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Como tomar decisões relevantes com segurança e agilidade? Nunca mais tenha essa dúvida!
É necessário que se mantenha o controle de suas informações de maneira adequada e rápida para que a tomada de decisões seja tomada apenas pela análise de dados? Tudo isto é possível quando se tem uma boa ferramenta de gestão.
Quando se tem informações relevantes disponíveis, não é preciso ser um super-herói para tomar decisões.
Se He-Man – o personagem principal de histórias em quadrinhos e várias séries animadas – vivesse no mundo real do século 21, certamente ele seria um gestor up-to-date, sempre à frente dos acontecimentos. E, como um excelente gestor deste milênio, sua força sobre-humana seria a sua capacidade de analisar o registros do passado e se antecipar ao futuro. O alter-ego do Príncipe Adam se transformaria sempre diante de um dashboard (sua espada) com cenários de Big Data. "Eu tenho a força!" desvendaria os segredos da organização (Castelo de Grayscull) e transformaria o mercado (o reino de Eternia).
Uma história de criança, um problema permanente!
Essa paródia do mundo corporativo que propusemos nessa postagem é interessante, pois trata de um duelo que, assim como nas histórias de animação, parece eterno. A excelência nunca é alcançada, mas sempre perseguida. O Esqueleto e seus comparsas são incansáveis em produzir relatórios complexos, que demoram a ser gerados e precisam ser cruzados com outros dados para se ter alguma métrica de informação para tomada de decisões. Enquanto isso, He-Man e sua equipe mágica exploram um sistema que fornece dados e informações de forma leve, intuitiva e que consiga apresentar em um mesmo dashboard aquilo que se busca.
Mas o que é um dashboard?
Quando o sistema apresenta um painel visual em que informações, indicadores e métricas são concentradas para auxiliar a tomada de decisões do gestor, esse painel é chamado de dashboard. Eles são cada vez mais desejados porque possibilitam que os gestores tenham um meio mais rápido para encontrar as informações necessárias e tomar uma decisão ágil e precisa.
Como tomar decisões relevantes com segurança e agilidade?
É necessário que se escolha uma ferramenta de gestão realmente eficiente. As melhores ferramentas são as que atendem às demandas do mercado. Essa demanda baseia-se no atendimento às necessidades dos decisores que se baseiam em certas características típicas. Saiba como escolher a melhor ferramenta para tomar decisões com segurança e agilidade:
Observe se a plataforma emite relatórios importantes. Nem tudo que está no sistema deve estar no relatório, somente as informações passíveis de análises mais profundas.
Seja consciente e prefira relatórios em PDF ou em tela. Com a consciência ecológica, cada vez menos é utilizado o recurso de impressão. Nesse caso as melhores soluções são impressões em arquivos PDF ou, melhor ainda, a geração de relatórios em tela.
Opte por ferramentas que permitam a filtragem de dados. A flexibilidade é muito importante e o resultado é mais específico por meio de alguns comandos de localização ou filtros precisos. Eles potencializam ainda mais os resultados esperados.
Não abra mão das planilhas. Há casos em que a boa e velha planilha Excel ajuda – e muito! – na organização dos dados. Opte por sistemas que permitam gerar planilhas de Excel para aquelas demandas mais massivas, como por exemplo, a conferência de preços, a revisão nos dados cadastrais dos clientes etc.
O ser humano é visual, faça uso dos gráficos. Os gráficos são importantes para totalizar valores por categorias específicas. É mesmo bom ler o montante de venda por vendedores ou por centro de custo em um gráfico de barras, não é? Gráficos ajudam na análise da relação de faturamento mensal, do comparativo entre o total de receitas e despesas, entre outros.
A ferramenta deve mostrar o passado por meio de indicadores. Indicadores são métricas simples que dão um norteamento aos números da empresa. São referências claras do que aconteceu até aquele momento da análise. Com eles é possível entender, por exemplo, se o índice dos inadimplentes aumentou ou diminuiu, se o faturamento está dentro do previsto para aquele mês e se as despesas estão conforme planejadas.
Também deve mostrar o presente por meio de notificações. As notificações antecipam as tomadas de decisão, elas têm por objetivo alertar o usuário sobre as atividades importantes que precisam ser realizadas com urgência. Um bom exemplo é ter notificações dos clientes inadimplentes daquele dia. Mais: dívidas a pagar da semana, compromissos agendados etc.
No século 21, Inteligência Artificial para mostrar o futuro. A inteligência artificial tem por finalidade prever possíveis ações que possam ser tomadas para não levar a empresa a um mal caminho. Também deve sugerir ações que possam gerar diferenciais ou mostrar caminhos inovadores que levem-na a um outro patamar. É como se fosse um robô aprendendo o comportamento de seus clientes e, com estes dados, ele se torna capaz de sugerir o momento ideal de fazer o contato para uma nova venda, antecipar a compra de um produto que está prestes a acabar o estoque e que possivelmente terá uma venda nos próximos dias.
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