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Gerenciamento Eletrônico de Documentos: Alternativas Tecnológicas para Gestão do Conhecimento
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Lorenzo Brandt Azevedo
1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos: Alternativas Tecnológicas para Gestão do Conhecimento Autoria: André Roese, Wagner Junior Ladeira Resumo: Atualmente fica evidente a importância da Gestão de Conhecimento (GC) nas organizações. Desta forma, Criar, Integrar e Disseminar conhecimento torna-se um processo que aumenta as possibilidades de adquirir vantagem competitiva. Tecnologias da Informação (TI) como softwares ERP, Workflow, Gerenciadores de Banco de Dados tem suportado este processo. Neste contexto, surge o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), do inglês Enterprise Content Management (ECM), que integra as várias funcionalidades da informação no processo de Gestão do Conhecimento. Sendo assim, este estudo pretende mostrar como a TI oferece oportunidades a Gestão do Conhecimento. Para tal objetivo, utilizou o estudo de caso, como forma de investigação. Foram feitas entrevistas semi-estruturadas com especialistas e observações diretas. A seleção da empresa foi por acessibilidade e por possuir a tecnologia consolidada. Os resultados mostram que o GED apóia na GC uma vez que atua diretamente no processo de Criação, Integração e Disseminação e proporciona oportunidades para melhor desempenho deste processo. Contudo, observa-se que a GC ainda se encontra num estágio inicial de maturidade, sendo desenvolvida de uma forma intuitiva pelos colaboradores. A tecnologia oferece total condição para GC, embora a principal questão seja a mudança cultural dos gestores para sua total utilização. Palavras chaves: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Gestão do Conhecimento e Gestão da Informação. 1. Introdução O que se observa nesta última década é mudança tecnológica, técnica e científica que foi impulsionada principalmente pela abertura dos mercados em Estas transformações trouxeram muitas mudanças em todos os setores (JOHANSSON, 2008; RADAIDEH, 2005; TARAFDAR e GORDON, 2007). No setor bancário a tecnologia trouxe mais rapidez e eficiência nos serviços prestados, na indústria automobilística com a intenção de se adaptar ao mercado e diminuir custos, muitos investimentos foram feitos na área da robótica. Ao mesmo tempo em que a abertura dos mercados trouxe novas tecnologias às empresas, elas se tornaram muito mais competitivas em seu ambiente interno e externo, necessitando de um conhecimento maior de todos os seus atores (LEA, 2007; SOY, 2005). A meta das empresas pode estar ligada à redução de custos e de também reagir de forma mais dinâmica às demandas e expectativas dos consumidores. A criação de valor para o consumidor é a única maneira que a organização tem de sustentar e alcançar o êxito (LIN e LU, 2007; EVGENIOU e CARTWRIGHT, 2005; MICHEL, 2007). Várias evidências encontradas em diversos estudos e bases de dados mostram que relativamente à abertura econômica vem impondo importantes desafios às empresas brasileiras e aumentando a necessidade do investimento em tecnologia, em educação e da Gestão do Conhecimento, de maneira geral. Ainda se destaca que são muitos os sinais de que o conhecimento se tornou determinante para a competitividade tanto de empresa quanto de países (TERRA, 2007; NIETO; QUEVEDO, 2004). A competitividade de uma empresa vem se destacando em função de sua capacidade de criar, transferir e reutilizar os conhecimentos que sejam relevantes para sua atividade afim (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Desta forma, a criação, armazenagem, transferência e uso do conhecimento são vistos como aspectos estratégicos importantes no âmbito das 1
2 organizações, uma vez que o valor de produtos e serviços depende, cada vez mais, do grau de inovação e inteligência que eles são incorporados (ZACK, 2003; DAVENPORT, 1998). Processar as informações e convertê-las em conhecimento tem sido um aspecto fundamental para a tomada de decisões. Desta forma, quanto mais uma organização possa gerar conhecimento e renová-la, aumentam suas possibilidades de adquirir eficiência em suas atividades (HENDRIKS, 1999; DAVENPORT, 1998). Para esse objetivo, tem-se trabalhado em diversas ferramentas tecnológicas que tentam capturar os dados para processá-los em informações de forma que possam ser analisadas e torná-las em conhecimento. Uma tecnologia que vem sendo estudada por diversos autores na literatura e que segue esse processo de captura de informações e criação de conhecimento é o Entreprise Content Management / Gerenciamento Eletrônico de Documentos (ECM/GED). Essa tecnologia captura as informações e as processa através de Gestão de Documentos no intuito de Criar, Disseminar e Armazenar informação e conhecimento (DILNUTT, 2006). Diante dos aspectos identificados, o principal objetivo deste trabalho é analisar como o conjunto de tecnologias (ECM/GED) oferece oportunidades e suporta o processo de Gestão do Conhecimento. Para tanto, identificaram-se elementos de GC e a utilização do ECM/GED. Esta tecnologia é conhecida internacionalmente como Enterprise Content Management e no Brasil, particularmente no caso selecionado, como Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O referencial teórico utilizado neste artigo baseia-se nas seguintes temáticas, Gestão do Conhecimento, Tecnologia da Informação como suporte a Gestão do Conhecimento e ECM/GED. A seguir apresenta-se a estrutura da pesquisa, o método, os resultados e finalmente as considerações finais. 