Segurança digital: ao que as empresas devem se atentar para atuar online
Advise 12 de maio de 2020 Comente! Notícias Jurídicas
Falar de segurança digital nunca foi tão importante. Em um momento em que as empresas estão se transformando a toque de caixa por conta da pandemia do novo coronavírus, é fundamental proteger dados, clientes e a própria empresa.
Pense em todas as mudanças que a atuação online causa. Ao invés do atendimento presencial, agora o atendimento ao cliente é feito por meio de bots, chats e mensagens no celular. Compras que são feitas na loja passam a ser feitas totalmente online. O coronavírus mudou muita coisa.
Há uma grande troca de informações. Uma relação que precisa ser protegida e organizada.
A segurança digital vem para atender essa demanda que cresce muito no momento que vivemos. O que você pode fazer para que sua empresa seja mais segura? Para que proteja os dados do cliente?
Vamos elencar, a seguir, algumas práticas para que sua empresa atue na internet sem dor de cabeça.
Antes de mais nada, é preciso deixar bem claro o que é segurança digital. Em um ambiente empresarial, o termo se refere às medidas, práticas e ferramentas que têm o intuito de proteger informações e dados pertinentes e exclusivos do negócio, dos seus colaboradores e de seus clientes.
Ela abrange os dados digitais como documentos, arquivos, análises, softwares, sites e perfis nas redes sociais, o hardware, como servidores e dispositivos de armazenamento. Sua missão é proteger e resguardar esses dados de acordo com a necessidade da empresa.
Tome como exemplo o colaborador que é desligado da empresa e tem o acesso negado ao seu email. É uma medida de segurança interna. Já quando o cliente lê os termos de uso de um site e concorda com eles, está tomando uma medida de segurança externa.
Todas essas ações são da alçada jurídica e de tecnologia da informação. É muito importante que essas áreas atuem em plena sinergia para garantir que todos os setores estejam protegidos e a Jurisprudência seja respeitada.
Outro ponto fundamental ao falar de segurança digital é o Compliance da empresa. Todas as práticas de segurança adotadas pela empresa devem agir de acordo com as regras de Compliance. Por isso é tão importante que os setores estejam alinhados e as medidas adotadas sejam tidas como verdadeiros hábitos de organização e comportamento empresarial.
Agora que você sabe o que é segurança digital e para que ela serve, é momento de verificar o que a lei diz sobre o tema.
As leis sobre proteção de dados são recentes. Até por isso, muitas vezes não acompanham a temporalidade do universo digital, no qual as transformações são muito dinâmicas no universo da tecnologia.
Ainda que o tempo da lei seja diferente do tempo atual, a Lei nº 13.709/2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, foi promulgada em 2018 pelo então presidente Michel Temer e cumpre com diversas demandas da sociedade civil.
A principal delas é regular as atividades sobre dados coletados e mantidos por empresas em seus servidores. O objetivo é proteger. Proteger dados, informações, históricos e outros tipos de dados que possam ser usados por terceiros.
A legislação brasileira se espelha na General Data Protection Regulation (GDPR), lei de proteção de dados usada na União Europeia e que é tida como sinônimo de sucesso pela flexibilidade e por estabelecer limites claros na internet.
A Lei protege os chamados dados sensíveis, que são definidos como:
dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural" (LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018).
Os dados sensíveis nada mais são do que os dados que qualquer pessoa gostaria de ver preservado. A segurança digital deve sempre atentar para resguardar essas informações.
Outro ponto fundamental: o que se enquadra como uso de informações.
Segundo a Lei, usar informações é qualquer "operação realizada com dados pessoais, seja a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle desses dados. Ainda se trata de tratamento de dados a modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração de informações" (art.5º da LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018).
Chegamos, talvez, no ponto mais importante da Lei. Ele diz quando esses dados podem ser usados. E o artigo deixa muito claro que é preciso o consentimento de quem coloca sua informação. Diz a Lei que "manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada" (art.5º, inciso IV da LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018).
A Lei deixa muito claro que a responsabilidade de proteger e tratar esses dados é das empresas. O art. 46 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018 ou LGPD) diz que "Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito".
Ou seja, a partir do momento que alguém confia uma informação a alguém, seja pessoa jurídica ou física, essa pessoa se torna responsável pelos dados.
A lógica vale para empresas. E vale também para escritórios, consultórios de advocacia e advogados. Proteger dados de processos e informações sigilosas que estão em litígio é parte do trabalho do advogado, on e offline.
Quais riscos podem ser evitados com segurança digital?
Apesar da transformação digital estar cada vez mais acelerada, muitas empresas ainda não entendem os reais riscos de não apostar em políticas de segurança digital.
A grande maioria dos crimes contra a segurança digital estão relacionados ao não cumprimento do requisito da proteção.
Boa parte dos crimes digitais acontecem quando informações, sejam pessoais, de empresas ou corporativas, são usadas sem permissão. Tanto informações pessoais de clientes como informações de empresas.
Vazar dados pessoais é extremamente perigoso. O uso indiscriminado do CPF, por má fé, pode levar à pessoa a ficar com o nome bloqueado para investimentos e perder credibilidade com bancos.
A segurança digital também está envolvida no uso de cartões de créditos e outros serviços digitais. Muitos crimes estão relacionados à quebra de criptografia em transações bancárias, uso de cartão de crédito e serviços em aplicativos.
Há relatos de aplicativos e páginas construídas apenas com o intuito de atrair dados, quebrar a criptografia e usá-los para vender a empresas ou outros serviços.
Outro exemplo está no mercado de criptomoedas. Serviço muito em voga, o blockchain fornece dados, estatísticas e informações de mercado sobre o Bitcoin. Há casos de práticas criminosos, que invadem informações pessoais para fornecer dados que possam dar uma vantagem competitiva a uma determinada empresa e alteram a cotação das bitcoins.
Como fortalecer a segurança digital da empresa?
Sua empresa passou recentemente por uma transformação digital. Alguns serviços estão sendo oferecidos por aplicativos ou apenas pela internet. Como dar início a uma política que fortaleça a segurança digital da empresa?
A primeira medida é estabelecer uma política de segurança. Existem exemplos na internet? Sim, mas uma política de segurança realmente eficiente deve ter condutas que sigam os valores, visões e missões da empresa.
É preciso respeitar também os procedimentos que dão certo, as condutas que a empresa segue.
Uma dica para estabelecer essa política é começar pelo óbvio. Algumas ações que parecem simples, mas são fundamentais para uma política de segurança digital, como:
Usar ferramentas de proteção contra ameaças, como antivírus e firewall;
Definir hierarquias de acesso: quem pode ter acesso, e ao o que;
Apontar condutas que não devem ser praticadas quando os dados do cliente são tratados.
Essa política pode ser tanto interna como externa. Quando dividida com o cliente, ele ganha confiança e fica ciente das práticas de segurança digital da empresa que está investindo seus dados.
Outro ponto fundamental de uma política de segurança é a definição de responsabilidades. Quando mais detalhadas, melhor é a identificação do problema e a responsabilização do membro da equipe.
É importante novamente ser claro e definir que o não cumprimento das práticas de segurança digital são passíveis de punição dentro do escritório.
Um software jurídico é uma mão na roda nesse sentido. Em sua interface, ele já delega tarefas e processos e cria um registro de quem era o responsável por um determinado procedimento, ou quem manuseou determinado dado.
Ele também estabelece automaticamente quem deve ou não ter acesso aos dados.
Outra vantagem do software jurídico é que ele informa ao cliente quem é o responsável por lidar com suas informações pessoais e profissionais. A relação entre cliente e advogado ganha em transparência e confiança.
Outra prática fundamental para garantir a segurança digital de sua empresa é armazenar bem documentos, na nuvem ou não. O que importa é que eles estejam num lugar de fácil acesso, mas protegido o suficiente para apenas pessoas responsáveis terem acesso a eles.
A distribuição e cópia dos documentos também faz parte da política de segurança digital da empresa. Quanto menos cópias são feitas, maior o controle sobre o documento.
Por isso, um controle de cópias e de movimentação de documentos ajuda a manter o rastro desse dado e para qual setor, ou para quem, ele foi usado.
Por fim, uma política de segurança digital precisa ter uma área destinada apenas ao cliente. Empresas de advocacia podem apostar em modelos mais práticos de segurança digital, que podem ser assinados no momento da celebração do contrato.
Tudo o que foi falado acima pode ser feito de forma separada ou a partir de um terceiro, que consegue ajudar com essa tarefa. Um software de gerenciamento jurídico é uma boa forma de economizar tempo e já colocar várias dessas recomendações enquanto o escritório ganha em produtividade, dinamismo e organização.
Para fechar, um ponto é fundamental: compartilhe sua política de segurança digital com o cliente. Seja pelos próprios meios digitais, seja por papel. A assinatura desse contrato de uso de dados evita eventuais processos e tira dúvidas que possam surgir.
É outra forma de ganhar a tão desejada confiança entre advogado e cliente.
Por que é tão importante contratar um software de gerenciamento jurídico?
Você leu no último parágrafo que a adoção de um software de gerenciamento jurídico pode melhorar a segurança digital de sua empresa. Mas ele também tem muitos outros benefícios. E todos contribuem para que a empresa fique mais segura.
Um software de gerenciamento faz com que o consultório tenha mais produtividade, uma vez que processos e responsabilidades fiquem mais definidas. Essa é a busca de todo advogado, e o software é um parceiro nessa busca.
Uma empresa que pensa na melhoria do serviço usa esse período para buscar melhorias competitivas dentro do mercado e garantir um serviço ainda mais personalizado ao cliente.
Se você busca uma transição mais suave, com práticas de segurança digital, vale a pena adquirir este tipo de ferramenta. Pense em quantos riscos você está deixando de tomar e como vai oferecer um serviço de qualidade e protegido ao seu cliente.
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