5 vantagens em se ter um sistema contábil na nuvem | Blog da Tron: tudo sobre sistema contábil e contabilidade
Você gostaria de resolver os processos e demandas contábeis de seus clientes totalmente na nuvem direto do navegador? Confira os 5 principais benefícios a seguir!
5 de agosto de 2021 | Tron
O sistema contábil na nuvem traz mais proteção aos dados da empresa, maior velocidade na execução de demandas contábeis e centralização produtiva.
Desde otimizar a rotina contábil até utilizar sistemas avançados de backup, o software contábil na nuvem traz à tona algo comum na contabilidade 4.0: a análise e registro de informações em um curto espaço de tempo.
Mas, como será que esses benefícios se desenvolvem na prática? Confira a seguir!
Quando utilizar um sistema contábil na nuvem?
Segundo a pesquisa do PoderData, 35% dos brasileiros chegaram a trabalhar de casa em algum momento durante a pandemia de COVID-19.
No público de trabalhadores com nível superior, essa porcentagem subiu para 65%. Os profissionais contábeis também se encontram nesse conjunto.
Ou seja, quando o trabalho remoto é necessário, o sistema contábil na nuvem se faz super presente.
Felizmente, a pandemia passará e voltaremos ao modelo de trabalho presencial ou híbrido. Mesmo assim, o software contábil ainda será útil aos escritórios.
Em situações em que o contador, a empresa e os colaboradores precisam se comunicar constantemente, utilizar uma só plataforma otimiza o gerenciamento do trabalho.
Além disso, a gestão de tarefas e demandas contábeis centralizadas permite ter maior controle sobre os dados de clientes e da própria empresa, algo bem menos trabalhoso do que trabalhar em diversas plataformas isoladas.
Certamente, há outras vantagens em utilizar um sistema contábil na nuvem. Confira as principais, a seguir!
5 vantagens de utilizar um sistema contábil na nuvem
1- Backup na nuvem
Em uma empresa contábil, os ativos mais valiosos são os dados, sejam dos clientes ou do próprio negócio.
De acordo com os técnicos da Aiken Solutions, para garantir que os dados permaneçam protegidos sua equipe deve sempre contar com 3 cópias de segurança, utilizando 2 tipos de mídia de armazenamento e 1 fora do local de trabalho.
Nesse caso, é o descrevemos como backup na nuvem. Certamente, essa é a única maneira de manter seus dados comerciais completamente à prova de falhas.
Mas, qual serviço de backup é o mais adequado para a sua empresa?
Na área contábil, recomenda-se que os dados de armazenamento contábil sejam armazenados por até 5 anos.
O SaaS também deve contar com um robusto anti-malware, para que, além de guardar informações importantes da empresa, esteja a salvo de vazamentos de dados ou tentativas de ransomware.
2- Maior proteção de dados
Com a expansão do home office, os estelionatários também precisaram se reinventar, desde aplicação de golpes de boletos falsos até fraudes no aplicativo Caixa Tem.
Na contabilidade, isso não difere! São variados os relatos de clientes que reclamam da tentativa de invasão em plataformas digitais, principalmente com o objetivo de roubar dados empresariais.
Ao utilizar um sistema contábil na nuvem, sua empresa fica segura quanto a possibilidade de fraude e/ou invasão do software.
Na Tron, por exemplo, o TGC Cloud conta com a tecnologia Oracle de segurança, reduzindo as preocupações com ameaças constantes e garantindo relatórios frequentes sobre a segurança do sistema.
3- Escrituração de dados
O sistema contábil na nuvem garante mais segurança e praticidade aos documentos fiscais armazenados.
Ao utilizar um programa em nuvem, o procedimento para documentos é simples e, geralmente, ocorre de duas maneiras: por busca automática na Receita ou por softwares integrados ao sistema principal.
Na busca automática, ocorre a varredura de todas as NF-es de entrada e saída da empresa.
Já nos softwares secundários, há uma captura de documentos fiscais no computador para posterior envio a esse mesmo sistema.
Dessa maneira, todos os documentos são procurados e escriturados de maneira automática, sem que os contadores precisem parar seu trabalho para desempenhar tal função.
Ainda, é possível gerenciar todos os arquivos salvos no sistema, podendo baixá-los, imprimir ou fazer o backup desses arquivos para mídias físicas.
Dentre os benefícios, o ganho de produtividade e a importação automática de grande volume de documentos fiscais são os principais.
4- Otimização da rotina contábil com o SaaS contábil
Recentemente, a psiquiatra Julia Trindade relatou ao portal Ilha Digital que o aumento da carga de trabalho, a falta de tempo e o pouco descanso causados pelo isolamento social/home office afetou abruptamente a qualidade de vida dos brasileiros.
Afinal, o mesmo local das obrigações se tornou o ambiente de descanso, e em tempo integral. À vista disso, qualquer estratégia que otimize a execução de tarefas é bem-vinda à rotina do contador.
Graças à automação contábil presente nos sistemas em nuvem, o trabalho do profissional contábil acontece de modo bem mais prático, veloz e assertivo.
Como resultado, há menos retrabalho e mais tempo para análises financeiras detalhadas, algo indisponível quando o profissional precisa lidar constantemente com tarefas burocráticas e massantes.
Tratando-se dos gestores, o sistema na nuvem ajuda principalmente no gerenciamento de processos e demandas contábeis.
Nele, é possível observar o andamento dos projetos sem haver a necessidade de comunicação direta com os colaboradores, além de não precisar de softwares de gerenciamento externos.
5- Atualização otimizada
Imagine iniciar a semana com várias tarefas para entregar e, de repente, o sistema contábil parar de funcionar.
No trabalho presencial, isso seria uma dor de cabeça, apesar de não ser tão grave, já que bastaria contatar a equipe de suporte para atualizar o software.
Apesar de alguns tipos de atualização não serem automáticas, por exemplo, quando há mudança na versão do sistema, ela garante a usabilidade do software e evita problemas com a queda do sistema.
Mesmo assim, você pode estar se perguntando: "minha equipe não pode continuar utilizando o software defasado e aguardar um momento oportuno para atualizar as máquinas?"
Acontece que dados lógicos são baseados em linguagem de programação. Em resumo, dados lógicos ou algoritmos são um conjunto de instruções para resolver um problema ou executar uma tarefa.
Quando alterados, pode haver incompatibilidade entre as informações enviadas, ocasionando em erro e, consequentemente, no retrabalho de todo o projeto.
Utilizar um sistema contábil na nuvem com atualização constante permite que a empresa sempre mantenha o fluxo de trabalho, sem precisar baixar nenhum app ou atualizar sistemas.
Neste texto, verificamos as 5 principais vantagens de utilizar um sistema contábil na nuvem.
Certamente, há muitos outros benefícios em utilizar um software em nuvem.
Por isso, prefira as empresas que oferecem suporte técnico especializado, sistema robusto de segurança e integração entre as plataformas contábeis e de gestão.
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