Os programas de compliance se popularizaram no Brasil com o advento da Lei Anticorrupção.
Depois desse marco legal, as empresas passaram a adotar políticas internas e códigos de conduta para garantir a conformidade de todos os seus setores e colaboradores com medidas sociais, ambientais, de governança e, claro, com todas as legislações.
Um dos setores que passou por essas adequações foi o de gestão de contratos, principalmente agora que tanto se fala em ESG.
Para nos aprofundarmos no tema, abordaremos, neste artigo, sobre compliance de contratos e sua importância como garantidor da política de ESG nos instrumentos jurídicos. Confira!
O que é o compliance de contratos?
Como é realizado o compliance de contratos?
Como garantir a ESG nos contratos?
Como a tecnologia pode ajudar no compliance de contratos e na ESG?
O compliance de contratos é definido como um programa de conformidade aplicado ao setor de contratos, envolvendo as práticas utilizadas desde a negociação até a elaboração do instrumento jurídico.
Essas práticas, por sua vez, devem estar de acordo com os objetivos da empresa e todas as políticas que regem o negócio. Por meio delas, busca-se garantir a existência de cláusulas que protejam os interesses e direitos das partes, com o cumprimento das políticas empresariais e das obrigações contratuais.
É com a implementação deste programa que a empresa evitará fraudes ou simulações nos contratos, ou seja, impedirá que sejam realizados negócios que visem objetivos indevidos, ilegais ou antiéticos.
Assim sendo, nota-se que o compliance de contratos é uma prática extremamente necessária para garantir que todas as negociações da empresa estejam em conformidade com as suas boas práticas e com a lei.
Para colocar em prática um programa de compliance no setor de gestão de contratos, é preciso ter em mente duas etapas, as quais serão abordadas a seguir.
1. Fase pré-contratual: é o momento de escolher os seus fornecedores e de negociar com eles. Nesta fase, visando garantir o compliance do seu negócio, você deve analisar o histórico dos seus fornecedores, suas boas práticas, sua forma de relacionamento com terceiros, analisando, de modo geral, sua índole e sua ética. Assim, você mantém a sua integridade nos relacionamentos contratuais e toda a negociação das cláusulas se torna mais prática e eficiente, pois os valores e condutas dos envolvidos convergem.
É neste momento, também, que deve ser incluída uma cláusula de compliance em todos os contratos, fazendo menção à Lei Anticorrupção, como forma de garantir que as partes tenham ciência do que determina a lei e não incorram em condutas que caracterizem corrupção e/ou desvios ilegais.
2. Fase contratual: ocorre após a assinatura do contrato. Nesta etapa, a relação entre as partes está consolidada por meio de um instrumento jurídico e dá-se início ao cumprimento das cláusulas. Para garantir o compliance, deve ser acompanhada a execução das cláusulas, o cumprimento dos prazos, a entrega dos objetos ou serviços contratados, etc. Com essa fiscalização, mantém-se o padrão ético e de integridade do contrato e da relação em si.
Conforme já abordado neste artigo, a ESG é um conjunto de práticas voltadas para o meio ambiente, para a sociedade e para a governança de uma empresa. São essas três vertentes integradas nas condutas da empresa, a fim de que tenha um desenvolvimento sustentável e que atue de forma transparente para com seus consumidores e investidores.
Quando falamos em contratos, a ESG é garantida por meio de cláusulas, as quais serão incluídas, revisadas e/ou adequadas durante o compliance contratual.
Vale destacar que a ESG pode e deve ser garantida já na fase pré-contratual, ou seja, no momento de escolha dos fornecedores e de toda a negociação.
Desta forma, algumas cláusulas que visam garantir a ESG entre a empresa e seus fornecedores e que podem vir a ser utilizadas em um contrato são:
garantia de uso de materiais reciclados e/ou recicláveis na produção dos insumos e produtos fornecidos;
garantia de realização de medidas compensatórias em prol do meio ambiente;
garantia de uso de energias renováveis na empresa;
garantia de tratamento de resíduos;
garantia de utilização de biocombustíveis;
garantia de conformidade da empresa perante órgãos ambientais, com os licenciamentos em dia;
garantia de aplicação de práticas que conscientizem e evitem trabalho análogo ao escravo e trabalho infantil;
garantia de aplicação de medidas em prol do bem-estar dos colaboradores, envolvendo saúde laboral e preventiva;
garantia de aplicação de práticas inclusivas e afirmativas, criando um ambiente livre de assédio e de discriminações;
garantia de aplicação de práticas em prol do consumidor, com canal de comunicação e denúncias, com informações claras e visíveis sobre os produtos e suas origens;
garantia de proteção dos dados e de informações sensíveis de todas pessoas envolvidas na realização do contrato;
Como se pode perceber, são diversas as cláusulas que podem ser inseridas em um contrato, com o propósito de garantir a aplicação de medidas de ESG em ambas as empresas envolvidas.
Com base em tudo o que foi demonstrado até aqui, ficou evidente que o processo de compliance de contratos não é tarefa simples. Todo o programa demanda de etapas específicas, de pessoas com conhecimentos técnicos e, claro, de uma análise e criação de uma política que englobe toda a ESG da empresa.
Por isso, ao implementar o programa de conformidade, é possível contar com o auxílio de tecnologias pensadas e criadas especialmente para isso.
Um exemplo é software de gestão de contratos da Projuris, que busca contribuir para a manutenção do compliance contratual mesmo após o término da implementação do programa.
Isso é feito por meio do controle de minutas e assinaturas, mantendo sempre as versões atuais de todos os documentos e contratos, constando as cláusulas que assegurem a ESG da empresa e dos demais envolvidos, e impedindo que os outros setores utilizem modelos desatualizados para fazer negociações.
Além disso, a plataforma também conta com assinatura digital, garantindo a veracidade e segurança jurídica de todos os documentos, bem como protege os dados e informações de todos os envolvidos, em atendimento à LGPD.
Outro aspecto relevante da nossa tecnologia é que ela se conecta com diversos ERPs do mercado, de modo que todos os setores da sua empresa que lidam com documentos e contratos diariamente terão acesso a uma ferramenta tecnológica que garante a legalidade das negociações, o compliance dos contratos e assegura a aplicação da ESG.
Para ter em sua organização uma tecnologia completa e segura para gestão de contratos, entre em contato conosco abaixo.
Diante do exposto, nota-se que o compliance de contratos é uma atividade que deve ser realizada nas empresas, a fim de garantir a conformidade de todos os documentos com a legislação, as políticas internas, os códigos de conduta e as medidas de ESG.
Para que o cumprimento do compliance se estenda por toda a vida do negócio, contar com uma tecnologia especializada é essencial, pois contribuirá para que as práticas ambientais, sociais e de governança sejam realizadas e garantidas em todos os contratos.