5 ações para organizar o fluxo e melhorar a gestão de contratos - Blog MXM
5 ações para organizar o fluxo e melhorar a gestão de contratos
Publicado em 9 de fevereiro de 2021 9 de fevereiro de 2021 por MXM Sistemas
Uma empresa se relaciona com inúmeros agentes em sua rotina diária. São colaboradores, clientes e fornecedores que estão de algum modo interagindo com a corporação. Para cada uma dessas relações existem prazos, especificações e obrigações inerentes às partes e, portanto, ter uma gestão de contratos para intermediar essa relação é um desafio maior do que se imagina.
A organização de contratos está presente em todos os acordos firmados por uma instituição e, por isso, é imprescindível que seja realizada com bastante atenção e competência. Mas como cuidar desse aspecto de modo eficiente? Se você quer saber como organizar o fluxo e melhorar a gestão de contratos em seu empreendimento, continue a leitura e confira quais são os pontos mais importantes!
O primeiro passo é classificar cada tipo de documento com base em sua finalidade. Você pode criar várias categorias, tais como: contratos, procurações, propostas e os demais papéis com os quais sua empresa trabalha. É preciso lembrar sempre de mantê-los arquivados pelo período legalmente obrigatório.
2. Padronize a organização
Uma corporação que é bem gerida tem suas minutas de contrato padrão determinadas. Isso é fundamental para um controle eficiente de cada transação realizada e, quando existem muitos tipos diferentes de minutas sem padrão de redação, o trabalho para atender às solicitações será muito maior. Nesse ponto, um sistema de gestão de documentos é imprescindível, principalmente para empresas de médio e grande porte.
Todo tipo de acordo envolve algum nível de risco: seja ele financeiro, de escopo, multas associadas ou processos judiciais. Esse tipo de perigo faz parte das atividades desenvolvidas diariamente na corporação e para mitigá-lo é importante utilizar alguns mecanismos. Entre eles, podemos citar a assinatura digital, o reconhecimento em cartório entre outras soluções que amenizem os riscos sem tornar o processo muito burocrático.
4. Faça gerenciamento de prazo
Esse é um dos principais desafios em relação à administração de um negócio. Muitos recursos são alocados em multas e sanções por conta de irresponsabilidade em relação aos prazos acordados. Contudo, ter contratos com prazos bem estabelecidos é indispensável para um bom controle de fornecedores, protegendo a empresa de atrasos nas entregas e fazendo com que a cadeia de produção não seja atrapalhada por erros com fornecimento de materiais.
5. Utilize tecnologia de ponta
A equipe de colaboradores pode ser muito eficiente e qualificada, entretanto, quanto maior fica o negócio, mais difícil se torna a gestão de contratos e o cumprimento de prazos. Nesse sentido, um software de gerenciamento se torna imprescindível para organizar e catalogar cada contrato e suas respectivas peculiaridades. Esse sistema permite acesso a inúmeros modelos padronizados, tais como: contrato de prestação de serviços, contrato de trabalho, contrato de compras, entre outros.
A gestão de contratos de uma empresa deve ser construída com um fluxo eficiente, desde seu início até o fechamento. Quando bem executada, a organização desses documentos leva à otimização do desempenho do negócio, tornando as vendas mais fáceis e podendo evitar dispêndios com multas. Para alcançar esse dinamismo, pode-se investir em softwares que auxiliam no andamento dessas atividades.
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