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Planilha de controle de estoque: o que é e modelo gratuito
A planilha de controle de estoque é uma grande aliada para a gestão da sua empresa. Afinal, o estoque é uma das principais engrenagens de vendas e faturamento e precisa ser bem gerenciado para não gerar custos desnecessários.
A gestão de estoque é um ponto sensível para a sua empresa. A falta de controle pode gerar rupturas, ou seja, a falta de produtos para os clientes comprarem. Além disso, você pode ter custos além dos previstos se mantiver produtos em excesso no estoque.
Uma planilha de estoque, então, ajuda a manter o controle das movimentações e dos níveis de armazenamento de cada produto. Isso vai ajudar a melhorar as operações da sua loja, assim como o planejamento das compras e das estratégias de vendas.Acompanhe agora para entender melhor o papel da planilha de controle de estoque e baixar um modelo grátis para a sua empresa. Siga conosco!
A planilha de controle de estoque é uma ferramenta de gestão usada para monitorar as entradas e saídas de produtos e garantir a disponibilidade para os clientes.
Com essa planilha, é possível anotar as entradas e saídas de produtos. Nas entradas, você pode registrar as compras e aquisições, enquanto as saídas registram as vendas. Operações de trocas e devoluções de pedidos também podem ser registradas em entradas e saídas.
À medida que você registra as movimentações diárias, a planilha deve atualizar automaticamente o nível de estoque de cada item, para que você tenha uma visão sempre atualizada sobre o armazenamento.Basicamente, é assim que funciona uma planilha de controle de estoque. São procedimentos simples, mas que podem garantir uma gestão eficiente dos seus produtos armazenados.
O que é controle de estoque? Qual a sua importância?
O controle de estoque é o conjunto de atividades relacionadas ao gerenciamento de produtos e insumos armazenados pela empresa, com o objetivo de aumentar a sua eficiência.
É essencial para uma boa gestão empresarial, já que está diretamente relacionado às vendas, aos custos do negócio e à experiência do cliente. Quando a empresa tem diferentes canais de vendas (loja física, loja virtual, aplicativo etc.), o controle de estoque é ainda mais importante, já que é preciso registrar entradas e saídas de diversas fontes de dados.
Um controle de estoque eficiente é capaz de garantir a disponibilidade de produtos aos clientes. Por isso, está relacionado à satisfação e à experiência do cliente, já que a falta de produtos no estoque pode gerar frustração aos consumidores.
Além disso, uma boa gestão das mercadorias permite fazer um planejamento de estoque, de maneira que a empresa mantenha os níveis adequados de cada produto. É preciso ter um estoque mínimo, que garanta a disponibilidade aos clientes, mas também um estoque máximo, para evitar excessos e itens encalhados, que geram custos desnecessários.Dessa forma, o controle de estoque de materiais se torna mais eficiente. O armazenamento deixa de ser apenas um centro de custos para se tornar um elemento estratégico de gestão.
Para que serve uma planilha de controle de estoque?
A planilha de controle de estoque serve para ter uma visão clara e completa sobre os produtos armazenados e as movimentações de mercadorias. A partir dos dados da planilha, é possível saber quais produtos estão disponíveis para venda, se há itens encalhados e quando é necessário fazer novos pedidos de compras.
Um dos principais erros de empreendedores é deixar de registrar as movimentações da sua empresa, como as entradas e saídas de caixa e de produtos do estoque. Muitos acreditam que podem gerenciar o negócio com base na sua experiência ou apenas com anotações no caderninho.
Porém, esse tipo de postura prejudica o desempenho da empresa, já que pode levar a enganos e equívocos, além de dificultar o planejamento das estratégias.
Por outro lado, se você tem uma planilha de controle de estoque, pode gerenciar o armazenamento dos produtos com mais clareza e previsibilidade.
Você não corre o risco de vender um produto e não entregar ao cliente, por não estar mais disponível no estoque, por exemplo. Você também diminui o risco de comprar produtos em excesso que não tenham saída.
Mas a planilha de controle de estoque é ideal para pequenas e médias empresas, que não trabalham com estoques tão volumosos e diversificados. Afinal, é preciso fazer os registros manualmente, embora os cálculos e saldos sejam automáticos.Quando a empresa é de maior porte ou deseja qualificar a gestão do estoque, o ideal é contar com um software de gestão que automatize os registros de entradas e saídas e integre com outras áreas de negócio.
