A importância da economia de papel nos condomínios - Condobox
O papel costuma ser utilizado na maioria das atividades do nosso dia a dia, seja nas casas, empresas, escolas, etc. E em condomínios esta prática não é diferente e costuma ser feita em grande escala.
Além de aumentar as despesas do condomínio e o acúmulo de material em espaços que poderiam ser utilizados para outros fins, o consumo exagerado de papel causa danos também ao meio ambiente
Geralmente, o consumo excessivo de papel em condomínios está diretamente ligado à comunicação entre síndicos, administradoras de condomínio e condôminos. Ou seja, se um condômino deseja registrar uma reclamação ou solicitar algo ao síndico, o registro é feito através de papel. Se o síndico ou administradora de condomínios desejam convocar assembleias e convenção de condomínio, realizar as devidas orientações aos condôminos deixando-os cientes da gestão de condomínio ou tratar qualquer outro tipo de assunto, lá está o papel como formalização.
E ainda existem aqueles papeis que são documentos importantes para a gestão de condomínio como jurídicos, financeiros, etc., e que devem ser armazenados em locais apropriados, geralmente, são os famosos arquivos físicos e que ocupam bastante espaço nos condomínios
Para melhorar a organização dos papéis em um condomínio e para que a sua armazenagem seja de forma correta, é preciso seguir algumas dicas importantes.
Realizar a gestão integrada no condomínio através de uma ferramenta online (Clique aqui e veja as vantagens do sistema de gestão online da Condobox) capaz de realizar:
O envio de comunicados através de mensagens SMS e email para os condôminos;
A convocação de assembleias, reuniões diversas e convenções de condomínio através de email e mensagem SMS, incluindo o registro dos itens em discussão e a ata no sistema de gestão online ao alcance de todos;
A gestão de ocorrências do condomínio e de todos os temas abordados divididos em categorias;
A organização de uma biblioteca online com o armazenamento de documentos importantes divididos em pastas e por públicos.
E para os locais onde ainda é mantido o arquivo físico, é importante que os documentos estejam organizados em pastas arquivos, devidamente sinalizados com o tipo e a data de origem. Assim, facilita a localização dos documentos e até mesmo quando for realizado o seu descarte.
Seguindo estas dicas, o síndico ou a administradora de condomínios tem a chance de reduzir ao máximo os seus gastos com papel no condomínio, eliminar a bagunça que é gerada nos arquivos físicos, além, de contribuir com a gestão ambiental reduzindo a produção de lixo e mantendo em ordem a gestão de documentos.