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Plano de Ação. Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado. Ordem de Serviço n. 93, de 29 de Dezembro de 2011
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João Vítor Carlos da Conceição
1 Plano de Ação Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado Ordem de Serviço n. 93, de 29 de Dezembro de 2011 Pelotas 2012
2 Projeto Memória Organizacional na Embrapa Clima Temperado Biblioteca Endereço: BR 392 Km 78 Caixa Postal 403, CEP Pelotas, RS Fone: (53) Fax: (53) Home page: Comissão encarregada de elaborar as estratégias e planos de ação operativos relativos ao resgate, sistematização e valorização da Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado Fábio Lima Cordeiro, analista B, coordenador Ana Luiza Viegas, assistente A Antonio Luiz Oliveira Heberlê, pesquisador A Bárbara Chevallier Cosenza, assistente A Bruno Zamora Teoro, analista B Cintia Brenner Acosta Franco, analista B Diná Lessa Bandeira, analista A Eliz Regina Salagnac Rickes, assistente A Flávio Luiz Carpena Carvalho, pesquisador B Luis Antonio Suita de Castro, pesquisador B Luiz Clóvis Belarmino, pesquisador B Maria Celina Bettin, assistente A Paulo Luiz Lanzetta Aguiar, assistente B Organização-geral: Fábio Lima Cordeiro Revisão de português: Bárbara Chevallier Cosenza Revisão bibliográfica e editoração: Fábio Lima Cordeiro Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Embrapa Clima Temperado Plano de ação Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado: ordem de serviço n. 93, de 29 de dezembro de 2011 / Fábio Lima Cordeiro (org.) et al. Pelotas: Embrapa Clima Temperado, p.: il. 1. Memória Organizacional. 2. Gestão da Informação. 3. Gestão do Conhecimento. 4. História Embrapa Clima Temperado. 5. Projeto Memória Embrapa. 6. Brasil Rio Grande do Sul - Pelotas. I. Cordeiro, Fábio Lima. CDD Embrapa 2012
3 Sumário Apresentação...5 Introdução...6 Antecedentes...7 Breve histórico da Embrapa Clima Temperado...8 Plano de Ação...9 Objetivo...9 Objetivos Específicos...9 Estratégia Eixo 1 Identidade Institucional Mural do Legado Histórico Exposição permanente Exposição Itinerante Galeria de chefes-gerais Eixo 2 Registro Organizacional Conhecimento Tácito Memória Técnica Resultados não publicados Coleção de Eventos Banco de Imagens Coleção Terra Sul Arquivo Central Eixo 3 Amplo Acesso Site Interativo Galeria de chefes-gerais Exposição virtual Linha do tempo virtual Vídeos do conhecimento tácito e do Terra Sul Memória Técnica Digitalizada Material de divulgação Matriz das Ações Recomendações Finais Anexo
5 Apresentação O Plano de Ação da Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado que está em suas mãos é o resultado das discussões dos membros da comissão encarregada de elaborar as estratégias e planos operativos relativos ao resgate, sistematização e valorização da memória desta Unidade. As discussões começaram como verdadeiros brainstorms, em reuniões proveitosas, que refletiam a preocupação geral dos membros na preservação da memória organizacional da empresa. Nesse sentido, foi possível observar como a memória organizacional potencializa o sentimento de pertencimento do empregado junto à empresa. É por meio da história da Unidade que os empregados passam a ter uma nova perspectiva do seu papel como protagonista nas realizações da instituição. A partir desse sentimento de pertencimento foi possível construir esse documento, que tenta apresentar soluções para os problemas da situação atual do conteúdo da memória da Unidade, com ideias inovadoras e técnicas de gestão do conhecimento, que visam das suporte para a tomada de decisão da chefia. É surpreendente como idéias simples podem trazer resultados efetivos, e que não são feitas porque nada foi apresentado aos gestores da Unidade. Portanto, este documento servirá para coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro do prazo sugerido, em direção ao objetivo estipulado para a memória da Unidade. A estrutura do documento traz os antecedentes do Projeto Memória Embrapa, conta um pouco sobre a história da Unidade e em seguida apresenta o plano de ações, explicando a estratégia a ser adotada e detalhando cada uma das ações sugeridas para alcançar os objetivos. Também apresenta sugestões de material de divulgação, que agregarão valor aos produtos oriundos do trabalho a ser desenvolvido, um cronograma e uma matriz das ações, que sugere quais setores podem assumir responsabilidades. Por fim, são dadas recomendações de ordem gerencial para Chefia a respeito da memória. Espera-se que esse documento seja realmente utilizado como instrumento de planejamento e que seja norteador para a execução das ações propostas. O metodologia para construção da estratégia foi a 5W2H, mas a apresentação do texto procurou ser mais amigável e foi escrito com uma linguagem mais simples e direta, justamente para que qualquer empregado possa ter uma boa leitura e também se identificar com a proposta. 5
