Gerenciamento de custos favorece economia e orçamento sob controle
O sucesso de qualquer projeto depende também da boa administração dos gastos, para isso, serve o gerenciamento de custos em um projeto.
Seja para um projeto pequeno e mais simples ou uma empreitada imensa e complexa, que exige tecnologias caríssimas, concluir todas as atividades com as contas fechadas em equilíbrio vai garantir um bom percentual no sucesso do projeto.
Que gerente de projetos não quer ficar bem perante o cliente ou a diretoria da empresa que atua quando o assunto é gastar dentro do que estava previsto?
Por isso, muitos afirmam que o gerenciamento de custos deve ser considerado de importância vital em um projeto.
O gerenciamento de custos pelo PMBOK®, o guia mundial das melhores práticas em gerenciamento de projetos, vai envolver planejamento, estimativa de custos, orçamento e controle de uso dos recursos financeiros, que vão prever gastos com equipe, equipamentos e materiais.
Mas nem sempre é fácil para os gerentes de projeto ficarem dentro do orçamento, esse é um dos pontos mais críticos do gerenciamento de projetos. Quem tem certificação PMP sabe bem e fica preparado para isso.
É bem comum ultrapassar a verba, porque os projetos estão sujeitos a muitas mudanças de escopo, que podem mexer também com os gastos anteriormente previstos, mesmo tendo sido realizado todo aquele plano de gerenciamento de escopo.
Mas gerente nenhum quer gastar mais que o previsto e ficar em situação difícil perante a diretoria ou os clientes.
Então, qual o objetivo do gerenciamento de custos? Além de dar mais estruturação à forma de lidar com a verba disponível, o gerenciamento de custos em projetos também vai permitir conhecer quanto cada atividade vai gastar, justificar e comprovar certos gastos.
E nenhuma dessas etapas ocorre de forma isolada, muitas delas, acontecem paralelamente, como o planejamento e a estimativa dos custos, que vão levar ao desenvolvimento do orçamento. Tudo funciona como uma verdadeira engrenagem que precisa estar bem azeitada para funcionar sem ruídos.
Para o gerenciamento de custos, três itens também são importantes em todas as fases, que são as entradas, saídas e ferramentas e técnicas.
As entradas são os procedimentos usados em cada processo e que poderão conceder informações sobre o projeto.
São produtos que têm relação com a execução de algum dos quatro processos do gerenciamento de custos como peças orçamentárias, estimativas de custo e até financiamentos, quando forem necessários para a execução do projeto.
São os frameworks utilizados para a construção de uma boa linha de base do gerenciamento de projetos.
Podem ser um padrão da empresa ou estarem sendo utilizados pela primeira vez, como uma estimativa paramétrica, estimativa análoga ou uma estimativa de três pontos, análise de reservas ou até software gerenciador de custos.
Quais são as etapas do processo de gestão de custos?
O gerenciamento de custos de projetos é umas das áreas de conhecimento do guia PMBOK® que tem uma importância fundamental. Como foi dito acima, para uma boa gestão é preciso seguir 4 etapas, e nenhuma deve ser pulada ou subestimada:
No plano de gerenciamento de custos serão definidos os procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos de um projeto.
Um dos grandes benefícios desta fase do projeto é determinar uma linha que será seguida do começo ao fim no que se refere aos gastos, seja para a escolha de metodologia, contratação de pessoas para a equipe, equipamentos e tecnologias necessárias.
Nesta fase, também são estipulados os custos do projeto, que precisam ser aprovados antes da execução das atividades.
O plano de gerenciamento de custos do PMBOK® vai determinar padrões para procedimentos organizacionais, unidades de medida, limiares de controle, níveis de precisão, formatos de relatórios e até regras de medição de desempenho.
Já na estimativa de custos tudo deve ser estudado minuciosamente para prever os custos aproximados para a execução do projeto.
Por estarem sujeitas a muitas variáveis, fazer essas estimativas realistas e de forma precisa vai garantir que os gastos do projeto não vão estourar o orçamento.
Neste ponto é importante que não se subestime os recursos necessários, calcule incluindo as premissas, restrições e os riscos. Para isso, são fundamentais as reservas de contingência e as reservas gerenciais.
De forma mais ampla, um orçamento é alocação de verba para algum objetivo. Ter um orçamento de projeto faz parte de empresas de todos os portes, e, para defini-lo, é preciso pesquisar os custos diretos e indiretos no projeto.
Diretos: vão envolver salários, custos de equipamentos e materiais necessários para a execução do projeto;
Indiretos: não estão relacionados diretamente ao projeto, mas também serão aproveitados por ele, como uso de utilitários ou recursos de TI que serão compartilhados com outras áreas da empresa.
Para determinar esse orçamento também é útil conhecer as atividades que estarão sendo realizadas no projetos, com ferramentas como a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou a WBS (Work Breakingdown Structure), que fazem parte do cronograma de projetos.
Monitoramento e controle de orçamento
De nada adiantar fazer todo esse trabalho prévio com planejamentos, estimativas e determinação de orçamento, se depois não houver um monitoramento e controle por parte do gerente de projetos.
Quem ignora esse aspecto pode estar colocando em risco não só o orçamento determinado como o escopo do projeto, que são compromissos assumidos com prazo de conclusão.
O monitoramento do gerenciamento de custos vai permitir a atualização constante do status do projeto, que vai possibilitar o gerenciamento de mudanças na linha de base dos custos, caso seja necessário.
Neste ponto do projeto, são importantes os relatórios de progressos do projeto, para as avaliações frequentes, para entender se o projeto será concluído dentro do orçamento previsto.
Neste ponto é indicado usar o cálculo de Valor Agregado, para saber se o projeto está dentro ou fora do orçamento.
O gerente de projeto também pode expandir o gerenciamento do Valor Agregado, utilizando o Prazo Agregado. Esse índice de desempenho de prazos, que também já está previsto na sexta edição do PMBOK®, vai permitir saber se o prazo está sendo eficientemente cumprido e se as entregas serão realizadas dentro do combinado.
Entendeu a importância do gerenciamento de custos dentro de um projeto? Fique atento a essa área para garantir que você não gaste mais do que o previsto.