Gestão de Escritório de Advocacia: otimizando os processos na prática | Em tempo
A gestão de escritório de advocacia não é tarefa fácil, mas boas práticas trazem o sucesso
Em Tempo* 26 de julho de 2019 - 09:08
A produtividade é atualmente na advocacia um fator de competitividade | Foto: Divulgação
Para qualquer escritório de advocacia, informações e dados possuem um papel central. Afinal, eles são a base de diversas rotinas e são essenciais para qualquer advogado executar seu trabalho. Por este motivo, é preciso garantir a acessibilidade e segurança. Uma das formas de se fazer isso, é por meio da gestão da informação.
Tanto o conceito quanto a criação de práticas voltadas à gestão da informação é algo novo para muitos escritórios e advogados. No entanto, na medida em que mais profissionais estão se interessando sobre o tema, mais escritórios vêm ganhando com a melhoria da produtividade e segurança de dados.
O que é gestão da informação na advocacia
A gestão da informação nada mais é do que uma série de práticas utilizadas pelo escritório para garantir que seus dados e informações se tornem acessíveis a quem precisa. Da mesma maneira, ela serve para assegurar que dados importantes ou sigilosos de clientes ou do próprio escritório não caiam nas mãos de pessoas erradas.
Por meio de um conjunto de práticas é possível manter os dados e informações organizados, para que sejam facilmente encontrados pelos profissionais. Os procedimentos incluem o processamento, armazenamento, classificação, identificação e compartilhamento de dados, tanto físicos quanto digitais.
Dados e informações sempre acessíveis melhoram a produtividade dentro do escritório, já que profissionais não perdem tempo para encontrá-los. Da mesma forma, agilizam o atendimento e facilitam o processo de tomada de decisões.
Práticas de gestão de informação na advocacia
São inúmeras as práticas que podem ser implementadas pelos escritórios de advocacia visando à gestão de informação eficiente. Hoje o advogado conta com diversas ferramentas e, graças à tecnologia, ficou muito mais fácil organizar dados e protegê-los.
Atualização do cadastro de clientes
Ter um cadastro de clientes organizado e atualizado é a base para realizar uma comunicação eficiente com a própria cartela. Atualmente, muitos advogados estão atentos ao atendimento, pois sabem o quão importante ele é na hora de fidelizar clientes e melhorar a reputação no mercado,, gerando novas contratações.
Clientes precisam ser constantemente informados sobre o seu caso. Portanto, se o escritório não conta com uma base de dados organizada e atualizada, há chances de que o cliente não receba o devido suporte jurídico.
Registro de dados relativos a prospecções e parcerias
Além da organização e atualização do cadastro de clientes, outra medida relativa à gestão da informação é o registro e organização de dados relativos a prospecções e parcerias. A advocacia oferece serviços pontuais ao mercado. Logo, todo escritório precisa ter ações e estratégias para se manter constantemente prospectando.
Escritórios que não possuem uma base de dados de contatos importantes, seja de potenciais clientes ou de parceiros, acaba perdendo oportunidades e rentabilidade.
Para tornar um escritório competitivo, a palavra de ordem é alta performance. E nenhuma banca consegue ser produtiva se o time de advogados não está engajado e alinhado. Para manter a equipe envolvida e comprometida, é essencial que todo advogado tenha acesso às informações de que precisa. A vantagem de armazenar dados na nuvem é que essas informações podem estar acessíveis simultaneamente para diferentes profissionais.
Sempre que um cliente liga para o escritório, um advogado precisa elaborar uma peça ou ainda se preparar para uma audiência, é necessário que todas as informações sobre um determinado processo estejam a mão. Essa não é uma tarefa simples, já que muitos escritórios têm um número grande de processos e é justamente nesse aspecto que a gestão da informação pode fazer toda a diferença.
Hoje, escritórios podem lançar mão de recursos como o software jurídico, que facilita a gestão inteligente de processos. É um recurso que permite não só acompanhar os processos e prazos de forma automatizada, como favorece ao gestor acessar dados com agilidade. Com a ferramenta, tudo o que o advogado precisa é inserir suas informações para em poucos cliques localizar a informação que precisa.
Documentação e registro de dados financeiros
Além dos dados de processos e clientes, informações financeiras também devem ser acessíveis e organizadas, além de claro, seguras. A gestão financeira é um dos pilares que garantem o futuro e o sucesso de um escritório. Muitas vezes, esses dados são utilizados para o processo de tomada de decisão do advogado gestor. Logo, ter esses dados sistematizados e acessíveis também integra uma boa gestão da informação.
Nesse quesito, o software para advogados também oferece muitos benefícios. A ferramenta permite realizar desde as tarefas mais simples, como o controle de contas a pagar e receber, até operações completas, como repasses financeiros de contas de parceiros.
A produtividade é atualmente na advocacia um fator de competitividade no mercado. Por isso, todo advogado deve pesquisar em investir em boas práticas que garantam a melhoria da performance da banca. A gestão da informação é um conjunto de práticas que não deve ser ignorado por escritórios e profissionais que buscam mais eficiência e resultados.