Planeventos Não sabe fazer um checklist para eventos? Temos dicas importantes para te ajudar! - Planeventos
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Publicado em 22/06/2018 em 7:28 PM
Já imaginou a quantidade de itens que você precisa para planejar um evento, seja ele corporativo, esportivo, cultural ou social? Tema, local, data, horário, som, luz, alimentação, decoração, convites, palestrantes, pocket show, estacionamento, recepcionistas, transporte de convidados. É uma lista infindável. Você não sabe nem por onde começar? Deixa que a gente te ajuda.
Dica 1 – OBJETIVOS, TEMA E PÚBLICO: Com os objetivos em mente, defina com clareza o tema e escolha um nome para o evento. Ah, é o momento de definir também o tipo do público-alvo.
Dica 2 – TAMANHO DO PÚBLICO E LOCAL: Estime o número de pessoas que participarão do evento. Esta informação vai lhe ajudar a definir o local para a realização do evento. Se for uma corrida de automóveis, terá que encontrar um autódromo, se for uma conferência irá precisar de um auditório, se for um baile, vai precisar de um salão e assim por diante.
Dica 3 – DATA E HORÁRIO: Escolha a data e o horário conforme o tipo de evento que deseja realizar: Competições esportivas terão mais chances de sucesso se forem realizadas em fins de semanas. Bailes ficarão melhores se forem realizados numa sexta-feira ou num sábado. A escolha da data depende de muitos fatores, mas, sejam quais forem eles a comunicação ou convite do evento deve ser enviado com bastante antecedência para que os convidados tenham tempo de ajustar suas agendas.
Dica 4 – DETALHANDO O PLANEJAMENTO: Nesta parte do plano você tem que listar todas as atividades necessárias para a realização do evento, tais como:
- Licenças - Alvarás - Pessoal de apoio (recepcionistas, secretária, eletricistas, garçons, manobristas etc.) - Segurança - Alimentação - Limpeza - Decoração - Som - Iluminação - Equipamentos (computadores, projetores, telões, internet) - Serviços de buffet - Controle de acesso - Transporte de convidados (público VIP, palestrantes, artistas)
Para cada item anote a data ideal para estar pronta e o dead line (data limite), o custo estimado e o orçado e aprovado.
Dica 5 – CONTATOS: Tenha sempre ao seu alcance uma lista com telefones, e-mails e whatsapp de cada um dos fornecedores e seus eventuais substitutos e de cada um dos responsáveis de cada uma das diversas fases e ações do evento. Quando falamos em eventuais substitutos de fornecedores, estamos querendo dizer que em caso de um dos fornecedores selecionados tiver problemas, você já terá um outro que poderá substituí-lo.
Dica 6 – SUBSTITUTOS: Vamos imaginar uma situação meio dramática para exemplificar o que queremos explicar. Supondo que seu evento seja um jantar de negócios e os garçons contratados tiverem um contratempo durante o trajeto. Imaginou que desastre? Você e o buffet contratado teriam que providenciar substitutos a toque de caixa. Pensando nisso você precisa se prevenir e tomar as precauções necessárias.
TUDO ISSO DE UMA MANEIRA MAIS FÁCIL
Por outro lado, se você optar por contratar uma empresa especializada em eventos, terá uma equipe que decidirá tudo isso para você com a garantia de que tudo sairá como o esperado e com um custo menor, já que estas empresas têm mais poder de barganha junto aos fornecedores e prestadores de serviços.
Se precisar, entre em contato com a Planeventos pelos telefones 47 3026-7222 | 99187-6480 ou pelo email