ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL - ESAB CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM REDES DE COMPUTADORES ADONAI ESTRELA MEDRADO - PDF
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Vagner Vilalobos Franco
1 ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL - ESAB CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM REDES DE COMPUTADORES ADONAI ESTRELA MEDRADO RELATO DE APLICAÇÃO DA FERRAMENTA TECNOLÓGICA MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 PARA SUPORTE À GESTÃO DO CONHECIMENTO VILA VELHA - ES 2011
2 ADONAI ESTRELA MEDRADO RELATO DE APLICAÇÃO DA FERRAMENTA TECNOLÓGICA MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 PARA SUPORTE À GESTÃO DO CONHECIMENTO Monografia apresentada ao Curso de Pós-Graduação em Redes de Computadores da Escola Superior Aberta do Brasil como requisito para obtenção do título de Especialista em Rede de Computadores, sob orientação do Prof. M. Sc. Cleyverson Pereira Costa. VILA VELHA - ES 2011
3 ADONAI ESTRELA MEDRADO RELATO DE APLICAÇÃO DA FERRAMENTA TECNOLÓGICA MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 PARA SUPORTE À GESTÃO DO CONHECIMENTO Monografia aprovada em 13 de outubro de VILA VELHA - ES 2011
4 Ao meu pai e à minha esposa que sempre me apoiaram.
5 RESUMO Palavras-chave: plataforma de colaboração corporativa, Microsoft Office SharePoint Server 2007, gestão do conhecimento. O conhecimento é a razão de ser e o que há de mais importante em uma organização. A gestão do conhecimento deve selar por este bem e transformá-lo em ganhos econômicos e sociais. Os sistemas informatizados podem contribuir nesta gestão, desde que façam parte de uma ampla estratégia que envolva toda a organização. O Microsoft Office SharePoint Server 2007 é uma plataforma de colaboração corporativa com vários recursos dentre eles compartilhamento de documentos e criação de sites com funcionalidades da Web 2.0. Este trabalho tem por objetivo relatar, descrever e analisar uma experiência prática de uma empresa de médio porte que utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para gestão do conhecimento numa perspectiva de segurança, simplicidade e valorização do conhecimento produzido por cada sujeito. A organização em questão possui cerca de 600 colaboradores entre diretos, terceiros e estagiários, atuação estadual e presença em mais de trinta municípios. O desejo da organização era utilizar o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para substituir o atual sistema da intranet. A narrativa cobre os primeiros cinco meses de trabalho e se desenrola em três capítulos. Optou-se por uma pesquisa do tipo descritiva com abordagem qualitativa. O relato é feito numa perspectiva autobiográfica, mas contraposto com as recomendações da bibliografia especializada e da fabricante da plataforma. O primeiro capítulo relata os elementos e serviços de rede escolhidos para estruturar a plataforma. O segundo capítulo trata da gestão do conhecimento e relata a proposta de trabalhar a plataforma na estrutura organizacional para edificação de uma estratégia de gestão do conhecimento. O terceiro capítulo aborda a arquitetura de informação adotada associando-a as decisões de segurança e a uma proposta de simplicidade. As conclusões do trabalho indicam que a proposta está sendo bem aceita pelos colaboradores, porém que o trabalho da equipe de tecnologia da informação e comunicação precisa continuar para construção de uma cultura organizacional de compartilhamento da informação.
