Os 5 passos para avaliar a equipe e distribuir tarefas de acordo com nível de desenvolvimento » Katia Demeneck
Pode ser que exista baixa produtividade no seu departamento. Algumas pessoas ociosas, enquanto outras estão sobrecarregadas. Tarefas mal executadas, fora de padrões e requisitos, além de conflitos interpessoais. Então, vale se perguntar: como você tem distribuído as tarefas?
Um dos perigos de distribuir tarefas muito acima do nível de desenvolvimento do colaborador é causar ansiedade exagerada, pois a tarefa irá exigir competências das quais ele não tenha conquistado ainda, ficando sem condições de executar no tempo previsto. Mas com medo de perder o emprego ele aceita, porém fica afetado pela pressão psicológica, alimentando ansiedade e estresse acima do normal. Haverá a tentativa, porém o resultado talvez não seja o esperado, causando desmotivação.
Por outro lado, dar tarefas simples sem desafios para os mais competentes, leva ao desânimo e apatia, pois a tarefa pode ser considerada irrelevante e monótona. Um talento não ficará muito tempo neste ritmo de trabalho, podendo pedir demissão ou permanecer em um estado de desmotivação.
Então, eu passo aqui cinco passos que irão te auxiliar na hora de distribuir tarefas!
Passo 1: Tenha clareza do nível de competências e habilidades que cada uma das tarefas exigem, ou seja, o grau de complexidade. Olhe para os colaboradores percebendo o grau de competências que cada um deles possui.
Passo 2: Deixar claro os resultados esperados. Tenha a certeza que o colaborador entendeu aquilo pedido e o esperado na entregua. Muitas vezes, os ruídos de comunicação podem levar a resultados insatisfatórios. Questione, peça para o colaborador resumir e repetir o seu pedido, indague se ele irá precisar de ajuda extra ou treinamento. Negocie, converse e somente conclua o pedido quando sentir ter ficado claro. Cuidado com a pressa e ansiedade ao se comunicar!
Passo 3: Acompanhar o desenvolvimento do trabalho. Não passe simplesmente o pedido e fique esperando pelos resultados no final. Observe como está indo o desenvolvimento e tenha cuidado com as perguntas fechadas.
Dica: Se você pergunta "está indo tudo bem?" a resposta na maioria das vezes será "sim". Faça diferente e seja mais objetivo no questionamento, como por exemplo, "você pode me dizer quais foram as etapas já realizadas?".
Sua pergunta mais assertiva trará respostas mais assertivas.
Passo 4: Dê feedback! O feedback de forma bem macro é uma conversa sobre o desempenho das tarefas. Para dar um feedback agende uma reunião com o colaborador, olhem juntos para o que foi solicitado, os resultados alcançados, avaliando tudo aquilo positivo e também o que precisa melhorar. Nesta etapa é preciso encarar os fatos sem medo e rodeios. Esconder fragilidades ou resultados insatisfatórios são comportamentos perigosos tanto para o líder como para o liderado, pois não irá existir parceria para que melhorias ocorram.
Passo 5: Momento de pensar em melhorias no desempenho e nas competências do colaborador. Aqui precisam ser observadas as lacunas de competências e traçar estratégias para a melhoria contínua. Por exemplo, se o colaborador precisava entregar relatórios e então você percebeu que o conhecimento dele em planilhas no Excel deixou a desejar, é hora de aceitar o fato e ver como esta lacuna poderá ser preenchida. Haverá um treinamento externo ou algum colega irá treinar? Sua percepção de necessidades pode ser checada com o colaborador, mas como líder o seu papel é de instigar para que as pessoas cresçam, sejam desafiadas de forma saudável.
Seguindo estes cinco passos com toda certeza, você irá distribuir as tarefas de acordo com o nível de desenvolvimento de cada colaborador e isto irá fazer que tudo seja desenvolvido com maestria, sem que hajam polaridades entre pessoas sobrecarregadas e outras ociosas. A produtividade irá aumentar e você terá o reconhecimento da equipe e da empresa. Perceberá em você um líder extraordinário.