7 pontos-chave de conceito e características de gestão
A gestão é essencial para todas as organizações grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos, serviços ou manufatura. O gerenciamento é necessário para que os indivíduos dêem sua melhor contribuição para os objetivos do grupo. A administração consiste em uma série de funções inter-relacionadas que são desempenhadas por todos os administradores.
Mais adiante neste artigo, você entenderá que, embora ambos sejam gerentes, eles atuam em diferentes níveis da organização. O tempo gasto pelos gestores em diferentes funções, porém, é diferente.
Os gerentes de nível superior gastam mais tempo planejando e organizando do que os gerentes de níveis inferiores da organização.
Gestão é um termo muito popular e tem sido amplamente utilizado para todos os tipos de atividades e principalmente para assumir o controle de diferentes atividades em qualquer empresa.
A gestão é uma atividade necessária onde quer que haja um grupo de pessoas trabalhando em uma organização. As pessoas nas organizações estão realizando diversas tarefas, mas todas estão trabalhando para o mesmo objetivo.
A gestão visa orientar seus esforços para alcançar um objetivo comum - uma meta. Assim, a gestão tem que ver que as tarefas são concluídas e os objetivos são alcançados (ou seja, eficácia) com a menor quantidade de recursos a um custo mínimo (ou seja, eficiência).
A gestão tem sido definida como um processo de fazer as coisas com o objetivo de atingir os objetivos de forma eficaz e eficiente. Precisamos analisar essa definição. Existem certos termos que requerem elaboração.
Estes são processados, de forma eficaz e eficiente. Processo na definição significa as funções ou atividades primárias que a administração executa para fazer as coisas. Essas funções são planejamento, organização, pessoal, direção e controle, que discutiremos mais adiante no capítulo e no livro.
Ser eficaz ou fazer o trabalho de forma eficaz basicamente significa terminar a tarefa dada. A eficácia na gestão está preocupada em fazer a tarefa certa, completar as atividades e atingir as metas.
Em outras palavras, preocupa-se com o resultado final. Mas não basta apenas completar as tarefas. Há outro aspecto também, ou seja, ser eficiente ou, como dizemos, fazer o trabalho com eficiência. Eficiência significa fazer a tarefa corretamente e com custo mínimo.
Há uma espécie de análise de custo-benefício envolvida e a relação entre entradas e saídas. Se usando menos recursos (ou seja, as entradas) mais benefícios são derivados (ou seja, as saídas), então a eficiência aumentou.
A eficiência também aumenta quando para o mesmo benefício ou resultados, menos recursos são usados ​​e menos custos são incorridos. Os recursos de entrada são dinheiro, materiais, equipamentos e pessoas necessárias para realizar uma tarefa específica.
Obviamente, a gestão se preocupa com o uso eficiente desses recursos, pois eles reduzem custos e, em última análise, levam a maiores lucros.
Esses dois termos são diferentes, mas estão inter-relacionados. Para a gestão, é importante ser eficaz e eficiente.
Eficácia e eficiência são dois lados da mesma moeda. Mas esses dois aspectos precisam ser equilibrados e a gestão às vezes tem que se comprometer com a eficiência.
Por exemplo, é mais fácil ser eficaz e ignorar a eficiência, ou seja, completar a tarefa dada, mas a um custo alto. Suponha que a meta de produção de uma empresa seja de 5.000 unidades em um ano. Para atingir esta meta o gerente tem que operar em turnos duplos devido a falta de energia na maioria das vezes. O gerente é capaz de produzir 5.000 unidades, mas com um custo de produção mais alto.
Neste caso, o gestor foi eficaz, mas não tão eficiente, pois, para uma mesma saída, foram utilizados mais insumos (custo de mão de obra, custos de energia elétrica). Às vezes, uma empresa pode se concentrar mais na produção de bens com menos recursos, ou seja, reduzir custos, mas não atingir a meta de produção.
Consequentemente, os bens não chegam ao mercado e, portanto, a demanda por eles diminui e os concorrentes entram no mercado.
Este é o caso de ser eficiente, mas não eficaz, pois a mercadoria não chegou ao mercado. Portanto, é importante que a gestão atinja as metas (eficácia) com o mínimo de recursos, ou seja, da forma mais eficiente possível, mantendo o equilíbrio entre eficácia e eficiência.
Normalmente, a alta eficiência está associada à alta eficácia que é o objetivo de todos os gestores. Mas a ênfase indevida em alta eficiência sem ser eficaz também não é desejável. A má gestão se deve tanto à ineficiência quanto à ineficácia.
