Para uma boa gestão da empresa, é preciso atender todas as demandas dos processos internos e garantir o funcionamento das atividades. Nesse cenário, um dos grandes desafios é realizar um processo de pedido de compra ágil e eficiente.
Em um mercado cada vez mais competitivo, uma forma de alcançar melhores resultados e ganhar espaço é com a diminuição de custos — e pedidos de compra realizados de forma correta colaboram para a redução de gastos.
Reunimos, neste post, algumas das melhores práticas para ajudar você a realizar um processo de compras da melhor forma possível. Confira!
O que é pedido de compra?
O processo de pedido de compra é o principal responsável por oficializar a aquisição de materiais e produtos de um dos seus fornecedores — seja para o seu estoque ou para o uso dos colaboradores.
Podemos conceituar o pedido de compras como um contrato formal entre comprador e vendedor, contendo todas as informações para que o serviço seja realizado.
Nesse documento são listados dados como a quantidade necessária, tipo de material, prazos para a entrega, qualidade esperada, local ao qual deve ser encaminhado, entre outros.
No pedido de compra também devem ser descritos os preços por unidade de cada item, os totais e a taxação de tributos. Todas essas informações deve ser conferidas, evitando qualquer tipo de erro.
Quanto mais elaborado é um pedido de compra, com todos os dados necessários preenchidos, mais rápidos são o processamento e a entregue pelo fornecedor, garantindo a eficiência.
Quais são as melhores práticas para esse processo?
Realizar pedidos de compra de forma simples e rápida é essencial para que a empresa possa manter suas atividades, pois muitos dos materiais requisitados podem ser insumos para seus produtos e serviços. Qualquer falha que resulte em atrasos ou na compra de materiais de forma equivocada pode prejudicar os processos internos da companhia.
Por isso é tão importante manter um controle eficiente acerca de todo o processo de compra, evitando problemas e garantindo os melhores resultados. Conheça as melhores práticas nos próximos tópicos.
Requisição de compra
A requisição de compra é um documento desenvolvido pelo setor de compras e contém campos para que sejam preenchidas todas as características dos itens solicitados. Ele deve ser preenchido pelas áreas requisitantes da empresa sempre que houver a demanda por reposição.
Quando o departamento de compras recebe essa requisição, tem início o processo de busca por um fornecedor que possa suprir essa necessidade.
Desenvolver um documento como esse é fundamental para que todo o processo de compra funcione de forma adequada dentro da empresa.
Análise de fornecedores
A maioria das empresas trabalha com vários fornecedores. Isso porque quanto maior for o número de opções, maior será a concorrência de preços e, consequentemente, as compras poderão ser feitas pelo menor valor.
Para que isso seja possível é preciso realizar uma análise dos fornecedores existentes no mercado e ficar de olho nos que podem surgir, mantendo uma cartela com os mais interessantes em questão de preço, qualidade, rapidez e outros pontos que possam chamar sua atenção.
Cotação
A cotação é uma forma de encontrar qual é o melhor preço no mercado para um determinado material ou insumo necessário para a sua empresa. Utiliza-se a cotação, geralmente, quando não há necessidade de rapidez no processo, pois alguns fornecedores podem demorar um pouco para responder.
O processo é bem simples: sua equipe de compras deve elaborar uma solicitação com todos os dados sobre a compra (material, quantidade, qualidade etc.). Então, o fornecedor envia o orçamento com o valor total. Ao receber e analisar a proposta de todas as empresas cotadas, o setor de compras pode escolher a mais vantajosa naquele momento.
Follow-up
Fazer o follow-up é acompanhar todo o processo dos pedidos de compra para garantir que todas as atividades que o compõem estejam funcionando corretamente e que não haja nenhum tipo de falha no final.
Esse acompanhamento é essencial, pois esse é um setor-chave para toda a atividade da empresa — sem materiais, não é possível continuar trabalhando. É preciso manter um fluxo contínuo de insumos, seja para a comercialização, produção ou prestação de serviços.
Aprovação
Todas as propostas enviadas pelos fornecedores durante uma cotação, ou até mesmo por solicitação direta, devem ser analisadas por um colaborador responsável. É possível que o aval do diretor seja necessário em compras mais elaboradas ou estratégicas
O processo de aprovação é um dos mais críticos, pois é preciso analisar muito bem cada uma das propostas recebidas. É preciso levar em conta não somente com o preço estabelecido pelo fornecedor, mas também a qualidade do produto, os prazos de entrega entre outros fatores.
Quais são as vantagens de um sistema de gestão nesse contexto?
Os sistemas de gestão são um trunfo na mão dos departamentos de compras para a realização dos seus pedidos. Esses sistemas podem auxiliar sua equipe na realização de todas as boas práticas descritas acima.
Muitas empresas já estão utilizando sistemas de gestão capazes de automatizar boa parte das etapasenvolvidas nos pedidos de compras e, com isso, estão ganhando agilidade e produtividade no processo. Confira, a seguir, as principais, vantagens.
Automatização das tarefas
Boa parte das tarefas pode ser automatizada, como o follow-up, por exemplo. Sempre que houver uma movimentação em um determinado pedido, sua equipe de compras será notificada, eliminando a necessidade de realizar um acompanhamento manual de cada requisição.
Rapidez nas respostas
Qualquer solicitação de compra emitida por meio da plataforma dispara e-mails diretamente para os fornecedores escolhidos, facilitando a comunicação e garantindo a mais rápida resposta para os seus pedidos.
Redução de custos operacionais
Com a automatização de boa parte das tarefas e otimização de outras, sua equipe pode ser mais enxuta, economizando recursos. Outro ponto que auxilia a diminuir custos é a melhor busca por cotação, que garante sempre o menor preço.
Com todas as melhores práticas descritas neste post temos a certeza de que seu processo de pedido de compra se tornará muito mais eficiente, colaborando para o crescimento da empresa.
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