No ano de 2015, a Federação Nacional de Saúde Suplementar (FenaSaúde), que representa 18 grupos de operadoras de planos privados de assistência à saúde, idealizou o 1º. Fórum da Saúde Complementar. Com o tema Sobrevivência do Setor de Saúde Suplementar – Propostas, Metas e Responsabilidades, o evento discutiu estratégias que contribuíram para assegurar a sustentabilidade da Saúde Suplementar no país. Ao final, o encontro propôs à sociedade metas e compromissos, que no futuro dependerão do engajamento de todos os entes para que gerem resultados – empresas, Governo, órgão regulador, prestadores de serviços e consumidores – diante dos desafios apresentados pelo cenário nacional.
Depois de um processo de concorrência entre algumas agência do setor, a Alternativa F foi chamada para organizar a primeira edição deste Fórum, criando logo, conceito, hotsite, comunicação prévia com o convidado e com o palestrante, cenografia, decoração, audiovisuais, ou seja, toda a operação e produção do evento.
Confira as informações detalhadas sobre este fórum a seguir.
Local: Hilton SP Morumbi
Número de participantes: 350
Data: 24 e 25 de novembro de 2015
A nossa inspiração foi criar uma marca diferenciada e marcante, por se tratar da primeira edição do Fórum.
Uma identidade e comunicação que, ao ser vista, nos remetesse diretamente à saúde.
Mas que também fosse calorosa, humana e próxima. Que demonstre todo cuidado que tivemos ao criar o evento da Saúde Suplementar.
Então, o primeiro passo partindo deste conceito foi criar o logo onde o F de Fórum tem destaque na marca como um todo. Como item adicional, incluímos uma linha de frequência cardíaca dentro do F representando o assunto principal do evento.
O segundo passo foi a criação da prancha conceito, onde trabalhamos os tons de verdes do logo da FenaSaúde e trouxemos diversos elementos gráficos com ícones relacionados ao que seria tratado no evento. O que só completou o nosso conceito e o tornou mais impactante.
O trabalho de pré-evento durou cerca de 2 meses e começou com um teaser de divulgação da data e local do evento.
Logo após o envio do teaser, lançamos o hotsite do evento que continha os seguintes recursos:
- Informações sobre o Fórum
- Programação completa do evento
- Área com currículos dos palestrantes
- Informações sobre o local do evento
- Espaço para inscrições
Além dessas peças, foram criadas outra diversidade que informava os participantes antes do evento, como:
- E-mails marketing sobre os painéis e os palestrantes internacionais
- E-mails com manutenção da inscrições
- E-mail falando sobre o encerramento das inscrições e transmissão ao vivo do evento
Dividiremos as informações do Fórum em duas partes: a primeira será a ambientação e a segunda será sobre a agenda.
A ambientação do evento foi marcada pela exposição da marca do evento em diversos ambientes como:
Credenciamento – Balcão e painel personalizado onde eram entregues o kit do evento contendo: crachá, pasta, bloco, caneta e livreto com toda a programação do evento e dicas práticas sobre o mesmo.
Sinalização – Totens foram dispostos para que o congressista pudesse se localizar nas salas. Haviam sinalizações como: toaletes, almoço, sala vip.
Sala VIP e Sala de Produção - Dividimos uma grande sala em duas: a primeira parte era a sala VIP, formada por painéis com a comunicação do evento, mesa para coletiva de imprensa, lounges para os palestrantes e autoridades, além de um televisor que passava a transmissão ao vivo do evento. Um diferencial desta sala, além do serviço personalizado dado pela equipe da Alternativa F era que o palestrante poderia salvar sua apresentação atualizada em um computador que estava disponível e nós recebíamos a atualização direto na house mix. A sala de produção ficava logo atrás da sala VIP e um corredor de painéis as separavam, na sala de produção dispusemos todos os materiais do evento, computadores e impressoras para atendimento emergenciais e uma mesa de reunião para alinhamentos diários.
Plenária – A plenária era formada por um grande palco composto de duas telas com projeção HD. No centro, reproduzimos a comunicação visual do evento usando os elementos/ícones de maneira 3D e retro-iluminados com fitas de LED. O palco, forrado todo de verde, continha um púlpito para a Mestre de Cerimônias e para os palestrantes, além de um lounge para os moderados e participantes dos painéis de discussão. A plenária foi montada com 350 lugares, dispostos em formato de auditório e a primeira fileira foi reservada para a diretoria, autoridades e palestrantes ali presentes. Todo o evento foi coberto com tradução simultânea devido a grande participação de personalidades internacionais.
Sala de Imprensa e Sala de Almoço – Esses dois espaços ficavam em outro andar do hotel e tiveram produção básica mediante a solicitação do cliente.
Área de Coquetel – Ao final do primeiro dia, a área de coffee break montada no foyer do evento se transformou em uma área para um coquetel de confraternização entre os convidados. Dispusemos bistrôs com arranjos florais e bastante iluminação em LED para mudar o ambiente.
A agenda do evento foi composta por uma programação de 2 dias, conforme você pode conferir a seguir:
Credenciamento – Local onde recebíamos todos os convidados de forma online e onde podiam pegar os kits do evento já informado acima.
Solenidade de Abertura – A mestre de cerimônias, Renata Jábali, abriu o evento dando as boas vindas a todos, orientando-os com algumas instruções importantes sobre o evento e convidou as autoridades para estarem presentes ao palco para a solenidade de abertura, que subiram ao palco, acompanharam a execução do hino nacional e fizeram um rápido discurso.
As autoridades presentes na mesa foram:
Marcio Coriolano, Presidente da FenaSaúde, Vice-Presidente da CNseg, Presidente da Bradesco Saúde e Mediservice;
José Carlos Abrahão, Diretor-Presidente da ANS – Agência Nacional de Saúde Suplementar;
Marcelo Castro, que foi representando Excelentíssimo Ministro da Saúde;
Painéis – Após a solenidade, nos dois dias de evento, devemos seguimento aos painéis criados para apresentar e discutir temas do setor no Brasil e no Mundo. Os painéis, super bem estruturados, contaram com importantes personalidades do ramo da saúde, como mestres, doutores, especialistas, etc. Confira abaixo o conteúdo e os participantes de cada um dos painéis:
Painel 1 - Obamacare, Experiência da Reforma para a Sobrevivência do Setor
Palestrante Principal: Ezekiel Emanuel (Presidente do Departamento de Ética Médica e Políticas de Saúde da University of Pennsylvania)
O painel apresentou o Affordable Care Act, ou Obamacare, modelo assistencial adotado pelos EUA nos últimos anos, discutindo o contexto político em torno de sua criação, os principais norteadores do programa, os resultados já conquistados e os objetivos futuros. Em seguida, foram debatidas propostas para tornar o setor de saúde brasileiro mais equilibrado, prevendo aumento da acessibilidade e investimento contínuo em qualidade.
Os comentadores deste painel foram:
Mauricio Lopes (Vice-Presidente de Saúde e Odonto da SulAmérica)
Florentino Cardoso (Presidente da AMB)
Marcio Serôa de Araujo Coriolano (Presidente da FenaSaúde e Presidente da Bradesco Saúde e Mediservice)
Painel 2 - Informação como Agente de Mudança e Transformação
Palestrante Principal: David Newman (Diretor-Executivo do Health Care Cost Institute - HCCI)
A proposta central do painel foi discutir a informação como meio para apoderar o consumidor, para que ele faça as melhores escolhas, conhecendo quem são os prestadores de serviços, seus custos e resultados. O debate teve como objetivo, ainda, mostrar que a Tecnologia da Informação é um poderoso instrumento de gestão para as operadoras de saúde. David Newman abordou a plataforma online Guroo.com, criada pelo HCCI, que traz os valores máximo, mínimo e médio dos principais procedimentos médicos, em níveis nacional, estadual e local.
Martha Regina de Oliveira (Diretora da ANS)
Juliana Pereira da Silva (Secretária Nacional do Consumidor do Ministério da Justiça)
Luiz Augusto Carneiro (Superintendente-Executivo do IESS)
Sandro Leal Alves (Gerente-Geral da FenaSaúde)
Painel 3: Organização da Assistência e Remuneração.
Palestrante Principal: Dr. Jay J. Cohen (Vice-Presidente Sênior da Optum)
O painel abordou novos modelos de assistência à saúde e novas formas de remuneração dos prestadores de serviços médicos, com vistas ao desenvolvimento de um modelo de atenção integrada no Brasil. Analisou como a informação coordenada sobre a atenção com a saúde, atendimentos e procedimentos, a exemplo do que ocorre nas Accountable Care Organizations (ACOs), favorece a coordenação dos cuidados e, portanto, a racionalização dos gastos do setor.
Claudio Lottenberg (Presidente da Sociedade Beneficente Israelita Albert Einstein)
Irlau Machado Filho (Presidente da NotreDame Intermédica)
Leandro Reis (Diretor da de Normas e Habilitação de Operadoras da ANS)
Antonio Jorge Kropf (Diretor da Amil)
Painel 4: Preservando o Acesso Diversidade de Produtos.
Palestrante Principal 1: José Pastore (Presidente do Conselho de Emprego e Relações de Trabalho - FecomercioSP)
O painel abordou os desafios que a empresas têm enfrentado nos últimos anos, com o aumento dos custos de planos de saúde a taxas bem acima da inflação e da economia, ameaçando sua capacidade de pagamento.
Palestrante Principal 2: Cesar Lopes (Líder de Saúde e Benefícios em Grupo da Towers Watson).
