Por quê você deveria tentar melhorar sua estratégia de gestão fiscal e tributária
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gestão fiscal e tributária, Notas Fiscais Eletrônicas
A relação entre contribuinte e Fisco sempre foi permeada por incertezas e inseguranças. De um lado, existe a figura do empresário, responsável por recolher uma carga tributária elevada e, do outro, uma entidade com a incumbência exclusiva de garantir que recursos financeiros sejam garantidos aos cofres públicos.
O supercomputador da Receita Federal surgiu em 2005 e leva o nome de T-Rex, em alusão ao devastador Tiranossauro Rex. Dele também faz parte o software chamado de Harpia, em referência à ave de rapina mais poderosa do país, que teria a capacidade de aprender com o "comportamento" dos contribuintes para detectar irregularidades. Esta tecnologia se torna a cada vez mais refinada, e com ela é possível identificar quaisquer desvios, impossibilitando aquele popular "jeitinho" na arrecadação.
Como era antes das novas tecnologias
Antes da introdução destas novas tecnologias, a escrituração fiscal enclausurava as obrigações acessórias (informações sintetizadas sobre incidência, como cálculo, quando e quanto pago e se toda a legislação foi atendida plenamente) e as restringia aos limites e dependências das empresas, ficando geralmente arquivadas em papel ou disquetes e guardadas a sete chaves, acessíveis apenas pelo contador ou administrador. Deste modo, nem sempre o Fisco conseguia identificar a sonegação, pois dependia de fiscalizações in-loco e de uma análise manual, em um processo complexo e demorado, que muitas vezes se estendia por vários meses. Além disso, a fiscalização nem sempre ocorria devido a questões como a baixa contingência de fiscais especializados para as visitas.
Com a instituição do projeto SPED através do Decreto 6.022 de janeiro de 2007, o Fisco estabeleceu novas formas e procedimentos para estreitar a relação com o contribuinte e introduziu ferramentas voltadas para diminuir sensivelmente os problemas ocasionados pela sonegação fiscal. Com este novo modelo, a escrituração passou a ser periodicamente enviada de forma digital ao Fisco.
O banco de dados do supercomputador continuou evoluindo e hoje já se fala na criação de uma malha fina para a pessoa jurídica. Já estão integradas as secretarias estaduais da Fazenda, instituições financeiras, administradoras de cartões de crédito e os cartórios. Um exemplo deste avanço é que a partir de agora o acompanhamento e controle da vida fiscal dos indivíduos e das empresas será tão refinado e aperfeiçoado, que em breve a Receita Federal oferecerá a declaração de imposto de renda já pronta, restando ao contribuinte apenas validá-la.
Todas essas medidas possibilitaram um modo mais eficiente de controle do recolhimento das obrigações principais (pagamento de tributos), por meio de uma minuciosa checagem e cruzamento de dados em comum nas várias obrigações acessórias.
Para alcançar este nível de refinamento no cruzamento de dados, o projeto SPED também integrou de modo eficiente as três esferas da administração tributária: União, Estados e Município, cada uma delas com suas normas e procedimentos de recolhimento. Esta integração afastou qualquer possibilidade de se recorrer a subterfúgios inapropriados, já que o cruzamento de dados fiscais agora ocorre de forma rápida e muito eficaz.
Como funciona o cruzamento de dados
O cruzamento desses dados pode ser explicado da seguinte forma: para cada grupo de tributos com fato gerador e incidência em comum é necessário que uma respectiva obrigação acessória seja fornecida ao Fisco, como exemplo do PIS e da COFINS, ambas as contribuições sobre as receitas devidas no momento do faturamento. Agora, imagine o seguinte: uma empresa Y vende para uma empresa X. A empresa Y emite, então, uma Nota Fiscal Eletrônica no valor de R$1.000,00, cujo destinatário é a empresa X. Entretanto, a empresa X não registra em suas informações acessórias fiscais esta NF-e seja por imprudência, desconhecimento ou de forma proposital. Certamente, esta discrepância será identificada pelo Fisco, pois ao emitir uma NF-e para a empresa X foi registrada uma primeira informação no Fisco. Ao fazê-lo, a empresa também informou esta operação em seu SPED Contribuições, ocorrendo um novo registro de informação.
Quanto mais sólida se torna a base de dados dos Fiscos nas esferas Federal, Estadual e Municipal e quanto maior for a integração e colaboração entre eles, os cruzamentos de informações ficarão cada vez mais sofisticados e imediatos, o que impossibilitará que ocorra sonegação ou omissão de informações, já que mesmo que uma das partes envolvidas no processo não informe estes dados, a outra parte pode tê-lo feito, tornando visível tal descompasso.
O cruzamento será ainda mais intensificado: e as multas são pesadas
Além deste tipo de cruzamento envolvendo terceiros, o cruzamento de dados será ainda mais intensificado, ocorrendo também dentro da própria escrituração. Isso quer dizer que não podem existir conflitos entre as informações e que elas precisam se harmonizar com a escrituração, já que uma diferença mínima pode ferir uma norma e gerar uma penalidade.
Atualmente, a multa por omissão da entrega da declaração do SPED Contribuições tem um valor definido, podendo variar de R$500,00 por mês ou fração (para empresas em início de atividade, que sejam imunes, isentas, lucro presumido ou Simples) e R$1.500,00 por mês ou fração (relativo às demais pessoas jurídicas). Mas, certamente, a multa mais relevante é a referente ao conteúdo da informação declarado de forma inconsistente. Para cada dado inexato será aplicada uma multa de 3% do valor da operação, ou seja, dependendo da transação pode significar um enorme prejuízo para a empresa, principalmente se existirem vários dados inconsistentes.
Quem assume a responsabilidade
Ao emitir um auto de infração, o Fisco está cobrando da pessoa jurídica, porém, a responsabilidade sobre o conteúdo das informações também pode ser imputada ao administrador e ao contador, que em caso de ocorrência de dolo ou fraude poderão, por indicação do auditor fiscal, responder juridicamente. A situação também é grave se ocorrer operação em conluio com o cliente ou fornecedor. Se o Fisco tomar ciência, ambas as partes serão relacionadas. Neste sentido, as relações com terceiros possui alternativas para evitar situações como esta, como por exemplo, a manifestação do destinatário (uma das funcionalidades de nossa ferramenta, o Sped Controle).
Essas "novidades" significam um trabalho maior para as empresas, mas também trazem mais garantia e segurança. Para tornar este processo mais fácil e seguro, existem ferramentas que podem ser usadas pelas empresas. É por isso que acreditamos muito no que fazemos e que nosso produto, o Sped Controle, auxilia no processo de manter todos os documentos fiscais da empresa em dia, organizados e armazenados de forma segura, para que nenhum deles falte na escrituração fiscal.
Às empresas, resta apenas aceitar e atuar de modo a promover o envio de dados cada vez mais estruturados e já tratados, para que as atuações do Fisco sejam cada vez mais focadas, subjetivas e eficientes. Agora, mais do que nunca, a Receita Federal merece o titulo de leão, pois seu ataque finalmente tornou-se eficaz e mortal.
Como um software para gerenciamento de documentos fiscais pode ajudar minha empresa?
Listamos alguns benefícios ao utilizar o Sped Controle:
1) Não precisa de funcionário para rastrear NF-e emitida e cobrar fornecedores
A ideia do sistema é trazer a automação do sistema de gerenciamento de NF-e (XML) sem precisar de funcionário para operacionalizar sistema, tudo é feito sozinho!
2) O Sped Controle age diretamente com a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) Nacional
Nossa solução faz o download automático de todas as NF-e (XML) emitidas contra o CNPJ (NF de Entrada) direto com SEFAZ Nacional, de forma organizada em pastas e em ambiente seguro, faz a verificação se a NF-e é válida (se tem protocolo da SEFAZ ou não), separando pesquisas por CNPJ, por Razão Social, por data de Emissão, dia, mês, ano ou por fornecedor
3) Monitora e controla as Cartas de Correção das notas de entrada
Gerencia, portanto, automaticamente vários CNPJs e possui monitoramento de cancelamentos, além de possibilitar saber o que foi corrigido nas cartas de correção que forem emitidas contra seu CNPJ. Essas informações também são enviadas por e-mail, para sua maior comodidade.
4) Manifesta as NF-e de Fornecedores de forma fácil e em lote
Nossa solução possibilita fazer as Manifestações dos Fornecedores em lote, visualizar DANFE e possibilita impressão a qualquer hora e em qualquer lugar
5) Armazena tudo automaticamente em pastas úteis e práticas
Armazena NFe, CTe e Cupons Fiscais, e não precisa perder tempo procurando. Estará tudo sempre organizado. E nem precisa devolver nada para o lugar