7 dicas incríveis para organizar arquivos e documentos na sua empresa - Guarda de Documentos | Empresa Acervo
Inícial Blog 7 dicas incríveis para organizar arquivos e documentos na sua empresa
Por isso, nada de "firulas"! Go ahead!
Vamos aos fatos. Gastamos - por vezes - minutos preciosos do nosso combalido tempo dentro da empresa à procura de documentos e arquivos. Na maior parte das vezes, esse tempo é perdido por falta de organização e gestão adequada do fluxo de trabalho.
Um ponto que precisa ser considerado: empresas competitivas e vitoriosas não perdem tempo com desorganização documental ou tudo o que ela possa ocasionar. Empresas líderes em seus setores administram muito bem suas rotinas administrativas, pois sabem que perdas ou extravios de documentos e arquivos - implicam em: quedas de desempenho e eficiência de rotinas e operações, prejuízos financeiro, fiscal e trabalhista - e enfraquecimento de marca e redução da fatia de mercado.
Segundo pesquisa realizada pela Association for Information and Image Management - AIIM (2015), 40% das empresas ainda mantinham em seus arquivos documentos em papel.
O mais grave de tudo - a cada 12 segundos, um documento é perdido ou extraviado nas organizações.
Tudo isso é muito grave, não acha?! Todos nós sabemos que sim. Mas, se a sua empresa contar com um planejamento adequado em gestão de documentos - um suporte profissional e competente para a guarda e organização de arquivos - nada mais disso acontecerá.
Por esses e outros motivos, a classificação de arquivos e documentos deve obedecer a normas e padrões rígidos - objetivando clareza e uniformidade - de modo que a gestão de documentos apresente para todos os seus usuários uma matriz lógica de busca e localização.
A Acervo, a partir de agora, apresenta - 7 Amazing Tips for Your Business
7 dicas incríveis para a sua empresa
1- Cumprimento de leis e normas
Segundo o Art. 3º da Lei 8.159/91 (Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ / Ministério da Justiça e Segurança Pública), "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
Partindo do pressuposto acima - e o que sempre frisamos em nossos conteúdos ("empresas só existem porque possuem documentos") - a primeira dica está balizada no cumprimento legal do que estabelece a lei, acima mencionada, para gestão de documentos.
O que define sociedade e inter-relação entre pessoas e empresas - é o cumprimento constitucional das leis.
2- Nomenclatura e padronização de arquivos
3- Acervo CloudFile
4- Categorização de pastas e subpastas
Novamente, também abordado em conteúdo anterior, categorizar pastas e diferenciá-las umas das outras - por assuntos, clientes, colaboradores, departamentos, etc. - também é uma das formas de organizar documentos em processos de arquivamento e gestão.
5- Digitalização de arquivos, "papel nunca mais"!
Sempre que puder, digitalize seus arquivos. Sabemos que com o tempo, o acúmulo de papel em empresas que ainda não migraram sua gestão para processos automatizados é enorme e inevitável - o que contribui, na maioria das vezes, com perda, extravio e deterioração de documentos.
Os benefícios da digitalização de documentos são inúmeros, como: produção de cópias mais seguras, redução de custos com manutenção de espaço físico para a guarda e acondicionamento, maior desempenho e eficiência na busca e localização de arquivos e menor tempo perdido para a tomada de decisão - os documentos podem ser acessados remotamente.
6- Indexação
Sempre que atribuímos um índice de indexação - uma raiz lógica para buscas precisas - melhoramos a organização de documentos e arquivos na empresa. A partir dessa convergência, os colaboradores da empresa encontrarão com maior facilidade documentos e arquivos.
Nomeamos os arquivos com o nome de cada cliente da empresa. Dentro de cada arquivo - criamos pastas para cada uma de suas operações e, por fim, escolhemos o formato de indexação que melhor se adequar às necessidades do cliente. A rigor, um dos formatos mais utilizados é o alfanumérico, que consiste em uma legenda com letras e números indicando o conteúdo da pasta.
7- Prazo de validade
Segundo ainda o CONARQ, os documentos são classificados levando em consideração o tempo legal de guarda e armazenamento - tabela de temporalidade. Como o tempo de vida útil dos documentos varia conforme a legislação pertinente, precisamos observar com atenção o prazo de validade - caso a caso.