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​Serviços Oferecidos » ​​Manual de Serviços Efetuados pela Prefeitura do Campus
Informações Geraisvoltar ao topo​​
A Prefeitura do Campus está capacitada a realizar, por meio das facilidades existentes em sua estrutura organizacional, diversos serviços de apoio e de manutenção, com o propósito de contribuir para a eficiência e a eficácia do funcionamento da PUC-Rio.
- apoio limitado de transporte de pessoal e de material, serviços de elevadores, jardinagem, conservação e limpeza, sob a coordenação da Divisão de Apoio Geral;
- manutenção corretiva e preventiva de equipamentos e instalações prediais, por meio das oficinas de refrigeração, elétrica, carpintaria, bombeiro, obras, pintura, serralheria, e da equipe de pronto atendimento (EPA), sob a coordenação da Divisão de Manutenção Técnica; e
- telefonia, sob a coordenação da Divisão de Relações Externas.​
E, este MANUAL, tem como objetivo, orientar os departamentos a forma correta de fazer a solicitação desses serviços, detalhando todo o processo, desde a solicitação do serviço até a entrega do mesmo.
​Solicitação de serviços afetos à Prefeitura do Campusvoltar ao topo
Para a requisição de qualquer um dos serviços afetos à Prefeitura do Campus, o setor competente da PUC, denominado de "Solicitante", deverá utilizar o Sistema de Gerência Universitária (SGU) para gerar os protocolos eletrônicos correspondentes às suas necessidades.​
Após clicar no ícone atinente ao "Protocolo", será apresentada a tela mostrada abaixo, na qual o Solicitante poderá inserir, junto à Prefeitura do Campus, todas as informações necessárias a subsidiar a manutenção requerida.
O preenchimento da tela mencionada, de forma completa e fidedigna, inserindo-se, inclusive, fotografias ilustrativas, facilitará a avaliação e a alocação de pessoal e material para a execução da manutenção.
Adicionalmente, por ocasião do preenchimento da "Mensagem", contida no campo "Solicitação", é muito importante que o Solicitante insira as seguintes informações disponibilizadas no protocolo eletrônico do SGU:
1) FAVOR INFORMAR: LOCAL e DESCRIÇÃO do serviço a ser efetuado.
2) FAVOR INFORMAR se o serviço a ser efetuado NÃO atende a ''PROJETO PATROCINADO''.
3) Caso deseje adquirir o material, informar: ''MATERIAL SERÁ ADQUIRIDO POR ESTE SETOR''.
As manutenções corretivas e preventivas de equipamentos e instalações prediaisvoltar ao topo​​
As manutenções (corretivas e preventivas) efetuadas pelas oficinas da Prefeitura do Campus são classificadas em "pronto atendimento" (serviços imediatos pré-estabelecidos, executados pela EPA - equipe de pronto atendimento, que, por serem mais simples, não necessitam uma análise prévia da Prefeitura do Campus) e "programada" (serviços mais complexos que necessitam uma análise prévia da Prefeitura do Campus para a coordenação de sua execução).
Para as manutenções de "pronto atendimento" e "programada" de equipamentos e instalações prediais, o SGU prevê dois tipos de protocolo eletrônico:
Protocolo eletrônico do SGU, por meio do qual o Solicitante requer, à Prefeitura do Campus, uma determinada manutenção de "pronto atendimento", ou uma manutenção "programada" prevista na lista de serviços contida no SGU; e
Pedido de Serviço (PS)
Protocolo eletrônico do SGU, por meio do qual o Solicitante requer, à Prefeitura do Campus, uma determinada manutenção "programada" não prevista na lista de serviços contida no SGU.​
Detalhamento do Pedido de Serviço (PS) e da Ordem de Serviço (OS)voltar ao topo​​
Como já mencionado, quando houver a necessidade de um serviço de manutenção, o Solicitante poderá abrir, no SGU, um Pedido de Serviço (PS) ou uma Ordem de Serviço (OS), dependendo da dimensão do serviço a ser realizado.
Para os serviços de pronto atendimento (execução rápida), o Solicitante, por meio do SGU, gerará automaticamente uma OS diretamente à EPA.
Para os serviços programados (execução mais complexa), o Solicitante, por intermédio do SGU, gerará automaticamente, conforme o caso, um PS/OS para a Prefeitura do Campus.
Por ocasião do recebimento do PS/OS, no SGU, a Prefeitura do Campus, inicialmente, avaliará o serviço quanto à sua exequibilidade (possibilidade de execução).
