Artigo 027 - Como analisar e evitar falhas na empresa
É comum na nossa vida particular e no nosso trabalho em empresas cometermos erros que ocasionam outros erros etc., prejudicando o bom andamento das nossas vidas e nas nossas empresas.
Mas a pior coisa que pode acontecer é repetir erros e não aprender com nossos erros ou falhas.
Neste artigo vamos demonstrar algumas técnicas para evitar que ocorram erros ou falhas, mesmo sem nunca terem ocorrido e também caso elas ocorram tomemos providências e ações proativas para que não se repitam.
Todos conhecem a denominação de erros cometidos. Mas normalmente tem dificuldade quando o assunto é uma falha ou mesmo um defeito, seja numa ocorrência de um ativo, bem ou equipamento, até mesmo na realização de um procedimento ou uma tarefa.
Falha é quando a conseqüência sobre você, suas ações, sua reputação ou seu patrimônio, ou ainda de sua empresa são prejudicados em parte ou na totalidade.
Um fato que não prejudica nem em parte algum item acima não se constitui uma falha e sim um defeito ou simplesmente um fato a ser analisado.
Devemos sempre analisar os fatos incomuns e principalmente as falhas.
Como ocorrem as falhas
Sempre ocorrem após alguns avisos e sintomas que não são tratados. Igual ao que ocorre com nossa saúde. O nosso corpo sempre nos avisa antes de algo mais grave aconteça.
Normalmente as falhas ocorrem em função de uma série de coincidências simultâneas de causas. Mas sempre existe uma causa raiz.
Portanto, uma boa forma de prevenir a ocorrência de falhas é analisar os sintomas e defeitos que ocorrem antes de uma falha. E então determinar a causa raiz que mais determina a ocorrência de falha.
Quais as ferramentas podemos usar para analisar as falhas e chegar as ações
Uma das ferramentas mais usuais é a "FMECA = Failure Mode, Effects and Criticality Analysis", ou seja, Análise dos Modos de Falha, seus efeitos considerando a criticidade.
Nessa metodologia e com essa ferramenta podemos determinar as possíveis falhas que podem ocorrer, sua repercussão com os efeitos e conseqüências, considerando a criticidade dos fatos e de seus objetos de falha.
Junto com essa ferramenta podemos usar todas as ferramentas do sistema de qualidade e análise de causas, como:
• Análise de causa raiz etc.
Todas essas ferramentas bastante divulgadas e encontradas na Internet.
Como utilizar a ferramenta FMECA
Assim preenchem-se um formulário padrão:
• Listar todos os assuntos, ativos, tarefas onde podem ocorrer falhas;
• Determinam-se essas falhas e preferencialmente estabelecem-se as codificações
padrões para esses tipos de falhas;
• Determinam-se todas as conseqüências e efeitos que podem gerar cada falha;
• Pontua-se através de notas de avaliação cada conseqüência padrão determinada
entre as conseqüências possíveis para os tipos de falhas analisados;
• Obtem-se o índice de risco para cada falha, através de uma matriz de risco
• Determina-se a probabilidade de ocorrência, através de uma gradação de avaliações;
• Avalia-se o novo índice de risco. Nos riscos altos e médios avaliam-se as causas
e determinam-se as ações a serem tomadas.
Normalmente nessas primeiras avaliações, antes de determinar as causas são feitas as análises sem a existência de qualquer procedimento, ações mitigadoras etc. para eliminar ou reduzir as falhas.
Faz-se uma nova avaliação identificando as probabilidades com os procedimentos existentes, normas legais e regras obrigatórias da empresa etc.
Confirmando o índice de risco nesses casos e ficando alto ou médio são determinadas as causas raízes e ações a serem tomadas, com cálculo do risco final, que deve ser sempre baixo.
Podemos aplicar essa ferramenta também para análise de defeitos ou fatos relevantes nos antecipando as falhas que podem vir com os defeitos e sintomas anormais que ainda não causaram falhas.
O mais importante para efetivo controle da ocorrência de falhas e defeitos
Não adianta elaborarmos essas análises se não efetivarmos um perfeito controle sobre as ações determinadas que necessitem ser corrigidas com as ações e providencias determinadas.
Para tal, devem-se criar tabelas padrões de códigos e descrição de falhas, defeitos, sintomas, causas, conseqüências e ações que devem ser adotas tanto nas ferramentas FMECA e outras, bem como no software de gestão de análise de falhas.
Assim deve existir Ordens de Serviço relativas as tarefas ocorridas, com todas as identificações de falhas e defeitos, componentes ou tarefa onde ocorreu a falha, causas e causa raiz da falha, ações tomadas e ações a tomar. Todas com identificação através de códigos padronizados em campos específicos do formulário de OS.
Se houve um erro ou falha que não foi resolvida na OS de origem deve ser aberta uma OS de correção ou não-conformidade com todas as ações e seus controle. Assim não fica pendente nenhuma ação proativa para minimizar e principalmente evitar a ocorrência das causas que originam as falhas.
De acordo com essas avaliações podemos determinar se estão ocorrendo as falhas previstas e com que taxa de ocorrência das falhas (probabilidade). Isso é facilitado com a adoção dos mesmos códigos utilizados na Planilha de Análise de Falhas (FMECA) e no Software de Gestão de Serviços.
Assim através de relatórios periódicos dessas ocorrências podemos redefinir os planos sistemáticos de tarefas a serem implantados ou revisados, com as ações para minimizar ou eliminar realmente as falhas.
Esse processo deve ser repetido continuamente de forma cíclica com análise das falhas e com a revisão das ações.
Todos esses procedimentos podem ser adotados com relação a defeitos.
Através de metodologia padronizada e organizada podemos prevenir várias ocorrências danosas, desde que sejam seguidas todas as recomendações. Também não adianta elaborar um plano bonito e não realizar análises.