esocial A TRANSFORMAÇÃO DA RELAÇÃO DE TRABALHO E DE ARRECAÇÃO SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO - PDF Download grátis
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Regina Alencar Leão
1 esocial A TRANSFORMAÇÃO DA RELAÇÃO DE TRABALHO E DE ARRECAÇÃO SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO
2 CENÁRIO ATUAL EMARANHADO DE NORMAS E LEIS INÚMERAS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS INFORMAÇÕES NÃO CONSOLIDADAS E DE MÁ QUALIDADE VÁRIOS AMBIENTES DE TRATAMENTO DAS INFORMAÇÕES DIVERSIDADE DE PROPÓSITOS DE CADA ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO ALTO CUSTO OPERACIONAL PARA ATENDIMENTO DAS OBRIGAÇÕES QUE MARGEIAM A MÃO DE OBRA INFORMALIDADE NA CONTRATAÇÃO DE MÃO DE OBRA
3 CENÁRIO PROPOSTO EMARANHADO DE NORMAS E LEIS ÚNICA OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA INFORMAÇÕES CONSOLIDADAS E DE BOA QUALIDADE UM ÚNICO AMBIENTE DE TRATAMENTO DAS INFORMAÇÕES MANTIDO O PROPÓSITO DE CADA ENTE DE FISCALIZAÇÃO, RESTRITO Á SUA COMPETÊNCIA DE ATUAÇÃO REDUÇÃO DO CUSTO OPERACIONAL PARA ATENDIMENTO DAS OBRIGAÇÕES QUE MARGEIAM A MÃO DE OBRA GARANTIA DE DIREITOS E REDUÇÃO DO NÍVEL DE INFORMALIDADE NA CONTRATAÇÃO DE MÁO DE OBRA
4 esocial Integra o sistema de escrituração digital; Exigirá que todos os empregadores enviem ao Fisco, de forma unificada, ou seja, em um único documento digital, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores. É um sistema aderente ao sistema de folha de pagamento adotado pela empresa; As informações serão armazenadas no Ambiente Nacional do esocial (Registro de Eventos Trabalhistas RET); Possibilitará aos órgãos participantes do sistema (Caixa Econômica Federal CAIXA, Instituto Nacional do Seguro Social INSS, Ministério da Previdência Social MPS, Ministério do Trabalho e Emprego MET e Secretaria da Receita Federal- RFB) sua efetiva utilização para as finalidades de suas respectivas competências.
5 LAYOUT MOS - MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO esocial (Versão 2.0) Ato Declaratório Executivo do Subsecretário de Fiscalização n 5, de 17 de julho de 2013, publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho de 2013 (não tem força normativa) mera divulgação do layout inicial dos arquivos que compõem o esocial; Circular nº 642, de 6 de janeiro de Aprova e divulga o leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas esocial; Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de DOU DE 12/12/ Institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - e Social e dá outras providências.
6 LAYOUT Resolução MF/RFB/eSOCIAL nº 1, de 20 de fevereiro de 2015, - DOU de 24 de fevereiro de Dispõe sobre o sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (esocial).; Resolução esocial nº 2, de 3 de julho de DOU DE 07/07/ Dispõe sobre aprovação de nova versão do Manual de Orientação do esocial; Resolução nº 3, de 27 de julho de 2015, Secretaria da Receita Federal do Brasil Comitê Gestor do esocial - Dispõe sobre o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte no âmbito do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial).
7 LAYOUT versão 1.2 Como principais mudanças, destacam-se: Exclusão de 18 eventos e inclusão de 11 novos eventos. De forma geral, os impactos do novo manual para as empresas que já estavam trabalhando para se adequar ao esocial são a revisão de seus processos de SESMT e dos demais processos relacionados aos eventos periódicos, que agora têm prazos mais rigorosos de envio. Nas tabelas iniciais que já existiam, são mais de 70 campos novos e quase o mesmo número em alterações nas regras de validação, e ainda uma dezena de mudanças na obrigatoriedade de envio de informações.
8 AMBIENTE DO esocial Produção ambiente destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos. Pré-produção dados reais Ambiente de testes utilizando dados reais que serão validados, inclusive com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos. Pré-produção dados fictícios Ambiente de teste que não serão validados com os sistemas externos sem efeitos jurídicos. OCORRÊNCIA DO FATO (EVENTO) N REGISTRO DO FATO (EVENTO)
9 AMBIENTE DO esocial Iniciais Primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do esocial. Tabelas Complementam os eventos iniciais e são responsáveis por uma séria de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos. São mantidas no esocial de forma histórica. Periódicos Tem periodicidade previamente definida (folha de pagamento, apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamento a pessoa física. Não Periódicos Não tem uma data especifica para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre empresa e o trabalhador.
10 AMBIENTE DO esocial O esocial recepciona os eventos periódicos S-1200 Remuneração do Trabalhador utilizando-se do regime de competência e o evento S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho se submete ao regime caixa. Regime Competência (Valor devido) é aquele que apropria receitas e despesas no período de realização, independente do recebimento efetivo das receitas, ou dos pagamentos. Regime Caixa (Valor efetivamente) pago O regime de caixa leva em conta as receitas e as despesas no período de seu recebimento ou pagamento, independente do momento em que são realizadas.
11 FLUXOGRAMA Áreas Sistemas Ambiente Nacional TI FISCAL do esocial Entes SSMA JURÍDICO CONTÁBIL COMPRAS RH
12 PRODUTOS DO esocial Folha de Pagamento Digital: escrituração fiscal digital das obrigações previdenciárias e trabalhistas e tabela de rubricas padronizada. Registro de Eventos Trabalhistas RET: admissões, afastamentos, demissões, férias etc. Folha de Pagamento Digital Simplificada: escrituração simplificada na web para pequenos empregadores (MEI, segurado especial, empregador doméstico, pessoa física equiparada à empresa e simples nacional até dois empregados). Portal do Trabalhador: sistema de consulta das informações dos empregados e autônomos, como INSS, FGTS e direitos trabalhistas.
13 PRODUTOS DO esocial Portal do Empregador: sistema de consulta da escrituração/declaração. - Módulo Reclamatória Trabalhista. - DCTF Web: unificação dos procedimentos no âmbito da RFB geração de guias, cobrança, parcelamento, compensação, restituição e CND.
14 DCTFWEB Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - Substituíra a GFIP; - Será gerada pelo esocial, SERO(1), SPED/Reinf; - Apuração automática dos débitos ou créditos; - Não será emitida sem que tenha sido efetivada a transmissão da apuração; - Não será possível a inclusão manual de débitos; - Integrado com o esocial; - Captação automática de créditos do salário-família, salário maternidade e retenções sobre notas fiscais; - Possibilidade automática entre débitos X créditos; - Geração de arquivo para importação pelo sistema PERD/COMP;
15 DCTFWEB
16 DAU Documentos de Arrecadação Unificado Para empregadores domésticos e segurados especiais Inclui também o FGTS e o IRRF Nos demais casos, o FGTS será gerado em ambiente da Caixa Econômica Federal, a partir das informações transmitidas ao esocial.
17 PRINCIPAIS IMPACTOS Relações Trabalhistas Tecnologia (softwares integrados de gestão) Governança corporativa Processos internos
18 MODELOS DE ENTREGA Entrega, transmissão e Retificação 1. O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações (vide layout) assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação; 2. O arquivo é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do esocial, que após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador; 3. Não funciona por meio Programa offline Gerador de Declaração (PGD) ou validador e Assinador (PVA) ou seja, não possui aplicativo para download que importe o arquivo e faça validações antes de transmitir;
19 MODELOS DE ENTREGA Da Entrega, transmissão e Retificação (cont...) O arquivo poderá ser gerado de duas formas: a) pelo sistema da própria empresa ou contratado (webservice); b) diretamente no Portal do esocial - cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento, módulo simplificado. No momento da transmissão, o ambiente do esocial retornará o protocolo de envio. Após a realização das validações, o esocial retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro. O número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões.
