Confira dicas de gerenciamento de processos
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Guia de Investimento - junho 17, 2021
Nenhum empresário pode ignorar como é importante ter controle sobre a rotina da própria empresa. Para isso, se tem algo fundamental é o gerenciamento de processos, que racionaliza todos os esforços envolvidos em uma.
Em uma época tão competitiva quanto a nossa, em que diariamente surgem novas empresas, prestando os mesmos serviços ou vendendo produtos idênticos, é urgente que os empresários saibam se destacar e trazer diferenciais.
As maneiras clássicas de fazer isso são bem conhecidas, e podem ir desde recorrer a preços e prazos tentadores, até qualquer outro tipo de acao de marketing promocional.
Isso também funciona, mas o verdadeiro segredo está nos bastidores.
Afinal, até para conseguir prazos e preços competitivos a empresa vai precisar ter um controle muito grande sobre os processos da sua operação.
Até porque, não adianta prometer algo que depois não será cumprido por falta de controle e de organização.
Daí a necessidade de ter uma visão racionalizada dos processos, procedimentos e esforços que precisam ser sistematizados. Tanto que hoje as maiores empresas do mundo contam com líderes que tenham essa "visão holística".
Ao falar de paisagismo corporativo, por exemplo, é possível ter uma visão reducionista, como se esse fosse apenas mais um serviço prestado a empresas.
Ou vê-lo como algo amplo e disruptivo, ligado à demanda por um estilo de vida mais sustentável.
No segundo caso, o que o paisagismo faz é promover mais harmonia e até saúde às empresas que recorrem à integração de áreas verdes em seu espaço corporativo.
Este é um exemplo característico, mas a visão holística cabe em qualquer nicho de mercado, e tem tudo a ver com a capacidade de melhorar o gerenciamento de processos.
Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo aqui os conceitos mais importantes sobre o assunto, bem como conselhos que qualquer gestor ou empresário pode começar a colocar em prática hoje mesmo, melhorando aos poucos a situação.
O mais bacana é que essas estratégias de gerenciamento evoluíram tanto nos últimos anos que hoje elas podem ser aplicadas a qualquer segmento, seja para vender produtos ou prestar serviços como aluguel de projetor de imagens.
Portanto, se você quer entender de uma vez por todas como o controle racional e sistemático dos processos pode melhorar a realidade de uma empresa, basta seguir adiante.
Quando falamos em gestão ou gerenciamento de processos estamos falando sobre a cultura organizacional de uma empresa, algo que independe da solução prestada.
Geralmente essa cultura se expressa nos famosos pilares de Missão, Visão e Valores, que são princípios que depois vão se desdobrar em toda uma cadeia de valores.
O grande tesouro dessa ótica é que a marca não gera valor apenas quando está em relação com o público-alvo e com o cliente, mas justamente nos "bastidores".
Sendo assim, em todas as operações e processos que precisam ocorrer para que uma solução qualquer, como uma locacao de stand para eventos, chegue até o cliente, simplesmente replicando o valor iniciado no começo dessa cadeia operacional.
Essa visão peculiar de gestão de processo é justamente o que permite atingir uma administração estratégica, que faz com que todos os níveis da empresa se solidifiquem sob uma cultura organizacional harmoniosa.
Também é isso que permite a uma marca atingir a tão almejada excelência, garantindo que a experiência do cliente seja a mesma desde a recepção até o contato com a diretoria da empresa.
Passo a passo e benefícios de um gerenciamento
Adiante aprofundaremos o passo a passo das dicas mais práticas de como garantir um gerenciamento de processos tão assertivo e promissor.
1. Tenha um mapa de toda a organização
Não é possível falar sobre excelência e alta performance sem mencionar a necessidade de mapear toda a operação da sua empresa, de ponta a ponta.
Um modo prático de fazer isso é identificando os vários setores implicados no seu modelo de negócio, como os famosos pilares de Operação, Financeiro, Comercial e RH.
Se a empresa é maior, pode ser que existam subdivisões como Administração, Diretoria e afins. Já o tipo de modelo de negócio tende a alterar as divisões da operação.
Por exemplo, uma fábrica de cadeira para escritorio com encosto vai ter estoque, almoxarifado, logística, produção e afins. Já um telemarketing pode ter uma operação muito mais enxuta.
O que o seu mapa deve esclarecer é justamente quais são os setores implicados e de quais subdivisões eles dependem para fazer a máquina girar.
2. A natureza de cada processo
Depois de mapear todos os processos envolvidos, você já vai perceber um poder muito maior de conceituá-los e ganhar uma visão mais abrangente.
Portanto, é hora de definir a natureza de cada um deles, compreendendo melhor qual é a sequência lógica que determina a razão de ser desse processo específico.
Para isso, as perguntas que você pode levantar diante de cada operação são:
Qual a definição do processo?
Quais seus objetivos imediatos e remotos?
Quem ou quantas pessoas participam dele?
Ele tem fronteiras com outros processos?
Quem é o maior responsável por ele?
Qual é seu círculo de riscos e implicações?
Qual é o seu custo total previsto?
Enfim, imagine uma empresa de entrega de documento, ela pode ter um RH e uma contabilidade funcionando, mas certamente a operação mais exigente é a das próprias entregas.
Sendo assim, você precisa definir a natureza dela, indo desde uma definição da atividade e da sua missão de médio e longo prazo.
Até pontos mais imediatos como o orçamento que esse processo exige mensalmente e os funcionários envolvidos.
3. SMART: racionalizando as metas
Depois de mapear e definir a natureza ou missão de cada processo que precisa ser gerenciado, é hora de ver a máquina girando, o que acontece melhor quando se tem metas claras.
Um modo diferenciado de fazer o gerenciamento com base nisso é estabelecendo o famoso padrão SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound).
Portanto, os pilares das metas devem ser Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e precisam ter um Tempo limite.
Se o negócio trabalha com rede de protecao de janela e quer duplicar a produção ou a carteira de clientes, não basta simplesmente almejar essa meta, ou colocá-la sem critérios como um fardo que o comercial e o marketing deverão carregar.
É preciso desenhar toda a meta respondendo a cada pilar do padrão SMART, só assim você terá a certeza de que o horizonte foi racionalizado, tornando o processo gerenciável.
4. O papel da integração de áreas
Um segredo bacana que poucas empresas levam em conta é a importância de unificar alguns setores que geralmente caminham separados.
Um exemplo clássico é o marketing e o comercial. Por exemplo, em um negócio de brunch corporativo, um time é o que capta leads e os qualifica, porém, outro é quem assume o processo da etapa de prospecção para frente.
Lembrando que essa divisão de trabalho importa e traz eficiência, mas em termos de gerenciamento de processo é preciso unificar a liderança.
Pois isso, mostrará um panorama maior e mais coerente, aumentando a assertividade de cada setor.
5. Entenda o papel das métricas
Outra faceta fundamental para o gerenciamento de processos que possam ser considerados sob controle é o das métricas, pois sem a análise de dados isso é impossível.
É mensurando e monitorando os resultados que a empresa consegue verificar conjunturas, projetar cenários e lidar com imprevistos ou mudar o curso de alguma tática.
Para isso, uma dica de ouro é implementar os KPI conforme cada setor. Eles são os Key Performance Indicators, ou seja, os Indicadores-chave de Performance.
Cada um tem uma fórmula que precisa ser alimentada com os devidos números, a partir do que eles passam a funcionar mais ou menos como um sistema automatizado.
6. Estar a par da tecnologia
Por fim, falando em sistema automatizado, é preciso saber usar a tecnologia a nosso favor, o que também retoma um pouco a questão da integração de setores.
Lembrando que os benefícios vão muito além da integração, por trazer a automatização, que nada mais é do que a transformação de um processo que era feito manualmente em etapas controladas pela inteligência do programa de computador.
No caso dos processos de marketing e comercial, por exemplo, temos os famosos CRM, que fazem a Gestão de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management), tornando muito mais fácil o controle do banco de leads.
Outro exemplo são os próprios ERP (Enterprise Resource Planning), que são Sistemas de Gestão Empresarial, que fazem a integração automatizada de todos os setores, aumentando ainda mais a assertividade do gerenciamento de processos.
As verdadeiras estratégias de gerenciamento de processos trazem várias vantagens, algumas das quais já ficaram claras acima.
Outras aparecem no decorrer da implementação e das melhorias, como o aumento na produtividade, a contenção de erros e desperdícios, a otimização ou redução de gastos e custos, sem falar na qualidade do produto ou serviço.
A visão holística que mencionamos lá no começo garante uma cultura organizacional muito mais forte para qualquer empresa, tornando o negócio mais sólido e sustentável.
Com as dicas que trouxemos aqui, vai ficar ainda mais fácil compreender isso, bem como as etapas que precisam ser seguidas para atingir os resultados desejados.