Execução do Plano Estratégico e seus desdobramentos - PDF
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Mirella Desconhecida di Azevedo
1 Execução do Plano Estratégico e seus desdobramentos Institucionalização e monitoramento do Planejamento Institucional Planejamento Estratégico e seus desdobramentos: planejamento setorial e planejamento regional SUBPLAN, Comitê de Gestão Estratégica, Coordenações Setoriais e Regionais de Planejamento
2 Etapas do Projeto GEMPAR Alinhamento Alinhamento Estratégico Estratégico Identificação Identificação de de objetivos objetivos e e construção construção do Mapa do Mapa Estratégico Estratégico Definição Definição de de Indicadores Indicadores Definição de Definição de Metas Metas e e Priorização de Priorização de Projetos Projetos Consolidação Consolidação do do Plano Plano e e do do Modelo de Modelo de Gestão Gestão Monitoramento Monitoramento do do Plano Plano Estratégico Estratégico
3 Elementos do Plano Estratégico Registro e Controle
4 Em que consiste? Monitoramento do Plano Estratégico Acompanhar, de forma permanente, o desempenho dos elementos analíticos do plano (indicadores, metas, projetos e ações estratégicas), de modo a assegurar o alcance dos objetivos estratégicos descritos no mapa. Quem faz? A SUBPLAN e o Comitê de Gestão Estratégica, considerando as informações fornecidas pelos responsáveis pelos indicadores, metas, projetos e ações estratégicas. Por que é essencial para a gestão estratégica? Plano estratégico sem monitoramento é propósitos, mera carta de boas intenções. mera declaração de
5 O Comitê de Gestão Estratégica Invenção da SUBPLAN? Não. Os formuladores da metodologia BSC (Kaplan e Norton), com a experiência no acompanhamento de inúmeras empresas (públicas e privadas) em todo o mundo, passaram a defender, desde 2005, a criação, nas empresas de Unidades de Gestão Estratégica.
6 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR Uma de suas inovações mais importantes foi propor a formação de um pequeno grupo de gestores, pouco numerosos, mas dedicado, com a função de supervisionar os vários processos necessários à execução da estratégia. Denominamos esse grupo de Unidade de Gestão Estratégica (UGE) e publicamos nossas conclusões em 2005, num artigo da Harvard Business Review. (prefácio)
7 Acompanhamento operacional e acompanhamento estratégico - distinções sugerimos uma nova estrutura para as reuniões de avaliação da gestão, que distingue com nitidez as reuniões de avaliação das operações, que resolvem problemas de curto prazo e monitoram o aprimoramento dos principais processos operacionais, das reuniões de avaliação e de melhoria da execução da estratégia. (prefácio)
8 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR Ao segregar a reunião de análise da operação e a reunião de análise da estratégia, as empresas evitam a armadilha de as discussões sobre a implementação e a adaptação da estratégia serem deixadas de lado em função do foco nas questões operacionais e táticas de curto prazo.
9 Composição do Comitê de Gestão Estratégica (10 Integrantes) Procurador Geral de Justiça, que presidirá o Comitê; Subprocurador Geral de Justiça para Assuntos de Planejamento Institucional, que exercerá a Coordenação técnica e administrativa do Comitê; Representante indicado pelo Colégio dos Procuradores de Justiça; Subprocurador Geral de Justiça para Assuntos Jurídicos; Subprocurador Geral de Justiça para Assuntos Administrativos; Corregedor Geral; Ouvidor Geral; Coordenador do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional; Membro do Ministério Público indicado pela Associação Paranaense do Ministério Público; Servidor indicado pela Associação dos Servidores do Ministério Público do Paraná.
