Compliance digital: qual a importância para o escritório contábil?
Publicado em: 09/12/2019 Tempo estimado de leitura: 6 minutos
Com o avanço da tecnologia, cada vez os escritórios e empresas de diversos ramos estão implementando sistemas de gestão para reduzir seus custos, otimizar processos e aumentar a segurança. Mas é fundamental que eles criem programas de compliance digital para minimizar ao máximo o risco de ela tenha seus dados roubados por criminosos virtuais (hackers) ou infrinja a legislação.
Você sabe do que se trata essa estratégia? Para informá-lo mais sobre o assunto, publicamos este artigo que traz o conceito do compliance digital, a importância de implementá-las no seu escritório, quais são as vantagens obtidas e as leis que tratam sobre o assunto. Confira!
Compliance é uma palavra que derivou do comply, termo em inglês que significa estar de acordo com a legislação, regimentos, códigos de conduta, valores éticos e morais etc.
Quanto ao compliance digital, sua finalidade é a de analisar os riscos e adotar medidas preventivas para garantir a segurança de seus dados. Na prática, o escritório monitora a movimentação das informações interna e externamente (pela internet).
É preciso se atentar ao que a legislação brasileira dispõe sobre o assunto, principalmente a Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD). Essa norma tem a finalidade de garantir a transparência no uso de dados para pessoas físicas por qualquer meio, garantindo a segurança das informações.
Porém, é importante que o escritório vá além da LGPD e se atente à gestão de riscos no meio digital de uma forma completa, podendo tomar medidas como:
implementar sistemas de segurança como firewalls, antivírus, etc.;
treinar os colaboradores para que eles comprometam a segurança;
instituir procedimentos internos mais seguros para retenção das informações;
adequar suas políticas de privacidade;
formular normas internas de gestão para evitar abusos, práticas ilegais ou antiéticas etc.;
contratar especialistas para fazer uma auditoria preventiva;
criar restrições de acessos a dados sigilosos;
O ideal é contratar uma desenvolvedora de um sistema de gestão experiente, especializada e que preze pela segurança dos seus clientes, já que ela é dotada de profissionais especialistas no assunto. Além da proteção, um bom sistema de gestão proporciona outros benefícios como economia, aumento da produtividade, otimização dos processos etc.
Qual é a importância do compliance digital?
A empresa que infringir a legislação sobre o assunto receberá uma advertência simples com data limite para corrigir a irregularidade, mas poderá arcar com uma multa de até 2% do faturamento líquido do escritório, até o limite de R$ 50 milhões.
No cenário do mercado atual, negligenciar as normas de compliance pode custar ainda mais caro à organização e causar prejuízos de difícil reparação, como:
danos à imagem: os stakeholders — clientes, parceiros, fornecedores, investidores e outros com interesse no negócio — perderão a confiança no negócio, prejudicando as oportunidades do negócio;
perda de dados: o negócio estará suscetível a ataque de hackers, que poderão furtar, alterar ou deletar as informações sobre o negócio;
danos aos clientes: os consumidores também poderão ter suas informações subtraídas (como do cartão de crédito);
prejuízos financeiros: a empresa deverá compensar os clientes que tiveram sua segurança comprometida e arcar com processos judiciais.
Riscos aos quais a empresa pode estar exposta
São inúmeros os riscos que o escritório está suscetível. Veja as formas mais comuns de fraudes e invasões:
malwares: são softwares (programas de computador) criados para alterar, danificar ou coletar dados dos usuários;
estelionato digital: páginas falsas de empresas que coletam informações de pessoas físicas ou jurídicas;
phishing: site falso enviado a uma pessoa (por email, mensagem, SMS etc.) para coletar os dados;
redirect: link malicioso que redireciona a página para um malware ou phishing;
pharming: manipulação da conexão do servidor para capturar informações;
command and control (C&C): servidor de terceiro que consegue controlar o sistema do escritório;
vazamento de dados: uma pessoa dentro da empresa vaza informações confidenciais, podendo ser intencionalmente ou não.
Quando você implementa um bom programa de compliance, seu escritório recebe vários benefícios que contribuem para o desenvolvimento do negócio. Veja quais são eles abaixo.
Diminuição de riscos jurídicos e financeiros
Como será mais difícil subtrair os dados dos clientes, colaboradores e outros indivíduos, a primeira e mais evidente vantagem consiste na redução da ocorrência de riscos de responder processos jurídicos e ter as finanças prejudicadas por falhas na segurança.
Promoção da transparência na relação com os clientes
Os clientes, parceiros e fornecedores estão cada vez mais informados sobre a existência e importância do compliance. Assim que eles perceberem que o seu escritório investe no compliance digital, você transmite um aspecto mais profissional, responsável e de confiança.
A transparência é conquistada quando eles se sentem mais à vontade para compartilhar informações com seu negócio, o que permite que você tome medidas para fidelizar sua clientela. Além disso, eles se sentirão mais protegidos para contratar seus serviços mais vezes e recomendá-lo para parceiros.
As medidas para proteger os dados também contribuem para melhor organização dos dados, permitindo que elas sejam mais facilmente encontradas.
O compliance digital também proporciona mais segurança e reduz o estresse dos colaboradores, possibilitando que eles trabalhem com tranquilidade e se concentrem melhor nas suas atividades-fim.
Maior taxa de retenção dos colaboradores
Quando os colaboradores percebem que a empresa não é segura, eles também podem solicitar o desligamento com medo de ter suas informações pessoais vazadas ou subtraídas por hackers. Mas o compliance digital também protege os dados de seus colaboradores, aumentando a confiança dos mesmos em relação ao escritório.
Há diversas leis que tratam de assuntos ligados ao compliance digital, e todas elas devem ser respeitadas quando o escritório utiliza sistemas virtuais. Veja quais são elas:
Lei Geral de Proteção de dados Pessoais (LGPD — Lei n.º 13.709/18): diz respeito aos requisitos mínimos que a empresa deve atender para proteger dados de seus clientes;
Marco Civil da Internet (Lei n.º 12.965/14): dispõe sobre os princípios, direitos, deveres e garantias dos serviços prestados online;
Regulamentação de provas eletrônicas (Lei n.º 12.850/13): traz sobre o funcionamento das provas virtuais;
Lei sobre a Proteção da Propriedade Intelectual (Lei n.º 9.609/88): fala sobre a proteção de programas de computador;
Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/13): relaciona os considerados de corrupção, tornando obrigatório o estudo da lei em qualquer programa de compliance.
Em um mundo corporativo cada vez mais tecnológico, é crucial que você implemente estratégias de compliance digital para minimizar os riscos e proteger as informações do seu escritório e clientes, garantindo um desenvolvimento mais saudável e seguro. Para facilitar a sua vida, você pode entrar em contato com uma desenvolvedora experiente, que garanta a proteção das informações e se atente à legislação.
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