Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! - Sou Secretária
Por Rafael Vieira| 14 de abril de 2021| Administrativo
Organizar arquivos (PDFs ou não) no Windows é um trabalho cansativo. A única maneira de superá-lo é colocando tudo em seu devido lugar na sua "chegada". Portanto, em vez de gastar um tempo valioso, por que não adotar uma abordagem inteligente e "preguiçosa" para a organização de arquivos.
Veja também dicas para conseguir organizar os seus documentos!
Afinal, quanto melhor organizados seus arquivos, mais rápido você pode obter informações deles. Mas como você pode começar? Vamos dar uma olhada nos apps de organização de arquivos e mostrar como você pode usá-los para organizar diferentes tipos de arquivos no Windows de forma automática. Confira:
O que é um app de gerenciamento de documentos?
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: JM
O software de gerenciamento de documentos abrange uma ampla gama de recursos e funcionalidades, muitos dos quais são essenciais para a gestão eficaz de um negócio. Muitas empresas de pequeno e médio porte, como escritórios de advocacia, firmas de criação ou organizações de mídia e publicação, pretendem deixar de usar o papel e estão procurando a ferramenta certa para fazer isso. Além disso, as empresas geram muitos dados, portanto, escolher um sistema confiável e escalonável é a chave para agilizar e automatizar os fluxos de trabalho.
Para empresas menores, um sistema eficiente pode melhorar o desempenho geral por vários motivos. Dessa forma, o motivo mais básico é ter um local para armazenar e organizar documentos. Controle de versão, fluxos de trabalho, permissões de acesso, backup e proteção de dados também podem ser tratados por esse apps. É o ponto de partida para armazenar, proteger e compartilhar vários documentos comerciais. Além disso, a capacidade de classificar dados é outro recurso que pode mudar completamente a maneira como sua organização mapeia seus fluxos de trabalho.
Os melhores programas para organizar os seus arquivos PDFs (alternativas gratuitas)
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: SD
Esse site é considerado por muitos como o melhor para realizar esse tipo de procedimento. Dessa forma, é possível encontrar os arquivos em armazenamentos em nuvem e até no seu PC. Além disso, o procedimento para organizar o PDF é bem simples e você pode ver melhor como funciona no tutorial do próprio site. Por fim, o site pode te ajudar com várias outras tarefas, como compactação de arquivos e até conversão. No entanto, existe um limite para essas tarefas, obrigando o usuário a fazer o cadastro no site. Ainda vale lembrar que caso você queira ter acesso ilimitado, terá que assinar uma conta premium.
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: AS
O I Love PDF é uma opção muito boa e interessante. Dessa forma, ele não possui as limitações que o SmallPDF tem, permitindo que o usuário faça suas tarefas sem realizar login no site. Além disso, você pode fazer várias outras funções com ele, como compactar, converter e dividir PDF.
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: DP
Tire alguns minutos para criar regras de organização para os seus arquivos e, depois, apenas desfrute dos benefícios que o app DropIt tem a oferecer. Portanto, a missão do programa é organizar os seus arquivos de forma automática. No entanto, para isso ele precisa saber quais regras seguir e é você quem define quais serão elas.
Depois de definir os parâmetros, tudo o que você precisa fazer é arrastar os itens para a interface do DropIt. Dessa forma, ele se encarrega de dar o destino correto a cada item. Além disso, você pode criar regras baseadas na extensão dos arquivos ou usando um termo específico que esteja no nome do item. Por exemplo, todas os arquivos ".JPG" ou com a palavra "foto" no nome podem ir para uma pasta específica.
Para baixar o programa DropIt clique aqui.
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: DC
Seguindo a mesma lógica, o Files 2 Folder faz o trabalho de organizar os arquivos para você a partir de diretrizes pré-determinadas. Dessa forma, basta definir qual é a pasta de origem, para que o software faça a varredura, e quais são as regras para as pastas de destino. No entanto, diferente dos demais, ele é um pouco mais complicado de usar.
O processo de seleção de arquivos é mais eficiente quando feito de maneira manual. Portanto, você precisa selecionar todos os arquivos clicando com o botão direito do mouse. Em seguida, é preciso definir um nome para a pasta para a qual irão os arquivos selecionados que atendam aos critérios pré-estabelecidos.
Para baixar o programa Files 2 Folder clique aqui.
Sem muitos segredos, o Digital Janitor funciona da mesma forma que os demais. Dessa forma, você define a pasta de origem e as regras para as pastas de destino e o programa se encarrega de fazer o restante do trabalho. Você pode criar quantas regras quiser, mas todas elas precisam ter relação com a extensão dos arquivos.
