gestao de compras e controle de estoque AmigoNerd.Net
Autor: Rudison Rodrigues Arce
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MATO GROSSO DO SUL RUDISON RODRIGUES ARCE
GESTÃO DE COMPRAS E CONTROLE DE ESTOQUE COMO FERRAMENTA ADMINISTRATIVA: UM ESTUDO DE CASO NA DROGARIA SÃO JOSÉ  AMAMBAI/MS
Palavras-chave: gestão de estoques, gestão de compras, competitividade
Atualmente muito tem se discutido em relação às questões estratégicas no gerenciamento, controle e processos de gestão das organizações de forma geral, sendo que o setor de estoques tem sido preocupação para os gestores. Apontando para isso, faz-se necessário fomentar estratégias eficientes para um maior controle no que se refere às compras realizadas por uma empresa e juntamente com este fator, a administração do estoque da mesma. Visto que, grande número de empresas não atingem índices significativos justamente pela falta de planejamento comercial e exploração de condições favoráveis com vista a objetivos específicos.
Assim, temos nos estoques um setor de grande importância, afinal fazem parte do ativo circulante que a empresa dispõe para que possa produzir e/ou vender com o mínimo de preocupação. Além disso, também é um importante investimento, sendo necessária uma manutenção de estoques suficientes para atender às necessidades e minimizar o risco de falta de produtos. O exposto nos leva à gestão de compras, que está intimamente ligada ao processo de gestão de estoques, já que a empresa precisa de um lado, evitar estoques excessivos que levam ao desperdício de dinheiro e a perdas financeiras decorrentes de custos mais elevados de aquisição e manutenção de estoques desnecessários. De outro lado, evitar estoques insuficientes que levam a paradas e interrupções de vendas por inexistência de mercadorias no estoque, o que também provoca prejuízos à empresa. Entendendo a relevância do assunto abordado realizou-se uma pesquisa com escopo de demonstrar o quanto para uma organização é necessário um administrador com conhecimentos técnicos e que tenha preocupação especial com esses departamentos. Para atender essa premissa estruturou-se o trabalho em três etapas. Na primeira, apresentam-se aspectos relacionados à Gestão de Compras, demonstrando que essa é uma ferramenta essencial para um desempenho satisfatória de uma organização como um todo, sendo preciso analisar, estudar estratégias e modificá-la consoante as necessidades mercadológicas.
Na segunda etapa encontra-se uma abordagem sobre a importância de uma boa gestão de estoques, entendendo que qualquer organização na qual inexiste um procedimento adequado de controle de estoque está sujeita a erros involuntários e fraudes, além de levar à aquisições de produtos ou matérias-primas desnecessárias. E a última destina-se à uma análise realizada em uma empresa farmacêutica, onde constatou-se que é preciso realizar algumas mudanças em relação ao seu controle interno de estoques, mas, pela sua estrutura, apresenta certa efetividade no seu controle de mercadorias, mesmo sendo realizado de forma simplificada.
É necessário que a empresa venha prestar um serviço eficaz para sociedade, cuidando das compras realizadas, negociando os custos, oferecendo promoções e prazos acessíveis, mas principalmente, trabalhando com o objetivo de ser a mais cativante frente a população. Isso tem feito com que o processo de gestão de compras e controle de estoques venha se destacando com precisão, exatidão e confiabilidade, confirmando a necessidade e a importância destas no crescimento das empresas, gerando na sua fase evolutiva a transparência para os administradores nas tomadas de decisões.
Diante desta premissa, questiona-se:
A Drogaria São José possui uma gestão de compras e um sistema de controle de estoques de medicamentos viáveis para um bom desenvolvimento do trabalho de seus colaboradores e que contribui para crescimento da mesma no mercado em que atua?
Identificar possibilidades de implantar uma gestão de compras e controle de estoque, visando um crescimento significativo na empresa.
Verificar fatores positivos e negativos, observando o controle de estoque como princípio eficiente na geração de negócios.
Identificar a rotatividade mensal do estoque, possibilitando aquisições adequadas para empresa.
Analisar se a Drogaria São José, possui um sistema informação capaz de armazenar dados relacionados a compras e estoque.
Identificar o sistema de gestão de compras e estoque utilizado na Drogaria São José.
2.1 HISTÓRICO A empresa a ser estudada é a Drogaria São José, localizada à Rua da República, nº 3299, centro, no município de Amambai/MS. Esta Drogaria teve sua primeira instalação no ano de 1952, sendo de propriedade da família Sampaio Ferraz. Foi a primeira empresa no ramo farmacêutico na cidade. Funcionou durante anos sob a administração do farmacêutico Ageu Sampaio Ferraz, e conquistando muitos clientes, que com o tempo foram se fidelizando e com o isso o fluxo de movimento era excelente.
Após a morte do proprietário a organização ficou sob inventário por um ano, até que os bens fossem divididos, incluindo a Drogaria. Passado este período, o atual vice-prefeito do município de Amambai, Sr. José Luis Cavalheiro Tobias comprou o estoque da Drogaria, permanecendo no mesmo local de funcionamento, mas pagando aluguel do prédio. Após um ano, vendeu para seu filho, Weber Melo Tobias, sendo que até os dias de hoje está na administração geral da empresa. 2.2 MISSÃO Atender as necessidades do mercado, com ética, competitividade e qualidade, fortalecendo continuamente o relacionamento com seus fornecedores, garantindo a criação de valor visando a satisfação de seus clientes e colaboradores.
2.3 VISÃO Estar capacitada para vivenciar, absorver e antecipar-se às constantes transformações e oportunidades de mercado, realizando as mudanças e investimentos necessários de forma sustentada e contínua.
2.4 PRODUTOS/SERVIÇOS E CLIENTES EM POTENCIAL
Os produtos oferecidos são medicamentos, perfumaria e produtos ortopédicos, onde oferece para sua clientela aproximadamente 20 mil itens. Atende todos os públicos, seja da classe alta, média ou baixa. Isso por ofertar produtos comercializados no setor de saúde. 2.5 ESTRUTURA ADMINISTRATIVA
O seu quadro funcional é formado por um farmacêutico, um gerente administrativo, uma atendente e um office-boy. Segue explicitada abaixo a estrutura da empresa.
O organograma é a representação gráfica e abreviada da estrutura da organização. Demonstrando os componentes da empresa, suas funções as relações entres cargos, níveis administrativos e a hierarquia presente. Figura 01: Organograma da empresa
Fonte: o autor O farmacêutico é o proprietário da Drogaria que atua como o responsável técnico, e realiza as tomadas de decisões a nível empresarial sendo com funcionários, clientes e fornecedores. É auxiliado por um colaborador responsável pela gerência administrativa que tem a função de monitorar o expediente da Drogaria, realizar compras e negociações com fornecedores, administrar o setor de crediário e participar das licitações públicas que ocorrem a cada semestre. A atendente tem sua atribuição no setor de vendas, verificação de pressão e aplicação de injeção. O office-boy é responsável pela entrega de medicamentos a domicílio, limpeza interna e setor de cobrança.
