6 Razões para começar a usar um software de TI o quanto antes
Ter um Software de gestão de TI é algo imprescindível para qualquer empresa que deseje crescer e ter novas chances de fazer isso de maneira rápida e simplificada.
Sabemos o quanto as empresas sofrem com os processos lentos e com a quantidade de informações que demoram para chegar aos interessados, principalmente quando lidam com o excesso de servidores lentos, que não cumprem o papel necessário.
É neste cenário que o dono de uma empresa de TI percebe a necessidade extrema de otimizar todos os setores, fazendo com que eles trabalhem mais rapidamente e de forma mais simples. Tecnologia significa ter mais facilidade e isso é essencial dentro de uma empresa deste ramo. Pensando nisso, traremos mais abaixo 6 Razões para começar a usar um software de TI o quanto antes. Você entenderá como isto irá afetar os mecanismos da empresa de forma muito ampla.
Mas, mesmo que tenhamos em mente que o software de TI é necessário, muitas vezes fica difícil escolher um que se adeque às necessidades da empresa. No mercado, é comum encontrar exemplos de sistemas que cobram além do necessário, o que faz com que os empresários desistam de implementa-los. Também é uma escolha árdua no que se refere à funcionalidade, afinal, é essencial saber o que ele poderá oferecer e se o investimento valerá a pena. Em uma empresa onde os custos já estão elevados, todo tipo de mudança precisa ser planejada para trazer apenas benefícios.
Mas, não se preocupe. Iremos trazer neste artigo, além das 6 razões para utilizar um software de TI, alguns dos pontos principais que eles precisam ter, para que fique mais fácil realizar sua escolha.
Entenda, uma empresa que não possui sistemas de otimização, acaba sofrendo diversos problemas derivados dessa falta de estrutura, como:
1- Lentidão: Menos rapidez para finalizar os projetos, os funcionários precisam realizar manualmente os trabalhos que podiam ser automatizados, o que traz mais lentidão ao processo como um todo.
2- Clientes insatisfeitos: Se há lentidão, com certeza existem clientes insatisfeitos com as demoras das entregas. O cliente não gosta de esperar e agilizar os processos é fundamental.
3- Muitos custos: Quanto mais os processos são lentos e manuais, mais funcionários são necessários para realizar tarefas simples, o que resulta em mais custos à empresa, com contratações constantes, que não conseguem resolver o problema de fato.
4- Falta de crescimento: Uma empresa que gasta muito, dificilmente investe no que é necessário, o que resulta em menos crescimento.
Escolher um Software de gestão de TI não é uma tarefa fácil e exige pesquisa para encontrar um sistema que se adeque às necessidades de cada empresa. São inúmeros modelos disponíveis, o que torna a escolha ainda mais complicada, principalmente quando não sabemos exatamente pelo que procurar. Os modelos mais completos costumam ter um preço alto demais que uma empresa em crescimento não pode pagar.
Por isso, é importante que se tenha em mente as razões para utilizar um Software de gestão de TI o quanto antes. Separamos seis delas:
1 – Lentidão: Menos rapidez para finalizar os projetos, os funcionários precisam realizar manualmente os trabalhos que podiam ser automatizados, o que traz mais lentidão ao processo como um todo.
►1º Razão: Aumento de produtividade
►2º Razão: Mais inovação tecnológica
►3º Razão: Automatização dos serviços básicos
►4º Razão: Feedback do Cliente
►5º Razão: Redução de custos
►6º Razão: Mais crescimento para a empresa
Quando os funcionários podem realizar mais projetos ao mesmo tempo e lidar com novos clientes sem se sentirem sobrecarregados, a produtividade aumenta significativamente.
Podemos listar três problemas derivados da falta de produtividade:
1- Clientes insatisfeitos.
2- Funcionários sem motivação.
3- Menos contas novas para a empresa.
A primeira coisa que você precisa fazer é utilizar o Software de gestão de TI de forma a otimizar os chamados. Com estes softwares, é possível realizar vários chamados ao mesmo tempo, finalizando-os mais rapidamente sem a necessidade de novos funcionários.
A segunda coisa é garantir que os funcionários tenham total acesso ao software e o treinamento adequado. De forma geral, ele é bastante interativo e de fácil entendimento.
A terceira coisa é utilizar os relatórios para ter uma base do que está sendo cumprido pelos funcionários. Com a plataforma, eles são mais detalhados e podem ser buscados a qualquer momento.
