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ARTIGO #04 - ABR/2018 - PROCESSOS DE OPERAÇÃO E MANUTENÇÃO E BIBLIOTECA CRÍTICA
Já tratamos em artigo passado (http://www.datacenterdynamics.com.br/focus/archive/2018/02/prepara%C3%A7%C3%A3o-e-respostas-emerg%C3%AAncias-em-data-centers) dos procedimentos de emergência (EOP) a serem aplicados nos Data Centers quando estes apresentam anomalias ou mesmo paradas não programadas (outages) em sua operação, sejam elas parciais ou totais, porém os ambientes críticos são concebidos para de fato operarem de maneira contínua e mais segura possível. Os procedimentos de operação (SOP e ASOP), configuração (SCP) e manobra/manutenção (MOP), além de sua adequada organização e arquivamento são fundamentais para a sustentabilidade operacional e a disponibilidade (uptime) dos sites. Esses procedimentos são elaborados a partir de uma Lista de Equipamentos Críticos e são específicos para cada site e podem atingir várias centenas de documentos, dependendo do porte e complexidade do Data Center ou ambiente crítico em questão.
Descrevemos a seguir quais são e do que tratam cada um desses procedimentos:
SOP (Standard Operating Procedure) - Procedimento Operacional Padrão: É uma instrução escrita detalhada que é desenvolvida para obter, consistentemente, o desempenho (performance) esperado de um sistema ou processo. Um SOP pode, por exemplo, ser utilizado para as operações diárias de um sistema UPS ou o rodízio de unidades de um sistema de climatização. Ele pode ser utilizado para diversos aspectos de um ambiente crítico e ainda pode ser operacional ou administrativo. Um exemplo de um SOP administrativo (ASOP) é o de como criar uma ordem de serviço.
MOP (Method of Procedure) - Método de Procedimento: O MOP é um procedimento detalhado que é usado quando se trabalha no entorno ou em um equipamento que tenha a possibilidade de impactar direta ou indiretamente a carga crítica. É um documento que descreve com rigor, passo a passo, como uma atividade em particular é realizada. Os MOPs podem referenciar um SOP que necessita ser realizado no decorrer do procedimento. Para serem desenvolvidos, são necessários profissionais com elevado nível de experiência e conhecimento nos equipamentos e no ambiente em questão.
SCP (Site Configuration Procedures) – Procedimentos de Configuração do Site: Inclui toda a documentação, tais como desenhos, esquemas e planilhas, entre outras, relacionada ao projeto e comissionamento e que descrevem a configuração normal de um site. O SCP define as condições iniciais para a execução de um SOP ou MOP.
Essas nomenclaturas podem variar de um Data Center para outro, mas a sua finalidade deve ser a mesma, que é de assegurar formalização de procedimentos que minimizem riscos aos sites e sirvam de referência para uma padronização da interação dos indivíduos das equipes com os diferentes sistemas e equipamentos do ambiente crítico.
Qualidade e Melhoria Contínua - Uma vez que um procedimento está escrito, ele deve ser submetido a alguma forma de garantia de qualidade. O método mais eficaz é realizar uma revisão formal de engenharia, mas quando isso não é possível, pode-se substituí-la por uma revisão de um colega de mesmo nível ou da gerência. Isso deve ser realizado cada vez que um procedimento é implementado, até que o processo tenha sido executado mais do que uma vez sem nenhuma modificação. Também é crucial ter um plano para melhoria contínua do processo em vigor que forneça um mecanismo para realizar um ajuste fino do programa de procedimentos. Por exemplo, todos os MOPs devem ter uma seção de feedback que é usada para documentar qualquer variação que foi notada quando o procedimento foi executado, versus como foi escrito.
Sistemas de Gestão de Documentos - Finalmente, deve existir um sistema de gestão de documentos. Idealmente, este é um sistema automatizado que pode manter cópias digitais de documentos para armazenamento, recuperação e arquivamento. Caso não seja possível incluir um sistema deste tipo no orçamento, um processo manual, apesar de menos conveniente e com menos funcionalidades, poderá atender os requisitos, se ele possuir os elementos abaixo:
Um catálogo que liste cada item de documentação por categoria e também sua localização;
Um sistema de controle de versão que mostre quem foi o autor do documento, a versão atual, quem possui o documento, as datas e quais mudanças foram realizadas em cada versão e para quando a próxima revisão está programada;
Um procedimento de Garantia de Qualidade das revisões pelos colegas (pares) e/ou gerência, dos acréscimos, mudanças e supressões realizadas.
Em conclusão, possuir procedimentos formais estabelecidos reduz enormemente os riscos de falhas do site e as possibilidades de erros humanos, mas para que isso seja efetivo, eles devem ser precisos e rigorosamente seguidos por toda a equipe de facilities. Os operadores do ambiente crítico não apenas devem ter conhecimento técnico formal sobre as áreas que atuam, mas também devem ser formalmente treinados e avaliados nos diferentes processos e procedimentos, assim como manter uma disciplina e comportamento adequados à atuação em missão critica, garantirão o sucesso e a segurança do ambiente em que atuam.
Em nosso próximo artigo trataremos com mais profundidade sobre as equipes, treinamento, capacitação e as características profissionais e pessoais necessárias para essa indústria.
* José Roberto da Silva, CET CEM CEA e Luís V. R. Dória, CET CEM CEA são Diretores da Top Tier Infrastructure