Gestão empresarial em tempos de crise - Clube Sebrae
Não há como negar, em tempos de instabilidade econômica é comum ver empresários com receios e muitas dúvidas sobre como fazer uma boa gestão empresarial em tempos de crise. Alguns podem até ficar demasiadamente preocupados e sem saber que rumo seguir. Sendo ou não esse o seu caso, saiba que isso é mais comum do que parece e pode acontecer até mesmo com os empresários mais experientes.
Isso porque, é justamente na falta de controle e na desorganização que o caos nos negócios pode surgir e muitas empresas entrarem em falência. A boa notícia é que há como administrar a sua empresa eficientemente, mesmo nos momentos mais difíceis de instabilidade econômica que assolam todo um país. Acompanhe nosso artigo e veja como gerir sua empresa mesmo nos piores cenários de crise financeira.
Mas para que a administração seja realmente eficiente, é necessário que haja um bom gestor à frente da equipe. Sua função é colaborar ativamente para a formação de um time altamente qualificado e organizado. Isso porque, como as pessoas possuem formas diferentes de pensar e de agir, é necessário alguém muito preparado para coordenar os diferentes tipos de situações que podem ocorrer no dia a dia da organização.
Para atuar eficientemente em tempos de crise, o gestor deve estar bem capacitado para liderar sua equipe, fazendo com que cada colaborador faça sua função. É fundamental também que consiga trabalhar em conjunto com os outros para o bom funcionamento da empresa. Ele ainda atua de maneira a garantir que os funcionários estejam satisfeitos na companhia, pois se estiverem contentes, há mais rendimento, diminuindo as faltas e atrasos.
E, para assegurar a satisfação dos funcionários, o gestor deve se atentar para as necessidades dos membros da equipe que comanda, propondo soluções e proporcionando um ambiente de trabalho seguro para que exerçam suas tarefas de maneira efetiva.
Para que tudo ocorra da maneira abordada acima, é necessário que o empresário possa contar com um gestor muito capacitado, pois ao estar mal preparado ou insatisfeito, ele pode afundar uma empresa. Isso porque, o gerente serve como referência para os colabores liderados por ele.
O gestor é, ainda, o elo entre os colaboradores e a diretoria da empresa. Ao transitar entre esses dois níveis da organização, ele tem uma visão muito ampla sobre o que funciona ou não em todas as ações praticadas.
Assim, ao mesmo tempo em que, durante a instabilidade o gestor precisa motivar a equipe de funcionários, ele também deve ter uma alta capacidade crítica e analítica para auxiliar a cúpula da empresa a rever e adaptar estratégias ao contexto imposto pela crise.
Como deve ser o olhar do gestor em tempos de crise?
Durante a crise, é comum que os administradores imaginem o pior cenário possível. Mas esse não deve ser o papel do gestor. Isso porque, frente a uma situação desfavorável, é preciso ter um olhar mais apurado.
É preciso imaginar quais foram as falhas proporcionadas pela crise, analisar as habilidades dos funcionários e traçar os possíveis caminhos para passar pela instabilidade com poucas perdas. O administrador deve observar a situação pelo olhar de todos os envolvidos no processo: colaboradores, acionistas, clientes e comunidade.
A partir desse ângulo, ele vislumbrará diversas soluções para alcançar todos os públicos, sem deixar de lado, é claro, os interesses primordiais da empresa. Se o gestor ficar preso ao seu cotidiano poderá perder oportunidades preciosas para o seu negócio.
É nos momentos de crise que as lideranças devem se valer do trânsito facilitado entre todos os núcleos da empresa para se colocar no lugar do outro (quer seja ele um subalterno ou seu superior) e pensar em soluções inovadoras que beneficiam todo o conjunto.
É por tudo isso que a frase do pensador Joseph Carvalho "Gestão e sobrevivência andam lado a lado", já está virando célebre e deve estar incutida na mente de empresários e de gestores.
Qual é a diferença entre gestão administrativa e gestão financeira? Qual a importância de ambas?
Há uma leve distinção entre esses dois tipos de administração, mas as gestões financeira e administrativa são complementares. Isso porque uma gestão financeira é fundamental para que a gestão administrativa seja bem executada. Mas, apesar de atuarem juntas, há algumas pequenas diferenças em seus conceitos.
A gestão administrativa é focada na palavra organização. Dessa forma, ela é a base dos processos gerenciais da empresa. A gestão administrativa está relacionada a outros tipos de gestão. São elas:
Gestão de Pessoas (área de recursos humanos);
Gestão Operacional (área de produção e venda de produtos ou de execução de serviços);
Gestão Comercial (área de vendas);
Gestão Fiscal e Tributária (impostos).
