Como tirar proveito da Automação de E-mails no seu Consultório - Consultório 2.0
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Como tirar proveito da Automação de E-mails no seu Consultório
Raphael Trotta 05/11/2015 Comente! Mais Eficiência
Esse é um dos assuntos que eu mais gosto no Marketing Digital! O uso de e-mails, quando bem feito, pode ser capaz de gerar resultados simplesmente fenomenais! Veja esse dado abaixo:
Nas clínicas que gerenciamos por aqui, o maior impacto que conseguimos na taxa de faltas foi justamente com a implementação do e-mail marketing. E o resultado foi tão bom que, se eu pudesse recomendar uma única estratégia para um profissional de saúde, essa estratégia seria o e-mail marketing.
Ok… Mas o que seria essa tal de "automação de e-mails"?
Antes que você se desespere, vamos explicar melhor o que queremos com a palavra "automação".
Sistema em que os processos operacionais em fábricas, estabelecimentos comerciais, hospitais, telecomunicações etc. são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano; automatização.
Ou seja… vamos criar um "dispositivo eletrônico para substituir o trabalho humano".
Vamos ser mais específicos? No nosso caso, vamos usar a automação com uma função bem simples: terceirizar para um robô as atividades que são chatas e repetitivas (porém necessárias) em nosso consultório.
Fantástico, não é mesmo? Com automação, deixamos as tarefas chatas para que um robô realize em nosso lugar, enquanto curtimos o fim do dia, sem perder horas no consultório fazendo tarefas burocráticas.
E essa é a mágica que a tecnologia pode fazer por você! Mais tempo livre para fazer as coisas que gosta!
Hoje, vamos aprender a trabalhar com a automação de e-mails.
Mas antes de entrar nesses detalhes, queria compartilhar com vocês alguns devaneios sobre a automação em si. Muita gente não sabe, mas com o avanço da internet, várias empresas estão se especializando na automação de tarefas do dia-a-dia.
E, uma das empresas que está se especializando nisso (robôs, inteligência artificial, semântica eletrônica, etc…) é o iMedicina (minha empresa! rsrs). Veja algumas coisas que serão possíveis nos próximos meses:
já imaginou, por exemplo, automatizar a sua agenda? Imagine um sistema que permitisse que você fizesse confirmação automática das consultas de seus pacientes. Dois dias antes de toda consulta inserida na agenda, um robô enviaria um e-mail e um SMS para seu paciente, perguntando se ele iria ou não na consulta. Se ele responde que "não irá", abre-se um horário na agenda. Sua secretária teria de entrar em contato com outros pacientes para propor a ocupação daquele horário vago, concorda? No entanto, o mesmo sistema já poderia acionar um outro paciente, com um SMS ou e-mail, questionando se ele não gostaria de antecipar sua consulta. Resumindo: um robô pode fazer a gestão da sua agenda (cenas dos próximos capítulos… iMedicina!).
pense, agora, em seu Marketing. Vamos supor que, todas as vezes que sua agenda estivesse vazia, o seu sistema de gerenciamento disponibilizasse um determinado valor para investir em anúncios de marketing digital, para trazer mais pacientes para realizar um agendamento online de consultas. Dessa forma, se você se descuidar com seu marketing, você estará resguardado por um sistema que fará de tudo para trazer novos pacientes para seu consultório. Fantástico, não é?
Show de bola! Mas sobre esses assuntos, vamos falar mais pra frente!
Hoje, como conversamos, vamos falar sobre automação de e-mails. E você vai ver que esse pode ser o MELHOR CAMINHO para melhorar a gestão de sua base de pacientes e fidelizar seus usuários. Automação pode te ajudar (e muito) a aproximar o contato que você tem com seus pacientes.
Mas vamos explicar melhor…. Quando dizemos "automação de e-mails", queremos dizer que é possível enviar e-mails de forma automática para seus pacientes. Isso significa que: sem gerar nenhum trabalho para você, um robô vai até a sua ferramenta de automação de e-mails e vai disparar uma mensagem escolhida por você, em seu nome, para um paciente pré-determinado.
Vamos com calma nesse momento.
