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MODELO PARA ELABORAÇÃO DO PLANO DIRETOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (1º VERSÃO)
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Roberto Alencar de Andrade
1 MODELO PARA ELABORAÇÃO DO PLANO DIRETOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (1º VERSÃO) Abril/2008
2 AGRADECIMENTOS Aos consultores do SEBRAE pelo pronto atendimento e pelas informações prestadas durante o período de coleta de informações. Em especial a Sra. Cristina Vieira Araujo, Gestora da Unidade de Indústria Gráfica que informou todos os gestores de cada segmento sobre a importância do nosso trabalho, facilitando o contato e as reuniões. Às Associações de Classe que nos receberam e prestaram informações sobre cada segmento alvo do nosso trabalho. À equipe da SOFITEX que fez os primeiros contatos com o SEBRAE/DF, que participou de algumas reuniões, disponibilizando informações que facilitaram no processo de coleta e análise dos dados. 2
3 ÍNDICE 1. OBJETO INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO OBJETIVOS E JUSTIFICATIVAS O MODELO DO PLANO DIRETOR DE TI CARACTERIZAÇÃO DE CADA SEGMENTO CONSIDERAÇÕES GERAIS...28 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...29 ANEXOS 3
4 1. OBJETO O objetivo da elaboração de um Plano Diretor de Tecnologia da Informação PDTI é fornecer uma visão completa do ambiente atual de Tecnologia da Informação e ao mesmo tempo compará-lo a cenários alternativos que possam otimizar o retorno dos investimentos já feitos e dos ainda a serem realizados. Em muitas empresas as decisões de TI são tomadas de forma isolada, por diferentes motivos e pessoas dentro de sua estrutura. Assim, normalmente, o planejamento estratégico e tático integrado do ambiente de TI é colocado em segundo plano, ou nem mesmo é realizado. O objeto deste trabalho é a elaboração de requisitos (conteúdos que devem constar do PDTI) para compor os Termos de Referência - TRF dos seis Modelos de Governança, aprovados pelo Programa de Estímulo ao Uso de Tecnologias da Informação em Micro e Pequenas Empresas - PROIMPE para os seguintes setores econômicos prioritários: Pequenos Hotéis e Pousadas; Indústria Gráfica; Indústria do Vestuário; Madeiras e Móveis; Autopeças e Agricultura Orgânica. O PROIMPE tem como objetivo promover o aumento da competitividade das MPE através do estímulo à inclusão digital, além de promover o desenvolvimento do mercado para Micro e Pequenas Empresas - MPE fornecedoras de serviços e soluções de softwares. O PROIMPE é um programa amplo, envolvendo desde a criação de um portal e de um catálogo eletrônico, a capacitação das MPE no uso de softwares de gestão empresarial (ERP), das redes de serviços (assistência técnica) em todo o país, a sensibilização para a importância da TI e o entendimento da mesma, o estabelecimento do Modelo de Governança e estabelecer meios de acesso ao crédito para aquisição de hardware, software e serviços de consultoria para informatização. Além do SEBRAE, são parceiros do Programa a FENAINFO Federação Nacional das Empresas de Serviços Técnicos de Informática e Similares, a SOFTEX Associação para a Promoção da Excelência do Software Brasileiro, a ASSESPRO Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação Software e Internet e o BANCO do BRASIL. O PROIMPE foi aprovado na Reunião Ordinária da Diretoria Executiva - DIREX do SEBRAE Nacional em 16/01/2007. Cabe ainda salientar a existência do programa elaborado pelo SEBRAE conhecido como Programa de Arranjo Produtivo Local - APL, que são aglomerações de empresas localizadas em um mesmo território, que apresentam especialização produtiva e mantêm algum vínculo de articulação, interação, cooperação e aprendizagem entre si e com outros atores locais tais como governo, associações empresariais, instituições de crédito, ensino e pesquisa. Esse programa considera a dinâmica do território em que essas empresas estão 4
