Gonçalo Bacelar Monteiro
2 Principais funcionalidades A gama PHC Advanced CS foi desenvolvida para aumentar a capacidade das pequenas e médias empresas. Possui diversos módulos para abranger todas as necessidades dos vários departamentos de uma PME. Com vista a satisfazer totalmente cada empresa que adquire esta gama, foram desenhadas diversas funcionalidades que permitem uma forte adaptação a cada tipo de negócio. É um software que se adapta à empresa. A tecnologia base do PHC Advanced CS é já utilizada por centenas de empresas com milhares de utilizadores. Esta base instalada é uma garantia para a estabilidade, evolução e segurança desta gama de produtos. O Software PHC Advanced CS obteve o 1º lugar na 4º edição do Concurso Microsoft para Melhor Software de Gestão. Com este prémio, atribuído por um júri de personalidades e empresários de prestígio, foi conferida ao Software PHC a garantia de qualidade atestada por quem tem capacidade para o fazer. Os principais benefícios da implementação do Software PHC Advanced CS são o aumento da produtividade de cada colaborador e a redução dos custos da empresa. Efectivamente, esta gama foi desenhada para reduzir a intervenção humana em tarefas burocráticas, o que permite rentabilizar de imediato o investimento. Com o Software PHC Advanced CS pode montar um sistema nervoso digital que reage e envia informação à medida das suas necessidades. De facto, possui funcionalidades como as reacções a eventos, com as quais é possível configurar o sistema para reagir a determinados acontecimentos como, por exemplo, avisar alguém que houve um desconto em excesso. O PHC Advanced CS é baseado no Microsoft SQL Server, que, ao abrigo de um acordo entre a PHC e a Microsoft, é distribuído pela PHC a um preço reduzido. O Software PHC Advanced CS tem um conjunto de funcionalidades que estão disponíveis em todos os módulos. Estas funcionalidades permitem aumentar a capacidade de cada módulo. O utilizador, ao dominar uma das áreas, fica com a capacidade de compreender e utilizar as restantes áreas do software. Neste documento são apresentadas algumas das funcionalidades que permitem conhecer todo o potencial que a gama PHC Advanced CS tem para as pequenas e médias empresas. Capacidade de Adaptação Uma das áreas mais importantes do Software PHC é a capacidade de adaptação a diferentes realidades. Cada caso é um caso e o Software PHC foi preparado para potenciar o negócio de cada empresa. Mais informação com campos e ecrãs personalizados Não acha suficiente a informação constante nos ficheiros principais? Então esta é uma funcionalidade bastante útil para si. Com efeito, o Software PHC permite-lhe adicionar nos ficheiros principais novas páginas e novos campos para a recolha de outras informações que julgue pertinentes, podendo o campo assumir o tipo que entender (caracter, texto, numérico, data, etc.). Em qualquer módulo PHC, os campos obrigatórios podem ter um visual próprio. As páginas adicionais não vêm de base com o Software, podem ser criadas para colocar campos que sejam necessários. p. 2
3 Regras adaptadas a cada negócio Uma das mais úteis funcionalidades é a de definir as suas regras do negócio como, por exemplo, os valores que aparecem por defeito em determinados campos, garantindo a uniformização de determinado tipo de dados e, consequentemente, a coerência de informação; e as regras do utilizador, regras de utilização do software como a parametrização dos campos obrigatórios, evitando esquecimentos e falhas na recolha da informação. Eis o exemplo de um utilizador que tentava criar um Cliente sem o campo segmento de mercado preenchido: Eventos do utilizador O Software PHC Advanced CS possui um sistema de reacção a acontecimentos. Pode configurar determinadas reacções quando determinado acontecimento se dá como, por exemplo, ao introduzir um artigo pode perguntar ao utilizador para gerar códigos de barras automaticamente. Outro tipo de reacção pode ser o envio de um a determinado utilizador a informar que algo aconteceu. Pode definir reacções a eventos para estender as funcionalidades do software. As regras