Publicado em 19/05/2022 por Pritam Tamang, Marcela Gava e Lucca Rossi
*Artigo publicado originalmente em 21/11/2019.
Um software de gestão de tarefas gratuito colabora com a organização do fluxo de trabalho e mantém as entregas em dia –com um total de zero custo para a empresa. Neste artigo, selecionamos 6 opções grátis disponíveis no mercado.
Usar planilhas para acompanhar as tarefas da equipe pode ser um processo complicado e demorado tanto para os gerentes como para os membros do time. Em vez disso, os gerentes de projeto têm a opção de usar ferramentas de gestão de tarefas para automatizar o acompanhamento e a visualização do estado dos trabalhos. Para as pequenas e médias empresas (PMEs) sem muito orçamento disponível, a opção é adotar um software de gestão de tarefas gratuito.
Esses programas incluem recursos como calendários integrados e quadros Kanban, que ajudam os gerentes a acompanhar as tarefas com mais eficiência do que com as velhas planilhas.
Analisamos seis opções de programas de gestão de tarefas grátis da lista do Capterra. Todos eles têm uma avaliação geral do usuário de pelo menos 3,0 em um total de 5,0 pontos (saiba mais sobre a metodologia de avaliação no final do texto).
Confira abaixo as seis opções grátis de ferramentas de gestão de tarefas analisadas, em ordem alfabética:
Tutorial do Airtable (Fonte [conteúdo em inglês])
O Airtable é um software de gestão de tarefas baseado na nuvem focado em pequenas empresas. O sistema oferece uma uma interface customizável para organizar tarefas, acessar histórico de atividades, criar subtarefas e editar informações de forma colaborativa.
A ferramenta funciona de forma semelhante a uma planilha eletrônica, oferecendo recursos como filtragem avançada, calendários e relatórios. O usuário pode escolher ou customizar o tipo de visualização de informações que pretende ter, escolhendo entre calendário, Gantt, Kanban, etc.
O Airtable envia notificações por e-mail ou mensagens push quando uma base é compartilhada com o usuário, se o usuário é adicionado a algum espaço de trabalho, quando uma tarefa é atribuída a ele, entre outras situações.
Com várias aplicações nativas –incluindo um agendador e recursos de customização– o software permite gerenciar o trabalho, acompanhar e organizar o inventário e até mesmo planejar eventos.
Airtable oferece suporte via chat e e-mail, além de um aplicativo para dispositivos Android e iOS.
Recursos de cada plano:
Na versão gratuita, o Airtable oferece acesso até 5 criadores/editores –é ilimitado para usuários com a atribuição de comentar. A ferramenta trabalha com o conceito de base, que são os espaços de trabalho que reúnem todas as informações para a execução de um projeto. Na conta grátis, o usuário acessa 1 aplicativo por base e tem à disposição 2 GB de armazenamento gratuito por base. No plano premium, o usuário pode ter acesso a 10 aplicativos por base (ou ilimitado, no plano Enterprise) e até 1.000 GB de armazenamento. Para cada permissão de acesso, a ferramenta cobra uma taxa mensal.
Tutorial do Asana (Fonte [conteúdo em inglês])
O Asana é outra opção de software de gestão de tarefas gratuito. A ferramenta oferece um cronograma onde é possível analisar o progresso de um projeto através da relação entre tarefas e prazos, além de oferecer a possibilidade de atribuir tarefas a cada um dos membros de uma equipe. Se for preciso, é possível criar subtarefas dentro de uma atividade e designá-la a um outro colaborador.
Esse sistema de gestão de tarefas funciona de maneira colaborativa e pode ajudar o planejamento e a organização de múltiplas tarefas, sendo útil em situações como ações de marketing, em que é possível determinar como cada etapa da campanha se encaixa ao planejamento. Para cada tarefa, o Asana permite o acesso ao histórico de mudanças e a possibilidade de ver a versão original.
Também oferece atualizações de status em tempo real, ajuda a identificar projetos em risco e permite estabelecer prazos para projetos específicos. Na execução de tarefas, o sistema oferece a possibilidade de ativar o cronômetro Pomodoro, que consiste na contagem de 25 minutos para trabalhar em uma tarefa. Em relação às visualizações, é possível ordená-las por tarefas ou prazos de conclusão.
