Excel Avançado 2007 Excel Avançado - PDF
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Valdomiro Lobo Damásio
2 Sumário: 1. Introdução Funções Função SE Botão Inserir Novas Funções Condicionais Aninhando Funções Análise de Dados Alternativos Cenários Uso de Mais de um Cenário Alternativo Atingir Meta Compartilhando Pastas de Trabalho Compartilhando Pastas Gerenciando Alterações Protegendo Arquivos Compartilhados Macro Conceito de Macro Gravando e Modificando Macros Exibindo Macros na Barra de Acesso Rápido Personalizando Macros Executando Macros Automaticamente
3 1. Introdução Seja bem-vindo ao curso do Microsoft Excel 2007 Nível Avançado. Neste curso você irá aprender sobre: Funções; Análise de Dados; Recursos para Trabalhar em Grupo; Macros. 2. Funções Funções de uma planilha são comandos compactos e rápidos para se executarem fórmulas no Excel. Com elas, é possível fazer operações de raciocínio complexo de maneira ágil e simples, utilizando uma única fórmula. As funções dividem-se em categorias. Entre elas, estão as funções financeiras e lógicas, que conheceremos durante este curso. Funções Lógicas - possibilitam comparar células e apresentar valores que não podem ser calculados com fórmulas tradicionais. A Função SE é uma das funções lógicas, pois é usada para cálculos que exigem certas condições para serem solucionadas. Ou seja, um resultado só é possível se possuir algumas características específicas. Como funciona a função SE? A Função SE retorna um valor se uma condição especificada for avaliada como verdadeira e um outro valor se for avaliado como FALSO. 3
4 2.1 Função SE Para isso, usamos a fórmula condicional: SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso]) É importante sempre ter em mente a lógica da fórmula da Função SE, onde: SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso]) É a condição, ou seja, a comparação entre os lados. O que fazer se for verdadeira a condição. Aqui, pode ter: Texto; Número; Fórmula; Função. O que fazer se for falsa a condição. Aqui, pode ter: Texto; Número; Fórmula; Função. 4
5 Na célula, digite a fórmula = (F3>=35000; Solicitar desconto ; Nenhum desconto está disponível ) e tecle Enter. O Excel 2007 aceita a Fórmula, que exibe Solicitar desconto se o valor da célula F3 for de pelo menos ; caso contrário, exibirá Nenhum desconto está disponível. O valor Solicitar desconto aparece na célula G3. 5
6 Clique na célula G3 para G4:G14, ajustando a fórmula para refletir os endereços das células. Os resultados das fórmulas copiadas aparecem nas células G4:G14. 6
7 2.2 Botão Inserir O botão Inserir Função traz todas as funções que o Excel realiza. Basta localizá-lo na guia Fórmulas, na Barra de Ferramentas. Para a Função SE, a caixa Argumento da Função exibe três campos. O campo Teste Lógico armazena a condição que desejamos verificar. Por exemplo, se queremos verificar as faturas de entrega de um cliente acima de R$100,000,00 e esta informação está na célula G8, a fórmula deste lógico deve ser G8> É o valor a devolver se o teste_lógico for Falso. Por exemplo, se esse argumento for o texto Além do orçamento e o resultado da avaliação de teste_lógico for Falso, a função SE devolverá o texto Além do Orçamento. Neste campo, coloca-se o valor se Verdadeiro, utilizado no teste lógico. Por exemplo, se esse argumento for o texto Dentro do Orçamento e o argumento teste_lógico for avaliado como Verdadeiro, então a função SE mostrará o texto Dentro do Orçamento quando isso ocorrer. 7
