No último artigo fizemos uma breve introdução a EFD-REINF, verificamos ainda quais contribuintes estão obrigados e o prazo de entrega da obrigação. Se você não leu, clique aqui para acessar. Nesta 2º parte do artigo abordaremos as informações apresentadas e o modelo de operação da nova obrigação, bem como os desafios que muitas organizações estão enfrentando.
Informações apresentadas na EFD-REINF
O layout da EFD-REINF foi construído para apresentar a escrituração das retenções sobre as operações de serviços e a apuração da contribuição previdenciária substitutiva de modo detalhado, permitindo que a administração tributária tenha maior visibilidade das informações. Atualmente a estrutura da obrigação contempla 691 campos distribuídos em 15 eventos. O quadro abaixo ilustra este cenário:
Os eventos do tipo inicial e de tabela se referem as informações cadastrais do contribuinte, os eventos periódicos são aqueles que possuem frequência de entrega definida (mensal), e os do tipo não periódicos indicam as ocorrências sem frequência definida (eventual). O evento não deverá ser enviado quando não houver informação a ser apresentada, neste caso, verifique as condições para situação "sem movimento".
Há ainda 9 tabelas que devem ser utilizadas no preenchimento dos registros e 26 regras que devem ser observadas para validação da obrigação, além de muitas outras situações que deverão ser verificadas para a adequada apresentação da EFD-REINF e cruzamentos com outras obrigações.
Modelo de operação da obrigação
Diferente de outras obrigações, a EFD-REINF não funciona por meio de um programa gerador de declaração (DIRF, DCTF, SEFIP) ou programa validador e assinador (ECD, ECF, EFD-ICMS/IPI), ou seja, não possui um aplicativo para download que permita ao contribuinte registrar e validar as informações antes de serem transmitidas. A obrigação que possui maior semelhança com a EFD-REINF é a NFe, pois ambas fazem uso de arquivos do tipo XML e webservice para comunicação com o ambiente nacional do SPED.
Para envio da EFD-REINF, o contribuinte deverá gerar um arquivo eletrônico contendo as informações previstas no layout, assiná-lo através de certificado digital e transmiti-lo via webservice à administração tributária, que emitirá o protocolo de entrega. A integridade dos dados será validada após a transmissão, sendo então emitido o protocolo de recebimento ou mensagem de erro. Segue ilustração do fluxo ideal:
1) O contribuinte gera o lote de arquivos XML e transmite via webservice para o ambiente da EFD-REINF.
2) É realizada a validação do lote. Caso ocorram erros, o lote todo é recusado e o processo interrompido.
3) Se lote recebido, é realizada a validação de estrutura. Se OK é emitido o recibo de entrega por evento.
4) Após, o conteúdo do evento é avaliado. Se OK é emitido o protocolo de recebimento do evento. (FIM)
Como visto, o contribuinte deverá administrar um processo muito mais complexo em relação ao de outras obrigações acessórias, tendo em vista a quantidade de arquivos XML que estarão envolvidos do momento de geração até a entrega da EFD-REINF. Desse modo, recomendamos que seja verificado com o departamento responsável por tecnologia na organização se o software que será utilizado na geração da EFD-REINF estará preparado para administrar e armazenar todos estes arquivos.
Desafios para implantação da obrigação
A implantação da EFD-REINF traz consigo diversos desafios para as organizações, a iniciar pela periodicidade de entrega das informações requeridas pela nova obrigação, de anual (como na DIRF, por exemplo), para mensal. Mas não é só isso. Para gerar os arquivos XML, o contribuinte necessita adquirir um novo software ou desenvolver melhorias nos sistemas existentes, o que implica também em custos de implementação da nova ferramenta e treinamento dos colaboradores que estarão envolvidos direta ou indiretamente na entrega da EFD-REINF.
A complexidade da informação também aumentou e advêm de diversas áreas que necessitarão trabalhar em maior colaboração para que o departamento tributário possa incorporar mais esta entrega sem amargar grandes impactos. Dentre os departamentos envolvidos, destacamos algumas informações ou atividades que impactarão, mesmo que de modo indireto, na geração da EFD-REINF:
A informação a ser apresentada é, em si, um capítulo à parte em se tratando da EFD-REINF, uma vez que a obrigação exige mudança de cultura e dos processos da empresa, inclusive pela necessidade de maior tempestividade na coleta das informações. Ademais, os dados frequentemente não se encontram em um único sistema ou são tratados manualmente em planilhas separadas. Estima-se que 54% das informações empreendidas não estão disponíveis nos sistemas da empresa ou demandam ajustes para satisfazer a obrigação.
No próximo artigo veremos como as informações são apresentadas no layout da EFD-REINF, quais os cruzamentos possíveis com outras obrigações acessórias e como as empresas podem reduzir o risco com autuações fiscais. Disponibilizaremos ainda alguns materiais para auxiliar na avaliação da aderência das operações realizadas pela empresa a nova obrigação.