Na vida, é essencial cumprir prazos. Seja do ponto de vista pessoal, profissional ou empresarial, aqueles que cumprem datas são vistos como exemplo e sempre são procurados. Afinal, ninguém quer lidar com uma pessoa que pode deixar você na mão ao estourar um prazo, certo?
Esse compromisso é ainda mais importante no caso das empresas, pois questões como crescimento, produtividade e reputação estão envolvidas. Prazos existem para serem cumpridos e, se não fizer isso, o empreendimento sofrerá com multas por atraso, reclamações de clientes e fornecedores e com o prejuízo de sua imagem. Tudo isso impacta negativamente os resultados do negócio.
Logo, cumprir prazos traz benefícios para consumidores, parceiros e a própria empresa. E não é difícil entregar o que foi prometido a tempo: basta planejamento, organização e foco.
Quer saber como fazer isso? Veja abaixo algumas dicas que separamos para você honrar seus prazos!
Estabeleça prazos reais
Não são raros os casos em que um prazo é estabelecido apenas para passar a impressão de rapidez e eficiência, sem que sejam mensurados o trabalho que a atividade exige ou a capacidade de entrega. Essa situação é perigosa e aumenta as chances do prazo não ser respeitado.
É fundamental estabelecer prazos que possam ser cumpridos. Eles devem ser reais, baseados em critérios como importância, urgência, capacidade de entrega e o esforço necessário para executar a tarefa. Dessa forma, você conseguirá cumprir com o que prometeu, dentro da data estabelecida.
Defina prioridades para cumprir prazos
Nem todas as tarefas têm a mesma prioridade. Desconhecer isso atrapalha a realização delas, já que você pode focar naquilo que não é importante e esquecer do que mais importa.
Atividades urgentes, com impacto imediato, devem ser feitas primeiro. O que é importante, mas não impacta a empresa imediatamente, pode ser feito em seguida. E as tarefas secundárias, que não vão abalar o negócio, podem esperar um pouco.
Definindo prioridades, será possível cumprir prazos sem estresse e com qualidade, aumentando a produtividade de todos.
Divida as tarefas em etapas
Em vez de executar uma grande tarefa de uma vez, que tal dividi-la em etapas menores e focar na execução de cada uma? Assim, ficará mais fácil cumprir tudo, pois cada etapa menor exige menos trabalho do que realizar a tarefa inteira.
Ao final desse passo a passo, um grande problema será resolvido.
Use a tecnologia
Hoje em dia está mais prático cumprir prazos. A tecnologia nos oferece agendas, lembretes e softwares, como um ERP, por exemplo, que facilitam a vida das empresas e as ajudam a realizar tarefas, sem perder datas.
Busque aplicativos, ferramentas e tudo mais que ajude-o a acompanhar datas, status de execução e entrega de resultados. Com a tecnologia, fica mais fácil cumprir qualquer prazo.
Recompense o cumprimento de prazos
É fundamental dar uma recompensa para a equipe (ou mesmo a si próprio) quando um prazo é cumprido. Fazer isso estimula o respeito às datas e a realização de tarefas, já que todo mundo gosta de ser recompensado após um bom trabalho.
Dessa forma, cumprir prazos torna-se um hábito prazeroso, valorizado e cada vez mais praticado. Com isso, a empresa será referência para funcionários, parceiros e clientes, e todos saberão que o seu negócio entrega aquilo que foi prometido.
Outro ponto importante para uma empresa é o estoque. Por isso, veja agora 5 dicas para reduzir os custos com estoque na empresa!
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Henrique Rebello
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Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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