Briefing: o segredo do sucesso - Mestre GP
Um briefing apropriado é o primeiro passo para o sucesso de um grande projeto. A qualidade e pertinência das primeiras informações são essenciais para entender e, posteriormente, desenvolver um trabalho em sintonia com os anseios do cliente.
Essa é, sem dúvidas, a etapa mais importante do projeto, pois é o momento em que o cliente define, delimita e encaminha os profissionais que trabalharão para que tudo entre em sintonia e saia do papel para se tornar real e sólido, criando estratégias que consolidem o sucesso do que virá depois.
Nenhum trabalho poderá alcançar o sucesso esperado sem que este primeiro passo seja dado corretamente, mas não confunda briefing com "soluções". As soluções vão surgindo no decorrer das estratégias que serão traçadas a partir do briefing, que é "apenas" um direcionamento, mas ainda assim, é a parte mais importante de um projeto.
Quando o cliente não consegue ser objetivo ou definir exatamente o que quer, é papel do gerente de projetos ajudá-lo a chegar a uma conclusão. Como? Com reuniões periódicas, com insights e ideias que façam ele pensar fora do ambiente de conforto, brainstorms e até mesmo estudo preliminares de outros projetos semelhantes que podem ajudar a encontrar um caminho certeiro para este novo projeto.
Conhecer o cliente, a sua história e seu objetivo no futuro é ideal para que a pessoa responsável pelo projeto dê diretrizes pontuais para abrir a mente do cliente para o que virá. Solicite sempre o contato de todas as pessoas envolvidas no trabalho, para que tudo fique muito bem alinhado e não haja conflito de informações, isso ajuda a entender e definir o papel de cada um dentro do que será feito e quem é a pessoa que vai te ajudar a resolver determinadas pendências no decorrer da ação.
Informações como target, budget, deadline, benchmarking e metodologia são preliminares. Nunca deixe essas informações para depois, a partir delas fica mais fácil tomar um caminho e dar rumo ao que será feito. Estudar como o cliente é visto pelo público faz parte do briefing, pois o conteúdo precisa ser certeiro na hora de atingir o alvo e/ou gerir uma crise.
Além de definir estratégias para o que o cliente deseja, é necessário, acima de tudo, entender porque ele deseja assumir esse projeto, pois é a partir daí que as estratégias começam a ter alvo e saem da teoria para, finalmente, entrar em prática.
É seu papel direcioná-lo. A maioria dos clientes define um projeto, mas não sabe exatamente por onde ir. É aí que você, publicitário, entra. Às vezes o cliente sugere seguir um caminho X, mas na verdade, o ideal seria Y. É você que vai abrir os olhos dele, falar e ajudá-lo a entender os motivos pelos quais o caminho indicado por você é o ideal neste momento.
A partir disso tudo, é você quem faz a distribuição de tarefas e os "sub-briefings" para as diferentes áreas e profissionais que trabalharão no projeto. Você é o ponto central, é quem faz a distribuição, recepção e devolução dos trabalhos. Eles ficarão direcionados a você, para que não se perca nenhuma informação durante o desenvolvimento de um trabalho.
Mais que tudo, o gerente precisa ser organizado e manter a equipe da mesma forma. Dê feedbacks frequentes e, em caso de refações, explique os motivos pelos quais as mesmas foram solicitadas. Você é o líder e, muito mais do que liderar a equipe, é preciso liderar o cliente sobre os caminhos que serão seguidos para atingir o objetivo final. Muitas vezes o cliente pode "atropelar" etapas essenciais por não entender exatamente como seguir, mas é seu papel explicar para ele que o objetivo será alcançado, mas há regras a serem seguidas para o sucesso.
Com todas essas dicas é muito provável que seu projeto e do seu cliente rume um futuro certo, mas lembre-se: nada será efetivo se não houver uma característica básica: organização.