POP: O que é e como fazer Procedimento Operacional Padrão na empresa
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POP: O que é e como fazer um Procedimento Operacional Padrão para a empresa
Solides 23/07/2021 Atualizado em: 29/03/2022 comentários: + Conteúdo
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Se você precisasse trocar os principais profissionais da sua equipe, será que os novos colaboradores saberiam como realizar todas as tarefas da empresa? A padronização de processos é uma medida importante para assegurar a entrega de resultados e manter um padrão de qualidade.
Para que essa padronização ocorra de forma mais eficaz, foi criado o POP, um documento descritivo que ajuda os colaboradores a entenderem toda a execução de diferentes atividades.
Quer entender melhor o que é esse documento e como criar o seu? Neste post, explicamos como a ferramenta funciona, quais os benefícios da implementação e como começar a redigi-lo. Confira!
O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um documento descritivo que prevê, de forma detalhada, as práticas e recomendações para a execução de processos em uma empresa. Para tanto, ele visa informar os profissionais sobre as diretrizes de atuação, para que exista uma padronização nas atividades e procedimentos da organização.
De modo sucinto, podemos dizer, portanto, que o POP determina o que, como, por quem e quando deve ser feita cada atividade, minimizando as chances de desvios e falhas, garantindo um padrão de qualidade.
Qual a importância e os objetivos do POP?
A cadeia produtiva de uma organização consiste em inúmeros processos que, muitas vezes, relacionam-se e a qualidade com que essas atividades são desempenhadas influencia diretamente nos resultados alcançados.
Imagine, por exemplo, uma indústria composta por diversos processos. Nesse cenário, se uma única parte do processo é realizada fora do padrão, esse desvio afeta toda a qualidade da produção. Isso também se aplica às atividades administrativas, financeiras e até mesmo à gestão de pessoas.
Assim, criar um documento descritivo ajuda os gestores a prever eventuais problemas e emergências, criando um padrão de comportamento para que cada parte da gestão seja feita da melhor forma possível.
Você pode estar se perguntando quais os benefícios de padronizar processos utilizando o POP. A seguir, listamos algumas das vantagens que o documento garante às empresas.
Orienta novos colaboradores
O POP pode ser uma boa ferramenta para o treinamento de novos colaboradores e para assegurar que eles entreguem consistência e qualidade desde as primeiras tarefas, podendo fazer parte do onboarding e diminuindo o tempo de adaptação. Além disso, a padronização também ajuda substitutos e profissionais que estão cobrindo férias.
Com as diretrizes apresentadas no documento, ficará mais fácil para esses colaboradores realizarem suas funções com segurança, cientes de todos os cuidados importantes para a organização.
Melhora a qualidade e otimiza processos
A padronização dos processos também é uma excelente medida para garantir a qualidade das atividades e otimizar o tempo dos colaboradores. Isso porque, o POP descreve, detalhadamente, a forma como cada atividade deve ser feita, minimizando as variações e fornecendo o passo a passo para que as tarefas sejam realizadas de modo mais ágil e simplificado.
Esse tipo de organização também faz com que a produtividade dos colaboradores seja potencializada, visto que eles podem desempenhar seus papéis com mais confiança e eficiência.
Com um padrão de qualidade detalhado, as chances de erros processuais diminuem consideravelmente, evitando a necessidade de alterações e garantindo mais sucesso para as atividades.
Além disso, a empresa consegue reduzir custos com treinamentos constantes, já que os colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico, terão à mão o documento de suporte para tirar suas dúvidas.
Onde aplicar o POP?
O POP deve ser aplicado, principalmente, em processos críticos e que impactam diretamente os resultados da empresa, como linhas de produção, administração e gestão de pessoas. Outras atividades podem ou não ser padronizadas, dependendo das necessidades do negócio.
Mas é importante entender que cada aplicação precisará de um documento específico, logo, apresentará variações em sua produção. Os principais tipos são:
POP fundamental ou modelo, que define as diretrizes para a elaboração dos POPs;
POP de segurança, que determina procedimentos de segurança e ações emergenciais;
POP metódico, que descreve sistemas completos ou métodos de investigação;
POP de produção, que determina as práticas dentro de cada etapa da produção;
POP de qualidade, que informa as orientações para análise e controle de qualidade;
POP de arquivamento, que determina protocolos para a organização e arquivamento de documentos;
POP de atendimento, que descreve orientações para lidar com reclamações e problemas;
POP administrativo, que esclarece tarefas essenciais de gestão;
POP de recursos humanos, que determina métodos e protocolos para a gestão de pessoas.
