Manual do Fornecedor Einstein - PDF
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Benedicto Fábio Teves Barreiro
1 Manual do Fornecedor Einstein
2 Sumário 1. Introdução Objetivo Diretoria de Suprimentos Cadastro, homologação e qualificação de fornecedores Faturamento, prazo e forma de pagamento Diretrizes Institucionais Qualidade Responsabilidade Social Responsabilidade Ambiental Saúde e Segurança do Trabalho Segurança Patrimonial Segurança da Informação Disposições Finais Anexos...36 Política de Gestão de Fornecedores Einstein 2
3 1. Introdução O Manual do Fornecedor Einstein tem como objetivo refletir os valores e a cultura da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital Israelita Albert Einstein à seus parceiros, e o seu cumprimento revela o compromisso de profissionalismo e transparência em todas as ações no trabalho. Mitzvá, Refuá, Chinuch e Tsedaká, ou seja, Boas Ações, Saúde, Educação e Justiça Social. Foram esses os preceitos judaicos que motivaram a comunidade judaica a fundar a Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein há mais de 50 anos, somados aos valores organizacionais Honestidade, Verdade, Integridade, Diligência, Competência e Justiça, norteiam as atividades, os colaboradores e fornecedores da instituição. 2. Objetivos Este manual será utilizado como parte de uma ferramenta de gestão de fornecedores que visa agregar valor ao negócio através de: Fornecimento de serviços e/ou materiais/medicamentos adequados e diferenciados; Gestão orientada pela excelência operacional e melhoria contínua; Uso sustentável dos recursos naturais e operações com impactos ambientais minimizados por meio de ações de prevenção e controle; Atendimento à legislação, normas e compromissos assumidos formalmente pela empresa e sua cadeia; Relacionamento ético e comunicação transparente com as partes e sua cadeia; Promoção de um ambiente de trabalho motivador, com elevados padrões de saúde e segurança; Pessoas capacitadas, motivadas e aptas a atuar eficazmente conforme as estratégias da empresa; Política de Gestão de Fornecedores Einstein 3
4 Desenvolvimento e aplicação de tecnologias que garantam inovação e competitividade. 3. Diretoria de Suprimentos e Logística A missão de Suprimentos e Logística é gerar resultados por meio de aquisições de bens e serviços através de parceiros idôneos com a melhor relação custo vs. benefício, com o menor risco, dentro dos prazos e qualidade esperados. Alguns pontos são fundamentais para o relacionamento comercial e satisfação de ambas as partes, e devem ser seguidos rigorosamente: Não fornecer nenhum equipamento, material ou serviço que seja solicitado por funcionários de outra área que não Suprimentos, salvo em situações emergenciais e/ou fora do horário comercial, pois a Diretoria de Suprimentos e Logística é a única área autorizada oficialmente a negociar todo tipo de compra ou contratação; Não alterar qualquer condição no Pedido de Compra ou contrato por solicitação de outra pessoa que não o responsável em Suprimentos; O único documento para formalizar uma negociação e seu respectivo pagamento é o Pedido / Contrato; Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua empresa ou ramo de atividade e atendê-las; Manter regular e fornecer quando solicitado, toda documentação exigida; Fornecer informações imediatas na confirmação do pedido sobre quaisquer mudanças; Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número do Pedido de Compra e o mesmo deverá constar na nota fiscal; Atender a Sociedade em suas necessidades de volumes e data acertadas em pedido de compra, respeitando as condições comerciais; Comprometer-se com a responsabilidade social e meio ambiente; Política de Gestão de Fornecedores Einstein 4
5 Manter sempre um funcionário capacitado para dar suporte e orientações a operação comercial e técnica; Responder prontamente as solicitações dos colaboradores da Sociedade quanto ao follow-up de entrega dos materiais e/ou serviços; Retornar propostas ou contratos dentro do prazo estabelecido; Manter devidamente atualizado seu cadastro junto à Sociedade; Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações técnicas ou não, pertinentes ao fornecimento, de propriedade da Sociedade. A Diretoria de Suprimentos e Logística é segmentada conforme segue: 3.1 Compras de Serviços O departamento é responsável pelas compras de serviços e negociação de contratos da Sociedade. As carteiras são segmentadas nos grupos: TI; Obras; Manutenção; Engenharia Clínica; Facilities; Administrativos; Comunicação, Marketing e Eventos; RH; Serviços Médicos. A forma de aquisição é determinada através da avaliação de criticidade e dificuldade de obtenção do serviço, sendo a criticidade a importância do item para a Sociedade (Assistencial, Funcional e Hospitalidade) e a dificuldade de obtenção está relacionada com as variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para fornecer o serviço e nível de serviço. O resultado desta avaliação aponta Política de Gestão de Fornecedores Einstein 5
