FONTE INTERNA – qualquer outro departamento quer e/ou precisa comprar algo de imediato sem levar em consideração se aquela compra é urgente e importante, ou seja, precisa para agora? Pode ser programada a compra para o mês que vem?;
FONTE EXTERNA – o fornecedor que sempre precisa cumprir a sua meta de vendas e pressiona para vender naquele momento.
A compra sem um planejamento financeiro rigoroso, comprometendo de maneira, às vezes, até irresponsável o fluxo financeiro colabora para levar a empresa a uma situação de restrições de créditos, tanto junto a fornecedores como a entidades financeiras.
Portanto, o departamento de compras é um departamento de natureza estratégica e com total independência dos demais departamentos da empresa, o que significa que na estrutura organizacional da empresa sua subordinação hierárquica deve ser direta a um diretor.
Na reestruturação ou ajustes ou estruturação de um departamento de compras independente deve ser reestudadas o conjunto de atividades inerentes ao departamento, separando com precisão o que são atividades operacionais e o que são atividades estratégicas.
Não serão abordados neste texto os aspectos óbvios sobre compras e que são operacionais, como: requisição de compras, verificação do saldo e rotatividade do estoque, definições dos fornecedores, análises junto ao setor financeiro referente à verba e prazos de pagamentos, solicitação de cotações, análises das cotações, análises técnicas junto ao requisitante, verificação de prazos de entrega, análises de preços e prazos de pagamentos junto ao setor financeiro, autorização de compras pelo diretor, emissão de pedido de compra e negociação do prazo de pagamento e de entrega, controle de pedidos em aberto, relatório de compras, contabilização de previsão de pagamento, lançamentos nos sistemas de controle de compras, validação do pedido de compras versus o “xml” /danfe, acompanhamento do recebimento, baixa de pendencia junto ao setor requisitante, baixa no controle de pedidos pendentes, controle dos pedidos pendentes parcialmente, liberação de documentação para o setor financeiro, fiscal e contábil.
A obviedade citada no parágrafo acima, além de outros não citados, não significam que eles não sejam importantes e necessários. Eles, também, são indispensáveis e fazem partem de todo um contexto do controle de compras. Mas são de natureza operacional.
O que se pretende com este texto é abordar alguns aspectos de natureza mais estratégica de compras. São inegáveis que o fato contábil de comprar é um dos mais estratégicos e comprometedores em relação à saúde financeira da empresa. Segui, assim, algumas citações estratégicas que ao induzir reflexões diferentes possam ajudar na tomada de decisões de compras, como:
Nas apurações do DRE-Demonstração do Resultado do Exercício, sempre, o valor de compra do mês pode ou deve ser maior do que o valor do CMV ou do CPV?
Que os estoques de produtos ou de mercadorias não estão girando e, para atender as vendas do mês haja necessidade de efetuar compras de mercadorias ou a de produzir o que foi vendido e, ambos, não estavam na programação do mês?
As compras produtivas não devem comprometer a estabilidade e a regularidade das operações do fluxo de caixa. Para que esta situação negativa não ocorra, é necessário a elaboração de uma previsão de vendas bem fundamentada e um rigoroso acompanhamento mensal, trimestral, semestral e anual das vendas realizadas e faturadas aos clientes. É importante não cair na armadilha dos chamados “pedidos de vendas em carteira” ou “pedidos de vendas pendentes” que, em algumas ocasiões não se convertem em pedidos efetivamente faturados e, com isto, mesmo assim, para atendê-los são realizadas compras desnecessárias e o consequente comprometimento financeiro.
As principais compras produtivas para uma empresa industrial compreendem as matérias primas principais e secundárias e a contratação de serviços de terceiros para complementar a produção e, para uma empresa comercial são as mercadorias compradas para revenda.
Há vários fatores que podem interferir no descontrole do fluxo de caixa e, compras é um destes fatores. Em relação às compras, entre outras, duas abordagens são relevantes: