E-social o que é e como ele impacta na rotina da sua empresa - Cognitio
Você tem pelo menos 1 funcionário registrados na sua empresa? Não importa se é MEI ou Simples Nacional, você está obrigado a entregar o E-social.
EMPREGADOR: Tá, OK, eu tenho uma empresa e tenho funcionários registrados, mas o que é E-social?
O E-social é uma declaração que precisa ser entregue ao fisco pelo empregador com as informações pessoais dos funcionários, informações da movimentação de folha de pagamento, admissão, rescisão, férias, auxilio doença, etc, enfim toda a movimentação que sua empresa tiver no mês em relação aos funcionários devem ser enviadas mensalmente, sim, MENSALMENTE para a Previdência Social através do E-social.
O E-social é um novo braço do polvo que é o universo Sped, universo este que está cercando os empresários de todos os lados e agora esta de olho nas contribuições previdenciárias, ou, GPS e FGTS. Com esta nova obrigação o fisco vai ter em tempo real todas as informações de movimentação de empregados que impactam diretamente na contribuição de INSS e FGTS.
EMPREGADOR: Então, mas se é só mais uma obrigação acessória meu contador consegue se virar muito bem já que ele está acostumado a entregar estas burocracias por mim, certo!? RESPOSTA: Errado.
Nesta nova declaração a empresa é obrigada a enviar informações dos funcionários que serão cruzadas com a base de dados da Receita Federal relacionadas ao CPF e é aí que mora um dos principais problemas dos empregadores.
Você consegue dizer com exatidão se seus funcionários estão com as informações cadastrais atualizadas na Receita Federal? Muitas Pessoas Físicas possuem divergência cadastral em algum âmbito seja nome de casado x nome de solteiro, documento muito antigo, informações divergentes entre Previdência Social x Receita Federal. Enfim, as surpresas que o empregador pode encontrar ao tentar enviar as "simples" informações pessoais dos seus funcionários já pode ser uma fonte de dor de cabeça daquelas. E este infelizmente é somente um dos problemas que o empregador pode encontrar ao se preparar para este novo universo do E-social.
Para verificar se as informações dos seus funcionários estão de acordo com os padrões do e-social consulte a portal do E-social do Governo Federal.
EMPREGADOR: Se é assim tão complicado e vou ter tanta dor de cabeça então é mais fácil não entregar nada e ficar do jeito que já estou hoje! RESPOSTA: Não é tão simples assim.
Toda empresa seja ela MEI, Simples Nacional, LTDA, Eireli, Sociedade Anônima, com baixo ou alto faturamento será obrigada a entregar o E-social mensalmente até o dia 15 do mês seguinte, e esta obrigação não está somente ligada ao fato de que quem descumprir poderá ser multado pelo Fisco. As guias de impostos pagas pelo empregador INSS (GPS) e FGTS serão geradas pelo novo sistema do E-social e nenhuma empresa conseguirá pagar nenhum imposto previdenciário sem antes enviar detalhadamente toda informação da sua folha de pagamento ao E-social.
EMPREGADOR: Mas se é assim tão difícil e tão importante minha empresa está em risco, estou trabalhando de forma ilegal? RESPOSTA: Não, ainda há tempo, mas não muito.
A implantação do E-social foi dividida em fases para que todas as empresas tenham tempo para se preparar e preparar seus sistemas operacionais para entregar esta nova obrigação.
As informações enviadas para o fisco foram separadas nas fases abaixo:
Fase 1: Julho/18 –
Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. NOTA: Apenas informações, mas que teve como prazo o dia 31/07/2018, veja com seu contador se ela já cumpriu esta fase.
Fase 2: Set/18 –
Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. NOTA: Um pouco mais completa e detalhada, mas que tem 60 dias para ser entregue, não vai vacilar e deixar para a ultima hora.
Fase 3: Nov/18 –
Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento. NOTA: Toda a folha deve ser entregue, apesar de ser só em novembro lembre-se que sua empresa terá que fechar toda a folha, preparar o E-social e enviar em 15 dias, então já é bom fazer um cronograma de tarefas e obrigações, principalmente se você ainda costuma enviar as informações da folha para o seu contador no dia 04 do mês seguinte.
Fase 4: Janeiro/19 –
Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada. NOTA: Nesta fase o contador agradece, uma obrigação a menos.
Fase 5: Janeiro/19 –
Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador. NOTA: Última fase, então, o empregador já deve estar se sentindo em casa.
O E-social é coisa séria e apesar de o fisco ter declarado que não aplicará multa lembre-se que seus impostos previdenciários só serão gerados com a entrega desta declaração, e eles sim possuem multa no pagamento em atraso.
Vale lembrar também que se a entrega desta obrigação fosse simples o fisco não teria faseado e sim obrigado a entrega de uma única vez sem dó, então não vamos deixar para a ultima hora. Com tempo e uma boa equipe formada pelo Departamento Pessoal, Contador e funcionários de TI sua empresa vai tirar de letra.
Veja como sua empresa pode ser impactada por esta nova obrigação, fale conosco e nossos consultores entrarão em contato.