2. Gestão do Conhecimento Neste item será discutida à importância da GC, e suas oportunidades, destacando os meios tecnológicos que suportam os processos de Criação, Integração e Disseminação do conhecimento. Atualmente existe uma grande explosão de informações geradas pelas organizações. Estas informações geralmente são frutos de processos organizacionais desenvolvidos por pessoas em grande volume. Desta forma muitas organizações estão adotando iniciativas de GC através da colaboração e da TI (DAVENPORT, 1998, ZACK, 2003). A partir da década de 1980, ganham força os estudos que enfocam a aquisição e a acumulação de conhecimentos no âmbito organizacional (FIGUEIREDO, 2001). A Gestão do Conhecimento corresponde ao conjunto de ações de uma organização para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, os quais fazem parte de uma memória organizacional, porém não estruturada. Uma vez estruturada auxilia na geração de idéias, soluções de problemas e tomada de decisões (TURBAN; MCLEAN e WETHERBE, 2004). A Gestão do Conhecimento, no entanto, vai muito além, do investimento em tecnologias ou gerenciamento da informação. Vários aspectos são relacionados à GC como, por exemplo, o papel da alta administração, cultura e estruturas organizacionais, práticas de gestão de recursos humanos, impactos dos sistemas de informação e mensuração de resultados, alianças estratégicas e redesenho de processos (TERRA, 2007; DAVENPORT, 1998). Nelson e Winter (1982) argumentam que, assim como os indivíduos buscam novas formas de manter a eficiência de sua atividade em um ambiente em permanente evolução, a empresa também adquire tal característica de comportamento e aprendizagem. As empresas são, assim, um depósito de conhecimentos diversificados, que, quando somados, dão corpo ao conhecimento organizacional como uma entidade organizada. Nesse sentido os mesmos autores, colocam que cada organização é o que é por conta do conhecimento criado pelos 2
3 indivíduos. A criação de conhecimento, por sua vez, é um reflexo de suas habilidades e competências, de suas rotinas e de sua aprendizagem. Para muitas organizações novos conhecimentos são produzidos a partir de novas tecnologias, uma vez que estas inovam, elas não apenas estão resolvendo os problemas existentes, mas também criam novos conhecimentos e informações, de dentro para fora (NONOKA; TAKEUCHI, 1997). A tecnologia é um dos principais fatores determinantes da competitividade das organizações. O aumento da velocidade e dinamismo do processo inovador exige que elementos de Gestão de Conhecimento e uso de tecnologias sejam incorporados à rotina administrativa. Sendo assim voltar-se para atividades inovativas é necessário possuir conhecimento e tecnologia para desenvolver novos produtos e processos de produção ou aperfeiçoar os que já existem (GOLDMEIER; VARGAS, 2006; NIETO; QUEVEDO, 2004). O conhecimento vem sendo tratado na literatura de várias formas diferentes. Estas podem ser vistas como um objeto, que pode ser armazenado e manipulado, ou como um processo, onde conhecer e agir estão intrinsecamente relacionados (ALAVI; LEIDNER, 2001). Ao se falar em conhecimento, é necessário fazer distinção entre suas duas dimensões, a explícita e a tácita. O trabalho de Polanyi (1996) pode ser considerado o mais importante. Raelin (1997), baseado em Polanyi (1996), define o conhecimento explícito como aquele que se encontra codificado e que é transmitido via linguagem formal e sistemática. O conhecimento tácito representa a dimensão do conhecimento que não pode ser facilmente reportada, posto que esteja enraizada na ação, bem como em um contexto específico. O conhecimento tácito, então, reflete as participações ativas do indivíduo, possuindo duas partes: a forma técnica, que abrange habilidades capturadas nos termos learning by doing e know-how; e a forma cognitiva, que consiste em esquemas e modelos mentais, e auxilia os indivíduos a definirem sua visão de mundo. Para esse mesmo autor, o conhecimento tácito pode se transformar em explícito e, por meio de sua aplicação, transformar-se em conhecimento tácito, para se tornar explícito novamente (processo de espiral de conhecimento). Isso pode ser dar, primeiramente, de forma individual, para depois, então, se disseminar no nível coletivo. Nesse sentido o conhecimento é sempre pessoal, não podendo nunca ser reduzido às representações do mesmo que são codificadas em livros ou organizadas em teorias. Cada indivíduo, sobre qualquer tema, sabe muito mais do que consegue codificar ou explicitar em palavras. Dessa forma, o conhecimento individual poderia ser representado como um iceberg, no qual à parte emersa seria aquilo que é passível de explicitação e a parte submersa corresponderia à dimensão tácita do conhecimento, que sustenta o que é explícito ou explicitável. Segundo o autor, a necessária convivência e o equilíbrio dinâmico entre as dimensões tácita e explícita do conhecimento constituem uma característica humana fundamental. A interação entre as dimensões do conhecimento constitui um elemento freqüentemente subestimado (POLANYI, 1996). Justamente nesse aspecto, as idéias de Nonaka e Takeuchi (1997) se aproximam da abordagem de Polanyi (1996). Esses autores se mostram descontentes com a ênfase dada à dimensão explícita do conhecimento nos estudos organizacionais e, tendo em mente a importância da dimensão tácita do conhecimento, discorrem sobre a criação de conhecimento organizacional. A criação de conhecimento organizacional representa a capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, de disseminar e de incorporá-lo aos produtos e serviços. Isto se trata de um processo em espiral em que os conhecimentos tácito e explícito interagem continuamente (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). 3
