Administração Estratégica nos Serviços Públicos Notariais - Protesto de Títulos
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Estudo sobre a administração estratégica
Hermínia Mª Firmeza Bráulio
Mestranda em Administração – CNEC/FACECA
Tabeliã de Protesto de Títulos da Serventia de Campestre/Mg
O homem realiza atividades administrativas desde a antiguidade. Estas atividades têm evoluído na sua forma ao longo dos séculos. No apagar das luzes do século XIX ela despertou a atenção para sua importância científica, e somente no século XX passou a ser abordada reiteradamente através de método científico. Também de longínquos tempos o termo 'estratégia' provém, embora tenha sido empregado nas ciências da administração somente na segunda metade do século passado. Os serviços notariais e de registro prestados pelos cartórios no Brasil datam da instituição da República e receberam tratamento diferenciado apenas na Constituição de 1988, que os transformou em serviços públicos prestados por particulares concursados, visando a afastar o protecionismo político e a respectiva sucessão por hereditariedade. Diante desta inovação legislativa torna-se quase que necessário, conjugando-se conhecimentos administrativos e técnicos, desvincular dos atos praticados por notários e oficiais de registro a idéia de que serviço público é serviço de má qualidade.
The man carries through administrative activities since the antiquity. These activities have evolved in its form to the long one of the centuries. In erasing of the lights of century XIX it awaked up the attention for its scientific importance, and in century XX she only started to be boarded reiterately through scientific method. Also since distant times the term strategy comes, even so has been used in sciences of the administration only in the second half of the last century. The notarial services and of register given by the notary's offices in Brazil date since the institution of the Republic and had received treatment differentiated only in the Constitution since 1988, that it transformed them into concourse public services given by particular, aiming at to move away to protectionism politician and the respective succession by hereditary succession. Ahead of this legislative innovation one becomes almost that necessary, conjugating administrative knowledge and technician, to disentail the idea that public service is bad quality service, of the acts practised for notaries and registers.
Administração, estratégia, objetivos, serviços públicos, atividades notariais, atividades de registro.
Administration – Strategy – Objectives – Public services – Notariais activities – Register activities.
Ao dar início à discussão do tema que se propõe, parece salutar identificar os sentidos que as palavras-chave deverão tomar, de modo a promover um bom entendimento deste artigo.
Assim, destacam-se os conceitos de termos como administração, estratégia, objetivos, serviços, público e privado.
Ferreira (1987; p. 38) afirma que no idioma pátrio o termo "administração" significa:
… conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado.
Já o termo "estratégia" é conceituado por Ferreira (1987; p. 586) como sendo a:
… arte de aplicar os meios disponíveis com vista à consecução de objetivos específicos … explorar condições favoráveis …
Ferreira (1987; p. 1.293), traz o termo "serviço" conceituado como sendo "ato ou efeito de servir."; e também o define como "exercício de cargo ou funções obrigatórias."
Ainda acerca do sentido do termo em questão, na mesma obra o autor define servir como "prestar serviço de qualquer natureza".
Quanto ao termo "objetivo", Ferreira (1987; p. 986) ensina que seu conceito é: "… alvo ou fim que se pretende atingir."
Apesar da síntese, Ferreira (1987; p. 1.156) esclarece que público é tudo aquilo que é "relativo … à coletividade" e, em contrapartida, afirma que privado, ou particular, é o que não é público.
Antes de adentrar no assunto deste estudo, deve-se, ainda, salientar que os serviços notariais e de registro são contemplados pela Constituição Federal e regulados por legislação infraconstitucional e constituem serviços públicos prestados pelo Estado, por meio de seus delegatários, com quem mantém relações de caráter privado, e que têm como fundamento inúmeros atos jurídicos que se sucedem desde o nascimento ao óbito de uma pessoa.
CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES SOB O ASPECTO ADMINISTRATIVO
Já na Grécia antiga, entre 470 a. C. e 399 a. C., o filósofo Sócrates alertava:
Sobre qualquer coisa que um homem possa presidir, ele será ,se souber do que precisa e se for capaz de provê-lo, um bom presidente … não desprezeis homens hábeis em administrar seus haveres;pois os afazeres privados diferem dos públicos somente em magnitude; … nenhum deles pode ser gerido sem homens.GrifadoCHIAVENATO, Idalberto.Introdução à Teoria Geral da Administração. 3.ed. McGraw-Hill. São Paulo. 1983. p. 22).
Platão, outro filósofo grego importante, escreveu "A República", obra na qual salientava a forma democrática de governo e de administração dos negócios públicos. Seu discípulo, e também filósofo grego, Aristóteles, estudou a organização do Estado, distinguindo-a em três formas de administração pública. Desse estudo resultou a obra "Política".
Até a segunda metade do século XVI o tema ficou esquecido pelos filósofos, quando Francis Bacon, filósofo e estadista inglês, começou a traçar um esboço do que hoje se conhece como "princípio da prevalência do principal sobre o acessório".