8 2.3 Novas Funções Condicionais Uma das novidades do Excel 2007 é a inclusão de cinco novas funções condicionais, com as quais é possível resumir dados da planilha. Vamos conhecê-las? SEERO: exibe um valor se a fórmula resultar em um erro e outro se a fórmula estiver correta. SOMASES: encontra a soma de valores em um intervalo que atenda a vários critérios. MÉDIASE: encontra a média de valores em um intervalo de células que atenda a um determinado critério. CONT. SES: conta o número de células em um intervalo que atenda a vários critérios. MÉDIASES: encontra a média de valores em um intervalo de células que atenda a vários critérios. 2.4 Aninhando Funções As funções também podem ser aninhadas, ou seja, é possível agrupar várias funções em uma só, de forma a analisarmos uma condição com diversas variáveis. Exemplo: Utilizar aninhar funções para que, em um uma única função, haja as seguintes condições: Média Final igual ou maior a 7 (Média >= 7) APROVADO Média Final igual ou maior a 6 (Média >= 6) RECUPERAÇÃO Média Final menor que 6 (Média < 6) REPROVADO A função SE é bastante simples de ser utilizada. Além disso, é fundamental para qualquer cálculo que exija condições. 8
9 3. Análise de Dados Alternativos As planilhas do Excel 2007 não servem somente para o armazenamento de dados, servem também para a análise dos mesmos. Quem trabalha com vendas, por exemplo, pode correlacionar os piores e os melhores momentos de um período com eventos externos. Mas, para fazer este tipo de comparação, é necessário testar hipóteses, o que significa que teremos que alterar os dados da planilha para realizar esses testes. 3.1 Cenários Cenários: Para que os dados originais não corram risco de serem perdidos durante o teste de hipóteses, o Excel oferece a possibilidade de criar conjuntos de dados alternativos ou cenários. Ao criar um cenário, você fornece valores alternativos para uma lista de células em uma planilha. Através do menu Gerenciador de Cenários, você pode adicionar, excluir e editar cenários. Veja onde essa ferramenta se encontra no Excel Para localizar o Gerenciador de Cenários, vá na aba Dados, na Barra de Ferramentas. 9
10 O botão Teste de Hipóteses abrirá um menu com a opção Gerenciador de Cenários. Na janela Gerenciador de Cenários, clique em Adicionar cenários. 10
11 Nessa caixa de diálogo, você pode dar um nome ao cenário e identificar as células que armazenarão os valores alternativos. A caixa de diálogo Valores de cenário aparece para inserção de novos valores. Clicando em OK, você volta para a caixa Gerenciador de Cenários. 11
12 Clicando no botão Mostrar, você substitui os valores originais da planilha pelos alternativos que acabou de definir. Qualquer fórmula que utilize as células com os valores alterados, terá o resultado recalculado. Para remover este cenário, basta clicar no botão Desfazer na Barra de Ferramentas. Atenção! Se você salvar e fechar uma pasta de trabalho com um cenário em vigor, os valores originais serão perdidos, sendo substituídos pelos alternativos daquele cenário. Crie sempre um cenário com os valores originais. 3.2 Uso de Mais de um Cenário Alternativo Como trabalhar com mais de um cenário de dados alternativo? Acompanhe o passo a passo, a seguir: 12
13 1º Clique na guia Dados; 2º Selecione a opção Teste de Hipóteses; 3º Agora, selecione a opção Gerenciador de Cenários; 4º Clique no botão Adicionar; 5º Informe o nome do Cenário a ser criado; 6º Clique no botão Contrair caixa de Diálogo; 7º Selecione uma célula, por exemplo a C5; 8º Clique no botão Expandir caixa de Diálogo; 9º A coordenada C5 aparece no campo Células Variáveis; 10º Clique no botão OK; 11º No campo de Valor, informe um valor; 12º Clique no botão OK; 13º Clique no botão Adicionar; 14º Informe o nome do Cenário a ser criado; 15º Clique no botão Contrair Caixa de Diálogo; 16º Selecione outra célula, por exemplo a C3; 17º Selecione a célula C6; 18º Clique no botão Expandir Caixa de Diálogo; 19º Clique no botão OK; 20º No campo de Valor, informe outro valor; 21º No campo de Valor, informe um terceiro valor; 22º Clique no botão OK; 23º Selecione o cenário Aumento3dias; 24º Clique no botão Mostrar; 25º O Excel 2007 aplica o cenário em sua planilha; 26º Selecione o cenário Aumento em básico e durante a noite; 27º Clique no botão Mostrar; 28º O Excel 2007 aplica o cenário em sua planilha; 29º Clique no botão Resumir; 30º Verifique se o botão de opção do Resumo do cenário está selecionado e se a célula E8 aparece no campo de células de resultado; 31º Clique no botão OK; 32º O Excel 2007 cria um Resumo do cenário. 13
