SIAE - Sistema Integrado de Administração e Ensino
Visualizar Requerimento
Tramitando um Requerimento
Finalizar Requerimento
Receber Requerimento
Encaminhar Requerimento
Editando um Despacho de Recebimento
Editando um Trâmite
Abrindo Recurso
Encaminhar Recurso
Avaliar Recurso
Redefinir Senha de Aluno
Configurar Grupo
Visualizar Grupo
Remover Usuário de um Grupo
O Sistema Integrado de Administração e Ensino (SIAE) é um sistema desenvolvido pela Coordenação de Gestão de Tecnologia da Informação para auxiliar os serviços administrativos e de ensino do IFPE Campus Caruaru. A vantagem deste sistema é ter uma plataforma para atender os diversos setores do Campus Caruaru através de um único portal. A cada nova solicitação, a CGTI analisa junto à Direção Geral a possibilidade de automatizar o processo criando um novo módulo dentro do SIAE.
A príncipio, está disponível o módulo Requerimento Escolar da seção Ensino. Nele, os alunos podem enviar requerimentos solicitando isenção de disciplina, justificativa de falta(s) e trancamento de matrícula.
Para efetuar login no sistema basta inserir o número da sua matrícula SIAPE e a senha que você utiliza para efetuar login na rede do IFPE Campus Caruaru. Em seguida, clicar no botão Entrar para efetuar login no sistema. A imagem abaixo apresenta a tela de login inicial do sistema onde você irá preencher essas informações.
O sistema possui os seguintes tipos de perfil:
Super Administrador - controla todas as funções do sistema.
Administrador - possui permissão para gerenciar todos os requerimentos e algumas funções especiais do sistema.
Servidor - possui permissão para abrir requerimentos e gerenciar àqueles que forem enviados para ele.
Aluno - possui permissão para abrir requerimentos e visualizar o andamento deles.
Após efetuar o login, você será redirecionado para a tela inicial do SIAE. Aqui, já possível visualizar a quantidade de requerimentos que você tem para gerenciar. Ao lado esquerdo está o menu lateral, onde é possível navegar pelas funcionalidades do sistema. No canto superior direito tem um botão para Sair do sistema.
Ensino - Requerimento Escolar
Painel de Controle é uma página dentro do sistema onde os usuários podem visualizar todos os requerimentos abertos dentro do sistema. Neta tela é possível visualizar as seguintes informações:
Meus Requerimentos (quantidade de todos os requerimentos abertos dentro dos sistema)
Em Análise (quantidade de todos os requerimentos que estão em processo de análise)
Deferido (quantidade de todos os requerimentos deferidos)
Indeferidos (quantidade de todos os requerimentos indeferidos)
Clicando em cada status apresentado acima, o sistema irá exibir uma nova tela com uma listagem de todos os requerimentos associado ao status escolhido.
Para acessar a tela de Painel de Controle, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:
Ensino > Requerimento Escolar > Painel de Controle
Clicando no ícone Em Análise, uma tela será exibida com todos os requerimentos que estão com status Em Análise. O mesmo pode ser feito para os status Deferido e Indeferido.
Dashboard é página onde são exibidos todos os requerimentos abertos pelo usuário que está logado no sistema. Nesta tela, o usuário também pode visualizar a quantidade de requerimentos dividido por status:
Meus Requerimentos (quantidade de todos os requerimentos abertos pelo usuário logado)
Em Análise (quantidade de requerimentos que estão em processo de análise)
Deferido (quantidade de requerimentos deferidos)
Indeferidos (quantidade de requerimentos indeferidos)
Para acessar a tela de Dashboard, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:
Ensino > Requerimento Escolar > Dashboard
Tela de Dashboard:
Os requerimentos são formulários que iniciam o processo de solicitação de algum serviço, como por exemplo:
Isenção de disciplina,
Justificativa de falta(s), e
Trancamento de matrícula.
O preenchimento de um requerimento ocorre da seguinte forma:
Acessar o menu lateral esquerdo:
Ensino > Requerimento Escolar > Novo Requerimento
Selecionar o tipo do requerimento;
Após selecionar o tipo do requerimento, será exibido a documentação exigida;
Preencher o campo descrição relatando o motivo da solicitação do requerimento;
Caso necessário, anexar a documentação necessária no formulário. Obs.: você pode anexar mais de um arquivo em formato PDF, PNG ou JPEG;
Clicar no botão Enviar Requerimento para enviar a requisição. Uma página com as informações do requerimento aberto é exibida.
