Antes de mais nada, para emitir sua primeira NF-e no Traxo, é preciso estar com seu certificado digital cadastrado. Caso ainda não tenha feito isso, leia este artigo.
Uma vez o certificado digital cadastrado, os 5 passos para emitir uma NF-e no Traxo são:
Passo 1 – Cadastre um produto
Sim, o primeiro passo para emissão de NF-e é cadastrar um produto no seu estoque. O Traxo é um software de emissão de NF-e integrado com estoque. Isso significa que para você, por exemplo, emitir uma NF-e de Venda de uma mercadoria, esta deve estar devidamente cadastrada. Existem duas formas de cadastrar um produto: cadastro manual ou cadastro através de importação de NF-e de fornecedor.
No menu na lateral esquerda, acesse a opção "Estoque->Produtos em Estoque". O sistema exibirá sua lista de produtos. Selecione então o botão azul "Cadastrar".
O sistema exibirá uma a tela de cadastro de produto. Somente os campos com * são obrigatórios. Caso não saiba o que preencher em campos como NCM ou Origem, peça ajuda a seu contador.
Após preencher os campos, conforme a imagem, clique em salvar. O sistema irá exibir novamente sua lista de estoque, agora com um produto cadastrado.
Cadastro através de importação de NF-e de fornecedor
Uma maneira mais simples de cadastrar produtos no seu estoque é importar uma NF-e enviada por um fornecedor contra seu CNPJ. Para isso, acesse o menu Operações->Aquisições Nacionais. Em seguida, selecione o botão azul "Importar NF-e".
Busque em seu computador uma NF-e de um fornecedor seu e, em seguida, selecione o botão "Importar".
O sistema irá exibir a lista de produtos contidos na NF-e. Repare que você pode alterar as informações antes de cadastrar. Caso o sistema encontre um produto no seu estoque com mesmo código, classificação fiscal e unidade de medida, ele irá permitir que você vincule esta entrada a um produto no estoque, habilitando o produto existente na caixa de seleção na última coluna.
Clique em "Incorporar produtos".
O sistema irá exibir a NF-e emitida contra seu CNPJ. Caso esta não apareça na listagem, verifique a data dos filtros. Você pode ter importado uma NF-e antiga.
Agora acesse o menu Estoque->Produtos em Estoque.
Bingo! Os produtos foram importados sem necessidade de cadastro.
Passo 2 – Identifique o tipo que NF-e que deseja fazer
O Traxo emite todos os tipos de NF-e, mas ele tem facilitadores para os tipos mais comuns. Quer devolver uma compra? Vá em Operações->Aquisições Nacionais e, na linha da aquisição importada, você verá uma opção "NF-e Devolução". Com poucos cliques você consegue criar uma NF-e de devolução.
Acesse Operações->Nota Fiscal e você verá um botão azul chamado "Nova NF-e". Clique nele e veja os diversos facilitadores que o Traxo possui para emissão de NF-e.
Explore o Traxo! Você pode gerar qualquer tipo de Nota Fiscal e depois apagar. Basta não efetuar a transmissão da NF-e.
Agora que você já sabe que o Traxo possui facilitadores para gerar os principais tipos de NF-e, vamos seguir com o artigo explicando como fazer uma NF-e de Venda.
Passo 3 – Crie um pedido de venda
O pedido de venda é o primeiro passo para a geração de uma NF-e de venda. Para criar um pedido de venda, acesso Operações->Pedidos de Venda. Selecione o botão azul "Cadastrar".
Ao clicar em cadastrar, um pedido de venda é criado com um número sequencial. A primeira informação solicitada é o cliente. Caso não tenha cadastrado ainda o cliente, não se preocupe. Digite o nome do cliente no campo que, caso o cliente não exista, ele irá sugerir a criação de um novo registro do sistema. Efetue o cadastro do cliente, conforme a tela abaixo, e em seguida salve o cadastro do cliente.
O sistema fechará a janela de cadastro de cliente. Sua tela deve estar da seguinte forma.
Clique em prosseguir e repare que ao final da tela irá aparecer a lista de produtos (ainda vazia) e dois botões: "Adicionar um produto" e "Adicionar produtos em massa".
A função para adicionar produtos em massa deve ser utilizada quando você quer incluir na venda, por exemplo, todos os produtos que entraram através de uma NF-e específica de um fornecedor. Para este tutorial, utilizaremos a opção "Adicionar um produto". Ao clicar no botão "Adicionar um produto", o sistema abrirá uma janela para inclusão de um produto. Você pode buscar o produto tanto por código quanto por descrição. É importante salientar que, obrigatoriamente, para vender um produto este deve estar cadastrado no estoque. Se não lembrar quais produtos estão no seu estoque, você pode abrir o estoque em uma nova aba do seu navegador, acessando "Estoque->Produtos em Estoque".
No exemplo a seguir, vou efetuar a busca do produto pela descrição "bolsa".
O sistema irá buscar todos os produtos que contém a palavra "bolsa" na descrição. Clique sobre o nome do produto para selecionar. O sistema irá detalhar o produto selecionado. Selecione a quantidade e o preço de venda e clique no botão "Incluir produto".
