Fazer o recebimento de documentos fiscais na mão ou ter apoio de inteligência e tecnologia?
Gestão de documentos fiscais: fazer manualmente ou com apoio de tecnologia? Descubra em 5 etapas
23 de agosto de 2018 DF-e, DFe, Documentos Fiscais, Documentos Fiscais EletrônicosDiego Serafina
O mercado evoluiu e com ele surgiram diferentes recursos que visam facilitar a rotina da área fiscal e tributária das empresas. Entre os setores em que a tecnologia se mostrou uma grande aliada é exatamente na área de gestão de documentos fiscais eletrônicos. Mesmo assim, muitas empresas ainda optam por fazer os processos manualmente ao invés de usar softwares, seja por economia ou falta de conhecimento.
Mas afinal, o que é melhor para os negócios? Separamos 5 etapas do Recebimento Fiscal e comparamos a situação em dois cenários: com tecnologia e sem tecnologia. Veja o resultado abaixo.
1 – Fazer o pedido de compra e emitir a NF-e
Sem tecnologia: a mercadoria pode ser aceita pelo comprador com divergências na nota fiscal. A equipe fiscal e tributária precisará encontrar a divergência, solicitar a correção da informação e isso gerará mais retrabalho. E se o transporte da mercadoria tiver que esperar a validação manual, isso pode levar de 3 a 4 horas. Imagine o custo logístico dessa compra?
Com tecnologia: tudo sincronizado, automatizado e controlado via sistema. Com um software aprimorado de recebimento, o comprador poderá certificar os dados do documento fiscal e assim que ela for autorizada junto à SEFAZ, conferir se todos os tributos estão de acordo ou se há alguma divergência em impostos, antecipar as validações nas informações comerciais.
2 – Quando a mercadoria chega à empresa
Sem tecnologia: o profissional do portão ou da área tributária é sofre pressão de todos os lados para receber a mercador, pois o operacional quer usar o produto, o setor de compras quer encerrar a venda para começar outra e o transportador quer entregar e ir embora. Toda essa pressão leva ao responsável pelo recebimento a ceder e, consequentemente, aceitar notas com informações em conflito.
Com tecnologia: quando a mercadoria está na porta, as informações já foram confirmadas, o pedido foi autorizado pela SEFAZ e a única responsabilidade é checar se as informações do sistema estão de acordo com a entrega. Como as etapas anteriores foram concluídas, a chance de dar algo errado é muito menor.
3 – Controle de estoque e confirmação de informações
Sem tecnologia: a contagem é feita a olho nu e o colaborador que receber a mercadoria no portão deve manualmente inserir as informações no estoque da empresa. Se houver alguma divergência, será necessário negociar com o fornecedor para que seja compensada no próximo mês. Mas e se ele esquecer? E se o funcionário for substituído? Muitas variáveis que podem gerar informações conflituosas.
Com tecnologia: todo o processo feito através do sistema e pode ser controlado apenas com o leitor ótico. O sistema mostra o que entrou, o que saiu, qual é o tributo sobre cada mercadoria, sua classificação de NCM e etc. Uma organização completa dos processos que podem tornar a rotina da equipe fiscal e tributária mais prática, tornando-a menos operacional e mais estratégica.
4 – Padronizar as regras de recebimento
Sem tecnologia: corporações com mais de uma unidade fabril tem a área fiscal e tributária centralizada, mas os locais de recebimento não. Se o preenchimento de informações é feito manualmente, a chance de registrar os dados tributários de cada documento de um jeito diferente é muito grande.
Com tecnologia: Com um sistema centralizado e automatizado, esse problema não existe. Cria-se uma regra e o próprio sistema garante que todos irão segui-la.
5 – Auditoria: monitorando cada etapa dos processos
Sem tecnologia: requer muito esforço de toda a equipe, tornando-se um processo lento, burocrático, pouco efetivo devido à frequência (semestral e até anual) e que tomará tempo gerando excessivo retrabalho.
Com tecnologia: todo processo passa a ser feito diária ou mesmo semanalmente, chegando ao final do mês com chances muito menores de encontrar "surpresas" pelo caminho. Isso vai dar mais controle e qualidade na proteção da sua empresa diante de uma exposição desnecessária ao Fisco.
Diante dos cinco exemplos citados acima, o que é melhor? Fazer a gestão dos documentos fiscais manualmente enganando-se sobre um controle fictício que só gera retrabalho e consome energia, ou usar a tecnologia em prol do seu negócio?
Menos retrabalho, maior controle, maior produtividade e melhor aproveitamento do tempo, prevenindo à empresa de um descontrole de processos internos ou até autuações/exposição desnecessárias diante da Fisco.
Mande um e-mail para contato@quirius.com.br e descubra!
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