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O papel da Administração na Gestão de Condomínios
O objetivo deste artigo é demonstrar o que significa morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar. A tendência que surgiu com os condomínios e mudou o modo de viver nos centros urbanos criou um novo e fértil mercado consumidor de produtos e serviços e gerador de empregos.
Seguir +	Paulo Rodolfo Rodrigues Moreira, 8 de outubro de 2010
THE ROLE OF ADMINISTRATION IN THE MANAGEMENT OF CONDOMINIUM
Paulo Rodolfo Rodrigues Moreira
paulorodolfo.moreira@gmail.com
Orientador Prof. Sérgio Luiz Marioto
O objetivo deste artigo é demonstrar o que significa morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar. A tendência que surgiu com os condomínios e mudou o modo de viver nos centros urbanos criou um novo e fértil mercado consumidor de produtos e serviços e gerador de empregos. Por isso mesmo, tornou o gerenciamento condominial ainda mais complexo do que sempre foi. Pela abrangência da atividade, exige-se do Administrador de Condomínios uma gama de conhecimentos em campos muitos variados, tais como Direito, Engenharia, Administração, Relações Humanas, Economia e Finanças, mas nunca como nos últimos tempos, principalmente devido à sobrecarga das obrigações de ordem fiscal e legal.
A demanda por serviços de várias espécies, produtos personalizados e por recursos humanos qualificados necessários à sua manutenção e pleno funcionamento, fizeram com que os condomínios acabassem por aglutinar um grande volume de recursos, o que levou o governo a impor sobre o setor muitas obrigações de ordem fiscal e de controle. Este quadro formado desencadeou um processo de profissionalização na administração de condomínios, tornando-a mais complexa e cheia de responsabilidades.
Baseado em Mestrado defendido em 2004, na UFSC, com o título: "Roteiro de Informações Gerenciais para Administração de Condomínios baseado no Perfil de Síndicos e Administradores", foram analisados toda essa complexidade no estudo. O Roteiro de Informações foi desenvolvido a partir do novo perfil dos síndicos e administradores de condomínios, das exigências legislativas e estatutárias para o setor (contemplando as mudanças do Novo Código Civil), das competências e habilidades gerenciais em geral e, principalmente, das necessidades dos condôminos em edifícios residenciais, comerciais e mistos, dados estes levantados na pesquisa. A análise de todo este conjunto de informações revelou o papel central que as administradoras de condomínios passaram a ter no cenário atual.
Palavras-chave: Gerenciamento, Conhecimento, Competências e Metodologia
The objective of this article is to demonstrate what means to live, to work, to have leisure, everything in a single place. The tendency that appeared with the condominiums and it changed the way of living in the urban centers created a new and fertile consuming market of products and services and generator of jobs. For that reason, it turned the administration condominial still more complex than was always. For the inclusion of the activity, it is demanded a range of knowledge from the Administrator of Condominiums in fields many varied, such as Right, Engineering, Administration, Human Relationships, Economy and Finances, but never as in the last times, mainly due to the overload of the obligations of fiscal and legal order.
The demand for services of several species, personalized products and for necessary human resources to his/her maintenance and full operation, they did with that the condominiums ended for agglutinating a great volume of resources, what took the government to impose on the section many obligations of fiscal order and of control. This formed picture unchained a professionalization process in the administration of condominiums, turning her more complex and full of responsibilities.
Based on protected Master's degree in 2004, in UFSC, with the title: "Itinerary of Managerial Information for Administration of Condominiums based on the Profile of Managers and Administrators", they were analyzed all that complexity in the study. The Itinerary of Information was developed starting from the managers' new profile and administrators of condominiums, of the legislative and statutory demands for the section (contemplating the changes of the New Civil Code), of the competences and managerial abilities in general and, mainly, of the needs of the residents in buildings residential, commercial and mixed, data these gotten up in the research. The analysis of every united east of information revealed the central paper that the administrators of condominiums started to have in the current scenery.
Word-key: Administration, Knowledge, Competences and Methodology
Se levarmos em conta que os serviços burocráticos disponibilizados aos diversos tipos de condomínios (residenciais, comerciais, flats e shoppings) extrapolam aqueles comumente oferecidos, como emissão de boletos de taxas condominiais, administração de pessoal, balancetes mensais, entre outros, constata-se que as administradoras, devidamente habilitadas e registradas oferecem uma gama de informações, assessorias e serviços hoje fundamentais ao bom funcionamento de seus clientes, no caso, os condomínios.
Dentre os diversos serviços de suporte que as empresas disponibilizam, devemos reforçar a seguinte questão: Além de possuir profissionais capacitados e qualificados, as administradoras atuam assessorando diretamente na resolução de problemas, apresentando soluções viáveis como, por exemplo, as que ajudam a minimizar os custos condominiais através de uma previsão orçamentária bem elaborada; oferecem suporte jurídico, técnico, contábil e administrativo, contribuindo para manter o condomínio em dia não só em termos de legislação, mas também no que tange ao aspecto "valorização imobiliária'. Outro fator a considerar, é sua atuação como mediadoras de conflitos, pois, ao participar de assembléias gerais de condôminos, as administradoras podem interferir positivamente sugerindo medidas coerentes e conciliadoras.
