COMPANHIA DE DESENVOLVIMENTO DE MINAS GERAIS - PDF Free Download
2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO LEGISLAÇÃO ABRAGÊNCIA DEFINIÇÕES CONFORMIDADE INTEGRIDADE DIRETRIZES GERAIS RESPONSABILIDADES ADMINISTRAÇÃO/DIRETORIA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO JURÍDICO COMUNICAÇÃO E RECURSOS HUMANOS PILARES PREVENÇÃO COMITÊ DE ÉTICA CÓDIGO DE ÉTICA NORMAS, POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS UNIDADE DE CONTROLE INTERNO MONITORAMENTO CANAIS DE COMUNICAÇÃO CANAIS DE DENÚNCIA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO MEDIDAS DISCIPLINARES CANAIS DE DENÚNCIA DISPOSIÇÕES FINAIS APROVAÇÃO Página 2 de 10
3 1. OBJETIVO A Política Corporativa de Compliance da CODEMGE, suas subsidiárias e filiais tem o objetivo de estabelecer ações, diretrizes e procedimentos a serem seguidos pelos empregados, administradores, conselheiros e acionistas para zelar pelo cumprimento das legislações, políticas, normas e procedimentos, bem como prevenir demandas judiciais, obter transparência na condução dos negócios, evitar o conflito de interesse e ganhos pessoais indevidos, aprimorar o sistema de governança, fortalecer a cultura de compliance, incluindo valores e crenças que fomentem a adoção de comportamento ético e idôneo no âmbito de atuação da Empresa. Onde for mencionado, CODEMGE e ou Empresa, entende-se CODEMGE, suas subsidiárias e filiais. 2. LEGISLAÇÃO Lei nº 8.429, de 2 de Junho de Dispõe sobre as sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional e dá outras providências. Lei nº , de 1º de Agosto de Dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, e dá outras providências. Decreto nº , de 6 de novembro de Dispõe sobre o Código de Conduta Ética do Agente Público e da Alta Administração Estadual. Decreto nº , de 23 de Junho de Dispõe sobre o Processo Administrativo de Responsabilização, previsto na Lei Federal nº , de 1º de agosto de 2013, no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo Estadual. Lei nº de 30 de junho de 2016 Dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Página 3 de 10
4 Decreto Estadual nº de 20 de fevereiro de 2017 Dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito do Estado, nos termos da Lei Federal no de 30 de junho de 2016, e dá outras providências. 3. ABRAGÊNCIA Esta política se aplica a todos os empregados, administradores, conselheiros, acionistas e, na medida do cabível, a terceiros e a quaisquer outras pessoas com as quais a CODEMGE, suas subsidiárias e filiais mantêm relação comercial, incluindo convênios, contratos, acordos, processos licitatórios, compras em geral, entre outros. Esta política deve ser aplicada em conjunto com o Código de Conduta do Agente Público e da Alta Administração Estadual (Código de Ética), que é o instrumento de orientação e fortalecimento da consciência ética no relacionamento do agente público estadual do Estado de Minas Gerais com pessoas e com o patrimônio público, o Código de Conduta, Ética e Integridade da Codemge, leis vigentes e também em conjunto com as políticas e normas de procedimento da Empresa, especialmente a Política Anticorrupção da Empresa. 4. DEFINIÇÕES Para os fins da Política de Compliance são adotados os seguintes conceitos: 4.1 O termo Compliance deriva do verbo inglês to comply, e significa dever de cumprir, isto é, estar em conformidade, obediência e cumprimento às leis, normas e procedimentos. É a aderência e atendimento a normas legais e regulamentares, às políticas e às diretrizes estabelecidas para as atividades da Empresa, com o objetivo de prevenir, detectar e tratar atos ilícitos e/ou contrários aos princípios da ética e integridade nos negócios ou relativos aos requisitos legais aplicáveis, incluindo, mas não se limitando, a fraudes e atos de corrupção contra a Administração Pública. Página 4 de 10
