Como estruturar um programa de inovação eficiente para a sua empresa - Acate
Para que esses objetivos se tornem alcançáveis, a inovação precisa ser colocada em prática, passando a fazer parte da cultura organizacional da empresa. Dessa forma, é essencial criar um processo bem definido para desenvolver um programa de inovação adequado à realidade da empresa.
Neste conteúdo, trouxemos um guia com as principais informações que são importantes ter em mente para iniciar um programa de inovação. Para saber mais, é só continuar a leitura. Confira!
O que é e como criar um comitê de inovação
Envolver a empresa em um programa de inovação requer que uma cultura inovadora seja estimulada nos colaboradores. Para isso, é fundamental contar com um comitê de inovação.
Os profissionais selecionados para esse comitê serão os responsáveis por tomar as principais decisões sobre como incentivar os colaboradores a terem uma participação inovadora, além de atuarem no gerenciamento das ideias que surgirem e na transformação dessas ideias em resultados para a empresa.
Na prática é essa equipe que vai conduzir as ações que levarão à implantação de projetos de inovação. Ou seja, os profissionais devem definir como e quando serão colhidas as ideias dos colaboradores, além de estabelecer estratégias, metodologias e recursos para que a inovação saia do papel.
Por ter essas atribuições, é importante que o comitê tenha autonomia não apenas para orientar novas soluções, mas também para conduzir a execução dos projetos. Sendo assim, o comitê de inovação deve ser formado por profissionais criativos, motivados e que realmente acreditem no potencial inovador da empresa.
Também é relevante realizar um benchmarking para entender como foi montado o comitê de inovação em outras empresas, de que forma selecionaram os profissionais para participar desse processo. Assim, a sua empresa tem um leque amplo de inspirações para engajar a equipe e dar início ao seu programa de inovação.
A importância do backlog de projetos
O backlog de projetos é uma etapa indispensável para o sucesso do programa de inovação. É ele que vai garantir que a equipe analise as ideias e organize a execução das tarefas.
Nessa etapa, todas as ideias que forem registradas têm chance de serem avaliadas a partir da compreensão de seu valor e sua complexidade para, se aprovadas, serem direcionadas para o desdobramento em várias tarefas específicas.
Isso quer dizer que geralmente os itens do backlog de projetos iniciam como tarefas grandes, complexas e pouco detalhadas. Em seguida, essas tarefas são trabalhadas para que os itens sejam desdobrados, tenham mais detalhes descritos e sejam definidas as prioridades.
A partir desses ciclos de trabalho, é possível levar as inovações para serem testadas pelos clientes e pelos usuários finais do produto ou serviço. Então, os feedbacks se transformam em novas demandas e retornam ao backlog para serem implementados.
Esse formato, que faz parte das metodologias ágeis, quando é bem construído e gerenciado, é muito eficiente para o desenvolvimento de produtos e serviços inovadores. A eficiência está, principalmente, em possibilitar menos custos desnecessários, desenvolvimento em menos tempo e menos retrabalho.
Como definir critérios de decisão para priorização de projetos
Algumas ferramentas podem ajudar a definir a priorização de projetos de forma segura e organizada, considerando diferentes níveis de complexidade.
Preparamos uma lista com as principais ferramentas que têm esse objetivo para que você identifique qual delas se aplica à realidade da sua empresa.
A matriz GUT é uma ferramenta que considera os critérios de gravidade (G), urgência (U) e tendência (T) para definir a priorização dos projetos.
Gravidade: a relação com o impacto que o projeto vai causar na empresa.
Urgência: o prazo que a empresa tem para desenvolver a solução.
Tendência: a possibilidade do problema (que poderá ser resolvido pelo projeto) piorar ao longo do tempo.
Para calcular a matriz GUT, é preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios dos projetos a serem avaliados. Depois, multiplique essas notas para obter um score, que será utilizado para fazer um ranking dos projetos.
Por exemplo, um projeto ao qual foram atribuídas nota 3 para gravidade, nota 2 para urgência e nota 4 para tendência terá um score de 24 pontos.
A matriz BASICO considera seis critérios para a priorização de projetos:
Benefício para a organização: as vantagens de realizar o projeto.
Abrangência dos resultados: as pessoas e as áreas que serão afetadas com a realização do projeto.
Satisfação do cliente interno: se o projeto impactará positivamente a experiência dos colaboradores.
Investimento requerido: o orçamento necessário para realizar o projeto.
Cliente externo satisfeito: se o projeto impactará positivamente a experiência do consumidor final.
Operacionalidade simples: se o projeto será fácil de ser executado.
Para o cálculo da matriz BASICO, é preciso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um desses seis critérios e somá-las. O resultado da soma determina o score do projeto, que será usado para definir a posição no ranking dos projetos.
Por exemplo, em um projeto ao qual foram atribuídas nota 4 para benefício para a operação, nota 3 para abrangência dos resultados, nota 5 para satisfação do cliente interno, nota 3 para investimento requerido, nota 2 para cliente externo satisfeito e nota 1 para operacionalidade simples, o score será de 18 pontos.
A matriz RICE leva em consideração quatro critérios para a priorização de projetos:
Reach: o número de pessoas que serão atingidas pelo projeto;
Impact: o grau de impacto do projeto na vida das pessoas, sendo dividido em: massivo (3x), grande (2x), médio (1x), baixo (0,5x) e mínimo (0,25x).
Confidence: o nível de confiança no resultado, sendo dividido em: alto (100%), médio (80%), baixo (50%) e mínimo (20%).
Para calcular a matriz RICE, aplicamos a seguinte fórmula:
Então, por exemplo, se um projeto for impactar 300 pessoas, possuir um grau de impacto médio, um nível de confiança baixo e um tempo de execução de 4 meses, o cálculo do RICE será esse:
RICE = (300 x 1 x 50) / 100 x 4
RICE = 300 x 0,5 x 4
RICE = 600
Após fazer esse cálculo para todos os projetos, é só montar o ranking para saber a ordem de prioridades.
A importância de uma metodologia para mudança de processos
Além de identificar as prioridades dos projetos do seu programa de inovação, para que sejam desenvolvidas com eficiência, é preciso considerar uma metodologia para mudança de processos.
Muitas empresas até realizam um bom planejamento de inovação, mas falham quando chega o momento de colocar em prática porque não estudaram a melhor maneira de migrar processos.
Por exemplo, imagine uma empresa que está iniciando sua digitalização de processos. É praticamente impossível fazer uma mudança tão complexa sem uma metodologia adequada e o apoio de uma empresa especializada para orientá-la.
O mesmo vale para empresas que, por exemplo, já possuem infraestrutura de TI na nuvem, mas buscam mudar de provedor. Se quiserem manter a disponibilidade do ambiente e migrar com segurança, é indispensável um programa de gestão da mudança organizacional.
O objetivo é preparar os profissionais envolvidos para as mudanças que serão realizadas e evitar que exista algum impacto negativo para a empresa, como uma resistência por parte da equipe. Afinal, ela já está acostumada com determinadas ferramentas e a mudança significa reaprender processos.
Dessa forma, um programa dedicado à mudança é essencial para envolver os colaboradores, ajudando-os a entender as razões das alterações e deixando-os mais seguros e confortáveis com as novidades.
Como mensurar os resultados do programa de inovação
Após todo o projeto de inovação em andamento, é preciso mensurar seus resultados. Afinal, é o respaldo que a empresa quer ter de que está valendo a pena o esforço.
Para isso, é importante criar indicadores que sejam estruturados especificamente para medir a inovação. Não adianta monitorar indicadores que apenas mostrem que a equipe está aberta para contribuir com o processo de inovação, por exemplo.
Sendo assim, a empresa pode acompanhar indicadores como o número de ideias implementadas para saber o percentual em relação ao número de ideias geradas. Pode ainda levantar a quantidade de produtos e serviços lançados com base no programa de inovação e se eles têm a qualidade e apresentam os resultados esperados.
O importante é analisar tanto métricas de atividade quanto métricas de impacto. Ou seja, indicadores que mensuram as atividades que têm o potencial de alcançar um resultado, mas não o garantem; e indicadores que medem o impacto direto no resultado.
Bom, agora que você já tem mais conhecimento no assunto, aproveite para ler também sobre maturidade digital: Maturidade digital: processos e ferramentas fundamentais para inovação.