Conta "pool" na administradora de condomínios — Francisco Egito Contabilidade
Conta "pool" na administradora de condomínios
Gestão de pagamentos de recursos do condomínio
Muitos síndicos passam por diversas dificuldades na hora de lidar com a gestão financeira do condomínio. No cotidiano da administração de um condomínio, existem diversas contas a pagar, como folha de pagamento, encargos incidentes sobre a folha (PIS, INSS, IRPF e FGTS), prestadores de serviços, autônomos, tarifas públicas de água e luz, despesas de manutenção, dentre outras.
Além disso, considerando apenas a ótica financeira, cabe ao síndico gerenciar o fundo de reserva, a inadimplência, previsão orçamentária, arrecadação mensal, boletos bancários, enfim, são diversas as responsabilidades.
Por essas razões é imprescindível que os condomínios contratem os serviços de uma administradora, que além de auxiliar o síndico na gestão, presta assessoria contábil, jurídica e ainda pode oferecer os serviços de gestão de pagamento de contas.
Nessas ocasiões, o síndico precisa lidar com uma questão. Qual tipo de conta bancária o condomínio deve adotar: conta pool ou vinculada?
A conta pool é uma espécie de conta bancária coletiva na qual uma administradora reúne os recursos de diversos condomínios. Em outras palavras, o dinheiro de um condomínio é gerenciado pela administradora, em sua conta bancária, lançado e classificado em subcontas contábeis para cada empreendimento ou condomínio.
Nesses casos, a administradora condominial é responsável por gerenciar as receitas e pagamentos de cada um dos condomínios clientes, de forma individual. Desta forma, o síndico e o conselho fiscal controlam a movimentação financeira na conta do condomínio através de relatórios disponibilizados pela própria administradora, com base na arrecadação mensal e despesas pagas, devidamente comprovadas nos balancetes mensais entregues ao condomínio.
Em contrapartida, existe a conta vinculada. Essa também pode ser chamada de conta individual. Por sua vez, ela permite que o síndico tenha total controle sobre os recursos e possa acessar os dados sempre que quiser.
Também existe a possibilidade de o condomínio utilizar uma conta mista. Assim é possível dividir o gerenciamento das arrecadações com a administradora. A conta pool pode ser utilizada para lidar com as despesas ordinárias diárias, enquanto que a individual é focada na aplicação do fundo de reserva.
A principal vantagem da conta pool é a comodidade para o síndico. Deste modo, toda a gestão financeira do condomínio fica a cargo da administradora. Assim, a empresa se torna encarregada pelo recolhimento de impostos, pagamento de funcionários, cobrança das taxas condominiais, etc. Portanto, a prática pode ser interessante para os condomínios cujo síndico não possui grandes conhecimentos na área de finanças. Por essa razão, o síndico não precisa lidar com a gestão financeira, podendo focar em outras questões do gerenciamento do condomínio.
Não existe nenhuma ilegalidade na utilização de contas pool, sendo prática adotada pela maioria das administradoras que operam no mercado. A administradora permanece responsável pela prestação de contas mensal dos recursos arrecadados e utilizados pelo condomínio, dos quais é gestora.