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Este documento deve ser emitido pelos contribuintes que realizam transporte em modal rodoviário, aéreo, ferroviário, rodoviário ou aquaviário e sejam emitentes de CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico), no transporte de carga fracionada - quando o transportador está levando mais de um Conhecimento de Transporte ou várias Notas Fiscais. Essa última é uma regra que pode variar de um estado para o outro, podendo o fisco exigir que seja necessário emissão do MDFe para transporte da chamada carga de lotação, quando há somente um CTe ou NFe para um veículo.
Atualmente, todos os estados já estão obrigados a emitir MDFe pelos seus respectivos cronogramas e decretos (como pode ser visto na página Tudo Sobre MDFe ), por isso é importante que o contribuinte esteja atento às particularidades do seu estado, para que não seja pego de surpresa.
Caso haja alguma dúvida em relação ao MDFe e seus procedimentos ou legislação, é possível deixá-la no grupo do Tudo Sobre MDFe na TSDN e alguém de nossa equipe estará pesquisando para responder.
É importante que o contribuinte esteja atento às particularidades do seu estado, para que não seja pego de surpresa e caso haja alguma dúvida em relação ao MDFe e suas leis, é possível deixá-la no grupo do Tudo Sobre MDFe na TSDN.
O MDFe tem as principais finalidades:
Permitir o rastreamento da circulação da carga por parte do fisco
Identificar a empresa responsável pelo transporte e o condutor do veículo
Consolidar as informações do transporte em um arquivo digital
Consolidar todos os documentos fiscais que são referentes ao transporte que está sendo feito e agilizar o registro dos mesmos em lote
Registrar mudanças nas unidades de transporte, carga ou condutor
Registrar o início e fim de uma operação de transporte
Simplificar as obrigações acessórias do contribuinte
A legislação que institui a obrigação de emissão do MDFe é o Ajuste SINIEF n°021 de 10 de dezembro de 2010:
Fica instituído o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - MDF-e -, modelo 58, que deverá ser utilizado pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS, em substituição ao Manifesto de Carga, modelo 25, previsto no inciso XVIII do art. 1º do Convênio SINIEF 06/89 , de 21 de fevereiro de 1989.
Pré requisitos exigidos pelo fisco para a emissão de um MDFe
O contribuinte deve já ser emissor de NFe e/ou CTe registrado na SEFAZ
Para ter a necessidade de emissão de um MDFe, a carga precisa ter mais de uma NFe ou mais de um CTe vinculado (chamada de carga fracionada)
Possuir um certificado digital instalado e válido vinculado ao CNPJ da empresa para realizar a assinatura digital do documento (foi publicado anteriormente no blog qual o melhor certificado para a empresa )
Ter conexão de internet (a emissão de documentos fiscais eletrônicos suporta baixas velocidades, mas é preciso estar atento)
Ter um sistema emissor de MDFe instalado (pode ser próprio ou gratuito)
Entendendo o processo de emissão
O contribuinte respeitando os pré requisitos descritos acima, já está habilitado para emitir o documento em ambiente autorizador do Fisco (chamado de ambiente de produção), já tendo validade jurídica. O preenchimento do documento pode ser feito offline, dentro do sistema emissor antes de ser enviado, porém a transmissão é feita via conexão com internet. É preciso ter em mãos as Notas Fiscais ou Conhecimento de Transporte que estão na carga fracionada do transporte.
Após o preenchimento, o sistema emissor deve assinar o documento digitalmente utilizando o certificado da empresa de seu CNPJ e enviá-lo para o servidor autorizador do Fisco. Ao receber o documento, o servidor utiliza-se de um Schema XSD que faz uma verificação do arquivo XML mediante regras de validação da estrutura do arquivo e retorna uma mensagem sinalizando a autorização ou não do documento. Tudo isso é feito de forma muito rápida pelo servidor e bem semelhante ao processo de autorização da NFe, já conhecido pelo desenvolvedor de software.
Caso haja um problema no preenchimento ou no envio do documento, a mensagem retornada é de uma Rejeição apontando o erro e é preciso corrigir o documento para enviá-lo novamente (consulte rejeições utilizando a busca da TSDN, temos catalogado em nossa rede uma imensidão de mensagens de erro de todos os documentos fiscais).
Se autorizado, o contribuinte está quase liberado para iniciar o transporte das mercadorias. Com a mensagem de autorização, o emissor também terá a chave de acesso para impressão do DAMDFE (Documento Auxiliar do MDFe), que é o documento em papel que comprova que o MDFe foi enviado e autorizado pelo Fisco estando de acordo com a legislação. Ele deve obrigatoriamente acompanhar a mercadoria jutno ao condutor durante todo o transporte para que as autoridades fiscalizadoras, quando necessário, tenham conhecimento de que a carga está autorizada a ser transportada e de quais são os documentos que se referem às mercadorias em transporte.
Com o DAMDFE em mãos, o emitente pode liberar a carga para o transporte .
Depois de autorizado o documento e feita a liberação da carga, existe a possibilidade também, caso a empresa tenha a necessidade, de substituição de condutor. Esse procedimento é realizado por meio de um evento de inclusão de condutor.
No momento da autorização, além da possibilidade de Rejeição, podem ocorrer também problemas técnicos de oscilações nos serviços web do fisco bem como na internet do contribuinte, impedindo a autorização online do documento para liberação da carga. Quando não é possível transmitir o MDFe, o contribuinte pode operar em contingência, realizando alguns procedimentos da seguinte forma:
Alterar a forma de emissão do MDFe de "Normal" para "Contingência"
Imprimir o DAMDFE com a informação no papel que o documento foi emtido em contingência
Após a cessação dos problemas, transmitir o documento via internet para o servidor do fisco respeitando o prazo máximo em lei de 168 horas contatos a partir da emissão do documento
Encerrando um MDFe
Após a finalização do transporte da carga, é preciso realizar um evento de encerramento do MDFe, que significa avisar o Fisco que o fato gerador do documento foi finalizado, ou seja, as mercadorias e o veículo chegaram no ponto final da rota daquele documento.
Caso o transporte não tenha terminado, mas haja necessidade de mudanças nas informações do MDFe que está acobertando uma carga, é preciso também realizar o encerramento do mesmo para que em seguida uma emissão de um novo documento acobertando o trecho restante do percurso seja feita. Todo esse processo de encerramento também é feito via internet no ambiente de registro de eventos.
Enquanto um MDFe está aberto e não encerrado, o veículo que está realizando o transporte não pode fazer a emissão de um novo documento. Portanto, caso haja documentos pendentes que referenciam um veículo é preciso registrar seu cancelamento ou encerramento para que assim seja possível emitir um novo MDFe.
Em um outro texto, explico detalhadamente como fazer o encerramento .
Cancelamento de um MDFe
Caso tenha emitido um MDFe que foi autorizado pelo fisco, o cancelamento do documento é possível ser feito por evento também (detalhes em outro texto do blog ), desde que não tenha sido ultrapassado o prazo de 24 horas após a sua autorização e o transporte não tenha sido feito pelo veículo.