Como ser um Comprador menos Operacional e mais Estratégico
Um dos maiores desafios do Comprador é saber administrar sua rotina e seu tempo. Num cenário cada vez mais competitivo, onde as empresas têm buscado melhorar seus resultados com cada vez menos recursos, a vida de vários trabalhadores tem sido bastante afetada.
Uma pesquisa realizada pelo site vagas.com, que virou até capa da Edição 222 da Revista Você S/A, em novembro de 2016, revela que "56% dos profissionais brasileiros acumulam funções antes desempenhadas por outros colegas". Ou seja, eles passaram a conviver também com outros problemas: a sobrecarga de trabalho, o estresse e o esgotamento. E com os Compradores, essa realidade não é diferente.
Por isso, precisamos aprender a planejar nossas tarefas de forma que consigamos conviver com a rotina, sem perder o foco do que realmente importa, ou seja, precisamos aprender a pensar estrategicamente.
E o que realmente importa? O que é pensar estrategicamente? Esse é o X da questão. Então, vamos ver como isso tudo funciona.
Imagine um dia inteiro do seu trabalho. Como você o descreveria?
Esse é o primeiro exercício que precisamos fazer para aprender a lidar com a rotina e a sobrecarga de trabalho e ainda fazer com que nos tornemos Compradores menos Operacionais e cada mais Estratégicos .
Somente para ilustrar: Primeiro vou descrever um dia de minha rotina, não é sempre assim, mas às vezes é… Depois eu vou dar dicas de como eu faço para encaixar o pensamento estratégico nessa rotina e como realmente funciona meu dia na maioria das vezes.
Chego na fábrica às 07:15, aproximadamente, ligo o computador e a primeira coisa que faço é abrir o Outlook e começo a ler alguns e-mails.
Geralmente faço um pente fino dos e-mails que recebi desde a última semana (acredite, não são poucos…), respondo logo aqueles que são mais críticos e que não podem ser deixados para depois (normalmente emergências e urgências), e anoto aqueles que merecem uma ação mais criteriosa e precisarão ser respondidos em algum outro momento durante o dia, tais como: novas cotações, resumos das cotações já realizadas, negociação de propostas em aberto etc.
Às 08:00, participo da reunião de produção da fábrica para me atualizar sobre o que está acontecendo na empresa, retorno às 08:15, aproximadamente. Pego um café na copa, retorno para minha mesa e já começo a selecionar as tarefas mais críticas que dependem de ações mais imediatas.
Em seguida, começo a executar algumas das ações anotadas mais cedo. Neste meio tempo, há algumas interferências de usuários, além de novos e-mails chegando, alguns deles com mais assuntos urgentes, outros nem tanto. As ligações telefônicas começam a se tornar constantes e, quando menos espero, já chegou o horário do almoço.
Geralmente saio para almoçar por volta das 12:15 e já estou de volta à minha mesa por volta das 13:30. Dou continuidade às atividades da manhã e somente interrompo se aparece algo realmente urgente para atender, mas, é possível que eu deixe algumas pendências da tarde para o dia seguinte. Quando os temas mais críticos e mais urgentes são resolvidos durante o dia, consigo sair no horário normal, por volta das 16:35. Mas, às vezes, é necessário estender um pouco mais o horário.
Essa costuma ser uma versão simplificada da minha rotina. Embora tenha várias outras demandas e interferências no processo, mas, para o texto não ficar muito extenso não vou me alongar mais.
Então, como o pensamento estratégico se encaixa nessa rotina?
Antes de tudo é necessário ter foco nos seus objetivos e nas suas metas. Normalmente quando o ano se inicia, algumas empresas estabelecem metas para o grupo e os Compradores também precisam definir suas metas individuais. O ideal é que você mantenha essas metas sempre à vista, para que não se perca o foco do que é importante.
Além da definição das metas é importante responder a três perguntas básicas:
1- Como está minha situação hoje?
2- Onde eu quero chegar ou quais objetivos/metas eu desejo alcançar?
3- Como fazer para alcançar esses objetivos/metas?
Antes de começar mais um dia de trabalho, todos os dias devemos nos fazer essas três perguntas. Isso nos ajuda a ter mais clareza do que realmente precisa ser feito para alcançar nossas metas.
É interessante fazermos também uma lista com as mais diversas situações que podem acontecer na nossa rotina diária de trabalho e estabelecer um ranking de prioridades. Isso nos ajuda a decidir quais assuntos devem ser resolvidos primeiro e quais podem ser postergados.
Uma boa dica é dividir os assuntos por cores, onde: vermelho é o mais crítico; amarelo é o que requer atenção; e verde, não é prioridade. Caso você use o Outlook, é possível classificar os e-mails também.
Cada ação tomada deve ser enxergada com os olhos de dono, lembre-se que você é parte de um todo e seu trabalho trás consequências para outras áreas e o resultado de seu trabalho pode ser a diferença entre gerar lucro e o prejuízo para a empresa. Ou seja, o foco é buscar a melhor condição para a empresa como um todo e não somente para suas metas pessoais ou para o seu setor. Mas, é preciso aprender a conciliar bem suas metas com as da empresa. Por isso é importante saber o que está acontecendo na empresa.
Não esqueça de checar sempre a Curva ABC de sua categoria de compras. Conhecer bem nossa área de atuação ajuda a saber quais produtos/serviços devemos focar em BIDs estratégicos para formalizar Contratos de longa duração e quais são os que podem ser transformados em contratos SPOT (eventuais).
Esse último ajuda a diminuir o volume de solicitações, pois, em tese são aqueles produtos/serviços com alta demanda de baixo valor e que chegam de forma fragmentada e pontual, mas, tomam muito do nosso tempo desnecessariamente. Normalmente, realizar cotações mais simplificadas é o suficiente, e os contratos SPOT podem ser com validade de um ano.
Acompanhe os contratos criados por você e fique atento aos períodos de renovação ou de realização de novos BIDs. O ideal é alertar aos usuários a necessidade de realização de um novo BID com pelo menos 90 (noventa) dias de antecedência, para que haja tempo hábil para a elaboração de um Memorial Descritivo (MD) pelo Gestor do Serviço. Cobre regularmente o MD após o alerta inicial e, se necessário, envolva sua liderança.
Conheça bem o seu mercado fornecedor e, mais importante do que isso, aprenda como eles precificam seus produtos/serviços e como eles sofrem variações do mercado (índices econômicos de inflação, CCT – Convenção Coletiva de Trabalho etc). Isso será muito útil no momento das negociações.
Crie padrões de comunicação com usuários internos e com fornecedores, eles são importantes para economizar tempo respondendo e-mails. Mas, é preciso ter atenção com o contexto de cada e-mail, sempre há algum pequeno ajuste a ser feito e tome cuidado com o simples "copy/paste".
Saiba ou aprenda a saber quais são as métricas de acompanhamento do seu desempenho. Nada melhor do que você mesmo ser responsável pelo acompanhamento de seus indicadores de desempenho, fazendo isso, fica mais fácil de saber quais metas foram cumpridas e quais ainda precisam ser atingidas. Mas, não se contente simplesmente em atingir as metas, seu foco deve ser sempre extrapolá-las. Desafie-se sempre!