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Concepção de uma Solução de Software as a Service: Portal de Colaborador na Sage Portugal Software S.A.
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Rafaela Benke Lencastre
1 Concepção de uma Solução de Software as a Service: Portal de Colaborador na Sage Portugal Software S.A. Pedro Miguel Alves dos Santos Rodrigues Relatório do Projecto Supervisor da FEUP: Prof. João Pascoal Faria Orientadora na Sage Portugal Software S.A.: Fernanda Marmelo Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
2 Dedicado à minha mulher, por todo o apoio ii
3 Resumo O mundo empresarial está em constante evolução. As margens de lucro cada vez menores e a crescente competitividade do mercado fazem com que as empresas recorram cada vez mais à tecnologia para poupar tempo e trabalho, permitindo libertar recursos humanos para funções mais estratégicas. Nesse sentido, as empresas têm vindo cada vez mais a adoptar o modelo de Software as a Service (SaaS), que consiste em manter as aplicações alojadas em servidores do fornecedor, usufruindo delas através da internet, para o seu software de gestão. Uma forma de ajudar especificamente os departamentos de Recursos Humanos é através dos conhecidos Portais de Colaborador. Transferindo as tarefas administrativas realizadas pelo departamento para um sistema informático consegue-se libertar os recursos para funções mais orientadas ao desenvolvimento pessoal, ao mesmo tempo que se realizam essas tarefas de forma mais eficiente e eficaz. Com um portal deste tipo, dá-se também a possibilidade ao colaborador de obter a informação que necessita na altura que mais lhe convém. Este projecto pretende iniciar a concepção de um Portal de Colaborador que complemente as aplicações de Gestão de Pessoal da Sage Portugal, através da definição de requisitos e modelação de um desses processos administrativos, e de uma proposta de comercialização do portal segundo o modelo SaaS. iii
4 Development of a Software as a Service solution: Business to Employee Portal Abstract The corporate world is in constant evolution. The slimmer profit margins and the increasing competition in the market is forcing companies to rely more and more on technology, in order to save labor and time, allowing human resources to focus on more strategic functions. With that thought in mind, an increasing number of companies have been adopting the Software as a Service (SaaS) model, which consists in keeping the software hosted on the supplier s servers, accessing it through the internet, for their business management software. One way of helping the Human Resources departments is by means of using the well-known Business to Employee Portals. By transferring the more administrative human resources work from the department to a technical system, the department s resources can then focus on the personal development of the company s workforce, all the while optimizing that administrative work. With this type of portal, the worker is also given access to the information he needs, when it is most helpful to him. This project aims to begin the conception of a Business to Employee Portal to complement Sage Portugal s Human Resources software applications, by specifying the needs and modeling one of the aforementioned administrative processes, and proposing a model of selling the portal, by following the SaaS model. iv
5 Agradecimentos Esta secção é dedicada a todas as pessoas que contribuíram, directa ou indirectamente, para tornar a realização desta tese possível. Em primeiro lugar, gostaria de agradecer ao Vitor Pinho, meu chefe, amigo, e colega no mestrado, por ter feito força para que eu me inscrevesse neste mestrado. Um agradecimento também à orientadora da empresa, Fernanda Marmelo, pelo apoio dado principalmente com as questões mais teóricas e processuais da área de Recursos Humanos, e ao supervisor da faculdade, Prof. João Pascoal Faria, pela orientação ao longo de toda o projecto, e por não me deixar esquecer que os prazos são para se cumprir. Por fim, um agradecimento especial à empresa que tornou possível não só este projecto, mas também a minha participação neste mestrado, Sage Portugal. v
