Como fazer a organização de processos contábeis da sua empresa? | Contabilidade, fiscal e de departamento pessoal - Blog da J.F Granja
Como fazer a organização de processos contábeis da sua empresa?
Publicado por J.F. Granja em janeiro 3, 2019 | Atualizado em junho 27, 2019
Cuidar da organização de processos contábeis é essencial para qualquer empresa que deseja acelerar os processos internos, tonar-se mais produtiva e, consequentemente, crescer. Contudo, essa tarefa pode se tornar um grande desafio para muitos gestores, tendo em vista a complexidade da legislação, a quantidade de tarefas e os compromissos.
Por esse motivo, é preciso adotar estratégicas eficazes que vão possibilitar a otimização do tempo, a qualidade na execução das atividades e o desenvolvimento sustentável, além de evitar qualquer tipo de problema que possa impedir que a empresa alcance seus objetivos.
Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas importantes e que podem fazer toda a diferença na gestão contábil do seu negócio. Confira!
A definição de metas pode trazer diversas vantagens — entre elas, uma melhor administração do tempo e a captação e fidelização de clientes. Por esse motivo, é importante estabelecê-las e não desviar o seu foco.
Por meio do estabelecimento de metas é possível manter a estruturação da gestão das tarefas e simplificar a realização de todas elas. Existem várias formas de definir suas metas, por exemplo:
tenha certeza que sua meta é mensurável;
estipule um objetivo relevante;
determine um prazo acessível;
escolha metas que sejam alcançáveis.
Escolher metas é fácil, o difícil é fazer com que sejam possíveis e concretas. Tente observar a real situação do negócio e trace esses propósitos de acordo com as prioridades, fazendo com que os colaboradores estejam alinhados com os mesmos objetivos. Conceda um tempo acessível para que eles não se sintam pressionados a cumpri-las.
Administre as pendências
Não ter um controle das pendências é um grande erro de eficiência. Quando você esquece as tarefas em aberto por certo tempo, é gerado um grande atraso para as atividades da instituição.
Uma alternativa para manter a administração de todas as pendências é fazer um checklist. Por isso, liste todas as pendências e vá riscando as que forem sendo completadas ao longo do dia, acrescentando novas obrigações que possam surgir.
Você também pode utilizar esse checklist para estipular quais são as tarefas prioritárias e que precisam ser finalizadas primeiro.
Estruture os documentos
É fundamental para a empresa que deseja manter a organização dos processos contábeis ter os documentos bem arrumados — afinal, eles são instrumentos de trabalho essenciais, já que trazem informações relevantes para a elaboração de relatórios e declarações de contabilidade dos seus clientes.
Então, devem estar sempre organizados e disponíveis. Essa estruturação dos documentos possibilita uma maior agilidade do trabalho, além de evitar perdas, extravios ou deterioração desses papéis tão importantes.
No caso de documentos fiscais eletrônicos, como os XMLs, manter a sistemática é mais necessária ainda, tendo em vista a dificuldade de visualização. Nessa situação, usar um sistema de gestão de XML pode ser uma boa ideia.
Observe possíveis desperdícios
Um gerenciamento comprometido com a eficácia deve fazer o melhor possível com os recursos disponíveis. Isso quer dizer que os desperdícios e gastos desnecessários devem ser eliminados.
Busque identificar sinais de procrastinação, processos realizados de forma lenta, interrupções em excesso, retrabalhos, entre outros. Afinal, esses são alguns dos principais fatores que podem atrapalhar a qualidade do serviço e o alcance da lucratividade no negócio.
Uma empresa é composta por pessoas, processos e tecnologia. A cultura empresarial é primordial, pois gera continuidade em tudo que pode estar sendo alterado hoje no negócio. A organização que será realizada e os processos que serão redefinidos devem ter o envolvimento e o comprometimento de todos do time. Dessa forma, o sucesso e a conservação dessa mudança são garantidos.
Saber ter um bom controle da entrada e saída de dinheiro, não misturar contas pessoais com as da empresa, investir o capital adequadamente, entre outras ações, é muito importante para a administração das finanças e o atingimento de metas.
Você pode usar uma ferramenta de gestão para lhe auxiliar nessa função, uma vez que esse tipo de solução permite o controle dos clientes que estão com pagamentos em dia e os inadimplentes, além de evitar multas que podem ser aplicadas por conta da sobrecarga de tarefas e o descumprimento de responsabilidades obrigatórias.
Utilizar um software de gestão pode ser muito vantajoso, tendo em vista que os processos podem ser automatizados, consumindo menos tempo seu e de toda a sua equipe.
Com isso, as chances de perder prazos importantes são reduzidas e você ainda conseguirá ter um controle maior sobre as atividades que estão sendo desenvolvidas pelos funcionários, possibilitando a mensuração da eficiência da equipe.
Você pode dar preferência para os sistemas que tenham uma interface ágil e fácil com os usuários, que sejam simples de usar e que mostrem gráficos e uma visão ampla dos procedimentos de forma clara e objetiva.
Além disso, como a rotatividade de documentos é grande, uma ferramenta que opere com armazenamento em nuvem pode ser a ideal. Nesse caso, tanto a busca por arquivos quanto a comunicação entre todos os colaboradores sentirão uma grande melhora, auxiliando, assim, o fluxo de trabalho da empresa.
Não saber onde encontrar documentos importantes atrapalha demais a produtividade e a eficiência dos serviços — e essa é uma das grandes qualidades do armazenamento em nuvem. É importante ter em mente que isso não se trata de mais custos para o negócio, mas sim de um bom investimento para o desenvolvimento adequado para a companhia.
Vale ressaltar que não adianta organizar os processos contábeis da empresa e não avaliar e controlar quais estão sendo os resultados dos métodos implementados. Apenas com um controle efetivo e constante é possível impedir que a dinâmica desejada não cumpra o seu objetivo e que as coisas não saiam como o esperado.
Viu como é possível fazer a organização de processos contábeis da empresa? Inicialmente pode parecer um pouco complicado, no entanto, colocando essas dicas em prática, tudo se torna mais simples. Avalie as estratégias mais adequadas às necessidades do seu negócio e, assim, garanta o progresso e um lugar de destaque no mercado.
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