Como evitar fraudes de maneira eficiente no controle de frotas - GolSat
Como evitar fraudes de maneira eficiente no controle de frotas
Saiba como prevenir e identificar fraudes em seu controle de frotas com soluções práticas e eficazes, sem precisar sair de seu escritório.
Fraudes são alguns dos problemas mais comuns que encontramos na gestão e controle de frotas. E, infelizmente, parte delas acaba ocorrendo pela própria equipe.
Pensando nisso, levantamos os principais tipos de desvios de conduta que uma gestão de frotas pode estar exposta e apontamos quais medidas os gestores podem aplicar para evitar fraudes e ter controle de frota sem precisar sair do escritório.
Desse modo, você verá como é possível evitar fraudes e ainda aprender como aprimorar a gestão e o controle de frotas de forma eficiente, para prevenir erros que abrem brechas para elas em seu negócio.
Saiba como identificar fraudes no controle de frotas
Previna fraudes em seu controle de frotas sem sair do escritório
Tenha uma solução de rastreamento na sua gestão de frotas
Se você é proprietário ou gestor de uma frota, provavelmente, já passou por algum problema envolvendo um custo crescente de combustível que, mais cedo ou mais tarde, se tornou um problema maior do que o esperado para seu negócio.
A fraude de combustível é um dos problemas mais comuns com os quais o controle de frotas e a gestão têm de lidar. Mesmo que sua equipe seja composta por excelentes profissionais, em algum momento isso pode acontecer em seu negócio, principalmente se a confiança com sua equipe não for trabalhada.
Se sua gestão não souber como identificar essas questões, pessoas mal-intencionadas podem tomar proveito da falta de supervisão e confiança em sua gestão de frotas.
A fraude no combustível, por exemplo, é a mais comum, porque esse é o custo que tende a ser menos percebido pela gestão de frotas.
Com a frequente elevação no preço dos combustíveis, é natural que muitos gestores acreditem que o custo elevado da operação se explique por isso. Mas, infelizmente, os gastos crescentes de sua gestão de frotas podem estar relacionados a fraudes.
Os gastos excessivos com combustível também podem ser consequência de vários outros desvios que acontecem na sua frota, como:
cargas irregulares que exigem repetição de rotas;
abastecimento e consumo indevido de combustíveis.
Ou seja, identificar fraudes na gestão de frotas pode ajudar a encontrar diversas outras irregularidades que podem acontecer fora do seu controle.
Embora a existência dessas fraudes possa passar despercebida, há uma forma eficiente de identificá-las, combatê-las, evitá-las e ainda ter total controle de frota. Tudo com eficiência e inteligência de negócio.
Para isso, é preciso ficar atento aos sinais de fraude na gestão de frotas como:
Podem acontecer casos em que os condutores usam seus veículos para tarefas pessoais sem comunicar a gestão. Então, para justificar algum ocasional atraso, eles podem apontar trânsito lento ou acidente na pista.
Outro caso comum é fazer uma longa distância por caminhos que não são a rota estabelecida em acordo entre a gestão de frotas e o motorista.
Mesmo que o motorista não esteja mal-intencionado, esses fatores podem causar aumento no custo com combustíveis e na manutenção, sem falar na perda de tempo.
Aumento nos custos de manutenção e reparo das frotas
Isso pode acontecer quando não há uma política bem definida em relação à manutenção de veículos. O que ocasiona em casos em que os condutores acabam cometendo fraudes ao realizar manutenções desnecessárias como uma troca de óleo, que pode ser superfaturada ou até mesmo falsa.
No que diz respeito ao controle da frota, você pode não saber exatamente o que há de errado com os seus veículos. Além disso, a necessidade de manutenção pode ser real, mas e se ela acontecer devido à falta de cuidado do motorista?
Há também irregularidades no caso de motoristas que usam veículos próprios para o trabalho. Nessas situações, geralmente o custo da manutenção fica por conta do condutor.
Contudo, há casos em que a gestão de frotas assume os reparos, então acaba tendo de arcar com custos de manutenção que não estão relacionados à atividade do negócio em si.
Este é o cenário mais clássico de fraudes na gestão de frotas. Alguns motoristas compram mais combustível do que a capacidade do tanque e, muitas vezes, o gestor nem percebe.
Existem gastos que aumentam por descuido ou realmente por má-intenção. Mas, de qualquer forma, essas irregularidades podem passar despercebidas ou camufladas como "inflação" no preço dos combustíveis, por exemplo.
O que a gestão de frotas pode fazer é aumentar o controle de forma eficiente para identificar e cortar gastos sem ser injusto com suas equipes e ainda transmitir confiança e credibilidade.
Para tanto, é essencial contar com uma boa integração do cartão combustível com seu sistema de telemetria ou rastreamento. Assim, o gestor é capaz de gerenciar todos os abastecimentos de maneira simples, assertiva e completa.
No caso de fraudes comprovadas, o gestor deve conversar com a equipe, sem acusar o condutor responsável na frente dos demais, evitando criar situações desconfortáveis. Por fim, fazer a correta aplicação de penalidades trabalhistas.
Previna fraudes em seu controle de frotas sem sair de seu escritório
Diante de tantas possibilidades de fraude, parece impossível que o gestor seja capaz de ter total controle de frota sem sair do escritório. Para isso é necessário ter um excelente monitoramento de veículos, condutores, rotas, manutenções, etc.
Mas isso já é possível graças a tecnologias que tornam o controle de frota cada vez mais simples e eficiente. Com monitoramento em tempo real, os gestores conquistam um melhor controle de frota por meio de serviços que oferecem uma supervisão eficiente mesmo a longas distâncias.
Como o controle de frota eficiente deve ser feito
Para ter um bom controle de frota, o uso de uma tecnologia ideal pode ser seu maior aliado para verificar seus gastos, identificar fraudes e otimizar a sua operação. Isso, junto com estratégias de organização eficientes, pode manter sua equipe alinhada, transmitindo confiança e recebendo-a em troca.
Afinal, receber confiança de seus colaboradores também ajuda muito na prevenção de fraudes, pois entender as necessidades e desenvolver uma parceria com seus condutores é essencial para garantir o respeito, a ética e a moral no trabalho.
Lembre-se de que os condutores devem ser aliados de sua gestão, trabalhando constantemente para um crescimento em conjunto. Ao reconhecer e recompensar essas atitudes, o gestor cria um relacionamento positivo com eles.
Ter um sistema de controle com informações detalhadas sobre as frotas e seus condutores pode ser de grande ajuda, tanto para a gestão de frotas quanto para a segurança dos próprios motoristas, e o Golfleet Rastreamento pode ser a solução.
Este sistema disponibiliza essas informações de maneira muito visual, intuitiva e inteligente, e é uma solução digital de rastreamento eficiente que ajuda a identificar possíveis fraudes, soluciona problemas com uso indevido de veículos, reduz custos e aumenta a segurança de sua frota.
Nessa plataforma especializada, o gestor de frota acompanha toda a operação sem sair do escritório. Ela permite a visualização de todos os veículos no mapa, bem como a análise do percurso de cada condutor.
Além disso, com o Golfleet, o gestor pode contar com o módulo de gestão de combustível, que oferece total controle do custo preciso por quilômetro rodado, média de consumo por veículo, média de preço por litro e por tipo de combustível e até acompanhamento de possíveis fraudes, abastecimentos suspeitos e veículos abaixo ou acima da média normal de consumo.
Mais vantagens da solução de rastreamento para a gestão de frotas são:
visualizar ponto a ponto o percurso;
observar mapas de calor;
identificar a divergência de posição;
visualizar a reconstrução de rota;
deixa os condutores mais seguros.
O melhor é que em nossa plataforma, os indicadores são apresentados de forma muito dinâmica. Assim, sua gestão de frotas será muito mais assertiva, pois poderá contar com gráficos automáticos dos indicadores mais importantes da rota:
distância percorrida dentro e fora do horário comercial em dias de semana e fins de semana;
custos pelas distâncias percorridas.
Além disso, a plataforma oferece indicadores de rodagem e permite criar áreas específicas de controle.
Outra opção mais completa e especializada, preferencialmente para frotas maiores, é o Golfleet Telemetria, uma solução que provê a gestão de frotas com dados apurados, de fácil visualização e em tempo real.
A ferramenta oferece dashboards personalizados, Business Intelligence, relatórios avançados e também integração com o controle de combustível.
Leia mais: Telemetria possibilita uma redução de até 75% no número de infrações e sinistros
Assim, seja com a telemetria ou com o rastreamento, o gestor pode estabelecer uma excelente política de frota para o seu negócio. Só é preciso escolher a opção certa para as necessidades de sua frota.
Quer saber mais sobre como o rastreamento de veículos pode ajudar a sua gestão de frotas? Então acesse nosso eBook gratuito: