Dispõe sobre a sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, Desembargadora JACQUELINE ADORNO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
Considerando o disposto no art. 1º[1] da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1999, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;
Considerando a necessidade de se aperfeiçoar a gestão de documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins por meio da adoção de um sistema eletrônico de informações, que preencha os requisitos de segurança, celeridade, economia e autenticidade, garantindo maior eficiência ao Órgão,
Considerando as iniciativas em curso para a implementação de melhorias do processo administrativo eletrônico no âmbito deste Tribunal e a necessidade de definição de procedimentos relativos à nova sistemática processual;
Considerando o disciplinamento contido na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial;
Considerando o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos;
Considerando que os documentos em meio eletrônico produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 219 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil);
Considerando o tratamento conferido à numeração de processos, nos termos da Resolução-CNJ nº 65, de 16 de dezembro de 2008;
Considerando o teor da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
Considerando a necessidade de facilitar o acesso da sociedade aos serviços prestados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins e aprimorar o atendimento oferecido aos cidadãos;
Considerando a necessidade de regulamentar a utilização de serviços eletrônicos prestados pelo Tribunal por meio de portal na Internet;
Considerando a necessidade de facilitar que os pedidos de acesso a informação sejam acompanhados pelos cidadãos diretamente interessados, ainda, e integrar a Ouvidoria do Tribunal Regional Eleitoral aos serviços eletrônicos;
Considerando os estudos levados a efeito pela Diretoria-Geral, Secretaria de Tecnologia e Informação e pela Assessoria de Planejamento deste Tribunal, acerca do funcionamento do processo eletrônico e demais serviços eletrônicos ofertados pelo Tribunal, a respeito da validade jurídica dos documentos eletrônicos;
Considerando a assinatura de Termo de Cooperação entre o Tribunal Regional Federal da 4ª Região e este Tribunal Regional Eleitoral para cessão gratuita do Sistema Eletrônico de Informação - SEI e seus códigos fontes, o qual já atende aos preceitos de interoperabilidade;
Considerando, finalmente, que a ação atende aos objetivos do Sistema da Gestão da Qualidade e, ainda, do Planejamento Estratégico do Tribunal, mormente ao assentado na melhoria contínua dos processos de trabalho, permitindo-se a racionalização das forças produtivas, promovendo ações que simplifiquem, otimizem e racionalizem os processos e procedimentos de trabalho, tanto na área meio quanto na área fim, resolve aprovar a seguinte Instrução Normativa:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1 A sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Tocantins, é disposta nesta Instrução Normativa.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA
Art. 2 Compete à Diretoria-Geral, como apoio de todas as unidades subordinadas deste Tribunal, a implantação, implementação e gestão do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
Art. 3 Incumbe à Assessoria de Planejamento da Diretoria Geral a consultoria aos usuários da Justiça Eleitoral, bem como à Seção de Protocolo e Expedição da Coordenadoria de Gestão da Informação o arquivamento dos documentos físicos probatórios inseridos no SEI, no âmbito da Secretaria deste Tribunal.
Parágrafo único. Nas Zonas Eleitorais, o arquivamento e controle dos documentos serão feitos pelos respectivos chefes de cartório.
CAPÍTULO III
DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS
Art. 4 É fixado que toda documentação administrativa deste Tribunal, dar-se-á, exclusivamente, por meio do SEI, a partir de 02 de junho de 2014.
§1 São consideradas documentações administrativas, as comunicações entre o Tribunal e as unidades organizacionais, assim compreendidas qualquer órgão judicial e/ou unidade administrativa da Justiça Eleitoral, incluindo Presidência, Vice- Presidência, Corregedoria Regional Eleitoral, Ouvidoria, Escola Judicial Eleitoral, Gabinetes de Juízes Membros e do Procurador Regional Eleitoral, Secretarias das Zonas Eleitorais, Diretoria-Geral, Secretarias, Coordenadorias e Seções.
§2 A documentação administrativa de origem externa ao Tribunal será recebida e distribuída no SEI pela Seção de Protocolo e Expedição, quando protocolizadas no âmbito do Tribunal; e, pela Chefia do Cartório Eleitoral, quando protocolizadas no âmbito das Zonas Eleitorais.
Art. 5 É estabelecido que os documentos externos que forem digitalizados e inseridos no SEI, bem como aqueles gerados no próprio sistema, serão considerados originais, tramitando somente em meio eletrônico.
