Conheça o holmes - a sua ferramenta de gestão de processos
| 11 jul, 2020
Quer saber se sua empresa está crescendo de verdade? Observe seus processos. Quando uma organização começa a procurar uma ferramenta de gestão de processos é sinal de que as coisas estão evoluindo.
No começo de qualquer negócio algumas rotinas são facilmente controladas e executadas através de e-mails, planilhas e pastas, sejam físicas ou digitais, e haja espaço e HD pra guardar tudo. Além disso, é comum o uso de alguns recursos 100% analógicos em determinadas demandas: impressão, papel, malote, carimbo, etc.
Conforme evoluímos, essas formas de trabalho deixam de ser efetivas e a falta de controle as tornam inadequadas para as necessidades da empresa. Qual a solução então?
Hoje eu quero te mostrar uma ferramenta de gestão de processos super intuitiva, que pode te ajudar a tirar a transformação digital da sua empresa do papel de uma forma rápida, simples e versátil. Sem complicação, sem altos custos, sem customizações caríssimas do seu ERP e sem ter que lidar com a complexidade de um sistema tradicional de BPMS.
(Já adianto que vou puxar a sardinha pro meu lado sim, afinal sou uma apaixonada por essa solução e espero que ao final desse texto você entenda um pouquinho o porquê.)
Como você controla seus processos?
Por que uma ferramenta de gestão de processos?
Processos que são nosso forte
12 Recursos do holmes que você precisa conhecer
Central de busca
Assinatura eletrônica e templates de documentos
O holmes é uma iniciativa da Redspark, uma empresa de Digital Customer Experience localizada em São Paulo. Somos uma solução para a melhoria de processos suportada por software e infraestrutura escalável em nuvem.
Antigamente, o Holmes era um GED (Gestor de documentos eletrônicos), mas há algum tempo lançamos uma nova versão muito mais completa e poderosa, capaz de atender de forma precisa não apenas a gestão de documentos, mas também a otimização de processos variados em diferentes áreas de negócios.
Agora, além do nosso poderoso motor de busca que encontra informações de diversos formatos em apenas alguns cliques, temos vários novos recursos de modelagem de processos e orquestração de atividades. Além disso, também contamos com uma equipe de consultores pronta para auxiliar empresas de diferentes segmentos na transformação dos processos analógicos (aqueles que utilizam papel, por exemplo), ou mal implementados tecnologicamente (suportados por email, excel, softwares não integrados, etc.).
Que não abandonamos nossos clientes depois que eles nos contratam. Nossa equipe de Customer Success os ajuda a:
Entender seus processos;
implementar a ferramenta da forma mais proveitosa possível;
fazer todas as integrações necessárias;
treinar e orientar seus usuários;
e suportar a equipe de TI dos clientes, caso ela mesma queira alterar ou configurar qualquer coisa de forma autônoma.
Enfim, tem tantas coisas que eu poderia dizer sobre o holmes: que ele é uma plataforma User friendly, que ele é no-code, que usamos apenas os recursos essenciais de BPMN para a modelagem dos processos a fim de facilitar a construção dos fluxos, que fazemos integração com mais de 2000 softwares através do Zapier…
Mas hoje nós vamos por partes. Antes de mais nada vale a pena você compreender melhor os cenários em que atuamos.
Em todas as empresas existem tarefas e processos em que diversas pessoas – de diferentes departamentos – têm participação e que se alguma coisa der errada (extraviar um documento, pagar na data errada, não verificar a informação, por exemplo) a dor de cabeça é gigantesca.
Como controlar o que cada participante fez?
Você é capaz de assegurar que cada um vai cumprir sua etapa no processo dentro do prazo, seguindo as regras de negócios estabelecidas pela empresa?
Como garantir que realmente não existam maneiras de "burlar o sistema"?
E como conferir o que já foi realizado entre milhares de outras demandas?
É possível garantir tudo isso com planilhas?
E olha que eu ainda nem falei da quantidade de tarefas que chegam à caixa de e-mail dos seus colaboradores e a quantidade de coisas sérias que eles resolvem todos os dias por mensagens. Já pensou no perigo de deixar algum e-mail passar batido, atrasando as demandas ou perdendo alguma informação?
