Gestão de Projetos no segmento Logístico - PDF
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Alexandra Porto Canário
2 Gestão de Projetos no segmento Logístico Divulgação Colaborador no artigo Rui Carlos C. de Alencar Engenheiro Químico e Administrador pela U.F. PR, 39 anos de T.I. sendo os últimos 19 em Logística de Distribuição. Trabalhou na IBM, Copel, Celepar e Accenture. É sócio diretor da Routing Systems Informática, especialistas em Roteirização e Controle da Operação de Distribuição. Alguns clientes: Ambev, Prosegur, Avon, Danone, Souza Cruz Autor - Ronnie Maschk Professor da disciplina de Gestão de Projetos e Mudança do curso de Especialização em Logística e Gestão da Cadeia de Suprimentos do LALT/UNICAMP Laboratório de Aprendizagem em Logística e Transportes da Unicamp, também ministra aulas na FIA Fundação Instituto de Administração, FDC Fundação Dom Cabral e Instituto Mauá de Tecnologia. É sócio diretor da Projetti Inovatti Gerenciamento de Projetos, especializada em treinamento, consultoria e mão de obra especializada em gestão de projetos. Divulgação O que é gestão de projetos? De maneira simplista, podemos iniciar este artigo dizendo que Gestão de Projetos é uma forma de prever e organizar um trabalho futuro, tendo em vista as necessidades do escopo, os comprometimentos assumidos de prazo e custos e a necessidade inerente de um produto final com qualidade esperada, mas obviamente, Gestão de Projetos é mais do que isto. Gestão de Projetos é uma disciplina ampla e também abrangente na sua forma de aplicação. Para termos noção do seu alcance, quando falamos em identificar os requisitos do projeto, não basta identificar apenas os requisitos do cliente direto, ou os desejos e necessidades de quem paga por ele (o patrocinador), é necessário identificar também os requisitos de todos os stakeholders (pessoas ou organizações afetadas pela execução ou término do projeto e que podem exercer influência sobre ele - figura 1). A identificação dos stakeholders é um dos primeiros e mais importantes passos a serem realizados no início de em um projeto, e que inclusive é a base do seu planejamento. Veja na figura abaixo um exemplo de identificação de stakeholders para a construção de um novo Centro de Distribuição. Possíveis stakeholders de um projeto logístico 68 Revista Cargo News
3 As áreas de conhecimento de gestão de projetos Além da abordagem aos temas (áreas do conhecimento) Escopo, Prazo, Custos e Qualidade citados anteriormente, Gestão de Projetos trata também de outras importantes áreas como Recursos Humanos, Comunicação, Riscos e Aquisições (figura 2). A área do conhecimento Integração é responsável por: Integrar todas as áreas do conhecimento em um plano do projeto; Integrar todas as ações de execução e monitoramento e controle, e; Integrar o produto do projeto à operação da empresa. Descreve também como iniciar formalmente um projeto ou fase, como monitorar e controlar as mudanças do projeto e finalmente como encerrar formalmente o projeto ou uma fase. As nove Áreas de Conhecimento de Gestão de Projetos Habilidades necessárias para um gestor de projetos Gerenciar um projeto não é uma tarefa simples, é necessário que a frente do projeto esteja uma pessoa muito bem preparada, e preferencialmente experiente. Conhecer apenas as boas práticas de gerenciamento de projetos, assim como ter vários anos de experiência profissional, podem não ser suficientes para gerenciar um projeto com êxito. É de extrema importância que o gerente do projeto possua ou desenvolva habilidades de gerenciamento geral (contabilidade, negociação, finanças, marketing, logística, supply chain, vendas, produção etc.) e habilidades de relacionamento interpessoal (liderança, comunicação, motivação, influência, delegação, feedback, gestão de conflitos etc.). Conhecimentos sobre normas e regulamentações, acordos sindicais, ambiente do projeto (questões educacionais, religiosas, éticas, étnicas, políticas, leis, costumes, geografia física e ecologia local) são também de inquestionável importância no gerenciamento de um projeto. Não há dúvidas que a experiência profissional acumulada de vários anos fará diferença em um projeto, porém depender unicamente desta experiência pode não ser suficiente para garantir o sucesso dele. Dimensão dos prejuízos que um projeto mal gerido pode ocasionar Mas afinal, será que todos nós temos a real noção do prejuízo que um projeto mal gerido pode causar? Temos a ciência dos reflexos que este projeto cria para a nossa empresa? Atrasos em projetos podem gerar um impacto financeiro e mercadológico negativo às empresas. Para ilustrar esta situação, vamos considerar um exemplo hipotético, porém emblemático: Contexto de um projeto que gera impactos negativos a uma empresa Outros exemplos de impactos negativos de projetos mal sucedidos: Um edifício comercial que não é entregue no prazo pode fazer com que proprietários dos conjuntos comerciais mantenham o aluguel de outras instalações enquanto a obra não é concluída Um Shopping Center que não é finalizado no prazo deixará de receber o aluguel das lojas A não conclusão de automação de um armazém no prazo (código de barras, rádio, esteiras e elevadores automatizados) pode causar morosidade no recebimento, armazenagem e despacho de mercadorias, comprometendo a agilidade do processo logístico interno com conseqüente reflexo na capacidade de entregas e vendas Mas os prejuízos em projetos não são advindos apenas de um prazo não atingido, podem ser provenientes também de outros fatores, como por exemplo, um projeto mal planejado. Revista Cargo News 69
