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Como manter a ordem nas assembleias?
Momento reservado para discutir e deliberar assuntos relacionados ao condomínio, as assembleias tem o objetivo de contribuir para uma vida melhor em comunidade. Mas apesar dos interesses serem coletivos, nem sempre a clareza e a cordialidade prevalecem nestas reuniões.
O advogado Rogério Manoel Pedro, explica que nem o código civil, nem a Lei 4.591/64 trazem diretrizes sobre como deve ser conduzida uma assembleia. "Estes dispositivos indicam somente os quórum necessários para cada tipo de votação e aprovações de obras, para aplicação de multas a condôminos, etc. No entanto, como qualquer reunião, a educação e civilidade devem estar sempre presentes", explica.
Segundo Rogério, o ideal é que o presidente da assembleia dê a palavra a cada morador que pedir a vez de falar, ponderando que o comentário deve ser relativo ao item debatido e que evite ataque pessoal a qualquer dos presentes. "Se ocorrer algum distúrbio ou muitas pessoas falarem ao mesmo tempo, o presidente deve exigir a ordem imediatamente." recomenda. Com relação aos limites das discussões, Rogério afirma que o síndico não deve tolerar ofensas pessoais, agressões verbais e corporais, ou seja, tudo que estiver em desconformidade com o bom senso, a educação e civilidade.
Para evitar problemas Rogério recomenda reuniões curtas, que atente aos assuntos debatidos e marcada em horário conveniente para facilitar a presença dos condôminos. Além disso, é salutar que o edital seja lançado com a antecedência prevista, seja afixado em local de grande circulação no condomínio e enviado a todos os apartamentos individualmente.
A autora do livro Revolucionando o Condomínio e professora Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, confirma a recomendação de Rogério afirmando que o princípio para uma reunião bem sucedida é a organização. "Para que as reuniões transcorram com tranquilidade, é importante organizar todas as etapas que envolvem o encontro, seja qual for o tema que será discutido, é recomendável planejar a pauta para não haver excesso de assuntos", orienta a especialista.
Outra sugestão da especialista é pesquisar antes com os moradores qual a melhor data e horário para o encontro e em seguida enviar um resumo dos assuntos antes da reunião para que as pessoas tenham tempo de analisar, pois às vezes os documentos são longos. Desta forma, no dia da assembleia será possível fazer votação secreta com mais tranquilidade e evitando constrangimentos. "A opção do voto secreto deve ser aprovada previamente em assembleia e é uma boa forma de dar mais transparência nas decisões, pois as pessoas escolhem o que realmente querem sem receio de serem julgadas", explica Rosely.
Para o bom andamento da reunião ela recomenda também o uso de fotos e slides que ajudam a demonstrar exemplos do que será discutido, reduzindo assim dúvidas e facilitando nas escolhas. "Outra opção muito útil é o uso do microfone, pois inibe falas desnecessárias e ajuda na ordem", relata.
A especialista conclui indicando práticas simples que contribuem para esvaziar as discussões nas assembleias, como por exemplo, a caixinha de sugestões e críticas, o síndico disponibilizar horário para atendimento de moradores, o envio de email e circulares antecipando e informando os problemas também evitam comentários indevidos. Na opinião da especialista o tradicional caderno de reclamações não ajuda, pois às vezes pode se tornar um canal de fofoca e por isso só deve ser utilizado em casos específicos. "Quando existem canais de comunicação variados e feedback as situações críticas não são levadas para as reuniões", finaliza.