Gestão de Terceiros | Análise de Documento x Conteúdo de funcionários?
Neste modelo, não é analisado o conteúdo da documentação dos funcionários, e somente os documentos protocolados.
É o pior dos mundos, pois há um esforço/investimento, mas não há um resultado.
Para que se tenha êxito na Gestão de Risco de Terceiros, é necessário se implantar um processo bem definido de conferência de documentos e os seus conteúdos. De maneira a se ter uma documentação completa com todas as informações necessárias para o controle na gestão.
1 Check list – Documento x Conteúdo de funcionários
1.1 Confrontando Documento x Conteúdo de funcionários:
1.2 O que deve ser feito?
1.2.1 Ex: Check list Documento x Conteúdo de funcionários para conferência:
1.3 Motivos de Reclamações Trabalhistas
Check list – Documento x Conteúdo de funcionários
Nada mais eficaz do que se criar um Check list com o conteúdo dos documentos dos funcionários e o direcionamento deste processo. Entretanto, deve ser solicitado a cada fornecedor aquilo que é devido de acordo com a sua prestação de serviço, evitando a cobrança de todos os documentos para todos os fornecedores.
Confrontando Documento x Conteúdo de funcionários:
Como já vimos no blog anterior onde o Foco era nos Fornecedores e em seus indicadores no recolhimento dos impostos e obrigações trabalhistas que fornecem insumos para ações preventivas contra ações trabalhistas, hoje o foco é na documentação dos funcionários onde se é possível uma análise detalhada para geração de relatórios e solicitação de ações corretivas e implantação de controles efetivos, também para mitigação de problemas futuros.
Os documentos protocolados pelo fornecedor e entregues ao cliente (os chamados protocolados) devem conter as informações corretas constantes nas guias de recolhimento de impostos e obrigações, pagamentos de salários, férias e demais feitos e contrato assinados também de acordo com as anotações contidas na CTPS. Deve-se ser feita uma conferência para constatar que o que está descrito está de acordo com os conteúdos.
Ex: Check list Documento x Conteúdo de funcionários para conferência:
O contrato de trabalho do funcionário deve ter o cargo e as funções executadas por ele;
O cargo do funcionário deve estar anotado corretamente em sua carteira profissional (CTPS), assim como informações de salário e recolhimentos;
O funcionário deve estar na folha de pagamento;
A folha de pagamento deve conter as mesmas informações lançadas na GFIP;
O GFIP deve conter o FGTS e INSS destacados e essas informações devem estar relacionadas às Guias do INSS e do FGTS;
O pagamento de férias e licenças devem estar lançadas e quitadas na Folha de Pagamento;
Os documentos de férias devem estar assinados;
Os cartões de ponto com horas extras devem estar de acordo com a folha de pagamento;
Com essas análises, é gerado um relatório informativo onde é solicitado ao fornecedor as ações corretoras necessárias para o controle do processo.
Esta análise deve ser feita mensalmente e as ações solicitadas dentro deste período.
Motivos de Reclamações Trabalhistas
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