Como você faz a confirmação de consulta na sua clínica?
Publicado por Genesis Tecnologia em 28 de abril de 2021 | Atualizado em 28 de abril de 2021
A confirmação de consulta é uma das atividades mais importantes de uma clínica, pois dela depende o trabalho efetivo de todos os profissionais envolvidos. O não comparecimento abre uma lacuna no atendimento, causando impacto negativo nos resultados.
É essencial fazer da confirmação um processo de rotina, pois, assim, é possível certificar da presença de todos os pacientes agendados. Caso contrário, diante do cancelamento, haverá tempo hábil para reorganizar os horários ou, até mesmo, incluir pacientes à espera de uma desistência.
O objetivo deste post é falar sobre a importância de uma confirmação de agenda bem-feita para melhorar os resultados da sua clínica. Continue lendo e veja como a tecnologia pode ajudar, melhorando o processo de confirmação, e quais os benefícios dessa prática!
Por que a confirmação de agenda é tão importante para os resultados de uma clínica?
O funcionamento e sucesso de uma clínica dependem de ter um volume de pacientes satisfatório, para manter o negócio ativo e rentável. Para isso, eles precisam comparecer às consultas e procedimentos agendados.
Quando uma consulta ou procedimento é marcado, há todo um planejamento e programação para que o atendimento seja realizado com eficiência. Os profissionais se preparam, se mantendo disponíveis, assim como os equipamentos e instrumentos, quando necessários.
O maior problema é que o no-show, ou seja, as desistências, pode se tornar frequente e sem aviso prévio, sobretudo, quando as confirmações não ocorrem da forma adequada — é essencial ter a certeza do comparecimento, para evitar prejuízos e retrabalho.
Uma agenda "furada" é sinal de equipe momentaneamente parada, possíveis requisições de um material que talvez não precisasse ser comprado. Esse é um cenário que precisa ser evitado, pois gera déficit no faturamento.
O trabalho eficiente na confirmação da agenda pode melhorar, expressivamente, a performance e os resultados da sua clínica. É importante garantir que os horários cheios da agenda se tornem atendimentos efetivos, com o comparecimento de todos os pacientes.
Como a tecnologia pode ajudar a otimizar e agilizar a confirmação de consulta?
Sabemos que o volume de trabalho na área da saúde é grande e complexo, sobretudo, quando envolve os convênios — autorizações, faturamento, glosas médicas —, preparação de procedimentos, elaboração de laudos médicos, dentre outras atividades.
A confirmação manual demanda tempo, pois é preciso entrar em contato pessoalmente com cada paciente, para validar o comparecimento. Com ajuda da tecnologia e uma ferramenta automatizada, esse processo é mais seguro e rápido, minimizando a sobrecarga dos atendentes.
Por isso, vale a pena pensar na automatização como uma solução que traz agilidade e eficiência. Com esse tipo de ferramenta, você pode se valer de um dos melhores meios de comunicação da atualidade para confirmar a agenda de consultas ou procedimentos — o WhatsApp.
Se você ainda não sabe, integrado à plataforma de atendimento, é possível vincular a conta de Whatsapp para melhorar e otimizar o contato com os pacientes, não apenas para confirmação do agendamento, mas, também, tratar sobre outros serviços.
Quais os benefícios de automatizar a confirmação de agenda?
Uma agenda médica organizada é aquela em que os horários de consultas e procedimentos estão todos agendados e confirmados. Pelo WhatsApp, essa rotina é ainda mais fácil, considerando que dificilmente quem tem um smartphone deixe de usar o aplicativo de mensagens, pela facilidade e acesso rápido.
Além disso, em pouco tempo, você consegue perceber mais vantagens:
registro das confirmações;
fidelização dos pacientes;
maior credibilidade da clínica;
histórico dos contatos;
maior proximidade do público;
minimização dos erros;
maior produtividade da equipe.
A Genesis Tecnologia oferece a integração dessa atividade com sistemas de atendimento. Com disparos automáticos, é possível confirmar a agenda por e-mail, SMS e WhatsApp, sendo esse último o método mais eficiente, pois a resposta do paciente pode ser mais imediata.
Desse modo, a equipe do call center somente entrará em contato com aqueles pacientes que não retornarem, confirmando o horário da consulta ou procedimento agendado. A tendência é que seja um número reduzido, comparado à programação de um período.
Perceba o quanto a automatização pode beneficiar seu negócio, integrando meios de comunicação para facilitar a confirmação de consulta. Em um mundo moderno, é fundamental aderir à inovação, para se aproximar de um público cada vez mais conectado — uma maneira eficaz de reduzir ao máximo as ausências e as janelas de horários.
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