Mas certamente essa não é uma tarefa simples – aliás, é um dos problemas que mais afetam as empresas, mesmo que elas tenham poucos funcionários. Porém, existe solução e vale a pena colocá-la em prática.
Portanto, confira algumas dicas de como melhorar a comunicação entre os setores das empresas.
1. Defina e alinhe as metas, a missão e os valores da empresa
Não adianta saber como melhorar a comunicação interna na empresa sem deixar bem claro para todos quais são os objetivos e metas dela.
Por isso, o primeiro passo importante é você definir (caso ainda não tenha feito isso) e alinhar as metas (em todos os setores), bem como a missão e os valores da empresa. Para que ela foi criada? Qual é a responsabilidade de todos nessa missão? Quais são as metas que cada um precisa alcançar?
Nesse sentido, vale a pena criar tanto as metas individuais quanto metas coletivas, estimulando a integração entre os setores. E por falar nisso:
2. Estimule a interação entre os setores
Algo muito comum entre as empresas é a criação de "mini empresas" dentro delas. Ou seja, praticamente os setores funcionam sozinhos e os colaboradores acabam isolados em ilhas.
Aliás, não é à toa que hoje em dia muitas empresas (principalmente startups) têm eliminado paredes nos espaços físicos. A intenção é que haja uma integração total entre os setores.
Outra dica é promover alguns eventos específicos para estimular a interação e a troca de ideias. Vale a pena investir em treinamentos, workshops e até confraternizações, como um happy hour de tempos em tempos.
O objetivo é que a empresa se aproxime e conheça, de fato, quem são seus colaboradores e eles se conheçam entre si. Isso é um ponto muito positivo de saber como melhorar a comunicação entre os setores.
3. Elimine ruídos de comunicação
Um gargalo de muitos negócios é a falha na disseminação das informações entre os setores. Os ruídos ocorrem justamente aí: mensagens não compreendidas, disseminadas de diferentes maneiras, falta de um canal sólido de comunicação e que geram muito burburinho entre os corredores.
É importante saber que comunicar não é apenas informar algo. É uma via de mão dupla, ou seja, você comunica algo e o receptor da mensagem sinaliza que ela foi inteiramente compreendida.
Mas, como fazer isso? Confira a dica a seguir.
4. Crie uma cultura do feedback positivo
Já falamos sobre isso neste post aqui. O feedback positivo não é sobre comunicar ao colaborador apenas as coisas favoráveis a ele, mas sim saber como se comunicar também quando ele precisa melhorar em algo.
Isso significa ter equilíbrio: enxergar e valorizar os pontos positivos da equipe e também saber como estimulá-la a melhorar nos pontos negativos.
Na prática, é falar e também ouvir – mas lembrando que a decisão final é sempre da empresa, que precisa se portar como uma líder. O colaborador já tem a meta em mãos, ou seja, já sabe o que precisa entregar. O líder vai orientá-lo nesse caminho de forma a estimulá-lo – e não desanimá-lo.
5. Estruturar os processos internos também faz parte de como melhorar a comunicação
Bom, aprender como melhorar a comunicação entre os setores também implica em "arrumar a casa". Nesse ponto, a organização dos processos é fundamental e ajuda a colocar em prática todas as demais dicas.
Antes de tudo, é preciso entender como ocorre o fluxo de dados entre a empresa, ou seja, quais dados circulam por quais áreas para que a comunicação seja estruturada.
Por exemplo: antes de o setor de televendas entrar em contato com o cliente em potencial, o dado sobre essa pessoa foi colhido pelo departamento de marketing. Entender todo esse funil de vendas é essencial para que haja uma comunicação efetiva entre esses setores, evitando retrabalhos e falhas nos resultados.
Entendido isso, estruture todos os processos da empresa para que a comunicação se torne mais eficiente entre os colaboradores e gestores. Para isso, a dica a seguir é essencial.
6. Utilize a tecnologia para otimizar a comunicação interna
Por fim, aprender a como melhorar a comunicação na empresa também diz respeito a tornar a equipe mais produtiva com ferramentas que otimizam vários procedimentos e facilitam a integração dos dados.
E a melhor maneira de fazer isso é utilizando a tecnologia, principalmente em relação à chamada computação em nuvem (cloud computing), que torna vários procedimentos integrados e visualizados de forma mais prática, evitando muitos ruídos de comunicação.
Para complementar esse assunto, conheça 5 tecnologias para colocar em prática como melhorar a comunicação interna nas empresas e até a próxima!