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Juan Peres Azambuja
1 Inventario de produtos Parar o TAC. Gerar o inventario. Informações de erros na importação de produtos. Produtos sem código tributário associado. A posse de produtos no Thotau. Como corrigir as posses do tipo 2 e 3. Apagar a posse diretamente no Inventario. Mercadorias que tem quantidade maior que zero e preço unitário zerado. Mercadorias com cód. Tributário CST 90. Gerar o inventario em PDF para a contabilidade. Acertar o estoque de produtos a partir de um inventario. O inventario deve ser gerado no dia 31/12/XX de todos os anos ou trimestralmente dependendo do enquadramento da empresa, para que seja enviado para a contabilidade poder verificar e este mesmo inventario vai ser anexado automaticamente ao Sintegra de fevereiro ou SPED. 1. Primeiramente temos que definir o que vai ser feito, este inventario é o inventario que somente vai ser enviado para a contabilidade e posteriormente anexado no Sintegra ou se a partir dele será feito o acerto do estoque Caso o inventario for ser usado para uma contagem de estoque e posteriormente para um acerto do estoque, tem que lembrar que o correto é fazer a contagem com o comercio fechado para que não ajam alterações na contagem por causa da saída de produtos.(contagem feita com o comercio em pleno funcionamento não fica correta) 1.2. Levando em conta que o mercado esta fechado para contagem, que vai ser usada para acerto de estoque, não podemos esquecer de parar o TAC (Até que as notas de acerto sejam geradas e processadas) e que não pode dar entrada em notas fiscais, mercadorias que chegarem durante a contagem devem ser separadas (não contar). Para parar o TAC, basta clicar duas vezes sobre o ícone dele e desmarcar a opção de processar cupom fiscal e
2 depois dar OK para ativar novamente basta marcar o campo e dar OK. ( Após o termino do processo o TAC deve ser ativado novamente, marcando o campo processar.) 2. Agora vamos gerar o inventario para que possa ser digitadas as quantidades dos produtos ou fazer correções Basta abrir o Thotau > Controle Fiscal > Livros Contábeis > Registro de Inventario clicar em cadastro novo vazio e colocar na descrição alguma coisa que facilite a identificação dele como: Inventario 20XX, Balanço, Acerto de estoque, ECT Agora clique uma vez em cima do inventario que acabou de ser gerado vá em utilitário > Acessar o LRI Agora nesta tela vai em Utilitário > Adicionar produtos ao inventario Nesta janela que se abriu basta clicar em OK e na próxima janela temos as opções de puxar os dados do cadastro (estoque disponível) ela vai ser usada no caso de fazer um inventario que serão feitas pequenas alterações ou nenhuma para que ele seja usado para enviar para contabilidade. E temos também a opção para contagem de estoque (Estoque disponível zero) que é usada para quando for ser feita uma contagem geral do estoque todos os produtos vão vir com a coluna estoque disponível do inventario zerada para que possam ser digitadas todas as quantidades 2.5. Temos que estar ciente que o valor que normalmente é usado para fazer o inventario é o de Prc. Compra Médio (Preço de Compra Médio), somente usar outro preço por recomendação da contabilidade. Todos os valores unitários devem ser conferidos após a importação, para poder evitar enviar informações erradas ao fisco.
3 2.6. Após clicar em OK na janela de Gerar Inventario com Parâmetros Selecionados o programa vai começar a importar os produtos para o inventario. Durante esta importação pode aparecer o aviso falando sobre mercadorias sem código tributário associada, neste caso clique em ignorar e aguarde que após o fim da importação vamos tratar deste problema no tópico Assim que acabar a importação dos produtos ele vai exibir uma pequena janela com informações importantes sobre a importação (Não dar OK antes de ler e estar claro o seu conteúdo). 3. Caso teve a mensagem de que Foram encontrados produtos sem código tributário associado temos que voltar na tela de importar os produtos Utilitário > Adicionar produtos ao inventario e vamos ter os produtos que não foram importados por causa da falta de código tributário, vamos anotar o código deles e vamos ao Cadastro de Produtos Uma vez no cadastro de produtos localize os produtos e na aba impostos, temos duas possibilidades, uma de que a UF do ICMS esta com ** ao invés de MG, ou o ICMS não esta cadastrada como nas figuras abaixo.
