Você é do tempo da caderneta? Era assim, anotando no papel, que muitos negócios controlavam os pagamentos. Eram outros tempos, sem a fiscalização que passou a vigorar e exigir das empresas a comprovação tributária de suas vendas e compras de produtos e serviços. Mas ainda assim, mesmo seguindo a legislação, muitos donos de negócios – incluindo as oficinas – falham na gestão financeira e um dos motivos para isso é quase sempre a falta de controle.
Mas qual a importância do controle financeiro na oficina? Basicamente, controlar as finanças de um negócio significa não só saber o dinheiro que entra e sai do caixa, mas também poder acompanhar e aumentar a rentabilidade da empresa. Ou você se contenta em apenas empatar no fim do mês? O controle financeiro evita gastos desnecessários, indica oportunidades e abre possibilidades para expansão (novas unidades, novos serviços, mais pessoas…).
Mas o controle também ajuda em questões práticas como evitar que a empresa recorra a empréstimos que poderiam ser evitados. Ou seja, controlando o caixa as informações são mais precisas e a gestão financeira permite que a empresa possa alocar recursos próprios para cobrir furos, mas também fazer investimentos.
Como se vê, o controle financeiro pode transformar sua oficina. Pode aumentar a rentabilidade, mas pode torná-la maior, mais eficiente, mais conhecida e mais requisitada. Por isso, apresentamos a seguir boas práticas que você pode adotar para melhorar o controle financeiro da sua oficina.
Boas práticas para o controle financeiro da oficina
Adote medidas básicas na gestão financeira de empresas. O melhor controle financeiro de uma oficina passa por adotar medidas que podem ser consideradas como básicas na gestão de qualquer tipo de negócios. Duas medidas se destacam.
Mesmo que os contadores indiquem o contrário, há muitos donos de empresas que não misturam as rendas pessoais com as do negócio. Ou seja, o que entra no caixa vai para a conta bancária Pessoa Física e do dono e não para a conta Pessoa Jurídica da empresa. Isso causa confusão e inviabiliza não só o controle, mas também a real visão da movimentação financeira da oficina.
O melhor é usar a conta PJ para quem possa controlar o dinheiro da empresa com maior precisão – tanto o que entra quanto o sai no pagamento de pessoal, impostos e fornecedores. Usando a conta PF, o risco é misturar receitas de origem diferentes e isso pode comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Por exemplo, se o dono da oficina tem rendimentos de outras origens, como pagamentos de aluguel, esse dinheiro poderá ser usado para pagar contas da oficina. O contrário também poderá acontecer. Dinheiro do caixa da oficina pagando contas pessoais do dono (aluguel, condomínio…). Isso gera uma confusão grande nas finanças e pode impedir os ganhos proporcionados pelo controle financeiro citado no início do post.
Outra das medidas básicas para ter controle financeiro é estabelecer um orçamento mensal para gerenciar o negócio. Não dá para administrar um negócio como uma oficina no escuro. Ou seja, sem saber quanto se poderá gastar mensalmente, com base nas receitas e nas projeções de receitas. Por isso, para ter controle, tenha um orçamento para estabelecer as ações que visem manter as contas em dia.
Se ainda não tem um orçamento, uma dica é analisar as finanças da empresa para chegar a um valor. Veja qual o faturamento, o lucro e as despesas dos últimos seis meses, por exemplo. Isso ajudará a ter uma base para saber quanto você precisa para manter a oficina em andamento.
Mantenha foco no fluxo de caixa
Tendo o orçamento, o dono da oficina deve adotar o hábito de conferir semanalmente o fluxo de caixa que mostra o que entra e o que sai do caixa do negócio. Esta é uma prática essencial no processo de controle financeiro da empresa por duas razões.
Razão nº1 – A empresa possui uma planilha com as informações do fluxo, o que indica a existência de uma rotina, um cuidado em saber a movimentação financeira da oficina.
Razão nº 2 – Se o fluxo é abastecido corretamente, o dono do negócio tem as informações que vão ajudar a estabelecer as ações de controle financeiro da empresa.
A partir do que consta no fluxo de caixa, a oficina pode ter, por exemplo, um controle melhor sobre os pagamentos de fornecedores. Os prazos de pagamento podem ser conferidos, revistos e adequados para datas em que o caixa da empresa esteja com maior folga. Esse é o tipo de ação de controle financeiro que sua empresa pode adotar desde que o fluxo de caixa não seja um mistério nem para o dono, nem para o responsável pelo financeiro/administrativo da oficina.
Acompanhe os custos operacionais
Uma terceira boa prática sugerida para melhorar o controle financeiro é ficar de olho nos custos operacionais da oficina. Sem atenção, isso pode se tornar um gargalo nas finanças da empresa, gerando gastos além do necessário e contribuindo muito pouco ou quase nada para a geração de novas receitas.
Veja o caso dos custos com água. O controle financeiro permite analisar o quanto a oficina paga mensalmente e assim pode planejar ações que possam gerar economia no fim do mês. Por exemplo, há muitas consultorias especializadas que ajudam a reduzir a conta de água em até 70% e sem grandes investimentos. Medidas como a troca do sistema de descarga e o uso de cisternas para reuso de água da chuva fazem grande diferença no orçamento.
Mas o controle financeiro também pode mexer com a gestão de estoque da oficina. Os dados gerados pelo controle podem indicar, por exemplo, as peças mais comercializadas, mais usadas nos serviços prestados mensalmente. E também – cruzando informações sobre as compras recentes – verificar o que está encalhado no estoque.
Com o controle financeiro ativado, a oficina pode definir o que precisa manter em termos de peças e acessórios. E pode também verificar o encalhe e definir estratégias para fazer dinheiro com o que não está tendo saída. Pense, por exemplo, em vender, mesmo que a preço de custo, para outras oficinas. Ou quem sabe até permutar por outras peças que estão em falta no seu estoque. O importante é movimentar bens que pesam no orçamento da empresa – para o bem, para o mal.
Use uma plataforma digital de gestão financeira
Por fim, uma boa prática para melhorar o controle financeiro da sua empresa é avaliar se o programa que você usa para gerenciar o caixa da empresa atende bem suas necessidades. Se não usa, a hora é agora. E, mais do que isso, com uma plataforma de pagamento se pode expandir os benefícios proporcionados pelo controle e agregar novas funcionalidades que possam, em paralelo, gerar novas receitas e ampliar as oportunidades para expansão do negócio.
No caso de quem já usa um programa de gerenciamento, pode-se começar conhecendo, por exemplo, plataformas de pagamento como a da PagueVeloz. A oficina passa a usar um meio de pagamento de reconhecida eficiência no mercado, ampliar as opções para os clientes pagarem pelos serviços (máquina de cartão de crédito e débito de múltiplas bandeiras), receber de boletos, pagar contas e ter acesso fácil a relatórios que agilizam o controle financeiro do negócio.
Quer saber mais sobre os benefícios do uso da plataforma de pagamento no controle financeiro da sua oficina? Consulte a PagueVeloz. E conheça também o LinkVeloz.