As consultas ajudam a exibir, adicionar, alterar ou excluir dados de seu banco de dados do Access. Alguns outros motivos para usar consultas seriam:
Localizar dados específicos rapidamente filtrando por critérios específicos (condições)
Automatizar tarefas de gerenciamento de dados, como revisar os dados mais atualizados de forma recorrente.
Observação: Se desejar experimentar as consultas dos exemplos, use um banco de dados de desktop do Access.
As consultas ajudam você a localizar e trabalhar com seus dados
Criar um fazer consulta de tabela
As consultas ajudam a encontrar e a trabalhar com seus dados
Em um banco de dados bem estruturado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em diversas tabelas. Uma consulta pode puxar as informações de várias tabelas e montá-las para exibição no formulário ou relatório. Uma consulta pode ser uma solicitação de resultados de dados de seu banco de dados ou de ações com os dados, ou dos dois. Uma consulta pode fornecer a resposta de uma pergunta simples, executar cálculos, combinar dados de tabelas diferentes, adicionar, alterar ou excluir dados de uma tabela. Por serem tão versáteis, há muitos tipos de consultas, e você pode criar um tipo de consulta com base na tarefa.
Adicionar, alterar ou excluir dados. Cada tarefa tem um tipo específico de consulta ação. As consultas ação não estão disponíveis em Access apps.
Se você quiser revisar dados de apenas determinados campos em uma tabela, ou revisar dados de várias tabelas simultaneamente ou talvez ver apenas os dados com base em determinados critérios, um tipo de consulta seleção seria sua escolha. Para obter mais informações, consulte criar uma consulta seleção simple.
Revisar dados de campos selecionados
Por exemplo, se o banco de dados tiver uma tabela com muitas informações sobre produtos e você desejar revisar uma lista de produtos e seus preços, veja como você criaria uma consulta seleção para retornar apenas os nomes de produtos e os respectivos preços:
Abra o banco de dados e, na guia Criar, clique em Design da Consulta.
Na caixa Mostrar Tabela, na guia Tabelas, clique duas vezes na tabela Produtos e feche a caixa de diálogo.
Na tabela Produtos, vamos supor que você tenha os campos Nome do Produto e Preço de Lista. Clique duas vezes em Nome do Produto e em Preço de Lista para adicionar esses campos à consulta grade de design.
Na guia Design, clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de produtos e seus preços.
Por exemplo, você tem um banco de dados de uma loja que vende alimentos e deseja revisar os pedidos dos clientes situados em uma cidade específica. Digamos que os dados sobre os pedidos e os dados sobre os clientes estão armazenados em duas tabelas denominadas Clientes e Pedidos, respectivamente. Se cada tabela tiver um campo Identificação do Cliente, que constitui a base de uma relação um-para-muitos entre as duas tabelas, você poderá criar uma consulta que retorne os pedidos de clientes em uma cidade específica, por exemplo, Las Vegas, usando o seguinte procedimento:
Abra o banco de dados. Na guia Criar, no grupo Consulta, clique em Design da Consulta.
Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, na guia Tabelas, clique duas vezes em Clientes e em Pedidos.
Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela. Observe a linha (chamada junção) que conecta o campo ID na tabela Clientes e o campo Identificação do Cliente na tabela Pedidos. Essa linha mostra a relação entre as duas tabelas.
Na tabela Clientes, clique duas vezes em Empresa e em Cidade para adicionar esses campos à grade de design da consulta.
Desmarcar a caixa de seleção Mostrar evita que a consulta exiba a cidade em seus resultados, e digitar Las Vegas na linha Critérios especifica que você deseja ver somente os registros em que o valor do campo Cidade é Las Vegas. Nesse caso, a consulta retornará apenas os clientes que estão localizados em Las Vegas. Não é necessário exibir um campo para usá-lo como critério.
Na tabela Pedidos, clique duas vezes em Cód. do pedido e em Data do Pedido para adicionar esses campos às duas colunas seguintes da grade de design da consulta.
Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de pedidos de clientes de Las Vegas.
Se você desejar executar com frequência variações de uma consulta específica, considere a possibilidade de usar uma consulta parâmetro. Ao ser executada, uma consulta parâmetro solicita valores de campos e usa os valores fornecidos para criar critérios para a consulta.
Observação: Não é possível criar uma consulta parâmetro em um Access app.
Continuando do exemplo anterior, em que você aprendeu a criar uma consulta seleção que retorna os pedidos de clientes localizados em Las Vegas, é possível modificar a consulta seleção para que ela solicite a especificação da cidade cada vez que é executada. Para prosseguir, abra o banco de dados que você criou no exemplo anterior:
A cadeia de caracteres [Para qual cidade?] é seu prompt de parâmetro. Os colchetes indicam que você deseja que a consulta solicite uma entrada, e o texto (nesse caso, Para qual cidade?) é a pergunta exibida no prompt de parâmetro.
Observação: Não podem ser usados pontos (.) nem pontos de exclamação (!) como texto em um prompt de parâmetro.
Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar. A consulta solicita que você insira um valor para Cidade.
Digite Nova Yorke pressione ENTER para ver os pedidos de clientes em Nova York.
E se você não sabe que valores pode especificar? Você pode usar caracteres curinga como parte do prompt:
Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e em Modo Design.
Na grade de design da consulta, na linha critérios da coluna cidade, digite como [para qual city?] & "*".
Nesse prompt de parâmetro, a palavra-chave Como, o E comercial (&) e o asterisco (*) entre aspas permitem que o usuário digite uma combinação de caracteres, inclusive caracteres curinga, para retornar diversos resultados. Por exemplo, se o usuário digitar *, a consulta retornará todas as cidades; se digitar L, a consulta retornará todas as cidades que começam com a letra "L", e se digitar *s*, a consulta retornará todas as cidades que contêm a letra "s".
Na guia Design, no grupo resultados, clique em Executar no prompt da consulta, digite novoe pressione ENTER.
A consulta é executada e exibe os pedidos de clientes em Nova York.
Você também pode especificar que tipo de dados um parâmetro deve aceitar. É possível definir o tipo de dados de qualquer parâmetro, mas é especialmente importante definir o tipo de dados para dados numéricos, de moeda ou de data/hora. Quando você especificar o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar, os usuários verão uma mensagem de erro mais útil caso insiram o tipo errado de dados incorreto, como inserir texto quando se espera moeda.
Se um parâmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada será interpretada como texto e nenhuma mensagem de erro será exibida.
Para especificar o tipo de dados dos parâmetros de uma consulta, use o seguinte procedimento:
Obter mais informações sobre como usar parâmetros para solicitar entrada durante a execução de uma consulta.
A linha Total em uma folha de dados é muito útil, mas, para perguntas mais complexas, use uma consulta de totais. Uma consulta de totais é uma consulta seleção que permite agrupar e resumir dados, como quando se deseja ver as vendas totais por produto. Em uma consulta de totais, você pode usar a função Soma (uma função de agregação) para ver as vendas totais por produto.
Observação: Não é possível usar funções de agregação em Access apps.
Use o seguinte procedimento para modificar a consulta Subtotais de Produtos que você criou no exemplo anterior de forma que ela resuma os subtotais de produtos por produto.
Na guia página inicial, clique em Exibir > Modo de exibição de Design.
Observação: Embora tenham nomes semelhantes, a linha Totais na grade de design e a linha Total em uma folha de dados não são a mesma coisa:
Você pode adicionar uma linha Total da folha de dados aos resultados de uma consulta de totais.
Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de produtos com subtotais.
Para obter mais informações, consulte Exibir totais de coluna em uma folha de dados usando uma linha de totais.
Normalmente, não se usa tabelas para armazenar valores calculados, como subtotais, mesmo que eles sejam baseados em dados do mesmo banco de dados, pois os valores calculados podem ficar desatualizados, se os valores nos quais eles se baseiam forem alterados. Por exemplo, não convém armazenar a idade de alguém em uma tabela, porque, todo ano, você teria que atualizar o valor; em vez disso, armazena-se a data de nascimento da pessoa e usa-se uma consulta para calcular a idade da pessoa.
