HUDDLE SPACE: POR QUE ESSA SOLUÇÃO SE MULTIPLICA NAS CORPORAÇÕES | Business Tech
Segundo a empresa de pesquisa Frost & Sullivan, já existem mais de 32 milhões de huddle rooms implantadas em todo o mundo. E, em 2022, 70% de todas as reuniões de videoconferência ocorrerão em uma huddle room. Com os profissionais adotando cada vez mais o conceito de reunião ad hoc, em que os participantes podem entrar em sair a qualquer momento, não importando como e onde estejam conectados, essa é uma tendência crescente nas corporações e nos ambientes de trabalho em geral.
Huddle rooms (ou huddle spaces) são espaços de colaboração pequenos e flexíveis, que vêm substituindo as salas de reunião tradicionais. Os grupos podem ser de até 6 pessoas trabalhando num projeto específico, sendo que nem todas precisam estar no mesmo local. Uma das características desses espaços é a facilidade de conexão, independente do tipo de equipamento usado pelos participantes, o que agiliza as interações e pode significar grandes economias de tempo e dinheiro para a empresa.
Um gerente de TI que deseje adotar huddle rooms em sua empresa deve levar em conta, de início, como os espaços do prédio estão sendo usados e por quais (e quantas) pessoas. Embora o conceito seja de espaços flexíveis, é importante que o administrador tenha condições de analisar seu uso diário. Os funcionários devem ter meios de localizar rapidamente os espaços disponíveis e fornecer feedback sobre a infraestrutura instalada neles. Esses dados coletados servirão de base para o gerente em suas futuras compras.
Especialistas que consultamos ressaltam a importância de montar uma base ad hoc para acesso aos espaços. Pode ser, por exemplo, um painel de agendamento onde se obtenha informações atualizadas sobre as salas disponíveis, quanto tempo uma sala estará disponível, e nesse mesmo painel fazer a reserva para determinado horário. "Essa funcionalidade permite que gerentes saibam com que frequência os espaços são reservados, por quais colaboradores e em quais horários específicos", diz Mark Boyer, da integradora Vistacom, especializada em projetos de workspace. "Os recursos de agendamento são úteis para quem trabalha em campo: podem rapidamente encontrar e reservar uma mesa quando entrarem no escritório".
Sem um bom sistema de áudio,
a colaboração fica prejudicada
em qualquer espaço de trabalho.
Muitas organizações estão equipando seus huddle spaces – ou pelo menos parte deles – com sistemas avançados de colaboração. São plataformas em que as pessoas interagem na sala e também fora delas; em muitos casos, isso substitui as grandes salas de conferência.
Mas, nesse ponto, Boyer e outros especialistas lembram que é necessário priorizar os sistemas de áudio nos espaços de trabalho. E sempre levar em conta os participantes remotos. "O principal fator de sucesso ou fracasso de uma reunião é o áudio", garante Boyer. "Você pode ter uma sofisticada ferramenta de conferência e colaboração, mas se houver áudio ruim as pessoas simplesmente não poderão trabalhar".
Sua recomendação é ter um dispositivo de áudio permanente e de maior qualidade, seja uma caixa acústica USB ou algo como um Polycom Trio, que é muito eficiente para esse tipo de aplicação. "Vídeo é ótimo, mas sem um bom áudio é difícil para os membros da equipe compartilharem idéias uns com os outros", conclui.
Atualizações no espaço
A padronização também deve ser uma prioridade, principalmente em empresas que possuem dezenas, ou até centenas, de espaços huddle. Alguns podem ser um pouco mais sofisticados, mas quanto mais idênticos, mais fáceis de utilizar e gerenciar. Quando há muita disparidade entre as salas disponíveis, aumenta o risco de baixa adoção por parte dos funcionários.
Instalações padronizadas também são mais fáceis de se implantar atualizações. O tipo de tela, por exemplo, e sua compatibilidade com dispositivos auxiliares, deve ser pensado nessa perspectiva. Móveis, pontos de energia e passagem de cabos são outros itens relevantes, pois ao promover uma atualização o projetista terá de pensar em soluções que exijam o mínimo de alterações físicas no espaço.
Outro caso citado por Tom Spearman, presidente da Diversified, integradora sediada em New Jersey: "Se o conduíte no chão já estiver cheio de cabos de dados, como passar um cabo AV entre a tela plana e a mesa"? Uma huddle room pode futuramente ser transformada em escritório, e depois numa sala de reuniões mais ampla, explica outro expert no assunto, Rodrigo Ordonez, da K2 Audio, de Boulder, Colorado. "É muito difícil fazer isso com as tecnologias AV tradicionais, a menos que tudo seja definido já no projeto de construção. E, no entanto, a flexibilidade da sala agrega mais valor ao edifício", lembra ele.