A gestão de documentos na nuvem vem se firmando como um formato cada dia mais presente na realidade dos negócios. Muito disso, sem dúvida, se deve às vantagens que as ferramentas digitais oferecem às empresas, reduzindo a burocracia dos processos, os riscos do manuseio de documentos e, principalmente, os custos e o tempo dedicado a esse tipo de gestão.
Contudo, gerenciar documentos na nuvem requer alguns cuidados, além de uma metodologia adequada, a fim de que os benefícios citados sejam efetivamente aproveitados. Pensando nisso, preparamos este artigo para falar um pouco mais sobre a gestão de documentos na nuvem e mostrar como tal formato de gerenciamento pode ser desenvolvido de maneira mais eficiente. Acompanhe!
Como fazer o gerenciamento de documentos na nuvem?
A implantação da gestão de documentos na nuvem é algo que deve acontecer de forma gradativa na empresa, principalmente quando já se adota um modelo de gestão baseado em documentos físicos, armazenados em arquivos internos. Assim, alguns passos são importantes para o sucesso dessa migração. Vejamos!
Promova a mudança da cultura interna
O primeiro passo para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é promover a mudança da cultura interna, rompendo com modelos tradicionais que dependem do uso de papel e processos manuais.
Essa transição pode gerar alguns desafios, mas com treinamento e orientação eles podem rapidamente ser contornados, colocando o negócio no caminho da inovação.
Conheça novos recursos e tecnologias
É importante que os gestores e líderes fortaleçam a cultura de documentos digitais, estimulando a geração dos arquivos em formato eletrônico e o compartilhamento a partir de plataformas na nuvem, como o Google Drive, Dropbox e OneDrive, reduzindo o uso de documentos impressos.
Nesse sentido, é muito importante que se tenha conhecimento sobre as ferramentas mais empregadas no mercado, as mais úteis, versáteis e acessíveis. Nesse ponto, muitos negócios atrasam o seu avanço por acreditar que a gestão eletrônica de documentos só é possível a partir de soluções exclusivas, complexas e de alto custo.
Na realidade, muitas vezes soluções simples e práticas já podem gerar uma grande transformação na maneira como determinadas atividades são executadas. A exemplo, a solução Assine Online, da Soluti, permite a assinatura de documentos e contratos eletrônicos a partir de uma plataforma digital simplificada, a qual é capaz de agregar muito mais segurança e agilidade aos negócios através da Assinatura Digital e Eletrônica.
Por meio do Assine Online, por exemplo, é possível romper com modelos burocráticos, como é o caso da assinatura manual dos documentos, a qual comumente depende de serviços postais e autenticações mecânicas, o que aumenta os riscos e o tempo de tramitação.
De modo geral, a depender do volume de dados e das necessidades do negócio, serviços simples, de uso doméstico, já podem proporcionar uma série de vantagens, permitindo que as empresas deem seus primeiros passos em direção a uma gestão de documentos totalmente digital na nuvem.
Quais as vantagens de ter documentos na nuvem?
O manuseio de documentos a partir de soluções de computação em nuvem agrega uma série de vantagens aos negócios. Não por outro motivo, esse formato tem se tornado o padrão da atualidade, possibilitando que empresas de diferentes segmentos e portes inovem nesse quesito, aproveitando todas as facilidades que os documentos digitais oferecem.
A seguir, para reforçar a ideia de que a gestão de documentos em nuvem está totalmente alinhada às necessidades e padrões da atualidade, destacamos algumas das suas principais vantagens. Confira!
Como documentos armazenados em nuvem, o acesso a eles se torna algo muito mais amplo e simplificado. Desde que se tenha conexão com a Internet e as credenciais de acesso ao serviço de armazenamento, é possível que o usuário visualize documentos, arquivos e conteúdos de qualquer lugar, a qualquer hora.
Essa característica oferece uma grande mobilidade às empresas, permitindo a atuação de profissionais em ambientes externos, por exemplo, além da atuação integrada de companhias que possuem diferentes filiais.
