Publicado em 7 de novembro de 2016 21 de maio de 2018 por Wallace Prado
Basicamente, todos os investimentos que uma empresa precisa fazer para realizar as suas atividades, são chamados de custos. Nessa definição enquadram-se os insumos, a matéria-prima, a mão de obra, equipamentos etc. Sem os valores que compõem esses recursos, torna-se impossível dar início ou continuidade às vendas.
É importante que, antes de mais nada, você entenda do que se trata quando falamos em "custos".
Custos são todos os gastos relacionados a um produto até deixá-lo em condições de vender, ou seja, tudo aquilo que é utilizado para produzir um bem ou serviço ou adquirir um bem para ser vendido.
Existem outros gastos como, por exemplo, a energia elétrica da área de vendas ou os gastos com propaganda. Os gastos que não estão relacionados diretamente com a produção ou a venda do produto ou serviço são chamados de "despesas".
O domínio das técnicas de apuração de custos são fundamentais para uma gestão eficaz, já que a formação do preço de venda do produto ou serviço está diretamente atrelada à apuração dos custos e das despesas.
Para fazer a gestão de custos, deve-se utilizar as informações do fluxo de caixa – plano de contas, registro de lançamentos, contas a pagar, contas a receber, gráficos e relatórios de fluxo de caixa e DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) etc. Essas informações são primordiais também para o planejamento, gestão estratégica e financeira da sua empresa.
Custo Fixo: É a soma de todas as despesas mensais de uma empresa, mesmo que não venda ou preste nenhum serviço. São as despesas de aluguel, material de escritório, recepcionista, contador, taxa de IPTU, água e telefone. O custo fixo é também denominado como despesa.
Custo Variável: É o custo do material e dos insumos, ou seja, tudo que é consumido para você produzir ou prestar um serviço. Os impostos pela venda da mercadoria ou pelo serviço também são parte do seu custo variável. A comissão que o vendedor recebe sobre as vendas varia, assim como outras taxas e cobranças sobre cada produto ou serviço.
Após o levantamento dos custos fixos e variáveis, é recomendado que se faça um registro de todos os gastos. Esta é uma forma de identificar os investimentos que merecem maior atenção e os investimentos desnecessários.
Os principais objetivos da gestão de custos são oferecer aos gestores informações referente ao rendimento e desempenho das atividades desenvolvidas na empresa, dar auxílio no controle, planejamento e desenvolvimento das operações e, por fim, auxiliar os gestores na tomada de decisões, possíveis graças às informações coletadas.
Obviamente, controlar os custos do seu negócio é uma medida crucial para a saúde da sua empresa. Se esta atividade não for realizada corretamente, interferirá nos resultados, comprometendo a produtividade e faturamento da organização.
A disciplina tem tudo a ver com a boa gestão de custos. Os custos desnecessários somente são eliminados através de uma busca diária por melhores resultados. O ideal é saber para onde sua empresa está caminhando nos próximos meses.
Os recursos que entram no caixa da empresa devem ser suficientes para pagar seus compromissos. A liquidez é produto de várias decisões e atitudes tomadas diariamente. Você deve ter conhecimento sobre o que afeta, de forma positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais da sua empresa.
A continuidade da conversão de vendas em receitas em longo prazo deve estar aliada a uma correta gestão de custos, mesmo antes de aumentar as vendas. Também é preciso realizar análises constantes para visualizar qual é o ponto que merece maior atenção quanto ao próprio gerenciamento dos custos. Existem algumas ações que podem aperfeiçoar este processo:
Mapear e implantar a gestão por processos;
Fazer um planejamento de preços, margens por produto e unidades de negócios.
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) ajuda a identificar pontos fortes e fracos na empresa, e, de acordo com as oportunidades e ameaças, é possível fazer um planejamento mais adequado dos rumos a serem seguidos. Essa análise poderá mostrar com mais eficiência onde a empresa deverá trabalhar para melhorar seus resultados.
É importante também estabelecer indicadores de desempenho para toda a empresa, acompanhar a realização do planejamento e corrigir os desvios em relação ao planejado.
Quais as vantagens de uma boa gestão de custos?
Se a empresa mantém em dia os registros dos seus custos, certamente saberá qual sua realidade financeira, o que diminuirá os riscos do negócio. Muitas empresas são extintas pelo simples fato de não conhecerem a quantidade de custos e diminuírem a lucratividade.
Outros fatores que devem ser levados em consideração são precificação e competitividade. A precificação está vinculada ao mercado consumidor e às boas ofertas. Para diminuir os custos da produção, é preciso dar atenção aos custos variáveis, como insumos, comissões e mão de obra. Entretanto, é necessário ficar atento à qualidade, afinal, diminuir a produção nem sempre indica aumento da receita.
Que erros você deve evitar na gestão de custos?
Os principais erros cometidos na gestão de custos estão relacionados à falta de conhecimento sobre os seguintes assuntos:
O estoque é o que origina todo o dinheiro necessário para a realização das atividades empresariais. Portanto, produtos em estoque devem ser contabilizados e a depreciação deve ser considerada na formação dos preços de venda, bem como nos resultados da organização.
Quando não existe esse tipo de controle, é comum que as empresas sofram perdas significativas de produtos, ou deixem de vender o produto por estar em falta.
As tarefas do dia a dia dos empresários podem, muitas vezes, ofuscar a atenção em relação ao Return on Investment (ROI), ou Retorno sobre o Investimento. Essa informação é imprescindível para saber a real situação financeira da empresa, e se é possível realizar novos investimentos.
Cálculo do custo e o preço de venda de produtos e serviços
O custo de produção de um determinado produto ou prestação de serviço deve ser maior que aquele utilizado para produzi-lo ou prestá-lo – nunca inferior ao preço de venda. Se o preço de venda estiver inferior, você deverá refazer este cálculo a fim de eliminar o prejuízo.
Você pode – e deve – contar com o auxílio da tecnologia para fazer uma gestão de custos eficiente, com cálculos precisos e informações imediatas. A administração manual pode ocasionar erros na hora de alimentar planilhas e conferir dados, além de ser um desperdício de tempo para o gestor.
As ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão, são excelentes opções para garantir uma boa gestão de custos, além de acelerar todo o procedimento. Os softwares de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning) armazenam de forma segura os dados da empresa, garantindo que você tenha uma visão ampla de todos os departamentos da organização.
Além disso, sabemos que toda empresa precisa de indicadores para saber se o caminho seguido está na direção dos objetivos. Esses indicadores podem ser financeiros, comerciais e operacionais, mas o que importa é a mensuração de onde está sendo investido cada recurso e qual resultado é obtido.
Através de um software de gestão, você pode ter um acesso facilitado à esses indicadores, afinal, ele integra informações de diferentes departamentos da empresa.
Outra vantagem é que, com um ERP na nuvem, as informações da sua empresa podem ser acessadas em tempo real, a qualquer hora e de qualquer lugar, garantindo assim a agilidade para tomadas de decisão.
Agora que você aprendeu como fazer uma boa gestão de custos, deixe seu comentário e compartilhe suas experiências!
Se ainda tiver alguma dúvida sobre a gestão de custos, fale com um de nossos especialistas e receba ainda um diagnóstico gratuito para sua empresa!