FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS COMO A UTILIZAÇÃO DO LEILÃO REVERSO ELETRÔNICO PODE IMPACTAR - PDF
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS COMO A UTILIZAÇÃO DO LEILÃO REVERSO ELETRÔNICO PODE IMPACTAR
Download "FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS COMO A UTILIZAÇÃO DO LEILÃO REVERSO ELETRÔNICO PODE IMPACTAR"
Suzana Pereira Vasques
1 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS COMO A UTILIZAÇÃO DO LEILÃO REVERSO ELETRÔNICO PODE IMPACTAR AS COMPRAS DO SETOR HOTELEIRO BRASILEIRO RONALDO CAITANO DA CONCEIÇÃO Rio de Janeiro 2006
2 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EM GESTÃO EMPRESARIAL COMO A UTILIZAÇÃO DO LEILÃO REVERSO ELETRÔNICO PODE IMPACTAR AS COMPRAS DO SETOR HOTELEIRO BRASILEIRO. DISSERTAÇÃO APRESENTADA À ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE MESTRE RONALDO CAITANO DA CONCEIÇÃO Rio de Janeiro 2006
3 AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a Deus por tudo que tem realizado em minha vida; especialmente, por mais esta etapa vitoriosa. Muito obrigado a minha esposa Carmem e aos meus filhos Léo e Gabriel pelo apoio, compreensão e oração durante esta difícil trajetória vivida nos últimos dois anos. Agradeço a minha mãe Erays e ao meu pai Leonel (em memória), pela construção do meu caráter e por me ensinarem os caminhos do Senhor, nosso Deus. Agradeço a minha orientadora, professora Deborah Moraes Zoauin, pela ajuda prestada nesta dissertação. Também agradeço a Luiz Gustavo Barbosa e Saulo Barroso Rocha do Núcleo de Turismo e Hotelaria da Fundação Getúlio Vargas RJ pela ajuda na pesquisa. Aos funcionários da CFAP, Juarez, José Paulo, Georgina e Leandro, pela simpatia e colaboração durante todo o curso. À Vick Bartlet, diretora vice-presidente do Hotel Rio Internacional, pela ajuda financeira e principalmente pela flexibilização dos meus horários, sem o que seria muito difícil concluir este curso. A Pedro Fortes, diretor superintendente do Hotel Rio Internacional, pelo apoio e incentivo durante toda minha carreira profissional e durante este curso. À Cilene Bim, gerente de compras compartilhadas da rede Accor, pelo fornecimento dos dados deste estudo de caso.
4 RESUMO A globalização, como um fenômeno econômico, social e cultural, vem transformando profundamente o comportamento dos indivíduos, as empresas e as nações. Ela é responsável por um mundo cada vez mais sem fronteiras e pelo aumento significativo da competitividade entre as empresas, por causa da rápida disseminação das informações e dos avanços técnico-científicos. No âmbito global, a crescente competitividade entre as empresas torna, a cada dia, mais difícil o incremento na lucratividade das corporações através do aumento das receitas, o que torna necessário reduzir custos para se obter lucro. Nesse sentido, a utilização do leilão reverso como uma nova ferramenta de compras surgida nos últimos anos oferece a possibilidade de uma significativa e imediata redução de preços, além de maior eficácia operacional no processo de compras. O setor hoteleiro brasileiro igualmente sofreu transformações com a globalização. De uma atividade que nos anos 1970 reunia pequenas e médias empresas, tornou-se um segmento econômico que hoje abriga grandes redes internacionais, e que, portanto, também precisa reduzir custos para ter lucratividade. Assim, através de um estudo de caso, esta pesquisa buscou avaliar o impacto que a utilização do leilão reverso como ferramenta de compras causou no setor hoteleiro no Brasil.
