Processamento automático de faturas recebidas - Grupo SER
Processamento automático de faturas recebidas –
seguro, eficiente e económico
Otimizar o processamento de faturas com o Doxis4
As faturas em papel custam às empresas um valor médio de 13 euros. Este montante é composto pelos custos de trabalho de introdução manual, verificação, lançamento e arquivo das faturas recebidas. Frequentemente, as faturas em papel são copiadas e entregues ao departamento financeiro para fins de verificação. Em seguida, os dados relevantes da fatura são recolhidos em sistemas de contabilidade e de pagamentos. Podem dar-se erros de dactilografia que atrasam ainda mais o processo.
Além disso, surgem custos elevados devido à falta de disponibilidade da informação relativamente aos emissores das faturas, colegas e superiores. O prolongado processo pelo que passam frequentemente as faturas, principalmente em empresas com diversos estabelecimentos, ocorre em detrimento da possibilidade de obter descontos. O incumprimento dos prazos de pagamento pode prejudicar permanentemente a relação com o fornecedor. O planeamento da liquidez também acaba por sair prejudicado, pois não se sabe com precisão a quanto ascendem as dívidas. Nestas circunstâncias, torna-se difícil ou mesmo impossível planear os movimentos de caixa com precisão.
Com o Doxis4 InvoiceMaster, processa automática e diariamente as faturas recebidas, com e sem referência de pedido, bem como faturas parciais e coletivas. O volume de uma fatura pode variar entre uma a várias centenas de páginas de documentos (por exemplo, faturas de construção). Incluem-se faturas em qualquer suporte e provenientes de todos os canais de receção, desde cartas, faxes, e-mails até formatos de trocas de ficheiros (ZUGFeRD). Dependendo da organização, a leitura e verificação das faturas pode ser realizada de forma descentralizada ou centralizada como "serviços partilhados" num só estabelecimento para toda a empresa.
1, 2, 3, 4 – mais fácil é impossível
O processamento de entrada das faturas pode ser dividido em 4 passos:
Digitalização dos documentos recebidos,
Identificação do fornecedor e dos dados relevantes para o lançamento,
Verificação de faturas gerida pelo fluxo de trabalho e
Arquivo de comprovativos à prova de auditorias.
O processo começa com a digitalização com o Doxis4 Capture. Esta função é compatível com um grande número de cenários de digitalização, desde a digitalização centralizada até à digitalização distribuída por vários estabelecimentos da empresa. Depois de verificar que a fatura está correta, esta é processada ao mesmo tempo que é arquivada corretamente no repositório de conteúdos do Doxis4, sendo colocada no respetivo arquivo do dossier de fornecedor, caso se utilizem os dossiers eletrónicos do Doxis4.
No próximo passo, segue-se a identificação do texto através de leitura OCR (reconhecimento ótico de caracteres). Agora já é possível ler (extrair) os dados da fatura necessários para o processamento e verificar (validar) os mesmos quanto à sua validade. Para tal, é utilizado o Doxis4 InvoiceMaster Read. Graças a uma combinação de procedimentos genéricos e de autoaprendizagem, o processo de identificação é otimizado continuamente. A verificação também abrange as informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios (UStG) e os regulamentos internos da empresa. As faturas erradas já podem ser rejeitadas. Graças aos modelos de correspondência comercial criados, podem ser gerados automaticamente documentos por correio, fax e carta.
Os dados da fatura obtidos por OCR serão utilizados, entre outros, para a classificação do fornecedor e sincronizados automaticamente com os dados básicos do fornecedor no sistema de ERP ou de contabilidade. As faturas de fornecedores internacionais são processadas no idioma e moeda adequados e de acordo com as taxas de tributação aplicáveis. Naturalmente, também com compatibilidade do SEPA.
Objetivo: registo direto
Depois de uma correta verificação, as faturas com referência de pedido são comparadas de posição a posição com as informações de pedido no sistema de ERP utilizado. Em caso de plena conformidade (sem variação de preço, quantidade, etc.), os dados relevantes para a contabilidade são transferidos para a contabilidade financeira. Em seguida, as faturas podem ser registadas de forma totalmente automática (registo direto) e definidas nos sistemas de pagamento.