Foi o filósofo René Descartes que, com sua obra "O discurso do método", descrevendo a aplicação de seu método científico, criou o método cartesiano, através do qual se aplicam os princípios da dúvida sistemática ou da evidência, da análise da decomposição, da síntese ou da composição, da enumeração ou da verificação, para gerar uma conclusão fundamentada, que pode levar a criação de uma teoria.
Provavelmente, foi aplicando o método cartesiano que Friedrich Engels, já no século XIX, propôs a teoria da origem econômica do Estado.
A administração, tal qual temos ainda hoje, sofreu influência não só dos filósofos, conforme se pode deduzir, mas também da Igreja católica, conforme ensina Chiavenato (1983; p. 24):
… a estrutura da organização eclesiásticaserviu de modelo para muitas organizações que, ávidas de experiências bem sucedidas,passaram a incorporar uma infinidade de princípios e normas administrativas utilizadas na Igreja Católica.Grifado
Outra organização que tem influenciado enormemente a administração é a organização militar. O termo 'estratégia', tão utilizado pelos cientistas da administração de nossos dias, deriva de estratego, o general superior que havia entre os gregos, e a quem cabia dar as diretrizes de batalha, com vistas a conquistas expansionistas.
Foi somente a partir da proliferação das organizações que a administração começou a ocupar mais espaço nas mentes de cientistas.
Nos primórdios do século XXcomeçava a se destacar, na sociedade americana,Frederick Winslow Taylor, o primeiro a defender e a aplicar uma abordagem científica à administração em decorrência da observação e de um estudo profundo sobre a produção.
A devoção ao estudo da administração levou-o a defender a idéia de que:
… a organização e a administração devem ser estudadas e tratadas científicamente e não empiricamente (CHIAVENATO, Idalberto.Introdução à Teoria Geral da Administração. 3.ed. McGraw-Hill. São Paulo. 1983. p. 40).
Já naquela época Taylor, apud Chiavenato, defendia que o objetivo principal da administração deveria ser assegurar simultaneamente o máximo de prosperidade ao patrão e ao empregado; e que quanto mais fosse especializado o operário, maior seria sua eficiência.
O Constantinopolitano Henry Fayol, seguindo o que era defeso por Taylor e, abordando a administração de forma científica, começou a desenvolver em Paris, uma nova teoria da administração; seus estudos originaram o Centro de Estudos Administrativos, instalado na França, na primeira metade do século XX.
Embora Taylor tenha proposto o estudo científico da Administração a partir da produção de bens, a ciência da administração, na atualidade, ocupa-se também da prestação de serviços, equiparando-a a um produto.
Conforme o idioma pátrio dispõe, é lícito afirmar que serviço público é aquele que, prestado pelo Estado, se destina à coletividade e serviço privado é aquele prestado por particular, e a ele, em regra, também se destina.
CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES SOB O ASPECTO JURÍDICO
Considerando que este estudo tem como objeto o que se poderia chamar de uma classe dos serviços públicos, que é, por sua vez, normatizada pela legislação pátria, demonstram-se necessárias algumas noções básicas acerca da legislação pertinente aos serviços notariais e de registro existente no Brasil.
Conforme verificado, as organizações sofreram influência da Igreja Católica, o Estado não passou incólume a essa influência.
No Brasil até o advento da República, cabia à Igreja Católica criar e organizar arquivos referentes à existência das pessoas. Ela o fazia em decorrência do Sacramento do Batismo que era ministrado aos recém nascidos e aos adultos convertidos (índios, negros, cristãos novos).
No apagar das luzes da monarquia surgiu o Decreto 119-A que desvinculava o Poder clerical do Poder estatal, e conferia à Igreja Católica Apostólica Romana, enquanto instituição, personalidade jurídica.
Com a república criaram-se alguns cartórios, tendo sofrido, sobretudo o ofício de registro civil de pessoas naturais, enorme influência da instituição da qual o estado se desvinculou.
Durante quase todo o século XX os cartórios foram objeto de agraciamento político e de composição de espólios, dado o seu caráter vitalício.
É devido ressaltar que os serviços públicos pertinentes aos cartórios, anteriormente denominados cartorários, atualmente são denominados notariais e de registro. É notarial mesmo!
Essa alteração terminológica decorre do texto constitucional de 1988 que dispõe:
Art. 236 –Os serviços notariais e de registrosão exercidos em caráter privado, por delegação do poder público. (Sabatovski, Emilio et Fontoura, Iara, et Folmann, Melissa.Constituição Federal. 11ed. Juruá. Curitiba. 2001. p. 149).
Na mesma direção apontam os parágrafos do artigo 236, a saber:
1º – Lei regularáas atividades …. dos notários, dos oficiais de registroe de seus prepostos, …
2º – Lei federal estabelecerá normas gerais .. relativos aosatos praticados pelos serviços notariais e de registro.
3º – O ingressona atividade notarial e de registrodepende de concurso público …Grifados(Sabatovski, Emilio et Fontoura, Iara, et Folmann, Melissa. Constituição Federal. 11ed. Juruá. Curitiba. 2001. p. 149).
O artigo 32 dos Atos das disposições constitucionais transitórias, dispõe empregando a mesma terminologia.
Art. 32 – O disposto no art. 236 não se aplicaaos serviços notariais e de registroque já tenham sido oficializados pelo Poder Público, …Grifado(Sabatovski, Emilio et Fontoura, Iara, et Folmann, Melissa. Constituição Federal. 11ed. Juruá. Curitiba. 2001. p. 161).
A Constituição Federal foi além e inovou não só na terminologia, até então empregada para designar os serviços em questão, mas veio também a estabelecer uma nova forma de administração dos serviços notariais e de registro, uma vez que dispôs que tais serviços, embora, públicos, são prestados em caráter privado, por delegatários aprovados em concursos públicos.
O caráter privado diz respeito à relação que o Estado passou a manter com os titulares dos serviços notariais e de registro. Diante desta forma os delegatários não oneram os cofres públicos, nem mesmo o farão por ocasião de aposentadoria de seus titulares e escreventes,; pois estão afeitos à legislação previdenciária geral, não sendo estatutários.
Os novos tabeliães e oficiais de registro não são servidores públicos, a não ser lato senso, e nem serventuários da justiça; embora estejam vinculados ao Poder Judiciário, esta vinculação se dá para efeito do exercício do Poder de Polícia.
A nova forma constitucional de tratamento só trouxe vantagem para o Estado Brasileiro, vez que através dos cartórios os estados da federação arrecadam tributos indiretamente. Cerca de um terço do que é recebido a título de emolumentos é recolhido aos cofres públicos, e os dois terços restantes são utilizados pelos titulares para custeio dos serviços prestados (locação, luz, água e esgoto, telefone, material de escritório, manutenção de programas, …), do capital humano (salários, encargos trabalhistas, …) e da própria subsistência e de seus dependentes.
Atendendo ao disposto pelo constituinte no § 1º do art. 236 da Constituição Federal promulgada em 05 de outubro de 1988, o legislador pátrio elaborou, discutiu, votou e aprovou, para sanção do então presidente Itamar Franco, a lei de nº 8.935, publicada em 18 de novembro de 1994.
No seu art. 1º referida lei dispõe que:
Art. 1ºServiços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativadestinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.Grifado(Oliveira, Eversio D. et Barbosa, Magno L.Manual prático do protesto extrajudicial. Belo Horizonte. Del Rey. 2002. p. 136).
A mesma lei, no seu art. 5º, define quais são tais serviços e seus titulares:
I – tabeliães de Ofício de Notas;
VII – oficiais de registro de distribuição. (Oliveira, Eversio D. et Barbosa, Magno L.Manual prático do protesto extrajudicial. Belo Horizonte. Del Rey. 2002. p. 136).
Independentemente do serviço notarial ou de registro prestado, todos os atos têm legislações específicas, valendo citar como exemplo as Leis 6.015/75 e 9.492/97, que cuidam dos registros públicos e do protesto de títulos e documentos de dívida, respectivamente.
A essa altura o leitor já possui os conhecimentos necessários para refutar qualquer dúvida que o afaste do entendimento de que o produto dos "cartórios" é a prestação de serviços públicos voltados para a garantia, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia de atos jurídicos.
De modo a proporcionar um melhor entendimento desta assertiva, verificam-se necessárias breves considerações acerca do termo "garantia" e de seus demais componentes.
Primeiramente, cabe ressaltar a conceituação de ato jurídico. Classicamente o ato jurídico é tido como todo fato ao qual a normatização nacional dispensa maior atenção. Normatiza-o, seja na sua forma, seja no seu conteúdo, ou até mesmo para lhe proibir a existência, como ocorre, em regra, no Direito Penal.
Qual o significado da garantia? Em sentido amplo significa o poder de usar, fruir de tudo que é de direito, segundo os princípios formulados em lei. O termo foi muito utilizado, e ainda o é, nas discussões acerca do texto constitucional pátrio, que no seu artigo 5º e seguintes, dispôs sobre os direitos e garantias fundamentais que devem ser respeitados.
Já o termo publicidade, também utilizado como princípio constitucional, visa a tornar público o conhecimento sobre determinado ato jurídico, a exemplo do que ocorre com as leis, lato senso, publicadas em Diário Oficial. A simples publicação elide, v. g., mesmo que não tenha sido lida, que alguém se escuse de cumprir um dever ou uma obrigação alegando o desconhecimento da norma.
A autenticidade, como se tem no próprio idioma pátrio é a qualidade de ser verdadeiro, isto é, afasta a possibilidade de falsidade acerca do ato jurídico atestado.
Segurança exprime o efeito de tornar seguro. No caso em questão, significa assegurar a existência do ato jurídico ao qual se refere.
Finalizando, tem-se o termo "eficácia", que é muito confundido, mas também muito difundido; sobretudo após alterações legislativas que introduziram o seu semelhante na parte in fine do art. 37 da Constituição Federal dentre os princípios que norteiam a administração pública: trata-se da eficiência. Enquanto esta se refere à atividade bem desempenhada, a eficácia, objetivada pelos serviços notariais e de registro, visa a ressaltar a capacidade que os atos possuem para produzirem o resultado desejado, que tem por base o documento verificado pelo tabelião ou pelo oficial de registro.
Diante das considerações preliminares até aqui tratadas é detectável que a abordagem do assunto, tanto na esfera administrativa, quanto na esfera jurídica, é recente. Cabendo reiterados estudos de caráter administrativo e/ou técnico.
ESTRATÉGIA E OS SERVIÇOS PÚBLICOS NOTARIAIS E DE REGISTRO
Declina-se de maiores considerações acerca da conceituação da estratégia, compartilhando-se do entendimento de Ghemawat (2000; p. 15), que defende que seria idiossincrático de sua parte iniciar a discussão do tema "jogando mais uma definição sobre essa pilha", vez que "muitos manifestos continuam a surgir pretendendo redefinir o termo."
Ressalta que foi com a segunda revolução industrial que o termo passou a ser empregado administrativamente, ou seja, apenas na segunda metade do século XIX; embora tenha decolado de fato no século passado.
Embora em idos tempos, houvesse uma abordagem rudimentar acerca da estratégia, ela estava quase sempre voltada para o controle de empregados.
Mais recentemente, no entanto, a estratégia passou a ocupar espaço e a fazer parte dos temas debatidos em reuniões de diretoria das organizações, fornecendo diretrizes para que estas passassem a trilhar determinados caminhos.
Destaca ainda Ghemawat (2000; p. 16) que a emergência da estratégia se deu "como forma de moldar as forças do mercado e afetar o ambiente competitivo".
Thompson Jr. e Strickland III (2000; 1) procurando exprimir uma definição afirmaram que a estratégia de uma organização:
… consiste do conjunto de mudanças competitivas e abordagens comerciais que gerentes executam para atingir o melhor desempenho …
Fica clara a ocupação do espaço na pauta de reuniões de diretoria, quando os autores já citados definem a estratégia como sendo ainda:
… o planejamento do jogo de gerência para reforçar a posição da organização no mercado, …
No que concerne aos serviços públicos notariais e de registro, o chamado planejamento do jogo de gerência deveria ser efetuado pelo conjunto de tabeliães ou de oficiais conforme os serviços específicos que prestam de modo a reforçar a posição dos cartórios, como um todo, diante da sociedade brasileira, livrando-os da velha idéia reinante de que serviço público é serviço de má qualidade pela fala de boa vontade de quem o presta.
Faz-se necessário ressaltar, que a estratégia organizacional deve perpassar por todas as atividades, sem jamais esquecer de departamentos principais que cuidam de compras, produção, finanças, recursos humanos e P&D (pesquisa e desenvolvimento), que como já visto é de custeio exclusivo de notários e oficiais.
Considerando o foco do presente estudo, vale destacar a APO – administração por objetivos, surgida em 1954 com Peter F. Drucker, que é fundamentada na idéia de que para alcançar resultados é necessário que a organização previamente estabeleça o negócio no qual atua, e qual o objetivo que almeja atingir.
Quanto a APO, Hampton (1981; p. 149), afirmando que ela tem sido objeto de muita picaretagem, ensina:
… a extensão em que ela realmente é usada pela Administração só recentemente tem sido investigada. Os resultados são bastante surpreendentes.
Para Lodi (1970; p. 111), o primeiro a divulgar o método da administração por objetivos no Brasil, estratégia é:
… a aplicação de fôrças em larga escala contra um inimigo. Êste antigo conceito militar pode ser transposto ao meio empresarial … (sic)
Em relação à administração por objetivos Chiavenato (1983. p. 250) demonstra ser relevante à discussão acerca da estratégia. Destaca ele:
Escolhidos efixados os objetivosorganizacionais, …o próximo passo é saber como alcançá-los, isto é, estabelecer a estratégia empresarial a ser utilizada para melhor alcançar aqueles objetivose quais as táticasque melhor implementem a estratégia adotada.Grifado.
Para evidenciar os conceitos de estratégica e tática é possível tomar emprestadas as palavras do mesmo autor, que afirma:
Estratégia(é) …a mobilização de todos os recursosda empresa no âmbito globalvisando a atingir objetivos a longo prazo.Tática é um esquema específico de emprego de recursos dentro de uma estratégiageral.Grifado
Quanto ao emprego de tais termos Lodi (1970; p. 113) já advertia:
… a estratégia não deve ser confundida com um de seus planos táticos; …
Na mesma senda ensina Ghemawat (2000; p. 16):
… A tentativa de síntese de Carl Von Clauswitz na primeira metade do século XIX é um exemplo particularmente notável: ele escreveu que, enquanto … táticas (envolvem) o uso de forças armadas na batalha, estratégia (é) o uso de batalhas para o objetivo da guerra.
