Como fazer um inventário extrajudicial, quanto custa, quanto tempo demora? | Advogado Angelo Mestriner
Direito das Sucessões / Inventário
Como fazer um inventário extrajudicial, quanto custa, quanto tempo demora?
Data da publicação: 29 Ago 2018
As perguntas que mais respondo no meu escritório sobre inventário no cartório estão sumarizadas abaixo:
1)	Como fazer um inventário extrajudicial?
2)	Quanto custa um inventário extrajudicial?
3)	Quanto tempo demora para finalizar um inventário extrajudicial?
Valendo-me dos referidos questionamentos, neste artigo elaborarei um guia simplificado para os herdeiros que pretendem escolher o inventário extrajudicial para a partilha de bens do parente falecido.
Passo 1 – Escolha do advogado
A lei determina a obrigatoriedade do advogado tanto no inventário judicial quando no inventário realizado no cartório.
Incumbe ao advogado dos herdeiros além de assessorá-los sobre assuntos relacionados ao inventário, também elaborar as primeiras declarações para entrega ao Cartório de Notas, conferência da partilha e seus valores, emissão de guia dos tributos correspondentes, dentre outras atividades.
Juntamente com o tabelião, os herdeiros, o inventariante, o advogado assinam a escritura pública garantindo que a mesma tenha validade jurídica. Nesse sentido, se uma escritura pública for confeccionada sem a presença e/ou assinatura do advogado, ela será nula e não produzirá os efeitos legais.
Diante da complexidade do ato de inventário, é importante que os herdeiros contratem um advogado especializado em direito de família e sucessões para salvaguardar os direitos.
Nesse sentido, quanto mais especializado o profissional, maior a chance dos herdeiros serem melhor assistidos juridicamente.
Toda causa judicial ou mesmo extrajudicial demanda muita análise e muito trabalho. Nesse sentido, ao ter que tomar grandes decisões em sua vida, por certo você quer ter as melhores opções possíveis disponíveis para você. Portanto, é um eufemismo ainda maior dizer que a escolha do advogado é muito importante.
O advogado é um operador do direito, ele conhece de tudo um pouco.
O graduado em direito precisa estudar todas as matérias da faculdade - direito penal, direito civil, direito de família, direito sucessório, direito administrativo, direito tributário, etc. - para prestar o Exame da Ordem dos Advogados e somente após aprovação no referido exame, torne-se um advogado.
Pode-se dizer, em um quadro comparativo com a medicina, que o advogado em sua formação é um "clínico geral", pois tem capacidade técnica para falar e discutir sobre qualquer assunto, mas não tem a especialidade, adquirindo-a após sua formação superior, com cursos de especialização ou vivência profissional.
Portanto, quando a pessoa procura um advogado que, sozinho, presta serviços na área trabalhista, cível, familiar, sucessória, penal, tributária, societária, etc., na verdade está buscando um profissional semelhante ao "médico clínico geral" que, muito embora na maioria das vezes não medirá esforços para atender seu cliente da melhor forma possível, não terá a especialidade de um advogado que somente trabalha em um ramo específico do direito.
Outro ponto relevante que o herdeiro deve redobrar a atenção ao escolher um advogado é se aquele profissional que está atendendo você também irá cuidar diretamente da causa.
Em princípio essa questão parece irrelevante, mas não é. Isso acontece, por exemplo, quando um advogado tem muito serviço ou não é especialista sobre aquele determinado assunto.
Em ambos os casos, o advogado contrata outro advogado ou faz parceria com outro escritório para atender o cliente recém-chegado.
Com efeito, se o advogado desde o primeiro encontro com o cliente estabelece que não será ele quem atuará em todas as etapas do inventário extrajudicial, não vejo problema, uma vez que desde o início o cliente tinha ciente do fato.
Ocorre que na maioria das vezes essa informação não é repassada aos herdeiros e o cliente somente toma conhecimento no dia da assinatura da escritura do inventário extrajudicial, tendo a sensação de que não foi assistido e assessorá-lo adequadamente pelo advogado que escolheram, restando dúvidas inclusive se a partilha dos bens está sendo feita corretamente.
