Aprenda a planejar sua rotina como ninguém - Teravoz
04 jul 2019 Gestão
Como elaborar o planejamento da sua rotina
Como você se sente ao fim do dia? A sensação é de dever cumprido, ou você conclui que poderia ter feito muito mais? Se o seu caso é o segundo, saiba que a razão para sua queda de produtividade pode estar na falta de planejamento da rotina.
Ter um planejamento bem definido ajuda a ter uma visão de todas as atividades que você precisa fazer, organizando melhor o seu cronograma. Não se trata de ser produtivo só para conseguir trabalhar mais. Fazendo o que precisa com mais eficiência e até em menos tempo, você deixa a ansiedade de lado e aproveita melhor seu descanso ao lado dos amigos e da família. Todos saem ganhando!
Neste post, trazemos algumas dicas para você elaborar o planejamento da sua rotina de trabalho, ganhando produtividade e eficiência.
Vantagens de ter uma rotina planejada
Antes da prática, conheça os principais benefícios de ter uma rotina bem planejada.
Menos esquecimentos: com uma rotina bem planejada você lembra de todos os prazos, reuniões e outros compromissos.
Ganho de eficiência: com as tarefas bem definidas, você passa menos tempo procrastinando e mais tempo fazendo o que precisa fazer. O resultado? Mais eficiência!
Mais tempo livre: ao planejar suas atividades você consegue terminá-las mais rápido. Isso significa mais tempo livre para usar como você quiser, sem aquela sensação de dever cumprido pela metade.
Crescimento profissional: ter organização e eficiência levará você a crescer profissionalmente, pois vai sobrar tempo para fazer aquele curso que você sonhava e enriquecer o currículo. Além disso, em um mundo no qual o tempo é cada vez mais escasso, a eficiência será um grande diferencial nas habilidades do seu currículo.
Como elaborar o planejamento da sua rotina: dicas para o dia a dia corporativo
Agora que você conhece os benefícios de uma rotina bem planejada, vamos para a prática!
Muita gente pensa que pessoas produtivas são como super-heróis que dão conta de tudo, mas não é verdade. Um planejamento de sucesso não exige além do que você é capaz, algo que só gera estresse e frustração. Pelo contrário, precisa ser realista.
O segredo de quem tem eficiência é o senso de prioridade, que consiste em olhar para as tarefas que devem ser realizadas e organizá-las da mais urgente para a menos. Outra dica é dividir grandes projetos em tarefas menores e realizar essas etapas também em ordem de urgência.
Mas o que é mais ou menos urgente? Tarefas urgentes são aquelas que trarão problemas caso não sejam feitas agora. Depois vêm as importantes, que trarão bons resultados se forem feitas. Há ainda as importantes, mas não urgentes, que podem ser deixadas para depois, e as que não são nem importantes nem urgentes, que podem ser descartadas.
Usar a matriz de priorização pode ajudar a definir o que precisa ser feito agora, o que pode ser deixado para depois e o que deve ser colocado de lado. Cuidado também com as falsas urgências, lembre-se de que quando tudo é prioridade, nada é! Por isso, elimine falsas emergências.
Com isso em mente, é só colocar suas tarefas onde preferir: pode ser no papel, no aplicativo, no bloco de notas do celular. E começar a riscá-las à medida que forem sendo completadas. A sensação de riscar algo da lista é ótima!
2. Tenha prazos bem definidos
Se a sua lista de tarefas não tiver prazos, pode ser que elas sejam postergadas indefinidamente. Por isso, o melhor é colocar uma data bem definida para terminar cada atividade. Escolha as datas de entrega de acordo com a ordem de prioridade mostrada no item anterior e vá fazendo uma coisa por vez.
Ser multitarefas pode minar sua produtividade, o que no fim do dia gera aquela sensação de que você fez mil coisas, mas não concluiu nada. Tenha foco!
3. Olhe para o dia seguinte
O dia terminou, mas não espere o dia de amanhã para se planejar novamente. Faça um balanço do que conseguiu terminar hoje e do que será preciso fazer no dia seguinte.
Separe alguns minutos ao fim do dia para uma lista para amanhã, seguindo os critérios de prioridade. As atividades que ficaram incompletas podem ser encaixadas no cronograma do próximo dia - assim, fica mais fácil se organizar no início do dia seguinte e usar aquela energia do começo da manhã para fazer as tarefas mais complicadas.
Organizar o seu exterior vai ajudar a manter seu interior fluindo bem. Pense no que é mais fácil: encontrar aquele recibo no meio de uma pilha de papéis bagunçados, ou em uma pasta separada por categorias?
Enfrentar a bagunça pode ser difícil no início, mas depois você pode até acabar tomando gosto pela coisa. O primeiro passo é uma boa limpeza: retire tudo o que pode ser descartado, como papéis e objetos desnecessários. Manter por perto só o necessário, como computador, caderno e água para se manter hidratado, vai ajudar você a focar no que interessa.
O mesmo vale para o ambiente digital: nada de acumular ícones infinitos na área de trabalho. Mande para a lixeira o que não é mais necessário e coloque em pastas separadas por temas o que ainda pode precisar. Você ganhará minutos — ou até horas — que passaria procurando o que precisa.
O medo de decepcionar — e a consequente dificuldade de dizer "não" — está entre os principais motivos pelos quais as pessoas acabam sobrecarregadas e improdutivas no ambiente de trabalho. Por isso que parte do planejamento diário inclui também saber negar demandas que você não é capaz de dar conta.
Como falamos, o planejamento deve ser realista. Se não há tempo para outras tarefas, incluir mais uma atividade pode arruinar seu cronograma. Mais uma vez: saiba priorizar e dizer não educadamente, se necessário.
6. Aceite uma mãozinha da tecnologia
Que tal elevar seu planejamento a um outro nível com a ajuda da tecnologia? Há quem não abra mão do velho caderninho, mas saiba que você pode aproveitar apps para seu ainda mais produtivo.
Aplicativos de gerenciamento de tarefas como o Trello e o Asana ajudam a ter uma visão geral do que você ainda precisa fazer. Com o Toggl você sabe quanto tempo leva para fazer cada tarefa e consegue se planejar com precisão.
7. Descanse!
O objetivo de tanto planejamento e organização não é trabalhar mais, mas sim ganhar tempo e eficiência. Por isso, ao fim de um longo dia de trabalho, descanse! Lembre-se de respeitar seus limites e de incluir todos dias uma pequena recompensa. Faça algo que gosta para se manter motivado.
Lembre-se também que se planejar é um hábito. Então, como escrever ou escovar os dentes, é provável que você não o domine logo de primeira. Mas, com o tempo, pode ficar cada vez melhor.
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