Utility Systems - Gestão 2.0 para gráficas, bureaus e acabamento - PDF Free Download
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Kléber Aleixo Lagos
1 Utility Systems - Gestão 2.0 para gráficas, bureaus e acabamento
2 VISÃO GERAL O Utility é um aplicativo web, multiplataforma, que possui cinco módulos independentes capazes de oferecer recursos que irão facilitar o gerenciamento da sua empresa e otimizar seus custos. O Utility foi desenvolvido para atender de forma simples e integrada os setores de Vendas, Produção, Financeiro e Gerencial. Os clientes, vendedores e gerentes poderão a qualquer hora, de qualquer lugar, solicitar informações e acompanhar todo o processo produtivo via internet. Módulo Vendas Tela de atendimento (PDV), Calcula preços e emite propostas comerciais, Manutenção de orçamentos e ordens de serviços, Agenda de contatos, Cadastro de clientes e fornecedores,código de barras. Módulo Auto-atendimento Solicitação e Aprovação de orçamentos, Acompanhamento da produção, Envio de arquivos, Visualização de provas, Controle financeiro, E- commerce, Web to print. Módulo Produção Controle de produção, PCP, FSC, Empenho de papel, Quadro de programação, Controle de serviços externos, Estoque, Compras, Expedição, Gerenciamento de arquivos, Controle de perdas. Verificador Informa através de avisos sonoros quando existem Orçamentos pendentes, Visitas agendadas, Prazo de retorno de visitas, Ordens de serviços pendentes, Orçamentos aprovados e Aniversariantes do dia. Módulo Financeiro Faturamento, Emissão de notas fiscais e NF-e, Controle de Títulos, Controle de investimentos, Fluxo de caixa, Conciliação bancária, Controle de comissões, Controle de cheques, Emissão de recibo. Atendimento Tela de recepção para elaboração de Pré-orçamento para clientes novos, Pré-orçamento para clientes cadastrados e informar a Posição dos serviços na produção. Módulo Administração Configurações do sistema, Controle de permissões de acesso, Gerenciador de relatórios, Gerenciador de gráficos, Painel de vendas, Painel financeiro, Painel de produção, Gerador de campanhas. ISO O sistema foi concebido para atender clientes com ISO 9000 através de fluxo pré-definido e formulários digitalizados com preenchimento automatizado.
3 AGENDA Módulo Vendas CAIXA CADASTRO ORÇAMENTO. PESQUISAR - Tela de relatórios e pesquisas do módulo de vendas. Possui os seguintes relatórios: MANUTENÇÃO PESQUISAR. AGENDA - Tela para gestão de contatos com filtros por ramo de atividade, nível e status, controle de tipo e referência do contato, status de andamento do contato, controle de ligações, envio de s, visitas e campanhas..cadastro - Tela para gestão de clientes com filtros e tratamento de dados para geração de campanhas de marketing.. CAIXA - Tela para operação das vendas no balcão com botões de atalhos por grupo de serviços, botão express para atendimento rápido, emissão de comanda de produção, código de barras, controle de adiantamentos, controle de tipos de pagamentos, cálculo de troco, confirmação de pagamentos, emissão de nota fiscal, RPS e arquivo eletronico para emissão de NF-e.. Cadastro de cliente. Clientes da agência. Aniversariantes do dia. Cadastro de fornecedores. Fornecedores por produto. Contatos por Vendedor. Contatos por Cliente. Contatos por Período. Vendas em produção. Orçamentos não aprovados. Faturamento por Vendedor. Fechamento caixa do dia. Fechamento caixa por data. Comanda + OS. Adiantamento caixa. Pendências caixa. Pendências caixa por vendedor. Alterações caixa. Faturamento consolidado. Recibo. Busca funcionário. ORÇAMENTO - Tela para elaboração de orçamentos com calculadoras para processos offset / digital, préimpressão e acabamento, calculadora de custeio variável por setor, permite comparar cálculos entre processos trocando apenas o equipamento, gera o relatório detalhado de acordo com o processo escolhido, permite a comparação do relatório de cálculo entre orçamentos e emite propostas comerciais.. MANUTENÇÃO - Tela para controle de orçamentos e ordens de serviços. Permite editar, copiar, visualizar relatórios de cálculo, visualizar propostas, deletar e gera as ordens de serviços com as especificações técnicas Tela de atendimento
