Certidão positiva e negativa de débitos: saiba o que são e diferenças
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Guia de Investimento - setembro 15, 2021
A certidão positiva e negativa de débitos é um documento importante para os empreendedores contábeis que precisam comprovar a regularidade fiscal da empresa de um cliente, perante os órgãos governamentais.
Às vezes, quando é necessário apresentar a certidão positiva, o cliente precisa dar CND (Certidão Negativa de Débitos).
Ela é importante porque os bancos e instituições financeiras solicitam comprovantes de regularidade fiscal para abertura de contas, financiamentos e liberação de créditos.
Esse documento também é necessário para a participação das empresas em licitações. Na fase de habilitação do procedimento licitatório, os empreendedores apresentam esses documentos para participarem da concorrência.
Entretanto, muitas empresas não estão habilitadas para esses procedimentos, e isso pode acontecer por conta de débitos tributários e a falta de cumprimentos de conformidades do fisco.
Devido a essas situações, é preciso entender o que é a certidão positiva e negativa de débitos, compreender a sua importância para os contadores, saber como funciona esse processo, suas características e seus benefícios.
É sobre esse tema que vamos abordar ao longo deste artigo. Afinal, os contadores precisam entender mais sobre esse documento porque ele comprova a situação fiscal das empresas perante os órgãos públicos.
Então se você tem dúvidas sobre o assunto, não deixe de conferir este artigo até o final e aprender um pouco mais.
O que é certidão positiva e negativa de débitos?
A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento emitido pelos órgãos públicos que comprova a não existência de pendências financeiras de tributos, além de comprovar que o negócio está de acordo com as conformidades legais do fisco.
Esse documento assegura que não existem situações que desabonam a pessoa jurídica em diferentes âmbitos, como:
Geralmente, uma empresa especializada em contabilidade precisa se dirigir pessoalmente aos órgãos responsáveis para emitir a certidão, mas, atualmente, também existe a possibilidade de ter acesso a esse documento pela internet.
Sua emissão é gratuita, entretanto, em alguns casos, pode gerar alguma cobrança no momento da emissão. Para ter acesso ao documento, o contador deve ter em mãos o CNPJ, a inscrição municipal ou a inscrição estadual da empresa.
Quanto à Certidão Positiva de Débitos (CPD), ela informa a existência de dívidas tributárias que impedem a emissão da CND. Podemos consultar a existência de débitos não negociados ou não parcelados em uma entidade pública.
Quando vamos emitir a CND de uma empresa de montagem de quadro elétrico, por exemplo, fazemos uma consulta administrativa e de dívida ativa, e não havendo inconformidades, o documento é emitido.
Agora, caso existam pendências, é necessário solicitar relatórios de situação fiscal para resolvê-las. O contador deve ter em mãos as pendências que bloquearam a CND e criar estratégias de regularização.
Em alguns casos, as empresas podem deixar passar uma taxa, tributo ou imposto despercebidos, mas isso acaba por gerar uma inadimplência que é identificada pelos órgãos reguladores.
Isso acaba por negativar o nome da empresa e acarretar outros problemas em processos de licitação ou para emitir a certidão negativa de débitos.
Para os computadores e para os empreendedores, esse documento é muito importante porque ele permite acompanhar de perto a situação contábil da organização.
É com base nessas informações que os computadores ajudam a desenvolver objetivos para regularizar as pendências e conseguir a certidão negativa.
Se o cliente quer participar de um processo de licitação, precisa apresentar esse documento, tendo em vista que ele é uma exigência para evitar casos de corrupção.
Por fim, também é uma forma de garantir que o trabalho será realizado e cumprido sem muitos imprevistos.
Como funciona a emissão da CND?
A Certidão Negativa de Débitos é um documento importante, mas sua emissão é muito simples e pode ser feita, na maioria das vezes, pela internet. O contador pode emitir o documento no site da Receita Federal e da Previdência Social.
Os órgãos que permitem a solicitação online exigem que a empresa ou o contador tenha em mãos o CNPJ ou o número do CPF para emitir o documento.
Uma empresa de aluguel andaime, por exemplo, precisa comprovar ausência de pendência de impostos e garantir que todas as suas contribuições previdenciárias e sociais estejam em dia.
Em alguns órgãos, é possível emitir a certidão mesmo quando existem pendências, e esse documento é conhecido como Certidão Positiva com Efeito Negativo (CPEN).
