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Efeito-dominó: ferramentas de gestão de riscos ajudam a evitar erros recorrentes e a enxergar possíveis falhas (Bigstock)
A gestão de riscos é um elemento fundamental do trabalho em qualidade na saúde. Além de dar eficiência à operação, é a base de uma boa governança clínica, o conjunto de ações da organização voltadas para a melhoria contínua da qualidade, em um ambiente de excelência clínica.
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Uma referência teórica importante para ajudar na sistematização e estruturação da gestão de riscos é a descrita na norma ISO 31000, recentemente atualizada pela International Organization for Standardization (31000:2018). Um bom trabalho de gestão de riscos começa na organização dos dados sobre falhas em processos, incidentes, erros e eventos adversos. Eles devem ser estruturados em uma matriz de gravidade e frequência, para que se saiba quais problemas devem ser priorizados dentro da instituição.
Uma parte fundamental do trabalho é, claro, evitar que os problemas ocorram. Para isso, o gestor precisa de ferramentas tanto preventivas quanto reativas – estas, por sua vez, são importantes para evitar que a falha ou o quase erro volte a ocorrer. A ferramenta reativa mais importante é a análise de causa-raiz. Ela ajuda a encontrar a causa tratável de um problema, pois estrutura a busca pela origem, minimizando vieses de interpretação. Uma das maneiras mais rápidas de fazer uma análise de causa-raiz é usar a regra dos cinco por quês. Considerada um dos fundamentos do sistema Toyota de produção, a regra consiste em fazer uma sequência de cinco perguntas, sempre em relação à anterior. Em grande parte dos casos, até se chegar à quinta pergunta, a causa fundamental já foi descoberta. É preciso lembrar que um problema pode ter mais do que uma causa-raiz. Por isso, a análise pode ser feita por outros ângulos partindo de perguntas diferentes.
Do ponto de vista preventivo, uma das ferramentas mais importantes é a Análise dos Modos e Efeitos de Falhas, do inglês "Failure Mode and Effect Analysis" (FMEA). O FMEA é um método sistemático e pró-ativo para avaliar um processo de forma a identificar onde e como ele pode falhar. Além disso, ele também serve para avaliar o impacto que essas falhas podem ter. Dessa maneira, é possível identificar partes do processo devem ser mudadas. Para a área de saúde, há uma metodologia simplificada, a Healthcare FMEA (H-FMEA).
Existem outras ferramentas interessantes que podem compor as metodologias que o gestor precisa ter em mãos para a gestão de riscos. Bons exemplos são a Análise em Gravata Borboleta (do inglês Bow-Tie Analysis). De forma visual, ela elenca riscos e consequências, permitindo criação de barreiras ou mitigação de danos. Outra ferramenta preventiva é o "What if", que nada mais é do que um brainstorming estruturado para levantar possíveis falhas de processo, com o consequente desenvolvimento de barreiras de prevenção.
Feitos os diagnósticos, é hora de o gestor direcionar a equipe para a elaboração de um plano de ação, além de acompanhar a execução. Um bom modelo vem da estrutura clássica dos ciclos de PDSA, método de quatro passos usado na melhoria contínua de processos: Plan (Planeje) – Do (Faça) – S (Estude) – Act or Adjust (Haja ou Ajuste). A elaboração de metas ajuda no acompanhamento e execução das ações.
Mesmo munido de sistemas e ferramentas, o gestor deve lembrar que fatores humanos são tão ou mais importantes do que os técnicos na gestão de riscos. Ela começa no fortalecimento da cultura organizacional, que deve ser voltada para práticas seguras e gestão de riscos em todos os níveis, incluindo o gerencial e operacional. Este é um trabalho de médio e longo prazo, para que a gestão de riscos faça parte das práticas e comportamentos de todos na instituição de saúde.