ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E A INFRAESTRUTURA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PDF
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Edite Porto Castilhos
1 ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E A INFRAESTRUTURA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Relacionamento: Tônica da Gestão Os conceitos de Planejamento Estratégico, Gestão em Sistemas e Tecnologias de Informação e os respectivos recursos precisam estar disseminados dentro da empresa e multiplicados entre os recursos humanos componentes da mesma. A informação e seus respectivos sistemas desempenham funções fundamentais e estratégicas nas organizações, e apresenta-se como recurso estratégico chave sob a ótica da vantagem competitiva. Como a Globalização dos mercados está, cada vez mais, forçando as empresas a buscarem por vantagens competitivas, pergunta-se: Serão estas vantagens competitivas, sustentáveis? Nesta era das empresas digitais torna-se estratégico que essas empresas considerem seus clientes, fornecedores e mesmo competidores atuando como parceiros de negócios. Por outro lado, o comércio eletrônico, a competição global, e o aparecimento das empresas digitais têm feito que as empresas pensem estrategicamente sobre seus processos de negócios, gerenciando seus relacionamentos com esses clientes, fornecedores e competidores. Portanto, a Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management - SCM), a Gestão do Relacionamento com os Parceiros (PRM), a Gestão do Relacionamento com o Cliente (Customer Relantionship Management - CRM), a Gestão do relacionamento com o Empregado (Enterprise Resource Management - ERM) e, alicerçando todos esses, a Gestão do Conhecimento (KM), precisam estar em perfeita sintonia com os objetivos do negócio, requisitos de mercado e ambiente em que atuam: relacionamento é a tônica da gestão, a extensão de um maior período da vantagem competitiva. Estes, SCM, PRM, CRM, ERM e KM ou genericamente Sistemas Integrados de Informações XM, e que cujos nomes não são importantes, mas sim o conceito Gerenciar Relacionamentos (XM), são peças fundamentais dos SI voltados para gestão empresarial. Dentro dessa visão de Gestão em Sistema de Informação e Tecnologia de Informação, as tecnologias e seus recursos devem ser compatíveis, modernas, econômicas, úteis e padronizadas entre hardware e software (Sistema Operacional) e os aplicativos. Gestão do Conhecimento vs. Sistemas Integrados de Informação: XM. Muitas empresas reconhecem a importância do CRM como um meio de se obter melhorias significativas no desempenho de seus negócios. Pergunta-se então: qual é a função dos Sistemas de CRM apresentado na figura?. Hoje os negócios estão vendo os seus clientes como um recurso de longo prazo, ou melhor, um ativo realizável a longo prazo para ser cultivado via CRM. Um sistema de CRM ideal provê cuidado completo de ponta a ponta a um cliente (desde o recebimento de um pedido até a entrega deste pedido), focalizando no gerenciamento de todas as formas que a empresa lida com seus clientes existentes e potenciais. Para fazer isso, toda a informação sobre qualquer cliente deve ser consolidada através de toda a empresa. Portanto, como uma disciplina de negócio e como uma tecnologia, o CRM coordena todos os processos de negócios no relacionamento com os clientes, sendo que um bom sistema de CRM unifica os dados sobre os clientes provenientes de múltiplas fontes e fornecem ferramentas analíticas para responder perguntas como Qual o valor de um determinado cliente para a empresa durante a vida deste cliente?.
