Para quem atua na gestão de um escritório de advocacia sabe que advogar não é tarefa fácil. É preciso lidar com rotinas que vão além da gestão, adentrando a administração, organização de processos e serviços relacionados aos clientes, marketing e cuidar bem da organização financeira.
O último ponto vem causando preocupação aos gestores. Se a administração financeira não for realizada de forma organizada, o gestor tem a sensação de que trabalha muito e não consegue ser remunerado da forma como deveria.
Pode acontecer, também, do escritório ter uma receita elevada em determinado período, mas não saber para onde foi o dinheiro. Esse sentimento é recorrente para você?
Posso lhe afirmar que essa sensação nada mais é do que a consequência da má gestão financeira do escritório que pode acontecer por alguns fatores:
Falta de planejamento, organização e controle;
Falta de domínio técnico e análise de dados;
Falta de planejamento estratégico e planejamento de negócios.
Sendo um trabalho que, mesmo simples, exige planejamento anterior, falaremos primeiramente sobre eles, para assim, começar a organização financeira do seu escritório de advocacia.
Como alcançar eficiência na organização financeira?
Fazer a organização financeira é um processo que nunca estará longe dos seus pensamentos e gera questões preocupantes, como:
"Qual a minha próxima grande despesa e como vou pagar por isso"
"Eu tenho o suficiente na minha conta para cobrir os custos do mês?"
"Vou ficar sem dinheiro antes de receber meu próximo ganho?"
Reunimos as melhores dicas para ajudar os advogados a manterem suas finanças sob controle enquanto constroem seus escritórios de advocacia:
Tenha o controle do seu fluxo de caixa
Fluxo de Caixa é o movimento de ganhos e gastos de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu escritório.
Para que o controle seja feito é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina e sem erros.
Todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas e a partir desse levantamento, que se torna algo básico em uma gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados.
No controle de "contas a pagar", deve-se anotar dados presentes e futuros de todas as despesas do escritório, desde o que se deve, pagamentos futuros, contas futuras e valores que ainda não foram agendados, mas que são previsíveis.
O objetivo aqui é identificar o fluxo de despesas, sendo possível acompanhar para onde estão destinados os gastos do escritório.
Para que isso seja feito de maneira assertiva, é importante ter:
Data de previsão de pagamento;
Plano de contas relacionado ao pagamento;
Valor final, onde deve-se considerar juros, multas etc;
Para se ter controle das "contas a pagar", alguns pontos devem ser seguidos e observados como por exemplo, sempre que possível, parcele os pagamentos para não ter um peso grande de contas em um determinado mês.
Armazene também as notas fiscais e recibos em uma pasta on-line e em nuvem para acessar sempre que necessário e registre os pagamentos que foram feitos. Não perder prazos é sempre muito importante em uma gestão financeira.
É preciso estar atento ao que se deve, e se preocupar com o que tem a receber também.
Separamos algumas boas práticas para que as "contas a receber" sejam melhor avaliadas:
Conhecimento de clientes que pagam em dia;
Comparação com "contas a pagar", entendendo a necessidade do seu caixa;
Para que você tenha um controle maior sobre as contas a pagar e a receber é importante o uso de planilhas e da sua alimentação diária. Essa planilha de controle é ideal para quem precisa fazer um planejamento mais amplo e ter uma visão mais extensa de suas despesas e recebimentos.
A Data Lawyer preparou uma dessas para você! Basta clicar logo abaixo e baixar gratuitamente:
Faça um check-list de compras mensais
Ter um controle das compras está diretamente ligada aos processos de organização financeira de uma empresa. Por mais que você pense "Eu não preciso disso, o meu escritório gasta apenas com papéis e tintas de impressora", a aquisição de bens e serviços é responsável por uma grande parcela de contas da sua empresa.
Logo, a organização financeira de compras da empresa também precisa de uma atenção especial para que, ao final de todo mês, seja possível saber em que o dinheiro foi investido e economizar, caso esse número seja extremamente grande.
