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Recupere sua produtividade com bloqueio de tempo
Retome seu dia de reuniões, e-mail e trabalho ocupado e proteja o tempo do que é importante para você.
"Estimo que uma semana de trabalho com 40 horas de tempo bloqueado produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho de mais de 60 horas sem estrutura." – Cal Newport, autor de Deep Work
Se há algo que se pode dizer sobre o local de trabalho moderno, é o seguinte: se você não controla sua agenda, ele o controla, isso é um fato.
Como você equilibra os males necessários de reuniões, e-mail, bate-papo em equipe e "trabalho ocupado" com tempo focado nas coisas com as quais realmente se importa? Como se tornar um eremita digital não é uma opção para a maioria de nós, precisamos de estratégias concretas para nos ajudar a focar em um mundo projetado para nos distrair.
É aí que entra o bloqueio do tempo.
O bloqueio de tempo (e seus assuntos próximos, tarefas em lotes e temas do dia ) é uma maneira simples e eficaz de retomar o controle de sua jornada de trabalho. Este método de produtividade é especialmente útil para pessoas que:
Pessoas que fazem malabarismos com muitos projetos / responsabilidades diferentes ( Elon Musk usa esse método para administrar duas grandes empresas ao mesmo tempo)
Pessoas que gastam muito tempo no "modo reativo", respondendo a e-mails e mensagens
Dia cheio com intervalos dividido em reuniões
Pessoas que lutam contra interrupções constantes ao longo do dia
Pessoas que lutam para encontrar tempo e espaço mental para pensar em um quadro geral
Este guia fornecerá uma visão geral de quais são os horários, lote de tarefas e temas do dia; como uma combinação dessas estratégias pode ajudá-lo a recuperar sua agenda; e a melhor maneira de usar o seu calendário e o gerenciador de tarefas para começar a se bloquear.
O bloqueio de tempo também é uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade da equipe. Porém com cuidados.
O que é o bloqueio do tempo?
O bloqueio de tempo é um método de gerenciamento de tempo que solicita que você divida seu dia em blocos de tempo. Cada bloco é dedicado à realização de uma tarefa específica, ou grupo de tarefas, e apenas as tarefas específicas. Em vez de manter uma lista de tarefas pendentes por aberto, você começará todos os dias com uma programação concreta que define em que você trabalhará e quando.
Um agendamento não bloqueado x cronograma bloqueado
A chave para esse método é priorizar sua lista de tarefas com antecedência – uma revisão semanal dedicada é uma obrigação. Faça um balanço do que está por vir para a próxima semana e faça um esboço dos seus intervalos de tempo para cada dia. No final de cada dia de trabalho, revise as tarefas que você não concluiu – bem como as novas tarefas que surgiram – e ajuste os prazos para o resto da semana.
Com dias com tempo bloqueado com antecedência, você não precisará fazer escolhas constantemente sobre o que focar. Tudo o que você precisa fazer é seguir seu horário bloqueado. Se você ficar fora da tarefa ou distraído, basta olhar para a sua programação e voltar para a tarefa que você bloqueou o tempo.
Escrevemos um guia abrangente e separado para revisões semanais (com um modelo Todoist) que o guiará sobre como criar uma rotina que funcione para você. Veja.
Variações de bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo tem dois assuntos próximos: lote de tarefas e tema do dia.
O lote de tarefas é quando você agrupa tarefas semelhantes (geralmente menores) e agenda caixas de tempo específicas para concluir tudo de uma vez. Ao realizar tarefas semelhantes em um grupo, você limitará a quantidade de alternância de contexto durante o resto do dia, economizando tempo e energia mental preciosos. Por exemplo, agendar dois bloqueios de 20 minutos para processar emails durante o dia é mais eficiente do que verificar constantemente sua caixa de entrada ao longo do dia.
O bloqueio de tempo combina bem com o lote, pois evita que você agende todas as tarefas individuais do seu calendário. Apenas bloqueie as caixas de horário todos os dias ou semanas quando desejar concluir um determinado lote de atividades, por exemplo, e-mail, faturamento, exercícios, reuniões, redação, codificação, trabalho profundo, recados, preparação de refeições.
