Como mapear processos de forma eficiente: conceitos e ferramentas
O mapeamento de processos é uma ferramenta que tem por objetivo identificar as informações, o fluxo, os recursos, competências e capacidades para atender a todos os processos de uma empresa. É dessa maneira que se torna possível fazer com que todas as atividades de um negócio saiam de acordo com o planejamento e sem imprevistos.
E como mapear processos com eficiência? O assunto está relacionado a uma boa gestão, já que uma empresa é feita de processos e um sistema que os organize.
Deseja uma ferramenta que auxilie sua empresa a mapear processos de forma eficiente?
O mapeamento de processos é uma técnica utilizada pelas empresas para entender de forma clara e simples como estão as operações. É um exercício de compreensão e documentação, essencial para o aperfeiçoamento das atividades. A partir de um mapa bem estruturado, pode-se levantar sugestões de melhorias e mudanças.
Em geral, cada processo tem como objetivo um determinado resultado. Com o mapeamento, o gestor consegue estabelecer de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa. Assim, ele pode classificar e priorizar essas tarefas.
Quanto mais a empresa exerce uma gestão eficiente desses processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área, criando um diferencial perante a concorrência. Enfim, o mapeamento torna a gestão eficaz e consequentemente o negócio mais lucrativo e sustentável.
Mapeamento eficiente de processos e seus benefícios
O mapeamento de processos serve não só para identificar os que já existem, como também para criar instrumentos de melhorias. E isso deve refletir no desempenho do negócio.
A ferramenta possibilita a redução de custos e aponta falhas no sistema, de forma que os atuais processos sejam melhor assimilados e então simplificados ou substituídos, caso seja necessário. Ao mapear processos é possível:
Identificar os responsáveis por cada etapa produtiva ou processo;
Encontrar os gargalos de produção;
Prever os recursos, mão de obra, insumos e tempo necessários para a produção;
Definir padrões para os processos de gestão e operacionais;
Definir checklists de produção que vão nortear os trabalhos;
Determinar as atribuições e responsabilidades de cada colaborador;
Acabar com o desperdício de tempo com atividades de retrabalho ou desnecessárias ao processo.
Como mapear processos de forma eficiente?
O mapeamento de processos segue um passo a passo que envolve identificar o ponto crítico, para então tomar decisões a respeito dele. Para aplicar o procedimento, pode-se começar por um checklist para todos os departamentos e atividades. Algumas perguntas devem ser feitas com o objetivo de levar a liderança a refletir e pensar a respeito dos principais processos adotados.
Para mapear processos é preciso: identificar e definir prioridade dentre os pontos críticos; fazer uma análise dos problemas levantados e de suas causas; definir os processos chave; mapear os processos; e, por fim, fazer a gestão de desempenho.
Três passos para mapear processos com eficiência:
1) Determinar o processo e qual ferramenta de mapeamento utilizar
O primeiro passo é saber o que se está mapeando. Muitas empresas tem dificuldade em identificar onde algo começa e termina, bem como seus limites – seus insumos e resultados.
Depois de determinado o processo, é o momento de escolher uma ferramenta de mapeamento, como:
Fluxograma de processos – um dos mais simples, conhecido também como flowchart, é o desenho simplificado de um processo usando símbolos padronizados;
Fluxograma horizontal – criado para trazer mais detalhes e características um pouco mais complexas, ele indica, no eixo horizontal, quais os processos em andamento e, no vertical, quem são os responsáveis pelas etapas;
Mapofluxograma – une o fluxograma de processos com o esboço de uma linha de produção. Assim, mostra o mapa da empresa junto do fluxograma dos processos produtivos e traz ainda mais clareza ao mapeamento de processos;
Diagrama sistemático UML – o UML – Unifield Modeling Language (em tradução literal significa Linguagem de Modelagem Unificada) normatiza os tipos de mapeamento de processos e permite seu acompanhamento a longo prazo;
BPMN – a sigla de Business Process Model and Notation (notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócio) é um dos tipos mais usados, que apresenta o processo de forma intuitiva, clara e objetiva. Com símbolos padronizados e cores pré-definidas, esse tipo facilita o entendimento do processo.
2) Determinar informações necessárias para a construção do mapa
Quando os limites do processo e o objetivo do mapeamento já está definido, o próximo passo é saber qual o nível de detalhes e quais informações o mapa vai abranger.
Nem sempre detalhar demais é vantajoso. Também é importante saber quais informações serão levantadas. Tudo isso deve ser feito tendo em mente o objetivo daquele mapeamento, qual processo deve ser otimizado.
3) Verificar e validar o mapa do processo
Fazer um mapeamento de processos eficiente é um trabalho contínuo de verificação e validação. É importante verificar se nenhum erro foi cometido, de acordo com a ferramenta escolhida.
Quanto à validação, significa garantir que o mapa representa de fato a realidade do sistema em análise. Em geral, esta é a etapa mais difícil do processo, pois existem três versões que podem surgir: a que se acredita ocorrer, o que de fato ocorre e o que deveria ocorrer.
Assim, quem realiza o mapeamento deve se concentrar no que realmente está acontecendo para sugerir melhorias verdadeiras. Todo o fluxo deve ser acompanhado de maneira constante.
Com o mapa do processo já construído e atualizado, se torna possível compreender melhor o funcionamento da empresa. E só então, sugerir mudanças que aumentem o desempenho de cada um dos processos.
ERP DEAK no mapeamento de processos
Um sistema de gestão empresarial, como o ERP DEAK, pode ajudar com a tarefa de mapear processos com eficiência. O software é uma solução pronta para uso, que permite acompanhar a construção dos mapas de processo e verificar se condizem com a realidade da empresa.
A DEAK conta com uma equipe capacitada para implementar a solução e atender à demanda de um negócio, com atendimento de ponta a ponta, do atendimento, programação, implantação até o suporte ao cliente.
É de grande importância mapear e controlar processos de uma companhia. Por meio dessa ferramenta, um negócio pode amadurecer e encontrar caminhos para evoluir e ver melhorias significativas em sua gestão.
Identificar problemas, entender o que é urgente serem resolvidos e porque estão acontecendo são resultados de um mapeamento de processos eficiente. Com isso, a organização tem um termômetro de seu próprio crescimento, cresce e ganha expressividade.