Planejamento e organização são chaves para otimizar os recursos – muitas vezes já escassos – da escola
Uma escola pública tem receitas e despesas bem diferentes de uma escola particular. Não há, por exemplo, o valor da mensalidade dos alunos entrando, nem pagamento de salários dos professores e contas de luz, água e internet saindo do caixa. Mas há programas governamentais que injetam dinheiro e recursos nas escolas.
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O principal é o Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE). Essa é uma fonte repassada pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE) para todas as escolas do país, a partir do número de alunos matriculados. Para cada etapa de ensino, tem um recurso por aluno pré-estabelecido.
"Um grande desafio para a direção é que o PDDE e outros programas governamentais restringem o uso dos recursos", diz Fernando Mendes, formador da Comunidade Educativa CEDAC. Além disso, em geral, o montante recebido nesses editais mal garante a manutenção da rotina escolar. Como economizar neste cenário de pouca flexibilidade, garantindo a aquisição de produtos de qualidade que não prejudiquem a aprendizagem dos alunos?
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Conselhos tradicionais como fazer economia de energia e água ou optar por comprar alimentos da época não servem muito para as escolas públicas, que têm tais despesas garantidas pela Secretaria de Educação. Mas saber planejar, priorizar e otimizar os recursos pode garantir uma vida financeira mais saudável, e quem sabe até a aquisição daquele microscópio que os professores de Ciências tanto sonham. Veja nossas dicas abaixo:
Faça uma planilha com todas as suas receitas e despesas
O PDDE e outros programas – inclusive os de secretarias estaduais e municipais dos quais sua escola toma parte – devem constar na lista de receitas. E todos os gastos entram na coluna das despesas. Vale lembrar que os recursos do PDDE devem ser gastos somente com os dois tipos de despesas, o que limita um pouco a atuação da diretoria.
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Fazer esse controle é importante porque dá um panorama da saúde financeira da escola. Pode ser que a instituição receba recursos de um programa e não tenha feito a previsão de gastos, por exemplo. Nesse momento, o Conselho Escolar pode pensar em conjunto com a direção sobre as possibilidades de investimento.
Defina prioridades de gastos
Com a planilha de gastos e receitas preenchida, está na hora de definir qual será a prioridade em investimento naquele ano. "A definição da prioridade deve ser feita em diálogo com a comunidade, sempre tendo o Projeto político-pedagógico (PPP) da escola como base", diz Fernando.
A EMEF Professora Helena Lombardi Braga, em São Paulo, costuma pensar nos custos de todos os projetos que pretende realizar já no início do ano e aprovar com o conselho. "Coloco tudo na planilha, todos os gastos que eu quero ter, mesmo sem saber se haverá recursos para isso", conta Cleonice de Carvalho Alonso, diretora da escola. Conforme entram os recursos, Cleonice define o que será realizado com aquela verba. "Tem escola que planeja gastar somente o que sabe que tem. Eu prefiro ver tudo o que desejamos fazer, e priorizar de acordo com a situação", diz.
Descentralize a responsabilidade
Já deu para ver que muitas decisões financeiras passam pelo conselho, certo? A gestão dos recursos é uma das responsabilidades do diretor, mas ele não deve ser o único na escola a olhar para isso.
O acompanhamento próximo da Associação de Pais e Mestres (APM) e do Conselho Escolar cumpre o que está acordado na legislação educacional, de aprovar o planejamento de gastos da escola para o ano inteiro e o andamento da aplicação dos recursos. "É uma forma de garantir a transparência e o controle social, mostrando quanto a escola gastou, com o quê e quais são as empresas", explica Fernando.
Tais colegiados da escola ainda podem trazer o benefício de compartilhar as dificuldades e encontrar soluções em conjunto. "Conhecendo as demandas da escola, a comunidade pode colaborar. Um pai pode ofertar a mão de obra para uma reforma, e a escola entra apenas com a compra dos materiais", sugere.
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Mais do que uma etapa obrigatória para toda instituição que lida com recursos públicos, os orçamentos com diferentes empresas (três, pelo menos) de fato servem para garantir que a escola fará a aquisição de um bom produto ou serviço ao melhor preço. "Não tem outra alternativa, é a melhor maneira de economizar", diz Fernando Mendes. "Os orçamentos também devem ser discutidos no Conselho Escolar para balancear o custo e a qualidade do produto ou serviço".
Acompanhe o uso de materiais na escola
A ideia não é ficar em cima dos professores, funcionários e alunos para que eles não gastem giz ou folhas de papel. O foco é analisar o consumo desses materiais no dia a dia. Com base nisso, é possível pensar em soluções que otimizem processos e economizem recursos. Transformar toda aquela papelada de processos da secretaria em formulários virtuais, por exemplo, pode reduzir os gastos com papel.
A diretora Cleonice Alonso sabe dizer de bate-pronto quantas caixas de caneta para quadro branco são usadas mensalmente em sua escola. "Gastamos mais ou menos R$ 1500 por mês com canetas para quadro branco. São R$ 85, R$ 80 uma caixinha com 12 unidades. Cada canetão dura uma semana, uma semana e meia", calcula. O controle ajuda Cleonice a pensar estrategicamente ao adquirir equipamentos para a escola que podem reduzir os custos, como veremos no próximo tópico.
Pense no custo-benefício no longo prazo
Em 2017, a escola de Cleonice gastou R$ 29 mil comprando 13 projetores para todas as salas de aula. Parece um gasto enorme, mas foi feito com base na análise dos custos com material de escola que poderiam ser reduzidos. "Em vez de tirar cópias para todos os alunos ou escrever o conteúdo na lousa usando os canetões, os professores podem projetar uma atividade e discutir o exercício com a turma inteira". Já significa economia de papel, tinta da copiadora e canetas de quadro branco.
Investimentos dessa ordem ajudam a EMEF Professora Helena Lombardi Braga a poupar os cerca de R$ 3 mil mensais que recebe pelo programa Mais Educação municipal e que, segundo a diretora, não dão conta de garantir sua manutenção. "Isso é pensar no custo benefício. Penso muito no que um produto tecnológico, além de melhorar a aprendizagem dos alunos, vai me ajudar a economizar na prática, em dinheiro mesmo", explica a diretora.