Sobre a APO, demonstrando a relevância da finalidade de uma organização, à qual atribui como tal apenas a criação de um consumidor, o próprio Drucker (2002; p. 42) ensina:
…definir finalidade… é difícil, penoso e arriscado. Mas é somente essa discussão quehabilita uma empresa a estabelecer objetivos, desenvolvendo estratégias, concentrar recursos e partir para o trabalho…grifado
… devem estabelecer objetivos para oito áreas-chave:
A definição da finalidade dos serviços públicos prestados pelos tabeliães e oficiais de registro torna-se complexa à medida que cada serviço visa a atender a um grupo de necessidades específicas, conforme o ato jurídico a que pertinem.
Assim, parece salutar que cada espécie de serviço tenha sua própria finalidade. O que, aliás, está, por vezes, estampado no texto legislativo pertinente.
A título de exemplo vale transcrever o art. 1º da Lei 9.492/97, que dispõe sobre os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros documentos de dívida e dá diretrizes para se definir a finalidade dos respectivos atos específicos:
Art. 1º Protesto éo ato formal e solene pelo qual se prova a inadimplência e o descumprimento da obrigaçãoem títulos e outros documentos de dívida. (Oliveira, Eversio D. et Barbosa, Magno L.Manual prático do protesto extrajudicial. Belo Horizonte. Del Rey. 2002. p. 7).
No que concerne ao estabelecimento de objetivos para áreas-chave, deve-se levar em consideração que os tabeliães e oficiais de registro são privados da utilização de propaganda e têm o valor dos serviços estipulados em emolumentos e fixados por norma do Estado; o que faz com que tanto o primeiro quanto o último objetivo, referentes ao marketing e o nível de lucro, demandem atenção especial; reservado-se seu estabelecimento para um estudo acompanhado pela própria Corregedoria do Estado, a quem cabe fiscalizar a prestação dos serviços públicos em questão, exercendo o chamado Poder de Polícia.
Já a Inovação, sobretudo no que tange o emprego de recursos tecnológicos, a organização de pessoal, recursos materiais, produtividade e responsabilidade social são objetivos passíveis de serem estabelecidos por um grupo de tabeliães ou oficiais associados, ou mesmo individualmente.
Aprofundando a questão da estratégia, é devido salientar que na elaboração e implantação de uma estratégia deve-se, sempre, desenvolver algumas atividades indispensáveis ao bom resultado dos trabalhos, e que consistem em cinco tarefas gerenciais, que constituem o PE – Planejamento Estratégico.
Enfatizando o entendimento de que uma estratégia pode ser implantada por um grupo de tabeliães e oficiais de registro, invocamos Fischman (1991; p. 18) que afirma:
…dificilmente se consegue introduzir o P.E. em uma empresa,quando as pessoas de decisão … não têm claros os conceitos de P.E., existindo … uma resistência para aquilo que é desconhecido.
Assim, estando as "pessoas de decisão" certas de que é boa a deliberação de elaborar um Planejamento Estratégico, devem ser dados, ao menos, cinco passos.
A primeira atividade a ser desenvolvida é identificar o rumo que a organização quer tomar e o caminho que vai percorrer até chegar onde almeja. É aqui que se discutem missão , visão e metas organizacionais.
Nesta fase, três tarefas merecem atenção especial. Em um primeiro momento missão do negócio e visão estratégica , devem ser desenvolvidos.
A missão do negócio para os serviços notariais e de registro pode se confundir com o que a APO chama de finalidade, o que parece autorizar a um tabelionato de Protestos de Títulos estabelecer sua missão do negócio, com base no art. 1º da Lei 9.492/97, acima transcrito.
A doutrina ainda não pacificou a forma de emprego dos termos visão e missão, mas Thompson Jr. e Strickland III (2000; p. 35) as definem como:
A visão do tipo de empresa que a gerência está tentado criar e sua intenção de manter uma posição comercial específica …
Identificar a missão do negócio ou a visão estratégica nada mais é do que estabelecer o que se quer fazer e onde se quer chegar, conseqüentemente. Com a definição da sua visão estratégica, a organização adquire identidade administrativa.
Para que a visão estratégica tenha consistência deve-se saber qual é o negócio da organização, utilizar-se de termos excitantes e inspiradores na definição do código que vai comunicar missão e visão, e prever quando o rumo estratégico e a missão do negócio deverão ser alterados.
Embora possa parecer fácil estabelecer a missão do negócio de uma organização, esse momento nem sempre o é, pois se deve considerar o ambiente no qual a mesma atua e que, registre-se, encontra-se cada vez mais complexo.
