Controle de horário de funcionários: como fazer? | Blog Coalize
Por Redação Coalize | 06 de Abril de 2022
O controle de horário de funcionários nas empresas pode ser feito manualmente ou de forma automatizada, através de equipamentos ou aplicativos e softwares e, apesar de obrigatório apenas quando houver 20 ou mais funcionários trabalhando de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é recomendado para toda e qualquer instituição.
A maioria das empresas em todo o território nacional já migrou ou está migrando do controle manual de jornada para o eletrônico. Devemos ressaltar que tanto as próprias organizações quanto os seus funcionários usufruem dos benefícios dessa mudança.
Quer fazer a migração, mas não sabe qual é o melhor formato de monitoramento para a sua empresa? Busque por aquele que se adeque mais às suas necessidades como gestor, às necessidades dos colaboradores e principalmente ao cotidiano do departamento de Recursos Humanos.
Opte por um formato que ajude a evitar prejuízos financeiros e complicações legais e que seja capaz de facilitar, por exemplo:
o fechamento da folha de pagamento;
o desenvolvimento de escalas de trabalho; e
o controle de absenteísmo, dentre outros.
No texto a seguir, trataremos do assunto com mais detalhes. Boa leitura!
O que é o controle de horário de funcionários?
Controlar a jornada de trabalho ou o horário dos colaboradores nada mais é do que registrar quanto tempo eles passam, por dia, prestando serviço à empresa na qual estão contratados.
Quando realizado adequadamente, esse monitoramento permite aos funcionários, gestores e ao departamento de RH da companhia estar ciente:
de todos os horários de entrada e saída e portanto de início e término de expediente;
dos horários de intervalo e tempo dispendido em cada pausa;
do total de horas extras trabalhadas no dia e no mês; e
do total de horas negativas (atrasos, faltas ou saídas antes do horário determinado para o fim do expediente), se houver.
O controle de funcionários pode ser feito de forma manual, eletrônica ou até mesmo on-line e a distância. Veja os benefícios de se controlar a jornada e conheça o funcionamento de cada formato nos tópicos seguintes.
Quais os benefícios de controlar o horário de funcionários?
O controle de jornadas interna e externa de trabalho, principalmente automatizado, permite aos profissionais de RH de cada empresa que passem a dedicar mais tempo para atividades estratégicas e menos para atividades operacionais.
Além dos benefícios já citados, podemos afirmar que o controle:
reduz gastos e horas extras desnecessárias;
aumenta a eficiência da gestão e dos colaboradores;
melhora a segurança nos registros e consequentemente nas relações trabalhistas;
permite a comprovação de que contratante e contratados estão cumpridos com suas obrigações;
facilita a conferência de informações e a busca por qualquer falha ou erro cometido no fechamento da folha de pagamento;
possibilita melhor organização de turnos e jornadas;
ajuda na definição de deadlines e prazos para conclusão de cada atividade; e
transforma o clima organizacional, contribuindo com a definição e alcance de metas e objetivos.
Novamente: o controle da jornada de cada colaborador pode ser feito à mão, a partir do uso de equipamentos eletrônicos ou com auxílio de plataformas para PC e mobile. Quanto mais moderno o formato de controle, maiores e melhores os seus benefícios
Como controlar o horário de funcionários?
Cada empresa pode adotar um estilo diferente de controlar os horários de entradas, saídas e intervalos de seus funcionários. Isso não será problema algum, desde que a organização possa usufruir dos benefícios de um monitoramento mais rígido da jornada e, ao mesmo tempo, consiga ser transparente com os colaboradores.
Existem três frentes de controle de horários de uma pessoa contratada como CLT para trabalhar em determinada organização: os formatos manual, eletrônico ou alternativo.
Entenda melhor o que representa cada um deles!
1. Controle manual da jornada de trabalho
Como o nome já diz, esse tipo de controle depende de anotações feitas à mão por uma ou mais pessoas para acontecer. Ele vem sendo deixado de lado em decorrência de sua maior suscetibilidade a erros e da mínima praticidade, mas ainda é aplicado por empresas de menor porte.
Podem funcionar como controle manual:
ponto cartográfico (cartão de ponto);
folha de ponto; e
planilha de controle de ponto.
Mesmo quando feitas no computador, as planilhas estão mais próximas de um registro manual do que automatizado, justamente porque precisam de alguém que as preencha e salve. Você entende, né?
2. Controle eletrônico dos horários dos colaboradores
O controle eletrônico de ponto é realizado através de aparelhos que ficam instalados dentro do espaço físico da empresa. Esses aparelhos dependem, portanto, da energia elétrica da organização e também de cabeamento adequado para funcionar.
Além disso, eles trabalham sempre conectados a um software de computador que pode ser acessado somente por pessoas autorizadas e tem como finalidade reunir, organizar e apurar dados a cada registro de entrada, saída e intervalo.
São alternativas de ponto eletrônico:
relógios de ponto leitores de biometria, cartões ou crachás;
relógios que funcionem com uso de senhas; e
equipamentos (como catracas) capazes de executar os registros através da leitura da face, dos olhos ou da palma da mão.
Controle a distância não entra na lista? Apesar de também ser eletrônico, esse formato passa a fazer parte de outra categoria: a de ponto alternativo.
3. Controle de jornada feito a distância
Também chamado de ponto alternativo, esse formato de monitoramento da jornada está dentro das leis válidas em todo o Brasil e se dá através do uso de aplicativos e relógio de ponto para tablets ou celulares ou plataformas.
Empresas que contam com o controle de ponto alternativo podem instalar um programa nos computadores dentro de seu espaço físico ou em máquinas utilizadas pelos colaboradores trabalhando a distância e orientá-los a registrar entrada, saída e intervalos através deste programa (com cadastro próprio e senha única).
Existe também a possibilidade das companhias adquirem um aplicativo para registro de ponto a ser instalado em tablets da empresa ou no celular dos colaboradores. Esse aplicativo funciona por geolocalização e os mais avançados permitem até mesmo que seja feita uma "cerca" virtual que limite o funcionário a fazer seus registros diários somente quando estiver em determinado endereço.
Como a implementação de um controle de jornada de trabalho tem impacto direto no cotidiano dos colaboradores de uma empresa, é importante instruí-los e informá-los antes de fazer qualquer alteração ou anunciar novidades.
Essas e outras iniciativas estão apresentadas para você logo aqui embaixo!
O que fazer antes de implementar controle de funcionários?
Para começar as mudanças na sua empresa ou aperfeiçoar a gestão já praticada dentro dela, pondere alguns fatores que ajudarão na escolha do melhor formato de monitoramento, aprofunde-se na legislação e defina finalmente "quem será controlado".
1. Pondere fatores e escolha o controle mais adequado
Busque pelo registro de ponto que seja melhor para a quantidade de funcionários trabalhando na sua organização e para os objetivos que você tem relacionados às alterações ou novidades.
Algumas empresas se saem melhor com o controle eletrônico, enquanto outras optam pelo alternativo principalmente porque atuam de forma híbrida ou completamente remota - e ainda: leia bastante, converse com especialistas e consulte outros gestores antes de escolher a sua opção.
2. Pesquise e estude a legislação
Entenda como funciona a jornada de trabalho dentro do que está definido pela CLT: considere que ela é de 44 horas semanais no máximo e 8 horas diárias no máximo mais 2 horas extras (pagas com acréscimo).
Saiba o que diz a lei atualizada sobre os registros de ponto em formato manual e eletrônico, por meio da Portaria nº 671, de 2021, do Ministério do Trabalho e do Emprego (MTE), que substituiu recentemente as já conhecidas portarias nº 1510 de 2009 (Lei do Ponto Eletrônico) e nº 373 de 2011.
A seguir, estão alguns detalhes da nova portaria que merecem destaque.
Determina regras para registros de ponto manuais e eletrônicos, inclusive consolidando o que já constava na Lei do Ponto Eletrônico.
Essa nova portaria "desdobra" o ponto registrado virtualmente em três frentes, todas consideradas Registros de Pontos Eletrônicos (REP):
convencional (REP-C);
feito através de equipamentos e plataformas especificamente voltados para o controle de entrada, saída e intervalo de colaboradores (REP-A); e
feito através de soluções que possuem outras funcionalidades interessantes para contratantes e contratados, além da funcionalidade de marcação de horários (REP-P).
Ela também indica que os arquivos de pontos devem ter formato .PDF e ser assinados eletronicamente, além de disponibilizados aos funcionários sem que haja necessidade de solicitá-los.
Ademais, extingue a necessidade de convenções coletivas ou acordos para que sejam utilizados registros alternativos, entre outras coisas.
3. Compreenda o que é obrigação e o que é opção
Alguns cargos dentro de uma empresa ou modelos de contratação excluem a obrigatoriedade de controle de horários de entrada, saída e intervalos.
Colaboradores com cargos de confiança ou gerenciais - que tenham acréscimo igual ou maior de 40% em seus salários - são isentos dessa obrigatoriedade, assim como aqueles já contratados desde o princípio como funcionários atuando em teletrabalho.
4. Deixe seus colaboradores por dentro de tudo
Repasse orientações legais e sinalize obrigatoriedades, informe sobre a implementação de um novo formato de controle e apresente seus benefícios, assim como o seu modo de funcionamento.
Esteja à disposição para esclarecer dúvidas e auxiliar no que for necessário.
5. Defina para quem "servirá" o controle
Como gestor ou responsável por uma organização ou determinado setor dessa empresa, é seu papel definir se o controle de ponto e jornada será válido somente para colaboradores internos ou será aplicado no cotidiano de colaboradores externos também.
Saiba que o controle de jornada interna é diferente do controle do trabalho de funcionários atuando externamente.
A melhor maneira de se controlar horários de funcionários que trabalham fora do espaço físico da empresa é usando a tecnologia.
Não apenas pela facilidade e segurança na marcação de ponto, mas também pelas funcionalidades de muitas soluções que podem garantir melhor performance do trabalhador e menos tempo dedicado a tarefas operacionais por parte do responsável em fechar sua folha de ponto, planejar suas escalas e medir horas extras.
elaboração de listas de tarefas;
planilhas online para registros;
monitoramento via GPS e/ou cálculo de quilômetros rodados;
emissão de ordens de serviço eletrônicas; e
predefinição de roteiros etc.
Segundo a CLT, só não existe obrigatoriedade de controle de jornada externa quando a atividade desempenhada pelo contratado for incompatível com a fixação de horário.
O que fazer depois de implementar controle de funcionários?
Depois de tudo o que você passou e fez para chegar até esse momento, continue relacionando-se com os colaboradores à base de transparência, ética e humanização.
1. Demonstre a importância do controle de jornada
Para a empresa e também para a vida pessoal de cada funcionário, e para que eles sejam pagos adequadamente, tenham suas horas extras compensadas da forma correta e recebam boas indicações caso desejem migrar para uma outra empresa.
Converse também sobre os prejuízos que podem ser causados à empresa e ao funcionário quando existem fraudes e sabotagens no registro
2. Aplique punições e dê incentivos
Usufrua da legislação trabalhista se precisar dar advertências por falta ou punir alguém por atrasos ou ausência das marcações de ponto, mas quando aplicar punições explique as razões pelas quais elas existiram e o que pode ser feito para evitar uma próxima consequência igual ou pior.
Cogite ainda encontrar formas de incentivo a quem fizer tudo como manda o figurino.
Convoque reuniões de tempos em tempos para saber se estão todos satisfeitos com o formato e os resultados desse controle no final de cada mês.
Para colaboradores externos, o papo pode ser on-line, só não deve deixar de acontecer.
4. Trace metas para o seu monitoramento e usufrua dos resultados
Se achar interessante, trace metas para testar a eficiência do seu controle de ponto e para conhecer melhor o dia a dia da organização.
Usufrua do resultado das metas para contabilizar horas extras e analisar se todas estiveram de acordo com a quantidade e complexidade das atividades realizadas.
Aproveite e identifique atrasos e faltas ou excesso de intervalos, descobrindo o que causou esses problemas e de que forma eles impactaram na produtividade individual e coletiva.