Na avaliação, a Prefeitura do Campus verificará a possibilidade de execução do PS/OS, levando-se em consideração os recursos de pessoal, material e financeiro disponíveis, bem como a possibilidade da contratação de firmas particulares especializadas (serviços de terceiros).
Se o PS/OS não for exequível, a Prefeitura do Campus informará, ao Solicitante, a impossibilidade da execução do serviço, reportando o motivo pelo qual o serviço deixará de ser realizado.
Se o PS/OS for exequível, a Prefeitura do Campus procederá a sua análise.
A análise do PS/OS contemplará o seu estudo pormenorizado, a ser realizado pelos Supervisores da Divisão e da oficina líder, da Prefeitura do Campus.
A oficina líder é a oficina da Prefeitura do Campus responsável por executar e coordenar, junto às demais oficinas envolvidas, todos os serviços afetos a uma determinada manutenção.
Em consequência do resultado da análise do PS/OS, serão estabelecidos: prioridade, situação, oficina líder, concurso de outras oficinas, técnico responsável pelo serviço, necessidade (ou não) da contratação de terceiros (empresa prestadora de serviço), e prazo para execução do serviço (quando for possível).
Na execução dos serviços, a Divisão da Prefeitura do Campus responsável pelo PS/OS terá a incumbência de gerenciá-lo, objetivando atender plenamente ao requisitado pelo Solicitante.
Se for verificado, na análise do PS/OS, que o serviço, pela sua magnitude, deva ser executado pela contratação de terceiros, poderá ser necessário que se proceda uma cotação prévia de preços, com o propósito de garantir preços justos. A sistemática de cotação prévia de preços está estatuída em Norma própria.
O pagamento da fatura relativa à contratação de terceiros só poderá ser concretizado, após a certificação da conclusão do serviço, com qualidade, pelo Supervisor da Divisão, em conjunto com o Supervisor da oficina responsável (duas assinaturas na fatura).
Prioridades previstas para os protocolos eletrônicosvoltar ao topo​​
As prioridades previstas na sistemática de manutenção são:
- [1] Baixa, [2] Média, [3] Alta: atribuídas normalmente para os serviços que não tenham impacto direto nas tarefas a cargo dos diversos setores da PUC, à exceção do setor acadêmico. Esses serviços, de forma geral, serão direcionados para a competência das oficinas.
- [4] Imediato, [5] Urgente: atribuídas normalmente para os serviços que tenham impacto direto no setor acadêmico, e que possam ser realizados em até 48 horas. Esses serviços, de forma geral, ficarão sob a responsabilidade da EPA.
Os PS e as OS ainda em fase de projeto serão classificadas com prioridade [0] Sem Prioridade, e não participarão da fila de execução. Esses protocolos, quando puderem ser realizados, terão a prioridade alterada.
Só os Supervisores de Divisão poderão atribuir a prioridade [0] e posteriormente alterar essa prioridade.
Como regra geral, a Prefeitura do Campus estabelecerá sempre prioridade máxima para as manutenções que possam afetar o desempenho escolar dos alunos da nossa Universidade.​​​​
Situação das Ordens de Serviço e dos Pedidos de Serviçovoltar ao topo​​
No que tange à situação, os protocolos eletrônicos (OS/PS) poderão ser classificados de acordo com a seguinte sistemática:
​​Responsável ​Situação ​Observação
​Supervisor da Divisão ​ ​Andamento
- Andamento: quando da designação de um técnico responsável pela execução do serviço.
​Supervisor da oficina ​ ​- Agendado: quando for estabelecida a data, ou o período de tempo, para a realização do serviço.
​Supervisor da Divisão ​Andamento ​- Em espera: quando alguma providência impeça o seu prosseguimento normal.
​Supervisor da Divisão Supervisor da oficina​ ​Concluída ​- Quando o serviço tiver sido realizado com a qualidade requerida.​
​​​Supervisor da Divisão ​Cancelada ​- Deve ser registrado o motivo do cancelamento, objetivando manter o SGU e o Solicitante informados. ​​
Tramitação das Ordens de Serviço e dos Pedidos de Serviço e designação da
Oficina Lídervoltar ao topo​​​​
Quando uma OS tramitar da EPA para a oficina ou da oficina para a EPA (neste caso, um PS), a prioridade deverá (ou poderá) ser alterada e o motivo da tramitação será explicitado no parecer. Em ambos os casos, os Supervisores das oficinas envolvidos deverão combinar a referida tramitação, de modo a não haver qualquer perda ou atraso na execução do serviço. Essa tramitação só deverá ocorrer após a concordância do Supervisor da Divisão de Manutenção Técnica.