O tema do dia é uma versão mais extrema do lote de tarefas para pessoas que têm muitas áreas de responsabilidade competindo por sua atenção. Por exemplo, um empreendedor geralmente precisa prestar atenção ao marketing, vendas, desenvolvimento de produtos, suporte ao cliente e RH, tudo ao mesmo tempo. Em vez de reservar prazos para cada área de responsabilidade todos os dias, o tema do dia dedica um dia inteiro por semana a cada responsabilidade.
Mike Vardy, fundador do Productivityist , usa o tema do dia para definir seu foco abrangente para cada dia. Aqui está como ele temas sua semana:
Dedicar todos os dias a um único tema cria um padrão de trabalho confiável e limita ainda mais a carga cognitiva da troca de contexto. Vardy explica que o tema oferece clareza mental que permite que ele se concentre em sua família:
"Saber o que o dia 'significa' para mim permite que eu consiga as coisas que preciso e quero realizar sem ver itens indeterminados de 'dever fazer' em uma lista de tarefas. Como resultado, tenho menos fadiga de decisão e ainda mais energia quando passo algum tempo com meus filhos. "
Por que o bloqueio de tempo é tão eficaz?
Essa técnica parece simples na superfície, mas tem impactos profundos na sua capacidade de fazer as coisas:
1. Promove "trabalho profundo" focado
Cal Newport, autor de Trabalho Profundo: Regras para o Sucesso Focado em um Mundo Distraído , é um grande defensor do bloqueio do tempo . Dedica 20 minutos todas as noites ao agendamento do próximo dia de trabalho:
"Às vezes as pessoas perguntam por que eu me preocupo com um nível de planejamento tão detalhado. Minha resposta é simples: gera uma enorme quantidade de produtividade. Uma semana de trabalho com 40 horas de tempo bloqueado, eu calculo, produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho de mais de 60 horas, sem estrutura. "
Ao planejar um pedaço de tempo para trabalhar em um único projeto, problema ou tarefa, você coloca todos os seus recursos mentais em uma coisa, em vez de espalhar sua atenção em várias tarefas. Quanto mais você "unifica a tarefa", mais você constrói os músculos mentais necessários para o trabalho profundo e mais fácil focar-se.
Newport usa um caderno de papel comum para agendar suas caixas de horário todos os dias. Eu uso o Google Calendar.
2. Ajuda a eliminar o "trabalho superficial" com mais eficiência
Trabalho raso é o trabalho ocupado que é urgente, mas não importante para atingir seus objetivos de longo prazo – pense em papelada ou em resposta à (maioria) e-mails. Quando você bloqueia o tempo de trabalho superficial, está definindo limites claros de quanto tempo dedicará a ele. Além disso, agrupar tarefas semelhantes reduz o custo da alternância de contexto, e ainda leva tempo na retomada quando se troca de contexto, e leva mais tempo e tempo é dinheiro. Ao agrupar todas as suas tarefas rasas em uma caixa de tempo dedicada, você poderá realizá-las com mais eficiência e proteger o restante do seu dia de trabalho para trabalhos de maior impacto.
3. Faz você saber como você gasta seu tempo
A maioria das pessoas é ruim no gerenciamento do tempo. Somos péssimos em estimar quanto tempo as tarefas levarão e temos a tendência de comprometer demais o nosso futuro . O bloqueio de tempo obriga você a enfrentar suas prioridades e compromissos atuais e ficar intencional sobre como gasta seu tempo finito. Para cada novo compromisso que você deixa em sua vida, você é forçado a encontrar espaço físico no seu calendário. Como resultado, o custo de oportunidade de dizer "sim" se torna mais concreto e fica muito mais fácil dizer "não" .
O "não" mantem você no foco dos "milestone" (seu futuro) e abre distância das tarefas de distração.
