7 dicas para organizar o calendário de tarefas de sua equipe – Blog da Softium
Início » 7 dicas para organizar o calendário de tarefas de sua equipe
Estar a frente da direção de uma empresa exige lidar com atividades administrativas, financeiras, operacionais e estratégicas. Essa rotina é um grande desafio para muitos gestores e diretores, que vivem diariamente correndo, cheios de compromissos e demandas para cumprir.
Por isso, é fundamental planejar com cuidado o calendário de tarefas ou ainda criar um, caso você ainda não tenha. Desenvolver uma rotina semanal com as principais ações que devem ser executadas a cada dia é crucial para o bom desempenho da equipe, dessa maneira é possível se organizar mesmo com muitas obrigações.
Mas planejar e organizar essa lista de tarefas diárias para uma empresa ou até mesmo setor, não pode consumir toda a energia do time. Pensando nisso, vamos dar algumas dicas de como melhorar a produtividade da equipe, utilizando um calendário de tarefas. Acompanhe!
1. Faça listas com a equipe
Converse com sua equipe e faça listas em conjunto. Elas devem conter as principais atividades a serem executadas, tais como: metas, prazos de projetos, tarefas diárias, principais cobranças, contas a pagar, controle de entrada e saída, fluxo de caixa, tarefas mensais, reuniões, eventos da empresa, feriados e folgas.
O interessante de fazer mais de uma lista é poder criar um padrão de fácil identificação no calendário de tarefas — atividades administrativas podem ter uma cor diferente, por exemplo. Dessa forma, é fácil para cada equipe visualizar os deveres que são responsáveis.
O sistema de cor também pode ser utilizado para sinalizar projetos emergenciais e prazos pequenos, salientando a prioridade dessas tarefas.
Pensar em conjunto divide a responsabilidade e cria um clima favorável ao trabalho de equipe. Lembrando que não é produtivo sobrecarregar uma pessoa sendo que o benefício será para o grupo. Esse momento também pode ser aproveitado para o feedback positivo. Ouvindo quais são as principais demandas da equipe, é possível alinhar discrepâncias de treinamento e processos obsoletos.
2. Se apoie em aplicativos
A Internet está em toda parte, então devemos usá-la como nossa aliada. A maioria dos aplicativos possui suporte para Smartphones e Tablets, facilitando o acesso remoto do calendário de tarefas. Isso facilita o acompanhamento da agenda e divide a responsabilidade, uma vez que os aplicativos também permitem que os usuários façam alterações.
Esse é um exemplo dos softwares que utilizam plataforma mobile e desktop, com uma versão gratuita aceita até 15 membros e não tem limite de tarefas e projetos. Cada usuário personaliza seu Dashboard de acordo com suas preferências e prioridades. Já para o gestor do projeto e da equipe, ele mostra uma visão ampla de tudo o que está sendo executado. O Asana também possui uma versão Premium, custando a partir de 9,99 dólares.
Um dos calendários de tarefas mais populares é o Trello, que possui uma interface simples e intuitiva, sendo baseada no modelo de gestão Kanban. Nele é possível criar quadros indicando a fase atual do projeto, como por exemplo: finalizado; para fazer; em andamento; expirado e etc.
Um ponto positivo é que esse software é gratuito, além de poder ser utilizado por sua equipe toda ou apenas por você. É possível definir prioridades utilizando tags — lembra das listas? Use como tags. O sistema de cores também é utilizado, evidenciando tarefas importantes e urgentes. Há uma versão business, que custa 9,99 dólares por membro ao mês, podendo ser pago anualmente.
3. Quadros e agendas
Se utilizar softwares não é o ideal para você e sua equipe, os quadros podem ser uma boa opção. Geralmente, eles são de vidro ou acrílico branco, pois facilitam o uso de pincéis e são fáceis de limpar. Por serem afixados na parede, a visualização das tarefas é privilegiada e permite que qualquer um modifique.
São ideais para ambientes amplos, onde toda a equipe circule ou trabalhe. Esse modelo também proporciona uma comunicação ativa com os colaboradores, pois exige que o quadro seja constantemente atualizado.
O uso de quadros de Kanban, adotados por diversas metodologias de desenvolvimento e gestão ágil também é uma forte opção. Que inclusive usamos na Softium como forma de gerenciar e dar maior produtividade em nossa equipe de desenvolvimento e comercial.
As agendas também são uma opção, principalmente se será manuseada por poucas pessoas. Por serem produzidas com o intuito de organizar o dia a dia, facilitam a adesão à rotina criada. Por já terem seu próprio calendário, facilitam a elaboração de treinamentos de equipe.
Geralmente a palavra rotina gera aversão nas pessoas. Mas se tratando de uma boa gestão, ela é um dos quesitos fundamentais. Para gerar aumento na produtividade, esse fator é muito útil porque tendemos a realizar tarefas com mais rapidez à medida que as repetimos, melhorando o foco e eliminando as distrações.
5. Planeje a longo prazo
Se as coisas ficam para última hora e você não sabe como, talvez seja preciso se planejar a longo prazo. É uma excelente estratégia, mesmo que uma emergência ocorra e seja necessário realizar mudanças, afinal, quem se previne, tem melhores chances de enfrentar imprevistos.
Planejar com antecedência permite acomodar todas as metas da equipe e distribui-los da melhor maneira. Dessa forma, ninguém fica sobrecarregado e não é necessário deixar objetivos de lado.
6. Revise projetos
Programe um dia da semana para revisar os projetos. É possível reagendar prazos se você terminou com antecedência uma determinada demanda, ou priorizar os que se tornaram urgentes, aproveitando brechas de tempo.
Também é bom aproveitar esse momento para incluir novas tarefas para a semana corrente ou seguinte. Estabeleça prioridades da semana e execute as tarefas relacionadas para ganhar agilidade nos processos.
7. Documente os resultados
Ainda pensando no feedback positivo, é prudente valorizar os projetos e realizações da equipe. Na medida em que os resultados são alcançados, tome nota e demonstre reconhecimento por eles.
Ao identificar a etapa de cada atividade é possível acompanhar o desenvolvimento da equipe e alinhar rapidamente eventuais problemas. Assim, as estratégias são aperfeiçoadas e permitem antecipar as demandas dos clientes e eventuais problemas.
Tomando nota dos resultados, é possível que você tenha controle das tarefas da equipe, o que é essencial para uma gestão que está sendo cobrada por resultados.
É importante lembrar que a produtividade só acontece quando fazemos as mesmas coisas em menor tempo e com maior qualidade, e trabalhar mais não é, necessariamente, a mesma coisa. Por isso, é o principal benefício do calendário de tarefas.
Gostou do nosso artigo sobre calendário de tarefas? Então, deixe um comentário no post falando sobre como você organiza sua agenda!