Informática em escritórios de contabilidade - Simples Solução TI
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27 demarço de 2018
Uma visão geral sobre a informática em escritórios de contabilidade
É inegável que a informática possui grande importância em todas as esferas da sociedade contemporânea. Mas, recentemente, passou a vivenciar uma crescente valorização, sobretudo em um segmento específico: o contábil.
Por conseguinte, o capital destinado por empresas de diferentes portes ao desenvolvimento de softwares e hardwares ligados a essa área se torna cada vez mais expressivo. Tendo em vista tal conjuntura, não seria exagero afirmar que a informática pode ser considerada como uma ferramenta indispensável para o profissional cujo trabalho diz respeito à área da contabilidade, servindo como uma espécie de extensão deste.
No entanto, a utilização da informática constitui uma via de mão de dupla, apesar de fornecer uma sólida base para a atuação do contador, este deve estar apto a gerenciar uma grande quantidade de informação para, dessa maneira, disponibilizar em tempo hábil dados que possam fomentar o desenvolvimento empresarial e orientar a tomada de decisões.
A informática tornou-se algo intrínseco à contabilidade. Logo, devido ao fato de estar em constante transformação, a dinamicidade passou a ser um pré-requisito obrigatório para que o contador possa trilhar uma carreira profissional duradoura e de sucesso.
Principais benefícios proporcionados pela utilização da informática como ferramenta de trabalho para execução de tarefas contábeis
A utilização da informática como ferramenta de trabalho acarretou mudanças sensíveis na atuação do profissional contábil, dinamizando-a. Seus principais benefícios são:
A realização da escrituração (registro de todos os fatos ocorridos em uma organização) contábil deixou de ser feita a mão, o que evita o surgimento de situações indesejadas decorrentes da ilegibilidade de informações ou presença de rasuras em documentos contábeis de suma importância.
A possibilidade de armazenar grandes quantidades de arquivos em espaços cada vez mais reduzidos. A criação de bancos de dados digitais e a possibilidade de armazenamento em nuvem constituem duas das principais praticidades proporcionadas pelo desenvolvimento tecnológico e advento da internet, possibilitando a otimização do ambiente empresarial e o rápido acesso ao que se busca.
Maior agilidade e eficácia no atendimento ao cliente e, consequentemente, aumento da produtividade empresarial.
Principais desvantagens proporcionadas pela utilização da informática como ferramenta de trabalho para execução de tarefas contábeis
Gastos com segurança digital. Geralmente, os equipamentos de informática estarão conectados à internet, o que faz deles possíveis portas de entrada para um leque variado de ameaças cibernéticas (spywares, malwares, adwares, dentre outros), podendo culminar no roubo de dados ou até mesmo danificação ou inutilização de hardwares.
Na maioria dos casos, o profissional contábil se torna dependente de seus equipamentos de informática. Sendo assim, com frequência, atendimentos ao cliente executados com o auxílio de recursos como computadores e internet, mas que não necessitam obrigatoriamente destes, não serão realizados em eventuais situações nas quais é impossível utilizá-los.
Equipamentos de informática que devem estar presentes em um escritório de contabilidade
A qualidade dos equipamentos de TI presentes num escritório de contabilidade é tão importante quanto a existência de uma equipe constituída por profissionais devidamente capacitados. Deve-se frisar que, do ponto de vista tecnológico, num comparativo com atividades desempenhadas por outros profissionais, como editores de vídeo, por exemplo, as tarefas contábeis são relativamente simples. Sendo assim, investir em placas de vídeo avançadas e monitores de última geração pode ser uma decisão equivocada.
Os seguintes itens são imprescindíveis:
Computadores: o principal critério a ser levado em consideração ao escolher os computadores de um escritório contábil é a vida útil de seu processador. Embora não sejam os mais potentes, recomenda-se a utilização de computadores com processador Core i5 ou i7. A memória RAM é outro detalhe importante, o ideal é que esta seja de no mínimo 8 GB, tornando possível desempenhar várias tarefas em um mesmo computador sem que ocorram travamentos.
Mouse e teclado: o mouse e o teclado são os principais equipamentos para inserção e acesso à informações no computador.
Equipamentos de rede (modem, roteadores, repetidores, entre outros): tais equipamentos devem ser comprados numa quantidade diretamente proporcional ao número de dispositivos que terão acesso à internet por meio deles.
Os softwares no contexto dos escritórios de contabilidade
Os softwares utilizados no dia a da de um escritório contábil devem estar devidamente atualizados e com suas licenças de utilização ativas. O Pacote Microsoft Office é um software indispensável para os profissionais de contabilidade, pois oferece uma série de ferramentas que possibilitam atividades como a edição de textos e elaboração de planilhas.
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