O que é o PMBOK no Gerenciamento de Projetos? – FM2S
O gerenciamento de projetos sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta em meados do século 20. O PMI publicou um manual intitulado "Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos ( PMBOK ®Guide)" para identificar os elementos recorrentes para o processo de gerenciamento de projetos. O Conjunto completo de Gerenciamento de Projetos inclui práticas tradicionais comprovadas que são amplamente aplicadas, bem como práticas emergentes inovadoras para a profissão, com consenso generalizado quanto ao seu valor e utilidade. É uma ferramenta complementar ao Green Belt e Black Belt.
Na gestão de projetos, um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Um projeto é temporário na medida em que tem um início e fim definidos e, portanto, o escopo e os recursos definidos. Um projeto é único porque não é uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações projetadas para atingir um objetivo singular. Assim, uma equipe de projeto geralmente inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – às vezes de diferentes organizações e em várias áreas geográficas.
O desenvolvimento de software para um processo de negócios melhorado, a construção de um edifício ou ponte, o esforço de socorro após uma catástrofe natural, a expansão das vendas para um novo mercado geográfico – todos são projetos. E todos devem ser habilidosamente gerenciados para entregar os resultados, o aprendizado e a integração do tempo, no orçamento, que as organizações precisam.
O gerenciamento de projetos é a disciplina de iniciar, planejar, executar, controlar e fechar o trabalho de uma equipe para atingir objetivos específicos e atender a critérios específicos de sucesso. É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades para atender aos requisitos do projeto.
Um projeto é um esforço único e transitório empreendido para atingir os objetivos planejados, que podem ser definidos em termos de resultados, resultados ou benefícios. Um projeto geralmente é considerado um sucesso se atingir os objetivos de acordo com seus critérios de aceitação, dentro de um prazo e orçamento acordados.
Gerenciamento vs Gerenciamento de Projetos
Um fator chave que distingue o gerenciamento de projetos de apenas 'gerenciamento' é que ele possui esse prazo de entrega final e finito, ao contrário do gerenciamento, que é um processo contínuo. Por isso, um profissional de projetos precisa de uma ampla gama de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial.
Por que o PMBOK?
O PMBOK foi usado como o padrão pelo qual a certificação PMP é obtida. A certificação PMP baseia-se em uma pesquisa das melhores práticas das empresas. As vantagens de usar PMP é que os recursos já foram testados. O PMBOK é valioso para empresas e funcionários por muitas razões. Aqui estão três:
A primeira razão pela qual o PMBOK é valioso é que permite que as empresas padronizem as práticas em todos os departamentos. Isso significa que as pessoas em desenvolvimento gerenciam projetos da mesma forma que aqueles em distribuição.
Em segundo lugar, o PMBOK pode ajudar os gerentes de projetos a trabalhar com um sistema padronizado entre as empresas. Alguém que trabalha para a empresa x que então se desloca para a empresa y pode usar as mesmas práticas
Terceiro, a PMBOK discute o que funciona. Os métodos documentados na comunidade de gerenciamento de projetos podem ajudar aqueles que não têm certeza de como administrar riscos. O PMBOK também discute o que não funciona e isso evita o fracasso dos projetos.
Finalmente, os gerentes de projetos que estão familiarizados com os padrões do PMBOK podem customizar seu processo de gerenciamento de projetos para atender melhor às necessidades de sua empresa. Há um velho ditado: "Para quebrar as regras, primeiro você precisa conhecer as regras". Quando os gerentes de projetos investem tempo em aprender as regras, eles também estão investindo tempo em aprender como e onde as regras podem ser quebradas.
O gerenciamento de projetos como uma prática está crescendo rapidamente e se espalhando por todo o mundo, e agora é visto globalmente como uma competência reconhecida e estratégica, uma carreira e um assunto para treinamento e educação. A estrutura do PMBOK é composta por cinco grupos de processos, dez áreas de conhecimento e 47 processos de gerenciamento de projetos (PM).
