O Workr é a plataforma de comunicação corporativa desenvolvida originalmente pelo Comunique-se. Seu principal diferencial é a integração de inúmeras ferramentas – que são essenciais para o trabalho dos profissionais da área – em um único ambiente. Entre as funcionalidades está o serviço de distribuição de releases.
Seguindo em frente na jornada de relacionamento com a imprensa, o segundo passo é a distribuição personalizada dos releases aos jornalistas de redação. Após concluir a etapa anterior de segmentação e refinação dos contatos no mailing list, agora é o momento de enviar as sugestões de pautas aos profissionais da mídia.
Contar com uma ferramenta profissional de envios de releases no processo de operação é um grande diferencial. Por um lado, a otimização de tempo com o uso da tecnologia é fundamental na rotina agitada de um profissional de comunicação. Claro, utilizar sistemas padrões de envios de e-mail pode ser uma alternativa viável. Porém, em casos de uma demanda maior e recorrente, o processo pode se tornar lento e engessado.
Afinal, o envio de cada release será feito individualmente. Se o mailing list da campanha tiver bastante contatos, por exemplo, será necessário dedicar um tempo significativo para concluir a distribuição manual. No final, ao concluir a atividade, a mensuração dos resultados se torna quase uma missão impossível.
Por outro lado, um sistema de envios profissional permite a mensuração dos resultados de forma aprofundada e minuciosa de cada ação executada. Na prática, isso significa ter acesso a um relatório completo de cada campanha para analisar. Com isso, é possível entender os números e construir estratégias para maximizar os resultados no relacionamento com a imprensa.
Veja em apenas 5 passos, como é simples criar uma campanha na plataforma Workr, distribuir os releases aos jornalistas e, por fim, mensurar detalhadamente os resultados dos envios.
Disparando seus releases pelo Workr
Passo 1 – Identificação
O primeiro passo é simples, mas extremamente importante. Afinal, o título do release vai afetar rigorosamente o resultado final da campanha. Além de segmentar e refinar os jornalistas, atente-se para construir uma chamada atrativa para o e-mail, a fim de aumentar a taxa de abertura. Lembre-se, a concorrência na caixa de entrada dos jornalistas é gigantesca.
Por exemplo, e-mails que apresentam assuntos com até 50 caracteres costumam ter taxa de abertura maior em relação a títulos mais extensos. O Comunique-se realizou uma pesquisa sobre melhores práticas para se relacionar com a imprensa. Inclusive, a fonte da própria pesquisa é a ferramenta de distribuição de release do Workr.
Confira, abaixo alguns dados importantes e consideráveis na hora de distribuir os releases. Para saber mais detalhes, acesse o infográfico completo por aqui.
Outro elemento importante nesta etapa é o opt-out. Não esqueça de incluir essa opção em todos os envios. Assim, caso algum jornalista ou qualquer outro contato não queira mais receber seus releases, ele consegue se descadastrar da lista a qualquer momento. Isso pode te ajudar a identificar pessoas que não querem receber mais nenhum tipo de contato para evitar desgastes futuros.
Passo 2 – Destinatários
Na segunda etapa, basta escolher os destinatários que receberão o release. Além disso, é possível confirmar as informações inseridas na fase anterior. Há duas formas de escolher os destinatários da campanha.
Por um lado, você pode optar pela opção “Lista de envios”. Nesse caso, é um mailing list que você pode importar para o Workr e criar uma lista especial com contatos próximos. Por outro, “Segmentações disponíveis” é a seleção da segmentação feita na base de jornalistas da própria plataforma.
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SAIBA MAIS
É possível selecionar mais de uma lista de destinatário na mesma campanha. E, ao escolher as opções de interesse, a ferramenta apresenta a quantidade de contatos que receberão o e-mail. Lembre-se, sempre confirme as seleções para evitar qualquer equívoco.
Há algumas técnicas para evitar qualquer tipo de erro na segunda etapa. Até mesmo para otimizar tempo. Crie um padrão para salvar cada lista gerada na plataforma. Por exemplo, na hora de salvar uma segmentação, insira um nome que remeta aos contatos inclusos no mailing list. Exemplo: “Turismo_Radio_TV_SP”.
Passo 3 – Templates
Agora é a hora de escolher um template para ilustrar o release no terceiro passo. A própria ferramenta já traz alguns modelos padrões para facilitar o uso. Porém, é possível criar animações dentro da plataforma e, por exemplo, personalizar com a identidade visual da empresa.
Há, além disso, como personalizar o release em datas especiais ou assuntos mais temáticos. Abre-se um leque de possibilidades para tornar o conteúdo ainda mais atrativo e até mesmo atrelar elementos que agregam. Reforçam, assim, o tema central da pauta. Se não for o intuito, basta seguir a etapa e manter apenas o formato de texto, não existe restrições.
Para se inspirar, veja o exemplo que o Comunique-se utilizou para enviar aos finalistas do Prêmio Comunique-se 2017. O template foi construído para conversar com a temática da festa daquele ano que falava sobre “Os Monstros Sagrados do Jornalismo”.
Passo 4 – Conteúdo
Enfim, hora de produzir o conteúdo. A plataforma é bem intuitiva, com inúmeras funcionalidades para acrescentar ao release. Fique à vontade para enriquecer o conteúdo. É possível inserir vídeos, imagens, links, tópicos, etc.
Além disso, você pode utilizar a função de personalizar a mensagem, utilizando a variável para mandar e-mail alterando por nome completo, primeiro nome, empresa e até mesmo cargo de cada contato.
Isso é fundamental para tornar o conteúdo ainda mais direcionado e assertivo na hora de enviar o material para qualquer jornalista. Em vez de encaminhar uma mensagem genérica, opte pela personalização.
Passo 5 – Enviar
O último passo é apenas para confirmar as informações dos passos anteriores e enviar ou agendar o envio da campanha para o mailing list. Para confirmar como vai ficar o release já na própria caixa de entrada dos jornalistas, é possível encaminhar uma versão de teste. Assim, você consegue conferir o layout no próprio e-mail.
Outro elemento fundamental é o termômetro para mensurar a probabilidade do conteúdo ir para o SPAM. Caso o e-mail da sua campanha ultrapasse o limite indicado, o Workr conta com um box de dicas e melhores práticas para evitar problemas no envio do release.
Basta seguir as dicas e refazer ou adaptar o que for necessário em sua campanha antes de disparar. Isso contribui significativamente na taxa de entrega e abertura do seu conteúdo aos remetentes finais. Portanto, é uma métrica extremamente importante para acompanhar e seguir os processos necessários.
Caso o seu material contenha qualquer link ao longo do texto, é possível mensurar a quantidade de cliques recebidos e validar quantos contatos realmente navegaram para a página de destino inserida no release — só é necessário ativar a opção de “rastreamento”. Por fim, basta enviar imediatamente ou escolher uma data e horário mais adequado para disparar a campanha.
Não esqueça de utilizar os dashboards e relatórios de cada envio. Assim, é possível extrair insights sobre os horários que possuem um desempenho melhor em relação à taxa de abertura, por exemplo. Com isso, você pode replicar para outras campanhas e utilizar horários mais estratégicos, a fim de potencializar o resultado final.
Análise e mensuração de resultados
Para mensurar a campanha, a plataforma de distribuição de releases traz um overview completo para ser analisado. Por exemplo, é possível validar a quantidade de contatos que abriram o e-mail, que não abriram e até mesmo aos contatos que apresentaram erro e o motivo de não ter chegado a mensagem ao destinatário final.
Na timeline do Workr, é possível validar os picos de abertura. Pode-se acompanhar em gráficos os horários e dias que cada jornalista abriu o release. Isso é fundamental. Em larga escala de envios recorrentes, é possível perceber um comportamento frequente na abertura. Assim, você pode adotar um ritual de envios nos melhores horários.
Indo mais afundo na mensuração, é possível acompanhar de forma individual a abertura por contatos. Na hora de efetuar o follow up, é essencial verificar antes de contatar o profissional, se o jornalista abriu o e-mail do release ou não. Assim, o discurso e abordagem pode variar para tornar a atividade de acompanhamento efetiva.
Opinião de quem usa o distribuidor de releases do Workr
Conclusão
O sistema de envios do Workr além de otimizar o tempo no processo de relacionamento com a imprensa, garante aos profissionais de comunicação relatórios completos de performance das campanhas executadas. Com o acesso aos dados garantido, é possível, por exemplo, analisar a estratégia adotada para cada envio.
Com a recorrência nas distribuições é possível verificar as melhores práticas e o melhor caminho a seguir para aumentar os resultados. Validar os melhores horários, os melhores dias e até mesmo quais títulos de e-mail trazem resultados mais expressivos. Utilizar todos os dados para aumentar a visibilidade na mídia de forma mais assertiva e eficaz.
Category: Comunicação CorporativaPor Alison Moraes 17 de outubro de 2019 1 Comentário
Autor: Alison Moraes
Um jornalista fora da curva, apaixonado por marketing digital. Baixista nas horas vagas e um verdadeiro amante do Jazz. Há 4 anos construindo histórias no Comunique-se: compartilhando e adquirindo conhecimento. Movido a desafios e fissurado por métricas. Formado em Jornalismo pela Universidade São Judas. Atualmente, aos 23 anos — Analista Sênior e responsável pelas ações de marketing 360 do Grupo.
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