O teste da Comunicação Interna: descubra sua pontuação!
Você tem a sensação de que algo precisa mudar na comunicação interna de sua empresa, mas não sabe o quê? Preparamos este teste para te ajudar a detectar onde está o gargalo do seu processo comunicacional; confira
Vamos lá? O teste funciona assim:
No tabuleiro abaixo, você encontra algumas situações-problema comuns na comunicação interna de empresas. Cada um deles tem uma pontuação;
Analise cada item e, sempre que identificar algum ponto que se aplica à situação da comunicação praticada em sua empresa, anote a pontuação correspondente;
Some os pontos no final e descubra o resultado correspondente abaixo. Quanto menos pontos marcar, melhor!
Clique na imagem para ampliar (Arte: Diana Coelho).
De 0 a 50 pontos
Parabéns! A comunicação interna de sua empresa parece estar com uma boa saúde! Você provavelmente tem uma boa estrutura de canais de comunicação, dialoga bem com os diversos segmentos da empresa e está atento às diferentes necessidades apresentadas pelos colaboradores. Continue assim e não deixe de buscar sempre melhorias e aperfeiçoamento na comunicação interna!
De 50 a 200 pontos
Ops, sinal amarelo! Pode ser que a comunicação interna da sua empresa não esteja tão bem das pernas, já que há alguns sinais apontando para uma possível falta de infraestrutura comunicacional ou baixo engajamento dos colaboradores. Mas saiba que esses problemas têm solução! Busque conversar com os gestores e planejar uma pesquisa interna sobre o que poderia ser melhorado na comunicação. Ouvir o público interno pode ser um primeiro passo. Faça também um diagnóstico sobre a eficiência dos meios utilizados e se há necessidade de ampliar o time de comunicação ou adquirir algum novo meio. A partir desses pontos, é possível analisar no que é preciso investir para otimizar os processos comunicacionais da empresa e ver melhorias!
Mais que 200 pontos
Comunicação interna? Descanse em paz… ✞
Brincadeiras à parte, realmente pode ser que ela não exista na sua empresa, ou não esteja cumprindo as funções esperadas. Mas sempre há como salvá-la! Comece estruturando um plano de comunicação que dê consistência às ações realizadas na área. Planeje a linguagem a ser utilizada, dialogando com o público; a frequência de atualização dos conteúdos; os propósitos da comunicação no contexto de sua empresa e a segmentação necessária, para entregar a mensagem certa ao público certo. Considere atualizar seus meios de comunicação com os meios digitais e ter maior controle de mensuração e resultados.
Concorda com seu resultado? O que você pensa que poderia melhorar na comunicação interna de sua empresa?
Agora que você já sabe o resultado do teste, vamos explicar ponto a ponto a importância dos itens da tabela, e como melhorá-los, para te ajudar a aprofundar o diagnóstico de sua comunicação corporativa. Ampliando essa visão, é possível detectar pontos que precisam de atenção, mesmo que a longo prazo. Acompanhe a seguir:
1. Colaboradores pouco conectados com os propósitos da corporação
Falta de motivação e engajamento afetam diretamente o rendimento dos colaboradores, e podem ser a origem de desligamentos e absenteísmo.
Apesar da comunicação interna não ser a única responsável pela resolução desse problema, sabemos que ela pode ter um papel ativo na percepção dos colaboradores quanto aos valores e missão da empresa onde trabalham. Ela pode moldar a cultura interna, valorizar o colaborador e mantê-lo a par de informações importantes, que aumentam seu senso de pertencimento.
Aproximar os setores verticais da empresa também pode ser uma estratégia. Uma pesquisa de 2008 realizada pela Towers Wattson mostra que quando os diretores praticam uma comunicação efetiva com os colaboradores conseguem conectá-los melhor aos propósitos da organização.
Assim sendo, realize com frequência a transmissão da palavra do presidente ao time de colaboradores, diminua a distância entre os níveis hierárquicos e crie campanhas e ações internas que mostrem os propósitos da corporação, e como cada colaborador se encaixa nele, para aumentar o engajamento.
2. Grande fluxo de e-mails internos interrompendo o trabalho
A comunicação por e-mail é indispensável na maioria das empresas, mas, quando os colaboradores são constantemente acionados por esse canal, podem ter sua produtividade prejudicada.
A maioria das pessoas considera incômodo o excesso de e-mails, pois precisa checar constantemente sua caixa de entrada e filtrar os e-mails importantes. Isso gera um segundo problema: o alto índice de comunicados internos não lidos, que podem ser deletados na "limpa" da caixa de entrada.
Uma solução é utilizar a TV corporativa no ambiente dos colaboradores para exibir esses conteúdos de forma mais leve e dinâmica, sendo aproveitado sem interromper o fluxo de trabalho e diminuindo a enxurrada de e-mails.
3. Gap de atualização de informações
Quando se utiliza meios analógicos de comunicação interna, como painéis de recados, jornal mural, etc, o processo de atualização de informações e correção de erros pode ser mais lento e custoso.
A depender do porte da empresa, a necessidade de troca dos comunicados pode não ser tão frequente; porém, de qualquer forma, os antigos meios falham no aspecto da atratividade e da inovação.
Por isso, as telas digitais apresentam não só a rapidez de atualização, mas uma nova forma de se conectar com seu público, com materiais que realmente conquistam sua atenção, seja por vídeo, imagens, notícias – tudo em tempo real. O upload de conteúdos no software de gerenciamento das TVs corporativas, por exemplo, torna a comunicação instantânea e dinâmica, algo cada vez mais necessário na era da informação.
