Como fazer um orçamento: confira 4 etapas - Blog Field Control - Gestão de equipes externas
Aprender a como fazer um orçamento de prestação de serviço e escrever boas propostas é fundamental para expandir seus negócios, conquistando contratos de qualidade.
No entanto, o processo de como fazer um orçamento de prestação de serviço pode ser complicado. Você precisa promover o seu negócio, de maneira direta e honesta.
Neste guia, explicamos como fazer um orçamento de prestação de serviço e organizar uma proposta de negócio em 4 etapas fáceis.
Depois de aprender a escrever boas propostas, você precisará de um sistema para gerenciá-las.
Um software de CRM para acompanhar prazos, contatos e outros detalhes da proposta. Entretanto, essa é uma fase posterior, sendo assim, vamos aos 4 passos de como fazer um orçamento de prestação de serviços eficiente.
4 etapas de como fazer um orçamento de prestação de serviço
1. Reúna as informações de que você precisa
Quando uma oportunidade de negócio quente se torna disponível, você pode sentir pressão para enviar sua proposta o mais rápido possível. Embora você queira enviá-la rapidamente, dedique algum tempo para:
Aprender sobre o cliente
Realizando essas etapas primeiro, você conseguirá criar um orçamento com maior probabilidade de ser aceito.
Uma nota especial: o tempo exige o equilíbrio certo. Você não deseja enviar uma proposta prematuramente, especialmente se não puder estimar com precisão os custos.
Mas também não deseja perder a oportunidade de enviar um orçamento porque não cumpriu um prazo. Busque o equilíbrio.
Nos casos de orçamentos enviados sem uma análise mais profunda, inclua ressalvas no orçamento (falaremos sobre isso, adiante).
Isso permitirá que você envie suas propostas rapidamente e, ao mesmo tempo, proteja-se de desvios inesperados que o projeto possa tomar.
Novamente, para não perder o controle das propostas enviadas, a utilização de sistemas de CRM é uma dica importante.
2. Delinear o escopo do projeto e o orçamento
Antes de começar a digitar a proposta, reserve um momento para refletir sobre o projeto.
Responda o "quem, o que, onde, como, quando e por quê".
Quem: quem fará o trabalho, quem vai gerenciar o trabalho, quem faz a ligação com cliente se houver algum problema?
O que: o que precisa ser feito e entregue, o que será necessário para isso, o que o cliente pode esperar, o que custará?
Onde: onde o trabalho será feito, onde será entregue?
Quando: quando você iniciará, quando os principais marcos serão programados, quando o projeto será concluído, quando o pagamento será realizado?
Como: como será o trabalho, como será implantado, como será gerenciado, como você atingirá a garantia da qualidade e a satisfação do cliente, como os riscos serão mitigados, quanto tempo levará, como o trabalho beneficiará o cliente?
Por que: Por que você escolheu as abordagens e alternativas selecionadas, por que o cliente deve escolhê-lo?
Para aprender como fazer um orçamento de prestação de serviço que realmente atenda às necessidades de lucratividade de sua empresa e as exigências do cliente, você precisa escrever esses pontos.
Essa etapa é fundamental, pois, essas respostas vão compor a maior parte do corpo de sua proposta e orçamento.
Essa sequência de questões também lhe dará a confirmação final de que você tem os recursos necessários para concluir o projeto – ou, de outra forma, apontará todos os obstáculos importantes antes de você começar o trabalho.
Estimando trabalho e custos
Essa, provavelmente, é a etapa mais importante de como fazer um orçamento de prestação de serviço. Afinal, é onde você aprenderá a fazer alguns cálculos simples.
O primeiro passo é considerar quanto o projeto custará. Esse valor lhe dará um ponto de partida para definir o quanto cobrar do cliente.
Muitas empresas usam uma fórmula simples para estimar seus custos de mão de obra:
Faça uma análise mental do projeto
Anote o número realista de horas que levará para cada tarefa.
Some tudo isso e multiplique-o por 1,5
Dessa forma você vai descobrir o número de horas que você realmente deve cobrar.
Por exemplo, se você estimar que um projeto levará 10 horas, anote-o como 15 horas em sua proposta. Afinal, a matemática propõe que: 10 x 1,5 = 15.