5 ABSTRACT Globalization, as an economic, social and cultural phenomenon, has profoundly changed the behavior of individuals, companies and nations. It is responsible for an increasingly borderless world and a significant increase in competition between companies, due to the rapid dissemination of information and technical and scientific advances. Every day at the global level, the growing competition between companies makes it more difficult for corporations to boost their earnings through added revenues, which makes it imperative to cut costs to be profitable. To this end, utilization of the reverse auction, which has emerged as a new purchasing tool in recent years, offers the possibility of a significant and immediate reduction in prices, as well as greater operational efficiency in purchasing. The Brazilian hotel industry has also experienced transformations with globalization. A business characterized in the 70s by small and medium-sized companies has developed into an economic segment that today includes large international chains and, therefore, also needs to cut costs to be profitable. Applying the case study approach, this research seeks to evaluate the impact that the utilization of a reverse auction as a purchasing tool has had on the hotel industry in Brazil.
6 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Quadro 1 Comparativo de compras....9 Figura 1 Sistema de informação moderna...11 Tabela 1 Consumo de alguns itens do setor hoteleiro brasileiro Tabela 2 Valor bruto da produção e valor adicionado do setor hoteleiro brasileiro em 2002 (estimativa em R$ mil) Tabela 3 Resumo das principais informações sobre os leilões reversos realizados pela Accor em Gráfico 1 Lances do lote I do leilão de colchões e camas de mola Gráfico 2 Lances do lote II do leilão de colchões e camas de mola Figura 2 Processo de compras estratégicas Quadro 2 Resumo dos resultados... 52
7 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Contextualização do problema O problema Questões a serem respondidas Relevância da pesquisa Limitações da pesquisa REFERENCIAL TEÓRICO Compras Conceito e relevância Objetivo de compras Evolução da função compras Variáveis-chave de compras Qualidade Quantidade Fonte de suprimentos Preço Teoria dos leilões Conceito e relevância Assimetria da informação Formato dos leilões... 20
8 2.2.4 Tipos de leilões Teorema da equivalência da receita Leilões on-line Leilão reverso Regras do leilão reverso Críticas ao uso do leilão reverso Histórico do desenvolvimento dos hotéis no Brasil A importância do setor hoteleiro brasileiro Pesquisas sobre leilão reverso no cenário brasileiro METODOLOGIA DE PESQUISA ESTUDO DE CASO Escolha do caso Coleta de dados Descrição do estudo de caso Análise dos dados CONCLUSÃO REFERÊNCIAS ANEXO A ANEXO B...62
9 1 INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização do problema A globalização é um fenômeno econômico e sociocultural que vem transformando profundamente o comportamento dos indivíduos, as empresas e as nações. Ela é a responsável por um mundo cada vez mais sem fronteiras, no qual as pessoas se deslocam de um ponto a outro cada vez mais rapidamente, e onde as distâncias podem desaparecer com apenas um click no computador (HAGEL III; ARMSTRONG, 1998). A competitividade entre as empresas aumentou significativamente com a rápida disseminação das informações e dos avanços técnico-científicos. Os governos também passaram a ser mais exigidos e questionados, além de terem de criar novas formas de controle. Nas últimas décadas, esse fenômeno se acelerou com o advento da Internet como principal invento da revolução da microeletrônica. Para Kalakota (2000), a Internet mudou radicalmente o processo de compras, pois possibilitou às empresas se conectarem a compradores e fornecedores através de uma simples ferramenta eletrônica, tornando automáticas as compras entre departamentos, unidades de negócios, divisões e continentes. O autor ressalta a necessidade das empresas se educarem em relação ao comércio eletrônico e às diferentes características desse novo modelo de negócio. No Brasil, o setor hoteleiro também sofreu transformações, deixando de ser uma atividade de pequenas e médias empresas nacionais, de propriedade individual, como ocorria no início dos anos 1970, para tornar-se uma importante atividade econômica que hoje abriga grandes redes internacionais, embora em sua base ainda predominem as pequenas e médias empresas nacionais. A presença dessas redes é resultado da expansão dos fluxos de capitais pelo mundo, apontada por Tenório (2002) como uma das características da globalização. O aumento do fluxo de turistas no 1