6 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Estrutura básica do SharePoint conforme Microsoft ([2011?]) Figura 2 - Configuração reduzida de dois servidores. Adaptado de Microsoft (2009b)
7 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Detalhes do serviço do primeiro ambiente disponibilizado Quadro 2 - Modos de conversão do conhecimento com base em Alvares, Baptista e Júnior (2010)
8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 9 CONTEXTUALIZAÇÃO: PERSPECTIVAS E CONDIÇÕES DE PRODUÇÃO... 9 PROBLEMA JUSTIFICATIVA OBJETIVO GERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS MÉTODO CAPÍTULO 1 - INFRAESTRUTURA DE SUPORTE AO MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER ESTRUTURA E REQUISITOS DA PLATAFORMA UM RETRATO DO PRIMEIRO AMBIENTE UM RETRATO DO SEGUNDO E ATUAL AMBIENTE CAPÍTULO 2 - A PRODUÇÃO E A GESTÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL GESTÃO DO CONHECIMENTO: CATEGORIAS CONCEITUAIS E IMPORTÂNCIA ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO DO SHAREPOINT NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL CAPÍTULO 3 - ESTRATÉGIAS DE ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO E DE SEGURANÇA CONCEITOS E PERSPECTIVAS DE ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO CONSTRUINDO UMA ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO COM BASE NA SIMPLICIDADE, NA SEGURANÇA E NA VALORIZAÇÃO DO CONHECIMENTO PRODUZIDO POR CADA COLABORADOR CONCLUSÃO LIMITAÇÕES E DESAFIOS... 52
9 TRABALHOS FUTUROS REFERÊNCIAS... 54
10 9 INTRODUÇÃO Este trabalho antes de tudo é um relato construído por um sujeito que, como qualquer outro, representa o mundo, deseja e age a partir de uma determinada posição sócio-histórica-cultural. Dois sujeitos diferentes dificilmente relatariam igualmente um evento. Da mesma maneira, um mesmo sujeito pode escolher formas diferentes de construir seu relato a depender das situações de produção às quais foi submetido. Inserido nesta lógica, este trabalho não pressupõe uma separação entre sujeito e objeto, mas sim uma continuidade. [...] podemos afirmar hoje que o objeto é a continuação do sujeito por outros meios. Por isso, todo o conhecimento científico é autoconhecimento. A ciência não descobre, cria, e o ato criativo protagonizado por cada cientista e pela comunidade científica no seu conjunto tem de se conhecer intimamente antes que conheça o que com ele se conhece do real. (SANTOS, 1988, p. 67) Por este motivo, nesta introdução é essencial apresentar um pouco da minha visão de mundo e as condições de produção do meu relato, pois elas influenciaram irremediavelmente em como este trabalho foi construído. Seguem-se a esta contextualização, o problema, a justificava, o objetivo geral, os objetivos específicos e o método adotado nesta pesquisa. CONTEXTUALIZAÇÃO: PERSPECTIVAS E CONDIÇÕES DE PRODUÇÃO Em outubro de 2010 fui convocado para trabalhar em uma nova organização. Meu desafio foi apresentado logo nos primeiros dias: eu deveria preparar o terreno e implantar uma nova intranet 1 para auxiliar na gestão do conhecimento (GC). Até 1 O conceito de intranet de forma mais ampla será esclarecido ao longo do texto, porém, do ponto de vista estritamente técnico, pode-se conceituar intranet como uma rede empresarial geralmente só acessível dentro da empresa que em todos os aspectos funciona do mesmo modo que a Internet,
11 10 então, a intranet que tínhamos era pouca acessada e muito do seu conteúdo era desatualizado. Com o objetivo de construir esta nova intranet, foi adquirida a plataforma de colaboração corporativa (business collaboration platform) Microsoft Office SharePoint Server Esta plataforma permite, dentre outras funcionalidades, que os usuários compartilhem documentos, criem páginas colaborativamente (wiki), escrevam blogs e desenvolvam pequenos bancos de dados. Quando fui contratado, o treinamento e os procedimentos de instalação e configuração já haviam começado, mas ainda estavam no início. Desta forma, pude acompanhar boa parte do treinamento, que junto com minhas pesquisas, ajudaram bastante no processo de familiarização com aquela que era a minha nova ferramenta de trabalho. Em setembro de 1997, quando meu pai me presenteou com meu primeiro computador pessoal (PC) já percebia que me sentia motivado para instalar, configurar e aprender novos softwares. Meu processo sempre foi duplo: explorando na prática e estudando teoricamente. Ou seja, gostava de ver o que acontecia quando clicava ali ou aqui, mas também realizava leituras de livros técnicos sobre o assunto. Agindo desta maneira, consegui obter um conhecimento razoável de diversas tecnologias informacionais. Não agi diferente com o SharePoint. Alternava as sessões de treinamento, com sessões de exploração e de estudo teórico. Quanto a isto tenho muito a agradecer à coordenação, que me proporcionou boa margem de liberdade para que eu pudesse produzir e aprender à minha própria maneira. [...] people tend to learn best when they learn in their own style. 3 (TURKLE, 1995, p. 46). Além de mim, ainda participavam do projeto um estagiário e um analista. Eles me ajudaram bastante nos meus primeiros passos. O analista hoje está mais distante do projeto, mas ainda continua sendo de grande valia por principalmente três motivos. utilizando frequentemente as mesmas tecnologias que dão suporte a esta última (TANENBAUM, 2003). 2 Para simplificar, deste ponto em diante, quando não for necessário citar a versão, utilizarei apenas o nome SharePoint para me referir ao Microsoft Office SharePoint Server. 3 Em tradução livre: as pessoas tendem a aprender melhor quando aprendem ao seu próprio modo.
