Processos Administrativos de Compras - Qual é a função dos processos...
Claudia Naressi | comentários
Arquivado no curso de Administração na FAEC
FACULDADE EDUCACIONAL
Planejamento do Processo Administrativo
Trabalho apresentado ao Curso de Administração – Turma ADM 30110, da FAEC - Faculdade Educacional de Colombo/INESUL.
Docente: Profº. Edison Luiz Cardoso
A função compras é um segmento essencial do Departamento de Materiais e Suprimentos, que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços de uma organização, por isso deve ser planejada quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com a quantidade corretas, verificar se os produtos adquiridos foram devidamente entregues e providenciar andamento seu destino. Compra é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.
A importância do Setor de Compras para a empresa.....................................05
Seleção de fornecedores.................................................................................06
Compartilhamento de informações entre os setores.......................................07
Operação do Sistema de Compras.................................................................08
4.1. Fluxograma do processo administrativos de Compras...............................09
A importância do Setor de Compras para as empresas
Mas hoje este quadro vem se revertendo vendo que a arte de comprar não esta mais ligada somente a cotar e realizar o pedido, hoje com a globalização o mundo vem aumentando a capacidade de informação, facilitando para que o comprador saiba o que, quando e onde comprar, reduzindo custos e gerando renda de forma direta ou indireta para a corporação.
O departamento de compras pode melhorar muito as condições da empresa dentro de seu ramo de trabalho. Através das condições comerciais e técnicas adquiridas ao longo de seu trabalho, de planos que sustentem as atividades deste setor e que atenda a empresa de forma comprometedora, gerando o crescimento da organização.
Uma das formas de ajudar uma empresa é dar a ela uma gestão de compras fortificada, para que esta seja competitiva no mercado e que possa realizar grandes compras e bons negócios, estabelecendo assim a função participativa. Para isso a cúpula que estabelece as diretrizes da empresa deve estar ciente de que um bom planejamento estratégico em compras pode produzir lucros inesperados.
Pode se entender que o setor compras não é somente um mero setor, pois gera lucros diretos e indiretos, quando gerenciada corretamente, auxilia para que a organização se mantenha por mais tempo no ramo de negócios através de boas negociações, redução e melhoramento de seus produtos e ou serviços.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre­sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de optimizar os processos produtivos. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços.
A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala­ções e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas regularmente, muitos problemas podem ser evitados.
A organização pode incluir como atividade típica da seção de compras:
Analise das cotações
Compartilhamento de informações entre os setores
Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações pôr causa do mesmo. Os mais importantes são:
Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa, Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Compras e Contabilidade é, portanto, de vital importância e freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.
Vendas. O departamento de Vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantias de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já esta transferido-se para o PCP, que fica responsável pôr estas informações.
PCP. A relação existente entre Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado pôr esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o mo­mento de aquisição até ao de entrega e utilização.
Controle de Qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de compras e, pôr intermédio desta, o fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.
Observaremos mais a diante como se resulta o processo de compras. Inicialmente começamos com a requisição de compras de material sendo repassada para o setor, que consulta o cadastro de fornecedores, se tiver. Logo em seguida é feito o pedido de cotação aos fornecedores, encaminhando assim as informações obtidas para o setor de tomada decisões. Por fim se faz o pedido de compra. Logo após é recebido o material com a nota fiscal, passando pelo recebimento e sendo logo armazenado.
4.1 - Fluxograma do processo administrativos de Compras.
Podemos entender que o departamento de compras não é somente um mero setor, ele é parte importante da empresa, que gera lucros diretos e indiretos, ele tem a capacidade de contribuir fazendo com que à organização seja capaz de se manter competitiva no mercado, através de boas negociações, redução e melhoramento de seus produtos e ou serviços.
VIANA, João José. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais:uma abordagem logística.São Paulo: Atlas, 1995
Qual é a função dos processos administrativos de compras e por quê ele é tão importante para a organização.