4 Muitas das metodologias de GC têm por fundamento o processo de criação do conhecimento tácito e explícito. Especificamente, a interação entre esses elementos, faz emergir quatro modos principais de conversão de conhecimento tácito e explícito, tais como: (i) socialização que representa o processo de compartilhamento de experiências a partir do qual há criação de conhecimento tácito, por meio de modelos mentais ou habilidades técnicas compartilhadas por grupos sociais; (ii) externalização onde o conhecimento tácito é expresso e codificado, transformando-se em conhecimento explícito; (iii) combinação onde novos e antigos conhecimentos explícitos são combinados e transferidos; (iv) internalização onde os novos conhecimentos explícitos são apropriados pelo indivíduo, transformando-se em conhecimento tácito (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). A proposta de Nonaka e Takeuchi (1997) é fazer a interação entre os conhecimentos tácitos e explícitos que vem ao encontro do modelo proposto por Fischer e Ostwald (2001) onde a GC é visto por um processo cíclico que envolve três atividades: Criação, Integração e Disseminação do conhecimento, ver figura 1. No que se refere à atividade de criação, os trabalhadores são responsáveis, pois atuam de forma participativa não sendo apenas preparadores da informação, uma vez que nem todo o conhecimento é detido pela memória organizacional, ou seja, a base interna da organização onde é detida de forma explícita os padrões utilizados pela organização (LEWITT; MARCH, 1998). Salienta-se que esta atividade ajuda a incrementar as habilidades dos trabalhadores para desempenhar tarefas intensivas de conhecimentos tornando o conhecimento tácito para explícito. É importante desenvolver uma idéia externalizada, com o intuito de criar uma linguagem comum entre todos para melhor entendimento. Isto geralmente vem ao encontro da socialização que se constitui através de meios de interação e negociação. O resultado desta atividade expõe representações externas. Tais como atitudes tácitas, valores e perspectivas. Para estimular essas representações externas existem técnicas como, por exemplo, sessões de braintorming, treinamentos, capacitação, palestras que ajudam a promover a reflexão e interação entre os indivíduos (FISCHER; OSTWALD, 2001; NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Atividade de integração é provida por trabalhadores que integram conhecimento nos repositórios em tempo real. A idéia é que os mesmos possam coletar e juntar as informações e colocá-las para acesso em sistemas computacionais e interpretá-las. Os trabalhadores podem trocar e combinar conhecimentos através de meios como documentos, reuniões, conversas ao telefone ou redes de comunicação computadorizada, por exemplo, internet, intranet, , teleconferências, videoconferências etc. Todas estas ferramentas alimentam a memória organizacional (FISCHER; OSTWALD, 2001; NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Integração Conhecimento Criação Disseminação Figura - 1 Gestão do Conhecimento como um processo cíclico Fonte: Fischer; Ostwald (2001, p. 2). 4
5 Atividade de disseminação, os trabalhadores captam a informação digitalizada em sistemas computacionais com o intuito de aprender e aplicar nos problemas diários. Estas dependem do contexto, uma vez que as situações são imprevisíveis. Desta forma o aprendizado acontece nos processos operacionais do dia-a-dia. Diante disto o trabalhador é visto como uma mente pensante que gera conhecimento e não como um simples operário. E intimamente estas atividades estão relacionadas ao learning by doing. Quando estas são internalizadas nas bases do conhecimento tácito dos indivíduos sob a forma de modelos mentais ou know-how técnico compartilhado, as experiências através da socialização, externalização e combinação tornam-se ativos valiosos (FISCHER; OSTWALD, 2001; NONAKA; TAKEUCHI, 1997). Atualmente as organizações geram informações em grande volume. Estas são baseadas em documentos, como textos, planilhas, imagens, vídeo, faturas, contratos e documentos em papéis digitalizados. Estas informações representam grande parte do processo da empresa. Para que a GC se organize, a TI oferece um conjunto de tecnologias como ECM/GED, que são responsáveis pelo gerenciamento eletrônico de documentos. No próximo item será feita uma discussão sobre como a TI suporta a Gestão do Conhecimento. 3. Tecnologia da Informação como suporte a Gestão do Conhecimento Existem várias tecnologias que são utilizadas para gerenciar informação e apoiar a gestão dos processos organizacionais como, por exemplo, portais de intranet, internet, , softwares ERP, gerenciadores de banco de dados, Workflows, etc. (TURBAN, E.; McLEAN, E.; WETHERBE, 2004). A Internet é o melhor exemplo de repositório de conhecimento amplo, bem como o Lótus Notes que é um pacote de software para organização e distribuição de informações nãoestruturadas. Há ainda as Webs baseadas em intranet, que são conjuntos de ferramentas para gerir os repositórios de conhecimento. Ainda neste sentido existem os sistemas especialistas, a inteligência artificial, o raciocínio baseado em casos e as redes neurais, tecnologias que buscam captar e manipular o conhecimento que existe na mente das pessoas e em documentos impressos para torná-lo amplamente disponível para