As funções de uma secretária de advogado não se resumem apenas a um apoio executivo, mas também a uma parte essencial para o complemento e desenvolvimento do seu escritório.
Assim como a advocacia, a profissão também evoluiu, ganhou curso superior e deixou de ser exercida apenas por mulheres.
Contar com uma pessoa qualificada para esse tipo de trabalho pode trazer uma série de benefícios inimagináveis para o escritório, principalmente no quesito de organização, atendimento e fidelização de clientes.
Sabendo da sua importância para os departamentos jurídicos, preparamos um conteúdo especial para ajudar a melhorar o atendimento de maneira estratégica investindo nessa profissional!
Conversamos com a Paula Sestini, secretária em mais de 20 anos de carreira e hoje empreendedora, sobre as mudanças ao longo dos anos, novas tecnologias, evolução da advocacia e pedimos dicas para que o escritório transforme o trabalho dessa profissional em algo mais estratégico e menos monótono.
O perfil da secretária de advogado não é mais o mesmo
Independentemente do tamanho do seu escritório, alinhar as atividades com a pessoa responsável pelo atendimento aos clientes constantemente, e tornar isso um hábito, é fundamental para aumentar a produtividade.
Porém, é necessário entender que o perfil da secretária não é mais o mesmo. Hoje, além de cuidar da agenda do advogado, é possível até mesmo criar diferencial competitivo com o seu atendimento.
Anteriormente, a atividade de secretariado era limitada a atender telefonemas, fazer anotações, transmitir recados e administrar a agenda do advogado. A rotina era voltada principalmente para as atividades operacionais, importantes para o pleno funcionamento do escritório.
Atualmente, isso mudou para melhor. A secretária de advogado hoje também é conhecida como secretária executiva (ou secretário executivo) e exerce um papel mais estratégico.
Esse novo modelo tornou o relacionamento com o cliente uma questão mais pessoal. A secretária é responsável por humanizar o atendimento e isso pode ter um impacto positivo para a aquisição de clientes.
É por isso que o profissional dessa área deve ter o mesmo tratamento dos demais colaboradores.
A mudança também acontece por parte do escritório
De nada adianta saber que o papel da secretária executiva se moldou à nova advocacia, se a mudança não ocorrer dentro do seu escritório.
Para atender às novas necessidades, é fundamental que a conduta desse profissional seja compatível com a cultura do negócio.
As qualidades técnicas desejadas variam conforme a atuação do escritório. Porém, é muito importante que você, como advogado e gestor, inspire confiança e deixe claro que ela precisa assumir responsabilidades e se comprometer com as metas de crescimento do escritório.
Listamos algumas ações importantes nesse sentido:
Investimento em treinamentos, cursos e palestras;
Inserir a sua secretária nas metas do escritório;
Criar metas individuais para ela, como a diminuição do tempo de atendimento;
Ter disposição para ensinar e dar feedbacks recorrentes;
Incluir a profissional no plano de carreira do escritório;
Demais ações que façam a profissional se sentir valorizada.
Para que isso aconteça assertivamente, um dos papéis do gestor é oferecer opções automatizadas de trabalho!
Ofereça formas de agendamento e comunicação tecnológica
Um item indispensável para aumentar a produtividade do cargo de secretariado é definir formas de agendamento e comunicação muito bem alinhadas. Isso significa ter um processo padrão para dúvidas, recados e agendamento de compromissos.
A pessoa que coloca esse processo em prática é sua secretária ou secretário, mas quem precisa definir a forma como isso vai acontecer é você.
A melhor maneira de fazer isso é utilizar uma plataforma que conecta tudo em apenas um lugar: tarefas, agenda, documentos, cadastro de clientes, lançamento de atividades, comunicação e aquilo que envolve a relação do advogado com o responsável pelo atendimento.
Vale lembrar que a transformação digital iniciou uma corrida para utilizar novos modelos de negócios. Nesse cenário, estar em conformidade com a digitalização é fundamental para que os escritórios consigam prosperar e serem pioneiros em suas áreas no futuro.
A Pesquisa de Negócios Digitais de 2018 da IDG1 mostra que os principais objetivos das empresas ao se digitalizar são: melhorar a eficiência de processos (64%), criar melhores experiências para os clientes (58%) e melhorar a produtividade dos colaboradores (50%).
Sendo assim, é preciso reforçar que a Inteligência Artificial e a transformação tecnológica não vão substituir a função da secretária, muito pelo contrário. O uso da tecnologia e o esforço de aprendizado por parte da profissional pode oferecer um crescimento maior e um alcance de lugares e cargos mais altos!
O futuro da advocacia já é uma realidade que vem ganhando cada vez mais espaço. É notável que houve uma evolução no perfil da secretária de advogados e que o escritório também precisa evoluir seu mindset sobre isso!