Ata da 53ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ
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Aos vinte dias do mês de maio de 2009, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a qüinquagésima terceira Reunião Plenária do CONARQ.
Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e Selma Braga Duboc (suplente), do Ministério da Saúde; representando o Poder Judiciário Federal: Alexandre Libonati de Abreu (titular), Juiz Federal da Seção Judiciária do Rio de Janeiro e Eloyza Rocha Pereira (suplente), do Conselho da Justiça Federal; representando o Poder Legislativo Federal: Laila Monaiar (suplente), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), do Arquivo Público do Paraná; representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas (titular), do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes e Gilka Zannin Rosas (titular), da Fundação Arquivo Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras Pablo Soledade (titular), da Associação dos Arquivistas da Bahia e Daniel Beltran Motta, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva (titular), da Universidade Federal da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH, Suely Braga da Silva (titular), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Solange Balbi Cerveira Reis (suplente), do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Justificaram suas ausências: Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Virginia Reis da Costa, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios; Francisco Maurício da Paz e Antônio Alberto de Carvalho, do Senado Federal; Lamberto Ricarte Serra Junior, do Arquivo da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Rezende do Arquivo Nacional; Maria Tereza Navarro de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia; Carlos de Almeida Prado Bacellar, do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Pedro Ferreira de Moura Filho, do Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade Federal do Espírito Santo e Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História. Não compareceram: Alfredo Tiomno Tolmasquim, do Museu de Astronomia e Ciências Afins; Alexa Bastos Gambogi Meireles, da Fundação Museu e Arquivo Público do Município de Campo Belo; Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami; Adelina Cruz, do Centro de Pesquisas e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC, da Fundação Getúlio Vargas e Marilza Elizardo Brito, Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Secretariaram os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O Presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva, inicia a 53ª Reunião Plenária do CONARQ, agradecendo a presença dos diretores de Arquivos Públicos Estaduais, informando que por ocasião da III Reunião do Fórum Nacional de Arquivos Públicos Estaduais, que ocorrerá no próximo dia 22 de maio, os mesmos foram convidados a assistirem às reuniões plenárias do CONARQ. O Presidente do CONARQ informa que na 52ª Reunião Plenária, por solicitação da conselheira Daysi e deliberação do Plenário, as 53ª e 54ª Reuniões Plenárias seriam realizadas na cidade de Curitiba, em virtude das comemorações dos 154 anos do Arquivo Público do Paraná, e que por diversas circunstâncias não foi possível realizar. O Presidente parabeniza a Conselheira e Diretora do Arquivo Público do Paraná, Daysi Lúcia Ramos de Andrade e o Governador do Estado do Paraná pelos 154 anos de existência e pelo programa de modernização do Arquivo Público do Estado do Paraná. A Conselheira Daysi agradece a homenagem ao Arquivo Público do Paraná e informa que será realizado um evento comemorativo no Arquivo Público e que todos os conselheiros serão convidados. Em seguida o Presidente do CONARQ dá início ao primeiro item da pauta, qual seja, a leitura, a apreciação e a deliberação sobre as atas das 49ª, 50ª, 51ª e 52ª Reuniões Plenárias do CONARQ, lembrando que as mesmas foram encaminhadas previamente aos Conselheiros para as alterações devidas. Iniciada a apreciação da Ata da 49ª Reunião Plenária, a Coordenadora do CONARQ, Senhora Marilena Leite Paes apresenta as sugestões de correção dos nomes das Conselheiras Virginia da Costa e Ismênia Martins. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira sugere que na 49ª Reunião, linha 114 seja inserida a data completa da lei nº 8.159; na linha 150, que o "II Encontro Técnico..." fique com o numeral "dois", escrito em número romano, em vez de número ordinal; na linha 176 seja incluído entre "atrelado a" e "auditorias", a expressão "ressalvas e recomendações resultantes de...". E, por último, que na linha 209 a palavra legislações seja passada para o singular. A Conselheira Gilka solicita a inclusão de seu nome no registro de presença das Atas das 49ª 50ª, 51ª e 52ª Reuniões Plenárias do CONARQ. Terminadas as sugestões de correções, a ata da 49ª Reunião foi aprovada. Em prosseguimento, foram apreciadas as Atas das 50ª, 51ª e 52ª Reuniões Plenárias do CONARQ, sendo feitas inserção dos nomes das conselheiras Gilka e Virginia como presentes, e correções sobre as datas das respectivas Atas. A Conselheira Maria Izabel sugere que na linha 73 da ata da 52ª Reunião a ISAD (G) seja substituída pela NOBRADE. As atas das 51ª e 52ª reuniões são aprovadas com as alterações propostas. Terminada a apreciação das Atas das 49ª, 50ª, 51ª e 52ª Reuniões Plenárias do CONARQ, o Presidente do CONARQ faz um informe ao Plenário sobre a cerimônia de lançamento do Projeto Memórias Reveladas: Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985), realizada no dia 13 de maio no Palácio do Itamaraty e inicia a apresentação do vídeo realizado pela SECOM da Presidência da República sobre o referido Projeto. Terminada a apresentação do Vídeo, o Presidente do CONARQ informa que o assunto do próximo item da pauta é de vital importância no caminhar das questões voltadas para a preservação não só dos documentos que já nasçam em formato digital, mas também dos documentos em suporte físico que venham a ser digitalizados. Em seguida, o Presidente do CONARQ convida o Senhor Carlos Augusto Ditadi para apresentar a minuta do documento Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos, que tem como objetivo de auxiliar as instituições detentoras de acervos arquivísticos de valor permanente, na concepção e execução de projetos e programas de digitalização. O Presidente do CONARQ informa que a versão final do referido documento, consolidando as eventuais sugestões e alterações, será objeto de uma Resolução do CONARQ. Explica que o documento foi baseado em duas normas: uma recomendação geral para acervo permanente do Arquivo Nacional dos EUA e um manual de digitalização de manuscritos do Governo da Índia. Terminada a apresentação, Carlos Ditadi informa que as sugestões propostas pelo Plenário já serão inseridas na minuta que será posta em consulta pública qualificada, devido ao conteúdo técnico da matéria. O Presidente do indaga sobre o tempo que o documento ficaria em consulta pública. Carlos Ditadi responde que o documento ficaria em consulta pública entre 25 de maio e 24 de junho e que em 1º de julho o documento estaria pronto e seria enviado ao Plenário do CONARQ para aprovação dos Conselheiros via e-mail, ou na próxima reunião. Carlos Ditadi solicita que os Conselheiros divulguem a consulta pública do documento em seu âmbito de atuação. O Presidente do CONARQ sugere uma vez aprovada a Resolução, seja a mesma enviada a agências de fomento para projetos de organização e tratamento de acervo, para utilizarem em seus editais as recomendações do CONARQ. O Conselheiro Pablo pondera que também deveria ser incluído no público-alvo a ser abrangido pelo documento, o setor privado. Carlos Ditadi responde que como as normas são voltadas para o setor público e o setor privado não é obrigado a segui-las, não foi citado o setor privado como público-alvo. O Conselheiro Paulo Knauss diz que, no documento, a questão da preservação ficou secundária em relação ao acesso; ele acha que a preservação deveria receber uma atenção mais especial. Carlos Ditadi explica que o documento divide a digitalização em duas partes: uma aborda a questão da gestão arquivística; já a outra, sistema e estratégias de preservação, que se subdivide em preservação do objeto original e do outro objeto que foi reproduzido. Ditadi diz que poderia ser constituído um outro grupo um trabalho sobre avaliação e seleção de acervo e metodologia de elaboração de projetos de digitalização ou metodologias de preservação dos documentos originais e digitais mas, nesse documento, o foco é a conversão para produzir o documento digital com as melhores características possíveis para que o mesmo funcione como se fosse o original. O Conselheiro Paulo Knauss pede a palavra e informa que não fizera um estudo cuidadoso do documento, mas promete trazer alguma contribuição para o Grupo de Trabalho. Destaca também a importância do documento, porém, diz ter tido a impressão de que o documento deu muita ênfase ao acesso. O Conselheiro diz que, na sua opinião, a preservação não deveria ser tratada como uma consequência da importância da digitalização para o acesso e considera que a preservação deveria ganhar um destaque especial, no mesmo nível da discussão do acesso. Ditadi diz que o documento prioriza a questão do acesso, mas faz a ressalva de que não se deve entrar em detrimento da preservação do original para a preservação digital. O Conselheiro Rubens parabeniza o CONARQ e o Grupo de Trabalho pelo texto apresentado e diz que fez uma série de anotações acerca do documento e que as encaminhará formalmente via Grupo de Estudos sobre Cultura, Representação e Informação Digitais – CRIDI, da Universidade Federal da Bahia na consulta pública, tal como foi feito em oportunidades anteriores, como no e-Arq Brasil. Rubens concorda com Paulo Knauss a respeito da importância de se destacar que a digitalização é voltada à preservação do objeto digital, mas diz que isto já está mencionado no documento de forma mais enxuta, devido ao tamanho do mesmo. Sugere a adoção de uma terminologia padronizada como, por exemplo: "resolução linear" em vez de "resolução tonal" ou "resolução de cor", o uso do termo "compressão" em vez de redução nos arquivos sonoros. Sugere que na página 10 do documento (segundo parágrafo) o primeiro item seja "matriz" e o segundo item fosse "derivados". Sugere, ainda, que o termo "thumbnail" seja substituído por "formatos de navegação". Carlos Ditadi responde que, quando o termo não possui tradução para o português, pode ser complicado "criar" uma tradução, especialmente em um documento oficial. O Conselheiro Rubens sugere que seja adotado no documento um formato padrão para os thumbnails, como a extensão JPEG ou GIF. Carlos Ditadi discorda já que a própria Internet possui esses formatos padronizados, para que a navegação seja possível pelos diferentes navegadores como Internet Explorer, Firefox, etc. Rubens sugere que se deixe claro na parte do texto do documento referente às cópias de segurança, que os arquivos gravados em DVD não são arquivo de preservação. Sugere, ainda, que no quadro da página 13, se retire a sugestão de inserção de margem preta de 0,5cm na reprodução das fotos, inserindo apenas um filete como margem, ou usar uma margem branca, por questão de economia na impressão. Carlos Ditadi responde que a matriz mencionada na página 13 é apenas para a digitalização; a da impressão seria diferente, sem a margem. O Conselheiro João Batista ressalta que deve ficar claro que o formato de armazenamento é diferente do formato de apresentação da imagem na web. Além disso, relembra que o governo brasileiro adota um documento que trata dos padrões de interoperabilidade e a preferência pela utilização de padrões abertos. Ditadi responde que esses questionamentos têm mais relação com a Resolução nº 7, que deve ser reformulada. O Conselheiro Alexandre pergunta se o documento apresentado é compatível com os requisitos do e-Arq Brasil e se o documento Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos passará por uma atualização periódica, já que o assunto abordado passa por constantes mudanças. Ditadi responde que o documento é compatível com o e-Arq Brasil, tendo, inclusive, usado alguns termos, em normas técnicas. E que o documento passará por uma atualização decorrido certo tempo de seu lançamento. Pablo lembra que esse documento tem muita relação com a reformulação da Resolução nº 6, que trata da terceirização de serviços nos arquivos públicos. O Presidente do CONARQ ressalta que a digitalização do documento só deve ser considerada como backup do documento quando o processo segue as diretrizes definidas pelo Modelo de Requisitos e-Arq Brasil para conservação desse documento, e que o documento digitalizado não deve ser visto como substituto do documento original, como é muito comum no Poder Judiciário. Em seguida, faz um extenso comentário sobre a importância de se reformular a Resolução que trata da construção de websites de Instituições Arquivísticas, devido à relação com o tema apresentado pelo Ditadi e devido à importância que os sites possuem em relação à publicidade e acesso à informação. A Conselheira Eloyza concorda com a ponderação do Presidente do CONARQ a respeito da discussão da mudança do suporte e faz um relato das dificuldades que os arquivistas do Poder Judiciário encontram sobre esse tema, tendo em vista que os juízes muitas vezes estão mais preocupados com as dificuldades do acúmulo das massas documentais provoca do que com a preservação dos documentos. Ditadi responde as ponderações de Jaime e Eloyza explicando que o foco do documento criado pela Câmara Técnica é mais para os arquivos permanentes. As questões levantadas pelos Conselheiros têm mais relação com a Gestão Documental que a Tecnologia da Informação. O Presidente do CONARQ estabelece que assim que o Grupo de Trabalho enviar à Coordenação do CONARQ a versão final do texto, o mesmo será reenviado a todos os Conselheiros, que terão o prazo de 10 dias para responder se é favorável ou não à versão final do documento, para que o mesmo seja divulgado. Terminadas as discussões sobre a minuta do documento Recomendações para Digitalização de Documentos, o Presidente do CONARQ parabeniza e agradece ao Grupo de Trabalho pelo documento, ressaltando sua extrema importância, o qual servirá para orientar a todos os órgãos e entidades que de alguma maneira têm uma ligação direta ou indireta com o CONARQ. Dando prosseguimento aos itens da pauta, o Presidente do CONARQ dá um informe acerca da análise para declaração de interesse público e social do acervo de César Lattes e diz que, infelizmente, não houve tempo para realizar o agendamento da visita da Comissão Técnica de Avaliação à Campinas. Jaime informa ainda sobre o resultado da revisão da declaração de interesse público social do acervo de Mario Covas. Informa que naquela oportunidade, dezembro de 2008, o parecer da Comissão Técnica de Avaliação era desfavorável ao reconhecimento do acervo de Mario Covas, tendo em vista que até o momento, não há nesse acervo privado elementos de informação arquivística que indiquem o seu reconhecimento como de interesse público e social, em âmbito nacional. Portanto, foi um equívoco ter trazido o Parecer à deliberação do Plenário do CONARQ. A matéria deveria ter sido apenas objeto de uma informação. Tal equívoco resultou, indevidamente, na recomendação para que a Comissão procedesse ao reexame do Parecer. Mesmo assim, a despeito das novas informações levantadas, a Comissão Técnica manteve sua posição desfavorável ao reconhecimento do acervo como de interesse público e social, apesar da extraordinária figura pública que ele representa. A Comissão julga, entretanto, que, o acervo tem grande importância no âmbito do Governo do Estado de São Paulo, por não registrar toda a trajetória de vida de Mario Covas, e em que se evidencie sua participação no cenário político nacional. A Comissão Técnica de Avaliação mantém, assim, seu parecer no sentido de que o acervo de Mario Covas seja reconhecido como de interesse no Estado de São Paulo e, na medida em que se consiga ou reúna mais documentos, mais informações, mais dados, o assunto possa ser trazido ao Plenário do CONARQ para análise e reconsideração de seu parecer, se for o caso. O Presidente lembra, ainda, que, de conformidade com os dispositivos da Resolução nº 17, de 2003, a Fundação Mario Covas terá direito de recorrer desta decisão à instância superior do CONARQ, que, no caso, é a Casa Civil da Presidência da República, a qual poderá ponderar dados e pedir mais esclarecimentos ao Conselho. Se ao final de sua análise houver convencimento de que o acervo de Mario Covas deve ser reconhecido como de interesse público e social, considerando mais a figura pública que ele é do que o acervo que ele encerra, a Casa Civil, na qualidade de instância recursal, poderá deliberar contrariamente à proposta da Comissão Técnica da Avaliação e providenciar a edição de decreto presidencial, reconhecendo o acervo de Mario Covas como de interesse público e social. Para não haver dúvidas quanto à postura da Comissão Técnica de Avaliação, o Presidente lembra, mais uma vez, que a Resolução n° 17 refere-se, única e exclusivamente, ao reconhecimento de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que tenham documentos relevantes para a história de avaliação, a cultura e o desenvolvimento nacional, e que o parecer da Comissão Técnica, considerando tais preceitos, teve por objeto o conjunto do acervo, embora reconheça a projeção indiscutível da figura pública de Mario Covas e sua importância pessoal para o processo de redemocratização de nosso país. A Comissão Técnica de Avaliação reitera, entretanto, sua recomendação no sentido de que, se houver instância semelhante a do CONARQ no Estado de São Paulo, que isso seja feito em âmbito estadual, porque o conteúdo do acervo trata, em sua maioria, do governo de Mario Covas naquele Estado e não de ações desenvolvidas em outras áreas de sua vida pública. O Presidente do CONARQ conclui, dizendo que, se a matéria for objeto de recurso por parte do proponente e que, se a decisão da Presidência da República for pelo reconhecimento, não verá nisso nenhum desdouro ao Plenário do CONARQ, na medida em que esse reconhecimento levou em consideração a figura política de Mario Covas mais do que o conteúdo do acervo que a Fundação Mario Covas encerra. O Presidente do CONARQ abre a matéria para as ponderações dos Conselheiros e também para receber sugestões sob a forma de encaminhamento da decisão do Conselho ao proponente. O Conselheiro Rubens lembra que a ata da reunião passada já ressalta, com clareza, que se deve separar o homem público das questões técnicas do acervo. O Presidente do CONARQ informa que a Coordenação do CONARQ providenciará resposta à Fundação Mario Covas, o mais breve possível, deixando claro que, tanto a Comissão como o Plenário reconhecem a importância da figura pública de Mario Covas, mas que o objetivo previsto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é reconhecer arquivos privados de interesse público e social e não uma figura de interesse público e social, isto é, reconhecer o que essa figura deixou como testemunho de suas ações. Assim, esse será o caminho a ser adotado em comunicação à Fundação Mario Covas, alertando o proponente de que, conforme previsto no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2003, e na Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003, poderão recorrer da decisão à instância superior, no caso a Casa Civil da Presidência da República, uma vez que a emissão do decreto de reconhecimento de acervos arquivísticos de interesse público e social é competência do Presidente da República. Terminados os informes, os trabalhos da parte da manhã foram encerrados. O Presidente do CONARQ abriu a sessão da tarde apresentando o parecer desenvolvido pela Comissão Especial do CONARQ, formada pelos Conselheiros Daniel Beltran, Carlos Bacellar, Rubens Ribeiro e Maria Izabel de Oliveira, especialmente designada para examinar, apreciar e emitir parecer sobre o projeto de lei que regula o acesso a informações, previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição, e dá outras providências, apresentado pela Ministra Dilma Rousseff no Seminário Internacional de Direito de Acesso a Informações Públicas, realizado nos dias 1º e 2 abril último, em Brasília. O Presidente do CONARQ informa que o referido parecer foi enviado a Casa Civil da Presidência da República, porém não foi acolhido em sua plenitude já que não haveria tempo hábil para que esse parecer e proposta de projeto de lei fossem lidos pelos órgãos do Governo que participaram da redação do Projeto de Lei apresentado pela Casa Civil. O Presidente do CONARQ inicia, em seguida, a leitura desse projeto. Explica que os primeiros capítulos tratam da transparência pública, que exigem que os órgãos e entidades públicas possuam sites e deem publicidade a todos os seus contratos, extratos de compras, licitações, etc. Enumera as diversas mudanças que o projeto de lei faz acerca da restrição de acesso à informação, como classificação e desclassificação de documentos como confidenciais, secretos e ultra secretos dos documentos públicos. O Presidente do CONARQ diz que é marcante o fato do projeto de lei estabelecer que os documentos recebam a classificação menos restritível possível. Após a exposição sobre o projeto de lei que regula o acesso a informações, previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição, e dá outras providências, o Presidente do CONARQ dirige-se ao Conselho para que se faça uma reflexão sobre quais pontos o CONARQ pode oferecer propostas de mudança para que os arquivos não se transformem em censores de informação do passado recente. Sugere que poderia ser criada uma nova Comissão no CONARQ para estudar o Projeto e formular sugestões a serem encaminhadas ao Congresso Nacional. O Conselheiro Rubens pergunta se o Projeto de Lei enviado pela Casa Civil ao Congresso pode ser alvo de emendas. O Presidente do CONARQ responde que sim e o Conselheiro Alexandre Libonati complementa, explicando que, às vezes, pode ser melhor esperar que o projeto seja aprovado pela Câmara e fazer as sugestões de alterações quando o projeto de lei se encontrar no Senado. Terminadas as discussões sobre o Projeto de Lei de Acesso à Informações Públicas, o Presidente do CONARQ inicia