7 Dicas para monitorar os KPI's na Logística
Poder contar com bons indicadores na logística é importante por inúmeros motivos. Esse cuidado reforça muitas questões importante do seu negócio, inclusive a estratégia da empresa e ajuda a identificar gargalos que precisam ser neutralizados, corrigidos ou eliminados. Diante disso, vale a pena saber como monitorar KPIs na logística.
São muitos os indicadores de logística, o que demanda a habilidade de selecionar os mais adequados e colocar em prática o monitoramento. Além disso, é importante entender como transformar esses KPIs em resultados reais para o setor de logística, sendo assim, garante vantagens para todo o negócio.
Leia abaixo as 7 dicas para monitorar KPIs na logística e como usar essa abordagem para otimizar a gestão da sua empresa. Continue lendo!
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7 Dicas para monitorar KPI's na Logística
1. Selecione um conjunto de indicadores
Antes de qualquer coisa, é essencial selecionar os indicadores realmente úteis para a área de logística e para a empresa. De nada adianta monitorar o que não é útil, nem mesmo o que não tem relação com o objetivo que deseja atingir.
Há três questões importante para selecionar bons indicadores na logística:
Como eles se relacionam com os objetivos do setor de logística?
Como eles contribuem para identificar gargalos e resolver problemas?
Como eles estão alinhados à estratégia da empresa?
Não existe uma quantidade exata de KPIs (indicadores de desempenho na logística) que precisam ser monitorados, mas é muito importante focar nos que são realmente essenciais. O número geralmente varia entre 5 e 12 KPIs.
2. Determine a frequência de levantamento
Outra questão de extrema importância é estabelecer a frequência com a qual os KPIs serão monitorados. Isso pode variar bastante, isso vai depender da mão de obra dedicada e as tecnologias usadas para o levantamento.
O ideal é que os indicadores na logística sejam levantados mensalmente. Dessa forma, os gestores podem avaliar o avanço (ou retrocesso) nos resultados de um mês para outro. Além disso, elaborar periodicamente relatórios para explicar o que tem ocorrido.
Quando os relatórios são levantados com espaçamentos longos, como de seis em seis meses, fica mais difícil identificar pequenos problemas. E não acaba por aí, o tempo de resposta fica comprometido. Porque apenas a cada seis meses será possível diagnosticar o problema e agir para solucioná-lo.
3. Adote tecnologias de ponta
Boas tecnologias auxiliam no levantamento de indicadores de forma mais rápida, pois muitas vezes totalmente automatizada. Isso significa que a equipe não precisa estar envolvida no operacional, ou seja, fazendo o levantamento, e sim, somente a análise dos dados finais.
Existem muitas tecnologias úteis à logística, como softwares de monitoramento de cargas e sistemas de controle de estoque. Essas ferramentas costumam contar com dashboards, isto é, painéis de controle que identificam e classificam as informações mais úteis.
É essencial selecionar as tecnologias certas e seus respectivos fornecedores. Na hora da pesquisa, vale a pena conhecer os softwares mais proeminentes no mercado, realizar testes gratuitos e conferir a reputação dos fornecedores.
4. Utilize o modelo de gestão à vista
Os indicadores na logística não são de interesse somente da alta administração, mas de toda a equipe. Afinal, todos são responsáveis pelos processos de logística, portanto, nada mais justo que compartilhar os indicadores com a sua equipe, ao menos os que não são confidenciais. O modelo de gestão que estamos falando cumpre exatamente esse propósito.
Trata-se de um modelo gerencial, no qual os indicadores na logística ( KPIs) são dispostos em painéis localizados em pontos estratégicos da empresa, visíveis aos funcionários, como a sala de reuniões. Os indicadores serão levantados e permitem que todos os envolvidos se mantenham atualizados.
O modelo de gestão ajuda criar um senso de transparência, pertencimento e responsabilidade, além de ajudar no engajamento do time de profissionais.
5. Identifique os gargalos existentes
Definir os tipos de KPIs na logística serve a um propósito específico: identificar gargalos. "Gargalo" trata-se de tudo que impede o cumprimento dos resultados. Por exemplo, um processo de logística repleto de atrasos, que demora mais que a média, é um enorme gargalo.
Os números obtidos com os indicadores auxiliam na identificação de problemas que ainda não são tão perceptíveis, mas que podem prejudicar bastante o processo de logística. Por melhor que ele seja, sempre existe um ou outro gargalo. Eles são responsáveis por impedir que as tarefas diárias sejam realmente rápidas, precisas e rentáveis. Ao identificar um problema, é possível aprimorar a logística.
6. Estabeleça metas para a empresa
O KPI na logística é um instrumento fundamental para a definição de boas metas. Os indicadores oferecem informações atuais da empresa, que garantem metas realistas e desafiadoras, capazes de levar o time de logística à direção correta.
No entanto, é importante utilizar os atuais relatórios de indicadores para criar novas metas. Vamos a um exemplo: se o custo de transporte está muito elevado, é necessário definir metas de custo desejado, depois traçar um bom plano e colocar tudo em prática.
Há um padrão interessante para verificar se uma meta está bem construída. Trata-se do SMART: a meta deve ser Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Temporal (com tempo bem definido). Aqui é bom ter o cuidado de detalhar as metas para o time, explicar como esses horizontes beneficiam a logística e tornam a empresa mais competitiva.
7. Comprometa-se com a melhoria contínua
Faça uso de cada KPI na logística para monitorar a evolução dos processos, verificar a eliminação dos problemas encontrados e acompanhar o cumprimento das metas. Os indicadores na logística servem de base para o processo de melhoria contínua.
São esses indicadores que determinam o status quo do processo de logística, ou seja, o estado atual das coisas. Dessa forma, os números identificados com os KPIs devem ser tidos como primeiro passo na tarefa de propor soluções para a cadeia logística da empresa.