5 inseridas, tendo em vista o número de postos de trabalho, faturamento, mercado, potencial de crescimento, diversificação, entre outros aspectos. O programa irá permitir a conexão com os mercados, a sustentabilidade por meio de um padrão de organização que se mantenha ao longo do tempo, a promoção de um ambiente de inclusão de micro e pequenos negócios em um mercado com distribuição de riquezas, e a elevação do capital social por meio da promoção e a cooperação. A APL engloba itens como Promoção e Marketing (feiras, pesquisas, promoções, etc.), Tecnologias (gestão de qualidade, desenvolvimento de novos produtos, etc.), capacitação de pessoal (capacitação gerencial, formação profissional, etc.), financeiro (créditos, fontes de financiamento, serviços financeiros, etc.), infra-estrutura e administração (assistência jurídica, folha de pagamento, etc.). Por isso, desde já sugerimos que as consultorias responsáveis pela elaboração do PDTI tenham conhecimento do documento Plano de Ação do Arranjo Produtivo Local de Tecnologia da Informação e quais segmentos ou grupo de empresas participam deste programa. 5
6 2. INTRODUÇÃO A Tecnologia de Informação nasceu com o uso dos computadores nas empresas e organizações. Antes do processo de mecanização do fluxo e tratamento das informações, elas eram produzidas em documentos como memorandos e relatórios, tratadas na forma de planilhas e tabulações, datilografadas ou até mesmo escritas à mão e distribuídas por malotes internos às empresas ou por via postal. Com o advento dos computadores as primeiras áreas das empresas a serem beneficiadas foram as responsáveis pelo tratamento maciço de informações de cunho administrativo, como os setores de contabilidade, patrimônio, pessoal, estoque, etc. As informações eram bem conceituadas e solidamente enraizadas na cultura da empresa e o seu tratamento era bastante simples. Nessa fase nasceram os centros de processamentos de dados com suas equipes de profissionais capazes de administrar estes ambientes. Com a sofisticação dos mercados e das empresas, tornou-se necessário mecanizar determinados setores para que a informação chegasse de forma mais rápida e eficaz para agilizar a tomada de decisão. Nesses setores as informações eram bastante nebulosas e altamente mutantes assim como as formas de tratamento e manipulação que se alteram com elevada rapidez (são genericamente denominados de sistemas de apoio gerencial ou "não estruturados"). Nesse momento da história difunde-se o uso da informática através de terminais e microcomputadores. A modernidade das relações entre empresas e sociedade impõe a integração dos vários sistemas de informação, tanto os sistemas estruturados como os não estruturados, e a concentração na real vocação da Tecnologia de Informação como sustentáculo básico para o sucesso das empresas e organizações. Devemos observar que, apesar da forte aderência entre Tecnologia da Informação e os computadores, não há, necessariamente, uma relação de interdependência completa entre essas duas áreas do conhecimento. A Tecnologia da Informação tomou um grande impulso e viabilizou-se com as tecnologias de comunicação e computação, ficando conhecida como teleinformática. Antes da revolução da computação as informações eram tratadas manualmente e na velocidade que era possível. As diferenças conceituais e de valores poderiam ser acertadas com a correção (feita à mão) sobre o próprio relatório. A introdução de equipamentos automáticos dificultou esse artesanato e impôs um rigoroso controle de qualidade sobre a informação circulante na empresa. No futuro a Tecnologia de Informação estará tão enraizada em todas as tarefas da empresa que não poderemos mais distingui-la isoladamente. Paradoxalmente, a evolução tecnológica provocada pela TI levará ao seu desaparecimento como setor individual dentro das organizações. 6
7 Ainda hoje é necessário que as empresas mantenham estruturas dedicadas ao gerenciamento da Tecnologia de Informação face à complexidade de utilização e manipulação desta tecnologia. Com a evolução tecnológica que estamos assistindo podemos afirmar que, muito em breve, o uso da tecnologia de informação, principalmente os computadores e seus periféricos, estará tão simples que não necessitaremos de especialistas para auxiliar-nos. Neste momento não haverá mais a necessidade das empresas manterem equipes próprias de informática para assessorar seus usuários. Mesmo com a simplificação operacional descrita no parágrafo anterior será necessário o auxílio de especialistas para a aquisição, instalação e manutenção do parque de equipamentos e sistemas. Essa manutenção deverá ser oferecida por empresas especializadas em oferecer soluções integrais para cada segmento e focadas no porte de cada empresa. O Plano Diretor da Tecnologia de Informação decorre de um estudo de viabilidade necessário para moldar a empresa para os próximos anos na utilização dos recursos de informática e buscando sempre a modernização e eficiência técnica e administrativa. Uma administração preocupada