SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.4 2 PROCEDIMENTOS DE ABERTURA DO EXERCÍCIO (2014) TABELAS AUTOMÁTICAS CONTÁBEIS TABELAS CONTÁBEIS - PDF
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.4 2 PROCEDIMENTOS DE ABERTURA DO EXERCÍCIO (2014) TABELAS AUTOMÁTICAS CONTÁBEIS TABELAS CONTÁBEIS
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Airton Carrilho Pereira
1 MANUAL DE ABERTURA DO EXERCÍCIO 2014 E ENCERRAMENTO DE 2013
2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO PROCEDIMENTOS DE ABERTURA DO EXERCÍCIO (2014) TABELAS AUTOMÁTICAS CONTÁBEIS TABELAS A SEREM PREENCHIDAS E CONFERIDAS PARA TABELAS CONTÁBEIS ESTRUTURA DO PLANO CONTÁBIL PLANO CONTÁBIL INCLUSÃO DO PLANO CONTÁBIL EVENTO CONTÁBIL ITENS EVENTO CONTÁBIL EVENTOS CONTÁBEIS - LIVRES CONTAS BANCÁRIAS/CONTÁBIL EXERCÍCIO CORRENTE AJUSTE DO PLANO CONTÁBIL TABELAS DA RECEITA CÓDIGOS ORÇAMENTÁRIOS DA RECEITA ITEM RECEITA ORÇAMENTO CÓDIGOS DE DEDUÇÃO DA RECEITA TABELA - INTEGRAÇÃO RECEITA/CONTABILIDADE RECEITAS DE FUNDOS CONVERSÃO DO PLANO DA RECEITA EXERCÍCIO CORRENTE TABELAS DA DESPESA CÓDIGOS ORÇAMENTÁRIOS DA DESPESA ITEM DESPESA ORÇAMENTO CÓDIGO CONTÁBIL PADRÃO PARA LIQUIDAÇÃO DE EMPENHOS TABELA - INTEGRAÇÃO RUBRICA/CONTABILIDADE TABELA PARÂMETROS ANUAIS INTEGRAÇÃO CONTÁBIL OUTRAS TABELAS CÓDIGO DEFAULT PARA ANULAÇÃO DE RESTOS A PAGAR INFORMAÇÕES INTEGRAÇÃO CONTÁBIL ÓRGÃO INTEGRA CONTABILIDADE TABELA - CREDORES E ADIANTAMENTOS/SUPRIMENTOS TABELA - VARIÁVEIS PARA RELATÓRIOS...23
3 DESCONTOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS PADRÕES RESPONSABILIDADE DE TERCEIROS CÓDIGOS PADRÕES DESCONTOS ORÇAMENTÁRIOS PADRÕES TABELA - INTEGRAÇÃO DESCONTOS EXTRAS/CREDOR TABELA IMPOSTOS ARRECADAÇÃO ESTRUTURA DO ORÇAMENTO FIXAÇÃO DESPESA EXPORTAÇÃO DA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO EXPORTAÇÃO DE VERSÃO (TOTAL) PROCEDIMENTOS DE ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO (2013) DISPONIBILIDADE FINANCEIRA PROCESSO DE ANULAÇÕES DE EMPENHOS NÃO PROCESSADOS ANULAÇÃO DE RESTOS NÃO PROCESSADOS CONSULTA - EMPENHOS/RESTOS USUÁRIOS HABILITADOS TABELA RUBRICAS/RESTOS A PAGAR TABELA - RESTOS A PAGAR FECHAMENTO MENSAL EMPENHO TRANSFERÊNCIA EMPENHOS PARA RESTOS A PAGAR LANÇAMENTOS DE ENCERRAMENTO E ZERAMENTO DAS CONTAS BOLETIM FINANCEIRO BOLETIM CONTÁBIL FECHAMENTO MENSAL TABELA LANÇAMENTOS ABERTURA E/OU ENCERRAMENTO BOLETIM DE ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO FECHAMENTO ANUAL CONTÁBIL EMISSÃO DE RELATÓRIOS LEGAIS ORDEM DOS PROCEDIMENTOS SINTÉTICOS PARA O ENCERRAMENTO. 44
4 1 INTRODUÇÃO Prezados clientes: É com muita satisfação que viemos através deste auxiliá-los na execução do encerramento do exercício de 2013 e na abertura do próximo. Os procedimentos estão descritos de forma sequencial, com os seus menus em anexo para uma melhor localização dos mesmos no sistema. Basta segui-los passo a passo (ler todo o manual antes de começar a fazer os procedimentos). Se por ventura algum item já tenha sido executado, seguir para o próximo passo. Em todo o sistema há a possibilidade de desfazer ou alterar quaisquer procedimentos, por isso fiquem tranquilos na execução dos mesmos. Esperamos que tais informações contribuam para uma melhor execução dos trabalhos. Para complementar, há o Manual de Tabelas, com explicações adicionais sobre as tabelas constantes neste manual de encerramento. Caso os itens expostos não sejam suficientes, gostaríamos de salientar que atenderemos a quaisquer dúvidas que possam surgir. 4
