Autores: MSc. Leandro Augusto Toigo 1 MSc. Cézar Volnei Mauss 2 MSc. Claudecir Bleil 3 MSc. Ricardo Miguel Costi 4 - PDF
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Joana Arruda Rosa
1 Instituto de Desenvolvimento Educacional do Alto Uruguai - IDEAU ISSN Vol.5 - n.10 - Janeiro - Junho 2010 Semestral Artigo: UM ESTUDO SOBRE A UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES NA CONTABILIDADE Autores: MSc. Leandro Augusto Toigo 1 MSc. Cézar Volnei Mauss 2 MSc. Claudecir Bleil 3 MSc. Ricardo Miguel Costi 4 1 Professor assistente na Universidade Federal do Tocantins UFT Professor mestre na Universidade Luterana do Brasil ULBRA Professor mestre no Instituto de Desenvolvimento Educacional do Alto Uruguai IDEAU Mestre em Ciências Contábeis pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos UNISINOS -
2 2 UM ESTUDO SOBRE A UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES NA CONTABILIDADE RESUMO: A função e a importância de um sistema de informações são freqüentemente explorados em pesquisas na área contábil. Porém, um aspecto muitas vezes não considerado por estas é que o fluxo de informações disponibilizadas aos usuários é também motivado pelos interesses das empresas ou gestores. O presente artigo tem por objetivo identificar e discutir as contribuições à contabilidade proporcionadas com a utilização de sistemas de informações. O método utilizado foi pesquisa bibliográfica que buscou identificar os principais estudos sobre sistemas de informações e a contabilidade. O principal ponto de abordagem foi a evidenciação de como a tecnologia de informação e a estrutura de sistemas de informação contribuem para melhorar a utilização e entendimento da Contabilidade. Abordam-se aspectos qualitativos da informação produzida pelos sistemas de informações, tais como: confiabilidade e tempestividade na geração da informação para a contabilidade, geração de relatórios. Como resultado do levantamento teórico, concluiu-se que a utilização de sistemas de informações oferece benefícios, ou seja, com ele o profissional da contabilidade executa funções de maior relevância para a gestão da empresa, oferecendo maior apoio informacional para a tomada de decisão. Palavras-chave: Sistemas de informações, contabilidade, informação contábil. ABSTRACT: The role and importance of an information system are often exploited in research in accounting. However, an aspect often not considered by this is that the flow of information available to users is also motivated by the interests of companies or managers. This article aims to identify and discuss the contributions to the accounts provided by the use of information systems. The method used was bibliographic research that sought to identify the main studies on information systems and accounting. The main point of approach was the demonstration of how information technology infrastructure and information systems contribute to improving the use and understanding of accounting. We discuss qualitative aspects of the information produced by information systems, such as reliability and timeliness in the generation of information for accounting, reporting. As a result of the theoretical approach, it was concluded that the use of information systems provides benefits, with it accounting professional perform functions of greater relevance to the management company, offering more informational support for decision. Key-words: Information systems, accounting, accounting information. 1. INTRODUÇÃO As estratégias empresariais são influenciadas pela expansão do uso da tecnologia de informação, que busca agilizar o fluxo de informações para a tomada de decisões. Portanto, a informação deve ser entendida como um dos recursos básicos de uma empresa, como o capital, os recursos humanos, entre outros. Se as estratégias adotadas estiverem suportadas por sistemas de informações apropriados, podem levar a novas formas de se gerir um negócio. No que diz respeito a quantificar a importância da informação, Davis e Olson (1985) afirmam que, na teoria da decisão, o valor da informação é o valor da mudança causada por ela no comportamento decisório, menos o custo gerado para se obtê-la. Normalmente, dado um conjunto de decisões possíveis, o tomador de decisão selecionará uma escolha cuja base de informações tenha em mãos. Se uma nova informação provocar uma decisão diferente, o valor desta nova informação será a diferença entre o resultado obtido com a antiga e o resultado obtido com a nova, menos o seu custo de obtenção. No entanto, se a nova informação não provocar uma outra decisão, seu valor será zero.
