Advocacia Preventiva : Saiba como isso é possível na assessoria jurídica
4 de Maio de 2016 | por Equipe Benner
Petições, agenda de audiências, versionamento de contratos… São apenas alguns dos itens que estão na rotina da assessoria jurídica, sem contar ainda as trocas de e-mail com pareceres que envolvam clientes e outros departamentos. É possível manter todas essas informações em ordem e, ainda, pensar em advocacia preventiva? A resposta é: sim! Mas para uma gestão jurídica eficiente é preciso ficar atento a pontos essenciais, sobre os quais este post alertará.
Antes de mais nada, é essencial que a assessoria jurídica realize um diagnóstico dos principais desafios que enfrenta e que impactam diretamente na organização de informações e na produtividade do trabalho. Veja só como os aspectos mencionados no primeiro parágrafo podem ser gerenciados com adoção de novos procedimentos, especialmente com apoio de tecnologia especializada em gestão jurídica:
Gestão de contratos: ao adotar solução tecnológica focada na área, é possível obter mais transparência no controle de versão dos arquivos (dado o crescente volume de contratos). Isso evita o pagamento de multas em decorrência de perda de prazos ou de negociações de contrato no período de renovação, o que garante uma postura proativa do seu time, focando na identificação de situações que possam gerar multas e outros prejuízos;
Controle de versão de arquivos: softwares de gestão, é possível controlar com mais eficiência as versões de minuta de contrato, bem como as versões de aprovação, conservando o histórico de análises trazidas nos comentários pelos que participam do processo. O controle de versionamento faz com que se reduzam os riscos de trabalhar com documentos que não tenham validade, garantindo maior transparência em todas as etapas;
Agenda integrada: a advocacia preventiva passa pelo olhar rigoroso de prazos e de datas previstas em contrato para evitar perdas de compromissos importantes, como comparecimento em audiências. Com um grande volume de ações por mês, se a agenda da assessoria jurídica não for bem organizada, isso pode incorrer em falhas de representação junto ao juiz, aumentando os riscos de perder as causas julgadas, o que pode resultar em impacto financeiro. Esse é outro grande problema que fica simples de se resolver ao recorrer a soluções tecnológicas de automatização do processo de trabalho;
Padronização de modelos de petição: reduza os riscos de erros na elaboração de petições e o gasto de tempo ao centralizar modelos desse documento no início de cada processo. Ao se adotar um software de gestão especializado é possível criar modelos padrão e otimizar a busca pelo formato ideal em cada caso;
Eficiência na gestão de custos: quando há integração de informações, o controle de custos do processo passa a ser facilitado, auxiliando na gestão de custo e também visando à advocacia preventiva. Isso porque um controle eficaz dá transparência ao processo e reduz riscos de perdas de informação ou de falhas que possam ser percebidas pela auditoria, evitando dores de cabeça lá na frente.
Bônus: muitas vezes, na intenção de resolver esses gargalos mencionados acima, há assessorias jurídicas que adotam soluções que informatizam mas não automatizam o processo. E isso não soluciona o problema porque, ao informatizá-lo, você deixa de realizar tarefas manuais, mas ainda precisa de alguém para continuar tomando a iniciativa e dando o start de cada uma das etapas seguintes. O que significa que, mesmo com a informatização, você dependerá da organização de cada um dos integrantes do seu time para fazer com que os próximos passos aconteçam. Fique de olho nisso!
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