Para isso, você pode listar as compras necessárias em cada mês, evitando gastos excessivos e prevenindo o escritório da falta de materiais quando surja a necessidade de utilizá-los, como por exemplo: gastos com papelaria, supermercado, materiais que cada departamento, em específico, necessita e muito mais.
Neste check-list insira tudo aquilo que é gasto recorrente (que acontece todo mês), materiais que o seu escritório já sabe que precisará comprar e o que ainda há em estoque.
Esteja preparado para as instabilidades financeiras
Em toda e qualquer empresa é necessário contar com algumas reservas para possíveis instabilidades financeiras. O também chamado "fundo de emergência" deve ser aplicado em escritórios de advocacia, ainda que este possa se beneficiar em uma situação de crise econômica aumentando o seu lucro.
Todo escritório, independente do seu tamanho, faturamento e prospecção de clientes, deve se preocupar com a instabilidade no fluxo.
Para isso, o planejamento financeiro deve estar impecável. É por lá que você evita dívidas enormes, sabe a hora certa de investir em um software com módulo financeiro e pode tomar decisões quanto ao seu financeiro que não prejudique o futuro.
Uma dessas decisões é a forma como se deve resguardar uma parte do lucro para despesas não esperadas.
O valor que os sócios decidirem dispor para esse fundo deve ser aplicado em um investimento seguro, contanto que seja de alta liquidez para que o dinheiro esteja disponível quando necessário e continue com o seu valor de compra atualizado.
O fato é: de nada adianta o gestor do escritório estar atento a todo o planejamento financeiro, gastos, ganhos, compras e instabilidade se ele não faz isso pensando na redução de custos.
Essa deve ser uma prática constante nos escritórios de advocacia, com uma análise consciente e frequente, verifica-se a necessidade de cada um dos gastos, a sua importância e como impacta o bom funcionamento da organização.
Existem inúmeras formas de reduzir custos e que podem ser implantadas e executadas por meio de avaliação de relatórios financeiros, porém é necessário o engajamento de todos os colaboradores para que isso seja visto como um projeto.
Algo necessário é a reunião dos sócios com a equipe para compartilhar a gestão de redução de custos, mostrando as metas, objetivos, causas da redução, bem como as consequências se isso não for colocado em prática.
O aumento da produtividade de toda a equipe – incluindo aqui, os gestores – pode ser alcançado por intermédio do uso de sistemas automatizados, que atualmente, podem ser encontrados no mercado em grande quantidade e qualidades diferenciadas.
Quando falamos do uso desses sistemas na advocacia, podem ser utilizadas Lawtechs que aumentam significativamente a eficiência nos trabalhos rotineiros.
Bônus: Relatórios financeiros
Após reunir todas as informações e organizá-las de forma lógica, seja por meio de planilhas ou com o uso de Softwares Jurídicos, será necessário gerar relatórios de acordo com seus objetivos e necessidades e, logo após, medir os resultados através de métricas.
Por isso, como um bônus para você que chegou até aqui, listamos os 5 principais tipos de relatórios indispensáveis para uma boa organização financeira no escritório. São eles:
Relatório de faturamento: mostra faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de honorários;
Relatório de novos clientes: classifica as novas entradas e quais foram mais representativas para o escritório;
Relatório de fluxo de caixas: detalhe sobre os lançamentos financeiros, com entradas e saídas;
Controle por centro de custo: detalhe dos gastos da empresa por categorias ou centro de custos.
Com os relatórios prontos, é preciso medir alguns dados financeiros, o que chamamos de "métricas".
Métricas, de maneira simples e resumida, são dados operacionais brutos. Com esses dados é possível construir indicadores de desempenho que permitem avaliar e medir o desempenho do escritório.
Para os advogados gestores que pretendem promover uma boa gestão financeira do escritório, é recomendável estabelecer algumas delas que pautam boa parte da atividade jurídica, como:
Faturamento dos honorários;
Despesas por orçamento;
Entendemos as necessidades e desafios que os escritórios de advocacia de hoje enfrentam: a busca por resultados sustentáveis em sua organização financeira, por isso, preparamos um e-Book completo com todas as métricas citadas acima, como calcular e tomar decisões, é só clicar abaixo para baixar grátis: