Quando pensamos em eventos que recebem centenas ou milhares de pessoas é natural acreditar que o importante é organiza-los focando nas grandes questões, não despendendo esforços aos pequenos detalhes que possivelmente sequer serão notados pela maior parte do público presente. Contudo, um olhar mais atento é capaz de nos revelar que podem ser justamente as pequenas sutilizas a chave para um evento de sucesso.
Eventos são acontecimentos baseados em experiências e emoções. Ao fazer parte de um evento, seja um congresso, um show ou uma festa, todo participante espera ter uma vivência positiva e memorável. E é em decorrência dessa expectativa que os detalhes ganham relevância.
Dar atenção aos detalhes influencia diretamente na experiência dos participantes e pode ser de importância definitiva na percepção final sobre o evento. Entender o impacto que o conjunto de pequenas ações pode causar no público é o primeiro passo para que os pormenores sejam vistos como itens relevantes no planejamento e execução de qualquer projeto.
Na CCM acreditamos que a atenção aos detalhes é um dos diferenciais para se obter êxito em um evento, por isso, para que tenhamos os detalhes sempre como prioridade, mesmo em situações que envolvem tantas variáveis como são os eventos, temos alguns cuidados que consideramos fundamentais:
Conhecimento do público e suas necessidades
Entender quem é o público do evento e conhecer suas necessidades é de suma importância para que seja possível identificar detalhes que irão impactar positivamente a sua experiência. Um café para quem passou horas viajando, um ajuste na luz da sala para despertar quem já enfrentou uma longa jornada de trabalho ou ainda uma ambientação alegre para quem passa seus dias em um hospital, são detalhes muito sutis que, no entanto, podem ser essenciais para transformar a percepção do participante e agregar valor ao evento.
Trabalho em equipe
A execução de um trabalho minucioso, atento aos detalhes somente é possível através de um esforço conjunto realizado por uma equipe especializada. Desde as reuniões que antecedem o evento, onde detalhes como a cor da caneta, o tamanho ideal do crachá ou mesmo o tipo de planta que ornamentará o Centro de Convenções são discutidos, até o trabalho in loco durante o congresso, dependem de uma equipe que trabalhe em sintonia, de informações e objetivos. É através deste trabalho coletivo que até mesmo os pontos que parecem mais insignificantes são levados a sério e colocados em prática, por mais empenho que tais tarefas possam requerer.
Planejamento e controle
O cuidado com os detalhes desde a etapa de planejamento possibilita a antecipação de determinados problemas, o que pode significar a economia de correções no futuro. Para que todos os detalhes sejam contemplados, contamos com ferramentas como check lists, gerenciador de tarefas e cronogramas que permitem que todas as fases do evento sejam pensadas e revisadas. É através destes instrumentos que temos certeza que nenhum detalhe será negligenciado e também prevemos todos os cenários possíveis (o famoso e necessário “Plano B”), pensando nas ações necessárias caso um fato indesejado aconteça (mudanças climáticas, falta de energia, ausência de palestrantes e tantas outras intercorrências que nos rodeiam).
Concluindo
O que podemos concluir após essa breve reflexão é que muitas vezes os detalhes não são percebidos de forma imediata e consciente pelo público, contudo, são estes mesmos detalhes os responsáveis por criarem uma percepção favorável se comparado a outras experiências já vividas, o que se traduz em uma valorização altamente positiva, de forma que não é exagero dizer que a diferença entre um evento convencional e um evento memorável reside principalmente no cuidado aos pequenos detalhes.
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Samanta Gomes
Samanta é Gerente de Projetos e Diretora de Eventos Próprios no CCM GROUP, graduada em Relações Públicas pela UFRGS com especialização em gerenciamento de crises de imagem.
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