4 Fatores que influenciam o sucesso de um projeto Certa vez um diretor de uma grande empresa de cosméticos me solicitou ministrar um curso de Gestão de Mudanças aos seus profissionais, pois conforme ele, ocorriam mudanças em demasia nos projetos realizados na sua empresa. Já outro diretor de uma empresa de Telecomunicações me pediu uma orientação sobre o que fazer a respeito de um projeto que tinha como prazo inicial um ano e meio de duração, mas que já estava no terceiro ano de execução e com constantes solicitações de mudança. Qual foi minha recomendação para ambos? Planejem melhor o escopo dos seus projetos. As mudanças podem ter origem em: a) algo novo, impossível de ser previsto durante o planejamento, mas necessário ser implementado durante o projeto, ou; b) um escopo que foi mal identificado (requisitos, entregas, especificações) e que invariavelmente incorrerão em solicitações de mudança durante o projeto. A mudança em si não é um problema para o projeto, mudanças ocorrem, é natural, o problema é o número elevado de mudanças devido à identificação deficiente do escopo junto aos seus stakeholders. Outros fatores que podem impactar prazo e custos do projeto são: Tempo insuficiente para planejar o projeto devido a ansiedade em iniciar rapidamente os trabalhos; Não utilização de técnicas adequadas para o levantamento de requisitos e entregas do projeto (EAP - Estrutura Analítica do Projeto / WBS Work Breakdown Structure) figura 3; Baixa maturidade da empresa em gerenciamento de projetos; Não elaborar o plano de qualidade, muitas vezes ignorado com a intenção de baixar os custos do projeto; Figura 3 - Exemplo de uma EAP/WBS Não identificar riscos e imprevistos, não planejar as respostas e não provisionar reservas financeiras de contingência; Não planejar e distribuir as informações, conforme esperado pelos stakeholders; Não selecionar profissionais qualificados para atuar no projeto; Não qualificar ou homologar fornecedores; Não criar uma especificação clara ou correta do que se deseja contratar; Entre vários outros fatores que podem causar impactos negativos a um projeto. Exemplo de um projeto no setor Logístico Projeto de implantação de software para automatizar a roteirização de uma frota Exemplo de uma EAP/WBS Há muito mais a se considerar em gestão de projetos, mas talvez um exemplo real de um projeto logístico possa expressar melhor como um projeto é realizado, assim como os benefícios decorrentes da sua execução. O exemplo real que iremos considerar neste artigo é o caso de implantação de um software de planejamento das rotas de uma frota e o controle das entregas realizadas em tempo real. Nos tópicos a seguir descreveremos os seus objetivos e características: 70 Revista Cargo News
5 Processo geral da automação da roteirização e controle de uma frota Processo de automação de rotas e controle de frota Fases deste Projeto de automação de rotas e controle de frota As seguintes etapas/fases são realizadas neste projeto: Fases do projeto de automação da roteirização e controle de frotas Revista Cargo News 71
6 Imagem da tela final com rota planejada Tela com rota planejada Resultados alcançados Com a implementação da automação das rotas, é possível comparar dados históricos com os resultados atuais de eficiência nas entregas, verificando assim em que grau os objetivos do projeto foram alcançados e constatando a melhoria no processo como um todo, além do aumento da satisfação dos clientes pela melhoria do nível de serviço. Os resultados poderão variar em acordo com o grau de qualidade existente das informações do processo anterior, mas ficarão em torno dos números abaixo apresentados. Benefícios não mensuráveis como o aumento de qualidade do serviço e maior satisfação dos clientes com as entregas foram também reportados. Benefícios mensurados em um caso real no segmento de bebidas: 15% de redução no custo de distribuição 20% de redução no número de veículos 17% de diminuição na quilometragem 15% de redução no número de funcionários 20% de redução de horas extras Comentários finais A realização com sucesso de um projeto como o citado acima demonstra os benefícios que empresas podem alcançar com práticas adequadas de gerenciamento de projetos, mas para isto a alta direção deve apoiar iniciativas de desenvolvimento e manutenção da cultura e maturidade de projetos nas empresas. 72 Revista Cargo News