A função compras | PDCA BLOG
Entra em vigor lei que amplia prazo do aviso prévio »
A função compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades necessárias, verificando se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.
No processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento, a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.
Para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, conseqüentemente, gerar lucros satisfatórios, é preciso minimizar os custos continuamente. O principal ponto de minimização devem ser os materiais utilizados, já que se referem a uma parcela considerável na estrutura do custo total.
Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos;
Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.
Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da seção de compras é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação das quantidades, qualidades e prazos que são necessários para a empresa operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção disporem do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.
Com os preços de venda tão competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. No entanto, manter-se bem relacionado com o fornecedor, antevendo eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez, o mais importante na época de escassez e altos preços.
A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.
Autoridade para compra
Registro de estoques e consumo
Arquivos e especificações
Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de compras:
a) Pesquisa de Fornecedores
Inspeção das fábricas dos fornecedores
Conferência de requisições
Decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto
Manutenção de estoques mínimos
Transferências de materiais
Evitar excessos e obsolescência de estoque
Padronizar o que for possível
Fazer estimativa de custo
Dispor de material desnecessários, obsoletos ou excedentes
Além das atividades acima citadas, outras responsabilidades poderão ser partilhadas com outros setores:
Determinação do que fabricar ou comprar
Especificações e substituições de materiais
Seleção de equipamentos de produção
O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode alcançar quantidades apreciáveis, nestes casos é preciso saber se todas a compras devem ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada fábrica ou divisão operacional.
As razões para estabelecer a descentralização das compras podem ser assim resumidas:
Tempo necessário para a aquisição de materiais
A centralização completa das compras apresenta as seguintes vantagens:
Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais
Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos
A pesquisa é o elemento básico para a operação da seção de compras. Mais do que nunca, a função compras requer procura sistemática e análise dos fatos, a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes, bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais a empresa negocia.
Estudo dos materiais – avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e a longo prazo das ofertas e demandas, tendências dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.
Análise econômica – efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências de preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes.
Análise de fornecedores – qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira.
d) Análise do custo e do preço – razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais.
Análise das embalagens e transportes – efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
Análise administrativa – controle de formulários, simplificação do trabalho, emprego de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios.
Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações por causa do mesmo. Vejamos os mais importantes:
Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predominem em suas funções.
Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se, principalmente, ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares às verdadeiras exigências de produção.
Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é, freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.
Vendas. O departamento de vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já está transferindo-se para o P.C.P, que fica responsável por essas informações.
P.C.P. A relação existente entre Compras e o P.C.P (Planejamento de Compras) é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais de metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e utilização.
Controle de qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações. O Controle de qualidade geralmente faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer a Seção de Compras e, por intermédio desta, o fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.
luizroberto@grupopdca.com.br
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This entry was posted by on 24 de novembro de 2011 at 7:41 am, and is filed under LOGÍSTICA E COMPRAS. Follow any responses to this post through RSS 2.0.You can leave a response or trackback from your own site. Imprimir