7 fatores que influenciam na economia de recursos em uma PME
Por Portal de Assinaturas Certisign - 08/03/2019
Especialmente no ambiente corporativo, qualquer fator que traga economia é sempre muito bem-vindo, não é mesmo? Vale ressaltar aqui que os principais desafios para pequenas e médias empresas são justamente enxugar os gastos, promover o crescimento e alavancar a competitividade. Para alcançar esses objetivos, primeiramente é preciso identificar aqueles custos desnecessários que acabam levando embora parte importante do lucro.
Entenda desde já: de nada adianta ter uma boa carteira de clientes e um bom faturamento mensal se os custos não estão sob controle. Pensando nisso, vamos abordar neste post os principais fatores que ajudam a economizar recursos em uma PME. Boa leitura!
1. Pesquisas de preço
Ao adquirir serviços ou produtos, é sempre importante fazer uma ampla pesquisa com o máximo possível de fornecedores. Lembrando que os critérios não podem ser limitados apenas ao preço, ok? Muitas vezes, afinal, por mais que o valor seja atraente, a qualidade da entrega não é satisfatória.
Pensando nisso, diversos outros pontos devem ser levados em conta, como condições de pagamento, prazos e critérios de qualidade. Ferramentas online de comparação de valores e avaliação de clientes são excelentes opções para auxiliar nessa tarefa. Com uma relação detalhada de possibilidades em mãos, você consegue negociar descontos maiores com os fornecedores, garantindo assim um melhor custo-benefício para seu negócio.
Também é importante investir um tempo na análise de estoque da sua PME. Pense bem: o capital investido em um produto que não rende gera custos de armazenagem, bem como desvalorização caso a mercadoria se torne ultrapassada ou se deteriore. Lembre-se de que grandes quantidades de produtos que não saem são sinônimo de dinheiro parado. Já um estoque com poucos produtos gera perda de vendas.
A partir dessa análise, fica fácil entender que o ideal é que haja um equilíbrio de acordo com a demanda, certo? Por isso é que o setor de compras deve ficar constantemente atento às necessidades dos clientes para poder planejar as aquisições de acordo com as vendas, economizando recursos.
Fique atento às tarifas bancárias cobradas da sua PME. Verificar periodicamente quais são as taxas de serviços realmente necessárias é imprescindível para alcançar um bom controle financeiro.
Muitas vezes, valores considerados pequenos são descontados sem grande alarde. O problema é que, no fim do mês, quando somados, eles se tornam bem mais significativos. Ao fim de um ano, esse dinheiro poderia muito bem ser investido no aprimoramento de processos ou na atualização de equipamentos, por exemplo.
De olho nisso, não deixe nenhum valor tarifário passar despercebido. Uma boa prática é negociar junto ao banco apenas o que for estritamente necessário para as transações financeiras da sua empresa. Corte o resto e reveja essa decisão de tempos em tempos.
4. Quantidade de impressões
Como o custo de impressão depende do equipamento usado, da frequência e da recorrente compra de itens descartáveis, como papel e toner, é necessário revisar o trabalho diário. Gastos desnecessários com manutenção e gerenciamento serão incluídos caso existam máquinas de fax, copiadoras e impressoras instaladas para cada equipamento, mesmo que a taxa de operação seja baixa.
Ao selecionar qualquer equipamento para uso, portanto, leve em consideração o status de operação de envio, impressão e cópia. Dessa forma, é possível reduzir o custo necessário para sua operação e gestão. Uma boa ideia é combinar várias funções dedicadas em um único aparelho multifuncional, eliminando assim instrumentos com baixa disponibilidade.
Além disso, existe ainda outra maneira de reduzir os custos com impressões: introduzindo dispositivos móveis, como tablets, para o compartilhamento de materiais de reunião de forma online. Ao introduzir um método que se adapte à sua PME, mais efeitos positivos surgirão para a economia de recursos.
5. Portal de assinaturas
Um portal de assinaturas traz diversas vantagens para a redução de custos. Trata-se de uma solução desenvolvida para possibilitar que qualquer usuário ou empresa gerencie e assine documentos online. Além disso, é possível organizar e armazenar arquivos eletronicamente, diminuindo a necessidade de gastos com papel, otimizando o tempo na busca de documentos e reduzindo os custos com espaço físico para armazenamento.
Outro ponto que deve ser ressaltado aqui diz respeito à substituição da burocracia da assinatura manuscrita. Por meio dos serviços oferecidos no portal de assinaturas, você pode assinar qualquer documento de forma online, através da assinatura digital. Por todas essas soluções serem concentradas em uma única plataforma, o fluxo de trabalho da PME é drasticamente simplificado.
6. Custos com energia
Nesse caso, o custo é determinado pelo consumo de energia e o tempo de iluminação. O cuidado com a redução desses fatores leva, portanto, a uma diminuição significativa nas contas de eletricidade. Ao incorporar mecanismos que desligam automaticamente quando não é necessário, por exemplo, você diminui o tempo de iluminação, reduzindo os custos com energia.
A fim de economizar recursos nesse sentido, é interessante revisar os equipamentos usados para o trabalho diário. Você pode, por exemplo:
reduzir o consumo de energia ao trocar a iluminação interna para lâmpadas de LED;
passar de desktops para notebooks que apresentam baixo consumo de energia;
substituir equipamentos de impressão por dispositivos multifuncionais;
utilizar um servidor na nuvem.
Vale ressaltar que toda a equipe deve estar alinhada com práticas sustentáveis para que a aplicação dessas medidas de redução de despesas seja efetiva.
7. Adequação do regime
É de conhecimento geral que a carga tributária no Brasil é bastante elevada. Falando especificamente de uma PME, podemos dizer que o impacto do valor dos impostos pode afetar até sua continuidade no mercado! É fundamental consultar um contador para obter esclarecimentos sobre gastos atuais e conhecer as opções de regimes simplificados que podem ser adotadas, como:
Analisar a margem de lucro é o ponto de partida para a escolha do regime tributário certo. Dependendo do valor de faturamento, você conseguirá identificar a opção mais adequada disponível para sua PME.
Colocando essas medidas em prática, sua PME terá uma base de controle financeiro sólida, o que facilitará o planejamento de expansões e estratégias de mercado. Procure engajar todos os envolvidos ao demonstrar que a participação de cada um é essencial para o alcance do objetivo maior: economizar recursos e inovar.
Agora que você já conhece os principais fatores que influenciam na economia de recursos para seu negócio, veja também como um portal de assinaturas pode auxiliar empresários!