Coach Jota – Sua chance de alavancar a carreira com mais felicidade | Agenda de tarefas semanais para organização produtiva de atividades Agenda de tarefas semanais para organização produtiva de atividades
Agenda de tarefas semanais para organização produtiva de atividades
Conforme o próprio título sugere, estou disponibilizando a agenda de tarefas semanais que passo para meus clientes, para que você, assim como eles, possa organizar, de forma objetiva e altamente produtiva, suas atividades. O objetivo do texto é lhe ensinar a melhor forma de utilizá-la. Leia atentamente e vem comigo!
Instrução básica: essa agenda deve ser preenchida ao final da semana (normalmente em um sábado ou domingo). Essa servirá para organizar a semana que está por vir, ok?
1º passo da agenda de tarefas semanais
Você deve ter notado que na margem superior existem espaços em branco para você preencher os "papéis sociais da semana", certo? Para entender o conceito disso (se você estiver chegando agora aos meus conteúdos) ou para reforçar, sugiro que leia o meu artigo sobre equilíbrio entre papeis na vida clicando aqui.
Dando continuidade, você irá selecionar quatro papéis sociais que irão requerer alguma atitude ou tarefa especial. Um dos papéis SEMPRE deve ser o de PRODUÇÃO. É o que te permite se aproximar da conquista do seu principal objetivo, meta ou projeto. Os outros você irá distribuir de acordo com a sua demanda. É interessante que você faça rodízios semanais (com exceção do papel de PRODUÇÃO que deverá ser mantido).
Para exemplificar, você pode escolher, para a semana que começará, os papéis de namorado, irmão, amigo e PRODUÇÃO. Feitas as escolhas, você agora irá determinar quais tarefas diferenciadas você fará para saciar esses papéis. Exemplos: como namorado, irei levar minha parceira ao cinema em plena terça feira (para mim, nessa data, seria totalmente extraordinário); como irmão irei fazer uma visita inesperada na casa dele no sábado, já que ele mora no interior e pouco temos encontrado; como amigo irei telefonar para um amigo querido que há muito não converso e marcarei de encontrar outros mais acessíveis; como tarefa de produção irei desenvolver um material rico, como este aqui, para disponibilizar online. Acho que você captou a lógica, certo?
Para a semana seguinte, mantenha a tarefa de PRODUÇÃO e selecione, se possível, outros três novos papéis sociais da sua vida que carecem ou merecem mais atenção.
2º passo da agenda de tarefas semanais
No canto esquerdo da agenda você irá descarregar no papel todas as atividades previstas para a semana. Tarefas como "fazer supermercado, abastecer o carro, consulta médica, entregar relatório no trabalho, iniciar novo projeto, sessão poderosa de coaching com o Jota, fazer dever de casa do inglês, etc".
Logo na sequência você começará a distribuir as atividades ao longo da semana, separando-as por turno. Se você for disciplinado e focado, já pode até estabelecer horários fixos dentro de cada turno. Agora que vem o pulo do gato:
Já neste momento agrupe atividades por similaridade, ou seja, tarefas que se feitas em sequência irão te ajudar na economia de tempo e energia.
Por exemplo, se você vai ao supermercado na quarta feira, aproveite e abasteça o carro no caminho. Ainda que tenha gasolina no tanque, você consegue perceber que se você encher o tanque já neste momento é possível que você não tenha que adaptar seus horários na sexta antes do trabalho porque o carro já está na reserva (vale ressaltar que encher o tanque toda vez é bem mais produtivo que abastecer de 20 em 20 reais). E se o médico demorar a te atender, que tal você aproveitar para fazer a lição do inglês?
Outra dica interessante é que você reserve um momento da semana ou dia para ser um espaço coringa. Você utilizará esse espaço para encaixar atividades imprevisíveis, que te pegam de surpresa. Concorda comigo que se você tem a agenda toda ocupada, qualquer imprevisto embanana toda a sua programação?
Aprendi uma vez que compromissos que não estão na agenda não são compromissos, logo trate de anotar as tarefas para que estas não se percam apenas como ideias.
Ter uma orientação planejada desde o início da semana te ajudará em uma execução assertiva e precisa. Além disso, te trará uma enorme satisfação ao riscar itens da lista! Quanto mais você riscar tarefas da lista, garanto que mais tarefas você irá querer concluir.
Em uma próxima ocasião irei te ensinar como hierarquizar e priorizar as atividades a serem feitas.
Baixe a agenda de tarefas semanais e imprima o suficiente para um mês. Use de forma precisa e me diga como ela te ajudou! Adorarei saber!