O que é Nota Fiscal Eletrônica: saiba como funciona e como emitir
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Muita gente ainda desconhece a importância da Nota Fiscal. Qual a necessidade, para que serve, como funciona, como emitir, entre outras dúvidas frequentes. Todo consumidor, assim como qualquer empreendedor, precisa entender esse assunto. Por esse motivo, separamos algumas questões fundamentais sobre o que é Nota Fiscal e o que é Nota Fiscal Eletrônica.
Fique por dentro do assunto.
A Nota Fiscal é um documento obrigatório em qualquer tipo de venda. Seja de produtos, seja de serviços. É um recibo fiscal emitido como registro. Isto é, para documentar a transação de mercadorias/serviços, a transferência de propriedade sobre um bem ou atividade.
Outra finalidade importante da Nota Fiscal diz respeito ao recolhimento de impostos. Assim, além de ser um documento comprobatório de transações comerciais, apontando para quanto dinheiro entrou e saiu de uma empresa, controla também o recolhimento dos impostos.
Uma Nota Fiscal também pode ter como objetivo cancelar outra Nota Fiscal. Isso ocorre, por exemplo, em relação a produtos devolvidos ou cancelamentos de contratos. E, ainda, ser usada para regularizar doações, empréstimos, entre outros motivos.
Além disso, protege o consumidor, uma vez que garante a ele direitos de troca e de reclamação. Na compra de um produto com defeito, por exemplo, é obrigatório expor a Nota Fiscal.
A emissão de uma Nota Fiscal é obrigatória. É por meio dela que a Receita Federal pode calcular a movimentação de dinheiro entre as atividades comerciais. Quando não é emitida, entende-se que as trocas comerciais e o valor movimentado estão sendo omitidos do Governo.
Sonegação fiscal é quando o serviço é realizado ou a compra efetivada sem a emissão desse tipo de nota. Por esse motivo, todos os consumidores devem exigir a NF.
Independentemente do valor envolvido, sendo uma grande ou pequena quantia de dinheiro, a Nota Fiscal é obrigatória.
Se você tem uma empresa, a Nota Fiscal é, ainda, uma boa prova de que você paga os tributos devidos. Isso aumenta a confiabilidade perante fornecedores e clientes.
Na continuidade deste texto, você vai saber o que é Nota Fiscal Eletrônica.
Você sabe o que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)? Pois saiba que ela funciona da mesma maneira que a Nota Fiscal. Porém, no formato digital, transmitido via internet.
Essa opção tem ajudado muito a facilitar a troca de documentos entre empresas e pessoas jurídicas. É parte de um projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) no Brasil. Ele tem a finalidade de fazer com que os documentos oficiais se tornem cada vez mais eletrônicos.
Com isso, a Nota Fiscal Eletrônica, cada vez mais, vem substituindo a emissão do documento impresso. No entanto, somente no que diz respeito aos modelos 1 e 1-A, por contribuintes do IPI ou ICMS. Isso quer dizer que não substitui outros tipos de documentos fiscais existentes. Como Cupom Fiscal e Nota Fiscal a Consumidor modelo 2.
A validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital (tojen) e possibilita ao Fisco acompanhar os trâmites realizados em tempo real.
Em alguns lugares do Brasil, como no Estado de São Paulo, a Nota Fiscal Eletrônica, além de estar autorizada, é também obrigatória para as empresas. Sendo assim, quanto mais rapidamente for inserida nos processos das corporações, melhor. Uma das vantagens é que traz também ganhos em termos de modernização da empresa.
Conheça alguns dos benefícios da NFe:
– Reduz a utilização de papel impresso, preservando o meio ambiente;
– Reduz a sonegação;
– Reduz o transporte de documentos;
– Reduz custos para o Fisco, para empresas e profissionais autônomos;
– Aumenta a transparência em processos fiscais;
– Melhora a confiabilidade da Nota Fiscal;
– Facilita a padronização das relações comerciais por meios eletrônicos no mercado B2B (business to business);
– Melhora o controle fiscal;
– Simplifica e agiliza os trâmites entre empresas, por meio das novas tecnologias disponíveis;
– Interrompe a necessidade de digitar Notas Fiscais ao receber mercadorias;
– Ajuda no planejamento de logística de entrega de mercadorias;
– Colabora no acompanhamento e controle de dados;
– Integrar com outros sistemas via API.
Agora que você já sabe o que é a Nota Fiscal Eletrônica, saiba que quem regulamenta a emissão de Nota Fiscal é o Estado. Com isso, pode haver algumas pequenas diferenças nos processos entre um Estado e outro no Brasil.
Para começar a emitir uma NFe, o contribuinte precisa se credenciar na unidade federada em que estiver inscrito pelo ICMS.
Depois de se cadastrar na Secretaria da Fazenda, quando emitir uma nota fiscal eletrônica, precisa colocar as informações referentes ao serviço prestado ou produto vendido. Também precisa assinar o arquivo digitalmente e garantir a integridade de todos os dados fornecidos.
Você vai precisar adquirir um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Há Estados que oferecem gratuitamente o sistema para download no próprio site da Secretaria da Fazenda.
Para a emissão da Nota Fiscal, vale saber que há necessidade de informar alguns dados, necessariamente. São eles: nome da empresa, CNPJ, endereço da empresa, data da transação, descrição dos serviços realizados e o valor total pelo trabalho.
Tal documento digital será transmitido pela Secretaria da Fazenda do Estado na qual o emitente estiver realizando uma pré-validação da NFe. Então será gerada uma Autorização de Uso.
Ao mesmo tempo, a Secretaria da Fazenda do Estado do emitente transmite o arquivo para a Receita Federal do Brasil, que é repositório de todas as NFe (Ambiente Nacional).
Quando se trata de uma transação interestadual, a nota também é transmitida para a Secretaria de Fazenda de destino final. Quando o assunto é importação é também transmitida para a unidade de desembaraço aduaneiro.
E você sabe como funciona o Certificado Digital?
Sempre que falamos em documentos oficiais, logo vem à mente a necessidade de uma assinatura. Vale o mesmo para um recibo fiscal eletrônico. Para comprovar que foi realmente você quem prestou o serviço ou a venda de um bem, é preciso que assine o documento.
Para que isso ocorra, no caso da Nota Fiscal Eletrônica, temos o Certificado Digital. No caso de certificado em arquivo para computador existe o modelo A1. Para pen drive, por exemplo, é preciso o modelo A3.
É importante, então, que antes de obter o certificado, você verifique se o sistema aceita os dois modelos. Há alguns que usam apenas o modelo A1.
O certificado digital você adquire em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
Precisa de contador?
Além de saber o que é Nota Fiscal Eletrônica, é preciso saber emitir. É rápido e simples. Porém, se você tiver de emitir muitas notas e não houver tempo hábil para isso, você pode também terceirizar o serviço. Escritórios de contabilidade com profissionais de confiança podem fazer o serviço.
O contador deve estar por dentro de todas as informações, como dados da empresa e os serviços realizados, todas as transações comerciais.