Planejamento Estratégico: Conheça as 6 etapas para sua aplicação - Polo Contábil
Você já ouviu falar de planejamento estratégico? A falta de gestão é um dos principais fatores de mortalidade precoce das empresas. Uma vez que isso acontece, porque muitos empreendedores se aventuram nos empreendimentos, apenas com base em seus conhecimentos. Frequentemente sendo bons técnicos, mas sem estarem capacitados para gerenciarem um negócio.
Então, vamos apresentar hoje aos nossos leitores, o Planejamento Estratégico, uma importante ferramenta de gestão empresarial que potencializará sua empresa e certamente lhe trará mais sucesso.
Em algum momento da sua vida, sem dúvida, você já deve ter escutado a famosa frase do Clássico Alice no País das Maravilhas "Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve". Essa é uma metáfora de fato verdadeira, que define de forma simples que para atingir resultados é preciso saber o que se espera e ter planos visando atingir tais objetivos.
Desse modo, o planejamento estratégico é como se fosse o guia da empresa, ou seja, ele auxilia a definir qual direção deve ser seguida para o sucesso. Trata-se de um norteador que traz uma visão clara e alinhada, orientando a empresa em suas tomadas de decisão.
Toda empresa, independentemente de porte, segmento ou qualquer outra característica, deveria trabalhar pautada em um planejamento estratégico. Dessa maneira, sendo possível ter mais clareza sobre quais são as etapas necessárias para se ter resultados positivos, isso a partir de objetivos estratégicos e metas antecipadamente propostas.
É importante destacar que, o planejamento é uma ferramenta de gestão, portanto responsabilidade imediata dos empresários. Visto que, envolver pessoas de todos os níveis hierárquicos é uma estratégia de extrema relevância para engajamento das demais partes.
Mas afinal, por onde eu começo?
Existem diversas metodologias, assim como, ferramentas que ajudam na construção de um planejamento, na análise de cenários, na elaboração de estratégias que vão lhe direcionar aos objetivos. Mas qualquer uma delas deve começar por 3 perguntas simples e esclarecedoras:
Nesse artigo, posteriormente vamos trabalhar destacando 6 etapas importantes com o intuito de te auxiliar a atingir um resultado mais assertivo no seu planejamento. Podemos resumir essas etapas da seguinte forma:
1. Entender a cultura da sua empresa
2. Definir negócio, missão, visão e valores
3. Realizar uma análise SWOT com matriz cruzada
4. Definir objetivos estratégicos e indicadores
5. Definir planos de ação
6. Monitorar o andamento das ações e os resultados alcançados
E finalmente, vamos detalhar melhor cada uma dessas etapas.
1 – Entender a cultura da sua empresa
A cultura organizacional é como se fosse o DNA de uma empresa, é ela que diferencia uma organização de outra. Trata-se de um conjunto de valores, crenças e hábitos compartilhados pelas pessoas que compõem o negócio. Dessa forma, a cultura faz com que cada organização seja ÚNICA! E é um passo importante no planejamento estratégico.
Vamos começar pensando que uma empresa é composta por pessoas, então a cultura tem total relação com os seres humanos que fazem parte dela. Contudo, eu me arrisco a dizer que, uma cultura de sucesso é aquela que valoriza todas as pessoas que integram a equipe, independente da função que exercem.
Você deve estar se perguntando: Como é que eu sei qual a cultura da minha empresa?
Antes de tudo, comece refletindo sobre seus valores e propósitos ao abrir a empresa. De maneira idêntica, pense também sobre as características do seu negócio, se ela será uma empresa tradicional ou mais inovadora. Do mesmo modo, avalie igualmente, o que você valoriza no seu time, se gosta de pessoas sistêmicas e rotineiras, ou prefere as mais criativas e inovadoras.
Uma cultura depende muito do seu modelo de negócio, ou seja, não temos como comparar uma empresa que atua no setor de contabilidade e gestão, com uma empresa como o GOOGLE. Note que são propósitos e modelos diferentes de negócio. Uma vez que, não existe uma resposta certa ou errada, vai depender de cada instituição.
Por fim, depois que você entender sua cultura é necessário deixá-la clara, por meio da comunicação. Faça isso não apenas com os clientes internos, mas com a sua equipe, bem como com os clientes externos, no caso seus compradores.
Modelo de cultura do GOOGLE
Você certamente já deve ter ouvido que muitas pessoas sonham em trabalhar no GOOGLE, e isso é muito compreensível quando se entende a cultura da empresa.
A empresa GOOGLE, definitivamente é uma gigante da tecnologia, que trabalha com a ideia de diversos benefícios ao seu pessoal, para que todos sintam-se plenos, felizes e realizados. Com o intuito de que estes possam liberar ao máximo sua criatividade.
