Como atender os condôminos | Portal Condomínio e Cobrança
- Sites para condomínios, como o MeuCondomínio do SíndicoNet, vem se tornando cada vez mais comuns. Usando o site é possível integrar a comunicação do síndico com todos os condôminos para envio de comunicados e registro de ocorrências, por exemplo. Também é possível fazer reservas de áreas de lazer, controle de acesso da portaria, publicar atas, documentos e classificados, entre outros.
- Algumas administradoras oferecem também um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.
- A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.
- O uso de informativos - online ou impressos – é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho
- Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.
- É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semana para conversar com os moradores.
- Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.
- Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.
- Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.
- Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes – um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da "classe" para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.
- Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correspondências e entrada de visitantes.
- Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.
- Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.
- Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.
- Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
1- Estipule regras
2- Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
3- Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
4- Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
5- Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
6- Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
7- Interfone – só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos