Passo a passo para formalizar uma empresa
Se você tem o sonho de empreender, precisa saber desde o início que as questões burocráticas são inevitáveis.
Formalizar uma empresa é necessário para que ela exista e seja reconhecida. Além disso, com a formalização você poderá emitir notas fiscais e, como consequência, aumentar o número de fornecedores e clientes.
Segundo o Serasa, o ano de 2016 contabilizou a criação de 851.083 empresas. É um recorde para o período desde 2010. O número é 3,5% superior ao registrado nos cinco primeiros meses de 2015, quando o indicador apurou 822.519 negócios novos.
Hoje vamos falar sobre os passos que você precisa dar para abrir a sua empresa.
Quando formalizar a empresa
Você só deve formalizar a empresa quando iniciar suas atividades.
Antes disso, é necessário fazer um planejamento, considerando todas as informações e situações que envolvam o negócio, como produto/serviço, local de funcionamento, público, estratégias de divulgação, etc.
Assim que você regulariza seu negócio, muitas portas se abrem. Para começar, é possível solicitar crédito aos bancos. O potencial de crescimento da sua empresa aumenta bastante e você tem mais chances de ampliar as vendas.
Além disso, formar parcerias com outras empresas é essencial para seu empreendimento. Afinal, é uma das partes do Canvas. Sem a formalização, essas parcerias nem sempre são possíveis.
Opções de formalização
Empresas que estão começando podem se formalizar de duas formas: como Microempreendedor Individual (MEI) ou como Microempresa. Vamos falar sobre as facilidades e as especificidades de cada uma das modalidades.
Todos os processos de formalização do MEI são feitos pela internet. Por meio do Portal do Empreendedor, você pode se informar sobre todos os passos.
O MEI foi criado para formalizar profissionais autônomos de algumas atividades que trabalham sozinhos ou possuem no máximo um funcionário com salário mínimo ou piso salarial da categoria. O MEI deve faturar até R$ 60.000,00 por ano ou proporcional ao número de meses formalizados, com média mensal de R$ 5.000,00.
Quem é MEI pode emitir notas fiscais e tem direito a benefícios como aposentadoria por idade ou invalidez, auxílio-doença, salário-maternidade, dentre outros.
Após a formalização, é preciso ficar atento às responsabilidades como o pagamento mensal do Documento de Arrecadação Simplificada do MEI (DAS) e o envio da Declaração Anual de Faturamento (DASN).
Para quem fatura mais do que isso, a opção disponível é a microempresa. Para isso, é necessário registrar o negócio na prefeitura ou na administração regional da cidade onde essa vai funcionar, além do estado, bem como na Receita Federal e na Previdência Social.
O procedimento varia bastante de acordo com as leis estaduais. Dependendo da atividade, pode ser necessário o registro na Entidade de Classe, na Secretaria de Meio Ambiente e em outros órgãos de fiscalização.
Nos passos a seguir, vamos falar sobre o processo de abertura da Microempresa.
Passos para formalizar uma empresa
O primeiro passo é pesquisar a situação fiscal na Secretaria da Fazenda do estado ou do município.
Compareça à secretaria levando um documento com foto e o número do seu CPF. Não se esqueça de levar o dos sócios, se houver.
Para formalizar a empresa, é preciso que o nome de todos os envolvidos não tenha nenhuma pendência, como impostos, taxas e contribuições devidos.
Consulta prévia para emissão do Alvará de Funcionamento
Alguns tipos de atividades devem seguir uma série de requisitos para funcionar em certos locais. Assim, é preciso verificar na prefeitura de sua cidade se o endereço que você escolheu está de acordo com as normas. Se estiver, você recebe um Alvará de Funcionamento.
Não podem existir duas empresas abertas com o mesmo nome, no mesmo ramo de atividade e no mesmo estado. Assim, você precisa solicitar uma pesquisa para avaliar se o nome escolhido está disponível.
Natureza jurídica e ato constitutivo
Você precisa definir a natureza jurídica mais adequada ao seu negócio. Isso depende da existência de sócios ou não. Se você possui sócios, sua empresa será constituída sob uma das formas da sociedade comercial. Caso não tenha, você será um empresário individual.
O Ato Constitutivo é um documento que descreve como a empresa vai operar e a atividade econômica que será explorada.
O registro da empresa é feito na Junta Comercial. É a entidade que mantém atualizado o cadastro de empresas em funcionamento no Brasil. Quando registrar, você vai receber o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa).
Agora que você tem o NIRE, deve registrar a empresa como contribuinte. É hora de fazer o pedido do seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Esta parte pode ser feita no site da Receita Federal do Brasil.
O regime de tributações das Microempresas é regido pelo Simples Nacional. Saiba mais aqui.
O cadastro no sistema estadual deve ser feito na Secretaria Estadual da Fazenda. Em alguns estados, não pode ser feito pela internet. Na maioria deles, é possível fazer a inscrição estadual junto com o CNPJ, com um único cadastro.
Lembra quando você conferiu se seu local de funcionamento estava dentro dos padrões? Agora é hora de fazer o pedido do Alvará de Funcionamento de sua empresa.
Ele é a licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas.
Impressão de documentos fiscais
Chegamos ao último passo! Resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu negócio entre em ação. Solicite a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) na Secretaria da Fazenda do Estado ou do município. Agora que você pode emitir notas fiscais, você está totalmente formalizado.
Mudança de MEI para Simples
Se você iniciou sua empresa como MEI e ultrapassou o limite de faturamento, será necessário fazer a atualização. Assim, você passa a pagar os impostos conforme a modalidade.
A fim de tirar dúvidas quanto à tributação nesses casos, entre em contato com um contador. Na verdade, qualquer microempresa precisa ter um contador, para garantir que os impostos estão sendo pagos da maneira correta.