Setor de Protocolo da Semed utiliza e-mail para dar agilidade e viabilizar atendimento de solicitações dos públicos interno e externo « SEMED
16/04/20 | 10:00
Setor de Protocolo da Semed utiliza e-mail para dar agilidade e viabilizar atendimento de solicitações dos públicos interno e externo
A partir de agora, documentos do público externo e interno da Secretaria Municipal de Educação (Semed) podem ser protocolados via e-mail setor.protocolo@semed.manaus.am.gov.br, das 8h às 12h e das 13h às 17h. O novo canal de comunicação foi criado para viabilizar a tramitação de documentos sem a necessidade de deslocamento de servidores e terceiros ao órgão, devido ao período necessário de isolamento social. A estratégia integra as medidas da Semed de combate ao novo coronavírus
A iniciativa visa dar continuidade aos serviços típicos prestados pelo setor de protocolo da Semed de maneira virtual e, com isso, dar fluidez ao andamento de processos, solicitação de pedidos dos servidores e o atendimento ao público externo, de órgãos e instituições não ligadas à rede municipal de ensino, neste período de teletrabalho.
A intenção da Semed, com esse novo meio de comunicação, é contribuir para a redução do trânsito de pessoas pela cidade, bem como pelo o órgão, que está com o atendimento presencial suspenso temporariamente; reduzir o contato físico com as pessoas e, ao mesmo tempo, oferecer uma ferramenta para que os servidores e a população em geral continuem a ter acesso ao serviço de protocolo de maneira prática e sem risco à saúde.
Podem ser enviados ao e-mail: ofícios, cartas, requerimentos, intimações e mandados. Além disso, também podem ser encaminhadas solicitações de declarações, de aposentadoria, de licença-prêmio, licença por interesse particular, para aptidão de aposentadoria, para estudo, averbações, pedidos de exoneração e de rescisão contratual.
Os documentos podem ser enviados com ou sem anexo e com mais de uma de folha, com o limite máximo de 60MB por envio.
Segundo a chefe de Protocolo da Semed, Elizabeth da Cunha, há uma equipe de prontidão que acompanha o recebimento desses documentos e enfatizou que o processo de leitura e de retorno dos e-mails recebidos é quase imediato.
"Quando é lido o e-mail do interessado, no mesmo instante é resolvido tudo e, caso percebamos que a pessoa não visualizou o nosso retorno, ligamos para informa-lá que a sua demanda já foi respondida por e-mail. Ou seja, tudo é muito rápido mesmo", frisou, acrescentando que no retorno é enviado também um número que serve para pessoa acompanhar a sua demanda, seu processo.
Documentos como pedido de aposentadoria, de licença-prêmio, licença por interesse particular, para aptidão de aposentadoria, para estudo, averbações, pedidos de exoneração e de rescisão contratual do servidor têm um procedimento peculiar, que deve ser seguido para ser enviado corretamente ao e-mail disponibilizado.
Para o servidor ter acesso a esses requerimentos, deve ligar para o número 3632-2318 ou enviar um e-mail para setor.protocolo@semed.manaus.am.gov.br, solicitando o requerimento apropriado para sua situação. Em seguida, é enviado o documento relacionado e passadas as devidas orientações.
Segundo Elizabeth, o servidor deve se atentar a alguns pontos na hora de preencher e enviar o documento. Ela informa, ainda, que é dado um retorno ao servidor também por e-mail.
"A partir daí, encaminhamos ao interessado um requerimento, também via e-mail, de acordo com assunto desejado, que deve ser preenchido corretamente, conter anexo com os documentos necessários (todos estão no rodapé de cada documento ), salvo em arquivo pdf e depois ser enviado para o email setor.protocolo@semed.manaus.am.gov.br. A partir daí, formalizamos no sistema Siged e retornamos via e-mail com o número gerado pelo próprio sistema, para ele acompanhar a sua solicitação", disse.
Outros do documentos como ofício, carta e requerimento, que é mais voltado ao público externo, basta o órgão de origem ou terceiro enviar para e-mail, sempre observando a capacidade por envio, que será dado um retorno sobre a solicitação.
Como há procedimentos específicos que não podem ser via on-line, nesse caso por envio de e-mail, há uma equipe do Protocolo da Semed trabalhando em formato de escala, para recebimento de processos de outras secretarias, com trâmite no sistema Protus, bem como de outras instituições como Tribunal de Contas e Correios.
Outras dúvidas sobre atendimento via e-mail ou presencial podem ser sanadas pelos telefones 99962-6207 ou 3632-2318, de segunda a sexta-feira.