2015/2016 INTRODUÇÃO - PDF Free Download
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João Vítor Cruz Vilanova
1 INTRODUÇÃO A concepção de um Prémio Distrital da Qualidade surgiu na sequência da experiência e resultados alcançados com o Programa de Modernização Administrativa das Autarquias de Setúbal (PROMAAS), tendo a AMRS como elemento coordenador deste programa à escala Distrital dado corpo ao projecto, lançando a 1ª Edição deste Prémio, no ano de Na esteira da experiência já vivida em torno das suas primeiras edições, e muito para além da competição, este Prémio Distrital visa dar visibilidade, primeiro no interior da "comunidade autárquica" e depois para o público em geral, aos serviços e projectos/programas inovadores e de qualidade da Administração Local, ou seja, nos Municípios e nas Freguesias do Distrito de Setúbal. Sendo actualmente uma iniciativa de referência, o Prémio da Qualidade do Distrito de Setúbal Serviços Públicos pretende munir as entidades concorrentes de um diagnóstico das organizações, através de um instrumento de auto-avaliação, que lhes permita desenvolver futuros mecanismos de eficácia e eficiência dos serviços, através da melhoria contínua. Desta forma, o Prémio da Qualidade ambiciona lançar mais e melhores sementes para a divulgação e fortalecimento da Qualidade nos Serviços Públicos do Distrito de Setúbal, no sentido de beneficiar das melhores práticas conhecidas e de potenciar os ganhos que resultam das sinergias intermunicipais.
2 1. OBJECTIVOS O Prémio da Qualidade do Distrito de Setúbal Serviços Públicos tem como objectivos: 2. a) Premiar os serviços públicos de Municípios e Freguesias que se distingam pela Qualidade na realização de projectos e programas. b) Valorizar nos serviços, as práticas, projectos e programas ligados à inovação, à criatividade, aos meios utilizados e aos resultados obtidos, a partir dos nove critérios estabelecidos pela Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade; c) Divulgar as experiências reconhecidas, relevando as soluções específicas encontradas, potenciando de uma forma sistemática e periódica o acesso às melhores práticas de gestão; d) Possibilitar a avaliação externa dos serviços e projectos/programas e a troca de experiências com diferentes organizações e práticas de gestão, potenciando por esta via novas áreas de progresso e melhoria contínua; e) Difundir junto da opinião pública em geral, e da Comunidade Local e Regional em particular, os casos de sucesso da Qualidade em Serviço Público no Distrito, aumentando os canais de comunicação, de informação e de participação entre todos os que intervêm ou são agentes nos processos da Administração Local. ÂMBITO E ELEGIBILIDADE 2.1. O concurso é extensivo a todos os serviços da Administração Pública Local, Municípios e Freguesias do Distrito de Setúbal que queiram ver reconhecida a Qualidade do trabalho desenvolvido.
3 2.2. As candidaturas apresentadas podem corresponder apenas a uma área específica de intervenção, envolver diferentes áreas da mesma organização, ou apenas respeitar a um processo de trabalho específico No caso de uma mesma entidade concorrer com mais do que uma candidatura, a sua inclusão na lista dos seleccionados depende, para além do cumprimento dos requisitos referidos em 3.1, da decisão do Conselho Intermunicipal para a Qualidade e Inovação (CIQI), que será tomada em função do número total de candidaturas e do cumprimento dos prazos estabelecidos para a fixação dos resultados do Prémio. 3. PRÉ-CANDIDATURAS 3.1. Formalização da Pré-Candidatura As intenções de candidatura devem ser dirigidas à AMRS - Associação dos Municípios da Região de Setúbal, ser subscritas pelo dirigente máximo da organização candidata e conter, obrigatoriamente, o formulário de pré-candidatura, nos termos do item seguinte O Formulário de pré-candidatura, disponibilizado no sitio da internet da AMRS, deve ser entregue, em data a definir pelo Conselho Directivo da AMRS, devidamente preenchido, com um breve descritivo contendo: a) Informação base sobre a organização candidata; b) Organograma do(s) serviço(s) envolvido(s), lista da equipa (interna e externa) e do pessoal envolvido na sua aplicação prática; c) Descrição e enquadramento, parcial ou total, do projecto Selecção e Avaliação das Pré-Candidaturas Compete à Comissão Técnica verificar o cumprimento dos requisitos e elaborar o respectivo relatório de pré-selecção No caso de alguma pré-candidatura não ser seleccionada para o Prémio, a Comissão Técnica deverá explicitar as razões que determinaram essa proposta.
4 O relatório de pré-selecção será apreciado pelo CIQI, devendo a AMRS informar, antes de iniciar a etapa seguinte, as entidades responsáveis pelos projectos eventualmente excluídos As pré-candidaturas seleccionadas serão consideradas para a etapa seguinte, que integra as seguintes actividades: a) Comunicação das candidaturas admitidas; b) Realização da Consultoria; c) Entrega do Relatório Final dos projectos candidatos; d) Realização das Auditorias; e) Proposta de Resultados pela Comissão Técnica. 4. CANDIDATURAS 4.1. Prazo de Apresentação de Candidaturas As Candidaturas deverão ser apresentadas até data a definir pelo Conselho Directivo da AMRS Em circunstâncias excepcionais, devidamente fundamentadas, o Conselho Directivo da AMRS poderá prorrogar o prazo de apresentação Requisitos de Candidatura São requisitos de candidatura: a) Exercício de auto-avaliação, aplicando como referência/base os nove critérios da Estrutura Comum de Avaliação (CAF); b) Apresentação, evidência e demonstração dos resultados obtidos, quer relativamente aos Clientes quer aos intervenientes. c) Formalização dos requisitos de candidatura num Relatório, que deve ser entregue em suporte digital.
5 No caso de se verificarem lacunas ou insuficiências que dificultem a apreciação posterior da candidatura, a entidade candidata será notificada da informação em falta e do prazo para a completar, podendo ser prestados pela Comissão Técnica os esclarecimentos e o apoio técnico que venham a ser solicitados pelas entidades 4.3. Estrutura do Relatório de Candidatura Cada equipa candidata deverá elaborar um Relatório descritivo da sua candidatura contendo, entre outros, os seguintes pontos: a) Informação base sobre a organização candidata; b) Organograma do(s) serviços(s) envolvidos e lista da equipa (interna e externa) e do pessoal envolvido na sua aplicação prática; c) Descrição e enquadramento, parcial e total, do serviço/projecto/programa nos nove critérios do Prémio; d) Procedimentos associados; e) Os anexos considerados necessários pela organização candidata para evidenciar e demonstrar meios, processos e resultados referidos na candidatura. 5. CONSULTORIA 5.1. A AMRS assegurará a colaboração de consultores para apoiar as equipas sobre todos os critérios da CAF através da realização de reuniões de trabalho no período pré-definido pelo seu Conselho Directivo O Conselho Directivo da AMRS poderá, em circunstâncias excepcionais, devidamente fundamentadas, prorrogar o período referido em 5.1.
6 6. COMUNICAÇÃO DAS CANDIDATURAS SELECCIONADAS Comissão Técnica deve elaborar a lista das candidaturas seleccionadas que, depois de aprovada pelo Júri do Prémio, será objecto de divulgação a todas as entidades candidatas. 7. AUDITORIAS 7.1. Calendário das Visitas A AMRS apresentará ao CIQI um calendário com as datas para a realização das visitas dos auditores às entidades candidatas que deverá decorrer em data a definir pelo Conselho Directivo da AMRS Após a sua aprovação pelo CIQI, será dado conhecimento desse calendário a todos os interessados, só havendo lugar a eventuais alterações com o acordo entre a entidade visitada e a Comissão Técnica Relatório Final por Candidatura O auditor responsável deverá elaborar um Relatório final por entidade e por projecto, do qual constará uma apreciação critério a critério, uma apreciação global e a classificação atribuída. No caso de não ser possível a aplicação de um qualquer dos nove critérios da CAF que integram o Prémio, deverá esclarecer as razões que o justificam O relatório assim elaborado deverá ser analisado pela Comissão técnica e validado por esta antes de ser presente ao Júri do Prémio Serão elaborados pelos consultores/auditores relatórios finais que incluem a avaliação de todos os critérios, incluindo constatações e sugestões de melhoria, e respectiva pontuação, que posteriormente serão enviados para as entidades candidatas Proposta de Resultados Em paralelo com a validação dos Relatórios Finais por projecto, a Comissão Técnica, depois de verificar e garantir a aplicação correcta, harmoniosa e consistente de todos os critérios do Prémio, elaborará uma Proposta de Resultados, tendo por base a pontuação atribuída por cada consultor/auditor.