Após clicar em "Incluir produto", repare que o sistema retorna a tela anterior. Você pode clicar novamente em "Adicionar um produto" e incluir quantas mercadorias desejar no pedido de venda. Neste exemplo, incluiremos somente uma única mercadoria. Sendo assim, basta clicar no botão azul "Salvar".
O sistema irá retornar a tela de pedidos de venda, mas dessa vez você verá, na listagem, o pedido de venda que acabamos de criar. Repare que se você clicar na seta para baixo na linha do pedido de venda, poderá acessar mais opções. São elas:
"Cobranças". Ao selecionar esta opção o sistema permitirá que você informe como esse pedido será cobrado de seu cliente: forma de pagamento, se possui sinal, se é a vista ou a prazo, e também os valores e prazos para pagamento. Se você utiliza integração com o sistema financeiro Nibo, as cobranças criadas nesta tela irão ser transmitidas para o Nibo.
"Alterar". Opção que permite alterar o pedido.
"Apagar". Opção que permite apagar o pedido.
"Imprimir". Opção que gera uma impressão do pedido em PDF.
"Duplicar". Opção que cria outro pedido idêntico ao original.
Para seguir este tutorial, iremos selecionar a opção principal, ou seja, vamos clicar sobre o botão "Gerar NF-e". O sistema irá gerar uma NF-e a partir do pedido. Para visualizar esta NF-e, você pode navegar até o menu "Operações->Nota Fiscal". Outra opção é selecionar, na linha do pedido, o número da nota (repare que ele é um link). Ao selecionar este link o sistema irá direcioná-lo a tela de notas fiscais, com a nota em questão filtrada.
Uma vez na tela de notas fiscais, repare que a nota já está pronta para transmissão. Se você já fez upload de seu certificado digital, nesse momento, só clique na opção "Transmitir" se você tiver certeza.
Passo 4 – Verifique a prévia do DANFE
Antes de transmitir qualquer NF-e, é altamente recomendado que você confira a Prévia do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Trata-se da NF-e impressa, ainda tem caráter de conferência, sem valor fiscal.
Clique na seta para baixo na linha da nota fiscal para ver mais opções. Repare que a nota fiscal também apresenta os botões:
"Visualizar". Permite ver, numa única tela, todos os detalhes da nota fiscal.
"Reabrir". Permite reabrir a NF-e para edição de campos.
"Exportar XML". Exporta o arquivo XML da NF-e ainda não autorizada.
"Prévia DANFE". Exibe a prévia do DANFE.
"Duplicar". Cria uma nova NF-e identica a original.
Selecione a opção "Prévia DANFE". O sistema irá abrir uma prévia da nota fiscal em uma nova janela. É importante ressaltar que este DANFE é somente para conferência, e não possui nenhum valor fiscal. Repare na marca d'água "Sem valor fiscal".
Confira os valores dos produtos, tributos, etc. e, em seguida, feche a janela aberta para retornar ao sistema. Repare que a nota fiscal da imagem também possui outra marca d'água indicando "ambiente de homologação". Isso se deve porque, para escrever esse passo a passo, irei transmitir a NF-e em homologação, de forma que mesmo transmitida, ela não tenha validade fiscal. Entretanto, ao executar o passo 5 deste tutorial, você estará transmitindo a NF-e para o ambiente de produção da receita federal, ou seja, a NF-e terá valor fiscal.
Passo 5 – Transmita a NF-e.
De volta ao sistema, com todas as informações devidamente revisadas, agora é hora da transmissão da NF-e. Na tela de nota fiscal, basta selecionar o botão "Transmitir".
Antes de transmitir, entretanto, repare que o sistema gerou o número da nota fiscal na sequência que é conhecida pelo sistema. Se você acabou de efetuar um cadastro no sistema, provavelmente a NF-e será de número 1. Entretanto, imagine que você já emitiu, em outros sistemas, NF-es até o número 3641, de forma que sua próxima NF-e deve ser de número 3642. Existe a opção de importar essas notas antigas, mas isso é assunto para outro tutorial.
Nesse caso, para alterar a numeração, selecione a opção "reabrir" da nota fiscal. Repare que a situação da nota fiscal será "Em digitação". ao selecionar mais opções, você pode poderá encontrar a opção "Alterar".
Selecionando a opção alterar, você verá um formulário com os dados da nota fiscal. Neste exemplo, irei somente alterar a numeração da nota fiscal, conforme a imagem abaixo.
Em seguida clique no botão "Salvar". Repare que agora o número da nota fiscal foi alterado. Selecione a opção "Finalizar" para que a situação da nota fiscal retorne para "Finalizada".
Agora chegou a hora. Selecione a opção "Transmitir". O sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação como a seguir. Clique em ok.
Pronto! A nota fiscal foi transmitida! Se tudo deu certo, a situação da NF-e deve estar agora "Aceita" e, selecionando mais opções, você poderá imprimir o DANFE.
Teve alguma dúvida ao executar esse passo a passo ou algo não funcionou como o esperado? Envie um e-mail para [email protected] com sua dúvida.
Sobre o certificado digital, basta acessar esse link: /como-funciona-o-certificado-digital-dentro-do-traxo/