Cálculo da folha de pagamento: como fazer? [Planilha Gratuita]
Fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente é extremamente importante em uma corporação. Afinal, o menor erro pode gerar grandes transtornos na vida do colaborador, bem como na situação financeira e legal da empresa.
Por isso, é muito importante que o profissional de Recursos Humanos (RH) conheça todos os itens que devem compor o cálculo da folha de pagamento, além de saber como calculá-la e estar sempre se atualizando sobre as mudanças das leis trabalhistas.
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Pensando na relevância desse tema, vamos expor neste texto o que precisa ser considerado no momento da elaboração de uma folha de pagamento e como otimizar esse processo. Confira!
A folha de pagamento é um documento emitido todos os meses que contém todas as informações sobre os valores recebidos e os descontados dos seus empregados. Sua função principal é demonstrar aos gestores quais são os custos que incidiram sobre a manutenção desses trabalhadores em seu negócio.
Quais são os itens obrigatórios de uma folha de pagamento?
Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento, mostraremos quais são as principais obrigações ou custos que podem incidir sobre a manutenção de um funcionário em sua empresa. Continue lendo!
O 13º salário é pago nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação do funcionário. Logo, caso ele tenha sido contratado após janeiro, vai receber o proporcional ao tempo de atuação na empresa.
A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o colaborador tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações. Entretanto, ele só recebe o direito de ter a fração de um determinado mês 15 dias após a sua contratação.
As férias são calculadas com base no salário do colaborador, somado-se mais um terço desse valor, nomeado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal. O funcionário pode escolher vender 10 dias de suas férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.
Após a reforma trabalhista, o empregador pode fracionar as férias de um empregado em 3 períodos, sendo que um não pode ser inferior a 14 dias e os outros precisam ser superiores a 5 dias cada um.
Por exemplo: em uma indústria, o colaborador que trabalha na produção pode estar enquadrado a uma CCT que difere de quem atua no administrativo. As CCTs costumam, também, diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias úteis, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o funcionário pelo tempo dedicado à companhia.
As horas extras trabalhadas aos domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o funcionário ganha em dobro. As de sábado, geralmente, são pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas em dias úteis podem ser pagas com acréscimo de 20% ou 30%, por exemplo.
Antes de explicar sobre o cálculo do adicional noturno, é necessário deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — Art. 73, parágrafo 2º — classifica como expediente noturno apenas o período entre 22h e 5h da manhã seguinte para o trabalhador urbano.
Logo, esse período compreende apenas 7 horas. Porém, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista. Quanto ao percentual de adição, esse é de 20% sobre o salário do colaborador noturno.
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.
Vale lembrar também que os aposentados que voltaram a trabalhar na mesma empresa onde se aposentaram têm o direito de sacar o FGTS todos os meses. Portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.
O INSS patronal é uma contribuição realizada pelo empregador que tem o objetivo de garantir a Seguridade Social. Logo, nas companhias, os gastos com o INSS patronal se referem à contribuição social.
Agora que você já sabe quais são os principais custos que envolvem a manutenção de um funcionário em sua empresa, saiba quais são os principais descontos que podem ser efetuados de acordo com a legislação. Continue lendo!
O vale transporte pago pela companhia precisa, obrigatoriamente, ter seu desconto em folha de pagamento. A alíquota normalmente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, deve ser descontado em folha de pagamento apenas o valor necessário para as passagens.
Não é necessário decorar como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento. Basta parametrizar o sistema, fazendo atualizações anuais dos valores por meio do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Mensalmente, a contribuição previdenciária é descontada sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual de desconto, o valor vai de acordo com os ganhos do funcionário segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS.
O recolhimento é feito no mês de referência, e o repasse do valor feito pela empresa ao INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.
Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. Contudo, esse valor só poderá ser descontado quando o salário do colaborador ultrapassar o teto estabelecido pelo órgão.
O cálculo do pagamento final do funcionário leva em conta todos os valores que devem ser adicionados e subtraídos de seu salário bruto. Além disso, o colaborador pode ficar sujeito à cobrança de uma taxa de contribuição assistencial (não obrigatória) e, para que isso não aconteça, é necessário que ele envie uma carta ao sindicato.
Nesse caso, é preciso consultar o seu sindicato e ver qual é o valor dessa contribuição assistencial. É dever da empresa descontar esse valor e emitir um boleto para o sindicato. Mas esse é o valor que a empresa gasta no total? Não! Ela paga isso mais todos os custos que explicaremos em seguida.
Agora que você aprendeu todos os pagamentos e descontos que podem ser aplicados à folha de pagamento, mostraremos na prática como esse tipo de cálculo funciona. Para tanto, utilizaremos o exemplo de um único empregado que tem o seu salário fixado em R$ 3.000 e trabalha um dia da semana das 22h às 5h.
Inicialmente, portanto, devemos fazer o cálculo do adicional noturno. Considerando que o mês tenha 4 semanas, ele deverá receber a mesma quantidade de dias em horas noturnas. Ou seja, 8 horas vezes 4 dias, totalizando 32 horas noturnas trabalhadas em um mês.
Feito isso, é necessário descobrir o valor da hora do empregado para incluir o adicional noturno. Para isso, existe um cálculo muito simples em que o montante é dividido por 220, que é considerada a quantidade de horas trabalhadas em um mês. Sendo assim, temos: R$ 3.000/220 = R$ 13,63 por hora. Ao aplicar os 20% sobre este valor teremos 2,72, totalizando R$ 87,27, considerando 32 horas.
Além disso, também deve ser adicionado o Descanso Semanal Remunerado (DSR) que equivale ao resultado do adicional noturno (R$ 87,27) / dias úteis do mês x dias não úteis. Se formos considerar o mês de Abril de 2020, seria o total de R$ 21,82. Logo, o montante de recebimentos deve ser de R$ 3.109,09. Agora, mostraremos os descontos que devem ser efetuados na folha desse empregado:
vale transporte: R$ 211,40;
remuneração do empregado: R$ 2.534,68 (recebimentos menos descontos).
Apesar de o empregador receber esse valor, existem outros custos pagos pela empresa que são adicionados ao montante que foi depositado para ele. Ou seja, teremos o INSS patronal para as empresas que precisam pagar este valor, o montante de 8% do FGTS, bem como, o provisionamento de férias e do 13° salário.
Esses valores precisam ser considerados na hora de apurar o custo de um funcionário. Muitos empregadores acabam se esquecendo desses pagamentos e prejudicam o financeiro do seu negócio podendo, inclusive, ter que buscar recursos com terceiros para honrar com os pagamentos.
Trabalhando com essa disciplina, fazer o cálculo da folha de pagamento se tornará uma tarefa simples. Ao otimizar esse processo, o gestor ganha a satisfação dos funcionários, a segurança por estar cumprindo seus deveres com a lei e a certeza de que seus recursos financeiros não estão sendo investidos de forma errônea, com cálculos incorretos, gerando malefícios à empresa e ao colaborador.
Como vimos, calcular folha de pagamento é um trabalho de extrema relevância para a empresa e impacta diretamente nos resultados da organização. Por isso, é importante contar com uma equipe de RH atualizada e preparada para dar o melhor de si na elaboração da folha. A companhia que investe em garantir que seus deveres sejam cumpridos, ganha a confiança do público interno e externo e se torna mais competitiva no mercado.
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