com o PDTI é uma empresa moderna que utiliza princípios de racionalização, uniformidade e qualidade, criando uma política voltada para o sucesso. Podemos ainda afirmar que o PDTI visa orientar a empresa no uso correto da tecnologia da informação com foco na gestão. A gestão de tecnologia da informação propiciada pelo PDTI pode ser definida como o desenvolvimento de um processo estruturado e controlado, voltado para o alinhamento das necessidades organizacionais, sejam elas no âmbito da competitividade de mercado sejam na forma de execução de seus processos, com a introdução, na empresa, das inovações tecnológicas mapeadas e avaliadas como habilitadoras para a geração dos produtos e serviços, internos ou externos e mantém aquelas já em funcionamento. Em outras palavras, podemos dizer que a Gestão de Tecnologia da Informação consiste em um processo gerencial-operacional composto dos seguintes estágios: Mapeamento de necessidades e oportunidades de tecnologia; Prospecção de tecnologias; Avaliação de tecnologias; Disseminação de tecnologias; Aplicação (Absorção) de tecnologias; Monitoramento/gestão de tecnologias 7
8 O trabalho está dividido em sete capítulos, conforme descrição sucinta abaixo: O capítulo 3 apresenta uma contextualização para a problemática da informatização nas Micro e Pequenas Empresas. O capítulo 4 apresenta o objetivo geral e os objetivos específicos do trabalho em questão. O capítulo 5 discrimina e descreve uma metodologia apropriada para a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia de Informação. O capítulo 6 apresenta uma caracterização, ainda que incipiente, para cada segmento que foi selecionado como foco do trabalho. No capítulo 7 estão as considerações finais. 8
9 3. CONTEXTUALIZAÇÃO Estima-se que dos 4,1 milhões de empresas existentes no Brasil atualmente, aproximadamente 4 milhões (98%) sejam Micro e Pequenas Empresas - MPE. As MPE são responsáveis por 21% do PIB brasileiro; 57,2% da força de trabalho que possui carteira assinada e também por 26% da massa salarial (MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2004) Bergamashi (2004), por exemplo, analisou os gastos com a Tecnologia da Informação - TI de 228 empresas localizadas em São Paulo, identificando que as pequenas empresas comprometem maior percentual do faturamento médio com a TI (3,78%) do que as grandes (3,19%) e médias empresas (1,16%). Ainda assim, um argumento bastante defendido pelos executivos das MPE, para não utilizarem computadores nas empresas onde atuam, é que a TI é extremamente complexa e representa um elevado custo para os seus negócios (MORAES et al., 2004). Empresas de hardware e software vêem as MPE como um novo e atraente segmento de mercado, desenvolvendo uma linha bastante diversificada de produtos. Para Prates e Ospina (2004), na maioria das empresas, a adoção da TI surge em função de uma necessidade derivada de objetivos organizacionais pré-estabelecidos para solucionar algum problema organizacional ou mesmo manter a empresa operando. A necessidade de integração, a melhoria do controle organizacional, uma vantagem relativa, a manutenção e/ou aumento da sua participação no mercado, a redução de custos, dentre outros, podem motivar os executivos a investirem em diferentes TIs. O próprio sentimento do microempresário de que precisa investir em informática para que sua empresa possa continuar no mercado pode influenciar na decisão de adquirir uma tecnologia, mesmo que esta não seja direcionada de forma tão racional, ou ainda, orientada por objetivos de eficiência técnica (TEO et al., 2003). Falta de habilidade dos usuários e os fatores econômicos para aquisição de TI ou para atualização de hardware e software são os principais inibidores do crescimento da utilização da informática nas MPE, mesmo com a constante queda nos preços de aquisição. Verificou-se que as MPE são motivadas principalmente por quatro diferentes fatores: necessidade interna, pressões externas, utilidade percebida e presença de um ambiente organizacional adequado. Destes, as pressões externas e o ambiente organizacional aparecem como os principais motivadores, especialmente pela exigência dos negócios e pela grande concorrência existente. Interessante foi o fato de os mesmos motivos terem sido apontados pelos executivos das MPE não informatizadas como as principais razões para sua não adoção percebendo que a TI não é necessária porque a concorrência não lhes preocupa ou porque os clientes e fornecedores parecem não sentir falta da TI para a realização das operações rotineiras da empresa; e ainda pela empresa não estar bem estruturada para utilizar a TI, por falta de recursos financeiros, materiais ou de pessoal qualificado. 9
