Tecnologias para apoiar o escritório híbrido - Infonova
Por Juliana Gaidargi em 18/10/2021 em Gestão de Equipes
Os líderes de TI estão sendo encarregados de garantir o sucesso de novas estratégias de local de trabalho que combinem colaboração presencial e remota. Então, confira algumas ferramentas que podem apoiar o escritório híbrido.
Um dos maiores desafios que os líderes de TI enfrentam agora é apoiar a mudança de estratégias em torno de onde a empresa faz seu trabalho. Afinal, antes da pandemia, o trabalho remoto era só uma faceta das combinações de força de trabalho da maioria das organizações. No entanto, dificilmente era o imperativo universal de negócios. Contudo, isso mudou quando o COVID-19 chegou. Tudo aconteceu muito rápido e a força de trabalho migrou para trabalho remoto de uma vez, gerando ainda mais desafios para as equipes de TI.
No entanto, agora, os trabalhadores estão voltando aos escritórios, pelo menos em alguma medida. Porém, o trabalho remoto generalizado provavelmente veio para ficar. Sendo assim, contar com ferramentas que apoiem o escritório híbrido é fundamental para qualquer empresa.
Inclusive, os debates sobre trabalho presencial versus trabalho remoto estão ocorrendo dentro dos C-suites de organizações de todos os matizes. Alguns acreditam no poder do trabalho face a face e outros exaltam a criatividade que vem de trabalhar em qualquer lugar a qualquer momento. Os líderes de TI são uma parte importante dessa discussão, contudo também serão os principais responsáveis ​​por apoiar qualquer estratégia híbrida de força de trabalho que surgir desse debate.
A boa notícia é que é mais fácil do que nunca se adaptar às mudanças de prioridades, mandatos de saúde pública e chefes inconstantes. Afinal, agora é comum que as ofertas de software suportem a capacidade de trabalhar em qualquer lugar, desde um safári na África até o mesmo cubículo que você ocupou por 10 anos. O desafio é saber o que funciona melhor e implantá-lo, bem como facilitar a mudança em toda a empresa para garantir que a força de trabalho continue produtiva.
Então, aqui estão algumas tecnologias que os líderes de TI devem considerar no suporte a estratégias de escritório híbrido e à flexibilidade do local de trabalho que essas estratégias acarretam.
Chamar essas ferramentas de "hotelaria de escritório" pode ser confuso porque não há hotéis ou pernoites envolvidos. Na verdade, a ideia é tornar mais fácil para funcionários e equipes reservar mesas, estações de trabalho, salas de conferência e muito mais, tudo com um clique. Claro, algumas organizações podem sobreviver com a regra do primeiro a chegar, primeiro a ser servido, No entanto, um bom software de hotelaria pode desencorajar conflitos decorrentes de mau comportamento, como ocupação excessiva da mesa.
Além disso, o software de hotelaria está se tornando cada vez mais sofisticado. Algumas soluções oferecem mapas de apontar e clicar da área de trabalho. Outros exibem os "proprietários" atuais de cada mesa em uma tela grande para que seja fácil encontrar onde alguém está sentado. Alguns geram relatórios que traçam a demanda por mesas para que sua empresa evite pagar a mais por espaço na hora de renegociar o aluguel. Ou seja, o conjunto de recursos está crescendo rapidamente porque as empresas ainda estão sonhando com novos requisitos.
Alguns fornecedores líderes de tecnologias para apoiar o escritório híbrido incluem Condeco, DeskFlex, iOffice e EMS.
Saber onde todos estão sentados torna mais simples lidar com os surtos. Portanto, um bom software de rastreamento de contratos pode identificar todos que por acaso estavam trabalhando perto de uma pessoa infectada.
Alguns produtos, inclusive, rastreiam os funcionários quando eles fazem check-in, pedindo-lhes que confirmem que não sentiram nenhum sintoma. Outros usam câmeras infravermelhas para medir a temperatura. Algumas ferramentas podem proteger contra infecções soando um alarme se as pessoas chegarem muito perto. Portanto, há uma variedade de opções de rastreamento de contato para impor estratégias para limitar a transmissão de vírus.
