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O uso da fragmentadora para destruir documentos sigilosos
Lida com documentos que contêm informações confidenciais, como contratos, cartões de crédito, extratos bancários, cópias de documentos pessoais e recibos de pagamento. Confira nossa dica...
No dia a dia do trabalho, às vezes lidamos com documentos que contêm informações confidenciais, como contratos, cartões de crédito, extratos bancários, cópias de documentos pessoais e recibos de pagamento. Sem a necessidade de mantê-los guardados, jogar esses papéis na lixeira não é o mais adequado, pois há a chance de pessoas mal-intencionadas se depararem com o conteúdo e usá-lo para benefício próprio.
Desfazer-se deste tipo de documentos sigilosos requer atenção do profissional para um descarte definitivo e sem deixar vestígios, sobretudo para evitar que pessoas antiéticas façam o uso ilegal dessas informações.
A fragmentadora é a melhor solução nestes casos. Trata-se de uma máquina direcionada para destruir papéis com informações privilegiadas e que não se tem mais utilidade e de permanecer guardados. A fragmentadora é muito confiável e eficiente porque tritura o documento, deixando em tirinhas muito finas que são impossíveis de serem novamente agrupadas.
Dependendo do modelo da máquina, além de papéis, é possível destruir objetos feitos de outros materiais, como plásticos e CDs. Além disso, algumas fragmentadoras possuem níveis de segurança para picotar o papel. Funciona assim: quanto maior for o número que você acionar para a trituração, menor vai ficar o papel retalhado.
Em alguns casos, não se trata apenas de confidencialidade das informações, mas é válido ponderar se vale mesmo a pena manter documentos antigos na empresa. Muitas vezes acabam fazendo volume e ocupando espaço desnecessário, que poderia ser utilizado para outras finalidades. A fragmentadora também pode ser usada nessas ocasiões.
Agora, se há documentos sigilosos e primordiais, que não podem ser destruídos sob hipótese alguma, há outras sugestões de onde armazená-los, como caixas/pastas organizadoras e arquivo morto. A questão é proteger esses itens de organização em um lugar seguro, de preferência, sem o acesso de outras pessoas ou somente funcionários de confiança.
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