10 O papel do Comitê de Gestão Estratégica I - Monitorar o processo de gestão estratégica, tendo por base seus principais elementos analíticos (objetivos, indicadores, metas, projetos e ações estratégicas);
11 O papel do Comitê de Gestão Estratégica II - Emitir orientações e recomendações, aos diversos setores do Ministério Público do Estado do Paraná, para garantia do eficaz e harmônico desenvolvimento do plano estratégico;
12 O papel do Comitê de Gestão Estratégica III - Decidir sobre aspectos relacionados ao cronograma e metodologia de execução dos projetos e ações estratégicas;
13 O papel do Comitê de Gestão Estratégica IV - Propor, aprovar ou autorizar ajustes em indicadores e metas estratégicas;
14 O papel do Comitê de Gestão Estratégica V - Propor, aprovar ou autorizar alterações, substituições ou encerramento de projetos e ações estratégicas;
15 O papel do Comitê de Gestão Estratégica VI - Aprovar e priorizar, em bases metodológicas predominantemente objetivas, a execução de novos projetos e ações estratégicas;
16 O papel do Comitê de Gestão Estratégica VII - Aprovar revisões do plano estratégico, a cada quatro anos.
17 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR 2. Estamos executando bem a estratégia? (Realize reuniões de análise da estratégica): Tipicamente, as empresas realizam reuniões de análise da estratégia uma vez por mês, durante as quais a equipe de líderes analisa o progresso da estratégia. Os líderes discutem se a execução da estratégia continua no rumo certo, detectam a ocorrência de problemas na implementação, identificam as causas das dificuldades, recomendam medidas preventivas e corretivas e definem responsáveis para alcançar o desempenho almejado.
18 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR Quando se analisam a estratégia e a solução de problemas sob a ótica do ciclo PDCA ( planejarfazer-verificar-agir), as reuniões de análise da estratégia são o verificar e o agir da execução da estratégia.
19 O fluxo de elaboração e monitoramento do Planejamento Estratégico Em suma a elaboração e o funcionamento do monitoramento do Planejamento Estratégico insere-se no chamado ciclo PDCA - planejar/executar/verificar/reagir (corretiva e preventivamente).
20 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR Sistema gerencial para a integração de planejamento estratégico e execução operacional Estágio 5: À medida que executa a estratégia e os planos operacionais, a empresa monitora e aprende sobre problemas, barreiras e desafios. Esse processo integra informações sobre operações e estratégia, por meio de um sistema de reuniões de análise da gestão. (p. 9) Estágio 6: Os gestores usam dados operacionais internos e novas informações sobre o ambiente externo e sobre os concorrentes, para testar e adaptar a hipótese estratégica, lançando outro loop em torno do sistema integrado de planejamento estratégico e execução operacional. (p. 9)
21 Reuniões de Análise Estratégica (RAEs) - Preparação Quando ocorrem? Ao menos uma vez a cada três meses. Quem participa? Integrantes do Comitê de Gestão Estratégica. Quem convoca? PGJ ou no mínimo 6 de seus integrantes. Quem prepara e secretaria? SUBPLAN, que consolidará as informações obtidas dos diversos setores. SUBPLAN em vias de aquisição de software de apoio.
22 Reuniões de Análise Estratégica Ênfase e dinâmica Ênfase das reuniões: Caminho crítico (elementos do plano que, à luz das informações consolidadas, precisam de atenção mais premente). Exemplificação a seguir. Resultado das reuniões: Deliberações e recomendações, para correção de rumos, ajustes no próprio plano ou em sua forma de execução, para garantia de apoio institucional. Publicidade das reuniões: Ata ou extrato publicado no site do MPPR. SUBPLAN velará para que as comunicações sobre os resultados das RAEs bem sinalizem que a análise estratégica monitora o processo, não pessoas.
