Fiscalização: Saiba como evitar prejuízos para sua empresa
Ações de verificação estão cada vez mais intensas e frequentes, e negócios de quaisquer portes estão suscetíveis a elas
Quem tem uma empresa, independente do segmento, porte ou região, sabe que as fiscalizações do Estado estão frequentes e intensificadas. Se você, empresário, ainda não passou por nenhuma ação de verificação, certamente está ciente de que está suscetível a passar por uma.
O fato é que, por causa deste rigor, empresas com um sistema fiscal e contábil frágil ou inapropriado acabam sendo multadas em valores que vão muito além das possibilidades financeiras dessas organizações – sem mencionar que multa, de qualquer valor, é evitável.
Segundo dados recohidos pela startup Arquivei, somente referente ao exercício de 2012, cerca de 26 mil empresas foram pegas na "malha fina" durante alguma fiscalização, gerando um valor superior a R$ 7 bilhões à Receita Federal.
É sabido que há sonegação por parte de muitas empresas, porém, é bastante comum que algumas simplesmente não consigam comprovar que sua contabilidade estava em dia. Numa falha dessas, as multas podem chegar a 225% do valor supostamente sonegado.
Um dos principais gargalos que geram multas
Nem todas as empresas estão adaptadas ao uso de NF-e (nota fiscal eletrônica) ainda. Muitas delas não possuem uma maneira eficiente de registrar todos os arquivos XML gerados na entrada e saída de mercadorias. Até mesmo uma empresa que já organizou a maneira como realiza a emissão de suas NF-e ainda está sujeita a problemas, afinal, nem sempre os seus fornecedores enviam devidamente os XML das notas fiscais emitidas para ela.
Assim, fica a pergunta: e se um fiscal solicita à sua empresa algum desses documentos dentro do prazo de cinco anos da movimentação? Você tem em mente que os arquivos não apresentados podem acarretar em recebimento de multas calculadas de maneira proporcional à quantidade e valor de documentos fiscais faltantes?
Como a ferramenta Arquivei pode ajudar?
O sistema criado de forma pioneira pelo empresário Christian De Cico monitora, recebe, baixa e armazena automaticamente toda nota fiscal que é emitida para seu CNPJ, direto da Secretaria da Fazenda. Com a lista de Chaves de Acesso em mãos – fornecida pelo fiscal –, o Arquivei baixa um arquivo com todas as notas (em XML e DANFe) e te entrega um relatório das notas faltantes. "Dessa forma, um dos nossos clientes já conseguiu evitar uma multa que poderia chegar a R$ 4 milhões", revela De Cico. Entre os mais de 15 mil clientes da startup, destacam-se gigante como as redes McDonald's do Brasil e O Boticário.
Idealizado em 2013 e colocado em prática durante 2014, o Arquivei é um programa online que se conecta à Secretaria da Fazenda e baixa as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa, concentrando-as num Painel de Gestão de Notas, o que facilita e otimiza o arquivamento dos documentos com garantia legal. Além dessa solução, a empresa tem criado outras ferramentas com foco na organização e redução das perdas para empresas de diversos ramos. Acesse www.arquivei.com.br e saiba mais. Siga a startup no Facebook: www.facebook.com/arquivei.