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Gerenciamento Ágil de Fornecedor de Software: Um paradigma a ser quebrado
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Liliana Carvalho Leal
1 Gerenciamento Ágil de Fornecedor de Software: Um paradigma a ser quebrado Rômulo César Dias de Andrade 1, Teresa Maria Medeiros Maciel 1, 2 1 Centro de Informática Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) Recife PE Brasil 2 Centro de Informática Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE) Recife PE Brasil Abstract. This article presents the foundations of the concept of Supplier Management Agile Software, based on the principles and values of Agile Software Engineering. The development of this work was through a process of literature review, which analyzes the conflicts and difficulties in reaching a Supplier Management using the principles of Agile. Then, through an inductive approach, focusing on the convergence between the concepts involved, we analyzed how agile principles could help to minimize the gap between clients and Software Houses. Resumo. Este artigo apresenta as bases do conceito de Gerenciamento Ágil de Fornecedor de Software, baseado nos princípios e valores das Metodologias Ágeis da Engenharia de Software. O desenvolvimento deste trabalho se deu através de um processo de Revisão da Literatura, no qual foram analisados os conflitos e dificuldades para se chegar a um Gerenciamento de Fornecedor utilizando os princípios das Metodologias Ágeis. Em seguida, através de uma abordagem indutiva, com foco na convergência entre os conceitos envolvidos, analisou-se como os princípios ágeis poderiam contribuir para minimizar o hiato existente entre clientes e Software Houses.
2 1. Introdução Segundo Kaplan & Norton (1997), tradicionalmente as corporações têm tratado suas unidades de serviço de TI como centros de despesas distintos, o que pouco contribui para alinhá-las, de modo à melhor servir às unidades de negócio e à corporação. Diante desse contexto surgiu à necessidade dos departamentos de TI para criar valor do negócio, resultando na aprovação de um grande número de arquiteturas, métodos e ferramentas em que se tornou conhecido como genericamente como "IT Governance". Por progressiva adoção, as organizações querem, em maior ou menor grau, reduzir o fosso histórico entre TI e o negócio, garantindo o alinhamento desejado entre as empresas, por um lado, e dos sistemas e tecnologias informação, por outro. Contudo existe a necessidade de mostrar e projetar uma própria estrutura de gerenciamento de fornecedor ágil com padrões típicos de Governança de TI, com uma característica muito específica destinadas a informações para pessoas de negócios que fazem contratações de serviços de software. Assim, o Gerenciamento Ágil de Fornecedor, que prevê a implementações dos princípios e valores dos métodos ágeis junto aos processos tradicionais de Governança de TIC com finalidade de melhorar a integração dos clientes com as softwares houses. Segundo Fernández (2008), a possibilidade de maximizar o potencial dos fatores críticos de sucesso do gerenciamento de TIC através da aplicação dos princípios e valores dos métodos ágeis foi identificada, mas uma relação positiva no uso de uma abordagem ágil com os projetos em Governança de TIC é acreditada ser possível. 2. Gerenciamento de Fornecedor Segundo (ITIL.ORG), o objetivo do gerenciamento de fornecedor é obter o controle e monitoramento do fluxo do processo, a fim de garantir uma prestação eficaz dos serviços de alta qualidade. Como regra geral, há um número de fornecedores envolvidos. Estes são também muitas vezes subdivididas em principais fornecedores e fornecedores de subcontrato. Por conseguinte, é necessário definir com clareza se o prestador de serviços está a negociar diretamente com todos os fornecedores ou se um fornecedor principal é o de assumir a responsabilidade para os fornecedores de subcontrato. O processo de gestão fornecedor deve garantir que o fornecedor entenda suas obrigações para com o prestador de serviços. Os requisitos devem ser claramente definidos e acordados. É também necessário garantir que todas as alterações a estes acordos são monitorados pelo processo de gestão da mudança. A fim de evitar conflitos recomenda-se que registre a criação de todas as transações comerciais oficiais entre todas as partes. Os serviços do fornecedor devem ser continuamente monitorados e uma resposta adequada tomada como necessário. O processo de Gestão de Fornecedor tenta assegurar que os fornecedores cumpram os termos, condições e metas de seus contratos e acordos. Todos os fornecedores e atividade do processo de gestão devem ser orientados por uma estratégia de fornecedores e política de estratégia de serviço. A fim de assegurar a coerência e a eficácia na implementação da política, um fornecedor e contratos de Banco de Dados (SCD) devem ser estabelecidos, conforme ilustrado na Figura 1, juntamente com papéis claramente definidos e responsabilidades. OGC (2007).
