Como organizar um sistema de ordem de serviço - Blog Field Control
A ordem de serviço é um documento de extrema importância para as empresas prestadoras de serviço. Pode parecer um simples papel com tarefas momentâneas para quem está fora da operação ou simplesmente um papel para se assinar, após a execução do serviço. Porém, com essa ordem que é possível fazer controle sobre as ações e também avaliações com dados importantes para todo o negócio. E pensando sempre na sua produtividade, a Field irá te orientar sobre como se organizar com um sistema de ordem de serviço.
Como se organizar com um sistema de ordem de serviço
Começaremos já com esse tópico. A melhor forma de organiza suas OSs é com a tecnologia. Além de ser uma maneira muito prática e econômica. A ordem de serviço digital tem a proposta de eliminar blocos, pranchetas e aquelas prateleiras com pastas e mais pastas.
A facilidade no momento da consulta, principalmente com o cliente na linha, garante qualidade no atendimento. Pois basta inserir o número daquela ordem ou a data para rápida localização no sistema. E a partir daí, ter acesso ao documento solicitado.
Se você leu e está se perguntando sobre a via o cliente e também sobre a assinatura, a resposta está aqui. O cliente assina a ordem de serviço no próprio aplicativo do técnico, e, consequentemente, o recebe a via por e-mail. A via pode ser impressa a qualquer momento.
Por ser digital, o técnico recebe a ordem de serviço direto pelo aplicativo desenvolvido exclusivamente para equipes externas. O armazenamento de todas as ordens é feito em nuvem. Dessa forma, não ocupa memória do computador, notebook ou tablet utilizado pelo gestor. Por meio de uma base segura, basta acessar sua conta e busca a ordem que deseja, não importa a data. Em instantes, o documento aparece na sua tela.
Em outras palavras, as pilhas de papel somem da sua mesa. E aquelas pastas nas estantes somem como um passe de mágica.
Itens que devem estar na sua ordem digital
check-list de itens de acordo com o segmento de atuação;
Para ter um exemplo sobre como o preenchimento de uma ordem de serviço digital é simples. Acesse o passo a passo no link: Como preencher uma ordem de serviço.
Check-list da ordem de serviço
No check-list, é preciso ter o passo a passo de toda a demanda que será feita na visita. Vamos supor que sua prestadora de serviço atue no ramo de ar-condicionado. Nele você pode incluir:
verificar troca de filtro;
controle funcionando;
se for aparelho digital, checar o painel.
Essas são algumas sugestões. Na hora de construir o seu, solicite apoio para a sua equipe externa. Ninguém melhor que os técnicos para te auxiliar nas funções que são realizadas durante as visitas.
No entanto, lembre-se de reforçar que o preenchimento não pode passar em vão.
Se algum técnico está preenchendo o documento de forma errada, não deixe de dar aquele toque. Explique sobre a importância de todos os dados estarem completos.
É muito mais que um simples formulário. Com a OS você comprova que o serviço foi feito. Consegue ainda medir a produtividade. Dessa forma, sempre que detectar alguma informação errada, acione a equipe.
Assim que uma OS é aberta, o gestor, pela linha do tempo que o software integrado ao aplicativo tem como ferramenta, consegue ter uma visão geral de todas as atividades que estão sendo executadas naquele momento. E o mais importante, a localização de cada técnico.
Com isso, basta incluir a ordem para o profissional que está mais próximo ao local. Portanto, caso a visita seja de urgência, não há necessidade de nenhuma ligação. Pois a ordem é enviada do software diretamente para o aplicativo do técnico escolhido, em um clique.