A MP 931 e a IN 79 do DREI: reuniões e assembleias semipresenciais e digitais - Migalhas de Peso
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O mais importante dessa MP, porém, foram suas regras não transitórias, mas permanentes: os arts. 7º, 8º e 9º alteraram, respectivamente, o Código Civil, a lei 5.764/1971 (Lei das Cooperativas) e a lei 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações) para acrescentar-lhes dispositivos que permitem que sócios, associados e acionistas participem e votem a distância em reuniões e assembleias de sociedades limitadas, cooperativas e companhias fechadas, conforme regulamentação do DREI – Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração1.
32. Assim, tendo em vista a caracterização de motivo de força maior pelo próprio Poder Público, não vislumbramos óbice jurídico na realização de Assembleia Geral Ordinária – AGO virtual, desde que, conforme sabiamente apontado na manifestação do Banco Central, seja assegurado que os meios adotados garantam a 'segurança, a confiabilidade e a transparência necessárias para a validade de ato assemblear, nos termos da legislação e normas pertinentes'. Ademais, recomendamos que antes da realização de AGO, por meio virtual, as entidades adotem medidas com vistas a verificar se todos os interessados possuem condições técnicas para se manifestarem.
42. Recomendamos a indicação de que, com vistas a observar os prazos assinalados na legislação, em razão da excepcionalidade do momento, a realização de Assembleia Geral Ordinária poderá ser realizada por meio de videoconferência, desde que seja assegurado que os meios adotados garantam a 'segurança, a confiabilidade e a transparência necessárias para a validade de ato assemblear, nos termos da legislação e normas pertinentes'. Ademais, recomendamos que antes da realização de AGO por meio virtual, as entidades adotem medidas com vistas a verificar se todos os interessados possuem condições técnicas para se manifestarem".
Entendemos, porém, que a regra do art. 124, § 2º da LSA não impede a realização de assembleia digital em companhias fechadas, e nesse sentido foi inserido dispositivo na IN afirmando que, "para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade" (art. 1º, § 3º)3.
Quanto aos documentos e informações que a sociedade deve disponibilizar aos acionistas, sócios ou associados em momento anterior à realização do conclave, como demonstrações financeiras, a IN deixou claro que eles "devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro" (art. 2º, § 1º). Por "meio seguro" entenda-se meio cujo acesso seja restrito a quem pode acessar tais documentos e informações (estabelecer acesso com login e senha, por exemplo, é uma forma de cumprir a regra).
No tocante à convocação para o conclave, caso a sociedade vá realizá-lo na modalidade semipresencial ou digital deve informar tal fato "em destaque" no instrumento convocatório, devendo ainda detalhar "como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância" (art. 2º, § 2º). A IN usou o verbo detalhar para deixar claro que não basta a sociedade informar, por exemplo, que "admitirá envio de boletim de voto a distância" ou que "os sócios poderão votar por sistema eletrônico". É preciso mais do que isso: é preciso detalhar como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar a distância, o que envolve, por exemplo, explicar que sistema será usado, como ele poderá ser acessado etc.
O que importa, segundo a IN, é que a sociedade adote "sistema e tecnologia acessíveis". Como o próprio DREI explicou em FAQ disponível no seu sítio eletrônico na rede mundial de computadores7, "por 'sistema e tecnologia acessíveis' deve-se entender algo que pode ser facilmente utilizado por todos com equipamentos e recursos tecnológicos comuns (computador, smartphone, conexão à internet etc.). Se, por exemplo, a sociedade adotar sistema cuja utilização pelos acionistas, sócios ou associados exigir a aquisição de equipamentos especiais, de alto custo, o art. 2º, § 4º da instrução normativa estará sendo descumprido. Se, em contrapartida, a sociedade adotar sistema simples, cuja utilização exige apenas um computador e uma conexão à internet, ela não poderá ser responsabilizada caso um acionista, sócio ou associado não consiga acessá-lo por causa de problemas na sua máquina ou na sua rede" (art. 2º, § 5º).