Algumas opções de tecnologias para apoiar o escritório híbrido incluem SaferMe e Mobile Programming
Melhores ferramentas de produtividade na nuvem
O software de escritório baseado em nuvem não é novo. Contudo, as soluções de repente se tornaram essenciais, levando-as a ficar ainda melhores. Todas essas ferramentas são projetadas para tornar mais simples permitir que um funcionário faça login em um navegador aleatório e comece a trabalhar. Então, uma vez feito esse salto, a transição do escritório para a casa e para o café é simples. Embora as empresas ainda possam fornecer laptops e outros hardwares para pessoas que trabalham remotamente, provisionar essas máquinas e manter a segurança nunca foi tão fácil com ferramentas baseadas em navegador.
Não obstante, novos recursos estão redefinindo o espaço. O venerável pacote Office da Microsoft é agora uma coleção de aplicativos da web que faz parte do OneDrive. A coleção de editores e programas de e-mail do Google superou o antigo nome "G Suite" e agora se chama "Workplace". Zoho oferece todos os aplicativos de produtividade usuais para edição de documentos e apresentações, mas também adiciona ferramentas para gerenciamento de relacionamento com o cliente, recursos humanos e contabilidade sob o guarda-chuva "Zoho One".
Melhor software de planejamento
Os softwares otimizados para classificar e rastrear tarefas estão rapidamente se tornando essenciais para a realização do trabalho. Afinal, as ferramentas para equipes de programação ágil cresceram para ajudar os gerentes de projeto a rastrear as várias partes de qualquer projeto com tickets que fluem em um quadro Kanban. Já os gerentes de software corporativo têm suas próprias ferramentas que rastreiam cada parte do software em execução em cada máquina. As equipes de vendas têm usado sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) há anos.
No entanto, nenhum desses pacotes é novo e nenhum foi projetado para combater uma infecção pandêmica. Contudo, todos estão disponíveis onde os funcionários estiverem e ajudam a agilizar os fluxos de trabalho, reduzindo a necessidade de reuniões presenciais. Então, mesmo que as pessoas entrem no escritório algumas vezes, pode nunca haver um momento em que todas estejam lá ao mesmo tempo. Portanto, se o seu escritório tem resistido a mudar para um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho melhor, agora é a hora de investigar como atualizá-lo.
Os principais fornecedores dessas tecnologias para apoiar o escritório híbrido incluem Asana, Jira, Monday.com e muito mais.
Os sistemas de mensagens e conferência já existem desde muito antes da pandemia. No entanto, vale a pena dar outra olhada se você ainda não os tiver adotado, pois são ideais para manter a coesão da equipe quando a equipe raramente está no escritório ao mesmo tempo. Além disso, essas ferramentas vêm se aprimorando e aumentando sua integração com outras ferramentas de gerenciamento de workflows. Então, atualizar esta camada e editar a lista de canais pode incentivar o uso.
Slack é o fornecedor dominante, mas todos os pacotes de software de produtividade de escritório incluem suas próprias opções de mensagens. Outros fornecedores de mensagens incluem Discord, RocketChat e Flowdock. Existem também várias soluções de código aberto, como Mattermost e Zulip.
Novas soluções de telefonia
As redes de telefones comerciais com telefones com fio em mesas fixas estão desaparecendo rapidamente. Inclusive, algumas organizações estão padronizando os telefones celulares pessoais e reembolsando os funcionários pelos custos. Contudo, outras estão comprando planos de escritório, algo que pode significar forçar as pessoas a carregar dois dispositivos.
Ainda assim, as redes telefônicas do escritório estão evoluindo e agora oferecem a flexibilidade para se adaptar a equipes que mudam rapidamente e que se sentam em lugares diferentes todos os dias e, às vezes, a cada hora. As redes podem encaminhar chamadas conforme necessário. E se você preferir o tamanho e o peso de um telefone de escritório antigo, os novos modelos envolvem telefones celulares modernos com aparelhos maiores e telas fáceis de ler. Felizmente, para esses casos, os fornecedores apregoam sua capacidade de mudar da mesa para casa sem religar.
