Como estabelecer um Plano de Contas e analisar a saúde financeira da sua empresa - BaseMed - Solução para Clínicas e Consultórios
Todo empreendedor que deseja conduzir com sucesso um negócio próprio precisa compreender que toda e qualquer ação realizada na empresa, quer seja com propósitos operacionais, administrativos, técnicos ou comerciais, apresentará reflexos na estrutura e no desempenho econômico e financeiro do empreendimento. Por essa razão, a análise financeira através do monitoramento dos fatos e dos resultados deve se tornar uma ação gerencial estratégica constante do empresário.
O Plano de Contas é uma lista que apresenta as contas necessárias para que a empresa possa registrar todos os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações.
Ele ajuda a direcionar as tarefas da contabilidade, fornecendo dados importantes para elaboração de documentos, como o demonstrativo do fluxo de caixa e o balanço patrimonial da empresa. Esta é uma ferramenta essencial para a gestão financeira do seu negócio. Sua principal funcionalidade é a de padronizar os registros operacionais da empresa e ele deve ser criado com o objetivo de:
Fornecer informações úteis para a administração;
Usar como base as Normas Brasileiras de Contabilidade e os Princípios Fundamentais de Contabilidade para elaboração do balanço comercial e outras demonstrações contábeis;
Adequar seus dados quanto às exigências de agentes externos, em especial do Imposto de Renda.
Com esse sistema, é possível avaliar a saúde financeira da sua empresa, saber o que está sendo gasto, como está sendo gasto, onde podem ser feitos cortes e qual a atual situação financeira. É uma ótima forma de controle gerencial.
Como elaborar um Plano de Contas
O Plano de Contas deve registar todos os valores positivos e negativos, todos os ingressos e todas as despesas de forma detalhada, a fim de evitar confusões. As contas de uma empresa nunca serão iguais às de outra. Portanto, apesar de a estrutura base do plano costumar não variar muito, a sua montagem deve ser personalizada por empresa. Cada organização possui necessidade de registro e análise de informações com detalhamentos específicos.
Para montar um Plano de Contas você deve seguir alguns passos:
Grupos do Plano de Contas
No plano de contas, os registros são divididos em quatro grupos: ativos, passivos, receitas e despesa
ATIVO – agrupando todas as contas que representam bens ou direitos da empresa
PASSIVO – agrupando todas as contas que representam as obrigações da empresa e o capital próprio (patrimônio líquido)
RECEITAS e DESPESAS – agrupando as contas de resultado. Seu saldo representa uma receita, um ingresso, um lucro, quando credor, ou uma despesa, um gasto, uma perda, quando devedor.
Crie as contas e subcontas relativas a cada grupo
Dentro de cada grupo devem ser criadas contas sintéticas. Cada uma delas vai agrupar contas e subcontas. Por exemplo, no grupo "Despesas", é criada a conta "Despesas fixas" que tem como subcontas "Aluguel", "Internet" e "Salários".
Quanto mais detalhadas são as descrições, melhor fica o seu controle financeiro.
Estruture as informações em níveis e subníveis
Para garantir um plano de contas mais eficiente, os grupos e contas devem ser estruturados em níveis e subníveis, em formato de árvore. Por exemplo:
1 Ativo não circulante
1. 1 Ativos de longo prazo
1. 2 Investimentos
Assim, é mais fácil visualizar as informações registradas.
Diferenças entre Plano de Contas Gerencial e Plano de Contas Contábil
O Plano de Contas Contábil deve ser elaborado de acordo com uma série de regras previstas na lei nº 6.404/76. Embora seja importante para manter a documentação da empresa de acordo com a lei, esta estrutura nem sempre atende às necessidades de gestão da empresa. É aí que entra o Plano Gerencial, estruturado para atender às necessidades de análise dos resultados patrimoniais, econômicos e financeiros. Resumidamente, é uma maneira diferente de organizar as contas da empresa.
Vale destacar que as mesmas informações usadas no plano contábil podem ser aproveitadas no plano gerencial. Quando o reaproveitamento de dados acontece de forma automática, há uma boa economia de tempo no setor financeiro.
Estabelecido o Plano de Contas, agora você pode visualizar o que está acontecendo na sua empresa, como ela está e as melhorias que podem ser feitas. Faça uma análise do Balanço Patrimonial e uma análise conjunta à DRE (Demonstração do Resultado do Exercício).
O Balanço Patrimonial é o indicador mais verdadeiro de como está o patrimônio em determinado período. É o equilíbrio entre os números do Ativo e do Passivo + Patrimônio Líquido e seu objetivo principal é fornecer uma visão geral da situação econômica e financeira da empresa.
Os componentes do Balanço Patrimonial possibilitam uma análise detalhada dos bens, direitos e créditos que a corporação possui sob sua titularidade, bem como das obrigações e dívidas contraídas perante terceiros. Essa análise permite que o administrador tenha uma visão de curto, médio e longo prazo do negócio e consiga moldar sua gestão estratégica conforme as necessidades econômicas e financeiras apresentadas.
Análise conjunta à DRE
A Demonstração do Resultado do Exercício é um relatório de caráter informativo que desempenha um papel de extrema importância para o planejamento inteligente de um negócio. Isso porque seu objetivo é demonstrar a formação do resultado líquido das atividades de forma quantitativa e qualitativa.
Na DRE, as receitas, os custos e os resultados de um período são apurados e depois analisados conforme o princípio contábil do regime do Plano de Contas, buscando demonstrar o raciocínio por trás do resultado líquido obtido.
A elaboração da DRE e a sua análise em conjunto com o Balanço Patrimonial tem um grande valor para a boa gestão do negócio. Esses relatórios possibilitam uma avaliação mais crítica e aprofundada dos números apresentados, a fim de avaliar a eficácia das medidas adotadas pela empresa no período analisado. Eles também permitem que seja possível elaborar novas estratégias para o futuro e até mesmo estudar cenários que permitam a expansão das suas operações no mercado, de forma a aumentar sua margem de lucro e, consequentemente, melhorar o desempenho financeiro e econômico.
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