O que é ERP para transporte e logística?
O sistema ERP tem revolucionado a forma que as organizações administram os seus departamentos.
Para empresas de transporte e logística, ele oferece um leque de ferramentas que otimizam e gerenciam processos com precisão, contribuindo com o crescimento da corporação.
Entenda como funciona o ERP para transporte e logística e quais os benefícios que ele pode trazer.
A palavra ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning. Em português, significa Planejamento dos Recursos da Empresa.
Por meio da ferramenta, o gestor de frota automatiza e monitora importantes processos da empresa.
Como emissão de documentos, controle da frota, custos, receitas e despesa, históricos dos clientes, entre outros procedimentos logísticos.
Uma das principais vantagens da utilização do ERP para empresas de transporte de cargas é a integração entre as informações.
Por meio dele, diferentes departamentos podem compartilhar dados de maneira segura e eficaz.
Um exemplo prático seria quando o departamento de gestão de frotas informa, em tempo real, ao departamento de compras a necessidade de adquirir itens para a manutenção dos veículos.
A integração permite que a empresa tome decisões mais seguras, preveja possíveis cenários, encontre gargalos, otimize recursos e processos, e potencialize as chances de sucesso do negócio.
Entre os principais controles dentro de um sistema ERP para transporte e logística, destacam-se:
Criação de Perfil de Usuários;
Baixas de Títulos a Receber;
Consulta ao Balanço e DRE;
TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte).
Como o Sistema ERP é dividido?
O Sistema ERP é dividido por módulos que refletem dois tipos de visões:
Visão Departamental – Este tipo de visão mantém todos os processos de cada setor dentro da mesma tela, facilitando o trabalho do gestor e o controle sobre as operações.
Nesta opção as pessoas envolvidas em um departamento não conseguem acessar as informações de outros departamentos.
Por exemplo, o departamento operacional não acessa as informações do departamento administrativo.
Visão por Segmento – Ao avaliar os segmentos dentro da empresa, podemos observar que cada um tem as suas particularidades.
Ao contrário da visão departamental que atende uma especificação mais ampla, a por segmento é direcionada para análises e visões de áreas determinadas.
Qual o objetivo do Sistema ERP para transporte e logística?
O principal objetivo da ferramenta é organizar e otimizar os processos dentro da empresa de transporte e logística.
Um ERP registra todos os dados referentes a clientes, fornecedores, colaboradores, produtos, vendas, compras, pagamentos e impostos.
O software também atua como um integrador de operações e informações, mantendo todos os dados da empresa armazenados e seguros.
Principais benefícios do Sistema ERP
Quando implementado, o Sistema ERP para transporte e logística oferece diversos benefícios às empresas:
Redução de custos: além dos custos operacionais relacionados a processos manuais e papéis, a utilização do ERP possibilita uma maior assertividade nos processos gerando economia para a empresa.
Redução de gargalos: com a visão macro do negócio, é possível identificar falhas e solucioná-las antecipadamente;
Aumento de produtividade: a automatização dos processos manuais melhora o fluxo de trabalho e garante o aumento da produtividade.
Otimização dos processos operacionais e administrativo: atividades antes realizadas manualmente agora são otimizadas de forma segura e automatizada.
Aumento em receita/lucro: ao enxergar o negócio como um todo e identificar com antecedência pontos de melhoria, realizar um planejamento proporciona o aumento de receita de maneira consistente.
Melhoria na logística: a melhora na logística se dá devido a visão em tempo real de todas as movimentações no negócio.
Melhorias em processos de manutenção: com todos os processos e atividades automatizados, fica mais fácil detectar pontos de melhorias e fazer com que todas as atividades da transportadora fluam de maneira saudável.
Entrega no prazo: o cliente é o maior beneficiado em relação ao uso de um sistema ERP.
Toda a automatização de trabalho permite acompanhar as etapas e garantir que os produtos sejam entregues em dia para os clientes.
Principais módulos do sistema ERP para transporte
O ERP é um sistema completo e conta com diversos módulos, que podem ser personalizados para cada perfil de empresa.
