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Contas a pagar: Saiba como organizar e controlar as finanças
O conceito de contas a pagar é um dos pilares para o sucesso dos negócios. Caso a sua empresa ainda não siga isso à risca, está na hora de mudar.
Mas não sabe por onde começar? Fique tranquilo!
Neste conteúdo, vamos explicar o que é contas a pagar, quais são suas vantagens e como colocar em prática um controle das contas a pagar no dia a dia.
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Contas a pagar são todas as despesas financeiras que uma empresa possui. Essas contas podem ser fixas, por exemplo, aquelas mensais ou, ainda, casuais.
Para o primeiro caso, podemos citar: aluguel do escritório, salário dos funcionários, contas de água, luz e internet, compra de matérias-primas, pagamento de fornecedores, etc.
Já entre as dívidas pontuais podem ficar: gastos com eventos, consertos de equipamentos, compra de brindes para os clientes, entre outros casos.
Então, resumindo: o termo abrange absolutamente tudo aquilo que a sua empresa precisa pagar.
As empresas costumam ter uma equipe específica para controlar as contas que devem ser pagas.
Os profissionais dessa área são muito importantes não só para garantir a quitação de tudo, mas também para manter o controle e a ordem financeira.
É imprescindível que todas as empresas sigam uma rotina de contas a pagar. Afinal, a organização está diretamente ligada à gestão financeira do negócio.
Vamos usar um caso simples para evidenciar isso, ok? Imagine que uma conta deixe de ser paga (ela possui juros e multa).
Com o acréscimo de valor, fica impossível a empresa pagar sem ter que pegar mais dinheiro do caixa e, assim, comprometer outras despesas.
Então, percebe como a falta de controle pode virar um efeito cascata e prejudicar os negócios?
Também vale ter em mente que, as contas a pagar feitas corretamente, ajudam no bom relacionamento com fornecedores e parceiros, e no engajamento dos colaboradores.
Além desses pontos, existem outros benefícios em estabelecer o controle das contas.
O simples fato de deixar as contas anotadas, seja em papel ou planilhas, já otimiza bastante o tempo.
Na hora de fazer os pagamentos, não é preciso procurar por boletos, códigos de barras e checar os valores.
A compreensão sobre o próprio negócio vai além do produto ou serviço vendido e do público-alvo.
É preciso entender como os processos financeiros funcionam, ou seja, quais são as prioridades, quais pagamentos são possíveis de antecipar, onde pode sobrar dinheiro, entre vários outros aspectos.
Ao saber o que é contas a pagar e, claro, praticando-a, fica mais fácil chegar ao pleno conhecimento da empresa.
Mais Oportunidade Para Economizar
Muitas vezes, os empreendedores acabam assumindo contas desnecessárias. Aquelas que, no começo de tudo, até faziam bastante sentido, mas que, agora, não são tão importantes.
Acompanhar a rotina de contas a pagar ajuda a identificar isso. E como dissemos anteriormente, você também pode ver oportunidades de antecipação de contas — o que significa economia.
Como Funciona a Rotina de Contas a Pagar?
Já explicamos o que é contas a pagar e qual a importância disso. Agora, então, é hora de entender como seguir o equilíbrio na prática:
1. Liste e Classifique as Contas
A primeira tarefa é listar todas as contas que a empresa tem: fixas e variáveis.
Também separe tudo por categorias (pagamento de salários, manutenções, gastos com matérias-primas, etc.).
Cada uma, ainda, deve ter o valor e a data de vencimento correspondentes.
2. Agende os Prazos e Datas de Vencimento
Após anotar todas as datas de vencimento, já dá para agendar os pagamentos. Se possível, para algumas despesas, também é viável pagar com débito automático.
O mais importante mesmo é criar um cronograma e, assim, não deixar nenhuma pendência passar despercebida.
Você percebeu que já entrou uma quantia X de dinheiro e, com isso, dá para pagar alguma conta? Faça isso!
Antecipar pagamentos, muitas vezes, pode surtir em economia. Além disso, claro, ajuda na organização.
4. Renegocie Quando Não Conseguir Pagar
Não conseguir pagar alguma conta pode ser algo comum, afinal, ninguém está livre de imprevistos no mundo do empreendedorismo.
A questão aqui é renegociar toda e qualquer dívida. Isso te dá as chances de ter que pagar um valor mais acessível e, também, de deixar a conta em aberto e só ter mais prejuízos, por conta de juros e multas.
5. Organize Seus Orçamentos
Um dos "segredos" para não se comprometer com o impossível é gastar somente o que está dentro do seu orçamento.
Sendo assim, tenha sempre a ciência do quanto de dinheiro há disponível para novas aquisições, investimentos, contratações, enfim.
Como Ter Eficiência no Controle de Contas a Pagar?
Todas as entradas e saídas de dinheiro precisam ser anotadas. Esse ato ajuda a manter o equilíbrio, quanto é possível gastar sem comprometer a saúde financeira da empresa.
Mais um ponto importante é ter absoluto controle sobre o estoque. Quantos produtos há disponíveis para vender?
A quantidade dá para o mês inteiro? A empresa fará alguma ação promocional e precisará de mais unidades?
Tudo deve ser previsto, se possível. Assim, você evita gastos de última hora, que podem desestabilizar o caixa.
Observar a movimentação de caixa nada mais é do que verificar quanto de dinheiro entra e sai, seja por dia, semana ou mês.
O mais importante é ter a noção do quanto há de verba disponível.
Evite Atrasar Suas Dívidas
O atraso de contas, como só dissemos, pode gerar multas, juros e "uma bola de neve" sobre outras despesas e custos.
Então, o melhor é fazer os pagamentos sempre em dia.
Desta vez, vimos o que é contas a pagar e o quanto esse conceito faz a diferença para os negócios.
A quitação das despesas realmente fica em dia, te proporciona equilíbrio financeiro, bom relacionamento com fornecedores e funcionários, mantém os estoques e, ainda, pode gerar economia.