Ter uma empresa especializada para controlar esse recurso é essencial. Softwares que verificam quais setores e usuários demandam mais ligações, se estas ligações realmente são inerentes ao negócio, um sistema de PABX como serviço e não mais como um ativo, sistemas em nuvem por exemplo, controle completo das chamadas, dos tempos de uso, dentre outros.
Reduz o consumo de suprimentos (papel e toner de impressora, além da manutenção dos itens), gerando maior segurança com os documentos em rede, em vez de arquivos físicos.
A administração dos recursos de uma empresa tende a ser bem menos eficiente quando a gestão não está preparada para planejar estrategicamente todos os gastos, deixando de investir naquilo que é realmente necessário para o crescimento da organização.