EDI para transporte de cargas: confira o guia o guia completo do embarcador!
GKO FRETE / GKO FRETE / Embarcador: confira o guia sobre EDI para transporte de cargas!
A tecnologia é uma forte aliada na modernização de processos. No transporte de cargas, essa modernização surge como diferencial competitivo ou para viabilizar algo que de outra forma seria impossível. O conceito de EDI (Electronic Data Interchange), surgiu para suprir a necessidade de troca de grandes volumes de documentos entre empresas, tendo suas raízes na área militar, como boa parte das inovações ocorridas nos primórdios da Era Digital.
Esse termo, hoje de uso comum no setor logístico e de gestão de transportes, representa todos os tipos de processos que permitem troca de informações estruturadas entre sistemas. Ele visa tornar o compartilhamento de informações entre empresas e clientes um processo mais ágil, permitindo otimizar processos na logística.
Explicamos agora o que é e para que serve o EDI, quais as principais vantagens de sua adoção, como ele é aplicado no transporte de cargas, quais os principais tipos, seus benefícios e vantagens e também como implantá-lo com sucesso. Confira as informações abaixo e tenha uma ótima leitura!
O que é e para que serve EDI?
Para compreender o que é e para que serve o EDI, é importante primeiro entender o que essa sigla significa: EDI é uma sigla para Electronic Data Interchange, que pode ser traduzida por Intercâmbio Eletrônico de Dados.
Ele consiste em uma tecnologia que tem como objetivo viabilizar a comunicação, de forma padronizada, entre sistemas diferentes, de forma a facilitar a integração entre eles. Isso é possível pela utilização de arquivos padronizados e estruturados, permitindo que sistemas distintos possam se comunicar sem problemas e de forma mais ágil e eficiente.
Para isso é adotado o chamado "layout", responsável por determinar qual será o padrão de arquivos gerados e enviados entre os parceiros de negócios. Dessa forma, passa a ser possível integrar os sistemas, como o sistema TMS da empresa embarcadora com o da transportadora.
Para que serve o EDI?
O principal objetivo do EDI é atuar como um facilitador na comunicação entre todos os envolvidos em uma cadeia logística. Essa integração permite obter mais agilidade e eficiência, já que os processos passam a ser executados de forma automatizada, evitando erros manuais.
Além disso, por permitir a transferência de arquivos de um sistema para o outro de forma automática, são reduzidas tarefas manuais, como digitação de informações, causando notável redução nos tempos de processo e também evitando que seja impresso um grande volume de documentos em papel.
Quais as vantagens de adotar-se um modelo de EDI padronizado?
Como uma solução para integrar sistemas distintos e facilitar a comunicação entre as partes envolvidas no processo logístico, é interessante que se utilize um modelo padronizado de EDI, porque isso permite que sistemas diferentes em empresas diferentes partilhem de um padrão de comunicação. Ou seja, ao adotar um "layout" padrão, qualquer empresa poderá desenvolver um sistema que se comunicará com outros por meio dele.
Existem diversos formatos para uso de EDI. No Brasil, consolidou-se na área de transportes o EDI padrão PROCEDA, que recebeu esse nome a partir da empresa que criou uma série de layouts padronizados e que foram adotados por diversos negócios e utilizados para integrar sistemas informatizados, permitindo a geração de indicadores de logística. Cabe observar que o padrão foi criado ainda nos anos 90, e o fato de ter se consolidado, com diversas atualizações desde então, persistindo durante tanto tempo, é um raríssimo case de sucesso entre os padrões de EDI.
Com isso passou-se a usar o termo "EDI padrão PROCEDA", ou simplesmente EDI, para definir os modelos de documentos digitais utilizados pelas transportadoras e embarcadores, sendo que cada um (nota fiscal, conhecimento de transporte, ocorrência de entrega) tem tipos específicos de EDI nesse padrão.
Quais são os tipos de EDI?
Como explicamos, o modelo padrão de EDI mais utilizado no Brasil é o padrão PROCEDA, mas cada tipo de documento dentro do processo logístico exige lidar com dados distintos, de acordo com as necessidades específicas dele.
Você confere abaixo quais são os principais documentos transitam por EDI envolvidos nos processos logísticos.