Isso vai depender do tipo de certidão negativa de débitos que o contador pretende emitir, visto que cada órgão tem suas exigências e impedimentos no atendimento à solicitação.
Os empreendedores, principalmente aqueles que estão há pouco tempo no mercado, podem se confundir em relação aos impostos que precisam pagar. Nesse caso, é fundamental que você conheça os tipos de impostos no Brasil.
Também existem diferentes tipos de certidões que podem ser emitidas, e cada uma corresponde a uma necessidade. São elas a certidão do FGTS, que mostra a regularidade do empregador.
A certidão da Receita Federal mostra quais são os tributos federais e da Previdência Social, e a certidão da Justiça Federal facilita a identificação de histórico de processos criminais.
Ademais, a certidão municipal solicita a inscrição municipal, bem como CNPJ para consulta, em alguns municípios ainda exigem pagamentos de taxas ou a presença do requerente para a emissão da CND.
Já a certidão da justiça do trabalho mostra se existe algum tipo de processo trabalhista movido contra a empresa.
Por fim, a certidão do tribunal da justiça concentra a maioria das certidões, como de falência, recuperações, concordatas, família e sucessões, execução criminal, dentre outros.
Benefícios da certidão negativa e positiva de débitos
A certidão negativa e positiva de débitos é muito importante para as empresas garantirem que estão de acordo com as leis. Com isso, uma empresa de antt registro tem mais agilidade em diversos processos, além de segurança em suas transações.
Esse documento tem como benefício o fato de resumir ausência de pendências, pois seria muito difícil se o empreendedor tivesse que apresentar ao banco todas as guias de todos os impostos recolhidos, bem como os recibos de declarações.
Portanto, podemos dizer que a certidão otimiza o tempo das empresas, que só precisam acessar o site de um dos órgãos emissores para comprovar sua regularidade.
Por meio da emissão desse documento, o empreendedor prova que pode abrir um novo negócio, realizar auditorias, participar de licitações e concorrências públicas, fazer empréstimos e financiamentos e até realizar transações com imóveis e veículos.
Uma empresa de técnico de ar condicionado consegue obter a regularização de espólios, seu empreendedor pode sair do país e ainda será provado como fornecedor de empresas multinacionais.
Outro benefício é que esse documento pode ser utilizado como controle interno da organização, no que diz respeito ao pagamento de tributos e outras obrigações com o fisco.
Em outras palavras, ele facilita a checagem da regularização fiscal do negócio, tendo em vista que as empresas precisam arcar com muitos impostos, documentos e declarações.
Dicas para otimizar o gerenciamento da CND
Um fabricante de guia de concreto pode melhorar o gerenciamento de sua CND e assim evitar complicações.
Para isso, recomenda-se a utilização de uma solução digital ou contar com os serviços de um contador. As ferramentas voltadas para o gerenciamento desse documento automatizam a emissão de todas as certidões necessárias.
Ao utilizar um software de certidões negativas, tanto uma multinacional quanto um fabricante de bateria 60 amp conseguem acessar todos os sites responsáveis e, automaticamente, pode realizar o download das certidões necessárias.
Isso ajuda a poupar tempo e recursos para o departamento fiscal e ainda permite que o contador possa se dedicar a outras atividades mais importantes.
Todo esse trabalho é feito de maneira segura e acessível, além de ágil, garantindo que o negócio gerencie melhor suas certidões.
Uma empresa de planos funerários, por exemplo, será avisada, caso uma certidão positiva venha a surgir e não precisará mais acessar centenas de sites para consultar seus documentos.
Esses softwares centralizam as atividades e organizam o dia a dia, permitindo o controle de diferentes tipos de certidões e com alguns cliques, podemos gerenciar as certidões negativas em lotes, de maneira ágil e confiável.
No Brasil, as empresas precisam pagar diferentes impostos e tributos para que possam agir em conformidade com a lei e terem mais liberdade financeira e crédito com bancos e instituições.
Só que, pelo fato de terem de lidar com muitos compromissos, às vezes, pode acontecer de algum deles ficar para trás. Para se certificar de que o seu negócio está sempre em dia com o fisco, o contador emite a certidão negativa de débitos.
Caso a companhia tenha alguma pendência, é emitida a certidão positiva de débitos para que ela possa saber qual é a origem dessas pendências e regularizá-las o quanto antes.
São documentos importantes para a regulamentação dos negócios no país, para que assim eles possam expandir suas atividades e continuarem em pleno funcionamento.