Assim com varias informações colocadas e mantendo atualizadas no organograma, a aplicabilidade fica viável para qualquer tipo de empresa e setor, mantendo uma linha de informação muito importante para que se tenha um direcionamento de como é estabelecido os cargos e setores dentro da organização. Em empresas de pequeno porte, nem sempre se utiliza um tipo de organograma muito complexo, pelo fato que não tem muitas pessoas envolvidas nos processos produtivos, logístico e administrativos, e pela forma mais rápida de informação interna, geralmente os donos da organização são mais presentes do que em organização de grande porte.
Nas organizações de grane porte, forma mais usada de entender o ambiente, é o próprio organograma, pela as informações contidas ali. Nestas empresas, geralmente os donos não são tão viáveis para os demais, assim pouquíssimos tem contato com estes. Para Maximiano (2008), manter certo nível de informação dentro de uma organização, faz que aplicabilidade do organograma seja mais fácil para o entendimento das pessoas envolvidas nos setores de atuação.
Cronograma é uma técnica de representação gráfica de decisões que mostra, dentro de um calendário, quando as atividades deverão ocorrer. Em uma forma mais comum, chamada cronograma de barras, o gráfico é uma tabela ou matriz, cujas colunas (dimensão horizontal) representam a passagem do tempo. As linhas ou barras (dimensão vertical) representam as atividades a realizar.
Os cronogramas também podem indicar quantidades de itens a serem produzidos em um período, mostrando os produtos que deverão sair de uma fábrica, as mercadorias que serão vendidas, ou qualquer outro tipo de resultado numérico (MAXIMIANO, 2008, p.166).
6.2.1 Gráfico de Gantt
Dentre todas as ferramentas que podem ser utilizas no processo de planejamento e controle da produção, o gráfico de Gantt é o mais utilizado pela maioria das indústrias, principalmente para cronogramas de planejamento e acompanhamento dos processos de fabricação. Uma das principais contribuições de Gantt foi o conceito de delimitação de tarefas. Ele defendeu esse conceito como uma ajuda para maior eficiência e sugeriu que é responsabilidade da administração verificar que a tarefa seja delimitada corretamente e que os meios estejam disponíveis para que ela seja executada. Ele considerou a delimitação de tarefas como um meio de fazer dos métodos comuns ou geralmente usados métodos especializados.
Para (CORRÊA, 2001, p. 37) "planejar é entender como a consideração conjunta da situação presente e da visão do futuro influencia as decisões tomadas no presente para que se atinjam determinados objetivos no futuro". Gantt considerou esse sistema como educativo, isto é, dos trabalhadores treinados nesse sistema obtêm-se os instrutores necessários e os contramestres, dos contramestres obtêmse os investigadores que padronizam os métodos e as aplicações; e dos investigadores obtêm-se os superintendentes. Surge aí a idéia de carreira profissional dentro da fábrica. Este exemplo abaixo mostra como é conceituado o Cronograma:
FIGURA 12: Cronograma de implantação da TV digital. FONTE: TRANCOSO
6.2.2 Aplicações de Gantt
Gantt foi um dos propositores da idéia de que a administração necessitava criar condições que tivessem efeitos favoráveis sobre os trabalhadores. Para ele, a delimitação das tarefas era um meio de reduzir o efeito cansativo do emprego sobre o trabalhador. Portanto, o enfoque psicológico, bem como o mecânico, era muito importante em seu trabalho. Segundo Kwasnicka (2003), a eficiência produtiva era do interesse de Gantt, não somente em sua aplicação em fábricas, mas também em efeitos sobre a economia nacional e sobre o bem-estar social geral.
6.2.3 Vantagens do cronograma
O cronograma auxilia no gerenciamento e controle do trabalho permitindo o levantamento dos custos de um projeto, e a partir deste, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. Os gráficos de Gantt transformaram-se em uma técnica comum para ser compreendido por todas as partes interessadas. Com o cronograma de Gantt obtêm-se um esforço sério para cooperar com as economias e redução de custo isto resultaria em preços mais baixos, lucros maiores e um uma grande evolução social. De acordo com Chiavenato (2007, p. 183) "o cronograma permite que os traços horizontais numa tabela ou gráfico, a definir a duração das atividades sejam sólidos para o planejamento e cortados para o realmente executado".
Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe outro oculto, que só os que colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas. Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica, ou de fluxo). Geralmente confundido com o organograma, o fluxograma possui a diferença de representar algo essencialmente dinâmico, já o organograma é uma representação da estrutura funcional da organização. O fluxograma também pode ser usado por programadores para elaboração de algoritmos (programação estruturada), porém, neste caso ele possui algumas representações próprias. Para Oliveira (2001, p. 260) "'o fluxograma, por meio de símbolos convencionais, representa de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal de trabalho"".
6.3.1 Aplicações do Fluxograma
O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo, e um fim. Alguns símbolos básicos são usados na construção de qualquer fluxograma, porém eles podem variar. Geralmente, usa-se um círculo alongado para indicar o início e o fim, sendo : A seta é usada para indicar o sentido do fluxo; No retângulo são inseridas as ações; O losango representa questões/alternativas; O losango sempre terá duas saídas; As linhas ou setas nunca devem cruzar umas sobre as outras; O texto deve ser sempre claro e sucinto; Recomenda-se ações sempre com um verbo no infinitivo (fazer, dizer…); ate o fim do fluxo; Onde e quem realiza as operações; Quais as entradas e saídas; Como fluem as informações; Quais os recursos gastos no processo; Qual o volume de trabalho;Qual o tempo de execução, parcial ou total; Permite visão ampla de todo o processo.
O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo. Para Cury (2005 p. 340) ""por outro lado, os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidencia a origem, processamento e destino da informação"".
FIGURA 103: Modelo de fluxograma FONTE: OLIVEIRA, 2010
Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como, quais operações são realizadas. Eles também são capazes de evitar: Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos; Falhas de funcionamento e gargalos; Duplicidade de procedimento. Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das informações). Também ocorre de existir outros nomes diferenciados no fluxograma. Para Chiavenato (2001, p. 263) ""o fluxograma recebe diferentes denominações na língua inglesa: process chart diagram, flow chart, flow diagram, routine chart, flow process e work chart"", sendo eles: Símbolos: nas duas áreas estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo; Totais: O número de vezes em que ocorreu esse símbolo, ou operação; Tipo de rotina: A identificação do processo em estudo, inclusive se é atual ou proposto; Setor: Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da equipe de analistas e a data de emissão do formulário; Ordem: O número da ordem seqüencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo; Setor (de baixo): Identificação dos setores envolvidos no processo; Descrição dos passos: Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo.
6.3.2 Vantagens do Cronograma
Os fluxogramas representam todas as etapas que compõem um processo completo e estão baseados no raciocínio lógico de execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas. Para Slack (2009, p. 466) ""a técnica também pode tornar claras oportunidades de melhoramentos e esclarecer a mecânica interna ou a forma de trabalhar de uma operação"". Com a aplicação de um fluxograma em uma tarefa específica é possível visualizar todas as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas. Quando se desenha um fluxograma, é fácil identificar quais são as tarefas que não precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.
6.4 FUNCIONOGRAMA
Esta ferramenta de gestão esta sendo bem aceita pelas empresas pela qualidade de dados que a mesma proporciona, ela tambem pode ser compreendida como variação de organograma e contém informações e atribuições de diversos setores, por exemplo:
a) Há dois ou mais setores com as mesmas atribuições? b) Falta algo essencial no quadro de atribuições? c) Existem atribuições que não são desempenhadas na prática?
As empresas em si todos os dias basicamente realiza reuniões para traçar planos e visualizar resultados favoráveis e possíveis de serem atingidas, as reuniões realizadas quase sempre se convertem em programas vazios e sem clareza aos setores e as responsabilidades para as operações do processo. Para resolver o planejamento da empresa à ferramenta que falta é o funcionograma.
Segundo Araujo (2007) "o funcionograma é a ferramenta ideal para definir as atividades e responsabilidades de diversos setores buscando objetivos e possibilidades plausíveis de melhores resultados.". Os exemplos abaixo mostram como são as diferenças entre um organograma e um funcionograma sendo que os dois têm as mesmas divisões na hierarquia: Organograma sem divisões de funções.
FIGURA 14: Organograma FONTE: ITESA, 2010
Ex.: Funcionograma com divisões de funções.