14 3.3 Atingir Meta Muitas vezes, é necessário utilizar os dados das planilhas para calcular uma meta. O Excel 2007 possui o comando Atingir Meta, que, de uma maneira simples, possibilita que você varie os dados da planilha para alcançar um resultado desejado. Essa ferramenta é muito útil para calcular as metas de uma empresa. Conheça, agora, uma tarefa e como resolvê-la usando o Atingir Meta. Meta da empresa: Reduzir o custo de mão de obra de forma que ele não represente mais do que 20% dos gastos totais da empresa. Situação inicial: Gastos Totais: R$ ,00 = 100% Mão de obra: R$ ,00 = 22% Com a tabela de custos aberta, localize o botão Teste de Hipóteses. No menu que foi aberto, acesse Atingir Meta. 14
15 Valor que deve ser atingido. Aqui, a meta era reduzir até 20% (0,2) a participação da mão de obra nos custos da empresa. No quadro Atingir meta, defina os valores: A Célula que deve ter o valor modificado. A Célula que deveria ser alterada era a C3, que continha o valor em dinheiro do custo da mão de obra. Célula que contém o valor que deve ser atingido. Neste caso, a porcentagem de participação da mão de obra nos custos da empresa. Após definir a meta e as células que deviam ser alteradas, o Excel exibiu a janela Status do comando atingir meta. Nela, foi possível visualizar os novos valores encontrados pelo programa. 15
16 Confirmado o resultado, a tabela foi alterada automaticamente com os novos valores. 3.4 Ferramenta Solver A Ferramenta Solver fica na Aba Dados, em Análise de Dados, na barra acima. 16
17 Para carregá-la, clique no Botão Microsoft Office, que irá abrir uma janela com várias opções. Em seguida, clique em Opções do Excel. Clique em Suplementos. 17
18 Na caixa Gerenciar, selecione Suplementos do Excel. Em seguida, clique em Ir. Na caixa Suplementos disponíveis, selecione a caixa Solver e clique em OK. 18
19 Caso apareça esse aviso, clique em Sim para concluir a instalação. Pronto! A Ferramenta Solver está instalada. 19
20 Observe a situação a seguir e veja onde você poderá utilizar a Ferramenta Solver: Para distribuir o orçamento publicitário de uma empresa em anúncios a serem publicados em revistas especializadas. Alguns exemplos de condições para esse caso são: Maximizar o número de pessoas que verão aos anúncios; Comprar pelo menos oito anúncios em três revistas e pelo menos dez na quarta; Não fracionar a compra de um anúncio (só usar números inteiros); Não comprar mais do que 20 anúncios em uma revista. 20
21 4. Compartilhando Pastas de Trabalho 4.1 Compartilhando pastas Compartilhar informações em planilhas entre os membros de uma equipe de trabalho é uma situação bastante comum e, muitas vezes, bastante necessária. O Excel permite que você compartilhe seus dados e consiga gerenciar as alterações feitas nas planilhas por seus colegas. 1 2 Para ativar o compartilhamento de uma pastade trabalho, vá à aba Revisão, na Barra de Ferramentas. Em seguida, clique em Compartilhar Pasta de Trabalho. Na caixa de diálogo Compartilhar pasta de trabalho, marque a opção Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. 21
