Como escolher um sistema de gestão para academia?
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Como ter segurança ao investir em um sistema de gestão para academia?
Ter um sistema de gestão em uma academia é algo essencial, pois permite ampla organização e capacidade de desenvolvimento. Mas para isso é preciso ter segurança. Você sabe como ter segurança ao investir em um sistema de gestão para academia?
Descubra, através deste artigo, como garantir a segurança ao utilizar um sistema de gestão para academia e obtenha todos os benefícios que esse tipo de software pode oferecer, sem riscos!
Importância da segurança na gestão
A gestão de uma academia é crucial para que os resultados sejam mensurados e o desenvolvimento desejado seja obtido. Além disso, é com uso de uma gestão adequada que as atividades da academia podem ser desenvolvidas com melhor desempenho, o que impacta diretamente na experiência dos alunos.
Mas para que tudo isso seja feito com tranquilidade, é preciso poder contar com alto nível de segurança no sistema utilizado, pois a gestão depende do uso de dados e informações que, muitas vezes, são pessoais e precisam do devido sigilo.
Diante disso surge a necessidade de investir em um sistema que proporcione a segurança necessária, unindo uma gestão eficiente com um sistema otimizado e seguro.
Invista em um sistema com back-up automático e na nuvem
Um dos riscos de não contar com um sistema de gestão para academia com back-up automático e na nuvem é perder os dados obtidos ao longo do tempo, como dados de alunos, resultados financeiros, relatórios, treinos, avaliações físicas e etc.
Porém, se você conta com um sistema que realize back-ups automáticos na nuvem, não há essa preocupação, pois os dados estarão bem protegidos contra qualquer tipo de falha ou problema que possa acontecer. Mesmo se o seu computador quebrar, ser roubado e etc.., você nunca perde seus dados, pois eles estão na nuvem.
Muitos sistemas fazem back-up local, ou seja, se precisar formatar, o computador quebrar, ser roubado e etc…, você perde tudo!
Certa vez chegou aqui no Next Fit um gestor procurando um sistema com back-up automático na nuvem (como o Next Fit faz), pois mencionou ter tomado um prejuízo de pelo menos R$ 10 mil reais, pois o computador da academia quebrou e ele não sabia mais quem pagou e quem não pagou. E infelizmente, muitos alunos "se fazem de bobo" alegando que já pagaram aquele mês ou alegando que tinham plano até o dia X ou Y, e ele deve que aceitar. Ele viu sua receita nos dois meses seguintes cair em torno de R$ 5 mil cada mês, ou seja, somou um prejuizo de aproximadamente R$ 10 mil, que poderia facilmente ter sido resolvido se utiliza-se um sistema com back-up automático na nuvem.
Além disso, o fato de serem automáticos é algo importante de ser ressaltado, pois evita que você tenha que realizar manualmente e acaba esquecendo, o que seria uma falha de segurança para o sistema.
Caso você não use um sistema, esteja anotando tudo em papel, saiba que isso é ainda pior, pois caderno pode ser alterado, perdido ou roubado facilmente, é sem dúvida ainda mais inseguro que um sistema com back-up local.
Obtenha um sistema com hospedagem em nuvem
Além do risco mencionado acima, outro risco de segurança que deve ser evitado é o de vazamento de dados dos alunos. Isso é fundamental para que os alunos tenham confiança e tranquilidade ao disporem seus dados pessoais e de pagamento para o sistema da academia.
No entanto, você pode trabalhar em segurança através de sistema que utilize hospedagem em servidores na nuvem com criptografia avançada. Os sistemas com back-up local (esses mais antigos), sequer tem criptografia. Isso significa que quando você manda seu computador pra manutenção, alguém pode acessar o banco de dados e ter todas as informações.
Também fica passível a perca de dados por vírus que invadem seu computador ou até mesmo pessoas má intencionadas que vão tentar mexer em seu computador sem você perceber.
Nada disso ocorre quando o back-up dos dados é na nuvem.
Conte com a proteção de criptografia
Investir com segurança em um sistema de gestão para academia também envolve manter os dados longe de quem não tem permissão de acesso, tanto em relação ao armazenamento, quanto no tráfego de informações. Para isso, contar com a proteção da criptografia faz toda diferença.
A criptografia avançada faz com que os dados sejam armazenados com uso de algoritmos para que as informações não possam ser lidas ou identificadas por quem não possui permissão de acesso. Com isso, não há risco de interceptações que comprometam a gestão e a segurança da academia ou dos alunos.
Ao obter um sistema que mantém os dados em hospedagem criptografada, os clientes adquirem maior nível de sigilo e confidencialidade nos dados disponibilizados e a gestão da academia tem ampla segurança.
Esse cuidado permite que a gestão trabalhe com segurança em diferentes níveis, principalmente gerando proteção aos clientes, o que é fundamental para qualquer negócio que trabalhe com dados de terceiros.
Além disso, em relação a informações da própria academia, como dados financeiros, também é de grande relevância que possam ser armazenados com criptografia para que não ocorram invasões no sistema, vazamentos ou compartilhamento de informações importantes.
Ademais, você não corre o risco de perder os dados, o que é fundamental para a realização de uma boa gestão, pois muitas vezes é necessário realizar comparativos entre períodos e poder dispor dos dados faz parte do processo de análise da gestão.
Com um sistema criptografado, você também não corre o risco de ser multado pela LGPD (Lei Geral de Proteção dos Dados), que exige que os dados sejam armazenados de forma segura, por uma empresa que tenha as práticas necessárias para implementar essas politicas de segurança dos dados.
Se você ainda usa aquele software que armazena seus dados localmente, corre risco de a qualquer momento ser multado pela LGPD.
Outra questão que um sistema seguro de gestão oferece é a possibilidade de enviar contratos eletrônicos aos clientes. Com isso, a assinatura é eletrônica e totalmente segura, facilitando para o aluno e para a gestão da academia.
Isso porque, com tudo assinado digitalmente e com validade jurídica, o sistema armazena o contrato e elimina grande parte da burocracia que haveria se a assinatura fosse feita de forma manual.
Assim, a gestão de novos contratos pode ser feita com mais agilidade, sem descuidar da segurança e com a tranquilidade do método de assinatura eletrônica ser totalmente válida juridicamente.
Dessa forma, a solução para você ter segurança ao investir em um sistema de gestão para academia é escolher um que atenda ao que foi mencionado ao longo do artigo, tanto na questão de realização de back-ups, quanto no tipo de armazenamento, no uso de criptografia e demais informações.
Isso porque, com um software que ofereça essas ferramentas para você obter segurança, a gestão da academia não corre risco de perca de informações cruciais ou de vazamento de dados de clientes.
Inclusive, a proteção de dados é algo importante, principalmente quando há banco de dados de terceiros, como no caso do cadastro dos clientes, até mesmo cadastros financeiros.
Para proporcionar tranquilidade aos clientes, esse investimento em segurança é mais do que compensador. Ainda mais quando todos esses benefícios estão unidos em um único sistema que você acessa e obtém todas as informações que necessita de maneira amplamente segura.
Assim, é sempre essencial ter cuidado na escolha do sistema de gestão e investir em um modelo que comporte todo essa segurança e que tenha isso como prioridade. Dessa forma, você consegue realizar uma boa gestão sem correr riscos e acabar sendo prejudicado.
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