Como fazer um release de evento - Blog Evnts
Como fazer um release de evento
Apesar de muitas pessoas acreditarem que é um conteúdo meramente descritivo, o release pode contribuir muito para a estratégia de divulgação, sobretudo quando alcança canais de mídia especializados no tema do seu evento.
Então para que você aprenda sobre o assunto, hoje nós vamos falar sobre:
O que é o release de evento?
Assessoria de imprensa para eventos;
Release de eventos na prática
Como distribuir o release para os canais de mídia;
Como organizar um evento híbrido
Em uma explicação simples e objetiva, o release é um conteúdo em texto que é escrito especificamente para comunicar à imprensa sobre seu evento. Nele, devem constar todas as informações sobre o acontecimento.
Por ser um texto estratégico e com um propósito claro, o conteúdo precisa ser construído em uma formatação própria. Existem alguns modelos definidos de acordo com o tipo de mensagem que se deseja passar e vamos explorá-los mais para frente neste artigo. Porém, algumas características são comuns para todos:
Linha fina (opcional);
Ao contrário de outras estruturas de conteúdo, o release faz um caminho inverso, colocando nas primeiras linhas a informação mais importante e as demais vão sendo apresentadas em camadas, por ordem de relevância.
Geralmente quem produz e faz o envio do release são os assessores de imprensa. Além de cuidar da produção desse tipo de conteúdo, esse profissional também é responsável por cuidar da imagem da marca, podendo assumir o papel de porta-voz da empresa para falar em nome dela.
Por ser uma pessoa que trafega bem no mesmo ambiente em que jornalistas e influenciadores estão, o assessor de imprensa pode contribuir muito para que o alcance do evento aumente – por meio de uma comunicação eficiente e direcionada.
Entretanto, muitas vezes, o próprio produtor do evento precisa fazer as vezes de um assessor e divulgar para a grande mídia o evento que está organizando. Isso é perfeitamente possível, mas será necessário muita organização, visto que a tarefa demanda tempo e planejamento.
Inclusive, nós da Evnts desenvolvemos um checklist de eventos que pode te ajudar muito no controle e planejamento das tarefas. Com ele, nenhum ponto importante ficará esquecido.
Para começar a entender como fazer um release, é preciso antes ter acesso ao plano de comunicação do evento. Isso vai ajudar a determinar o modelo de release e a abordagem. Você precisa saber por exemplo:
Se a divulgação será segmentada por cidade, estado ou todo o país;
Se será uma comunicação em larga escala ou terá uma direção exclusiva;
Se a escolha será estar presente em vários canais ou apenas nos maiores;
Se o plano é marcar presença só nos canais especializados no tema do evento.
Essas informações são essenciais e fazem parte de uma estratégia de comunicação, pois não basta apenas escrever o release seguindo a estrutura certa, é preciso focar no objetivo definido para esse texto.
É comum que haja dúvidas sobre como começar a redigir, então para que possa organizar suas ideias leve também em consideração as repostas para as seguintes perguntas:
Que tipo de informação o público do evento precisa ou desejaria saber?
Quais são as informações impreteríveis para a imprensa?
O que exatamente você deseja que seja transmitido na divulgação?
Na sequência, faça um texto inicial seguindo o roteiro e não esqueça as premissas: ser objetivo, ser claro e ser conciso. Pode começar com um rascunho que será refinado depois.
Roteiro de como fazer um release de evento
O primeiro ponto a ser compreendido é sobre o tamanho do texto. O ideal é que não seja um conteúdo muito extenso e que tenha no máximo 5 parágrafos, onde todas as informações mais importantes devem ser expostas de maneira direta.
Quem receberá o release são jornalistas e influenciadores. Essas pessoas recebem dezenas de releases diariamente, inclusive da concorrência. Então para que o seu conteúdo se destaque na multidão é preciso atenção a alguns pontos.
A estrutura do texto segue um padrão jornalístico chamado pirâmide invertida, onde a relevância das informações começa da maior para a menor.
Um dos pontos de maior importância, pois é ele quem vai convencer o jornalista a abrir seu e-mail. Existe ainda o envio de release impresso, como era feito antigamente, contudo, o mais comum atualmente é o envio por e-mail.
É um complemento do título, fica logo abaixo dele e a função é facilitar o entendimento de quem está lendo. Não é obrigatório, mas sem dúvida é útil para contextualizar o assunto e situar o leitor.
Lide do release
Se tratando de um conteúdo com estrutura jornalística, o lide se refere às primeiras linhas do parágrafo. O padrão é que haja no lide informações claras sobre:
Quem está realizando o evento;
Quando será o evento;
Onde será realizado o evento;
Porque o evento está sendo feito;
Como o evento será realizado.
Logo após as informações essenciais, o corpo do texto vai incluir explicações mais detalhadas sobre a realização do evento e se possível, expor dados que comprovem as afirmações que estão sendo feitas.
Veja abaixo um exemplo de release para facilitar seu entendimento:
Tipos de release para eventos
Abaixo vamos conhecer os modelos tradicionais de releases e o como usar cada um deles.
É o modelo básico, focado exclusivamente em passar as informações necessárias e na estrutura descrita anteriormente. Pode ser utilizado para divulgar praticamente todo tipo de notícia.