10 mundo também é reflexo da globalização. E o Brasil como um dos destinos turísticos mais conhecidos no mundo, também se beneficiou economicamente desse fato. O aumento da competitividade global entre as empresas torna a cada dia mais difícil o aumento das receitas como forma de incrementar a lucratividade das empresas. Portanto, é necessário reduzir custos como forma de geração de lucro. Para Ballou (2001), as peças, os componentes e os suprimentos adquiridos pelas organizações representam de 40% a 60% do valor das vendas dos produtos finais. Isso faz com que o departamento de compras ocupe uma posição importante, pois reduções relativamente pequenas no custo de aquisição podem aumentar o lucro das empresas mais do que se semelhante medida for tomada em outras áreas como a de vendas. Nesse contexto, o setor hoteleiro brasileiro não é uma exceção; logo, também necessita buscar na redução de custos um meio que contribua para a geração de lucros. Neste sentido o departamento de compras dos hotéis brasileiros precisa buscar métodos mais eficazes de aquisição que reduzam os preços pagos pelos bens e serviços necessários a sua atividade. O leilão reverso é uma nova ferramenta de compras surgida nos últimos anos que oferece possibilidades de significativas e imediatas reduções de preços e maior eficácia operacional no processo de compras. Utilizado em várias partes do mundo, tem sido empregada no Brasil, principalmente, no setor público, uma vez que, além da redução de preços apontada por Neder Filho (2004), possibilita maior eficiência e transparência no processo de aquisição (ZAMOT, 2001). Como já foi observado antes, a utilização do leilão reverso no Brasil como ferramenta de compras não está restrita ao setor público. Várias empresas do setor privado recorrem a esse tipo de negociação em suas compras. Tanto é que existem algumas empresas brasileiras 2
11 especializadas em realizar leilão reverso, como é o caso da Mercado Eletrônico, da Biel Systems e da WebB, que oferecem seus serviços em todo o território nacional. Assim, esta pesquisa buscou avaliar o impacto causado pela utilização do leilão reverso como ferramenta de compras para o setor hoteleiro brasileiro. 1.2 O problema Como a utilização do leilão reverso eletrônico pode impactar nas compras do setor hoteleiro brasileiro? Questões a serem respondidas a utilização do leilão reverso eletrônico como ferramenta de compras no setor hoteleiro brasileiro, em média, reduz de forma significativa o preço das compras? o leilão reverso é uma ferramenta de compras eficiente? quando se utiliza o leilão reverso, a decisão de compra é sempre baseada no preço? além do preço, que outros fatores podem ser considerados na decisão de compra quando se utiliza o leilão reverso? é possível verificar na utilização do leilão reverso pelo setor hoteleiro brasileiro os aspectos contidos na teoria dos leilões? Quais? 1.3 Relevância da pesquisa Esta pesquisa visa contribuir para um maior conhecimento sobre uma ferramenta tecnológica recente, o leilão reverso, empregado na área de compras e sobre o qual ainda há necessidade de estudos que consolidem sua aplicação. Por representar um importante seguimento 3
12 da economia brasileira, o setor hoteleiro também necessita de estudos que contribuam para o seu desenvolvimento. Nesse sentido, esta pesquisa é importante por gerar informações sobre a área de compras dos hotéis, uma área capaz de influenciar a geração de lucros do setor e que ainda é pouco estudada. 1.4 Limitações da pesquisa embora não tenha sido intencional, pela complexidade dos temas abordados, certas linhas autorais podem ter sido privilegiadas em detrimento de outras; os leilões analisados são os únicos realizados pelo setor hoteleiro brasileiro, segundo informações da Associação Brasileira da Indústria de Hotéis (ABIH-Nacional) e do Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil (FOHB). Isso significa que os resultados numéricos aqui encontrados podem não ser aplicáveis a outras cadeias hoteleiras; a redução do preço é calculada pela diferença entre o preço inicial e o preço final do leilão. A comparação não é feita com os preços obtidos por outras formas de negociação por causa da dificuldade de se estabelecer os mesmos parâmetros de cotação, embora o preço inicial tenha sido estabelecido a partir de um levantamento prévio dos preços praticados no mercado; as especificações e a quantidade dos produtos adquiridos nesses leilões foram omitidas, conforme acordo de confidencialidade entre a Accor e os fornecedores. 4
13 2 REFERENCIAL TEÓRICO O referencial teórico está dividido em cinco partes. A primeira aborda a área de compras, mostrando sua importância nas corporações contemporâneas e como pode influenciar na geração de lucros das empresas. A segunda parte apresenta a teoria dos leilões, que apesar de serem usados há muito tempo, somente a partir da década de 1960 atraíram o interesse dos pesquisadores e passaram a ser abordadas pela literatura especializada. A terceira parte aborda os leilões realizados pela Internet, com ênfase no leilão reverso, o tema principal desta pesquisa. A quarta parte apresenta um histórico do crescimento do setor hoteleiro no Brasil e sua importância para a economia do país. A quinta e última parte mostra algumas pesquisas sobre leilão reverso feitas no cenário brasileiro. 2.1 Compras Conceito e relevância O ato de comprar consiste em encontrar um fornecedor que esteja disposto a trocar os bens ou serviços exigidos por determinada quantia. Entretanto, essa é apenas uma forma simplista de ver a atividade de comprar, haja vista que hoje a organização bem-sucedida vê a compra como uma atividade estratégica (BAILY et al, 2000). Segundo England (1970), as empresas têm reconhecido a contribuição substancial que a função de compras representa para a geração de lucros. O entendimento é o de que para aumentar ao máximo tal contribuição é necessário que haja coordenação entre a função aquisitiva e as outras principais funções dentro da estrutura organizacional, classificando compras como uma posição estratégica. 5
14 Atualmente, a área de compras também conhecida como de suprimentos ou aquisições assume papel estratégico nos negócios, devido ao grande volume de recursos financeiros envolvidos. Ficou para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, de que se trata de um centro de despesas e não de um centro de lucros (MARTINS; ALT, 2003) Objetivo de compras De acordo com Heinritz e Farrell (1972), o objetivo das compras é freqüentemente definido como a aquisição de materiais da qualidade certa, na quantidade certa, no tempo certo, ao preço certo e na fonte certa. Ressaltam que essa definição é uma generalização, indicando a amplitude da função compras. Para Baily (2000), essa visão, embora seja bem conhecida na literatura sobre compra, é criticada por alguns como superficial e simplista. O autor propõe uma definição mais ampla para os objetivos de compras: suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços que atenda às suas necessidades; assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; comprar com eficiência e conhecimento, obtendo por meios éticos o melhor valor; 6
15 administrar estoques para garantir o melhor serviço possível aos usuários, pelo menor custo; manter sólidas relações de cooperação com outros departamentos, fornecendo informações e prestando o aconselhamento necessário, visando assegurar uma operação eficaz de toda a organização; qualificar funcionários, desenvolver políticas e aperfeiçoar procedimentos para que a organização efetivamente alcance dos objetivos previstos; selecionar os melhores fornecedores do mercado; promover o eficaz desenvolvimento de novos produtos; proteger a estrutura de custos da empresa; manter o equilíbrio qualidade/valor; monitorar as tendências do mercado de suprimentos; e procurar trabalhar com fornecedores que busquem o benefício mútuo através de um desempenho economicamente superior. Heinritz e Farrell (1972) destacam quatro prerrogativas do departamento de compras: selecionar a fonte fornecedora; firmar contratos com os fornecedores e seus representantes; verificar a real necessidade dos pedidos de aquisições; e cuidar dos aspectos comerciais. 7