A empresa não dispõe de nenhum tipo de manual com o estabelecimento da sua torina interna, isso por ser de pequeno porte e também devido à mudanças que eventualmente ocorrem, sendo necessário uma adequação rápida, sem prejudicar o expediente. Contudo, existe determinação de funções e responsabilidades informalmente, sendo que em algumas situações o colaborador cumpre tarefas que não é de sua função, mas somente quando necessario.
A comunicação dentro da organização se dá verbalmente, diretamente com o colaborador interessado, sem envolver os demais. A empresa possui uma comunicação eficiente com seus colaboradores buscando minimizar conflitos.
Em se tratando dos ativos da empresa, como estoque e setor contábil apenas o gerente proprietário e o gerente administrativo tem acesso, sendo que o estoque é controlado por um sistema informatizado, chamado Datarey, por meio de senha. 3  FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Nesta etapa são abordados conceitos importantes sobre gestão de compras indispensáveis para a compreensão desta pesquisa, tendo em vista que o referido departamento pode gerar uma grande vantagem competitiva para o crescimento da empresa. 3.1 GESTÃO DE COMPRAS
A gestão de compras surgiu por volta do ano de 1670, quando o exército francês adotou uma nova estrutura organizacional, na qual o Marechal General Dês Logis passou a ser o responsável pelo planejamento, transporte, armazenamento e abastecimento das tropas. Conforme Dias (2005), quase três séculos mais tarde, é que a logística passou a ser uma preocupação das empresas, com a adoção de novas idéias de armazenamento e distribuição física dos produtos A logística é uma atividade que coordena a estocagem, o transporte, os armazéns, os inventários e toda a movimentação dos materiais dentro da empresa até a entrega dos produtos aos clientes. Segundo conceituação de Ballou (2001, p.21), tem-se que:
Logística é o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo eficiente e economicamente eficaz de matérias-primas, estoque em processo, produtos acabados e informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender as exigências dos clientes. A preocupação principal está na movimentação dos materiais, ou seja, no tráfego e no transporte interno e externo dos materiais. Quase sempre a logística está preocupada com a distribuição dos produtos até os clientes, envolvendo todo um sistema de transporte, que é a chamada logística de distribuição. Idem (2001, p.21) acrescenta: A missão da logística é dispor a mercadoria ou o serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e nas condições desejadas, ao mesmo tempo em que fornece a maior contribuição à empresa.
Atualmente a função aquisição de bens e serviços tem conotação diferente, já não sendo mais tratada de forma tradicional como antes, que apresentava mais um papel essencialmente burocrático. Martins e Alt (2006, p. 63) corroboram:
A Gestão da Aquisição  a conhecida função de compras  assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face no volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros.
Assim, é imprescindível que todas as empresas, nesse cenário que sofre mutações contínuas e constantes, saibam o que, quanto, quando e como comprar, sendo já uma questão de saber fazer isso para que se mantenha atuante no mercado. Isso sem dúvida faz com que o setor de compras das organizações seja observado mais atentamente. A função compras ganha assim, cada vez mais relevância e faz parte do processo de cadeia de suprimentos das organizações, o que fez com que muitas firmas começassem a utilizar o termo gerenciamento da cadeia de suprimentos, que é um conceito voltado para o processo, ou seja, para o todo, enquanto o conhecido comprasera voltada apenas para as negociações em si. De acordo com Arnold (1999) é de responsabilidade também do setor de compras ter atenção com os produtos em estoques da empresa, onde deve-se observar que a quantidade de estocagem deve ser equilibrada, já que muitos produtos em estoque apesar de asseveram certa segurança para o atendimento da clientela, podem se tornar problema, já que produtos podem se tornar obsoletos ou até mesmo, vencera data de validade desses. Além do que pode se tornar oneroso, já que a manutenção deverá ser mais constante ainda, o que exige custos com espaço, capital, colaboradores, entre outros.
A estratégia de gestão da aquisição dos recursos materiais e bens patrimoniais de uma empresa está diretamente ligada ao seu objeto social, isto é, aos seus objetivos estatutários. Qualquer organização em busca do alcance dos objetivos estabelecidos precisa manter uma interação entre todos os setores, sendo que o de compra também precisa estar interagindo com todos os outros, tanto fornecendo como recebendo informações, no sentido de facilitar e ser facilitada no processo decisório.
3.1.1 A importância de compras nas organizações
A função compra é fundamental para o Departamento de Materiais ou Suprimento, que tem por finalidade, de acordo com Dias (2005), de suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de materiais, mas essencial entre as que compõem o processo de suprimento.
Toda e qualquer empresa para que atue precisa de diversas itens para funcionar, como matéria-prima, equipamentos (no caso de produção própria), ou de produtos (no caso de empresa que comercializa), enfim exigindo que sejam feitas aquisições nesse sentido, que venha permitir as operações da empresa. Deve existir uma preocupação por parte do departamento de compras para que os estoques não venham acabar, o que prejudicaria a continuidade de seu abastecimento a fim de atender às necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.
É importante destacar que qualquer organização precisa fazer suas compras para que mantenha o volume de vendas sem causar insatisfação aos seus clientes. Esse é um aspecto que deve ser considerado pelos gestores e em especial pelo setor de compras, já que atua-se em um mercado cada vez mais competitivo e que para alcançar os objetivos é preciso ter desenvolvido um bom sistema de compras.
Conforme Queiroz (2003, p. 06) aponta-se como objetivos básicos de um departamento de compras:
obter fluxo contínuo de suprimento a fim de atender aos programas de comercialização (vendas) e/ou produção;
coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimentos em estoques e que não afete a operacionalidade da empresa;
comprar materiais e insumos para a empresa obedecendo às quantidades e qualidades pré-determinadas e dentro do prazo estipulado;
procurar sempre dentro de uma negociação, obedecendo a padrões éticos, melhores condições comerciais para empresa;
Além disso, também pode-se acrescentar que o setor de compras também pode estabelecer fontes alternativas de suprimentos (seleção de fornecedores); desenvolver boas e permanentes relações com os fornecedores; e obter estreita relação com os setores a empresa, a fim de melhorar o mix de produtos, assistência técnica, padronização de materiais, estudo de análise de valor, informações sobre qualidade de material adquirido, entre outros objetivos.
