O Que São Rotinas Administrativas? - Marcus Marques
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Conheça a técnica por trás das rotinas administrativas
Quem deseja ter uma empresa mais funcional e focada em resultados palpáveis deve conhecer o conceito de rotinas administrativas que permite a realização de funções com mais assertividade e emprego de conhecimento técnico. Conhecer esse conceito torna mais fácil compreender como ele pode ser aplicado ao cotidiano da sua corporação. Manter processos que se repetem pode tornar a sua gestão mais regular.
Uma rotina administrativa é formada com base em vários processos que se realizam de maneira sistemática e que necessitam de conhecimentos técnicos específicos além de domínio tecnológico. Por sua vez o conceito de processo se refere a um grupo de procedimentos que possuem entrada, processamento e obtenção de resultados.
Num contexto prático as rotinas administrativas são realizadas por colaboradores que tem como função chegar a resultados satisfatórios de acordo com a sua qualificação técnica. Para ser um gestor dessas rotinas é necessário que o indivíduo esteja qualificado para assumir tal papel, da mesma forma que seus auxiliares também devem estar tecnicamente qualificados.
Funções de Gestores de Rotinas Administrativas
Os profissionais que são colocados numa posição gerencial desses processos têm como responsabilidade elaborar o planejamento, fiscalizar a execução e mensurar os resultados obtidos por meio desse método. Estar nesse cargo de gerenciamento faz com que o indivíduo tenha grande relevância na companhia em que atua ao mesmo tem em que precisa ter um amplo conhecimento das atividades que lidera.
Rotinas Administrativas x Rotinas Gerenciais
No contexto corporativo é fundamental que seja feita a devida distinção entre as rotinas administrativas e as gerenciais, sendo que ambas têm grande impacto para a consolidação da companhia. De forma geral as atividades de gerenciamento dão origem as atividades administrativas sendo as últimas o apoio das primeiras.
O papel das rotinas gerenciais é o de traçar estratégias para que sejam observadas melhores oportunidades e utilização mais consciente de recursos. A partir do entendimento do que a empresa pretende conquistar é possível dispor de rotinas administrativas para colocar em prática o planejado. Trata-se de uma forma de ter acesso e organizar informação tanto de metas quanto de recursos para chegar a uma maneira inteligente de levar a companhia um passo adiante.
A Técnica Por Trás das Rotinas Administrativas
Agora que já ficou claro o que são rotinas administrativas vou explicar um pouco melhor da técnica por trás da execução das mesmas. O primeiro ponto a observar é que toda organização, independente do seu segmento de atuação, tem algumas funções básicas que são: a comercial, a pessoal e a financeira. Para gerir essa grande estrutura é necessário contar com técnicas que permitam melhor alocação de informações.
No que concerne a rotinas administrativas uma técnica bastante interessante é a de construção de organogramas em que é possível identificar os departamentos da companhia além de ter um esquema visual dos diferentes níveis hierárquicos.
Para que o sistema de rotinas administrativas seja melhor organizado é interessante que esteja bem distribuídas as funções que competem a cada nível hierárquico. Basicamente hierarquia é um esquema em que estão separados ramos com diferentes poderes e funções dentro da corporação.
Visando estabelecer uma lógica sequencial de realização de atividades internas é interessante que a organização trabalhe com a criação e difusão de regulamentos internos. A função desses regulamentos é estabelecer regras que permitem que os procedimentos sejam realizados sempre da mesma maneira. Pode parecer negativa a ideia de ter uma rotina, contudo, para alguns departamentos de empresas não há nada mais eficaz.
Para manter a observação da pertinência das rotinas administrativas, podem ser utilizados relatórios internos em que estejam expostos eventuais problemas ocasionados pelo método sistemático e possíveis melhorias. Quando se trata do estabelecimento e cumprimento de rotinas relevantes para o bom andamento de uma empresa a documentação é bastante pertinente.
Identifique a Qualidade das Rotinas Administrativas da Sua Companhia
Para ter certeza de que esse método está sendo eficiente e vem cumprindo as suas funções é necessário ficar atento a qualidade com que essas rotinas vêm sendo realizadas. Manter métodos de avaliação de resultados e satisfação das pessoas envolvidas é uma maneira de ter acesso a essa informação. Lembre-se sempre de que métodos sistemáticos visam tornar a rotina de trabalho mais simples e não engessá-la.
Quando o estabelecimento de rotinas apenas contribui para que os indivíduos fiquem estagnados em suas funções sem se abrir para novas possibilidades criativas se tem a percepção de que não está havendo a eficiência pensada. Rotina não deve ser entendida como uma palavra que conceitua algo ruim ou que impede a sua companhia de se expandir, deve ser relacionada a organização que torna o trabalho burocrático mais fácil e rápido de executar.
Gostou de conhecer mais a fundo o conceito de rotinas administrativas? Deixe seus comentários a respeito delas abaixo e não esqueça de não deixar que elas engessem processos!
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