4 CONTROLE Módulo Produção ESTOQUE EXTERNO ARQUIVOS EXPEDIÇÃO. EXPEDIÇÃO - Tela para controle de coleta e entrega de provas, serviços e materiais. Emissão de protocolos de coleta e entrega, emissão de conferência de prova, controle por tipo de operação, controle de entregas no balcão, registra os dados necessários para pagamento de viagens avulsas separando por tipo de transporte. COMPRAS PESQUISAR COMPROVANTE. COMPROVANTE - Tela para emissão do comprovante de serviços que serve para controle do cliente conta corrente e autorização de faturamento das ordens de serviços de clientes conta corrente.. PESQUISAR - Tela de relatórios e pesquisas do módulo de produção. Possui os seguintes relatórios:. CONTROLE - Tela para controle de produção e produtividade. Possui um quadro de programação com código de cores referentes ao status de cada ordem de serviço, apontamento de produção por setor registrando informações para análise de produção, controle de equipamentos (PCP) com tempo de produção previsto para cada serviço, total de carga do equipamento e sequência de produção, controle de perdas de produção, registro de dados para pós-cálculo, empenho de papel e FSC.. Análise de produção. Pós-cálculo. Retirada de estoque. Busca de materiais. EXTERNO - Tela para controle de serviços terceirizados com código de cores, previsão de entrega e emissão de ordem de serviços externos.. ESTOQUE - Tela para controle de estoque de matériaprima e produto acabado. Informa dados da última compra, gerenciamento por estoque mínimo com avisos para solicitação de compra e emissão de requisição de materiais. Tela de controle de produção. COMPRAS - Tela para controle do processo de compras. Emite solicitação de compras interna e pedido de compra para os fornecedores.. ARQUIVOS - Tela para genciamento de arquivos enviados e recebidos. Tarjeta do quadro de programação
5 ATUALIZAR FATURAMENTO NOTA FISCAL Módulo Financeiro PAGAMENTOS FLUXO CRÉDITO. PESQUISAR - Tela de relatórios e pesquisas do módulo financeiro: COMISSÃO CONCILIAÇÃO PESQUISAR CHEQUES RECIBO. FATURAMENTO - Tela para faturamento individual e consolidado de ordens de serviços.. NOTA FISCAL - Tela para emissão de notas fiscais de faturamento, remessa, entrada e devolução, controle de notas canceladas, controle de imposto retido, arquivo eletrônico para nota fiscal estadual e NF-e.. Verificação de saldo devedor. Confirmação de pagamento. Busca de nota fiscal por faturamento. Busca de faturamento por nota fiscal. Nota fiscal de saída. Nota fiscal de remessa / entrada / devolução. Cancelamento de nota fiscal. Parcelas a receber por período. Faturamento em aberto por período. Faturamento em aberto por cliente. OS faturadas. OS não faturadas. Pagamentos em aberto por período. Pagamentos por período. Pagamentos por fornecedor. Pagamentos por grupo ou descrição. Crédito por grupo ou descrição. Recibos. Extrato cartões débito/crédito. Pagar x Receber. Contribuição marginal. ATUALIZAR - Tela para atualização de faturamento e cobrança (cotas a receber).. PAGAMENTOS - Tela para controle do contas a pagar.. CRÉDITO - Tela para genciamento de investimentos.. FLUXO - Tela para gerar o fluxo de caixa a partir de um período informado. Apresenta um fluxo analítico com todos os lançamentos e totais diários e um fluxo sintético com lançamentos totalizados por dia.. CHEQUES - Tela para controle de cheques pré-datados com código de cores e controle de depósito de cheques.. CONCILIAÇÃO - Tela para controle de contas bancárias.. COMISSÃO - Tela para controle de comissões de vendedores e terceiros. Tela de fluxo de caixa. RECIBO - Tela para emissão de recibos. Tela de conciliação bancária
6 CONFIGURAÇÕES FUCIONÁRIOS Módulo Administração VENDAS FINANCEIRO ISO. ISO - Painel com gráficos e planilhas contendo informações em tempo real sobre as operações da produção. Inclui gráfico de não conformidade, gráfico de justificativas de não conformidade, gráfico das operações de expedição, gráfico de perdas de produção, gráfico de trabalhos entregues no prazo, gráficos de trabalhos refeitos, planilha de análise mensal de produção. GRAFICOS RELATÓRIOS. CONFIGURAÇÕES - Tela que permite configurar o sistema de acordo com as características da gráfica. Permite configurar impostos, taxas, juros, contas bancárias, cartões de crédito, códigos CFOP, grupos de pagamentos, grupos de crédito, montagem de serviços para agilizar atendimento e orçamentos, tabela de serviços, cadastro de papel, margem de lucro e equipamentos.. FUNCIONÁRIOS - Tela para cadastro de funcionários com e permissões de acesso ao sistema, dados de comissões, metas, desconto e cadastro de senhas de acesso.. VENDAS - Painel com gráficos e planilhas contendo informações em tempo real sobre as vendas da gráfica. Inclui gráfico de venda mensal, venda diária, orçamentos aprovados x não aprovados, motivos da não aprovação dos orçamentos, tipo de pagamento, tipo de cliente, clicks por equipamento, serviços por equipamento, mapa de vendas por setor, planilha de vendas de serviços externos, relatório AMV consolidado, relatório AMV individual, Mix de vendas por setor com valores de vendas e percentual de vendas, gerenciamento de serviços, gerenciamento de produtos, gerenciamento de mercado, relatório OSA consolidado e individual com total de ligações, s, visitas e campanhas.. RELATÓRIOS - Tela com gerenciadores de relatórios dinâmicos. Inclui relatórios de atendimento, relatórios de clientes, relatórios de fornecedores, gerador de campanha com dados variáveis e exportação de arquivo em PDF pronto para impressão, relatórios de segmentação de mercado, relatórios de orçamentos, relatórios de produção, relatórios de perdas, relatórios de faturamento, relatórios de vendas, relatórios de contas a pagar x créditos, relatórios de resumo de faturamento por setor e relatório de registro de acessos ao sistema.. GRÁFICOS - Tela gerenciadores de gráficos dinâmicos. Inclui gráfico de tipo de venda, gráfico de tipo de pagamento, gráfico de não conformidade, gráfico de tipo de cliente, gráfico de campeão de vendas, gráfico de serviços por equipamento, gráfico de vendas por dia, gráfico de vendas por mês, mapa de vendas por setor, gráfico de gerenciamento de mercado e gráfico de gerenciamento de produtos.. FINANCEIRO - Painel com gráficos e planilhas contendo informações em tempo real sobre as operações do financeiro. Inclui mapa de pagamentos por setor, mapa de crédito por setor, gráfico de pagamentos mensal, gráfico de faturamento mensal, planilha de pagamentos grupo x setor, planilha de crédito grupo x setor, planilha de ordens de serviços faturadas, planilha de ordens de serviço com pagamentos em aberto. Gráficos do peinel de vendas
7 ORÇAMENTO MANUTENÇÃO APROVAÇÃO Módulo Auto-atendimento. PROVA - Tela para visualização de provas enviadas pela produção da gráfica para conferência e aprovação. POSIÇÃO PROVA ARQUIVO. E-COMMERCE - Tela para compra de serviços e produtos oferecidos pela gráfica. Ao finalizar a compra, a solicitação entra diretamente na tela de manutenção de pedidos como orçamento aprovado e pronto para entrar em produção. FINANCEIRO E-COMMERCE RELATÓRIOS JOB ONLINE. ORÇAMENTO - Tela para solicitação de orçamentos. Gera um pré-orçamento com as especificações do serviço solicitado pelo cliente e a proposta comercial.. JOB ONLINE - Tela para produção de trabalhos em PDF gerados pelo cliente através de templates fornecidos pela gráfica, além de gerar o preview do trabalho em PDF para conferência. Após finalizar o trabalho e o fechamento do pedido, a solicitação entra diretamente na tela de manutenção de pedidos como orçamento aprovado e pronto para entrar em produção. O arquivo gerado pelo cliente estará disponível no servidor da gráfica e não haverá necessidade de enviar o mesmo para produção.. FINANCEIRO - Tela para visualização de informações financeiras do cliente com dados de emissão de notas fiscais, total faturado, vencimentos das faturas, pagamentos realizados e pagamentos em aberto.. MANUTENÇÃO - Tela para controle dos orçamentos solicitados através do auto-atendimento. Permite editar o orçamento caso o mesmo não tenha sido retornado pelo vendedor.. APROVAÇÃO - Tela para aprovação on line de orçamentos.. RELATÓRIOS - Tela para geração de relatório de orçamentos solicitados e orçamentos aprovados pelo cliente.. POSIÇÃO - Tela que informa a posição de cada serviço na produção em tempo real com dados de entrada, previsão de saída, o setor onde se encontra o serviço e o percentual de execução do serviço através de gráfico.. ARQUIVO - Tela para gerenciamento de arquivos. Permite enviar arquivos para produção e gera um relatório com dados sobre todos os arquivos do cliente que se encontram disponíveis no servidor da gráfica. Tela do e-commerce Tela do posição dos serviços
. ISO - Exibe uma tela com a relação dos formulários ISO para impressão. . Iniciar - Retorna a tela iniciar. . Limpar - Limpa a tela superior.
Guia de consulta rápida TELA INICIAR. Módulo Vendas - Tela de atendimento (PDV), Calcula preços e emite propostas comerciais, Manutenção de orçamentos e ordens de serviços, Agenda de contatos, Cadastro
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