O que é, e como utilizar o 5W2H! + Planilha de organização.
Se você busca uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão do 5W2H. Apesar do nome um tanto estranho, essa ferramenta é muito simples de entender e fácil de aplicar.
E a melhor parte é que não importa qual seja o porte do seu negócio, fazer um plano de ação 5W2H aproxima você de alcançar suas metas. Basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para ficar mais próximo da resolução, hora de colocar a mão na massa!
Afinal, o que é o 5W2H?
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível. Ele funciona como um mapeamento de determinadas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá colocar tudo em uma uma tabela com informação adicionais por exemplo: como será feita esta atividade e quanto custará para a empresa realizar tal processo.
Basicamente, ela parte de um problema e realiza a análise sobre o seu enfrentamento a partir de sete perguntas – que é o que dá nome à metodologia, para ajudá-lo vamos analisar cada uma das perguntas:
What?: o que será feito? - Aqui é a hora de identificar e descrever o problema de forma adequada. A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais são claras? O sistema de mensuração de resultados é preciso e repetível?
Why?: por que será feito? - Qualquer explicação conhecida que contribua para a solução do problema deve ser declarada. Não esqueça de delimitar razões que justificam por que a meta foi proposta.
Where?: onde será feito? - Se um defeito ou problema ocorrer em alguma parte do processo, onde ele está localizado? A partir desse diagnóstico, fica mais simples determinar em qual setor da empresa o problema em questão será enfrentado.
When?: quando será feito? - Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando cada uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma delas.
Who?: por quem será feito? - Primeiro, veja quem são os indivíduos associados ao problema. Quais são os clientes que reclamam? Quais operadores estão tendo dificuldades? Em seguida, defina quem será o responsável por cada ação prevista para alcançar a meta que estabeleceu.
How?: como será feito? - Nas etapas anteriores, você definiu quase tudo. Mas não há como colocar a estratégia em prática sem entrar nos detalhes sobre como isso será feito. Aqui é preciso estabelecer um plano específico para cada ação necessária para que a meta determinada lá no início seja alcançada.
How much?: Quanto vai custar? - De nada adianta criar um plano mirabolante se ele não está ajustado à realidade financeira da sua empresa. Enão não se esqueça de olhar para o caixa da sua empresa e definir um orçamento viável para ir em busca da meta proposta.
Quero exemplos de utilização da ferramenta 5w2h?
1 – Programando uma viagem: Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilização do 5w2h pode ser uma excelente alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano,
2 – Fazendo planejamento de mídias sociais: Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, aqui as tarefas podem ser melhor descritas e analisadas, com um texto um pouco maior, porém mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a necessidade de cada um, não há regra.
3 – Planejamento de redução de custos de uma empresa: O 5w2h é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta é a função principal da ferramenta, que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também.
Para te ajudar ainda mais preparei uma planilha que você pode usar como exemplo para se organizar e começar hoje mesmo a utilizar o 5W2H.