Resultados inferiores às metas estabelecidas: considerado o pior cenário possível e o que demanda mais atenção. Identifique o que está causando tal situação e não espere muito tempo se passar para sanar esse problema. Aja com rapidez e precisão para que as finanças da sua escola não fiquem prejudicadas;
Superação de todos os valores esperados: nesse caso, tudo o que acontece é benéfico ao seu caixa. Essa é a possibilidade mais desejada por todas as empresas. Entretanto, uma instituição não deve se acomodar com tal cenário, mas sim buscar sempre maneiras de aprimorar sua gestão;
Quando tudo ocorrer dentro da normalidade: ponto de equilíbrio de qualquer gestão financeira. Numa escola, sua ocorrência indica que o plano estabelecido conseguiu atender às necessidades da empresa e à demanda dos alunos, mas também mostra que há fatores a serem aprimorados, a fim de se obter melhores resultados.
Uma boa administração financeira é aquela que se adapta a diferentes cenários, logo, um diretor deve preparar sua escola para os desafios que estão por vir.
Não adianta estabelecer planos e metas se você não realizar um acompanhamento eficaz das movimentações financeiras que ocorrem em sua escola.
O fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial criada para acompanhar as entradas e saídas em sua instituição. Um diretor escolar deve se manter atualizado em relação às variações que ocorrem em seu fluxo de caixa. Portanto, todas as movimentações devem ser registradas, independentemente de suas origens ou valores.
Por meio dessa análise, é possível determinar quando e onde é necessário fazer algum tipo de investimento para melhorar sua estrutura escolar.
A escola precisa estar preparada para receber bem todos os tipos de alunos, uma vez que todas as adaptações relativas ao corpo docente e discente —​ a fim de atender suas diferentes necessidades —​ necessitam fazer parte do planejamento e gestão financeira da escola.
Localização da escola: ​O local onde está situada a sua escola implica diretamente no nível socioeconômico de seus alunos. Portanto, compreenda o ambiente para o qual a sua escola prestará serviços;
Receptividade para alunos especiais: ​é imprescindível que a sua escola seja capaz de acolher alunos com necessidades especiais. Para isso, mantenha uma equipe treinada e qualificada para lidar com esses casos;
Desempenho escolar: prime pela excelência do seu principal serviço, a educação. Acompanhar minuciosamente o desempenho das turmas —​ como números de reprovação e notas obtidas — é uma excelente forma de ter uma noção precisa da qualidade do ensino e da comunicação entre alunos e professores;
Diálogo com as famílias: os pais são extremamente rigorosos quanto ao tratamento e educação que seus filhos estão recebendo na escola, ainda mais quando se trata de uma instituição particular. Portanto, é essencial manter um canal aberto de comunicação com os pais de seus alunos.
Lembre-se que o aluno sempre deve ser o foco de suas ações administrativas e financeiras, pois é deles que advém o lucro. Encontre formas de aprimorar o tratamento que eles recebem em sua escola, já que alunos e pais bem atendidos permanecem fiéis à sua instituição e a recomendam para amigos e colegas.
Gerir uma escola não é uma tarefa fácil e, em alguns momentos, a diretoria de uma instituição educacional pode ficar sobrecarregada. Atualmente, existem algumas tecnologias que podem auxiliar esses profissionais na realização de suas atividades.
Utilizar um software de gestão escolar pode ser peça fundamental no quebra-cabeça de uma gestão, já que, com o seu uso, é possível acompanhar em tempo real tudo o que acontece em sua escola. Ele também traz outros benefícios como:
Por fim, um bom conselho é realizar uma pesquisa de mercado e encontrar uma empresa que atenda às necessidades de sua gestão financeira escolar.