A digitalização de documentos no…
Uma das medidas tomadas pelo governo federal em razão das novas demandas requeridas pelo distanciamento social foi a garantia de que documentos digitalizados passariam a ter o mesmo valor e efeitos legais dos documentos originais. Portanto, é fundamental contar com um equipamento que também possa realizar a digitalização de documentos.
Mas afinal de contas, o que é a digitalização de documentos?
A digitalização nada mais é do que a prática de transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar.
A partir do uso de recursos tecnológicos, é possível concentrar as informações na internet e não se perder em meio a pilhas de documentos.
Cada vez mais, as empresas optam pela digitalização. Não só a fim de se livrar do excesso de papéis, mas também para organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão documental.
A digitalização documental beneficia todas as pessoas envolvidas com o negócio, desde sócios, diretores, gestores, colaboradores operacionais e clientes até os fornecedores. Estes são alguns dos benefícios obtidos como resultado desta prática:
Qual a diferença entre digitalizar e escanear?
Provavelmente você já deve ter ouvido falar sobre escanear e digitalizar documentos, certo? É comum confundir estes dois procedimentos, pois embora muitos acreditem que eles sejam sinônimos, existe uma diferença significativa entre ambos.
Só para ilustrar, o processo de escaneamento origina uma imagem de um documento físico, ou seja, duplica o arquivo de papel em um formato digital. Por mais que a versão criada seja útil para envio de documentos por meios virtuais, ela é apenas uma imagem e não tem validade jurídica. Muitas empresas adotam esta prática ainda hoje, visto que não conhecem o processo e os benefícios de digitalizar documentos.
Atualmente, existem muitas impressoras multifuncionais com capacidade para digitalizar documentos. Elas são excelentes, não apenas para quem continua trabalhando em home office, como também para escritórios que desejam esvaziar a sala de arquivos e designá-la para outras finalidades.
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