12 11 Primeiro pela sua competência e conhecimento técnico. Segundo pela sua experiência na casa, já que ele é um profissional que está a mais de 10 anos no quadro. E terceiro, e não menos importante: ele foi o desenvolvedor do software que dá suporte a intranet atual. Em nenhum momento senti resistência deste analista por estarmos substituindo a sua ferramenta. Pelo contrário, percebia que ele entendia que o SharePoint poderia ser muito útil para toda a empresa. O estagiário continua sendo meu parceiro de projeto até hoje. Juntos conseguimos crescer bastante e edificar, pouco a pouco, um conhecimento sólido sobre a ferramenta. Desde o início eu tinha consciência de que a construção de uma intranet não era apenas uma questão de escolha de software. Uma intranet é o espaço virtual da empresa; é o ciberespaço empresarial. Em nossas telas ela é representada por uma janela que delimita um contexto de exploração e construção. Assim como o espaço empresarial tradicional é construído e é reflexo da própria empresa, o ciberespaço também o é. Porém, uma vez que damos os passos na construção dos nossos espaços e das nossas tecnologias, estamos nos modificando neste processo, pois da mesma forma como construímos o espaço e as tecnologias, eles também nos constroem. We construct our technologies, and our technologies construct us and our times. Our times make us, we make our machines, our machines make our times. We become the objects we look upon but they become what we make of them 4 (TURKLE, 1995, p. 46) Uma intranet é um objeto que nos auxilia a pensar e a conhecer o ambiente empresarial, da mesma forma como [...] computers have become the postmodern era s primary objects-to-think-with, not simply part of larger cultural movements but carries of new ways of knowing 5 (TURKLE, 1995, p. 48). Eu tinha consciência que mais que implantar um software, minha tarefa era trabalhar na construção de um novo ciberespaço e de uma nova cultura organizacional. 4 Em tradução livre: Nós construímos nossas tecnologias, nossas tecnologias nos constroem e ao nosso tempo. Nosso tempo nos constrói, nós fazemos nossas máquinas, nossas máquinas fazem nosso tempo. Nós transformamos nos objetos que nos dirigimos o olhar, mas eles se transformam naquilo que fazemos deles. 5 Em tradução livre: [...] os computadores se tornaram os principais objetos-para-pensar-com da era pós-moderna, eles não são simplesmente parte de movimentos culturais maiores, eles carregam uma nova forma de aprender.
13 12 Minhas crenças tecidas ao longo da minha história de vida e minha carreira acadêmica desencadearam numa proposta que focalizava a segurança, a simplicidade e a valorização do conhecimento produzido por cada sujeito. Um ambiente empresarial precisa ser seguro para que seus colaboradores compartilhem uma sensação de segurança e de confiança favorável à produtividade. A simplicidade ajuda e estimula a exploração do ciberespaço empresarial evitando que questões técnicas atrapalhem o processo de edificação desta nova sede virtual. A valorização do conhecimento produzido por cada sujeito é importante para a organização, porque sem sujeito não há organização. Uma pessoa jurídica é constituída a partir do esforço coletivo de vários sujeitos com histórias, ambições, desejos e interesses distintos, mas que se uniram em prol de um objetivo em comum, formando um sistema em rede baseado na colaboração, onde cada um oferece sua parcela de contribuição. PROBLEMA Desenvolvi este trabalho com base nesta experiência. Proponho-me a responder a pergunta de Como uma empresa de médio porte 6 utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para gestão do conhecimento numa perspectiva de segurança, simplicidade e valorização do conhecimento produzido por cada sujeito que constrói a organização?. JUSTIFICATIVA Acredito que este material é relevante, pois apresenta um ponto de partida para outras empresas que desejem (re)construir seus ciberespaços empresariais com o uso do SharePoint. Não pretendo apresentar um modelo, mas sim um dos caminhos possíveis. Tenho consciência de que existem diversas outras formas de trilhar esta jornada, nenhuma mais certa ou mais errada do que a nossa. São apenas diferentes 6 Para efeito deste trabalho, esta sendo considerara uma empresa de médio porte uma organização com cerca de 600 colaboradores entre diretos, terceiros e estagiários, com atuação estadual e presença em mais de trinta municípios.
