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Como fazer uma análise produtiva do ambiente externo de uma empresa?
Postado em 28 de janeiro de 2019 por José Roberto Marques
O trabalho externo pode oferecer diversos benefícios corporativos e facilidades para o trabalhador, tais como redução de custos e flexibilidade de horários.
Este movimento tem acontecido, principalmente, porque os profissionais estão prezando cada vez mais por sua qualidade de vida, uma vez que trabalhar fora de casa tem implicações diárias, como enfrentar o trânsito, gastos com transporte ou combustível, alimentação, falta de tempo para cuidar da saúde, entre outros fatores que acabam por sobrecarregar o indivíduo que presta serviço internamente para determinada organização.
Veja que não estou aqui para defender uma ou outra prática. A minha intenção com este conteúdo é mostrar de que forma é possível mensurar resultados e, principalmente, a produtividade de colaboradores que prestam serviço para a empresa de forma externa.
Se a sua organização se encaixa neste perfil e você deseja aprender novas técnicas de acompanhamento de resultados e produtividade da sua equipe externa, continue a leitura deste artigo, pois ele vai ajudá-lo bastante.
O que é ambiente externo e interno de uma empresa?
Antes de darmos continuidade e falarmos sobre as formas de análise de produtividade, é preciso esclarecer as questões relacionadas à ambiente interno e ambiente externo de uma empresa.
Quando nos referimos ao primeiro caso, estamos falando especificamente de profissionais que prestam serviço dentro da própria organização, ou seja, existe toda uma infraestrutura montada pela empresa, em um local específico, para que seus colaboradores desempenhem suas funções.
Já no caso do ambiente externo, são trabalhos realizados fora deste local específico, ou seja, fora da sede que a empresa escolheu para implementar suas atividades.
Vantagens dos ambientes externo e interno das organizações
Em ambos os casos, existem diversos benefícios, tanto para quem emprega, quanto para quem é empregado pela empresa, seja realizando trabalho interno ou trabalho externo. Vamos analisar quais são elas a seguir:
Vantagens do ambiente interno para a empresa e colaboradores
Quando se tem os colaboradores executando suas atividades no próprio ambiente da empresa, é possível que esta tenha mais controle sobre esta execução, podendo acompanhá-los de perto, bem como seus resultados e sua produtividade. Ou seja, caso alguma medida corretiva precise ser tomada, esta pode ser tomada de maneira imediata, sem que se espere pela presença do colaborador.
Para o colaborador que opta por trabalhar na sede da empresa, uma das principais vantagens que se tem é estar sempre em contato com outros profissionais que podem contribuir com o seu crescimento de maneira direta. A troca de experiências e de feedbacks, que acontece de forma imediata, permite que um profissional aprende com outro, e vice-versa, constantemente.
A satisfação no ambiente de trabalho tem um impacto grande no seu bem-estar.
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Vantagens do ambiente externo para a empresa e colaboradores
O trabalho externo pode oferecer diversas vantagens corporativas, tais como redução de gastos burocráticos com a contratação formal de um funcionário (carteira assinada, benefícios, 13º salário, férias, equipamentos e treinamentos), bem como o aumento e a melhoria significativa da performance dos colaboradores.
Além disso, existe também economia no que diz respeito aos gastos com energia, manutenção de equipamentos e infraestrutura como um todo, com aquisição de suprimentos para a empresa, telefonia, internet, entre muitos outros pontos.
Já para o colaborador, existem ganhos em qualidade de vida, já que não será necessário enfrentar trânsito, dependendo do trabalho que se execute; haverá economia também referente à transporte, combustível, alimentação, que fazem parte do dia a dia de quem trabalha formalmente fora de casa.
Tipos de trabalhos externos
Agora, vamos conhecer os tipos de trabalhos que podem ser executados em ambientes externos, para que em seguida possamos conhecer as formas de mensurá-los. Confira:
O home office consiste em uma modalidade de trabalho em que o funcionário realiza suas atividades em sua casa. Apesar de ainda ser visto com certo preconceito por muitas empresas, trata-se de uma alternativa que beneficia tanto organizações quanto profissionais, pois oferece flexibilidade, contribui para a motivação do colaborador e reduz significativamente as despesas da empresa.
Além da possibilidade de aproveitar o conforto do lar ao longo de todo o dia de trabalho, o home office permite que o colaborador faça seu próprio horário, adaptando sua jornada de trabalho de acordo com seus compromissos e seu conforto. Dessa forma, ele poderá optar por trabalhar justamente em seus momentos de peak performance.
Para trabalhar dentro de casa, basta ter um notebook no colo, um canto para ser o seu escritório e profissionalismo para não se distrair com outras coisas durante o trabalho. Além disso, o Home Office oferece as seguintes vantagens:
– Maior proximidade com a família;
– Redução do estresse decorrente do trânsito;
– Alimentação mais saudável;
– Maior qualidade de vida;
– Maior liberdade profissional;
– Definição do próprio horário de trabalho.
