Por Vinicius Durbano Sem categoria Boas práticas, E-mail, E-mail corporativo, E-mail da Empresa, Experiência do cliente, Governança, Segurança 2 Comentários
O e-mail corporativo é a forma de comunicação mais utilizada pelas empresas atualmente e sua redação merece atenção especial por parte dos colaboradores. Além da relevância em ser o principal meio de contato entre setores, gerências e clientes, os e-mails representam um registro escrito e assinado de toda essa comunicação, podendo ser considerados, inclusive, provas legítimas em processos jurídicos.
Um e-mail ambíguo pode, por exemplo, servir de recurso para acusar a existência de procedimentos ilegais dentro de uma empresa ou quebra de contrato! Portanto, é fundamental utilizá-lo de forma criteriosa e profissional. Acompanhe a seguir cinco boas práticas no uso de e-mail corporativo e evite qualquer mal-entendido!
1. Seja claro na escrita
Expressar-se de forma a se fazer entender é mais difícil com a escrita do que com a fala. Quando falamos, qualquer ruído de interpretação pode ser percebido e esclarecido imediatamente e, além disso, utilizamos outros elementos de comunicação para exprimir o que desejamos, como linguagem corporal, tom de voz e gestos.
Com a escrita, não contamos com esses recursos. Por essa razão, para se comunicar por e-mail, procure ser o mais claro possível e, se necessário, didático. Lembre-se de que o que é óbvio para uma pessoa pode não ser para outra!
2. Fique atento ao destinatário
Ao responder um e-mail, reflita se todos os destinatários selecionados precisam, de fato, ler a sua resposta. Em caso negativo, responda somente às pessoas necessárias. Tenha cautela também para não selecionar acidentalmente a opção Responder a todos caso queira responder algo reservado apenas ao remetente do e-mail.
3. Restrinja o uso de pontos de exclamação
O ponto de exclamação é, normalmente, utilizado para enfatizar algo ou expressar sentimentos fortes. É comum vermos o emprego dessa pontuação em frases que expressam surpresa, indignação, felicidade, admiração e susto.
Entretanto, o seu uso em e-mails corporativos requer cuidado. É recomendável não terminar uma frase com muitos pontos de exclamação, já que essa prática, que tem como propósito salientar e dar força dramática ao texto, pode ser interpretada como imatura ou excessivamente emocional e, portanto, pouco profissional. Utilize-o com moderação!
4. Releia a mensagem antes de enviá-la
É comum cometermos erros de digitação ao escrever no teclado do computador ou smartphone. Esses erros podem reduzir a credibilidade de nossa mensagem. Por esse motivo, uma boa prática a adotar é revisar o texto atentamente antes de enviá-lo. Crie esse hábito e acabe com os erros de digitação do seu e-mail!
5. Responda e-mails recebidos por engano
Pode acontecer de você receber, por engano, um e-mail destinado a outras pessoas da empresa. Caso isso ocorra, responda à mensagem comunicando o remetente sobre o erro. Provavelmente ele está aguardando um retorno e só se dará conta do ocorrido quando tentar entrar em contato com a pessoa novamente. Comunicá-lo sobre o engano poupa tempo e demonstra educação e empatia — afinal, provavelmente você gostaria que fizessem o mesmo por você, não concorda?
Além dessas boas práticas, toda cautela é bem-vinda para não cometer erros de ortografia ao redigir um e-mail corporativo, evitando colocar em risco a sua imagem profissional.
Agora que você já sabe algumas regras de etiqueta no uso do e-mail, conheça aqui as vantagens de utilizar outra ferramenta poderosa de trabalho: o Google Drive.