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Sistema 5S e outras maneiras inovadoras de gerir sua empresa Publicado em 25 de maio de 2009 às 06h46 por Fernanda Peregrino
A Rede de Conhecimento Faça Diferente, criada pelo Sebrae, mostra como aplicar uma ferramenta eficaz para inovar em gestão e aumentar a produtividade do seu negócio. O programa de rádio de hoje traz o exemplo da Maruzen, empresa que fornece serviço de limpeza e conservação de prédios em Campo Grande, Mato Grosso do Sul. O empreendedor Álvaro Ochiru adotou o sistema 5S, método criado no Japão por volta dos anos 50. Cada "S" corresponde a uma palavra japonesa que indica uma meta a ser atingida pelo empreendedor. Em português, os 5S significam sensos de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina.
Primeiramente, você pode adotar o senso de utilização. Ou seja, os funcionários devem manter na área de trabalho apenas utensílios essenciais à fabricação do produto. Tudo o que for desnecessário deve ser descartado ou guardado. O uso do primeiro "S" provoca a redução de obstáculos e torna o trabalho mais ágil. O próximo passo é aperfeiçoar o senso de organização: deixe as ferramentas e os equipamentos dispostos em uma ordem que facilite o trabalho. Assim, os empregados evitam fazer movimentos desnecessários.
A seguir, vem o senso de limpeza. A empresa precisa ser limpa diariamente. Essa prática precisa ser adotada na rotina de produção e o melhor momento para fazer isso é depois do expediente. Orientar os funcionários a limpar o local de trabalho no início do dia pode criar uma situação desagradável. Nenhum consumidor gosta, por exemplo, de encontrar um salão de beleza sendo arrumado no momento em que chega. O mecânico que segura uma vassoura com uma mão e cumprimenta o cliente com a outra também causa péssima impressão. Seja qual for o serviço ou o produto oferecido, o cliente prefere estar sempre em um ambiente limpo e agradável.
Você, empresário, também pode adquirir senso de padronização. Imagine se o gosto da comida de um restaurante mudasse cada vez que um novo cozinheiro fosse contratado! O estabelecimento perderia a identidade e a clientela. O funcionário deve adaptar-se à rotina de fabricação do produto e não o contrário. Além disso, ao estabelecer um padrão, a quantidade de matéria-prima utilizada e o tempo gasto na fabricação são sempre os mesmos. Dessa forma, é possível evitar o desperdício.
O último "S" corresponde ao senso de auto-disciplina, que implica na constante observação das primeiras quatro metas. Você, empresário, pode verificar sempre se os outros 4S estão sendo usados pelos funcionários. De nada adianta estabelecer novas metas aos trabalhadores, se a rotina produtiva não é acompanhada com rigor. Por isso é importante cobrar da equipe o cumprimento das novas regras para que, efetivamente, haja aumento de produtividade.
O dono da empresa Maruzen cronometrou o tempo de trabalho dos funcionários. A partir dessa informação,o empresário Álvaro Ochiru estabeleceu rotinas para os empregados (horário de almoço, quantidade dos produtos de limpeza a ser utilizada, etc.). Assim, o morador de Campo Grande deu ênfase a dois sensos: de organização e de padronização. O resultado não podia ser diferente, a empresa ganhou em produtividade.
Como o Sebrae lhe ajuda a inovar em gestão
O Sebrae adaptou o sistema 5S ao Brasil e criou o programa D-Olho na Qualidade, que alterou os nomes referentes a cada S para descarte, organização, limpeza, higiene e ordem. Algumas palavras são diferentes, mas o objetivo é o mesmo: aumento de produtividade. O curso está disponível gratuitamente pela internet no site http://educacao.sebrae.com.br e faz parte do Programa de Gestão de Qualidade.
A iniciativa possibilita a implementação de um sistema de gestão focado na qualidade e ensina aos empresários a gerir estrategicamente a empresa, de forma a tornar o negócio mais competitivo. O Programa de Gestão da Qualidade possui carga horária de 98 horas, distribuídas entre cursos e consultoria. O público alvo é formado por empresários que fundaram micro e pequenos negócios há mais de dois anos, já superaram as primeiras dificuldades e desejam expandir o empreendimento.
Entre as disciplinas, destaca-se "Fundamentos da Excelência", que lhe ensina a diagnosticar os problemas de gestão de uma empresa e a implementar um conjunto de indicadores de desempenho empresarial. O curso também abrange o método PDCA – outra ferramenta para melhorar a gestão da sua empresa. A sigla corresponde a planejamento (plan), execução (do), verificação (check) e ação (act). O ciclo começa durante o planejamento de uma mudança, que, em seguida, é colocada em prática. Depois disso, verifica-se o resultado. A partir dessa avaliação, o empresário deve agir no sentido de aprimorar o projeto inicial.
O Programa de Gestão de Qualidade compreende, ainda, a disciplina "Parcerias Eficazes", que destaca as parcerias como ferramentas importantes para a gestão dos negócios e para o fortalecimento das relações entre empresas e clientes, fornecedores, sociedade, sócios e colaboradores. O curso denominado "Os Processos" é oferecido para melhorar os processos de produção e distribuição das micro e pequenas empresas.
O programa contempla, também, aulas de "Visão Estratégica", que demonstram como pensar e agir estrategicamente no cotidiano empresarial. Além dos cursos, o Sebrae oferece serviços de consultoria. Você pode recorrer aos consultores, por exemplo, para diminuir todas as formas de desperdício (matéria prima, tempo, etc.). Os especialistas vão até a sua empresa, fazem uma análise do processo produtivo e apontam a origem do problema.
Como você pôde perceber, existem diversas ferramentas para inovar em gestão. Busque o sistema que melhor se adapta ao seu empreendimento e inove sempre. A empresa que não inova em gestão assemelha-se a uma caixa d'água com furos. Não adianta colocar mais líquido, o recipiente não vai atingir a capacidade máxima. Resultado: a produtividade só tende a cair.
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