O E-social - O que é e como se preparar
Trata-se o e-Social de um projeto do Governo Federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações relacionadas a relação empresa x empregado, armazenando-as no Ambiente Nacional do e-Social, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
Este projeto estabelece uma nova forma em que as informações relacionadas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, serão prestadas ao fisco. Tem como objetivos principais:
Simplificar o cumprimento de obrigações por parte do empregador; e
Aprimorar a qualidade da informação das relações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Para que as empresas consigam se adaptar a essa nova obrigação e aos prazos que o e-Social exige, que nada mais é que o cumprimento da legislação já existente, será necessário alterar a rotina, a gestão e os costumes existente hoje nas empresas. Será necessária a integração dos departamentos da empresa e de seu contador para que as informações sejam expedidas com qualidade e dentro do prazo. Teremos que sair da nossa zona de conforto e guardar a "CLT-Flex" no fundo da gaveta!
Afim de nos antecipar ao e-Social, e estar preparados quando chegar a hora, podemos nos preparar observando as seguintes práticas:
Participar de treinamentos para adquirir o máximo de conhecimento;
Identificar os colaboradores, dentro da empresa, que serão responsáveis pelo trato e transmissão das informações para o escritório contábil;
Identificar os prazos e suas penalidades;
Comunicar formalmente os trabalhadores sobre o que é o e-Social e sobre a necessidade em realizar o recadastramento e a manutenção atualizada de seus dados orientando-os sobre a responsabilidade pelas informações prestadas a empresa que repassara para a RFB;
Distribuição e controle da coleta das informações;
Atualização dos dados no sistema (empresa, sindicato, tomadores, autônomos, estagiários, empregados...);
Revisão da tabela de eventos e suas incidências;
Revisão de CBOs e as suas descrições;
Realizara a qualificação cadastral quanto a consistência no cadastro CNIS x CPF x Data de nascimento; e
Organizar os dados relacionados a medicina e segurança no trabalho;
Para tanto, é interessante que a partir de já, todas as não conformidades observadas sejam relacionadas com o intuito de propor mudanças e criar uma cartilha com novos procedimentos, evitando assim futuras autuações.