Nova Sistemática do Correio Interno - Comunicados
Nova Sistemática do Correio Interno
por Marcela Santos Cavalcanti - mat. 19107-8 em 23/08/2021 09:09
A Prefeitura do Campus vem aprimorando os seus processos relativos ao Correio Interno, de modo a atender aos departamentos com mais eficácia e eficiência.
Nesse sentido, foi solicitado, ao Sistema de Gerência Universitário (SGU), a criação de uma nova sistemática, baseada em protocolos eletrônicos, para amparar os processos a cargo do Correio Interno, à semelhança do que já existe para as Oficinas da Prefeitura do Campus (sistemática de ordens de serviço).
Desse modo, com as devidas adaptações, o SGU disponibilizou, recentemente, à Prefeitura do Campus, mais essa facilidade gerencial, que possibilita, ao Correio Interno, passar a ter as suas atividades totalmente informatizadas.
Essa nova sistemática pode ser sintetizada pela figura abaixo.
As correspondências registradas/encomendas (itens), após serem recebidas e devidamente separadas por unidades, serão incluídas no SGU, por meio da abertura de protocolos eletrônicos, e informadas, por e-mail e/ou SMS, à Secretaria de cada unidade, no caso dos professores, ou especificamente ao funcionário interessado.
A partir do recebimento do e-mail e/ou SMS, os itens recebidos estarão disponíveis para a retirada do Correio Interno. Para isso, o número do protocolo eletrônico existente no e-mail e/ou SMS será obrigatório para a identificação de cada item. Esclarece-se que se um mesmo portador for retirar mais de uma correspondência registrada/encomenda, este funcionário deverá levar consigo todos os números de protocolos eletrônicos, tendo em vista que cada item tem um único número.
Define-se portador(es) o(s) funcionário(s), cadastrado(s) no Correio Interno, devidamente autorizado(s) a retirar correspondência registrada/encomenda em nome de todo a unidade.
Ao final do processo (após a entrega da correspondência registrada/encomenda), o protocolo eletrônico será concluído, no SGU, pelos funcionários do Correio Interno, e o interessado (Secretária(o) da unidade, no caso dos professores, ou especificamente o funcionário) receberá no seu e-mail, quando e quem retirou a sua correspondência registrada/encomenda. Essas informações referentes às entregas de itens serão armazenadas, no SGU, para posterior controle e verificação.
As correspondências registradas/encomendas, que porventura estejam somente identificadas com o nome de um departamento, serão notificadas, por e-mail, às Secretarias, para que a unidade se responsabilize e tome as consequentes ações.
Adicionalmente, para que a Prefeitura do Campus possa aprimorar os seus serviços, solicita-se que os departamentos avaliem, no SGU, a efetividade do Correio Interno, por ocasião da conclusão do protocolo eletrônico, da mesma forma como ocorre com as ordens de serviço direcionadas às Oficinas da Prefeitura do Campus.