Como fazer controle de recebimentos? 7 boas práticas!
Controle de recebimentos: como fazer e qual a importância para a sua empresa?
Publicado em 04 de maio de 2022 por Redação Zoop
O controle de recebimentos, ou de contas a receber, é um processo de gestão financeira que visa manter a lucratividade e o crescimento sustentável de uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento.
Esse acompanhamento é essencial para, por exemplo, evitar que o fluxo de caixa do negócio fique negativo, ainda que esse esteja em um período de alto volume de vendas.
Explicando de uma forma genérica, nada mais é do que controlar e acompanhar todos os valores que a sua companhia tem a receber dos clientes, os quais são provenientes dos mais diferentes meios de pagamento.
Isso quer dizer que essas receitas podem ser decorrentes de compras parceladas, vendas com vencimento futuro, pagamentos recorrentes, entre outros. Ou seja, engloba todos os valores que ainda cairão na conta da empresa.
Apenas com essa breve explicação já dá para ter uma ideia da importância de fazer um controle de recebimentos eficiente, concorda? Sem saber quanto se tem para receber, o gestor não tem como tomar decisões que colaborem para o crescimento do negócio, afinal, não sabe de qual quantia dispõe para colocar em prática suas estratégias.
Além disso, se torna um tanto difícil identificar os inadimplentes e adotar medidas para reduzir essas perdas financeiras, as quais tendem a gerar significativo impacto negativo na saúde financeira da companhia.
Todos esses pontos reforçam a necessidade de um acompanhamento eficaz das contas a receber. A dúvida que muitos empreendedores têm é: "Como fazer isso?".
Neste artigo você vai conferir 7 boas práticas de como fazer um bom controle de recebimentos no seu negócio. Por isso, continue a leitura e confira!
O que é controle de recebimentos?
O primeiro passo para realizar um controle de recebimentos preciso é entender o que essa prática contempla.
Assim como o próprio nome sugere, o controle de recebimentos é uma ferramenta de gestão financeira que permite visualizar, acompanhar e monitorar todas as contas e pagamentos que uma empresa tem para receber.
Em outras palavras, consiste na administração de todos os valores que entrarão em datas futuras na conta bancária do negócio, a exemplo dos derivados de:
vendas feitas no cartão de crédito, parceladas ou não;
vendas feitas no cartão de débito, a depender do contrato firmado com a adquirente/subadquirente;
vendas com vencimento futuro, a exemplo das realizadas via boleto bancário ou link de pagamento;
pagamentos recorrentes, típicos de serviços de assinatura, como os oferecidos por empresas SaaS.
Não deixe de ler este artigo: "Plataforma de pagamento recorrente: por que ajuda a aumentar a sua receita e como escolher a melhor?"
Por que esse tipo de controle é importante?
As duas principais razões pelas quais é importante fazer o controle de pagamentos de clientes são:
tomar decisões estratégicas com base em informações reais.
O foco de todo empreendedor é criar um negócio que gere lucros, certo? Para isso, é necessário fazer uma boa gestão empresarial, que inclui questões como a oferta de produtos e/ou serviços de qualidade, controle de contas a pagar, de contas a receber, entre outras.
No caso do controle de recebimentos, especificamente, ele ajuda a descobrir como realmente está a saúde financeira da empresa, ou seja, se está dando lucros ou prejuízos.
Esse acompanhamento impacta, inclusive, no fluxo de caixa e no cumprimento de compromissos financeiros, como o pagamento de impostos, fornecedores, despesas fixas, salário de funcionários e outros.
Isso acontece porque, sem receber os valores das vendas, o negócio não tem recursos monetários para pagar as suas contas.
Logo, pode entrar em dívidas — a exemplo de ter que obter empréstimos bancários para fazer essas quitações —, ou mesmo ficar sem matéria-prima, itens para comercializar e outros fatores que afetam o seu fluxo de venda e, consequentemente, o faturamento.
Tomar decisões estratégicas base em informações reais
Diversas tomadas de decisão, para serem postas em prática, dependem de dinheiro, concorda? Como exemplos podemos citar, a depender do modelo de negócio, a compra de maquinários, contratação de novas tecnologias, aumento do quadro de funcionários, novas ações de marketing e mais.
Mas, para isso, o gestor precisa conhecer, com precisão, quanto a sua empresa tem a receber em períodos futuros. Do contrário, tende a cair nos mesmos problemas que citamos anteriormente, como a contração de dívidas e empréstimos.
Com um controle de recebimentos eficaz, é possível tomar decisões mais estratégicas, visto que elas estarão respaldadas em números e valores reais.
Aproveite e leia também: "O que é ponto de equilíbrio financeiro e como calcular?"
Quais são os benefícios de um bom controle de contas a receber?
Que fazer o controle de contas a receber é importante para o crescimento sustentável, isso já deve ter ficado claro, não é mesmo? Mas quais seriam os benefícios que a sua empresa pode ter com esse acompanhamento?
compreensão mais precisa do ciclo de entrada de valores do negócio;
chance de prever quanto entrará no caixa da companhia e, com isso, planejar melhor as ações em prol do seu crescimento;
identificar se a quantia que tem para receber nos próximos períodos são suficientes para cobrir os gastos;
poder escolher os melhores investimentos e programar as aplicações;
alinhar as datas das contas a pagar com as contas a receber e, dessa forma, honrar com os compromissos financeiros;
escolher melhor os prazos de vencimento oferecidos para os clientes, a fim de não comprometer o fluxo de caixa;
reconhecer períodos de maior volume de vendas e, com base nessa informação, ajustar as estratégias de atração e fidelização de clientes;
conhecer quais são as formas e meios de pagamento preferidos dos compradores e, se necessário, otimizar o checkout.
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Como você pode fazer o controle de recebimentos do seu negócio?
Agora que sabe de tudo isso, entender o que é preciso fazer para um bom controle de recebimentos fica mais fácil.
Assim, as práticas sugeridas para esse processo são:
categorize por tipo e data;
defina um período para fazer esse acompanhamento;
trabalhe com abordagens que ajudem a diminuir a inadimplência;
cuide dos prazos de vencimento;
não tenha medo de cobrar;
use ferramentas que otimizem esse tipo de controle.
Concorda que não há como controlar algo que não está registrado em nenhum lugar? Por conta disso, tudo começa com o registro das contas que tem a receber.
Para isso, é possível utilizar diferentes recursos, a exemplo de uma planilha de controle de recebimentos feita no Excel, ou de uma ferramenta digital de gestão financeira própria para essa finalidade.
Seja qual for o método utilizado no seu negócio, é essencial que todas as vendas e valores a receber sejam anotados, por menores que sejam.
Para otimizar o uso desse recurso e torná-lo realmente eficiente, tanto o controle de recebimento criado no Excel quanto o software devem ter campos como:
descrição do produto e/ou serviço comercializado;
quantidade de parcelas e o valor de cada uma;
juros e multas aplicados em caso de atraso;
Categorize por tipo e data
Ao concluir a etapa anterior, as vendas estarão ordenadas com base na data que foram realizadas, certo? Porém, pode acontecer de uma negociação de ontem ter recebimento previsto para daqui a 15 dias, e uma de hoje para 30 dias, por exemplo.
Por motivos como esse é interessante organizar a planilha ou o sistema por categorias para conseguir realizar um acompanhamento preciso do que a empresa tem para receber.
Quanto a isso, você pode arrumar seu controle por data de vencimento, meio de pagamento utilizado, origem da venda, entre outros critérios.
Não existe certo ou errado nessa organização. O mais importante é que ela permita uma visão clara, simples e rápida de todos os valores que estão para entrar no seu caixa, facilitando, assim, a sua gestão.
Defina um período para fazer esse acompanhamento
Enquanto o seu negócio estiver funcionando, as vendas acontecerão — pelo menos, esse é o objetivo, não é mesmo? Por isso, o controle de contas a receber deve ser constante e periódico.
Dessa forma, é importante que você defina de quanto em quanto tempo fará essa gestão e monitoramento. De acordo com o seu volume de vendas, pode fazer isso semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, ou em outro prazo que julgar mais adequado.
O que você deve considerar nessa definição é que a frequência escolhida garanta que você perca nenhuma data de recebimento, situação que já entra na questão da inadimplência.
Trabalhe com abordagens que ajudem a diminuir a inadimplência
Por falar em inadimplência, existem algumas estratégias que você pode adotar para evitar que os clientes deixem de pagar por suas compras, como acontece com os pagamentos feitos via boleto bancário ou link de pagamento.
Nesses dois casos, pode acontecer de o comprador simplesmente se esquecer de fazer a quitação. No entanto, isso compromete o seu fluxo de venda — especialmente no e-commerce, é preciso "guardar" o produto até que o pagamento seja concluído, impedindo a venda para outra pessoa.
Pagamentos recorrentes também podem ser alvo de inadimplência, como nos casos de o cliente não ter saldo suficiente em conta corrente para efetivação do débito, ou ter comprometido o limite do cartão de crédito.
Para situações como essas, sistemas de cobrança automática podem ajudar. Essas soluções enviam avisos próximos da data de vencimento, e cobranças após esse período, induzindo o comprador a realizar o pagamento.
Mas se quiser evitar todos esses transtornos, você pode usar outra abordagem, que é oferecer e sugerir aos seus consumidores meios de pagamento que possibilitem o recebimento dos valores em menos tempo, ao mesmo tempo em que otimiza o processo de compra para eles.
Por exemplo, com o Pix da Zoop sua empresa recebe os valores de vendas presenciais e online, via sistema de pagamentos instantânea, no formato D+1. Isso quer dizer, um dia após o pagamento, o que ajuda bastante a otimizar a sua gestão financeira e o seu fluxo de caixa.
Confira, neste vídeo, como funciona o Pix da Zoop:
Cuide dos prazos de vencimento
Cuidar dos prazos de vencimento é outra maneira de evitar o não recebimento dos valores decorrentes das suas vendas.
É certo que dar aos clientes alguns dias para pagarem suas aquisições pode até ser um importante diferencial competitivo. Por outro lado, quanto maior for esse período, maiores são as chances de eles não fazerem o pagamento.
Por essa razão pense em uma quantidade de dias que atenda bem o perfil do seu público, mas que também não afete a saúde financeira do seu negócio.
E no que se refere aos dois últimos apontamentos, não se sinta mal por cobrar os consumidores inadimplentes. Lembre-se que há soluções que fazem esse serviço automaticamente, sem que haja a necessidade de um contato direto com os compradores.
Além disso, tenha sempre em mente que a sua empresa também tem compromissos financeiros que precisa cumprir e, sem o valor das vendas, isso se torna praticamente impossível.
Se quiser minimizar o incômodo causado pela cobrança, ao fazer isso pode dar alguns "benefícios" para os devedores — por exemplo, descontos que podem ser usados na próxima compra, caso o pagamento seja feito naquele dia.
Práticas como essa podem ajudar a estreitar a relação com o cliente, não comprometer a imagem da empresa, e ainda garantir o recebimento das quantias que estão em débito.
Use ferramentas que otimizem esse tipo de controle
Dissemos que o controle de recebimentos pode ser realizado por meio de uma planilha feita no Excel, ou por softwares próprios para isso, se lembra?
Pois bem, em linhas gerais, o uso da tecnologia e de sistemas automatizados é sempre mais adequado para gestões desse tipo. Isso acontece porque não é preciso dispor de recursos manuais para alimentar as planilhas, o que pode, inclusive, elevar as chances de erros que resultam em retrabalho e até perdas financeiras.
Esse é apenas um exemplo dos motivos pelos quais automatizar processos de gestão é importante. Se formos citar os benefícios desse processo, alguns dos que mais se destacam são:
realização de tarefas em menos tempo;
precisão dos dados gerados;
visão em tempo real das movimentações financeiras da empresa.
Nesse contexto, o Zoop Payments é uma solução que, além de permitir a construção de soluções de cobrança online e presencial com os mais variados meios de pagamento, também entrega a você um interface de gestão completa para acompanhar todo o seu fluxo de recebimento de valores.
Quer saber como essa ferramenta funciona e de que maneira ela pode contribuir com o crescimento do seu negócio? Então entre em contato agora mesmo com um especialista.