Início » Pagamentos & Billing » Plataforma Vindi » Quais problemas um emissor de nota fiscal pode resolver?
As notas fiscais são importantes para garantir a transparência da coleta de impostos e dos registros de movimentações e trocas de bens e serviços das empresas e organizações.
A emissão das notas fiscais é relevante não apenas por ser uma obrigatoriedade estipulada por lei, Mas também para dar credibilidade aos dados do balanço de contas de uma empresa.
Apesar de serem extremamente importantes, você sabe quais problemas a má gestão delas pode trazer para a sua companhia?
Uma das principais vantagens de um software de automatização de notas fiscais é a otimização do tempo dos funcionários. Considerando que o sistema da prefeitura funcione perfeitamente, gasta-se em média um minuto para emitir cada nota fiscal.
Por meio de um software, é possível reduzir bastante o tempo gasto em tarefas repetitivas que demandam muito tempo. Mas que no final das contas, realmente não trazem lucros para a empresa.
Com a automatização do processo de faturamento, é possível tornar o tempo dos funcionários mais produtivo. Isto é crucial, principalmente para pequenas e médias empresas. Em que qualquer melhoria da eficiência operacional pode trazer enormes vantagens.
Como vimos, é comum que os funcionários gastem muito tempo em tarefas repetitivas e monótonas. Isso aumenta exponencialmente a probabilidade de erros humanos. Agora, imagine um software que faça o cálculo automático dos impostos nas notas.
Desta forma, qualquer erro, por menor que seja, pode prejudicar a empresa na contabilidade com pendências fiscais, ou, no mínimo, gerar mais um trabalho para corrigir o erro anterior.
Falta de praticidade no armazenamento e na extração de relatórios
O armazenamento das notas fiscais por no mínimo cinco anos é uma determinação do governos. Com isso, muitas vezes é comum que as empresas façam o armazenamento em grandes pastas de notas impressas para manter os arquivos. No entanto, este processo é pouco prático. Pois dificulta muito o trabalho de pesquisa caso algum dado antigo seja necessário para consulta.
Além disso, isso faz com que a probabilidade de perdas de dados importantes se torne muito mais provável. Muitas vezes, estes dados poderão ajudar na tomada de decisões mais apurada de uma empresa, mas eles de nada valem se não estiverem compilados em um sistema que permita que eles sejam transformados na inteligência de dados dos relatórios.
Toda esta perda de tempo e espaço, além da falta de organização, podem ser reduzidas em um clique por meio de um emissor de nota fiscal que faça o armazenamento adequado dessas informações. Ou seja, as pilhas de papel farão a alegria somente das traças na sua empresa.
Tempo perdido com instabilidade de sistemas
Para facilitar a emissão das notas, as prefeituras passaram a disponibilizar ferramentas online para este processo. Ainda que este processo continue sendo feito de forma manual, esta notícia poderia ter deixado a maioria dos empreendedores felizes.
Se não fossem por alguns problemas…
Talvez o principal problema que as empresas enfrentam com as ferramentas das prefeituras seja a instabilidade dos sistemas. Afinal, não faz sentido perder tempo com um sistema fora do ar quando o objetivo dele seria exatamente o de reduzir o tempo gasto nos processos de emissão de notas.
Além disso, há ainda a carência das prefeituras para oferecer o suporte técnico que as empresas precisam para solucionar as dúvidas.
É neste momento que um software para a emissão automatizada das notas faz a diferença. Enquanto o financeiro da sua empresa fica parado por depender do sistema da prefeitura voltar ao ar, o seu concorrente continua emitindo as suas notas.
Isso ocorre porque o emissor de nota fiscal automático, ao estar integrado ao sistema da prefeitura, permite as tentativas. Com isso, quando o sistema da prefeitura voltar ao ar, todas as notas estarão emitidas normalmente.
Para a sua empresa, fica a sugestão de contratar um software de automação que tenha as tentativas de emissão e que também ofereça o suporte que a sua empresa precisa.
Por outro lado, caso a sua empresa queira continuar dependendo da estabilidade dos sistemas das prefeituras, fica a dica de adquirir jogos para entreter os funcionários do seu financeiro quando ele estiver parado.