Nessa etapa são levantadas as exigências que o produto, serviço ou resultado deve atender para satisfazer as necessidades do cliente. É importante ter em mente que não é tão simples assim diferenciar aquilo que o cliente realmente precisa daquilo que é apenas um desejo dele.
Outra situação que pode acontecer é o cliente pedir a inclusão de um determinado requisito, mas o gerente do projeto conseguir oferecer uma solução muito melhor do que a que ele pediu, mas que atenda à mesma necessidade. Nesse caso, será preciso conversar com o cliente para que ele valide a entrega do melhor requisito para o negócio.
Requisitos podem ser divididos em duas categorias: funcionais e não funcionais. Os requisitos funcionais são aqueles que descrevem comportamentos e estão diretamente relacionados ao produto (design, dimensões, processos etc.). Já os requisitos não-funcionais se referem às condições ambientais indiretamente descritas (segurança, performance, confiabilidade etc.).
É importante que os requisitos sejam precisamente documentados e hierarquizados em uma linguagem clara e entendível por todos. Para levantar os requisitos você pode usar algumas técnicas como entrevistas, brainstorming, mapas mentais etc.
A partir dos requisitos levantados na etapa anterior já podemos descrever melhor o trabalho necessário ao projeto e montar uma Declaração Detalhada do Escopo. Esse documento descreverá aquilo que faz parte do projeto (escopo) e aquilo que não faz parte do projeto (não escopo), proporcionando um entendimento comum entre os stakeholders.
Além disso, a Declaração Detalhada do Escopo dá a base para montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e para avaliar solicitações de mudanças no projeto. Isso porque ela inclui critérios de aceitação do produto e as entregas, restrições e premissas do projeto.
Entre as técnicas utilizadas para descrever o trabalho do projeto estão inclusas: opinião especializada, análise de produto e oficinas.
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS) é a decomposição do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Existem basicamente três estratégias de construção de uma EAP:
Existe, ainda, uma quarta estratégia, a híbrida, que mistura um pouco das três estratégias citadas anteriormente. Não existe melhor ou pior, tudo vai depender do tipo do projeto.
A EAP deve seguir algumas regras, como a regra dos 100% e a regra 8-80 (ou 4-40). A regra dos 100% determina que a estrutura analítica do projeto deve conter a quantidade exata de trabalho, nem a menos nem a mais. Por isso, a soma dos “níveis filhos” deve ser igual a 100% do trabalho do “nível pai”. Já a regra do 8-80 determina que o ideal é que um pacote de trabalho tenha entre 8 e 80 horas de duração. Em alguns casos, é preciso reduzir esses números pela metade.
E, por fim, é preciso formalizar a aceitação das entregas com os stakeholders. Isso permitirá dar início aos trabalhos e, consequentemente, ao monitoramento da execução do projeto. Esse monitoramento é essencial para garantir que o projeto esteja aderente à sua linha de base. Caso não esteja, serão iniciadas ações corretivas para contornar os obstáculos.