Para eventuais pós-processamentos que sejam necessários, está disponível um posto de trabalho de validação específico, que facilita significativamente a resolução de problemas e a correção através do realce com cor e funções de pesquisa de fornecedores e destinatários da fatura. Depois de uma validação correta, as faturas podem ser transferidas para o fluxo de trabalho de auditoria. Dependendo do sistema de ERP utilizado, o processo de auditoria pode ser realizado de forma totalmente integrada, por exemplo, se usar SAP através do Doxis4 InvoiceMaster SAP Control, ou parcialmente integrada graças à tecnologia do Doxis4 InvoiceMaster Control.
O processo de verificação de faturas inclui a verificação de conteúdo e de preço, eventualmente o esclarecimento, por exemplo, de diferenças de preço ou de quantidade, a contabilização de faturas sem referência de pedido, autorização ou rejeição e o arquivo final, para cumprir os requisitos fiscais.
O processo de aprovação posterior adapta-se aos regulamentos da empresa: partindo do princípio habitual de controlo duplo até estruturas de aprovação ramificadas de várias fases com verificações paralelas a nível de posição. Naturalmente, o Doxis4 InvoiceMaster Control oferece regras de substituição e é compatível com caixas de correio de grupo.
Livro de receção de faturas
O livro de receção de faturas é parte integrante do Doxis4 InvoiceMaster Control e oferece um resumo "imediato" de todas as faturas que estão a ser processadas, tanto as que foram registadas anteriormente como as que se encontram no processo de auditoria.
Aprovação de faturas móvel
A aprovação de faturas móvel contribui para acelerar ainda mais o processo. Com essa finalidade, o Doxis4 Invoice Master Control oferece uma aplicação de aprovação baseada na web, que pode ser utilizada em smartphones ou tablets com o Windows, Apple iOS, Blackberry ou Android.
Após a conclusão da auditoria, o histórico de processamento é armazenado juntamente com a fatura já arquivada à prova de auditorias. Os dados relevantes para a contabilidade e as ID de documentos também são arquivados juntamente com o documento de lançamento. Deste modo, garante-se a clareza de todo o processo de verificação de faturas a qualquer momento.
Ampliação do processamento de faturas automático
O Doxis4 InvoiceMaster oferece todas as funcionalidades necessárias para o efeito numa única solução. Graças à estreita integração em todos os sistemas de ERP líderes de mercado, como SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX ou o Oracle E-Business Suite, obtém uma solução a partir de uma única fonte.
Com o processamento automático de faturas recebidas, é lançada a base técnica para o processamento abrangente e consistente de toda a caixa de entrada. Em combinação com os dossiers eletrónicos, a gestão de tarefas e& de processos e a gestão de documentos, tal permite realizar uma gestão de conteúdos empresariais em toda a empresa com a qual são otimizados todos os processos empresariais com uma grande quantidade de documentos.
Mais sobre o processamento automático de faturas recebidas
Processamento rápido, de elevada qualidade e económico de faturas recebidas
Integração de todos os canais de entrada: correio, e-mail, fax
Compatível com o formato SEPA e ZUGFeRD
Vista geral e transparência graças ao livro de receção de faturas atualizado
Verificação de todas as informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios (UStG)
Aprovação móvel por smartphone ou tablet
Integração perfeita nos sistemas de FiBu e ERP
Representação esquemática do processamento automático de faturas recebidas
O Doxis4 InvoiceMaster baseia-se em três módulos principais, os quais podem ser utilizados separados ou combinados:
Doxis4 InvoiceMaster Read
Procedimento altamente eficaz para a leitura e validação de todos os dados do cabeçalho e de posição (de aprendizagem prévia e autoaprendizagem)
Doxis4 InvoiceMaster Control
Verificação e aprovação de faturas de todos os sistemas e em toda a empresa
Verificação e aprovação de faturas diretamente integradas no SAP (incluindo cliente web para utilizadores não SAP)
Tipos de comprovativos, canais de entrada e idiomas
O Doxis4 InvoiceMaster processa contas e faturas de fornecedores com e sem referência de pedido, faturas parciais e coletivas e faturas de correção. As faturas são incluídas em qualquer formato e provenientes de todos os canais de entrada, desde o correio postal, passando pelo fax até ao e-mail. O Doxis4 também domina o processamento do novo formato ZUGFeRD para faturas eletrónicas. E inclui naturalmente a compatibilidade com SEPA! O Doxis4 InvoiceMaster foi concebido para empresas internacionais e está disponível em vários idiomas.
