Se a decisão for bem-sucedida, a empresa poderá desfrutar de vantagens estratégicas e operacionais. Mas se a decisão se mostra errada, ou uma oportunidade em potencial é perdida, recursos substanciais serão destinados a investimentos infrutíferos.
O planejamento ajuda a organização a traçar um rumo para o alcance de suas metas. O processo começa com a revisão das operações atuais da organização e a identificação do que precisa ser melhorado operacionalmente no próximo ano.
A partir daí, o planejamento envolve a visualização dos resultados que a organização deseja alcançar e a determinação das etapas necessárias para chegar ao destino pretendido – sucesso, se medido em termos financeiros, ou metas que incluem ser a organização com melhor classificação em satisfação do cliente.
Todas as organizações, grandes e pequenas, têm recursos limitados. O processo de planejamento fornece as informações de que a gestão precisa para tomar decisões eficazes, sobre como alocar os recursos de uma maneira que permita à organização alcançar seus objetivos. A produtividade é maximizada e os recursos não são desperdiçados em projetos com pouca chance de sucesso.
Definir metas que desafiam todos na empresa a buscar melhor desempenho é um dos principais aspectos do processo de planejamento. Os objetivos devem ser agressivos, porém, realistas. As organizações não podem se permitir ficar muito satisfeitas com o que estão fazendo atualmente – ou provavelmente perderão terreno para os concorrentes.
O processo de definição de metas pode ser um alerta para gestores que se tornaram complacentes. O outro benefício da definição de metas ocorre quando os resultados da previsão são comparados aos resultados reais. As organizações analisam variações significativas da previsão e tomam medidas para remediar situações em que as receitas são inferiores ao planejado ou às despesas mais altas.
Gerenciar riscos é essencial para o sucesso de uma empresa. Mesmo as maiores corporações não podem controlar o ambiente econômico e competitivo em torno delas. Ocorrem imprevistos que devem ser resolvidos rapidamente, antes que as consequências financeiras negativas desses eventos se tornem graves.
O planejamento incentiva o desenvolvimento de cenários “hipotéticos”, em que os gestores tentam visualizar possíveis fatores de risco e desenvolvem planos de contingência para lidar com eles. O ritmo das mudanças nos negócios é rápido e as organizações precisam ser capazes de ajustar rapidamente suas estratégias a essas condições variáveis.
O planejamento promove a formação de equipes e um espírito de cooperação. Quando o plano é concluído e comunicado aos membros da empresa, todos sabem quais são suas responsabilidades e como outras áreas da organização precisam de sua assistência e conhecimento para concluir as tarefas atribuídas.
Eles veem como seu trabalho contribui para o sucesso da empresa como um todo e podem se orgulhar de suas contribuições.
Conflitos em potencial podem ser reduzidos quando a administração solicita informações do departamento ou dos gestores de divisão durante o processo de definição de metas. Indivíduos são menos propensos a se ressentir de metas orçamentárias quando tiveram a oportunidade de opinar e contribuir com a sua criação.
O planejamento ajuda a empresa a obter uma visão realista de seus pontos fortes e fracos em relação aos principais concorrentes. A equipe de gerenciamento vê áreas nas quais os concorrentes podem estar vulneráveis ​​e, em seguida, desenvolve estratégias de marketing para tirar proveito dessas deficiências.
Observar as ações dos concorrentes também pode ajudar a empresa a identificar oportunidades que possam ter negligenciado, como mercados internacionais emergentes ou oportunidades de comercializar produtos para grupos de clientes completamente diferentes.
Todo plano de contenção de custos segue essa suposição de que sempre há espaço para redução dos gastos. Uma pesquisa contínua deve ser feita em várias áreas para descobrir os melhores métodos possíveis de desempenho para garantir custos mínimos possíveis.
A redução nos custos deve ser real e permanente. É um trabalho realizado de forma gradativa. Alterações bruscas no mercado ou benefícios do governo não são a base para esse tipo de redução de custos. Elas serão bem-vindas, mas não fazem parte do planejamento de redução de custos permanente.
A redução real de custos resulta de uma maior produtividade. Maior produtividade pode ser através de:
utilizar materiais de menor preço e de qualidade diferente sem, no entanto, sacrificar a qualidade do produto acabado, ou seja, reduzir o custo por meio do processo de substituição;