10 A situação menos favorável apresentada pelas Micro e Pequenas Empresas advém do fato delas não possuírem um Planejamento de Informática que atenda às suas necessidades atuais e futuras. Estão desprovidas de ferramentas adequadas de TI e frequentemente deparam com problemas (que, em tese, não deveriam existir) como os exemplificados abaixo: Demora na realização de algumas tarefas simples, como redigir um relatório; Dificuldades de consulta, controle, busca e armazenamento de dados, podendo resultar até mesmo em perda de dados; Informação e comunicação deficitárias. A identificação da necessidade de informatização e elaboração de um Plano Diretor de Informática pode acarretar numa significativa melhora nos procedimentos operacionais e na tomada de decisões, gerando uma melhor prestação de serviços por parte dessas empresas. Dessa forma, este trabalho busca prover meios para dinamizar as atividades das empresas, por meio de um plano de informatização, resultando numa maior eficiência dos serviços prestados. 10
11 4. OBJETIVOS E JUSTIFICATIVAS O uso de computadores nas empresas tem sido cada vez mais freqüente devido a sua capacidade de armazenar, processar e disponibilizar dados. Isto leva à necessidade de enorme confiabilidade por parte do ambiente de TI, à necessidade de acelerar a consolidação dos resultados e de um maior desempenho em meio à competição globalizada. A Tecnologia da Informação é um aspecto primordial na reformulação das organizações, acarretando em investimentos na área de informática e comunicações, gerando vantagem competitiva e outros benefícios estratégicos às empresas. Além disso, a tecnologia da informação é utilizada para automatizar processos repetitivos, cortar custos e melhorar o relacionamento com os clientes. Sendo a Tecnologia da Informação tão importante para as organizações, torna-se necessário entender as atividades empresariais. Para fins de clareza e referência iremos agrupar e considerar essas atividades e processos em três grupos que já se tornaram clássicos: Planejamento Estratégico ou Gestão - O planejamento estratégico é o responsável pela tomada de decisão relativa aos objetivos, metas, recursos, planejamento e controle da organização. Geralmente a quantidade de julgamento no processo decisório é muito alta e é representada pela alta administração. Controle Administrativo - Esse é representado pelo corpo gerencial. A sua intenção é garantir que os recursos da organização sejam utilizados de modo coerente aos objetivos. Controle de Operações - O controle operacional é onde se garante que as atividades serão executadas de modo efetivo e eficiente. CAMPOS FILHO (1994) desenvolveu uma representação conceitual dos sistemas de informação onde as práticas de trabalho das organizações desempenham um papel primordial na elaboração de um PDTI. Este modelo será explorado no próximo capítulo quando for discutido o modelo mais adequado para a elaboração do PDTI. Objetivo geral deste trabalho: Elaborar um modelo para Plano Diretor de Informática para as Micro e Pequenas Empresas que atuam nos segmentos de Pequenos Hotéis e Pousadas, Indústria Gráfica; Indústria do Vestuário; Madeiras e Móveis; Autopeças e Agricultura Orgânica, visando atender às suas necessidades do ponto de vista do gerenciamento da informação e, se possível e pertinente, da automação de processos. Objetivos específicos: 11
12 Elaboração do Modelo para o Plano Diretor de Tecnologia da Informação; Apresentar uma visão sucinta de cada segmento para melhor compreensão das semelhanças e peculiaridades; Levantamento qualitativo dos recursos de processamentos de dados eventualmente já existentes; Levantamento qualitativo dos sistemas administrativos, gerenciais e de suporte à produção, eventualmente já existentes; Levantamento qualitativo das oportunidades de inserção de recursos de TI que sejam pertinentes ao universo das micro e pequenas empresas consideradas pelo PROIMPE; Apontar os setores que necessitem de sensibilização em relação ao potencial da Tecnologia da Informação; Apontar as necessidades de treinamento para os setores que já utilizem recursos de TI. São benefícios de se ter um PDTI: Ter em mãos uma visão atualizada do ambiente atual da Tecnologia da Informação e, ao mesmo tempo, compará-lo