Mais um post falando do meu processo de implementação do GTD™ na minha vida... Nesse post quero falar como estou de fato organizando todos os itens da minha Caixa de Entrada.
Depois de entender o que é a Caixa de Entrada, Capturar, Esclarecer, e de preparar sua área para organizar seus itens da Caixa de Entrada, nesse post vou escrever sobre o Passo #03 do método GTD™, que é o passo onde o David sugere como organizar todas essas capturas da Caixa de Entrada.
Voltando para o fluxograma do processamento do David Allen:
O Passo #03, é realizado em conjunto com o Passo #02.
Você lê o item na sua caixa de entrada, esclarece & organiza, e passa para o próximo item, e assim sucessivamente.
São passos explicados de forma separada porque, acredito eu, seja mais fácil de entender o contexto todo e de implementar em seguida.
Na minha opinião, o ideal é você estar com esse diagrama sempre perto de você, imprima, coloque como wallpaper no computador, mantém em algum lugar de fácil acesso… não importa aonde, depois de algum tempo utilizando este diagrama como guia, você vai criar o hábito e daqui um tempo não vai mais precisar dele, sério!
Vou escrever abaixo alguns itens que surgiram na minha caixa de entrada nos últimos dias, e como esclareci e organizei esses itens baseado no método GTD™.
EXEMPLO 1: CURSO FALCONI EM SP
Um curso que quero fazer em Abril.
Sim, mas antes preciso esperar me responderem sobre a confirmação da turma.
Então, AGORA NÃO demanda ação.
> anotar esse item no CALENDÁRIO, porque existe uma data específica para o curso me dar um retorno sobre a turma, então coloco no meu CALENDÁRIO MENSAL neste dia específico "CONFIRMAR TURMA FALCONI".
Extra: Perceba que esse item, não tem um HORÁRIO específico para acontecer. Pode ser de manhã, próximo do almoço, depois do almoço, durante a tarde, etc. Então, o ideal é você manter esse item assim, sem horário. Não coloque ele na sua agenda semanal em algum campo com horário determinado, coloque em algum outro cantinho.
Outra coisa, se você usa Google Calendar, ou algum calendário virtual, nesse caso você marca esse item como "dia inteiro", ao invés de colocar em um horário específico. Vamos manter sua agenda como um território sagrado, e não em uma lista de desejos - frase do David.
Rápido, né? Para esvaziar a sua caixa de entrada você só precisa refletir o suficiente para ORGANIZAR os itens no lugar certo.
Nesse momento de esvaziar a caixa de entrada, não é o momento para pensar, planejar, nem nada disso - isso acontecerá em outro momento. Por que você vai esvaziar sua caixa de entrada todo dia ou a cada dois dias, e se você for planejar cada item, você vai passar mais tempo esvaziando sua caixa de entrada do que fazendo qualquer outra coisa.
Claro que dentre todos os itens que você escreveu na sua caixa de entrada, nem todos serão tão "simples" como esse, então, vamos para mais exemplos:
EXEMPLO 2: LIVRO O CONTO DA AIA
Uma indicação de livro que recebi de uma amiga.
Não, porque já tenho livros para ler em casa e então não vou comprar esse agora.
Para ilustrar melhor no meu sistema:
Tenho uma pasta chamada "REFERENCIA", dentro dela uma pasta "INDICAÇÕES LIVROS" e
> anoto todas as indicações de livro nessa pasta.
Extra: Quando você for comprar livros, saberá onde encontrar as indicações que você recebe.
Ah, isso vale também para livros que você printa no instagram de alguém por exemplo.
Ao processar suas fotos, você anota a indicação no lugar correto, e depois exclui a foto.
Estou tentando trazer vários tipos de assuntos para você perceber que é realmente tudo que você deve anotar na sua caixa de entrada.
EXEMPLO 3: AULA DE PIANO
Ah, lembrei que eu tenho essa vontade de fazer aula de piano.
Sim, mas... agora não posso dedicar meu tempo a isso porque comecei faculdade.
Nesse caso, como não tem nenhuma data específica para isso acontecer, você
> anota esse projeto na sua "Lista Algum dia/Talvez".
Processado. Item riscado.
Extra: Mas calma, lembre-se que esse processo agora é só esvaziar sua Caixa de Entrada.
Semanalmente você vai revisar a lista "Algum dia/Talvez" e sempre que entender que for possível, pode tirar um projeto dessa lista e passar para a lista "Projetos" - que é a sua lista de projetos em andamento. Seu sonho de tocar piano não está abandonado nessa lista.
EXEMPLO 4: FAZER A UNHA
O que é isso? Lembrei que essa semana preciso fazer a unha.
Agendar um horário no salão.
Se eu fizer essa ação terei meu resultado esperado?
NÃO - mas nesse caso, eu mesmo assim não consideraria um PROJETO, porque na minha opinião viraria MICROGERENCIAMENTO.
Faço essa próxima ação em menos de 2 minutos?
Então: MANDE ESSA MENSAGEM AGORA.
O resultado foi atingido?
> Anotar essa tarefa na lista "@Aguardando Resposta"
Extra: Nesse caso, é importante ressaltar que é um item muito simples de ser resolvido. Envolve:
Ir fazer a unha
No sistema GTD, como eu opero, ficaria então, primeiro organizado em @Aguardando Resposta.
E depois de o horário estar confirmado, coloco o item no meu CALENDÁRIO.
EXEMPLO 5: OVOS DE PÁSCOA
Ah, os presentes de páscoa que preciso comprar.
Demanda ação. Sim.
Qual a próxima ação? Fazer uma lista para quem vou dar presente.
>Anotar esse item na sua "LISTA DE PROJETOS".
*Obs.: O planejamento do passo a passo para esse projeto você vai fazer em outro momento. Lembre-se que estamos só ORGANIZANDO as coisas no seu devido lugar.
Não, preciso pensar, revisar minha lista de contatos, etc.
> Anotar a PROXIMA AÇÃO na lista @COMPUTADOR.
UM ESCLARECIMENTO SOBRE O @PRÓXIMAS AÇÕES:
No meu caso, não tem UMA LISTA de próximas ações.
Tudo que tem o "@" é uma lista de próximas ações separadas por CONTEXTO.
CONTEXTOS SÃO PESSOAIS.
Cada um cria suas listas de @próximas ações conforme seu dia a dia, sua realidade.
Nesse caso, não significa que eu TENHO QUE fazer essa lista NO COMPUTADOR, DIGITADA.
Significa para mim que quanto ESTOU no computador, me sinto mais organizada e produtiva para fazer essa atividade.
Então, as próximas ações você organiza nessas @listas.
Percebeu que esse projeto de comprar os ovos de páscoa ficaram em dois lugares?
Na lista PROJETOS e na lista @NO COMPUTADOR?
Não escreva nada nas @PRÓXIMAS AÇÕES que tenha alguma barreira para acontecer.
Exemplo: "Comprar livros", se você ainda não sabe QUAL livro vai comprar, escreva "Pesquisar livros para comprar"
Nos próximos passos, quando explicar sobre a revisão semanal do GTD criada pelo David Allen você vai entender como isso fará sentido depois.