Lean Connect - Sistemas de Informação
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Os benefícios obtidos na implantação de um sistema de informação são muitos, independente do processo ou atividade que ele atenderá. Alguns benefícios são de fácil mensuração financeira, por exemplo, diminuição de estoques, redução de atividades que não agregam valor, redução de horas extras, aumento da performance operacional, dentre outros. Existem também os benefícios intangíveis, que são de grande importância, mas que não apresentam diretamente redução de custos ou ganho de capital. Como exemplo temos a melhor satisfação dos clientes internos e externos, decorrentes da rapidez e acuracidade na geração e disponibilização de informações, e a maior confiabilidade na tomada de decisões através do conhecimento das informações corretas e em tempo, reduzindo assim riscos em decisões gerenciais.
A empresa que pretende implantar um sistema de informação deve antes levantar e avaliar quais serão os benefícios trazidos pela sua utilização, considerando a situação atual dos processos ou atividades que a ferramenta deverá apoiar, e também ao seu negócio.
Algumas perguntas que devem ser respondidas pela organização antes de se decidir pela aquisição de um sistema de informação:
Qual o objetivo da implantação deste sistema de informação?
Quais benefícios trará para o negócio?
Qual o ROI (retorno sobre o investimento)?
A equipe interna possui as competências necessárias para operacionalizar a ferramenta?
As principais etapas na implantação de um sistema de informação são:
Mapeamento dos processos e/ou atividades que o sistema deverá atender;
Seleção dos sistemas que serão avaliados;
Decisão de compra;
Revisão e adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica;
Testes e criação dos manuais operacionais;
Entrada em produção.
Um fato importante que precisa ser entendido é que empresas pequenas ou médias, geralmente, encontram dificuldades na aquisição de sistemas de informação, em decorrência do consumo de recursos, custos elevados e adequações que precisam ser feitas. Por tanto não há margem para escolhas erradas.
Alguns fatores são críticos para o sucesso na implantação de um sistema de informação. Considerando na ordem do maior para o menor, com relação aos problemas comuns, podemos citar: cultura empresarial, remodelagem de processos, padronização e obtenção dos dados, treinamento e comunicação, qualificação do pessoal, falta de apoio da direção, coordenação dos trabalhos, estrutura organizacional inadequada, e outros.
Também existem outros pontos de atenção que são muito importantes e devem ser considerados no momento da seleção de um sistema de informação, como, dependência do fornecedor, a equipe de implantação do fornecedor deve conhecer sobre os processos e/ou atividades que serão implementadas, facilidade de adequação da ferramenta às necessidades específicas do negócio, baixa necessidade de mudanças no sistema padrão para atender as demandas do negócio, resistência à mudança, modelo de atualização do sistema pelo fornecedor, facilidade de integração com outros sistemas, plataforma tecnológica na qual o sistema foi desenvolvido, segurança da informação, dentre outros.
É importante frisar que o sucesso na implantação de qualquer sistema de informação em uma organização dependerá, principalmente, do processo de avaliação e escolha da ferramenta e de seu fornecedor.
Em muitos caso, as empresas optam por buscar o apoio de uma consultoria externa para suportar e apoiar este processo. A consultoria é peça importante para ajuda a empresa na adequação do novo modelo de gestão, e também na garantia do sucesso da implantação do sistema de informação. A consultoria pode apoiar, principalmente, na avaliação dos processos e necessidade de revisá-los, gestão das mudanças, gestão do projeto de implantação, gestão de conflitos e soluções, e validação da implementação da ferramenta.
Como podemos perceber a escolha e implantação de um sistema de informação tem custos elevados, complexidade na avaliação e implementação, e necessita de conhecimento e experiência para obtenção do sucesso no projeto. Por este motivo a LEAN CONNECT apoia as empresas neste processo crítico e necessário para a gestão profissional e sustentável de qualquer tipo de empresa.