Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP. Informações úteis para o Empregador. Versão PDF Free Download
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Maria Antonieta Bernardes Vilalobos
1 Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP Portaria MTE 1.510/2009 Informações úteis para o Empregador Versão 1.2 1
2 Sumário 1 PONTOS IMPORTANTES DA PORTARIA 1.510/ Definições Prazos O REGISTRADOR ELETRÔNICO DE PONTO REP Memórias do REP Dados dos empregados no REP Conexão do REP com outros equipamentos Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador Impossibilidade temporária de marcação do ponto no REP O Arquivo-Fonte de Dados AFD Relação Instantânea de Marcações CADASTRO DO EMPREGADOR NO MTE CAREP PROGRAMA DE TRATAMENTO DE REGISTRO DE PONTO
3 1 PONTOS IMPORTANTES DA PORTARIA 1.510/2009 A Portaria MTE 1.510/2009 disciplina a anotação de horário de trabalho por meio eletrônico, conforme previsto no art. 74, 2º da CLT. A empresa que possui até 10 empregados não está obrigada a utilizar nenhum sistema de controle de ponto. A empresa com mais de 10 empregados pode fazer opção por sistema manual, mecânico ou eletrônico. Pode, inclusive, adotar mais de um desses sistemas dentro da mesma empresa ou estabelecimento, tendo o cuidado de não causar discriminação dentre seus empregados. Caso opte pelo sistema eletrônico, deverá obrigatoriamente seguir a Portaria 1.510/2009 integralmente para todos os empregados que usarem o sistema eletrônico. Entende-se como sistema eletrônico de registro de ponto qualquer sistema de controle de jornada que utilize meios eletrônicos para identificar o empregado, tratar, armazenar ou enviar qualquer tipo de informação de marcação de ponto. O termo CARTOGRÁFICO, por si só, não esclarece se o sistema é manual mecânico ou eletrônico. Para identificar a modalidade do sistema, importa saber qual a sua forma de funcionamento. A empresa que adotar o SREP poderá a qualquer momento mudar para o sistema manual ou mecânico. Os órgãos públicos só estão obrigados a seguir a Portaria se mantiverem empregados sob regime da CLT e, também, se fizerem opção por ponto eletrônico para esses empregados. Se desejarem, podem utilizar o ponto eletrônico, regulamentado pela Portaria 1.510, para os servidores estatutários, desde que estes sejam separados no programa de tratamento. A Portaria trata somente do registro de ponto eletrônico, não se referindo ao controle de acesso dos empregados ao ambiente de trabalho. Também não proíbe que as empresas tenham controles de acesso. A Portaria não afeta o poder diretivo do empregador sobre seu estabelecimento. O controle de jornada deve espelhar fielmente a jornada efetivamente realizada pelos empregados, ou seja, os horários de início e término de jornada e de intervalos, quando não pré-assinalados, para efeitos da contraprestação pecuniária e para efeitos fiscais. O controle de acesso, o controle da permanência do empregado, assim como o controle das suas atividades na empresa decorre desse poder diretivo e deve ser exercido pelos meios legais que o empregador dispõe e não pelo sistema de controle eletrônico de jornada. Fazer restrições à marcação de ponto, marcações automáticas e alterações dos dados registrados sempre foi proibido ao empregador. A Portaria 1.510/2009 3
4 apenas cria formas de preservar os dados originais, permitindo ao empregador fazer as eventuais correções no programa de tratamento, com as devidas justificativas. Ela estabelece requisitos para o equipamento registrador eletrônico de ponto REP e para o programa de tratamento dos dados oriundos desse equipamento. Padroniza formatos de relatórios e arquivos digitais de registros de ponto, para que sejam apresentados à fiscalização do trabalho pelo empregador. A Portaria não altera em nada os regulamentos sobre horas extras, compensação de jornada, tolerância no registro de horários ou qualquer outro regulamento trabalhista. Os REP utilizados pela empresa, mesmo que não estejam mais em operação, devem ser guardados pelo prazo legal em que a empresa é responsável por armazenar os dados nele contidos. Os dados extraídos do REP, bem como os dados tratados, devem também ser guardados pelo período legal. 1.1 Definições SREP Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é o conjunto de equipamentos e programas utilizados para o registro eletrônico de ponto. Enquadram-se como SREP, e consequentemente na Portaria 1.510/2009, todos os casos em que sejam usados meios eletrônicos para identificar o trabalhador, tratar, armazenar ou enviar qualquer tipo de informação de marcação de ponto. REP Registrador Eletrônico de Ponto é o equipamento de ponto eletrônico em conformidade com a Portaria 1.510/2009, que registra e armazena os dados originais das marcações realizadas pelo empregado. Programa de Tratamento de Registro de Ponto é o software que, preservando os dados originais do REP, permite ao empregador fazer as inclusões e exclusões de forma justificada, e gera relatórios e arquivos padronizados. CAREP - Cadastro do Registro Eletrônico de Ponto é sistema de cadastro previsto no art. 20 da Portaria para que os empregadores que utilizam o sistema de registro de ponto eletrônico possam informar, por meio da Internet, seus dados cadastrais, os relativos ao REP e ao programa de tratamento. O acesso a esse cadastro é feito pelo endereço eletrônico do Ministério do Trabalho e Emprego: Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é o documento que o fabricante do REP e/ou o desenvolvedor do programa de tratamento deve entregar ao empregador usuário garantindo que seu equipamento e/ou software atende integralmente à legislação, em especial à Portaria 1.510/
5 Certificado de Conformidade é o documento emitido por órgão credenciado pelo MTE para certificação de equipamento para garantir a conformidade do modelo de REP à legislação, em especial à Portaria 1.510/2009. Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é o documento emitido pelo REP, para o trabalhador, onde constam os dados da marcação de ponto. MRP - Memória de Registro de Ponto é o dispositivo eletrônico, componente do REP, onde ficam guardadas as marcações de ponto e os registros das operações efetuadas no equipamento, como, por exemplo, ajuste no relógio. Não pode ser apagada ou alterada em nenhuma hipótese. MT - Memória de Trabalho é onde ficam armazenados os dados necessários à operação do REP, tais como: identificação do empregador e do empregado AFD Arquivo Fonte de Dados é o arquivo eletrônico gerado pelo REP contendo todas as informações armazenadas na MRP e disponível para a fiscalização. Porta fiscal é a porta USB existente no REP que permite que a fiscalização do trabalho extraia o AFD. AFDT Arquivo Fonte de Dados Tratados é o arquivo eletrônico gerado pelo programa de tratamento onde estão as marcações de ponto devidamente tratadas. ACJEF Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais é o arquivo eletrônico gerado pelo programa de tratamento que contém a apuração das jornadas efetuadas pelos empregados. Identificador do empregador é o número de CNPJ ou CPF que identifica o empregador. Identificador do estabelecimento é o número do CPF ou CNPJ quando o empregador/estabelecimento não tiver número de CEI. Será a composição CPF+CEI ou CNPJ+CEI quando o estabelecimento tiver CEI. Exemplo deste caso são obras de construção civil. Relação Instantânea de Marcações é o relatório impresso pelo REP com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes. Órgão Técnico Credenciado é a entidade credenciada pelo MTE para realizar a análise de conformidade técnica de REP à legislação. Deve ser entidade da administração pública direta ou indireta ou entidade de ensino, pública ou privada, sem fins lucrativos e, ainda, realizar pesquisa ou desenvolvimento e atuar nas áreas de engenharia eletrônica ou de tecnologia da informação. Fabricante de REP é a empresa que fabrica o equipamento REP nos termos da Portaria 1.510/
