Uma das principais atitudes que definem o sucesso de um projeto é a elaboração de um planejamento bem estruturado e flexível de acordo com os objetivos almejados pela empresa. Isso assegura que os resultados sejam alcançados dentro do prazo e orçamento estabelecidos.
No entanto, atingir esse patamar também depende da integração entre os membros da equipe e a forma como eles interpretam e executam as tarefas propostas ao longo do processo.
Para que não ocorra nenhum ruído na comunicação é fundamental que todas as atividades sejam claramente definidas e transmitidas. Cada colaborador precisa saber exatamente quais suas responsabilidades e papéis no projeto em questão.
Existem diversas ferramentas e técnicas que conseguem auxiliar os gestores na definição das metas e acompanhamento dos indicadores de produtividade da equipe, uma delas é a matriz de responsabilidade ou matriz RACI.
Bastante recomendada em trabalhos que envolvam muitas pessoas, a matriz de responsabilidade é uma importante ferramenta utilizada para distribuir funções e responsabilidades dentro de um projeto ou processo específico. O seu principal objetivo é proporcionar o alinhamento e clareza das informações ao estabelecer expectativas e metas para a equipe.
Para que tudo prossiga conforme o esperado, as atribuições das responsabilidades precisam ser formalizadas junto a equipe e documentadas – evitando qualquer dúvida ou conflito entre as demandas designadas.
O registro das informações deve ser feito em um local de fácil acesso para os membros da equipe envolvidos no projeto. Uma das formas mais simples é a criação de uma planilha baseada no RACI, cada letra do acrônimo é relativa aos papéis desempenhados em um projeto:
Consulted: pessoas que auxiliam a equipe durante todo o processo de desenvolvimento. Geralmente, possuem maior know how sobre os assuntos mais relevantes para o projeto em questão.
O modelo da matriz RACI é apresentado como a melhor prática para a distribuição de tarefas e responsabilidades em uma organização pelo guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) e pelo Information Technology Infrastrutucture Library (ITIL).
No entanto, esse modelo não é uma regra que precisa ser seguida indiscutivelmente por todas as empresas. É possível utilizar e criar outras siglas ou nomes de acordo com as necessidades do projeto em questão, priorizando sempre a clareza de informações.
Construir um modelo de matriz de responsabilidade para auxiliar o gerenciamento de projetos na sua empresa é um ótimo passo para garantir que os prazos estabelecidos no cronograma sejam cumpridos. No entanto, é preciso conhecer algumas boas práticas envolvidas na implementação do método:
A construção da matriz é muito simples e rápida. Nas colunas da planilha devem ser inseridos os integrantes da equipe ou as funções desempenhadas por eles e as linhas correspondem às etapas do projeto. Os pontos de inserção serão destinados para a introdução das responsabilidades de cada indivíduo.
As definições das responsabilidades que serão inseridas na matriz devem estar intimamente ligadas ao planejamento e escopo do projeto. Além disso, a equipe precisa ser verdadeiramente inserida no processo de discussão e designação das tarefas para que conflitos sejam evitados.
Uma boa matriz de responsabilidade é aquela capaz de comunicar claramente e proporcionar a reflexão sobre quais são as expectativas e deveres de cada envolvido no projeto, sem nenhuma ambiguidade.
As ferramentas e metodologias inovadoras de gestão são as principais companheiras de um gestor de projetos, desde aquelas mais complexas que auxiliam o acompanhamento dos indicadores de desempenho da equipe até as mais simples utilizadas para gerenciar melhor o tempo no trabalho.
Dessa forma, utilizar a matriz de responsabilidade para apoiar o trabalho realizado no gerenciamento de projetos traz grandes benefícios para liderança e liderados. Esse método faz com que cada pessoa saiba exatamente qual caminho deverá percorrer para cumprir as suas atividades e metas.
Esse processo evita o desperdício de recursos em longas discussões sobre quem serão os responsáveis pelas tarefas de um projeto. Além disso, otimiza o tempo dos integrantes da equipe e garante que ninguém sofra com a sobrecarga de tarefas.
