Roteiro Para Reunião com o Scopi: Avaliação do Planejamento Estratégico
Para um planejamento estratégico gerar os resultados esperados e ter continuidade, as reuniões de avaliação são indispensáveis. É com elas que se faz o PDCA (Planejar, Desenvolver, Controlar e Ajustar) rodar. Estas reuniões ocorrem normalmente uma vez por mês e tem a participação de diretores e gerentes, dependendo do porte e da política da empresa. Em micro e pequenas empresas participam sócio(s) e funcionários. É muito importante que as metas estejam distribuídas entre os membros da equipe, bem como os projetos. Recomenda-se que a duração da reunião não ultrapasse 2h. Por essa razão, criamos um roteiro para reunião com o Scopi para garantir que esta seja produtiva e cumpra com a sua finalidade:
Desempenho geral da organização e de cada objetivo estratégico:
Verificar o percentual geral de metas atingidas no ano e o percentual por objetivo estratégico. No Scopi acessar o painel do Mapa Estratégico com desempenho.
Indicadores mais importantes:
Comparar os resultados obtidos com a meta e com o histórico (ano anterior ou anos anteriores). No Scopi acessar o painel de indicadores filtrando as metas nível 3.
Fato, causa e ação:
Gerar fato, causa e ação, com responsável e prazo para execução, para aqueles indicadores que mostram que os resultados que vem sendo obtidos podem comprometer o atingimento das metas. No Scopi registrar o FCA na seção Indicadores.
Progresso dos projetos:
Ver o percentual de conclusão dos projetos mais importantes e analisar mais detalhadamente os projetos que estão atrasados. No Scopi acessar o painel dos Projetos.
Ranking das metas:
Analisar como anda o desempenho individual dos coordenadores e responsáveis por metas. No Scopi acessar o gráfico com o ranking das metas atingidas e não atingidas no painel do gestor.
Verificar o volume de ações de projetos, processos e de FCA (Fato-Causa-Ação) que estão por iniciar, em andamento e atrasadas por responsável. No Scopi acessar as atividades por concluir no painel do gestor.
Verificar o volume de ações de projetos, processos e de FCA concluídas no prazo, fora do prazo e o total por responsável. No Scopi acessar as atividades concluídas no painel do gestor.