6 Fabricante de programa de tratamento é a empresa, desenvolvedor independente ou o próprio empregador que cria o programa de tratamento conforme a Portaria 1.510/2009. Empregador para efeito da Portaria 1.510/2009 é a pessoa física ou jurídica que emprega trabalhadores sujeitos ao controle de ponto eletrônico. Empresa para efeito da Portaria 1.510/2009 é a unidade empresarial responsável por todos os empregados contratados, independente do local de trabalho. É identificada pelo CNPJ básico (os 8 primeiros caracteres do CNPJ). É identificada pelo CPF, quando associado apenas ao CEI. Estabelecimento para efeito da Portaria 1.510/2009 é a unidade do local de trabalho, matriz, filial, canteiro de obra, etc., é identificado pelo CNPJ completo (14 caracteres) ou CPF+CEI. 1.2 Prazos As disposições da Portaria entraram em vigor a partir de sua publicação, 25/08/2009, exceto em relação à obrigatoriedade de utilização do REP, que só será exigível a partir de 01/01/2012. Sendo assim, o empregador que adota o controle eletrônico de ponto: o desde 25/08/2009, o programa de tratamento deve emitir o relatório de espelho de ponto no formato padronizado e gerar os arquivos AFDT e ACJEF. Além disso, o empregador deve efetuar seu cadastramento no CAREP e possuir, desde essa data, o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade referente a esse programa. o a partir de 01/01/2012, o empregador optante pelo ponto eletrônico terá que utilizar o REP e possuir o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade referente a esse equipamento, além de lançar, no CAREP, os dados referentes ao REP. 2 O REGISTRADOR ELETRÔNICO DE PONTO REP Equipamento eletrônico exclusivo para o registro de ponto, não podendo ter outras finalidades como controle de acesso, acionamento de sirenes, etc. Não deve depender de ligação a nenhum equipamento ou sistema externo para efetuar a marcação de ponto. Não pode limitar os períodos de marcação de ponto. Não pode fazer marcações automáticas. 6
7 Os dados da marcação não podem ser alterados ou apagados. Em cada marcação deve ser emitido o comprovante do trabalhador. O REP não efetua o registro se não houver papel na impressora, para a emissão do comprovante. O REP não pode ter funções que permitam configurações estranhas ao que prescreve a Portaria 1.510, por exemplo: o não permitir a cópia do AFD por meio da porta fiscal; o não imprimir o comprovante do trabalhador; o não imprimir a relação Instantânea ou para exigir senha para essa impressão. A Portaria dá as diretrizes as quais o equipamento deve seguir para se enquadrado como REP. O MTE não define como o equipamento deve ser construído. Por exemplo, o fabricante pode implementar a MRP da forma que julgar mais conveniente, desde que essa memória atenda ao determinado na Portaria. O MTE não avalia os equipamentos, esse trabalho é feito pelos órgãos técnicos credenciados, que verificam a conformidade de terminado modelo de REP aos ditames da Portaria O MTE apenas registra os equipamentos certificados e dá publicidade desses registros, por meio de Portaria publicada no Diário Oficial da União e do seu sítio na Internet. A Portaria não especifica o mecanismo de identificação do trabalhador no REP. O fabricante pode utilizar qualquer meio ou combinação de meios que julgar mais adequado, como por exemplo, cartão magnético, cartão com código de barras, biometria, teclado etc. Cada Registrador Eletrônico de Ponto - REP somente poderá conter empregados de um mesmo empregador, excetuados os casos abaixo indicados, devendo o Programa de Tratamento de Registro de Ponto identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora: o registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974 no REP do tomador de serviços; e o empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do 2º do art. 2º da CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico. O empregador pode dimensionar a quantidade de REP que necessitará, para o registro de ponto dos seus empregados. Para tanto, pode levar em conta a quantidade de empregados que registram o ponto no mesmo horário e o tempo 7
8 que cada equipamento leva para efetivar esse registro. Como nos equipamentos anteriores à Portaria 1.510, há REP mais rápidos e REP mais lentos, por exemplo, os REP que utilizam a identificação biométrica são em regra mais lentos. É possível, porém, que um fabricante desenvolva tecnologia para leitura rápida das digitais. É importante analisar os vários modelos disponíveis para encontrar o que melhor atenda às suas necessidades. Em média, os REP possuem velocidade semelhante aos relógios anteriores, o que não acarretará diminuição do fluxo de trabalhadores, no momento da marcação do ponto. 