiguando se estas mitigam os riscos associados à eventual perda de receita. Para além deste objectivo geral, procurar-se-á responder aos objectivos específicos formulados para este estudo: Identificar, através da revisão bibliográfica, as principais definições e conceitos relativos a risco, controlo interno e controlo de receita; Detectar os principais riscos referentes à obtenção de receita na actividade hoteleira; Analisar as actividades correntes e de controlo implementadas na unidade hoteleira; Caracterizar o sistema de controlo interno na área de vendas, existente na unidade hoteleira; Identificar os pontos fracos que contribuem para o risco de perda de receita e, considerando o rácio custo/benefício, as medidas a adoptar para o mitigar. 4
15 0.3. Pertinência do estudo A pertinência deste estudo justifica-se pela actualidade da questão apresentada e pela importância ou significado que a questão representa para o objectivo traçado (Fortin, 1999). No estudo realizado pela KPMG e pela Associação Portuguesa para a Qualidade (APQ) (2013), a nível internacional, a principal razão apontada pelas empresas para investir no desenvolvimento das funções do risco e controlo, passa por reduzir a exposição da organização ao risco (57% das empresas), seguida da melhoria da performance (37%) e a tentativa de evitar escândalos éticos e reputacionais (34%). 1 Uma das conclusões do estudo realizado 2, sobre os desafios que se colocam às empresas em Portugal no domínio da gestão de risco, é de que a gestão do risco continuará certamente a ganhar a confiança da gestão de topo e a ser considerada uma prioridade para os diferentes níveis dentro da organização. Neste contexto, o risco deixará também de ser visto como reactivo e defensivo (preservação do valor), tornando-se proactivo e criativo (criação de valor), contribuindo positivamente para a competitividade das empresas. O processo de gestão do risco engloba a avaliação e a monitorização da exposição ao risco que a empresa incorre, a identificação de eventos de risco e a emissão de alertas de potenciais riscos que possam vir a ocorrer. Decorrente da identificação dos riscos, existe a necessidade da implementação de actividades de controlo para os mitigar. Santos (2013) analisou a forma, o grau de implementação e os procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco que as empresas implementaram nas suas organizações e a opinião e o nível de conhecimentos dos responsáveis pela estruturação, implementação e supervisão destas duas ferramentas de gestão. O estudo foi feito com base num inquérito enviado às empresas sedeadas na área metropolitana do Porto, sendo que os principais resultados apurados indicam que a maioria das empresas afirma ter procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco e a existência de auditoria interna na empresa não está positivamente relacionada com a existência destas duas ferramentas de gestão. Em outro estudo efectuado por Silva (2009) analisou-se a importância atribuída pelos empresários da Grande Lisboa ao controlo interno. A investigação foi elaborada com base num inquérito enviado às empresas da região da Grande Lisboa, sendo que os principais resultados 1 Estudo realizado a mais de empresas a nível internacional - Expectations of Risk Management Outpacing Capabilities 2 Participaram neste estudo 26 empresas de diversos sectores de actividade, não incluindo o financeiro, nomeadamente Construção e infra-estruturas (23%), Comunicações (19%), Outros (19%), Turismo, Viagens e Hotelaria (12%), Utilities (9%), Bens de Consumo e Retalho (8%). Das empresas participantes, 58% são cotadas em bolsa, das quais 46% em Portugal. De referir ainda que, das Empresas que operam fora de Portugal, 58% operam na Europa, 50% operam na África, 46% nas Américas e apenas 19% na Ásia e Pacífico. 5
16 apurados indiciaram que o grau de importância atribuído ao controlo interno está relacionado com a dimensão e o tipo de sociedade. Paralelamente, Neves (2009) procurou aferir a posição das empresas do concelho de Aveiro às práticas comuns do sistema de controlo interno quanto aos principais procedimentos, hábitos e lacunas de controlo, bem como da sensibilidade das organizações face a esta temática. Com base num inquérito dirigido às empresas da região, verificou que existe alguma sensibilização das empresas para a problemática do sistema de controlo interno, contudo tal sensibilização não é total pois há muitos aspectos que as empresas da amostra podem e devem melhorar no seu sistema de controlo interno. Esta melhoria passa por aspectos estruturais e funcionais da organização. Na área específica de vendas, Correia (2014) desenvolveu um estudo que pretende identificar em que medida