Workflow e BPM: saiba quando aplicar cada solução - Infoworker
A automatização de processos é uma das funções mais importantes da tecnologia. Não apenas nas empresas, existem várias atividades hoje que são facilmente substituídas por um programa.
Através da integração de sistemas, a automação aprimora a gestão do fluxo de trabalho. O recurso não apenas substitui atividades manuais, como também permite acompanhar em tempo real as atualizações, andamento das atividades e novas demandas.
Esse cenário tem se expandido para os mais diversos segmentos. Comunicação, medicina e muitas outras áreas têm passado por transformações, com várias atividades sendo realizadas por softwares programados. Não tem pra onde correr. Quem quiser acompanhar o mercado vai precisar se adaptar a essa realidade.
Existem também as vantagens que surgem com esse contexto. A automação proporciona muito mais rapidez para as tarefas. Dessa forma, um colaborador que levava cerca de uma hora para realizar uma atividade, hoje usa menos tempo e pode se dedicar a outras funções.
Mesmo funções que não podem ser substituídas pela automação, por precisarem do um agente humano para serem realizadas, ganham mais agilidade com essa tecnologia. Mas não há apenas um tipo de automação de processos.
O BPM (Business Process Management) e o Workflow são tipos diferentes de gerenciamento de processos e devem ser usados em diferentes situações. Para saber quais são as diferenças entre eles e quando usar cada um, confira abaixo.
Ambos tratam de automatização de processos, mas são usadas em diferentes contextos e para diferentes objetivos. O BPM é um sistema bem mais amplo e mais complexo do que o Workflow. Para processos mais robustos, o BPM é o mais indicado devido a sua amplitude, flexibilidade e sofisticação. Em cenários menos complicados, o método workflow pode atender.
O objetivo do Workflow é proporcionar uma visão geral do processo, auxiliando na organização da sequência de atividades. Essa operação ajuda a reduzir as ineficiências. Esse sistema também ajuda a alinhar os objetivos do negócio e os processos.
Já o BPM, que significa gerenciamento de processos de negócios, é uma metodologia que, além de reconhecer e organizar as atividades de um processo, avalia alterações e melhorias em vários pontos da operação.
Diferente da proposta do Workflow, que visa organizar as atividades e eliminar a ineficácia de certas etapas, o BPM tem como foco alcançar os objetivos das empresas melhorando as técnicas e ferramentas, enquanto analisa e aperfeiçoa os processos.
Apesar de terem objetivos semelhantes os dois sistemas têm distinções que vão interferir completamente no resultado. Para aproveitar todos os benefícios do BPM e do Workflow é preciso saber quando usar cada recurso.
Digamos que sua empresa esteja com um problema de logística que tem atrasado a produção e entrega das demandas. Para descobrir onde está o problema, identificar possíveis gargalos e desenvolver novas estratégias é usado o BPM. Dessa forma é possível identificar as etapas envolvidas no processo e reestruturar essas atividades.
Agora imagine que precisa organizar as atividades no chão de fábrica para melhorar a produção. Nesse caso é usado o Workflow para automatizar os processos da fábrica.
De certa forma, o Workflow faz parte dos softwares de BPM como uma de suas funções, automatizando atividades. Enquanto o BPM possibilita a uma estratégia mais detalhada, possibilitando uma evolução em todos os processos empresariais da organização.