Planejamento Semanal: aprenda a montar o seu! - Sou Secretária
Por Rafael Vieira| 6 de abril de 2022| Administrativo, Geral, Secretariado
A ansiedade e o estresse são inevitáveis ​​quando você passa uma semana sem planejamento. Se você desconhece o que precisa ser feito e começa a trabalhar nisso, a probabilidade de ter problemas é bem alta. Assim, para evitar o estresse desnecessário e as tensões indesejadas que permanecem em sua cabeça, é aconselhável que você planeje sua semana. Portanto, pensando nisso, hoje vamos falar tudo que você precisa saber planejamento semanal.
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Ao planejar sua semana com antecedência, você terá tempo e espaço suficientes para criar um plano que se encaixe em tudo o que espera por você. Não importa, se é sua vida pessoal ou profissional que você está tentando progredir, planejar sua semana o ajudará a alcançar seu objetivo. Assim, este post mostrará a importância de planejar a sua semana e a melhor maneira de planejar ela. Confira:
O que é o planejamento semanal?
Planejamento Semanal: aprenda a montar o seu! – Foto: WC MAS
Um plano semanal é exatamente o que parece. Assim, ele é um plano de ação para realizar tudo o que você precisa fazer em uma determinada semana.
Seu plano pode incluir qualquer coisa, desde a consulta anual com o médico ao recital de dança do seu filho até a limpeza a seco. Desse modo, ele é uma ótima maneira de programar a sua semana para que você possa terminar suas tarefas mais importantes e ser mais produtivo.
Por que você deve gastar tempo criando uma programação semanal?
Um plano semanal ajuda você a acompanhar as coisas
Se você está ocupado fazendo TODAS AS COISAS, um plano semanal pode ajudá-lo a manter o controle de tudo para que as coisas não caiam nas rachaduras. Assim, escrever sua lista de tarefas a cada semana e agendar seu tempo com antecedência lhe dará algo para referência para que você não esqueça nada importante.
Um plano semanal pode torná-lo mais produtivo
Não sei você, mas quando não tenho um plano de ação ou uma lista de tarefas para o dia, sinto que perco muito tempo pensando no que fazer a seguir. Um plano semanal elimina esse tempo de inatividade. Além disso, em vez disso, fornece um plano de ação das coisas a serem feitas e em que ordem fazê-las.
Chega de quebrar a cabeça quando você realiza uma tarefa e tentar determinar imediatamente o que precisa ser feito em seguida.
Um plano semanal pode ajudá-lo a dizer "não"
Você já comprometeu demais o seu tempo sem perceber? Você disse "sim" para ser voluntária na venda de bolos da escola. Além disso, também disse "sim" para ir à festa de trabalho do seu marido na mesma noite. Essas respostas afirmativas comprometeram a sua semana?
Agendar sua semana pode ajudá-lo a evitar a sobreposição de compromissos de tempo e também pode mostrar quando você precisa dizer "não" porque está simplesmente muito ocupado.
Como criar um planejamento semanal perfeito para você?
Antes de desenterrar o seu planejador e começar a fazer a sua programação semanal, vamos passar por algumas etapas importantes para que você possa aproveitar ao máximo o tempo gasto em seu planejamento semanal:
1. Defina suas metas para a semana
Comece escrevendo seus 3 principais objetivos para a semana. Isso pode incluir algo tão simples e geral como levar uma hora para ler uma revista e relaxar na banheira, ou objetivos mais específicos, como organizar o armário do corredor.
Esses 3 objetivos devem ser suas tarefas semanais "não negociáveis". Isso significa que independente do que aconteça, você fará essas 3 coisas!
2. Determine quais serão suas "horas de trabalho"
Você poderia realizar tudo em sua lista de tarefas? Provavelmente. Mas isso exigiria que você trabalhasse bem depois da meia-noite e negligenciasse o tempo da família ou o tempo necessário para relaxar e cuidar do seu EU?
No planejamento semanal, é importante definir suas "horas de trabalho", preferencialmente aquelas em que você sabe que pode ser mais produtivo. Por exemplo, meu "horário de trabalho" é das 7h30 às 14h45, porque esse é o horário em que meus filhos estão na escola e posso fazer o máximo.
Não faz sentido tentar agendar recados, compromissos e tarefas relacionadas ao trabalho em momentos em que você sabe que não pode ser produtivo, como quando está preparando seus filhos para dormir ou quando está passando um tempo de qualidade com seu marido / esposa.
Em seguida, é hora de colocar sua lista de tarefas no papel. Assim, você pode usar um pedaço de papel ou um caderno em branco para anotar TODAS as coisas que você precisa fazer durante a semana, incluindo compromissos, atividades infantis, tarefas de trabalho e etc.
Pense nisso como uma grande sessão de brainstorming, onde não há respostas erradas. Não se preocupe com caligrafia ou ortografia extravagantes… Apenas "esvazie" o seu cérebro.
4. Priorize suas tarefas semanais
Depois de ter uma grande lista de tarefas semanais para realizar e eventos e compromissos para participar, é hora de priorizar tudo.
Assim, você pode fazer isso de algumas maneiras diferentes. Ou use um sistema numérico simples para classificar os itens em ordem de importância, escrevendo o número 1 ao lado do item de agenda de maior prioridade e assim por diante. Ou você também pode usar um marcador para destacar as tarefas que são mais importantes e não podem ser ignoradas para que você tenha certeza de abrir espaço para aquelas em seu plano semanal.
5. Preencha a sua agenda semanal
Em seguida, transfira o seu plano semanal para qualquer tipo de planejador que você esteja usando, seja um planejador regular, um quadro de apagar a seco ou um app de planejamento.
Desse modo, percorra as suas tarefas priorizadas e comece a adicioná-las à sua agenda, começando pelas tarefas de maior prioridade.
6. Liste "itens de transição" para a próxima semana
Ao preencher sua agenda semanal, você provavelmente começará a perceber que não há horas suficientes na semana para fazer tudo. Nesse caso, os itens que estavam em baixa na sua lista de prioridades terão que ser adiados até a próxima semana ou até mesmo na semana seguinte.
Assim, essas tarefas "seria boas de fazer" (como limpar a despensa ou organizar itens sentimentais) que não necessariamente PRECISAM ser feitas, podem ser anotadas em uma seção de "transferência" do seu plano semanal.
Dessa forma, você ainda tem um registro visual desses trabalhos de baixa prioridade para se lembrar, mas não se sente obrigado a fazê-los esta semana se não houver tempo.
Por fim, do mesmo modo, se você acabar com tempo extra no final de sua semana (como do "horário flexível" que nunca foi usado), poderá optar por trabalhar nesses itens de transição.
Dicas para ter um melhor planejamento semanal
Planejamento Semanal: aprenda a montar o seu! – Foto: TZ MAS
Agora que você sabe como agendar a sua semana com um plano organizado INCRÍVEL, aqui estão algumas outras dicas de planejamento semanal:
Não sei vocês, mas eu me sinto mais estressado quando estou SUPER ocupado. Assim, correr de um lugar para outro ou tentar realizar MUITO em um único dia pode levar ao esgotamento e à sobrecarga. Isso não é nada bom!
Portanto, não tenha medo de dizer "não" se estiver muito ocupado e não se sinta mal por adiar tarefas de baixa prioridade para uma data futura.
Adicione algum tempo flexível ao seu plano semanal
Coisas que exigem a sua atenção imediata podem surgir durante a semana, por isso é bem importante ter algum "horário flexível" embutido em sua agenda para que você possa realizar tarefas urgentes sem ficar para trás em suas outras atividades pré-planejadas.
Seu filho pode ter uma garganta inflamada e precisar ser levado ao médico. Ou você pode ter um prego no pneu do carro e ter que parar para ligá-lo. Sem o horário flexível incorporado ao seu plano semanal, esses imprevistos estariam tirando outras coisas que você já havia planejado fazer.
No entanto, se você bloquear algumas horas por semana e não agendar nada durante esse período, poderá usar essas horas extras como um período de "recuperação".
