PORQUE NÃO É VIÁVEL ESCRITURAR DOCUMENTOS DIGITALIZADOS - Nascon Contabilidade
PORQUE NÃO É VIÁVEL ESCRITURAR DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
Devido ao crescimento da procura quanto ao envio de documentos de maneira digital (e-mail, whatsapp, fotos, google drive e outros), precisamos esclarecer alguns fatores.
Em suma, é inviável financeiramente manter essa escrituração, pois a documentação precisa ser tratada legalmente da seguinte maneira:
a) Digitalizada e assinada com certificado digital por uma entidade digitalizadora (empresa ou pessoa física), pelo contador e pela empresa;
b) Autenticada em cartório de maneira digital, nos termos da Lei;
c) Guardada pelo contador e empresa, em backups digitalizados que garantam a permanência fidedigna e impecável dos arquivos digitais.
Qualquer outra forma de apresentação de contabilidade escriturada de maneira digital é IRREGULAR, ou INIDÔNEA, e tratada como sem valor fiscal.
Assim sendo, o custo para todos estes requisitos se torna impraticável para empresário e contador. Por isso solicitamos aos clientes que enviem o documento impresso, para que possamos contabilizá-lo e manter o documento em papel, facilitando assim inclusive a entrega e mostragem num momento de procedimento fiscalizatório.
Aos clientes que mesmo assim ainda demonstrem interesse em fazer o envio de dados digitais, solicito a gentileza de entrar em contato comigo, para que eu possa elaborar orçamento de custo mensal a ser agregado no honorário, relativo à contratação de serviços de guarda digital, volume de documentos e assinaturas digitais, além de toda a sorte de outras modificações, dispostas conforme a RESOLUÇÃO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC Nº 1.020 DE 18.02.2005, abaixo descrita:
RESOLUÇÃO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC Nº 1.020 DE 18.02.2005
D.O.U.: 02.03.2005 – retificado no DOU de 16.02.2007
Considerando que o Grupo de Trabalho das Normas Brasileiras de Contabilidade, instituído pelo Conselho Federal de Contabilidade, atendendo ao que está disposto no Art. 1º da Resolução CFC nº 751, de 29 de dezembro de 1993, elaborou a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica; Considerando que por se tratar de atribuição que, para o adequado desempenho, deve ser empreendida pelo Conselho Federal de Contabilidade em regime de franca, real e aberta cooperação com o Banco Central do Brasil (Bacen), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Educação, a Secretaria Federal de Controle, a Secretaria da Receita Federal, a Secretaria do Tesouro Nacional e a Superintendência de Seguros Privados, resolve:
Art. 1º Aprovar a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário excluindo o item NBC T 18 – Assinatura Digital do art. 7º da Resolução CFC nº. 980/03, publicada no DOU, em 12 de novembro de 2003, seção 1, página 261.
a) data do registro contábil;
d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;
e) valor do registro contábil.
2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Re Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.
2.8.2.7. Além dos demais livros exigidos por lei, o "Livro Diário" e o "Livro Razão" constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil.
2.8.2.12. O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou magnético, devidamente assinados digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.