Do processamento automático ao registo direto
Todo o processo de leitura de faturas com o Doxis4 InvoiceMaster é realizado de forma automatizada: desde a classificação e identificação do idioma do comprovativo, passando pela extração de informações relevantes para o processamento até à validação. A combinação de diferentes métodos de análise, procedimentos de autoaprendizagem e a opção de "treinar" faturas desconhecidas permitem melhorar continuamente o processo de identificação. Os mecanismos de validação, como a verificação da integralidade das informações obrigatórias de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios, verificação da consistência e cruzamento dos dados básicos com os dados das faturas através do sistema de ERP, detetam os erros atempadamente e, assim, reduzem o esforço envolvido na auditoria e aprovação das faturas que se seguem. As faturas com referência de pedido podem ser processadas de forma totalmente automática, desde a conformidade até ao registo direto.
Verificação e aprovação de faturas
O Doxis4 InvoiceMaster suporta os mais diversos cenários de aprovação, de forma a que os processos de aprovação possam ser implementados de forma adaptada a qualquer empresa ou qualquer estrutura organizacional. Estes cenários partem do princípio habitual de controlo duplo e vão até estruturas de aprovação ramificadas de várias fases com verificações paralelas a nível de posição. Caso seja necessário algum esclarecimento, também é possível integrar a qualquer momento outros editores "ad-hoc" no processo de verificação. Naturalmente, as funções do Doxis4 InvoiceMaster incluem regras de substituição e a compatibilidade com caixas de correio de grupo. O Doxis4 InvoiceMaster permite uma participação móvel na aprovação de faturas, a qualquer momento e em qualquer lugar, graças à aplicação web universal ou diretamente por e-mail (Doxis4 Mobile Workflow Access).
Avaliações gráficas
Basta premir num botão para poder criar relatórios especializados pré-configurados no Doxis4 InvoiceMaster com gráficos de barras, de setores, de linhas ou de dispersão, que proporcionam uma imagem atual dos processos de faturas e identificam oportunidades de melhoria: Qual o grau de eficácia do processamento de faturas recebidas? Onde existem congestionamentos? Em que faturas existe uma ameaça de perda de desconto? Qual é a taxa de registo direto em faturas com referência de pedido? Deste modo, o Doxis4 também pode contribuir para uma melhor gestão e um processamento de faturas mais eficiente em geral através do processamento otimizado de faturas individuais.
"Ready for E-Invoicing"
A empresa de auditoria de renome EBNER STOLZ confirmou que o Doxis4 cumpre os requisitos legais para a faturação eletrónica de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios. Os auditores certificam que o produto de software auditado Doxis4, "quando utilizado devidamente e em combinação com os controlos organizacionais específicos pelos clientes do Doxis4, permite o processamento e o arquivo corretos das faturas eletrónicas recebidas e enviadas ao abrigo dos requisitos do artigo 14.º, alínea 1 do código alemão relativo ao imposto sobre o valor acrescentado, nos termos da lei alemã da simplificação fiscal (StVereinfG) de 2011, bem como nos esclarecimentos complementares do Ministério Federal das Finanças da Alemanha (BMF) de 2 de julho de 2012". A EBNER STOLZ conclui que: "Os módulos auditados do software Doxis4 iECM-Suite podem ser considerados apropriados e funcionais para exercer uma contabilidade adequada."
Todo o processo de deteção automática, atribuição, verificação e lançamento de faturas recebidas é documentado e arquivado de forma transparente e à prova de auditorias. Ao utilizar um arquivo do Doxis4, os prazos de arquivamento são geridos automaticamente, de forma a que os documentos que devem ser mantidos sejam armazenados de forma segura de acordo com os regulamentos de conformidade legais, internos da empresa e específicos do setor. Esta segurança é também confirmada pela certificação IDW PS 880, a qual foi atribuída ao Doxis4 iECM-Suite pela empresa de auditoria de renome internacional Deloitte & Touche. Por conseguinte, o arquivo eletrónico no Doxis4 é à prova de auditorias de acordo com as diretivas alemãs dos sistemas de contabilidade (GoBS), o código tributário alemão, o código comercial alemão e os princípios para o acesso a dados e verificação de documentos digitais.
