Como organizar pessoas desorganizadas: motive sua equipe a mudar – FM2S
Última modificação: 19 de abril de 2019
Trabalhar com pessoas desorganizadas pode ser uma experiência estressante, especialmente quando ela começa a afetar sua própria produtividade. Mas o que você pode fazer sobre isso? É sua responsabilidade ajudá-los a se organizar? Se sim, como você faz com tato?
Imagine este cenário: depois de uma semana de trabalho, você envia um relatório importante para o seu colega. A tarefa dele é editar o texto e tomar algumas decisões importantes para finalizar parte do conteúdo. O prazo ainda está faltando três semanas, mas você espera que ele termine logo, porque você terá mais trabalho para fazer depois que ele lhe der a contribuição dele. Seu colega, no entanto, adia a realização das alterações. Depois de vários lembretes de você, ele envia de volta no dia anterior ao seu prazo. Isso significa que você precisa se apressar para concluir as alterações finais no tempo. Seu atraso causou-lhe algum estresse sério e não é a primeira vez que isso acontece.
Neste artigo, veremos como ajudar outras pessoas a se organizar. Quer sejam colegas, membros da equipe ou até mesmo seu gerente, exploraremos estratégias para ajudá-lo a ajudá-los.
Antes de começar a procurar soluções, reserve um tempo para descobrir por que elas estão desorganizadas. Faça as seguintes perguntas:
Eles entendem porque é importante ser organizado?
Eles acham que organizar não é importante? Se assim for, eles podem ser habitualmente desorganizados. Talvez eles não vejam sua desorganização como um problema para si mesmos, então eles acreditam que isso não é um problema para ninguém. Você precisará torná-los conscientes de como sua desorganização afeta você.
Eles estão passando por desorganização situacional? Isso ocorre quando uma pessoa experimenta uma situação ou evento traumático ou único. Por exemplo, um novo emprego ou promoção, divórcio, morte de um membro da família ou projeto demorado podem causar desorganização repentina.
Eles "prosperam" em sua desorganização? Algumas pessoas criam subconscientemente caos e "emergências artificiais" para se manterem interessadas no que estão fazendo. Eles acham que funcionam melhor sob prazos apertados e podem até ter um "burburinho de adrenalina" com eles.
Eles têm uma condição médica que pode causar desorganização moderada a grave? Depressão, transtorno bipolar, transtorno de déficit de atenção (ADD) ou mesmo uma doença de longa duração podem ser uma causa. Se você suspeitar que alguém tem uma condição médica que não está sendo tratada, fale com a pessoa sobre a busca de ajuda médica.
Depois de identificar por que você acha que o indivíduo está desorganizado, experimente algumas das estratégias abaixo para ajudar.
Se as pessoas não sabem se organizar ou porque devem se preocupar em ser mais organizadas, isso pode ser uma solução bastante fácil.
Expresse suas preocupações – Comece informando que você está preocupado com a desorganização deles. Você quer vê-los bem sucedidos, mas acredita que a desorganização deles os deterá.
Concentre-se nos benefícios da organização – Seus colegas podem não querer investir tempo ou esforço para mudar, portanto, certifique-se de enfatizar os benefícios da organização. Deixe-os saber que provavelmente terão menos estresse, mais tempo e maior produtividade se passarem o tempo agora para se organizar. Além disso, ser organizado pode abrir as portas para algumas grandes oportunidades no futuro.
Se você suspeitar que uma pessoa está simplesmente desmotivada para se organizar, então você precisa fazê-la perceber o quanto seu estilo de trabalho caótico afeta você e os outros.
Deixe claro que a desorganização está lhe causando estresse – Mencione exemplos específicos de situações passadas em que sua desorganização o impactou de maneira negativa. Saber como suas ações afetam você pode motivá-los a mudar.
Explique os benefícios da organização no que se refere a eles – Por exemplo, se o seu colega sempre apresentar seus projetos com atraso, então saiba que isso reflete mal para ele profissionalmente. Se ele quiser uma promoção ou aumento de responsabilidades, ele deve se organizar.
Descubra por que eles estão desmotivados – Por exemplo, talvez você precise de um relatório de estatísticas do seu colega no dia 15 de cada mês e ele nunca envia o relatório a tempo. Uma vez que você começa a perguntar a ele sobre isso, ele diz que odeia fazer o relatório porque não se sente confiante em relação às estatísticas, por isso, regularmente, demora a trabalhar nisso. Algum treinamento extra pode ser tudo o que é necessário para dar ao seu colega o conhecimento de que ele precisa para se sentir à vontade para fazer essa tarefa a tempo.
Discipline, se necessário – Se você gerencia pessoas cuja desorganização afeta seu desempenho – e o treinamento ou treinamento não leva a melhorias – pode ser necessário tomar medidas disciplinares.
Organizando seu gerente
Quando o seu gerente é o desorganizado, a situação pode se tornar complicada.
É tentador fazer apenas tarefas-chave para que eles se salvem do estresse causado por sua desorganização. Se você é seu assistente pessoal ou se você foi contratado especificamente para suas habilidades organizacionais, isso pode ser bom. No entanto, se esse não for o seu trabalho, o trabalho do seu gerente só aumentará sua carga de trabalho atual e o nível de estresse. Também pode motivá-los a continuar com seus hábitos desorganizados.
Comece trazendo a questão para a atenção do seu gerente. Talvez eles realmente não percebam que seus maus hábitos têm um efeito negativo em você e no resto da equipe.
Você também pode ajudar seu gerente a se organizar, colocando em prática alguns desses sistemas que facilitam a comunicação e o trabalho:
Use arquivos codificados por cor – eles ajudam a organizar o trabalho transferido entre as pessoas. Por exemplo, coloque itens que são urgentes em pastas vermelhas, itens que precisam de assinaturas em pastas verdes, itens que precisam ser revistos em pastas azuis e assim por diante. Se tudo estiver no mesmo tipo de pasta, coisas importantes e coisas sem importância serão misturadas. Mas um sistema codificado por cores ajuda o seu gerente a lembrar que ação eles precisam fazer em cada item.
Use linhas de assunto descritivo em e-mails – quando você envia e-mails para seu gerente, certifique-se de que a linha de assunto comunica informações essenciais que podem ser facilmente identificadas posteriormente. Lembre-se, a linha de assunto é como uma manchete! Ela deve comunicar informações cruciais e chamar atenção.
Limite de escolhas – Muitas pessoas desorganizadas têm dificuldade em tomar decisões. Se esse for o caso do seu gerente, limite as opções para que as decisões sejam mais fáceis. Por exemplo, se eles forem viajar para uma conferência, não listem seis hotéis em potencial. Em vez disso, liste três hotéis que você acha que são os melhores. Limitar as escolhas ajuda as pessoas a se sentirem menos sobrecarregadas e mais capazes de lidar com a tomada de decisão.
Mais dicas para organizar
Às vezes, algumas pequenas mudanças em seu próprio estilo de trabalho fazem uma grande diferença quando se trabalha com um colega de trabalho ou gerente desorganizado. Tente estas dicas:
Combine informações sobre o mesmo assunto em um lugar só – Se você enviar uma série de e-mails separados, sobre o mesmo assunto e durante vários dias, eles podem ser facilmente perdidos ou separados um do outro. Mas se você combinar informações essenciais em um documento (eletrônico ou em papel), é mais fácil manter essas informações juntas.
Agende de acordo – considere os níveis de desorganização das pessoas quando agendar as coisas. Isso significa que, se precisar de algo deles, peça-o assim que souber que precisa. Permita-se bastante tempo, sempre que estiver dependendo deles para qualquer coisa, e defina prazos finais para a entrega de trabalho para permitir sua desorganização.
Traga um especialista em organização – Um grande palestrante pode fazer os membros de sua equipe perceberem por que precisam se organizar, e dar a eles estratégias para agir.
Defina metas da organização – Se você gerencia pessoas desorganizadas, pode ser útil definir metas da organização como metas de desempenho. Deixe-os saber que você medirá seus esforços na próxima avaliação de desempenho.
Elogie os esforços – Toda vez que você vê seus colegas progredindo, lembre-se de elogiar seus esforços, não importa quão pequenos sejam. Se você deixá-los saber como seus esforços para se organizar estão ajudando, você pode mantê-los motivados para continuar.