O que é Kanban e como usar para a gestão de projetos - Conecta Ijuí
O que é Kanban e como usar para a gestão de projetos
Jamili Borba 9 de dezembro de 2019 Sem categoria0 comments
Sabe aquela empresa os computadores e mesas são decorados com post-its que, no fim das contas, geram mais confusão do que organização? Então, há pelo menos 60 anos já descobriram que não adianta em nada colocar milhares de pequenos lembretes em locais aleatórios. Nos anos 1960, os engenheiros da Toyota criaram um sistema aparentemente simples, mas que, com variações, pode ajudar e muito na organização das empresas. Trata-se do método Kanban, um sistema de gestão ágil e visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho.
O termo significa "cartão" em japonês, e auxilia na realização de atividades e conclusão de demandas. Inicialmente, ele era utilizado nas linhas de produção e na gestão de estoque nas indústrias. Mas o método saiu das fábricas, e hoje é útil em escritórios e empresas do mundo todo.
O Kanban é divido em três partes. A primeira delas é o cartão, que consiste em uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. A segunda parte são as colunas, que representam os status dos cartões. No mínimo, são três: tarefas para fazer, tarefas em execução e tarefas concluídas. Esses status podem variar de acordo com o trabalho, mas o importante é que eles mostrem os diferentes estágios, do início ao fim, de cada tarefa.
A terceira delas é o quadro, que nada mais é do que o kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Cada quadro é um kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.
Vantagens de utilizar o Kanban
O grande trunfo desse sistema é a sua versatilidade. Você pode usar post-its no quadro fixado em uma área comum, ou um mural na sala do cafezinho. Mas também pode se valer de softwares colaborativos, como Trello e Asana — ou todos esses formatos combinados para diferentes projetos.
Além disso, o Kanban é um sistema de baixo custo, que divide projetos em pequenas tarefas, o que acelera o trabalho. A dinâmica também permite que cada profissional entenda os principais elementos de cada projeto. Assim, é possível definir melhor as prioridades e urgências dentro a partir das tarefas agendadas.
Enxergando o processo de maneira inversa, o Kanban também permite que o gestor identifique gargalos nos processos da empresa. Com isso, ele pode corrigir rotas e atribuir novas tarefas, fazendo com que os colaboradores possam trabalhar de forma autônoma. Aliás, a autonomia traz outro grande benefício: reduz a burocracia. Se cada um sabe o que fazer e qual a prioridade disso, as reuniões presenciais acabam sendo desnecessárias.
O Kanban na prática
O blog Conta Azul (link) listou alguns exemplos práticos passíveis de aplicação do sistema Kanban. Reproduzimos aqui o exemplo de um trabalhador freelancer, cujo trabalho seja dividido em etapas que seguem um cronograma fixo mês a mês. Uma opção interessante, nesse caso, é criar um Kanban com as tarefas mensais. Nele, cada coluna pode representar uma dessas etapas, e cada cartão pode trazer o nome de um dos clientes. Ou seja, ao longo do mês, todos os projetos dos clientes vão passando por todas as etapas de produção.
Viu como o Kanban pode te ajudar a manter a organização e eficiência nos processos de trabalho?!
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