São ações da gestão administrativa: a definição de um regime tributário, a elaboração de um planejamento estratégico e a instauração de uma nova política de atendimento ao cliente.
A gestão financeira é quem viabiliza as estratégias e se relaciona diretamente a todas as áreas da empresa. O controle que ela exerce assegura o crescimento sustentável do negócio, permitindo ao gerente definir o que, como e quando fazer.
Será o orçamento determinado pela gestão financeira que definirá as ações a serem realizadas, de que maneira, qual o momento ideal e com que abrangência. Em suma, é ela que define a quantia para aplicar a tática gerencial escolhida.
Conhecendo os dois conceitos fica evidente que o sucesso do seu negócio está intrinsicamente atrelado a uma gestão financeira e administrativa eficazes, afinal, se a lucratividade atesta o seu bom desempenho, um gerenciamento mal planejado resulta em prejuízo no caixa.
Como garantir uma gestão eficiente em tempos de crise?
Ter um bom gestor em sua empresa já é meio caminho andado — como se diz popularmente — para que o seu negócio funcione adequadamente. Porém, em tempos de crise é preciso garantir um maior empenho de toda a equipe e isso é papel do gestor, que deverá se concentrar em aplicar uma gestão enxuta.
1. Gestão enxuta
Com ela, é possível interligar a produtividade e a competitividade, fatores que podem assegurar uma posição de destaque o mercado. E esse tipo de gestão é chamada de "enxuta" porque com ela é possível descobrir soluções para aumentar a produção com menos custos.
Para esse tipo de gestão — que no tópico a seguir chamaremos de Lean Management — é de grande valia fazer uso de tecnologias em várias etapas, como nos processos logísticos e produtivos, no gerenciamento de informações e na tomada de decisões.
Ao investir em tecnologia, a empresa tende a levar sua produtividade e as rotinas diárias a outro nível, com um ritmo mais dinâmico e veloz. Há várias ferramentas tecnológicas possíveis para investir em sua empresa, dentre elas destacam-se:
Sistemas ERP de gestão empresarial, que automatizam processos e integram informações;
Chats e redes sociais corporativas para comunicação interna;
Softwares de gestão financeira online ou que armazenam dados em nuvem;
Aplicativos para celular para poder controlar operações ou gerenciar equipes externas, entre outras ferramentas.
Dentre todas as formas de tecnologia empregadas, os softwares são as mais imprescindíveis. Isso porque, a automatização de informações colabora significativamente para que o gestor visualize o desempenho de seu time e a produtividade de cada um de seus membros, as metas que já foram alcançadas e as que ainda serão atingidas.
Ao ter um software como aliado, o gestor terá maior agilidade para tomar decisões, reestruturando estratégias com mais eficiência, para que a empresa atravesse a crise sem grandes dificuldades ou que elas não causem transtornos irreversíveis para a companhia.
Mas é necessário que alguém opere os softwares. Assim, também é papel do gestor capacitar a equipe para fazer as análises dessas ferramentas tecnológicas. E é muito importante que essas pessoas tenham o olhar treinado para as informações fundamentais durante a crise.
Quando utilizar Lean Management?
Se você acredita que sua empresa precisa realizar um (ou todos) dos pontos a seguir, é porque é chegada a hora de utilizar o Lean Management, que é capaz de:
Eliminar estoques,
Reestruturar e otimizar os processos administrativos e produtivos;
Reduzir falhas, retrabalhos, desperdícios e tarefas que geram muitos custos, sem agregar valor para os clientes.
Por tudo isso, fica evidente que a "gestão enxuta" (tradução literal de lean management) está sendo vista como a base para um aumento na produtividade de toda uma organização. Por isso, ela pode ser adotada de forma estendida para toda a empresa em todos os departamentos e níveis hierárquicos (colaboradores, equipes e gestores) para contribuir com a superação em tempos de crise econômica nacional ou mesmo no setor em que a empresa atue.
Ao aplicar o lean management fica mais fácil focar na integração de funções e projetos para criar um sistema unificado, permitindo centralizar dados e informações, gerando uma visão global de toda a operação.
Por fim, a maior vantagem obtida com a gestão enxuta é aumentar os ganhos financeiros e isso é conseguido com a gestão inteligente e dedicada às necessidades do mercado, gerando resultados diferenciados e atrativos para os clientes.