6 Introdução Para falar sobre memória é preciso primeiro especificar qual o contexto do conceito a ser aplicado. Falar simplesmente memória remete a muitos significados. O primeiro que pode ser colocado em questão é a capacidade humana de reter as ideias, impressões e conhecimentos adquiridos. Pode significar também o espaço interno do computador destinado a armazenar dados e instruções de programas a serem executados. E pode ser ainda a memória de elefante, para aqueles que possuem grande capacidade de memorização. Em todos os conceitos de memória, a ideia se remete a algo passado, que precisa ser preservado para ser usado no futuro. No contexto das organizações, a memória é o resgate de sua história, que proporciona o melhor entendimento de suas origens, que leva ao aprimoramento do trabalho atual, respeitando tradições e solidificando uma responsabilidade e um compromisso social histórico em relação às comunidades em que estão instaladas. No caso da Unidade Embrapa Clima Temperado essa história começou antes mesmo da criação da Embrapa, em 1938, e se confunde com a história do município onde está localizada, em Pelotas, RS, com a Universidade Federal de Pelotas, quando a Faculdade de Agronomia Eliseu Maciel e a Estação Experimental Pelotas eram parte do Instituto Agronômico do Sul, e com a produção de arroz e frutas de clima temperado na região sul do Rio Grande do Sul. Toda a pesquisa desenvolvida ao longo desses anos constitui um legado de importante valor histórico para a agricultura regional e nacional. Legado esse construído por pessoas que hoje são empregados aposentados, alguns outros na ativa prestes a se aposentar, e alguns que são também pais de empregados mais novos. Todo esse envolvimento pessoal, familiar, reforça ainda mais a identidade institucional com os empregados da Unidade. Ciente da importância que o tema tem para a Unidade, a Chefia-Geral emitiu em 29 de dezembro de 2011, a Ordem de Serviço Embrapa Clima Temperado Interna n. 93 constituindo comissão encarregada de elaborar as estratégias e planos de ação operativos relativos ao resgate, sistematização e valorização da Memória Organizacional da Embrapa Clima Temperado. Foram encontrados vários termos na literatura como: memória institucional, acervo de memória, memória técnica. Preferiu-se adotar o termo memória organizacional para estar em acordo com a ordem de serviço em questão. 6
7 A comissão foi composta por doze membros bem diversos. Empregados recémcontratados e antigos; assistentes, analistas e pesquisadores; lotados na sede da Unidade, na Estação Experimental Cascata e na Estação Terras Baixas; que foram colaboradores do Projeto Memória Embrapa num primeiro momento e outros que tiveram contato pela primeira vez nessa comissão; enfim, um grupo bem heterogêneo, mas o mais importante: todos comprometidos em preservar a memória da Unidade. Houve quatro reuniões da comissão, nas seguintes datas: 9 e 16 de fevereiro, 19 de março e 17 de julho de Antecedentes O Projeto Memória Embrapa (PME) é uma iniciativa institucional que objetiva a valorização das atividades da Empresa e de seu corpo de colaboradores, por meio da recuperação de sua história. Esta iniciativa representa uma importante contribuição no sentido de fortalecer a credibilidade e a imagem da Embrapa junto à sociedade brasileira, especialmente entre aqueles que fazem o agronegócio nacional. Neste contexto, o PME foca suas atividades na recuperação, preservação, gerenciamento e compartilhamento do patrimônio de conhecimento tecnológico e de gestão da Embrapa, e no registro da história da Empresa e de suas Unidades. Sua execução será gradativa e compatível com os instrumentos e os recursos disponíveis para sua realização. O PME é coordenado pela Embrapa Informação Tecnológica (SCT), uma Unidade da Embrapa localizada em Brasília. Neste projeto são empenhados esforços por parte das várias Unidades da Embrapa, com vistas à organização, ao processamento técnico, à digitalização e à conservação preventiva do acervo histórico da Embrapa, bem como à disseminação e à 7
8 disponibilização das informações sobre a memória organizacional, por meio de suportes diversos, para as comunidades interna e externa. O início do PME remete ao ano de Praticamente todas as informações disponíveis sobre o projeto foram encontradas no Relatório Técnico Diagnóstico do acervo documental, do acervo genético e dos bens arquitetônicos: Patrimônio Cultural da Embrapa e em seu hotsite (http://hotsites.sct.embrapa.br/pme). O relatório e as últimas atualizações do site datam de meados de Desde essa data o hotsite encontra-se desatualizado. A decisão da comissão foi construir um plano alinhado com o Projeto Memória Embrapa, aproveitando o que já foi feito, aprendendo com as experiências de sucesso, mas que será inovador e independente, voltado para as necessidades da Unidade. Breve histórico da Embrapa Clima Temperado A origem da Embrapa Clima Temperado remonta ao ano de 1938, com a criação da Estação Experimental de Viticultura, Enologia e Frutas de Clima Temperado, localizada no Distrito da Cascata, em Pelotas, RS. Em 1943, é criado pelo Ministério da Agricultura o Instituto Agronômico do Sul (IAS), com jurisdição sobre os três estados do Sul do País e com sede em Pelotas, onde passou a existir uma Estação Experimental. Em 1962, o IAS foi transformado em Instituto de Pesquisa e Experimentação Agropecuárias do Sul (Ipeas). A essa altura, já havia programas de melhoramento genético nas culturas do arroz irrigado e pessegueiro. Com a criação da Embrapa, em 1973, foram geradas duas Unidades Experimentais de Pesquisa de Âmbito Estadual (UEPAE) na região, denominadas Cascata e Pelotas. Essas Unidades foram, posteriormente, transformadas e tiveram o âmbito de suas missões ampliado: a Uepae Cascata transformou-se em 1983 em Centro Nacional de Pesquisa de Fruteiras de Clima Temperado (CNPFT), tendo nova sede e campos experimentais inaugurados em 1984, no Distrito de Monte Bonito, em Pelotas, enquanto a UEPAE Pelotas deu origem, em 1985, ao Centro de Pesquisa Agropecuária de Terras Baixas de Clima Temperado (CPATB). Em 1993, foi criada a Embrapa Clima Temperado, resultado da fusão do CNPFT com o CPATB, unidades que tinham suas sedes situadas há apenas 20 km uma da outra. O mandato passou a abranger os estados do Rio Grande do Sul, Santa Catarina e parte do Paraná. Em 2004, a Unidade construiu pela primeira vez, de forma coletiva, seu Plano Diretor, válido até Por meio do documento, foram ampliados os esforços de pesquisa e desenvolvimento voltados para grupos historicamente excluídos, incluindo os contingentes da agricultura familiar, assentados da reforma agrária, populações indígenas e quilombolas. 8
9 Plano de Ação Este Plano de Ação é o planejamento de todas as ações necessárias para atingir o seguinte resultado desejado: preservar a memória organizacional da Embrapa Clima Temperado. Para atingir os objetivos desse Plano, as ações foram escritas de forma resumida, para que os responsáveis possam ter liberdade de adaptar o planejamento aqui proposto. As instruções aqui buscam ser as mais claras possíveis, para que qualquer pessoa designada para uma dessas ações encontre instruções necessárias para o cumprimento de suas tarefas. O plano é uma convergência de várias ações, que servirá de instrumento de apoio para a tomada de decisão da Chefia sobre quais deverão ser executadas, bem como as diretrizes a serem seguidas. Objetivo Propor ações que possam identificar, reunir e organizar material museológico, arquivístico e/ou bibliográfico passíveis de constituir a memória organizacional da Embrapa Clima Temperado. Objetivos Específicos 1. Garantir a preservação da memória da Embrapa Clima Temperado. 2. Tornar acessível o conhecimento desenvolvido pela Unidade. 3. Disponibilizar o texto integral da memória científica em formato eletrônico. 4. Melhorar as condições de preservação do acervo, como local e tratamento adequados. 5. Disponibilizar o acervo para o público através de consulta local e remota via WEB. 9
10 Estratégia As ações foram divididas em 3 eixos: 1. Identidade Institucional 2. Registro Organizacional 3. Amplo Acesso Esse planejamento abrangerá um cronograma para três anos, e para cada ano se dará uma etapa, sendo o primeiro ano relativo aos 20 anos do CPACT ( ); o segundo ano para o período de criação da Embrapa até a fusão dos centros ( ); e o último ano com o resgate desde a criação da Estação Experimental de Viticultura, Enologia e Frutas de Clima Temperado ( ). A prioridade deste plano está centrada nas ações voltadas para os itens de memória que correm mais risco de se perder. Entre elas a ação de Conhecimento Tácito, que envolvem pessoas idosas, personalidades únicas, que já saíram da empresa. A ação de Exposição Permanente envolve os objetos patrimoniais, que estão dispersos pela Unidade, e sofrem com os efeitos do tempo e o armazenamento indevido. Há também os objetos que estão com empregados prestes a aposentar e que precisam ser identificados. Identidade Institucional Mural do Legado Histórico Exposição permanente Exposição itinerante Galeria de chefesgerais Registro Organizacional Conhecimento tácito Memória Técnica Banco de Imagens Arquivo Central Amplo Acesso Site 10
11 Eixo 1 Identidade Institucional Conjunto das ações que trabalham a imagem e a marca Embrapa Clima Temperado. Visa divulgar o legado histórico da Unidade para o público externo e fortalecer o sentimento de pertencimento do público interno para com a empresa. Mural do Legado Histórico Painel fixo em grande formato, contendo os principais fatos e marcos históricos da Unidade. Apresenta as informações cronologicamente, seguindo uma metodologia de linha do tempo. Essa ação envolve pesquisa, observação e visão estratégica, para demonstrar a importância da Unidade e sua atuação ao longo de sua existência. O mural servirá para mostrar à sociedade todo o legado construído pela Unidade e sua contribuição para a pesquisa agropecuária da região. Para indicar fatos marcantes sobre uma reta cronológica é necessário prévio e exaustivo levantamento de informações sobre a trajetória da Unidade. Traçar uma linha do tempo da Embrapa Clima Temperado significa recontar graficamente a história da pesquisa agropecuária em Pelotas (Cascata)/Capão do Leão, região de tradicional capacitação e exportação de pesquisadores das ciências agrárias, muitos destes responsáveis por alavancar estas pesquisas em outros locais/unidades da Embrapa Brasil afora. 11
12 Quanto às fontes de informação para pesquisa, sabe-se de pesquisa recente desenvolvida pela socióloga Viviane Oliveira sobre o local denominado de "Casa da Baronesa" e sua relação com o entorno [Sede da ETB, casas de moradia, e a própria localização da Universidade Federal de Pelotas, a qual decorreu da prévia existência do Instituto Agronômico do Sul (IAS)/Instituto de Pesquisas e Experimentação do Sul (IPEAS) do Ministério da Agricultura]. Os dados obtidos por ocasião desta pesquisa não foram publicados, no entanto a pesquisadora coloca-se à disposição para dar orientações quanto a busca de fontes e documentos relativos à memória da ETB. Além disso, sabe-se também da existência de dois arquivos localizados na sala anexa ao gabinete da Chefia da ETB. A princípio, trata-se de documentos sobre projetos e subprojetos, mas que merecem ser examinados a fim de se ter certeza quanto a seu real conteúdo, se unicamente técnico ou também institucional. Os dados históricos relativos à Embrapa Clima Temperado - assim designada entre 1993 e não estão compilados em nenhum documento específico. Por se tratar de uma história mais recente e de melhor acessibilidade, acredita-se que o informativo Linha Aberta (ativo desde 1995) possa fornecer importantes subsídios para o segmento final desta linha do tempo. Ressalta-se também que o número de fontes vivas e em atividade profissional é bem maior no que concerne a este período histórico. Exposição permanente Conjunto de peças e documentos históricos, fôlderes, painéis e livros, organizados de forma a retratar a história da Unidade. A exposição será aberta ao público e ficará localizada em local reservado para esse fim. Reunir esses objetos e deixá-los em condições de consulta para a sociedade garantirá a preservação e a valorização da história da Unidade, como ação estratégica para o futuro. A curadoria da mostra consiste na concepção, montagem e supervisão dessa exposição. O responsável pela curadoria deverá escolher os objetos que irão compor o acervo da exposição considerando seu potencial histórico e seu significado para a história da Unidade. 12
13 Deverá também catalogar esses objetos, elaborar um texto que acompanhe cada um deles, com uma linguagem que deixe claro ao visitante da exposição porque ele foi escolhido para estar ali exposto. O responsável pela curadoria também deverá verificar as condições do local onde os objetos ficarão dispostos, como os seus suportes, mobiliário, iluminação e climatização. A concepção da exposição deverá ser a ordem/organização em que os objetos deverão ser colocados, de forma a traduzir como aqueles objetos se inserem no contexto da história da Unidade. Outra característica da curadoria é que o acervo poderá ser apresentado em partes, de forma rotativa, para que haja circulação dos objetos e que mais de uma história possa ser contada, concentrando-se sobre diferentes temáticas. Isso será possível apenas se o acervo formado tiver tamanho considerável. Uma vez que esse acervo será permanente, será patrimônio da Embrapa Clima Temperado, e para tanto deverá ter um cuidado especial, já que serão objetos únicos. O Setor de Patrimônio deverá assegurar o registro desses objetos e na carga de quem eles irão ficar. Os objetos que irão compor o acervo podem ser quaisquer objetos, livros, cadernos de campo, cadernos de experimentos, instrumentos de laboratório que eram usados e agora estão em desuso, certificados de premiação, troféus e documentos arquivísticos, como atas de fundação ou fotos significativas. O responsável pela curadoria deverá entrar em contato com os