Software de Gestão: perguntas para fazer antes de decidir - Unicargo
Essa é a pergunta-chave, a primeira de todas. Porque, como o intuito de adotar um software de gestão é justamente resolver um problema de gestão, você deve ter muito claro qual ou quais são esses percalços.
Assumindo que o objetivo final de sua organização (ou de sua equipe) seja o de melhorar a entrega de projeto, de nada adiantará que a ferramenta não contribua para que isso aconteça. Assim, o primeiro passo é reconhecer os problemas que você deseja eliminar ou atenuar.
Apontemos alguns exemplos. Em diversos níveis de gestão, os problemas mais frequentes costumam ser os seguintes:
baixa rentabilidade do cliente e dos projetos;
dificuldade de reter talentos;
dificuldade em passar o "big picture" para a equipe.
Listou as principais dificuldades da sua operação? Então agora ficará mais fácil estabelecer quais são os objetivos que a sua empresa espera alcançar com o software de gestão.
Por exemplo: se a falta de foco e de prioridade é um problema, o objetivo do software deve ser o de controlar o fluxo de trabalho; se a rentabilidade dos projetos é baixa, a ferramenta precisa te ajudar a descobrir quanto custa cada colaborador em um projeto, de modo a formar a equipe mais eficiente possível. E por aí vai.
Este é outro ponto fundamental. Se você planeja usar o seu sistema de gerenciamento de projetos com fornecedores externos, clientes ou pessoas de departamentos diferentes, o software de gestão deve contemplar essa funcionalidade.
Neste caso, você exigirá permissões em multinível, o que significa que você poderá atribuir a diferentes membros da equipe diferentes papéis, tais como: administrador, gestor, líder de equipe e usuário colaborador.
Um dos principais fatores que levam uma empresa a buscar um software de gestão é o esclarecimento financeiro. A falta de organização e de clareza sobre como os recursos estão sendo gastos em um projeto costuma ser um mal de que muitas equipes padecem — e que gera efeitos em toda a organização, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria. Assim sendo, uma boa ferramenta deve oferecer funcionalidades que permitam entender e controlar esses gastos.
5. É possível replicar blocos de tarefas de um projeto?
Se a sua equipe trabalha com projetos muito semelhantes ou segue os mesmos passos com frequência, a possibilidade de criar modelos de projetos e reutilizá-lo é imprescindível para economizar tempo e otimizar o trabalho. Leve isso em consideração na hora de eleger o seu software de gestão.
6. O software de gestão oferece um bom atendimento/suporte?
É fato que alguns sistemas oferecem um atendimento ao cliente mais rápido do que outros. Você precisa de um suporte ágil? Então aproveite e teste o suporte da ferramenta que você irá contratar. Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e depois avalie se esse retorno foi satisfatório.
7. A ferramenta proporciona uma gestão ágil?
A metodologia agile, ou ágil, é um verdadeiro presente da indústria de desenvolvimento de softwares para empresas de todos os segmentos. Ela foi concebida para reduzir as lacunas entre as necessidades do cliente e as entregas, sempre com base no aprimoramento contínuo de um produto.
8. Permite extrair relatórios de forma automatizada?
Um software que organiza o fluxo de trabalho é útil, mas um que forneça relatórios de performances dos colaboradores é muito mais. Assim, você será capaz de entender quem precisa ter seus esforços reconhecidos, e quem precisa aprimorar o desempenho.
9. Permite entender a produtividade dos colaboradores?
Esta pergunta tem a ver com a de cima. Com um software de gestão que apresente relatórios bem detalhados, ficará muito mais fácil encontrar os gargalos de produtividade da equipe. E, com processos automatizados, você consegue tornar as pessoas mais produtivas.
10. Você tem direito a um período de teste?
Por último, mas não menos importante, tem a questão do "free trial": mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo. Afinal, você não compraria um carro sem testá-lo, correto?
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