Materiais acumulados em um novo escritório
Documentos antigos e acúmulos pessoais em novos offices.
Com a necessidade da readequação de algumas empresas ao novo cenário econômico do país, novos escritórios buscam criatividade e aproveitamento total das novas unidades. Áreas ocupadas por arquivos mortos e documentos pessoais apresentam ótimas soluções quando o assunto é otimização de espaços corporativos.
Quem nunca teve aquele carinho especial por algum objeto ou mesmo guarda por mais tempo documentos que podem ainda ser importantes futuramente? Já não é nenhuma novidade para ninguém que acumular documentos e objetos tem se tornado uma dificuldade na vida das pessoas. Programas de TVs, tutoriais na internet e até profissionais especializados no assunto estão a postos para solução da vida dos "acumuladores".
Este episódio tem se repetido também em ambientes corporativos. Normalmente, diagnosticados nas mudanças das empresas aos seus novos escritórios, que em sua grande maioria, são espaços menores que os anteriores, o fato se agrava ao voltarmos nossa atenção às mesas e gavetas dos colaboradores: ali, documentos e objetos pessoais também são secundariamente acumulados.
Com caixas e mais caixas de documentos, chega a hora de estudar novas soluções para este assunto um tanto quanto "espaçoso". É fato que: Sim! É inevitável arquivar alguns documentos. Mas, também é nítida a necessidade de uma boa "reciclagem" dos arquivos mortos e gaveteiros. Leva tempo, disciplina e paciência, mas o resultado é recompensador.
Algumas soluções antigas foram reformuladas e trazem ótimos benefícios às empresas. Uma delas são os galpões terceirizados de arquivos mortos. Aqui, o m2 de locação é mais barato e tudo fica mais organizado. Estas empresas tem se reinventado e apresentado diferenciais que facilitam o acesso e o controle dos documentos estocados.
Uma outra opção um pouco mais atual porém tão acessível quanto os galpões de arquivamento, são os acervos virtuais, mais conhecidos como "nuvens". Neste caso, praticidade e uma boa dose de economia estão a favor do usuário que tem todo o seu acervo digitalizado e a poucos cliques na tela de seu computador.
Entre galpões e arquivos em nuvens, é inevitável que grande parte deste esforço em otimizar espaços está nas mãos dos colaboradores. Importante não esperar a mudança acontecer – aquela olhadinha nas gavetas e armários, organizando e revisando documentos antigos também fazem a diferença na hora de "fazer as caixas" para um novo escritório.