toda a organização (TAKAHASHI; TAKAHASHI, 2007; DAVENPORT; PROSAK, 1998). Especificamente no que tange ao gerenciamento de conhecimento explícito, Zack (1999) caracteriza a arquitetura de Gestão do Conhecimento como uma estrutura que configura as capacidades e recursos da empresa para a sua utilização. Sendo assim, o autor utiliza quatro recursos componentes da arquitetura de Gestão de Conhecimento: a) Os repositórios de conhecimento explícito; b) As denominadas refinarias para acumulação, refinamento, gerenciamento e distribuição de conhecimento; c) As funções organizacionais para executar e gerenciar o processo de refinamento; d) As tecnologias de informações para suportar os repositórios e os processos. Davenport e Prusak (1998), definem os repositórios de conhecimento como plataformas de conhecimento que podem ter diferentes visões de conteúdo. Desta forma a codificação do conhecimento é um processo fundamental. O objetivo da codificação é apresentar o conhecimento de forma que o torne acessível àqueles que precisam dele. Neste trabalho selecionou-o ECM/GED como foco de análise da gestão da informação e do conhecimento; trata-se de um conjunto de tecnologias destinadas a capturar, armazenar, gerenciar, preservar e publicar conteúdos digitais de qualquer natureza. Estes conteúdos incluem documentos, imagens, páginas web, relatórios, áudio e vídeo, entre outros. Com o ECM/GED, torna-se possível à construção de efetivas bases de conhecimento, organizando o conteúdo existente dentro e fora da empresa, simplificando o seu acesso e 5
6 recuperação, facilitando o seu reuso e garantindo a sua segurança e confiabilidade (KOCH, 1998). A implementação do ECM/GED é abrangente e transversal às diferentes áreas da empresa, devendo ser levados em conta para a sua escolha a própria tecnologia, a estrutura tecnológica, os elementos administrativos e culturais que, por sua vez, devem estar alinhados com as estratégias da mesma. Neste sentido corroboram as idéias de Rod Dilnutt (2006) que serão desenvolvidas no próximo item, quando será apresentado com mais detalhes o conjunto de tecnologias que compõe o modelo do sistema de ECM/GED. 4. Gerenciamento Eletrônico de Documentos (ECM/GED) Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM/GED é um conjunto de tecnologias utilizado para gerenciar documentos com eficiência. Através de recursos da Tecnologia da Informação o ECM/GED é utilizado para armazenar documentos como relatórios, gráficos e mapas. O benefício desta tecnologia está associado em sua maior compatibilidade, eficiência, serviço ao cliente, consolidação e avaliação de risco e possibilidade de Gestão do Conhecimento. Algumas grandes empresas petrolíferas reconhecidas no mercado como a Shell e a Petrolífera Britânica, estão utilizando essa tecnologia desde Assim coloca a disposição das pessoas a informação atual e exata, permitindo através de uma estrutura tecnológica criar, armazenar, acessar e recuperar a documentação digitalizada em tempo real (DILNUTT, 2006). Esta tecnologia vem sendo usada para o gerenciamento da informação e do conhecimento e permite a visualização dos documentos envolvidos no processo da organização. A seguir, é apresentado o conjunto de tecnologias que compõe o modelo de ECM/GED proposto por (DILNUTT, 2006, p. 2). Figura 2. Colaboração Gestão de Registros Workflow Gestão Eletrônica de Documentos Gestão de Conteúdo Portal Gestão de Documentos Figura 2 Arquitetura do ECM/GED. Fonte: Dilnutt, (2006, p. 2). Adaptado pelo autor a) Gestão de conteúdos: Gestão de conteúdos é um processo tecnológico que acompanha a evolução do ciclo de vida de informações e experiências criadas por indivíduos dentro ou fora da empresa. A partir desta informação digital é criado um índice de conteúdo onde pode ser 6
7 requerida quando o gestor necessitar. Ou seja, a informação fica a disposição da gerência. O conteúdo é digitalizado em forma de texto, tais como arquivos de multimídia, arquivos de áudio e vídeo ou qualquer outro tipo de arquivo que seja requerido pela gestão, podendo sempre acompanhar o ciclo de vida do documento. b) Gestão de Documentos: Estrutura a organização dos documentos a partir de sua criação, possibilitando o armazenamento, o acesso e uso do documento através de portais colaborativos. c) Gestão de Registros: A gestão de registro tem por objetivo estruturar e organizar a informação da organização, formando um histórico editáveis. Temos como exemplos de documentos os contratos, as informações dos clientes, as agendas de compromissos e registros fiscais. Tendo estes documentos organizados de uma maneira estruturados a organização estará apta a avaliar a gestão do processo. d) Colaboração: Ferramentas que suportam a comunicação individual e de grupos. A vantagem desta ferramenta é que estes indivíduos podem estar em diferentes locais geográficos permitindo uma comunicação sem fronteiras para organização através de componentes eletrônicos como: vídeo conferência, fóruns, , e aplicativos do workflow como Lótus Notes, Oracle Collaboration Suit. e) Workflow: Esta ferramenta é utilizada para a definição de processo de negócio e a descrição da maneira como o trabalho é realizado e não no resultado final do trabalho. Esta ferramenta dá condição aos gestores de automatizar e implementar controle sobre todos os processos de negócios, gerenciando o ciclo de vida dos documentos utilizados nos processos de negócio. f) Pesquisa e recuperação: O principal problema das organizações está na localização da informação. Parte do problema é percebida na nomeação do documento, que se torna pior devido ao grande volume de documentos que está armazenado na rede. Os sistemas de pesquisa e recuperação de informação são ferramentas de navegação para localizar e recuperar documentos, e eles estão focalizados em documentos com formato primário de armazenagem; g) Portal Tecnológico: É responsável pelo acesso de toda a informação e conhecimento disponível na intranet e extranet da organização. Este portal oferece ferramentas padronizadas, classificação de conteúdo, assim como oferecer um fácil acesso à informação. 