3 Figura 1. Processo de Gestão de Fornecedor Fonte: Extraído de OGC (2007) 3. Metodologias Ágeis Métodos ágeis de desenvolvimento de software vêm ganhando crescente popularidade desde o início da década de 2000 e, de acordo com Parsons et al. (2007), em algumas circunstâncias podem oferecer melhores resultados para projetos de desenvolvimento de software quando comparados às abordagens mais tradicionais. Eles são regidos pelo Manifesto ágil (2001), conjunto de valores e princípios criados por 17 desenvolvedores experientes, consultores e líderes da comunidade de desenvolvimento de software. Segundo Dyba (2000) e Nerur et al. (2005) estes métodos podem ser vistos como uma reação aos métodos tradicionais (também conhecidos como dirigidos por planos) que enfatizam o planejamento e a predição de soluções para cada problema do desenvolvimento. O Manifesto do desenvolvimento Ágil que destaca as diferenças às abordagens tradicionais e define seus valores, são eles: Indivíduos e interação entre eles mais do que processos e ferramentas; Software em funcionamento mais do que documentação abrangente; Colaboração com o cliente mais do que negociação de contratos
4 Responder a mudanças mais do que seguir um plano. É importante destacar que os métodos ágeis consideram importantes os itens à direita, mas dão mais valor para os itens destacados à esquerda. Além dos quatro conceitos básicos citados acima, o manifesto ágil também apresenta 12 princípios que auxiliam a disseminação de suas idéias Agile Manifesto (2009): A maior prioridade é a satisfação do cliente por meio da entrega rápida e contínua de software que traga valor; Mudanças nos requisitos são aceitas, mesmo em estágios avançados de desenvolvimento. Processos ágeis aceitam mudanças que trarão vantagem competitiva para o cliente; Software que funciona é entregue freqüentemente, em períodos que variam de semanas a meses, quanto menor o tempo entre uma entrega e outra, melhor; As pessoas relacionadas ao negócio e os desenvolvedores devem trabalhar juntos no dia a dia do projeto; Construa projetos formados por indivíduos motivados, fornecendo o ambiente e o suporte necessário e confiando que realizarão o trabalho; O modo mais eficiente e eficaz de transmitir informações dentro e fora do time de desenvolvimento é a comunicação face a face; A principal medida de progresso é software funcionando; Processos ágeis promovem o desenvolvimento em um ritmo sustentável. Os investidores desenvolvedores e usuário devem ser capazes de manter um ritmo constante; Cuidar continuamente da excelência técnica e do bom design ajuda a aprimorar a agilidade; Simplicidade a arte de maximizar a quantidade de trabalho não necessário é essencial; Os melhores requisitos, arquiteturas e design surgem de equipes autogerenciadas e Em intervalos regulares, o time reflete sobre como se tornar mais eficiente, refinando e ajustando seu comportamento apropriadamente. 4. O Desafio do Gerenciamento de Fornecedor Ágil Várias empresas terceirizam o desenvolvimento de software, as empresas contratadas por sua vez para desenvolver tais softwares muitas vezes utilizam metodologias ágeis para dá suporte ao gerenciamento do seu desenvolvimento, trazendo com isso uma falta de planejamento e acompanhamento do cliente em relação o que esta acontecendo no projeto. Em essência, dando mais agilidade aos processos de governança em TIC, já implica um maior nível de convergência entre as iniciativas de TIC e os objetivos de
5 negócio que é uma premissa da Governança de TIC. No entanto, outros benefícios de uma abordagem ágil no gerenciamento de fornecedor é o contexto da empresa poder acompanhar melhor a evolução do seu produto obtendo com isso uma melhora no tempo de colocação do produto no mercado sendo este interno ou externo a empresa e aumentando a velocidade do processo decisório, o que acaba por se refletir no aumento da competitividade organizacional. O Processo de Gerenciamento de Fornecedores presta atenção aos fornecedores e aos contratos de fornecimento de serviços recebidos pelo comprador. Via de regra, quanto maior a contribuição de um Fornecedor ao negócio maior o esforço no gerenciamento da relação, contudo gerenciar um fornecedor de software que utiliza metodologias ágeis tem suas particularidades, pois fazer contrato de softwares onde as entregas serão monitoradas por uma documentação prévia estabelecida pelas as partes interessadas foge do principio ágil tendo em vista que todo processo de desenvolvimento tem que ser monitorado por um acordo de nível de serviço previamente estabelecido. O grande desafio é de como proceder corretamente para implantar um processo de gerenciamento de fornecedor de software e como deve ser incorporados dentro da metodologia ágil com o intuito de definir um escopo seguro que estabeleça garantias de controle, acompanhamento e gerenciamento considerando-se os resultados imprevisíveis durante o desenvolvimento dos produtos de software. Outro ponto crítico na junção dessas abordagens (Gerenciamento de Fornecedor e Metodologias Ágeis) é de como adaptar a gama de variedades de metodologias que temos no mercado como no gerenciamento de fornecedor com (ITIL,CMMI,MPSBR e etc.), e as metodologias ágeis com (SCRUM,XP,TDD e etc.) para um padrão que possa ser utilizado por todas essas metodologias. Um fator culminante para um bom gerenciamento de fornecedor ágil é que a empresa precisa ter um bom mecanismo eficaz para promover o relacionamento, comunicação e colaboração entre pessoas de organização com os terceirizados, no contexto das estruturas regulares e processos. A empresa precisa colocar mais ênfase nas pessoas e seus relacionamentos, e que eles não são implícita. Segundo De Haes e Van Grember (2005) mostra claramente que para fazer uma Governança de TI com sucesso deve-se acrescentar um terceiro elemento para o já conhecido "estruturas" e "Processos", este elemento não é outro senão o "Relacionamentos". 5. Contribuição da pesquisa Este artigo discute, em nível conceitual, os pontos críticos do convencional Governança de TIC e como os princípios e valores do Agile Software Engineering podem ajudar a minimizar ou eliminar esses problemas através da identificação de possíveis convergências entre os conceitos envolvidos. Ficando subentendido as dificuldades para poder definir um processo ágil para apoiar as organizações na implementação das boas práticas de gerenciamento de fornecedor, fornecendo uma orientação através de fases e atividades para planejar, organizar e executar um projeto organizacional para gerenciamento de fornecedor. O objetivo de gerenciamento de fornecedor ágil apresentada neste artigo pode ser útil durante o período de aquisição de um software por meio de uma equipe terceirizada
6 utilizando de um método de gerenciamento que siga premissas do conceito ágil. Mudar a cultura de gerenciamento de uma organização com o objetivo de aumentar a produtividade e a qualidade dos seus produtos e serviços é extremamente difícil, por isso esta proposta de mesclar metodologias diferentes pode contribuir para um melhor alinhamento organizacional da empresa tendo em vista que muitos processos abordados a mesma já utiliza de forma tradicional. Também são fontes buscadas de contribuição: Prover um mapeamento necessário do gerenciamento de fornecedor para pressupor o fluxo de iniciação,desenvolvimento e término das tarefas existentes em cada etapa do processo, de acordo com o modelo de negócios da empresa. Auxiliar novas pesquisas acadêmicas sobre melhoria de gerenciamento de fornecedor com o uso de metodologias ágeis relacionadas ao gerenciamento tradicionais apresentando suas principais diferenças, para que sirvam como base no desenvolvimento de trabalhos de conclusão de curso, dissertações de mestrado e teses de doutorado. São grandes os desafios levantados para a junção de duas metodologias, fornecendo os princípios e valores do Agile Software Engineering para o processo convencional de Gerenciamento de Fornecedor, deixando, no entanto, os detalhes de sua aplicação para um trabalho futuro. 6. Conclusão Este artigo apresentou os princípios e conceitos de Metodologias Ágeis e Gerenciamento de Fornecedor. Mostrando os desafios que continuam a ser preenchido, com a possibilidade de definir uma estrutura de um quadro de referência para a junção destes conceitos, quebrando os paradigmas das empresas nas aquisições de serviços de softwares melhorando os papéis, as relações e ações para promover o fechamento do hiato entre cliente e fornecedores. Possibilitando com isso uma base para as empresas melhorem o seu fluxo de processo. Neste contexto, este trabalho propõe a sua principal contribuição, a condução de uma pesquisa conceitual, que serve para corroborar os resultados preliminares obtidos através da análise das informações extraídas a partir de revisões das literaturas sobre os conceitos envolvidos. Além disso, ele apresenta a definição de Metodologias Ágeis e da exploração da convergência entre os conceitos abordados. Tanto a motivação para avançar e desenvolver um método de abordagem ágil para o Gerenciamento de Fornecedor, bem como a apresentação de uma futura proposta pelo posicionamento deste novo conceito em relação às áreas de conhecimento, também pode ser considerado como uma contribuição deste trabalho. Referências Agile Manifesto. Manifesto for Agile Software Development Disponível em: <http://agilemanifesto.org/> Acesso em: 19 de Novembro de Dyba, T. (2000) Improvisation in small software organizations. In: IEEE Software, 17(5): Fernández, J; Mayol, E; Pastor, JA. (2008). Agile Business Intelligence Governance: Su justificación y presentación. uc3m.es, Universitat Politècnica de Catalunya, Disponível em:
7 <http://www.uc3m.es/portal/page/portal/congresos_jornadas/iii%20international%20 Academic%20Congress%20itSMF%20Spain/Agile%20Business%20Intelligence%2 0Governance.pdf>. Acesso em: 04 de Dezembro de ITIL.ORG. Supplier Management. Oficial Website. Disponível em: <http://www.itil.org/en/vomkennen/iso20000/relationshipprozesse/suppliermanagem ent.php>. 01 de Dezembro de Kaplan, R.S.; Norton, D.P. (1997). A Estratégia em Ação: Balanced Scorecard. 22. Edição. Rio de Janeiro: Campus, Nerur, S., Mahapatra, R. e Mangalarj, G. (2005) Challenges of migrating to agile methodologies. In: Communications of the ACM, 48(5): OGC (2007). Office of Government Commerce. ITIL Version 3 Service Design. Parsons, D., Ryu, H. e Lal, R. (2007) The impact of methods and techniques on outcomes from agile software development projects. In: Organizational Dynamics of Technology-Based Innovation: Diversifying the Research Agenda, v.235 of IFIP, p Springer Boston. S.De Haes, W.Van Grembergen, "IT Governance Structures,Processes and Relational Mechanisms: Achieving IT/Business Alignment in a Major Belgian Financial Group", 2005.