5 2 PROCEDIMENTOS DE ABERTURA DO EXERCÍCIO (2014) 2.1 TABELAS AUTOMÁTICAS CONTÁBEIS (Menu Orçamento - Tabelas) Informar o exercício de origem (exercício em que encontram-se os dados a serem exportados) e o exercício de destino (onde ficarão os dados importados). O sistema vai preencher os dados das tabelas selecionadas para o exercício destino. Exemplo: marcar na sequência - Estrutura Plano Contábil - Plano Contábil - Eventos Contábeis - Itens dos Eventos Contábeis Obs.: Se na opção marcada aparecer a mensagem Já existem dados para o exercício de 2014, continuar marcando os outros campos e, após realizar a cópia, fazer a conferência de todas as tabelas em Se houver necessidade, fazer as alterações pertinentes para o próximo exercício. 5
6 3 TABELAS A SEREM PREENCHIDAS E CONFERIDAS PARA TABELAS CONTÁBEIS Estrutura do Plano Contábil (Menu Contabilidade) Se o TCE não mudou a estrutura das contas contábeis para o exercício seguinte, basta usar o programa de tabelas automáticas. Caso contrário, definir uma nova estrutura manualmente, informando o número de dígitos em cada grau Plano Contábil (Menu Contabilidade) Salientamos a importância do preenchimento de todos os campos do plano (principalmente Natureza, Sistema, Resultado, Fundo, Classificação, Grupo e Tipo), e nas contas pertencentes ao RPPS, no campo Tipo, deve ser selecionada a opção RPPS (este campo servirá para a geração dos demonstrativos do RPPS, mas isto não quer dizer que a conta pertença somente ao RPPS, é comum a todas as administrações). Informar corretamente também o grupo ao qual a conta contábil pertence, para gerar os Anexos 6
7 Contábeis. Obs.: Cadastrar as contas de restos a pagar processados no plano contábil de 2013 (lembrando que as contas de restos a pagar não processados não existem mais no Passivo) e após utilizar o programa Inclusão do Plano Contábil (vide item 3.1.3) para quem já tem o Plano Contábil de Como exemplo podemos citar algumas contas a serem lançadas de restos a pagar por administração e exercício: Salários, Remuner. e Benefícios de Exercícios Anteriores Prefeitura Salários, Remuner. e Benefícios de Exercícios Anteriores Câmara INSS - Restos a Pagar Processados Executivo INSS - Restos a Pagar Processados Legislativo Fornecedores Nacionais de Exercícios Anteriores - Prefeitura Fornecedores Nacionais de Exercícios Anteriores - RPPS 2013 Nota: também pode-se utilizar o programa Implantação Plano Contábil para fazer a cópia de contas de um exercício para o outro, principalmente nos casos em que a estrutura do plano é alterada pelo TCE no exercício seguinte Inclusão do Plano Contábil (Menu Contabilidade) Se o ente já exportou o plano para o próximo exercício e criou contas no plano do exercício corrente, pode-se utilizar este programa para a inclusão das novas contas, ou seja, serão incluídas contas que existem no exercício de 2013 e não existem em 2014, desde que o número contábil de 2013 não exista em
8 3.1.4 Evento Contábil (Menu Contabilidade) Esta tabela deve ser copiada do exercício anterior pois se trata de tabela interna do sistema, responsável pela geração automática dos lançamentos contábeis associados às operações orçamentárias e sem ela não será possível a execução de nenhuma operação no novo exercício. Atenção: Para os clientes do Rio Grande do Sul este procedimento será feito pela Thema, devido às mudanças ocorridas no plano contábil de 2014 que acarretaram também alterações nas contas dos eventos. Todas as operações do sistema irão trancar se esta tabela não estiver preenchida, então pedimos aos clientes, que assim que alterarem o Plano e conferirem principalmente os grupos 5, 6, 7 e 8 entre em contato para colocarmos os eventos Itens Evento Contábil (Menu Contabilidade/Evento Contábil) Caso seja do entendimento do cliente que as contas utilizadas para a movimentação 8
