O plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão que você pode utilizar nos mais diversos tipos de tarefas do seu negócio. A sigla do método 5W2H (significado) é formada pelas iniciais em inglês das perguntas O quê? Por quê? Onde? Por quem? Quando? Como? E Quanto? (What? Why? Where? Who? When? How? e How much?).
Responder a estas perguntas elimina grande partes das dúvidas a respeito das ações e permite que os responsáveis as compreendam e executem com maior eficiência e objetividade. Além disso, o modelo 5W2H é tão simples e versátil que pode ser aplicado em diferentes áreas e iniciativas dentro de um negócio.
Para que serve o plano de ação 5W2H?
No planejamento estratégico, o tempo gasto para elaborar as questões mais básicas é na verdade um grande investimento. Uma gestão que entende bem o trabalho que está realizando e sabe quais os motivos para desenvolvê-lo pode mobilizar os recursos da melhor maneira para entregar um resultado de alta qualidade.
Obtenha maior eficácia na comunicação
A grande vantagem da técnica 5W2H é que ela permite que você considere uma questão da sua empresa da forma mais prática possível. Com esta metodologia, você irá destrinchar uma pendência ou iniciativa qualquer e visualizá-la em termos de prazos, responsáveis e recursos envolvidos, importância e objetivos.
Utilizando o plano de ação 5W2H a sua gestão também ganha em transparência e comunicação. Quando você e os responsáveis sabem exatamente o que de espera de cada entrega, o alinhamento das expectativas permite um andamento mais fluido do trabalho em equipe e um aumento do senso de responsabilidade das equipes. Outro ponto positivo do método 5W2H é o controle que ela oferece sobre produtividade das ações que estão se desenvolvendo sob a sua gestão. Um sistema de planos de ação compartilhado com a equipe e atualizado em tempo real permite que você acompanhe o status de cada tarefa. Este acompanhamento garante que pequenas questões possam ser corrigidas a tempo, antes que se tornem problemas maiores.
Como fazer o 5W2H: modelo de um plano de ação passo a passo
Criamos um exemplo de plano de ação 5W2H desenvolvido para a área de administrativa e financeira de uma empresa e que envolve o setor na solicitação de uma consultoria externa em produtividade. O documento indica também os prazos e os objetivos dessa tarefa. Clique na imagem para ver o exemplo:
A realização deste plano de ação envolve a conclusão das tarefas indicadas na primeira coluna da tabela:
O quê? (What?) Para cada tarefa, complete os espaços restantes da tabela com as respostas para as demais perguntas:
Por quê? (Why?) sobre o motive da realização da tarefa.
Onde? (Where?) sobre o local onde será realizada.
Quem? (Who?) sobre o responsável pela sua realização.
Quando (When?) sobre a data e os prazos da realização.
Como? (How?) sobre o modo como será realizada.
Quanto custa? (How much?) sobre o valor para a realização.
Tão simples quanto isso, você já pode envolver os responsáveis na tarefa e compartilhar as expectativas com a equipe. Você ainda pode criar uma outra coluna de status de acompanhamento para cada item, indicado por feito, fazendo ou a fazer.
Animado para começar? Conheça um modelo pronto de Plano de Ação 5W2H
Você pode utilizar o próprio Excel como sistema para criar e compartilhar planos de ação com a sua equipe. Conheça uma planilha completa e facilite a implementação de todas as vantagens dessa metodologia de gestão estratégica.
Clique e conheça a planilha Plano de Ação 5W2H.
Que tal integrar a planilha 5W2H com outras ferramentas de gestão?
O plano 5W2H é essencialmente uma ferramenta que auxilia na descrição de uma tarefa e na tomada de decisão. Este método funciona tanto em ações pontuais (veja a lista de exemplos de aplicações práticas acima) como integrado a outras ferramentas da qualidade em gestão.
Alguns exemplos são o Ciclo PDCA, a Matriz SWOT e o BSC.
O Ciclo PDCA (planejamento, desenvolvimento, checagem e ação) é um método para solução de problemas e melhoria de processos.
A 5W2H pode ser integrada com o Ciclo PDCA para organizar e colocar em prática as ações estratégicas. Utilize o PDCA para realizar o diagnóstico e identificar oportunidades nos seus processos e o 5W2H para criar um plano de ação detalhado do que deve ser feito.
Clique e conheça a planilha Ciclo PDCA.
A Matriz SWOT é uma das ferramentas mais clássicas de gestão e marketing e é um outro modo de fazer diagnósticos. Nesse caso, a partir de uma análise dos cenários interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades de ameaças).
Alguns exemplos da utilidade da Matriz SWOT são encontrar brechas de mercado, aproveitar oportunidades de promoção e identificar e prevenir ameaças da concorrência. Combine com a 5W2H para definir as estratégias e planejar as ações.
O BSC (balanced scorecard) é uma metodologia para analisar o seu negócio a partir de quatro grandes dimensões: finanças, processos internos, clientes e crescimento e aprendizado. Elas estão sempre conectadas e o desempenho de cada uma impacta
também as demais.
Utilize o BSC, que é uma ferramenta mais estratégica, para desenhar os grandes objetivos da sua empresa. Depois, aplique o 5W2H para a definição das ações na prática: como, por quem, quando, qual custo, etc.