6 Índice de Conteúdos 1. Introdução Sobre o Grupo Sage Sobre a Sage Portugal O projecto Concepção de uma Solução de Software as a Service: Portal de Colaborador Organização e Temas Abordados Software as a Service Modelos de arquitectura SaaS Managed Hosting Service Isolated Tenancy Shared Execution Multi-tenant/Single-version Multi-tenant/Multiversion Tendências de mercado Vantagens e desvantagens Exemplos Salesforce.com Google Employee Self-Service Conceito Exemplos PHC Digital dpessoal Halogen Software Análise do portal actual e necessidades para o novo portal Análise do portal actual Necessidades para o novo portal Concepção do portal Processos de Recursos Humanos suportados pelo portal Modelação de casos de uso do subsistema Gestão de Férias Visão geral Actores do sistema Descrição dos casos de uso Modelo de comercialização Arquitectura da solução Licenciamento e preços Envolvimento do distribuidor Conclusões e perspectivas de trabalho futuro Referências e Bibliografia vi
7 Índice de Figuras Figura 1 - A Sage no mundo... 1 Figura 2 - Os valores Sage... 3 Figura 3 - Previsão de receitas com SaaS, no segmento das PME s, Figura 4 - Previsão de receitas com SaaS no segmento das grandes empresas, Figura 5 - Página principal da aplicação de CRM da Salesforce.com Figura 6 - GMail, a aplicação de correio electrónico da Google Figura 7 - Página principal da aplicação Google Docs Figura 8 - Ficha de funcionário da aplicação PHC Digital dpessoal Figura 9 - Relatório produzido pela aplicação eappraisal da Halogen Software Figura 10 - Página de alteração da informação de cadastro Figura 11 - Opção de marcação de férias Figura 12 - Mapa de férias global Figura 13 - Modelo de casos de uso do subsistema Gestão de Férias Figura 14 - Sequência e encadeamento de casos de uso Figura 15 - Actores do sistema "Gestão de Férias" Figura 16 Interacção entre a aplicação local e o Portal de Colaborador vii
8 Índice de Tabelas Tabela 1 - Segmentos de negócio do Grupo Sage... 2 Tabela 2 - Modelos de arquitectura SaaS... 6 Tabela 3 - Previsão de receitas com SaaS, no segmento das PME s, (milhões de dólares)... 7 Tabela 4 - Previsão de receitas com SaaS no segmento das grandes empresas, (milhões de dólares)... 8 Tabela 5 - Propriedades de um caso de uso viii
9 1. Introdução O projecto intitulado Concepção de uma Solução de Software as a Service: Portal de Colaborador será desenvolvido na empresa Sage Portugal Software S.A., com o apoio do departamento de Recursos Humanos Sobre o Grupo Sage O core business do Grupo Sage é a produção e prestação de serviços de software de gestão empresarial, sendo um dos principais fornecedores mundiais para pequenas e médias empresas. Para assegurar uma posição de liderança em vários mercados, a Sage está actualmente implementada por todo o mundo, contando já com a colaboração de colaboradores e com mais de 5,8 milhões de clientes. A Sage foi fundada em Newcastle, no norte de Inglaterra, em Uma década depois, em 1991, começaram o seu processo de internacionalização para o mercado dos E.U.A., seguindo-se a Europa, em Em 2001, decidiram expandir as suas operações para a Austrália e, em 2003, para a África do Sul. Finalmente, em 2005, aumentaram as suas operações para a Índia e para o Extremo Oriente, incluindo a Malásia, Singapura e China. No global, a Sage pode afirmar que mais de 80% das suas receitas estão agora fora do mercado doméstico do Reino Unido. Figura 1 - A Sage no mundo O Grupo Sage divide as operações em quatro segmentos: Reino Unido e Irlanda, Europa, América do Norte e Resto do Mundo (África do Sul, Austrália e Ásia). Como o seu foco estratégico está no desenvolvimento de produtos adaptados aos mercados locais, todas as funções empresariais, tais como investigação e desenvolvimento, marketing e vendas, e serviço de apoio são planeadas e concretizadas localmente, como se pode verificar no quadro apresentado em baixo. 1
