Adquira bons hábitos para uma paróquia acolhedora
Uma paróquia acolhedora é essencial para o melhor relacionamento com seus paroquianos. Antigamente, a secretária (o) atendia a um pároco e hoje ela (e) é assistente da instituição. Antes, as tarefas compreendiam recepção e envio de documentos, atendimento telefônico, de visitas, manutenção de arquivo e agenda, marcação de missas, casamentos, reuniões, provisão de material de escritório, entre outros. Hoje, as tarefas de uma secretária (o) compreendem gerenciamento e operação de sistemas de informação, gerenciamento de serviços, atendimento ao público, objetivando oferecer maior qualidade dos produtos ou serviços da instituição, conhecimentos administrativos, financeiros, contábeis e outros.
Uma rotina eficiente abrange dois elementos principais, por exemplo, os bons hábitos e a capacidade de fazer planos. A capacidade de fazer planos requer pensamento claro. Entretanto, planejar uma rotina exige apenas cuidadosa deliberação, mas quebrar uma rotina e substituí-la por uma nova, em curto prazo, requer empenho e raciocínio rápido.
Rotina na secretaria
Uma rotina eficaz se baseia em grande parte no bom senso, mas com isso não se quer dizer que não existem princípios gerais de operação comum e que a técnica não seja importante. As questões de rotina de escritório tanto gerais como especiais se torna um hábito e a mente fica livre para outras considerações. Contudo, existem regras comprovadamente eficazes que podem ser utilizadas, embora o método varie de paróquia para paróquia. Sendo assim, tudo o que se faz na paróquia deve ter a sua razão de ser e tudo deve ser feito de forma organizada, com criatividade e iniciativa.
Primeiramente, em épocas de dificuldades, de crise, temos que reassumir a nossa paróquia com toda a vitalidade, força e otimismo procurando sempre dar a todos que chegam à secretaria um bom atendimento. E um bom atendimento é principalmente questão de boa vontade. A recepção de pessoas envolve uma boa comunicação.
10 recomendações técnicas de comunicação para uma paróquia acolhedora
Tenha sempre um sorriso, uma atitude cortês, dedicada e prestativa;
Cumprimente cada pessoa de tal modo que ela se sinta alguém muito especial;
Procure saber tudo sobre o visitante, transmitindo ao pároco antes que ele o receba (nome, assunto, etc);
Faça com que a "visita" sinta-se a vontade, tranquila, em um ambiente agradável. Por exemplo, um café, uma revista, são sempre bem recebidos. Pela recepção que lhe for dada, o visitante terá uma imagem da paróquia;
Não deixe a visita "perdida" na frente do pároco. Apresente-os cordialmente;
Não permita que o visitante aproveite os minutos de espera para conseguir "arrancar" informações suas sobre o pároco ou sua paróquia (assuntos que sejam sigilosos);
Tenha a máxima atenção ao marcar entrevistas. Resumindo, procure distribuí-las por toda a semana. Isso permite que o pároco tenha tempo e disposição para receber as pessoas com tranquilidade;
Procure não marcar nada nas últimas horas do dia. O pároco estará cansado e dificilmente conseguirá um resultado proveitoso;
Procure mostrar a todos que o pároco é uma pessoa bastante receptiva, sempre disposta a receber todos que o procuram. Porém como é muito ocupado, vê-se obrigado a solicitar a colaboração de seus assessores no recebimento e atendimento das pessoas que o procuram. Sendo assim, você projetará uma imagem muito simpática do pároco e o livrará das pessoas inoportunas;
Verifique sempre se o assunto a ser tratado é realmente da área de atuação do pároco. Evitará assim que cheguem até ele os "vendedores diversos" que somente tomarão seu tempo, trazendo aborrecimentos.
Eficiência da secretária (o)
A secretária (o) eficiente sabe que não lhe compete arbitrariamente afastar pessoas, visitantes do pároco. Se um visitante não tiver hora marcada, é dever da secretária (o) inteirar-se da natureza do assunto, coisa que deverá fazer com polidez e cortesia. Portando, ela deverá fazer o que puder para abrandar o desapontamento do visitante caso não possa ser atendido pelo pároco.
Prof. Luiz Rogério Nogueira é Conferencista, Autor dos livros "Administração Paroquial", "Secretaria Paroquial", "Gestão Administrativa e Financeira Eclesiástica" e "Acolher para Evangelizar", publicados pela Editora Vozes.
# Igreja no Brasil
Organize e preserve os arquivos paroquiais
"O valor de um arquivo não está no seu tamanho proporcional, mas na organização que nele se encontra"