A ESCOLHA DE SISTEMA PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS. A decisão de automatizar - PDF
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William Francisco Franco Vidal
1 A ESCOLHA DE SISTEMA PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS A decisão de automatizar 1
2 A decisão de automatizar Deve identificar os seguintes aspectos: Cultura, missão, objetivos da instituição; Características da biblioteca com relação à sua abrangência temática, serviços oferecidos,, etc; Interesses e necessidades de informação dos usuários; Plataforma tecnológica existente na instituição: Software Hardware, Os recursos humanos disponíveis; Primeira Etapa Planejamento do processo de automação 2
3 Planejamento do Processo de Automação Esforço extra a ser desenvolvido pela biblioteca, além das atividades rotineiras Estrutura organizacional para conduzir o projeto de automação: Formalização do Comitê de Automação Pessoas recursos disponíveis Segunda Etapa Diagnóstico da situação atual 3
4 Diagnóstico da Situação Atual Seu produto é o Documento de Diagnóstico, que deve conter: Dados quantitativos da biblioteca: acervo discriminado por tipos de materiais, usuários, serviços, projeção destes dados, novas demandas; Base tecnológica atual: Analisar a base tecnológica atual da biblioteca e também da instituição a qual ela pertence, Podem haver padrões de tecnologia já adotados e padronizados pela instituição que terão que ser seguidos Sistema atual (se houver), padrões utilizados, quantidade de dados em meio legível por computador; infra-estrutura de hardware/software e comunicações problemas identificados Terceira Etapa Identificação de fornecedores 4
5 Identificação de Fornecedores Coleta de dados inicial sobre produtos e fornecedores, através de: contatos diretos, solicitação de folders, visita a sites, visitas a bibliotecas que tem determinado sistema implantado. Identificar para cada sistema analisado as seguintes informações: nome do produto, nome da empresa, endereço, telefone, e contato comercial porte das bibliotecas atendidas pelo sistema, atende uma/várias bibliotecas? principais funcionalidades, padrões utilizados, infra-estrutura de hardware/software e comunicações requerida, necessidade de SGBDs de terceiros fornecedores, faixa de preços. Os dados de cada fornecedor devem ser registrados. Quarta Etapa Análise dos prérequisitos 5
6 Análise dos pré-requisitos Devem ser avaliados cuidadosamente os seguintes itens: Identificação/especificação da infra-estrutura (hardware, software, rede) necessária para o funcionamento dos Sistemas analisados; Verificar até que ponto a instituição já conta com a infraestrutura computacional e de redes requerida pelos Sistemas analisados; Condições políticas Quinta Etapa Elaboração do projeto de automação 6
7 Elaboração do Projeto de Automação Objetivo dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema na biblioteca, seus custos e prazo de execução. Será submetido à direção da instituição a qual pertence a biblioteca e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos necessários. Pode ter a seguinte estrutura Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o Documento de Diagnóstico); Objetivos da biblioteca com a automação; Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e dimensionada; Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto; Cronograma de implantação do projeto. Orçamento e cronograma de desembolso Sexta Etapa Avaliação/seleção de sistemas 7
8 Avaliação e Seleção de Sistemas Objetivo Levantar os Requisitos Funcionais do Sistema desejado, servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado; Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS distribuição do documentos Requisição por Propostas entre os fornecedores candidatos Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores Avaliação e Seleção de Sistemas Atendo = 10 Atendo Parcial = 6 Atendo Futuro = 4 Não atendo = 0 Requisito Peso Emp. A Emp. B Emp. C 1. ADMINISTRAÇÃO 1.1. Cadastro de funcionários (32) 10 (80) 6 (48) corporativo para funcionários Grupos (42) 0 (0) 4 (28) AQUISIÇÃO 2.1. Fornecedor Alerta automático ao fornecedor de atrasos na entrega 5, Emissão de cartas de cobrança e agradecimentos de doações 4, CATALOGAÇÃO 3.1. Entrada de dados Duplicação de um registro para inclusão de novas edições 6, Restrição de acesso a edição de campos e subcampos específicos 6, Templates personalizáveis para entrada de dados 7,
9 Questões sobre Software Livre O software livre é uma realidade em diversas áreas, inclusive a de automação de bibliotecas; Existem várias opções de software livre para automação de bibliotecas distribuídos gratuitamente; Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software livre. Suporte PRECÁRIO. Opção viável quando a instituição conta suporte de informática ou especialistas com conhecimento na implantação e manutenção destes softwares. Neste caso é possível se montar um sistema completo de automação de bibliotecas baseado em software livre, a um custo bastante baixo. De qualquer maneira, software livres podem ser um início de automação barato para uma biblioteca. Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema operacional LINUX, nos servidores da biblioteca e utilizar uma opção de versão para LINUX de um Sistema comprado, compatível com este sistema operacional. Sétima Etapa Negociação contratual 9
