Seja qual for o porte da sua empresa, fazer um fechamento contábil mensal é essencial para ela ser cada vez maior, organizada e esbanjar saúde financeira.
Por ele ser tão importante, explicaremos a você tudo sobre o assunto e no final disponibilizaremos uma checklist com o que não pode faltar no seu fechamento.
O fechamento mensal é uma análise de todas as informações geradas pelos procedimentos financeiros, fiscais, trabalhistas e contábeis da empresa no último mês.
Na prática, é identificar as movimentações daquele mês de exercício, para entregar um relatório consolidado aos diretores, e funcionar para gestores como um "termômetro", cujos dados possam ser usados para definir os rumos do negócio.
Antigamente, reunir todos esses dados manualmente era um processo muito lento e cansativo, mas hoje já existem tecnologias que deixam tudo mais prático.
Mas seja no manual ou no automático, o recomendado é que você faça o seu fechamento mensal até o quarto dia útil do mês.
Isso porque uma das maiores vantagens dele é justamente proporcionar agilidade na tomada de decisões. Acompanhe a seguir mais benefícios!
O fechamento contábil mensal não é só um acumulado de informações, ou um arquivo para ficar guardado em uma pasta no computador.
Ele é uma ferramenta poderosa e estratégica, que possibilita:
Identificar com rapidez problemas financeiros, cortando o mal pela raiz e evitando o efeito "bola de neve"
Recalibrar as projeções da empresa para os meses seguintes
Adaptar o planejamento estratégico
Determinar novas estratégias para melhorar os resultados do negócio
Fornecer informações para atender às obrigações fiscais ou regulatórias
Entender como cada departamento da empresa se comportou mês a mês
Devo fazer o fechamento mensal ou só o anual mesmo?
Por mais que sejam parecidos, o fechamento mensal e o anual cumprem funções diferentes.
A vantagem em fazer o fechamento mensal está em colocar uma lupa nas movimentações que aconteceram nos últimos 30 dias.
Como já falamos, assim é possível determinar rapidamente estratégias para melhorar os resultados do negócio.
Já o fechamento anual dá uma visão mais ampla da situação da empresa. É a partir dele que verificamos se no fim de um período mais longo os resultados são positivos ou negativos, e se aquelas estratégias deram resultado.
Além disso, o fechamento anual alimenta demonstrações contábeis que precisam ser entregues pelas empresas todos os anos ao SPED, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados de Exercício.
Então, o mais recomendado é que você faça o fechamento mensal, mas prepare também um fechamento anual, reunindo as informações que foram coletadas todos os meses.
Assim, você se mantém em dia com as obrigações legais e abastece os gestores de informação sobre a viabilidade e evolução da empresa.
Quem é o responsável pelo fechamento?
Um fechamento mensal de sucesso depende da sinergia entre várias áreas da empresa. Mas a área contábil, com participação do financeiro, são as que realmente colocam a mão na massa.
Na prática, o financeiro filtra as informações para o contábil. Veja só as responsabilidades de cada um no processo:
O que entra em um fechamento contábil mensal?
Antes de começar, é importante fazer o levantamento do capital da empresa, levando em conta que todo negócio tem seus ativos e passivos.
Já que para entregar um panorama claro do desempenho da empresa naquele mês, sem furos, o fechamento mensal tem que corresponder à totalidade desse capital.
Acompanhe a seguir como categorizar esse capital entre ativos e passivos:
Ativo é tudo o que é um investimento, faz parte do patrimônio e traz retorno para a empresa, sejam os bens, ações, patentes, títulos financeiros, maquinário, itens armazenados em estoque ou valores em caixa.
Já os passivos representam o oposto dos ativos. São as obrigações que a empresa tem, como os salários, impostos, empréstimos, despesas com a infraestrutura e financiamentos.
Quais são os documentos necessários para um relatório de fechamento do mês?
Depois de categorizar o capital em ativos e passivos, é hora de colocar a mão na massa. E para deixar a hora do fechamento muito mais simples, você pode organizar os documentos envolvidos no processo em 4 movimentações.
Movimentações fiscais
A guarda de documentos fiscais já é imprescindível para a empresa estar em dia com suas obrigações com o Fisco. Mas também é o fiscal que alimenta o departamento financeiro, comprovando as transações feitas por lá.
Então, você precisará guardar e analisar:
Arquivos eletrônicos, como os modelos do SPED Fiscal, XML das notas fiscais eletrônicas e Reduções Z emitidas
Notas fiscais de toda natureza referentes a entrada e saída de produtos e serviços, como NF-e, NFC-e, NFS-e
Comprovantes de transporte, como o CT-e e DANFE
Comprovantes de pagamento de impostos, como Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE) e DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
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Nesta categoria, é apurado tudo o que contribui para o controle do fluxo de caixa, como:
Comprovantes de pagamentos de impostos, pagamento de fornecedores e despesas diárias
Valores recebidos dos clientes
Todo tipo de extrato bancário: de cartões de crédito, contas da empresa, aplicações, empréstimos, investimentos
Contratos com clientes, de honorários, de locação
Manter o Livro Inventário atualizado não serve apenas para cumprir uma obrigação legal. Incluí-lo no fechamento contábil mensal revela os padrões na movimentação do estoque, mapeando os produtos sazonais.
Com esse dado em mãos, é possível fazer um planejamento de materiais e até financeiro mais eficiente.
E mesmo que a sua empresa venda serviços, e não produtos, ela com certeza compra insumos para que os colaboradores façam seu trabalho – sejam computadores ou materiais de escritório.
Da mesma forma, o fechamento ajuda a definir o quanto será investido na compra de novos materiais.
Movimentações trabalhistas
São os documentos que dizem respeito às relações de trabalho da empresa com seus colaboradores.
Como esse vínculo obviamente movimenta valores, é preciso que ele também seja apurado no fechamento. Na prática, você analisará documentos como:
Guia de recolhimento de FGTS e INSS
Recibos de pagamento de salário, rescisões, férias, notas emitidas a prestadores autônomos
Atestados médicos, vale-transporte, vale-alimentação
Comprovante de contribuição sindical
Ao analisar essas movimentações, a sua empresa poderá fazer um recrutamento de talentos mais estratégico.
Checklist para um fechamento contábil mensal de sucesso
Defina os responsáveis por reunir as informações de cada área
Estabeleça uma data de entrega de todas as informações
Organize os documentos necessários para o fechamento
Prepare uma tabela para receber os dados, colocando os Passivos à esquerda e os Ativos à direita
Caso tenha, utilize uma tecnologia para fazer os cálculos com mais precisão e rapidez
Faça a conciliação contábil dos 6 pontos-chave: faturamento, fluxo de caixa, impostos, folha de pagamento, escrituração contábil e materiais (estoque)
Confira se não há entradas e saídas sem identificação
Verifique se há contas a pagar ou receber vencidas
Levante as despesas antecipadas para o próximo mês
Realize uma análise dos números finais, comparando com os meses anteriores
Documente também os insights encontrados e compartilhe-os
Já estabeleça dia e horário para o próximo fechamento
3 erros que você deve evitar no fechamento mensal
1. Considerar valores que ainda não entraram no caixa
O ditado "a pressa é inimiga da perfeição" também se aplica ao fechamento contábil!
Acontece que muitas empresas incluem no fechamento valores que estão previstos, mas ainda não entraram no caixa.
Porém, como o fechamento mensal é um norte da saúde financeira da empresa, ele precisa refletir a realidade.
Caso contrário, pode ser que os gestores estipulem despesas ou investimentos a partir daquele valor previsto – e sempre existe a possibilidade que ele entre com atraso, por mais que os seus clientes sejam "ponta firme".
Assim, a empresa pode ficar sem a quantia com a qual estava contando e prejudicar seus próprios compromissos financeiros. Entre os problemas que isso pode gerar estão juros, multas e atrasos de pagamento.
Por isso, para que o seu fechamento funcione como uma ferramenta útil de tomada de decisões, trabalhe sempre com números reais e concretos.
2. Não organizar os lançamentos por categoria
Categorizar os lançamentos ajuda você a ter clareza do quanto está sendo investido em infraestrutura, marketing, prospecções, tecnologia, colaboradores etc.
Assim, fica fácil saber mês a mês quais são os maiores gargalos, onde é possível economizar ou mesmo aplicar a elisão fiscal.
Se você ainda não faz essa organização, está deixando de aproveitar todo o potencial estratégico do seu fechamento, já que não tem como saber os detalhes dos seus gastos e recebíveis.
3. Ver as movimentações apenas no dia do fechamento
Vale a pena bater novamente nessa tecla: o fechamento mensal é uma ferramenta estratégica, e não apenas um apanhado de informações.
Dessa forma, faz mais sentido acompanhar diariamente a caminhada financeira da empresa, principalmente o fluxo de caixa.
Assim, você fica sabendo o que está sendo lançado, faturado e investido todos os dias, e tem mais facilidade no dia do fechamento, já que estará a par de tudo e saberá quais são os pontos de atenção.
Curtiu esse conteúdo? Esperamos que ele tenha ajudado você com o balanço mensal da sua empresa.
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