Lá, eles possuem ambientes onde as pessoas podem circular sem restrições. São desde quadras de vôlei, massagens, comida à vontade, mas por outro lado, tudo isso tem um propósito, de posteriormente se obter o melhor de cada um dos profissionais.
Inovação é um dos pilares da empresa, e com toda a certeza sua cultura traduz isso em suas ações. De tal forma, que no GOOGLE, cada recurso é trabalhado estrategicamente visando estimular a criatividade para uma entrega mais eficaz e efetiva.
2 – Definir negócio, missão, visão e valores
Esse quarteto, fundamental para as empresas, é o responsável pela definição de um posicionamento estratégico, bem como, da organização de ideias e do desenvolvimento do negócio. Trata-se da definição do propósito empresarial, ao passo que esse permitirá enxergar com mais clareza os movimentos seguintes.
São conceitos muito simples, mas que nortearão a sequência do planejamento estratégico da empresa. Sobretudo, não é incomum encontrar empresários que os desconhecem e que surpreendentemente não sabem a diferença entre eles. Portanto, vamos entender melhor cada um desses conceitos e também a importância de utilizá-los.
Uma das ações mais importantes da empresa, certamente é a de entender e definir o seu negócio. Antigamente, se tinha uma ideia de que deveríamos dizer através dessa expressão qual o produto ou serviço da empresa, uma vez que esse conceito mudou, pois ele não retratava exatamente os benefícios oferecidos.
A redação mais atual é de que a definição do negócio precisa trazer a essência daquela instituição, ou seja, deve detalhar de forma clara qual o benefício do cliente. Essa definição serve primordialmente para dar direção aos esforços da sua equipe.
Não ofereça sapatos, ofereça conforto e prazer ao caminhar.
Não ofereça somente serviços contábeis, nós no Polo, por exemplo, contribuímos para o sucesso da sua empresa.
Missão, se pudesse resumir em uma única palavra, usaria PROPÓSITO. Já que essa é a definição da razão pela qual a empresa existe. E de acordo com esse propósito, deve-se destacar qual a responsabilidade da empresa frente a seus clientes, ou seja, o que ela está disposta a entregar.
Isto é, a partir da missão, a comunicação de uma empresa fica mais clara. É através dela que a equipe tem uma direção, e desse modo entende qual o foco e o real significado daquela instituição.
A missão do GOOGLE, por exemplo, é "Organizar as informações do mundo para que sejam universalmente acessíveis e úteis para todos."
Uma vez que no Polo, nossa missão é "Contribuir para o sucesso dos clientes através de soluções contábeis e de gestão".Ou seja, a missão é algo muito individual e não pode ser copiada, você precisa olhar profundamente para o seu negócio e entender a razão dele existir.
Algumas perguntas que te ajudam a definir a missão da sua empresa:
A palavra visão é autoexplicativa, trata-se de um olhar, mas vai além disso, é um olhar para frente, para o futuro. Tem um conceito muito diferente da missão, apesar de muitas pessoas confundirem ambas.
É nesse momento que se estabelece a caminhada, e não apenas isso, mas qual será a direção que a empresa deve seguir e por fim, qual será o caminho a ser trilhado. E não estamos falando em metas ou objetivos ainda, mas sim, de uma definição clara do que se pretende atingir em um determinado período de tempo, salvo que o período recomendado é um olhar de 3 a 5 anos adiante.
A visão do GOOGLE é "Ser referência mundial em inovação e organização de conteúdo, agregando conhecimento e bem estar à sociedade." No Polo, estabelecemos nossa visão de "Crescer no mercado de atuação, por meio do desenvolvimento da contabilidade consultiva, investindo em tecnologia e pessoas."
Em síntese, a visão está intimamente ligada com as estratégias da empresa, é aqui que começamos a ter mais clareza e dar os primeiros passos estratégicos.
Para entender qual sua visão, algumas perguntas podem te auxiliar:
Como vamos medir o alcance da visão de futuro?
Os valores por sua vez, são os princípios nos quais a empresa está pautada. De uma forma mais simplificada, em resumo, podemos dizer que são as regras que orientam a equipe na condução. Esse conceito está diretamente ligado aos anteriores, uma vez que os quatro juntos trazem a identificação completa da organização.
Os valores têm como principal papel trazer clareza para o time de trabalho do qual aquela instituição valoriza. Logo, é através dessa determinação que a liderança terá condições reais de avaliar se os profissionais estão alinhados ao padrão de comportamentos esperados pela empresa.
Enquanto o negócio traduz o benefício ofertado, a missão direciona a empresa, a visão norteia seus projetos futuros, os valores direcionam a equipe. Sobretudo, eles são a identificação de personalidade ou caráter, sem clareza de seus valores, uma organização terá dificuldades para obter resultados favoráveis.
