26 de Junho de 2018 | por Equipe Benner
Com o mercado globalizado e clientes mais exigentes, ter o melhor desempenho é um desafio constante. É nesse cenário que as viagens corporativas assumem papel estratégico e estão, a cada ano, mais profissionalizadas. As empresas apostam em um formato diferente, mas todas buscam ganhar vantagens otimizando suas viagens de negócios, já que estão entre os três maiores gastos dentro de uma organização.
Uma saída interessante é a terceirização por meio de uma agência de viagens ao invés de fazer isso pela empresa. Como os processos para a organização das viagens dentro das empresas são muito burocráticos, terceirizar traz muitas vantagens. Entre elas, libera o tempo da equipe alocada para isso para atividades mais estratégicas, além de reduzir custos.
Mercado está em alta
O mercado de atividades ligadas ao turismo de negócios no Brasil cresceu 6,6% em vendas em 2017 em relação a 2016, segundo dados da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp). O volume financeiro saltou para R$ 11,424 bilhões em passagens aéreas, diárias de hotelaria, locação de automóveis, eventos e outros serviços. No setor de transporte aéreo, a venda de passagens em voos domésticos para o cliente corporativo cresceu 9,9%, atingindo R$ 4,454 bilhões. Nos voos internacionais, a venda de viagens de negócios aumentou 22%, chegando a R$ 3,742 bilhões.
Quando a empresa faz a própria gestão de viagens corporativas, há uma série de tarefas que podem gerar, principalmente, sobrecarga de trabalho e excesso de gastos. Com a terceirização por meio de uma agência de viagens especializada, o processo fica simplificado, desde a definição da política das viagens, passando por todo o planejamento até chegar à execução dos deslocamentos.
Essa é uma opção que traz vantagens especialmente para as companhias que não contam com um departamento estruturado para cuidar das viagens de negócio.
Por que adotar uma política de viagens
O que uma empresa de gestão de viagens corporativas vai fazer, em primeiro lugar, é criar uma política de viagens ou, pelo menos, melhorar a atual. Alguns detalhes importantes das viagens a negócio devem estar incluídos, como por exemplo:
Objetivo da viagem: evento nacional ou internacional;
Hospedagem: hotel, estrutura básica;
Custo: reembolso, despesa diária, limite de gastos e meios de pagamento;
Orçamento: percentual destinado às viagens corporativas;
Calendário: datas anuais dos eventos;
Segurança: processos obrigatórios e opcionais durante os deslocamentos, incluindo seguro para os colaboradores;
Informações: relatórios com dados dos funcionários e detalhes;
Objetivos e metas: o que é esperado durante e após as viagens.
Como uma política de viagens adequada e segura abrange tantos detalhes, imagine a tranquilidade de delegar isso para uma empresa especializada!
Especialistas no segmento são capazes de entender o contexto da sua empresa com muito mais facilidade. Procuram adaptar as iniciativas a um plano financeiro realista, personalizado, viabilizando as viagens corporativas sem comprometer o crescimento do negócio.
Veja 7 vantagens de terceirizar viagens corporativas
A terceirização por meio de uma agência de viagens corporativas oferece diversos benefícios às empresas. Para aumentar a produtividade e reduzir custos desnecessários, as companhias estão buscando auxílio especializado das TMCs (Travel Management Company). Elas ajudam em todas as questões relacionadas às viagens a negócios, como nas sete abaixo.
Apesar da terceirização ter um custo adicional, ele é muito menor em comparação às despesas das empresas que não têm este tipo de serviço para o planejamento e execução dos deslocamentos.
#2 Poder de negociação
Como trabalham com grandes demandas, as TMCs têm um poder de negociação ampliado com seus fornecedores. Muitas, inclusive, firmam parcerias com empresas do setor turístico. Na prática, é possível conseguir tarifas de passagens aéreas e hospedagem mais baixas, além de aluguel de carros, transfer, contratação de seguro, entre outras vantagens.
#3 Agilidade na emissão de documentos
Em um planejamento de viagens corporativas, é muito importante estar atento à emissão, renovação, prazos e vencimentos de passaportes e vistos. Para isso, a agência é a melhor opção.
#4 Ferramentas de Selfbooking
São plataformas digitais, oferecidas pelas agências, que integram em um único lugar todas as informações e meios necessários para que o próprio colaborador possa planejar sua viagem a trabalho. Nesse recurso, tudo é reservado online e personalizado. Além de reduzir custos, é possível ter um melhor controle dos gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem.
#5 Atendimento 24 horas
Imprevistos e emergências podem acontecer em qualquer lugar. Uma TMC comprometida oferece suporte 24 horas do dia, sete dias por semana, onde quer que a pessoa esteja. Nesses casos, antes da viagem acontecer, o colaborador recebe um número de telefone para entrar em contato, em casos urgentes.
#6 Controle detalhado de gastos
Com tantos custos variáveis em uma viagem corporativa, não é tarefa fácil controlá-los com perfeição. As agências possuem sistemas que permitem a emissão de relatórios gerenciais muito precisos sobre os gastos de cada viagem feita. Neles, é possível também classificar as despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço.
#7 Serviços de consultoria
Muitas TMCs também oferecem um trabalho de consultoria em gestão de viagens. Com a ajuda de profissionais da área, as empresas podem analisar dados prévios, tomar decisões precisas e traçar estratégias promissoras em relação ao alcance dos objetivos estabelecidos para cada deslocamento.
Você já percebeu que terceirizar o gerenciamento das viagens corporativas da sua empresa pode ser um diferencial para seu negócio, certo? Essas agências contam com soluções que proporcionam mais economia e controle das despesas com processos inteligentes e automação de todas as operações.
Modernos e integrados, os sistemas trazem o que há de mais arrojado na organização das atividades internas, garantindo excelência e governança corporativa nos processos de solicitação e gestão de viagens. Economize terceirizando seu setor de viagens corporativas!