Muitas empresas enxergam a logística apenas como uma despesa necessária. Entretanto, uma gestão de transporte correta na empresa pode representar redução de custos no negócio. Além de proporcionar uma otimização de atividades, ainda é uma vantagem competitiva.
Afinal, reduzir custos na gestão de transporte não significa trabalhar com equipamentos baratos e sobrecarregar a equipe. Isso até pode gerar uma economia momentânea, porém a longo prazo significa mais custos. Assim, o ideal é otimizar a gestão tomando decisões mais eficientes e aproveitando melhor os seus funcionários.
Dessa forma, apresentamos as melhores dicas para otimizar a sua gestão de transporte e gerar economia na empresa! Confira:
Crie um planejamento de rotas
Primeiramente, para reduzir custos na sua operação logística é garantir uma boa organização das suas atividades. Para isso, é fundamental ter um planejamento completo delas, o que inclui a definição de:
preparo de entregas;
entregas a serem realizadas;
rotas a serem feitas;
funcionários envolvidos em cada entrega.
Assim, para que as atividades sejam definidas, é fundamental ter conhecimento profundo do negócio e de suas atividades. Imagine, por exemplo, planejar 100 entregas e ter uma média de 300 no mês. Isso significa que alguém receberá o seu produto atrasado e não ficará satisfeito com o seu trabalho. Ou então a empresa precisará gastar com a contratação de uma transportadora terceirizada para realizar as entregas a tempo.
Uma dica para evitar esta situação é estudar o comportamento da área e o seu histórico, avaliar se há previsões de mudanças bem como realizar um planejamento o mais próximo possível da realidade. Além disso, fazer o planejamento mensal e adaptar a sua necessidade semanal conforme os pedidos surgem.
Um bom plano de atividades ajudará a empresa a otimizar o uso dos veículos e da equipe disponível, economizar combustível e melhorar o processo de entrega, assim como garantindo a satisfação dos clientes.
Controle os seus custos na sua gestão de transporte
A segunda dica é ter um controle preciso dos custos da gestão de transporte da empresa. Para isso, faça um monitoramento semanal ou mensal dos gastos da área, avaliando custos:
por viagem realizada;
por motorista e funcionário;
com manutenção;
com trocas de peças e devoluções.
O acompanhamento desses números indica pontos de atenção. Por exemplo, você pode perceber que o custo por trocas e devoluções aumentou abruptamente nos últimos três meses. Então, o ideal é tentar descobrir o que está acontecendo para reduzir esse gasto.
Você pode avaliar se os pedidos estão sendo separados da forma correta, se os prazos estão sendo cumpridos ou se é algum problema no produto.
Estabeleça metas de economia
Uma forma de manter a economia é criar um processo de otimização constante nas atividades executadas pela empresa. Isso envolve monitorar a operação, avaliar pontos de atenção e estabelecer metas para a redução de seus custos.
A sua meta deve ser mensurável e realista, além de apresentar um plano de ação para que possa ser alcançada. Por exemplo, se você deseja reduzir o custo com combustível, pode estabelecer a necessidade de reduzir 5% desse gasto por meio da otimização das rotas, incluindo mais produtos de uma mesma região na mesma entrega.​
Gestão de transporte envolve manutenção preventiva
A manutenção preventiva consiste na avaliação dos seus veículos e equipamentos de forma periódica somente para garantir que tudo está funcionando como deve. Isso evita que a empresa seja surpreendida por problemas como quebra de um veículo no meio de uma entrega e acidentes que geram custos gigantes para o negócio.
Essa atividade pode ser feita pelo próprio time, desde que se tenham profissionais preparados para tal ou por uma equipe terceirizada, algo que recomendamos para que o gasto seja menor, uma vez que manter profissionais qualificados para manutenção representa um custo alto para a empresa.
Adote um sistema de acompanhamento por câmeras
Adotar um sistema de acompanhamento da operação por câmeras é importante para avaliar as atividades em tempo real e garantir que tudo seja feito como deve, além de ser uma fonte de avaliação constante, permitindo que pontos de melhoria sejam identificados.
Além disso, um sistema de câmeras representa segurança para a operação, principalmente quando elas são colocadas também em áreas externas.
O uso desses aparelhos tende a espantar ladrões e pessoas mal-intencionadas. Essa prática evita que a empresa tenha problemas com roubos e reposição de produtos e equipamentos, que representam altos custos para o negócio.
Use produtos de qualidade
Com um bom planejamento logístico, a empresa usará melhor seus veículos, e a tendência é que eles não fiquem parados. Isso significa exigir muito da frota e, juntamente com a manutenção, o uso de produtos de qualidade, como óleos e troca de pneus, é fundamental para garantir que a boa performance continue.
Lembre sempre que o barato sai caro, principalmente quando tentamos economizar em algo para veículos. Produtos de baixa qualidade podem comprometer o desempenho de peças e a vida útil de um carro ou equipamento, fazendo que o custo de troca seja maior.
Conte com os funcionários para gestão de transporte
Outra dica para melhorar a sua gestão de transporte é preparar melhor os seus funcionários, tanto para operar os veículos quanto para atuar dentro do planejamento criado para a área. Para isso, é necessário apresentar o planejamento criado, instruí-los em caso de novas tarefas e funções, acompanhar o seu desenvolvimento.
Além disso, é fundamental fornecer cursos, palestras e treinamentos constantes para a equipe. Mantendo o seu time bem preparado, os processos acontecem de forma mais otimizada e a empresa ganha com o aumento de produtividade e performance.
Um exemplo de melhores práticas que os funcionários podem aprender é que operar um caminhão ou ônibus em marcha lenta reduz a vida útil do veículo, uma vez que essa atividade gera um desgaste excessivo dele.
Utilize a tecnologia para gestão de transporte
Além de instruir os funcionários, uma forma de otimizar os processos é usar a tecnologia. Existem diversos softwares e empresas especializadas no desenvolvimento de soluções que automatizam as atividades manuais, como um ERP, que garante mais segurança nos dados e agilidade em todas as atividades.
Procure uma solução que faça sentido para a sua empresa e aproveite os benefícios que a tecnologia oferece.
Use essas informações para melhorar a gestão de transporte na sua empresa, reduzindo custos e garantindo processos mais eficientes. Não se esqueça de planejar as ações e buscar formas de sempre otimizá-las.
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Samuel M. Basso
Samuel é fundador e CEO da Otimizy Sistemas Inteligentes. Mais de 12 anos de experiência na área de tecnologia da informação e desenvolvimento de sistemas de gestão. Consultor e professor nas áreas de empreendedorismo, finanças e gestão empresarial.
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