Você costuma começar o ano letivo com a promessa de manter tudo organizado mas, ao longo do ano, a rotina vai tomando conta dos objetivos que você tinha estabelecido? Alguns hábitos de organização pessoal podem ajudar a trabalhar com menos ansiedade e mais produtividade. "Passei um tempo bastante improdutiva no ano passado, principalmente porque a falta do cenário normal me deixou bem perdida e, de início, a incerteza me desmotivou", relembra Danúbia da Costa Teixeira, que leciona Língua Portuguesa para turmas do Ensino Fundamental e Médio na Escola Estadual Alberto Caldeira, em Guanhães (MG).
Para conseguir encontrar um fluxo que desse conta da rotina de professora e também de aluna de um doutorado em Linguística em plena pandemia, Danúbia investiu em práticas de organização. "Planejei uma rotina que combinava meu trabalho na escola, leituras relacionadas ao doutorado, leitura literária e lazer", conta. "Para minha surpresa, isso funcionou muito bem e consegui escrever, participar de eventos acadêmicos, atender meus alunos da escola e cuidar melhor de mim". A partir de pequenas mudanças na rotina, a professora passou a se sentir mais produtiva e criativa nas atividades em que estava envolvida, uma vez que estava mais relaxada e vivenciando outros momentos significativos para ela pessoalmente, como refeições em família e cuidados pessoais.
"Manter uma rotina de trabalho mais organizada, produtiva e saudável está especialmente relacionada no equilíbrio emocional que isso gera", pondera Renata Capovilla, formadora de professores, sócia da Íntegra Educacional e membro do Time de Autores NOVA ESCOLA. "Quando estamos organizados, sabemos que no momento de descanso não irão 'brotar' atividades pendentes que foram esquecidas e que, quando surgem, tornam o período de descanso estressante ou inexistente. Professor descansado, é professor feliz, criativo e mais produtivo".
Para começar a organização pessoal
A tradicional lista de tarefas (em post-its, aplicativos e plataformas online, folha avulsa ou caderninho) é uma grande aliada para não se perder na organização das entregas e dar visibilidade de tudo que demanda atenção no dia ou semana. As anotações podem ser separadas em tarefas que precisam ser iniciadas; as que já estão em execução; e as que demandam alguma ação externa para o próximo passo.
Para controlar melhor a lista de tarefas, é possível optar por um formato de lista que permita trocar os itens de lugar no quadro para acompanhar o status das tarefas na rotina do dia a dia. Renata Capovilla indica que quadros de tarefas online ou mesmo um quadro físico (usando notas autoadesivas ou canetões) são boas formas de conseguir atualizar o andamento das tarefas e repriorizá-las.
Outra dica para não perder de vista o que precisa ou pode ser feito ao longo do ano, é manter um arquivo digital ou um caderninho para anotar tudo que vier à mente que pode ser utilizado ao longo do ano. "Nesse período de retomada que as ideias ficam fervilhando na cabeça. Anotar ajuda a liberar nossa cabeça dessa pendência de lembrar de tarefas futuras", diz Ana Cristina Gazotto, formadora de professores da rede municipal de Mogi Mirim (SP).
Organização pessoal para uma rotina mais equilibrada e saudável
Reunimos algumas dicas das educadoras Danúbia, Renata e Ana Cristina para incluir na rotina e melhorar a organização no trabalho
1. Anote as tarefas diariamente e deixe sua lista atualizada. Mesmo que você anote tudo no início da semana é provável que outras atividades que demandam sua ação surjam ao longo dos dias. Para visualizar as entregas e priorizar o que for mais importante, não conte apenas com a memória: sempre que alguma tarefa surgir, dê visibilidade para ela na lista.
2. Repasse as tarefas. Prioridades mudam, urgências e imprevistos surgem. Com isso, sua lista de tarefas tende a ser mais dinâmica do que estática. Acompanhe os itens que não estão andando e considere se há formas de simplifica-lo, se vale envolver outras pessoas que podem ajudar a desenvolvê-lo ou se o item pode ser despriorizado diante de outras tarefas mais prioritárias do momento. O que sai da lista por despriorização, pode ficar num banco de ideias para ser desenvolvido futuramente.
3. Priorize. Verifique o que é essencial, o que é necessário e o que pode ser feito depois. Os itens que pertencem à esta última classificação podem entrar num banco de ideias ou próximos passos.
4. Invista no conhecimento de recursos e ferramentas digitais. Há diversas opções de plataformas, programas e aplicativos que facilitam a organização por trazerem recursos como filtros, pastas e elementos que marcam o status das tarefas ou permitem anotações complementares sobre os itens. Mesmo para quem é adepto do papel, ferramentas assim podem auxiliar a manter uma organização simples e prática.
5. Inclua o que é importante para você pessoalmente. Organize uma rotina que englobe as atividades profissionais necessárias, mas também momentos, pessoas e atividades que são importantes e necessárias para você.
6. Cuide de você. Tenha tempo para dedicar a algo que te faça bem, seja cultivar um jardim, dançar, cozinhar, praticar uma atividade física, acompanhar aquela novela ou série que você gosta ou até mesmo meditar ou fazer terapia. É importante que haja tempo para se dedicar a si mesmo. Estar bem consigo se reflete também na relação com os outros no trabalho.
7. Delimite seus horários de trabalho e pessoais. Restrinja seus horários de trabalho, comunique aos seus alunos e a sua comunidade escolar em quais períodos e dias você estará disponível para atendê-los.
8. Faça pausas de tempos em tempos. Pequenas pausas podem ajudar a oxigenar ideias e relaxar um pouco o corpo. Levante, beba água ou um café e se alongue. Para não perder o foco, limite o tempo das pausas (vale até colocar um alarme para perder o controle do tempo!). Especialmente para os dias cheios de compromissos e telas de computador e celular, Ana Cristina, que, em 2020, passava mais de dez horas na frente do notebook, promete fazer mais intervalos durante as formações online em 2021. "Promover essas pausas é importante porque duas horas seguidas em frente ao computador podem ser exaustivas. Em 2020 não fiz isso e terminei o ano com a coluna e pescoço comprometidos".
9. Evite distrações. Manter a janela do Web WhatsApp aberta, por exemplo, ao lado das atividades que precisam ser finalizadas no computador pode ser uma distração muito fácil de cair. "A gente acaba se desviando de uma tarefa para responder alguma coisa em um grupo ou a alguém, acabamos nos perdendo e demorando mais para finalizar o que estávamos fazendo", avalia Ana Cristina. Quando estiver focado numa tarefa, evite manter aplicativos de conversa e redes sociais abertos pois eles costumam competir atenção com a tarefa principal que precisa ser concluída.