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Como funciona o sistema de informação contábil?
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Com o crescimento das áreas de tecnologia e com a vinda da internet em meados dos anos 2000, novas formas ferramentas para a gestão de trabalhos começaram a ser criadas.
Quando os Sistemas de Informações Contábeis (SIC) surgiu, a contabilização em papéis começou a perder espaço, logo, o profissional de contabilidade passou a exercer uma tarefa fundamental na tomada de decisão, uma vez que, com uma economia globalizada, a necessidade de informações e decisões rápidas cresceram.
Os sistemas de informação contábeis vieram com o objetivo de alcançar meios eficientes de controlar as informações gerenciais, tornando-se um instrumento de apoio para a geração de informações.
Essa ferramenta pode ser compreendida como um instrumento de coleta, ou seja, ele processa e gera informação de dados e informações internas e externas, na forma de relatórios contábeis que ficam destinados à administração e ao fisco.
Para que isso ocorra, o SIC se fundamenta na geração de informações para vários níveis empresariais, suprindo as necessidades dos usuários e gestores envolvidos na tomada de decisões.
Quando surgiram, os sistemas de informação contábeis eram utilizados para alcançar os objetivos da produtividade, capacitando pessoas para alcançar os resultados mais rápidos e com um custo menor. Atualmente, as redes de informação têm crescido cada vez mais com o avanço da internet, o que proporciona mais informações e conhecimentos que podem ser aproveitados de forma a conquistar as oportunidades de mercado.
Vale ressaltar que as informações geradas são para atender às necessidades dos consumidores, não dos contadores. Sendo assim, o SIC deve ser utilizado de forma alinhada ao empreendimento para fornecer as informações necessárias que os outros profissionais necessitem.
É importante ressaltar que os contadores devem estar cientes de que os sistemas de informação podem alterar a vida empresarial, por isso, é fundamental que os autores envolvidos nesse processo estejam alinhados com os objetivos buscados pela empresa. Dessa maneira, as informações alimentarão o gestores e administradores na sua tomada de decisão.
A informação é uma ferramenta de muita importância no processo de tomada de decisões, entre elas, podemos citar como exemplos as decisões para atuação no mercado, compra e venda, decisões políticas, enfim. Todos tomam decisões o tempo todo e a grande maioria de nós, com certeza, se baseia em alguma informação antes de realizar a sua escolha.
Sendo assim, tomar alguma decisão errada pode ser muito frustrante, como é o caso daquele produto que a gente compra sem muita pesquisa, influenciado por alguma propaganda e acaba insatisfeito. Pois bem, esse tipo de situação também pode ocorrer no meio empresarial.
O problema é que, como o volume de transações realizadas é muito maior do que o de uma pessoa física, as consequências também podem ser catastróficas. Hoje, possuímos computadores cada vez mais potentes, os clientes que eram regionais podem já ter crescido. Contudo, a concorrência também aumenta.
Devido a esses fatores, a informação contábil é um grande destaque que tem se tornado muito importante nesse papel de tomada de decisões, com a finalidade de a empresa se manter competitiva no mercado.
O que são os Sistemas de Informação e como eles atuam na contabilidade?
Como dito anteriormente, os SIC permitem que a empresa torne o processo de tomada de decisões mais ágil. Isso ocorre devido à liberação de informações relevantes em tempo real para que os gestores tomem decisões mais corretas e com facilidade. Esses sistemas funcionam como um controle interno: coletam, processam, analisam e, dessa forma, incluem as entradas e saídas de informações.
Quando se trata do sistema de informação contábil, podemos concluir que é um sistema de pessoas, tecnologias, mídias, processamentos e controles internos que se permite manter canais de comunicação relevantes, processar transações e chamar a atenção dos gerentes e outros profissionais para eventos internos e externos.
Esses sistemas podem ser abertos, quando interagem com um ambiente externo, ou fechados apenas dentro da empresa. Dentro de uma empresa, o sistema de informação contábil é uma grande fonte de informação formal para o processamento operacional dos dados e suporte para as decisões.
Para facilitar o entendimento de como funciona o processo de sistemas de informações contábeis, podemos dizer que o SIC coleta os dados através de documentos ou fontes internas e externas. Processa essas informações, calcula, projeta, organiza e, por fim, as transforma em informações na forma de relatórios contábeis.
Para que isso seja possível, é necessário a utilização de um software contábil de qualidade, bem estruturado e administrado, assim, possibilitará a emissão de relatórios mais precisos e com maior segurança.
Usuários dos Sistemas de Informação Contábeis
Essas informações contábeis são realizadas com a finalidade de retratar a situação econômica e financeira de determinado negócio ou empreendimento. Esta informação diferencial é destinada a usuários que a utilizam de diferentes formas.
Entre esses usuários, podemos encontrar acionistas que estão interessados nos lucros da empresa ou no prejuízo; investidores interessados em informações sobre a contabilidade; instituições financeiras com a finalidade de gerar empréstimos ou concessões; na Receita Federal e o fisco interessados a fins de tributação; administradores e profissionais de contabilidade geral interessados em atividades da empresa; clientes em saber a integridade da entidade e mais uma série de outras pessoas e organizações que se interessam nas informações.
Além disso, também é possível encontrar agências reguladoras interessadas nessas informações com o foco sobre os relatórios de auditoria das empresas que, por lei, em caso de empresas de capital aberto, devem divulgar os seus resultados operacionais no final de cada trimestre do ano. Esses relatórios devem observar os princípios da contabilidade geralmente aceitos e as normas internacionais.
Se a empresa não possui um bom software para o tratamento das informações fornecidas, ela corre o risco de seus demonstrativos não representarem a realidade econômica financeira. Por isso, é sempre muito importante que o profissional contábil verifique a eficácia da ferramenta. Além disso, lembre-se de que esses softwares são ótimas ferramentas na hora de otimizar os recursos contábeis, porém, eles não são criados para distinguir se uma tarefa está sendo realizada de forma certa ou errada.