Um dos recursos mais valiosos de um gestor é o tempo. Ele bem aproveitado é: qualidade de trabalho, eficiência e lucro, enquanto tempo desperdiçado é certeza de arrependimentos, cedo ou tarde. Mesmo sabendo disso, muitos profissionais têm dificuldade para fazer a gestão de tempo.
Para isso, é importante compreender bem a rotina de trabalho e ser capaz de utilizar os recursos disponíveis para investir o tempo da melhor forma. Com o propósito de conseguir realizar mais atividades dentro das horas dedicadas ao trabalho, encontrar formas eficientes de otimizar a rotina da empresa.
Portanto, neste post vamos mostrar práticas para gerir bem as horas do expediente, técnicas de gerenciamento de tempo e três ferramentas que podem ajudá-lo na tarefa de potencializar o tempo próprio e da equipe, repassando os princípios para ela. Acompanhe-nos.
Lide com seus e-mails usando a técnica Inbox Zero
Essa metodologia foi criada pelo escritor Merlin Mann e consiste em acessar as mensagens da caixa de entrada e decidir o que fazer com elas optando entre quatro possíveis ações, que são excluir, delegar, adiar ou executar.
Cada e-mail recebido chega até você por algum motivo. Ao utilizar essa metodologia simples, você consegue dar a finalidade correta para suas mensagens e liberar espaço em sua caixa de entrada e em sua agenda.
Se o e-mail não interessa, não necessita de resposta ou você não precisa mais voltar nele, simplesmente o apague ou arquive. Dessa forma sua caixa de entrada ficará limpa e a mensagem estará disponível caso você precise acessá-la depois.
Caso o e-mail recebido não seja direcionado a você ou outra pessoa possa resolver o que foi solicitado nele, encaminhe a mensagem para o destinatário correto e passe para o próximo e-mail.
A mensagem recebida precisa de um tempo extra para ser respondida adequadamente? Sinalize o e-mail ou envie para uma pasta específica onde você o encontre facilmente depois. Ah, e não se esqueça de respondê-lo.
Se o assunto é urgente e a mensagem precisa de uma resposta rápida, utilize seu tempo para resolver. Muitas vezes os segundos que você levaria para enviar a mensagem para outra pasta é o mesmo tempo que poderia ser utilizado para responder. Facilite.
Aperfeiçoe a relação com seus e-mails
O endereço de e-mail profissional de uma pessoa é utilizado diariamente e sempre toma muito tempo de trabalho. Por isso, ele pode ser tanto uma ferramenta de resultados e de execução de tarefas quanto uma fonte de improdutividade.
Então, além da técnica Inbox Zero, abordaremos mais algumas ações agora para que você perca menos tempo com seu e-mail e seja o mais eficiente possível.
Os recursos que você precisa utilizar são sempre "Enviar" e "Enviar e Arquivar", a cada novo e-mail recebido. Como resultado, a caixa de entrada nunca ficará sobrecarregada de mensagens.
Sendo assim, se não precisar responder na hora, arquive. E caso precise responder imediatamente, ou quando enviar a resposta de uma mensagem que estava em espera, use o botão "Enviar e Arquivar".
Constantemente arquivando mensagens mantém-se a caixa de entrada organizada e limpa, ficando fácil compreender quais e-mails precisam de atenção a seguir.
Para quem usa o Gmail, o seguintes passos habilitam o recurso:
Vá às configurações configurações do e-mail;
Na aba "Geral", vá até a seção "Enviar e arquivar";
Selecione "Exibir botão 'Enviar e Arquivar'";
Clique em "Salvar alterações", ao final da página.
Use ferramentas de produtividade para trabalhar mais rápido
Pocket ou Evernote Web Clipper
Para enviar uma captura de tela para alguém a ferramenta Web Clipper, uma extensão do Google Chrome, torna o processo mais rápido e fácil.
Ela também permite adicionar setas e texto para facilitar comentários necessários ao entendimento da mensagem ou do apontamento desejado no envio.
De maneira semelhante, pelo Pocket, quando você receber um artigo via e-mail que seja de útil leitura, poderá salvá-lo para ler posteriormente no tempo de inatividade.
Caso o artigo lido no Pocket seja interessante ao ponto de você desejar compartilhá-lo nas redes sociais, o Buffer automatizará a ação.
Lide com e-mails em lote
Um hábito ruim que muitas pessoas mantêm é não lidar com e-mails em lote.
Por exemplo, você pode fazer duas rodadas de verificações ao dia, se possível, entre 11 e 12 horas e depois entre 16 e 17 horas.
De acordo com um estudo da American Psychological Association, "alternar entre tarefas causa bloqueios mentais temporários, prejudicando a produtividade em até 40%".
Inclusive, essa prática pode ir além do e-mail. É possível realizar mais tarefas em lotes, como séries de finalizações e pausas.
Envie e-mails quando estiver com menos energia mental
A lógica dessa prática é: fazer o mais importante e que exige mais do profissional quando a energia está mais alta e deixar as demais tarefas para os momentos de energia mais baixa.
Fazendo isso, você foca nas responsabilidades de alta prioridade quando está com mais energia e nas de baixa prioridade quando estiver com menos.
