Uma visão geral do sistema SIM em 15 minutos:
O que você irá cadastrar no SIM?
É interessante que você leia a Resolução do CSMP nº 003/2019 (publicada no DOE em 28/02/2019), a Resolução CPJ nº 002/2018 (publicada no DOE em 27/04/2018) e a Resolução PGJ nº 001/2020 (republicada no DOE em 14/01/2020). Iremos conceituar alguns destes procedimentos, ressaltando que o rol aqui detalhado é meramente exemplificativo:
1. Notícia de Fato: É qualquer demanda dirigida aos órgãos da atividade-fim do MP, submetida à apreciação das Procuradorias e Promotorias de Justiça, de atribuições das respectivas áreas de atuação, que ainda não tenham gerado um feito interno, podendo ser formulado presencialmente ou não, entendendo-se como tal a realização de atendimentos, o recebimento de notícias, documentos ou representações.
2. Procedimento Preparatório: É um procedimento formal, que antecede o Inquérito Civil, que tem por objetivo apurar elementos para identificação dos investigados ou delimitação do objeto. (arts. 6º e 7º da Lei nº 7.347/85 e art. 17 da RES-CSMP nº 003/2019).
3. Procedimento Administrativo: É o procedimento destinado ao acompanhamento de fiscalizações, de cunho permanente ou não, de fatos e instituições e de políticas públicas e demais procedimentos não sujeitos a inquérito civil, instaurado pelo Ministério Público, que não tenham o caráter de investigação cível ou criminal de determinada pessoa (exceto o artigo 8º, inciso III, da Resolução CSMP nº 003/2019), em função de um ilícito específico.
4. Inquérito Civil: Conforme a Resolução do CSMP nº 003/2019, o inquérito civil é um procedimento de natureza administrativa, unilateral e facultativa, no qual são reunidos oficialmente os documentos produzidos no decurso de uma investigação destinada a constatar desrespeito a direitos constitucionalmente assegurados ao cidadão, dano ao patrimônio público ou social ou a direitos difusos, coletivos e individuais indisponíveis (CF, art. 127, caput, e 129, incisos II e III).
5. Carta Precatória Ministerial: É a forma de comunicação realizada entre um Promotor de Justiça de uma comarca e um Promotor de Justiça de outra comarca, a fim de que este último, chamado deprecado, cumpra ou execute os atos necessários ao andamento do feito. É uma forma de colaboração entre promotorias, visando o cumprimento dos atos ministeriais.
6. Procedimento Investigatório Criminal: O Procedimento Investigatório Criminal é instrumento de natureza administrativa e inquisitorial, instaurado e presidido pelo Membro do Ministério Público com atribuição criminal, e terá como finalidade apurar a ocorrência de infrações penais de natureza pública, servindo como preparação e embasamento para o juízo de propositura, ou não, da respectiva ação penal.
7. Audiência Pública: O órgão de execução do Ministério Público poderá convocar audiências públicas para auxiliar nos procedimentos sob sua responsabilidade e na identificação das variadas demandas sociais, que exijam a instauração de procedimento, para elaboração e execução de Planos de Ação e Projetos Estratégicos Institucionais ou para prestação de contas de atividades desenvolvidas.
8. Recomendação: O Ministério Público, de ofício ou mediante provocação, nos autos de Inquérito Civil, de Procedimento Administrativo ou Procedimento Preparatório, poderá expedir recomendação objetivando o respeito e a efetividade dos direitos e interesses que lhe incumba defender e, sendo o caso, a edição ou alteração de normas.
ATENÇÃO: SE LIGA NAS DICAS ABAIXO:
O SIM deverá ser acessado por meio de login e senha (a mesma que você usa para o sistema Arquimedes, Intranet, dentre outros).
Algumas peças do SIM precisarão de assinatura eletrônica, e você deverá assiná-las por meio do seu login e da sua senha. Já os usuários externos, por exemplo, um advogado ou um cidadão que preste um termo de declaração, deverá assinar manuscritamente e digitalizar o documento.
Observação: É interessante que você guarde em uma pasta própria do procedimento todos os documentos físicos originais que forem inseridos no SIM. Por exemplo: termo de declaração assinado pela parte, TAC assinado pela parte, documento recebido na Promotoria de Justiça, resposta de diligência, etc.
Você poderá utilizar os modelos das peças fornecidos pelo SIM ou gravar seus próprios modelos.
E como funciona o SIM?
O SIM utiliza o conceito de unidade administrativa, que nada mais é que o "grupo ofício" do sistema Arquimedes. E dentro de cada unidade administrativa, você encontrará os perfis, que são grupos de acesso ao sistema. Os perfis são divididos em: Secretaria, Cartório e Gabinete.
1) Secretaria das Promotorias de Justiça ("é como se fosse uma recepção"): é a estrutura que todas as Promotorias possuem, na qual são realizadas as atividades administrativas gerais, incluindo a triagem do atendimento ao público e o recebimento de documentos. Geralmente, essa atividade é realizada por um terceirizado ou estagiário.
2) Cartório (é o nome dado à antiga Secretaria): No cartório são realizadas atividades como a autuação e o cumprimento de despachos. Via de regra essa atividade é realizada pelo servidor ministerial. Em algumas promotorias, as atividades de secretaria e Cartório são concentradas em uma única pessoa.
3) Gabinete: é o local onde se realiza a atividade fim do Ministério Público, como as manifestações e audiências. O gabinete é composto pelo Promotor de Justiça, assessores, servidores e estagiários da área jurídica.
Atenção: Apenas no ambiente de homologação existe a opção "atuar como promotor", que foi disponibilizada para que você tenha conhecimento do fluxo completo do Sistema SIM.
Observação: É importante que você saiba que o seu acesso aos grupos no sistema SIM se dará de acordo com a sua lotação, informada pelo DEMAPE. Nas Promotorias onde haja apenas a 'Secretaria', o servidor que lá estiver lotado poderá acessar tanto a 'Secretaria', quanto o 'Cartório'. A pedido dos Promotores de Justiça, os perfis dados aos servidores poderão ser alterados.
Os servidores do Gabinete possuirão os demais acessos da Promotoria (Secretaria e Cartórios, aos quais estiverem vinculados), os demais acessos estarão vinculados estritamente ao local em que o servidor estiver lotado.
Tenha muito cuidado com os documentos recebidos pela Promotoria. Já que existirá a necessidade de uso dos dois sistemas até que haja a efetiva implantação integral do sistema SIM, você precisará estar atento à documentação recebida pela Promotoria de Justiça.
Assim, os documentos que integrarem procedimentos investigatórios anteriores à implantação, que ainda tramitarem fisicamente, continuarão a ter os registros realizados no sistema ARQUIMEDES.
Já os novos documentos recebidos e as respostas de diligências dos procedimentos extrajudiciais eletrônicos, deverão ser digitalizados.
O SIM funciona basicamente com três conceitos: Tarefa, Eventos e Avisos.
Tarefa é tudo que você precisa executar no SIM.
Evento é tudo que você já executou no SIM. Toda tarefa executada se torna um evento.
Aviso é qualquer notificação que tenha para o seu perfil de usuário no SIM.
Os documentos serão gerados pelo próprio sistema SIM. Não existe atuação retroativa no sistema SIM, então, você não poderá usar o SIM se estiver de férias ou de licença, ou ainda, colocar uma data pretérita ou futura no seu documento. A única exceção a esta regra é o art. 14 da Res. PGJ nº 001/2020:
"Art. 14. Em caso de indisponibilidade do sistema ou situações excepcionais, devidamente justificadas por meio de relatório mensal a ser disponibilizado pela STI, poderão ser praticados atos urgentes, prioritariamente através de documentos produzidos manualmente, os quais deverão obrigatoriamente ser incluídos no sistema, imediatamente após o seu restabelecimento, certificando nos autos a devida ocorrência".
Caso você queira anexar algum documento no SIM, ele deverá ter o formato PDF, e será classificado em três tipos: viável, inviável e ilegível.
Viável: são todos os documentos em que é possível a digitalização.
Inviável: são os documentos que não podem ser digitalizados, a exemplo de um objeto ou uma planta de engenharia.
Ilegível: são os documentos que após digitalizados se tornaram ilegíveis, a exemplo de um extrato bancário.
Saiba que existe um programa de otimizador de PDF gratuito do TRT 4 que você pode utilizar para anexar os arquivos no SIM - http://www.trt14.jus.br/conversor-pdf
E o que você vai fazer com este documento depois que você digitalizar?
Você irá criar uma pasta física e todos os documentos físicos que sejam relacionados aos procedimentos que estão tramitando no SIM deverão ser nela acondicionadas.
Os documentos do SIM têm o seu acesso classificado de acordo com a lei de acesso à informação, Lei 12.527/2011 - http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm - em ostensivo, reservado, secreto, ultrassecreto e informação pessoal. É superinteressante que você leia a supramencionada lei.
Você deve saber que pode acessar qualquer documento que exista no Sistema SIM. E que não existe compartilhamento de documentos no SIM em unidades administrativas distintas, ou seja, um procedimento não pode ser assinado conjuntamente por mais de um Promotor que não esteja lotado na mesma unidade administrativa. É importante que você tome conhecimento que apenas pode movimentar os procedimentos nas unidades administrativas em que você tiver acesso.
Observações importantes sobre os documentos:
Para reduzir a quantidade de documentos a serem digitalizados:
Você deve solicitar aos órgãos públicos que enviem documentos preferencialmente em meio eletrônico.
Os arquivos devem ser encaminhados preferencialmente para o e-mail da Promotoria de Justiça.
É, terminantemente, PROIBIDO o recebimento de documento pelo e-mail do servidor ou Promotor de Justiça (já que pode acontecer deles saírem de licença, férias, etc, e que o documento não seja considerado).
Termos que precisam ser assinados pelas partes:
de Ajustamento de Conduta – TAC.
Cadastro de Partes no SIM
Tenha cuidado quando for registrar as partes no sistema SIM. Tente evitar os múltiplos registros que existem no Arquimedes. Os múltiplos registram dificultam muito o seu trabalho na hora de pesquisar um procedimento ou quando for emitir uma certidão negativa ("nada consta"). Saiba que é possível cadastrar um anonimato no sistema (preencha o campo com o nome "desconhecido" ou "anônimo"), o que o SIM não admite é que o campo referente à pessoa não seja preenchido.