4.1 Oportunidades que ECM/GED oferece para a Gestão de Conhecimento Foram identificadas na literatura poucas pesquisas que relatam as oportunidades do ECM/GED com a GC nas organizações. Para os autores Päivärinta e Munkvold (2005) o conceito de ECM é novo e interdisciplinar envolvendo áreas da administração como Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento, Gestão de Conteúdo. Päivärinta e Munkvold (2005) realizaram um estudo a partir de 58 narrativas de projetos de implementação do ECM disponível no principal fórum profissional na área de ECM, a principal autoridade Internacional (AIIM) disponível em (http://www.aiim.org). Este estudo mostra as principais oportunidades narradas pelos gestores após sua implementação. A implementação do ECM é suportada por infra-estrutura tecnológica, recursos administrativos e práticas in loco. Quanto à gestão do ECM, é necessário conhecer o modelo empresarial, dispor tempo para analisar os objetivos e impactos, assim como desenvolver uma nova visão cultural e administrativa. Päivärinta e Munkvold (2005) descrevem algumas das oportunidades, dentre elas destacam-se: 1. Melhora na colaboração externa e interna, envolvendo criação de conhecimento; 7
8 2. Adição de valor aos serviços prestados para os clientes e produtos envolvendo conteúdo digital; 3. Confiança e qualidade nos conteúdos de informação, resultando em poucos erros nos produtos e serviços; 4. Imagem moderna e profissional das empresas na visão dos stakeholders; 5. Eficiência, efetividade e flexibilidade no conhecimento do trabalho e processos de negócios, incluindo reuso de conteúdo, metadados e templates previamente criados, possibilidade de inclusão de hyperlinks para outros documentos; 6. Significativo conhecimento no trabalho, fácil envolvimento, menos atividades repetitivas nas rotinas humanas devido à gestão eletrônica de conteúdo; 7. Memória organizacional registrando a prática, o histórico e transações da empresa; 8. Redução de custos diretos nas operações de processamento de informações; 9. Plataforma e capacidade para desenvolver e manter o alvo rapidamente nos aplicativos de gestão de conteúdo para propósitos emergente; 5. Estrutura da Pesquisa A estrutura da pesquisa vai ao encontro dos elementos do modelo proposto por Fischer e Oswald (2001); Dilnutt, (2006); Päivärinta e Munkvold (2005). A principal contribuição do modelo de Fischer e Oswald (2001) está ligada ao processo cíclico do conhecimento a partir da Criação, da Integração e da Disseminação. Dilnutt (2006), corrobora com o seu modelo descrevendo o conjunto de tecnologias que compõe o ECM/GED que suporta a Gestão do Conhecimento. E, finalmente, os autores Päivärinta e Munkvold (2005) mostram as oportunidades que a tecnologia oferece para as organizações. No próximo item serão descritos os procedimentos metodológicos adotados no estudo. 6. Métodos Inicialmente realizou-se uma leitura exploratória geral do contexto para identificar questões relevantes a TI e Gestão do Conhecimento, possibilitando maior visão sobre a problemática e suas implicações. O modelo teórico utilizado ajudou a elaborar os elementos do plano geral da pesquisa, ver item 5. A pesquisa de caráter exploratório-descritivo adotou o estudo de caso como estratégia de investigação para melhor compreender como o conjunto de tecnologias ECM/GED oferece oportunidades e suporta o processo de Gestão do Conhecimento. A aplicação do método de estudo de caso assume maior importância quando o fenômeno de estudo já tem uma base teórica estabelecida, neste caso os modelos e elementos estão descritos no referencial teórico, permitindo assim que seja feita uma análise do problema em seu ambiente natural (YIN, 2005). O uso de estudos de caso, de acordo com Gil (2007), é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimento amplo e detalhado do(s) mesmo(s); tarefa esta que seria praticamente impossível mediante o uso de outros delineamentos considerados por aquele autor. Neste sentido, Eisenhardt (1989) argumenta que o estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que foca o entendimento de um presente dinâmico com um conjunto de singularidades. O estudo de caso, segundo Gil (2007), é um estudo profundo de um objeto de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. As entrevistas, semi-estruturadas, foram aplicadas na Confederação Interestadual das Cooperativas ligadas ao SICREDI. Os entrevistados foram dois gestores responsáveis pela área de Gestão Estratégica de Pessoas e um Gerente de Negócios de TI responsável pelo fornecimento do sistema ECM/GED para empresa. Os gestores entrevistados atuam 8
