Processo de Compra: 23292.005863/2019-40 Licitação: PE 26/2019 - REI Validade da Ata: 28/03/2019 a 27/03/2020
1 SISTEMA DE GESTÃO DE EVENTOS A SER UTILIZADO SOB DEMANDA PARA SEPEI 2019 E REDITEC 2019. (3911004000004) SERVIÇO SEM MARCA R$ 35.788,00
Sistema de gestão de eventos a ser utilizado sob demanda para SEPEI 2019 e REDITEC 2019.
O sistema deve atender aos dois eventos e apresentar as seguintes funcionalidades mínimas:
- EMPRESA: A empresa fornecedora deve ser proprietária do sistema e dos serviços prestados ou uma representante autorizada de modo a garantir a qualidade do serviço.
- USO: O sistema deve ser fornecido no formato de licença de uso e deve ficar disponível do momento da contratação até um ano após a realização do evento para consulta de informações;
- CAPACIDADE: O sistema deve permitir a administração de até 2.500 participantes cadastrados no SEPEI e até 1.500 participantes no REDITEC;
- ACESSO: Estar disponível para acesso via internet;
- ATENDIMENTO: Deve estar disponível um especialista da empresa com conhecimento avançado do sistema para atendimento da equipe contratante. Deve haver alocação de 70 horas para este tipo de atendimento durante o contrato, não havendo distinção do evento. Este atendimento deve acontecer sempre que solicitado, dentro de horário comercial.
- PERFIL: Possibilitar a interação de vários perfis de usuários, tais como: Administrador, Secretaria, Operador, Avaliador, Palestrante, Participante, etc. Cada perfil deve possuir suas regras de acesso;
- CATEGORIA: O sistema deve permitir a separação dos cadastros dos participantes em categorias distintas, sendo que estas categorias possuem regras de inscrição diferentes. Assim algumas categorias podem se registrar em determinados tipos de atividades, outras não;
- ATIVIDADES: O sistema deve possibilitar a administração de todas as atividades nas quais os participantes irão se inscrever, permitindo controle de choque de horário, limitação de vaga, integração com certificado, identificação da sala, data e horário em que acontece, possibilidade de vincular outras atividades a esta como principal. Além disso deve ser possível tornar a inscrição de uma atividade privada, estando esta disponível apenas para um grupo de pessoas pré definidas;
- LOTES: O sistema deve possibilitar a criação de lotes de inscrição com base em datas limite;
- CAMPOS DE CADASTRO: Possibilidade de gerenciamento dos campos de cadastro, permitindo escolher os itens do formulário com marcação de obrigatoriedade ou não de preenchimento, além de permitir a criação de novos campos quando necessário;
- INSCRIÇÕES: Gerenciamento das inscrições, com formulário para preenchimento pelo participante, possibilidade de importação de uma base de dados, relatórios resumidos com inscrições por categoria, por atividade, por região e por faixa etária. Visualização completa do cadastro do participante, com edição e exclusão de dados, além de buscas. Possibilidade de exportar o cadastro completo no formato xls. Controle de inscritos com pendências, com documentos para análise. Possibilidade de gestão de concessão de serviços do evento (tais como: transporte, alimentação e hospedagem). Identificação de participantes que são autores (responsáveis pelo envio do trabalho). Auditoria das mensagens enviadas para o e-mail do participante, com data e horário.
- TRABALHOS: Gerenciamento dos trabalhos com submissão, distribuição, avaliação e lista de aprovados. Formulário de submissão com campos pré configuráveis, relatórios resumidos com trabalhos enviados por Tipo de Trabalho, por Situação, por Forma de Apresentação, por Área/Eixo. Visualização dos trabalhos enviados, com possibilidade de busca. Gerenciamento dos avaliadores, distribuição dos trabalhos, controle do número de trabalhos distribuidos e avaliados por avaliador, ranqueamento dos trabalhos avaliados. Controle de notas por somatório dos critérios e média geral da avaliação. Apresentação dos trabalhos aprovados no site, informação sobre local, data e hora de apresentação na área do autor. Exportação dos trabalhos nos formatos xls e doc. Ações de alteração de situação em lote. Envio de cartas de trabalhos aprovados e recusados de forma automática. Possibilidade da edição do conteúdo das cartas. Possibilidade de limitação de autores, caracteres e arquivos para submissão dos trabalhos. Possibilidade de criar categorias, eixos temáticos, formas de apresentação, tipos de trabalho e campos de preenchimento livre com controle de palavras ou caracteres e obrigatoriedade de preenchimento. Acompanhamento das distribuições e avaliações por trabalho e por avaliador, com avaliações realizadas registradas com data e comentários. Área restrita para avaliador com todos os trabalhos para ele distribuídos. Acompanhamento do status do trabalho pelo autor em sua área restrita.
