Sistemas de Informação em Gerenciamento de Projetos: Estudo em Pequenas e Médias Empresas do Ramo de Automação Industrial - PDF
Sistemas de Informação em Gerenciamento de Projetos: Estudo em Pequenas e Médias Empresas do Ramo de Automação Industrial
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Wilson Ribas Chaves
1 Sistemas de Informação em Gerenciamento de Projetos: Estudo em Pequenas e Médias Empresas do Ramo de Automação Industrial Autoria: Paulo Eduardo Mondin Resumo Este artigo tem como objetivo analisar o estágio de estruturação e utilização dos sistemas de informação em gerenciamento de projetos em empresas do ramo de prestação de serviços em automação industrial. Para alcançar este objetivo, realizou-se estudo de caso múltiplo, de caratér qualitativo, junto a 6 pequenas e médias empresas. Foram identificadas as principais lacunas no gerenciamento de projetos nas empresas pesquisas e como as características de gestão destas PMEs exercem influência na forma como seus projetos são gerenciados. 1
2 1. INTRODUÇÃO Inseridas num ambiente de mercado dinâmico e competitivo, pequenas e médias empresas que orientam suas estratégias de negócios associadas ao gerenciamento de projetos, enfrentam desafios crescentes em relação ao resultado de suas operações. Estes desafios estão associados à execução de projetos cada vez mais complexos, à sua estrutura organizacional e suas características peculiares de gestão, bem como ao gerenciamento adequado de um grande volume de informações que permitam que seus processos decisórios sejam mais assertivos. Para Martens (2001), pequenas empresas apresentam fragilidades em relação ao processamento de informações e tomadas de decisões, ocasionadas pelas limitações de recursos e procedimentos de gestão. Neste contexto a utilização da tecnologia de informação (TI) para suportar processos gerenciais tem ocupado cada vez mais espaço na tentativa de melhorar o desempenho nas organizações, fazendo com que o estudo da interação entre softwares aplicativos e o gerenciamento de projetos se torne cada vez mais relevante. O franco desenvolvimento na área de TI tem possibilitado a criação de muitas soluções de softwares voltados ao gerenciamento de projetos. Mais robustos, amigáveis, rápidos, modulares, customizados, compartilhados e acessados remotamente, estes softwares aos poucos estão se tornando acessíveis para boa parte das organizações, permitindo que empresas de menor porte possam se beneficiar dessa tecnologia (Ahlemann, 2009). Mesmo com a popularização dos softwares para gerenciamento de projetos, pequenas e médias empresas (PMEs) comumente esbarram em dificuldades financeiras e de recursos em relação à aquisição de novas tecnologias, um dos motivos pelos quais estas empresas ainda apresentam um comportamento cauteloso em relação a este assunto (Mendes e Escrivão, 2007). Turner, Ledwith e Kelly (2009, 2012) argumentam que são encontradas práticas ineficientes de gestão de projetos em PMEs porque caracteristicamente estas empresas não possuem sistemas adequados para monitorar e controlar os projetos, nem possuem bem definidos o papel e a estrutura da gerência de projetos. Segundo Freitas e Rech (2003), o sucesso da adoção de sistemas de informação está relacionado com o saber escolher e o saber usar, o que pressupõe a assimilação de inovações tecnológicas, o correto alinhamento da nova tecnologia e as estratégias da organização, a elaboração de estratégias específicas para investimentos em TI, bem como atitudes gerenciais e comportamentais voltadas para a inovação. Sendo assim, a problemática deste artigo está associada à seguinte questão de pesquisa: Como pequenas e médias empresas do ramo de prestação de serviços em automação industrial estruturam e utilizam seus sistemas de informações em gerenciamento de projetos SIGPs? O objetivo central deste estudo consiste em analisar o atual estágio de estruturação e utilização dos sistemas de informação em gerenciamento de projetos em pequenas e médias empresas do ramo de prestação de serviços em automação industrial. Para tal o estudo está estruturado da seguinte forma: a seção 2 retoma aspectos sobre sistemas de informação em gerenciamento de projetos e suas funcionalidades, bem como pequenas e médias empresas no que tange a suas características de gestão e o uso da TI; a seção 3 descreve o método de pesquisa utilizado; a seção 4 apresenta os resultados do estudo realizado nos 6 casos pesquisados; finalizando, são feitas as considerações finais do estudo. 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA O referencial teórico proposto por este estudo está apoiado em dois pilares principais: os sistemas informatizados para gerenciamento de projetos - SIGP e o estudo das características peculiares de pequenas e médias empresas em relação ao gerenciamento de projetos e o uso da TI. 2
