Entenda como esse tipo de plataforma funciona, conheça os seus benefícios para as empresas e ainda entenda como a Comunicação Unificada colabora para uma maior competitividade.
Com o avanço das tecnologias, as organizações passaram a utilizar cada vez mais aparelhos e aplicativos de comunicação. Embora essas diversas ferramentas sejam ótimas por permitirem a comunicação remota e em tempo real, as gestões delas podem ser complicadas. É para resolver essa situação que existe a Comunicação Unificada.
Comunicações unificadas (UC) são uma abordagem para comunicações internas que unem as várias linhas de comunicação usadas por uma empresa, incluindo mensagens instantâneas (IM), e-mail, telefonia, videoconferência e muito mais.
Quando ferramentas colaborativas são introduzidas, como aquelas usadas para compartilhar arquivos e documentos em coautoria, isso é conhecido como comunicações unificadas e colaboração (UCC).
As comunicações unificadas também se referem ao software que oferece suporte a essa abordagem. Ele pode ser gerenciado localmente ou disponibilizado por meio da nuvem por um provedor de Comunicação Unificada como Serviço (UCaaS). Em qualquer um dos casos, um único pacote de software permite comunicações perfeitas entre canais com integrações inteligentes.
Os melhores serviços de VoIP e provedores de UCaaS disponíveis hoje podem transformar seus negócios, melhorando a produtividade, reduzindo custos e permitindo uma escalabilidade suave.
Com a evolução, endereços de e-mail, telefones fixos e móveis, aparelhos de videoconferência e diversos outros canais de comunicação são unificados. Além de reduzir a complexidade, essa tecnologia otimiza processos gerenciais e os torna mais eficientes.
Diferenciar-se da concorrência é um desafio constante para as empresas, cujos desafios envolvem estar sempre em busca de melhoria nos processos e do aumento da eficiência para atender as demandas de seus clientes. Para não ficar para trás, as empresas precisam estar atentas e prontas para investir em inovações tecnológicas.
As comunicações unificadas aumentam a produtividade de várias maneiras.
Como todas as comunicações de uma empresa passam por uma única plataforma, não há necessidade de mexer com vários aplicativos e contas de usuário. Os funcionários lidam com uma única interface e podem alternar perfeitamente entre mensagens, áudio ao vivo e videoconferência.
Além disso, essa interface está disponível em todos os dispositivos, desde a estação de trabalho de um funcionário no escritório até o laptop em casa e o smartphone no bolso. A plataforma de comunicação unificada é ideal para forças de trabalho móveis e distribuídas que frequentemente mudam de dispositivos e sistemas operacionais. À medida que as empresas continuam a adotar práticas de trabalho mais nômades, a UC oferece uma solução para manter as operações entre colegas distantes.
Finalmente, quando combinadas com ferramentas colaborativas (UCC), as conversas e reuniões integram-se perfeitamente com documentos ativos e arquivos compartilhados, o que significa que não há mais instruções ou decisões perdidas.
É muito mais fácil manter a segurança para uma única plataforma e logon de usuário único do que para vários aplicativos e contas de usuário. Além disso, os provedores de UCaaS têm os recursos técnicos e humanos para fornecer segurança cibernética de alto nível sem custo adicional.
A redução do número de logins pelos quais um funcionário é responsável também pode diminuir drasticamente a probabilidade de usar uma senha de baixa qualidade - embora ter um gerenciador de senhas para toda a empresa seja outra etapa importante.
As comunicações unificadas também podem ajudar a melhorar a segurança, tornando mais fácil seguir as comunicações e controlar as transferências de arquivos, sem mencionar a aplicação da criptografia nas comunicações e colaboração.
A mesma tecnologia que suaviza as comunicações internas também melhora as externas. Os clientes esperam uma experiência semelhante, quer liguem, enviem uma mensagem ou enviem um email para uma empresa. As comunicações unificadas também tornam mais fácil para a mesma pessoa manter uma conversa, independentemente de quando ou onde ela está acontecendo.