Formulário para abrir um novo requerimento:
Tela com as informações do requerimento aberto:
Para visualizar as informações de um requerimento aberto anteriormente e acompanhar seu trâmite, acessar o menu lateral esquerdo da seguinda forma:
Uma tela com uma listagem de todos os seus requerimentos será exibida. Em seguida, escolher o requerimento a ser aberto e clicar na lupa que fica localizada no lado direito.
Tela com as informações do requerimento escolhido. Em Trâmites, é possível acompanhar o andamento do requerimento.
Grupo Padrão cadastrada dentro do sistema
O início do trâmite ocorre quando um requerimento é aberto. O sistema envia o requerimeto e um email de alerta para a grupo padrão cadastrada dentro do sistema informando que um novo requerimento foi criado.
Email que o sistema envia à Grupo Padrão cadastrada.
Assim, o responsável pela conta deverá acessar o sistema e dar início ao trâmite. Ao acessar o sistema, o usuário da Grupo Padrão irá encontrar em sua tela inicial o quantitativo de requerimentos a receber. Para visualizar os requerimentos, clicar em Acessar.
Tela para gerenciar os requerimentos.
A partir desta etapa, duas opções estão disponíveis: Finalizar e Receber o requerimento.
Função que permite encerrar o trâmite do requerimento com o status de deferido ou indeferido. Para isto, seguir os seguintes passos:
Acessar a tela de gerencia de requerimentos:
Menu lateral esquerdo Início > Acessar
Clicar em Finalizar;
Preencher o despacho de finalização do requerimento;
Selecionar o status do requerimento como DEFERIDO ou INDEFERIDO;
Clicar no botão Finalizar;
O sistema enviará um email para o requerente informando que seu requerimento foi finalizado.
Email que o sistema envia ao requerente.
Função que permite receber o requerimento como forma de feedback ao requerente. Aqui, o requerimento já estará em posse de alguém que deverá trabalhar no mesmo. Para isto, seguir os seguintes passos:
Clicar em Receber;
Preencher o despacho de recebimento;
Clicar no botão Receber.
Função que permite encaminhar o requerimento para que um outro usuário possa dar continuidade ao trâmite. Para isto, seguir os seguintes passos:
Premissa: receber o requerimento
Clicar em Encaminhar;
Preencher o despacho de encaminhamento;
Informar o usuário para quem o requerimento será encaminhado;
Clicar no botão Encaminhar;
O sistema enviará um email para o usuário informando que um requerimento foi encaminhado para ele.
Email que o sistema envia ao usuário cujo requerimento foi encaminhado.
Editando um Despacho
Função que permite editar um despacho de recebimento de requerimento.
Premissa: já ter recebido um requerimento
Para isto, seguir os seguintes passos:
Início > Requerimentos a gerenciar > Acessar
Escolher o requerimento para editar o despacho de recebimento;
Clicar no botão Editar Despacho;
Editar o conteúdo do despacho de recebimento;
Clicar no botão Salvar;
Uma tela com as informações do requerimento será exibida em conjunto com uma mensagem de que o despacho foi atualizado.
Função que permite editar o despacho e/ou o usuário que foi encaminhado o requerimento.
Premissa 1: ter encaminhado um requerimento;
Premissa 2: o usuário destino não ter recebido o requerimento;
Início > Requerimentos aguardando o recebimento pelo usuário de destino > Acessar
Escolher o requerimento para editar o trâmite;
Clicar no botão Editar Encaminhamento;
Editar o conteúdo do despacho e/ou o usuário a ser encaminhado o requerimento;
Uma tela com as informações do requerimento será exibida em conjunto com uma mensagem de que o trâmite foi atualizado.
A abertura de recurso só ficará disponível caso o requerimento seja finalizado com o status indeferido. O aluno tem o prazo de 10 dias corridos para abertura de recurso após a ciência do resultado do requerimento. Essa ciência é dada a partir da data de visualização do requerimento pelo aluno através do sistema.
Para abrir recurso, executar os passos para visualizar o requerimento.
O botão azul com o nome entrar com recurso só ficará disponível durante 10 dias, conforme informado anteriormente. Clicar no botão para entrar com recurso.
Preencher a descrição do recurso e anexar documentos caso necessário. Em seguida, clicar no botão Enviar Recurso.
Para visualizar o recurso, clicar no botão azul exibir recurso.
Feito isso, aguardar a avaliação do recurso.
Os recursos abertos pelos alunos serão encaminhados ao Grupo Padrão cadastrado no sistema. Os mesmos estarão disponívels na página INÍCIO do SIAE no quadrado azul.
Clicar em Acessar para listar os recursos abertos.
Executar os passos para listar os recursos abertos. Clicar no botão azul Encaminhar, escrever o despacho de encaminhamento, digitar o grupo a ser encaminhado e clicar no botão Encaminhar.