3 2.1 Sistemas de informações em gerenciamento de projetos SIGPs Sistemas de informações em gerenciamento de projetos podem ser definicos como um conjunto de técnicas e ferramentas padronizadas e automatizadas utilizadas no gerenciamento de projetos, para planejamento, execução, monitoramento e fechamento do projeto, bem como para coletar, organizar e distribuir informações sobre o projeto (Berzisa e Grabis, 2012). Para Raymond e Bergeron (2008) SIGPs são usualmente adquiridos pelas organizações como pacotes de softwares capazes de apoiar os gerentes de projetos nas demandas de planejamento, organização e controle dos projetos. Os autores propõe que sejam avaliadas a qualidade do sistema, a qualidade das informações de saída do sistema, o nível de utilização do sistema, os impactos para o gerente de projeto e os impactos para o projeto. O conceito de SIGP vem sendo estudado há vários anos. Estudos de Laufer e Tenah (1985) já preconizavam os desafios dos sistemas de gerenciamento de informações em massa em razão da necessidade de alta integração de dados e procedimentos para reporte de informações, além do tempo necessário para que as pessoas envolvidas adquiram experiência e confiança no novo sistema. Jaafari e Manivong (1988), definem os principais requisitos de um SIGP como uma modelagem sistemática, armazenamento, histórico, validação, recuperação e gerenciamento de informações durante todo o ciclo de vida do projeto, bem como o gerenciamento em tempo real de informações chave do time de projetos, utilizando uma estrutura integrada Objetivos de utilização de SIGPs Os processos de decisão nas empresas que são orientadas ao gerenciamento por projetos demandam cada vez mais agilidade e assertividade, em relação a um ambiente de mudanças constantes e volume de informação crescente. Para Cleland e Ireland (2007), um SIGP deve conter a inteligência relativa ao repositório de informações do projeto, essencial ao planejamento e controle do mesmo, além de fornecer uma base de dados que permita determinar em tempo real a situação do projeto em relação a custos, cronograma e objetivos de desempenho técnico e de situá-lo dentro do contexto geral da estratégia da organização. Segundo Barcaui (2012), o estabelecimento do SIGP fornece um modelo através do qual o desempenho do projeto pode ser monitorado, avaliado e controlado ao longo do projeto, permitindo a alta administração, usuários e patrocinadores avaliar sua adequação operacional e estratégica de forma ágil, factual e por consequência, mais assertiva. Os SIGPs são uma das principais ferramentas para o gerenciamento profissional de empreendimentos. Em outra abordagem, segundo o PMI (2008), a definição de SIGP consiste de um conjunto de ferramentas e técnicas para reunir, integrar e disseminar os resultados e as informações do gerenciamento de projetos. Um dos objetivos dos SIGPs é prover uma estrutura para coletar, organizar, armazenar e processar as informações do projeto. Com a utilização de SIGPs é possível gerenciar uma quantidade muito maior de informações em tempo real e com isso avaliar de forma mais assertiva e factual o status do projeto em suas diversas dimensões, sejam elas de ordem operacional, tática ou estratégica Funcionalidades dos SIGPs Os softwares de gerenciamento de projetos vêm se tornando cada vez mais presentes no dia a dia das empresas, na medida em que possibilitam o armazenamento, a organização e a comunicação de um grande volume de informações importantes para os projetos. Sendo assim, pesquisadores e fabricantes de softwares buscam aperfeiçoar seus produtos a partir de novas ferramentas que podem ser traduzidas em funcionalidades dos softwares para colaborar com o gerenciamento de projetos nas organizações. 3
4 As principais demandas para o gerenciamento de projetos podem ser traduzidas em funcionalidades de software para os SIGPs. Este estudo mapeou as funcionalidades básicas para SIGP tendo como base as boas práticas proposta pelo guia PMBOK em PMI (2008) e as funcionalidades avançadas para SIGP com base em estudos de Kerzner (2010), que indicam as principais tendências para o moderno gerenciamento de projetos. As funcionalidades básicas estão identificadas em relação às áreas de conhecimento do PMBOK, associadas aos processos operacionais do gerenciametno dos projetos, são detalhadas na Figura 1. ITEM FUNCIONALIDADES ÁREA DE CONHECIMENTO 1 BÁSICAS 1.1 WBS ESCOPO 1.2 CONTROLE DE ALTERAÇÃO DE ESCOPO ESCOPO 1.3 CRONOGRAMA DE PROJETO PRAZO 1.4 BASELINE DE PRAZO PRAZO 1.5 TAXAS DE RECURSOS PRAZO 1.6 CONTROLE DE CUSTOS CUSTO 1.7 BASELINE DE CUSTOS CUSTO 1.8 EVM CUSTO 1.9 LISTAS DE VERIFICAÇÃO QUALIDADE 1.10 AUDITORIAS DE QUALIDADE QUALIDADE 1.11 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES QUALIDADE 1.12 INDICADORES DE QUALIDADE QUALIDADE 1.13 ORGANOGRAMA DE PROJETO RECURSOS 1.14 HISTOGRAMA DE RECURSOS RECURSOS 1.15 RELATÓRIOS DE DESEMPENHO COMUNICAÇÕES 1.16 CURVAS DE AVANÇO FÍSICO COMUNICAÇÕES 1.17 CURVA DE AVANÇO FINANCEIRO COMUNICAÇÕES 1.18 LISTA DE PENDÊNCIAS COMUNICAÇÕES 1.19 REGISTRO DE RISCOS RISCOS 1.20 REGISTRO DE RESPOSTA A RISCOS RISCOS 1.21 AUDITORIA DE RISCOS RISCOS 1.22 LIÇÕES APRENDIDAS INTEGRAÇÃO Figura 1 Funcionalidades Básicas para SIGP. Fonte: Elaborado pelo Autor. Em relação às funcionalidades avançadas, estudos de Kerzner (2010) definem como tendências para o gerenciamento de projetos aspectos relacionados a fatores críticos de sucesso, governança, dashboards, medições/key performence indicators KPIs. Estas funcionaldiades são direcionadas à aspectos estratégicos dos projetos. Para Barcaui (2012) painéis de controle ou dashboards para gerenciamento de projetos são fundamentais para o efetivo processo decisório, incluindo indicadores de alerta, desvios e tendências, porém existem muitos desafios que dificultam a efetividade do desenvolvimento deste tipo de ferramenta como a falta de métricas padronizadas, falta de métodos padronizados para cálculo dos indicadores, grande demanda de tempo e recursos para cálculo manual dos indicadores, bem como a falta de definição de responsabilidades, mesmo após a conclusão dos projetos. A utilização de métricas em projetos mantém os informados a respeito do status do projeto. Ações importantes para o projeto são tomadas pelos gestores baseadas em métricas. Para tal é fundamental que as métricas sejam uma representação clara e verdadeira do comportamento do projeto. Portanto, a escolha das métricas, a forma como são apresentadas e o gerenciamento das métricas tem um papel de alta importância na metodologia de gerenciamento de projetos (Kerzner, 2011). 4