2 No entanto, essas estratégias focalizadas no cliente freqüentemente falham quando se esquece de considerar o impacto crescente das parcerias nos negócios (PRM). A medida que a competição se torna mais intensa e o processo de globalização continua, o uso das parcerias se expande cada vez mais. Essa expansão do papel das parcerias para os ambientes de negócios arrasta com ela um novo conjunto de oportunidades e desafios. Conseqüentemente, as organizações estão deslocando o uso dos parceiros (PRM), antes com um foco tático (que envolve um horizonte de tempo intermediário, geralmente um ano ou menos), para um foco estratégico (considerado como sendo o de longo alcance. Devido ao período de execução maior, o foco estratégico opera com dados que são, freqüentemente, incompletos e imprecisos). A parceria provê uma tremenda agilidade para a corporação, permitindo que as empresas reajam à crescente volatilidade econômica, globalização, exigências dos clientes e expectativas dos serviços. Apenas com a Gestão dos SI e TI é que será de fato possível atender a todos esses requisitos e oportunidades decorrentes (oportunidades e desafios, globalização e exigências dos clientes). É conhecido, que receitas e lucros são usualmente considerados com indicadores chaves dos recursos de uma empresa, e que os recursos fundamentais desse sucesso incluem os fatores clássicos de produção: trabalho, capital e bens imóveis. Embora qualquer empresa possa, a fim de ter sucesso, criar, acumular e manter esses recursos, hoje isto não é mais suficiente. Cada vez mais o sucesso das empresas depende em fazer o melhor do seu conhecimento coletivo e, isto significa, efetivamente, apoiar as pessoas, as estruturas e a transferência de conhecimentos. Mas o que é conhecimento? Uma consideração mais abrangente requer que saibamos o que são dados, informação e conhecimento. Podemos afirmar que dados correspondem a fatos não processados sobre objetos os quais descrevem um item ou função específica, e que a informação se refere aos dados processados, ou seja, são dados arranjados de forma que tenha significado de modo que alguém possa tomar decisão com base nela, enquanto que o conhecimento é a adição da experiência humana ao uso dessa informação. Mas o que é, e qual o objetivo da KM? KM é um conjunto de processos desenvolvidos na organização para criar, reunir armazenar, manter e disseminar o conhecimento da empresa, objetivando aumentar o desempenho organizacional. Portanto, os Sistemas de Gestão do Conhecimento estão sendo desenvolvidos para gerenciar o aprendizado organizacional e o Know How empresarial. São quatro as principais funções da KM: 1.- criar o conhecimento, 2. - capturar e codificar esse conhecimento; 3. - compartilhar o conhecimento criado ou codificado e, 4. - distribuir esse conhecimento. Devido ao fato de que o conhecimento existe em formas e meios diferentes e estão localizados aleatoriamente e, também, como o conhecimento não é fácil de quantificar ou gerenciar como são os outros fatores de produção, então as empresas muitas vezes desconhecem a extensão de seus recursos de conhecimentos. No entanto, muitas vezes conhecer a informação contida nos recursos de conhecimento de uma organização [ser humano], é em geral tão crucial quanto é conhecer quem é quem ou quem mudou o que e quando, ou ainda tão crucial como acompanhar uma discussão que conduziu a uma importante decisão. Além da informação que permanece sem ser alterada ou relativamente constante com o passar do tempo, possuir o acesso imediato as últimas informações incluindo aqui informações de fontes externas pode prover uma critica vantagem competitiva; daí a necessidade de um Sistema Integrado de Informação, apoiados pela