23 Reuniões de Análise Estratégica Ênfase e dinâmica Art. 7º. As reuniões de Análise Estratégica pautar-se-ão, predominantemente, pelo acompanhamento dos esforços despendidos e resultados obtidos, pelo Ministério Público do Estado do Paraná, para o alcance dos objetivos institucionais relacionados no artigo 9º da Resolução PGJ n. 997/2010, agrupados no mapa estratégico sob os seguintes temas: I - Reconhecimento externo; II - Ordem Jurídica e Cidadania - Interesses de pessoas ou grupos em situação de vulnerabilidade familiar, social e econômica; III - Ordem Jurídica e Cidadania - Interesses difusos e coletivos e controle de políticas públicas constitucionais; IV - Ordem Jurídica e Cidadania - Combate à macrocriminalidade e controle da atividade policial; V - Ordem Jurídica e Cidadania - Proteção integral da criança e do adolescente; VI - Ordem Jurídica e Cidadania - Controle de políticas e práticas ambientais sustentáveis; VII - Ordem Jurídica e Cidadania - Defesa do patrimônio público; VIII- Eficiência e eficácia; IX - Alianças externas; X - Capital Humano; XI - Ambiente organizacional; XII - Infraestrutura e tecnologia; XIII - Sustentabilidade financeira.
24 Reuniões de Análise Estratégica Ênfase e dinâmica Art. 8º. Caberá ao Presidente do Comitê de Gestão Estratégia, com assessoria técnica da SUBPLAN, definir no ato de convocação os temas a serem tratados na reunião de análise estratégica. 1º. De modo a garantir maior produtividade e especificidade das reuniões de análise estratégica, estas não deverão abordar mais do que 5 (cinco) temas, entre os listados no artigo anterior. 2º. O Comitê de Gestão Estratégica, em sua primeira reunião do ano, poderá identificar até 3 (três) temas que devam merecer análise obrigatória em todas as reuniões de análise estratégica, quando estiverem relacionados a processos instrumentais considerados essenciais para o bom êxito da estratégia. 3º. No primeiro ano de seu funcionamento, o Comitê de Gestão Estratégica indica, como temas de análise obrigatória em todas as reuniões de análise estratégica, os relacionados a eficiência e eficácia, alianças externas e infraestrutura e tecnologia. 4º. O Comitê de Gestão Estratégia realizará tantas reuniões sejam necessárias de modo a garantir que todos os temas estratégicos tenham sido analisados no decorrer de um ano.
25 Síntese conceitual Kaplan e Norton (A Execução Premium) e suas implicações no planejamento do MPPR Os donos de temas estratégicos distribuem dados sobre os indicadores e iniciativas do Balanced Scorecard antes das reuniões. As sessões se concentram na discussão e na seleção de planos de ação referentes a questões que surgiram depois da última reunião de análise da estratégia. Uma vez que a análise em profundidade de todos os objetivos, indicadores e iniciativas exigira muito tempo em cada reunião mensal, as empresas hoje organizam as reuniões de análise da estratégia por tema estratégico, tratando em profundidade de um ou dois em cada reunião. Dessa maneira, criam condições para a discussão e análise cuidadosas de cada tema e objetivo, ao menos uma vez por trimestre. (p. 15).
26 Reuniões de Análise Estratégica Caminho Crítico Pauta mínima das RAEs - Situações (1) Pendências relevantes da reunião anterior: Pendências anteriores quando há alteração do status de um item discutido na reunião anterior ou quando deveria ter sofrido modificação e não sofreu.
27 Reuniões de Análise Estratégica Caminho Crítico Pauta mínima das RAEs - Situações (2) Indicadores Desfavoráveis Objetivos que se encontram com sinalização desfavorável ( vermelho, amarelo ), sob expectativa de permanecerem em tal patamar ou mesmo em queda no desempenho.
28 Reuniões de Análise Estratégica Caminho Crítico Pauta mínima das RAEs - Situações (3) Indicadores com tendência desfavorável: Quando, embora favorável a sinalização do objetivo ( verde ), é detectada uma tendência de desempenho desfavorável, seja por fatores endógenos (problemas na execução dos projetos, mudanças na composição das equipes, redução de suprimentos etc) ou fatores exógenos (aprovação de uma nova lei, atuação de ente externo que possa interferir desfavoravelmente no alcance do objetivo etc).
29 Reuniões de Análise Estratégica Caminho Crítico Pauta mínima das RAEs - Situações (4)Indicadores negativamente influenciados pelo desempenho de outro objetivo: O objetivo se encontra com sinalização favorável ( verde ), mas na visão de quem o analisa está sujeito a sofrer interferência (por conta da relação de causa e efeito) de outro objetivo em situação desfavorável ( vermelho ou amarelo ).
