A Gestão de Documentos como ferramenta estratégica para o gerenciamento das informações no HEAB/AME | FMRP
A Gestão de Documentos como ferramenta estratégica para o gerenciamento das informações no HEAB/AME
Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos incluindo o ambiente hospitalar nesse cenário.
A Tecnologia da Gestão de Documentos é uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades demonstrando um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e conquistarem certificações como Acreditação Hospitalar.
A ONA (Organização Nacional de Acreditação) é responsável pelo processo permanente de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde nos hospitais e clinicas que almejam conseguir a Acreditação.
Para obter o certificado, os serviços de saúde são avaliados e devem garantir e assegurar aos usuários e profissionais que os procedimentos médicos, assistências de saúde e a segurança da informação estão sendo realizados de maneira correta e com excelência.
A Gestão de Documentos contribui no processo de Acreditação porque assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações.
Neste contexto de inovação e avanço tecnológico o HEAB/AME fidelizou uma parceria junto a Empresa Hadrion adquirindo o software Qualis que contempla o módulo de Gestão de Documentos, onde todas as informações que comuniquem ou ajudem na tomada de decisão e direcionamento será inserido nesse software, no sentido de assegurar as informações institucionais.
Estamos num processo estratégico de alinhamento junto às áreas assistenciais e de apoio do HEAB/AME, onde, os gestores estão ajustando os documentos já descritos e elaborando outros conforme necessidade; e gradualmente a Gestão da Qualidade em parceria com a Informática vêm procedendo a inserção desses documentos por áreas de abrangência.
Os documentos seguem um padrão estabelecido e delineado pela Gestão da Qualidade, podendo ser: Protocolos Assistenciais, Projetos, Manual de Organização, Procedimento Operacional Instrução de Trabalho, Procedimento Operacional Técnico e Regimento, cada qual tendo sua definição e usualidade.
Fabiano Moura, Analista de Sistema do HEAB/AME, parceiro nesse projeto salienta que o uso do sistema para gerenciamento de documentos ajuda a organizar e controlar as versões e distribuição das mesmas em toda a instituição. Isso facilita a maior padronização dos procedimentos e informações, auxiliando as gerências e coordenadores. Outro benefício agregado é a parceria que poderá ser fidelizada junto a Educação Permanente no sentido de levantamento de necessidades de treinamentos, contribuindo para diminuição das falhas propiciando maior segurança ao paciente e colaborador.
BENEFICIOS DA INFORMATIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
• Não possui limite de usuários;
• Define pendências para cada usuário automaticamente, notificando-os via e-mail;
• Agiliza todo trâmite de aprovação, verificação e análise crítica de documentos;
• Garante total controle sobre registros;
• Possibilita criação, manutenção, preenchimento e controle de registros eletrônicos;
• Garante a implementação de ações corretivas e automatiza as avaliações de eficácia;
• Garante que todos os colaboradores estejam com seus treinamentos atualizados;
• Permite implementar melhorias contínuas durante toda etapa produtiva;
• Auxilia nas tomadas de decisão, por meio de indicadores quantitativos gerenciáveis;
• Possibilita o gerenciamento de atendimentos realizados com as partes interessadas, garantindo total feedback.