O Condomínio deve ser gerenciado como uma Empresa - Condomínios & Vizinhança
Gestão Condominial, Rogério Sousa
Considerando-se a complexidade de um condomínio, é fundamental profissionalizar a sua gestão, mesmo que exercida por um morador. Em condomínios, horizontais e verticais ou loteamentos fechados, é comum que um abnegado morador se disponha a assumir os encargos da posição de síndico ou presidente da associação de moradores. Movidos pela boa vontade em fazer o melhor para o prédio ou loteamento em que residem, estes síndicos logo acabam se vendo assoberbados por atividades adicionais àquelas já decorrentes de suas vidas pessoais e profissionais.
Para que se obtenha a profissionalização da gestão, é importante estabelecer regras e procedimentos claros (desde que, evidentemente, não se confrontem com as disposições do regimento e da assembleia), de modo a ordenar a vida em condomínio, pois é importante não perder de foco a realidade de que o síndico é, também ele e sua família, um morador. Se limites não forem estabelecidos, é comum que os demais moradores pensem ter o síndico à sua disposição 24 horas por dia durante 7 dias na semana.
Um conjunto de regras claras e devidamente comunicadas deve ser estabelecido e divulgado massivamente aos moradores, pois há eventos que não são de obrigação do síndico. Em loteamentos fechados, por exemplo, é importante ressaltar que toda a legislação pertinente às ruas e avenidas da cidade são extensivos ao interior do residencial, tais como limite de velocidade, proibição de menores dirigindo veículos automotores, proibição do consumo de bebidas alcoólicas por menores de idade, etc.; antes de acionar o síndico, no caso de um menor de idade dirigindo pelas ruas do residencial, é dever do morador acionar o poder público para tomar as devidas providências e realizar a denúncia nos órgãos apropriados, tais como o Conselho Tutelar, a polícia e a autoridade de trânsito.
A privacidade da vida familiar do síndico deve ser preservada e, se regras não forem estabelecidas, ele pode ter sérios impactos em sua vida pessoal em função do cargo que ocupa. Reclamações devem ser registradas de forma oficial, com procedimentos claros e desburocratizados para seu registro; os moradores devem ter respostas em tempo hábil, amplamente divulgado para que não se criem falsas expectativas.
Caso o condomínio tenha funcionários contratados ou terceiros, é importante que estejam identificados e uniformizados, de modo que qualquer eventualidade que os envolva possa ser rapidamente identificada e corrigida. Da mesma forma que em uma empresa, os funcionários do condomínio devem utilizar o crachá de identificação e o uniforme durante sua jornada de trabalho, mantendo o aspecto profissional do ambiente, a cordialidade e o profissionalismo.
Procedimentos devem ser escritos para detalhar as atividades administrativas rotineiras, tais como o registro e a análise de reclamações de moradores, a metodologia de comunicação, o processo de seleção, homologação e cotação de fornecedores de produtos, bens e serviços, o procedimento padrão para acionamento dos órgãos públicos, o contato com concessionárias de água, luz, gás, telefonia, etc., e inclusive um procedimento para estabelecer as diretrizes para comunicação externa, com a comunidade, vizinhança e até mesmo a imprensa.
Como em toda empresa, é importante haver transparência na gestão e nas decisões, trazendo assim tranquilidade para o síndico e sua família. Procedimentos de governança corporativa devem ser elaborados e seguidos à risca para que a gestão não seja questionada sobre a utilização dos recursos do prédio ou do loteamento. Uma alternativa que pode trazer maior credibilidade à gestão é a contratação de uma auditoria externa de 3ª parte, independente, para avaliar não apenas os aspectos financeiros do condomínio, mas também o atendimento dos processos estabelecidos e os registros das atividades, suportando as decisões de melhorias e apontando oportunidades para aprimorar a sua gestão empresarial.
Embora não seja usual em empreendimentos residenciais, a implementação de um sistema de gestão da qualidade e ambiental, mesmo que não certificado pelas normas ISO 9001 e 14001 pode trazer ganhos significativos na profissionalização da gestão do condomínio; ao estabelecer um conjunto de procedimentos e metodologias de trabalho, indicadores de desempenho, eficácia e eficiência, o gestor pratica o princípio da impessoalidade na administração, algo que é obrigatório por lei na gestão pública mas que nem sempre é seguido na gestão das empresas, especialmente nas de pequeno porte. Ao se proteger sob um conjunto de procedimentos que determinam o relacionamento com os moradores, a comunidade, os órgãos ambientais, bombeiros, prefeitura, etc., o síndico deixa de ter de responder aos moradores como se suas ações fossem fruto de sua vontade, mas passam a ser decorrentes de procedimentos que foram escritos sob as melhores influências das normas internacionais, facilitando até mesmo a avaliação de requisitos legais (ambientais e de saúde e segurança ocupacional, por exemplo) que passam a proteger o condomínio de eventuais riscos futuros.
A contratação de uma assessoria profissional é muito mais acessível do que se imagina, principalmente ao se considerar a análise e gestão dos riscos, impactos ambientais, riscos e perigos que passam a ser abordados preventivamente antes da ocorrência de sinistros que possam levar a contratempos financeiros e até mesmo jurídicos.