O segredo está em fazer um briefing bem feito. Como um pacto, ele evita desinformação, desentendimento e até situações constrangedoras
Por Inês Godinho 06 de Julho de 2016 às 13:00
| Jornalista especialista em sustentabilidade e gestão, a editora atuou no Estadão, na Editora Abril e na Folha de S. Paulo
O funcionário que faz o papel de interface chegou à agência com a encomenda do cliente –um café da manhã para jornalistas, em um lugar bacana, para divulgar os resultados do instituto social mantido pela empresa. Nem pensar em uma reunião com o diretor responsável, muito ocupado.
Orçamento e local aprovados, providências tomadas, no dia marcado a equipe de atendimento chegou ao local para receber os jornalistas especializados em negócios e responsabilidade social. E deparou com meia centena de elegantes senhoras deleitando-se com um brunch super produzido.
A ficha caiu. A encomenda havia sido para um evento para as voluntárias do instituto e amigas da esposa do empresário. Esperavam-se alguns jornalistas dos veículos de celebridades para divulgar a festa. Tremenda saia justa.
O que aconteceu pode ser chamado de briefing atravessado – quem deu ou quem recebeu as orientações não tinha mandato para isso. Prestadores de serviços têm muitas histórias para contar de episódios semelhantes, com perda de tempo, energia e dinheiro. E às vezes, do cliente.
PONTA PÉ DA PARTIDA
Mesmo que você não tenha ideia do que seja briefing, já fez, faz ou fará uso dele. Transmitir ou pegar um briefing corretamente é daquelas coisas que fazem a diferença entre um projeto redondo e o retrabalho irritante e custoso.
Seja o site novo, desenvolvimento de produto, campanha promocional, implantação de uma plataforma de TI, consultoria de gestão, decoração da loja, divulgação de um evento, redação de um relatório, montagem de uma festa, um plano de comunicação.
Trata-se de uma gama de serviços cada vez mais demandada pelas empresas de qualquer setor e que só passam a existir com base em um briefing. Muita gente precisa, muita gente faz.
GOL A FAVOR
Embora seja tratado muitas vezes com informalidade ou mesmo displicência, existe algo de ciência por trás de um briefing eficiente.
As condições não diferem do bom atendimento: capacidade de ouvir, de perguntar, de se colocar no lugar do outro, de traduzir expectativas que o cliente ainda ignora e ter cuidado em documentar tudo no papel e manter todos informados.
O verbo brief em inglês significa instruir e o adjetivo quer dizer breve. São dois vocábulos importantes para se alcançar os objetivos pretendidos pelos dois lados, cliente e fornecedor. Para dar certo, algumas premissas são indispensáveis.
1 Conte com informações atualizadas e organizadas – O papel do cliente é chegar à reunião com as informações necessárias já levantadas (veja no próximo item). Já o fornecedor demonstrará profissionalismo se tiver conhecimento prévio dos principais dados da empresa e do mercado, especialmente ser for um briefing para embasar uma concorrência.
2 Tenha um documento com as informações consolidadas - O papel do briefing é possibilitar que a equipe de trabalho compreenda e tenha a dimensão do projeto e as expectativas do cliente. Não pode faltar um pequeno perfil e os atributos que identificam a empresa, o estilo desejado para o projeto, o público-alvo, objetivos e metas, escopo, os pontos críticos e o cronograma. Se possível, o orçamento disponível.
3 Não dispense a reunião pessoal – A melhor receita prevê uma mistura de briefing oral e o escrito. O documento é eficiente para as informações técnicas, mas para entender o cenário e o espírito pretendido para o projeto e conhecer o estilo de gestão de cada lado, a fala oferece mais riqueza de expressão. Desde que o fornecedor saiba ouvir e ler nas entrelinhas e o emissor seja a pessoa certa.
4 Evite os intermediários desinformados – Todo mundo conhece uma história de interface do cliente ou de profissional de atendimento que transmite informações equivocadas, como o exemplo da abertura, ou exige/ aceita prazos impossíveis de cumprir, orçamentos irreais etc. Questões mal nagociadas e esclarecidades impactam em prazo, qualidade e custos. Ouvir da própria boca de quem precisa do projeto representa a melhor garantia de ter um briefing fiel. Mas não 100% de garantia - até quem encomenda pode não saber o que quer.
5 Tenha clareza sobre quem é a pessoa certa – Seja no cliente ou no fornecedor, a pessoa certa é quem tem condições de transmitir/receber informações com profundidade e autoridade para tomar decisões sobre o projeto. Toda cautela quando, no lugar de um executivo experiente, surgem dois profissionais juniores. Ou um estagiário.
6 Esclareça as dúvidas assim que surgirem – Não seja um receptor passivo das orientações. Curiosidade e espírito crítico vão ajudar o próprio cliente a notar falhas nas informações. Alguns questionamentos são estratégicos – quais as problemas que atrapalharam o projeto ou a prestação de serviço anterior; e o que o cliente considera uma referência de idéia bem executada na concorrência ou em outras empresas.
Com estas informações na mão, os dois lados terão uma ferramenta sólida para assegurar que a caminhada será a mais previsível possível. No mínimo, o prestador de serviço não precisará ouvir do cliente – “não era nada disso que eu queria”.
Imagem – Thinkstock
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