Conteúdo Jurídico | Aspectos legais do arquivamento de documentos eletrônicos ou digitais
04 abr 2009, 10:48
Nos últimos anos, com a modernização e o avanço tecnológico, maior rapidez e comodidade foram empregadas ao nosso cotidiano com uso de computadores e dispositivos móveis de comunicação, no entanto, criou-se também novas situações de risco que merecem atenção por parte de quem os utiliza.
O vazamento de informações confidenciais e o uso de informações privilegiadas por funcionários são situações que se tornam comum dentro de ambientes de trabalho.
Nota-se no mundo de hoje a popularização do uso dos documentos eletrônicos, os quais não raras as vezes possuem informações sigilosas e confidenciais que carecem de um maior controle e proteção de seu conteúdo e acesso, evitando-se assim futuros problemas e entraves relativos à divulgação não autorizada destas informações.
Desta maneira, a transmissão desses documentos e seu armazenamento demandam certos cuidados os quais devem ser observados atentamente. Informações sigilosas como o resultado de exames médicos, laboratoriais, simples prontuários e outros, estão sujeitos a um maior grau de proteção pela lei, pelo que a atenção em relação à sua guarda e movimentação deve ser redobrada.
Devemos atentar, também, para o fato de que a inviolabilidade da intimidade e da vida privada das pessoas são garantias constitucionais, resguardadas no art. 5º. X, da Constituição Federal de 1988, sendo prevista, inclusive reparação material e moral por danos advindos de uma eventual divulgação de dados não autorizada.
Nosso Código Civil também é claro e da inteligência de seu artigo 186 temos que constitui ato ilícito a violação do direito à intimidade do indivíduo, o que gera, em conseqüência, direito à vítima de reparação dos danos tanto morais como materiais sofridos, como determina o artigo 927 do mesmo Código.
Observa-se então a grande relevância da adoção de práticas que visem a segurança da informação contida nos bancos de dados assim como de um treinamento adequado da equipe que manipulará tais informações. O conhecimento dos limites e imposições legais acerca do tema é de suma importância na prevenção de incidentes envolvendo vazamento ou uso inadequado de informações confidenciais.
Significa dizer que é possível o armazenamento desses documentos na forma eletrônica, protegendo as informações neles contidas em razão de sua natureza. Vale lembrar que o acesso a esses documentos deve ser, portanto, feito por pessoa autorizada - um médico cuidando de seu paciente - ou pelo próprio paciente vez que este é o titular dos dados contidos no documento. Esse acesso deve ser controlado e, para tal, muitos têm adotado protocolos delimitando o grau de acesso a esses documentos.
A Resolução tece regras a cerca do nível de garantia de segurança que deve ser adotado caso o interessado deseje implantar os referidos procedimentos. Também estipula as regras a serem obedecidas para a digitalização e para a eliminação dos documentos físicos, bem como estabelece prazo para a guarda dos documentos eletrônicos. Nos casos em que os prontuários forem micro filmados, prevalecerá a legislação específica sobre o tema.
Vale mencionar que a Medida Provisória 2200-2, de agosto de 2001, instituiu a possibilidade de se utilizar a assinatura digital com ou sem certificação da ICP-Brasil para garantir a autenticidade e integridade de documentos assinados eletronicamente.
O uso da tecnologia na medicina é uma realidade e, para tanto, são necessários alguns cuidados.
Observadas algumas regras, principalmente em relação ao correto e orientado uso da das tecnologias hoje disponíveis assim como da certificação digital, pode-se conferir segurança, agilidade e rapidez aos procedimentos administrativos realizados pelo profissional da medicina, além de ser possível reduzir custos com papéis - em consonância com a responsabilidade ambiental que todos temos - e economizar espaço - pois os documentos passam a ser eletrônicos, não demandando mais enormes salas para armazenamento de documentos e papéis.
Além disso, utilizando-se de maneira segura e supervisionada as ferramentas e sistemas que atualmente garantem a segurança da informação, bem como se atentando para as implicações legais de tais práticas, o profissional da área médica ganha mais flexibilidade no exercício de sua profissão, visto que através de um simples acesso à internet poderá verificar todo o prontuário de um paciente, com a íntegra de todos seus exames podendo até, quem sabe em um futuro próximo, emitir requisições e prescrever medicamentos através do uso da assinatura eletrônica, bastando para isso que o sistema das farmácias e laboratórios, por exemplo, se adéqüem, permitindo a leitura e a validação da identificação digital apresentada.
Conforme a NBR 6023:2000 da Associacao Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), este texto cientifico publicado em periódico eletrônico deve ser citado da seguinte forma: ATHENIENSE, Alexandre Rodrigues. Aspectos legais do arquivamento de documentos eletrônicos ou digitais Conteudo Juridico, Brasilia-DF: 30 set 2020. Disponivel em: https://conteudojuridico.com.br/consulta/Artigos/17145/aspectos-legais-do-arquivamento-de-documentos-eletronicos-ou-digitais. Acesso em: 30 set 2020.