São tantas coisas no dia a dia de uma empresa, não é mesmo? Pior de tudo é que quando você não tem um processo redondinho e automatizado acaba gastando o seu tempo apagando incêndios, enquanto o mercado (seus concorrentes) está pensando em estratégias, novos produtos, serviços, melhorias e por aí vai.
Um dos motivos pelos quais nossos clientes amam a nossa ferramenta de gestão de processos é pela simplicidade combinada ao poder de implementar regras de negócios aos fluxos de trabalho. Por que isso é tão importante?
Se você já tentou executar e monitorar alguns tipos de processos com uma ferramenta de Kanban (Trello, Pipefy, Asana e outros), vai concordar que essas plataformas são ótimas para trabalho colaborativo, mas para quem precisa ter mais controle com automatização de regras de negócios não são a melhor alternativa. Isso sem falar que, para quem tem muitas demandas, a visualização das tarefas não é das mais práticas.
A outra opção seria usar uma ferramenta BPMS, o que já envolve uma complexidade maior. Não vou me aprofundar nesta problemática porque fiz um outro artigo falando sobre "Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM (os tradicionais BPMS)" – você pode entender melhor clicando aí no link. O mais importante é você saber que, para a maioria dos processos rotineiros que nós cuidamos, um BPMS muito robusto pode ser considerado um exagero, pois geralmente se usa uma parcela muito pequena da ferramenta e se paga pelos 100%. É como comprar um terno para ir à padaria.
Qual é o melhor dos mundos então?
Uma ferramenta de gestão de processos que caminha e se encaixa entre esses dois mundos, atendendo os processos rotineiros da sua área de RH, compras, financeiro e outros, com recursos avançados que permitem a implementação de regras de negócios automatizadas, sem que você tenha que lidar com a complexidade de ferramentas tradicionais baseadas em BPM, ou seja: o Holmes!
Agora você deve estar pensando: que legal, mas será que o Holmes é pra mim? Vou te ajudar a descobrir, vem comigo.
Dá uma olhadinha nesse vídeo que resume bem o que falamos até aqui: Criando soluções
A primeira coisa que você tem que saber é que definitivamente nós somos uma ferramenta horizontal, ou seja, atendemos demandas de toda e qualquer área dentro da empresa.
Por isso, quando alguém se interessa pelo holmes, precisamos sentar, conversar, entender a real necessidade e avaliar. Somos transparentes em relação a isso e se não formos a melhor solução para te atender, nós mesmos vamos te falar. Por isso, se estiver na dúvida não deixe de ter uma conversa com um de nossos especialistas.
No geral, posso dizer que, antes de usar o Holmes, os processos que atendemos, geralmente, possuem uma ou mais das características abaixo em comum:
Muitas pessoas de diferentes áreas, unidades, filiais ou lojas interagem com o processo;
Tem diversas etapas;
Alto volume de troca de informações e documentos;
Prazos bem definidos;
Necessidade de automatização de regras de negócios (que hoje podem estar apenas na cabeça das pessoas da organização);
Etapas executadas através de diversas trocas de e-mails;
Controle realizado através de planilhas ou Kanban;
Processos assim estão presentes em diversas áreas das empresas. Vou dar alguns exemplos em dois departamentos que atendemos com frequência, ok?
Solicitação de vagas;
Solicitação e alteração de benefícios;
Aceite de benefícios (com assinatura eletrônica);
Entrega de atestados médicos;
Renovação de exames periódicos;
Assinatura eletrônica do contrato de trabalho;
2- Compras (backoffice)
Gestão de compras recorrentes;
Assinatura de contrato com fornecedores;
Controle de vencimento e saldo do contrato;
Cadastro de Novos Produtos e Serviços;
E aí? O que você achou até aqui? Será que você não está precisando de uma ajuda do Holmes aí nos seus processos?
Já começou a perceber a razão de eu gostar tanto dessa plataforma? Você vai entender definitivamente quando der uma olhadinha nesse vídeo onde o nosso Diretor de Produtos apresenta os dez diferenciais do holmes!.
Mas volta aqui que ainda vou te mostrar nossas principais funcionalidades.
