Lista de convidados: 7 passos do início da lista ao RSVP | CaseMe
É pela lista de convidados que vocês devem começar porque o número de convidados será a informação mais importante para definir o tamanho do seu casamento, ou pelo menos a ordem de grandeza. E assim definir o local; e todo o restante como decoração, buffet, doces, bolo, número de convites e quase todos os outros itens que variam conforme o número de convidados.
O número de convidados influencia muito na escolha do tamanho do salão do seu casamento. Muitos lugares são bastante versáteis quanto à capacidade de pessoas, mas ter a ideia da ordem de grandeza do seu casamento afetará bastante a sua decisão. Lugares menores comportam de maneira aconchegante um mini wedding, que se sair do controle e a lista não parar de crescer, não caberá no salão. O contrário pode ser um problema também. Um grande salão com poucos convidados deixará a decoração e os convidados muito dispersos.
Leia aqui: Vou casar, e agora?
Vamos começar a colocar as mãos na massa?
Tudo começa com uma lista simples. Escolha um local, que pode ser provisório, para escrever os convidados que vêm à mente, nome a nome. Pode ser o nome de uma pessoa que represente a família toda e ao lado coloque o número de convidados daquela família.
Esta lista irá se aperfeiçoando ao longo dos meses dos preparativos. Porém, é nesse primeiro momento que os noivos começam, com uma lista de convidados simples, somente para conseguir mensurar o tamanho do evento.
Quando vocês começarem a criar o primeiro esboço da lista, aproveitem para preencher a maior quantidade de dados que vocês já saibam ou tenham acesso: nome e sobrenome completo, e-mail, endereço, telefone, celular – este último será fundamental na hora de enviar o Save The Date e realizar o RSVP.
Os noivos também devem conversar com os pais para entender quais familiares e amigos da família cada parte pretende chamar. Para não haver saia justa no salão, a nossa dica é separar cotas de convidados entre as famílias da noiva e do noivo, assim seus pais e irmão saberão o limite que têm para convidados, priorizando aqueles mais importantes.
A boa e velha planilha do Excel é a forma mais eficaz e prática para montar a sua lista de convidados. Neste início, informações básicas são suficientes para mensurar, mas quanto mais informação você puder acrescentar sobre cada convidado, menos trabalho você terá depois.
Nossa sugestão é que as colunas sejam: nome – sobrenome – telefone – celular – endereço – quantidade de pessoas*
*Se você for chamar mais de uma pessoa da mesma família no convite, isto deve contar na sua lista.
Muita vezes não temos o endereço certinho do convidado, e você precisará dele para o envio do convite. Uma boa ideia é aproveitar o envio do Save The Date virtual (por e-mail ou celular) para solicitar o endereço e atualizar os dados dos seus convidados.
O telefone e o celular serão extremamente úteis para confirmar a presença dos seus convidados, não deixe de inserir estes dados na sua planilha.
Sua lista de convidados está muito grande? Confira as 10 perguntas para diminui-la.
O Save The Date é um aviso para os seus convidados saberem com antecedência a data do seu casamento. Principalmente se for um destination wedding, é interessante mandar alguns meses antes para que os convidados se programem. Neste momento, é comum enviar por e-mail ou celular pedindo a confirmação e envio dos dados do convidado, como o endereço.
Por: Dupla Ideia
O Save The Date é, normalmente, uma arte virtual criada com a identidade visual que os noivos já estão trabalhando no casamento. Para ter uma resposta mais rápida e eficiente, o formato digital costuma ser o que os noivos preferem. Entre as informações, é interessante já acrescentar o seu site de casamento.
Confira aqui nossas dicas para não errar no Save The Date.
Por: Vintage Paper
Por: Estúdio Cravo e Canela
Agora falaremos de um ponto crucial para o seu casamento e que está diretamente ligada a sua lista de convidados, e que contém muitas informações e detalhes que você deve ficar atenta: os convites.
– Dados essenciais
As informações que são indispensáveis para o seu convite são: nome dos noivos (claro!), data, horário, local, site dos noivos.
Não é obrigatório inserir o dress code no convite, caiu em desuso determinar um dress code para os casamentos. Você pode inserir esta informação apenas no site de casamento.
Não sabe diferenciar os tipos de dress code? Aqui nós explicamos cada detalhe.
