Isso é possível porque no tacógrafo existe um disco diagrama, responsável por registrar dados específicos, como:
Local, data de início e término do percurso
Início e fim da indicação do hodômetro
Número da portaria de aprovação do modelo do equipamento
De acordo como o Art. 105 do Código Brasileiro de Trânsito, para alguns modelos de veículos, como transporte escolar, de passageiros com mais de 10 lugares e de carga com peso bruto total superior a 4.536 kg, o tacógrafo é obrigatório.
Essa ferramenta deve ser monitorada continuamente, para que os gerentes de logística consigam acompanhar o desempenho de cada motorista durante os trajetos. A maneira como os motoristas se portam durante as viagens pode influenciar as atividades da empresa e, quando esse recurso é utilizado de maneira eficiente, facilita os processos.
Entre as vantagens do tacógrafo está, indiretamente, a prevenção de acidentes de trânsito. Os profissionais de logística que observam as velocidades registradas devem estimular os bons hábitos dos motoristas, na tentativa de diminuir as estatísticas de acidentes. Da mesma maneira, podem-se adotar políticas para reduzir as multas no trânsito.
O dispositivo também auxilia na redução dos custos com combustível, pois além de mostrar a distância percorrida, apresenta as variações frequentes nos percursos, que podem ocasionar maior gasto. Fazendo a análise desse comportamento, consegue-se propor melhorias.
Outro aspecto no qual o tacógrafo é relevante é pensar os melhores percursos com base nos dados coletados. Isso porque o planejamento de rotas feito pela empresa influencia o tempo de entrega da mercadoria, fator que afeta diretamente a satisfação dos clientes.
Por fim, é importante conferir se o tacógrafo possui vistoria do Inmetro, bem como realizar testes periódicos para garantir seu funcionamento. Em algumas situações nas viagens, a Polícia Rodoviária também pode solicitar a leitura para avaliar a postura do motorista.