Gestão de documentos na era 4.0: veja como realizar na sua empresa!
Entenda as mudanças e como realizar a gestão de documentos na era 4.0
Por Portal de Assinaturas Certisign - 23/10/2019
Atualmente, o ambiente competitivo no qual a indústria de transformação está localizada é, sem dúvidas, complexo. E enfrenta a superposição de fatores desfavoráveis, como demanda altamente dispersa, escassez de matérias-primas, aumento dos custos de energia e consumo lento. Nesse cenário entra a indústria 4.0, que abrange oportunidades de construção de informações e substituição de máquinas e mercados.
Por meio da quarta revolução industrial, aconteceram mudanças significativas nos novos modelos de negócios como a adoção de robótica, processos inteligentes, computação em nuvem, realidade aumentada, simulação, impressão 3D, entre outros. Não diferente, a gestão de documentos na era 4.0 é otimizada e amplamente digital.
Veja, neste post, como realizar a gestão de documentos na era 4.0. Boa leitura!
Gestão de documentos 4.0
O fluxo da criação de um documento para a obtenção de aprovação varia dependendo da empresa, mas na maioria dos casos é surpreendentemente complicado. Uma das razões é que você precisa obter aprovação de várias pessoas. Sem a adoção de soluções tecnológicas, o trânsito de arquivos entre as partes e departamentos se torna burocrático.
As mudanças trazidas pela gestão de documentos na era 4.0 proporcionam a resolução desses gargalos no fluxo de trabalho. O documento criado é distribuído no sistema e a pessoa responsável confirma e aprova sem a necessidade de impressões, riscos de perdas e aumento da pilha de papéis nas salas de arquivo. Podemos citar as seguintes soluções dentro da importância da gestão de documentos para os negócios abaixo.
Serviços criados usando a computação em nuvem podem ser usados facilmente registrando usuários. Além disso, como o próprio serviço é atualizado de acordo com a situação, ele tem o recurso de poder sempre usar o serviço com as informações mais recentes. Diferentemente do modo convencional que não mantém as informações unificadas e ocasiona duplicidade e inconsistências.
A gestão de documentos na era 4.0 faz uso da cloud computing, pois os dados podem ser armazenados facilmente em um servidor externo. Desde que o terminal esteja conectado à internet, ele pode ser usado independentemente do dispositivo, como por um computador pessoal, smartphone, tablet etc. Isso é extremamente conveniente para a dinamização das atividades gerenciais.
Dentro da gestão de documentos na era 4.0 as assinaturas digital e eletrônica são adotadas para facilitar a legitimação de contratos dentro da gestão eletrônica de documentos. Elas são soluções que excluem a necessidade de gasto de tempo e recursos com locomoção a cartórios para reconhecimento de firma.
A assinatura digital é feita por meio de criptografia, visando proteger toda a operação que envolve a identidade do signatário. Ela tem o mesmo valor jurídico que o procedimento feito em cartório, pois o Certificado Digital ICP-Brasil garante a autenticidade, integridade e não repúdio. Isso permite que haja sucesso no fechamento de negócios, bem como boas práticas na gestão de documentos.
A assinatura eletrônica é feita a partir da grafia da assinatura feita na tela de um dispositivo como tablet e notebook, por exemplo. Ela tem a função de gerar uma eficácia probatória de acordo com evidências como voz, geolocalização, SMS, imagem, entre outros. Porém, ela não tem o mesmo peso jurídico de uma assinatura manuscrita reconhecida em cartório. Ela é empregada em operações que não tenham grandes riscos como contratos de serviços, propostas e recibos.
O Customer Relationship Management (CRM), traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um método para aprofundar o relacionamento com os consumidores, convertendo suas informações em dados e gerenciando-os. Devido às mudanças advindas da indústria 4.0 o CRM está sendo introduzido por muitas empresas como uma ferramenta para ajudar a melhorar as vendas e a lucratividade.
Usando o sistema CRM como uma infraestrutura de informações integrada para operações em toda a empresa, é possível melhorar a eficiência dos negócios e a satisfação do cliente. Para esse fim, também é essencial que todos no departamento com contatos dos clientes possam usá-lo facilmente a qualquer momento. Afinal, a indústria 4.0 tem seu foco na personalização para os consumidores.
Sabendo o que é gestão de documentos na era 4.0 as empresas têm realizado mudanças significativas para tornar as rotinas mais eficientes e de alta qualidade. Dentro da gama de ferramentas e tecnologias que tem mudado a forma de armazenar e gerir arquivos na organização, o Portal de Assinaturas se apresenta trazendo vantagens importantes para a inovação e para a qualidade na forma de trabalho. Veja alguns exemplos:
De acordo com o nível de incorporação de soluções adequadas, as empresas conseguem reduzir custos e ganhar escala no mercado. A redução de custos é uma das características que o Portal de Assinatura fornece aos usuários. Todos os gastos de manutenção do servidor local, alocação de espaço para guarda de papéis e impressão são eliminados, pois esses procedimentos são feitos eletronicamente dentro da plataforma.
Dado a forte digitalização, é fundamental ter segurança no armazenamento, envio e análise. No Portal de Assinaturas é possível limitar a autoridade de acesso e do histórico de edição e navegação de acordo com o cargo, viabilizando minimizar o risco de vazamento de informações. Isso proporciona um modelo de processos mais seguro e prático, de modo que a equipe possa dar maior atenção a procedimentos estratégicos.
Ao abandonar a gestão manual de contratos, convertendo-os em dados eletrônicos armazenados no Portal de Assinaturas, podemos esperar melhorar a conveniência do gerenciamento de contratos, como pesquisa sob várias formas como data, palavra-chave, tipo, validade etc. Isso facilita a tarefa de encontrar arquivos para renovação, cancelamento, consulta e edição. Todas essas características demonstram como essa solução é indispensável para alavancar os negócios.
Dessa maneira, organizações que buscam se destacar e serem mais produtivas em seus processos precisam se atentar às mudanças ocorridas a partir da gestão de documentos na era 4.0 como a organização de documentos em pequenas empresas e automatização do fluxo de trabalho. Analise suas demandas e opte por soluções que atendam as suas expectativas de negócios.
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