Arquivo morto organizado e bem guardado evita prejuízos | Rede Gestão
|Gestão de Negócios - Organizando a empresa - Rafael Gondim
Administrador de empresas e sócio-diretor da CabeBem, empresa integrante da Rede Gestão.
Arquivo morto organizado e bem guardado evita prejuízos
Publicado em 01.11.2018 -
Toda papelada que as empresas acumulam durante a sua existência, e não podem descartar, é chamado de arquivo morto. Contratos, recibos, documentos contábeis, fiscais, cíveis, técnicos, administrativos e trabalhistas que podem ser solicitados por órgãos públicos, pelo judiciário e pelos advogados devem ser arquivados de forma organizada para futuras consultas. O arquivo morto apesar de ser chamado desta forma, é um arquivo vivo que deve ser preservado e estar organizado e bem guardado.
Não importa o porte de uma empresa, seja ela micro, pequena, média ou grande, a produção de documentos, arquivos, e inúmeros papéis de diversas importâncias, se torna enorme ao longo dos anos. O acúmulo desses papéis, que podem ser solicitados a qualquer momento, sempre gera muitas dúvidas: O que fazer com o arquivo morto? Onde guardar? Como organizar? O que deve ser preservado?
Lidar com o arquivo morto de uma empresa nunca é uma tarefa fácil. As caixas cheias de papel pesam e ocupam muito espaço. Dependendo do tamanho da companhia, não existe lugar próprio para esse fim. Contadores, advogados, despachantes, engenheiros, arquitetos, publicitários e empreendedores que atuam em escritórios com espaços limitados em geral são os que mais sofrem com a falta de espaço para a guarda do arquivo morto.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados. Infelizmente a maioria das empresas só percebe a desorganização do Arquivo, quando não encontra a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, e as multas começam a aparecer. Arquivo Morto organizado e bem guardado faz todo diferencial e evita grandes perdas inesperadas.
A CabeBem tem diversas soluções para você organizar e guardar o arquivo morto da sua empresa. Consulte o atendimento da CabeBem para conhecer a Guarda Gerenciada, Digitalização e Guarda Eletrônica de Documentos.