Como gerencio minhas cobranças? – ClassApp Ajuda
A aba de "cobrança" no Sistema Financeiro tem como objetivo facilitar o acompanhamento das cobranças referentes a um período específico, com informações dos alunos e da saúde financeira da escola. Há a possibilidade de realizar diversos filtros e acompanhar todos os status de pagamento dos alunos, além de outras informações muito importantes! Vamos lá? 🚀🚀
Como funciona o painel de cobranças?
Como personalizar o período das cobranças?
Como filtrar as cobranças?
Para acessar a aba de cobranças, clique em "Receitas", no menu lateral esquerdo e depois em "Cobranças".
- Como funciona o painel de cobranças?
O painel mostra uma visão geral dos valores já recebidos e em aberto, veja abaixo:
Valor recebido: Mostra a soma de todos valores já pagos pelos responsáveis e que já foram aprovados e conciliados pela instituição de pagamento!
Exemplo🤗 : Se o responsável pagou um valor de R$1029,00 (seja com juros, multa e/ou desconto), o valor neste cartão será de R$1029,00. Ou seja, valor pago pelo responsável = valor recebido.
⚠️ Importante: o valor recebido não é o valor disponível para o saque, pois ainda não está descontada a taxa sobre o pagamento (absorvida pela instituição ou não).
Valor a receber: Uma previsão do que a instituição tem para receber no período, sendo o valor já pago pelos responsáveis e ainda em aberto (atraso ou a vencer).
⚠️Importante: o responsável já pode ter pago alguma cobrança, mas ainda estar em aprovação pela instituição de pagamento, nesse caso o valor ainda estará pendente e o status da cobrança poderá ser: vencido ou a vencer.
Valor vencido: Todas as cobranças com vencimento naquele período e que estão em atraso.
⚠️Importante: o responsável do aluno pode já ter pago alguma cobrança, mas ainda não foi aprovada pela instituição de pagamento, então esse valor constará no vencido até terminar a análise. Saiba mais sobre a liquidação de pagamentos clicando aqui.
Valor a vencer: Valor que está a vencer, ou seja, todas as cobranças que vencem naquele período e que os responsáveis ainda não pagaram ou pagaram, mas a instituição de pagamento ainda não aprovou.
- Como gerencio minhas cobranças?
Abaixo do painel, temos a lista de alunos em que você verá, em detalhes, todas as cobranças que vencem no período selecionado (ou que já venceram). E algumas informações irão facilitar a leitura dos dados:
Nome e grupos que faz parte: nome do aluno e todos os grupos que ele faz parte no ClassApp;
Cobrança & contrato: identificador da cobrança e contrato referente à que está sendo mostrada;
Vencimento: data de vencimento da cobrança;
Valor: valor total desta cobrança;
Status: irá mostrar se a cobrança está paga, vencida, a vencer, agendada, estornada ou cancelada;
Leitura: status de recebimento ou leitura pelo responsável.
- Como personalizar o período das cobranças?
Logo na primeira parte da tela você encontrará o filtro por data que estará por padrão no mês atual:
Aqui, você pode selecionar datas específicas para analisar os dados. Isso facilita para entender quais os recebimentos de cada semana, o que irá receber nos próximos dias e o que já deveria ter recebido.
Então, depois de selecionar as datas, é só clicar em "Aplicar" e na tela mostrará as cobranças dos alunos.
- Como filtrar as cobranças?
Clicando em Filtro é possível utilizar outros tipos de filtros que vão ajudar ainda mais em todo o acompanhamento:
- Aluno: aqui é possível filtrar pelos nomes dos alunos específicos, conseguindo verificar as cobranças dos alunos na respectiva data aplicada. Você pode selecionar mais de um aluno por vez 😌
Dica 😉: utilize o filtro de alunos para pesquisar irmãos, por exemplo, assim é possível identificar os pagamentos respectivos aos alunos. Um caso que pode acontecer é pagamento duplicado de um deles, em que o irmão não tem o pagamento realizado - com esse filtro, a visualização fica mais fácil!
- Grupo: filtre pelos grupos da escola, por exemplo, o 1ª série do Ensino Médio, e assim, será possível verificar todas as cobranças referente aos alunos do grupo selecionado;
- Método: verifique todas as cobranças do período de acordo com o método de pagamento selecionado: boleto ou cartão.
Dica🤩 : é interessante utilizar essa opção para avaliar qual deles está sendo mais efetivo, por exemplo, se as cobranças por cartão tem maior taxa de pagamento na data correta, ou se o boleto tem maior taxa de atraso.
- Status: as opções de status das cobranças são:
Agendadas: ainda não foram enviadas ao alunos, mas possuem data de vencimento naquele período do filtro;
Canceladas: cobranças que venceriam ou já vencidas no período, mas que foram canceladas no sistema.
- Leitura: confira a lista de cobranças de acordo com o status da mensagem que foi enviada com a cobrança ao responsável do aluno, analisando se a mensagem foi somente recebida ou se já foi lida. Desta forma, você pode confirmar se o responsável leu a mensagem de uma cobrança que está vencida, por exemplo, ou se nem chegou a ler a mensagem.
- Desabilitados: por padrão do sistema, os alunos desabilitados serão mostrados na página de cobrança, mas é possível tirar a seleção deste filtro e analisar somente os alunos ativos.
👉 👉 Não se esqueça de clicar em "Aplicar Filtros" depois de selecionar as opções desejadas.
- Mais ações que podem ser realizadas em cada cobrança:
Em cada cobrança é possível realizar diferentes ações de acordo com o status da mesma.
Abaixo temos um glossário com o significado de cada ação disponível nas cobranças:
Mais detalhes: Vai levar para a página do aluno, com a lista de todas as cobranças enviadas à ele;
Perfil do aluno: Leva à página no qual existem os usuários cadastrados no perfil do aluno - com nome, telefone e e-mail. Você pode clicar aqui para verificar os dados para ações pontuais;
Ver mensagem: Mensagem que foi enviada ao aluno com a cobrança;
Estornar: Aqui você pode estornar o dinheiro que foi recebido, mas somente para pagamentos realizados por CARTÃO DE CRÉDITO;
Ver boleto: Visualizar o boleto que foi gerado;
Notificar: Quando a cobrança está vencida ou a vencer, você pode mandar uma notificação para os usuários do perfil do aluno avisando que tem uma cobrança vencida ou a vencer;
Cancelar: Cancelar a cobrança quando está vencida ou a vencer para o aluno significa que o responsável não conseguirá realizar mais o pagamento desta cobrança e não receberá mais notificações da mesma.
Baixa manual: Neste último caso você pode dar uma baixa manual na cobrança, ou seja, marcar como paga a cobrança que o responsável pagou de outra forma para a escola. Assim, o acompanhamento fica mais fácil pois as cobranças ficam em dia.
⚠️ Importante: o valor com a baixa manual não ficará disponível no sistema e isso será mostrado no dashboard.