Para explicar melhor a Administração por resultados, estou comparando uma empresaCentralizada com uma empresa Descentralizada.
Utilizei alguns exageros para melhor fixar a ideia, qualquer semelhança é mera coincidência.
Administrar uma empresa é um trabalho complexo e desgastante para seus diretores e principalmente para o presidente da Cia.
Em certa empresa, imaginem a situação de um diretor de Economia ou Controladoria que decide cada negociação especial com clientes grandes onde deve conceder um desconto, decide cada investimento grande, tudo decidido por uma pessoa só, uma administração centralizada.
Este diretor sente e gosta da sensação de poder, do assédio de todos abaixo dele, e acaba firmando e calcificando este tipo de administração.
Este tipo de administração gera uma sensação de que tudo está funcionando, tudo e todos estão sob seu controle e este poder vai gerando mais poder e o diretor não percebe que a empresa vai se contaminando, as pessoas se habituam e gostam desta centralização, pois ninguém tem responsabilidade com nada, todas as decisões são tomadas pelo "todo poderoso diretor" e com o tempo, os colaboradores abaixo utilizam seu nome para abrir portas, conseguir pequenos benefícios e se acomodam em uma situação confortável, basta agradar e gerar as informações que o diretor precisa que tudo está bem. Como a responsabilidade é centralizada, há o perigo de que as informações geradas pelos subordinados comecem a ser manipuladas de acordo com seus interesses, pois quando o diretor decidir será uma lei e acaba beneficiando, mesmo de forma indireta, certos grupos ou "panelas" que acabam se formando naturalmente. Este é um efeito colateral da centralização de poder.
Esta centralização de poder vai gerando perdas invisíveis e a falsa sensação de que tudo está muito bem, pois e centro do poder tudo vê e tudo sabe. É como enxergar uma paisagem bonita da janela de um prédio de 50 andares e não enxergar o que acontece em baixo, o que acontece nos detalhes, como as pessoas estão se movimentando no andar térreo.
A administração eficaz acontece com a Descentralização do poder e das decisões. A empresa só ganha com este método, pois vai gerar pessoas responsáveis pelas decisões e estas mesmas pessoas terão que responder pelos resultados obtidos e gerar ganho em cada decisão tomada.
A proposta é transformar uma empresa: de centralização de poder para descentralização do poder e decisões.
Segue abaixo as etapas que deverão ser feitas para esta descentralização do poder e a empresa se transformar em unidades de negócio.
Vamos ver um caso específico de uma empresa industrial que tem as seguintes Diretorias:
O objetivo da fábrica é obviamente fabricar os produtos com a maior produtividade possível, manter os estoques altos para não faltar material na linha de montagem, pagar bons salários e benefícios para não perder os funcionários e aumentar cada vez mais o bônus dos gerentes alegando que é muito eficiente e que é quem "sustenta" a todos, pois sem os produtos não existe mais nada, a empresa não existiria.
Geralmente a diretoria industrial não quer se envolver em outros assuntos, não quer saber sobre o preço de venda e muito menos quer se envolver com os problemas comerciais com clientes.
Preocupa-se em vender cada vez mais e com preços mais baixos possíveis, geralmente não se preocupa quanto está custando o produto, sempre alega que o preço da concorrência está mais baixo, por isso tem que baixar os preços, fazer promoções, etc.
DIRETORIA DE ECONOMIA OU CONTROLADORIA;
É o mediador entre a diretoria Industrial e a diretoria Comercial, é quem controla os custos e estoques da fábrica e decide qual o preço de venda deve ser praticado. Para ser bem sucedido têm que ter "super poderes", geralmente é um super diretor. O presidente, por sua vez, dá poderes ilimitados a este diretor, pois ele está mantendo a empresa em ordem e está lucrando com isto.
Nas decisões de comercialização, geralmente se preocupa somente com os números e comparações frias e calculistas, não enxerga o lado comercial onde algumas vezes a empresa tem que pagar certo preço para ganhar um cliente grande ou entrar em determinado mercado dominado pela concorrência.
No lado industrial, sempre força a baixa dos estoques, controla os custos e não se preocupa com a possível parada da linha de montagem, está vendo o problema de sua sala na diretoria, geralmente nunca foi até a fábrica, não sabe exatamente como tudo funciona, seu conhecimento da fábrica é através das informações fornecidas pelos seus colaboradores sobre giro do estoque e planilhas de cálculo de custo.