9 de determinado evento estão erradas, ou que devam ser incluídos/excluídos alguns lançamentos, o mesmo deve entrar em contato para que seja analisado o caso e, se necessário, feita a alteração Eventos Contábeis - Livres (Menu Contabilidade) Utilizar o programa de tabelas automáticas e, se houver a necessidade de alterar algum evento ou conta, basta entrar na tabela em 2014 e realizar o ajuste Contas Bancárias/Contábil Exercício Corrente (Menu Contabilidade - Financeiro) 9
10 Neste módulo deverão ser vinculadas as contas bancárias com as contas contábeis de Entretanto, para a utilização do processo de cópia automática, alguns critérios devem ser observados: serão copiadas as contas que mantiverem a mesma codificação, sendo que as novas contas deverão ser cadastradas manualmente. É importante lembrar que se alguma conta bancária não estiver integrada à contabilidade, o usuário não conseguirá executar os processos referentes a mesma, no módulo financeiro Ajuste do Plano Contábil (Menu Contabilidade) Quando houverem modificações nas contas contábeis, pode-se usar o programa Ajuste do Plano Contábil, que irá alterar as contas do plano de 2014 exatamente como estiverem em Geralmente, este procedimento é feito após a emissão e conferência dos balanços, pois aí se tem a certeza de que a classificação das contas de 2013 está correta. 3.2 TABELAS DA RECEITA Códigos Orçamentários da Receita (Menu Orçamento Tabelas) Cadastrar as rubricas de receita e seus desdobramentos. Se o orçamento é feito no sistema, esta tabela já deve estar ajustada para o próximo exercício, antes mesmo de fazer o encerramento. 10
11 Item Receita Orçamento (Menu Orçamento - Tabelas/Códigos Orçamentários da Receita) Esta tabela é responsável pela integração dos itens de receita com as contas da receita orçamentária. Através dos itens podemos subdividir as receitas de maneira detalhada. Com isso, uma receita específica associada a um determinado item facilitará pesquisas futuras. Os itens serão informados nas operações de arrecadação e estorno de receita, podendo estas serem executadas nos módulos orçamentário e financeiro. Após, se necessário, pode-se utilizar o vinculado Item Receita Contábil, para definir lançamentos que o sistema tenha que fazer automaticamente ao se utilizar um item. 11
12 Por exemplo: nas contas de receita da dívida ativa, pode-se cadastrar um item de Receita da Dívida Ativa. Para este item, deve-se informar as contas contábeis de débito e crédito. Se o item da receita for informado na operação de arrecadação ou estorno, o sistema fará automaticamente os lançamentos contábeis referentes a ele. Obs.: Para as administrações que utilizam a integração com o módulo tributário, deve ser conferida a Tabela de Tributos (menu Tributos Geral), localizando o imposto e ajustando a sua formação (pode-se utilizar o vinculado Ajusta Formação do Tributo, inserindo o item da receita no código orçamentário correspondente). E lembramos que para o uso do processo de cópia automática, só se beneficiarão do processo as contas de receitas que mantiverem os mesmos itens. Caso haja a necessidade de utilização de um novo item, a vinculação das contas contábeis a ele deve ser feita de forma manual Códigos de Dedução da Receita (Menu Orçamento - Tabelas) Cadastrar as rubricas de dedução da receita e seus desdobramentos. Se o orçamento é feito no sistema, esta tabela já deve estar ajustada para o próximo exercício, antes mesmo de fazer o encerramento Tabela - Integração Receita/Contabilidade (Menu Orçamento Tabelas) Ao utilizar o processo de cópia automática da tabela abaixo, é importante salientar que somente as contas de receita que permanecerem analíticas e com a mesma codificação no próximo exercício se beneficiarão desta cópia, devendo-se cadastrar de 12
