Talvez você nunca tenha ouvido falar na Matriz de Eisenhower. No entanto, ela é utilizada pelos mais diversos decisores ao redor do mundo — da educação ao mundo corporativo, da política à vida pessoal.
Neste artigo, além de apresentar o conceito em si, vamos te mostrar como é possível aplicá-lo na prática em seus negócios.
Antes de se tornar o 34º Presidente dos EUA, Dwight Eisenhower serviu como general no exército e como Comandante Supremo das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial.
Durante seu tempo no serviço militar, Eisenhower se deparou com muitas decisões difíceis a respeito das tarefas nas quais tinha que se concentrar todos os dias. Isso o levou a inventar um princípio que nos ajuda a priorizar nossas tarefas pela urgência e importância.
Os historiadores contam que Eisenhower tinha uma capacidade incrível de sustentar sua produtividade não apenas por semanas ou meses, mas por décadas. E, por essa razão, não é surpresa que seus métodos de gerenciamento de tempo, de tarefas e produtividade tenham sido estudados por muitas pessoas.
Sua mais famosa estratégia de produtividade é conhecida como Matriz de Eisenhower (Eisenhower Matrix ou Eisenhower Box), uma simples ferramenta de tomada de decisões.
Como é a estrutura a Matriz de Eisenhower?
Na prática, Eisenhower criou uma metodologia estruturada em quatro quadrantes direcionadores de priorização das atividades.
Confira, em detalhes:
Quadrante 1: faça agora (é urgente)
O quadrante 1 contém tarefas urgentes e importantes. Estas são tarefas que é preciso "fazer primeiro", pois são críticas e precisam ser finalizadas imediatamente. Você quer realizar essas tarefas o mais rápido possível.
Normalmente, neste quadrante estão as tarefas que precisam ser feitas para evitar consequências negativas.
Um exemplo de uma tarefa do quadrante 1 na carreira de um profissional pode ser as respostas aos e-mails sensíveis ao tempo de um cliente.
Trazendo para a vida vida pessoal, um exemplo de uma tarefa do quadrante 1 pode ser um bebê chorando, uma emergência médica ou algo queimando no forno.
Quadrante 2: Decida quando fazer (é importante)
As tarefas no quadrante 2 são importantes, mas não urgentes. É aqui que normalmente as pessoas querem investir a maior parte do seu tempo. As tarefas do segundo quadrante estão alinhadas com objetivos de longo prazo.
Quais são alguns exemplos dessas tarefas? Bem, se exercitar é importante para sua saúde, mas você pode decidir quando iniciar uma atividade física.
Também é importante passar tempo com sua família, mas, novamente, isso pode estar alinhado com sua programação.
Quando se trata do dia a dia de uma empresa, adquirir um sistema que melhore processos pode ser importante para uma empresa; mas isso não precisa ser feito imediatamente.
É importante lembrar aqui que todos têm metas e objetivos diferentes, portanto, só porque algo cai no quadrante 2 para você, não significa que acontece o mesmo com as outras pessoas. Daí a importância de decidir coletivamente o que é urgente e o que é importante sem ter urgência quando se trata de um projeto em equipe.
Além disso, só porque essas tarefas não são urgentes, não significa que elas não sejam importantes. As pessoas costumam associar assuntos urgentes a serem importantes, o que nem sempre é verdade.
Em resumo, tudo o que for benéfico a longo prazo cairá neste segundo quadrante.
Quadrante 3: Delegue (pode ser urgente, mas não é importante)
Você já sentiu que deu muita importância a uma tarefa que, em retrospecto, não era muito importante? Ou acha que algo precisa ser feito imediatamente e, na verdade, não?
Se sim, você está em boa companhia.
Esse erro comum ocorre com frequência quando alguém pede que você faça algo que não o beneficia diretamente nem o aproxima de sua meta. O quadrante 3 nos lembra o quanto é importante delegar certas atividades.
Quando você pensa que algo é urgente, mas na verdade não é, geralmente é uma fonte externa de distração. Isso pode incluir verificar constantemente seu e-mail ou telefone, ou responder às pessoas assim que elas tentarem entrar em contato com você. Você pode pensar que é urgente no momento, então para o que está fazendo para cuidar do assunto. Mas na realidade, isso poderia esperar.
Se você está no meio de um projeto e o telefone toca, não é importante que você responda. Então, você pode delegar essa tarefa para outra pessoa — um assistente, uma secretária, um estagiário.
Quadrante 4: Elimine (não é urgente e nem importante)
Honestamente, você quer evitar as tarefas do quadrante 4. Elas são simplesmente um desperdício de tempo e devem ser excluída da sua lista de afazeres.
Se você conseguir identificar e eliminar todas as tarefas do quadrante 4, liberará algum tempo necessário para investir nas tarefas do quadrante 2, por exemplo.
Alguns exemplos de tarefas do quadrante 4 na vida pessoal são: vídeo game, assistir programas de televisão que você já viu ou navegar pela web sem pensar.
Isso significa que nada no quadrante 4 deve ser uma parte da sua vida pessoal ou profissional? Não.
Ter um equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional é importante, e o tempo de inatividade ajuda você a recuperar sua energia.
O desafio aqui é passar a maior parte do tempo no quadrante 2 e apenas o tempo suficiente no quadrante 4 para sobreviver/ser competitivo.
Como aplicar a Matriz de Eisenhower na sua empresa?
Como você viu, não a Matriz de Eisenhower não é complexa. Ela pode ser usada em muitos aspectos dentro das organizações.
Desde a criação (ou o ajuste) de processos até o planejamento e a execução de projetos, passando por gestão de desempenho de colaboradores, entre outros, é possível lançar mão dessa estratégia para ganhar tempo e melhorar a produtividade.
Veja como a Matriz de Eisenhower pode ser eficaz para garantir a execução de um Plano, baixe o nosso eBook sobre Gestão de Planos de Ação ? aqui
O que você achou do artigo? Já conhecia ou utilizava a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia profissional? Deixe seu comentário!