Faça um despejo de cérebro para não esquecer nada
Se você está super ocupado fazendo TODAS AS COISAS, então você pode precisar fazer um despejo de cérebro durante a semana ou mesmo antes de começar a criar sua agenda semanal.
Um despejo de cérebro é uma ótima maneira de tirar tudo e qualquer coisa (listas de tarefas, listas de compras, citações favoritas, programas da Netflix que você deseja assistir e etc.) do seu cérebro e colocá-lo no papel.
O autocuidado é MUITO importante, especialmente se você está super ocupado e pode ficar sobrecarregado com a grande quantidade de coisas que você precisa fazer a cada semana. E embora possa parecer uma perda de tempo desfrutar de um banho de espuma ou ler um livro, estudos provaram que o autocuidado pode realmente torná-lo mais produtivo.
Não desanime se o seu plano não sair como planejado
O ponto aqui é que você não pode PLANEJAR tudo. Assim, a vida acontece, e você precisará se ajustar.
Não se culpe por isso, mas apenas mova os itens que não foram feitos para a semana seguinte. Além disso, lembre-se, quando as coisas não acontecem do seu jeito, você pode ficar pensando nisso e se sentir mal por si mesmo, ou pode se ajustar e seguir em frente.
O que incluir ao planejar a sua semana?
Planejamento Semanal: aprenda a montar o seu! – Foto: DN MAS
Aqui estão algumas ideias de coisas para incluir em seu planejamento semanal:
Trabalhos de limpeza diários e semanais;
Tarefas relacionadas à refeição – Cozinhar, planejar refeições, preparar refeições;
Desorganizar e organizar os trabalhos que você deseja realizar – como finalmente lidar com aquela gaveta cheia de lixo.
Deixar seus filhos em suas atividades extracurriculares;
Cerimônias escolares, eventos ou viagens;
Noite de encontro com seu marido / esposa;
Telefonema semanal com sua mãe / pai;
Jantar em família de domingo à noite.
Consultas do médico;
Datas de almoço;
Agendamentos de manutenção do carro.
Certifique-se de incluir todas as tarefas que precisam ser concluídas durante a semana:
Fazer uma limpeza;
Marcar um retorno;
Ir ao correio;
Renovar sua carteira de motorista.
Se você tem um emprego (além do que você faz de graça como gerente da casa, motorista, encarregado de crianças e etc.), provavelmente tem certas obrigações de trabalho que precisam ser incluídas em seu plano semanal.
Mesmo que seja apenas o horário em que você realmente estará no trabalho, ou seu horário de trabalho regular, incluindo o tempo de deslocamento, certifique-se de incluir essas horas em sua agenda da semana para não se sobrecarregar.
"Tempo de inatividade" programado
É importante ter o tempo de inatividade planejado incluído em sua programação semanal também. Assim, seja assistindo ao seu programa favorito com seu marido / esposa todas as noites ou arrumando tempo para um relaxante banho de espuma no final da semana para relaxar, certifique-se de incluir esse momento importante para o autocuidado.
Na hora de organizar a sua rotina, você não pode esquecer que imprevistos acontecem.
Por mais organizado que você seja, não é possível controlar tudo. Um pouco de flexibilidade pode deixar sua rotina mais leve e efetiva
Tempo para reflexão e planejamento para a próxima semana
Esse tempo importante é muitas vezes deixado de fora de um plano semanal, porque você normalmente não pensa em reservar um tempo para o planejamento. Mas para maximizar a produtividade semana após semana, é importante criar tempo para planejamento em sua programação semanal.
Sugiro separar de 30 minutos a uma hora todos os sábados ou domingos para definir a sua agenda para a próxima semana e refletir sobre a semana anterior. Além disso, você também pode usar esse tempo para definir suas intenções para a semana, fora das tarefas específicas.
FAQ – Planejamento Semanal
Ele é um plano de ação para realizar tudo o que você precisa fazer em uma determinada semana.
O que colocar no cronograma semanal?
Qual a importância de um planejamento semanal?
Existem vários benefícios em ter um planejamento semanal, como:
Ajudar você a acompanhar as coisas;
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