Entenda o papel da tecnologia na organização da rotina
Atualmente, os desafios enfrentados pelos líderes de equipes surgem com uma velocidade considerável. São diversas atividades a serem realizadas e muita cobrança para atingir as metas esperadas pelas empresas.
Por isso, mais do que nunca, o sucesso de uma boa liderança depende da colaboração não só das pessoas, mas também da tecnologia. Com recursos tecnológicos é possível alinhar a organização da rotina de uma equipe, gerir o tempo com eficiência e alcançar melhores resultados.
Interessado em otimizar a sua organização profissional nas suas tarefas? Continue lendo este post!
Por que a tecnologia é importante na organização da rotina de trabalho?
Um dos maiores motivos de usar a tecnologia na gestão da rotina no trabalho é o aumento do fluxo da informação. Empresas que têm uma maior sequência de troca de dados tendem a ser mais poderosas. Isso porque as companhias que aderem à transformação digital tendem a garantir a produtividade e a competitividade — em outras palavras, sua sobrevivência corporativa.
Soluções adequadas para cada negócio, como o uso de softwares de gestão, fornecem às organizações maiores retornos em ganho de produtividade. Essas ferramentas automatizam processos de uma ponta a outra do negócio e geram clareza para um gerenciamento assertivo. Por isso, são peça-chave para alcançar os melhores resultados.
A falta de um controle da rotina dificulta a execução do trabalho dos funcionários. Muitas vezes, as consequências dessa falta de gestão (como a perda do controle de tarefas e baixa velocidade de execução e de qualidade dos produtos) causa nos colaboradores uma sensação de desordem e insegurança no desempenho de suas funções.
Como as ferramentas ajudam?
Ferramentas de organização da rotina podem afetar o desempenho de uma equipe e, consequentemente, o de um líder, de diversas maneiras. Veja só:
Organização e delegação de tarefas
Além de oferecer aos líderes uma melhor visão das tarefas e da organização do fluxo de trabalho, a tecnologia pode auxiliar na divisão de atividades entre os colaboradores. Os times podem compartilhar os planejamentos de tarefas a serem realizadas na semana, por exemplo — dessa forma, sabem exatamente quem está realizando cada trabalho. A partir daí, fica mais fácil para o líder saber de quem ele deve cobrar cada projeto.
Outro ponto que beneficia a empresa como um todo é que os próprios colaboradores passam a ter mais confiança nas tarefas que desempenham, tornando-se capazes de resolver pequenos problemas. Isso diminui a carga sobre os coordenadores e aumenta a qualidade das atividades realizadas.
Organizando as tarefas e informações, fica mais fácil visualizar e listar o que deve ser feito. Com isso, é possível controlar as demandas e cumprir prazos e horários com sucesso. Além disso, você pode definir o grau de importância de atividades, focar esforços com maior efetividade e reagir com maior agilidade a eventos inesperados.
Fazer um bom gerenciamento de tempo impacta diretamente no desenvolvimento das tarefas, maximiza os resultados e influencia na produtividade. Para isso, as ferramentas ajudam a entender como você organiza o seu tempo, a conhecer o tipo de problema que enfrenta (onde gasta seu tempo), identificar as fontes destes problemas e definir métodos de utilização inteligente de tempo.
O conceito econômico de produtividade relaciona a quantidade do que foi produzido com o que foi consumido para a produção de um produto ou serviço. Ou seja, quantos recursos são utilizados para fazer melhor, em menos tempo e com o menor custo.
Os softwares de organização de rotina permitem que as equipes estruturem melhor suas tarefas e prioridades, possibilitando que uma sequência lógica de atividades seja desenvolvida.
A sequência de atividades realizadas se transforma em uma rotina no modo em que cada funcionário trabalha. Esse conjunto de atividades é calibrado conforme a necessidade de tempo que cada tarefa exige, aumentando, assim, a produtividade dos colaboradores.
Como os times podem ser impactados?
As equipes precisam, primeiramente, receber um treinamento de como os softwares funcionam e sobre como eles podem facilitar o desenvolvimento de suas tarefas. Feito isso, todos os colaboradores devem partilhar do mesmo projeto, entendendo a importância do desempenho do seu trabalho para a busca de objetivos em comum.
O uso da tecnologia pode conectar equipes de diferentes setores e filiais, e até colaboradores que estejam em trânsito podem acessar os projetos a serem realizados. Essa conexão e comunicação interna entre as pessoas aumenta a colaboração e a produtividade.
Com uma rotina organizada e metas determinadas, os times conseguem executar o que foi planejado. Essa é, na realidade, a parte mais importante de todo o esforço. É por meio dessas ações que os resultados são encontrados. As ações são tomadas pois cada um sabe o que deve fazer e quais são as respostas que devem entregar.
Ideias e novos projetos também podem ser realizados muito mais rapidamente com uma equipe focada e aliada à tecnologia. Manter toda a informação de processos disponível para os colaboradores permite que eles encontrem as respostas que precisam para trabalhar com mais liberdade e entusiasmo.
Quais os benefícios do uso de softwares de gestão de rotina?
Definição de autoridade e responsabilidade de cada colaborador;
Coordenação e delegação de tarefas;
Padronização dos trabalhos e processos;
Monitoramento automático de tarefas;
Correção de possíveis desvios quando os resultados não forem obtidos;
Visualização do andamento dos projetos em tempo real para não perder datas e deadlines;
Redução do número de urgências e do estresse;
Aumento da segurança das atividades realizadas.
A tecnologia avança no sentido de facilitar e tornar o trabalho das pessoas mais eficiente. As ferramentas e softwares possibilitam que organizações tirem desse avanço tecnológico o melhor proveito possível, de forma a trabalhar de uma maneira mais efetiva.
À medida que a organização da rotina é implantada nas empresas, os índices de desorganização diminuem e aumentam as taxas de entrega de resultados e produtividade das equipes. Ao investir em tecnologia, as companhias também estão garantindo solidez para enfrentar as mudanças constantes do mercado atual.
Interessado em saber mais sobre como gerir com sucesso sua rotina profissional? Assine nossa newsletter e receba mais conteúdos sobre o assunto!