Por fim, um dos pontos de maior destaque na escolha do advogado é saber se aquele profissional confecciona um contrato de prestação de serviços convencionando os honorários advocatícios com as obrigações e deveres do advogado contratado e do cliente contratante.
Não é raro o advogado e o cliente convencionarem honorários advocatícios por meio da confiança, sem nenhum documento que materialize as vontades das partes, o que pode causar muita dor de cabeça para os herdeiros.
Portanto, se você procurar um advogado e este se recusar a elaborar um contrato de prestação de serviços ou utiliza-se de estratagemas para postergar a confecção do mesmo, a minha sugestão é que você analise a contratação deste advogado com um pouco mais de cautela, a fim de evitar eventuais dissabores futuros.
Passo 2 – Escolha do Cartório de Notas para abertura do inventário extrajudicial
A legislação sobre inventário extrajudicial faculta ao herdeiro a escolha do Cartório de Notas que irá confeccionar a escritura pública de inventário.
Em outras palavras: a escolha do Cartório de Notas é livre, independentemente do domicílio do(s) herdeiro(s), do último domicílio do falecido ou da localização dos bens.
Desse modo, se o óbito ocorreu na cidade de Florianópolis, Santa Catarina e o falecido deixou bens imóveis na cidade de Belo Horizonte, em Minas Gerais, nada impede que o herdeiro, que reside em São Paulo, realize o inventário extrajudicial no Cartório de São Paulo, próximo de sua residência.
O advogado, nesse ponto, pode auxiliar e orientar o cliente na busca de um Cartório de Notas que tenha um bom atendimento e preste um bom serviço.
Em São Paulo, por exemplo, é sabido que existem muitos Cartórios e alguns deles, infelizmente, não primam pelo bom atendimento e rapidez.
Passo 3 - Documentos obrigatórios para abertura do inventário extrajudicial
Entendo que a busca pelos documentos para iniciar a abertura do inventário extrajudicial é um dos passos mais trabalhosos que os herdeiros têm, perdendo apenas para a escolha do advogado, conforme já exposto acima.
Nesse sentido, existe uma série de documentos que são obrigatórios e que devem ser providenciados pelos herdeiros a fim de que o advogado possa dar início a abertura do inventário extrajudicial no Cartório de Notas.
Um dos primeiros problemas que os herdeiros esbarram é que não há uma adequada padronização sobre os documentos exigidos, sendo que cada Cartório de Notas exige documentos específicos sem que sejam necessariamente obrigatórios.
Exemplo disso refere-se aos imóveis urbanos em condomínios edilícios, como o apartamento. Alguns Cartórios exigem a declaração de quitação de condomínio assinada pelo síndico, com firma reconhecida e cópia autenticada da ata de eleição do síndico. Já outros Cartórios não exigem o referido documento.
O mesmo ocorre com a quantidade de documentos a serem impressos. Alguns cartórios exigem várias cópias de documentos com as respectivas autenticações. Outros cartórios relevam as autenticações de alguns documentos e se satisfazem apenas com uma cópia simples.
A seguir, apresento uma lista de documentos preliminares que solicito aos meus clientes para dar início a abertura do inventário em cartório. No entanto, como exposto acima, esta lista pode variar conforme o Cartório de Notas escolhido pelos herdeiros.
