Dos fornecedores, pessoas singulares: nome, a morada profissional, o número de contribuinte, o email e o telemóvel. Note que as vias expeditas de contato são essenciais para que se agilizem problemas ou estabeleçam contatos profissionais céleres sobre negócios a acontecer. Com estes dados de contato a NOVANISA não efetua qualquer atividade de publicidade ou marketing.
Clientes meio físico: A NOVANISA tem clientes que são pessoas singulares e outros que são pessoas coletivas, pelo que as nossas fichas de cliente são mistas. Nessas solicitamos o nome, identificação de pessoa singular ou coletiva, a morada (completa), o número de contribuinte, o email e o telemóvel e telefone fixo, morada (completa) de expedição se for distinta da outra morada e o nome e contato da pessoa responsável por receber a encomenda se o titular da mesma for uma empresa. Note-se que as vias expeditas de contato são essenciais para que se agilizem problemas ou estabeleçam contatos profissionais céleres sobre negócios a acontecer. Com os dados de contato a NOVANISA só efetuará atividade de publicidade ou marketing, se o cliente o tiver expressamente consentido ou nos casos em que o pode fazer ao abrigo da lei. Para mais informações, por favor leia abaixo.
Cliente meio digital: para efetuar compras online na loja virtual da NOVANISA terá de se registar. O ato de registo, sem prejuízo de aconselharmos a leitura dos "termos e condições", implica o fornecimento de nome (username), e-mail e escolha de uma password. Por favor escolha uma password de tipo "forte" com letras maiúsculas e minúsculas, caracteres e números. A manutenção da confidencialidade da sua password é inteiramente da sua responsabilidade. Por outro, posteriormente ao registo, ser-lhe-á solicitado o nome da pessoa para quem expedir a encomenda, a morada de expedição e, eventualmente, a morada de faturação, se forem distintas, o número de contribuinte, o e-mail e o telemóvel. Note-se que as vias expeditas de contato são essenciais para que se agilizem problemas ou estabeleçam contatos profissionais céleres sobre negócios a acontecer. Com os dados de contato (email e telemóvel) a NOVANISA só efetuará atividade de publicidade ou marketing, se o cliente o tiver expressamente consentido ou nos casos em que o pode fazer ao abrigo da lei. Para mais informações, por favor leia abaixo.
Os atos de pagamento são essenciais ao estabelecimento regular de transações comerciais normais. Relembre o que leu acima sobre a ficha de cliente NOVANISA. Na ficha de cliente temos um setor dedicado às informações de pagamento dos nossos clientes. Se os nossos clientes decidirem pagar a crédito ou em prestações, solicitaremos o preenchimento de outra ficha – "ficha de crédito".
No que respeita à "ficha de cliente" no setor dedicado aos pagamentos está automaticamente preenchida a opção "pp", quer dizer pronto-pagamento. No final da ficha de cliente pediremos uma assinatura sua e inscreveremos a data da transação. Para os clientes que efetuam o pagamento de imediato, está é a única informação de pagamento que recolhemos sobre eles.
No que respeita aos clientes que necessitam de pagar em prestações ou em momento diferido, preencheremos com os seus dados uma "ficha de crédito". No setor dedicado aos meios de pagamento temos as seguintes opções a preencher, caso a caso: pagamento em prestações; pagamento a 30 dias; pagamento a 60 dias. Identificação da instituição de crédito que concedeu financiamento, balcão da instituição de crédito que concedeu financiamento, fornecedores correntes. Identificação dos responsáveis pelas compras e pelas cobranças, seus números de telemóvel e endereços de correio eletrónico. No final da ficha de crédito pediremos uma assinatura sua e inscreveremos a data da transação.
- Finalidade dos Tratamentos:
Para recolher os dados pessoais de fornecedores e clientes (nome, morada, NIF), a finalidade do nosso tratamento está prevista no artigo 6º nº 1 alínea c) do RGPD e artigo 6º alínea b) da LPDP, ou seja, estes são dados pessoais necessários para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito.
Ficha de Fornecedor/Cliente:
Para recolher os dados pessoais de contato de fornecedores e clientes pessoas singulares e coletivas (email e telemóvel, morada de expedição, nome do responsável pela encomenda e seus contatos, entre outros detalhados acima), a finalidade do nosso tratamento está prevista no artigo 6º nº 1 alínea b) do RGPD e artigo 6º alínea a) da LPDP, ou seja, estes são dados pessoais necessários à execução do contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados, por exemplo orçamentos ou simulações de acordos de pagamento. Não obstante o contrato de compra e venda entre as partes ser realizado tanto fisicamente como pela via online, os dados de contato direto das partes, mormente do titular dos dados, é essencial para que, por exemplo, em caso de dificuldades em realizar a encomenda, necessidade de substituir produtos, erros de inventário, demora na entrega, entre outros, o comprador/titular dos dados seja informado o mais rápido possível. A garantia da prestação do melhor serviço, designadamente cumprimento das normas da compra e venda, só consegue ser feita com essas ferramentas.
Para recolher as informações de pagamento descritas acima, a NOVANISA entende que a finalidade deste tratamento está salvaguardada no artigo 6º nº1 alínea f) do RGPD e artigo 6º alínea e) da LPDP, ou seja, são dados necessários para prosseguir um interesse legitimo da NOVANISA. A NOVANISA entende que concedendo a possibilidade do cliente (empresa ou particular) pagar em momento diferido (1 a 2 meses), é justificado para proteção dos seus interesses legítimos (garantir a boa cobrança pelos seus serviços) solicitar ao titular as informações acima descritas. As mesmas não se revelam excessivas em face da necessidade da NOVANISA garantir que apreende o mínimo de informações necessárias a assegurar que o cliente tem crédito, quem lhe concedeu crédito e eventualmente em que balcão foi concedido esse crédito. Todas as informações são tidas por impreterivelmente essenciais, por não excessivas, e adequadas a realizar diligências de cobrança extrajudicial e, eventualmente, judicial.
Os pagamentos realizados online, como poderá atestar ao ler nos "termos e condições" da NOVANISA, são realizados por transferência bancária para o IBAN da NOVANISA ou mediante cobrança. Não conectamos nenhum IBAN em específico a nenhum cliente, a única informação que recolheremos é a relativa ao pagamento efetuado e por que via.
Com os dados de identificação e nascimento, contato, mormente telefone, telemóvel, morada e endereço de correio eletrónico, poderemos, se o titular dos dados der o consentimento nos termos dos artigos 6º nº1 alínea a) e 7º do RGPD e artigo 6º LPDP efetuar atividades de publicidade e marketing, para informar os interessados das nossas campanhas, promoções, saldos e descontos e felicitar os sócios gerentes na data do seu aniversário.
Nas campanhas efetuadas online, cumprimos o artigo 21º do DL n.º 7/2004, de 07 de janeiro, ou seja identificamos claramente de modo a serem apreendidos com facilidade por um destinatário comum a natureza publicitária da mensagem assim que seja apresentada no terminal, o anunciante e as ofertas promocionais, como descontos, prémios ou brindes, e os concursos ou jogos promocionais, bem como os condicionalismos a que ficam submetidas essas mesmas.
Adicionalmente também cumprimos o artigo 13º-A da Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, que dita que está sujeito a consentimento prévio e expresso do titular dos dados (pessoa singular), o envio de comunicações não solicitadas previamente para fins de marketing direto, designadamente através da utilização de sistemas automatizados de chamada e comunicação que não dependam da intervenção humana e outros tipos de aplicações similares. O mesmo aplicamos aos nossos clientes que são, em efetivo, pessoas coletivas (empresas). Este normativo permite, todavia, que o fornecedor de determinado produto ou serviço que tenha obtido dos seus clientes, nos termos da LPDP, no contexto da venda de um produto ou serviço, as respetivas coordenadas eletrónicas de contacto, possa utilizá-las para fins de marketing direto dos seus próprios produtos ou serviços análogos aos transacionados, desde que garanta aos clientes em causa, clara e explicitamente, a possibilidade de recusarem, de forma gratuita e fácil, a utilização de tais coordenadas, no momento da respetiva recolha e por ocasião de cada mensagem, quando o cliente não tenha recusado inicialmente essa utilização.
Os titulares dos dados pessoais têm direitos, a sua extensão e limites decorre da lei e do Regulamento Geral de Proteção de Dados, pelo que a NOVANISA aqui se limita a cumprir a obrigação legal de informação dos mesmos, designadamente:
O exercício dos direitos dos titulares não pode ser coartado ou limitado, mas quando o titular não puder legalmente exercer o direito que se arroga, a NOVANISA compromete-se, no mais curto espaço de tempo possível, a explicar fundamentadamente a razão dessa limitação ao exercício do direito. O exercício dos direitos dos titulares é, em regra, gratuito. Pode ser cobrada uma taxa simbólica, mediante análise especifica do caso concreto, para a qual o avisaremos fundamentadamente. O exercício dos direitos dos titulares dos dados deve ser exercido mediante o envio de uma mensagem de correio eletrónico para jlopes@novanisa.pt, colocando no assunto "EXERCÍCIO DE DIREITO RGPD", ou carta registada para a morada Rua da Marialva nº 111, Vale de Milhaços, 2855-428, Corroios, ao cuidado de Joaquim Lopes, o Responsável pelo Tratamento.
- Prazos de conservação e política de eliminação dos seus dados pessoais:
A nossa política de conservação e eliminação de dados pessoais funciona de modo próprio. A NOVANISA procura aplicar, dentro do que está ao seu alcance económico e financeiro, custos, natureza dos dados, âmbito, contexto, finalidades de tratamento e riscos de afetação provável dos direitos, liberdades e garantias dos titulares dos dados, as medidas técnicas e organizativas adequadas a garantir a segurança dos seus dados pessoais.
A forma como estabelecemos a nossa política de conservação e eliminação dos dados baseia-se na nossa experiência comercial. Os seus dados pessoais são conservados por nós, conforme a relação que estabelecemos consigo. Se é um cliente ou fornecedor de longa data (frequente e consistente) temos todo o interesse em conservar os seus dados, porque contratamos frequentemente consigo. Mas vamos passar a pedir-lhe, de tempos a tempos (de três em três anos) ou se tal se justificar por outro motivo, para atualizar os seus dados de identificação e faturação, por forma garantir a qualidade dos dados que detemos sobre si.
Fornecedores, pessoas singulares:
Os dados pessoais dos nossos fornecedores são conservados por, pelo menos, 15 anos, se outro mais longo não lhe couber, designadamente em virtude do exercício de direitos perante autoridades e tribunais e até ao trânsito em julgado de decisão judicial. Necessitamos de conservar estes dados por este período para que possamos comprovar, junto de autoridades competentes, o cumprimento das nossas obrigações tributárias e de outra natureza. O decurso deste prazo comina na eliminação dos dados pessoais relativos a fornecedores. Independentemente de lhe solicitarmos a atualização dos seus dados, por forma a garantirmos a qualidade dos mesmos que conservamos durante aquele período.
Clientes pessoas singulares e encarregados pelos clientes empresa:
Os dados de contato/expedição/envio e pagamento são conservados de acordo com a finalidade ou propósito que servem. Os dados necessários para efetuar faturação são conservados por um período de 15 anos, se outro mais longo não lhe couber, designadamente em virtude do exercício de direitos perante autoridades e tribunais e até ao trânsito em julgado de decisão judicial. O decurso deste prazo comina na eliminação dos dados pessoais relativos a clientes. Independentemente de lhe solicitarmos a atualização dos seus dados, por forma a garantirmos a qualidade dos dados que conservamos durante aquele período.
Os dados pessoais que se reportam essenciais à celebração do contrato, em regra os que constam da ficha de cliente, serão conservados pelo menos por 5 anos. Por uma questão de facilidade e agilização de processos, se cada vez que quisesse contratar connosco tivesse de nos facultar os seus dados pessoais novamente, tal era extremamente ineficaz. Eliminamos os dados dos nossos clientes depois deste prazo, pois a possibilidade da sua desatualização e inexatidão não é negligenciável. Para efetuar um tratamento legal, leal e transparente dos seus dados pessoais precisamos de os ter atualizados. Claro que se for um cliente frequente, iremos preferir solicitar-lhe a sua atualização. Todavia, caso seja determinado pelos nossos serviços que se trata apenas de cliente ocasional ou transação única, iremos eliminar os seus dados no prazo de 5 anos. Se outro prazo mais longo não lhe couber, designadamente em virtude do exercício de direitos perante autoridades e tribunais e até ao trânsito em julgado de decisão judicial.
Os dados relacionados com informações de pagamento são conservados pelo período estritamente necessário ao efetivo e pontual cumprimento das obrigações pecuniárias a que os clientes se vinculam por contrato. Os dados não serão eliminados, se decorrer ou tiver decorrido processo extrajudicial ou judicial de cobrança, e enquanto não transitar em julgado decisão judicial sobre o processo que se encontrar em curso. Concluídos os eventuais procedimentos de cobrança, os dados só serão conservados por mais 5 anos. O decurso deste prazo comina na eliminação dos dados pessoais relativos a clientes.
- Entidades Subcontratadas:
A NOVANISA subcontrata os serviços de empresa de contabilidade para proceder ao cumprimento das suas obrigações fiscais, contratuais e outras. Naturalmente que dentro dessa relação contratual com a empresa de contabilidade estão incluídos os dados pessoais dos nossos clientes e fornecedores, na medida em que são necessários para proceder à faturação, cálculo de impostos e outras obrigações a que a NOVANISA está legalmente sujeita.
NOVANISA não procede a outro tratamento, nem tem outra finalidade para a qual precisa dos seus dados, com a exceção daquelas que já identificou.
Não cedemos os seus dados a outras entidades ou transferimos para o estrangeiro qualquer informação, que não por objetivo realizar/concluir os serviços que nos adjudicou.
Quando/se o fizermos, será para realizar uma função contratual, relacionada com a prestação dos nossos serviços. Para proceder à expedição dos produtos que adquiriu junto da NOVANISA, poderemos ter de fornecer os dados pessoais de contato, expedição e envio à transportadora GLS – Transportadora & Logística.
Linha de Apoio +351 707 200 607
O serviço de apoio está à sua disposição de Segunda-feira a Sexta-feira, das 09h00 às 19h00.
Só cedemos os dados necessários à realização dos serviços de transporte.
- Perfis?
- As nossas tecnologias de informação:
Tem de ter em conta que somos uma empresa que aderiu às tecnologias da informação e escolheu o ciberespaço para estar mais próximo dos seus clientes. A loja online da NOVANISA é prova disso.
Por essa razão, e porque precisa de manter eficiência nos seus processos organizativos, a NOVANISA usa (subcontrata) software de empresa terceira. O PHC com múltiplas funcionalidades, entre as quais, de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) ou planeamento dos recursos da empresa, que é um sistema de informático polivalente responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde a faturação até o balanço contabilístico, fluxo de caixa, de apuramento de impostos, administração de pessoal, inventário, entre outros. Mais, subcontrata a empresa Tecniware, Sistemas de Informação, Lda. para gerir toda a sua infraestrutura.
O conjunto de atividades e soluções empresariais alcançadas por recursos automatizados visa permitir a obtenção, o armazenamento, o acesso, a gestão e o uso de dados pessoais de modo simples, fácil e organizado.
Nós temos uma parte significativa das informações pessoais de clientes e fornecedores alojadas e suportadas por este software. Isto significa que grande parte da nossa informação sobre si, nossa informação comercial, laboral, e outra está alojada no PHC. A NOVANISA fará por garantir que os softwares e empresas que subcontrata estão a cumprir com diligência as suas obrigações legais e contratuais. Entrará em contato com o titular dos dados sempre que for pertinente, a lei ou autoridade administrativa sancionatória o obrigue.
Temos um servidor físico nas nossas instalações.
- Informações especificas sobre o WEBSITE NOVANISA
No website: www.novanisa.pt
De forma geral, pode visitar, navegar e ler as informações do nosso website sem que tenha de fornecer nenhum dado pessoal. Só terá de o fazer se quiser adquirir produtos através da nossa loja online.
Podem existir funcionalidades, que não são da responsabilidade da NOVANISA, que recolhem dados estatísticos e que os armazenam nos seus servidores. Podemos usar esses dados estatísticos para no futuro melhorar a sua experiência de navegação. Mas não pretendemos, nem iremos vistoriar esses dados estatísticos com frequência. Se alguma coisa não o satisfaz, por favor contate-nos.