Com vistas a um melhor estabelecimento da visão, vale, por um momento, questionar: os cartórios atuam simplesmente na prestação de serviços, ou na prestação de serviços públicos?
Com o intuito de clarear as respostas devem-se considerar as necessidades do consumidor ou o que está sendo atendido, os seus grupos, ou quem está sendo atendido; e as tecnologias utilizadas e funções executadas, ou como as necessidades estão sendo atendidas.
Deve-se buscar responder às questões: o que atender, quem atender e como proporcionar o atendimento?
Ultrapassada esta atividade é hora de transformar missão do negócio e visão estratégica, em objetivos mensuráveis e de desempenho.
Thompson Jr e Strickland III (2000; P. 1) afirmaram que a estratégia tem como finalidade, além de reforçar a posição que a organização ocupa no mercado:
…promover a satisfação dos clientes e atingir os objetivos de desempenho.
Enfocando-se a questão organizacional da visão, parece lícito que um tabelionato de protesto de títulos tenha como tal desempenhar um bom trabalho, vez que sua atividade possui características de atividade meio.
Vencidas as tarefas de se definirem missão do negócio e visão estratégica, torna-se mister definirem-se as metas organizacionais.
Ressalte-se que também o termo 'meta' tem sido utilizado ora para defini-las, ora para definir objetivos.
Um tabelionato de protesto, efetuando estudo prévio estruturado em conhecimentos básicos de estatística, na utilização de ferramentas tecnológicas, como o Excel, e na aplicação de ferramentas que visam a melhoria da qualidade, como o PDCA, pode ter revelado algumas metas organizacionais mensuráveis.
O terceiro passo na elaboração da estratégia organizacional consiste em elaborar a estratégia propriamente dita, com foco nos resultados almejados.
O jogo de gerência, ao qual se referiram Thompson Jr. e Strickland III, deve englobar questões relativas aos setores produtivo e de serviços, conforme se infere dos ensinamentos de Gianesi et Corrêa (1994: 21):
… vários autores concordam com aimportância dos serviços no "pacote" formado por produtos e serviçosque uma empresa oferece ao mercado, …Grifado
Considerando que os 'cartórios' prestam serviços, parece que lhes é inaplicável tal afirmativa. Entretanto, se for considerado como produto o instrumento do protesto ou mesmo uma certidão negativa expedida, o serviço propriamente dito envolverá o atendimento, que deverá vir acompanhado de um sorriso e deverá ser prestado de tal forma a fornecer ao usuário todas as informações necessárias para utilizá-los da forma que melhor satisfaça às suas necessidades.
Drucker (2002; p. 187) inova se referindo às estratégias empreendedoras, afirmando que sobre elas até então não se defrontou com nenhuma discussão a respeito.
Destacando que são importantes e distintas afirma:
Há quatro estratégias que são especificamente empreendedoras:
"Entrar com tudo e rapidamente".
"Atacar onde eles não estão".
Encontrar e ocupar um "um nicho ecológico" especializado.
Modificar as características econômicas de um produto, mercado ou setor.
Drucker (2002; p. 187) ainda alerta que as estratégias empreendedoras às quais se refere requerem pré-requisitos, de modo a atender necessidades conforme o tipo de inovação pretendido pela organização.
Os artífices dos serviços públicos notariais e de registro podem elaborar estratégias individuais, mas, independente da necessidade de agrupamento conforme as respectivas especialidades, parece que a respectiva eficácia será maior, se a estratégia a ser adotada for elaborada em conjunto.
A elaboração em conjunto de uma estratégia empreendedora deverá ser muito bem efetuada, sobretudo se for escolhida a especificada por Drucker no item 1 acima transcrito, pios deverão ser vencidas algumas resistências de distância e sigilo.
Quanto à segunda estratégia empreendedora elencada acima, esta é quase que afastada no campo dos serviços em questão, posto que o mercado é atingido na sua totalidade, estando coberto, por estes serviços, 100% do território nacional.
O que poderia ocorrer quanto a presença efetiva em determinado mercado, seria uma subdivisão de áreas territoriais, aproximando fisicamente o serviço do usuário. Vale destacar, no entanto, que este processo é extremamente complexo, tendo em vista competências legislativas.
Já a estratégia voltada para o 'nicho ecológico' pode ser desenvolvida por tais artífices do serviço público em questão, desde que o 'nicho ecológico' seja equiparado a segmento de mercado.
Para uma melhor visualização da adaptação sugerida, verifique-se o caso de um tabelionato de protesto, que pode estabelecer como estratégia empreendedora formar usuários dentre os indivíduos já reunidos em associações comerciais e/ou cooperativas, por exemplo.
A estratégia referente à modificação das características econômicas de um produto, mercado ou setor demanda uma construção consistente de visão estratégica, sobretudo com ênfase em longo prazo, atividade para a qual notários e oficiais de registro não parecem estar preparados, carecendo de apoio técnico.