Queiroz (2003, p. 06) também coloca que:
Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da Seção de Compras e, conseqüentemente, para o alcance de todos os objetivos é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fabrica operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção dispor do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar mercadorias em quantidade correta e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. E para que se adquira bem qualquer mercadoria é preciso que o responsável pelo setor observe atentamente os preços, qualidade, quantidade e prazos de pagamentos. 3.1.2 Organização de compras
As três maiores responsabilidades comuns de qualquer empresa são geralmente: a área financeira, a de produção e a de vendas. Quando uma empresa inicia suas atividades, em geral, começa como de pequeno porte e é administrada unicamente pelo seu proprietário, que atende as três responsabilidades citadas. Porém, como todo negócio que começa a expandir, vai necessitando de contratar profissionais que venham contribuir com a administração. A criação de vários setores vão se tornando necessários, e o de compras é um deles. Desta forma, seja qual for o tamanho da organização, o seu departamento de compras precisa ser estruturado, assim deve-se considerar alguns aspectos como, fundamentando-se em Ballou (2001, p. 25):
a)autoridade para compra;
b)registro de compras;
c)registro de preços;
d)registro de estoque e consumo; e
e)registro de fornecedores;
Essas são algumas das funções básicas do setor de compras, mas também cabe a ele realizar pesquisas de mercado, cuidar de todos os aspectos relacionados às compras, como Completando a organização. Pode-se incluir como atividades típicas da Seção de Compras: conferência, análise das cotações, acompanhar o recebimento de materiais, entre outras inúmeras funções. 3.1.3 Compras e fornecedores
No lado do suprimento da empresa, a função de compras estabelece contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços. Arnold (1999, p. 218), explica que: [...] uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.Alguns dos materiais e serviços são utilizados na produção de bens e serviços vendidos. Outros materiais e serviços são usados para auxiliar a empresa a operar: por exemplo, serviços de alimentação de funcionários ou óleo lubrificante para os equipamentos. Eles não fazem parte do produto ou serviço final, mas ainda assim são essenciais para a produção.
De acordo com Dias (2005, p. 47) a seleção do fornecedor deverá obedecer a critérios adequados que levarão em conta cada mercado fornecedor e as características do artigo a comprar.Convém destacar ainda que pode ser considerado como melhor fornecedor aquele que oferecer prazos de pagamento satisfatório, aliado a oferta de preços acessíveis e um bom prazo de entrega, primando sempre pela qualidade do produto. Assim, manter um cadastro ativo de fornecedores, que permita que sejam avaliados os referidos itens é de suma importância, com vistas a manter uma maior segurança na reposição de estoque 3.1.4 Atividades de compras
Os gerentes de compras fazem uma ligação vital entre a empresa e seus fornecedores. Para realizar isto de maneira eficaz, precisam compreender em detalhe tanto as necessidades de todos os processos da empresa que estão servindo, como as capacitações dos fornecedores (algumas milhares deles) que potencialmente podem fornecer produtos e serviços para a organização. Para começar, a empresa requisita produtos ou serviços. Isto pode ocorrer numa base rotineira se os produtos ou serviços fizerem parte de suas necessidades gerais, ou como uma solicitação eventual no caso da produção de produtos ou serviços "especiais". No último caso, o requisitante pode precisar assessorar o setor de compras sobre a natureza dos produtos e serviços de que necessita. Consoante Slack et. tal. (2002, p. 33) o departamento de compras precisa estar sempre com seu banco de dados atualizados, para que tenha sempre a disposição a lista de todos seus fornecedores potenciais, e assim ter a capacidade de sugerir alternativas de materiais e serviços para serem considerados pelo requisitante.
Os responsáveis por este departamento devem elaborar formalmente a requisição para enviar aos seus fornecedores para que enviem seus preços com o objetivo de serem avaliados pelo setor de compras que de posse de todas as cotações possam decidir por qual fornecedor optar. Lembrando que devem requerer cotações de preços de vários fornecedores, principalmente no caso de produtos novos no mercado ou que sejam mercadorias que faz tempo que não são compradas.
Conforme Arnold (1999), as várias cotações submetidas pelos fornecedores precisarão ser examinadas, possivelmente em conjunto com o próprio pessoal requisitante, sendo um fornecedor "preferencial" selecionado. A próxima tarefa importante da função de compras é preparar o pedido de compra. O pedido de compra é importante porque ele normalmente constitui a base legal da relação contratual ente a empresa e seu fornecedor. Novamente, a função de compras precisa discutir com o requisitante sobre os detalhes técnicos do pedido de compra. Quando o fornecedor recebe o pedido de compra, ele produz o produto ou serviço e normalmente os entrega diretamente ao requisitante. Estes alimentarão o processo de transformação da empresa, cabendo ao requisitante informar à função de compras sobre o recebimento dos produtos ou serviços e de suas condições no momento da entrega.
3.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS
A maioria das empresas adquire grande variedade de produtos ou serviços, sendo que o volume e o valor dessas compras têm crescido, à medida que as organizações se têm concentrado em seus processos fundamentais. Em relação aos objetivos de compras Martins e Alt (2001, p. 67) afirmam que: [...] devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como a Internet e cartões de crédito. Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, há alguns objetivos básicos da atividade de compras, que são válidos para todos os materiais e serviços comprados. Dias (2005, p. 51) especifica os chamados "os cinco corretos de compras":
a) ao preço correto;
b)para entrega no momento correto;
c)produtos e serviços da qualidade correta;
d)na quantidade correta;
e)da fonte correta. Diante disso, nota-se que atualmente os administradores podem ter uma visualização mais clara de que realizar compras adequadamente é uma das maneiras mais eficientes de se conseguir minimizar custos.
3.2.1 Comprar ao preço correto
O benefício mais evidente de comprar ao preço correto é que isto dá à empresa uma vantagem em custos. Historicamente, este objetivo de compras tem sido enfatizado tanto na teoria como na prática de compras. Dias (2005), salienta que boa parte da qualificação profissional do pessoal de compras esteve ligada tradicionalmente à capacidade de negociação com fornecedores, de modo a assegura o melhor acordo de preço. Até mesmo o desempenho do pessoal de compras era avaliado utilizando-se as economias de custo como medida principal. E a razão para esta ênfase no custo correto é compreensível, pois as compras um impacto bastante significativo nos custos de qualquer operação. Estes, por sua vez, têm um impacto nos lucros da empresa.
Para ilustrar o impacto que a preocupação com o preço de compra pode ter nos lucros, considere uma empresa simples de manufatura com os seguintes detalhes financeiros:
Quadro I  Preço de compra e lucros
A razão para o dramático impacto que as economias no preço de compra podem ter na lucratividade total deve-se á grande proporção desses custos no custo total. Alterações relativamente pequenas nos custos de compras, portanto, serão elevadas se comparadas aos lucros. Quanto maior a participação dos custos de compras no custo total, mais a lucratividade pode ser melhorada. É por isso que operações relacionada a medicamentos, dedicam-se esforço à redução dos custos de seus produtos comprados.