O contato com serviços de saúde, muitas vezes, não gera boas recordações para os pacientes. Isso é inevitável. Mesmo que para uma consulta de rotina, ninguém gosta de ir ao médico, dentista ou outro profissional (com suas excessões, obviamente). No entanto, sabemos de nossa importância para uma vida saudável e para o bom controle de saúde de nossos pacientes.
Temos que estar presentes na vida de nossos amigos pacientes.
No entanto, pense em quão complexo seria, a cada 2 meses, ligar para todos os seus pacientes para simplesmente perguntar… "E aí, Fulano! Como estão as coisas?". Inimaginável, não é mesmo?
E é justamente para resolver esse problema que o e-mail cai como uma luva! Com uma boa estratégia de abordagem através dos e-mails, podemos nos mostrar presentes sem parecermos invasivos (como seria um contato telefônico, por exemplo).
E o mais interessante: com simples configurações, deixamos tudo funcionando sem necessidade de intervenção. Só para você ter ideia… há quase 2 anos não acesso minha ferramenta de automação de e-mails… O que foi criado, lá atrás, funciona bem até hoje!
Tudo bem… Certamente, nesse momento, você deve estar pensando… "automatizar e-mails… mas pra quê?", não é mesmo? Então, vamos falar um pouco sobre isso.
Como utilizar e-mails automáticos em nosso consultório
Muito bem! Vamos conversar melhor sobre isso…
Em nosso consultório, podemos fazer uso de e-mails automáticos para vários objetivos.
E-mails de lembrete em aniversários de seus pacientes: com um simples cadastro, é possível configurar essas ferramentas de e-mails automáticos para enviarem um e-mail de aniversário para cada um de seus pacientes. Em outras palavras: você cria um e-mail de aniversário e a ferramenta vai se encarregar de enviá-lo para cada um de seus pacientes, nos dias corretos;
Lembretes de retornos: se você tem um determinado grupo de pacientes que precisa retornar em 6 meses, você pode criar um e-mail padrão para eles, que será disparado 5 meses e 15 dias após a consulta de cada um deles, lembrando-os de realizar o agendamento;
Datas especiais: da mesma maneira, você pode cadastrar e-mails padronizados para serem disparados em datas festivas ou relacionadas à sua profissão: natal, páscoa, "dia do combate à cegueira" (no meu caso), e outras;
Agradecimento pela consulta: envio de um e-mail de agradecimento para cada um de seus pacientes que foi até o seu consultório;
Informativos, para grupos de pacientes: se um paciente possui um determinado problema de saúde, você pode optar por enviar e-mails a cada 2 meses informando um pouco mais sobre aquele problema, com informações úteis.
Essas são só algumas das funções que dou ao e-mail, no meu consultório. Com ele, os pacientes ficam cada vez mais próximos ao profissional e passam a enxergar o e-mail como via de comunicação com sua empresa.
E esse é o primeiro passo para criar um consultório que funciona todo "nas nuvens": agendamento online, comunicação via e-mail (e não telefone), prontuário eletrônico e muito mais.
Em outras palavras: gestão centralizada (e online) das ações de seu consultório… mais eficiência e economia pra você.
Mas… como fazer tudo isso?
Ferramentas de automação de e-mail (auto-responders e automação avançada)
Antes de começar a explicar cada uma dessas ferramentas, vou fazer uma diferenciação geral, em 2 grandes grupos.
De um lado, temos as ferramentas mais simples, que funcionam como auto-responders. Do outro lado, temos ferramentas mais avançadas.
Vamos começar pelos Auto-Responders. Esse nome significa que elas geram respostas (envios de e-mails) de forma automática, com base em características ou comportamento de seus pacientes.
Com elas, é possível categorizar os pacientes com base em determinados parâmetros (idade, data de nascimento, data da consulta), para que esse parâmetro seja a porta de entrada em um determinado fluxo de e-mails.
Funciona assim: eu crio um e-mail. Depois, junto uma sequência de e-mails em um fluxo. Por fim, determino quem é o paciente que vai seguir esse caminho.
Ex.: Escrevo 5 e-mails que formam uma sequência de informação para pacientes que possuem catarata. Crio um fluxo com esses e-mails. Só quero que siga por esse fluxo os pacientes que eu marquei que possuem catarata. Simples, não é?! (pode ficar tranquilo que você vai entender…)
Show de bola! A grande diferença dos auto-responders para as ferramentas avançadas de automação de e-mail é que, nas primeiras, as classificações não são tãaaao dinâmicas assim. Isso significa que seu paciente irá percorrer aquele fluxo até o final, quando inserido nele.
