Como delegar tarefas para sua equipe? - Como Liderar Projetos
Por Leonardo Miranda / qua, 03/jun/2020 sáb, 10/out/2020
Você já passou pela dificuldade de saber como delegar tarefas para sua equipe? Sente que poderia ter mais confiança na equipe e diminuir a ansiedade de querer completar as tarefas do dia imediatamente? Está tendo excesso de atenção em atividades muito operacionais? Não consegue ter tempo para liderar e pensar mais estrategicamente?
Neste artigo vou compartilhar dificuldades que eu encontrei em delegar tarefas e como fiz para superá-las.
1. Primeiro alguém irá delegar tarefas para você
"Temos um novo projeto para entregar e preciso que você gerencie este projeto. A duração do projeto é 6 meses e a equipe são 3 pessoas além de você."
Essa foi a mensagem que recebi do meu chefe quando delegou para mim a tarefa de gerenciar um novo projeto. A expectativa era que o projeto fosse entregue no prazo, com elevada satisfação do cliente e financeiramente saudável .
Nesse momento fiquei com milhões de perguntas na minha cabeça. Precisava de mais informações sobre o projeto, pois sabia que se eu não tivesse clareza dos objetivos do projeto, não conseguiria realizar a tarefa.
Portanto, o primeiro documento que solicitei foi o contrato, pois precisava saber quais eram as expectativas do cliente. Sendo assim, iria compreender melhor as principais entregas, os prazos e como os papéis e responsabilidades estavam distribuídos.
"Antes de pensar em delegar, tenha clareza da missão a ser cumprida e defina o que precisa fazer para chegar lá."
2. Conheça as expectativas dos seus clientes
Eu tinha vários clientes nesse projeto, tanto internos quanto externos. Mas precisava saber quem eram os clientes chave, porque seriam eles que definiriam as principais demandas. Sendo assim, se eu pudesse me antecipar as essas demandas, seria mais fácil priorizar as principais tarefas para a equipe e estar preparado para atender melhor o cliente.
Eu já tinha trabalhado com esse cliente antes. Conhecia um pouco da cultura e forma de trabalho do cliente. Isso facilitou me antecipar às demandas.
3. Fique próximo das pessoas para saber como delegar tarefas para sua equipe
Sabia também que o sucesso do projeto em grande parte dependeria da capacidade da equipe entregar o que estava sendo solicitado no prazo acordado e com a qualidade que o cliente exige. Um detalhe adicional – 100% da equipe estava distribuída remotamente em diferentes países. Nem todos compreendiam bem o mesmo idioma.
Uma das primeiras coisas que fiz foi realizar uma reunião diária com a equipe. Porque precisava conhecer melhor as pessoas e queria acompanhar o progresso das atividades nessas reuniões.
Procurei centralizar as atividades de gestão como finanças, gestão das expectativas dos clientes, planejamento e monitoramento. Procurei delegar tarefas técnicas para a equipe. A equipe era pequena, além disso, havia o desafio do idioma, por causa disso em várias situações eu me via muito envolvido em aspectos técnicos. Atuava também como um facilitador para cobrir o gap do idioma. Isso era bem cansativo.
Neste breve estudo de caso, pude aprender algumas lições valiosas que vou compartilhar aqui.
Acompanhamento Diário após Delegar Tarefas para Equipe
As tarefas estavam sendo realizadas no prazo esperado. No entanto, mais tarde recebi o feedback da equipe que estava sendo muito rígido e as pessoas estavam se sentindo pressionadas.
O acompanhamento diário foi realmente importante por causa do prazo curto do projeto. Além disso, tínhamos os desafios da equipe ser remota e do idioma. No entanto, a forma de realizar esse acompanhamento poderia ter sido diferente.
Por exemplo, tarefas com prazo mais para frente, não precisavam um monitoramento tão intenso.
Acredito que em alguns momentos houve excesso de antecipação de atividades que não eram tão prioritárias. Quando a equipe sente que as demandas ultrapassam a capacidade de entrega, ficam frustrados, porque não sentem que vão conseguir entregar bem.
Outro ponto de aprendizado foi que entre um dia e outro poderia não ter tido tanto progresso, pois a atividade tinha um prazo mais longo. A mesma informação poderia ter sido obtida com uma postura de quem está ali para ajudar a resolver as dificuldades. Um exemplo seria, "Você enxerga algum impedimento para concluir esta tarefa no prazo?".
Um dos papéis mais importantes do gerente de projeto é saber gerenciar os riscos.
Em alguns momentos é necessário assumir o risco de seguir sem ter todas as informações no momento atual, sendo assim irá permitir a equipe focar no que é mais prioritário. No entanto, tenha certeza que ainda há tempo para coletar as informações que faltam.
"Todos querem se sentir capazes de realizar um bom trabalho."
Se você for capaz de criar um ambiente de trabalho saudável onde as pessoas se sentem capazes de se superar cada dia, você já estará realizado uma grande contribuição para melhorar a vida das pessoas.
Saber delegar tarefas de forma bem feita é um passo importante nesta jornada.
Envolvimento em Atividades Técnicas
Era a primeira vez que eu estava trabalhando com a equipe e não conhecia a qualidade técnica das entregas que haviam realizado anteriormente. Eu realmente não tinha certeza se o produto que estavam criando iria funcionar e se o cliente estaria satisfeito.
Talvez isso tivesse feito com que eu estivesse muito envolvido em atividades técnicas e operacionais. No entanto, ao longo do projeto percebi que alguns processos de avaliação de qualidade foram muito úteis para diminuir a incerteza sobre a qualidade.
Por exemplo, realizamos a revisão em pares, implementamos listas de verificação para orientar a auto-avaliação e convidamos o cliente a participar de testes em versões preliminares.
Detalhe importante – muitos desses processos foram sugestões da própria equipe.
"Permitir que a equipe colabore com ideias e estar aberto para implementá-las, é uma excelente forma de motivar as pessoas".
Mesmo com as dificuldades que enfrentamos, o projeto entregou todos os principais marcos no prazo. Além disso, recebi um feedback muito interessante da equipe:
"Nunca tinha participado de um projeto antes que tinha finalizado no prazo."
Por fim, este foi um resumo de uma experiência prática que vivenciei em como delegar tarefas. Procurei compartilhar algumas lições que aprendi na prática em como construir a confiança na equipe adotando uma postura mais colaborativa, e diminuir riscos do projeto implementando processos de qualidade.
Portanto, ao utilizar algumas dessas abordagens você diminuirá a ansiedade de querer riscar as tarefas do dia e terá mais tempo para liderar e pensar mais estrategicamente.
1 comentário em "Como delegar tarefas para sua equipe?"
qua, 10/jun/2020 em 00:37
Delegar tarefas é um grande desafio pois depende de uma relação de confiança! Excelente texto… parabéns!!!