Como digitalizar a assinatura? Descubra o que fazer - Cofre Virtual
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A dúvida sobre como digitalizar a assinatura e torná-la válida partiu de uma leitora do blog. Por isso, decidimos falar sobre o assunto. Afinal, você também pode estar procurando essa resposta. Especialmente hoje, em que os contratos são emitidos em PDF, impressos pelos clientes para serem assinados e novamente digitalizados para serem devolvidos ao prestador de serviços.
É um trâmite que requer tempo e o uso de muitos recursos. O principal deles é o tempo do cliente, que tem de imprimir o o contrato, assiná-lo e digitalizar o documento já assinado para ser encaminhado a quem vai prestar o serviço. É uma burocracia que o certificado digital soluciona facilmente por estar associado a uma assinatura digital. Mas, isso é bem diferente de digitalizar a assinatura. Então, é preciso entender bem essa diferença antes de adquirir uma certificação digital.
Há como digitalizar a assinatura sem precisar do certificado?
De fato, a digitalização da assinatura é um recurso que não precisa do certificado digital. Pois, uma das formas existentes de como digitalizar a assinatura é recorrer ao escaneamento da sua versão manuscrita. Tudo o que é preciso para isso é escrevê-la em uma folha em branco e dispor de um scanner. Existem até aplicativos que oferecem scanner para celular que facilitam a digitalização. Contudo, contar com esse tipo de digitalização da assinatura é pouco seguro. Principalmente porque a legislação vigente no Brasil não reconhece como válida uma assinatura escaneada e inserida manualmente em um documento. A razão para isso é o fato de qualquer pessoa poder fraudar esse tipo de assinatura. Até porque é muito fácil alguém fazer uma foto da assinatura de outra pessoa e inseri-la em qualquer documento.
Por esse motivo, é muito mais seguro que documentos digitais sejam validados por uma assinatura digital, e não uma digitalizada. Melhor ainda se a assinatura digital estiver vinculada a um certificado digital. Porque existem assinaturas que são digitais, no entanto, não estão necessariamente associadas à certificação digital. Como isso funciona é a explicação que você vai encontrar no próximo tópico do texto.
Assinatura digital com e sem certificação: como isso é possível?
Basicamente, a assinatura que não é acompanhada de um certificado digital é reconhecida como uma assinatura eletrônica. Ou seja, a assinatura só é digital quando detém um certificado associado a ela.
Logo, assinatura eletrônica é aquela que utiliza outros meios de autenticação, que não o certificado digital. Por exemplo, usuário e senha, token, código sms, reconhecimento facial, entre outros.
A assinatura eletrônico pode ser usada em diversos documentos que fazem parte do dia a dia de diferentes empresas, menos dos escritórios de advocacia. Nessa área, é obrigatório o uso da assinatura vinculada a um certificado digital. A determinação está na lei do processo eletrônicoe existe para garantir a validade jurídica do que tramita nos Tribunais.
Isso porque o certificado digital é um documento que pode ser comparado, em importância, ao RG, com a diferença de que não existe na forma física, apenas virtual. Entretanto, assim como o RG, o certificado digital também é emitido por um órgão oficial do governo. Sua requisição pode ser feita pela internet, a partir do site de uma empresa com concessão para tal. Por essa razão, é possível adquiri-lo diretamente no Cofre Virtual, que é parceiro de uma dessas empresas que opera em praticamente todo o território brasileiro.
Depois de a solicitação ser feita via rede mundial de computadores, uma outra etapa precisa ser cumprida pelo requisitante. É necessário que ele vá até uma unidade física da empresa emissora portando os documentos pessoais e outros que podem ser necessários, para comprovar sua identidade e para que o certificado seja finalmente emitido em seu nome.
Como usar o certificado digital para assinar documentos
Concluída a emissão do certificado digital, quem fez a requisição pelo Cofre Virtual terá garantida a proteção do certificado digital em ambiente online e seguro. Assim, toda vez que for preciso assinar qualquer documento com o certificado digital, basta acessar a conta para fazer o download do Gerenciador de Certificados do Cofre Virtual.
Já no caso de obtenção do certificado digital por outros meios, a forma de salvaguardar o certificado digital pode variar. Há a possibilidade de as informações serem salvas em um token, smart card ou direto no computador do proprietário da documentação virtual.
Há que se lembrar que o certificado digital tem um prazo de validade. É muito fácil recordar qual é esse prazo, pois ele está associado ao tipo de certificado. Isso significa que certificados digitais do tipo A1 tem validade de um ano. Da mesma maneira, certificados digitais do tipo A3 podem ser usados por três anos antes de expirar. O importante é lembrar de renovar o certificado antes da chegada do prazo de vencimento, de forma a evitar permanecer sem o certificado em momentos que podem ser decisivos para os processos.
Entendeu que, mais importante do que saber como digitalizar a assinatura, é compreender o propósito dessa digitalização para fazer a escolha certa? Opte por uma solução que vai deixar sua assinatura segura, o tempo todo!