a cenários alternativos que possam otimizar o retorno dos investimentos já feitos e dos ainda a serem realizados; Capacidade para tomar decisões com segurança sobre modificações, melhorias ou acréscimos em sua estrutura de TI. Ter ao seu alcance opiniões embasadas de especialistas de cada uma das áreas estudadas, permitindo fazer as comparações necessárias entre a situação atual da sua estrutura de TI e as necessidades futuras. Subsídio para o planejamento da estrutura de TI, inclusive com estimativas de orçamentos a serem investidos em projetos prioritários. Uma vez adotas as práticas e procedimentos enumerados no PDTI, ter mais tempo das pessoas na organização para realização de atividades chave e foco no crescimento do seu negócio, em vez de alocar tempo na solução de problemas de TI. Em resumo, o trabalho visa ainda fornecer aos demais consultores que irão elaborar o Plano Diretor de Tecnologia de Informação um Modelo de Documento e uma maior compreensão dos seis segmentos frutos do trabalho, de tal forma que todos os futuros PDTI possam ser feitos tendo como referência um modelo comum. O trabalho de levantamento aqui feito é um subsídio inicial para os demais futuros consultores, mas não é o bastante para uma adequada compreensão de cada segmento. Por conseguinte, quando da elaboração do PDTI, essa atividade deverá, necessariamente, ser precedida de aprofundada pesquisa e levantamento de dados, através de visitas e entrevistas junto aos setores pertinentes do SEBRAE, junto aos respectivos órgãos de classe e a um conjunto de empresas que representem cada setor de atuação. 12
13 5. O MODELO DO PLANO DIRETOR DE TI O modelo aqui proposto para o desenvolvimento do documento Plano Diretor de Tecnologia da Informação foi baseado naquele apresentado por CAMPOS FILHO, Dentre outras coisas, por meio deste modelo, é possível visualizar se as práticas de trabalho estão no centro do sistema de informação. Assim, além da qualidade da informação, dos recursos humanos necessários e adequados, e da utilização da tecnologia da informação para o processamento das informações, percebe-se que os sistemas de informação devem estar incorporados às práticas de trabalho da organização. Esse é inclusive o fator para verificar o sucesso ou não de um sistema de informação. Portanto, verifica-se a importância de conhecer as práticas de trabalho das organizações, antes de se proceder qualquer tipo de implantação de sistemas de informação. No caso específico do Plano Diretor de Tecnologia da Informação, o conhecimento do negócio e das práticas de trabalho das Micro e Pequenas Empresas, são passos essenciais. O modelo proposto por CAMPOS FILHO (1994), e que consideramos uma referência muito adequada, apresenta os seguintes tópicos básicos: Objetivos e Planos Gerais da Empresa; Plano Diretor de Sistemas; Recursos de Processamento de Dados; Filosofia e Projetos de Custos-Benefícios; Recursos Humanos; Infra-estrutura da área de sistemas: organização, metodologias, padrões e práticas de trabalho. A metodologia aqui apresentada teve como base ainda o modelo apresentado por BIO (1994) que descreve um modelo específico para o desenvolvimento do Plano Diretor de Sistemas, que, no nosso entendimento, pode ser uma complementação ao modelo apresentado por CAMPOS FILHO. De acordo com BIO (1994), diversos fatores são exigidos para o desenvolvimento do Plano Diretor de TI. Entre elas, destacam-se o conhecimento das características, estrutura e necessidades da empresa, conhecimento e avaliação dos sistemas existentes, exame dos recursos de processamento de dados existentes/requeridos, considerações de prioridades, custos, benefícios, recursos humanos, aspectos políticos, etc. Isto é interessante, pois está de acordo com o modelo conceitual desenvolvido por CAMPOS FILHO (1994). 13
14 Ainda, tomaremos como referência, a metodologia apresentada por PRISCILLA OPPENHEIMER na elaboração de um Projeto de Rede, conhecida como Top-Down. Na metodologia são definidas quatro fases Levantamento de Informação, Projeto Funcional, Projeto Físico e Documentação e que se aplicam em parte a qualquer documento que exija uma lógica de trabalho a partir da análise das aplicações. Com base nestes três trabalhos, optamos por um modelo misto que engloba parte do modelo definido por CAMPOS FILHO, por BIO, que tem um foco em sistemas, e por PRISCILLA OPPENHEIMER com foco em redes, o que nos permitiu chegar ao seguinte modelo para a elaboração do PDTI, atendendo às necessidades