O mesmo procedimento é válido quando da tramitação de uma oficina para outra oficina.
Em todos os serviços (OS e PS), sempre será designada, pelo Supervisor da Divisão, uma oficina líder. Nos serviços de maior complexidade, como já mencionado, a oficina líder terá a responsabilidade de coordenar a execução dos serviços com as demais oficinas envolvidas.
Em todos os serviços (OS e PS), será designado, pelo Supervisor da Divisão em conjunto com o Supervisor da oficina líder, um técnico responsável pela execução do serviço.
No que refere à necessidade de material, deverá ser observada a sistemática prevista no Manual de Procedimentos da Prefeitura atinente à Autorização de Requisição de Material (ARM).
No processo de desenvolvimento das OS e dos PS, o Supervisor da oficina líder controlará a execução de todo o serviço, interagindo, quando necessário, com as demais oficinas envolvidas. Adicionalmente, o Supervisor da oficina líder manterá o Supervisor da Divisão responsável informado sobre o andamento do serviço, bem como atualizará a SGU.
Quando o serviço for prontificado, com a qualidade requerida, o protocolo eletrônico (OS/PS) poderá ser concluído pelo Supervisor da oficina.
Por ocasião da conclusão das OS e dos PS, serão escrituradas, no SGU, as seguintes informações, que permitirão, à Prefeitura, manter o histórico dos serviços realizados:
- informações do serviço, como pessoal envolvido, material utilizado, custos, tempo dispendido para efetuar o serviço, etc; e
- especificamente para cada equipamento, o detalhamento dos serviços efetuados, com destaque para o material utilizado.
​Resumidamente, a execução de um protocolo eletrônico (OS/PS) pode ser caracterizado pelas seguintes atividades:​
Ressarcimento do material utilizado e das horas trabalhadas na execução de uma solicitação de manutenção (PS/OS)voltar ao topo​​​
As seguintes informações, conforme já mencionado, são importantes para que a Prefeitura do Campus possa avaliar e mensurar os custos de todos os serviços solicitados (PS/OS):
Assim, a partir dessas informações (1), (2) e (3), e utilizando-se a quantidade e os preços de todos os materiais utilizados (chamados de materiais de OS) e as horas trabalhadas (homem-hora - HH) na execução dos serviços (PS/OS), a Prefeitura do Campus poderá avaliar e mensurar detalhadamente, no SGU, os custos decorrentes, para que sejam ressarcidos financeiramente, conforme o caso, à PUC.
Nesse sentido, a sistemática definida sobre o assunto estabelece as seguintes diretrizes gerais:
- no que tange à aquisição de material utilizado nos PS/OS, foi criada a Meta Orçamentária 1966.00.00 – Pagamento de Ordem de Serviço, comum a todos os departamentos, para que possa ser ressarcido, conforme a situação, o valor dos materiais utilizados (chamados de materiais de OS), por meio de ação, no SGU, a cargo da Prefeitura do Campus.
- no que diz respeito à mão de obra empregada nos PS/OS que atendam a projetos patrocinados, o valor do homem-hora (HH) alocado à execução do serviço será, também, ressarcido na Meta Orçamentária 1966.00.00. Nos demais casos, não será cobrado o valor do HH.
Após a Prefeitura do Campus finalizar, no SGU, o ressarcimento dos custos do serviço concluído (PS/OS), o Solicitante receberá uma notificação, por e-mail, contendo os materiais utilizados e seus custos, o HH utilizados e seus custos,​ e for o caso, bem como o valor total ressarcido da Meta Orçamentária 1966.00.00.
Após o ressarcimento, a Meta Orçamentária 1966.00.00 poderá ficar temporariamente negativa, momento em que o Solicitante do PS/OS deverá realizar um remanejamento orçamentário para ela, no valor necessário para cobrir os seus custos.
Resumo esquemático da sistemática de serviços efetuados pela Prefeitura do Campusvoltar ao topo​​​​
Atribuições do pessoal envolvido nos serviços de manutençãovoltar ao topo​​​​​
- Abrir, no SGU, o protocolo eletrônico correspondente à OS (manutenção de pronto atendimento) ou ao PS (manutenção programada).