"Um primo meu (que inúmeras vezes quebrou meu galho) me pediu para formatar o computador dele. Parei por um segundo e pensei. Eu preciso dizer "não" porque levo 2 horas para resolver isso (aproximadamente), 1 hora do meu trabalho convencional (que não é formatar computadores) custa 5x, tenho um parceiro q cobra 1x. Eu disse "sim" ao meu primo e paguei "1x" para meu amigo. No mesmo dia entreguei o computador. "
4. Contraria o perfeccionismo
Linhas de tempo imprecisas são o pior inimigo de um perfeccionista. Sempre há algo a ser melhorado e aprimorado. Pode ser difícil saber quando um projeto aberto é concluído, especialmente se você busca a perfeição. Em algum momento, você precisa ser capaz de dizer "bom o suficiente" e seguir em frente. O bloqueio de tempo pode ajudar impondo limites de tempo aos seus projetos. Se você costuma prolongar as tarefas tentando fazer tudo certo, defina um cronograma rígido para concluir a tarefa e atenha-se a ela.
5. Combate a procrastinação e ajuda você a cumprir seus objetivos
"Só escrevo quando a inspiração surge. Felizmente,
acontece às nove todas as manhãs." – William Faulkner
Desde seguir um regime de exercícios até agendar uma vacina contra a gripe, as pessoas eram mais propensas a agir de acordo com suas intenções quando anotavam um local, data e hora específicos para a atividade. No entanto, muitas pessoas confiam em intenções vagas, e não em planos concretos:
"Paradoxalmente, as pessoas freqüentemente não planejam quando começam com fortes intenções. Eles acreditam erroneamente que suas fortes intenções são suficientes para impulsioná-los a realizar os comportamentos desejados, e essa crença os impede de usar estratégias que possam ajudar a traduzir intenções em ações. "
O ponto principal: quando você agenda suas tarefas e objetivos, é mais provável que você cumpra. O bloqueio de tempo obriga a fazer planos concretos que garantam que você esteja trabalhando em direção a seus objetivos todos os dias. Como William Faulkner disse: "Eu só escrevo quando a inspiração surge. Felizmente, acontece às nove todas as manhãs.
Mas o tempo bloqueará o trabalho com o meu trabalho?
Uma das maiores críticas ao bloqueio de tempo é que ele não é responsável por trabalhos reativos, onde é impossível prever o que acontecerá a qualquer momento. O bloqueio de tempo é realmente uma estratégia realista para um especialista em suporte ao cliente, cujo trabalho é responder a tickets? Ou um gerente de conta que precisa estar disponível para responder a solicitações de clientes?
Nós argumentaríamos que sim – afirmar que até uma pequena quantidade de controle sobre sua agenda pode ser útil, não importa qual seja seu trabalho. Cal Newport coloca desta maneira:
"Períodos de reatividade aberta podem ser bloqueados como qualquer outro tipo de obrigação. Mesmo se você estiver bloqueando a maior parte do dia para o trabalho reativo, por exemplo, o fato de estar controlando sua programação permitirá dedicar alguns pequenos blocos (talvez na periferia da programação) a atividades mais profundas. "
Quando seu dia de trabalho é dirigido por forças externas, é fácil perder de vista seus próprios objetivos. O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a obter uma maior sensação de controle sobre os horários mais imprevisíveis.
Algum tempo comum bloqueando erros e como evitá-los
Embora o bloqueio do tempo seja bastante direto na teoria, pode ser difícil manter a prática. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aplicar o método com sucesso (e não se tornar um escravo do seu calendário no processo):
1. Subestimar o seu tempo
Você ficará melhor na estimativa de quanto tempo as tarefas demoram ao longo do tempo, mas até que você aperfeiçoe seus instintos, erre ao bloquear muito tempo para tarefas, em vez de muito pouco. Preencha sua agenda com tempo extra para concluir e fazer a transição entre tarefas. Você pode até criar "blocos condicionais" de tempo que podem ser usados ​​se você ficar para trás.
Melhore sua noção de quanto tempo você realmente gasta em tarefas com rastreadores de tempo como RescueTime ou Toggl .
