Acompanhamento de processos: 5 dicas para te ajudar a fazer!
27 JAN. 2017 / por adminuplexis
O advogado na Era Digital
O advogado moderno precisa ter em mente que a tecnologia veio revolucionar a forma de se trabalhar no meio jurídico, através de plataformas e aplicativos que irão fazer o acompanhamento de processos.
O trabalho do advogado é conhecido por ser um trabalho árduo que exige muitas consultas e investigações.
Lembra quando a sua empresa recebia uma notificação das datas de processos por correio?
Pois bem, isso ainda não foi totalmente extinto, mas realizar um acompanhamento de processo por e-mail é muito mais prático. Você não concorda?
Sabemos também que um escritório que possui uma base grande de clientes e trabalha com uma equipe mais enxuta, pode deixar alguns informativos passarem despercebidos. Sendo assim, este problema pode ser evitado através do uso de ferramentas digitais corretas.
Para auxiliar você advogado, criamos um artigo para te ajudar na prática de acompanhar processos. Após, aprender sobre este assunto, você poderá aumentar a produtividade em seu escritório e reduzir custos.
Recomendamos a leitura: 3 dicas para automatizar o departamento jurídico da sua empresa.
5 dicas para realizar o acompanhamento de processos:
Essas dicas são fundamentais para auxiliar o advogado a fazer mais com menos tempo.
Explorar o potencial que a tecnologia tem oferecido para o mercado jurídico é uma saída para profissionais e escritórios do meio jurídico adquirirem vantagem competitiva.
Recomendamos a leitura: 5 maneiras para realizar uma consulta processual.
Um dos problemas mais recorrentes, seja em um escritório de advocacia ou em um departamento jurídico, é a falta de habilidade e entrosamento com a tecnologia que alguns profissionais ainda possuem.
É importante definir quais são os resultados que você deseja alcançar e não ter medo de explorar as inúmeras vantagens oferecidas pela tecnologia. Sendo assim, vamos às dicas:
1 – Mapear os principais diários
Sabemos que cada estado possui seus diários oficiais, tribunais de justiça e etc. Portanto, é necessário que o responsável pelo acompanhamento de processos possua o conhecimento de qual região está ocorrendo o processo e qual o diário em específico.
Ou seja, se você possui um cliente da Região Norte e que nunca saiu de lá, você não irá acompanhar processo da Região Sul, não é mesmo?
Por isso, mapeie os diários de acordo com a região que seus clientes residem.
2 – Defina palavras-chaves
Na internet você consegue uma infinidade de dados, mas filtre as informações para seu clipping não ficar com dados acumulados e você não saber o que fazer com eles. Quanto mais específico você for, mais relevantes serão os resultados da sua busca.
Recomendamos a utilização de palavras-chaves justamente por isso. Dessa forma, você consegue realizar um acompanhamento mais preciso dos processos. Posteriormente, irá obter os dados necessário para analisar e tomar decisões.
3 – Automatize e otimize tempo
Não perca mais seu precioso tempo realizando consultas manuais. Automatize o acompanhamento dos processos mais importantes e preocupe-se apenas em tomar decisões precisas através da análise.
A automação de tarefas traz grandes benefícios para os profissionais que a utilizam:
Ocupação com outras tarefas.
Melhorias no processo decisórios.
Confira como aqui: 3 dicas simples para fazer o acompanhamento de processos!
Veja o seu escritório e seus colaboradores mais ágeis e produtivo!
4 – Faça recorte eletrônico das ocorrências
A viabilização dos processos na web realizada pelos tribunais de justiça tem ganhado cada vez mais força. Sendo assim, o clipping está sendo cada vez mais adotado pelos escritórios de advocacia.
Com o recorte eletrônico, você acompanha os seus relatórios de ocorrências através do seu e-mail e se mantém sempre a par das principais ocorrências.
Os benefícios trazidos pelo recorte eletrônico são:
Velocidade na obtenção das informações e relatórios.
Flexibilidade para programar buscas especificas.
Confiança em obter as principais ocorrências, mesmo que ocorra algum erro e caligrafia.
Confira o artigo: Clipping, como ele pode ajudar a sua empresa.
5 – Receba as notificações de ocorrências e processos
Posteriormente de ser mapeado os principais diários, definido as principais palavras-chaves para acompanhamento, automatizado o acompanhamento de processos e utilizado o recorte eletrônico. Como resultado, receberá tudo o que foi coletado de forma estruturada em seu e-mail.
As notificações são um benefício que apenas as plataformas de coleta e estruturação de dados podem proporcionar para o advogado.
Dessa forma, o advogado ganha vantagem competitiva e se mantém ágil aos acontecimentos de seus clientes.
Portanto, esperamos que ao chegar até aqui, você tenha compreendido os benefícios que a tecnologia pode proporcionar. Afinal, ficou comprovado o quanto a automação no acompanhamento de processos é bem econômica e otimiza o tempo gasto com consultas manuais.