CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA - Agência RP7 - Full e Digital
Agência RP7 – Compliance
3- Estrutura de governança
4 – Programa de integridade
5 – Normas e regulamentos
Este Código de Conduta Ética reúne as normas que regem a atuação da RP7 em seu compromisso de atuar de forma íntegra e responsável.
Nosso código reforça o compromisso da RP7 em atuar cumprindo os mais altos preceitos de ética e integridade.
Deve ser lido e aplicado em conjunto com as políticas a serem divulgadas pelo Programa de Integridade.
Destina-se a todos aqueles que se relacionam com a RP7 – seus sócios, colaboradores, representantes, estagiários, fornecedores e prestadores de serviço – dando a eles conhecimento e poder para fiscalizar a atuação da empresa. Aos clientes, públicos e privados, será facultado o pleno conhecimento de seus termos.
1.1 MAS DO QUE TRATA O COMPLIANCE?
Trata de estabelecer regras, processos e procedimentos para garantir que a revisão e o controle de riscos corporativos, adequação e cumprimento à lei e orientar a conduta de todos para que persigam os princípios éticos que regem os negócios, sem jamais buscar vantagens pessoais indevidas ou envolver-se em situações de conflito ou risco.
Ao aderir a este manual, sócios, diretores e colaboradores assumem um compromisso, não só com a RP7, mas com a sociedade, assegurando a conformidade de suas atividades e ações em qualquer instância.
Sócios, colaboradores, fornecedores e representantes da RP7 devem seguir este código, bem como as políticas e normas relacionadas, agindo para preservar o interesse da empresa.
Qualquer descumprimento das regras, ainda que potencial, deve ser reportado pelos canais disponíveis, descritos neste manual e acessíveis por meio do Portal de Compliance.
Para que este manual e as políticas da empresa sejam conhecidos por todos, a RP7 disponibilizará os documentos em seu Portal de Compliance. A empresa promoverá ainda treinamentos contínuos sobre o manual e políticas relacionadas.
Cabe ao Comitê de Integridade de Compliance assegurar a aplicação das regras.
O sistema de governança da RP7 baseia-se na existência de um Comitê de Integridade. A composição e o regimento desse Comitê podem ser consultados no Portal de Compliance.
Todo material relacionado ao programa – como este manual, políticas, regimentos, comunicados, entre outros – está disponível no Portal de Compliance. Dúvidas sobre qualquer elemento do programa devem ser encaminhadas para o e-mail compliance@rp7.com.br.
4.1 COMITÊ DE INTEGRIDADE
Área independente, com reporte direto aos sócios majoritários da empresa, a qual deve garantir que os princípios e as regras previstos neste manual e nas políticas relacionadas sejam compreendidos, respeitados e aplicados em sua integralidade. Reporta-se aos sócios majoritários da companhia.
Faz a gestão das políticas e normas da empresa e deve assegurar que se pratiquem os melhores modelos de governança. Analisa relatórios de riscos, produzidos pelas diversas áreas, e garante que irregularidades sejam apuradas.
É responsável por promover, com apoio de Recursos Humanos, um ciclo contínuo de treinamento para que todos conheçam as regras e possam agir de acordo com o estabelecido.
4.2 PORTAL DE COMPLIANCE
Site – https://www.rp7.com.br/compliance/ – que reúne todo o material referente ao Programa de Integridade, incluindo cópia atualizada deste manual. Está também disponível na intranet.
O Comitê de Integridade de Compliance deve dar conhecimento a todos os profissionais, fornecedores e clientes, sobre a existência do portal e de seu conteúdo.
4.3 CANAIS DE COMUNICAÇÃO
É importante que a RP7 conheça os questionamentos e as possíveis violações relacionadas a este Código, para que possa orientar e corrigir desvios. Essa é a razão pela qual os colaboradores devem tratar suas preocupações internamente, resolvendo dúvidas e informando à empresa sobre atos praticados em desacordo com este Código. A RP7 disponibiliza as seguintes formas de comunicação com o Comitê de Integridade:
compliance@RP7.com.br
4.4 CANAIS DE DENÚNCIA
Qualquer irregularidade ou potencial violação à lei, a este Código ou às políticas da empresa deve ser reportada ao Comitê de Integridade, por um dos seguintes canais:
4.5 ANONIMATO
Para garantir o anonimato e conferir independência às instâncias de Compliance, a RP7 utiliza tecnologia e segurança da informação.
4.6 SIGILO E PROTEÇÃO AO DENUNCIANTE
A RP7 adota regra de proteção ao denunciante de boa-fé, incluindo sigilo, tornando expressamente proibida qualquer retaliação contra pessoa que tenha realizado denúncia ou informado suspeita de irregularidade. A prática de retaliação é considerada falta grave.
4.7 ACOMPANHAMENTO DA DENÚNCIA
Independentemente do resultado das investigações, o denunciante será informado, pelo mesmo meio, sobre o andamento e o desfecho da apuração.
4.8 INVESTIGAÇÃO
As denúncias recebidas pela empresa serão tratadas pelo Comitê de Integridade. Denúncias recebidas por outros meios serão igualmente tratadas.
O Comitê de Integridade conduz de forma isenta as investigações internas, sempre que cabível, resguardado o devido sigilo das partes. Não faz julgamentos ou determina culpabilidade. Envia parecer aos sócios majoritários, indicando as ações cabíveis.
Todo sócio, colaborador e representante da RP7 deve cooperar e, se for o caso, contribuir com as investigações internas. No caso de fornecedores, os contratos com a RP7 devem conter cláusula específica em que sejam determinadas as condições para que estes colaborem com as investigações.
4.9 SANÇÕES E PUNIÇÕES
O descumprimento das normas pode ocasionar – além das sanções criminais, civis e administrativas cabíveis quando há desrespeito à lei vigente – sanções internas que se aplicam de acordo com a gravidade da infração, podendo ser:
justificativa perante o Comitê de Integridade;
advertência expressa aplicada por meio de comunicação formal do representante do Comitê de Integridade;
III. participação em programa de reciclagem sobre as normas e políticas da empresa;
encerramento de contrato de prestação de serviços com fornecedores;
desligamento do profissional responsável pela infração.
O Comitê de Integridade da RP7 reserva-se ao direito de comunicar às autoridades competentes infrações de que tome conhecimento, se houver indícios de infração administrativa ou crime.
5.1 ÉTICA PROFISSIONAL
Sócios, colaboradores e representantes da RP7 trabalham para garantir uma postura profissional que preserve a imagem, a reputação e a credibilidade das empresas do grupo.
é vedada a utilização em benefício próprio de qualquer informação de clientes – financeira ou de qualquer natureza.
profissionais da RP7 devem evitar manifestação de opinião sobre agentes públicos ou fazer comentários de natureza política.
III. em caso de envolvimento em investigação por parte do Comitê de Integridade, os profissionais devem colaborar com toda informação de que dispuserem.
os profissionais são responsáveis pela manutenção do patrimônio físico da RP7.
5.2 CORRUPÇÃO
A RP7 adota política de tolerância zero para atos de corrupção.
Para fins do Programa de Integridade da RP7, é considerado ato de corrupção o oferecimento ou a promessa de vantagem indevida para agente público, direta ou indiretamente, para obter ou contratar negócio ou para determiná-lo a praticar, omitir ou retardar ato de ofício, em benefício próprio ou de terceiros, direto ou indireto.
Para que a corrupção se configure, basta que seja feita a oferta ou promessa, não sendo necessário qualquer ato de aceitação do agente público.
São equiparados a agentes públicos, tanto no Brasil quanto no exterior, quaisquer candidatos a mandatos eletivos; pessoas em cargos diplomáticos e em organizações internacionais; funcionários de empresas controladas, direta ou indiretamente, por entidades públicas, nacionais ou estrangeiros; empresas privadas concessionárias ou permissionárias de serviços públicos.
Vantagem indevida consiste em "qualquer coisa de valor", não necessariamente econômica. Assim, não está limitada a pagamentos em dinheiro e pode incluir presentes, favorecimentos, viagens, entretenimentos, oferta de emprego dentre outras coisas que possam ser de valor para o funcionário público e que sejam oferecidas com o intuito de obter ou garantir negócio ou para determiná-lo a praticar, omitir ou retardar ato de ofício, em benefício próprio ou de terceiros, direto ou indireto.
5.3 RELACIONAMENTO COM AGENTES PÚBLICOS
Todo sócio, colaborador ou representante da RP7 deve zelar por um relacionamento transparente com agentes públicos, seguindo a missão e os princípios éticos da empresa.
5.4 CONFLITOS DE INTERESSES
Conflitos de interesse são situações capazes de afetar o negócio, a imagem e a reputação da RP7 ou de seus sócios, colaboradores, representantes ou clientes. Foram identificados dois tipos de potenciais conflitos de interesses que podem afetar o negócio da RP7:
Conflitos de interesses internos
Geralmente ocorrem quando o melhor interesse da RP7 é prejudicado por práticas e atividades de seus colaboradores, representantes, atuando de maneira individual. Incluindo ainda atos de fraude contábil e de documentos e/ou qualquer ato fraudulento que prejudique a empresa.
Conflitos de interesses externos
Situações nas quais a representação pela RP7 de diferentes clientes poderá gerar conflitos entre os serviços prestados pela RP7 e os clientes. Isso não quer dizer que a RP7 de alguma forma esteja impedida de prestar serviços para clientes concorrentes. O conceito de conflitos de interesse externos está muito mais voltado para os serviços que serão prestados pela RP7 e para as informações às quais terá acesso na prestação desses serviços do que para a potencial condição de concorrência de seus clientes.
5.5 RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES
Todos os fornecedores têm a garantia de que seus produtos e/ou serviços serão tratados pela RP7 com base exclusivamente em critérios mercadológicos e de qualidade, não havendo interferência de qualquer aspecto que possa caracterizar privilégio ou discriminação.
A RP7 pauta o relacionamento com seus concorrentes em parâmetros de concorrência justa e leal, com base nos princípios constitucionais do livre mercado.
A RP7 não tolera práticas anticoncorrenciais que impeça um mercado livre e justo.
