ITEM: Tudo sobre Gestão de Contratos, Custos de TI, Controle de Faturas e Gestão Financeira | Navita
Um dos principais desafios da área de TI é fazer mais com menos, como também fazer investimentos corretos e prover com qualidade. E com a mudança do cenário tecnológico e a adoção de novas e diferentes ferramentas, a gestão da tecnologia da informação se torna cada dia mais relevante no contexto administrativo.
Mas como controlar a utilização da tecnologia dentro de uma empresa? Veja, neste post, como o ITEM (IT Expense Management) é fundamental neste processo.
1 O que é ITEM? Entenda o conceito
2 Benefícios da utilização do ITEM
3 ITEM na prática: como adotar?
3.1 Etapa 1: Faça um mapeamento de todos os custos relevantes da TI
3.2 Etapa 2: Faça um levantamento de informações
3.3 Etapa 3: Escolha a tecnologia de ITEM que se adeque às necessidades da empresa
3.4 Etapa 4: Parametrize os direitos de acesso e o responsável pela gestão do ITEM
3.5 Etapa 5: Alimente o ITEM
3.6 Etapa 6: Defina as métricas e indicadores para gestão de despesas de TI
4 Gestão exemplar do ITEM
4.1 Empresas mudam, processos mudam
4.2 Tenha um acesso fácil à lista de contratos e renovações
4.3 Priorize a atualização e estruturação de processos
4.4 Contrate mão de obra especializada
5 Conheça o Navita Connect
6 ITEM: IT Expense Management
6.1 TEM – Telecom Expense Management
6.2 SAM (Software Asset Management)
6.3 Procurement Portal
6.4 Connect Cloud
6.5 Connect IoT
O que é ITEM? Entenda o conceito
O IT Expense Management é uma solução tecnológica para negócios que contribui para dar insights e facilitar a tomada de decisões, especialmente no que se refere ao direcionamento de recursos, como investimentos.
Por que então é importante utilizar o ITEM?
O Gartner afirma que a busca pelo gerenciamento inteligente será cada vez mais importante para avaliar financeiramente os ativos e os passivos corporativos. O ITEM tem potencial para analisar os dados de uma empresa e comparar os custos que a segurança deles envolve.
Integração da comunicação entre setores
A capacidade que o ITEM apresenta para integrar setores, reunindo informações, permite que a comunicação transite dentro da empresa com mais fluidez. Por outro lado, a precariedade no fluxo de informações e na qualidade da comunicação pode causar elevados prejuízos financeiros para a empresa.
A comunicação é, portanto, um elemento-chave nas organizações e existem algumas razões para que ela seja deficiente, como a ausência de oportunidades para transmitir e receber informações. Com a implantação de um sistema de gerenciamento eficaz, como o ITEM, os resultados são transformados. Além de contar com um time de funcionários mais engajados, a empresa tem chances de evitar os prejuízos citados.
Benefícios da utilização do ITEM
Como deu para perceber, o ITEM traz uma nova abordagem, que atende a atual realidade da área tecnológica nas empresas. Olhar todos os recursos de TI como um ativo que precisa ser gerenciado, controlado, otimizado e alinhado com o negócio.
Além da redução de custos, o ITEM é capaz de prover diversos outros ganhos:
Mas como alcançar esses resultados?
Hoje o gestor de TI não apenas entende de softwares e sistemas. Ele sabe que a área precisa estar cada vez mais ligada ao foco central da corporação e que muitas das iniciativas da empresa necessitam do envolvimento de TI. Ou seja, a área está muito mais integrada e com mais demandas diversificadas.
Ao organizar os custos de telefonia, dos dispositivos móveis, cotas de impressão, contratos e licenças de software, armazenamento em nuvem, entre outros, a empresa consegue entender onde dói mais.
Será que vários tipos de sistemas são necessários ou apenas uma licença é capaz de atender? Será que o tipo de gestão utilizada ainda atende o modelo de negócio da empresa? O ITEM chegou para solucionar e revolucionar esse cenário.
ITEM na prática: como adotar?
Mas o que uma plataforma de ITEM robusta e completa deve oferecer? O que é preciso levar em conta durante a migração de processos para a tecnologia escolhida?
Etapa 1: Faça um mapeamento de todos os custos relevantes da TI
Etapa 2: Faça um levantamento de informações
Nesta segunda etapa é preciso analisar todos os contratos, licenças e faturas ativos relacionados aos custos mapeados durante a primeira etapa. É este levantamento que permitirá que os gestores de ITEM consigam identificar as reais necessidades de cada despesa relacionada ao uso de tecnologia.
Etapa 3: Escolha a tecnologia de ITEM que se adeque às necessidades da empresa
Como dissemos acima, existem diversas opções de tecnologias sendo oferecidas atualmente. Faça uma pesquisa minuciosa para entender cada diferencial antes de tomar a decisão. Não se esqueça de incluir no orçamento os gastos extras como necessidade de personalização para adequar a plataforma ao seu modelo de negócios, ou custos relacionados à criação de relatórios e métricas específicas, entre outros.
Etapa 4: Parametrize os direitos de acesso e o responsável pela gestão do ITEM
Nem todos os colaboradores devem ter acesso à gestão de orçamentos e despesas de TI, não é mesmo? Nesta etapa, nomeie as pessoas que ficarão responsáveis por este trabalho e defina as regras de acesso e de rateio.
Etapa 5: Alimente o ITEM
Esta etapa é muito importante e deve ser feita com o máximo de atenção e dedicação. Quanto mais detalhes forem parametrizados e configurados na plataforma de ITEM, mais fáceis e precisas serão as futuras análises.
Etapa 6: Defina as métricas e indicadores para gestão de despesas de TI
Gestão exemplar do ITEM
Quer manter as boas práticas na gestão de despesas de TI? Então não deixe de conferir as dicas abaixo, que ajudarão muito na utilização de uma plataforma de ITEM.
Muitas empresas, por conta da situação econômica e do novo normal, reduziram os quadros de colaboradores. A primeira boa prática da gestão eficiente de TI é exatamente essa, revisitar de tempos em tempos todas as faturas e respectivos contratos e centro de custos para poder identificar quais gastos não são mais necessários e onde este valor pode ser melhor realocado.
O Navita Connect foi desenvolvido para tornar o dia a dia dos gestores de TI e Telecom mais fácil, simplificando o cotidiano dos usuários. A suite reúne, em uma única ferramenta, soluções para os principais problemas da TI e mobilidade corporativa.
Utilizada por mais de 250 mil empresas em dezenas de países, a solução foi inclusive escolhida pela Telefonica como sua solução global. É utilizada para gerenciar mais de 2,7 milhões de recursos de mobilidade, telefonia ou ativos digitais e físicos de TI.
ITEM: IT Expense Management
Uma plataforma para se adaptar às mudanças da TI e facilitar processos para o gestor. O Navita ITEM é um conjunto de módulos do Navita Connect usado para gerenciar os gastos corporativos de TI e Telecom. A partir da sua utilização é possível gerenciar os gastos da empresa, como também contratar o serviço gerenciado profissional da Navita Consulting.
Quanto alocar de ramal, telefone celular, energia, água, leasing do computador, impressão? É preciso ter uma ótima gestão para saber isso, mas com o Navita ITEM é possível.
Os custos de TI como telefonia, cloud, impressão, licenças de software, dispositivos móveis, computadores e custos de facilities como água, energia elétrica, Sem Parar, entre tantos outros, precisam ser gerenciados. O Navita ITEM consegue entregar essa gestão num único portal, com visão geral da empresa, do departamento, grupo de pessoas ou mesmo o custo de um colaborador.
Conheça as funcionalidades do ITEM:
Tudo começa com os dashboards do ITEM. Eles permitem uma visão completa dos gastos de TI e Telecom da empresa. É possível ver o gasto no período, acessar detalhes e comparar o gasto do mês atual com o anterior ou mesmo com o orçamento da companhia.
O processo de importação e rateio é muito simples: importa-se a fatura, escolhe-se um dos modelos de rateio padrão da ferramenta e tudo se ajusta. Como algumas empresas possuem modelos de rateio complexos, o configurador de rateios permitirá que esse novo modelo seja utilizado.
O Bill Crusher já possui parametrizadas centenas de tipos de faturas e permite adicionar um novo tipo ou padrão em pouquíssimo tempo. Sabemos que cada cliente possui custos e faturas diversos e que podemos encontrar um modelo novo, mas isso não é mais um problema porque o Bill Crusher as importará para a plataforma.
Uma boa gestão de inventário implica na utilização desse módulo para que, a cada mudança, haja uma integração automática ou manual. A gestão de inventário é centralizada no Navita Connect, coletando informações do ITEM ou EMM ou por importação de arquivos com as movimentações, dentre outros.
O Navita ITEM possui ainda outros módulos importantes, capazes de trazer muitos ganhos para a sua empresa. Conheça, a seguir, mais sobre eles:
O Gerenciamento dos Gastos de Telecomunicações não é algo novo. Porém, muitas empresas fazem auditorias de faturas de telefonia e consideram isso TEM. A questão é mais ampla e o Navita Connect TEM conta com um módulo para fazer a gestão profissional dos recursos de telecomunicações, trazendo o maior retorno para a organização.
