Consultoria em logística – BPLog
23, junho 2012
A Logística e a Cadeia de Suprimentos a sua volta, tem recebido cada vez mais a atenção dos gestores e investidores das empresas, por se tratar de uma atividade altamente estratégica para os negócios e que interfere diretamente nos resultados da organização. É a partir da atividade logística que surgem alguns dos principais atributos de satisfação dos clientes, destacando-se o prazo de entrega e o preço da mercadoria. Por conta disso, a contratação de serviços de Consultoria em Logística tem se tornado uma prática cada vez mais frequente nas organizações, dos mais diversos segmentos.
Os principais objetivos das Empresas quando agregam um Projeto de Consultoria em Logística dentro das suas atividades são:
Aplicação das melhores práticas do mercado;
Busca da eficiência operacional;
Aumento das receitas.
Usualmente, espera-se que os serviços prestados por uma consultoria tragam um retorno de aproximadamente dez vezes o valor investido.
Para que um Projeto de Consultoria em Logística atenda às expectativas acordadas em sua contratação, algumas premissas e requisitos básicos devem ser cumpridos. A ideia de toda a empreitada deve ser "comprada" pela alta direção, do contrário, os demais níveis da hierarquia não corresponderão a contento às atividades, compromissos e agendas que o projeto demanda.
Todos os envolvidos das áreas que fazem parte do escopo atendido, ou pelo menos a maior parte desse grupo, precisam ter espírito de mudança, pois é mais do que certo que as recomendações sugeridas pela equipe de consultoria mexam diretamente na rotina dos funcionários. É da natureza humana ser inflexível e mudar a rotina, torna-se um dos maiores desafios de um projeto. A empresa deve ser orientada para o crescimento, a modernização e disposta a investir em tecnologia, uma vez que no mercado está cada vez mais disponível e viável adquirir soluções que automatizam os processos logísticos.
Completando esse ciclo das premissas de um Projeto Logístico, é fundamental que a empresa disponibilize recursos humanos para participar ativamente do Projeto, pois o sucesso é construído em conjunto e a continuidade das melhorias na organização, após a desmobilização da consultoria, fica por conta de quem nela permanecerá.
O Projeto de Consultoria em Logística é, basicamente, dividido em cinco etapas:
Negociação do Escopo;
Na fase de diagnóstico busca-se coletar o máximo de informações possíveis da organização por meio de entrevistas com pessoas-chave de cada área, visitas aos locais de trabalho e relatórios de sistema. A finalidade é identificar o que está funcionando bem na Logística e o que precisa e pode ser otimizado. A utilização de ferramentas para execução desse diagnóstico atribui maior confiabilidade e assertividade no desenvolvimento das recomendações de melhorias, portanto, podem ser utilizados questionário, check list ou formulários previamente elaborados. O intuito é avaliar a área de logística de forma quantitativa, sendo possível atribuir pontuações de acordo com rankings de padrão mundial de eficiência operacional. Após a fase de coleta de dados, a equipe de consultores deve imergir em um trabalho interno de tabulação dos mesmos e elaboração das recomendações de melhorias sobre os problemas e oportunidades identificadas na Logística.
Busca-se utilizar o máximo de informações numéricas possível, a fim de mostrar para o cliente qual é a magnitude de seus problemas, quando serão dirimidos e qual o tamanho esforço para saná-los. A qualidade de apresentação do diagnóstico é fundamental para sensibilizar o cliente sobre o projeto de Logística, portanto, a aplicação de recursos como fotos, gráficos, quadros e exemplos de mercado contribuem para a "venda" do projeto. O diagnóstico encerra-se com uma proposta de cronograma de trabalho, onde são dimensionados os prazos e esforços de acordo com a prioridade dos projetos a serem implementados.
Uma etapa intermediária entre a entrega do diagnóstico e a aceitação da proposta para início da implantação é a negociação comercial, para definir o escopo contratado, os preços e os prazos de realização. É bastante usual que os gestores e patrocinadores solicitem tempo para absorver o conteúdo do diagnóstico e discutir internamente a viabilidade de investimento. Nessas discussões, geralmente chegam-se uma das três possíveis decisões:
Contratar integralmente todo conteúdo apresentado no diagnóstico — Dessa forma a empresa confia que 100% dos trabalhos serão implantados com a orientação da equipe de consultoria.
Aceitar parcialmente o escopo da proposta — A empresa deixa parte dos trabalhos a serem conduzidos com a consultoria e outra parte a serem conduzidas por uma equipe interna, sem apoio da consultoria, ou ainda, parte do escopo não ser aceito por não aderir às necessidades do momento da empresa.
Não aceitar — Por questões estratégicas de investimento e/ou por haver conhecimento interno suficiente para dirigir totalmente o projeto, sem apoio da consultoria.
