Como escolher uma portaria remota • Bocchi - Portaria Remota 24hrs
Para começar a desvendar alguns critérios importantes de como escolher uma portaria remota, o primeiro passo será investigar a procedência da empresa, – ainda que isso deveria ser dispensável dizer -, contudo, é sempre bom lembrar. Conhecer a idoneidade da organização e as suas condições em relação aos seus compromissos fiscais e trabalhistas, as condições de ambiente de seus funcionários e quem são os seus clientes, isso é o mínimo que se espera de uma análise para esse tipo de contratação.
Pré-analise para escolher uma Portaria Remota
Conheça de perto a história, os propósitos, a estrutura tecnológica e organizacional e, se possível, os seus funcionários. Hoje existem mecanismos eficientes para uma pré análise, como, site Reclame Aqui, status da empresa no Procon, e, até mesmo as reclamações e elogios via redes sociais. Um ponto importante a se analisar, ainda, na empresa ofertante, é se o atendimento, implantação do sistema e o pós atendimento de manutenções é realizado diretamente por ela ou se é terceirizada. A terceirização nesses casos pode ser de altíssimos riscos ao condomínio, portanto, se assim for, exija transparência da relação contratual da empresa junto aos seus terceiros.
De forma bem prática, faça um resumo do que cada empresa oferece e crie um comparativo, de forma sistemática, equalizada e organizada, de tal ponto que você consiga questionar cada item entre os concorrentes.
Pergunte: Situações antes de escolher a Portaria remota
Questione situações contratuais como flexibilidade nas cláusulas, de forma que se adeque à realidade comercial da região e do próprio condomínio.
Pergunte sobre itens técnicos, de preferência traga algum conhecedor da área para juntos questionarem, por exemplo, sobre possíveis falhas no sistema de energia, se o sistema não contemplar gerador, se existirá um sistema de nobreaks com bancos de baterias que atendam a demanda de fluxos do local e que garantam a continuidade efetiva do sistema.
Pergunte sobre a autonomia e mitigue esses riscos e os demais que surgirem. O ideal é que essa queda de energia seja monitorada e através de um aviso, o síndico e a empresa saibam o tempo estimado para tomar uma segunda ação, caso a energia não restabeleça.
Para facilitar, faça uma relação de questões básicas, ainda que de forma aleatória, como à seguir exemplifico:
Que sistema de atendimento (software) a empresa fornecedora utiliza? Esse é um ponto de alta criticidade, pois no mercado existem diversos, desde sistemas desenvolvidos quase que de forma "caseira", até softwares que são flexíveis e de alta integração entre sistemas.
Como serão os relatórios? Serão relatórios manuais e desintegrados ou serão relatórios com centralização das informações principais que, de forma triangulada, trarão informações sobre os acessos, as imagens e as gravações do áudio? Como será feito o repasse desses relatórios?
Essa empresa terá armazenamento das imagens em base remota? Ou será somente gravações locais deixando um alto risco de um evento de furto dessas imagens numa ação criminosa no condomínio?
Que sistema de gerenciamento de imagens essa empresa utiliza? É possível com este sistema, criar analíticos e atribuições inteligentes para que as câmeras detectem movimentos e situações estranhas ao local, além de obter respostas detalhadas sobre as condições do sistema de imagens?
O sistema de atendimento trará informações de porta aberta, porta forçada, intrusões perimetrais, dupla passagem, etc?
Como funcionará o sistema de pânico para os pedestres e veículos? A empresa oferece um PFD (process flow diagram) para esclarecer esses atendimentos?
Existe um SLA ou ANS (Acordo de nível de Serviço) que a empresa se compromete contratualmente em atender contendo os detalhes citados acima prevendo tempo e informações do serviço. Nesse acordo existe um tempo para reposição dos equipamentos e também para as manutenções, sejam elas críticas/emergenciais ou não?
Como será realizada a comunicação? Que tipo de equipamento será utilizado para a a interação do visitante com os atendentes? Serão comunicadores convencionais analógicos convertidos para uma conversa externa ou serão equipamentos robustos, de tecnologia IP própria embarcada, com possibilidade de vários ajustes de forma que garanta melhores resultados nas conversas gravadas e consequentemente nos números e eficiência dos atendimentos?
Quais os tipos de internets [ou internet] serão utilizadas junto ao sistema de redes da portaria remota? Será uma internet de ip dinâmico, convencional ou serão links dedicados, trabalhando de forma redundante, interligada via VPN, com toda a proteção de um firewall à base de atendimento?
Em caso de pane geral, existe a previsão de atendimento no local, independente de horário, de forma que o problema seja sanado e não apenas controlado? Existe um PFD que exemplifique e padronize o atendimento para esses casos?
Além do sistema de portaria remota, a empresa poderá oferecer soluções complementares e individuais aos moradores, como sistema de alarme e câmera monitorada, visualização de imagens dos acessos, sistema de pânico para pessoas desasistidas (idosos, grávidas, adolescentes, etc), chegada e saída assistida, entre outros?
A abragência do projeto da portaria remota atende as necessidades de controles de acesso interno ao condomínio, como, perímetros, áreas de lazer, piscinas, hall de elevadores, coberturas, academias, área de coleta de lixo, etc?
O projeto do sistema de portaria remota integra com sistema de emergência, visando acesso às escadas, portas corta fogo, rotas de fuga e destravamento automático ou manual em emergências?
Enfim, são variadas as questões e poderia descrever mais uma dezena delas, a fim de que alcançemos uma boa garantia de contratação da empresa de portaria remota e consequentemente um aumento significativo e real na segurança, no entanto, além das questões acima, considero de suma importância, – praticamente conditio sine qua non -, que se visite ou contate os responsáveis de pelo menos três condomínios que a empresa ofertante possui o sistema de portaria remota instalado e funcionando. Aproveite o contato e tenha uma conversa objetiva com o responsável local sobre os aspectos que impactaram durante e após a implementação da solução.
Obviamente que o texto não esgota o assunto, mas, certamente, dará algum norte para prosseguir com uma aquisição mais segura e, quem sabe, com uma economia responsável.
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