Existem alguns princípios básicos que todo empresário ou gestor de empresa precisa saber, sobretudo no sentido de manter um negócio próspero. É, sem sombra de dúvidas, o caso das rotinas administrativas, pois elas podem fazer toda a diferença.
De fato, nos últimos anos houve uma grande disseminação desses princípios empresariais que podem ajudar um negócio a se tornar não apenas próspero, mas também sólido, sustentável e até mesmo escalável, como algo que pode ser replicado.
Muita gente ainda não ouviu falar nesses termos ou categoria em que estamos expondo aqui, mas vamos aprofundá-los todos, além de que muitos são intuitivos. Como quando uma empresa de chaves codificadas se torna sustentável.
Isso quer dizer que ela consegue se manter no azul, sem precisar emprestar dinheiro e sem o risco de acabar caindo no vermelho, na dívida ou na falta de receita. Já a solidez e a escala dizem respeito ao potencial de crescimento do negócio.
Se você tem uma empresa cuja operação é enxuta e os processos são otimizados e tudo isso com bons níveis de automatização e verticalização, então saiba que é possível criar outras unidades quando você bem entender.
Já uma empresa com cultura horizontal, estagnada e concentrada na mão de poucas pessoas, com déficit de tecnologia e de automação, jamais conseguirá crescer, pois seu processo não pode prescindir de certas pessoas que limitam esse avanço.
Obviamente, os negócios que valem mais dinheiro são aqueles descentralizados, que permitem um crescimento sem limites e garantem uma curva segura de ascensão. O detalhe é que tudo isso depende, novamente, das rotinas administrativas.
É justamente nesse ponto que o assunto que vamos tratar aqui se torna tão importante. Com esse tipo de rotina, uma firma que faz instalação eletrica ar condicionado split atinge um outro patamar em termos de valor de mercado.
Ou mesmo que não haja nenhum interesse em depois vender a empresa, ou mesmo interesse em ampliá-la e ir criando mais unidades. O simples fato de haver uma cultura organizacional pautada na rotina empresarial já faz toda diferença.
Além do mais, isso é algo que impacta na totalidade do seu negócio, e não apenas neste ou naquele fator. Portanto, haverá uma otimização na produção, que trará economias consideráveis e redução dos custos gerais.
Ao mesmo tempo, a própria qualidade da solução oferecida ao mercado tenderá à melhoria constante. Ou seja, o produto ou o serviço oferecido poderá concorrer mais eficientemente com a competitividade do mercado atual.
Por fim, isso traz clientes mais satisfeitos e fidelizados, os quais se comprarem um adesivo vinil personalizado vão querer indicá-lo para outras pessoas. O que então cria um círculo virtuoso de resultados positivos que vão se somando uns aos outros.
Daí que a gente tenha decidido escrever justamente este artigo, focando precisamente no assunto sobre o que são as rotinas administrativas. O que também implica tratar da importância e das vantagens, que se pode esperar no curto e longo prazo.
Sem falar que também trazemos abaixo algumas dicas de como melhorar o setor administrativo de uma empresa específica, considerando o caso a caso. Por isso é que aplicamos exemplos concretos e bem ilustrativos, para ajudar nesse sentido.
Inclusive, um dos aspectos mais positivos de tudo isso é justamente o fato de que hoje os recursos das rotinas administrativas ou empresariais evoluíram tanto que já podem ajudar qualquer modelo de negócio, seja qual for a área de atuação.
Portanto, as dicas são válidas tanto para uma empresa do segmento de vendas no varejo, como uma loja de bairro que comercializa chaveiro imobiliário personalizado, quanto outra do nicho de prestação de serviços, como facilities.
Dito tudo isto, resta esclarecer que se o seu objetivo é justamente o de compreender a fundo uma estratégia relativamente, mais simples que pode mudar a história do seu negócio, então é só você seguir com a gente até o fim da leitura.
Antes de enumerar as dicas práticas que podem ajudar na implementação de uma rotina administrativa, é preciso ter detalhes do que se trata esse setor empresarial.
Basicamente, o administrativo é responsável por fazer uma ponte entre o nível mais alto da estratégia e da idealização, com os setores mais práticos e operacionais, da execução de processos e afins.
Dito de outro modo, os donos e diretores de uma empresa criam a missão que a marca vai cumprir, depois passam essas diretrizes para o setor administrativo, que então traduz isso para as obrigações de cada setor, equipe e respectivo líder departamental.
