Você sabe quanto sua empresa gasta com impressão? - Copygreen
Você sabe quanto sua empresa gasta com impressão?
By admin31 de maio de 2019 No Comments
Há softwares no mercado que além de mostrar quantas cópias sua empresa utiliza por mês, aponta quais tipos de arquivos são impressos e de quais setores estão sendo geradas as impressões. Dados como esses, poderão fazer sua empresa reduzir em até 80% os custos. Entenda melhor no texto a seguir.
Um folha de papel aqui, outra ali, a impressão de um rascunho, testes de cores no papel e tantas outras cópias que vão sendo impressas que no final das contas, sua empresa tá gastando mais do que o previsto.
O grande problema no desperdício neste setor é que muitos empresários não somam os gastos atrelados à impressão. Como por exemplo, quantias relacionadas a compra dos toner e tintas, manutenção das máquinas, custo de aquisição das impressoras, e outros serviços que agregados, podem apresentar um valor elevado para a empresa.
Algumas organizações como escolas, escritórios de advocacia, hospitais acabam gastando mais de 50 mil cópias mensais. O que gera um custo extremamente elevado para a instituição.
O pior é que muitas empresas não possuem uma noção específica de quanto se gasta ou com o que é utilizado o dinheiro destinado a impressão.
Mas como ter controle destes gastos? É possível reduzir os custos com impressão? Dá para saber quantas impressões são feitas por mês dentro de uma empresa de grande porte?
Antes de mostrar a você algumas soluções é preciso entender as causas do problema.
Por que se gasta tanto com impressões?
Pela falta de monitoramento e gerenciamento do que é impresso dentro das empresas, há muitos desperdícios. Alguns deles estão ligados a impressão de materiais desnecessários.
Muitas vezes o arquivo poderia ser enviado via online, sem custo algum, e acaba sendo direcionado à impressora.
Há também a questão das cópias pessoais. Pela falta de controle, muitos arquivos fora do contexto da empresa acaba sendo impresso e aumentando os custos.
Além de outras ações simples, como falta de impressão frente e verso do material, poupando uma nova folha.
Revisões de materiais que poderiam ser feitos online e acabam sendo executados impressos, entre outras questões semelhantes.
Custo elevado de manutenção e reposição de tinta
Muitas organizações não dispõem do serviço de outsourcing de impressão que auxilia em cada um dos problemas citados neste tópico do artigo, e por isso acabam gastando com manutenção externa.
O valor da hora de manutenção é alta e como boa parte das empresas conta com impressoras com tecnologias ultrapassadas ou faz uso incorreto das máquinas, acaba-se gerando mais chamadas de manutenção que o normal.
Além do valor empregado em compra de toners e cartuchos originais que fazem o preço subir da unidade da impressão, quando há no mercado outras formas mais em conta de repor a tinta da impressora.
Pouco conhecimento no setor de impressões
A aquisição de aparelhos que muitas vezes aparentam ser mais em conta, mas exigem manutenção e reposição de tintas muito elevadas, somam no final dos custos.
Como dito no tópico anterior, por falta de conhecimento, muitas organizações não executam a reposição de tinta do jeito mais econômico e lucrativo para a empresa e acabam gastando muito com os originais das marcas.
Falta de gerenciamento e controle do setor
Por fim, o custo sobe com impressão, justamente por não haver um sistema de controle do que é impresso e com o que é impresso. Hoje com os avanços no setor, é possível saber o que, quem e quando o arquivo passou pela impressora.
Dados como esses auxiliam a redução de cópias, uma vez que é possível criar uma análise eficiente para tomada de decisões. Tendo em vista, que é possível criar estratégias para alocar o valor investido da melhor forma possível.
Além do fato, que aumenta a conscientização dos colaboradores do que é realmente é essencial para ir para a impressora.
Como saber quanto a sua empresa gasta com impressão e como reduzir os gastos?
Você pode ter controle do que sua empresa gasta com impressões a partir da Gestão de Bilhetagem.
Gestão de Bilhetagem: Controle de impressões e análise de dados!
O sistema, que realiza a gestão de bilhetagem, permite que cada folha impressa seja monitorada pela empresa.
Além disso, o software gera relatórios de custo e uso de cada um dos equipamentos alugados.
É importante compreender que muitas empresas não possuem projeção de quanto gastam e acabam perdendo dinheiro em setores que às vezes não é o foco do negócio.
Neste sentido, a Gestão de Bilhetagem colabora diretamente para a análise da empresa e proporciona informações para tomada de decisões da gerência.
Outro serviço oferecido que auxilia a reduzir custos com impressão é o GED, Gestão Eletrônica de Documentos.
GED: do papel para o online!
Portanto, aquela velha cena de longas fileiras de arquivos impressos acaba ficando apenas na memória.
Os documentos ganham proteção e praticidade ao passar do físico para o ambiente online.
Com a gestão eletrônica de documentos oferecidas por empresas como a Copygreen, cada um dos arquivos podem ser acessados em poucos segundos e serem monitorados em relação ao acesso dos colaboradores.
Outsourcing de impressão: qualidade, eficiência e comprovação de redução de custos com impressões
Todos os serviços citados acima, além de outros como aluguel de impressoras, manutenção, reposição de tintas e outros materiais, estão presentes no outsourcing de impressão.
A Copygreen, empresa especializada em outsourcing de impressão, chega a gerar 80% de economia aos clientes no setor de impressão.
Você pode ler o case da AMAGIS, uma das clientes da empresa mineira, e conferir com dados reais a redução de custos geradas pela adoção do serviço de outsourcing.