3.2.2 Comprar para entrega no momento correto e na quantidade correta
Saber adquirir no momento certo e também a quantidade necessária com certeza influencia todo o processo da organização no tocante à velocidade, confiabilidade e flexibilidade de entrega. Entretanto, a função de compras também deve lidar com algumas características do mercado fornecedor que podem afetar as decisões de quantidade e momento de compra. Por exemplo, compras internacionais que envolvem transporte marítimo podem requerer que os pedidos sejam postados com bastante antecedência em relação às compras fossem locais. Isso para que as aquisições cheguem em tempo hábil, já que o processo de entrega é mais moroso devido a distância. Além disso, pode haver, também, características dos produtos e serviços que influenciem o momento da compra. Por exemplo, alguns produtos agrícolas têm que ser comprados e colhidos no exato momento em que se tornam maduros.
Contudo, quer as decisões de quantidade e momento de compra sejam determinadas através de previsão de demanda futura, avaliação de quantidade econômica de compra ou características do produto ou mercado, a função e compra sempre estará envolvida: normalmente através da geração da ordem que irá autorizar os fornecedores a fornecer na quantidade e momento necessários. Conforme Ballou (2001) por vezes, o trabalho de assegurar que as ordens de compra e os contratos sejam cumpridos é executado através de uma função denominada follow up cuja responsabilidade é acompanhar os pedidos junto aos fornecedores, até que os produtos e serviços sejam fornecidos. Nessa situação, o pessoal de compras firma o contrato com o fornecedor e o pessoal de follow up acompanha o pedido. Esta função de acompanhamento não agrega valor à transação. De fato, se todos os fornecedores cumprissem suas promessas, esse trabalho seria redundante. Recentemente, os fornecedores têm sido encorajados a tornarem-se mais confiáveis e como conseqüência, este trabalho de acompanhamento na maioria das organizações tem sido bastante reduzido ou eliminado completamente.
3.2.3 Comprar na qualidade correta
É perceptível que adquirir os serviços e produtos com qualidade é importante, pois tem efeitos diretos na performance empresarial por ser uma forma de conseguir vantagem competitiva em relação a concorrência, além disso, a qualidade também afetará a velocidade do fornecimento e a confiabilidade ruim podem atrasar a entrega dos produtos ou serviços finais ao cliente. De forma similar, falha na qualidade de produtos ou serviços comprados também irá aumentar os custos. Tradicionalmente, não se confiava nos fornecedores em relação à qualidade de seus produtos ou serviços. Quando produtos eram comprados ou serviços prestados, eles eram inspecionados para garantir que estavam de acordo com as especificações. Recentemente, os fornecedores têm sido encorajados a garantir que assumem eles próprios a responsabilidade de fornecer correto já da primeira vez. Além disso, são solicitados a certificar para a empresa compradora que os níveis de qualidade desejados são alcançados. Esta auto-certificação é baseada num nível de confiança que se tornou possível desde que as empresas compradoras investiram tempo, dinheiro e esforço em ajudar seus fornecedores a atingir os níveis necessários de qualidade. Este esforço tem geralmente sedado através do investimento em programas de garantia de qualidade de fornecedores. Consoante Slack et tal. (2002) programas de garantia de qualidade de fornecimento monitoram e aprimoram os níveis de qualidade do fornecedor, em parte através da avaliação da capacitação do fornecedor em termos de seus equipamentos, sistemas, procedimentos e treinamentos. Organizações com compras voltadas para a qualidade, como a indústria aeronáutica, têm investido bastante esforço para garantir que seus fornecedores sejam capazes de fornecer alta qualidade. Para muitos outros setores, esta tem sido uma inovação recente no processo de compras. Os fornecedores podem ter sua qualificação certificada, garantindo que seus sistemas e processos estão em conformidade com normas internacionais, como a ISO 9000. Mediante essa certificação, os compradores podem ao menos ter a confiança de que os sistemas dos fornecedores são capazes de fornecer boa qualidade de produtos e serviços. Contudo, esta certificação indica apenas a capacitação de atingir boa qualidade- ela não garante boa qualidade dos produtos e serviços dos fornecedores.
3.2.4 Comprar da fonte correta
Em uma primeira análise, parece importante considerar se a fonte dos produtos ou serviços vai influenciar o preço, a qualidade ou a entrega. Assim, fundamentando-se em Ballou (2001), Dias (2005) e Razuk (2004) tem-se que o pessoal de compras pode por vezes escolher comprar de uma fonte específica devido a seu potencial atual ou futuro, em vez de considerar os benefícios diretos e imediatos. Por exemplo, um setor de compras pode estar comparando dois fornecedores: X e Y. O fornecedor X enviou uma cotação que é superior em termos de preço e em termos de prazo de entrega e, ao que parece, em termos de qualidade também. Contudo, o setor de compras pode suspeitar que o fornecedor X possa ser inflexível em termos de alterar os termos de fornecimento. Ele também pode julgar que tal fornecedor não tem a capacitação para desenvolver novos produtos ou serviços que possam ser necessários no futuro. O fornecedor Y, por outro lado, embora sua cotação inicial possa não superar a do fornecedor X, pode ser julgado como tendo um melhor potencial para aprimoramento ou possua a qualificação para atender às necessidades futuras. Pode ser também, que o departamento de compras julgue que o fornecedor Y tenha uma "melhor atitude" em termos de disposição para o aprimoramento do serviço que fornece.
3.2.5 Fonte única e fonte múltipla
A decisão de o que constitui a fonte correta também inclui, por implicação, a decisão de abastecer cada produto ou serviço individual a partir de um único fornecedor ou de mais de um deles. Estas opções são conhecidas como single-sourcing1, e multi-sourcing2, respectivamente, de acordo com Valencia e Brunheroto (2001). Pode parecer que as empresas que se utilizam de mais de um fornecedor para cada produto o fazem exclusivamente pelos benefícios de curto prazo. Entretanto, esse não é sempre o caso: trabalhar com mais de um fornecedor pode ter motivos altruístas ou, ao menos, trazer benefícios tanto para o comprador a longo prazo. Por exemplo, pode acontecer situações em que um fornecedor passe a enxergar determinada empresa como fontequase que única de sua rentabilidade, ou seja, imprime a essa grande porcentagem de seu faturamento anual. Assim, é preciso prevenir que os fornecedores se tornem excessivamente dependentes da empresa, de forma que a empresa tem mais autonomia podendo variar os volumes de pedidos conforme sua real necessidade sem ter de se preocupar com a empresa fornecedora. Entretanto, conforme Razuk (2004) apesar destas vantagens parece haver uma tendência para que as organizações reduzam sua base de fornecedores em termos do número de empresas que fornecem um produto ou serviço. Esta tendência da redução da base de fornecedores surgiu em função da descoberta dos grandes benefícios gerados pelo desenvolvimento de relacionamentos cooperativos de longo prazo com os fornecedores, em vez de manter uma negociação em rédeas curtas numa folha hostil.