20 MODELOS DE ENTREGA Da Entrega, transmissão e Retificação (cont...) Qualquer informação enviada pelo esocial pode ser retificada com o envio de um novo arquivo. Exemplo: Retificação de dados do contrato de trabalho: Empregado admitido em 01/07/2015 Data informada no evento S-2200 Admissão do Trabalhador - 01/07/2014. Retificação: Envio ao esocial o evento S-2200 Admissão com indicativo de RETIFICAÇÃO, informando o número do recibo do arquivo a ser retificado e a data de admissão correta - 01/07/2015.
21 MODELOS DE ENTREGA Da Entrega, transmissão e Retificação (cont...) Para retificação após o envio do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos, o empregador deverá reabrir o respectivo movimento utilizando-se o evento S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos, possibilitando o envio de retificações ou novos eventos referentes á remuneração dos segurados naquele período. Importante: Para o Fisco a retificação de informações enviadas por obrigações acessórias tem como efeito o inicio de novo prazo de prescrição para fins de levantamento de créditos.
22 MODELOS DE ENTREGA ALTERAÇÃO Ocorre nos eventos de Tabelas (S-1005 a S-1080) e S É permitido também a alteração de informações transmitidas em eventos não periódicos específicos: - S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador - S-2206 Alteração do Contrato de Trabalho - S-2305 Trabalhador Sem Vínculo Alteração Contratual Os demais casos de alteração nas informações transmitidas serão tratados pelo esocial como procedimentos de RETIFICAÇÃO ou EXCLUSÃO. As alterações em eventos não periódicos, e principalmente em eventos de Tabelas, podem trazer consequências nos cálculos e apurações de fechamento dos eventos periódicos.
23 MODELOS DE ENTREGA ALTERAÇÃO Os eventos listados abaixo podem ser utilizados para alteração do Afastamento Temporário ou das Condições Ambientais do Trabalho, e ainda as informações sobre insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial respectivamente: - S-2230 Afastamento Temporário - S-2240 Condições Ambientais do Trabalho Fatores de Risco - S-2241 Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial
24 MODELOS DE ENTREGA EXCLUSÃO Para exclusão de eventos transmitidos indevidamente, faz-se necessária a transmissão de arquivo no layout S-3000 Exclusão de Eventos. Somente é permitida a exclusão de eventos não periódicos (S a S-2399) e periódicos (S-1200 a S-1298). Não é possível excluir nenhum dos eventos periódicos (S-1200 a S-1280) relativos a um período de apuração já encerrado. A exclusão de alguns tipos de eventos não periódicos pode ser rejeitada em algumas situações (ex.: admissão x se houver outro evento trabalhista posterior para o mesmo CPF).
25 MODELOS DE ENTREGA Da transmissão sequência lógica Ao transmitir as informações requeridas pelo esocial, o empregador deve considerar a sequência lógica. Isso porquê, as informações inseridas e transmitidas nos primeiros arquivos são necessárias ao processamento das informações constantes nos arquivos a serem transmitidos posteriormente. 1. Informações de identificação do empregador Eventos iniciais 2. Eventos de tabelas 3. Eventos não periódicos (caso existam) - alimentam o RET 4. Eventos periódicos
26 RET Registro de Eventos Trabalhistas - RET - As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados do Ambiente Nacional do esocial, denominada Registro de Eventos Trabalhistas RET. - É utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. - Categorias de trabalhadores cuja informações alimentam o RET: a) empregados; b) Trabalhadores avulsos (*); c) Dirigentes sindicais (*); d) Estagiários (*); e) Diretores não empregados (*); e f) Cooperados (*). (*) Trabalhadores Sem Vínculo (TSV)
27 RET Registro de Eventos Trabalhistas - RET - Todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades especificas obrigatórias (citadas anteriormente), podem ser incluídos como TSV (*), de forma opcional. - Os trabalhadores TSV, que não se enquadram nas categorias de obrigatório (S-2300 Trabalhador sem Vínculo Início), e para os quais o Empregador não se utilizou da faculdade mencionada acima, deverão obrigatoriamente ter suas informações preenchidas no campo infocomplem (nome, data de nascimento, etc) quando do envio do evento S-1200 Remuneração do Trabalhador, para a correta identificação deste trabalhador que não está no RET. (*) Trabalhadores Sem Vínculo (TSV)
28 RET Registro de Eventos Trabalhistas - RET - O fechamento dos eventos periódicos somente é aceito se for informada a remuneração de todos os empregados no RET como ativos. - Para os TSV(*) (S-2300), não é aplicada a regra anterior. - Para fins de validação na base do RET será considerado apenas o trabalhador ativo no respectivo período de apuração. (*) Trabalhadores Sem Vínculo (TSV)
29 PRAZO DE ENTREGA Eventos Periódicos Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 7 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário. Eventos Não Periódicos São aqueles que não tem uma data pré-fixada para ocorrer. O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. O MOS apresenta em cada descrição dos eventos não periódicos seu respectivo prazo para envio.
