PROPLAN REALIZA O 1º SEMINÁRIO DE PLANEJAMENTO INTERNO
A Proplan realizou durante o mês de agosto o seu 1º Seminário de Planejamento Interno com o tema: "Quem somos? Aonde queremos chegar?". O evento reuniu todos os colaboradores (servidores, terceirizados, estagiários e bolsistas), a fim de avaliar criticamente as atividades desenvolvidas pela Pró-Reitoria, identificando erros e acertos para, posteriormente, traçar metas no sentido de otimizar os procedimentos internos, utilizando como ferramenta auxiliar a análise da Matriz SWOT.
O seminário teve início no dia 4 de agosto, com a abertura realizada pelo Pró-Reitor, Plínio Maciel, destacando a importância do evento, pois, "será possível somar os esforços de todos para ter um diagnóstico mais preciso das Coordenações e da própria Pró-Reitoria, dando subsídios para traçar objetivos mais claros para o restante do ano". Em seguida, foi a vez dos servidores da Coordenação de Planejamento (COPLAN), responsáveis pela organização do evento, Anderson Verçosa e Cassiano Beserra, discorrerem sobre o objetivo do seminário e a metodologia a ser aplicada. "O principal resultado desse projeto é criar uma cultura de avaliação constante na Pró-Reitoria, e para alcançá-lo, faz-se necessária a participação de todos", disse Anderson. Cassiano expôs as fases da análise SWOT através de exemplos do dia-a-dia, enfatizando a necessidade da criticidade no momento das discussões. "Devem ser avaliadas as atividades realizadas e não os gestores", observou. Por fim, a coordenadora Natália Athayde agradeceu a participação de todos e informou que o seminário fora fruto de um trabalho de um mês da coordenação. "Tentamos criar um ambiente favorável à troca de experiências, de uma forma descontraída, incentivando a cooperação", acrescentou.
No dia 5, foram realizadas oficinas para que o gabinete e as coordenações pudessem identificar, separadamente, seus pontos fracos e fortes (ambiente interno), e oportunidades e ameaças (ambiente externo). Previamente, foram selecionados os líderes, responsáveis por conduzir o processo em cada setor: a arquiteta Carina Peixoto e a assistente de apoio à gestão Luísa Castelo Branco, na CIED; o administrador Anderson Verçosa e o assistente em administração Cassiano Beserra, na COPLAN,; o economista Matheus Pontes, na COOR; e o assessor técnico Célio Ferreira, no Gabinete. Após finalizadas as discussões, os pontos mencionados foram encaminhados à Coordenação de Planejamento para criação de um formulário eletrônico, no qual os colaboradores, individualmente, puderam atribuir o grau de importância de cada ponto identificado, gerando a análise da matriz SWOT de cada setor.
No período da tarde do dia 5 e durante todo o dia 10, o procedimento foi replicado, tendo como objeto as atividades da Pró-Reitoria como um todo.
O encerramento do evento aconteceu no dia 26 de agosto em dois momentos. No primeiro, os representantes das Coordenações e do Gabinete discutiram sobre os resultados obtidos a partir das respostas dos formulário e apresentaram-se por cerca de 30 minutos, abordando o pontos relacionados pela equipe e propondo planos de ação para o alcance dos objetivos propostos. No período da tarde aconteceu o segundo momento, no qual todos os colaboradores se reuniram e também discutiram os resultados obtidos nos pontos relativos à Pró-Reitoria de uma forma macro, também, propondo ações e metas a serem alcançadas.
Por fim, ficou a cargo de cada setor definir uma agenda para acompanhamento e implementação das melhorias e alcance de metas estabelecidas que serão reavaliadas trimestralmente por todos.
Abertura (Dia 04/08):
Coordenações e Gabinete (Dia 05/08):
PROPLAN (Dias 05 e 10/08):
Encerramento (Dia 26/08):
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