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Plano de contingência – vencendo na crise
Há tempos que as tendências de gestão nos mais diversos segmentos de negócios vêm se redefinindo. Não é a primeira vez que nos deparamos com uma situação de crise. A moral na política tem tido um viés imoral e lembra a antiga e nefasta propaganda da famosa "Lei de Gerson". Fato é que a sociedade e os negócios têm tido que se adaptar à nova e dura realidade, austeridade já é uma virtude necessária e as soluções alternativas, por vezes improváveis, têm sido cada vez mais utilizadas.
Os planos de contingência antes adotados em situações extremas, hoje precisam ser incorporados no dia-a-dia da empresa para dar-lhe sobrevida e competitividade. Um período de crise, como o que vivemos, inclui todas as ocasiões, situações e eventos que exigem uma nova postura gerencial: queda no consumo, mudanças de perfil orçamentário etc. As linhas do budget devem ser reavaliadas periodicamente, readequadas constantemente e redesenhadas oportunamente, mas duas pontas devem ser exaustivamente acompanhadas: receitas e custos.
O plano ideal deve permitir flexibilidade máxima para que o negócio possa responder, de forma rápida, a cada situação em particular. O papel do gestor vai além de direcionar, passa por assistir, monitorar e intervir, se for o caso, almejando a eficácia do plano, garantindo o atingimento do projetado, redução dos custos operacionais, com a manutenção da qualidade dos serviços (produtos), tendo como target o resultado sadio.
Ainda que controlar custos, obviamente, seja uma prioridade não só durante esse período, é apenas um dentre vários fatores que os gestores devem incluir em seu plano de contingência, que pode seguir alguns passos:
1 – "Redimensionamento" do Negócio – Nesse período, em função da crise e das limitações por ela geradas, as receitas geralmente caem significativamente, seja por queda nos níveis de consumo ou pelo aumento da inadimplência.
É preciso avaliar a situação rapidamente e procurar maneiras de "diminuir" os gargalos, disponibilizando de forma "consciente e estratégica" insumos e recursos, de forma a manter a estrutura com qualidade, sem, no entanto, gerar desperdícios;
2 – Redução de Despesas e Controle Rígido de Custos – O tema que deve nortear a gestão moderna deve ser o de total "austeridade". Não só nesse momento, mas, a fim de garantir um projeto de longevidade, efetividade do negócio e a manutenção dos postos e quadros, deve-se primar pelo controle máximo dos custos e redução considerável de gastos. Nesse caso, a mudança de postura deverá ser de cima para baixo, devendo os gestores serem os primeiros a economizar e evitar desperdícios. Algumas soluções devem ser adotadas, como: política de monitoramento de luzes acesas e ar condicionados ligados (instalação de sensores de presença para acionamento de luzes em ambientes de pouca ou média circulação; desligar sistematicamente luzes e ar condicionados, desde que não comprometa a operação); reavaliação da utilização de refletores e lâmpadas quentes, além da utilização de luz e ventilação natural; controlar consumo/evitar desperdício de água; o consumo de descartáveis deve ser diminuído; as impressões evitadas; compras diluídas e rigorosamente minimizadas, sem comprometer a qualidade. A utilização de veículos também deve ser redimensionada e repensada, no sentido de reduzir os gastos com manutenção e combustíveis.
3 – Fontes Alternativas de Receitas – Considerar fontes alternativas e criativas de receitas, como, por exemplo, através da concessão de áreas pouco utilizadas na empresa, transferindo despesas para outros parceiros que tenham esse ponto como produto e avaliando a possibilidade de criação de novos produtos com possíveis descartes, bem como a possibilidade de permutas.
4 – Equilíbrio entre Planos de Investimentos e Manutenção – Por mais que a duração e o impacto das situações de crise sejam difíceis de se determinar, não se deve desconsiderar completamente os planos de investimentos, sobretudo em manutenções. É importante, sim, reavaliá-los, trabalhando em conjunto com o mercado, para analisar o impacto financeiro em projetos de curto e longo prazo, ajustando-os à nova realidade. Para projetos que não possam ser cancelados, procurar por alternativas que ofereçam preços melhores, consolidando projetos em um fornecedor, fortalecendo parcerias. Manutenção é essencial: há que se achar um equilíbrio entre necessidades e gastos. Uma prática eficiente de manutenção e ampliação pode também ajudar a aumentar o resultado, agregando valor percebido aos produtos.
5 – Pessoal – Nem sempre o corte de pessoal é a solução, mas sua adequação/otimização, acima de tudo, dando ouvidos ao seu time (muitas soluções partem deles). A criação de comitês de receitas e custos com representantes de todas as áreas é um passo inteligente e eficaz. Em casos extremos, para diminuir o inevitável impacto financeiro proporcionado pelo corte de funcionários, pode-se considerar uma abordagem em etapas. Antes dos cortes, tentar a divisão de trabalho, redução de turnos, redução de horas extras e eliminação de quadros terceirizados (extras). Todas essas etapas devem ser exploradas, para evitar os altos custos associados à demissão de um funcionário e a sua posterior recontratação, quando o negócio se recuperar.
6 – Mais próximo do Corporativo – A comunicação entre os gestores e a companhia durante esse período é mais importante do que em qualquer outra época. É necessário certificar-se de que os gestores entendem e aprovam todas as mudanças que estão sendo implementadas. Essa aproximação nesse momento é fundamental para conseguir disseminar as "melhores práticas" de cada área, transformando-as em padrões de excelência.
7 – Comunicação com Colaboradores, Fornecedores, Parceiros e Clientes – Nesse período em especial deve-se buscar maior proximidade com colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes, com o propósito de discutir novos projetos e planos de gestão, bem como reafirmar o posicionamento no mercado, enaltecendo potencial e transparência da empresa. Se apropriado, pode-se negociar a necessidade de prorrogar pagamento de dívidas, reavaliar e renegociar contratos, modificar termos existentes, buscar atualizar os recebíveis e, se possível, antecipá-los.
8 –Segurança – Nos momentos de crise devem ser adotadas políticas mais rígidas de controle e segurança, no sentido de evitar desvios e utilizações inadequadas de equipamentos e/ou insumos. Proteção é crucial em todos os pontos de contato com clientes e fornecedores – porta de entrada, recepção, almoxarifado, estacionamento, restaurantes – bem como os acessos de funcionários e terceiros. O monitoramento deve ser efetivo e consistente. Treinamento é fundamental. Reexaminar todos os procedimentos para assegurar que os riscos foram reduzidos ao máximo, tomando o cuidado para a ação não ter características "policialescas".
O sucesso da execução desse plano de contingência será mais significativo do que nunca nos próximos anos. O planejamento e a supervisão contínua serão tarefas críticas na proteção do valor dos ativos da empresa e na construção/manutenção de sua lucratividade.
A curto prazo pode parecer que serão tempos difíceis, mas não passam de momentos de readequação, quebras de paradigmas e, por que não dizer, releituras dos "egocentrismos", quando nos será permitido mudar e crescer. Na verdade, um grande desafio e novas possibilidades estão à nossa frente.
*Rhaxwell Santos, Superintendente da Fazenda Vila Real, Executivo de Alta Performance, Gerador de Resultados, Professor e Formador de Equipes Vencedoras.