Preparar sua empresa para receber a Auditoria Externa é fundamental para corrigir falhas previamente e garantir bons resultados. Como você viu no texto 5 Cuidados antes da Auditoria Externa, é preciso tomar algumas medidas, como fazer auditorias internas mais frequentes com os próprios funcionários para que os processos possam ser acompanhados de perto e corrigidos, caso haja alguma não conformidade.
Mas se, ainda assim, forem apontadas algumas não conformidades na visita do Auditor à sua empresa, é preciso tomar outras atitudes. O gestor da qualidade deve pensar em um planejamento estratégico que garanta a correção dessas não conformidades. É importante atuar nas causas delas para que não ocorram novamente e, consequentemente, sejam gastos menos tempo e dinheiro com as correções.
Como registrar as não conformidades e elaborar planos de ação?
Após serem diagnosticadas não conformidades, os gestores da qualidade devem pesquisar as causas dessas não conformidades para poderem pensar em uma ação corretiva. É preciso não só uma ação imediata sob o problema, mas também evitar que ele aconteça novamente.
Para que o erro não se repita em outro momento, é preciso registrar cada detalhe dessa não conformidade em uma documentação completa. Dessa forma, é possível ter rastreabilidade sobre as ocorrências. É importante também manter envolvidos todos os colaboradores que fazem parte dos processos para o tratamento das não conformidades.
A melhoria acontece quando é feito o tratamento adequado, começando pelo registro formal da não conformidade em um documento especificado pelo sistema de gestão (RNC). Neste documento deve constar a descrição da não conformidade, a investigação das causas, monitoramento da implantação e a verificação da sua eficácia.
Para gerenciar os processos, também é útil estabelecer prazos para executar as ações corretivas, compatível com as particularidades de cada não conformidade, como importância, frequência de ocorrência, impacto no produto final, entre outros.
Hoje, já existem ferramentas que auxiliam nesse processo de identificação, documentação e formalização do problema, e dentre estas está o software 8Quali.
Utilizando o software 8Quali para resolver não conformidades
O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão de Qualidade das empresas. O software atende requisitos de várias normas e uma de suas principais especialidades é auxiliar as empresas na hora de resolver as não conformidades apontadas pela auditoria.
O software 8Quali permite otimizar os processos e solucionar uma não conformidade com mais rapidez. Com ele, você pode definir responsáveis e prazos para análise de causa raiz, plano de ação e avaliação de eficácia, bem como acompanhar a execução de cada etapa.
O 8Quali também possibilita a utilização das principais ferramentas da qualidade diretamente no software (Ishikawa, Brainstorm, 5W2H). Além disso, é possível agrupar ocorrências semelhantes em uma mesma RNC (não conformidades de produto).
Com o software você também pode enviar notificações por e-mail para cobrança de prazos direcionada ao responsável de cada etapa, registrar, solucionar e abrir RNC/planos de ação para os atendimentos aos clientes (reclamações).
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Ter o registro correto de todas as não conformidades e envolver todos os colaboradores é o primeiro passo para ter sucesso em sua resolução. Com o software 8Quali, esse processo se torna mais fácil, ágil e eficaz, mantendo o foco da equipe com informações completas e ao alcance de todos.
O software permite gerenciar a qualidade e garantir maior controle das ações, atendendo as normas e agilizando cada processo. Dessa forma, a chance de uma não conformidade não ser resolvida praticamente zero, assim como o aparecimento de uma nova ocorrência semelhante, pois estarão sendo tomadas ações corretivas eficazes.