Quais recursos um sistema para compras deve oferecer - CotaPlus
por Editor | 19 maio, 2019 | Gestão, Inteligência Artificial, Planejamento | 0 Comentários
É claro que um um sistema para compras B2B pode ter vários recursos, mas vamos nos concentrar naqueles que são indispensáveis para o dia a dia do comprador.
O trabalho de comprador no mercado de atacado tem adquirido uma enorme importância dentro das corporações, prova disso é que empresas de todos os segmentos estão olhando com mais atenção para esse departamento.
Motivos para acompanhar o setor de compras de perto
Os principais motivos que levam gestores a terem mais atenção com o setor de compras estão ligados a:
redução direta de custos e consequentemente aumento de lucratividade;
otimização e aumento de produtividade;
compliance, iniciativa que prevê eliminar a corrupção nas empresas (vamos criar um artigo sobre isso em breve)
comprar o que não precisa, não comprar o que está em falta
entre muitos outros motivos
Assim como falamos no artigo Automação de compras, o que é e como funciona, ao utilizar um sistema para compras sua empresa resolve problemas que acontecem em toda a cadeia de fornecimento, que vão da cotação de preços, efetivação do pedido de compras, recebimento até o pagamento da mercadoria.
Quais recursos buscar num sistema para compras B2B
É claro que um um sistema para gestão de compras B2B pode ter vários recursos, mas vamos nos concentrar naqueles que são indispensáveis para o dia a dia do comprador. Vamos lá?
Já passamos do tempo em que uma compra deve ser feita por impulso, num mercado onde a variação de preços entre fornecedores é enorme, fazer uma cotação de preços pode baratear em muito sua compra.
Para que não seja necessário comprar algum produto com urgência, é necessário planejamento. Essa é uma das tarefas de todo gestor de compras, se você quiser conhecer as demais, recomendamos uma leitura neste artigo aqui do site – 5 principais objetivos do gerente de compras.
Após receber a resposta para a cotação da maioria ou de todos os fornecedores, o momento é de selecionar aquele que apresenta a melhor proposta (seja de preço, entrega e/ou prazo para pagamento).
Esse módulo permite que sua empresa tenha um fluxo automatizado para os pedidos de compras, permitindo um feedback facilitado aos requisitantes internos dos produtos.
Neste módulo, é importante que o sistema para compras permita um controle apurado sobre o orçamento disponível x utilizado, assim como uma distribuição de compras entre os setores de sua empresa (no caso de um restaurante: cozinha, atendimento, copa, almoxarifado, consumo próprio, etc).
Tão importante quanto comprar, é acompanhar a entrega dos produtos e confirmar os pontos negócios.
Imagine que você tenha solicitado 12 unidades de um produto, mas o fornecedor lhe enviou 18 unidades, ou ainda pior, cobrou-lhe 12 e entrou apenas 10. Esses são problemas que esse módulo resolve num software para compras profissional.
Oferecendo este recurso, o sistema de compras permite que o receptor da mercadoria possa confrontar o pedido de compras com a nota fiscal recebida, validando dados como itens, preços e condições de pagamento previamente acertados.
O coração de todo sistema de compras são os relatórios, sem uma ferramenta profissional o comprador "fica no escuro" na hora de decidir por um ou outro fornecedor.
O sistema de compras que sua empresa deve escolher, deve oferecer alguns relatórios que permitam a você saber:
Histórico de preço de um produtos, inclusive durante a aprovação do pedido de compras;
Histórico de cotações e pedidos de entrega;
Lucratividade entre uma e outra cotação;
Produtos por fornecedor;
Estoque atualizado;
Rotatividade de compra;
Estoque mínimo, para aqueles produtos abaixo do estoque mínimo desejado.
Estes são os principais, seria um plus se a ferramenta oferecer relatórios complementares.
Apesar de sistemas de compras como o CotaPlus funcionarem muito bem sem uma integração ao ERP – Sistema de gestão de sua empresa, conectar o ERP a ferramenta é também uma boa pedida.
Ao ter os dois sistemas trabalhando juntos, é possível compartilhar, sem esforço e em tempo real, dados importantes de sua empresa que serão utilizados como parâmetros para projetar suas compras.
A integração entre sistema de compras e ERP, permite levar e trazer informações de produtos, fornecedores, estoque, faturamento e inclusive financeiro.
Essa integração funciona melhor, se ela for feita através de uma API de integração. Esse mecanismo torna o processo automático, portanto sem intervenção humana e sem falhas.
O avanço da tecnologia já está também impactando o setor de compras, soluções profissionais para compras como o CotaPlus, oferecem recursos de inteligência artificial para dar mais precisão e agilidade ao comprador.
Em nosso caso, utilizamos um braço da inteligência artificial chamado de machine learning, que traduzido significa "aprendizado da máquina".
Com essa tecnologia, conseguimos olhar para o passado e prever, por exemplo:
Quando um produto deve ser comprado, pois ele está na iminência de acabar;
Quem terá o menor preço de venda, baseando-se no período do mês e histórico;
…E lá na frente, tornar o processo de compras automático (pelo menos a etapa da cotação).
É claro que bastante coisa ainda pode ser feita e muita evolução ainda vem por aí, mas escolher uma ferramenta de compras que já esteja olhando para isso pode beneficiar seu negócio de forma magnífica.
Vimos que um sistema de compras vai muito além de simplesmente pedir um produto ao fornecedor e esquecer de etapas de cotação de preços, entrega e pagamento. As margens cada vez menores obrigam a empresas a buscarem alternativas que ajudem-a reduzir seu custo operacional.
Abandone hoje mesmo planilhas ou um módulo inacabado em seu ERP para gerir suas compras, afinal de contas uma compra bem efetuada impacta no resultado de sua empresa.
Estamos que este conteúdo lhe ajude na escolha de seu novo sistema de compras e o convidamos a conhecer o CotaPlus – Nosso sistema profissional de compras.