Quem está do outro lado e vive o cotidiano da sobrecarga imposta às administradoras de condomínios, sabe que o diferencial continua o mesmo: a qualidade dos serviços, só que em uma escala muito maior. As empresas que atuam nesse ramo altamente competitivo e com clientes cada vez mais exigentes, devem procurar atualizar-se constantemente. Além dos serviços com qualidade superior, os clientes esperam inovações constantes e preços cada vez mais acessíveis. Cabe ressaltar ainda, que trabalhamos em um universo de indivíduos a quem devemos orientar sobre a forma correta de proceder diante da nova realidade fiscal para condomínios, a quem devemos alertar para a importância da obediência a certos trâmites burocráticos, assim como para os riscos em não cumpri-los. A qualidade dos serviços também se reveste da responsabilidade sobre esse assessoramento, que hoje é muito mais abrangente e complexo.
Outro aspecto que se deve dedicar atenção especial refere-se à atualização regular do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ do condomínio. A inscrição no CNPJ é obrigatória e o condomínio deve ter um responsável, que nesse caso, é o síndico que esteja exercendo o mandato. Como contribuinte, deve estar em dia com a Receita Federal e o nome que consta na ata de eleição deve ser o mesmo que consta na Receita. Sendo assim, sempre que houver mudança do gestor, o condomínio deve-se procurar a administradora ou deve-se agir diretamente para atualizar o CNPJ efetuando a mudança do responsável junto ao condomínio. Sem o CNPJ, não se pode operar em quase nada que seja relacionado ao governo (INSS, Receita Federal, etc.), além de bancos e instituições privadas (compras, contratação de serviços, etc.).
• Ter conhecimentos sobre o Código Civil, principalmente no que concerne aos condomínios.
• Ter domínio sobre o conhecimento da Consolidação das Leis do Trabalho (C.L.T.).
• Ter conhecimentos específicos ou noções básicas sobre administração de empresas.
• Ter noções de Organização & Métodos.
• Ter noções básicas do uso de computadores.
2. Aspectos relacionados aos recursos humanos:
• Ter aptidão e disposição para o trabalho de equipe.
• Ser motivador no ambiente de trabalho (clima organizacional).
• Ter habilidades na mediação de conflitos e resolução de problemas.
• Ter habilidades de comunicar-se com os demais (ouvir e ser ouvido por empregados e, principalmente, moradores).
• Ter capacidade de ser reconhecido como líder entre os moradores.
3. Aspectos relacionados à legislação condominial e correlatos:
• Ter conhecimento da Lei dos Condomínios (Lei 4.591/64).
• Ter conhecimento da Convenção do Condomínio.
• Ter noções básicas de orçamentos (previsão orçamentária).
4. Aspectos relacionados à área financeira e bancária:
• Entender de movimentação de contas bancárias (extratos, recibos, depósitos, boletos, etc.).
• Ter noções básicas sobre aplicações de recursos financeiros (Poupanças, rentabilidade, juros, etc.).
5. Aspectos relacionados às aptidões de chefia e liderança:
• Ter pleno conhecimento do Regimento Interno do Condomínio (direitos e deveres dos moradores).
• Deve ser uma pessoa preparada para chefiar outras pessoas (empregados do condomínio).
• Ter noções básicas de segurança (contra sinistros).
• Ter aptidão e sensibilidade para recrutar e selecionar pessoas.
6. Aspectos relacionados à matemática básica e à contabilidade elementar:
• Ter conhecimentos básicos de aritmética (fazer contas de matemática simples).
• Ter conhecimentos elementares (básicos) de contabilidade (débitos/créditos, entradas/saídas, saldos).
7. Aspectos relacionados à mediação de conflitos:
• Síndico/Administrador deve ser um facilitador e não um complicador (defensor dos interesses da coletividade e dos moradores).
• Síndico/Administrador precisa dar o exemplo do cumprimento de normas (internas e externas).
8. Aspectos relacionados às rotinas burocráticas:
• Ter afinidade com o manuseio de documentos e procedimentos burocráticos.
• Ter conhecimento do Código Civil e de suas implicações;
• Ter conhecimento do Código de Defesa do Consumidor;
• Ter conhecimento do Regulamento Interno;
• Possuir CPF regular junto à Receita Federal.
COMO PROCEDER AO CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA
A escolha da administradora deve ser motivo de muita atenção por parte dos condôminos. É imprescindível verificar as referências da empresa prestadora de serviços e sua competência, verificando também se aqueles que estão à frente da organização pesquisada, estão aptos a gerir todas essas demandas com as devidas responsabilidades que elas exigem. Com a regulamentação da profissão de Administrador em 9 de setembro de 1965, estabeleceu-se legalmente a Administração de Condomínios como sendo um dos campos privativos do Administrador Registrado (Regulamento da Lei 4.769/1965 – Campos Conexos – Administração de Condomínios).