30 Reuniões de Análise Estratégica Caminho Crítico Pauta mínima das RAEs - Situações (5) Indicadores em construção: Pelo menos um objetivo vinculado a planos de ação que não estejam sendo executados ou projetos cujo andamento não estejam sendo relatados pode ser incluído no caminho crítico com fim didático. Para que os envolvidos percebam a importância de cumprirem o plano de implementação, fornecendo meios adequados para a operacionalização do BSC.
31 Ainda sobre as Reuniões de Análise Estratégica Interação SUBPLAN, Comitê e Gerentes Coleta prévia de informações e esclarecimentos: Diante das informações coligidas, a SUBPLAN poderá solicitar dos responsáveis outros esclarecimentos (por escrito ou agendando reuniões), bem como eventualmente convidar os gerentes de áreas ou seus assessores para a Reunião de Análise Estratégica.
32 Ainda sobre as Reuniões de Análise Estratégica Interação SUBPLAN, Comitê e Gerentes Multiplicidade analítica: As análises têm cunho qualitativo e quantitativo. Serão considerados não apenas fatos, mas também argumentos, ponderações. Não apenas sinais vermelhos ou sinais amarelos. O software em vias de aquisição (processo licitatório em curso) permite múltiplas análises, pareceres e relatórios. Será compartilhado, via WEB, por SUBPLAN, Comitê e Coordenadores de Planejamento ou de Projetos Estratégicos.
33 Ainda sobre as Reuniões de Análise Estratégica Interação SUBPLAN, Comitê e Coordenadores Imprescindível colaboração dos Coordenadores de Planejamento Setorial: Para o bom êxito das Reuniões de Análise Estratégica, faz-se essencial que os coordenadores de áreas atendam tempestivamente aos pedidos de informações enviados pela SUBPLAN. Tudo deve ser relatado, ainda que se apresente eventual dificuldade ou insucesso, para conhecimento e superação dos entraves.
34 Ainda sobre as Reuniões de Análise Estratégica Interação SUBPLAN, Comitê e Coordenadores SUBPLAN e Comitê passaram a se constituir num órgão disciplinar, camuflado num órgão técnico? Não. Embora o Corregedor e outros representantes da Administração Superior integrem o Comitê de Gestão Estratégica (e, nessa condição, não abdiquem de suas funções institucionais regulares), as Reuniões de Análise Estratégica não têm por objetivo censurar, punir ou expor Membros e Servidores, mas acompanhar paulatinamente o desenvolvimento do plano, suportando decisões de ajustes ou orientações institucionais em prol do bom êxito do plano estratégico. Para a SUBPLAN e para o Comitê, o mais importante é o sucesso na execução do plano estratégico.
35 Outras dimensões do Planejamento Institucional no MPPR O planejamento institucional, centrado na perspectiva estratégica, desdobra-se em planejamento setorial e planejamento regional.
36 Planejamento Setorial Entende-se por planejamento setorial o conjunto de atividades programadas pelo órgão ou unidade administrativa do Ministério Público do Estado do Paraná, a ser executado durante cada exercício, representado por projetos e atividades funcionais, contemplando desdobramentos do plano estratégico.
37 Planejamento Setorial O planejamento setorial terá por escopo aspectos relacionados à atividade final do Ministério Público e a suas atividades instrumentais, de natureza técnica, de suporte administrativo ou operacional.
38 Plano Setorial O plano de ação setorial contemplará, além das necessárias informações sobre a operacionalização dos projetos e ações estratégicas vinculados à unidade administrativa ou setor especializado, outros projetos e atividades funcionais considerados relevantes para a execução global da estratégia. Após análise técnico-metodológica, a SUBPLAN publicará o inteiro teor dos planos setoriais dos Centros de Apoio e/ou Departamentos e os planos regionais apresentados, de modo a oferecer subsídios às Procuradorias e Promotorias de Justiça na elaboração de seus próprios planos setoriais de ação.
