Conheça os 8 principais tipos de notas fiscais e suas características!
Nas relações comerciais que uma empresa vive em seu cotidiano, diversos tipos de nota fiscal são emitidas e enviadas para formalizar compras e serviços realizados, seja para entregar a seus clientes, seja ao receber mercadorias de fornecedores e conhecimento de transportes realizados por terceirizados.
A grande questão é que os colaboradores envolvidos nesses trâmites realizam suas conferências e recebimentos de forma tão automatizada que, muitas vezes, nem reparam nas diferenças entre elas e os detalhes que a asseguram que o documento fiscal é válido e está em acordo com o que as entidades fiscalizadoras exigem.
Mas, será que isso é importante para o negócio? Com certeza, sim. Diversos avanços estão sendo feitos para que o fisco seja mais eficiente em suas ações, e, do outro lado, as empresas e concorrentes estão se esforçando para responder a esses esforços à altura.
Ou seja, se seu negócio não estiver atento às determinações das secretarias da fazenda, pode amargar multas e penalidades altas, e ainda ver seus concorrentes avançando por estarem em dia com as modernizações da gestão tributária.
A gestão tributária e contábil, aliás, quando bem realizada, garante a continuidade e funcionamento do negócio, confiabilidade para com os clientes e um bom desempenho financeiro da organização.
Pensando em todas essas importâncias, elaboramos um conteúdo que traz todas as informações necessárias para a compreensão dos modelos de nota fiscal existentes e como é possível criar uma gestão otimizada dessa etapa para conquistar melhores performances e relações institucionais. Acompanhe a leitura e confira!
Qual a função da nota fiscal para o negócio?
A nota fiscal é um documento comprobatório que relaciona as partes interessadas de uma venda ou prestação de serviços, ou seja, a empresa, o cliente e a entidade governamental responsável pelo recolhimento dos tributos da operação.
Assim, pode ser emitida para venda de produtos, prestação de serviços, transferências de bens, doações, devolução ou troca de mercadorias. Como instrumento que legaliza a venda, protege os interesses de todos os envolvidos, formalizando que cada um deles deve cumprir com seus deveres e se valer de seus direitos.
Como a nota fiscal deve ser enviada a Receita Federal em conjunto com o recolhimento dos tributos, realizar uma venda sem sua emissão é considerado um ato de sonegação fiscal, o que pode gerar penalidades severas para o negócio.
Quais informações constam em uma nota fiscal?
Nos campos que constam no documento é possível transmitir uma série de informações importantes para o controle do negócio, e, claro, a apuração dos tributos a serem pagos. Entre eles, podemos citar:
número, que é único e o principal identificador da transação a que ela é atrelada;
natureza da operação, indicando tratar-se de venda de mercadoria ou remessa, por exemplo;
dados da empresa que está emitindo o documento;
regime tributário em que ela está inserida;
informações sobre o cliente, como CPF/CNPJ;
dados do produto, como seu código de identificação, descrição, quantidade vendida e valores;
dados para recolhimento do ICMS; e
totais da nota, que traz valores de frete, produto, seguro, eventuais descontos e outros dados que concluem as informações anteriores.
Como se pode ver, as informações que constam na nota fiscal contemplam todos os envolvidos — empresa, clientes e governo —, assim como os dados que serão necessários para a tributação da venda e circulação de seu objeto central.
Empresas que usam sistema de ERP integrado com o de emissão de nota fiscal, por exemplo, ainda podem usar tais informações para alimentar relatórios e criar análises sobre sua performance comercial e tributária.
Além disso, é preciso mencionar a modernização do processo com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a Nota Fiscal Eletrônica.
O que são o SPED e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
O SPED foi criado pelo governo federal para o recebimento das obrigações acessórias, ou seja, informações contábeis e fiscais das empresas registradas no Brasil.
Ele é dividido em SPED Contábil, Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o que, em sua totalidade operacional, garante que os órgãos de fiscalização federal, estadual e municipal sejam integrados.
A NF-e tem a mesma funcionalidade de uma nota fiscal convencional, ou seja, formalizar a venda entre as entidades envolvidas e identificar a transação para sua respectiva tributação. Porém, ela é feita no formato digital, capaz de otimizar todo o processo.
Como o sistema tributário brasileiro é complexo, o processo de inclusão das empresas e estados nessa modalidade de NF é gradativo. Assim, existem alguns negócios que ainda emitem a nota fiscal física, e outros, a digital, o que reforça a importância de entender todos os tipos e formatos utilizados no Brasil.
