Gestão pública com ferramentas digitais: quais são os benefícios?
Gestão pública, conheça os...
O artigo A tecnologia da informação e a Gestão Pública, de Stephanie Nascimento, aponta o ano 2000 como o marco no incentivo a transparência e melhores práticas na Administração Pública, baseados em padrões internacionais. O artigo referencia a necessidade e efetividade de governos que optam por ferramentas digitais na busca pela eficiência, celeridade e transparência quanto aos seus processos. Em um âmbito nacional, entre as iniciativas do governo brasileiro podemos destacar a criação do Portal ComprasNet, que traz informações sobre licitações; o Portal de Transparência, que publica dados da aplicação orçamentária federal; e o Gespública, que estimula os órgãos e entidades a utilizarem ferramentas eficazes com objetivo de alcançar a excelência na prestação de serviços. É importante ressaltarmos que a Tecnologia da Informação tem ajudado empresas a otimizar suas transações financeiras, facilitado a comunicação e auxiliado nos processos de tomada de decisão já há algum tempo e com resultados bem positivos. Já na esfera pública, o artigo destaca que a TI contribui para a disseminação da informação, ampliação da conectividade e convergência de tecnologias. Em outras palavras, estamos falando de uma nova e mais ágil forma de otimização dos recursos públicos, de eficiência na prestação de serviços à sociedade e de proximidade na relação entre governo e cidadão. Essa relação entre a Gestão Pública e a Tecnologia da Informação ganhou até um nome específico: Governança eletrônica ou digital.
A função da governança eletrônica
No que diz respeito à perspectiva da sociedade, a Governança eletrônica, visa oferecer serviços de utilidade, sempre seguindo padrões de excelência. E quando falamos em serviços de utilidade, estamos nos referindo à serviços prestados diretamente pelo governo, ou por terceiros, mediante pagamento dos usuários. Os exemplos mais comuns são: transportes coletivos, energia elétrica, telefone, estradas e rodovias, etc. Sendo assim, a governança eletrônica tem como objetivo tornar esses serviços mais ágeis, eficientes e transformá-lo de uma forma que cidadão consiga ver o valor entregue de forma mais tangível. Já na perspectiva de processos, as ferramentas digitais têm como objetivo rever a gestão como um todo, desde de sua criação até a tramitação total dos documentos, passando pela interação com o cidadão. Desta forma, se torna possível a eliminação de retrabalho por exemplo e, por consequência, a recolocação de servidores públicos em postos mais estratégicos e de maior entrega de valor. Além disso, as ferramentas digitais possibilitam a segurança da informação e uma maior autonomia ao cidadão, que passa a ter a condição de solicitar serviços e acompanhá-los de maneira eletrônica, muitas vezes dentro de sua própria residência. Por fim, a governança eletrônica ainda pode ser analisada do ponto de vista da cooperação, em que o destaque vai para integração entre os vários órgãos existentes, sem que seja perdida a qualidade do serviço oferecido e, ainda, a perspectiva da Gestão do Conhecimento, que garante o gerenciamento e armazenamento de informações gerado através de seus vários órgãos em um repositório adequado. A partir deste cenário, nós do E-Gestão Pública destacamos alguns dos principais motivos para a utilização de ferramentas digitais na Gestão Pública e, por fim, de qual tipo de ferramentas digitais estamos nos referindo.
Por que utilizar ferramentas digitais na Gestão Pública?
A gestão arquivística de documentos é essencial para organização e armazenamento dos registros das tomadas de decisão, atividades desenvolvidas nos órgãos públicos e também para a promoção da Gestão de Conhecimento na Administração Pública. Ferramentas digitais não somente facilitarão este processo como um todo, mas ainda garantirá a segurança das informações.
A tramitação eletrônica de processos administrativos deve obedecer pelo menos a seis legislações e, portanto, contratar uma ferramenta digital que faça o gerenciamento desses arquivos é fundamental para a otimização do fluxo de trabalho na Gestão Pública. A solução padroniza documentos e cria modelos reutilizáveis; registra, classifica e anexa documentos aos processos com facilidade; e automatiza a movimentação dos processos com ou sem fluxo de trabalho definido.
A gestão administrativa muitas vezes tem a necessidade de criar um setor novo, excluir um existente ou quando há uma reestruturação de servidores dentro de um órgão público, é preciso que alguns fatores sejam reorganizados. Uma ferramenta digital pode auxiliar na gestão de setores e atuar na organização da hierarquia da Gestão Pública. Além disso, ela ainda vai gerar um novo organograma sempre que houver uma recolocação de servidores e também transfere automaticamente os processos pertencentes às secretarias, departamentos e gerências que foram reestruturadas. Isso tudo sem falar que ainda vai contribuir para o desempenho da equipe, que saberá quais são suas responsabilidades dentro da instituição, a solução também evita que haja perda de processos e documentos.
Que tipo de ferramenta estamos falando?
Quando falamos sob todas as óticas aqui abordadas, estamos falando de um ferramenta que faz a gestão de processos, ou seja, um Software de Gestão de Processos, em especial, um software que se utiliza das técnicas BPM (Business Process Management) que foca na contribuição para o alinhamento das estratégias da gestão pública. O principal objetivo do BPM é padronizar processos e rotinas de trabalho com foco na otimização dos resultados e, portanto, visa proporcionar melhorias constantes na Administração Pública. A utilização de um software de gestão de processos permite o mapeamento de processos e a automatização das rotinas de trabalho, de forma que se torna possível identificar as falhas e reparar ou reduzir esses erros. Desta forma, por consequência, contribui para aumentar a produtividade dos servidores. Além disso, um software de gestão BPM ainda permite que a Gestão Pública tome decisões com mais agilidade e assertividade já que passa a ter acesso a uma série de informações que influenciam nessas decisões. Em poucas palavras, não há como a gestão pública se tornar eficiente sem a ajuda de ferramentas digitais. Sendo assim, caso queira mais informações sobre este tipo de sistema não hesite, fale com um dos nossos consultores.