Como lançar notas importando o XML no SetaERP : Central de Atendimento SetaDigital
COMPRAS: Como lançar notas importando o XML no SetaERP
Modificado em: Qua, 13 Mai, 2020 at 8:25 PM
Realizando a importação de XML para lançar as notas de compras, eliminamos algumas divergências que podem ocorrer no lançamento manual, todos os valores dos produtos e totalizadores da nota são importados do XML do fornecedor, além dos dados fiscais.
Além do lançamento manual, podemos dar entrada nas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), utilizando importação de XML vinculando a um pedido de compra ou não.
Para realizar o lançamento de uma nota importando o XML, siga os passos abaixo.
Acesse o Módulo Retaguarda, vá até o Menu Compras e, em seguida, clique na opção Lançamento das Notas.
LANÇAR NOTA COM PEDIDO
Na tela Lançamento das notas, clique sobre o botão Com Pedido que se encontra na categoria Importar XML.
Será aberta a tela Importar Pedido de Compra:
Nesta tela podemos utilizar os filtros de:
Status: Pesquise os status dos pedidos para ver os pedidos fora do status aberto;
Fornecedor: Pesquise pelo nome do fornecedor, use % antes e depois da palavra caso não saiba o nome exato;;
Empresa: Pesquisa por qual empresa deseja buscar o pedido de compra;
Pedido Fornecedor: Digite o número do pedido do fornecedor quando lançado no pedido e filtre os resultados;
Pré-pedidos: Pesquisa pelo número de pré-pedido;
Previsão: Pesquise pela data de previsão de entrega cadastrada no lançamento dos pedidos;
Data da compra: Pesquise pela data de compra cadastrada nos pedidos de compra.
Preencha com as informações desejadas e clique no botão Filtrar para realizar buscas na tela de pedidos.
Após localizar o pedido desejado, selecione o mesmo e clique em Exportar ou dê dois cliques em cima do pedido para avançar a próxima etapa.
Será aberta a tela de Importação de XML, sendo que a utilização desta tela será explicada adiante.
LANÇAR NOTA SEM PEDIDO
Dentro da tela Lançamento das notas, clique sobre o botão Sem Pedido que se encontra na categoria Importar XML.
Tanto para importação de XML com pedido quanto sem pedido, os passos de buscas são iguais.
Abrirá a tela Importação de XML.
Neste momento, o XML deve estar salvo no seu computador, clique na lupa a direita do campo e será aberto o explorador de arquivos, navegue até o local onde salvou o XML do fornecedor e dê dois cliques sobre o arquivo ou clique em Importar.
Após importar o XML para o sistema, o SetaERP irá cadastrar o fornecedor, caso ainda não esteja cadastrado, cadastrar a transportadora e abrir a tela para vincular os produtos.
Nesta tela vamos vincular os códigos do Fornecedor com os códigos do SetaERP.
Conforme a legenda em destaque (Concordante e Divergente), todos os produtos que tenham sido vinculados anteriormente e o sistema já tenha conhecimento de qual código daquele fornecedor pertence ao produto que está no SetaERP, estarão com a fonte verde, são os chamados Concordante.
Já os produtos que possuem um vínculo, porém existe alguma divergência, estarão em vermelho, sãos os chamados Divergentes, geralmente as divergências que ocorrem são nas grades de tamanho.
Os produtos que estão na cor preta, são os que ainda não foram vinculados.
Nesta tela, as seguintes funções estão disponíveis:
F2 - Agrupar itens: geralmente os fornecedores enviam, dentro do XML, os produtos divididos por tamanho, ou seja, poderão ter várias informações do mesmo produto, porém, com o tamanho diferente. No SetaERP, existe a função de agrupar itens, isso permite que vários itens sejam transformados em apenas 1, sendo que no SetaERP será utilizada a grade de tamanhos. Para usar esta função, basta selecionar os produtos que são iguais, geralmente mesma referência e clique em Agrupar Itens. Repita esse processo até todos os produtos iguais estarem agrupados.