Por que superestimar? Apesar do que parece, isso não é para extrair nenhum dinheiro extra dos clientes. Pelo contrário, é porque os projetos costumam ter reviravoltas inesperadas. Adicionar esse tempo extra ajudará a compensar possíveis empecilhos.
Além disso, se tudo correr bem e você acabar abaixo do seu horário estimado, você sempre poderá oferecer trabalho de bônus ou cobrar do cliente uma quantia menor. Ambos farão clientes muito felizes.
A partir daí você deve multiplicar o número de horas pelo valor da sua hora. Se você cobrar, por exemplo, R$ 40 por hora, e pelo cálculo, você gastará 15 horas em um serviço, o valor a ser cobrado é de 40 x 15, ou seja, R$ 600.
Como definir o valor da sua hora
Existe um cálculo muito simples, de como fazer um orçamento de prestação de serviço, se você é autônomo e trabalha sozinho, em home office, sem grandes despesas extras:
Determine o quanto você deseja ganhar por mês e multiplique por 12 (número de meses no ano)
Tenha em mente que em um ano você tem uma média de 2 mil horas de trabalho
Para determinar a sua taxa por hora, tome o seu objetivo de salário anual e divida por 2.000 (número de horas totais)
Calma, vamos ao exemplo: se você quiser ganhar R$ 4.000 por mês, ou R$ 48.000 por ano, você deve cobrar R$ 24 / hora.
2.000 horas x R$ 24 (valor da hora) = R$ 48.000
É importante ter em mente que, se você for um freelancer, por exemplo, será quase impossível realmente cobrar 8 ou 9 horas por dia. Afinal parte do seu tempo será dedicado a encontrar outros trabalhos como freela. Você também pode acabar trabalhando mais do que 8 ou 9 horas por dia. Então esse cálculo é uma estimativa.
Se você não é autônomo ou freelancer, também pode cobrar por horas, mas deve considerar os custos fixos e variáveis de sua empresa. Por isso a sugestão é que use outro cálculo, neste caso:
Preço = custo + margem de lucro
Você escolhe a margem de lucro que pretende praticar. No setor de serviços é comum a prática de 30%, 50% e até 100% (não se empolgue). Esses percentuais precisam estar alinhados com seu público e com outros pontos importantes do negócio, tais como:
Expertise dos profissionais
Renome da marca
Status da empresa, entre outros fatores
É importante, que você acompanhe o preço da concorrência para não ficar muito abaixo ou acima. Seus clientes estão fazendo outros orçamentos, procurando qualidade em serviços e atendimento. Não fique muito fora da margem de preço praticada pelo mercado.
Outras formas de como fazer um orçamento de prestação de serviço também são possíveis, tais como a precificação pelo mercado e conforme o cliente. Entretanto, as sugestões apresentadas acima, são as mais praticadas e fiéis aos objetivos do prestador de serviço, empreendedor e empresário.
Leia também: "5 dicas: como gerenciar uma empresa de prestação de serviços".
3. Escreva sua proposta de negócio
Continuando a entender como fazer um orçamento de prestação de serviço e montar uma proposta eficiente, agora é hora de mergulhar no documento real da proposta.
Para aprender como vender prestação de serviço, o primeiro passo é a elaboração de um documento de proposta conciso, prático e claro.
As propostas tendem a seguir uma fórmula solta, mais ou menos estruturadas da seguinte forma:
Começam com uma introdução que resume seu negócio e o projeto,
Seguidas por um corpo que detalha todos os pontos (incluindo uma tabela de preços, fotos e gráficos)
Apresenta uma conclusão que informa ao cliente como prosseguir
Vamos falar rapidamente de cada uma dessas fases:
Comece por apresentar a sua empresa e missão de uma forma que se relacione com as necessidades do seu potencial cliente.
Você pode incluir uma breve história que dá ao seu cliente uma ideia do caráter de sua marca e ajuda a criar confiança.
Destaque o que distingue sua empresa, suas conquistas, credenciais e prêmios.
O comprimento da sua introdução deve ser uma questão de bom senso.
Se você estiver propondo um trabalho de limpeza de carpetes em um dia, não gaste mais do que algumas frases descrevendo sua empresa.
