Os auditores tendem a ser complacentes em seus testes. É muito fácil testar os mesmos itens da mesma maneira de ano para ano. E como os novos auditores são ensinados a fazer auditoria? Normalmente, eles são orientados a examinar os papéis de trabalho do ano anterior e fazer os mesmos procedimentos na auditoria do ano corrente. Qual a melhor maneira de garantir que o cliente nunca se surpreenda com os procedimentos de auditoria?
O coração de uma auditoria é testar as transações. Os auditores selecionam uma amostra e testam essas transações para garantir que foram devidamente registradas no sistema de contabilidade. A limitação inerente à amostragem é que todas as transações não são testadas. E, claro, não seria possível para os auditores examinar todas as transações que uma empresa realiza em um ano.
Sempre há uma boa chance de que uma transação importante não faça parte da amostra dos auditores e, portanto, não seja examinada. Muitas transações não são testadas pelos auditores, e isso significa que há uma boa chance de que um item fraudulento não faça parte do teste.
Para piorar as coisas, a administração sabe que os auditores geralmente escolhem transações em dólares maiores para testar. Ao testar quantias maiores, os auditores obtêm maior “cobertura” e podem testar uma porcentagem maior dos dólares. Isso cria uma grande oportunidade para alguém cometer uma fraude. Se ela precisar manipular os registros contábeis, vários lançamentos menores (em vez de um grande lançamento) provavelmente nunca serão examinados pelos auditores.
Os auditores estão constantemente observando os números em termos de escopo e materialidade. Valores menores, certos ou errados, não significam muito em termos do quadro financeiro mais amplo de uma empresa. O que os auditores muitas vezes esquecem, porém, é que a questão da materialidade não se limita apenas à magnitude dos dólares. Embora um pequeno número possa não significar muito para a empresa como um todo, os fatos que envolvem esse pequeno número podem torná-lo relevante.
Considere um roubo relativamente pequeno pelo CFO da empresa. Embora o total de dólares possa cair bem abaixo do que normalmente se considera “material” para a empresa, as circunstâncias do roubo o tornam material. O fato de o principal profissional de finanças da empresa estar roubando repentinamente torna a pequena quantia em dólares muito importante e, portanto, material.
O modelo de negócios atual para firmas de auditoria (e aquele que existe há décadas) depende de auditores relativamente inexperientes para fazer a maior parte do trabalho de campo. Embora isso possa fazer sentido do ponto de vista econômico em termos de controle dos custos das auditorias, é uma prática terrível do ponto de vista do controle de qualidade.
Os auditores jovens geralmente não sabem o que fazer e geralmente relutam em fazer perguntas difíceis ou desafiar as afirmações da administração. Eles são facilmente manipulados, influenciados e enganados por causa de sua inexperiência. Frequentemente, eles não compreendem verdadeiramente os negócios e as demonstrações financeiras, pois essas coisas levam tempo para serem aprendidas no mundo real.
A maioria dos auditores carece de um conhecimento profundo dos esquemas de fraude e como eles são executados. Se solicitados a explicar um esquema de fraude comum, como ida e volta ou bloqueio de canais, a maioria dos auditores inexperientes ficará sem fala. Simplificando, eles não são adeptos de reconhecer transações suspeitas e documentação fraudulenta.
Aqueles que têm conhecimento para identificar problemas e fazer perguntas difíceis passam muito pouco tempo no campo. Eles estão mais bem equipados para focar em fraudes, mas fornecem pouca supervisão prática dos auditores inexperientes.
Já se foi o tempo em que os negócios de uma empresa mudavam pouco de ano para ano. Fusões e aquisições, desenvolvimento de novos produtos e serviços e planejamento estratégico constante significam que os negócios estão mudando mais rápido do que nunca. Comparar os resultados financeiros de uma empresa de ano para ano torna-se quase impossível por causa de todas as mudanças.
No entanto, a auditoria não mudou muito ao longo dos anos. As empresas são mais difíceis de auditar e os riscos de fraude estão mudando, mas o processo de auditoria demorou para ser atualizado. A abordagem certa de auditoria, 20 anos atrás, ainda não é a abordagem certa hoje, mas muitas facetas das auditorias são basicamente as mesmas.
Os perpetradores de fraude sabem que os auditores não conseguem acompanhar todas as mudanças em seus negócios e podem facilmente explorar isso. Os auditores estão à mercê da gerência e só descobrem as coisas se fizerem as perguntas certas que obtenham respostas verdadeiras. É fácil ver como os auditores podem ser enganados por causa de sua falta de conhecimento.
O que acontece quando os auditores encontram uma “exceção” em seus testes de auditoria? Quando a exceção é considerada séria o suficiente para ação? O trabalho de auditoria após a descoberta de uma exceção pode às vezes ser inadequado. É difícil dizer quantos testes adicionais devem ser feitos depois que um problema é encontrado nos registros contábeis.
Um dos casos mais básicos de acompanhamento inadequado ocorre quando o cliente de auditoria é incapaz de produzir documentação para apoiar uma transação. Quem pode dizer que a documentação ausente é simplesmente um erro, em vez de algo mais sinistro? Os auditores geralmente são rápidos em selecionar transações alternativas para teste quando a documentação não pode ser localizada, mas isso cria uma oportunidade para o perpetrador de fraude.