5 Dicas para organizar a sua agenda
A organização é uma arte. Saber organizar a agenda tem como principal consequência a boa gestão do tempo e a garantia de ver cumpridas as tarefas a que se propôs. Qualquer que seja a sua ocupação uma agenda bem organizada pode simplificar-lhe a vida.
Seja em formato papel ou digital escolha um modelo que seja mais adequado para si. Não há um modelo melhor que outro, qualquer um deles é válido, desde que cumpra o objetivo de organizar compromissos.
2. Tenha só uma agenda
Ter mais do que uma agenda pode ter um efeito contrário ao pretendido. Em vez de ter tudo anotado numa só agenda tem trabalho a duplicar e o risco de falhar os compromissos aumenta. Não quer dizer que se utilizar uma agenda física não possa ter alertas no smartphone, tablet ou no computador mas todas as tarefas devem estar concentradas numa só.
3. Anotar com destaque
Esta dica é muito pessoal e cada pessoa deverá escolher uma forma de destacar os compromissos. Pode utilizar cores diferentes e sublinhados para o tipo de tarefa, compromisso ou lembrete. Também pode segmentar por tipo de assunto (trabalho, lazer, estudo) ou por prioridades. A agenda é sua.
4. O prioritário tem prioridade
Muitas vezes o problema está em saber qual tarefa começar primeiro quando esta não implica uma hora específica. Assim, o melhor será dar prioridade às prioritárias que são aquelas que tem um prazo a ser cumprido ou se não forem executadas deixam de se poder fazer. Tendo concluído as prioritárias, sugiro que se dedique às que lhe dão mais prazer, pois a sua motivação vai ajudar a cumprir as tarefas com mais eficiência. Por fim as restantes que não são prioritárias nem muito prazerosas.
5. Horas para quase tudo
Outra opção será anotar os compromissos e atribuir-lhe um horário. Se definiu que vai responder aos emails, telefonar aos seus clientes e preparar uma reunião no período da manhã, defina em que horas o vai fazer e tente respeitar o que acordou consigo mesmo.