Por exemplo, já que enviar e-mails não requer intensa energia mental, você pode mandar as mensagens no seu período menos enérgico.
Obviamente, levando em conta o exemplo dado, existem e-mails urgentes e também outras situações que exigem ações rápidas, não sendo possível gerenciar os horários para esses casos específicos. Porém, no geral não é isso que ocorre e é possível gerir a disposição para que cada horário de trabalho seja melhor aproveitado e mais produtivo.
Silencie notificações, especialmente do celular
Notificações no desktop ou no celular intensificam distrações. Procure silenciá-las.
Muita gente tem o hábito de pela manhã, após acordar, ainda na cama, pegar o celular e navegar através das notificações à procura de mensagens urgentes. E o resultado disso é aumento de estresse.
Ao invés de iniciar o dia com a mente limpa, quem faz isso acaba sendo distraído por solicitações e questões que não são importantes ou urgentes, mas que minam o início do expediente antes mesmo do café da manhã. E como isso tende a se seguir durante o resto do dia, o hábito acaba por afetar a produtividade e o foco.
Tome cuidado com as armadilhas de ser multitarefa
É senso comum a crença de que realizar muitas atividades ao mesmo tempo é sinônimo de capacidade de cumprimento de maior número de tarefas. Porém, o ser humano é muito mais produtivo quando dedica toda a sua atenção a uma ação de cada vez.
Ser multitarefa pode prejudicar a produtividade. Experimente realizar suas funções de forma individual, dedicando um tempo exclusivo para cada uma delas e analisando os resultados para comprovar a melhoria de eficiência.
Saiba a diferença entre urgente e importante
Nem sempre conseguimos identificar a diferença entre essas duas atribuições. No entanto, uma é bem diferente da outra.
As tarefas urgentes exigem atenção imediata e quase sempre são motivadas por prazos, imprevistos ou situações pontuais. Já as atividades importantes requerem um tempo maior para execução e precisam de um planejamento prévio para serem realizadas.
Saber diferenciá-las é fundamental, pois você pode organizar seu trabalho de maneira mais eficiente ao realizar as tarefas importantes e as urgentes de acordo com suas características.
Mantenha uma base para a rotina de trabalho
Manter uma rotina auxilia na execução das atividades de acordo com o planejamento.
É importante criar um cronograma de tarefas para o seu dia, reservando o tempo necessário para colocar em prática suas obrigações sem atrasar nenhum prazo nem deixar de cumprir alguma demanda.
Com uma rotina de trabalho, é mais fácil fazer uma gestão de tempo eficiente e executar ajustes quando houver necessidade.
Escolha uma técnica de gestão de tempo e aplique-a
Existem muitas técnicas para uma gestão eficiente e cabe a você escolher a que combina melhor com o seu perfil e que adéqua-se à sua empresa.
Conheça três delas que você pode começar a aplicar hoje.
Essa estratégia consiste em não perder tempo com questões rotineiras e/ou não decisivas em mais alto nível, que podem ser solucionadas de maneira prática ou mesmo por funcionários de sua equipe capacitados para tanto.
Aprender a dizer não e delegar
Comprometa-se em realizar somente aquilo que você tem certeza de que pode dar conta, sem cuidar de atividades que irão sobrecarregar seu dia e comprometer sua produtividade.
Para isso, não concorde com todos os pedidos que vão um a um preencher o tempo todo da sua agenda, inclusive feitos pelos clientes.
Respeitando seus próprios limites e sendo eficiente ao mesmo tempo é possível resolver todas as questões necessárias, junto a uma equipe capaz e que se autogerencia dentro do que é coerente ao cargo de cada um.
A técnica Pomodoro consiste em definir blocos de tempo de trabalho e de descanso que devem ser pontualmente respeitados.
Os blocos são de 25 minutos de atividades, os pomodoros, e de 5 minutos de inatividade — descanso ou dispersão qualquer. Seguindo nesse ritmo, a cada quatro blocos de pomodoro, ou pomodori (já que o termo é italiano e os plurais do idioma terminam com I), se faz um intervalo maior, com duração de 30 minutos.
Dessa maneira, nos blocos de tempo de trabalho todo o foco é colocado exatamente nas atividades, sem interrupções ou qualquer desvio de atenção, enquanto nos intervalos as tarefas são totalmente deixadas de lado.
A técnica traz os seguintes benefícios:
Evita interrupções em demasia e demoradas por não serem controladas;
Aumenta o foco nos momentos de realizar o trabalho;
Dá uma boa ideia de quanto tempo cada tarefa precisa para ser feita, o que é fundamental para gerenciar tempo próprio e de funcionários na relação trabalho x custo de mão de obra.
Planeje-se, use as ferramentas e aplique as técnicas
Uma gestão de tempo eficiente é fundamental para as necessidades e atribuições do dia a dia, gerando resultados para a empresa em consequência da eficiência potencializada.
Na sua empresa e na sua rotina, você já aplica algumas das práticas e ferramentas que abordamos? Tem outras dicas para compartilhar conosco? Participe deixando seu comentário abaixo.
Este conteúdo foi baseado no artigo de Scott Tousley, da HubSpot. Você pode ler o original (em inglês), aqui: https://blog.hubspot.com/sales/brian-balfour-email-tips
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