Uma forma de aplicar a gestão enxuta é utilizando o Lean Office, que consiste em formar uma equipe para disseminar e agregar conceitos e ferramentas. As técnicas e recursos principais para esta implementação são: visual management, standard work (trabalho padrão), Value Stream Mapping (mapeamento de fluxo de valor), ECM/GED (gestão de conteúdos e documentos), eventos Kaizen e 5S's.
Gerenciar riscos é uma maneira de não deixar que o cenário já instaurado pela crise na empresa se deteriore ainda mais. Por isso, é mais do que recomendado que, em tempos de crise, o gestor deva implementar a gestão de risco.
Trata-se de um procedimento que identifica quais são as ameaças presentes nesse contexto. Para isso, pense em respostas para questões jurídicas, ocupacionais, econômicas, de mercado e de imagem da empresa.
Liste todos esses itens e verifique qual é a probabilidade de eles surgirem e qual será o impacto acarretado por ele. A partir daí, construa uma matriz de risco para a empresa e acompanhe essa ferramenta para o novo modelo de gerenciamento adotado para essa fase.
12 Dicas para contornar a crise e superar as incertezas do mercado
1 – Planeje e cumpra as metas
Criar um planejamento definindo metas fundamentais para o momento atual e realidade da empresa é fundamental para qualquer organização, sobretudo em tempos de crise. Use indicadores de gestão voltados para o seu negócio e estabeleça um plano realista sempre analisando o que deu e o que não deu certo anteriormente para nortear o melhor caminho a seguir.
Vislumbre um horizonte de, no mínimo, doze meses focando em três possibilidades de cenário: retração, com perda em resultados; estagnação, com continuidade das vendas durante o ano e evolução, com aumento no faturamento.
2 – Inove constantemente
Nos dias de hoje, com a concorrência acirrada, além de gestores e equipes criativas e motivadas, as inovações devem ser constantes. Por isso, crie diferenciais competitivos em sua empresa e tenha isso como uma estratégia fundamental para lidar com a gestão de negócios em tempos de crise.
Dessa forma, sempre estimule seus colaboradores (pode-se oferecer prêmios ou vantagens para aumentar a motivação) a encontrarem alternativas para executar processos inovadores, tanto na linha de produção quanto nas vendas. Com isso, sua empresa se manterá competitiva e ainda poderá se sobressair no mercado.
3 – Obtenha informações precisas para uma gestão eficiente
Apenas com uma gestão eficiente, pode-se obter informações confiáveis e mais precisas. Por isso, é crucial conhecer muito bem nos números do seu negócio. Ao analisar cada área da empresa, é possível conferir se o seu negócio é, de fato, rentável, se é possível economizar em certos processos, se há algo a ser melhorado e como sua empresa está reagindo às necessidades do mercado.
E a melhor maneira de obter informações corretas é se valendo de um software empresarial, pois ele é capaz de fortalecer a gestão da sua empresa por fazer que as suas decisões sejam tomadas de forma mais inteligente.
4 – Analise os investimentos atuais e repense em novos
Ainda que um cenário seja adverso, é perfeitamente possível investir em inovações que trazem resultados futuros.Mas para isso, é indicado que os objetivos do investimento sejam definidos procurando assegurar a manutenção da estrutura da empresa. Só assim é seguro seguir com o processo de expansão.
Mas para que esse caminho seja menos (ou nada) espinhoso, a tecnologia é sempre uma grande aliada. Por isso, invista em gestão empresarial para encontrar os melhores resultados para tomar as decisões mais acertadas, pois elas pois elas serão baseadas em fatos reais, os quais apontam os indicadores do negócio com maior precisão e fidelidade.
5 – Anteveja e enfrente o cenário econômico em épocas de crise
Ainda que muitas empresas saibam que não é preciso tomar decisões radicais em tempos de crise, várias delas agem de maneira precipitada diminuindo investimentos, cortando postos de trabalho e reduzindo a produção. Mas as consequências podem gerar altos custos.
Dessa forma, antes de adotar quaisquer atitudes, analise muito bem cada ação a ser tomada e mudança a ser implantada. Por isso, verifique a posição do seu estoque, evite o acúmulo de horas extras, fique atento aos dados financeiros e jamais descuide da contabilidade. E lembre-se: nunca misture as contas pessoais com as da empresa.
6 – Administre impostos
Você sabe qual o real valor dos seus impostos, ou os delega completamente ao seu contador?Saiba que quanto mais competitivo for o seu ramo de negócios, mais margens menores e que exigem grandes volumes crescentes para alcançar bons resultados serão impostas. Assim, maior deverá ser o cuidado com os tributos que impactam a sua empresa.
