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PONTDOC. Sistema de Gestão Documental. Dossier de Produto DP UGD 1 de 13
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Martim Salgado Rijo
1 PONTDOC Sistema de Gestão Documental Dossier de Produto DP UGD 1 de 13
2 PONTDoc Sistema de Gestão Documental A Pontual A Pontual é uma empresa de capitais 100% nacionais, cuja principal actividade é implementação de Sistemas de Informação recorrendo não só a soluções existentes no mercado, como também ao desenvolvimento de soluções próprias. Criada no Porto em 1993 e actualmente com sede em Santa Maria da Feira e delegação em Lisboa, a Pontual é hoje uma empresa com um forte poder de expansão vocacionada para o meio empresarial. Somos uma empresa com larga experiência na implementação de sistemas integrados de software e com referências em diferentes sectores de actividade económica, nomeadamente, sector público e privado. Hoje a empresa conta com uma equipa de engenheiros e consultores informáticos distribuídos pelas seguintes unidades de negócio: UGD Unidade de Sistemas de Informação de Gestão Documental USP - Unidade de Sistemas de Informação para PME s UIT - Unidade de Sistemas de Infra-Estruturas Tecnológicas USJ - Unidade de Sistemas de Informação para Juristas UCL Unidade de Sistemas de Informação para Clínicas Temos como objectivo a satisfação total do cliente, através de uma relação de parceria que possa gerar mais valor apostando na prestação de serviços de elevada qualidade. UGD 2 de 13
3 Descrição dos sistemas de informação Enquadramento Os Sistemas de Gestão Documental têm vindo a assumir de ano para ano, um papel cada vez mais importante na produtividade das empresas. Deste modo, a sua selecção deve obedecer a um conjunto de critérios que os tornem úteis, funcionais e económicos. O projecto PONTDoc surgiu em 2004, com a necessidade de implementação de um sistema de gestão integrado de documentos em vários clientes, em diversas áreas funcionais da nossa economia. Objectivo Este projecto desenvolvido integralmente pela nossa equipa de consultores ao longo de vários anos, tem como objectivo principal a informatização de toda a gestão documental existente nas empresas ou instituições, permitindo um acesso rápido e fiável a toda a documentação tratada, agilizando assim todos os procedimentos desde a recepção e digitalização documental, passando pelo encaminhamento (Workflow), bem como a geração de documentos de saida, aumentando a qualidade dos dados obtidos e a responsabilização de todos os níveis de colaboradores. O Software de Gestão Documental PONTDoc, encontra-se instalada e implementada em diversas entidades Empresariais e Estatais, dos quais podemos salientar Governos Civis e Notários Privados, parcerias desde algum tempo em funcionamento, as quais sabemos que têm sido de sucesso para ambas as partes. DP de 13
4 PONTDoc Sistema de Gestão Documental Um dos desafios que as organizações actualmente enfrentam, referese à organização da sua documentação e interligação com os vários departamentos. Frequentemente verifica-se perda de informação e mau funcionamento interno pelo facto da mesma não estar rapidamente acessível e os diversos departamentos não se interligarem correctamente. Tendo como base estes requisitos funcionais, criou-se a aplicação PONTDoc, que permite fazer a gestão funcional na organização de toda a documentação em suporte de imagem, bem como todas as acções efectuadas com estas. Quais as vantagens da Gestão Documental? Redução de Custos Uniformização de Processos dentro da Empresa Sistemas Integrados de Workflow Redução do Espaço Físico e do Desperdício de Papel Motor de Busca Intuitivo Desenvolvimento Sustentável Plataforma Amiga do Ambiente Adesão ao Papel Electrónico DP de 13
5 Principais Funcionalidades Gestão de entidades Ficha completa da entidade. Possibilidade de visualização na mesma janela de todo o painel de bordo da entidade, com a informação dos contactos, correspondência de entrada, saída e todos os processos. Possibilidade de integração com Software PRIMAVERA, PHC, SAGE, etc. (em desenvolvimento). Registo de correspondência Introdução e registo da documentação de forma ordenada, lógica e codificada. Possibilidade de associação de ficheiro digitalizado da correspondência para uma posterior visualização. Emissão de Etiqueta que classifica a correspondência. Consulta de correspondência por código de barras. Gestão de processos Criação de Workflows documentais. Notificação de encaminhamentos de processos via Outlook Parametrização dos estados correspondentes a cada tipo de processo. Campos específicos para uma melhor informação dos processos. Atribuição de permissões de leitura/escrita. Tipos de processos com informação específica (Ex. convites data e hora da marcação) Gestão do envio e recepção interna dos processos do colaborador Rastreabilidade de processo DP de 13
6 Emissão de documentos Numerador automático de documentos. Personalização automática dos mesmos. Utilização do Microsoft Word ou Open Office para criação da estrutura dos documentos de forma automática. Utilização de campos. Ex: dados da entidade destinatária, n/processo, n/oficio, subscritor, etc. Geração de documentos de saída em lote. Geração de Mailing List automático. Funcionalidades a desenvolver brevemente Cliente WEB para a consulta de processos e correspondência. Registo automático de documento Word, Excel e Outlook. Criação de circuito pré-definidos. Notificação via SMS PONTDoc - Esquema Funcional DP de 13
7 Etapas para implementação do Software O prazo para implementação do sistema será de um mês após a adjudicação. Em seguida apresentamos as 6 etapas que caracterizam a implementação do sistema PONTDoc: Etapa 1 Planeamento da implementação do projecto Esta é fase onde se define os seguintes pontos: 1. Avaliação da infra-estrutura tecnológica para determinar se é adequada ao sistema a instalar; 2. Levantamento dos procedimentos no cliente; 3. Identificação do colaborador que vai servir de ligação entre o cliente e a Pontual; 4. Marcação do plano de execução do projecto; Etapa 2, 3 e 4 Adequação, Instalação, Parametrização e Testes Esta fase caracteriza-se pela Instalação e Configuração do Hardware e Software. 1. Importação de tabelas mestres ( se existirem ); 2. Configuração do Servidor e Postos de Trabalho; 3. Configuração de Scanners; 4. Configuração dos tipos de processos e campos específicos; 5. Configuração de documentos base; DP de 13
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9 Etapa 5 Preparação das Equipas Formação Esta fase caracteriza-se pela preparação dos recursos humanos que irão integrar a equipa. Para assegurarmos a exploração mais adequada e para que se retire o máximo proveito das ferramentas que o software coloca ao dispor dos seus utilizadores, nós propomos as seguintes acções de formação. 1. Formação no Software PONTDoc 2. Formação de Ferramentas de Digitalização As formações poderão decorrer nas instalações do cliente ou em qualquer outro espaço desde que acordado por ambas as partes. Condições gerais para as acções de formação: 1. Formação dada em sessões mínimas de 2 Horas; 2. Formação é dada de Segunda a Sexta-Feira das 9H às 18 Horas; Etapa 6 Arranque com a Aplicação Esta fase caracteriza-se pelo acompanhamento no arranque da utilização da aplicação com o cliente. A Pontual sugere que o arranque da aplicação seja no inicio de mês. Serviço de Apoio Pós-Venda Este serviço caracteriza-se pelo acompanhamento da utilização do sistema e formação contínua. Para o correcto funcionamento da aplicação, o cliente terá que aderir obrigatoriamente a um contrato de Tele-Assistência. DP de 13
10 Contrato de Tele-Assistência A tecnologia permite hoje a qualquer colaborador trabalhar em Sistemas de Informação em qualquer parte do mundo. A Pontual aliada a este facto criou o serviço de Tele-Assistência que, objectivamente, é caracterizado por um serviço de assistência técnica remota ao cliente via Internet. Queremos com este serviço atingir os seguintes objectivos para benefício do cliente: - Recorrer aos serviços telefónicos (fixo e móvel) e da Pontual para a resolução de problemas; - O valor da intervenção não está indexado ao tempo da mesma; - O custo será único e proporcional ao valor do software adquirido; - Prioridade na resolução dos problemas em relação aos clientes que não possuam contrato; - Redução de custos de deslocações de técnicos; - Mais rapidez nas intervenções técnicas; - Maior disponibilidade de técnicos para a resolução de problemas; Alertamos para o facto de actualmente limitarmos a resolução dos problemas por telefone ou , apenas a clientes que possuam o contrato de tele-assistência. Não está incluído a deslocação do técnico às instalações do cliente, nem alteração / desenvolvimento adicionais nomeadamente reports (mapas). Condições relacionadas com a adesão ao contrato: O Cliente deverá possuir acesso à Internet por Banda Larga (ADSL/Cabo ) nos postos que pretende assistência; DP de 13
11 Contrato de Anual de Continuidade O contrato anual de continuidade facilita a previsão dos custos a ter com software, independentemente do número de actualizações que forem disponibilizadas, sejam elas fruto de novas funcionalidades entretanto introduzidas nos produtos pela PONTUAL. Com o Regime de Continuidade, a sua empresa ou instituição não terá investimentos imprevistos, desta forma garante o direito a todas as actualizações disponibilizadas pela PONTUAL relativamente aos produtos adquiridos. Requisitos de Infra-Estrutura Servidor Servidor em ambiente Windows; O Servidor deverá possuir como características mínimas um processador Pentium IV / 1 Gb de RAM; 50Mb de espaço livre para Aplicação PONTDoc; Espaço para a Base de Dados proporcional aos documentos a tratar; Sistema de cópias de segurança; Postos de Trabalho Os equipamentos para os postos deverão ser Pentium IV / 1Gb de RAM Ambiente Windows (2000/XP/Vista); DP de 13
12 Periféricos - Opcionais Scanner de Documentos Profissional - Scanner Fujitsu Especificações Funcionais Modo de digitalização: Duplex (frente e verso); Impressora de Etiquetas - ZEBRA TLP 2844 STD Características Impressora Térmica de etiquetas Leitor de Código de Barras Características Scanner de mão laser DP de 13
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