O custo médio para sobrescritar o convite + colocar convite individual + ensacar é de R$5,00 por convite.
Quando escolher o profissional que ficará responsável pelo convite, não esqueçam das 10 perguntas importantes para fazer durante a reunião.
É importante que o seu convite físico siga o estilo do casamento para já ir ambientando seus convidados. Assim, para um casamento na praia é super aceito usar materiais rústicos, um layout mais descontraído e fontes modernas.
Já se é um casamento clássico, o convite deverá seguir por esta linha, que pode ser em relevo francês, tons sóbrios e com uma grafia mais elaborada. Não deixe de ler a matéria sobre identidade visual.
Nos dois casos os envelopes devem ser sobrescritos à mão por uma calígrafa.
Aproveite para ler tudo sobre convites de casamento
Convites: S-Cards Convites
Convites: Dupla Ideia
Convite: Mia Estudio
Convites: MIA Estúdio Criativo
O ideal é fechar o convite cerca de 6/8 meses antes do casamento. No ato da contratação dos convites, confira a data estimada da entrega para poder programar também o trabalho da calígrafa. Muitas gráficas já têm parcerias e podem enviar os convites direto para as calígrafas, confira antes com a sua gráfica esta informação.
Neste CaseMe TV a Luiza Luf deu algumas dicas extras para organizar todas as pendências dos três meses que antecedem o casamento. Dessa forma você evitará imprevistos e poderá ter uma experiência muito mais tranquila às vésperas do casamento.
Confira aqui os fornecedores de convite cadastrados no Guia do Fornecedor CaseMe
– Como sobrescritar os convites da sua lista de convidados?
A caligrafa Girlanda Martim compartilhou conosco a maneira correta de sobrescritar os convites.
Ao convidar os padrinhos, colocar de maneira carinhosa:
Aos queridos Padrinhos Marcelo e Maria (informal)
ou Aos padrinhos Marcelo e Maria Almeida
Pais e Avós não necessitam de nome e sobrenome:
Aos meus queridos pais /Aos meus queridos avós
Irmão solteiro: Ao querido irmão Roberto
Irmão casado com família: Ao querido irmão Alberto e família
Sr. Marcelo Matos e Família
Caligrafia por: Girlanda
Para casal sem filhos, pode-se colocar:
Sr. e Sra. Marcelo Matos
Sr. Marcelo Matos e Sra.
Namorados/ Noivos:
Ana Cristina e Gustavo
Aos amigos Ana Cristina e Gustavo
Ana Cristina Matos e Gustavo Pereira
Quando vivem juntos mas não são casados:
Sr. e Sra. Luciano Matos
Luciano Matos e Marcela Campos
Quando quer colocar em nome da amiga, mesmo sendo casada (o ideal é descobrir o nome do marido):
Luciana Matos e Sr.
Sra. Luciana e Sr. Marcelo Matos
Pessoas da mesma família com sobrenome igual (caso informal):
Marcelo e Luciana Braga
Aos funcionários da empresa……………..(generalizando)
Aos colegas da ………………………………(restringindo o grupo)
Aos amigos da……………………………….(selecionando as pessoas)
NÃO é usado:
• e Sra. Marcelo Matos e família
• Luciana e esposo
• Marcelo e esposa
• Ao Casal / Aos Noivos / Aos Vizinhos
Contratar um calígrafo fará toda a diferença para a finalização do seu convite. Confira o nosso Guia do Fornecedor.
O site de casamento é um suporte digital que irá complementar o convite, com as informações que não conseguimos incluir no impresso. Estas informações serão importantes para tirar as dúvidas dos seus convidados.
Entre elas, sugerimos: mapa do local, itinerários para chegar com acesso do Google Maps ou Waze, dicas de hospedagem, dress code, confirmação de presença online e lista de presentes virtuais.
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O RSVP é utilizado para a confirmação da lista de convidados do seu casamento. Ele poderá ser feito de forma passiva, quando o próprio convidado confirma sua presença, ou ativa, quando o cerimonial o procura para a confirmação.
Normalmente, durante esse processo, 20% dos convidados já informam que não irão. Da quantidade total de confirmados, ainda terá uma quebra de 5-10% de faltantes no dia devido a imprevistos.
