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Informações Iniciais da O.F.
A inicialização de uma O.F. consiste na execução de alguns procedimentos preparatórios, para a digitação, emissão e atualização da O.F., e para isso é necessário que seja fornecido algumas informações, tais como: código da filial; documentos que serão emitidos; data do movimento; etc. Abaixo descrevemos cada uma das informações necessárias.
• Código da Filial. Se a empresa tiver filiais, o sistema solicita o código da filial onde será efetuado o faturamento. Pressionando a tecla F4 é possível ter acesso a tabela de filiais.
Assim que for digitado a filial o sistema mostra as informações iniciais que foram fornecidas na última vez que foi utilizada esta opção.
• Fatura Enquanto Digita? Como vimos acima o faturamento é um processo que vai deste a preparação inicial, digitação das informações da O.F., registro da O.F., atualização e emissão do documento.
Para esta pergunta você tem duas respostas possíveis, Sim ou Não. É evidente que cada uma ativa procedimentos diferentes para as rotinas seguintes. Vide a seguir o detalhamento de cada uma:
o Respondendo Sim, o sistema vai faturar enquanto você estiver digitando. Isto é, ele recebe todas as informações e ao final da digitação, registra a O.F.; monta e emite os documentos; e faz todas as atualizações exigidas, dependendo do tipo de documento que estiver emitindo. Com esta opção, todo o processo de faturamento é realizado, assim que terminar a digitação da O.F. Para imprimir o documento o sistema utiliza o sistema de impressão em plano secundário, descrita no capítulo 9 do guia do usuário.
o Respondendo Não, o sistema não vai faturar durante a sua digitação. Isto é, ele recebe todas as informações da O.F., exceto a série e número do documento e registra a O.F., como pronta para faturar e marca-a como "não faturada". Agindo desta forma você dividirá o processo em duas etapas: a primeira consistirá na digitação da O.F.; e a segunda na efetivação do faturamento que é emitir e atualizar a O.F. Esta segunda etapa normalmente é ativada através da opção de "Faturar em Lote/Refaturar" (vide mais detalhes sobre esta opção mais adiante neste capítulo). Entretanto, uma O.F. não faturada pode ser alterada normalmente entrando pela opção de "Ordem de Faturamento".
• Documento Principal. Consideramos como principal todos aqueles que também são documentos fiscais ou que englobam outros documentos fiscais, tais como: Nota Fiscal, Nota Fiscal/Fatura, Fatura de várias notas, Nota de Serviços e Ordem de Compra.
Como já vimos nos itens anteriores as informações que serão pedidas na Ordem de Faturamento dependem da transação que você selecionou.
Pressionando a tecla F4 o sistema mostra na tela, uma relação de todos os layouts existentes, selecione o que desejar e pressione a tecla <Enter> para ser transferido para este campo.
Nota. Não serão considerados como principal os documentos de tipo 13 (duplicatas, carnês, bloquetes bancário).
Outras informações são necessárias para complementar a montagem e emissão do documento, que são: destino (onde será impresso ou gravado o documento), a série e o número do primeiro documento.
o Destino do Documento. Como destino do documento, o sistema dispõe de quatro alternativas para impressão do documento, dependendo do número de impressoras que estão configuradas no seu equipamento. Informando <1, 2 ou 3> o documento será impresso diretamente na impressora informada. Informando <D> o documento será gravado em formato de impressão no disco, no diretório definido para armazenar os arquivos de trabalho (padrão do sistema \FT\TRABALHO\). O documento armazenado em disco fica disponível para ser visto em vídeo ou impresso, entrando na opção "Listar Relatórios Prontos" do módulo de Resultados. Vide como utilizar esta opção no capítulo Consultas Gerais do guia do usuário.
o Primeiro Número do Documento. Este campo é pedido somente se foi indicado no layout que o operador tem permissão para alterar a série ou o número do documento no início do faturamento.
Informe a série e o número do primeiro documento que será impresso. O sistema registra este número e a medida que for emitindo os documentos o número será incrementado automaticamente.
o Nota já emitida em xx/xx/xx. Informe outra. Significa que foi informado um número de documento que já foi emitido, e neste caso o sistema não aceitou. Verifique no formulário qual o número correto ou certifique-se do número correto através das emissões anteriores.
o Nota já emitida em xx/xx/xx. Vai reemiti-la? <S/N> : Esta pergunta só é feita quando se entra na opção de "Faturamento em lote/Refaturar". Significa que já foi emitido um documento com o número informado. Se você não estiver reemitindo um documento, responda "N" e verifique se está informando o número corretamente.
• Documento Secundário. Consideramos documento secundário, aqueles que normalmente são complementos de outros, tais como: duplicatas, carnês e bloquetes bancários que são complementos de faturas ou Notas Fiscais/Fatura. Entretanto, você poderá informar outros tipos de documentos.
o Destino do Documento. Para o documento secundário você também tem até quatro alternativas para impressão do documento, dependendo do número de impressoras que estão configuradas no seu equipamento.
As explicações dadas acima para o documento principal também são válidas para este documento.
o Não é possível imprimir dois documentos na mesma impressora. Significa que foi informado a mesma impressora selecionada para imprimir o documento principal e isto não é possível. Caso tenha apenas uma impressora conectada no seu microcomputador, envie o segundo documento para disco, digitando a letra <D> e ao final do faturamento de todas as O.F., é possível trocar o formulário da impressora e entrar na opção "Listar Relatórios Prontos" do módulo de Resultados e comandar a impressão deste documento.
o Primeiro Número do Documento. Este campo também só é pedido se foi indicado no layout que o operador tem permissão para alterar a série ou o número do documento no início do faturamento.
