Se hoje você é um empreendedor, dificilmente ainda não foi confrontado com a expressão "Revolução Digital". Temida por alguns e aguardada por outros, a revolução digital propõe mudanças drásticas nos processos internos e nas estratégias das empresas.
E no que diz respeito a essa revolução, a sua força motriz é a tecnologia, a qual estará cada vez mais presente em cada detalhe das empresas. Com ela, algumas práticas se tornam obsoletas e outras são otimizadas.
E quanto a gestão de documentos, será que a tecnologia chegou nessa atividade? Caso você ainda não saiba, a resposte é sim, a tecnologia já chegou!
Antigamente, a gestão física de documentos, por mais bem trabalhada que fosse, possuía diversos riscos em seus processos. Dentre esses riscos, podemos destacar os riscos de extravio de documentos, segurança de informação, e indisponibilidade dos documentos. A seguir serão dados alguns detalhes a respeito desses riscos.
Extravio de documento: No que diz respeito ao armazenamento físico de documentos esse é um risco constante. Por mais que existam sistemas que auxiliem essa tarefa, erros acontecem, principalmente quando mais de uma pessoa é responsável por essa atividade. O que também agrava esse risco é quando o acesso ao local de armazenamento não possui esquema de segurança, o que permite que pessoas não autorizadas acessem esses documentos.
Segurança de informação: Atualmente esse é um risco que está muito evidente. Muitas informações estratégicas e financeiras de empresas hoje estão em documento físicos, os quais, no fluxo de arquivamento e desarquivamento podem ter suas informações interceptadas por terceiros. Além de informações relacionadas a própria empresa, informações confidenciais de clientes também podem ser usadas indevidamente.
Indisponibilidade de documentos: A principal função da gestão de documentos é fazer com que informações certas, cheguem as pessoas certas no momento certo. Isso vai muito além do que arquivar e desarquivar documentos. Na gestão física de documento, muito fatores podem prejudicar essa entrega. Se houver extravio de documentos, tal necessidade já não será atendida, e até mesmo se a pessoa responsável pelos documentos não estiver disponível.
Tendo considerado apenas esses riscos, como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para reduzi-los?
O princípio básico da GED é a digitalização, ou seja, todos os documentos físicos devem ser transformados em arquivo digitais. E para isso, alguns cuidados devem ser tomados como a preparação dos documentos, captura das informações contidas nos arquivos e finalmente o upload dessas informações em um banco de dados.
Uma vez que os documentos se tornaram arquivos digitais, algumas vantagens imediatas já podem ser sentidas pelas empresas. Dentre elas, podemos destacar a liberação de espaço físico, fácil acesso ao acervo de documentos e otimização do tempo gasto na gestão dos documentos.
Após a digitalização de todos os documentos necessários, entra em cena os softwares de gestão. Eles são responsáveis por organizar os arquivos, proteção das informações, privacidade e armazenamento dos arquivos.
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Podemos melhorar a gestão de processos administrativos.
Documentos acadêmicos, financeiros, administrativos e tantos outros ocupam enorme espaço físico.
É por isso que a digitalização de documentos é uma necessidade tão urgente.
Com o passar do tempo, além de se tornarem um verdadeiro incômodo na organização, documentos físicos prejudicam a gestão da instituição e se tornam um risco para a segurança e eficiência dos seus processos.