Edições Anteriores 196 Arquivo Eletrônico Sim. Arquivo Mutável Não.
Qua, 08 de Julho de 2009 11:23
Muitas Instituições de Ensino tem apresentado uma forte tendência a adesão das secretarias acadêmicas eletrônicas (virtuais). Com avanços dos softwares de controle e registro acadêmico é cada vez mais comum encontrarmos instituições que dizem ter uma secretaria acadêmica eletrônica com arquivo totalmente eletrônico. Aqui, na maioria das vezes, nos deparamos com um grande problema, ou, com um grande perigo (caso não tenha se transformado em problema). O alerta é para aquelas instituições que possuem as suas informações não em um arquivo, mas em um sistema acadêmico mutável.
É crescente o número de instituições onde os processos são desenvolvidos para que as informações fiquem nos sistemas de controle acadêmico, não alimentando um arquivo físico ou eletrônico, mas gerando um banco de dados. Entendo que os sistemas não são os melhores guardiões para as informações geradas. Essas informações guardadas em banco de dados dão uma falsa impressão de segurança e de arquivo. Lembro sempre que o arquivo não deve ser mutável. O trabalho da secretaria acadêmica é cartorial, devendo respeitar sempre a temporalidade, não podendo a cada minuto gerar um novo arquivo, um novo documento. Nesse modelo que descrevo, o elo de confiança foi quebrado.
Acompanhei, há algum tempo, um caso de falsificação de diplomas. Tudo começou com um anuncio vendendo diplomas de uma grande universidade brasileira. A secretaria acadêmica dessa universidade se norteia pelos dados disponibilizados no sistema de controle e registro acadêmico, não sendo necessário recorrer em momento algum ao seu arquivo. Essa secretaria acadêmica acreditava ter um arquivo eletrônico, mas na verdade o que ela tinha era um banco de dados mutável, dando chance às falhas e favorecendo as fraudes.
A fraude da venda dos diplomas se desenhava da seguinte maneira dentro da universidade: uma pessoa fazia contato com o vendedor de diplomas. O vendedor era na verdade uma pessoa que trabalhava na CPD da universidade, tendo acesso ao banco de dados. Depois de realizado o pagamento, fazia-se uma inserção de dados no sistema da universidade. Feito isso, o comprador dos serviços dirigia-se ao balcão da secretaria acadêmica e solicitava o seu diploma. Ao acessar o sistema, comprovava-se que o requerente teria direito ao documento solicitado que era expedido. Assim, essa pessoa que comprou o diploma passou a existir dentro da instituição, tendo sua vida acadêmica garantida pelo sistema, com datas, notas, freqüência, pagamentos entre outras coisas. Nesse caso à secretaria acadêmica não restou outra saída que não fosse emitir o diploma.
Essa fraude aconteceu por vários motivos, sendo principal deles é a falta de responsabilidade atribuída às pessoas que tem acesso aos processos dos alunos dentro da instituição de ensino superior. A utilização de tecnologia errada, já ultrapassada tem também sua parcela de culpa. Assim como 99,9% das instituições brasileiras, essa universidade controlava a inserção de informações no sistema e banco de dados através do famoso, mas vulnerável mecanismo de senha e login.
Não sou contra a utilização dos meios eletrônicos para armazenar nossos dados e ter um arquivo eletrônico. Mas faço um alerta de que os cuidados devem ser redobrados no meio eletrônico, para que consigamos ter realmente a tranqüilidade e segurança para dizer que temos uma secretaria acadêmica virtual e um arquivo eletrônico realmente confiável.
O processo precisa ter terminalidade, seja ela física ou eletrônica. No caso do documento físico é emitido, por exemplo, um diário de classe sendo este assinado pelo professor. No caso do documento eletrônico, o processo deverá ser o mesmo, com arquivos gerados e assinados eletronicamente pelos envolvidos com a garantia de que o documento gerado não poderá ser mais alterado. Aqui, garantimos a terminalidade do processo e através da Certificação Digital cumprimos as normas instituídas pela MP 2.200-1/01 que instituiu a Infra Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), o que garante a validade jurídica de todo o processo e do arquivo eletrônico.