3 3 Analisando-se, no decorrer do tempo, os sistemas de controle e gerenciamento baseados em computadores utilizados em controles financeiros, de manufatura e em outras funções administrativas e de negócios, contata-se que eles tiveram um aumento significativo no final dos anos 90. Com o crescimento e a aceitação mundial do uso da Internet durante a década de 1990 e a concorrência acirrada entre as empresas, buscou-se conquistar e manter parceiros e clientes, assim como desenvolverem-se novos produtos e processos com maior qualidade. Nesse contexto de necessidades crescentes, os sistemas de informações integrados são utilizados pelas empresas com maior intensidade (RICCIO, 2001). Com a visão geral de utilização de Sistemas de Informações pelos diversos departamentos da empresa, cada departamento pode constituir um subsistema que é abastecido com informações. Padoveze (2000) menciona que o subsistema de Contabilidade é abastecido por lançamentos contábeis que se tornam registros. Esses lançamentos podem ser feitos diretamente no sistema do setor de Contabilidade ou através de integração, ou de interfaces com outros sistemas da empresa. De acordo com Riccio (2001), a Contabilidade é um sistema de controle largamente utilizado pela sociedade, que, por sua natureza, é uma área controladora e consolidadora dos Sistemas de Informações da empresa. Dessa forma, supõe-se que, com a implantação de um Sistema de Informações, possam ocorrer mudanças no desempenho da empresa, na estrutura organizacional e na própria contabilidade, provocando alterações nos serviços que presta à empresa e no relacionamento que ela mantém com as demais áreas da organização em que atua. Portanto, com esta pesquisa busca-se observar e relacionar as contribuições que a utilização dos sistemas de informações informatizados proporcionam para a maior e melhor utilização da Contabilidade no controle e gestão organizacional. Para isso, realizou-se uma pesquisa bibliográfica, priorizando os autores que publicam sobre Sistema de informações e o relacionam com a Contabilidade. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Sistemas de Informação A organização e estruturação das informações, de forma a otimizar o seu fluxo para auxiliar na gestão da organização e proporcionar um enfoque sistêmico, torna-se um constante
4 4 desafio, pelo fato de haver uma busca contínua da melhor maneira de unir e administrar as informações e os sistemas de forma a convergir com os objetivos de todos os envolvidos para uma meta comum e específica da entidade. Assim, abordar a conceituação de sistema é a base para o entendimento da visão sistêmica das organizações e também para entendimento dos Sistemas de Informação. Para O Brien (2002, p. 17) sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Laudon e Laudon (1999, p. 4), mencionam que um sistema de informações pode ser assim definido: [...] um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informações contêm informação sobre pessoas, lugares e coisas de interesse, no ambiente ao redor da organização e dentro da própria organização. Os sistemas de informação essencialmente transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de fluxo de trabalho de uma empresa, ajudando empregados ou gerentes a tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos e resolver outros tipos de problemas. Na visão de Padoveze (2000, p. 47), sistema de informações define-se como: [...] um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com o seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Segundo Laudon e Laudon (1999), o termo Sistemas de Informação é utilizado referindo-se aos sistemas computadorizados, que se utilizam de softwares, de forma a proporcionarem confiabilidade e rapidez ao acesso das informações, em um nível impossível de se alcançar por meios manuais. A importância de uma informação encontra-se no fato de ela caracterizar-se como oportuna, relevante e atualizada. Nesse sentido, as informações possuem algumas características que incluem os seguintes aspectos: escopo, tempestividade, nível de agregação e nível (ou estágio) de integração (CHENHALL; MORRIS, 1986). Escopo - Refere-se às variáveis de foco (eventos internos ou externos); quantificação (informações mensuradas em termos financeiros ou não-financeiros); e horizonte de tempo (informações relacionadas a eventos passados ou futuros) (CHENHALL; MORRIS, 1986). Um sistema de informações pode ser caracterizado como de escopo restrito ou amplo. É restrito quando se menciona que as informações produzidas possuem foco sobre eventos internos da empresa, mensuradas em termos financeiros e relacionadas com eventos passados,
