Gestão de frota: 3 coisas que você precisa saber sobre esse módulo! : RotaExata – conectando veículos a negócios
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É comum o pensamento de que para realizar uma gestão de frota eficaz, é necessária a contratação obrigatória de um gestor - alguém especializado na área - mesmo que a frota seja pequena.
Todavia, apesar de esse colaborador ser importante, a realidade de muitas empresas pode ser preenchida simplesmente com o uso de sistema de gerenciamento veicular, que pode ser monitorado por quem desejar de dentro da empresa.
Nos casos de empresas maiores, por sua vez, o papel do gestor pode ser muito importante também, visto que esse profissional conseguirá liderar e organizar a gestão de frotas com maestria. Ainda assim, o software de gestão veicular é ideal nesse cenário também, já que com o uso do sistema, haverá uma praticidade e uma maior facilidade para o próprio gestor.
Para que você entenda melhor sobre o funcionamento da gestão de frota, preparamos 3 coisas importantíssimas que você precisa saber sobre esse módulo do sistema. Acompanhe com a gente!
Por que gerir os veículos? Saiba a importância da gestão de frota
De acordo com o gestor e escritor brasileiro, Vicente Falconi: "Gestão é atingir metas ou resolver problemas. Gerenciar é ter uma meta e tomar todas as medidas necessárias para atingir esta meta". Portanto, gerenciar é uma atividade de extrema prioridade para as empresas, que por naturalmente possuírem problemas, precisam encontrar maneiras eficientes de resolvê-los.
É exatamente nesse ponto que a gestão de frota entra. Infelizmente, muitos diretores de empresa tendem a pensar que o gerenciamento dos veículos não merece uma atenção tão grande, quando na verdade, a gestão da frota é um dos pontos chave para o sucesso na maneira que os clientes enxergam o seu negócio.
De fato, os veículos são o que a clientela enxergam da sua empresa, pois são eles que vão até ao consumidor, que têm contato com esses e que assim, mostram "a cara" da sua corporação.
Os veículos são extensões da sua empresa, e são eles os responsáveis por carregarem - além do serviço prestado ou as entregas solicitadas - a excelência da sua marca e a qualidade da sua gestão.
A função da gestão de frotas
O gerenciamento veicular funciona como uma maneira de garantir o alinhamento entre a gestão da empresa e a gestão dos veículos. Sendo assim, da mesma forma que você trata os problemas do seu negócio, trate os conflitos da frota também.
Ainda segundo Falconi: "O Problema é a diferença entre a situação atual e a meta". Portanto, antes de estabelecer a meta, é necessário que você identifique esses problemas existentes na frota, e todas as inadequações relacionadas às operações de campo.
O sistema de gestão de frota serve para essa tarefa também. Além da organização dos processos internos e externos, a resolução de problemas e o planejamento de novas metas, a gestão identifica o que não está sendo funcional para as suas operações.
As 3 ferramentas indispensáveis para a gestão de frota
Agora que você já sabe da importância do gerenciamento veicular, que se mostra tão essencial quanto a gestão dos outros bens da empresa, vamos te mostrar três ferramentas que não podem faltar para a boa gestão da sua frota, e que você deve levar em conta ao escolher o sistema que irá contratar.
No RotaExata, essas ferramentas trabalham em conjunto e possuem funcionalidades complementares. Confira em detalhes:
#1 Lançamento de custos
O lançamento dos custos relacionados à frota é fundamental para a gestão e para a garantia de uma economia saudável da sua empresa no geral, que deve registrar todos os custos envolvidos aos veículos.
Gastos com combustível, manutenção, multas, pneus e até mesmo infrações devem ser controlados e devidamente registrados, para que a gestão financeira não seja um problema posteriormente.
No painel de lançamento de custos do RotaExata, você pode cadastrar todos os investimentos - e até mesmo os gastos - separando-os por categorias, inserindo a data, a identificação do veículo envolvido naquela questão, o fornecedor - se for o caso - e também pode detalhar o custo da maneira que preferir.
A ferramenta de lançamento de custos é decisiva para uma boa gestão, pois é a por meio dela que você adquire o conhecimento do que está acontecendo - do ponto de vista financeiro - com a sua frota.
#2 Análise financeira - média de gastos
A ferramenta que calcula a média de gastos também é essencial para a sua empresa, uma vez que ela serve como complemento para a funcionalidade que citamos acima.