Mais inovação tecnológica
O grande diferencial do Software de gestão de TI é a inovação tecnológica que ele traz aos atendimentos. Isso faz com que o cliente seja atendido mais rapidamente e os chamados possam ser finalizados em apenas um clique. Além disso, ele conta com a funcionalidade de fazer com que todo o processo de finalização seja feita online e com o aval dos técnicos que ficaram na empresa, através de assinaturas digitais, que ficarão armazenadas no sistema.
Uma empresa de TI não pode, em hipótese alguma, falhar em relação às inovações tecnológicas. Afinal, estamos falando de um lugar onde a tecnologia precisa vir em primeiro lugar. Quando não há investimento nesta área, corre-se o risco de ficar para trás e perder posição de mercado.
Podemos citar 3 problemas derivados da falta de inovação tecnológica dentro de uma empresa de TI:
1- Os chamados precisam ser finalizados manualmente, o que gera mais trabalho e faz com que os funcionários percam um tempo precioso, que podia ser aplicado em outras funções.
2- O cliente demora para ser atualizado no banco de dados, o que faz com que haja uma desorganização das ordens de serviço.
3- Mais uma vez, é necessário a contratação de novos funcionários para atenderem a demanda da empresa, o que gera mais custos.
A primeira coisa que você precisa fazer é utilizar o Software de gestão de TI para otimizar os chamados. Com ele, será possível realizar as chamadas de maneira automatizada, sem precisar passar por grandes processos.
A segunda coisa é treinar os funcionários para que eles utilizem as funcionalidades e fechem no prazo correto cada ordem de serviço, a fim de tira-la do sistema. Isso organiza todo o processo e o torna mais simplificado.
A terceira coisa é familiarizar os clientes com as novas funções do Software de gestão de TI, para que eles percebam que a empresa investe em novidades. Como, por exemplo, a assinatura digital.
Automatização dos serviços básicos
Serviços mais básicos não devem ser feitos manualmente, pois isso acaba atrasando os projetos importantes. É nessa hora que um Software de gestão de TI pode ser extremamente útil.
Atrasos nas entregas devido à falta de automatização dos serviços básicos é um erro comum que as empresas de TI não devem mais cometer. Afinal, lidar com esses atrasos pode ser um problema grande, que irá diversos outros subsequentes.
Podemos citar 3 grandes problemas que derivam da falta de automatização dos serviços básicos:
1- Antes de mais nada, precisamos reforçar os atrasos nas entregas e finalizações de ordem de serviços. Isso é preocupante para um empresa e deve ser evitado ao máximo.
2- Mais uma vez aqui lidamos com a falta de motivação dos funcionários que estão cada vez mais sob pressão e sobrecarregados
3- Clientes insatisfeitos também são derivados deste tipo de problema e podem acabar não procurando mais os serviços da empresa por melhores que eles sejam.
A primeira coisa que você precisa fazer é utilizar o Software de gestão de TI e migrar todos os serviços básicos para a plataforma. Ou seja, tudo aquilo que é feito manualmente, pode ser facilmente transferido para um software, que oferece o suporte completo nesse sentido.
A segunda coisa é, mais uma vez, apresentar as mudanças aos clientes, para que eles possam perceber que a empresa está investindo em mudanças necessárias e importantes para melhorar o atendimento.
A terceira coisa é estar por dentro das mudanças e ser o primeiro a saber como utilizar todas as ferramentas, a fim de poder treinar os funcionários da melhor maneira possível. Além disso, sempre pode ser preciso buscar informações importantes sobre os clientes por conta própria.
É essencial ter o feedback dos clientes para saber como o atendimento é realizado e se há satisfação por parte deles. Isso faz com que a empresa sempre cresça e possa corrigir possíveis erros.
Sem o feedback, é impossível ter ideia se o cliente irá voltar a procurar pelos serviços, o que gera incerteza para a empresa. Isso é um problema que pode ser revertido com Software de gestão de TI que realizem esse processo.
Podemos citar 3 problemas da falta de feedback:
1- Primeiro, a incerteza que já citamos: é impossível saber se o cliente está satisfeito com os serviços prestados, logo, não existem chances de saber qual a melhor abordagem para um futuro projeto
2- Falta de planejamento empresarial também se torna um problema. Sem saber como os projetos estão caminhando, é difícil planejar crescimento e investimentos futuros.