Com ferramentas avançadas, é possível fazer uma classificação mais dinâmica dos pacientes antes de enviar um e-mail. Dessa forma, poderíamos adaptar os e-mails a serem enviados de acordo com o engajamento de cada paciente: pacientes que abrem todos os e-mails receberiam um conteúdo diferente daqueles que abrem apenas um ou outro e-mail, por exemplo.
Com essas ferramentas mais avançadas é possível classificar a entrada nos fluxos de uma forma mais inteligente, se adaptando ao cenário de cada um dos pacientes e ir se adaptando com base em seu comportamento online.
Como você deve estar percebendo… automação com ferramentas avançadas e com base em critérios dinâmicos… só para quem gosta muito e deseja estudar o assunto!
De forma geral, o uso de auto-responders é mais do que suficiente em nosso consultório!
Separei 2 ferramentas muito boas para realizar esse trabalho pesado pra gente: MailChimp e Aweber.
Muito mais do que um macaquinho divertido, o Mailchimp é um potente sistema que permite o envio de e-mails automatizados e, também, e-mails pontuais para seus pacientes.
De todas as ferramentas existentes no mercado, é que a possui melhor custo benefício. Ele possui vários planos e é gratuito para uma base de até 2.000 e-mails. No entanto, a automação só é liberada em planos avançados, que começam a partir de um valor bem acessível a todos os bolsos!
Como é a ferramenta que mais gosto, gravei uma aulinha de pouco mais de 15 minutos em que mostro o passo-a-passo, desde a conta criada até o fluxo funcionando perfeitamente. Lá, dou exemplo de envio de e-mails de aniversários, mas o funcionamento é o mesmo para cada um daqueles exemplos que dei acima.
Para acessar a aula → clique aqui.
Em resumo, o que foi feito lá foi o seguinte:
criamos a conta
ativamos a automação
criamos um modelo de e-mail
criamos um fluxo
definimos o critério de entrada no fluxo (todos os pacientes de uma determinada lista)
definimos o critério para envio do e-mail (a data ser igual ao aniversário do paciente)
Dali pra frente, basta relaxar! É só colocar o e-mail no formulário que você aprendeu a criar e… pronto! No aniversário dele, o e-mail será disparado, faça chuva, faça sol.
E o mesmo processo pode ser feito para cada uma de suas intenções… Basta seguir a mesma ideia: crie seu formulário com os campos que precisa, crie os e-mails, os fluxos e os gatilhos… plim! Tudo certo!
Resolvi colocar o Aweber como opção para quem não gostar do Mailchimp. O funcionamento é exatamente o mesmo.
O Aweber, assim como outros auto-responders, funciona sempre de uma maneira padrão: cria-se o modelo de e-mail, depois os fluxos. Para cada fluxo, definimos um critério de entrada. E prontinho! Tudo ligado e funcionando!
Muito bem! A automação de e-mails é uma das maneiras mais simples de se fazer presente no dia-a-dia de seu paciente, sem ser chato ou invasivo.
Fazer uma ligação telefônica para um paciente pode ser um pouco invasivo. Pode ser mal-interpretado. Pode até render processos (ok… não estamos nos EUA, mas é bom evitarmos problemas, não é mesmo?).
Um e-mail é mais ameno, menos invasivo e pode ser usado com uma frequência um pouquinho maior… e quem é mais visto… é mais lembrado!
Um simples e-mail, a cada 2 ou 3 meses, é uma das formas mais simples e efetivas de reduzir a taxa de faltas e perda de seguimento em um consultório.
Em nossos testes, o uso do e-mail marketing foi responsável por mais de 60% do impacto em redução de faltas que conseguimos gerar com o marketing digital.
Assim sendo, consideramos o e-mail uma parte FUNDAMENTAL de qualquer estratégia de marketing que se preze e que queira melhorar o relacionamento de um profissional com seus clientes… e é justamente o nosso caso, não é mesmo?
Esse é um daqueles casos em que a tecnologia não faz nada mais do que facilitar o contato pessoal. Com o e-mail, ficamos mais próximos e presentes. Assim, fica mais fácil ser percebido como o porto-seguro do seu paciente.
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