Em outra instância, uma nota fiscal pode registrar a entrada de uma mercadoria ou de um produto comercializável no estoque de uma empresa ou simplesmente servir como documento que apresenta a origem de uma mercadoria que deve ser incorporada ao patrimônio dessa empresa.
Também é possível que uma nota fiscal seja emitida para confirmar a prestação de um serviço e o valor pago pelo mesmo. Ainda, há a possibilidade de o documento consolidar, na forma da lei, uma operação de importação ou simplesmente servir para o transporte de uma mercadoria ou de um produto dentro do país.
Para cada situação específica, há um tipo de nota fiscal. Contudo, todas elas têm também uma importância que vai além do simples registro da operação realizada.
De fato, no momento da emissão, também são registrados os dados que dizem respeito ao comprador, às características do objeto da negociação — que pode ser um produto ou serviço — e também à natureza da tributação que recai sobre a operação realizada, quando esta for tributada.
Com todos esses registros a nota fiscal permite que os órgãos arrecadadores fiscalizem o cumprimento da obrigação das empresas de pagar os impostos eventualmente devidos sobre determinada atividade econômica.