As ferramentas essenciais para uma gestão tributária inteligente
Jersony Souza*
Você sabia que o Brasil é o país onde as empresas mais gastam horas para cumprir todas as obrigações fiscais entre os 178 países analisados no estudo do Banco Mundial divulgado em 2017? Uma empresa industrial no Brasil gasta, em média, cerca de 1.950 horas por ano para apurar e cumprir as obrigações tributárias. Enquanto isso, países como Argentina, Alemanha e México as empresas gastam pouco mais de 200 horas/ ano e ainda, Espanha, EUA e França menos de 200 horas/ por ano.
A complexidade tributária no Brasil envolve cerca de 85 obrigações (entre impostos, contribuições e taxas) provenientes de 27 estados e mais de cinco mil municípios com legislações diferentes. Isso torna inviável a gestão tributária sem o apoio de ferramentas tecnológicas para que o cumprimento das obrigações seja estratégico e não comprometa a saúde financeira e a imagem da empresa.
A tecnologia é fundamental para dar suporte à gestão tributária às empresas porque proporciona a visão completa sobre o desempenho tributário e os impactos que os pagamentos de impostos representam para os negócios.
A solução ideal precisa reunir um conjunto de ferramentas num único produto, formado por vários sistemas que vão facilitar o cumprimento das obrigações acessórias; o compliance da operação, por meio de monitoramento de entrada e saída de notas fiscais; o acompanhamento das atualizações de legislações tributárias que ocorrem quase que diariamente; a automatização do recebimento fiscal eletrônico; a validação da escrituração de documentos e a auditoria de apuração.Para isso, são necessárias sete ferramentas bem conhecidas no mercado:
1- Workflow Fiscal – uma das principais, pois organiza a rotina de trabalho das equipes em torno do atendimento dos prazos legais que a empresa precisa cumprir com o Fisco. Também tem a função de garantir a guarda dos arquivos fiscais eletrônicos pelo prazo desejado.
2- DF-e Receiver – para automatização do processo de recebimento fiscal, realiza a gestão das inconsistências do processo de fornecimento e gestão dos arquivos XML de NF-e e CT-e. trazendo como benefícios a redução do custo operacional; de tempo e das perdas do processo de compras, além da redução no risco de autuações e multas junto à Receita Federal.
3- Gestão de Estoque de Terceiros – implementa controles das operações com terceiros atendendo ao compliance exigido pelo fisco e reduzindo o impacto sobre as informações contábeis da empresa, com informações precisas sobre os estoques das empresas e sob controle dos terceiros.
4- Gestão de Fretes – realiza controles complementares aos sistemas de fretes de mercado alinhando as informações da fatura de frete, nota fiscal e o CT-e. Com isso, a empresa pode melhorar seu resultado ao evitar o pagamento indevido de fretes, por cobranças de notas ainda não transportadas, notas ou fretes emitidos contra outras empresas, em duplicidade, cancelados ou inutilizados. Também permite maximizar os créditos tributários ao garantir o efetivo aproveitamento dos créditos de transporte e reduzir o custo operacional no recebimento e conferência dos documentos de frete.
5- Reinf – possibilita completa visão dos serviços tomados e prestados, exigidos por essa nova obrigação. Com uma interface amigável e completa, os registros podem ser gerados no Portal REINF de modo manual ou por importação de dados (independente de ERP). Assim, agiliza o processo de atendimento da obrigação e desburocratiza processos internos com TI, disponibiliza relatórios que podem ser extraídos sobre cada um dos registros (EXCEL) e torna mais fácil as conferências dos dados que devem ser entregues ao FISCO. O Portal REINF ainda deve contar com Dashboards, onde são apresentados os Totais de Impostos Retidos e/ou Destacados, como também os 'TOP 10' Prestadores e Tomadores de serviços. Possui ainda a visão de valores por período que permite análise sazonal dos serviços, valores constantes, entre outros.
6- Auditor SPED – valida as obrigações acessórias entregues pela empresa ao fisco, identificando erros de escrituração, cálculo de tributos e inconsistência entre as diversas obrigações. Com essa ferramenta é possível analisar cerca de 15 mil regras para verificação e cruzamento das informações. Também deve ser capaz de realizar auditoria das obrigações acessórias fiscais e contábil; conciliação entre as obrigações acessórias correlatas, comparando informações fiscal e contábil; conciliação entre as obrigações fiscais (SPED e EFD) e os arquivos XML dos fornecedores; geração de planilhas para conferência de apuração de tributos (ICMS, IPI, PIS/COFINS); geração de parecer de auditoria personalizado de acordo com a necessidade do cliente.
7- KPI's – Todo trabalho realizado deve ser traduzido em KPIs (indicadores) operacionais, táticos e estratégicos, que permitem identificar oportunidades de aumento de EBITDA, de redução de carga tributária para a empresa, além de avaliar o impacto sobre o resultado e apoiar a gestão do compliance fiscal da companhia. Sempre utilizando as informações que hoje as empresas já entregam normalmente ao Fisco.
Permeando esses processos com a utilização de RPA´s (robotização de processos) e a aplicação de Inteligência Artificial, obtemos uma gestão tributária com menores riscos, maior eficiência e autonomia.
A tecnologia está proporcionando uma revolução digital nos processos das empresas e a área tributária é uma das maiores beneficiadas. Essa nova abordagem com a aplicação de soluções integradas, voltadas a alta performance, amplia a visão estratégica e contribui para buscar as melhores oportunidades na gestão de impostos, com aumento de produtividade, redução de carga tributária e de custos operacionais.
*Jersony Souza, diretor de Operações da Becomex, consultoria da área tributária e operações internacionais