específicas das Micro e Pequenas Empresas: Estudo do ambiente de negócios da empresa; Metodologia de Desenvolvimento/Aquisição de Sistemas; Modelo da Tecnologia da Informação; Recursos de Processamento de Dados; Gestão do Ambiente; Segurança do Ambiente; Documentação. A seguir será descrita cada fase do Plano Diretor da Tecnologia de Informação aplicada às Micro e Pequenas Empresas, conforme o foco do PROIMPE: 5.1. Estudo do Ambiente de Negócios da Empresa Nesta primeira fase, o objetivo principal é compreender o ambiente de negócios no qual a micro ou pequena empresa está inserida. Assim, informações acerca dos seus produtos e/ou serviços, concorrentes, clientes e mercados são importantes para se compreender o modo de atuação da empresa em seu ambiente de negócios. Além disso, é importantíssimo observar como a informática e a informação são vistas dentro da empresa, e as habilidades e dificuldades que apresentam na gestão de tais assuntos. Para uma maior compreensão e caracterização da empresa dentro do seu contexto, é importante que sejam discriminados aspectos tais como: a. Apresentação do Setor Quais são suas peculiaridades. b. Objetivos do Setor Qual é o objetivo geral e os objetivos específicos do setor. c. Área de Atuação Definição clara e concisa da área de atuação. d. Produtos/Serviços Quais são os principais produtos/serviços. e. Concorrentes Quais são os seus maiores concorrentes. f. Limitações e problemas Quais são as limitações e os maiores problemas enfrentados pelo setor. g. Clientes Quem são os clientes, suas características gerais e peculiaridades. 14
15 5.2. Metodologia de Desenvolvimento/ Aquisição de Sistemas É a utilização de técnicas de níveis elevados na construção/aquisição de sistemas, cuja principal característica é a orientação para a gestão na Qualidade da Informação, produzindo sistemas de informação que capacitem seus usuários para bem desempenhar suas funções, contribuindo definitivamente para o alcance dos objetivos finais das empresas. Neste item deverão ser descritas as seis fases do Modelo de Desenvolvimento de Sistemas e que também se aplicam para o caso de aquisição do Sistema, conforme abaixo: Análise da Demanda dos Clientes; Arquitetura Tecnológica do Sistema; Análise dos Módulos de Negócios; Implementação do Módulo; Teste de Aceitação; Instalação e Treinamento. Em cada etapa, serão descritas e detalhadas as atividades, obrigatórias ou recomendadas, que viabilizarão a entrega dos produtos previstos. Nessa etapa, os sistemas básicos considerados primordiais para a empresa e que estão caracterizados para cada setor, serão analisados tanto sob o ponto de vista quantitativo, quanto sob o qualitativo. Assim, após a identificação de todos os sistemas de informação, eles serão analisados em termos de custos, recursos humanos e materiais utilizados, infra-estrutura necessária, satisfação do cliente e qualidade da informação Modelo da Tecnologia da Informação O modelo da Tecnologia da Informação engloba os seguintes aspectos: A Arquitetura Organizacional Discrimina e descreve um modelo funcional para a organização para as atividades inerentes à informática, como manutenção de equipamentos e de sistemas administrativos/financeiros e de negócios. O Modelo Topológico Discrimina e descreve um modelo topológico, quando for o caso, para a rede local e sua conexão com a Internet, envolvendo uma estrutura mínima de rede, composta por equipamentos, estações de trabalho e infra-estrutura física, lógica e elétrica. A Topologia Física diz respeito ao layout físico, meio de conexão dos dispositivos na rede e do modo como estão conectados, ou ligados. Depende do projeto das operações, 15
16 da confiabilidade e do seu custo operacional. Quando se planeja uma rede, muitos fatores devem ser levados em consideração, mas a participação dos nodos (estações) é um dos mais importantes Recursos de Processamento de Dados Esta fase é a continuação natural do processo de elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Aqui, são levantados todos os recursos humanos, de hardware e software necessários para a área de Processamento de Dados. Este é um passo simples e muito importante, pois a identificação adequada dos recursos de processamento de dados evita o gasto desnecessário com recursos de informática. Além disso, permite levantar o perfil técnico dos recursos humanos, facilitando o planejamento de alocação de recursos, contratação de novos profissionais e treinamento e/ou reciclagem necessários