Por que é preciso arrumar tempo para estar com a equipe? - Blog da Qualidade
A resposta curta para a questão do título deste artigo é: para que você não seja surpreendido pelas demandas e imprevistos das pessoas que trabalham na sua equipe e assim o resultado do trabalho seja seriamente comprometido. Pronto. Se queria uma resposta rápida; é esta, porém incompleta.
Quando se trabalha em equipe, o primeiro aspecto a ser considerado é que as pessoas que a formam têm variações de humor e de disposição. Além disto, cada uma possui seus valores, educação, experiências e crenças particulares. Ao longo do trabalho várias situações aparecem como, por exemplo, aquele seu colega que ontem estava muito feliz e energizado porque o time dele ganhou de 5×0 do principal rival e hoje pode estar deprimido ou esgotado por um problema qualquer que tenha ocorrido. Por isso não adianta repetir o comportamento de ontem. Hoje é outro dia e você precisará saber lidar com esta situação se quiser manter seu colega engajado no trabalho.
Equipes são formadas por pessoas com sentimentos
Existem dois fatos que eu considero importantes: o primeiro é que os seres humanos são complexos. Um líder que queira conhecer seus companheiros terá de munir-se de artefatos que o ajudem a entender o que está acontecendo com eles. Com a ajuda certa será possível direcionar seus colegas para o rumo desejado dentro da equipe e da empresa e resolver conflitos. É bom lembrar: pessoas não são máquinas, sendo assim, não se pode tratá-las de maneira automatizada e sem considerar os seus sentimentos. O segundo fato é que toda essa complexidade abre um número grande de alternativas que podem ser adotadas nas situações de impasse. O legal é que procurar e optar por essas alternativas também pode fazer com que a sua equipe evolua e possa atingir novos resultados através do aperfeiçoamento das competências.
Os projetos podem prolongar-se por muito tempo e a tendência é de que a intensidade do engajamento das pessoas comprometidas diminua no decorrer desse processo. O tempo que você passar com a equipe, dialogando, ouvindo, dando orientação, acompanhando e trabalhando junto lhe ajudará a prevenir problemas que comprometam os resultados, mas, também a tornar o trabalho mais gratificante.
Como isso é feito na Forlogic
Gostaria de compartilhar algumas das nossas práticas que vêm dando resultado. São todas coisas muito simples.
Uma das ferramentas mais importantes é a conversa. Anteriormente foi descrito que pessoas variam de humor constantemente e que é necessário estar atento a tudo o que acontece, logo, a melhor forma de fazer isso é conversando. Em nossa rotina as conversas são constantes podendo acontecer a qualquer momento. Existem reuniões formais onde são definidas pautas, agendas e tudo o mais e também existe a conversa no corredor, durante o café sempre que as pessoas estiverem disponíveis.
De tempos em tempos é necessário saber como estão as coisas com as pessoas e se são necessários ajustes na rotina do trabalho ou no comportamento. Para isso realizamos o follow-up. Basicamente consiste em uma conversa franca e direta. Nela as pessoas dialogam sobre o que ocorreu nos últimos dias, o que estão precisando, quais as suas dificuldades e necessidades. Geralmente é feito a cada quinze dias e pode ou não ter uma estrutura formal. A ideia é ouvir as "dores" dos liderados e assegurar que haja alguma resposta e ações a serem seguidas para corrigir o que for necessário.
Para fazer isso, o líder deve estar disponível, disposto e aberto ao diálogo permanentemente! Normalmente o costume é de se chegar às conversas com a intenção de dar uma resposta pronta, de impor a sua opinião. Isto não funciona porque bloqueia o confronto de ideias e o crescimento para as duas pessoas que ocorre quando há troca de argumentos. Esta é uma das práticas mais difíceis de manter e exige disciplina, porém, a recompensa é grande.
Esta prática talvez seja uma das mais difíceis e em alguns ambientes de trabalho não possa ser adotada. Provavelmente por causa da nossa origem acadêmica, aqui na Forlogic procuramos remover as paredes que separam os departamentos. Em nosso prédio há só um ambiente compartilhado com apenas uma divisão para o ambiente da equipe técnica que necessita um pouco mais de silêncio, mas, esta é de vidro para que seja possível enxergar as outras equipes. Com isto, é muito comum que um estagiário possa ter seu local de trabalho ao lado do diretor executivo e conversar diretamente com ele.
Este ano adotamos o trabalho dividido em grupos pequenos que chamamos de SQUADS. Eles são formados por quatro ou cinco pessoas: duas são técnicas, que executam o trabalho de produção ou adaptação dos produtos e outras duas envolvidas com atendimento ao cliente e vendas. Nós acreditamos que ao trabalhar em equipes pequenas e não em departamentos ganhamos agilidade tanto na execução como na comunicação além da redução da burocracia.
Comece devagar. Faça benchmarks, não tenha em mente reduzir apenas o turnover da equipe ou aumentar os resultados dos projetos. Todos eles importam sim, porém, é necessário criar um ambiente propício para que o trabalho corra da maneira mais fluída possível.
O contato com a equipe deve ter tanta importância quanto a redução de custos e otimização de processos. Vale à pena lembrar que empresas são feitas primeiramente por pessoas.