Estudo de caso Asana — Morning Coworking • Asana
Morning Coworking abre e opera espaços de coworking bem-sucedidos em Paris com a Asana
SetorDisrupção
Monitoramento de metas e objetivos e principais resultadosIntegração de funcionários
O espaço de trabalho moderno está em constante mudança, com trabalhadores remotos, pequenas equipes e empresários criativos moldando o futuro do trabalho e da colaboração. Empresas como a Morning Coworking estão aperfeiçoando esse futuro com seus espaços de Coworking, que favorecem o conforto e a conveniência, bem como o senso de comunidade e as conexões. E este tipo de espaço de trabalho está dando certo: a Morning Coworking já conta com 20 espaços em Paris, e cinco novos locais serão abertos até o final de 2018.
Isso não é tarefa fácil, como atesta Tania Boros, chefe de operações da Morning Coworking. Tania trabalha com sua equipe de quatro pessoas para coordenar os 20 locais e seus funcionários. Eles trabalharam muito para criar o processo ideal de abertura de novos locais e assegurar a sua prosperidade.
Com o ânimo de se mover rapidamente sem perder de vista as pessoas, os processos e o propósito, eles contam com Asana para assegurar de que tudo se dá em harmonia, e permitir que qualquer pessoa na cidade (e no mundo) possa contar com o espaço colaborativo e produtivo proporcionado pela Morning Coworking.
As chaves para espaços bem-sucedidos
Fomentar espaços onde grandes pessoas (e grandes ideias) possam interagir e trabalhar requer muita coordenação e confiança. A equipe da Morning Coworking precisa estar sempre em sintonia ao organizar a segurança, os funcionários e a operação bem-sucedida dos seus espaços, sem descuidar da sua mobilidade. Tania tem muito o que fazer, mas felizmente a Asana a ajuda a ficar mais tranquila.
Avançar rapidamente através dos modelos
A maior parte das empresas precisa se mover rapidamente para permanecer à frente da concorrência e alcançar os objetivos mais ambiciosos, mas para a Morning Coworking a velocidade é especialmente importante, tendo um impacto significativo no seu faturamento. "Alguns espaços só têm contrato de aluguel de dois ou três anos, e por isso precisam estar prontos e funcionais o mais rápido possível para começar logo a gerar rendimentos", diz Tania.
Para abrir um espaço, Tania e sua equipe precisam obter as licenças, assinar os contratos de aluguel, coordenar todas as instruções, escolher os móveis, implementar as configurações técnicas e muitas outras coisas. "Com Asana, reduzimos todo o processo de abertura de um novo espaço a apenas três meses. Agora podemos abrir vários espaços de uma vez, graças à Asana e aos nossos parceiros e fornecedores (que até reduziram os seus prazos de entrega!). Em vez de abrir espaço por espaço, podemos agora abrir quatro novos espaços ao mesmo tempo."
Com tantas coisas diferentes e importantes para acompanhar, como a Morning Coworking consegue fazer tudo em questão de poucas semanas? A resposta está nos modelos.
A equipe da Tania usa o mesmo modelo para cada novo local para se assegurar que nada ficará esquecido, e com isso pode começar rapidamente um novo projeto simplesmente fazendo uma cópia do modelo. Cada seção do projeto agrupa as tarefas relacionadas à administração, TI, arquitetura, logística, etc. Isso facilita a busca por informações depois que o projeto está implementado, eliminando a necessidade de procurar entre e-mails e documentos.
A equipe da Morning Coworking também usa campos personalizados para mostrar em que estágio está uma determinada tarefa, e assim a Tania pode consultar rapidamente o projeto sem ter que pedir atualizações de status para cada uma das dezenas de tarefas. Com eles e com as dependências, é simples para qualquer pessoa saber em que deve trabalhar e ter claros os prazos. "A Asana realmente nos ajuda a ficar tranquilos sabendo que todos estão fazendo o trabalho certo no momento certo."
Os prédios com que a equipe da Tania trabalha geralmente ficaram vazios por meses ou anos até que a Morning Coworking comece a operar neles. Às vezes, as instalações estão em más condições e precisam de reforma. Veja abaixo o antes e o depois de dois dos seus espaços:
Incorporar e capacitar os funcionários em cada escritório
Mas o ritmo não desacelera depois que um novo local é aberto. Com apenas um funcionário contratado para cada local, há inúmeras tarefas a serem feitas para assegurar que tudo, das necessidades de TI até ao engajamento da comunidade, seja feito da maneira correta. A Morning Coworking também procura assegurar que cada funcionário se sinta preparado para solucionar qualquer problema, e capacitado para cumprir com a sua função, com isso ajudando a melhorar o espaço. Asana também os ajuda com ambas as coisas.
Um dos componentes fundamentais para o sucesso da Morning Coworking depois que um novo espaço é inaugurado é o processo de incorporação dos "gerentes Morning". Estes são responsáveis por cuidar de todas as necessidades e problemas que possam surgir no espaço de trabalho. "Nossos gerentes Morning são a amálgama que mantém a união dos espaços e faz crescer a comunidade", explica Tania. Também aqui, a equipe conta com os modelos.
"A Asana é realmente útil no processo de integração, porque podemos criar um modelo para garantir que todos os treinamentos serão executados, e que pode ser consultado no futuro caso os gerentes tenham qualquer dúvida."
O modelo torna os processos e as boas práticas claros e fáceis de encontrar por estarem todos na Asana. Ele também ajuda a Morning Coworking a avançar rapidamente, por não ter que começar do zero para cada novo gerente e arriscar esquecer alguma coisa. Os gerentes estão mais preparados para responder a qualquer situação e sabem que estão fazendo o trabalho corretamente, o que os ajuda a assumir novas responsabilidades com menos estresse.
Quando surgem dúvidas ou problemas, os gerentes podem recorrer à Asana em busca de soluções. Podem, por exemplo, consultar o processo requerido para a aquisição de equipamentos, ou a quem devem recorrer para obter informações sobre os orçamentos. A equipe da Morning Coworking tem projetos para cada um dos espaços de trabalho, de forma a monitorar as atividades, o processo para avaliar novos clientes, e os eventos futuros que estão planejados.
Eles também acompanham e administram os orçamentos e faturas com a Asana, e com isso têm um fechamento de mês sem surpresas. Isto ajuda a Tania a focar as prioridades principais, em responder rapidamente às perguntas e em buscar novas soluções, o que simplesmente não era possível através do e-mail ou do chat.
"A Asana torna muito simples acompanhar cada detalhe sem com isso agregar complexidade. Usamos a plataforma para gerir as faturas e certificar que não há inconsistências. Podemos enviar os relatórios e listas de gastos dentro do prazo todos os meses, com a tranquilidade de saber que não apresentam erros."
Acompanhar os principais objetivos
Com os novos problemas a serem solucionados em cada espaço de trabalho, não é difícil ficar preso nos detalhes do dia a dia e perder de vista os objetivos maiores. Isso coloca em risco a tranquilidade e a consistência típicas da Morning Coworking, e pode levar os gerentes Morning a se sentirem desmotivados se não virem como o seu trabalho contribui para o panorama mais amplo.
A Morning Coworking está aqui para criar uma comunidade sensacional e assegurar às pessoas ótimas experiências dentro do espaço de Coworking. Isso vale para nossos clientes e também para nossos funcionários. A Asana nos ajuda a garantir que estamos cuidando dos interesses de todos."
Felizmente, Tania e sua equipe estão um passo à frente com seu projeto de acompanhamento dos objetivos e resultados principais OKR na Asana. O projeto monitora os objetivos principais da empresa, como a certificação dos espaços como 100% verdes (uso dos recursos energéticos, reciclagem, entre outros), e a abertura de um espaço de Coworking por mês durante o ano de 2019, além dos principais objetivos individuais.
Aproximadamente uma vez por mês a equipe reavalia os objetivos e resultados principais, para ver como estão progredindo e criar novas soluções se algo não estiver no caminho certo ou precisar ser atualizado. Eles também reavaliam os objetivos dos funcionários e repassam os projetos futuros que possam ser relevantes para o seu crescimento.
Sucesso rápido e significativo
Em apenas alguns anos a Morning Coworking definiu um novo patamar para os espaços de trabalho ao proporcionar espaços confortáveis com funcionários engajados e uma clientela que acredita na sua comunidade. Com um número ainda maior de novos locais a inaugurar, a equipe da Tania está pronta para agir rapidamente, sem descuidar de nenhuma etapa do processo e sem perder de vista os seus objetivos principais.
Com a ajuda da Asana, a Morning Coworking pode focar nos detalhes certos sem descuidar do panorama geral, e com isso ser a empresa de espaços de Coworking mais querida e de maior crescimento de Paris.