Mapping of abilities in university libraries
Perspect. ciênc. inf. vol.11 no.3 Belo Horizonte Sept./Dec. 2006
http://dx.doi.org/10.1590/S1413-99362006000300006
Ângela Maria OliveiraI; Eunice Silva NovaisII; Ivani da SilvaIII; Maria Luiza Fernandes BertholinoIV
IBibliotecária Subseção Referência da Biblioteca Central Professor Faris Michaele da Universidade Estadual de Ponta Grossa; amolivei@uepg.br
IIBibliotecária Subseção Empréstimo da Biblioteca Central Professor Faris Michaele da Universidade Estadual de Ponta Grossa; enovais@uepg.br
IIIBibliotecária Subseção Acesso ao Banco de Dados e Comutação Bibliográfica da Biblioteca Central Professor Faris Michaele da Universidade Estadual de Ponta Grossa; ivsilva@uepg.br
IVBibliotecária Diretora da Biblioteca Central Professor Faris Michaele da Universidade Estadual de Ponta Grossa; mluzia@uepg.br
Este estudo tem por objetivo apresentar um mapeamento de competências para identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes existentes e necessárias ao staff da Biblioteca Central Prof. Faris Michaele da Universidade Estadual de Ponta Grossa – Paraná. Para tanto, foram listados os cargos existentes e identificadas as suas atribuições para direcionar e estabelecer diretrizes. Verificou-se que, para o segmento bibliotecário, os conhecimentos e as habilidades atingiram os pontos fortes, médios e fracos e as atitudes atingiram pontos fortes e médios. Para o auxiliar de biblioteca, os conhecimentos e habilidades atingiram pontos fortes e médios e as atitudes foram todas classificadas como pontos médios. Para o segmento técnico de biblioteca, os conhecimentos e habilidades classificaram-se entre pontos fortes e médios e todas as atitudes atingiram pontos fortes.
Palavras-chave: Gestão de competências; Competência profissional; Biblioteca Universitária.
This study had the objective of presenting the mapping of competencies of the staff of Prof. Faris Michaele Central Library of Ponta Grossa State University – Parana, Brazil. Thus, the existing positions were listed and the attributions of each of them were identified in order to direct and establish guiding principles. It was verified that Librarians scored strong, average and weak for knowledge and abilities, and strong and average for attitudes. Library assistants scored strong and average for knowledge and abilities, and average for attitudes. Library Technicians scored strong for knowledge and abilities, and average for attitudes.
Key-words: Management of competencies; Professional competency; University library.
Nos últimos anos, os recursos humanos ganharam um papel importante para as organizações. As competências tornam-se cada vez mais evidentes dentro deste universo gerando competição por pessoas capacitadas no mercado de trabalho. Neste ambiente, compreender e identificar as competências de seus funcionários pode trazer inúmeros benefícios para as organizações, permitindo indicar quais competências eles possuem e quais deverão buscar desenvolver ou aperfeiçoar. Assim, este estudo tem por objetivo apresentar um mapeamento de competências para identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes existentes e necessárias ao staff da Biblioteca Central Prof. Faris Michaele, da Universidade Estadual de Ponta Grossa.
Vários autores têm tentado definir o conceito de competência. Os primeiros conceitos apareceram nos estudos de Prahalad e Hamel (1990 apud FLEURY, 1999) que definiram competência essencial como um conjunto de habilidades e tecnologias necessárias e que agregam valor a uma organização.
Segundo Tejada (1999, p. 3), o termo competência :
etimologicamente, vem do verbo latino competere, com o significado de aproximar-se, encontrar-se, que significa responder a, corresponder, que dá lugar ao adjetivo competens-entris como competente convincente e ao substantivo competio-onis, como sentido rival.
"As competências combinam conhecimento e habilidades; representam tanto a base dos conhecimentos tácitos quanto de habilidades, necessários para a realização de ações produtivas." (PRAHALAD, 1990 apud FLINK; VANALLE, 2003).
Para Zafirian (1996, p. 5), competência significa "assumir responsabilidades frente a situações de trabalho complexas [aliado] [...] ao exercício sistemático de uma reflexibilidade no trabalho", onde em um ambiente competitivo e mutável não é possível considerar o trabalho apenas como um conjunto de tarefas pré-definidas.