9 diretamente no desenvolvimento da tecnologia e todos são pós-graduados nas suas respectivas áreas de atuação. A instituição financeira SICREDI sigla representativa do Sistema de Crédito Cooperativo - congrega cooperativas de crédito, cuja natureza é a sociedade cooperativa que atua como instituição financeira da comunidade. Justifica-se a escolha da empresa estudada pela acessibilidade, pelo fato da empresa utilizar a tecnologia ECM/GED, e por seu uso estar consolidado há cerca de um ano. Adotou-se como coleta de dados procedimentos multi-métodos, ao utilizar-se de entrevistas semi-estruturadas (fontes primárias) e observações diretas (fontes secundárias). O uso de múltiplas fontes de evidências permite potencializar os benefícios da coleta de dados qualitativos, possibilitando a busca da convergência de resultados através do processo de triangulação, reforçando a validade do construto desta pesquisa (YIN, 2005; DUBÉ; PARÉ, 2003). As entrevistas feitas com os gestores em seu próprio local de trabalho, foram gravadas, transcritas e analisadas. Segundo Richardson et al. (1999), a entrevista é um instrumento de pesquisa que permite o desenvolvimento de uma estreita relação entre as pessoas envolvidas. Roesch (1999) relata que a entrevista é uma estratégia de pesquisa que procura examinar um fenômeno contemporâneo dentro do seu contexto, sendo uma técnica fundamental utilizada nas pesquisas de caráter qualitativo. A análise dos dados consistiu em examinar, categorizar, tabular e recombinar as evidências, tendo como quadro de referência os elementos conceituais da pesquisa. Para tanto foi adotada a combinação de padrões, baseada nas interpretações dos pesquisadores ao comparar os padrões empíricos (dados de campo) com os elementos teóricos. 7. Análise dos Resultados A seguir, é realizada a contextualização da empresa selecionada, em depois uma breve apresentação do sistema ECM/GED. Após, é analisada como o ECM/GED suporta a GC, no processo de Criação, de Integração, e Disseminação do Conhecimento, e por último, são discutidas as oportunidades do uso do ECM/GED. 7.1 Contextualização O estudo de caso foi realizado em Porto Alegre-RS, na Confederação SICREDI. Esta Confederação faz a representação institucional do Sistema e atende às demandas jurídiconormativas, tecnológicas e de políticas corporativas de supervisão, gestão de pessoas e expansão. Na confederação local da realização do caso, atuam mais de 500 colaboradores. Por meio da área de Processamento, a Confederação atende, de forma on-line 126 cooperativas filiadas, mais de 950 pontos de atendimento onde atuam descentralizadamente, mais de oito mil colaboradores. 7.2 Conjunto de Tecnologias ECM/GED O ECM/GED como visto anteriormente, é um conjunto de tecnologias destinadas a capturar, armazenar, gerenciar, preservar e publicar conteúdos digitais de qualquer natureza. Ainda não foi identificado um estudo de caso que contemple toda a arquitetura do ECM/GED, pois o sistema é muito abrangente e interdisciplinar. A empresa utiliza somente algumas destas tecnologias que vão ao encontro dos seus objetivos. As principais tecnologias usadas pela empresa são, Gestão de Conteúdo; Gestão de Documentos; Workflow; Pesquisa e Recuperação de documentos, e Portal. Destaca-se que o principal gerenciador de banco de dados na empresa é Oracle. 9
10 A Gestão de Conteúdo é uma tecnologia que acompanha a evolução do ciclo de vida de informações e experiências criadas pelos colaboradores dentro ou fora da empresa. O ciclo de vida de um documento percorre desde a criação do documento, a partir de um aplicativo de editor de textos até a aprovação, a revisão, arquivamento, recuperação e descarte. Assim possibilita o armazenamento, o acesso e reuso do documento, criado pelo autor através do portal. A empresa possui um número elevado de processos e documentos como, rotinas administrativas, apostilas, imagens, gráficos e vídeos. Anterior a implementação do ECM/GED, os documentos eram tudo de papel e arquivados a próprio punho. Atualmente a Gestão de Documentos, permite a organização de todos os documentos eletronicamente. O Workflow trabalha com as rotas dos documentos na empresa utilizados para criar padrões de processos, bem como fazer a análise, compreensão e monitoramento das atividades de negócios, possibilitando a gestão dos fluxos eletrônicos dos documentos, como ciclo de vida, temporalidade, regra de negócio, categorização de todos os conteúdos. Para cada categoria, é estabelecido um ciclo de vida para o documento e os papéis dos atores envolvidos, na documentação eletrônica. Os atores são responsáveis por criar o documento, abrir, registrar e categorizar. Em resumo o Workflow é utilizado pela empresa para assegurar que as atividades previstas serão realizadas por uma pessoa previamente estabelecida e numa seqüência lógica pré-definida. O Portal da empresa está integrado com o ECM/GED e Workflow, que são tecnologias para a Gestão dos Documentos. No portal estão disponíveis para os colaboradores todas as informações e conhecimento extraído da intranet e extranet, bem como a visualização das rotinas e tarefas. O portal da empresa em estudo disponibiliza vários tipos de conteúdo, entre eles produtos e serviços, notícias, agenda, cotações, informes econômicos que facilitam o diaa-dia dos colaboradores para tomada de decisão. Pelo portal, o colaborador pode fazer pesquisa e recuperação de documentos através de atributos, palavras chaves, nome, data. Esta pesquisa permite a reutilização do documento em poucos minutos. Cabe salientar que as funcionalidades de Colaboração e Gestão de Registros são utilizadas pela empresa através do Portal e da Gestão de Documentos e Conteúdos, uma vez que a colaboração acontece por meio de trocas de idéias e criação de documento através do Portal Tecnológico. 