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Lucca Carrilho Estrada
1 Título: Jurídico-Financeiro: Rompendo barreiras, atingindo o sucesso Categoria: Modelo de Gestão Temática: Financeiro Resumo: Durante muito tempo a diretoria de Jurídico-Financeiro realizava suas atividades de maneira aleatória, sem a devida organização, acarretando em muitos problemas, dentre eles uma multa. Diante de todos os problemas houve a necessidade de reorganização e planejamento da diretoria. As irregularidades fiscais da empresa foram cruciais para que as mudanças começassem a surgir, fazendo com que uma reestruturação interna ocorresse. Através da divisão da diretoria por setores, planejamento financeiro e sustentabilidade financeira. A reestruturação da diretoria de Jurídico-Financeiro foi um benefício evidente para toda a empresa. Ela trouxe confiança e segurança no trabalho da diretoria perante toda a empresa, além de mostrar aos membros, através da estabilidade, um caminho a ser seguido rumo ao sucesso.
2 Introdução: Mas que bagunça é essa? A diretoria Jurídico-Financeira em uma empresa júnior é a responsável por manter a empresa em situação regular nas esferas jurídica, financeira e contábil, e para isso usa diversas ferramentas, como o planejamento financeiro, planilhas de acompanhamento, manuais, além de diversos documentos como estatuto e regimento interno. O setor gerencia os gastos e entradas de recursos da empresa, cuida da revisão de contratos e notas fiscais, bem como o controle de patrimônio. Uma das atividades mais importantes e essenciais realizadas pela diretoria Jurídico-Financeira dentro da EJ é a regulamentação e manutenção dos documentos perante as Federação e Confederação de Empresas Juniores. São tarefas que demandam tempo e é preciso muito planejamento e organização para que as atividades realizadas sejam feitas com eficiência. Ao longo dos anos, a diretoria de Jurídico-Financeiro realizava suas atividades aleatoriamente, sem um cronograma, planejamento ou organização, o que acarretava em muitos problemas. Muitos documentos precisam ser retirados por um contador até um determinado prazo estabelecido por órgãos governamentais e atrasos na retirada desses documentos são passíveis de multas. Em 2013, durante os preparativos para o Selo Empresa Júnior, um programa da Confederação com o intuito de regulamentar as EJs, houve uma grande dificuldade para se conseguir os documentos exigidos pelo tal, devido à falta de planejamento. A nova equipe de Jurídico-Financeiro iniciou os trabalhos sem ter o conhecimento necessário de prazos e padrões de documentos, decorrentes da falta de gestão da informação, o que acabou atrasando o recolhimento das documentações necessárias. A padronização de documentos, como estatuto e contratos, e até mesmo a falta de alguns documentos como o Livro Diário fizeram com que a diretoria precisasse buscar às pressas um meio de sanar essas questões, além de gastos com inúmeras autenticações.
3 Outro grande problema analisado era a demora no recolhimento das documentações por parte do contador que, somado à desorganização das equipes anteriores e inexperiência da atual, gerou uma multa de R$ 1224,41, devido ao não recolhimento de algumas Certidões Negativas de Débito (CND s) causando um impacto muito grande no caixa da empresa. Após os diversos problemas enfrentados e o recebimento de uma multa com um valor alto, houve a necessidade de reorganização e planejamento da diretoria, como padronização e calendarização de documentos. Desenvolvimento: Delimitando o horizonte As irregularidades fiscais da empresa foram os pontos de virada da diretoria. Havia a necessidade de uma organização interna estruturada e bem definida para que os erros e descontroles que até então ocorriam fossem minimizados. Assim a diretoria passou por uma reestruturação. Divisão por Áreas As atividades das diretorias eram designadas aos membros de forma aleatória e por muitas vezes acarretava em uma sobrecarga de trabalho para alguns membros e falta de trabalho para outros. Diante dos problemas resultantes a diretoria foi divida por áreas, sendo elas Administrativo, Financeiro, Jurídico e Acompanhamentos. Cada área composta por atividades relacionadas e em cada mês um membro é responsável por cumpri-las. - Administrativo: correlaciona atividades desde compra de materiais e controle do patrimônio até pagamento de contas. - Financeiro: engloba os balanços e fluxo de caixa, os balanços dos projetos e eventos realizados, e toda a extensão financeira da empresa. - Jurídico: engloba o preenchimento de contratos, emissão de notas fiscais, regulamentação dos documentos perante a Receita Federal, e todas as atividades regulamentárias e burocráticas.
