Mikaela Bugalho Campos
1 Universidade Federal de Mato Grosso do Sul NTI Núcleo de Tecnologia da Informação Serviço de Videoconferência - Manual do Requisitante SETEMBRO/2012 1) Videoconferência O serviço de videoconferência (VC) é um recurso de reunião à distância cada vez mais utilizado pela UFMS. Até o presente momento, esse serviço aange conexões da sede, todos os Câmpus e também com outras instituições (MEC, Governo do Estado, Universidades Federais, etc.), podendo ser usufruído por toda comunidade acadêmica. Este documento tem como objetivo descrever os procedimentos e normas de realização de VCs. As normas aqui dispostas devem ser seguidas por todos os requisitantes. Qualquer descumprimento ao estabelecido neste documento torna inválida qualquer reclamação soe a realização do serviço de VC. 2) Como fazer o agendamento de uma VC na UFMS? Reserva da Sala de Videoconferência (Teatro de Bolso) - Para reservar o espaço físico para realização de Videoconferência, o requisitante deve enviar para com a especificação do MOTIVO, e DIA e HORÁRIO desejados. O único local que pode ser feito a VC sob supervisão do NTI é no Teatro de Bolso em função do ambiente estar preparado para realizar este tipo de atividade. Não há possibilidade de deslocar o equipamento para outra sala. A agenda da sala do teatro de bolso pode ser VISUALIZADA no endereço Visualize a disponibilidade de horário antes de solicitar o agendamento; - O dia e horário solicitados devem obedecer ao horário de expediente na instituição (Segunda à Sexta-Feira, das 07:00 às 11:00hrs e das 13:00 às 17:00hrs - horário Campo Grande- MS) visto que o NTI não dispõe de funcionários para atendimento fora desses horários. Caso não exista outra VC no mesmo horário, a VC será agendada. Um de informação do agendamento (agendado/não agendado) será enviado para o requisitante. O NTI não disponibilizará funcionário para realizar a VC fora do horário de expediente. É de responsabilidade do requisitante manter as reuniões em horários operacionais. A sala de VC será fechada no horário limite do expediente (matutino e vespertino) independente de eventuais atrasos de seus participantes. Não fazemos agendamento no horário noturno e nem aos finais de semana; - O requisitante da VC DEVE entrar em contato com todos os participantes a fim de agilizar as informações técnicas. Dentre essas informações são necessárias e
2 OBRIGATÓRIAS: , telefone e celular do técnico responsável por realizar a VC em TODAS as localidades (todos os envolvidos) e ainda o número de discagem (IP) do equipamento de VC nessas localidades (obtido mediante contato com o técnico da localidade participante). Além disso, esse requisitante é responsável por combinar horários e requerer o dia de realização de testes. Essas informações deverão ser armazenadas junto ao pedido de agendamento ( ) e serão utilizadas pelo funcionário do NTI no dia da realização da VC. Nos casos em que essas informações não estejam disponíveis, o NTI não realizará a VC; - É extremamente importante a realização de testes entre os participantes da VC para que não existam problemas no dia agendado. Esse teste deve ser agendado em uma data anterior a VC (pelo menos 2 dias antes) e todos os técnicos das instituições envolvidas devem participar. Os envolvidos na VC que não participarem do teste, automaticamente serão considerados não aptos a participar da VC e poderão ser excluídos do processo. Não é responsabilidade do NTI coar os técnicos das instituições para que participem dos testes; - O NTI não se responsabiliza por nenhum problema em equipamentos de terceiros ou da falta de conhecimento operacional desses equipamentos por parte dos técnicos envolvidos. Portanto, é importante que o requisitante combine testes com os envolvidos na VC. O requisitante é o responsável por agilizar o processo de teste também (definir data, contato técnico e as informações técnicas). Exemplo de Formato do p/ requisição de VC enviado para Título do Reserva VIDEOCONFERÊNCIA para dia DD/MM/AAAA - MOTIVO Solicito a reserva do teatro de bolso para o dia XXX do mês de XXX do ano de XXXX às XX:XX horas para realizar a reunião de XXX. Os participantes serão X e Y. O contato do participante X é o técnico XXX, telefone XXX, celular XXX, XXX e tem o equipamento com endereço IP XXX. O contato do participante Y é o técnico XXX, telefone XXX, celular XXX, XXX e tem o equipamento com endereço IP XXX. Solicito também, se possível, um teste para o dia XXX do mês XXX do ano XXX. O meu contato é telefone XXX, celular XXX e XXX. - É de responsabilidade do requisitante verificar as diferenças de fuso horário entre os participantes da VC. Lemando também que o horário de expediente anteriormente citado é em relação ao horário de Campo Grande MS (1 hora a menos que Brasília).