16 2.1.3 Evolução da função compras Para England (1970), a função de comprar é quase tão antiga quanto a história do homem; tendo começado quando este pela primeira vez necessitou adquirir alguma coisa para satisfazer suas necessidades. É uma função básica importante na evolução da humanidade, quer num contexto pessoal quer em suas atividades organizadas. Segundo a visão transacional, a compra se baseia na idéia de que o ato de comprar está relacionado apenas a simples trocas, onde comprador e vendedor interagem a curta distância. O objetivo do comprador é adquirir o volume máximo de recursos pelo menor volume financeiro, embora ainda hoje seja este tipo de compra que permite a aquisição de itens de baixo custo que podem ser comprados de muitos fornecedores concorrentes, desenvolvendo-se assim o relacionamento entre fornecedores e compradores (BAILY et al, 2000). De acordo com Martins e Alt (2003), a função compras deixou de ser essencialmente burocrática, como era vista antes da I Guerra Mundial, para ser vista, hoje, como parte do processo de logística das empresas; ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos. Isso fez com que muitas empresas empregassem a expressão gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, em vez do tradicional compras. Uma importante atribuição da nova função de compras é a negociação de preço com os fornecedores, criando um ambiente competitivo. O comportamento do comprador mexe com vários aspectos econômicos, como o nível de preços. Um bom exemplo é a desvalorização do real em 1999, quando as importações ficaram muito mais caras e alguns fornecedores tentaram aumentar o preço de seus produtos. Grandes redes de varejistas como o Pão de Açúcar se recusaram a comprar de fornecedores que aumentaram seus preços de forma abusiva. O resultado 8
17 foi que os fornecedores que insistiram nos aumentos deixaram de fornecer e foram substituídos por outros que preferiram a negociação (MARTINS; ALT, 2003). Para Baily (2000), o trabalho de compras tende a tornar-se mais estratégico, à medida que aumente o nível de atenção dedicado às compras, dando-se mais ênfase a atividades como a negociação de relacionamentos de longo prazo. Nesse sentido, os autores comparam o que chamam de compra reativa e compra proativa: Quadro 1 Comparativo de compras Compra reativa Compras como um centro de custos Compras recebe especificações Compras rejeita materiais defeituosos Compras subordina-se a finanças ou à produção Os compradores respondem às condições de mercado Os problemas são de responsabilidade do fornecedor Preço é variável-chave Ênfase no hoje Sistema independente de fornecedores As especificações são feitas por designers ou usuários Negociações ganha/perde Muitos fornecedores = segurança Estoque expressivo = segurança Informação é poder Compra proativa Compras pode adicionar valor Compras e fornecedores contribuem para as especificações Compras evita materiais defeituosos Compras é importante função gerencial Compras contribui para o desenvolvimento dos mercados Os problemas são de responsabilidade compartilhada O custo total e o valor são variáveis-chave Ênfase estratégica O sistema pode ser integrado aos sistemas dos fornecedores Compradores e fornecedores contribuem para as especificações Negociações ganha-ganha Muitos fornecedores = perda de oportunidades Excesso de estoque = desperdício A informação é valiosa se compartilhada Fonte: Baily et al (2000). 9
18 Segundo Martins e Alt (2003), o modelo de compras tradicional era baseado em preço, prazo e qualidade, obedecendo aos seguintes passos: os inputs internos chegavam ao departamento de suprimentos, via solicitação de compras, diretamente do almoxarifado ou dos departamentos; era feita uma série de cotações, geralmente, via telefone ou fax, de acordo com um cadastro de fornecedores; a escolha do fornecedor obedecia ao critério preço/prazo/qualidade; o pedido de compra era emitido para o fornecedor; um comunicado interno, constando data de entrega, quantidade e valor, era distribuído aos setores competentes; o departamento financeiro incluía a previsão de pagamento no fluxo de caixa; ao chegar, a mercadoria era vistoriada. Se estivesse conforme o solicitado, era aceita; caso contrário, era emitida uma nota fiscal de devolução e o processo recomeçava com o mesmo fornecedor ou com outro. Contudo, durante a década de 1980, com o sucesso das empresas japonesas, surgiu a necessidade de se adequar esse modelo tradicional ao sistema just-in-time, o que levou à criação de nova uma nova função de suprimentos. Neste sentido, Martins e Alt (2003) demonstram que o ato de comprar envolve não apenas o relacionamento puramente comercial com os fornecedores, mas também pesquisa e desenvolvimento. Eles afirmam que, hoje, há uma integração total entre todos os setores internos da empresa, clientes e fornecedores, como mostra a figura 1: 10
