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Yasmin Amaral 13 de novembro de 2017 0 0
O arquivo XML e a escrituração contábil
O arquivo XML além da escrituração, gerando inteligência de negócio
Business Intelligence (Inteligência de negócio)
Relatórios possíveis a partir de informações do arquivo XML das Notas Fiscais
É preciso se preocupar com a segurança dos dados
A escrituração contábil refere-se ao documento comercial das contas da empresa. Esta escrituração deve ser feita pelo setor que controla as responsabilidades contábeis e fiscais da empresa.
Toda escrituração contábil necessita das Notas Fiscais eletrônicas (NFes) em formato de arquivo XML.
O arquivo XML é o documento que contém a autorização de uso da Secretaria da Fazenda (Sefaz), válido juridicamente, que precisa ser armazenado por no mínimo 5 anos, segundo a lei vigente.
Mas, a utilidade do arquivo XML vai além da escrituração contábil. Ouça:
Acompanhe esse post e também veja como relacionar o arquivo XML da NFe com inteligência fiscal além da escrituração contábil:
Existem alguns tipos de escrituração contábil como, por exemplo, a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), que é a obrigação conectora dos dados contábeis e fiscais do apuramento do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
E a ECD (Escrituração Contábil Digital), assim como a ECF também é parte integrante do projeto SPED, e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital livros contábeis como: Livro Diário e seus auxiliares, Livro Razão e seus auxiliares e Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
O SPED é uma solução tecnológica que, assim como a NFe, veio com o objetivo de substituir o papel por uma versão eletrônica dos Livros Fiscais. Num mundo cada vez mais digitalizado, este acaba sendo o método padrão de escrituração.
Por isso a organização e entrega da escrituração dos documentos fiscais é feita através dos arquivos XMLs das notas fiscais.
Porém, a importância do XML vai além da escrituração, veja detalhes abaixo:
O arquivo XML, como dissemos no início deste artigo, é o documento que contém a validade jurídica. Muitas empresas se contentam com o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), que é um resumo da operação de compra que acompanha o transporte de mercadorias.
No entanto, o DANFe não tem validade jurídica. A verdadeira nota fiscal está armazenada no arquivo XML.
Além disso, o arquivo XML da NFe obedece um padrão nacional de escrituração fiscal. Isto significa que, as informações presentes do arquivo XML, como valor pago em impostos, valor do frete, valor total da mercadoria ou por produto, chave de acesso, CFOP, NCM, entre outras, estão organizadas por padrão dentro deste arquivo.
Com esta organização é possível utilizar o XML para começar a gerar relatórios de custo e negociar contratos gerando inteligência de negócio para a empresa. Saiba como:
Para entender melhor este tópico, veja o nosso Infográfico da Anatomia do XML, que mostra exatamente os campos presentes no arquivo XML e a sua organização.
O BI é utilizado para coletar, processar, analisar, compartilhar e disponibilizar informações úteis que estejam armazenadas em seu banco de dados, por maior que ele seja.
Dados financeiros de receitas, custos e despesas de uma organização são os elementos básicos para a análise e tomada de decisão nos negócios.
O Business Intelligence, relacionado às NFes, pode unir diferentes fontes de dados e consistir com a contabilidade, promovendo visões adequadas e confiáveis para as necessidades das diferentes áreas da empresa.
A partir de uma plataforma de consulta de NFes, como o Arquivei, é possível extrair dados do arquivo XML, ou seja, filtrar as informações que a empresa deseja analisar e com isto gerar diversos relatórios. Veja exemplos abaixo:
Filtrando o arquivo XML das NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque (o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto tem vendido). Também é possível avaliar a margem de lucro dessa relação de compra e venda.
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Nas NFes transportadas, você pode levantar os custos que tem com transporte separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.
Analisando o DACTe (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico) é possível saber quantas e quais NFes foram carregadas naquele frete e também conversar com a transportadora para uma possível revisão de contrato, mostrando com provas concretas que isso favorecerá ambos os lados.
Na plataforma do Arquivei você pode gerar basicamente seis relatórios e um extra que é avançado.
Os gráficos são criados a partir da análise dos seus XMLs de NFe, CTe e NFSe. São três de NFe, dois de CTe e um de NFSe. Eles se diferenciam pela quantidade de filtros que você pode aplicar e pela quantidade de atributos no relatório.
Para ter acesso rápido aos seus gráficos e gerar inteligência de negócio, faça um teste gratuito da plataforma Arquivei. Não perca tempo!
Antes da administração tributária do Brasil se modernizar e criar a NFe, os arquivos em papel eram mantidos causando grandes problemas como o uso desnecessário de espaço, acúmulo de sujeira e bagunça.
Hoje, o arquivo XML, autorizado pela Sefaz, garante a confiabilidade dos dados presentes na NFe, porém o armazenamento em computadores e HDs externas, não garantem que os dados estão seguros.
É preciso prevenir-se contra o roubo de informações e até mesmo a perda por vírus. Além do armazenamento ser obrigatório, ele é quem garante o histórico de informações necessárias para que a empresa faça relatórios a longo prazo, por exemplo.
Para garantir a segurança dos seus documentos fiscais, basta ter acesso ao Arquivei. Com a plataforma, é possível fazer o upload de CFes-SAT e NFCes, além das NFes, CTes e NFSes que já são armazenadas automaticamente após a consulta. Teste gratuitamente!