Alguns dos módulos disponíveis:
1. Emissor de CT-e e MDF-e
Todas as empresas que trabalham com transportes de carga precisam emitir documentos fiscais eletrônicos obrigatórios, como o CT-e e o MDF-e.
Como a emissão dessas notas são rotineiras dentro de uma transportadora, o tempo perdido e o risco de acontecer algum erro ou perca de dados é bastante alto.
Com um Sistema ERP para transporte e logística, essas preocupações são praticamente nulas, já que o sistema emite automaticamente esses documentos eletrônicos.
2. Controle de Frotas
O módulo de Controle de Frotas oferece ao gestor o controle total e absoluto sobre todos os veículos que, de alguma forma, prestam serviço de transporte, sejam eles da própria empresa ou terceirizados.
Uma boa gestão de frotas permite serviços melhores aos clientes.
A ferramenta possibilita controlar e otimizar de reparos nos veículos.
Como manutenções preventivas, manutenções periódicas, controle de combustível e monitoramento em tempo real do automóvel.
3. Sistema TMS
TMS é o sistema de Gerenciamento de Transporte, responsável por controlar operações relacionadas ao transporte de carga, como:
despesa e lucro de cada uma das viagens
pagamento automático para condutores terceiros (CIOT)
gestão de possíveis multas de trânsito
emissão de ordem de coleta
A Gestão Financeira aperfeiçoa processos relacionados à movimentação financeira da empresa, contas a pagar e receber, fluxo de caixa e cobrança escritural.
5. Módulo de Logística
Muitas transportadoras, além de administrarem a frota, precisam cuidar do armazenamento e estoque de itens.
Toda essa movimentação é feita por um departamento, conhecido como logística.
Por isso, é tão fundamental que o Sistema ERP para transporte e logística também inclua um módulo focado em automatizar os processos de logística.
O Sistema ERP para a logística
O Sistema ERP é fundamental para a logística de transportes e fretes na transportadora.
O setor, considerado um dos mais complexos dentro de uma transportadora, exige atenção e monitoramento para ser assertivo em suas rotinas.
Entre as principais vantagens que esse software oferece ao setor de logística, estão:
1. Facilita a coordenação e controle de processos
Com um Sistema ERP todos os processos internos são automatizados, acabando com a demora nos processos e prevenindo alguns erros decorrentes de atividades manuais a partir do uso de planilhas e anotações em papel, por exemplo.
Ao adotar o software para a área de logística, todo o setor e estoque ficam organizados no sistema.
Assim, a transportadora ganha tempo na gestão, já que as operações se tornam padronizadas e centralizadas, facilitando o acesso aos funcionários liberados e gestores.
2. Permite a gestão de pedidos de compras
Uma das funcionalidades do ERP é a gestão de estoque para transportadora.
Pensando no setor de logística, esse módulo permite que o gestor da área tenha total controle sobre todos os pedidos de compra solicitados aos fornecedores.
O software mostra a data de cada pedido de compra, se o serviço foi feito de forma satisfatória e se foi entregue dentro do prazo estimulado.
A ferramenta serve para avaliar se os parceiros comerciais cumprem aquilo que promete ou se é necessário buscar novos fornecedores.
3. Armazena e distribui informações
Em épocas que a demanda fica muito alta na transportadora, erros podem facilmente passar despercebidos.
Como o ERP faz um checklist de verificação, otimizado para atender todas as demandas da transportadora, esse tipo de problema diminui e os erros são reduzidos de forma significativa.
4. Melhora o controle de estoque
Ao adotar o ERP, você consegue saber com exatidão quais produtos saem do estoque com maior frequência e quais não possuem alta demanda.
Sendo assim, é possível prevenir desperdícios e perdas de produtos.
Existe ainda a opção de alertas de estoque mínimo, configurada de acordo com a política do usuário.
Quando o usuário estiver realizando a movimentação de um item que está com saldo abaixo do mínimo, por exemplo, um alerta é emitido na tela.
5. Atualização automática
Por ser um sistema inteligente, possui atualizações automáticas que acompanham alterações na legislação brasileira e buscam otimizar, ainda mais, os processos.
6. Rastreamento de veículos
O Sistema para transportadora permite que você rastreie e acompanhe, em tempo real, todos os veículos da sua frota.
Vale ressaltar que esta funcionalidade só está disponível se você integrar o seu rastreador veicular ao ERP Gestran.
A função garante maior segurança ao negócio e ao condutor.
Afinal, se uma parada brusca e não programada for feita, o gestor automaticamente entra em contato com o motorista do caminhão e toma as atitudes necessárias de acordo com o problema.
Também é possível acompanhar cargas refrigeradas e ser alertado caso os limites de temperatura apresentarem anomalias, garantindo a integridade dos alimentos.
Esse controle também permite que o gestor acompanhe em tempo real o caminho realizado pelo condutor.
Assim consegue saber se aconteceu algum desvio de rota ou parada com tempo excessivo.
7. Escolha de rotas
Com o controle total sobre a frota e as rotas, fica muito mais fácil descobrir quais são os melhores trajetos para o veículo seguir.
Se o caminho X é mais curto, mas nele o risco de acidente e depreciação do automóvel é maior devido às condições da estrada, o indicado é o condutor pegar o caminho Y e garantir uma economia a longo prazo, além de assegurar a segurança do condutor que está atrás do volante.
8. Controle sobre todos os custos
O Sistema ERP para transporte e logística também permite que o gestor acompanhe quanto cada veículo e motorista gasta no trajeto, seja em combustível ou desgaste dos pneus.
Com o cruzamento dessas informações é possível ter o controle total sobre todos os custos, e assim, pensar em situações que podem melhorar a rentabilidade e lucro do negócio.
Outra vantagem do software é a emissão automática de relatórios.
Assim, o gestor consegue acompanhar e mensurar os dados referentes ao setor de logística, além de encontrar possíveis gargalos e trabalhar para melhorar os pontos fracos.
Como saber se preciso de um sistema ERP para transporte e logística?
Investir em um sistema ERP traz diversos benefícios às empresas, promovendo a automatização de tarefas, fazendo um melhor aproveitamento do tempo, reduzindo custos e aumentando o lucro das empresas.
Mas como saber se a minha empresa de transporte precisa de um sistema ERP?
Se a empresa se identifica com os pontos abaixo, o ERP para transporte e logística pode ser uma boa opção.
Empresários que planejam expandir os negócios precisam ter total controle dos processos da transportadora.
Como estoque, fluxo de caixa, emissão de documentos, entre outros setores que comprometem o desempenho da empresa.
Diminuir ou evitar erros nos departamentos. As falhas, em sua maioria, ocasionam a perda de dinheiro nas corporações.
Falta de padronização nos processos.
Se cada departamento segue um protocolo para a realização de tarefas, o risco de erros é maior.
Além de poder gerar problemas na continuidade do trabalho. Todos os setores da transportadora precisam falar a mesma língua.
Passar confiança aos clientes. Quando o cliente sabe que uma empresa possui um sistema de gestão para transporte e logística, ele se sente mais seguro em fechar negócio com ela, já que, tem mais garantia de organização e segurança em ter prazos cumpridos.
Cumprir com as obrigações legais. Empresas de transporte e logística precisam seguir uma rigorosa emissão de documentos e declarações a respeito de seus serviços.
Com um sistema ERP, é muito mais fácil ter controle de toda a documentação que deve ser emitida e seus prazos.
Como escolher os módulos de um sistema ERP
São diversos os módulos dentro de um sistema ERP, sendo que cada um é focado em uma área específica da empresa de transporte.
Com isso, cabe às empresas selecionarem os que mais atendem às suas necessidades e vão suprir demandas que precisam de automatização.
Para saber quais se encaixam perfeitamente para os processos da corporação, é possível solicitar uma demonstração gratuita e testar cada uma das funcionalidades.
Custo de um ERP de transporte e logística
Por ser modular, o ERP de transporte e logística se torna mais barato que outras ferramentas.
