Conheça os erros mais comuns na folha de pagamento
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por Valle Silva
Conheça os erros mais comuns na folha de pagamento2018-01-292018-01-29https://vallesilva.com.br/wp-content/uploads/2017/11/valle.pngValle & Silvahttps://vallesilva.com.br/wp-content/uploads/2018/01/erro-na-folha-de-oagementp.jpg200px200px
Evitar erros na folha de pagamento é uma recomendação essencial para o bom relacionamento da empresa com os seus colaboradores.
O controle dos recursos destinados ao pagamento dos prestadores de serviços e fornecedores deve ter um processo bem definido para que seja executado de maneira programada e nas datas corretas.
Para entender mais sobre esse assunto, acompanhe o artigo para conferir quais são os erros mais comuns atrelados à folha de pagamento e saiba como evitá-los seguindo nossas dicas!
Os erros mais comuns na folha de pagamento
A folha de pagamento, é o processo que possibilita a geração do "holerite", que é o documento que informa aos funcionários o valor do salário, o cálculo de horas extras e demais quantias creditadas e/ou debitadas conforme o acordo de trabalho firmado entre uma empresa e seus colaboradores.
Por isso, ele deve ser transparente e estar com os seus procedimentos dentro da lei, porém, mesmo assim algumas empresas atrasam pagamentos ou nem sequer emitem esse documento.
A folha de pagamento deve ser gerada todos os meses e para todos os funcionários.
Confira a seguir quais são os erros mais comuns na elaboração do holerite e descubra se a sua empresa está agindo corretamente com a prestação de contas aos colaboradores!
Fazer manualmente os cálculos
Evite realizar os cálculos manualmente. Os pagamentos e benefícios se diferenciam por categoria de trabalhador e todos seguem a legislação trabalhista.
Planilhas de Excel também geram erros na contabilidade. O correto é usar um software de gestão de folha de pagamento ou contratar um escritório de contabilidade especializado nesse serviço.
Como dito anteriormente, os salários e benefícios dos colaboradores devem seguir a legislação. Profissionais especializados acompanham as mudanças e sabem as diferenças dos benefícios para cada categoria.
Não classificar os funcionários por categoria
As categorias de trabalhos existem para que os direitos e deveres estejam condizentes com a realidade que cada função demanda do trabalhador. Portanto, é necessário que você saiba a categoria de cada funcionário e a função deles dentro da empresa.
Além da categoria, os benefícios se diferenciam a depender do tipo de atividade que o funcionário exerce e do vínculo que o mesmo possui com a empresa, ou seja, se é um colaborador com carteira assinada, freelancer ou se trabalha home office.
Não acompanhar as faltas e horas extras
Todo mês deve ser verificado se o funcionário fez horas extras ou se faltou sem apresentar justificativa. Caso tenha feito hora extra, elas precisam ser pagas e descritas na folha de pagamento.
Também são valores extras e/ou beneficios licença maternidade, seguro, décimo terceiro, comissões e benefícios oferecidos pela empresa.
Para faltas não justificadas as horas são descontadas. Já as faltas justificadas com atestado médico, por exemplo, não devem ser descontadas.
Elaboração do holerite
Muitos colaboradores não entendem os cálculos feitos na folha de pagamento. A empresa precisa informar no documento o que cada item significa e porque alguns valores são descontados, como INSS, imposto de renda e faltas injustificadas.
Portanto, o RH deve estar bem informado e aberto para dúvidas, além de poder implantar um planejamento de comunicação para informar sobre atualizações e mudanças nas regras trabalhistas.
A falta dessa transparência pode atingir a produtividade e o engajamento dos funcionários.
Passar as informações de maneira coesa e clara ajuda a evitar muitos problemas internos.
Não ter uma conta separada para a folha de pagamento
Atrasos no salário dos colaboradores é um dos erros mais graves para o relacionamento da empresa com seus colaboradores.
Contratempos acontecem, porém, é preciso ter em mente que os profissionais devem ser pagos nas datas corretas, pois assim como a empresa confia em sua mão de obra para produzir, os colaboradores confiam na empresa para receber pelo trabalho prestado.
Portanto, para que os imprevistos não atinjam o pagamento dos funcionários, a recomendação é o uso de uma conta exclusiva para os custos com recursos humanos.
Por ela, os pagamentos serão retirados e o controle do financeiro ficará mais eficaz. Você saberá o quanto está gastando com salários mensalmente e anualmente. São dados importantes para o planejamento estratégico de qualquer empresa.
Não auditar regularmente os processos
Mesmo usando um sistema de ponto manual ou computadorizado, a recomendação dos especialistas é auditar os processos de RH pelo menos uma vez por ano. Caso haja erros, eles devem ser corrigidos o mais rápido possível.
Sendo assim, verifique todos os processos e documentos para assegurar a conformidade dos pagamentos e se você estiver usando um software para gestão de folha, certifique-se de que todos os dados estejam sendo transferidos corretamente.
Muitas empresas cometem o erro de armazenar todos os dados sobre as folhas de pagamento em um único computador. Se o equipamento falhar, todas as informações serão perdidas.
Esse tipo de erro é comum, e para evitá-lo, a melhor solução é realizar o backup dos dados, sendo essa uma medida de prevenção fundamental em função dos riscos de uso indevido de informações com o uso de programas maliciosos (vírus, spam, etc).
Dê preferência pelo armazenamento em nuvem – Google Drive, por exemplo, ou contrate um serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Assim, você poderá verificar facilmente as informações de qualquer lugar, seja pelo computador ou a partir de dispositivos móveis.
Não acompanhar as variações de impostos
O gestor deve estar bem informado sobre os impostos atrelados ao pagamento de salários e identificar as variações nos valores, analisando mudanças na faixa salarial, benefícios, bônus ou na própria lei.
A princípio, a gestão da folha de pagamento pode parecer uma tarefa complexa, mas se você evitar os erros acima vai facilitar bastante a realização de todos os processos e sobrará tempo para aperfeiçoar a qualidade de execução dos serviços de RH.
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