para os profissionais da área. Os principais tópicos envolvidos neste item e que devem constar do documento do PDTI são: Infra-estrutura necessária (lógica e elétrica); Recursos de hardware (equipamentos de redes como comutadores, roteadores, servidores, estações de trabalho, etc.); Recursos de software (Sistemas Operacionais e aplicativos de rede); Links para acesso a Internet; Suporte Técnico; Recursos Humanos (contratação, terceirização, realocação e treinamento); Material de apoio e consumo, tais como: CDs, DVDs, papel, cartuchos para impressoras, etc Gestão do Ambiente A boa Gerência de Ambiente de TI, apesar de depender em grande parte de processos, ferramentas e procedimentos, é conseqüência de uma postura polarizada pela visão de prestação de serviços, em que ocorre interação direta e ativa junto ao usuário. Qualquer problema deve ser percebido imediatamente e precisa ser resolvido rapidamente. A Gerência de Ambiente de TI engloba o conjunto de processos responsáveis pela administração e operação dos recursos, servindo de ponte entre o planejamento e as ações executadas. No que se refere aos processos e fluxos que compõem a Gerência de Ambiente de TI, ainda não existe epistemologia estabelecida. Contudo, ao longo do tempo, tem-se percebido que algumas atividades podem ser agregadas de forma a maximizar a qualidade dos serviços prestados. 16
17 Normalmente, o ambiente de TI possui uma grande variedade de equipamentos e sistemas de computação de diferentes tipos e tecnologias, adquiridos de vários fornecedores. Sem um sistema de gerenciamento integrado, o ambiente de TI pode degenerar-se até tornar-se ineficiente. A interoperabilidade é, portanto, fundamental para garantir a necessária integração entre os sistemas de gerenciamento, bem como para prover sistemas que suportem as cinco áreas funcionais de gerenciamento específicas e básicas: Gerenciamento de Falhas, Gerenciamento de Configuração, Gerenciamento de Desempenho, Gerenciamento de Segurança e Gerenciamento de Contabilização. Considerando o porte das Micro e Pequenas Empresas, pode-se afirmar que nem todos os tópicos abordados acima são importantes. No entanto, alguns aspectos devem ser abordados pelos consultores quando da elaboração do PDTI, conforme relacionados abaixo: Gerenciamento de Falhas, no procedimento e acionamento de manutenção preventiva e corretiva; Gerenciamento da Configuração, na manutenção de dados atualizados sobre sistemas, quanto a atualizações de softwares, tais como anti-vírus, sistema operacional, etc. e no controle de vencimento de licenças; Gerenciamento de Segurança, conforme discriminado no item a seguir Segurança do Ambiente A Segurança da Informação consiste em medidas para que o usuário possa fazer uso das informações quando tiver necessidade (disponibilidade) e não ocorram modificações não autorizadas pelo usuário das informações (confidencialidade). As medidas de segurança disponíveis são de quatro tipos: Sociais Administrativas Físicas Lógicas As medidas sociais estão fora do nosso alcance, pois dependem da educação dos usuários como um todo e da evolução dos costumes. A proteção física de documentos faz parte das culturas, bem como a condenação social da rasura de documentos. Frequentemente, infelizmente, isto ainda não é verdade para os meios magnéticos, ópticos e outros. As medidas administrativas são fundamentais, pois devem substituir cada vez mais as regras de conduta em um ambiente para o qual as pessoas ainda não foram educadas. 17
18 Afirmam os especialistas que a maior parte da segurança em um sistema de tecnologia pode quase sempre ser alcançado com medidas não técnicas, tais como controles organizacionais, pessoais, físicos e administrativos. As medidas físicas sempre foram eficientes, entretanto sua eficácia foi reduzida com o advento da teleinformática e do acesso remoto às informações. No entanto, esse item merece toda a nossa atenção. As medidas lógicas de proteção vêm crescendo cada vez mais. Objetivando orientar de uma forma geral os especialistas da área sobre as formas de proteção iniciaram o processo de definição de padrões relativos à segurança, em especial o padrão internacional ISO , parte do Modelo OSI para interconexão de sistemas abertos onde se identificaram, de maneira sistemática, os cinco maiores serviços de segurança da informação: Autenticação: verificação da identidade de uma entidade (computador, software ou usuário humano); Controle de Acesso: verificação a quais recursos