Seja nas relações comerciais ou pessoais, as primeiras impressões causam um impacto duradouro. Isto é especialmente verdade quando falamos da sala de espera de um consultório médico.
Para consultórios particulares, os pacientes em potencial podem primeiro ser apresentados a você por meio de seu marketing ou da indicação de algum parente ou amigo. Talvez eles vejam sua foto em um de seus folhetos ou cartões de visita. E é aí que começa uma relação importante, que logo vai passar para o contato presencial.
A sala de espera de uma clínica médica é onde acontece o primeiro contato físico com o seu paciente. É lá que o seu público é recebido, acolhido e espera pela consulta previamente marcada. Só por isso, o ambiente já mostra sua importância na relação médico-paciente.
Pensando nisso, precisamos falar sobre a importância de organizar corretamente a sua sala de espera.
Como organizar o ambiente e a decoração da sala de espera
Qual é uma das coisas mais importantes em uma sala projetada para receber muitas pessoas?
Os móveis, é claro. Para projetar uma sala de espera de qualidade, há algumas considerações a serem feitas quando se trata de seus móveis. Primeiro, você precisa ter uma ideia do fluxo de pacientes que vai receber.
Essa informação inicial vai te orientar sobre como você pode acomodar as pessoas que chegam até ali a todo momento. Quantos consultórios você tem e por quanto tempo os pacientes normalmente estão nessas salas?
O motivo por trás dessa pergunta é óbvio. Você precisa ter assentos suficientes para acomodar os pacientes que estão esperando para serem atendidos. Além disso, leve em consideração se seus pacientes vierem com outras pessoas. Dependendo da especialidade, os pacientes podem entrar com outras pessoas, como familiares e outros acompanhantes. Certifique-se de ter assentos suficientes para todos. Portanto, se você conseguir móveis novos a cada poucos anos, pode ser um investimento valioso.
No mínimo, seus móveis devem estar limpos, arrumados e organizados. Em clínicas de alto volume de pessoas, os móveis da sala de espera podem ficar sujos rapidamente. Tenha um sistema estabelecido para garantir que seus móveis sejam limpos regularmente. Isso não apenas causa uma boa impressão, mas a limpeza também combate a propagação de germes, é claro.
Usando o espaço para se promover e entreter
Mesas de centro e laterais podem ser boas ideias. Você pode organizar seus materiais promocionais para que as pessoas possam aprender mais sobre suas especialidades enquanto esperam para serem examinadas. Esta é uma boa oportunidade para fortalecer sua marca com os seus pacientes.
Ter materiais de leitura de qualidade também é uma vantagem. Os pacientes gostam de ter algo para ler enquanto aguardam. Revistas que cobrem uma variedade de tópicos são uma boa ideia. Os porta-revistas nas paredes ou em um ponto central podem impedir uma aparência desorganizada.
Lembre-se sempre da piada recorrente sobre as revistas de salas de espera: eles precisam ser interessantes para prender a atenção de quem lê e, é claro, devem ser renovadas depois de certo tempo. Revistas velhas disponíveis para o paciente mostram certo desleixo com sua comodidade.
Decoração e visual
Como já falamos acima, a limpeza do espaço da sala de espera é fundamental para passar uma boa imagem logo de cara. Nada de móveis sujos ou de aparência desgastada no espaço em geral.
Além disso, a decoração e o visual da sala contam muito para garantir o conforto e a satisfação dos pacientes.
O ambiente da sala de espera de uma clínica pode não ser o mais divertido, mas não precisa, de forma alguma, ser entediante. Um erro comum na decoração é apostar apenas na cor branca, na tentativa de passar uma imagem de limpeza e tranquilidade.
Um ambiente inteiro branco, na contramão dessa ideia, dá a sensação e monotonia e pode até ser um pouco “sufocante” para quem tem apenas essa cor para olhar.
Por isso, é uma boa pedida investir em outras cores mais sutis e neutras. Aposte em tons claros para manter a sobriedade do ambiente e não “agredir” a visão dos pacientes enquanto esperam – mas lembre-se sempre de trazer vida para a sala de espera com alguma cor além do branco.
A decoração também vai muito além das cores. Plantas e flores trazem uma sensação de vida e frescor ao ambiente, além de ter um apelo estético bom para com os pacientes na sala de espera.
Tome cuidado também para não decorar demais e pesar o ambiente da sua sala. Aposte em quadros, esculturas e outros itens de decoração, mas sem poluir o seu ambiente com grandes quantidades deles.
Como usar a tecnologia na sala de espera
Anos atrás, uma televisão na sala de espera costumava ser uma novidade e uma atrativo. Agora elas são comuns e até irritam boa parte das pessoas que estão mais interessadas nos próprios smartphones ou tablets. Por isso, é bom lembrar que as salas de espera do futuro não param por aí. Com o avanço de tecnologias como wi-fi e serviços de celular, coisas novas podem ser incorporadas à sala de espera para melhorar a experiência do paciente.
Para os pacientes que têm uma quantidade limitada de minutos em seu plano de celular, oferecer acesso à internet wi-fi pode ser uma boa vantagem.
Outras práticas fornecem tablets onde as pessoas (especialmente crianças) podem jogar e visualizar conteúdo adequado para a família. Se você quiser adotar uma abordagem mais educacional, poderá reproduzir conteúdo educacional em sua televisão.
Pode ser uma programação que instrua os pacientes sobre os serviços que você presta ou suas práticas de tratamento. Se você precisar de ajuda para encontrar esse tipo de conteúdo, existem empresas que podem criar isso para você.
Interatividade e opções para entreter os pacientes
Você tem produtos que os pacientes podem experimentar? Por exemplo, um dermatologista pode deixar de fora amostras de produtos para a pele. Se você tiver itens de varejo, poderá acabar com uma venda ainda na sala de espera.
Aproveitar a tecnologia também pode aumentar a interatividade com seus pacientes. Uma tendência que está em alta nas clínicas pelo mundo são os testes interativos. Esses testes divertem os pacientes e também podem coletar informações úteis para a clínica, no fim das contas. Essas informações podem ser usadas para melhorar a experiência geral do paciente em futuras visitas.
Hoje, é comum as pessoas levarem seu trabalho para onde quer que vão. Se sua clínica atrai um público de profissionais, convém criar uma pequena área de trabalho. Facilite a instalação de laptops e tablets por pessoas. Deixe canetas e papel fora. Tenha amplo espaço na mesa para que as pessoas possam escrever.
Como capacitar e treinar a equipe da sala de espera
A experiência na sala de espera é mais do que apenas o layout e os móveis que você escolheu. Sua equipe é igualmente importante.
Você precisa ter certeza de que sua recepção sabe como é fundamental ser amigável, atencioso e profissional. Ao entrevistar pessoas para sua recepção, considere sua personalidade e o modo como o profissional se porta.
Nem todo mundo está preparado para estar na linha de frente de sua clínica. As pessoas da sua recepção causam uma impressão duradoura. Outros julgarão o profissionalismo da clínica e do próprio médico pela maneira como essas pessoas se comportam. Invista tempo em treiná-los sobre como agir profissionalmente. Vai valer a pena, acredite!
Como receber os pacientes
Ensine-os a cumprimentar as pessoas com um sorriso, por mais que essa dica pareça básica. Lembre-se de que isso não se aplica apenas aos pacientes, mas pode se estender a outras pessoas, como representantes médicos e fornecedores. Você nunca sabe quem pode passar pelas suas portas!
Além disso, verifique se essas pessoas têm o treinamento básico para responder às perguntas comuns que os pacientes podem fazer. Estar preparado com respostas a perguntas comuns pode fazer com que os pacientes se sintam à vontade.
Dê-lhes instruções claras sobre os protocolos para os pacientes. Isso pode incluir o tipo de informação pessoal e médica que precisa ser obtida dos pacientes, como agendá-los para acompanhamento e como receber o pagamento da consulta.
Se houver muito o que se lembrar, crie documentos listando seus processos de forma clara e simples. O fornecimento dessas ferramentas para sua equipe mostra que você se importa com o desempenho deles e que deseja dar a eles o apoio que eles precisam para ter sucesso.
A recepção não é o local ideal para chamadas telefônicas pessoais ou mensagens de texto constantes. Além disso, faça uma regra para comer sua comida em um outro ambiente e tirar os intervalos necessários fora da sala de espera. Certos alimentos emitem odores que podem ser desagradáveis ​​para algumas pessoas. Também parece pouco profissional.
E os atrasos na clínica?
Por fim, enfatize que a comunicação é importante, especialmente quando se trata de tempos de espera. Nada frustra os pacientes além do tempo de espera prolongado, sem qualquer tipo de explicação.
As coisas acontecem na clínica médica e, às vezes, o médico fica para trás. De um modo geral, os pacientes entenderão se lhes disserem o que está acontecendo. Guarde essas informações e observe seus pacientes ficarem chateados. Uma explicação rápida e um pedido de desculpas pelo atraso podem fazer maravilhas.
E então, o que achou das nossas dicas e inspirações para a organizar a sala de espera do consultório médico? Para saber mais sobre esse e outros temas importantes para sua prática e para a gestão de seu negócio, continue acompanhando nosso blog.