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25jul, 2013
Análise de Negócios em Gerenciamento de Projetos
Quando iniciei a carreira com o foco em análise de negócios e projetos, eu estava com uma série de dúvidas. O que um analista de negócios faz? Quais as habilidades necessárias? Como trabalha como projetos? Ao ler um artigo na revista “Mundo Project Management” encontrei informações importantes que me ajudaram em muitas questões, devido a isso venho compartilhar com vocês o teor deste artigo.
Neste artigo, apresentaremos como o Analista de Negócios (Business Analyst – BA) pode contribuir para o sucesso tanto nos projetos quanto ao nível organizacional e estratégico da empresa. Em resumo, como o analista de negócios agrega valor à organização.
“Um analista de negócios é aquele que conhece e assimilou todas as dificuldades ao cliente. Eles necessitam participar de todo o planejamento estratégico e das reuniões, mas o verdadeiro desafio é conseguir estar presente nesses momentos. Sendo um super analista de negócio e respeitado pela empresa, você poderá ter acesso a estes momentos ao longo do tempo, mas não pode ser apenas uma face sorridente nestes encontros, até porque você correrá o risco de entrar em situações que jamais poderá cumprir. Devido ao gerente de requisitos de negócios (Business Requirements Manager) conhecer muito bem como as empresas fazem dinheiro, eles têm uma boa capacidade de descrever seus casos de negócios e conseqüentemente como um projeto pode impactar sobre a produção da empresa.” (Dave Fichen, Vice-Presidente da área de sistemas de Informações Corporativas, da Corporação McDonald’s em 2009).
O Contexto
Por que as organizações de hoje precisam de um novo departamento, um novo conjunto de habilidades de uma nova profissão para implantar? Por que elas não podem contar somente com pessoas de marketing, engenharia, finanças e contabilidade para resolverem seus problemas de negócio? “Será que essa nova área de análise de negócios representa apenas outra moda ou é simplesmente um novo título para o ‘analista de sistemas'”? O que é um analista de negócios e como esse profissional pode agregar valor à sua empresa?
Análise de Negócios definido pelo IIBA
“Análise de Negócios é o conjunto de tarefas e ferramentas usadas para trabalhar como uma conexão entre os stakeholders, visando entender a estrutura, políticas e operações de uma organização, e recomendar soluções que permitam à organização alcançar seus objetivos”.
Em resumo, a análise de negócios ajuda a organização a identificar questões (problemas, oportunidades e necessidades) e dá suporte à implementação da solução que resolva o problema do negócio.
O que é o IIBA?
Estabelecido em março de 2004, em Toronto, Canadá, foi formado como uma associação profissional sem fins lucrativos para promover o corpo de conhecimento e a profissão de analista de negócios. O IIBA está promovendo significantemente o compo de análise de negócio, sendo que o Instituto também é responsável por desenvolver, manter e distribuir o Corpo de Conhecimento em Análise de Negócios (Business Analysis Body of Knowledge). O BABOK provê uma estrutura conceitual das melhores práticas para análise de negócio.
O analista de negócios na comunidade empresarial
Existem quatro razões principais para o crescimento do interesse em análise de negócios: resultados insatisfatórios de projetos, a terceirização (outsourcing), exigências regulatórias (USA: SOX – “é uma lei criada nos Estados Unidos para aperfeiçoar os controles financeiros das empresas que possuem capital na Bolsa de Nova York, incluindo cerca de 70 empresas brasileiras. Esta lei veio em decorrência dos escândalos financeiros das empresas Enron, Worldcom e outras que pulverizaram as economias pessoais de muitos americanos. Uma das premissas da Sox é que as empresas demonstrem eficiência na governança corporativa. Nesse contexto, a área de tecnologia da informação (TI) tem um papel importante. A área de TI deve cobrir todos os aspectos de segurança e controle das informações digitais da empresa, devendo desenhar processos de controle das aplicações para assegurar a confiabilidade do sistema operacional, a veracidade dos dados de saída e a proteção de equipamentos e arquivos.”) e otimização do processo. O BA precisa da área de negócios e as áreas de negócio precisam dele para serem entendidas. Por meio de soluções de rastreabilidade de requisitos, o BA gerencia as expectativas do cliente em relação à solução resultante. O BA, como um recurso adicional para o time do projeto, ajuda a validar os requisitos durante os testes de aceite e em última análise a encontrar os resultados e expectativas do cliente.
