Matriz RACI: saiba como utilizá-la para potencializar seu projeto. Confira!
Saiba o que é a Matriz RACI e quais os benefícios de utilizá-la em seu projeto!
Por Redator PontoTel / 19 de agosto de 2021 19 de agosto de 2021
Organização é a palavra-chave para empresas que almejam o sucesso. Porém, para que isso seja possível é imprescindível que todos na organização saibam exatamente quais suas responsabilidades, e um método que pode ajudar neste sentido é a Matriz RACI.
Essa ferramenta, muito utilizada no mercado empresarial, pode contribuir, de forma rápida e prática, para que os papéis dentro da empresa sejam definidos de forma clara e objetiva.
A Matriz RACI delimita as atribuições de cada profissional para que cada um saiba o que deve fazer. Com essa ferramenta, a execução das tarefas são otimizadas, a comunicação se torna mais assertiva e os resultados passam a ser mais eficazes.
Mas você sabe como funciona efetivamente a Matriz RACI e como utilizá-la na rotina do seu projeto? Neste artigo você vai saber:
Quais os benefícios de utilizar a Matriz RACI?
Quais os papéis e responsabilidades da Matriz RACI?
Para que essa matriz pode ser utilizada?
Como montar uma Matriz RACI para minha gestão?
Se interessou pelo assunto e quer saber como melhorar os seus processos na empresa? Então, siga em frente neste conteúdo e boa leitura!
Matriz RACI é uma ferramenta organizacional que busca potencializar a execução das tarefas, distribuindo de forma organizada os papéis e responsabilidades de cada um dos profissionais nos processos.
Assim, cada colaborador conhece e visualiza concretamente suas atribuições e responsabilidade nos projetos e atividades. Com essa delimitação, por meio da Matriz RACI, o tempo das tarefas são otimizados e se tornam mais assertivos e eficientes.
A sigla RACI é uma abreviação de quatro palavras: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. RACI em portuês quer dizer: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.
A origem oficial desse termo não é conhecida, porém existem duas teorias sobre o surgimento da Matriz RACI.
Uma delas dá conta de que esse método surgiu no Japão nos anos 70 e outra alega que a criação partiu de um estudo da década de 80, realizado por três pesquisadores da Noruega.
O uso da Matriz RACI pode trazer diversos benefícios para a rotina da empresa, principalmente porque por meio dessa ferramenta as responsabilidades são claramente definidas em cada processo.
Confira abaixo alguns dos principais benefícios dessa ferramenta.
Elimina possíveis confusões entre as equipes: implementando a Matriz RACI a organização das tarefas é mais transparente, eliminando qualquer tipo de confusão sobre as obrigações de cada profissional na execução dos projetos.
Realiza uma divisão justa das tarefas: se existe organização no repasse das tarefas ninguém fica sobrecarregado, dado que, a divisão será assertiva e cada funcionário assumirá o seu papel, a sua função no dia a dia da organização.
Otimiza a execução dos projetos: a Matriz RACI consegue agilizar os processos, pois, quando as tarefas são distribuídas corretamente os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer. Isso elimina possíveis erros na execução, otimizando o tempo de finalização dos processos e os resultados se tornam mais satisfatórios.
Potencializa o senso de responsabilidade: sabendo qual o seu papel nos projetos os colaboradores tendem a melhorar sua produtividade, já que conseguem enxergar sua importância nos resultados e na rotina da organização de uma forma geral. Isso acaba sanando problemas de procrastinação e aumenta o senso de responsabilidade da equipe.
Facilita o trabalho em equipe: com a delegação de papéis, o trabalho em equipe se torna ainda mais importante, já que os resultados dependem da boa atuação de cada um. Com a Matriz RACI existe um estímulo para que os envolvidos nos processos mantenham um contato constante, pois, um depende do outro para que os resultados sejam atingidos.
Agora que você já sabe o significado da sigla RACI e sua função no dia a dia da empresa, conheça abaixo os papéis da Matriz RACI, na sua essência, destrinchando cada uma das palavras que constituem essa estratégia.
Responsável (Responsible): o papel do responsável na Matriz RACI é daquele profissional que de fato, na prática, executa as tarefas no processo.
Aprovador (Accountable): gerente, líder ou gestor, são esses cargos que ocupam o papel de "aprovador" na Matriz RACI. Isso porque são eles que costumam ter a palavra inicial para dar start numa tarefa e que acompanham de perto as entregas e resultados.
Consultado (Consulted): o consultado na Matriz RACI são os profissionais que possuem uma expertise em determinadas tarefas e que devem ser consultados ao longo do projeto. Eles prestam um apoio, um suporte a equipe, sugerindo mudanças e melhorias no processo.
Informado (Informed): cada equipe tem sua responsabilidade no projeto, porém um depende do outro para dar início ou fim a uma tarefa. O informado dentro da Matriz RACI são aqueles profissionais que devem ser informados sobre o início ou término de uma atividade
A Matriz RACI pode ser utilizada principalmente para definir os papéis e responsabilidades dos profissionais envolvidos em alguma tarefa ou projeto. Com a Matriz Raci a empresa consegue, então:
Listar tarefas;
Delegar papéis;
Determinar atribuições.
Para montar uma Matriz RACI é essencial se atentar a alguns passos para que ela seja inserida de forma correta no dia a dia da empresa. Abaixo você confere algumas dicas para que a Matriz RACI se torne efetiva na sua gestão.
Definir as atividades do projeto é o primeiro passo para aplicar a Matriz RACI de forma assertiva. A partir daí a empresa poderá definir o papel de cada um na execução das atividades de forma minuciosa.
Além disso, nesse passo o gestor consegue ter uma visão macro dos processos e de todas as atividades que devem ser executadas.
Determine as funções de cada um
O segundo passo para aplicação da Matriz RACI é identificar as funções e responsabilidades de cada colaborador no projeto.
Após organizar o passo-a-passo de cada tarefa o líder terá como definir as funções e atribuições de cada profissional nas atividades indicadas.
É nesse passo também que o gestor e os envolvidos no projeto podem identificar quem são os responsáveis, aprovadores, consultados e indicados.
O ideal nessa estratégia de Matriz de responsabilidade RACI é sinalizar em cada atividade o nome dos membros da equipe ou do setor responsável por cada execução para que assim todos consigam visualizar seus papéis.
Já com as tarefas e atribuições definidas, o próximo passo para aplicação da Matriz RACI é revisar todo o planejamento que foi traçado.
O ideal é se reunir com os membros das equipes envolvidas para que assim seja possível sinalizar o que cada um deve fazer e também receber um feedback desses profissionais que farão parte do projeto.
Pois assim, será possível identificar se eles realmente estão à vontade em cada tarefa e se elas realmente estão dentro do seu escopo de trabalho para que sejam executadas corretamente.
Na revisão de plano, o gestor consegue também corrigir tarefas ou redistribuí-las entre os profissionais envolvidos.
Além do que é nesse passo que o líder terá uma visão melhor de quando e como as tarefas serão executadas. Podendo fazer inclusive uma análise melhor dos prazos propostos inicialmente.
A Matriz RACI também pode servir como base para os feedbacks.
Após a conclusão do projeto e, até mesmo ao longo da execução do mesmo, o gestor pode aproveitar essa ferramenta para dar feedback individuais ou coletivos a todos os envolvidos no processo.
Isso porque, diante da Matriz RACI é possível ter uma visualização melhor do que está sendo executado, prazos e quais são os envolvidos que estão tendo maior dificuldade para finalizar suas atividades.
Esse feedback é importante para que a Matriz RACI seja de fato efetiva ao longo do projeto.
Aliás, é importante não só dar um feedback, mas também abrir espaço para que os colaboradores possam opinar sobre o funcionamento da Matriz RACI.
Sinalizando suas principais dificuldades, para que assim, a empresa possa aplicar melhorias ao longo do uso dessa ferramenta.
Como elaborar uma Matriz RACI no Excel?
Diante da facilidade e praticidade da Matriz RACI se torna extremamente possível construí-la no Excel. Basta apenas a empresa se atentar aos seguintes pontos para montá-la:
Anotar as atividades do processo em linhas consecutivas na vertical
Nomear cada um dos colaboradores que estarão envolvidos na horizontal
Inserir abaixo dos nomes dos profissionais e na frente das atividades quem é o responsável, aprovador, consultado e informado em cada etapa.
Modelo Matriz RACI
*R – Responsável (Responsible)
*A – Aprovador (Accountable)
*C – Consultado (Consulted)
*I – Informado (Informed)
Como você pôde perceber ao longo deste artigo, planejamento e organização são algumas das palavras-chaves para o sucesso de uma empresa. Contudo, para que elas se tornem realidade é fundamental que todos na companhia estejam bem alinhados.
Uma medida prática que você conferiu neste texto é que esse planejamento pode ser feito por meio da ferramenta Matriz RACI.
A aplicação dela em tarefas e projetos pode facilitar a gestão dos mesmos, pois cada profissional saberá exatamente o seu papel e responsabilidade no processo.
Assim, a empresa consegue eliminar possíveis erros na execução das tarefas, diminui a sobrecarga na equipe, eleva a produtividade e principalmente aumenta o senso de responsabilidade de cada um.
Uma vez que, cada profissional reconhecerá sua importância para que os resultados sejam atendidos.
Implementar a Matriz RACI, como foi dito anteriormente, é uma tarefa considerada simples, porém exige da empresa planejamento, organização e comprometimento dos envolvidos. Se essa for a base da execução da matriz, com certeza os bons resultados serão uma consequência.
Gostou deste artigo e entendeu como a Matriz RACI pode contribuir com a rotina da sua empresa? Então, fique ligado no blog do PontoTel e confira mais conteúdos que poderão lhe ajudar na gestão diária de processos.