3- Impossível realizar as correções que são necessárias neste caso, já que o feedback não aconteceu.
A primeira coisa que você precisa fazer é avisar aos clientes que, com o novo Software de gestão de TI, eles podem dar o feedback para a empresa e que eles devem ser honestos em seu posicionamento. Essa atitude fará com que seja possível corrigir os erros.
A segunda coisa é exigir que este feedback aconteça com todos os clientes. Afinal, o dono da empresa não poderá ligar para cada um deles a procura de respostas. O técnico deve informar o cliente da possibilidade de avaliação do serviço prestado.
A terceira coisa é realizar uma reunião assim que o Software de gestão de TI for implementado na empresa, informando a todos da necessidade da avaliação e garantindo que ela aconteça com todos os clientes.
Reduzir custos é essencial em uma empresa de TI, que já precisa lidar com inúmeros desafios ao longo da sua jornada, seja para conseguir boa mão de obra ou até mesmo para ganhar a confiança dos clientes.
Custos elevados trazem muitos problemas, principalmente se formos falar sobre o crescimento da empresa, que fica consideravelmente prejudicado.
Podemos citar 3 problemas que os custos elevados trazem:
1- Menos investimentos onde é necessário, porque a empresa gasta muito e sobra pouco para investir.
2- Funcionários desmotivados, mais uma vez. Isso porque com poucos recursos, o trabalho dobra e eles se sentem pressionados.
3- Insatisfação dos clientes que precisam lidar com os projetos em atraso
A primeira coisa que você precisa fazer é utilizar um Software de gestão de TI para reduzir os custos dos trabalhos manuais. Como dissemos, estes softwares podem otimizar os processos, o que diminui os custos.
A segunda coisa é evitar fazer novas contratações antes de testar ferramentas que podem fazer com que isso não seja necessário
A terceira coisa é buscar fazer com que os clientes estejam sempre em vantagem e possuam atendimento de excelência, evitando que eles fechem o contrato ou que a imagem da empresa fique comprometida.
Uma empresa que investe no que é necessário, tende a crescer sempre, ano após ano. Isso porque ela consegue lidar com as adversidades, sempre procurando as melhores ferramentas que otimizem o tempo e ajudem os funcionários a sempre produzirem mais.
Uma empresa que não cresce se torna pequena e pode até sair do mercado em pouco tempo, porque ele não tem espaço para quem está estagnado.
Podemos citar 3 problemas que a falta de crescimento pode trazer:
1- Clientes que desaparecem porque sempre buscam o melhor. É um engano achar que os clientes procuram o mais barato. Eles estão sempre querendo os melhores serviços e o custo benefício mais atraente.
2- Bons funcionários que se desligam porque não veem na empresa futuro para a carreira.
3- Problemas estruturais graves que podem gerar o fechamento da empresa.
A primeira coisa que você precisa fazer é tentar de tudo para conseguir trazer o melhor para a sua empresa, sabendo diferenciar gastos de investimentos. Saiba que eles são diferentes e precisam estar bem definidos.
A segunda coisa é motivar os funcionários com as novas ferramentas implementadas na sua empresa, como o Software de Gestão de TI, mostrando o quanto o trabalho deles pode ficar mais otimizado e simples, para que eles possam exercer a função da melhor forma possível.
A terceira coisa é sempre se manter a par dos acontecimentos da empresa e se envolver de fato com tudo que diz respeito à ela, sempre buscando estratégias e o melhor da tecnologia para que ela sempre cresça.
Com todas essas dicas, é possível reverter quadros problemáticos dentro de uma empresa ou até mesmo otimizar aquelas que caminham bem, porém, com custos elevados. É preciso procurar formar que fazer com que a empresa esteja sempre em vantagem e possa crescer junto com os funcionários e trazendo o melhor atendimentos aos seus clientes.
É por isso que é tão importante que os serviços sejam simplificados e possam tirar o peso dos colaboradores com coisas que podem ser automatizadas e melhoradas, para que eles exerçam aquilo que sabem fazer de melhor, de maneira focada. Quer saber onde encontrar o melhor software de gestao de TI para a sua empresa? Conheça o MILVUS e faça um teste drive gratuito para confirmar todas as suas funcionalidades e conseqüentemente aumentar a demanda de clientes e torne-se uma empresa mais competitiva no mercado.