Você que tem uma clínica de especialidades médica ou de estética, sabe o quanto é difícil atender o cliente, apagar os "incêndios" do dia a dia e ainda fazer o controle financeiro.
Em conversa com a proprietária de uma renomada clínica de ginecologia em São José dos Campos, com mais de 10 anos de operação, ela confessou que sua maior dor é saber que hoje são realizadas apenas as rotinas administrativas mais básicas como fazer pagamentos e checar o saldo na conta.
A estrutura da clínica é bastante enxuta, sendo ela a responsável pelo atendimento das clientes e administração da clínica, ela conta ainda com o auxílio de mais 3 profissionais, uma recepcionista e dois profissionais da saúde que a auxiliam nos procedimentos.
Por conta da demanda de atendimentos, ela não tem tempo suficiente para fazer a gestão financeira como gostaria, por isso nos procurou para conhecer as funcionalidade e os benefícios da Terceirização do Financeiro – BPO Financeiro.
A clínica tem um bom faturamento, no entanto, ela se sente muito angustiada por sentir que a operação da clínica não é lucrativa, apesar do bom resultado e das contas serem pagas em dia.
O Negócio prosperou muito nos últimos anos, mas a falta de controle financeiro não permite medir o quanto já foi investido, e o mais importante, com o quê foi gasto todo o dinheiro?
Outro detalhe crítico na administração do negócio são as vendas no cartão, a empresária informou que as vendas no cartão representam 95% do faturamento. Ela ressalta a importância da auditoria destas vendas para saber se as operadoras estão registrando corretamente, se os prazos para repasse dos recebíveis são respeitados, se as taxas contratadas são aplicadas, e se há incidências de cobranças ou cancelamentos indevidos.
A rotina financeira na maioria das clínicas é feita pelas recepcionistas – sem desmerecer o trabalho destas exímias profissionais – mas, o papel das recepcionistas é atender com esmero o cliente, uma vez, que essas profissionais são o cartão de visitas da clínica. Por vezes, estas profissionais não conseguem se dedicar com eficiência ao atendimento, nem no controle financeiro, causando dois problemas dois problemas gravíssimos, o atendimento de baixa qualidade, o que trás insatisfação do cliente e baixa retenção, e falta de controle financeiro, que na maioria dos casos é o mais básico possível restringindo – se a pagamento de contas e consulta ao saldo no banco.
O resultado desta equação é um prejuízo absurdo, que na maioria dos casos nem é possível mensurar, como o custo de aquisição de um cliente por exemplo, e o prejuízo que a saída de um cliente insatisfeito causa. E o prejuízo só aumenta se levarmos em conta o dinheiro desperdiçado com gastos desnecessários, multas e juros por pagamentos fora do prazo, uso do cheque especial pela falta de controle do fluxo de caixa etc.
Para resolver este problema que é sentido por muitos donos de clínicas médicas e de estética, é importante seguir alguns passos começando pela utilização de um sistema de gestão para integrar as informações e trazer mais transparência na operação. É de suma importância a parametrização do sistema estruturando os planos de contas e centros de custos específicos ao negócio, ter disciplina para alimentar corretamente o sistema respeitando datas e numeração dos documentos, fazer as conciliações e baixas diariamente.
Outro ponto importante é a definição de rotinas diárias, semanais e mensais, sem se esquecer da rotina periódica para elaboração e análise dos relatórios. Ou então, partir para o método mais prático e com o melhor custo benefício, que consiste na Terceirização do Departamento Financeiro (BPO Financeiro), desta forma os profissionais da clínica poderão se dedicar integralmente as suas especialidades, enquanto um time de especialistas em gestão financeira estarão executando religiosamente todas as atividades que se fazem necessárias.
Além disso, encaminham periodicamente os relatórios gerenciais como DRE, Fluxo de Caixa, Controle de Inadimplência, Auditoria das Vendas no Cartão entre outros, conta também com auxílio do Analista Financeiro que analisa os relatórios, e com base na sua expertise faz a apresentação detalhando cada ponto, assim, consegue orientar o empresário quanto as ações que precisam ser executadas para corrigir os rumos da gestão da clínica.
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