Tecnologias que atrapalham - Varejo em Ação!
Tecnologias que atrapalham
Planilhas eletrônicas e dados descentralizados
Uma situação que chama atenção no varejo por todo o Brasil é a quantidade de planilhas eletrônicas utilizadas na gestão das empresas, sendo a mais famosa o EXCEL, que domina as controladorias e as reuniões de gestão.
Temos vistos planilhas para controle das próprias planilhas…
No primeiro momento uma solução mágica, porém, com o passar do tempo e a grande quantidade de dados, a situação poderá se complicar e muitos dificultadores e novas planilhas surgirão.
Em um varejo normal o sistema de gestão (ERP) tem praticamente todos os dados de que o empresário precisa para criar cenários e administrar a empresa, mas então, porque as planilhas?
As planilhas vieram para fazer cálculos, cruzar informações e facilitar a edição de dados. Excel, Google Sheets ou LibreOffice são "naves-espaciais" nas mãos de especialistas e tem grande valia. Imagine somar 2.000 linhas em um único comando ou realizar um famoso PROCV e ter o cruzamento das informações de forma rápida e segura. Isso é show! Planilhas são importantes e não falaremos nada diferente disso, gostamos delas para as funções certas.
O problema das planilhas começa na construção!
Criar uma planilha exige integração de dados e normalmente estes dados estão no sistema de gestão. E o retrabalho começa agora, a integração e duplicação de dados! A famosa integração de dados ou extração de dados é manual e trabalhosa e exige conhecimentos técnicos de TI para ser realizada com segurança.
Muitas vezes temos planilhas para controle de outras planilhas para garantir que a integração foi feita corretamente. Isso gera muito retrabalho, insegurança e dificuldade para manter históricos das integrações, pois os dados ficam frios, distantes da movimentação.
Levando em consideração que os dados foram integrados, temos que ajustar essa informação na planilha, em linhas e colunas, e isso é realizado manualmente. Todos nós somos humanos e estamos factíveis a falhas que podem passar despercebidas, alterando assim os resultados.
Isso gera muito, novamente, retrabalho, e as vezes duas pessoas conferindo os dados e gerando informações para ter certeza que o resultado da extração de dados foi realizada corretamente. Além disto, nesta hora não temos o controle de acessos, abrindo a planilha temos 100% dos dados à disposição.
Integração: retirar os dados do ERP de forma pouco automatizada.
Frieza dos dados: dados distantes do ERP, integrados uma única vez com a movimentação.
Falta de segurança: Acesso a planilha permite acesso a todos os dados, e um erro de edição pode passar despercebido por muito tempo.
Histórico de versões: As alterações e ajustes realizados no passado não tem histórico.
Outra questão, além dos dificultadores acima, é que cada setor, cada gerente, costuma criar a sua planilha e os dados DESCENTRALIZADOS se perdem. A venda que saiu de uma única fonte, a Frente de Caixa (PDV), agora está distribuída pela empresa e cada setor pode trabalhar com um número. Informação fria e descentralizada que pode impactar decisões. Para que isso não aconteça é necessária a utilização de tecnologia. Sem a ferramenta correta, certamente muito tempo será perdido. Uma perda silenciosa não percebida por quase totalidade dos empresários.
O cenário que precisa ser alterado:
· Insegurança · Perda de Horas · Descentralização de Dados
Muitas ferramentas se propõem a ajudar na integração de dados, construir cenários, DRE, fluxo de caixa e painéis, mas como podemos automatizar tudo isso. Esse é um desafio, pois o varejo é dinâmico.
Como especialistas no assunto, sabemos que as vendas de ontem, amanhã podem aumentar, porque um caixa estava fora da rede, a nota fiscal que entrou foi devolvida no dia seguinte e uma série de outras ações que impactam a integração de dados.
Neste cenário, conhecer as ferramentas que ajudam a centralizar os dados e dar segurança é muito importante. Em breve escreveremos outro artigo, apresentado os diferenciais desta ferramentas que podem contribuir com o varejo.