Intermediação de eventos em hotéis: o que é e como funciona
Quando o hotel não tem uma equipe de vendas ou quando tem, mas é obrigado a abrir mão para reduzir custos, a melhor opção é terceirizar o trabalho e contratar uma empresa especializada, capacitada e experiente no mercado, como a Pires.
Um dos principais diferenciais da intermediação para eventos em hotéis é que a equipe não trabalha dentro do empreendimento, mas sim diretamente no mercado, tratando, com dedicação e conhecimento do produto, desde a prospecção de clientes até a assinatura do contrato, passando pelo fechamento de orçamento e negociação. É o que a Pires Inteligência em Destinos e Eventos faz.
Com 30 anos de experiência e reconhecida atuação na captação de eventos, a Pires e sua equipe comercial têm acesso a informações estratégicas sobre o mercado e oferece diferenciais que contribuem diretamente para que o hotel atinja melhores resultados e mais receitas. Exemplo disso são os sistemas de Gestão de Clientes e o de Gestão de Eventos.
Gestão de Clientes – Neste sistema são cadastradas informações de empresas e seus decisores, registrando toda interação com o cliente junto com o tipo de eventos que realiza, locais onde já realizou, além de documentos anexos (orçamentos, contratos, planilhas) e dados para saber mais do cliente e quais demandas precisam ser atendidas.
Gestão de Eventos – Neste sistema são cadastradas informações a respeito de eventos, como congressos, fóruns, feiras e eventos por adesão. Ficam registrados onde o evento aconteceu, em qual a data, qual o tipo de empreendimento/espaço foi contratado, além de informações sobre questões específicas como ocorre a alternância de sede, um procedimento comum em entidades profissionais e empresariais. O sistema traz ainda contatos das sociedades, incluindo integrantes de diretorias nacional e regionais.
Importante: Para manter os dois sistemas atualizados constantemente, a Pires conta com um profissional dedicado em tempo integral fazendo contatos, registrando interações e pesquisando dados e informações.
São mais de 7.500 contatos de empresas e entidades que fazem eventos, além de informações detalhadas sobre cada evento, desde o perfil e necessidades de espaços e serviços até os nomes e contatos das pessoas que decidem e operam o dia a dia da empresa/entidade.
Mas o trabalho de representação comercial da Pires inclui também as seguintes vantagens:
• Credibilidade entre entidades de classe, associações, empresas e promotores de eventos em diversos setores;
• Participação de entidades como Unedestinos, Abeoc, SP CVB, Floripa CVB, Cocal, além de marcar presença em feiras e eventos do setor (Panrotas, ABAV), eventos corporativos e setoriais (ABBROAD, SPEED MEETING, RD Summit) e visitas presenciais;
• Conhecimento do mercado nacional e internacional de captação de eventos;
• Relacionamento permanente e de alto valor com o segmento;
• Possui carteira de clientes e eventos consolidada com oportunidades mapeadas.
Custo-benefício e assertividade
Além das vantagens listadas acima, o trabalho de representação comercial também proporciona um atraente custo-benefício. É mais barato e eficiente contratar os serviços da Pires, por exemplo, do que manter um profissional ou uma equipe interna para dar conta do trabalho comercial.
Veja o caso de um hotel que quer começar o trabalho de comercialização com a contratação de um profissional próprio (via CLT). Diferente de optar pela terceirização, ou por profissionais experientes (e com salários mais altos), será necessário treiná-lo, montar um banco de dados do zero e ainda iniciar uma relação com o mercado, entidades e empresas de eventos.
No caso da contratação da Pires, o ganho se dá porque a equipe é experiente e especializada, com foco em conhecer as características do hotel, o que reduz a necessidade de dedicar tempo para treinamento. Outro benefício é a redução de custos administrativos e de pessoal, além do passivo trabalhista, o que pode contribuir para aumentar o lucro total do hotel com eventos.
Mais do que nunca, no cenário atual não há tempo a perder. Por isso, assertividade é tudo no processo de geração de negócios para hotéis, buscando a parceria da representação comercial externa, preparada para atender diferentes perfis de empreendimentos e conectar cada um com o cliente ideal.
Como funciona o trabalho de representação comercial da Pires
Quando um hotel possui uma equipe comercial, a primeira providência da Pires é entender quais objetivos são esperados com a contratação da representação, como, por exemplo, atingir um mercado que não domina ou trabalhar um novo segmento de eventos. O passo seguinte é organizar como será a operação junto a equipe interna.
No caso do hotel sem equipe própria de vendas, o trabalho da Pires começa com uma visita técnica para conhecer as instalações, a operação, a cultura e os valores do empreendimento. Nesta etapa, a Pires começa a entender qual o perfil ideal dos clientes para a prospecção dos eventos. Em seguida, ocorre o fechamento de contrato e definição de como será operado o comercial do hotel a partir do trabalho de representação. Isso envolve pontos como:
Regra de follow-up;
Relacionamento com clientes novos e antigos;
Estratégia de negociação e fechamento de negócios;
Indicação do profissional do hotel que será o contato principal com a equipe.
A partir daí, o trabalho da representação comercial começa na prática.
Na maioria das vezes, a Pires atende hotéis que já definiram suas ações de captação, mas caso haja interesse do cliente, o serviço de representação pode envolver também o desenvolvimento de estratégias comerciais. A equipe ajuda na criação de novas ações, o que tende a ser uma opção mais procurada agora por conta da pandemia. Afinal, muitos hotéis tiveram que rever sua operação para ter um fluxo de caixa e repensar o empreendimento como um todo.