Gestão de TI para pequenas empresas
As grandes empresas quase sempre possuem departamentos de TI próprio que os ajudam a selecionar tecnologia, instalá-la, integrá-la, mantê-la, treinar funcionários, fornecer suporte para desktops e fazer manutenção de sistemas.
Se você é um proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente não possui um departamento de TI. Então, como você gerencia a tecnologia em sua empresa?
Em muitos casos, a resposta é: nada bem ou ninguém gerencia. Mas as pequenas empresas podem adotar abordagens mais eficazes para o gerenciamento de TI, e há razões muito convincentes para isso.
Contratar uma equipe de TI dedicada em tempo integral é uma solução, e pode ser uma estratégia mais razoável e acessível do que muitos proprietários de pequenas empresas pensam. Mas existem outras soluções, incluindo o uso de provedores de serviços gerenciados, que oferecem alguns ou todos os serviços de TI que sua empresa precisa, ajudando a reduzir os custos de gerenciamento de TI.
O risco financeiro da fraca gestão de TI
Manutenção e suporte de sistemas essenciais é apenas uma parte do gerenciamento de TI, mas é onde o impacto do mau desempenho é mais fácil de se ver.
Quando um servidor ou rede para - e não é se, é quando - você estará perdendo tempo, dinheiro e produtividade. As pessoas não podem fazer o trabalho delas. O custo de não funcionar bem nesta área vai aparecer na linha inferior do seu relatório financeiro mensal.
Para algumas empresas, como pequenos escritórios de advocacia, os custos podem ser notados rapidamente se os funcionários não conseguirem acessar informações ou sistemas que eles precisam para fazer seus trabalhos. Mas não é apenas perda de acesso, falhas de software ou atualizações antivírus - partes importantes da manutenção do sistema - podem resultar em infecções custosas de malwares. Se você perder dados privados de clientes para hackers, por exemplo, provavelmente perderá clientes e claro, reputação. Esses tipos de situações podem ser absolutamente catastróficos para uma pequena empresa.
Leia também: 12 soluções de tecnologia de baixo custo para pequenas empresas.
Gerenciamento estratégico de TI
Embora os principais fundamentos de manter os sistemas informáticos saudáveis ​​e fluídos sejam mais importantes para as pequenas empresas, isso não é o cenário por inteiro.
Quem decide qual tecnologia você usa? - A segunda maior preocupação em relação à TI expressada pelos proprietários de pequenas empresas - em uma pesquisa realizada pela empresa McCabe nos Estados Unidos - foi que eles podem perder novas soluções que poderiam ajudar seus negócios e muitas vezes dar larga vantagem em relação a seus concorrentes.
Garantir que você esteja usando a melhor e mais recente tecnologia que você pode pagar, requer conhecimento, experiência e um compromisso de tempo e recursos.
Quem decide quando você deve atualizar a infraestrutura essencial, como equipamentos de rede, servidores e PC's? - A suspensão da compra de computadores novos e o prolongamento do uso de maquinas antigas pode parecer uma boa medida de contenção de custos, mas se você prolongar isso por muito tempo, a velha tecnologia pode custar-lhe mais na perda de produtividade e no aumento do gerenciamento de TI do que você pagaria por equipamentos novos.
Se você decidir que esta na hora de trocar os equipamentos, você saberá o que comprar? - Pequenas empresas precisam de alguém para analisar essas questões e fazer recomendações ou tomar decisões.
Implementação e integração de TI
Quando você atualiza a infraestrutura, quem supervisiona a instalação e como isso é feito?
A maioria das pequenas empresas compram PC's somente quando as máquinas velhas param de funcionar completamente ou quando há um bom negócio em alguma loja de eletrônicos local. Elas terminam com uma salada de marcas, sistemas operacionais e versões de softwares diferentes, o que dificulta a implantação e manutenção de outros sistemas, além do gerenciamento do ambiente tecnológico.
As empresas maiores, adquirem novos PC's em ciclos planejados e, quando os instalam, usam uma "imagem" padronizada com todas as configurações do sistema operacional e softwares de aplicações necessários para cada funcionário. Esta abordagem acelera a instalação e integração, reduz os custos de gerenciamento de TI e ajuda a garantir uma segurança sólida. Não há nenhuma razão pela qual as pequenas empresas não possam fazer o mesmo.
