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Contas a receber - Outras funções
Neste tópico veremos detalhadamente as funções disponíveis para o módulo Contas a Receber. As funções podem ser acessadas na barra superior do módulo.
Esta opção permite fazer o recebimento de uma ou mais parcelas. Selecione o título que está sendo recebido ou vários títulos marcando o checkbox na esquerda, e clique no botão
"Receber conta".
"Adiciona" - Cria uma nova linha para adicionar uma nova conta a ser recebida. Neste caso, na linha em branco que o sistema criar no grid, basta preencher o número do documento para que os demais dados sejam preenchidos automaticamente.
"Apaga" - Remove o registro da lista de contas a serem recebidas.
"Grava" - Confirma as alterações feitas na linha, para poder adicionar uma nova.
"Imprime" - Mostra a tela padrão de impressão de listas.
"Agrupar lançamentos no caixa" - Quando há várias duplicatas sendo recebidas, gera no livro caixa apenas um lançamento, agrupando o valor de todas as contas.
"Lançar nos bancos" - Quando a forma de recebimento (ver logo abaixo) for uma conta bancária, gera também um lançamento na conta em questão, no módulo de bancos.
A lista de contas a serem recebidas tem os seguintes campos:
Número do documento: Número que identifica o documento em questão;
Valor: Valor original da duplicata;
Recebido: Valor recebido, que pode já vir com o valor do juro ou desconto calculado, dependendo da configuração das taxas de juros e da marcação de sugestão de recebimento com juros. Estas configurações serão feitas nas configurações do Financeiro e Parcelamento;
Recebido em: Data do recebimento, preenchida automaticamente com a data atual do computador;
Forma de recebimento: Traz por padrão as formas Dinheiro e Cheque, além de listar as contas bancárias cadastradas. Para que o lançamento seja feito no módulo de bancos, é necessário ter ao menos uma conta bancária cadastrada no sistema e selecioná-la neste campo;
Percentual e valor do desconto/acréscimo: Desconto ou acréscimo podem ser preenchidos diretamente nos campos em questão, ou o sistema irá calcular caso o valor recebido seja diferente do valor original. Nestes campos o sistema irá preencher os juros, caso esteja configurado para calcular, bem como o desconto, se a parcela for recebida antes do vencimento. Para conceder descontos, preencha o valor ou percentual do desconto, no referido campo, precedido do sinal de menos, exemplo: "-5,25";
Total: Valor que será recebido da parcela.
Na parte inferior da tela de recebimentos:
"Lançar no caixa" - Gera um lançamento à parte do total dos descontos/acréscimos.
Para finalizar o recebimento das contas, clique no botão "Processar".
O recebimento das contas também pode ser feito diretamente pela ficha de lançamento, bastando preencher o valor recebido no campo específico para isto. Na ficha é possível fazer o recebimento parcial de uma ou mais contas.
Receber contas - Retorno bancário
A solução GDOOR possibilita a importação do arquivo gerado através do sistema bancário. A opção será apresentada somente para registros gerados a partir da nota fiscal de venda. Para acessar a opção no módulo de contas a receber, basta selecionar o registro gerado e clicar em receber conta, conforme tela a seguir, teremos a opção Retorno bancário.
Após basta indicar o local aonde esta salvo o arquivo gerado no sistema bancário e efetuar a quitação dos títulos:
É possível efetuar o lançamento das diferenças no livro caixa.
Acerto de Convênios
No módulo de contas a receber pode ser feito o acerto das parcelas das empresas conveniadas. Para isto, na listagem de registros, clique no botão "Acerto de convênios", e será mostrada a tela de recebimento de convênios, onde devem ser informados o nome da empresa conveniada e o mês de vencimento. Serão mostradas todas as parcelas lançadas para os clientes vinculados ao convênio informado, conforme exemplo abaixo:
Os campos da tela de recebimento de convênios são:
Empresa conveniada: opção para selecionar o nome da empresa conveniada para acerto.
Mês: mês de vencimento das parcelas para acerto do convênio.
Valor Total: soma das parcelas vencendo no mês indicado.
A tela também apresenta um grid com as seguinte informações:
Nome do Cliente: Nome do cliente vinculado a empresa conveniada selecionada.
Valor devido: Valor devido pelo cliente no mês selecionado.
Para efetuar o acerto no convênio, clique no botão "Quitar". Caso houver confirmação do acerto do convênio, o sistema irá dar baixa das parcelas dos clientes vinculados a empresa conveniada selecionada, dentro do mês indicado. Ao terminar o processo o sistema irá mostrar a confirmação da operação.
Clicando no botão "Imprime", será mostrada a tela padrão de impressão de listas, para imprimir os lançamentos para conferência.
Informações gerais sobre boletos
Os boletos são títulos de cobranças emitidos em nosso dia a dia, a seguir apresentamos algumas considerações necessárias para configurações e uso.
Agência: Número da agência bancária onde está a conta.
Da: Dígito da agência.