Por exemplo, se você tiver um banco de dados de produtos que gostaria de vender. Esse banco de dados tem uma tabela chamada Detalhes dos Pedidos, que contém informações sobre os produtos em campos como o preço e as quantidades de cada produto. Você pode calcular o subtotal usando uma consulta que multiplique a quantidade de cada produto pelo preço da unidade desse produto, multiplique a quantidade de cada produto pelo preço da unidade e o desconto desse produto e, em seguida, subtraia o desconto total do preço da unidade total. Se você criou o banco de dados de exemplo no exemplo anterior, abra-o e prossiga:
Guia criar, clique em Design da consulta.
No caixa de diálogo Mostrar tabela, na guia tabelas, clique duas vezes em Detalhes do pedido.
Na tabela Detalhes do pedido, clique duas vezes em ID do produto para adicionar esse campo à primeira coluna da grade de design da consulta.
Na segunda coluna da grade, clique com botão direito do linha campo e clique Zoom no menu de atalho.
No caixa Zoom, digite ou cole o seguinte: Subtotal: ([Quantidade] * [preço unitário])-([Quantidade] * [unidade Price]*[Discount])
Sobre o guia Design, clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de produtos e subtotais, por ordem.
Consulte também Exibir totais de coluna em uma folha de dados usando uma linha de totais.
Exibir dados resumidos ou agregados
Quando você usa tabelas para registrar transações ou armazenar dados numéricos recorrentes, é útil poder revisar esses dados de forma agregada, como em somas ou médias. No Access, você pode adicionar uma linha Totais a uma folha de dados. A linha Total é uma linha na parte inferior da folha de dados que pode exibir uma soma acumulada ou outro valor agregado.
Sobre o guia página inicial, clique em totais. Uma nova linha aparece na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.
Clique na seta para exibir as funções de agregação disponíveis. Como a coluna contiver dados de texto, existem apenas duas opções: Nenhum e contagem.
Selecione contagem. O conteúdo da célula muda de Total para contar valores das colunas.
Clique na célula adjacente (na segunda coluna). Observe que uma seta é exibida na célula.
Clique na seta e, em seguida, clique em soma. O campo exibe uma soma dos valores da coluna.
Deixe a consulta aberta no modo de exibição Folha de Dados.
Observação: Não é possível exibir uma consulta de tabela de referência cruzada em Access apps.
Na guia Design, no grupo Tipo de consulta, clique em tabela de referência cruzada. Na grade de design, a linha Mostrar está oculta e a linha de tabela de referência cruzada é exibida.
Na caixa Zoom, digite ou cole o seguinte: mês: "Mês" & PartData ("m", [Data do pedido])
Na linha Tabela de Referência Cruzada, selecione os seguintes valores na lista suspensa: Linha para a primeira coluna, Valor para a segunda coluna e Título de Coluna para a terceira coluna.
Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar. A consulta é executada e exibe os subtotais de produtos, agregados por mês.
Observação: As consultas criar tabela não estão disponíveis em Access apps.
Abra o banco de dados de exemplo do exemplo anterior.
Para executar uma consulta criar tabela, talvez seja necessário habilitar o conteúdo do banco de dados.
Observação: Se você vir uma mensagem abaixo da faixa de opções sobre como habilitar o banco de dados, clique em Habilitar conteúdo.Se seu banco de dados já estiver em um local confiável, você não verá a barra de mensagens.
Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes em Detalhes do Pedido e em Pedidos, e feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.
Na tabela Pedidos, clique duas vezes em Identificação do Cliente e em Cidade da Remessa para adicionar esses campos à grade de design.
Na tabela Detalhes do Pedido, clique duas vezes em Cód. do Pedido, ID do Produto, Quantidade, Preço Unitário e Desconto para adicionar esses campos à grade de design.
Na coluna Cidade da remessa da grade de design, desmarque a caixa na linha Mostrar. Na linha critérios, digite 'Chicago' (inclua as aspas). Verificar os resultados da consulta antes de você usá-los para criar a tabela.
Pressione Ctrl + S para salvar a consulta.
Na caixa Nome da consulta, digite Consulta de pedidos de Chicagoe clique em Okey.