Em termos práticos, é interessante lembrar que as empresas nem sequer contavam com esse departamento, que só surgiu com o tempo. No começo, eram apenas as cadeias produtivas e os gestores de cada setor.
Os donos, sócios e líderes faziam reuniões entre si e isso bastava. Contudo, com o crescimento mundial do mercado e das grandes corporações, foi surgindo uma complexidade crescente, que demandou esse departamento.
Hoje existem até mesmo conselhos consultivos que atuam de modo internacional, interferindo nas decisões de empresas de capital aberto, para garantir o interesse dos investidores frente às decisões internas de uma empresa SA.
Esse é um exemplo de como a administração de um negócio pode crescer ao ponto da internacionalização e de um nível tão intrincado de processos que algumas décadas atrás seria algo realmente inimaginável.
Tanto que, logo em seguida, surgiu a faculdade de Administração Empresarial. Hoje os melhores profissionais da área são disputados, além de que também podem se especializar em outras frentes como Economia, Contabilidade e até Engenharia.
Até porque, na prática, essa rotina consiste justamente em lidar com frentes como:
Alinhamentos estratégicos;
Otimização e vistoria.
Enfim, são diversas funcionalidades que melhoram e muito a performance geral das equipes e dos colaboradores, daí a importância disso tudo.
Lembrando que não se trata de lidar apenas com processos, softwares, tecnologias e, enfim, elementos tangíveis. Mas também a relação entre pessoas, fazendo uma boa gestão de talentos e uma boa recepção de novos colaboradores.
De fato, há quem diga que a verdadeira riqueza de uma empresa não está em seu pátio de máquinas ou na conta do banco, mas sim em seu ativo intelectual, que nada mais é do que a criatividade que cada funcionário pode agregar.
Inclusive, esse é o primeiro fator que vamos enumerar abaixo. Por ora, basta compreender todas essas frentes e funcionalidades da administração.
Não é possível compreender uma empresa de sucesso na qual não haja uma comunicação muito eficiente entre líderes, subordinados e equipes.
Um modo de uma fábrica de uniforme de trabalho personalizado conseguir atingir algo assim é investindo em feedbacks constantes, reuniões bem desenhadas, além de planos de carreira.
No fundo, o que faz o funcionário sentir-se valorizado é ele saber que a empresa realmente se importa e deseja que ele cresça junto com o negócio, em vez de ficar para trás.
2. Pensando na tecnologia
Outro ponto imprescindível hoje é o da tecnologia, afinal, ela é uma das maiores aliadas quando o assunto é administração e visão abrangente.
Até porque, como uma rede de lojas de lavagem de sofá a seco em domicílio poderia centralizar tudo sem a ajuda de softwares, programas e aplicativos customizados?
A grande dica é justamente personalizar um ERP (Enterprise Resource Planning) para que ele faça um Sistema de Gestão Integrado que leve em conta cada setor e cada ponto da missão da empresa.
Uma das maiores vantagens de trabalhar com rotinas administrativas é que isso significa ter metas e objetivos muito claros, em vez de deixar tudo no genérico.
Assim, uma empresa que lida com centrais pabx pode simplesmente estabelecer um nível predeterminado de produção para cada departamento, que por sua vez delega as tarefas individuais também com base nisso, gerando uma cadeia de produtividade.
Uma dica de ouro é implementar os famosos KPIs (Key Performance Indicator), que são, justamente, os Indicadores-Chave de Performance.
Eles mostram se o marketing captou leads suficientes, se o departamento comercial converteu essas vendas, se a logística está entregando no prazo, e assim em diante.
Por fim, todas essas dicas dizem respeito ao que as rotinas administrativas podem fazer pela empresa como um todo, mas há também uma dica para que o próprio departamento administrativo seja diferenciado.
Trata-se de realmente saber motivar os funcionários, como uma empresa que trabalha com comodato máquina de café e aprende a valorizar seu time de campeões.
Claro que frentes mais operacionais como telemarketing podem prescindir de campanhas muito específicas e caras, mas colaboradores estratégicos precisam de investimento diferenciado.
Atualmente, há empresas que trabalham com bônus em cima de resultados, PLR (Participação nos Lucros e Resultados) e até premiações como viagens com a família com tudo pago.
Falar em rotinas administrativas é o mesmo que dizer a respeito do futuro da empresa, ao menos no sentido de criar algo sólido, sério e sustentável.
Com os conselhos práticos e os conceitos fundamentais que trouxemos aqui, fica bem mais fácil entender o que são essas rotinas e como implementá-las com sucesso.