Outro erro é deixar a tratativa da não conformidade para depois. Deve-se ter uma ação imediata, para analisar a causa e tomar as devidas ações corretivas e preventivas.
A descrição deve ser clara, objetiva e com o máxima de evidências possíveis, apontando também o item da norma que não foi cumprido.
Estabeleça um plano de ação com responsável e prazo para cumprimento da ação imediata e corretiva/preventiva. As ações oriundas de um RNC devem ser gerenciadas, de preferência, em uma ferramenta informatizada para que se possa fazer filtros por responsável, assunto, setor. Coloque prazos exequíveis e no caso de não cumprimento registre o motivo do adiamento junto ao RNC.
Um RNC só deve ser encerrado quando se comprovar a eficácia de sua ação corretiva/preventiva. Avalie por um período se não houveram reincidências e encerre o RNC se tiver a certeza de que as ações tomadas foram eficazes.
O item 10.2 – Não conformidades e Ações corretivas, em específico é tratado da seguinte forma pela norma ISO:
10.2.1 Ao ocorrer uma não conformidade, incluindo as provenientes de reclamações, a organização deve:
b) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidade, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar: