Ferreira Filho Associados - [Artigo] Onde mais posso reduzir custos em meu Orçamento?
Onde mais posso reduzir custos em meu Orçamento?
Promessas de rápida redução de custos
Quando fazemos uma pesquisa pela internet sobre o assunto, encontramos várias promessas de soluções rápidas, fáceis e milagrosas sobre o assunto, mas quando clicamos vemos sempre as mesmas coisas.
Neste artigo vou citar algumas alternativas e logo você entenderá do que estou me referindo:
Ciladas dos Sistemas de Gestão que reduzem Custos
Existe uma enxurrada de softwares de informações para controle financeiro ou de orçamento que prometem redução de custos. Você não está sendo enganado, historicamente a implantação de um controle de gastos eleva em até 30% o lucro das empresas pelo simples fato delas passarem a visualizar para onde estão sendo alocados os gastos.
Mas onde está a cilada?
É comum encontrarmos empresas "investindo" pela segunda ou terceira vez em troca de sistemas e nunca atingir sucesso, pois o problema não está no software. E conheço bem essa dificuldade, pois no início de minha carreira trabalhei com implantações de software buscando resultados com ótimas aplicações de empresas renomadas no mercado.
Para conseguir este sucesso com a implantação de um software de informações, primeiro é necessário que sua empresa já tenha os processos definidos: Fluxos, Rotinas, Responsabilidades, metas, indicadores e principalmente uma forma definida de Gestão. Somente depois dessa "mecânica girando" e com as pessoas engajadas é que a empresa irá inserir num software que comporte toda esta estrutura.
Dicas que prometem reduzir custos agora mesmo
Mais uma vez, encontramos um grande volume de artigos, e-books ou informações na internet de especialistas que promovem um caminho fácil para você aplicar.
Dependendo da maturidade de organização financeira de sua empresa, essas dicas não serão mais o suficiente para agradar os seus acionistas pois devido elas serem rápidas, de baixo custo e riscos, consequentemente são tímidas e de baixo impacto, já não convencendo mais:
Ações para economia de papel, cópias, impressão e tinta;
Energia elétrica, restringindo uso de lâmpadas, aparelhos ou equipamentos como ar-condicionado;
Telefones e internet;
Contratação e demissão de funcionários sem base fundamentada;
Tudo isso é claro que gera economia, mas são ações muito simples, e mais voltadas para empresas de pequeno porte ou em início de atividades. Estes gastos são as formiguinhas em relação aos elefantes em que junto com demais gestores poderiam estar atuando e que os acionistas esperam.
É importante dizer que quanto maior a empresa, maiores são as oportunidades.
Onde mais minha empresa pode encontrar redução de Custos no orçamento então?
Para reduções maiores, consequentemente será necessário mais trabalho chato, não necessariamente mais difícil. Para alcançar novos patamares é preciso inovar no sentido de alterar a forma de fazer as coisas, aplicando novos métodos de execução e controle específico para cada área ou disciplinas que vou apenas citar aqui, pois para cada tópico daria um novo artigo ou e-book para detalhar e se pesquisar você encontrará vários deles neste blog.
Redução de Custos através da Ocupação
O primeiro passo aqui é descobrir em horas qual a sua capacidade total de produção ou execução com os recursos (pessoas ou máquinas) que já tem disponível hoje e comparar com quantas unidades de produção você deveria entregar a um tempo meta aceitável.
Feito isso você tem uma meta para diluir os seus custos e ela deve ser passada e cobrada semanalmente do comercial.
O percentual de ocupação da sua empresa já irá dizer o quanto você não está aproveitando de seu capital ante de iniciar os trabalhos e muitas empresa não se atentam para esta conta e querem descontar sua ociosidade na redução do café, por exemplo.
O cuidado aqui é na produção de estoques ou trabalhos que não agregam valor. Os custos devem ser diluídos por produção ou serviços que geram receitas.
Aumento de Produtividade para diluição de Custos
Muitos gestores no Brasil confundem aumento de Produtividade com aumento do volume de Produção. Apesar de estarem relacionados, possuem significados diferentes.
Eu posso aumentar meu volume de Produção de forma descontrolada e aumentar de forma desproporcional a minha improdutividade e este é um erro comum cometido por indústrias e serviços quando recebem uma oportunidade de mercado para gerar faturamento.
Um processo "gerenciado" deve conter o extrato de seus ofensores de paradas (programadas ou não) com números históricos que apresentem o porquê não foi produzida sua capacidade total. O papel do gestor é gerenciar a conclusão de ações para combater estes ofensores que sempre irão existir em maior ou menor intensidade, sendo eles os grandes vilões do custo e sempre estando ocultos.
Mapeamento de Processos para Áreas de Apoio
Nas empresas com o passar dos anos e com seu crescimento, é necessário um aumento de estrutura, sendo natural a promoção de pessoas que se destacam para liderarem processos que passam a se transformar em um novo departamento. Como exemplo a criação de um setor de Qualidade independente da Produção e do PPCP, o mesmo para área de Processos ou Setup que passam ter novos líderes, salas e todas as despesas para isso. O mesmo acontece para áreas administrativas que passam a criar o setor tributário, controladoria e até o setor de Custos que originalmente se chamavam contabilidade.
Não há nada de errado em aumentar a estrutura, mas de tempos em tempos é possível mapear a rotina e a carga de todas as atividades que são executadas por estas pessoas e matematicamente, mesmo aplicando concessões aceitáveis você encontrará um volume alto de oportunidades de racionalização.
Com a ampliação destes setores, multiplicaram-se também os percentuais de ineficiência de cada setor e pegar o orçamento histórico e pedir para cada responsável reduzir seus gastos já não funcionam mais. É preciso de forma matemática olhar o todo.
Custos de Manutenção e TI
Para áreas que trabalham através de chamados ou ordens de serviços, a redução de custos está na gestão deste total de solicitações em aberto em reação a capacidade de atendimento.
É preciso converter estas ordens de serviços em horas para confrontar com as horas disponíveis do setor para realização. Com este entendimento é possível criar metas e gerenciar também os ofensores deste processo seguindo os mesmos conceitos de Ocupação e Produtividade.
Mas não é só isso, é preciso acompanhar a performance dos equipamentos através dos registros das informações criando indicadores e metas para tempo de parada dos equipamentos por quebras e o tempo de performance entre uma parada e outra. Assim é possível direcionar ações diretas e medir a eficiência destas ações.
Diagnóstico para Redução de Orçamento de Custos
Poderíamos citar inúmeras outras possibilidades de ganhos diretos (hard saving) ou indiretos (soft saving) que já aplicamos ao longo dos anos em empresas dos mais variados portes e segmentos, mas vou deixar aqui uma última recomendação que julgo ser a mais importante e chamamos de Diagnóstico empresarial.
Assim como você deve ir ao médico fazer o seu check-up anual e ele te pede uma série de exames, a empresa precisa também destes exames que irá estratificar onde você precisa atuar.
Recomendo a aplicação destas e outras ações que citei acima sob a prescrição de um especialista de confiança pois em toda empresa existem estas oportunidades e o que diferencia é a intensidade que ocorre em cada uma impactando em ganhos de lucro.
Caso queira uma consulta em sua empresa, entre em contato conosco para irmos até você, avaliar quais exames serão necessários para diagnosticar as oportunidades que existem em seu Orçamento para redução de custos e aumento de lucro em sua empresa.