3 Gestão dos SI e TI: XM: SI encorajando o compartilhamento do conhecimento através das unidades de negócio da empresa, aumentando a competência dessa empresa! Desse modo, tão importante quanto a informação armazenada e disponível, é também a informação conhecida por conhecimento tácito ou conhecimento não capturado, que trata da experiência e da percepção (insight) adquiridos por empregados individuais e equipes de trabalhos. Se perguntarmos a um empregado novo como ele encontrou uma informação, ele provavelmente irá dizer que perguntou para alguém. Isto ilustra o aspecto crítico de qualquer solução da gestão do conhecimento: a cultura de uma organização deve encorajar e recompensar o compartilhamento de informação, incluindo o compartilhamento informal armazenado na forma de conhecimento tácito. Isto necessariamente implica na existência de uma cultura onde é aceitável perguntar por ajuda e por informação, onde as pessoas passam informações de valor para os outros e, onde se toma a responsabilidade pela contribuição do crescimento profissional de seus colegas. Temos aqui a Gestão dos Relacionamentos Humanos, sendo o relacionamento a tônica da gestão e, com ambos alicerçados pela Gestão do Conhecimento (KM). Os XM e a Gestão dos SI e TI tem aqui sua importância inquestionável: aglutinar questões universais em todos os aspectos da gestão. Finalmente, os SI têm substituído os procedimentos de trabalhos manuais por processos de trabalhos automatizados. Também o fluxo eletrônico de informações reduz os custos operacionais através da substituição do papel e rotinas manuais que acompanham o sistema. Essa melhora no fluxo de trabalho diminui os custos operacionais, melhora o serviço aos clientes (CRM), influencia fortemente na eficiência organizacional (SCM), pode conduzir a novos serviços organizacionais (Inovação) e, finalmente, a uma melhor gestão dos conhecimentos (KM) da empresa por parte dos gerentes, encorajando-os, por exemplo, o compartilhamento de informações, a criação e/ou in ovação de novas capacidades de planejamento, organização, liderança e controle. Gestão dos SI: da Ficção à Realidade Econômica no SCM. Consideremos agora o impacto do Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (SCM) na Gestão do Conhecimento (KM) como fator de produção. O SCM trata das inter-relações com outras empresas necessárias para montar e vender um produto, constituindo uma rede de relações empresarias (i.e., conceito administrativo que integra o gerenciamento de processos da cadeia de suprimentos). Quanto aos objetivos de um SCM e as capacidades de um sistema de SCM temos que os objetivos do SCM que visam o diferencial competitivo de uma empresa são: cortar custos, aumentar lucros, melhorar desempenho nas relações com clientes e fornecedores (XM) e, desenvolver produtos e serviços de valor agregado, enquanto que as capacidades de um sistema de SCM são : programação antecipada e planejamento de manufatura, planejamento de demanda, planejamento de distribuição e, planejamento de transporte (logística). A SCM procura automatizar os relacionamentos entre os fornecedores da empresa a fim de otimizar o planejamento, aquisição de produtos e serviços de fornecedores externos (suprimentos), manufatura e a entrega de produtos e serviços. Recorre a TI e práticas de gerenciamento para otimizar informações e produzir fluxos entre os processos e parceiros de negócios dentro da cadeia de suprimentos. Com a Gestão dos SI e TI o SCM é muito mais eficiente, ajudando as empresas a coordenarem, programarem e controlarem a compra, produção, gerenciamento de estoques e a entrega dos produtos e serviços aos clientes. A
4 gestão dos SI ajuda as organizações a alcançarem eficiência através da automatização de parte desses processos de negócios ou ajudando as organizações a repensarem e otimizarem esses processos, envolvendo o melhor existente na Gestão dos Relacionamentos e compartilhamento da informação (Gestão do Conhecimento): sistema integrado de informação apoiados pela gestão dos SI e TI tudo está integrado - XM. Desse modo, para automatizar um processo de negócio é preciso fazer mudanças fundamentais no comportamento organizacional (seja do ponto de vista de processos de SCM, do processo de comportamento pessoal ou do ponto de vista de CRM: encorajar e recompensar o compartilhamento de informação - KM), desenvolver novos modelos de negócios e eliminar as estruturas organizacionais obsoletas: Gestão do conhecimento e dos SI e TI integrados (XM). Se automatizarmos uma tarefa ou processo de negócio errado, esse processo pode realizar sua função de modo menos eficiente do que era antes da automatização, comprometendo até processos anteriores ou posteriores (interdependências), e, consequentemente, incorrendo na perda de vantagem competitiva antes existente. No mundo real, os SI são normalmente combinações integradas de SI funcional e, esses sistemas apoiam processos de negócios tais como: o desenvolvimento de produtos, produção, distribuição, administração de pedidos, suporte ao cliente e etc.. Existe uma forte ênfase em muitas organizações para o desenvolvimento de SI interfuncionais, os quais cruzam as fronteiras tradicionais das funções organizacionais, reprojetando e melhorando os processos de negócios essenciais. Essas organizações encaram os SI interfuncionais como um método estratégico para compartilhar recursos de informações e melhorar a eficiência e eficácia da empresa através da automatização de processos de negócios entre os limites funcionais (vendas, RH, contabilidade etc.) e hierárquicos (níveis estratégico, gerencial e operacional) ajudando-a dessa forma a alcançar os seus objetivos estratégicos. A figura explicita que para uma organização obter vantagem competitiva, precisa ter suas ferramentas de gestão SCR, SCM e KM - integradas ao XM. Esta integração necessariamente ultrapassa as fronteiras da organização, formando os sistemas interorganizacionais, único, para cada organização, com seus processos automatizados sejam em SCM ou CRM, mas ambos alicerçados pela KM. No entanto a integração/interação máxima, última da empresa se dará via Portais Corporativos. (Empresa Digital. Do Monitoramento das Atividades de Negócios (BAM) ao Portal Corporativo: O Desafio). É também importante notar que, para uma empresa concorrer com sucesso em um mercado global cada vez mais competitivo, esta empresa precisa conhecer os custos de sua cadeia econômica inteira (desde o SCM até o CRM), e tem de trabalhar em conjunto com os outros membros dessa cadeia para administrar os custos e maximizar o rendimento, o que envolve necessariamente a KM. Portanto, as empresas estão se deslocando do custeio interno da organização (SI Interfuncional), para o custeio do processo econômico inteiro, onde mesmo a maior empresa é apenas um elo: gestão dos sistemas de SCM, do CRM e ambos alicerçados pela KM, figura. Sabe-se através de histórias, do aparecimento de empresas desconhecidas que surgem do nada e, em poucos anos, ultrapassa, sem nenhum esforço aparente, as líderes já estabelecidas. A explicação é sempre a mesma: uma estratégia superior, uma tecnologia superior, marketing superior ou manufatura enxuta - a nova empresa conhece e administra os custos da cadeia econômica inteira, não apenas os seus próprios custos -. A Toyota é talvez o mais comentado exemplo de uma empresa que
5 conhece e administra os custos de sua cadeia econômica interna, os custos de seus fornecedores e dos seus distribuidores. Ela administra o custo total da fabricação, distribuição e manutenção de seus carros com se fosse uma única corrente (elo) de custos, alocando o trabalho onde custa o menos possível e rende o mais possível. Portanto a administração dos custos da cadeia econômica inteira (SCM, CRM, KM: XM) é uma necessidade, sendo necessário que os executivos organizem e administrem não somente a cadeia de custo, mas também tudo o mais especialmente a estratégia corporativa, o planejamento de produto e a gestão dos conhecimentos como um todo econômico, independente das fronteiras legais das empresas individuais: Sistemas Integrados de Informações (XM) atuando além das fronteiras das empresas, ou seja, XM que conectam a empresa a seus fornecedores, distribuidores ou parceiros de negócios e automatizam o fluxo de informações através dos limites organizacionais interconectando os sistemas de SCM, CRM e KM compondo os Sistemas Integrados de Informação inseridos na Arquitetura da Informação da Organização: XM - Gestão dos SI e TI -. Para que isto ocorra, é necessário que as empresas ao longo da cadeia tenham sistemas de informação uniformes ou, no mínimo, compatíveis (especialmente os sistemas de contabilidade), e também um forte e flexível sistema de informação financeiro, onde está localizado o coração da empresa e que determina, com base em informações de fontes externas e internas da empresa, se a empresa está