As propostas de doação ao acervo do Museu da Imagem e do Som são avaliadas periodicamente por uma comissão interna.
Os processos de doação seguem a Resolução SC 105 de 4-11-2014 .
A doação de itens para o acervo do MIS pode ser realizada por pessoas físicas e jurídicas. Os itens doados são incorporados ao patrimônio da Secretaria de Cultura do Estado de São Paulo, sob a salvaguarda do Museu da Imagem e do Som, sendo um processo definitivo e irreversível.
A avaliação das propostas atende aos seguintes critérios: relevância do item ofertado tento em vista a constituição dos acervos museológico, arquivístico e bibliográfico do Museu; estado de conservação do material ofertado; disponibilidade de espaço e equipe para a adequada preservação do material. Dessa forma, as propostas poderão ser recusadas.
As seguintes mídias não são aceitas em doação: discos em vinil, fitas VHS e fitas cassete.
O MIS reserva-se o direito de não avaliar propostas presencialmente que não tenham sido previamente acordadas via e-mail.
[1] Envio de e-mail de intenção de doação com a descrição, fotografias dos itens e informações sobre a procedência;
[2] Em caso de aprovação da proposta, o doador é notificado pelo MIS sobre a avaliação técnica do estado de conservação do material oferecido. Essa avaliação é realizada presencialmente em local combinado previamente entre o doador e a equipe técnica;
[3] Ao constatar-se o bom estado de conservação, é solicitado ao doador o envio dos seguintes documentos:
Proposta de doação formal com assinatura reconhecida em cartório (o modelo de Proposta de doação é fornecido pelo Museu);
Cópia autenticada de RG e CPF do doador.
Certidão de Débitos de Tributos Mobiliários;
Cópia Autenticada do Estatuto de Criação da Empresa ou Instituição;
Cópia Autenticada da Ata de Nomeação de Cargos e/ou Alteração de Contrato.
[4] A equipe técnica do MIS encaminha a documentação para a Unidade de Preservação do Patrimônio Museológico da Secretaria de Cultura do Estado (UPPM-SEC) para a abertura do processo de doação. Após os trâmites internos junto à UPPM-SEC e a publicação da doação no Diário Oficial do Estado, o MIS notifica o doador para assinatura dos seguintes documentos: