O Plano Diretor de Informática - PDI- consiste em um planejamento envolvendo todas as áreas e atividades da empresa, com a intenção de eliminar os problemas existentes, criando soluções inovadoras, dando ênfase ao que a empresa possui de melhor, otimizando seus processos e tornando-a competitiva.
Não podemos desenvolver algo baseado naquilo que achamos estar correto e não ser bom para o usuário. A empresa confia em nós e espera que façamos um bom trabalho para solucionar seus problemas.
Para que isso se torne possível é necessário que seja feito um levantamento detalhado de informações que se julgarem necessárias de todas as áreas da empresa.
O PDI é uma necessidade da empresa e parte da vontade dos dirigentes, pois a empresa é um sistema aberto, isto é, envolve a idéia de entrada, processamento e saída. A empresa utiliza recursos, tais como materiais, humanos, financeiros que, após algum processamento, geram novos bens e/ou serviços a serem fornecidos ao mercado.
O ambiente em que vive a empresa é essencialmente dinâmico, fazendo com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente.
E como começar o levantamento de todos estes dados?
Inicialmente, precisamos conhecer a empresa, observando-a como um todo, a partir de duas alternativas metodológicas, a saber:
a) Observação dedutiva: do todo para o particular. Nesse caso, os sistemas de informações são subsistemas do sistema empresa; a empresa é subsistema do sistema econômico; o sistema econômico é subsistema do sistema Estado, conforme figura abaixo:
Figura 1 - Visão dedutiva
Para a informatização de uma organização ter sucesso, deve-se efetuar o PDI. O PDI é uma necessidade de planejamento da empresa, para um período de três a cinco anos, onde são planejadas todas as necessidades de hardware, software, treinamento e os recursos financeiros para a sua implementação. Além disso, o PDI define qual é a ordem de implantação dos sistemas, de acordo com as necessidades da empresa. No PDI, são definidos:
1. A missão da empresa.
2. Os objetivos da empresa, a curto, médio e a longo prazo.
3. Os fatores críticos de sucesso.
4. Os objetivos, o funcionamento, os problemas de cada área da empresa e os dados de cada área.
5. Pesquisas de valores de hardware e software necessários para cada área.
6. Cronograma físico e financeiro para a implantação do PDI.
Figura 2 - Definição do PDI
b) Observação indutiva: do particular para o todo. Nesse caso, o conjunto Estado aparecerá configurado como o núcleo do sistema; as empresas como camadas intermediárias girando em seu torno e os sistemas de informações nas camadas periféricas do conjunto, conforme figura abaixo:
Figura 3 - Visão indutiva
A visão indutiva refere-se à parte da implantação dos sistemas, partindo-se dos sistemas prioritários definidos pelo PDI em conjunto com a Diretoria da empresa, conforme figura abaixo:
Figura 4 - Visão do PDI e do Desenvolvimento dos Sistemas
Na figura 4, podemos perceber a importância da implantação dos sistemas, partindo-se da base. É na base que é armazenado o banco de dados, onde são efetuadas as entradas dos dados, as quais irão gerar as informações para todos os níveis da organização, através do processamento de dados. Os demais níveis (tático e estratégico) usufruem das informações para a tomada de decisão, como já visto anteriormente.
Quando os sistemas são implantados dessa forma, as chances de obtermos sucesso na implantação são muito grandes. Outro fator para o sucesso da implantação dos sistemas é a participação ativa do Contador, pois todos os dados acabam em controles, os quais são parte integrante das funções da Contabilidade, gerando os SIGs - Sistemas de Informações Gerenciais.
A melhor maneira de começar é conversando com o usuário, tentando extrair dele o maior número de informações, definindo qual o universo (limites) do sistema que desejamos estudar.
Mas como devo conversar com o usuário?
É claro que existem técnicas eficientes que nos ajudam a extrair as informações que julgarmos necessárias. Vamos abordar aqui o JAD (Joint Application Design), técnica aplicada desde a fase de levantamento de dados até a implantação do sistema e o treinamento dos usuários, que está sendo muito bem aceita nas empresas, tendo sempre como foco principal a identificação de objetivos e modelagem conceitual, atividades importantes para a realização de soluções que atendam às necessidades dos usuários. Pode-se dizer que, a cada reunião do JAD, sempre há um produto ou serviço a oferecer aos usuários, tendo assim a certeza do sucesso do projeto.