obtendo o seu melhor ROI (portanto, o sistema de informação financeiro além de cuidar da administração do caixa, de investimento, do orçamento de capital e planejamento financeiro, também precisa das mesmas informações que o nível executivo ou gerente executivo possui, daí sua singular importância. Figura 01 mostra que a localização das finanças está propositadamente localizada no centro da Arquitetura da Informação e englobada por KM). Inclua-se também a necessária interfuncionalidade dos sistemas, que cruzam as fronteiras das funções organizacionais, como já abordado nesta seção. Dessa forma, o SCM requer o compartilhamento de informações entre empresas, mesmo quando dentro da empresa as pessoas resistam em compartilhar informações (necessidade de encorajar e recompensar o compartilhamento de informações, conforme já abordado), como está demonstrando a Procter&Gamble, que deu início a um sistema de compartilhamento de informações e de administração de cadeia econômica com grandes varejistas que distribuem mundialmente o grosso de seus produtos. Contudo, como é freqüentemente o caso, os parceiros de negócio são também competidores ou, poderão se tornar mais tarde. Portanto, para um perfeito funcionamento da parceria XM é preciso enfatizar que um ambiente de confiança, comprometimento, liderança compartilhada, parceria de informação e relacionamento é uma necessidade (a tônica) para uma parceria gerencial. A Gestão da Informação A informação é atualmente de valor altamente significativo e pode representar grande poder para quem a possui, seja pessoa, seja instituição. A informação apresenta-se como recurso estratégico sob a ótica da vantagem competitiva. Possui valor, pois está presente em todas as atividades que envolvem pessoas, processos, sistemas, recursos financeiros, tecnologias e etc. Por exemplo, é possível realizar de forma ampla e para toda a sociedade, um conjunto de SI capazes de realizar transações eletrônica que possibilitem a automatização de todo o processo de solicitação, análise, concessão, contratação, acompanhamento e avaliação dos recursos investidos num determinado processo de financiamento, por exemplo, em pesquisa
6 e desenvolvimento, por meio de propostas, contratos e pareceres eletrônicos. Processos de financiamento acompanhados e iniciados por sistemas eletrônicos, que sirvam, também, para registrar a produção científica e tecnológica, serão certamente absorvidos pela comunidade, e poderão servir de base para um novo SI. A solução de muitos problemas científicos e tecnológicos depende, cada vez mais, da interação de muitos pesquisadores cooperando em torno de computadores, sensores e outros instrumentos científicos, por meio de rede de computadores. Outros tipos de aplicação são os que envolvem interações do tipo reuniões e vídeo conferências. Para isso não é só necessário ter computadores conectados em rede, como também a interface de hardware e software apropriado e a devida qualidade de serviço de rede. Com relação ao Brasil, as mudanças que estão ocorrendo em larga escala no ambiente mundial dos negócios, têm obrigado as empresas a modificarem radicalmente suas estruturas organizacionais e processos produtivos. Os principais fatores destas mudanças são: a globalização dos produtos, a adoção em larga escala de processos eletrônicos, a natureza do emprego, deslocando-se da indústria para o setor dos serviços e os mercados emergentes de países como a China, a Índia e o Brasil. Portanto, o domínio dos SI é vital para que as empresas brasileiras conquistem e mantenham posição no mercado mundial de agora e no futuro. Daí a necessidade de se estudar e ampliar os conceitos relacionados com os Sistemas e Tecnologias de Informação voltados para Gestão Empresarial: XM. Apenas como um exemplo, uma empresa brasileira mostrou como KM pode multiplicar os resultados do CRM, destacando o impacto positivo dos negócios de se construir uma comunidade on-line. Outro exemplo trata da empresa Natura, que demonstrou como desenvolver uma infra-estrutura online e aumentar as vendas e retenção dos clientes. No entanto, uma questão ainda resta para ser respondida: irá o gerenciamento em TI e a emergência das parcerias globais permitir