5 Borges e Carvalho (2011) corroboram este conceito quando afirmam que um sistema de indicadores de desempenho é particular a cada organização, que deve ser estruturado de forma a englobar os critérios de sucesso relevantes à mesma e que estejam de acordo com a natureza de seus projetos e as perspectivas de seus. Na mesma direção, o mapeamento e controle de fatores críticos de sucesso para os projetos também tornam-se importantes para a estratégia dos empreendimentos. A governança nos projetos pode ser melhorada por meio de diversas iniciativas. A partir de um processo estruturado de tomadas de decisão baseado em stages e gates, que definem a viabilidade de avanço do projeto, a ferramenta stage gate process, proposta por Cooper (1990), tem um papel relevante neste quesito. Listas de verificação, especialmente utilizadas para auditorias de projetos, avaliação de principais milestones e níveis formais de autorização e responsabilidades são identificados como importantes funcionalidades para SIGP. A Figura 2 apresenta as principais funcionalidades avançadas para SIGP, associadas a aspectos estratégicos dos projetos: ITEM FUNCIONALIDADES TENDÊNCIAS 2 AVANÇADAS 2.1 DASHBOARDS DASHBOARDS 2.2 INDICADORES DE DESVIOS/ TENDÊNCIAS DASHBOARDS 2.3 MÉTRICAS DASHBOARDS 2.4 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO FCS 2.5 KPIs KPIs 2.6 MÉTRICAS DE VALOR KPIs 2.7 STAGE GATE PROCESS GOVERNANÇA 2.8 HEALTH CKECK LISTS GOVERNANÇA 2.9 PRINCIPAIS MILESTONES GOVERNANÇA 2.10 NÍVEIS DE APROVAÇÃO E AUTORIZAÇÃO GOVERNANÇA Figura 2 Funcionalidades Avançadas para SIGP. Fonte: Elaborado pelo Autor. 2.2 Pequenas e médias empresas PMEs: gestão de projetos e características As pequenas em médias empresas vêm ganhando importância no cenário econômico e social dos países industrializados a partir da década de 70, aumentando sua participação na criação de empregos e no desenvolvimento da economia em relação às grandes empresas (Ricci, 2010). Silva, Almeida e Belo (2011) argumentam que considerando que as PMEs precisam aumentar sua competitividade para igualar ou até mesmo ultrapassar a concorrência, compete ao gerenciamento de projetos, com ferramentas e técnicas para definir, planejar e desenvolver projetos, apoiar, significativamente, a gestão da inovação e o crescimento dessas empresas de forma adequada às suas necessidades. De acordo com Leoni (1991), as pequenas empresas apresentam uma estrutura simples, poucos assessores de apoio, a divisão de trabalho não é rigorosa, a supervisão é direta, as decisões são tomadas pelos proprietários, usam trabalho próprio ou de familiares. No âmbito organizacional seu comportamento é pouco formalizado e o uso de planejamento e treinamento é mínimo. Estas características intrínsecas das PMEs podem afetar a maneira com que estas empresas gerenciam seus projetos. Turner, Ledwith e Kelly (2009, 2012) defendem que PMEs 5
6 necessitam de uma metodologia de gestão de projetos mais leve, adaptada às particularidades de seu negócio. Características específicas das PMEs têm a capacidade de influenciar a forma como este tipo de organização lida com a aquisição ou desenvolvimento de novas tecnologias. Oliveira (2006) e Gonçalves e Koprowski (1995), citam algumas dessas características particulares: A empresa, de uma forma geral, é de propriedade de um indivíduo ou de um pequeno número de pessoas. É administrada por seus proprietários de forma independente, e mesmo quando profissionalizada, os proprietários conservam-se como o principal centro de decisões operacionais e estratégicas. Seu capital é financiado basicamente pelos proprietários. Geralmente tem uma área de operações limitada à de sua localização ou regiões próximas. Sua atividade produtiva não ocupa lugar de destaque ou predominância no mercado. Utilizam o trabalho próprio ou de familiares. Não possuem administração especializada fora da empresa. Não pertencem a grupos financeiros e econômicos e não possuem produção em escala. Tem organizações rudimentares. Representam um campo de treinamento de mão-de-obra especializada. Possuem estreita relação pessoal dos proprietários com os funcionários, fornecedores e clientes. Sua direção é pouco especializada. Tem dificuldades de acesso à capital. As características peculiares às pequenas e médias empresas brasileiras podem ser utilizadas para avaliar como estas empresas se organizam em relação à estruturação e utilização de SIGPs. Estas informações irão auxiliar a identificar a forma como este nicho de empresas lida com os desafios que envolvem investimentos em novas tecnologias para sistemas de informação e as principais dificuldades associadas a estas iniciativas com foco no apoio ao gerenciamento de projetos. 3. MÉTODO DE PESQUISA Este estudo é de caráter exploratório (Yin, 2010), uma vez que pretende investigar como as pequenas e médias empresas do ramo estudado estruturam e utilizam os SIGPs, considerando-se o caráter contemporâneo do tema e a possibilidade de observação direta do objeto de estudo, além da realização de entrevistas. Esta condição conduz à utilização da estratégia de pesquisa de estudo de caso. Yin (2010) indica que a definição da unidade de análise (e, portanto do caso), está relacionada à maneira como as questões iniciais de pesquisa foram definidas. Uma escolha não adequada da(s) unidade(s) de análise pode colocar em risco todo o projeto de pesquisa. A partir das orientações e premissas definidas por Martins e Theóphilo (2011), a coleta de dados para este estudo foi realizada em seis casos de pequenas e médias empresas prestadoras de serviços de automação industrial, provedoras de projetos para o segmento de óleo e gás, tendo como principal cliente a empresa PETROBRAS, buscando estudar empresas do mesmo ramo de atuação, mas localizadas em diferentes polos industriais. 6