empregados, principalmente os mais antigos, com vistas a obter e descobrir esses objetos. Deverá haver uma sala para abrigar esses materiais, onde eles serão higienizados (limpos) e preparados para a exposição. Esta ação será o marco inicial das atividades de divulgação da história da Empresa Clima Temperado, bem como mostrar para a sociedade todo o seu legado para a pesquisa agropecuária da região. Exposição Itinerante A Unidade tem tradição e história em pesquisa na região de Clima Temperado. Este legado pode e deve ser compartilhado com a sociedade. O objetivo da Exposição Itinerante é levar ao grande público um pouco da história da Unidade e como suas conquistas trouxeram avanços para a região. Diferente da exposição permanente, a exposição itinerante é móvel, mais leve, e pode ser utilizada em eventos em geral. 13
14 A Exposição traçará um breve histórico da Unidade e seus 75 anos de pesquisa, trazendo suas principais contribuições nas áreas de grãos, fruticultura e hortaliças. Também apontará os desafios do futuro que garantirão a sustentabilidade do trabalho da instituição. A Exposição foi lançada na Fenadoce 2012, no período de 30 de maio a 17 de junho. A partir de outubro, percorrerá a Sede e as Estações Experimentais da Embrapa Clima Temperado. Após, será construído calendário de exposição em instituições parceiras. Galeria de chefes-gerais A Galeria de chefes-gerais destina-se a valorizar os profissionais que lideraram a Embrapa Clima Temperado para que ela se tornasse uma das Unidades Descentralizadas mais importantes da região Sul e também do cenário nacional. Apresenta a lista de chefes-gerais, organizada por ordem cronológica de gestão, desde a criação da Estação Experimental de Cascata. Na configuração atual, o(a) chefe-geral de uma Unidade Descentralizada pode ou não pertencer ao quadro de pessoal efetivo da Embrapa. Para ocupar o cargo é necessário participar de um processo de seleção, regulado em norma interna da empresa, e preencher determinados requisitos, como curso de Mestrado reconhecido pelo MEC e experiência de trabalho e gestão em Ciência e Tecnologia. O mandato é de três anos. Pela história da Unidade, todos os chefe-gerais eram/são empregados efetivos da Embrapa. 14
15 A galeria será um conjunto de quadros com fotos de rosto dos ex-chefes-gerais. Serão considerados para a galeria tanto os chefes-gerais indicados, como os que passaram por processo seletivo e os interinos. 15
16 Eixo 2 Registro Organizacional Conjunto das ações que visam garantir a guarda, o controle e a catalogação de documentos históricos, publicações e o conhecimento tácito da empresa, gerando inclusive produtos que serão instrumento futuro de divulgação junto ao público externo. Conhecimento Tácito Essa ação se preocupa em resguardar a história que não está claramente registrada. Muito da história da Unidade está na cabeça dos empregados mais antigos, em situações, fatos e experiências vividas por eles, e que não foram devidamente registradas. O nome dessa ação pega emprestado da disciplina Gestão do Conhecimento o termo Conhecimento Tácito que é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida, pela experiência. O responsável por essa ação deverá realizar entrevistas com ex-empregados, que estejam aposentados, e registrar esses depoimentos em vídeo. Dessa forma espera-se transformar o conhecimento tácito dessas pessoas em conhecimento explícito. Essa ação também visa registrar as experiências desses atores da história da Unidade de um ponto de vista mais humano, mostrando o sentimento de pertencimento que eles têm da empresa. Unidade. São eles: Foram escolhidos 13 empregados e aposentados, que ocuparam distintos cargos na 1. Alseny Garcia 2. Arlei da Silva Telles 3. Bonifácio Nakasu 4. Edy Fernandes 5. Firmiano Idylio Ferreira 6. Francisco de Jesus Vernetti 7. Heliana Bicca 8. Irajá Ferreira Antunes 9. José Francisco Lopes 10. Jose Francisco Martins Pereira 11. Maria do Carmo Bassols Raseira 12. Marilda Pereira Porto 13. Vitor Hugo Porto 16
17 Em 1988 a então empregada Elvira Vetromilla escreveu a publicação Cascata 50 anos, que contou a história da Estação Experimental Cascata até o ano Entretanto, a história recente do Centro de Pesquisa Agropecuária de Clima Temperado, que são os últimos 20 anos, e também a história da Estação Terras Baixas (que data da década de 1940) não possuem um registro histórico como a Cascata. Por isso, além dos vídeos, essa ação também prevê que o responsável realize uma pesquisa histórica, em documentos antigos, jornais, arquivos, e colete dados que reúnam esse pedaço faltante da história. Com os resultados obtidos dessa pesquisa, mais o material dos vídeos, a finalização dessa ação seria em 2013, com a elaboração de três publicações, uma para cada base física