Arquivo Morto - Guarda Documento - São Paulo | Box Guarda Tudo SF
► Guarda móveis, guarda volumes e self storage na Zona Oeste de São Paulo - SP
Dicas de estocagem/armazenamento
Home / Arquivo Morto
Milhares de empresas Brasil afora têm a necessidade de armazenar uma quantidade relevante de papeis e documentos ao longo dos anos. O descarte não costuma ser a prática mais indicada, uma vez que esses materiais acabam sendo necessários para consultas posteriores. Por esse motivo, várias dessas companhias trabalham com arquivamento para evitar possíveis contratempos no futuro.
Um dos locais apropriados para guardar esses documentos é conhecido como arquivo morto. Na prática, esse espaço é usado para colocar aqueles documentos que teoricamente não seriam mais usados pela empresa, porém, devem ficar guardados por um determinado período, que pode variar de acordo com o seu teor. Adotar um método de organização é muito importante para qualquer corporação, seja qual for o seu segmento, sendo inclusive uma importante ferramenta de gestão.
Ter uma documentação bem organizada é fundamental para um gerenciamento eficiente da companhia, sendo que um dos principais erros de alguns administradores é considerar o arquivo como uma espécie de depósito. Na verdade, esses espaços devem ser vistos como uma fonte de informações importantes para os gestores. O certo é que existem várias maneiras de organizá-los, sendo o arquivo morto apenas uma das possibilidades.
O que guardar em um arquivo morto e como ele funciona
Como mencionado, uma empresa é capaz de produzir muitos documentos diariamente, variando de acordo com o setor em que ela atua. O arquivo morto funciona como uma maneira de organizar aqueles documentos que já foram conferidos e que, provavelmente, não servirão de maneira efetiva para o funcionamento do escritório. No entanto,eles precisam ficar arquivados para possíveis consultas. Dentro dessa categoria, os documentos que podem ser guardados são:
Notas fiscais antigas para controle: ao adquirir um produto ou contratar um serviço, geralmente as empresas exigem notas fiscais. Essas notas são contabilizadas pelo departamento específico, e depois podem seguir para o arquivo morto.
Livros de inventário.
Notas referentes ao ativo fixo.
Livro de inspeção do trabalho.
Recibos de pagamentos, inclusive referentes ao Imposto de Renda, entre outros.
Vale lembrar que além do arquivo morto, existem outros documentos que precisam ser organizados de outras maneiras, como:
Setor jurídico.
Gerentes e diretoria.
Custos fixos, entre outros.
Como definir a maneira de organização
O método a ser adotado para arquivar os documentos, seja ele referente ao arquivo morto ou não, vai depender da dinâmica de cada empresa. Ou seja, somente os gestores responsáveis poderão definir o espaço que deve ser destinado para essa finalidade. Basicamente existem duas razões para que esses documentos sejam guardados nas empresas, são elas:
Organização interna da companhia.
Exigências legais vigentes no país.
E a melhor maneira de começar a organizar essas pastas é levar em consideração dois princípios:
Estabelecer uma codificação, seja ela numérica ou alfabética.
Classificar cada tipo de documento.
Seguindo essas duas especificações, o trabalho ficará mais fácil. E para ajudar aquelas empresas que não possuem muito espaço disponível em duas instalações, algumas empresas se especializaram em oferecer soluções eficazes para suprir essa necessidade, ou seja, é possível criar um arquivo morto fora da empresa, bastando contratar um boxe em uma empresa de self storage.
Como funciona uma empresa de self storage para armazenar arquivo morto
É regra recorrente no mercado que a maioria das empresas procura soluções mais práticas e de baixo custo para melhorar o seu funcionamento, afinal, os seus gastos precisam ser os mais enxutos possíveis. Levando em conta que, mesmo involuntariamente, elas acabam tendo que lidar com uma quantidade considerável de documentos, é necessário avaliar a necessidade de ter um local específico e que garanta a segurança dessa documentação.
E é nesse momento que entra o serviço de arquivo morto oferecido pelo Box Guarda Tudo SF. Com a popularização desse serviço, surgiram no mercado várias opções que visam atender essa demanda, porém, antes de fechar um contrato, é necessário levar em consideração alguns pontos muito importantes e relevantes, e que não dizem respeito somente ao preço, tais como:
Segurança: É fundamental saber quais são os documentos da empresa que estarão sendo armazenados, logo, o espaço precisa contar com segurança 24h e sistema de câmeras para monitorar toda a movimentação. O boxe também precisa conter um cadeado, no qual somente a pessoa responsável possui a chave.
Acessibilidade: O horário de funcionamento também precisa ser muito bem analisado, pois quanto mais acessível o local for, melhor. Afinal, nunca se sabe quando os documentos precisarão ser consultados. O que acontece, na maioria das vezes, é que os serviços para guardar documentos atendam de segunda a sábado, sendo o último dia o melhor para realizar a organização dos documentos no espaço. Uma dica é que esse horário precisa estar em perfeita sintonia com o da empresa, para que não haja desencontros.
Localização: Quanto mais próximo ao endereço da empresa, melhor será, pois o sistema de arquivo morto fora da empresa deve ser visto como uma extensão do escritório.
Instalações: Visitar as instalações da empresa que deseja contratar é uma boa dica para saber se ela atende tudo o que a companhia precisa, e isso vale tanto para a questão de acessibilidade e localização, como também se referindo às instalações, que precisam ser limpas e bem cuidadas. Possuir uma boa infraestrutura também é fundamental.
Burocracia: Esse sistema costuma ser bem simples, e não ter muita burocracia, porém, pode haver casos em que será exigida fidelização ou um tempo mínimo. O ideal é que o contrato seja feito sem um tempo pré-determinado, e ser renovado mensalmente.
Para aquelas empresas que possuem um volume menor de documentos, uma boa solução é optar por um guarda arquivos. Neste caso, o espaço disponibilizado será menor, porém, o custo também será mais baixo. Os termos de aluguel são os mesmos do arquivo morto, o que facilita ainda mais o processo, tendo somente de saber se esse serviço irá atender ao que a empresa necessita para melhorar a sua organização.