Folha de Ponto: Como mudar para o ponto eletrônico? - Escola IK
A folha de ponto é um documento no qual a empresa registra o horário de entrada e saída dos funcionários. Não só o do início e final do expediente diário, mas também o intervalo intrajornada como o almoço. Um tipo de documento que é preenchido de maneira manual, ainda que seja digitalizado, e que, por isso, pode causar muita dor de cabeça. Não só para a empresa como também para o funcionário.
Por ser um documento preenchido de maneira manual, ele pode ser facilmente adulterado. Ainda que você tenha uma pessoa que anote as entradas e saídas, essa pessoa pode ser amiga de um ou mais funcionários e "facilitar" as coisas para eles, informando na folha de ponto um horário que não é o real.
Além disso, ainda há outros riscos com o uso da folha de ponto. Por isso, você deve começar a pensar em mudar para o ponto eletrônico. Um tipo de folha de ponto digital e automatiza que é o mais importante.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira abaixo!
O que é um ponto eletrônico e como ele funciona?
O ponto eletrônico ou relógio de ponto eletrônico é um aparelho que funciona com base na leitura biométrica. Isso quer dizer que, assim que o funcionário chega, não há anotações manuais, ele deve colocar a digital, passar o cartão código de barras ou um cartão de proximidade RFID no aparelho para que o mesmo seja identificado e o horário seja registrado.
Esse horário pode ser registrado em um software que armazena as informações de cada funcionário e que pode vir com outros benefícios. Por exemplo, ele pode fazer os cálculos das horas extras,apontar as faltas e atrasos automaticamente poupando tempo e trabalho do RH.
Por que não usar mais o livro de ponto?
Sabemos que algumas mudanças podem ser difíceis e se adaptar não é fácil, principalmente se você tem muitos funcionários na sua empresa. Mas continuar usando o livro de ponto pode gerar muitos prejuízos. Veja abaixo por quê.
Pode gerar dificuldades para preencher
É preciso muita atenção na hora de preencher o livro para evitar rasuras. Sem contar que pode ser um problema para quem trabalha de maneira externa. O funcionário pode precisar ir até a empresa para preencher o livro de ponto e depois sair novamente para trabalhar.
Pode ser necessário mais um funcionário
Você pode precisar contratar mais um funcionário apenas para cuidar do livro de ponto. É um custo desnecessário para uma empresa que possui um ponto eletrônico. E, como já dito no início deste post, esse funcionário pode se tornar um problema se começar a favorecer amigos dentro da empresa.
Uma das características da folha de ponto é que ela é vulnerável. Por se tratar de um documento jurídico, qualquer rasura é um problema. Você terá que refazer a folha do funcionário e, para empresas com um grande número de colaboradores, isso pode se tornar um grande problema e prejudicar o andamento de departamentos como o RH e outros.
Gera filas
Não tem nada que deixe um funcionário mais chateado do que chegar na hora e ter que esperar para marcar a folha de ponto. Quando chegar a vez dele, estará uns minutos atrasado. Além de trazer transtornos, é bastante injusto. A folha de ponto manual costuma gerar filas e além de prejudicar os colaboradores também atrasa o trabalho da sua empresa.
Por que substituir a folha de ponto pelo ponto eletrônico?
Enquanto que, na folha de ponto podemos encontrar diversas desvantagens, no ponto eletrônico há muitas vantagens para sua empresa. Confira as principais abaixo.
Uma das grandes vantagens do ponto eletrônico é que fica bem mais fácil acompanhar os dados de cada funcionário. Todos os horários ficam registrados automaticamente e os cálculos também podem ser feitos dessa maneira, evitando perda de tempo por parte da equipe contábil e de RH.
E falando em tempo, o RH e outros departamentos, ainda que indiretamente, poupam minutos e horas do dia que podem ser empregadas em demandas mais urgentes da empresa. Pode ser possível, até mesmo, finalmente tirar ideias que passaram a maior parte do tempo no papel.
O tempo é um dos ativos mais importantes que temos, afinal de contas, o tempo que passou não pode ser recuperado. Então, ele deve ser utilizado da melhor maneira possível.
Maior confiança dos dados
Um ponto muito importante quando estamos falando do registro de horário dos funcionários da empresa. Confiar nos dados que estão registrados é fundamental já que eles servem como prova em um processo judicial. Quando estamos falando do ponto eletrônico, todos os processos são automatizados e não podem ser modificados manualmente. Isso traz maior segurança das informações ali contidas.
Muitos empreendedores demoram para instalar um controle de ponto eletrônico em suas empresas pelo fato do custo inicial parecer demasiado. Mas isso é apenas uma impressão de um primeiro momento. Na verdade, é preciso pensar no longo prazo e assim perceber que o custo-benefício acaba compensando esse investimento inicial.
Na Infokings, por exemplo, você consegue maior versatilidade. Pode contratar apenas o software a partir de R$ 70 e também tem a opção de contratar software com equipamento e manutenção preventiva mais suporte ilimitado a partir de R$ 240. Você faz o seu plano de acordo com as necessidades da sua empresa.
É muito mais fácil de acompanhar o registro das informações de horários por meio de um ponto eletrônico. Basta buscar pelo funcionário cadastrado, por exemplo, e pronto, você tem todas as informações que precisa sobre ele bem ali.
Além do mais, todos os departamentos da empresa podem ter acesso em tempo real às informações cadastradas. Fica muito mais fácil atualizar assim as informações dos funcionários. Por exemplo, o departamento de saúde da empresa pode cadastrar as informações de exames admissionais, o RH já não precisa mais preencher esses dados no momento em que for cadastrar o novo funcionário na empresa.
Definitivamente, o ponto eletrônico consegue oferecer muito mais benefícios e vantagens em relação à folha de ponto. Evita-se, por exemplo, o uso do horário britânico, que pode prejudicar a empresa e facilita o trabalho das empresas que trabalham com banco de horas.
Quer saber mais sobre como o ponto eletrônico pode ajudar a sua empresa e o que é necessário para fazer a instalação? Preencha o formulário abaixo e faça um bate-papo com um dos nossos especialistas.