Administração de Fluxo de Caixa | Administradores.com
Vitor Gustavo Silva
Gestão de fluxo de caixa empresarial quem devem cuidar desta função
A administração de fluxo de caixa envolve o planejamento e controle da situação do caixa da empresa, tem foco na atividade operacional e na manutenção das atividades e compromissos financeiros a serem desembolsados ou negociados.
A primeira barreira a ser superada está no rotineiro e rigoroso registro das movimentações do caixa. Assim como o controle dos gastos domésticos não é feito em diversas famílias por julgarem uma tarefa tediosa, exagerada e que não "lhe deixa mais rico", muitos empresários, principalmente nas micro e pequenas empresas onde o nível de amadorismo em técnicas de gestão empresarial é mais acentuado, o baixo nível de controle do fluxo de caixa é um fator de preocupação. Esta falta de controle aumenta as incertezas para tomada de decisões elementares como conceder prazo para pagamento aos seus clientes e negociar os prazos de pagamentos com seus fornecedores.
Segundo dados do SEBRAE (2016), dentre as empresas que entraram para as estatísticas de mortalidade com menos de dois anos de funcionamento, estão aquelas que não faziam acompanhamento rigoroso da evolução das receitas e despesas. Dentre os motivos alegados para o fechamento da empresa estão impostos/ custos/ despesas/ juros (31%) e problemas financeiros/ inadimplência/ falta de linhas de crédito/ capital de giro (25%).
A segunda barreira está ligada a falta de planejamento das atividades que envolvem entrada e saída de caixa. Basicamente consiste na previsibilidade dos eventos de entrada das receitas (financeiras e operacionais) e das saídas como pagamentos de despesas com fornecedores e impostos.
Empresas menores possuem maior flexibilidade de mudança, pois possuem estruturas enxutas e isso facilita mudanças de estratégia. Isso ao mesmo tempo que é uma vantagem pode ser usado de forma equivocada, deixando de estabelecer planejamento de médio e longo prazo. A falta de metas e objetivos limitam o desempenho empresarial, levando ao descontrole no crescimento da empresa e em alguns casos a falência. Não é incomum ouvir relatos de pequenas empresas que cresceram rápido e depois quebraram, o motivo, "não estávamos preparados para isso".
Acometidos de um sentimento de menosprezo próprio e falta de visão, pequenos empresários comumente neglicenciam a rigorosidade do planejamento financeiro, fazendo de qualquer jeito, ou, simplesmente não fazendo.
"O fluxo de caixa é um instrumento de planejamento financeiro que tem por objetivo fornecer estimativas da situação de caixa da empresa em determinado período de tempo à frente."(SANTOS, 2010, p. 43)
O fluxo de caixa não é o planejamento em si, mas uma ferramenta para o planejamento. Apesar de ser conceitualmente simples, por ser simples é que muitas vezes é negligenciado. Este controle pode ser feito num livro de registro de caixa, numa planilha eletrônica ou em programas específicos. A grande vantagem de utilizar ferramentas eletrônicas é a agilidade nos registros, checagem e confecção de relatórios, normalmente em tempo real e facilmente acessível via internet ou outra rede interna.
O uso de ferramentas manuais de controle exerce desvantagens como a falta de flexibilidade, baixa agilidade na busca de informações, aumenta a margem de erros nos saldos do caixa, fragilidade na segurança visto que não há backup das informações e não se relacionar com outros sistemas de controles.
Há opções de programas de administração de fluxo de caixa que são online, em nuvens, precisando apenas de internet para seu uso. Alguns até com versões gratuitas com menos recursos, mas que já podem auxiliar os pequenos empresários a organizar as contas. A medida que a empresa cresce suas necessidades também crescerão e os investimentos em melhores ferramentas de gestão também devem ser incorporados à empresa.
Imagine uma empresa de grande porte com sistemas de controles totalmente manuais, com menor nível de informatização possível? Independente do segmento da empresa é difícil de acreditar que sobreviva sem investimentos em sistemas informatizados para gestão.
O que efetivamente fazemos com o fluxo de caixa?
A partir dos registros dos fluxos de caixa pode-se (SANTOS, 2010):
- planejar a contratação de empréstimos e financiamentos: visando suprir momentos em que o caixa ficaria descoberto por falta de capital de giro. O tempo de duração do empréstimos é fundamental para não só honrar com este novo compromisso, mas também para não pagar juros por mais tempo que o necessário.
