Ágata Fraga Felgueiras
1 Gerenciamento de Projetos O objetivo do módulo de Gerenciamento de Projetos é ajudar a empresa a gerenciar com mais eficiência os seus projetos. Controle dos prazos, das tarefas, dos eventos, da quantidade de horas trabalhadas, dos custos e até das receitas do projeto. Como configurar este módulo? Como utilizar Como acessar o módulo? Como cadastrar um projeto? Como gerenciar o seu projeto? Editando e gerenciando um projeto Como excluir um projeto? Como encontrar os projetos? Controlando fases do projeto Cadastrar anotações e anexar arquivos a um projeto Cadastrar tarefas e eventos do projeto Registrar as horas envolvidas no projeto Controlar custos do projeto Blog do projeto Observação: O módulo será explicado como se todos os demais módulos e todas as configurações extras estivessem habilitadas. Por isso, algumas coisas explicadas poderão estar um pouco diferentes para você. Como configurar este módulo? Este módulo possui 2 configurações que poderão ser habilitadas, o controle de fases e as anotações. No formulário de configurações você tem uma explicação sobre eles. Para acessar estas configurações, clique na opção Mais do menu e depois em Módulos. Na página de gerenciamento dos módulos, clique no link Quer configurar o módulo?. Um formulário será carregado e você deverá selecionar o módulo de Gerenciamento de Projetos para carregar as opções.
2 Observação: Como padrão somente as anotações vêm habilitadas neste módulo. Se você quiser cadastrar fases, deverá habilitar a opção fases. Se quiser gerenciar tarefas e eventos, controlar horas, receitas e despesas, deverá habilitar estes módulos. Como utilizar Como acessar o módulo? O módulo de gerenciamento de projetos deverá ser acessado pelo menu, através da opção Projetos. Como cadastrar um projeto? Na página de gerenciamento de projetos clique no botão Cadastrar, para o formulário do projeto ser carregado. Em seguida preencha os dados solicitados. Nos primeiros campos escreva o nome e uma pequena descrição do projeto. Informe o valor e a estimativa de término também, se tiver. Informe também o cliente, a situação, o progresso, o início e o término do trabalho no projeto.
3 Na direita você deverá cadastrar os contatos envolvidos no projeto. O seu nome já aparecerá como responsável. Somente os contatos cadastrados ali poderão acessar os dados do projeto. Cadastre os colaboradores internos e externos. Também na direita você poderá escrever anotações sobre o projeto. Utilize esta parte para escrever requisitos, discutir coisas com os demais participantes do projeto, compartilhar exemplos, arquivos, imagens, links...
4 Grave e pronto! Os campos situação, progresso, início e término deverão ser atualizados com frequência, pois ajudarão a controlar o andamento do projeto. Como gerenciar o seu projeto? Após o projeto ser salvo, ele aparecerá na listagem para ser gerenciado. Enquanto ele não estiver com o progresso em 100% ele ficará em vermelho, para ser mais facilmente lembrado. Ao lado do nome do projeto, entre parênteses você terá a quantidade de anotações realizadas nele. Na coluna seguinte a sua situação e o seu progresso. Atualize sempre, pois estes campos lhe ajudarão a controlar o andamento do projeto. Na coluna estimativa tem uma contagem para o término do projeto. No campo tarefas e eventos fica indicado as tarefas e eventos relacionadas ao projeto. Clique nelas para ser redirecionado para as páginas de gerenciamento. Na coluna duração você é informado das horas e minutos envolvidos no projeto e na coluna despesas o quanto foi gasto com o projeto.
5 Resumindo, tudo de importante para ajudar você a gerenciar seu projeto será mostrado. Editando e gerenciando um projeto Para editar e gerenciar o projeto clique no seu nome. O formulário e todos dos dados do projeto serão carregados. Você então poderá atualizar a situação, o progresso do projeto, fazer anotações, compartilhar ideias e arquivos. Como excluir um projeto? Marque a caixa de seleção na frente do projeto e depois clique no botão com reticências (...) Será carregado então a opção para excluir.
