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Tecnologia GED é o Salva Vidas de Dados Eletrônicos: Entenda O Porquê.
Se sua empresa ainda não conta com um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) está mais do que na hora de pensar nisso. O GED e suas tecnologias relacionadas são vistos hoje como grandes aliados das empresas que querem mais agilidade, principalmente quando se fala em análise de informações e controle de arquivos nos mais diversos formatos, sejam impressos ou digitais.
Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os arquivos ativos de uma empresa crescem cerca de 25% ao ano. Isto se torna um problema maior quando as empresas acumulam papéis e informações de valor que podem acabar se perdendo.
Na prática, quando digitaliza seus documentos, a empresa torna seus procedimentos administrativos mais ágeis, melhorando bastante o relacionamento com seus clientes e entre suas áreas internas. Além de garantir a segurança, o uso de soluções de GED permite a padronização de documentos e, com isso, ajuda as áreas usuárias a cumprirem os prazos definidos para cada processo.
Além destas vantagens, apresentamos aqui outras cinco:
Agilidade – Segundo a ABDG, gestores perdem até 4 semanas por ano buscando informações nos arquivos físicos. Com o uso do GED, fica mais fácil localizar informações dentro da empresa, e ainda o acesso é feito de forma rápida e segura. Também são eliminados os deslocamentos até os locais onde os documentos ficam arquivados.
Controle – o sistema de busca da solução de GED permite que os gestores envolvidos tomem decisões com mais rapidez. Além disso, permite que a empresa controle os níveis de acesso e acompanhe a evolução de cada documento desde o momento em que ele é digitalizado.
Custos – o GED é fundamental para o controle de custos e a redução de gastos com insumos, como os necessários para se fazer cópias dos documentos. Além disso, os gastos com armazenamento e estocagem é otimizado.
Home office – com o uso do GED, os arquivos ficam acessíveis via internet, favorecendo a integração e a colaboração entre os diferentes membros de uma equipe. Portanto, com movimentação de arquivos entre funcionários e a possibilidade de acesso simultâneo oferece possibilidade de trabalho dinâmico, seja em casa, seja no escritório.
Segurança – o uso de soluções de GED aumenta a segurança dos documentos, restringindo o acesso de determinados documentos para grupos, setores ou pessoas. Além disso, há uma preocupação em fazer back up dos documentos evitando transtornos causados por invasão de servidores e apagamento de arquivo de forma indevida.
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