Descubra a importância da organização para a gestão de empresas - Blog da MG Auditoria, Consultoria e Contabilidade
O dia a dia de um empresário contemporâneo é muito corrido, o que torna cada vez mais comum vermos líderes de organizações se tornarem extremamente operacionais, deixando de lado as atividades de gestão de empresas.
É sabido que, para uma organização prosperar, é preciso sempre pensar em ações estratégicas e planejadas. Para que isso ocorra, no entanto, algumas atitudes são fundamentais para organizar os processos. Assim, o líder pode se dedicar mais à gestão e menos ao operacional.
Siga a leitura e confira algumas dicas para que você possa cumprir todas as demandas do seu dia a dia.
Tome grandes decisões no início da manhã
O melhor horário para tomar decisões estratégicas para a empresa é no início da manhã. Isso acontece porque, nesse horário, a mente ainda está "fresca" e descansada, sem nenhum problema ou situação que possa interferir nas resoluções.
Assim, durante o dia, você pode sempre evitar definições muito importantes, postergando a atividade para o início do dia seguinte, momento em que você não estará física ou emocionalmente cansado.
É importante que você defina metas para as atividades que produz no dia a dia, pois somente assim se esforçará para cumprir aquilo a que se propôs. Além disso, recomenda-se que as metas sejam quantificadas, ou seja, transformadas em números.
Você pode definir, por exemplo, que as reuniões da empresa não ocuparão mais do que 2 horas diárias da sua rotina de trabalho ou, então, que pretende dedicar pelo menos uma quantidade X de horas semanais de trabalho para pensar em novas estratégias para a organização, em vez de realizar apenas tarefas de cunho operacional.
Para aproveitar melhor o tempo em sua rotina de trabalho, você pode ter uma tabela em que, no início da semana, deve listar todas as atividades a serem realizadas no decorrer do período, atribuindo sempre um prazo para cada ação.
A ideia é que você cumpra todas as atividades seguindo uma ordem decrescente, da mais importante para a menos importante. Assim, você poderá ficar atento aos prazos e evitar correrias para fazer algo de última hora.
Centralize o registro de suas atividades
É importante centralizar todas as atividades a serem realizadas em um único local de consulta e acompanhamento. Quantas vezes você já não se pegou com uma agenda para registro de reuniões, post-its para anotação das demandas urgentes e um aplicativo com o acompanhamento das atividades a executar?
Tendo um único local para organização de seus compromissos, seja ele por qualquer meio, o controle do que precisa ser realizado fica bem mais fácil, evitando um mal agendamento de suas atividades bem como a perda dos prazos destas.
Tenha um ambiente de trabalho organizado
O ambiente de trabalho afeta diretamente a produtividade das pessoas, e é por isso que ele deve ser muito bem organizado e limpo.
Se você souber onde estão guardados todos os documentos que possui no escritório, por exemplo, terá mais facilidade quando for preciso localizar algo, sem se fazer necessário perder muito tempo com isso.
Você precisa ter em mente que, se contrata um funcionário, ele está qualificado para realizar as atividades de sua incumbência. Por isso, você pode delegar tarefas sem medo e, caso elas não sejam feitas como você deseja, pode corrigir o colaborador, para que os erros não se repitam.
Delegando tarefas operacionais, você terá muito mais tempo para pensar em outras ações que realmente sejam eficazes para o desempenho da sua empresa.
Ter um fluxo de trabalho sem uma definição clara dos processos envolvidos leva à perda de controle de como o trabalho é realizado. O dispêndio de tempo na correção de erros e os custos com os danos causados por eles comprometem a qualidade do trabalho, não alcançando as expectativas de seu cliente.
Com os processos bem definidos você poderá garantir eficiência e o alcance dos resultados desejados, tornando essa uma preocupação a menos com o dia a dia de trabalho, podendo focar em outras ações de sua agenda.
E então, tudo pronto para agir de forma mais organizada e, assim, melhorar a gestão de empresas? Conte para a gente nos comentários!