Mas o que uma reunião tem a ver com o JAD?
Basicamente, tudo - se a reunião for um fracasso, o JAD será um fracasso.
As técnicas JAD empregam o conceito de visões refinadas. Através deste conceito, apuram-se três visões: Overview, Macro e Detalhe.
Na visão Overview trata-se das dificuldades, das necessidades, do contexto, dos objetivos, dos problemas... ou seja, os analistas têm um primeiro contato com as necessidades da aplicação. A visão Overview é importante aos analistas, pois cria massa crítica, sem a qual será impossível raciocinar, discutir, avaliar e negociar.
Na visão Macro, os usuários e analistas falam dos inter-relacionamentos existentes entre as necessidades, as dificuldades e os objetivos. Com o conhecimento adquirido no Overview, os analistas podem entender e ajudar os usuários a descobrir o que é mais importante para eles, aquilo que não pode ser deixado para depois.
Na visão Detalhe, usuários e analistas dirigem suas atenções para particularidades de um objetivo. Esse foco investiga em profundidade todos os itens componentes e como fluem as informações.
Quando a reunião chegar a esse ponto, todas as informações necessárias já estarão de posse do analista. Então, é só dar início ao projeto lógico.
É de extrema importância nas reuniões JAD que sejam utilizados recursos visuais, pois torna mais palpável o projeto, permitindo uma melhor compreensão, por parte do usuário, do que se pretende fazer. Os recursos visuais mais utilizados são retroprojetor, transparências, Data-Show, Microcomputador, Impressora, material de apoio para cada participante (proposta do projeto), etc.
Em todo desenvolvimento de projetos, o problema maior está em falar e o JAD faz isso de forma eficiente. Mas, quando se fala demais, também se ouve demais. Num JAD, os analistas ouvem muito, não apenas pedidos de desenvolvimento mas questionam sobre o tempo de desenvolvimento, restrições de equipamentos, aquisição de recursos, orçamento, projetos que terão de rodar em paralelo, prazos, qualidade de serviço, etc.
Todas estas questões levantadas pelos usuários deverão ser encaminhadas ao gerente do projeto e é ele quem terá as respostas que eles esperam.
Vistas estas técnicas de JAD, podemos concluir que ele serve para duas coisas: desenvolvimento da aplicação e gerenciamento do desenvolvimento da aplicação.
Mas quanto custa para se trabalhar com o JAD?
O preço é relativo. Para projetos de alta qualidade, obtidos através do JAD, há uma grande economia de tempo e dinheiro durante as fases de desenvolvimento e após a entrega do sistema. Isso é possível pois o JAD proporciona o desenvolvimento de sistemas de forma mais rápida, consistente e com o comprometimento do usuário. O trabalho é feito em grupo e é composto por um condutor (líder de reunião), 2 analistas de sistemas (responsável pela produção dos documentos de saída do JAD), patrocinador (pessoa que possui autoridade suprema sobre a área funcional que o sistema abrangerá), 2 usuários do sistema (pessoas que irão trabalhar com o sistema), documentador (que faz todas as anotações necessárias para conduzir o documento final do JAD e auxilia o líder de reunião).
As pessoas que participam do JAD têm funções bem definidas, podendo ser representadas em forma de estrela, onde os participantes ocupam o papel central. Eles têm o poder de realizar um espetáculo bom ou ruim. Tudo irá depender das pessoas selecionadas. Pessoas sem experiência no trabalho, sem imaginação e resistentes a mudanças irão projetar um JAD ruim. Já com pessoas brilhantes, a metodologia produzirá soluções inovadoras e altamente eficientes.
Podemos dizer que, usando as técnicas JAD, os dois lados ficam satisfeitos: usuários por terem o que de fato precisam e analistas por terem feito algo que será útil, pois deve ser chato saber que todo o tempo que você gastou para desenvolver o projeto foi em vão, pois não atendeu às expectativas.
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