Se informou um documento secundário, ou seja uma duplicata, bloquete bancário ou outro no gênero, não é obrigatória esta informação, pois o sistema, geralmente, assume o número deste tipo de documento a partir do documento principal.
Informe este número somente se houver necessidade de manter as duplicatas com números diferentes da fatura.
• Data do Movimento. Esta é a data de referência do faturamento, a qual será assumida como data de emissão dos documentos. O sistema sempre sugere a data do próximo movimento, tomando por base a última vez que foi utilizado o sistema.
Informando uma data superior ao último dia do mês corrente, ou seja, quando for lançar o primeiro movimento do mês seguinte o sistema entende que terminou o mês anterior e dispara um processo de Encerramento e Virada de Mês. Este é um processo que só é executado quando o FT estiver integrado com o EQ e envolve cálculos de estatísticas e médias que tomam por base as informações acumuladas do mês. Para mais detalhes sobre este assunto vide o capítulo 6 do manual de usuário do EQ.
Por uma questão de controle, o sistema rejeitará as datas informadas nas seguintes condições:
o Quando a data informada pula um ou mais meses, em relação a data do último movimento lançado;
o Quando a data informada é maior que a data atual;
o Quando a data informada é menor que a data do último movimento, neste caso é pedido confirmação, se você confirmar' é assumido a mesma data do último movimento.
o Quando a data informada é inválida, isto é, uma data não existente. Exemplo: 30/02/96, 31/04/96.
o Data do Movimento estranha. Ocorre quando foi informado uma data muito antiga, ou seja, com mais de um ano da data da personalização do sistema para sua empresa.
o Data informada ' inferior a data do último movimento. Está certa? <S ou N>:. Como vimos acima o sistema pede confirmação e se for confirmado é assumido a data a do último movimento. Caso necessite fazer lançamentos com data anterior, não se preocupe em informar a data anterior aqui, pois é possível informar a data certa, quando estiver lançando o documento (veremos isto mais adiante mais detalhes sobre este assunto).
o Data informada é superior a data do equipamento: Uma das duas está errada. Ocorre quando está tentando informar uma data maior do que a data atual ou a data do seu equipamento está errada. Verifique.
o Data do Movimento errada. Mais de um mês após o último Movimento:-Significa que está pulando algum mês entre a data do último movimento e a data informada. Verifique e informe a data correta.
o Data Inválida.-A própria mensagem diz tudo. Significa que é uma data inexistente. Exemplo: 30/02/96, 31/04/96.
• Confirmação. Para confirmar todas as informações prestadas na tela o sistema pede que responda Sim ou Não à pergunta "Esta tudo certo? <S/N>:. Respondendo "N" (não) o cursor volta ao início da tela para você reiniciar as informações. Com a resposta "S" (sim) o sistema faz algumas verificações de todas as informações prestadas e havendo alguma irregularidade emite algumas mensagens de alerta ou de erro, descritas a seguir e posiciona o cursor para que seja possível corrigí-la:
o Deve informar no mínimo um arquivo de modelo. Está tentando digitar uma O.F., sem indicar nenhum documento para emitir. Informe no documento principal o nome do arquivo que contém o modelo do documento que deseja emitir.
o Vai emitir duas vezes o mesmo Documento? <S/N> : Informou o nome do mesmo modelo como documento principal e secundário. O sistema pede confirmação, informe "S" ou "N".
o Dois documentos que atualiza o estoque. Rejeitado. Foi indicado dois modelos de documentos para emitir, mais os dois estão com a indicação para atualizar o estoque. Deve informar outro documento ou corrigir um dos layouts e reiniciar a operação.
o Nenhum dos Documentos atualiza o Estoque. Esta Certo? <S/N> : Esta mensagem é um alerta e se responder "S" (sim), o sistema prossegue no faturamento e emite os documentos selecionados, mas não marca a O.F. como faturada, ou seja, a O.F. fica registrada como se não tivesse sido faturada. Respondendo "N" (não), deve informar outro layout de documento para ser emitido.
o Vai Emitir dois Documentos com o mesmo Tipo? <S/N> : Foi indicado para emitir dois documentos do mesmo tipo. Por exemplo: duas notas de venda, ou duas transferências, etc. Respondendo "N" (não), deve informar outro layout de documento. Se responder "S" (sim), o sistema emite os dois documentos mais considera para geração de documento fiscal, atualização de estoque e atualização de cliente, somente o que foi lançado como principal.
o Duas Notas Fiscais de tipos Diferentes. Rejeitado. Foi indicado a emissão de duas notas fiscais de tipo diferente. Por exemplo: um nota de venda e outra de compra, corrija e reinicie.
o Vai Emitir uma NF de Serviço e uma de Produtos? <S/N> : Foi indicado a emissão de dois documento um de prestação de serviço e outra de venda de produtos. Se responder "S" (sim) o sistema emite os dois documentos, mas considera para lançamento para o cliente e atualização de estoque somente o que foi identificado como principal.
o Informou somente documento secundário (Duplicata, carnê, ...). Foi indicado apenas um layout de documento secundário (Tipo 13 - Duplicata, carnê, bloquete bancário ou outro documento de cobrança). Para digitar uma O.F. é necessário indicar pelo menos um documento principal, que são aqueles com tipo diferente de 13. É através do tipo do documento que o sistema identifica qual o tipo de tela deve colocar para que você possa digitar a O.F.