Google Vault: entenda 4 vantagens essenciais para a organização e otimização do trabalho - SantoDigital
Você, muito provavelmente, já deve ter apagado algum e-mail importante por engano, certo? Isso acontece com frequência em muitas empresas. Algumas vezes, basta ir até a lixeira e recuperar a mensagem. Mas o que fazer se, por acaso, essa mensagem ter sido apagada há muito tempo? Neste caso, se você não possuir um backup do seu e-mail, perderá as informações, o que pode gerar retrabalho, estresse e até perdas financeiras. Nesse sentido, o Google Vault é uma ótima solução para recuperar os dados perdidos.
Mas essa não a única funcionalidade dessa ferramenta. Ela é útil, principalmente, para arquivar informações para atender a princípios regulatórios e políticas de preservação de dados da empresa. Saiba mais a seguir!
Primeiramente, o que é Google Vault
Trata-se de uma ferramenta de arquivamento que retém dados pelo tempo que for necessário. Seu objetivo não é restaurar dados rapidamente, mas reter dados críticos para os negócios, de maneira organizada, de modo que a pesquisa por um item específico se torne mais fácil quando houver necessidade no futuro.
O Google Vault é totalmente baseado na Web, ou seja, não é necessário instalar nem manter softwares. Ele está incluído nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e Drive Enterprise e suporta as seguintes aplicações:
Hangouts Chats;
Arquivos no Google Drive e nos Drives de equipe.
Confira a seguir os benefícios que essa ferramenta pode agregar ao seu negócio!
1. Guarde os dados organizacionais pelo tempo que for necessário
Com o Google Vault você define sua política de retenção de dados. Você pode criar regras personalizadas para sua organização com base em intervalos de datas, termos semânticos e unidades organizacionais.
É recomendável que você consulte sua equipe jurídica para entender se sua empresa está sujeita a normas específicas de retenção de dados. Assim, você poderá configurar regras que atendam às suas necessidades.
2. Pesquise dados específicos rapidamente
Encontrar informações antigas pode ser muito trabalhoso. Muitas vezes você precisa restaurar backups e isso demanda tempo e trabalho.
Além disso, examinar um domínio grande para encontrar determinados e-mails ou mensagens de bate-papo pode parecer uma tarefa assustadora; se você usa termos muito amplos – recebe muitos resultados; se usa termos muito específicos – receba muito poucos.
Felizmente, o Google Vault tem muitos parâmetros de pesquisa, como; usuário, nome do arquivo, tipo de arquivo, conteúdo do arquivo, etc., para que você sempre encontre o que está procurando.
Além do mais, você pode salvar suas pesquisas para serem utilizadas numa próxima ocasião, permitindo que você acesse rapidamente os dados de que precisa. Essas buscas também são dinâmicas, o que significa que elas incluirão novos dados que foram adicionados desde sua última pesquisa.
3. Exporte os resultados da pesquisa para uma revisão adicional
Depois de obter os dados de que você precisa no Google Vault, você pode exportá-los em vários formatos para uso externo. A exportação inclui informações altamente detalhadas que mostram sua relevância para sua pesquisa, além de metade dos que fazem referência aos dados armazenados nos servidores do Google. Você pode exportar nos seguintes formatos:
Chrome – Imprimir como PDF ou Salvar no Drive;
4. Ganhe agilidade, produtividade e segurança
Todas as funcionalidades do Google Vault ajudam a sua equipe a ter mais agilidade na execução das tarefas, o que auxilia no aumento da produtividade. Tudo isso sem abrir mão da segurança: apenas usuários específicos têm acesso à ferramenta, e esses usuários podem criar regras de retenção e realizar outras ações.
Se alguma atividade no Vault precisar ser verificada, um relatório de auditoria poderá ser criado para descobrir qual usuário criou determinadas regras ou removeu determinados dados.
É recomendável com você conte com a assessoria especializada em soluções G Suite que possa ajudá-lo a entender melhor as funcionalidades e os recursos dessa importante ferramenta. Assim, você conseguirá extrair o máximo das vantagens que ela pode oferecer a sua empresa.
Agora você já conhece algumas vantagens do Google Vault. Vale ressaltar que essa é uma ferramenta de arquivamento e não de backup. Para conhecer uma solução de backup compatível com as aplicações G Suite, clique aqui e conheça o Spanning. Boa leitura!