Em 2011, líderes de TI participantes do estudo State of the CIO, da revista CIO americana, foram convidados a dizer como gastam seu tempo agora e onde eles gostariam de gastar seu tempo nos próximos dois anos. A partir das respostas a essas duas perguntas, criei o que chamo de um Índice de prioridades futuras, que mapeia onde os CIOs afirmam que querem passar mais tempo contra o que os mantém ocupados agora.
Na categoria "como eles gastam seu tempo", as três opções mais indicadas foram: 1) alinhamento da TI com os objetivos de negócio; 2) implementação de novas arquiteturas; 3) gestão de controle de custos. Já na categoria "onde querem passar mais tempo no futuro", a lista inclui: 1) desenvolvimento de novas estratégias e tecnologias go-to-market; 2) estudar as tendências do mercado de oportunidades comerciais; 3) identificar oportunidades de diferenciação competitiva.
Mas como mapear o gerenciamento do tempo para estas novas prioridades? Um dos caminhos possíveis é delegar mais! Seu trabalho como CIO é entrar em campo com mais freqüência para que você possa trazer a voz do cliente à mesa do comitê executivo para tomadas de decisão. E para fazer esse trabalho bem, James Cash, ex-reitor adjunto da Harvard Business School, recomenda que você gaste um mínimo de 25%de seu tempo com os clientes internos e externos.
Siga este conselho na gestão do tempo também durante o ciclo de orçamento final. Olhe para as áreas onde você está gastando muito dinheiro, e não muito tempo e verifique se é necessário inverter essa relação.
Marcus Darbyshire, da Gartner, conhece bem as exigências impostas aos líderes da tecnologia. Foi CIO e CFO da South East Water e assume-se como forte defensor da necessidade de executar tarefas ganhando tempo para tratar de questões estratégicas.
As ferramentas e técnicas de gestão de tempo abundam. Mas Darbyshire prefere concentrar-se nos conceitos de gestão do tempo. "O conceito de gestão do tempo é sobre como se gasta o tempo, onde se gasta o tempo, com quem o fazemos e que tópicos trabalhamos durante", explica.
Darbyshire considera que a matriz de gestão de tempo no Gartner está centrada na gestão, execução e crescimento e transformação do negócio.
"Olhamos para onde as pessoas gastam o seu tempo ", revela Darbyshire. "Analisamos como é gerido, se um indíviduo está em modo de 'combate a incêndios' ou orquestrando uma estratégia, olhando para a percentagem de tempo gasto nessas formas de gestão".
De acordo com Darbyshire, o que se está sendo gerido também é importante, sejam projetos, pessoas ou ideias.
"Nós também olhamos para a forma como alguém está trabalhando com a sua equipe, com as camadas mais baixas da estrutura, com os pares e até com os gestores mais seniores. E, claro, o Gartner olha ainda para as situações nas quais o gestor está gasntabdo o seu tempo – em reuniões, em conversas, em interações um para um, ou se está realmente a trabalhar sozinho e pensando em novas ideias."
As melhores práticas do Gartner estão focadas em ajudar os executivos seniores a elevarem as suas interações na escala de maturidade. Os CIO entendem que, para serem eficazes, a relação com CEO é vital. Mas muitas vezes, os CIO devem superar o que é conhecido como a 'barreira de atenção do CEO". Darbyshire sugere algumas dicas capazes de ajudar os CIOs a superarem a "barreira de atenção dos CEO – tendo foco em conversas capazes atrair e reter a atenção.