Como garantir a produtividade da equipe no trabalho remoto?
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O trabalho remoto possibilita que os colaboradores de uma empresa trabalhem em casa ou de qualquer outro lugar à distância. Com boas práticas e uma infraestrutura adequada é possível garantir uma equipe de alta performance neste modelo.
O aumento da adesão ao trabalho remoto devido à pandemia da covid-19 em 2020 foi notório. Muitas empresas viram no novo modelo de trabalho uma oportunidade. A produtividade no trabalho remoto aumentou, os custos diminuíram e os resultados melhoraram.
O trabalho remoto já é uma realidade na vida de 3,8 milhões de brasileiros desde 2018, segundo o IBGE. Apesar da resistência de alguns empregadores, esse formato cresceu e é desejado pelos profissionais. Uma pesquisa da Alelo Hábitos de Trabalho indica que 49% das pessoas empregadas gostariam de adotar o trabalho remoto em definitivo.
Home office é mais produtivo
A objeção de muitas empresas ao adotar o trabalho remoto ou o modelo híbrido, no qual a presença no escritório e o home office são combinados, é devido ao medo de perder a produtividade dos funcionários, que poderiam ficar mais dispersos e distraídos em casa.
No entanto, a experiência forçada pelo coronavírus tem indicado o contrário. Algumas empresas chegaram a registrar aumento de 25% na produtividade de profissionais nos primeiros 15 dias de home office, durante a pandemia.
Essa tendência é justificada pelo aumento da satisfação das pessoas. Trabalhar de casa significa não perder tempo de deslocamento, flexibilidade de horário, menos exposição ao vírus e melhores hábitos de alimentação, por exemplo. Muitas empresas observaram ainda a diminuição nos índices de absenteísmo e atrasos. Assim, profissionais mais satisfeitos produzem mais e melhor.
No entanto, para que o trabalho remoto seja benéfico, é preciso acertar os ponteiros entre empresa e profissionais, para que toda a equipe caminhe junta, alinhando expectativas e realidades de todos. Não basta mandar todo mundo pra casa e esperar que se adaptem automaticamente.
Além do alinhamento entre gestores e equipe, uma série de ferramentas e recursos podem ser úteis para estruturar o trabalho remoto do seu time e garantir a produtividade desejada pela empresa.
Não ter contato diário com os colaboradores é um desafio para as lideranças no acompanhamento das suas atividades e no relacionamento profissional. Por isso, é importante que empresa e gestores criem uma estrutura de apoio e incentivo aos profissionais. Isso porque se toda a equipe está alinhada, empenhada em seus projetos e aumentando sua produtividade, fica mais fácil absorver essa energia e aderir aos hábitos individuais também.
O primeiro recurso para garantir a produtividade da sua equipe em trabalho remoto é oferecer equipamentos adequados aos profissionais. É comum que pessoas percam desempenho ao trabalhar de casa com computadores pessoais, por exemplo, porque as máquinas utilizadas no escritório costumam ter especificações mais adequadas para o desempenho profissional.
Por isso, disponibilizar notebooks e outros equipamentos tecnológicos para o home office é essencial para manter o desempenho. Uma solução com excelente custo-benefício é o outsourcing de TI, que possibilita o acesso ao equipamento mais adequado sem altos investimentos.
A infraestrutura disponível na empresa também deve estar adaptada ao trabalho remoto. Dados compartilhados em nuvem, uma rede segura e robusta devem garantir o tráfego de dados sem interrupção, onde quer que sua equipe esteja.
Quais as melhores ferramentas para trabalho remoto?
Além da infraestrutura oferecida, ferramentas para home office que garantem o alinhamento da equipe, a comunicação e a gestão dos projetos são essenciais para otimizar a produtividade coletiva. O importante aqui é que todas as pessoas da sua equipe se sintam parte integrante, cooperem com os demais e tenham clareza sobre suas responsabilidades.
Para isso, as ferramentas de comunicação são o principal recurso usado. Softwares como Asana, Slack e Microsoft Teams são algumas das opções usadas para concentrar a comunicação com a equipe. No caso de reuniões e videoconferências, Skype, Hangouts Meet e Zoom são bem populares.
O diferencial para que esses recursos sejam aproveitados em seu máximo é o uso pela equipe. Concentrar a troca de informações no local apropriado evita a perda de discussões relevantes espalhadas em outros aplicativos, além de ser uma boa prática de segurança da informação.
Para o controle de tarefas e gestão da equipe, ferramentas como o Trello, Monday, IDoneThis e When I Work são úteis para ter uma visão ampla de quem está responsável pelo que em cada projeto. Facilita a comunicação do time e também o controle da produtividade pelas lideranças.
Para que a gestão da sua equipe dê certo no modelo remoto, o ideal é que metas sejam estipuladas e a produtividade individual seja acompanhada, além das horas trabalhadas. O equilíbrio entre a autonomia das pessoas e o controle das lideranças é encontrado com transparência, comunicação clara e objetiva e responsabilidade de todas as partes.
O que fazer para ter uma equipe de alta performance?
Uma equipe de alta performance não é alcançada com apenas um ingrediente. Uma junção dos fatores mencionados deve ser levada em conta, principalmente considerando o regime de trabalho remoto.
A liberdade geográfica é uma vantagem do trabalho remoto na seleção da sua equipe. É possível contratar talentos que estariam inacessíveis no modelo de escritório, por residirem em outras localidades, diminuindo também o turnover.
Assim, para ter uma equipe de alta performance, é preciso oferecer um ambiente de trabalho favorável para que grandes talentos se desenvolvam ou sejam atraídos:
Infraestrutura adequada: além dos equipamentos tecnológicos necessários, é importante assegurar que sua equipe tenha conforto e segurança em seu local de trabalho, onde quer que seja. Mobiliário ergonômico, soluções de segurança de TI e suporte disponível são incluídos nesse item.
Integração da equipe: uma equipe integrada, além de estar ciente do que seus pares, líderes e subordinados estão fazendo, tem liberdade de trocar ideias, sugestões e feedback, ao mesmo tempo em que cada pessoa reconhece e usa sua autonomia para cumprir suas tarefas.
Segurança de TI: uma equipe de alta performance compreende a importância de proteger os dados da empresa. É um time que adota as boas práticas de segurança, pois sabe que uma falha pode ter consequências, desde atrasos em entregas pequenas a grandes prejuízos para o negócio.
O aumento da adesão ao trabalho remoto vem reconfigurando os modelos de negócio no mundo. Em geral, empresas estão se tornando mais humanas e flexíveis. Em contrapartida, profissionais se sentem mais motivados e realizados em oferecer sua melhor performance.
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