DMS (Dealership Management System): facilite sua rotina de gestão
posted on: 10 de março de 2017 /by Daniel Nones
Sistemas DMS (Dealership Management System) que priorizam interfaces funcionais, a usabilidade e a experiência entre seus usuários, oferecem resultados superiores e benefícios reais às concessionárias.
Não é possível adotar um sistema de gestão sem integração
Antes de falarmos sobre o DMS (assunto principal deste artigo), vamos apontar alguns aspectos de gestão de empresas que se familiarizam com a gestão de concessionárias, para que você entenda que a integração dos processos precisa ser bem estruturada e de fácil entendimento.
A gestão de uma empresa exige tomadas de decisões precisas, cada vez mais ágeis e eficientes. Para conquistar estes resultados é impossível desassociar deste processo uma boa ferramenta de gestão.
Grande parte dos administradores já perceberam essa necessidade e a importância dela para superar os desafios do mercado e de seu próprio crescimento.
A dificuldade muitas vezes está em escolher o sistema de gestão ideal para o seu negócio.
Eles foram criados para facilitar e não para complicar o dia a dia das empresas. Porém a realidade para alguns gestores é bem diferente. Em especial se não usam a integração como aliada do bom funcionamento do sistema.
Se a administração de uma empresa não é uma tarefa fácil, imagina gerir de forma independente diversos sistemas, planilhas, softwares e aplicativos para controlar o estoque, as vendas, as contas bancárias, as contas a pagar e a receber, fazer a contabilidade e a gestão de pessoas.
Definitivamente, com tanta tecnologia e a oferta de sistemas integrados que permitem uma visão global das áreas internas e da demanda externa da empresa, pensar em gestão com diversas ferramentas independentes e não integradas, está fora de cogitação.
Entre os benefícios no uso de um sistema integrado de gestão está a diminuição dos erros administrativos, a melhora na comunicação entre os setores, a automação dos processos, a otimização e o melhor armazenamento das informações, além de ganhos estratégicos para o negócio.
Dentro da gestão de uma concessionária o processo é semelhante, porém bem mais específico
O Dealership Management System – ou DMS – é um sistema que adota todas estas finalidades dos demais softwares de gestão, porém, com o benefício de ser específico para o segmento de concessionárias.
Você sabe muito bem que a concessionária, em vista de suas atividades e estratégias operacionais, possui necessidades específicas.
Entre as rotinas principais estão a compra e venda de veículos novos e usados, a geração automática de documentos após a negociação, o fluxo de aprovação de compra e venda, o controle de entrega dos veículos, as operações de faturamento e comissionamento de vendedores, entre outras.
Mais que respeitar o perfil destas empresas, um bom sistema DMS precisa facilitar a visualização – em tempo real e hábil – das oportunidades e cruzar dados de forma inteligente, através de um fluxo de informações único, contínuo, consistente e totalmente pensado para os processos existentes dentro das concessionárias.
Ferramentas com este perfil tornam-se cada vez mais necessárias, já que trazem as informações de maneira didática aos seus usuários, garantindo um alinhamento global de toda a companhia.
Além da aplicação eficiente, bons sistemas DMS também preocupam-se com toda a ergonomia e funcionalidade, pensando sempre na integração com o usuário, além de conceitos modernos e inteligentes de design.
Com o conhecimento sobre o que são sistemas DMS (Dealership Management System) e suas funcionalidades, é preciso saber se a ferramenta escolhida para auxiliar na gestão atende suas necessidades ou deixa a desejar em algum aspecto. Afinal, a implantação destes sistemas devem vir para somar, e não para gerar dores de cabeça.
No geral o sistema de gestão ideal deve ser aquele que oferece usabilidade simples, dá suporte de atendimento e treinamento aos usuários, permite a integração com outros sistemas, permite o máximo de customização, segurança e abrangência entre os setores.
Usando esta lógica, fique atento a algumas questões para garantir o melhor sistema DMS para sua concessionária:
Avalie a capacidade do sistema em dar respostas e fluxos Inteligentes para suas rotinas
Sistemas DMS comuns (ou ultrapassamos) podem dificultar a experiência de seus usuários, solicitando a cada uso a inserção de dados como: tipo de transação, CFOP, CST, Conta Contábil e outros códigos, que não são informações que o usuário deveria se preocupar.
Para evitar este incômodo dê preferência para sistemas que tenham processos bem definidos e que não pergunte ao usuário coisas muito difíceis e fora do conhecimento dele.
Questione sobre a navegabilidade do Dealership Management System
Outro diferencial a ser avaliado é a navegabilidade. O usuário não deve ter a necessidade de migrar de uma plataforma para outra, fechar ou abrir outros sistemas. O ideal é que nada seja feito fora do domínio do seu usuário. Informações sempre à mão poupam tempo e garantem mais foco nas operações.
Pesquise sobre a usabilidade do seu DMS
De preferência para sistemas DMS que permitam que a sua Concessionária possa extrair o máximo dos seus recursos com total facilidade de uso. Para isso leve em consideração a interface visual de menus, telas, botões e processos, fazendo com que cada detalhe carregue essas características. Sempre respeitando o conforto visual e a linguagem no contato com a ferramenta.
Levante referências das empresas desenvolvedoras
Se ao invés de ajudar, o sistema DMS está dificultando a sua rotina, é sinal de que o que foi prometido não está sendo entregue. Muitas vezes o problema em questão está na escolha dos fornecedores.
Pesquise se as facilidades oferecidas são cumpridas na prática. Busque feedbacks, comentários, clientes já atendidos pela empresa e faça comparativos detalhados sobre elas. A demonstração do serviço antes da compra também é uma questão relevante. Ela assegura uma avaliação antecipada dos processos, evitando assim o desperdício de tempo e recursos com uma solução que não atenda às suas expectativas.
Atento a estas questões sua empresa certamente encontrará o sistema DMS ideal para sua concessionária.
Pense no DMS como uma prioridade. Afinal, em um mundo cada vez mais tecnológico, automatizar os processos de gestão já não é mais uma escolha, mas sim uma necessidade. E a eficiência é o caminho mais assertivo para o sucesso de qualquer negócio.
Se quiser mais informações e dicas sobre DMS, temos um outro artigo no blog com mais alguns pontos para serem avaliados na hora da contratação.