14 13 modos de enfrentar o desafio de criar um novo espaço virtual. Cada escolha traz consigo dificuldades e benefícios específicos. O que apresento foi a nossa maneira de superar um desafio, com suas consequências boas e ruins. OBJETIVO GERAL Meu objetivo neste trabalho é relatar, descrever e analisar uma experiência prática de uma empresa de médio porte que utiliza o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para gestão do conhecimento numa perspectiva de segurança, simplicidade e valorização do conhecimento produzido por cada sujeito que constrói a organização. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Para atingir este objetivo pretendo: 1) relatar os elementos e serviços de rede escolhidos para a estruturação do Microsoft Office SharePoint Server 2007; 2) descrever a estrutura organizacional tendo em vista a produção de conhecimento; 3) relatar e analisar a Arquitetura de Informação escolhida; 4) avaliar o uso dos recursos do SharePoint quanto à segurança e simplicidade; e 5) descrever iniciativas dos usuários que exemplificam como o conhecimento produzido por eles foi valorizado nesta proposta. MÉTODO Opto por uma pesquisa do tipo descritiva com abordagem qualitativa. Relatarei nossa experiência numa perspectiva autobiográfica, mas me proponho a analisar e contrapor nossas práticas com as recomendações da bibliografia especializada e da fabricante da ferramenta. Na primeira seção de todos os três capítulos, encontra-se uma vasta revisão dos conceitos teóricos que dão suporte para a análise da prática nas seções subsequentes.
15 14 No método (auto)biográfico a pessoa é compreendida como um sujeito historicamente determinado e a subjetividade é valorizada e ganha status de conhecimento. (MEDRADO; MATOS OLIVEIRA; 2010, p. 4). Adoto este método respeitando o modelo interativo entre sujeito-pesquisador, sujeito-pesquisado e leitor. O significado é construído de maneira interativa entre estes atores. O leitor dialoga e constrói um conhecimento ao longo do texto e o autor ressignifica sua experiência enquanto escreve, pois tanto na escrita quanto na leitura há elaboração e reflexão. Neste trabalho, sujeito-pesquisador e sujeito-pesquisado são a mesma pessoa. Apesar disto, além da elaboração reflexiva exigida no relato, o sujeitopesquisador evidencia-se na analise e na resignificação da experiência do sujeitopesquisado com base no referencial teórico. Escolhi utilizar uma escrita em primeira pessoa, pois este trabalho trata-se de um relato. Para mim, não haveria sentido em fazer de outra forma. Não há como falar em exorcização técnica do subjetivo [...] não há como aniquilar a subjetividade do sujeito-pesquisador ou deste trabalho [...] Não há texto sem autor e não há como esconder isto. (MEDRADO; MATOS OLIVEIRA; 2010, p. 4).
16 15 CAPÍTULO 1 - INFRAESTRUTURA DE SUPORTE AO MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 Em momentos diferentes disponibilizamos duas estruturas distintas para o SharePoint. A primeira utilizava um datacenter de terceiros e foi instalada pela empresa contratada para configuração inicial e treinamento. A segunda, construída em nossa própria infraestrutura de servidores, foi criada e configurada com base no conhecimento que adquirimos durante o treinamento, exploração e estudos. A diferença de desempenho entre a primeira e a segunda infraestrutura é bastante clara para o usuário final e para toda a equipe. Ou seja, conseguimos, utilizando nossos próprios recursos, uma melhora perceptiva e significativa no desempenho. Isto foi resultado de um trabalho conjunto tanto da equipe diretamente envolvida com o SharePoint, quanto da equipe de redes e infraestrutura de servidores. Neste capítulo, farei um retrato das duas infraestruturas e levantarei algumas hipóteses que podem explicar o ganho de desempenho apresentado. Infelizmente, não é possível confirmá-las com clareza, pois, como mostrarei, não tínhamos controle ou capacidade de monitoramento de todas as variáveis que poderiam influenciar o desempenho do primeiro ambiente. Antes destes dois retratos, considero pertinente apresentar e analisar os requisitos da plataforma conforme descrito por sua fabricante com o objetivo de descrever aquilo que precisava ser disponibilizado em cada ambiente ESTRUTURA E REQUISITOS DA PLATAFORMA O conceito de Farm é um dos mais importantes para a compreensão da estrutura do SharePoint. Um Farm é um agrupamento de recursos físicos que fornece serviços lógicos. Estruturalmente, o Farm está no topo da hierarquia SharePoint. Abaixo do Farm, seguindo a ordem da estrutura hierárquica, há as aplicações Web, a coleção de sites, o site, a lista e a biblioteca.