Quando você adquire novos sistemas de software, quem garante que eles estão funcionando como o pretendido? - A terceira maior preocupação de TI na pesquisa do Grupo SMB (Small Bussiness Computing) está na implementação de novas soluções.
Isso vai além da simples implementação – "Como faço para integrar esses novos sistemas com o que já tenho? - Como faço para garantir que tudo funcione bem juntos? - Como configuro e personalizo para meu negócio?" Essas são perguntas que todo pequeno empreendedor deveria se fazer. Aproveitar ao máximo a tecnologia em que já investiram é a preocupação número 1 expressada na pesquisa realizada pelo Grupo SMB.
Conduzindo a lacuna de conhecimento de TI
Muitas vezes, há uma "lacuna de conhecimento" nas pequenas empresas sobre tais questões e sua importância. Muitos pensam que conhecem seus negócios e a tecnologia de que precisam, e que é uma questão simples de aquisição e instalação.
Eles estão sendo vendidos nesta noção de que tudo o que você precisa fazer é comprar um servidor da Dell ou HP, colocá-lo, encaixá-lo em sua rede e pressionar um botão - e tudo acontece. E sim, às vezes é tão fácil replicar seus dados, mas é seguro, está criptografado?
Então, quais são as opções para melhorar o gerenciamento de TI em sua empresa?
Soluções de gerenciamento de TI
Há algumas estratégias de gerenciamento de TI às quais as pequenas empresas podem não ser ideais. Uma delas é atribuir a um empregado que não é profissional de TI, cuidar da TI a tempo parcial. Pode ser bem-sucedido, mas pode não ser o melhor uso do tempo desse funcionário. E porque a pessoa não está treinada e trabalha a tempo parcial, ele pode ignorar tarefas cruciais - resultando em segurança comprometida ou instabilidade dos sistemas e rede - o que vai lhe causar mais prejuízo do que vantagem.
A outra estratégia mais comum é contratar um pequeno revendedor de valor agregado local (VAR) que vende equipamentos e fornece "suporte" ou um profissional (pessoa física) para entrar no local e lidar com a manutenção de rotina, além de responder a chamados técnicos esporádicos. Essa estratégia nem sempre funciona bem, pois sua empresa pode ser prejudicada pela falta de comprometimento, estrutura e capacidade técnica desses fornecedores de mão de obra.
Leia também: Por que sua empresa precisa de um servidor?.
Muitas tarefas essenciais de gerenciamento de TI podem ser realizadas remotamente, pela internet e o que não puder ser feito de forma remota, pode ser atendido pelo time de campo. Os provedores de serviços gerenciados oferecem vários serviços de TI terceirizados, incluindo manutenção de rotina, administração de servidores, redes e help desk. Isso é uma vitória real para pequenas empresas, pois diminui a estrutura de custos, e significa que eles têm um nível de serviço mais consistente e o tempo médio para reparar problemas é mais curto e é focado em agilizar o atendimento visando que as pessoas voltem a gerar receita mais rapidamente para seus empregadores.
Um Nerd do seu próprio time
Uma vez que as pequenas empresas atingem um certo tamanho torna-se muito difícil não ter pelo menos uma pessoa de TI na equipe.
O ponto em que faz sentido empregar equipe de TI dedicada pode vir mais cedo ou mais tarde, porém, dependendo da complexidade de sua tecnologia e outros fatores, as pequenas empresas devem analisar seus custos para o gerenciamento de TI terceirizado e, em seguida, calcular se a contratação de expertise interna custaria mais ou menos.
O custo "totalmente carregado" - salário e benefícios - de um profissional de TI de nível básico está em cerca de R$ 4.000,00 e encontrar a pessoa certa pode ser muito difícil.
Você também precisa decidir em um nível estratégico o que você está contratando. Uma possibilidade é contratar alguém para fazer manutenção de rotina, problemas de resposta e reparos. Mas isso ainda deixa para trás as outras funções cruciais de gerenciamento de TI, como aquisição, implementação, integração e personalização.
Onde está o pay-off nisso?
Uma empresa pode pensar de forma mais estratégica em relação à TI, descobrindo como a TI pode realmente ajudar seu negócio a crescer em oposição a apenas descobrir como manter os sistemas funcionando. - Essas são as empresas que costumam ter uma vantagem no mercado e crescem com mais velocidade.
Então decidir qual estratégia seguir vai muito do que você quer e onde quer chegar com o seu negócio.
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