Por isso, antes mesmo da crise financeira chegar, converse com seu contador sobre a possibilidade de alterar seu regime de tributação do lucro real para o lucro presumido ou mesmo aderir ao Simples (se sua empresa foi muito pequena). Considere, ainda, a viabilidade de desmembrar sua empresa em duas.
Sim. Isso mesmo! Assim, as duas poderão optar pelo Simples para que o faturamento seja distribuído e que você possa usufruir de alíquotas menores. Por fim, existe, ainda outras maneiras de redução legal de impostos (elisão fiscal), as quais podem ser conferidas com um contabilista de sua confiança.
7 - Venda mais focando em marketing
Para vender mais e fidelizar clientes, é necessário apostar em ferramentas de marketing, as quais irão difundir seus diferenciais aos clientes atuais e àqueles em potencial. Com isso, sua empresa fica muito mais visível ao mercado. Para isso, aposte em campanhas que promovam tanto o desejo quanto o impulso de adquirir seu produto ou serviço.
Estude e escolha os veículos adequados para fazer a divulgação, incluindo estar persente nas mídias sociais.
8 – Fortaleça sua marca
O marketing também tem força suficiente para fortalecer sua marca frente o mercado. Mesmo durante os momentos de crise, é fundamental manter a divulgação da empresa, utilizando-se das formas mais apropriadas para criar uma estratégia de marketing bem pensada e desenvolvida.
Hoje em dia, há várias maneiras de aproximar a sua marca de seus clientes e consumidores em geral e convém explorar todas elas. É fundamental lembrar que, mesmo durante a crise, é necessário reforçar a imagem e identidade da organização para fidelizar os clientes atuais e conquistar novos.
9 – Capacite sua equipe
O baixo nível de preparo da maioria dos profissionais que chegam ao mercado, devido à baixa qualidade do ensino brasileiro, faz com que, investir em treinamento para capacitar seus funcionários seja praticamente uma obrigação para quem deseja elevar a produtividade e a qualidade de todos os setores da sua empresa.
Invista também em passar a cultura da empresa aos colaboradores, que deverão conhecer muito bem os produtos que fabricam ou serviços que executam, bem como entregar aos clientes internos e externos um atendimento padrão e de excelência.
Procure elevar o grau de comprometimento de toda a equipe por meio da implementação de remuneração variável conforme o êxito, de programas de valorização, reconhecimento e da construção de uma atmosfera organizacional próspera. Além de tudo isso, lembre-se de que a capacitação pode começar no ato da contratação, ao implementar um sistema de seleção de novos funcionários mais eficiente.
10 – Administre as finanças da sua empresa
Há um ditado que diz que é "o olho do dono que engorda o boi". Isso significa que é necessário ser austero na gestão do caixa do seu negócio. Isso porque, a falta de capital de giro costuma ser um grande problema corporativo, sobretudo nas pequenas e médias empresas.
Dessa forma, é necessário ter muito cuidado na captação de crédito e atenção constante quanto aos índices de endividamento da empresa, já que é impossível vencer os juros compostos. Tenha também máxima atenção às vendas a prazo e, também, quanto ao sistema de cobrança de inadimplentes.
11 – Reduza custos
Observe todos os processos de sua empresa, desde os administrativos até os operacionais, para identificar maneiras de cortar custos sem interferir na qualidade dos seus produtos ou serviços.
Essa atitude conduzirá, naturalmente, a uma maior necessidade de apostar em infraestrutura, criando possibilidades de aumentar a efetividade para fazer mais e melhor se valendo de menos recursos financeiros e físicos e tudo isso em menos tempo e com um número menor de colaboradores.
12 – Repense os produtos ou serviços oferecidos
Analise os produtos e (ou) os serviços da sua empresa sempre considerando as demandas dos clientes, mas também as ações da sua concorrência. Com uma análise apurada você poderá perceber que precisa diminuir seu portfólio e enfatizar os itens que mais vende e onde sua competitividade seja expressiva. Ou, pelo contrário, amplie sua carteira de produtos para alcançar novos nichos de mercado.
Por tudo o que vimos, fica fácil entender que, em épocas de crise, o gestor tem a importante missão de colaborar para que a empresa reveja seus planos e projete o futuro baseado nas modificações realizadas.
Tenha a certeza de que, ao longo do artigo, demonstramos a importância da gestão financeira e administrativa e ainda elencamos as principais práticas para ajudar a sua empresa a se manter estável mesmo em tempos de crise. E para continuar aprendendo mais, conheça o Clube Sebrae.
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