Conheça os 7 principais pilares na gestão de projetos!
Escrito por Project Builder em 17/12/2018 . Postado em Projetos.
Saber como a gestão de projetos é estruturada e conhecer os seus pilares é essencial para fazer com que o gestor execute um trabalho de maior qualidade. Se você ficou curioso e quer ver como isso influenciará o seu trabalho, continue a leitura deste post!
A gestão de projetos pode ser vista como um conjunto de estratégias voltadas para a entrega dos resultados esperados pelo cliente ao término de um projeto corporativo. Ela é o método de gestão mais abrangente de quem atua nessa área, pois envolve rotinas e metodologias que passam por diversos fatores, como:
a gestão, o monitoramento e a mitigação de riscos;
o controle do escopo;
o planejamento e controle de gastos;
a definição de uma metodologia;
o monitoramento de indicadores;
a avaliação de resultados.
Esses são apenas alguns pontos abordados pela política de gestão de projetos. Portanto, o gestor deverá estar atento ao modo como cada etapa está estruturada e, assim, evitar riscos que possam comprometer os seus resultados.
Como a política de gestão de projetos influencia no sucesso do projeto?
Contar com uma boa política de gestão de projetos é crucial. Se ela for mal estruturada, todas as etapas passarão por problemas: a orientação das rotinas de trabalho, os mecanismos de gestão e o engajamento de times ficará comprometido.
Como consequência, o número de erros será ampliado, assim como os desperdícios de recursos. Em outras palavras, o trabalho de todos será impactado negativamente, levando a um cenário em que os resultados dificilmente atingirão o que é esperado pelo cliente.
Quais são os pilares da gestão de projetos?
Como apontamos acima, a gestão de projetos tem uma série de pilares. Veja abaixo quais são os mais importantes para a sua empresa!
1. Uma metodologia bem estruturada
A metodologia de gestão é um ponto de grande importância para a forma de como o projeto é executado. A escolha feita pela empresa influenciará o fluxo de trabalho, o uso de recursos e até os mecanismos de segurança adotados.
Justamente por isso ela é vista como um dos pilares na gestão de projetos. Feita conforme o perfil do negócio, o time terá mais chances de atingir o resultado esperado e, assim, ampliar o seu retorno sob o investimento.
Muitos problemas podem ocorrer no projeto. Portanto, é importante que o gestor esteja pronto para tomar decisões com agilidade. Quanto mais rápido for o processo de escolhas do negócio, maior será a chance de falhas e imprevistos serem solucionados antes que causem um grande prejuízo.
3. Uso de dados para o planejamento
As tomadas de decisões não devem apenas ocorrer com agilidade. Elas também precisam ser bem estruturadas. Isso ocorre apenas quando o negócio tem bons dados à sua disposição.
Portanto, é importante que a empresa tenha sempre informações atualizadas. Assim, as escolhas feitas antes, durante e após o projeto ser executado serão muito mais confiáveis. Não só isso: o time terá mais engajamento para executar o que é proposto, por saber que os líderes tomaram suas decisões a partir de um bom alicerce.
A comunicação se faz presente no dia a dia de todo o projeto. Sem que ela ocorra corretamente, os problemas serão mais frequentes. Além disso, o alinhamento de expectativas é prejudicado, o que torna o planejamento menos eficaz.
Portanto, defina uma estratégia de comunicação contínua. Nesse sentido, ela precisa ser multicanal, oferecendo as ferramentas necessárias para os times se manterem sempre integrados e capazes de trocarem informações estratégicas rapidamente. Ao mesmo tempo, feedbacks devem ser coletados e aplicados continuamente, evitando a perpetuação de falhas.
Todo projeto tem um escopo. No entanto, trabalhar para que ele seja mantido ao longo de todas as etapas, muitas vezes, é um desafio: a todo momento as expectativas podem ser modificadas, o que influenciará diretamente nos resultados finais.
Nesse sentido, o gerenciamento de escopo atua continuamente para que o projeto se mantenha focado nas expectativas iniciais. Assim, as responsabilidades são melhores distribuídas e a empresa pode entregar os resultados esperados de modo mais abrangente.
Falhas e problemas sempre podem ocorrer em um projeto. Portanto, o gestor precisa estar pronto para efetuar uma boa gestão de conflitos. Entre os pilares na gestão de projetos, este é fundamental para manter um bom ambiente de trabalho.
Comunique-se com todos os profissionais para manter responsabilidades bem distribuídas e expectativas alinhadas. Dessa forma, todos saberão de antemão quais são as suas obrigações e, assim, conseguirão atuar de modo integrado para entregar os resultados esperados.
7. Uso de indicadores de performance
Os indicadores de performance são um dos melhores meios de identificar problemas no fluxo operacional de uma companhia, avaliar o impacto de decisões e decidir quais passos tomar para eliminar falhas. De certa forma, uma métrica garante que o gestor conseguirá verificar, de modo abrangente, como um fator está impactando nos resultados finais e, assim, ter mais meios para fazer boas escolhas. As principais métricas que são utilizadas em projetos são:
aderência aos prazos;
aderência ao orçamento;
número de interrupções.
Outras métricas podem ser aplicadas conforme o perfil do negócio e o tipo de projeto que é executado. Portanto, é importante que já nas etapas iniciais os líderes se reúnam para identificar o que deverá ser quantificado e quais são os pontos mais importantes para o sucesso de cada etapa. Dessa forma, os indicadores adotados serão mais eficazes e causarão um maior impacto positivo no dia a dia da empresa.
A criação de uma boa política de gestão de projetos é um processo complexo, mas não impossível. O gestor precisa estar atento ao que é feito, ao perfil do negócio e às suas metas para, assim, definir um conjunto de estratégias inteligentes e bem estruturado.
Nesse sentido, os pilares na gestão de projetos devem ser vistos como uma forma mais dinâmica e inteligente de orientar o planejamento da companhia. Assim, a empresa evitará riscos e criará um ambiente de trabalho com um número de falhas muito menor.
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