Valor dividido entre os moradores cobre as despesas do condomínio
Existem muitas dúvidas que envolvem a taxa de condomínio cobrada dos moradores. Para que serve, como ela é calculada, quais os itens que a compõem e como é feita a divisão entre os moradores são alguns dos principais questionamentos que certamente moradores e condôminos já fizeram em algum momento. Com objetivo de contribuir no sentido de sanar essas dúvidas, "O Síndico em Revista" procurou fontes especializadas sobre o assunto.
Uma delas, Filomena Leonor, que é subsíndica do condomínio do edifício Nahkle Youssef Mahnna, no bairro Santa Helena. Ela afirmou que "segundo empresas especializadas, num condomínio bem administrado, essas despesas correspondem, em geral, de 20% a 25% do valor locatário da unidade". Filomena também é síndica profissional e consultora de administração de condomínios.
O administrador e especialista em Gestão Estratégica de Custos e Finanças Empresariais, Watyla Moreira, que também é sócio-diretor da IBR Consultoria, explica que "a expressão 'taxa condominial' é a denominação genérica para 'quotas condominiais'." Watyla é subsíndico do condomínio residencial Green Park Life, situado no bairro São Pedro. Mas, o que é a taxa ou quota condominial?
Segundo Filomena, "é a quantia cobrada mensalmente dos condôminos para pagar as despesas relativas à administração, empregados, encargos trabalhistas, tarifas públicas como água, esgoto e energia elétrica, despesas bancárias, material de expediente, limpeza, segurança e manutenção de equipamentos, entre outras". Ela acrescenta, ainda, que a quota é calculada de acordo com a fração ideal de cada unidade autônoma, salvo disposição em contrário na Convenção.
Como calcular a quota condominial?
De acordo com a advogada Nathália Fernandes, da Confiança Administração de Condomínios, o cálculo pode ser feito de duas maneiras: "Rateio em que o cálculo é feito a partir das despesas ordinárias do condomínio, sendo um valor variável a cada mês; ou taxa fixa que corresponde à prévia feita também sobre as despesas ordinárias anuais. Isto é, faz-se uma média das despesas para as unidades do condomínio, sendo um valor fixo que normalmente só será reajustado anualmente". Um dos dois modelos pode ser adotado, mas a maioria dos condôminios costuma trabalhar com o modelo baseado numa estimativa de gastos anual.
A técnica em contabilidade da Confiança Administração de Condomínios, Fernanda Oliveira, explica que para fazer o "reajuste da taxa são levados em consideração o aumento das despesas ordinárias de acordo com os índices e reajustes anuais. São despesas ordinárias água, luz, telefone, limpeza, gás, pagamento de funcionários, conservação, manutenção, entre outras. As extraordinárias, literalmente, são para custeio de despesas extras que surgem por imprevistos, tais como reformas, benfeitorias, situações de emergência, pintura de fachada, substituição de equipamentos, por exemplo", expõe.
Para se calcular o valor da taxa, é bom ter em mãos o balancete do condomínio que, segundo Watyla, é "um documento contábil composto por planilha contendo a relação das contas extraídas do livro 'razão de saldos de débitos e créditos' de todas as contas contábeis, apontando o levantamento parcial de uma organização, relativo a um período inferior a um ano. O balancete pode ser listado a qualquer momento para avaliações técnicas administrativas/contábeis/econômicas/financeiras das despesas e receitas do período a que se refere."
Watyla explica que, geralmente, o documento é disponibilizado mensalmente, "servindo assim como suporte aos administradores para conferências e embasamentos de tomadas de decisões, sendo um demonstrativo de fácil entendimento e de grande relevância como instrumento financeiro de utilidade prática. Com base nele também é possível fazer a vistoria das contas do condomínio e adquirir informações sobre a sustentabilidade contábil-financeira do uso das instalações." Também analisando o balancete é possível encontrar possíveis erros de lançamento, que podem comprometer todo o cálculo da quota condominial.
