Também conhecida como NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica nada mais é do que uma versão digital da antiga nota fiscal. Seu objetivo é o mesmo do modelo anterior: trazer as informações de operações de compra e venda, e enviá-las para a Receita Federal.
A diferença é que a versão digital permite algumas vantagens. Primeiramente, as informações são enviadas em tempo real. Além disso, ela é uma forma de facilitar a vida tanto do dono da loja de veículos usados quanto do comprador, já que esta parte da transação é mais simples, rápida e automatizada.
Como a nota fiscal eletrônica é emitida e armazenada?
Para emiti-la, são necessários alguns pré-requisitos. Basicamente, é preciso ter um software emissor e um certificado digital. Cada empresa tem a sua assinatura digital, ou seja, uma ferramenta que garante que a assinatura eletrônica tem valor legal. Isso, além de conferir validade jurídica, resulta em mais segurança para as transações dentro da loja de carros usados.
Estes softwares, geralmente, têm mais vantagens do que apenas a emissão das notas. Eles permitem que o dono da loja possa fazer a gestão de estoque e financeiro de forma automática e digital. Isso confere muito mais agilidade para o empresário, garantindo uma administração mais eficaz.
Uma semelhança em relação às notas fiscais mais antigas é o seu armazenamento. Evidentemente, ambas precisam ser armazenadas. Mas a diferença é que o armazenamento das NF-es também é digital. Elas devem ser armazenadas por um período de 5 anos para que o vendedor possa garantir que cumpriu as exigências fiscais a cada transação.
Por fim, antes de entrar um pouco mais detalhadamente nas notas fiscais eletrônicas para as lojas de veículos usados, é importante esclarecer uma dúvida: qual é a diferença entre a NF-e e NFC-e?
Evidentemente, ambas as notas são bem semelhantes e o funcionamento é praticamente identifico. As duas são um documento fiscal eletrônico, emitido pela loja e enviado à Receita Federal.
A diferença é bem simples. A NFC-e é destinada às vendas para o consumidor final, enquanto a NF-e é usada para qualquer outra situação. Por exemplo, em casos de compra, venda ou de retorno.
Como é a emissão da NF-e para loja de veículos usados?
Para a emissão de NF-e para loja de veículos usados, o modelo é praticamente o mesmo de outros tipos de estabelecimentos. É preciso que haja um software emissor e a assinatura digital, que é obtido por uma autoridade certificadora.
Quanto aos sistemas, existem diversas opções no mercado, inclusive alguns disponibilizados pela própria SEFAZ. Porém, estes modelos são mais genéricos e não são desenvolvidos de acordo com o segmento, além de ter um conjunto limitado de funcionalidades. Por isso, o ideal é contar com um software especializado.
No momento de emitir e preencher a NF-e, é preciso estar atento a outro ponto importante: o CFOP. Este é o Código Fiscal de Operações e Prestações, e é essencial para esclarecer a natureza de uma circulação de mercadorias.
No caso da loja de veículos usados, este código é muito importante porque traz, de forma transparente, de onde vieram os automóveis. Portanto, existem alguns CFOPs essenciais.
Por exemplo, o código 1102 retrata uma operação de compra de material para comercialização. Ou seja, será o código usado no momento em que for emitida uma NF-e para a compra de um veículo que será vendido em sua loja.
Por isso, é importante conhecer os principais CFOPs. Ressaltando que os softwares mais completos conseguem fazer esse preenchimento automático.
Conhecer os CFOPs é importante, pois ajuda a determinar quais são os casos em que a NF-e é emitida. O exemplo acima é um, mas nas saídas por vendas, saídas por devolução e diversas outras, a nota fiscal é importante.
Por que vale a pena ter um software para a emissão de NF-e para loja de veículos usados?
Os softwares de emissão de NF-e podem facilitar muito este trabalho. Não é nada muito complexo, mas dado o volume de veículos que são comprados e vendidos dentro de uma loja, este processo pode ser bem desgastante.
O software traz muito mais segurança, precisão e agilidade na emissão das notas. Praticamente todas as informações são preenchidas pelo próprio sistema, sendo necessário apenas alguns pequenos preenchimentos do gestor, o que também resulta em um volume muito menor de erros no preenchimento.
Por exemplo, como vimos acima, um software mais completo pode ter todos os dados do veículo, além de ajudar o vendedor a encontrar o CFOP correto. Assim, a nota é enviada para a Receita Federal com muito mais precisão e agilidade.
Outro ponto importante do uso do software é a segurança, tanto em relação aos erros quanto ao vazamento dos dados.
Primeiramente, o sistema traz uma série de operações de segurança para garantir o não vazamento dos mesmos e, além disso, substitui o preenchimento manual dos dados por um eletrônico.
Este é um exemplo do porquê é válido contar com uma solução mais sofisticada. Mesmo os sistemas disponibilizados pela Receita acabam não melhorando muito a vida dos gestores, já que as informações precisam ser totalmente inseridas de forma manual.
Um sistema de emissão mais sofisticado elimina este problema, pois existem códigos verificadores que garantem a validação do documento de forma mais rápida, automatizada e acertada.
Isso é essencial, por exemplo, no registro do RENAVE, um programa que facilita a transferência de veículos entre o antigo dono e a loja de usados. Ele usa uma NF-e para fazer esta transferência, o que elimina a necessidade de recorrer a um processo de transferência no Detran, além de já usar as informações desta nota para uma possível nota de venda no futuro.
Ou seja, é mais um processo que facilita a vida do lojista.Ficou claro como é emitida a NF-e eletrônica em lojas de veículos usados? Basta ter um software e fazer o registro da assinatura eletrônica, que o processo é feito de forma automatizada. Portanto, se quiser saber mais sobre a gestão de uma loja de veículos usados, baixe os nosso Guia de Sucesso para Lojas de Veículos!
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