Como otimizar a gestão de contratos de forma eficiente e segura?
A gestão de contratos é uma das principais atribuições administrativas de uma empresa de serviços. O que proporciona o controle sobre todas as etapas previstas, desde o início até o encerramento do serviço prestado.
Neste sentido, a gestão do ciclo de vida de contratos garante que os gestores tenham conhecimento sobre todos os processos, como criação, execução, finalização ou renovação.
A seguir, conheça o impacto da gestão de contratos e como realizá-la de maneira mais eficiente.
Veja também: Conheça os principais indicadores de performance do setor de serviços
A gestão de contratos deve ser função central para que a empresa tenha controle sobre as próprias atividades. São diversos os benefícios associados à eficácia dessa tarefa como por exemplo:
Melhora do controle e previsibilidade financeira de forma que os gestores tenham uma visão geral de todos os serviços realizados em determinado período;
Planejamento na prestação de serviços, visto que a equipe consegue saber quais contratos serão encerrados ou renovados;
Adequação das compras de insumos, já que, ao deixar de atender determinado cliente, haverá um impacto direto nas compras realizadas.
Portanto, o gerenciamento de contratos é determinante para aumentar os resultados das empresas de serviços.
Como melhorar a gestão de contratos da empresa?
Atualmente, a gestão de contratos pode ser desenvolvida utilizando ferramentas digitais. Por isso, veja os principais fatores que devem ser levados em conta para otimizar essa atividade!
Um primeiro aspecto a ser considerado pelos gestores é a estrutura de segurança da informação. O que garante a confidencialidade dos contratos firmados.
Assim, é fundamental ter um sistema de segurança que mitigue ataques virtuais e também desenvolver estruturas de segurança interna. Isso evita que colaboradores acessem informações não correspondentes às funções exercidas.
Qualificar os colaboradores para que eles executem uma gestão de contratos eficiente é fundamental.
Nesse aspecto, vale destacar tanto as funções técnicas como as estratégicas para desempenhar esta atividade. Por exemplo:
Entender a relevância desse processo;
Conhecer os intervalos de monitoramento;
Identificar as informações mais relevantes;
3. Relatórios periódicos
A emissão periódica de relatórios por meio de uma ferramenta é essencial para que os gestores consigam acompanhar a execução do contrato. Assim como, é possível monitorar as alterações contratuais e até mesmo a proximidade com o encerramento da prestação de serviços.
Os relatórios devem contemplar as informações mais relevantes ao acompanhamento, como:
Data do contrato;
Solicitações emergenciais e outras.
4. Implementação do sistema ERP
A adoção de um sistema ERP (sistema integrado de gestão empresarial) é um dos principais fatores quando o assunto é otimizar a gestão de contratos da empresa com eficiência e segurança.
A ferramenta dispõe de funcionalidades que integram os diferentes departamentos, como compras, vendas, atendimento ao cliente e outras.
Dessa forma, os responsáveis pelos contratos têm fácil acesso às informações de todos os setores. O que garante uma visão total dos serviços realizados pelo negócio e embasa a tomada de decisão a partir de dados estratégicos.
O SAP Business One é um sistema ERP, disponibilizado no Brasil pela Ramo Sistemas, com funções específicas para pequenas e médias empresas (PMEs). Assim, conta com funcionalidades essenciais para a gestão de contratos.
Com o software, a empresa pode gerenciar contratos de garantia e serviço de forma eficiente, registrar e responder as chamadas de serviço em menos tempo. O que garante satisfação dos clientes e maior taxa de renovação das parcerias.
Além disso, a ferramenta melhora a gestão de operações e proporciona maior eficiência empresarial. Tudo por meio da otimização de processos, integração de departamentos e centralidade de dados.