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Encerrar as aquisições – Ger. das aquisições – Parte 2
Apresentar as ferramentas, técnicas e saídas do processo encerrar as aquisições.
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Tudo o que começa tem um fim. Isto é uma verdade absoluta para vida, para projetos e mais ainda para aquisições. Toda aquisição de serviços ou produtos deve ter um fim. Seja para iniciar um novo ciclo de aquisições, seja por conta dos objetivos atendidos ou por outros motivos.
Esta postagem apresentará as ferramentas, técnicas e saídas do processo encerrar as aquisições e encerrará as explicações sobre esta área de conhecimento.
Encerrar as aquisições – Ferramentas e Técnicas:
Auditoria das aquisições: trata-se de uma avaliação estruturada do processo em sua totalidade. Esta avaliação abrange o planejamento, execução, controle e encerramento das aquisições. O objetivo desta ferramenta/técnica é identificar êxitos e fracassos para a preparação e administração de novas aquisições em outros projetos.
Negociação das aquisições: trata-se do acerto entre as partes sobre questões, reivindicações e disputas. O ideal é que as partes sempre tentem resolver as questões por meio de negociações e, quando necessário, utilizar uma arbitragem externa. A procura por soluções jurídicas deve ser a última opção, pois causa desgastes na relação entre as partes, bem como pode impactar o projeto.
Sistema de gerenciamento de registros: trata-se de sistema utilizado pelo gerente de projetos para controlar os registros e documentos relacionados aos contratos e aquisições.
Encerrar as aquisições – Saídas:
Aquisições encerradas: trata-se da comunicação formal ao fornecedor sobre a conclusão do contrato em questão. Os requisitos para conclusão, normalmente, estão dispostos nos termos e condições contratuais. Estes termos devem ser considerados pelo plano de gerenciamento das aquisições.
Atualizações nos ativos de processos organizacionais: diversos ativos poderão ser atualizados, dentre eles estão:
Documentação de lições aprendidas: as experiências adquiridas e as possíveis melhorias no processo de gerenciamento das aquisições poderão ser utilizadas por projetos futuros.
Aceitação da Entrega: os documentos referentes as entregas do projeto poderão ser retidas, a fim de que possam ser consultadas e resguardar as partes envolvidas.
Arquivos de aquisições: a documentação completa das aquisições deve ser organizada, indexada e armazenada.
Assim, caros leitores, encerra-se a postagem sobre o processo encerrar as aquisições e sobre a área de conhecimento de gerenciamento das aquisições.
O principal objetivo do processo é documentar que a aquisição foi concluída e recebida em sua totalidade, gerando o valor esperado pelo projeto.
Já o principal objetivo da área de conhecimento é assegurar que as aquisições sejam planejadas, executadas, controladas e encerradas adequadamente, a fim de beneficiar o projeto em sua totalidade.