§1 Os documentos digitalizados que não possuam conteúdo probatório deverão ser eliminados na própria unidade que os cadastrou.
§2 As certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos ao Tribunal Regional Eleitoral deverão ser encaminhados, após inserção no SEI, à Seção de Biblioteca e Arquivo Administrativo para arquivamento.
§3 Os procedimentos de atestação de faturas e/ou recibos serão realizados no SEI a partir de sua implantação.
§4 A responsabilidade pelo envio imediato para guarda dos documentos referidos no §2 deste artigo é da unidade que os inseriu no sistema;
§5 Antes de seu envio para arquivamento, o número do Processo Administrativo SEI e o número de sete dígitos do documento gerado pelo sistema, deverão ser registrados fisicamente na parte superior direita do documento.
Art. 6 Os processos administrativos, sigilosos ou não, em tramitação ou já arquivados na instituição, poderão ser eliminados assim que digitalizados, depois de retirados os documentos mencionados no §2 do art. 5, os quais seguirão a sistemática prevista nos §§3 a 5 do mesmo artigo.
Art. 7 São considerados sigilosos, para os efeitos desta Instrução Normativa, os tipos processuais assim previamente classificados no SEI.
Parágrafo único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deverá ser encaminhada ao gestor do sistema, que submeterá a proposta à Presidência.
Art. 8 Somente será possível a conversão de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos se for realizada a alteração do tipo processual no sistema.
Art. 9 O acesso a processos sigilosos só poderá ocorrer se for concedida credencial de acesso pela unidade geradora do processo.
§1 A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.
§2 A atribuição de credencial para autoridade de outra unidade deverá ser efetivada sempre para o magistrado ou, na áreaadministrativa, para o responsável máximo pela unidade correspondente.
§3 O detentor de credencial em processos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá comunicar à autoridade que o credenciou, sob pena de responsabilidade funcional, para as providências legais.
CAPÍTULO IV
DA ASSINATURA
Art. 10. Os documentos produzidos no SEI, que sejam dirigidos a órgãos externos, deverão ser assinados de forma digital, no padrão ICP-Brasil, por certificado vinculado à Autoridade Certificadora AC-Jus.
Art. 11. Os documentos produzidos no SEI, não abrangidos na previsão do artigo anterior, poderão ser assinados mediante autenticação por conferência de sigla e senha de acesso que possibilite identificação inequívoca do usuário responsável, bem como da forma digital, no padrão ICP-Brasil.
Art.12. Os documentos transcritos por suporte digital, certificados por assinatura digital conforme previsto no art. 10 ou por autenticação na forma do art. 11, têm o mesmo valor dos originais.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art.13. Até que seja realizada a capacitação dos servidores das Zonas Eleitorais, as documentações administrativas oriundas destas serão tratadas como de origem externa e poderão ser recebidas e distribuídas por meio da Seção de Protocolo e Expedição, e/ou das demais unidades administrativas que tenha recebido o documento por fac-símile, e-mail, malote digital etc.
Art.14. Os procedimentos administrativos já existentes em meio físico ou digital, em especial os processos de contratação de caráter continuado, serão digitalizados e lançados no sistema de acordo com as necessidades de cada unidade responsável, sendo obrigatório que na denominação do arquivo digitalizado que dará início ao processo conste a identificação deste por meio da sigla “PA” ou "PAE" seguida do número de registro.
Art. 15. Os documentos de atestação de notas fiscais e/ou recibos oriundos das Zonas Eleitorais serão digitalizados e inseridos no SEI, na Secretaria do Tribunal, até que o sistema seja implantado nas ZE’s.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.16. Incumbe à Secretaria de Gestão de Pessoas comunicar, imediatamente, após o ato, o desligamento de qualquer magistrado, servidor ou estagiário deste Tribunal à unidade gestora do sistema (Suporte SEI), para fins de exclusão das permissões de acesso.
Parágrafo Único. No caso dos trabalhadores terceirizados que prestam apoio administrativo e tenham acesso ao SEI, quando do desligamento, incumbe à Secretaria de Administração e Orçamento comunicar, imediatamente, à unidade gestora do sistema (Suporte SEI), para fins de exclusão das permissões de acesso.
Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Presidência.
Art.18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Palmas - TO, em 06 de maio de 2014.
Desembargadora JACQUELINE ADORNO
Presidente
Este texto não substitui o publicado no DJE-TRE-TO, nº 83, de 14.5.2014, p 2.
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