7 Foram realizadas duas entrevistas presenciais semiestruturadas por empresa, com utilização de questões objetivas e escala Likert para verificação das funcionalidades e de questões abertas para avaliação dos métodos e desafios das empresas pesquisadas no uso de novas TIs para apoio ao gerenciamento de projetos. Uma das entrevistas foi realizada com um membro da alta administração e outra, com um gerente de projetos. Seguindo Martins e Teóphilo (2011), nos dois casos as entrevistas foram conduzidas paralelamente à observação direta da utilização do software aplicativo e análise da documentação técnica que suporta a metodologia de gerenciamento de projetos na organização. Esta estratégia permitiu verificar tanto o nível de estruturação de SIGP na organização, como também o grau de utilização das funcionalidades de SIGP que estão disponíveis aos gerentes de projeto por meio da observação direta da ferramenta. Os questionários de pesquisa utilizados para a realização das entrevistas foram elaborados tomando-se como referência estudos de Kerzner (2011) e PMI (2008). O primeiro buscou avaliar aspectos estratégicos como fatores críticos de sucesso, governança, métricas em projetos, dashboards e KPIs; o segundo, permitiu mapear as áreas de conhecimento em gestão de projetos. De acordo com Martins e Theóphilo (2011), a partir da utilização de escalas sociais e de atitudes, foi possível representar variáveis qualitativas de forma numérica por meio de gráficos comparativos, que permitiram uma análise comparativa a respeito do grau de estruturação e utilização dos SIGPs das empresas pesquisadas. 4. RESULTADOS Buscando avaliar como as empresas pesquisadas estruturam e utilizam SIGPs, tomouse como referência as funcionalidades básicas definidas pelo PMI (2008) e as funcionalidades avançadas preconizadas por Kerzner (2010) como tendências para o futuro do gerenciamento de projetos. O resultado da pesquisa de campo permitiu mapear o atual estágio de informatização dos processos de gestão de projetos nas empresas pesquisadas. A Figura 3 apresenta de forma resumida o perfil das seis empresas estudadas. DESCRIÇÃO EMPRESA A EMPRESA B EMPRESA C EMPRESA D EMPRESA E EMPRESA F Serviços de Serviços de Serviços de projeto e engenharia montagem, montagem de Serviços de para projeto de Serviços de Serviços de manutenção e painéis de manutenção painéis de manutenção manutenção de RAMO DE testes de automação de montagem automação e de montagem montagem de ATIVIDADE sistemas industrial e de automação configuração de de automação automação elétricos e de configuração de industrial software para industrial industrial automação softwares para controle de industrial controle de processo processo SEDE Cubatão SP São Caetano do São Leopoldo São Vicente SP São Paulo SP Sul SP RS Cubatão SP FATURAMENTO ANUAL R$ 4,6 M R$ 6,5M R$ 10M R$ 15M R$ 3,5M R$ 15M NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS NÚMERO DE GERENTES DE PROJETO ATUAÇÃO NO MERCADO 12 ANOS 15 ANOS 23 ANOS 15 ANOS 10 ANOS 18 ANOS ISO 9001 NÃO NÃO NÃO SIM NÃO SIM NÚMERO DE PROJETOS SIMULTÂNEOS Figura 3 Perfil das empresas entrevistadas Fonte: Elaborado pelo Autor. 7
8 Todas as empresas pesquisadas utilizam como solução para informatização de seus projetos o software MS project, em conjunto com templates desenvolvidos em MS WORD e MS EXCEL. Apenas uma empresa utiliza banco de dados em MS ACESS e apenas uma empresa desenvolve dashboards a partir de banco de dados SQL para apoio ao gerenciamento de seus projetos. A seguir são apresentadas os principais aspectos observados no estudo em relação a estruturação e utilização das funcionalidades de SIGP. Primeiramente, trata-se de questões relativas às características de gestão das empresas pesqusiadas e o impacto no gerenciamento de projetos; na sequência, especificamente sobre as funcionalidades de SIGP, sejam básicas ou avançadas. SELEÇÃO DE SIGP: Corroborando Soodek (2011), cada empresa tem características muito peculiares em relação à tipificação de seus projetos, à forma como são selecionados, à qualificação de sua equipe, seus recursos financeiros e, sobretudo sua cultura organizacional. A escolha de uma ferramenta informatizada deve respeitar as características de cada organização. SELEÇÃO DE PROJETOS: Foi constatado que parte das empresas estudadas é bastante criteriosa na seleção de seus projetos, buscando assim minimizar riscos inerentes à inovação, complexidade, porte, carga de trabalho simultâneo, clientes e fornecedores, concentrando esforços em executar projetos tipicamente parecidos, para clientes cativos e com crescimento moderado. Esta parece ser uma atitude prudente que pode contribuir para aumentar as chances de sucesso dos projetos, mas que também pode eventualmente desperdiçar oportunidades de crescimento e desenvolvimento de novos mercados. CENTRALIZAÇÃO DE DECISÕES: PMEs são fortemente influenciadas pela sua cultura organizacional. O resultado da pesquisa demonstra que todas as empresas estudadas possui uma grande dependência dos proprietários em relação à gestão dos projetos, centralizando as decisões importantes, controlando custos, alocando recursos, supervisionando diretamente o trabalho