5 5 enquanto o escopo amplo inclui as características do restrito, adicionando-se a produção de informações referentes a eventos externos à empresa, mensuradas em termos não-financeiros e relacionadas a eventos futuros (CHENHALL; MORRIS, 1986). Tempestividade - Essa característica refere-se à freqüência e à velocidade dos relatórios. Quanto à freqüência, consideram-se os intervalos de tempo requeridos para produção das informações, enquanto que, para a velocidade dos relatórios, considera-se a defasagem de tempo entre quando uma informação é requerida e quando ela vai estar disponível (BOUWENS; ABERNETHY, 2000). Nível de agregação - Esta característica refere-se a informações por área funcional, por período de tempo ou através de modelos de decisão. Entretanto, integração refere-se a informações sobre as atividades ou processos desenvolvidos em outros departamentos dentro da empresa. Dessa forma, essas informações possuem a característica de impacto entre decisões tomadas em um departamento sobre o desempenho de outros (BOUWENS; ABERNETHY, 2000). Ferreira e Otley (2006) sugeriram uma quinta variável, denominada custo de obter a informação, que procura refletir a racionalidade econômica, em que se pode encontrar desde uma informação cuja obtenção é dispendiosa, até uma outra cuja obtenção seja sem ônus ou não-dispendiosa. Uma vez que as organizações, por meio de seus gestores, reconheçam o papel positivo que a informação pode representar, cabe a esses refletirem sobre questões primordiais relativas à criação de processos eficazes de gestão da informação. Tal esforço poderia resultar no desenvolvimento e implantação de uma arquitetura da informação, capaz de promover uma postura eficaz no atendimento das necessidades desses gestores. Assim a gestão de um sistema de informações, como um processo interfuncional importante na organização, pode contribuir para melhorar a utilidade desse recurso (BEUREN, 1998). Guerreiro (1989) destaca os aspectos que devem ser considerados na integração do Sistema de Informação com o sistema organizacional. O Sistema de Informação deve procurar atender às necessidades das unidades que compõem a organização, transpondo as fronteiras departamentais e inter-relacionando as diversas áreas do fluxo de informações. Portanto, o sistema deve estar devidamente ajustado com a estrutura de autoridade, de decisões e também de responsabilidade pela execução de atividades estabelecidas pela organização. Isso se deve processar de tal forma que as informações destinadas a formular os planos, a executar as funções e a avaliar o desempenho sejam estruturadas (conteúdo, forma, periodicidade, grau de
6 6 detalhe) de acordo com os objetivos das unidades organizacionais e comunicadas em tempo hábil às pessoas certas. Dessa forma, destacam-se as principais finalidades de um Sistema de Informações, segundo OLIVEIRA (2001): a) redução dos custos das operações, da mão-de-obra burocrática e do grau de centralização de decisões na empresa; b) melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor preço; c) melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global, e nos serviços realizados e oferecidos; d) melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas, e estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão; e) fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; f) melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações; g) melhoria na estrutura de poder para aqueles que entendem e controlam o sistema; h) melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos nãoprevistos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais; i) melhor interação com os seus fornecedores, assim como nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa; j) aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas; k) redução dos níveis hierárquicos. Nota-se que são diversos os benefícios que podem ser alcançados com uma implantação bem sucedida e com um adequado ajuste do Sistema de Informações com cada sistema organizacional. Os sistemas de informações podem compor uma implantação bem sucedida. Entretanto, segundo TAIT (2000, p. 55), existem problemas na área de sistemas de informação; entre eles, destacam-se: a) metodologias de planejamento inadequadas; b) falta de integração dos Sistemas de Informações com os negócios da empresa; c) falta de pessoal qualificado para planejamento de Sistemas de Informações; d) visão de arquitetura centrada na tecnologia, Sistemas de Informações pobremente projetados, com fornecimento de dados inseguros e incompletos, ou seja, Sistemas de Informações subutilizados com o não-atendimento das necessidades dos usuários;
