É muito importante que cada colaborador tenha acesso apenas à informação de que necessita para o cumprimento das suas funções. Desta forma, os responsáveis de IT saberão quem tem acesso a quê e será mais fácil perceber quem foi o causador de uma eventual fuga de informação. Também é importante que existam acordos de confidencialidade, pois assim o colaborador sentir-se-á mais envolvido na proteção da informação da empresa.
As políticas de segurança da informação não devem ser impostas pelos gestores sem haver uma explicação, pois a reação natural é não se sentirem comprometidos com a obrigação de cumprir as ordens. Todos os colaboradores devem estar conscientes da importância de manter os dados sob proteção. É fundamental estimular a comunicação entre as equipas e tornar a confidencialidade dos dados numa prioridade do seu dia-a-dia.
No passado, as empresas trabalhavam com documentos em papel que ficavam sujeitos à ação do tempo e de acidentes naturais. Atualmente, as empresas não precisam de trabalham desta forma. A digitalização permite que os documentos ganhem o sigilo necessário, que estejam sempre disponíveis e que seja muito difícil haver perdas da informação. As empresas ganham assim eficiência organizacional, o que fornece uma base mais sólida para tomar decisões importantes.
O uso de pen drives e de discos externos é uma grande ameaça à confidencialidade dos dados pois há um grande risco de passar vírus para as máquinas da empresa e também da informação se perder entre um dispositivo e outro. Assim, o aconselhável é que as empresas utilizem uma solução de armazenamento na Cloud, pois desta forma todos os colaboradores terão acesso à informação a partir de qualquer local do Mundo e de qualquer dispositivo. O facto de haver backups constantes nos serviços de Cloud também é um fator muito importante para garantir a segurança da informação.
Ferramentas como o Datapeers ajudam as empresas a mascarar os seus dados. Mascarar dados confidenciais é um componente essencial de um plano de segurança de dados. O Datapeers reduz o risco de violação de dados, substituindo dados sensíveis por dados fictícios, mas realistas. Os dados mascarados mantêm a integridade referencial e são estatisticamente definidos, permitindo testes, análises e processos de negócios. O principal uso de dados mascarados é em ambientes de não produção, incluindo ambientes de teste e desenvolvimento.