A Portaria 3.214 de 8 de junho de 1978, publicada no Diário Oficial de 6/7/1978 (supl. ao nº 127) que aprovou as Normas Regulamentadoras (NR) relativas à Segurança e Medicina do Trabalho, deve ser observada no planejamento do Arquivo, desde o Corrente até o Inativo, acompanhado da Microfilmagem e da Informática, com a finalidade de proteger a integridade física dos Arquivistas e Auxiliares afora a própria documentação. Os princípios básicos de proteção contra incêndio e a prevenção de acidentes do trabalho e doenças profissionais são itens que o organizador deve ter em mente, representados pelas saídas de emergências, locais para equipamentos contra incêndio e dependências ideais para melhor desempenho das atividades de Arquivo, além da exigência do uso de Equipamentos de Proteção Individual que devem ser fornecidos pela Empresa responsável pelas Atividades do Arquivo.