Inutilização da NFe: como e quando fazer - Blog Oobj
Entenda de forma prática e rápida como e porquê fazer a inutilização da NFe
Na Nota Fiscal eletrônica, existe um campo chamado "Número". Essa numeração sempre está em sequência. Por exemplo, se foi emitida a nota n° 1000, a próxima será a de n°1001.
De vez em quando, durante a emissão, ocorrem problemas técnicos, que podem causar uma quebra de sequência dessa numeração citada no parágrafo acima. Mas isso não pode acontecer. Segundo a legislação, a sequência precisa ser respeitada e rupturas entre os números não são permitidas.
Porém, caso isso ocorra de forma involuntária, o emissor deve comunicar à Sefaz sobre esse problema e apresentar uma justificativa até o décimo dia do mês subsequente. É válido ressaltar que existe a possibilidade do fisco não reconhecer o pedido de inutilização, caso seja identificado algum tipo de fraude. Bom, esse processo é definido como inutilização da NFe.
A inutilização da NFe, dessa forma, informa aos órgãos de fiscalização que houve um erro no controle da numeração e que os números informados não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.
Vamos ver no tópico abaixo, como inutilizar uma NFe:
Como fazer a inutilização da NFe
Passo a passo para inutilizar a NFe:
Visto isso, é necessário entrar no seu emissor fiscal para cumprir o processo. No sistema da Oobj, por exemplo, para inutilizar um documento, é necessário preencher o seguintes campos: Emitente, Modelo, Ambient, Ano, Série, Nº Inicial, Nº Final e Justificativa:
Como fazer a inutilização da NFe no Monitor Oobj
3. Bom, por fim, é importante não esquecer de lançar nos livros fiscais, as notas de numeração inutilizada, sem os valores monetários e seguindo as regras de escrituração.
Motivos para realizar a inutilização da NFe
Quebra na sequência númerica da NFe
Quebra na sequência não ser intencional, com intencional (fraude)
Numeração da NFe não ter sido utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado, autorizado ou denegado.
E em quais situações eu não devo inutilizar uma NFe? Veremos a seguir:
Situações em que não fazer a inutilização da NFe
Em alguns cenários a inutilização da NFe não deve ser feita. Para ajudar a identificar essas situações, colocamos cada uma de forma detalhada:
Uma nota é cancelada, quando o documento fiscal é aprovado mas o produto não inicia sua circulação. Isso pode acontecer por vários motivos, como por exemplo: erros de digitação na Nota ou desistência da compra.
Leia mais: o que fazer se meu fornecedor entregou a mercadoria e depois cancelou a Nota Fiscal?
Assim como a inutilização, o pedido de cancelamento também é feito pelo sistema de emissão. Ele deve ser realizado em até 24h após o momento que a nota foi autorizada pela Sefaz. Porém, o evento confirmação da operação não deve ter ocorrido. Quando a confirmação, por parte do consumidor é homologada, a nota não poderá mais ser cancelada e deverá acontecer a devolução da NFe.
Como descobrir se meu fornecedor cancelou a Nota Fiscal?
Valor da operação original
Por fim, é necessário que a NFe de devolução seja enviada ao destinatário e autorizada pelo Fisco.
Por mais que o nome seja ilustrativo, é importante frisar que esse documento não é utilizado para substituir informações. A NFe complementar acrescenta dados necessários, como valores do produto, quantidades, características, etc.
Ela é diferente da Carta de Correção, que possui outro objetivo. Saiba mais aqui:
Quando utilizar a Carta de Correção eletrônica?
Irregularidades fiscais com o emissor ou destinatário podem resultar na denegação da nota. Como esse documento tem validade jurídica, não é possível utilizar o mesmo número. Assim, deve-se armazenar o XML da NFe por 5 anos.
Leia mais: Minha Nota Fiscal foi denegada, e agora?
Bom, é válido ressaltar que todas as notas canceladas, denegadas e inutilizadas precisam, obrigatoriamente, de escrituração, sem os valores monetários, seguindo a legislação.
Por fim, se você deseja consultar o status de uma NFe (autorizada, cancelada, etc.), é possível fazer isso através do Portal Nacional da NFe.