Divisão e arquivo dos papéis de trabalho de Auditoria - Portal de Auditoria
Os registros dos Papéis de Trabalho, para cada serviço, compreendem duas seções principais:
Arquivo Permanente, que contém informações úteis para um período de anos. Cada seção é parte necessária e integrante dos Papéis de Trabalho referentes a qualquer ano. Os arquivos Correntes são incompletos sem os Permanentes, visto que estes contêm trabalhos de auditoria e dados aplicáveis tanto ao ano corrente como a anos anteriores.
Arquivo Corrente, para cada período coberto pela auditoria;
De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse para consulta sempre que se quiserem dados sobre o sistema, área ou unidade objeto da auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias.
Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente separada, para fins de registro.
Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de materiais geralmente nele incluído:
Pontos de "pré-auditoria" a liquidar;
Pontos de "pré-auditoria" liquidados;
Organograma da área;
Atas de reunião da diretoria;
Atas importantes de reunião dos dirigentes locais;
Memorando de procedimentos;
Modelos de impressos e registros importantes;
Arquivos Correntes de Auditoria
Os arquivos correntes de Papéis de Trabalho contêm o programa de auditoria, o registro dos exames feitos e as conclusões resultantes do trabalho de auditoria. Juntamente com o arquivo Permanente, os Papéis de Trabalho Correntes devem constituir um registro claro e preciso do serviço executado. Com exceção de certos casos, não é prática usar modelos padronizados de Papéis de Trabalho, nem prescrever as informações que devem constar nos papéis.
Os Papéis de Trabalho devem ser delineados e elaborados de forma que apresentem detalhes importantes à atenção de quem os use ou examine. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos como resultado da elaboração insatisfatória de Papéis de Trabalho.
Os papéis devem ser organizados de forma que facilitem o confronto de dados relacionados entre si. Para tanto, a estrutura em que são enquadrados é, em linhas gerais, a seguinte:
Folhas Índices
São papéis que apenas listam as várias áreas alvo dos exames de auditoria e a referência do papel de trabalho onde podem ser encontradas as evidencia dos exames e dos levantamentos executados.
Folhas Mestras de Trabalho
Usualmente há uma folha mestra separada para cada área importante dos exames. Essas folhas mestras resumem as áreas individuais de exames e dão informações gerais. Por exemplo, a folha mestra para exame na área de trabalho pode indicar apenas os saldos contábeis por natureza de contas (movimento, arrecadação, pagamentos, etc.).
Folhas Subsidiárias
Usualmente, há uma ou mais folhas de detalhe em apoio de cada mestra, na qual é registrado o trabalho de auditoria e documentam as informações obtidas. Essas folhas contêm o registro da análise e testes efetuados, e devem trazer a opinião do auditor quanto ao resultado alcançado. Subfolhas de detalhes devem ser preparadas quando necessárias para testes dos dados que comprovam as transações ou para efetuar outros trabalhos de auditoria necessários.
Para arquivamento dos Papéis de Trabalho Correntes é aconselhável que as pastas individuais sejam de pequeno volume, de modo a facilitar o manuseio. Por conseguinte, os papéis devem ser distribuídos em tantas pastas quanto forem necessárias, dependendo do vulto do trabalho. A seqüência dos papéis, não obstante o número das pastas individuais deve ser relativamente uniforme para todos os trabalhos. Sugere-se a seguinte ordem lógica:
Relação de pontos de auditoria identificados;
Rascunho de Relatórios;
Registro das horas aplicadas (Controle das Horas);
Folhas de revisão do trabalho, com os pontos levantados a completar/ completados;
Folhas Índices;
Folhas Mestras;
Folhas Subsidiárias.
Cada Papel de Trabalho deve ter um cabeçalho mencionando o nome da área ou sistema, o tipo de exame objeto, a denominação do Papel de Trabalho e a data do exame. É colocado no canto superior direito da folha, o número do índice adequado. Se o papel consistir de mias de uma página, isto é indicado numerando-se cada página "1 de 3", "2 de 3", etc. Cada papel deve ser assinado e datado pelo auditor, de tal maneira que fique identificado o seu trabalho.
Os Seniores de auditoria assumem a responsabilidade pelos Papéis de Trabalho preparados pelos Assistentes sob sua orientação e devem indicar seu exame e aprovação do trabalho, apondo seu visto em cada papel.