Como trabalhar pela internet? Técnicas e ferramentas para gestão do tempo - Tamo Junto
Muito se tem falado sobre trabalhar pela internet, adaptar o negócio, vender online e utilizar as redes sociais a favor do negócio, né? O mundo digital já vem crescendo há um tempo. Com o isolamento social, gerada pelo COVID19 tornou-se, para muitos, a oportunidade para continuar vendendo. Sem contar que trabalhar em casa - prática também conhecida por home office, neste momento significa zelar não só pela própria segurança, mas pela segurança coletiva neste momento. E neste artigo vamos te apresentar algumas ferramentas e técnica que vão te ajudar a organizar seu tempo no trabalho em casa.
Mudança de rotina de trabalho é, principalmente, uma mudança de hábitos, e adaptar-se a uma nova rotina não é coisa simples. Mas fazendo uso de processos e ferramentas adequadas, é possível ter bons resultados, às vezes melhores que dos que se tinha antes!
Uma premissa básica para você conseguir trabalhar em casa é assimilar que você vai trabalhar pela internet! Uma internet e computador adequados vão ajudar você a realizar suas atividades. Nesse período de coronavírus algumas empresas liberaram GRATUITAMENTE ferramentas de comunicação como Skype, Zoom Meetings, Google Hangouts, Slack e Trello.
A gente sabe que o microempreendedor tem muitas tarefas para serem cumpridas! Buscar novos clientes, fazer material de comunicação, negociar com fornecedor, além das tarefas de casa, fazer almoço, lavar aquela pilha de roupa… Então vamos por partes:
#1 Liste e priorize as tarefas mais importantes
Ahhh, mas como posso fazer isso? Faça uma lista de tudo o que você precisa fazer. Depois priorize! A gente indica para vocês usar a Matriz de Prioridades ou Matriz de Eisenhower. É simples, você tem 4 quadrantes com dois eixos, um de importância e outro de urgência. Distribua as tarefas da seguinte forma:
Fonte: PowerImage
1º quadrante: Aquilo que é urgente e importante, dependem de você e se não fizer já, vai atrapalhar outras tarefas ou prejudicar imediatamente seu negócio. Ex.: Pagamento dos funcionários.
2º quadrante: As ações que são importantes, mas não urgentes, então podem ficar para outro momento. Mas atenção: deixe definido quando irá fazer. Ex.: Realizar pedido para determinado fornecedor.
3º quadrante: O que é urgente, mas não é importante. Ou seja, que outra pessoa pode fazer, por você não precisar estar tão próximo dessa atividade. Já defina quem pode te ajudar com ela. Já coloque na sua agenda quando vai falar com ela e passar a função. Oriente bem a pessoa, pois apesar de não ser importante, quanto mais precisa for a sua orientação, menos idas e vindas terá e a atividade será realizada mais rapidamente. Ex.: Varrer a casa.
4º quadrante: O último, daquilo que não é nem importante nem urgente, então não precisa nem ser realizado. Tire da sua cabeça!
#2 Monte um painel para visualizar tudo o que você precisa fazer
Agora que você tem suas tarefas priorizadas, é muito importante que você as visualize! Quando você organiza e visualiza as ações que precisa fazer, distribuídas no tempo de forma saudável, reduz a ansiedade e a carga emocional. E isso melhora suas tomadas de decisões.
Monte um painel em que você consiga visualizar tudo o que você precisa fazer por dia, semana e mês. Nossas dicas de ferramentas aqui são o Google Agenda e o Trello. Ambas são muito práticas e versáteis para organizar as suas tarefas individuais ou mesmo de um time de trabalho.
No Google Agenda, se você tem e-mail da Google fica fácil usar e é gratuito. Você insere a atividade, descreve e coloca o tempo que vai levar para executá-la. Também é possível envolver outras pessoas na atividade.
