Rematrícula digital: otimize o processo de forma rápida e segura
Para concluir a matrícula, muitas escolas recorrem ao envio de contratos via correios, e também pela agenda escolar. Porém, alguns desafios são encontrados nesse caminho. Algumas escolas relatam que os contratos chegam a demorar quase um semestre para retornarem assinados.
A novidade é que já é possível tornar esse processo mais rápido e evitar que os documentos sejam extraviados no meio do caminho ou que demorem a retornar. Com o ClassApp é possível enviar o contrato e confirmar a contratação/renovação do serviço de forma bem simples e rápida.
Se você já pensou em propor melhorias à sua instituição nesse sentido, confira a orientação para fazer isso de maneira eficaz e tornar o processo mais efetivo! Aprenda a como fazer isso e, o melhor, tudo com validade jurídica.
A transição para a rematrícula digital
No Colégio Anchieta, a coordenadora de Marketing, Jéssica Cabitza, diz que está em processo de implantação da nova forma de rematrícula. "Levamos essa pauta para discutirmos em reunião e decidimos dar esse passo. Para o próximo ano faremos essa melhoria", disse Jéssica.
Atualmente, a rematrícula é feita por meio do envio de um kit impresso que os responsáveis levam para casa. O que motivou à mudança foi a ineficácia do documento chegar ao destinatário, além do desperdício de papel e a demora em finalizar o processo.
E não é tão difícil quanto parece fazer essa transição. Para se ter noção, o contrato digital tem a mesma validade de um documento físico, assinado presencialmente. A manifestação de interesse é o requisito fundamental e de relevância legal para efetivar a parceria. E isso pode ser feito por meio digital.
Como toda mudança, muitos paradigmas precisam ser quebrados e as dúvidas precisam ser esclarecidas. Por isso, especialistas no assuntos recomendam que sejam tomadas algumas precauções.
Confira dicas para a sua campanha de rematrícula
Matrícula fácil: com apenas um toque
Dada a validade da rematrícula online, tanto quanto naquela feita presencialmente, os colégios e escolas podem se beneficiar do ClassApp para promover a campanha. De maneira bem simples e rápida, em apenas alguns passos a mãe, o pai ou o responsável pelo aluno manifesta o interesse e finaliza o processo efetivando a matrícula.
O responsável por enviar a mensagem de rematrícula deve apenas escrever a mensagem, colocar o contrato em anexo e criar uma enquete, pedindo a confirmação de leitura e concordância com os termos do contrato.
Em apenas 6 passos, o responsável efetiva a rematrícula e ainda observa os resultados:
1 – O pai ou responsável abre a mensagem:
2 – Então lê o contrato (que deve estar em PDF)
3 – Em seguida, decide se quer efetivar a rematrícula, baseado nos termos
4 – E finaliza clicando no campo com a descrição de concordância com o contrato:
5 – Estatísticas do retorno da Rematrícula Online
6 – Tenha controle do retorno de cada pai
Compra de serviço online
Conforme o advogado e especialista em Direito Educacional, Dr. Célio Müller, a contratação do serviço prestado por instituições escolares pode até ser comparada a uma compra online, diferenciando apenas de que não existe produto tangível, mas serviços educacionais.
Antes de mais nada, o especialista diz ser preciso formatar o contrato e deixar que as cláusulas sejam claras e que todo o serviço esteja de fato descrito. Feito isso, é preciso registrar em cartório e disponibilizá-lo para consulta, neste sentido o portal do colégio é muito eficiente.
"É preciso que haja transparência na relação contratual, não se pode omitir", diz o advogado ao comentar que essa viabilização confere facilidade no acesso à cópia do documento, seja pelo cartório ou via internet. No entanto, ele diz: "é bom deixar claro que se os pais não quiserem, eles têm o direito de fazer presencialmente".
Que tal saber mais? Veja abaixo a entrevista completa com o advogado especialista em Direito Educacional, Dr. Célio Müller concedida à equipe de produção de conteúdo do Blog ClassApp
Quais os requisitos para validade de uma matrícula digital?
Dr. Célio Müller – A rematrícula digital deriva do fato de que a lei não obriga o contrato escrito em papel. É preciso, no entanto, que o contratante do serviço educacional manifeste de forma inequívoca de vontade. Isso pode ser feito tanto por assinatura de papel, como também por confirmação digital.
Para que tenha validade é fundamental criar condições de segurança para comprovar que quem está assinando o serviço é o contratante. A matrícula digital pode ser comparada à compra de um produto em um site, que solicita informações para garantir e efetivar a compra. A diferença é que a escola promove a venda de um serviço.
Por isso, a matrícula de um aluno novo até poderia ser feita digitalmente. Contudo, por ser o primeiro contato com a escola, essa ação traria pouca segurança jurídica. O contrário acontece com a rematrícula, pois os pais e os alunos já estão cadastrados e são conhecidos. Mas aos olhos da Lei ambas são permitidas, desde que haja plena manifestação de interesse, mesmo que digital.
Se enviar o contrato como anexo e deixar o botão de 'concordo' ou 'não concordo', a matrícula já é efetivada?
Dr. Célio Müller – Se tiver condições de identificar que o contratante é real, pois um terceiro poderia se identificar como responsável, a parceria tem validade jurídica. Essa segurança é muito conhecida pelo ClassApp. Para se ter registro, a rematrícula pode ser certificada, e a escola pode emitir o relatório com data e horário em que foi firmada a parceria.
Tal como a venda online emite o comprovante de compra, a rematrícula digital deve ter o registro.
Quais os principais cuidados que a escola deve tomar?
Dr. Célio Müller – No primeiro passo para fazer a transição das formas convencionais de rematrícula e, também, matrícula para a digital, a escola deve formatar corretamente as cláusulas do contrato.
Essa facilidade conferida pode viabilizar o processo, mas é bom deixar claro que se os pais não quiserem, eles têm o direito de fazer presencialmente.
O armazenamento desses dados deve ser mantido por quanto tempo?
Dr. Célio Müller – De pelo menos 5 anos, que é o prazo de prescrição. O básico é de pelo menos esse período de armazenamento.
Em seu colégio, o que acha de propor matrícula online aos pais? Veja os detalhes específicos de sua instituição com seu departamento jurídico e melhore ainda mais esse processo!
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