17 16 Figura 1 - Estrutura básica do SharePoint conforme Microsoft ([2011?]) Cada aplicação Web possui suas configurações e bancos de dados associados além de poder ter uma ou mais coleções de sites. Cada coleção de sites está associada a um único banco de dados e pode conter um ou vários sites. Um site é composto por outros sites (subsites), listas e páginas. As listas fazem parte da estrutura básica do SharePoint para armazenar, gerenciar e exibir informações. Uma biblioteca é um tipo de lista especializada que geralmente é utilizada para armazenamento de arquivos. As páginas de um site são montadas de duas formas: 1) mesclando definições de arquivos, modelos (templates) e conteúdo do banco de dados neste caso estas páginas são chamadas de Páginas do Site ou Páginas de Conteúdo; ou 2) páginas internas da aplicação SharePoint codificadas com ASP.NET que estão disponíveis para todas as aplicações estas são
18 17 chamadas de Páginas de Aplicação. (MICROSOFT, [2011?]). A Figura 1 representa esta estrutura com um mapa conceitual. O SharePoint possui os seguintes serviços que dão suportes às suas funcionalidades: Aplicativo Web do Windows SharePoint Services: Este serviço é responsável pelas aplicações Web criadas pelo SharePoint. Caso este serviço não seja executado no Farm, nenhuma aplicação Web, ou seja, nenhum site do SharePoint estará disponível com exceção da interface de administração. s de Entrada do Windows SharePoint Services: Este serviço permite que o SharePoint receba e armazene mensagens e anexos de em listas e bibliotecas (MICROSOFT, 2006). Office SharePoint Server Search: Na versão paga do produto, este serviço é utilizado para vasculhar e indexar todo o conteúdo configurado para ser pesquisável, mas que não pertença ao serviço de Ajuda (MICROSOFT, 2009a). Pesquisa de Ajuda do Windows SharePoint Services: A versão paga do produto utiliza este serviço para tratar as tarefas de pesquisa do conteúdo da Ajuda. A versão gratuita do SharePoint (Windows SharePoint Services 3.0) dá a este serviço o nome de Windows SharePoint Services Search e o utiliza para indexar o conteúdo dos sites, a Ajuda e atender às consultas do usuário (MICROSOFT, 2009a). Serviço Iniciador de Conversões de Documento: Os conversores de documento do SharePoint convertem um tipo de documento em outro. Por exemplo, eles podem converter um documento do Word em uma página da Web. Este serviço é obrigatório para utilizar esta função. (MICROSOFT, 2008a; MICROSOFT, 2008b). Serviço de Balanceador de Carga de Conversões de Documento: O Serviço Iniciador de Conversões de Documento precisa obrigatoriamente de um servidor que esteja executando este serviço para ser iniciado (MICROSOFT, 2008b). O objetivo deste serviço é gerenciar a carga do trabalho de conversão de documentos.
19 18 Serviços de Cálculo do Excel: Este serviço é específico para manipular pastas de trabalho do Excel. O SharePoint utiliza-o para cálculos, códigos personalizados e atualização de dados externos (MICROSOFT, 2008c). O serviço de cálculo é considerado o serviço de aplicação que dá suporte aos dois outros componentes dos serviços do Excel Excel Web Access e Excel Web Services. O Excel Web Access apresenta uma planilha Excel em uma página Web. O Excel Web Services provê serviços de automação 7 para as planilhas Excel disponibilizadas na Web. (MICROSOFT, 2007) Os serviços acima, juntamente com o serviço de banco de dados, podem ser executados em um único ou em vários servidores. Estas diversas possibilidades de configuração são chamadas pela fabricante do produto de opções de redundância. O termo redundância (redundancy) refere-se ao uso de múltiplos servidores num ambiente de balanceamento de carga 8. A redundância pode ser utilizada tanto para proporcionar um melhor desempenho ao Farm quanto para acomodar mais usuários ou melhorar a disponibilidade (MICROSOFT, 2009b). Na arquitetura do SharePoint a redundância só é possível a partir de três servidores. Sem redundância, o mínimo recomendado é um ambiente de dois servidores. Instalações com um único servidor são possíveis, mas só devem ser utilizadas para casos específicos de avaliação ou disponibilização de um conjunto reduzido de recursos para um conjunto reduzido de usuários. (MICROSOFT, 2009b) Na configuração de dois servidores é implantado uma máquina dedicada aos serviços de banco de dados e outra que atuará como servidor de aplicação e servidor Web (MICROSOFT, 2009b). A Figura 2 representa graficamente esta situação. 7 São exemplos desta automação a atribuição ou extração via programação de valores da planilha e a atualização também via programação dos dados de fontes externas. 8 Como utilizarei o conceito conforme definido pela fabricante do produto, cabe destacar que neste contexto redundância não se refere a um Farm que consegue operar normalmente mesmo quando um dos seus servidores não está operacional.
