Gestão horizontal: como fazemos na Aurum (Parte 1)
29 set 2016 •
O que a Google e a Netflix têm em comum? Além de serem bilionárias e servirem como referência para negócios de todos os tipos e tamanhos, as empresas compartilham o mesmo princípio de gestão. Adotantes parciais do modelo horizontal, as duas apostam em uma rotina com menos hierarquia e mais liberdade. Essa estrutura organizacional, que faz sucesso no Vale do Silício, se apresenta como uma forma eficiente de manter profissionais engajados e mais produtivos.
A boa notícia é que nem o modelo e nem os benefícios que ele proporciona são exclusivos para as empresas de tecnologia. Negócios de todos os setores, inclusive os escritórios de advocacia, também podem estabelecer uma gestão menos vertical e com mais espaço para compartilhamento. Afinal, o maior objetivo da gestão horizontal é envolver todas as pessoas nos processos de decisão e execução. Para isso, o modelo valoriza mais as decisões coletivas e consensuais do que a relação de poder ou as divisões hierárquicas.
Mudar a cultura de uma empresa é um processo que leva tempo e exige paciência, capacidade de adaptação e muito diálogo. Abordamos esse assunto com profundidade no artigo "Gestão horizontal ou vertical: o que é melhor para seu escritório?". Se você ainda não leu, vale a pena dar uma olhada.
Depois de falar sobre o conceito e compartilhar alguns exemplos práticos, agora vamos dividir com você as ferramentas que usamos aqui na Aurum. Elas nos ajudam a facilitar o processo de transição para uma gestão mais horizontalizada e manter os times alinhados aos objetivos e propósitos da empresa.
Para facilitar a leitura e o entendimento, dividimos o conteúdo em duas partes. A primeira, você lê agora!
O que é e como usamos
Planejamentos a longo prazo não são capazes de prever algumas situações ou acontecimentos. E quando não há um monitoramento constante, com o tempo, deixam de fazer sentido e passam a ser ignorados. Para evitar que isso aconteça, as metodologias ágeis defendem um planejamento contínuo, com duração de uma ou duas semanas. Assim, ao fim de cada curto período, é possível avaliar o que foi feito e buscar formas de melhorar e evoluir nos próximos.
Apesar de serem pensadas e adotadas, principalmente, por desenvolvedores de software, aqui na Aurum, nós "pegamos emprestado" conceitos e rituais das metodologias ágeis e aplicamos em todos os times. Alguns são mais usados pelo time do produto (responsáveis por desenvolver o Themis e o Astrea), outros pelo time de marketing, mas todas as áreas têm pelo menos dois rituais em comum:
O planning, reunião para planejar as ações da semana ou da quinzena. As escolhas das tarefas costumam ser baseadas nas metas da empresa. Se, por exemplo, estamos distante de bater uma meta ou o nosso prazo está se esgotando, nossa atenção da semana é focada em ações que nos ajude a alcançar nossos objetivos;
E tem a daily, uma reunião diária, feita em poucos minutos e normalmente em pé, com o objetivo de saber no que as pessoas do time estão trabalhando, quais serão suas próximas ações, no que precisam de ajuda, quais tarefas estão impedidas e por que, e o que pode ser feito para desimpedi-las.
O que ganhamos com isso
Seguir metodologias ágeis nos permite escalar com mais facilidade. Afinal, os processos tendem a fluir em um ritmo constante, as pessoas se mantém alinhadas e há entregas funcionais toda semana. Além disso, a cultura ágil nos mostra a importância do trabalho de cada um para o desenvolvimento do time e da empresa como um todo – e nos ensina que o ganho é sempre coletivo.
Trabalhar com ciclos semanais nos permite, ainda, calcular riscos, testar ideias diferentes e mudar a estratégia sempre que for necessário. Um problema que acontece em uma semana pode ser resolvido na próxima, normalmente, sem grandes prejuízos.
Trabalhar de forma ágil também ajuda a evitar microgerenciamento e contribui para a autonomia dos profissionais, pois cada pessoa é responsável pelas suas tarefas. E esse engajamento torna as cobranças excessivas desnecessárias e estimula a participação de todos. Sempre há espaço para troca e aprendizado.
O OKR (Objectives and Key Results) é um método de definição e acompanhamento de metas. Criado pela Intel, adotado pela Google em 1999 e utilizado no Vale do Silício até hoje, o sistema é uma forma de criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis e dinâmicas. Pode ser usado em pequenas, médias e grandes empresas.
Para esse método, as metas precisam listar o objetivo a ser realizado e a maneira como essa conquista será medida. Cada OKR segue a seguinte estrutura:
Aqui na Aurum nós temos os OKRs da empresa, que são anuais, e os dos times, que são trimestrais. Os OKRs da Aurum ficam todos em um mesmo lugar. Assim, todo mundo pode acessar as metas de todas as áreas. De objetivos de crescimento, como o aumento do número de clientes, até a de manutenção da qualidade dos conteúdos do blog, todas as nossas metas têm relação direta com o propósito da empresa, com a satisfação dos clientes e seguidores e com o desenvolvimento profissional das pessoas que trabalham aqui.
Para medir a nossa evolução e saber quais atividades devemos priorizar, fazemos o acompanhamento semanal das metas. Cada OKR tem um "dono". Essa pessoa é responsável por medir a evolução, destacar as ações que foram feitas ao longo das semanas para atingir a meta e, sempre que for necessário, "puxar" o time para discutir o que pode ser feito para melhorar a performance e executar as ações.
Criar metas com sentido e relevância aumenta o nosso senso de pertencimento e responsabilidade. Nós sabemos o que motiva o nosso trabalho e temos uma relação direta com os resultados que alcançamos. Nossas ações têm motivos claros e não partem de suposições ou da "ordem pela ordem". As decisões são tomadas com foco nos resultados. "O que precisamos fazer para alcançar este objetivo?" é a pergunta que motiva o nosso planejamento.
Além disso, saber onde queremos chegar facilita a escolha do caminho e nos permite criar metas fiéis à nossa realidade. Assim, não temos a sensação de "desgoverno" ou desamparo. A falta de clareza nas decisões e as escolhas motivadas por impulso também são questões que conseguimos evitar ou minimizar com os OKRs.
Saiba mais sobre OKR na advocacia.
Essas são algumas das ferramentas que usamos para estabelecer uma rotina mais horizontal. Agora é a sua vez! E você, como faz no seu escritório? Já pensou em adotar as ferramentas que comentamos? Tem alguma dúvida ou história para compartilhar? Participe do assunto comentando aqui embaixo. 🙂
Ariel 30/09/2016 às 23:49
Meeeeu, post perfeito!!!
Meu escritório, a Middleton e Hoving Sociedade de Advogados, é baseada nos nortes que o vale do silício e que têm mostrado resultado, principalmente conosco da geração Y.