Como a administradora de condomínios auxilia na gestão financeira?
Uma boa gestão é fundamental para a saúde financeira de um condomínio. No entanto, nem sempre é fácil manter todos os pagamentos em dia (funcionários, água, luz etc.) e ainda solucionar rapidamente os problemas que surgem em situações eventuais.
Por isso, contar com uma administradora de condomínios pode ser uma ótima opção, uma vez que ela será parceira do síndico na gestão financeira e administrativa. O síndico não deixa de ter um papel fundamental, pois ele é o elo entre os moradores e a empresa; e também a pessoa que passará as demandas à administradora.
Por sua vez, ela é capacitada para dar suporte em dezenas de tarefas, como realização de pagamentos, cobrança de inadimplentes, contratação e monitoramento de prestadores de serviço, representação do condomínio perante órgãos públicos, prestação de contas, emissão de convocatórias para assembleias, apoio jurídico, entre outras.
Quando é experiente e comprometida, a administradora pode ser a solução para as dificuldades financeiras do condomínio. Ficou interessado em saber mais sobre o assunto? Então, veja agora mesmo alguns exemplos de como ela auxilia nessa questão. Boa leitura!
Análise financeira e planejamento
A boa saúde financeira depende de planejamento. A administradora de condomínios analisa despesas e receitas e elabora um plano para quitar dívidas, prever recursos para manutenção e manter a contabilidade em dia. Também pode apontar soluções para redução de gastos e melhorias na gestão financeira.
Entre as alternativas, a administradora pode indicar a diminuição do custo com energia elétrica, por meio da substituição das lâmpadas convencionais pelas de LED ou da instalação de painéis solares, por exemplo. Se o consumo de água estiver elevado, ela também pode sugerir a investigação de vazamentos e contratar o serviço hidráulico adequado.
Auxílio na contratação de serviços
Por seu conhecimento do mercado, a administradora de condomínios tem a capacidade de indicar prestadores de serviço qualificados. No dia a dia, essa rede de fornecedores da administradora será crucial para dar respostas rápidas a imprevistos.
Para poupar o trabalho do síndico, ela pode fornecer orçamentos para definir o menor custo. Mas lembre-se que nem sempre o mais barato é o mais adequado.
Por isso, a administradora poderá aliar qualidade e preço e oferecer a melhor opção para contratação de funcionários ou de empresas terceirizadas para serviços como portaria, limpeza, jardinagem, manutenção em geral e de piscina, entre outros.
O pagamento das despesas condominiais é uma das tarefas que exige mais atenção, pois qualquer atraso pode implicar multa e quebra de confiança dos condôminos com a gestão. Por essa razão, a administradora pode auxiliar no controle das contas, conferindo faturas, controlando suas variações e realizando os pagamentos.
No caso da folha de pagamento de funcionários, essa administração é igualmente importante. Além dos salários, há impostos legais e direitos trabalhistas que devem ser pagos em dia e sem erros, para que o condomínio não corra o risco de responder a processos no futuro, gerando gastos imprevistos.
Emissão de boletos bancários e recibos
A cobrança da taxa condominial é responsabilidade da administradora do condomínio. Além de não precisar se preocupar com isso, o síndico conta com a praticidade da emissão de boletos bancários e de recibos por parte da administradora, o que ajuda no controle dos pagamentos e facilita também a vida dos condôminos.
A cobrança dos inadimplentes é outra tarefa da administradora que evita constrangimentos. Essa pode ser considerada uma das maiores vantagens da administração terceirizada, pois cobrar os vizinhos é uma prática que muitos síndicos consideram desagradável.
Como pessoa jurídica, a administradora tem a isenção necessária para fazer a cobrança em nome da saúde financeira do condomínio, sem que o devedor veja isso como ofensa ou leve para o lado pessoal.
Além disso, a empresa poderá aplicar os juros e as multas que incidirem sobre as faturas não pagas e solicitar a cobrança judicial em casos de inadimplência prolongada sem acordo.
Muitas pessoas têm dificuldade em organizar o orçamento doméstico, guardar notas e comprovantes de gastos e reuni-los em planilhas, não é verdade? Agora, imagine fazer isso em um prédio! Por sua vez, a administradora já está acostumada a esse processo, pois essa é exatamente uma das suas principais funções.
Ao manter o caixa do condomínio sempre organizado e prestar contas mensais, a empresa auxilia o síndico e os moradores a perceberem em quais contas está aplicado o orçamento, quais são as sobras ou deficiências, quando é possível projetar obras de manutenção, quando e no que é preciso reduzir os custos etc.
Além da prestação de contas mensal, a empresa poderá apresentar balancete das receitas e despesas para aprovação do conselho fiscal do condomínio.
Todo condomínio precisa de manutenção periódica, seja dos elevadores, da piscina, dos jardins, da pintura ou de ocorrências do dia a dia, como estragos dos portões eletrônicos, das cercas elétricas, lâmpadas queimadas, entre outros. Caso não sejam tratados adequadamente, podem gerar gastos inesperados e altos.
Portanto, em conjunto com o síndico e a equipe de zeladoria, a administradora pode elaborar uma manutenção preventiva. Além disso, ela também possibilita contratar prestadores de serviço confiáveis, que solucionem o problema e não cobrem valores absurdos para atender às demandas.
As administradoras de condomínios costumam manter uma assistência jurídica à disposição dos síndicos e condôminos, não só para resolução de conflitos, mas também para elaboração e atualização de regimento interno, assinatura de contratos de prestação de serviços e esclarecimento de dúvidas sobre questões tributárias, fiscais e trabalhistas.
Por si só, isso gera uma boa economia para o condomínio, pois não é necessário contratar uma empresa à parte e nem sair procurando uma assessoria que entenda de legislação específica. Com a assessoria jurídica, o síndico também se resguarda de possíveis processos futuros.
Como dissemos logo no início deste texto, esses são alguns exemplos de como uma administradora de condomínios pode auxiliar na gestão financeira.
No entanto, existe uma série de outras contribuições, tais como: gestão tributária, armazenamento de dados para as informações de recolhimentos de impostos, gestão de contratos coletivos de TV por assinatura, acompanhamentos de investimentos feitos pelo condomínio, solicitação de orçamentos de empresas de pintura e manutenção, obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos, entre outros.
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