Revelamos neste artigo os segredos para organizar o fluxo de caixa na sua escola e manter a saúde financeira mesmo em tempos de crise
A gestão financeira é um fator indispensável para a superação de desafios em todos os setores e em diversos cenários, e se tornou ainda mais imprescindível para a sobrevivência das escolas nessa crise econômica causada pela pandemia do novo coronavírus, que começou em março de 2020.
Olhando para o Brasil, dados do Sebrae e do IBGE, mostram que 60% das pequenas empresas fecham com menos de 5 anos de idade e que 25% delas quebram por uma má administração financeira.
Indo mais a fundo no cenário educacional atual, entre 30% e 50% das escolas particulares de pequeno e médio porte no país estão sob o risco de falência em razão da pandemia, segundo uma pesquisa encomendada pela União pelas Escolas Particulares de Pequeno e Médio Porte.
Esses dados reforçam a importância do controle e organização sobre os números da sua escola, e é nesse ponto que entra o fluxo de caixa como um aliado importante, que nada mais é do que o gerenciamento da receita e das despesas das instituições de ensino.
Em outras palavras, a partir dele, você terá o registro de qualquer entrada ou saída de dinheiro da sua IE e, consequentemente, mais controle da saúde financeira a longo prazo. Ou seja, sem esse exercício é impossível de construir e manter uma boa gerência financeira.
Em relação a esse tema, uma dúvida bem frequente é: "Se a minha escola já dá lucro, mesmo assim eu preciso ficar mantendo esses registros e tendo todo esse controle?"
E a resposta é SIM! Acontece que, a partir do momento que você tem todos esses dados em dia e organizados, fica mais fácil gerenciar e verificar todos os pagamentos, despesas e orçamento da instituição.
Com os números em mãos, é possível ter uma visão mais abrangente e estratégica do que tem sido desnecessário para a sua escola, para então planejar alguns cortes ou ações sem comprometer a qualidade do seu serviço no curto/longo prazo. Isso é ótimo para reduções saudáveis de gastos ou reformulações de fornecedores, por exemplo.
Outro fator importante é que mesmo os focos da escola sendo a qualidade do ensino e os alunos, isso só se torna 100% viável se tiver uma boa gestão financeira, e tudo isso começa com um simples fluxo de caixa.
"Ok, isaac, agora que entendi a importância disso tudo para a sobrevivência da nossa escola, por onde devo começar?" Não se preocupe. Elaboramos algumas orientações práticas para que você consiga otimizar e controlar o fluxo de caixa da sua escola.
O primeiro passo para organizar o fluxo de caixa da sua instituição de ensino é definir de quanto em quanto tempo ele será feito e ou revisado. Cada gestor pode fazer da maneira que achar mais confortável, mas é amplamente recomendado que os registros sejam feitos sempre no fim do mês, e que sejam evitados grandes intervalos entre uma documentação e outra.
Lembre-se que o fluxo de caixa não é uma ferramenta mágica que deixará a sua escola mais rentável de um dia para o outro, e sim um método de controle que, se bem feito, trará grandes benefícios para o seu trabalho.
Sabendo disso, tenha em mente também que consistência e frequência são as palavras-chave disso tudo. O ideal é manter essa regularidade na realização e na manutenção do fluxo de caixa, afinal, qualquer lacuna nesse processo poderá deixar seus dados mais confusos, e se guiar com a informação errada é ainda mais perigoso do que trabalhar sem nada.
Agora que já temos um ponto de partida, separamos algumas dicas fundamentais para você organizar o fluxo de caixa na sua escola!
Para iniciar, é necessário sempre separar as receitas fixas das variáveis. Isso é extremamente importante para conseguir ter noção do valor mínimo que a sua escola tem que ter em caixa para pagar os gastos fixos de cada mês.
Mais que isso, caso exista a necessidade de cortes, você poderá elencar cada despesa a partir de sua importância para ter mais clareza do que pode ser reduzido e não impactar tanto a instituição.
Nunca misture suas finanças pessoais com os gastos da sua escola! Isso prejudica todo o fluxo de caixa e o torna irreal perante a realidade financeira. Esse é um dos erros mais comuns cometidos por mantenedores de pequenas e médias escolas.
A seguir, vamos falar um pouco sobre algumas aplicações e de como o bom fluxo de caixa pode maximizar ainda mais alguns pontos e o desenvolvimento da sua gestão escolar.
A primeira delas é permitir uma precificação ainda mais assertiva do seu produto ou serviço. Quando se tem todos os gastos e ganhos lado a lado, fica mais claro de mensurar se o valor que está sendo cobrado é o indicado, e se ele cobre todos os custos, tanto os fixos, quanto os variáveis não óbvios.
Além disso, ele é muito útil na hora de calcular um desconto ou uma promoção. Isso é importante e cabe a seguinte pergunta para você, diretor escolar: Você geralmente calcula os descontos aplicados nas matrículas e nas mensalidades? Ou apenas oferece um valor para facilitar a negociação com as famílias?
Ter um planejamento futuro clareia bastante o caminho a seguir para uma boa gestão escolar. O fluxo de caixa não só permite que tenha noção das suas cobranças futuras, como também possibilita elaborar algumas estratégias para lidar com crises ou até mesmo economizar para eventuais investimentos da sua escola.
Deu para notar como a previsibilidade é um ponto chave? Com o registro eficaz e organizado das entradas e saídas de dinheiro da sua escola, você não só será capaz de avaliar se a receita presente será suficiente para cobrir os desembolsos futuros, como também terá uma visão mais completa para avaliar a capacidade de qualquer pagamento antes de assumir um compromisso.
Essa aplicação é muito útil para sempre manter os gastos menores que a receita sem surpresas desagradáveis no fim do mês.
Apesar do conceito Gestão de Fluxo de Caixa parecer, ele não é um bicho de sete cabeças e os benefícios que traz, quando bem feito, são imensos! Além de expor pontos de dor a serem reduzidos, também retrata a saúde financeira da escola e torna-se um grande aliado para combater e mitigar o impacto negativo da inadimplência.
Lembre-se que você não precisa ser um profissional no assunto, mas é interessante que entenda o mínimo dessas habilidades, mesmo se não for diretamente você quem toca a área financeira da sua escola. Como diretor escolar, é essencial que saiba um pouco sobre tudo para gerenciar bem o seu negócio no dia a dia!
Para isso são recomendadas algumas ferramentas financeiras digitais que otimizam todo o processo, tornando-o menos burocrático e diminuindo o risco de erros.
Muitos mantenedores ainda utilizam os famosos livros caixa, que apesar de serem tradicionais, não se comparam a um sistema financeiro. Imagine ter que fazer manualmente um relatório dos últimos 6 meses da sua escola. Sufocante até de pensar, não é mesmo? E nesse ponto, é relevante reiterar que as plataformas digitais surgiram para te auxiliar a ser um profissional ainda mais eficiente.
Cada vez mais, tecnologia e gestão escolar caminham lado a lado, tornando os processos menos manuais e burocráticos. Com o isaac, você também fica livre da burocracia e cuida da saúde financeira da sua escola.
Ao se tornar uma escola parceira do isaac, você tem todos os processos mais importantes da sua escola em uma única plataforma de produtos e serviços, além da receita mensal garantida, longe de atrasos e com total transparência.