Esta declaração pode ser mensal ou anual e o novo ficheiro contabilístico SAF-PT deve necessariamente incluir os seguintes campos de controlo:
A devolução do IVA no formato SAF-PT deve ser entregue até o dia 25 de cada mês. As autoridades exigem que as faturas e notas de entrega sejam geradas sequencialmente. Também devem passar por um processo de criptografia que inclua uma assinatura electrónica. Deve conter dados relacionados com a fatura anterior e sistemas de controlo do processo de geração de ficheiros.
Para o processo de declaração de documentos electrónicos de transporte, já há muitas soluções que automatizam o processo. Ou seja enviam os dados em tempo real. Através do Webservice para a autoridade fiscal, que depois emite o respectivo código de autorização. O sistema recebe automaticamente o código e inclui-o no documento de transporte. Este código é o que permite o movimento de mercadorias.
Existem por isso, muitas plataformas de faturas eletrónicas. São plataformas que já permitem responder às necessidades das empresas de qualquer área, exigidas pelas autoridades portuguesas. Através de uma única plataforma integrada ao seu sistema de gestão, pode emitir e enviar os documentos electrónicos.
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O Decreto-Lei nº 256/2003 regula as condições técnicas para a submissão, processamento e arquivo de faturas eletrónicas. Além disso, recomenda a utilização de facturação electrónica no contexto da simplificação das administrações públicas.
A Lei nº 96/2015 regulamenta o acesso e utilização de soluções de gestão certificadas de contratação pública eletrónica (eProcurement). Estabelece os requisitos e as condições necessários para viabilizar a interoperabilidade com sistemas e plataformas centralizadas públicas.
O Código dos Contratos Públicos regula a utilização de facturas electrónicas em contratos públicos. Realizou-se uma consulta pública em 10 de outubro de 2016 para atualizar este instrumento jurídico, entre outros objetivos, para transpor a Diretiva 2014/55 / ​​UE. O artigo 299°-B determina que todas as entidades adjudicantes só devem receber faturas eletrónicas. Devem estar em conformidade com a norma europeia sobre faturação eletrónica.
De acordo com o Código dos Contratos Públicos, todos os processos de contratação pública devem, preferencialmente, ser efetuados eletronicamente. Os processos de aquisição eletrónica são suportados e geridos por diferentes entidades, utilizando diversos sistemas e plataformas de gestão eletrónica.
Em utilização a partir de 1 de novembro de 2009, o Portal BASE é uma plataforma on-line que permite o processamento de contratos no contexto da contratação pública, tanto nos processos pré e pós-adjudicação. Esta plataforma é gerida pela entidade pública Instituto dos Mercados do Imobiliário e da Construção (IMPIC). Foi desenvolvida pelos prestadores de serviços Full IT e pelo Instituto de Novas Tecnologias.