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Publicado em 11 de agosto de 2015	 Atualizado em 06 de maio de 2021
Se você é do tempo das imensas pilhas de notas fiscais elaboradas manualmente e das incansáveis horas despendidas para a emissão delas, deve estar radiante com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A implantação da NF-e nas empresas se deve, em grande parte, para modernizar e regularizar a situação de negócios e empresas no Brasil, além de promover um maior controle sobre a circulação de mercadorias e serviços. A substituição do modelo tradicional está sendo realizada gradativamente e em fases. A emissão de notas fiscais por um sistema on-line passa a amparar tanto o governo quanto os contribuintes, que se aliam no combate à sonegação de impostos e numa melhor eficiência da arrecadação fiscal.
Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) em substituição às Notas Fiscais pertencentes aos modelos 1 e 1-A . Em breve, a NF-e será obrigatória em todas as empresas, além disso, os interessados poderão aderir facultativamente ao programa.
Se você quer aderir ao uso da NF-e mas não sabe ao certo por onde começar, elaboramos um passo a passo que vai esclarecer em detalhes como emitir Notas Fiscais através de um sistema online.
Passo a passo para emitir Nota Fiscal por um sistema on-line
1. Adquirindo um certificado digital
Assim como todo documento fiscal deve ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica não fica atrás. Mas como é dada a autenticidade para um documento cuja existência é eletrônica? O que ocorre é a utilização de uma "Assinatura Digital", que vai gerar um código através de uma chave privada, de modo que quem receber a mensagem poderá confirmar se realmente o remetente se trata do emissor da nota fiscal.
Veja a diferença entre Certificados A1 e A3 – leia mais.
Mas a Assinatura Digital só será possível se a empresa tiver um documento especial que vai gerá-la, no caso o "Certificado Digital", que é obtido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Os mais comuns são o e-CNPJ e o e-CPF. No caso de Certificado Digital para emitir notas fiscais por meio de um sistema online, você tem as opções de adquirir o certificado e-CNPJ e o certificado NF-e. As duas opções diferem no utilizador. No primeiro caso, apenas o dono ou representante legal poderá utilizar. Já no segundo caso, funcionários estarão autorizados, assim como o representante legal.
2. Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda
Após obter o Certificado Digital, o próximo passo é se credenciar na Secretaria de Estado da Fazenda onde a empresa está localizada. O credenciamento poderá ser feito via internet, mas é preciso ficar atento, já que cada estado possui regras específicas no que diz respeito à homologação do aplicativo emissor de nota fiscal eletrônica. A princípio, você poderá trabalhar com a opção "Em homologação", que funciona como um ambiente de teste, onde será possível conhecer as funcionalidades, processo de emitir, cancelar e inutilizar as notas fiscais eletrônicas. Após receber o devido treinamento, basta mudar a opção de credenciamento para "Em produção". Vale destacar que, apesar de ser um procedimento simples, é recomendado que haja o acompanhamento de um profissional da área, nesse caso, um contador, que poderá auxiliar na legislação local.
3. Instalando um software emissor da NF-e?
Agora que você já tem em mãos o Certificado Digital e credenciamento na Secretaria e Estado de Estado da Fazenda, é preciso providenciar o software que será utilizado para emitir as notas fiscais. Alguns Estados disponibilizam o programa gratuitamente para download no site da secretaria de fazenda, mas, em muitos casos, eles tornam-se ineficazes para um volume expressivo de notas fiscais que precisam ser emitidas, o que muitas vezes gera retrabalho, por terem que ser digitadas novamente no sistema de faturamento. E é pensando em você que a Vindi leva ao mercado o melhor da tecnologia com a Integração Nota Fiscal Eletrônica NFE.io. O sonho de ter tudo num só lugar passa a se tornar realidade: vender, emitir boleto, conciliar a cobrança bancária e ainda enviar automaticamente a nota fiscal. Achou que era uma brincadeira? Não, tudo pode ser realizado na plataforma da Vindi que possui integrações com softwares de notas fiscais, ERP's, módulos de pagamento como Magento e WordPress e CRM's de gestão.
Analise o infográfico abaixo e veja como um software de Notas Fiscais otimizou o processo de emissão e o ganho de tempo e produtividade em relação ao processo manual.
Melhor sistema de emissão de notas fiscais.
Diversos softwares possuem a emissão de notas online. Porém sempre recomendamos ter a certeza que seu sistema faz a gestão de fato, dessa parte tão delicada.
A integração que Vindi possui com diversos sistemas, permite o melhor funcionamento do negócio fiscal. O sistema de funcionamento é simples: empresas de serviços podem emitir automaticamente as notas fiscais através de um simples e transparente fluxo de cobrança recorrente (tudo através da plataforma Vindi). Todo o processo é revertido na economia de tempo e no ganho de produtividade de equipes de TI e finanças.
Você pode inclusive configurar a emissão da nota fiscal, da melhor maneira possível:
Na emissão da fatura;
Após a confirmação de pagamento da fatura ou;
Essas três opções podem ser feitas de forma simples.
A Vindi possui a integração com dois sistemas de notas fiscais, que facilitam o dia a dia de milhares de empresários:
FastNotas– sistema de emissão de notas fiscais de serviço;
Nfe.io – SaaS de notas fiscais de serviço e;
Bling – ERP que atende e-commerce e empresas de serviço.
Você escolhe como quer fazer!
Ficou com alguma dúvida sobre o processo de emissão de notas fiscais por um sistema on-line? Entre em contato conosco ou deixe seu comentário nos campos abaixo!