Cascata 75 anos, Sede da Clima Temperado 20 anos e Estação Terras Baixas com caráter comemorativo do aniversário da Embrapa (40 anos), em uma edição de luxo, com capa dura e bem ilustrado. Memória Técnica A Memória Técnica é a coleção das publicações editadas pela Unidade desde a criação da Embrapa. Entende-se que a produção técnica da Unidade está registrada em sua maioria em livros, relatórios, boletins informativos, publicações técnico-científicas, etc. A biblioteca tem a competência regimental de ser o setor responsável pela guarda, registro e conservação dessa produção. Para isso a biblioteca irá catalogar no sistema Ainfo todas as publicações editadas pela Unidade, ou em parceria com outras Unidades e Instituições, e irá disponibilizar esse acervo para a sociedade, tanto em seu espaço físico, como também nos repositórios institucionais da Embrapa. Será necessário verificar junto ao Comitê Local de Publicações todas as publicações que foram editadas na Unidade, desde a criação da Embrapa, em Comporá a coleção as publicações que foram editadas pelo Centro Nacional de Pesquisa de Fruteiras de Clima Temperado (CNPFT), pelo Centro de Pesquisa Agropecuária em Terras Baixas (CPATB), pela Unidades Experimentais de Pesquisa de Âmbito Estadual (UEPAE) de Cascata e de Pelotas, Instituto Agronômico do Sul. Essas publicações terão espaço reservado no acervo da biblioteca. 17
18 Essas publicações também deverão ser digitalizadas e disponibilizadas nos repositórios institucionais da Embrapa, que são o serviço Informação Tecnológica em Agricultura (Infoteca-e) e o repositório Acesso Livre à Informação Científica da Embrapa (Alice). As coleções disponíveis na Infoteca-e são formadas por conteúdos editados na própria instituição (em forma de cartilhas, livros para transferência de tecnologia, programas de rádio e de televisão). O material disponível no Alice serão as informações científicas produzidas por pesquisadores da Embrapa e editadas em capítulos de livros, artigos em periódicos indexados, artigos em anais de congressos, teses e dissertações, notas técnicas, entre outros. Atualmente a coleção de memória técnica é composta pelas séries Embrapa, livros publicados pelo SCT e com autores da Unidade, além de fôlders e cartilhas. Essa coleção está completa, registrada e encontra-se na biblioteca em um espaço reservado. São três exemplares de cada publicação: um exemplar fica na estante do acervo geral, disponível para consulta, em meio aos livros do mesmo assunto; os outros dois exemplares são guardados na estante de memória técnica, separados pela série Embrapa a que pertencem e seguem a ordem numérica de apresentação. Entretanto, o espaço temporal abrangido é apenas o da Embrapa Clima Temperado. Para as publicações do Centro de Pesquisa de Terras Baixas e Centro Nacional de Fruteiras, há exemplares no acervo, outros separados para serem colocados junto à memória técnica, mas ainda não estão devidamente tratados (identificados, registrados todos os exemplares, etc). A proposta para a memória técnica segue o plano de ação do Projeto Memória Embrapa Clima Temperado: 1. A primeira etapa é referente ao período da Embrapa Clima Temperado, 1993 aos dias atuais. Esse material segue o fluxo do Comitê Local de Publicações. A publicação quando finalizada é entregue por meio de arquivo digital e seis exemplares para a biblioteca, que armazena o um exemplar no acervo geral, dois vão para a coleção de memória técnica, dois exemplares vão para a biblioteca da Sede em Brasília, a fim de compor a memória técnica da Embrapa Geral, e o último exemplar é enviado para a Biblioteca Nacional do Brasil, em cumprimento à Lei de Depósito Legal1. A proposta desse período 1 O Depósito Legal é definido como a exigência, por força das Leis N , de 14/12/2004 e , de 14/01/2010, de remessa à Biblioteca Nacional de um exemplar de todas as publicações produzidas em território nacional, por qualquer meio ou processo, objetivando assegurar a coleta, a guarda e a difusão 18
19 é terminar a identificação e registro desses exemplares e certificar-se de que não faltam exemplares para completar a coleção. 2. A segunda etapa abrange o período do Centro Nacional de Pesquisa de Fruteiras e o de Pesquisa de Terras Baixas. Para esse material a tarefa será conferir os registros existentes, seus exemplares na biblioteca, na memória técnica da sede e, na falta de algum item que complete a coleção, verificar se há exemplares em gabinetes de chefes e pesquisadores, ou com demais empregados. 