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Home office: ferramentas on-line para estruturar o trabalho da equipe
Com a pandemia, alguns consultórios e clínicas optaram por colocar parte da equipe em home office. Porém, por ser uma novidade no setor, é normal surgirem algumas dúvidas. Por isso, listamos algumas ferramentas para facilitar a adoção desse modelo de trabalho
Administrar um consultório em tempos de pandemia tem sido um grande desafio para os médicos gestores. Devido ao alto número de casos de coronavírus, algumas clínicas começaram a implementar o sistema de home office para alguns membros da equipe.
Apesar dos obstáculos, muitos se adaptaram e se reorganizaram para garantir a confiança do paciente e fazer com que ele se sinta estimulado a retornar, pois por mais que a situação esteja difícil, o mais importante é não deixar o paciente na mão.
Nesse cenário, a tecnologia aparece como uma aliada do médico para organizar suas tarefas da melhor maneira, garantindo a eficiência mesmo a distância. Por isso, listamos abaixo algumas ferramentas que podem auxiliar o médico a aderir ao home office para alguns membros da equipe de maneira prática e eficaz. Confira!
Esse é uma das ferramentas mais famosas para a realização de videoconferências. Com ela, é possível realizar reuniões em áudio ou vídeo, compartilhar arquivos, enviar mensagens e ter acesso a outros recursos.
Outro aplicativo que promove videoconferências é o Zoom. Inicialmente, essa ferramenta era utilizada apenas para fins empresariais, porém, atualmente, já é difundida nas áreas de educação, finanças, gestão pública e saúde. Uma de suas vantagens é a possibilidade de contratar um plano para transmitir webinars, além dele ser integrado com várias ferramentas úteis, como Outlook, Chrome e calendários.
Seu plano gratuito inclui 40 minutos de videoconferência com até 100 participantes, além de chamadas individuais ilimitadas. Além disso, existem planos pagos que adicionam tempo de transmissão, limite de participantes e anfitriões.
Para auxiliar os seus pacientes no período de home office, uma boa estratégia é investir na produção de conteúdo nas redes sociais da clínica. Então, para gerenciar este conteúdo, há algumas opções de ferramentas disponíveis no mercado.
Uma delas é o Estúdio de Criação, uma ferramenta de gestão de redes sociais criada pelo Facebook que permite postar e gerenciar suas contas em um só lugar. Por ser propriedade do Facebook, o software só permite que você faça postagens nas suas páginas de Facebook e Instagram.
Agendar e impulsionar postagens;
Acessar relatórios de alcance e seguidores nas páginas;
Gerenciar funções administrativas e criar páginas.
Além de ser ideal para gerir tarefas do seu consultório, separando e designando as tarefas para sua equipe, o Trello também se aplica muito bem na organização da sua vida pessoal.
Com ele, você pode criar quadros com tarefas e prazos para entrega. Além disso, qualquer membro de um quadro tem permissão para alterar a ordem e o status das tarefas, que podem conter documentos, listas, links etc.
Em consultórios, é rotina armazenar dados dos pacientes para a criação de um histórico de consultas. Por isso, é preciso abrigar essas informações em um local seguro. O Google Drive pode ajudar nesse ponto. Por ser uma plataforma de armazenamento de dados em nuvem, ele é considerado um meio bastante seguro, uma vez que os arquivos são criptografados.
Outra vantagem é a atualização automática dos documentos. Ou seja, a ferramenta permite a edição coletiva de documentos; assim, quando um colaborador atualiza o arquivo, você consegue verificar as modificações em tempo real, o que permite que todos fiquem informados.
Como no home office não é possível "bater o ponto" fisicamente, é preciso pensar em uma forma de contabilizar as horas trabalhadas pela equipe de forma remota. Por isso, para resolver esse problema, há uma série de ferramentas, como o Pontomais.
O Pontomais é uma plataforma de registro de ponto digital que cria um histórico completo e detalhado da jornada dos colaboradores, auxiliando no controle das horas, além de automatizar e agilizar o processo de documentação do expediente.
Desse modo, é mais simples gerenciar horas extras e faltantes. Também é possível anexar documentos como atestados médicos para justificar possíveis ausências.