Mas atenção: esse número será diferente para casamentos que possuem muitos convidados de fora da cidade (pela logística que envolve, o número de faltosos costuma ser maior que 20%). Nestes casos, é necessário uma avaliação individualizada para a estimativa de faltas. Para mini weddings também é bom avaliar individualmente porque o índice de faltas costuma ser menor.
O RSVP ativo normalmente inicia de 15 a 10 dias antes do casamento, que é quando o cerimonial entrará em contato com os seus convidados para a confirmação de presença.
As maneiras de realizar o RSVP são:
• RSVP passivo via site de casamento: é uma ótima opção, porém nem todo mundo confirma pela plataforma, infelizmente;
• RSVP passivo: o cerimonialista disponibiliza um número de telefone e e-mail para os convidados entrarem em contato;
• RSVP ativo: a cerimonialista entra e contato com cada convidado. Beatriz Dias observou uma mudança no comportamento das pessoas, que dificilmente atendem o celular quando a ligação é de um número desconhecido. Dessa forma começou a fazer o RSVP ativo totalmente online, via Whatsapp. Assim consegue falar com praticamente todos os convidados.
Com o RSVP realizado, é possível fazer estimativas e confirmar com os seus fornecedores o número de convidados da festa. Este número será importante para serviços como o buffet, que cobram por pessoa. Às vezes esperamos menos que os confirmados e temos que aumentar em cima da hora o tamanho do buffet. Por isso este serviço de RSVP é crucial para chegar ao número final de convidados do seu casamento.
Confira as 10 dicas sobre lista de convidados na coluna de Noiva para Noiva.
Resenha da pauta com Bia Dias sobre esta matéria
Não deixe de baixar a planilha para organizar sua lista de convidados que está no #2 desta matéria. Ela será perfeita para te ajudar a montar a sua lista de convidados.
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28 comentários "Lista de convidados: 7 passos do início da lista ao RSVP"
maria lucia disse em 24 de setembro de 2021 as 18:26 :
Se possivel me mande a planilha.
Beatriz Mariz disse em 27 de setembro de 2021 as 14:54 :
Olá Maria Lucia, a planilha já foi enviada para seu email.
Qualquer dúvida estamos por aqui! 😉
maria lucia disse em 24 de setembro de 2021 as 18:25 :
Gostaria muito de receber essa planilha.
Beatriz Mariz disse em 27 de setembro de 2021 as 14:55 :
Ludmila disse em 27 de dezembro de 2020 as 01:15 :
olá adorei a dica, pode me mandar a planilha por favor?
e-mail: ludludcapital@gmail.com
Beatriz Mariz disse em 27 de dezembro de 2020 as 01:54 :
A planilha já foi enviada para o seu email.
Obrigada pelo feedback e até a próxima.?
Ana disse em 25 de novembro de 2020 as 18:46 :
Olá! Qual a sugestão de roteiro a seguir ao ligar para os convidados e confirmar presença?
Laura Vilela disse em 30 de novembro de 2020 as 06:53 :
Tudo bem? Hoje em dia o ideal é enviar uma mensagem por WhatsApp, além de mais barato, é mais fácil porque você pode enviar de uma vez para a lista toda. Mas, respondendo a sua pergunta, eu sempre seguia esse roteiro:
"Olá, poderia falar com o xxxx ou com a esposa dele?
Estou ligando para confirmar a presença de vocês no casamento de xxxx e xxxx no dia xxxx, vocês vão poder comparecer? Posso confirmar 2 pessoas?"
Outra opção quando você quiser valorizar o cerimonial e dar alguma informação:
"Olá, eu sou do cerimonial xxxxxxx, poderia falar com o xxxx ou com a esposa dele?
Estou ligando para confirmar a presença de vocês no casamento de xxxx e xxxx no dia xxxx, vocês vão poder comparecer?
Posso confirmar 2 pessoas? Os noivos tem listas de presentes no site CaseMe OU Se você for de carro não se preocupe que temos estacionamento…" e o que mais você quiser avisar 😉
Daniele Carvalho Pereira disse em 7 de outubro de 2020 as 15:40 :
E-mail danielealbores@gmail.com
Obrigada Daniele! 😉
Cirlianne de Paula disse em 19 de agosto de 2020 as 13:15 :
Gostaria de receber a lista de convidados, aproveitando para dizer que estou amando as dicas, super importantes e estão ajudando bastante.