20 19 Figura 2 - Configuração reduzida de dois servidores. Adaptado de Microsoft (2009b). A estrutura de redundância mais utilizada é de cinco servidores. Neste caso, dois dos servidores atuam como servidores Web, um como servidor de aplicação e outros dois como servidores de banco de dados. A tecnologia de software recomendada para balanceamento de carga nos servidor Web é o serviço Network Load Balancing (NLB) do Microsoft Windows Server. Soluções de hardware por dispositivos de roteamento (router) ou comutação (switch) também podem ser utilizadas. Soluções via Domain Name System (DNS) são consideradas mais lentas e não recomendadas. Os serviços de aplicação não armazenam dados e o balanceamento de carga é feito automaticamente pelos servidores Web. Os servidores de banco de dados em qualquer configuração com ou sem redundância devem ser SQL Server 2005 ou 2008 e para redundância podem ter a configuração de cluster ou de espelhamento. (MICROSOFT, 2009b). O Microsoft Office SharePoint Server 2007 foi avaliado em um ambiente de virtualização pela fabricante de produtos de virtualização VMware. Os testes simularam uma organização de médio porte. A avaliação demonstrou que todas as três camadas do Microsoft Office SharePoint Server 2007 (Web, Aplicação e Dados) funcionam bem em um ambiente virtualizado. (VMWARE, 2009) É possível mesclar num mesmo Farm máquinas físicas e máquinas virtuais, porém máquinas virtuais possuem uma maior flexibilidade do que máquinas físicas (VMWARE, 2009). Por exemplo, aumentar o tamanho do disco do(s) servidor(es) de banco de dados é uma operação bem mais simples em uma máquina virtual do que
21 20 em uma máquina real. Geralmente, o SharePoint no primeiro momento é implantado como uma ferramenta de colaboração e de compartilhamento de documentos, com um rápido crescimento da demanda por capacidade e largura de banda na medida em que mais usuários conhecem e utilizam as suas funcionalidades (VMWARE, 2009). O sucesso do projeto SharePoint só se realiza com uma disponibilidade e um desempenho satisfatório. O desafio é acomodar as necessidades de crescimento com a capacidade da infraestrutura de tecnologia da informação. Uma estratégia de virtualização pode proporcionar a flexibilidade necessária para superação deste desafio, pois o crescimento do ambiente SharePoint pode acompanhar mais facilmente o crescimento da demanda pelas suas funcionalidades. (VMWARE, 2009) Seja em máquinas físicas ou virtuais, para manter o desempenho estável é recomendado observar os seguintes limites: 1) o número de usuários especificamente definidos deve ser menor que (os grupos do Active Directory podem ser utilizados para evitar referências a usuários específicos); 2) cada coleção de sites não deve atender a mais de usuários; 3) o número de subsites deve ser menor que 2.000; 4) cada pasta de uma biblioteca de documentos deve ter menos que arquivos; 5) cada exibição de uma lista não pode possuir mais que itens; e 6) os arquivos armazenados devem ter menos que 50 MB principalmente se estes documentos tiverem a perspectiva de crescimento. (SPENCE; NOEL, 2007) UM RETRATO DO PRIMEIRO AMBIENTE Nosso primeiro ambiente era composto por quatro servidores virtualizados todos com processador Intel Xeon X Ghz com quatro núcleos, 4GB de RAM, sistema operacional Windows Server 2008 Standard de 64 bits. Tínhamos uma máquina dedicada para serviços de banco de dados executando o Microsoft SQL Server 2008 R2. Duas máquinas estavam alocadas exclusivamente para serviço de aplicação e uma terceira atuava como servidor Web, mas também