Este clima gera uma "guerra" declarada entre o diretor de economia ou controladoria x diretor comercial x diretor industrial. O diretor de economia ou controladoria sempre ganha, pois prova por números e gráficos que está certo. Na dúvida, o presidente sempre cede pelos números. Obviamente os dois diretores derrotados ficam extremamente frustrados e na empresa acaba se criando uma sucessão de boicotes e atos invisíveis que fazem com que a empresa como um todo perca dinheiro sem saber.
Tem o controle do pessoal que trabalha na empresa, faz a folha de pagamento, treinamentos, registro do pessoal, relação com sindicatos, e faz propostas de aumento de salários e benefícios.
Geralmente, o diretor de Economia ou Controladoria faz a "triagem" das informações que serão encaminhadas ao presidente da Cia., principalmente no que se refere a aumento de salários e benefícios.
DIRETORIA ADMINISTRATIVA E DE SERVIÇOS:
Cuida da manutenção de toda a empresa e administra restaurante, carros da frota, portarias, etc.
Para cada novo investimento, reforma, troca de carros da frota, etc, tem que justificar para o diretor de economia ou controladoria para que suas reivindicações sejam aprovadas.
As descrições acima dão uma idéia de uma empresa centralizada.
A proposta é criar nesta empresa uma unidade de negócio para cada diretoria. Cada diretor será responsável pelo resultado de sua unidade. Será responsável por todas as decisões, terá liberdade de ação desde que sua unidade gere resultados desejados de acordo com metas estabelecidas pela presidência.
Esta mudança não é nada fácil, pois cada diretor, de uma maneira ou outra já criou sua zona de conforto e não quer de maneira nenhuma alguma mudança, mesmo que seja para melhor.
É uma mudança de paradigma que tem que ser muito bem entendida por todos e principalmente pela presidência que deverá orquestrar toda esta mudança e em alguns casos impor sua autoridade.
COMO CADA UNIDADE DE NEGÓCIO DEVE FUNCIONAR:
Cada unidade de negócio irá vender seus produtos e serviços para outras unidades e com isto gerar receitas internas para cobrir seus custos e justificar seus resultados.
A unidade de economia ou controladoria irá prestar serviços de controles e resultados. Cada unidade deverá criar uma célula para geração dos resultados. Esta célula de trabalho deverá ser fornecida pela unidade de Economia ou controladoria.
A Unidade de Recursos humanos irá vender serviços para todas as unidades
A Unidade de Administração e Serviços também irá vender seus serviços para as outras unidades.
No momento em que uma unidade vende serviços às outras unidades acaba expondo seus custos que estarão refletidos em seu preço do serviço.
A unidade que está comprando o serviço irá comparar o preço que a unidade interna está oferecendo com os preços praticados no mercado, pois este serviço que ela está pagando será seu custo e afetará seu resultado.
Vamos dar um exemplo: A unidade comercial precisa reformar uma sala de reunião. Solicita o serviço para a unidade de manutenção e serviços. Quando recebe o orçamento certamente irá discutir o preço como qualquer comprador de serviços, usando como argumento os preços praticados no mercado.
Isto acaba gerando uma fiscalização ou controle de custos, cada unidade fiscalizará a outra e irá comparar os custos internos com o mercado.
CRIANDO AS UNIDADES DE NEGÓCIO
RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES DE NEGÓCIO
UNIDADE DE NEGÓCIO INDUSTRIAL:
Esta unidade será responsável pelo Ativo Imobilizado (Máquinas), irá arcar com os custos de depreciação destes ativos, irá fabricar os produtos e venderá para a unidade corporativa pelo preço de custo e esta, após agregar os custos corporativos irá vender para a unidade comercial por um preço de custo agregando os custos corporativos.
Este preço de venda baseado nos seus custos deverá cobrir todos os custos e despesas da unidade industrial e deverá gerar um resultado igual a zero, ou seja, deve ficar no ponto de equilíbrio.
Será responsável pelo controle do estoque, custo com funcionários, manutenção e administração de pessoal.
O controle do estoque será comprovado através do giro do estoque.
Esta unidade irá comprar os serviços de manutenção e administração de pessoal das unidades responsáveis por estes serviços.
Os controles e resultados serão administrados por uma célula com pessoas de economia ou controladoria.
UNIDADE DE NEGÓCIO CORPORATIVA:
Esta unidade irá agregar os custos corporativos da empresa, será composta pelo Presidente e toda a Diretoria.
Irá comprar os produtos da unidade industrial, agregar seus custos e vendê-los para a unidade comercial.
O resultado desta unidade deverá ser igual a zero,
UNIDADE DE NEGÓCIO COMERCIAL:
A unidade comercial irá comprar os produtos da unidade corporativa através de venda interna. Este custo de compra será seu parâmetro, sua base para vender os produtos. Esta unidade de negócio irá decidir qual será seu preço de venda, ninguém irá interferir nesta decisão, a não ser a diretoria desta unidade.
