Criando um plano de retenção
12/12/2019 | Atualizado ás 09:55h
Um planejamento adequado é o primeiro passo para um processo de retenção efetivo.
Em qualquer setor de atividade, quando queremos atingir alguma meta ou objetivo, o ideal é que criemos um plano para guiar nossas ações, medir nosso progresso e saber o quanto falta para alcançarmos o marco final.
Pois bem, quando tratamos de retenção de alunos a história não é diferente. Neste caso, o objetivo é reter alunos. Sendo assim, para que este objetivo seja alcançado é necessário traçar um plano de retenção.
Parece óbvio, não é mesmo? Porém, fizemos uma pesquisa com pessoas que trabalham no ambiente universitário e somente 11% afirmaram que a universidade dispunha de um plano de retenção definido. (Caso tenha interesse em mais detalhes sobre a pesquisa clique aqui).
Ainda sobre a pesquisa, 16% das pessoas entrevistadas disseram que a universidade não tinha nenhum plano definido e outras 33% disseram que as ações de retenção se concentram em conversas informais entre os coordenadores, professores e gestores.
O fato é que sem um plano adequado, o processo de retenção não será efetivo. Este plano deve se basear na premissa de que a maioria das evasões podem ser antecipadas, já que para ter alguma chance de reter o estudante a instituição precisa conversar e entender o problema antes que o aluno abandone o curso. Neste mesmo blog, temos um artigo que aborda o tema de antecipação de evasões.
Supondo que a instituição já tenha as condições para antecipar as evasões, o próximo passo é trabalhar a força de retenção.
A força de retenção deverá ser constituída por um conjunto de educadores experientes com bagagem suficiente para prover a orientação necessária para o aluno. Na maioria dos casos reais tratados dentro da Plataforma Sucesso Universitário, os alunos foram abordados diretamente pelo coordenador do curso. Ou seja, o aluno foi identificado como um possível desistente e o coordenador teve a chance de conversar com o mesmo, entendendo e o ajudando a resolver seu problema.
É importante mencionar que um grande número de alunos poderia sobrecarregar o coordenador e neste caso, seria necessária a ajuda dos professores mais experientes e que possuem a confiança da instituição.
Para finalizar o processo será necessário registrar todas as ações realizadas pela força de retenção no intuito de reter os alunos.
De uma forma geral, pode-se dizer que a instituição deverá criar um plano de retenção considerando os seguintes pontos:
Estratégia para antecipação das evasões
Definição e dimensionamento da força de retenção
Registro de todas as ações executadas pela força de retenção
Acompanhamento dos riscos de evasão em andamento
Finalização dos riscos de evasão, considerando o sucesso ou fracasso das ações realizadas
De posse de todas estas informações, a instituição poderá medir seu desempenho no processo de retenção,considerando as seguintes métricas:
Número de casos tratados x Número de alunos monitorados
Número de casos de alunos recuperados
Número de casos de evasões
Número de ações preventivas
O ideal é que a instituição tenha um plano por semestre ou módulo. Desta maneira, será possível comparar a evolução dos indicadores de retenção e analisar se a instituição está evoluindo ou regredindo.
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