Última atualização em Ter, 09 de Outubro de 2012 14:07
A TERCEIRIZAÇÃO DE UMA PARTE DO TRABALHO DE UM PROJETO - Por TenStep
Isto é muito comum nos dias de hoje, entretanto, mesmo que você terceirize o trabalho, você não poderá terceirizar completamente a sua responsabilidade de certificar-se de que o projeto está progredindo de acordo como o planejado. Se tudo correr bem em relação ao trabalho terceirizado, você não terá muito a fazer. Infelizmente, em muitos casos, o terceirizado não executa o trabalho de acordo com as expectativas. Se isso acontecer, você deverá saber o mais cedo possível. Para a finalidade desta discussão, supomos que a sua empresa já terceirizou um projeto, ou uma parte de um projeto e designou você para gerenciar o relacionamento entre os partidos e assegurar que o vendedor execute o trabalho como o esperado.
Muitas pessoas não sabem exatamente o que devem fazer quando são designadas para gerenciar um relacionamento com partidos terceirizados. Uma parte da incerteza é devido a alguns dos papéis do projeto que são invertidos quando você terceiriza o trabalho. Em um projeto interno normal, o gerente do projeto atribui o trabalho e gerencia as incidências problemáticas, o escopo, os riscos, a qualidade, etc.. O gerente do projeto certifica-se de que o trabalho será concluído dentro do prazo e se o projeto está progredindo como o esperado. Ele é totalmente responsável pelo sucesso do projeto. Um grupo formal pode ter a responsabilidade pela garantia da qualidade do projeto e pela certificação de que o projeto está progredindo como o esperado. Entretanto, em muitos casos o patrocinador e o gerente do gerente do projeto executam esta função. Eles não têm interesse em saber todos os detalhes sobre o que está sendo feito no projeto, mas necessitam fazer as perguntas certas para sentirem-se confortáveis sabendo que as coisas estão progredindo como o esperado.
Em um projeto terceirizado, os papéis associados ao projeto continuam a existir, mas os mesmos são executados por pessoal externo. Se o trabalho for realmente terceirizado, o gerente do vendedor é a pessoa que deverá se preocupar com os detalhes do projeto. Ele é responsável pelo planejamento e pela atribuição do trabalho, e também pelo gerenciamento das incidências problemáticas, pelo gerenciamento do escopo, dos riscos, etc.. Nesta situação, mesmo que você seja solicitado para "gerenciar" um projeto terceirizado, na verdade você apenas assumirá o papel de garantor da qualidade. Você necessita fazer as perguntas certas para certificar-se de que o vendedor está fazendo corretamente o seu trabalho. Você não necessita saber todos os detalhes sobre como ele está gerenciando e executando o projeto, mas você deverá sentir-se confortável de que o projeto está progredindo como o esperado.
O que Você deve Fazer no Inicio do Projeto?
Primeiramente, procure as entregas associadas à fase de planejamento que você espera que todos os projetos tenham. Por exemplo, há um documento do Termo de abertura do projeto? Você necessita certificar-se de que o projeto foi definido corretamente e que você está satisfeito. Você deverá aprovar este documento. O vendedor também deverá ter um cronograma do projeto. Enquanto o projeto progride, você deverá estar ciente das datas chave (marcos), e deverá haver também um ponto formal de verificação para assegurar-se de que as entregas produzidas até esse ponto estejam completas, corretas, e dentro da data programada. Você e o seu patrocinador devem aprovar formalmente todos os marcos importantes. Se houver um pagamento parcial programado para ser efetuado em um determinado marco, você necessitará assegurar-se de que todos os critérios para este pagamento estejam definidos. Também, quando o projeto chegar a este determinado marco, você terá que utilizar este documento para assegura-se de que todos os critérios foram completamente cumpridos. Dependendo da natureza do projeto, você poderá requerer reuniões formais de avaliação do andamento (Status) do Projeto em uma base regular.
Questões Contínuas
Ao longo do progresso do projeto, você deve continuar a fazer perguntas para determinar o estado atual do projeto. Você poderá ter reuniões semanais sobre a avaliação de andamento (Status) do projeto, mas terá que haver uma verificação formal relativa a garantia da qualidade de cada marco.
Uma vez que você compreenda o seu papel no projeto, é mais fácil de fazer as perguntas certas e certificar-se de que o projeto está progredindo como o esperado.