13 forma manual as novas contas do plano ou aquelas que tiveram sua movimentação alterada de analítica para sintética. Sugerimos que para tal conferência seja emitido um relatório contendo o plano da receita de Todas as contas analíticas devem possuir, obrigatoriamente, integração com a contabilidade, caso contrário não será possível a movimentação desta receita dentro do sistema. Obs.: No geral, os códigos orçamentários da receita são vinculados com alguma conta da classe 4 - Variação Patrimonial Aumentativa, salvo nos casos: em que se faça o lançamento do reconhecimento do crédito a receber (receita lançada), então a conta contábil informada para a receita deve ser do grupo X.X - Créditos a Curto Prazo ; de operações de crédito, onde a conta contábil informada para a receita deve ser do grupo X.X - Empréstimos e Financiamentos a Longo Prazo Receitas de Fundos (Menu Orçamento Tabelas) Cadastrar as rubricas de receita que possuam desdobramentos de fundos. Lembramos que para o uso do processo de cópia automática, somente as contas de receita que possuírem a mesma codificação e que não tiverem sua movimentação alterada de um exercício para outro, se beneficiarão da cópia. Obs.: Não iniciar a arrecadação de receita no exercício se esta tabela não estiver preenchida corretamente. 13
14 Nota: Se no próximo exercício forem mudados os percentuais das receitas destinadas à educação e à saúde, a tabela Receita de Fundos Destino deverá ser atualizada para cada receita que tiver sido alterada Conversão do Plano da Receita Exercício Corrente (Menu Orçamento Tabelas) Esta tabela será útil para os relatórios e procedimentos que demonstram receitas de vários exercícios. Cadastrar nesta tabela somente as receitas que sofreram alterações de códigos. Por exemplo: em 2008, a receita de ISS era e passou para em
15 3.3 TABELAS DA DESPESA Códigos Orçamentários da Despesa (Menu Orçamento Tabelas) Cadastrar as rubricas de despesa e seus desdobramentos. Se o orçamento é feito no sistema, esta tabela já deve estar ajustada para o próximo exercício, antes mesmo de fazer o encerramento Item Despesa Orçamento (Menu Orçamento - Tabelas/Códigos Orçamentários da Despesa) Esta tabela é responsável pela integração dos itens de despesa com as rubricas da despesa orçamentária. Através dos itens podemos subdividir as despesas de maneira detalhada. Com isso, uma despesa específica associada a um determinado item facilitará pesquisas futuras. Os itens serão informados na operação de empenho. Lembrando que para o uso do processo de cópia automática, somente as rubricas de despesa que 15
16 possuírem a mesma codificação e que não tiveram sua movimentação alterada de um exercício para outro, se beneficiarão da cópia. Obs.: devido a algumas mudanças trazidas pelo PCASP referente à contabilização das despesas de capital, o Item Despesa Contábil caiu em desuso, sendo utilizado somente em casos especiais, onde seja necessário o lançamento de contas transitórias ou de ajuste. Exemplo: Obras em andamento. Continuaria a ser utilizado o item (cada obra com o seu próprio item), só que ao invés de fazer o lançamento na conta de mutação, seria colocada a conta "Outros Bens Imóveis Diversos", dando a baixa automática da conta no mesmo momento da inclusão do valor pela liquidação, ou seja, a conta "Outros Bens Imóveis Diversos" serviria como uma conta transitória. Lançamentos de exemplo: * Liquidação na rubrica referente à Obra "X" - R$ 6.000,00. D Outros Bens Móveis Diversos...R$ 6.000,00 C Fornecedores do Exercício...R$ 6.000,00 * Lançamento concomitante do item da despesa para a Obra "X" D xx Obra "X"...R$ 6.000,00 C Outros Bens Móveis Diversos... R$ 6.000, Código Contábil Padrão para Liquidação de Empenhos (Menu Orçamento - Tabelas/Códigos Orçamentários da Despesa) Este vinculado é utilizado para definir uma conta contábil específica para a liquidação de empenhos de uma determinada rubrica. Pode-se cadastrar a conta na rubrica sintética (ex.: Vencimentos e Vantagens Fixas Pessoal Civil) ou analítica (ex.: Subsídios). Caso não seja preenchida esta tabela, o sistema 16
