Como criar um bom KPI – Business View BI – A solução de BI e Gestão à Vista para sua empresa
Publicado em 16 de janeiro de 2017 16 de janeiro de 2017 por edgar
Na publicação anterior, escrevi sobre A importância dos KPI's no planejamento estratégico da empresa, onde a intenção foi demonstrar a você, como um KPI pode auxiliar a sua empresa a atingir as metas traçadas no planejamento estratégico da empresa.
Mas para isso, os KPI's utilizados precisar ser bons! Se não, irá atrapalhar mais que ajudar. E aí fica a questão: O que um KPI precisa ter para ser bom? Ele deve responder as seguintes questões:
Em 99,9% os KPI's estão atrelados a uma meta, ou até mais de uma. São raras as exceções onde os KPI's não tem pelo menos uma meta, dada a sua importância. Quando isso acontece, seu papel no processo é discutível e é muito provável classificá-lo apenas como um indicador importante, mas não como KPI.
Como qualquer outro indicador, ele mede algo. E traz, além disso, se essa medida está de acordo com a meta. Vamos então á prática. Vamos criar um KPI de meta de vendas para a nossa empresa, para isso. Para isso, vamos responder as questões do nosso KPI:
R: A meta de vendas é R$80.000,00
Qual é a fonte da medição?
R: Iremos medir o Preço Total de Vendas a partir da nossa planilha de vendas.
Qual é o período da medição?
R: Somente serão consideradas as vendas aprovadas no mês atual.
R: Esse KPI estará disponível para a equipe de vendas.
Com as informações acima, já são suficientes para construirmos nosso KPI:
O indicador acima, demonstra que vendemos R$68.931,00 e que estamos próximo de chegar a nossa meta de R$80.000,00. Funciona? Sim, mas poderia ser melhor:
O que temos agora? A mesma informação, porém, com maior clareza. Pois, a equipe tem a capacidade de enxergar o quão próximo, ou, distante estamos da meta. Por isso, sempre indico que utilize bem todos os recursos disponíveis (cores, imagens, textos e etc). E que também revisem e testem diversos modelos de indicadores, para saber qual oferecem melhor visualização.
E a periodicidade da informação?
É extremamente importante que você defina de quanto em quanto tempo o indicador será atualizado com as informações mais recentes. O período pode ser mensal, semanal, diário, de hora em hora, minuto a minuto ou em tempo real. A sua escolha vai depender de diversos fatores, bem como, a relevância de ter a informação bem fresca (quase sempre o caso) e a capacidade de produzir indicadores a partir do processamento dos dados (velocidade com que você consegue colher, processar e produzir os dados).
Se você utiliza planilhas em Excel e relatórios do seus sistemas, para nutrir seus indicadores, faz-se necessário o uso de ferramentas como o Business View para o processamento e exibição dos indicadores no menor tempo possível, com menos esforço, afim disponibilizar uma informação útil para sua equipe. Pois, não adianta produzir um KPI bom, mas com informação do passado e que não poderá ser usado atualmente pela sua equipe.
Com bons KPI's e bons indicadores, é possível usufruir também do poder da Gestão à Vista, que falaremos próxima publicação.
Dúvidas, sugestões, sobre KPI's e assuntos relacionados a Business Intelligence ou Gestão à Vista? Fique à vontade para comentar ou entrar em contato comigo pelo e-mail edgar@businessviewbi.com.br.
Acompanhe mais assuntos relacionados se inscrevendo na lista do Business View – BI: bit.ly/bv-signup
Palavras-chave desta entrada: Business Intelligence, Gestão à Vista, KPI. Adicione o link permanente aos seus favoritos.