Quando falamos especificamente de BPO Financeiro estamos falando da terceirização do processo de gestão financeira da empresa-cliente pelo escritório de contabilidade.
BPO (Business Process Outsourcing) em uma tradução ao pé da letra significa terceirização de processos de negócio.
Por que a minha empresa precisa de BPO financeiro?
A área financeira da empresa tem como objetivos principais:
Garantir que a empresa tenha dinheiro para suas atividades;
Cumprir com o pagamento das obrigações fiscais e legais;
Oferecer informações de qualidade para a tomada de decisão estratégica.
É difícil para o pequeno empresário conseguir cumprir esses três objetivos adequadamente. A dificuldade acontece porque no Brasil as regras fiscais e financeiras mudam constantemente, dificultando o gerenciamento e a organização do departamento e consequentemente a tomada de decisão.
Todas essas mudanças de regras demandam tempo para ser absorvidas e integradas aos processos da empresa. Outra questão que também dificulta a área financeira é o alto custo da contratação de funcionários qualificados para cuidar das atividades rotineiras do departamento financeiro.
A maioria dos empresários foca muito nas vendas, mas não acompanha devidamente os custos variáveis e despesas fixas. Muitas vezes, em empresas de pequeno porte um dos sócios fica encarregado de quase todas as tarefas do financeiro.
Utilizando o BPO Financeiro os acompanhamentos dos custos e despesas serão facilitados pela estruturação e organização imposta por uma equipe especializada e tudo isso com um custo menor do que se empresa tivesse que contratar sua própria equipe.
Nesse sentido, o BPO Financeiro pode ser uma excelente ferramenta para liberar o empresário para fazer aquilo que ele sabe fazer de melhor que é cuidar do seu negócio, do seu "core business".
No BPO Financeiro, a empresa contábil assume a responsabilidade de determinadas partes da gestão financeira da empresa-cliente. Abaixo citamos alguns serviços:
Emissão de notas e boletos de cobrança
Documentação e arquivamento adequado da documentação financeira;
O BPO Financeiro tem diversos níveis dependendo do acordo de serviço feito entre a contabilidade e a empresa- cliente. Sendo assim, podem ser acrescentados ou retirados serviços de acordo com as necessidades.
Como fica a autorização de pagamentos?
Uma questão muito importante é que a aprovação dos pagamentos fica por conta do cliente. Somente o cliente tem esse poder para autorizar os pagamentos .
O BPO Financeiro é uma solução muito conveniente para empresas que não querem contratar uma equipe que trabalhe internamente devido aos altos custos trabalhistas.
Existem diversas outras vantagens, abaixo citamos algumas delas:
Permite ao empreendedor focar no core business;
Qualidade nas rotinas financeiras que serão executadas por especialistas.
Redução de custos de mão de obra;
Ferramentas adequadas para o serviço de gestão financeira;
Acesso a informações em qualquer local;
Melhoria na conciliação bancária;
Relatórios bem estruturados;
Uma consequência indireta do BPO Financeiro é que proporciona uma melhoria no fluxo de informação e no relacionamento com a contabilidade.
Isso ocorre porque o envio de informação é direto e feito no formato adequado para contabilidade, agilizando assim a entrega de demonstrações contábeis. Desta forma, a contabilidade tem mais velocidade para fornecer informações preciosas sobre a situação financeira da empresa. Um exemplo disso são as projeções sobre fluxo de caixa que ficam facilitadas.
O acompanhamento do cliente é essencial, a delegação da gestão financeira tira o cliente da parte operacional, mas o acompanhamento das entregas e análises deve ser vista de perto pelo cliente do BPO Financeiro.
É necessária uma aproximação entre o empresário e o escritório de contabilidade para que os negócios do cliente tornem-se mais ágeis, eficientes e profissionais.
Uma boa gestão financeira é fundamental para fornecer informações de qualidade que melhoram o processo de tomada de decisão, facilitam a redução de custos e aumentam a produtividade.