10 Tabela 1 - Segmentos de negócio do Grupo Sage 1.2. Sobre a Sage Portugal A Sage dispõe uma ampla oferta de produtos e serviços desenvolvidos para o mercado nacional, de acordo com a dimensão das empresas. Em Portugal, a empresa está distribuída geograficamente por dois edifícios localizados no Porto (sede) e em Lisboa. Aliado ao crescimento orgânico, o Grupo Sage tem também crescido por via das aquisições. A Sage Portugal não é excepção, e a partir do momento em que Portugal foi definido como mercado estratégico para o Grupo, em 1999, que a empresa tem vindo a crescer com a aquisição de diversas empresas no sector do software de gestão, das quais se destacam: Infologia, SP, Gestexper, Adonix, Escripóvoa, Orçam e mais recentemente a XRT. A estrutura organizativa da Sage Portugal está dividida em 3 áreas de negócio, que são segmentadas por tipo de cliente: Mid-Market Grandes e Médias Empresas Onde são desenvolvidos e comercializados produtos de gestão integrados direccionados para este tipo de empresas. SME Pequenas e Médias Empresas Nesta divisão são desenvolvidos produtos direccionados para as PMEs. É neste segmento de mercado que a Sage Portugal é líder. Entry Level Micro Empresas e ENIs 1 Tem produtos indicados para microempresas e empresários em nome individual. A título de exemplo, estes produtos podem ser adquiridos numa loja como a FNAC ou Worten. Esta estrutura tem como intuito a divulgação da oferta de produtos e serviços de acordo com a dimensão das PMEs nacionais por forma a responder, adequadamente, às suas necessidades. Actualmente, a Sage Portugal conta com cerca de 150 colaboradores. No entanto, as previsões apontam para um aumento significativo deste número visto que se tem verificado um grande desenvolvimento da empresa. Missão A missão da Sage passa pela optimização da gestão e dos processos de negócio das empresas com soluções e serviços que aportem benefícios aos seus clientes e parceiros, gerando por sua vez valor para os seus colaboradores, accionistas e para a sociedade como um todo. 1 ENI Empresa em Nome Individual 2
11 Visão A visão da Sage é ser a Empresa mais admirada e inovadora, líder em soluções e serviços para a gestão de empresas. Os valores da Sage Simplicidade, Agilidade, Integridade, Confiança, Inovação "Acreditamos no poder da Simplicidade. Temos que ser flexíveis e ágeis para responder às necessidades dos nossos clientes. Ouvimos os nossos clientes. Somos criativos, desafiamos o mercado todos os dias, geramos inovação. Na Sage, preocupamo-nos não só com os resultados obtidos, mas também com os meios para os atingir. Estabelecemos relações fortes com os nossos clientes, baseadas na confiança e na colaboração em equipa." Figura 2 - Os valores Sage 1.3. O projecto Concepção de uma Solução de Software as a Service: Portal de Colaborador A ideia para este projecto nasceu de uma necessidade crescente do departamento de RH 2 da Sage Portugal, a de automatizar processos administrativos libertando, dessa forma, os colaboradores do departamento para que possam desempenhar outras funções mais estratégicas. Uma parte significativa das actividades do departamento de RH envolve o tratamento administrativo da informação dos colaboradores. Todos os meses, chegam mensagens de correio com pedidos de alteração de dados do cadastro, como NIBs, estados civis, moradas. Este processo, para além de ser moroso, está mais sujeito a erros quando comparado com um processo automático. Com este projecto pretende-se promover a pro-actividade do colaborador, passando-lhe a responsabilidade da actualização dos seus dados pessoais (ao mesmo tempo que se liberta o departamento de RH), e da procura da informação quando ela é necessária e útil (eliminando a necessidade de utilização massiva do correio electrónico, para este efeito, que cria constrangimentos ao nível da comunicação). Este projecto será também um instrumento criado com o intuito de promover a interactividade e colaboração na organização, fomentando a partilha de notícias e informações entre os colaboradores e a empresa, e dessa forma ajudar à promoção e interiorização da cultura empresarial. Inicialmente, o portal será implementado e utilizado internamente, como prova de conceito, sendo posteriormente comercializado para o mercado, passando dessa forma a fazer parte da oferta de produtos da empresa. Comercialmente, é um projecto que se apresenta bastante interessante, procurando aproveitar um mercado menos explorado pela empresa. Um Portal de 2 RH Recursos Humanos 3
