7 dicas para melhorar a gestão de documentos da empresa - MegaGED
Posted on 30 de setembro de 2019 2 de março de 2020
Algumas empresas conseguem manter uma rotina disciplinada de gerenciamento de documentos, mas essa não é a regra. A maioria trabalha com processos ineficientes que dificultam a solução de problemas e a resposta a perguntas de fornecedores, clientes e colegas. E é justamente por isso que surge a necessidade de melhorar a gestão de documentos.
Reserve um momento e pense no seu dia de trabalho típico. Você provavelmente processa informações em vários formatos, incluindo documentos em papel, arquivos eletrônicos e inúmeros e-mails. Na maioria das empresas, essas informações acabam em silos isolados, como um sistema de arquivamento em papel, uma unidade de rede compartilhada e contas de e-mail individuais.
Assim que precisar responder a uma pergunta ou resolver um problema, é necessário pesquisar todos esses silos individualmente para encontrar as informações necessárias. Nove em cada dez vezes, esses silos de informações se sobrepõem em algumas áreas, com dados duplicados e versões diferentes armazenadas em locais diferentes. Essa ineficiência acarreta um alto custo. É fácil ver como o tempo desperdiçado pesquisando informações gera consequências negativas.
Mas como melhorar a gestão de documentos da sua empresa? Veremos algumas dicas pontuais logo a seguir.
Como melhorar a gestão de documentos da sua empresa?
Para recuperar o tempo perdido e melhorar a gestão de documentos, você precisa de uma visão para onde deseja ir e como vai chegar lá. A melhor maneira de começar é desenvolver uma estratégia para resolver seus problemas de gerenciamento de documentos. Idealmente, você começaria identificando seus pontos problemáticos e as áreas de sua empresa que têm maior necessidade e, em seguida, montaria um plano de ataque.
Veja algumas dicas que vão ajudá-lo a percorrer esse caminho:
1. Concentre-se em melhorar um único departamento, ou mesmo um único processo
Escolha uma área para melhorar e continue trabalhando até que você a domine. Elimine silos, simplifique etapas e automatize seu processo. Em seguida, aplique a mesma abordagem ao próximo processo.
2. Crie uma única fonte de dados
Para melhorar a gestão de documentos, você não precisa eliminar todos os silos de dados de uma só vez. Concentre-se na eliminação de silos para um único departamento ou processo, para que haja uma única fonte de informações. Após isso, você pode implementar essa estratégia no restante da organização.
3. Verifique se sua solução é capaz de lidar com todos os documentos e arquivos eletrônicos que seu processo exige
Seu sistema de gerenciamento de documentos deve simplificar a entrada de qualquer tipo de documento. Quando você recebe e-mails, por exemplo, deve ser fácil arrastá-los e soltá-los rapidamente em seu sistema.
4. Crie um ambiente de captura distribuída
Certifique-se de que as pessoas possam digitalizar documentos para o sistema onde quer que estejam – e isso é especialmente importante se você tiver mais de um escritório. Vários scanners e aplicativos móveis reduzem as barreiras para digitalizar imediatamente os documentos em papel.
5. Crie um fluxo de trabalho e não tenha medo de aprimorá-lo
A primeira vez que você configura um fluxo de trabalho digital, provavelmente não será perfeito. Mas uma vez que você começa aplicar as mudanças na gestão de documentos, outras pessoas verão o valor dos fluxos de trabalho para seus próprios processos.
6. Seja receptivo a ideias para melhorar o fluxo de trabalho
A gerência pode pensar que todos seguem o mesmo processo, mas as pessoas geralmente têm seu próprio modo de trabalhar – e podem ser melhores. À medida que você domina cada processo, seus usuários descobrem novas maneiras de melhorar seus fluxos de trabalho, portanto, mantenha a mente aberta.
7. Seja persistente e constante
Depois de dominar um processo ou melhorar um departamento, resista à tentação de parar por aí. Desenvolva seu sucesso passando para o próximo processo. Algumas empresas ficam sobrecarregadas quando tentam planejar todos os aspectos de sua abordagem de gerenciamento de documentos, levando à "paralisia da análise". Enquanto isso, processos ineficientes continuam drenando seus recursos.
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