OCR: o que é e como a tecnologia pode transformar sua gestão de documentos - NeoCognitiva
OCR: o que é e como a tecnologia pode transformar sua gestão de documentos
Você sabe o que é OCR? A tecnologia está mais presente na gestão de documentos do que você imagina. Por isso, neste artigo mostramos quais são as vantagens de contar com a solução na empresa, quando o objetivo é facilitar os processos nos mais diversos departamentos. Confira.
O avanço do gerenciamento de documentos
Primeiramente, é importante lembrar o que leva uma empresa a buscar uma solução de gestão de documentos.
É comum que o excesso de arquivos físicos, a demora para encontrar um documento, o extravio de informações e outros fatores motivem a implantação de um sistema de gestão de arquivos empresariais, como um software de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM). Isso porque, com a tecnologia, é possível ter um controle automatizado de todo o fluxo de documentos, da captura ao armazenamento e compartilhamento, com máxima segurança dos dados em nuvens. Além disso, fica muito mais fácil pesquisar por determinadas informações em meio a tantos arquivos - mesmo se a empresa acumulou pastas digitalizadas ao longo de décadas.
Mas para que exista essa facilidade na pesquisa, um bom sistema de ECM é composto por ferramentas tecnológicas. E uma delas é o Reconhecimento óptico de caracteres, ou seja, o OCR.
Gestão de documentos com Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
Basicamente, a tecnologia OCR analisa e extrai (ou converte) dados dos documentos (como PDFs, arquivos de texto e imagens), tornando-os legíveis, editáveis e pesquisáveis. Na prática, isso significa que é possível, por exemplo, automatizar processos de cadastro e bancos de dados de clientes, agilizar a pesquisa por informações específicas, detectar conteúdos em arquivos de pacientes ou alunos na área de saúde e de educação, identificar boletos a serem pagos em determinada data para facilitar o cotidiano do departamento de contas a pagar, e muito mais.
Para que o OCR funcione, é necessário ter um meio de entrada, que digitaliza os documentos, tal como um celular ou scanner. A partir daí, quando a ferramenta OCR entra em ação, é possível pesquisar, por exemplo, por determinadas palavras-chave, alterar ou usar o conteúdo do arquivo em novos documentos, entre outras ações, com eficiência, redução de custos e máxima agilidade em todo o processo.
Agora que você sabe mais sobre o OCR, o que acha de aprender a digitalizar documentos apenas com seu celular em mãos? Veja neste vídeo como digitalizar documentos usando seu celular!