Após definidas todas as questões comerciais e a delimitação do escopo a ser executado, o primeiro passo da fase de implantação é reunir as pessoas envolvidas diretamente no projeto para um workshop, onde os consultores e colaboradores da empresa formam um "time de projetos" e elaboram juntos o plano de ação detalhado. Esse grupo, obviamente guiado por líderes e gestores, organizam as ações de acordo com as prioridades da empresa, definem prazos, recursos e metas de cada atividade.
A implantação é a fase mais longa do Projeto Logístico, pode variar de três a dezoito meses, conforme a abrangência do seu escopo. Não são recomendados prazos muito curtos para implantação. É bastante comum que essas atividades demandem reuniões para validação com a alta diretoria, ou então, reuniões externas com fornecedores e clientes. Um projeto rápido pode se tornar um risco devido à inflexibilidade de agenda dos envolvidos.
Por outro lado, também não é recomendado que os Projetos de Consultoria de prolonguem demasiadamente. Nessa condição, os trabalhos inicialmente propostos tendem a desviar-se do seu foco inicial, pois pode haver rotatividade de pessoas tanto pelo lado dos consultores como dos integrantes do time de projetos da empresa. Dessa forma, boa parte do conhecimento sai de dentro do projeto e gera retrabalhos ao substituir e reintegrar novos participantes. Num projeto muito longo, a "visão externa" que a consultoria traz para empresa pode deixar de ser o elemento surpresa, pelo fato dos consultores poderem ser absorvidos e coniventes com os problemas internos e, imperceptivelmente, perderem a agilidade e coerência na busca de soluções.
Outro fator que compromete os projetos de prazo alongado, é a mudança das necessidades e oportunidades identificadas lá na fase de diagnóstico, devido à questões internas da empresa, de redirecionamento do plano estratégico, incremento de novos produtos, fusões, incorporações, etc. O escopo original tanto pode ser mais aprofundado do que o previsto como pode ser complementado sem o devido planejamento, dessa forma aumentando o esforço dos envolvidos. Assim como, pode ocorrer o cancelamento de atividades que foram previamente mapeadas, pelo fato de serem "ideias obsoletas".
O maior impasse é quando o projeto começa a fugir do prazo e esforço previamente negociados e o cálculo das horas de trabalho da consultoria começam a ser questionados. De um lado a empresa contratante dos serviços buscando as cláusulas contratuais onde são firmados os limites de horas dos consultores, de outro a Empresa de Consultoria alegando que houve mais esforço da equipe por conta de complementação ou mudança do escopo.
A chave para o sucesso de um Projeto de Consultoria em Logística está num bom planejamento prévio, com o máximo levantamento de dados e mapeamento de atividades. Não deve ser poupado tempo no planejamento. O uso da cautela nessa fase certamente evitará futuros erros que algumas vezes são irreversíveis em um projeto. E, em paralelo, com o mesmo nível de importância, o uso de um robusto sistema de controle das atividades asseguram o bom andamento do Projeto. O controle ocorre durante todo o projeto, desde a sua concepção, passando pelo diagnóstico, implantação e encerramento.
Ferramentas e técnicas para controlar a evolução do projeto se tornam essenciais devido ao constante cruzamento das variáveis que integram o projeto. Dilemas como: "Fulano X" que está alocado na atividade "A", essa atividade "A" atrasou e coincidiu com a mesma data da atividade "B" que depende do mesmo "Fulano X", precisam ser solucionados a todo o momento no gerenciamento do Projeto Logístico e somente um sistema eficiente de controle de recursos podem assegurar que questões como essa exemplificada, não passarão desapercebidas e não comprometerão o Projeto Logístico.
Durante o acompanhamento, é fundamental que sejam previstas reuniões fixas e pré-agendadas para apresentação dos trabalhos, reunindo todos os interessados e, principalmente, a alta direção. Nesses encontros, as sempre presentes "issues" de projetos são discutidas, prazos são revistos, escopos alinhados, bem como, o redimensionamento de recursos.
A última etapa de um Projeto de Consultoria em Logística é o encerramento. O time de consultoria deve elaborar um book que demonstre a situação anterior ao início do projeto e a situação após a implantação das melhorias. Algumas ações implantadas trarão retorno posteriormente ao encerramento do Projeto, pois para cobrir um investimento que eventualmente foi necessário para aplicar tal melhoria, são necessários alguns meses ou mesmo anos. Também, o retorno pode demorar a surgir simplesmente porque as mudanças nos processos, pessoas, parceiros e demais stakeholders, levam um certo tempo para surtir efeitos na Cadeia de Suprimentos.
Sempre que possível, as informações devem ser representadas numericamente e não apenas qualitativamente. "De quanto foi a redução de custo no processo tal? Quantas horas ou quantos dias foi possível reduzir do lead time de transporte?" Questões como essas devem aparecer na entrega final dos trabalhos, certificando ao cliente que o investimento na Consultoria Logística foi viável e que está proporcionando ou proporcionará o retorno desejado.