Gestão Colaborativa e sua aplicação no ambiente empresarial
Gestão Colaborativa: descubra os ganhos que trabalhar com cooperação pode trazer para sua empresa!
Publicado dia 10 de dezembro de 2016
No Aurélio - o nosso mais famoso pai de todos os burros - o verbo colaborar é sinônimo de cooperar. De uns tempos para cá, a palavra começou a ser mais difundida na forma de seu adjetivo. Existe economia colaborativa, aprendizagem colaborativa, marketing colaborativo, consumo colaborativo, trabalho colaborativo e por aí vai. O conceito ganhou tanta força que entrou para o mundo empresarial com a Gestão Colaborativa.
Junto com um ambiente dinâmico e criativo, o ambiente colaborativo está na boca do povo que pensa em uma nova maneira de gerir um negócio. Mas mesmo em novas maneiras, velhos conceitos de gerenciamento continuam em alta. Um deles é a importância de um planejamento estratégico bem traçado e definido, e aí a Gestão Colaborativa pode trazer muitos benefícios.
Não tem como falar em colaboração sem falar na participação de todos os envolvidos. Se colaborar é cooperar, você vai concordar que fica muito mais fácil alcançar o planejamento se todos remarem para o mesmo lado, e, para isso, a comunicação também é importante
Aliás, muito mais do que remar para o mesmo lado é saber o porquê de estarem remando e para onde estão indo. Esta é a visão da Gestão Colaborativa, cujo um dos pilares é justamente o envolvimento de todos com transparência.
E já que o assunto é cooperação e compartilhamento de conhecimento, preparamos um artigo sobre Gestão Colaborativa para dar a você uma visão mais ampliada sobre o assunto.
Benefícios da Gestão Colaborativa
Líderes tradicionais x Líderes Colaborativos
Hora de mudar: a transformação para uma Gestão Colaborativa
Que tal uns exemplos de Gestão Colaborativa?
Gestão Orçamentária Colaborativa
Gestão Colaborativa de Processos
Gestão Colaborativa de Relacionamento com o Cliente
Promover um senso de unidade em toda a organização. Fazer com que profissionais atuem de forma a cooperarem mutuamente e com propósitos alinhados aos do negócio. De uma maneira bem resumida, é assim que funciona a Gestão Colaborativa.
Ela surgiu em oposição à gestão tradicional, cuja figura do líder está relacionada com a detenção de informação e conhecimento. Na Gestão Colaborativa todos compartilham de responsabilidades para o sucesso de um negócio. Note que ela apresenta um conceito mais amplo de gestão de pessoas, no qual todos estão envolvidos com a organização e seu sucesso.
Falando sobre compartilhamento, o ambiente torna-se propício para a troca de conhecimento. Isso porque na Gestão Colaborativa profissionais de diferentes áreas e backgrounds trabalham juntos com o mesmo objetivo: cumprimento de metas e objetivos e atingimento de resultados. Em um ambiente colaborativo, aliás, as pessoas são incentivadas a aplicarem seus talentos particulares em prol do conjunto.
Adicionalmente, na Gestão Colaborativa os princípios e valores organizacionais, bem como o planejamento estratégico, são reforçados. Todos da empresa trabalham por um propósito comum e sabem o motivo de o estarem fazendo. Observe que em um ambiente colaborativo todos falam a mesma língua pois todos sabem qual o resultado final que se espera.
E agora que você entendeu o propósito da Gestão Colaborativa, vamos ver algumas de suas vantagens.
Alguns pontos já citamos no item anterior, mas para ajudar na visualização, agrupamos os principais benefícios da Gestão Colaborativa:
Melhora o brainstorming na busca de soluções. Equipes de setores diferentes reúnem-se para oferecer perspectiva e expertise diferentes a fim de resolver problemas comuns, ou para propor novas ideias.
Aumenta o senso de propósito. Colaboradores passam a ver valor em trabalharem juntos, beneficiando todas as partes e a empresa como um todo.
Participação igualitária. A partir do momento que todos são tratados por igual, a comunicação entre os diferentes níveis da estrutura organizacional melhora. Além disso, todos se sentem mais confiantes em compartilharem ideias.
Acessar habilidades e forças. Um ambiente colaborativo encoraja a utilização de forças e habilidades de todos.
Desenvolver habilidades e conhecimentos. Trabalhar junto com pessoas que possuem diferentes conhecimento e expertise favorece a troca de conhecimento. O ambiente colaborativo também auxilia no aprendizado de como a empresa é operada em todos os seus níveis.
Mais agilidade nas mudanças. A empresa se adapta mais rapidamente às mudanças de mercado, pois consegue utilizar melhor as habilidades de cada colaborador.
E para que os benefícios sejam ainda mais percebidos, é preciso que o exemplo venha de cima. Que tal agora analisar como funciona o papel da liderança em uma Gestão Colaborativa?
O tipo tradicional de líder, aquela figura ainda difundida de um chefe dando ordens atrás de uma mesa, ganhou peso no início da Revolução Industrial. Naquela época, com a indústria de manufatura vivendo o seu boom, cumpriu o seu papel.
Aliás, aqui temos que ser justos. Existe um incontável número de empresas que ainda possui uma liderança tradicional e vai muito bem. A liderança tradicional permite aos executivos entenderem o mercado e tomarem decisões não necessariamente importantes para os funcionários dos níveis mais baixos.
Como já passamos da era industrial e estamos na era da informação, a competição tornou-se mais acirrada e hoje ultrapassa fronteiras. Com isso, novas formas de liderança ganham força, assim como os próprios funcionários passam a enxergar o trabalho de maneira diferente.
Deixando de lado todo aquele papo de geração X, Y e Z, o fato é que as pessoas querem cada vez mais exercer suas funções com autonomia e engajamento. Para lidar com esse perfil, precisamos de uma Gestão Colaborativa, com líderes que estejam aderentes a este novo cenário.
Para que você analise a forma de trabalho de um líder tradicional e de um líder colaborativo, elencamos algumas características.
Acreditam que o poder vem da sua posição de autoridade;
São detentores das informações;
Às vezes escutam ideias e sugestões dos membros da equipe;
Somente alocam tempo e recursos quando acham necessário;
Têm uma ideia de que cada papel tem suas responsabilidades, de acordo com a estrutura organizacional da empresa;
São apagadores de incêndios, não se preocupando com a causa raiz de um problema;
Fazem revisões anuais das suas equipes de acordo com as políticas da empresa.
Acreditam que quanto mais a equipe for colaborativa, mais poder ela tem;
Compartilham informações e conhecimento;
Incentivam a troca de ideias e sugestões entre os membros de sua equipe;
Fornecem os recursos necessários para a equipe trabalhar em seus projetos;
Permitem que papéis e responsabilidades evoluam;
Procuram pelas causas raízes dos problemas;
Fornecem feedbacks constantes e individuais.
Se você quiser se aprofundar na Liderança Colaborativa (recomendamos), nossa sugestão é o livro CEOFlow: Turn Your Employees Into Mini-CEOs, escrito por Aaron Ross, que aborda o tema de forma impecavelmente fantástica!
Você entendeu os benefícios e viu as diferentes noções de liderança. Supondo que esteja pensando em aplicar a Gestão Colaborativa na sua empresa, acompanhe algumas dicas que separamos.
Equipes devem produzir resultados e com certeza todo mundo concorda com isso. No entanto, uma das travas para o desempenho do time é quando seus membros não conseguem trabalhar juntos. Para trabalhar em uma Gestão Colaborativa alguns pontos precisam ser observados:
#01 - Propósito e objetivo devem ser os mesmos. Sabe o planejamento estratégico? Então, todos os recursos da empresa devem ter conhecimento de onde a empresa quer chegar, quais suas metas e objetivos. Trazendo isso para uma noção micro, agora pense nas equipes. Cada um dos setores deve trabalhar para cumprir com o planejamento estratégico. Em uma Gestão Colaborativa isso é ainda mais necessário, já que um dos seus princípios é que todos estejam envolvidos com os propósitos da empresa.
Exatamente por isso que se você pensa em mudar a forma de gerir seu negócio para uma maneira mais colaborativa, faça com que cada membro de cada equipe saiba dos objetivos e metas de cada projeto, da área e da empresa como um todo. Adicionalmente, permita com que cada um compartilhe suas ideias e dê sugestões.
#02 - Confiança. Uma Gestão Colaborativa não acontece sem o pilar da confiabilidade. Sabe aquela história de "confie no outro antes até de ele confiar em você"? Ora, se estamos falando sobre colaboração, é impossível ter um ambiente colaborativo sem que exista um alto nível de confiança entre os próprios colaboradores e entre colaboradores-empresa.
Como anda a confiança na sua empresa? Caso este item não tenha sido trabalhado, a dica é usar e abusar da transparência e de uma comunicação clara, simples, objetiva e direta.
#03 - Esclareça os papéis e responsabilidades de cada um. Em primeiro lugar, cada colaborador deve saber seu papel e sua responsabilidade. A diferença é que em uma Gestão Colaborativa saber também dos demais papéis e atribuições proporciona um ambiente de flexibilidade e maior responsabilidade. Como?
Se você sabe exatamente o objetivo da empresa, da sua equipe e entende o que o outro faz, fica muito mais fácil ajudar e compartilhar sugestões. Por isso que para pensar em Gestão Colaborativa é preciso rever com frequência os papéis de todos.
#04 - Comunicação aberta e eficiente. Já mencionamos aqui a importância do papel da comunicação. A falha no processo comunicativo pode minar o sucesso de cada equipe e por consequência, da empresa. Para melhorar isso, uma das sugestões é procurar sempre entender todos os ângulos de uma situação. Assim será mais fácil esclarecer dúvidas e questionamentos das mais variadas direções.
#05 - Trabalhe com diversidade. A Gestão Colaborativa incentiva a troca de ideias. E que melhor ambiente para isso do que através de diferentes perspectivas e backgrounds? Essa mistura de conhecimentos e formações torna as discussões mais enriquecedoras e permite um aprendizado maior. A dica aqui é: não ignore as diferenças que existem na empresa. Ao contrário, use isso a seu favor e tire o máximo de proveito das diferenças de cada colaborador.