2.1 Memórias do REP O REP tem internamente dois tipos de memória: MRP e MT. MRP Memória de Registro de Ponto é um meio eletrônico de armazenamento de dados onde ficam guardadas as marcações de ponto de maneira que não possam ser apagadas ou alteradas de nenhuma forma. Guarda, ainda, os registros das operações efetuadas no equipamento, por exemplo, ajuste no relógio. O fabricante do REP escolherá a forma de proteção dos dados contidos na MRP e será responsável por sua efetividade. A MT Memória de Trabalho é um meio eletrônico de armazenamento de dados onde residem as informações necessárias à operação do REP, sejam informações do empregador ou dos empregados. Não existe restrição quanto ao apagamento ou alteração dos dados da MT. Entretanto as inclusões e alterações nos dados do empregador ou dos empregados, bem como o ajuste do relógio interno, serão gravados permanentemente na MRP. 2.2 Dados dos empregados no REP O REP não pode depender de conexão externa para realizar sua função de marcação de ponto, logo, os dados dos trabalhadores devem estar contidos no equipamento. Se uma empresa tem diversos REP, o empregador pode definir se um empregado pode fazer o registro de ponto em um ou mais equipamentos. O empregado deve ser claramente informado em quais equipamentos é possível a fazer a marcação do seu ponto. 8
9 Se o empregador possui diversos REP, os dados de todos os equipamentos serão transferidos e consolidados no programa de tratamento para a apuração das jornadas. 2.3 Conexão do REP com outros equipamentos O REP pode se comunicar com outros equipamentos, inclusive por meio de rede de computadores. Porém, não é permitida a comunicação durante o processo de marcação de ponto, que segue os passos descritos no art. 7º, inciso I, da Portaria 1.510/2009: a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento; b) obter a hora do relógio interno; c) registrar a marcação de ponto na MRP e d) imprimir o comprovante do trabalhador. Ou seja, o REP não pode se comunicar com outros equipamentos no momento em que efetua uma das operações acima descritas. Pode, todavia, finalizado o processo de marcação do ponto, enviar o registro da batida para um computador. 2.4 Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador Documento destinado ao trabalhador, emitido em cada marcação de ponto. Contém identificação do estabelecimento, do empregado, do REP e a data e o horário do registro. O comprovante deve ser emitido automaticamente, no momento em que o empregado efetua o registro de sua jornada, sem que seja necessário qualquer acionamento. O REP não pode ter funções que permitam configuração para não imprimir o comprovante do trabalhador. A marcação de ponto sem emissão de comprovante configura fraude no REP. É responsabilidade do empregador manter o REP alimentado com o papel recomendado pelo fabricante do REP, para permitir a emissão do comprovante. Em caso de falta de papel, o REP deverá interromper as marcações, podendo os empregados efetuar suas marcações no sistema manual ou mecânico, sendo 9
10 essas marcações incluídas, posteriormente, no sistema de tratamento de dados. Sem a emissão do comprovante do trabalhador, não há registro da jornada. É responsabilidade do empregador utilizar o papel recomendado pelo fabricante do REP, com as características necessárias para atender a durabilidade exigida pela Portaria Impossibilidade temporária de marcação do ponto no REP É possível que ocorram eventos que impeçam temporariamente a marcação de ponto no REP, tais como falta de energia elétrica, falha no equipamento, ausência de papel no REP etc. Nesses casos a marcação pode ser feita manualmente ou mecanicamente e posteriormente inserida no programa de tratamento, indicando-se na justificativa que se trata de registro manual por falta de energia. Esses registros deverão permanecer arquivados na empresa. Em uma empresa que adote o SREP, caso um empregado não esteja cadastrado em nenhum dos equipamentos (por exemplo, no caso de empregado recém-admitido), poderá a empresa fornecer outro meio, manual ou mecânico, para o registro da sua jornada. Uma empresa que contrate um trabalhador no seu primeiro emprego pode adotar a marcação manual ou mecânica para esse empregado enquanto ele não possuir o número de PIS. 2.6 O Arquivo Fonte de Dados AFD Deve ser gerado em cada