Introdução Redação Redação Comercial Microsoft Word PDF
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Sebastião Alencar Lage
3 Sumário Introdução... 1 ATA... 3 Circular... 5 DECLARAÇÃO... 8 REQUERIMENTO Envelopes MEMORANDOS PROCURAÇÕES OFÍCIO CARTA DE COBRANÇA ATESTADO ATESTADO CURRICULUM VITAE RECIBO CARTÕES... 27
4 Introdução Redação é o processo de redigir, ou seja, escrever um texto. É uma atividade presente na cultura civilizada desde a invenção da escrita e atualmente é considerada um campo profissional e artístico na literatura, na produção de roteiros, na publicidade, no jornalismo e na elaboração de relatórios e documentos. A redação de caráter Comercial constitui a base norteadora de nosso curso, pois aprenderemos técnicas para o desenvolvimento de documentos Comerciais e Oficiais condizentes aos padrões mais aceitos pelas empresas e grandes corporações na atualidade. Conhecendo as estruturas e os procedimentos apresentados, juntamente com os exemplos contidos neste material, você terá subsídios para escrever documentos com diferentes objetivos. A Redação Comercial exige comunicação adequada ao nível de linguagem do receptor. É importante ter conhecimento do assunto que será redigido, bem como das características fundamentais de cada tipo de documento, para que não ocorram enganos ou contratempos durante a transmissão da mensagem. Correspondência Comercial é o conjunto de preceitos orientadores da elaboração e circulação de papéis próprios de organizações empresariais, destinados a criar, manter ou encerrar transações. Para a digitação dos textos, utilizaremos o programa Microsoft Word Existem empresas que possuem sistemas próprios para a elaboração de documentos, mas como vamos estruturálos de forma geral, utilizaremos este programa da Microsoft. 1
5 Na correspondência, há mensagens externas, internas ou interdepartamentais, de rotina ou não. Tudo acaba influenciando no tratamento a ser empregado relativamente a quem escreve e a quem se destina. Alguns pronomes ou locuções devem ser escritos por extenso quando se referem ao Presidente da República ou Chefe de Estado, por exemplo. De qualquer modo, os pronomes ou expressões de tratamento podem ser grafados por extenso em sinal de consideração, distinção ou respeito, independentemente se o destinatário é uma pessoa altamente situada na política, religião, sociedade ou no mundo dos negócios. É uma questão pessoal e de bom senso. O quadro mostrado abaixo contém as principais formas de tratamento a serem utilizadas em Redações Comerciais e Oficiais. O uso correto da saudação e do tratamento é fundamental para uma boa comunicação entre as partes envolvidas na correspondência. Claro ou subentendido, por extenso ou abreviado, o pronome reflete diferença hierárquica, tom respeitoso ou não, bem como a distinção entre a correspondência externa e a interna ou interdepartamental. Observe alguns exemplos: Em correspondência externa cerimoniosa: "Solicito a Vossa Senhoria o envio de...". Em correspondência externa informal: "Solicito a V. Sª. o envio de...". Em correspondência interdepartamental: "Solicito-lhe o envio de...". Em correspondência interna: "Solicito o envio de...". 2
6 Além dos pronomes de tratamento já estudados, existem algumas abreviaturas de títulos e postos que podem ser usados frequentemente durante a Redação Comercial e Oficial. Veja uma lista destas principais abreviaturas: ATA Ata é um documento em que se registram, resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim. A Ata é assinada, conforme o caso, pelos participantes da reunião ou pelo presidente e o secretário da mesma. O seu conteúdo é dado à publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalização. Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Dessa forma, a escrita deve seguir os seguintes preceitos: 3
7 Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página), salvo por opção de enumerar os parágrafos; Sem abreviaturas de palavras ou expressões; Números escritos por extenso; Sem rasuras, emendas e uso de corretivo Caso ocorram erros no momento da escrita, recomenda-se o uso da palavra "digo", que deve ser inserida imediatamente após o erro. Exemplo: "... foi aprovada sem retrições, digo, restrições...". Quando os erros de escrita não são percebidos no momento da redação da Ata, pode-se utilizar o termo "EM TEMPO: Onde se lê...", que deve ser inserido no fim do documento. Dessa maneira, substitui-se a palavra ou expressão errada pela correta. Não é necessário que sejam apenas erros ortográficos. Exemplo: EM TEMPO: Onde se lê "segunda", leia-se "terça". Estrutura básica de uma Ata: - Natureza da reunião: título ou cabeçalho, contendo o tipo de reunião, podendo ser uma breve descrição do assunto ou conter apenas numeração. - Data, Horário e Local de sua realização: Dia, mês, ano, hora de início e local do evento. - Objetivos da reunião: agenda, roteiro ou síntese dos assuntos a serem tratados em reunião, que é também denominada Ordem do dia. - Membros presentes: todos os interessados, diretamente relacionados com o assunto em questão. - Nome de quem a presidiu: pessoa(s) que conduzirá(ão) a reunião, incluindo ou não, a pessoa chamada de secretário(a), que redige a Ata. - Relato da reunião: descrição sequenciada e ininterrupta das ocorrências da reunião. - Encerramento: também chamado de Fecho. Termina o documento, sugerindo a assinatura de todos ali presentes. 4
8 - Assinatura dos membros presentes ou seus representantes: neste campo, alguns textos são reforçados com a data e local, e logo abaixo assinam todos os presentes na reunião, consolidando a existência da mesma. Veja um exemplo de Ata bem estruturada: Uma Ata pode ser escrita em livros próprios ou em folhas soltas, nas dimensões do papelofício, com ou sem pauta, observando os espaços, principalmente na margem esquerda, resguardando o documento, para que no caso de encadernação ou perfuração, os registros não sejam danificados. Agora, vamos redigir uma Ata, para que possa ver como funciona na prática. Circular Circular é toda comunicação reproduzida em vias, cópias ou exemplares de igual teor e expedidas a diferentes pessoas, órgãos ou entidades, com o objetivo de transmitir avisos, ordens ou instruções. Os públicos das circulares podem ser Internos (subordinados, repartições, entidades ou empresas filiais) ou Externos (clientes, entidades ou pessoas relacionadas ao expedidor das circulares). 5
9 Estrutura básica das Circulares: - Timbre: impresso com o Logotipo (símbolos e/ou letras que representam a empresa, o órgão ou a entidade). Pode conter o nome e endereço do expedidor, posicionando-se sempre no alto da página. Configure as margens do documento, deixando-as com as seguintes medidas: Superior 2,5 cm; Inferior 1,5 cm; Esquerda 3,5 cm e Direita 2,5 cm. Para o Tamanho do papel, escolha A4. - Título e Numeração: posiciona-se logo abaixo do Timbre, geralmente à esquerda ou centro da linha e com iniciais ou todas as letras em maiúsculo, seguidas de uma numeração referente à Circular, ou ainda acompanhados de siglas. 6
10 Vamos inserir o Título e a Numeração no documento. Pouparemos a inserção do Timbre, pois nossa Circular servirá de modelo. Pressione a tecla ENTER duas vezes e digite com o alinhamento Centralizar: CIRCULAR N. 05/2011 Modelos de Circular: 7
11 DECLARAÇÃO Declaração é um documento que manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação, muito utilizada por pessoas físicas, em empresas, no comércio, em órgãos públicos, etc. Estrutura básica de uma Declaração: - Timbre: logotipo ou nome da empresa pública ou privada, com ou sem endereço (normalmente já impresso em papel determinado para esse fim). A Declaração, quando redigida por pessoa física, não necessita de Timbre. - Título: a palavra DECLARAÇÃO sempre é exibida em letras maiúsculas e centralizada na página. Em alguns casos, ocorre o emprego de subtítulos com a síntese do assunto da Declaração. Geralmente, são de caráter comercial. 8
12 - Assunto: é composto pelo nome da pessoa ou empresa pública ou privada. Geralmente, consta a numeração de documentos, endereço completo e o assunto, para os devidos fins. Caso o assunto a ser redigido seja extenso, recomenda-se inserir parágrafos. - Data: sempre abaixo do texto principal, com o nome da cidade, dia, mês e ano. - Assinatura: Neste campo são inseridos os nomes e cargos dos responsáveis pela Declaração. Em casos muito específicos, utiliza-se, antes da Assinatura, expressões para fins legais, como por exemplo: "Por ser expressão da verdade, firmo a presente...". Estruturação da Declaração: 9
