Como e quando usar uma matriz de comunicação de projeto
Matriz de comunicação de projeto é uma ferramenta para gerar mais proatividade e facilitar o planejamento da comunicação em seus projetos. E a melhor maneira de construir uma é com auxílio de planilhas eletrônicas, de preferência compartilhadas de forma colaborativa online, em que serão definidos, de um lado, que grupos e pessoas precisam ser comunicados e estar a par dos assuntos e temas, quem precisa ser consultado e, de outro lado, as informações que precisam ser comunicadas e compartilhadas.
Na verdade, uma maneira prática de se entender melhor este conceito da matriz de comunicação de projetos é usando um tradicional acrônimo, só que adaptado para a seguinte forma: 6W2H.
What: Qual Informação?
Who: Quem aprova?
Who: Quem deve ser consultado?
Who: Quem deve ser informado?
When: Quando devem ser aprovadas, consultados ou informados?
Where: Onde serão armazenadas?
How: Como será formatada: existe template para ser usado?
How: Como se deve proceder: existem melhores práticas?
Se você preferir, pode usar a sigla mnemônica para recordar os elementos deste eixo da matriz de comunicação em projeto usando as iniciais em português, o que ficaria assim: 5QO2C.
Para que você conheça melhor e em mais detalhes como funciona uma matriz de comunicação de projeto e quais os elementos que devem constar no outro eixo da matriz, separamos uma série de dicas que podem ser muito úteis.
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Como usar uma matriz de comunicação de projeto na prática
Montando os eixos da matriz de comunicação do projeto
O eixo horizontal é composto pelos elementos que indicamos acima pela sigla 6W2H ou 5QO2C.
No outro eixo, o vertical, serão colocados os nomes dos envolvidos no projeto. É importante que não falte nenhum dos stakeholders (pessoas interessadas e envolvidas de alguma forma no projeto), mesmo aqueles de fora da empresa. Por exemplo: se é necessário avisar à Companhia de Engenharia de Tráfego da cidade para interditar uma rua para que o projeto possa ser realizado, este órgão deve constar da planilha, como ele será comunicado, com qual antecedência, por meio de qual documento oficial etc., conforme os itens do eixo horizontal.
Dessa forma, tendo tudo isso planejado desde o início, a matriz de comunicação de projeto se transforma em uma importante e eficaz ferramenta para que ninguém deixe de estar a par dos acontecimentos, evitando que o projeto seja paralizado por falta de autorizações ou providências adequadas por parte de um de seus integrantes.
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Vantagens de se usar uma matriz de comunicação de projeto
Mantem a equipe sempre bem informada.
É prática, intuitiva e fácil de preencher e entender.
Resume todo fluxo de informação do projeto.
Pode ser ajustada facilmente em caso de necessidade.
Todos podem avaliar antecipadamente se falta algum stakeholder ou informação que deve ser compartilhada, sugerindo melhorias.
As pessoas ficarão sabendo quando, como e para quem deverão comunicar informações e, da mesma forma, quando devem receber e de quem.
É um documento formal, que gera comprometimento e define responsabilidades.
E se tudo isso for feito online, com documentos compartilhados e editáveis, as vantagens serão ainda maiores!
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Informações que são resumidas em uma matriz de comunicação em projetos
Quando a matriz de comunicação do projeto em que estiver trabalhando ficar pronta, é importante que as seguintes informações estejam claras, de forma resumida. Faça um checklist para ver se está tudo mesmo lá:
Os stakeholdres: interessados no projeto e outros públicos-alvo.
As necessidades e exigências de comunicação de cada um desses stakeholders.
Qual a informação, dado ou mensagem que deve ser comunicada.
Quem será responsável pela criação e pelo envio da informação.
As metodologias que serão utilizadas para transmitir a informação.
O formato ideal para esse envio da comunicação, com ajuda de templates, se possível.
A frequência e a data dos envios.
Uma informação complementar, que não está incluída na planilha, é a maneira como o gerenciamento das informações será desenvolvido durante o projeto, o que levaria a eventuais ajustes na matriz de comunicação do projeto.
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Como você notou, a matriz de comunicação em projetos pode ser de muita ajuda, sem grandes complicações, porque é muita prática e intuitiva de ser usada. E é este tipo de solução que a Safetc busca implementar nas empresas de nossos clientes quando faz um trabalho de consultoria.
Um exemplo de sucesso é o case do Grupo Julietto, que otimizou o fluxo de informações na empresa, gerando muito mais produtividade e resultados em diversas unidades. Veja mais aqui: CASE Grupo Julietto.