Relatório de Atividades da Primeira Task Force de Matches Projeto AIESEC/OASIS (30/06 a 05/07) - PDF
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Giovana Candal da Rocha
1 Relatório de Atividades da Primeira Task Force de Matches Projeto AIESEC/OASIS (30/06 a 05/07) A Primeira Task Force de Matches do Projecto AIESEC/OASIS reuniu-se no novo escritório do MC 13/14 da AIESEC no Brasil do dia 30/06 ao 05/07. Formada pelos VPs GCDPi Gustavo Lamanna (Limeira), Maria Cecília Utzig (Uberlândia) e Danilo Cardoso (USP), além do então Cooperation Manager Victor Cruzeiro e da atual MCVP GCDPi Victoria de Mello, a referida Task Force teve como principais objetivos a obtenção de inscrições e o registro dos matches de EPs para o Projeto, mas como saldo relevante de suas atividades deixa a consolidação da promoção, além da construção de uma rede de contatos altamente conectada e efetiva para a próxima Task Force. A Task Force se reunía duas vezes por dia, às 9h para a realização de um check in, a definição das atividades do dia, e às 18h, para um check out, a confirmação das atividades realizadas durante o dia e consequente discussão das possíveis mudanças para o próximo. Durante o período da Task Force foram realizadas as seguintes atividades: Prospecção de países com supply para o projeto, através da busca de EPs no sistema utilizando o filtro de data de início ( Earliest Start Date ) e de país. O critério para a escolha de países foi a não necessidade de visto para entrada no Brasil, de acordo com o Quadro Geral de Registro de Vistos (QGRV) do Ministério das Relações Exteriores 1. A partir desses dados, foi confeccionada uma planilha ( EPs Possíveis ) com todos os 45 países divididos em suas respectivas regiões operacionais (e.g. IGN, WENA) e contagem decrescente de quantidade de EPs. Elaboração de uma planilha de dados dos possíveis EPs desses países, a qual foi sendo alterada conforme a Task Force progredia, tornando-se mais efetiva, menos burocrática e mais fluida. Confecção de materiais de divulgação: posts de facebook para divulgação constante em grupos de match, além de s para convite à aplicação, sendo estes feitos segundo dois critérios distintos: sucintos e convidativos para EPs, e longos e detalhados para MCs, VPs e NSTs. Os s foram escritos em 1 Cf. <http://www.portalconsular.mre.gov.br/estrangeiros/quadro-de-regime-de-vistos-simplificado-portugues.pdf>
2 espanhol para a divulgação direta nos países da IGN, e em inglês, para a divulgação nos demais países. Houve a obtenção de inscrições e respostas positivas desses s, inclusive com feedbacks que levaram à alteração e melhoria desse . Nos s estava presente a form de inscrição, a qual também foi complementada com o passar do tempo, com a percepção de que algo faltava. Ligações para MCs, NSTs e VPs para promoção do projeto, obtendo respostas positivas, como a do CL de Buenos Aires, na Argentina, onde o Projeto será divulgado direta e exclusivamente, além do próprio MC do Conosur (Argentina e Uruguai), que solicitou 15 das 100 TNs para seus EPs. Houve também contatos frutíferos com Egito e Colômbia; Ligações para EPs que, no entanto, não se mostraram tão efetivas, por diferenças de fuso horário e por problemas na conexão, que comprometeram a compreensão. Ainda assim, vários EPs foram contatados e apresentados formal e diretamente ao projeto, recebendo logo em seguida o padrão de aplicação. No entanto, foram poucos os EPs que responderam, por desconhecimento de como proceder e da urgência da timeline. Por isso, o time concluiu que seria mais efetivo um contato direto com os EP Managers, e não com os EPs (pela perda de informação) ou com os MCs/NSTs/VPs (pela demora de resposta). Os EP Managers funcionam como mediadores diretos entre os EPs e os projetos, sendo uma fonte confiável para os EPs. Portanto, decidiu-se que será confeccionada uma planilha de contatos diretos de EP Managers dos CLs com