Vamos falar hoje sobre uma ferramenta muito utilizada em Planejamentos Estratégicos, a Matriz FOFA ou análise SWOT (em inglês) como preferir. No Working Draft da ISO 9001:2015 é apresentado que na futura versão da norma de Sistemas de Gestão da Qualidade, a análise do contexto interno e externo serão obrigatórios.
A matriz FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) ou SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) é uma ferramenta usada para analisar o ambiente externo e interno de uma organização. O seu principal objetivo é mapear quais são as oportunidades do mercado e tentar tirar o máximo proveito delas através das forças internas da organização. Combater às fraquezas internas, permitindo que a companhia entre num processo de melhoria contínua. As ameaças devem ser também mapeadas evitando que a empresa "seja pega de surpresa" e que possam ter soluções alternativas em caso de concretização dos fatos negativos.
Imagina que você montou um restaurante no seu bairro e todos já viraram fãs do seu negócio. De repente, você percebe que a vida noturna do local está se desenvolvendo e que você poderia explorar o seu espaço físico também a noite, adotando outros tipos de serviços alimentícios como, por exemplo, uma pizzaria com música ao vivo. Está aí, um caso simples e prático de aplicação da FOFA. Suas forças são sua reputação no bairro e sua posição já instalada. E a oportunidade? Uma demanda por serviços que existe e que pode ser muito bem aproveitada pela sua organização em função do desenvolvimento da vida noturna no local. Vamos ver um passo a passo simples para fazer uma análise FOFA
Passo 1 - Faça um brainstorming olhando para dentro da sua organização e mapeie as forças e fraquezas, é fundamental ter integrantes de diferentes áreas e que conheçam bem seus processos, as forças e fraquezas podem ser de diversos aspectos como: financeiro, de infra-estrutura, recursos humanos, tecnologias, know-how, marca. Por exemplo, se sua empresa tem pouca disponibilidade de caixa para investimentos, isso certamente será uma fraqueza. Será uma força para aquelas que possuem essa disponibilidade, pois terão ao longo de seus projetos um menor custo global em função da redução do custo financeiro.
Passo 2 - Agora, olhando para fora, repita o brainstorming buscando oportunidades e ameaças no mercado. Quanto mais as pessoas estão informadas acerca do ambiente externo, mais conteúdo será produzido nessa etapa. O ideal é buscar a opinião de especialistas nos mercados em questão. No passo 1 a predominância será de profissionais da sua empresa, já no passo 2 você pode contar com consultores ou especialistas externos também. Oportunidades e ameças são os riscos que afetam seu negócio seja de forma positiva ou negativa. É claro que ninguém pode prever o futuro e qualquer previsão de crescimento de 4 ou 5 % da economia nada mais é do que uma expectativa, porém elas poderão ter uma menor probabilidade de erro se contarem com a opinião de especialistas. Se sua empresa é pequena, talvez não sinta tanto os impactos da conjuntura econômica internacional, uma simples análise do ambiente regional poderá traçar um diagnóstico adequado.
Exemplos de oportunidades são, por exemplo, investimentos governamentais em infra-estrutura, linhas de financiamento mais baratas, a oportunidade de atuar em áreas sem concorrência, previsões de crescimento da economia. No caminho inverso, as ameaças são aquelas que podem prejudicar os seus negócios, por exemplo, entrada de novos concorrentes no mercado, desinteresse geral dos clientes pelo produto e serviço fornecido, urbanização descontrolada, adoção de uma nova tecnologia pelos concorrentes ainda não dominada pela sua empresa.
Utilizem o potencial das forças internas;
Melhorem as fraquezas internas;
Veja uma figura ilustrativa de uma Matriz FOFA.
A FOFA tem uma característica fundamental, a de organizar os brainstormings relacionados a análise do ambiente interno e externo da organização. É uma forma de direcionar as estratégias de acordo com esses ambientes, de reflexão, atitude e melhoria contínua nas empresas e para o processo de planejamento estratégico.
Você também poderá pontuar os impactos através de uma matriz e chegar a um ranking para as ações a serem tomadas, usando, por exemplo, o Princípio de Pareto.
Aproveitei para deixar aqui no Blog um modelo da Matriz FOFA no Excel que vai ajudar muito no seu planejamento estratégico, para baixar é necessário ter acesso ao nosso Ambiente de Downloads.
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É bastante provável que a utilização da Matriz FOFA/Análise SWOT seja bastante aplicável na nova ISO 9001:2015. Quer saber mais sobre o que deve surgir na revisão desta norma? Veja nossos artigos.