3 3) Endereço, número de pessoas e informações técnicas do equipamento A quem interessar, os dados informativos do Câmpus da UFMS em Campo Grande são: Dados Técnicos - UFMS - Campo Grande - MS Local: Universidade Federal de Mato Grosso do Sul Teatro de Bolso Antiga reitoria Em frente às piscinas Capacidade: 30 pessoas Equipamento utilizado: Polycom QDX 6000 IP: de contato: Telefone de contato: (67) Mapa: 4) Informações úteis para realização das VCs - O funcionário disponibilizado pelo NTI é que deve requisitar a chave do teatro quando existir VC (a chave se encontra na secretaria do NTI no bloco do CCET (tel ). O funcionário é o responsável pelos equipamentos e por air/fechar devidamente a sala nos horários reservados; - O NTI não disponibiliza notebook para realizar qualquer tipo de VC. A disponibilização de qualquer equipamento para apresentação a ser realizada (powerpoint, pdf, vídeo, etc) é de
4 responsabilidade do requisitante da VC. O NTI também não se responsabiliza pela qualidade das apresentações, como formato de vídeo, formatação de slides, etc. O requisitante deve verificar essas condições durante o dia de teste; - Para realizar a transmissão de uma apresentação (powerpoint, pdf) presente em um notebook pessoal do apresentador, basta utilizar o cabo auxiliar existente no equipamento de VC e conectá-lo ao notebook. O NTI não se responsabiliza pela incompatibilidade da saída de vídeo de alguns notebooks; - O procedimento normal consiste em utilizar a TV para realizar a VC. Caso seja requisitada a utilização prévia do projetor, o cabo de conexão desse projetor se encontra anexado à parede, ao lado da tomada de energia. Avise com antecedência a necessidade de utilização do projetor; - Caso seja necessária a utilização de um ponto de internet no notebook do apresentador, deve-se requisitar ao funcionário do NTI a configuração do seu equipamento pessoal; - Existem dois microfones no equipamento de VC. Eles possuem indicadores (verde/vermelho) que indicam se estão ativos/inativos. Os microfones de todas as instituições devem permanecer desligados enquanto uma das instituições estiver com microfone ativo. Qualquer microfone ligado inadequadamente durante a VC pode provocar microfonia durante a transmissão e prejudicar o bom andamento da VC. É responsabilidade do funcionário do NTI realizar tal verificação ou solicitar ao participante da VC que tenha controle soe o seu microfone; - O NTI, quando responsável por organizar a VC, não se responsabiliza, no presente momento, por nenhuma transmissão via WEBCONFERÊNCIA, sendo a participação realizada de forma presencial no câmpus da instituição; - O Teatro de Bolso é um bem público sob responsabilidade do NTI. Preserve-o, não trazendo alimentos e retirando todo o lixo (bolachas, papéis, etc) assim que a VC se encerrar. As cadeiras são novas, porém frágeis, evite utilizar como encosto para pés, joelhos e afins. A UFMS não disponibiliza nenhum serviço de coffe-eak durante a realização das VCs (fornecimento de água, café, biscoitos, etc); - O período máximo de espera de participantes de uma VC será de 30 minutos, portanto, procure não se atrasar e gerenciar para que os convidados para a sua VC não se atrasem também. Em caso do tempo de espera ultrapassar os 30 minutos e a VC não iniciar, a sala será fechada; - Em função do grande número de requisições de reservas no Teatro de Bolso, caso o requisitante desista da reserva para realização da VC, este DEVE informar ao NTI para que o horário reservado seja liberado para que outra VC seja realizada. Dessa forma todos podem usufruir com maior frequência da sala de VC. Leme-se, outro dia pode ser você a ficar sem reserva em função de uma reunião marcada mas não realizada. Pense nisso e se preocupe em desmarcar caso desista;
5 - Para qualquer outra situação que não esteja descrita neste documento, não significa que não há procedimento previsto, mas ela deve ser reportada ao funcionário ou pelo de suporte p/ que sejam tomadas as devidas providências. 5) Telefones e s para contato (caso necessário): Paga agilizar alguns procedimentos de agendamento e soluções de problema, seguem, na tabela abaixo, informações de contatos técnicos de alguns Campus e instituições. O NTI não se responsabiliza por nenhuma informação abaixo que por ventura tenha sido alterada após a criação deste documento. Local Responsável Telefone IP do equipamento Campus UFMS Jonathas (67) / Aquidauana (CPAQ II) ms. Campus UFMS Bonito (CPBO) Alexandre (67) / (67) Campus UFMS Faício Dorisbor Chapadão do Sul s. (CPCS) Campus UFMS Angelino Coxim (CPCX) Brasília MEC Rangel (61) / (61) Não disponibilizado Andréia (61) v. Campus UFMS Suporte (67) Campo Grande Campus UFMS Rubens (67) Corumbá (CPAN) ms. Rafael Francozo (67) Campus UFMS Fábio Alencar (67) Computação (FACOM) r Campus UFMS Carine (67) Naviraí (CPNV) Campus UFMS Bruno Mazer Nova Andradina l.com (CPNA) Campus UFMS Dirceu (67) / Paranaíba (CPAR) r Campus UFMS Amaury (67) Ponta Porã (CPPP) Leandro (67) / Campus UFMS Três Douglas (67) Lagoas (CPTL). Copyright 2012 DIGR/NTI/UFMS Divisão de Gerenciamento de Redes e Sistemas - Todos os direitos reservados.