A empresa paga apenas os módulos que realmente precisa.
O sistema é implantado por profissionais capacitados e tem à disposição uma equipe profissional para dar todo o suporte necessário.
No momento de escolher o fornecedor, é importante buscar empresas que promovam melhorias tecnológicas constantes.
Desta forma, sua empresa tem o melhor aproveitamento do sistema.
Com a automatização e otimização dos processos, a empresa ganha aumentando a eficiência, identificando e corrigindo falhas, e aumentando a rentabilidade.
Estas economias, ao longo do tempo, pagam o sistema e ainda geram lucro para a corporação.
Para qual tipo de empresa é indicado o ERP?
O ERP para transporte e logística é destinado para empresas de médio e grande porte que possuam frotas de veículos.
Como características, estes negócios possuem um grande fluxo de demandas e processos, além de precisarem cumprir com as leis vigentes para a categoria.
Entre os principais ramos de atuação que necessitam do sistema de gestão para transportadoras estão:
Carga Fracionada;
Carga Líquida;
Carga Fechada;
ERP para transporte e logística é seguro?
Sua empresa sofre hoje com a falta de organização das informações e perde dados e documentos importantes?
O Sistema de ERP para transporte e logística é ideal para trazer equilíbrio e segurança.
Por ser um sistema personalizado e fechado apenas para a sua empresa, traz a garantia de ter as informações preservadas em um sistema que só pessoas autorizadas possuem acesso.
Além disso, é possível dividir os acessos, habilitando o acesso de cada dashboard para uma equipe específica.
ERP Gestran: todas as soluções que sua empresa de transporte precisa
O Sistema de ERP para transporte e logística é importante para a otimização dos processos, redução de custos e aumento na receita da empresa.
O Gestran ERP tem como objetivo integrar os departamentos e automatizar as operações que envolvem a sua transportadora.
Entre os módulos que a Gestran oferece, estão:
TMS – É um software que procura melhorar a qualidade e a produtividade de todo o processo de transporte e logística;
Logística – Monitora todas as operações, controla o posicionamento dos veículos, rastreia as cargas e monitora.
Controle de Frota – Realiza a manutenção de forma preventiva, preditiva e corretiva por km percorrido, hora e data.
Business Intelligence – Analisa indicadores e dados para trabalhar os pontos fortes da empresa, encontrar gargalos e transformar os pontos fracos em oportunidades.
Gestran Intelligence – Acompanha em tempo real os indicadores de todos os setores e processos de empresa por meio de um painel de gestão.
Gestão Financeira – Gerencia toda a movimentação financeira, como contas a pagar e receber, aprovação de títulos, controle de adiantamentos e fluxo de caixa.
Compras – Administra o processo de compras da transportadora, como a requisição, cotação e ordem de compra.
CRM – Registra, monitora e administra as ações de seus colaboradores. Podendo acompanhar metas de vendas, orçamentos e propostas.
Suprimentos – Controla o almoxarifado da transportadora e autoriza a movimentação de materiais, estoque, peças, carga, consumo de combustível.
Gestão de Pessoas – Administra treinamentos para desenvolvimento e qualificação de colaboradores. O módulo ainda permite registrar ocorrências e controlar os pontos de carteira de habilitação de cada um dos motoristas.
Custos – Gerencia o vencimento de documentos de automóveis, colaboradores, licenças, alvarás, certificações, laudos técnicos e de equipamentos de segurança.
EPI's e Docs – Integra a gestão de custos com o módulo de compras e financeiro.
Controle das viagens de cada veículo
Automação de Docs – O RAD envia automaticamente documentos fiscais emitidos para todos os envolvidos na operação.
Controle de Pneus – Acompanhe como está todos os pneus da sua frota.
A funcionalidade ainda permite identificar as condições de uso de cada um deles.
Assim como gerenciar a sua vida útil, além de controlar reformas e manutenções.
Controle de Combustível – Confira em tempo real quais foram os abastecimentos da sua frota, e, tenha acesso a indicadores importantes, como ranking de consumo por veículo e condutor.