Focaremos em encontrar os motivos para você deixar de ver a gestão patrimonial apenas como "despesa" e passar a enxergar as oportunidades de gerar benefícios e até "receitas" para sua empresa.
Quando se fala em Gestão Patrimonial, ou Controle Patrimonial, ou Gestão do Ativo Imobilizado, ou ainda, em Controle dos Ativos Fixos, a grande maioria das pessoas lembra daquelas plaquinhas com números ou com códigos de barras fixadas nos bens da empresa. No entanto, a gestão do seu patrimônio vai muito além da realização dos inventários e fixação de placas.
A Gestão Patrimonial é responsável por toda a vida dos ativos não circulantes de uma empresa, criando normas e procedimentos para o efetivo controle desde a aquisição até a sua baixa, fazendo refletir na contabilidade todos os eventos ocorridos com o bem.
Com a publicação da Lei 11.638/07 e dos pronunciamentos técnicos do CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) para adequação da nossa contabilidade às normas internacionais do IFRS (Internacional Financial Reporting Standard) publicadas e atualizadas pelo IASB (International Accounting Standards Board), surgiu uma nova visão sobre a relevância da Gestão Patrimonial e seus reflexos nas demonstrações financeiras e resultados de uma empresa.
Todas essas leis e siglas são objetos para diversos estudos e artigos. Não trataremos deles aqui. Focaremos em encontrar os motivos para você deixar de ver a gestão patrimonial apenas como "despesa" e passar a enxergar as oportunidades de gerar benefícios e até "receitas" para sua empresa.
O que compõe o patrimônio de sua empresa? Fazer a gestão sobre o quê?
Todos os bens duráveis que sua empresa adquiriu no decorrer de sua história com a finalidade de gerar benefícios financeiros e agregar valor ao seu negócio são ativos, por exemplo, terrenos, edifícios, móveis, equipamentos de informática, máquinas industriais, veículos, softwares, patentes, tecnologias, entre outros.
Realizar o controle deste patrimônio é um grande desafio na maioria das empresas. Cada espécie de ativo possui características específicas e necessita de processos de gestão e classificação contábil diferenciados. Os ativos podem ser tangíveis ou intangíveis, são utilizados em diferentes departamentos e possuem vida útil diferenciadas.
A legislação exige que as empresas mantenham os registros históricos de seus ativos na contabilidade e de forma individualizada. Com a adoção das normas internacionais de contabilidade a necessidade de análise e controle aumentou ainda mais.
Desta forma, a Gestão Patrimonial deve controlar todo o ciclo de vida dos ativos, monitorando os eventos físicos (sucateamento, roubo, venda etc) e as respectivas movimentações contábeis, como novas aquisições, transferências, baixas, as taxas de depreciação/amortização e gerar relatórios para reportar à Diretoria, demonstrando o reflexo direto no balanço patrimonial de sua empresa.
Os passos para a implantação ou reorganização da Gestão Patrimonial.
Tanto para a implantação como para a reorganização patrimonial, as etapas de trabalho serão as mesmas. O que diferirá para as empresas que já possuem alguma gestão é que poderão eliminar algumas etapas.
Atualização ou implantação de softwares
Divulgação da política de gestão a todos os departamentos envolvidos
Implantação do Departamento de Gestão Patrimonial
Na maioria dos casos tudo começa com o inventário patrimonial, onde será realizado o levantamento físico detalhado de todos os bens da empresa. Este cadastro físico será conciliado com a base contábil da empresa. Naturalmente surgirão distorções que deverão ser sanadas junto à contabilidade da empresa para as tratativas mais adequadas. Para as empresas que não possuem uma base contábil dos ativos deverá ser realizado um levantamento contábil e fiscal para a geração deste cadastro.
O resultado final do inventário será uma base de ativos atualizada que poderá ser carregada para o sistema de controle patrimonial ou ERP utilizado pela empresa. Para as empresas que não possuem um módulo de controle de patrimônio em seus softwares de gestão financeira, poderão encontrar opções de software a baixo custo disponíveis no mercado.
Para a manutenção da base patrimonial será necessário implantar normas e procedimentos, determinando os métodos de controle físicos e contábeis, com regras que deverão ser seguidas por todos os departamentos da empresa.
Por fim, a empresa deverá ter um departamento responsável pelo patrimônio, podendo ter a operação realizada por funcionários próprios ou optar pela terceirização dos serviços.
Tempos difíceis requerem uma visão estratégica
Com a implantação de uma Gestão Patrimonial eficiente as empresas ganham em diversos aspectos que vão desde o âmbito organizacional até ganhos que vão refletir diretamente no caixa:
Informações seguras para levantamento de créditos em instituições financeiras
Maior controle dos custos por departamento
Converter ativos obsoletos em receitas por vendas em leilão ou por sucata
Divulgação do balanço patrimonial sem distorções com transparência nas demonstrações financeiras
Reduzir ou eliminar o risco de multas em fiscalizações da receita federal
Informações seguras para a recuperação de crédito tributários sobre os ativos (CIAP, PIS e COFINS)
Alocação correta das despesas de depreciação para abatimento no cálculo do IRPJ (empresas enquadradas no Lucro Real)
Controle do ciclo de vida dos ativos para o melhor planejamento de gastos com manutenção e reposição de ativos
Conformidade com as melhores práticas contábeis do mercado
As empresas que já possuem uma Gestão Patrimonial estruturada e fazem a manutenção destes controles estão diagnosticando oportunidades de ganhos e tomando decisões estratégicas que refletem positivamente nos resultados financeiros.
Com ações de curto, médio e longo prazo é possível transformar a Gestão Patrimonial em uma grande aliada para resoluções estratégicas de seu negócio.
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