5 Grupos de Processo de PMBOK
O grupo de processo de iniciação envolve os processos, atividades e habilidades necessárias para efetivamente definir o início de um projeto. A definição de todas as permissões, autorizações e ordens de trabalho iniciais para garantir uma progressão efetiva e lógica das atividades iniciais do projeto prepara o cenário para o sucesso subsequente em todas as fases do projeto. Definir fases claras para que o trabalho seja concluído, inicializar as equipes e ter o orçamento antes do início do trabalho são vitais para um forte começo de qualquer projeto em toda a indústria.
Atividades típicas a serem realizadas no grupo iniciador:
De acordo com o PMI, o processo de Iniciação ajuda a definir a visão do que deve ser realizado. É aqui que o projeto é formalmente autorizado pelo patrocinador, o escopo inicial definido e as partes interessadas identificadas.
A identificação das partes interessadas é crucial aqui porque a identificação correta (e posterior gerenciamento e controle ) de partes interessadas podem literalmente levar ao sucesso ou ao fracasso do projeto.
Também precisamos ter atenção nos seguintes pontos:
Este grupo de processos é realizado para que projetos e programas não sejam apenas sancionados por uma entidade patrocinadora, mas também para que os projetos estejam alinhados com o objetivos estratégicos da organização.
Quando isso não for realizado, os projetos podem ser iniciados e realizados de forma aleatória, sem objetivo real
Deve-se notar também que o gerente escolhe e autoriza o gerente do projeto no início desta fase.
É crucial autorizar e estabelecer o gerenciamento de projetos cedo, já que os gerentes de projetos geralmente têm responsabilidade, mas pouca autoridade.
O Grupo de Processo de Planejamento estabelece os processos necessários para definir o escopo do projeto, estabelecer planos estratégicos para maximizar o fluxo de trabalho e começar a reunir listas prioritárias e planejar as necessidades da equipe. Este grupo de processos também aborda um esclarecimento mais estreito de todas as metas e expectativas do projeto e coloca a infraestrutura do projeto necessária para atingir esses objetivos de acordo com a linha do tempo e restrições orçamentárias.
Atividades típicas a serem realizadas no grupo de planejamento:
Um elemento crucial de planejamento é o estabelecimento do escopo total do projeto.
No grupo de planejamento, um processo de planejamento iterativo e detalhado, chamado de elaboração progressiva, os documentos do projeto são desenvolvidos em um nível muito mais detalhado.
No Guia PMBOK, o PMI define vinte e quatro processos discretos que estão envolvidos no planejamento.
O grupo de processo de execução envolve o gerenciamento de equipes de forma eficaz, enquanto orquestra as expectativas da linha de tempo e atinge os objetivos de referência. Os gerentes de projeto que utilizam este conjunto de habilidades demonstrarão um alto grau de organização e habilidades de comunicação, ao mesmo tempo em que abordam as preocupações da equipe ou outras situações complexas associadas à realização do trabalho no tempo e no orçamento.
Aqui estão as atividades típicas a serem realizadas nesse grupo:
O gerente de projetos precisa adquirir e gerenciar a equipe de desenvolvimento e também cultivá-la através de exercícios de construção de equipe.
Gerenciamento de projetos não é apenas gerenciar as comunicações, mas também gerenciar o envolvimento das partes interessadas, garantindo a qualidade do projeto e do produto
Se a contratação estiver envolvida – apoiando o esforço para contratar com um fornecedor. Observe que: Na fase de execução, a maior parte do orçamento será gasto e as entregas do projeto serão produzidas. E é provável que aqui possamos começar a ver pedidos de mudança de partes interessadas.
Embora a equipe do projeto possa implementar mudanças aprovadas, somente o painel de controle de mudanças pode aprovar ou rejeitar essas alterações.
O processamento de ordens de mudança, o tratamento de considerações orçamentárias contínuas e a mitigação de circunstâncias imprevistas que podem afetar a capacidade de uma equipe de atender às expectativas iniciais dos projetos são parte das principais habilidades e competências envolvidas no Grupo de Processo de Monitoramento. Os gerentes experientes mantêm o impulso avançado e protegem o projeto contra a paralisação monitorando ativamente o progresso e usando previsão e resposta rápida para enfrentar os desafios do projeto. Enquanto os outros grupos de processos ocorrem sequencialmente, o Monitoramento e o Controle sobrevoam todo o projeto e, portanto, ocorrem ao longo do projeto e não são lineares. O que isso abrange? De acordo com o guia PMBOK , estes são "processos necessários para rastrear, analisar e regular o progresso e o desempenho do projeto".