2. Sendo muito rígido
As coisas vão surgir e arruinar seus planos. Mas lembre-se de que seu plano é mais um guia para ajudar a concentrar sua atenção no que é importante, não em um contrato vinculativo.
Até o especialista Cal Newport edita seus planos ao longo do dia atravessando caixas de tempo originais e preenchendo-as com algo novo, conforme as circunstâncias exigirem:
Newport lida com mudanças em sua agenda vendo-a como um jogo:
"Para mim, esse tipo de planejamento é como um jogo de xadrez, com blocos de trabalho sendo espalhados e classificados de tal maneira que projetos grandes e pequenos parecem estar concluídos com (apenas o suficiente) tempo de sobra".
Veja suas caixas de tempo como uma maneira flexível de desafiar a si mesmo, não como ferramentas rígidas para se punir quando você fica aquém.
3. Planejando demais o seu tempo de lazer
Embora tenha sido dito que Elon Musk e Bill Gates agendam seus dias para incrementos de 5 minutos, programar demais o tempo de lazer pode ser um exercício derrotista. Estudos mostraram que o agendamento de atividades de lazer tem um "efeito amortecedor único" no aproveitamento geral da atividade.
Em vez disso, você pode bloquear o tempo para desconectar e relaxar sem um plano definido de como gastará esse tempo. Isso lhe dará a flexibilidade de decidir mais espontaneamente o que você deseja fazer – ligar para os amigos para tomar uma bebida? Vê esse novo jogo Xbox? Ler? O que você decidir, lembre-se de manter pelo menos parte do seu tempo livre.
Bloqueio de tempo e lote de tarefas com Listas de tarefas
O bloqueio rigoroso do tempo – dedicando um bloqueio a cada tarefa individual – pode ser entediante e difícil de manter ao longo do tempo. Recomendamos a combinação de bloqueio de tempo e lote de tarefas para um sistema mais simplificado. Em vez de um bloco de tempo por tarefa individual, você atribuirá um bloco de tempo para cada categoria de tarefa que agrupar. Veja como isso se parece na prática:
Primeiro, decida quais categorias amplas de trabalho precisam ser refletidas em sua programação diária ou semanal. Por exemplo, um escritor freelancer pode ter a seguinte lista de categorias:
Administrador do trabalho
Agora, sente-se com seu aplicativo de calendário favorito ou planejador de papel e crie prazos para a próxima semana que refletem os horários em que você trabalhará em cada categoria de tarefa. Certifique-se de que todas as suas prioridades e compromissos tenham espaço suficiente no seu calendário. Se você se encontra lutando para encontrar espaço, pode precisar começar a reduzir seus compromissos. O resultado final será mais ou menos assim:
Se você achar difícil manter sua programação digital, recomendamos que você planeje seu dia no papel. Uma programação em papel obriga você a começar tudo de novo todos os dias e facilita a rabiscar as coisas e a se adaptar à medida que o dia passa. Além disso, também é mais fácil manter sua programação em papel aberta em sua mesa como um lembrete visível do que você planeja focar. Também existe o planejador de rotina da Alexa, o Calendar do Google com notificações entre outros, dê um google em Apps para Rotina.
Se você trabalha em uma empresa com calendários compartilhados, pode ser útil bloquear publicamente o tempo para que o "Trabalho Profundo" mantenha uma parte suficiente do dia livre de reuniões. Khoi Vinh, Designer Principal da Adobe , usa esta estratégia em seu escritório:
"Procuro blocos de tempo no meu calendário que possam isolar para um" trabalho profundo ". Às vezes, movo-me pelas reuniões para criar blocos contíguos mais longos e, em seguida, crio uma reunião chamada "Não reservar" ou, se suspeitar que alguém ignore isso, chamo-lhe algo como "Sessão de colaboração" ou " Revisão de pesquisa. " Você tem que ser astuto.
O designer da Adobe, Khoi Vinh, bloqueia o tempo para um trabalho profundo em seu calendário compartilhado no escritório.
