Aumente a Eficiência da Empresa Através da Gestão de Processos
Toda e qualquer empresa, não importando qual o seu tipo de atuação ou em que mercado está inserida, tem uma série de rotinas. São tarefas que ocorrem com repetição constante em maior ou menor velocidade, podendo ser extremamente simples e operacionais ou, até mesmo, complexas e lentas. Mesmo assim, caso elas aconteçam sempre usando os mesmos tipos de recursos e tendo o foco em um mesmo resultado, podem ser entendidas como um processo.
Os principais objetivos da gestão de processos estão voltados a entender exatamente o que ocorre em cada uma destas rotinas, de modo a identificar pontos de melhoria e aprimorar a rotina de maneira, tal que seja cada vez mais eficiente.
Neste contexto, a busca por economia, agilidade, produtividade, segurança e qualidade nunca termina, assim como os ganhos conquistados devem ser sempre incorporados ao dia a dia da operação.
Por que fazer a gestão dos processos?
A partir do momento em que uma empresa decide traçar seus planos, criando, assim, objetivos, metas, além de suas respectivas estratégias, tem-se início a uma jornada, a qual se inicia com a elaboração de ideias abstratas e segue até a produção de resultados concretos. No meio de campo, passa a ser responsabilidade da gestão alocar os recursos e controlar a produção dos resultados.
No que diz respeito aos processos, os interesses se dirigem para a otimização da relação entre entradas (inputs) e saídas (outputs). O que, em outras palavras, significa o objetivo primário da gestão de processos: produzir resultados superiores, consumindo quantidades de recursos inferiores, ocorrendo tudo isso em prazos cada vez mais acelerados.
Em contrapartida, tendo como propósito atingir o estágio de eficiência, os gestores devem se valer cada vez mais de fundamentos concretos. Dessa forma, é imprescindível que haja o acompanhamento do fluxo de trabalho de perto, comparando as etapas e as atividades com os padrões de excelência. Se, no contexto analisado, o que é feito se revela incompatível com os modelos de qualidade, haverá desperdício de recursos ou produtividade aquém do potencial.
Cientes dessas premissas e visando cada vez mais a excelência em gestão, é importante ter bastante atenção como executar e controlar com eficiência as operações através da gestão de processos, a fim de conquistar os seguintes pontos:
Aumentar a produtividade: Empregar técnicas, tecnologia e métodos de organização mais adequados e promover o aprimoramento contínuo das atividades, ampliando os outputs gerados em volume e qualidade.
Reduzir custos: Seguir padrões que reduzam o consumo de bens, tempo e capital para produção dos resultados da empresa, quer seja um produto, um serviço ou, até mesmo, uma decisão.
Melhorar a gestão do tempo: Produzir em prazos mais curtos, especialmente com o auxílio da tecnologia e das medidas de simplificação de processos.
Auxiliar a tomada de decisão: Acompanhar as atividades de perto e reunir informações sobre o funcionamento dos processos, permitindo a tomada de decisões mais aderentes às necessidades da empresa.
Como fazer a gestão dos processos?
Ciente da importância atrelada à boa gestão de processos, surge o questionamento: "O que eu devo fazer para obter tais vantagens?"
Descreva, de forma esquemática, os processos da cadeia de valor da empresa, identificando relações de causa e efeito entre as partes envolvidas. De maneira objetiva, nada mais é que entender qual é o passo a passo do ingresso de recursos no sistema até a produção dos resultados.
É importante entender que o mapeamento é o ponto de partida para avaliar os padrões utilizados pela organização e diagnosticar deficiências, o que só se justifica pelo que foi Com base em tudo que foi mapeado, as práticas estabelecidas podem ser confrontadas com as referências do mercado e com as expectativas da empresa.
2. Estabeleça indicadores de desempenho:
Como já citaram Robert Kaplan e David Norton, influentes e renomados quando o assunto é gestão empresarial: "O que não é medido não é gerenciado." Dessa forma, é imprescindível que se escolha um conjunto de índices e taxas para entender o desempenho dos processos.
Um exemplo simples para ilustrar esta etapa diz respeito a uma mudança no RH, quando o setor passa a coletar dados sobre o retorno do investimento em treinamentos, turnover, produtividade e custo das horas extras.
O sistema de indicadores é fundamental por dois motivos principais: fornecer o conhecimento necessário sobre as práticas atuais e permitir a comparação entre o desempenho presente e o histórico, a partir de futuras medições. Desse modo, monitorar indicadores é essencial para entender se estar no caminho certo.
Após o cumprimento das etapas anteriores, ficam visíveis todos os passos dos processos, inclusive em que ponto ele está travando, gerando desperdícios ou ocasionando uma má percepção pelos clientes.
Nesta terceira etapa são feitas as alterações nos processos, somente depois de ver e compreender todo o histórico até a finalização, que é quando se pode analisar quais mudanças podem ser implementadas na rotina, além das suas respectivas influências sobre a percepção do valor agregado.
Para eleição das melhorias mais adequadas, pode ser interessante contar com o auxílio de consultores externos, os quais, além de agregar com o conhecimento técnico e com a habilidade de adequar práticas empresariais aos padrões de excelência, têm experiência e representam uma visão externa à operação.
Sendo elencadas as melhorias, faz-se necessária a criação de um plano de ação para realizar a implementação, o qual deve ser desenvolvido a partir de conversas com os líderes e tomando providências para engajar os colaboradores. O ideal é contar com as sugestões dos próprios envolvidos por meio de entrevistas e pesquisas de campo.
Este plano de implementação deve contar não só com as ações definidas, mas é importante que haja a definição de prazo, responsáveis, como ocorrerá cada uma das etapas e deixar claro qual o objetivo de tais alterações.
É aqui em que são descritas cada uma das tarefas a serem executadas no processo, manualizando as rotinas de trabalho, a fim de que qualquer pessoa possa seguir o passo a passo e executar.
Após todas as mudanças, para que se evitem desvios e que seja possível a tomada de medidas corretivas, em caso de inconformidades durante a execução, é necessário que o processo seja monitorado.
Este é outro ponto importante, visto que muitas empresas não possuem um sistema de controle de qualidade em seus processos e acreditam que estão fazendo o certo, mas, gradativamente vão perdendo mercado, pois não conhecem a percepção de seus clientes sobre seu produto ou serviço.
Vale salientar que o monitoramento vai além de ter um reclame aqui em seu site, valendo-se apenas da qualidade percebida pelo cliente. Desse modo, monitorar é estar envolvido com a causa e tentar prever os problemas antes que aconteçam.
A gestão de processos está além de conhecer a operação e saber as etapas, mas sim envolve agir de forma estratégica a fim de buscar resultados e agregar valor através do monitoramento constante da operação.
Assim sendo, a gestão de processos, quando feita de forma eficiente, possibilita o melhor e maior conhecimento das operações da empresa, dando condições para uma melhor avaliação dos resultados.
Seguindo esta temática e conhecendo os conceitos apresentados, além do potencial que eles podem exercer sobre sua empresa, procure colocá-los em práticas e gerar cada vez mais possibilidades de resultados.