Acervo acadêmico digital: saiba como adequar a sua IES à Portaria 315 do MEC – Célula Gestão de Documentos, Arquivos e Informações
Acervo acadêmico digital: saiba como adequar a...
Falta pouco para acabar o prazo das Instituições de Ensino Superior se adequarem à Portaria 315 do Ministério da Educação (MEC), que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico a fim de garantir a segurança dos dados. Em vigor desde abril de 2018, ela dá a todas as IES o período de 24 meses para seguirem todas as recomendações e se manterem ativas no mercado educacional.
A Portaria 315/2018 do MEC é uma atualização do decreto 9.235/2017, que já falamos sobre aqui no Blog, e busca trazer todas essas mudanças de forma efetiva e bastante segura, além de facilitar a rotina das instituições e dos alunos. Para saber como adequar a sua IES à portaria 315 do MEC, leia esse texto até o final e fique atento às nossas dicas.
O que diz a Portaria 315 do MEC
Para começar, a Portaria define como acervo acadêmico "o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos".
São muitos os documentos do acervo acadêmico que devem ser guardados por anos ou até mesmo de forma permanente. Quando mantido somente o arquivo físico, são grandes as chances de sua integridade e durabilidade serem afetadas ao longo dos anos. Sem contar todo o tempo que se perde para acessar o documento, seja procurando em prateleiras ou se deslocando até a instituição para consultar.
Foi por isso que a Portaria 315 instituiu que todo documento do acervo acadêmico das IES integrantes do sistema federal de ensino, além de ter manutenção garantida, agora deve ter uma versão digital com certificação, de forma que sejam garantidas a confiabilidade, autenticidade e segurança das informações. O prazo estipulado para as instituições se adequarem a essa obrigatoriedade foi de 24 meses, terminando em abril de 2020.
Quais são as exigências da Portaria 315 do MEC?
Ao realizar a implantação do acervo acadêmico digital, as Instituições de Ensino Superior devem contar com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que siga os seguintes pré-requisitos:
Gerenciamento adequado da base de dados de forma a preservar os arquivos;
Indexação que permita recuperação imediata do acervo acadêmico digital;
Reprodução dos documentos no sistema de gestão garantindo sempre a segurança e preservação dos recursos;
Certificação digital nos padrões da ICP-Brasil em todos os documentos, conforme a lei, a fim de garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de todo o acervo acadêmico digital.
O GED Célula cumpre todos os requisitos e é a solução perfeita para garantir o acesso remoto ao acervo acadêmico digital de qualquer lugar com internet.
E como ficam os documentos físicos nas IES?
Ainda que obrigatória a transformação de todo o acervo acadêmico em digital, os documentos físicos ainda devem ser mantidos por todo o período estipulado por lei. Após o vencimento da fase corrente quando se inicia a fase intermediária, caso o próximo destino do arquivo seja a eliminação, ele pode ser substituído pela versão digital (se a instituição desejar). Para entender como funciona cada fase da guarda de documentos, clique aqui.
Caso a instituição conte com espaço físico suficiente para a guarda de todos esses arquivos, ela pode contratar o serviço de CEDOC oferecido pela Célula, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento, facilitando a rotina de toda a equipe. Mas caso não haja esse espaço, a IES também pode contratar a solução de guarda, que vai cuidar de todo o processo de armazenamento, manutenção e garantia da qualidade do acervo acadêmico.
Seja através das soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, implantação de CEDOC ou guarda de documentos, a Célula pode ajudar a sua Instituição de Ensino Superior de diversas formas a se adequar à Portaria 315 do MEC. Quer saber mais? Clique aqui para conhecer a solução completa para IES e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.