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Afinal, o que é e para que serve o informe de rendimentos?
Publicado por Marcelle Lauria em 22 de março de 2019 // Atualizado em 19 de junho de 2019
O informe de rendimentos é uma obrigação de toda contabilidade e serve para consolidar o rendimento pessoal dos colaboradores para que eles possam declará-lo com segurança. Nele, estarão descritos todos os valores pagos pela empresa durante um ano. Portanto, esses dados são fundamentais para que a Receita Federal possa fiscalizar o teor das declarações de cada cidadão.
Isso se torna possível a partir da comparação com o que as empresas apresentam em seus informes e o que cada empregado declara em seu IR como pessoa física. Em caso de discrepâncias, é certo que tanto empresa quanto trabalhador podem cair na malha fina e até serem acusados de sonegar impostos.
Diante da importância desse documento e das consequências que sua elaboração equivocada pode gerar, é importante dedicar máxima atenção antes de enviá-lo. Se é essa a informação que você procura, então continue lendo para não ter mais dúvidas. Vamos em frente?
Para facilitar sua leitura, utilize o índice abaixo para navegar pelos assuntos que serão abordados:
Quem precisa enviar
Qual o prazo de envio
Razões para contar com uma boa contabilidade
A declaração do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (IRPJ) e as de cada um de seus colaboradores não permitem erros em suas concepções. Todos os valores declarados, tanto pela empresa quanto pelos empregados, devem estar perfeitamente alinhados. Esses valores, por sua vez, são todos aqueles pagos à pessoa física com retenção na fonte.
Essa é a razão que faz do informe de rendimentos um instrumento fiscalizatório e que aumenta a segurança em termos fiscais e tributários. Assim, se um colaborador vier a declarar algum rendimento em seu nome de má fé, a empresa poderá comprovar seu não envolvimento.
O mesmo vale para a pessoas física, que tem no informe uma garantia de que sua declaração será enviada com dados exatos. Assim, são produzidos reflexos na sociedade como um todo, já que aumenta a cumplicidade entre empregados e empregadores.
Toda empresa legalmente constituída no Brasil e que tenha feito pagamentos a empregados, fornecedores ou outras PJs deve enviar a cada um o informe de rendimentos. Trata-se de um direito que assiste a quem trabalha e precisa cumprir com suas obrigações como contribuinte.
Sócios em empresas que receberam rendimentos mensais acima de R$ 1.903,98 ou que totalizaram mais de R$ 28.559,70, como pró-labore, também fazem jus a esse documento. O mesmo vale para rendimentos não tributáveis acima de R$ 40 mil anuais. Assim sendo, lucros e dividendos distribuídos aos sócios não são considerados, já que se tratam de rendimentos isentos de tributação.
Até mesmo Microempreendedores Individuais (MEI) deverão enviar o respectivo informe de rendimentos para o empregado que porventura tenham contratado. Em todo caso, é bastante útil contar com ajuda de um software na hora de produzir esse documento. Tendo em vista que não pode haver erros, é a alternativa mais segura no sentido de evitar a falha humana.
A necessidade de automação para elaborar o documento se justifica, ainda, pelos prazos naturalmente previstos para seu envio à Receita Federal. Essa demanda é ainda maior para empresas que contam com uma folha de pagamentos extensa; por isso, quanto mais ágil for o processo, menor a exposição a erros.
Em 2019, o prazo para envio do informe encerrou-se no dia 28 de fevereiro. A data antecede, portanto, o envio do Imposto de Renda, que começou dia 7 de março e se encerra em 30 de abril.
Empresas que deixam de cumprir o prazo estabelecido para envio do informe de rendimentos ou o fizerem com informações erradas estarão sujeitas a multa. O valor, hoje, é de R$ 41,43, cobrado por cada documento que deixou de ser mandado até a data limite.
Não custa lembrar também que cabe às empresas enviar para a Receita Federal a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Nessa declaração, constam os valores pagos aos trabalhadores e contribuições retidas como PIS e Cofins. Em 2019, o prazo para envio foi o mesmo do informe de rendimentos, logo, encerrou-se em 28 de fevereiro.
Esta é uma declaração obrigatória para empresas que tenham pago com retenção mais de R$ 28 mil ao ano para trabalhadores celetistas ou mais de R$ 6 mil a trabalhadores sem vínculo empregatício. A atenção a esse documento deve ser redobrada, já que multas sobre atrasos variam entre R$ 200 e R$ 500, dependendo do regime tributário e status da empresa — ativa ou inativa.
Perante tantas obrigações, prazos e da possibilidade de pesadas multas, fica claro que o apoio de uma empresa que preste serviços de contabilidade online é essencial. Você deve ter percebido que, quanto mais empregados você tiver sob sua responsabilidade, mais trabalhosa e complexa é a tarefa de enviar informes.
Dessa forma, não dá para correr riscos na hora de consolidar os dados para posterior envio a cada um de seus colaboradores. E até mesmo microempresas com folha de pagamento enxuta precisam ficar atentas, afinal, a demanda menor é proporcional à infraestrutura.
Veja, por exemplo, o que a Receita Federal fez em 2017. Naquele ano, cem mil empresas foram impedidas de optar pelo Simples Nacional como regime tributário, em virtude de inconsistências em suas declarações.
Isso deixa claro que o fisco está sempre atento a tudo que envolve o cumprimento das obrigações tributárias das Pessoas Jurídicas. Como vimos, a mão do governo é pesada e não alivia na hora de determinar o pagamento de multa por erros relativos ao IR.
Sua empresa pode elaborar suas declarações e documentos fiscais sozinha? Pode. No entanto, estará se arriscando sem necessidade, já que o custo x benefício de uma empresa especializada compensa. Afinal, tranquilidade não tem preço.
Portanto, uma boa contabilidade online é a melhor solução ao elaborar os informes de rendimentos para cada uma das pessoas que receberam valores de sua empresa. Você garante o cumprimento de uma obrigação, evita a emissão de papel em demasia e fica tranquilo para focar no que mais interessa: aumentar a lucratividade.
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