Tópico Nº: 46 - Título: Emissão de Documentos Eletrônicos pelo GFIL - Primeiros passos.
Em primeiro lugar, é muito importante ressaltar que emitir nota fiscal eletrônica, uma carta de correção eletrônica, manifestação de destinatário, ou qualquer outro, não é apenas um processo mecânico de utilizaçao de um programa e efetuar cliques aqui e acolá ou digitar informações. É necessário inteirar-se detalhamente sobre o assunto, principalmente em relação à questão de impostos, prazos, conservação de arquivos XML, certificado digital, ambientes de homologação e ambiente de produção, transmissão, cancelamento e inutilização de notas eletrônicas, etc. Enfim, pode-se dizer que é um novo conceito na área empresarial/fiscal.
Por esses e outros motivos, nossa sugestão é que antes de iniciar na utilização dos módulos de emissão de documentos eletrônicos disponibilizados pelo GFIL, seja feita uma análise bastante detalhada e aprofundada de tudo o que envolve esse procedimento, principalmente para se evitar multas e transtornos em despachos de mercadorias a clientes, entre outros.
Abaixo serão elencados alguns passos que, se seguidos, com certeza vão auxiliá-lo em muito nesse novo processo de emissão de documentos eletrônicos.
Salientamos que, a exemplo do próprio GFIL, o suporte prestado por nós desenvolvedores para esses módulos é gratuito, mas será sempre no formato "tira-dúvidas", ou seja, está limitado a parte operacional de cada módulo e o usuário sempre deve primeiro analisar o manual de ajuda naqueles tópicos relativos ao módulo utilizado. Questões relacionadas a legislações, destaque de impostos, enquadramento de operações fiscais, ou qualquer orientação na parte fiscal, normas sobre como e por quanto tempo conservar os XML gerados, compra, instalação e manutenção de certificados digitas. Enfim tudo aquilo que não for especificamente a operacionalidade do sistema GFIL, deverão ser esclarecidas com profissionais de cada área (contador, TI, ...).
Marcar uma reunião com o responsável pela contabilidade da empresa, o dono da empresa e todas pessoas que operarão o programa nos módulos de emissão de documentos eletrônicos. Nessa reunião esclarecer com o contador toda a parte que lhe diz respeito (leis e normas afins, prazos diversos, lançamentos(destaques) de impostos, forma de enquadramento da empresa em relação ao regime tributário, CFOPs, testes de notas em ambiente de homologação exigidos pela SEFAZ à qual a empresa está vinculada, providências necessárias na receita estadual, etc.);
Adquirir um certificado digital de instituição devidamente autorizada para tal. Alguns exemplos: Correios, CEF, SERASA. Obs: O GFIL aceita ambos os modelos de certificados, A1 e A3. A empresa deve certificar-se de que terá um técnico de informática para assessoramento na parte de instalação e configuração de certificado;
Naqueles módulos onde se faz necessário enviar documentos em ambiente de homologação, efetuar todos os testes ainda em ambiente de homologação antes de mudar a configuração do ambiente para produção no GFIL. A quantidade de testes variam para cada secretarias de fazenda (estado ou município). É preciso verificar com o contador da empresa ou mesmo com as SEFAZ (do estado ou do município) a fim de saber quais os testes que você deve fazer em ambiente de homologação;
Após efetuados os testes e seu contador lhe der o "ok" para iniciar a emissão em produção, acessar os parâmetros fiscais do GFIL e mudar o ambiente para produção;