Na caixa de diálogo Criar tabela, na caixa Nome da tabela, digite Pedidos de Chicagoe clique em Okey.
Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sime veja a nova tabela exibida no Painel de Navegação.
Observação: Se já existir uma tabela com o nome especificado, o Access excluirá essa tabela antes de executar a consulta.
Observação: A consulta acréscimo não está disponível em Access apps.
Por exemplo, suponha que você criou uma tabela para compartilhar com um parceiro comercial de Chicago, mas percebeu que o parceiro também trabalha com clientes da área de Milwaukee. Você deseja adicionar linhas que contenham dados da área de Milwaukee à tabela antes de compartilhá-la com seu parceiro. Você pode adicionar os dados da área de Milwaukee à tabela Pedidos de Chicago usando o seguinte procedimento:
Na caixa de diálogo Acrescentar, clique na seta na caixa Nome da Tabela, selecione Pedidos de Chicago na lista suspensa e clique em OK.
Na grade de design, na linha critérios da coluna Cidade da remessa, exclua 'Chicago' e, em seguida, digite 'Milwaukee'.
Você pode usar uma consulta atualização para alterar os dados de suas tabelas e para inserir critérios a fim de especificar quais linhas devem ser atualizadas. Uma consulta atualização oferece a oportunidade de revisar os dados atualizados antes de executar a atualização.
Importante: Uma consulta ação não pode ser desfeita. É recomendável fazer backup das tabelas a serem atualizadas usando uma consulta atualização.
Observação: A consulta atualização não está disponível em Access apps.
No exemplo anterior, você acrescentou linhas à tabela Pedidos de Chicago. Na tabela Pedidos de Chicago, o campo ID do Produto mostra a identificação numérica do produto. Para tornar os dados mais úteis para relatórios, você pode substituir as IDs dos produtos por nomes de produtos, usando o seguinte procedimento:
Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes em Pedidos de Chicago e em Produtos, e feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.
Na tabela Pedidos de Chicago, clique duas vezes em ID do Produto para adicionar esse campo à grade de design.
Na grade de design, na linha Atualizar para da coluna ID do produto, digite ou cole o seguinte: [produtos]. [ Nome do produto]
Dica: Você pode usar uma consulta atualização para excluir valores de campos usando uma cadeia de caracteres vazia ("") ou NULA na linha Atualizar para.
Na linha critérios, digite ou cole o seguinte: [ID do produto] como ([produtos]. [ ID])
Na guia Design, clique em Exibir > Modo folha de dados. A consulta retorna uma lista de IDs de produto que será atualizado.
Na guia Design, clique em Executar.
Quando você abrir a tabela Pedidos de Chicago, você verá que os valores numéricos no campo ID do produto foram substituídos pelos nomes de produto da tabela produtos. Consulte Criando uma consulta atualização.
Você pode usar uma consulta exclusão para excluir dados de suas tabelas e para inserir critérios a fim de especificar quais linhas devem ser excluídas. Uma consulta exclusão oferece a oportunidade de revisar as linhas que serão excluídas antes de executar a exclusão.
Observação: A opção de consulta exclusão não está disponível em Access apps.
Por exemplo, digamos que você esteja preparando o envio da tabela Pedidos de Chicago do exemplo anterior para seu parceiro comercial de Chicago e observa que algumas das linhas contêm uma série de campos vazios. Você decidiu remover essas linhas antes de enviar a tabela. Bastaria apenas abrir a tabela e excluir as linhas manualmente, mas se houver muitas linhas para excluir e você tiver critérios claros para definir quais linhas devem ser excluídas, talvez fosse útil usar uma consulta exclusão.
Você pode usar uma consulta para excluir as linhas da tabela Pedidos de Chicago que não têm um valor de Cód. do pedido, usando o seguinte procedimento:
Na caixa Mostrar Tabela, clique duas vezes em Pedidos de Chicago e feche a caixa Mostrar Tabela.
Na guia Design, no grupo Tipo de consulta, clique em Excluir. Na grade de design, as linhas Classificar e Mostrar desaparecem e a linha Excluir aparece.