A contagem regressiva começou e o seu negócio está preparado para as vendas de fim de ano?
Afinal de contas, chegamos ao último trimestre do ano e já é possível ver nos supermercados panetones e chocotones em abundância, e os enfeites para a decoração de Natal ganharam espaço nas prateleiras.
No entanto, para empreendedores o final de ano ganha um significado ainda maior por causa do grande potencial de vendas que ele traz.
Por mais que as vendas de fim de ano sejam muito bem-vindas, principalmente neste ano de 2020, que está sendo muito fora da curva, os empresários tendem a olhar só para o lucro e não pensam muito no setor financeiro. Ou seja, a administração do departamento financeiro fica de lado por conta da euforia dos resultados que podem vir dessas vendas.
Com isso em mente, e para que você não perca o foco nas vendas sem prejudicar a sua gestão financeira, continue lendo esse artigo até o final para descobrir como organizar as finanças da sua empresa para o período de vendas de fim de ano.
O 1º passo para organizar as finanças para as vendas de fim de ano
Em primeiro lugar, é importante que você tenha consciência de que o planejamento financeiro da sua empresa para essa época do ano deve começar com alguns meses de antecedência.
O ideal é que você comece a pensar nos objetivos de final de ano do seu negócio já nos meses de junho, julho e meados de agosto. Dependendo da sua estratégia, comece a colocar em prática o planejamento definido no final de agosto ou início de setembro.
Junto com o planejamento das finanças, você e sua equipe precisam separar o tempo necessário para produzir os produtos ou serviços que a sua empresa oferece e, além disso, organizar a distribuição do que será vendido.
Basicamente, esse é o primeiro passo que você precisa dar para essa época do ano tão almejada: definir estratégias de vendas e se organizar para planejar. Feito isso, é hora de saber por onde começar a organizar as finanças da sua empresa para as vendas de fim de ano.
Fique de olho nesses indicadores financeiros
Veja se você concorda comigo, mas sinais existem para nos deixar em alertar em relação a situações de perigo, não é mesmo?
Para ilustrar, pense assim: se o alarme do sua empresa disparar, a primeira coisa que você vai fazer é entrar em contato com a companhia de vigilância para que eles verifiquem o que aconteceu, correto?
Os indicadores financeiros funcionam mais ou menos como esse sistema de alerta, eles mostram para você, ou para o responsável pelo setor financeiro do seu negócio, quais são os problemas para que as medidas necessárias sejam tomadas.
Portanto, fique de olhos nos 4 indicadores financeiros listados abaixo:
Margem de contribuição: é tudo o que sobra dos ganhos com as vendas de um produto ou serviço, depois de deduzidos os devidos impostos, comissões e custos variáveis, ou seja, é o lucro real da empresa.
Investimentos: melhor dizendo, analise as informações relacionadas aos investimentos da empresa. Essas informações são quaisquer gastos que tenham alguma expectativa de retorno positivo.
Custos x Despesas: motivo de confusão entre muitos empreendedores, já que eles não sabem a diferença entre custos e despesas. Mas, de forma rápida, custo são os gastos que têm ligação direta com a atividade fim da empresa, são gastos com matéria-prima, estoque e salários. Já as despesas não têm conexão direta com essa atividade/fim. Comissões e publicidade podem ser caracterizados como despesas.
Resultado líquido: esse valor significa medir continuamente a performance do seu negócio para entender quais ações é possível tomar para melhorar constantemente.
Não existe receita de bolo para o acompanhamento desses indicadores, ele será feito de acordo com o ciclo financeiro de cada negócio e depende da complexidade da sua empresa.
Para conseguir organizar as suas finanças empresariais durante as vendas de fim de ano, é importante olhar esses indicadores antes, durante e depois das estratégias de vendas e entender como eles impactam a saúde financeira do seu negócio.
Agora que você conhece alguns indicadores financeiros, vamos dar algumas dicas de como você pode começar a sua organização financeira.
Como começar a organizar as finanças empresariais para as vendas de fim de ano?
Como você vai ver a seguir, a organização das finanças passa muito por fazer listas e entrar em contato com pessoas que têm participação na administração do seu negócio, assim sendo, vamos ao que interessa.
Para que os resultados das vendas de fim de ano não atrapalhem a sua gestão financeira, faça o seguinte:
Organize as suas dívidas e recebimentos
Atualmente, é difícil encontrar uma empresa que não tenha dívidas ou que todos os clientes estejam em dia com o pagamento, se a sua não faz parte dessa lista, parabéns. Isso significa que você está fazendo um excelente trabalho administrativo e tem clientes muito sensatos.
Contudo, se o seu caso é similar ao da maioria, a primeira coisa que você deve fazer é uma lista dos clientes que estão devendo e entrar em contato com eles.
Veja com cada cliente quando eles poderão realizar o pagamento e, se necessário, negocie as datas para receber o dinheiro. O importante é garantir que esse recebimento acontecerá.
