Sistema TMS: Controlar para crescer - Blog da Aleff
Controlar é palavra de ordem quando se quer ter uma empresa que cresça de forma exponencial. Afinal, apenas acompanhando tudo o que acontece na sua transportadora é possível aumentar a produtividade, encontrar possíveis falhas e tornar o trabalho da equipe mais eficiente.
Para tanto, o sistema TMS é um grande aliado. Se você quer saber como essa ferramenta possibilita o crescimento da sua empresa por meio do controle continue com a leitura deste artigo e confira os tópicos a seguir.
Controle das coletas e entregas
Controle do operacional
Controle do fiscal
Coletas das coletas e entregas
Para as transportadoras, o sistema TMS conta com funções que contribuem com todas as etapas da sua atividade-fim. Ou seja, começa pela coleta e segue até a entrega, além de considerar o trabalho da equipe interna durante o processo.
Mais especificamente para os motoristas, essa ferramenta permite que recebam de forma automática pelo celular o serviço que devem executar, bem como a melhor rota para seguirem. Eles também acessam o sistema para informar em tempo real o status do serviço.
Além disso, o histórico de atendimentos de cada motorista fica registrado, para consultas futuras. Esses recursos permitem ao gestor acompanhar as entregas em tempo real e saber quando o motorista está disponível para um novo serviço.
Enquanto as coletas e entregas são realizadas pelos motoristas da transportadora, a equipe interna consegue realizar o seu trabalho com eficiência para contribuir com o processo. Para tanto, o sistema TMS permite que os documentos necessários sejam emitidos de forma automática e com total agilidade.
A equipe pode ainda cadastrar os clientes de forma automática através da leitura da danfe, cotar o valor do frete com cruzamento automático na expedição e enviar para o cliente de forma automática a cotação por e-mail.
Além disso, configurar as tabelas de fretes especiais para cada cliente com suas particularidades, receber alertas referentes aos prazos de validade dos documentos dos veículos, gerir a comissão dos vendedores e supervisores, enviar as faturas para clientes por e-mail de forma automática e muito mais.
Essas funcionalidades garantem a maior produtividade do trabalho interno, pois evitam o retrabalho e a sobrecarga dos colaboradores.
Com o sistema TMS é possível ter um maior controle do faturamento da sua transportadora. Desse modo, é possível evitar a inadimplência dos clientes e consequentes problemas de fluxo de caixa.
Para tanto, algumas funções são fechamento de contas a receber, emissão de notas fiscais, emissão de faturas e boletos bancários, controle bancário e outros. Todas essas tarefas ocorrem de maneira automática, sendo desnecessário o trabalho manual dos colaboradores, basta configurar as automações e pronto.
Além de tornar a rotina mais ágil, as chances de erros são imensamente menores. E mais, as informações registradas no sistema podem ser transformadas em relatórios para a gerência avaliar a situação de todo o recebimento da empresa.
O controle financeiro assertivo é mais uma vantagem de um sistema de gestão exclusivo para transportadoras. Com esse módulo, você consegue identificar todos os custos da empresa e, dessa forma, até avaliar o que pode sofrer cortes caso seja necessário.
Entre as funções, destacam-se o controle de fornecedores, contas bancárias, fluxo de caixa, emissão de cheques, contas pagas, a pagar, em atraso, além da emissão de extratos bancários e da realização de conciliação de contas bancárias e caixas e o balanço de receitas e despesas.
O envio de informações para a contabilidade é mais uma possibilidade que o sistema TMS oferece e com o qual é possível ter as finanças em dia.
Pagar os impostos sem atrasos e do jeito certo é essencial para a empresa atuar dentro da lei e não desperdiçar dinheiro com o pagamento de tributos desnecessários. Por isso, um sistema de gestão completo deve contribuir com isso também.
Para tanto, deve dispor de funções como cálculo automático de ICMS independente da origem e destino da carga, cálculo de ISS a recolher para quem emite nota de serviços, Sest/Senat, Inss, IRRF para gerar a guia de recolhimento do imposto.
O sistema TMS pode permitir o acesso dos clientes da transportadora. Dessa forma, é possível garantir a transparência necessária para a relação com a empresa. Aliás, esse é um importante diferente de mercado.
Assim, o cliente consegue rastrear a carga que vai receber e identificar a sua posição. Da mesma forma, pode fazer download de documentos, faturas e comprovantes que o pertençam e gerar relatórios de mercadorias entregues a ele.
Além de todos os tipos de controle que o sistema TMS oferece a sua transportadora, outro ponto fundamental é que as informações são acompanhadas em tempo real pelo celular do motorista. A ferramenta funciona online, 100% na nuvem, garantindo o compartilhamento das informações.
Ao mesmo tempo, trata-se de um sistema muito seguro, uma vez que apenas pessoas autorizadas podem ter acesso a ele. E claro, conforme o seu papel na empresa, possui acesso apenas aos dados que necessita.
O Grupo Aleff desenvolveu e comercializa um sistema TMS completo com todos os controles descritos e muito mais. Com ele, você pode gerenciar a sua transportadora com sucesso. Para conferir mais detalhes, clique aqui.