Gerenciamento de Tempo: 7 estratégias para elevar a produtividade - Tudo sobre sistema de Help Desk, Service Desk, Atendimento e Gestão | Tudo sobre sistema de Help Desk, Service Desk, Atendimento e Gestão
Por Fabio Teles em 29/09/2017
Gerenciamento de Tempo: 7 estratégias para elevar a produtividade
Se você está empreendendo, certamente já teve a sensação de que precisaria que o dia tivesse mais que 24 horas para resolver todas as suas pendências, certo? Manter um negócio exige muita disciplina e compromisso. Logo, para não enlouquecer, é fundamental investir no gerenciamento de tempo.
A dificuldade em gerir a própria rotina é um problema para muitos profissionais. No entanto, esse é um obstáculo ainda maior para os empreendedores, que precisam gerir não apenas suas atividades, mas também garantir o sucesso de toda a empresa.
É claro que todo líder quer dar conta de tudo no seu negócio e, por isso, muitos acabam assumindo jornadas de trabalho exaustantes, de 14 a 16 horas por dia!
O resultado dessa postura é uma boa dose de estresse, baixa produtividade e até problemas de saúde e no âmbito familiar.
Saber administrar os ponteiros do relógio de forma inteligente é fundamental para qualquer empreendedor.
Mesmo que você não tenha "tempo para nada", separe uns minutinhos para continuar essa leitura. Aqui vão algumas dicas para você se tornar um ninja da produtividade!
O gerenciamento de tempo é o processo de planejamento e execução do controle consciente sobre a quantidade de tempo dispensada com atividades específicas, visando aumentar a sua eficiência e produtividade.
Esse controle consiste em organizar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades rotineiras.
Um bom gerenciamento do tempo exige mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados.
Estar ocupado não é mesmo que produtividade e também não significa ser eficaz! Para exemplificar isso, existem três regras essenciais do gerenciamento de tempo:
A gestão do tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
Está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;
Por que é tão importante administrar a rotina?
Você deve estar se perguntando: quais as vantagens práticas do gerenciamento de tempo?
Entenda porque você deve aplicar as dicas a seguir no seu dia a dia:
Menos surpresas – você reduz as chances de ser pego por deadlines apertados;
Mais execução;
Menos retrabalho – a organização ajuda a estar atento a todos os requisitos de uma tarefa e, assim, produzir com menos erros;
Mais tempo livre (sim!) – você consegue encaixar suas demandas no expediente e não precisa mais fazer hora extra;
Redução do tempo ocioso – quando você sabe exatamente o que deve ser feito, menos tempo é desperdiçado;
Mais tempo no que realmente importa – você passará mais horas naquilo que for realmente importa para o seu dia.
7 estratégias simples para melhorar o gerenciamento de tempo
Planejar o gerenciamento de tempo é questão de encontrar uma metodologia que fará bem para você e que seja adequada ao seu ritmo de trabalho e rotina.
Entretanto, há uma série de comportamentos que são uma "mão na roda" para ter um melhor gerenciamento de tempo. Confira!
Planeje o seu dia e sua semana
Para que um empreendedor se torne mais produtivo, planejamento é a palavra de ordem!
É muito importante que, no dia anterior, o empreendedor se planeje para o dia seguinte. E isso significa, sim, fazer uma lista de tarefas!
Nesse planejamento, vale usar um caderno de anotações, a boa e velha agenda e até aplicativos, como o Mais.im e o Google Agenda.
Na lista de tarefas, é fundamental ordenar as atividades a serem cumpridas em prioritárias e secundárias. Assim fica mais fácil visualizar o que é mais importante.
No entanto, não basta apenas saber e organizar o que você fará no dia seguinte. A visão a médio e longo prazo também é vital para não se enrolar!
Para realmente ter controle sobre o seu tempo, é importante também fazer um planejamento um pouco mais longo, de pelo menos três dias seguintes. O objetivo é conseguir planejar praticamente a semana toda de trabalho.
É muito comum, principalmente entre empreendedores iniciantes, a dificuldade em abrir mão do controle e entregar atividades nas mãos de alguns colaboradores.
Um dos pontos que mais atrapalham o empreendedor no gerenciamento de tempo é a dificuldade em delegar tarefas.
Nesse caso, muitas vezes o empreendedor acaba assumindo muitas tarefas operacionais, ficando sobrecarregado e impedido de se dedicar a funções mais estratégicas, que são fundamentais para o seu negócio. Portanto, é fundamental estar próximo do time e saber delegar tarefas.
É muito comum que um empreendedor seja procurado por seus colegas de trabalho e colaboradores sempre que aparece um problema ou uma decisão a ser tomada.
Mas, se você atender a todas essas solicitações, pode acabar ficando refém delas e ver a sua produtividade ir por água abaixo!
Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um "não" de maneira educada, explicando seus motivos.
Antes de sair pegando todas as tarefas ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list.
Vale a pena separar horários e dias específicos para oferecer suporte para cada departamento ou setor da empresa.
Reduza ou otimize suas reuniões
Você já teve a sensação de que dispensou horas em uma reunião cujo assunto poderia ser resolvido com uma boa troca de e-mails? É, as reuniões muitas vezes podem ser inimigas da produtividade.
Muitas vezes o excesso de reuniões está ligado à necessidade que o empreendedor tem de controlar tudo o que acontece na empresa.
No entanto, é fundamental avaliar o quanto esses momentos realmente trazem benefícios concretos para o negócio.
Mesmo após eliminar as reuniões desnecessárias, você ainda precisará lidar com aquelas que têm de fato um objetivo. Só que, muitas vezes, esses momentos se alongam sem necessidade.
