Como organizar e escolher o local perfeito para seu evento corporativo
Foto: Decoração da festa de 50 anos do Unifoa realizada no Galpon Eventos.
Dessa forma, o local do evento corporativo pode ser um grande aliado ou um total fracasso de planejamento. Se for bem organizada, essa estratégia de integração pode proporcionar grandes benefícios, como a divulgação da marca e um melhor relacionamento com o público.
Pensando nisso, preparamos este post para que você saiba como organizar e escolher o local perfeito para seu evento corporativo.
Para planejar como será o evento de sua empresa, é preciso, antes de tudo, determinar a estratégia. Qual o público que você deseja atingir? Caso os convidados sejam externos (clientes ou fornecedores), você necessita direcionar o relacionamento e, dessa forma, apresentar o máximo de informações em relação à empresa.
No caso do evento ser voltado para o público interno, você precisa dar ênfase na motivação e em instantes de treinamento e de descontração para alcançar um clima interno positivo ao seu negócio. Leve em consideração que ter colaboradores motivados é um dos segredos para o sucesso. Com um evento agradável, eles se sentirão respeitados e importantes para a empresa.
Todo evento corporativo precisa começar com, ao menos, uma ideia da quantidade de pessoas que participarão. Há diversos métodos para realizar essa estimativa. Determinar o número de participantes pode ser o diferencial entre optar por um salão descomunal, mas vazio, e uma sala pequena, porém, lotada.
"Em eventos corporativos, as impressões contam e muito!"
Então, você não vai querer alugar um local grande demais para o número de pessoas participantes e acabar com um público disperso, nem oferecer a impressão de que o evento foi pouco expressivo ou - até mesmo - um completo fracasso.
Outro problema seria alugar um local pequeno demais. Nessa situação, o conforto dos participantes acaba sendo prejudicado, o que pode se tornar um problema maior em longos eventos.
A fim de evitar que isso ocorra, pergunte ao locatário o número de pessoas que o ambiente acomodaria sem haver uma perda de conforto, por exemplo. Ele poderá informar, inclusive, a conta precisa da quantidade ideal de mesas e de cadeiras, além de sugerir a melhor disposição delas.
Procure iniciar essa tarefa rapidamente, determinando prioridades e considerando prazos burocráticos — alvarás, licenças, seguros, entre outros —, caso existam. Entre os trabalhos a serem feitos durante o planejamento, estão:
Optar com calma pelos parceiros e fornecedores, sobretudo, se o seu evento for oferecer serviços de decoração, alimentação, brindes, entre outros;
No caso das empresas de grande porte, averiguar quais departamentos da organização estarão envolvidos e antecipe pedidos com prazos determinados. Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos necessários, entre outros);
Definir o teor programático do seu evento, interlocutores e participantes. No decorrer dessa escolha, é importante ter sempre em mente o público que almeja impactar;
Conferir se não existe incompatibilidade entre datas;
Planejar todo o material gráfico para o evento corporativo: banners, convite, folhetos, crachás, certificados, pastas, impressão das apresentações etc.;
Pensar no formato de divulgação, se serão necessários a criação de um hotsite, a mobilização das mídias sociais, os comunicados internos, entre outros;
Preocupar-se com os participantes que virão de outras localidades, auxiliando, por exemplo, com hospedagem e com transporte;
Definir o tipo de alimentação adequado para o evento e a temperatura.
O objetivo de um evento corporativo é falar sobre a empresa e engajar os funcionários em relação aos seus valores e ao trabalho. Dessa forma, a imagem passada com o evento precisa ser positiva. Assim, a pontualidade é fundamental.
No momento em que os funcionários reconhecem o profissionalismo do local em que estão exercendo suas atividades, a motivação amplia e, por consequência, a produtividade, assim como a imagem do empreendimento no mercado.
Tendo em vista evitar cometer futuros erros em eventos, ouça os seus convidados e reconheça seus principais pontos negativos e, também, positivos. Ao final do seu evento, realize uma pesquisa entre os participantes para se certificar do que eles acharam da sua ação. Então, procure levantar os pontos de possíveis melhorias e as sugestões que eles têm a dizer.
Com esses dados em mãos, emita um relatório levando em conta todos os indicadores. Isso permitirá que analise se conseguiu - ou não - atingir suas metas específicas e, sobretudo, proporcionará a você uma visão sobre todo o trabalho desempenhado.
E aí, gostou do nosso artigo sobre como organizar e escolher o local perfeito para seu evento corporativo? Então, agende sua visita!