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Como fazer apuração do resultado do exercício na empresa
A demonstração ou apuração do resultado do exercício (DRE) é uma demonstração contábil que cruza receitas, custos e resultados com o objetivo de determinar o resultado líquido em um período de tempo.
Empreender envolve uma série de coisas boas e também muitos desafios, afinal, a lista de novos aprendizados para quem está começando é grande e apuração do resultado do exercício é a mais importante delas. Entre as habilidades a serem aprendidas, existe a necessidade de organizar o financeiro da empresa. Sem ela, qualquer empreendedor pode quebrar ou entrar em crise em pouco tempo.
A melhor ferramenta para medir a rentabilidade de uma organização é a DRE: Demonstração ou Apuração do Resultado do Exercício. Essa técnica permite saber quanto foi seu lucro no último mês ou nos últimos 6 meses, por exemplo. Consequentemente, pode revelar o futuro do negócio e mostrar se ele está crescendo ou se está tendo prejuízos.
Se você quer entender como fazer a apuração do resultado do exercício, acompanhe este post.
Afinal, o que é a apuração do resultado do exercício?
Segundo a legislação brasileira, a apuração do resultado do exercício apresentada anualmente deve detalhar:
a receita bruta das vendas de produtos e serviços, as deduções (descontos) das vendas, os abatimentos e os impostos;
a receita líquida das vendas de produtos e de serviços, o custo das mercadorias vendidas ou dos serviços prestados e o lucro bruto;
todas as despesas operacionais, como as despesas com as vendas, as financeiras, as deduzidas das receitas, as despesas gerais e as administrativas;
o lucro ou o prejuízo operacional, as outras despesas e as receitas;
as participações de empregados, debêntures, partes beneficiárias e administradores mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de fundos ou instituições de assistências e previdência de empregados;
o lucro ou o prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social.
Como podemos ver, as exigências são muitas, fazendo com que seja ainda mais importante conhecer bem o processo para evitar erros.
O lucro ou o prejuízo
O objetivo da DRE é determinar se uma empresa está obtendo lucros ou prejuízos a partir das suas atividades, listando as operações que alteram o patrimônio líquido contábil, tanto positivamente (receitas) como negativamente (despesas).
Tudo parece bastante simples se pensarmos que é só pegar o valor das receitas e subtrair as despesas. Entretanto, a empresa pode vender um produto neste mês e só receber o pagamento daqui alguns meses, da mesma forma que existem vendas parceladas.
Quando a empresa faz um investimento (por exemplo, a compra de produtos para o estoque), é difícil determinar quanto esse investimento trouxe de resultado, já que os produtos não são vendidos no mesmo mês — e, mesmo que sejam, o pagamento nem sempre entra de imediato.
O mesmo vale para as despesas, que muitas vezes são difíceis de identificar, pois nem sempre são provenientes apenas da compra de mercadorias. Existem itens como aluguel, refeições, horas extras e diversos outros.
Por todas essas questões, a DRE é uma ferramenta capaz de demonstrar com exatidão qual foi o resultado líquido (lucro) obtido por uma empresa dentro de um determinado período.
Vale lembrar que as empresas pagam impostos como o Imposto de Renda da pessoa jurídica e a Contribuição Social sobre o lucro líquido. Esses tributos são calculados em cima do lucro apurado pela DRE.
Ou seja, se houver algum erro na apuração, consequentemente existirá um erro no pagamento dos impostos. Nesse caso, a empresa sempre sairá perdendo. Se o erro na apuração do lucro for para menos, o imposto pago também será menor e a empresa estará sujeita a uma multa da Receita Federal ou qualquer outro órgão fiscal. Se o erro for para mais, a empresa acabará desperdiçando dinheiro, o que também é totalmente indesejado.
Muitos empreendedores acreditam que o lucro da empresa é identificado no fluxo de caixa, mas esse é um equívoco.