Durand (1998) afirma que o conceito de competência está baseado em três dimensões interdependentes – conhecimentos, habilidades e atitudes – englobandoquestões técnicas, cognição e as atitudes relacionadas ao trabalho. Conforme ilustra a FIG.1
Entretanto para alguns autores apenas ter conhecimentos ou capacidades não significa ser uma pessoa competente, é necessário saber aplicar esses conhecimentos e/ou capacidades em situações reais. Para confirmar essa assertiva, Daólio (2004) destaca:
competente é alguém que não só sabe o que fazer (know-what), mas também o como fazer (know-how) e o porquê fazer (know-why). Isto é, o competente consegue entregar um bom resultado porque possui plena confiança e consistência do que tem a fazer, que faz com 'conhecimento de causa.
Ropé e Tauguy (1997) corroboram com a citação acima, ao mencionarem que um dos principais pontos do que seja competência é que esta não pode ser entendida se estiver separada da ação. Ou seja, a pessoa precisa tomar iniciativas, ir além das tarefas pré-determinadas, saber dominar novas situações no ambiente de trabalho.
Os sujeitos desta pesquisa constituíram-se dos: bibliotecários, auxiliares de biblioteca e técnicos de biblioteca lotados na Biblioteca Central da Universidade Estadual de Ponta Grossa.
Como instrumento de coleta de dados utilizou-se um questionário específico para cada cargo com questões abertas e fechadas. As questões relacionadas às competências (conhecimentos, atitudes e habilidades) foram pré-selecionadas da literatura biblioteconômica, do catálogo de atribuições de cargos da Universidade Estadual de Ponta Grossa e da Classificação Brasileira de Ocupações. (CBO, 2002; UNIVERSIDADE ESTADUAL DE PONTA GROSSA, 1997). (ANEXOS A, B,C).
A análise dos dados respaldou-se na tabulação dos mesmos que descreveram respectivamente conhecimento, habilidades e atitudes do bibliotecário, auxiliar de biblioteca e técnico de biblioteca. Os conteúdos abordados nas questões fechadas constam do QUAD. 1.
As competências (conhecimentos, atitudes e habilidades) foram listadas e cada funcionário se auto-avaliou em uma escala de 1 a 5 (1= excelente; 2 = bom; 3= regular; 4= insuficiente; 5= nenhum).
A coleta de dados envolveu a distribuição dos questionários para cada segmento (Bibliotecário, Auxiliar de Biblioteca e Técnico de Biblioteca), acompanhados por uma carta de apresentação, enfatizando os objetivos da pesquisa. Os questionários foram entregues pessoalmente aos segmentos dos sujeitos investigados.
Os dados foram tabulados, transcritos para planilhas e, após, foram estabelecidos os pontos fortes, médios e fracos de cada item, conforme QUAD. 2. Uma vez distribuídos para cada pontuação, os itens foram separados pelas áreas de atuação e computada a média para cada uma para elaboração dos gráficos e interpretação dos dados.
Dos 39 questionários enviados, retornaram 23, representando 58,97% da população alvo, conforme QUAD. 3.
O universo de sujeitos pesquisado foi de 23 elementos: 7 Bibliotecários, 12 Auxiliares de Biblioteca e 4 Técnicos de Biblioteca.
O staff da Biblioteca é composto, na maioria dos cargos, por sujeitos do sexo feminino, com faixa etária que varia de 18 a 55 anos, predominando a faixa etária de 36 a 45 anos.
O status de qualificação da equipe da Biblioteca, conforme TAB. 2, mostrou-se variado.
Quanto à titulação, o cargo de auxiliar de biblioteca possui sujeitos com a formação de primeiro grau ao título de especialista, possuindo a maioria, em percentuais proporcionais, segundo grau completo e terceiro grau incompleto. A categoria bibliotecário aparece com 71,4% com mestrados concluídos. O cargo de técnico de biblioteca abrangeu de segundo grau à titulação de mestre, cuja última categoria abrange 50% dos respondentes.
A análise dos dados dos conhecimentos do bibliotecário baseou-se em 47 itens listados, conforme dados do QUAD. 1.
De acordo com os graus atribuídos para os itens que avaliaram os conhecimentos do Bibliotecário, a maioria atingiu a classificação intermediária, desde o grau excelente até o nenhum.
Os conhecimentos com pontos fortes (grau excelente e bom) foram indicados em duas áreas: estrutura administrativa local com grau excelente (43%) e bom (50%); e serviço de referência, com grau excelente (43%) e bom (57%), cujos percentuais não variaram de forma significativa.
O domínio da estrutura administrativa local abrangeu o conhecimento sobre estrutura, funcionamento, missão, políticas, objetivos, produtos e serviços da Biblioteca e no serviço de referência o uso das bases de dados do acervo da Biblioteca, ou seja, o uso do sistema local de busca, atividade esta presente no dia-a-dia de trabalho.
Para conhecimentos classificados dentre os pontos médios, encontram-se os que abrangem informática, a maioria dos serviços de referência, o uso de novas tecnologias (nov. tec.), atividades administrativas (atv. adm.) e as atividades que envolvem o conhecimento específico da área de biblioteconomia (atv. con. esp.). (GRÁF. 1).
Os conhecimentos de informática envolveram softwares da Microsoft Office e internet e apresentam índices de conhecimento proporcionais. Os serviços de referência, em graus variados de conhecimento, enquadram-se, na maioria, nos graus bom e regular, porém há ainda serviços com grau insuficiente.
Os conhecimentos que atingiram pontos fracos (GRAF. 2) envolveram atividades do serviço de referência (clipping de informação e biblioterapia); novas tecnologias (suportes, migração de dados e educação à distância); atividades administrativas (atividades relacionadas à administração de consórcios em unidades de informação) e conhecimentos específicos (estudos relacionados à cienciometria, bibliometria e infometria).
Pelos dados, nota-se que os pontos fracos dos bibliotecários estão relacionadas às atividades não realizadas na biblioteca em que atuam. Entretanto, diante da sociedade do conhecimento, faz-se necessário que o profissional bibliotecário mesmo que não esteja realizando determinadas atividades, deva manter-se atualizado tanto em assuntos relacionados a sua área como em áreas correlatas.
Nas observações realizadas pelos bibliotecários percebe-se que os mesmos têm se preocupado com sua atualização ao elencar os cursos e eventos que gostariam de fazer/participar para melhorar o seu desempenho no trabalho. São eles: Bancos de dados; Informática; Web design; Gerenciamento de pessoas; Conservação e preservação do acervo.
Considerou-se importante a elaboração de um programa de treinamento na biblioteca que possibilite cursos/treinamentos que repercutem diretamente nos trabalhos práticos e técnicos realizados pelos bibliotecários.
As bibliotecas estão convivendo com usuários mais sofisticados e que possuem exigências diferenciadas, tornando-se importante que o profissional bibliotecário reconheça as expectativas, as motivações e as necessidades diversas tanto de seus clientes reais como dos potenciais.
Para análise das habilidades do bibliotecário dos 26 itens apresentados, 13 foram classificados em ação e 13 em capacitação. As habilidades distribuíram-se nos vários graus indicados, podendo-se identificar os pontos fortes, médios e fracos.
No ponto forte das habilidades, somente um item atingiu os graus excelente e bom e constitui-se em uma habilidade de ação relacionada à capacidade de adaptação a novos métodos de trabalho. Sendo este um ponto positivo, pois dentro da ordem mundial do trabalho e da sociedade do conhecimento, a adaptação a novos métodos de trabalho é considerado um requisito essencial.
As habilidades com pontos médios ou intermediários atingiram os itens de ação e capacitação. (GRÁF. 3).
Dentre os itens que se classificaram nos pontos médios, tanto de ação quanto de capacitação, em sua maioria, atingiram o grau bom, havendo oscilações entre os outros graus, demonstrando necessidade de rever cada item para melhor capacitar, o que, conseqüentemente, levará à melhoria da ação.
Os pontos fracos envolveram as atividades de ação, cujos graus regular (33%), insuficiente (33%) e nenhum (36%) foram nas atividades de ação que contemplaram a área de marketing, políticas de informação, padrões de qualidade e busca de patrocínios e parcerias. Salienta-se aqui a importância da Biblioteca Central formar uma parceria com o Departamento de Administração da Universidade para que os professores, deste departamento, possam ministrar cursos e palavras sobre marketing e outras práticas da administração, para que os serviços e produtos da Biblioteca não estejam sendo subutilizados pela falta de marketing. É primordial que a comunidade universitária tenha conhecimento do que seja uma biblioteca, da sua importância no contexto universitário, e de quais são os produtos e serviços que ela oferece. É imprescindível, ainda, que o usuário tenha confiança e credibilidade nos serviços oferecidos pela biblioteca transformando-a em um propagador de sua importância.
Em relação às atitudes do Bibliotecário, os 24 itens indicados enquadraram-se em graus que os classificaram em pontos fortes e médios, proporcionalmente, não havendo pontos fracos.
As atitudes que envolveram os pontos fortes, foram classificadas em percentuais iguais para os graus excelente e bom (49%) e envolveram principalmente as relacionadas à qualidade, atendimento ao cliente, aprimoramento, iniciativa e comprometimento com o trabalho. O item atendimento com qualidade atingiu 100% das opiniões no grau excelente, sendo interessante realizar uma pesquisa de opinião junto à comunidade universitária para ouvir sobre o atendimento com qualidade que o profissional bibliotecário de sua instituição vem realizando.
Os itens que se classificaram no ponto médio das atitudes do bibliotecário dividiram-se nos graus excelente (23%), bom (52%) e regular (29%), havendo uma indicação em grau insuficiente.
Dentre as atitudes classificadas nos pontos médios, encontram-se as relacionadas à produtividade, disposição, responsabilidade, trabalho em equipe, participação de eventos, interação com outros profissionais, articulações e posturas políticas. A única atitude que parece como dificuldade maior é o acompanhamento da literatura, não só da área de biblioteconomia/ciência da informação como de áreas correlatas. Vale ressaltar que a Biblioteca Central, além de assinar periódicos da área de Biblioteconomia/Ciência da Informação, tem um expressivo acervo atualizado da área.
Os conhecimentos com pontos fortes do auxiliar de biblioteca abrangeram os serviços administrativos locais, referência e empréstimo.
Os serviços administrativos envolveram a organização, controle, uso e manutenção de mobiliários e equipamentos do ambiente de trabalho. Nos pontos fortes da referência, destacam-se as relações humanas, localização de material e organização do acervo. Sendo as relações humanas (positivas) um fator de sucesso organizacional e individual e também uma forma de desenvolver competências relacionais.
Já para o empréstimo, identificaram-se os principais processos que envolveram esse serviço (empréstimo, devolução, renovação, reserva e cadastro do usuário).
Dentre os graus que classificaram os pontos fortes dos conhecimentos do auxiliar de biblioteca, identifica-se que há oscilações entre os conceitos excelente e bom, concluindo-se que, para alguns, há maior afinidade do que para outros.
As áreas de atuação com pontos médios (GRAF. 5) foram mais variadas, abrangendo serviços administrativos locais, referência, empréstimo, novas tecnologias, aquisição, preservação, processos técnicos e outros serviços administrativos.
Observa-se que, dependendo da área de atuação, há oscilações mais representativas entre os graus atribuídos do que em outras.
As áreas que apresentaram maior heterogeneidade foram: serviços administrativos locais, empréstimo e novas tecnologias.
Dentre as solicitações realizadas pelos auxiliares de biblioteca para aperfeiçoamento, mencionam-se: Relações humanas; Informática; Qualidade de atendimento ao público.
Dentre as 17 habilidades do auxiliar de biblioteca, listadas para atribuição de graus, 7 englobaram as de ação e 10 as de capacitação, as quais foram classificadas entre pontos fortes e intermediários e nenhum item foi classificado como ponto fraco.
Nos pontos fortes, a única habilidade identificada, de ação, foi a de utilizar linguagem acessível ao cliente, que atingiu os graus excelente (33%) e bom (67%).
Os pontos médios (GRAF. 6) dividiram-se entre as habilidades de ação e capacitação.
Os graus com maior representatividade, atribuídos para as habilidades, foram excelente e bom.
Dentre as habilidades de ação, destacaram-se as relacionadas a identificar os interesses do cliente, operação de computadores, soluções rápidas, argumentação, resolução de problemas e adaptação a novos métodos de trabalho.
As habilidades de capacitação concentram-se nas relações interpessoais, comunicação objetiva, integração, simpatia, administrar stress, trabalhar em equipe e comprometimento com o trabalho.
As atitudes foram relacionadas em 16 itens para atribuição dos graus, onde todas foram classificadas como pontos médios, variando, na maioria, entre os graus excelente e regular com um item com grau nenhum.
Os maiores percentuais das atividades do auxiliar de biblioteca foram para os graus excelente (51%) e bom (35%). Regular apresentou 15% e nenhum com 8%. As principais atitudes concentram-se em atendimento com qualidade, produtividade, atendimento ao cliente, ética, responsabilidade, comprometimento e atualização.
Os resultados demonstraram ser o segmento auxiliar de biblioteca comprometido com o usuário e, conseqüentemente, com a instituição, fato esse um ponto positivo, pois muitas vezes o funcionário comprometido sem perceber acaba realizando o endomarketing.
A análise dos dados que avaliaram os 57 itens dos conhecimentos do técnico de biblioteca mostraram que estes classificaram-se entre pontos fortes e médios, não se identificando conhecimentos com pontos fracos.
Os pontos fortes (GRÁF. 7) foram representados por 24 itens que abrangeram as áreas de serviços administrativos locais referência, aquisição, processos técnicos e serviços administrativos.
Os percentuais dos pontos fortes de conhecimentos do técnico de biblioteca apresentaram percentuais equivalentes e/ou aproximados na maioria das áreas indicadas com oscilação para a área de aquisição.
Os conhecimentos classificados como pontos médios (GRÁF. 8) abrangeram áreas semelhantes dos pontos fortes, incluindo-se ainda empréstimo, novas tecnologias, preservação/restauração que se diferenciaram nos itens assinalados.
Observa-se que, na média, os itens indicados, embora tenham variado entre os conceitos excelente e nenhum, todos apresentaram maior percentual no grau bom.
Os cursos/treinamentos que os técnicos de biblioteca consideraram importantes, são: Informática; Relações humanas; Liderança.
Foram listadas 17 habilidades para o Técnico de Biblioteca, sendo 7 de ação e 10 de capacitação. As habilidades classificaram-se, em pontos fortes e médios não havendo pontos fracos.
Os pontos fortes foram tanto para as de ação como de capacitação, envolvendo 15 das habilidades indicadas. A ação obteve os graus excelente (25%) e bom (75%) e a capacitação com os graus excelente (47%) e bom (56%).
As habilidades de ação, com percentuais mais representativos no grau bom, envolveram atendimento ao cliente, operação de equipamentos e resolução de problemas. As habilidades de capacitação abrangeram relações interpessoais, comunicação, integração, percepção, administrar o stress, proatividade, trabalho em equipe e comprometimento.
Duas habilidades foram indicadas como pontos médios, recebendo os graus excelente (25%), bom (50%) e regular (25%).
A capacidade de ação de adaptação a novos métodos de trabalho e argumentação de maneira eficiente foram as habilidades que atingiram os pontos médios, predominando o grau bom e proporcionalmente, em menor escala, o excelente e regular.
Foram listadas 18 atitudes para o Técnico de Biblioteca, as quais todas se classificaram como pontos fortes deste segmento de sujeitos investigados, representadas pelos graus excelente (54%) e bom (46%). Essas atitudes abrangeram os conceitos de qualidade, produtividade, receptividade, atenção ao cliente, responsabilidade, iniciativa, comprometimento, trabalho em equipe e atualização.
A atuação em áreas diferentes e distintas, muitas vezes exclusivas para determinadas categorias de funcionários, proporciona a oscilação de graus de conhecimento dos três segmentos de servidores analisados neste estudo.
Para o segmento Bibliotecário, os conhecimentos e as habilidades atingiram os pontos fortes, médios e fracos. As atitudes atingiram pontos fortes e médios.
Para o segmento Auxiliar de Biblioteca, os conhecimentos e habilidades atingiram pontos fortes e médios. Já as atitudes foram todas classificadas como pontos médios.
Para o segmento Técnico de Biblioteca, os conhecimentos e habilidades classificaram-se entre pontos fortes e médios. Para as atitudes, todas atingiram pontos fortes.
Observou-se que o conhecimento, com os itens de acordo com o segmento analisado, é bastante variado em relação à atribuição de grau, dependendo da área de atuação, enquanto que as habilidades e atitudes, com itens semelhantes, variaram de acordo com o segmento analisado.
Desta forma sugere-se que, para estabelecer diretrizes e estratégias de ação, sejam identificados os itens, dentro de cada área, observando-se os percentuais dos dados coletados, para planejamento de treinamentos e programas de capacitação nos itens com maior variação e que atingiram graus insuficiente e nenhum.
Conclui-se, portanto, que, num panorama geral, o segmento Técnico de Biblioteca é preparado e qualificado para executar suas tarefas. O segmento Auxiliar de Biblioteca apresenta maior oscilação de conhecimentos, porém deve-se considerar ser a categoria mais representativa e que executa tarefas rotineiras.
O segmento Bibliotecário mostrou-se que tem facilidade para adaptar-se a novos métodos de trabalho, porém deve realizar cursos de curta duração relacionados a aplicações e novos suportes das tecnologias da informação e comunicação, à administração de recursos informacionais e atividades de conhecimentos específicos, com objetivos definidos contemplando parte teórica e prática para que possa desempenhar com eficiência suas funções, ressaltando as gerenciais já que é este segmento quem planeja, implanta e inova os produtos e serviços nas bibliotecas.
Com isso, a elaboração do mapeamento de competências permitiu identificar as competências necessárias e existentes, bem como os gaps de conhecimentos apresentados pelo staff da Biblioteca.
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