Em geral, o EDI de notas fiscais é enviado pelo embarcador, já que ele é o dono dos produtos e deve registrar a saída dos itens de seu estoque por meio de um pedido. Nesse documento constam os dados de todas as notas fiscais para um mesmo transportador, permitindo a consulta e análise de forma mais ágil.
No caso do padrão PROCEDA, essas informações constam de um arquivo (o documento digital) denominado NOTFIS. Com ele é possível que a transportadora prepare todas as operações, recebendo as informações necessárias diretamente do sistema do embarcador.
Para conhecimentos de transporte
Já para o conhecimento de transporte (CT, hoje CTe) o nome do arquivo EDI no padrão PROCEDA é o CONEMB. O conhecimento de transporte funciona como a "nota fiscal" da transportadora e serve para auxiliar a fiscalização a garantir a origem e o destino da carga, sendo emitido do transportador para o embarcador.
Para ocorrências de entregas
As ocorrências de entrega permitem acompanhar todo o processo de transporte até a entrega da carga, sendo muito importante para a comunicação e a segurança dos bens transportados. Dentro do padrão PROCEDA, as ocorrências relativas ao processo de entrega transitam no arquivo chamado OCOREN, que também é emitido pelo transportador para o embarcador.
Para documentos de cobrança
No padrão PROCEDA o arquivo utilizado para os documentos de cobrança é o DOCCOB. Ele é composto pelas faturas que sintetizam a cobrança de um ou mais conhecimentos, permitindo uma comunicação mais ágil, transparente e segura entre as partes.
Como o EDI é aplicado no transporte de carga?
O EDI pode ser utilizado em diversos mercados, como indústrias, transportadoras, operadores logísticos, armazéns, dentre outros, mas no transporte de carga, seu principal papel é melhorar a qualidade da comunicação, ganhando agilidade e transparência e reduzindo custos.
Com ele a empresa contratante é capaz de enviar arquivos para a transportadora com informações importantes, como Notas Fiscais, enquanto a transportadora pode informar diversas ações ao longo do processo de entrega. As principais ações informadas por meio do EDI são:
informações sobre as entregas realizadas;
ocorrências relevantes surgidas ao longo do transporte;
relação de conhecimentos de transporte embarcados;
conhecimentos de transportes faturados;
Como é possível perceber por meio da relação acima, o EDI facilita diversas interações entre o embarcador e a transportadora, visando tornar a comunicação mais ágil e eficiente. Além disso, o transporte de cargas se torna mais transparente e seguro para ambas as partes.
Vale destacar que outras informações também podem ser transmitidas por meio do EDI, de acordo com as necessidades específicas do embarcador e da transportadora, sendo que as listadas acima são as mais comuns atualmente.
Quais os benefícios de usar o EDI?
Agora que você já entendeu o que é e para que serve o EDI, as vantagens de adotar um modelo padronizado e também os principais tipos e aplicações, é interessante conhecer também alguns dos principais benefícios de usar o EDI. Listamos alguns deles abaixo. Confira!
O transporte de carga envolve uma série de processos e etapas, que são executados ao longo da cadeia logística. Por isso, é importante que a comunicação entre o embarcador e a transportadora seja eficiente e de qualidade.
Com o uso do EDI, se torna possível facilitar essa comunicação e torná-la mais ágil e eficaz, garantindo dados atualizados e oferecendo mais segurança para ambas as partes.
Acompanhamento mais eficiente de fretes
Outro benefício interessante do uso do EDI é facilitar o acompanhamento dos fretes por parte do embarcador, que passa a obter informações atualizadas da transportadora de forma automatizada e mais ágil.
Além da facilidade para o embarcador, isso também melhora seus índices de satisfação com relação ao serviço da transportadora, o que é benéfico para ambos.
Com a automatização na logística, o número de tarefas realizadas manualmente é reduzido, o que evita que erros humanos, como os de digitação, aconteçam, diminuindo de forma significativa a ocorrência de falhas ao longo dos processos logísticos.
Também é possível destacar que o uso do EDI garante aumento na produtividade, já que ele automatiza a troca de informações, que antes eram feitas de forma manual e com a inserção direta dos dados, garantindo mais agilidade nos processos.
O uso do EDI também permite reduzir custos, já que as informações são atualizadas automaticamente, evitando erros e retrabalho, o que garante maior lucratividade.