Alguns softwares de UC também podem rastrear a disponibilidade dos funcionários, melhorando ou até eliminando os tempos de espera. Combine isso com maior produtividade, e as empresas podem satisfazer melhor mais clientes com menos recursos.
Aumente a acessibilidade
As plataformas de comunicação unificada UC avançadas podem gerenciar comunicações entre canais. Uma pessoa grava uma mensagem de voz e a transcreve e entrega como uma mensagem instantânea ou e-mail, enquanto outra responde por escrito e a entrega como uma gravação de áudio.
Isso permite que as empresas se adaptem melhor às necessidades e preferências visuais e auditivas de seus funcionários, sem nenhum custo adicional.
Obviamente, a mesma tecnologia também funciona bem para os clientes, permitindo que as empresas atinjam novos públicos e participem de uma cultura corporativa e comercial inclusiva.
As empresas que hesitam em mudar para UC também devem considerar os muitos benefícios financeiros.
Ou talvez mais apropriado seja considerar as desvantagens financeiras de comunicações ineficazes.
De acordo com um relatório da SIS International Research , uma SMB com 1000 funcionários pode perder mais de US$ 500.000 a cada ano devido à falta de colaboração e comunicação. Não é melhor para as empresas: empresas com 100.000 funcionários arriscam dezenas de bilhões em erros de comunicação, incluindo erros e desinformação de informações essenciais.
Provedores especializados de UCaaS oferecem infraestrutura e expertise de alto desempenho a preços acessíveis.
As comunicações unificadas também podem ajudar a reduzir drasticamente os custos operacionais, especialmente no que diz respeito aos departamentos de TI. A unificação das comunicações de uma empresa em uma única plataforma significa menos problemas técnicos de integrações e interações complexas entre software.
A natureza altamente integrada do UC torna-o facilmente escalável. Isso é especialmente verdadeiro no caso da UCaaS, onde o armazenamento em nuvem e a computação fornecem um suprimento virtualmente inesgotável de recursos técnicos.
O modelo de Software como Serviço (SaaS) permite que as empresas aumentem e diminuam rapidamente conforme necessário, com taxas igualmente flexíveis. As empresas que optam por essa abordagem não precisam se preocupar em comprar e gerenciar servidores adicionais à medida que crescem e podem adicionar recursos conforme necessário. O UCaaS também fornece uma plataforma mais ágil para lidar com picos repentinos e de curta duração na comunicação: simplesmente dimensione para o período necessário e, em seguida, reduza novamente.
Linhas claras de comunicação são a força vital de uma empresa e, muitas vezes, o fator limitante que inibe o crescimento. Mudar para UC ou UCaaS agora pode aliviar drasticamente as dores do crescimento mais tarde.
3 razões pelas quais o VoIP é um avanço em relação à telefonia tradicional
Integrar com sistemas de toda a empresa
UC e especialmente UCaaS, é construído para integração com outros sistemas de toda a empresa, como sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS), gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), faturamento e contabilidade e recursos humanos e folha de pagamento. A maioria das plataformas UCaaS vem com muitas integrações embutidas para armazenamento em nuvem e software de escritório, e suporte de API para integrações personalizadas adicionais.
Na verdade, a capacidade de compartilhar arquivos com facilidade e sem esforço dentro e entre departamentos em uma única plataforma independente de dispositivo facilita muitos aspectos do fluxo de trabalho de uma empresa.
Imagine ser capaz de rastrear um arquivo, por exemplo, conforme ele passa das operações internas do CRM para o faturamento e a contabilidade, com um histórico completo de e-mails, mensagens instantâneas e bate-papos de voz associados.
MTR-IT: um parceiro experiente para empresas
A MTR-IT systems fornece soluções gerenciadas de UCaaS para muitas empresas:
Web, áudio e videoconferência disponíveis em qualquer dispositivo
Um data center seguro
Gerenciamento simples em uma única tela
Ao implementar soluções UCaaS gerenciadas, as empresas estão percebendo um aumento de produtividade e eficiência. Suas ferramentas de call center simplificam o treinamento e a supervisão da equipe. Os membros da equipe de TI podem se concentrar nas metas de crescimento do negócio em vez de manter equipamentos de comunicação desatualizados.