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Convidados de fora? Saiba como recebê-los bem em sua festa de formatura em Santa Maria
20/07/2016 Iguana Agência DigitalSem ComentáriosSanta Maria
Se entrar na faculdade gera expectativas, se formar é uma verdadeira obsessão, mas organizar todos os detalhes desse momento singular exige planejamento e atenção, para não deixar nada para trás. Sabemos que muitos dos estudantes santa-marienses contam com desafio dobrado: além de tudo, têm de pensar também nos pais, amigos e parentes que não moram em Santa Maria.
Como isso é bastante rotineiro entre os formandos da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), Centro Universitário Franciscano (Unifra) ou das outras universidades da cidade, preparamos um breve guia, uma checklist com dicas do que fazer para receber bem as pessoas queridas nas celebrações da formatura.
Convites — É preciso bastante antecedência para enviar os convites para todos a tempo de planejarem a participação nos eventos de formatura.
Um convite pode demorar até oito dias úteis (segunda à sexta-feira) para chegar em regiões mais extremas do Norte do Brasil e até seis dias para a maioria das cidades do Sul (exceto o RS), Sudeste e Centro-Oeste, segundo os Correios.
Média de prazos de envio dos Correios (Carta Simples):
Rio Grande do Sul: Dia da postagem + 4 dias úteis
Santa Catarina e Paraná: Dia da postagem + até 5 dias úteis
Nordeste: Dia da postagem + até 6 dias úteis
Norte: Dia da postagem + até 7 dias úteis
Uma opção é enviar os convites por e-mail, por causa do imediatismo e da redução de custos. Muita gente resiste a isso, com medo de que o convidado se sinta desprestigiado. Nesses casos, é interessante ligar logo após o envio do convite (que deve ter a mesma pompa de um convite impresso), assim, faz o convidado se sentir querido.
O certo é que o RSVP ("Répondez S'il Vous Plaît", ou "Responda por favor") deve ser feito sempre online, por meio de um site específico como o gratuito RSVPify ou o brasileiro Confirme Já. Isso ajuda a garantir mesas e convites para todos.
Horários — Nos convites e comunicações feitos aos convidados, é importante detalhar os horários da programação, como missa, colação, baile e festas privadas. Isso obviamente vale para todos os convidados, mas para quem vem de longe é essencial, pois os ajuda preparar roteiros e itinerários.
Hospedagem — Outro ponto importante, tanto quanto o próprio convite, é providenciar hospedagem adequada aos convidados, que ofereça toda a estrutura necessária para o conforto daqueles que vêm de longe.
Nem sempre eles vão conseguir encontrar todas as informações necessárias para fazer a reserva por eles mesmos, então a ajuda do formando é muito bem-vinda.
No caso dos Hotéis Morotin, seja no Park Hotel Morotin ou no Hotel Morotin, é possível consultar e solicitar reservas pelo próprio site, sem o pagamento de taxas extras. Indicar os Hotéis Morotin como opção, então, é uma preocupação a menos para o formando.
Transporte — Como os parentes chegarão em Santa Maria? Ônibus, transporte fretado, avião, condução própria? Em muitos casos, o próprio convidado se dispõe a buscar e arcar com os custos, mas não tem o conhecimento necessário sobre linhas de transporte ou rodovias que interligam a cidade.
É importante que o formando explique essas informações para o convidado distante junto ao convite, pois já habituado à cidade.
Alimentação e pontos de interesse — O mesmo serve para a alimentação e pontos de interesse dos convidados, como lojas, locais interessantes de conhecer etc. Mesmo em tempos de Google e TripAdvisor, é interessante preparar um mapa com indicações do formando para padarias e restaurantes, shoppings centers e pontos turísticos de Santa Maria, caso os convidados ainda não conheçam a cidade.