a discussão sobre a proposta do texto substitutivo da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008. Faz um histórico do processo que culminou na formulação da resolução nº 26 e explica a proposta de alteração se dá pelo fato de não ter sido incluído o Conselho Nacional de Justiça - CNJ entre os Tribunais que são objeto da Resolução nº 26. A partir disso, houve uma aproximação entre CNJ e CONARQ, por meio do Juiz Álvaro Ciarlini, que culminou com a assinatura de um Termo de Cooperação entre os dois Conselhos. A proposta do CONARQ seria uma nova resolução do CONARQ que alteraria a Resolução nº 26, com a criação do inciso oitavo no art. 1º, incluindo o CNJ. Ocorreria apenas a alteração da Resolução nº 26, sem revogar a mesma. O Presidente do CONARQ ressalta a importância da aproximação do CONARQ e CNJ, lembrando, porém, que a Lei nº 8.159 determina que cabe ao CONARQ definir as diretrizes da política nacional de arquivos, ficando a execução dessa política a cargo dos vários segmentos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. A Coordenação do CONARQ vem se comunicando com o CNJ, por meio do Conselheiro Libonati, que substituiu o Conselheiro Álvaro Ciarlini, o qual fará um informe sobre a situação do assunto dentro do CNJ. O Presidente do CONARQ interrompe a discussão acerca da Resolução nº 26 para deliberar sobre a redação do art. 2º da Resolução nº 27, que confunde os conceitos "personalidade jurídica própria" com "funções típicas de Estado". Após ser passado para todos os Conselheiros foram apresentadas três sugestões para a redação do artigo. A primeira, proposta pela Coordenação do CONARQ; a segunda, proposta pelo Conselheiro Lamberto Ricarte; a terceira, proposta pela Conselheira Daysi Lucia. As três propostas foram lidas para apreciação. O Conselheiro Alexandre Libonati explica que as propostas 1 e 3 podem conter os mesmos erros conceituais da versão original da Resolução, já que o objetivo da Resolução é dotar o Arquivo de autonomia de gestão administrativa e financeira, o que não ocorre necessariamente ligando-o a Administração Direta. Além disso, a expressão "Administração Direta" é meramente doutrinária e sua conceituação gera polêmica. Já a proposta 2 não faz menção a Administração Direta ou Indireta. A Conselheira Maria Izabel esclarece que o objetivo da Resolução é posicionar corretamente o Arquivo dentro da estrutura hierárquica do Estado. Maria Izabel cita o exemplo do Arquivo Nacional e de alguns arquivos estaduais que estão ligados a Casa Civil da Presidência da República e aos estados, respectivamente. A Conselheira Maria Izabel pergunta ao Conselheiro Alexandre Libonati se está correto o termo ou expressão "estrutura funcional dos estados", talvez devendo existir uma palavra a ser utilizada como "meio termo" dentro da ordem hierárquica. Maria Izabel sugere "estrutura administrativa dos estados" ou "estrutura funcional do Poder Executivo Estadual". O Conselheiro Pablo sugere que o trecho "por desempenhar atividades típicas de Estado" passe para o art. 2º, em seguida "O Arquivo Público".Após um curto debate com sugestões do Presidente do CONARQ, dos Conselheiros Alexandre Libonati, Pablo Soledad e Maria Izabel, fica definido a seguinte redação do trecho em questão: "estrutura funcional do Poder Executivo dos estados, do Distrito Federal e dos municípios". O Presidente do CONARQ volta à discussão da Resolução nº 26, lembrando que a proposição da Coordenação do CONARQ é uma Resolução pequena incluindo um inciso a mais no art. 1º com a inclusão do CNJ. O Conselheiro Alexandre Libonati faz uma breve exposição sobre a criação e o funcionamento do CNJ. Diante de todas essas características do CNJ e da Resolução nº 26 que trata da Gestão Documental do Judiciário, uma das competências do CNJ é realizar a gestão administrativa do Poder Judiciário. Libonati lembra que no ano de 2008 o juiz Álvaro Ciarlini, ex-conselheiro do CONARQ, conseguiu a criação de um Comitê de Gestão de Sistemas Informatizados, que, dentre os vários grupos temáticos que o compõe foi incluído um grupo de gestão documental. O Grupo elaborou uma minuta que seria apresentada ao CONARQ, incluindo os dispositivos da Resolução nº 14, de 2001. Todavia, como houve uma mudança na Presidência da Secretaria-Geral do CNJ, o novo Presidente acredita ser difícil a aprovação no plenário do CNJ de uma resolução tão complexa e técnica como a Resolução nº 26. A sugestão da Secretaria-Geral do CNJ seria uma resolução bem simples, de