O sistema GAT permite gerenciamento completo da prestação de serviços realizada pela empresa, desde a entrada do equipamento ou ligação inicial até o faturamento por NFSe. Abaixo é mostrado todo o processo da Ordem de Serviço.
Especificamente é possível controlar todas as etapas da OS e quem está relacionado com qual etapa, por exemplo, o técnico visualiza e altera apenas ordens de serviço no status "Em execução" e tem sua visualização limitada. Esta forma permite integração e bom fluxo das tarefas que devem ser realizadas.
A entrada de equipamentos é realizada de forma simples e rápida e possibilita, além do cadastramento de todas as informações inerentes ao equipamento, a visualização automática se ele já esteve na assistência. Assim todo equipamento que entrar na assitência terá um "ciclo de vida" e pode ser monitorado, ou seja, é possível saber quantas vezes esteve, quem fez os reparos/acertos, motivos de retorno e não será sempre um equipamento novo, possibilitando que a informação nunca se perca.
A ordem de serviço também possui integração com contratos cadastrados no sistema. Na prática, isso significa que, caso a empresa possua contratos de locação ou manutenção de equipamentos, todos os atendimentos são gerenciados e documentados gerando credibilidade e tranquilidade para os clientes.
A OS no GAT proporciona também acompanhamento de tudo que está sendo conversado conversado com o cliente fazendo com que a documentação fique completa e qualquer pessoa que acesse a Ordem de Serviço saiba o que já foi passado.
Este tipo de documentação também pode servir de doumentação interna, tudo que é realizado é escrito para maior detalhamento.
Todas as peças necessárias na OS são especificadas e é possível adicionar o que chamamos de "Peças em Falta", na prática é possível colocar o que é necessário na tarefa e disparar a compra da peça em falta para completar a OS. Além disso, a OS permite integração com o estoque permitindo que assim que as peças forem utilizadas elas sejam baixadas do estoque.
Os serviços também podem ser detalhados especificando tempo gasto e técnico responsável.
No orçamento para o serviço é possível informar formas de pagamento, validade, saber a última pessoa que fez o envio e quando foi, especificar comissões para vendedores, além de detalhar o responsável pela autorização ou indicativo de recusa do orçamento.
Ao terminar a OS o técnico pode informar os defeitos e causas além de poder detalhar o que foi feito. Vários campos podem ser pré-definidos no sistema, como "Defeito" e "Motivo" mostrados na tela abaixo, para faciltar, padronizar e diminuir os erros no preenchimento.
Além de toda documentação necessária, a Ordem de Serviço do GAT permite integração com o financeiro de forma fácil e prática. Ao baixar a OS os títulos já são enviados ao Contas a Receber que os visualiza automaticamente. Além disso, depois desta etapa é possível fazer a emissão de NFSe sem dificuldade.
No módulo de Assistência Técnica do GAT também é possível controlar as peças que ficam com os técnicos para testes ou conjunto de ferramentas que ficam com eles no carro para atendimentos externos.
Os resultados, análises e verificações da Assistência Técnica podem ser visualizados facilmente através do conjunto de relatórios do GAT. Abaixo são mostrados os relatórios possíveis ligados à Assistência Técnica.
Abaixo alguns podem ser visualizados em mais detalhes.
Este primeiro refere-se aos equipamentos atendidos no período. Pode-se visualizar qual equipamento está trazendo mais atendimentos e servir de auxílio na tomada de decisão de em qual área técnica se deve investir mais ou menos no conserto/manutenção de equipamentos.
Neste relatório é possível visualizar o número dos atendimentos que cada técnico prestou e se houve algum retorno de atendimento, ou seja, algum equipamento consertado que retornou para assistência.
Como neste relatório é possível aplicar vários filtros, diversas informações podem ser verificadas. É possível verificar agendamentos, OS's baixadas, faturadas, por técnico, por tipo, etc..