Tipicamente atividades a serem realizadas no grupo de monitoramento e controle:
Identificar quaisquer áreas nas quais as mudanças no plano são necessárias
Iniciar as mudanças correspondentes (A verdade é que você não pode assumir que você sempre permanecerá no plano. Na verdade, é provável que não seja assim).
Nessa fase, muitas vezes você precisa recapitular o plano, comparar o plano atual com o real, medir a variação e tomar medidas corretivas.
O maior desafio deste grupo de processos é trazer o projeto para um fechamento bem sucedido, o que significa completá-lo no tempo e dentro do orçamento alocado. A conclusão é que, embora esses grupos de processos não sejam necessariamente fáceis de implementar, não o fazer significa que a equipe talvez nunca perceba todos os benefícios de seus projetos altamente estratégicos.
Normalmente atividades a serem realizadas no grupo de monitoramento e fechamento são:
Não só você encerra formalmente o projeto, mas também obtém assinatura e aceitação do cliente.
O gerente do projeto deve fechar formalmente o projeto arquivando registros, realizando uma sessão de lições aprendidas, fazendo pagamentos finais, fechando contratos, comemorando e liberando a equipe.
As lições aprendidas juntamente com outras informações históricas devem ser arquivadas de forma centralizada para serem usadas como insumos para projetos futuros para evitar retrabalho.
As 10 Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos
Integração – Esta é abordada primeiro no Guia PMBOK, mas trata-se de reunir tudo o que você conhece para que você gerencie seu projeto de forma holística e não em pedaços de processos individuais.
Escopo – é a maneira de definir o que seu projeto irá entregar. A finalidade do escopo é garantir que todos tenham clareza sobre o que o projeto é e o que ele inclui. Abrange a coleta de requisitos e a preparação da estrutura de repartição do trabalho.
Tempo – Refere-se a como você gerencia o tempo que as pessoas estão gastando nas tarefas do projeto e quanto tempo o projeto leva em geral. Esta área de conhecimento ajuda você a entender as atividades no projeto, a seqüência dessas atividades e quanto tempo eles vão levar.
Custo – Trata-se de lidar com as finanças do projeto. A grande atividade nesta área de conhecimento é definir seu orçamento, que inclui descobrir quanto custará cada tarefa e depois determinar a previsão de orçamento geral do seu projeto.
Qualidade – Esta área é onde você aprenderá e configurará as atividades de controle de qualidade e gerenciamento de qualidade em seu projeto para que você possa estar confiante de que o resultado atenderá às expectativas dos seus clientes.
Aquisição – suporta todo o seu trabalho de suprimento, planejar o que precisa comprar, passar pelo processo de licitação e compra, gerenciar o trabalho do fornecedor e fechar o contrato quando o projeto estiver concluído.
Recursos humanos – Em primeiro lugar, você precisa entender quais recursos você precisa para poder completar o seu projeto, para então montar seu time. Depois disso, trata-se de gerenciar as pessoas na equipe, incluindo dar-lhes treinamentos extras para fazer seu trabalho, se elas precisam disso
Comunicações – Dado que o trabalho de um gerente de projeto é freqüentemente dito ser cerca de 80% de comunicação, o gerente de projetos escreve o plano de comunicação para o projeto e monitora todas as comunicações de entrada e saída.
Gerenciamento de riscos – envolve a identificação de riscos e a compreensão de como avaliar riscos em seu projeto, que inclui como você realiza avaliações de risco quantitativas e qualitativas. O gerenciamento de riscos não é uma atividade única, abrange o controle de seus riscos de projeto no futuro e durante o ciclo de vida do projeto.
Gerenciamento de partes interessadas – É um dos grupos mais importantes, que o leva à jornada de identificar as partes interessadas, entender seu papel e necessidades no projeto e garantir que você possa atendê-los.
Se você puder entender e aplicar todas essas áreas de conhecimento, você terá tudo o que precisa saber como um gerente de projetos completo e eficiente.