17 fará as liquidações de acordo com a conta default cadastrada no programa Órgão Integra Contabilidade (vide item ). Ao informar SIM no campo em liquidação, o sistema obriga preencher um Evento Contábil Livre (com itens contábeis cadastrados). Este evento será utilizado na Entrada de Empenho ao informar que o empenho está em liquidação. Serve para baixar provisões ou contabilização de dívidas. Ao informar NÃO no campo em liquidação, a conta cadastrada será usada para a liquidação de empenhos, ou seja, o sistema vai liquidar o empenho normalmente no Passivo Circulante e sua contrapartida (informada na tabela integração rubrica/contabilidade ). Atenção: o sistema não vai gerar lançamentos no Passivo Circulante e contrapartida (VPD/Imobilizado/Dívidas) se o empenho estiver em liquidação, no momento da operação da liquidação e anulação de liquidação, ou seja, o sistema não executará o lançamento referente a tabela de integração rubrica/contabilidade. Nesta tabela, pode-se preencher somente 01 (uma) conta com a opção NÃO e várias com a opção SIM. No empenho, o usuário irá escolher qual evento que deseja utilizar (quando este estiver em liquidação, ou seja, vai apresentar para o usuários todos os eventos cadastrados com a opção SIM ). OBS.: Tanto para a opção SIM e NÃO deve ser informada a mesma conta contábil do Passivo (PATRIMONIAL - FINANCEIRO), utilizada no evento informado. E sobre o evento utilizado, sempre DEBITAR conta do sistema PATRIMONIAL PERMANENTE e CREDITAR conta do sistema PATRIMONIAL FINANCEIRO Tabela - Integração Rubrica/Contabilidade (Menu Orçamento Tabelas) Esta tabela é responsável pela integração das rubricas orçamentárias com a contabilidade. Ao executar uma liquidação, o sistema localizará nesta tabela a rubrica correspondente e fará o lançamento contábil adequado. É importante lembrar que se alguma rubrica não estiver integrada à contabilidade, o usuário não conseguirá executar liquidações referentes à mesma. 17
18 O sistema está habilitado para duas formas de preenchimento: pode-se fazer a integração com a rubrica analítica ou com a sintética (na hora de fazer o lançamento, o sistema leva em consideração o primeiro nível mais analítico e, caso não encontre, vai subindo até o nível mais sintético). Para a utilização do processo de cópia automática, alguns critérios devem ser observados: só serão copiadas as rubricas que mantiverem a mesma codificação (as novas rubricas deverão ser cadastradas manualmente nesta tabela). Obs.: No geral, os códigos orçamentários da despesa são vinculados com alguma conta da classe 3 - Variação Patrimonial Diminutiva, salvo nos casos: de aquisição de materiais de consumo, então a conta contábil informada para a despesa deve ser do grupo X.X - Estoques ; de suprimento de fundos/adiantamentos, então a conta contábil informada para a despesa deve ser do grupo X.X Demais Créditos e Valores a Curto Prazo ; de aquisição de bens móveis e imóveis, então a conta contábil informada para a despesa deve ser do grupo X.X Imobilizado ; de amortização de dívida, então a conta contábil informada para a despesa deve ser do grupo X.X - Empréstimos e Financiamentos a Longo Prazo. Atenção: A liquidação de restos também irá olhar para esta tabela, ou seja, até 2012 o DÉBITO referente à liquidação de restos era feito na conta de RESTO NÃO PROCESSADO LIQUIDADO, mas a partir de 2013, com a utilização do PCASP, o DÉBITO é feito na conta 18
