Entenda porque o Assessment em Gestão de Dados é necessário
Uma das grandes preocupações dos executivos de TI, quando estão envolvidos na criação de novas soluções ou adoção de novas tecnologias­, é a disponibilidade e a qualidade dos dados que serão utilizados nessas iniciativas. Existem dados confiáveis e preparados para a nova realidade? Esta pergunta é bastante comum e, quando não é totalmente respondida, indica que a empresa possui lacunas não resolvidas na gestão dos seus dados.
De forma geral, as organizações não sabem lidar com a resolução desses problemas. Algumas insistem em investir prioritariamente em tecnologia, deixando de lado aspectos conceituais mais essenciais. Há também aquelas que decidem criar novas bases de dados, implementando soluções mirabolantes para convivência entre o novo e o legado, tornando cada vez mais complicada a convivência entre os dois mundos. Outras simplesmente ignoram os problemas e seguem em frente, porém eles não somem e acabam comprometendo os objetivos esperados pelas soluções. Enfim, neste estado confuso, as organizações embarcam em caminhos menos produtivos e às vezes conflitantes, tornando a melhoria na gestão de dados uma utopia.
Se os dados de uma empresa não possuem a qualidade necessária para fornecer insumos confiáveis, e nem tão pouco apoiar o seu crescimento, posso afirmar que a empresa está doente, e como todo doente, deve procurar apoio especializado, a fim de realizar um diagnóstico e estabelecer um programa de ações, visando obter uma cura definitiva.
Neste caso, a realização de um assessment sobre as práticas de gestão de dados da organização deve ser considerado o primeiro passo. O assessment irá avaliar as práticas atuais de gestão de dados realizadas pela organização, recomendar os ajustes necessários, definir a estratégia e a sequência das ações indicadas para evoluir a maturidade em gestão de dados.
Além disso é perfeito para contribuir com uma cultura de inovação na empresa. Quando um grupo identifica problemas ou necessidades não atendidas e propõe as soluções, no fundo este grupo está inovando.
Mesmo assim, a realização de um trabalho como este ainda gera muita polêmica e resistência, principalmente dentro da esfera política das organizações. Como justificar um trabalho que possivelmente apontará necessidades de ajustes dentro dos nossos processos? Quais as consequências em revelar as anomalias de uma área para outra? Quais garantias do assessment colaborar de forma efetiva para resolução dos problemas com os dados? Essas preocupações são válidas, porém podem ser facilmente contornadas, desde que o assessment seja realizado por profissionais independentes, qualificados para este tipo de trabalho.
Mas afinal, o que deve ser levado em conta para realizar um assessment bem-sucedido? Para ajudar neste desafio, elaborei uma lista com as três principais dicas. Confira!
1ª - O Assessment deve ser realizado por consultores com ampla experiência no assunto
Não é comum encontrar dentro dos quadros das organizações, profissionais que já realizaram trabalhos similares. De forma geral, esses profissionais são encontrados nas consultorias que prestam este tipo de serviço, entretanto, vale a pena destacar que, neste caso, o nome e o porte da empresa não são garantias de um trabalho eficiente, mas sim a experiência do consultor que será destacado e os trabalhos já realizados por ele.
Portanto a qualidade de um assessment depende diretamente da competência e experiência do profissional que o realiza. Este profissional deve ter bagagem suficiente para:
Compreender rapidamente a estratégia da empresa, bem como o seu estilo e cultura organizacional;
Exercer a competência necessária para propor ações corretas, viáveis e alinhadas com os objetivos da empresa;
Indicar as melhores práticas para implementar as ações propostas;
Identificar e propor áreas prioritárias;
Exercer autoridade e engajar as pessoas. Além de possuir um forte embasamento técnico o consultor também deve ser uma pessoa carismática.
2ª - O assessment deve prever um conjunto mínimo de artefatos
Um assessment não deve ser comparado com uma simples avaliação de maturidade. A avaliação aponta os pontos fortes e os pontos fracos da empresa em relação às melhores práticas de Gestão de Dados e, ao fim, é estabelecido um grau de acordo com uma escala definida na metodologia utilizada pelo avaliador. É obvio que a avaliação é necessária para este tipo de trabalho, porém sozinha não surte efeito prático.
O objetivo final de uma assessment não é apontar as anomalias, mas sim, dentro do cenário encontrado, indicar qual o melhor caminho para evoluir a maturidade da gestão de dados, estabelecendo um plano alinhado com a estratégia da empresa.
Para isso, é necessário estabelecer um conjunto mínimo de artefatos composto por:
Documento com o detalhamento da metodologia que será utilizada para realização do trabalho;
Registros das entrevistas presenciais e toda a documentação colhida pelos consultores;
Relatório da avaliação, destacando os pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria;
Relatório indicando as proposições de melhoria, alternativas, pré-requisitos, riscos e possíveis impactos, baseados no resultado obtido na avaliação;
Roadmap com os passos de melhoria acordados com a empresa, com estimativas para ações imediatas, de curto, médio e longo prazo;
Estabelecimento de uma Estratégia de Dados.
Enfim, um assessment não é apenas um relatório emitido por um consultor e sim um trabalho mais apurado, que envolve o entendimento das características e necessidades da empresa e a entrega de diversos componentes.
3ª - O assessment deve iniciar uma mudança cultural
O assessment pode ser considerado o primeiro passo para mudar a cultura da empresa, transformando-a em uma organização orientada a dados. Contudo, mobilizar as pessoas para esta mudança não é uma tarefa fácil. Nem quando o principal executivo da organização é o patrocinador.
Uma mudança cultural pode impactar às expectativas das pessoas. Infelizmente, dentro das empresas, muitas pessoas ainda não pensam de forma corporativa e olham somente para seus interesses pessoais. Questões triviais como: Qual o impacto da mudança no meu trabalho?
Quais serão os meus ganhos? As minhas perdas? Estarei vulnerável a algum risco? São muito comuns, principalmente em tempos de crise econômica e desemprego.
O ideal é que essas questões sejam identificadas durante a realização do assessment. Assim, o consultor poderá definir uma abordagem junto com os patrocinadores e praticar a conscientização com os envolvidos, durante a realização do trabalho e ao final, também propor soluções para contornar possíveis resistências. Tornar o debate mais amplo, divulgar e discutir o que será feito com todos os envolvidos é um bom caminho para diminuir as resistências. Além disso, as campanhas de conscientização aplicadas em conjunto com as palestras e os workshops também trazem bons resultados.
Deixar as questões culturais para um segundo momento e não as tratar durante o assessment, definitivamente não é uma boa ideia. Certamente, a organização perde as melhores oportunidades para quebrar as resistências, engajar os envolvidos e iniciar a mudança. Lembre-se: recuperamos tudo nesta vida, menos o tempo perdido.