Como pode ser entendido, essas informações são geradas em sua grande maioria pelas áreas assistenciais (médicos, enfermeiros e técnicos de enfermagem). Qualquer perda de documentos pode representar uma perda de faturamento, uma vez que não haverá evidência para justificar o procedimento ou medicamento prescrito.
Importante destacar que um hospital costuma contar com pelo menos 4 equipes assistenciais ou plantões, uma vez que as escalas de trabalho frequentemente são de 12 x 36 horas (trabalha-se 12 horas, descansa-se 36 horas). Ou seja, muitas pessoas são envolvidas e podem ter contato com esses documentos.