Nova boleta bancária
A partir de novembro, a boleta de cobrança da taxa de condomínio passa a ter um novo formato, mais moderno e versátil, que, além de outras vantagens, permite ao condômino acompanhar mês a mês a leitura do seu hidrômetro e a situação do caixa do condomínio, o que dá mais transparência à administração dos recursos disponíveis.
Esta mudança é parte do processo de modernização da área financeira do Condomínio, que padecia de uma ineficiência gritante. A área era atendida por dois sistemas obsoletos, que não permitiam a integração dos dados. Parte das operações ainda era feita manualmente e, como tal, sujeita a erros, inconsistências e excessiva demora no fechamento do balancete mensal. A ineficiência custava caro porque, para funcionar, o sistema exigia quatro funcionários em tempo integral, mais o custo de manutenção mensal dos dois sistemas.
Primeiramente, optou-se pela compra de um sistema informatizado completo, mas, esta possibilidade mostrou-se difícil pela dificuldade de achar no mercado um produto capaz de integrar de forma consistente as operações de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e contabilidade. O único que atende as necessidades do Condomínio mostrou-se inviável devido ao preço de implantação, da ordem de R$ 80 mil, e ao alto custo mensal de manutenção.
Em vista disso, a segunda opção foi buscar no mercado uma empresa especializada em administração financeira de condomínios e, com isso, além do ganho em eficiência, obter algumas vantagens econômicas, como, evitar o investimento em um novo sistema, reduzir o custo de mão de obra e ficar livre do custo mensal de manutenção dos dois sistemas obsoletos.
O mercado hoje é rico em empresas que atuam nesse ramo e não foi difícil encontrar uma empresa que preenchesse todos os requisitos definidos pela Administração. A escolhida foi a Pacto Administração de Condomínios, empresa que comprovou maior experiência de mercado, melhor estrutura de atendimento e um portfólio de quase 1.500 clientes. Foi também a que ofereceu a melhor proposta em termos de preço e variedade de serviços adicionais inclusos, como emissão da boleta bancária, contabilidade, pessoal, cobrança e assistência jurídica. E mais, em breve, o fechamento do balancete passa a ser no dia primeiro do mês subsequente.
Outra grande vantagem oferecida pela Pacto é o débito automático da boleta, uma comodidade a mais para o condômino.
A redução de custo e o ganho de eficiência são significativos, mas pesou muito na escolha o diferencial de segurança e as facilidades que a Pacto oferece aos seus clientes por atuar como agente credenciado da Caixa Econômica Federal, banco que concentra a maior parte dos recursos do Condomínio.
A mudança de sistema está sendo feita de forma cuidadosa, gradativa, em paralelo com o atual, para que tudo saia conforme planejado.