Portaria de condomínios: Conheça 5 erros comuns - Blog - HELP Administração de Condomínios
Portaria de condomínios: Conheça 5 erros comuns
abril 15, 2021 abril 7, 2021 Help Condominios Uncategorized
A portaria de condomínio merece atenção especial do síndico e das administradoras. Afinal, é a primeira barreira de segurança, já que é deste espaço que se controla a entrada e saída dos moradores e visitantes.
Em alguns condomínios o porteiro fica responsável pelo fluxo de entrada e saída, mas em outros, esse controle também é feito remotamente a partir de uma central. Independente do formato o mais importante é que a portaria cumpra a sua função. Por isso, elencamos abaixo cinco erros muito comuns e que, claro, devem ser evitados. Acompanhe:
1 – Não ter regras claras para portaria
O bom funcionamento da portaria de condomínio depende de regras que, inclusive, devem estar presentes no regimento interno. Sem normas, moradores e, principalmente, funcionários terão dificuldade em saber o que pode ou não ser feito, como permitir a entrada de visitantes sem identificação.
Dessa maneira, a falta de regras influencia diretamente na segurança do condomínio, já que qualquer um pode entrar no endereço. Além de exigir a identificação de visitantes e prestadores de serviços é importante criar outras normas para o recebimento de encomendas, por exemplo.
Vale ressaltar que todas as regras devem ser claras e repassadas para todos os condôminos, funcionários e outros prestadores de serviço do condomínio.
2 – Não orientar o porteiro
Outro equívoco muito comum em condomínios é a negligência com a formação do porteiro. Ele é um funcionário fundamental para o funcionamento da portaria e por isso precisa entender muito bem o seu papel.
Por isso além de conhecer as regras, é importante que ele seja orientado quanto aos momentos em que pode se ausentar para fazer refeições, ir ao banheiro e etc. A cordialidade e o jogo de cintura para lidar com as mais diversas situações são outras competências esperadas para o cargo.
3 – Deixar a portaria aberta
Esse é um erro clássico e inadmissível em um condomínio. Por isso o porteiro deve manter total atenção ao fluxo de pessoas e contar com equipamentos de segurança como câmeras e travas para impedir a entrada de estranhos.
O porteiro não deve sair para abrir o portão, garagem ou receber encomendas mesmo que algum morador insista. Afinal ele nunca pode deixar o seu posto vazio, a não ser que trabalhe em dupla com outro funcionário.
4 – Permitir a entrada de veículos sem identificar o motorista
Anotar a placa do carro não será o suficiente para evitar a entrada de estranhos no condomínio. Por isso é fundamental que o porteiro verifique a identidade das pessoas que estão dentro do carro.
No caso de moradores não será preciso pedir algum tipo de identificação, mas visitantes e prestadores de serviços devem sempre apresentar um documento com foto. É importante anotar o fluxo para que o porteiro preste contas de que entrou ou saiu do condomínio.
5 – Não investir em equipamentos de segurança
Como já adiantamos os equipamentos de segurança são fundamentais para o funcionamento da portaria. Por isso é importante que síndicos e administradoras invistam no que há de mais eficiente no mercado. Nesse sentido, além de câmeras, travas e outros produtos, vale contar com softwares que facilitem o monitoramento.
Alguns condôminos reclamam que esse tipo de investimento custa muito caro ao condomínio e por isso os síndicos devem estar atentos para esclarecer dúvidas e mostrar a eficiência desses sistemas.
Como a portaria de condomínio é a primeira barreira de segurança, síndicos devem atentar aos cinco erros que trouxemos aqui. Portanto oriente os funcionários, evite o acesso de carros sem identificar as pessoas que estão no veículo, crie regras para o fluxo de entrada e saída, invista em equipamentos de segurança e também em uma boa administradora de condomínios que pode auxiliar nessas e outras burocracias.
Depois de conferir os cinco erros cometidos em portarias, veja também sete dicas para aprimorar a segurança em condomínios.