Como trabalhar com empresas Regime de Caixa do Simples Nacional no OneFlow | Ajuda Omie
Como trabalhar com empresas Regime de Caixa do Simples Nacional no OneFlow
Recursos disponíveis para escrituração de empresas optantes do Simples Nacional que apuram pelo Regime de Caixa
Para habilitar a escrituração fiscal de uma empresa no OneFlow, siga os procedimentos indicados nesse artigo.
Importante: para escriturar empresas pelo Regime de Caixa, é necessário que 100% das notas de saída e/ou de serviços prestados sejam emitidas pelo Omie ERP, pois o OneFlow se baseia na baixa das parcelas recebidas (no módulo Financeiro) para determinar quais notas serão consideradas no cálculo do Simples Nacional.
Empresas novas no OneFlow
Se a empresa que você quer habilitar no OneFlow for regime de caixa, após incluí-la no sistema (clique aqui para ver como incluir novas empresas) acesse a competência indicada como o mês inicial de apuração fiscal. Será aberto o assistente de configuração de empresas:
Clique na opção "Clique aqui para iniciar as configurações agora mesmo" para que o sistema inicie o processo abrindo a seguinte tela:
Na tela acima, os seguintes campos são utilizados para o Regime de Caixa:
Regime de Apuração: informe a opção "Regime de Caixa";
Início do regime de apuração: Informe o mês e ano que a empresa iniciou a apuração pelo regime informado. Se a empresa sempre teve o mesmo tipo de apuração, informe o mês e ano da abertura da empresa.
Ao clicar em "Próximo" será aberta a tela para a confirmação das receitas dos últimos 12 meses:
Importante: Seguindo a regra do PGDAS, deverá ser informada os valores correspondentes ao faturamento (e não ao recebimento). Esses valores deverão estar iguais ao extrato do PGDAS.
Ao clicar em "Próximo" o sistema irá iniciar o processamento dos documentos fiscais correspondentes.
Mudando o Regime da Apuração de uma empresa
Anualmente é possível mudar o regime de apuração de uma empresa no âmbito do Simples Nacional. Para fazer a mudança no OneFlow, siga os seguintes passos:
1. Acesse a opção "Configurações" a partir do menu superior do sistema (dentro da empresa desejada):
2. Será aberta a tela de "Configuração da Empresa". Acesse a opção "Geral Configurações da Empresa":
3. Na próxima tela será possível alterar o regime de apuração da empresa. Nessa opção, você deverá criar uma nova vigência para que as apurações anteriores não sejam impactadas (caso você só tenha inicializado a empresa com o regime incorreto, não crie uma nova vigência).
Para criar uma nova vigência, clique na opção "Criar vigência":
Será aberta a tela para que você indique a partir de qual competência a empresa terá um novo regime de caixa:
O sistema irá criar a nova vigência. Será necessário então acessar a empresa na competência indicada (no exemplo acima o mês 09) e alterar o regime de tributação de competência para "Regime de Caixa".
Atenção: essa opção deverá ser utilizada exclusivamente em empresas que já apuraram o regime de competência no OneFlow e estão mudando para o regime de caixa. Se sua empresa estiver apenas configurada errada, basta mudar o regime (sem criar uma nova vigência) e excluir os documentos integrados do Omie para que o sistema reprocesse-os.
Conferindo a escrituração fiscal
Consulta de documentos de competências anteriores que ainda não foram recebidos
Dentro da empresa em questão, na competência inicial de utilização do OneFlow, na opção "Etapas" será exibido o card "Competências anteriores":
Esse card permite visualizar os documentos fiscais existentes (conforme movimentação do Omie ERP) que foram emitidos antes da competência inicial de utilização do OneFlow mas que ainda possuem parcelas em aberto.
Seguindo as regras do regime de caixa, quando houver recebimento de algum desses documentos, automaticamente será gerada a apuração na competência correspondente.
Ao dar um duplo clique, o sistema irá abrir a tela de consulta de notas exibindo as escriturações do ano anterior até a competência antecessora à implantação do sistema:
Documentos da competência atual
Ainda no painel de etapas, quando a empresa é do Regime de Caixa, note que o sistema exibe os cards de escrituração sob duas visões: documentos faturados (1), correspondente aos documentos emitidos na competência em questão, e documentos recebidos (2), correspondente aos documentos com parcelas recebidas na competência em questão:
Ao clicar sobre um dos outros cards de escrituração, o sistema irá exibir a consulta de notas fiscais correspondentes.
Filtro na consulta de documentos
Note que na consulta de documentos escriturados, há a opção "Filtrar por:"
Nesse filtro, existem duas opções:
"Escrituração": exibirá as notas que foram escrituradas pelo regime de competência no mês atual. Em outras palavras, são as notas que foram emitidas dentro do mês e que serão declaradas no PGDAS para determinar o RBT12 e as alíquotas do Simples Nacional (segundo as regras determinadas pela Receita Federal).
"Apuração": exibirá as notas que foram apuradas pelo regime de caixa no mês atual, ou seja, são aquelas que possuem parcelas recebidas dento da competência em questão independentemente do mês que elas foram faturadas. Essas são as notas que irão compor o cálculo do imposto.
É importante destacar que ao clicar sobre o card correspondente no painel "Etapas", o sistema já abrirá a consulta com os filtros devidamente aplicados.
Parcelas dos documentos fiscais
Caso você queira conferir as parcelas dos documentos fiscais, na consulta basta dar um duplo clique sobre o documento desejado. Na tela que será aberta, é possível verificar (1) em quais competências o documento foi apurado e também suas parcelas (2):
Como já indicado acima, a inclusão ou baixa de parcelas está associada ao financeiro do cliente no Omie. Portanto, não será possível incluir manualmente parcelas diretamente em documentos fiscais que não foram originados do ERP do cliente.
Conferindo a apuração do Simples Nacional
Ao dar um duplo clique sobre o card da apuração do Simples Nacional, o sistema irá abrir os detalhes dos cálculos realizados pelo sistema. Note que há duas colunas indicando a composição das receitas pelo regime de caixa (para cálculo dos impostos) e pelo regime de competência (para definição do RBT12 e alíquotas):
Ao clicar para visualizar os detalhes (quais documentos compõe) a apuração, o sistema sempre exibirá, entre outras informações, a base total do simples nacional, os valores calculados no regime de competência e também no regime de caixa:
Apurações do documento fiscal
O OneFlow faz a apuração dos impostos item-a-item e documento-a-documento. Sabendo que é comum em uma empresa do Regime de Caixa um mesmo item possuir mais de uma apuração (por ter mais de uma parcela), ao visualizar os detalhes do mesmo o sistema permitirá que o usuário visualize cada uma das apurações.
Para isso, acesse o documento fiscal e dê um duplo clique sobre o item:
Será aberta a tela dos detalhes do item. Nela, ao acessar a aba "Simples Nacional" (1) estarão disponíveis as apurações correspondentes a cada parcela recebida em competências diferentes (2):
Como gerar o relatório de "Valores a receber"?
Conforme determina a legislação do Simples Nacional, empresas do Regime de Caixa precisam manter atualizado um relatório com as parcelas recebidas e a receber baseado na escrituração fiscal.