5 dicas para melhorar os processos internos da sua empresa – Grupo Vers - Consultoria e Assessoria de Contabilidade Geral 5 dicas para melhorar os processos internos da sua empresa – Grupo Vers
5 dicas para melhorar os processos internos da sua empresa
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novembro 9, 2015 · admin
A melhoria da performance de uma empresa passa, inegavelmente, pela melhoria de seus processos internos. É necessário que eles sejam funcionais e bem definidos para controlar gastos, melhorar a produtividade e, consequentemente, melhorar a competitividade e conseguir melhores resultados.
É sobre isso que iremos falar nesse post. Você verá como a integração entre os departamentos, a comunicação interna, a definição de regras claras, dentre outros fatores, podem contribuir para que os processos internos sejam ajustados para o sucesso do negócio, além de como a tecnologia pode ajudar. Acompanhe!
O que são processos internos
De uma forma bem genérica, os processos são as atividades realizadas para transformar uma entrada numa saída — ou seja, a sequência lógica de tarefas executadas para que um objetivo seja alcançado.
Assim, os processos internos são as atividades feitas sistemática e continuamente pelas equipes para o andamento orgânico da operação da empresa.
1. Integre os departamentos o máximo possível
É preciso ver a empresa como um organismo único, e isso só será possível se todos os departamentos que a compõem estiverem inter-relacionados. Por exemplo, se o departamento de compras não está 100% por dentro das necessidades do chão de fábrica, em algum momento faltarão insumos para a fabricação. Da mesma forma, se o chão de fábrica não sabe exatamente como prosseguir para solicitar insumos, ou quais são as alternativas de compras, é possível que os custos sejam maiores e até a qualidade final dos produtos fique comprometida.
Essa integração acontece por meio da boa comunicação interna, mas também pelo cruzamento de dados. Não se ganha tempo e produtividade se for preciso fazer integração de planilhas que não conversam entre si de forma automática.
Dentro de uma empresa a comunicação é fundamental, e ela deve ser orgânica, baseada em diálogo. Não pode ser hierarquizada, pois, se o pessoal da operação não estiver por dentro dos objetivos ou não puder dar suas opiniões, é possível que hajam desencontros de objetivos, gastos maiores do que os aceitáveis e até desânimos por parte dos empregados.
O ideal é que os líderes estejam sempre a par do planejamento estratégico e que todos possam interagir por meio de canais de comunicação que atendam a todos (intranet, murais de recado, reuniões periódicas entre as equipes etc.).
3. Defina regras claras e objetivas
O planejamento estratégico anual é a referência para estipular metas que façam cada time colaborar com o objetivo maior do negócio. Porém, as regras para que as atividades sejam realizadas precisam estar claras para todos, de modo que cada pessoa saiba a importância das suas atividades para os resultados.
Por isso, clareza e objetividade nas regras são muito importantes. Ao saber o que pode e o que não pode ser feito, as pessoas irão errar menos, provocar menos retrabalhos e ganhar mais tempo, o que com certeza ajudará a atingir metas de uma forma mais rápida e fácil.
4. Dê mais autonomia para os times
Com integração entre os setores, boa comunicação interna e definição de regras claras e objetivas, conceder mais autonomia para que as pessoas façam suas atividades fica muito mais fácil. Sabendo exatamente o que pode e o que não pode ser feito e tendo ferramentas para a execução de suas atividades, as pessoas podem tomar decisões sem a necessidade de supervisão contínua e se sentirão mais motivadas a trabalhar, pois terão diante de si responsabilidades que corroboram suas capacidades. Assim, melhorarão seus desempenhos no dia a dia.
Todas as dicas citadas acima podem ser executadas com o bom uso da tecnologia. Para integrar os departamentos, utilizar uma solução integrada de gestão empresarial (ERP), por exemplo, é fundamental. Com um sistema integrado, todos os dados imputados e processados pelos departamentos são cruzados, fazendo com que os usuários ganhem tempo e gerando relatórios gerenciais que melhoram a tomada de decisão. Além disso, é possível parametrizar as sequências em que as atividades serão realizadas para ganhar tempo e melhorar a produtividade.