7 7 e) sistemas construídos fora de contexto, não integrados, que não fornecem suporte para toda a empresa. Ao observar as dificuldades que poderiam ocorrer na área de sistemas de informações, percebe-se a importância que existe nas fases de implantação do sistema, assim como no acompanhamento e na avaliação deste após a implantação. A realização de um adequado e detalhado planejamento possui grande importância para definir os interesses e metas da empresa com relação ao sistema, assim como a busca por uma avaliação dos possíveis benefícios e limitações que esse poderia trazer quando estiver em operação. Segundo Caggiano e Figueiredo (1997), em uma organização, o conjunto de princípios e definições que decorre de crenças e valores de seus principais executivos e que define as suas diretrizes básicas é chamado de modelo de gestão, sendo que, segundo Bio (1985), a análise desse modelo, em cada empresa, deveria estar inclusa no planejamento de um sistema de informações, assim como: (a) a definição de seus objetivos; (b) o conhecimento e a avaliação dos sistemas existentes; (c) os projetos a serem desenvolvidos no período alcançado pelo planejamento; (d) os recursos de processamento de dados necessários (equipamentos, configurações, softwares); (e) os recursos humanos, que podem ser representados, por exemplo, pelos profissionais envolvidos com o sistema, estruturação de cargos, treinamento; (f) os custos e os benefícios esperados, assim como a metodologia de execução do plano. Segundo Nascimento e Reginato (2007), a função de um sistema de informação planejado adequadamente é importante para a eficácia operacional, gerencial e decisorial, pelo fato de que esse é produto parte de um modelo de informação. O modelo de informação é mencionado como o delineador da informação e de sua comunicação na organização, portanto define a forma, os tipos, os recursos tecnológicos e outros aspectos atinentes ao sistema, sob os quais a organização pretende atuar e ainda define as diretrizes norteadoras dos controles internos e sua conexão com os sistemas de informações. Após acompanhar a realização de uma ampla caracterização da informação e dos sistemas de informação, será abordada a classificação que estes podem possuir quanto ao tipo de informação gerada para atender à necessidade dos envolvidos nos diferentes processos de tomada de decisão ou planejamento, existentes em uma organização.
8 8 2.2 Classificação dos sistemas de informações Os sistemas de informações fornecem, segundo Arima (2002), informações para todos os níveis organizacionais e podem ser classificados em sistemas de informações operacionais, gerenciais e estratégicas, que se encontram detalhados no Quadro 1 a seguir. Operacionais Gerenciais Estratégicas Classificação dos Sistemas de Informações Sistemas de processamento de transações que acompanham todas as operações da empresa. Exemplos: Sistema de faturamento, Estoques, Contas a receber, Contas a pagar, entre outros. Suportam as atividades gerenciais, tendo por objetivo fornecer subsídios às diversas áreas funcionais da organização, dando assistência às tomadas de decisões para identificar e corrigir problemas e auxiliando no processo de planejamento e controle. Exemplos: Sistema de projeção de vendas, Controle de produção e Análise de custos, entre outros. Também chamado de Sistema de apoio a decisões. Suportam as decisões relacionadas ao ambiente organizacional. Devem fornecer informações provenientes do ambiente interno, correlacionadas com o ambiente externo, permitindo ao executivo tomar decisões estratégicas, buscando corrigir ou melhorar a colocação da empresa em seu mercado. Exemplos: Decisão sobre adicionar ou abandonar linhas de produto, fazer ou comprar, alugar ou comprar, Canais de distribuição, entre outros. Quadro 1 - Classificação dos sistemas de informações Fonte: O autor, com base em Arima (2002). A classificação dos sistemas de informações pode esclarecer os tipos de informações existentes dentro da estrutura organizacional, fazendo com que se perceba que a mesma é necessária em todos os níveis, desde o operacional até o estratégico. A importância de observar a classificação está moldada no fato que se produz a informação adequada para cada tipo de usuário, pois a informação à nível gerencial é mais sigilosa que à nível operacional. Dessa forma, é importante que o profissional que irá extrair informações dos sistemas das organizações observe esta abordagem. Após observar a classificação da informação é relevante compreender a ligação dos sistemas de informações informatizados com a contabilidade, o que será analisado na sequencia. 3. METODOLOGIA Para o desenvolvimento deste estudo foi realizada pesquisa bibliográfica em obras de 1985 a Segundo Gil (2007, p. 65) a pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos. Para o autor,
9 9 a principal vantagem desse tipo de pesquisa reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma ampla gama de fenômenos, justificando a utilização deste método para o alcance dos objetivos e solução do problema desta pesquisa. Dessa forma, menciona-se que foram analisados livros, artigos, dissertações e teses de diferentes autores sobre o assunto para identificar e discutir as contribuições à contabilidade proporcionadas com a utilização de sistemas de informações. Apresentam-se apreciações e indicações de autores sobre como utilizar sistemas de informações na execução das funções de relevância na gestão da empresa. 4. SISTEMA DE INFORMAÇÕES E A CONTABILIDADE A informação, por meio de um sistema, permeia o processo de gestão das organizações, orientando o capital humano para a missão e objetivos institucionais. Com a análise e gerenciamento do fluxo de informações, considera-se possível atender todas as unidades de uma organização, promovendo-se um inter-relacionamento e proporcionando-se, com isso, maior agilidade, confiabilidade e flexibilidade frente à tomada de decisões. A Contabilidade é compreendida como um banco de dados que registra informações sobre as diversas transações econômicas e empresariais, sendo que é possível o seu entendimento e o do sistema de informação de modo similar, pelo fato de que ela nasceu sob a arquitetura de sistema informacional (PADOVEZE, 2000). Dias (2002, p. 54) concorda com Padoveze (2000) sobre a atuação da contabilidade na gestão de informações e menciona que ela caracteriza-se como um grande banco de dados e informações, para subsidiar as tomadas de decisão para a gestão empresarial e controle das atividades. [...] Analisar a massa de dados, formular diagnósticos da maneira mais precisa e atualizada possível, estudar alternativas e gerar relatórios compactos passam a ser, consequentemente, a filosofia máxima da moderna contabilidade. Entende-se que, dada a importância da informação para a gestão empresarial, torna-se necessária a existência de um sistema de controles consistentes. A contabilidade, como usuária do banco de dados, pode atuar para que se estabeleçam níveis de controles adequados, integrando-os ao sistema de informações empresarial. Na modelação das informações dos sistemas operacionais com a contabilidade, a parametrização dessas informações para os setores, áreas e sistemas operacionais ou de apoio à gestão precisa ser feita dentro de modelos que incluam a totalidade das necessidades informacionais contábil. Isso precisa ocorrer tanto em nível de sintetização como em nível de detalhamento de informações (PADOVEZE, 2003).
10 10 Nesse sentido, a contabilidade realiza uma interpretação dos relatórios sob o prisma econômico-financeiro, orientando os gestores em relação aos aspectos relevantes observados para que eles, então, analisem os mesmos relatórios focando cada uma de suas áreas de atuação. A visão de todo o sistema de informações, disponibilizada pela contabilidade, deve estar sempre presente na tomada de decisões. Os usuários da contabilidade podem ser tanto internos quanto externos. Aos externos, que são os acionistas, clientes, fornecedores, credores, Estado, sindicatos etc., interessam as informações expressas em relatórios denominados demonstrações contábeis, que são fornecidas pela Contabilidade Financeira (HANSEN, MOWEN, 2001). Aos usuários internos, que são os diretores, gerentes, associados, trabalhadores, etc., interessam as informações gerenciais que focam a tomada de decisões, como o orçamento de capital, a otimização do lucro com a combinação de produtos, a ampliação do investimento, etc., conforme abordagem da Contabilidade Gerencial (IUDÍCIBUS, 1998). No Brasil, os seguintes relatórios são os mais utilizados: Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício, a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, além de outros que fornecem dados subsidiários (IUDÍCIBUS, MARTINS, GELBCKE, 2008). Dessa forma, constata-se, por meio de Hendriksen e Van Breda (1999), que o objetivo da contabilidade contempla a geração de informações, sendo que a qualidade da informação gerada consubstancia-se na confiabilidade que representa, assim como na sua comparabilidade e relevância. Na manutenção dos registros legais e históricos e na produção de demonstrativos financeiros precisos é que estão concentrados os sistemas contábeis operacionais, que envolvem, normalmente, processamentos como: de pedidos, de controle de estoque, contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e livro razão geral, que estão inclusos no sistema contábil operacional. No entanto, os sistemas contábeis administrativos concentram-se no planejamento e controle das operações da empresa, concentrando-se nos relatórios de contabilidade de custos e desenvolvimento de orçamentos financeiros (O BRIEN, 2002). O mesmo autor cita que as inter-relações ocorridas entre os diversos e importantes sistemas de informação contábil, geralmente processados em computadores, são ilustradas na Figura 1, adiante. Também menciona que são muitos os pacotes de software contábil encontrados para essas aplicações.
