DANFE Online: como gerar e como funciona - Blog da MG
A tecnologia trouxe muitos benefícios para o ramo empresarial, e a rapidez na transmissão das informações foi uma delas. Além disso, surgiram novos documentos e conceitos que fazem parte da rotina de todo empreendimento. Dessa forma, é essencial que os gestores estejam familiarizados com eles. E você, sabe o que é uma danfe online?
Ao contrário do que muitos pensam, o danfe online não substitui a nota fiscal. Ela é utilizada obrigatoriamente para o acompanhamento da mercadoria em trânsito, contendo nela os principais dados da nota fiscal eletrônica.
A nota fiscal, que muitos conhecem, é um documento obrigatório para comprovar transações de venda e serve de referência para o recolhimento de impostos. Sua versão eletrônica veio para facilitar a vida dos empreendedores e tornar todo o processo de emissão das notas mais seguro e prático. Neste post, você encontrará tudo que precisa saber sobre danfe online. Aprecie a leitura!
O danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal) nada mais é do que um resumo da nota fiscal em formato mais fácil de ler. Isso porque a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é emitida em formato XML, para ser lida por computadores e sistemas.
O XML, do inglês, Extensible Markup Language, é o arquivo gerado no momento da emissão da NF-e. Nele, estarão contidas todas as informações do produto, desde quantidade, data, informações adicionais, até os dados fiscais.
Sua principal atribuição é a facilidade na geração e transmissão das informações, com todas as informações contidas nesse arquivo. Obviamente, a forma de fiscalização por parte do governo tornou-se mais eficaz.
Logo, o gestor que souber utilizar os benefícios que a tecnologia trouxe, certamente conseguirá reduzir os custos com material de expediente e, consequentemente, terá uma maior seguridade na comprovação de suas transações comerciais em possíveis autuações — uma vez que, a cada operação que é realizada, esse arquivo XML é gerado.
Com isso, cabe à empresa emitente e ao destinatário guardar esses arquivos para futuras comprovações, por ser ele o documento que juridicamente é válido.
Outro benefício que devemos salientar é quanto à otimização do trabalho. Como todos os dados da NF-e estão contidos no arquivo XML, os softwares parametrizaram suas plataformas para a integração desses arquivos. Com isso, não é mais necessário lançar uma a uma as notas fiscais, mas importar o arquivo com todas as informações.
O danfe facilita o acesso aos dados da nota fiscal, mas não a substitui. Além de não conter todas as informações que existem na NF-e, o danfe não tem valor fiscal. No entanto, é um documento de extrema importância para a circulação de mercadorias, e precisa ser impresso e enviado junto com os produtos vendidos para o fornecedor ou cliente final.
Ou seja, o danfe não é o XML, mas, sim, uma representação das informações do arquivo XML em PDF, podendo ser gerado por emissores privados de nota fiscal eletrônica ou pelos emissores gratuitos.
A emissão do danfe pode ser feita pelo mesmo sistema emissor da NF-e. O órgão regulador, nesse caso, o Ministério da Fazenda, recomenda que os dois documentos sejam gerados pelo mesmo sistema, a fim de assegurar a autenticidade de todos os dados.
As informações da nota fiscal eletrônica devem ser preenchidas no sistema, e a nota é enviada para validação da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). A validação costuma levar apenas alguns segundos e, se os dados estiverem todos corretos, a NF-e é liberada para emissão.
Essa transmissão e assinatura para emissão da nota fiscal é realizada por meio do certificado digital. Assim que a NF-e for emitida, é só gerar e imprimir o danfe. Lembrando que só é possível gerar um danfe por nota fiscal. Caso existam muitos produtos na mesma nota, o danfe pode ser emitido com mais de uma folha.
Só é preciso garantir que na parte superior constem as informações obrigatórias, como:
Em via de regra, não há nada que impeça a inserção de outras informações no danfe, contudo é necessário cuidar para que elas não atrapalhem a visualização dos dados obrigatórios. Uma dica importante, e muito utilizada em grandes empresas, é usar um software de gestão que seja integrado ao sistema da SEFAZ, possibilitando a impressão de forma ágil e rápida.
O danfe online também reduz a possibilidade de erros de escrituração, já que utiliza o mesmo sistema emissor da NF-e e aumenta a transparência das empresas (à medida que permite consultar os dados da NF-e direto no site da Receita Federal ou da SEFAZ), por meio da chave numérica impressa no danfe.
Como mencionado, a emissão da NF-e e do danfe online possibilitou a redução de custos com material de expediente, seja diminuindo o número de impressão, devido a possibilidade do arquivamento de forma virtual. Em consequência, a redução com gastos nos espaços físicos também acabam diminuindo.
O que fazer em caso de extravio do danfe online?
Como o danfe é obrigatório para o trânsito da mercadoria, em casos que ocorrer o extravio dela, é essencial que a emissora da nota fiscal eletrônica imprima o danfe novamente e encaminhe à empresa responsável pelo transporte.
É importante lembrar que a transportadora não deverá dar continuidade ao deslocamento sem o danfe. Caso essa obrigatoriedade seja quebrada, a empresa fica passível de multa e apreensão da mercadoria.
Como se pode perceber, o danfe online é muito comum no mercado, representando as principais informações necessárias para as operações comerciais, de forma segura e em conformidade com as exigências legais.
Agora que você sabe o que é e para que serve o danfe online, leia também "Afinal, o que é nota fiscal eletrônica e como ela ajuda a empresa?" e continue adquirindo conhecimento.