fácil entendimento pelos Conselheiros do CNJ para que seja aprovada sem objeções pelo plenário do CNJ. O Presidente do CONARQ Jaime pede licença ao Plenário para se retirar em virtude de possuir um compromisso agendado anteriormente. O Conselheiro Alexandre Libonati em prosseguimento inicia a leitura da proposta substitutiva da Resolução nº 26. A Conselheira Maria Izabel sugere que as referências feitas, pela primeira vez, a cada ato normativo contenha a data completa. A Conselheira Suely Braga sugere que o art. 1º se transforme em um considerando, já que não possui nenhum caráter resolutivo. Maria Izabel não vê o documento apresentado cumprindo seu objetivo, que seria tratar "do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário", mas sim como muito semelhante à Resolução nº 26. Além disso, no seu art. 5º que diz "mantém-se em vigor a Resolução do CONARQ nº 26 enquanto seu conteúdo não for convalidado / disposto pelo CNJ", A Conselheira diz que não caberia revogar uma Resolução do CONARQ. Concorda com a ideia de que a Resolução tenha um conteúdo simplificado para ser apresentado ao CNJ, mas que a mesma deveria tratar de fato do Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário. O Conselheiro Alexandre Libonati diz que a orientação que recebera da direção do CNJ era no sentido de postular a revogação da Resolução nº 26 por vício de competência na elaboração da regra e que a consequência prática seria tornar sem efeito o Termo de Cooperação Técnica N° 22/2008, celebrado entre o Conselho Nacional de Justiça - CNJ e o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, com o objetivo de desenvolver ações integradas com foco na implantação de uma política pública nacional de gestão documental e memória do Poder Judiciário, na medida em que a direção do CNJ vê como competência sua baixar normas para o programa de gestão documental do Poder Judiciário. Então, o que se pretende é manter o acordo político que existe com o CONARQ, de forma a trocar experiências e a buscar, nos princípios estabelecidos, a elaboração do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME. O Conselheiro ressalta que submeter o PRONAME ao CONARQ não seria o delineamento do CNJ. A Conselheira Maria Izabel não vê a Resolução conjunta apresentada como forma de resolver o impasse apresentado pelo Conselheiro. O correto seria a revogação da Resolução pelo próprio plenário do CONARQ, caso se julgue assim necessário. O Conselheiro Libonati responde que a decisão de não revogar imediatamente a Resolução nº 26 é para evitar que fique um vácuo normativo, até porque o conteúdo não é questionado pelo CNJ, mas sim a competência para elaborar essas normas. A Conselheira Maria Izabel diz que o CNJ já deveria ter encaminhado um documento para o CONARQ apontando o erro de competência, para que fique explicitado o erro perante o Plenário do CONARQ. O Conselheiro Rubens Ribeiro vê como correta a posição do CNJ sobre a incompetência do CONARQ de propor ações ao Poder Judiciário e concorda com a manutenção da Resolução nº 26 conforme disposto no art. 5º da Resolução apresentada por Libonati e sugere que o CONARQ seja mencionado no art. 2º junto ao CNJ. A Conselheira Maria Izabel acha que a proposta de Rubens não resolverá o problema de competência e sugere que o melhor seria a revogação da Resolução nº 26 com a proposição imediata da norma realizada pelo CNJ. O Conselheiro Pablo comenta que a iniciativa do CONARQ ao propor a Resolução n° 26, não objetivava provocar o CNJ, mas pela necessidade do Poder Judiciário estabelecer a gestão documental. Pablo adiciona que o processo de formulação da resolução contou com a participação de representantes do Poder Judiciário e enfatiza a sugestão de Rubens como uma necessidade de se apontar na resolução apresentada pelo Libonati o CONARQ como colaborador ao PRONAME. Pablo sugere ainda que o art. 3º seja um "considerando". O Conselheiro Rubens diz que conforme já declarado pelo Conselheiro Alexandre Libonati sobre a incompetência daquele perfil de formação, perfil profissional para entender tabelas de temporalidade e planos de classificação de documentos. Na verdade o que aconteceu foi a assunção de uma incompetência e a indicação de outra incompetência. Nas nossas incompetências me parece que o art. 3º ao apontar que será consolidado pelo CNJ e eu reforço essa sugestão "com o apoio do CONARQ" "compreenderá um conjunto de normas, instrumentos, taxonomias e procedimentos comuns" que me parecem que são competências