No Trello é possível você visualizar as atividades por situação, se está parado, em realização e finalizado. Você pode descrever a atividade, anexar arquivos, definir prazos para realização e também visualizar a as tarefas de outras pessoas da sua equipe que utilizem a mesma ferramenta.
#3 Conheça a técnica Pomodoro
Agora, não basta organizar tudo, é preciso se dedicar realmente aos tempos definidos para cada uma das atividades. Principalmente ao trabalhar pela internet, por conta do grande número de distrações. Para isso, vem a terceira dica: sugerimos a técnica que se chama Pomodoro. Esta técnica estabelece 25 minutos de foco e dedicação para uma determinada tarefa e 5 minutos de descanso. Após 4 momentos de foco (de 25 minutos) você deve parar por cerca de 15 a 30 minutos. Os intervalos são fundamentais para manutenção da produtividade.
Também estabeleça horário de almoço e jantar e o tempo da jornada diária. Essa rotina é muito importante para o seu organismo se adaptar mais facilmente e ficar confortável. Se você é acostumado a acordar e ficar vendo muitas notícias (que não precisa), talvez seja necessário reduzir um pouco esse tempo. Esse excesso de informação pode diminuir sua produtividade.
A rotina matinal é importantíssima, pois dá o tom do restante do dia. Tente fazer coisas que te dão prazer nesses momentos de pausa, principalmente de manhã. Elas vão te dar bem estar e dar qualidade ao seu dia. Preste atenção nessa rotina e nas coisas que te tornam mais produtivo. Importante criar esse olhar de análise e não só o mão na massa.
#4 Descubra a regra de Pareto 80/20 no seu negócio
Vamos te explicar o que é regra de Pareto: A lei de Pareto (ou princípio 80/20 como preferir chamar) foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Esta lei diz que: 80% das consequências advêm de 20% das causas.
Para que você entenda mais facilmente vamos lhe dar alguns exemplos. Segundo o economista italiano: 80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% das pessoas. 80% da poluição é causada por 20% dos países. Ou que 80% da receita de um negócio provém de 20% dos clientes. As porcentagens podem variar entre 85/15 ou 75/25, dependo dos problemas analisados. Mas a verdade é que dificilmente fogem a esta proporção.
Como essa lei pode me ajudar nos negócios e vida pessoal? Quando iniciamos um negócio, devemos ter um nicho de mercado específico. Um dos maiores erros dos empreendedores por contra própria é pensar que devem tentar atrair o maior número de potenciais clientes, pois assim aumentam as suas hipóteses de venda. E isso não é, necessariamente, uma verdade!
Ao tentar expandir muito seu nicho/cartela de clientes, também aumentará os custos de publicidade ou horas de trabalho, certo? Por isso, o indicado é que você concentre-se na pequena fatia que representam a grande fatia de lucro da sua empresa. Ofereça-lhes um atendimento mais personalizado e estará um grande passo em relação à concorrência. Até poderá atuar sobre outros nichos dentro do mesmo negócio mas lembre-se: Cada nicho específico necessita de um tratamento específico.
Como fazer? Se já tem um negócio, sugiro que faça essa análise através da Lei de Pareto. Calcule quais os clientes que lhe garantem 80% dos lucros. Deverá focar mais a sua atenção nesse segmento, garantindo-lhe mais qualidade e um serviço personalizado.
Se você ainda vai iniciar um negócio o melhor mesmo é redefinir o seu público-alvo. Analisar quais 20% podem garantir grande parte da receita. Com esta análise poupará dinheiro e ganhará credibilidade perante as pessoas envolvidas nesse nicho de mercado.
Esperamos que essas dicas te ajudem a ter uma rotina mais produtiva e saudável. E tanto ao trabalhar pela internet, quanto quando voltar ao espaço físico do seu negócio. Não deixe de conferir outras dicas no instagram da Aliança Empreendedora (@aliancaempreendedora) ou aqui na plataforma do Tamo Junto.