Como escolher um espaço para eventos – Academia do Organizador de Eventos
Não tem para onde correr: na hora de organizar um evento, um dos primeiros pontos a ser considerado é o espaço para eventos onde ele será realizado. Muitas variáveis podem influenciar nesta escolha, mas o primeiro passo, antes de tudo, é fazer uma boa pesquisa antes de bater o martelo.
Procurar conhecer com antecedência o que cada local oferece, os valores de cada serviço e quais os prós e os contras de cada opção é determinante para acertar em cheio nessa decisão tão importante.
Depois de definir o espaço, é hora de começar os trabalhos: a partir daí, já será possível determinar a capacidade exata de participantes, planejar a decoração e realizar eventuais modificações e/ou reparos antes do grande dia.
O que você deve levar em conta para escolher o melhor espaço para o seu evento? Quais os pontos que não podem ser desconsiderados de jeito nenhum? Existem ferramentas para trazer aquela luz no fim do túnel? A gente te conta tudo isso na sequência. Vamos nessa?
1. Estabeleça a quantidade de pessoas
O primeiro aspecto a ser considerado é o porte do seu evento: será pequeno, médio ou grande? Visite os espaços que você acha que podem receber o seu evento, conheça a sua capacidade e defina quantos participantes são esperados.
Não se esqueça: inclua a equipe de produção, músicos, DJs (se houver) e colaboradores na conta, para que a conta feche direitinho e não falte espaço para os seus convidados.
Se o evento tiver ingressos, calcule minuciosamente quantas entradas serão vendidas antecipadamente e quantas ainda poderão ser vendidas na porta, para evitar surpresas como a lotação excessiva, por exemplo. Quando isso acontece, o local fica mais quente, a circulação torna-se mais difícil, o atendimento piora e o bem-estar do seu público também.
Lembre-se: quanto mais gente, maior deve ser o número de bares, assentos e de banheiros espalhados pelo evento, para evitar filas e esperas excessivas.
Em tempo: nunca se esqueça de checar se o espaço escolhido tem alvará de funcionamento. Solicite ao responsável a autorização para produção de shows, festas ou outros eventos no local para evitar problemas futuros.
2. Segurança: cuide de seu público com carinho
Para que o seu público possa se divertir no evento, é importante garantir que ele se sinta seguro dentro e fora do local. Nós sabemos que alguns eventos costumam gerar uma certa aglomeração de pessoas na entrada, portanto é importante estar ligado na segurança dos arredores do evento, para que a experiência dos participantes não seja comprometida antes mesmo de o evento começar.
Como está a equipe de segurança do seu evento? Ela possui a quantidade necessária de funcionários para lidar com eventuais contratempos? Os profissionais têm a capacitação a experiência necessários ao bom desempenho de uma atribuição tão importante? É extremamente recomendável levar esses pontos em consideração.
Importante! Como o local que você escolheu está em termos de acessibilidade? Lembre-se de fazer uma vistoria e proceder às alterações que forem necessárias para garantir que pessoas com necessidades especiais tenham acesso e se sintam confortáveis no seu evento!
Lembre-se da filosofia do tio do nosso querido Peter Parker: "com grandes poderes vêm grandes responsabilidades". Escolher o espaço onde seu evento será realizado é uma responsabilidade e tanto, mas o resultado pode ser a peça-chave para o sucesso do evento se você acertar na escolha.
No caso de um evento onde haja serviços de alimentação ou bufê (mais sobre o assunto aqui), verifique se eles atendem bem aos participantes, se precisam de uma estrutura extra para funcionarem e se possuem todos os equipamentos e materiais necessários para funcionar.
Os banheiros devem estar em boas condições de uso, bem sinalizados e serem higienizados com frequência. Outro ponto importante é checar se o serviço de limpeza está incluído no contrato de locação do espaço.
O mesmo princípio vale para as saídas de emergência, que devem ser amplas, sinalizadas de forma eficaz e de fácil acesso. O público também deve ser informado sobre a localização de escadas e extintores de incêndio, se houver, para o caso de algum contratempo. Disponibilizar uma ambulância e uma equipe de socorros à disposição também conta muitos pontos a favor do seu evento.
