A APEX faz prestação de contas de Projetos FAPESP?
A Apex oferece o serviço de prestação de contas de Auxílios da FAPESP, exclusivo para os docentes da unidade através da Diretoria de Pesquisa e Extensão, porém não atua na execução do projeto. O serviço também não está disponível para bolsas de IC, Mestrado, Doutorado e BEPE.
Para a plena utilização desse serviço, é necessário que aqueles que se interessarem, entreguem na Diretoria de Pesquisa e Extensão os seguintes documentos:
Para Processos Novos:
- Cópia do termo de Outorga e o despacho emitido pela Fapesp.
- Login e senha do Sistema Agilis da Fapesp
Para Processos em andamento, além dos itens citados acima, são necessários ainda:
- Notas fiscais já classificadas (por exemplo: reserva técnica, ou benefícios complementares)
- Cópia do Termo de Outorga
Assim que o Termo de Outorga for assinado, será agendada também a prestação de contas. Os documentos e notas podem ser enviados ao longo do ano. Para evitar qualquer imprevisto e para os prazos sejam totalmente respeitados, é necessário que esta documentação seja enviada com no mínimo 30 dias de antecedência da prestação de contas. Solicitamos que os docentes observem com muita atenção os seguintes pontos:
MATERIAL PERMANENTE OU DE CONSUMO
- Nas aquisições de bens de pesquisa, sejam eles permanente ou de consumo, adquiridos no território nacional, pelos pesquisadores FAPESP, os documentos fiscais deverão ser emitidos em nome da FAPESP:
- É necessário fazer constar no corpo da Nota Fiscal/DANFE o número do processo FAPESP e local de entrega do bem
- Documentos fiscais de aquisição de bens para pesquisa em nome do pesquisador, serão glosados quando da prestação de contas
- Quando a aquisição se der em território paulista, o pesquisador deverá informar ao emitente (fornecedor) para aplicar a isenção do ICMS (18%) com base no Decreto 48.034/2003 (que altera o artigo 55 do Regulamento do ICMS/SP) isentando as compras em nome da FAPESP.
- Após a compra de um material permanente (equipamentos, móveis, etc.) contatar o setor de patrimônio da Unidade para patrimoniar o bem "em comodato". Esse procedimento é importante para que o material esteja registrado na instituição e também para efeitos de seguro.
- Especificamente para Projetos Temáticos, nos quais ocorre a doação de materiais permanentes a outra instituição, diferente da constante no Termo de Outorga, devem ser apresentados, no envio da prestação de contas, os seguintes documentos:
a) Solicitação, contendo anuência do Diretor da Faculdade, para que os materiais sejam doados a outra instituição;
b) Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Materiais por Cessão de Uso e/ou Doação, em duas vias, assinado pelo Diretor da outra instituição, para que a Fapesp possa analisar e efetuar a doação em separado.
- Para contratação de seguro de equipamentos adquiridos em nome da FAPESP (exemplos: notebook, filmadora, câmera fotográfica), o seguro será contratado no nome e CPF do Outorgado, utilizando recursos da Reserva Técnica, já que se trata de serviço.
- Notas fiscais fatura devem vir acompanhadas de uma duplicata quitada, recibo, boleto autenticado ou carimbo oficial da empresa. Comprovante de depósito em conta não é aceito como comprovante de pagamento. Carimbo de recebido na nota só é aceito se constar o nome da empresa e se tiver nome legível e RG de quem recebeu.
- As contratações de Serviços não seguem as mesmas diretrizes e os documentos fiscais devem ser emitidos em nome do pesquisador/outorgado.
- Antes de realizar uma compra, consultar (e guardar) se a empresa está apta nos cadastros fiscais públicos. Esta consulta deve ser feita nas páginas:
cadin_estadual/pages/publ/cadin.aspx
www.receita.fazenda.gov.br utilizando o número do CNPJ da empresa.
Caso a empresa conste como "inativa", "não habilitada" ou com pendências listadas, não efetuar a compra em nenhuma hipótese, ou solicite que a empresa se regularize e aguarde tal regularização.
- Para compras com valor superior a 10 salários mínimos (valor nacional) é necessário fazer 3 cotações de preços. Esta regra é válida inclusive para compra de passagem aérea, bem como qualquer outro serviço de terceiros. Notas emitidas no período de 30 dias pela mesma empresa têm seus valores somados, e se a soma for superior a 10 salários mínimos, são necessários 3 orçamentos.
- Quando o docente trouxer as notas e comprovantes até a Apex, sinalizar toda a documentação por rubrica (Exemplo: Material permanente, material de Consumo, Reserva Técnica) além de colocar seu nome e número do processo (tudo à lápis).
- Sempre que o documento fiscal emitido pela empresa for o DANFE (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) realizar a consulta dele no site da Secretaria da Fazenda e anexar ao documento para envio à Fapesp na Prestação de Contas. A consulta pode ser feita através da "chave de acesso" contida no DANFE e fica disponível apenas 180 dias após a sua emissão. Link: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=
- Não são aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem sua clareza, salvo se for emitida carta de correção pelo fornecedor.
- É proibido fazer transposição/remanejamento da verba constante no Termo de Outorga, sem autorização prévia da Fapesp.
- Ressaltamos que não serão recebidos documentos que não estejam em conformidade com as regras exigidas pela Fapesp. É de inteira responsabilidade do Outorgado a regularização dos documentos.