Depois do SEI - Portal Information Management
A primeira geração de ferramentas para controlar atividades de processos, que antecedeu a disciplina BPM, eram os Workflows, que visavam controlar fluxos de aprovações e ações de outros sistemas, como os ERP. Com a evolução da tecnologia e o crescente foco na otimização de processos dentro das organizações, surgiu a segunda geração de ferramentas, batizadas de BPMS (Business Process Management System).
Os BPMS agregam diversas funcionalidades que possibilitam modelar, controlar e monitorar a execução dos processos de negócio, de forma transversal e integrada aos sistemas legados, observando um ciclo de melhoria contínua.
Em termos práticos, o BPMS é o maestro dos processos da organização, que atua notificando os usuários sobre quando e como realizar cada atividade, evitando os comuns erros de encaminhamento e o engavetamento de processos, promovendo efetivo controle do trâmite e facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho.
Por outro lado, a padronização do fluxo processual garante a execução de maneira contínua e sem erros, além de reduzir a dependência das pessoas que antes agiam como os donos dos processos.
A larga abrangência mencionada não significa que adotar BPM tenha que ser algo complexo, custoso e demorado. O mercado oferece uma grande diversidade de plataformas BPMS, algumas simples e versáteis, parte delas já adotando o modelo SaaS (Software as a Service), além de satisfatória oferta de empresas e profissionais especializados em modelagem e automação de processos com o enfoque BPM.
Como em todo processo de contratação cabe, naturalmente, adotar critérios que garantam a aquisição do BPMS e dos serviços associados compatíveis com a demanda e a maturidade da organização, evitando aquisições desnecessariamente complexas e onerosas.