O fluxo de caixa registra as movimentações financeiras, mostrando se a empresa pagou todas as contas do período e se faltou ou sobrou dinheiro. Porém, fechar o caixa no vermelho — ou seja, faltar dinheiro para pagar as contas — não quer dizer que a empresa não dá lucro. A organização pode ter altos valores em direitos a receber, por exemplo.
Muitas vezes, a ausência de dinheiro no caixa pode acontecer devido ao aumento do volume de compra (para abastecer o estoque, digamos) devido a um aumento nas vendas. Pode ser que a empresa esteja vendendo à prazo, mas comprando à vista.
Daí a importância de analisar a situação por meio da apuração do resultado do exercício. Só ela vai mostrar se a empresa está efetivamente operando com lucro, ajudando a encontrar falhas de gestão que podem ir desde a precificação até os custos e despesas variáveis.
Como deve ser feita a apuração dos resultados?
Antes de entrarmos em um exemplo de apuração do resultado do exercício, é importante compreender alguns conceitos e definições básicas das variáveis que estarão contidas na própria DRE.
Ativo: representa todos os bens, os direitos e os valores a receber de uma entidade. Por exemplo: dinheiro em caixa, mercadorias e depósitos bancários;
Passivo: representa todas as obrigações financeiras de uma empresa junto a terceiros, ou seja, todas as dívidas contraídas, contas a pagar, fornecedores etc;
Patrimônio líquido: representa o registro de valor que os proprietários de uma empresa têm aplicado no negócio;
Receita: são os grupos de contas que registram as operações que levam ao aumento do patrimônio, como aumento de dinheiro ou de direitos, como contas a receber;
Custos: são grupos de contas que registram as operações que causam uma redução no patrimônio. Vale lembrar que os custos estão sempre diretamente associados às vendas, ou seja, um custo ocorre quando há diminuição de um ativo por meio de uma venda (por exemplo: a diminuição do número de mercadorias);
Despesas: são grupos de contas que registram as operações que levam a uma redução no patrimônio. É importante se atentar para o fato de que as despesas não estão diretamente associadas às vendas, diferenciando-se dos custos por essa característica. Ainda assim, também representam a diminuição de um ativo, geralmente dinheiro.
Ao vender uma mercadoria, a empresa faz a entrega e tem a diminuição de um ativo (mercadorias). Em contrapartida, recebe dinheiro pela venda. Ou seja, nessa operação há um custo de mercadoria vendida, já que a saída da mercadoria está diretamente associada à venda que foi feita.
Por outro lado, o pagamento de uma conta (aluguel, por exemplo) também causa a diminuição de um ativo (dinheiro), mas não está associada a uma venda. Afinal, a conta do aluguel será paga mesmo que a empresa não efetue nenhuma venda.
Para o exemplo de DRE que mostraremos mais adiante, usaremos como exemplo um modelo de empresa comercial, que é aquela que compra e vende mercadorias. Entretanto, o mesmo princípio pode ser utilizado para uma empresa de serviços e uma empresa industrial, que fabrica e vende os seus produtos.
O modelo de DRE
São 5 etapas para a apuração do resultado do exercício, sendo que o Resultado Líquido do Exercício é o valor que deve ser identificado ao final do processo. Acompanhe:
Passo 1: conhecer a Receita Operacional Líquida
Receita Operacional Líquida = Receita Operacional Bruta – Deduções da Receita Bruta
a Receita Operacional Bruta é formada por: Vendas de Produtos + Vendas de Mercadorias + Prestação de Serviços;
e as Deduções da Receita Bruta são formadas por: Devoluções de Vendas + Abatimentos + Impostos e Contribuições Incidentes sobre Vendas.
