Planejamento Operacional: descubra o que é e como fazê-lo em franquias
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Planejamento Operacional: o que é, sua importância e como fazê-lo em sua franquia
Você sabe o que é o planejamento operacional? Ele pode ser a saída para garantir a padronização de sua franquia. Afinal, após definir o planejamento estratégico, é ele que determina como realizar as tarefas internas de uma franquia. Saiba tudo sobre o planejamento operacional, sua importância e como fazê-lo em sua rede!
Como fazer o Planejamento Operacional em sua franquia?
Você provavelmente já ouviu falar em planejamento estratégico ou sobre o planejamento financeiro, mas e quanto ao planejamento operacional? Muitas vezes, empresas acabam se preocupando apenas sobre a parte conceitual e de disposição de recursos, e acabam deixando a parte funcional de lado, criando problemas custosos e irreversíveis.
É aí que entra o planejamento operacional, para determinar como serão os procedimentos da franquia na hora de pôr a "mão na massa". Obviamente, é importante valorizar a parte estratégica e financeira da rede. Porém, em uma franquia, é justamente a qualificação do operacional que vai garantir a almejada padronização para todas as unidades.
Por isso, é essencial que você entenda o que é esse planejamento operacional. O planejamento operacional é uma série de diretrizes e especificações que ditam e viabilizam a execução do que foi planejado estrategicamente pela empresa. Fatores importantes, como prazos, responsáveis, ferramentas, custos também se fazem presentes.
Dessa forma, é fácil realizar ações para alcançar os objetivos definidos no planejamento estratégico. Além disso, quando falamos em franquias estamos falando de grandes equipes, com diversos gestores e colaboradores que precisam entender os processos operacionais da rede.
Ainda, é fato que gerenciar uma franquia ou qualquer tipo de negócio não é uma tarefa fácil. São dezenas de processos fundamentais que precisamos estar atentos no dia a dia, como o suporte ao franqueado, marketing, vendas etc.
Nesse sentido, o planejamento operacional surge como forma de atingir o resultado estabelecido pela empresa de forma menos custosa e mais eficaz. Uma meta audaciosa, mas que ao entender o conceito do planejamento e executá-lo seguindo as dicas que traremos a seguir, com toda certeza valerá a pena!
Agora, vamos conferir os principais benefícios de garantir que o planejamento operacional da sua franquia seja feito com perfeição!
Saber como fazer e o que fazer é essencial para o futuro de um negócio. Assim, além dos fatores que compõem a continuidade de uma empresa, o lucro e a clientela satisfeita, temos que ressaltar uma série de vantagens que acompanham um bom planejamento operacional. Confira!
Facilita a vida de ambos franqueados e clientes
Estruturando as melhores formas de realizar o processo, você transforma a vida tanto do seu franqueado quanto dos seus clientes finais, tornando os serviços da sua franquia uma via de mão dupla. Pois, além do franqueador economizar tempo e dinheiro, o franqueado ou cliente final terá uma maior agilidade e um serviço definitivamente mais intuitivo.
A possibilidade de identificar e corrigir erros e gargalos nos processos atuais de uma franquia também pode contribuir de forma substancial para a expansão da rede. A oportunidade de ingressar em uma franquia com uma gestão eficiente e barata acaba atraindo mais investidores e potenciais franqueados do que qualquer plano de marketing.
Visão clara para todos
Estar em uma rede de franquias é estar disposto a trabalhar em equipe. Com isso, franqueados e colaboradores precisam estar envolvidos em vários dos processos e decisões de uma franqueadora. Afinal, são eles que mais lidam com o lado operacional do negócio e podem ter insights únicos na hora de resolver um problema ou melhorar um processo.
Então, com a participação de todos na hora de montar o planejamento operacional e acompanhado de uma boa comunicação interna, todos os integrantes do plano de expansão terão uma visão clara dos processos diários que lidarão até atingir os resultados propostos.
Evita surpresas custosas
Quantas vezes você já teve que mudar o cronograma de um projeto por conta de surpresas indesejadas? O principal causador desse problema com certeza é a falta de um planejamento operacional, algo totalmente evitável. Com ele, esses potenciais problemas diminuem com cenários tangíveis e metodologias claras e bem definidas.
Assim, naturalmente se acaba economizando dinheiro e recursos. Caso ainda não saiba, o retrabalho e mudanças inesperadas podem acabar custando até 20 vezes mais do que o planejamento inicial.