11 11 A contabilidade Societária e Fiscal é abastecida por lançamentos contábeis, sendo que estes podem ser feitos dentro do setor de contabilidade ou por meio de integrações ou interfaces de outros sistemas operacionais ou de gestão (PADOVEZE, 2000). Portanto, esse abastecimento com lançamentos contábeis pode envolver as empresas do estágio parcialmente integrado, quando alternar entre alguns lançamentos efetuados dentro do setor de contabilidade e outros obtidos pela integração ou interfaces, bem como as empresas totalmente integradas, quando a obtenção for apenas por meio da integração. Nesse último caso, a integração pode ser de forma original (como, por exemplo, com a utilização de um sistema Enterprise Resourse Planning (ERP)) ou não-original (como, por exemplo, utilizando integração entre sistemas de várias áreas da empresa). Processamento de Livros Contábeis e Sistema de Relatórios Livro-Razão Geral Relatórios Financeiros Processamento de Pedidos de Vendas Faturamento Contas a Receber Recebimentos de Caixa Sistema de Processamento de Transações Análises de Vendas Contas a Pagar Desembolsos de Caixa Sistema de Processamento de Transações de Vendas Sistema de Processamento de Transações de Compras Compras Controle de Estoques Processamento de inventário Folha de pagamento Controle de Ponto Figura 1 Sistema de informação contábil Fonte: Adaptado de Wilkinson e Cerullo (1997, p. 10) Sistema de Processamento de Transações de Folha de Pagamento
12 12 De acordo com O Brien (2002), é no Processamento de Pedidos, conforme Figura 1, que os pedidos dos clientes são captados e processados, produzindo dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Assim, o Sistema de Controle de Estoques, acompanhando a Figura 1, processa dados que refletem mudanças nos estoques. Por exemplo: depois que os dados sobre pedidos são recebidos do sistema de Processamento de Pedidos, é o controle de estoques quem registra mudanças que esses causaram nos níveis de estoques e prepara os devidos documentos de expedição. Dessa forma, esse subsistema destina-se ao controle das movimentações físicas e à avaliação econômica do Ativo Permanente (O BRIEN, 2002). Verifica-se ainda que, no Processamento de Inventários, sistema encontrado na Figura 1, será necessário processar a mensuração econômica dos estoques de materiais, da produção em processo e produtos acabados, para fins de elaboração do balanço societário/fiscal. Esse sistema poderia ser abastecido pelo Sistema de Custos e por alguns sistemas operacionais que possam estar interligados no processo, como, por exemplo: Controle de estoques, Estrutura de Produtos, Roteiros de Fabricação, Custos, Compras e Entradas Fiscais, Expedição e Emissão de Notas Fiscais. Os Sistemas de Contas a Receber recebem informações de outras áreas, como o valor das vendas realizadas no Faturamento e, segundo O Brien (2002), esses sistemas mantêm registros de totais em débitos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos. Os sistemas de contas a receber computadorizados estimulam o pronto pagamento dos clientes por meio da preparação de faturas precisas e oportunas, assim como permitem a retirada de extratos dos clientes a prazo. Fornecem ainda relatórios aos gerentes para auxiliá-los no controle financeiro e de cobrança. O mesmo autor comenta sobre o Sistema de Contas a Pagar, que tem registrado as compras feitas de fornecedores, dados recebidos do Sistema de Compras, e fornece informações de totais devidos e pagamentos efetuados. O sistema também contribui para que os pagamentos aos fornecedores sejam executados pontualmente e corretamente, bem como proporcionem controle dos desembolsos da empresa. Os Sistemas de Folha de Pagamento, conforme também visualizado na Figura 1, recebem e mantêm dados dos cartões-ponto dos funcionários e outros registros de trabalho e remuneração dos funcionários, produzem contracheques e outros documentos relacionados a folha de pagamento e encargos sociais. Esses sistemas também podem fornecer, à administração, relatórios com análise dos custos e da produtividade da força de trabalho (O BRIEN, 2002).
