Você Sabe Gerenciar Seu Tempo? | Toque de Motivação
Num mercado altamente competitivo e dinâmico, produzir mais é sinônimo de realização e sucesso. Muitas pessoas têm a nítida sensação de que o tempo passa e nada acontece, que o dia acaba sem que elas realizem algo de concreto e que não há tempo suficiente para executarem tantas tarefas simultâneas. Isso pode estar ocorrendo não por um acúmulo de coisas a fazer, mas sim por pura falta de habilidade em gerenciar seu tempo. Você já parou para pensar quanto tempo desperdiça com coisas sem importância? Quanta coisa a mais você poderia fazer durante um dia de trabalho se organizasse melhor suas tarefas? Pois é, o grande "truque" do gerenciamento de tempo é saber se organizar e realizar o que é necessário no tempo certo… Primeiro passo: comecemos pelo uso da agenda, que é fundamental para que tenhamos um roteiro das atividades diárias. Sem ela, fica muito difícil lembrar dos compromissos e tarefas, organizar horários e concentrar informações. Outra coisa importante é diminuir a papelada, assim você consegue otimizar o tempo. Veja o que realmente precisa ser guardado e organize em arquivos separados.
Agora podemos ir para o segundo passo: a separação de tarefas… Para tal, relacione suas atividades diárias e depois divida-as em três listas: • Tarefas que somente você pode fazer. • Tarefas que você pode delegar a outros. • Tarefas que não precisam ser feitas.
Lembre-se sempre de inserir novas atividades a essas três categorias a medida que surgirem.
Pegue agora a lista de tarefas que você pode delegar para outros e veja quais atividades se encaixam melhor para cada membro de sua equipe, ajudantes ou colaboradores. As que não precisam ser realizadas são coisas bobas que não acrescentam nada a você e logo podem ser descartadas. Pronto, agora você diminuiu suas tarefas para somente aquelas que precisam ser realizadas por você. O terceiro passo é enfocar as atividades mais importantes dessa lista, na seguinte ordem: • Tarefas urgentes • Tarefas prioritárias. • Tarefas que podem esperar. Depois devemos organizar nosso tempo para a realização de cada uma delas. Tarefas urgentes – devem ser realizadas nas primeiras duas horas do dia, devido a necessidade de resolvê-las rapidamente. Tarefas prioritárias – resolva-as ao longo do dia, com brechas para as tarefas urgentes não concluídas. As tarefas prioritárias não devem ser proteladas ou arrastadas para o dia seguinte, pois podem acabar se tornando urgentes. Tarefas que podem esperar – para elas, dedique as horas finais do período, mas nunca deixe que se arrastem por mais de dois dias, pois significará acúmulo de tarefas.
Quarto passo: você já parou para analisar quanto tempo você perde ao telefone? Se você é um daqueles que só usam o telefone para assuntos necessários e que terminam suas conversas em no máximo cinco minutos, parabéns, você é uma excesso! Um dos maiores desperdiçadores de telefone é o mau uso dele. A maioria das pessoas arrastam conversas simples, que poderiam ser objetivas, em intermináveis "papos de comadre". Com isso, perdemos minutos preciosos que podem ser decisivos no final do dia. Sempre que possível, deixe ligações particulares para depois do expediente. O quinto passo: tenha um cadastro de seus clientes, organizado de maneira simples e ágil, a fim de levantar suas informações num curto espaço de tempo. As velhas fichas individuais ainda funcionam bem, mas se você puder substituí-las por uma base de dados informatizada, melhor. Hoje a informática nos oferece ferramentas muito úteis e práticas para que possamos nos organizar melhor e ganhar mais tempo. O sexto e último passo: faça reuniões, visitas ou atendimentos em no máximo 30 minutos. Pesquisas mostram que a capacidade de atenção de uma pessoa, em média, dura de 20 a 40 minutos. Quanto mais rápido, melhor, mas desde que seu cliente ou fornecedor tenha recebido a devida atenção e esclarecido todas suas dúvidas. Atender rápido e mal é sinônimo de menos dinheiro no final do mês! Seja atencioso, claro e objetivo. Assim você ganha tempo e satisfaz os outros. Gerenciar o tempo é uma questão de disciplina. Todos nós podemos nos dedicar a administrar melhor nossas tarefas, resultando num melhor aproveitamento do dia. Com isso, em pouco tempo teremos a sensação de que estamos produzindo mais, otimizando o tempo.