Você sabe como anda a gestão financeira da sua empresa? - YNOS
Então, como retomar as rédeas do controle financeiro? Antes de tudo, é preciso lembrar que existem vários fatores que precisam ser colocados na ponta do lápis e que podem ajudar: controlar o caixa, fazer uma boa gestão de investimentos e contar com soluções tecnológicas que podem automatizar o processo são algumas delas. Neste artigo, separamos esses caminhos que são fundamentais para a manutenção da saúde financeira do negócio. Vamos entender melhor cada um deles? Acompanhe!
Atenção com os custos e com as despesas
Para começar, vale destacar uma diferenciação bem importante, até mesmo para evitar confusões: custos e despesas não são a mesma coisa. Embora ambos sejam gastos, seus propósitos são totalmente diferentes. Isso porque os custos são aqueles gastos ligados com a produção ou comercialização de bens ou serviços. Em outras palavras, quanto mais você vende, mais esse gasto aumenta. Essa área compreende, por exemplo, gastos com matéria-prima, compra de mercadorias para revenda, frete, em alguns casos a comissão dos vendedores e até mesmo custos financeiros, como taxas de boleto ou taxas de cartão de crédito.
Inclusive, para ajudá-lo a fazer um controle cada vez mais eficiente da saúde financeira do negócio, preparamos um e-book que apresenta dicas importantes para uma gestão de custos eficiente. Faça o download gratuito e aproveite:
Por outro lado, as despesas são gastos relacionados com a administração da empresa. São aqueles gastos que existem todos os meses, independentemente de quantas vendas foram feitas no período. Aqui entram as despesas com aluguel, salários do pessoal, cafezinho, telefone e internet, por exemplo.
O controle de caixa na gestão financeira
Agora, com as diferenças entre custos e despesas bem definidas, é hora de voltar os olhos para o pilar da gestão financeira nas empresas: o controle do fluxo de caixa. Isso porque, de todas as ferramentas disponíveis, o fluxo de caixa mostra um panorama realista e seguro do negócio, além de possibilitar a visualização geral de datas para pagamentos, vencimentos e recebimentos, permitindo que o empreendedor tenha todas as informações que precisa para não ser pego de surpresa.
Imagine, por exemplo, que durante um mês específico a sua empresa teve um grande número de vendas a prazo. Se você analisar o gráfico de vendas na sua demonstração de resultados, o famoso DRE, ele naturalmente vai considerar o volume maior de vendas e apontar um mês com uma boa margem de lucro. Porém, você sabe o que vai acontecer se suas despesas começarem a vencer antes que estes valores — os das vendas a prazo — caiam na conta? Sua empresa pode ficar sem capital de giro e dependente de dinheiro externo para fazer a quitação de dívidas ou realizar novas compras.
Em outras palavras, sua empresa pode quebrar dando lucro, e o controle do fluxo de caixa é justamente o instrumento que irá avisá-lo caso isso esteja acontecendo. Como? Explicamos: o fluxo de caixa é gerado usando o regime de caixa, ou seja, você deve usar a data em que o pagamento foi ou será realizado para se programar e conhecer os lançamentos pendentes. Esse relatório irá mostrar como ficará o saldo das contas da empresa ao longo do tempo à medida que as contas a receber e a pagar forem quitadas.
Por isso, é importante que o fluxo de caixa seja alimentado diariamente ou semanalmente — o ideal é ter uma visão de, pelo menos, 90 dias para frente —, inclusive para evitar perder o passo e não conseguir mais controlar as entradas e saídas. Afinal, assim como o DRE cria um panorama do passado, o fluxo de caixa ajuda o empreendedor a visualizar o futuro financeiro, então, utilize-o sem medo!
De olho na gestão de investimentos
É claro que, se o objetivo é manter o negócio nos trilhos, a gestão financeira é um dever do empreendedor. Porém, se engana quem pensa que a única vantagem desse controle é evitar as surpresas desagradáveis. Isso porque, se uma empresa quer crescer, expandir-se, modernizar-se, reestruturar-se, aumentar a capacidade de produção, o controle das finanças também é fundamental, especialmente a gestão de investimentos.
Afinal, o primeiro passo para qualquer grande investimento é fazer um projeto de viabilidade. Uma situação muito comum é quando, por conta de um crescimento dos negócios, o empreendedor resolve usar as sobras de caixa para fazer novos investimentos. Isso, por si só, não é um erro, pois o dinheiro está sobrando, então, não há problemas em reinvesti-lo na própria empresa. Mas você sabe se as contas estão em dia? Se o negócio crescer, há fluxo de caixa o bastante para bancar, talvez, uma filial? Há estrutura para isso?
É preciso lembrar que, ao mesmo passo que os negócios crescem, aumenta também a necessidade de capital de giro — é ele quem ajuda a manter as contas em dia. Até porque manter o controle das finanças da empresa sempre atualizados acaba influenciando bastante na tomada de decisão. Por isso, se você tem planos para crescer em breve, não esqueça de avaliar as reservas, o fluxo de caixa e estudar bastante o cenário econômico antes de se aventurar.
Você já viu que o cuidado com a gestão financeira é essencial não só para garantir a saúde financeira da empresa, mas também para servir como base de qualquer planejamento de curto, médio e longo prazo. Mas para que tudo funcione conforme o planejado, nada melhor do que uma solução automatizada capaz de armazenar e organizar os dados com mais segurança, de modo que os gestores consigam acompanhar todos os processos e tomar decisões mais certeiras para o desenvolvimento da empresa.
Isso sem contar as vantagens de ter todos os documentos organizados. E aqui, não falamos apenas de comprovantes, mas de todos os boletos e contratos. Colocar ordem nessa documentação, além de proporcionar economia de tempo no momento da busca, ajuda o empreendedor a ter em mãos informações cruciais com muito mais agilidade. E por meio dessa organização, também fica mais fácil controlar as contas a pagar, evitando os atrasos e pagamentos de juros e de multas desnecessárias.
É por isso que a automatização dos processos é de extrema importância para que a empresa tenha um bom desenvolvimento. O empreendedor consegue administrar melhor o seu tempo e o da sua equipe, podendo focar os esforços naquilo que realmente traz um retorno positivo para o negócio. Ao invés de gastar horas para levantar informações e emitir um relatório, todos os dados podem ser acessados por meio de um sistema rápido e fácil de usar.
E um bom exemplo de toda essa praticidade aplicada na rotina das empresas é o ERP Radar Empresarial, solução de gestão oferecida pela YNOS que integra de maneira inteligente informações de todas as áreas da empresa, como custos, vendas, finanças e controladoria. Assim, você mantém todos os dados organizados e consegue tomar decisões mais assertivas e seguras sobre suas finanças!
Se você gostou do nosso panorama sobre a gestão financeira e quer aperfeiçoá-la no seu negócio, fale com a gente! Temos sempre uma equipe à disposição para tirar todas as suas dúvidas e mostrar como nosso ERP pode ajudar a sua empresa a crescer cada dia mais.