Após identificar quais tarefas vão ser efetuadas pelo setor de call center da sua empresa é importante dedicar bastante atenção e tempo para planejar o funcionamento desta área. Considere todas as particularidades do seu empreendimento para evitar gastos desnecessários e mesmo evitar dores de cabeça.
Antes de tomar qualquer decisão, confira a regulamentação dos call centers por leis nacionais e federais. Além de observar a Lei do SAC que visa padronizar os atendimentos ao consumidor para que tudo ocorra dentro de limites respeitosos e que garantam qualidade a este serviço. Porém, saiba que alguns setores contam com legislação específica, como a venda de remédios. Trabalhar pautado nas regulamentações propostas é uma garantia de segurança não apenas para o consumidor, mas também para os colaboradores da empresa.
A ajuda profissional é bem-vinda, mas cuidado! Busque entendimento profundo sobre cada serviço prestado pelas companhias de telefonia, software e hardware antes de contratar qualquer um deles. Faça uma análise sincera se o seu negócio realmente precisa desse tipo de tecnologia.
Caso as dúvidas sejam muitas e te impeçam de seguir adiante, considere a contratação de uma consultoria especializada em vez de buscar sanar dúvidas com as empresas que querem te vender a prestação de algum serviço.
Em seguida, hora de traçar as metas necessárias para atingir seus objetivos. Não importa se você quer melhorar os atendimentos ou aumentar as vendas, é necessário definir desde já quais procedimentos serão adotados para obter êxito. Elabore um Procedimento Operacional Padrão (POP) para direcionar a rotina e as práticas realizadas no call center.
Antes mesmo de começar as atividades no setor, você já deve imaginar a quantidade de atendimentos realizados por dia, ou mesmo por hora, e também a origem da maioria deles.
Independente do seu objetivo é quase certo que o melhor atendimento possível deve ser proporcionado. Seja para originar ou receber chamadas de diferentes motivos, o atendente precisa estar preparado para lidar com pessoas, ouvi-las e pautar esse atendimento nas necessidades do consumidor.