Sistema Integrado de Processo Eletrônico – Ajuda Digital
Sistema Integrado de Processo Eletrônico
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maio 19,2019 Comentários desativados em Sistema Integrado de Processo Eletrônico
A integração de processos eletrônicos é feita com dois grandes blocos de definições. O primeiro deles refere-se a fluxos de assinaturas e o segundo a fases do processo.
A ideia é criar modelos de processos onde determinamos o que tem que ser feito, quem tem que fazer e quando tem que ser feito.
Fluxo de Assinaturas
Inicialmente criamos 'Fluxos de assinaturas' que nada mais são que listas com as pessoas que assinam um documento. Sempre que precisarmos que algum pessoa assine um documento, escolhemos esse fluxo de assinaturas. Digamos que precisamos que duas pessoas assinem o mesmo documento, agregamos essas duas pessoas em um fluxo e elas serão inseridas na fase de assinatura de um documento.
Fases do Modelo de Processo
Após a criação de Fluxos de Assinatura, passamos a criação de Modelos de Processo. Primeiramente damos um nome para identificar o Modelo de Processo. Dessa forma, quando formos iniciar um processo, só precisamos escolher o nome correto do modelo e tudo que precisa ser feito nesse processo já estará previamente determinado.
As fases de um modelo de processo podem ser de 3 formas: 1 – Envio para Arquivamento; 2 – Envio para Aprovação e Assinatura; 3 – Envio para Assinatura;
1 – Envio para Arquivamento
O envio para arquivamento é usado quando precisamos enviar um documento que inicia um processo mas esse documento não precisa de nenhuma assinatura dentro do processo. Geralmente é usado para envio dos documentos scaneados do solicitante, formulários preenchidos com os dados do solicitante e que não precisem de mais nenhuma ação nos documentos. Esses documentos são salvos na pasta do processo para consulta pelos envolvidos no processo. Essa consulta pode ser feita para gerar outros documentos no processo de forma que relatórios, ofícios e demais documentos que componham o processo possam ser gerados pelos envolvidos.
2 – Envio para Aprovação e Assinatura
O envio para Aprovação e Assinatura é feito para documentos que precisam ser aprovados antes da assinatura definitiva. Geralmente um auxiliar gera um documento que precisa de aprovação de um superior para que outro possa assinar. A informação de aprovação fica registrada no sistema como um aval ou uma confirmação que certo usuário do sistema viu e concordou com o conteúdo do documento dando maior segurança a quem assina que o documento está correto. Essa aprovação é opcional. Afinal, a assinatura do documento é a confirmação maior que o documento está aceito e correto.
3 – Envio para Assinatura
O envio de documento para assinatura é a primeira forma de uso do sistema de assinatura digital. Agora ele foi moldado para funcionar também dentro de um processo eletrônico. Assim sendo, segue os mesmos preceitos de envio de documento para assinatura mas fazendo parte de uma ou mais fases de um processo.
Qual o Passo-a-Passo de se gerar um Modelo de Processo?
a) Criamos os Fluxos de assinatura para cada documento que precise de assinatura no Modelo de Processo. Caso um Fluxo já exista em outro Modelo de Processo, podemos reaproveitá-lo, mas isso vai criar um vínculo entre os dois Modelos de forma que caso um deles precise de modificação, o outro modelo vai sofrer as mesmas modificações. Recomendamos que se crie um Fluxo de Assinaturas diferentes para cada Modelo de Processo.
b) Criamos um nome para o Modelo de Processo que queremos criar. Esse será o identificador do processo quando formos criar o processo em si.
c) Criamos as fases do Modelo. Com as 3 opções, podemos compor todas as sequências de fases que quisermos e que o processo necessitar.
c.1) Ao escolhermos uma fase para arquivamento, precisamos determinar quem será o usuário do sistema que irá enviar o documento para arquivamento no processo. Colocamos uma descrição para essa fase de forma que ao ser solicitado ao usuário que ele envie um documento para arquivamento no processo, ele tenha noção de que ação ele tem que tomar. Escolhemos também a ordem que essa fase deve ser executada no processo.
c.2.) Ao escolhermos uma fase para Análise, precisamos escolher quem envia o documento para análise, quem analisa e aprova o documento, colocamos uma descrição sobre essa fase do processo e escolhemos a ordem que essa fase deve ser executada no processo. Observe que nessa opção, o sistema cria 2 fases vinculadas, uma para o envio e outra par aprovação do documento.
c.3.) A escolha mais completa é a escolha para assinatura de um documento. Escolhemos quem envia o documento e se ele precisa de aprovação. Precisando de aprovação, escolhemos quem aprova o documento e finalmente escolhemos e Fluxo de Assinaturas que precisam ser colocadas nesse documento. Observe que nessa opção, o sistema cria 3 ou mais fases vinculadas, uma para o envio,uma para aprovação e outras tantas quantas forem os assinantes no fluxo escolhido para assinatura do documento.
Agora temos um Modelo de Processo criado no sistema. Quando entramos no sistema, na tela inicial, temos um painel de Processos Abertos nos quais estamos envolvidos, outro painel de Processos Encerrados e que estamos envolvidos e um terceiros painel com os Processos que não estamos envolvidos mas que nos foram encaminhados por alguém que está envolvido no processo.
Acima desses painéis de processos, temos um botão que inicia processo. É a partir desse botão que desencadeamos a criação de um processo com muitos outros usuários. Todos envolvidos vêm em seus painéis, os processos abertos, Encerrados ou encaminhados. O encaminhamento de processo pode ser feito por qualquer usuário que faça parte de processo para qualquer outro usuário do sistema.
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