- Reportar no campo do protocolo eletrônico aberto, no SGU, as seguintes informações essenciais para a consecução do serviço solicitado:
- Além das informações imprescindíveis acima, reportar, também, no campo "Solicitação", da "Mensagem" do protocolo eletrônico aberto, os demais dados que possam facilitar a execução do serviço.
- Avaliar o atendimento do serviço (PS/OS), após receber o e-mail reportando a sua conclusão.
- Manter a Meta Orçamentária 1966.00.00 sempre no valor positivo.
- Ser responsável pela coordenação de todos os serviços (PS/OS) efetuados pela Prefeitura do Campus.
- Orientar, quando necessário, o pessoal subordinado, com o propósito de se garantir a eficiência e a eficácia dos serviços (PS/OS) afetos à Prefeitura do Campus.​
Supervisor da Divisão
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço seja realizado com eficiência, eficácia e dentro dos prazos estabelecidos.
- Avaliar o PS/OS, com o Prefeito do Campus, de modo a verificar a sua exequibilidade.
- Caso o PS/OS seja inexequível, informar ao Solicitante a impossibilidade de sua execução.
- Caso o PS/OS seja exequível, dar prosseguimento ao serviço.
- Analisar o PS/OS, em conjunto com o Supervisor da oficina líder, estabelecendo: prioridade, situação, ratificação da oficina líder, técnico responsável pelo serviço, prazo para execução e necessidade de material.
- Reportar, prontamente, ao Prefeito do Campus, possíveis problemas que impactem na prontificação dos PS/OS sob a sua reponsabilidade, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Atuar, também, sobre os assuntos "Prefeitura", "Projetos" e "Serviços de Terceiros".
- No caso específico de "Serviço de Terceiros", ser o responsável, em conjunto com o Prefeito, pela contratação do referido serviço.
- Certificar que o serviço realizado foi escriturado no banco de dados do PS/OS.
- Certificar que o serviço realizado foi escriturado no registro do equipamento.
- Certificar a fatura relativa ao serviço de terceiros.
- Preencher no SGU as horas trabalhadas dos funcionários subordinados.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).​​
Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC)
- Ser responsável por interagir com o SGU, com o propósito de aperfeiçoar o processo relacionado às manutenções (PS e OS) a cargo da Prefeitura do Campus.
- Assessorar todos os setores da Prefeitura do Campus, no sentido de tornar o processo relacionado às manutenções (PS e OS) a cargo da Prefeitura do Campus mais eficiente e eficaz.
- Auxiliar a mensuração do desempenho das oficinas da Prefeitura do Campus.
- Auxiliar o controle de todos os serviços de manutenção afetos à Prefeitura do Campus.
- Controlar as metas orçamentárias relacionadas aos serviços de manutenção sob a responsabilidade da Prefeitura do Campus.
- Mensurar o nível de satisfação dos clientes, por meio das seguintes consultas, ao SGU: O tempo de espera para realização do serviço foi satisfatório? A qualidade do serviço atendeu às suas expectativas? Em relação ao técnico que executou o serviço, como você o avaliaria?
Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC)
- Imprimir, toda a segunda-feira, o relatório de serviços em "andamento" e "em espera" a mais de 7 dias, entregando cópias aos Supervisores de Divisão e aos componentes da APOC.
- Assessorar as oficinas da Prefeitura do Campus na manutenção atualizada do SGU.
- Ser responsável pelo ressarcimento dos PS/OS concluídos.
Supervisores de oficina
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço sob a sua responsabilidade seja realizado com eficiência, eficácia e dentro dos prazos estabelecidos.
- Gerenciar os PS/OS a cargo de sua oficina.
- Reportar, prontamente, ao Supervisor da Divisão, possíveis problemas que impactem na prontificação dos serviços (PS/OS) afetos à sua oficina, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Selecionar os técnicos subordinados para o atendimento dos PS/OS afetas à sua oficina.
- Gerenciar os técnicos subordinados, com o intuito de que os PS/OS sejam realizados com eficiência e eficácia.
- Quando oficina líder de determinado PS/OS, coordenar os serviços a serem efetuados com as demais oficinas participantes.
- Controlar e manter as ferramentas que estão sob a sua responsabilidade.
- Controlar e manter atualizado os inventários de ferramentas, equipamentos e facilidades sob a sua responsabilidade.
- Assessora o Supervisor da Divisão no preenchimento das horas trabalhadas dos técnicos subordinados.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).​
Técnico da oficina
- Manter, com o Solicitante, um excelente relacionamento ético e profissional, de modo que o serviço seja realizado com eficiência, eficácia e dentro do prazo estabelecido.
