Transição para o Escritório Digital
Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção
Publicado por Conteudos Jurídicos em 25 de março de 2022 25 de março de 2022
Vídeo descritivo do episódio sobre Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.
Como a tecnologia impacta na advocacia?
Existe um livro chamado Tomorrow Lawyres – Advogados do amanhã. Essa leitura é cheia de inovação e ideias absurdas para os velhos tempos. No entanto, hoje em dia são o nosso cotidiano.
O nome do livro poderia se chamar Advogados de Hoje, e mais uns dias, Advogados de Ontem.
A advocacia tradicional está caindo em desuso, tendo em vista que a grande maioria dos escritórios está mais eficiente com a inclusão de novas tecnologias.
Com a pandemia do Covid-19, estima-se que 80 mil advogados acima de 55 anos pararam de advogar por não se adaptarem as inovações tecnológicas.
Escritórios tradicionais, sem adesão a nenhuma tecnologia, são cada vez mais raros no mercado, em pleno processo de extinção.
No escritório presencial, a base do trabalho da equipe é o imóvel onde todos se encontram e se comunicam.
Por outro lado, no escritório digital, a plataforma que serve de base é o software jurídico, o qual toma o lugar do imóvel como elemento principal do negócio.
Sendo assim, o primeiro passo para a transição ao escritório digital é a migração de dados e documentos para essa plataforma escolhida. Isto é, centralizar os dados de clientes, processos, agendas, tarefas e financeiro, sem deixar nenhum dado de fora.
A digitalização de todos os documentos do arquivo morto é igualmente importante.
À vista disso, comece determinando que todos os novos documentos de clientes sejam anexados à Cloud do escritório, sem exceção.
Depois disso, avalie a possibilidade de digitalizar o arquivo físico inteiro. Um arquivo morto com 5 armários ocupa ao menos 12 metros quadrados, além da demanda manutenção e limpeza todos os meses.
Apenas com estes fatores o custo não baixa de 1/3 do salário mínimo na ponta do lápis, podendo chegar a 1 salário mínimo, dependendo do bairro onde se encontra o escritório.
Todavia, o custo mensal para colocar os documentos na nuvem é 5 vezes menor, o que traz uma redução de custos significativa para o negócio, sem falar no tempo perdido por todos colaboradores diariamente atrás de documentos.
Vale salientar que a Lei da Liberdade Econômica trouxe a garantia da validade idêntica do documento físico e digital.
É claro que há um custo de digitalização e todo o trabalho para fazer isso, mas tire da cabeça a ideia de contratar uma pessoa. Existem empresas que fazem muito bem feito com um preço muito barato, levando até mesmo as máquinas de digitalização ao seu escritório, caso necessário, e ainda salvando as pastas reais com espelhamento na Cloud na ADVBOX.
Não bastando isso, ainda permitem o pagamento do serviço em muitas parcelas.
Posto isto, 90% das vezes o retorno do investimento leva menos de 6 meses.
É recomendado que não coloque os documentos em uma Cloud comum, como Google Drive, Dropbox ou One Drive. Opte por uma Cloud integrada ao software jurídico do seu escritório.
Como fazer a cobrança de honorários?
Além disso, a cobrança de honorários advocatícios no boleto ou cartão é outro ponto que requer atenção.
Se o seu escritório parcela honorários em 10 vezes para, por exemplo, 30 clientes por mês, em 10 meses serão 300 cobranças por mês, o que é impossível fazer a mão, sem automatizar a emissão, o envio e a baixa no sistema.
Como vincular o software com os Tribunais?
A integração do software com os Tribunais é fundamental também. Não é recomendado pagar um colaborador para copiar e colar as intimações judiciais no sistema.
A tecnologia precisa substituir o trabalho do responsável por intimação e trazer automaticamente todos os despachos do PJE, Eproc, Esaj ou Projudi.
Desse modo, automatizar o controle de intimações é o passo 1 da organização.
Quais as vantagens do Sistema de Prazo Fatal?
O passo 2 é implementar o sistema de prazo fatal automatizado com aviso na véspera do prazo fatal, por email e mensagem no celular. Dessa forma, o gestor do escritório pode ficar tranquilo com os prazos judiciais, mesmo com a equipe inteira trabalhando em casa.
Como fica o controle de horário no Home Office?
No digital, há necessidade de sair do controle de horário, tendo em vista que é impossível fazer isso remotamente e migrar para um controle de tarefas entregues.
A melhor forma de fazer isso é o que o consultor inglês, Richard Susskind, chama de fragmentação do serviço jurídico. Deve ser criada uma lista completa de tarefas antecipadamente, as quais são usadas no decorrer da operação, gerando dados.
O que é Comunicação Multilateral?
A atribuição e cumprimento de tarefas se transforma no principal meio de comunicação da equipe do escritório, criando um sistema de Comunicação Multilateral.
Por exemplo, se o Controller Jurídico envia uma tarefa de Apelação ao advogado via sistema e essa tarefa é vista como pendente, e nesse meio tempo o cliente entra em contato com a secretária para saber se o escritório vai recorrer, ela irá ter a informação à mão e não precisa interromper ninguém para dar a resposta na hora.
Isso é a Comunicação Multilateral, o modelo mais avançado de comunicação empresarial hoje.
Por fim, a implementação de canais de comunicação dos clientes e também dos prospectos com o escritório.
É preciso definir dois canais apenas de comunicação direta e fixar uma pessoa para atender permanentemente os clientes.
A secretária muda a sua rotina e prioriza a comunicação proativa, enviando as informações mais importantes antes do cliente perguntar através desses canais digitais, reduzindo ao máximo a ida do cliente ao escritório.
Sendo assim, chega a um ponto que nenhum cliente mais vai pessoalmente ao escritório físico.
O mesmo acontece com os novos clientes, os quais obtém a indicação do escritório apenas com o contato da secretária ou percebem que no site do escritório e nas redes sociais há comunicação direta com atendimento imediato.
Em suma, após implementar essas medidas, o escritório conseguiu completar o que chamamos de 1ª Fase da Transformação Digital ou também a Fase de Adoção do Escritório Digital.
Para assistir o episódio 32 basta clicar aqui.
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