Esse modelo geralmente é redigido na primeira pessoa e a exposição das informações podem incluir dados, argumentos de pessoas relevantes para o tema e até análises. É uma boa alternativa quando a intenção é dar um tom mais pessoal ao convite do evento.
Release dirigido
O release dirigido tem cunho personalizado e é escrito para pessoas, canais e ocasiões específicas. A escolha desse modelo está relacionada com a importância da mensagem e do quão exclusiva ela é. Dessa forma, é feito um trabalho de curadoria para identificar quais são os canais e jornalistas ideais.
O vídeo release é uma excelente escolha já que faz uso da imagem e fala de um palestrante para convidar a audiência a participar da edição atual do evento. Ele ainda permite que sejam utilizados, por exemplo, vídeos de edições anteriores com os melhores momentos.
Além disso, esse tipo de material costuma ser mais bem recebido pelo fato de ser um conteúdo que o próprio jornalista utiliza para divulgar tanto em sites quanto em redes sociais – ou qualquer outro canal onde tenha suporte para o vídeo.
Uma última dica: faça um vídeo de encerramento no pós-evento, pois esse material pode ser um rico conteúdo para ser utilizado como pauta na imprensa, inclusive ele pode conter um balanço dos resultados positivos para divulgação pública.
Como distribuir o release de evento para os canais de mídia
Com o release pronto, é hora distribuí-lo. A assessoria de imprensa consegue definir quais são os melhores canais de acordo com a estratégia de comunicação, e mantém contato com as pessoas chaves de cada um deles – direcionando de forma correta.
Mas supondo que você precise executar essa tarefa por conta própria, vamos deixar aqui 3 dos principais canais de distribuição de releases para facilitar a sua vida. As plataformas de disseminação de conteúdo são grandes aliadas na entrega do seu release para o veículo de comunicação mais adequado.
O site universo de negócios permite que você faça a publicação de releases e de quaisquer outras notícias que deseje divulgar para o público geral ou segmentado para o seu evento. O portal está conectado com grandes mídias e pode proporcionar um excelente alcance de audiência.
O Ajude um repórter é um site especializado onde é possível encontrar os jornalistas e influenciadores digitais para divulgar a sua pauta. A busca pelo profissional pode ser feita por conta própria e eles têm um banco de dados bem extenso.
O Dino é um divulgador de notícias que dá bastante autonomia e permite disparar e acompanhar o desempenho do release e de toda a campanha de distribuição. A ideia do Dino é ser uma ferramenta prática e acessível para quem precisa divulgar um evento e não conta com assessoria de imprensa.
Portais de grande relevância para eventos
É importante considerar também que existem portais especializados na divulgação de eventos e certamente você precisa tê-los em mente. Vamos destacar alguns:
O Grupo Radar é uma multiplataforma de comunicação voltada para o setor de eventos e feiras de negócios. Eles disponibilizam um braço especializado só em assessoria de imprensa e divulgação de marcas chamado PR1, sendo um importante canal de comunicação de eventos corporativos.
Com certeza você já deve conhecer, pois o Catraca Livre é um dos portais mais acessados por quem busca informações de eventos, principalmente os culturais. Se o seu evento seguir essa temática, vale a pena investir no relacionamento com o veículo, cuja audiência nas redes sociais conta com quase 10 milhões de seguidores.
O Exame.com dispensa apresentações: ele é hoje um dos portais de conteúdo de maior influência no ambiente digital. A audiência gira em torno de 15 milhões de visitas por mês e os assuntos que aborda vão desde negócios até o meio ambiente, passando por outros setores importantes e bem diversificados.
Além dos portais sugeridos, é importante que você faça uma busca e segmente alguns canais exclusivos onde a persona do seu evento costuma visitar. Os sites, perfis sociais, portais e mídia segmentada devem ter a ver com persona do seu evento. Se tiver dúvidas quanto a identificação da persona, acesse esse conteúdo onde explicamos tudo.
Os eventos híbridos vieram para ficar e já falamos a respeito desse tema anteriormente. O formato online ainda vem predominando, mas acompanhando a evolução da vacinação já é possível avistar a retomada dos eventos presenciais.
O ponto de partida é fazer o planejamento, para detalhar todas as demandas que precisarão ser organizadas nas etapas de pré-evento, produção e pós-evento. Em seguida definir um local físico onde deverá acontecer a etapa presencial, e de onde a transmissão também poderá ser feita para o online.
No cenário de um evento híbrido, você pode se deparar com jornalistas e influenciadores que queiram participar presencialmente do evento. Por isso, é importante considerar no seu planejamento:
porta-voz no ambiente presencial para conceder entrevista ou esclarecer dúvidas;
sala de imprensa com infraestrutura de escritório: mesas, internet e comodidades básicas.
Além da divulgação junto à imprensa, há ainda que se pensar no plano de marketing para atrair participantes. Para isso, será necessário providenciar: site, e-mails, posts em redes sociais, anúncios, entre outros. Veja todas as dicas para fazer o marketing do seu evento aqui no blog.
Anotou tudo? Não se preocupe, pois para te ajudar nós preparamos um checklist completo de todas as necessidades de um evento híbrido. Com ele você vai organizar seu evento sem o risco de esquecer algum detalhe. Aproveite!