A sua empresa se comunica com diversas pessoas via telefone todos os dias, são várias pessoas atendendo e realizando ligações. Diante desse cenário, você já parou para pensar se uma hora acontece o vazamento de dados de uma ligação?
Parece coisa de novela, mas não é! É algo que pode acontecer e trazer sérios problemas para a sua empresa, tanto financeiros como de imagem e credibilidade. Mas fique calmo, pois é algo que pode ser evitado se tomado as medidas certas. Quer saber como isso pode ser feito? Então, continue lendo esse post que mostraremos algumas dicas que você pode aplicar na sua empresa.
Tenha um manual de normas internas
Ter um manual com normas internas, no qual explica detalhadamente o que pode e o que não pode ser feito a respeito do uso e da divulgação dos dados, pode ajudar a evitar o vazamento de dados em ligações e guiar os colaboradores a agirem de forma correta e adequada.
Essas normas não precisam ser extremamente rígidas, mas elaboradas de uma forma que não assuste o colaborador, seja didática e cumpra com o seu objetivo, que é de garantir a segurança das informações da empresa e dos clientes, por exemplo.
Reúna os gestores, profissionais de TI e líderes da equipe para criar esse manual em conjunto, é importante que eles participem dessa formulação, agregando suas experiências e conhecimento.
Use os termos de responsabilidade
Uma prática simples e bastante eficaz, é criar um termo para que o colaborador assine ao ser contratado, se comprometendo a zelar pelo sigilo das informações dos clientes da empresa. Caso futuramente aconteça alguma ação judicial em relação a problemas de quebra de sigilo por parte do colaborador, esse documento pode ser muito útil.
Tenha uma equipe confiável
A confiança é a base de tudo e com certeza você quer uma equipe composta por profissionais qualificados e confiáveis. Para isso, é importante realizar um bom processo seletivo durante a contratação e, investir em capacitações e treinamentos que agreguem conhecimento e valor para o dia a dia desse profissional dentro da empresa. Além de valorizar os colaboradores através de reconhecimento e remuneração justa.
Quando as pessoas se sentem satisfeitas e valorizadas com o trabalho, elas se tornam mais engajadas, comprometidas e dedicadas.
Através de um sistema de telefonia eficiente, é possível gerar relatórios e gravar as ligações da empresa, possibilitando assim monitorar o desempenho da equipe e realizar auditorias a hora que quiser.
Hoje, a tecnologia é uma grande aliada das empresas e pode auxiliar muito na segurança e melhoria da gestão.
Ter uma base de dados atualizada e com informações corretas é fundamental. A equipe deve alimentar essa base com o máximo de informações possíveis sobre os clientes e a empresa deve ter o cuidado de ter esse sistema em um servidor seguro e protegido, para não correr o risco de perder ou ter os dados alterados por vírus ou ataque de hackers.
Crie um controle de acesso
Por mais que você tenha uma equipe 100% confiável, não libere as informações dos clientes para todos. Crie níveis de acesso, em que determinados dados sejam liberados somente para o departamento ou pessoa responsável.
O recomendado é que apenas cargos de liderança tenha, permissão para visualizar ou editar determinados documentos e outras informações — isso inclui o backup dos dados.
De nada adianta criar inúmeras regras e ações para garantir a segurança das informações, se não é feito uma ao fiscalização periódica para visualizar se os colaboradores estão seguindo as orientações da forma correta. Por isso é importante realizar auditorias dentro da equipe, ela pode ser feita pela equipe de TI, que além de dar o suporte para a equipe também pode ficar responsável por isso.
Esse cuidado é essencial para garantir que o trabalho esteja sendo feito de forma efetiva e eficaz.
É preciso ter um plano de ação bem definido, com as medidas a serem tomadas caso ocorra o vazamento de dados, visando minimizar os impactos e conseguir reverter a situação.
Com a adoção dos cuidados citados no post, com certeza o risco desse tipo de vazamento acontecer diminui, mas é preciso ter muito cuidado e investir em sistemas seguros e que auxiliem a sua empresa nessas estratégias.
Lembre-se que, as consequências informações violadas são extremamente graves e podem prejudicar a empresa ao ponto de comprometer a sua permanência no mercado.
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