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Digitalização do acervo: a sua instituição de ensino superior já se adequou à portaria 315?
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A portaria 315 de 2018 aborda a obrigação de digitalização de todo o acervo acadêmico das instituições de ensino superior. A sua IES já se adequou?
Que a transformação digital é uma realidade inegável, todo mundo sabe. A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tem prazo esgotado em agosto de 2020. E com o grande número de ingressantes nas instituições de ensino superior, todo o acervo das IES deve ser digitalizado para mais fácil acesso. Não é opção, é obrigatório: a portaria 315 deixa bem claro. A sua instituição de ensino já se adequou a essas normas?
A portaria 315 é um conjunto de normas que guiam a digitalização de diversos documentos da IES. Ela prima pelo gerenciamento em ambiente digital, com um conselho de gestão para elaborar, implementar e acompanhar a segurança de dados dentro do sistema.
Dessa forma, a integridade e autenticidade dos conteúdos são preservadas, evitando fraudes dentro do ambiente acadêmico.
A medida tomada pelo MEC em 2018 indica que os documentos de atividades acadêmicas dos cursos de graduação e pós-graduação, sendo presenciais ou a distância, devem ser devidamente digitalizados.
Por que a digitalização do acervo acadêmico pode ajudar a sua gestão?
Fazer a digitalização de um acervo não é tarefa fácil e pode demandar bastante da equipe, que pode contar com uma ferramenta de gestão documental. Um processo bem feito deve integrar dados, informações e arquivos de todos os sistemas acadêmicos e no portal dos alunos.
Além do padrão de digitalização, deverá ser implementado, também, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que deve ter:
• PCD – Plano de Classificação Documental;
• TTD – Tabela de Temporalidade e Destinação;
• Metadados ou indexadores e possibilidade de integrar outros sistemas da IES;
• Adequação ao ICP Brasil quando o assunto é assinatura eletrônica.
Veja as vantagens que a sua IES vai obter ao se adequar:
Acesso mais fácil: alunos e gestores têm acesso facilitado com a digitalização;
Gastos reduzidos: papéis em excesso só aumentam custos e poluem o ambiente. É um duplo ganho. A perda de documentos e um possível gasto com isso também é reduzido ou finalizado;
Tempo otimizado : pense na quantidade de tempo empreendido ao buscar um arquivo analogicamente. Um sistema digitalizado faz com que a busca seja muito mais rápida;
Precisão nas informações: a adequação de informações no ambiente digital é facilitada e, portanto, há precisão do conteúdo, fazendo com que a equipe tenha uma melhor performance.
Como adequar-se à portaria 315?
A não adequação à Portaria 315 faz com que a instituição de ensino superior seja acusada de irregularidade administrativa, podendo sofrer os efeitos da legislação civil e penal.
A digitalização de documentos pode ser uma tarefa um pouco demorada e sua equipe vai precisar:
Catalogar todos os documentos da instituição de ensino;Definir uma ferramenta de digitalização – um scanner profissional é o ideal;
Armazenar todos os arquivos com a extensão adequada (jpg, png, pdf) em nuvem;
Ter certeza que todos os dados foram integrados e que os documentos estejam; em todos os sistemas acadêmicos e no portal do aluno, com as regras de indexação cumpridas.
De que outras formas a tecnologia pode ajudar a sua gestão de ensino?
Adequar-se à Portaria 315 não é difícil, porém é trabalhoso, mas, seguindo os passos certos, sua IES adere às normas. Além da adequação à portaria 315, a sua gestão acadêmica tem muito a ganhar com a digitalização de outros processos.
Contar com ferramentas que integrem equipes e digitalizem os processos torna tudo mais rápido. Uma ferramenta de gestão educacional age dessa forma, permitindo uma visão mais abrangente para todos os membros da instituição daquilo que está acontecendo em todos os setores. Então? Tudo pronto para a mudança?