As regras do jogo: Regulamentação de Política de Incentivo – Scientia Arca
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As regras do jogo: Regulamentação de Política de Incentivo
Este post foi publicado em Campanhas de Incentivo em 22 de janeiro de 2015 por Paulo Campos (atualizado em 23 de janeiro de 2015 )
Ao desenhar um modelo de remuneração variável, é importante considerar vários fatores para motivar os seus colaboradores. Além disso, a política de incentivos deve assegurar que a sua comunicação seja efetiva e que a empresa esteja protegida contra erros de interpretação.
Portanto, uma das etapas para a criação de um sistema de remuneração variável consiste em regulamentar as regras da política. É importante que elas sejam claras, facilmente acessíveis e de conhecimento de todos os participantes.
Quando Marcos entrou na equipe de vendas da sua empresa atual, foi orientado, no seu recrutamento, que poderia receber até o dobro do seu salário. Após três meses de trabalho ficou decepcionado porque descobriu que suas vendas precisariam ser igualmente o dobro para receber esta compensação. Além disso, em três meses ele não se sentia suficientemente confortável e íntimo de sua carteira de clientes para que pudesse cumprir suas metas e, muito menos, vender duas vezes mais. Seu gerente não soube explicar muito bem as regras de remuneração variável e não haviam guias ou documentos para consulta quando ele teve dúvida.
Uma política de remuneração variável sem barulho não causa tanto impacto quanto quando há boa comunicação, treinamento e explicação para todos os participantes. Pelo contrário, quando há pouco conhecimento sobre as regras do jogo há de se causar 'desmotivação': para jogar é preciso saber jogar!
Por quê regulamentar a política de incentivo?
Comunicação: Comunicar e treinar sua equipe para a participação em campanhas e políticas de incentivo é importante para que eles possam se sentir parte do objetivo da empresa e importantes para a realização dele. Antes de comunicar, no entanto, a própria gestão da empresa deve desenhar processos e regras claras e inteligentes para não ser questionada posteriormente.
Proteção Jurídica: Você não quer que seus colaboradores processem sua empresa, mas há de se considerar que isso, eventualmente, pode acontecer. Se eles se sentirem lesados em algum sentido, poderão procurar seus direitos e serão orientados a entrar com uma ação trabalhista. Quando se há uma remuneração variável, a primeira solicitação do juiz será no sentido de conhecer as regras e se eram conhecidas pelo empregado.
Qualidade do Processo: Todo processo documentado funciona de forma mais assertiva e com qualidade. Falhas e erros nas etapas de apuração da premiação da equipe serão menores se os seus responsáveis tiverem um regulamento sobre qual se basearem.
Melhoria Contínua: O regulamento pode e deve ser revisado periodicamente e são nestas avaliações que são identificados pontos de melhoria que contribuirão de maneira geral para um plano de incentivos cada vez mais completo.
Nos passos abaixo vamos descrever o conteúdo principal e recomendado para a redação de um regulamento de remuneração variável.
Glossário: O glossário é o "dicionário" do seu regulamento, onde todos os termos técnicos e que poderiam gerar algum tipo de dúvida ou interpretação incorreta devem ser explicados e detalhados. Por exemplo, se a força de vendas for receber por um determinado índice, explique e detalhe esse índice.
Objetivo: O objetivo deverá descrever claramente e de forma simples quais as metas desta política de incentivo. Dar base para aumentar as vendas? Recompensar e premiar os seus colaboradores? Motivar e desenvolver a equipe?
Vigência: Há de se determinar um período específico de validade do regulamento que deverá ser atualizado e divulgado novamente a qualquer tempo. Geralmente, para uma política de incentivos contínua, considera-se uma revisão anual para poder implementar mudanças e adaptações no regulamento.
Participantes: Deve relacionar todas as pessoas, ou grupo de pessoas por cargo, área, região, empresa etc que poderão participar da política de incentivos.
Regras Gerais e Comuns: São as regras aplicáveis a todos, independentemente de características diferentes ou metodologia de apuração específica, por exemplo. São assuntos que deverão ser observados por todos os participantes da política de incentivo, como no caso de admissão: Todo e qualquer funcionário é admitido na empresa, sem peculiaridade nenhuma (geralmente), qual é a regra para este caso e para todos?
Sobre as Metas ou Objetivos: Descreva claramente como são definidas e calculadas as metas globais e/ou individuais, como os participantes tomam conhecimento dela e como ela será utilizada para apuração do salário variável de cada um. A meta é qualitativa e/ou quantitativa? Quais as fontes de informação utilizadas para estimar a meta da empresa e meta individual? Quais os índices de crescimento ou regra de aumento da meta de cada funcionário?
Sobre a Apuração dos Resultados: Descreva claramente como os resultados são obtidos (de onde vem essa informação, sistema interno, auditoria de mercado etc), como funciona, de forma detalhada, o cálculo da performance e da premiação. Indique se a premiação será em espécie, bens, brindes etc. Reforce os pontos em que o participante pode não receber o prêmio (proteção) ou superar seus ganhos (aceleração).
Calendário: Indique as datas em que serão realizadas as apurações e em que serão pagos os prêmios, efetivamente. Não há problema em haver um atraso entre apuração e pagamento, desde que esteja descrito e seja de conhecimento dos participantes.
Responsabilidades: Descrever as áreas e pessoas que são responsáveis e participam da gestão do processo de remuneração variável, indicando suas atribuições e funções específicas dentro do regulamento.
Obtenha um apoio jurídico para revisar e validar seu documento sobre outros pontos que podem gerar interpretação dúbia ou gerar algum problema jurídico futuro. Todas as informações provenientes da remuneração variável, assim como o regulamento, deverão ser armazenadas por no mínimo 5 anos para consulta posterior, caso haja algum processo trabalhista ou auditoria.
Ao final do regulamento, as assinaturas dos gestores do processo devem ser coletadas e a coleta da "aceitação" dos participantes, igualmente. Você pode proceder com o processo manual (assinatura e rubrica manual) ou em processos automatizados via aceite eletrônico, para os casos em que existem muitos participantes.
Atualmente, existem serviços como o SharePoint, que permitem coletar uma resposta de "de acordo" através de um formulário eletrônico. A assinatura digital, coletando dados de data e hora de acesso, IP da máquina, login e senha de usuário tem validade jurídica e é muito mais ágil e eficiente, ao coletar e armazenar o conhecimento de vários integrantes da política.
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