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Melhore a administração do seu condomínio em 2019
Sabemos que 2018 não foi um ano lá muito fácil, não é mesmo, síndico? Se você respondeu sim, certamente não chegou até este artigo por acaso.
Com certeza deve estar a procura de ajuda para que em 2019 a administração do seu condomínio seja mais tranquila e assertiva.
Caso você tenha vivenciado situações em que:
- Sentiu-se sobrecarregado ao lidar com as obrigações administrativas, a gestão dos funcionários, pagamentos, cobranças e outros problemas - tudo ao mesmo tempo;
- Viu casos que pareciam simples de ser resolvidos, virarem grandes dores de cabeça;
- Recebeu inúmeras reclamações e cobranças dos condôminos sobre diversas questões "urgentes";
- Perdeu o sono e o sossego devido a grande demanda de afazeres.
Saiba que você não está sozinho. Nós estamos aqui para ajudar você.
Afinal de contas, sabemos muito bem que gerir um condomínio não é tarefa fácil, mas pode se tornar muito mais efetiva e tranquila se você se tiver um bom planejamento.
Ao basear sua gestão em processos eficientes que garantam o sucesso da administração, você também garante um ano com redução de imprevistos e muito mais tranquilidade para você e seus condôminos.
Pensando nisso, elaboramos uma lista de sugestões que podem auxiliar você nesta missão.
A partir de janeiro, você vai conferir cada uma delas em uma sequência de artigos em nosso blog.
Um ótimo Ano Novo a todos e até 2019!
A PACIÊNCIA É A ALMA DO NEGÓCIO
Enfim 2019 chegou e, com ele, chegaram também as expectativas para um ano melhor e muito mais produtivo.
No último post de 2018 prometemos a vocês uma lista de dicas para realizar uma administração condominial mais tranquila e assertiva no ano novo.
Então, para você que estava ansioso para saber quais as nossas sugestões, aqui vai a primeira delas! Confira:
1 - MANTENHA A CALMA MESMO NOS MOMENTOS DIFÍCEIS
Sei que agora você deve estar pensando no quanto é difícil realizar esta façanha em meio a um turbilhão de problemas.
Mas, acredite, ter paciência e exercitar a paz interior ajuda e muita nessas horas.
Você também deve estar se perguntando como fazer isso, não é mesmo?
Pois temos aqui algumas dicas de como se manter tranquilo em situações estressantes e enfrentar os reveses da melhor maneira possível:
- Jamais subestime um problema. Muitos deles parecem simples a primeira vista e por isso, são deixados para depois. No entanto, este desdém faz com esses pequenos entraves se acumulem e se tornem gigantes incômodos a longo prazo. Ou seja, evite protelar a solução de qualquer situação adversa.
- Faça um cronograma das atividades a serem executadas, por ordem de prioridade. Estabeleça prazos de acordo com a importância de cada tarefa. Essa dica aumenta a produtividade e de quebra elimina a sensação de ter que fazer tudo para "ontem".
- Defina canais virtuais para atender as reclamações e sugestões dos condôminos. Um WhatsApp ou e-mail, exclusivos para esta finalidade, podem ser grandes facilitadores da comunicação. Além de práticos, eles são capazes de armazenar as conversas, que, por sua vez, podem ser consultadas posteriormente.
- Caso seja inevitável realizar atendimento pessoal aos condôminos, estabeleça horários bem definidos e sem exceções. Isso evitará incômodos a qualquer hora do dia sem agendamento prévio.
- Evite desgastes com quem quer que seja. Não entre em brigas de terceiros e caso seja inserido na discussão, não tome partido, motivado por suas emoções. Em situações como esta, o melhor a se fazer é ser imparcial e o mais racional possível.
- Seja confiante e positivo em todas as situações. Sua segurança em garantir que todas as pendências do condomínio estão sob controle, certamente vai contagiar os condôminos.
- Haja como um verdadeiro líder. Coloque-se à frente dos problemas com coragem e determinação, inspirando os moradores a acreditarem em seu potencial de forma natural, sem imposições. Este tipo de postura estabelece uma relação de confiança entre condôminos e síndicos, tornando a convivência mais harmoniosa e construtiva para todos.
2 - TUDO O QUE PERMANECE ORGANIZADO, SE TORNA MAIS FÁCIL DE ADMINISTRAR
Com condomínios, essa teoria não é diferente. Ao manter documentos importantes sempre em ordem e em dia, facilita e muito na hora da busca.
- O ideal é começar pelo registro de tudo o que é necessário, como reclamações, solicitações e atas de todas as reuniões realizadas com os condôminos.
- Outra boa dica é organizar estes arquivos por assunto, e, dentro de cada assunto, ordená-los por relevância, para que todos os prazos sejam cumpridos.