10 Negociação Contratual A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os possíveis fornecedores. Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote de aplicativos como um editor de textos. Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada biblioteca. Demanda treinamento e suporte permanente. Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor. A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da biblioteca contratante obter vantagens adicionais. Documento: Contrato Aspectos contratuais Instalação Garantia e Custos de atualização (upgrade) Condições de garantia e assistência técnica prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses); cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas); fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração dessas atualizações; tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas); os tipos de atendimento: pessoal (on-site); por telefone; por ; via Internet 10
11 Documento: Contrato Aspectos contratuais Pacote de treinamento Representantes locais/regionais Necessidade de licenças de software de terceiros: Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de Dados (SGBDs) de terceiros Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do fornecedor específico. Documento: Contrato Aspectos de suporte Documentação Treinamento Contrato de Manutenção Apoio Técnico Atendimento por telefone (grátis?) Aspectos gerais Grupos de Usuários Periódicos ou Newsletter Lista de Discussão Congressos e Seminários 11
12 Oitava Etapa implantação do sistema Implantação do Sistema Treinamento da equipe Definição dos parâmetros do sistema Testes de aceitação Carga inicial das bases de dados Registro de dados Realização da conversão retrospectiva 12
13 ESCOLHA DE UM SISTEMA DE AUTOMAÇÃO (OUTRAS CONSIDERAÇÔES) A escolha de um software 13
14 A escolha de um software Qualidades técnicas do sistema; Razões administrativas ou políticas; Pessoal envolvido na escolha: Pessoal da biblioteca; Direção da biblioteca; Centro de informática; Fornecedores; Serviços jurídicos; Outras bibliotecas; Serviços de telecomunicações; Usuários. Padrões 14
15 Padrões: formato de registro Mark protocolo Z39.50 Processos 15
16 Conversão Retrospectiva Transformar o catálogo existente na biblioteca, em formato de fichas, num catálogo em formato legível por máquina, de acordo com normas e padrões estabelecidos; No momento da escolha do software deve ser observado se o produto tem condições de fazer a conversão retrospectiva, considerando os recursos atuais da biblioteca; Instalação, testes e garantia 16
17 Instalação, testes e garantia Procedimento posterior à seleção e aquisição do software; Porém, é possível perceber o comportamento ético e profissional do fornecedor; Ocorrem situações em que o produto é instalado mas nada funciona. Mensagens de erro, travamento do equipamento. Tudo isso confere descrédito e desconfiança na qualidade do sistema. Instalação, testes e garantia Todos os testes devem ser feitos detalhadamente, abordando as mais variadas situações; A afirmação de que em outros locais o sistema funciona corretamente não atende às expectativas daquele onde ocorrem as falhas; Para ser confiável, o sistema precisa ser instalado, testado e funcionar bem em todas as instituições. 17
18 Instalação, testes e garantia É necessário uma cláusula contratual que proteja a instituição. Em caso de falência, concordata ou mudança de ramo de atividade, a empresa seja obrigada a fornecer os programas-fonte da última versão. Suporte e Manutenção 18
19 Suporte técnico e manutenção É imprescindível firmar com o fornecedor um contrato de suporte técnico e manutenção que incluam os seguintes serviços: Correção de erros do software; Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com os manuais e literatura técnica pertinentes; Apoio técnico no período de implantação de novas versões; Treinamento visando à perfeita compreensão das novas verões; Treinamento dos Usuários 19
20 Treinamento dos usuários O treinamento na capacitação técnica dos usuários do sistema bibliotecários, analistas, etc e o domínio que possuem no uso dos instrumentos de trabalho estão diretamente relacionados ao pleno cumprimento da missão institucional e ao sucesso na realização das atividades atribuídas a eles; Documentação do Sistema 20
21 Documentação do sistema é recomendável que a documentação do produto seja apresentada em português na forma impressa e que o fornecedor entregue os manuais técnicos e do usuário devidamente atualizados e apresentados de forma didática, de modo a permitir a compreensão e resolução de problemas quando eles surgirem. 21