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Uma boa gestão de departamento jurídico é essencial para contribuir com os resultados da empresa como um todo.
Escritório de advocacia versus departamento jurídico
Gestão jurídica não é tema novo por aqui. No entanto, quando falamos em departamento jurídico, esse assunto muda um pouco de formato. Isto porque, a atuação na advocacia se difere quando, ao invés de ser uma empresa de advocacia especificamente, como um escritório, o seu local de trabalho é uma área de uma empresa de outro segmento.
Assim, vamos abordar aqui diferentes aspectos da gestão jurídica nesses dois diferentes segmentos. Continue a leitura para entender melhor e saber como fazer uma gestão eficiente em seu escritório ou no departamento jurídico no qual atua.
Diferenças e semelhanças entre de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia
Uma das principais diferenças que podemos observar nesses dois ambientes de trabalho é: num escritório de advocacia você é um advogado que faz parte de um time de advogados, já no departamento jurídico você é uma parte de uma empresa maior.
O que quero dizer com isso? Num escritório suas chances de se tornar um sócio futuramente são maiores, já que, a empresa é feita por advogados. Já numa empresa, a criação da sua carreira se difere um pouco.
Antes de entrar em um departamento jurídico de uma empresa, no entanto, recomenda-se passar por um escritório. Isto porque, quem está no escritório que tem maior contato com o poder judiciário.
O que alguns advogados que trabalham ou trabalharam num escritório se incomodam é de não ver o processo acontecendo no dia a dia. É por isso que optam por ir trabalhar em departamentos jurídicos.
O trabalho também se difere um pouco nesses dois ambientes. Enquanto num escritório o advogado pode atuar em diversos campos da advocacia, se ocupando em fazer teses, do atendimento a clientes com as mais diversas necessidades, entre outras atividades, no departamento jurídico o advogado se preocupa mais com fazer um assessoramento a empresa.
Isto porque, num departamento jurídico, o advogado tem um único cliente: a empresa em qual atua. Nesse ambiente, o advogado trabalha com atividades como gerir contratos administrativos, acompanhar processos judiciais, elaborar contratos, etc.
Apesar das diferenças, em ambos, o sentimento de time, o trabalho em equipe, o bom atendimento ao cliente, a organização, a boa comunicação e outras skills são essenciais para um trabalho bem feito. Sem contar que, ambos os profissionais devem se manter em concordância com a OAB – Ordem dos advogados do Brasil.
Além disso, mesmo um departamento jurídico sendo parte de uma empresa, ele precisa de gestão em diversos sentidos. Vejamos a seguir, então, um pouco mais sobre gestão estratégica nesse sentido.
Uma boa estratégia deve contemplar a empresa toda quando falamos de departamentos. Afinal, diferente dos escritórios que são "um corpo único", isto é, a empresa propriamente dita, um departamento é uma fatia de uma empresa.
Assim, antes de fazer qualquer estratégia para melhorar os resultados do departamento, é importante estar alinhado com a cultura e objetivos da empresa.
Se o departamento já está alinhado é hora de olhar para os resultados que se teve até o momento e analisar: como, a partir do trabalho do departamento, é possível contribuir com a empresa? Em seguida é hora de definir todas as metas que contribuirão com os resultados.
Além dessa visão mais ampla, é importante dividir a gestão em partes, assim além de ter maior organização das atividades, é possível visualizar gaps e corrigi-los rapidamente.
Gestão de pessoas: criando um time de alta performance
O primeiro ponto a ser observado, portanto é a gestão de pessoas e da equipe. Como saber se existe alguém desalinhado com a empresa no seu time? Assim como em escritórios de advocacia, é preciso em um departamento observar alguns aspectos, para uma boa gestão de equipes.
Primeiramente, é importante entender como estão as entregas das pessoas do time. Alguém sempre atrasa alguma atividade? Se a resposta for positiva, é importante se atentar para o que está fazendo aquele colaborador se atrasar? E principalmente, como melhorar suas entregas?
Uma maneira de identificar essas dores no departamento é fazer um acompanhamento de desempenho. Para isso, você pode utilizar ferramentas gratuitas como o trello ou o asana junto de metodologias ágeis. Assim, é possível identificar quais as maiores dificuldades da equipe.
Também feedbacks constantes são essenciais para melhoria do trabalho, mas lembre-se que esses devem ser dados de maneira educada e justa.
Além disso, é importante analisar se, as entregas estão com algum problema por conta de falta de reconhecimento, seja por parte do próprio departamento jurídico ou por parte da empresa. Em casos de reconhecimento monetário, diferente de escritórios, essa bonificação deve que passar pela equipe financeira. Mas com uma justificativa boa (o aumento da produtividade dos colaboradores), essa ação pode acontecer.
Por fim, quando falamos em gestão de equipes, seja para escritórios ou departamentos é importante lembrar que é necessário que alguém cuide dos projetos que estão sendo realizados na empresa. No caso de empresas de outros segmentos, é importante existir pessoas que acompanhem projetos das mais diversas áreas. No departamento jurídico deve-se contratar analistas jurídicos.
Gestão de projetos: mais produtividade e organização na atuação jurídica
Como já dito, para melhorar a qualidade das entregas do departamento, é importante ter um responsável ou responsáveis por gerir os projetos que estejam rodando na empresa. Para fazer esse controle, também indica-se utilizar desde metodologias ágeis até sistemas de gestão de departamento jurídico.