Após lançar os custos, o próprio sistema gera para você - no mesmo momento e de forma automática - uma análise completa dos custos em determinado período de tempo.
Basta selecionar o intervalo de tempo desejado, o veículo em questão (ou uma segmentação da frota, e até mesmo toda a frota) e clicar em "gerar análise". Pronto! Em questão de instantes o sistema te mostra uma análise completa dos custos lançados, separados por categoria e em diferentes formatos, para facilitar a sua visualização.
Você pode analisá-los como gráficos e tabelas, sendo elas segmentadas em custos por categorias, tipos e fornecedores.
Após visualizar, você também tem a opção de exportar para excel, para ter a tabela em suas mãos e exercer a administração desses custos da maneira mais simples e prática possível, graças ao sistema.
Simultaneamente à análise, o sistema Rota também oferece a alternativa de gerar relatórios, contendo informações separadas por categorias também sendo elas:
1. Relatório de manutenções
2. Relatório de custos
3. Média de consumo dos veículos
É uma maneira simples de exercer a gestão da sua frota, e não deixa de ser completa!
#3 Controle de pneus
A última ferramenta que você deve se atentar no módulo de gestão do RotaExata é referente ao controle de pneus.
Atentar-se à qualidade e à condição dos pneus dos veículos é uma tarefa que garante tanto a conservação quanto à segurança da frota. De acordo com o inciso XVIII do artigo 230 da lei nº 9.503 de 23 de setembro de 1997, conduzir o veículo em mau estado de conservação, comprometendo a segurança, ou reprovado na avaliação de segurança é considerado infração grave, penalizada com multa e retenção do veículo para regularização.
Além disso, os pneus carecas são os responsáveis por cerca de 20% dos acidentes de trânsito, segundo a Polícia Rodoviária Federal.
Pneus: relação entre a segurança e os custos
Portanto, não só a segurança da sua frota está envolvida, como também os custos. Gastos exacerbados com manutenções corretivas e para o pagamento das multas são muito frequentes e relacionados aos pneus.
Para a solução desse problema, no módulo de gestão do RotaExata há uma ferramenta especializada nisso, bastante intuitiva.
Nela, você pode pode registrar a data de aquisição do pneu, a identificação do veículo, nome do local de compra, a quilometragem e a data até o vencimento, e também o status da unidade em questão: em uso ou vencido.
Além disso, nessa ferramenta você também pode definir o limite de quilometragem que o pneu em questão pode rodar, e quando esse é atingido, o próprio sistema te notifica via e-mail, para que você realize a troca desse pneu.
Essas três ferramentas apresentadas trabalham com função corretiva e também preventiva, e asseguram que a gestão da frota da sua corporação esteja sempre livre de problemas, para que - como afirma o gestor Falconi - você atinja suas metas!
Diferenciais do módulo de gestão do Rota
Para finalizar este conteúdo, você precisa conhecer alguns dos diferenciais do módulo de gestão do RotaExata, além das três ferramentas apresentadas acima.
São esses diferenciais que tornam as #3 coisas que você precisa saber, verdadeiramente eficientes!
1. Os dados do módulo de gestão são cruzados e advindos do rastreamento veicular em tempo real!
Um dos fatores que torna o sistema Rota único, é o fato de seus módulos serem totalmente integrados, podendo ser considerado um software "3 em 1". É por conta disso que os dados do módulo de gestão são confiáveis, já que são advindos do próprio rastreamento veicular, que proporciona informações exatas e em tempo real.
2. Módulo exclusivamente criado para empresas (B2B)
Não só o módulo como também o sistema todo da RotaExata é direcionado essencialmente para empresas. Na linguagem administrativa e de gestão, chamamos nosso serviço de B2B (Business to Business).
É por estarmos fixados nesse segmento, que sabemos exatamente quais as suas dores, bem como os caminhos para resolvê-las!
3. Painel intuitivo e de fácil usabilidade
Por último, um diferencial do Rota é a fácil interpretação e usabilidade do painel de gestão de frota.
Nosso desenvolvimento do sistema se dá da forma mais dinâmica possível, e objetivamos que qualquer um consiga usá-lo e monitorá-lo facilmente. Como falamos na introdução deste artigo, não são todas as empresas que irão contar com um gestor de frotas, especialista nessa área de estudo; por isso, o sistema busca tornar a sua gestão veicular algo acessível!
Chegando ao fim, você ficou com alguma dúvida? Se sim, deixe aqui nos comentários, que em breve te responderemos.