do ambiente de TI um usuários autorizados pode ter acesso. Integridade dos Dados: verificação de que o conteúdo dos dados não foi trocado, acidentalmente ou intencionalmente, de maneira não autorizada; Confidencialidade dos Dados: proteção contra a revelação não autorizada de dados; Não-Repúdio, também conhecido como Irretratabilidade: proteção contra a possibilidade de uma entidade negar a realização de uma operação que essa entidade efetivamente realizou. As consultorias quando da elaboração do PDTI devem descrever algumas ações para manutenção dos itens acima, conforme relacionadas abaixo: Descrição de sistemas de cópias de segurança (backup); Descrição de sistemas de autenticação, autorização, principalmente quando da utilização de sistemas Wireless que requerem cuidados especiais; Controle de acesso a sítios da Internet; Replicação de bases de dados; Uso indevido de computadores para trabalhos compartilhados, como jogos, trabalhos particulares, etc. Cuidado no uso indevido de programas. Outros aspectos poderão ser levantados, após um estudo mais detalhado dos sistemas de informática para as micro e pequenas empresas. 18
19 5.7. Documentação O roteiro aqui proposto objetiva tornar mais metódico o procedimento de documentação de um ambiente de TI. Não necessariamente todos os seus passos precisam ser seguidos embora isso seja o recomendado. O importante é que exista algum tipo de documentação do ambiente de TI, de modo que o administrador e seus auxiliares possam recuperar a funcionalidade do ambiente de TI no menor tempo possível quando da ocorrência de algum problema. Em outras palavras, além, obviamente, dos procedimentos e das ferramentas de monitoração e gerência, uma boa documentação é fator fundamental para a minimização do tempo em indisponibilidade. A seguir são discriminados os itens que devem constar da descrição da documentação exigida para um Sistema de Informação: Documentação dos Sistemas Administrativos/Financeiros; Documentação dos Sistemas de Negócios; Documentação da Infra-estrutura; Documentação dos Recursos de Hardware (Equipamentos tais como comutadores, roteadores, servidores, estações de trabalho, etc.); Documentação dos Recursos de Software (Sistemas Operacionais e aplicativos); Documentação dos Canais de comunicação (contatos na operadora, dados do acesso à Internet e de outros links de rede). Para maior visualização do processo como um todo, no anexo 3 é apresentado um fluxograma do modelo proposto. 19
20 6. CARACTERIZAÇÃO DE CADA SEGMENTO Considerando que o trabalho em questão está focado nas micro e pequenas empresas - MPE que atuam nos segmentos de Hotéis/Pousadas, Indústria Gráfica, Madeiras e Móveis, Agricultura Orgânica, Autopeças e Indústria do Vestuário, vamos, antes de caracterizar cada um desses segmentos, inicialmente conceituar o que vem a ser uma micro e pequena empresa. É interessante iniciar definindo, à luz dos ordenamentos jurídicos o que é Microempresa, Pequena Empresa, Média Empresa e Grande Empresa no Brasil. Estes ordenamentos são o Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte (Lei nº 9.841/99) e o SIMPLES (Lei nº /2005), que usam o critério de receita bruta anual. As entidades que atuam com as MPE são o Ministério do Trabalho e Emprego - MTE e o SEBRAE, que definem o porte das empresas pelo número de empregados, conforme tabela apresentada abaixo: Porte das empresas Microempresa Pequena Empresa Média Empresa Ordenamentos Jurídicos Estatuto da MPE R$ ,00 R$ , Receita bruta anual SIMPLES R$ ,00 R$ , Receita bruta anual MTE/RAIS Nº de empregados SEBRAE Indústria Nº de empregados SEBRAE Comércio e Serviços Nº de empregados Fonte: Lei /2005 (SIMPLES) Lei 9.841/1999 (Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte) Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior Ainda, segundo o SEBRAE, grande empresa é aquela com 500 ou mais empregados, na indústria, e com 100 ou mais empregados no comércio ou no setor de serviços. As definições do porte das empresas apresentadas acima são importantes, visto que o SIMPLES (Lei /2005) e o Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte (Lei 9.841/1999) concedem a estas categorias de empresas, ainda que de forma tímida, tratamento jurídico diferenciado e simplificado em questões tributárias, creditícias e burocráticas, entre outros benefícios. Reunidas, as micro e pequenas empresas responderam, em 2002, por 99,2% do número total de empresas formais, por 57,2% dos empregos totais e por 26% da massa 20