Melhorando a operação e gestão de uma associação de classe com o Bitrix24 - Parceiro oficial Bitrix24 no Brasil
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Melhorando a operação e gestão de uma associação de classe com o Bitrix24
Se você atua em uma associação de classe, direta ou indiretamente, este artigo é para você. Veja algumas situações onde o Bitrix24 pode ser altamente eficiente quando aplicado em entidades desta natureza.
O Brasil é indiscutivelmente um país grande, rico e dono de uma geografia complexa, o que também nos torna um local com muitas oportunidades e necessidades específicas.
Por todo o país encontramos, associações organizadas que apoiam as empresas em movimentos importantes, colaborando para que todo um ecossistema seja beneficiado por iniciativas estruturadas, que buscam objetivos comuns.
Claro que existem inúmeros movimentos de associações sem fins lucrativos espalhados pelo país, mas aqui focaremos especificamente nas entidades voltadas ao ecossistema empresarial, independente do tamanho e segmento, mas talvez as ideias apresentadas se aplique a outras iniciativas.
Este artigo surgiu inclusive porque temos cases reais de associações que conseguiram resultados surpreendentes depois de implementar o Bitrix24.
Confira no episódio #28 do 24Cast um bate papo com a Head de Marketing da Ajorpeme (Associação de Pequenas e Médias Empresas de Joinville)
Acompanhe alguns exemplo de processos que podem ser estruturados em entidades utilizando como ferramenta o Bitrix24:
1) Captação de novos associados
Essencialmente estas associações não possuem uma forma direta de renda, então um dos formatos que adotam é por receita de associados (aqueles que contribuem mensalmente), geralmente são empresas que se associam para ter acesso a benefícios e serviços a custos menores do que por contratação direta.
Vale reforçar que as associações são um importante caminho para aumento de network e proximidade com empresários que compartilham dores e objetivos comuns.
Para ter uma gestão eficiente da captação de novos associados, o Bitrix24 permite o cadastro e acompanhamento de cada passo destas empresas via cadastro de Prospectos (Leads).
Todos os passos (Lead Score) e atividades vinculadas a estes futuros associados, podem ser registradas dentro da ferramenta até que efetivamente ele se associe com a entidade (digamos que isto seja uma conversão de Lead).
O cadastro do futuro associado (Lead/Prospecto) é importante para que o relacionamento seja registrado desde os primeiros passos da parceria.
2) Melhoria na Comunicação
Introduzir uma política de boa comunicação, seja ela com os agentes internos (colaboradores) ou com parceiros externos, é sempre um desafio para entidades com baixo recurso.
O Bitrix24 é composto de ferramentas que podem ser utilizadas para implementação de uma comunicação simples, segura e eficiente.
A funcionalidades de bate papo e chamadas, por exemplo, podem ser utilizadas para manter a comunicação via chat, áudio e vídeo com todos os usuários, além da possibilidade de um fluxo de atividades que funciona como uma rede social colaborativa, onde é possível, por exemplo, compartilhar imagens, insights, novidades, videos, incluindo a opção de realizar uma votação entre os participantes.
Os canais abertos também é outro caminho poderoso, permitindo que via web site da entidade seja possível uma comunicação direta via chat, Facebook Messenger, entre outras formas.
3) Organização de eventos e treinamentos
Os eventos e treinamentos são iniciativas importantes dessas entidades, sem dúvida algo que colabora muito para as empresas e regiões onde estão inseridas.
O Bitrix24 possui uma ferramenta chamada de "Formulário de CRM" onde é possível realizar o cadastro via formulário para captação de inscrições para um evento (ou treinamento), estes são automaticamente cadastrados como um Prospecto (Leads), Empresas, Contatos e até em negócios (Deals).
Com a versão mais avançada do Bitrix24 é possível automatizar boa parte deste processo, obtendo assim um processo ainda mais eficiente para iniciativas como esta.
4) Relacionamento com os associados
Depois que as empresas se tornam associadas, é importante manter um relacionamento eficiente com elas, isto é importante inclusive para que seja possível oferecer serviços e produtos de forma mais assertiva.
O CRM inteligente e completo da plataforma, garante uma gestão eficiente de todas as empresas e contatos associados a instituição.
Um ponto interessante é a possibilidade de criação de novos campos personalizados, podendo deixar o CRM dentro das características de informações que a entidade necessita.
5) Acompanhamento de Tarefas & Projetos
Manter os projetos e tarefas alinhadas entre todos os agentes da associação é sem dúvida um grande desafio.
Utilizando as ferramentas apropriadas da plataforma, é possível uma maior colaboração e acompanhamento de cada projeto, tarefas e plano de ação.
Mantenha uma agenda eficiente e com acompanhamento, podendo inclusive integrar com ferramentas externas (como o google calendário, por exemplo).
6) Comercialização de produtos e serviços
As associações são um elo fundamental para que empresas tenham acesso a produtos e serviços diferenciados a um custo apropriado, inclusive podendo estender isto a seus funcionários.
Para que a associação acompanhe estas ofertas de maneira eficiente, é possível realizar uma gestão eficiente dentro da plataforma, acompanhando todas as negociações (Deals) em andamento, podendo inclusive estruturar as fases conforme a jornada de compra dos associados.
Acompanhe cada negociação, gerencie números e fluxo de geração de receita para a associação, além de manter tarefas e ações vinculadas para evitar que um associado não esteja sendo bem assessorado na sua decisão de compra.
7) Backup de dados
Por ultimo e bem importante, é preocupar-se com o controle de documentos e materiais essências para a entidade.
O drive do Bitrix24 é altamente eficiente, pode ser utilizado para armazenar os dados e compartilhar com os demais usuários, garantindo assim backup e acesso eficiente as informações.
Mesmo na versão inicial (gratuita), o espaço é extremamente apropriado para que a entidade não comprometa sua eficiência e segurança.
Pastas e controles de acessos podem ser estruturados para que todos tenham acesso rápido e com toda segurança que uma aplicação em nuvem pode garantir.
Sim, inicialmente pensamos em sete (7) funcionalidades interessantes, mas não poderíamos deixar de comentar sobre o Bitrix Sites e o CRM Marketing.
O Bitrix Sites permite a criação de sites e landing pages para sua entidade, inclusive baseado em templates.
Já o CRM Marketing se encarrega pela gestão de campanhas e envio de e-mail marketing, falaremos sobre elas em outros artigos.