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Categoria: Gestão de equipes clínicas
Como evitar desperdício nas clínicas?
Evitar desperdício nas clínicas deve ser uma meta sempre em mente ao se desenhar um bom planejamento de despesas, para que os administradores não sejam surpreendidos negativamente. Por isso, manter uma clínica com grande produtividade e bom faturamento é desafio para todo empreendedor da Saúde.
A economia em saúde é um aliado para trazer benefícios e aumentar a rentabilidade da empresa, e visa analisá-la sob a ótica empresarial, buscando gerar resultados positivos. Evitar desperdícios de recursos nas clínicas, por exemplo, é sinônimo de uma gestão bem feita, o que permitirá um atendimento de melhor qualidade.
Porém, é comum associar a ótica da economia em saúde à ideia de que vidas estão sendo limitadas a números.
Para desmistificar esse pensamento, veremos que, com o suporte tecnológico, os profissionais de saúde têm mais tempo para se dedicar à sua principal função, o cuidado com o paciente.
Como evitar desperdício nas clínicas
Olho vivo, essa é a resposta. Com o módulo financeiro do Software de Gestão para Clínicas e Consultórios é possível fazer uma boa gestão, de forma prática, sem que o empreendedor precise necessariamente ter um conhecimento profundo sobre administração.
Basta que se eleja uma pessoa para registrar o controle financeiro, como um sócio ou uma secretária bem preparada, e que mantenha o sistema sempre atualizado, para ter um panorama concreto do andamento de seu empreendimento.
Este módulo inclui as despesas variáveis, que funciona como o termômetro da clínica, ou seja, se houve gastos além do previsto, deduz-se que a receita deverá ter sido superior para suprir esta defasagem. Se ocorreu um gasto não previsto, deve-se ter metas para que a empresa se recupere. As despesas variáveis nada mais são do que o controle de estoque de material da clínica, como por exemplo, a compra de equipamentos, materiais gráficos, de consumo, entre outros.
Como reduzir os gastos nas clínicas mantendo a qualidade e o atendimento humanizado
Assim como qualquer outro empreendimento, é possível reduzir os gastos de forma a promover a otimização de recursos e o aumento da produtividade em uma clínica. Alguns fatores facilitam esse processo, como por exemplo, a capacitação de profissionais e a integração da equipe.
Capacitar os profissionais de saúde sob uma ótica gerencial reduz significativamente o desperdício de recursos entre outros insumos que oneram a gestão em saúde, e permite que eles se sintam mais preparados para o dia-a-dia de atendimentos.
O profissional responsável pelo controle de estoque deve ter o conhecimento do material adquirido, e de sua qualidade. Também deve estar preparado para realizar boas compras, sempre atento às oscilações de mercado, para não comprar produtos por um valor superior ao que ele vale, e à necessidade de aquisição naquele momento.
Outras observações que devem ser feitas são quanto à disponibilidade dos recursos financeiros para a aquisição, e a forma de efetuar os pagamentos, se à vista ou parcelado, para não trazer desvantagens para o fluxo de caixa.
O controle de estoque também é um importante aliado para avaliar a quantidade e a validade deste material. Outra maneira para evitar o desperdício é nomear um responsável que verifique, periodicamente, se esse estoque está de acordo com a situação real do estabelecimento.
Com um pouco de organização e o planejamento em dia, que são peças fundamentais para ter uma gestão eficiente e evitar desperdício de recursos – e, consequentemente, de gastos desnecessários – é possível manter o padrão e diminuir os custos da clínica sem prejudicar os pacientes.
Ficou com alguma dúvida sobre evitar desperdícios no consultório? Comente aqui e compartilhe conosco suas experiências e questionamentos!
Aproveite e conheça como o Saúde Vianet pode ajudar a organizar o financeiro e todas as outras áreas da sua clínica.
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Muitos buscam essa diferenciação por meio de soluções mais “óbvias”, como investimentos em melhorias das instalações, em equipamentos mais modernos, ou contratação/qualificação da equipe de atendimento. Essa linha de raciocínio é comum, pois estes são os recursos com os quais os pacientes entram em contato direto. Então, se o paciente se impressiona com toda a estrutura, é natural que haja o aumento da credibilidade e a consequente fidelização.