4 4. As posses que não existem realmente devem ser corrigidas. O que é posse de produtos: A posse de produtos no Thotau pode ser de dois tipos as de tipo 1, tipo 2 e de tipo 3. Como esta descrito na figura do tópico 2.7. Posse Tipo 1: A posse de tipo 1 é a posse que normalmente todos os produtos têm, o produto é seu e esta em sua posse, ou seja, é seu e esta no seu estabelecimento. Posse Tipo 2 Própria em poder de terceiros : A posse de tipo 2 é a posse de produtos que são de propriedade da empresa e atualmente estão em posse de terceiros, ou seja, o produto é seu, mais não esta em seu estabelecimento, foi enviado para terceiros. EX: quando é mandada a ECF para manutenção é feita uma nota de remessa para concerto CFOP 5.915, que gera uma posse do tipo 2 para empresa a qual foi enviado o equipamento. Quando a empresa devolver o equipamento com a nota de retorno de remessa para concerto a posse do produto vai voltar para você, neste momento você terá a propriedade e a posse do produto. Posse Tipo 3 Terceiros em poder da empresa : A posse de tipo 3 é a posse de produtos que são de propriedade de outras empresas mais estão em sua posse por algum motivo, ou seja, o produto não é seu mais ele esta em seu estabelecimento. EX: Um freezer que o fornecedor empresta ao estabelecimento, normalmente ele é enviado com uma nota de Remessa de bem por conta de contrato de comodato CFOP esta nota gera para o fornecedor(que tem a propriedade do bem) uma posse do tipo 3, quando ele for devolvido para o fornecedor com uma nota de Retorno de bem por conta de contrato de comodato CFOP a posse do produto vai voltar para o fornecedor acabando assim com a posse que antes havia no Thotau neste momento o fornecedor tem a propriedade e a posse.
5 4.1. Como corrigir as posses do tipo 2 e 3. Primeiramente temos que descobrir para quem esta registrada cada posse, para isso vai em Thotau > Cadastro de Produtos > Produtos > Vínculos > Posse dos Produtos nesta janela temos todos os produtos que tem algum registro de posse e para quem é esta posse. Nesta janela temos que pegar o código dos produtos e ver para qual fornecedor esta a posse, com estas informações em mãos: Vá no controle Fiscal>Relatórios>Eletrônico Interativo gere o relatório Movimentações de produtos e serviços Entradas coloque um período bem abrangente EX: 01/01/00 à 31/12/20. Agora faça filtros com os produtos que estão em posse e em comum com o fornecedor a qual esta posse se refere, tente identificar algum CFOP que possa estar gerando a posse e anote o numero da NF, agora com o localize a NF e corrija o CFOP.
6 Podemos também fazer pelo cadastro dos produtos vá em Cadastro de Produtos>Produtos>Utilitário > RCPE. Na janela do RCPE vamos colocar os fornecedores em ordem e observar o CFOP dos lançamentos do fornecedor que esta com a posse e tentar identificar o lançamento errado de alguma nota fiscal, pode também analisar a natureza da operação e procurar alguma anormalidade. Caso ache algo anormal anotar o numero da nota para poder ir ao modulo Nota Fiscais e localizar a nota, lembre de colocar um período bem abrangente, pois a nota fiscal pode ser muito antiga Com os numero das notas que estão provavelmente estão com erro temos agora que ir ao modulo Notas Fiscais e acertar as mesmas, sempre que modificar uma nota volte a processar ela e verifique novamente se as posses estão sendo corrigidas. 5. A Posse pode ser apagada diretamente no Inventario, não é a pratica mais correta mais pode ajudar em casos de posse que não foi possível acertar de maneira correta Após gerar o inventario e importar os produtos, podemos identificar os produtos que estão com posse do tipo 2 e 3, para isso faça um filtro na coluna possui posse 2 ou 3, para apagar temos que anotar o código do produto e depois apagar ele do inventario, para isso basta clicar no código do produto uma vez e depois clicar no ícone da lixeira
7 5.2. Agora basta ir a cadastro > novo > vazio, e inserir o produto novamente, marcando a opção de ignorar posse antes de colocar o código do produto, agora coloque o código do produto e clique em OK. Você pode perceber que agora o produto não esta mais com a posse. (Lembrando que isso apaga a posse simplesmente no inventario e não altera nada no cadastro dos produtos, que ainda ficaram com a posse. Caso seja feito um novo inventario ainda vai estar com posse nos produtos, por isso que é importante corrigir as posses como descrito no item 4.1 ) 5.3. Caso tenha muitos produtos no inventario com posse o que deixaria inviável apagar um a um, pode ser feito o seguinte procedimento: Gere um inventario com todos os produtos do cadastro depois dele pronto mude a data dele para a data do dia anterior, em seguida clique nele vá a cadastro > novo > derivado, desmarque a opção Gerar derivado de posse, coloque a data do dia atual e uma descrição para poder diferenciar ele dos demais clique em Ok.
8 5.4. Pode aparecer alguma mensagem referente à importação leia com atenção para poder corrigir posteriormente EX: Caso tenha algum produto com quantidade negativa. (Lembrando que sempre que a posse for apagada dentro do inventario ela vai continuar no cadastro de produtos, a próxima vez que for feito um inventario ela vai voltar a incomodar, o melhor é localizar a nota que gerou a posse e corrigir como explicado no item 4.1) 6. Mercadorias que tem quantidade maior que zero e preço unitário zerado, este erro somente vai acontecer caso seja importado os produtos com o estoque disponível no cadastro de produtos. Como esta descrito na figura do tópico Para corrigir este erro tem que ser colocado o preço unitário do produto no inventario, normalmente é colocado o preço de custo médio do produto. A não importação do preço não significa que o produto esta sem preço de custo ou de venda, o que acontece é que em alguns casos o sistema não consegue calcular o preço de custo médio do produto. 7. Mercadorias com cód. Tributário CST 90, este erro, basta ir ao cadastro de produtos e corrigir o código tributário da mercadoria, o CST de ICMS, mesmo as mercadorias inativas tem que constar no inventario com o CST correto, apague as mercadorias do inventario e importe novamente. 8. Depois de todos os erros corrigidos, basta digitar as quantidades e verificar se os preços unitários estão corretos, passe para a contabilidade o valor do inventario para que ele possa verificar se o valor esta correto. Não pode nenhum produto com quantidade negativa no inventario. 9. Para gerar o inventario em PDF para a contabilidade temos que abrir novamente o inventario, como descrito no item 2.2, vai em Relatório > Imprimir inventario > Ordenado por Código ou descrição Neste momento teria que abrir a janela para você confirmar os dados da empresa, porem tem algumas mensagens de erros que pode ocorrer, a mais comum é a que tem produtos com quantidade invalida.
9 Neste caso temos produtos com a quantidade Negativa, basta identificá-los e acertar a quantidade correta, caso não tenha estes produtos no estoque basta zerar a quantidade disponível no inventario os mesmos. Pode também ter produtos com posses que não permitem a geração do inventario Outra mensagem que pode ocorrer é a de que o numero de produtos no inventario esta diferente do numero de itens do cadastro, nesta caso temos que verificar se não ficou algum produto sem importar para o inventario. Para isso basta seguir o mesmo procedimento do item 2.3. Verifique se este produto não foi cadastrado após a criação do inventario neste caso não há necessidade de importar ele para o inventario O normal é a janela para conferir os dados da empresa e clicar em OK, vai ser exibida a janela de opções de impressão, marque a opção Preview e depois clique em OK. Clique em salvar que o desenho de um disquete do lado esquerdo superior, agora basta escolher o local onde salvar no formato Adobe Acrobat PDF, com um nome de fácil identificação e enviar para a contabilidade.
10 10. Acertar o estoque de produtos a partir de um inventario (Balanço), este procedimento tem quer ser feito com o consentimento da contabilidade e de maneira responsável pois pode acarretar multas para a empresa. ( O Tac deve estar parado e todas as notas de mercadorias que vão ser contadas tem que estar processadas e durante a contagem do estoque e o acerto do mesmo, não pode haver o processamento de Notas fiscais e lembre-se que a contagem e acerto com o estabelecimento aberto, com vendas sendo feitas, não fica correta.) Depois de o inventario totalmente corrigido e com todas as quantidades digitadas igualmente com a contagem física dos produtos podemos usar ele para corrigir o estoque disponível dos produtos. Para isso temos que acessar o inventario como descrito no item 2.2, uma vez dentro do inventario basta ir em Utilitário > Acertar estoque (O Modulo Nota Fiscais deve estar fechado) para acertar o estoque todos os produtos tem que estar no inventario caso não esteja o sistema não permite fazer o acerto, para adicionar os produtos no inventario basta seguir o item 2.3. Seguindo da idéia que todos os produtos estão no inventario a próxima janela que vai aparecer é a de Efetuar acerto de estoque, nela temos que ordenar a coluna de preço unitário e verificar se ainda tem algum produto sem preço, preço unitário zerado, caso tenha algum produto sem preço anote o código dos produtos, feche esta janela e no inventario coloque o preço nestes produtos.
11 Depois que os produtos estiverem todos com os seus devidos preço, basta repetir o passo Utilitário > Acertar estoque novamente a janela de Efetuar acerto de estoque vai abrir agora basta clicar em OK, neste momento o sistema vai gerar as notas de entrada e saída de acordo com o que for necessário para acertar o estoque de acordo com as quantidades lançadas no inventario. Agora com as notas lançadas temos que mudar o controle de numeração dela para um controle que utiliza a Série I, para isto temos que abrir o Nota fiscais e acessar o Notas Próprias > Notas Fiscais, verifique o período para ver se ele esta mostrando somente as notas do dia, procure as notas geradas pelo inventario elas vão estar com os CFOP s para as notas de saída e para as notas de entrada, para mudar o controle de numeração delas basta clicar duas vezes sobre elas e mudar o campo controle, como esta nota é uma nota de acerto de estoque ela não pode ir para os arquivos fiscais para isso a série do controle de numeração tem que ser a letra I.
12 Assim que mudar o controle de numeração, basta aplicar e processar a nota vai aparecer as seguintes mensagens: Seguindo a ordem das imagens, a primeira esta fazendo a checagem de estoque pode clicar em Sim para todos, OK na mensagem seguinte. E a ultima esta avisando que esta nota por ser uma nota de acerto de estoque não gera movimento financeiro que ela somente vai ser marcada como efetivada, basta clicar em SIM. Feito este processo em todas as notas que foram geradas pelo inventario o estoque já esta corrigido. ( Após o termino do processo o TAC deve ser ativado novamente, marcando o campo processar, como descrito no item 1.2.)