2022: Tempo de saber mais sobre Documentos Eletrônicos - Qualitycert
2022: Tempo de saber mais sobre Documentos Eletrônicos
Como diz o ditado: Ano novo, vida nova. Então é hora de colocar em prática tudo o que se planejou para esse ano que se inicia.
Tivemos nesses dois anos anteriores mudanças de hábitos e muitos avanços em termos do uso da tecnologia. Na verdade, nós como pessoas físicas e em nossas empresas seguimos o fluxo conforme surgiam os problemas íamos dando as soluções.
Agora, precisamos organizar nossas prioridades porque o mundo está fazendo isso nesse momento e não podemos ficar pra trás.
Documentos eletrônicos, chegaram para ficar!
Uma coisa muito importante que aprendemos é que documento em papel é a coisa mais que ultrapassada que existe. É inconcebível que as empresas continuem baseando seus fluxos de contratos e comunicação em geral no uso de documentos impressos quando temos disponível, a internet como forma de canal para comunicação, plataformas de assinaturas para elaboração dos documentos eletrônicos, distribuição e guarda e a cereja do bolo que é certificado digital ICP-Brasil.
Já é muito estranho, que nos dias atuais os documentos tenham que circular impressos de um lado para o outro sendo que podemos utilizar o meio eletrônico para cumprir todos os atos administrativos e jurídicos e com reconhecimento do seu valor legal segundo as leis brasileiras.
Um documento é todo apontamento de informações com o objetivo de registro ou comprovação da manifestação de vontade.
Pode ser em forma de declaração, certidão, certificado, título, escritura, contrato, atestado, comprovante, diploma ou quaisquer outas formas de registro.
São considerados documentos também registros que reúnem informações pessoais como o RG, CPF, CNH, assim como, as carteiras profissionais de cada entidade de classe que exibem atributos além da identificação pessoal.
Cabe aos órgãos públicos, a emissão ou a chancela aos emissores, dos documentos de identidade válidos no País e reconhecidos no exterior, mas sobre eles falaremos em outro artigo.
Os documentos se apresentam independentemente do formato ou suporte utilizado para registrar e exibir/compartilhar as informações com terceiros. Isso significa que os documentos podem ser impressos em diversos tipos de materiais ou podem ser documentos eletrônicos. E esses, também, existem variações de acordo os diversos tipos de registros.
O documento eletrônico é a reunião de informações formatadas e acessível por meio de um equipamento eletrônico.
Quando um documento eletrônico é válido?
Assim como qualquer documento impresso, dependendo de sua finalidade, deve haver a confirmação de uma ou o conjunto de evidências, tais como: autoria, integridade, autenticidade, qualificação, confidencialidade e temporalidade.
Então, simplificadamente, para que um documento seja considerado válido ele precisa de provas de que é um documento original. E para provar isto, ele precisa ter em si as funções de identificação, declaração e comprovação das informações que ele abriga.
A comprovação de originalidade dos documentos em formato físico é feita por meio de assinaturas, carimbos e selos de autenticação feitas por terceiros que juridicamente são chamados de "terceiros de boa fé" ou por agentes que gozam de fé pública. Possuem fé pública os agentes públicos que são: agente político, servidor público, empregado público ou terceiro em colaboração com o poder público.
E, seguindo o mesmo conceito, os documentos eletrônicos devem exibir as devidas comprovações como a assinatura digital produzida com o certificado digital ICP-Brasil e o carimbo do tempo, por exemplo.
Quais as vantagens de se utilizar documentos eletrônicos?
São vários os benefícios que a troca de documentos impressos por documentos eletrônicos trazem para as pessoas e empresas e, a seguir, vamos apresentar os principais:
Agilidade – Documentos eletrônicos são enviados aos envolvidos em segundos, nada é tão rápido que o envio por meio eletrônico.
Mobilidade – os interessados tem acesso ao documento eletrônico de qualquer lugar e a qualquer hora de acordo com sua conveniência.
Eliminação de intermediários – a tramitação do documento eletrônico pode ser feita diretamente entre as partes eliminando entregadores, despachantes, portarias de prédios, correio, serviço de entrega, entre outros.
Autenticação automática – Quando o documento é assinado com o certificado digital ICP-Brasil, a validação de identidade perante a sociedade brasileira e internacional, já foi feita no momento da emissão do certificado, sendo assim, tudo o que for assinado pelo titular do certificado tem autenticação que conta com valor legal perante a justiça brasileira e junto aos países com os quais o Brasil tem acordo de reconhecimento mútuo dos certificados digitais.
Dispensa despesa com cartórios – reforçando o que foi dito no item anterior, o que é assinado com certificado digital ICP-Brasil não precisa ter reconhecimento feito por cartórios, salvo é claro, os atos que necessariamente precisem ser registrados no sistema cartorário.
Dispensa de testemunhas – O documento eletrônico assinado com certificados digitais ICP-Brasil dispensa a presença de testemunhas.
Eliminação de custos – Para pessoas e empresas, o uso do documento eletrônico elimina varias etapas.
Para as pessoas que assinam eventualmente um documento, só as despesas que envolvem deslocamentos para assinatura e entrega dos documentos, despesas com envelopes, papel, insumos de impressora, correio de um lado para o outro ultrapassam o valor de um certificado digital que é utilizado em uma ou quantas assinaturas forem necessárias durante seu período de validade. Sem falar em cópias autenticadas que de forma impressa são necessárias e com o documento eletrônico a emissão de cópias não tem nenhum custo adicional.
A eliminação de custos para empresas é realmente incalculável porque adiciona ao translado, insumos de impressão e cópias autenticadas, o custo com armazenamento e recursos humanos que podem ser reaproveitados em outras atividades ao invés de estarem dedicadas aos documentos eletrônicos como impressão, translado, arquivamento, ida e cartórios, correio sem falar do tempo que que as pessoas ficam aguardando a oportunidade de os signatários assinarem os documentos físicos. Adicionalmente, se for calculado o tempo que os empresários dispensam no processo realizado com contratos impressos essa economia tem muito valor por que por meio eletrônico os empresários podem assinar documento em lotes previamente já aprovados pelas áreas competentes.
Gestão de informações – Os documentos eletrônicos são armazenados de forma organizada e a busca por informação é infinitamente, mas rápida se comparada a busca manual em arquivos físicos.
Privacidade e proteção de dados sensíveis – O documento eletrônico possui características que agregam segurança às informações como controle de acesso, rastreabilidade de quem registra, acessa, altera e copia as informações, garante o sigilo das informações por meio da criptografia.
E qual é o papel dos escritórios jurídicos, contábeis e de administração na adoção definitiva dos documentos eletrônicos?
O primeiro passo é que o próprio escritório adote o documento eletrônico como o formato que se relacionará com os próprios clientes assinando os contratos de fornecimento de serviço, obtendo procurações para a representação do contratante necessária aos serviços prestados, declarações diversas que o contratante precise e outros tipos de ações.
O segundo passo é que seu escritório apresente sempre a alternativa de assinatura de documentos eletrônicos e fale da simplicidade que é hoje obter e validar um certificado digital de forma 100% remota e depois assinar os documentos eletrônico que serão enviados ao seu destino em apenas um clique.
No início esse ensinamento pode parecer trabalhoso, mas ao longo do uso e em outras ocasiões isso facilitará muito sua prestação de serviços.
Tire os papeis de dentro de suas gavetas e aproveite melhor o espaço atualmente ocupado com arquivos. Esse é o caminho natural para armazenamento de documentos. Não fique para trás, inicie hoje mesmo seu planejamento de migração do mundo impresso para o eletrônico.