Outro aspecto importante proporcionado pela metodologia é a definição dos limites entre as responsabilidades de cada indivíduo, ou seja, em que ponto termina o papel de um e começa o do outro.
Todas as empresas precisam levantar constantemente diversas informações sobre determinado processo ou serviço para a tomada ou suporte de decisões. Por isso é fundamental documentar todos os aspectos relevantes de um projeto e manter um alto nível de organização pessoal.
A matriz também facilita esse processo de rastreamento ao permitir a localização rápida dos responsáveis por cada processo, que poderão ser consultados para obter as informações que não foram documentadas adequadamente.
No entanto, alguns dados são mais difíceis de serem acompanhados e documentados apenas com o uso da matriz de responsabilidade. Uma dica é utilizar alguma plataforma de gestão estratégica especifica para auxiliar nesses aspectos, sobretudo na evolução dos indicadores de produtividade do projeto e da equipe.
É comum encontrarmos empresas que enfrentam muitos problemas pela falta de uma comunicação adequada entre os colaboradores. Ocorre uma falha em determinado processo, a quem recorrer? O que deve ser feito?
Por exemplo, o Service Desk de uma companhia de TI recebe diversas ligações sobre uma falha em um software recentemente desenvolvido. No entanto, ninguém sabe quem é o responsável pela manutenção e resolução do problema. E agora?
Essas situações são ocasionadas pela ausência de uma definição formal de quem deve ser consultado para a tomada ou execução de determinadas decisões. O uso de uma matriz bem elaborada e estruturada pode reduzir a incidência desses eventos.
A falta de formalização de responsabilidades cria um ambiente em que as ações executadas não possuem um “dono” que possa responder pelos resultados obtidos, sejam eles positivos ou não. Esse processo prejudica e reduz a eficácia de futuras avaliações de desempenho individuais, tornando a construção de feedbacks pouco relevantes para a realidade profissional de cada colaborador.
Essa prática pode ser facilmente solucionada com a distribuição correta das funções e responsabilidades que cada colaborador assumirá no projeto. No entanto, é importante observar as principais competências e habilidades dos membros da equipe e designar as tarefas conforme os seus pontos fortes.
Geralmente, projetos mais complexos envolvem uma grande diversidade de funções e setores trabalhando em conjunto para alcançar um único objetivo. Essa característica exige que uma boa gestão de processos seja realizada para a manutenção de uma sintonia e integração entre os colaboradores.
As principais tarefas da gestão de processos são facilitadas com o uso da matriz de responsabilidade. Podemos destacar os seguintes aspectos:
As etapas são dividas e priorizadas de acordo com a urgência e relevância para o andamento do projeto;
Acompanhar a execução e andamento das tarefas se torna muito mais fácil quando sabemos exatamente quem são os responsáveis;
Facilita a documentação das estratégias adotadas por cada integrante da equipe ou os desvios cometidos durante o processo.
Outra característica importante está relacionada ao aumento do comprometimento dos colaboradores com suas atividades e metas. Isso ocorre devido à formalização e documentação das informações contidas na matriz para todos os funcionários envolvidos no projeto.
Além disso, deve ser elaborado um bom cronograma de projetos para guiar todas as especificações inseridas na matriz. Essa atitude será essencial para a equipe saber com clareza quais são suas responsabilidades e prazos de entrega.
No desenvolvimento de um projeto é fundamental utilizar métodos para a documentação e distribuição correta dos papéis e responsabilidades dos membros da equipe. Esse processo garante maior clareza ao longo do caminho e evita conflitos entre os colaboradores e atividades.
Porém, apenas isso não é suficiente para alcançar resultados relevantes ao final de um projeto. É importante ter certeza de que as estratégias elaboradoras estão contribuindo positivamente para o sucesso do seu projeto através do acompanhamento dos indicadores de performance e produtividade.
Confira os principais indicadores que a sua empresa precisa acompanhar e alcance o sucesso do seu projeto!