Checklist para produtores de eventos - Blog | Eyemobile
Checklist para produtores de eventos
Na hora de organizar um evento de sucesso, os produtores de eventos mais experientes sabem muito bem da importância do checklist. Essa ferramenta, embora bastante simples de ser usada, é essencial para garantir que nenhum item importante será esquecido.
Mesmo sendo possível encontrar modelos prontos dessas listas de checagem, é importante destacar que cada evento é único, e por isso suas necessidades em relação à organização podem ser distintas.
Com o tempo e a prática, você passará a produzir seus próprios checklists, sempre conferindo o que é mais importante para o evento que você está realizado. Porém, nos primeiros eventos pode ser difícil encontrar a fórmula certa, não é mesmo? Por isso, separamos algumas informações importantes que podem lhe ajudar. Confira!
Se você ainda não tem o hábito de produzir checklists para os seus eventos, está na hora de modificar essa atitude. As listas de checagem podem auxiliar os produtores em diversas etapas, desde a concepção e a organização do evento, até a mensuração do sucesso da produção.
Com um bom check-list é possível:
Garantir que os objetivos do cliente para o evento serão cumpridos;
Gerenciar melhor suas equipes;
Não se esquecer dos prazos importantes;
Gerenciar melhor o orçamento e as formas de captação;
Mensurar dados e definir os pontos positivos e negativos do evento após a sua realização;
Garantir o sucesso do evento e a melhor organização da sua produção.
Itens essenciais que todo checklist deve ter
1. Informações gerais sobre o cliente
Antes de começar a produzir um evento é essencial dispor de informações sobre o seu cliente e também sobre o que ele espera com o seu trabalho e o evento que está sendo feito.
Por isso, inclua no seu checklist os objetivos do cliente com aquela produção, o público-alvo que ele pretende alcançar e os pontos-chaves que são considerados fundamentais para que o evento seja um sucesso.
Estar com essas informações sempre a vista é essencial para garantir que a sua produção está indo "para o caminho certo" e que todas as suas decisões estão de acordo com as expectativas do seu cliente.
Além disso, lembre-se de incluir informações práticas como o contato com os funcionários responsáveis e também com o seu cliente, para caso alguma urgência aconteça, você ter sempre esses dados à mão.
Além de compreender muito bem as necessidades do seu cliente, você precisa definir alguns pontos fundamentais sobre o seu evento. Por isso, coloque um item a parte sobre os dados gerais da sua produção, como:
Dia e local;
Público-alvo (lembre-se de incluir as principais informações de quem você pretende atingir, como faixa etária, poder aquisitivo, quantidade de pessoas estimadas e outras que julgar necessário);
Atividades a serem desenvolvidas e principais responsáveis por cada uma delas;
Equipes necessárias;
O cronograma é um item essencial do planejamento de qualquer produtor de eventos de sucesso, afinal ele é responsável por nortear todo o seu trabalho, com prazos para cada uma das etapas de produção e de pós-evento.
Para criar um bom cronograma é essencial que você tenha definido todos os passos essenciais para a organização do seu evento, desde a concepção da ideia inicial, até a definição dos fornecedores e da equipe e também das formas de mensuração do sucesso do seu evento.
Não se esqueça de incluir nesse planejamento também o seu orçamento e de ir atualizando o valor disponível conforme você vai avançando nas decisões.
Na hora de definir o orçamento com o seu cliente, vocês também pensarão em formas de captar recursos que podem ser: patrocínios, venda de ingressos, apoio cultural e outras.
Todas essas formas merecem ser acompanhadas de perto, para ter certeza de que haverá recursos suficientes capazes de suprir todas as demandas do evento.
Por isso, não se esqueça de incluir esse ponto crucial no seu checklist e de definir os responsáveis por esse acompanhamento, junto com as datas limite para respostas de patrocínio, venda de determinada parcela de ingressos e outras ações.
Como as pessoas ficarão sabendo do seu evento? Quais as formas mais efetivas de divulgação de acordo com o público que você deseja atingir? Quais serão os pontos e formas de venda dos ingressos? Essas são respostas essenciais que todo produtor de eventos deve saber responder.
Acompanhar como estão ocorrendo as suas ações de divulgação é fundamental para o sucesso do seu evento e por isso merece um ponto específico no seu checklist, sempre definindo as datas para cada uma das peças de divulgação – com antecedência suficiente.
Os itens anteriores podem ser mais usados na fase pré-evento, porém o checklist continua sendo importante mesmo quando o seu evento já está acontecendo.
Aqui, o principal objetivo é certificar-se de que tudo o que foi planejado está sendo cumprido e também ajudar a lidar com possíveis imprevistos, como a falta de um membro importante da equipe ou até mesmo questões envolvendo alguma das atrações.
Esse ponto do checklist também é muito útil para auxiliar o cerimonial, podendo contar com atividades bem práticas, como: distribuição dos participantes e dos lugares especiais, ordem das atividades do dia, protocolo cerimonial, área de credenciamento e outras questões.
Evento finalizado, trabalho encerrado, certo? Não é bem assim. Na verdade, após o término do evento é hora de analisar se os objetivos definidos com o cliente foram atingidos, se os participantes do seu evento ficaram satisfeitos e quais pontos podem ser melhorados para as próximas edições.
Por isso, é essencial ter no seu checklist algumas ações que lhe ajudem a encontrar essas respostas, como:
Envio de pesquisa de satisfação aos participantes e tabulação dos dados;
Acompanhamento das opiniões via redes sociais;
Retorno financeiro obtido com o evento;
Problemas ocorridos durante o evento e formas de evitá-los em uma próxima edição;
Clipping de materiais divulgados na imprensa;
Fotos e vídeos de divulgação pós-evento;
Relatório final com todas as informações referentes ao evento e os objetivos alcançados.
Com essas dicas, ficou mais fácil realizar bons checklists e alavancar a sua carreira? Aproveite e veja outras dicas importantes que já demos para produtores de eventos!