Resolução SMF nº. 2882 de 24 de novembro de 2015
Diário Oficial do Município do Rio de Janeiro - 25/11/2015
Dispõe sobre os arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda, seus documentos, a competente Tabela de Temporalidade do Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis - ITBI e dá outras providências.
O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FAZENDA, no uso das atribuições que lhes são conferidas pela legislação em vigor e o que consta no processo nº 04/000.884/2015, e ainda,
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o art. 216 da Constituição Federal e com o art. 2º da Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002;
CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ e no art. 24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003, que determinou a instituição de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e
CONSIDERANDO, ainda, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro - Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.
Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda
Art. 1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo exercício de suas funções.
Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são as unidades de criação e guarda de documentos, identificados como Arquivo Corrente.
Parágrafo único. O Centro Arquivístico, órgão setorial do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de Arquivo Intermediário, sob a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ, tendo como gerência administrativa o órgão, dentro da SMF, que o Centro Arquivístico estiver subordinado.
Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzido ou recebido e acumulado nos órgãos referidos no art. 1º desta Portaria.
Art. 4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário, terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:
I - Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o gerou ou à comprovação de qualquer direito; e
II - Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à pesquisa, à história e à memória institucional.
Art. 5º São considerados documentos de guarda permanente, os registros informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico) indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos Correntes, deverão ser preservados nos Arquivos Intermediários até a data do recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra forma.
Da Tabela de Temporalidade
Art.6º A Tabela de Temporalidade é o instrumento sob a forma de quadro esquemático, conforme legenda no Anexo I, que define o ciclo vital dos documentos por meio dos processos de análise, avaliação e identificação dos valores que serão atribuídos a eles e, com isso, ficam definidos prazos de retenção em cada Arquivo Corrente ou Intermediário e a destinação final de guarda permanente ou eliminação.
Art. 7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade do Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis - ITBI (Anexo II), estão listados em ordem numérica do Código de Assunto de Protocolo - CAP, onde os profissionais da informação encontram orientações sobre os prazos e procedimentos a serem obedecidos quanto à guarda ou à eliminação dos documentos, seja em função de legislação própria ou de julgamento de valor emitido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovada pelo Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ.
Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando o suporte, deve ser contado a partir da data de sua autuação, sem o cômputo do ano em que o documento foi elaborado.
Art. 8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para o Centro Arquivístico - F/SUBG/CA, Órgão Setorial do SIMARQ, desta Secretaria, onde terão eliminação imediata, após a guarda de 1 (um) ano.
Parágrafo único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de Protocolo- SICOP, informando a inexistência da produção física - documento original, ao órgão setorial do SIMARQ desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.
Art. 9º A avaliação dos assuntos referentes às atividades meio desta pasta, ou seja, aqueles não constantes da TTD do Anexo II devem ser analisados em conformidade com as Tabelas de Temporalidade da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
Art.10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo as orientações do Centro Arquivístico - F/SUBG/CA, que repassa as normas aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.008, de 05 de março de 2004, dispondo sobre o Sistema Municipal de Gestão de arquivos - SIMARQ.
Sequência numérica dos assuntos inseridos na TTD. Esta coluna auxilia no registro de eliminação no sistema SICOP, rotina 2180, quando da identificação da tabela e do respectivo item que contém o assunto em estudo.
CAP - Código de Assunto de Protocolo
Auxilia os profissionais do Protocolo no devido registro do documento, no arquivamento para a formação de conjuntos documentais e, consequentemente, no processo de análise e avaliação dos documentos que estarão organizados em primeira ordem, o cronológico/ano e, posteriormente, o Assunto/CAP.
DOCUMENTO/ASSUNTO
Termo ou assunto analisado e esquematizado em seu Ciclo Vital, na TTD.
Anotações necessárias de definições ou de padronização dos termos para auxiliar na classificação quando do registro no Sistema Único de Controle de Protocolo - SICOP, pelo profissional de Protocolo ou no Arquivo, para a compreensão e a correta análise e avaliação do documento.
GUARDA - Prazos de retenção dos documentos nas duas primeiras Idades de Arquivo.
A.C. - Arquivo Corrente
A.I. - Arquivo Intermediário
DESTINAÇÃO - Determinação do destino final do documento, não importando o suporte.
M - Microfilmagem
D - Digitalização
E - Eliminação
RECOLHIMENTO - Determinação da passagem de documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente - Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
% - Percentual por amostragem
T - Totalidade do conjunto documental
NATUREZA DA INFORMAÇÃO - Estabelece o acesso à informação.
O - Ostensivo - Acesso liberado
S - Sigiloso - Reservas no acesso.
Neste campo, além da justificativa das decisões registradas nas colunas anteriores, há casos de citação da fundamentação legal e da forma de como proceder a efetivação do processo de avaliação e/ou substituição do suporte da informação.
SIMARQ - SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO DE ARQUIVOS
Órgão: Coordenadoria do Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis (F/SUBTF/CIT)
Subordinação: Subsecretaria de Tributação e Fiscalização
Espécie do(s) Documento(s): Processos
ITBI (CITAR)
Não se autua mais na SMF.
Atende-se aos prazos máximos legais para a guarda:
- Valorizado para a pesquisa e à história, acervo único.
- O documento contará o prazo de guarda a partir da data de autuação, reservando-se a totalidade para o recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
ITBI - Auto de Infração
(Pago ou inscrito em Dívida Ativa)
Instrumento pelo qual a autoridade competente certifica, ou não, a existência de uma infração à legislação vigente, caracterizando devidamente a mesma e impondo, de forma expressa, penalidade ao infrator, quando couber.
Atende-se aos prazos e procedimentos legais para a guarda e salvaguarda das informações:
- O documento contará o prazo de guarda a partir da data de autuação, reservar-se-á 1% dos originais textuais para o recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, eliminando-se o restante.
ITBI - Consulta
(do contribuinte ou do fisco)
Documento que visa orientar o contribuinte e/ou o Fisco sobre dúvidas de matéria tributária.
ITBI - Transposição de pagamento.
Regularização de pagamento por transferência de crédito de uma guia paga.
- O documento contará o prazo de guarda a partir da data de autuação, reservar-se-á 5% dos originais textuais para o recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, eliminando-se o restante.
Imunidade - Distrito Federal
Pedido de reconhecimento de favor legal pelo contribuinte.
ITBI - Imunidade de Fundações
ITBI - Imunidade de Instituições de Assistência Social
- O documento contará o prazo de guarda a partir da data de autuação, reservar-se-á 10% dos originais textuais para o recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, eliminando-se o restante.
ITBI - Imunidade de Instituições de Educação.
ITBI - Imunidade de Instituições de Previdência
Pedido de reconhecimento de favor legal pelo contribuinte
Imunidade - Municípios
ITBI - Imunidade de Sindicato de trabalhadores.
ITBI - Imunidade de Templos
ITBI - Parcelamento
Documento emitido pelo Fisco para cobrança de crédito tributário.
Valorizado para a pesquisa e à história, acervo único.
ITBI - Reconhecimento de suspensão de pagamento.
Devolução de tributo pago indevidamente - Deferidos ou Indeferidos
ITBI - Revisão de Valor Venal.
Pedido de redução da base de cálculo do ITBI.
ITBI - Comprovação de Pagamento.
Autuação indevida - trata-se de Ofício comunicando frações ínfimas de terrenos.
ITBI - Alegação de pagamento.
Comprovação de entrada em receita.
Não se autua mais na SMF pelo código 24020.
ITBI - Apropriação de pagamento.
ITBI - Nota de Lançamento
ITBI - Reconhecimento de Imunidade.
ITBI - Reconhecimento de Isenção
ITBI - Reconhecimento de não incidência.
Auto de Infração - Posturas Municipais
2ª via do documento original de Auto de Infração
- O documento contará o prazo de guarda a partir da data de reservar-se-á 1% dos originais textuais para o recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, eliminando-se o restante.