Outro ponto relevante é a previsão orçamentária. Para fazê-la, Fernanda Oliveira explica que é necessário "levar em conta todas as despesas ordinárias do condomínio fazendo uma projeção desses valores que servirá de base para o cálculo da taxa condominial. Esta previsão pode ser anual ou mensal, conforme estabelecido na Convenção de cada condomínio. A previsão orçamentária deve ser aprovada por Assembleia Ordinária convocada pelo síndico, conforme dispõe o Artigo 1.350 do Código Civil", destaca.
Por fim, Watyla cita William Edwards Deming, considerado pioneiro nos estudos relacionados à qualidade, para destacar a importância de se conhecer o condomínio nos mínimos detalhes: "Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia".
Impacto da inadimplência
Outro fator que influencia diretamente no cálculo da taxa condominial é a inadimplência. De acordo com a bacharel em direito Ana Carolina Dias, que também atua na Confiança Administração de Condomínios, "a alta inadimplência influencia diretamente no planejamento orçamentário, uma vez que o valor da taxa é determinado pelo rateio entre todos os condôminos. Sendo assim, quando um condômino deixa de efetuar o pagamento das taxas condominiais, de modo a afetar o orçamento, o valor consequentemente deverá ser rateado entre os condôminos pagadores", argumenta, acrescentando que "de acordo com o Artigo 1336, §1º do Código Civil, o condômino que não quitar sua taxa de condomínio ficará sujeito aos juros convencionados e, se não houver, será de 1% ao mês e multa de até 2% do montante do débito."
Fundo de reserva e corte dos desperdícios
Filomena Leonor lembra de outro ponto importante: o fundo de reserva também deve ser incluído na quota condominial, "correspondendo de 5% a 10% do valor cobrado". Para que o valor da quota fique dentro da realidade dos condomínios, "é necessário que se adote como prática constante o acompanhamento diário do consumo de água e de energia elétrica, se evite todo e qualquer desperdício, acompanhando, inclusive, o gasto com material de limpeza", comenta Filomena, ressaltando a importância de se cortar gastos desnecessários: "Em longo prazo, não se importar com despesas pequenas pode gerar um problema inimaginável. O dinheiro gasto com desperdício ou obras desnecessárias poderia ser aplicado em obras de infraestrutura, por exemplo. Pequenas negligências viram uma bola de neve lá na frente. Esbanjar dinheiro não é chique", comenta a consultora e síndica profissional.
Atentos a possíveis fraudes
Perguntada sobre como identificar fraudes com base no balancete, Nathália Fernandes expôs que "a prestação de contas de um condomínio feita pelo síndico ou por uma administradora dever ser clara, transparente, conter documentos originais, extratos, recibos e notas fiscais que comprovem as receitas e despesas mensais."
Segundo ela, haverá "indícios de fraude quando não houver transparência na prestação de contas, isto é, faltar documentos que comprovem os gastos; saques na conta do condomínio sem as respectivas despesas; não houver recolhimento de tributos como INSS, FGTS, notas fiscais falsas, haver atraso no pagamento de contas de água e luz sem o consentimento dos condôminos; lançamentos indevidos; superfaturamento nas compras ou na prestação de serviço, dentre outros."
Para evitar fraudes, Nathália orienta o condômino a ficar atento às prestações de contas mensais, participar das assembleias do condomínio e, principalmente, das de prestação de contas; e que os conselheiros participem ativamente da análise dos balancetes junto aos síndicos verificando a veracidade das despesas, receitas, fornecedores, notas fiscais e todos os demais documentos que compõem o balancete. Além disso, a participação dos condôminos poderá ter influência até mesmo no valor da quota: "É comum ver condôminos insatisfeitos com as altas taxas de condomínio, mas muitos não participam das reuniões, ou quando o fazem tomam decisões administrativas erradas, encarecendo ainda mais e desnecessariamente a taxa de condomínio. Para se pagar taxas mais adequadas é preciso analisar todos os itens da despesa, que deve seguir percentual estabelecido por especialista. Se o orçamento não está dentro dessa combinação ou próximo dela, fique atento. Alguma coisa pode estar errada", enfatiza Filomena Leonor.