OTIF: veja como calcular e analisar a performance de suas entregas
Publicado em 21/10/ 2021
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Quem trabalha com entregas, fretes e transportes de cargas precisa ficar atento a diversos indicadores de performance. Nesse sentido, o OTIF é uma informação importante para a logística de entregas.
Você sabe como ele funciona e o que o seu resultado pode indicar para suas entregas e transportes? Conhecê-lo ajudará a medir a eficiência de suas rotas além de balizar decisões que podem trazer efetividade para o negócio.
Quer saber mais? A seguir você aprenderá o que é o OTIF, as vantagens que esse cálculo traz e como calculá-lo. Continue a leitura!
Quais as vantagens de calcular o OTIF de suas entregas?
Como começar a implementar OTIF em suas entregas?
Quais outros indicadores podem complementar o OTIF?
OTIF é a sigla para dois termos em inglês: on time e in full. Eles podem ser traduzidos livremente para "no prazo e completo". Assim, o conceito utiliza dois dados para medir a eficiência dos transportes.
O OTIF descreve um percentual de quantos pedidos realizados foram cumpridos no prazo estabelecido e sem problemas durante a execução. Por isso, ele é dividido em dois segmentos e consegue abranger dados importantes.
Considerar essas duas frentes no indicador logístico de entregas e fretes é fundamental. Afinal, os pedidos precisam ser cumpridos no prazo e de forma completa. Apenas entregar a carga no tempo estabelecido pode não ser um bom indicador.
Isso porque é preciso considerar questões fundamentais, como a qualidade da entrega, se a carga realmente foi completa, a satisfação dos clientes, etc. Dessa forma, o OTIF é bastante abrangente, além de poder ser interpretado junto a outras informações indispensáveis.
Antes de entender como calcular o OTIF nas suas entregas, é necessário aprender as suas vantagens. Com isso, você poderá avaliar se ele faz sentido para sua empresa ou seus serviços. Depois, é preciso implantá-lo com cuidado.
Confira a seguir os principais benefícios de conhecer o OTIF para sua logística de transporte:
A primeira vantagem de calcular o OTIF é melhorar a eficiência de suas entregas. Como você terá um indicador para demonstrar quais delas foram feitas no tempo e completas, poderá avaliar como torná-las mais efetivas.
Se você está focando muito no prazo, mas não consegue enviar uma carga completa ou sem contratempos, por exemplo, pode focar nessa questão. Por outro lado, se as entregas são feitas como requisitado, mas fora do prazo, há outros problemas.
Apesar de parecer uma mudança grande na logística, é possível conseguir um OTIF de 100%. Ou seja, com todas as entregas no prazo e completas. No entanto, também é preciso considerar contratempos e problemas inesperados.
Nesse sentido, o OTIF consegue formar uma média de eficiência da empresa, mostrando onde estão os problemas mais comuns. A partir de um relatório completo, será viável implementar ações para aumentar esse indicador.
Com entregas mais eficientes, no prazo e completas também haverá o aumento na satisfação dos clientes. Portanto, eles conseguirão usufruir dos seus serviços, aumentar a reputação da empresa e serem fidelizados.
Lembre-se de que o preço cobrado pelas entregas e transportes é um atrativo importante, mas não deve ser um ponto exclusivo. Nesse cenário, mesmo oferecendo serviços com preços competitivos, não haverá fidelização se a qualidade não agrada os clientes.
Logo, o OTIF ajuda a identificar pontos de melhoria, verificar se os clientes estão recebendo o que procuram e embasar decisões para mudanças. Tudo isso fará com que o serviço se torne mais especializado e voltado à satisfação.
Os dois pontos anteriores convergem para um benefício importante: a vantagem competitiva. Uma empresa ou profissional eficiente e que satisfaz seus clientes, cumprindo o prometido, destaca-se da concorrência.
Como você viu, os valores cobrados não são o único diferencial que um transporte pode oferecer. A pontualidade na entrega é fundamental para os embarcadores, além da segurança em relação à carga, sem devoluções ou problemas.
Ao perceber que a transportadora ou o profissional se preocupam com essas questões, os embarcadores e outros clientes notam a especialidade. Então é possível se destacar da concorrência, além de fidelizar os clientes e aumentar os lucros.
Embasamento para mudanças
Ao calcular o OTIF, a transportadora consegue melhorar cada vez mais. A partir dele, você pode observar os pontos de atenção em relação à logística de entregas. Dessa maneira, pode adotar atitudes para aperfeiçoar as áreas que não estão sendo eficientes.
Por exemplo, se for notado que o OTIF está baixo por conta da falta de pontualidade, é preciso tomar atitudes para adequar esse quesito. Existem diversos motivos possíveis que afetam o prazo de entrega — como rotas utilizadas, demora para saída, falta de controle sobre a jornada etc.
