Quatro características de uma gestão de documentos de funcionários altamente eficaz | Access
Quatro características de uma gestão de documentos de funcionários altamente eficaz
Crises causam gigantesco estresse nos processos de negócios e, no RH, impactam desde a contratação e integração de novos funcionários até o gerenciamento dos benefícios de cada colaborador, folha de pagamento e treinamento.
Embora avanços tenham ocorrido nos últimos anos, o departamento de RH ainda é um dos que mais usam papel dentro de uma empresa e, muitas vezes, é um dos últimos a digitalizar processos demorados e intensivos em papel. Pesquisa do Instituto Locomotiva, em parceria com a Cia de Talentos e Acesso Digital, com 185 gestores de RH de médias e grandes empresas brasileiras, mostrou que apenas 21% dos entrevistados afirmaram que as empresas utilizavam métodos inovadores em processos de RH e que 47% das empresas estão implementando soluções para modernizar seus processos. Em outra pesquisa, a Access divulgou que 18% das empresas entrevistadas relataram armazenar todos os documentos dos funcionários em papel e 74% combinam papel e formatos digitais.
Isso mostra que o setor ainda tem um longo caminho para realmente embarcar na jornada da transformação digital. Por isso, conheça quatro características que os processos de gestão de documentos de funcionários que priorizam o digital devem oferecer como suporte para maximizar a eficácia da equipe de RH
Acesso e recuperação
Com a pandemia, muitos escritórios foram fechados e funcionários passaram a atuar remotamente, com isso, as equipes de RH tiveram problemas em obter arquivos ativos em papel e sincronizar essas informações com outros documentos digitais. É por isso que o sistema de gestão de documentos de um funcionário deve estar em um repositório central junto com todos os documentos relacionados aos funcionários, independentemente da origem. Uma solução de gestão de documentos deve permitir a fácil digitalização de documentos em papel, sem hardware especializado, e disponibilizar acesso para usuários autorizados onde quer que eles estejam, sempre que precisarem e em qualquer dispositivo.
Um fator central por trás de muitos projetos de transformação digital é tornar as empresas mais eficientes. As equipes de RH também se beneficiam imensamente por gastar menos tempo com papeis e mais tempo em iniciativas estratégicas e tarefas que agreguem valor aos negócios. Uma solução de gestão de documentos deve incluir automação de processos, como a indexação automática de documentos por metadados configuráveis para diversos critérios. O sistema deve automatizar fluxos de trabalho repetitivos, bem como permitir a criação de formulários eletrônicos de autoatendimento e upload de documentos, a fim de liberar a equipe para um trabalho mais estratégico.
Todas as informações dos funcionários devem ser consideradas sensíveis e estarem em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A solução, então, deve permitir que o acesso aos dados seja restrito em nível de função, recurso, geografia e documento, bem como permitir acesso personalizado. Ao compartilhar documentos dentro ou fora da empresa, também deve ser capaz de definir uma data de expiração de acesso e restringir a impressão ou download para minimizar o risco. Para acesso temporário de auditor e advogado a vários documentos, a solução deve ter a capacidade de criar salas de revisão virtuais seguras. O sistema deve criptografar os dados em repouso e em movimento e gerar uma trilha de auditoria completa no nível do documento.
O descumprimento das regulamentações de governança de dados pode custar caro à empresa – multas, ações judiciais e danos à reputação. Assim, a solução de gestão de documentos de RH deve ajudar a empresa a permanecer em conformidade, aplicando automaticamente políticas de retenção em nível de documento e sinalizando arquivos incompletos ou desatualizados. Deve também simplificar o trabalho de coleta e compartilhamento seguro de documentos e permitir que os usuários acessem documentos específicos em todos os arquivos de funcionários sem procurá-los em sistemas ou locais físicos.
As empresas que passam por um processo de transformação digital muitas vezes cometem o erro de reproduzir diretamente antigos fluxos de trabalho em papel em seus novos processos digitais. Isso significa apenas que perderam oportunidades de ganhar eficiência com a transformação digital.
Se sua solução de gestão de documentos de RH não segue alguma das características acima, entre em contato com a Access e fale com um dos nossos especialistas para saber como resolver o problema.
O uso de uma solução de gestão de documentos torna o RH mais produtivo e eficiente, além de ajudar a manter a conformidade