Passo 2: conhecer o Resultado Operacional Bruto
Resultado Operacional Bruto = Receita Operacional Líquida – Custos das Vendas
os Custos das Vendas são formados por: Custo dos Produtos Vendidos + Custo das Mercadorias + Custo dos Serviços Prestados
Passo 3: conhecer o Resultado Operacional Antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro
Resultado Operacional pré-IR/Contribuição Social = Resultado Operacional Bruto – Despesas Operacionais – Despesas Financeiras Líquidas – Outras Receitas e Despesas
as Despesas Operacionais são formadas por: Despesas Com Vendas + Despesas Administrativas;
as Despesas Financeiras Líquidas são formadas por: (Despesas Financeiras – Receitas Financeiras) + (Variações Monetárias e Cambiais Passivas – Variações Monetárias e Cambiais Ativas);
as Outras Receitas e Despesas são formadas por: (Resultado da Equivalência Patrimonial) + (Venda de Bens e Direitos do Ativo Não Circulante – Custo da Venda de Bens e Direitos do Ativo Não Circulante).
Passo 4: conhecer o Lucro Líquido Antes das Participações
Lucro Líquido Antes das Participações = Resultado Operacional pré-IR/Contribuição Social – Provisão para Imposto de Renda e Contribuição Social Sobre o Lucro
Passo 5: conhecer o Resultado Líquido do Exercício
Resultado Líquido do Exercício = Lucro Líquido Antes das Participações – Empregados, Partes Beneficiárias, Participações de Administradores, Debêntures, Fundos de Previdência e Assistência para Empregados
Um exemplo de DRE
Que tal ver um exemplo de apuração do resultado do exercício com valores práticos? Vamos lá!
Digamos que uma empresa tenha o seguinte balanço:
Patrimônio Líquido e Capital Social
Vamos supor que a empresa comercializou todo o seu estoque de mercadorias e recebeu por essas vendas a quantia de R$ 10.000,00 à vista. A apuração do resultado foi feita logo após a venda.
Atualmente temos os seguintes saldos:
(-) R$ 4.000,00
(-) R$ 6.000,00
(+) R$ 8.000,00
(+) R$ 2.000,00
Agora precisamos registrar o passo a passo da operação.
Em 1º lugar, deve ser registrado o valor da venda, que foi de R$ 10.000,00 à vista. Ou seja, entrou dinheiro no caixa da empresa, havendo um débito na conta caixa.
Fazendo um débito de R$ 10.000,00 na conta caixa, temos que fazer um crédito de R$ 10.000,00 em outra conta. Chamaremos essa outra conta que registrará o crédito de Receita de Venda.
O novo saldo fica assim:
(-) R$ 10.000,00
(/) R$ 10.000,00
Após o registro da venda, precisamos fazer o registro da saída da mercadoria, já que a empresa vendeu todo o seu estoque. Dessa forma, precisamos também saber quanto a empresa tinha em estoque, o que nesse caso pode ser facilmente descoberto olhando o item "Mercadorias", identificando que havia R$ 6.000,00.
Assim, faremos uma diminuição na conta de estoque. Por ser um ativo, registraremos de R$ 6.000,00 a crédito nessa conta. Como estamos fazendo um registro a crédito, teremos também um registro a débito em uma nova conta, chamada de Custo da Mercadoria Vendida (CMV).
Chegamos ao seguinte:
(+) R$ 6.000,00
(+) R$ 10.000,00
Definidos os novos saldos, está contabilizada a operação da venda. Portanto, até aqui, a conta de Receita foi credita e a conta de Custo foi debitada. Para entender melhor o crédito inserido na conta de Receita e o débito inserido na conta de Custo, vamos analisar a situação.
A venda ocorreu a R$ 10.000,00, porém, teve um custo de R$ 6.000,00 em mercadorias, gerando assim um lucro de R$ 4.000,00. Esse valor de lucro (R$ 4.000,00) será registrado no Patrimônio Liquido por meio de uma conta chamada de Lucros Acumulados.
É importante entender por que o Lucro Acumulado faz parte do Patrimônio Liquido da empresa. O lucro não precisa ser devolvido ou pago a ninguém por não ser uma obrigação ou dever, portanto, não pertence ao passivo. Por outro lado, também não é um direito ou bem da empresa (até porque não é tangível ou material), não sendo também um ativo.