podem ser simples como, por exemplo, obrigar determinados campos a estarem preenchidos aquando da gravação. Campos com AutoComplete Tudo o que escrever em campos de texto fica guardado por utilizador e por PC. Sempre que voltar a inserir algum valor num campo de texto pode ver uma listagem com todos os textos que já introduziu e seleccionar algum, não precisando assim de o reescrever novamente. Configuração de Menus De modo a configurar totalmente o Software PHC Advanced CS a cada negócio, até os textos que surgem nos menus podem ser alterados ou excluídos para determinados utilizadores. Pode alterar o texto de qualquer menu ou mesmo suprimir a sua utilização, conforme o utilizador. Outro exemplo é a emissão de um assim que uma factura é introduzida. Tracking de Acções de Utilizador O Software PHC Advanced CS permite ao supervisor verificar todas as acções de utilizador, por exemplo, eventos que sejam despoletados ao alterar um Cliente, regras que sejam executadas ao gravar um fornecedor, entre outras situações. O Tracking de Acções de Utilizador regista todas as acções de utilizador e a sua duração, de forma a que o supervisor possa garantir um equilíbrio no acesso ao servidor de base de dados, assim como possa garantir que a rede não fique congestionada, evitando lentidão na execução de tarefas do dia-a-dia. Pode consultar o Tracking de Acções de Utilizador a partir do respectivo ecrã ou a partir do ficheiro criado. p. 3
4 Análise e Gestão da Informação A utilidade de uma aplicação de gestão de informação só é realmente aproveitada se as ferramentas para obter dados vitais para a tomada de decisão forem eficazes. Com a gama PHC Advanced CS existem diversas formas de aceder à informação. Análises Multidimensionais Uma funcionalidade muito interessante é a de poder definir análises estatísticas a várias dimensões, com as variáveis que entender, isto é, utilizando qualquer campo da(s) tabela(s), com a possibilidade de facilmente arrastar essas variáveis para um ou outro eixo da análise multidimensional. Aqui está um exemplo de uma análise do volume de vendas em várias vertentes: Análises avançadas A informação é um dos bens mais preciosos da sua empresa. No entanto, é necessário obter essa informação de uma forma adaptada e tratada. As análises avançadas são análises totalmente criadas pelo utilizador, sobre a tabela que desejar com os campos que desejar. Se a informação está no sistema, então pode obtê-la. Pode alterar a ordem das variáveis na própria análise, bem como exportar para Excel ou imprimir. Mapas definidos pelo utilizador Para produzir informação pode criar os seus próprios mapas definidos. Nestes mapas escolhe a tabela que quer usar, que campos da tabela quer apresentar, qual a ordenação, se calcula subtotais, as cores de cada coluna, etc. Em simultâneo, pode aplicar um filtro de modo a que sejam apresentados apenas os registos que estão dentro dos critérios que pretende. Estes relatórios podem ser impressos, visualizados no ecrã ou exportados para Word, Excel, PDF ou HTML. A flexibilidade é total. Pode obter diversas análises em diversos formatos. É totalmente flexível. O que pensam os utilizadores do Software PHC Tendo sido possível integrar os diversos processos de negócio no PHC, que, pela sua capacidade de gestão de todas as vertentes do negócio, apoiada pela disponibilização de informação em tempo real, permite tomar decisões de gestão no momento certo, foi possível eliminar redundâncias administrativas e optimizar processos, aumentando a produtividade dos recursos humanos e a eficiência comercial da empresa. Pode criar relatórios de qualquer tabela e imprimi-los sempre que desejar. Dr. Luís Marvanejo, Responsável dos Armazéns Marvanejo. p. 4
5 Impressão em PDF, Word, Excel ou Html de documentos Os documentos produzidos pelo Software PHC Advanced CS podem ser impressos directamente para diversos formatos. Com o formato PDF pode criar documentos para enviar por com protecção por password, se assim o desejar. Impressões de seguida Com esta funcionalidade pode imprimir e enviar por , em formato PDF, documentos para vários destinatários utilizando a informação da respectiva ficha. Desta forma, é possível agilizar tarefas como o envio dos recibos de vencimento para cada colaborador, protegido pela sua password. Painéis de Informação Para agregar a informação foram criados os painéis de informação. Um painel de informação é uma página ou conjunto de páginas onde pode colocar uma série de elementos relacionados, dando, assim, ao utilizador a hipótese de monitorizar toda a informação sobre determinada área à exacta medida das suas necessidades. Um painel de informação com toda a informação sobre vendas mensais. Busca Instantânea A busca instantânea permite ao utilizador criar uma base de dados paralela com os registos que pretende de qualquer tabela do Software PHC e executar buscas ultra rápidas à mesma. Este sistema está preparado para procurar um texto em 1, 2 ou 3 milhões de registos em 1 segundo, permitindo assim a consulta instantânea de informação que esteja no sistema. Pode imprimir os documentos directamente para diversos formatos, para envio ou arquivo. Impressões desenhadas pelo utilizador As impressões de documentos, mapas, fichas, etc., podem ser totalmente desenhadas pelo utilizador. Com esta funcionalidade todos os documentos produzidos pelo software em impressões do utilizador podem ser adaptados ao gosto e visual de cada empresa, aproveitando os seus logótipos, cores e tipos de letra. O que pensam os utilizadores do Software PHC A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autorizada aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementação de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC, conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adaptação à dinâmica do negócio. Aníbal Pereira, Administrador da Quinta Grande. Neste exemplo estamos a desenhar a impressão de um documento de facturação. p. 5
7 Snapshot de informação Em diversas áreas é necessário que a informação esteja condensada e em tempo real. Com os snapshots pode ter no Navegador PHC um valor indicativo de uma determinada área como, por exemplo, o valor de vendas no dia. Se desejar observar em detalhe basta clicar no mesmo para ver a análise avançada que está agregada a este. Painel Global de Análises O Painel Global de Análises é uma ferramenta bastante útil, já que apresenta num único ecrã todas as análises da aplicação, consoante os módulos que possui, e ainda, as análises do utilizador. Pode destacar no painel global de análises as análises que mais utiliza para facilitar a sua busca. Painel de Ecrã O Painel de ecrã está disponível em todos os ecrãs e é uma área que permite ter no mesmo local várias opções relacionadas com cada ecrã. Podendo visualizar a informação de formas distintas: Opções de Ecrã, Listagem e Snapshots. Pode criar um Snapshot com informação crítica e com um clique observar o detalhe do mesmo. Mensagens Inter-utilizadores O Software PHC Advanced CS possui um sistema de mensagens inter-utilizadores. Desta forma, os utilizadores podem enviar mensagens entre si, sendo alertados de uma nova mensagem assim que ela chega ou assim que entram no software. O que pensam os utilizadores do Software PHC "As soluções PHC criaram uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna. António Pereira, Director de Sistemas de Informação da CEPSA. No navegador tem acesso ao Monitor de Mensagens e pode enviar ou receber mensagens inter-utilizadores. p. 7
8 Painel Central O Painel Central, à semelhança do Navegador, permite visualizar SnapShots e/ou Opções de Navegação, dispostos em colunas no fundo do ecrã principal da aplicação, que não esteja ocupado pelo navegador. Neste ecrã é ainda possível efectuar procuras a tabelas por um valor especificado pelo utilizador. Explorador de dados Esta funcionalidade permite consultar dados através do cruzamento destes. Pode, com este explorador, retirar dados de uma tabela e das tabelas que lhe estão relacionadas e imprimir ou exportar esses mesmos dados para Excel. Pode seleccionar registos e navegar directamente para o ecrã respectivo, para o registo seleccionado. O painel central pode ser recheado com todas as análises que revê diariamente para fácil acesso. Assistente de mensagens por ou sms Pode produzir um envio de (s) ou sms para uma das tabelas do software, seja de Clientes, entidades, fornecedores, etc. Para produzir e enviar o ou sms pode usar a ferramenta Assistente de e SMS que lhe permite criar um ou usar um já criado e de seguida enviar para todos os destinatários que pretender. É o ideal para comunicar com baixo custo. Navegação no Software PHC A navegação no software pode ser personalizada através do uso de barras de ferramentas individualizadas que contenham as opções de menu de acesso quotidiano. Para optimizar o tempo de entrada em cada ecrã, existe também a barra de janelas em aberto que mostra as janelas fechadas em memória e garante a sua reabertura de forma quase instantânea. Instruções internas O Software PHC Advanced CS possui um sistema de ajuda ao utilizador que pode ser criado pelo próprio. Com as instruções internas pode definir informação de apoio ao utilizador que surge em determinadas acções pré-definidas como, por exemplo, informação que é apresentada ao introduzir um Cliente de como deve preencher cada campo e respectivo conteúdo. O pode ser personalizado com o nome do destinatário no seu conteúdo. Assim parece que o escreveu propositadamente aumentando a probabilidade do mesmo ser lido. Pode criar instruções para fornecer ao utilizador em determinadas ocasiões, como criar registos no ecrã de Códigos de Tesouraria. p. 8
9 Procedimentos internos Pode utilizar esta área do software para gerir todas as regras internas da empresa. Com controlo de acessos por registo, para que cada pessoa só consulte o que lhe for permitido. Gestão de chamadas telefónicas Pode utilizar a gestão de chamadas telefónicas para registar as chamadas entradas atendidas ou não atendidas. A qualquer momento, assim que acede ao software verifica se houve chamadas para si ou não. Desta forma elimina-se o papel também nesta área. A qualquer momento pode consultar as chamadas não atendidas e respectiva idade. Área dedicada à introdução dos procedimentos internos da empresa e que possui um monitor para procuras. Limitar acessos a registos em cada tabela A segurança é uma das áreas mais fortes no Software PHC Advanced CS. Com esta funcionalidade pode limitar o acesso a determinados registos dentro de uma tabela. Assim, pode configurar que o vendedor só vê os seus Clientes, o responsável de área só vê as vendas da sua área, etc. Questionários definidos pelo utilizador Em qualquer tabela pode configurar diversos tipos de questionários. Cada questionário pode estar ligado a qualquer registo de qualquer tabela. Assim, por exemplo, podemos ter questionários de satisfação de Clientes ligados à tabela de Clientes ou um questionário de reclamação ligado a um documento de facturação. Com esta funcionalidade pode guardar muito mais informação sobre cada área da sua empresa. Neste filtro pode definir que o utilizador apenas pode consultar as suas marcações na Agenda de marcações. Pode definir os vários tipos de questões e respostas possíveis de cada tipo de questionário. O que pensam os utilizadores do Software PHC Com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. Criação de Base de Dados por Cópia da Actual Pode criar uma nova base de dados por cópia da actual, sem movimentos, mas pronta a trabalhar, mantendo para isso as configurações dos seus Clientes, stocks, funcionários, plano de contas, etc. de uma forma simples e expedita. Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro. Para eliminar os movimentos das tabelas apenas tem de activar a opção Limpa registos das tabelas seleccionadas e de seguida escolher quais as respectivas tabelas. p. 9
10 Integração com Software externo Ligação a MapPoint Pode usar a Ligação do Software PHC ao Microsoft MapPoint para obter informação geográfica relacionada com os dados no Software PHC, nomeadamente localização de moradas, rotas para vários endereços e análises de dispersão geográfica de um conjunto de moradas. Google Calendar No PHC Advanced CS é possível sincronizar as marcações da agenda do Software PHC com o Google Calendar. Análises em Excel As análises produzidas pelo Software PHC Advanced CS podem ser colocadas e analisadas em Microsoft Excel. A partir daí pode fazer novos cálculos ou transformar os dados à medida do que necessita. Ligação a Open Office O PHC Advanced CS também se encontra preparado para exportar análises e listagens para o OpenOffice Calc. Com Software PHC pode escolher a folha de cálculo na qual quer analisar e alterar os dados exportados. Mail merge com o Word Utilizando o Word e informação do Software PHC pode executar uma série de funções, desde uma simples carta já incluindo os dados de nome, morada, etc. a um mailing para vários destinatários escolhidos no Software PHC. Exportação de registos em XML Todo e qualquer registo pode ser exportado para XML ou importado de XML. Assim abrem-se inúmeras hipóteses de utilização de outras aplicações para actualizar ou receber os dados do Software PHC Advanced CS. Pode observar a localização da morada de um Cliente apenas com um clique. Integrar com Mapas Com o PHC Advanced CS pode integrar com diversos sites de mapas de forma directa. O Software permite-lhe assim efectuar pesquisas de moradas de forma rápida e à distância de um clique, no botão existente para o efeito, em frente a todos os campos Morada. De notar que os utilizadores devem aceitar as condições de licenciamento do produto que escolheram para utilizar como site de mapas. em HTML Com o Software PHC Advanced CS pode enviar s em formato HTML sem para isso ter de possuir o Microsoft Outlook. Ligações a centrais telefónicas Pode usar a Ligação do Software PHC directamente ao Fax para enviar e receber documentos, poupando assim tempo na digitalização. p. 10
12 Desenvolvemos software para ser rapidamente instalado e adaptável à realidade da sua empresa, definindo as suas próprias regras, acrescentando dados ou funcionalidades e com análises de suporte à decisão, completas e fiáveis. O Software PHC é muito fácil de utilizar e permite aumentar a produtividade dos utilizadores. Basta uma curta formação para começar. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do software. Como estão em constante evolução, é possível que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, verifique numa Demonstração do Software se a mesma corresponde ao que necessita. O que ganha ao optar pelas nossas soluções? Ao embebermos no Software PHC a nossa experiência de negócio de mais de 20 anos, adicionando-lhe o profissionalismo dos nossos Parceiros e a flexibilidade das nossas soluções, tornamos o software adaptável ao seu negócio e às suas necessidades. Assim, obtém mais produtividade para a sua empresa. E com maior confiança nas decisões diárias, agiliza o seu negócio. Quem é a PHC? Desde 1989 a aumentar a rentabilidade das Empresas. Somos mais de 134 colaboradores espalhados por Portugal, Espanha, Moçambique e Angola. Trabalhamos para fortalecer a que consideramos ser a característica vital do nosso software: a capacidade de se adaptar ao utilizador. Para nós, esta é a particularidade que permite às empresas fazerem mais com menos e obterem mais produtividade. Para isso, confiamos nos mais de 372 Parceiros PHC, que são devidamente certificados por nós, para instalarem o software e darem suporte aos mais de utilizadores. É a busca constante pela satisfação dos clientes, através da qualidade do software e da sua facilidade de utilização, que nos motiva à permanente inovação, inserindo nas aplicações as novas tecnologias, que consideramos permitirem às mais de empresas nossas clientes obterem mais resultados e reduzirem os custos. Para que explore as oportunidades de negócio que todos os dias surgem à sua empresa, o Software PHC trata da rotina. Mas vai ainda mais longe. Com as nossas soluções obtém informação preciosa e atempada para a tomada de decisão, atingindo um nível notável de capacidade de gestão. Esta confiança incutirá na sua empresa uma velocidade de negócio impressionante. E o sucesso do seu negócio reside na combinação destes factores. Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. design p. 12