Em um evento que haja show ou apresentação, é fundamental observar se o local tem uma boa acústica e área reservadas para os músicos e seus equipamentos de som. Lembre-se de avaliar se há espaço exclusivo para cargas e descargas, de preferência próximo ao palco, e se a montagem não vai interferir na circulação dos convidados.
Elementos da parte elétrica como interruptores, tomadas, transformadores e, no caso de eventos de maior porte, geradores para o caso de falta de energia também devem ser verificados e testados antes do dia do evento.
De que forma os participantes poderão chegar ao evento? No caso de táxi ou ônibus, procure saber se existem linhas de ônibus que passem perto do espaço e se há um ou mais pontos de táxi nos arredores.
Cheque se há estacionamentos próximos ao evento e/ou manobrista para quem quiser ir de carro. O lugar é muito distante ou meio complicado de chegar? Uma boa ideia é colocar um mapa nos convites ou no material de divulgação do evento, além de alguns telefones úteis como o de centrais ou aplicativos de táxi, por exemplo.
5. Espaços abertos: precauções
Primeiramente, nunca subestime o clima. O mau tempo pode ser o principal inimigo de quem produz eventos em ambientes externos. Afinal, inconvenientes do clima, como chuva, ventania e outros podem atrapalhar bastante ou até mesmo impossibilitar a realização de um evento.
Claro que não podemos "controlar" esses aspectos, mas é possível sim tomar algumas medidas preventivas para evitar que o clima estrague um evento que acontece em um espaço público.
Cheque a previsão do tempo nos dias que antecedem e no dia de realização do evento por meio de fontes de reconhecida credibilidade. Caso você perceba com antecedência que o clima não está tão disposto a colaborar com a sua celebração, você terá tempo de encontrar alternativas para contornar os contratempos.
Alugar cobertas portáteis, barracas gigantes, mesas com sombrinhas – para dias de sol muito intenso – ou até mesmo mudar o espaço em que o evento acontecerá são só algumas possibilidades para garantir o bom andamento da comemoração.
Outra questão que deve ser considerada quando falamos de eventos públicos realizados em ambientes externos é a pouca quantidade de banheiros para os participantes. Se o local não tiver o suficiente para seu público, a alternativa é disponibilizar banheiros químicos, que também devem ser sinalizados e acessíveis. Também é importantíssimo lembrar da limpeza durante e após o evento.
Você pode ver mais dicas sobre eventos ao ar livre nesse post.
6. Atenção aos espaços públicos!
Esse tipo de evento, em geral, precisa de permissão dos órgãos públicos para ser colocado em prática, já que normalmente acontece em praças e outros espaços disponíveis a toda a população.
O processo de autorização pode levar tempo, então é recomendável começar os trâmites necessários assim que o local do evento for definido. Sem as autorizações exigidas, você poderá ter problemas com multas ou até a mesma interrupção do evento, coisa que você nunca quer que aconteça, de jeito nenhum!
7. A tecnologia pode te ajudar a escolher
Existem alguns serviços no mercado para dar aquela mãozinha na hora de escolher o espaço para eventos adequado. Com o EventPlatz, por exemplo, você pode encontrar e ofertar espaços, de acordo com as características do lugar. Fácil, prático e direto ao ponto.
Você vai querer entrar em um relacionamento sério com o Eventup assim que conhecê-lo, apesar de estar focado somente nos Estados Unidos atualmente. O aplicativo também auxilia na sua busca pelo ambiente ideal, classificando os espaços por cidade e por tipo de celebração que realizam como eventos corporativos, casamentos e festas de aniversário.
Mais uma alternativa para encontrar o local perfeito para o seu evento é o Eventsage. A nova ferramenta executa uma busca detalhada por espaços que atendam às características que você selecionar, facilitando sua procura e ajudando a poupar tempo e recursos. Além disso, o app ainda é ótimo para encontrar fornecedores de todos os tipos e categorias, o que também será de grande valia no corre-corre da organização do evento!
O que mais você levaria em conta para definir o local onde o evento será realizado? Conta pra gente!