Herdeiros, respectivos cônjuges e/ou companheiros e cônjuge supérstite
- 02 cópias autenticadas do RG e CPF, inclusive dos cônjuges (e apresentação do original);
- Se herdeiro solteiro, 02 cópias autenticadas da Certidão de Nascimento atualizada;
- Se herdeiro casado, separado, divorciado, 02 cópias autenticadas da Certidão de Casamento atualizada;
- Se herdeiro que convive em união estável, 02 cópias autenticadas da escritura pública de união estável, 02 cópias autenticadas da certidão transcrita de união estável no 1º Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais da Comarca onde residem os conviventes e 02 cópias autenticadas do registro da união estável no Registro de Imóveis competente do 1º domicílio do casal após a união;
- Se herdeiro viúvo, 02 cópias autenticadas da Certidão de Casamento atualizada e da Certidão de Óbito atualizada do cônjuge falecido desse herdeiro;
- Se houver herdeiro pré-morto, 02 cópias autenticadas da Certidão de Óbito atualizada;
***Quando se tratar de certidão emitida em cartório de outra cidade, deve ser com firma reconhecida do oficial que a expediu. Prazo Da Certidão: 90 Dias;
- Escritura de pacto antenupcial e seu respectivo registro no Registro de Imóveis, se houver;
- Informar endereço completo com CEP;
- 02 cópias autenticadas do RG e CPF (e a apresentação do original)
- Se falecido solteiro, 02 cópias autenticadas da Certidão de Nascimento atualizada;
- Se falecido casado, separado ou divorciado, 02 cópias autenticadas da Certidão de Casamento atualizada ;
- Se falecido viúvo, 02 cópias autenticadas da Certidão de Casamento atualizada e da Certidão de Óbito atualizada do cônjuge do falecido pré-morto;
- 02 cópias autenticadas da Certidão de Óbito atualizada;
***Quando se tratar de certidão emitida em cartório de outra cidade, deve ser firma reconhecida do oficial que a expediu . Prazo Da Certidão : 90 dias;
- Escritura de pacto antenupcial e seu respectivo registro no Registro de Imóveis , se houver;
- Certidão de inexistência de testamentos- Colégio Notarial do Brasil – Rua Bela Cintra,746, 11º andar (www.censec.org.br)
- Certidão comprobatória conjunta da Receita Federal e PGFN (internet);
- Última declaração do imposto de renda (se houver);
a) Urbano
- Certidão de matrícula ou transcrição atualizada no momento da lavratura da escritura (validade de 30 dias a partir de data de expedição);
- IPTU do ano vigente;
- Certidão negativa de tributos fiscais pendentes sobre os imóveis;
- Certidão de Valor Venal do ano do óbito e do ano vigente (quando forem diferentes);
- Certidão do Valor Venal de Referência, se houver;
- Certidão de matrícula ou transcrição atualizada no momento de lavratura da escritura (validade de 30 dias a partir de data de expedição);
- Certidão de regularidade fiscal do imóvel emitida pela Secretaria da Receita Federal (CND);
- CCCIR- Certificado de Cadastro de imóvel Rural ;
- 5 (cinco) últimos comprovantes de pagamento do ITR Imposto Territorial Rural;
- Última DITR - Declaração do Imposto sobre a Propriedade Rural;
- Documentos que comprovem o domínio e preço dos bens móveis, se houver (ex: extrato bancário no mês do óbito);
- Automóvel – a) 02 cópias autenticadas do documento de propriedade; b) avaliação pela FIPE;
- Pessoa Jurídica: a) nº do CNPJ; b) 02 cópias autenticadas do contrato ou estatuto social, em que conste modificação na diretoria; c) balanço patrimonial anual da empresa assinada pelo contador referente ao ano do óbito e ano vigente; d) Certidão da Junta Comercial de que não há outras alterações contratuais posteriores; e) Certidão Negativa do INSS; f) Certidão Conjunta de Débitos relativos à Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.
- Certidão de Procuração pública de representantes;
- Certidão Substabelecimento público de procuração;
***Quando se tratar de certidão emitida em tabelião de outra cidade, deve ser com firma reconhecida do tabelião/ oficial que a expediu – Prazo Da Certidão: 90 Dias;
Passo 4 – Análise dos documentos pelo advogado e elaboração das primeiras declarações
De posse de toda documentação, o advogado avaliará os documentos, podendo requisitar outros documentos que entender importante para o deslinde da abertura do inventário extrajudicial.
Não havendo nenhuma pendência, o advogado elaborará as primeiras declarações.
As primeiras declarações é um termo técnico utilizado que se refere a confecção de uma petição que conterá os bens, direitos e obrigações que serão transmitidos aos seus herdeiros por meio da partilha.
Atribui-se o nome primeiras declarações, pois é possível que se realize outras declarações caso se identifique ao longo do procedimento a existência de outros bens.
No inventário extrajudicial, via de regra, tudo se resume as primeiras declarações apresentadas.
Passo 5 – Entrega da petição e documentação ao Cartório de Notas para análise e chancela dos procedimentos
De posse dos documentos e petição contendo as primeiras declarações, o advogado os encaminha ao Cartório de Notas para conferência.
Importante mencionar que alguns Cartórios se responsabilizam pela elaboração das primeiras declarações e já confeccionam de plano um esboço da minuta da escritura pública.
De todo modo, independentemente da pessoa que realiza as primeiras declarações, tanto o advogado quanto o Cartório de Notas são responsáveis pela análise, fiscalização e apurarão eventual irregularidade relacionado a proposta de partilha apresentada.
Passo 6 – Estimativa de despesas relacionadas ao inventário extrajudicial
Existem 3 despesas principais relacionadas ao inventário extrajudicial:
a) tributação (ITCMD);
b) emolumentos do Cartório de Notas e;
c) honorários advocatícios.
O Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD) é um tributo de competência dos Estados e do Distrito Federal cujo fato gerador é a transmissão causa mortis.
O imposto incide sobre o valor venal (de venda) da transmissão de qualquer bem ou direito havido tanto por sucessão legítima ou testamentária, inclusive a sucessão provisória, como também por doação.
De igual modo, estão compreendidos na incidência do imposto os bens que na divisão de patrimônio comum, na partilha ou adjudicação, forem atribuídos a qualquer herdeiro, acima da respectiva meação ou quinhão.
Estando tudo de acordo com a lei é emitida a guia de ITCMD para que o herdeiro efetue o pagamento e, na sequência, já é agendado a data de assinatura da escritura pública de inventário extrajudicial por todos os interessados.
O pagamento deste tributo é feito por meio de guia. Esse dinheiro vai para o Estado e/ou Distrito Federal. Não passa pela mão do advogado, tão pouco do cartório. A guia é entregue ao cliente que efetua o pagamento no banco e devolve a guia paga para o advogado.
Cada Estado possui sua alíquota própria. Em São Paulo, por exemplo, o ITCMD é de 4%. A abertura do inventário com o respectivo pagamento da guia de ITCMD deve ser feita em até 60 dias. Ultrapassado o prazo determinado em lei, haverá uma multa progressiva, iniciando com 10% sobre o valor do imposto que deve ser recolhido até 180 dias e, após esse período sobe para 20%.
Não é possível emitir a escritura pública de inventário extrajudicial se o pagamento do tributo não for realizado, ou seja, o pagamento do ITCMD é requisito obrigatório para confecção da escritura pública.
Em determinadas situações, é comum o herdeiro não ter dinheiro suficiente para pagamento do ITCMD, sobretudo, quando estamos a contabilizar um espólio de grande valor acumulado.
Nesses casos, é possível realizar o requerimento de parcelamento do ITCMD junto ao Posto Fiscal da Secretaria da Fazenda do Estado. Existem certos requisitos que devem ser cumpridos e uma vez autorizado pelo responsável, o pagamento do ITCMD poderá ser parcelado.
No entanto, cumpre mencionar que o Posto Fiscal é muito rigoroso com os pedidos de parcelamento, sendo muito mais comum os indeferimentos do que os deferimentos.
A sugestão é que os herdeiros empreendam esforços para o pagamento do ITCMD, tentando acessar o Posto Fiscal para parcelamento do tributo em última instância, até porque entre o requerimento do parcelamento e análise da concessão pelo Posto Fiscal demanda tempo e impacta diretamente na entrega da escritura pública de inventário extrajudicial para os interessados.
Os emolumentos do cartório estão vinculados ao valor declarado da herança. Existe uma tabela de valores (custas e emolumentos) disponibilizada pelo Colégio Notarial do Brasil no qual todos os Cartórios devem segui-la (http://www.cnbsp.org.br/?pG=X190YWJlbGFzX2Vtb2x1bWVudG9z).
Nesta tabela consta o valor a ser cobrado pelo Cartório com base no valor declarado da escritura do inventário extrajudicial.
Por exemplo, um inventário extrajudicial realizado no estado de São Paulo cujo valor declarado é de R$ 500.000,00, o valor dos emolumentos devidos ao Cartório será de R$ 3.850,66, conforme tabela disponível referente ao ano de 2020.
Por fim, os honorários advocatícios são fixados de acordo com a complexidade do caso, quantidade de herdeiros e o valor relacionado à herança, que via de regra, são os mesmos declarados na escritura do inventário extrajudicial.
Nesse sentido, a OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) de cada Estado brasileiro disponibiliza uma tabela que determina o valor mínimo de honorários advocatícios que o profissional deverá cobrar de seus clientes, levando em consideração, conforme exposto acima, a complexidade do caso, quantidade de herdeiros e o valor da herança.
No estado de São Paulo, no ano de 2020, foi determinado pela OAB que os honorários advocatícios sejam equivalentes a 6% sobre o valor do montemor ou sobre o quinhão do herdeiro (se mais de um advogado), obedecendo ao mínimo de R$ 3.110,55 (http://www.oabsp.org.br/servicos/tabelas/tabela-de-honorarios).
Passo 7 – Assinatura da escritura pública de inventário extrajudicial por todos os interessados, pagamento dos emolumentos e demais despesas
O pagamento dos emolumentos o cartório será feito no dia da assinatura da escritura de inventário extrajudicial, podendo ser pago, via de regra, em dinheiro, cheque ou transferência bancária.
O Cartório de Notas também oferece serviços opcionais, como, por exemplo, entrega da escritura pública diretamente no Cartório de Registro de Imóveis para averbação.
Em que pese os custos cobrados pelo serviço, trata-se de uma vantagem para o herdeiro que não precisa se preocupar com as burocracias e trâmites relacionados as averbações dos bens fruto da herança.
Como dito, os serviços adicionais oferecidos pelo Cartório de Notas não são obrigatórios, ou seja, trata-se de faculdade dos herdeiros em contratá-los ou não.
De todo modo, de posse da escritura pública do inventário extrajudicial, quando os itens declarados no inventário contemplem valores depositados em bancos, bens imóveis e automóveis, o herdeiro já pode entrega-la à instituição financeira para ter acesso as aplicações e saldo bancário deixado pelo falecido. De igual modo, o herdeiro já pode entregar a escritura pública ao DETRAN para substituição da propriedade e no Cartório de Registro de Imóveis para averbação do bem para constar o nome do herdeiro como novo (co)proprietário do bem.
Considerações finais – Tempo de demora para finalizar o inventário extrajudicial
O inventário extrajudicial pode ser rápido e concluído em poucos dias.
Entre a assinatura do contrato de honorários, reunião de todos os documentos, confecção das primeiras declarações, pagamentos dos emolumentos, tributos e demais despesas e agendamento para assinatura da escritura pública de inventário extrajudicial, via de regra, demora entre 20 e 30 dias.
Recordo-me de um inventário extrajudicial que representei os interesses de meus clientes na cidade de São Caetano do Sul, contígua a cidade de São Paulo. Entre a abertura do inventário, validação dos documentos, recolhimento dos tributos, taxas, emolumentos e assinatura da escritura pública durou apenas 5 dias. Na sequência, após 1 semana, meus clientes já tinham regularizado a transferência dos imóveis, bem como já tinham acessado as aplicações financeiras e saldos bancários do parente falecido.
A brevidade e celeridade destacada só é possível quando os herdeiros estão assistidos por um bom advogado especializado e um bom Cartório de Notas.
Para obter mais informações sobre assuntos jurídicos relacionados a inventário no cartório, entre em contato com o escritório do Dr. Angelo Mestriner no telefone (11) 5504-1941. Durante a consulta jurídica inicial, você pode discutir suas preocupações específicas.