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SAJ ADV: edite e salve seus documentos na nuvem
A quantidade de documentos e arquivos de um escritório de advocacia é grande, e por muito tempo, foi necessário utilizar salas para armazenar esses documentos. Com o avanço da tecnologia, agora é possível armazenar esses documentos em nuvem. Para contribuir nesse sentido, softwares jurídicos como o SAJ ADV também permitem que os escritórios armazenem seus documentos dessa maneira.
Mas qual a vantagem de armazenar um documento na nuvem? É seguro manter esse tipo de armazenamento? E qual a vantagem de utilizar um software jurídico para isso? Para esclarecer essas e outras questões sobre o assunto elaboramos este artigo. Então, continue a leitura para entender como e porque utilizar o armazenamento em nuvem.
Basicamente o armazenamento em nuvem é uma maneira de salvar documentos na internet ou outra rede, por meio de um armazenamento externo de um terceiro. Existem diversos sistemas de armazenamento em nuvem, como o da Microsoft, da Google e o sistema da Amazon, no qual está hospedado o SAJ ADV.
Com o armazenamento em nuvem os envolvidos no atendimento consultivo ou contencioso podem acessar e editar um arquivo simultaneamente. Geralmente os documentos são armazenados pelo Google Drive, Dropbox e OneDrive, principais serviços de armazenamento na nuvem do mercado.
Benefícios de armazenar documentos em nuvem?
Mas por que o seu escritório deveria adotar o armazenamento em nuvem? Primeiramente porque, com os documentos armazenados na nuvem, você não precisa de uma sala para guardar os documentos físicos, ou seja, com o armazenamento em nuvem você economiza espaço.
Ainda nesse sentido, se você aluga um espaço para armazenar seus documentos, com um sistema em nuvem você economiza. Afinal, você pode redirecionar o dinheiro gasto com o aluguel para algo que te traga mais retorno.
Além disso, existem softwares jurídicos, como o SAJ ADV que possuem o armazenamento em nuvem, assim, apesar do valor investido, você consegue armazenar os documentos e ainda gerir todo o seu escritório.
No entanto, se o seu escritório não é alugado, você pode alocar a sala de arquivos para outra atividade, de repente um ambiente de lazer para os colaboradores, ou até um espaço para novos colaboradores.
Uma outra vantagem, além da segurança, o advogado tem a facilidade de poder acessar documentos importantes no tribunal, em uma audiência por exemplo, basta ter acesso à internet.
Mas você deve estar se perguntando se realmente é mais seguro utilizar o armazenamento em nuvem. Bom, a seguir te explico porque sim.
Muitos advogados se sentem inseguros em confiar os documentos em um sistema na nuvem. Isso porque, existe a ideia de que na internet é fácil o acesso as mais diversas informações. No entanto, existem maneiras de garantir a segurança das informações.
Inclusive, recentemente o presidente Jair Bolsonaro sancionou a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), no Brasil. Com essa lei, as empresas precisam ser mais transparentes quanto a obtenção de dados e garantir a segurança deles. Isto é, os dados inseridos nos sistemas devem estar sempre protegidos. No SAJ ADV, por exemplo, já estamos nos adequando a essa lei, para não prejudicar nenhum de nossos clientes e visitantes.
Ademais, a segurança do armazenamento de dados em nuvem também se dá quando falamos do número de pessoas com autorização para acessar certos dados, e principalmente, a quantidade de pessoas que podem editar tais dados.
Por exemplo, as planilhas são excelentes para fazer a gestão do escritório de advocacia. No entanto, o risco de alguém alterar uma informação e esta não ficar salva em lugar nenhum é muito grande. Já com o armazenamento em nuvem isto não acontece, afina, é nesse sistema é fácil recuperar os dados.
Armazenamento em nuvem com o SAJ ADV
Ainda falando sobre a segurança das informações, com o SAJ ADV, você não precisa utilizar planilhas, já que o próprio software armazena as informações para você.
Assim, além de ter as informações em local seguro, você as acessa rapidamente pelo sistema, o que facilita seu trabalho. Com um software com o SAJ ADV também não há risco de perder ou "vazar" uma planilha ou um dado, pois você consegue restringir quem poderá ter acesso as informações.
Além disso, quanto a proteção dos dados, o SAJ ADV possui mecanismo de criptografia, que protegem as informações existentes no sistema.
Uma vantagem muito comentada aqui no blog é o propositor de documentos do SAJ ADV. O desenvolvimento dessa funcionalidade teve início em 2016 e surgiu da necessidade de ajudar os advogados e advogadas a conseguir maior agilidade no trabalho.
Mas o que é essa funcionalidade, afinal? Bom o propositor de documentos é uma seção do software que armazena modelos de documentos pré-prontos. Assim, o advogado ou advogada precisa apenas inserir as informações referentes ao processo no qual está trabalhando.
De lá pra cá, várias atualizações no sistema aconteceram. Hoje o propositor já conta com 82 modelos de documentos, blocos variáveis, permite que o advogado grife partes importantes do documento, além de permitir que o advogado use crie seu próprio modelo de documentos.
Ao criar uma petição ou procuração, por exemplo, o software jurídico irá preencher a solicitação a partir das informações cadastradas no sistema, como por exemplo o nome das partes.
Uma outra vantagem do SAJ ADV é que ele possui uma parceria com a Microsoft, o que permite que os usuários utilizem o editor de documentos na nuvem da empresa, o Office 365.
Isso quer dizer que a edição de um documento do escritório pode ser realizada diretamente pelo SAJ ADV, com a ajuda do Office 365 da Microsoft. O mesmo Office que você utiliza no seu computador e que contém o Word e Excel, mas com o sistema de armazenamento na nuvem.
Com essas duas funcionalidades editar um documento pelo SAJ ADV é rápido e fácil. Basta acessar a funcionalidade do propositor de documentos, e selecionar o documento desejado, ou importar o documento já existente no seu computador e alterar as informações dentro do sistema. Uma outra possibilidade é criar o documento diretamente no SAJ ADV.
Outra vantagem é que não há restrição de usuários para a edição dos documentos, todos os membros da equipe podem colaborar simultaneamente por computadores com o sistema operacional Windows, Mac ou Linux.
Por fim, na seção de processos do SAJ ADV, existe uma aba para arquivos, por onde é possível acessar o propositor de documentos e o office 365. Assim, o documento já fica armazenado no processo correspondente. Essa funcionalidade traz mais celeridade ao trabalho dos advogados e advogadas do escritório.
Vantagens de utilizar o SAJ ADV no seu escritório
Como sabemos, se o trabalho é feito com mais agilidade, os advogados tem mais tempo para se dedicar a novos atendimentos, aumentando assim a lucratividade do escritório.
Não podemos esquecer também da qualidade de vida, com menos tempo no trabalho, o colaborador tem mais tempo para sua vida pessoal.
Com os documentos acessíveis e organizados o escritório de advocacia ganha em agilidade e aumenta sua produtividade. Além disso, reduz custos com equipamentos de armazenamento, como estantes e arquivos de ferro e espaço físico, sem contar que ainda colabora para a sustentabilidade ambiental com a redução de consumo de papel.
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