19 Figura 1 Sistema de informação moderno MATRIZ O Escritório central acessa todos os sistemas de dados da matriz utilizando serviços de telecomunicações, como os oferecidos pela Embratel. LIGAÇÕES A DISTÂNCIA (rede WAN) Servidores RISC mantêm a empresa ligada on-line às filiais, fábricas,transportadoras, vendedores e fornecedores, via Renpac ou Transpac. CLIENTES Acessam as bases de dados da empresa para consultar informações sobre estoques, notas, pedidos, créditos e faturamento. VENDEDORES Munidos de notebooks equip-ados com modem, os vende-dores conectam-se à empresa para tirar pedidos on-line, acessas o correio eletrônico e obter informações sobre esto-que, faturamento, situação de crédito e carteira de clientes. FÁBRICAS As várias unidades ligam-se à matriz para ter acesso a correio eletrô-nico e compartilhar de dados gerenciais e finan-ceiros, como resultados, pedidos e faturamento. TRANSPORTADORAS A fim de agilizar a comunicação, a empresa esta conectada via modem às transportadoras, contro-lando todo o romaneio de cargas e notas fiscais. Fonte: Martins e Alt (2003) UNIDADES DE VENDAS E REPRESENTANTES Acessam todo o sistema da matriz via Renpac. FORNECEDORES Estão todos ligados à empresa. Utilizando o padrão EDI, têm acesso a várias informações, como os pedidos de compras. 11
20 Em anos recentes, a função compras tem sofrido a influência do fenômeno da globalização, num contexto em que se fala de mercado global e de compras globalizadas. O uso crescente da Internet tem permitido que um número cada vez maior de pessoas troque informações cada vez mais rapidamente, numa verdadeira revolução tecnológica da comunicação. Para Castells (2003), assim como a Revolução Industrial do século XVII, a revolução da tecnologia da informação induzirá um padrão de descontinuidade nas bases materiais da economia, da sociedade e da cultura. Enquanto na Revolução Industrial a posse dos meios de produção e a exploração do trabalho eram as forças motrizes do desenvolvimento, na sociedade do conhecimento a realidade é bem diferente. O conhecimento passa a ser o novo motor da economia e se transforma no principal fator de produção (CAVALTANTI; PEREIRA, 2001). É justamente a partir da valorização da informação que novas formas de relacionamento entre compradores e vendedores têm surgido. É o caso dos mercados reversos, onde os compradores se unem para reverter o poder da informação a seu favor, uma vez que neles os fornecedores não têm mais a informação a seu favor (HAGEL III; ARMSTRONG, 1998). Para Kaplan e Sawhney, (2000), em ambientes reversos a união de compradores aumenta o poder de barganha, beneficiando principalmente pequenas e médias empresas, pela redução nos preços negociados. Os autores apontam ainda que em algumas indústrias o volume de descontos pode chegar a 20%. A união de compradores de um mesmo segmento empresarial tem trazido benefícios financeiros para as empresas, seja pela troca de informações de preços praticados pelos fornecedores, seja pela ação de compras conjuntas, visando aumentar o volume dos pedidos para obter redução no preço das mercadorias. 12
21 Uma empresa pode explorar os benefícios do escopo mais amplo internamente ou pode formar coalizões com outras empresas para fazer isto [...] As coalizões envolvem coordenar ou compartilhar cadeias de valores com sócios da coalizão, o que amplia o escopo efetivo da cadeia da empresa. (PORTER, 1989, p. 31) Essa troca de informações entre os compradores ajuda a combater o que alguns economistas chamam de discriminação de preços, ocorrida quando os fornecedores adotam o procedimento de cobrar um preço de um cliente e outro preço de outro cliente, dependendo do que o mercado agüente. (HAGEL III; ARMSTRONG, 1998, pág. 18) A partir da combinação entre a necessidade de novas relações compradores/vendedores e compradores/compradores e do uso intenso de novas tecnologias de comunicação como a Internet surgem movas formas de compras, como o EDI (electronic data interchange) e os cartões de crédito, além do leilão eletrônico reverso, que por ser o objeto desta pesquisa este será analisado mais adiante Variáveis-chave de compras Qualidade Qualidade pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Algumas vezes, pode ser definida como adequação ao propósito, ou mais estrategicamente pode ser vista como um assunto relacionado com a vantagem competitiva (BAILY et al, 2000). Para England (1970), do ponto de vista do comprador, a melhor qualidade é aquela que melhor se adapta a uma necessidade particular. A compra baseada na qualidade não significa comprar materiais, peças ou suprimentos de melhor grau do que o exigido para o seu uso. A 13
