3 dicas para manter o fluxo de caixa sob controle na imobiliária - Blog Group Software
3 dicas para manter o fluxo de caixa sob controle na imobiliária
Assim como acontece no comércio, pequenas e médias empresas devem fazer o fluxo de caixa para não perderem o controle da movimentação financeira. E quem trabalha no mercado imobiliário sabe que, nessa área, essas movimentações estão sujeitas a mudanças inesperadas.
Por isso, ter controle sobre o fluxo de caixa é fundamental para a saúde financeira da imobiliária e auxiliar na tomada de decisão. Afinal, o registro funciona como um embasamento para que o administrador possa cortar gastos, fazer investimentos e equilibrar as contas de acordo com o período do ano.
Na prática, a atividade consiste em registrar toda a movimentação financeira da empresa, ou seja, todas as quantias que entram e saem do caixa. Para algumas empresas, o ideal é que a operação seja feita diariamente. Porém, em negócios menores a circulação financeira pode não justificar a operação diária. Nesse caso, um registro semanal cumpre a função. O importante é estabelecer uma frequência e segui-la à risca.
Separamos algumas dicas que podem ajudar a sua imobiliária a aprimorar o processo. Confira!
Registrar e categorizar
Como dissemos, o primeiro passo para a elaboração de um fluxo de caixa é estabelecer uma frequência viável. É importante que toda a movimentação seja registrada e categorizada, dividindo despesas e receitas.
A origem das despesas é variada. O ideal é que a categorização contemple, pelo menos, gastos com fornecedores (marketing, por exemplo) e gastos administrativos (papelaria, correio, telefone, internet, salários, comissões, impostos). Mais subcategorias podem ser adicionadas de acordo com a necessidade da empresa.
Do outro lado, ficam as receitas, que vêm basicamente das locações e vendas. A segmentação, aliás, pode ser feita dessa forma – vendas ou locações. Outra opção é dividir pelo tipo de imóvel (casa, apartamento, terreno, sala comercial). O importante é que o resultado final sirva de subsídio para que, ao final de um período mais longo, a imobiliária possa visualizar melhor que tipo de atividade tem sido mais rentável e, assim, direcionar melhor os esforços.
Atenção aos erros e à inadimplência
Um resultado negativo no balanço nem sempre significa prejuízo. Isso porque as imobiliárias estão sujeitas a atrasos nos pagamentos, seja em virtude da inadimplência por parte dos moradores, seja por erros em movimentações bancárias. Por isso o fluxo de caixa também é uma ferramenta para que tornar mais visualizável o saldo disponível da empresa.
Além disso, mais controle sobre as movimentações também significa maior controle sobre devedores. Assim, fica mais fácil cobrar e acompanhar a situação das dívidas.
Otimize etapas
Sabemos que um dos maiores desafios em manter o fluxo de caixa em dia e sob controle é a falta de tempo para realizá-lo. Administradores de imobiliárias costumam estar envolvidos em um grande número de tarefas e nem sempre sobra tempo para realizar todas as atividades da melhor forma. Por isso, contar com a tecnologia pode realmente trazer resultados positivos.
Um primeiro ganho é a segurança da informação. Fazer o fluxo manualmente, em uma agenda ou caderno, pode ser arriscado. Usar uma planilha virtual (como o Excel) ou mesmo um software de gestão permite que cópias dos registros sejam feitas com muito mais facilidade, evitando que se percam em um acidente. Além do mais, os sistemas especializados têm funções como cálculos automáticos e alertas de inconsistência, que evitam erros humanos comuns.
Um passo à frente é a possibilidade de automatizar processos como a conciliação bancária e a baixa de títulos. Assim, tarefas mecânicas e repetitivas podem ser realizadas facilmente, contando com a supervisão do profissional. Sobra mais tempo para se dedicar àquelas etapas que exigem criatividade, talento e experiência como oferecer ao cliente um atendimento personalizado.