6 qual critério será utilizado: Leilão Reverso, RFX s, Cotação Manual ou Eletrônica. A formalização do acordo poderá ser feita através de: a) Pedidos Avulsos (Spot s) b) Contratos ATENÇAO: Somente após a conclusão do processo de emissão de aprovação do pedido/contrato pelas duas partes, o fornecedor estará apto a realizar os serviços, atentar-se para a lista de documentos para prestadores de serviço no Anexo I Pedidos Avulsos Spots Nos pedidos avulsos são mencionadas as condições de fornecimento e recebimento, o simples ato de entrega e ou faturamento implica no aceite das condições ali explícitas Contratos Para processos com Contrato Formal, após o processo de negociação concluído, a Sociedade, através de seu departamento jurídico redige o contrato de acordo com as condições definidas na negociação ou recepciona e analisa modelo enviado pelo fornecedor. O fornecedor recebe o contrato validado via e deve imprimí-lo em três vias, assiná-lo, reconhecer firma e devolver ao gestor do contrato na Sociedade para que ele providencie as assinaturas internas. Os contratos podem ter ou não mão de obra alocada nas instalações da Sociedade, nos casos em que o serviço a ser prestado possuir mão de obra alocada, alguns cuidados são necessários: a) Para serviços esporádicos informar com no mínimo 72 horas de antecedência do inicio da prestação do serviço, ao gestor técnico do contrato, os nomes e documentos dos funcionários para confecção de crachás de acesso (Anexo II); b) Para serviços de longa duração informar ao menos 7 dias úteis antes do inicio da prestação do serviço, ao gestor do contrato, os Política de Gestão de Fornecedores Einstein 6
7 nomes e documentos dos funcionários para confecção dos crachás de acesso (Anexo II); c) Ler cuidadosamente os itens Segurança do Trabalho e Documentação. Todas as entregas de documentos devem ser providenciadas antes e durante a prestação de serviços (Vide Anexo I), caso as entregas não ocorram, o crachá do funcionário será bloqueado; d) Instruir e treinar todos os funcionários sobre as informações contidas neste manual, nenhum funcionário terceiro poderá alegar não conhecer nossa política, valores e preceitos; e) Caso o contrato seja de longa duração (superior a 3 meses) e repetitivo (aqueles que possuem execução contínua e dão o suporte necessário aos processos de apoio e administrativo) os funcionários deverão passar pela mesma integração dos funcionários Einstein, agendar com o gestor técnico do contrato. A integração terá validade de 01 (um) ano, após este período o gestor do contrato deverá agendar reciclagem. f) Caso, para a realização dos serviços, seja necessária a subcontratação de uma empresa o fornecedor deve comunicar ao comprador e ao gestor do contrato com antecedência de 72 horas, fornecer documentação da parceira para análise, e relação dos funcionários que ficarão alocados e por qual período, deve então aguardar a liberação para prosseguir com os serviços. Os contratos são divididos em dois tipos: a) VARIÁVEL: São contratos cujos itens são fechados por preço unitário (ou hora/homem) e a demanda não está determinada, ou seja, é variável. Este tipo de contrato exige que a área gestora técnica do serviço realize periodicamente a medição dos serviços realizados, verificando preço x consumo x serviço realizado. Apenas após validação da medição pelo gestor do contrato, o fornecedor poderá emitir fatura de cobrança. O Anexo III disponibiliza o modelo a ser enviado para aprovação dos serviços realizados e posteriormente esse documento deve acompanhar a nota fiscal. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 7