que empresas brasileiras possam competir de forma mais eficiente neste mercado global, ou perderão essas empresas a liderança dentro de seu próprio território nacional, provocado por uma competição global muito maior...? Existe de fato essa coisa de território nacional? Aqui é importante lembrar o que disse Winston Churchill: Nós moldamos nossos edifícios e posteriormente eles nos moldam. Portanto, o espaço de trabalho colaborativo e ambiente social de amanhã estão sendo moldados hoje!. Quem é capaz de tomar a responsabilidade pelo espaço moldado? Como podemos definir muitas das dimensões éticas e sociais que surgem com a conectividade e privacidade da informação, que surgem de um injusto compartilhamento de liderança, injusta parceria de informação e injusto relacionamento colaborativo? Tendências no ambiente global de negócios tem tornado os SI tão importantes! Existem vários outros motivos que nos levam a estudar sobre Gestão dos Sistemas e Tecnologias de Informação, principalmente no que tange às mudanças quanto ao papel dos SI nas empresas, a natureza da TI, o caráter das aplicações e à necessidade de planejar a Arquitetura de Informação da Empresa. Além disso, os SI desempenham três papéis vitais em qualquer organização: a suporte de seus processos de negócios e operações: desde a contabilidade até a rotina de pedidos, os SI fornecem gerenciamento com suporte nas operações empresariais diárias. Uma vez que uma resposta se torna mais importante, a capacidade dos SI de reunir e integrar informações ao longo das funções de negócio esta se tornando decisiva. a suporte nas tomadas de decisões de seus funcionários e gerentes: do mesmo modo que os SI podem combinar informações para ajudar a gerenciar melhor os negócios, as mesmas informações podem ajudar os gerentes a identificarem tendências e avaliarem os resultados
7 de decisões anteriores. O SI ajuda os gerentes a tomarem decisões melhores, mais rápidas e mais informadas. a suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva: os SI projetados em torno dos objetivos estratégicos da empresa ajudam a criar vantagem competitiva no mercado. A informação e seus respectivos sistemas desempenham funções fundamentais e estratégicas nas organizações. Em sua totalidade, a informação apresenta-se, sob a ótica da vantagem competitiva, como um recurso estratégico chave. Em resumo, o desafio gerencial central hoje é como utilizar a TI para projetar e realizar a gestão de empresas de forma ética, efetiva e competitiva. Os SI são vitais para a gestão, organização e operação das empresas, exercendo impactos na estrutura organizacional, influenciando a cultura, as filosofias, as políticas, os processos e os seus modelos de gestão (XM). Portanto a gestão da informação e o conhecimento dos SI são essenciais para se criar empresas competitivas, gerenciar globalmente as corporações e prover os clientes com produtos e serviços de valor. As estruturas empresariais e os respectivos níveis hierárquicos, figura 01, devem ser participativos e dinâmicos no interior das empresas, eliminando as barreiras e/ou divisões que separam a alta administração do corpo gestor e do corpo técnico. Esse dinamismo implica prover o alinhamento, a coerência ou a sinergia das informações, fazendo com que todos na empresa estejam envolvidos e direcionados ao negócio e à competitividade empresarial: a cultura e os procedimentos padrão de operação (SOP) associados a Gestão dos SI e TI são essenciais para a sobrevivência de qualquer empresa. Na prática, a subdivisão dos SI em estratégico, gerencial, do conhecimento e operacional acontece com mais dinamismo e composto por uma seleção de várias funções (heterogeneidade), e esta separação conceptual deixa de existir: é a interfuncionalidade dos sistemas. Esse dinamismo da empresa e o sinergismo dos seus SI possibilita que a empresa aumente seus fatores de lucratividade e competitividade, aumentando a interação na empresa (SCM, CRM e KM:XM) e semeando o espírito de inovação. Conceituando a Tecnologia de Informação A TI é o recurso tecnológico e computacional para geração e uso da informação utilizada para criar, armazenar e difundir dados e informação na criação do conhecimento.