O POP é um documento, portanto, ele deve ser elaborado com atenção e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa. Para tanto, necessita de uma validação formal, como um selo ou assinatura do responsável.
Não existe um parâmetro oficial para a elaboração do documento, contudo, você pode seguir alguns passos básicos e adaptá-los à realidade do seu negócio. Agora, listaremos algumas etapas importantes para começar a redigir o seu procedimento.
Passo 1: defina o nome e o objetivo do POP
A melhor forma de iniciar a redação do procedimento é tendo em mente qual o objetivo ou resultado final esperado. Nessa etapa, você ainda não precisa descrever as atividades que devem ser realizadas, e sim qual o intuito do documento.
Além disso, defina o nome do POP, informando o processo ou atividade a ser desenvolvido de forma direta e explícita. Imagine, por exemplo, que você tem um restaurante e está criando um procedimento para o fechamento do estabelecimento ao final do dia. Nesse caso, é preciso que o nome descreva exatamente o seu objetivo, ou seja, "fechamento do restaurante".
Ao definir um objetivo, é importante se questionar se a empresa realmente precisa de um POP para ele ou se já existem outros documentos com o mesmo propósito. Muitas vezes, você só precisará revisar e aprimorar um protocolo já criado.
Passo 2: escolha o formato
Depois de definir o objetivo, é importante estabelecer a formatação do documento. Se sua empresa já utiliza outros procedimentos operacionais padrões e já tem os documentos finalizados, a dica é replicar o formato para novos processos.
Nesse sentido, existem três modelos bastante utilizados que você pode aplicar:
formato de etapa simples: descreve os procedimentos curtos e fáceis, além de conter diretrizes de segurança. Ainda, é formado por uma lista numerada e conta com frases curtas e marcadores;
formato de etapas hierárquicas: descreve as várias etapas que envolvem os procedimentos. Para tanto, é composto por uma lista numerada com etapas principais, seguida por um conjunto de etapas pequenas e específicas;
fluxograma: mapeia de forma visual os procedimentos e os resultados possíveis. É ideal quando os resultados dos processos não são previsíveis.
Passo 3: selecione documentos de referência e defina o local de aplicação
Uma boa forma de ajudar os colaboradores é recomendar alguns documentos de referência que podem ajudar nas atividades. Aqui, é possível elencar manuais de instrução, POPs antigos, normas e códigos que conversem com os novos procedimentos e sirvam de apoio.
Além disso, não se esqueça de deixar clara a descrição do local de aplicação. Essa regra é importante, principalmente, em empresas de grande porte, que contam com vários setores, departamentos e filiais.
Passo 4: descreva tarefas e responsáveis
Nessa etapa, você deve listar as tarefas e os responsáveis por cada uma delas. Para isso, vale a pena pedir o auxílio do gestor da área. Isso porque, ele conhece a fundo a maior parte das operações e saberá definir melhor os agentes para cada atividade.
Passo 5: defina o passo a passo dos procedimentos
Com as tarefas e responsáveis definidos, chegou o momento de descrever o passo a passo que deve ser seguido para cada processo.
Mas para que o POP realmente cumpra o seu objetivo, é fundamental que essa etapa seja realizada descrevendo cada detalhe, mesmo que eles pareçam óbvios para você. Na hora de redigir, imagine que o protocolo está sendo feito para que um leigo consiga segui-lo.
Passo 6: forneça ações corretivas
Por fim, é importante que você aponte ações que devem ser realizadas caso não seja possível cumprir algum dos passos planejados ou mesmo na ocorrência de falhas no processo. Para isso, é importante identificar o que pode dar errado nos processos e como cada erro pode ser corrigido de modo a causar menor impacto para o negócio.
Como o POP pode ser útil na gestão de pessoas?
Como vimos, o POP é um documento importante para diversas áreas e setores dentro da empresa, logo, a ferramenta pode sim ser utilizada no RH. Nesse contexto, é possível fornecer os passos e ações importantes em processos, como:
coleta e análise de dados sobre os colaboradores;
manutenção da infraestrutura e ambiente de trabalho.
O POP é um documento importante para otimizar processos, garantir um bom controle de qualidade e manter a produtividade da empresa como um todo. Assim, sua aplicação no RH faz com que o setor atue de maneira mais estruturada, garantindo mais eficiência nas atividades e melhorando a gestão de pessoas.
Na hora de elaborar o POP, é importante que a empresa faça uma autoanálise e identifique seus principais processos e atividades. Entenda que copiar ou replicar o procedimento operacional padrão de outras organizações é um erro, já que as realidades internas podem ser muito distintas.
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