Uma análise sobre o ERP no segmento de Transportes - Agência Transporta Brasil
20 de novembro de 2008 15:33 Redação
O ERP é uma sigla em inglês para designar a idéia de sistemas integrados de gestão empresarial. São sistemas que podem ser usados por vários tipos de organizações
Uma feliz coincidência coroou a conclusão da pesquisa que fiz recentemente sobre ERP (Enterprise Resource Planning) com executivos e empresários do setor de transportes rodoviários de cargas. O objetivo desta pesquisa foi identificar o que pensam e como agem os gestores que lideram o setor, quando tomam decisões sobre ERPs. Ah, sim, a coincidência tem a ver com a reportagem publicada pela revista Frota S/A (ano 5, edição 23, setembro/outubro 2008, páginas 64 a 67) com o título "A armadilha do ERP". Com junção dos dois materiais pude fazer uma análise interessante entre a matéria da revista e as respostas da pesquisa.
O ERP é uma sigla em inglês para designar a idéia de sistemas integrados de gestão empresarial. São sistemas que podem ser usados por vários tipos de organizações. O conceito desse tipo de Sistema não trata de nada específico para transportes. Aliás, a chamada da matéria da revista que falamos é: com a falta de sistemas de gestão empresarial específicos para as transportadoras, é preciso redobrar a atenção para escolher o produto mais adequado para sua empresa.
Essa solução sistêmica tem sido usada há muito tempo em larga escala nas indústrias e nos grandes comércios, mas no TRC começamos a notar sua introdução com maior freqüência há apenas 2 ou 3 anos. Ou seja, para alguns parece algo novo, mas não é. Para outros parece uma tecnologia de ponta, mas não se trata exatamente de uma tecnologia, a palavra solução sistêmica, traduz o melhor conceito. Freqüentando o meio empresarial, percebi que muitos falavam da sigla com muita naturalidade, parecendo que o tal ERP já era de domínio há bastante tempo, outros defendiam a marca X ou Y com veemência, outros exaltavam seus orgulhos por serem os pioneiros a implantar o ERP bem antes dos seus principais concorrentes, e assim por diante. E por conhecer alguns dos projetos de algumas empresas, uma dúvida me intrigou: será que realmente está tudo assim uma maravilha com o ERP dentro do TRC e eu não percebi isso antes? . Daí surgiu a idéia da pesquisa, onde apurou a discordâncias de idéias, fazendo com que eu aprenda mais, e quem sabe também ajude o setor.
A reportagem diz que a dúvida do século 21 para as transportadoras é saber como devem entrar nesse processo de aquisição e implantação do ERP. O motivo de tal dúvida é o fato de que as soluções (de ERP) oferecidas no mercado ainda não aderem com perfeição ao negócio do setor. Isso porque o berço desse tipo de sistema foi a indústria, pois foi desenhado para suprir as necessidades da cadeia produtiva das fábricas. A reportagem ainda diz que nesses softwares nada muda na implantação dos módulos financeiro, contábil, ativo fixo, folha de pagamento e contas a pagar. O resultado da minha pesquisa mostra que a maioria das empresas que já adquiriram ou estão em processo de aquisição realmente estão pensando somente nestes módulos. Minha visão também é exatamente esta.
O ponto de discussão, da reportagem da Frota S/A e da pesquisa, é sobre o TMS (Transportation Management System), o sistema de administração de transportes. Nos principais fornecedores de ERP este módulo atende perfeitamente a indústria, mas é incompleto para o transportador, pois este necessita de processos mais detalhados, já que suas operações não se resumem somente a consolidação de cargas, escolha do melhor prestador de serviços e análise de fretes. A pesquisa mostra que algumas transportadoras não perceberam isso e estão entrando num terreno perigoso, apenas pelo entusiasmo de ter uma marca famosa na lista de seus fornecedores. Além de pagarem caro por esta propaganda podem colocar suas operações em risco, já que se trata de seu negócio propriamente dito. A pesquisa confirma tal risco e alerta para outro aspecto: como neste grupo temos transportadoras grandes e algumas modelos para o setor, outras empresas já estão pensando em seguir a mesma estratégia. Estas empresas, não sei exatamente o porquê, estão se esquecendo de analisar todas as variáveis que são usadas e necessárias para uma boa operação de transportes, e desperdiçando vários anos de luta e aperfeiçoamento de suas atividades. Por medo do que possa vir a acontecer, eu até desejava estar errado nesta análise, mas a tal matéria e o resultado da pesquisa vieram confirmar esta conclusão.
Na reportagem em referência aparece uma constatação que me preocupou.
Devido a escolhas erradas ou projetos mal desenvolvidos, já existem casos onde os custos das customizações foram maiores que o valor da compra do sistema. E ainda o transportador teve que decidir entre:
pagar o valor solicitado, receber as customizações e virar "cobaia" de teste do sistema desenvolvido.
devolver o sistema e abrir um processo judicial para devolução do valor, alegando a não-aderência do sistema.
adquirir o sistema TMS de fornecedor especializado em transportadoras.
Ora, ora, ora… Será que depois de tanta labuta do setor, ainda teremos de servir de cobaias para desenvolvimento de sistemas?
Entrar num processo de aquisição de sistema, que deveria ser uma solução para a empresa e ao invés disso ter problemas judiciais?
Adquirir TMS especialista em administração de transportes? Isso me parece um paradoxo. Já não tínhamos isso?
Os três últimos parágrafos são conclusões do autor deste artigo, não constam na reportagem. A pesquisa (apesar da grande aderência) não trouxe respostas para os casos de fracassos.
A reportagem continua com algumas dicas para as empresas que pretendem implantar um ERP de mercado, eis algumas delas:
Analisar o porte das operações da empresa (volumes transportados, quantidade de documentos emitidos, tipos de cargas, etc).
Itens como quantidade e tipo de clientes, número de entregas diárias, tamanho da frota (própria, agregada e terceiros) também são importantes.
Criar uma metodologia para análise e comparação das diversas soluções existentes no mercado.
Como a utilização de um ERP criará valor na visão do cliente.
A empresa deve ter muito bem definido o que ela pretende controlar com maior ou menor detalhe.
Durante a implantação, uma equipe multi-habilitada deve ser criada com conhecedores do negócio e que possa acompanhar todas as fases.
Dividir o projeto em pequenas fases e estabelecer prazo para conclusão de cada uma delas, definindo as responsabilidades claramente.
Analisar as funcionalidades que darão suporte aos objetivos futuros da empresa.
Conhecer bem os fornecedores da solução de ERP e analisar seus produtos exaustivamente.
Com os fornecedores finalistas, deve-se fazer uma grande quantidade de demonstrações do produto e da adequação ao ambiente da empresa.
Visitar outros clientes dos finalistas e ver como usam as soluções.
As dicas não seguem necessariamente qualquer ordem de análise ou implentação. É apenas um macro check-list para iniciar um projeto de ERP. Infelizmente, o resultado da pesquisa mostra que nem todos os grandes players do TRC seguiram os passos básicos listados acima, e no momento estão com dores de cabeça ou em breve poderão ter problemas sérios.
A reportagem encerra (e acerta em cheio) com uma entrevista do Sr. Ariovaldo Branco, Gerente de T.I. do Expresso Araçatuba e membro da COTIN do Setcesp.
A experiência que o Ari (é assim que o conheço) tem no assunto é extremamente interessante e deve ser levado em conta. Além de ser um profissional sério e competente, representa uma grande empresa que usa tecnologia puramente aplicada ao negócio. A forma como ele aborda o assunto de ERP é totalmente coerente com a cultura do nosso segmento. Durante o período de implantação na Araçatuba, Ari e sua equipe passaram por muitos altos e baixos, conheceram muitos dos produtos existentes e principalmente ajudaram muitos fornecedores atuais a conhecerem mais o nosso mercado, aperfeiçoando suas ferramentas para o TRC.
O resultado da pesquisa que fiz mostra que pouquíssimas empresas se preocuparam em fazer um benchmarketing profundo sobre o tema antes de adquirir a ferramenta. Em alguns casos, as análises foram superficiais e nem houve um acompanhamento de um responsável por T.I. conhecedor do negócio da transportadora. Isto é no mínimo imprudência financeira, pois estamos falando de um processo que pode necessitar de investimentos da ordem de 3% (ou mais) do faturamento da empresa.