Conheça as funcionalidades do Navita TEM:
O gerenciamento de contratos implica no cadastro de diversas informações relevantes como: validade com data início e fim, tarifas negociadas, serviços inclusos, pacotes de serviços, entre outros. Avisa quando o contrato está perto de expirar para que uma negociação comece o quanto antes.
A gestão do pagamento de faturas é importante para grandes empresas, já que o atraso dos pagamentos pode gerar custos com multas e juros, além da interrupção dos serviços. O Navita Connect faz a busca nos portais das operadoras, importando-as para a plataforma.
Com o contrato cadastrado e a fatura importada, entra em ação o módulo de Auditoria, que confere se as tarifas são aplicadas corretamente e se apenas os serviços contratados são cobrados. Após a execução, é gerado um relatório com as inconsistências, facilitando a contestação.
É o conjunto de funcionalidades do Navita Connect TEM que identifica padrões de uso, linhas sem consumo e diversos perfis de comportamento que são apresentados, juntamente com recomendações que trazem significativas reduções de custos para a empresa.
O Navita Connect SAM oferece controle sobre todos os ativos digitais de uma organização e seus vários modelos existentes como licença perpétua, subscription com pagamento anual ou mensal.
Identifica padrões de uso, linhas sem consumo e diversos perfis de comportamento que são apresentados, juntamente com recomendações que trazem significativas reduções de custos para a empresa.
Gerenciamento de contratos Gerenciamento de licenças ativas e inativas
Estoque de licenças Relatórios gerenciais
O módulo Procurement Portal do Navita Connect simplifica o processo de solicitação de aparelhos e chips para operadoras, controle de estoque e backup e garante a qualidade do atendimento ao usuário final. Atende demandas como: compra e troca de aparelhos, contratação de planos e gestão de comodato.
Oferece uma experiência digital semelhante a um site de e-commerce, permitindo que o próprio usuário final solicite aparelhos e acompanhe as tratativas.
Facilidade e assertividade: Maior eficiência no fluxo de aprovação, gestão de ativos, estoque e vigência de garantia e comodato.
Configurações personalizadas: Cada usuário tem acesso a opções conforme o compliance da empresa, respeitando a política de cargos e benefícios.
O Navita Cloud Expense Management conecta-se à conta do cliente em uma plataforma de Cloud Pública (AWS, por exemplo) e passa a analisar os recursos e histórico de consumo, gerando insights, recomendações de segurança e de otimização de recursos.
Gerenciamento do consumo: Agora é possível gerenciar o gasto e consumir corretamente os recursos de Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure e Google Cloud.
Otimização dos recursos: É comum encontrar ambientes ou servidores com menos de 20% de consumo ao longo do mês.
O módulo de IoT do Navita Connect possibilita a gestão de coisas conectadas. Administra desde dispositivos de tracking para carros, dispositivos industriais ou Wi-fi em ônibus. Oferece funcionalidades para gerenciamento de custos, inventário, contratos e traz diversas recomendações similares ao TEM.
Por que escolher o ITEM da Navita?
A partir da utilização das soluções de ITEM da Navita, os gestores das empresas são capazes de ter visibilidade sobre todos os gastos de cada departamento, como também controle sobre as linhas, aparelhos, faturas, tickets, contratos com operadoras e rateio de custos.
As informações são unificadas, provendo uma melhor administração dos recursos de mobilidade. Já os usuários finais são impactados ao ter acesso, em um mesmo local, a todos os recursos necessários para solicitar suporte a aparelhos, por exemplo.
E a segurança da informação também é levada a sério no Navita Connect. Como muitos perigos podem estar escondidos dentro dos dispositivos corporativos, é preciso zelar pela sua proteção. A suite disponibiliza módulos que, inclusive, permitem a criação de uma loja de aplicativos privada para a distribuição de aplicativos públicos e internos para os dispositivos corporativos e BYOD (Bring Your Own Device).
A partir do momento em que a segurança dos dispositivos móveis e da infraestrutura de TI estão garantidas, a empresa está um passo à frente do compliance necessário para a adequação às leis nacionais como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Em vigor desde 2020, caso a empresa não esteja em conformidade, as punições podem chegar a até R$ 50 milhões.
Seja por meio da contratação dos módulos do ITEM, seja por meio dos serviços de consultoria e terceirização de processos de gestão de despesas de TI, a Navita é a melhor parceira para quem quer atingir o mais alto nível de maturidade. Toda a equipe da Navita passa por capacitação contínua, estando apta a mapear todos os processos dos clientes para entregar uma melhor gestão e redução de custos.
Quer entender ainda mais sobre o gerenciamento definitivo da mobilidade corporativa e custos de TI & Telecom e como a Navita pode ajudar? Baixe agora mesmo no nosso e-book!