09/07/2018 Atualizado em 04/10/2019
Gestores e diretores acadêmicos estão sempre em busca das melhores alternativas para as suas instituições. Afinal, são muitos processos para gerir e estratégias para a captação, gestão e retenção de alunos devem ser pensadas frequentemente.
Nesse contexto, um sistema de gestão acadêmica de mercado pode ser determinante para o sucesso de uma IES. Levando isso em consideração, elaboramos este post com as principais razões para investir nesse tipo de tecnologia. Leia até o final para saber mais!
Por que um sistema de controle acadêmico é importante para a IES?
Primeiramente, é oportuno ressaltar que toda instituição precisa de mecanismos para fazer o gerenciamento dos alunos, desde a captação, o registro acadêmico e a gestão de recebíveis dos alunos.
Muitas instituições ainda utilizam sistemas desenvolvidos há 20 anos, que não evoluíram. Porém, no decorrer do tempo, a tecnologia e os modelos de ensino mudaram, assim como os processos de gestão. Com o tempo, surgem novas necessidades, que necessitam de abordagens e soluções distintas daquelas que funcionavam antigamente.
O Ensino a distância (EAD), exemplifica isso muito bem. Atualmente, ele é considerado como uma modalidade bastante estratégica para a instituição, porque a procura por cursos nesses moldes cresce cada vez mais.
O modelo básico do EAD baseia-se em custos marginais para as IES. Com isso, é possível praticar preços menores e atrair mais alunos. Outro ponto que merece atenção é a flexibilidade dessa modalidade de ensino, pois ela se ajusta a diferentes rotinas e jornadas da vida moderna. Esse fator é preponderante para o seu sucesso, tornando-a uma opção perfeita para alunos que já estão inseridos no mercado de trabalho e têm uma rotina mais agitada.
Outro motivo que ajuda a explicar o crescimento do EAD é a utilização de metodologias ativas, usadas como forma de atingir o aluno moderno, que prefere ser o protagonista de seu próprio aprendizado.
Do ponto de vista financeiro, o passar dos anos também trouxe mudanças impactantes. Os meios de pagamento, por exemplo, sofreram muitas alterações. Hoje em dia, as mensalidades são pagas com boletos registrados, cartões de crédito e de débito, débito em conta online e até mesmo com moedas eletrônicas.
Enfim, as maneiras de gerir a IES, cuidar das finanças e oferecer o ensino passaram por muitas modificações. Por isso, é importante que a instituição não fique acomodada com um sistema de gestão acadêmica construído com base nas necessidades do passado. É necessário se atualizar.
O que um sistema de gestão acadêmica pode trazer de benefício para o aluno?
Muito se pergunta sobre o futuro da educação. Em linhas gerais, pode-se dizer que ela será centrada no aluno e em sua autonomia — da recepção à sala de aula. Isto é: será imprescindível proporcionar soluções para que o estudante se desenvolva plenamente.
No passado, o aluno se contentava com sistemas limitados e com poucas funções. Muitos softwares de gestão desenvolvidos internamente não dão conta de trazer todas as funcionalidades necessárias em um painel de simples utilização.
Os estudantes da nova geração, porém, estão cada vez mais conectados. Eles precisam que suas informações acadêmicas sejam disponibilizadas de uma maneira arrojada e em diferentes dispositivos: smartphones, tablets e computadores.
Em vez de se dirigir à secretaria e lidar com um atendimento presencial, o aluno moderno quer solucionar seu problema rapidamente: seja pagar a mensalidade, seja negociar uma dívida ou remeter um documento para a escola. Também é ideal que ele consiga, em um ambiente virtual e automatizado, conferir a quantidade de faltas, as notas obtidas, a grade horária das disciplinas e assim por diante.
Essas funções também são úteis para a própria IES, que acaba otimizando uma série de processos. Ao desenvolver um software internamente, além de arcar com um pior custo-benefício, a instituição precisará lidar com as demandas inerentes ao desenvolvimento tecnológico, gastando mais tempo e necessitando recorrer a diversos profissionais especializados.
Como o sistema de gestão acadêmica funciona na prática?
Bons sistemas de mercado vão além da função de secretaria e gerenciam inúmeros processos, como:
a distribuição das turmas (comunidade acadêmica e docentes);
o controle de recebimentos;
a operação de uma secretaria virtual;
a trajetória acadêmica dos estudantes;
o fornecimento de dados para controlar a adimplência;
a negociação de dívidas de alunos;
a gestão de EAD (polos, captação, retenção, evolução da aprendizagem, plataformas de ensino etc.);
o registro acadêmico como um todo;
a solicitação de serviços por parte do aluno (emissão de documentos, boletins, históricos, comprovantes, atestados etc.);
as matrículas e seus respectivos aconselhamentos, que levam a grade horária e o histórico em consideração;
a verificação de pré-requisitos e compatibilidade de horários para matrícula;
o lançamento e a contabilização de créditos obtidos em outros cursos;
a realização de trancamento e transferência;
a avaliação institucional por meio de indicadores de desempenho.
Enfim, um software de controle acadêmico integra diversas funcionalidades a fim de atender as demandas dos docentes, dos alunos e dos gestores.
Como um sistema de gestão é fundamental?
Em termos resumidos, ele pode ajudar a instituição a melhorar as taxas de retenção e captação. Além disso, auxilia a gerenciar a reprovação e diminuir a evasão, critérios muito relevantes para o ranking de educação mundial.
Oferecer soluções de autoatendimento aos alunos e mensurar a satisfação deles em relação aos cursos, por exemplo, pode contribuir para que se sintam melhor atendidos e não desistam da graduação. Afinal, essas medidas mostram a preocupação da instituição em oferecer o que há de melhor em recursos educacionais.
O gerenciamento de reprovação, por sua vez, é importante para a retenção. A partir de um controle bem estabelecido nesse sentido, é possível desenvolver estratégias para que o aluno lide com as dependências sem abrir mão dos estudos.
O que considerar ao escolher um sistema de controle acadêmico?
Tomar essa decisão certamente não é uma tarefa fácil. Ainda assim, alguns fatores podem ser considerados na hora de optar por um software. Alguns dos mais importantes são:
os fornecedores devem estar atualizados tecnologicamente e ter boa reputação no mercado;
o fornecedor precisa ter um case de sucesso relacionado às tendências educacionais, como EAD e maturidade de gestão, por exemplo;
a busca deve ser por empresas que contem com um pessoal técnico qualificado e experiente no setor educacional.
Além disso, a solução deve ter sua maturidade atestada pelo mercado. Ou seja, já foi utilizada por outras instituições ao longo do tempo e teve sua eficiência comprovada em ambientes distintos.
Lembre-se: um software desenvolvido do zero leva um bom tempo para se adaptar integralmente às necessidades dos usuários finais e resolver as demandas institucionais. Essa espera pode ser prejudicial em diferentes níveis.
Outro fator a ser levado em conta é o suporte oferecido pelo fornecedor. Ele deve ser ágil e apresentar boa disponibilidade. Não se esqueça de que contar com esse tipo de suporte é mais barato e mais eficaz do que ter profissionais dedicados internamente à manutenção do sistema.
Investir em um sistema de controle acadêmico é imprescindível para o sucesso de uma IES. As melhores soluções no mercado trazem a opção de se fazer uma gestão integrada, funcionando como um verdadeiro diferencial na administração das finanças e na qualidade do ensino oferecido aos alunos.