Fluxograma de Processos: veja porque ele é essencial para o seu negócio!
O fluxograma de processos é uma das mais poderosas e usadas ferramentas de gestão empresarial, ela trata do nível mais operacional do negócio mas pode trazer benefícios em todos os níveis da empresa.
O que é o fluxograma de processos afinal?
Um fluxograma de processos é, em resumo, uma representação visual de um processo, seu início, suas etapas e seu fim. Em algumas formatações, até os responsáveis pelas atividades podem ser visualizados também.
O fluxograma, independente do seu tipo, é uma forma prática de enxergar o processo na totalidade e seu funcionamento, além de ajudar a identificar pontos de atenção e possíveis melhorias.
Ele é uma maneira de conseguir compreender o processo sem necessariamente ter que acompanhá-lo durante sua execução cada vez que se quiser visualizá-lo (contudo, para fazer o fluxograma inicialmente é necessário acompanhar pelo menos uma vez).
Existe uma infinidade de tipos de fluxogramas de processos. No geral, eles seguem a lógica apresentada acima, mas alguns trazem mais informações e formas diferentes de representá-las.
Cada um desses é adequado para diferentes contextos. Cada um possui uma notação, símbolos e regras de construção diferentes. Alguns dos mais usados em processos produtivos e processos de negócio são:
Esse pode ser considerado o mais simples dos modelos de fluxograma de processos.
Com uma notação bem básica, esse tipo é comumente usado por empresas que ainda não possuem uma maturidade tão alta de gestão de processos e precisa que eles sejam dispostos de uma forma muito básica e entendível.
Um fato interessante é que esse modelo é usado pelos profissionais da área de tecnologia para compreenderem um processo antes de criarem uma automação dele em algum software.
A "legenda", como é chamada, dos símbolos usados para a construção do fluxograma de processos é a seguinte:
Modelo 01 – Tipos de Fluxograma de Processos
Assim, tendo o conhecimento dessa notação é possível construir um fluxograma de basicamente qualquer tipo de processo. Segue um exemplo de um processo de atendimento de clientes em um restaurante:
Modelo 02 – Tipos de Fluxogramas de Processos
BPMN – Notação e Modelo de Processo de Negócios
A Notação de Modelagem de Processo de Negócios é um dos mais completos métodos de construção de fluxograma de processos.
Ele permite um detalhamento muito rico de informações acerca da operação mas ainda segue a mesma lógico dos fluxograma de processo mais simples.
O BPMN conta com uma legenda e "regras" de construção bem vasta, as quais permitem uma combinatividade de elementos muito alta e uma representação bem destrinchada do processo.
Normalmente, é usado quando se tem um conhecimento mais profundo sobre processos e sobre a própria metodologia. É bastante recomendado para basicamente qualquer tipo de processo.
Dentre os vários recursos a mais que o BPMN traz, um dos elementos que podem ser vistos nele é o conceito das raias: linhas que cruzam o fluxograma a fim de indicar qual a pessoa ou setor responsável por cada atividade.
Segue um exemplo de fluxograma BPMN:
Também conhecido como notação ASME, o diagrama de processos já traz uma visualização um pouco diferente dos demais.
Ele é altamente indicado para processos produtivos, de chão de fábrica mesmo, pois traz consigo informações relativas à produção em si.
Para que serve o fluxograma de processo? Por que fazer?
O fluxograma de processos serve para, inicialmente, entender o processo de ponta a ponta, depois identificar oportunidades de melhorias/problemas e aplicar modelagens e, por fim, documentá-lo de forma visual para ser seguido pelos colaboradores.
O fluxograma de processo é uma ferramenta muito valiosa para qualquer tipo de empresa, para as pequenas e grandes de qualquer segmento de mercado.
Se for pensado no exemplo de uma pequena empresa que deseja expandir, ter os fluxogramas dos processos é de extrema importância para que ela cresça de forma ordenada e padronizada, seguindo e melhorando os modelos dos processos.
Já no caso de uma grande empresa, não ter os fluxogramas de processos pode ser fatal para o negócio, e implicará na despadronização das muitas atividades que ocorrem nessa empresa.
Alguns benefícios de se construir fluxograma de processos são:
Definir um padrão a ser seguido, com um detalhamento de como o processo deve ocorrer para garantir a qualidade do produto ou serviço;
Fazer com que pessoas de diferentes níveis e setores da empresa possam entender como um processo específico ocorre, sem necessariamente acompanhá-lo ou desempenhá-lo. Isso ajuda muito os gestores da alta administração terem conhecimento dos processos;
Treinar novos funcionários usando essa ferramentas como guias de como os procedimentos devem ser feitos na empresa.