os controlos implementados, nesta área, conduzem à garantia de receita. A conclusão foi a de que os controlos implementados na área das vendas mitigam o risco de perda de receita e o benefício da sua implementação supera o seu custo Estrutura do trabalho Este estudo procura, de forma sintetizada, elucidar para a importância da implementação de boas práticas de gestão de risco e controlo interno, particularmente na área de vendas. Pretende-se identificar os factores de risco e as actividades de controlo implementadas com o objectivo de detectar e/ou reduzir a sua probabilidade de ocorrência e eventual impacto na organização, caso este ocorra. O trabalho está estruturado em quatro partes. Na primeira parte, elabora-se a revisão de literatura onde se definem os principais conceitos e metodologias no âmbito de controlo interno, de gestão de risco e de revenue assurance garantia ou controlo da receita. Na segunda parte desenvolve-se a metodologia utilizada na aplicação do estudo empírico, tendo-se direccionado para o sentido prático de examinar e analisar o sistema de controlo interno implementado na área de vendas da empresa do sector hoteleiro. Assim, através de uma abordagem qualitativa, descreve-se o método do estudo de caso, as técnicas e instrumentos de recolha de dados, o tratamento de dados e os intervenientes. Após a fundamentação teórica e descrição da metodologia contemplada estão reunidas as condições para, na terceira parte, apresentar o estudo empírico. No capítulo V será contextualizado o sector do turismo no contexto económico mundial e especificamente em Portugal, bem como uma análise mais particular dos dados estatísticos e evolução histórica da indústria hoteleira em Portugal. No capítulo VI, o capítulo do projecto, é feito o levantamento do sistema de controlo interno implementado na área das vendas da unidade hoteleira em análise, apresentam-se as principais características e estrutura organizacional, o fluxograma da área de 6
17 vendas, análise da informação recolhida através de entrevistas, questionários e observação directa, descrição do sistema adoptado, os objectivos, riscos e procedimentos de controlo interno implementados e sugeridos, o programa de trabalho de auditoria da área de vendas. No final apresentam-se as conclusões, as limitações do estudo e as pistas para investigação futura Motivações para o tema De acordo com as Normas e Recomendações do Institute of Internal Auditors (IIA), antes da avaliação do sistema de controlo interno existente, a gestão deverá determinar o nível de risco que pretende aceitar na área a ser analisada. Os auditores internos deverão identificar qual o nível de risco sendo que tal deverá ser feito em termos da redução do impacto potencial das principais ameaças à consecução dos objectivos da área em análise. Uma vez determinado o nível de risco, poderão então ser avaliados os controlos existentes com vista a determinar em que medida se espera que os mesmos possam manter os riscos ao nível desejado. Para a elaboração de um programa de Auditoria, é essencial efectuar uma avaliação do controlo interno. É com base nesta primeira avaliação que se definem os procedimentos de actuação, o alcance e a profundidade dos testes. A primeira etapa a seguir pelo auditor na avaliação do controlo interno é a descrição do sistema a fim de se verificar e se, efectivamente, existem ou não procedimentos de controlo adequados face ao nível de risco desejado. O tema investigado ao longo deste trabalho suscitou interesse devido ao percurso profissional do autor se enquadrar no hotel alvo de estudo e por pretender numa fase posterior, com as conclusões apuradas, proceder à elaboração de um Manual de Procedimentos para o sistema de controlo interno já implementado, sugerindo melhorias, caso se mostrem necessárias. O Manual de Procedimentos será certamente um bom apoio para uma melhor compreensão do funcionamento da organização pois, dada a alta rotação de colaboradores nas secções de recepção e restauração, vai possibilitar uma visão mais abrangente quanto ao impacto das tarefas destes nas restantes secções/departamentos. A par, o novo colaborador poderá também possuir maior segurança no desempenho da sua função, potenciando a sua produtividade, através de maior exigência e rigor. 7
18 PARTE I FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 8
19 Esta primeira parte, fundamentação teórica, foi desenvolvida através de pesquisas e consultas de livros, trabalhos de investigação, dissertações de mestrado, teses de doutoramento, artigos de revistas científicas e de especialidade, entre outros. O objectivo foi desenvolver os principais conceitos relativos às temáticas de controlo interno, gestão de risco e revenue assurance garantia ou controlo de receita. Assim, de seguida, serão expostos conceitos fundamentais para o desenvolvimento do estudo, no âmbito de conceptualização e de aplicação prática. CAPÍTULO I - CONTROLO INTERNO 1.1. A relação da auditoria interna e operacional com o controlo interno Lourenço (2000) refere que o termo auditoria é sobretudo utilizado para designar missões de controlo e revisão nas áreas da actividade económica, tendo em vista obter os dados necessários à tomada de decisões, planificação e controlo. De acordo com Pinheiro (2008), a auditoria interna tem como característica fundamental, em contraponto com a auditoria externa, o seu enquadramento no seio da organização, o qual reporta organicamente ao conselho de administração, órgãos de gestão e, funcionalmente, ao conselho de auditoria. Na perspectiva do Institute of Internal Auditors (IIA, 2009, p. 10), a auditoria interna é: uma actividade independente, de garantia e de consultoria, destinada a acrescentar valor e a melhorar as operações de uma organização. Ajuda a organização a alcançar os seus objectivos, através de uma abordagem sistemática e disciplinada, na avaliação e melhoria dos processos de gestão de risco, do controlo e de governação. Para Costa (2010), a auditoria interna tem um grande enfoque sobretudo nas funções de salvaguarda dos activos das empresas, a verificação do cumprimento dos procedimentos estabelecidos pelo órgão de gestão e a constatação acerca da credibilidade da informação financeira. Gramling; Rittenberg; Johnstone (2012, p. 6) definem a auditoria interna como: um processo que pode ser aplicado em muitas situações distintas, incluindo a avaliação da eficiência e eficácia de um processo ou de um departamento, os relatórios financeiros de um órgão público, ou a obediência a normas operacionais de uma empresa ou à regulamentação governamental. Já Crepaldi (2002) simplifica o conceito de auditoria referindo-se ao mesmo como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transacções, procedimentos, operações, rotinas e das demostrações financeiras de uma entidade. 9
20 Morais e Martins (2013) entendem que a auditoria interna é o processo sistemático de objectivamente obter e avaliar prova acerca da correspondência entre informações, situações ou procedimentos e critérios preestabelecidos, assim como comunicar conclusões aos interessados. Assim, pode-se concluir que a auditoria interna é uma actividade independente dentro da própria entidade, com o objectivo de acrescentar valor prezando a contínua avaliação de processos instituídos, de forma a proporcionar sempre uma melhoria da eficácia dos processos. Importa salientar que esta actividade pode ser desenvolvida por pessoas internas ou externas à organização, as quais terão que ter em vista o alcance dos objectivos propostos e a realização das actividades de avaliação, cumprimento de normas e verificação. Cook (1976) refere-se à auditoria operacional como um exame e uma avaliação abrangente das operações de uma empresa, com a finalidade de informar a administração se as várias actividades são ou não cumpridas de um modo compatível às políticas estabelecidas, com vista à consecução dos objectivos. A auditoria operacional, segundo Costa (2010) a define, surge precisamente numa lógica de conferir maior enfoque nos sistemas de controlo interno, passando a dar importância às fontes que geram a informação, ao contrário da abordagem inicial, de mera avaliação a posteriori da informação financeira já produzida. Podem ser detectados alguns erros na análise dos documentos de prestações de contas, mas dificilmente se poderá ter uma segurança razoável quanto ao seu impacto na realidade da entidade, a não ser que se trabalhe com um elevado número de amostras, o que é incomportável, quer em termos de tempo para realizar a auditoria quer em termos de custo. A existência e o bom funcionamento da auditoria interna constitui um reforço positivo para a eficiência do funcionamento do controlo interno, revelando-se um apoio à gestão das organizações que assim optimizam a consecução dos objectivos definidos Controlo interno: conceptualização e objectivos O controlo interno (CI) é muito mais do que os princípios e procedimentos de uma empresa, vai muito além de um conjunto de regras caracterizadas pelos valores e cultura de cada entidade. Segundo Morais e Martins (2013, p. 28), o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) foi o primeiro organismo a definir o CI, através da Statements on Auditing Standards - SAS n.º1, onde refere que este: compreende um plano de organização e coordenação de todos os métodos e medidas adoptadas num negócio a fim de garantir a salvaguarda de activos, verificar 10