Por quê emitir nota fiscal eletrônica com certificado digital?
Certificado Digital: Tipos, como fazer e a importância para a emissão da NF-e
Conheça todos os benefícios da assinatura eletrônica
Quando vamos falar da emissão de nota fiscal eletrônica, é comum nos depararmos com a necessidade de entender o que é o certificado digital. Isso porque, à emissão desse documento precisa garantir a confiabilidade de dados, para facilitar o processo de fiscalização.
Porém, a assinatura digital não é usada apenas para a emissão de NF-e. É também bastante utilizado no fechamento de contratos, entre outros. Quem já imprimiu uma multidão de contratos e precisou rubricar todas as folhas de um documento, sabe como o processo é trabalhoso.
O Certificado Digital foi criado exatamente para que você substitua esses processos antigos e tenha segurança máxima em todos os procedimentos burocráticos, ganhando agilidade e segurança.
No entanto, o nosso objetivo hoje é falar sobre a emissão de nota fiscal eletrônica com certificado digital. Nós vamos te explicar tudo o que precisa saber de forma simples e objetiva, é só continuar a leitura!
Como obter seu certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica
Selecione o certificado indicado para notas fiscais eletrônicas
Através dele, você, pessoa física ou MEI, consegue fazer qualquer tipo de autenticação que necessite de uma assinatura eletrônica e é aprovado para utilizar a maioria dos serviços prestados ao Governo.
O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é a solução para ficar em dia com o Fisco sem enfrentar burocracia. Com esse documento eletrônico, você pode emitir a NF-e e NFS-e e assinar outros documentos fiscais pela internet, com total segurança e tranquilidade.
Além disso, existem outros certificados que facilitam trâmites com o governo e validam suas transações virtuais — tudo para facilitar sua vida e a gestão da sua empresa. Neste artigo, vamos explicar tudo sobre o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica. Siga a leitura e veja por que vale a pena ter o seu.
O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é uma identidade digital da pessoa jurídica ou pessoa física que garante a autenticidade das transações online. Com ele, você consegue emitir notas fiscais, assinar documentos online e facilitar os trâmites burocráticos com o governo, entre outras conveniências.
No Brasil, esse documento eletrônico é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO. Estas são algumas funções que você pode realizar com um certificado digital, além da emissão de NF-e:
assinar e enviar documentos digitais;
prestar informações no sistema eSocial e SPED;
Os dois principais motivos são a segurança dos dados, a facilidade de preenchimento das notas e o ganho em agilidade e tempo. É importante que você emita um Certificado Digital principalmente pela garantia de segurança máxima no uso de seus dados e de seus clientes. Essa prática te dá cada vez mais credibilidade e ainda atrai visibilidade para seu negócio.
Segundo dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), só em janeiro de 2020 foram emitidos mais de 500 mil certificados. Um recorde para o país que aumentou 17% a emissão desse documento em relação a janeiro de 2019.
Essa obrigatoriedade depende do regime de tributação ao qual a sua empresa pertence. No caso das Notas Fiscais de Serviços, a grande maioria das prefeituras exigem a apresentação do documento para as empresas do Lucro Presumido e Real.
Sendo assim, empresas do simples nacional não são obrigadas a utilizar o certificado digital e podem fazer a opção pelo certificado ou senha web fornecida pela prefeitura.
Por outro lado, para a venda de produtos é obrigatório a emissão da nota fiscal eletrônica com certificado digital. Isso se deve ao fato de que as informações são transmitidas diretamente para a Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
Já o modelo A3 é armazenado em um dispositivo móvel, que pode ser adquirido em token, um dispositivo semelhante a um pendrive ou leitor de cartão e tem validade de 1 a 3 anos. A seguir, temos alguns exemplos de quais serviços você pode usufruir com a sua Certificação:
Bom, que a nota fiscal eletrônica com o certificado digital é importante já ficou claro, né? Mas afinal, como obter o seu certificado digital?
Abaixo temos um passo a passo para te ajudar nessa tarefa. Vamos nessa?
Para começar é preciso escolher a autoridade certificadora que oferecem esse serviço. Existem vários e cada um deles oferecem benefícios diferentes. Aqui na Mastermaq o nosso emissor de nota fiscal já vem acompanhado de um certificado digital.
Esse é um dos passos mais importantes, é preciso escolher bem o seu fornecedor para evitar problemas.
Depois de escolher a autoridade certificadora, agora é hora de escolher o tipo de certificado digital que você irá utilizar. Como sabemos, existem assinaturas para vários tipos de documentos e é preciso fazer a escolha daquele que é utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Na maioria dos fornecedores eles se encontram na categoria empresas e possuem a nomenclatura NF-e. Feito isso, você precisa escolher qual o modelo irá usar, A1 ou A3, de acordo como o que for melhor para o seu negócio.
Esse é um processo simples e meramente burocrático. Essa documentação é utilizada para que a assinatura represente, de fato, sua empresa. Os documentos necessários são:
alteração contratual, caso exista, devidamente registrada nos órgãos competentes;
documentos de eleição da diretoria, caso seja aplicável;
documentos pessoais dos representantes da empresa;
Estes são os documentos padrões. No entanto, dependendo do tipo de empresa, nos casos do MEI, por exemplo, pode ser solicitado mais alguma documentação comprobatória. Mas fique tranquilo que o fornecedor te informará quais outros documentos são necessários.
Após a escolha do fornecedor, do modelo de certificado e separar toda documentação, é hora de agendar a validação presencial e comparecer ao local indicado para apresentação dos documentos.
O local e data para esta etapa fica a cargo da autoridade certificadora. Esse processo é necessário para garantir a veracidade e segurança dos dados.
Essa validação demora algumas horas ou até alguns dias, dependendo do tipo de empresa. Após tudo certificado, caso tenha escolhido o certificado A1, você receberá um link, por e-mail, para baixar e fazer a instalação do arquivo em sua máquina.
Caso a escolha tenha sido pelo certificado A3, você receberá um pendrive na sua casa, ou então poderá retirar no local da validação.
Escolher um bom certificado digital é fundamental para o sucesso da gestão da sua empresa. Nesse sentido, o seu contador é um bom aliado para te ajudar nessa escolha. Afinal, ele é o profissional que lida diretamente com a contabilidade de notas fiscais e pode ter dicas importantes para você fazer a melhor escolha.
Esperamos que você tenha entendido o porquê a Certificação é tão essencial para o crescimento do seu negócio. Fique de olho em nosso blog que temos conteúdos sempre atualizados com o mercado de negócios e contabilidade.