Como evitar discrepâncias entre o estoque e os registros
Vários fatores podem causar diferenças no estoque. Conhecê-los, sem dúvida, é a melhor maneira de evitar o problema. Confira neste blogpost quais são as principais causas da discrepância entre o estoque e os registros e como evitá-las.
Você realizou o inventário e encontrou diferenças no estoque? Apesar de esse ser um problema muito comum principalmente em pequenas empresas, os furos de estoque podem causar prejuízos incalculáveis ao seu negócio. Nesse sentido, é preciso agir rápido para encontrar as falhas que originaram a diferença e garantir um estoque físico condizente com os registros o quanto antes.
No artigo a seguir apresentaremos a você os principais motivos das diferenças no estoque e como evitá-los. Continue a sua leitura e descubra como fazer um controle de estoque eficiente!
Principais motivos que causam diferenças no estoque
Vários são os fatores que causam diferenças entre o estoque físico e o registrado. Alguns mais complexos, outros nem tanto, mas que de igual forma merecem a nossa atenção, tais como:
Falhas no registro do fluxo de mercadorias: além do registro das entradas e saídas, é preciso anotar também as operações de trocas, devoluções, perdas entre outras;
Produtos duplicados no sistema, que causam quantidades diferentes no registro;
Baixa do produto errado na hora da venda, seja por duplicidade ou por entrega de produto similar;
Não utilizar sistema de gestão de estoque: fazer anotações em cadernos e planilhas eletrônicas aumentam as chances de discrepâncias no estoque por falha humana.
Agora que você já conhece alguns motivos que causam diferenças no estoque, é hora de saber como evitar essas discrepâncias. Em um primeiro momento, elas podem até parecer algo sem importância, mas não são.
Erros na contagem do estoque podem comprometer a saúde financeira da sua empresa, na medida em que prejudicam a produtividade das equipes de trabalho, elevam os custos com mão de obra e camuflam as perdas. Veja adiante algumas dicas para evitar esse problema.
Atribua códigos únicos aos seus produtos
Sem dúvida alguma uma das melhores maneiras de evitar diferenças no estoque é atribuir identidades únicas aos seus produtos. Nesse contexto, fazer uso de SKU e UPC em suas mercadorias pode contribuir significativamente para que você tenha registros mais precisos.
Mas o que seria SKU? E UPC? Em princípio, tratam-se de códigos que ajudam a identificar as mercadorias. Na prática, é como se cada produto de seu estoque passasse a ter identidade própria, o que facilita as vendas e um controle de entrada e saída mais eficaz. Contudo, embora sejam excelentes ferramentas de controle de estoque, existem diferenças entre eles.
O UPC ou Código Universal de Produto, por exemplo, possui 12 dígitos. Ao serem capturados por leitores de códigos de barras facilitam que sistemas de gestão de estoque identifiquem as características do produto, bem como o seu preço. Todavia, o UPC é externo, padronizado e acompanha o produto desde a saída da fábrica até a entrega ao cliente final.
Já o SKU significa Unidade de Manutenção de Estoque e é um código de uso interno. Ou seja, ele é atribuído pela empresa e pode ser personalizado para atender suas necessidades. Geralmente possui 8 dígitos alfanuméricos e é muito útil para acompanhar internamente o estoque.
O SKU evita diferenças no estoque, pois possibilita que um único produto tenha códigos diferentes. É o caso, por exemplo, de uma camiseta feminina da marca "X", que possui diferentes tamanhos e cores. Para cada variação, haverá um SKU diferente. Como resultado, você controla melhor o estoque, evita baixas indevidas e prejuízos.
Capacite os seus colaboradores para lidar com a contagem de estoque
Ter uma equipe capacitada para realizar a contagem de produtos da sua empresa também é uma ótima estratégia para evitar diferenças no estoque. Para tal, invista em treinamentos periódicos que instruam os colaboradores sobre as melhores práticas de gestão de estoque, incluindo inventário, baixas, trocas, devoluções e perdas.
O treinamento profissional é muito útil, inclusive, para épocas do ano com maior número de vendas. No final do ano, por exemplo, o comércio conta com a Black Friday, pagamento de 13º salário, Natal e Réveillon, datas que aquecem as vendas e aumentam processos como devoluções e trocas de mercadorias.
Com uma equipe despreparada, fica praticamente impossível registrar precisamente o estoque da empresa em épocas de maiores demandas. Por outro lado, funcionários bem treinados se mostram mais preparados para trabalhar sob pressão sem perder o foco. Tenha em mente que divergências no estoque podem causar falta de produtos e perda de vendas.
Invista em um sistema de gestão de estoques
A última dica para evitar diferenças no estoque é investir em um sistema de gestão empresarial, mais conhecido como ERP. Trata-se de um software que integra todos os setores da empresa, possibilitando que você, gestor, tenha uma visão panorâmica de todo o negócio.
Fazer o controle de estoque por meio de cadernos ou planilhas eletrônicas aumenta as chances de erros, desperdiça tempo e dinheiro. Isso, por sua vez, impede que você consiga fazer novos investimentos para o crescimento da sua empresa.
Quando você investe em um sistema de gestão, automatiza tarefas repetitivas, evita os erros de contagem e melhora os processos de acompanhamento do estoque.
Cabe ainda ressaltar que contar com métodos ultrapassados de controle de estoque pode fazer com que a sua empresa seja engolida pela concorrência. Afinal de contas, muito mais do que uma contagem de produtos eficiente, um sistema ERP facilita a gestão do empreendimento como um todo, pois integra todos os setores da empresa. Ou seja, em um único lugar você controla estoque, produção, vendas, financeiro e fiscal de forma simples e acessível.
Atualmente, vários são os sistemas capazes de cuidar do seu estoque com segurança e precisão, mas entre eles o Sensio ERP se destaca. Online e desenvolvido principalmente para pequenas empresas, ele possui funcionalidades interessantes, tais como:
Emissão de pedidos de venda, orçamentos, relatórios de faturamento e notas fiscais;
Controle de contas a pagar, receber e fluxo de caixa;
Configuração e impressão de etiquetas;
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