BPM: como fazer o gerenciamento de processos de negócio
Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma abordagem de gestão que busca otimizar processos na empresa para obter um fluxo de trabalho mais produtivo e eficiente. Trata-se de um conjunto de práticas que oferecem mais transparência para a operação, permitem realizar um controle administrativo mais ágil e ainda reduzem os custos para a empresa.
Neste artigo, você vai descobrir como o BPM pode ajudar você a melhorar a rotina de trabalho da sua empresa para conquistar melhores resultados.
Como o BPM é aplicado em uma organização?
Existem muitas maneiras de aplicar BPM no seu modelo de negócio. A melhor forma de começar é fazendo perguntas sobre o processo para entender como as coisas acontecem dentro da empresa:
Qual é o fluxo do processo?
Quem são seus clientes ou partes interessadas?
Quem influencia nosso processo (interno)?
Temos lacunas ou problemas que precisam ser resolvidos, como gargalos, problemas de desempenho ou atrasos?
Em seguida, é necessário dividir diferentes processos em partes menores para identificar as falhas e encontrar pontos que podem ser aprimorados. A prioridade aqui é facilitar a análise de processos, o mapeamento de negócios e o mapeamento de dados. Outro ponto importante é que os diferentes departamentos da empresa devem trabalhar juntos para que a melhoria do processo seja bem-sucedida.
O BPM é dividido em nove áreas de conhecimento:
1. Modelagem de Processos.
2. Análise de Processos.
3. Desenho de Processos.
4. Implementação de Processos.
5. Gerenciamento do Desempenho dos Processos.
6. Transformação de Processos.
7. Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócios.
8. Organização de Gerenciamento de Processos.
9. Gerenciamento de Processos Corporativos.
No entanto, para aplicar essa abordagem dentro de uma organização, é preciso utilizar uma ordem de ações interligadas ou ciclo de vida. O ciclo do Gerenciamento de Processos de Negócio possui seis etapas. Confira a seguir:
A primeira etapa do BPM inicia-se com a definição clara dos objetivos organizacionais e com o estabelecimento de uma estratégia coerente com os resultados desejados. Depois disso, é feita uma análise para verificar quais são os processos da companhia e definir quais serão os pilares do seu projeto. Por fim, são definidas as metas a serem alcançadas e o cronograma que facilitará o acompanhamento da evolução.
Em seguida é realizada uma análise da estrutura organizacional, tecnologia, recursos humanos e financiamento. Todos esses fatores devem ser investigados para verificar em que aspectos há possibilidades de melhoria dos processos. Assim, é possível alcançar os objetivos organizacionais definidos anteriormente.
Dentro desta etapa, são determinadas as ações necessárias para a mudança dos processos da empresa e seus impactos no ambiente organizacional. É o momento de fazer simulações e protótipos com base em diferentes cenários para decidir quais transformações são adequadas para a operação da empresa. Vale destacar que nem sempre há uma solução perfeita, por isso é importante escolher o que mais atende às demandas do fluxo de trabalho.
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É hora de colocar em prática tudo o que foi definido nas etapas anteriores. Existem dois tipos de implantação de processos: sistêmica e não sistêmica. A implantação sistêmica acontece com o auxílio de tecnologias e softwares específicos. Já a implantação não sistêmica não conta com esse tipo de suporte. Independente da forma como as mudanças serão incorporadas no fluxo de trabalho, é importante reduzir ao máximo o impacto no dia a dia dos colaboradores da empresa.
Nenhuma ação pode de fato ser considerada uma melhoria sem o acompanhamento contínuo dos resultados. Por isso, é preciso monitorar os indicadores de desempenho dos processos para verificar se houve algum desvio. Caso os resultados esperados não sejam alcançados, é preciso rever os processos novamente.
Diante dos resultados, é necessário aprimorar os processos adotados para aumentar ainda mais a produtividade e a qualidade de vida da equipe de trabalho. Vale destacar que o refinamento das estratégias só é possível quando os resultados são positivos, por isso é importante fazer mudanças de base quando os novos processos são se encaixam de forma correta.
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