7.3 Análise do caso Para analisar o caso utilizaram-se os elementos descritos na revisão da literatura e apresentados no item 5. No próximo item se discute como o conjunto de tecnologia ECM/GED oferece oportunidades e como suporta o processo de GC ECM/GED como suporte para Gestão Conhecimento A partir do conjunto de tecnologias proposto por Dilnut (2006), observa-se que a empresa utiliza a Gestão de Documentos, a Gestão de Conteúdos, o Workflow, a Pesquisa e Recuperação, e, Portal como sistemas que suportam o processo de GC. Assim, neste estudo o Conjunto de Tecnologias ECM/GED age diretamente na Criação, na Integração e na Disseminação do Conhecimento. Em especial, garantem mais agilidade, produtividade e eficiência na gestão do conhecimento, em função das possibilidades de rapidez, autonomia, interação. Desta forma, o ECM/GED inicia na Gestão de Documentos e Conteúdo, onde a construção de um documento pode ser criada de forma individual ou colaborativa. Após a criação do documento, é definido, pelo autor, o ciclo de vida, a temporalidade, a regra do 10
11 negócio, os papéis dos atores envolvidos na construção do conteúdo. Os atores são responsáveis por criar o documento, abrir, registrar e categorizar. Devido um grande número de documentos gerados, o sistema permite a organização, o reuso, o arquivo e o descarte do documento. O documento gerado sempre possui um autor, revisor, aprovador e leitores. O autor é responsável por gerar o documento; o revisor através de uma tela separada revisa, contribui, critica e não está autorizado a modificar o conteúdo. Somente o autor poderá alterar o documento. Assim, observa-se um processo de criação ao editar o conteúdo; estes fluxos encontram-se relacionados ao processo de integração, uma vez que os atores integram conhecimento para os repositórios, desta forma, as informações são coletadas por mecanismos computacionais e em seguida são disponibilizadas através do portal; observa-se um processo de disseminação quando o sistema direciona o conteúdo dentro da hierarquia corporativa conforme a sua classificação para uma área, pessoa, grupo ou função. A Integração se dá devido ao Workflow por ser uma tecnologia que suporta a construção colaborativa de conteúdo. A Disseminação ocorre a partir das regras de negócio ou fluxos tais como, alertas, compromissos de leitura. Através desta tecnologia os gestores podem auditar processos de negócio em processo real, bem como acompanhar a situação atual do mesmo. O Portal é a principal janela de visualização que oferece fácil acesso à informação, permitindo que todos os colaboradores possam visualizar em diferentes locais geográficos. O portal pode ser acessado por todos os colaboradores, mas com algumas restrições para determinados documentos. Isto significa que se este documento for privado, somente os destinatários pré-selecionados terão acesso, se for público todos os colaboradores terão acesso. A exemplo disso pode-se citar o comunicado de uma notícia, um procedimento novo, ou a inauguração de uma filial que pode ser visualizado por todos os colaboradores. Através da tecnologia de Portal, os processos são Integrados e Disseminados, por meio de uma interface web para todos os usuários. A indexação dos documentos permite efetuar Pesquisas e Recuperação de documentos, através de ferramentas de busca, geralmente esta busca é feita por atributos tais como: categorias; palavras-chave; assunto; entidade ou área de publicação (hierarquia corporativa). Tendo em vista que as situações do dia-a-dia são imprevisíveis, os colaboradores dependem da recuperação do conteúdo para melhor entendimento do problema. Esta idéia apóia o processo de disseminação com o intuito de fornecer aos colaboradores a informação necessária para gerar aprendizado e conhecimento. Deste modo podemos observar no Quadro -1 as tecnologias do ECM/GED que suportam o processo cíclico da Gestão do Conhecimento. Tecnologia Processo Cíclico do Conhecimento 1. Gestão de Documentos e Conteúdo Criação, Integração e Disseminação 2. Workflow Integração e Disseminação 3. Pesquisa e Recuperação Disseminação 4. Portal Integração e Disseminação Quadro - 1 ECM/GED suportando a GC. Fonte: Elaborado pelos próprios autores. Diante dos aspectos encontrados, pode-se observar que a ferramenta ECM/GED, se encontra presente durante o processo cíclico de Gestão de Conhecimento, sendo que cada funcionalidade apóia uma ou várias partes do processo (Criação, Integração e Disseminação) As oportunidades que o ECM/GED oferece na empresa 11
12 O principal objetivo do ECM/GED é controlar o crescimento desordenado de documentação e padronizar o fluxo de criação do documento de forma eletrônica. Sendo assim, partir do estudo do Päivärinta e Munkvold (2005), descrevem-se as oportunidades atingidas ou não pela empresa a partir da implementação do sistema. Observa-se que algumas das oportunidades apresentadas pelos autores (quadro 2), não foram atingidas pela empresa. Isto, devido principalmente, a que o sistema ECM/GED não se encontra integrado à plataforma operacional da empresa e está consolidado por apenas um ano, mas que vem sendo desenvolvido desde Por falta desta integração, os processos tornam-se mais lentos. A empresa ao buscar a integração do sistema, através das plataformas de atendimento poderá criar valor aos serviços prestados aos clientes. Por outro lado ao não ser totalmente integrado não se encontra institucionalizado pela empresa, desta forma, não possui uma imagem moderna e profissional na visão dos Stakeholders. Autores: Päivärinta e Munkvold (2005). Melhora na colaboração externa e interna, envolvendo criação de conhecimento; Adição de valor aos serviços prestados para os clientes e produtos envolvendo conteúdo digital; Confiança e qualidade nos conteúdos de informação, resultando em poucos erros nos produtos e serviços; Imagem moderna e profissional das empresas na visão dos stakeholders; Eficiência, efetividade e flexibilidade no conhecimento do trabalho e processos de negócios, incluindo reuso de conteúdo, metadados e templates previamente criados, possibilidade de inclusão de hyperlinks para outros documentos; Significativo conhecimento no trabalho, fácil envolvimento, menos atividades repetitivas nas rotinas humanas devido à gestão eletrônica de conteúdo; Memória organizacional registrando a prática, o histórico e transações da empresa; Redução de custos diretos nas operações de processamento de informações; Plataforma e capacidade para desenvolver e manter o alvo rapidamente nos aplicativos de Gestão de Conteúdo para propósitos emergente Quadro 2 - Oportunidades propostas pelos autores na prática. Fonte: Elaborado pelos próprios autores. Empresa Atingido Não atingido Atingido Não Atingido Atingido Atingido Atingido Atingido Não Atingido Em relação às oportunidades que não foram citadas pelos autores encontram-se as seguintes: Fácil envolvimento dos colaboradores nas rotinas humanas devido a Gestão Eletrônica de Conteúdos; Possibilidade de Criação, Integração e Disseminação de conhecimento entre os colaboradores; Possibilidade de transformar os manuais, os textos, as políticas e procedimentos em dados eletrônicos; Facilidade de acesso aos colaboradores; Aprimoramento e entendimento dos colaboradores, para um ambiente de Gestão de Conhecimento através do conceito ECM/GED; Formar colaboradores críticos e não só preparadores da informação; Cabe salientar que alguns colaboradores utilizam sua base de conteúdos e trabalhos que são voltadas a Gestão do Conhecimento. E que nem todos os colaboradores atuam de forma integrada. Contudo áreas como Contabilidade, Auditoria, Financeiro, e Processamento percebem os benefícios da tecnologia devido ao grande número de informações processadas para tomada de decisão. 12
13 Por outro lado o sistema possui uma boa base para colaboração, mas a principal questão é a mudança cultural dos colaboradores e gestores. Sendo assim o principal desafio é trabalhar a mudança cultural para a total adoção da tecnologia. Esta questão ainda é muito pessoal de cada trabalhador, a colaboração é dada a partir de uma realidade individual. 8. Considerações finais O propósito deste artigo foi analisar como o ECM/GED oferece oportunidades e suporta o processo de Gestão de Conhecimento (Criação, Integração e Disseminação). A Gestão de Conhecimento na empresa se encontra em um estagio de evolução. Desta forma, o conceito de ECM/GED possibilita o processo de Criação, Integração e Disseminação de informação e conhecimento entre os colaboradores. Quanto ao suporte que o ECM/GED oferece, o estudo mostra que a tecnologia dá possibilidades para os colaboradores desenvolver Gestão de Conhecimento através da produção do conhecimento, do compartilhamento, da crítica, e do comentário de um documento. Ou seja, a principal questão da empresa é desenvolver uma cultura voltada à colaboração entre os atores envolvidos. A tecnologia oferece aos colaboradores uma forma mais integrada de trabalhar através do Portal tecnológico. O que fica evidente neste Portal é que toda informação gerada é transformada em conhecimento explicito e disseminada pela tecnologia. As principais oportunidades descritas pelos autores Päivärinta e Munkvold (2005) foram ao encontro da pesquisa. Neste sentido, aquelas oportunidades que não foram atingidas se devem pelo fato da empresa não possuir o sistema integrado com a plataforma de produtos e serviços, e estes são os maiores produtores de conteúdo. Pode-se dizer que o principal fator que inibe a expansão da tecnologia na empresa é a questão cultural dos gestores e dos colaboradores. Uma vez que esta questão ainda é muito pessoal de cada um, a colaboração é feita a partir de uma realidade, de um valor, de uma experiência que este colaborador dá para determinada informação. Por fim, constatou-se que as áreas de contabilidade, auditoria, financeiro, e processamento de dados são as que mais perceberam os benefícios da tecnologia devido a sua necessidade de troca de informações com outras unidades. A partir deste estudo ainda pode-se dizer que as tecnologias que integram o sistema ECM/GED, além de serem repositórios de conhecimento organizacional contribuem para os processos de Criação, Integração e Disseminação do Conhecimento. Os objetivos foram alcançados, apesar de algumas limitações tais como: a descrição de um estudo de caso único em um determinado setor; a impossibilidade de maior envolvimento do pesquisador em todo o processo de implementação e uso da tecnologia (acompanhamento participativo); e, o uso de técnicas qualitativas para análise dos dados que podem ter gerado algum viés de interpretação focado na realidade dos participantes da pesquisa e obviamente restrições de generalização dos resultados obtidos. Porém, tais limitações podem abrir portas para pesquisas futuras. Neste sentido, sugere-se a continuidade dos estudos sobre os elementos estudados no referencial conceitual deste estudo para outras empresas do mesmo setor ou de setores diferentes, buscando ampliar a compreensão sobre o sistema e poder contribuir para melhor adequação de acordo com as especificidades de cada realidade. Referências ALAVI, M.; LEIDNER, D. E. Review: Knowlwdge management and knowledge management systems: conceptual foundations and research issues. MIS Q, v. 25, n. 1, March 2001, p
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