Nesse caso, o segredo é estabelecer temas claros a serem discutidos e um prazo para o fim da discussão.
Outra maneira de otimizar reuniões é utilizando ferramentas de comunicação. Conferências online ou chat abertos são ótimas alternativas para evitar gasto de tempo com deslocamento e registrar informações.
Na era das redes sociais, é muito difícil se concentrar por muito tempo em uma tarefa, por mais importante que ela seja.
Para fugir dessa fonte de procrastinação, vale a pena bloquear as redes nos momentos que exigem maior concentração, a fim de evitar interrupções.
Você já percebeu que, de uma maneira geral, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas?
Para evitar que isso aconteça, busque pensar sempre no por quê aquela determinada tarefa é importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Sempre que achar necessário ou divida a tarefa em atividades menores, facilitando assim o seu cumprimento.
Entretanto, quando você achar que está em um beco sem saída e perceber dificuldade na execução de alguma atividade, permita-se fazer uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque ideias com um colega ou escute uma música.
Domestique o seu e-mail
A caixa de e-mails é uma das ferramentas que mais toma a atenção dos empreendedores.
Muitas vezes, o e-mail é bombardeado de mensagens não tão relevantes, devido à cultura dos e-mails com cópia.
Nesse caso, o ideal é estimular que cada colaborador só inclua nas mensagens os destinatários realmente interessados e impactados pelo assunto.
Outra dica é estabelecer um momento do dia para se dedicar às mensagens. Busque dar respostas mais curtas e objetivas. Se você precisar escrever mais de três parágrafos, ligue e converse com a pessoa.
Respeite a sua jornada de trabalho
Os casos de empreendedores que trabalham mais de 12 horas por dia são muito comuns.
Porém, as jornadas muito longas são verdadeiras inimigas da produtividade. No caso do empreendedor, ainda há um agravante: ele pode querer exigir o mesmo empenho de sua equipe, o que gera sérios problemas no clima da empresa.
Trabalhar mais do que o suportável é uma fonte de estresse. O resultado de uma jornada elevada é o cansaço extremo e a queda na qualidade de produção. Invista em um expediente aceitável.
Bônus: conheça dois métodos de gerenciamento de tempo
Além da mudança de postura na rotina empresarial, existem alguns métodos criados para otimizar o gerenciamento de tempo.
É claro que cada empreendedor conta com uma rotina e um ritmo de trabalho diferentes, mas certamente essas técnicas podem ser uma forcinha a mais para alcançar uma boa produtividade.
Conheça quatro métodos de gerenciamento de tempo:
Conhecido como o método "Fazer Acontecer", o gestor precisa estabelecer objetivos, define passos, eliminar o que pode atrapalhar sua rotina e focar na execução.
O método conta com cinco etapas:
Recolher: são anotadas as atividades que você precisa realizar. A função dessa etapa é eliminar as preocupações que possam tirar o foco.
Processar: momento de estabelecer prioridades, detalhar os projetos maiores em etapas menores e definir quais são as tarefas que de fato ajudarão a alcançar os objetivos, quais delas precisam ser delegadas e as que devem ser recusadas;
Organizar: é o momento de usar uma agenda para colocar todas as informações recolhidas e definir os prazos;
Executar: se torna a etapa mais fácil, pois você tem certeza de que está priorizando a atividade certa;
Rever: principalmente no começo, é normal que as tarefas previstas não sejam realizadas e precisem ser revistas. Essa é a etapa em que são detectados problemas que podem atrapalhar a execução, visando eliminá-los.
Pomodoro é o nome daqueles timers de cozinha. A técnica foi criada pelo estudante italiano Francesco Cirillo no final da década de 80.
A técnica se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco.
Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como "pomodoros".
Na prática, consiste em dar atenção total a uma atividade durante 25 minutos e após este período ter cinco minutos de descanso.
A cada quatro sessões pomodoros (25+5 minutos), a pessoa ganha 15 minutos de descanso.
Esse método de gerenciamento de tempo é uma forma simplificada de encontrar as atividades prioritárias através de um quadro dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores.
No 1º quadro são indicadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no 2º, ainda na parte superior do quadro que fora dividido, são colocadas as tarefas de Alto Impacto e Alto Esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no 4º as de Baixo Impacto e Alto Esforço. A execução das tarefas irá ocorrer do primeiro bloco ao quarto.
Esta técnica foi divulgada por Stephen Covey e propõe a priorização das ações importantes em detrimento das urgentes.!
O gerenciamento de tempo e os imprevistos
Nós falamos muito sobre a importância de planejar o dia e a semana de trabalho. No entanto,a rotina de um empreendedor nem sempre é linear.
Para que o seu planejamento não vá por água abaixo por conta de imprevistos o ideal é organizar a sua semana priorizando o que deve ser feito a cada dia, mas sempre deixando um espaço de duas a três horas para urgências.
É claro que a média de duas a três horas é uma sugestão de reserva. O ideal é que cada empreendedor faça uma análise da sua rotina e verifique a média de tempo gasto com atividades não planejadas.
Dessa forma, é possível cumprir com os compromissos diários e "apagar os incêndios" que forem surgindo sem a necessidade de acumular trabalho extra.
Fazer o gerenciamento de tempo não significa encontrar formas de trabalhar mais e mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo disponível.
Ressaltamos que não existem regras únicas para lidar com o gerenciamento de tempo. Você pode é aplicar algumas boas práticas que podem ajudar a melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas.
Agora que você já sabe como fazer o melhor gerenciamento de tempo do seu trabalho, que tal ajudar a otimizar a produtividade de toda a equipe? Conheça o kanban neste artigo e veja como esse método pode beneficiar o seu negócio.