Neste capítulo realizaremos os primeiros passos para a configuração inicial do ambiente SILAS, após a instalação do mesmo.
Como pré-requisito para realizar essa configuração, deve-se conhecer o funcionamento do processo produtivo e seu fluxo de etapas. Ao transcrever o processo para o ambiente, procure descrevê-lo da forma como atualmente é executado, sem colocar melhorias, assim será mais natural o uso inicial por parte de seus colaboradores.
Para iniciar a configuração, o usuário deve acessar a página inicial do software.
Efetue o login utilizando as seguintes informações padrões de acesso:
Campo para preencher com o nome de usuário
Campo para preencher com a senha
Após efetuar o login, o usuário será direcionado à primeira tela de configuração. Nesta tela serão solicitadas as informações pertinentes à configuração do ambiente como um todo. As informações inseridas serão utilizadas para carregar as configurações iniciais.
Nome do processo principal
Sigla do processo principal
Tipo do processo principal
Campo para preencher com a chave de ativação da licença, leia o quadro para saber detalhes adicionais
Logo abaixo encontram-se as caixas para preenchimento das regras do negócio:
Nome do elemento que inicia o processo (normalmente abstrato)
Nome do item (normalmente concreto) que será entregue ao cliente final
Descrição para número sequencial que irá identificar cada item
Opção para associar um cliente para cada elemento inicial (que inicia o processo)
Opção para associar um cliente para cada item (produto a ser entregue)
Tabela de plurais, abreviaturas e gêneros do nome dos elementos inseridos acima
Sugestões de fluxo a partir do tipo de processo
Se o usuário desejar, poderá copiar informações de um processo anterior. Ao selecionar esta opção, novos botões de escolha serão mostrados para que o usuário decida quais elementos do fluxo deseja copiar
Esquema de cores predominante que será usado no processo
Após fazer as escolhas necessárias, o usuário deverá clicar no botão 'Salvar e Continuar' para prosseguir com a configuração do fluxo do processo:
Nota: Se por algum motivo o usuário sair da página de configuração sem ter salvo suas preferências, no próximo login ele será novamente direcionado à ela.
O círculo Verde refere-se ao Início do Processo
Tramitação (flechas) são as transições entre as situações
Etapas, ou seja, um momento que é utilizado para executar algo que agregue valor ao produto final do processo
Cria uma Etapa Adjacente e conecta-a automaticamente à esta selecionada (origem)
Cria uma nova Tramitação para uma Etapa já existente (à escolha do usuário)
Para mais informações acerca dos ícones, visite o Anexo V - A. Legenda de Ícones
4 Campo para adicionar a etapa de destino (referente ao item 3-B)
5 O circulo Vermelho sinaliza o Fim do Processo
Após concluir a configuração do fluxograma, o usuário será direcionado à tela do Guia de Configuração, onde poderá decidir o que irá configurar para que o ambiente esteja ordenado conforme as regras do seu negócio.
Navegue entre as telas que estão listadas para realizar a configuração de outros itens do sistema.
Será possível retornar ao Guia de Configuração sempre que for necessário.
Nota: para mais informações sobre o Guia de Configuração, visite o Capítulo 14. Configurações adicionais
2.2 Exemplo de configuração do processo
O usuário poderá criar processo variados, dependendo do contexto a ser aplicados que variam de acordo com o tipo de institução e com o tipo de produto a ser entregue ao final do processo.
Para demonstrar a flexibilidade de configuração de processos, alguns exemplos de aplicações citados no capítulo 1.2.1 podem ser vistos a seguir, mostrando onde são configurados os nomes do elementos e o fluxograma.
2. Lava carros
3. Profissionais liberais (saúde)
4. Laboratório de análise clínica
Após realizar as devidas configurações- conforme mostradas acima- o usuário será direcionado à página de Processos, na qual poderá editar e configurar as etapas, tramitações e quaisquer outras modificações que queira.
Aba Processos- aqui é possível modificar informações sobre o processo principal
Aba Parâmetros - aqui o usuário poderá parametrizar os itens do processo
Para mais informações sobre Parâmetros, visite o Capítulo 17. Parâmetros do processo
Aba Etapas - nesta tela, o usuário poderá realizar modificações nas etapas do processo
Aba Tramitações - nesta tela, o usuário poderá realizar modificações nas tramitações do processo
Para mais informações sobre Etapas e Tramitações do processo, visite o Capítulo 3 - Processo
Local para edição do desenho do processo principal
Local para adicionar/editar Processos Adicionais
2.3 Definição do processo principal
O processo principal de uma organização, também chamado de processo primário, é aquele em que valor é agregado ao produto final de entrega para cliente.
A configuração do software é baseada em cima da configuração do Processo Principal e tudo irá girar em torno deste. Desta forma há a obrigatoriedade da definição prévia do fluxo de informações do Processo Principal.
2.4 Elementos de processos em 3 níveis
Elementos de processos são aqueles que percorrem o fluxograma do inicio ao fim, devendo ser determinados na primeira tela de Configuração e podendo ser redefinidos após a finalização da mesma. É comum a troca dos nomes dos elementos para se adequar à situações reais.
Os elementos são estruturados em três níveis, ocorrendo uma divisão hierárquica do Nível 1 ao Nível 2 e do Nível 2 ao Nível 3. O disparo dessa divisão é permitido através da configuração do contexto de cada etapa, assim como uma junção.
Para facilitar, a nomenclatura utilizada será a seguinte:
- Elemento de Nível 1: Solicitação ou pedido
- Elemento de Nível 2: Item
- Elemento de Nível 3: Fração
2.5 Tabela de Produtos/Serviços/Preços
Uma das tarefas mais importantes a ser realizada, após a Configuração Inicial, é determinar os produtos e serviços a serem entregues. Eles estão associados diretamente aos elementos de Nível 2 (Item).
Imagine que a necessidade do cliente será suprida através do conjunto de um ou mais itens, que podem ser iguais ou de tipos distintos.
2.6 Tipos de Elementos
Após a configuração, temos dois tipos de elementos: Elementos de Processo e Elementos de Apoio.
Os Elementos de Processo, já citados, são os que percorrem o fluxo e estão estruturados em Três Níveis.
Já os Elementos de Apoio são apenas informativos. Suas informações são cadastradas e armazenadas e podem ser utilizadas no processo através de associação a um ou mais elementos de processo. Exemplos de elementos de apoio:
2.7 Procedimentos
Um procedimento é a documentação necessária para a execução, de forma padronizada, das tarefas. As funcionalidades relativas a Procedimentos dão apoio à organização na certificação ISO.
Para mais informações sobre Procedimentos, visite o capítulo Capítulo 15. Procedimentos
2.8 Formulários
Os formulários podem ser de dois tipos: Formulário de Execução e Formulários de Cadastro Geral.
Para Elementos do Processo, podemos ter vários formulários de Execução e um formulário de Cadastro para cada Elemento. Para elementos de Apoio temos um formulário de cadastro e, quando necessário, um de execução (como por exemplo uma compra).
Para mais informações sobre Formulários, visite o Capítulo 4. Formulários
2.9 Módulos adicionais
Além das funcionalidades básicas, a organização poderá necessitar de outros conjuntos de funcionalidades para atender a uma necessidade específica. Alguns trechos deste manual irão fazer referências à Módulos Adicionais, no entanto, estes são comercializados separadamente.