Aprenda 5 dicas para evitar o fracasso do projeto – FM2S
Última modificação: 29 de setembro de 2019
Fracasso do projeto – duas palavras que mantêm a maioria dos gerentes acordados a noite toda. Dificilmente existe um gerente por aí que possa entregar tudo a tempo o tempo todo. Com demasiada frequência, comprometemo-nos a pontuar um novo projeto, apenas para ficar aquém. Seja otimismo descarado, ego ou supervisão estratégica, sempre há algo esperando para atrapalhar dias, semanas e às vezes até meses, de esforço.
Existem muitos conselhos sobre como ver um projeto, mas o que você faz quando, sem culpa sua, o projeto ultrapassa o prazo? Isso significa que é hora de se desesperar? Como evitar o fracasso do projeto?
Embora seja sempre desejável seguir um plano para o objetivo final, muitas vezes esquecemos que os membros da nossa equipe e os clientes são pessoas que conhecem muito bem as armadilhas da humanidade. Portanto, se você já excedeu um prazo (ou algum dia irá fazer isso), eis aqui algumas estratégias para que você se desvie rapidamente.
1. Solicite à Gerência/Clientes uma Extensão do Prazo
Antes de solicitar uma extensão do prazo, sente-se com sua equipe e descubra quanto tempo é necessário. Como outras extensões obviamente não são desejáveis, é melhor fazer uma avaliação o mais honesta possível. Portanto, se as revisões exigirem pelo menos uma semana, peça uma semana. É melhor não pedir um dia de cada vez, pois isso causará uma impressão ainda pior, mesmo se você entregar cedo.
Este também é o momento perfeito para experimentar o princípio Scotty. Na série de ficção científica de sucesso Star Trek, Scotty, o engenheiro-chefe da Enterprise sempre aumentava o tempo necessário em um fator de quatro quando solicitado para realizar um de seus milagres por Kirk. Isso também faz maravilhas na vida real. Ao fornecer uma estimativa original, considere adicionar de 25% a 50% da estimativa original para ter espaço de manobra. A prática do princípio ao negociar o projeto pode ajudá-lo a evitar completamente o fracasso do projeto.
2. Repriorize os recursos existentes
Portanto, seus clientes concordaram com sua solicitação de extensão de prazo. Ufa! Mas lembre-se de que o fracasso do projeto ainda pode acontecer. Basta dizer que você deve tentar obter o máximo de ajuda possível para atingir a data de entrega. Se você tiver mais mão-de-obra no escritório, peça a eles que entrem em contato. Os projetos que não têm janelas de entrega futuras podem ser temporariamente arquivados em favor da sua situação atual.
Da mesma forma, certos aspectos do projeto podem ser desvalorizados em relação a entregas mais importantes. Pergunte a si mesmo quais são os recursos que o cliente deve ver na data de entrega. Quase todos os projetos têm complementos não críticos, que são mais um recurso de bônus e que podem ser adiados ainda mais em favor de aspectos mais importantes.
A avaliação dos recursos do projeto é, sem dúvida, uma tarefa difícil, pois tudo parece ser a prioridade número um ao iniciar. Você pode começar fazendo uma lista de recursos e depois classificá-los como importantes ou urgentes. A matriz Eisenhower classifica as tarefas em quatro quadrantes com base em sua urgência e pode ser uma ferramenta valiosa para impedir o fracasso do projeto.
Também não é necessário dizer que você deve informar seu cliente sobre sua decisão de remover recursos não críticos da próxima janela de entrega, pois eles acreditam que o projeto completo deve chegar no prazo final.
3. Contrate freelancers para acelerar as coisas
Como você está lidando com uma situação pontual, é altamente recomendável gastar um pouco mais com a ajuda contratada. Passar pelos canais normais de recrutamento pode ser muito lento aqui, pois a contratação de pessoas para o trabalho no local geralmente leva um mês ou dois. Em vez disso, você pode tentar contratar freelancers online.
A economia atual está passando por um boom e há muito talento por aí, desde que você saiba onde procurar. Muitos sites como Craigslist, Upwork, Github Jobs e Toptal permitem descobrir, qualificar e contratar desenvolvedores e designers freelancers de todo o mundo. Os freelancers quase sempre trabalham com base em projetos, para que estejam bem familiarizados com breves períodos de trabalho, tornando-os ideais para projetos com prazos intensivos.
Os freelancers de boa qualidade geralmente também exigem um preço melhor e, como você prefere não achar a maneira mais difícil pela qual a pessoa selecionada não está preparada para o trabalho, é melhor pagar antecipadamente. Se a ameaça de um iminente fracasso do projeto não aparecer, você poderá fazer uma lista de freelancers agora mesmo e economizar tempo.
4. Não se apresse, isso tornará o fracasso do projeto ainda mais inevitável!
Apressar-se nos projetos é uma péssima ideia, pois, quando pressionados pelo tempo, tendemos a cair nessa armadilha ainda mais facilmente. Em seu jogo de sucesso Portal, o software Valve decidiu implementar um cronômetro de contagem regressiva simples no nível final, em vez de uma mecânica de jogo mais complicada, pois descobriram que a pressão do tempo fazia com que parecesse mais difícil do que realmente era, forçando os jogadores a cometer erros elementares. A estratégia também funcionou, pois o jogo foi extremamente bem recebido.
Embora a situação repentina de um possível fracasso do projeto possa parecer assustadora, saiba que as tarefas a seguir exigirão a mesma quantidade de trabalho que se pensava inicialmente. Em vez de tentar percorrer cada entrega, faça uma avaliação honesta de quanto tempo as tarefas recém-adicionadas levarão e depois se comprometa com ela. Desde que você se concentre em tarefas críticas e tenha alocado um pouco de tempo extra ao princípio Scotty, você deve ter o suficiente para concluir e revisar seu projeto antes de enviá-lo.
5. Grave tudo. Realmente. TUDO!
Parte do gerenciamento de uma crise é garantir que ela nunca aconteça novamente. Sem dúvida, um prazo ultrapassado é indesejável, mas no processo de vencê-lo, as equipes frequentemente descobrem também novos potenciais e insights.
Por exemplo, a realocação dinâmica de recursos da empresa durante esses períodos pode ser realizada durante intervalos regulares para aumentar a produtividade. Da mesma forma, a contratação de freelancers para certos projetos pode ajudar as empresas a reduzir custos significativamente. Finalmente, manter a calma durante períodos tensos pode ser uma experiência muito valiosa. Problemas como fracasso iminente do projeto também são a melhor hora para testar um programa de gerenciamento de crises.
No entanto, todas essas vantagens estarão prontas para a colheita, se todos os aspectos de um projeto forem registrados adequadamente para referência futura. Um sistema de gerenciamento de tempo é a ferramenta perfeita para ajudar os gerentes a organizar seu fluxo de trabalho, controlar o tempo e acompanhar os prazos em todas as etapas do processo.
Muitas empresas lutam sem parar graças a planilhas e sistemas de e-mail antiquados, que complicam o controle da comunicação e da versão. Ferramentas de produtividade baseadas na nuvem consolidam todas as decisões em um local de fácil acesso e rastreiam todos os aspectos de suas tarefas através de planilhas automatizadas em tempo real.
Embora o fracasso do projeto seja algo que todos tentamos evitar, a verdade é que está prestes a acontecer. Portanto, mesmo que haja bons dados para sugerir que as chances de um projeto fracassar, os gerentes e as equipes frequentemente os pulam com otimismo infundado e entusiasmo desenfreado. Sem dúvida, ambos são necessários, no entanto, quando não temperados por críticas racionais e imparciais, podem sair pela culatra. É vital que as empresas aprendam com projetos anteriores para garantir que os mesmos erros nunca sejam cometidos duas vezes.
Em vez de se espancar quando algo der errado, é melhor encará-lo como uma experiência de aprendizado. É provável que você encontre eficiências ocultas em sua equipe e acabe com mais habilidades para cumprir o prazo ainda mais rápido da próxima vez.