Os valores podem ser definidos em palavras ou em frases.
Vejamos abaixo quais são os valores do GOOGLE:
Concentre-se no usuário e tudo mais virá;
Você não precisa estar em sua escrivaninha para precisar de uma resposta;
No Polo Contábil, nossos valores são definidos com palavras e frases explicativas:
Confiança: Conquistada pelo profissionalismo, credibilidade e competência;
Comprometimento: É o compromisso de atender as necessidades e superar as expectativas dos clientes internos e externos;
Atitudes: Pessoas organizadas, flexíveis, ágeis, colaborativas e com auto confiança para tomar iniciativas e gerar aprendizados visando atender as demandas da empresa;
Ética: Tratar as pessoas com respeito e empatia.
Chegou a hora de você definir o negócio, missão, visão e valores
Em primeiro lugar, comece realizando uma avaliação interna, envolva o máximo de pessoas da empresa, levante todos os dados possíveis e só depois trate deles. Entretanto, tome cuidado para que seu negócio, missão, visão e valores sejam realmente diferenciados e não apenas um protocolo a ser cumprido.
Contudo, para definir sua visão, observe se está projetando algo de fato possível, não faça algo para inglês ver, sua visão precisa estar realista e coerente.
Em conclusão, depois de alinhada sua identidade organizacional ela deve ser disseminada, orientando seus colaboradores e esclarecendo seus clientes sobre sua posição.
3 – Realizar uma análise SWOT com matriz cruzada
Em princípio, começaremos definindo o que é uma análise SWOT. A palavra SWOT é uma sigla em inglês, trazendo-a para o português, teremos FORÇAS, OPORTUNIDADES, FRAQUEZAS e AMEAÇAS, ou seja, para nós brasileiros é a matriz FOFA.
Na minha percepção, esse processo é o cerne de todo planejamento estratégico, isto é, uma ferramenta capaz de nos fazer olhar com profundidade o negócio e também o mercado. Com ela analisamos os fatores internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças) que impactam a empresa. Logo, a matriz é uma ferramenta que te permite fazer um diagnóstico estratégico da empresa no meio em que está implantada.
As forças de uma empresa estão relacionadas as vantagens ou diferenciais que ela possui, ou seja, são os pontos fortes que favorecem para alcançar objetivos. Aqui, estamos tratando sob a ótica interna, em outras palavras, nada mais é do que aqueles aspectos que a empresa faz melhor.
Em contrapartida, as fraquezas são o oposto, são as fragilidades que interferem ou prejudicam de algum modo o andamento do negócio. Logo, podemos dizer que colocam a empresa em desvantagem frente a sua concorrência. São fatores que atrapalham quando se está trabalhando para atingir um objetivo.
Quando avaliamos as fraquezas é muito importante que sejamos sinceros, afinal, ninguém consegue ser bom em tudo, então não tente se iludir.
As oportunidades são fatores externos que influenciam positivamente o andamento do seu negócio. Ou seja, você não tem controle para criar uma oportunidade, porque depende do mercado, mas precisa estar atento para cada uma delas. Em resumo, são circunstâncias do mercado que beneficiam a empresa.
Semelhantemente as ameaças também são fatores externos. No entanto, elas influenciam negativamente a empresa e devem ser tratadas com muita cautela. Elas são aquelas ocorrências de mercado que podem lhe trazer obstáculos.
Você pode pensar que não pode ter ação aqui, mas pelo contrário, eu gosto de destacar que sempre podemos ter ações que minimizem os impactos em nossas organizações.
Vejamos na ilustração abaixo:
Executando a matriz SWOT
Em suma, o primeiro passo é colocar todos os pontos no papel, assim fica mais visual e você consegue enxergar melhor como sua empresa está posicionada. Imediatamente, a partir desse desenho, você já terá percepção de ações que pode tomar pensando em minimizar pontos negativos e maximizar positivos.
O segundo passo do trabalho é fazer um cruzamento de dados. Visto que, quando analisamos como forças e fraquezas estão influenciando em oportunidades e ameaças, estamos realizando uma SWOT cruzada. Portanto, esse cruzamento é um ponto importante para determinar ações e colocar finalmente em prática suas estratégias.
De que forma as minhas forças podem me defender das ameaças?
De qual maneira as minhas fraquezas podem tornar as ameaças ainda maiores?
A partir dessa construção você terá dados mais estratégicos da empresa e como resultado, estes lhe darão condições melhores de tomar decisões. Daqui nascem seus objetivos estratégicos.
4 – Definir objetivos estratégicos e indicadores
Os objetivos estratégicos são as especificações do que a empresa pretende atingir em um determinado período de tempo. Uma vez que, eles devem estar ligados a missão e visão da empresa, e é preciso cuidar, para que não sejam confundidos com metas.
Aumento de faturamento anual;
Aumento de vendas em determinada região;
Melhorar a qualificação da equipe interna;
Reduzir o índice de turnover.
Sobretudo, um ponto importante é que eles devem ser criados com possibilidade de critérios quantificáveis, facilitando assim a sua mensuração através de indicadores.
Posteriormente, com os objetivos claros, é hora de definir as metas e sempre que possível, trabalhar com metas mensais que possibilitarão um melhor acompanhamento. Caso determine uma meta anual, como um aumento de faturamento de 20% no ano, procure fatiar em meses para gerenciar de forma mais regular. Logo, se distribuirmos esse aumento de 20% em 12 meses, teremos aproximadamente 1,70% ao mês, se em um determinado mês não alcançar, você ajusta os seguintes para que no ano seu resultado seja positivo.
Lembre-se, contudo, de que envolver toda a organização é fundamental, então pense primeiro em metas gerais e depois distribua, ou transforme-as em um processo.
Outro ponto importante, sobretudo, são que tais objetivos precisam desafiar a empresa, porém não esqueça de ser realista. Trabalhar com números muito utópicos, pode desmotivar e prejudicar todo processo.
Uma vez que todos os objetivos estão alinhados, será preciso medi-los e para isso temos os indicadores, são eles que possibilitam o acompanhamento do desempenho das metas. Ou seja, se você estabelece um aumento de faturamento percentual terá como acompanhar mensalmente se está atingindo, ou não, o resultado.
Por isso, um aspecto fundamental para que você tenha sucesso nos seus objetivos é a comunicação. Faça com que toda sua equipe tenha informação sobre quais são suas metas e seu indicadores. Assim, cada um sabe seu papel e trabalhará para que a empresa atinja os objetivos planejados.
5 – Definir planos de ação
Logo depois de ter clareza dos objetivos e indicadores, é momento de definir quais serão as ações realizadas para obter os resultados desejados. De maneira idêntica, um plano de ação ou plano de trabalho é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo organizar as ações de melhorias dos seus projetos. Ele permite a divisão de ações em itens e subitens com definição de responsáveis e prazos.
Por fim, uma metodologia muito eficaz na hora de desenvolver seu plano de ação é o 5W2H, onde podem ser definidos os detalhamentos a partir das respostas dessas 7 perguntas:
Como deve ser realizada a ação? (modo, meios, método, etc.);
Quanto será o custo da ação a realizar? (custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc.).
6 – Monitorar o andamento das ações e os resultados alcançados
Uma vez que você já tem definido suas metas, suas ações e o jogo está andando, chegou o momento crucial, é preciso monitorar. Já que não são poucas as empresas que trabalham arduamente na elaboração de um planejamento estratégico e o deixam morrer por falta de acompanhamento.
Portanto, uma empresa que tem um acompanhamento saudável do seu planejamento garante que seja feito um bom trabalho. Nesse caso, é possível perceber o progresso, ou não, e ainda de fato ver o envolvimento de cada integrante da equipe.
Durante o acompanhamento é onde você definitivamente entenderá a importância de trabalhar com metas claras e mensuráveis, e como resultado será possível compreender o que está dando certo, ou onde as falhas estão ocorrendo.
A partir dessa análise, podem ser necessários alguns ajustes. Você pode fazer investimentos, contratações de pessoal, busca por parcerias, implantação de ferramentas tecnológicas, modificação de processos ou mudança na abordagem do cliente. Ao passo que, ajustes de rota são uma parte importante do acompanhamento, porque nem tudo sairá como o planejamento idealizado.
Monitorar é uma parte primordial do planejamento estratégico que ajudará a mantê-lo ativo e eficaz, por isso trabalhe com relatórios que demonstrem esse andamento.
Espero que tenha ficado evidente a importância de um planejamento estratégico, bem como o quanto ele pode ajudar a sua empresa a evoluir. Do mesmo modo, que você tenha percebido que não basta definir as ações e metas, que o acompanhamento que lhe trará os resultados efetivos.
Ao passo que o mercado está cada vez mais competitivo e quem não souber gerir sua empresa terá sérios problemas. É preciso trabalhar de forma preventiva e não reativa, é preciso fazer gestão de fato. Portanto, estude, planeje, tenha foco e busque atingir seus resultados.
Uma vez que, o seu sucesso está em suas mãos!
Comece já a fazer o planejamento estratégico do seu negócio!
Conte com o Polo Contábil para lhe ajudar nesse processo!
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