12 Colaborador capaz de ser integrado com as várias aplicações de Salários/RH da Sage Portugal irá certamente valorizar essas aplicações e enriquecer o leque de ofertas da empresa. No âmbito desta tese não se pretende realizar o projecto completo, dada a sua dimensão. Assim, será concebida a solução através da identificação de funcionalidades a disponibilizar, e da completa especificação de requisitos e modelação de um dos processos suportados, mais especificamente a gestão de férias. Será também efectuada uma proposta de comercialização da solução como serviço, tendo como base o conceito de Software as a Service, que será especificado mais à frente. Esta proposta servirá, de certa forma, para viabilizar o projecto, sugerindo formas de definição de licenciamento e preços, e analisando o envolvimento do canal de distribuição nesta nova forma de comercializar o software Organização e Temas Abordados Este relatório encontra-se dividido em sete grandes capítulos. Neste primeiro capítulo, é efectuada uma breve introdução ao projecto e à empresa onde ele se realiza. Os dois capítulos seguintes apresentam com mais detalhe dois conceitos importantes utilizados neste projecto, o conceito de Software as a Service, no capítulo 2, e o conceito de Employee Self-Service, no capítulo 3. É feita uma caracterização destes conceitos, incluindo vantagens e desvantagens, e são também apresentados alguns exemplos das suas aplicações. No quarto capítulo apresenta-se com mais detalhe o problema que esteve na origem deste projecto, através da análise do Portal de Colaborador existente actualmente na Sage Portugal, e definem-se as necessidades para o novo portal. Nos dois capítulos seguintes é apresentada a solução proposta para colmatar o problema identificado. O capítulo 5 apresenta a especificação e modelação de um dos processos suportados pelo portal concebido, seguindo-se um modelo de comercialização do mesmo, no capítulo 6. Por fim, no último capítulo, são apresentadas as conclusões retiradas ao longo deste projecto, e é também apresentado o trabalho futuro necessário para a conclusão da concepção, implementação, e comercialização do portal. 4
13 2. Software as a Service Com a evolução das telecomunicações, principalmente o acesso fácil e cada vez mais barato à internet de banda larga, há novos modelos de negócio que despontam, alguns decididamente mais interessantes do que os modelos tradicionais. O Software as a Service (SaaS) é um desses exemplos. Ao invés de adquirir, instalar e executar aplicações localmente, obrigando a um grande investimento financeiro, cada vez mais empresas optam por um modelo que lhes permite alugar a utilização dessas aplicações, tal como o fazem com a electricidade, ou com a água. O Gartner Group define SaaS como software que é adquirido, entregue e gerido remotamente por um ou mais fornecedores [14]. Também conhecido como on-demand computing, utility computing ou o modelo ASP 3, o conceito existe há já vários anos, mas só recentemente é que começou a ser amplamente utilizado Modelos de arquitectura SaaS Apesar de ser inspirado no modelo ASP, o SaaS é consideravelmente diferente, nomeadamente a nível arquitectural, dos modelos anteriores. Tipicamente, nos modelos ASP e similares, um cliente adquire uma solução, e instala-a num servidor alugado, de forma isolada, constituindo o que é chamado de modelo single-tenant (inquilino-único), enquanto uma solução SaaS segue tipicamente um modelo multi-tenant (multi-inquilino), que consiste em ter a mesma infraestrutura de hardware e software partilhada por diversos utilizadores. No entanto, o modelo multi-tenant pode não ser o mais adequado para todos os clientes. Alguns, com mais preocupações de performance, ou de segurança, podem optar por adquirir as soluções noutros modos. As ofertas de SaaS podem ser caracterizadas consoante a infraestrutura de execução das aplicações (pode ser partilhada ou dedicada), assim como o suporte a múltiplas versões das aplicações (pode suportar ou não), e a separação dos dados (se é lógica ou física) [11]. Estas três variáveis, com dois valores possíveis para cada, resultam em oito modelos teóricos. Na prática, apenas emergiram cinco dos oito modelos possíveis, sendo que só quatro reúnem as características necessárias