O papel do analista de negócios
O papel principal do analista de negócios em uma organização e em um time é gerenciar o escopo da solução do que será entregue no projeto. Esse escopo deve ser definido efetivamente como foi informado no escopo geral do projeto. Dito isso, o analista de negócios toma a liderança em tratar todos os aspectos do escopo da solução. O analista de negócios também atuará como um facilitador, comunicador e solucionador do problema, gerenciando o escopo da solução. Finalmente, ele obterá os requisitos, os analisará e planejará todas as atividades de análise de negócios, criando o Plano de Análise de Negócios, enquanto participa no monitoramento e controle do escopo da solução para o projeto.
As habilidades necessárias para o analista de negócio
Um analista de negócios é responsável por definir e garantir que a solução certa seja entregue, usando suas habilidades para intermediar a comunicação e entendimentos entre as pessoas, tecnologia e o sucesso do projeto. A habilidade mais importante para um analista de negócios é a comunicação, que inclui falar, escrever e ouvir. Ele também tem que ser um facilitador em todas as fases do ciclo de desenvolvimento do produto. Há nove conjuntos de habilidades importantes para o analista de negócios:
– Comunicação verbal e escrita
– Pensamento analítico e sistêmico
– Conhecimento da Tecnologia e do negócio
– Modelagem (processos, dados, sistemas)
– Gerenciamento do relacionamento
– Negociação
– Avaliação e análise da decisão
– Planejamento e gerenciamento
– Levantamento e facilitação
O analista de negócios não precisa dominar todas essas habilidades citadas, mas, sim, ter uma boa experiência com todas. Apoiar o gerente do projeto a gerenciar o escopo, aplicando essas habilidades no gerenciamento do escopo da solução, desde a fase de requisitos até a implementação do projeto, é a principal função do analista de negócios.
Como o analista de negócios ajuda o projeto antes mesmo do seu início?
Análise de causa raiz é o primeiro e mais crucial passo para saber que o problema correto foi identificado. Isso garante que qualquer projeto resultante não esteja reagindo aos sintomas identificados dos stakeholders. Se os problemas reais não forem identificados, o negócio continuará a sentir seus efeitos, mesmo depois de ter sido gasto tempo e dinheiro no projeto em algo que somente aliviou o sintoma. Um caminho para identificar a causa raiz é usar uma ferramenta fundamental para o analista de negócios: técnicas de questionamento.Existem muitas técnicas para se chegar a causas raízes e aqui abordaremos duas: os Cinco Porquês (Whys) e o Diagrama de espinha de Peixe.
Os cinco porquês (Whys)
Essa abordagem usa uma série de questões que permitem sair do problema percebido e chegar ao problema real.
Por exemplo:
A área de negócio relata que os clientes estão reclamando sobre o nível de qualidade do serviço e eles acreditam que precisam automatizar uma solução.
A seguinte série de questões ilustra o processo que o analista de negócios pode usar nessa situação.
Analista de negócios: ‘Por que o nível do serviço é um problema?’
Business: ‘É um problema porque nossos clientes têm que esperar tempo demais por um fornecedor de serviço. ’
Analista de negócios: ‘Por que eles têm que esperar tanto tempo?’
Business: ‘Nos nossos relatórios, vimos que há um aumento de chamadas no final de cada mês.’
Analista de negócios: ‘Por que há um aumento de chamadas no final de cada mês?’
Business: ‘No final do mês é quando consolidamos as chamadas de reclamações. ’
Analista de negócios: ‘Por que as reclamações são liquidadas no final do mês?’
Stakeholder: ‘Porque sempre fizemos desse jeito. ’
Analista de negócios: ‘Nós temos que fazer deste jeito?’
Stakeholder: ‘Não, provavelmente não’
O analista de negócios, através de questionamentos, acabou identificando que a mudança poderia acontecer sem necessidade de automação, pois o uso do fim do mês para consolidar as reclamações era arbitrário, evitando assim, um custo potencial.
Outra ferramenta de análise de causa raiz é o Diagrama de Espinha de Peixe, também conhecido como Ishikawa ou Diagrama de Causa – efeito.
Esta é uma ferramenta de brainstorming usada pelo analista de negócios para manter a audiência focada nas causas potenciais de problemas ao invés de focar na solução.
O problema é escrito no topo do quadro. A linha ou espinha do peixe é desenhada e anexada ao problema/efeito resultante. Cada uma das categorias é anexada à espinha do desenho usando uma linha que representa a causa primária. As categorias de causas geralmente representam pessoas, processos, políticas, materiais, equipamentos, gerenciamento e ambiente.
Considerando que todas as atividades de um analista de negócios fossem executadas, seria possível ter definido, antes mesmo de um projeto ser aprovado, uma solução para o problema e o escopo destas.
Uma vez a causa da raiz definida, o analista de negócios pode preparar declarações claras e concisas sobre o problema, o objetivo do negócio bem como o escopo da solução. As declarações servirão como referência para o timer do projeto e apoiará o gerenciamento do escopo.
Como o analista de negócios trabalha com o gerente de projetos?
Agora que o escopo do projeto foi definido, o analista de negócios poderá trabalhar com o gerente do projeto como líder de requisitos. Cada papel é único. Enquanto o gerente do projeto está gerenciando o tempo, recursos, orçamento e escopo do projeto, o analista de negócios está refinando ainda mais os requisitos e gerenciando o escopo da solução.
A maioria dos gerentes de projetos não está ciente de como o analista de negócios pode liderar o cuidado com as informações necessárias para gerar os requisitos e gerenciar sua rastreabilidade, mantendo o escopo da solução sob controle.
O analista de negócios adiciona valor promovendo dados para o planejamento do gerente de projetos, especialmente expectativas de tempo para coletar informações, analisá-las, rever e documentar as informações e coordenar o time junto aos stakeholders clientes. O analista de negócios fornece ao gerente de projeto cronogramas de revisões e inspeções de requisitos que alocará tempo do analista de negócio e da equipe do projeto. As revisões dos requisitos são críticas para capturar erros na documentação dos requisitos. O analista de negócios se torna o catalisador e o condutor primário das revisões de requisitos, economizando tempo e dores de cabeça do gerente do projeto.
Considerações finais
Um analista de negócios que é proficiente em entender a complexidade do processo de negócio, seus indicadores econômicos e de receita, reconhecer as implicações de mudanças na estratégia de negócio e medir precisamente a contribuição dos projetos de TI ao valor do negócio, contribui para a “extrema alta proficiência da aplicação”.
Incluindo o fornecimento do custo benefício do que será entregue no projeto, um analista de negócios habilidoso aumenta o entendimento entre o usuário e a TI, resultando em menos problemas de comunicação e, conseqüentemente, reduzindo o nível do caos. Menos caos nos projetos diminui o trabalho extra, melhora a moral do time e suas chances de entregar o projeto no tempo. Acima de tudo, o analista de negócios contribui para a alta satisfação do cliente adicionando valor.
Em conclusão, incluindo um analista de negócios na sua equipe de projeto, a organização pode agregar valor ao resultado dos projetos, aumentando as chances de sucesso do mesmo até mesmo melhorando os resultados de produção da empresa.
Artigo extraído da revista: Mundo Project Management
Escrito por: Maureen McVey, George Bridges e Norberto Almeida.
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