Digitalização de arquivos contábeis | Destaque Gestão Documental
Digitalização de arquivos contábeis
A entrada em vigor do Decreto-Lei 28/2019, trouxe a validação legal para a digitalização de documentos fiscais relevantes, deixando de ser obrigatório guardar o arquivo em papel durante 10 anos e permitindo eliminar legalmente as montanhas de papéis que fazem parte do dia a dia de muitos Escritórios de Contabilidade.
Para apoiar neste processo de Digitalização de faturas e outros arquivos contábeis, já existem soluções tecnológicas como o McFile que garantem conformidade legal e permitem agilizar o processo de tratamento e arquivo dos documentos essenciais para o seu trabalho.
Como é que implementar um processo de digitalização desses arquivos irá ajudar o seu escritório?
Poupança de Tempo
É um dos principais benefícios: poupe tempo para realizar outras tarefas que entreguem valor acrescentado aos seus clientes. As horas que gasta a organizar, procurar documentos, processar e inserir dados são reduzidas ao tempo de tirar uma fotografia com o telemóvel ao documento para que este fique automaticamente disponível no seu sistema, e não tenha que se preocupar mais.
Maior eficiência no seu processo
Para além de poupar tempo, ganhe eficiência com a automatização de processos baseados em papel e manuais. Processos manuais estão sempre suscetíveis a enganos, mas com a digitalização dos documentos fiscais evitará erros que poderia cometer caso fizesse todo o tratamento e lançamento de forma manual.
Redução de espaço físico e mais organização
Se os documentos passam a estar digitalmente arquivados, num sistema em conformidade com a lei, não necessita de continuar a guardar esses documentos em papel, permitindo-lhe eliminar os armários e pastas que precisa para manter o seu arquivo físico e manter um ambiente de trabalho mais livre e organizado.
Saiba sempre onde está o documento
E nunca mais perca tempo à procura de um documento entre montes de pastas: a informação que precisa passa a estar disponível em dois ou três cliques. Poderá pesquisar pelo nome do cliente, tipo de documento, número de identificação fiscal ou até dos valores da fatura. Para além disso, consegue aceder a todos os dados onde quer que esteja e através de um telemóvel, computador ou tablet.
Receba e partilhe informações com facilidade e rapidez
Já não precisa de estar constantemente à espera de que lhe cheguem todas as faturas e recibos dos seus clientes. Com a digitalização dos seus processos, o seu cliente consegue carregar diretamente, e em tempo real, todos os seus documentos (por exemplo, com uma simples fotografia tirada do telemóvel), de forma a que fiquem automaticamente partilhados com o seu Contabilista. Da mesma forma, se precisar de partilhar algum documento com os seus clientes, o documento está disponível para que o encontre e partilhe, apenas com quem quiser.
Total Segurança das Informações
A encriptação blindada de última geração e os níveis de acesso totalmente parametrizáveis, fazem com que os seus documentos em formato digital estejam exclusivamente disponíveis para quem deles necessita. Se acrescentarmos que os servidores onde se encontra armazenada a informação estão equipados com sistemas de segurança biométricos e debaixo de vigilância 24 horas por dia, depressa concluirá que todos os seus documentos estão em boas mãos.
A redução da manutenção de um arquivo em papel, os gastos com o próprio papel, com a impressora, os toners e tinteiros, os clips, ou agrafos, as pastas e os armários, são fatores ecológicos a ter em conta. O seu escritório passa a ser amigo do ambiente, e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável!
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