8 O Fornecedor NÃO deve realizar nenhum faturamento sem antes receber os termos de liberação de medição dos serviços validados pelas áreas responsáveis (Gestor do Contrato). b) FIXO: São contratos cujo escopo é específico, e os valores são determinados por todo o período de vigência, apesar dos valores serem fixos também há a necessidade de apresentar o Termo de Aceite de Serviços (Anexo III), que comprovará que o que foi contratado foi entregue, e esse Termo deverá acompanhar a NF. 3.2 Compras de Materiais O departamento é responsável por todas as compras de materiais da Sociedade. Os grupos de compras são divididos em: Materiais Médicos; Medicamentos; Alimentos; Materiais Médicos Consignados; Funcionais (improdutivos). A forma de aquisição é determinada através da avaliação de criticidade e dificuldade de obtenção do produto, sendo a criticidade a importância do item para a Sociedade (Assistencial, Funcional e Hospitalidade) e a dificuldade de obtenção está relacionada com as variáveis de mercado, como número de fornecedores qualificados para fornecer o serviço e o nível de serviço. O resultado desta avaliação aponta qual critério será utilizado: Leilão Reverso, RFX s, Cotação Manual ou Eletrônica. A formalização do acordo poderá ser feita através de: a) Pedidos Avulsos (Spot s) b) Contrato de Fornecimento Algumas particularidades envolvem o processo de compra de materiais e devem ser respeitadas: a) Ter flexibilidade nos casos de mudanças nas quantidades e prazo de entrega dos pedidos de compra; Política de Gestão de Fornecedores Einstein 8
9 b) Fornecer materiais e serviços que obedeçam aos padrões exigidos pelas normas técnicas; c) Garantir resposta das cotações dentro do prazo estabelecido de 3 dias úteis; d) Garantir estoque mínimo do material a ser fornecido; e) Responsabilizar-se de forma ampla e irrestrita pelos materiais produzidos e comercializados em seu estabelecimento, inclusive por todo e qualquer desvio de qualidade, que porventura não venha ser observado pela Sociedade na oportunidade do recebimento da mercadoria; f) Permitir que a Sociedade acompanhe quando solicitado e necessário o processo de industrialização, comercialização e estocagem dos materiais, sem quaisquer ônus; g) Receber e aceitar as notificações referentes a qualquer procedimento que precise ser corrigido que estejam em desacordo com o acordado/contratado e fazer as devidas correções com a maior agilidade possível. 3.3 Planejamento e Logística A área de Planejamento e Logística é responsável pelo planejamento da demanda e a gestão de estoque que compreende: a) Classificar os materiais quanto a demanda, valor de consumo, importância operacional, aplicação, perecibilidade, etc. b) Definir ponto de abastecimento: quando comprar (em função da dificuldade de aquisição e dos diversos tipos de negociação). c) Estoque de segurança (métodos de cálculo com uso de curva ABC e da classificação XYZ). d) Acompanhar KPI s da área (giro de estoque, nível de serviço, perdas, estoque em lenta movimentação), gerados pela comparação dos níveis de demanda reais e os planejados. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 9
10 3.4 Gestão Estratégica de Fornecedores A área de Gestão Estratégica de Fornecedores é responsável por: a) Gerir categorias de produtos e serviços utilizados na Sociedade, sua composição, custos e possíveis impactos do mercado; b) Acompanhar proativamente o ambiente externo (fornecedores, preços, tecnologias, aspectos regulatórios e macro econômicos); c) Desenvolver novos produtos, serviços e fornecedores, trazendo à Sociedade quais são as tendências e inovações do mercado; d) Cadastro e homologação de fornecedores; e) Acompanhar o nível de serviço/qualidade dos parceiros comerciais Einstein, orientando para melhoria contínua; f) Promover junto aos fornecedores o uso sustentável dos recursos naturais e operações com impactos ambientais minimizados por meio de ações de prevenção e controle; g) Gerenciamento de riscos na cadeia de suprimentos; h) Realização de visitas técnicas periódicas e pontuais; i) Gestão de imagem da cadeia de suprimentos; j) Cobrar e acompanhar o atendimento à legislação, normas e compromissos assumidos formalmente pela empresa fornecedora. 4. Cadastro, homologação e qualificação de fornecedores Nosso processo de cadastro, homologação e qualificação de fornecedores está estruturado de forma a manter registrados, classificados e atualizados os dados dos fornecedores. Acompanham-se: situação comercial, fiscal, competitividade, pontualidade nas entregas, confiabilidade, conformidade dos serviços fornecidos, garantia da qualidade, entre outros aspectos. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 10