6 Como encontrar os projetos? Se você tiver muitos projetos cadastrados talvez fique difícil de encontrar o que você precisa, porque são mostrados apenas 40 projetos por vez. Para procurá-lo, você poderá utilizar os botões anterior e próximo abaixo da listagem. Ou utilizar o formulário de filtros. Neste caso clique no botão Todos os Projetos, escolha alguns filtros e clique em atualizar. Abaixo o formulário de filtros. Controlando fases do projeto Para projetos maiores será possível cadastrar fases. Assim será mais fácil acompanhar o que está ocorrendo em cada fase do projeto. Quando o controle de fases estiver habilitado, aparecerá mais um campo na listagem dos projetos. Ele indicará a quantidade de fases e redirecionará para a página de controle de fases.
7 Para acessar a página de gerenciamento de fases, basta clicar na fase e depois no botão de redirecionamento. Na página de gerenciamento de fases, as fases aparecerão agrupadas pelos projetos. Assim como no projeto, você poderá acompanhar o andamento das fases através da coluna progresso. Terá também a coluna estimativa. Com as fases, você poderá ter tarefas, eventos, duração e despesas por fases.
8 A opção das fases deverá ser habilitada na página de gerenciamento dos módulos, como explicado no início deste manual. Cadastrar anotações e anexar arquivos a um projeto Em um projeto de sucesso tudo deve ser registrado, os arquivos devem ser facilmente compartilhados, a troca de informações e as discussões devem encorajadas. Dentro do formulário do projeto existirá uma aba chamada anotações, que você e todos os envolvidos no projeto poderão utilizar, para compartilhar informações e arquivos e para discutir assuntos relacionados ao projeto. Para acessar esta parte, vá até a página de gerenciamento de projetos e procure o projeto na listagem. Clique então no seu nome para o formulário ser carregado. A aba anotações aparecerá na direita. Basta clicar nela para tudo ser carregado. A opção das anotações deverá ser habilitada na página de gerenciamento dos módulos, como explicado no início deste manual. Cadastrar tarefas e eventos do projeto Em todos os projetos haverá tarefas e eventos. Geralmente o controle eficiente deles decidirá se o projeto será um sucesso ou um fracasso. Na listagem dos projetos você terá a indicação deles. Ao clicar, você será direcionado para a página de gerenciamento.
9 Os módulos de tarefas e eventos devem ser habilitados na página de gerenciamento de módulos. Leia os manuais destes módulos. Registrar as horas envolvidas no projeto Em quase todo o projeto será necessário registrar as horas trabalhadas nele. Com o nosso software isso é bastante simples. Na listagem dos projetos você terá a indicação das horas trabalhadas no projeto. Ao clicar, você será direcionado para a página de gerenciamento. O controle de horas também é um módulo e deverá ser habilitado na página de gerenciamento de módulos. Leia o manual do módulo de controle de horas também.
10 Controlar custos do projeto Caso você queira controlar os custos do projeto, poderá fazer habilitando o módulo de controle financeiro. Na listagem dos projetos você terá a indicação de quanto foi gasto no projeto. Ao clicar, você será direcionado para a página de controle financeiro. O controle de receitas e despesas também é um módulo que deverá ser habilitado na página de gerenciamento de módulos. Portanto, leia também o manual do módulo de controle financeiro. Blog do projeto Para deixar o cliente sempre atualizado sobre o andamento do projeto é possível habilitar um complemento chamado blog do projeto. Ele criará um blog que poderá ser acessado pelo cliente, que poderá participar. Primeiro será necessário habilitar o complemento, na página de gerenciamento de complementos. Acesse ela através do menu. E habilite a opção Blog do projeto.
11 Pronto! Agora acesse a página de gerenciamento de projetos. E em seguida, acesse o projeto (clique no nome dele). Procure o campo Blog do projeto e habilite ele. Veja que após este campo ser habilitado, as anotações ao lado viraram Anotações (Blog). Isso ocorreu porque agora as anotações cadastradas ali poderão ser compartilhadas no blog. E tudo o que for cadastrado no blog, aparecerá ali.
12 O próximo passo é configurar o blog. Para isso clique no botão G ao lado. Ele carregará alguns campos que você deverá cadastrar. Depois de feito, clique em gravar. Está quase pronto. Como último passo, acesse a aba contatos envolvidos e habilite os contatos que você quer que acesse. Clique no nome deles e na opção ativar acesso ao blog. Se o contato não estiver cadastrado, cadastre ele. Pronto! O blog do projeto já está no ar. Volte para o cadastro e clique no botão A.