Você conhece o P3O? Já ouviu falar? E PMO nos 3 níveis?
P3O - PMO para projetos, programas e portfólios
Você conhece o P3O? Já ouviu falar?
A sigla P3O tem origem das palavras Portfolio, Programme and Project Offices (Escritório de Projeto, Programa e Portfólio), criado pelo Governo Britânico para melhorar o acompanhamento e tomada de decisão em relação a suas iniciativas de mudanças, hoje pertencente à AXELOS.
O livro P3O (à esquerda) detalha um modelo que dá suporte às entregas das iniciativas de mudanças como projetos e programas bem como facilita a tomada de decisão pelos executivos em relação à execução e condução das alterações de negócios em toda a organização. Isso é de fundamental importância, visto que as iniciativas irão mudar a forma da organização funcionar conforme exemplificado na figura 1, e tais mudanças irão necessitar de direcionamento e decisões estratégicas corretas.
Um item bem interessante a ser destacado é: O P3O ajudará tando na implementação de um PMO novo, quanto na re-energização (melhoria) de um PMO já existente.
Figura 1 - operacionalizar o negócio – mudar o negócio (1)
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 6
O modelo P3O é extremamente alinhado aos outros livros da AXELOS conhecidos como BPM - Best Practice Management (Melhores Práticas de Gerenciamento), contendo inclusive um glossário comum facilitando a criação de uma linguagem comum (a figura 2 ilustra).
Figura 2 - integração BPM
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 13
O modelo P3O contém elementos que se alinha à estrutura de Gerenciamento de Portfólio e também ao ciclo de vida de Gerenciamento de Programa e de Projetos (a figura 3 ilustra). Esse alinhamento se dará seja pelo PMO como Centro de Excelência (com funções e serviços específicos), com Corporate Portfolio Office (geralmente permanente) e com o PO (Programme Office ou Project Office, que são considerados escritórios temporários), com suas funções e serviços específicos ao nível da iniciativa (programa ou projeto).
Tais funções e serviços prestados são bem delineados no livro e assim como a conexão dos diversos possíveis escritórios que podem ser estabelecidos, e cuja comunicação entre eles é fundamental (a figura 4 ilustra).
Por que estabelecer o P3O?
A utilização do modelo poderá agregar valor para organização ao passo que as iniciativas corretas forem priorizadas, se elas estiverem sendo desenhadas da maneira correta, se estiverem sendo executadas da maneira apropriada e se os benefícios estiverem sendo contabilizados para organização (a figura 5 ilustra).
Podendo ser destacado ainda:
Fornecimento de padrões
Melhoria das habilidades PPM na comunidade organizacional
Engajamento efetivo de partes interessadas
Execução das iniciativas corretas, e da maneira correta
Oportunidade de maximização da realização dos benefícios
Figura 3 – alinhamento ao portfólio, programa e projetos
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 10
A figura 3 ilustra como há a conexão e entre os escritórios permanentes – centro de excelência, Portfólio office e hub de comunicação – aos escritórios perenes para projetos e/ou programas.
Figura 4 – exemplo de possível estruturação
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 8
E a figura 4 ilustra uma possível forma de estruturação para a governança estabelecida com os diversos escritórios implementados.
Figura 5 – governança à mudanças de negócios
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 19
A figura 5 ilustra alguns dos benefícios que a implementação do modelo P3O poderá trazer para sua organização, como eliminação dos Pet Projects, melhor alinhamento estratégico, execução de iniciativas que fazem de fato sentido para a empresa e a materialização dos benefícios.
O processo de implementação do modelo deve preferencialmente obter input de uma avaliação prévia de maturidade organizacional. A AXELOS possui um modelo conhecido como P3M3® que ajudará a sua empresa no processo de avaliação de maturidade. Como resultado, informações importantes para o planejamento da implementação dos escritórios "PMO" na sua organização serão fornecidos. A figura 6 ilustra o modelo de avaliação de maturidade P3M3.
Figura 6 – modelo de avaliação de maturidade P3M3
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 25
A implementação do P3O
Uma das etapas de implementação, além de conhecer o contexto organizacional e os objetivos estratégicos, é estabelecer o atual nível de maturidade, visto que isso lhe dará informações de GAPs importantes. Além disso, é mapear as funções e serviços a serem prestados pelo P3O e qual estrutura será a mais adequada para a sua organização. A figura 7 apresenta um modelo estrutural possível para a implementação.
Figura 7 – modelo de estrutura organizacional para o PMO's
Fonte: Livro Portfolio, Programme Project Offices, 2013 – pagina 26
A figura 7 apresenta um PMO organizacional (no topo) focando nos trabalhos de portfólio e também como Centro de Excelência (CoE). Logo abaixo um PMO na área de Tecnologia e um outro na área de desenvolvimento de produtos. E logo abaixo, escritórios temporários ao nível da iniciativa. Existem outros modelos de estruturação disponíveis no livro P3O e que são abordados durante os treinamentos. A ATHEM é a única empresa ATO (Accredited Training Organization) no Brasil para entrega de cursos oficiais e processo de certificação.
PONTOS FORTES DO P3O
O livro P3O traz diversos pontos fortes, exemplos de documentos, cases reais de implementação ou re-energização, clareza nas funçõs e serviços (como apresentado da figura 8) possíveis prestados (por nível de maturidade), papeis e responsabilidades bem claros, dentre outros.
Figura 8 – algumas funções e serviços ofertados em auto nível
A certificação P3O é a certificação internacional para o PMO de maior relevância internacional. Visto que ajuda as organizações para implementar e gerenciar um PMO que pode ser estabelecido em 3 níveis: Portfólio (nível estratégico), Programa (nível de mudanças mais abrangentes e realização de benefícios) e Projetos (nível de específicas) contínua sendo a única e mais importante.
O programa de certificação cobre os seguintes tópicos:
PRE-REQUISITOS: Não tem pré-requisitos formais como anos de experiência ou certificações anteriores.
EXAME DE CERTIFICAÇÃO P3O Foundation
O examinador quer saber basicamente se você conhece as definições e conceitos. É um teste simples e relativamente bem fácil. A prova é aplicada na língua inglesa e, para os cursos presenciais, são aplicadas na língua portuguesa mesmo. Somente a ATHEM é credenciada no Brasil para fornecer o treinamento.
Não é permitida consulta.
O programa de certificação cobre os mesmos tópicos que o P3O foundation (mas inclui templates), porém tudo baseado em cenário
PRE-REQUISITOS: Tem que ter a certificação P3O Foundation.
EXAME DE CERTIFICAÇÃO P3O PRACTITIONER
O examinador quer saber basicamente se você sabe APLICAR as definições e conceitos no cenário fornecido. Um cenário bem completo com características da empresa, das pessoas, do portfólio e das iniciativas (programas e projetos). É um teste relativamente mais difícil. Se você já fez o certificado PRINCE2 Pracitioner (versão 2009) sabe como é. A prova é aplicada na língua inglesa e, para os cursos presenciais, são aplicadas na língua portuguesa mesmo. Somente a ATHEM é credenciada no Brasil para fornecer o treinamento.
Livro P3O oficial pode ser consultado
Fique antenado, participe de nossos grupos, para receber a parte 2 (em breve).
Autor: Ernani Marques, PMP®, PgMP®, ITIL® Expert, COBIT® Implementarion, PRINCE2® Practitioner, PRINCE2 Agile®, MSP® Advanced Practitioner, M_o_R® Practitioner, MOV® Practitioner, P3O® Practitioner, ISO / IEC 2000 - LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ernanimarques/
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(1) as figuras são do livro Portfolio, Programme Offices, 2013 - Copyright © AXELOS Limited 2013. Reproduced under licence from AXELOS Limited. All rights reserved.