11 4.1 Cadastro Está reservada à Sociedade a inclusão de novos fornecedores, assim como a desativação de fornecedores que não atendam aos requisitos de avaliação estabelecidos. O fato de uma empresa estar cadastrada não lhe assegura a participação nas concorrências, cotações, leilões e cartas convite que a Sociedade venha a realizar. Seu desempenho no mercado ou ao longo do relacionamento é um dos fatores observados na seleção das empresas para participação dos processos. Para maior controle, os cadastros realizados terão um prazo de validade de 24 meses e deverão ser renovados findo período. 4.2 Documentação São consultados os principais sites de órgãos públicos com a finalidade de checar a regularidade fiscal, trabalhista e financeira. Além das consultas, uma relação de documentos (Vide Anexo I) deverá ser enviada digitalizada para caixa de correio: ou via física para: Hospital Albert Einstein Suprimentos Cadastro de Fornecedores Bl E 3º andar Av. Albert Einstein, 627 Morumbi São Paulo SP CEP Caso haja algum processo pendente, ainda em discussão nos órgãos a serem consultados, o fornecedor deverá encaminhar para análise a Certidão de Objeto e Pé, que é emitida pelo orgão onde a ação está tramitando. Ela contém um breve resumo do processo (natureza da ação, partes, principais atos praticados, movimentação, intimações das partes e a fase processual, isto é, a situação atual do processo), permitindo que alguém que não consultou os autos tenha informação a respeito dos atos já Política de Gestão de Fornecedores Einstein 11
12 praticados. É também chamada de certidão de fatos, certidão explicativa, certidão de esclarecimento, certidão de breve relato ou certidão narrativa. Para os fornecedores que forem firmar contratos com a Sociedade, uma série de documentos serão solicitados no ato da contratação e para os casos de serviço recorrente e com alocação de mão de obra, mensalmente condicionados a pagamento de nota fiscal deverão ser entregues documentos comprobatórios de recolhimento. Vide lista completa de documentos aplicáveis a cada caso no Anexo I. 4.3 Visitas Técnicas Para qualificação de alguns fornecedores e efetivo acompanhamento durante o relacionamento comercial será obrigatória a visita técnica, cuja função será a de validar as condições de fornecimento de materiais, medicamentos e dos serviços que serão/são prestados a Sociedade. Nesse momento podem ser verificadas: as instalações (higiene e organização, conformidades ocupacionais e ambientais), existência de certificados de qualidade/gestão ambiental, funcionários uniformizados e utilização de EPI s, se as rotinas são bem definidas e cumpridas, se o fornecedor tem condições técnicas de atender as solicitações e demandas que serão requisitadas, entre outros pontos, que serão determinantes para o cadastro ou continuidade de relacionamento com este fornecedor. A visita será feita por equipe técnica especializada e apta a atestar as perfeitas condições para uma empresa se tornar fornecedor Einstein. 4.4 Avaliação de Fornecedores Aspectos Gerais O processo de avaliação de fornecedores tem como objetivo permitir que a Sociedade estabeleça relacionamento com fornecedores de performance garantida e alinhados com seus valores. A Avaliação de Fornecedores abrange os requisitos: Política de Gestão de Fornecedores Einstein 12
13 Econômico-Financeiro-Fiscal: monitoração periódica dos fornecedores através de consultas a órgãos oficiais e entidade de proteção ao crédito, visando a manutenção de um relacionamento seguro e estável. Visita Técnica: auditorias realizadas no fornecedor e/ou em clientes do fornecedor para verificar as condições de trabalho, ambiente, processo produtivo, cumprimento de regras e legislações gerais e especificas a sua atividade. Qualidade: medição periódica do desempenho do fornecedor com relação a qualidade técnica. Verifica o atendimento às especificações, condições, apresentação e o bom funcionamento dos equipamentos, materiais, serviços e medicamentos fornecidos. Conformidade: nível de comprometimento do fornecedor com relação a cumprimentos do prazo de entrega, na quantidade correta, com o valor certo, no local exato. Comercial: disponibilidade, atendimento, eficiência, eficácia, flexibilidade. Valores: práticas ambientais, sociais e éticas. 5. Faturamento, prazo e forma de pagamento 5.1 Envio de Fatura Para envio de Notas Fiscais de Serviços: Obter junto a área gestora a aprovação dos serviços executados através do Termo de Aceite dos Serviços - Anexo III; Aguardar recebimento de pedido de compras; Conferir valores e descrição e só então emitir a NF aos cuidados do gestor técnico, mencionando o nº do pedido, caso o pedido esteja em desacordo, entrar em contato com o comprador antes de emitir a NF, junto da NF enviar os documentos pertinentes a prestação de serviços relacionados nos anexos. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 13
