10 de fevereiro de 2016 Alexandre Luis Vignado Agile, Gerência de Projetos
Não que esta definição esteja errada, mas quando falamos em Modelo Híbrido de Gerenciamento de Projetos precisamos lembrar que a comunicação é mais do que um relatório na data certa, um e-mail bem escrito ou um formato padrão.
Como nesta série estamos abordando as micro e pequenas empresas que precisam gerenciar projetos, precisamos considerar que é bem provável que a maioria das pessoas envolvidas no projeto trabalham juntas, no mesmo prédio, mesmo andar e as vezes na mesma sala. Portanto, temos que otimizar a comunicação.
Se o projeto é auditado, se a empresa possui um departamento de qualidade, é importante existir sim um plano com estas regras, mas não podemos utilizar estas regras para nos proteger perante nossa própria ineficiência.
Quando o assunto é muito importante, certifique-se de que a pessoa que recebeu o relatório tenha entendido. Faça uma leitura em conjunto, explique os pontos chave do relatório. Levante-se da sua mesa e trate o assunto pessoalmente com a outra parte e apenas use o email para registrar o que foi falado, como uma Ata, se necessário.
Um dos tipos de reuniões existentes no Scrum é a Reunião Diária. É um evento com tempo determinado de 15 minutos. Podemos aproveitar este tipo de reunião em qualquer projeto, sem se preocupar se estamos aplicando uma metodologia específica.
Definnir regras para a comunicação garantirá eficiência, eficácia e agilidade durante a comunicação no projeto. Busque definir apenas as regras importantes, as que façam a diferença no plano. Exemplos:
Porém, alguns destes eventos precisam de um registro formal como atas, lições aprendidas, etc. Após definir os eventos e documentos realmente necessários para o projeto, é válido criar uma tabela separada com o detalhamento destes eventos, sua audiência e o "dono" do evento:
Um "dono" para o evento é importante, pois ele deverá preparar o mesmo além de ser responsável por buscar as entregas e garantir que o evento ocorra como planejado. Esta tabela também é importante pois reforça quem deve ter acesso à determinada informação. Um exemplo que podemos ver nesta planilha é que nem todas as partes interessadas devem ter acesso ao documento de "Lições Aprendidas".