Saiba da importância do Contas a Pagar para a sua empresa - Finpass - Empréstimo empresarial
O Contas a Pagar tem um papel muito importante dentro do planejamento financeiro de uma empresa, apesar de muitas vezes ser deixado de lado,
Você realmente sabe qual é?
Imagine que quando uma empresa encomenda e recebe bens (ou serviços) antes de pagar por eles, dizemos que a empresa está comprando as mercadorias por conta ou a crédito.
Se o recebedor da mercadoria optar por não fazer o pagamento à vista, a fatura será registrada pela empresa em sua conta do passivo contas a pagar.
Esse registro, quando bem feito, é fundamental para o crescimento saudável de qualquer empresa.
Pensando em explicar melhor como funciona a dinâmica do contas a pagar, criamos um artigo que detalha algumas das principais características desse conceito contábil e como ele pode ajudar você e seu negócio.
Contas a pagar refere-se a uma lista abrangente de registros das responsabilidades de uma empresa ou dívidas devido à compra de bens e serviços.
Receber produtos encomendados sem pagar por eles, comprar bens a crédito, pagamento de funcionários é registrado como contas a pagar.
Uma conta a pagar refere-se ao passivo devido a um credor por bens e serviços adquiridos a crédito ou por conta. Basicamente ele lista as dívidas de curto e longo prazo e os passivos atuais de uma organização. Dívidas e obrigações, como aluguéis e folha de pagamento de funcionários, também estão na categoria de contas a pagar.
E como é esperado para uma conta de passivo, ele normalmente terá um saldo de crédito.
Assim, quando uma fatura do fornecedor é registrada, ela será creditada e outra conta deve ser debitada (conforme exigido pela contabilidade de dupla entrada).
Quando essa fatura é paga, o contas a pagar será debitado e o dinheiro será creditado.
Portanto, o saldo de crédito em contas a pagar deve ser igual ao valor das faturas de fornecedor que foram registradas, mas ainda não foram pagas.
É a mesma coisa que contas a receber?
Por mais que o nome possa ser um pouco parecido, ela representa uma operação totalmente diferente.
Contas a receber é uma conta de ativo atual que controla o dinheiro que terceiros lhe devem.
Mais uma vez, esses terceiros podem ser bancos, empresas, pessoas que a quem você emprestou dinheiro ou mesmo suas vendas á prazo.
Então, um exemplo comum de contas a receber são os direitos de receita com base no produto que você vendeu em 3 parcelas.
Como criar contas a pagar?
As contas a pagar são listadas no livro-razão de uma empresa na categoria de passivos atuais.
O departamento financeiro credita contas a pagar quando a empresa recebe uma fatura ou uma dívida de um credor e debita quando a fatura que o credor é paga.
Em muitos casos, realizar uma auditoria é necessária para manter adequadamente os registros contábeis da empresa. No caso, essa auditoria é uma análise abrangente de todas as atividades relacionadas a uma transação específica.
Uma compra de bens e serviços deve ser registrada como recebida e o pagamento de tais contas deve ser contabilizado.
Normalmente o contas a pagar contém os seguintes dados:
Nome do fornecedor: O nome da organização que você deve para o fornecimento de mercadorias e serviços;
Número da conta: O número da sua conta da empresa para faturamento;
Número da fatura: O número da fatura para que você possa cruzar os números registrados e garantir uma contabilidade precisa;
Tipo de despesa: A natureza dos bens e serviços adquiridos
Data de recebimento da fatura: A data em que você recebeu a fatura do fornecedor.
Prazo de pagamento: É quando a fatura deve ser paga.
Status: A fatura foi paga, passou da data de entrega ou ainda está pendente
Qual sistema de contabilidade implementar?
O registro adequado dos débitos e créditos em um negócio leva a empresa a um patamar melhor de gestão, sendo mais eficiente e financeiramente seguro.
Um passo importante ao abrir um negócio é que você deve decidir sobre o sistema de contabilidade para implementar no acompanhamento de suas finanças.
Assim, contadores da empresa ou, às vezes, contratados independentes podem manter os dados contábeis em ordem.
Há dois sistemas contábeis que normalmente são utilizados: Regime de Caixa e Regime por Competência.
Este é um sistema de contabilidade baseado em dinheiro que enfatiza o fluxo de caixa.
As transações registradas nos livros contábeis do negócio são apenas aquelas que envolvem remessa imediata de dinheiro.
Faturas, e ordens de compra não são registradas em despesas ou receita. As contas a pagar não são listadas nos livros da empresa, pois somente o fluxo de caixa real no período em análise é registrado.
O regime de caixa é geralmente utilizado por empresas de pequena escala que lidam com transações de dinheiro instantâneas.
O principal benefício de administrar um sistema baseado no caixa é o fato de que o fluxo de caixa real e as capacidades financeiras reais da empresa podem ser medidos, em contraste com um sistema baseado em provisões em que as faturas e contas não pagas são registradas nos livros da empresa.
Esse sistema é utilizado por causa da natureza simples e implica aos contadores manter um sistema de contabilidade de entrada única. Existem apenas duas entradas que o contador deve acompanhar:
Cash Inflow – o dinheiro que a empresa ganha, registrado após o recebimento do dinheiro.
Cash Outflow – contém todas as transações em dinheiro que a empresa realiza.
Instrumentos como notas promissórias, faturas e despesas faturáveis ​​não são registradas em um regime de caixa.
Da mesma forma, termos como contas a pagar, negociações a pagar e contas a receber não são contabilizados na conta de despesas ou na conta de receita da empresa.
Apenas as transações com fluxo de caixa real são registradas durante o período em análise.
Um negócio que busca expandir seu portfólio não pode utilizar esse regime por muito tempo, porque o crédito é uma parte essencial de todos os negócios bem-sucedidos.
Esse sistema se baseia em rastrear receitas e despesas, registrando detalhes de ambos no momento em que são incorridos, não no momento do fluxo de caixa, ou seja, as transações são registradas como receitas ou despesas no momento em que são formalmente acordadas, e não no dia em que o dinheiro real é pago ou recebido.
Esse sistema é empregado por organizações de médio a grande porte, em contraste com o regime de caixa que é usado por varejistas e pequenas empresas.
Ele tem a vantagem de apresentar um quadro financeiro claro da empresa em análise. Com a consideração dos prazos de faturamento e fatura, uma empresa pode prever com precisão sua situação financeira no final de um período financeiro.
Contas a pagar e contas a receber são pilares em um sistema baseado em regime de competência. Contas a pagar é o dinheiro devido aos credores, enquanto contas a receber é o dinheiro devido a empresa pelos devedores.
Embora o sistema contábil baseado no regime de competência seja considerado o método mais eficaz de contabilidade, ele tem a desvantagem de não fornecer uma representação precisa do fluxo de caixa real do negócio.
Importância do contas a pagar
O acompanhamento das contas a pagar de uma empresa é essencial para manter as finanças do negócio bem contabilizadas e evitar um pesadelo contábil.
As contas a pagar de uma empresa devem ser bem rastreadas e pagas pelos seguintes motivos:
Evitar taxas de pagamento atrasado e multas devido a violações de condições de pagamento
Garantir o relacionamento comercial contínuo com os credores
Impedir a fraude financeira
Um bom controle das contas a pagar vai garantir a saúde da sua empresa e também pode fornecer alguns insights poderosos, como por exemplo qual é o momento ideal para tomar crédito para alavancar seu capital de giro.
Como dito anteriormente, esse processo de tomada externa é uma parte essencial de todos os negócios bem-sucedidos.
É o seu uso correto que vai levar sua empresa para o próximo nível.
E quando decidir que é a hora certa para você, pode contar com a Finpass.
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Agora, aproveitando o assunto, como anda o controle das suas finanças?
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