5 4.2 CONFORMIDADE Conformidade: Cumprimento das normas internas e externas, bem como dos acordos firmados, aplicáveis aos negócios da Empresa. 4.3 INTEGRIDADE Integridade: Atuação pautada em valores, princípios éticos e no conjunto de normas e procedimentos relacionados à promoção de boas práticas corporativas e à prevenção da prática de atos ilegais, ilegítimos ou antiéticos. Combate a Fraudes: prevenção, detecção e tratamento de desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados, incluindo corrupção, apropriação indébita de ativos e demonstrações contábeis fraudulentas. 5. DIRETRIZES GERAIS a) Todas as atividades executadas no âmbito da Empresa devem ser pautadas nos mais altos padrões éticos e de conduta; b) A cultura organizacional deve ser pautada na integridade e na conformidade em todos os níveis da Empresa. c) Todas as leis, normas e procedimentos devem ser observados, disseminando a importância do conhecimento das obrigações, bem como o dever de cada empregado de cumpri-las; d) As demandas dos órgãos fiscalizadores ou reguladores devem ser cumpridas, facilitando o compartilhamento das informações e garantindo a devida execução e o cumprimento tempestivo das respostas; e) Todos os empregados e administradores devem informar os descumprimentos de leis, normas e procedimentos que forem identificados, contribuindo para as correções tempestivas; f) Os valores da Empresa reafirmam o compromisso com a ética, desenvolvimento, transparência e parcerias. Página 5 de 10
6 6. RESPONSABILIDADES 6.1 ADMINISTRAÇÃO/DIRETORIA a) É responsável pelo gerenciamento do risco de Compliance; b) É responsável por estabelecer e divulgar a Política de Compliance, de forma a assegurar que ela seja observada e manter o Conselho de Administração informado a respeito do gerenciamento do risco de Compliance; c) Conduzir práticas de negócio que atendam às leis, políticas, normas e procedimentos e à estrutura normativa interna aplicáveis à CODEMGE, suas subsidiárias e filiais; d) Revisar, aprimorar e atualizar periodicamente as normas e procedimentos internos da Empresa; e) Zelar pela sustentabilidade corporativa e perenidade dos negócios, com adesão à legislação vigente; f) Promover atividades de transparência e integridade, respeitadas as hipóteses de sigilo presentes na legislação; e g) Prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo. 6.2 UNIDADE DE CONTROLE INTERNO a) Ajudar a alta administração no gerenciamento efetivo do risco de Compliance, b) Promover a presente Política; c) Acompanhar a execução dos planos de ação, quando verificar conduta ou ato em desacordo com as leis, políticas, normas e procedimentos; d) Relatar a ocorrência de ato que constitua ilícito administrativo, civil ou penal à administração; e) Mapear e identificar os riscos, apresentando os controles que os mitigam; f) Elaborar e rever periodicamente as normas internas, adequando-as às mudanças organizacionais e/ou por exigência legal; Página 6 de 10
7 g) Participar de discussões a respeito de alterações normativas; e h) Produzir relatórios que contenham os resultados dos trabalhos executados, a serem submetidos à administração. No desempenho de sua função, a Unidade de Controle Interno deve ter acesso a documentos, sistemas de informação e pessoas, podendo solicitar o compartilhamento de relatórios, correspondências e demais informações necessárias ao exercício de sua atividade. 6.3 JURÍDICO a) Acompanhar as alterações ocorridas no ambiente legal; b) Orientar a administração em relação à interpretação e aplicação de leis ou de atos do Poder Executivo, de modo a proporcionar embasamento jurídico e legal para a tomada de decisões pela administração, no âmbito federal, estadual, municipal; c) Elaborar contratos, convênios, acordos, ajustes e protocolos a serem firmados pela Empresa, com observância da legislação pertinente e aplicável a cada caso; e d) Acompanhar a legislação e jurisprudência de interesse da Empresa. 6.4 COMUNICAÇÃO E RECURSOS HUMANOS a) Realizar periodicamente campanhas, edição de boletins, palestras, cursos e treinamentos relacionados ao atendimento às leis, políticas, normas e procedimentos. 7. PILARES 7.1 PREVENÇÃO As ações de prevenção visam a estabelecer mecanismos para a prevenção da ocorrência de inconformidades: COMITÊ DE ÉTICA Página 7 de 10
