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Dicas para uma gestão eficiente em condomínio
É difícil encontrar entre síndicos e moradores, alguém que não deseja uma gestão eficiente para o seu condomínio. Mesmo que a função seja exercida por um condômino, o síndico deve encarar as atividades com extremo profissionalismo. Isso gera uma boa gestão do condomínio e, consequentemente, uma boa convivência entre moradores.
Assim que eleito, o síndico deve definir por onde se comunicará com os condôminos e moradores. Seja por redes sociais, cartazes em murais ou por algum sistema para comunicação de condomínio. Não importa, depois de definido todo e qualquer comunicado da administração para o condomínio deve ser feita por ali. Essa prática facilita e torna a comunicação mais clara e objetiva, diminuindo os ruídos de comunicação. Ou seja, o morador sabe onde encontrar informações sobre o que acontece no condomínio em caso de dúvida.
É por este canal de comunicação oficial do condomínio que o síndico fará também a comunicação individual e privada com os moradores. Isso auxilia na centralização das informações fazendo com que o síndico não esqueça da demanda de ninguém.
A boa comunicação não se dá apenas pela definição e centralização da comunicação. Mas também por meio de informes claros e objetivos com linguagem adequada. O síndico deve ser alguém que se comunica com facilidade com diferentes grupos de pessoas.Tal habilidade lhe ajudará a exercer com maestria a mediação de conflitos entre condôminos e também a fazer a gestão dos funcionários.
Para um síndico ter sucesso e uma gestão eficiente, é fundamental que ele tenha planejamento. O planejamento das ações para o seu período como síndico, deve ser uma das primeiras atividades a serem feitas após eleito.
Quando for elaborar o planejamento, o síndico deve inserir as atividades de rotina do condomínio, como as manutenções preventivas, e as melhorias propostas por ele durante a sua candidatura. Priorize estas benfeitorias de acordo com o que os moradores acreditam que seja mais importante.
Utilizando um planejamento, o dia a dia do síndico fica mais organizado e ele saberá exatamente quando tem que fazer cada uma de suas atividades, bem como acompanhar a evolução da administração do condomínio e compartilhá-la com os condôminos e moradores.
O número de atividades do condomínio é muito alto e, na maior parte dos casos, necessita de conhecimentos específicos e técnicos. Logo, é essencial que o síndico tenha ao seu lado uma equipe qualificada e de confiança para a realização dessas tarefas.
Mas, atenção! Ter os melhores profissionais trabalhando para o condomínio não é o suficiente. É preciso que o síndico saiba liderar a equipe, conhecendo cada funcionário. Ou seja, suas forças e fraquezas conseguindo trabalhá-las a fim de fazer com que o funcionário evolua e faça entrega ainda mais excelente.
Atenção à segurança do condomínio
O crescimento exponencial do número de condomínios no Brasil se dá, principalmente, pela busca das pessoas por segurança. Elas, atualmente, não se sentem seguras em suas próprias casas e acreditam que essa mudança de casa para condomínio faça com que elas se sintam protegidas da violência das ruas. Por isso, é dever do síndico garantir a segurança dos moradores e do empreendimento.
Invista em equipamentos e tecnologias que auxiliam, porteiros, vigias e os próprios moradores a manter o condomínio seguro. Estes podem ser desde um treinamento para toda a equipe de portaria, instalação de câmeras ou até mesmo um sistema para controle de entradas e saídas do condomínio.
Investir em sistemas para condomínios
A última dica reúne um pouco de todas as outras. Sim, hoje, já existem sistemas para a gestão de condomínios, o síndico consegue acessar as informações do condomínio pelo seu smartphone ou computador. De maneira mais específica, é possível cadastrar e agendar atividades, como manutenções preventivas e periódicas. Armazenar os documentos do condomínio, controlar entradas e saídas de visitantes e prestadores de serviço, se comunicar com os condôminos por meio de circulares, fóruns e de maneira privada com cada morador. Utilizando um sistema processos do dia a dia são otimizados, a comunicação se torna mais efetiva e consequentemente, o síndico entrega uma administração mais eficiente ao condomínio.