19 contábil informada nesta tabela, conforme a rubrica do resto a pagar. O CRÉDITO continua sendo feito na mesma conta de resto processado do Passivo Circulante Tabela Parâmetros Anuais Integração Contábil (Menu Orçamento - Tabelas) Esta tabela é responsável pela definição dos parâmetros de integração contábil no exercício e deve estar preenchida assim: Integração Retenção: deve ser pelo Pagamento ; Integração Despesa: deve ser pela Rubrica ; Controle Recursos Extra: deve ser Não ; Encerra Disponibilidade: deve ser Não ; Integração Materiais: se for selecionada a opção Somente Saídas, na integração da movimentação mensal do almoxarifado com a contabilidade serão realizados somente os lançamentos de saída, pois a entrada já foi feita pela liquidação. Mas se for selecionada a opção Entradas e Saídas, serão realizados tanto os lançamentos de entradas quanto os de saída somente via integração. OBS.: se a opção escolhida for Entradas e Saídas, na tabela de integração rubrica/contabilidade, não poderá estar informada em nenhuma rubrica o grupo do estoque: X.X Estoques, senão o sistema irá duplicar os lançamentos contábeis. Incorporação Patrimônio: se for selecionada a opção pela Liquidação, o 19
20 lançamento da entrada dos bens na contabilidade será feito pela liquidação. Mas se for selecionada a opção Sistema Patrimonial, o lançamento será realizado pela entrada da Nota Fiscal no sistema de materiais. OBS.: se for escolhida a opção Sistema Patrimonial na tabela de integração rubrica/contabilidade, não poderá estar informada em nenhuma rubrica o grupo do ativo permanente: X.X Imobilizado, senão o sistema irá duplicar a contabilização. Controle Disponibilidade: deve ser Disponível e Obrigações ; Controle Conta Transitória: não deve ser preenchida nenhuma informação; Controle Receita Lançada: se o cliente deseja que ocorra a integração de receitas lançadas oriundas do sistema tributário, deve ser assinalado a opção Sim, senão deve estar preenchido com a opção Não. Controle Evento Sistema: deve ser Sim ; Conta Contrapartida: não deve ser preenchida nenhuma informação; Controle Saldo Financeiro por Recurso/Destinação: deve ser preenchido como Aviso para não bloquear os pagamentos realizados no Boletim Financeiro (controle de saldo da conta bancária a nível de recurso vinculado e destinação). 3.4 OUTRAS TABELAS Código Default para Anulação de Restos a Pagar (Menu Orçamento - Tabelas) Esta tabela será necessária para as anulações de liquidação de exercícios anteriores, que geram automaticamente a anulação de resto. Para a anulação de restos normal (não oriunda de uma anulação de liquidação), somente vai fazer lançamentos no grupo de contas orçamentárias (grupo 5 e 6), não utilizando a conta da variação Informações Integração Contábil (Menu Utilitários/Órgãos Administrativos) Campos que devem ser verificados para 2014, para o correto controle do PCASP: Anul. Liquidação Resto = NÃO Evento Disponibilidade = NÃO Evento Modalidade = NÃO 20
21 Órgão Integra Contabilidade (Menu Utilitários/Órgãos Administrativos/Informações Integração Contábil) Para fazer uma liquidação, o sistema olha para as seguintes tabelas na ordem: * Código Contábil Padrão para Liquidação de Empenhos (vide item ): a cada rubrica, seja ela sintética ou analítica, informar seu código de liquidação (o sistema tenta achar a conta mais analítica, e se não achar, vai subindo até a mais sintética); * Default: preencher o código contábil da liquidação, pois se as tabelas anteriores não estiverem preenchidas, o sistema fornecerá o código cadastrado no vinculado Órgão Integra Contabilidade (como mostra a figura acima); * O sistema bloqueia o campo código contábil na liquidação se o empenho for Em 21
