Documentação escolar: como gerenciar e otimizar todos os dados? - Portabilis | Blog
Documentação escolar: como gerenciar e otimizar todos os dados?
A gestão eficiente da documentação escolar é uma demanda importante para qualquer instituição de ensino. A organização de atas, projetos, documentos referentes à prestação de contas, RH, e, principalmente, a documentação referente ao histórico escolar dos alunos deve estar disposta de forma organizada e acessível para o manuseio diário.
Esse volume de dados costuma ser gigantesco e, por isso, precisa ser bem gerenciado para que pastas e documentos possam ser manuseadas eficientemente. Dessa forma, otimizam-se e agilizam-se os serviços de secretaria e atendimento ao público.
Neste post, daremos dicas valiosas sobre como gerenciar eficientemente a documentação escolar. Vamos a elas!
O trabalho tem que ser em equipe
Tendo em vista que o manejo desses dados será feito por uma equipe de funcionários da administração, é preciso que a organização desses dados também seja um trabalho em equipe.
Caberá ao gestor da instituição delegar a cada responsável por um serviço ou setor a impecável organização dos documentos referentes à sua área. Por exemplo: o coordenador pode ser responsável pelos registros pedagógicos.
Mais do que ter a documentação escolar, é preciso localizá-la rapidamente quando necessário
De nada adianta ter os dados mais completos referentes às rotinas administrativas e pedagógicas de uma instituição de ensino se eles não estiverem dispostos de acordo com uma lógica eficiente de organização.
O arquivo morto, por exemplo, que costuma ser muito volumoso e, por isso mesmo, armazenado em um local à parte, deve ser criteriosamente catalogado por critérios de data e ordem alfabética. Assim, por mais dados que sejam, não haverá tanta dificuldade em acessá-los.
Armários e equipamentos adequados para arquivo são essenciais
Móveis que facilitem a localização dos documentos, com divisórias bem construídas, prateleiras, gavetas, caixas com etiquetas indicando seu conteúdo são indispensáveis para uma boa organização da documentação escolar.
Por meio dessas partições é possível destacar os papéis manuseados com mais frequência, agilizando os processos de atendimento. Bandejas e compartimentos separados podem também ser destinados especialmente àqueles documentos à espera de liberação ou assinatura.
Catalogação por categorias é imprescindível
Para serem mais bem localizados, os arquivos precisam estar dispostos em categorias específicas, tais como Históricos, Atas, Boletins, Documentos Estatutários da instituição, entre outros. Para isso, podem-se utilizar pastas com cores diferentes e etiquetas informativas.
É preciso manter a organização diária
Uma vez elaborado o sistema, será sempre necessário zelar pela sua organização todos os dias. O descarte de documentos que não sejam mais necessários ou a devolução dos papéis a suas respectivas pastas, por exemplo, devem ser procedimentos padrão aos funcionários do administrativo e da secretaria.
Atualmente, é possível contar com softwares para gestão de documentação escolar que otimizam e facilitam a localização, armazenamento e impressão de informações. Eles podem reduzir a demanda por espaço físico e agilizar os serviços de uma maneira geral.
Esse softwares oferecem opções de plataformas para diário do professor, além de aplicações otimizadas para gestão de recursos da escola e acesso a usuários cadastrados como pais de alunos. Além disso, é possível gerir acervo de bibliotecas, administrando rotinas de empréstimos e reservas.
Eles ainda têm a vantagem de poderem ser acessados de qualquer lugar, pois são plataformas online com atualização de dados em tempo real.
Quer saber mais sobre essas soluções tecnológicas para gestão de documentação escolar? Então confira nosso artigo sobre o assunto!