Gestão de cobrança: aprenda como fazer de modo eficiente
20/07/2018 Atualizado em 25/11/2019
O que é gestão de cobrança e como fazê-la de maneira eficiente? Ela é responsável por manter o fluxo de caixa em ordem e assegurar a lucratividade da empresa. Para isso, a companhia precisa ter um controle sobre os clientes que pagam as contas em dia e os inadimplentes. Caso contrário, ela corre o risco de ficar sem dinheiro para quitar as próprias dívidas.
Ficou preocupado? Confira as dicas para garantir a gestão de recursos de maneira eficaz!
Acompanhar a movimentação financeira é essencial para qualquer empresa. Para isso, o gestor precisa estar atento às entradas e saídas de recursos, ao pagamento dos clientes e ao número de inadimplentes.
Uma boa gestão de cobrança permite que a empresa tenha sempre recursos disponíveis para investir em seu crescimento, pagar fornecedores, salários dos colaboradores e demais contas fixas e variáveis.
Ela também permite a entrada de recursos de clientes que estavam inadimplentes há muito tempo, por meio da negociação de juros e prazos. Além disso, o acompanhamento permite que a empresa saiba a quem oferecer ou negar crédito, em função do seu histórico de pagamento.
Saiba como a inadimplência afeta a sua empresa
Quanto maior a inadimplência, maiores serão os riscos para uma companhia. Ela perde a sua capacidade de manter o capital de giro e de fazer boas negociações com fornecedores pela falta de dinheiro suficiente em caixa. Somado a isso, há outros riscos inerentes à falta de pagamento:
Risco de demissão de profissionais
Uma empresa que não controla direito os seus recursos financeiros corre o risco de ficar sem dinheiro suficiente em caixa para manter em dia os salários dos colaboradores. E isso compromete a credibilidade e o funcionamento da companhia.
Ausência de lucro
Para uma empresa crescer, é importante que ela consiga vender os seus produtos ou serviços, receber o pagamento em dia e administrar as finanças corretamente. Tudo isso influencia na sua capacidade de ter lucro ou prejuízo.
Portanto, é fundamental acompanhar os pagamentos e cobrar dos clientes inadimplentes, sob o risco de ficar sem uma margem de lucro. Também é importante evitar a venda para os atuais devedores até que eles quitem completamente o débito. Caso contrário, você corre o risco de ver o caixa diminuir e nunca receber o dinheiro de volta.
Veja como aplicar a gestão de cobrança no negócio
Você tem dúvidas de como realizar a cobrança dos clientes devedores de maneira educada e eficaz? Acompanhe as dicas a seguir!
Antes de efetuar uma venda, é essencial que a equipe faça uma análise de crédito do comprador. Essa é uma medida simples que pode evitar muita dor de cabeça no futuro.
Por exemplo: a empresa pode consultar se o nome do consumidor aparece no SPC ou no Serasa. Caso haja dívidas em seu nome, é recomendável chamá-lo para uma conversa em particular e explicar o motivo da negativa em uma venda a prazo. Afinal, qual seria a real possibilidade dele honrar a dívida com você, se já não manteve um compromisso com as demais instituições?
Reenvio do boleto de cobrança
Caso a fatura tenha vencido recentemente, a equipe de cobrança pode ligar para o cliente para lembrá-lo da dívida. A conversa deve ser em um tom tranquilo e amigável, pois ele realmente pode ter se esquecido de pagar o débito. Nesse caso, você pode oferecer o reenvio de um novo boleto sem a cobrança de juros.
Caso o pagamento não seja efetuado novamente dentro do prazo, um colaborador deve fazer uma nova ligação para entender o motivo. É muito importante ficar atento a essa questão, pois algumas negociações podem ser feitas. Contudo, vale lembrar o consumidor que, a partir desse momento, haverá cobrança de juros, o que aumentará a sua dívida.
Negociação de prazos e pagamentos
A equipe de cobrança deve acompanhar minuciosamente todos os clientes devedores e os contatos que já foram realizados. Quando o consumidor explica que ficou sem dinheiro, pode ser feita uma negociação oferecendo novos prazos e novas opções de pagamento. Se ele tinha apenas uma fatura a pagar, por exemplo, você pode oferecer a quitação em duas ou três parcelas para facilitar o pagamento.
O importante é não deixar de monitorar o índice de inadimplência, e encontrar maneiras eficazes para estimular o pagamento dos devedores.
Equipe produtiva e alinhada
O gestor deve manter uma comunicação efetiva com a equipe para alinhar as estratégias que podem ser adotadas durante uma negociação e manter a produtividade. É a empresa que estabelece as regras dos juros que podem ser abonados ou das parcelas que podem ser aplicadas para o pagamento.
Sendo assim, a equipe precisa estar alinhada no discurso e fazer o registro de todos os procedimentos realizados. De outro modo, poderá ocorrer um equívoco com ligações constantes para um mesmo cliente. E isso pode prejudicar muito a imagem da empresa.
Vale lembrar que uma dívida só pode ser tratada com o titular do débito. O Código de Defesa do Consumidor, em seu artigo 42, especifica que ele não pode ser "exposto ao ridículo, nem será submetido a qualquer constrangimento ou ameaça".
Portanto, a equipe deve conhecer os direitos e deveres da empresa em relação aos procedimentos permitidos para cobrança, e sempre evitar excessos.
Uma maneira de evitar o alto índice de inadimplência na empresa é a criação de múltiplos canais de atendimento. Os consumidores estão cada vez mais conectados às redes sociais e aos sites por meio dos smartphones. Então, por que não utilizar esses canais para facilitar a comunicação?
Para tanto, a empresa pode investir em soluções de atendimento automático nos canais online com o uso de chatbots, conhecidos como robôs inteligentes. Eles são capazes de responder às dúvidas dos usuários e oferecer opções para o cliente solucionar o seu problema.
Há também sistemas de telefonia que facilitam a criação de um atendimento automático no início da conversa, por meio da identificação do número de CPF. Assim, o consumidor é encaminhado diretamente para o setor que ele precisa conversar.
Por exemplo: ao identificar que o cliente está com débito em uma conta, o sistema o direciona para a equipe de cobrança para tentar resolver a situação rapidamente. Isso diminui o tempo de espera nas ligações e facilita a negociação.
Como você pode perceber, fazer uma boa gestão de cobrança contribui para manter as contas da empresa em dia e aumentar a sua lucratividade. Agora você já sabe quais práticas adotar para evitar altos índices de inadimplência.
Este artigo trouxe dicas úteis para você? Aproveite para entender como a internet das coisas pode revolucionar o atendimento na sua empresa!