Tecnologia em gestão financeira: como melhorar a saúde da empresa
A gestão financeira é um fator de grande impacto em qualquer tipo de empresa. Para que qualquer tipo de negócio seja autossustentável, tenha bons resultados e prospere, é preciso ter um controle financeiro apropriado e centrado nas métricas de saúde.
O gestor responsável sabe que uma de suas principais obrigações com a empresa é jamais perder o controle da situação financeira. E, para conseguir manter esse domínio, com todo o bombardeamento de dados e informações nos dias de hoje, é mais do que necessário apostar na tecnologia em gestão financeira.
Com a velocidade no surgimento das inovações tecnológicas, é comum que em vários aspectos ainda estejamos tentando entender como se comportar ou se posicionar diante dessa nova realidade que nos cerca. Se você também se sente meio perdido no meio desse bombardeio, nós iremos te ajudará a entender como a tecnologia pode beneficiar a saúde financeira da sua empresa, além de te dar dicas de como colocar esse plano em prática. Acompanhe!
Como faço o diagnóstico da saúde financeira da minha empresa?
Para manter a saúde financeira da sua empresa é preciso, primeiramente, montar uma boa análise da condição econômica do seu negócio. Para isso, deve-se examinar os indicadores certos, ou seja, aqueles que verdadeiramente contribuem para o diagnóstico da saúde do seu negócio. Sem essas métricas, não há como otimizar a gestão financeira, e respectivamente o controle financeiro da sua empresa, ou tomar cuidados necessários, ou ainda fazer projeções.
Assim, o diagnóstico da saúde financeira da sua empresa deve conter dados dos seguintes indicadores:
Índice de Faturamento.
Esse pode parecer um índice óbvio, porém é de extrema importância e por isso é importante ressaltá-lo. O índice de faturamento determina quantos negócios estão sendo fechados, ou seja, quanto está sendo comercializado e quanto de dinheiro está entrando no cofre do seu negócio. Aliás, é essa a métrica utilizada na comparação com a meta para averiguar a eficiência da estratégia adotada pela sua empresa.
Se você projetou a comercialização de uma quantidade "X" de mercadorias, mas as vendas estão menores do que o esperado, o faturamento será igualmente inferior. Assim, essa análise te permite identificar o momento de partir para o plano B, e retomar o faturamento desejado.
O faturamento pode ser medido na forma bruta e líquida. Ambas são importantes, e diferem-se apenas em relação ao desconto do valor dos impostos apresentado pela segunda forma.
Recebimentos e Prazos de Recebimentos.
Faturamento e Recebimentos não são sinônimos do mesmo evento. Enquanto o faturamento diz respeito a uma promessa do quanto a empresa está recebendo por suas vendas, o recebimento diz respeito à realidade palpável das vendas. Essa diferença é facilmente vista nas empresas que fazem muitos negócios de pagamento a prazo: o faturamento pode ser alto, porém como ele reside majoritariamente nas parcelas da negociação, o recebimento é baixo.
Juntamente a esse cenário, o prazo do recebimento também é de extrema importância. Sua análise define se há uma demora para que a empresa receba pelo produto ou serviço comercializado. Esses indicadores irão definir se as políticas de vendas a prazo precisam ser revistas.
Índice de Endividamento.
Esse índice se relaciona diretamente com os ativos e passivos da empresa, e demonstra a quantidade dos recursos da empresa que são provenientes de terceiros, como empréstimos e financiamentos, em relação aos recursos próprios.
Para calculá-lo, divide-se o total do passivo pelo total do ativo e multiplica-se o resultado por 100. Quanto maior o índice, maior o endividamento da empresa. Porém, é preciso saber avaliar quando isso é um indicador ruim ou não para o negócio, afinal, o alto índice pode significar injeção de capital externo para crescimento e expansão.
Esse índice representa as despesas que não variam, independentemente da situação financeira da empresa. Essa métrica interfere diretamente na lucratividade, e por isso precisa ser estável, caso contrário pode tornar o negócio inviável.
Além disso, para conseguir avaliar com exatidão a saúde financeira da empresa, o valor do custo fixo precisa ser preciso.
Esse é o índice mais relevante, e revela se a saúde da empresa está boa ou em risco e se o negócio tem capacidade de gerar resultados reais, ou seja, se a empresa é sustentável de fato.
Para calculá-lo é necessário dividir o faturamento bruto mensal pelo lucro líquido e multiplicar por 100 para obter um valor percentual.
Esse índice representa o valor que cada cliente ou venda representa para o faturamento da empresa. Através dessa métrica, é possível avaliar se a estratégia de vendas está funcionando, ou se esse é o motivo dos poucos resultados e da demora de se atingir o ponto de equilíbrio entre custo e renda.
Em projetos em andamento, essa métrica é quem irá ditar em que momento o retorno sobre o investimento começará a acontecer.