A diretoria desta unidade será responsável pelo resultado, terá metas a atingir. O diretor e seus gerentes terão bonificação pelo resultado.
Toda a unidade será responsável pelo resultado.
DIRETORIA DE ECONOMIA OU CONTROLADORIA:
Não será uma unidade de negócio, o diretor desta unidade ficará alocado na unidade corporativa e deverá haver um grupo ou gerência de economia ou controladoria em cada unidade.
Esta unidade de negócio irá prestar serviços de recursos humanos e administração de pessoal para todas as unidades. Esta prestação de serviços será sua receita.
Irá arcar com seus custos próprios de pessoal administrativo.
O resultado desta unidade será igual a zero.
UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO E SERVIÇOS:
Esta unidade de negócio irá ser responsável pelo controle do Ativo Imobilizado (Prédios) irá prestar serviços administrativos e manutenção e cobrar aluguel dos imóveis utilizados pelas outras unidades. Esta prestação de serviços e aluguel serão suas receitas.
Irá arcar com os seus custos próprios de pessoal administrativo, compra de material para manutenção e no seu balanço irá ficar todo o imobilizado da empresa (excluindo Máquinas e Equipamentos Industriais que serão de responsabilidade da Unidade Industrial), arcando com a despesa de depreciação.
Apesar de ser um assunto complexo e uma mudança radical em Administração, este breve artigo tem o propósito de mostrar as principais características de uma empresa centralizada e uma empresa descentralizada. Serve como um alerta para que Empresários tomem conhecimento deste processo e passem a enxergar a situação atual de sua empresa e como ela pode se tornar mais eficiente ao aplicar este conceito.
Implantar este controle na contabilidade depende de soluções técnicas que, mesmo com baixa ou alta complexidade, sempre podem ser resolvidas. O importante é a mudança de paradigma, a empresa tem que ter o propósito de mudar, a vontade de mudar. Mudar a mentalidade de seus dirigentes é o maior desafio. Neste processo todos devem estar empenhados na mudança, pois sem o esforço coletivo o projeto não terá sucesso.
Antes de aplicar este conceito em sua empresa é preciso um estudo profundo de todos os aspectos envolvidos, desenhar todo o processo e separar por etapas: Estudo Inicial, método de implantação, meios de implantação (sistemas e informações), data para implantação. Deve-se trabalhar por alguns meses em paralelo na contabilidade; seguir com a contabilidade no modo antigo e a contabilidade por unidade de negócios e determinar uma data de corte, onde se fará o encerramento contábil do método antigo e iniciar com o novo método.
Mariana, obrigado pelo comentário. Esta mudança tem de ter inicio a partir da alta administração, se não o resultado fica difícil.
Dia 21/09/2012 às 11:04:06
Theodoro, parabéns pelo artigo, acredito que a parte mais dificil é convencer os atuais administradores a sairem da zona de conforto e aceitarem uma mudança organizacional.
Dia 19/09/2012 às 11:33:27
Rômulo, obrigado pelo comentário. Sobre empresa familiar, realmente o maior perigo de uma empresa familiar é não perceber quando elas estão crescendo. Tem que se dar o valor do espirito empreendedor de seu fundador, mas ele tem que perceber quando a empresa começa a crescer. Este é o maior desafio dessas empresas. A empresa cresce e o gestor não percebe isto. Veja o caso das empresa Matarazzo. Somente na terceira geração com a Pia Matarazzo que ela enxergou que a empresa tinha que se profissionalizar, colocar executivos de fora da família. A descentralização serua um segundo passo que é muito eficiente mas tem que ser muito bem conduzida.
Se precisar de mais alguma informação, estou à disposição
Dia 17/09/2012 às 20:04:19
Excelente artigo, visão macro que uma empresa deve ter, principalmente empresa familiar, muitas delas ainda insistem em centralizar.
Dia 17/09/2012 às 10:00:02
Ronnie e Jose Carlos, obrigado pelos comentários.
A Administração por resultado é uma forma de gestão muito eficiente, onde os centros de lucros se equilibram e se fiscalizam, cada produto interno tem condição de ser comparado ao preço de mercado. Desta forma os custos internos podem ser mais controlados.
Dia 14/09/2012 às 10:25:34
José Carlos Mayrink
Muito bom o artigo. Vem de encontro a opiniões que eu mesmo alimento há bastante tempo.
Dia 14/09/2012 às 08:15:44
Parabéns! O artigo ficou excelente, realmente a descentralização é a medida mais assertiva para melhora na eficácia organizacional.