Antecipação ou Reembolso de Gastos? - Plataforma Paytrack
Antecipação ou Reembolso de Gastos?
Despesas de Viagens 14 Setembro, 2018
Em momentos de cortes de gastos pelas companhias, novidades tecnológicas trazem economia de tempo, dinheiro e ajuda no combate às fraudes. Um dos grandes problemas que as médias e grandes empresas enfrentam é a organização de reembolso de despesas e de quilometragem.
Isso vai desde um almoço com cliente, gastos com táxis e viagens. Grande parte das companhias ainda fazem o processo manual, reúne recibos e coloca um a um no sistema ou em uma planilha, processo moroso e suscetível a falhas.
Quer ver sua empresa sempre em crescimento?
Então você eventualmente precisará lidar com funcionários em trânsito, por exemplo. Afinal, seus colaboradores podem ter que viajar para encontrar fornecedores, executar alguma manutenção ou novos clientes, fazer reuniões com parceiros ou mesmo receber treinamentos longe da sede.
E não só no caso das viagens corporativas, como em muitas outras situações, costuma surgir uma dúvida bastante específica na cabeça dos gestores:
Quais dos gastos que meu funcionário tiver serão de responsabilidade da empresa, sendo portanto reembolsáveis?
Como organizar as despesas com que minha organização terá que lidar nesses contextos?
Temos que lembrar primeiramente que a legislação trabalhista brasileira garante alguns direitos básicos relacionados à viagens. As despesas relativas à alimentação, transporte, hospedagem e o pagamento de credenciamento em eventos devem ser obrigatoriamente custeados pela empresa. Basicamente, todo custo relacionado diretamente ao trabalho exercido.
Seguir o que estabelece a lei é essencial. Você sabia que a sua empresa pode ir muito além para otimizar as viagens dos funcionários da sua equipe?
E a melhor maneira de fazer isso é por meio da política de reembolso e como gerir ela.
Uma dica bacana aos gestores é que existe um efeito psicológico muito forte no funcionário quando ele recebe uma verba antecipada à viagem. Esse fato tende a ser mais displicente com os gastos, pois não sente que aquele dinheiro é dele.
Quando acontece um reembolso, o efeito é contrário. Inicialmente o colaborador paga suas despesas com os próprios recursos. Ele tende a ser mais cuidadoso e até mais econômico, mesmo sabendo que, no fim, a empresa vai repor esses gastos. Invista mais em reembolso que antecipação que você poderá se surpreender com os ganhos.
Com o Paytrack, esse controle de reembolso se torna amplo, desde a prestação de contas, upload das notinhas, regras de políticas a serem cumpridas. Todas essas informações podem ser visualizadas pelo gesto com precisão.
Nas situações que será necessário reembolso ao funcionário, essa informação será integrada junto ao ERP. Pode ser gerado um título financeiro e com isso o valor a ser debitado ou creditado de forma automática na folha de pagamento.
Essa automatização acontece através da nossa tecnologia, você acha que esse fluxo se torna interessante para o cumprimento das políticas da sua empresa?