Desvios não são sinônimo de descontrole » Table Partners
Por João Navarro	em 26 de outubro de 2009
A maior parte dos gestores sente-se complacente se precisa tratar como natural os desvios em relação a planejamentos. Essa é uma postura adequada aos projetos tradicionais, mas inadequada e muitas vezes prejudicial na implementação de novos empreendimentos, cujas premissas são incertas – justamente os projetos mais importantes para o futuro da organização. Como conduzir o planejamento e a gestão de projetos dessa natureza?
É chegada a hora da implantação de um determinado projeto.
O gestor prepara uma lista com todas as atividades que deverão ser desenvolvidas, identifica as dependências entre as mesmas e como conseqüência o caminho crítico. A seguir, são definidos os responsáveis pela execução de cada etapa e se estipula um prazo para execução.
À medida que o projeto avança o gestor pode redefinir prioridades, reforçar equipes ou fazer ajustes no planejamento original.
Esta forma de gestão, tão familiar a todos nós, é ideal para projetos com nível de incerteza relativamente baixo, tais implantações de sistemas, mudanças físicas ou o lançamento de uma nova embalagem de um produto.
Agora, vamos imaginar uma outra situação
A empresa decide empreender em um novo negócio, num mercado em que não opera. A incerteza sobre os pressupostos financeiros e operacionais de um empreendimento como este é muito maior do que a de projetos como os mencionados acima.
Planejar e conduzir um projeto assim, com a abordagem tradicional, costuma seguir um padrão, familiar a quem já esteve envolvido em empreendimentos dessa natureza:
Apesar de se saber claramente, na fase de planejamento, que há grandes incertezas nas premissas do projeto e que imprevistos necessariamente acontecerão, uma vez documentado, na forma de um "Plano", os parâmetros do projeto passam a ter valor de "metas" para os responsáveis pela implementação.
Não desviar dessas "metas" passa, então, a ser considerada responsabilidade da equipe de implementação, tal como nos projetos tradicionais, de baixa incerteza.
Começa, então, um processo gradual de descolamento da realidade, por parte da liderança e supervisão do projeto: ajustes nos produtos, reações imprevistas de concorrentes, revisões de preços ou custos são tratados como problemas e "erros", não como aprendizado ou revelação da realidade que, na fase de projeto, era desconhecida.
A maior parte dos gestores, contudo, sente-se complacente se precisa tratar como natural desvios em relação a planejamentos. Essa é uma postura adequada aos projetos tradicionais, mas inadequada, de certa forma "teatral" e, muitas vezes prejudicial, na implementação de planos que baseiam-em e premissas muito incertas.
Como conduzir, então, o planejamento e a gestão de projetos de grande incerteza?
A alternativa à abordagem tradicional é o PLANEJAMENTO POR MILESTONES1.
Um milestone é um ponto de checagem – um marco de caminho – durante a implementação do projeto. Os milestones são previstos, na fase de planejamento, para aqueles momentos em que se descobrirá se pressupostos importantes do projeto se revelarão verdadeiros ou falsos. Em outras palavras, momentos de aprendizado crítico para o empreendimento.
Alguns exemplos: resultado do primeiro teste de mercado; vendas do primeiro mês; chegada dos orçamentos dos grandes investimentos envolvidos; uma aprovação crítica, por um órgão público.
Além de ajudar a mudar a forma como os gestores encaram os imprevistos e desvios do projeto, o Planejamento por Milestones tem um grande valor prático para o sucesso de empreendimentos de risco: ordenando os milestones em uma seqüência que minimize os investimentos e a escalada dos custos fixos, o custo dos imprevistos e ajustes é minimizado. Em outras palavras, maximiza-se o retorno do projeto.
Os milestones são eventos importantes em que se revêem os pressupostos do empreendimento, replanejam-se as etapas seguintes e reajustam-se as expectativas e metas do projeto, sem que os líderes sintam que estão fazendo um mau trabalho de gestão.
A idéia central da metodologia é tranformar o processo de planejamento, de uma "etapa inicial" em uma atividade da implementação, como todas as demais. Ela desloca a ênfase do acompanhamento, da mera "explicação de desvios" para a busca e captura contínua de oportunidades.
1 Planejamento por Milestone, é parte integrante da metodologia Discovery-Driven Planning, desenvolvida por Rita Mc Grath e Ian MacMillan.