Como começar a administrar seu tempo - A Executiva - Recursos Humanos
Como começar a administrar seu tempo
Primeiro passo: conheça sua capacidade atual
O tempo é simples e inexorável. É um recurso limitado e o único que é dado igualmente a todas as pessoas. Cabe a cada um de nós, como lembra o mago Gandalf, decidir o que fazer com o tempo que nos é dado. E aqui os bons administradores se destacam: sem capacidade para gerenciar o próprio tempo, como esperar que um administrador consiga gerenciar uma empresa? A diferença não é apenas na vida profissional, mas também na pessoal: um dia atabalhoado tira os momentos de lazer ao lado das pessoas que mais importam. No fim das contas, administrar o tempo é uma competência essencial a todos – é trabalhar menos e produzir mais. Saiba como fazê-lo através das dicas abaixo.
1. Conheça sua capacidade atual
Junte todas as tarefas que você precisa fazer e estabeleça uma meta factível para organizá-las. É essencial compreender como você organiza o tempo hoje e até que ponto é possível medir e controlar a utilização do recurso – e, evidentemente, a sua meta. De acordo com um estudo da Triad PS, 30% do tempo no escritório é gasto com e-mails e apenas 1/3 das reuniões têm alguma utilidade. É um tempo gasto com atividades que não geram nenhum resultado significativo.
2. Represente visualmente a lista de atividades
Bill Buxton, pesquisador-chefe da Microsoft Research define tudo nesse tópico: "a notação é uma ferramenta de pensamento. Um problema bem representado está em grande parte resolvido". Liste as atividades que você desempenha todos os dias e aplique o método ABC – um sistema simples que consiste em classificar as atividades mais importantes e urgentes. O uso de aplicativos para gestão do tempo e post-its também é útil.
3. Elimine as distrações
O inimigo de sempre é a distração. Sempre tem uma notificação, um push no celular, uma conversa paralela ou vídeo engraçado que detonam a nossa concentração. Desperdiçar a atenção com distrações gera frustração e angústia, uma vez que não há recompensa pelo tempo gasto. Se você não consegue ter foco, saiba que esse é um problema recorrente no mundo corporativo, que aflige sobretudo os gerentes. Mas é possível recuperá-lo com disciplina e um pouco de meditação.
4. Conheça seu melhor horário
Algumas pessoas são notívagas, outras conseguem trabalhar melhor de manhã bem cedinho. O importante é saber em que período do dia seu corpo e mente conseguem se manter mais focados nas tarefas e operar de maneira mais eficiente. A concentração pode ser auxiliada – ou não – por outros recursos, como música ou silêncio absoluto. Encontre o seu melhor horário e concentre nele as tarefas que irão produzir mais resultados.
5. Registre seu desempenho em um diário
Quem é administrador sabe que resultados só podem ser mensurados quando há controle. E para manter o controle, o instinto e a memória são inimigos travestidos de aliados – provavelmente você não vai lembrar do que fez na semana passada. Para isso, a melhor ferramenta é o bom e velho diário. Não apenas porque pode ser consultado depois, mas porque o ato de escrever ajuda a fixar na memória o que foi feito e entender como nós mesmos representamos nossa conquista.