4 maneiras efetivas de alcançar mais produtividade operacional
Nos dias de hoje, cada vez mais, a produtividade operacional é um fator que não pode ser deixado de lado em nenhuma empresa.
E isso se deve ao fato de que esta é uma característica obrigatória para qualquer negócio. Sem produtividade, sua empresa está fora do mercado, pois seus custos operacionais, com certeza, a tornarão menos competitiva.
Por isso, antes de pensar em estratégias de marketing ou de expansão, penetração e conquista de mercados, o primeiro passo de qualquer líder empresarial de sucesso é tornar sua empresa mais produtiva.
Veja 4 dicas de como fazer isso com ajuda da tecnologia.
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Como aumentar a produtividade operacional
1- Modelagem de processos
A modelagem de processos é a atividade que, pela sua própria definição, busca a maior produtividade operacional em negócios.
Existem softwares de modelagem de processos organizacionais que ajudam a criar diagramas e fluxogramas que tornam a execução ordenada e cronológica das tarefas envolvidas na produção ou fornecimento de serviços muito mais racional e eficiente, utilizando menos recursos e gerando soluções com maior percepção de valor para o cliente.
Esse trabalho, que também usa indicadores de performance para detectar os índices de produtividade operacional, é chamado de melhoria contínuo dos processos, e envolve, entre outros, os seguintes aspectos:
Toda etapa do processo que causa atrasos pode ser encontrada com o uso adequado da análise de processos. Normalmente, gargalos ocorrem quando algum insumo, produto ou informação deixa de chegar a essa etapa, impedindo que a sequência de tarefas da operação prossiga.
A modelagem de processo permite descobrir as causas disso e criar mecanismos que evitem esses gargalos.
Sejam de tempo, capital ou outros recursos, essas ferramentas de análise de processos permitem descobrir os desperdícios e combatê-los, gerando mais produtividade operacional, pois diminuem os gastos e os recursos empregados para se atingir os resultados desejados.
A automatização de tarefas repetitivas constitui a prática de substituir atividades humanos pela automação, seja via softwares ou máquinas específicas.
É importante lembrar que esta tática não deve ser aplicada indiscriminadamente. Algumas tarefas que agregam grande valor percebido pelo cliente, em alguns casos, devem ser executadas de forma mais cuidadosa e personalizada, mesmo que sejam repetitivas.
2- Base única de informações
O uso de Drives para compartilhamento de arquivos nas empresas, como o Google Drive, por exemplo, tem se tornado um fator de aumento de produtividade operacional.
Além de garantir que haja uma única fonte da verdade, sem arquivos duplicados ou diversas versões do mesmo arquivo espalhadas por várias máquinas diferentes, é possível editar documentos de forma colaborativa, em tempo real, além de acessá-los remotamente, de onde o funcionário estiver.
O ganho de produtividade operacional acontece com a diminuição de erros, devido a maior confiabilidade e segurança dos dados, além da diminuição do tempo gasto checando e-mails, pois as informações fluem com muito mais rapidez, sem a necessidade do uso desta ferramenta de envio de mensagens.
Veja mais: 8 dicas especiais para usar o aplicativo google drive
O chamado home office, ou teletrabalho é uma tendência que vêm se consolidando e só traz vantagens em termos de produtividade operacional, veja:
Estudos mostram que trabalhar em casa é mais produtivo
Os funcionários se sentem mais motivados
A empresa reduz custos de energia elétrica
Não há necessidade de aquisição de móveis e utensílios para o colaborador
A empresa diminui custos de manutenção de hardwares e de compra de suprimentos
É possível até economizar no aluguel de salas, pois não será preciso alocar tantos funcionários internamente na empresa
Diminuição da pegada de carbono, sem o deslocamento dos colaboradores
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4- Softwares específicos para atividades-chave
Além das ferramentas citadas acima – como Drives compartilhados, documentos editáveis em tempo real e outros apps de comunicação, tais como videoconferências vai Hangouts, por exemplo – algumas atividades-chave da empresa podem ter altos ganhos de produtividade operacional com o uso de softwares específicos.
É o caso de Softwares de CRM para empresas com forte atuação comercial no mercado, principalmente quando se tratam de vendas complexas e consultivas.
Estes softwares permitem a análise detalhada do funil de vendas, o uso de dados e estatísticas para análise, previsão e tomada de decisões com auxílio de painéis de controle intuitivos, gerenciamento das forças de vendas e marketing, além de muitas outras funcionalidades especialmente criadas para aumentar a produtividade operacional em vendas.
Um exemplo claro dessas vantagens pode ser conferido analisando o case da empresa Magnum Tires, que adotou o CRM Salesforce, obtendo resultados expressivos, como comenta um de seus executivos:
"O aumento da produtividade da nossa equipe foi em torno de 40%. Hoje eu tenho mais tempo da minha equipe para trabalhar em novos projetos e melhorar nosso serviço junto a nossos clientes"