O Institute of Management Services define os estudos de tempos como:
Um processo estruturado de observação direta e medição do trabalho humano, usando um dispositivo de cronometragem para estabelecer o tempo necessário para a conclusão do trabalho por um trabalhador qualificado, ao trabalhar em um nível definido de desempenho.
Os estudos de tempos são mais apropriados para processos que envolvem sequências de ações repetitivas que acontecem em um ciclo. Quando um processo pode ser dividido em várias tarefas discretas, os estudos de tempos são uma maneira útil de medir quanto tempo os funcionários gastam em cada parte de um processo.
A história dos estudos de tempos
Por mais de um século, os estudos de tempos têm sido um método central para coletar dados sobre processos de manufatura. Desde que Frederic Winslow Taylor introduziu os estudos de tempos no início do século 20, como parte de seu sistema de gerenciamento científico, as empresas têm usado os estudos de tempos para otimizar suas operações.
Os estudos de tempos também são uma das formas mais fáceis de medição para executar algo incorretamente. Apesar de sua simplicidade, existem várias maneiras pelas quais um pesquisador pode introduzir viés e inconsistência em seus dados. Embora isto possa parecer insignificante, o custo de dados ruins é alto. De acordo com a pesquisa da Experian PLC, dados incorretos podem custar a uma organização de 15 a 25% de sua receita. Isso faz sentido. A IBM estima que dados ruins custam à economia dos Estados Unidos mais de US$ 3 trilhões por ano (com certeza o valor também não é baixo no Brasil).
A boa notícia é que existem algumas coisas simples que você pode fazer para obter o máximo de seus estudos de tempos. Para os interessados em uma transformação digital da Indústria 4.0, existem maneiras de novas tecnologias serem aproveitadas para produzir estudos de tempos mais precisos e perspicazes.
Para que os estudos de tempos podem ser usados?
Para os engenheiros do Institute of Time Studies, há cinco objetivos principais dos estudos de tempos.
A melhoria dos processos e procedimentos
A melhoria do layout de um plano, escritório ou área de serviço
A economia de esforço humano e a redução de fadiga desnecessária
A melhoria do uso de materiais, máquinas e mão de obra
O desenvolvimento de melhores ambientes físicos de trabalho
Quando feitos corretamente, os estudos de tempos fornecem uma visão granular e normalizada de um processo de várias etapas. Eles podem ser usados para aumentar a eficiência dos processos, melhorar projetos da fábrica e dos processos e melhorar a produção e a experiência dos trabalhadores.
Alguns usos comuns dos estudos de tempos incluem:
Definir e padronizar tempos de etapas
Estabelecer KPIs para os processos de uma empresa
Localizar e eliminar ineficiências de processos
Coletar dados para ajudar a prever produção e receita anuais
Estreitar recursos anuais e planejamento de estoques
Identificar lacunas de habilidades e criar iniciativas de treinamento direcionadas
Como devemos estruturar um estudo de tempos?
Os estudos de tempos podem ser divididos em três fases: análise, medição e síntese.
Análise − Decida o que você gostaria de medir e determine uma meta concreta para o estudo (acelerar os tempos do processo, definir tempos padrão, identificar etapas que podem exigir treinamento direcionado etc.). Quando você souber qual processo você estiver interessado em estudar (e porque), divida-o em suas partes constituintes. Certifique-se de que cada tarefa esteja bem definida, com início e fim claramente estabelecidos. Pergunte a vários especialistas no assunto quanto tempo o processo leva para ser concluído e peça que estimem o tempo que gastam em cada tarefa constituinte. Essas informações o ajudarão a calibrar os tempos padrão.
Medição − Usando um cronômetro, ou algum outro dispositivo de cronometragem, meça quanto tempo os trabalhadores gastam para completar cada etapa. Nesta fase, você também deve contabilizar as tolerâncias que possam impedir a capacidade dos funcionários de concluir uma tarefa.
Síntese − Usando um modelo ou planilha, insira seus dados. Depois de terminar a coleta de dados, execute as análises necessárias. Elas mudarão com base nas metas e projetos de seu estudo de tempos.
Como novas tecnologias estão mudando o estudo de tempos?
Uma das características que definem a fábrica da Indústria 4.0 é o aumento da conectividade.
Plataformas digitais como a Tulip permitem que você registre automaticamente estudos granulares de tempos. Aqui você poderá ver o tempo de cada operador em relação à meta.
