Como documentar e registrar a execução da SIPAT? Super SIPAT
REGISTRANDO E DOCUMENTANDO A SIPAT
É bom ter o registro de todas as etapas da SIPAT até para que a próxima CIPA possa ter uma base de como realizar a SIPAT no próximo ano. Analisando a documentação, a Comissão seguinte poderá ver que pontos podem ser melhorados para que a SIPAT fique cada vez mais satisfatória para todos.
Mas como documentar e registrar a execução da SIPAT?
No artigo COMO ORGANIZAR UMA SIPAT?, temos algumas dicas de como a SIPAT pode ser planejada. Toda a parte de pesquisa de atividades, de organização, de divisão de funções, orçamentos, gastos e divulgação, pode ser colocada em planilhas. Se possível, registrar em ATA todas as reuniões ocorridas.
Antes de cada atividade, é importante que haja uma lista de presença tanto para comprovar como para contabilizar a participação dos funcionários.
Fotos e vídeos são sempre uma boa forma de documentar e registrar a execução de eventos como a SIPAT. Muitas empresas aproveitam as gravações e as fotografias feitas na SIPAT para fazer uma montagem com os melhores momentos da semana ou para anunciar as atividades que ocorreram em meios de comunicação internos (e-mails, jornais da empresa, monitores, etc). Algumas empresas, quando permitido, colocam vídeos e fotos inclusive em sites e redes sociais.
Tudo o que conseguir juntar e organizar de material ligado à SIPAT pode ser útil. É bom reunir e, de preferência, protocolar e arquivar.