FIGURA 15: Funcionograma FONTE: ITESA, 2010
definido a desempenhar e deveres e tarefas a executar."
Uma área organizacional, uma caixinha de organograma, uma gerência ou diretoria pode agrupar uma ou mais funções. Diferente do organograma que apenas mostra a nomenclatura de cargos e hierarquia. Para Cury (2000) "a organização é um sistema planejado de esforço corporativo no qual cada participante tem um papel
6.4.1 Vantagens do Funcionograma
Entre as várias ferramentas utilizadas para fazer a análise funcional, o
Funcionograma é o mais importante e com mais de 90% das informações podem ser armazenadas nele, o funcionograma procura dar uma idéia geral das missões da cada órgão/setor da empresa. O objetivo é ter controle, organização, estratégias e táticas operacionais. Todas as tarefas realizadas são supervisionadas por um superior de cada setor.
6.5 MATRIZ G U T
São parâmetros tomados para se estabelecer prioridades na eliminação de problemas, especialmente se forem vários e relacionados entre si. A técnica de GUT- Gravidade, Urgência e Tendência é uma ferramenta em forma de matriz que permite uma interpretação que pode contribuir para a tomada de decisão quanto a priorização das necessidades. A mistura de problemas gera confusão. Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha causa própria. Depois disso, é hora de saber qual a prioridade na solução dos problemas detectados. Para Grimaldi (1994) "a técnica GUT foi desenvolvida com o objetivo de orientar a tomar decisões mais complexas, isto é, decisões que envolvem muitas questões". O exemplo abaixo mostra como é a classificação e a pontuação para priorização quanto à gravidade, urgência e tendência.
GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA 1 = SEM GRAVIDADE 1 = NÃO TEM PRESSA 1 = NÃO VAI PIORAR 2 = POUCO GRAVE 2 = PODE ESPERAR UM POUCO 2 = VAI PIORAR EM LONGO PRAZO 3 = GRAVE 3 = O MAIS CEDO POSSÍVEL 3 = VAI PIORAR EM MÉDIO PRAZO 4 = MUITO GRAVE 4 = COM ALGUMA URGÊNCIA 4 = VAI PIORAR EM POUCO TEMPO
5 = EXTREMAMENTE GRAVE 5 = AÇÃO IMEDIATA 5 = VAI PIORAR RAPIDAMENTE TABELA 2: Matriz GUT – Matriz de Priorização FONTE:CANDELORO, 2008
6.5.1 Exemplo da aplicação
Problemas G U T Total Priorização Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 1 2º
Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º
Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º
Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º
Tabela 3: Matriz GUT Fonte: Raúl Candeloro, 2008.
Para Meireles (1997) esta ferramenta tem aplicabilidade quando
enfrentar, esta ferramenta perde muito o seu potencial
o usuário dispõe de uma lista de atividades a realizar e essa lista é completa. Se o usuário não tiver uma visão ampla do que deve realizar ou dos problemas que deve
6.5.2 Vantagens da Matriz Gut
A vantagem da matriz GUT é que ela ajuda a avaliar de forma quantitativa os problemas e priorizar a tomada de ações corretivas e preventivas. Apesar de a metodologia GUT ter sido desenvolvida para a fixação de prioridades no diagnóstico estratégico, ela pode também ser aplicada para identificar a postura estratégica da organização.
O 5W2H é uma ferramenta utilizada na resolução de problemas nas empresas, contendo sete perguntas muito importante para identificação e resolução do processo. O nome dado vem do inglês, What (O quê), Why (Por que), Where (Onde), Who (Quem), When (Quando), How (Como) e How Much (Quando). Segundo Campos (1994), está técnica foi elaborada pelos profissionais da indústria automobilística japonesa.
6.6.1 Desenvolvimento
Basicamente é um check-list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores de uma empresa. Ele funciona como um mapeamento das atividades, onde são estabelecidos os seguintes tópicos: O que será feito, quem fará o quê, qual será o tempo necessário, qual área será executado e todos os motivos pelo qual essa atividade deve ser realizada. Em um segundo momento, descrever como será feita essa atividade e qual o custo desse processo.
Para Franklim (2010), "o 5W2H funciona da seguinte forma: o que será feito, porque será feito, onde será feito, quem é o responsável, quando será realizada, como será executada e qual o custo".