Como a Endeavor acabou com a burocracia da gestão de férias com a Convenia | Convenia
Como a Endeavor acabou com a burocracia da gestão de férias com a Convenia
A Endeavor é um organização sem fins lucrativos que apoia e oferece programas de aceleração para scale ups – negócios que já passaram do estágio de startup, isto é, que possuem seus produtos ou serviços testados e consolidados no mercado, e que continuam com alto potencial de crescimento e escala.
A Endeavor foi fundada nos EUA, mas atua desde 2000 no Brasil, contando hoje com cerca de 96 colaboradores. A principal missão da Endeavor no Brasil, e no mundo, é encontrar e acelerar empreendedoras e empreendedores à frente das scale ups, sendo um player essencial para a evolução do ecossistema brasileiro de empreendedorismo e inovação.
Assim, a Endeavor busca promover a geração de conhecimento dentro do ecossistema empreendedor e inspirar empreendedoras e empreendedores através de boas práticas e cases de sucesso. Nesta jornada, a Endeavor está com a Convenia desde 2017.
O desafio: estruturar processos desorganizados
Há alguns anos, a Endeavor enfrentava sérias dificuldades para organizar os processos do departamento pessoal. Tudo era manual, isso complicava não somente a vida dos gestores da área, mas também de outros departamentos, afinal, Gente & Gestão impacta diretamente na estrutura organizacional de uma empresa. Era hora de mudar.
Algumas demandas tomavam bastante tempo dos gestores e time de Gente & Gestão, como os processos de admissão, rescisão e, principalmente, o pior pesadelo do G&G da Endeavor:
"Sem dúvidas o processo de gestão de férias. Esse era um caso muito crítico na Endeavor" – Mayane Nascimento, G&G na Endeavor Brasil
A solução: ferramentas simples e ágeis
O processo de admissão era realizado através da criação de um formulário que era enviado para o colaborador preencher os dados, após a devolutiva e conferência, o DP criava uma planilha de excel contendo os dados e encaminhava para a contabilidade emitir o termo de contratação para assinatura do colaborador.
Com a Convenia, a admissão de funcionários é realizada em poucos cliques: o colaborador recebe o link da Convenia para o preenchimento de dados, em seguida, a contabilidade recebe esses dados pela plataforma e emite o termo de admissão. Por fim, o colaborador assina o documento digitalmente e pronto. Processo 100% online.
Atualmente, a Endeavor consegue completar uma admissão em até 1 semana.
A rescisão também era totalmente manual. O DP encaminhava os dados do colaborador para a contabilidade por e-mail, que gerava uma planilha com os números da rescisão, somente após a conferência de cálculos e o "ok" do DP a contabilidade emitia o termo de rescisão.
Hoje a Convenia torna esse processo mais ágil e fácil:
"Não preciso mandar nada por e-mail. É basicamente apertar o botão, desligar o colaborador e colocar os dados. Pronto, acabou." – Mayane Nascimento, G&G na Endeavor Brasil
Todo o processo de férias também mudou. Mas para entender melhor os efeitos da Convenia no DP da Endeavor, é necessário voltar no tempo e conhecer as dificuldades que a empresa já enfrentou para melhorar o controle de férias.
Antigamente, a gestão de férias era uma tarefa complicada, onde a grande dificuldade estava na organização e falta de comunicação entre os departamentos envolvidos. Na tentativa de estruturar melhor esse processo, o DP introduziu uma planilha de controle de férias. Mas não foi o suficiente.
O controle era manual e nem sempre os gestores sinalizavam para o time de G&G sobre os combinados de dias de férias que eram feitos com o time e, muitas vezes, os controles não eram confiáveis.
O uso da planilha trouxe pouca evolução na gestão de férias para Endeavor. Por ser um arquivo compartilhado, por várias vezes esse arquivo não era atualizado.
Hoje a Endeavor conseguiu organizar essa tarefa concedendo ao colaborador mais autonomia, ele tem acesso para acompanhar seu saldo, solicitar as férias diretamente na plataforma e recebe aprovação do gestor. O gestor também tem total visibilidade dos dias de férias do seu time e consegue fazer esse planejamento estruturado de férias ao longo do ano. Já o time de G&G teve um ganho imenso de confiabilidade de informações e produtividade sem a perda de dados e sem precisar "caçar" informações pela organização.
Os resultados: processos otimizados e autonomia para o departamento
Com a Convenia, a Endeavor consegue otimizar as demandas do DP de maneira rápida e descomplicada. Aqueles processos demorados, cheios de arquivos – que poderiam ser facilmente perdidos – já não existem mais e o DP tem segurança para trabalhar com dados.
O DP da Endeavor também ganhou mais autonomia graças aos relatórios e histórico de cada colaborador.
"Agora a gente tem histórico do colaborador, desde a admissão até a saída dele e todas as alterações de cargos, salários, promoção e férias…ter esse histórico é muito bom porque antes a gente tinha que pedir tudo isso para a contabilidade, então a gente já cortou esse caminho e ganhou mais autonomia." – Mayane Nascimento, G&G na Endeavor Brasil
De olho no futuro: people analytics como metodologia de sucesso
Mayane destaca o seu desenvolvimento em people analytics para tornar o departamento mais estratégico e prever cenários. Essa é uma cobrança do mercado e muitas empresas já estão mirando nessa direção para conseguir ter uma visão de tudo que aconteceu no passado, e a partir disso, comparar com o hoje e tomar decisões futuras.
Neste sentido, o departamento se torna protagonista por planejar ações para evitar possíveis situações de risco.
"A gente sabe do que é capaz e da importância do nosso trabalho no dia a dia. Só que a gente precisa mostrar isso. E a partir do momento que apresentamos dados, análises e insights, a empresa consegue tomar melhores decisões." – Mayane Nascimento, G&G na Endeavor Brasil
Como a Convenia ajuda na gestão de férias
A Convenia tem como objetivo descomplicar o RH e DP de empresas através de uma plataforma 100% digital. Com a nossa plataforma, você acompanha o fluxo de aprovação de férias (pendentes, aprovadas e reprovadas), o status e saldo de toda a empresa, além de exportação para relatórios.
Aqui os profissionais conferem a quantidade de dias disponíveis e solicitam férias. Também é exibido todo o histórico de férias e abonos já usufruídos.
Gostou da história da Endeavor? A próxima história de sucesso que queremos contar é a sua! Conheça a Convenia, clique aqui e agende agora um horário com nossos consultores. Será um prazer conhecer você!