22 O próximo passo é definir as opções de compartilhamento na guia Avançadas. Nesta caixa, duas informações são muito importantes: A segunda decide qual de duas alterações conflitantes em uma célula deve ser aplicada. A primeira determina se o Excel deve manter um histórico das alterações e, em caso afirmativo, por quantos dias deve manter a alteração. 22
23 4.2 Gerenciando Alterações Lembre-se de que, quando se compartilha uma planilha, é interessante controlar e gerenciar as alterações feitas pela equipe. Com este controle é possível, por exemplo, localizar facilmente as pessoas que fizeram as alterações, caso tenha alguma dúvida sobre algum dado. O melhor é que você tem a possibilidade de decidir se aceita ou não estas alterações. Veja como realizar estes procedimentos. 1º Clique na guia Revisão; 2º No grupo Alterações, selecione a opção Controlar Alterações; 3º Agora, clique em Realçar Alterações; 4º Marque a opção Controlar Alterações ao Editar; 5º Clique no botão OK; 6º Uma Caixa de Diálogo é exibida, indicando que o Excel 2007 salvará a Pasta de Trabalho; 7º Clique no botão OK; 8º O Excel salva a Pasta de Trabalho e começa a controlar as alterações; 9º Clique numa célula, por exemplo a E6; 10º Digite 15% e tecle Enter; 11º Um sinalizador azul aparece; 12º Na célula E7, digite 12% e tecle Enter; 13º Na Barra de Ferramentas de acesso rápido, clique no botão Salvar; 14º Selecione a opção Controlar Alterações; 15º Agora, selecione a opção Realçar Alterações em uma nova planilha; 16º Marque a opção Realçar Alterações; 17º Clique no botão OK; 18º O Excel cria e exibe uma planilha denominada Histórico, que conté uma lista de todas as alterações feitas; 19º Clique na Planilha 1; 20º Selecione a opção Controlar Alterações; 21º Agora, selecione as opções Aceitar/Rejeitar Alterações; 22º Clique no botão OK; 23º O Excel mantém a alteração e, em seguida, exibe a a próxima alteração; 24º Clique no botão Aceitar; 25º O Excel 2007 mantém a alteração e exclui a planilha Histórico. A caixa de diálogo Aceitar ou rejeitar alterações desaparece. 23
24 4.3 Protegendo Arquivos Compartilhados Mas o que fazer quando a planilha que será compartilhada contém dados muito importantes e não deve ser alterada pela equipe? A solução é limitar o acesso às pastas ou a parte delas com o uso de senhas. Veja o passo a passo: 1º Clique no botão da Microsoft para abrir o menu de opções; 2º Selecione a opção Salvar Como; 3º Na caixa de Diálogos, clique em Ferramentas; 4º Selecione Opções Gerais; 5º Em Opções Gerais, insira uma senha de proteção; 6º Em seguida, insira a senha de gravação; 7º Clique no botão OK; 8º O Excel abrirá a caixa de diálogo confirmar senha. Reinsira a senha para prosseguir; 9º Clique em Salvar. 24
25 5. Macros 5.1 Conceito de Macro Quando trabalhamos frequentemente com planilhas, algumas tarefas acabam sendo executadas várias vezes. O ideal, nesses casos, é automatizá-las, criando uma Macro. A Macro é uma série de ações automatizadas que reúnem ações mais complexas que realizamos com frequência no Excel. Exemplo: Caso queira destacar várias células de uma planilha para enfatizar um aspecto de seus dados, é recomendável criar uma Macro que faça isso automaticamente, em vez de destacar as células manualmente sempre que apresentar tais dados. Veja onde as Macros localizam-se na Barra de Ferramentas do Excel 2007 e o passo a passo para criá-las. Vá à aba Exibição. 25
26 No botão Macros, há uma seta. Clique nele para abrir o menu de opções. Para criar uma Macro, escolha Gravar Macro. A caixa Gravar Macro é exibida. Escreva o nome da Macro que deseja gravar e clique em OK. Em seguida, execute as ações que deseja e salve na Macro. 26
27 Quando a ação estiver concluída, volte ao botão Macros e clique em Parar Gravação. 5.2 Gravando e Modificando Macros Para criar uma Macro, acompanhe o passo a passo a seguir. 1º Selecione a guia Exibição; 2º Clique no botão Macros; 3º Clique na opção Gravar Macro; 4º Informe o nome da Macro; 5º Clique no botão OK; 6º Clique no destaque para selecionar um intervalo de células; 7º Selecione a guia Início; 8º Clique no botão Negrito; 9º Selecione a guia Exibição; 10º Clique no botão Macros; 27
28 11º Clique na opção Parar Gravação; 12º Clique na opção Editar; 13º Clique no final da linha logo acima de End Sub e Digite Rang( C9 ). Select.; 14º Agora digite Select.Font.Bold = False. Essa declaração de Macro remove a formatação de negrito da célula selecionada (C9); 15º Clique no botão Salvar para gravar sua alteração; 16º Clique no botão Fechar; 17º Clique no botão Macros; 18º Clique na opção Exibir Macros; 19º Clique no botão Executar; 20º Os conteúdos da célula C9 aparecem com a formatação de negrito removida. 5.3 Exibindo Macros na Barra de Acesso Rápido Uma ferramenta tão prática quanto as Macros deve estar disponível num local de fácil acesso, como na Barra de Acesso Rápido do Excel. Para isso, você deve seguir alguns passos para adicionálas a essa barra. Abra o menu da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 28
29 Quando abrir a janela Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique em Mais Comandos. Nos Comandos mais u- sados, selecione Exibir Macros e, em seguida, Adicionar. 29
30 Com Exibir Macros selecionado na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique em OK. Agora, o botão Macros pode ser acessado de maneira bastante prática. Você também pode adicionar botões que representem as Macros na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Assim, você pode clicar no botão para executar a Macro imediatamente. 30
31 Faça o mesmo caminho feito anteriormente, acessando o menu da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Abra o menu Escolher Comandos. 31
32 Selecione Macros e, em seguida, clique em Adicionar. As Macros existentes aparecerão neste campo em destaque. Basta selecionar a desejada e clicar em Adicionar. Para confirmar a operação, clique em OK. 32
33 5.4 Personalizando Macros O botão das Macros pode ser personalizado e você pode modificá-lo quando quiser. Veja como fazer isso: Acesse o botão do Microsoft Office. Na caixa de diálogos, clique em Opções do Excel. Abra o menu de Escolher comandos e Selecione a opção Macros. 33
34 Clique na Macro que você desejar e, em seguida, em Adicionar. Selecione a Macro e clique em Modificar. 34
35 A caixa de diálogo com opções de botões é exibida. Selecione o desejado e clique em OK. Pronto! O botão da Macro está na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Quando desejar usá-la, basta clicar nele. 35
36 5.5 Executando Macros Automaticamente Você também pode fazer com que o Excel execute uma Macro sempre que uma pasta de trabalho for aberta. Veja o passo a passo: O truque está no nome que será dado à Macro. Sempre que o Excel 2007 encontra uma Macro com o nome Abrir_auto, ele a executa quando a pasta de trabalho à qual está vinculada é aberta. 1º Selecione o botão de opção Habilitar este conteúdo e, em seguida, clique em OK; 2º Clique no botão Macros; 3º Clique na opção Gravar Macro; 4º Informe o nome da Macro; 5º Clique no botão OK; 6º Selecione o botão de opção Habilitar este conteúdo e, em seguida, clique em OK; 7º Selecione um intervalo de células, por exemplo, B3:C11; 8º Clique na guia Início; 9º Clique na opção Negrito; 10º Clique novamente na opção Negrito, para tirar a Formatação; 11º Clique na guia Exibição; 12º Clique novamente no botão Macros; 13º Agora, selecione a opção Parar Macro; 14º Clique novamente no botão Macros; 15º Selecione a opção Exibir Macros; 16º Selecione a Macro Realçar; 17º Clique no botão Executar; 18º Selecione um intervalo de células, por exemplo, B3:C11. 36