13 13 Todos os processos mencionados até aqui podem envolver os sistemas de empresas parcialmente ou totalmente integradas com a contabilidade, e estes formam um fluxo de informações que precisa ser organizado, controlado e planejado, para tornar-se otimizado. O Brien (2002) analisa a Figura 1, onde se encontra o Sistema de Livros Contábeis, sendo esse o sistema que consolida os dados recebidos dos demais sistemas (contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros). Assim, após a consolidação, a Contabilidade poderá produzir demonstrativos e relatórios financeiros. Esse sistema auxilia a empresa na execução de tarefas da contabilidade de maneira correta e oportuna. Segundo Padoveze (2000), alguns sistemas contábeis para planejamento e controle da empresa, como, por exemplo, Sistema Orçamentário, Sistema de Custos, Contabilidade por Responsabilidade e Acompanhamento do Negócio, poderiam contemplar a empresa. Assim, o autor explica que o subsistema Orçamentário deve, em princípio, ser acoplado a um subsistema de Contabilidade Societária/Fiscal, para buscar evitar a duplicação e redundância de dados que poderia provocar, se fossem desenvolvidos de forma isolada. Esse é caracterizado por possuir como produto final um relatório de Análise das Variações Orçamentárias Real x Orçado. Para auxiliar nas análises de rentabilidade de produtos, custos de processos e processo de formação e gestão do preço de venda, um Sistema de Custos poderia ser utilizado na empresa, que existiria conforme a visão de custos de cada empresa. Esse sistema, segundo menciona O Brien (2002), faz parte do sistema contábil administrativo. A Figura 1, portanto, relaciona as principais etapas do processo de uma empresa com os subsistemas de informações que servem de apoio a cada um deles, integrando-os ao Sistema de Informações Contábil existente. Esse processo representa a execução de um planejamento operacional, que ainda pode fazer parte de um planejamento estratégico existente na empresa. A contabilidade pode acompanhar esses processos como um todo no processo de gestão da empresa. Segundo Iudícibus (2004), com o passar do tempo, não houve alteração do objetivo da contabilidade. Entretanto, para ele, acompanhando a evolução do ambiente, ampliaram-se os interessados na informação contábil e, como conseqüência, aumentou a dificuldade para se atender às necessidades específicas. Nessa evolução do ambiente, o que pode ser considerado como de grande relevância para a contabilidade é a possibilidade de utilização de uma ferramenta - o sistema de informações integrado - que possa auxiliar no atendimento das necessidades da gestão. Como
14 14 peça participante desse sistema, a contabilidade oferece informações pertinentes ao andamento da organização. 5. CONCLUSÃO O propósito deste estudo foi o de compreender melhor os sistemas de informações integrados e a contabilidade, pois se acredita que a forma como essa atua pode ser um dos fatores auxiliares para o desenvolvimento de uma melhor gestão da empresa e para uma condução mais eficaz do negócio. Na abordagem realizada constatou-se a importância da informação e dos sistemas de informações integrados para as organizações, assim como foi possível conhecer qual deve ser o papel da contabilidade envolvida à tecnologia de informação existente nas organizações. Ainda, identificaram-se diversas características desses sistemas, envolvendo os principais benefícios e dificuldades que a sua implantação pode proporcionar a contabilidade, e conseqüentemente a produção de informação patrimonial a organização. Os sistemas de informações informatizados vieram a contribuir muito para a utilização da contabilidade como produtora de informações econômico-financeiras da empresa, informações que buscam dispor as organizações melhores possibilidade de vencer os desafios diários da gestão eficaz. O que faz a diferença na condução dos negócios das empresas é a informação rápida e segura, e é isso que a tecnologia da informação, em conjunto com a contabilidade, proporciona às organizações. Além disso, proporcionam a perpetuação destas companhias em seus mercados, por meio da tomada de decisões econômico-financeiras ágeis e seguras. E por fim, com a contabilidade como ciência social sempre buscando atender as necessidades das sociedades e do homem, infere-se que no contexto dos sistemas de informações integrados ela passa por mais um marco histórico no seu processo evolutivo. E com este papel dentro das organizações, a contabilidade ganha cada vez mais reconhecimento no âmbito gerencial e coorporativo das organizações. REFERÊNCIAS ARIMA, Carlos Hideo. Sistema de Informações Gerenciais. In: SCHMIDT, Paulo (Org.). Controladoria: agregando valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman, p BEUREN, Ilse Maria. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, p.
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CONTRIBUIÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES INTEGRADOS PARA A CONTABILIDADE CONTRIBUTIONS OF INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS FOR ACCOUNTING
CONTRIBUIÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES INTEGRADOS PARA A CONTABILIDADE CONTRIBUTIONS OF INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS FOR ACCOUNTING Leandro Augusto Toigo 1 Auster Moreira Nascimento 2 Resumo: O presente