De acordo com o art. 7º da IN, "o boletim de voto a distância deve conter: I - todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere; II - orientações sobre o seu envio à sociedade; III - indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e IV - orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido". O parágrafo único complementa, determinando que "a sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores".
Mas quando o boletim de voto a distância deve ser disponibilizado para os acionistas, sócios ou associados, e quando estes devem enviá-lo à respectiva sociedade? A resposta é dada pelo art. 9º: "o boletim de voto a distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave".
Vale salientar que "o acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham", desde que o faça dentro do prazo de 5 (cinco) dias antes do conclave (art. 9º, § 2º). Assim, se ele enviou o boletim no último dia do prazo, obviamente não será possível enviar um boletim de retificação. Nesse caso, a solução será se fazer presente ao conclave, uma vez que "o envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado" (art. 9º, § 3º).
De acordo com os manuais de registro estabelecidos pela IN 38 do DREI, que foi editada em 2017, as sociedades devem apresentar a arquivamento na Junta Comercial respectiva a "certidão/cópia da ata de reunião ou ata de assembleia autenticada [assinada] pelo presidente e secretário". Essa obrigação não é alterada pelo fato de a assembleia ou reunião ter sido realizada de forma semipresencial ou digital (art. 10). Ao contrário, no caso de reunião ou assembleia semipresencial ou digital, há uma exigência a mais: na ata "deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso" (art. 10, § 1º).
Ainda quanto à ata, o § 3º do art. 10 prevê que, quando ela não for elaborada em documento físico, "I - as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica; II - devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e III - o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa".
Perceba-se: além de não se exigir que todos assinem a ata, mas apenas o presidente e o secretário, não se obriga que tais assinaturas sejam feitas com certificado digital (ICP-Brasil), podendo ser usado "qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica", como tecnologias de biometria digital ou facial, por exemplo (a propósito, confira-se o art. 10, § 2º da MP 2.200-2/2001).
O art. 4º do decreto 10.139/2019, que "dispõe sobre a revisão e a consolidação de atos normativos inferiores a decreto", determina que, em regra, "os atos normativos estabelecerão data certa para a sua entrada em vigor e para a sua produção de efeitos", devendo essa data ser "no mínimo, uma semana após a data de sua publicação", e "sempre no primeiro dia do mês ou em seu primeiro dia útil".
No entanto, o parágrafo único desse dispositivo permite que atos normativos inferiores a decreto, como é o caso das instruções normativas do DREI, estabeleçam a sua vigência imediata, desde que haja "urgência justificada no expediente administrativo".
Em sociedades menores – por exemplo, uma sociedade limitada com cinco sócios – não deve ser difícil cumprir determinada regra, mas em sociedades maiores pode ser realmente difícil. De qualquer forma, elas podem repetir a convocação, dessa vez cumprindo as formalidades da IN 79 do DREI, e fazer a reunião ou a assembleia, conforme o caso, de forma semipresencial ou digital.
1 Nas companhias abertas, essa previsão legal já existia, cabendo sua regulamentação à CVM – Comissão de Valores Mobiliários.
2 Esse suposto erro da MP 931/2020 suscitou duas propostas de emenda a ela, ambas sugerindo alteração do § 2º-A, feitas pelos parlamentares Marcel Van Hattem e Fernando Bezerra Coelho: "§2º-A Regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários e do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração poderá excepcionar a regra disposta no § 2º para as sociedades anônimas de capital aberto e de capital fechado, respectivamente, e, inclusive, autorizar a realização de assembleia digital".
5 Essa regra foi inserida na IN a pedido da própria OCB – Organização das Cooperativas Brasileiras: "em muitas cooperativas o estatuto social estabelece, expressamente, que no caso de eleição dos órgãos de administração ou fiscalização o voto deve ser secreto. Assim, nesses casos, o sistema eletrônico adotado pela sociedade, além de garantir a devida segurança e confiabilidade, deve prever a anonimização dos votos proferidos pelos participantes".
*André Santa Cruz é doutor em Direito Empresarial pela PUC/SP, professor de Direito Empresarial e Econômico do Centro Universitário IESB-DF e procurador Federal. Atualmente ocupa o cargo de Diretor do DREI – Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração.