Aprenda a ser mais produtivo no escritório de contabilidade - Blog da Mastermaq
Aprenda a ser mais produtivo no escritório de contabilidade
Eficiência é uma característica que faz a diferença em tudo que realizamos. No contexto corporativo, funcionários proativos, capazes de atender às exigências e de prever situações críticas para criar soluções com antecedência, são os mais requisitados pelos empreendedores. No ramo da contabilidade, isso não é diferente: aqui também é importante e possível adotar medidas para ser mais produtivo e alcançar melhores resultados na sua carreira. Ficou curioso? Veja a seguir alguns métodos simples para gerenciar seu tempo e evoluir profissionalmente:
Use um software de gestão integrado ao cliente
Defina suas prioridades para ser mais produtivo
Conheça os apps de auxilio
Sua produtividade e seu relacionamento com o cliente podem melhorar, e muito, com o uso de uma plataforma de atendimento. Além de evitar longas reuniões, divergências de compreensão e outros desgastes desnecessários, essa ferramenta permite gerenciar as demandas e identificar rapidamente quais problemas precisam de solução imediata. Através da plataforma, também é possível disponibilizar um sistema de Frequently Asked Questions (FAQ), um roteiro com respostas para dúvidas mais comuns dos clientes. Isso evitará que você perca tempo esclarecendo questões previsíveis e agilizará o processo de atendimento.
Os sistemas de gestão integrada, conhecidos como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), são softwares capazes de unir e fornecer informações consistentemente para toda a organização, integrando o gerenciamento de processos de diferentes setores. Este é um recurso completo e gratuito que permite às empresas desenvolverem uma relação mais agrupada não apenas com suas equipes, mas também com seus clientes.
Ao fazer uso da tecnologia integrada, o cliente permite que o contador tenha mais acesso às suas movimentações na operação diária, melhorando por exemplo o atendimento, agilizando os processos de obtenção de documentos e realização das obrigações fiscais. Um ponto importante do ERP diz respeito à conciliação bancária que esses sistemas apresentam, uma vez que a grande maioria permite importar arquivos diretamente do banco, economizando assim um tempo precioso na rotina de trabalho. E este mesmo arquivo importado pelo cliente também poderá ser importado pelo contador afim de concluir o processo de conciliação, ficando pendente somente a contra partida. Nesse contexto, é importante que o contador não apenas indique ao cliente um software específico para a realização do trabalho, mas que customize também as rotinas do escritório e do cliente para que essa integração aconteça sem que o contratante precise trocar de ERP.
Ao fornecerem mais transparência no processo de troca de informações, esses softwares apresentam uma visão completa sobre as diferentes áreas do sistema, possibilitando que todos encontrem, de maneira prática e intuitiva, qualquer coisa que precise saber sobre suas transações.
Delegar tarefas não é o mesmo que abrir mão de suas responsabilidades. Pelo contrário, esse é um recurso muito útil para a empresa: além de dar mais autonomia aos funcionários, a delegação permite que o profissional qualifique e avalie o trabalho da sua equipe.
A delegação de tarefas funciona da seguinte maneira: o profissional transfere as tarefas mais simples e operacionais aos subordinados, oferecendo a eles diretrizes e autonomia para resolver questões. Isso permitirá que sua equipe adquira experiência, e os seus clientes, ao perceberem que existem diversos especialistas capazes de atendê-los no seu escritório, notarão a excelência da sua equipe. Além de otimizar seu tempo, você ainda diminui o stress!
Definir prioridades é, sem dúvidas, uma das medidas mais simples para melhorar a produtividade. Esse exercício pode ser feito de forma simples: basta avaliar todos os compromissos que possui e organizá-los em 4 categorias diferentes: i) não importante e não urgente, ii) importante mas não urgente, iii) não importante mas urgente e iv) importante e urgente. Classifique-os de acordo com estes parâmetros. Dessa forma, você define uma ordem de trabalho que prioriza a realização dos compromissos mais relevantes no início do dia, evitando atrasos.
Aplicativos de gestão de tempo podem trazer muitos ganhos de produtividade para o seu trabalho. Se você ainda não conhece as melhores ferramentas para gerenciar tempo, confira agora 3 opções gratuitas:
Rescue Time: acompanha suas atividades online e oferece ferramentas para auxiliar na execução de tarefas, permitindo uma gestão de tempo aperfeiçoada.
Remember The Milk: com esse aplicativo você pode organizar suas atividades através de recursos simples, como lembretes e cronogramas.
Evernote: permite que as tarefas sejam executadas a partir de qualquer dispositivo conectado à internet (inclusive smartphones), de maneira intuitiva e muito ágil.
Gostou das nossas dicas para ser mais produtivo? Conhece outro método que funciona pra você? Comente aqui e compartilhe com nossos leitores!