e mantendo contato com o cliente. Esta constatação está em consonância com os estudos de Oliveira (2006), e esta condição diminui o poder do coordenador de projetos, contribuindo para a criação de uma gestão paralela que normalmente não estabelece claramente as atribuições e responsabilidades dentro do projeto. PAPEL DA ALTA ADMINISTRAÇÃO: Por outro lado, a alta administração não dispõe de informações confiáveis a respeito dos projetos para agilizar o processo de tomada de decisão, sobrecarregando a atividade da alta administraçãoque necessita estar constantemente supervisionando o trabalho e colhendo informações para entender os problemas e demandar as ações necessárias. Barcaui (2012) defende que o estabelecimento de SIGPs pode melhorar o processo de governança nas empresas. TECNICISCMO: Nota-se que metade das empresas estudadas concentram um foco muito grande na gestão técnica de seus projetos. Esta preocupação em atender o cliente tecnicamente e mantê-lo fiel à empresa, coloca em segundo plano questões importantes como o controle do escopo, a gestão dos custos, a alocação de recursos e a gestão de riscos do projeto. Esta tendência de foco predominantemente técnico é positiva e pode contribuir com o resultado do projeto quando existe uma relação de estreita confiança e transparência em relação aos clientes. Porém, quando as empresas buscam novos clientes e novos mercados, precisam aprender a equilibrar a sua gestão técnica e administrativa nos projetos. ESCOPO: Em todas as empresasesquisadas não foi possível observar uma gestão adequada do controle de alteração de escopo dos projetos. Não foi evidenciado um controle de aprovação das alterações de escopo e os impactos de custo e prazo para o projeto de forma integrada. 8
9 PRAZO: Com relação a gestão de prazos, todas asempresas optam pela utilização da solução MS PROJECT para planejamento, acompanhamento e controle dos seus projetos. O MS PROJECT tem a capacidade de suprir muitas demandas da gestão de projetos, porém, não é raro ser sub utilizado pelas organizações, que poderiam aproveitar todo seu potencial, na identificação de caminho crítico, gestão de recursos, gestão de custos, indicar desvios nos projetos, gerar curvas de avanço físico e financeiro, indicar riscos a partir das tarefas, entre outras. CUSTOS: Deve ser salientada a forma como as PMEs pesquisadas tratam a gestão de custos de seus projetos. Nenhuma das empresas pesquisadas possui um controle de custos do projeto confiável e disponível em tempo real para os coordenadores de projetos. A gestão de custos é concentrada na figura dos proprietários e em geral é focada no resultado da operação, não sendo priorizada a gestão de custos de cada projeto. Não foi possível evidenciar em nenhuma empresa, indicadores de vendas, custo atual, margem do projeto,, aumento de escopo, faturamentos e recebimentos nos projetos. A maioria das decisões no projeto envolvem decisões relacionadas aos custos e é bastante intrigante que os coordenadores de projeto não tenham acesso a estas informações de forma regular. QUALIDADE: Duas das empresas estudadas possuem certificação ISO Esta condição é notada na organização do trabalho, nos registros da qualidade e na formalidade de seus processos. No entanto, a visão sistêmica adotada pela norma mapeia e controla os processos de forma geral, dando pouca relevância aos indicadores de qualidade específicos de cada projeto. O foco é quase sempre a qualidade do produto e não a qualidade do projeto em todas as suas fases. Uma nova visão a respeito de qualidade em empresas projetizadas pode ser traduzida em uma preocupação especial e direcionada aos processos de gestão de projetos. É conhecida a dificuldade de gestão da qualidade em projetos dada sua temporalidade e complexidade, mas esta pode ser concebida e implementada através de listas de verificação em cada fase dos projetos, conforme o modelo idealizado por Cooper (1990), onde os requisitos do projeto são avaliados, além dos requisitos do produto em questão. RECURSOS: Todas as empresas pesquisadas são fornecedoras de equipamentos e prestadoras de serviços técnicos. A parcela do projeto que envolve a mão-de-obra em seus projetos representa um percentual significativo dos custos de seus projetos. Sendo assim, um bom gerenciamento dos recursos é um passo importante para o sucesso dos projetos. No entanto, o que observou-se nas empresas pesquisadas não reflete esta realidade. Apenas uma das empresas pesquisadas mantém um sistema de apontamento de horas confiável por projeto. As demais não possuem mecanismos de controle de alocação de recursos integrado ao sistema de controle de custos dos projetos. Sem o controle de alocação de recursos não é possível medir a produtividade da equipe, planejar a contratação de recursos no futuro e principalmente avaliar desvios em relação ao planejado. Contrapondo esta constatação prática com a teoria de gerenciamento de projetos, PMI (2008), é possível controlar a utilização de recursos nos projetos por meio do cronograma do projeto, histogramas de recursos, de estimativas para conclusão do projeto (estimate do complete) e a própria análise de EVM, porém o sistema de apontamento de horas pode oferecer em tempo real a utilização precisa dos recursos nos projetos e facilitar a tomada de decisões. RISCOS: A importância do processo de gerenciamento de riscos em projetos tem crescido em razão do aumento da complexidade dos mesmos, porém nenhuma das empresas pesquisadas possui um sistema de gerenciamento de riscos desenvolvido e mantido nos projetos. Todos admitem a importância de gerenciar riscos, mas o fazem informalmente e normalmente de forma reativa, quando o problema acontece. Isso se repete com as oportunidades. Nada é formalizado. Pelo menos a identificação dos riscos e um plano de respostas simplificado deveriam ser mantidos e controlados. 9
10 AQUISIÇÕES: As aquisições em um projeto podem determinar seu sucesso ou fracasso. A dependência de um fornecedor pode inviabilizar um projeto. Apesar de muito importante em projetos que envolvem o fornecimento de equipamentos, todas as empresas tratam as aquisições como um processo funcional, sem o gerenciamento do coordenador do projeto, que apenas coloca as demandas de compras e contratação e aguarda o fornecimento. Percebe-se aqui também uma preocupação em centralizar as compras e contratações na figura dos proprietários, que normalmente detém a palavra final. Esta condição acaba limitando o papel do coordenador de projetos em relação a margem de manobra e preferências para o projeto. COMUNICAÇÃO: Não foi observado em nenhuma das empresas um padrão de reporte para compartilhamento periódico de informações sobre o desempenho dos projetos. Predomina a comunicação informal nos projetos. Falta padronização e formalidade para compartilhar informações sobre os projetos. INTEGRAÇÃO: Apenas uma empresa proporcionou evidências de registro de lições aprendidas nos projetos. Também não foi observado, em nenhuma das empresas, processos formais e informatizados para encerramento de projetos. DASHBOARDS: A utilização de dashboards para gestão da carteira de projetos é uma tendência muito forte na área. Dashboards são apontados por Kerzner (2011) como ponto estratégico no moderno gerenciamento de projetos. Apenas uma das empresas controla seus projetos através de dashboards, mesmo assim sem aproveitar muitas de suas funcionalidades. A utilização de dashboards é um caminho natural, visto que os softwares apresentam preços cada vez mais acessíveis e sua interface é cada vez mais amigável. As empresas que apresentarem maior velocidade e flexibilidade para se adequar a esta nova realidade podem aumentar de forma significativa a padronização, a formalidade e a governança de seus processos. GOVERNANÇA: governança nas PMEs ainda depende de uma profunda mudança cultural. A dependência das empresas em relação aos seus proprietários para tomada de decisões e relacionamento com clientes e fornecedores é muito grande em todas as empresas estudadas. Em contrapartida, as informações necessárias para uma gestão estratégica e capaz de delegar autoridade em todos os níveis da organização estão muito longe da realidade de todas as empresas. Concentrar a maioria das decisões operacionais na alta administração consome muito tempo do executivo e o impede de atuar estrategicamente e pensar no futuro de sua operação. A falta de transparência em relação a informações estratégicas das empresas é notada em todos os casos e torna a gestão dos projetos incompleta e reativa. Usa mudança cultural a este respeito pode melhorar o gerenciamento de projetos nas empresas. MEDIÇÕES, KPIs e FCSs: Kerzner (2011) salienta a importância dos KPIs para a estratégia dos projetos. Se a governança dos projetos ainda parece distante para as PMEs pesquisadas, a adoção de métricas, KPIs e indicadores de fatores críticos de sucesso não foge à regra. O porte dos projetos e o ciclo de vida normalmente curto inviabilizam as iniciativas neste campo para todos os casos pesquisados. Mesmo assim, indicadores básicos de prazo, custo, margem e satisfação dos clientes deveriam ser mantidos em todos os projetos. A Figura 4 apresenta uma representação gráfica a respeito das funcionalidades de SIGP encontradas nas empresas pesquisadas, quando analisadas em conjunto, agrupadas em funcionalidades básicas (áreas de conhecimento) e funcionalidades avançadas: 10
11 Figura 4 Funcionalidades de SIGP Panorama geral das empresas pesquisadas. Fonte: Elaborado pelo Autor. O resultado mostra que existe uma predominância de esforços relacionados ao gerenciamento de escopo e prazo dos projetos. No entanto, todas as empresas pesquisadas apresentam limitações em relação às funcionalidades das outras áreas de conhecimento, o que demonstra que existe bastante espaço para melhorias em seus processos de gestão de projetos. Curiosamente a estruturação das funcionalidades dos sistemas pesquisados em relação aos custos dos projetos é bastante inexpressiva. Esta constatação deve-se ao fato dos sistemas de controle de custos da maioria das empresas não estarem disponíveis em tempo real aos coordenadores de projetos. O controle de custos é centralizado na alta administração e normalmente não tem foco no custo dos projetos e sim no custo da operação como um todo. As áreas de conhecimento relacionadas à qualidade, riscos, recursos, comunicações, aquisições e integração possuem graus de estruturação ainda mais precários, resultado da falta de uma metodologia formal que defina os requisitos mínimos de gestão a serem seguidos pelos coordenadores de projetos. Em relação às funcionalidades avançadas envolvendo governança, critérios de sucesso, métricas e decisões baseadas em fatos e dados, os resultados demonstram que os aspectos estratégicos da gestão de projetos envolvendo PMEs não são traduzidos e formalizados para suportar as tomadas de decisão. O foco do trabalho é quase sempre operacional, onde se pretende cumprir os requisitos de escopo, prazo e custo, porém, sem qualquer abordagem estratégica formalizada. 4.2 PMEs e aspectos de gestão que afetam o desempenho dos projetos. As PMEs possuem características de gestão específicas (Oliveira, 2006), que podem interferir na forma como estas empresas estruturam e utilizam os SIGPs. Dada a demanda de mercado por projetos complexos, inovadores e executados em ritmo acelerado, a velocidade e capacidade de adaptação das PMEs à realidade do uso da TI como suporte aos processos de gestão deve determinar, em um futuro próximo, o ritmo de crescimento das empresas e, em muitos casos, sua própria sobrevivência no mercado. A supervisão direta dos proprietários em relação aos projetos só é viável quando o número de projetos executados simultaneamente é pequeno. Executar uma quantidade considerável de projetos paralelamente, demanda uma maior independência dos coordenadores de projetos, e também sistemas de informações que permitam a visualização 11