14 Para envio de Notas Fiscais de Materiais: Aguardar o recebimento do pedido de compras; Conferir valores e descrição e só então emitir a NF mencionando o nº do pedido para o caso o pedido esteja em desacordo entrar em contato com o comprador antes de emitir a NF. Encaminhar o material ao local de entrega solicitado no pedido de compras, juntamente com a NF (a NF deve estar idêntica ao pedido e o XML deve ser enviado ao acima); Para todas as notas fiscais o fornecedor deverá destacar no corpo da mesma os impostos devidos de acordo com cada localidade de faturamento. As NF s deverão respeitar os locais e prazos de faturamento, conforme descritos nos Pedidos de Compra. 5.2 Recebimento da Fatura O Einstein apenas receberá Notas Fiscais emitidas até 3 (três) dias antes da data do recebimento da mesma. Notas Fiscais de serviços só serão aceitas do dia 01 ao dia 20 (vinte), para os devidos recolhimentos de impostos. Não serão aceitas notas fiscais com data anterior ao Pedido de Compra. As notas fiscais de serviços deverão ser entregues acompanhadas das respectivas guias de recolhimento mencionadas no item documentação para que seu fluxo de pagamentos ocorra normalmente (informações válidas apenas aos serviços que demandam essa obrigação, conforme Anexo I). 5.3 Forma e Prazo de Pagamento A Sociedade efetua pagamentos somente através de TED/DOC ou depósito bancário, o prazo mínimo para pagamento é de 30 (trinta) dias contados a partir da data de recebimento da mercadoria / serviço, a Política de Gestão de Fornecedores Einstein 14
15 condição de pagamento será acordada em negociação e formalizada através do contrato de fornecimento ou Pedido de Compra. 6. Diretrizes Institucionais 6.1 Normas Éticas e Integridade Nosso Código de Conduta Ética reforça o compromisso com as atitudes que consideramos corretas para a condução de nossas atividades e, principalmente, de nossas pessoas e parceiros comerciais. Ética e Governança Corporativa andam sempre juntas, mas a primeira é princípio para a segunda. Não existe uma boa Governança Corporativa sem uma adoção plena dos princípios éticos. Valores Fundamentais da Sociedade: Honestidade: lidar com a realidade como ela é e honrar os compromissos. Verdade: adequar o que é dito ao que é. Integridade: coerência entre os valores e as ações. Diligência: zelo e cuidado em todas as tarefas que são executadas. Justiça: não discriminar as pessoas sob qualquer forma, seja com base na raça ou classificação étnica, idade, sexo, religião, filosofia, capacidade física, origem sócio-econômica, orientação sexual, inteligência, saúde mental ou física, atributos genéticos, comportamento, atratividade, local de origem, valores culturais ou posição política. Altruísmo: preocupação com o bem-estar dos outros, sem esperar reciprocidade. Autonomia: capacidade de fazer escolhas e conduzir suas próprias ações. Profissionalismo: se vale a pena ser feito, deve ser bem feito. Trabalho em equipe: cooperação para atingir as metas e objetivos. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 15
16 6.2 Cumprimento das Leis, Regulamentos e Normas: A Sociedade, seus colaboradores e seus fornecedores devem cumprir a letra e o espírito das leis, regulamentos e normas aplicáveis às suas atividades, bem como as políticas e procedimentos internos. 6.3 Conflitos de Interesse: Conflito de interesse é toda situação na qual um Colaborador ou Fornecedor possui interesses profissionais ou pessoais que tornem difícil o cumprimento com imparcialidade das suas obrigações com a Sociedade, ainda que nenhum ato antiético ou impróprio resulte dele. Os conflitos de interesse devem ser evitados ou, na sua impossibilidade, formalmente comunicados à Sociedade. São exemplos de conflitos de interesse: Utilizar as instalações, os equipamentos ou quaisquer outros bens ou direitos para obter informações privilegiadas; O Fornecedor SBIBHAE estabelecer ou manter relação de sociedade formal ou informal com Colaboradores; O Colaborador SBIBHAE contratar ou influir na contratação do fornecimento de bens ou serviços, incluindo sob a forma de emprego, de familiares ou de empresas de propriedade de familiares ou que nelas trabalhem familiares, até o 3º grau, incluindo por consangüinidade. Toda escolha e contratação de fornecedores devem ser feitas através de processos rigorosos e baseados em critérios técnicos e éticos. São garantidas oportunidades transparentes e eqüitativas aos fornecedores e as decisões serão tomadas exclusivamente por mérito. 6.4 Brindes e gratificações: Os fornecedores não podem: Política de Gestão de Fornecedores Einstein 16
17 Oferecer, para o seu próprio benefício, quaisquer tipos de brindes e/ou gratificações para qualquer colaborador SBIBHAE com as quais mantenham relações de compra, venda ou prestação de serviço, cujo valor poderia influenciar alguma decisão profissional; Aceitar brindes e/ou gratificações a qualquer pessoa com a finalidade de influenciar qualquer decisão com relação à SBIBHAE. Definimos brindes e gratificações como pagamentos na forma de dinheiro ou de mercadorias, descontos especiais e amostras de produtos ou presentes de qualquer natureza. Oferecimento de viagens (grátis), assim como o reembolso de gastos com viagens, por algum cliente ou fornecedor/contratado não serão aceitas sem a prévia aprovação expressa em conjunto do Superintendente e de um membro do Comitê de Ética. Não estão definidos como brindes ou gratificações, desde que não caracterizem conflito de interesse: Almoços, jantares, entretenimento e outros convites habituais, como eventos esportivos e de confraternização, no curso normal dos negócios com fornecedores de produtos, prestadores de serviço ou clientes; Brindes distribuídos por entidades de qualquer natureza a título de cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas; A participação em seminários, congressos e eventos semelhantes. 7. Qualidade Segurança: 7.1 Princípios do Sistema Einstein da Qualidade e Estabelecemos como princípios norteadores da prática profissional, aqueles publicados pelo Instituto de Medicina dos Estados Unidos da América do Norte (IOM), a saber: Assistência Focada no Paciente - prover assistência que atenda e respeite as preferências, necessidades e valores dos pacientes. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 17
18 Prover Assistência no Tempo Adequado - reduzir esperas e atrasos, por vezes prejudiciais, àqueles que recebem e prestam os cuidados. Eficiência - evitar desperdícios e mau uso de suprimentos, equipamentos, idéias e energia. Eqüidade - respeito à igualdade de direito de cada um. Prover assistência cuja qualidade não varie em função de características pessoais, tais como: gênero, etnia, condições sócio-econômicas ou localização geográfica. Efetividade - prover serviços adequados àqueles que deles se beneficiarão; Uso responsável dos recursos - evitar uso excessivo ou insuficiente. Segurança do Paciente - evitar que a assistência prestada resulte em dano ao paciente. Os líderes da organização têm o compromisso de garantir a Melhoria Contínua dos serviços e contribuir para o Gerenciamento e Vigilância dos Riscos ao Paciente, Colaborador e Ambiente. 7.2 Para o cumprimento da Política da Qualidade, é de responsabilidade do Fornecedor: a) Garantir que seus processos e produtos cumpram os requisitos de qualidade estabelecidos acima, no acordo comercial ou contrato de prestação de Serviços; b) Manter um Sistema de Gestão da Qualidade certificado por Organismos de Certificação reconhecidos por Sistemas Oficiais de Certificação; c) Conhecer e praticar a Política de Qualidade Einstein; d) Treinar seus funcionários regularmente e documentar; e) Receber as auditorias internas e externas de qualidade. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 18
19 7.3 Qualidade de materiais médicos e medicamentos: Caso seja apurada qualquer não conformidade, seja no momento do recebimento, separação para uso ou utilização, a área de Gestão de Fornecedores entrará em contato com o fornecedor em questão e abrirá um chamado para retirada, análise da ocorrência, envio de laudo, substituição e envio de plano de ação. O chamado aberto contra o fornecedor só será fechado quando todo o ciclo for encerrado. Para Medicamentos quem entrará em contato será a Farmácia. Mensalmente serão gerados indicadores para mensurar o desempenho do fornecedor com relação à qualidade dos produtos/serviços (Número total de entregas feitas no mês x Número de entregas não conformes). 