A papelada faz parte do dia a dia de qualquer negócio, mas já se perguntou se existe outra alternativa para isso? A resposta é sim e se chama paperless.
Se fossemos listar as demandas de compras constantes de um escritório um item que dificilmente ficaria de fora seria o papel. De documentos à rascunhos, o papel é essencial no dia a dia de qualquer negócio, certo? Há controvérsias.
Na verdade, existe um conceito que vai na contramão dessa ideia e prega que é possível e até mais vantajoso acabar com a papelada cotidiana das empresas, independente do segmento de atuação.
Já pensou sobre isso e imaginou como seria lidar com as demandas administrativas sem papel? Hoje nós vamos te falar sobre esse conceito que se chama paperless e te mostrar como e porquê tornar isso realidade no seu negócio!
Paperless, ou "sem papel" na tradução literal, é um conceito que significa, em poucas palavras, zerar ou reduzir de forma considerável o uso de papel no ambiente corporativo.
E essa não é uma ideia nova. Na realidade, ela surgiu há bastante tempo, por volta de 1970, e desde então vem surfando uma onda de popularidade com altos e baixos.
Com o surgimento dos computadores de uso pessoal, seguido da internet, da banda larga, do armazenamento em nuvem e, mais recentemente, dos smartphones, a digitalização foi se expandindo e incorporando diversas funcionalidades antes exclusivas do formato físico.
Por outro lado, tecnologias entusiastas do papel, como as impressoras e copiadoras, desaceleraram esse processo e ainda nos dias atuais têm sua função e valor no mundo do trabalho.
De qualquer forma, falar de paperless hoje é falar não só de tecnologia e digitalização, mas também de consciência ambiental, uso e desperdício de recursos, economia, segurança, praticidade e até vantagem competitiva.
Paperless é a atitude que vai impactar positivamente empresas e sociedades. | Imagem: Pexels.
A maior parte dos tomadores de decisão e empresários nunca se questionou sobre a necessidade de usar e manter arquivos em papel, mas essa prática traduz aquele ditado "o que os olhos não veem, o coração não sente".
Nós estamos aqui para abrir os seus olhos sobre esse tema e te ajudar a entender porque o paperless é um conceito que vale a pena colocar em prática:
Pense por um minuto sobre quanto papel você já usou e também jogou fora na sua vida. Temos certeza de que a imagem que lhe vem à cabeça não é de algumas poucas folhas.
Apesar de ser um material reciclável e alguns dos seus recursos de produção poderem ser reutilizados, o papel ainda é um produto que demanda recursos naturais, água e energia, e gera resíduos tanto durante sua produção quanto na hora do descarte.
Optar pela política paperless é adotar uma alternativa sustentável e consciente, visando o bem-estar comum e do planeta, afinal, é mudando nossos hábitos e escolhas que mudamos o mundo.
Impacto social, consciência e reputação
A causa ambiental já é bastante essencial e urgente, porém a reputação da sua empresa diante dos consumidores e potenciais clientes também pode ser beneficiada com o conceito paperless.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Federação de Indústrias do Estado do Paraná (FIEP), 87% dos brasileiros prefere consumir produtos e serviços de empresas com sustentáveis.
Ou seja, é importante para o futuro do planeta e também do seu negócio adotar medidas mais conscientes, transparentes e sustentáveis, assumindo a responsabilidade sobre os recursos utilizados em toda a sua cadeia produtiva.
Sua empresa vai economizar (e muito!)
Assim como não costumamos notar o quanto de papel utilizamos e descartamos, não temos consciência do gasto real que esse hábito gera.
Muito além do valor necessário para comprar resmas, o uso de papel engloba também os gastos com impressões, autenticações, armazenamento, canetas, carimbos… sem contar o tempo gasto pelos colaboradores buscando um documento específico nas caixas de arquivo, o alto risco de perda ou dano, e por aí vai!
Ao trocar a papelada pelos arquivos digitais, você vai reduzir drasticamente seus gastos e preocupações, afinal você precisará investir menos e em poucos recursos.
Menos papel, mais espaço
Já falamos sobre a compra e o descarte do papel, mas muitas vezes os arquivos administrativos em papel precisam ficar armazenados por um período e isso significa mais recursos sendo utilizados. Que tal trocar a sala de arquivo lotada pelo armazenamento em nuvem?
Encontrar uma ficha ou documentação entre centenas ou milhares de arquivos pode ser um desafio e tanto. Porém, quando estamos falando de um escritório paperless, essa missão pode ser resolvida em alguns minutos e cliques.
Mais acessibilidade, agilidade e segurança
Na política paperless, além da facilidade de encontrar os arquivos, é possível que mais de uma pessoa acesse o mesmo arquivo simultaneamente, de qualquer lugar ou dispositivo, além dos seus documentos ficarem muito mais seguros contra danos, acidentes, perdas e acessos indevidos.
E também, a digitalização te traz uma vantagem competitiva, pois os processos da sua empresa se tornam menos burocráticos e mais ágeis e eficientes, para você e para seus clientes.
Como se tornar um empresa paperless?
Para se tornar uma empresa paperless é preciso tomar algumas medidas e adquirir tecnologias específicas, dentre elas:
Digitalização dos arquivos
Para poder assumir uma política paperless, você vai precisar passar todos os seus arquivos importantes para o formato digital e isso vai exigir tempo e dedicação da sua parte e dos seus colaboradores.
Além de digitalizar, você precisará adquirir um serviço de armazenamento em nuvem. Existem diversas opções no mercado que contam com segurança de dados de nível bancário e pacotes de armazenamento adaptáveis ao tamanho da sua necessidade.
O certificado digital também é um investimento essencial para as empresas paperless. Com ele é possível acessar sistemas públicos, autenticar operações eletrônicas e assinar documentos com validade jurídica e de forma segurança digitalmente.
Existem diversos tipos de certificados digitais, um para cada tipo de negócio e demanda, o mercado de certificação não para de crescer e as vantagens de ter um certificado digital são muitas, então é uma tecnologia muito benéfica para a sua empresa!
Se quiser uma ajuda nesse sentido e também descobrir uma oportunidade de negócio com a revenda de certificações para os seus clientes, conheça já a nossa proposta de parceria:
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E por fim, invista tempo e recursos para conscientizar seus colaboradores e fortalecer a cultura paperless no dia a dia da empresa. Argumentos não faltam para isso!