Dicas para uma Gestão de documentos eficiente
Não é de hoje que o tema redução de custos está em alta entre as empresas brasileiras.
De uma maneira geral, todas enfrentam desafios parecidos: encontrar maneiras de otimizar processos, elevar a produtividade e garantir rentabilidade. Diante deste cenário, a terceirização de serviços tem se tornado cada vez mais atrativa para diversos ramos de negócio, e um dos que mais despertam o interesse no momento é o outsourcing de impressão e digitalização de documentos – onde contratante e contratada podem trabalhar em conjunto, desenvolvendo soluções efetivas. Além de reduzir custos com locação de maquinário, adequando soluções que correspondam a demanda de cada empresa, com o outsourcing de impressão, é possível diminuir também o volume e o desperdício de papel e outros materiais de escritório.
"Uma estratégia bem traçada pode representar uma economia de mais de 10% nos custos totais da organização com a contratação de um outsourcing de impressão", destaca Paulo Theophilo Moreira, diretor de marketing da Simpress. Segundo o executivo da líder no segmento em todo o país, com o outsourcing, fica a cargo do terceiro a manutenção dos equipamentos e a responsabilidade de criar mecanismos juntos ao cliente para controlar o desperdício de papel em impressões desnecessárias. Ele ainda destaca a facilidade do cliente em poder contar com soluções mobile e controle amplo em tempo real. Para exemplificar, Moreira destaca dicas de como mudar sua gestão de impressão em 3 passos de processos que podem ser aplicados para uma melhor otimização de recursos com a adoção de um outsourcing de impressão: Adote soluções para uma impressão segura A primeira entre as dicas de como mudar sua gestão de impressão está as soluções de segurança que são capazes de bloquear arquivos antes que o usuário o libere no equipamento, evitando impressões desnecessárias.
Com uso de senha ou crachá por aproximação, os arquivos ficam protegidos e é possível monitorar as atividades por usuário e dispositivo, facilitando o controle do que está sendo desperdiçado e assim criar estratégias de como e onde investir melhor o orçamento da empresa. Além disso, com uma impressão segura é possível salvar em imagem cada documento impresso, identificando quem o imprimiu. Essa é uma forma de cumprir regras de compliance e restringir o acesso a documentos confidenciais.
Estabeleça processos para reduzir perdas nos dias de hoje, embarcar softwares em multifuncionais é muito simples e possibilita personalizar suas funções de acordo com a demanda da companhia. Um exemplo disso é pré-estabelecer processos para um determinado documento, fazendo com que ele percorra todo o caminho necessário automaticamente. Basta salvar o processo no equipamento. Dessa maneira, ao ser digitalizado, o documento seguirá até seu destino final com muito mais rapidez, reduzindo os riscos de que alguma informação se perca durante o trajeto. Invista em soluções mobile Em um outsourcing de impressão, a mobilidade vai além da simples digitalização de documentos. Receber e enviar arquivos gerados por uma impressora, onde e quando você estiver, já é realidade. Além disso, soluções mobile também podem ser aplicadas à manutenção de equipamentos, com o uso de ferramentas online que permitem acesso técnico remoto à sua impressora e um diagnóstico completo do aparelho em instantes. Essas inovações refletem em uma maior produtividade para o seu negócio.