Para cada tipo documental nós fazemos o que chamamos de "atribuir valor ao documento", isto é, definir o nível de sigilo, o alcance e a responsabilidade.
Tendo o tipo documental com o valor definido nós fazemos a classificação hierarquica, que irá possibilitar as devidas criações dos sites, pastas e fichas.
Uma vez classificados fazemos a definição dos metadados para identificar os documentos. Quais dados dão especificidade?, quais contextualizam? e qual relevância.
Uma vez classificados e identificados fecha-se o plano com a definição das políticas de acesso, que permitirá o cadastro dos usuários, com as permissões e perfis mais adequados.
O GCP vai cobrar de você pelo espaço que você usa e pelos downloads dentro de uma política justa e preços bem acessíveis. A política se define pelas classes de armazenamento. A classe "padrão" ele cobra em torno de 9 centavos (R$0,09) por gigabytes, e não cobra nada para download e o tempo de baixa é bem rápido. Como se estivesse local no seu servidor. A classe "archive", a mais barata, ele cobra 1 centavo por gigabyte (R$0,01) e cobra dez centavos para o download deste gigabyte (R$0,10). Então ai nós construímos as fichas para que documentos mais acessados fiquem no na classe "padrão" e os nunca acessados fiquem na classe "archive".
Para a elaboração do Plano de Gestão o Analista de Informações passa para o usuário controlador um questionário que deve ser respondido para cada tipo documental identificado.
Na versão enterprise o Arquivo Vivo é instalado "dentro" do ambiente da sua empresa, permitindo assim você ter controle total sobre os acessos realizados aos seus documentos e também maior controle de custos tanto do espaço de armazenamento como das consultas.