PAS 99:2006 - A primeira especificação do mundo sobre gestão integrada
Quando escrevi, há quase 10 anos, um artigo pioneiro sobre os Sistemas Integrados de Gestão (releia aqui o texto resumido), praticamente havia no mundo somente três especificações de sistemas de gestão: a ISO 9001, para a gestão da qualidade; a ISO 14001, para a gestão ambiental; e a OHSAS 18001, para a gestão da segurança e saúde no trabalho. De lá para cá, entretanto, mais de uma dezena de novas normas de SGs surgiram nos mais diferentes campos e setores de atividade, como na indústria automotiva, de equipamentos médico-hospitalares, de alimentos, de tecnologia da informação, de petróleo e gás, de transporte público, etc.
Se a sua organização tem uma variedade de sistemas de gestão implantados ­– por exemplo, gestão da qualidade ISO 9001:2008, gestão ambiental ISO 14001:2004 e gestão da segurança da informação ISO/IEC 27001:2005 –, que tal se você pudesse olhá-los como um sistema completo? Por que não ter algo que una os elementos comuns de tais sistemas?
Imagine também que sua empresa tem esses três sistemas certificados por três organismos diferentes e que agora precisam ser avaliados. Isso pode significar o envolvimento de três equipes de auditoria diferentes para conduzir três avaliações diferentes, e produzir resultados que podem se sobrepor ou, até mesmo, contradizer um ao outro.
"Essa questão é uma fonte potencial de desastre se não for bem gerenciada", explica John Hele, responsável mundial pela gestão da qualidade da certificadora BSI Management Systems. "Com mais de um sistema de gestão em uso, as auditorias ficam mais complicadas, sem falar do seu planejamento e da conformidade com requisitos legais. Faz todo sentido, portanto, estruturar todas elas sob um único sistema integrado. Estamos tentando fazer com que os sistemas de gestão evoluam unificando-os, a fim de tornar a avaliação mais eficiente e eficaz. Isso poupará tempo – e, portanto, dinheiro – para as organizações que integrarem seus sistemas".
"Tudo tem a ver com encontrar a base comum", continua Hele, que, como nós do QSP, tem acompanhado a luta das empresas para unir seus sistemas, às vezes com sucesso limitado. "Temos visto no mercado um aumento significativo do número de pessoas que buscam uma forma de integrar seus sistemas. Há uma necessidade crescente de uma abordagem unificada para Sistemas Integrados de Gestão (SIGs), mas até agora não havia uma norma única de requisitos para SIGs", conclui Hele.
Foi por todos esses motivos que a entidade britânica de normas, a BSI British Standards, foi instada a desenvolver a primeira especificação do mundo de requisitos comuns de Sistemas Integrados de Gestão: a PAS 99:2006, a qual é considerada o primeiro passo rumo a uma futura norma internacional ISO...
PAS significa Publicly Available Specification (Especificação Disponível Publicamente).
A PAS 99 fornece um modelo simples para as organizações integrarem em uma única estrutura todas as normas e especificações de sistemas de gestão que adotam. O principal objetivo da PAS 99 é simplificar a implementação de múltiplos sistemas e sua respectiva avaliação de conformidade. Ela enfatiza que as organizações que a utilizarem deverão incluir como entrada do sistema integrado os requisitos específicos das normas que adotam, tais como, por exemplo, os requisitos específicos da ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO/IEC 20000 e OHSAS 18001.
A conformidade com a PAS 99 não garante em si a conformidade com essas outras normas de sistemas de gestão. Os requisitos específicos de cada norma ainda terão que ser cobertos e atendidos para que a certificação, caso desejada, seja obtida. A certificação com a PAS 99:2006, por si só, não é apropriada. Ela foi elaborada, portanto, com o propósito de auxiliar as organizações a se beneficiarem com a consolidação dos requisitos comuns de todas as normas/especificações de sistemas de gestão e com a gestão eficaz desses requisitos.
Os especialistas que desenvolveram a PAS 99 consideram que essa estrutura é a mais apropriada para a nova especificação, uma vez que permite que toda e qualquer norma de sistema de gestão seja contemplada, possibilitando o gerenciamento eficaz e eficiente dos requisitos comuns dos sistemas de gestão.
Como enfatizei anteriormente, cada norma de sistema de gestão possui seus próprios requisitos específicos, mas esses seis temas estão presentes em todas elas e podem ser adotados como base para a integração. A PAS 99 utiliza a mesma categorização. A Figura 1 da PAS 99:2006, apresentada a seguir, mostra como os requisitos existentes em normas/especificações são comuns e podem ser praticamente acomodados em um único sistema de gestão genérico. A redução de duplicações, através da união de dois ou mais sistemas dessa maneira, tem o potencial de diminuir significativamente o tamanho total do Sistema Integrado de Gestão e de melhorar a sua eficiência e eficácia.
Figura 1 - Ilustração de como os requisitos comuns das diversas normas/especificações de sistemas de gestão podem ser integrados em um sistema comum
A Figura 1 mostra que, se os diversos requisitos de sistemas de gestão puderem ser organizados de forma que os principais requisitos sejam cobertos de maneira comum, é possível integrar os sistemas na intensidade que for mais apropriada para a organização, ao mesmo tempo em que as duplicações são minimizadas.
O modelo usado na PAS 99 tem como base o ISO Guide 72 com algumas modificações, já tendo sido testado na prática. Os seis requisitos comuns mencionados acima devem ser observados em conjunto com a abordagem PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir), que todos os sistemas de gestão seguem.
A integração deve ser planejada e implementada de maneira estruturada. Muitas empresas adotaram normas de sistemas de gestão como resultado de pressões externas, tais como clientes que exigem a implementação de uma norma da qualidade, ou requisitos externos para implantar um sistema da segurança e saúde no trabalho. Isso, entretanto, não se aplica à integração, que deve ser feita tão somente em benefício da organização. Assim sendo, o primeiro passo deve ser a identificação das necessidades do negócio. Se a empresa não vê benefícios com a integração, então não deverá fazê-la – embora seja difícil imaginar uma organização que não veja que a integração trará benefícios...
Para atender aos requisitos de uma norma específica de sistema de gestão, será necessário fazer uma análise detalhada dos requisitos e compará-los àqueles que já foram incorporados ao sistema integrado. Até elementos que são considerados comuns podem ter diferenças sutis dentro do contexto de cada norma.
Algumas organizações poderão alegar que um Sistema Integrado de Gestão pode dificultar os negócios, acrescentando uma outra camada que não precisaria estar lá. Mas, como procurei mostrar neste artigo, não é esse o caso. O SIG pode simplificar as coisas, fornecendo uma estrutura unificada, transparente e consistente para o que, de outra forma, poderia ser um conjunto desnecessariamente complicado de sistemas de gestão. E simplificar as coisas é meio caminho andado.
A PAS 99:2006 (veja aqui o índice geral dela) atende plenamente a esse objetivo, tão ansiado pelos usuários de tantas normas e especificações hoje existentes no mundo.