- O mesmo vale para as finanças do condomínio. Arquivar guias e boletos por ordem de vencimento, é necessário para a organização do fluxo de caixa e para manter todos os pagamentos em dia.
- Para os síndicos mais "moderninhos" que preferem investir em opções digitais, uma forma de não perder prazos é agendar todas as notas a serem pagas em um software ou aplicativo.
- Atualmente já existem vários apps voltados exclusivamente para o processo organizacional de um condomínio, otimizando a gestão do tempo.
Com mais tempo livre, você síndico, pode aproveitar para cuidar de outras questões que importam para você.
Então, não perca mais tempo. Organize-se e relaxe!
3 - INSPECIONAR PARA PREVENIR
Manter a manutenção predial em dia e dentro do ideal, não é tarefa fácil e deve ser levada muito a sério. Mas, embora esta missão seja trabalhosa, o uso de algumas medidas pode tornar esse desafio mais prático.
- Uma verificação geral e periódica ajuda a ter detalhado tudo aquilo que precisa ser adequado;
- Para isso, anote a data em que foi realizada esta vistoria, programe um calendário com o dia para as próximas verificações e cumpra o que foi estabelecido;
- Tome nota do que precisa ser mudado, para não correr o riso de cair no esquecimento;
- Uma boa dica é pontuar por setores. Ex.: salão de festas, hall, portaria, etc.;
- As áreas comuns devem ser as primeiras a serem verificadas. Elas são o "coração" do condomínio e precisam estar sempre em pleno funcionamento, com condições adequadas de uso pelos condôminos, colaboradores e visitantes;
- Elevadores são itens que merecem atenção redobrada. Mantenha as inspeções sempre em dia e reporte imediatamente, qualquer comportamento anormal aos técnicos responsáveis pelo equipamento;
- As redes elétrica e hidráulica também necessitam de cuidados frequentes. Tenha uma empresa de confiança para realizar estas inspeções e peça relatórios sobre a vistoria, após cada visita;
- Por último, mas não menos importante, está a organização da coleta de lixo. O descarte correto dos resíduos de cada apartamento, garante que o condomínio permaneça sempre limpo e livre de odores desagradáveis;
- Realizar campanhas de conscientização entre os moradores e instalar lixeiras seletivas nas áreas comuns, pode contribuir para o sucesso deste item;
- Caso o volume de lixo seja muito grande, vale a pena considerar a hipótese de contratar uma cooperativa de reciclagem, para reunir e descartar todo o material de forma correta.
Em resumo, investir na manutenção preventiva reduz drasticamente as chances de ser surpreendido com problemas "inesperados" e que podem acarretar prejuízos financeiros, transtornos de convivência e muita dor de cabeça.
Afinal de contas, como já diz o velho ditado: "prevenir é melhorar do que remediar." Sempre foi e sempre será.
4 - COMUNICAR BEM E COMUNICAR SEMPRE, ESTE É O SEGREDO
Sempre que houver a necessidade ou a oportunidade de realizar algo novo no condomínio, todos os moradores devem estar cientes do assunto e certos de terem compreendido de fato do que se trata, para que haja a participação de todos no processo.
Um dos assuntos que vêm sendo debatidos com cada vez mais frequência, é a questão da coleta seletiva do lixo. No entanto, muitas vezes a pauta cai no esquecimento, ou chega a ser aplicada, mas não vigora por muito tempo.
Isso acontece por diversos fatores, mas principalmente porque falta engajamento por parte das peças mais importantes nesse quebra-cabeça: os condôminos.
Ou seja, de nada adianta ter lixeiras coloridas espalhadas pelo condomínio, se os moradores sequer separam seu lixo doméstico.
Do mesmo modo, é desperdício contratar uma cooperativa para recolher o lixo reciclável dos contêineres, se cada um não fizer a sua parte em realizar o descarte correto de cada material.
Para evitar que este tipo de desalinhamento aconteça, algumas pequenas atitudes podem ser tomadas:
- Mapear o condomínio e sinalizar bem os ponto com lixeiras e contêineres.
- Desenvolver panfletos com a localização dos locais de descarte e entregar aos condôminos;
- Elaborar cartilhas instrutivas sobre a reciclagem do lixo, bem como dicas sobre o descarte correto e até mesmo sobre o destino que esses materiais recolhidos podem ter no futuro;
- Espalhar cartazes pelas paredes e murais das áreas comuns, informando as mudanças realizadas e solicitando a colaboração efetiva dos condôminos;
- Realizar reuniões, palestras e outras atividades que estimulem a prática da coleta seletiva do lixo; - Como síndico, seja o primeiro a fazer a diferença. Realize a coleta seletiva em sua residência e estimule os demais moradores a fazer o mesmo, pro meio do seu exemplo e determinação.