Ponto de Equilíbrio Financeiro (Break Even).
Esse índice ajuda a analisar a saúde financeira da empresa de forma bastante prática, uma vez que é ele quem determina o ponto a partir do qual toda receita gerada passa a ser lucro.
Chega-se ao ponto de equilíbrio quando todas as despesas da empresa se igualam ao faturamento, mais precisamente ao ticket médio. Para realizar essa análise é importante levar em consideração as atividades desenvolvidas na empresa e em que área o negócio atua.
Quais as vantagens de usar a tecnologia em gestão financeira para melhorar a saúde da minha empresa?
De maneira geral, a tecnologia promove precisão na coleta e no armazenamento de dados, sendo possível obter informações valiosas para a gestão.
Mais especificamente, usar a tecnologia em gestão financeira resulta em benefícios como a otimização do armazenamento de dados, aumento da eficiência e otimização dos processos e da rotina de trabalho, otimização da tomada de decisões e do planejamento estratégico, melhora da gestão de tempo com automatização de processos, otimiza a gestão financeira, entre outros.
Essas vantagens agem diretamente no controle financeiro da empresa, principalmente influenciado a redução de custos, tendo por consequência a melhora da saúde financeira do negócio.
Como utilizar a tecnologia a meu favor no controle financeiro da minha empresa?
No momento de avaliar o que precisa ser melhorado e elaborar um bom plano de ação para garantir a boa saúde financeira da sua empresa, é indispensável contar com dados de alta precisão. Para isso, utilizar a tecnologia é mais do que aconselhável, é imperativo. Confira abaixo como você pode usá-la a seu favor:
Tenha um controle preciso das movimentações financeiras.
Para preservar a saúde financeira do seu negócio, ter um controle acurado de tudo que entra no caixa, classificar quais são as saídas de dinheiro e saber exatamente onde a empresa está gastando são condições indispensáveis. As entradas e as saídas previstas e efetivas devem ser registradas separada e detalhadamente.
Lembre-se que todo o trabalho feito pelo controle financeiro serve de suporte para o desenvolvimento das demais áreas da empresa.
Utilizar um sistema de gestão automatizado permitirá que você tenha um controle minucioso sobre essas atividades, reduzindo drasticamente a probabilidade da ocorrência de erros no processo.
Elabore um planejamento estratégico assertivo.
Para que o seu planejamento seja verdadeiramente eficaz, ele precisa contemplar tanto os valores a serem recebidos, os pagamentos a serem realizados, quanto a consolidação do capital de giro. Estude bem o mercado e fique atento a tudo que possa afetar a empresa financeiramente. Se for bem elaborado, o planejamento financeiro livrará a empresa de muitos problemas no futuro.
Para conseguir elaborar um planejamento estratégico que te dê vantagem competitiva, é preciso contar com dados extremamente confiáveis e precisos. Mais uma vez, contar com a tecnologia em gestão financeira será o diferencial para esse momento.
Existem inúmeros sistemas de gestão que contam com dashboards completos capazes de fornecer informações cruciais para assegurar sua vantagem competitiva, facilitar sua análise e oferecer a flexibilidade necessária para que a sua estratégia se modifique na mesma velocidade que as mudanças do mercado.
Mantenha as finanças pessoais e empresariais separadas.
Apesar de não ser uma prática aconselhável, muitos empresários que acabam de abrir seu próprio negócio ou são donos de pequenas empresas costumam retirar dinheiro direto do caixa da empresa para pagar contas particulares. Um dos riscos de seguir dessa forma é a perca do controle financeiro da empresa, gerando enorme confusão patrimonial.
Para não pôr a saúde financeira do seu negócio em risco e manter o planejamento, o mais indicado é que você determine um valor fixo mensal para retirar para si, como uma remuneração.
Nesta situação, a tecnologia te ajuda, e muito, ao manter o controle rigoroso do financeiro da sua empresa, te livrando do risco iminente dessa prática.
Em todo caso, sempre que possível, mantenha duas contas distintas para a empresa e para suas necessidades pessoais!
Uma das maiores vantagens do uso da tecnologia no controle financeiro é, sem dúvidas, o potencial de redução de custos, tanto de capital humano quanto de capital monetário, que ela entrega.
Hoje em dia, muitas das soluções que estão no mercado tem como propósito facilitar a vida tanto do pequeno quanto do grande empresário, e por isso não exigem grandes investimentos. Além disso, o ROI dessas tecnologias costumam ser altos e muito benéficos para a saúde financeira da empresa.
A tecnologia em gestão financeira tem tudo para ser seu maior aliado, basta encontrar aquela que mais se adapta as suas necessidades e deixá-la provar para o que veio.
Este artigo foi escrito por Carolina Crumo, do time de marketing do VExpenses, plataforma de gestão de reembolso de despesas que já ajuda empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de reembolso de despesas de funcionários.