3. A terceira etapa repete o mesmo processo da segunda, mas voltado para o período anterior à criação da Embrapa, contemplando a UEPAE-Pelotas, IAS, FAEM e etc. Praticamente todos os itens da primeira fase possuem arquivo digital e estão sendo inseridos no Ainfo, que por sua vez alimenta o repositório institucional Infoteca-e. A biblioteca está responsável por verificar se todos os itens contêm arquivo eletrônico disponibilizados no repositório. Esses arquivos irão compor o item memória técnica digitalizada, do site interativo do Eixo 3. À medida que as outras etapas forem desenvolvidas, também serão digitalizadas as publicações antigas e inseridos seus respectivos arquivos no repositório. Para o material não publicado, um diagnóstico prévio identificou diários de campo, livros-ponto e livros-caixa, todos referentes ao período de antes da criação da Embrapa. Para esse material será necessário realizar a higienização (limpeza) e descrição/catalogação, bem como seu armazenamento junto com o material de exposição permanente, para deixar acessível esse acervo, que tem valor histórico maior. Resultados não publicados A necessidade de não repetir trabalhos já realizados em uma instituição de pesquisa agropecuária deve ser uma preocupação constante. Quando os resultados obtidos são colocados em algum tipo de publicação, podem ser recuperados a qualquer momento. Há, entretanto, resultados que não são publicados em veículos de circulação pública. Estes, normalmente, estão restritos aos relatórios técnicos da produção intelectual brasileira, visando à preservação e formação da Coleção Memória Nacional. Estão inclusas obras de natureza bibliográfica e musical. 19
20 O trabalho de recuperação e catalogação da Memória Técnica Não Publicada poderia ser dividido em três etapas, retrocedendo no tempo. A primeira delas abrangeria o período que compreende a existência da Embrapa Clima Temperado como Unidade, desde sua criação, em 1993, até o presente; a segunda, o período que antecede a este, partindo da criação da Embrapa, em Na terceira fase, seria resgatado o acervo desde 1938 até Os documentos impressos recuperados seriam digitalizados; aqueles que já existem em arquivos informatizados, em versões anteriores de sistemas corporativos, como SinSEP, por exemplo, deveriam ser convertidos para um software em uso atual, quando possível. Quanto aos custos, haveria a necessidade de contar com a ajuda de um estagiário, na etapa de digitalização dos documentos impressos recuperados. O trabalho inicial de levantamento será executado com a colaboração de Joseane Mary Lopes Garcia e Simone Ery Grosskopf. Coleção de Eventos Os eventos constituem importante parte de um projeto de memória. Eles representam espaços de diálogo e interação com diferentes públicos, onde foram construídas a reputação e a confiança na Embrapa. Nesta perspectiva, resgatar esta história significa solidificar a credibilidade da organização diante da sociedade. Com a falta de sistematização e de um local adequado para a guarda dos documentos referentes aos eventos, boa parte do acervo está sendo perdida, indo para descarte ou coleções particulares. Desta forma, importantes informações, que podem nortear ações futuras, estão perdendo-se. Esta ação prevê o resgate, sistematização e guarda de documentos, relatórios, cartazes, fôlderes dos eventos para composição da Coleção de Eventos dentro do Projeto Memória Embrapa. Para isso, os eventos serão divididos nas seguintes categorias: 1. Eventos promovidos pela Unidade que marcaram a história. Ex.: Mercofrut, Simpósio Nacional do Morango, Simpósio Estadual de Agroenergia, Feira de Máquinas para Agricultura Familiar, Abertura da Colheita do Arroz 2. Eventos que a Unidade participa tradicionalmente. Ex.: Fenadoce, Expointer, Abertura da Colheita do Arroz, ExpoFeira 20
21 3. Visitas de Governantes e Autoridades No intuito de ampliar a Coleção, o contato com empregados que participaram dos eventos é importante. Colaborados potenciais para essa ação: Cíntia Franco, Ana Luiza Viegas, Jussara Zanola, Eliz Rickes, Janete Krolow e Joseane Garcia. Banco de Imagens Ao longo dos anos foram tiradas muitas fotografias que registram os fatos ocorridos na Unidade. Muitas dessas imagens registram não apenas a história da Unidade, mas a história da pesquisa agropecuária no sul Brasil. O objetivo dessa ação é oferecer um serviço que organize, armazene, disponibilize e recupere informações dessas imagens, principalmente as das fotografias antigas, em meio não digital. Será necessária a aquisição de uma base de dados onde serão inseridos os metadados das imagens. As fotos que serão indexadas nessa base de dados serão as impressas, de qualquer tamanho, desde que tragam informações relativas à história da Unidade, dos atores que fizeram essa história, eventos importantes, institucionais e internos, etc. Os campos a serem contemplados nessa base de dados deverão ser: (informações sobre autor, conteúdo, ano em que foi tirada, local, personalidades, etc). O responsável por essa ação deverá identificar as pessoas, os locais, as culturas, os eventos, as datas, etc, por isso deverá ser uma pessoa que tenha bastante conhecimento da Unidade. As fotos serão armazenadas em fichários com pastas de papel, etc. Cada foto receberá um número, que será o seu localizador. Dessa forma será possível encontrar no arquivo as fotos que atendam aos critérios da busca. Para as fotos digitais e mais recentes, será utilizado o Banco Multimídias da Embrapa, que é um serviço coorporativo e já possui critérios próprios de alimentação, pesquisa e armazenamento. 21