4 - Acompanhamentos: engloba o acompanhamento financeiro em projetos, eventos e treinamentos, havendo cobranças de orçamentos, notas fiscais e cumprimento do planejamento financeiro. Através da rotatividade mensal da equipe, um membro é responsável por uma área diferente, proporcionando a todos os membros conhecimento avançado em todas as atividades da diretoria. E, para que os membros alocados nas áreas pudessem realizar cada atividade de maneira correta e eficaz, realizou-se a criação de um Plano de Ação com base na ferramenta 5W2H, a qual utiliza as perguntas o quê, como, onde, por que, quanto, quem e quando, podendo assim especificar de maneira clara o objetivo de cada atividade. Os membros puderam se organizar durante o mês para realizar as atividades da área e com o apoio do Plano de Ação para fazê-las de maneira eficaz e correta. Planejamento Financeiro A organização e padronização dos documentos são essenciais para a orientação dos membros atuais e faz com que exista gestão do conhecimento nos próximos anos, passando confiabilidade para o restante dos membros da empresa. Planejar, organizar e regulamentar são os pilares para uma diretoria de Jurídico-Financeiro. Diante dos problemas encontrados, conseguiu-se elaborar estratégias para suprir as necessidades de regulamentação e organização com divisão de atividades e plano de ação, porém o planejamento financeiro era ineficiente, acarretando custos imprevistos e desnecessários, fora da realidade do caixa da empresa. Com a junção da multa e dos gastos excessivos e desordenados, o caixa da EJ estava prestes zerar, e a solução imediata foi a implantação do Planejamento Financeiro de forma rigorosa e modificada. A ferramenta passou
5 a ter os cenários Realista e Pessimista, atuando, respectivamente, com a possibilidade de a empresa estar com um caixa estável e o segundo atuando em um cenário em que a empresa está com o caixa abaixo do estável. Os gastos que não estavam ligados ao funcionamento direto da empresa foram cortados. A ferramenta junto com a campanha de conscientização aos membros foi de extrema importância e impactou diretamente no caixa da empresa que tinha como saldo inicial R$925,52 (novecentos e vinte e cinco reais e cinquenta centavos) e conseguiu estabilizar com R$5033,00 (cinco mil e trinta e três reais). Sustentabilidade Financeira Após as grandes dificuldades que a Empresa enfrentou devido a falta de planejamento referente aos gastos que ocorreram, viu-se a necessidade de analisar e procurar soluções para que isso não ocorresse novamente. Uma das soluções encontradas foi o desenvolvimento de uma cultura focada na sustentabilidade financeira. Ser sustentável é conseguir administrar da melhor forma possível os recursos disponíveis no momento, por meio da definição de prioridades e planejamento para o cumprimento de tais, gastando menos do que se ganha e, com isso, investir. Uma empresa necessita de um "caixa reserva", com dinheiro suficiente para que consiga se sustentar por, no mínimo, 2 anos. Através da reserva e investimentos futuros proporcionados pela metodologia da sustentabilidade financeira, seria possível, então, a empresa tornar-se sustentável e garantir sua existência. Foi exatamente o que a diretoria procurou realizar, apesar de não ser uma tarefa tão simples. Para que isso fosse possível, foram realizados inúmeros benchmarkings e dentre todas as empresas Juniores procuradas, nenhuma realizava a sustentabilidade financeira. Foi necessário partir do zero e começar a nossa própria "cultura", trazendo uma cultura de inovação para esta área da empresa e para a área financeira das EJs do movimento empresa júnior.
6 Toda a diretoria de Jurídico-Financeiro foi atrás de informações sobre a sustentabilidade financeira e como seria possível alcançá-la. Assim, desenvolveram juntos uma planilha que reserva, de todo o lucro com projetos que entram na empresa, 7% do seu valor total, destinados à sustentabilidade, onde só será usado em casos de extrema urgência. Todas as modificações foram implantadas em um ano, entre o fim de 2013 a inicio de 2014, gerando custo zero para empresa e inúmeros benefícios. A reestruturação da diretoria de Jurídico-Financeiro foi um benefício evidente para toda a empresa. O que muito se preza pelos membros atualmente é o sentimento de segurança que todas essas melhorias trazem, principalmente devido a sustentabilidade financeira, onde todos se sentem com mais confiança no trabalho que estão realizando. Conclusão: Expandindo horizontes e conquistando o mercado A partir da organização e planejamento de todas as atividades, foi notável a melhoria de desempenho da diretoria, e principalmente o impacto causado em toda empresa. Para "expandir horizontes" e conquistar o mercado de trabalho, essa maior estabilidade ficou totalmente palpável à nossa realidade. As melhorias dentro da diretoria de Jurídico-Financeiro foram desde as reuniões às execuções das atividades, as quais eram apenas para repasse de informações e atividades aleatórias, o que prejudicava muito a empresa. Agora, com essa nova divisão de tarefas, criação de novas planilhas e ferramentas para acompanhamento, a diretoria é capaz de analisar o desempenho da EJ constantemente e de modo eficaz, podendo identificar ainda se as atividades estão sendo realizadas da forma mais viável financeiramente. Para a empresa, os resultados foram nítidos e completamente satisfatórios. Com uma melhor gestão da informação financeira e uma maior conscientização do que e como gastar a empresa conseguiu investir mais e
7 melhor o dinheiro em prol dos membros, da infraestrutura da empresa e dos clientes, gerando valor assim para a marca. A execução dessa mudança no modelo de gerir uma diretoria trouxe para todos os membros um pensamento sistêmico de que cada atividade possui sua extrema importância para o sucesso da empresa, o pagamento da multa da certidão negativa trouxe a reflexão de que as atividades por mais simples que possam ser devem ser acompanhadas e cobradas com a frequência necessária. Por fim, apesar de ser um projeto realizado dentro de uma única diretoria, pode-se tirar que, a partir de uma metodologia de projetos bem estruturada, seguindo cada etapa com qualidade e atenção, qualquer empresa do Movimento Empresa Júnior pode realizar, também, projetos de excelência. De uma forma geral esse projeto aumentou o nível de maturidade de todos os seus processos relacionados ao gerenciamento de projetos e trouxe um desenvolvimento para os membros a nível pessoal e profissional, estando, assim, alinhado com a estratégia da empresa.