Carlos Coelho Van Der Vinne
1 PHC dteamcontrol Interno A gestão remota de projectos em aberto A solução via Internet que permite acompanhar os projectos em aberto em que o utilizador se encontra envolvido, gerir eficazmente o seu tempo e actualizar a informação que seja necessária. BUSINESS AT SPEED Visite Num único ecrã pode consultar a informação de um projecto em aberto e verificar as tarefas que tem para executar. Destinatários Empresas de prestação de serviços Gabinetes de Arquitectura Empresas de Informática Departamentos Comerciais, Técnicos, de Marketing, etc. Solução Gestão de equipas internas ou externas Acesso de utilizadores com projectos em aberto e que se encontram fora do local de trabalho Organização pessoal e empresarial Benefícios Portefólio de projectos em aberto Gestão remota de equipas Gestão remota de informação Coordenação da equipa via Internet Aumento da produtividade das equipas
2 Principais funcionalidades Gestão de projectos e respectivas equipas. Controlo de tarefas a executar ou criação de novas tarefas. Gestão de tempos e prioridades, para o colaborador saber quais as tarefas prioritárias. Melhor organização da lista de tarefas de cada projecto. Informação centralizada por projecto com a possibilidade de definição de acessos por utilizador. Possibilidade de anexar diversos documentos relacionados com a tarefa (se integrado com PHC dcontroldoc). Consultar e introduzir informação por projecto, nomeadamente, tarefas, notícias, datas, notas, itens, ligações a Software PHC, anexos de gestão documental, etc.. Integração com a agenda de marcações PHC. Através do monitor das minhas tarefas em aberto, o utilizador pode consultar o estado de execução e desenvolvimento das suas tarefas. Gestão de projectos online A troca rápida de informação entre a gestão operacional e os utilizadores externos da mesma equipa é essencial. Se a empresa não possui uma solução online eficaz, o tempo dispendido pelos profissionais no exterior vai impedir a resolução do projecto no tempo previsto e no valor orçamentado. Se a empresa possuir uma ferramenta de gestão de projectos online, os processos tornam-se mais simples e eficazes, tornando possível um rápido acesso à informação com custos reduzidos. Este facto contribui directamente para um aumento da produtividade, rentabilidade operacional e organizacional de toda a equipa. A gestão de projectos da equipa via Internet! Este módulo tem como mercado alvo empresas de prestação de serviços, departamentos de marketing e comerciais que possuam profissionais deslocados ou que tenham que desempenhar actividades no exterior da empresa. Com esta aplicação está a fornecer aos utilizadores e ao responsável da equipa a possibilidade de gerir e acompanhar a evolução dos projectos e tarefas via Internet. 1. Gestão de Projectos A gestão de projectos pode ser realizada via Internet por um ou mais colaboradores. Com este módulo é possível: Consultar projectos; Visualizar tarefas atribuídas, introduzir novas tarefas e respectivos passos; Aceder a datas marcadas; Introduzir relatórios; Consultar e introduzir notícias; Introduzir e visualizar novos anexos que ficam imediatamente disponíveis para consulta na sede; Consultar online a informação disponibilizada através do módulo PHC TeamControl CS, com a possibilidade de a actualizar ou alterar no PHC dteamcontrol Interno. Acesso a projectos em aberto O PHC dteamcontrol Interno dispõe de um controlo de gestão de acessos que permite definir a informação a consultar e a introduzir no projecto, por utilizador ou por responsável de equipa. Desta forma, o responsável pode definir os acessos dos utilizadores às diferentes áreas dos projectos. Esta aplicação encontra-se agrupada em 3 áreas distintas: 1. Gestão de Projectos, 2. Gestão de Tarefas e Passos de Tarefas e 3. Datas, Itens e Notícias. No Painel de Projectos em aberto pode visualizar e introduzir tarefas e passos, anexos, notícias e itens. Em suma, acompanhar o estado em que se encontra o projecto, fora do seu local de trabalho. p. 2
3 No monitor de Tarefas em Aberto pode ficar a saber qual a data de fim de cada tarefa e qual a sua prioridade. Desta forma, sabe o que tem para fazer primeiro, independentemente da quantidade de projectos em que se encontra envolvido. 2. Gestão de Tarefas e Passos de Tarefas A gestão de Tarefas do PHC dteamcontrol Interno possibilita ao utilizador controlar via Internet o estado em que as mesmas se encontram, o que permite: Gerir, classificar e visualizar de forma eficaz as tarefas marcadas, críticas, atrasadas, recentes, em curso, com fim eminente ou com duração inferior a 1 hora; Pesquisar tarefas através de palavras, resumos, fases, projectos, etc.; Criar novas tarefas, definir os seus prazos e associar um responsável; Organizar as tarefas por grupos e tipos; Criar e consultar passos de tarefa, o que permite saber o que foi de facto realizado para dar a tarefa como concluída. 3. Datas, Itens e Notícias Estas áreas possibilitam a consulta e criação de um conjunto de informações relacionadas com um projecto em aberto. Datas Para marcação e visualização de reuniões, apresentações, prazos e todo o tipo de datas relacionadas. Este local permite visualizar e introduzir diversas datas importantes para a realização do projecto. Com esta área, o responsável também pode analisar qual a disponibilidade dos intervenientes do projecto em aberto e agendar datas de acordo com a disponibilidade dos mesmos. Seja nas Tarefas ou nos Passos de Tarefa, o utilizador pode a qualquer altura, actualizar os dados dos mesmos. "Com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro. "As soluções PHC criaram uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna. António Pereira, Director de Sistemas de Informação da CEPSA. De uma forma rápida o colaborador tem acesso a um calendário que lhe permite consultar toda a sua agenda de marcações e visualizar o conteúdo de uma data. p. 3
4 Itens Para a visualização e introdução de notas e outras informações livres. Este local foi especialmente concebido para se inserir bloco de notas, s, documentos, adjudicações, faxes, orçamentos, imagens, etc. Notícias Onde se colocam as novidades do projecto de que todos os membros devem ter conhecimento. Este local é o mais indicado para a colocação de informação genérica, à qual todos os utilizadores têm acesso, o que permite uma comunicação rápida com quem participa no projecto. O utilizador ao adicionar diversos tipos de itens está a contribuir para uma maior partilha de conhecimento sobre o projecto em aberto. Gestão do tempo Este ecrã proporciona uma visão geral das tarefas a executar de acordo com a importância e urgência das mesmas, tornando-se vital para uma eficaz gestão do tempo. A apresentação das tarefas de todos os projectos em que o utilizador se encontra envolvido, devidamente agrupadas por diferentes prioridades e níveis de importância, ajudam-no a discernir de forma rápida e acertada sobre as próximas acções a executar. Acompanhe ao pormenor as notícias referentes a cada projecto. Tendo sido possível integrar os diversos processos de negócio no PHC, que, pela sua capacidade de gestão de todas as vertentes do negócio, apoiada pela disponibilização de informação em tempo real, permite tomar decisões de gestão no momento certo, foi possível eliminar redundâncias administrativas e optimizar processos, aumentando a produtividade dos recursos humanos e a eficiência comercial da empresa. Dr. Luís Marvanejo, Responsável dos Armazéns Marvanejo. Uma forma fácil e organizada de analisar o estado das tarefas em aberto. Diferenças para outras aplicações PHC Este módulo é diferente das restantes aplicações PHC para Windows, ou seja, não tem 100% das funcionalidades que estão disponíveis para o sistema base. Como tal, antes de o adquirir deve analisar pormenorizadamente se este permite executar as operações que, neste momento, a sua aplicação central eventualmente já executa. Solução Interna O módulo PHC dteamcontrol Interno CS é uma aplicação com informação interna da empresa que só pode ser acedido por utilizadores/ colaboradores pertencentes à mesma. Ao aceder a este módulo é solicitado ao utilizador o Nome do Login e a Password. p. 4