Além disso, o valor não pode ser registrado no caixa ou receita de vendas, por exemplo, porque esses R$ 4.000,00 já estão no caixa da empresa. Afinal, foi feita a venda de um estoque de R$ 6.000,00 pela qual a empresa recebeu R$ 10.000,00. Assim, o valor que sobre faz parte do Patrimônio Liquido. Em outras palavras, o lucro é um valor em dinheiro que a empresa conquistou e que será distribuído aos sócios no futuro.
As contas transitórias
As contas de Receitas, Despesas e Custos são contas transitórias ou temporárias, ou seja, elas não aparecerão no balanço. Essas contas só possuem saldo enquanto queremos apurar o resultado, porém quando fazemos a apuração o saldo são transferidos para outra conta, zerando as Receitas, Despesas e Custos.
Assim, para apurar o resultado do exercício será aberta uma nova conta chamada de Apuração do Resultado do Exercício ou DRE. Assim nosso saldo vai conter os seguintes valores:
Em seguida, é hora de identificar entre as contas acima aquelas que são de Receita, Despesa e Custo.
As contas Caixa, Mercadorias, Capital Social e Fornecedores são respectivamente contas de ativo, ativo, passivo e patrimônio liquido. Assim, sobram as contas Receita de Vendas e Custo das Mercadorias Vendidas, que são contas de resultados. Essas contas de resultado deverão ser zeradas, e seu saldo será transferido para a conta de Apuração do Resultado do Exercício, resultando no seguinte:
Vale notar que foi feito um débito na conta de Receita de Vendas para zerá-la, e o crédito correspondente foi inserido na conta DRE. O mesmo se aplica para zerar a conta de Custo de Mercadoria Vendida.
Todas as contas que tiveram seu resultado zerado não precisarão aparecer no balanço do DRE. Como podemos ver no saldo da Apuração do Resultado do Exercício acima, o resultado foi um lucro de R$ 4.000,00 no período. Esse valor será representado como Lucro do Exercício.
O balanço patrimonial da empresa ficará da seguinte forma:
Em 2º lugar, é importante recordar que a empresa está sujeita a multas e medidas judiciais caso efetue de forma equivocada o pagamento de impostos. Como os impostos são justamente calculados sobre o lucro, a DRE deve ser executado com precisão para que nenhuma consequência negativa venha a ocorrer.
Além disso, obviamente, uma empresa que negligencia a DRE está sujeita a complicações financeiras por não conhecer o real desempenho da organização. Isso prejudica imensamente a tomada de decisões, podendo levar a companhia à falência ou a uma grave crise.
Hoje em dia são raras as empresas que optam por fazer toda a sua contabilidade manualmente. No caso da DRE, o próprio sistema de gestão se encarrega de zerar as contas de resultado e fazer a transferência para o Patrimônio Liquido, facilitando muito o processo e ajudando a prevenir erros.
Uma das vantagens de contar com um sistema de gestão é que não há necessidade de investir em infraestrutura (como computadores e equipe) se o software for totalmente armazenado na nuvem. Assim não é preciso se preocupar com instalações. Isso também traz mais segurança para os dados da empresa, além de possibilitar o acesso via internet de qualquer lugar para os usuários cadastrados.
Uma das dificuldades da contabilidade e da DRE em si é a visualização dos dados, que nem sempre é clara ou rápida de ser feita, podendo levar a erros. Os softwares de gestão financeira exibem informações em tempo real, de forma visual e objetiva. Assim os profissionais da equipe otimizam seu trabalho, já que não precisam gastar tempo com pesquisas e análises. Um software é capaz de gerar gráficos de resultados com muita eficiência, facilitando a visualização dos dados, o controle financeiro e, consequentemente, a tomada de decisões dentro da empresa.
A apuração do resultado do exercício é uma ferramenta essencial para a empresa, pois só por meio da DRE é possível apontar os lucros obtidos e, consequentemente, pagar os impostos de forma correta. Entretanto, é uma tarefa complexa e que requer uma série de cuidados. Até por conta disso, contar com o auxílio da tecnologia e dos programas de gestão pode ser uma alternativa para que a empresa tenha mais tranquilidade e garantia no processo.