REP um arquivo chamado Arquivo Fonte de Dados AFD com todo o conteúdo da Memória de Registro de Ponto MRP e gravado diretamente no pen drive do Auditor-Fiscal do Trabalho através da porta fiscal. Esse procedimento é feito automaticamente pelo REP, quando o Auditor-Fiscal do trabalho introduz o pen drive na porta fiscal. Se um empregador utiliza diversos REP, cada um deles gerará um AFD. Cada AFD deverá ter seu nome de arquivo composto do prefixo AFD seguido do número de registro do REP do qual foi gerado. A empresa tratará os dados originários dos AFD no AFDT e no ACJEF. o Observação: no endereço eletrônico do Ministério do Trabalho e Emprego: na área destinada ao Ponto Eletrônico, no item Informações úteis às empresas desenvolvedoras de software 10
11 encontram-se informações úteis, direcionadas às empresas desenvolvedoras de Programa de Tratamento de Registro de Ponto, visando evitar a ocorrência dos principais erros encontrados pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, nos arquivos AFDT e ACJEF, até então analisados. O REP não pode ter funções que permitam configuração que impeçam a cópia do AFD por meio da porta fiscal. 2.7 Relação Instantânea de Marcações O REP deve estar sempre disponível para impressão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas pelos empregados nas vinte e quatro horas precedentes, sem depender de senhas para essa impressão. A mesma impressora que o REP utiliza para emitir o comprovante do trabalhador é utilizada para emitir a Relação Instantânea de Marcações, a qual é gerada a partir de um comando efetuado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, no REP. O REP não pode ter funções que permitam configuração para não imprimir a Relação Instantânea de Marcações. 3 CADASTRO DO EMPREGADOR NO MTE CAREP O empregador que optar pelo uso do SREP deve obrigatoriamente cadastrar-se no MTE por meio do seu sitio na internet. Deve ser feito apenas um cadastro para a matriz. Nesse cadastro, serão informados os locais de instalação dos REP, inclusive das filiais, se for o caso. Nesse cadastro, devem ser informados os dados cadastrais do empregador, os dados relativos ao REP e ao programa de tratamento. Quanto ao REP, devem ser informados os locais de instalação de todos os REP utilizados pelo empregador, inclusive os das filiais. No momento do cadastramento, não é emitido comprovante dessa operação. Os dados cadastrais podem ser verificados pelo empregador a partir do menu Incluir/Atualizar Cadastro do CAREP. O Auditor-fiscal do trabalho, quando da realização de fiscalização no empregador irá consultar o CAREP e verificar se o cadastro foi feito e se os dados estão corretos. 11
12 4. PROGRAMA DE TRATAMENTO O programa de tratamento não será objeto de certificação, nem de registro no MTE. O desenvolvedor do programa de tratamento deverá entregar ao empregador usuário o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade previsto na Portaria 1.510/2009. A Portaria não descreve a forma de funcionamento do programa ou como os seus dados serão armazenados, apenas prescreve características que o programa deverá ter e arquivos e relatórios que deverá gerar. O programa de tratamento deve preservar os dados do AFD e gerar o AFDT com todos os tratamentos (inclusões e desconsiderações justificadas). O programa de tratamento pode ser fornecido pelo fabricante do REP, por uma empresa fabricante de software, por um desenvolvedor independente ou desenvolvido internamente pelo empregador. O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo desenvolvedor do programa de tratamento, mesmo que seja desenvolvido pela própria empresa empregadora, deverá ser mantido à disposição da Auditoria-Fiscal do Trabalho. Para empregadores com diversos estabelecimentos, o programa de tratamento pode ser único e centralizado, mas deverá gerar arquivos e relatórios separados por estabelecimento. Neste caso, bastará um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade do desenvolvedor. No caso do mesmo sistema de tratamento de dados ser utilizado para empregadores distintos, inclusive componentes do mesmo grupo econômico, cada um desses empregadores deve possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, emitido pelo desenvolvedor do sistema. 12