No caso do escritório, por exemplo, sistemas de gestão para escritório de advocacia já dominam o mercado jurídico, trazendo mais inovação e tecnologia para os profissionais operadores do direito.
Também planilhas, o g-suite e até mesmo um quadro branco no departamento podem contribuir para a melhoria dessas atividades.
Para sistemas, no entanto, é importante lembrar que é necessário que a empresa tenha condições de arcar com o valor. Isto porque, apesar de facilitar o trabalho, softwares ou sistemas com mais funcionalidades, como os que são necessários para os departamentos, são cobrados.
Gestão financeira: como economizar e onde investir
Uma boa gestão financeira contribui para que o escritório ou departamento avance cada vez mais no mercado. Isso porque, com gestão financeira você sabe onde é vantagem gastar e onde é vantagem economizar.
No caso dos departamentos jurídicos, no entanto, não basta fazer o orçamento da sua área. É importante entender, portanto, quanto de dinheiro da empresa é destinado ao setor jurídico, e quanto você gostaria de gastar nas melhorias.
Assim, você consegue destrinchar as ações e dividi-las de acordo com o orçamento mensal, anual ou trimestral. Logo, o controle financeiro deve prever as prioridades, os gastos fixos do departamento e gastos inesperados.
No caso de escritórios, essa gestão pode contemplar ainda os ganhos fixos ou não, afinal, a renda nas empresas de advocacia são variáveis.
Gestão de processos: acompanhamento de atividades e andamentos de processos
O acompanhamento de processos também é uma tarefa comum em ambas as áreas. Escritórios de advocacia tem diversos processos para acompanhar e as vezes, sem a devida organização ou sistemas de acompanhamento, prazos podem ser perdidos.
Entretanto, no caso dos departamentos jurídicos, muitos já investem na atuação consultiva e na negociação. Isso porque, uma empresa que se envolve menos em processos tem uma imagem mais positiva.
Porém, eles ainda podem acontecer e é importantíssimo manter um controle adequado. Para isso, existem diversas opções tanto para escritórios como para departamentos.
Uma opção muito utilizada é a planilha. Podem ser criadas planilhas para diversos tipos de gestão. Isto é, para todos os controles citados anteriormente.
No entanto, com o avanço da tecnologia, muitas planilhas estão sendo substituídas por sistemas mais completos e automatizados. O softwares jurídicos são um exemplo disso.
Gestão completa com um software jurídico
Com um software jurídico, controlar todas as atividades do escritório e do departamento jurídico é ainda mais fácil. Isso porque, além de oferecer o controle completo dos processos, ele permite controlar as atividades de todos os colaboradores, além de acompanhar intimações de maneira mais assertiva. Isto porque, com apenas algumas informações o sistema já consegue capturar as informações necessárias.
Além disso, o controle financeiro pode ser feito no próprio software jurídico. Também é mais fácil e rápido criar documentos nesse tipo de sistema, pois eles tem funcionalidades que permitem essa ação.
Em resumo, todas as atividades do departamento ou do escritório se concentram num só lugar. O que economiza tempo, e consequentemente, dinheiro.
Para escritórios de advocacia, um sistema de gestão é essencial. Isto porque, além da automação de ações que são mais mecânicas, os advogados que fazem parte do escritório conseguem dedicar muito mais tempo para elaboração de teses e atendimento a clientes.
Isto significa, é claro, maior qualidade das teses, melhor atendimento aos clientes, e maior dedicação na melhoria das capacidades dos colaboradores. Essas ações resultam, é claro, em maior número de clientes no escritório, e em consequência disso, maior lucro.
Assim, perder tempo sem um software jurídico só deixa você para trás do seu mercado. Afinal, a tecnologia na advocacia já faz parte da vida de muitos escritórios.
Muitas empresas ficam na dúvida se vale a pena contratar um sistema de gestão para seu departamento jurídico. A verdade é que sim, vale muito a pena. Afinal, o software permite automatização das atividades que levam tempo e são mais mecânicas, o que as torna mais ágeis e melhora a qualidade no serviço.
Ademais, alguns softwares jurídicos possuem funcionalidades que permitem a construção de contratos de maneira fácil, com um modelo variável, onde os advogados apenas substituem as informações específicas do contrato. Além disso, alguns te permitem criar seu próprio modelo com suas variáveis. O que facilita ainda mais o trabalho.
Com um sistema de gestão no departamento, a empresa pode ainda se dedicar a questões mais relacionadas a pessoas. Isto é, os reconhecimentos e o crescimento dos colaboradores dentro da empresa.
Ferramentas para departamentos jurídicos
É claro que, não é apenas o software jurídico que pode contribuir com a melhoria na gestão. Existem diversas ferramentas que contribuem com a gestão de departamentos jurídicos e a gestão em escritório de advocacia.
Já citei algumas anteriormente como o trello e o asana. Além desses você pode utilizar gratuitamente as ferramentas do G-suite e outras opções de mercado que te permitem, não só fazer uma gestão completa do escritório, como definir as estratégias para as próximas ações.
Concluímos então que, a automação das atividades e um olhar analítico para cada uma delas, aliadas a metodologias, podem ser uma grande estratégia para contribuir não só com o departamento, como com todas as ações da empresa.
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