Mas nem sempre é tão simples assim. E quando não há capital suficiente para investir? Ou ainda, e quando as instalações, equipamentos e pessoal já satisfazem muito bem as necessidades dos pacientes?
É a isso que esse texto se propõe: a mostrar que há caminhos – neste caso, uma melhor gestão do corpo clínico – menos custosos e capazes de melhorar os resultados de uma forma muito mais consistente. Com medidas que são, muitas vezes, relegadas a segundo plano, pode-se chegar a resultados muito positivos. Então, vamos lá…
Para começar, é necessária uma mudança básica na forma de entender a própria clínica. Atualmente, ter apenas habilidades técnicas não são mais suficientes para ser bom um profissional de saúde. É preciso contar com habilidades e competências que levem à sustentabilidade e a viabilidade do consultório enquanto um negócio.
Alinhamento e a boa comunicação
Desse modo, busque sempre incentivar e promover o alinhamento e a boa comunicação entre os diversos profissionais que participam do dia a dia do consultório. Embora médicos, secretários e recepcionistas contem com formações distintas, é necessário que haja uma ponte de conexão, possibilitando que todas as ações praticadas dentro de um consultório visem a produtividade, o bem-estar e também o faturamento.
É preciso que haja um intercâmbio harmônico entre todas as informações que circulam entre as equipes técnica e administrativa. Assim, o dia a dia tende a ser mais produtivo e eficaz, gerando reflexos positivos no atendimento dos pacientes.
Padronização de procedimentos
Um dos principais pontos que permite que o trabalho de uma clínica flua de forma positiva é a padronização dos procedimentos. Quando um profissional tem clareza sobre como executar suas atividades e sabe da importância de suas funções, tende a ser mais produtivo e mais feliz com seu próprio trabalho. Por isso é importante que os procedimentos, desde a forma como um paciente deve ser atendido até o preenchimento de fichas contendo o histórico clínico, sejam uniformes e de conhecimento de todos os profissionais da clínica.
Uma das formas de promover esse tipo de integração, em especial para áreas que possuem conhecimentos distintos, é a informatização.
A implementação de softwares para a gestão de consultórios é extremamente positiva na medida em que permite criar uma linguagem comum entre o corpo clínico e a equipe administrativa.
Desde a informatização dos prontuários e históricos clínicos, até a sistematização das agendas, há uma dinamização do trabalho, deixando-o mais objetivo. Com isso, os dados circulam de forma rápida e eficiente, facilitando o trabalho de todos.
Por fim, é importante que toda estratégia adotada pela clínica em termos de procedimentos faça sentido para todos os profissionais que ali trabalham, pois cada membro precisa estar integrado com o propósito e a finalidade do negócio.
Sistematização de dados
Com a adoção de um software, o médico gestor pode contar com inúmeros mecanismos para facilitar seu dia a dia. Um desses mecanismos, por exemplo, é o controle automático das agendas por diversas categorias. Por profissional, por dia ou até por localidade.
O mais interessante é a gama de relatórios e indicadores gerados pela alimentação diária desses sistemas. É possível contar com relatórios dinâmicos que permitem a visualização do desempenho dos profissionais em relação a tempo de atendimento e de espera na recepção, por exemplo.
Qualquer anomalia nos processos estabelecidos pode ser facilmente detectada com a simples interpretação desses relatórios e, com isso, levar à medida adequada de ajuste da equipe para melhorar em determinado aspecto.
Outra facilidade é contar com um sistema de organização e arquivamento de dados dos pacientes. Por esse sistema, desde informações como contatos ou endereço podem ser obtidas, até dados relevantes da consulta e pagamentos efetuados. A sistematização de dados permite que cada paciente conte com informações distintas armazenadas de forma integrada, sendo úteis tanto na hora da consulta, quanto para o envio de uma correspondência ou o acerto de uma consulta.
Gostou desse post? Quais as estratégias que você adota para estabelecer uma gestão do corpo clínico mais eficiente, promovendo maior integração entre as equipes médica e administrativa? Deixe um comentário abaixo e saiba como o Saúde Vianet pode transformar o dia a dia de seu consultório.
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O Marketing em saúde precisa ser norteado por um principio básico: para uma boa gestão de uma clínica ou consultório, é o entendimento pelo profissional de saúde (geralmente o dono ou gestor) de que, da porta para fora, o paciente deve ser visto como um cliente em busca de um serviço e, portanto, tratado como tal. Por isso, selecionamos algumas dicas importantes a serem levadas em consideração.
Pré-atendimento
O agendamento deve ser feito via telefone, email, ou sistemas para gerenciamento de clinicas. Ter em mente a importância desta etapa, pois é onde se inicia o faturamento. Um telefone ocupado ou ligação perdida, pode significar um cliente para concorrência. Evite linhas ocupadas usando sistemas que automatizam a confirmação de consultas, liberando o tempo da secretária além de propiciar economia nas ligações.
Sala de espera
Cuide bem de sua sala de espera, ela será a primeira impressão que seu paciente terá sobre sua empresa. Revistas atualizadas, som ambiente adequado, ambiente físico bem conservado, iluminação condizente, um lavado limpo (sempre) e até o uso de cheiros e essências específicas (técnicas de neuro-marketing) são importantes para uma boa primeira impressão e percepção de valor. Mantenha atenção aos detalhes. O cliente pode não falar, mas certamente isso ficará registrado no julgamento de valor do atendimento como um todo, podendo significar mais indicações.
Secretária
Deve assumir a postura de facilitadora. É uma pessoa vital na estrutura de uma clínica ou consultório, portanto, tem que ser uma pessoa ágil, dinâmica, que resolva os problemas. É muito importante, também, que ela entenda que a atividade dela é um dos cartões de visita da clínica. Por isso, a cordialidade e leveza no tratamento com o paciente devem sempre fazer parte do relacionamento com o mesmo.
Dentro de sua possibilidade financeira tenha uma secretária que seja a recepcionista e outra funcionária para lhe ajudar na parte clínica. Em odontologia, mais especificamente, essas funções por muito tempo foram executadas pela mesma pessoa, porém hoje o mais interessante é você profissionalizar sua gestão, dividindo as funções desses setores distintos (Recepção e Atendimento clínico).
Profissionalize-se
Mantenha uma postura profissional perante seu paciente e funcionários, o que no fim das contas trará benefícios gerais ao atendimento de sua clínica. Encontre formas de valorizar o seu time e cobrar profissionalismo na mesma medida. Entenda que ainda hoje o ser humano é o seu maior recurso e motiva-lo contribui para transforma-lo em parceiro. Isso ajuda consequentemente na melhoria dos resultados no médio e longo prazo. Ademais, entenda que a substituição de um funcionário é cara, e existe um custo “invisível” muito alto, por isso, deve ser encarada como última medida.
Uma equipe que se renova muito frequentemente pode ser nociva ao negócio, por carecer de entrosamento entre os membros. Entretanto, uma equipe experiente ante os processos da clínica e unida para resolver os problemas, também é uma ótima estratégia de Marketing em saúde, pois expressa o posicionamento do seu negócio no mercado.
Cuide antes e depois de seu paciente
O tratamento começa bem antes de seu paciente chegar na sua clínica e termina muito depois, e todo o processo é parte integrante do marketing em saúde. Fique atento aos detalhes, por menores que sejam. Entenda que seu paciente-cliente está em uma situação fora de sua rotina e isso não deve ser uma experiência desagradável para ele.
Assim, por exemplo, evite prolongar o tempo de espera na fila do consultório. Por outro lado, organize-se e transpareça organização e respeito ao paciente. Através do Saúde Vianet, devido aos recursos de relacionamento com o paciente embutidos, você provoca esses sentimentos mais facilmente, aumentando a percepção de valor do atendimento e, consequentemente, também do profissional. Por fim, através de uma pesquisa de satisfação, que pode ser realizada de diversas maneiras, estabeleça indicadores e acompanhe o feedback para busca do aperfeiçoamento contínuo.
Como fica claro nas dicas acima, o Marketing em saúde é o responsável por atrair novos pacientes e, principalmente, cativar os que já conhecem o seu trabalho.