F3 - Vincular: Nesta função iremos vincular o código do fornecedor a um produto do SetaERP, após agrupar e dividir os itens desejados, selecione o produto e clique em Vincular. Assim, será aberta a tela para pesquisar o produto.
F4 - Dividir itens: caso receba itens agrupados e precise dividir em vários, o processo de dividir itens transforma, por exemplo, 1 produto com 3 quantidades em 3 itens.
F6 - Retirar vínculo: quando um produto é vinculado (código do fornecedor com código do SetaEPR), esta função remove este vínculo.
F7 - Nova Cor: função similar a de cadastro de produto, clona o produto para uma nova cor.
Desfazer agrupamento: caso necessite desfazer o agrupamento de itens.
Recarregar nota: recarrega o XML e desfaz as mudanças não salvas.
Desfazer última: desfaz a última alteração no XML que está aberto.
Ao selecionar os produtos desejados e clicar no botão Vincular, a seguinte tela será aberta:
Ao clicar no botão F3-Novo, abrirá a tela de cadastro de produto, você pode cadastrar um produto novo a partir desta tela e vincular ao produto do fornecedor ainda sem vínculo.
Siga os passos de cadastro de novo produto e salve ao finalizar.
Clicando no botão F2-Pedido, todos os itens que não estão vinculados no pedido escolhido, serão mostrados para selecionar o respectivo produto. Por padrão, o SetaERP irá buscar a produtos com a mesma quantidade e que não estão vinculados, porém, caso necessários, essas opções podem ser desmarcadas.
Digite o código do produto ou clique na lupa para abrir a tela de busca. Na tela de busca, utilize o filtro que desejar para localizar o produto e realizar os vínculos.
Após selecionar o item, as informações do produto serão carregadas, onde aparecerá a grade de tamanho para informar a quantidade de cada tamanho recebida.
Confira os valores do produto, distribua as quantidade e numerações e clique em salvar.
Os itens vinculados ficarão na cor verde (Concordante). Repita o processo até todos os itens da nota estarem verdes.
Clique no botão F8-Concluir e o sistema retornará para a tela inicial de Lançamento de Notas.
Confira os dados da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e os valores importados. Todos os dados devem estar iguais a NF-e recebida.
Na guia Pagamento, serão importadas as parcelas, de acordo com o que foi enviado pelo fornecedor no XML.
Se necessário, os valores e vencimentos poderão ser alterados, desde que não altere o valor total da nota.
Digitando o número de parcelas seguido de um * (asterisco), o sistema irá dividir o valor da nota pelo número de vezes.
Digitando a quantidade de meses seguido de , (vírgula), o sistema lançará as parcelas de acordo com o número de dias informados . Por exemplo, 30, 60, 90 dias.
Clique em Calcular para finalizar o lançamento.
Ao clicar em Concluir, os produtos serão inseridos no estoque e as faturas lançadas no financeiro.
Para finalizar o lançamento da nota, clique no botão F5 - Salvar.
Importante: caso esteja realizando uma importação de XML com pedido, o sistema fará uma conferência entre o pedido e os produtos importados, se forem encontradas divergências, será solicitada uma ação do usuário.
Na importação de XML sem pedido esta validação não é realizada.
Na tela principal de Lançamento de Notas, as seguintes funções estão disponíveis para o usuário:
Imprimir espelho: imprimi um espelho da nota lançada.
Imprimir etiquetas: envia os produtos da compra para impressão de etiquetas de acordo com as quantidades da nota.
Clonar entrada: clona a compra para novo lançamento dos mesmos itens.
Transferir: carrega os itens da compra para transferências entre empresas da mesma rede.
Download de XML automático
Para clientes que utilizam o SetaERP como emissor fiscal, é possível realizar o download do XML pela chave da NF-e.
Para utilizar esta funcionalidade, é necessário ter o módulo SETA WEB e um prazo de 24 horas para ativar o recurso.
Após isso, ao acessar a Importação de XML, com ou sem pedido, e digitando ou bipando a chave da NF-e, o sistema irá realizar o download do arquivo XML.