7.4 Qualidade de materiais funcionais e alimentos: No momento da entrega do produto, será realizada verificação da embalagem, data de fabricação, lote e prazo de validade, temperatura (caso aplicável), condições de higiene do motorista, entregador e caminhão e, caso seja comprovado alguma não conformidade, o material será recusado. Se no momento da utilização for identificada a não conformidade, o Comprador entrará em contato com o fornecedor para recolhimento e substituição/ressarcimento do produto em questão. 7.5 Qualidade na prestação de serviços: Mensalmente é apurado o nível de serviço prestado, conforme acordo realizado entre as partes no fechamento do contrato de prestação de serviços. Caso seja verificado que a pontuação está abaixo do acordado, o fornecedor em questão deverá apresentar um plano de ação para melhorias e poderá sofrer com a ação de uma multa. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 19
20 8. Responsabilidade Social O fornecedor Einstein obriga-se a manter seu processo em conformidade com a legislação trabalhista aplicável às suas atividades empresariais bem como conduzí-las segundo os preceitos éticos, declarando também, para todos os fins de direito, não possuir e/ou empregar mão de obra infantil, escrava direta ou indiretamente (subcontratando empresas com praticas ilícitas). Desta forma, através da assinatura e entrega à área de Gestão de Fornecedores, o documento Declaração de responsabilidade Social (Anexo IV), estamos estimulando parcerias socialmente responsáveis. Comprometem-se ainda a seguir os elevados princípios éticos, legais e regulamentares e cumprir as normas legais vigentes, na fabricação e comercialização de produtos e serviços. A Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Hospital Albert Einstein, como signatária do Pacto Global, incentiva a gestão de práticas socialmente responsáveis e espera que seus Fornecedores, compartilhando uma visão de sociedade sustentável, adotem os seguintes princípios básicos: Diretos Humanos: Respeitar e proteger os direitos humanos; Impedir violações de direitos humanos. Direitos do Trabalho: Não ao trabalho infantil; Não ao trabalho forçado; Respeitar a Saúde e Segurança do funcionário e terceiro; Não à discriminação; Não a práticas abusivas e/ou desrespeitadoras; Expediente de trabalho justo; Remuneração adequada. Meio Ambiente: Apoiar uma abordagem preventiva aos desafios ambientais; Promover a responsabilidade ambiental; Encorajar tecnologias que não agridam o meio ambiente. Anticorrupção: Combater a corrupção em todas as suas formas, inclusive extorsão e propina. Todos os nossos contratos possuem as seguintes cláusulas obrigatórias: Política de Gestão de Fornecedores Einstein 20
21 Não utilizar, sob qualquer forma, mão de obra infantil. O termo INFANTIL refere-se a pessoas mais jovens do que a legislação determinar como idade mínima permitida para exercer trabalho, ou com idade inferior à necessária para que se complete o ensino fundamental. Em qualquer caso, as PARTES não empregarão criança menor de 14 anos, em especial nas suas linhas de produção ou distribuição de produtos e/ou serviços. Caso seja permitida por lei a contratação de mão de obra de pessoas com menos de 14 anos de idade, obrigatoriamente deverão ser cumpridas todas as restrições previstas em Lei. Não utilizar, sob qualquer forma, mão de obra de pessoas cujo trabalho seja executado de maneira forçada ou cujo trabalho seja executado sem a livre e espontânea vontade do trabalhador. Tratar todos os seus trabalhadores com dignidade e respeito e de forma alguma utilizar qualquer tipo de punição corporal, tratamento violento, abuso físico, sexual, psicológico ou verbal. Não fazer uso de qualquer tipo de prática discriminatória na seleção, na contratação e no trabalho, inclusive com relação a salários benefícios, disciplina, rescisão, aposentadoria, seja com base em raça, religião, idade, nacionalidade, origem social e/ou étnica, sexo, opção sexual, política ou restrição física. Oferecer aos seus trabalhadores um local de trabalho seguro e sadio, cumprindo todas as leis aplicáveis, garantindo-lhes, no mínimo, água potável, infra-estrutura sanitária, equipamentos contra incêndio, iluminação e ventilação adequados. Reconhecer que os salários são essenciais para satisfazer as necessidades básicas dos trabalhadores e, conseqüentemente, concordar em cumprir, no mínimo, com todas as leis salariais aplicáveis, em especial no que se refere a salário mínimo, horas extraordinariamente trabalhadas, horas máximas de trabalho, descanso semanal remunerado e descanso entre jornadas. Política de Gestão de Fornecedores Einstein 21