As vantagens que pode obter com o processamento automático de faturas
Vista geral atualizada diariamente
Transparência dos custos
Redução da carga de trabalho
Processamento de faturas totalmente automático até ao registo direto (em faturas com referência de pedido).
Redução de custos de cerca de 50% por fatura; no caso de custos entre 6 e 18 euros por fatura, obtém-se uma redução média de custos de cerca de 6 euros, em qualquer fatura processada automaticamente.
Garantia de cumprimento dos prazos de desconto e de pagamento graças aos tempos de execução mais rápidos, à vista geral sempre atualizada do livro de receção de faturas e ao aviso automático de caducidade iminente do prazo.
Os responsáveis pelos orçamentos mantêm o endividamento total sempre à vista, sendo atualizado diariamente e de forma clara no livro de receção de faturas.
Transparência total dos custos para o plano de liquidez, sem surpresas desagradáveis devido a faturas pendentes ou montantes registados incorretamente.
Os mecanismos de verificação e de validação eficientes garantem que o trabalho de verificação manual é reduzido significativamente e centram-se nos casos que devem ser analisados.
Processo de verificação de faturas transparente com qualidade garantida, que pode ser clarificada graças a um registo completo de todos os passos do processamento.
Amortização da solução pré-configurada se se receber uma grande quantidade de faturas nos primeiros doze meses.
Acesso ao processamento automático de correio recebido
O processamento de faturas recebidas é a solução ideal para aceder ao processamento automático de correio recebido em toda a empresa. O Doxis4 InvoiceMaster baseia-se na tecnologia da solução universal do centro de receção do Doxis4.
Com o centro de receção do Doxis4, é possível registar e distribuir automaticamente toda a entrada de correio, e-mail e fax de uma empresa. Os documentos em papel digitalizados e os documentos eletrónicos são unidos num único processo, eliminando, assim, a incompatibilidade de suportes. Esta solução não só pode ser aplicada em grandes empresas, como é cada vez mais utilizada nas empresas de média dimensão.
Mais sobre o processamento geral de correio recebido com o Doxis4
Resumo do processamento automático de faturas com o Doxis4
Leitura de faturas (Doxis4 InvoiceMaster Read)
Processamento de todas as faturas recebidas, sem incompatibilidade de suporte, através de diversos canais (papel, fax, e-mail, ZUGFeRD)
Processa diversos formatos de faturas (faturas com e sem referência de pedido, faturas parciais e coletivas)
Suporta a recolha inicial e posterior
Identificação OCR para documentos digitalizados
Extração de todas as informações relevantes para o processamento (p. ex., fornecedores e recetores da fatura, dados do cabeçalho e dados básicos, posições, etc.)
Melhoria monitorizada e totalmente automática do processo de identificação
Integração completa com SEPA (campos adicionais para os campos de IBAN e BIC, rotina de verificação dos dados bancários do fornecedor também para IBAN)
Validação e verificação de acordo com o art. 14.º da legislação alemã em matéria de impostos sobre o volume de negócios, bem como com as diretivas associadas
Validação confortável do cliente para a verificação e correção dos documentos
Independente do sistema de ERP implementado e do sistema de arquivo utilizado
Compatível com vários idiomas, moedas e taxas de imposto
Comparação com os dados básicos dos sistemas de ERP (interface SAP certificada, interface universal para todos os outros sistemas de ERP)
Verificação de faturas (Doxis4 InvoiceMaster Control)
Faturas com e sem referência de pedido
Estratégias de aprovação configuráveis
Uma fase/várias fases
Encontra gestores automaticamente
Níveis de aprovação e limitação de montantes
Identificação e verificação de diferenças de preço e quantidade
Princípio do controlo duplo
Trabalho com caixas de correio de grupo e individuais (entrega direta)
Ajuda na contabilização através de sugestões e caixas de diálogo de pesquisa
Listas de contabilização divididas (dados contabilísticos próprios/outros dados contabilísticos)
Controlo através de relatórios e histórico
Mecanismos de escalonamento flexíveis
Comentários individuais por cada passo do processo
Elaboração de documentos para a correspondência com fornecedores
Aprovação paralela através da atribuição do processo a vários colaboradores
Participação no processo móvel com interface web moderna
Integração nos clientes Doxis4 winCube e Doxis4 webCube
Compatível com SEPA: é compatível tanto com IBAN/BIC, como com números de conta/códigos de identificação bancária