Como saber se uma empresa pode emitir Nota Fiscal eletrônica?
Cada estado desenvolveu um cronograma para implementação da NF-e, sendo que, alguns setores estariam obrigados desde o início, e outros, de forma facultativa.
Aos poucos, os demais setores vão sendo incorporados à obrigatoriedade. Alguns estados brasileiros já concluíram esse processo e são, integralmente, emissores de Nota Fiscal eletrônica.
Para saber se a empresa está ou não obrigada a realizar esse tipo de emissão, é possível consultar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal, o site da Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada estado para a nota fiscal de produtos, e a Secretaria da Fazenda, no caso dos prestadores de serviços.
Como habilitar a empresa para esse tipo de emissão?
Seja em caráter facultativo ou obrigatório, a empresa precisa tomar algumas providências para iniciar a emissão do documento fiscal eletrônico. São eles:
identificar qual tipo de nota fiscal o negócio deve emitir;
adquirir o Certificado Digital junto a Autoridade Certificadora credenciada da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), que é o que garante a autenticidade do documento;
adotar um software para conduzir as emissões;
realizar testes no ambiente de homologação; e
iniciar as impressões do documento fiscal no ambiente de produção.
Quais os modelos manuais de nota fiscal?
Como visto, os estados estão, gradativamente, migrando a emissão de suas notas fiscais para o ambiente digital, facilitando o envio para os órgãos fiscalizadores, inibindo as tentativas de sonegação e também otimizando as obrigações das empresas.
Porém, é importante conhecer os dois modelos de nota fiscal manual considerando que alguns estados ainda estão no processo de adequação.
São aquelas notas fiscais utilizadas pelos contribuintes que estão sujeitos a legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Essas notas fiscais contemplam apenas os contribuintes que, por legislação, devem fazer a arrecadação e pagamento do ICMS. Elas cobriam operações de entrada, importação e exportação, remessa simples e em ocorrências interestaduais, mas é muito complexo fazer seu acompanhamento.
Com o modelo eletrônico, a Secretaria da Fazenda consegue realizar o monitoramento de todas as etapas do processo e circulação da mercadoria, o que garante a correta arrecadação, segurança e agilidade na fiscalização das operações.
Modelos como o Conhecimento de Transporte também obedecerão ao formato manual que será substituído pelo eletrônico, o que acontecerá também com os demais documentos listados no tópico a seguir.
Quais os principais tipos de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) existentes?
Veja agora os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes atualmente.
É utilizada para formalizar operações de faturamento e venda de produtos depois de sua manufatura e, por isso, é utilizada como base para o cálculo do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS), além de tributos estaduais.
Na venda de peças de roupas realizada em uma loja, por exemplo, a nota fiscal da operação será a de produto, lembrando que a NF-e substitui o modelo 1 e 1A.
Outro tipo de nota fiscal que tem semelhança com a NF-e, e, assim como as demais, é gerada exclusivamente de maneira digital e armazenada eletronicamente em formato XML.
Como o próprio nome sugere, é utilizada para formalizar operações de frete ou transporte, independentemente de qual modal seja utilizado, como o rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário, por exemplo.
Para emitir esse tipo de nota fiscal é preciso fazer os mesmos passos da NF-e, como obter o certificado digital e a autorização da SEFAZ, sua única particularidade é que também se faz necessário obter a liberação da SEFAZ dos estados em que os produtos serão entregues.
3. Nota Fiscal de Serviços (NFS-e)
Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFS-e) são emitidas para o registro das prestações de serviços e, consequentemente, formalização da relação comercial.
Entre seus campos de preenchimento obrigatório, está a informação do código específico informado pela Prefeitura. Com ele, o município poderá automatizar o cálculo do imposto devido, mas seu campo é ajustável.
Uma concessionária, por exemplo, emitirá a NF-e para a venda de peças e seus veículos, mas, no caso de revisões, troca de óleo e demais serviços, o documento fiscal será a NFS-e.
Os dados da NFS-e são transmitidos para a prefeitura do município em que a empresa está registrada. Esse vínculo se dá pelo Recibo Provisório de Serviços (RPS).
É importante mencionar que cada município tem suas particularidades na legislação. Enquanto alguns permitem que vários serviços sejam mencionados no mesmo documento, outras demandam a separação deles em NFS-e.
