Você Sabe Tornar seu Brainstorm Mais Produtivo?
26/07/2019 Atualizado em 04/11/2020 7 minutos
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Esqueça essa história de que brainstorm é coisa só de profissionais de design e publicidade. Isso é coisa do passado! Para uma gestão empresarial dinâmica e bem sucedida é fundamental que a criatividade faça parte da rotina de todos os setores de uma grande empresa.
É através do brainstorm que você irá estimular sua mente para pensar em soluções criativas para um problema. O objetivo principal é colocar na roda todas a possibilidades de ideias, inclusive as ruins, para que se encontre um caminho ideal para se seguir.
Usar essa técnica a favor da sua gestão empresarial vai te ajudar a construir soluções com mais diversidade e criatividade! Veja como um de nossos clientes, a Aviva, incorporou essa ideia na sua equipe e conseguiu resultados expressivos transformando ideias em resultados incríveis de maneira simples e intuitiva.
A Aviva é uma das principais referências dos setores de turismo e entretenimento do Brasil. Suas principais diretrizes são se relacionar com clientes e parceiros, tornando o ramo do turismo e entretenimento uma experiência memorável e adotando para si própria o compromisso de pensar diferente. E para seguir esta linha, o principal desafio da empresa era ter um diferencial diante dos seus concorrentes e entender as necessidades das pessoas. Por isso, era necessário:
Engajar as pessoas envolvidas na empresa;
Aproveitar todo o potencial criativo dos associados;
Analisar, reter e administrar grande quantidade de ideias;
Trazer as pessoas mais para o centro do protagonismo corporativo;
Dar resposta aos participantes do Programa de Inovação.
A Aviva deu voz às ideias inovadoras dos colaboradores, criando um ambiente criativo, envolvendo-os no processo dos negócios e, principalmente, direcionando essas ideias de uma forma intuitiva à gestão de um software de inovação, o AEVO INNOVATE . Por isso, a solução para este desafio foi:
Desenvolver um Departamento de Inovação;
Implementar um Programa de Inovação;
Adotar uma plataforma de Gestão da Inovação.
Com uma grande quantidade de colaboradores, contar com um software inteligente que se adapte às necessidades colaborativas dos associados da empresa significou para Aviva simplificar a gestão, aprovação e o desenvolvimento de milhares de ideias – tudo no próprio software, que é responsivo e, portanto, adaptável a qualquer dispositivo e com a flexibilidade de "estar sempre na mão" por ser desenvolvido "na nuvem".
Resultado: as muitas visões, sugestões, ideias e participações trouxeram para a hotelaria mais de 16 mil ideias, que proporcionaram a construção desse case de sucesso. Em 10 anos de Programa de Inovação, Aviva alcançou 55 milhões de reais em retorno financeiro, possibilitando a contínua superação de resultados e expansão da hoteleira.
Para que a empresa continue gerando esses resultados, a Aviva vem investindo nos últimos anos no potencial criativo dos seus associados, além de manter o investimento em inovação, melhorando seu Programa de Inovação e estimulando seus associados à colaboração criativa e a melhoria de resultados contínuos.
Se, de alguma maneira, você ficou interessado neste case, vamos te passar algumas dicas simples que facilitam e otimizam o processo de brainstorm e inovação da sua empresa para que você atinja as suas próprias metas. Confira:
Passo a Passo: Como Preparar um Bom Brainstorm
Antes de ir para a parte prática, vamos entender como se originou o brainstorm.
O termo é do publicitário Alex Osborn cuja tradução direta significa "tempestade de ideias" e pode ser aplicada em vários ambientes e situações. A técnica do publicitário era sobre reunir as pessoas que estão envolvidas em um projeto para que colocassem a maior quantidade de ideias possível, sem foco na qualidade. Todos levantavam questões que achavam interessantes para resolver um problema, até mesmo as mais absurdas, sem julgamento. A proposta era que, logo após essa tempestade de ideias, fosse feito uma seleção para escolher as que mais se encaixavam com a resolução do problema.