A planilha de controle de estoque pode trazer diversos benefícios para a sua gestão empresarial. Veja agora quais são os principais:
Registrar entradas e saídas do estoque
A principal função da planilha de estoque é registrar as entradas e saídas. Dessa maneira, você tem uma visão precisa das movimentações do estoque e pode gerenciar os níveis de armazenamento com mais eficiência.
Controlar o estoque mínimo
O estoque mínimo é um dos indicadores mais importantes. Seu cálculo revela o nível de armazenamento necessário para evitar o desabastecimento e garantir a disponibilidade ao consumidor. Pode ser chamado também de estoque de segurança, de reserva ou de proteção.
Com os registros da planilha, você pode saber quando está chegando próximo do nível mínimo e programar as compras para repor o estoque.
A planilha de estoque alerta quando os níveis estão chegando perto do mínimo. Assim, você pode planejar quando deve fazer um novo pedido ao fornecedor e quantos itens deve comprar. Com um histórico dos registros, é possível também planejar as compras com mais antecedência.
Outro papel importante da planilha é consolidar os dados de entradas e saídas para identificar períodos de alta ou baixa nas vendas. Assim, é possível planejar as compras e os níveis necessários de estoque de acordo com as demandas dos consumidores.
Evitar a ruptura de estoque
De olho no estoque mínimo e nas demandas dos consumidores, você pode garantir a disponibilidade de produtos aos compradores. Dessa forma, sempre que alguém comprar na sua loja, vai ter o produto disponível para entrega ou retirada, sem criar frustrações.
É possível montar uma planilha de controle de estoque em diferentes ferramentas, como Excel, Word, Google Planilhas ou até mesmo à mão. Porém, o ideal é contar com uma ferramenta que facilite os registros e contabilize as movimentações para você.
O Excel continua sendo uma das principais ferramentas para fazer os controles de gestão, já que oferece uma infinidade de fórmulas, cálculos e tabelas dinâmicas. Por isso, criamos uma planilha de controle de estoque no Excel, e você pode baixar gratuitamente para usar como modelo na sua empresa.O importante é que a ferramenta atenda às necessidades da sua empresa. Então, pense nos campos que a planilha deve ter, a fim de oferecer uma visão eficiente sobre as movimentações do seu estoque.
O que uma planilha de controle de estoque deve ter?
Cada empresa pode criar a planilha do seu jeito, a fim de atender às suas necessidades. Mas alguns campos são imprescindíveis, como:
Identificação dos produtos adquiridos;
Contabilização do estoque de cada produto;
Registros de entradas e saídas (diários, preferencialmente);
Totalização das movimentações do mês;
Totalização do nível de estoque ao final do mês.
Planilha de controle de estoque grátis: faça o download grátis!
Se você gostou da ideia de ter uma ferramenta para controlar o armazenamento dos produtos, aproveite para baixar a nossa planilha de estoque grátis.
Você vai ter uma visão geral das movimentações de mercadorias no seu estoque, com registros diários de entradas e saídas e a sua totalização mensal. Entenda agora como essa planilha pode ajudar você e como usá-la da melhor maneira.
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Principais funções da planilha de controle de estoque
Na nossa planilha de controle de estoque grátis, você pode gerenciar as movimentações dos produtos no período de um mês. Estas são as principais funções da planilha:
Registrar as informações dos produtos;
Controlar o nível de estoque das mercadorias.
A planilha é dividida entre as abas de "Entrada", "Saída" e "Controle". Dessa maneira, você pode registrar os produtos que entraram ou saíram do estoque e visualizar o resumo das movimentações no mês.
Passo a passo para usar a planilha de controle de estoque
A seguir, acompanhe o passo a passo para usar a planilha de controle de estoque grátis. Você vai ver que é simples manter o controle, mas é preciso manter a regularidade dos registros para não perder nenhuma movimentação. Confira:
1. Anote o estoque mínimo
O primeiro passo é ir até a aba de "Controle" e anotar o nível mínimo de estoque, que deve ser calculado previamente. Esse número é usado nas outras abas para controlar o nível mínimo de itens que a empresa deve manter e alertar quando está chegando próximo dele.
2. Registre os itens comprados e armazenados
Depois, na aba de "Entrada", você deve inserir a lista de itens armazenados no estoque. Escreva o código do produto, nome ou descrição, a referência do fabricante e a unidade de medida. Em seguida, informe a quantidade total de produto disponível em estoque e, se houver, o saldo anterior do produto.