Em contrapartida, você também precisa fazer uma lista das suas dívidas e, neste caso, você precisa negociar com fornecedores caso tenha pagamentos em atraso e/ou entrar em contato com o gerente do seu banco caso exista algum empréstimo em aberto.
Assim como nós recomendamos que você entre em contato com os seus clientes e negocie pagamentos, neste caso você vai fazer mesmo, só que para renegociar as suas dívidas com bancos e fornecedores.
Em relação aos bancos, veja se há a possibilidade de taxas de juros menores, e com os fornecedores, avalie como você pode realizar os pagamentos (boleto, cartão, cheque, etc) e, se você não conseguir pagar no prazo estipulado, veja se é possível renegociar a data de pagamento.
Essas duas ações vão ajudar você a saber como anda o seu fluxo de caixa durante a execução da sua estratégia de vendas no final do ano.
Esse detalhe é considerado extremamente importante, no entanto, muitos empresários insistem em cometer esse erro.
Separar contas pessoais das empresariais significa não realizar compras para a sua casa e para a sua família com o cartão de crédito da empresa. Esse meio de pagamento deve ser usado única e exclusivamente para gastos referentes ao seu negócio.
Se essa separação não for feita, a gestão financeira pode virar algo complexo, já que com o passar do tempo se torna cada vez mais difícil separar o que foi despesa pessoal das despesas empresariais.
Portanto, se você ainda mantém as duas contas juntas, separe agora mesmo para o bem do seu negócio.
Controle de estoque e movimentação financeira
Como estamos falando de vendas no final de ano, esse tópico vem bem a calhar. Independemente de por onde você realiza vendas, se é por lojas físicas ou se por um e-commerce, ou se é um misto dos dois, o controle de estoque é essencial.
O controle de estoque é o processo de garantir que a quantidade certa de mercadorias está a disposição para ser vendida pela empresa. Se a gestão de estoque for bem feita, a empresa com certeza consegue atender à demanda dos clientes de forma eficaz.
Para o controle de estoque ser bem-sucedido, são necessárias algumas informações como dados de compra, novos pedidos, expedição, armazenamento, recebimento, satisfação do cliente, prevenção de perda, dentre outras possibilidades.
Como estamos falando de vendas no final do ano, a movimentação financeira tende a ser alta, por isso que é importante ficar de olho em tudo o que entra e sai na sua empresa durante esse período.
Se falarmos do lado do cliente, essa movimentação financeira pode acontecer através de formas de pagamento como cartão de crédito ou débito, boleto bancário, PicPay, PayPal, dinheiro vivo, entre outras formas de pagamentos que você disponibilizar.
Quando falamos das movimentações financeiras da sua empresa, elas podem ser pelas formas citadas acima, mas também por transferência bancária, cheque ou pela forma combinada com seus fornecedores e com o banco.
Analise o fluxo de caixa constantemente durante as vendas de fim de ano
Se o fluxo de caixa é algo que você não deve tirar o olho em situações normais, no final esse processo é ainda mais importante. Ele é o instrumento responsável por mostrar os resultados financeiros da empresa, relacionando tudo o que foi pago e tudo que foi recebido.
Ou seja, se você for mesmo investir em estratégias de vendas no final do ano, é bem provável que o seu fluxo de caixa mostre números maiores do que o habitual, pelo menos, essa é a tendência.
Enfim, o importante realizar o monitoramento constantemente para você ter previsibilidade e tomar ações caso seja necessário.
Quando falamos em redução de custos, nós não estamos nos referindo em demitir funcionários, nós estamos falando em alternativas mais baratas ou gratuitas para melhorar processos internos.
Geralmente, a tecnologia entra nessa fase e o mercado oferece diversas soluções que vão do gratuito ao pago, ou freemium, ou seja, as plataformas oferecem acesso gratuito a algumas funcionalidades, mas para usar outras é necessário pagar uma mensalidade.
Um exemplo de plataforma online gratuita que você pode usar é o Trello, nele você pode criar todo o fluxo das vendas que você idealizou em formato de quadros e compartilhar com a sua equipe e, assim, todos conseguem saber qual será o processo de compra do cliente.
Dependendo da sua demanda e necessidade, com certeza você encontra uma solução gratuito ou online.
Use a tecnologia da Celero
Como estamos falando sobre tecnologia, a plataforma da Celero pode ajudar a sua empresa com as vendas nesse final de ano porque nela você consegue fazer todo o acompanhamento do seu fluxo de caixa.
Organizar suas contas a pagar e a receber, emitir notas e boletos, entender quais indicadores financeiros são relevantes e fazer toda a gestão financeira da sua empresa em qualquer época do ano.
E mais do que ter acesso a recursos de gestão, a Celero ajuda você a ter previsibilidade, ou seja, você consegue saber quando você terá dinheiro em caixa para realizar o pagamento de contas e quando acontecerá o próximo pagamento de clientes.
Todas essas informações aparecem através de relatórios visuais muito fáceis de ler e interpretar.
A Celero oferece todos os serviços de gestão financeira e empresarial através de tecnologia de ponta e preparada para ajudar pequenos & médios negócios a manterem a sua saúde financeira saudável.