O gerente de projeto despende cerca de 90% do seu tempo com a comunicação seja ela formal através de e-mail e atas de reunião ou informal em um cafezinho no meio da tarde ou uma simples orientação de como executar determinada tarefas. E como utilizar bem o tempo em reuniões? Neste post falaremos sobre as principais reuniões de um projeto e qual é o objetivo de cada uma.
As reuniões de projetos estão vinculadas ao ciclo de vida do projeto e ocorrem em momentos específicos de cada ciclo. Podemos citar as reuniões abaixo, como as mais importantes.
1. Reunião de Brainstorming (Brainstorming meeting)
As reuniões de brainstorming ajudam você a entender melhor os fatores internos e externos que podem afetar o seu projeto. Nesta reunião você pode obter as informações necessárias para elaboração do Termo de Abertura a ser aprovado pelo patrocinador.
2. Reunião de Partida (kickoff meeting)
O objetivo da reunião kickoff é apresentar os objetivos do projeto para equipe, apresentar os principais envolvidos no projeto, estimular o engajamento da equipe e conhecer as expectativas. Esta reunião é realizada após a aprovação do Termo de Abertura.
3. Reunião de acompanhamento (follow-up meeting)
As reuniões de acompanhamento são realizadas para verificar o andamento do projeto. Podemos ter vários tipos de reunião de acompanhamento, tais como:
– Reunião de acompanhamento com a equipe;
– Reunião de acompanhamento com a gerência;
– Reunião de acompanhamento com cliente.
– Reunião de Status report
4. Reunião de Encerramento ou de Entrega do projeto (end up meeting)
A reunião de encerramento ou entrega pode ser realizada em duas partes. A primeira reunião o gerente de projeto faz com a equipe do projeto com o intuito de revisar o documento de lições apreendidas, eleger as lições mais relevantes e finalizar toda documentação de projeto. A segunda parte é realizada com o gerente de projetos e o patrocinador, onde são revisadas as entregas e a formalização do encerramento do projeto.
As reuniões de projetos ajudam você planejar melhor o projeto, monitorar o progresso e resolver problemas e questões rapidamente. Nos próximos posts, daremos algumas dicas de como realizar reuniões com sucesso e efetividade.