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Chegamos a uma das questões mais amplas dentro de uma empresa, sua infraestrutura. Como a própria palavra indica, o interior de uma estrutura é sempre importante, é ele que sustenta toda a estrutura do negócio e faz com que as coisas funcionem do melhor jeito possível. O ponto é que os gastos em infraestrutura, se mal planejados, podem interferir, e muito, nos gastos de uma empresa.
As empresas muitas vezes não pensam em infraestrutura por que acreditam ser um detalhe luxuoso demais para pequenas e médias empresas. Porém, infraestrutura não é um luxo, mas sim uma necessidade essencial. Se você não prepara o terreno da sua empresa, não vai conseguir colher os frutos que espera colher. É importante que sua empresa cresça com qualidade para que o dia a dia dela seja produtivo e projete sempre o crescimento de seus negócios.
Por isso, neste artigo, daremos dicas importantes para reduzir os gastos em infraestrutura, mesmo que sua organização não seja um mega negócio. Confira!
10 dicas essenciais para otimizar gastos em infraestrutura
Na hora de otimizar seus gastos em infraestrutura, é preciso ter cautela e agir onde não haja prejuízo para operação. Veja abaixo 10 caminhos essenciais para você começar!
1) CALCULE OS DETALHES
Muitos itens, quando isolados, parecem não representar um custo muito elevado, porém quando considerada a soma dos mesmos, podem pesar muito no departamento financeiro da empresa. Desde sua inauguração, as empresas podem e devem passar por diversas mudanças neste sentido. Por exemplo, uma cafeteira sofisticada, com sachês que podem custar R$ 130 por mês, pode ser trocada pelo clássico sistema de coador, açúcar em pote e adoçante líquido, e o gasto, ser reduzido aproximadamente 70%. No quesito material de limpeza, o conselho é fugir de supermercados e passar a pesquisar por compras de grande quantidade em distribuidores. De material de escritório a todos os bens e insumos da empresa, estes detalhes devem ser sempre calculados.
2) REDUZA A FROTA DE VEÍCULOS
Utilizar muitos carros na empresa gera muitos custos com manutenção, seguro, IPVA, cuidados e depreciação. Examine a possibilidade de utilizar veículos alugados ou até mesmo com uma frota administrada por uma empresa terceirizada, que se encarregará de toda a manutenção e das demais necessidades. O leasing também é uma opção, aonde se paga apenas quando o carro é utilizado e é possível adquiri-lo ao final do contrato.
3) FAÇA UMA ANÁLISE DE SUA TELEFONIA
Após averiguar que seu custo com telefonia estava muito elevado, Saulo Tasso Freire, sócio-diretor da Casa de Mulateiro, contratou um software que, quando conectado à sua central telefônica, tem o registro de quais funcionários mais utilizam o telefone e quais os clientes que demandam mais ligações. Desta forma, foi implantado um novo programa de conscientização e foi alcançada uma economia de mais de 40% na conta telefônica. Outra forma de diminuir este gasto é entrar em contato com a operadora para negociar um pacote mais ajustado ao perfil de uso da empresa. Acredite, quando se fala em telefonia, sempre há uma forma de se economizar mais um pouco. Seja com voip, pacotes diferenciados, combos de telefonia móvel. Geralmente este estudo de economia não falha.
4) REDUZA PERDAS NA PRODUÇÃO
5) INVISTA EM MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
6) OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA
7) REAVALIE A LOGÍSTICA
O transporte de funcionários e o serviço de entrega de materiais podem ser administrados por uma mesma empresa terceirizada. Assim, o número de viagens é otimizado e o gasto reduzido. Essa foi a solução encontrada pela JR&M Assessoria Contábil para organizar a logística do negócio. Na FastFrame/Moldura na Hora, um dos três motoristas foi cortado, e a rede passou a utilizar mais os serviços de entrega de fornecedores. "Eles absorveram os custos", afirma Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da rede.
8)TERCEIRIZE A GESTÃO DOS PAGAMENTOS
Em empresas que há gastos em infraestrutura excessivos com combustível, uma solução é contratar um serviço de controle de frota. Essa foi a iniciativa da NGO, que presta serviços de assessoria e gerenciamento de risco. A firma costumava pagar o combustível quando o funcionário apresentava notas fiscais, mas se deparava com oscilação de custos e dificuldade para justificá-los aos clientes. Com a contratação do Ticket Car, os funcionários receberam cartões com créditos pré-definidos. A economia com combustível foi de 36%, segundo Daniel Cossi, diretor administrativo da NGO.
9) DIGITALIZE DOCUMENTOS
Para reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora, a JR&M Assessoria Contábil, incentiva à digitalização. "Temos muita emissão de relatórios, então adotamos o formato PDF", afirma Arruda Filho. Há ainda um ganho em segurança, pois os documentos ficam em rede, e não só em um arquivo físico.
10) CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS
Na hora de reduzir gastos em infraestrutura, empresas que são proprietárias de prédios podem vendê-los para, além de economizar com manutenção e impostos, colocar dinheiro no caixa. De acordo com Macedo, da Expense Reduction Analysts, esse capital extra pode ser investido para atualizar a linha de produção, por exemplo, o que tem impacto positivo direto no resultado.