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O que é briefing? Conceitos, modelos e utilizações
Postado em 12 de dezembro de 2018 por José Roberto Marques
Significado e a utilização do briefing
Para que consigamos realizar um bom trabalho e entregar, com excelência, determinada demanda que nos foi designada, precisamos de instruções que nos norteiem ao longo de todo o processo de execução da atividade. Quanto mais detalhadas forem estas orientações, maiores as chances de entregarmos exatamente o que foi solicitado e de alcançar os objetivos planejados, no momento da elaboração da tarefa.
Sabendo da importância de solicitar uma demanda dentro de uma empresa, de forma precisa e assertiva, hoje vou falar um pouco sobre o briefing, uma ferramenta, que ao ser devidamente utilizada, é capaz de trazer resultados extraordinários, tanto para as equipes que fazem parte das empresas, quanto para os negócios de uma forma geral.
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Algumas pessoas não conhecem o significado e a importância do termo briefing, que é origem inglesa e significa instruções. Trata-se de uma ferramenta bastante utilizada por profissionais das áreas de Marketing, Publicidade e Propaganda, Administração de Empresas, Design, entre outras, e que nada mais é do que um documento onde é possível encontrar o resumo do que será preciso para executar determinado projeto, tarefa, atividade ou demanda.
Nesse sentido, como eu disse anteriormente, o briefing contém informações altamente relevantes para a execução de uma tarefa, o que torna a sua leitura totalmente obrigatória por parte de todos os responsáveis pelas ações concernentes à demanda solicitada.
Além disso, ele pode ser consultado e revisado quantas vezes for preciso, afinal, o projeto será criado com base nas informações oferecidas pelos interessados, por esse motivo é de suma importância que no briefing tenha todas as informações necessárias para que o trabalho seja feito e entregue sem ressalvas.
Quais informações devem compor um briefing?
Sabendo o que é briefing e conhecendo sua importância ao iniciar um projeto ou executar uma demanda, pode ser que surjam algumas dúvidas quando você começar a criar o seu primeiro documento.
Convido você a continuar a leitura e conhecer as etapas e as informações consideradas essenciais para elaborar um material completo e que auxilie a todos no momento da execução das atividades.
Essa é uma das fases mais importantes do processo de criação do briefing. Você precisa compreender completamente qual o objetivo do seu cliente, seja criar um blog, um site, um material impresso, uma peça para ser divulgada nas redes sociais, uma nova identidade visual ou até mesmo uma nova estratégia para gerar leads.
Todos esses, ou qualquer outro objetivo precisa ser muito bem definido para que o cliente saia satisfeito da reunião que vocês tiverem.
Por mais que pareça estranho, muitas empresas não conhecem seu público-alvo, por isso, é fundamental que seu cliente saiba definir se o público dele faz parte das classes A, B, C ou D, a sua faixa etária, se são mais homens ou mulheres os principais compradores da marca, entre diversas outras informações, que facilitem ainda mais o processo de aproximação do que o cliente deseja e do que a sua equipe está apta a entregar.
Mostre ao seu cliente que os concorrentes dele são um parâmetro para que ele cresça cada vez mais. Por isso, criar uma lista dos principais concorrentes da empresa no mercado é
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Mostre ao seu cliente que os concorrentes dele são um parâmetro para que ele cresça cada vez mais. Por isso, criar uma lista dos principais concorrentes da empresa no mercado é relevante para que se tenha uma ideia do que devem criar (ainda que seja algo melhor ou no mesmo patamar).
É importante sempre analisar os concorrentes para se ter uma referência de como o mercado em que o seu cliente está inserido está se comportando e do que pode ou não ser feito em seu segmento, para que ele se destaque e obtenha ainda mais resultados extraordinários em sua trajetória.
Ainda que você não se sinta confortável, não fique sem jeito de perguntar qual o orçamento disponível para executar o projeto. É raro encontrar pessoas que não se incomodam ao falar de gastos, contudo, esse fator influenciará no valor do que vai ser executado. Por isso, a minha dica é que você pergunte e vocês discutam sobre essa questão.
Sabendo do real montante que o seu cliente poderá investir no projeto como, fica muito mais fácil determinar o serviço, de acordo com o capital que ele pode oferecer à sua empresa. Nesse processo é importante compreender que o ideal é ajustar o projeto ao valor investido sem que a qualidade seja comprometida.
Independentemente de qual seja o projeto do seu cliente, o ideal é que sejam estabelecidos prazos para cada etapa, até que o mesmo seja entregue. Essa reunião é essencial para que o cliente compreenda o seu tempo de produção e claro, para que vocês alinhem da melhor maneira possível o prazo de entrega, sem afetar a produção e também sem prejudicar o aquele que está investindo para que a demanda ganhe vida.
Lembre-se sempre de se lembrar de nunca esquecer de não prometer nada que você e sua equipe não conseguem cumprir, uma vez que transparência é essencial para que se tenha bons resultados.
Dizer apenas o que se quer em um projeto não o ideal, pois é de extrema importância que você e sua equipe tenham ciência do que o seu cliente não gosta e não quer que seja feito ao longo de todo este processo.
Saber o que pode e o que não pode ser feito no projeto em questão é a chave para que se tenha resultados extraordinários. Quer um exemplo bastante comum? No caso de uma empresa que busca a criação de um site, a pessoa responsável por acompanhar a reunião deverá dizer quais as cores, imagens e termos não poderão ser usados no endereço da empresa na internet. Tudo isso pode ser pontuado a fim de que retrabalhos sejam evitados.
