O cliente da NRA que enviou o formulário W8 e o cliente dos EUA que enviou o formulário W9 antes do recebimento dos rendimentos dos EUA são considerados documentados. É permitida a documentação da clientela directa do QI através das regras KYC.
A documentação deve ser preenchida em suas partes relevantes para que o QI possa estabelecer a residência fiscal do cliente, classificando-o com o status de Capítulo 3. O QI não poderá contar com documentação incorrecta ou não fiável: por razões de inconsistência, com dados já fornecidos pelo cliente ou já na posse do QI, ou por “alteração de circunstâncias” ocorrida.
A taxa geral aplicada às receitas de fontes americanas é de 30%. Isto aplica-se aos juros e dividendos quando os clientes das ARN não estão documentados. Se documentadas, serão aplicadas as taxas reduzidas previstas na convenção para evitar a dupla tributação entre os EUA e o país de residência da pessoa em causa. Além disso, os juros das obrigações podem ser isentos dos títulos em carteira (Isenção de Carteira de Juros, rendimento declarado com o código de rendimento 01 e código de isenção 05), pelo que não haverá retenção na fonte.
Todos os anos, o QI deve enviar um relatório ao IRS sobre os rendimentos pagos nos EUA e o imposto retido na fonte nos EUA pago aos seus clientes.
Para não incorrer em penalidades, os formulários devem ser enviados até a data do relatório. É importante: