Certa manhã um caçador ao entrar na floresta encontrou um forte lenhador que tentava derrubar uma árvore. Ele passou o dia todo caçando e ao retornar vê o lenhador, que ainda continuava tentando derrubar a mesma árvore. Percebendo que o machado não estava afiado, disse: - Por que você não afia esse machado? O lenhador lhe respondeu: - Não posso. Eu não tenho tempo.
Os cursos de administração do tempo que conheço oferecem boas ferramentas, mas não resolvem situações bem abstratas como àquelas onde temos de decidir entre uma série de pequenas coisas urgentes e outras importantes. Se atendermos as pequenas coisas urgentes, resolveremos várias, entre elas algumas que trarão consequências desagradáveis se não forem encaminhadas, mas absorveremos nosso tempo e deixaremos de fazer outras essenciais, que ficarão para traz.
Outra situação difícil de decidir é quando algo é dinâmico-rotineiro ou é pontual. Algumas tarefas são rotineiras, isto é, precisam ser vistas todos os dias. Já outras são pontuais, precisam ser analisadas e/ou realizadas uma vez por mês ou em intervalos longos. O que isso muda? Muda a forma de agendar a realização do compromisso, pois sabendo ser pontual separamos um tempo especial, sem interrupções, somente para ele. Sabendo ser rotineiro, já nos permitimos fazê-lo entre outras tarefas e interrupções.
Diante de uma tarefa faça algumas perguntas: Por que é feita diariamente? Analise se é uma atividade que realmente precisa ser feita todos os dias. Se a resposta for sim, faça. Se for não, comece a realizá-la semanalmente ou mensalmente. Porque é feita semanalmente? Idem, idem. Faça o mesmo com as atividades mensais e semestrais. Outra pergunta importante: Por que eu devo fazer? Se somente você pode fazer, faça-o, se não, delegue. Ou seja, quando aparece algo para fazer ao invés de perguntar: O que faço? Pergunte: Quem pode fazer?
Organize sua agenda mensal em três níveis. 80% dos seus dias para as tarefas rotineiras, onde você exerce sua atividade fim. Se for vendedor, vende. Se for médico atende o consultório. Se for empresário atende as demandas gerenciais, etc.. Depois, separe uma manhã da semana para aquelas pequenas atividades que ocupam pouco tempo para serem solucionadas. A seguir, separe uma manhã ou um dia por semana para "amolar o machado", ou seja, atender as tarefas essenciais, de alta importância e que necessitam de planejamento, análise apurada e reflexão.
Se truncou o compromisso, não se zangue, adie e remarque sem remorsos. Priorize sempre. Apague, exclua tudo que não for importante para sua vida. Não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje. Mas não faça hoje o que deve ser feito só amanhã, quando novos horizontes serão desbravados. Planeje menos coisas para o seu dia, porque quase tudo demora mais para ser feito do que se pensa. Nunca toque a mesma folha de papel duas vezes, encaminhe-a, arquive-a ou jogue-a fora.
A mente gasta tanta energia ante a resolução de um problema que a ansiedade pelo que ainda está por ser feito o deixa ainda mais distante de alcançar o que almeja. Gerenciar o tempo é gerenciar a nós mesmos, é foco, propósito e prioridade. Tire tempo para afiar o machado e seja fiel às decisões que tomou. Pense nisso, mas pense agora!