3.2.6 A decisão de fazer ou comprar
Quando uma organização decide comprar produtos ou serviços de um fornecedor, está implicitamente tomando a decisão de não fabricar ou produzir ela mesma estes produtos ou serviços. Isto pode nem sempre ser uma decisão fácil. Em alguns casos, a organização pode ser capaz de produzir componentes ou serviços a um custo menor ou a uma qualidade melhor do que seus fornecedores. Já em outros casos fornecedores externos podem ser capazes de se especializar na produção de determinados componentes ou serviços e produzi-los com menores custos ou melhor qualidade que a própria empresa o faria. Slack et. tal. (2002) concordam que cabe à função de compras investigar se a organização estará mais bem atendida adquirindo produtos e serviços de fornecedores externos ou produzindo-os em casa. Esta é a chamada decisão de "fazer ou comprar".
E segundo os mesmos autores, normalmente, o principal critério utilizado para a decisão de fazer ou comprar é financeiro. Se uma empresa pode produzir um produto ou serviço com custos menores do que ela pode obtê-las no mercado, é provável que ela assim o faça, a menos que outras razões para não fazer. Entretanto a análise financeira envolvida nem sempre é simples de ser feita. A decisão geralmente precisa ser baseada no custo marginal de produzir alguma coisa internamente. O custo marginal é o custo extra no qual a empresa incorre ao produzir o produto ou serviço. Em outros casos, uma empresa pode decidir com base em outros aspectos que não o custo, como analisar se o serviço realmente é fundamental ou não para a atividade principal da empresa. Muitas empresas estão cada vez mais, utilizando a prática de out-sourcing3, terceirizando serviços como transporte, limpeza, processamento de dados, alimentação e manutenção. Delegando esses serviços para especialistas externos, a empresa se permite concentrar naquilo que a faz competitiva no mercado.
3.3 CARACTERIZANDO CONTROLE DE ESTOQUES
A temática que se apresenta é de grande importância para que se alcance o objetivo da pesquisa, que é apresentar propostas eficazes no controle de estoque e gestão de compras, visando o crescimento significativo da empresa farmacêutica em estudo.
Nesta seqüência do trabalho encontram-se abordados brevemente aspectos referentes ao controle de estoques, tendo em vista que dá embasamento conceitual para alcançar o objetivo geral da pesquisa, que é demonstrar a importância de um bom sistema de controle interno de estoque e de gestão de compras.
3.3.1 Conceituando estoque
Os estoques são bens tangíveis de propriedade das empresas industriais e comerciais, e que se revestem de fundamental importância para ambas, uma vez que é através da venda desses produtos, que as empresas obtêm recursos financeiros para custearem gastos, e gerarem lucros que justifiquem sua existência, além de cumprirem seu papel perante a sociedade. O estoque constitui um dos mais importantes e difíceis problemas de verificação que o administrador enfrenta. Ele normalmente é o maior ativo circulante em si, sendo, na maioria das vezes, o de maior valor em todo o ativo do balanço.
Boucinhas e Campos (2000) apud Colella (2004, p. 172) definem estoques afirmando que este representam custos acumulados de matérias-primas, materiais ou produtos não vendidos ou não faturados, que são mantidos para uso ou venda futura. Assim, pode-se concluir que o termo "estoque" significa os recursos de entradas a serem transformadas em produtos e serviços.
Definição esta que mostra a importância de se ter um controle de estoque bem definido que possibilite a empresa a criar métodos de trabalho que não prejudique as vendas nem pare a produção, deixando-a ociosa, aumentando assim os custos de produção e armazenagem.
De acordo com Iudícibus e Marion, (2000, p. 65):
Os estoques são bens adquiridos ou produzidos pela empresa com o objetivo de venda ou utilização própria no curso normal de suas atividades. Representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da maioria das empresas comerciais e industriais, pois tem influência direta na apuração adequada do resultado do exercício. Estão intimamente ligados às principais áreas de operação das companhias, pois envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmente de avaliação. Para as empresas comerciais, geralmente os estoques se constituem em mercadorias para revenda, e de itens guardados no almoxarifado para serem utilizadas nas atividades.
Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmente de avaliação.
Além disso, o estoque exerce grande influência no sucesso ou no fracasso das empresas, por representar o maior investimento, sendo de vital importância escolher o sistema mais adequado. Portanto, a organização precisa se limitar entre um estoque "vazio" que perde vendas e um estoque excessivo que perde dinheiro, buscando um equilíbrio, para que se possa atender seus clientes com satisfação e com um menor custo de estoque possível para mantê-lo. Para Martins e Campos apud Colella (2004, p. 185): Toda empresa deve definir a forma como Administrar seus estoques, não só pelas vantagens decorrentes da organização, como também da exigência da implantação dos sistemas de informatização, hoje presentes em quase todas as empresas.
Tais regras definem a estrutura dos modelos de estoque ou, mais generalizadamente, modelos de administração dos materiais que procuram responder às perguntas quando comprar e quanto comprar. Com base na colocação acima, percebemos que os autores demonstram a importância de ser ter uma administração de estoque bem definida, com regras que identifiquem a estrutura e o modelo de estoque, ou seja, uma administração de materiais, que proporcione uma vantagem competitiva para a empresa.
Os estoques representam um enorme investimento financeiro, em contrapartida a acumulação de estoques em níveis adequados é uma necessidade para o funcionamento do sistema produtivo. A administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exige um estreito relacionamento com a área de finanças, enquanto a administração dos estoques está preocupada com a facilidade do fluxo físico dos materiais e o abastecimento eficiente à produção, a área financeira permanece voltada ao lucro, a liquidez e a boa aplicação dos recursos empresariais.
3.4 GESTÃO ESTOQUE
Na organização, a gestão do estoque tem como objeto gerir recursos ociosos detentores de valores econômicos, destinados a suprir as necessidades de materiais. A gestão de estoque visa manter os recursos ociosos em equilíbrio, minimizar o capital investido em estoque. De acordo com Almeida e Lucena (2006, p. 03) a gestão de estoques?
