A gestão na nuvem • bhbit | Soluções para o Terceiro Setor
Um dos fatores que geram mais dúvidas atualmente em relação à adoção do sistema de gestão na nuvem é o que se refere à segurança de informações e dados confidenciais da empresa. O fato desses documentos estarem disponíveis através de uma plataforma online de fácil acesso e também estarem, de certo modo, fora dos domínios internos da empresa, costumam causar reações de incerteza e certa desconfiança. Porém, o conceito de gestão na nuvem não é um experimento novo no cenário corporativo e já existem comprovações reais feitas por especialistas acerca de como a segurança dos dados e arquivos se torna ainda melhor e mais eficiente com a adoção desse sistema.
Isso é possível porque a ferramenta contém dispositivos de salvaguarda que seguem os padrões internacionais de segurança sobre cloud computing como por exemplo o International Organization for Standardization (IOS) e o Secure Socket Layer (SSL).
Outra questão essencial para a melhoria e constante modernização do sistema de segurança das empresas é o backup. Enquanto os métodos antigos demoravam horas e horas para que o backup completo de dados e documentos fosse finalizado, muitas vezes exigindo que várias pessoas permanecessem acompanhando o processo para garantir sua eficácia, em uma abordagem de gestão na nuvem é possível soluções bem mais robustas em termos de backup. Existe a possibilidade que cópias de segurança sejam realizadas de forma automática e em tempo real, portanto, caso ocorram problemas e seja necessário a verificação de dados antigos, é possível acessá-los de forma simples e rápida bastando apenas um dispositivo com acesso à internet.
Quando o assunto é a implantação de novas tecnologias e sistemas mais modernos, é comum que muitos pensem que isso requer investimentos altos para conseguir tais inovações. Todavia, esse não é o caso de sistemas voltados para uma gestão na nuvem. Na maioria dos cenários, com um pequena mensalidade já é possível adotar um sistema na nuvem e rapidamente fazer uso da ferramenta. Diferentemente dos sistemas antigos, nos quais eram necessários altos investimentos em aquisição de licenças e infraestrutura, tais como, servidores e roteadores. Além do processo de implantação ser na maioria das vezes moroso, podendo levar algumas semanas ou até mesmo meses.
Outro fator que faz a diferença na diminuição dos custos é a redução dos gastos operacionais. Com a gestão na nuvem, a empresa se limita a gastar apenas pelo espaço que utiliza na plataforma online. Além disso, existe a possibilidade de se aumentar o espaço de armazenamento sempre que for necessário, por valores bem abaixo dos sistemas tradicionais.
Com a adoção do sistema em nuvem para o armazenamento de arquivos e documentos, se torna possível que os funcionários trabalhem de qualquer lugar que estejam, do escritório, de casa, durante uma viagem à trabalho e até mesmo do avião, desde que se tenha acesso à internet. Todos os documentos disponíveis nessa plataforma online podem ser modificados, atualizados e compartilhados a qualquer momento por aqueles que tiverem acesso ao material. Desse modo, a combinação desses fatores contribui para uma maior interação entre a equipe, além de tornar a comunicação mais rápida e eficiente.
É normal que nas empresas existam certas alterações durante o mês no volume de armazenamento utilizado. Nesse caso, a gestão na nuvem é o sistema ideal pois é capaz de se adaptar as demandas da empresa. Um bom exemplo disso são determinados mecanismos de armazenamento online que são gratuitos e só se tornam pagos caso a empresa solicite por mais espaço. Portanto, os gastos mal empregados dos sistemas tradicionais são eliminados e só se paga pelo que se consome.
Outro benefício de um sistema flexível são os novos mecanismos e ferramentas que permanecem disponíveis para serem testados a qualquer momento. Através de poucos comandos, é possível habilitar o que será transportado para a plataforma online ou permitir que os usuários testem novos módulos e decidam se eles serão ou não anexados ao sistema.
Antigamente, para se manter um sistema complexo com tantas ferramentas à disposição, seria necessário possuir uma equipe de funcionários especializados em tecnologia da informação para a manutenção e solução de erros e possíveis problemas encontrados. Todavia, com o sistema online é possível que a empresa conserve essa ferramenta de forma muito mais simplificada pois as atualizações são feitas de maneira automática.
No geral, essas atualizações ocorrem semanalmente e a manutenção dos mecanismos e servidores acontecem em uma base diária. Isso é possível porque a estrutura desse sistema é utilizada por um número cada vez maior de empresas e usuários, o que contribui para que ele permaneça sendo constantemente atualizado e melhorado.
Todas essas características demonstram o imenso potencial de crescimento da gestão na nuvem no decorrer dos próximos anos.
De acordo com uma pesquisa realizada pela International Data Corporation, líder em consultoria e inteligência de mercado, os investimentos públicos e privados no sistema de cloud computing irão continuar crescendo à médio prazo, e os postos de trabalho no ramo também devem aumentar consideravelmente, comprovando que essa é uma tendência estável e duradoura.
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