Também chamada de contracheque, a folha de pagamento é uma lista que contém a remuneração paga aos colaboradores. Esse documento transforma as informações trabalhistas em dados contábeis, que possibilitam calcular o valor do salário bruto e, principalmente, do líquido (no qual já são contabilizados os descontos).
A gestão de folha de pagamento é uma necessidade que aparece todos os meses diante do empreendedor. Afinal de contas, lidar com o salário de colaboradores nem sempre é uma tarefa fácil. Entretanto, ela pode ser simplificada utilizando a tecnologia a seu favor.
Essa prática ajuda a evitar erros, que podem ocasionar processos trabalhistas e até o pagamento de multas. Portanto, se você souber gerenciar a folha de pagamento, estará mais seguro e protegido contra as potenciais falhas comuns durante esse procedimento.
Para ajudá-lo nessa empreitada nós criamos este post. A ideia é apresentar os seguintes assuntos:
por que fazer a gestão da folha de pagamento;
quais dicas ajudam nesse processo.
Quer saber mais? Continue a leitura e entenda melhor.
Todas as empresas são obrigadas a elaborar suas folhas de pagamento todos os meses. Essa diretriz está determinada no Decreto 3.048/1999 e deve ser cumprida a fim de evitar o sofrimento de sanções e o pagamento de multas.
Devido a suas características, a elaboração da folha de pagamento exige conhecimentos em Recursos Humanos (RH), matemática financeira e leis trabalhistas. É por isso que esse documento possui função fiscal, operacional e contábil.
Como a folha de pagamento funciona?
Esse é um documento relevante e que, de certo modo, apresenta um histórico do colaborador dentro da empresa. Sua relevância é determinada pela função que exerce, que é retratar o cargo assumido pelo contratado e detalhar a remuneração recebida.
As informações básicas que devem constar na folha de pagamento são:
parcelas que não compõem a remuneração, por exemplo, ajuda de custo e diárias;
valor líquido que deve ser pago;
controle de frequência do colaborador;
forma e prazo do pagamento.
Vale a pena ressaltar que não existe um modelo único para elaboração da folha de pagamento. O layout pode ser modificado conforme a necessidade da sua empresa. O cuidado que se deve ter é com a discriminação das informações, que é exigida por lei.
A contabilidade é o setor responsável por fazer esse cálculo. Ele inclui 4 etapas principais:
O desconto de benefícios legais é aquele relativo ao vale-alimentação, vale-refeição, contribuição sindical, entre outros. Deve-se calculá-lo a fim de chegar ao valor líquido que deve ser finalmente repassado para o colaborador e detalhado como montante pago.
Agora que você já entendeu como o cálculo é feito, fica fácil entender que fazer a gestão da folha de pagamento é uma forma de elaborar o documento sem imprevistos, erros e necessidade de retrabalho. Assim você consegue reduzir custos e otimizar o tempo da contabilidade.
Além disso, conforme a empresa cresce, essa tarefa se torna mais difícil e complexa, o que aumenta a chance de problemas ocorrerem. Com a gestão do processo, no entanto, os colaboradores das áreas contábil e de RH podem focar em atividades estratégicas.
maior facilidade em auditorias internas e externas.
Quais dicas ajudam nesse processo?
A automatização do gerenciamento de folha de pagamento é uma atitude que ajuda a ter melhores resultados, mas ainda existem outras orientações que ajudam a deixar tudo em ordem. Veja algumas delas a seguir:
A folha de ponto é um elemento básico para o cálculo da remuneração do colaborador e, como consequência, da elaboração do contracheque. Os horários de entrada e saída devem ser registrados corretamente, independentemente do tamanho da sua empresa.
Vale a pena lembrar de que a lei obriga que negócios com mais de 10 colaboradores tenham uma folha de ponto que deve registrar, de modo eletrônico, mecânico ou manual, todos os horários.
Os cargos e salários devem ter estruturas bem definidas para que os colaboradores compreendam como funciona a distribuição de benefícios, remunerações e gratificações. Além disso, eles passam a entender de que forma podem crescer dentro da organização.
Para o cálculo da folha de pagamento, essa estrutura é válida para se saber exatamente quantos colaboradores há em cada cargo ou área, além de ser possível visualizar funções que podem receber mais investimentos.
Identifique os problemas de gestão — e conserte-os
Os problemas na folha de pagamento podem ser causados por falta de pessoal, falta de conhecimento específico na função, processos internos muito burocráticos, entre outros. É importante identificar os principais pontos de falhas e verificar de que forma podem ser melhorados.
A gestão automatizada da folha de pagamento facilita o controle dos dados e informações e elabora o documento de modo mais rápido e simples. O resultado é uma visualização mais ampla dos valores pagos e a identificação de situações que merecem atenção.
Entendeu por que a gestão de folha de pagamento é tão relevante para o seu negócio? Aproveite e deixe seu comentário caso tenha ficado com alguma dúvida ou tenha uma experiência para compartilhar. Até o próximo artigo!