As chamadas "operações de serviço" podem evidenciar diferenciação competitiva para as organizações, mas vale lembrar que, nos serviços públicos prestados pelos cartórios, existe uma delimitação territorial que atinge diretamente a questão da competitividade, restringindo e tornando-a ainda mais complexa.
Embora a realidade competitiva dos serviços notariais e de registro, seja distinta da que ocorre no mercado, não há como desconsiderar o ambiente organizacional e que este afeta direta ou indiretamente a organização.
Os serviços públicos em questão têm sido, por décadas, ou pouco mais que uma centena de anos, alvo de toda sorte de ataque. Os registros imobiliários já foram alvo de projeto de lei do que poderia ser chamado de "incorporação municipal". Os tabelionatos de protesto de títulos estão sendo alvo de outro projeto de lei que visa a sua extinção em benefício de interesses privados.
Portanto, a competitividade que os tange possui características peculiares, que são mais inerentes a fatores extrínsecos à própria classe dos notários e registradores do que propriamente intrínsecos.
Entretanto, ao se considerarem os ensinamentos de Thompson Jr. e Strickland III (2000; p. 153), há que se ressaltar a indispensabilidade da sustentabilidade de uma vantagem competitiva objetivada e/ou alcançada. Afirmam eles:
Asestratégias vencedorasde negóciossão apoiadas em vantagem competitiva sustentável. Uma empresa tem vantagem competitiva sempre que tiver vantagem sobre as rivais para atrair os clientes e defender-se contra forças competitivas.
Há estratégias competitivas genéricas chamadas de estratégia de liderança de custos baixos, estratégia de grande diferenciação, estratégia de fornecedor de melhor custo, ou ainda, estratégias de enfoque ou nicho de mercado, baseadas em custos menores ou na diferenciação
As cinco estratégias competitivas podem ser representadas pela figura que segue.
Adaptação de Thompson Jr. e Strickland III
Dentro da classificação estratégica de Thompson Jr. e Strickland III verifica-se que as que melhor se adaptariam aos serviços em questão são as enfocadas no baixo custo e na diferenciação, aquela aumenta a competitividade através da administração interna, enquanto esta aumenta, potencializando-a externamente, alcançando até interesses de grupos privados.
Uma vez elaborada a estratégia a ser adotada resta sua implementação, que deverá ser conduzida de forma a levar a organização ao resultado pretendido da melhor forma possível.
Nesta fase de implementação há pelo menos alguns passos que devem ser seguidos, como sugerem Thompson Jr. e Strickland III (2000; p. 355):
Realocação de recursos, conforme necessário, para ajustar às necessidades orçamentárias e de pessoal da nova estratégia.
Estabelecimento de políticas de apoio à estratégia.
Instituição de melhores práticas e mecanismos para a melhoria contínua.
Instalação de sistemas de apoio que forneçam condições para que o pessoal da empresa execute seu papel estratégico proficientemente todos os dias.
Emprego de práticas motivacionais e métodos de compensação por incentivos que aumente o comprometimento, na organização como um todo, para a boa execução da estratégia.
Finalmente, avaliar o desempenho, revisar o processo de elaboração e implantação da estratégia, corrigir erros e inovar constituem a quinta atividade contida nas cinco tarefas gerenciais que devem ser desenvolvidas no processo de elaboração e implementação de uma estratégia em qualquer organização.
Conforme verificado não há como implantar uma estratégia que conduza ao sucesso sem que ela perpasse atividades e departamentos de uma organização.
Buscando aprofundar alguns conhecimentos acerca das atividades de uma organização, tangencia-se a questão da estrutura organizacional.
Vasconcellos e Hemsley (1986; 3) definem a estrutura de uma organização como sendo:
… o resultado de um processo através do quala autoridade é distribuída, as atividades, desde os níveis mais baixos até a Alta Administraçãosão especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais. Grifado
Na estruturação de uma organização surge a departamentalização que é o processo pelo qual se agrupam os empregados, de acordo com suas atividades, de modo a permitir a respectiva administração; conforme se infere dos ensinamentos de Vasconcellos e Hemsley (1986; 3).
Na departamentalização há critérios tradicionais que acabam por levar a organização a se estruturar de uma ou outra forma. As mais tradicionais vão do aspecto funcional ao produtivo, passando por clientes, períodos e processos.
A atividade administrativa acompanha o homem há muitos séculos, mas somente no século XX consolidou-se como atividade de abordagem científica.
Na sua evolução a atividade administrativa adotou outro termo de longíncuos espaços físico e temporal. O termo estratégia sofreu uma adaptação, mas sua qualidade de traçar caminhos a serem trilhados de modo a se alcançar a vitória em uma guerra foram conservados.
A adoção de tal termo e a seriedade com que a administração passou a ser tratada demonstra o incremento das atividades comerciais, que transformou o mercado em um verdadeiro campo de batalha.
