Como praticar a transformação digital em meu escritório? Como inovar nas rotinas operacionais do meu departamento jurídico? Como tornar a gestão mais eficiente, simplificar procedimentos, coletar e processar dados estratégicos?
Essas são perguntas que o segmento jurídico começava a fazer para se preparar para o futuro digital, para o advogado 4.0. A pandemia do COVID-19 acelerou o tempo e trouxe o futuro até nós. As instituições, em condições diversas, têm que se organizar para o trabalho remoto, realizar negócios no mundo digital e manter os relacionamentos de forma virtual. Ações que estariam no Planejamento para os próximos anos devem ser iniciadas imediatamente. As implantações devem ser rápidas e principalmente com baixo investimento. Não é pouca coisa!
Os projetos que a ATS realiza nos mostram que existem duas iniciativas que se encaixam perfeitamente no contexto atual: a automação de processos de negócio e a adoção de robôs.
Como exemplo, podemos pensar na automação de processos de negócio voltada à elaboração de contratos, tarefa que consome bastante tempo das partes envolvidas e que pode ser transferida facilmente para o mundo digital através do mapeamento do processo:
Quem são os participantes do processo e qual o papel de cada um?
Quais são as alçadas de aprovação?
Existem minutas padrão? Quem gerencia as minutas e as mantém atualizadas?
Como serão armazenados os contratos assinados eletronicamente? Há um repositório? Qual o nível de segurança de acesso?
A empresa utiliza o serviço de plataformas de assinatura digital? (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/MPV/Antigas_2001/2200-2.htm).
Qual o tempo de resposta em cada etapa do processo? É suficiente? Podemos melhorá-lo?
É necessário fazer a gestão do contrato? Cuidar de clausulas de garantia, vigências, documentos anexos?
Para automatizarmos o resultado do mapeamento, a ATS oferece uma solução BPM (Business Process Management), chamada ATS.flow.
A adoção do software permitirá a desmaterialização do processo, ou seja, não haverá manipulação de papel em nenhuma das etapas do processo.
Todas as atividades, da solicitação do contrato até a sua assinatura, serão realizadas de forma digital, com todos os benefícios que isso implica: velocidade, diminuição de erros, redução de custos, mobilidade, entre outros.
Como o processo passa a ser realizado totalmente em meio eletrônico, é possível acompanhar os dados em real time por meio de indicadores que permitem a análise inteligente do processo.
Além dos resultados diretos da automatização do processo, observamos que projetos dessa natureza fomentam a integração e a troca de conhecimento das equipes de diferentes áreas da organização, colocando o cliente/usuário no centro da solução.
A implantação desse tipo de solução pode ser o primeiro e mais fácil passo na jornada da transformação digital e o início do LegalOps na sua instituição.