Pagamentos a terceirizados: qual o segredo para otimizá-los? » Blog Edenred Soluçoes Pré-Pagas
O ato de terceirizar está relacionado à otimização de custos. Ao menos, em teoria. Se, por um lado, legar a outras empresas o recrutamento de profissionais para áreas diferentes da sua atividade-fim gera benefícios, por outro, pagamentos a terceirizados podem trazer dores de cabeça quando mal executados.
Quer descobrir quais são os principais problemas enfrentados e como se livrar deles?
O impacto da falta de padronização
Para ficar claro, vamos imaginar a seguinte situação:
Digamos que sua firma decida participar de uma feira de negócios. Para isso, ela centralizará todas as etapas envolvidas na participação do evento, como a contratação de profissionais para montagem de estandes, de recepcionistas e modelos.
No entanto, cada prestador de serviços tem maneiras diferentes de receber os ganhos. Enquanto os promotores cobram uma única parcela em dinheiro vivo ao fim do evento, a montadora de estandes trabalha com o parcelamento em duas vezes no cheque.
Só aqui, é possível perceber dois grandes problemas.
O primeiro deles é a falta de padrão. Quando algo assim ocorre, as chances de desorganização e descontrole no pagamento a terceirizados são grandes, porque é necessário o registro de três saídas, em três datas diferentes, com duas formas de remuneração para a mesma finalidade.
Já o segundo contratempo vem em decorrência desse cenário.
Para que o fluxo de caixa esteja em dia, será preciso ter um profissional dedicado exclusivamente a operações desse tipo, que serão feitas manualmente, ampliando as despesas com pessoal. Caso contrário, o jeito será deixar tudo com o marketing, que desperdiçará tempo em tarefas operacionais em vez de empregá-lo em estratégias e ações mais produtivas.
Ou seja: se realizados de forma inadequada, os pagamentos a terceirizados podem representar mais despesas do que ganhos.
Descontrole e risco de fraudes
A falta de controle no recebimento traz ainda uma outra dificuldade, que é a detecção de possíveis fraudes.
Nesses casos, o desvio de dinheiro ocorre nas situações mais corriqueiras, como quando um trabalhador terceirizado presta serviços por vários meses e não conseguimos controlar quais serviços já foram pagos e quais ainda não.
Vamos ver um exemplo? Você contrata um fotógrafo freelancer para cobrir eventos da sua empresa, e ocorrem três eventos por mês. Na contratação, fica combinado que o primeiro evento será pago após a realização da cobertura, como um adiantamento, e os demais serão pagos ao final do mês.
Na gestão dos pagamentos, se esse acordo não for compartilhado com todos os envolvidos ou não estiver bem documentado, podem acontecer uma série de erros como:
o fotógrafo receber um valor a mais no final do mês;
o fotógrafo não receber nenhum pagamento no final do mês, porque já constará um pagamento para ele.
Esses erros podem prejudicar o relacionamento com o fornecedor terceirizado, a reputação da sua empresa e até trazer prejuízo financeiro para o seu caixa.
Se em um exemplo simples como este a situação já é complexa, empresas que lidam diariamente com serviços terceirizados em larga escala estão ainda mais sujeitas a prejuízo e dores de cabeça.
Aliás, exemplos como esse caem como uma bomba em qualquer gestão financeira.
Para manter o fluxo de caixa atualizado, é preciso ter rotinas de organização e sistemas de armazenamento sem falhas e muito bem estruturados, não é mesmo? Mas, se a empresa abrir exceções ou fizer acordos diferentes para cada caso nos pagamentos a terceirizados, como promover auditorias ou mesmo previsões de gastos?
Desorganização e impossibilidade de projetar custos
A desorganização dos pagamentos a terceirizados traz ainda uma outra consequência negativa para a gestão do dinheiro, que é a impossibilidade de se criar políticas de recursos financeiros.
A dificuldade aqui é a seguinte: se houver "buracos" no fluxo de caixa, não tem como pensar no futuro e fazer projeções exatas dos custos gerados pelas áreas contratadas.
Com isso, criar um planejamento orçamentário para a participação de eventos anuais, por exemplo, ficará prejudicado, assim como a avaliação minuciosa dos prestadores de serviços capazes de oferecer o melhor custo-benefício ou encontrar espaços para cortar custos com alimentação, hospedagem e transporte.
Veja como essa imprevisibilidade causa um verdadeiro efeito dominó nas suas contas: sem saber ao certo quanto sai do caixa para manter terceirizados, de que forma você achará brechas para economizar nos custos? E, sem uma otimização no uso de recursos, como contratar novos profissionais e investir no médio e no longo prazo?
Recursos para pagamentos a terceirizados
Agora, você deve estar pensando: certo, e qual é a alternativa para lidar com todas essas situações?
Bem, a mais eficiente delas é a digitalização dos pagamentos a terceirizados e colaboradores.
Quando falamos em digitalização, porém, não citamos apenas os softwares de gestão financeira, mas também recursos específicos para o controle de reembolsos, remunerações e benefícios, como os cartões pré-pagos.
O que torna esse meio de pagamento tão interessante é o fato de oferecer ao mesmo tempo uma forma de transferência rápida e segura, associado a um sistema de registro e acompanhamento de gastos em tempo real.
Na prática, isso significa que os profissionais não precisarão guardar comprovantes, terão segurança nos recebimentos – porque deixarão de receber em dinheiro vivo – e contarão com uma maior previsibilidade, pois saberão a data em que o valor será compensado, gerando um melhor relacionamento entre as partes.
Por sua vez, o financeiro da empresa controlará com mais rigor o uso dos recursos, não precisará ter colaboradores para o registro manual, evitará fraudes com a adulteração de notas e terá informações organizadas e detalhadas sobre o padrão de gastos dos profissionais.
Usando cartões para pagamentos a terceirizados
Para entender melhor como os pré-pagos funcionam, é só pensar que eles são iguais aos cartões de débito comuns. Com eles, os profissionais podem pagar boletos, fazer saques e realizar compras em lojas online e físicas.
Assim como a instituição financeira oferece aos clientes aplicativos e plataformas para acompanhar os gastos em tempo real, muitas operadoras de cartão pré-pago trabalham com aplicativos de auto-serviço, em que o profissional pode fazer essa gestão.
E a sua empresa também ganha em controle, uma vez que a transação fica registrada em uma plataforma. Inclusive, para serviços recorrentes prestados por profissionais e empresas, como a participação em feiras de negócios, a tecnologia é bastante vantajosa, porque pode ser usada ao longo de todo o período de contrato, seja em três meses, um ano ou mais, sem necessidade de substituição!
E você, como realiza pagamentos a terceirizados? Quais são os seus principais desafios?
Conte para a gente a sua experiência nos comentários. Ou, se preferir, deixe aqui a sua dúvida para poder ajudá-lo!