Reduzir os custos em TI sem destruir valor
7 de agosto de 2009 Felipe Botto Governança de TI, Mercado
As organizações estão continuamente sob pressão para controlar, otimizar e/ou reduzir seus investimentos e despesas em TI e agora, mais do que nunca, com atual conjuntura econômica. No entanto, a redução dos custos deve sempre ser criteriosamente analisada na perspectiva de valor da empresa, pensando que uma redução de custos ou não continuidade de projeto pode prejudicar uma performance da área comercial, um serviço de atendimento ao cliente ou uma ineficiência operacional, afetando diretamente na linha de receita e a imagem da empresa perante o mercado.
A resposta a este desafio exige um levantamento e avaliação de todo o catálogo de serviços que a Tecnologia fornece aos seus clientes, para entender o custo da prestação de cada serviço, bem como o valor entregue – uma avaliação sistemática do custo e valor para obter um baseline e identificar ações de curto e médio prazo, de acordo com as prioridades e estratégia empresarial (vale ressaltar que a maioria dos baselines não contempla uma séria de itens que afetam seriamente numa tomada decisão: média de 15% a menos do valor real).
Se o catálogo de serviço não pode ser compilado em detalhes, é importante focar nas áreas de suspeita de baixo valor agregado e priorizar estes para avaliação mais detalhada. Foque na redução de custos que não está contribuindo para a geração de valor ou que são elevados em comparação ao valor oferecido.
As organizações terão de estar prontos para um aumento de demanda quando a economia voltar a sua plenitude novamente (ou até mesmo no momento atual, como forma de diferencial competitivo entre todas as outras que estagnaram ou diminuíram sua velocidade de expansão e inovação) e, portanto, é essencial dar prioridade sobre o valor oferecido por TI, bem como o custo do serviço.
Para compreender uma parcela disso, capture sua demanda presente e futura de serviços de forma rigorosa e abrangente e distribua seu orçamento dentro de seu portfólio de projetos. Os maiores investimentos ou percentual de dedicação estão para os projetos de maior valor para empresa? Lembrando que o valor não necessariamente é medido apenas pelo ROI ou EVA, e sim, uma combinação de indicadores, diante de muitos projetos terem seu retorno em inovação, diferencial competitivo, imagem, questões regulatórias, etc.
Definir indicadores-chave de retorno e desempenho de TI é essencial na priorização de projetos e, paralelamente, na exclusão de projetos. Após o baseline detalhado e indicadores definidos, o trabalho fica inteiramente na análise financeira e estratégica da empresa. Diante da situação, segue uma lista de oportunidades que poderão ser analisadas para adequação de seu custo e valor:
> Para os grandes demandadores ou prestadores de serviços de Atendimento / Call Center (principalmente os in-house), analisar a utilização de agentes virtuais para atendimento mais dinâmico e redução de custo (treinamento, contratação, alto turn-over, multas legais e aumento do parque – pela nova lei SAC).
> Reveja seu portfólio de aplicações – Existem oportunidades de racionalização, agrupamento de demanda e/ou de fácil portabilidade para uma arquitetura / tecnologia mais barata ou adaptável ? Dentro da revisão de portfólio, vale realizar uma adequação de fornecedores de característica semelhantes a aplicações para garantir o custo apropriado de acordo com a prioridade e estratégia de cada aplicação.
> Mover para arquiteturas padrão, uma vez que estes normalmente proporcionam um menor custo total de propriedade – em termos de licenças, suporte e manutenção, comparada a múltiplas arquiteturas heterogêneas.
> Ser uma referência de um player de tecnologia, compartilhando o custo de implantação com o fornecedor e, futuramente, poder receber de taxas de licenciamento para os demais clientes desse player, além de negociar melhor as tarifas de manutenção e serviços.
Criar um ambiente mais competitivo para que os prestadores de serviços tenham preços economicamente mais competitivos, a fim de ganhar contratos
Assegurar a acordos comerciais que incorporam alguma forma de melhoria contínua em que, ao longo do tempo, espera-se que entregar mais por menos
Adotar modelo de risco / recompensa, além de incluir cláusulas de escalabilidade, prevendo a diminuição ou acréscimo dos serviços contratados.
Inserir cláusulas de sucess-fee na implantação de grandes projetos, de acordo os benefícios descritos nos business cases apresentados pelos prestadores.