Planejamento que garante o sucesso dos outros planejamentos
Vimos que muitas vezes o planejamento operacional acaba sendo deixado de lado em um cenário onde apenas o planejamento estratégico e financeiro são priorizados. O erro nessa questão é bastante simples: a melhor forma de colocar em prática os demais planos, é desenvolvendo um planejamento operacional.
Definindo como fazer cada passo dos seus outros planejamentos, os atualizando constantemente e entendendo a melhor forma de realizá-los com certeza vai dar aquele passo à frente em busca da vantagem competitiva.
Antes de começar a fazer o planejamento operacional em sua franquia, precisamos entender a diferença do planejamento operacional para o planejamento estratégico.
É bastante simples, pense: no planejamento estratégico, planejamos o futuro da rede de franquias. Então, por exemplo, se decide por atingir a meta de 30 novas unidades em 2 anos.Isso é o planejamento estratégico, mas como pôr essa estratégia em prática?
Como vai ser o contato com potenciais franqueadores? Precisamos contratar um gerente de expansão? Ele é necessário? Esse é o planejamento operacional, como vimos, o como. Ou seja, são planejamentos complementares e ambos são essenciais para um crescimento saudável.
Além disso, existem dois tipos de planejamento operacional: o single-use e o on-going. Como o próprio nome sugere, o single-use (uso único) é um planejamento operacional específico para solucionar algum problema durante um curto período. Já o planejamento operacional on-going, é de uso contínuo. Como é de uso longo, permite atualizações e melhorias constantes a partir de resultados.
Agora que você está por dentro de tudo sobre planejamento operacional, é hora de descobrir algumas dicas na hora de fazer o da sua franquia. Confira!
Antes, planejamento estratégico e financeiro!
Neste ponto, você já deve ter realizado esses dois planejamentos. Se ainda não os fez, temos guias completos sobre os dois assuntos em nosso blog. Passe lá para conferir e depois volte aqui para continuar a aprender sobre o planejamento operacional!
Uma dica: as metas e objetivos que forem criadas durante as fases anteriores devem se adequar a metodologia SMART. As metas SMART existem para refletir a realidade da organização e contribuir para a melhoria dos processos e identificação de falhas e são definidas seguindo um padrão e com critérios específicos. Saiba tudo sobre Metas SMART!
Essa dica é importante, pois o primeiro passo para o planejamento operacional é ter esses objetivos em mãos. É preciso saber o que você quer atingir antes de pensar no como! Também é importante traçar um limite financeiro, pois o como pode ser bastante superfaturado se não existir esse limite. Evite gastos desnecessários!
Trabalhe com um cronograma empresarial
Prazos (na medida certa) geram engajamento. Profissionais engajados com os objetivos do negócio surgem com essas metas detalhadas, cumpríveis e estimulantes, despertando uma sensação de dever cumprido e recompensa a cada um dos colaboradores.
Mas atenção: um cronograma extremamente apertado pode ser prejudicial para o contexto operacional da franquia. Seja razoável!
Gerenciamento de tasks
Agora é a hora de, após entender os objetivos, criar e delegar tarefas (ou tasks). Gerenciar envolve lidar com diversas tasks a cada minuto, por isso saber defini-las e priorizá-las corretamente é tão importante.
Além disso, saber quem é a pessoa ideal para atribuir uma task ou determinar um prazo adequado para a realização dessa tarefa é tão importante quanto finalizá-las. Pois, apenas seguindo uma série de recomendações, você terá atingido o alto padrão de qualidade e eficiência esperado.
Se você seguir com afinco essas etapas para priorizar o seu trabalho, sua empresa trabalhará com uma atitude proativa, o que a ajudará a crescer. A otimização de processos naturalmente irá aumentar sua produtividade, recursos e gerenciamento de tempo.
Monitore, mude e aprenda
Hora de esperar os resultados do planejamento operacional. É preciso dar tempo ao planejamento, equipe e as próprias otimizações de forma que elas possam ser testadas com carinho e provida resultados analisáveis. Assim que você considerar que um tempo considerável passou, é hora de estudar a resposta dos franqueados.
Uma das formas para fazer isso é através de feedbacks. Recolha esses dados para poder realizar mudanças no seu planejamento operacional on-going e, caso estejamos falando de um single-use, aprender para os próximos que virão.
Não podemos parar por aí. Sempre é possível otimizar ainda mais a operação de uma empresa. A era digital chegou para ajudar no processo de gestão operacional e facilitar todos esses passos que citamos acima.
A solução da Central do Franqueado para sua franquia é um Sistema Integrado de Gestão de franquias que promove a inovação e gestão inteligente. São dezenas de funcionalidades que vão transformar a operação da sua franquia nos mais diferentes âmbitos.