Além disso, também podem trazer diferenças na fixação do valor do Imposto Sob Serviços (ISS) e em algumas regras, como a obrigatoriedade de faturar o serviço apenas após sua conclusão, necessidade do arquivamento do documento em XML e o prazo para cancelamento, por exemplo.
4. Nota Fiscal Complementar (NFC-e)
É utilizada para complementar o documento fiscal original, quando ele estiver com menor quantidade, valores abaixo da operação de venda ou prestação de serviço que foram inicialmente efetivados.
Ou seja, ela não cancela a nota fiscal original, mas complementa as informações faltantes, seja a diferença na quantidade ou o saldo no valor da nota e imposto a ser recolhido.
Para fazer seu uso é preciso justificar o motivo dentro das situações permitidas, que seriam:
quando um importo não tiver sido lançado devidamente na época da venda por erro em seu cálculo ou na classificação fiscal em que estaria enquadrado;
por diferença do valor constante na NF-e original no ato e negociação da compra e a diferença acarretada por diferenças cambiais em exportações; e
na regularização de preços divergentes ou quantidade informada na NF-e original;
Para emitir uma NFC-e é preciso preencher o campo que associa a numeração da nota fiscal original, demonstrando, assim, tratar-se de um complemento de informação para o devido controle.
5. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e)
O DANF-e é uma representação simplificada da Nota Fiscal, e como sua sigla sugere, serve de auxiliar na impressão na hora da venda, por exemplo.
Ele também auxilia a empresa responsável por sua emissão no caso da circulação de suas mercadorias, de uma loja para outra, por exemplo, considerando que é preciso ter um documento fiscal que comprove sua regularidade.
Sem ele, mercadorias sendo transportadas podem ser consideradas irregulares, passíveis de multa e até mesmo apreensão, já que não apresentam sua natureza comprovada por meio de um documento legal.
Entre os campos obrigatórios de seu preenchimento, inclusive, está a chave numérica que permite a consulta da NF-e das mercadorias. Além disso, também pode ser utilizado para colher assinatura de quem está recebendo os produtos no ato da entrega, confirmando a existência da negociação e que a etapa da entrega foi realizada com sucesso.
6. Documento de Arrecadação de Receitas Federais Comum (DARF comum)
O DARF é um formulário onde pessoas físicas e jurídicas declaram seus rendimentos para o cálculo e arrecadação de impostos, taxas federais e respectivas contribuições.
Serve como um facilitador para que a arrecadação específica de seus tributos chegue diretamente para as entidades federais responsáveis. Além disso, também unifica vários tributos em uma só guia, o que facilita seu recolhimento.
Com ele, é possível efetuar o pagamento de tributos, como:
Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e Jurídica (IRPJ);
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL); entre outros.
Pode ser usado para arrecadações federais de pessoas físicas e jurídicas, salvo aquelas optantes pelo Simples Nacional, que, pela natureza de seu regime tributário, garante que ela possa fazer seus pagamentos por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
7. Documento de Arrecadação de Receitas Federais Web (DARF Web)
O DARF Web tem a mesma funcionalidade do comum, porém, é gerado no DCTF Web por empresas que estejam dentro das suas especificações:
empresas do Grupo 1 que tiveram o faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78 milhões do eSocial, partindo da data de agosto de 2018;
para entidades empresariais do grupo 2 que tiveram o faturamento no ano de 2016 igual ou inferior a R$ 78 milhões, inclusive aquelas consideradas imunes e isentas a partir de janeiro de 2019; e
aquelas integrantes do grupo 3, ou seja, os órgãos públicos, a partir de julho de 2019.
8. Conhecimento de Transporte de Complemento (CTC-e)
O princípio de complementação é o mesmo da NFC-e, ou seja, pode ser utilizada para somar um valor remanescente do frete ou ICMS a ser pago.
É importante dizer que em casos de subcontratação e/ou redespacho, que podem ocorrer em distribuidoras e empresas de logística, o CTC-e deve ser emitido pela transportadora que foi subcontratada para o serviço somente quando houver a necessidade de cobrir algum tipo de custo, como hospedagem ou alimentação, por exemplo.
Quando o assunto é nota fiscal, é muito comum ver a menção do modelo 4.0, mas, o que seria ele exatamente? O modelo da NF-e 4.0 é a última atualização da nota fiscal digital e traz algumas mudanças, principalmente em seu layout.
