Boletim Compliance – Edição 2 – Junho/2020 - Fecomércio SC
Boletim Compliance – Edição 2 – Junho/2020
O "CAMINHO DO REPORTE"
No boletim de maio trouxemos o manual de uso do Canal de Confiança, que pode ser utilizado nas versões físicas (urnas colocadas nos banheiros feminino e masculino da Federação) e digital (site da Fecomércio SC)
Nesta edição vamos abordar o trâmite do reporte uma vez que submetido à apreciação do Comitê de Compliance. O reporte só pode ser acessado pelo Comitê de Compliance durante a reunião ordinária, que acontece mensalmente.
No dia da reunião, um membro do Comitê ficará encarregado de quebrar o lacre da urna física e trazer os reportes para a reunião. Outro membro será encarregado de acessar o dashboard do canal digital e fazer a leitura em voz alta dos reportes recebidos virtualmente.
Apenas um membro do Comitê de Compliance possui login e senha de acesso ao dashboard do Canal de Confiança. Se uma pessoa não autorizada acessar o canal, ficará registrada sua entrada e serão tomadas as providências adequadas.
O Canal está sendo protegido sob as mais rigorosas rotinas de proteção de dados, justamente para evitar que pessoas não autorizadas o acessem.
O reporte pode conter: (a) uma sugestão; (b) consulta sobre como proceder em situações fáticas específicas do dia a dia da Federação; ou (c) relato de descumprimento ao nosso Manual de Compliance e as políticas que serão oportunamente instituídas internamente para aprimoramento da operação.
Quando ele contiver sugestão, será encaminhado no sentido de avaliar a viabilidade e a possibilidade de ser atendida. Neste caso, o autor do relato tomará conhecimento da conclusão do reporte no dia a dia da organização, quando verificar que sua sugestão está sendo desenvolvida internamente.
Tratando-se de consulta, será respondida pelo sistema do canal de confiança e – dependendo da importância coletiva que tem – poderá ser abordada em um boletim mensal. Por isso é essencial que seja acompanhado o trâmite do reporte pelo número de protocolo.
Finalmente, quando o reporte trouxer o relato de descumprimento ao Manual ou às políticas internas será instaurado um processo interno em duas etapas: (a) admissibilidade; e (b) julgamento do mérito.
Tramitação do processo interno
A admissibilidade consiste na análise acerca do cumprimento dos requisitos formais que viabilizam o processamento do reporte. O Comitê avaliará se o reporte está instruído adequadamente – com nome do suposto autor do fato, dia e hora e contextualização do fato – bem como com a indicação de provas orais ou documentais que podem ser utilizadas para averiguar a veracidade.
Após constatada a adequação do relato, sendo possível o processamento do seu mérito, o comitê definirá uma data para que sejam ouvidas as testemunhas e a pessoa indicada como autora do descumprimento. O suposto autor do fato será notificado para que possa oferecer reposta, a fim de que estejam atendidos os princípios do contraditório e da ampla defesa.
Constatando-se a efetiva ocorrência do fato e confirmada a autoria, o autor do fato receberá uma resposta que será definida pelo Comitê em votação aberta. Neste caso, os membros titulares (ou suplentes em atuação como titular) votarão primeiro quanto a ocorrência ou não do fato e autoria e depois – havendo maioria absoluta (metade mais um membro) – passarão a deliberar acerca da resposta a ser aplicada ao caso concreto.