7 No caso de se verificarem ajustamentos superiores a 10% no total dos pontos obtidos por cada entidade/projecto, a Comissão Técnica deverá incluir, em anexo à Proposta de Resultados, as razões que justificaram esse ajustamento A Proposta de Resultados deverá indicar, para cada entidade/projecto, o total dos pontos obtidos e a sua posição relativa em cada critério considerado. 8. ATRIBUIÇÃO DO PRÉMIO 8.1. Categorias Principais do Prémio O Prémio Distrital da Qualidade em Serviços Públicos Setúbal será atribuído pelo Júri do Prémio a partir da Proposta de Resultados apresentada pela Comissão Técnica, e contemplará os três projectos melhor avaliados pelo conjunto de melhores resultados globais (1º, 2º e 3º lugar) Menções honrosas do Prémio Para além dos prémios referidos no ponto anterior, o Júri poderá ainda atribuir as menções honrosas que entender por convenientes, tendo por base os objectivos subjacentes ao presente Prémio da Qualidade Prémios A atribuição do Prémio contempla as seguintes situações: a) Peça escultórica e respectivo Certificado. A atribuir à entidade candidata. b) Certificado individual. A atribuir a todos os elementos da equipa do projecto Divulgação e Efeitos do Prémio A atribuição do Prémio será feita em Sessão Pública a realizar no final do biénio da edição a que se refere.
8 Para essa Sessão, que terá lugar obrigatoriamente em local situado no Distrito de Setúbal, a AMRS elaborará uma lista das entidades e pessoas a convidar, para além das que representem as entidades seleccionadas para o Prémio Quer a AMRS, quer as entidades seleccionadas, poderão divulgar a atribuição do Prémio, referindo obrigatoriamente o seu carácter Distrital, através de referência em sobrescritos, papel de correspondência, publicidade e outros materiais de informação A AMRS, pelo seu lado, promoverá a divulgação do Prémio e das Entidades Premiadas nos meios de comunicação e de informação que venham a ser considerados adequados Após a entrega dos prémios, os projectos serão disponibilizados para consulta no sítio Internet da AMRS. 9. JÚRI DO PRÉMIO, COMISSÃO TÉCNICA E CONSELHO INTERMUNICIPAL PARA A QUALIDADE E INOVAÇÃO 9.1. Júri do Prémio O Júri do Prémio Distrital da Qualidade em Serviços Públicos terá a seguinte constituição: a) Um representante da AMRS, que preside; b) Um representante da Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público; c) Um representante do Conselho Intermunicipal para a Qualidade e Inovação; d) Um representante da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional de Lisboa e Vale do Tejo; e) Um representante do Instituto Português da Qualidade Comissão Técnica A Comissão Técnica é constituída pelo conjunto dos consultores/auditores contratados pela AMRS, que indicará o respectivo coordenador.
9 Os auditores deverão fazer, preferencialmente, parte da bolsa de auditores de uma entidade certificadora de sistemas de gestão da qualidade Conselho Intermunicipal para a Qualidade e Inovação O Conselho Intermunicipal para a Qualidade e Inovação (CIQI) é composto por um representante designado por cada uma das Autarquias que compõem a AMRS O CIQI é coordenado pelo Presidente do Conselho Directivo da AMRS, ou um seu representante À estrutura de funcionamento e decisões do CIQI relativamente às questões relacionadas com o Prémio da Qualidade aplicam-se também as atribuições previstas neste Regulamento. 10. NOTIFICAÇÕES As notificações a que alude o presente regulamento podem ser feitas por carta sob registo simples, fax ou correio electrónico, para os endereços para o efeito indicados no formulário de pré-candidatura. CALENDÁRIO DA 11ª EDIÇÃO Entrega de formulário de pré-candidatura: 30 de Setembro de 2015 Elaboração de candidatura (formação/consultoria): entre Outubro de 2015 e Março de 2016 Prazo limite para entrega da candidatura: 30 de Março de 2016 Avaliação externa da candidatura (auditoria): entre Abril e Junho de 2016 Cerimónia de entrega de prémios: Dezembro de 2016