Uma vez que há a clareza dos processos internos, é viável buscar ferramentas que se adequam ao seu processo, e não o contrário.
Realize benchmarking; tanto de sistema hospitalar quanto de processos. Procure outras instituições que já utilizam as ferramentas que estão em vista do seu hospital. Como elas resolvem seus problemas? Qual é o apoio que o sistema hospitalar fornece para o processo almejado?
Envolva os especialistas de cada setor do hospital. Eles devem conhecer muito bem os processos internos, e com isso possuem condições de avaliar se as ferramentas candidatas conseguem atender às necessidades internas. O ideal seria que os gestores pudessem visitar outras instituições para vê-la em funcionamento.