Conciliação bancária : o que é, por que e como fazer
Empresas de todos os portes (micro, pequenas, médias e multi) devem se preocupar em fazer conciliação bancária em seus negócios, dado que se trata de uma prática fundamental para o bom funcionamento de toda gestão financeira.
Nada mais é que a checagem/ comparação das informações disponibilizadas pelo banco (extrato, transferência, depósito, etc) e dos dados que alimentam o sistema interno da empresa. O objetivo é verificar se o saldo, os lançamentos e suas datas estão de acordo com o extrato do banco. As informações devem ser idênticas, para que não haja choque de dados que possam induzir ao erro e acabar prejudicando sua empresa.
Por que fazer a Conciliação Bancária em sua empresa?
A conciliação bancária serve para monitorar o dinheiro recebido das vendas de uma empresa, a fim de verificar alguma anormalidade, causadas por vendas duplicadas, taxas incorretas, fraudes, desvios, cancelamentos e outros.
É muito importante fazer a conciliação bancária para ter certeza de que as movimentações financeiras da empresa estão como o previsto. Assim como você pôde perceber ao longo deste texto, um acompanhamento rigoroso faz diferença na análise do fluxo de caixa, e ainda, diminui a chance de prejuízos reais à contabilidade do negócio.
O ideal é que essa conferência seja feita no menor intervalo que conseguir, assim as informações estarão sempre atualizadas e de verificação mais fácil.
1.Lance as movimentações DIARIAMENTE e as organize por categorias
Essa primeira etapa não deve ser deixada de lado, afinal de contas, ela é a base para que a conciliação seja eficiente. Então, inclua todos os valores que entra e sai de todas as contas bancárias registradas como sendo da instituição.
Muita atenção às datas de registro de vendas no crédito! Confira até duas vezes para confirmar quando o valor será creditado.
Para facilitar a prática da conciliação, ao registrar as movimentações, organize os lançamentos por categorias, e acrescente os remetentes e destinatários.
2. Confira o saldo na retirada do extrato
Após conferir e registrar as movimentações, é recomendado comparar os saldos iniciais e finais, diariamente, para que assim, garanta um controle financeiro eficiente. Pode ser feito no início ou fim do dia.
3. Confira e corrija lançamentos
Como falado no tópico 1, é de extrema importância que se verifique o que entra e o que sai das contas da instituição, para que assim, seja possível analisar valores incorretos ou não identificados.
O próximo passo é fazer as comparações enter as previsões internas e o que foi computado pelos bancos. Feito isso, é o momento de corrigir as diferenças. Entendeu por que é indispensável seguir todas as etapas?
Além disso, é dessa forma que os motivos do erro podem ser, de fato, encontrados e corrigidos.
O objetivo é ter o controle total da entrada e saída de valores. Para isso (assim como com contas de casa), armazene notas fiscais, comprovantes, extratos e outros documentos dessa natureza, para que no futuro não haja problemas.
Para facilitar ainda mais a realização da Conciliação Bancária, existem diversas empresas que fazem isso por você, através da automatização da ferramenta. Nela, você pode ter, de forma automática, após introduzir os dados primários de gastos da empresa, gerenciamento do fluxo de caixa, acompanhar cancelamentos, e outros.
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