Observando alguns dos vários pontos que o briefing pode mostrar a uma empresa, nota-se que nem sempre o cliente consegue enxergar de maneira clara e objetiva a sua empresa como um todo, muitas delas descobrem a real situação quando analisam o briefing feito com sua empresa, o que não é algo ruim. Afinal, pontos negativos podem ser corrigidos a tempo, não é mesmo?
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Como deve ser o seu briefing?
Não existe um modelo de briefing geral e que vá servir para todo e qualquer projeto ou demanda. Na verdade, existem vários modelos disponíveis, sendo que cada um deles pode ser usado para um determinado tipo de atividade a ser executada.
O que quero dizer, é que o briefing usado para a criação de um site, por exemplo, não pode ser utilizado como um briefing para a criação de uma nova marca. Algumas perguntas podem ser usadas para os dois projetos, contudo, deverão existir outras questões que são completamente diretas para o projeto a ser executado.
Para que você consiga entender o que seria o briefing conforme foi dito durante o artigo, segue um modelo usado para o projeto de criação de uma marca.
Tamanho da empresa: com nº de funcionários
Sobre o Produto/Marca
2. Como o descreveria?
3. Quais são os objetivos e visão do projeto?
4. Qual mensagem seu produto/serviço quer passar?
5. Dê três, ou mais, adjetivos/conceitos para sua marca.
6. Qual a expectativa para o projeto?
7. Onde a marca irá ser usada?
8. Qual o público-alvo e o mercado-alvo?
9. Quais seus principais concorrentes?
Já teve algum logo anterior? Se sim, quais motivos te levam a querer mudar? (Por favor, mande o logo antigo em anexo).
Possui algum slogan? Deseja que o slogan seja agregado de alguma forma na marca?
Possui preferência de cores?
Possui algum estilo, que tenha preferência, ou algo que deseja que faça parte da composição?
Cite dois ou três logos que você tem como referência. (Se houver, e caso puder, mande em anexo juntamente com este documento).
Possui alguma informação ou observação adicional que seja importante no projeto? Requerimento específico?
Possui alguma condição/restrição que influencie no projeto?
Esse é um modelo que é bastante usado pelas agências de publicidade, contudo, lembre-se sempre de se lembrar que o briefing é como um diálogo com informações que vão e vem, ou seja, a empresa fala o cliente também e todos os pontos verdadeiramente importantes são ressaltados neste documento, por isso, não use informações frias e sem nexo, use apenas aquilo que servirá de inspiração para sua equipe.
Uma sugestão bacana para seguir é: procure responder as perguntas principais, que são: o que, a quem, onde, quando, como e por que.
Todas essas informações podem ser mudadas de acordo com necessidade do seu cliente e claro, da sua empresa. O importante é não perder o foco e ficar atento às reais necessidades de quem está solicitando a sua prestação de serviços!
Pontos essenciais para um briefing extraordinário
Além dos fatores que citei até aqui, existem alguns outros que devem, de forma prioritária, ser levados em consideração, para que o briefing elaborado seja verdadeiramente extraordinário. Confira quais são eles a seguir:
A importância da participação do cliente
Pode parecer estranho, mas para responder a muito dos questionamentos que citei acima, relacionados ao briefing, é preciso contar com a colaboração de seu cliente, ou de quem está solicitando determinada demanda a você e sua equipe. Isso porque esta é a pessoa mais apta a lhe passar informações precisas da forma como ela deseja que o projeto seja executado, bem como dos objetivos que pretende alcançar através dele.
Assim, o ideal é que você elabore um questionário padrão, com perguntas muito bem desenvolvidas, para que o seu cliente responda o que verdadeiramente necessita e para que você não precise ficar sempre perguntando ou tirando dúvidas posteriores com ele. Seguindo esse processo, o seu trabalho será muito mais fácil, rápido e assertivo.
Pense na reunião em que o briefing será criado, sabendo que é fundamental que ela seja muito bem planejada, afinal, como mencionei anteriormente, o preenchimento do documento deve ser completo e precisa conter perguntas de todos os tipos, tanto óbvias quanto as mais inusitadas, uma vez que serão as respostas a essas perguntas que auxiliarão você e sua equipe no desenvolvimento do projeto para o seu cliente.
Com a reunião planejada e o cliente preparado para contribuir com a criação do briefing, sugiro que vocês comecem pelo histórico da empresa. Isso mesmo! Peça que seu cliente conte a história da empresa dele como em uma conversa informal. Falem sobre a fundação, os sócios, conflitos, cases de sucesso, peça fotos, número de colaboradores, peça esclarecimentos sobre a marca e branding. Tudo isso de alguma forma poderá ser útil no processo de desenvolvimento do projeto solicitado.
Entenda que quem vai além do roteiro de briefing comum percebe de maneira mais assertiva o gap que o cliente precisa resolver, e, com isso, consegue desempenhar soluções ideais para cada desafio.
Antes de finalizar, é importante que você se lembre elaborar um documento que não seja tão extenso e nem muito curto, uma vez que, apesar de ter de ser detalhado, ele também precisa ser objetivo e conter somente as informações necessárias para ajudar na execução do projeto. Mantenha o equilíbrio entre estes dois pontos e com certeza você vai ter em suas mãos um briefing altamente eficiente.
Levar em conta estes pontos, assim como todos os outros mencionados ao longo do texto, contribui para que um briefing matador seja elaborado, e os objetivos a partir dele sejam devidamente alcançados, conforme planejado desde o início. Conte com o apoio que esta ferramenta pode lhe dar e atinja resultados extraordinários em sua atuação profissional.
Gostou deste conteúdo? Já conhecia o conceito de briefing e elaborou algum? Deixe o seu comentário, falando sobre suas experiências, e lembre-se de compartilhar o artigo com seus amigos, em suas redes sociais.