No desenrolar do pensamento acerca da administração estratégica o administrador se encontra diante da elaboração de um planejamento estratégico, que deve sempre partir de onde se está para onde se deseja chegar, buscando eleger os melhores caminhos a serem seguidos e as melhores formas de fazê-lo.
Dentro dessas reflexões é que missão, visão, objetivos, meta e qualidade, demandam atenção.
Atividades notariais e de registro prestadas pelo Estado brasileiro datam da instauração da República, no apagar das luzes do século XIX, e revelam, em alguns casos, grande influência de registros de batistério elaborados pela Igreja Católica Apostólica Romana.
A inovação trazida pela nova Carta Magna, promulgada pelo Estado brasileiro em 05 de outubro de 1988, que passou a prestar o serviço público mantendo uma relação de caráter privado com aquele que o presta, detonou uma série de situações que acabaram por trazer para o campo de batalha que se tornou o mercado, os notários e tabeliães; embora seja devido ressaltar as peculiaridades competitivas que os tocam.
Diante das inovações científicas e técnicas referentes às novas formas de administração, não há como notários e oficiais de registro, manterem-se inertes e não buscarem novas técnicas que permitam a implantação de uma melhoria da qualidade dos serviços públicos por si prestados, e relegarem a um segundo plano o disposto no art. 1º da Lei 8.935/94, ou seja, desprezarem que os serviços notariais e de registro são de organização, além de técnica (jurídica), administrativa.
Na utilização de tais técnicas vai surgir a elaboração de um Planejamento estratégico, segundo o qual, no seu primeiro momento, vão ser definidos missão do negócio e visão estratégica.
Neste sentido, vale registrar alguns resultados obtidos pela utilização de tais técnicas no Tabelionato Firmeza Bráulio, que adotou como missão do negócio: Elaborar ato solene, na forma determinada por lei, que prove que o devedor não efetuou o pagamento de uma dívida na data do seu vencimento; como visão estratégica: Viabilizar o recebimento do crédito em três dias, dispensando a provocação do Poder Judiciário; e não sendo isso possível, estabelecer a data inicial para a contagem de acréscimos por juros e correção monetária.
Em um segundo momento, depois de já se ter fixado a finalidade, faz-se necessário definir metas mensuráveis, que no caso do Tabelionato Firmeza Bráulio constituíram-se de: Protocolar mais de 400 títulos ao ano, reduzir as margens de erro e re-trabalho visando a aplicação do Princípio do "Zero defeito", diminuir custos e atender bem aos usuários.
O terceiro momento, que é o de conteúdo mais profundo, consiste em definir a estratégia propriamente dita, com atenção nos resultados pretendidos. Nesta etapa pode-se adotar diferentes tipos de estratégias, optando-se até mesmo por estratégias que Drucker (2002; p. 187) denominou de empreendedoras. É devido, no entanto manter o foco nos resultados de modo a torná-los sustentáveis.
Para atender a esta manutenção da competitividade é necessário que a estratégia adotada busque além de criar uma vantagem competitiva, o faça de modo permitir um constante monitoramento e aprimoramento dos produtos e serviços.
No caso dos serviços notariais e de registro verifica-se que a questão da competitividade adota matizes diferentes das que colorem os mercados. Há uma certa reserva de mercado, delineada por limites territoriais, segundo normas ditadas pelas legislações específicas. Mas estas delimitações não afastam a competitividade, vez que há constantes interesses em esvaziar as atividades de tabeliães e oficiais de registro; valendo ressaltar que na maioria das vezes quem almeja tais esvaziamentos deveria buscar incentivar a melhoria dos serviços e não simplesmente extinguí-los, expandí-los a particulares ou mesmo reservar-lhes tais serviços.
Neste aspecto parece inarredável a tarefa de esclarecer ao leitor que, de acordo com a inovação da Constituição Federal em vigor, o Estado não tem, na maioria dos estados brasileiros, ressalvado o estado da Bahia, onde o serviço foi estatizado pouco antes da promulgação da Constituição, e alguns poucos casos isolados na capital do estado do Rio de Janeiro, qualquer gasto com a instalação e manutenção de tabelionatos e ofícios de registro, correndo todas as despesas por conta dos seus respectivos titulares.
Atualmente os serviços notariais e de registros representam fonte de receita para o Estado, uma vez que os valores apurados em "balcão", denominados tecnicamente de emolumentos, trilham um caminho de mão única, ou seja, são recolhidos, no prazo máximo de uma semana aos cofres públicos estaduais.
Ressaltando-se a necessidade de que os cérebros pensantes das organizações necessitam de informação e conhecimento, torna-se indispensável a produção de trabalhos que visem a despertar a atenção dos notários e oficiais de registro para as questões administrativas; sobretudo se tiverem consciência de que:
… os serviços são experiências que o cliente vivencia … (GIANESI, Irineu G et. Corrêa, Henrique Luiz.Administração estratégica e de serviços – operações para a satisfação do cliente. Atlas. São Paulo. 1994. p. 32).