BPMS e BPM: entenda o que é, quais as diferenças e semelhanças
Descubra qual a relação entre BPM e BPMS e o que você tem a ganhar com ela!
Postado em 07/11/2018 11/12/2020 por Euax Consultoria
Última atualização em 11/12/2020
Você executa dezenas de tarefas todos os dias. Seja na sua vida privada, seja na sua vida profissional. E muito provavelmente você já pensou ou já escutou que "precisamos melhorar a maneira como executamos nossas atividades e processos". Estou certa? Apostaria que sim… Pois bem, você já ouviu falar sobre BPM e BPMS? Se não, essa é a sua chance. Aqui vou falar um pouquinho para vocês sobre esses dois itens, qual a relação entre eles e como eles podem te ajudar a melhorar a maneira como você executa suas tarefas, deixando seus processos mais inteligentes.
Então, o que é BPM?
A sigla BPM nada mais é do que a abreviação de Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio na tradução para o português. Porém, BPM é muito mais que uma sigla.
BPM é uma disciplina de gestão, ou seja, um conjunto de práticas baseadas em conhecimentos e princípios de gestão de processos que você pode (e deve!) implementar na sua empresa.
Todos esses conceitos e princípios do BPM foram compilados e estão disponíveis no BPM CBOK®. Posso dizer que esse é o "manual do BPM" e foi construído com a participação de muitos entendedores importantes do assunto.
Quais os objetivos do BPM?
O principal objetivo de uma gestão por processos que emprega a disciplina do BPM é entregar valor para o seu cliente, eliminando desperdícios e otimizando os processos. E mais, é fazer isso em uma estrutura de gerenciamento horizontal, de ponta a ponta, que seja aplicada a todos os processos da organização. Dessa forma, o resultado obtido é a melhoria do seu negócio e do grau de satisfação dos seus clientes.
Podemos dizer também que uma empresa que utiliza essa disciplina para executar seus processos acaba por promover a melhoria contínua deles, uma vez que o objetivo acaba levando a buscar oportunidades para o aprimoramento. Dentre essas oportunidades, estão:
Eliminar tarefas que não são mais necessárias
Remover gargalos
Modificar o fluxo de tarefas
Deixar os processos mais inteligentes
Redução de falhas e retrabalhos, etc.
Leia também Elementos do BPMN: o que são artefatos?
Vale salientar que o ciclo de melhoria é contínuo e incremental, e precisa ser revisado de tempos em tempos.
Como aplicamos BPM na prática?
Para você conseguir colocar o BPM em prática, primeiramente é preciso conhecer seus processos. A partir daí você deve mapeá-los, verificar as tarefas não estão agregando às suas atividades e que devem ser eliminadas, e implementar melhorias sempre que possível.
Lembre-se: é um processo cíclico e incremental.
Como disse, essa explicação é muito simplificada, mas já é possível visualizar algumas modificações nos seus processos através dela.
Dito tudo isso sobre BPM, vamos falar sobre BPMS.
Afinal, o que é BPMS?
BPMS é a sigla para Business Process Management System. Traduzindo para o português de forma literal são Sistemas para a Gestão de Processos de Negócio.
Ou seja, aqui começamos a falar do viés tecnológico da disciplina. Nos dias de hoje, tudo está envolvido por tecnologia, e não seria uma disciplina de trabalho que ia ficar de fora. O BPMS nada mais é do que um sistema tecnológico para a automatização da gestão de processos. Isso mesmo, um software.
É uma ferramenta que permite elaborar o mapeamento, a execução e o monitoramento dos seus processos, sejam eles internos de uma área ou interligados às demais da empresa. Através do emprego desses softwares, é possível automatizar todo o fluxo de tarefas e informações que você havia identificado no mapeamento dos seus processos.
Para saber mais sobre automatização de processos e BPMS, veja esse post.
Quais os benefícios de se adotar um BPMS?
Quando se trata de BPM e BPMS, os benefícios são diversos. A bibliografia os divide da seguinte forma:
Podemos citar a definição clara de responsabilidade e propriedade sobre os processos, as respostas mais ágeis e aceleradas, a formalização do conhecimento e melhoria da execução dos processos como um todo.
Os benefícios são mais sensíveis no que diz respeito à sua expectativa e participação no processo. Isso ocorre porque com o uso do BPM atrelado ao BPMS, há um controle maior e mais eficiente dos compromissos assumidos, as necessidades do cliente passam a ser o foco central da melhoria dos processos, o que implica diretamente no aumento da satisfação dele.
Leia também O que é BPMN (Business Process Model and Notation) e como aplicar essa notação na Modelagem de Processos
Para a gerência
Cabe dizer que os benefícios se encontram na melhoria do planejamento das ações e das projeções, melhoria do desempenho e da performance, o que proporciona aprimoramento do foco nos resultados globais e em questões estratégicas e menos operacionais, além de delegar e proporcionar mais autonomia aos colaboradores.
Para o ator do processo
Os benefícios estão na melhoria da execução das suas atividades, gerando menos atrasos e retrabalhos, maior segurança do seu papel e melhoria da visão sistêmica. O ator passa a perceber com mais nitidez qual as suas funções e o impacto delas no contexto geral.
Todavia, há ainda alguns benefícios que são comuns a todos os grupos. É o caso da padronização, uma vez que o processo será executado através de uma ferramenta tecnológica que automatiza o fluxo de tarefas e informações, deixando seus processos mais inteligentes.
Como consequência da padronização, estão o aumento da produtividade, da agilidade e da eficiência. Um exemplo disso é um caso real da implementação de um BPMS, em que a empresa, que possuía um processo que durava 8 dias, passou a executá-lo em 30 minutos! E de forma concisa e correta.
Lá no início do texto eu prometi a você que iria mostrar a relação entre BPM e BPMS. Mas mais do que isso, eu prometi que diria a você como essa relação podia te ajudar a melhorar a forma como você executa as suas dezenas de tarefas todos os dias. Espero, que depois de tudo que eu falei, eu realmente tenha lhe ajudado.
BPM e BPMS não são bichos de 7 cabeças. Pelo contrário, a razão deles estarem aí é justamente facilitar a sua gestão de processos, a sua rotina de tarefas e com isso, fazer você entregar melhores resultados!