Gerenciamento de Projetos: Qual é a importância no setor de TI?
Qual é a importância do gerenciamento de projetos no setor de TI?
Publicado por Cintia Tombolato em 19/08/2021 | Atualizado em 02/03/2022
Administrar atividades complexas do cotidiano da empresa faz parte da realidade do universo corporativo. Sendo assim, o gerenciamento de projetos é indispensável para que a organização garanta um bom índice de satisfação dos clientes e mantenha-se competitiva em seu nicho de atuação do mercado.
A gestão de responsabilidades administrativas abrange a avaliação de fatores como qualidade, custos, tempo e produtividade. Ou seja, é preciso estabelecer prazos realistas, atingir metas, equilibrar a relação custo-benefício e manter os processos sempre altamente produtivos.
Por isso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que é gerenciamento de projetos, para que serve, qual a sua importância para o setor de TI e como colocá-lo em prática. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!
De forma simplificada, o gerenciamento de projetos consiste na aplicação de ferramentas, estratégias, habilidades e conhecimentos em prol de uma execução eficiente dos processos e atividades de uma empresa.
Basicamente, são os procedimentos que, em conjunto, são usados como uma competência tática que permite aos gestores alinharem os objetivos corporativos do negócio com os resultados almejados nos projetos. Administrar essas tarefas e demandas diárias com excelência é crucial para que as organizações mantenham posições competitivas no mercado.
Sua finalidade principal é potencializar a realização dos projetos, tornando-a mais rápida, segura e eficiente. Ao reunir as melhores práticas de gerenciamento é possível planejar, executar, monitorar e concluir o conjunto de tarefas da empresa.
Além disso, a gestão de projetos tem como objetivo auxiliar no gerenciamento das comunicações, do escopo e de uma série de aspectos fundamentais que contribuem para que a organização alcance resultados satisfatórios em tempo hábil.
Agora que você já tem uma compreensão mais ampla sobre o que é gerenciamento de projetos, mostraremos os principais motivos pelos quais ele é considerado tão importante para o setor de TI nas empresas.
Acompanhar um cronograma definido pelos gestores do projeto permite que o processo produtivo seja constantemente acompanhado, ou seja, é possível visualizar a evolução dos processos e identificar erros a tempo de evitar consequências mais drásticas, como o estouro de um orçamento ou a impossibilidade de entrega de um produto.
Um bom gerenciamento de projetos ajuda a determinar a rotina de trabalho de cada membro da equipe de TI, além de definir métricas de acompanhamento das tarefas e seus respectivos resultados. Assim, todos os colaboradores entendem suas funções e não desperdiçam tempo com atividades desnecessárias.
Em tempos de transformação digital, tomar decisões equivocadas por falta de análise de dados e planejamento é um erro que não pode ser cometido, já que há disponibilidade de tecnologias que oferecem suporte aos gestores.
Sendo assim, uma das grandes vantagens dessa estratégia é que ela conta com ferramentas de gestão de projetos que oferecem informações claras e precisas para que a tomada de decisões seja aprimorada na empresa.
O atendimento ao cliente é potencializado, visto que o gerenciamento de projetos leva em consideração as preferências do mercado e os desejos dos consumidores. Dessa forma, a empresa consegue aumentar a taxa de fidelização, já que os clientes não apenas retornam como também indicam o negócio para outras pessoas.
Como colocar o gerenciamento de projetos em prática?
Antes de finalizarmos, veja a seguir uma série de dicas sobre como desenvolver um bom gerenciamento de projetos em sua empresa.
Elaborar um cronograma com a maior quantidade possível de detalhes no escopo é muito importante para que a execução do projeto seja bem-sucedida, independentemente do prazo de duração ou custo. O cronograma ajuda a evitar desvios das metas estabelecidas e a otimizar o tempo de entrega dos produtos ou serviços ao cliente final.
Para que você entenda melhor, escopos são os elementos entregáveis do projeto, como indicadores de desempenho, planilhas de custos e relatórios financeiros. Já o cronograma é a divisão do escopo em diversos pacotes de trabalho, cuja finalidade é melhorar a gestão de projetos.
É imprescindível que o gestor dos projetos de TI tenha plena convicção sobre onde deseja chegar ao concluir um trabalho. Por isso, os objetivos precisam ser definidos com muita clareza e objetividade.
Portanto, nas descrições devem constar as expectativas e pedidos dos clientes, por exemplo, "reduzir o tempo de execução de uma tarefa X em 30%", ou, ainda, as ordens dos gestores, como "entregar o produto Y ao cliente antes do final do mês".
Estabelecer metas é fundamental para que os produtos e serviços sejam entregues dentro de um prazo determinado e evitar que a equipe de TI entre em conflito com clientes e gestores, além de melhorar a reputação do negócio.
No entanto, é importante que os prazos sejam definidos de acordo com a realidade. De nada adianta determinar prazos altamente competitivos se a organização não terá como cumpri-los.
É preciso levar em consideração o tempo de execução das tarefas, a infraestrutura tecnológica da empresa, possíveis imprevistos, a capacidade produtiva da equipe de profissionais, entre outros fatores.
Por fim, mas não menos importante, a automação de tarefas e processos cotidianos é a melhor maneira de ganhar praticidade e eficiência na execução dos projetos. Dessa forma, a equipe de TI pode realizar suas funções sem desperdiçar tempo e energia com procedimentos manuais e repetitivos.
Para isso, é importante contar com sistemas e soluções inovadoras para agilizar a comunicação entre os profissionais, facilitar a entrega dos produtos aos clientes, reduzir o uso de documentos impressos, armazenar arquivos na Nuvem e analisar dados, como a Dynamics 365 PSA, um software desenvolvido para atender às necessidades do desenvolvimento de projetos por meio das mais avançadas tecnologias de automação.
Como você pôde concluir, o gerenciamento de projetos é indispensável nas organizações modernas, especialmente em empresas cuja atuação esteja relacionada à transformação digital. Seu conjunto de estratégias potencializa o trabalho do time de TI e alavanca os resultados sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços finais.
Você ainda tem dúvidas sobre o papel do gerenciamento de projetos para o setor de TI? Tem alguma experiência sobre o assunto que gostaria de compartilhar? Então, aproveite para deixar o seu comentário!