Gestão de contratos: como gerir os contratos dos clientes da sua agência
Posted on 20 de janeiro de 2021 12 de fevereiro de 2021
A gestão de contratos não é uma tarefa fácil em uma agência. Ela deve seguir algumas orientações. Caso contrário, o seu negócio terá mais dificuldades para conquistar a escalabilidade e um diferencial competitivo no mercado.
Neste artigo, vamos explicar como fazer uma administração, destacando orientações que impactam no sucesso da sua rotina e no comportamento do consumidor.
É uma leitura essencial, principalmente para as empresas que trabalham com clientes enterprise.
Vamos iniciar a nossa lista falando sobre a importância de identificar quais são os objetivos e as metas de cada negócio. Antes de redigir um contrato, é fundamental alinhar as expectativas. Dessa forma, o cliente terá mais facilidade para avaliar a qualidade do serviço de acordo com o que foi estipulado no contrato.
Um dos principais erros de agências é acreditar que o atendimento para um cliente enterprise exige valores altos, seja em contratos mensais ou anuais.
Para ter um relacionamento de sucesso com esse tipo de empresa, deve-se fazer uma investigação mais profunda sobre o que ela faz, como funciona as atividades dentro da organização e quais são as suas principais dores.
Após a coleta de dados, recomendamos sugerir uma POC (Prova de conceito) a empresa. A principal proposta dessa ferramenta é verificar se os serviços da sua agência atende as necessidades do negócio.
Assim, você consegue definir um valor que seja positivo para ambos, sem adicionar preços abusivos ou que não vão ao encontro da realidade da empresa.
Redija o contrato com cuidado
O próximo passo é redigir as informações no contrato. Uma dica interessante é sempre ter um template atualizado com todos os dados que são legais e regulatórios. É importante analisar todos os detalhes para evitar perdas em sua empresa por causa de ambiguidades.
Em grande parte dos casos, o ciclo de venda com um negócio enterprise e o processo para aprovar contratos e documentos é bastante longo.
A assinatura pode levar meses para ser finalizada. Existem diversos fatores que explicam essa demora, como o tamanho do budget e a complexidade da tomada de decisões na empresa.
Para lidar com esses imprevistos no meio do caminho, recomendamos conhecer todos os detalhes do cronograma do lead. Dessa forma, é possível descobrir a duração de cada etapa.
Sem dúvidas, esse momento é um dos mais desafiadores. Aqui, é levado em consideração o que o cliente espera da prestadora de serviço.
Neste momento, são analisados diversos pontos.
Estrutura de precificação;
Conclusão, etc.
Anote esse checklist para garantir que todas as informações sejam adicionadas no contrato.
Envie o documento para aprovação
Após finalizar a negociação e as alterações do documento, agora é hora de enviá-lo para aprovação. Nunca é demais lembrar o quanto é importante a sua agência construir um workflow para aprovação de vários modelos de contrato. É uma tática interessante para agilizar o processo.
Deixe tudo claro no contrato
A gestão de contratos não finaliza quando o documento é assinado pela empresa contratante. Após esse processo, é importante garantir que tudo esteja caminhando perfeitamente. Vale analisar as performances, deadlines, pagamentos, entre outros indicadores de performance. Dessa forma, você consegue entender se não há problemas, como falta de entregas e desalinhamento com a equipe.
Sabemos que o atendimento para uma pequena empresa é diferente do atendimento para um negócio que é denominado como enterprise. Por ter objetivos e processos tão específicos, o mais indicado é ser flexível quando essas empresas apresentarem mudanças nas estratégias.
Para evitar futuros problemas, você pode adicionar a cobrança pelo suporte. O cliente terá profissionais exclusivos para atender todas as suas dúvidas.
As demandas para as empresas enterprise devem seguir sem erros e com segurança. A maioria dos negócios trazem muitos desafios e, para alguns deles, a automação criativa ou a implementação de outras tecnologias são ótimas opções para garantir eficiência e agilidade.
Ao analisar as opções que estão disponíveis no mercado, dê preferência para alternativas que sejam flexíveis e que ajudem em vários tipos de segmentos. Dessa forma, você consegue aumentar a produtividade da sua equipe, sem fazer grandes investimentos.
Monitore os contratos frequentemente
Antes do contrato chegar ao fim, você deve monitorar a rescisão ou renovação. Caso contrário, poderá ter consequências bastante negativas para a empresa e perderá a oportunidade de melhorar a receita.
Para fazer esse processo, vale a pena construir uma equipe de Sucesso do Cliente. Além de cuidar da jornada dos consumidores ao longo do contrato, ela saberá quais são as melhores formas de encantar o cliente durante o momento de negociação.
Você também pode contar com o apoio de um gestor de contratos. A principal função desse profissional é analisar os documentos da empresa. Ele atua frequentemente com as companhias, colaboradores, consumidores e vendedores, facilitando as negociações e gestão de mudanças.
Uma das formas de evitar dores de cabeça com a inadimplência dos contratos é automatizar também a parte financeira da empresa. Grande parte das agências utiliza sistemas de cobrança digital. O trabalho manual pode prejudicar o sucesso do seu negócio. Pense nisso!
Uma gestão de qualidade ajuda a evitar problemas jurídicos em sua agência e garante a satisfação dos consumidores. Ao cumprir todas as demandas corretamente, provavelmente, será mais fácil renovar o serviço e aumentar a fidelização com o cliente.
Após descobrir como fazer a gestão de contratos da sua agência, saiba quais são as melhores dicas para otimizar as vendas da da Trade.