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SIMPROC - Sistema de Processo Administrativo e
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivologia responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária.
Um programa de computador concebido para a Gestão Documental é uma solução informatizada de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma organização.
O SIMPROC integrado com outras soluções, a digitalização, o fax e a mensagem eletrônica (e-mail) permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) que circulam na organização.
No SIMPROC o processo de gestão documental tem seu inicio quando ocorre a recepção do documento em que este é registrado e passa pela fase de desmaterialização, ou seja, a digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos são submetidos a uma classificação, em seguida há uma definição dos vários estágios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e preservação permanente. Depois do documento ser incorporado ao sistema o SIMPROC disponibiliza a qualquer utilizador, interno ou externo, um método de localização eficaz semelhante ao de um sistema de busca, por exemplo, o Google.
Clique aqui e veja um exemplo de workflow.
As organizações que investem na nossa solução de Gestão Documental, SIMPROC, conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel. Há ganho na produtividade devido à uniformização dos processos e facilidade de adoção de normas de qualidade.
•	Redução do custo e do número de cópias;
•	Aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
•	Gestão da informação integrada conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos e de documentos com origem em papel;
•	Uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e preservação dos documentos, mantendo o histórico das versões dos documentos;
•	Digitalização dos documentos;
•	Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis independente do local onde o utilizador acesse a aplicação;
•	Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos é fácil e rápida;
•	Rotinas e backup que permitem a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
•	Mecanismos de controle de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.
A nossa solução de Gestão Documental - SIMPROC aplica-se a um conjunto alargado de áreas funcionais: