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"Chegou aquele momento do ano de novo". O mercado mudou e sua solução de Transporte ou Logística atual não está atendendo a um ou mais de seus principais objetivos – serviço, capacidade e/ou custo. Ou, talvez, a estratégia da sua empresa tenha mudado e também seus requisitos de transporte. De qualquer forma, você precisa de uma solução de transporte melhor. É o momento de começar um BID.
Como tomador de decisões na sua empresa, você provavelmente está no meio de uma licitação – BID. Este é o melhor momento para avaliar as demandas econômicas e as complexidades da cadeia de suprimentos que afetam seu modelo e estratégia Logística. Também é um momento vital para avaliar os seus Provedores existentes a fim de garantir que eles geram valor concreto por meio dos serviços, atingindo suas metas e atendendo às demandas da sua cadeia de suprimentos.
Como gerenciar um BID e que passos pode ajudá-lo a identificar e implementar a melhor solução que gere o maior valor as suas necessidades?
Os 10 passos para gerenciar um BID Logístico
BID – Projeto
Se você não tem muita experiência em gerenciamento de projetos ou pessoas com essas habilidades em sua equipe, considere a possibilidade de contratar uma empresa de consultoria. Essas empresas oferecem ferramentas de gerenciamento e análise de dados que podem reduzir o tempo do ciclo do projeto e melhorar o resultado.
Você deve especificar exatamente os tipos de serviços que deseja adquirir (faixa de preço, volume, volatilidade, equipamentos necessários, requisitos de desempenho). Só então os operadores poderão fazer propostas com confiança em suas necessidades. Se seus dados não forem extensos, alguns dados, ou sua melhor estimativa, ainda serão melhores do que nenhum dado.
4 – Crie uma solicitação de informações (RFI – Request for Information)
BID – Request for Information
Use uma RFI para determinar quais operadores convidar para a etapa de solicitação de proposta. Convide vários operadores para o RFI. Inclua seus operadores atuais e identifique novos candidatos pesquisando em bancos de dados e perfis na Internet com suas necessidades em mente. Cada pergunta do RFI deve estar associado a um valor pré determinado (pontuação) a fim de facilitar a identificação das melhores opções que se adequam ao seu modelo de negócio.
Você deve estar preparado para conceder contratos a novos operadores ou arrisca-se a perder a credibilidade no mercado, deixando-o limitado a seus representantes, independentemente da sua situação comercial. Neste momento, você também deve coletar documentos operacionais e verificar as referências e finanças do operador.
5 – Desenvolva uma solicitação de proposta (RFP – Request for Proposal)
BID – Request for Proposal
Colete os Bids para cada faixa de alto e baixo volume, preferencialmente usando uma ferramenta de RFP que permita que os operadores façam as propostas tendo como base suas perspectivas (escopo, regiões, pacotes de faixas) e expressem seus compromissos e limitações de capacidade. Simplifique o gerenciamento de faixas usando uma matriz padrão de estado a estado.
O segredo está no planejamento. Segmentar as novas necessidades em grupos – por região ou localização geralmente faz mais sentido, mas busque feedback dos operadores e clientes. Eles podem ter algumas necessidades ou considerações específicas que devem ser consideradas no plano de transição.
Nenhuma solução é perfeita. Forneça à seus operadores feedbacks constantes sobre desempenho – bons e ruins.
Quando o desempenho é bom, recompense os operadores com algo que elas valorizam. Quando o desempenho é inaceitável, lembre-os de que estão comprometidos com determinados objetivos de desempenho. Trabalhe com eles para identificar as causas da falha e implementar a ação corretiva apropriada.
Trabalhe com operadores que sejam flexíveis, que ofereçam e tenham mais opções para negociar melhores preços, que ofereçam melhoria continua, trânsito mais rápido e forneçam vários tipos de serviços.
Considere os que distribuem as remessas e as cargas para ganhar eficiência de preços e melhor uso dos serviços do operador.