Essa resposta pode parecer fácil explicando que cabe ao setor administrativo a responsabilidade de agir mantendo o funcionamento da escola por meio do cumprimento de suas obrigações (fiscais, legais, financeiras, contratuais…) e administração dos recursos. O que está correto e deve ser feito.
No entanto, a questão vai além das ações que trarão resultados físicos, visíveis e palpáveis.
Uma gestão administrativa aliada a outros recursos, como o tecnológico, deve ser comprometida, atuante, participativa e responsável, contribuindo para o surgimento de resultados positivos e o sucesso da escola.
Para compreender como um recurso tecnológico contribuirá muito na administração da sua escola sugiro a leitura do artigo CRM: Porque a sua escola deve implantar essa estratégia?
Quais as responsabilidades da Gestão Administrativa?
Administrar todos os bens e recursos disponíveis, assegurando a utilização e aplicação de maneira correta para a qualidade de ensino;
Conhecer as leis e diretrizes que regem o setor educacional, garantindo a aplicação e cumprimento de modo adequado de todas;
Atuar na captação e manutenção de alunos;
Prover a aquisição de equipamentos e materiais necessários ao funcionamento da instituição;
Implantar recursos tecnológicos otimizando os processos;
Atendimento e tratativas com fornecedores, prestadores de serviços, pais, alunos e colaboradores/professores;
Zelar pelos bens físicos da escola com manutenção dos equipamentos, predial e mobílias.
Como ter uma Gestão Administrativa bem sucedida?
Para que a sua instituição tenha uma Gestão Administrativa, separei 4 dicas para que você implemente desde já. Veja:
Possuir clareza do propósito (missão) da instituição
O propósito de uma escola, por meio dos seus recursos, é proporcionar um processo de ensino e aprendizagem com qualidade. Portanto, obter resultados positivos em diversos setores, sendo o administrativo um deles, é um dos caminhos que leva a instituição a ser eficiente e, consequentemente, atingir seus objetivos.
Então, apenas professores qualificados e recursos tecnológicos de última geração não são garantia de sucesso?
Eles são primordiais, mas sozinhos não podem entregar o ensino de qualidade que a escola deseja e os pais/educandos esperam.
2. Ter pessoas e equipes engajadas
Dessa forma, uma gestão administrativa eficaz é possível, entre outros recursos, com uma equipe preparada na secretaria, financeiro, atendimento, marketing, manutenção e outros setores.
Tendo pessoas cientes da sua importância e participação na educação dos alunos, setores alinhados e uma ótima administração dos demais recursos, como o financeiro, é que a escola poderá ser bem sucedida, atingindo metas e objetivos propostos no planejamento.
Saiba mais sobre o tema acessando o artigo: Recursos Humanos na Escola: 9 Ações que podem ser aplicadas
3. Conhecer as suas responsabilidades e atuar com ações assertivas
Uma das responsabilidades da gestão administrativa é a otimização dos recursos. Logo, fica evidente que o financeiro é um dos recursos fundamentais para sobrevivência da escola, afinal sem esse não é possível prover os demais.
Sendo assim, o setor financeiro deve ser acompanhado e monitorado constantemente, dada a sua importância para a sobrevivência da escola. Além disso, entre ele, o administrativo e o pedagógico deve existir uma sinergia para que possam lidar com diversos assuntos, como, por exemplo, os casos de alunos inadimplentes. Tenha mais informação com meus artigos: Gestão financeira na Escola: 3 ações necessárias e Como evitar a inadimplência escolar?.
4. Implantação da tecnologia como recurso de otimização dos processos
A instituição de ensino tem seu lado empresarial e, portanto, busca meios de proporcionar a seus clientes (internos e externos) agilidade nos processos, o que pode ser feito por meio de um sistema de gestão escolar automatizado.
Deixarei a seguir algumas dicas para você que deseja implantar ou melhorar o seu sistema de Gestão Administrativa aliado à implantação da automatização.
O sistema de gestão escolar da ULTRAMAX disponibiliza soluções que contribuem com a escola, o gestor, seus colaboradores e clientes.
Conforto e tranquilidade – sem que o aluno ou o pai tenha que sair de sua residência pode ter acesso a:
boletins de notas, boletos bancários, ocorrências com aluno, conteúdo de estudo, solicitações de documentos, matrícula, etc.
Agilidade na comunicação entre escola e família, contribuindo para que o relacionamento esteja melhor a cada dia utilizando a agenda eletrônica (ULTRAMAX);
Facilitar o trabalho dos colaboradores e professores com emissão de documentos, lançamento de notas, coleta de dados, indicadores de desempenho, acompanhamento da inadimplência, receita e despesas de forma online.
Com a implantação de um sistema de gestão escolar como o da ULTRAMAX, a escola ganhará em produtividade e lucratividade. Confira algumas vantagens:
maior controle dos processos de gestão executados em cada setor;
aumento da produtividade no setor implantado;
confiabilidade nos dados apresentados para tomada de decisões;
clareza na comunicação, seja entre as equipes ou entre pais, alunos e escola;
Nos últimos tempos, é notável o quanto o trabalho em equipe sustentou escolas e fizeram surgir resultados positivos. Isso demonstra que uma instituição de ensino, como toda empresa, deve ter sua gestão bem estruturada para saber como atuar e quais recursos pode utilizar nas situações adversas.
Foi sobre pilares equilibrados e estruturados que muitas conseguiram se manter no mercado educacional enfrentando momentos desafiadores, mas implantando novos processos e ações antes inimagináveis. Enquanto outras chegaram ao encerramento das atividades.
Em suma, o setor administrativo gerencia, organiza e executa a manutenção de todos os recursos disponíveis, fazendo o melhor uso de cada um para manter a estrutura e os processos da instituição funcionando.
O objetivo de uma escola será sempre oferecer ao educando um ensino de qualidade atingindo os melhores resultados no processo de ensino e aprendizagem em todos os setores da instituição. Para refletirmos, fecho com uma afirmação da doutora em educação Heloísa Lück:
O segredo é nunca ficar satisfeito com o que já foi conseguido. A satisfação leva à acomodação, o que deixa o gestor impossibilitado de perceber perspectivas para alcançar novos patamares. (…)É preciso ter cuidado, pois os processos educacionais são complexos e sempre há desdobramentos novos a desenvolver. Resultados e competências podem sempre melhorar
Agora, me conta aqui nos comentários: como está a gestão administrativa na sua escola? E a gestão escolar?