É um assunto vital e, freqüentemente, absorve parte substancial do orçamento operacional de uma organização [...] dependendo do setor em que a empresa atua e da sazonalidade, é necessário um nível mínimo de estoque que aja como amortecedor entre oferta e demanda.
Segundo Oliveira, et al. (2002) um estoque mal planejado gera conflitos internos na administração da empresa, pois enquanto o setor financeiro deseja manter estoques reduzidos para minimizar o capital aplicado, o setor de vendas necessita de estoque elevado para atender os clientes, mantendo a boa imagem e melhorar as vendas, já o setor de produção necessita de estoque para não correr riscos de parar a produção por falta de materiais. O setor de compras para obter melhores descontos na aquisição. Sendo assim a administração de estoque visa conciliar a melhor maneira possível o objetivo destes departamentos.
A manutenção dos estoques entra em conflito com a realidade, pois evitar a formação de estoques elevados ou reduzi-los a quantidades mínimas aumenta o risco de interferir na demanda causando risco de não ser satisfeita a necessidade dos consumidores em geral.
3.4.1 Características inerentes aos produtos estocados
Compendiando Uhl e Fernandes (1986) deve-se voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto, que compreendem:
Disponibilidade: existirá sempre material suficiente na hora certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a sofrer atrasos ou dificuldades;
Pesquisa: no ato da aquisição é necessário ter-se a certeza de que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível para o fim a que se destina;
Aquisição: as compras devem reger-se pela forma mais econômica e nas melhores condições possíveis;
Preço: deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;
Recepção: a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas quantidades e qualidade adquiridas;
Quantidade: as mesmas deverão ser sempre as dos documentos ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação histórica, de preferência por controles cruzados;
Qualidade: todos os meios devem ser usados para os controles de qualidade, tanto físico como visuais;
Custos: toda a mercadoria estocada representa custo, tal como: de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação, de seguro, etc.;
Custódia: serão tomadas todas as providências para evitar extravios, responsabilizando-se pessoas determinadas e dando-lhes a correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a supervisão do que lhes foi confiado;
Embalagem: cuidados especiais devem ser tomados com mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades usualmente requisitadas;
Acesso: as mercadorias devem ser estocadas de preferência perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas;
Preservação e deterioração: os materiais devem ser preservados contra pó, umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem. E também especiais cuidados devem ser tomados com mercadorias sujeitas a deterioração. Devem ser armazenadas em depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de mercadorias novas;
Consumo: as mercadorias somente devem ser entregues ao consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus aspectos físicos.
Seguro e segurança: devem ser examinadas as apólices de seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e inundações também devem ser verificadas;
3.4.2 Dimensionamento de estoques
Cada área tem interesse em aumentar os níveis de estocagem para garantir sua segurança e reduzir os riscos da falta de material para trabalhar. Daí surge o conflito com a área financeira, que almeja reduzir ao mínimo possível o capital investido em estoque fazendo girar rapidamente para aumentar a rentabilidade da empresa.
Assim, sintetizando Uhl e Fernandes (1986) e Lins (2005) as principais funções dos estoques são:
1º) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:
a)demora ou atraso no fornecimento de materiais;
b)sazonalidade no suprimento;
c)riscos de dificuldade no fornecimento.
2º) Proporcionar economias de escala:
a)através da compra ou produção em lotes econômicos;
b)pela flexibilidade do processo produtivo
c)pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidade
É interessante saber que as empresas industriais que produzem por encomenda mantêm estoque baixo, ou quase zero, devido os itens já terem sido quase que totalmente vendidos antes de produzidos. Conforme Lins (2005) as empresas que produzem para estoque, já ocorre o contrário os produtos são produzidos antes da venda. O nível de produtos acabados é determinado pela previsão de vendas, processo produtivo e pelo investimento exigido em produtos acabados. Através da programação de produção é possível auxiliar na minimização dos custos totais da empresa, desde que forneça a quantidade suficiente de produtos acabados para satisfazer a previsão de vendas sem criar estoques em excesso. Na realidade existe relação entre o investimento em produtos acabados e o custo unitário de produção. O grau de liquidez é um fator importante aos produtos acabados, quanto mais líquidos e menos sujeitos à obsolescência maiores serão os níveis de estoque de produtos acabados a empresa suportará. Chiavenato (1998, p. 71), apresenta que: Dimensionar o estoque significa estabelecer os níveis de estoque adequados ao abastecimento da produção sem resvalar nos dois extremos de excessivo estoque ou de estoque insuficiente. O excessivo estoque leva ao desperdício de dinheiro, e a perdas financeiras dos custos mais elevados de um estoque em excesso. Por outro lado a falta do estoque gera paradas do processo produtivo e interrupções por inexistência de materiais, causando prejuízos à empresa. Ambos os extremos devem ser evitados.
Idem (1998, p. 76), o dimensionamento dos estoques é fundamentado nos seguintes pressupostos:
a)Quais os materiais que devem permanecer em estoque, isto é, quais os itens de estoque?
b)Quanto de estoque será necessário para um determinado período de tempo, isto é, qual o nível de estoque para cada item?
c)Quando os estoques devem ser reabastecidos, isto é, qual a periodicidade das compras e o giro dos estoques?
Em Lins (2005) encontra-se que a dificuldade está em saber quais os materiais, quanto e quando deverão estar disponíveis para abastecer a produção. Quanto maior os itens em estoque maior a complexidade de administrar. O dimensionamento dos níveis de estoque é fundamentado na previsão do consumo, estimativa a priori de quanto determinado produto será consumido ou necessário durante um período de tempo.
Ao dimensionar o estoque, pretende-se atender a uma parte do consumo previsto e não o total. Existe uma quantidade necessária e uma quantidade mínima atendida pelo estoque. Daí a necessidade da rotatividade ou giro do estoque.
A rotatividade, giro de estoque, é a relação entre o consumo do período e o estoque médio do item. Em outras palavras, é o número de vezes que o item gira no estoque em determinado período. Quanto maior o Índice de rotatividade menor será o investimento financeiro efetuado no estoque em função de seu consumo médio.
3.4.3 Categorias de estoque
Com a elaboração do referencial sobre categorias de estoques, utilizou-se os autores: Arnold (1999), Garcia et al. (2006) e Bertaglia (2008). Assim, apresentam-se as seguintes categorias: Matéria-prima: considera-se como matéria-prima todos os itens utilizados para a fabricação de produtos acabados, além de itens como materiais de expediente, por exemplo, que são utilizados de forma indireta.
Produto em processo: refere-se aos itens que ainda não estão prontos/acabados, mas que se encontram em processo de transformação.
Produto semi-acabado: correspondente aos produtos estocados que ainda não foram finalizados, e que esperam o destino final.
Produto acabado: são os itens que passaram por todos os processos de manufaturamento, ou seja, que estão prontos para a venda. Estoque de distribuição: trata-se dos produtos acabados, disponíveis no sistema de distribuição e prontos a ser encaminhado ao cliente final. Estoque de consignação: corresponde ao estoque tanto de produto acabado e também de peças de reposição, que acordado entre fornecedor e cliente, fica armazenados até que sejam utilizados.
3.5 CONTROLE DE ESTOQUES
As empresas, independentemente do porte que apresentam, cada vez mais tem mostrado preocupações com seus ativos, buscando no controle de suas atividades um auxílio para detectar os eventuais problemas, apontar soluções, convertendo-as em resultados positivos. Essa preocupação surge da constatação de que os diversos setores das empresas (compras, vendas, contas a pagar e receber, folha de pagamento, estoque de mercadorias) estão sujeitos a irregularidades. Assim, nota-se que no mercado de grande competitividade em que vivemos, as mudanças tendem a acontecer cada vez mais rápida, a análise administrativa no sentido de buscar melhorias para estrutura organizacional da empresa, deve sempre acontecer dentro dessas empresas que querem continuar na frente da concorrência.
O planejamento e a definição de métodos de trabalhos internos, com o objetivo de efetuar diagnósticos de situações administrativas que venham a melhorar o desenvolvimento dos trabalhos a serem efetuados, envolvendo todos os departamentos da empresa nas mutações que podem acontecer, que devem ser contínuas e controladas, obtendo assim um feedback de informações positivas ou negativas, com isso podendo analisar os pontos fracos e fortes mudanças e melhorar a cada dia. Para se manter um estoque, precisa-se de muitos recursos financeiros, para que esteja sempre atualizado com as novas necessidades do estoque e para ter condições de adquirir uma nova mercadoria. Assim, Planejar os recursos materiais da empresa vem ganhando mais importância e influenciando fortemente na política interna, focados cada vez mais nos fatores de produção, onde consiste na formação de parcerias com os fornecedores, no comprometimento dos funcionários, na inovação tecnológica e na implantação de métodos de trabalho que visão otimização dos lucros satisfação dos clientes e maior controle por parte da empresa. Daí a necessidade de entender o que significa planejar estoques. De acordo com Faria (1985, p. 156) o conceito de planejamento de estoques seria: [...] o estabelecimento da distribuição racional no tempo e no espaço dos recursos disponíveis, como o objetivo de atender um menor desperdício possível a hierarquia de prioridades necessárias para a realização com êxito, de um propósito previamente definido.
Idem (1985) aponta dois problemas em relação ao gerenciamento de estoques. O primeiro consiste em manter estoques a níveis aceitáveis de acordo com o mercado, evitando a sua falta e o risco de obsolência. O segundo trata dos custos que esses proporcionam em relação aos níveis e ao dimensionamento do espaço físico.
Além disso, é necessário compreender a razão pela qual os estoques devem ser controlados. Em conformidade com Monks apud Colella (2004, p. 199) a definição do sistema de controle de estoque é que são as técnicas de pedido e controle usados para controlar quantidade e a duração das transações de estoque".
Pode ser definido o planejamento como o conjunto de intenções que devem viabilizar o processo, e o controle como sendo o conjunto das ações que direcionam um plano para executá-las. Diante do exposto, é importante ressaltar, que evidencia-se que um dos grandes desafios da gestão neste setor reside na capacidade de dimensionar e controlar os estoques para mantê-los em níveis adequados. As flutuações do estoque tornam-se muito difíceis de controlar. De acordo com Lins, (2005), de um lado quando o estoque é adquirido para uso futuro, representa capital empatado (parado) a um custo financeiro e passa a ser visto como um mal necessário. Por outro lado, é extremamente delicado determinar qual estoque mínimo ideal para a empresa evitando-se as faltas de materiais e conseqüentemente a perda de vendas, além de depender da confiabilidade dos fornecedores quanto às entregas nos prazos combinados.
3.6 MÉTODOS DE CONTROLE DE ESTOQUE
É importante para as empresa que escolham um método de controle adequado, podendo ser do tipo simples ou mais complexo, dependendo da necessidade de cada uma. Isso porque é preciso que seja gerenciada a reposição de produtos de forma direta e o mais facilitada possível.
3.6.1 Controle de estoque pelo método do lote econômico Este método se refere a busca por onde as aquisições se darão de forma mais econômica para uma organização. Bertaglia (2005, p. 331), esclarece o objetivo desse método, afirmando que é: [...] determinar o tamanho de um lote a ser comprado ou produzido. A intenção é minimizar os custos de aquisição e os custos anuais de ter estoque, buscando o equilíbrio entre vantagens e desvantagens de se ter estoque.
Idem (2005, p. 331) expõe que para se obter o lote econômico utiliza-se o processo de tentativa e erro, em que a quantidade do ponto do pedido varia e aquele que gerar o menor custo total é escolhida.
3.6.2 Controle de estoques por revisões periódicas
Este tipo de método trabalha por meio de estabelecimento das datas em que deverão analisar a demanda de produtos para assim identificar se existe ou não a necessidade de repor o estoque.
Em descrição de Silva e Albuquerque (2005, p. 106) este método de controle de estoques sugere a verificação periódica (fixa) do nível de estoque, e baseada no nível encontrado e na política de estoques da empresa (previamente determinada), determinam-se às quantidades a serem re-supridas.
No entanto, Bertaglia (2005), destaca que devem ser tomados alguns cuidados ao usar o modelo de revisões periódicas, como por exemplo, de observar se a demanda não sofrerá oscilações no período fixado, pois se isso ocorrer pode resultar em problemas com o estoque.
3.6.3 Controle de estoques por revisão contínua
Nesse modelo avalia-se as quantidades de estoque de um produto com o objetivo de averiguar se é o momento para adquiri-lo ou não. Farias (2008, p. 01) complementa o objetivo da revisão contínua afirmando que tenta determinar o ponto específico no qual um pedido será feito (ponto de pedido) e o tamanho desse pedido.
Assim, quando se opta por esse método a empresa pode a qualquer momento tomar decisões no que se refere a reposição de estoque, sendo que isso se dará por um monitoramento contínuo do que ocorre com os níveis de produtos estocados.
3.7 POLÍTICAS DE ESTOQUE
Na administração de produção, o setor de planejamento e controle de estoque deverão ter bem definidos as diretrizes de sua política de estoque em relação as variações de mercado. Resumindo, Colella (2004) descrevem-se algumas diretrizes no sentido de medir a eficiência das políticas de estoque:
a)Meta da empresa quanto ao tempo de entrega dos produtos ao cliente.
b)Definição do número de depósitos ou almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados.
c) Até que nível deverão flutuar os estoques para atender a alta ou a baixa das vendas, ou ainda a alteração de consumo.
d)Até que ponto será permitida a especulação dos estoques, fazendo compra antecipada com preços baixos ou comprando na quantidade maior para obter desconto.
e)Definição da rotatividade dos estoques.
