Gerenciamento de e-mails: saiba fazer da maneira certa!
Se você trabalha em uma grande empresa e precisa gerenciar uma equipe ou prestar atendimento constante a clientes, com certeza, você faz uso de uma conta de e-mail. Pode não ser com tanta frequência, mas, sem dúvida, você já passou por situações em que a falta de organização prejudicou a utilização dessa ferramenta, correto?
Grande parte destes problemas são causados por caixas de entrada bagunçadas, que mais atrapalham do que ajudam. Como a quantidade de mensagens enviadas e recebidas por dia pode ser enorme, é fundamental estabelecer práticas de gerenciamento de caixa de entrada.
No post de hoje, vamos ensinar como fazer estes processos.
Marcadores ou filtros são formas muito eficazes para organizar as mensagens que entram na sua caixa de entrada. Por meio deles, você pode categorizar os e-mails por assuntos, remetentes, prioridades, ações.
Por exemplo, se você costuma ser o mediador entre duas áreas da sua empresa, uma boa estratégia é criar marcadores para cada uma das áreas. Assim, você sabe os tipos de mensagens que você vai encontrar em cada um deles. Isso é fundamental para facilitar suas buscas futuras e para prestar um atendimento eficiente para seus clientes.
Nem todo e-mail que você recebe é relevante para você em específico. Existem mensagens enviadas por engano, spams, e-mails enviados para a equipe mas que não dizem respeito diretamente a você.
Para não deixar que isso atrapalhe o seu rendimento, estabeleça remetentes e assuntos prioritários. Identifique quem são as pessoas que mais te enviam e-mails e quais são os tópicos mais importantes.
Se, dentre suas atribuições, você precisa tanto gerir uma equipe, quanto atender seus clientes, é importante que você estabeleça prioridades nos processos de resposta. Se para responder uma demanda externa, você necessita de um posicionamento interno, cabe organizar esse fluxo para que sua resposta aconteça da maneira mais ágil possível.
Com suas prioridades estabelecidas, não tenha medo de deletar aquelas que não são. Mensagens inúteis ocupam espaço na sua caixa de entrada, o que pode ocasionar uma caixa cheia e desorganizada.
Pergunte-se: essa mensagem é fundamental para mim? Ela contém informações úteis para o meu trabalho? Eu preciso respondê-la? Se as respostas forem negativas, você não precisa manter esses e-mails em sua conta, certo?
Mantenha sua caixa de entrada vazia
Caixas de entrada podem ser um lembrete da quantidade de pendências que você precisa resolver. Isso pode ser bom para te ajudar a organizá-la, mas só quando as prioridades já estão estabelecidas.
Crie o hábito de mover as mensagens já resolvidas para uma pasta, para um marcador ou para um filtro ou delete assim que ela não tiver mais utilidade para você. Deixe apenas aquilo que você precisa se lembrar na sua caixa de entrada.
Isso facilita a criação de um processo de trabalho. Assim que você abrir seu e-mail, suas demandas estão logo na sua frente. Daí, é colocar a mão na massa para resolvê-las. Mas não se esqueça: não deixe para depois aquilo que pode ser resolvido naquele momento. Você já tem a resposta ou a solução para um determinado pedido? Então, responda e risque esta pendência da sua lista.
Mas se todas essas dicas ainda não forem o suficiente, usar softwares para gerenciar sua caixa de entrada pode ser uma boa solução. Um relatório da McKinsey afirma que mais de 25% da sua jornada de trabalho é gasto com processos de e-mails.
Aplicar um sistema de gestão para sua caixa de entrada poupa bastante tempo ao realizar de forma automática algumas das práticas que listamos acima. Definir prioridades, criar pastas ou marcadores e agrupar mensagens afins pode poupar um valioso tempo dos funcionários de sua empresa e da sua rotina de trabalho. Afinal, gerir uma equipe e ainda responder demandas de clientes requer muita agilidade e bastante atenção.
O e-mail é uma excelente ferramenta para comunicação, delegação e resolução de problemas em uma corporação. Mas apenas se for utilizado de forma organizada e otimizada. Por esse motivo, gerenciar sua caixa de entrada de maneira certa é fundamental para tirar todos os proveitos que as mensagens eletrônicas podem oferecer para o seu negócio.