Gestão documental. Tel.: - PDF
Gestão documental. Tel.:
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Ana Vitória Duarte Salazar
1 Gestão documental Tel.:
2 A EMPRESA A Filedoc Software dedica-se ao desenvolvimento e comercialização de soluções na área de gestão documental e de processos, BPM, automatização de processos e captura, reconhecimento e indexação automática de documentos. 6 anos de presença no Mercado Mais de 80 Clientes e Parceiros presentes em 7 Países
3 A EMPRESA A Filedoc Software possui um criterioso leque de parceiros tecnológicos: Certificações:
4 Gestão documental O Filedoc é a resposta às necessidades manifestas de facilidade, eficiência, segurança e rapidez na gestão da informação das organizações, com o menor TCO (Total Cost of Ownership) possível. CUSTOS TEMPO COLABORADORES EMPRESA Papel Consumíveis Indexação Pesquisa de Informação Organização / Eficiência Satisfação Uniformização Normalização Espaço Físico Decisão Partilha de Informação Controlo / Segurança Suporte e Manutenção Tramitação Avaliação Arquivo centralizado
5 FILEDOC Cenários de implementações tipo Departamento administrativo Gestão do expediente Departamento financeiro Gestão do processo de compras Gestão do processo de tratamento de facturas de fornecedores Integrações com ERP s ou outras aplicações Departamento comercial Gestão de reclamações Gestão de contractos Gestão de propostas e adjudicações Gestão de tarefas Projectos Documentação de projectos
6 FILEDOC Cenários de implementações tipo Departamento Jurídico Gestão de contractos Gestão de processos de contencioso Administração Avaliação de processos Avaliação de recursos Reuniões de administração Actas Despachos Outros Gestão de outros processos de negócio Possibilidade partilha de documentos com clientes e parceiros Apoio à certificação da qualidade ISO 9001 Integração em projectos de BPO SAAS
7 Estatísticas Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo: Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos. 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados. 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original. O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa. 15% dos documentos manuseados perdem-se. 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados. Em média cada documento é copiado 9 vezes
8 Gestão documental Uma solução integrada de gestão documental e de workflow que integra as funcionalidades de arquivo, gerindo todo o ciclo de vida dos documentos.
9 VANTAGENS DO FILEDOC Inexistência de licenciamento Entrega um TCO ao cliente incrivelmente baixo, permitindo demonstrar o ROI muito facilmente Ambiente Web facilitando a sua distribuição ; Interface user friendly oferecendo uma curva de aprendizagem muito rápida Funcionalidades Out of the Box. Sem custos de desenvolvimento. Parametrização rápida e simples pelo próprio cliente Integrado com todas as ferramentas Office e Windows Módulos Mobile e Webservices sem custos adicionais ; Em conformidade com o MOREQ 2 e MEF.
10 Gestão documental Arquitectura do Filedoc:
11 FILEDOC WORKFLOW
12 Gestão documental Funcionalidades Out of the Box: Modulo de digitalização integrado Registo de todos os conteúdos da empresa; Acesso, autenticação, e segurança Assinaturas digitais Gestão de Entidades e tarefas; Plano de classificação para documentos e processos; Pesquisa avançada e tipo google; Plugins Windows e Office Workflow e distribuição AD Hoc de documentos ou processos Gestão de processos e períodos de retenção Gestor de formulários Multi site e multi empresa Versão Mobile Relatórios e indicadores de gestão. Web Services