- VIDEOS: Possibilidade de submissão de vídeos, com armazenamento em plataforma fechada e transmissão via streaming. Possibilidade de recebimento, distribuição e avaliação de vídeos. Os participantes do evento devem conseguir assistir os vídeos submetidos e devem ter opção de comentar sobre o vídeo. Os comentários devem ficar registrados para visualização para outros participantes e para visualização dos administradores do sistema que podem excluir comentários para fins de moderação.
- PROGRAMAÇÃO: Gerenciamento da programação do evento, com controle das atividades, local, data e hora que acontecerão, com relacionamento dos convidados e suas funções (palestrante, presidente, coordenador, discutidor, etc). Possibilidade de administração de múltiplas grades. Criação automática da lista de convidados confirmados, com busca por nome, apresentação de foto e mini-currículo, além da sua agenda. Criação automática da programação aberta e em formato de tabela para consulta dos participantes. Choque de horário dos convidados no momento do cadastro, além de controle desta função através de relatório. Possibilidade de exportação do conteúdo completo da programação no formato xls. Envio de convite com área exclusiva de confirmação das atividades, com possibilidade de negativa do convite e informação do motivo. Atualização automática de todos os pontos de contato com o participante no momento de uma confirmação de convite. O palestrante pode além de foto e mini-currículo, colocar suas informações de hospedagem e aéreo.
- COMUNICAÇÃO: Gerenciamento de cartas personalizadas. Criação e envio de e-mails personalizados aos diferentes perfis de usuários com filtros específicos. Registro de todos os envios realizados. Relatório detalhado sobre as comunicações. Envio de alertas, confirmações, convites, entre outras. Gerenciamento das mensagens automáticas do sistema, com edição completa dos conteúdos.
- CAEX: Gerenciamento do staff que trabalhará no evento, com possibilidade de cadastro das empresas e sua equipe. Emissão das etiquetas para crachá destes participantes.
- CERTIFICADOS: Gerenciamento dos certificados do evento. Geração automática dos certificados de participação em atividades, submissão de trabalho, convite em atividades. Controle de liberação certificados mediante comparecimento nas atividades e aprovação dos trabalhos. Possibilidade de criação de certificados extras ilimitados.
- PESQUISA DE SATISFAÇÃO: Gerenciamento da pesquisa do evento. Possibilidade de criar perguntas e opções de respostas para preenchimento dos participantes. Vinculação automática com área restrita dos participantes. Possibilidade de vincular a pesquisa a emissão dos certificados, exigindo o preenchimento da mesma.
- CREDENCIAMENTO: Gerenciamento da secretaria do evento. Possibilidade de configuração do tipo de etiqueta e dados a serem impressos. Controle de entrega de material, registro automático de presença, controle de etiquetas impressas e horário de chegada ao evento. Relatórios resumidos com número de participantes presentes no evento e por atividade, numero de inscritos totais, inscritos por categoria, crachás emitidos, materiais entregues. Impressão de etiquetas individuais e em lote, com possibilidade de personalização de impressão por grupo. Possibilidade de utilização de código de barras para controle de acesso ou QRCode para aplicação de network. Geração de lista de inscritos por atividades para controle em sala. Relatório avançado de controle de vagas. Tela de resumo com números do evento disponível para acesso mobile. Possibilidade de uso de auto atendimento para impressão de etiqueta e agenda de palestrante. Registro e controle de acesso e de frequência ao evento. Possibilidade de limitação de impressão de etiqueta por participante e aviso de material já entregue.
- NO EVENTO: Presença de um especialista no dia da montagem do evento para treinamento da equipe e preparação do sistema na secretaria. Acompanhamento da secretaria com apoio a equipe que operará o sistema durante todos os dias do evento, com despesas de deslocamento, hospedagem e alimentação por conta da contratada. Este atendimento deve acontecer em ambos eventos.
EMPRESA: 11.516.618/0001-25 - INTELIGENCIA WEB TECNOLOGIA PARA EVENTOS LTDA
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