No entanto, se seu contrato estiver pronto para durar vários meses ou anos, você provavelmente precisará gastar muito mais tempo descrevendo seus principais valores de negócios.
Tente mantê-lo sempre abaixo de 1 página.
Seção 2: Defesa
É uma das seções mais importantes da sua proposta. É aqui que você deve apresentar por que você é a empresa certa para o trabalho. E ainda, dar ao leitor a mensagem da proposta.
Você não deve tentar resumir todos os aspectos da proposta
. O foco deve ser nas conclusões que deseja que o leitor alcance depois de lê-la.
Assim como os ganhos em números que seu trabalho tende a proporcionar.
Por exemplo, aumento de 20% na produtividade dos computadores, redução de 15% em custos com backups.
Use uma linguagem direta que seja objetiva e persuasiva. Esta seção também deve ser mantida abaixo de 1 página.
Seção 3: Índice (opcional)
Um índice pode ser útil para propostas mais longas com muitos detalhes. Liste cada seção (e subseção) com seu número de página correspondente.
Em geral, recomendamos que você mantenha sua proposta o mais breve possível. Então, a maioria das propostas não precisa dessa seção extra.
Seção 4: Corpo
Agora você pode descrever os detalhes da sua proposta. É aqui que você pode responder as perguntas "quem, o quê, quando, onde, como e por que" que você identificou na etapa 2.
Inclua informações sobre agendamento, logística e preços.
Use gráficos de dados para ilustrar os principais conceitos
Inclua depoimentos de clientes anteriores
Insira um link para seu site
Inclua suas advertências
O corpo da proposta também é onde você inclui ressalvas ou avisos sobre o tipo de trabalho que você pode oferecer. Esta é uma das partes mais importantes da sua proposta de negócio.
É uma tendência comum as empresas sobrecarregarem (consciente ou inconscientemente) as expectativas do cliente. Por exemplo, digamos que você seja uma empresa contratada para configurar a Internet e o Wi-Fi. Enquanto está no trabalho, também é solicitado que você configure seus telefones VoIP.
No momento, isso não parece ser uma grande coisa. Afinal, é apenas uma questão de conectar cabos ethernet aos telefones.
Semanas depois, você começa a receber chamadas sobre telefones que não estão funcionando. Sem querer, você se tornou responsável. E pode ser que nem seja sua especialidade.
Para evitar esse tipo de responsabilidade, você pode escrever advertências – tanto sobre o tipo de trabalho que você oferece, quanto sobre seu preço.
Por outro lado, você não quer incluir tantas ressalvas que seu cliente fique com medo de te contratar.
É aí que entra a "arte" de como escrever uma proposta de negócio.
Inclua todas as isenções de responsabilidade necessárias. Descreva-as de uma forma que ainda mostre o valor que você trará para uma empresa.
Depois de ter aprendido como fazer um orçamento de prestação de serviço e delineado os detalhes da sua proposta para o cliente, enfatize novamente os resultados excepcionais que sua empresa pode oferecer.
Você deve concluir com uma chamada à ação que incentive o leitor a entrar em contato com você.
Ou visitar seu site para obter mais informações.
Idealmente, você quer que seu cliente tome uma ação imediata, mesmo que seja algo pequeno.
4. Envie sua proposta de negócio e acompanhamento
Se você já tiver escrito uma proposta, sabe que o trabalho não está acabado depois que você clica em "enviar".
O acompanhamento de um cliente para lembrá-lo de sua proposta é uma parte essencial do processo de proposta.
Use um software de rastreamento de e-mail. Por ele você pode receber uma notificação quando o destinatário abrir sua mensagem.
Entre em contato no dia seguinte para conferir se a proposta deixou alguma dúvida.
Agora você aprendeu como fazer um orçamento de prestação de serviço e a montar uma proposta que seja atrativa a seu cliente.
Chegou a hora de fazer o acompanhamento e utilizar suas técnicas de negociação, para fechar um bom negócio.
Não seja muito insistente, mas também não deixe de contactar o prospect.
Se você deseja ler mais sobre como fazer um orçamento de prestação de serviços, sugerimos que também leia o artigo, "Precificação de produtos e serviços: aprenda a definir seu preço ideal".
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