Realização das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e reuniões de sócios durante a quarentena • Vernalha Pereira Advogados
Realização das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e reuniões de sócios durante a quarentena
Bruno Fonseca Marcondes
Da equipe Contratos e Estruturação de Negócios
É impossível discordar, no atual momento, que as medidas de quarentena, distanciamento social e higienização das mãos são a melhor estratégia no combate à pandemia de Covid19. Contudo, independentemente do fato de que é a melhor conduta, inclusive sendo divulgada e reforçada por autoridades mundiais da ciência médica, é certo que este período de quarentena trará inúmeros impactos às empresas e à economia nacional e global.
Uma das muitas dúvidas que se tem levantado é: como realizar a assembleia geral ordinária ou a reunião anual de sócios sem a presença física dos sócios, caso as restrições da quarentena estejam vigentes na data da assembleia?
De fato, tanto as sociedades limitadas (Código Civil, art. 1.078) quanto as anônimas (Lei das S/A, art. 132) têm o dever legal de realizar, nos primeiros quatro meses após o fim do exercício financeiro, uma assembleia ordinária. O ato serve para que os sócios tomem as contas da administração do exercício fiscal anterior, deliberem sobre a destinação dos resultados e, quando for o caso, elejam os administradores e membros do Conselho Fiscal. Tratam-se de deliberações importantes, uma vez que, com a aprovação das contas da administração sem ressalvas, por exemplo, fica o administrador e os conselheiros exonerados de responsabilidade quanto às contas aprovadas, exceto nas hipóteses de erro, dolo, fraude ou simulação.
As formalidades da convocação da Assembleia e a obrigação de sua realização na sede estão previstas no artigo 124 da Lei das S/A, que estabelece:
§ 2° Salvo motivo de força maior, a assembleia-geral realizar-se-á no edifício onde a companhia tiver a sede; quando houver de efetuar-se em outro, os anúncios indicarão, com clareza, o lugar da reunião, que em nenhum caso poderá realizar-se fora da localidade da sede.
Considerando os decretos governamentais que estão obrigando a restrição de circulação e a vedação de reunião de pessoas, tais restrições podem ser consideradas motivos de força maior para os fins do parágrafo primeiro do artigo 124 da LSA. Neste caso, a sociedade estaria autorizada a não realizar a reunião presencial na sua sede e realizá-la de forma online, pela via remota, desde que permitido e dadas todas as condições para que os acionistas ingressem e participem das deliberações de forma remota, como também apresentem as proposições, votos, protestos etc.
Contudo, para que tal deliberação seja totalmente válida e não seja objeto de contestação no futuro, alguns cuidados devem ser tomados pelas companhias e sociedades. O edital de convocação deverá prever a possibilidade de realização de reunião da forma remota, indicando expressamente a forma de acesso a reunião virtual pelos acionistas e a indicação dos canais pelo qual poderão apresentar votos e preposições para a mesa da assembleia, da mesma forma como fariam se estivessem presencialmente na assembleia.
Neste sentido, a convocação das Assembleias e Reuniões deve seguir as orientações legais e observar o seguinte:
– Anúncio e publicação de documentos da administração. O balanço patrimonial e as demonstrações do resultado devem ser antecipadamente fornecidos a todos os sócios que não sejam administradores. Isso pode ser feito encaminhando comunicação por escrito (via postal ou outro meio definido no contrato social), indicando que os documentos estão disponíveis para consulta ou mesmo enviando cópias desses documentos. Não há obrigação legal de publicar o balanço e demonstrações de resultado em jornal ou diário oficial.
– Convocações. A convocação deverá seguir a regra definida no contrato social. Se não houver regra definida, a administração deverá publicar convocação por três vezes em jornal de grande circulação na localidade da empresa e no diário oficial do Estado da sede. A primeira publicação deve ser feita com pelo menos oito dias de antecedência e, as demais, com cinco dias de antecedência.
– Ata da Reunião ou Assembleia. Por fim, após as discussões e deliberações, deverá ser elaborado um documento formalizando o ato, que, assinado pelos sócios presentes, deverá ser levado a registro na Junta Comercial.
SOCIEDADE ANÔNIMA FECHADA:
– Anúncio e publicação de documentos da administração. Um mês antes da realização da AGO, os administradores deverão publicar (em diário oficial do Estado da sede e em jornal de grande circulação na localidade da sede), por 3 (três) vezes, anúncio da solenidade, indicando a forma/local de realização, data e hora, informando como os documentos (relatório da administração, cópias das demonstrações financeiras, parecer de auditores, se houver, e demais documentos pertinentes à ordem do dia) estarão disponíveis aos acionistas para consultas.
– Convocações. O Conselho de Administração (se houver) ou a Diretoria deverá publicar (na mesma forma indicada acima) a convocação por três vezes. A primeira publicação deve ser feita com pelo menos 8 (oito) dias de antecedência da data da assembleia, e a última deve ser feita com pelo menos um dia de antecedência.
– Livro de presenças. Previamente à solenidade, todos os acionistas que participarem do ato (ou seus procuradores) devem assinar o livro societário de presença dos acionistas. No caso de reunião remota, os acionistas deverão formalizar a sua presença por meio a ser recebido pela mesa.
– Ata da AGO. Por fim, após as discussões e deliberações, deverá ser lavrada a ata da AGO, que fica registrada no livro de atas da sociedade e é assinada pelos acionistas, sendo no mínimo, necessária a assinatura dos acionistas suficientes para o atingimento de quórum para a aprovação das matérias discutidas na Ordem do Dia. Além disso, a Mesa (Presidente e Secretário) deverão lavrar uma cópia desta ata, assinando-a e certificando, sob sua responsabilidade, que ela confere exatamente com a versão registrada no livro. Esta última ata é o único documento que será levado para registro na Junta Comercial.
– Várias dessas formalidades são dispensadas para as sociedades anônimas com até 20 (vinte) acionistas e patrimônio líquido de até 10 milhões de reais. ]
Por fim, reforçamos dois pontos: (i) se todos os sócios/acionistas comparecerem ao ato e concordarem com a ordem do dia proposta, todas as formalidades prévias são dispensadas, devendo-se apenas observar as formalidades e assinaturas posteriores ao ato; e (ii) a realização da assembleia geral ordinária é de interesse de todos os sócios, mas ainda mais dos próprios administradores, para que possam prestar suas contas e vê-las aprovadas pelos sócios, exonerando-o de responsabilização futura.