Também é preciso se atentar às entregas completas, que afetam a qualidade do serviço. Alguns problemas comuns são as avarias durante o transporte, falta de manutenção dos veículos e acomodação da carga.
Todas essas vantagens de utilizar o OTIF também geram redução de custos. Apesar de muitas atitudes acarretarem gastos para o profissional ou a transportadora, a médio e longo prazo eles diminuem as despesas com o serviço.
Tenha em mente que entregas fora do prazo ou problemas com a carga podem ocasionar o pagamento de multas, reduzir o valor cobrado ou criar custos desnecessários. Logo, conseguir acompanhar e solucionar essas questões é fundamental.
Além disso, a eficiência no transporte tem relação com um bom serviço pelo melhor preço. Isso também é repassado aos clientes, tendo em vista que a cobrança pode ser menor. Ainda, a redução de custos acarreta o aumento da margem de lucro e um controle financeiro mais apurado.
Você já viu o que é o OTIF e entendeu as principais vantagens que ele traz para a transportadora ou para o profissional autônomo. Agora é preciso aprender a calculá-lo para acompanhar o indicador agora mesmo.
Como vimos, o OTIF é um indicador de duas frentes: a pontualidade das entregas e a situação da carga ao ser entregue. Então é preciso que esses dois dados já sejam coletados para conseguir fazer um cálculo completo.
O ideal é definir um período de tempo que o OTIF englobará. Ou seja, escolha um prazo para analisá-lo, como semanal, mensal, trimestral entre outros. Assim, os dados ficarão mais concretos e fáceis de visualizar.
A fórmula do OTIF é a seguinte:
percentual de entregas no prazo x percentual de entregas completas = OTIF
Para realizar o cálculo é preciso utilizar números decimais. Suponha que a transportadora, em um mês, tenha realizado 87% de entregas no prazo e 96% de entregas completas. Para aplicar a fórmula, basta fazer a conta:
0,87 x 0,96 = 0,8352
O OTIF será 0,8352, ou 83,52%. Isso significa que, de todas as entregas feitas no mês, 83,52% foram concluídas dentro do prazo estabelecido e de maneira completa, sem problemas com a carga. O ideal é que o OTIF seja igual a 1, ou 100% em números percentuais.
No entanto, existem situações que estão fora do controle da empresa ou do transportador. Desse modo, questões como sinistros durante o transporte, problemas com a mão de obra e até mesmo atrasos em relação aos embarcadores devem ser considerados.
Depois que você entendeu o que é o OTIF, suas vantagens e como calculá-lo, é fundamental saber como implantá-lo nas entregas. Apesar de ser um cálculo simples, é preciso criar uma rotina para ter dados adequados.
O primeiro passo é fazer uma coleta de dados eficiente. Nesse sentido, é preciso que a transportadora ou o profissional crie meios de controlar os transportes realizados e as informações de cada um.
É muito comum fazer esse controle por meio de planilhas eletrônicas, contudo, elas podem trazer dificuldades. Primeiro porque não há integração entre diversos dados e programas. Ainda, é preciso fazer a atualização e coleta de dados manual.
Para facilitar, é possível optar por softwares de controle voltados à logística de transportes, como o Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS). Esses programas possuem controle integrado e permitem a nutrição de dados com facilidade.
Além do registro, é necessário avaliar esses dados de forma periódica. Com isso, você pode calcular o OTIF em diversos períodos. Isso ajuda a identificar pontos de atenção para evitar gargalos e problemas.
Distribuindo a avaliação em diversos períodos, você também pode perceber se as soluções foram realmente efetivas e o OTIF está aumentando. Ademais, é possível fazer médias anuais para verificar o desempenho da empresa.
Como você viu, o OTIF é um indicador ligado à eficiência de suas entregas e transportes de cargas. Contudo, ele não pode ser a sua única referência para coletar dados e tomar decisões para melhorar o serviço.
É fundamental conhecer outros KPIs — sigla para key performance indicators, ou indicadores de performance. Entre eles estão o custo com transporte, que representa o valor gasto com as viagens e a receita de vendas. Também é possível avaliar os custos de armazenagem.
Outro KPI bastante importante nessa área diz respeito ao período de ciclo do pedido. Ele abrange o tempo total entre a inserção do pedido nos registros até a entrega final ao cliente. Assim, se torna mais fácil verificar a média de tempo utilizada, quais foram os custos e como evitar mais despesas.
Pronto! Agora você já conhece o OTIF, seus benefícios e como aplicá-lo nos seus transportes. Não deixe de utilizar sistemas de informações integradas, além de combinar outros KPIs para ter uma visão plena do negócio.