Controle de abastecimento de frota: 5 dicas para ter mais eficiência Controle de abastecimento de frota: 5 dicas para ter mais eficiência
Controle de abastecimento de frota: 5 dicas para ter mais eficiência
Por Quinto Eixo em setembro 25, 2020
Você já parou para analisar quais são os principais gastos da operação logística? Os custos com combustíveis estão no topo da lista e, por isso, requerem cuidados para garantir a sua otimização. Quando ocorre uma elevação nos gastos com esse recurso, as empresas precisam buscar soluções para realizar o controle de abastecimento de frota.
Esse acompanhamento vai além da análise financeira, pois leva em consideração as rotas de entrega, a conservação dos veículos e o comportamento do motorista enquanto dirige. Todos esses fatores ajudam a formar um quadro claro de como os combustíveis são consumidos e como melhorar a sua utilização.
Se você tem interesse em conhecer mais sobre o assunto, nós criamos este post para oferecer dicas sobre esse processo. Continue lendo e conheça todos os detalhes!
Por que controlar o abastecimento da frota?
Um dos aspectos mais importantes para a qualidade da prestação dos serviços logísticos é a gestão de frotas. Essa atividade é desempenhada por um profissional que assume o gerenciamento dos veículos que podem ser próprios ou terceirizados.
O gestor tem diversas responsabilidades, entre elas:
A regularização da frota: para que as mercadorias possam circular sem impedimentos, é necessário executar os procedimentos referentes ao emplacamento, licenciamento e recolhimento do IPVA de todos os veículos.
O monitoramento da conservação da frota: a melhor forma de evitar a ociosidade e os prejuízos financeiros é por meio da conservação da frota. Por isso, um projeto consistente de manutenção preventiva ajuda a ampliar a sua vida útil e capacidade produtiva.
O acompanhamento das despesas: é indispensável acompanhar como os custos operacionais estão distribuídos e buscar formas para a sua redução.
É nesse último aspecto que o controle de abastecimento de frota ganha destaque, representando uma fonte de que economia que pode ser conquistada com a utilização racional desse recurso.
Além disso, os gastos com combustível revelam outros gargalos, como a adoção de trajetos de entrega ineficientes, que aumentam a quilometragem percorrida. Há também as práticas dos motoristas que podem levar a gastos excessivos como a troca de marcha na hora errada e freadas e acelerações bruscas.
Assim, fica claro que a empresa que dedica tempo para medir o consumo de combustível tem o potencial para melhorar a sua performance e oferecer serviços cada vez mais qualificados.
Como implementar o controle de abastecimento de frota?
A gestão da frota deve ser adotada com o intuito de organizar a execução de tarefas e implementar melhorias sempre que necessário. Por isso, o acompanhamento do abastecimento deve começar com a identificação de problemas para, em seguida, criar propostas de melhoria.
Para conquistar esse resultado, o gestor deve seguir as nossas dicas para otimizar processos internos e promover a redução de custos.
1. Reúna informações sobre a operação
Qual é a quilometragem percorrida por cada veículo mensalmente? Você já calculou a média de consumo de combustível mensal? Você realizou uma análise para verificar se o dimensionamento da frota de acordo com a sua demanda?
Se você ainda não tem as respostas para as perguntas acima, esse é o momento ideal para iniciar a coleta de informações sobre o abastecimento. Em primeiro lugar, construa um relatório de gastos mensais que registre a utilização dos veículos no decorrer dos meses.
Esse é um relatório simples, que fornece muitas informações úteis. Por exemplo, é possível acompanhar o histórico de um caminhão e identificar oscilações no seu consumo que possam indicar problemas mecânicos que poderiam se agravar sem o devido cuidado.
2. Defina as regras de abastecimento
Cada transportadora tem autonomia para criar as suas regras referentes ao abastecimento da frota. Há casos em que o motorista arca com essa despesa durante a viagem e é reembolsado posteriormente. Já outras empresas preferem disponibilizar o combustível antes do início de cada viagem.
Porém, a prática mais comum, especialmente em trajetos mais longos, é a negociação de convênios com redes de postos de combustíveis para possibilitar que o motorista possa abastecer em qualquer localidade, sempre que for necessário.
Por isso, antes de fechar um contrato com um fornecedor de combustível:
realize pesquisas de mercado e peça recomendações;
verifique a amplitude da rede e a localização de cada unidade;
compare preços e negocie descontos para gerar economia de escala;
dê preferência para as empresas que oferecem programas de fidelização.
3. Analise as rotas de entrega
A falta de planejamento das rotas representa um dos maiores gargalos na operação de transporte, afetando não só os gastos com combustível. Um dos principais problemas de uma rota ineficiente é a impossibilidade de aproveitar a capacidade física do veículo.
Essa é uma perda significativa, pois a empresa não consegue programar as suas viagens de coleta e entrega e acaba pagando mais caro por esse erro. Porém, esse cenário pode ser modificado com a adoção de sistemas de roteirização.
Essa ferramenta tem ajudado transportadores a programar as suas entregas de produtos de acordo com a localização do destinatário. Esses sistemas analisam os endereços e criam a rota ideal com base nos locais de entrega e na consolidação dos pedidos.
4. Avalie o momento ideal para renovar a frota
Veículos antigos ou mal conservados são os principais causadores de desperdício de combustível, pois a tecnologia do seu motor e o sistema de ignição podem estar defasados. Esse é um desgaste natural dos veículos que são utilizados constantemente no processo logístico.
Além disso, o seu valor está em constante depreciação, o que afeta o resultado financeiro da empresa. Por isso, cabe ao gestor avaliar quando é o momento mais oportuno para realizar a substituição de caminhões, utilitários ou carros. Essa é uma mudança que amplia a capacidade produtiva do veículo, bem como minimiza os gastos com abastecimento.
Hoje, existem empresas que são especializadas no desenvolvimento de softwares voltados para a mobilidade e a gestão de veículos. Essas ferramentas são personalizadas de acordo com as necessidades dos clientes que atuam com a movimentação de mercadorias e requerem soluções para automatizar os seus processos.
Entre as várias opções disponíveis, existem soluções de controle de custos, manutenções e abastecimentos dos veículos que podem resultar em uma economia significativa.
Depois de conhecer as nossas dicas e avaliar os seus processos internos, procure implementar as iniciativas que viabilizam o controle de abastecimento de frota na sua transportadora.
E se você está em busca de recursos que podem otimizar a sua gestão, entre em contato conosco para conhecer os módulos do nosso sistema!