Mapeamento de Processos: Entenda o que é e sua Importância
Com o objetivo de captar e melhorar a eficiência de organização das empresas, determinando a maneira em que os insumos recebidos de fornecedores são tratados e transformados em produtos que chegarão aos clientes, surgiu o mapeamento de processos. Representado graficamente, de maneira lógica e sequencial, o mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que descreve visualmente o fluxo de trabalho, e em qual direção ele deve seguir de acordo com o que foi planejado.
Dessa forma, através de fluxogramas e gráficos, é possível descrever o funcionamento de um processo passo a passo, incluindo desde a chegada da matéria-prima, as atividades que a sucedem, até a entrega do produto final.
OS PROCESSOS PODEM SER CLASSIFICADOS EM TRÊS TIPOS:
Processos primários: também conhecidos como processos essenciais, processos operacionais ou processos finalísticos, tratam-se daqueles que abrangem as atividades essenciais que uma companhia necessita realizar para cumprir sua missão de negócio, entregando um produto de excelência ao cliente.
Processos de apoio: ou processos de suporte, são responsáveis por oferecem suporte para os processos primários e são importantes para aumentarem a capacidade e a efetividade dos mesmos, portanto não entregam valor diretamente ao cliente mas sim à parte interna da empresa responsável por setores de recursos humanos e tecnologia da informação.
Processos de gerenciamento: são estabelecidos a fim de coordenar e controlar as atividades da empresa. Em outras palavras, garantem que os processos primários e de suporte estejam sendo executados com êxito, além de elaborar planos para a continuação das operações.
O mapeamento de processos permite a visualização dos pontos fortes e fracos da operação, sendo assim, ele possibilita a identificação de problemas entre as fases da mesma, eliminando os gargalos que atrapalham o desempenho da empresa e causam sobrecarga, desse modo, com um bom mapeamento de processos, é possível solucionar esses contratempos de maneira rápida e eficaz, ou até mesmo impedir falhas futuras, o que está ligado diretamente a uma redução de custos.
Além disso, o mapeamento de processos aumenta a padronização do processo, pois ao realizar projetos bem executados, a qualidade dos produtos e serviços desenvolvidos será muito maior. Ademais, é notória a melhoria na comunicação entre os executores e os líderes envolvidos em um mesmo processo e, também, na comunicação visual eficaz de ideias, informações e dados.
Priorizar os processos essenciais: vale ressaltar, que mapear um processo demanda tempo, sendo assim, para que se atinja os resultados esperados deve-se priorizar os principais processos. Os mesmos podem ser selecionados levando em conta a relevância financeira e a quantidade de recursos necessários para tal operação. Mapear muitos processos de uma só vez é uma prática ineficaz de certa forma pois, demanda tempo, recursos e energia. Dessa maneira, é muito mais viável focar nos processos que são de fato essenciais e que trazem resultados rapidamente.
Determinar seus objetivos: ao determinar os objetivos a serem alcançados, torna-se muito mais simples realizar as mudanças necessárias, adicionando ou retirando etapas de um processo.
Definir a equipe: definir todos os envolvidos seja de forma direta ou indiretamente no processo é de extrema importância. Lembrando que, não vale apenas designar tarefas, todos os envolvidos necessitam ter conhecido em mapeamento de processos, afim de garantirem a eliminação de desperdícios e a implementação de melhorias. Por isso a necessidade de uma equipe com membros engajados e que tenham participações ativas nas mudanças propostas.
Coleta de dados: é nessa etapa que a situação atual da empresa será descrita, permitindo a visualização das dificuldades existentes, trabalhos desnecessários e prejuízos. Com isso, será possível planejar e executar soluções.
Criando o fluxograma: com uma característica visual, os fluxogramas tornam muito mais simples a compreensão de cada processo e cada responsável pelos mesmos. Com eles, é possível identificar os gargalos e sugerir mudanças/melhorias.
Implantar e monitorar: estabelecer as metas, colocar as mudanças em prática e monitorá-las é essencial. Assim, os processos serão otimizados e evita-se que falhas voltem a acontecer. Portanto, ao falar de gestão no meio corporativo, torna-se evidente a importância do mapeamento de processos, uma vez que realizando o mesmo, toda cadeia de trabalho envolvida se torna mais organizada e eficiente.
Portanto, ao falar de gestão no meio corporativo, torna-se evidente a importância do mapeamento de processos, uma vez que realizando o mesmo, toda cadeia de trabalho envolvida se torna mais organizada e eficiente. Solicite uma consulta hoje mesmo!