Foram analisadas as soluções que países em situações semelhantes à brasileira encontraram para conter o crescimento dos custos da saúde.
Palestrante Principal 3: Flavio Bitter (Diretor da Bradesco Saúde)
Apresentou propostas de mudanças e novos produtos adaptáveis à situação brasileira que possibilitam um maior leque de escolhas para os consumidores, amplitude de iniciativas para as operadoras de planos e seguros de saúde e a contenção da escalada de custos.
José Carlos de Souza Abrahão (Diretor-Presidente da ANS)
Deborah Ciocci (Juíza Assessora da Presidência do Tribunal de Justiça de São Paulo)
Marcelo de Matos Ramos (Coordenador-Geral de Promoção da Concorrência-SEAE do Ministério da Fazenda)
José Cechin (Diretor-Executivo da FenaSaúde)
Intervalos entre os painéis – Nos intervalos entre os painéis eram realizados coffees breaks, almoços e coquetéis.
Encerramento – O encerramento do evento aconteceu ao final do segundo dia com um sumário de tudo o que foi levantado/comentado nos dois dias de evento.
Ainda sobre a agenda e o evento, é importante darmos algumas informações adicionais:
- Cobertura ao vivo: O evento, devido a sua importância e quantidade excessiva de inscrições, foi transmitido ao vivo no site do Estado de São Paulo, como pode conferir através do link abaixo:
Uma potente cobertura de internet teve que ser contratada para suprir o link que teve mais de 600 acessos simultâneos.
- Perguntas via whatsapp: Todas as perguntas referentes aos painéis podiam ser enviadas pelos convidados via whatsapp. O mediador recebia as perguntas em um tablet que ficava a disposição. No momento oportuno, respondia a pergunta ou encaminhava-a para algum especialista que fazia parte daquele painel.
- Distribuição de livros: Em um dos coffees breaks, um dos palestrantes distribui livros sobre o assunto intitulado "Saúde Suplementar no Brasil".
- Coletiva de imprensa: Uma coletiva de imprensa foi dada para jornalistas que eram especialistas no ramo.
- Divulgação do evento: O evento foi divulgado em diversos sites do setor, conforme alguns links abaixo:
http://patrocinados.estadao.com.br/fenasaude/index.html?1474830862
http://patrocinados.estadao.com.br/fenasaude/vem_ai.html
O pós-evento foi marcado por e-mail marketing de agradecimento, disponibilização das apresentações e fotos do evento no site, além do envio de um formulário de avaliação do evento como um todo que estará demonstrado na área de resultados.
Abaixo, descreveremos os desafios e soluções encontrados neste evento.
1 - Como trazer, de forma marcante, uma comunicação visual forte e que perdurasse em outros anos?
A nossa inspiração foi criar uma marca diferenciada e marcante, por se tratar da primeira edição do Fórum. Uma identidade e comunicação que, ao ser vista, nos remetesse diretamente à saúde. Mas que também fosse calorosa, humana e próxima.
2 – Como atrair a atenção do convidado para o evento?
Criamos um hotsite do evento e uma série de teasers que eram enviados para os congressistas e para os prospects toda a semana. O site do evento também foi divulgado no site da FenaSaúde e em sites de assessoria de imprensas locais.
3 - Como atender a expectativa do convidado em um evento que estava em sua primeira edição?
Organizando um evento que tivesse uma programação robusta e grandes personalidades do setor, além de ter um ambiente confortável para o congressista.
4 - Como saber se o evento foi produtivo?
Uma avaliação foi enviada a todos os participantes com o objetivo de melhorar as próximas edições no que diz respeito a espaços e conteúdos. Além de ter sugestões de personalidades e ideias para as próximas edições.
O evento foi avaliado e tivemos os seguintes resultados abaixo:
Local: 98% de avaliações positivas
Atendimento e equipe de coordenação: 99% de avaliações positivas
Duração do evento: 98% de avaliações positivas
Recursos audiovisuais e cenográficos: 99% de avaliações positivas
Como ficou sabendo do evento? 44% pelos e-mails marketing, 20% pelo site, 6% em anuncio de revista e 30% por outros canais
O evento atendeu as expectativas? 99% responderam que sim
Classificação do evento em modo geral: 98% de avaliações na categoria excelente
Em modo geral, o resultado para a primeira edição foi 100% satisfatório.
08 profissionais Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação.
Aproximadamente 90 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.
A equipe de Marketing da CNSeg estava composta por 5 pessoas divididas em diferentes funções.
A equipe da Alternativa F estava composta por 8 pessoas, sendo 2 Diretores da Agência, 5 Produtores e 1 Produtor Técnico.
01 profissional da Alternativa F Eventos.
Refeições: Foram servidas 2.170 refeições entre coffees breaks, coquetéis e almoços.
Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades da do evento, mas não é possível mensurar.