Agora você tem blocos de tempo para cada categoria, mas ainda precisa saber em qual tarefa específica – ou grupo de tarefas – a trabalhar quando chegar a hora. É aí que entra um gerenciador de tarefas como Todoist (no caso eu uso o Asana, meio complexo mas ele é bom para equipes).
Crie um rótulo de tarefas para cada categoria em lote que você criou na etapa um também é legal fazer algo como #financeiro, depois revise todas as suas tarefas atuais e atribua o rótulo apropriado a cada um. No meu caso coloco meus assuntos por grupos de hashtags
Agora, quando você chega a um prazo, tudo o que você precisa fazer é acessar a lista de etiquetas correspondente e escolher entre as tarefas relevantes. Tarefas com datas serão classificadas automaticamente na parte superior, para que você saiba quando algo está para acontecer em breve e precisa de sua atenção primeiro.
Dica: você também pode criar um novo filtro com uma consulta como "#Pessoal nos próximos 7 dias" para ver apenas as tarefas que devem ocorrer na próxima semana com esse rótulo específico.
Para garantir que nada escorregue pelas rachaduras, todas as tarefas devem ter um rótulo. No entanto, você provavelmente descobrirá que nem todas as categorias precisam ser rastreadas na lista de tarefas. Por exemplo, você pode acompanhar suas reuniões ou exercer aulas no seu calendário, e não no seu gerenciador de tarefas. E, como dissemos antes, você não deseja programar demais o seu tempo livre. Experimente sua configuração para descobrir o que faz sentido para suas circunstâncias específicas.
Se você tentar bloquear o tempo e ainda se sentir muito disperso e sem foco, convém experimentar o tema do dia. Onde você foca o dia em uma tarefa o dia todo, talvez use até dois dias nessas tarefas, ou até mais. Mas não a semana toda.
Planejando blocos de tempo para tarefas individuais
Obviamente, se você deseja manter um agendamento mais granular, sempre pode criar blocos de tempo separados para cada tarefa. A maneira mais fácil de fazer isso com outros softwares de gestão de tarefas é a integração com o Google Calendar .
Ao configurar a integração:
Crie um novo calendário apenas para as tarefas da sua lista de tarefas, para que você possa ativá-las e desativá-las dentro da sua agenda conforme necessário.
Escolha sincronizar toda a sua conta do gerenciador de tarefas, em vez de um único projeto.
Escolha sincronizar tarefas com apenas uma data de vencimento, além de tarefas com uma data e hora de vencimento.
Qualquer tarefa da lista com data e hora aparecerá automaticamente como um evento no seu novo calendário. Qualquer tarefa com uma data mas sem tempo será exibida como um evento de um dia.
Durante sua revisão semanal, dê a cada tarefa que deseja realizar uma data e / ou hora de início digitando algo como "Segunda ao meio-dia" ou "Toda sexta-feira às 9h" no campo de tarefas. O gerenciador de tarefas reconhecerá automaticamente e destacará a data e a definirá quando você salvar a tarefa.
Agora, quando você abre sua exibição semanal no seu calendário, verá cada uma das suas tarefas agendadas como eventos separados (também conhecidos como caixas de tempo). Você pode estender, reduzir, editar e mover suas caixas de tempo para dentro do seu calendário. Quaisquer alterações feitas no Google Agenda serão sincronizadas automaticamente com a lista de tarefas (e vice-versa) consulte seu gerenciador de tarefas.
Agendar seus dias e semanas de antecedência pode parecer uma perda de tempo precioso que você poderia estar usando para realmente fazer as coisas. Mas quando você não está controlando sua agenda, é fácil deixar as distrações assumirem o controle. Ao antecipar a tomada de decisões sobre o que trabalhar durante o dia ou a semana, você economizará tempo e energia mental quando se trata de realmente começar a trabalhar.
Experimente o bloqueio de tempo e o lote de tarefas por uma semana e veja como é recuperar o controle de seu tempo e atenção.
Essa matéria foi adaptada e ajustada em moldes da fonte do doist.com sobre Time blocking por Josias Viskoo