Com a intenção de aprimorar a ideia, o professor Ralph Keeney, da Universidade Duke, nos Estados Unidos, pensou em um novo formato, dando um toque de racionalidade. Ele afirmava que as pessoas que iriam participar da reunião precisavam se preparar, minimamente, o que exigia um estudo prévio por parte de cada integrante do grupo.
Para ter um ambiente adequado para as contribuições dos integrantes e o melhor aproveitamento do tempo, o brainstorm é melhor executado quando existe um coordenador com um roteiro mediando as falas e uma divisão do processo entre etapas.
Agora, vamos ao passo a passo para organizar o brainstorm:
Neste processo vamos precisar que exista um coordenador que gerenciando as 4 etapas da técnica, ok? Esta pessoa deve ter experiência sobre o problema a ser levantado e irá ser responsável por direcionar detalhadamente cada etapa, certificando que os colaboradores tenham entendido e que não haja equívocos ou desorganização. Também deve-se ficar atento para que as contribuições não sejam ridicularizadas, para que haja um ambiente confortável para todos.
O Brainstorming pode ser realizado dividindo-se em 4 passos.
Passo 1: Ter Clareza nas Metas/Problemas
Aqui, o coordenador explica quais são os problemas a serem enfrentados e as metas estabelecidas para eles. É muito importante que neste momento seja abordado a importância da meta, pois sem elas ninguém sabe onde parar ou por onde começar. Depois disso, é preciso disponibilizar aos profissionais todas as informações necessárias para que a preparação para o Brainstorming seja feita da forma mais completa e didática. Faça uma reflexão inicial sobre o que influenciou o problema, pensando sob diversas perspectivas que envolvem tanto a causa quanto a sua solução do problema.
Nessa etapa, pode ser utilizado o diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Espinha de Peixe. O diagrama irá dar o auxílio para expor as causas e dar maior visibilidade à questão.
Passo 2: Definir e Priorizar as Causas
Nesta fase irão surgir as falas das possíveis causas que provocaram o problema. O coordenador deve estimular os colaboradores a pensar sobre elas e trocar informações. Troque post-its para os profissionais para que tudo seja anotado e que todos consigam interagir, considerando que muitos não gostam de falar em público.
Leia as opiniões e determine qual o nível de importância de cada uma delas usando o método dos "5 porquês". Este métodos é basicamente se perguntar "Por quê?" 5 vezes diante do problema apresentado, e assim chegar a raiz da questão com mais clareza. Obs: Se uma causa foi apontada por duas ou mais pessoas diferentes, é importante considerá-la como prioridade.
Passo 3: Criar o Plano de Ações
Depois que foi definido as causas mais e menos importantes, é o momento para criar medidas que irão reverter esta situação. Tenha em mente quais ações poderão ter mais impacto, quais serão mais fáceis, rápidas e quanto isso custará financeiramente. Se desejar, distribua novamente os papéis para que eles anotem quais soluções pensaram.
Uma grande variação de ações pode representar que as causas ainda não foram bem determinadas e será necessário voltar à etapa anterior. Mas, caso não aconteça, quer dizer que o brainstorm está indo bem e que é preciso hierarquizar também essas contramedidas.
Para isso, utilize a metodologia 5W2H. Faça as seguintes perguntas para as ações que foram sugeridas: what (o que), why (por quê), where (onde), who (quem), when (quando), how (como) e how much (quanto).
Descrição da ação que irá resolver o problema.
Motivo do desenvolvimento desta ação.
Procedimento para desenvolver a ação.
Local onde será desenvolvida a ação.
Pessoa responsável pela execução.
Prazo para a ação ser executada.
Quanto a ação irá custar.
Vale Lembrar que Brainstorm Não Tem Manual
A ferramenta de Brainstorm não funciona sozinha. Ela envolve uma infinitude de fatores e situações. Nem sempre o que funciona em um grupo de pessoas pode ser aplicável em outros grupos. Mas, seguindo essas dicas há uma grande possibilidade de se obter um brainstorm mais objetivo e realmente produtivo. No geral, é sempre bom levar em consideração alguns pontos na hora de fazer seu brainstorm, são dicas que podem te ajudar a fazer com que esse exercício seja algo que faça parte da sua rotina: