Sistema de gestão: como escolher o melhor para sua empresa
Saiba o que levar em conta para tomar a melhor decisão possível
O uso de um sistema de gestão é fortemente recomendável para empresas de todos os portes e segmentos. Mesmo que não seja uma obrigação, suas vantagens fazem com que a adoção seja procurada por boa parte dos negócios.
A escolha, porém, já não é algo tão unânime assim, já que opções não faltam no mercado, cada uma com suas próprias características e especificidades, o que faz com que as pessoas envolvidas na escolha nem sempre saibam qual é a decisão ideal.
Vamos entender a fundo como tais sistemas são essenciais e quais são as principais características a que você deve se atentar para que a escolha seja feita com assertividade.
Vale a pena investir em um sistema de gestão?
Sim. Mesmo que isso tenha um impacto no orçamento da empresa, não há dúvidas de que os esforços realmente fazem valer o investimento.
Algumas estatísticas ajudam a entender como sua procura é grande nos dias de hoje, seguidas de suas respectivas fontes:
Estima-se que o mercado de gestão de processos corporativos (Business Process Management, ou BPM) cresça até algo em torno de US$ 16 bilhões até 2023, com um CAGR (Compound Aggregate Growth Rate, ou taxa de crescimento anual composta) de 14,2% (Market Research Future).
65% dos entrevistados concordaram ou concordaram plenamente que processos e tecnologias de BPM ajudaram suas companhias a melhorar em eficiência, versatilidade e satisfação do cliente (The State of Business Process Management 2018).
93% dos participantes afirmaram que sua companhia estava engajada em múltiplos projetos de melhoria de processos (The State of Business Process Management 2018).
Logo, além dos benefícios já conhecidos e presenciados pelas empresas, os números mostram que sua adoção está em franco crescimento, o que inclusive deve se manter assim, graças à influência que a tecnologia possui em praticamente todas as áreas hoje em dia.
Veja também: Sistema de gestão: 07 dicas para implantar um que condiz com o seu negócio
A grande verdade é que não há uma resposta definitiva para essa pergunta. Tudo depende de cada empresa, já que é aquilo que ela realmente precisa que realmente definirá a solução que melhor lhe atende.
Para conseguir chegar a esse consenso, existem alguns pontos que podem ser considerados para mostrar quais são as melhores soluções de gestão, como os seguintes:
Porte do sistema
O porte de uma empresa tem muito a ver sobre o que ela precisa. Quanto maior for seu tamanho, maior é o número de tarefas a serem realizadas, o que significa que é necessário um apoio extra por parte do sistema de gestão.
Geralmente, empresas menores podem optar por sistemas menos complexos, o que as ajudará até mesmo a entender exatamente como ele funciona e deve ser usado em um breve período de tempo.
Companhias maiores, por sua vez, se deparam com situações e procedimentos mais complexos e abrangentes, o que torna necessária a escolha de uma solução de maior robustez e capacidade.
Outro ponto a se considerar aqui é que o tamanho e as funcionalidades do sistema estão diretamente relacionados com o preço a ser pago. Logo, o melhor custo-benefício possível deve ser obtido através de um sistema compatível com o que a empresa precisa.
O intuito de um sistema de gestão sempre é o de ajudar a companhia e proporcioná-la mais agilidade e eficiência, mas seu desenvolvimento deve ser feito de acordo com a área em que a empresa atua para que o aproveitamento seja o melhor possível.
Por exemplo, as necessidades de uma agência de marketing são diferentes das de um escritório de contabilidade. Logo, para a empresa ter maiores ganhos em praticidade, produtividade e eficiência, é de suma importância optar por um sistema personalizado para sua área de atuação.
O ideal é que todas as áreas da empresa recorram ao auxílio de bons sistemas de gestão, mas algumas delas podem precisar mais do que outras. Se sua importância for fundamental para a companhia, então deve-se procurar o melhor sistema para aquela necessidade.
Por exemplo, se o setor de telecom está totalmente desorganizado, vale a pena investir em um sistema de gestão cujo forte esteja exatamente nessa área. O mesmo vale para finanças, recursos humanos, gestão de projetos e atendimento ao cliente, entre outras áreas.
Isso significa que nem sempre é possível escolher um único sistema para ajudar em toda a empresa.
É mais benéfico investir no que há de melhor para cada área do que tentar contratar uma solução generalista, mas que não consiga desempenhar adequadamente as funções para as quais foi desenvolvida.
Esse é um ponto que nem sempre entra na equação, embora devesse, já que nunca se sabe quando será preciso contar com o suporte de quem desenvolveu o sistema, seja para sanar dúvidas ou corrigir problemas.
Isso reforça a importância de optar apenas por empresas experientes e que prezam por um atendimento de excelência. Além de saber quais são os principais softwares de gestão, faça uma pesquisa minuciosa para saber a opinião de seus atuais clientes e como eles avaliam a solução e a empresa.
Pode ser até que sua empresa encontre um sistema de gestão com preço consideravelmente menor que a média do mercado, mas tome cuidado com a decisão, já que esse pode ser um indício de que a qualidade do serviço é duvidosa, tanto no funcionamento quanto no atendimento.
Saiba como escolher o sistema perfeito para a gestão do seu negócio!
Ao ponderar cada um dos pontos citados, será possível escolher entre os sistemas disponíveis com mais assertividade, o que evita arrependimentos e problemas futuros, além de prejuízos financeiros e da perda de produtividade e eficiência.
Sem dúvidas, essa é uma decisão que tem tudo para melhorar a qualidade da gestão de sua empresa, o que consequentemente pode melhorar a produtividade e a rentabilidade.
Pesquise as opções disponíveis de sistema de gestão e compare com atenção para escolher a melhor. Seja para a gestão de telecom, finanças, recursos humanos ou qualquer outra área, o potencial de melhoria para sua empresa é imenso!