É importante entender que, a cada atualização, as empresas que já emitem a NF-e precisam se adequar ao novo modelo, pois a versão anterior deixa de ter validade fiscal.
Entre as principais mudanças do modelo 4.0, temos:
mudança dos protocolos para impressão, que agora exigem configuração mínima de TLS 1.2;
campo sobre rastreabilidade de produto, que garante o acompanhamento de mercadorias com restrições sanitárias;
modificações no campo FCP, com Substituição Tributária;
possibilidade de indicar a forma de pagamento;
preenchimentos de dados com o valor do troco da venda, se houver;
inclusão do campo Indicador de Escala relevante, que indica quais bens não podem submeter ao Regime de Substituição Tributária;
indicação do valor referente ao percentual do ICMS;
alterações no grupo X, referente às informações do Transporte
Outra inovação importante que o modelo 4.0 traz para as empresas é a inclusão do QR code, que agora apresenta inclusive um modo para emissão online e outro offline.
Ele é utilizado como leitor de dados, pode ser o canal para rastrear informações de uma mercadoria e processar a venda de forma automatizada, principalmente se alinhado com o ERP do negócio.
Como cancelar NF-e?
O cancelamento de notas fiscais, seja qual for o modelo, requer atenção. É preciso lembrar que uma das vantagens trazidas pela digitalização de sua emissão é que seus campos são preenchidos automaticamente, o que diminui, consideravelmente, os erros na hora da emissão.
Porém, existem outras situações que o modelo da nota fiscal complementar não pode auxiliar e é preciso partir para o cancelamento do documento. Se ele não for realizado, uma serie de implicações contábeis e fiscais podem incorrer, por isso, é preciso atenção para seu processo.
Então, o primeiro ponto é entender em quais situações elas podem ser canceladas. Seus critérios são:
a NF-e precisa estar autorizada pelo Fisco;
o cancelamento só é considerado válido se for registrado antes da saída da mercadoria com o cliente;
o cliente não pode ter conhecimento sobre a emissão da NF-e a ser cancelada; e
é preciso ser feito no prazo de 24 horas, a partir da autorização da nota.
Alguns estados podem ter legislação específica para esses casos, então, a consulta de seus requisitos individualmente também é válida. O prazo curto visa inibir que os cancelamentos sejam realizados depois do início da circulação dos produtos na cadeia de negócios.
Se os requisitos são acirrados, o procedimento para cancelamento de nota fiscal eletrônica não é complicado, basta acessar o sistema emissor que a empresa optou por utilizar e efetuar o pedido.
Passado o prazo das 24 horas, ainda é possível fazer o cancelamento da nota fiscal, mas, nesse caso, haverá uma multa que gira em torno de 1,5%, dependendo das regras estabelecidas pelo fisco estadual.
Mesmo com um documento cancelado, é importante dizer que sua série de números não é anulada e nem pode ser reutilizada. Os tipos de nota fiscal são específicos para cada tipo de operação, estão em constante modernização, mas, uma vez compreendidos, são simples de serem trabalhados.
Além disso, é importante mencionar que o processo de digitalização traz importantes contribuições para o negócio e os órgãos fiscalizadores, garantindo transparência nas relações, eficiência na gestão de custos e agilidade nas operações.
Claro que existem melhorias a serem feitas e que ainda é preciso aguardar que todos os estados cumpram seus cronogramas de implementação. Ainda assim, aqueles que já estão atuando com tal modalidade percebem, claramente, seus benefícios para o negócio.
Sua empresa já está fazendo as emissões em modelo eletrônico? Como foi o processo de adaptação? Consegue perceber as melhorias na rotina de trabalho?
É importante lembrar que estar em dia com suas obrigações não evita somente multas e penalizações, mas também permite que o negócio esteja sempre focando o seu futuro, em estratégias de expansão comercial e ganhos de mercado.
Bons relacionamentos contábeis e domínio das obrigações tributárias garantem que a empresa tenha muito mais controle de seu faturamento e, por consequência, quanto e quando é possível investir em seu crescimento.
Gestores e negócios que enfrentaram os períodos de testes e se voluntariaram para o processo, conseguem ver importantes ganhos de terem participado, assim como aqueles que já foram integrados posteriormente.
Independentemente de qual seja a situação do seu negócio, fica claro que ainda existem importantes mudanças a serem feitas, e que todos os tipos de nota fiscal, válidas ou não, ainda terão atualizações na legislação e forma de lidar com a gestão tributária.
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