22 definição de qualidade é uma combinação de características como preço, durabilidade, operacionalidade, facilidade e simplicidade. No vocábulo de compras, qualidade tem uma conotação especial. Não é uma generalização ou um atributo a ser simplesmente caracterizado pelos objetivos como alta ou baixa. Ela é especialmente a soma (ou a composição) das propriedades inerentes a um produto ou material (HEINRITZ; FARRELL, 1972). Para fins de aquisição, a qualidade apropriada pode ser definida de inúmeras formas. Por exemplo: especificação de desempenho ou de conformidade e marca registrada. A especificação de desempenho é uma definição clara do propósito, da função, da aplicação e do resultado que se espera do bem ou serviço a ser adquirido. Ela é comunicada ao fornecedor, autorizando ou estimulando-o a fornecer o produto adequado. Em geral, a especificação de desempenho permite maior concorrência e possibilita novas maneiras do fornecedor atender às exigências do comprador. Na especificação de conformidade, a definição do bem ou serviço a ser adquirido é clara e sem ambigüidades. É dirigida ao produto ou serviço e não à aplicação (BAILY et al, 2000). A especificação da qualidade pela marca registrada é o método mais simples e rápido, mas tem a séria desvantagem de limitar as aquisições a um único fornecedor, eliminando, dessa forma, o elemento competitivo, a não ser que haja concorrência na distribuição do produto (HEINRITZ; FARRELL, 1972). Para Baily (2000), a padronização pode ser um facilitador na definição da qualidade, bem como gerar economia para o comprador. Apesar de ser um processo difícil e demorado pois freqüentemente requer que a preferência individual seja ignorada, os benefícios da redução de 14
23 variedades, dos menores custos de estocagem e da economia de escala decorrente de pedidos maiores podem ser um exercício que valha a pena Quantidade Uma vez determinada a qualidade pretendida, o comprador deve decidir sobre a quantidade certa a ser comprada. Por sua vez, a necessidade de materiais envolve os fatores qualitativo e quantitativo. No que se refere à quantidade requisitada, ela nem sempre é a quantidade exata a ser pedida ao fornecedor. Como a maioria das compras é feita para atender exigências regulares, várias políticas de pedido são usadas para essas compras. Políticas diferentes fazem com que sejam pedidas diferentes quantidades, embora essas quantidades atendam às exigências a longo prazo (BAILY et al, 2000). Segundo Heinritz e Farrell (1972), alguns fatores devem ser considerados para se determinar a quantidade mais econômica de encomenda: custo unitário do item em vários lotes de tamanhos diferentes; estoque médio resultante de compras em quantidades diferentes; número de encomendas feitas; custo das negociações e da alocação de uma encomenda de compras; custo de se manter os materiais no estoque. Freqüentemente, o comprador é incentivado pelo fornecedor a comprar grandes quantidades, obtendo preços mais baixos se forem compradas quantidades maiores. Os 15
24 fornecedores se beneficiam da economia de escala e através de incentivos no preço dão alguns benefícios aos compradores (BALLOU, 2001). Para Heinritz e Farrell (1972), a variável preço é muito importante na determinação da quantidade certa, pois está intimamente relacionada com encomendas em grande quantidade, uma vez que os fornecedores oferecem descontos nas compras em maior volume, fazendo com que o preço unitário de um produto, ou de um dado material, seja reduzido num escalonamento sucessivo e crescente, a medida que as quantidades compradas aumentem. Segundo Ballou (2001), as estratégias para comprar a quantidade correta são: just-in-time comprar apenas para satisfazer a necessidades imediatas; compras antecipadas vantajosa quando se espera uma futura elevação dos preços; e a compra especulativa que é a compra de commodities em geral, como cobre, prata e ouro, que no futuro podem ser revendidas com lucro Fonte de suprimentos A definição da fonte de suprimentos é o próximo passo a ser dado pelo comprador após determinar o quê e quanto comprar. Embora nem todas as decisões sobre a fonte de suprimentos justifiquem o mesmo nível de atenção, as grandes compras merecem um cuidado especial. Para Baily (2000), num relacionamento de compras, espera-se alguns atributos por parte do fornecedor, como: pontualidade; qualidade; bom preço; antecedentes estáveis; 16