Quais as vantagens do EDI para o embarcador?
Não são só as transportadoras que se beneficiam do uso do EDI para transporte de cargas. Os embarcadores também são beneficiados com sua utilização, especialmente nos quesitos de segurança e agilidade. Explicamos abaixo algumas das vantagens do EDI para o embarcador. Confira!
Para o embarcador, ter informações padronizadas é um grande benefício, já que muitas vezes ele conta com diversas transportadoras prestando serviços logísticos. Por isso, receber os dados de forma organizada e padronizada não só facilita a gestão, mas também garante que os processos internos sejam realizados de forma simplificada.
Facilidade na auditoria de fretes
Outro ponto importante para os embarcadores é a auditoria de fretes, sendo que esse processo também é agilizado pelo uso do EDI, já que ele elimina a necessidade de digitação manual dos dados de faturas recebidas das transportadoras.
Isso elimina possíveis erros de digitação, agiliza as operações internas e também diminui o tempo de conferência dos valores de frete das faturas, garantindo que os pagamentos sejam feitos dentro do prazo e de forma segura.
Com a automatização de processos realizados manualmente, como a digitação e a conferência de informações de notas fiscais, conhecimentos de transporte e faturas, os embarcadores garantem maior agilidade nos processos internos, o que também reduz custos de operação.
O uso do EDI também garante o aumento da segurança nos transportes de cargas, já que as informações são enviadas de forma automatizada e permitem acompanhar os processos e etapas do transporte ao longo da cadeia logística.
O que é necessário para implantar o EDI?
Para implantar o EDI nos processos do embarcador, é importante seguir alguns passos para que essa decisão seja tomada de forma eficiente. Listamos abaixo os passos necessários!
Definir os fluxos de informação
É importante definir quais serão as informações trocadas entre os sistemas e como funcionará o fluxo de arquivos.
Definir layouts de arquivos
Como falamos, existem diversos padrões para cada tipo de documento, sendo importante definir quais serão utilizados.
Estabelecer um padrão de comunicação
Nessa etapa, é importante definir qual será o meio de transmissão dos arquivos, como e-mail, FTP, dentre outros.
Combinar a periodicidade
O embarcador e a transportadora devem então definir qual será a periodicidade do envio das informações por meio dos sistemas e padrões estabelecidos.
Configurar os sistemas
Tanto embarcador quanto transportadora devem garantir que seus sistemas são compatíveis com os modelos de EDI adotados.
Capacitar os usuários
É necessário definir e treinar os usuários que utilizarão as ferramentas de EDI, visando garantir sua operação eficiente;
É importante testar as integrações, visando detectar possíveis falhas e para ajustar a utilização do sistema.
Após todas as etapas, embarcador e transportadora podem iniciar as operações utilizando o EDI.
Quais as tendências para a troca eletrônica de informações no mercado de transportes?
Por último, é interessante também conhecer algumas das tendências para o uso de EDI no mercado de transportes. Confira!
Ambientes compartilhados de dados
Consistem em sistemas baseados na nuvem (hospedados na internet) e que permitem que as informações sejam acessadas tanto pelo embarcador quanto pela transportadora em tempo real.
Integrações via web services
O uso de web services (serviços online) também é tendência, usando a internet para integrar os sistemas do embarcador ao da transportadora.
O uso de sensores, como GPS, câmeras e outros equipamentos, conectados à internet, permitem obter dados do processo logístico em tempo real e integrá-los por meio do EDI aos sistemas das empresas.
Como é possível concluir, o uso do EDI no transporte de cargas representa um considerável avanço nos processos e garante mais agilidade e segurança. Para isso, é necessário compreender sua utilização, sua implantação e preparar a empresa para sua adoção.
Além disso, é interessante entender o papel do EDI e sua relação com tecnologias como os web services, a Internet das Coisas e os ambientes compartilhados. Com a modernização como apoio para o transporte de carga logística, é fundamental compreender essa relação.
O que você achou de saber o que é e para que serve o EDI, quais as vantagens de adotá-lo, como é aplicado no transporte de carga, seus principais tipos, benefícios e vantagens e também de entender como implementá-lo? Se você gostou, compartilhe este artigo em suas redes sociais e leve conhecimento para seus amigos!