As conexões IoT e a computação na nuvem permitiram a criação e o armazenamento de dados em uma escala sem precedentes. Sensores vestíveis, visão computacional e aplicativos de manufatura são capazes de coletar dados dos trabalhadores em tempo real. Como a coleta de dados é automatizada, ela elimina o viés humano da amostra. E a AI pode encontrar padrões em dados que os seres humanos sozinhos não conseguem detectar − como esses padrões ficam melhores com o decorrer do tempo, a manutenção preditiva passa a ser uma meta alcançável.
Essa conectividade permite que os engenheiros (ou algoritmos) realizem estudos de processos contínuos em tempo real. Um fluxo constante de dados fornece visibilidade total da fábrica. E um tamanho maior da amostra torna a análise da causa raiz mais fácil e precisa do que medições esparsas. Quando essas tecnologias estiverem trabalhando juntas como parte de uma fábrica totalmente conectada, o potencial de melhorias contínuas focadas é imenso.
Todavia, poucas fábricas iniciaram uma transformação digital até agora. Para muitas delas, um cronômetro e uma prancheta ainda são as melhores ferramentas.
Como obter o máximo dos seus estudos de tempos
Use o maior tamanho de amostra possível − Embora muitas pequenas empresas de manufatura não tenham centenas ou milhares de funcionários disponíveis para serem estudados, elas ainda devem se esforçar para obter o maior conjunto de dados possível. Mais pontos de dados fornecerão uma descrição mais detalhada dos processos e ajudarão a identificar pontos isolados.
Leve em consideração a habilidade dos trabalhadores − Nem todos os funcionários executam todas as tarefas com a mesma proficiência. Muitos modelos de estudo de tempos darão ao pesquisador a oportunidade de "avaliar" a habilidade do trabalhador que está sendo observado. O objetivo desta avaliação é levar em conta as disparidades na capacidade dos funcionários. Apenas estudar os veteranos produzirá tempos padrão irrealistas. A superamostragem de novas contratações fará você subestimar os volumes de produção. Nenhum dos casos fornecerá uma imagem precisa do desempenho agregado.
Tente não registrar enquanto você observa – Fazer anotações durante a observação pode levar a observações imprecisas. Isso o impedirá de obter dados precisos. Se possível, use a função lap de um cronômetro para armazenar os tempos dos passos. Se um cronômetro não estiver disponível, considere fazer observações em equipe, com uma pessoa registrando enquanto a outra observa.
Tome cuidado com o Efeito Hawthorne − O Efeito Hawthorne descreve as mudanças no comportamento dos trabalhadores quando eles sabem que estão sendo observados. Parte de um conjunto maior de "efeitos do observador", a descoberta de que a observação não é uma atividade neutra levou a avanços revolucionários em disciplinas tão diferentes como a física e a antropologia cultural.
Os pesquisadores devem estar cientes de que o simples ato de observar pode alterar o fenômeno em estudo. Embora alguns pesquisadores evitem o Efeito Hawthorne obtendo dados em segredo, a melhor estratégia é ser honesto com seus funcionários sobre o propósito e as metas do estudo.
Nesse ponto, você deverá estar pronto para começar a coletar dados do chão de fábrica. Aqui estão mais alguns pontos a serem considerados.
Não perca de vista o objetivo − Os dados são ótimos, mas os estudos de tempos por si só podem ser um desperdício de recursos valiosos. Certifique-se de saber exatamente por que você está realizando o estudo e sempre tenha em mente a necessidade empresarial que estiver por trás das medições.
Seu pessoal é seu melhor ativo − Os trabalhadores costumam ser céticos em relação aos estudos de tempos e por boas razões. Os estudos de tempos são parte de uma longa história de gestão científica que raramente tinha em mente o melhor interesse do trabalhador. Mas seu pessoal é a chave para estabelecer tempos padrão realistas, fornecendo dados precisos e, por fim, criando valor na linha. Quanto mais eles se sentirem envolvidos no processo e incluídos no resultado, melhor será o estudo para todos os envolvidos.
Os estudos de tempos são mais bem realizados várias vezes − Diversas amostras fornecem um conjunto de dados maior e mais abrangente.
Use a tecnologia que você tiver para ajudá-lo − Uma maneira de validar os processos e os tempos das etapas é verificar as observações em relação aos registros de tempos em um ERP ou MES. Outra forma é considerar o investimento em tecnologia de baixo custo e pronta para IoT, que coletará dados de processos e etapas em tempo real.
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