3.8 AUDITORIA EM ESTOQUES
Crepaldi (2002) trata sobre a auditoria de estoque afirmando que os estoques constituem o principal item do ativo de muitas empresas e, nestas, dedica-se geralmente um tempo considerável à verificação dos estoques. Uma vez que estes constituem itens tangíveis, os auditores têm de se preocupar em determinar quantidades e qualidades dos mesmos, assim como em conferir a exatidão dos cálculos referentes a seu valor. E Garcia (2004, p. 29) afirma que:
[...] uma política adequada de manutenção do estoque é um dos principais fatores de resultado em uma empresa. O acompanhamento dos processos de recepção, armazenagem e expedição das mercadorias, com um processo de controles internos adequado, são fatores-chaves para se obter lucratividade e se manter competitivo no mercado de atuação.
Dessa forma, evidencia-se que auditar estoques é um procedimento que permitirá que a empresa venha conhecer como está se acontecendo o controle de todo o seu estoque, e assim, de posse das informações obtidas por meio da auditoria, pode tomar as devidas atitudes, no sentido de melhorar o desempenho da empresa.
Attie (1998, p. 293) trata sobre os objetivos da auditoria de estoques explicitando que essa consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representados por existência física de mercadorias, e quais medidas foram tomadas como base para determinação de tal existência. E, além disso, também tem por objetivo verificar se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. Dessa forma, a auditoria de estoques compreende todos os materiais, tais como: matérias-primas, materiais auxiliares de produção, materiais secundários, embalagens, produtos em fabricação, produtos semi-elaborados, produtos para venda, produtos para revenda, embalagens usadas, materiais obsoletos, sucata, produtos alimentícios, mercadoria em postos de abastecimento. Cabe ressaltar ainda que o auditor deve ter muita atenção ao realizar a auditoria dos estoques, haja visto que se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas. 3.9 CUSTOS ASSOCIADOS À GESTÃO DE ESTOQUES
Autores como Bertaglia (2005) e Garcia et tal. (2006) defendem que as organizações que trabalham com grade volume de estoque necessita ter métodos apropriados para avaliar de forma a obter respaldo para o processo decisório. Assim, seguem descritas, segundo os autores citados, alguns custos que devem ser observados no que se refere a estoques de produtos: custo de aquisição, custo de manutenção de estoque, custo de pedido e custo de falta.
Custo de aquisição: esses podem ser fixos ou variáveis e são relacionados a pedir e obter, tendo como cálculo o custo unitário do pedido X quantidade de pedidos por período.
Custo de manutenção de estoque: trata-se do custo que ocorre desde a existência do estoque até o momento de seu consumo, referindo-se a itens físicos. Garcia et al. (2006, p.15) descreve custos de manutenção de estoques como:
[...] custos proporcionais a quantidade armazenada e ao tempo que esta fica em estoque. Um dos custos mais importante é o custo de oportunidade do capital. Este representa a perda de receitas por ter o capital investido em estoques em vez de o ter investido noutra atividade econômica. Um dos objetivos de um sistema de custo de manutenção de estoques é verificar qual a verdadeira necessidade de se fazer a reposição de estoque, também com a manutenção de estoques os custos podem ser minimizados, desde que sejam observados os processos de produção de forma adequada, que os produtos passem por aperfeiçoamento, entre outros aspectos. Bertaglia (2005, p. 319) especifica os custos de manutenção em:
a)Custo de espaço para armazenagem: corresponde literalmente ao espaço físico utilizado para armazenar o material, incluindo também aluguel, equipamentos, funcionários e outros.
b)Custo de capital: custo complexo e bastante subjetivo representando um valor extremamente alto aos custos totais de estoque.
c)Custo de serviço: está diretamente associado ao volume de estoque, integrado ao custo de manutenção; relacionando-se também a proteção dos estoques.
d)Custo por falta de estoque: quanto aos fatores externos, refletem a atrasos de pedidos e perdas de vendas. Quanto a fatores internos, impacta a perda de produção, reprogramações, bem como atrasos no atendimento de datas. e)Custo total de estoques: representa a soma pelos custos de aquisição e os custos de manutenção de estoques.
No entendimento de Garcia (2006) o custo de pedido refere-se aos custos relacionados às novas encomendas, podendo variáveis (preço unitário de compra dos artigos encomendados) ou fixos (envio da encomenda, recebimento dessa encomenda e inspeção). E os custos de falta são resultantes da não existência de estoque suficiente para atender a demanda em determinado período. Garcia et al. (2006, p.16) exemplifica: pagamento de multais contratuais, perdas de venda, deteorização de imagem da empresa, perda de market share, e utilização de planos de contingência.
A metodologia utilizada foi uma Pesquisa Bibliográfica sobre os temas em questão, ou seja, controle de estoque e gestão de compras e aspectos que os envolvem, onde utilizou-se autores como Garcia, Attie, Crepaldi, entre outros, no que tange a questão estoques, e autores como Queiroz, Slack, Dias, entre outros, para versar sobre a gestão de compras em uma empresa. O objetivo da fundamentação teórica é contribuir para uma melhor compreensão do assunto e assim facilitar a análise realizada na etapa prática da pesquisa, por meio de um estudo de caso realizado na Drogaria São José  Amambai/MS. 4.2 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS
As formas de investigação utilizadas para o estudo de caso foi a observação, a análise de documentos e o levantamentos de dados, que forneceram informações que contribuíram para uma melhor compreensão do universo pesquisado.
5.1 GESTÃO DE COMPRAS A Drogaria oferece além dos medicamentos, produtos de perfumaria em geral, e produtos ortopédicos. Também oferece serviços como: recebimentos bancário, vendas de cartões telefônicos e recebimentos de conta de energia.
A empresa dispõe de mais de 20.000 itens, sendo que não tem um departamento específico de gestão de compras, sendo realizadas diariamente via internet e telefone.
Apesar de não existir um serviço de compra organizado, a prática que se adota na maioria das vezes para a realização das compras é a interativa, onde faz-se a estimativa, repassa-se para a gerência geral, que decide o que comprar ou não.
Destacando que as compras de medicamentos são efetuadas pelo proprietário, enquanto as aquisições de perfumaria são de responsabilidade do gerente administrativo. Para a aquisição de novos produtos os responsáveis buscam manterem-se informados sobre produtos em lançamento através de revistas e panfletos distribuído pelas distribuidoras, além de observar a demanda sobre novos produtos.