A importância de definir os processos relevantes e a fiel relação entre eles - Fatos e Dados
A norma ISO 9001:2015 apresenta sugere que a gestão eficaz da qualidade depende diretamente da utilização de princípios de melhoria contínua, do foco no cliente e da visão por processos. Esta norma também defende a adoção de uma abordagem sistêmica para a gestão através adequada apresentação da interação dos processos de um bom mapeamento de processos.
A definição dos processos relevantes e a fiel relação entre eles O mapeamento fornece uma visão global das atividades dentro da empresa, mostrando as relações e interdependências entre processos e recursos. Também permite visualizar pontos fortes e fracos, o fluxo de valor da sua empresa e ineficiências e ineficácias em seus processos que comprometem o valor do seu produto final. Assim, você conseguirá implementar planos de melhorias para aprimorar a qualidade de seus produtos/serviços, reduzindo custos, eliminando desperdícios e otimizando processos de trabalho. Portanto, a adequada apresentação da interação dos processos é peça-chave para o estabelecimento e manutenção de programas de melhoria.
Como é realizada a interação dos processos feito o mapeamento de processos?
Para montar o "desenho" global de processos da sua empresa, você deve identificar todos os processos diretamente ligados ao objetivo do negócio. Em seguida, identificar todas as suas atividades e as interações entre estas e outros processos.
É importante deixar claro o fluxo de informações e materiais, desde a necessidade do cliente até a entrega do produto/serviço. Você pode organizar estas informações em fluxogramas, que servirão de base para a criação de procedimentos operacionais e instruções de trabalho. O detalhamento de cada processo analisado mostra as falhas em cada etapa. Se houver falha no processo, utiliza-se o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para a eliminação das causas. Verificada e comprovada a eficácia efetividade das correções é preciso padronizar a melhor forma de execução do processo. Na padronização, o processo é revisado e são identificadas e definidas as saídas esperadas em cada etapa, recursos, responsabilidades e autoridades.
O desenho da interação dos processos mapeamento mostrará aos seus funcionários a importância do seu trabalho e seu impacto no produto final. Isso reduzirá atrasos, retrabalho e riscos de erros causados por colaboradores que não entendem o impacto de suas atividades no produto/serviço.
Para verificar sua competitividade no mercado e a melhoria contínua, você deve estabelecer indicadores e metas para medir estes itens. O desenho da interação dos processos mapeamento exibe os processos críticos da empresa, aqueles cujos resultados agregam valor ao cliente.
É importante lembrar que os processos em uma empresa devem ser dinâmicos e facilmente adaptáveis, bem como seu "desenho" mapa. Diversos fatores podem levar a necessidade de redefinição de processos, criação de novos ou mesmo eliminação de alguns. Assim, é necessária a definição e utilização de uma metodologia de revisão e atualização do fluxo dos processos, para que o "desenho" mapa não se torne obsoleto, perdendo sua função principal.