TJ/DF aprova medida para reduzir custo de arquivamento de processos - Migalhas Quentes
O Conselho Especial do TJ/DF aprovou Resolução que dispensa a digitalização de processos judiciais findos antes de sua eliminação. A medida implica em economia direta de cerca de R$ 6 milhões para os cofres públicos, além de reduzir custos com a guarda e conservação de 1,5 milhão de autos.
A resolução trata também da atualização dos prazos de guarda de autos com a reformulação da Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Fim do Tribunal, até então regida pela resolução 8/05. A medida aprovada hoje pelo TJ/DF está em sintonia com a recomendação 37/11 do CNJ, assim como a política de gestão documental praticada, desde 2005, pela vice-Presidência do Tribunal por meio da SEGD - Secretaria de Gestão Documental.
Em 2006, o Tribunal deu início ao PROMA - Projeto de Modernização de Arquivos por meio de contrato que previa um custo de R$29 milhões para o tratamento de 1,125 milhão de processos. Destes, 750 mil foram considerados elimináveis e, até agora, 159 mil já foram efetivamente destruídos. Ainda precisam ser conferidos 550 mil autos, o que demandaria cerca de cinco anos de trabalho em conferência de peças digitalizadas, serviço que será dispensado a partir de agora.
Nos últimos cinco anos de tratamento, foram publicados, no DJ-e, 20 editais de eliminação de documentos da área fim. Nesse período, a procura de cópia, carga ou desentranhamento de peças dos autos foi mínima e nunca houve necessidade de busca ou consulta das imagens digitalizadas, que demonstrou a possibilidade de eliminar as peças sem que sejam digitalizadas.
O juiz Hector Valverde, presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental da Área Judicial, ao explanar durante a sessão do Conselho, afirmou que com a continuação da digitalização, que não é feita nos outros Tribunais brasileiros, "teríamos um alto custo financeiro, um longo período de tempo para a conferência das imagens, uma demora exacerbada para se eliminar esses autos, o que ocasionaria acúmulo desnecessário nos arquivos e a consequente falta de espaço para transferência de novos processos".
Os autos judiciais são guardados em três tipos de arquivos. O corrente, constituído pelos processos até o trânsito em julgado, que ficam armazenados nos cartórios, o intermediário que segue os prazos da tabela de temporalidade e o permanente que constitui o fundo arquivístico do TJ/DF. Entre estes, são mantidos os processos históricos que, além de digitalizados e microfilmados, são também guardados em sua forma física. A partir de agora, fica dispensada a digitalização dos processos com trânsito em julgado do arquivo intermediário, exceto os que não sejam de valor permanente ou de guarda longa, ou seja, aqueles que devem ser conservados por prazo igual ou superior a 30 anos.
Explica ainda a resolução aprovada que "a eliminação de documentos será realizada com base em critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado, o qual será destinado a programas de natureza social". O TJ/DF mantém convênio com a CENTCOOP/DF - Central das Cooperativas dos Catadores de Materiais Recicláveis do DF para quem doa os autos destruídos. A medida faz parte do Programa Viver Direito, iniciativa desenvolvida pelo Tribunal que gera renda para mais de duas mil famílias.