históricas dos Arquivos. Rubens diz ter a impressão que se o trabalho conjunto se consolida e dá a par das incompetências, mostram as competências. Então, me parece que indicar aqui, no art. 3º, o CONARQ que é competente para propor instrumentos e normas, não ao Judiciário, mas normas associadas ao cotidiano arquivístico, taxonomias, procedimentos já consolidados, mas também nas outras esferas onde existem os Arquivos. Acho que é um caminho bom de marcarmos as competências. O Conselheiro Daniel Beltran pergunta se não poderia se aproveitar tudo o que foi colocado na Resolução nº 26 e inserir na Resolução Conjunta, sanando o problema de competência. A Conselheira Maria Izabel concorda com essa observação. O Conselheiro Alexandre Libonati propõe interromper a apreciação da minuta de resolução conjunta e levar ao CNJ o entendimento do Plenário sobre a necessidade de se implantar o PRONAME e na próxima reunião apresentar a minuta. A Conselheira Eloyza pede a palavra e diz que fez parte da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário à época da formulação da Resolução nº 26. A Conselheira faz um breve histórico desse processo. Ela explica que o motivo que levou a Câmara a apresentar a resolução ao CONARQ foi devido ao fato de, na época, existir um desinteresse do CNJ pela gestão documental, priorizando na época a estatística dos processos. Eloyza explica que o CNJ, por ser um órgão criado recentemente, não possui nem arquivo setorial, por isso não foi citado na Resolução nº 26 como um dos órgãos-alvo da resolução. Diz que um dos grandes problemas resolvido pela Resolução nº 26 seria a responsabilidade de aprovar as tabelas de temporalidade, ficando a cargo das instâncias superiores em cada âmbito do Poder Judiciário (TST, TSE, STM, etc). Eloyza complementa que quando houve o interesse pelo CNJ com a gestão documental, a Resolução nº 26 já tinha sido apresentada ao Plenário do CONARQ. O Conselheiro Alexandre Libonati acrescenta que o CNJ incluiu a gestão documental dentro dos quesitos da correição realizada nos Tribunais. A Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes lembra que o Poder Judiciário também integra o SINAR; o objetivo do CONARQ não era provocar ou interferir no Poder Judiciário, mas sim de preencher uma necessidade que o próprio Poder Judiciário tinha com relação à gestão documental. A Conselheira Maria Izabel indaga se uma Resolução Conjunta estaria afetando a competência específica do CNJ de normatizar sobre gestão documental no Poder Judiciário. Libonati responde que não, já que o CNJ dá sua concordância ao publicar a norma junto ao CONARQ. Devido ao avançar da hora, a Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes sugere que se interrompa a discussão e que se continue a discussão amanhã. Todos aprovam adiar a discussão para o 2º dia de reunião. A Conselheira Maria Izabel passa a palavra para Adriana Cox Hollós para falar sobre a apresentação de um projeto que visa obter informações sobre as condições de acervos do Brasil inteiro em relação a riscos ao patrimônio documental. Adriana inicia a leitura do projeto. A Conselheira Daysi pergunta se o CODEARQ já não contemplaria essa questão da preservação. Adriana responde que o levantamento de riscos vem somar aos dados alcançados pelo CODEARQ. O Conselheiro Rubens coloca o Centro de Informação da UFBA à disposição para ser o projeto-piloto da metodologia apresentada. Sua dúvida seria qual a função do Plenário do CONARQ com relação a essa proposta. Adriana responde que o objetivo é compartilhar com o Plenário os projetos que a coordenação do CONARQ está desenvolvendo, inserindo a preservação dentro da Política Nacional de Arquivos. Terminada a exposição de Adriana, a Conselheira Maria Izabel encerra a 53ª reunião e informa que repassará as informações sobre a discussão da Resolução nº 26 para o Presidente do CONARQ, para que ele esteja a par de tudo que foi debatido quando volte ao tema da 54ª reunião.
Obs: Tendo presente o volume de sugestões apresentadas relativamente ao texto da minuta do documento Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos e texto substitutivo da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008 que estabelece diretrizes básicas de gestão documental a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário foram anexados a esta Ata, dois textos: a versão da minuta apresentada ao Plenário para análise e a versão final aprovada pelo Plenário, incluindo as alterações e correções propostas.