O Asana oferece suporte via chat e e-mail aos consumidores, além de um aplicativo para dispositivos Android e iOS.
No plano gratuito, o Asana oferece até 100 MB de armazenamento por arquivo, colaboração com até 15 membros na equipe e projetos ilimitados. Já na versão paga, o usuário tem acesso a convidados ilimitados, controle de administrados e integrações avançadas com outros aplicativos.
Tutorial do ClickUp (Fonte [conteúdo em inglês])
O ClickUp é um gestor de tarefas gratuito baseado na nuvem. Pode ser utilizado para distribuir atividades entre os membros da equipe, criar tarefas, colaborar com colegas, criar cronogramas e agilizar projetos e fluxos de trabalho. É possível ainda trabalhar a hierarquia das atividades ao adicionar subtarefas (além dos usuários, convidados também podem criá-las).
Com o ClickUp, é possível gerar relatórios a partir de modelos pré-determinados –são sete opções disponíveis–, que incluem itens como quantidades de tarefas que foram concluídas pela equipe, tempo empregado em tarefas, entre outros.
Os usuários podem acompanhar a quantidade de tempo gasto em cada projeto e assim planejar tarefas. Esse programa de gerenciamento de tarefas oferece ainda a possibilidade de customizar campos personalizáveis e visualizar histórico de versões de tarefas.
Em questão de notificações, os usuários podem selecionar para que tipo de atividade querem recebê-las e por qual via –mensagem push no navegador ou celular, por exemplo. Já para visualização de tarefas, o ClickUp permite agrupá-las, filtrá-las e classificá-las, permitindo salvar a visualização e compartilhar com outros membros.
Este software oferece suporte por telefone, e-mail e chat, além de disponibilizar um aplicativo para dispositivos Android e iOS.
O plano gratuito do ClickUp oferece acesso ilimitado a usuários, tarefas ilimitadas, 100 MB de armazenamento e documentos que podem ser trabalhados de maneira colaborativa. No plano mais completo, os usuários podem armazenar ilimitadamente seus arquivos, convidar usuários com permissão de leitura, além de dashboards e integrações ilimitadas.
Tutorial do monday.com (Fonte [conteúdo em inglês])
Relação qualidade/preço: 4,3/5
O monday.com é um software de gestão de tarefas gratuito que permite o rastreamento de projetos e fluxos de trabalho, além de oferecer visualização de dados.
As características desta ferramenta incluem automação de fluxo de trabalho, múltiplas visualizações (como calendário, planilhas ou linha de tempo), criação de subtarefas e integração de calendário e edição em tempo real. Ao realizar as atribuições de tarefas no monday.com, os usuários podem escolher múltiplas pessoas ou toda uma equipe.
Os usuários podem automatizar tarefas recorrentes para ganhar mais eficiência na organização. Já as notificações, podem visualizá-las na caixa de entrada da ferramenta, receber e-mail ou mensagens push, entre outras maneiras. O monday.com oferece integração com aplicativos ou ferramentas terceiras.
Esta ferramenta oferece suporte por telefone, chat e e-mail, além de disponibilizar um aplicativo para dispositivos Android e iOS.
No monday.com, os usuários do plano gratuito podem usar até 500 MB de armazenamento, trabalhar com até 1.000 itens (para a ferramenta, itens são tarefas, projetos, etc.) e ter acesso de até 2 usuários. No plano pago, o armazenamento varia de 5 GB a 1.000 GB, dependendo do plano escolhido, os usuários são ilimitados assim como a quantidade de itens.
Tutorial do Todoist (Fonte [conteúdo em inglês])
O Todoist é um sistema de controle de atividades que traz interface com visão dos principais projetos, rótulos e filtros. Os usuários podem definir prazos, criar lembretes e criar listas de tarefas com foco em ações para incluir em agendas de reuniões. Também permite desmembrar tarefas grandes em subtarefas, além de configurar um fluxo de trabalho por meio da contagem Pomodoro (é possível criar até 10 pomodoros recorrentes).
As empresas ou gerentes de projetos que optarem por usar esse software de gestão de tarefas gratuito podem usá-lo para organizar o trabalho e ter controle de produtividade. É possível delegar tarefas aos membros da equipe dentro da ferramenta e acessar um histórico de atividade, limitado a uma semana no plano gratuito. Ao filtrar tarefas, os usuários podem visualizá-las por data de vencimento, etiqueta e por projeto.
O Todoist permite o compartilhamento de projetos e a divisão de tarefas com foco em colaboração. Ele possui integração com plataformas de gerenciamento de e-mails e permite que usuários criem tarefas através do encaminhamento de e-mails para o Todoist.
Essa ferramenta oferece suporte por e-mail e chat, também disponibiliza um aplicativo móvel para dispositivos Android e iOS.
O plano gratuito do Todoist permite o acesso de cinco colaboradores por projeto, até 5 MB de carregamento de arquivo e uso de três filtros. Nos planos pagos, a quantidade de colaboradores pode chegar até 50, dependendo do plano escolhido, acesso 100 MB de carregamento de arquivo e visualização de até 150 filtros.
Tutorial do Trello (Fonte [conteúdo em inglês])
O Trello é uma ferramenta visual de colaboração que fornece um painel com diferentes tipos de visualização em que os usuários podem estabelecer e priorizar tarefas, definir prazos, atribuir ações e monitorar o progresso das atividades.
Os usuários do Trello podem adicionar comentários e documentos às tarefas e automatizar as tarefas repetitivas, adicionando demandas recorrentes aos projetos. As características do Trello permitem a criação de subtarefas, planejamento de mídia, gerenciamento de reuniões e programação de recursos.
No Trello, é possível ativar notificações sobre o andamento de projetos no caso de houver mudanças em um quadro ou mudanças em uma tarefa específica, dentro de um quadro.
O Trello oferece suporte por e-mail e chat, além de um aplicativo para dispositivos Android e iOS.
O Trello é gratuito para todo o time, oferecendo também carregamento de até 10 MB de limite de compartilhamento por arquivo, até 10 quadros por área de trabalho e log de atividades ilimitados. Nos planos pagos, o carregamento salta para 250 MB por arquivo, quadros ilimitados e 1.000 execuções de comando de área de trabalho por mês.
Como escolher um gerenciador de tarefas gratuito?
Ao selecionar um software de gestão de tarefas, o preço não é o único critério a se ter em mente. Confira outros elementos para realizar sua análise:
Recursos de controle e colaboração
Colaboração e comunicação são dois grandes fatores que podem contribuir para o sucesso de qualquer negócio. O sistema de gerenciamento de tarefas que você escolher deve fornecer acesso à informação em tempo real, bem como fácil navegação entre documentos e recursos de colaboração para melhorar o fluxo de trabalho do seu projeto.
Poucas barreiras de implementação
Embora você sempre possa optar por um teste gratuito para entender as capacidades de uma ferramenta, as barreiras de implementação são outro fator importante a ser considerado. As barreiras se referem às sessões de treinamento, despesas adicionais e configurações de integrações, o que pode criar resistência não apenas entre os membros da equipe, mas também na liderança. Reserve um tempo para entender como será a integração e garanta que os benefícios da ferramenta valham esse esforço.
A versão gratuita da maioria dos softwares de gestão de tarefas pode ajudar a sua empresa a cumprir as demandas do gerenciamento de atividades. No entanto, se você precisar de mais opções para atender às necessidades comerciais e lidar com vários projetos de uma só vez, talvez seja necessário fazer um upgrade. Por isso, é importante avaliar quais serão seus custos de atualização quando escolher uma solução gratuita.
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Para a lista de seis opções de software de gestão de tarefas gratuito, foram levados em consideração os seguintes critérios:
Ter pelo menos 20 avaliações de produtos publicadas na página do Capterra Brasil nos últimos dois anos (desde a publicação deste artigo), com uma classificação média de 3,0 (ou superior) de 5,0. Selecionamos os 10 produtos com a classificação mais alta para figurarem neste artigo.
Oferecer uma versão gratuita e independente do software (não foram consideradas as versões de teste, que o usuário deve comprar após um certo período para acessar a experiência completa).
Coincidir com a definição do Capterra para ferramentas de gestão de tarefas: "O software de gerenciamento de tarefas permite que indivíduos e equipes organizem, gerenciem e completem tarefas. Este tipo de sistema colabora na criação de tarefas, acompanhamento de progresso e colaboração em grupo".
Possuir três recursos fundamentais: criação de subtarefas, diferentes tipos de visualização das tarefas e colaboração em tempo real.