6 dicas para o sucesso do gestor de viagens corporativas
publicado em 15 de dezembro de 2017 - 16h 7
Pesquisa da HRS mostra que engajar os públicos internos é vital para que se tenha uma abordagem estratégica na compra de viagens corporativas.
À medida que as viagens corporativas se tornam mais complexas, com a introdução de novas tecnologias, processos, políticas e soluções, maior é a pressão por redução de gastos e com questões de cuidado e responsabilidade das empresas com os colaboradores em viagem. Entender melhor as necessidades e os objetivos deste público é primordial para engajá-los na mudança. Além disso, a eficácia na entrega dos resultados é um fator-chave, uma vez que 70% dos gestores de viagem já viram suas iniciativas descontinuadas, mesmo antes da implementação, por conta de intervenções de outros executivos da própria empresa.
Pesquisa da HRS, empresa de soluções tecnológicas em reservas de hospedagem para empresas, mostra que, quando os gestores têm um melhor entendimento dos indicadores de performance (KPIs) de seus colegas, têm maiores chances de não enfrentar dificuldades na implementação de suas iniciativas. Esse entrosamento permite ainda maior transparência nas discussões sobre viagens, mais sucesso e menos barreiras na implementação dessas ações.
A pesquisa mostra caminhos para o gestor desenvolver um olhar estratégico para o programa de viagens da empresa, conseguir o desejado alinhamento com outros departamentos e garantir a melhor contribuição de seus parceiros, otimizando o trabalho, liberando tempo e recursos para conduzir outras iniciativas e estimular inovação, agregando inestimável valor ao trabalho. Para baixar a pesquisa completa (disponível em inglês no momento – a versão em português será disponibilizada em breve) acesse o site da HRS.
1 - Iniciativas do programa de viagens das empresas regularmente falham antes da implementação por interferência de outros departamentos: isso foi relatado por 70% dos entrevistados. Quanto mais cedo o gestor engajar os envolvidos, maiores as chances de ter as iniciativas implementadas com sucesso, sejam elas uma nova política no programa de viagens ou uma nova ferramenta de controle de reembolsos. Os departamentos de RH e de TI podem ser importantes aliados, dependendo do que se quer implementar. Dê preferência a alinhar as informações pessoalmente, evitando e-mails ou telefones, que são mais impessoais e não ajudam tanto na transparência e na confiança quanto uma boa conversa frente a frente.
2 - Identificar o público correto para colaborar na definição dos projetos é a maior barreira para 40% dos entrevistados: engajar os colaboradores no meio de um dia a dia já suficientemente atribulado é uma tarefa difícil. Mais do que isso, porém, é ter as habilidades corretas para tanto: engajar, inspirar e ensinar os colegas pode ser mais desafiador do que mudar a prioridade, mas elas não têm preço. Comece identificando quem deve participar e recorra ao auxílio dos principais líderes de cada área para fazer o primeiro contato. A partir daí, gerencie o relacionamento seguindo as necessidades específicas do projeto.
3 - Grande dificuldade no entendimento das necessidades de seus principais públicos internos: conquistar a confiança e o apoio dos principais públicos internos começa ao compreender o que eles têm como objetivo principal e termina ao mostrar como o projeto os ajuda a atingir essas metas. A qual departamento o gestor de viagens pertence tem um papel importante na taxa de sucesso – geralmente estão inseridos no departamento de Compras, portanto, não surpreende quando a pesquisa mostra que a compreensão das necessidades dessa área são mais claras. É necessário sair da zona de conforto do próprio departamento e entender o que é importante para as outras divisões e colegas.
4 - Gestores de viagem raramente têm um contato constante com o viajante corporativo: a pesquisa mostra um significativo abismo entre o comprador de viagens e o viajante. Mais da metade dos respondentes admite não se reunir com o indivíduo ou o faz apenas uma vez ao ano. Alguns fornecedores podem usar suas tecnologias para fazer essa análise utilizando a inteligência artificial, dados para traçar o perfil do viajante. Eles também podem ser muito valiosos nas negociações com os públicos internos e com os outros fornecedores externos. É a diferença entre ser o maestro de uma orquestra e tentar tocar todos os instrumentos ao mesmo tempo. O trabalho do gestor de viagens será mais estratégico no futuro, definindo metas, construindo business cases e vendendo suas ideias internamente aos públicos que lhe ajudarão a realizar o projeto.
5 - Entender as necessidades dos seus públicos internos resulta em melhor performance e em menos problemas: gestores que entendem mais sobre os outros departamentos têm 27% menos chances de ter um de seus projetos cancelado pela intervenção deles e afirma ter uma maior facilidade conversar com seus colegas desse departamento sobre viagens. Claramente, quanto mais completo e profundo for o conhecimento sobre seus stakeholders, maior será a facilidade de implementar as mudanças necessárias.
6 - Ter um olhar inovador é crítico para o engajamento: as empresas cada vez mais procuram formas inovadoras de economizar e de melhorar a produtividade. Para o gestor de viagem, isso significa ser líder em estratégia e inovação. Essas habilidades são essenciais para melhorar a interação com o público interno e criar valor dentro da organização. Mas há outras, como a arte da comunicação, vendas, negociação e coordenação que podem impactar diretamente nas habilidades interpessoais e ter um importante papel no dia a dia do gestor de viagens corporativas.
Levantamento foi realizado pelo Paraty Convention & Visitors Bureau (Paraty CVB).
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