Aprenda a otimizar seus processos de gestão – GI Condominial
Aprenda a otimizar seus processos de gestão
Home / Aprenda a otimizar seus processos de gestão
A administração do condomínio é composta por uma série de tarefas e responsabilidades que exigem do gestor atenção constante. É preciso executar diversas tarefas no condomínio e, muitas delas, em um tempo hábil que requer agilidade para lidar com todas as demandas pertinentes à área. Otimizar os processos de gestão, aumentando a satisfação dos condôminos e a qualidade da administração do condomínio deve ser um dos principais objetivos e compromissos de um bom gestor.
Ser síndico é uma função que exige muito empenho para administrar. Porém, é comum muitos gestores sentirem-se despreparados e com habilidades limitadas para lidar com certas situações que fazem parte da rotina da administração condominial.
Entre tantas responsabilidades e tarefas que devem ser exercidas, o síndico deixa de ter uma gestão otimizada, comprometendo toda sua rotina e gerando dificuldades para si e para os moradores. Isso acaba resultando em uma gestão pouco eficiente e levando muito mais tempo e esforço para executar tarefas, desde as que seriam resolvidas rapidamente até aquelas que exigem uma complexidade maior.
Se você é síndico e está procurando uma maneira de evitar esse tipo de problema dentro do seu condomínio, tornando sua gestão muito mais eficiente e produtiva, continue a leitura do nosso post de hoje e veja como é possível otimizar os processos rapidamente!
Administre seu condomínio como se fosse uma empresa
Assim como uma empresa, um condomínio é uma pessoa jurídica e deve ser administrado como tal. É de responsabilidade do gestor mantê-lo o mais organizado possível em todos os setores, aliás, organização é indispensável para se trabalhar com eficiência. Para isso, procure manter um bom controle financeiro e contábil, garantindo que esteja sempre atualizado sobre o fluxo de caixa e sobre as obrigações fiscais do condomínio.
Também é importante dar atenção aos Recursos Humanos. Nesse sentido, é preciso estar atento para que cada funcionário exerça apenas as funções para as quais foi contratado e para que ele cumpra corretamente a escala de trabalho. Isso ajuda a evitar problemas trabalhistas.
Invista sempre em tecnologia
A tecnologia, com certeza, possibilita que os processos sejam desenvolvidos da melhor maneira possível, garantindo um aumento significativo de eficiência. Outra vantagem da tecnologia é que, de maneira geral, os investimentos feitos acabam sendo compensados em curto e médio prazo, tanto pelos benefícios alcançados quanto pela redução das despesas do condomínio.
Sempre é indicado realizar investimentos em equipamentos tecnológicos como de seguranças como câmeras, alarmes, entre outros, que ajudarão a preservar a integridade do condomínio. Invista também em outros dispositivos e equipamentos que melhorem a eficiência dos processos e que proporcionem economia.
Outro investimento que deve ser feito é em tecnologia da informação, adquirindo um bom sistema de gestão de condomínio que seja capaz de colaborar na administração de alguns setores fundamentais. Com um bom sistema será possível manter controle rigoroso sobre contas a pagar, saldo do fundo de reserva, andamento de serviços de manutenção, entre outros.
Solicite feedbacks dos condôminos
Obter feedback dos moradores é essencial, pois todos que residem no condomínio querem que ele seja cada vez melhor. É muito importante que todos sintam que o administrador do condomínio é uma pessoa acessível, aberta a diálogos e sugestões. Somente assim o condômino se sentirá à vontade para avaliar os prestadores de serviços e os funcionários. Portanto, ouça as questões levantadas pelos condôminos e leve bastante em consideração aquelas críticas ou sugestões que forem recorrentes.
A organização é um item fundamental para todo o síndico que quer otimizar a sua rotina. Como falamos anteriormente, a função do síndico exige uma série de atividades e com isso é necessário manter o controle e a organização de todas as despesas, documentos, planilhas e prestações de contas.
Para que todos esses processos sejam otimizados da melhor maneira possível dentro do seu condomínio, nada melhor do que começar pela organização. Para isso, deixe todos os registros bem arquivados para apresentar aos moradores em momentos de necessidade ou na prestação de contas.
Elabore um arquivo bem categorizado, seja ele online ou não, essa é a forma ideal de organizar documentos. Além disso, não se esqueça de manter uma agenda ou aplicativo de anotação sempre por perto para anotar datas de pagamentos, contratos e reuniões, entre outras tarefas e informações.
Conheça bem o seu condomínio
Um dos principais itens para se tornar um síndico bem sucedido dentro do condomínio e ter uma rotina de trabalho otimizada é conhecer, de fato, muito bem o local que atua. Para que isso seja possível, é muito importante que você conheça perfeitamente a sua legislação interna. Somente assim, um síndico é capaz de inspecionar as áreas comuns do lugar e conversar com os moradores seguindo todas as regras de funcionamento do condomínio.
Durante a rotina como síndico é bastante comum perceber que em alguns momentos, ou em muitos deles, você terá que lidar com diversas situações e imprevistos a qualquer momento do dia. Caso isso esteja acontecendo com frequência dentro do seu condomínio, talvez essa seja a hora de estabelecer horários aos condôminos. Assim, você não terá seus demais compromissos prejudicados e ainda conseguirá otimizar a sua rotina, deixando um tempo reservado apenas para tarefas administrativas.
Mesmo que o síndico seja o principal responsável na administração do condomínio, uma boa gestão somente é possível por meio da união do síndico e de sua equipe. Para otimizar ainda mais a sua rotina como síndico, é recomendado saber delegar as tarefas pertinentes a cada um. Isso colabora para que todos os funcionários do condomínio saibam exatamente as suas responsabilidades e ainda não sobrecarrega o síndico, distribuindo as tarefas de forma mais justa para todos.
Na administração do condomínio se lida com diversas áreas de gestão, é normal que você não tenha conhecimento sobre todas elas ou se sinta inseguro para administrar algumas. Para otimizar os processos em cada setor e também colaborando para o aumento de qualidade, procure ajuda especializada. Assessoria de cobrança, advogados, contadores, especialista em serviços de RH e outras empresas e profissionais especializados em serviços condominiais, são muito úteis para manter todas as questões sempre em ordem, evitando contratempos na Justiça ou o descumprimento de obrigações de qualquer natureza.