Facebook fortalece o crescimento estratégico com o DocuSign CLM
semanas para implementar o DocuSign CLM
por semana poupadas pela equipe de RH do Facebook
documentos digilitalizados
O crescimento do Facebook tem sido extraordinário: entre 2012 e 2020, os usuários ativos mensais da plataforma cresceram de 1 bilhão para mais de 2,7 bilhões. Durante esse período de crescimento, a equipe de RH do Facebook sustentou períodos de intensa contratação e integração, com uma média de 50 funcionários ingressando na empresa por semana por meio de contratações e aquisições tradicionais. Como o Facebook continuou a se expandir para seu tamanho atual de 50.000 funcionários, a equipe de RH sabia que transformar seu processo de integração com uma solução de gerenciamento de documentos digitais aumentaria sua eficiência e os tornaria uma parte muito mais estratégica do crescimento da empresa.
O Facebook tinha três principais objetivos ao buscar uma solução de gerenciamento de documentos automatizada. Primeiro, era necessário diminuir o tempo que o departamento de RH gastava com integração. Três a cinco dias eram dedicados à integração da equipe, o que reduziu muito a atenção dada aos funcionários mais antigos e outras responsabilidades de RH. Em seguida, eles desejavam uma melhor experiência para novas contratações e parceiros com um processo de integração simplificado e automatizado desde a carta de oferta até o primeiro dia de trabalho. Por último, como uma das maiores e mais importantes empresas de tecnologia do mundo, eles buscavam se tornar digitais e eliminar o uso de papel. Imprimir e entregar em mãos documentos físicos era um enorme desperdício de recursos e tempo. Para ajudar a agilizar essa transição e melhorar seu processo de integração, o Facebook selecionou o DocuSign CLM.
Um sistema manual e baseado em papel sem processos reais em vigor
O sistema manual e baseado em papel do Facebook consumia muito tempo e reduzia o tempo disponível dos novos contratados para aprender sobre a empresa e o novo trabalho e o tempo que os atuais funcionários de RH podiam gastar em outras responsabilidades de trabalho. Os funcionários de RH do Facebook tinham que entregar em mãos cartas de oferta e formulários de tributos para o departamento de pagamentos, tornando o processo de contratação lento.
A auditoria e a conformidade foi outra questão crítica, uma vez que o departamento de RH enfrentou erros na papelada, tais como campos ausentes e inconsistências em todas as regiões globais. Com o rápido crescimento da empresa em todo o mundo, todos os escritórios do Facebook compartilharam os problemas comuns, o que exigiu a otimização das práticas de contratação e dos processos de gerenciamento de documentos de RH para apoiar o crescimento.
Um portal de usuário totalmente integrado para automatizar a papelada de integração
O Facebook escolheu o DocuSign CLM para migrar seus documentos para a nuvem e criar um repositório facilmente pesquisável e seguro para toda a papelada de RH. O DocuSign CLM se destacou como a melhor opção para o Facebook porque a experiência do usuário era simples, exigia pouco treinamento e se encaixava na plataforma e na marca do Facebook, facilitando a experiência de integração para novas contratações. Ao integrar totalmente seus sistemas, incluindo Salesforce® , Workday e ADP, e implementar fluxos de trabalho automatizados do DocuSign CLM, os documentos de contratação agora são direcionados entre novos funcionários e seus representantes de RH, substituindo o antigo sistema com papel.
Os formulários do DocuSign CLM são usados para automatizar depósitos diretos, tributos e outros trabalhos de RH. Novos documentos de contratação e cartas de oferta são gerados imediatamente a partir do Salesforce e podem ser assinados com um aplicativo de assinatura eletrônica. Uma vez recebidas as cartas de oferta assinadas, as novas contratações recebem um link para o portal de RH onde podem fazer login e preencher digitalmente todos os documentos necessários, que são então encaminhados diretamente para o departamento correto.
O ROI foi realizado imediatamente
O DocuSign CLM foi implementado em menos de quatro semanas nos EUA, o que incluiu a digitalização de mais de 200.000 documentos físicos. Na primeira semana de ativação, o Facebook conseguiu economizar 20 horas de gerenciamento de documentos físicos, o que equivale a um ROI 100% realizado.
Depois que o DocuSign CLM foi implementado na EMEA e em outras regiões globais com a integração ao Salesforce, o tempo economizado pelo Facebook aumentou rapidamente para mais de 40 horas por semana. Com o DocuSign CLM, a equipe de RH está poupando tempo e conseguindo se concentrar no quadro geral e na empresa, novas contratações são incorporadas mais facilmente e o Facebook está expandindo seu alcance global, tudo dentro da nuvem.