39 Órgãos e Unidades administrativas com funções de Coordenação Setorial de Planejamento I - Assessoria de Imprensa; II Assessoria de Segurança Institucional; III- Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional; IV - Centros de Apoio Operacional; V - Cerimonial; VI - Corregedoria Geral do Ministério Público; VII Núcleo de Pesquisa e Informação; VIII Ouvidoria do Ministério Público; IX Procuradorias de Justiça; X Promotorias de Justiça; XI Secretaria da Procuradoria Geral; XII Secretaria do Conselho Superior; XIII Subprocuradorias Gerais de Justiça
40 Órgãos e Unidades administrativas com funções de Coordenação Setorial de Planejamento Nas Comarcas, unidades administrativas ou setores especializados onde atue mais de um Promotor, faculta-se, quando houver acordo, a apresentação, pelo respectivo Coordenador Administrativo, de plano setorial conjunto. Os planos setoriais das Subprocuradorias Gerais de Justiça abrangerão o planejamento de suas unidades de assessoramento interno, de nível departamental e subdepartamental.
41 Registro e controle da execução do Plano Coordenadores e SUBPLAN Os Coordenadores de Planejamento deverão manter permanente registro e controle dos projetos e atividades funcionais incluídas no plano de ação sob sua responsabilidade, fornecendo à SUBPLAN, sempre que solicitados, informações e pareceres sobre a situação dos referidos itens. A SUBPLAN promoverá o registro, publicidade e acompanhamento dos planos setoriais de ação e seus desdobramentos, valendo-se, preferencialmente, de sistema informatizado de gerenciamento, a ser compartilhado pelos referidos Coordenadores de Planejamento e Gerentes de Projetos.
42 Registro e controle da execução do Plano Coordenadores e SUBPLAN Os Coordenadores de Planejamento e Gerentes de Projetos deverão realizar, com regularidade, reuniões de análise operacional, para avaliação dos andamentos dos projetos e atividades funcionais, sob sua responsabilidade, incluídos no plano setorial de ação.
43 Planejamento Regional Entende-se por planejamento regional o conjunto de atividades programadas para órgão ou unidade administrativa do Ministério Público do Estado do Paraná, localizadas em determinada base físico-territorial, a ser executado durante cada exercício, de forma a harmonizar o planejamento institucional com as especificidades próprias de uma das microrregiões do Estado do Paraná, definidas pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE e corroboradas pelo Instituto Paranaense de Desenvolvimento Econômico e Social - IPARDES.
44 Coordenações Regionais de Planejamento Salvo designação específica, o Coordenador de Planejamento Regional será o Promotor ou Coordenador Administrativo da Comarca sede da microrregião, que envidará esforços, junto aos demais membros e servidores lotados na microrregião, para a elaboração e apresentação de plano regional que congregue diretrizes e metas consensualmente definidas como prioritárias e cuja execução possa decorrer de um esforço integrado. 1º. Em Curitiba, a Coordenação de Planejamento Regional ficará a cargo do Gabinete da Procuradoria Geral de Justiça. 2º. Para fins de Planejamento Regional, a microrregião de Floraí fica vinculada à Coordenação Regional de Planejamento da Comarca de Nova Esperança.
46 Plano Regional de ação - elaboração Um plano de ação regional pode constituir-se tão-somente de diretrizes e metas regionais prioritárias, a nortearem a execução dos planos setoriais de ação, ou projetos regionais específicos, hipótese em que será executado segundo metodologia própria de gestão de projetos, com suporte metodológico e da SUBPLAN. Caberá aos Centros de Apoio Operacional, em sua área de especialização, a supervisão e suporte técnicos na implementação dos planos regionais de ação, aprovados pelo Procurador Geral de Justiça.
