Para obter os efeitos desejados de uma ação, é fundamental fazer um ótimo planejamento do que será desenvolvido. Contudo, isso não é suficiente, já que é preciso contar com o monitoramento e controle de projetos.
Essa etapa traz mais segurança e visibilidade, além de oferecer a chance de uma atuação dinâmica. Por outro lado, há alguns erros que devem ser evitados, especialmente em relação à autonomia de realização.
Quer ver algumas boas práticas de monitoramento e controle de projetos? Então, continue a leitura deste artigo!
Segmente as fases do projeto
Ainda que o objetivo seja único (como concluir uma obra), há diversos processos que devem ser cumpridos. Para erguer um novo prédio, por exemplo, será preciso encarar vários passos, como a preparação do solo, a elaboração da estrutura e assim por diante.
Para melhorar o controle e diminuir as chances de erros, o ideal é segmentar o projeto em partes menores. Ele pode ser dividido de acordo com as fases, o período de execução, a equipe ou outros quesitos.
Tal decisão ajuda também a concentrar esforços nos momentos críticos, o que contribui para evitar erros e retrabalhos.
Atente aos fatores mais importantes
Dentro de um planejamento, há alguns elementos que são mais relevantes do que outros. Se o monitoramento e o controle de projetos tenta abraçar todas as variáveis, a tarefa se torna muito pesada (e praticamente impossível de ser realizada).
Para que isso não ocorra, o ideal é focar no que realmente importa. Para o sucesso, há alguns fatores determinantes: prazo, orçamento, escopo e qualidade. Se duas tarefas estiverem no escopo e forem entregues dentro das condições esperadas, a ordem de execução não fará diferença, por exemplo.
Ter esse pensamento ajuda a manter a atenção naquilo que realmente gera impacto. Assim, evita-se o erro de estabelecer o microcontrole.
Levante dados de maneira contínua
Não é porque uma etapa anterior ou de outra realização foi bem-sucedida que acontecerá o mesmo com a fase atual. De forma semelhante, a taxa de desvio de um ponto não é, necessariamente, tão alta quanto a de momentos anteriores.
Portanto, o monitoramento e o controle de projetos devem se basear em dados — e não apenas em projeções ou observações. É indispensável levantar as informações de maneira contínua e, de preferência, em tempo real.
Não é preciso fazer a análise no exato momento em que os dados são coletados, já que isso caracteriza o microcontrole. Feito isso, é proveitoso identificar os desvios e suas razões, bem como as tendências sobre os próximos passos.
Use a tecnologia como apoio
Dependendo do projeto, há diversas fases executadas e, inclusive, distintos níveis de dificuldade. Um controle manual dá margens para erros de análises e entradas de dados, bem como para a falta de reatividade no tempo certo.
E a melhor maneira de contornar a questão é usando a tecnologia. Uma plataforma de automatização de ordens de serviço, por exemplo, facilita o acompanhamento das solicitações e de seus efeitos. Outros recursos de apontamento eletrônico são úteis e possibilitam uma máxima visão sobre a execução do projeto.
Ter um monitoramento e controle de projetos é essencial, desde que esse trabalho seja feito corretamente. Ao seguir tais pontos, é possível obter o melhor desempenho, inclusive em relação à conclusão.
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