Organização - Coordenação de Convênios
A Coordenação de Convênios foi setorizada com a finalidade de se garantir a segregação de funções e responsabilidades na gestão dos convênios, bem como de sua prestação de contas, de modo a se evitar que a propositura, homologação, assinatura, coordenação e fiscalização dos projetos se concentrem em um único servidor.
São setores da Coordenação de Convênios:
1.1 – Coordenação: este setor é a chefia da Coordenação de Convênios, sendo atribuições afetas ao mesmo:
Chefia e representação da Coordenação de Convênios;
Prestação de informações e assessoramento à administração central da UFJF sobre atividades e instrumentos jurídicos de competência da Coordenação de Convênios;
Prestação de informações aos órgãos de controle acerca das atividades de competência da Coordenação de Convênios.
Gestão da captação de recursos pela UFJF, através de emendas, convênios e instrumentos congêneres.
Exercício da função de gestor de convênios no SICONV, com exceção das seguintes funções:
– Assinatura dos instrumentos;
– Aprovação de Plano de Trabalho e Termo de Referência, assim como dos seus respectivos ajustes;
– Análise de prestação de contas apresentadas.
1.2 – Setor de Expediente: este setor cuida das atividades de rotina de competência da Coordenação de Convênios. São atribuições deste setor, além de outras de atos de mero expediente:
Gestão dos trâmites de processo (entrada, saída, arquivo, despachos);
Organização e arquivamento de processos;
Requisição de materiais de expediente e equipamentos para uso da Coordenação de Convênios, através do procedimento próprio da UFJF;
Processamento de requisição através do SCDP;
Alimentação do site da Coordenação de Convênios;
Elaboração de ofícios, comunicações e atas de reuniões.
Levantamento de dados e elaboração de relatórios.
1.3 – Setor de Acompanhamento e Fiscalização e Análise de Prestação de Contas: este setor tem por atribuição precípua a análise de prestações de contas apresentadas a instrumentos já encerrados, nos quais a UFJF tenha figurado como concedente ou que possuam captação própria de recursos (convênios autossustentáveis), além do acompanhamento e fiscalização da conformidade financeira de instrumentos similares ainda vigentes. A fiscalização técnica dos convênios, termos de colaboração, termos de fomento e instrumentos afins é de competência de fiscal nomeado para tal fim. Os fiscais técnicos e financeiros dos instrumentos em que a UFJF figure como concedente deverão ser cadastrados e vinculados aos respectivos convênios no SICONV. São atribuições deste setor:
Fiscalização da conformidade financeira dos convênios, termos de colaboração, termos de fomento e instrumentos afins em que a UFJF figure como concedente e que se encontram vigentes, com emissão de pareceres de acompanhamento no sistema de convênios do governo federal SICONV (ou outro que vier substituí-lo);
Elaboração de relatório final de acompanhamento no sistema de convênios do governo federal SICONV (ou outro que vier substituí-lo);
Análise de prestação de contas apresentadas com aprovação ou reprovação dos relatórios de execução encaminhados pela convenente e elaboração de relatório final conclusivo para o gestor de convênios da UFJF no sistema de convênios do governo federal SICONV (ou outro que vier substituí-lo);
Análise e acompanhamento dos convênios que possuam captação própria de recursos (convênios autossustentáveis), com emissão de parecer final conclusivo quanto à aprovação (com ou sem ressalvas) ou reprovação das prestações de contas apresentadas.
Instauração e análise de Tomada de Contas Especial, quando for o caso.
1.4 – Setor de Celebração: esse setor tem por atribuição precípua o auxilio na captação de recursos via Termo de Execução Descentralizada e convênios e a gestão dos trâmites de celebração de convênios em que a UFJF seja partícipe . São atribuições desse setor:
Gestão dos trâmites para celebração de instrumentos que a UFJF figure como convenente ou unidade descentralizada;
Gestão de procedimentos de ajustes de plano de trabalho, celebração de termo aditivo, de instrumentos em que a UFJF figure como convenente ou unidade descentralizada;
Emissão de parecer técnico acerca de Plano de Trabalho/Termo de Referência apresentado para celebração de convênio em que a UFJF figure como concedente ou interveniente;
Emissão de parecer técnico acerca de solicitações de Ajuste de Plano de Trabalho e Aditivo em convênios em que a UFJF figura como concedente ou interveniente.
A Coordenação de Convênios é coordenada por Coordenador Geral.
O Setor de Expediente conta com dois servidores assistente em administração;
O Setor de Acompanhamento e Fiscalização e Análise de Prestação de Contas conta com dois técnicos de nível superior, com formação pertinente às atribuições de fiscalização financeira;
O Setor de Celebração e Prestação de Contas conta com dois servidores, de nível superior com formação pertinente às atribuições de prestação de contas financeira e análise de projetos.