22 liquidação = Sim. Quando Em liquidação = NÃO o sistema sugere a conta cadastrada nas tabelas anteriores (vide ), sendo que o usuário também poderá alterá-la, caso seja necessário. Quando existir várias liquidações para um mesmo empenho, a conta do Passivo válida é a da primeira liquidação (ficando este campo bloqueado). * Para os adiantamentos: informar as contas do Plano Contábil para o código padrão e contrapartida para o sistema realizar os lançamentos (contas de controle grupo 7 e 8). Para o sistema gerar o adiantamento automaticamente, deve-se marcar o campo da inclusão automática (último campo) e no momento de realizar um empenho, só serão aceitas as categorias: 2 adiantamentos/suprimentos de fundos, 3 - subvenção, 4 - auxílio e 5 contribuição. O sistema fará os lançamentos contábeis de débito e crédito de acordo com as contas informadas (lançamentos realizados no pagamento do empenho) e bloqueará a inclusão do empenho caso as tabelas não estejam preenchidas adequadamente. Atenção: NÃO PREENCHER o campo do evento. Novo funcionamento do adiantamento/suprimento, conforme regras do PCASP: O empenho terá rubricas especiais para adiantamentos; Na Tabela - Integração Rubrica/Contabilidade, para estas rubricas deverão ser cadastradas contas do REALIZÁVEL; No pagamento o sistema fará os eventos normais e mais os eventos de adiantamentos/suprimentos nas contas de controle; Na comprovação do adiantamento/suprimento deve-se SEMPRE informar o evento livre, conforme a rubrica do empenho (gêneros alimentícios, material de consumo, etc.). Neste momento é que o sistema realiza a VPD, ou seja, computa da despesa somente o que for comprovado (gasto) e não valor total do adiantamento. Ex.: Empenho de R$1.500,00 e Comprovação de R$100,00. O sistema só levará em consideração no lançamento da VPD o valor de R$100,00, referente à comprovação; Para que o usuário não se esqueça de informar este evento, há um parâmetro no sistema que deve ser ligado a nível de administração: EXIGE EVENTO COMPROVAÇÃO?, ou seja, deve estar com a opção SIM. Esta opção deve ser solicitada para a Pólis/Thema configurar após o encerramento, ou mediante certeza que não haverá mais adiantamentos a serem comprovados em 2013 (para Órgão que ainda não usam o PCASP). 22
23 3.4.3 Tabela - Credores e Adiantamentos/Suprimentos (Menu Empenho Tabelas) Se a contabilização do adiantamento for feita separadamente por credor, deve-se preencher essa tabela, relacionando o credor com a conta contábil correspondente. O sistema lançará o valor a débito no código informado, ao se pagar o empenho. Obs.: O sistema priorizará, para a geração dos adiantamentos, as contas informadas na tabela acima. Caso não existam, passará a olhar a tabela Órgão Integra Contabilidade e também bloqueará a inclusão do empenho caso as tabelas não estejam preenchidas e esteja marcada a opção inclusão automática Tabela - Variáveis para Relatórios (Menu Contabilidade) Esta tabela é usada no encerramento do exercício e para a definição das contas do grupo Ativo Financeiro - Disponível. Somente as linhas citadas abaixo é que estão sendo 23
24 utilizadas pelo sistema e devem estar preenchidas: 18 - Ativo Real Líquido ( ) 21 - Ativo Financeiro Disponível (111) 22 - Ativo Financeiro Vinculado em Conta Bancária (111) 23 - Apuração do Resultado (utilizar mesma conta do item 18 - Ativo Real Líquido ) 39 - Conta CAIXA 45 - RPPS - Investimentos Recursos Não Vinculados ( ) 46 - RPPS - Inv.Rercursos Vinculados - Tit.Governo Fed. ( ) 52 - Disponibilidade a Utilizar (82111) 53 - Disp. Comprometida por Empenho (82112) 54 - Disp. Comprometida por Liquidação (82113) 55 - Disponibilidade Utilizada (82114) Esta tabela é de suma importância para o encerramento e para o cadastramento de contas bancárias contábeis, ou seja, uma conta bancária só pode ser utilizada no módulo financeiro se estiver vinculada a uma