22 Coleção Terra Sul Atualmente os programas antigos do Terra Sul encontram-se em suporte ultrapassado, de forma que não é possível assistir esse material. A proposta é digitalizar esse acervo para que ele possa ser preservado e consultado. 22
23 Arquivo Central O Arquivo Permanente conta com uma documentação específica, de interesse histórico e científico, mantendo documentos de guarda permanente da Unidade. Trata-se do conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico. O Arquivo Permanente, também conhecido por "Arquivo Histórico", corresponde ao terceiro e último ciclo de vida de um documento. É composto por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, histórico e de investigação, não podem ser destruidos, sendo pois de conservação permanente ou definitiva. Atualmente não há arquivo permanente organizado na Unidade. O que existe é um conjunto de documentos armazenado em condições inadequadas, mal organizados e de pouca acessibilidade. O tratamento desse material é de responsabilidade de um profissional capacitado de nível superior, formado em Arquivologia. A recomendação da comissão é de que seja aberta uma vaga para contratação definitiva de um arquivista. Com o profissional da área seria possível estabelecer o local ideal, as condições corretas das instalações, bem como fluxo e temporalidade dos documentos. 23
24 Eixo 3 Amplo Acesso Compila as ações dos eixos anteriores em um espaço virtual, democratizando o acesso da sociedade às informações da Memória da Unidade, ampliando para além do meio físico, na internet. Provê informações adicionais de algumas ações. Site Interativo Atualmente, o portal da Embrapa Clima Temperado conta com o link para o Projeto Memória Embrapa, ferramenta que direciona o visitante para um espaço com informações sobre a história da empresa. Entretanto, não há um espaço no site com conteúdos sobre a história da Unidade. Para formatar o espaço da Memória Embrapa dentro do site da Embrapa Clima Temperado, sugere-se a criação de um hotsite. O espaço seria, assim, vinculado ao portal da Unidade, mas teria estrutura própria. A ideia seria agrupar no hotsite as informações, imagens e produtos produzidos pelo projeto Memória Embrapa. A página teria no seu conteúdo áreas como Momentos Históricos, Vídeos (depoimentos históricos e vídeos do Terra Sul), Banco de Imagens, Memória Técnica, Linha do Tempo, Galeria dos Chefes-gerais e agenda/notícias das exposições itinerantes. A ação teria como custo a contratação de uma agência para a criação da estrutura do hotsite, estimada em R$ 7.000,00 (sete mil reais). Galeria de chefes-gerais A galeria de Chefes-gerais do site será igual à galeria física, com as mesmas fotos, porém cada uma delas fará um link para uma mini-biografia profissional do ex-chefe. O responsável pela galeria deverá providenciar o currículo de cada ex-chefe, para que o responsável pelo site providencie a compilação das informações. 24
25 Exemplo de Galeria de Personalidades e destaque de pop up com mini-currículo. Exposição virtual A exposição virtual serão as mesmas telas apresentadas na exposição itinerante, mas haverá informação mais completa, com mais textos explicativos. O responsável pela exposição itinerante irá entregar ao responsável pelo site essas informações. Linha do tempo virtual A linha do tempo virtual será igual a física, entretanto, na versão virtual, haverá links em cada um dos destaques da linha para um texto explicativo sobre aquele ponto. O responsável pela linha do tempo deverá entregar ao responsável pelo site essas informações. Exemplo de Linha do Tempo Virtual. 25
26 Vídeos do conhecimento tácito e do Terra Sul Os vídeos produzidos pela ação Conhecimento Tácito serão disponibilizados no site. O responsável pela ação Conhecimento Tácito entregará os arquivos dos vídeos, já editados, ao responsável pelo site. Haverá também links para o canal do Terra Sul no You Tube. Exemplo de Galeria de Vídeos. Memória Técnica Digitalizada Serão colocados no site links que levem diretamente as coleções de publicações da Unidade nos repositórios institucionais Alice e Infoteca-e. Ali poderão ser encontradas todas as publicações antigas digitalizadas, bem como as novas. 26