Entenda como a Matriz GUT pode solucionar problemas da empresa
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Administrativo Secretaria
Gerenciamento de Projetos Gestão Estratégica
Robson Camargo
Se você tem dificuldades em priorizar tarefas, saiba que este problema pode ser resolvido com a Matriz GUT. Não se trata de mágica nem é algo tão difícil assim.
A Matriz Gut, entre as várias ferramentas que existem para ajudar os administradores e elevar o nível de qualidade da gestão, é uma das mais eficientes. Conheça mais!
O que é Matriz Gut?
A Matriz GUT é uma ferramenta de análise de Gravidade, Urgência e Tendência. Essa matriz de priorização serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (de piorar com rapidez ou de forma lenta).
Por meio da matriz de Gut, os problemas de uma empresa podem ser solucionados de uma forma mais criteriosa e estratégica, gerando assim melhores resultados e menores impactos das consequências oriundas destes problemas.
Com uma matriz GUT você pode ter auxílio em estratégias, planejamento estratégico ou mesmo na aplicação em conjunto com ferramentas como a análise SWOT, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa ou Ciclo PDCA.
Essa matriz de prioridades também pode ajudar e muito no Gerenciamento de Riscos, na identificação e estabelecimento dos impactos dos riscos. Com uma matriz GUT, você pode decidir quais riscos serão resolvidos prioritariamente, quais esforços despenderá e, inclusive, quais não vale a pena considerar.
Como fazer a Matriz GUT?
Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento das 3 classificações de problemas. Confira cada um deles:
É analisada de acordo com a intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5 de acordo com o seguinte critério:
pouco grave
É analisada pela pressão do tempo para resolver determinada situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. Exemplos de problemas urgentes são prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:
pode esperar
pouco urgente
urgente, merece atenção no curto prazo
necessidade de ação imediata
É analisada conforme a tendência de evolução da situação. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo.
não irá mudar
irá piorar a longo prazo
irá piorar a médio prazo
irá piorar a curto prazo
irá piorar rapidamente
Como montar a Matriz GUT
Confira agora um passo a passo de como montar a Matriz GUT. Precisamos ficar atentos porque esse é um exercício de entendimento de quais são os seus principais problemas.
Passo 1 – Liste seus problemas
Passo 2 – Classifique seus problemas para cada uma das 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência)
Passo 3 – Faça o ranking dos seus principais problemas (multiplicando as 3 notas)
Passo 4 – Analise onde estão seus pontos fracos (ranking principais problemas)
Passo 5 – Elabore planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir os problemas
A matriz GUT é uma aliada no acompanhamento de projetos, além de contribuir para a sua tomada de decisão estratégica.
Essa ferramenta também auxilia na alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos na sua empresa. Portanto, muito útil para a gestão de custos.
Como ela se propõe, você pode priorizar os problemas que têm potencial de causar mais danos para a sua empresa, ou seu projeto.
Por fim, para ajudar ainda mais sua empresa, a técnica pode ser aplicada sozinha ou em conjunto com outras ferramentas.
A implementação da matriz Gut é simples e ela pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor. E também pode ser aplicada à sua realidade pessoal.
A matriz GUT possibilita ao gestor ter uma perspectiva do que está acontecendo, do que precisa ser feito primeiro, de como e quando executar ações para enfrentar os desafios em sua empresa.
Mas isso vai depender, é claro, da análise correta das particularidades específicas de cada um de seus problemas.
É uma etapa decisiva para classificá-los da melhor maneira possível, sempre com foco em planejar e executar ações para solucionar o que for mais grave primeiro.
Compreendeu porque a Matriz GUT pode ajudar a solucionar problemas em sua empresa? Ainda tem dúvidas? Fale com a gente!
Vamos aproveitar para ver um vídeo sobre gestão de tempo:
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca "REP" RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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