Nº da Conta: Número da conta bancária do titular da conta.
Dc: Dígito da conta.
Nº do convênio: Numeração do convênio firmado pela agência.
Cód.Cedente: Código do cadastro do titular da conta no banco. (Ex: O décimo cliente a abrir uma conta no banco, terá o código é 000010).
Modalidade: É um número que caracteriza o tipo de cobrança que o cliente está trabalhando, exemplos de carteiras são "Cobrança Simples" e "Cobrança Registrada".
Cada banco tem seus próprios códigos de carteira e a utilização de um código de carteira incorreto pode fazer com que o crédito não seja efetuado na conta do cliente.
Nº Doc(próximo): Número do próximo boleto a ser gerado.
Espécie de Doc: É aconselhável discutir com o banco qual a espécie de documento será utilizada. A identificação incorreta da espécie do documento não vai impedir que o boleto seja pago e nem que o credito seja efetuado na conta do cliente, mas pode ocasionar na impossibilidade de se protestar o boleto caso venha a ser necessário. Normalmente utilizada como NFe.
Aceite: O padrão é usar "Não" no aceite, pois nesse caso não é necessário a autorização do Pagador para protestar o título. Se escolher "Sim", o Beneficiário (quem emite o boleto) precisará de algum documento onde o Pagador reconhece a dívida para poder protestar o título. (No Gdoor utiliza-se somente a letra N).
Tipo remessa: CNAB.
Na utilização do CNAB, que significa Centro Nacional de Automação Bancária, clientes e bancos mantêm uma interface de informações por meio de arquivos digitais.
O que é o CNAB 240:
É um arquivo que possui um número maior de informações configuradas em 4 segmentos de 240 posições para cada um dos títulos dentro do mesmo arquivo. O arquivo permite carteiras de cobrança simples e garantida, além da utilização do serviço de banco correspondente e de postagem de títulos pelo Correios.
O CNAB 240 também permite utilizar serviço de Protesto e de Custódia de Cheques. Este layout também é utilizado para o serviço de agendamento para pagamento de título e pagamento de contas.
Imprimir Boleto em Folha Branca (A4)
O primeiro passo para obtermos êxito na utilização dos boletos é efetuar o cadastro do banco conforme explicação em: Bancos/Outras funções
Esta opção permite que sejam impressos boletos de cobrança (simples, sem registro) em uma impressora comum (deskjet ou laser). Na listagem de registros, selecione as duplicatas por meio de filtro, busca ou seleção múltipla, e clique no botão "Boleto em folha branca". Para gerar boletos para todas as parcelas de uma conta, selecione todas na listagem ou faça um filtro.
Na tela apresentada acima, na esquerda serão listados os documentos selecionados para impressão dos boletos. Na direita, a lista de modelos de boleto cadastrados, basta selecionar um deles e clicar no botão "Imprimir" para que o sistema inicie a impressão de um boleto para cada documento listado na esquerda.
O botão "E-mail" abre uma nova mensagem de e-mail no gerenciador de e-mails padrão do computador, com o boleto em anexo. Caso no cadastro do cliente o e-mail esteja preenchido, este já será inserido na caixa "Para:".
Apenas remessa: Irá gerar este registro para o arquivo de remessa, é necessário marcar a opção Gerar arquivo para remessa.
Imprimir Boletos em Formulário Contínuo
Esta opção permite que sejam impressos boletos de cobrança diretamente sobre o formulário contínuo de boletos fornecidos pela agência bancária. Esta impressão deve ser feita em impressoras matriciais, para imprimir este tipo de boleto será necessário cadastrar contas bancárias e fazer a configuração dos boletos para formulário.
Na listagem de registros, selecione os títulos para impressão através da busca, filtro ou seleção múltipla, e clique no botão "Boleto em formulário". O sistema irá mostrar uma tela para seleção do modelo de boleto configurado. Abaixo, tela para impressão de boletos em formulário contínuo:
Opção para impressão das duplicatas referentes a parcelas, feita em impressora comum (deskjet ou laser). Selecione as parcelas que deseja imprimir e clique no botão "Duplicata" e será apresentada uma tela com opções de impressão:
Na tela de impressão estão disponíveis alguns ajustes a serem feitos logo antes da impressão:
Desconto de: / até: Campo com o percentual de desconto para pagamento até uma determinada data. Esta informação deve ser preenchida em Configurações > Financeiro.
Cond. Especiais: Campo para digitar condições especiais de pagamento. Também pode ser definida uma informação padrão em Configurações > Financeiro.
Praça Pgto.: Campo alterável contendo a praça de pagamento. Também pode ser definida uma informação padrão em Configurações > Financeiro.
Imprimir Todas as parcelas: Se esta opção estiver desmarcada o sistema irá imprimir somente a duplicata da parcela selecionada na listagem, e caso marcada, será impressa uma duplicata para cada parcela do título selecionado.