3. Registre as saídas diárias
Você vai ver que, ao inserir os produtos na aba "Entrada", eles vão aparecer automaticamente na aba "Saída". Então, para registrar as saídas dos produtos, você deve localizar o item na planilha e registrar o número de itens retirados do armazenamento.
Para isso, anote a quantidade de produtos que saíram a cada dia do mês, que estão identificados nas colunas da planilha.
4. Monitore o nível de estoque de cada produto
Na aba "Controle", você vai ver um resumo das movimentações do estoque, a quantidade de entradas e saídas do mês, bem como o saldo de cada produto. Fique de olho nessa aba para não perder o controle do estoque mínimo.
5. Salve a planilha ao final do mês
Você deve fazer registros diários na planilha de controle de estoque, para não perder nenhuma movimentação e não ter erros na gestão. Ao final do mês, salve a planilha para ter um histórico mensal das movimentações.
Além de manter a planilha atualizada, é importante adotar algumas boas práticas para fazer um controle de estoque eficiente. Veja agora algumas dicas para isso:
1. Crie processos para controlar o estoque
Criar processos significa definir os fluxos de atividades para executar determinadas tarefas. Na gestão de estoque, por exemplo, você pode definir processos para a chegada de produtos ao seu armazém ou para a preparação de pedidos após uma compra na loja. Dessa forma, a empresa perde menos tempo, reduz os erros e ganha eficiência no dia a dia.
2. Prepare-se para as datas sazonais
Datas sazonais, como os períodos de Dia das Mães, Black Friday e Natal, costumam impulsionar as vendas. Então, é preciso preparar o estoque para atender à alta na demanda.
Com antecedência, identifique quais produtos estão em baixa no estoque, quais devem ter mais saída ou em quais você quer aplicar descontos. Assim, é possível fazer pedidos aos fornecedores a tempo e garantir o nível de estoque adequado.
3. Entenda as demandas dos consumidores
O histórico de vendas e de movimentações do estoque ajuda a entender quais são as principais demandas dos seus consumidores, bem como as sazonalidades. Pesquisas de mercado também servem para entender os interesses dos clientes. Isso ajuda a preparar o estoque de acordo com o que os consumidores demandam.
4. Calcule o estoque mínimo e o estoque máximo
O estoque mínimo garante a disponibilidade de produtos ao consumidor, enquanto o estoque máximo evita itens em excesso, que podem encalhar, ficar obsoletos, passar da validade ou até sofrer danos no armazenamento. Faça o cálculo desses indicadores, a partir da média de consumo diária:
Estoque mínimo = Venda média diária x Tempo de reposição
Uma boa gestão de estoque também depende de bons parceiros. É preciso ter fornecedores e parceiros logísticos confiáveis, que façam as entregas no prazo combinado e não deixem faltar produtos no seu estoque.
Certifique-se também de que a empresa pode atender a sua loja em períodos de alta nas vendas, como as datas sazonais. Você não vai querer deixar o seu cliente sem os produtos que eles desejam, não é?
A planilha de controle de vendas é uma ferramenta útil para pequenos e médios negócios ou para quem está começando a organizar suas mercadorias. Porém, para empresas maiores ou que desejam otimizar a A planilha de controle de vendas é uma ferramenta útil para pequenos e médios negócios ou para quem está começando a organizar suas mercadorias. Porém, para empresas maiores ou que desejam otimizar a sua gestão de estoque, o ideal é contar com um sistema integrado e automatizado para registrar suas movimentações.
Por que usar um sistema de gestão empresarial para controlar o estoque?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gerenciamento empresarial que integra a gestão de diferentes áreas do negócio em módulos. Você pode gerenciar as finanças, o marketing, as vendas, o SAC e, é claro, o estoque e a logística da empresa.
Dessa maneira, as movimentações do estoque são registradas automaticamente quando uma venda é efetuada ou quando um cliente solicita troca ou devolução de produtos. Você não precisa anotar as entradas e saídas manualmente, o que reduz as chances de erros e aumenta a eficiência da equipe.
Então, se você deseja ir além da planilha, conheça o sistema ERP online da GestãoClick, que vai otimizar a gestão do seu negócio, inclusive o controle de estoque. Aproveite para fazer um teste grátis de 10 dias e confira todas as funcionalidades!