- Realizar, com eficiência e eficácia, os serviços designados em PS/OS.
- Manter o Supervisor da oficina informado da evolução dos serviços designados em PS/OS.
- Reportar, prontamente, ao Supervisor da oficina, possíveis problemas que impactem na prontificação dos PS/OS sob a sua reponsabilidade, considerando os prazos estabelecidos e a qualidade requerida.
- Controlar e manter as ferramentas, equipamentos e facilidades que estão sob a sua responsabilidade.
- Informar ao Supervisor de sua oficina as horas trabalhadas para cada PS/OS.
- Manter o SGU atualizado, por intermédio da Secretária da Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
- Manter um controle rigoroso dos itens de material cadastrados no Almoxarifado.
- Manter o Almoxarifado organizado.
- Fornecer apenas os itens de material atrelados aos PS/OS e aos pedidos de material (consumo e permanente) devidamente autorizado.
- Confeccionar as autorizações de requisição de material (ARM) para os materiais dos PS/OS, materiais permanente e materiais de consumo, seguindo o estatuído no específico Manual de Procedimentos da Prefeitura.​
Instruções gerais para o pessoal da Prefeitura do Campus envolvido nos serviços de manutençãovoltar ao topo​​​​​​
- As oficinas da Prefeitura do Campus devem ser mantidas limpas e organizadas.
- Todas as ferramentas e equipamentos das oficinas da Prefeitura do Campus devem ser bem mantidos e controlados.
- A postura dos funcionários da Prefeitura do Campus, com os Solicitantes de PS/OS, deverá ser formal e cortês, pautada na ética e no profissionalismo.
- Os funcionários da Prefeitura do Campus devem primar por uma boa apresentação pessoal.
- Nenhum PS/OS deve ser concluído sem que se tenha certeza da qualidade do serviço e da concordância do setor Solicitante.
- A oficina líder deve ser atuante na coordenação de todos os serviços afetos aos PS/OS sob a sua responsabilidade, interagindo proativamente com as demais oficinas afetas ao serviço.
- A tramitação de um PS/OS de uma oficina da Prefeitura do Campus para outra só deverá ser efetuada após os Supervisores de oficina combinarem a execução dos serviços. Essa tramitação deverá ser previamente autorizada pelo Supervisor da Divisão de Manutenção Técnica.
- A alteração da prioridade de um PS/OS só poderá ser feita com a concordância do Supervisor da Divisão correspondente. Essa alteração deverá ser feita administrativamente pela Assessoria de Planejamento, Organização e Controle (APOC).
- Todo PS/OS de alteração de qualquer espaço físico da PUC somente poderá ser realizado após a autorização da Coordenadoria Central de Infraestrutura (CCIE).
- Os PS/OS que requeiram autorização prévia da CCIE devem ser classificadas, inicialmente, pelo Supervisor da Divisão, como "Em espera", até o posicionamento final daquele setor. Para esses PS/OS, o Supervisor da Divisão correspondente ao serviço requisitado deverá enviar, ao Solicitante do PS/OS, tão logo receba a solicitação de manutenção, a seguinte mensagem: "Tendo em vista o protocolo em questão (pedido ou ordem de serviço) envolver alteração do espaço físico da Universidade, solicita-se que esse setor obtenha o APROVO do serviço requisitado junto à Coordenadoria Central de Infraestrutura. Em consequência, o protocolo foi colocado na situação "em espera no setor". Após o mencionado APROVO, a Prefeitura do Campus dará continuidade à realização do serviço requisitado".
- Somente os Supervisores de Divisão, após análise conjunta com o Prefeito do Campus, poderão endereçar um PS/OS para o assunto "Serviço de Terceiros".
- Os "Serviços de Terceiros" deverão ser acompanhados permanentemente pela oficina líder afeta à manutenção, com o propósito de se certificar de sua qualidade e atendimento de prazos.
- Os pagamentos dos "Serviços de Terceiros" só poderão ser encaminhados ao setor competente da Superintendência Administrativa, após as certificações da qualidade dos serviços pelos Supervisores da Divisão e da oficina correspondente (duas assinaturas no verso da fatura de pagamento).
- Na contratação de "Serviços de Terceiros", deverão ser considerados pelo Supervisores de Divisão, pelo menos, os seguintes aspectos: preço, experiência da empresa no serviço, prazos de execução, qualidade e garantia.