conta bancária contábil que pertença ao grupo Ativo Financeiro Disponível (linha 21, 22, 45 e 46 da Tabela - Variáveis para Relatórios) Descontos Extra-Orçamentários Padrões (Menu Contabilidade/Tabela - Variáveis para Relatórios) Para poder utilizar um código contábil em uma ordem extraorçamentária de receita ou despesa, o mesmo deve estar cadastrado nesta tabela, senão ele não ficará disponível como opção de conta extra. Esta tabela serve também para a geração da SEFIP, quando o campo Tipo estiver selecionado como INSS, ou para a geração da DIRF, no caso de retenção de IRRF das autarquias. 24
25 Responsabilidade de Terceiros Códigos Padrões (Menu Contabilidade/Tabela - Variáveis para Relatórios) Cadastrando na tabela acima o grupo da Responsabilidade de Terceiros, facilita a busca das contas contábeis quando se fizer um adiantamento. Se não for preenchida esta tabela, o sistema bloqueará a realização de adiantamentos/suprimentos Descontos Orçamentários Padrões (Menu Contabilidade/Tabela - Variáveis para Relatórios) Tabela utilizada para definir os descontos orçamentários para a geração da: DIRF - quando o campo Tipo estiver selecionado como IRRF ; ISSQN (integração com a Tributação) - quando o campo Tipo estiver selecionado como ISSQN Tabela - Integração Descontos Extras/Credor (Menu Empenho Tabelas) Para gerar as ordens extraorçamentárias da folha de pagamento automaticamente, não esquecer de preencher esta tabela, informando o código contábil da conta extra e o seu respectivo credor. Este comando só poderá ser executado pelos entes que utilizam o programa Integração Empenho/Folha. Pode-se utilizar o processo de cópia automática (Tabela Automáticas Contábeis). 25
26 3.4.6 Tabela Impostos Arrecadação (Menu Orçamento Arrecadação) Para quem utiliza o Boletim de Arrecadação, não esquecer de preencher a tabela de impostos, informando todas as receitas. Para facilitar o trabalho no momento da arrecadação, sugerimos que o código do imposto seja o mesmo número reduzido da receita prevista. Pode-se utilizar o processo de cópia automática para as contas do tipo orçamentário através do programa Tabelas Automáticas Receitas, opção Integração Arrecadação, que deverá ser feita após a exportação do Projeto Orçamento Previsão da Receita para a execução do exercício. Pode-se utilizar o processo de cópia automática para as contas do tipo extraorçamentário através do programa Tabelas Automáticas Contábeis, opção Integração Arrecadação, que deverá ser feita após o término do preenchimento do Plano Contábil. 26
27 3.4.7 Estrutura do Orçamento Fixação Despesa (Menu Orçamento - Tabelas) Existem no sistema duas opções de controles através do orçamento. Cronograma Mensal de Desembolso, Grau Cronograma e Lançamentos Cronograma: escolher a opção 7 - Sem Controle. Este controle deve ser definido antes da execução, pois o sistema não deixa mais alterar se houver movimentação no exercício em vigor. Cotas Orçamentárias: se o ente optar em controlar as cotas orçamentárias, esse controle é feito conforme a fixação da despesa, devendo-se selecionar a opção Sim no campo Cotas Orçamentárias. Este controle pode-se mudar a qualquer hora, antes ou durante a execução orçamentária. Obs. 1: O tipo de fixação da despesa e o grau devem ser definidos antes de lançar o projeto do orçamento. Obs. 2: Após realizar a exportação da versão do orçamento (vide item 3.5.1), caso o campo Liberação Orçamento esteja selecionado como NÃO, mas for necessária a utilização das dotações para o exercício seguinte, deve-se liberar o orçamento selecionando a opção SIM. Atenção: O campo Controle CASP deve estar selecionado como SIM para os clientes que utilizam o novo PCASP, para que o sistema realize os lançamentos corretos do novo plano. 27