Setorize a sua organização - Blog - Work Center - Escritório Virtual - Compartilhado / Florianópolis
Muitas pessoas acreditam que produtividade é algo simples mas estão completamente erradas. A produtividade é resultado de diversos fatores externos que podem ser calibrados para ajudá-lo na produção do dia a dia. Por isso, em Março, vamos trazes 4 textos com dicar para ajudá-lo a se tornar produtivo através da organização. E este é o primeiro da série:
Nossa vida consiste da junção de diversas áreas e atividades: de cunho pessoal, de trabalho, manutenção da casa, atividades das crianças, sonhos, lazer e assim por diante. E cada uma dessas áreas demanda diversas atividades, como fazer um projeto do trabalho, onde há diversas pequenas ações que precisam serem feitas para que você conclua essa tarefa. O mesmo acontece quando fazemos coisas que não são do trabalho, como organizar um jantar em casa para receber os amigos. Essa pode parecer uma tarefa simples mas requer a execução de pequenas atividades para que ocorra tudo bem no dia da recepção. É preciso definir qual será o cardápio, é preciso comprar os ingredientes e preparar as refeições, arrumar a casa, definir dia e horário e por fim convidar as pessoas.
Sem perceber, realizamos diversos pequenos projetos toda semana, de vários níveis de importância e complexidade. E quando nos damos conta disso, podemos fazer com que cada um deles funcione bem e ao mesmo tempo. O segredo é organizar-se por categorias.
O primeiro passo é identificar quais são cada um dos projetos que você possui em cada área da vida e listá-los. Nesse momento você pode identificar projetos que estão em andamento há anos, ou projetos que estão temporariamente parados, isso é normal e também é o momento para identificar quais deles você realmente quer se dedicar. O meio mais simples de identificá-los é fazer listas em cadernos tradicionais ou em ambientes virtuais como o Evernot.
Tendo o conhecimento de todos eles você pode elencar quais deles são prioridade, quais tem data para acontecer e quais mais precisam da sua atenção – independente de qual seja o motivo. Você pode aproveitar nessa etapa para delegar tarefas que outras pessoas podem realizar, seja seus filhos, cônjuge ou qualquer outra pessoa (nada de jogar tudo para você).
Agora vamos listar as pequenas atividades que precisam ser realizadas em cada projeto, como o jantar com amigos que comentei antes. Dessa forma as tarefas tornam-se mais fáceis de serem resolvidas e podem ser organizadas.
Agora que você conhece quais projetos está realizando em cada área da sua vida e quais atividades cada um precisa para acontecer você poderá organizar seu dia de forma a realizar as atividades de uma maneira inteligente.
Por exemplo: coloquei como objetivo organizar minha caixa de entrada do e-mail. As atividades que posso fazer para isso seriam criar pastas para organizar os e-mail de determinados clientes, ler e apagar e-mails desnecessários, criar filtros para e-mails que não quero mais receber além de colocar alguns endereços como spam e assim por diante.
Se vou um dia da semana no banco e sei que vou esperar um tempo para ser atendido, posso aproveitar esse período para fazer alguma dessas atividades pelo celular, otimizando meu tempo.
Com isso podemos fazer um novo tipo de listas com base nas que já fizemos, conforme os locais que vamos diariamente. Se eu faço um caminho x para ir na padaria, e nesse caminho tem uma lotérica e uma costureira, posso aproveitar para pagar uma conta e levar para consertar uma blusa que está há muito tempo em casa.
Da mesma forma quando for atender um cliente nos Escritório da Work Center, você pode resolver outras pendências nas proximidades, pois nosso escritório está em ótima localização no Centro de Florianópolis.
Pensar dessa maneira e se organizar antes de sair de casa permite que você dê andamento para seus projetos e impede aquele sentimento de frustração ao lembrar que poderia ter passado no local x já que estava no local y mas não se planejou para isso.