Ao abrir uma empresa, uma das primeiras coisas a fazer é uma análise de mercado e, principalmente, dos concorrentes. Embora seja mais complexa e dependa de vencer alguns preconceitos, a prática do benchmarking não é muito diferente dessa análise inicial.
Talvez o mais difícil ao aplicá-la, no entanto, seja evitar copiar procedimentos que não fazem sentido algum só porque dão certo. Ou, no extremo oposto, convencer o seu time de que eles não precisam torcer o nariz para um concorrente só porque os processos ou resultados dele são melhores.
Além de ser uma forma de se manter competitivo, o benchmarking já salvou empresas da falência e transformou organizações de médio porte em grandes corporações.
Não à toa dedicamos este post a ele. Continue a leitura e saiba outras vantagens dessa prática, além das diferentes formas de colocá-la em prática.
Em termos simples, você pode pensar no benchmarking como um "ponto de referência" ou um exemplo a se seguir.
A grande diferença é que essa referência ou modelo vem justamente de um dos seus — talvez o seu maior — concorrente. Sim, isso mesmo: na área em que você atua deve haver aquela empresa líder em processos, resultados e faturamento.
E não há nada de vergonhoso em analisar e aprender com o sucesso de um concorrente. Pelo contrário, essa é uma constante no mundo empresarial.
Claro, se não tiver senso crítico, você pode acabar apenas copiando o que os outros fazem e aplicando sem nenhum critério.
Isso seria uma grande perda de tempo, já que o maior talento de quem faz um bom benchmarking é saber até que ponto as práticas de um concorrente se aplicam na sua empresa.
Em poucas palavras: fazer benchmarking tem muito mais a ver com inspiração do que com cópia.
A maior prova disso é que há casos em que empresas buscam ideais de melhorias observando os processos de outra, mesmo ambas pertencendo a setores completamente diferentes. Num caso como esses, pode ser que nem mesmo concorrentes as duas organizações sejam.
Para que ele serve e como ajuda um negócio
Se fizer uma pesquisa na internet sobre o tema, você vai encontrar diversos motivos para adotar o benchmarking.
Muita gente chega a citar uma antiga frase do filósofo chinês Confúcio, que diz que se você conhecer a si mesmo e também o seu inimigo, ganhará cem batalhas.
Muito mais do que vencer uma guerra e aniquilar o seu "inimigo", contudo, é bom que o seu objetivo seja mais modesto e sóbrio: deixar seus clientes satisfeitos e ser bem pago por isso.
O benchmarking ajuda a quebrar a inércia
Principalmente quando as coisas vão bem, é comum que empresas de qualquer porte fiquem estagnadas.
Como há uma fatia de mercado garantida e o lucro parece acontecer naturalmente, gestor e colaboradores começam a pensar que já fazem o melhor possível.
Nesse tipo de situação, analisar os números de uma concorrente que esteja voando baixo pode ser um balde de água fria num primeiro momento. Mas, logo em seguida, vai sacudir os brios de todos e colocá-los em movimento novamente.
Falar em "inimigo comum" num cenário como esse é realmente exagerado. Mas compartilhar um objetivo é capaz de unir colaboradores e líderes de uma forma que nada mais pode fazer.
O benchmarking leva ao autoconhecimento
Não tem jeito. Olhar para os nossos erros dói. E não existe um espelho melhor do que um concorrente que faz tudo mais rápido, melhor e com menos custos que você. Ele vira um remédio amargo contra o seu autoengano.
Várias melhorias podem surgir das suas crises existenciais como gestor e tirá-lo do lugar.
Quando se encontrar numa situação como essas, você saberá o que fazer: analisar os seus concorrentes e aprender lições de como melhorar seus produtos, serviços, logística, gestão e qualquer outro ponto que não esteja próximo da excelência.
Ele te dá conhecimento de mercado
Examinando a fundo, dá pra ver que há empresas que são razoavelmente bem-sucedidas mas não têm conhecimento do mercado. E sabe como isso é possível?
O que acontece é que elas desenvolveram um mecanismo que deu certo e pronto. Empreendimentos assim costumam tomar decisões muito mais baseadas no "feeling" do líder do que em análises de mercado propriamente ditas. Nada de mal com isso.
Mas a excelência não vem dessa forma e sim por meio de um criterioso estudo dos "players" da sua área.
Há algumas formas mais comuns de se fazer benchmarking, cada uma com uma finalidade diferente. Vamos conhecê-las:
Este é o modelo clássico em que uma empresa usa uma outra que tem altos padrões de excelência como modelo.
Nunca é demais repetir: se você fizer um estudo dos casos de maior sucesso dessa prática, vai ver que o melhor é usar alguns procedimentos para se inspirar, em vez de copiá-los inadvertidamente.
O principal é absorver a lógica por trás do sucesso de um processo e não cada uma de suas etapas.
Muito comum quando uma empresa já oferece um produto ou serviço de boa qualidade e quer que alguma filial ou franquia tenha os mesmos resultados.
É um tipo muito fácil de fazer, já que não se corre o risco de a empresa de onde essas informações vêm tentar "esconder o jogo".
Nada impede, também, que você use os padrões e informações que funcionam e um dos setores da sua própria empresa para melhorar outros.
Se você é um micro ou pequeno empresário, basta dar uma olhada em algumas boas práticas desse setor campeão e experimentá-lo em outras áreas você mesmo.
Empresas maiores costumam estimular a troca de informações entre colaboradores e gestores para que isso aconteça.
Entre concorrentes, é muito comum um receio de compartilhar as "receitas de bolo" do sucesso. Mas há casos interessantes em que esse sentimento é colocado de lado e uma troca de ideias sadia e cooperativa beneficia ambas as partes.
Mais comum, porém, é que o benchmarking colaborativo seja feito entre empresas de setores diferentes. Ele é uma forma de arejar o ambiente de trabalho com ideias novas. E costuma dar ótimos resultados, por sinal.
Para ser aplicado na prática, o benchmarking pode ser dividido em algumas etapas. Entenda:
Análise dos seus próprios processos
Primeiramente, é preciso fazer uma análise criteriosa dos seus próprios mecanismos e identificar aqueles com os quais você próprio não está satisfeito. Você sabe os motivos disso? Se não, vai poder descobri-los nas próximas etapas.
Escolha uma organização que seja uma referência
Em seguida, deve-se escolher a empresa que se pretende tomar como modelo. Um aspecto que poucos levam em consideração nesse momento é que, em alguns casos, essa empresa não é necessariamente a mais bem posicionada no mercado.
O que você precisa é que ela tenha um desempenho alto especificamente naquele aspecto que você quer melhorar.
Por exemplo: se deseja aprimorar a capacitação da sua equipe, deve procurar uma empresa que tenha o maior nível de excelência nisso. Não necessariamente ela será a mais bem-sucedida de todo.
Consiga as informações
A partir daí, vai ser necessário levantar as informações sobre a empresa que escolheu. A maior parte dessas organizações não vai cedê-las de bom grado.
Como você pretende consegui-las? Não ignore fazer uma proposta de benchmarking colaborativo.
Compare e aplique
A etapa final é comparar-se com essa empresa e verificar as possibilidades de mudança que estão ao seu alcance.
É bom pensar desde o início que, se a organização que você estabeleceu como ponto de referência não é do mesmo porte que a sua — se eles são uma grande corporação e você é uma MPE, por exemplo — muita coisa pode simplesmente não se aplicar.
E não perca de vista, desde o início, as dificuldades que podem aparecer: boas chances de haver uma resistência da sua equipe ou seus sócios a esse tipo de coisa (pode ser que eles não queiram mudar a forma como trabalham por comodismo ou rivalidade com a empresa em questão).
Como vimos, há inúmeras vantagens de ser fazer benchmarking.
Só para relembrar alguns: aprender com um modelo de excelência, evitar o sentimento de desdém dos seus funcionários para com um modelo superior só porque ele é do seu concorrente, quebrar a inércia e dar uma motivada nos colaboradores, adquirir conhecimento do mercado e de si mesmo.
Se conseguir pensar nessa prática como uma forma de encontrar inspiração para melhorar, pode ter certeza de que estará no caminho certo.
É esse tipo de pensamento que vai evitar que você copie procedimentos que, embora funcionem em outros lugares, não têm nada a ver com o seu tipo de negócio, tamanho da empresa ou modelo de gestão.
O importante é usar os meios que estão à sua disposição para melhorar o que for preciso. No fundo, foi também por causa da excelência que você quis empreender, não foi?
Misturando práticas de benchmarking que você sabe que funcionam e uma boa dose de inovação, você vai se tornar um caso de sucesso!