Além desses pontos, é importante sempre lembrar que na Gestão Colaborativa a eficiência da empresa é avaliada constantemente. Algumas boas práticas nesse sentido incluem:
Revisão e avaliação regulares da eficiência de cada projeto;
Comemoração no atingimento de metas;
Destaque dos esforços individuais;
Projeção de metas individuais de desempenho que enfatizem tanto os resultados quanto o trabalho em equipe.
Agora que você entendeu bem sobre Gestão Colaborativa, vamos trazer isso para nosso universo. Se voltarmos um pouco no tempo, você verá que já falamos sobre as características de um ambiente colaborativo no artigo O que é Orçamento Colaborativo ou Orçamento Descentralizado. Então, vamos fazer algumas exemplificações para você entender direitinho como funciona na prática.
Em uma gestão de projetos não colaborativa, quem está sempre na corda bamba é o gerente de projetos. Ele é o cara responsável pelo cumprimento dos prazos, atingimento dos resultados e comunicação sobre as tarefas. Com tanta pressão em cima de uma única pessoa, podemos dizer que os outros membros da equipe possuem pouca exposição e têm um papel de menor responsabilidade também.
Já a proposta da Gestão de Projetos Colaborativa é: todo mundo colaborando com todo mundo. Ou seja, todos estão em foco e não apenas o gerente de projetos. Com isso, cada um é responsável por uma tarefa e as entregas a ela relacionada, e, assim, cada um é responsável pelo todo.
Pense em descentralização. Para fazer uma gestão orçamentária colaborativa é preciso que os centros de custo sejam transformados em centros de negócios. Assim, cada centro tem suas metas orçamentárias, as quais devem ser amplamente discutidas.
Com isso, há um senso maior por parte de cada centro de negócio com a responsabilidade pelas entradas e saídas e o comprometido com o resultado. Afinal, uma das principais premissas da Gestão Colaborativa é fazer com que cada funcionário tenha sua responsabilidade com o sucesso da empresa.
Como ocorre em qualquer ambiente colaborativo, a interação humana é fundamental aqui. A Gestão Colaborativa de Processos envolve muita interação (através de sistemas, e-mail, etc.) dos facilitadores, especialistas, gestores e membros da equipe. Uma dica aqui é que uma vez decidido os membros que farão parte do processo, eles devem reunir-se para juntos desenhar o escopo e definir responsabilidades e facilitadores.
Imagine que a equipe de suporte recebeu um feedback de um cliente. Esse feedback diz respeito a outros produtos da empresa que podem ser de interesse desse cliente. Então, a equipe de suporte entrou em contato com o marketing que, em seguida, pensou em uma campanha para maior divulgação e oferta do produto. É assim que ocorre a Gestão Colaborativa de Relacionamento com o Cliente.
Ao invés de cada departamento se relacionar com o cliente e pegar as informações para si, as mesmas são divulgadas entre as áreas. O setor de vendas compartilha os dados com o marketing, que compartilha com o suporte, que compartilha com o desenvolvimento de produtos.
O propósito com isso é melhorar a qualidade do serviço e diretamente aumentar a satisfação e fidelidade do cliente.
A Gestão Colaborativa se preocupa com as duas esferas: a empresa em si e seus profissionais. Isso porque a Gestão Colaborativa entende a importância de seus principais ativos: os colaboradores. E como colaborar significa cooperar, entendemos também que num ambiente colaborativo todo mundo representa um papel de destaque, pois todos contribuem e são peças importantes para o andamento da empresa.
Também vimos que a Gestão Colaborativa traz diversos benefícios para as empresas. Como destaque, citamos o aumento de oportunidades de negócios e a satisfação dos empregados.
Algumas empresas adotam um modelo mais tradicional de gerir, mas com alguns aspectos da Gestão Colaborativa, quando trabalham com gestão de projetos, para citar um exemplo. Caso sua empresa esteja pensando na Gestão Colaborativa em um todo, analise as características de um ambiente colaborativo e veja como aplicá-las ao seu modelo de negócio.
Uma coisa é certa: a Gestão Colaborativa foca nas pessoas, então é uma ótima maneira de reter talentos. Aproveite para analisar como está o seu quadro de colaboradores, qual a taxa de turnover e o grau de satisfação. Dependendo da resposta, pode ser uma boa hora de pensar numa maneira diferente de gerir seu negócio.
E já que você chegou até aqui, não perca o pique! Aproveite que está com o mindset correto e aquecido e continue no tema com o artigo Cultura Organizacional – Como Histórias, Heróis, Rituais e Cultura podem gerar Inovação e Melhoria de Resultados. Temos certeza de que você não vai se arrepender!
E não deixe de contar para a gente se sua empresa faz uma Gestão Colaborativa ou o que você pensa do assunto. É só deixar um comentário abaixo. Esperamos que este artigo tenha dado uma mãozinha no entendimento do tema. Aproveita e veja também nossos outros artigos. Afinal, também somos a favor da aprendizagem colaborativa.