O projecto Pol.net da PJ consiste na implementação de uma solução tecnológica de Gestão Documental/Gestão de Conteúdos, Workflow, Arquivo Digital e Portal – Internet, Intranet e Extranet – com a funcionalidade de queixa online, com certificação digital através do Cartão de Cidadão, para um serviço 100% online. Trata-se de um projecto que tem em vista desmaterializar, tratar, gerir e tramitar todos os conteúdos, quer entrados, quer criados na Instituição, qualquer que seja o formato ou a via de entrada (papel, fax, mail, …).
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Iniciativa: Pol.net
Entidade: Polícia Judiciária (PJ)
Destinatários/Beneficiários potenciais: Todos os funcionários da Polícia Judiciária, quer pertençam às carreiras de apoio, quer pertençam à carreira de investigação criminal. O cidadão. Os stakeholders da Polícia Judiciária.
Categoria: Administração Electrónica
Ponto de Situação: Projecto concluído. Implementado na Directoria de Lisboa e Vale do Tejo, na Unidade de Informação Financeira e Unidade de Perícia Financeira e Contabilística. Está em curso o roll-out do Projecto, com vista ao seu alargamento a todas as unidades orgânicas da Polícia Judiciária. Prevê-se a conclusão do roll-out no decurso de 2010.
Site: www.pj.pt – Site desenvolvido no âmbito do Pol.net, com funcionalidade de queixa electrónica mediante utilização do Cartão de Cidadão.
O Projecto tem por base a implementação de uma plataforma de tratamento, gestão e pesquisa de conteúdos institucionais, assente no conceito de um repositório único de documentos, conteúdos e processos. Dispõe de fluxos electrónicos, em alguns casos coincidentes com processos de trabalho, em substituição dos tradicionais circuitos do papel. A interacção dos utilizadores com os fluxos é feita através de formulários electrónicos. Integra funcionalidades de BPM, com vista a uma melhoria contínua dos processos de trabalho. Integra ainda componentes de gestão de mail, de fax, de arquivo.
O expediente passou a entrar na Instituição através de Centros de Digitalização criados no âmbito do Projecto Pol.net. Todo o expediente em papel é digitalizado, indexado e enviado por fluxo electrónico para as áreas de destino.
Foi criado um novo Portal Internet, com a possibilidade de apresentar queixa online, mediante Cartão de Cidadão. A nova Intranet está integrada com a solução de gestão de conteúdos, numa abordagem de “o meu posto de trabalho”.
Os conteúdos Web estão integrados com os restantes conteúdos institucionais.
Apresenta o conceito de processo-crime virtual, numa abordagem de case management.
Integra com outras aplicações.
Recomendações
Para o sucesso de um projecto desta natureza, é fundamental:
Criar equipas de projecto com dedicação exclusiva;
Dar um especial enfoque à fase de levantamento de processos, de modo a que a solução vá ao encontro das preocupações e necessidades da Organização;
Designar utilizadores chave para o projecto de implementação e envolver dirigentes e chefias das áreas alvo dos projectos;
Começar por definir um âmbito restrito de aplicação do projecto, para ser replicado depois de devidamente testado;
Definir um Plano de Comunicação, com pessoas dedicadas a esta componente de projecto, tão relevante, de forma a garantir o máximo de informação e acompanhamento por parte de todo o público-alvo;
Elaborar um plano de formação por perfis funcionais e por perfis de utilizador;
Pôr em prática uma estratégia de apoio ao arranque, que inclua um helpdesk, embora privilegiando o apoio personalizado no local de trabalho.
Próximas Acções
Criada a solução base, a Organização dispõe agora de uma plataforma que lhe permite integrar os conteúdos do Pol.net com outros sistemas, nomeadamente o Sistema Integrado de Informação Criminal, o ERP SAP, e outros sistemas das suas áreas de suporte operacional;
Desenvolvimento da componente de BPM, para optimização dos processos de trabalho;
Integração do Plano de Classificação, no módulo de Records management;
Interoperabilidade com outras entidades: Ministério Público, Polícias, Tribunais (numa primeira fase);
Utilização da Framework de Serviços da AP.
Anexos
Pol.net News - Newsletter desenvolvida para comunicar informação do projecto a todos os funcionários da Polícia Judiciária.
Imagens:
Portal Internet da PJ
Portal Intranet da PJ
Resultados
Desmaterialização dos documentos entrados, indexação e encaminhamento por fluxo electrónico para as áreas de destino;
Criação do conceito de pasta de virtual, permitindo a desmaterialização do processo de investigação criminal;
Fluxos electrónicos para tramitação interna de expediente;
Fluxos electrónicos para recepção e integração de dados de outras polícias, em âmbitos ainda restritos, mas com enorme potencial de expansão;
Integração de sistemas internos;
Obtenção de informação on-line, directamente a partir das pastas virtuais de inquérito, como é o caso da Certidão Permanente;
Fluxos electrónicos de processos de Recursos Humanos, com a consequente desmaterialização dos mesmos;
Maior celeridade no acesso aos documentos e conteúdos;
Uniformização de procedimentos a nível nacional;
Repositório único de documentos e conteúdos de suporte à actividade operacional;
Conteúdos estruturados por metadados;
Integração dos conteúdos do Portal Internet e Intranet com os conteúdos institucionais;
Gestão integrada de conteúdos;
Melhor controlo sobre os processos de trabalho;
Processos de inquérito-crime desmaterializados, segundo o conceito de case management;
Integração com Plano de Classificação de conteúdos e com o Plano de Arquivo.
Ponto de Contacto
Luísa Proença
Chefe de Área de Projectos, Inovação e Conhecimento
Tel.: (+351) 213 595 860
luisa.proenca@pj.pt
Última Actualização: quinta-feira, 16 de Julho de 2009
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