Dando continuidade à série de posts aprenda em 1 minuto, que na semana passada falou sobre software jurídico, resolvemos desmistificar desta vez outro assunto que sempre foi muito questionado por profissionais de departamento jurídico e do mercado em geral: a assinatura digital.
Como o nome já indica, é uma ferramenta que permite que você reproduza a sua assinatura em documentos de modo digital, sem qualquer necessidade de impressão de papel.
Totalmente. Esses mecanismos utilizam criptografia e vinculam o certificado digital no documento eletrônico assinado, uma espécie de registro de autenticidade. Além disso, a assinatura digital é um instrumento aceito pela justiça, pelas empresas e pelo Governo, tendo total respaldo legal.
O autógrafo convencional é substituído por um certificado digital e uma chave privada exclusiva do seu proprietário. O certificado digital serve para comprovar que a chave pertence à pessoa. Além da identificação e das informações da chave, ele [o certificado] é assinado por uma Autoridade Certificadora, uma espécie de ‘terceiro’, uma pessoa em quem signatário e destinatário do arquivo, ou documento, confiam.
Em suma, para conseguir uma assinatura digital é preciso se dirigir até uma destas entidades e requisitar uma chave privada. As ACs (Autoridade Certificadora) são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Porque o departamento jurídico é responsável por um grande quantidade de documentos de diversos setores da empresa. Com a assinatura digital, o departamento economiza, em primeiro lugar, um grande volume de papel, correio etc, redução de custos estimada em 70%. Assim que toda a documentação é digitalizada, é possível criar um fluxo eletrônico de tramitação usando o workflow da organização (análise dos documentos seriada), contando com o tempo de cada profissional e elencando ordens de prioridade, por exemplo. A recomendação é que departamentos jurídicos contratem esta solução junto a um sistema mais completo de gestão de departamento jurídico, como o ProJuris ENTERPRISE, por exemplo.