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Verifique os seus documentos de faturação antes de os assinar legalmente
Com todas as alterações legais associadas à emissão dos documentos de faturação, é essencial que no momento da sua emissão, sejam validados todos os campos de modo a evitar erros.
Para isso, o Software PHC dispõe da funcionalidade de rascunho associada aos documentos de faturação que se encontra disponível nas Gamas PHC Corporate CS, PHC Advanced CS e PHC Enterprise CS, a partir da versão 2014.
Com esta funcionalidade é possível alterar todos os dados do documento até que o mesmo seja dado como finalizado. Desta forma, é possível corrigir eventuais erros que possam ocorrer no momento da sua emissão, como por exemplo erros de digitação.
E como configurar esta opção?
É muito simples, basta aceder à configuração do documento de faturação sobre o qual pretende ativar esta opção, e pesquisar por rascunho. Nesta configuração irá encontrar a opção "Permite documentos em rascunho".
Após efetuar esta configuração passará a ser possível emitir documentos de faturação e posteriormente proceder a alterações.
Quando lança um documento, numa série com esta configuração ativa, passará a ser possível efetuar qualquer tipo de alteração, isto porque o documento ainda não se encontra finalizado fiscalmente, ou seja não está assinado.
Tendo a confirmação que o documento em questão já não irá sofrer mais alterações, como por exemplo preços ou quantidades, poderá proceder à sua finalização. Para tal, estando posicionado no documento de faturação, poderá finalizar o documento clicando sobre o botão "Finalizar e Imprimir", que se encontra do lado direito do ecrã de faturação.
Após selecionar esta opção deixará de ser possível efetuar alterações ao documento, no que diz respeito a campos com relevância fiscal, como por exemplo o preço ou a quantidade.
Com esta configuração temos a garantia que os documentos emitidos estão com a informação correta, dado que o mesmo já foi validado antes a sua finalização.
Esta funcionalidade apenas se encontra disponível a partir da emissão manual de documentos, e é mais uma entre as diversas funcionalidades que o Software PHC tem para lhe oferecer.