30 CARGA INICIAL Cadastro Inicial de Empregadores e Trabalhadores No momento em que a empresa estiver obrigada a enviar as informações para o esocial, será necessário realizar uma carga inicial dos dados da folha de pagamento para o sistema do Fisco. Esta carga será composta de dados, tais como: - tabela de rubricas; - Departamentos; - Obras; - Cargos; - Funções; - horários e turnos. Em razão do nível de detalhamento exigido nas informações que deverão ser prestadas, é de se esperar que muitas empresas terão dificuldades/demora no levantamento de algumas informações.
31 CARGA INICIAL Cadastramento Inicial do Vínculo O evento S-1200 Cadastramento inicial do Vínculo será enviado pela empresa no inicio da implantação do esocial, com todos os vínculos ativos, com seus dados cadastrais atualizados, servindo de base para construção do Regime de Eventos Trabalhistas, o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Autônomos - Não estão previstos para a carga inicial, apenas os Trabalhadores Sem Vínculo TSV estão previstos no cadastramento, que para as empresas em geral refere-se a categoria de Diretor Não Empregado e cooperados.
32 CARGA INICIAL Cadastramento Inicial do Vínculo O evento S-1200 Cadastramento inicial do Vínculo será enviado pela empresa no inicio da implantação do esocial, com todos os vínculos ativos, com seus dados cadastrais atualizados, servindo de base para construção do Regime de Eventos Trabalhistas, o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Rubricas As rubricas da folha de pagamento será preciso realizar uma parametrização das rubricas da folha de pagamento com a tabela de rubricas do Fisco, indicando-se as incidências tributárias de cada uma delas, inclusive se a empresa possuir liminar que justifique a não incidência sobre uma rubrica é preciso realizar esta comunicação ao sistema.
33 RISCOS 1 - Autuações fiscais do Ministério do Trabalho, Previdência Social e Receita Federal. 2 - Intervenção do Ministério Público do Trabalho, Imposição de formalização dos Chamados Termos de Ajuste de Conduta (TAC) com o Ministério Público do Trabalho. 3 - Autuação fiscal por inconsistências identificadas nas informações enviadas pela Empresa. 4 - Exposição negativa da marca.
34 FRAGILIDADES EMPRESAS TERCEIROS CADASTRO FOLHA DE PAGAMENTO SEGURANÇA DO TRABALHO JORNADA DE TRABALHO GESTÃO DA INFORMAÇÃO
35 PLANO DE AÇÃO Mapeamento dos procedimentos da folha de pagamento, contratação e remuneração de mão obra; Revisar os laudos de segurança e medicina do trabalho; Sanear a s informações referente ao cadastro dos empregados; Retificação das informações consideradas como inconsistentes; Revisar os sistemas de controle da jornada de trabalho; Revisar os eventos registrados na folha de pagamento; Revisar a política interna de concessão de benefícios indiretos; Revisar as regras de contratação e gestão da terceirização; Difundir as informações e procedimentos a todos os níveis de liderança da empresa.