Executar os passos para listar os recursos abertos. Clicar no botão verde Avaliar Recurso, escrever a descrição da avaliação e definir o status do recurso como deferido ou indeferido. Em seguida, clicar no botão Finalizar. O sistema irá enviar um email ao aluno requisitante do requerimento informando que o recurso aberto foi avaliado.
Se o recurso for avaliado como deferido, o status do requerimento também será alterado para deferido. Caso contrário, permanecerá como indeferido.
Para importar novos alunos para o sistema, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:
Ensino > Requerimento Escolar > Importar Alunos
Selecionar o arquivo com os alunos a serem importados e clicar no botão Enviar. Pronto, uma mensagem de sucesso irá aparecer informando que os alunos foram importados.
Obs.: O arquivo deverá estar formatado adequadamente para que a importação ocorra com sucesso.
Arquivo de valores separados por vírgula com extensão .csv formatado da seguinte maneira:
matricula,nome,curso,periodo,cpf
2019123456,"Nome do Aluno","Curso do Aluno","5", "999.999.999-99"
Para visualizar a lista com todos os alunos cadastrados no sistema, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:
Ensino > Requerimento Escolar > Todos os Alunos
Para redefinir a senha de um aluno, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Escolher o aluno e clicar na lupa do lado direito da tela.
Clicando na lupa de cada aluno, é possível visualizar as informações formatadas em tabela e também redefinir a senha de acesso ao sistema. Para isso, basta digitar a nova senha e clicar no botão Redefinir Senha.
Para configurar o grupo padrão do sistema, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Ensino > Requerimento Escolar > Configurar Grupo
Atenção: esta é uma configuração muito importante do módulo requerimentos. É o grupo cadastrado nesta seção que irá receber TODOS os requerimentos abertos (e recursos) dentro do sistema para que seja dado início aos devidos encaminhamentos.
As ações de gerenciar grupos envolvem a criação, listagem, remoção e visualização de grupos. Além de incluir e remover usuários dos grupos.
Para criar um grupo, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Gerenciamento > Grupos > Novo Grupo
Preencher o nome do grupo, sua descrição, e clicar no botão Salvar Grupo.
Para listar os grupos existentes, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Gerenciamento > Grupos > Listar Grupos
Para visualizar um grupo existentes, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Escolher o grupo e clicar na lupa.
Executar os passos para visualizar o grupo. No campo Adicionar Usuário digitar o usuário a ser adicionado ao grupo e clicar no botão Adicionar.
Executar os passos para visualizar o grupo. Escolher o usuário a ser removido e clicar no botão vermelho com uma lixeira dentro.
Um pop up irá aparecer pergutando se você realmente deseja excluir o usuário daquele grupo. Se sim, clicar no botão Sim, remover!. Se desistir da ação, clicar no botão Cancelar.
Executar os passos para listar os grupos. Escolher o grupo a ser editado e clicar no botão do lápis.
Editar as informações como nome do grupo ou descrição do grupo e clicar no botão Salvar.
Executar os passos para listar os grupos. Escolher o grupo a ser deletado e clicar no botão do vermelho com uma lixeira dentro.
Um pop up irá aparecer pergutando se você realmente deseja remover o grupo. Se sim, clicar no botão Sim, remover!. Se desistir da ação, clicar no botão Cancelar.
ATENÇÃO: Muito cuidado ao realizar esta ação, pois poderá gerar incosistência dos dados caso o grupo a ser deletado já estaja envolvido no trâmite de requerimentos. O recomendado é NÃO remover NENHUM grupo! Se o grupo não é mais desejeado, o melhor a fazer é remover os usuários do grupo não envolvê-lo em trâmites futuros.
Para emitir relatórios, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:
Ensino > Relatórios
Por enquanto não existe relatórios disponíveis para emissão. Em caso de demanda, enviar email para cgti@caruaru.ifpe.edu.br solicitando e descrevendo o relatório a ser disponibilizado dentro do sistema.
Para acessar o seu perfil, acessar o menu lateral da seguinte forma:
Nesta seção do sistema, o usuário pode alterar o email e definir uma nova senha de acesso ao sistema.
Para visualizar todos os usuários, acessar o menu lateral da seguinte forma:
Gerenciamento > Usuários
Para alterar o perfil de um usuário, acessar o menu lateral da seguinte forma:
Escolher o usuário e clicar na lupa do lado direito da tela.
Clicando na lupa de cada usuário, é possível visualizar as informações formatadas em tabela e também alterar o perfil de acoesso ao sistema. Para isso, basta selecionar o novo perfil e clicar no botão Atualizar Perfil.