25 idéias de organização de arquivos para um escritório pequeno ou em casa - Marketing Future
25 idéias de organização de arquivos para um escritório pequeno ou em casa
Sua empresa provavelmente tem muitos arquivos à mão relacionados a clientes, finanças e operações diárias. Idealmente, você deve ter um sistema configurado para manter esses arquivos classificados em categorias, para que sejam facilmente acessíveis, mas não confundindo sua mesa. Esses sistemas podem variar das opções muito simples e tradicionais a de alta tecnologia e criativas.
Idéias da organização de arquivos
Aqui estão algumas idéias de organização de arquivos a serem consideradas se você trabalha em um pequeno escritório ou em casa.
Sua solução de armazenamento de arquivo padrão, você pode preenchê-lo com pastas marcadas para classificar todos os seus documentos importantes e mantê-los facilmente acessíveis em um só lugar.
Gabinete de arquivo plano
A O gabinete de arquivo plano como este da Safco fornece uma estrutura de organização semelhante, mas permite que você coloque seus arquivos horizontalmente e não verticalmente. Depende apenas de que tipo de arquivos você tem e como você prefere acessá-los.
Talvez você não precise de um gabinete inteiro apenas para arquivos. Se você puder condensá-los um pouco e manter o restante em arquivos digitais, poderá simples adicionar um sistema de classificação de arquivos à gaveta ou gabinete embaixo da sua mesa.
Outra solução mais compacta, você também pode obter caixas que possuem inserções de pasta de arquivo para que você possa transportá-las facilmente ou armazená-las em diferentes pontos em torno do seu escritório .
Ou você pode querer que seus arquivos sejam mais facilmente acessíveis. Se for esse o caso, você pode comprar uma pequena estrutura como esse produto pendaflex para organizar seus arquivos como faria em um gabinete de arquivamento.
Se você mantiver principalmente arquivos digitais, considere um sistema como puro. Ele oferece uma maneira de rastrear facilmente as despesas e até se integra ao software de contabilidade.
Onedrive é a solução do Microsoft Office para armazenamento em nuvem digital. Você pode usá-lo para manter seus arquivos acessíveis de qualquer lugar. Assim, você pode acessá-los, mesmo se estiver teletrocolo ou usando um dispositivo móvel.
Classificador de arquivo de mesa
Para Fácil acesso a todos os seus arquivos importantes e outros equipamentos de escritório, você pode obter um organizador de mesa simples como este da Poppin.
Se você mantiver apenas uma pequena quantidade de arquivos físicos à mão, poderá se safar de apenas algumas pastas rotuladas que você pode Armazene em uma gaveta ou mesmo em sua pasta.
Um sistema um pouco maior, você pode ajustar arquivos de algumas categorias diferentes dentro de um fichário e ainda transportá-los e armazená-los com muita facilidade.
Este produto é semelhante para pastas e ligantes. No entanto, ele oferece um pouco mais de informações que você pode preencher sobre produtos específicos, para que você possa manter tudo organizado muito especificamente. Este é de Staples.
Pastas com código de cores
Se você usa um gabinete, gaveta ou algum outro tipo de receptáculo, você pode manter todos os seus arquivos organizados em pastas de cores diferentes para que Você nem precisa chegar muito perto de ler rótulos.
Organizadores da parede
Se você não quiser ocupar espaço em sua mesa ou piso, poderá investir em um pequeno sistema de pastas que monta diretamente na sua parede Então você pode acessar tudo no nível dos olhos.
Organizador da caixa de correio
Este tipo de produto é frequentemente usado em salas de aula ou escritórios, onde várias pessoas podem ter materiais ou materiais de saída. No entanto, você também pode usá-lo como organizador se tiver muitos tipos diferentes de arquivos e precisar de cada um deles para ser facilmente acessível. Este produto é da Wayfair.
Caixas de letra
Se você não precisar acessar seus arquivos com tanta frequência, mas precisar mantê-los por perto, por caso, você pode se apegar a alguma carta pequena caixas. Armazene-os neles e mantenha-os fora do seu espaço de trabalho principal para que eles não ocupem imóveis valiosos.
Racks de revistas
Se você deseja uma solução um pouco mais decorativa, você pode transformar os titulares de revistas em um sistema de arquivos simples. Basta rotular cada um e mantê-los acessíveis em seu escritório.
Para um mais visível Sistema que ainda não ocupa muito espaço em volta da sua mesa, você pode usar uma lixeira pendurada como esta da Pottery Barn.
Se você preferir uma solução baseada em nuvem para seus arquivos, o Google Drive é uma ferramenta gratuita que permite configurar pastas e criar documentos. Você também pode pagar pelo armazenamento atualizado além do que está disponível no plano gratuito.
Se você preferir seguir a rota de software tradicional, opte por um produto como o Myorganizer Ultimate que você pode instalar para rastrear documentos, relatórios e despesas.
Se você Frequentemente, considere um sistema de organização de arquivos portátil como este modelo de rolamento da Ibuy Office Supply.
Outra solução baseada em nuvem, o Dropbox pode ser especialmente útil para equipes que precisam acessar ou compartilhar dados e arquivos de qualquer lugar.
Paperless 2 é um software para sistemas Windows. Ajuda você a se livrar dessas cópias impressas dos arquivos para que você possa manter tudo organizado na sua área de trabalho.
Uma opção maior que Um organizador simples de arquivos de desktop, este sistema completo do eBay ainda se encaixa na maioria das mesas e tem lugares para muitos arquivos e outros material de escritório.
Se você mantiver arquivos à mão que são especialmente sensíveis, convém investir em um cofre bloqueado. Você pode manter os arquivos em pastas para que eles ainda estejam organizados, garantindo que ninguém fora da sua organização possa acessá-los.
Pastas de mesa digital
Se você quiser mantê-lo realmente simples e não gosta de ter muitas cópias impressas à mão, você pode simplesmente configurar pastas em A área de trabalho do seu computador onde você classifica os arquivos. Em seguida, mantenha-os em categorias para que sejam fáceis de encontrar quando precisar delas.