Entrevistamos a consultora Bete D’elia para falar sobre O Profissional de Secretariado como Gerador de Resultados. A maioria das empresas trabalha com indicadores de resultados como base para as avaliações de desempenho dos funcionários, mas essas medições raramente são incorporadas ao papel da secretária, por isso o assunto despertou curiosidade entre as profissionais da área e recebemos diversas mensagens com dúvidas sobre a melhor forma de fazer essa mensuração.
Lembre-se de que o profissional de secretariado é quem representa a empresa, pois conecta líderes e clientes. As pessoas fazem negócios com quem as atendem bem, desde o primeiro contato, e negócios são resultados positivos.
Já parou pra contar quantos atendimentos são feitos por dia? Por semana? Por mês? Mensure e dê visibilidade às suas ações e os resultados gerados através delas!
A professora Bete D’Elia explica o passo a passo de como esse monitoramento deve ser feito. Confira algumas dicas:
1. Identifique e defina as áreas de resultado mais importantes, tendo em mente que o importante é medir quantidade x tempo. Exemplos: atendimento a cliente externo por telefone, agendamento de passagens aéreas e follow-up.
2. Escolha o período em que vai efetuar a mensuração, considerando seu ritmo diário. Exemplos: relatórios semanas, quinzenais ou mensais.
3. Crie uma tabela no Excel, ou um arquivo no formato que considere mais adequado, com áreas, quantidade e tempo em colunas separadas. A organização facilita na hora de mostrar a sua produtividade ao gestor, principalmente para a criação de gráficos de desempenho.
4. Anote primeiro as quantidades. Exemplo para 20 atendimentos diários: multiplicar 20 (média diária) x 5 dias úteis (semana) = 100 atendimentos por semana em uma área específica.
5. Depois, avalie o tempo médio. Considerando que a sua média seja de 2 minutos para cada atendimento, a conta será 100 atendimentos semanais x 2 minutos = 200 minutos = cerca de 3 horas e 20 minutos por semana gastos para esta atividade.
6. Em casos onde a unidade de medida é apenas tempo, fica ainda mais fácil. Exemplo: 30 minutos diários para fazer follow-up x 5 dias da semana = 150 minutos = 2 horas e 30 minutos para fazer follow-up semanalmente.
7. Multiplique esses resultados pela quantidade de semanas referentes ao mês vigente e obtenha a média mensal. Exemplo: 150 minutos x 4 semanas = 600 minutos = 10 horas por mês gastas para fazer follow-up.
8. Para áreas de resultado cujas atividades envolvam diversas etapas, é necessário fazer o passo a passo do processo, para estimar o tempo gasto em cada etapa. Some o total do processo e multiplique pela quantidade de vezes em que a atividade é realizada mensalmente.
9. É preciso ter disciplina para medir seus indicadores. Mantenha a tabela em um local que facilite a anotação diária, pois um dia perdido pode alterar valores que irão interferir na média.
10. No início do mês seguinte, entregue a planilha ao seu gestor e dê a ele a dimensão do seu trabalho. Além de poder acompanhar a evolução e otimização de algumas atividades, você dará visibilidade às suas tarefas e justificando a escolha na hora de inserir pedidos importantes ou urgentes ao seu cotidiano.
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