4. Muitos públicos diferentes na empresa
Apesar de um dos principais propósitos da comunicação ser conectar todos os colaboradores aos valores da empresa, há também a necessidade de se comunicar de forma especializada com alguns segmentos. Considere, por exemplo, informações como essas:
Concorda que elas podem interessar a públicos específicos dentro da empresa? Isso faz parte de um estratégia de segmentação da comunicação. Se você tiver TVs instaladas em diferentes departamentos, é possível personalizar o conteúdo para cada tela, a partir do software de gerenciamento.
Como falamos nesse post, com o software de gestão da TV Corporativa, você pode definir um padrão para cada horário e para cada setor onde estiverem instaladas as TVs, além de outras especificações que garantem a segmentação.
5. Decisões desconectadas aos valores e realidade da empresa
Esse problema pode ser causado quando pouca informação sobre gestão e metas chegam aos colaboradores e tomadores de decisões, prejudicando seu embasamento quanto à realidade financeira da instituição. Os diferentes níveis hierárquicos precisam estar informados quanto à direção estratégica da empresa e às táticas que devem utilizar em sua área.
As lacunas de comunicação devem ser preenchidas com o compartilhamento de dados atualizados entre todos os departamentos envolvidos. O papel dos meios de comunicação, nesse contexto, é garantir que tais informações circulem com precisão, segurança e consistência. A digitalização torna a apresentação de dados mais atrativa visualmente, por meio de dashboards e recursos de interatividade, como a navegação por touch screen, o que aumenta o aproveitamento das informações.
6. Colaboradores que não utilizam a internet durante o expediente
Essa situação é comum em fábricas e outras instituições onde há níveis hierárquicos que não utilizam computadores ou gadgets com frequência em seu trabalho. Eles podem acabar excluídos do processo comunicacional da empresa, pois não acessarão os comunicados se não houver um canal "offline".
Por isso, é sempre recomendável que haja canais complementares aos e-mails e à intranet. Uma opção são os painéis ou murais de comunicados analógicos ou digitais. Basta localizá-los em pontos estratégicos, como as áreas comuns da empresa, que são de alta circulação, ou diretamente no chão de fábrica, por exemplo, para atingir a todos os públicos. A vantagem do digital é poder ser atualizado com a mesma velocidade com que se manda um e-mail, economizando impressões de papel e tempo.
7. Falta de um canal de comunicação com os visitantes da empresa
Empresas de diversos segmentos podem receber visitas de investidores, clientes, entusiastas ou candidatos a vagas de emprego. Para se comunicar com esses públicos é preciso haver um canal de comunicação em locais como a recepção, sala de espera e lounges. Nada melhor que a TV corporativa para apresentar a instituição por meio de vídeos, notícias e entretenimento, que também reduzem a sensação de espera nesses ambientes. É uma ótima forma de fazê-los se sentir bem-vindos e engajados com o branding da empresa.
8. Alto volume de comunicados não lidos
Na rotina corrida, muitos comunicados podem "passar batido" aos olhos dos colaboradores. Seja por falta de tempo ou de hábito, poucas pessoas param para ler papéis afixados em painéis, ou não absorvem toda a informação. E aí, já viu, né? A equipe de comunicação prepara materiais, divulga, mas as pessoas continuam desinformadas.
É preciso pensar, então, em outras formas de comunicação, como vídeos e infográficos, que substituam ou complementem os textos. Você já reparou que muitas pessoas preferem o audiovisual em vez da escrita? Isso está ligado ao fato de que nosso cérebro capta e processa muito mais as imagens, sons e movimento. Aproveite esse potencial na comunicação interna, utilizando vídeos e animações em suas TVs corporativas. Isso reduzirá muito as chances das mensagens passarem despercebidas, pois as telas tornam os conteúdos muito mais chamativos e impactantes!
9. A comunicação interna não é mensurada
A comunicação interna, como qualquer outra área dentro de uma empresa, precisa comprovar o retorno sobre o investimento (ROI), a partir de certos indicadores.
Sem métricas, provavelmente ela ficará estagnada, pois, sem resultados comprovados, dificilmente receberá novos investimentos. Nesse post explicamos mais sobre a importância das métricas na comunicação e quais são as principais delas.
A comunicação digital oferece a vantagem de ser mensurável a partir de relatórios automatizados. A plataforma de gerenciamento da TV Corporativa, por exemplo, fornece relatórios valiosos sobre a entrega dos conteúdos. É possível até mesmo saber quantas pessoas passaram em frente à TV e olharam para a tela, por meio de sensores acoplados ao monitor. Assim, você tem a noção exata de retorno sobre o investimento e pode refinar suas ações de comunicação com base nos dados.
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Sempre podemos aperfeiçoar processos. A comunicação interna vem ganhando cada vez mais destaque dentro das organizações, pois percebeu-se que por meio dela fortalece-se a cultura interna, a transparência da gestão e cria-se valor no ambiente de trabalho. Com grandes responsabilidades, há grandes cobranças, o que só aumenta o desafio da área. O lado positivo é que, ao provar seu valor, a comunicação ganha cada vez mais recursos e investimentos para facilitar sua execução.
Os meios digitais são um exemplo desses recursos. Eles são aliados do processo moderno de comunicação, aumentando sua eficiência, segurança e atratividade. Se você detectou que a comunicação de sua empresa precisa de melhorias, pensar em novos canais pode ser um dos caminhos a seguir, dentro de uma estratégia a ser definida em conjunto com gestores e colaboradores. Mãos à obra!
Ficou com alguma dúvida quanto a qual é a melhor opção para sua empresa? Entre em contato conosco, vamos adorar ajudá-lo!