Entenda por que ter um banco de dados atualizado no seu escritório de advocacia - Blog | ITB360
A transformação digital fez da informação um verdadeiro ativo para as empresas. Isso significa que, se bem gerenciada, ela é capaz não só de otimizar os processos operacionais, mas de gerar valor para os negócios. Nesse sentido, um banco de dados atualizado se tornou essencial para qualquer organização, já que ele representa a infraestrutura de armazenamento desse conteúdo digital.
No entanto, esse assunto costuma estar permeado de dúvidas. Afinal, você sabe qual é o tamanho do impacto de uma boa gestão de banco de dados em um escritório de advocacia? Mantê-lo atualizado é só uma questão de organização ou traz benefícios reais? Como é possível gerenciá-lo com eficiência?
Criamos este artigo para esclarecer essa questão, mostrando as vantagens da atualização frequente, os cuidados necessários e como adotar essa prática tão importante. Confira!
As vantagens de um banco de dados atualizado no escritório de advocacia
Para começar, é importante ter uma visão clara do papel do banco de dados nas empresas. Mais do que simplesmente armazenar informações utilizadas no dia a dia (registros de funcionários e clientes, documentos em geral, projetos etc.), esse conjunto de hardware e software tem o papel de organizar e gerenciar esse material.
Isso significa, por exemplo, categorizar os arquivos para facilitar o acesso e otimizar a rotina de trabalho. Nesse sentido, uma das grandes vantagens de manter o banco de dados atualizado é otimizar a inteligência de mercado.
O site Business Insider prevê que, em 2020, mais de 5,6 milhões de empresas terão aparelhos conectados a sistemas de Internet das Coisas (IoT). Isso significa uma gigantesca captação de dados para embasar as decisões tomadas não só na rotina de trabalho, mas também nas estratégias de negócios.
Por outro lado, pouco adianta contar com um grande volume de dados se eles não forem capazes de guiar sua empresa da forma correta. A atualização, aqui, assume o papel de fazer um pente-fino nessas informações, mantendo-as relevantes para as tomadas de decisão mais importantes. Consequentemente, a própria relação com os clientes pode ser mais proveitosa.
Em um mercado tão concorrido, não basta simplesmente se basear no próprio feeling para melhorar o atendimento ao cliente, sem um direcionamento específico. O sucesso depende diretamente de uma boa qualificação de leads — ou seja, da identificação dos clientes em potencial e do estabelecimento das prioridades.
Um banco de dados atualizado permite que sua empresa avalie de forma mais detalhada as oportunidades de negócio. Cada cliente-chave é identificado mais rapidamente e, com isso, as ações para conquistá-lo (e fidelizá-lo) são mais direcionadas e planejadas.
Isso gera maior aproveitamento do esforço do marketing, aumentando a acurácia das ações comerciais.
Além de gerenciar as oportunidades em meio aos clientes atuais, um banco de dados atualizado permite observar melhor o próprio mercado e identificar novas oportunidades de negócio. Isso significa, por exemplo, ter acesso a um panorama mais amplo dos serviços mais procurados no setor de advocacia.
Não há mais espaço para investimentos sem prospecções claras de resultado (os chamados "tiros no escuro"). Assim, um banco de dados gerenciado com inteligência pode ser transformado em uma ferramenta estratégica poderosa para qualquer negócio.
Entretanto, tudo isso está intrinsecamente relacionado à forma como a infraestrutura física e digital (hardware e software) é disposta e administrada, como você verá a seguir.
O conceito de segurança da informação vai além da simples proteção dos dados contra danos e vazamentos. De forma mais precisa, ele abrange também a atualização, a confiabilidade e a disponibilidade dos dados. Não é preciso ser um grande expert em TI para saber que isso tudo está diretamente relacionado à gestão dos bancos de dados.
Confiabilidade, aqui, significa garantir não apenas que os dados não sejam interceptados, mas também que estejam atualizados para embasar as decisões tomadas. Se você coleta dados de clientes e processos jurídicos, por exemplo, é fundamental garantir que eles estejam diariamente atualizados quanto à possível continuidade de cada caso.
O vazamento de dados, por sua vez, é muito mais sério quando lidamos com questões de natureza legal. Além da possibilidade de exposição indevida dos clientes, um único documento é capaz de comprometer a estratégia de ação adotada pelos advogados. Em um cenário mais crítico, isso pode até mesmo constituir uma violação legal, gerando problemas jurídicos para a empresa.
Vale ainda destacar a importância da disponibilidade e estabilidade dos dados. Além de mantê-los atualizados, é essencial ter um controle de acesso (para gerenciar quem acessa e o que acessa), certificando-se de que o banco de dados estará disponível sempre que necessário.
Afinal, momentos de instabilidade e quedas de servidores podem gerar impactos extremamente negativos para a empresa e seus clientes.
Meios de gerenciar a atualização dos bancos de dados
Enriquecer o banco de dados é algo ainda mais vantajoso quando aliado a um processo de higienização e organização do conteúdo digital. No setor jurídico, é comum que os escritórios possuam muitos contatos e informações gerais de seus clientes, mas registrados em plataformas distintas, não padronizadas e, não raro, com erros.
Uma estratégia eficaz para garantir que a atualização seja precedida de higienização e organização é contratar um especialista para executar essa função. Isso pode ser feito in loco (no próprio escritório) ou externamente, dependendo apenas das necessidades e preferências da sua empresa.
O processo é simples: um profissional de BI pode ficar alocado no escritório ou fazer visitas periódicas. Após uma análise da infraestrutura, ele elabora um plano de ações e o executa, colocando em dia as atualizações dos dados e criando estratégias de uso mais inteligente da informação.
Isso envolve, por exemplo, propor novos meios de categorizar e armazenar os dados. Trata-se de um grande diferencial, já que esse tipo de serviço é prestado por profissionais extremamente experientes e com know-how para atender às demandas específicas do setor de advocacia.
São vantagens importantes e que, ao mesmo tempo, não exigem uma grande revolução operacional na empresa para serem alcançadas. Como você pôde ver, um banco de dados atualizado é uma questão estratégica e, ao mesmo tempo, essencial para a saúde do escritório. Faça uma análise da sua infraestrutura de TI e coloque em prática um plano de atualização para usar de forma inteligente essa ferramenta tão importante!
Se você quer excelência na atualização e organização dos seus bancos de dados, entre em contato com a ITB e veja como nossos serviços se adaptam às necessidades específicas da sua empresa!