Apesar de todas as vantagens, o Home Office naturalmente possui seu lado negativo. As principais desvantagens de trabalhar em casa são:
– Possibilidade de acabar trabalhando em excesso;
– Tendência ao isolamento social;
– Falta de atualização profissional;
– Baixo networking;
– Ambiente de trabalho confinado;
– Interferências de assuntos domésticos.
A terceirização é caracterizada pela transferência de determinada atividade ou projeto para uma equipe que não está necessariamente alocada dentro da empresa. As principais vantagens desta modalidade de trabalho externo são a redução de custos corporativos, melhoria de processos organizacionais, maior qualidade na conclusão de projetos e aumento de resultados.
Freelancer em regime home office
Trata-se de um tipo de trabalho realizado em casa e que não exige contratos ou formalidades entre a organização e o colaborador. Normalmente, ele é caracterizado apenas como um contrato temporário em que a empresa requer determinadas atividades, dentro de um prazo específico, com um valor acordado entre ambas as partes.
As principais vantagens para profissionais que optam por este tipo de trabalho são a facilidade de adaptar horários e controlar o tempo, diminuição do estresse causados pela pressão e pelos desgastes de um ambiente corporativo interno e maior qualidade de vida.
Apesar de haver um vínculo entre funcionário e empresa, este tipo de trabalho geralmente é realizado fora da infraestrutura organizacional, pois o colaborador vai até os clientes para negociar projetos e estabelecer parcerias. Os principais benefícios deste modelo são a redução do estresse causados pelos agentes internos — como clima organizacional, pressão, cobranças, desafios, relacionamentos interpessoais —, flexibilidade de horários e diminuição de custos para a empresa.
Modelo de escritório compartilhado onde a ideia é oferecer um espaço para cada profissional com custos reduzidos. Uma nova tendência que vem modificando o formato de trabalho de empresas e empreendedores, principalmente entre startups e pequenas empresas. A prática já é bem comum em diversos países, mas tem feito grande sucesso no Brasil.
Quem opta pelo formato coworking está em busca de um ambiente mais profissional, com maior foco mas em contrapartida, traz um custo um pouco maior, embora bem menor que o aluguel de um escritório próprio. É preciso se atentar neste formato sobre a dificuldade de deslocamento para o local de trabalho e também sobre a estrutura que o coworking oferece. Tem que ser uma que vá de encontro às necessidades de seu negócio. É importante identificar um escritório compartilhado que disponibiliza áreas de reuniões e todo os benefícios que você poderá usufruir no seu dia a dia para valer a pena sair do home office.
10 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS ENTRE HOME OFFICE E COWORKING
Confira abaixo, 10 principais características entre Home Office e Coworking, e decida qual a melhor opção para seu negócio:
1 – Fugir do agito do escritório: muitas pessoas não conseguem desenvolver o trabalho num ambiente muito movimentado, principalmente aqueles que tem problemas de concentração. Se em casa for um ambiente tranquilo e calmo, essa é uma boa opção.
2 – Evitar descolamento entre casa e trabalho: Em grandes cidades e capitais, o tempo que se gasta para sair de casa e chegar ao trabalho é de pelo menos duas horas, considerando o ritual de se arrumar, tirar o carro da garagem, enfrentar um trânsito, muitas das vezes pesado e congestionado. Quando se trabalha em home office, uma das grandes vantagens é não ter que enfrentar diariamente essa rotina, economizando tempo e dinheiro com deslocamentos.
3 – No conforto do lar: uma vantagem em se trabalhar em casa é estar mais próximo à família. Para as mamães que ainda tem filhos menores, essa é uma opção bastante segura e desejada. Pesquisas comprovam que para uma boa parte dos profissionais que optam por esse formato é o fato de estar mais perto da família.
4 – Redução de gastos: aluguel, internet (usa-se a de casa), refeição, estacionamento, secretária, segurança, limpeza, etc. Trabalhando em home office, a diminuição com estes e outros gastos são relevantes. Deve-se medir se os prós vão superar os contras de se trabalhar no conforto e silencio de casa.
5 – Ambiente e projeto personalizado: muitas pessoas optam por trabalhar em casa por ter a tranquilidade de estar num ambiente silencioso e poder criar seu próprio ambiente inspirador. A primeira experiência de um empreendedor costuma ser a do home office pois é a opção de custo mais baixo e a facilidade de personalizar seu próprio espaço de trabalho, onde seja inspirador e que fique mais à vontade, conta muita diante de sua decisão.
1 – Produzir melhor: muitas pessoas não conseguem produzir bem em casa pois o ambiente não colabora e acabam caindo na procrastinação, ou seja, deixa tarefas pra depois. Para pessoas que perdem o foco nas atividades do trabalho, o ambiente home office – mais confortável – pode ser um obstáculo. Para esses casos, a estrutura do coworking é mais recomendada pois o profissional tem à sua disposição um ambiente com um espaço agradável e corporativo num mesmo momento.
2 – Aumento do networking: Trabalhar em home office não faz com que você aumente seu networking com a mesma rapidez se comparado ao ambiente de coworking. A possibilidade que o ambiente lhe dá em conhecer profissionais de diversas áreas é grande. Além de não ter que ficar no isolamento de casa. Os coworkings são ambientes de grande oportunidade para profissionais que desejam aumentar seu relacionamento, criando oportunidades de negócios e novas parcerias.
3 – Economia: trabalhar num mesmo ambiente mas usando a mesma plataforma faz uma grande diferença no final do mês. Muitos são os custos para abrir um escritório hoje. Além do aluguel, condomínio e IPTU, existem os gastos – que muitas pessoas não colocam no papel – que são limpeza, manutenção, monitoramento, central de alarme, energia, água, móveis e muito mais. Montar um escritório próprio é inviável, principalmente para o empreendedor que está começando o negócio. Investir esse dinheiro no seu próprio negócio, faz mais sentido.
4 – Ambiente motivador e produtivo: os profissionais que trabalham em equipe são mais produtivos. Isso porque a motivação está sempre entre eles. Nos ambientes compartilhados não é diferente! Trabalhar junto com outras pessoas é bem mais motivador que trabalhar sozinho. Imagina você ao lado de vários profissionais ativos e fechando negócios o dia todo. É muito motivador! Além de ter um colega que pode te ajudar a dar uma opinião sobre seu trabalho, alguma ideia diferente da sua que poderá ser "a grande tacada", ou seja, você está sempre aprendendo coisas novas, trocas de experiências em diferentes áreas, todos os dias.
5 – Sair do aluguel de sala comercial convencional: o mais difícil hoje nesse momento de recessão é ter que pensar em pagar o aluguel todo mês e mais todas as despesas de segurança, telefone, internet, Iptu, etc… No coworking você gastará muito menos, por ser compartilhados, e não terá que se preocupar com tantas datas e vencimentos que acabam te tomando tempo. Contratando seu plano de uso, todas essas preocupações ficarão por conta da administração do coworking. Seu tempo será dedicado para o seu negócio.
Em cada negócio e em cada profissional existem suas particularidades distintas. Cada qual precisa avaliar qual o formato que melhor lhe atende, no conforto de sua casa ou em espaços compartilhados, interagindo com pessoas e promovendo um aumento em seu networking e visão de negócios.
Ambiente externo: como analisar a produtividade?
Para que pudéssemos compreender melhor as nuances relacionadas ao trabalho no ambiente externo, era fundamental explicar melhor como este processo funciona, suas principais vantagens e desvantagens, entre outros fatores primordiais.
Agora que já sabemos quais são eles, vamos analisar as melhores maneiras de mensurar resultados e produtividade de equipes externas.
Atualmente, existem diversos softwares de gestão de equipes altamente eficientes para que se acompanhe a evolução desta. Em uma breve pesquisa pela internet, você pode escolher aquele que mais se adequa à necessidade, tanto da empresa, quanto sua enquanto gestor, para que assim sinta-se mais tranquilo e seguro de que o time de colaboradores que está sob a sua responsabilidade vai entregar aquilo que você precisa no prazo determinado.
Seja para equipe de vendedores externos ou para um time de freelancers que trabalham home office, uma estratégia bastante eficaz é o estabelecimento de metas diárias. Neste caso, o que você vai fazer é determinar, dependendo do trabalho que a sua equipe execute, entregas e prazos diariamente, sendo que, ao final do dia ou no começo de cada um também, seja feito um reporte, pode ser por meio de um relatório, de tudo o que foi executado no dia.
Aqui, é importante que você analise se são necessárias realmente metas diárias. Caso você verifique não, pode transformar em metas semanais também, para que assim a sua equipe sinta-se mais a vontade na hora de realizar suas atividades.
O importante é lembrar que é fundamental reportar o que está sendo feito, bem como acompanhar a evolução das metas propostas.
Realizar encontros semanais
Para equipes que trabalham de maneira externa, outra forma de mensurar seus resultados, bem como a sua produtividade é realizar encontros semanais com os profissionais. Estes encontros podem com o time todo reunido ou podem ser realizados individualmente com cada um.
A importância deste momento se dá, pois, nele, será possível entender tudo o que foi executado na semana anterior, bem como determinar o que deve ser realizado na semana seguinte. Assim, todos terão ciência do que se espera de cada um, aumentando, assim, as chances de que o trabalho seja entregue conforme almejado.
Independentemente se a sua empresa trabalha de maneira interna ou externa, o importante é que ela seja verdadeiramente produtiva e entregue os resultados que você precisa para que seus negócios se destaquem no mercado em que atua.
E você, considera importantes os trabalhos externos de uma empresa? Já teve alguma experiência com este tipo de trabalho? Deixe o seu comentário e compartilhe este conteúdo com seus amigos em suas redes sociais!