Além disso, vale lembrar que entre todos os que listamos, o Digital Janitor é um dos que tem uma das interfaces mais simpáticas. Embora ele esteja disponível apenas em inglês, não será nenhum problema enviar cada um dos arquivos para os seus respectivos destinos.
Para baixar o programa Digital Janitor clique aqui.
Os melhores programas para organizar os seus arquivos PDFs (Alternativas Pagas)
Organizar PDF: os melhores programas para organizar seus arquivos! – Foto: Make Use OF
Se você estiver tendo problemas para organizar os arquivos, considere o uso de um app utilitário de automação. Dessa forma, o File Juggler monitora as alterações nas pastas e age com base no conjunto de regras. Ele usa instruções condicionais "se" e "então", assim como IFTTT. Em primeiro lugar, crie um plano sobre o que deseja fazer com os arquivos.
Em seguida, para adicionar uma regra, clique no botão "Adicionar" e digite uma breve descrição. Adicione uma pasta para a qual deseja executar uma ação na seção "Monitor". Por outro lado, na seção "Se", adicione uma condição. Além disso, confira a página de condições para mais informações.
Por fim, escolha uma ação que deseja executar em seus arquivos na caixa "Então". Portanto, você pode renomear, mover, copiar, extrair e muito mais.
Mova e renomeie arquivos com base no conteúdo de um PDF pesquisável. Assim, ele funciona muito bem para organizar faturas, contas de cartão de crédito e fragmentos de informações;
Você pode adicionar variáveis ​​para organizar diferentes tipos de conteúdo com precisão. Dessa forma, eles incluem nome do arquivo, caminho, data, propriedades do arquivo e muito mais;
Depois que seu arquivo estiver organizado, você pode dizer ao app de arquivos para enviar um arquivo para o Evernote. Assim, selecione o bloco de notas desejado e adicione marcas às notas;
Uma regra pode monitorar uma ou várias pastas. Portanto, para cada regra, você pode marcar para monitorar ou excluir a subpasta também;
A guia "Log" ajuda você a acompanhar o que suas regras fizeram e se estão funcionando corretamente ou não.
Download: FileJuggler (30 dias de teste gratuito)
Se a sua área de trabalho e a pasta de download sempre ficam desordenadas, este app utilitário o ajudará a acabar com o caos de arquivos desorganizados com um simples clique. Dessa forma, o app organiza grandes coleções de arquivos reorganizando os itens de acordo com o tipo, extensão, tamanho ou data.
Portanto, para começar, adicione uma pasta que deseja classificar e clique em "Organizar". Por exemplo, se você selecionar "Extensão", o app agrupará arquivos por pastas de extensão de arquivo, como pdf, mp3 e muito mais. Da mesma forma, se você escolher "Data", o app agrupará arquivos por dia, mês ou ano.
Você pode organizar arquivos em pastas e suas subpastas. Dessa forma, marque "recursiva" sob o gráfico circular para começar. Em seguida, clique em "Desfazer" para reverter as alterações se você cometeu um erro.
Configure regras personalizadas ( Configurações > Regras ) para organizar arquivos de acordo com suas necessidades. É útil quando você deseja classificar arquivos por outros critérios, mesmo se eles não pertencerem a um grupo específico.
Com os modelos, você pode organizar arquivos gerados a partir de nomes de arquivos. Dessa forma, vá para "Configurações > Regras" e crie um modelo com um número ou letras.
Download: Easy File Organizer (teste gratuito de até 30 itens)
Em algum momento, você deve ter tentado copiar e colar vários arquivos que estavam em pastas diferentes. Ter que abrir várias janelas e, em seguida, copiar seu material pode ser confuso e entediante. Dessa forma, o Copywhiz é um app utilitário que aprimora a experiência de cópia de arquivo com os benefícios da filtragem.
Portanto, vá para a pasta que contém seus arquivos, clique com o botão direito e escolha "Copiar > Copiar (Adicionar à Fila)". Em seguida, navegue até a pasta de destino, clique com o botão direito em qualquer lugar e selecione "Copiar > Colar especial" para decidir o que deseja fazer com os arquivos.
Você pode copiar apenas arquivos novos ou modificados. Dessa forma, ele economiza seu tempo ao fazer um backup, compartilhar arquivos com outras pessoas ou seguir um fluxo de trabalho específico todos os dias.
Copie arquivos com base no nome, tipo, extensão e tamanho de arquivo específico. Dessa forma, você seleciona e organiza os arquivos de maneira seletiva;
Configure o app para copiar seus arquivos em um determinado momento. Por exemplo, você pode salvar novos arquivos agrupados por data e por semana em uma programação;
Escolha arquivos de várias pastas e cole-os em uma pasta ou compacte-os de uma vez. Dessa forma, você evitará operações repetidas de copiar e colar.