Gestão centralizada dos documentos
Ao migrar para o formato digital, as empresas passam a gerenciar seus arquivos de um repositório único, alocado na nuvem, cujo acesso pode ser compartilhado com uma grande quantidade de usuários.
Dessa forma, por exemplo, em vez de cada funcionário da empresa ter uma cópia do mesmo documento armazenada no seu computador ou em um arquivo físico, é possível que esse documento seja alocado para a nuvem, podendo ser acessado, baixado e modificado diretamente por lá.
Ou seja, os arquivos ficam todos armazenados em um só local, evitando o desperdício de capacidade de armazenamento com inúmeras cópias do mesmo conteúdo em diferentes computadores, por exemplo.
Mais segurança na gestão de informações sensíveis
Muitas empresas precisam gerenciar documentos sensíveis, que carregam informações de terceiros, por exemplo. Por essa razão, é essencial reduzir os riscos de acesso indevido, extravio e outros problemas que possam afetar a integridade do arquivo.
Nesse sentido, a gestão de documentos na nuvem traz uma grande vantagem. Em tal formato, os documentos são armazenados em servidores altamente seguros, que utilizam os mais avançados sistemas de proteção contra invasões, perdas e situações similares.
Assim, a gestão na nuvem elimina os riscos que o armazenamento físico de determinados tipos de documentos pode gerar. Ao guardar documentos em armários, gavetas e salas de arquivos, por exemplo, há maior probabilidade de que danos causados pelo tempo, umidade e outras intempéries ocorram — algo inexistente no armazenamento em nuvem.
Qual o melhor momento de adotar essa ferramenta?
A gestão de documentos em nuvem, como se viu, é capaz de agregar uma série de vantagens às empresas. Entretanto, é preciso ter em mente que esse é um padrão de gestão com um viés mais profissional. Ele atende com mais precisão às necessidades de negócios que já encontram dificuldades com o gerenciamento de arquivos físicos, seja pelo grande volume, seja pela desorganização e riscos que esse modelo oferece.
Nesse sentido, embora nada impeça a utilização da gestão na nuvem por pequenos negócios, a migração para tal formato condiz mais com a realidade de empresas que precisam profissionalizar sua gestão de documentos, garantindo mais eficiência, segurança e competitividade aos seus processos — sobretudo quando eles dependem do compartilhamento de documentos, contratos e arquivos mais sensíveis.
Diante disso, para que gestores e líderes identifiquem qual o melhor momento para partir para o gerenciamento de documentos na nuvem, existem alguns indicativos bastante seguros, como:
necessidade de alocação de grandes espaços internos para armazenar o acervo de documentos físicos;
ocorrências comuns de erros, lentidão e retrabalho no manuseio de documentos;
altos custos com papel e impressão;
alta dependência de processos que envolvem a troca ágil de arquivos, como contratos;
necessidade de aumentar a segurança no manuseio de documentos, especialmente quando eles contêm informações de terceiros;
empresa com uma maturidade tecnológica avançada em outros setores, de modo que a gestão física de documentos se torna um gargalo;
imposição do mercado e dos próprios concorrentes.
Ou seja, há diferentes variáveis que precisam ser analisadas e podem apontar a hora da sua empresa investir em um modelo de gestão de documentos mais moderno, condizente com a realidade e necessidade do mercado atual.
Por fim, como foi possível perceber, a gestão de documentos na nuvem já faz parte da realidade de muitas empresas. À medida que o tempo passa, mais vantagens surgem para o uso desse formato, reforçando a necessidade dos negócios em migrar, ainda que de forma gradativa, para o padrão digital, fortalecendo atributos importantes como segurança, agilidade e sustentabilidade em suas atividades.
Gostou deste artigo? Tem interesse em aproveitar melhor os diferenciais que os documentos digitais podem agregar ao seu negócio? A Soluti pode ajudar você nesse sentido. Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!