Imprimir apenas as parcelas pendentes: Somente ficará ativa caso a opção Imprimir Todas as parcelas estivar marcada. Com esta opção marcada o sistema irá imprimir somente as parcelas que ainda não foram recebidas, referentes à conta selecionada.
Clique no botão "Imprime", no canto direito inferior da tela para que seja feita a impressão diretamente na impressora configurada para duplicatas.
Esta opção permite que sejam impressos carnês referentes às parcelas em impressora comum (deskjet ou laser). Na listagem de registros, selecione os títulos para impressão através da busca, filtro ou seleção múltipla, e clique no botão "Imprime carnê", e será apresentada a tela abaixo:
As opções de configuração da tela de Carnê de pagamento são:
Imprime Capa: Imprime espaço para ser usado como capa para o carnê de pagamento.
Imprime Contra-capa: Imprime espaço para ser usado como contra-capa.
Imprime todas as parcelas: Imprimir todas as parcelas do título selecionado na listagem. Desmarcando esta opção, apenas a parcela selecionada será impressa.
Imprimir Todas as parcelas pendentes: Imprime apenas as parcelas ainda não recebidas.
Observações: Campo para digitar observações nos carnês de pagamento. Esta informação poderá ser digitada diretamente nesta tela ou pode ser cadastrada nas configurações financeiras.
Para imprimir os carnês pressione o botão "Imprimir". A impressão será direcionada para a impressora configurada para carnês. Abaixo imagem de carnê impresso com capa e contra-capa.
As linhas pontilhadas poderão ser utilizadas como linhas de corte ou dobra. Os leiaute para impressão dos carnês é padrão para impressoras deskjet ou laser em folha A4, não podendo ser alterado.
Opção para impressão de recibo de pagamento referente à parcela quitada. Na listagem, selecione as parcela a terem o recibo impresso, através da busca, filtro ou seleção múltipla, e clique no botão "Imprime recibo". A impressão será direcionada automaticamente para a impressora configurada para recibos.
Gerar Registro no Caixa
Esta opção permite que a quitação de uma parcela pela ficha de cadastro ou o recebimento parcial de uma parcela, seja também registrada no livro caixa.
Após efetuar a quitação de uma parcela, com a ficha da parcela na tela de cadastro, clique na opção "Gera registro no caixa", e a tela abaixo será exibida. Esta tela pode ser mostrada em vários módulos, sempre que houver um lançamento no livro caixa:
A tela de integração com o livro caixa, tem os seguintes campos e opções:
Data: Data em que será feito o lançamento no livro caixa, pode ser alterada na tela de integração.
Histórico: Histórico que descreve o lançamento no livro caixa, pode ser mudado na tela de integração.
Entrada: Mostra o valor que será dado entrada no livro caixa, não pode ser mudado.
Plano de Contas: Permite selecionar a conta em que o lançamento será creditado. Como o lançamento é um recebimento de conta (entrada no caixa), é correto informar um plano de conta de receita. Ao clicar no botão com reticências ao lado do campo para selecionar o plano de contas, o sistema irá atribuir a conta mais utilizada para o lançamento. Antes de confirmar verifique se a conta é uma conta de receita e a conta desejada. Caso a conta já tenha sido definida na ficha, esta será mostrada na tela de integração com o livro caixa.
Centro de Custo: Permite selecionar o centro de custo em que o lançamento será creditado. Ao clicar no botão com reticências ao lado do campo para selecionar o centro de custo, o sistema irá atribuir o centro de custo mais utilizado para o lançamento, antes de confirmar verifique se realmente é o desejado. Caso o centro de custo já tenha sido definido na ficha, este será mostrado ao fazer a integração com o livro caixa.
"Cancela" - Cancela a integração e volta para a tela anterior.
"Confirma" - Confirma a operação e faz o lançamento no livro caixa.
Plano de Contas e Centros de Custo
Estes dois botões presentes na listagem do contas a receber apresentam a tela de Plano de contas e Centros de custo, que serão detalhadas no módulo livro caixa.
Fluxo Financeiro de Contas a Receber
O fluxo de financeiro de contas a receber totaliza por dia as contas ainda não recebidas, e apresenta isso em formato de calendário. Para isto, na listagem de dados, clique no botão "Fluxo" no canto direito superior, destacado na imagem abaixo:
Será aberto um calendário com as contas a receber acumuladas por dia referente ao mês do vencimento, focando a data atual. É possível navegar pelo calendário usando as setas de navegação no topo do calendário, onde pode ser alterado o mês e o ano do cálculo.
Estornar uma conta já recebida
A solução GDOOR dispõe o recurso de estornar uma conta já recebida.
Para efetuar o procedimento basta localizar a conta já recebida no módulo de contas a receber (estará na cor verde), clicar com o botão direito sobre o registro e escolher a opção Estornar, ou através do atalho Shift+Ctrl+Z.
Após será solicitado o estorno, ao confirmar clicando em SIM, este registro permanecerá como uma conta A vencer. No Caixa teremos o registro de saída deste valor.