Como fazer controle de notas fiscais + 7 dicas
Você sabe como fazer controle de notas fiscais? Confira 7 dicas que vão te ajudar no dia a dia de seu negócio
Como fazer controle de notas fiscais de maneira eficiente e evitar problemas financeiros e tributários, conheça 7 dicas.
Como anda o controle de notas fiscais da sua empresa? Convenhamos que fazer uma boa gestão desse tipo de documento é um desafio para muitos empreendedores.
Se esse é o seu caso, fique tranquilo que temos a solução!
Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas empresas, principalmente as pequenas e médias.
No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, pode evitar retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades com a Receita Federal, o que vai ser positivo no resultado financeiro de sua empresa.
Confira agora 7 dicas e nunca mais deixe passar uma venda sem a emissão da devida nota fiscal!
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7 dicas de como fazer controle de notas fiscais
1 – Estabeleça uma rotina de processos
Dessa forma, procure criar uma estratégia que padronize os procedimentos de entrada e saída das notas fiscais, evitando problemas como perda de documentos, prazos expirados e tempo gasto de maneira desnecessária.
2 – Verifique a autenticidade das notas fiscais
Verificar a autenticidade das notas fiscais emitidas e recebidas é extremamente importante para evitar problemas tributários e financeiros. E é muito simples fazer isso.
Acesse o site da Fazenda e clique em "consultar NF-e completa". Depois, será solicitado que você digite a chave de acesso, que é uma sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
A seguir, é necessário digitar os seis caracteres de uma imagem que aparecerá na tela. Em seguida, basta clicar em "continuar" e você terá todas os dados à sua disposição.
3 – Organize e armazene as notas fiscais
Todas as empresas estão sujeitas a auditorias e fiscalizações. Por isso, é importante manter as notas fiscais bem organizadas e armazenadas. Isso facilita a localização desses documentos quando necessário.
O primeiro passo é separá-las entre as notas emitidas e as recebidas. Depois, procure categorizá-las por data, cliente, etc.
Vale lembrar que a organização e o devido armazenamento torna essa rotina de trabalho mais fluida. Assim, o acesso às notas fiscais fica mais fácil e rápido.
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4 – Atente-se aos prazos para pagamento
A nossa 4ª dica de como fazer controle de notas fiscais diz respeito aos prazos para pagamento.
Assim, você estará sempre em dia com as suas obrigações financeiras, sem precisar pagar juros e multas e prejudicar o caixa da empresa.
5 – Cultive uma boa relação com clientes e fornecedores
Empresas que não cultivam essa boa relação têm dificuldades para conseguir documentos, corrigir ou cancelar alguma nota fiscal em casos de necessidade imediata e acabam tendo que pagar taxas abusivas e lidar com a pesada burocracia do governo.
6 – Invista em automatização
Pois saiba que essa é uma boa maneira de utilizar a tecnologia ao seu favor.
Ao utilizar um software para gerenciamento de nota fiscal eletrônica, você minimiza os riscos de falhas humanas e ainda consegue otimizar tempo e dinheiro. Além disso, o controle das notas e os registros financeiros ficam mais simplificados.
O NFe.io é um software que pode te ajudar. Ele emite notas fiscais eletrônicas e faz o envio automático para o cliente, evitando o trabalho manual e otimizando o tempo de toda a equipe.
Além disso, o cálculo tributário também é feito automaticamente, sendo necessário apenas enviar os dados mínimos necessários que o NFe.io cuidará de todo o resto. Vale a pena conferir!
7 – Tenha um contador de confiança
Poder contar com um profissional especializado em contabilidade faz toda a diferença. Portanto, a nossa última dica de como fazer controle de notas fiscais é procurar um contador de confiança e passar para ele todos os dados financeiros do seu negócio.
E aí, ficou claro como fazer controle de notas fiscais?
Lembre-se de que um bom gerenciamento é capaz de evitar futuras dores de cabeça relacionadas a problemas financeiros e tributários.
Além de tudo que foi dito acima, empresas que prestam serviços para terceiros e fazem a emissão de notas para eles, precisa de uma interface única, ligada a diversas prefeituras e que emite notas fiscais de diferentes CNPJ, algo que o NFe.io oferece, além de uma API aberta, que pode facilitar muito o trabalho de desenvolvedores.
Outros negócios que se favorecem muito desse sistema são startups que buscam mais produtividade, automatizando seus processos, além de empresas que emitem uma grande quantidade de notas fiscais todo mês, por trabalharem com recebimentos recorrentes, como academias, cursos, SaaS, entre outras.