A Canon no setor legal
Satisfazer as exigências dos clientes, mantendo a rentabilidade e a competitividade
Devido à pressão para serem mais competitivas, melhorarem o serviço prestado aos clientes e reduzirem os custos, as empresas de advogados estão a mudar a forma como trabalham e os processos essenciais. As principais empresas de advogados estão a transitar para o formato digital, a encontrar formas inovadoras de se relacionarem com os clientes e reduzirem os custos. Ao mesmo tempo, estão a tornar-se cada vez mais rigorosas no cumprimento das obrigações em termos de confidencialidade e conformidade. Disponibilizamos os processos e as práticas para transformar as operações que garantem a atuação da justiça.
A nossa experiência com empresas de advogados em todo o mundo deu-nos um profundo conhecimento dos processos e das tecnologias que podem mudar os escritórios de advogados. Podemos dar às empresas uma melhor visibilidade de todos os custos referentes a um caso, o que facilita a recuperação dos mesmos através dos clientes, independentemente da forma de faturação. A mesma visibilidade ao nível de processos ajuda a eliminar estrangulamentos de informações e a controlar as versões e o registo de auditoria, um aspeto essencial para questões de conformidade.
Trabalhamos com escritórios de advogados de todas as dimensões em toda a Europa, desde empresas independentes locais a grandes empresas. Os nossos serviços e soluções adaptam-se às necessidades dos escritórios, auxiliando os processos de fusão e aquisições e acompanhando as necessidades.
A experiência internacional mostrou-nos que, embora existam muitas diferenças culturais, as necessidades essenciais relacionadas com a conformidade, gestão de documentos, impressão e digitalização dos escritórios de advogados são as mesmas.
Da mesma forma, os desafios do controlo de custos, da qualidade de serviço e da disponibilização de uma experiência excecional aos clientes são universais.
É por esta razão que muitas empresas recorrem à Canon, para as ajudarmos com os serviços, sistemas e processos que constituem as bases de uma fidelidade contínua do cliente e uma conformidade regulamentar eficiente. As soluções da Canon abrem caminho para a criação e fornecimento de serviços que os clientes adoram.
Arquivo e partilha de informações sobre casos
Partilhar informações no início de uma relação com clientes ou durante uma audiência requer bastante papelada. O resultado para o cliente é um processo lento e dispendioso. O controlo das versões é uma das principais preocupações, na medida em que contribui para uma gestão bem-sucedida do caso e para a conformidade. A Canon dispõe de soluções que convertem os processos baseados em papel em formato digital, reduzem o risco da ocorrência de erros e introduzem controlos que ajudam a gerir e a armazenar informações. As soluções da Canon são escaláveis, personalizadas e complementam o tradicional software legal, tal como a gestão de conhecimentos e as aplicações de fluxo de trabalho de casos.
Recuperação dos custos do cliente
Para efetuar uma cobrança rigorosa e precisa dos custos de determinado serviço ao cliente, é necessário ter um conhecimento total de todos os custos associados a um caso específico. Desta forma, o cliente consegue ter uma perceção do valor e pode ver como o seu dinheiro foi utilizado. As soluções de gestão da faturação da Canon ajudam a reduzir a discordância referente a honorários e a aumentar os lucros, ao garantir que os custos não são negligenciados e podem ser recuperados. Também lhe permite ter uma melhor visibilidade dos custos associados a cada caso, mesmo em transações com taxas fixas.
Os sistemas de armazenamento e proteção de dados confidenciais têm de ser comprovadamente seguros. É por isso que, de acordo com o IDC, 16% dos orçamentos de TI de empresas do setor jurídico é gasto no cumprimento de requisitos de conformidade*. Para haver um cumprimento da conformidade, são necessários controlos rigorosos sobre quem tem acesso aos dados e aos documentos, para que seja possível controlar quando e como são utilizados. Muitos clientes empresariais também exigem uma conformidade visível com regulamentos específicos. As soluções de assinaturas digitais e impressão segura da Canon ajudam a reduzir os custos de conformidade e o risco de falhas.
As consequências do envio de uma carta confidencial para a pessoa errada podem ser prejudiciais. Além disso, os custos de gestão das relações com os clientes e das comunicações de marketing são bastante significativos. A Canon introduziu o Centro de correio digital e outros processos de gestão de documentos que reduzem o risco da ocorrência de erros e controlam a correspondência processada com todos os clientes. As soluções de impressão da Canon também ajudam a automatizar as comunicações de marketing e a reduzir os custos, preservando a qualidade da apresentação. Este é um fator-chave a ter em conta nas propostas para novos negócios.
Tal como acontece com as comunicações com clientes, as quebras internas de confidencialidade podem ter consequências graves. Sempre que equipas trabalham juntas num caso, é necessário um controlo rigoroso das versões de documentos em papel e digitais. As soluções de gestão de documentos da Canon proporcionam comunicações internas seguras, eficientes e em conformidade, promovem uma colaboração produtiva e a prestação de serviços mais eficazes aos clientes.
Gestão de impressões críticas
A impressão pode acarretar custos significativos mesmo para um escritório relativamente pequeno. É possível imprimir a maior parte dos materiais de forma segura, com um registo do local onde foram impressos e do autor da impressão. A Canon pode reduzir o tempo e os custos imprevisíveis que a gestão de um conjunto de impressoras implica, garantindo que os processos de impressão cumprem as regras dos tribunais e dos reguladores. A Canon pode ajudar na gestão da informação, independentemente da forma em que esta é utilizada, seja em papel ou formato digital. E enquanto solução de gestão, o nosso serviço pode ser ampliado ou reduzido de acordo com as necessidades do escritório.
Gestão financeira e de compras
As soluções e os serviços da Canon são utilizados por vários escritórios de advogados para a gestão do respetivo fluxo de caixa. Permitem reduzir os custos administrativos e ajudam a evitar o pagamento de juros de mora, tirando o máximo partido de descontos pelo pagamento antecipado, com soluções específicas para as principais funções, como o processamento de faturas. As equipas do setor financeiro podem ter uma muito maior visibilidade de todas as compras dos departamentos e um acesso mais fácil a essas informações, garantido que a empresa está a conseguir o melhor valor.