- Lembre-se sempre que, sem informação adequada dificilmente haverá a aderência desejada, independente de qual seja a mudança sugerida. - Manter uma comunicação contínua, clara e pessoal com os condôminos, ajuda a renovar velhas práticas, a introduzir novos hábitos e a resolver diversos problemas sem maiores dificuldades.
5 - QUANDO O ASSUNTO É O ELEVADOR, EVITAR A FADIGA É ESSENCIAL
Os elevadores são a "menina dos olhos" dos condomínios. Isso porque eles facilitam a vida de todos, principalmente daqueles que moram nos andares mais altos.
Quando um elevador para de funcionar, o transtorno é grande. Seja pro problema mecânico ou mesmo por questões de manutenção rotineira, vez ou outra ele fica indisponível para uso.
Para evitar surpresas desagradáveis, como por exemplo chegar do supermercado com diversas sacolas e ter que subir com elas pela escada, o ideal é deixar os condôminos avisados sobre o impedimento no elevador, sempre que possível.
Por isso, o ideal é comunicar a notícia de todas as maneiras disponíveis, para que todos tomem conhecimento da questão o quanto antes.
- Sempre que houver manutenção elétrica ou do elevador, avise os condôminos com antecedência, para que posam se organizar da melhor maneira até que tudo volte ao normal;
- Envie mensagem no grupo do condomínio _ hoje em dia este tipo de comunidade é muito utilizada por todos - e, se possível, crie uma lista de transmissão para que possa enviar mensagens individuais para cada morador;
- Solicite a confirmação de recebimento e ciência do problema, para se certificar que todos sabem o que está acontecendo;
- Quando o tempo hábil para avisar for curto, cole cartazes de aviso dentro e fora dos elevadores, para que a mensagem se espalhe rapidamente por aqueles que tentarem utilizar o equipamento;
- Em razão do grande fluxo de pessoas circulando, todas as áreas de uso comum também devem ser devidamente sinalizadas. Ex.: corredores, hall de entrada do prédio, entrada de blocos, portaria, salão de festas, acesso à área de lazer e garagem;
- A criação de um quadro de avisos permanente também é uma ótima opção, uma vez que estimula nos moradores o hábito de sempre checar o mural ao passarem por ele, a exemplo do que acontece com as caixas de correspondências;
- E por último, mas não menos importante, acredite no potencial do bom e velho aviso de boca em boca. Conversando entre si ou com funcionários
- que devem ser os primeiros a saber da questão - do condomínio, pouco a pouco os moradores ficam cientes da situação e consequentemente vão repassando para os demais.
Seguindo estes passos, a garantia de que a sua mensagem chegará mais rápido a todos os que precisam conhecê-la se torna mais certa. Que tal tentar?
6 - PARE DE CARREGAR O MUNDO NAS COSTAS (E ISSO INCLUI O CONDOMÍNIO)
Mesmo que você seja super competente, dedicado e profissional, saiba que não é saudável tentar resolver tudo sozinho sempre.
Com o tempo, o excesso de atividades pode causar desgaste físico e emocional, além de consumir o tempo que você teria com sua família e amigos, dentre outros fatores negativos.
Para que a estafa não tome conta de você, uma dica válida é delegar funções a outras pessoas capacitadas, que possam executar uma ou mais atividades que você exerce no condomínio, ou ainda, contratar o serviço de terceiros.
Antes de começar a delegar, é necessário avaliar os "ajudantes" e suas competências, bem como a real necessidade em números.
- Faça uma autoavaliação e entenda seus pontos fortes e fracos, para saber onde precisa desacelerar e onde pode "pegar mais firme";
- Analise o porte do condomínio, para saber com quantas pessoas vai precisar contar;
- Liste as tarefas, da mais simples a mais complexa e as divida de forma justa e confortável entre os colaboradores;
- Considere as aptidões na hora de designar determinada tarefa a alguém. Pense em quem pode fazer aquilo da melhor forma e no melhor tempo, sempre;
- Mantenha uma planilha de escala para controle do que está sendo feito, evitando assim, o risco de perder prazos ou de deixar algo para trás;
- Supervisione os trabalhos de perto, executando menos, você terá tempo para isso;
- Caso decida terceirizar os serviços, o tempo será ainda maior, tendo em vista que a missão de supervisionar o trabalho será da empresa contratada, que posteriormente vai reportar tudo a você;
- Em caso de falta de um colaborador, a empresa também se responsabiliza de encaminhar outro para substituir rapidamente;
- Lembre-se, que antes de contratar uma empresa prestadora de serviços, você deve se certificar que ela é idônea, para evitar maiores problemas;
Entenda todos os riscos e oportunidades em terceirizar as atividades, bem como, delegar funções para pessoal interno. Mas, não deixe que suposições sem embasamento ou interferências de pessoas que só desejam "melar" os seus planos, lhe impeçam de relaxar um pouco.
Lembre-se que, o mais importante neste processo, é poupar tempo e ganhar qualidade de vida e não o contrário.