- fazer melhor uso dos excedentes de caixa: dinheiro parado nem pensar, o dinheiro precisa trabalhar por nós. Utilizando aplicações financeiras de curto prazo (com liquidez diária) e longo prazo (com menor liquidez), podemos deixar o dinheiro rendendo alguns dias ou meses gerando receitas financeiras para empresa.
- avaliar o impacto do aumento dos custos: os custos podem aumentar e para não perder vendas pode-se manter o preço de venda defasado, abrindo mão de parte do lucro ou assumindo prejuízo por um determinado período. O fluxo de caixa mostrará quanto tempo essa situação pode ser sustentada com segurança.
- avaliar o impacto do aumento receitas: o que fazer com o dinheiro excedente? Pagar dívidas, aplicar no mercado financeiro, investir na compra de máquinas, injetar no contas a pagar para dar mais prazo de pagamento aos clientes... o que fazer? Normalmente temos mais aplicações do uso do dinheiro do que dinheiro para uso. O fluxo de caixa lhe ajudará a julgar o que deve priorizar.
A organização das informações do fluxo de caixa deve ser alinhada com o segmento de atividade que exerce para que as decisões sejam tempestivas, isto é, em tempo oportuno. O fluxo de caixa pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal, bimestral, etc. O horizonte de tempo que o caixa permitirá avaliar seu saldo é chamado de prazo de cobertura (semanal, quinzenal, mensal, anual etc). Empresas com alto ciclo financeiro e empresas com lento ciclo financeiro vão ter dinâmicas diferentes de controles do fluxo de informações. A urgência de informação é que determinará a periodicidade da informação e seu prazo de cobertura. A organização pode ser feita em várias configurações, como no exemplo a seguir:
Prazo de cobertura | Período de Informação
Quinzena Dia
Mês Dia ou Semana
Trimestre Dia, semana ou mês
Semestre Mês
Ano Mês ou trimestres
Fonte: SANTOS, 2010, p. 45
A partir daqui estabelece-se o grau de detalhamento das informações a serem lançadas no fluxo de caixa. Além dos valores de entrada e saída é necessário a identificação destes fluxos que podem estar associados a registros históricos dos clientes e fornecedores. Evitar lançamentos generalistas como "outros" ajudará a identificar corretamente onde os recursos financeiros estão sendo direcionados.
Cabe um alerta, a função básica do fluxo de caixa é o controle do saldo do caixa. Quando ampliamos a quantidade de informações a serem lançadas para identificar o consume ou inadimplência dos clientes, temos um desvio de função que pode trazer reflexos negativos como maior morosidade em um simples lançamento. Outras informações que não são o saldo do fluxo cabem a outros controle financeiros.
O controle do saldo do fluxo de caixa se dá pela relação dos elementos:
Saldo Inicial + Entradas – Saídas = Saldo Final
O saldo final de um dia será o valor do saldo Inicial do dia seguinte.
O fluxo de caixa pode estar associado com o orçamento de caixa, tendo espaços para os valores projetados, realizados e a variação entre estes. Mas habitualmente este controle é feito a parte, obviamente buscará as informações no fluxo de caixa. Trabalhar com as projeções de orçamento de caixa ajudará no planejamento e controle dos custos e despesas.
Quem deve cuidar do caixa?
Obviamente alguém de confiança, mas que tenha capacitação técnica e possa ser supervisionado. Ainda que seja de confiança, isso não a exime de possíveis erros operacionais. Por isso da necessidade de se ter um sistema que permita múltiplos acessos e em período sincronizados ou não.
É muito comum em empresas familiares colocar parentes para esta função, mas muitas vezes falta capacidade técnica para exercer-la. Outra situação é ter um número alto de pessoas operando o caixa, sem o encerramento do período, e nem todos tem a mesma habilidade e cuidado nos lançamentos gerando descontrole do caixa e aumentando a margem de erro.
A administração do fluxo de caixa auxiliará os gestores na tomada de decisão, logo, associar ferramentas e pessoas capacitadas que atendam as expectativas das empresa será virtuoso para o alcance dos objetivos traçados pelos gestores. É da competência dos gestores estabelecerem os procedimentos e ferramentas a serem adotados.