maiores supply, para que o próximo time possa usufruir. Análise das aplicações dos EPs com a emissão de feedbacks, elogiando pontos positivos e esclarecendo aqueles que, por ventura, tenham ficado confusos. Esclarecimento de possíveis dúvidas que os EPs possam ter tido, e consequente aprovação dos mesmos, solicitando imediatamente o recebimento da SAN (Student Acceptance Note). Elaboração de uma apresentação para explicar os trâmites operacionais do projeto: origem da parceria AIESEC/OASIS; origem do jogo OASIS etapas de realização, de acordo com os passos da filosofia do Instituto Elos; timelines; e custo de vida das cidades. A apresentação foi transmitida na forma de webinar pela plataforma WizIQ, tendo sido realizados às 22h 30min na terça (02/07) e quarta (03/07), além de um horário extra, às 13h, na quarta (03/07). No primeiro dia, houve 6 presentes,
3 enquanto no segundo, um. Na quarta às 13h, não houve nenhum presente. O link da primeira apresentação está sendo enviado para os próximos EPs e um novo webinar será marcado quando houver um número maior de inscritos. Recebimento e catalogação das SANs (Student Acceptance Notes), bem como elaboração das CANs (Student Acceptance Notes); Efetivação do match no sistema e início do contato formal entre o EP Matched e os membros do comitê com o qual ele/ela foi casado; Uma proposta de benchmarking com CLs com maior efetividade na abordagem de EPs (Índia e China) para melhorar a efetividade do contato não só para este, mas para as Task Forces que virão, foi sugerida e iniciada hoje. A divisão de atividades dentre os membros da Task Force foi a seguinte: 1. Gustavo Lamanna: 2. Contato de promoção com MCs, NSTs, VPs, e de divulgação, com EPs; 4. Elaboração de material de divulgação e postagem em grupos de match no facebook, além do contato com MCs, NSTs, VPs e EPs por esta mesma rede social; 6. Confecção da planilha de contatos de EP Managers. 2. Maria Cecília Utzig: 2. Contato de promoção com MCs, NSTs, VPs e de divulgação, com EPs; 4. Elaboração de material de divulgação para postagem em redes sociais, além de auxílio de elaboração da apresentação para o webinar;
4 6. Confecção da planilha de contatos de EP Managers. 3. Danilo Cardoso: 2. Contato de promoção com MCs, NSTs, VPs e de divulgação com EPs; 4. Elaboração de projeto de benchmarking e possível realização; 6. Confecção da planilha de contatos de EP Managers. 4. Victor Cruzeiro: 1. Primeira prospecção de países e EPs que foram modificados ao longo do trabalho da Task Force; 2. Confecção da apresentação para os webinars e consequente apresentação destes; 4. Confecção de um relatório final de atividades desta Task Force para consequente usufruto da próxima, que continuará o serviço, utilizando o inestimável legado deixado por esta. O saldo final da Task Force foi de 6 MA no sistema, 8 SANs recebidas e as respectivas CANs emitidas (ainda esperando a assinatura do coordenador do projeto), além de 30 inscritos, sendo que 9 já foram desconsideradas por falta de perfil ou por escolha de outro projeto por parte do EP, 8 foram consolidadas com o projeto, e 13 ainda estão em processo de decisão, trâmites de visto etc. E ressalta-se também que a performance aquém do esperado não é resultante das atividades da Task Force, mas do período, em que o pico de Matching está esfriando, há poucos EPs disponíveis, e menos ainda para viajar com urgência, para período de realização tão próximo, o que gera um clima de desespero quanto à organização dos
5 detalhes para a viagem (passagens aéreas, principalmente, mas também vistos e dinheiro). Por fim, vê-se que a primeira Task Force trabalhou muito bem a parte de divulgação e que isso facilitará e muito o trabalho da próxima, a ser iniciada no mais tardar na terça-feira (09/07), e será focada no acompanhamento dos MCs que garantiram EPs. Goiânia, 06 de julho de 2013.
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