Este post não faz exatamente parte da série Aprenda GTD, mas está relacionado. Eu utilizo a agenda do Google no meu sistema GTD e criei este post com dicas para utilizá-la de acordo com a metodologia. Veja como:
No GTD, o planejamento é feito semanalmente. Logo, faz sentido você visualizar sua semana corrente ao acessar sua agenda. Para fazer isso, vá em Configurações > Visualização padrão > Semana.
Já dei essa dica aqui, e a ideia é a seguinte: utilize uma cor padrão de destaque para os compromissos com data e hora e uma cor com menos destaque para inserções que podem ser modificadas (uma tarefa que você precisa fazer naquele dia, mas pode ser qualquer horário, por exemplo). Isso ajuda você a bater o olho na sua agenda e ver o que pode ser alterado caso alguém ligue querendo agendar uma reunião com você, por exemplo. Você pode usar essa cor de menos contraste para tarefas e a cor principal para compromissos.
Uma vez por semana, insira as datas e horas exatas dos compromissos que têm essa configuração e pergunte-se: o que tenho que providenciar para cada um desses compromissos? Eu começo no domingo e vou planejando a minha semana até o sábado seguinte.
Por exemplo, se no domingo eu vou pegar um vôo às 16:35, eu insiro o compromisso com a duração exata. Antes dele, insiro o tempo do embarque e, antes ainda, calculo quanto tempo demoro para chegar. Nesse intervalo, insiro o compromisso “em trânsito” para sinalizar que horas preciso sair de casa. Isso é muito útil porque, se não colocar, vou precisar fazer os cálculos no dia e posso me atrapalhar, além de ser mais estressante. Isso também serve como guia para eu poder planejar as outras atividades do meu dia, que preciso fazer antes.
Dentro do compromisso do vôo, também insiro todas as informações que possam ser úteis, como o número do mesmo, endereço certinho, portão (se já tiver), terminal do aeroporto e por aí vai.
Além de inserir os períodos em trânsito no meu planejamento, eu gosto de inserir também minha rotina matinal, quando acordo, tomo café-da-manhã e me arrumo para sair (bloqueio meia hora no calendário sempre que tenho algum compromisso externo; quando trabalho em casa não preciso), além da quantidade de horas de sono necessária em cada dia. Como estou comprometida a descansar melhor, bloqueio as 8 horas de sono para saber se estou indo dormir no horário certo de acordo com a hora que preciso acordar pela manhã.