8 É um grupo composto por três membros titulares e dois suplentes, escolhidos e designados pelo Diretor Presidente da CODEMGE, com mandato de três anos, podendo haver uma recondução por igual período. Seu funcionamento encontrase disposto no Regimento Interno da Comissão. A equipe é responsável por zelar pela observância do Código de Conduta Ética do Agente Público e da Alta Administração Estadual e do Código de Conduta, Ética e Integridade da Codemge CÓDIGO DE ÉTICA Em 06 de novembro de 2014, o Governador do Estado de Minas Gerais publicou o Decreto Estadual nº , que dispõe sobre o Código de Conduta Ética do Agente Público e da Alta Administração Estadual, como um instrumento de orientação e fortalecimento da consciência ética no relacionamento do agente público estadual com pessoas e com o patrimônio público. Além da cópia eletrônica disponibilizada na intranet, o empregado da Empresa declara, por meio do Termo de Compromisso Solene, que conhece o Código de Conduta Ética do Agente Público e da Alta Administração Estadual, comprometendo-se com a sua observância e acatamento NORMAS, POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS É um conjunto de políticas e procedimentos padronizados, divulgados e disponíveis na intranet, que têm como objetivo conceder diretrizes para os empregados na execução de suas tarefas UNIDADE DE CONTROLE INTERNO A Unidade de Controle Interno, que atua de forma independente, com o objetivo de examinar a efetividade, eficácia e integridade dos controles internos. Página 8 de 10
9 7.2 MONITORAMENTO As ações de monitoramento têm por objetivo analisar, avaliar e reportar se todas as definições desta Política estão sendo adequadamente cumpridas CANAIS DE COMUNICAÇÃO A CODEMGE, suas subsidiárias e filiais possuem na intranet, canal de comunicação aberto para informações periódicas a seus empregados, com o objetivo de divulgar notícias, eventos, políticas, normas e procedimentos etc CANAIS DE DENÚNCIA A Ouvidoria, normatizada pela NP 022, estabelece procedimentos para acompanhamento do canal de comunicação da Empresa aberto para esse fim UNIDADE DE CONTROLE INTERNO Executa procedimentos para examinar a integridade, a adequação e a eficácia dos controles internos e das informações fiscais, contábeis, financeiras, orçamentárias e operacionais da Empresa, comprovando a legalidade necessária à avaliação dos resultados, bem como apoia o controle externo, na forma prevista no art. 74 da Constituição do Estado de Minas Gerais e na legislação estadual complementar MEDIDAS DISCIPLINARES Estabelece regras e procedimentos sobre conduta disciplinar dos empregados da CODEMGE, suas subsidiárias e filiais. 8. CANAIS DE DENÚNCIA 8.1 A CODEMGE, suas subsidiárias e filiais, estão comprometidas com a criação de uma cultura na qual os seus empregados e terceiros entendam suas responsabilidades e se Página 9 de 10
10 sintam confortáveis em comunicar qualquer suspeita de descumprimento das legislações, regulamentações aplicáveis, normas e procedimentos internos. 8.2 Abaixo se encontram os contatos e canais de denúncia: Urna instalada na entrada da CODEMGE da Comissão de Ética: da Auditoria Interna: de Compliance: Ouvidoria MG: ou disque Ouvidoria 162 Denúncia on-line: 9. DISPOSIÇÕES FINAIS O conteúdo desta política deve ser conhecido e observado por todos os empregados, administradores, conselheiros, acionistas e terceiros, sendo o seu descumprimento passível de aplicação das sanções disciplinares estabelecidas no Código de Conduta Ética do Agente Público e da Alta Administração Estadual e no Código de Conduta, Ética e Integridade da Codemge, bem como no Regime Disciplinar, sem prejuízo da aplicação das leis vigentes. 10. APROVAÇÃO Esta norma entra em vigor nesta data, revogadas as disposições em contrário. Página 10 de 10