O que é e como gerar um pedido de inserção (PI) no Operand
O PI é um documento que formaliza o contrato de compra de mídia, autorizando o início de uma veiculação.
Como cadastrar um pedido de inserção;
Como incluir a grade de veiculação;
Como incluir o valor de comissão e honorários;
Como incluir observações gerais para clientes e veículos;
Como exportar o pedido de inserção;
Todo documento no Operand é vinculado a um projeto e, com a mídia, não é diferente. Por isso, antes de realizar o cadastro do pedido de inserção no sistema, certifique-se de que o projeto relacionado a essa veiculação, já foi devidamente cadastrado 😊
Antes de te contar como realizar o processo de criação da mídia no OP, é importante que você saiba que é possível realizar várias pré-configurações para otimizar tempo na hora de montagem do documento. Entre elas estão a importação da tabela Jove, exportação de arquivo para compra de mídia no Globo Ads e cadastro de comissão, honorários e instrução de faturamento por clientes.
Como cadastrar um pedido de inserção
É possível realizar o cadastro do documento por dentro do projeto ou pelo próprio módulo de mídia. Nesse módulo, em adicionar, preencha os campos obrigatórios que são o título, cliente e tipo de mídia. Os outros campos não são obrigatórios, mas a seleção de um projeto, definição de prazo e mais informações no briefing, caso outra pessoa seja responsável pela montagem da grade, são bem importantes. Quanto mais informações, melhor! Depois é só salvar.
O documento ficará na pauta para que o preenchimento das demais informações seja realizado.
Como incluir a grade de veiculação
No pedido de inserção, os campos para a inclusão das informações, vão aparecendo aos poucos. O primeiro passo é incluir as peças que serão veiculadas. Depois, é necessário definir a praça e o período em que a veiculação irá acontecer.
A partir desse momento, será possível adicionar peça à grade e avançar no documento. Levando como exemplo uma mídia TV, é hora de selecionar a peça, informar o programa, formato, quantas inserções por dia no mês, valor unitário e se tem algum desconto.
Se precisar definir em um único documento todas as veiculações que irão acontecer durante o ano, é necessário adicionar várias grades, uma para cada mês.
Como incluir o valor de comissão e honorários
A comissão é uma parte do valor da veiculação que ficará para a sua empresa. Esse valor geralmente é pago pelo veículo, mas existem acordos em que o cliente é quem paga a comissão. Esse valor já está embutido no valor da veiculação. Se houver valor de comissão negociada com o cliente, basta clicar em negociar.
Os honorários são valores que sua empresa irá ganhar, do cliente, por realizar essa ponte entre seu cliente e o veículo. Esse valor, quando informado, é acrescido no total do PI.
Resumindo: comissão faz parte do valor da veiculação e honorários é um valor a parte.
Essas duas informações podem ser incluídas no documento e serão levadas em consideração na hora de gerar o faturamento e enviá-lo para o financeiro.
Como incluir observações gerais para clientes e veículos
Sabemos que, muitas vezes, é preciso passar alguma orientação para o veículo e também para o cliente. Documentação é fundamental!
Existem dois campos específicos para observações, tanto para clientes como para veículos.
Há ainda a facilidade de pré-cadastrar essas observações, quando são padrões, na configurações do módulo de mídia.
Como exportar o pedido de inserção
Ao realizar a exportação do documento, é possível personalizar quais informações irão, ou não, aparecer. No sistema, ao exportar, são dadas duas visões: a do veículo e a do cliente. Existe essa diferença, porque algumas informações e forma de apresentação, competem somente a uma dessas pessoas.
Depois que a grade é montada, comissão e honorários informados, é hora de definir como será o faturamento desse documento. Cada empresa trabalha de um jeito específico e tem suas negociações com clientes e veículos. No sistema, é possível escolher uma das opções e visualizar na descrição, que é pra não ter erro, se os lançamentos serão recebidos/cobrados das pessoas certas.
Se necessário, é possível editar faturamento para escolher a melhor data de vencimento, se a condição de pagamento será parcelada, e, em quantas vezes, para então salvar e enviar para o financeiro.
Depois de enviada para o financeiro, não é mais possível realizar edições no documento, sendo necessária a reabertura dela, por um usuário que, além de mídia, tenha permissão de acesso no financeiro, já que a ação envolve alteração das faturas.
Além de todo esse processo de geração do documento, vale ressaltar que a gestão dele também é importante. Ou seja, altere o status sempre que a mídia passar para uma nova etapa e conclua o documento quando tudo relacionado a ele já esteja resolvido.