para poderem ser caracterizados como SaaS. Estes modelos, identificados na tabela seguinte, são: isolated tenancy (inquilino isolado), shared execution (execução partilhada), multi-tenant/single-version (multi-inquilino/versão-única) e multitenant/multiversion (multi-inquilino/multi-versão) Managed Hosting Service Não sendo exactamente uma arquitectura SaaS, o Managed Hosting Service (MHS) é um modelo com uma infraestrutura de execução de aplicações dedicada, que permite múltiplas versões concorrentes, sobre uma estrutura de dados com separação física. Este modelo tem, potencialmente, o custo mais elevado, pois a partilha de custos por diversos clientes é a mais baixa de todos os modelos. No entanto, devido a este isolamento, também tem potencialmente o maior nível de segurança, assim como a maior liberdade de personalização por parte dos clientes. 3 ASP Application Service Provider 5
14 Tabela 2 - Modelos de arquitectura SaaS Isolated Tenancy Fonte: Gartner Group (Agosto 2006) Neste modelo, tal como aconteceu no MHS, a execução das aplicações é dedicada para cada cliente, assim como a separação física dos dados. No entanto, apenas suporta uma versão da aplicação o que, embora acarrete menores custos para os clientes, também lhes retira liberdade de personalização, pois as actualizações de versões passam a ser à escolha do fornecedor, e não dos utilizadores Shared Execution No modelo de execução partilhada, tal como o próprio nome indica, a execução da aplicação é partilhada com uma versão única da aplicação, num ambiente em que os dados são separados fisicamente. Assim, há uma redução de custos ao nível da infraestrutura, pois é partilhada por diversos utilizadores, e a necessidade de dar suporte a apenas uma versão reduz ainda mais os custos. Como a execução é partilhada, há um potencial decréscimo na performance do sistema, relativamente aos modelos anteriores. O facto da separação dos dados ser física oferece mais segurança que os modelos seguintes aumentando, no entanto, o custo da solução Multi-tenant/Single-version Este modelo é, potencialmente, o mais barato de todos os modelos de arquitectura SaaS. Mais uma vez, a execução da aplicação é partilhada por vários utilizadores para reduzir custos, a separação dos dados já não é física, mas sim lógica, e há apenas uma versão à qual dar manutenção, o que reduz ainda mais os custos da solução. No entanto, a percepção de segurança é menor, pois não há uma separação física dos dados. Este modelo é o modelo mais utilizado pelas soluções SaaS oferecidas a nível mundial, entre eles a Salesforce.com e a NetSuite Multi-tenant/Multiversion Este último modelo difere do anterior simplesmente no suporte a múltiplas versões da aplicação. Assim, aumenta o custo da solução devido à necessidade de manter várias versões 6
15 concorrentes, mas no entanto dá mais liberdade de personalização e flexibilidade de actualização aos utilizadores 2.2. Tendências de mercado De acordo com um estudo da Forrester, as aplicações SaaS mais populares em 2005 recaíam sobre as áreas de vendas, marketing, procurement, e recursos humanos e finanças [22]. Adicionando a este estudo a vontade que as empresas têm de reduzir os custos com as tecnologias de informação (TI), chega-se à conclusão que grande parte das organizações é um potencial cliente, e que há inúmeras oportunidades de vender soluções SaaS. Um estudo do Gartner Group, de 2007, evidencia que a procura de SaaS no universo de software empresarial tem vindo a ter um crescimento de mais do dobro relativamente ao software tradicional. Nos próximos anos, segundo estudos da mesma empresa, manter-se-á a tendência de crescimento superior ao do restante mercado. Até 2012, as previsões apontam para um crescimento de 23.8% de SaaS, excedendo em grande escala o crescimento de 11.4% previsto para o mercado [18]. No segmento das PMEs, o crescimento previsto para o investimento em SaaS, para ERPs 4, atingirá, em média, os 15.9%, conforme demonstrado na tabela e gráfico seguintes: Tabela 3 - Previsão de receitas com SaaS, no segmento das PME s, (milhões de dólares) Fonte: Gartner Group (Agosto 2007) Fonte: Gartner Group (Agosto 2007) Figura 3 - Previsão de receitas com SaaS, no segmento das PME s, No segmento das grandes empresas, o investimento em SaaS para o mesmo software apenas alcançará um crescimento médio de 9.3% devido, principalmente, às necessidades mais 4 ERP Enterprise Resource Planning 7
16 específicas que as grandes empresas têm para este tipo de aplicações. A tabela e figura seguintes demonstram os valores previstos para as receitas com SaaS neste segmento: Tabela 4 - Previsão de receitas com SaaS no segmento das grandes empresas, (milhões de dólares) CAGR 5 (%) CCC 5 1,795 2,155 2,507 2,988 3,521 4,327 5, Office Suites ,356 1, DCC CRM 5 1,265 1,838 2,169 2,566 3,001 3,485 4, ERP 5 1,045 1,256 1,376 1,472 1,630 1,789 1, SCM ,008 1,197 1,404 1, Other Application Software ,049 1, Total Enterprise Software 5,110 6,591 8,035 9,631 11,418 13,753 15, Fonte: Gartner Group (Maio 2009) Fonte: Gartner Group (Maio 2009) Figura 4 - Previsão de receitas com SaaS no segmento das grandes empresas, Vantagens e desvantagens O SaaS apareceu como uma alternativa ao modelo tradicional de venda de software. À medida que o modelo tradicional foi maturando, foram ficando evidenciados os seus pontos menos positivos, que o SaaS pretende colmatar. No entanto, o SaaS não é um modelo perfeito, e como tal, tem também os seus pontos negativos. O Gartner Group publicou, em Setembro de 2007, um artigo bastante interessante, onde apresenta as vantagens e desvantagens do SaaS relativamente ao software tradicional [24]: 5 CAGR Compound Annual Growth Rate; CCC Content, Communication, and Collaboration; DCC Digital Content Creation; CRM Customer Relationship Management; ERP Enterprise Resource Planning; SCM Supply Chain Management 8
17 Vantagens Tradicionalmente, os utilizadores adquirem bastante software com funcionalidades das quais nunca chegarão a usufruir. Por vezes, todo um produto de software não chega a ser utilizado. Como exemplo, veja-se o Microsoft Office: a grande maioria dos utilizadores que adquirem o Microsoft Office acaba por utilizar apenas o Word, ou o Excel, sendo que as outras aplicações que vêm agregadas (como o Access, ou o Publisher) não são sequer instaladas. Esta situação ocorre normalmente devido às políticas de descontos que os fornecedores praticam, associados aos pacotes de software, levando a que o cliente acabe por adquirir produtos que não necessita. O SaaS tende mais na direcção de um modelo pay-per-use, eliminando esta filosofia que incentiva à aquisição de software para a prateleira. Adicionalmente, o fornecedor de SaaS mantém estatísticas de utilização do software em tempo real, permitindo-lhe (e ao cliente) saber se o seu produto está de acordo com as necessidades; O SaaS é considerado uma despesa operacional, permitindo assim a cada departamento uma gestão mais eficaz do seu orçamento; A implementação de uma solução SaaS é tipicamente mais rápida e barata. Isto pode, por sua vez, reduzir o tempo necessário para a aquisição de uma solução já que, tipicamente, não há a necessidade de envolver tanta gente na tomada de decisão, acelerando-se assim todo o processo de aquisição. A implementação é normalmente mais rápida pois não há necessidade de adquirir ou instalar infraestrutura local, e as implementações de SaaS não necessitam de alterações a código ou extensões ao software base; A aquisição de novo software implica normalmente investimentos em infraestruturas (novos servidores, infraestruturas de rede, outro software) que são desnecessários quando falamos de SaaS; Como a gestão operacional da aplicação, e das infraestruturas necessárias, passa para o fornecedor do software, os gestores de TI ficam libertos para outras tarefas mais importantes e críticas dentro da organização; As aplicações SaaS são normalmente desenvolvidas sobre standards livres (como por exemplo os standards de Web Services), tornando a integração entre aplicações SaaS bastante mais simples quando comparada com a integração de aplicações proprietárias; A proposta comercial de uma solução SaaS é tipicamente baseada num custo mais baixo para as funcionalidades oferecidas, relativamente à concorrência. As soluções SaaS estão a conseguir penetrar no mercado pois são menos dispendiosas, nomeadamente durante os primeiros anos. Embora o modelo de aluguer do SaaS possa indicar que, teoricamente, a longo prazo uma solução adquirida se torne mais barata, estas análises muitas vezes não consideram os custos inerentes à aquisição, como infraestruturas e gestão do software; O modelo SaaS reduz drasticamente o custo de actualizar a versão do software quando comparado com o modelo tradicional. Muitas vezes, esta actualização não acarreta custos para o cliente; Um dos grandes problemas com o modelo tradicional é a dificuldade que o cliente tem em mudar de software, após algum tempo de utilização. Os fornecedores sabem que qualquer decisão de mudança de software será difícil de justificar do ponto de vista financeiro, fazendo com que o cliente perca poder de negociação após a aquisição do produto. Com o modelo SaaS, embora haja custos de conversão de dados, reconfigurações e formação, estes são insignificantes quando comparados com as 9
18 soluções adquiridas, fazendo com que a relação cliente-fornecedor seja muito mais transparente e vantajosa. Desvantagens O SaaS, por si só, não oferece vantagem competitiva a uma empresa. No limite, todos os clientes acabam por ter mais ou menos as mesmas funcionalidades, performance, segurança, etc. Assim, a possível vantagem que um cliente terá com o uso de SaaS dependerá do tipo e volume de utilização que faz da aplicação; Embora muitos fornecedores de SaaS publicitem as suas soluções tendo preços por utilização, muitas vezes não é isso que oferecem. Embora bastante mais orientadas à utilização do que as soluções adquiridas, normalmente contratam-se soluções SaaS com um certo volume de utilização, e com contratos de permanência de pelo menos um ano. Mesmo que, durante este período, o volume de utilização não seja atingido, o dinheiro não é devolvido. Para além disso, as funcionalidades de uma aplicação SaaS não são contratadas tão individualmente quanto o esperado, mas sim em pacotes, o que faz com que potencialmente se esteja a contratar funcionalidades desnecessárias; Normalmente, os contratos de aquisição de software são negociados individualmente, sendo em alguns casos extensivamente personalizado. Esta cultura de contratos individuais não é muito normal no modelo SaaS, que tem como pontos-chave o baixo custo e alto volume das transacções; Embora os custos iniciais com SaaS sejam bastante mais baixos do que em soluções adquiridas, começam a surgir vários custos associados a serviços complementares, como suporte telefónico, integração, alojamento de dados, etc. Cerca de 65% a 75% das soluções SaaS são adquiridas sem qualquer envolvimento dos departamentos de TI. Sem o envolvimento de um departamento de TI experiente, o risco de aquisição da solução errada (em termos de preço, disponibilidade, adequação à arquitectura e processos empresariais, entre outros) cresce drasticamente; Embora em alguns casos as soluções SaaS sejam as melhores opções disponíveis no mercado, por vezes podem-se apresentar demasiadamente simples e básicas para as necessidades de uma empresa em crescimento; Por um lado, o modelo SaaS reduz a obrigação da gestão do software, passando-o para o fornecedor. Por outro, no entanto, aumenta a necessidade de assegurar o cumprimento do que ficou acordado no contrato. Muitos gestores de TI consideram mais complexa esta relação com os fornecedores do que a gestão de um departamento interno; A mudança para um ambiente mais virtualizado com SaaS aumenta a exposição a potenciais ameaças à segurança dos dados. Embora a maioria dos fornecedores de SaaS apresentem níveis de segurança idênticos (e muitas vezes superiores) a qualquer outra empresa, a percepção de maior vulnerabilidade é muitas vezes um inibidor da adopção de SaaS; no mesmo sentido, muitos clientes têm mais receio das ameaças internas do que externas, pois embora um fornecedor possa garantir um sistema quase inviolável a partir do exterior, controlar as fugas de informação internas é normalmente mais difícil; Com o SaaS, o cliente fica bastante mais depende do seu fornecedor de serviço. Com um software convencional, após a aquisição do produto, é possível trabalhar sem ter qualquer contacto adicional com o fornecedor. No caso, por exemplo, de o fornecedor deixar de existir, o cliente não é afectado, e continua a trabalhar normalmente. Com 10
19 SaaS, como as aplicações e os dados se encontram do lado do fornecedor, o cliente deixa de poder ter acesso ao software. Tal como acontece com os fornecedores, com SaaS o cliente também fica dependente das condições das infraestruturas de rede. No caso de existir algum problema com as linhas de comunicação entre o cliente e o fornecedor que implique a quebra de comunicação, o cliente deixa de poder usufruir do serviço que contratou Exemplos Actualmente, encontramos várias empresas, como a Google ou a Salesforce.com, cujo leque de oferta é quase exclusivamente composto por soluções SaaS. A Salesforce.com, por um lado, actua na área do software de gestão, aplicando o modelo SaaS na sua plenitude, cobrando a utilização do seu serviço aos seus clientes. A Google, por outro lado, disponibiliza a sua panóplia de soluções de forma grátis para o utilizador, optando por financiar os seus serviços através de, entre outras coisas, publicidade Salesforce.com A Salesforce.com dispõe de uma solução completa de CRM, totalmente baseada na internet. Esta solução é capaz de rivalizar com as soluções tradicionais em termos de funcionalidades, e compreende diversas facetas, como automatização de força de vendas, apoio ao cliente, marketing e publicidade, gestão de parcerias, entre outras. Figura 5 - Página principal da aplicação de CRM da Salesforce.com Fonte: Salesforce.com (2009) A sua arquitectura baseada na web permite-lhe ser facilmente integrado com serviços disponibilizados por outras empresas, como é o caso da Google. A Salesforce.com integra a sua aplicação de CRM com a Google permitindo aos seus clientes aceder directamente às 11
20 aplicações web desta empresa através da sua plataforma. Aplicações como o GMail, Google Calendar ou Google Docs ficam assim mais facilmente à disposição do utilizador. A Salesforce.com dispõe de quatro edições com funcionalidades e preços distintos, desde os $99 por utilizador, por ano, até $3000 por utilizador, por ano. As edições mais básicas disponibilizam as funcionalidades principais de gestão e análise de vendas, com limitações ao nível de espaço disponível e número de utilizadores. À medida que se avança para versões mais complexas, são adicionadas mais funcionalidades, como o suporte ao apoio a clientes, ou o acesso à informação através de dispositivos móveis. As versões mais completas permitem também uma personalização mais alargada, assim como mais utilizadores e espaço disponível. Entre as histórias de sucesso da Salesforce.com encontramos empresas conhecidas mundialmente, como é o caso da Häagen-Dasz ou da Motorola [9] Google A Google iniciou o seu percurso com o que é actualmente o maior e mais conhecido motor de pesquisa de informação na internet. Desde então, a Google tem vindo a oferecer cada vez mais serviços através da web. A Google disponibiliza de forma gratuita diversas aplicações e ferramentas, quer para uso independente, quer para uso integrado noutras aplicações (como o Salesforce.com CRM, apresentado anteriormente). Estas aplicações abrangem diversas áreas funcionais, desde correio electrónico (GMail), agendas pessoais (Google Calendar), ferramentas de chat (Google Chat), e mesmo aplicações de processamento de texto (Google Docs) ou folhas de cálculo (Google Spreadsheets). Dada a sua natureza, estas aplicações estão disponíveis em qualquer parte e em qualquer momento em que se disponha de uma ligação à internet. Figura 6 - GMail, a aplicação de correio electrónico da Google Fonte: Gmail.com (2009) As aplicações da Google não são normalmente tão completas como as aplicações tradicionais (o Microsoft Word, por exemplo, apresenta diversas funcionalidades avançadas não presentes no Google Docs) mas, no entanto, contêm as funcionalidades que a maioria dos utilizadores necessita, tornando-as assim numa alternativa grátis bastante viável às restantes aplicações. Para além das aplicações propriamente ditas, a Google disponibiliza também diversas APIs 6 que permitem o uso das suas capacidades por aplicações terceiras. Integrar funcionalidades como as disponibilizadas pelo Google Calendar é uma forma rápida de, por exemplo, 6 API Application Programming Interface 12