O Microsoft Teams e o Google Voice, por exemplo, têm uma ponte para a rede telefônica pública comutada (PSTN). Alguns fornecedores de sistemas telefônicos incluem RingCentral, Ooma, Line2 e DialPad.
Videoconferência com mais recursos
O mundo da videoconferência está se tornando mais sofisticado, com fornecedores lançando recursos que fazem mais do que apenas permitir que as pessoas olhem umas para as outras. O Ring Central, por exemplo, adicionou transcrições ao vivo e espaço de quadro branco aparentemente infinito às suas salas de conferência virtuais. O Google Meet acaba de lançar legendas traduzidas automaticamente para discussões entre pessoas que falam idiomas diferentes.
Já o Zoom aprimorou o poder dos usuários de controlar as salas de descanso para adicionar mais interação pessoal a grandes reuniões. Ao mesmo tempo, a queridinha Pandemic adicionou opções de formatação mais ricas para as salas de bate-papo. Então, a área mais interessante pode ser onde terceiros oferecem várias possibilidades em várias categorias, como educação ou saúde.
Espaços para conferências virtuais
Algumas das maiores inovações em resposta à pandemia são aquelas que ajudaram a substituir o mundo das conferências, convenções e reuniões. Agora existem espaços virtuais projetados para emular os grandes centros de convenções, onde você pode passear de uma sala de apresentação a outra de vendas, enquanto trabalha na sala e encontra velhos conhecidos.
Contudo, esses espaços não são apenas para grandes eventos públicos, porque algumas empresas os usam para reuniões gerais internas. Os departamentos podem fazer polinização cruzada e as equipes podem gerar relatórios entre si. Alguns dos novos fornecedores que definem este espaço incluem Aventri, Accelevents, Eventzilla, Demio e Hopin.
As ferramentas de integração e a educação continuada também foram além da sala de conferências. O software educacional moderno inclui novos recursos que aprimoram a experiência de treinamento, como vídeos de velocidade variável e questionários interativos para garantir que a mensagem seja transmitida. Ou seja, o conhecimento está mais estruturado do que nunca. Afinal, os funcionários não precisam esperar por uma nova sessão de treinamento ou seque entrar no escritório.
Os principais fornecedores dessas tecnologias para apoiar o escritório híbrido, como Coursera e Udemy, oferecem opções de suporte para treinamento específico para negócios.
Pools de estações de trabalho
Muitas funções precisam de pouco mais do que um laptop comum. Afinal, algumas tarefas como edição de vídeo ou renderização 3D requerem processadores mais fortes e mais RAM. Portanto, pools de hardware de alta potência que são reservados por meio de software de hotelaria costumam ser uma boa solução – especialmente quando alguns trabalhadores não vão usar toda a energia todos os dias.
Novos espaços colaborativos
Nem toda interação colaborativa precisa acontecer por meio da tecnologia de vídeo. As empresas de jogos estão redirecionando seus mundos virtuais para criar espaços de trabalho virtuais ricos, projetados para capturar as melhores partes de salas de trabalho reais. O som, por exemplo, pode obedecer às leis da física, tornando possível que as pessoas falem livremente com as pessoas ao seu lado no ambiente virtual, mesmo que estejam a milhares de quilômetros de distância na vida real.
Existem também alguns toques divertidos, como uma fogueira virtual que queima lentamente, a menos que você adicione outro log virtual. O trabalho nunca será tão divertido quanto um jogo puro, mas não há razão para que não possamos tentar tornar este novo mundo híbrido melhor do que a antiga vida de escritório antes da pandemia.
Algumas empresas que estão desenvolvendo essas opções incluem Ronday, Gather e MeetinVR.
Felizmente, você pode contar com o auxílio de uma parceira de TI para escolher e implementar as melhores tecnologias para apoiar o seu escritório híbrido.