Conheça 4 passos essenciais para uma reunião de sucesso | Associação Comercial de Itanhaém
Conheça 4 passos essenciais para uma reunião de sucesso
Após conversar com uma líder de uma empresa do ramo da saúde, a autora do livro Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization (Onde a Ação Está: As Reuniões que Podem Melhorar ou Quebrar sua Empresa, em tradução literal para o português), Elise Keith, escreveu um artigo sobre os quatro passos mais importantes nos primeiros cinco minutos de uma reunião.
Segundo ela, o início é crucial para o sucesso de toda e qualquer reunião. Desde as saudações aos participantes nas salas de reunião até mesmo à criação da atmosfera para o ponto principal do encontro: o engajamento de todos ali presentes. Veja a seguir os quatro passos essenciais para um reunião de sucesso.
Traga todos para a sala
"Você não pode ter um consenso na reunião se as pessoas não estão focadas nela. Lembre-se: cada pessoa que foi à reunião estava fazendo alguma outra coisa antes dela começar. As pessoas chegam com as cabeças cheias de necessidades e tarefas inacabadas. Um bom começo deve capturar a atenção de todos", sugere a autora. E se a dúvida é como fazer isso, uma dica pode ser receber os participantes da reunião na porta. Mais que tudo, é a ideia é criar empatia nos colegas desde o primeiro momento — mostrar que você os aceita e, logo, a opinião deles.
As reuniões só se fazem válidas quando têm um propósito claro, avalia Keith. Não é o mero cumprimento de uma agenda semanal, mas a necessidade de colocar algum tema em pauta para ser debatido e melhorá-lo. Nos primeiros cinco minutos, a pessoa que convoca o encontro coletivo deve trazer à tona o intuito daquilo, não só a agenda ou mesmo o roteiro. A escritora ainda diz: "o início de uma reunião de sucesso deixa o propósito — por que a reunião importa e por que é relevante ter todos ali — claro. A agenda é o 'como'. Nunca comece com o 'como', mas com o 'porquê'". E, para ter certeza que a mensagem ficou clara, peça o feedback de todos ali presentes.
Mostre o engajamento que você procura
Nesse ponto, Elise Keith utiliza bem o que, no marketing, seria a definição do termo call to action. Em um momento desses cinco minutos, chame os participantes da reunião para agir, participar e opinar sobre o propósito já apresentado daquele encontro. Ela até brinca com o seguinte: faça uma pergunta que requeira uma resposta de todos, é difícil que alguém continue digitando no celular sob a mesa quando tem uma sala inteira olhando para você à espera de uma resposta.
Torne o engajamento seguro
"Ainda tem mais um passo importante: o começo de uma reunião de sucesso também deve dizer às pessoas que é seguro dar sua opinião no grupo", esse é o ponto-chave para o engajamento nas reuniões. O medo da retaliação, além do desconhecimento do interesse da liderança pela opinião do colaborador, são entraves para a participação do grupo.
Demonstre atenção aos participantes da reunião, transmita a mensagem de que você quer aquela pessoa ali e é importante ter o foco dela na reunião. Ao definir o propósito, ressalte que é preciso a contribuição de todos os presentes para alcançar o melhor resultado possível, por isso que todas as vozes ali importam. É trabalho em equipe, uma missão foi dada e é preciso a ajuda de cada um para chegar ao objetivo.
Não tenha medo de experimentar modelos diferentes de aproximação nesses cinco primeiros minutos, teste até encontrar aquele que surtiu o melhor efeito com o seu time. Quando sua experiência com o início de reuniões estiver melhor e mais incorporada à cultura da equipe, aquele encontro semanal vai ter uma dinâmica mais efetiva e eficaz, segundo Keith.