26 de fevereiro de 2010 Atualizado em 4 de agosto de 2017
1. Quando se fala em aumento de produtividade pessoal pensamos em técnicas "mágicas" que farão o dia render mais. Na sua visão, o mais importante é dominar alguma técnica como a Pomodoro Technique ou o ponto principal é ter uma postura de trabalho mais eficiente?
É um conjunto de fatores. Primeiro ninguém nasceu sabendo como administrar seu tempo, se a pessoa tem uma postura mais eficiente, com alto nível de concentração, sabe dizer não, etc ela pode ter melhores resultados do que alguém que não tem, mas isso não significa que ela esteja utilizando realmente bem o seu tempo. "Administrar tempo" tem a ver com algo muito maior, tem a ver com conseguir realizar suas metas, colocar atividades de equlíbrio e lazer ao longo do dia-a-dia, estar em dia com seus relacionamentos realmente importantes, viver por coisas que realmente fazem sentido, etc… por isso que eu digo que precisa de uma metodologia, que consiga apoiar todas essas fases.
Pomodoro é uma técnica, que ajuda a focar e a realizar atividades de forma mais eficiente. É excelente, mas não ajuda em outras etapas que a administração do tempo tem o dever de ajudar. 4 hours workweek é um conjunto de técnicas. Já GTD do David Allen é uma metodologia, assim como a Triad que desenvolvi.
As pessoas não gostam dessa palavra "metodologia" acham que é um conjunto de imposições que vão tirar a flexibilidade. Não é nada disso, todo ser humano só consegue ter uma vida normal graça a uma série de rotinas (métodos) que ele já possui: escovar os dentes, dirigir, estudar, etc. Você precisa de uma metodologia de tempo que seja realmente eficiente para você. Recomendo que o empreendedor realmente procure uma metodologia que se adapte ao seu estilo e que consiga adicionar técnicas como Pomodoro para aprimorar ainda mais seus resultados.
2. Qual o impacto de um bom planejamento das tarefas nos resultados do dia-a-dia?
Para o empreendedor é vital. Empreendedor sem tempo não consegue fazer a empresa crescer, vive com a empresa cheia de urgências, começa a não aproveitar seu tempo com as pessoas realmente importantes e pior, pode prejudicar a própria saúde. Eu era assim, um empreendedor sem tempo que acabou depois de anos severamente doente. Precisei mudar e dar valor ao planejamento (que sempre achei que só funcionava na teoria dos outros).
O impacto de um bom planejamento de tarefas é conseguir reduzir o volume de urgências, ter mais foco em novas oportunidades, sair do operacional e entrar no estratégico, prosperar finaceiramente e em todas as áreas da sua vida.
3. Sistemas de aumento de produtividade como o Neotriad por si só resultam em um aumento de produtividade ou seu principal valor é facilitar a vida de quem já tem uma postura mais eficiente?
Um sistema complementa a metodologia, quanto mais aderente o sistema for, mais resultados terá. Eu não pensava assim em 2004 quando lancei meu primeiro livro, estava muito impregnado por planners, um mundo ainda analógico. Achei que a ferramenta era secundária, mas com a revolução web que sofremos nos últimos anos, sem uma ferramenta (que pode ser até um caderno) é impossível de organizar suas atividades.Todos precisam de alguma, infelizmnete o cérebro não foi feito para planejar seu tempo.
Quando parei para pensar e desenvolver o Neotriad, tentei criar uma ferramenta que pudesse aplicar 100% da metodologia Triad, mesmo sem o conhecimento do usuário. O objetivo era ajudar a pessoa que não tinha uma postura eficiente a adotar uma postura mais produtiva, por pura osmose. Ou seja, a interface do sistema, os recursos, deveriam implicitamente ajudar as pessoas a criar bons padrões. Nem sempre esse objetivo dá certo, às vezes a pessoa só consegue ganhar produtividade depois de ler e ver os conceitos, por isso temos investido muito em treinamento, vídeos e tutorias para ajudar as pessoas a um uso eficiente.
Em uma pesquisa com nossos usuários, conseguimos reduzir o volume de urgências em 55% e 89% dos usuários afirmam que melhorou seu nível de planejamento. Esse é nosso foco. Não é ser uma simples agenda, um gestor de metas, equipes ou projetos, é efetivamente ajudar as pessoas a terem mais vida, mais planejamento, mais equilíbrio e por consequência realizarem todas as suas demandas.
Uma coisa que pode parecer engraçado, mas quem já tem uma postura mais eficiente são a minoria de nossos usuários. Em geral esse perfil já tem seu próprio esquema de organização e dificilmente gostariam de alterá-lo com qualquer ferramenta que seja. Ele até pode recomendar as pessoas, mas nem sempre usa adequadamente.
4. Quais os principais "assassinos de produtividade" no dia-a-dia do empreendedor?
Eu acho que os principais assassinos do tempo do empreendedor são: 1) Reuniões – quanto mais reuniões o empreendedor faz, menos tempo ele tem para realmente focar no estratégico. , 2) Urgência – Um empreendedor urgente cria uma empresa urgente, é um circulo vicioso muito difícil de romper, 3) E-mail: a mania de trabalhar com foco no e-mail e não em tarefas é um dos itens mais problemáticos do empreendedor ; 4) Multi-tarefar: Ser empreendedor não significa ser um "super herói" faz de tudo, o empreendedor que tenta multi-tarefar entre suas prioridades acaba consumindo 25% a mais de tempo no dia.
Esse artigo fala um pouco sobre um dos grandes vilões da produtividade: Quando a urgência se torna o padrão na empresa
5. Qual a dica que você dá para nosso leitor que quer terminar de ler essa entrevista e já passar a organizar melhor seu tempo e aumentar sua produtividade diária?
Eu acho que a dica básica é buscar uma metodologia que adapte a sua realidade, comece a gerenciar seu próprio tempo e ajude a equipe a gerenciar o tempo dela também. Metas, projetos, processos não servem de nada sem pessoas para realizá-los. E pessoas precisam de tempo para isso. A principal preocupação do empreendedor/diretor é conseguir dar mais tempo para sua equipe focar no Importante.
Ache uma ferramenta, é impossível ser produtivo hoje em dia sem uma ferrameta. Experimente o Neotriad, se não gostar, experimente o www.basecamphq.com. Não importa se é a minha ferramenta ou de um excelente concorrente, o que importa é que você precisa de alguma coisa desse tipo na sua empresa para conseguir ajudar a equipe a colaborar de forma produtiva.