Como fazer e como usar o fluxograma de processo?
Não basta somente construir o fluxograma do processo, ele precisa ser bem utilizado no dia a dia de forma estratégica para que seus benefícios sejam visíveis e tragam retorno para a empresa.
Para isso, construir o fluxograma e gerenciá-lo é vital para o "sucesso" do mapeamento do processo. Para isso, é importante seguir a seguinte ordem:
Definir qual é o processo
A primeira etapa é "escolher" qual processo será mapeado e definir bem o que é esse processo. É nesse momento que se define as "fronteiras" do processo, ou seja: onde, quando e como ele começa e onde, quando e como ele termina.
É aqui que se define o que o dá o "start" no processo e qual o seu resultado final.
Essa parte é extremamente importante, isso porque é muito comum que diversos processos se cruzem dentro de uma empresa e isso pode acabar confundindo o que é do processo em questão ou não.
Mapear as etapas do processo
Com as fronteiras bem definidas, é hora de entender o que está entre o começo e o fim, ou seja: etapas, atividades, responsáveis, recursos e decisões envolvidas.
Esse é o momento de fazer o mapeamento propriamente dito, que é o acompanhamento do processo a fim de identificar todos esses pontos. É muito válido usar ferramentas que auxiliem nessa coleta e registro: bloco de notas, gravadores, cartolinas, etc.
Em alguns casos não será possível acompanhar todo o processo ocorrendo, nesse momento pode-se recorrer a entrevista com os envolvidos no processo, na qual deverá ser perguntado o que for preciso para entender o andamento do processo.
Todas as informações coletadas devem ser registradas e, posteriormente, escolhido qual o modelo de fluxograma será usado para dispor aquelas informações e, por fim, construir o fluxograma.
Esse fluxograma obtido nessa etapa é conhecido como as is, ou seja: é o processo como ocorre na atualidade.
Analisar e aplicar melhorias no processo
Tendo em mãos o fluxograma do processo as is, o momento é de estudá-lo buscando identificar problemas no processo, pontos que podem ser melhorados, etapas que podem ser tiradas, adicionadas ou mudadas e desperdícios que podem ser eliminados.
Para isso, é preciso que pessoas estratégicas estejam envolvidas na análise. Dependendo do processo, pode ser que os operadores que o desempenham estejam envolvidos, bem como seus supervisores ou gerentes, ou até um gestor da alta administração.
Algo muito válido aqui é sempre ter uma visão externa para apontar aspectos que às vezes não são vistos por quem está no dia a dia, o que normalmente é feito por um consultor externo ou alguém que não esteja totalmente envolvido no processo.
Desse modo, o processo deverá ser redesenhado já com as melhorias desejadas, o fluxograma deve ser ajustado para representar esse novo modelo, isso é chamado de processo to be.
Documentar e apresentar o processo
O fluxograma to be pode ficar dentro de um manual junto a outros processos, pode ser impresso de forma visual em uma parede no local onde ele ocorre, pode ser colocado em um portal virtual da empresa… as possibilidades são infinitas.
Em alguns casos, em empresas mais tecnológicas, o novo processo é parametrizado em algum software.
O que é mais válido é colocá-lo de forma estratégica para que ele seja acessado e visualizado pelos que vão utilizá-lo rotineiramente.
Feito isso, o novo processo deve ser apresentado para os que são envolvidos de alguma forma com eles e que precisam entender como é o novo padrão para que ele possa ocorrer da melhor forma.
Vale ressaltar que antes de "bater o martelo" sobre como o processo irá ficar no modelo to be, as melhorias devem ser validadas, especialmente com quem vai desempenhar o processo.
Monitorar desempenho do processo
Por fim, o que precisa ser feito para que o fluxograma do processo seja usado e traga os benefícios esperados para a organização é o monitoramento dessa operação.
Isso pode ser feito com o uso de indicadores de desempenho do processo ou relatórios de desempenho e auditorias, os quais irão permitir que a gerência e a gestão vejam se o processo está obtendo o resultado esperado.
Assim, poderá ser feito um acompanhamento para que o processo e o seu padrão disposto no fluxograma de fato seja seguido e os resultados obtidos sejam os melhores.
Quer entender como podemos auxiliar na construção dos fluxogramas de processos? Entre em contato conosco!
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