13 REQUERIMENTO Requerimento é um documento que se destina a solicitar algo a uma autoridade pública. É um instrumento do cidadão. Nele são feitas solicitações, sob o amparo da lei, em que pessoa (ou grupo de pessoas) ou empresa considera tê-lo, portanto não devem ser enviados às empresas comerciais, entidades, grêmios esportivos, etc. Pode ser feito por escrito ou verbalmente. Crie um novo documento do Word e configure suas margens em papel A4: - Superior: 2,5 cm - Inferior: 1,5 cm - Esquerda: 3,5 cm - Direita: 2,5 cm Selecione a fonte Times New Roman e o tamanho da fonte 12. O Requerimento possui características próprias. Vejamos: - Tipo de papel: deve-se utilizar papel A4, podendo ser com ou sem pauta, e ainda simples ou duplo. - Timbre: no caso de empresas ou entidades, fazê-lo em papel timbrado. - Título: digitar a palavra REQUERIMENTO. Em alguns casos muito específicos, como requerimentos endereçados a vereadores ou a outros cargos políticos, para fins legais, utiliza-se além do Título, uma Numeração. 10
14 Seu Requerimento pronto ficará com a seguinte aparência: Envelopes ENVELOPES As correspondências são, de modo geral, postadas ou entregues diretamente em mãos. No primeiro caso, é necessário o uso de Envelopes, que se subordinam às regras da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ETC). Um bom envelope é parte integrante da correspondência eficiente, pois como as vitrines de lojas, são vistos primeiramente e animam ou não o desejo de ver seu conteúdo. 11
15 Envelope Comum (114 x em milímetros) Anverso: Verso: 12
16 MEMORANDOS O Memorando é uma comunicação menos solene e de poucas palavras, geralmente de assunto focado em mensagens anteriores, tais como informações breves, avisos, respostas e consultas rápidas. Existem dois tipos: Memorando Oficial (Externo e Interno) e o Memorando Empresarial (Externo e Interno). Vamos elaborar alguns destes documentos. Para isso, abra um novo documento do Word e configure suas margens em papel A4: - Superior: 2,5 cm - Inferior: 1,5 cm - Esquerda: 3,5 cm - Direita: 2,5 cm Estrutura do Memorando Oficial Externo: - Timbre: geralmente do lado esquerdo e sempre no alto da página. - Código e Numeração: também posicionados à esquerda da página, o Código é geralmente iniciado com a letra M, de Memorando. Depois, é inserida a sigla ou o número do setor, repartição ou departamento e, por último, a Numeração do documento. Existem memorandos que se iniciam com o título do documento (a palavra Memorando) e a Numeração na linha seguinte. 13
17 Observe: Observe a disposição do Memorando Empresarial Externo: 14
18 Vamos redigir um documento Memorando Empresarial Externo. Abra um novo documento do Word e configure suas margens em papel A4: - Superior: 2,5 cm - Inferior: 1,5 cm - Esquerda: 3,5 cm - Direita: 2,5 cm Altere a fonte para Times New Roman e tamanho
19 PROCURAÇÕES Procuração é um instrumento (documento) que autoriza uma ou mais pessoas (empresas e órgãos públicos também) a agir em nome de outra. Por ser uma redação oficial, deve-se redigir em papel no formato Ofício. Uma Procuração deve sempre conter: nomes dos envolvidos, tipo de procuração, os objetos, a designação e a extensão dos poderes. Principais tipos de Procuração: Pública, Particular, Judicial e Extra Judicial. A Procuração Pública é muito utilizada para compra e venda de imóvel, movimentação bancária, etc. Essa Procuração geralmente é lavrada e registrada em cartório, em livro próprio e dela extrai-se cópia. Vamos redigir um modelo de Procuração. Para isso, configure um novo documento do Word conforme mostra a imagem abaixo: Lembre-se de alterar o tipo de Fonte e o tamanho, igual ao que já utilizamos em todos os outros exercícios. Caso não localize a opção de papel Legal, selecione Ofício. 16
20 Sua Procuração: OFÍCIO OFÍCIO: Quase que de uso exclusivo do serviço público, na comunicação entre as chefias e com o público externo, também é utilizado em empresas, mas somente para o envio ao serviço público. O Ofício possui conteúdo formal e bastante claro. Geralmente é dirigido às autoridades, exigindo, portanto, observação ao pronome de tratamento de cada cargo. 17
21 Como o próprio nome sugere, utilizaremos o papel de tamanho Ofício (ou Legal), e as mesmas configurações anteriores para redigir este documento. Antes de começarmos a digitar, observe a estrutura e disposição do documento: Crie um novo documento do Word e configure suas margens: 18
22 Fonte: Times New Roman e tamanho 12. Caso não localize o tipo de papel Legal, utilize o Ofício. Seu documento terá a seguinte aparência: CARTA DE COBRANÇA CARTA DE COBRANÇA Atualmente, com tantas mudanças no sistema econômico do país, é quase impossível não se deparar com uma situação de inadimplência, mesmo tomando todos os cuidados necessários. Pessoas alegam milhares de motivos pelo atraso dos seus pagamentos, portanto, para se efetuar cobranças, o redator deve ter muita cautela para resolver a situação e de preferência, não perder o cliente. 19
23 Geralmente, a cobrança é feita por telefone, cartas e visitas ao devedor. Em primeira instância, envia-se uma Carta de Cobrança com Aviso de Recebimento, informando o valor do débito e o prazo para quitação do mesmo. Caso o informativo não cause efeito, recomenda-se outra carta de Notificação de Recebimento, esta com prazo mais curto, informando que o não pagamento implicará em nome do devedor protestado em cartório e em todos os cadastros de proteção (SPC ou SERASA). Existem inúmeras formas de se escrever uma Carta de Cobrança, mas é aconselhável seguir a seguinte estrutura: - Timbre; - Data do envio da cobrança; - Vocativo; - Texto informativo (informando o número do documento e a data do vencimento); - Fecho; - Assinatura. Vamos iniciar a digitação de um modelo de Carta de Cobrança. Para isso, abra um novo documento do Word e configure suas margens em papel A4: - Superior: 2,5 cm - Inferior: 1,5 cm - Esquerda: 3,5 cm - Direita: 2,5 cm 20
24 Fonte: Times New Roman e tamanho 12. Como já foi mencionado, existem várias maneiras de se escrever uma Carta de Cobrança. De qualquer forma, seja prudente e cuidadoso com as palavras. Evite o mau humor, a grosseria e nunca trate a pessoa com ofensas. Veja outro exemplo de Carta de Cobrança: 21
25 ATESTADO Atestado é um documento oficial que certifica, afirma, assegura e demonstra alguma coisa que interessa a outra pessoa. É semelhante ao documento de Declaração, pois pode ser expedido por qualquer pessoa ou profissional liberal, empresa privada ou pública. Existem inúmeros tipos de atestados, como: Atestado Médico, Escolar, de Óbito, Administrativo, entre outros. De modo geral, os Atestados são constituídos por: - Timbre; - Título; - Texto; - Local e Data; - Assinatura. Vamos redigir um Atestado bastante conhecido, o Atestado Escolar. Para isso, crie um novo documento no Word e configure suas margens em papel A4: 22
26 Fonte: Times New Roman e tamanho 12. ATESTADO Seu documento terá a seguinte aparência: Observe mais um exemplo de Atestado: 23
27 CURRICULUM VITAE Curriculum Vitae (Currículo) é um documento que fornece a imagem pessoal, as qualidades, aptidões e competências que o candidato possui. Tem como objetivo, fornecer dados e informações pessoais quanto à escolaridade, experiência profissional e planos de trabalho, estabelecendo um elo entre quem procura um emprego e o empregador. Vejamos os elementos estruturais de um Curriculum Vitae: - Identificação; - Objetivos; - Qualificações; - Formação acadêmica; 24
28 - Experiências profissionais; - Conhecimentos complementares; - Atividades complementares. Existem muitos tipos de currículos, pois as diferenças de conhecimentos são inúmeras. Portanto, a redação e a organização dos itens dependerão de informações como: muita ou pouca experiência, tipo da empresa empregadora, se você nunca trabalhou antes, entre outras. Observe o exemplo de Curriculum Vitae de um candidato sem experiência efetiva, apenas com estágios: Agora, observe o exemplo de Curriculum Vitae de um candidato com maior experiência profissional: 25
29 RECIBO Recibo é um documento em que se declara o recebimento de algo. Existem vários tipos de Recibos, porém, o mais conhecido é o Recibo de Pagamento, onde se indica a quitação de uma dívida, de modo total ou parcial. Elementos de um Recibo: - Título: composto pela palavra RECIBO, com o alinhamento Centralizar; - Número: é utilizado apenas no caso de empresas. A sequência numérica do Recibo pode ser precedida das iniciais do departamento que o expede e o ano da emissão; 26
30 - Valor: sempre deve ser colocado à direita do papel; - Texto: declaração de que recebeu a devida importância, identificação de quem a pagou, valor recebido (escrito por extenso) e motivo do recebimento; - Local e Data; - Assinatura: nome do recebedor. - Testemunha: utilizada somente quando necessário, feita com o Nome, a Identificação e o Endereço. Observe a disposição dos elementos do Recibo: CARTÕES Cartão é um documento de tamanho pequeno, utilizado na identificação de usuários e na prestação de serviços, contendo dados pessoais ou profissionais. 27
31 Existem três tipos muito conhecidos: - Cartão de visita; - Cartão de contato; - Cartão comercial. Cartão de visita: Este tipo é utilizado para relações sociais e também é conhecido como Cartão pessoal. Nele são impressos: o Nome completo, o Endereço, o Telefone residencial e, se preferir, o pessoal e o Número de celular. Veja dois exemplos: 28