A rotina de Ordem de Serviço (OS) função de registrar o serviço que precisa ser prestado ao cliente. Ela permite acompanhar de forma detalhada os custos envolvidos na execução do serviço prestado que, confrontado com o valor faturado, permitirá avaliar se seu resultado teve lucro ou prejuízo.
A OS pode ser gerada automaticamente através de um orçamento, pelo MRP ou incluída manualmente, é muito útil para iniciar e organizar um processo até a sua finalização.
Para empresas que vendem serviços, a abertura de OS é recomendada quando se quer uma análise mais detalhada do seu resultado.
Caso a OS não seja utilizada, no DRE, o faturamento e o custo envolvido serão demonstrados de forma mais sintética, por natureza, categoria, subcategoria e serviço, sem a apuração de quais serviços vendidos deram lucro ou prejuízo. Todas essas despesas devem ser lançadas com a mesma Natureza, ficando por conta da Categoria e Subcategoria a análise mais detalhada.
Já se forem abertas ordens de serviços, apropria-se à cada uma os seus gastos (vinculados nas compras e pelas requisições de materiais). Assim, sabe-se exatamente qual deu lucro ou prejuízo, com o detalhamento dos custos de cada uma.
Considere um serviço denominado Festas e uma Natureza Aniversários, se não abrirmos OSs, saberemos apenas qual foi o Resultado das Festas de Aniversário em geral, ou seja, se tivermos 4 festas no mês não saberemos qual deu lucro e qual deu prejuízo. Esta informação somente será conhecida se abrirmos uma OS para cada uma delas.
Apropriação dos Custos da OS por competência
No DRE, os custos envolvidos em uma OS são considerados no mês em que de fato ocorreram (data de emissão dos lançamentos de compras e requisições).
Existe encerramento da Ordem de Serviço para custeio?
As ordens de serviço são consideradas permanentes, não existe bloqueio para vínculo de gastos ou faturamento. A data de execução da ordem de serviço serve apenas para controle gerencial do que já foi entregue; mesmo após essa data, é possível lançar custos à OS, que serão apropriados ao DRE pela data de emissão.
Quando utilizar Estruturas de Serviços para gerar requisições?
Caso o processo de execução dos serviços envolva o uso dos mesmos materiais, é conveniente fazer uso de estruturas. Esse recurso padroniza as requisições ao estoque, uma vez que relaciona os itens de produtos, e as quantidades necessárias de cada um para execução do serviço.
Com isso, ao se abrir uma OS de um serviço que tenha estrutura, o trabalho de digitação das requisições fica facilitado, porque já são apresentados os itens com a quantidade necessária para aquele serviço.
Caso os serviços sejam sob encomenda ou não ocorram de forma padrão, não é preciso cadastrar estruturas. Aconselha-se lançar as requisições manualmente, à medida da necessidade.
Quando se utiliza o controle de lote para os itens de produtos, é possível automatizar as baixas dos lotes nas saídas do estoque, ajustando o parâmetro Carregar lotes automaticamente na inclusão dos itens no Faturamento/Receita para Sim (Parâmetros > Produtos > Lotes).
Emissão de/até: utilize para filtrar as OSs de acordo com a data em que foram emitidas.
Previsão de/até: utilize para filtrar as OSs pela data de previsão.
Execução de/até: utilize para filtrar as OSs pela data de execução.
Após definir os filtros de data, clique em Recarregar;
Para trazer todas as OSs existentes, independente da data, deixe os campos de e até em branco e clique em Recarregar;
As OSs que constam como executadas não são apresentadas na tela principal, para visualizá-las marque o box "Mostrar OSs executadas" que fica localizado no final da página;
Ao final da tela é possível realizar a busca dos lançamentos de OSs através dos filtros disponíveis, sendo que a busca mais comum é pelo número de documento, emissão, cliente ou serviço. Para isso, escolha o campo de busca, digite o conteúdo ou parte dele a ser localizado, em seguida clique em Filtra.
Outra facilidade na página é o Sumário, que apresenta um totalizador dos valores de várias OSs, para isso basta selecioná-las, clicando na primeira e pressionando SHIFT+clique na última.
Para imprimir a relação de OSs que estão sendo apresentadas na página principal, clique no botão Imprimir, onde será feito um redirecionamento para a tela de gerador de relatórios, o documento pode ser impresso ou salvo no formato PDF.
Incluir uma ordem de serviço
Botão Incluir OS
Utilize esse botão para fazer a inclusão manual de uma ordem de serviço.
Alterar essa Ordem de Serviço
Ao clicar nessa opção, é possível realizar modificações nos campos de cadastro da ordem de serviço.
Ver ou incluir as movimentações dessa Ordem de Serviço
Botão Movimentar OS
Utilize esse botão para incluir ou visualizar as movimentações da ordem de serviço, como requisições, devoluções e gastos vinculados pela tela de Compras.
Botão Replicar
Utilize esse botão para criar cópias dessa ordem de serviço. O sistema avança em um mês a data de emissão das OSs replicadas.
Clique no botão – Replicar para os próximos meses;
A janela Replicação será aberta.
No campo Replicar para, informe o número que deseja de cópias, ou utilize os botões de setas para ajustar.
A lista de meses exibe os dados das ordens de serviços que serão criadas (documento e data de emissão).
Se necessário, modifique o número do documento; para isso, basta clicar sobre o campo e digitar.
Para modificar a data de emissão, basta editar o campo respectivo ou utilizar o calendário.
Clique no botão OK para executar a replicação.
Para visualizar as ordens de serviços replicadas, limpe as datas apresentadas no topo da tela e clique no botão Recarregar.
Utilize esse botão para abrir a tela de faturamento de serviços, levando os dados da OS, como cliente, serviço e valor previsto. O faturamento receberá o vínculo da OS.
Lista a OS em PDF
Botão Mapa OS
Apresenta um relatório em PDF com o mapa de receitas e despesas vinculadas à ordem de serviço.
Informe o período de datas para filtrar os lançamentos de receitas e despesas.
Essa opção permite a impressão da OS no modelo RTF do Word; escolha o modelo e, em seguida, clique em Imprimir com este modelo.
Excluir essa Ordem de Serviço
Clicando nesse botão, será exibido um alerta de atenção, ao confirmá-lo, a OS em questão será excluída permanentemente.
Se a ordem de serviço foi gerada a partir do orçamento, faça o estorno a partir da própria tela do orçamento. Esse processo excluirá a ordem de serviço, caso não haja nenhum vínculo de lançamentos de compras e faturamento.