O sistema foi desenvolvido para manter um banco de dados corporativo contendo todos os documentos essenciais à operação de uma empresa (licenças Ambientais, TACs, etc.), controlando todo o processo de atendimento de suas condicionantes ou cláusulas, evitando não conformidades e atrasos na renovação dos mesmos.
Este processo de controle é implementado através das etapas demonstradas a seguir:
Inventariar, Categorizar e Delegar => Inventário de todos os documentos que deverão ter controlados, categorizando-os por suas características de renovabilidade, frequência de renovação e forma de renovação.
Inserir todos os documentos, cadastrando todas as suas condicionantes ou cláusulas, considerando duas datas de início e término de validade, bem como poderá ser exigida a anexação de cópia do respectivo documento em formato PDF.
Acompanhar Status dos Documentos => Envio de e-mails automáticos (opcionalmente também mensagens SMS) para todos os envolvidos no processo de acompanhamento do atendimento das condicionantes/cláusulas dos documentos, bem como do acompanhamento do processo de renovação dos mesmos. Esses e-mails podem ser enviados em vários momentos antes do vencimento do documento ou suas condicionantes/cláusulas, com antecedência previamente parametrizada.
Acompanhar Processo de Renovação ou Fechamento de Não Conformidades => Todo o acompanhamento da situação dos documentos e suas condicionantes/cláusulas é feita através de cores e status, de forma a facilitar todo o processo de renovação dos documentos, bem como da solução de não conformidades existentes.
O sistema disponibiliza rotinas para registro das várias formas de cumprimento de condicionantes/cláusulas, tais como: entrega de relatório junto à agência emissora do documento, evidenciamento de cumprimento, entrega de protocolo de renovação.
Relatórios => Emissão de vários relatórios de controle ou gerenciais para um perfeito acompanhamento dos documentos essenciais à operação da empresa. Alguns desses relatórios podem ser exportados para vários formatos, tais como: Adobe, Excel, etc.
O sistema tem como algumas de suas características:
• Parametrização acentuada: O sistema é extremamente parametrizado, o que dá uma flexibilidade muito grande na manutenção do mesmo;
• Multi Idiomas (opcional): O sistema têm como padrão a operação em multi idiomas (atualmente português e espanhol), possibilitando que o mesmo seja executado em vários países, atendendo às necessidades de empresas com instalações em vários países;
• Descentralização na Execução do Sistema: O sistema foi desenvolvido em arquitetura que permite a execução através da Intranet da empresa, possibilitando uma grande descentralização na execução das rotinas dos sistemas;
• Digitalização de Documentos (opcional): O sistema permite que os documentos sejam digitalizados diretamente de seu original através um dispositivo “scanner” acoplado no computador do usuário no momento de seu cadastramento.
Assista uma demonstração do sistema de Gestão da Conformidade de Documentos ou faça-nos um contato para agendarmos uma apresentação personalizada.