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16/07/2015 07:11
O sucesso da gestão de um projeto não é causado por sorte. Na verdade, isso é a soma de vários fatores que convergem para este objetivo, dentre os quais podemos citar planejamento, organização, dedicação do time, acompanhamento de métricas, um cronograma bem definido e tantas outras coisas.
Por outro lado, muitos empresários não percebem que o cerne da gestão de um projeto é o gerenciamento do seu escopo. É o escopo que define todo o trabalho que precisará ser desenvolvido e, também, é através dele que se consegue ter uma visão do todo do projeto, bem como entender se ele está alinhado aos objetivos da empresa.
Abaixo cito quatro pontos que servem como guia para o gerenciamento do escopo de um projeto.
A fase de planejamento do escopo é crucial para o sucesso do projeto como um todo. É nessa fase que são definidos os objetivos, as métricas, validações, controles, parceiros e agentes envolvidos. É também neste momento que o gerente do projeto precisa ser escolhido de acordo com as aptidões necessárias para o desenvolvimento da tarefa.
Um planejamento mal feito irá impactar em todo o resto do projeto, dessa forma não se preocupe com o tempo gasto na fase de construção e nas diversas reuniões. O fundamental aqui é chegar em um resultado que deixe todo o time bem orientado e integrado ao início do projeto.
Aumentar o faturamento, diminuir os gastos, incrementar o lucro são três objetivos comuns a todas as empresas, mas eles pouco acrescentam ao escopo de um novo projeto. É complicado mensurar o sucesso de um projeto apenas por um objetivo final, pior ainda quando ele pode ser influenciado por todos os outros setores da empresa.
Assim, crie objetivos específicos para cada fase do escopo. Divida esses objetivos em metas menores ou tarefas. Alinhe-os com o restante do time e veja se todos estão de acordo. Criar objetivos inalcançáveis na esperança de obter um resultado mágico apenas servirá para desmotivar seu time.
Verificação e métricas
Tão importante quanto planejar e definir os objetivos do escopo, é escolher as verificações e métricas do processo. Muitos projetos não possuem uma clara visão do seu andamento ou do seu sucesso: uns por serem complexos demais, outros porque apenas irão gerar resultado em longo prazo.
Dessa forma, estabeleça métricas de acordo com o perfil do projeto e do escopo. Faça verificações periódicas e permita que os profissionais envolvidos tenham acesso aos resultados.
Para que o gestor possa cobrar maior dedicação ou envolvimento é fundamental que ele mesmo seja parte atuante desses resultados.
Controle e melhorias
Por fim, una às métricas e verificações a um modelo de controle de qualidade e melhorias ao escopo. Incrementar o projeto com esse tipo de controle facilitará a entrega de melhores resultados, seja na forma do projeto em si ou de outros objetivos estabelecidos no escopo.
Da mesma forma, as melhorias servirão como pequenas correções ao escopo original para que o resultado final esteja de acordo com os objetivos da empresa.
Cada uma dessas etapas tem papel fundamental para o sucesso do seu projeto. Por isso, não negligencie nenhuma delas ao fazer o gerenciamento do escopo. E lembre-se, entender todo esse cenário é papel do gestor, mas isso será possível se todo o trabalho estiver embasado em um bom escopo.