Depois de passar por algumas das definições encontramos alguns elementos que podem ser chamados de características básicas da gestão:
(i) A gestão é um processo orientado a objetivos:
Uma organização tem um conjunto de objetivos básicos que são a razão básica de sua existência. Estes devem ser simples e claramente declarados. Organizações diferentes têm objetivos diferentes. Por exemplo, o objetivo de uma loja de varejo pode ser aumentar as vendas, mas o objetivo da The Spastics Society of India é transmitir educação para crianças com necessidades especiais. A administração une os esforços de diferentes indivíduos na organização para atingir esses objetivos.
(ii) A gestão é abrangente:
As atividades envolvidas na gestão de uma empresa são comuns a todas as organizações, sejam elas econômicas, sociais ou políticas. Uma bomba de gasolina precisa ser gerenciada tanto quanto um hospital ou uma escola. O que os gerentes fazem na Índia, nos EUA, na Alemanha ou no Japão é o mesmo. Como eles fazem isso pode ser bem diferente. Essa diferença se deve às diferenças de cultura, tradição e história.
(iii) A gestão é multidimensional:
A gestão é uma atividade complexa que tem três dimensões principais. Esses são:
(a) Gestão do trabalho: Todas as organizações existem para a realização de algum trabalho. Em uma fábrica, um produto é fabricado, em uma loja de roupas a necessidade de um cliente é satisfeita e em um hospital, um paciente é tratado. A gestão traduz esse trabalho em termos de metas a serem alcançadas e atribui os meios para alcançá-las. Isso é feito em termos de problemas a serem resolvidos, decisões a serem tomadas, planos a serem estabelecidos, orçamentos a serem preparados, responsabilidades a serem atribuídas e autoridade a ser delegada.
(b) Gestão de pessoas: Os recursos humanos ou pessoas são o maior patrimônio de uma organização. Apesar de todos os desenvolvimentos na tecnologia, "fazer o trabalho por meio de pessoas" ainda é uma tarefa importante para o gerente. A gestão de pessoas tem duas dimensões (i) implica tratar os colaboradores como indivíduos com necessidades e comportamentos diversos; (ii) também significa lidar com indivíduos como um grupo de pessoas. A tarefa da administração é fazer com que as pessoas trabalhem para alcançar os objetivos da organização, tornando seus pontos fortes eficazes e suas fraquezas irrelevantes.
(c) Gestão de operações: Não importa qual seja a organização, tem algum produto ou serviço básico para fornecer para sobreviver. Isso requer um processo de produção que envolva o fluxo do material de entrada e a tecnologia para transformar esse insumo na saída desejada para consumo. Isso está interligado tanto com a gestão do trabalho quanto com a gestão de pessoas.
(iv) A gestão é um processo contínuo:
O processo de gerenciamento é uma série de funções contínuas, compostas, mas separadas (planejamento, organização, direção, pessoal e controle). Essas funções são executadas simultaneamente por todos os gerentes o tempo todo. Você pode ter observado que Smita na Namchi Designer Candles realiza várias tarefas diferentes em um único dia. Alguns dias ela pode gastar mais tempo planejando uma exposição futura e em outro dia, ela pode gastar tempo resolvendo o problema de um funcionário. A tarefa de um gerente consiste em uma série contínua de funções.
(v) A gestão é uma atividade de grupo:
Uma organização é um conjunto de diversos indivíduos com necessidades diferentes. Cada membro do grupo tem um propósito diferente para ingressar na organização, mas como membros da organização, eles trabalham para cumprir o objetivo organizacional comum. Isso requer trabalho em equipe e coordenação de esforços individuais em uma direção comum. Ao mesmo tempo, a administração deve permitir que todos os seus membros cresçam e se desenvolvam à medida que as necessidades e oportunidades mudem.
vi) A gestão é uma função dinâmica:
A gestão é uma função dinâmica e tem de se adaptar ao ambiente em mudança. Uma organização interage com seu ambiente externo, que consiste em vários fatores sociais, econômicos e políticos. Para ter sucesso, uma organização deve mudar a si mesma e seus objetivos de acordo com as necessidades do ambiente. Você provavelmente sabe que o McDonald's, gigante do fast-food, fez grandes mudanças em seu cardápio para poder sobreviver no mercado indiano.
(vii) A administração é uma força intangível:
A gestão é uma força intangível que não pode ser vista, mas sua presença pode ser sentida na forma como a organização funciona. O efeito da gestão é perceptível em uma organização onde as metas são cumpridas de acordo com os planos, os funcionários estão felizes e satisfeitos e há ordem em vez de caos.