Os colaboradores jamais devem compartilhar ou conversar sobre informações sensíveis com concorrentes, tais como preços, propostas de licitações, clientes e perspectivas de mercado.
5.7 RELACIONAMENTO COM CLIENTES
A RP7 busca sempre um relacionamento respeitoso e ético com os seus clientes, para atingir os melhores resultados para ambas as partes de maneira responsável e justa.
As informações do cliente deverão ser protegidas por sigilo. Os colaboradores da RP7 não poderão fazer uso não autorizado das informações fornecidas pelo cliente, especialmente as informações estratégicas e confidenciais.
5.8 RELACIONAMENTO NO AMBIENTE DE TRABALHO
A RP7 não tolera qualquer forma de favorecimento no ambiente de trabalho.
As relações entre colaboradores e empresa são pautadas pela ética, pelo respeito e pela credibilidade. A RP7 valoriza a diversidade entre os colaboradores no ambiente de trabalho e condena qualquer prática de discriminação ou assédio de qualquer natureza.
A RP7 respeita a legislação trabalhista, não fazendo uso de trabalhos ilegais, informais, infantis ou escravos.
5.9 BRINDES
Todo brinde oferecido a funcionário público deverá ser registrado perante o Comitê.
Em caso de dúvida sobre oferta e aceitação de brindes, consulte o Comitê de Integridade.
São considerados brindes aqueles itens sem valor comercial, distribuídos em razão de propaganda, promoção, eventos ou cortesia, cuja entrega não se limite a um grupo específico de pessoas e seja direcionado a um público abrangente.
5.10 EVENTOS E ENTRETENIMENTO
A RP7 entende que a realização, a participação e o patrocínio de eventos – festas, shows, apresentações, almoços, jantares, coquetéis e outras atividades – fazem parte da natureza de seu negócio e, assim, devem ser conduzidos de maneira transparente e ética.
5.11 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A RP7 assume com seus clientes compromissos de confidencialidade que impedem a veiculação e divulgação de dados para ambientes externos à empresa.
Sócios, colaboradores e fornecedores não devem ter expectativa de privacidade quanto a meios de comunicações, aparelhos e espaços considerados institucionais. Somente deverá existir expectativa de privacidade em comunicações pessoais realizadas em plataformas não institucionais.
5.12 LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (LGPD)
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n° 13709/2018) estabelece regras sobre qualquer processo que envolva dados pessoais, ou seja, dados (ou conjunto de dados) que possam identificar uma determinada pessoa. Em atendimento a esta Lei, a RP7 se compromete a atuar de acordo com as melhores práticas de mercado, cumprindo as exigências legais e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, realizando o tratamento de tais informações adequadamente; o que inclui seguir as diretrizes previstas nesta Lei com relação à não divulgação, compartilhamento, comercialização ou quaisquer tratativas dos dados. O acesso a dados pessoais será restrito aos colaboradores que deles necessitam para o desempenho de suas funções.
Adicionalmente, de acordo com as diretrizes da LGPD, os agentes de tratamento de dados (controlador e/ou operador) podem ser solidariamente responsabilizados por incidentes de segurança da informação e/ou o uso indevido e não autorizado dos dados ou pela não
conformidade com a Lei. Portanto, estes devem seguir as diretrizes e orientações em relação aos princípios, à proteção e ao tratamento de dados.
5.13 PROPRIEDADE INTELECTUAL
A RP7 respeita a propriedade intelectual de terceiros e não faz uso de material protegido por direitos autorais sem a devida autorização. Isso inclui fotografias, pinturas, textos, fontes, softwares, aplicativos e outros tipos de programa ou sistema, ou qualquer outro material cuja licença de uso não tenha sido adquirida pela RP7.
A menção a marcas em seu aspecto nominativo, denominações sociais e nomes de terceiros em qualquer produto ou serviço da RP7 deve ser feita de forma imparcial e meramente informativa, sem qualquer juízo de valor.
É esperado que os colaboradores executem suas atividades com os mais altos padrões de qualidade e profissionalismo, procurando, sempre, identificar oportunidades de melhoria em nossos processos.
Exigimos de nossos profissionais que ajam com integridade de caráter, honestidade, retidão, lealdade e justiça.
O conhecimento de qualquer possível infração ao Código de Ética exige pronto relato ao superior imediato, para o Comitê de Integridade ou Recursos Humanos.
A postura profissional esperada pela RP7 daqueles que a representam em seus diversos setores deve refletir um comportamento de retidão, buscando sempre seguir os valores da Empresa e um consequente resultado positivo
5.14 RECURSOS DA EMPRESA
A privacidade dos colaboradores da RP7 é respeitada, contudo, o colaborador deve estar ciente de que os recursos institucionais como computadores, impressoras, redes de internet, linhas telefônicas, materiais, celulares (quando for o caso), espaços de trabalho, entre outros disponibilizados para o trabalho, pertencem à empresa e são destinados unicamente aos objetivos profissionais.
Os colaboradores devem zelar pelo bom uso e conservação do patrimônio da empresa deixado sob sua guarda e à disposição para o trabalho.