12 do status de cada projeto de forma prática, permitindo à alta direção uma atuação estratégica e não apenas operacional sobre o negócio. A Figura 5 apresenta um resumo das principais características de gestão, particularizadas à administração de projetos, identificadas nas empresas pesquisadas. É possível verificar que na maioria dos casos existem restrições de ordem gerencial ao desenvolvimento dos SIGPs. EMPRESAS ITEM DESCRIÇÃO A B C D E F 1 Possui procedimentos ou métodos formais para gerenciamento de projetos 2 Atribuições e responsabilidades são claramente definidas nos projetos A estrutura organizacional é simples e existe 3 pouco suporte funcional para gerenciamento de projetos 4 Centralização das decisões importantes dos projetos na figura do proprietário 5 A supervisão do trabalho é executada diretamente pelo proprietário 6 Grande dependência do cliente e fornecedores em relação ao proprietário Uso de familiares ou pessoas próximas como funcionários Falta de especialização da equipe na área de gerenciamento de projetos Baixo nível de formalidade em seus processos Nível de treinamento mínimo e realizado apenas sob demandas especificas Decisões nos projetos são tomadas com base em argumentação pessoal e não em dados Limitado poder de decisão dos coordenadores de projetos Falta de políticas claras para investimentos em novas tecnologias Limitação de recursos financeiros para investimentos em novas tecnologias Foco do trabalho é predominantemente técnico e não voltado à gestão NÃO SIM NÃO SIM NÃO NÃO NÃO SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO NÃO SIM SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM NÃO SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÃO SIM SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM FIGURA 5 Características de gestão com relação à administração de projetos nas PMEs pesquisadas Fonte: Elaborado pelo Autor. Foi possível, ainda, verificar, por meio dos resultados apresentados na Figura 5, que nas PMEs pesquisadas, mesmo tratando-se de empresas que possuem negócios orientados à execução de projetos, que trabalham com tecnologia de ponta na área de automação e que são fornecedores da maior empresa de energia do Brasil, ainda pode-se observar a predominância de características de gestão típicas das PMEs. Centralização de poder, informalidade, reduzida estrutura funcional, foco estritamente tecnicista, falta de qualificação e desenvolvimento de equipes, quando analisadas sob a ótica do gerenciamento de projetos, geralmente implicam em falhas de comunicação, perda de desempenho e incremento dos riscos nos projetos A Figura 6 apresenta um resumo a respeito do cenário observado nas empresas estudadas em relação a estruturação e utilização de SIGPs. 12
13 TÓPICO DESCRIÇÃO As empresas admitem que o perfil dos projetos esteja mudando, que os clientes estão PERFIL DOS PROJETOS mais exigentes, os prazos menores e a complexidade dos projetos em razão de tecnologia e inovação é crescente. IMPORTÂNCIA DOS SIGPs As empresas estão cientes da dependência e da importância dos SIGPs para o gerenciamento de projetos no seu ramo de atividade. Apesar de boas iniciativas, os métodos de gestão e sistemas de informação ESTRUTURAÇÃO DOS SIGPs observados nas empresas pesquisadas ainda apresentam falta de padronização, alto grau de informalidade e principalmente inúmeras lacunas em relação às boas práticas de gestão de projetos. As ferramentas observadas nas empresas pesquisadas em geral não são UTILIZAÇÃO DE SIGPs aproveitadas em todo seu potencial. A utilidade das ferramentas poderia ser otimizada. Nota-se em parte das empresas pesquisadas que, ao invés de contar com um METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS método de gestão próprio e singular, as empresas buscam atender as demandas de planejamento e gestão impostas por seus clientes, o que não é suficiente para garantir o sucesso do projeto. De forma geral, as empresas não estão atentas às possibilidades de mercado para BARREIRAS À IMPLEMENTAÇÃO DE SIGPs informatização de seus processos relacionados ao gerenciamento de projetos. Existe uma resistência natural na maioria das empresas em relação a mudança da forma de trabalho em razão da adoção de novas tecnologia. Os projetos mudam, mas a forma de trabalhar continua a mesma. PAPEL DA ALTA ADMINISTRAÇÃO A alta administração é sobrecarregada na maioria das empresas por precisar desempenhar um papel operacional nos projetos. GOVERNANÇA A governança nos projetos é prejudicada em todas as empresas estudadas pela cultura existente. TENDÊNCIAS PARA O MODERNO GERENCIAMENTO DE PROJETOS As tendências para o moderno gerenciamento de projetos, com objetivo de integrar a gestão de projetos e a gestão estratégica dos negócios da empresa ainda não é uma realidade nas PMEs estudadas, seja na disponibilidade de informações confiáveis e em tempo real, seja na melhoria da governança de seus processos, seja na medição e reporte de indicadores estratégicos para o sucesso dos projetos e negócios. Por fim, é possível concluir que as PMEs pesquisadas caminham na direção da informatização de seus processos de gerenciamento de projetos, mas o fazem de forma lenta e sem a definição clara de metas a serem atingidas. Neste contexto, as QUADRO GERAL empresas que possuírem maior flexibilidade, velocidade e disposição para adoção de sistemas de informação para gerenciamento de seus projetos podem conseguir vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. Figura 5 Quadro Resumo Fonte: Elaborado pelo Autor. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Pequenas e média empresas que orientam seus negócios a partir da realização de projetos de sucesso estão sujeitas a desafios crescentes para sua sobrevivência. Estes desafios estão relacionados à competitividade, complexidade dos projetos, velocidade e eficiência de suas operações, necessidade constante de inovação, uso de novas tecnologias, bem como, regulamentação, normatização e clientes cada vez mais exigentes. Sistemas de informações voltados ao gerenciamento de projetos fazem parte de um caminho natural para melhoria do gerenciamento de projetos nessas empresas. Tendo como objetivo principal analisar o atual estágio de estruturação e utilização dos sistemas de informação em gerenciamento de projetos em pequenas e médias empresas do ramo de prestação de serviços em automação industrial, o estudo permitiu mapear como as empresas pesquisadas estão utilizando novas tecnologias de informação aplicadas a projetos, possibilitou a comparação do nível de desenvolvimento de funcionalidades informatizadas por 13
14 área de conhecimento e também sugeriu uma reflexão a respeito da forma como estas empresas estão posicionadas em relação às novas tendências em gerenciamento de projetos por meio das funcionalidades avançadas identificadas neste estudo. O estudo também contribui para uma reflexão a respeito de como as características de gestão peculiares às PMEs, entre elas, cultura familiar, centralização de poder, ênfase no tecnicismo, falta de transparência, baixa qualificação profissional, entre outras, podem afetar de forma negativa o gerenciamento de projetos nestas organizações. Se, por um lado, observou-se que existe uma predominância natural para funcionalidades envolvendo escopo, prazo e recursos nos projetos, aspectos relacionados à custos, riscos, qualidade, aquisições e comunicações apresentam resultados inexpressivos em relação a estruturação. A identificação das novas tendências em gerenciamento de projetos, traduzidas nos resultados obtidos da pesquisa, demonstrou que as PMEs possuem um foco predominantemente operacional na gestão de seus projetos, normalmente relevando aspectos importantes do negócio como governança, fatores críticos de sucesso, medição e análise de processos e gestão da informação. O estudo apresenta contribuições para a teoria e para a prática. Em termos acadêmicos, o estudo contribui para a reflexão sobre gestão de projetos em pequenas empresas e aspectos sobre funcionalidades básicas e avançadas de SGIPs; também remete à características peculiares às PMEs, a exemplo de cultura, centralização de poder, ênfase no tecnicismo, falta de transparência, baixa qualificação profissional, entre outras, que podem afetar o gerenciamento de projetos nessas organizações. Em termos de prática organizacional e de gestão de projetos, o estudo contribui para a reflexão e análise, por gestores de projetos e dirigentes de pequenas empresas, especialmente do ramo de prestação de serviços em automação industrial, sobre a gestão de projetos nesse contexto, e sobre o uso de SIGP, fornecendo subsídios aos que desejarem aperfeiçoar esses processos. Para as empresas estudadas, o estudo também proporciona oportunidades de aprendizado para a prática de gestão de projetos:. é possível, a partir do estudo, direcionar estratégias para aquisição ou aperfeiçoamento de SIGPs, identificar aspectos da gestão de projetos que não estão priorizados nas empresas, bem como, avaliar como a estrutura organizacional e a cultura das empresas afeta o gerenciamento de seus projetos. São limitações identificadas neste estudo a reduzida quantidade de casos estudados e as especificidades para escolha das empresas (porte, ramo de atividade e cliente) que permitem apenas que os resultados sejam aplicados à realidade estudada; também, o recorte transversal da pesquisa que impossibilita avaliações a respeito do desempenho dos SIGPs ao longo do tempo. Como recomendações para estudos futuros, sugere-se a extensão da pesquisa para análise de funcionalidades de SIGPs envolvendo os processos de portfólio, projetos e processos; o aprofundamento do estudo das possíveis funcionalidades de SIGPs; o estudo do efeito da adoção de SIGPs no resultado dos projetos pela percepção da alta administração e dos gerentes de projeto; e, o estudo das tendências para o moderno gerenciamento de projetos em grandes empresas do setor. REFERÊNCIAS Ahlemann, F. (2009). Towards a conceptual reference model for project management information systems. International Journal of Project Management, 27, Barcaui, A. (2012). PMO: Escritório de projetos, programas e portfólio na prática. Rio de Janeiro: Brasport. Berzisa S. and Grabis J. (2012). Project Phase Dependent Configuration of Project Management Information Systems. Information Technology and Management Science. Scientific Journal of Riga Technical University. 14
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