Os 5 riscos de usar planilha para controle de estoque
Posted by Equipe de Conteúdo QS | 31/01/2020 | BLOG, CONTROLE DE ESTOQUES
O controle de estoque é uma das atividades mais importantes de uma indústria. Este controle fornece informações essenciais para áreas como o planejamento, manutenção, compras e produção exercerem suas atividades. Entretanto, mesmo com tamanha importância, muitas empresas ainda utilizam uma planilha para controle de estoque, sem se dar conta dos riscos que estão correndo.
Se a sua empresa ainda faz uso destas planilhas, este artigo é para você. Listamos aqui 5 motivos para você deixar de usar planilha para controle de estoque e investir na automatização deste processo.
5 riscos de usar uma planilha para controle de estoque na sua empresa
1. Fica dependente de uma pessoa
"O João que sabe mexer nessa planilha e ele não veio hoje, não dá para atualizar o estoque".
Em todas as empresas existem aqueles colaboradores que são experts em excel e por isso se tornam responsáveis por todas as planilhas da sua área (as vezes de toda empresa). Se por ventura acontece algo e esses colaboradores não estão disponíveis, o setor quase para. Os processos gerenciados em planilhas, cria dependência de pessoas especificas e isso se torna um grande risco para empresa, já que pode ficar sem informações essenciais para o andamento do negócio.
2. Os dados podem ser perdidos
Existem muitas tecnologias disponíveis no mercado que mantem suas informações seguras na nuvem e com backup. Sua empresa não pode mais correr o risco de perder tudo porque as planilhas estavam salvas em um computador que quebrou. É mais comum do que parece, mas muitas pessoas ainda tem a cultura de trabalhar com suas planilhas salvas no computador, sem nenhum backup.
3. As informações não são confiáveis
Os controles feitos em planilhas não possuem histórico de alteração, em caso de inconsistência, a empresa não saberá quem fez a alteração, quando e qual era o valor anterior. Não se trata apenas de má índole, mas também de erros que todos podemos cometer. Por isso, as informações contidas nas planilhas para controle de estoque não trazem nenhuma confiabilidade para o processo e para a tomada de decisão.
4. Tempo perdido na espera pela informação
"Estou esperando o pessoal atualizar a planilha de controle de estoque para saber o que preciso comprar".
As planilhas são informações estáticas, para que uma área utilize os dados contidos nela é necessário que outra área termine de atualizar o arquivo. E com isso, além do tempo de um funcionário gasto de forma não-produtiva com as atualizações manuais, também se perde o tempo de outros funcionários que ficam esperando o trabalho ser finalizado. Neste caso, o maior risco para a empresa é a perda de produtividade de seus colaboradores com a espera, retrabalho e digitação desnecessária.
5. Informação errada leva à decisão errada
"Tenho em estoque um produto que não preciso e a produção solicitou um produto que está faltando".
Você não pode tomar decisões de qualidade se as informações nas quais se baseia não são de qualidade. Quando se utiliza uma planilha para gerenciar seu estoque, esse controle está sujeito à muitas falhas e elas podem ter reflexos sérios para o negócio, se não imediatamente, no longo prazo. A compra de um material desnecessário por vários meses pode gerar um desequilíbrio do fluxo de caixa ou uma falta de material que se repete pode resultar em perda de cliente por baixo desempenho nas entregas.