Gerenciar atrasos no consultório é um dos principais desafios que preocupam médicos.
Quando um paciente não chega no horário combinado, toda a agenda se atropela e, com isso reclamações e momentos de insatisfação surgem. Além disso, esse transtorno pode afetar diretamente na receita, já que cliente mal atendido não pensa duas vezes e procura outro profissional e ainda denigre a imagem. Mas, como diminuir ou evitar que isso aconteça?
Calma e segurança para lidar com esse tipo de problema é fundamental. Organização é a palavra-chave para resolver a situação que pode envolver três possíveis vertentes: o paciente se atrasa para a consulta; o médico se atrasa ou o atendimento demora mais do que o previsto. Por isso, o primeiro passo é ter sempre a agenda atualizada de contatos dos pacientes. Toda a comunicação será imediata e possibilita uma segurança maior ao atendimento.
Com a agenda de contatos atualizada é hora de focar no pré-atendimento, entrar em contato para confirmar a consulta com antecedência é essencial, seja por ligação, SMS ou whatsapp. Isso já permite uma margem de segurança da presença dos pacientes no dia da consulta e é mais fácil remanejar a agenda.
Ter como auxílio um software de gestão das consultas também é indicado. Já imaginou você estar na rua resolvendo algum problema antes de ir ao consultório e precisar ter um acesso remoto de toda a sua agenda? Com ele, fica mais fácil fazer adaptações rápidas, caso a secretária falte no dia dia, por exemplo.
Evitar 'encaixes' durante o dia é outra dica importante. Isso pode atrapalhar ainda mais o andamento das consultas. Mesmo com uma boa intenção de atender mais pacientes, o efeito pode ser reverso e trazer muita dor de cabeça.
Controlar os atendimentos é outro método eficiente que costuma reduzir atrasos. Por exemplo, uma primeira consulta é bem diferente de uma revisão. Será que não é melhor limitar o tempo de acordo com as necessidades do paciente? Pode ser uma maneira de adequar os horários e respeitar o paciente que vem em seguida.
Mas, um dos pontos primordiais é a relação médico-paciente. Imprevistos e esquecimento são comuns, mas quanto mais o paciente for próximo do especialista, menos chances ele terá de se atrasar. Essa identificação e respeito mútuo transformam a relação e ajudam nesse processo da pontualidade.
O outro lado: quando o médico atrasa
Quantas vezes chegamos para a consulta no primeiro horário e o médico ainda não chegou no consultório? Isso é mais comum do que se imagina. Imprevistos podem acontecer, porém é muito importante que o profissional evite esse tipo de situação. O paciente se sente mal cuidado e a primeira impressão, sabemos, é a que fica. Caso algo aconteça, peça para sua secretária ou integrante da equipe tentar avisá-lo com máxima antecedência, caso haja essa opção, ou senão, converse e explique que isso não costuma acontecer presencialmente.
Como uma nova opção que facilita a organização de agendas, e consequentemente as consultas, os coworkings médicos crescem no mercado e auxiliam o médico nessa administração de tempo.
Ter alguém organizando o fluxo de entrada e saída de pacientes é bem melhor e poupa funções administrativas do especialista, que ainda tem a vantagem de fazer o seu próprio horário no ambiente escolhido.
Invista na sua sala de espera!
Atrasos podem ser muito irritantes para qualquer um. Que tal proporcionar um ambiente mais confortável e aconchegante para o paciente passar esse momento? Um espaço com entretenimento disponível pode melhorar e muito o humor de qualquer um. Revistas, livros, televisão, música ambiente podem ser algumas opções para tornar o local mais afetuoso.
Outro cuidado é ter sempre uma equipe de secretárias cordiais e solícitas. Casa haja o atraso, é importante que o atendimento ao paciente seja conduzido da melhor forma possível. Oferecer um café ou uma água é sinal de preocupação e transmite tranquilidade.