Sendo assim, deve-se atentar para os registros da empresa e do responsável técnico junto aos órgãos competentes e conselhos de classe. Especificamente neste caso, o Conselho Regional de Administração da respectiva região de atuação.
Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude de problemas que fazem parte da sua
rotina diária. A terceirização desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade.
Em janeiro de 2002, a cidade de São Paulo possuía 40.000 condomínios, segundo dados do Sindicato da Habitação - SECOVI/SP.
Só no Rio de Janeiro, a estimativa é de que existam, pelo menos 12 mil condomínios, o que significa 480 mil unidades comerciais e residenciais. Estes números representam um universo de 2 milhões de pessoas, de acordo com George Eduardo Masset, presidente da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI). Os gastos dos condomínios fluminenses chegam a R$ 96 milhões mensais, sendo 7% gastos com manutenção de elevadores, 10% com contas de luz, 15% com água e 40% com pessoal. Os 28% restantes, ou seja, R$ 35 milhões, são destinados a produtos e serviços.
- Cadastro com à Caixa Econômica Federal no sistema "Conectividade Social – INSS/FGTS".
A gerência da administradora ficará a cargo do proprietário ou pessoa
por ele designada.
A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento. Para uma administradora de condomínio de pequenoporte pode-se começar com cinco empregados, sendo:
1. Serviço de atendimento ao cliente – é o processo responsável pelo contato com os síndicos, podendo haver atendimento a condôminos, em certos casos. Esse serviço poderá ocorrer nas dependências do escritório ou no próprio condomínio. Recebe as demandas e devolve
2. Produção dos serviços – responsável pela atividade terceirizada pelo cliente. Corresponde à produção de todos os serviços de cobranças, pagamentos, contratações de pessoal, controles diversos, elaboração de relatórios, assessoria contábil, financeira, jurídica, representação do
condomínio perante instituições externas e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo gerente do empreendimento e pelos prestadores de serviços terceirizados.
Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de administradoras de condomínios. Os softwares possibilitam o controle de contas a pagar e a receber, emissão de
boletos de cobrança, cadastro de clientes, serviço de mala direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis e equipamentos, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa etc.
- capital de giro – é o capital necessário para suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade produtiva da empresa.
Destina-se a viabilizar as compras iniciais, pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento, impostos, taxas, honorários de contador, despesas com vendas, financiamento de vendas a prazo, giro de estoques e outros.
O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental, a redução de
desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.
A construção de um portal na internet também é um instrumento de grande agregação de valor. Através do portal o síndico pode se comunicar rapidamente com a administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças
judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na Justiça.
Os meios para divulgação de uma administradora de condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala direta é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado o cadastro de clientes, obtido
através de lista telefônica.
- É importante, para se tornar mais competitivo, dimensionar o conjunto de serviços que serão agregados, avaliar o custo–benefício desses serviços é vital para a sobrevivência do negócio, porque pode representar um elevado custo sem geração do mesmo volume de receitas.
- Investir na qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja:
qualidade do serviço, ambiente agradável, profissionais atenciosos,
respeitosos e interessados pelo cliente;
- Procurar fidelizar a clientela com ações de pós-venda, como: remessa de cartões de aniversário, comunicação de novos serviços e novos produtos ofertados, contato telefônico lembrando de eventos e promoções.
- A presença do proprietário em tempo integral é fundamental para o sucesso do empreendimento.
- A empresa deve atuar voltada para o atendimento das necessidades do condomínio e deve estar presente em todos os momentos importantes, reforçando sua imagem e consolidando seu papel de apoio, assessoria e suporte aos síndicos e condôminos.
- O empreendedor deve estar sintonizado com a evolução do setor, pois esse é um negócio que requer inovação e adaptação constantes, em face das novas tendências que surgem dia-a-dia.
- Os empregados devem participar de cursos de aperfeiçoamento, congressos e seminários, para garantir a atualização da administradora de condomínios.
O empreendedor envolvido com atividades relacionadas à administração de condomínios precisa adequar-se a um perfil arrojadoe comprometido com a evolução acelerada de um setor altamente disputado por concorrentes. É aconselhável uma auto-análise para verificar qual a situação do futuro empreendedor frente a esse conjunto de características e identificar oportunidades de desenvolvimento. A seguir, algumas características desejáveis ao empresário desse ramo.
- Ter habilidade para estabelecer acordos e parcerias.
- Ter grande capacidade, perceber novas oportunidades e agir rapidamente para aproveitá-las.
- Ter habilidade para liderar a equipe de profissionais da administradora de condomínios.
AIUB, George Wilson et al. Plano de Negócios: Serviços. 2.ed. Porto Alegre: Sebrae, 2000.
DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luisa. 14. ed. SP: Cultura Editores Associados, 1999.
SEBRAE. Empresa Administradora de Condomínios – Série Idéias de negócios. Vitória: SEBRAE-ES.
CARNEIRO, José Domingues. O papel do administrador frente à gestão de condomínios. Extraído do site Administradores.com. 2008
SEBRAE Idéias de Negócios, Quero abrir um negócio, Administração de Condomínios, 2009.
Tags: Administration Competences and Methodology Knowledge
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