47 Plano Regional de ação - controle O Coordenador de Planejamento Regional deverá manter permanente registro e controle das diretrizes e alcance das metas sob sua responsabilidade, fornecendo à SUBPLAN, sempre que solicitado, informações e pareceres sobre o status da execução do plano. A SUBPLAN promoverá o registro, publicidade e acompanhamento dos planos regionais de ação e seus desdobramentos, valendo-se, preferencialmente, de sistema informatizado de gerenciamento, a ser compartilhado pelo Coordenador do plano de ação regional.
48 Elaboração e ajustes dos Planos Institucionais Coordenadores de Planejamento deverão levar em conta, sempre que possível, sugestões e encaminhamentos oriundos de: Grupos de Estudos Regionais Eventos com a Sociedade Civil (audiências e consultas públicas) Banco de Ideias (Repositório eletrônico permanente de Membros, Servidores e Sociedade Civil)
49 Prazo para entrega dos planos setoriais de ação Os planos setoriais de ação das Promotorias e Procuradorias de Justiça (ref. exercício de 2011) deverão ser apresentados à SUBPLAN até o dia 30 de setembro do ano anterior ao da vigência do plano. Os planos setoriais de ação dos Centros de Apoio Operacional e Departamentos (ref. Exercício de 2011) deverão ser apresentados até o dia 18 de agosto do ano anterior ao da vigência do plano.
50 Prazo para elaboração dos planos regionais de ação Os planos regionais de ação (ref. 2011) deverão ser apresentados à SUBPLAN, pelos Coordenadores de Planejamento Regional, até o dia 30 de setembro do ano anterior ao da vigência do plano. Portarias da SUBPLAN definem prazos, observadas as normas da resolução PGJ 997/2010.
51 Controle anual do Planejamento Institucional pelo Comitê de Gestão Estratégica A SUBPLAN apresentará ao Comitê de Gestão Estratégica, em sua primeira reunião do ano, relatório circunstanciado da execução do planejamento estratégico, inclusive em seu desdobramento setorial e regional. O relatório apresentado pela SUBPLAN e a ata da reunião do Comitê de Gestão Estratégica serão encaminhados ao Colégio de Procuradores de Justiça, para aprovação e, oportunamente, à Assembleia Legislativa do Estado, para conhecimento.
52 Banco de Ideias e CGE A SUBPLAN poderá levar à consideração do Comitê de Gestão Estratégica as relevantes sugestões e encaminhamentos, registradas no Banco de ideias.
53 Programa permanente de capacitação técnica em planejamento e gestão A Subprocuradoria Geral de Justiça para Assuntos de Planejamento Institucional, com apoio do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional e cooperação com outros órgãos e instituições, públicas e privadas, promoverá ações de capacitação técnica e de sensibilização internas acerca de planejamento institucional, de gestão estratégica, de gestão de pessoas, de processos, de projetos e de informações.
54 Adequada comunicação da execução da estratégia e disseminação da cultura de planejamento A Assessoria de Imprensa poderá, em conjunto com a SUBPLAN, desenvolver e implementar, com apoio da Procuradoria Geral de Justiça, múltiplas ações para eficaz comunicação da estratégia e difusão de sua implementação.
55 Sociedade Civil e Planejamento Institucional Ao menos uma vez por ano, em data próxima a 14 de dezembro, Dia Nacional do Ministério Público, a SUBPLAN, as Unidades Setoriais e Regionais de Planejamento deverão intensificar ações, preferencialmente sob a modalidade de audiências ou consultas públicas, no sentido de fomentar a colaboração da sociedade civil no fornecimento de subsídios relevantes para as ações de planejamento institucional.
56 Novos projetos, convênios e parcerias Análises preliminares Para harmonia das ações de planejamento institucional e avaliação orçamentária, financeira e jurídica, o PGJ, ao receber novas propostas de projetos, convênios e parcerias, colhe manifestação prévia de: SUBPLAN (compatibilização com rede de planejamento) SUBADM (compatibilização com recursos financeiros, orçamentários) Quando se reputar necessário, deverão ser também colhidas as manifestações do Centro de Apoio Operacional com afinidade temática e da Assessoria Jurídica para assuntos administrativos.