22 21 auxiliava nos serviços de aplicação. Os detalhes desta configuração estão descritos no Quadro 1. Servidor A B C D Serviços Aplicativo Web do Windows SharePoint Services Serviço de Balanceador de Carga de Conversões de Documento Serviço Iniciador de Conversões de Documento Serviços de Cálculo do Excel Serviço de Balanceador de Carga de Conversões de Documento Serviços de Cálculo do Excel Office SharePoint Server Search Pesquisa de Ajuda do Windows SharePoint Services Servidor de banco de dados dedicado. Quadro 1 - Detalhes do serviço do primeiro ambiente disponibilizado. Infelizmente, este ambiente apresentava um desempenho aquém das expectativas. Ocorriam picos de memória no servidor Web para os quais a equipe não conseguia encontrar uma explicação, ao mesmo tempo em que as duas máquinas dedicadas para aplicação passavam a maior parte de tempo ociosas. Uma das hipóteses para o desempenho inferior às expectativas está no fato desta estrutura localizar-se fisicamente fora da nossa rede local, em um datacenter de terceiros que não tínhamos capacidade de gerenciar. As máquinas com frequência apresentavam lentidão inexplicável se analisado somente os relatórios da máquina virtual. A confiança no ambiente era cada vez menor, visto que máquinas paravam de funcionar e discos simplesmente desapareciam. A configuração realizada pela empresa contratada aparentemente também apresentava problemas. Enfrentamos várias dificuldades que não podiam ser explicadas pela virtualização. Por exemplo, as rotinas de backup não funcionavam completamente por erro em componentes do sistema SharePoint. O tempo de resposta para a resolução destes problemas pela empresa era no mínimo insatisfatório. A ocorrência anteriormente citada com relação ao backup demorou mais de um mês para ser resolvida. Tínhamos problema também com outros serviços que simplesmente paravam de funcionar. A pesquisa de conteúdo foi um destes serviços que funcionou, mas depois foi interrompido. O sentimento que percebia em nossa equipe era de desconfiança tanto em relação ao ambiente virtual quanto em relação à configuração inicial do SharePoint. O
23 22 próprio diagnóstico do produto indicava algum problema apresentando a mensagem: Os servidores Front-End da Web no farm de servidores não executam os serviços de maneira consistente. 9. Questionado sobre esta mensagem o profissional da empresa informou que ela era normal e que não deveríamos nos preocupar, pois não tínhamos um Farm 10. Aliado a estas questões de configuração, na medida em que íamos ajustando o software às nossas necessidades não obtínhamos respontas confiáveis da empresa contratada. Um destes fatos ocorreu no que diz respeito à configuração da autenticação. O SharePoint, dentre outras opções, permite que seus sites sejam configurados com autenticação anônima (sem solicitação de usuário e senha), com autenticação básica, com autenticação integrada ou com autenticação Digest (MICROSOFT, 2009c). A autenticação anônima não nos interessava, pois todos os nossos usuários deveriam ser autenticados para se conectarem à nossa intranet. A autenticação básica não era desejável visto que ela transmite os dados de autenticação com uma fraca criptografia (base64) pela rede. A autenticação integrada possui o inconveniente de obrigar os usuários a digitarem o nome de domínio como prefixo ao seu nome de usuário, ou seja, um usuário de nome joao.silva pertencente ao domínio EXEMPLO, deveria digitar como nome de usuário EXEMPLO\joao.silva. Embora este seja um procedimento simples, na prática ele se demonstrou problemático por dois motivos: 1) os usuários por falta de costume não sabiam onde se localizava no teclado a barra invertida (\) e acabavam digitando a barra normalmente utilizada na data (/); e 2) por hábito, os usuários esqueciam-se de digitar o prefixo, já que vários outros sistemas utilizados na organização não obrigavam a digitação do domínio, pois utilizavam a autenticação básica (mesmo com a desvantagem da falta de segurança). A solução apresentada para o problema pela empresa contratada foi 1) a autenticação Digest a qual não transmite os dados de autenticação sem criptografia 9 Este diagnóstico foi obtido no site de Administração Central do produto na opção Verificar serviços habilitados neste farm da aba Gerenciamento de Aplicativo, seção Serviços Compartilhados do Office SharePoint Server. 10 Informação claramente equivocada se considerarmos o conceito de Farm da própria fabricante já citado acima.