Vamos falar do que todo mundo quer saber? Não vou listar todas as funcionalidades e características, porque são muitas, mas vamos falar de alguns recursos bem importantes que vão te ajudar a ter uma visão do que o holmes é capaz.
Ah, só pra te avisar, temos diversos conteúdos aqui no blog em que usamos imagens da ferramenta. No entanto, nosso time de produto atualiza o sistema semanalmente, então pode ser que algumas das imagens desse artigo já estejam diferentes na plataforma. Mas, no geral, a ideia permanece.
1- Solução para controle de tarefas – Simples como uma caixa de E-mail
No Holmes os usuários acompanham suas tarefas e pendências na sua caixa de entrada, que é similar a um sistema de E-mail. Isso permite o onboarding mais simples do mercado: os usuários da sua empresa não precisam de treinamento, porque todo mundo já sabe utilizar um sistema de e-mail. Além disso, as pessoas que usam a ferramenta no dia a dia têm acesso apenas às suas própria tarefas. Isso torna a visualização das atividades muito mais organizada e segura do que em um Kanban.
2- Desenhador de processos – Mais fácil que o BPM e mais poderoso que o Kanban
Nosso desenhador de processos é ideal para quem precisa de controle e poder superiores aos oferecidos pelas ferramentas de Kanban, sem ter que lidar com o grande impacto cultural e financeiro trazidos pelos BPMS tradicionais.
Com o Holmes é possível criar soluções para as áreas de negócio da sua empresa em pouquíssimo tempo. Você mesmo, ou seu time de TI, com ou sem o apoio da nossa equipe, podem construir, executar e personalizar seus fluxos. Assim, sua empresa não fica dependente da nossa área técnica para toda pequena alteração.
3- Relatórios – Acompanhe os processos e elimine riscos e gargalos
Em nosso painel de tarefas você identifica gargalos e inconsistências. Mede a produtividade e acessa diferentes visões de relatórios para identificar a informação que você acha mais importante.
4- Central de Busca – Democratize o acesso à informação
Sabe aquela informação que demora para chegar até você porque está perdida em e-mails, planilhas, pastas na rede ou no computador de várias outras pessoas? Com o Holmes elas ficam disponíveis na Central de Busca, podendo ser localizadas e acessadas em apenas alguns cliques.
Assim, você consegue centralizar as informações e democratizar acesso entre pessoas e diferentes departamentos de forma simultânea. Vale ressaltar que o administrador é quem define quem pode ver esses conteúdos.
5- Assinatura eletrônica integrada ao processo e templates de documentos
A assinatura eletrônica, em conjunto com os recursos de workflows e template de documentos do Holmes, simplifica os processos. Os documentos são preenchidos automaticamente, com base nos dados já existentes, e distribuídos aos signatários de acordo com as regras predefinidas.
Tudo isso dentro da mesma plataforma. Sabe o que isso significa? Seu processo integrado do começo ao fim.
6- Participante Externo – Envolva qualquer pessoa nos seus processos
O Holmes permite que usuários externos participem dos processos sem necessidade de login. De uma forma simples, o participante que não faz parte da sua empresa (seja um novo colaborador, fornecedor, cliente…) interage com seus fluxos e responde às suas solicitações.
Assim, ao requisitar um documento ou uma ação, numa etapa com participante externo, o sistema envia um link através de uma mensagem SMS ou e-mail com as orientações do que a pessoa precisa fazer. Ao executar o que foi pedido, a informação entra no fluxo de forma automática.
7- Mobile- Transformação digital na palma da sua mão
Com a versão mobile do Holmes, os usuários são notificados quando surge alguma nova tarefa ou quando são mencionados nos comentários.
O app também é muito conveniente para criação de novas solicitações e acompanhamento da evolução dos processos. Gestores podem fazer aprovações de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso é mobilidade para você que precisa controlar seus processos e atividades de forma remota.
8- Integrações
Eu até citei que fazemos Integração com mais de 2000 softwares via Zapier (ferramenta de integração "no-code" em nuvem) mas não falei que também integramos via API e Webhook (mais de 100 serviços para integração). Fica aí a informação para o caso de você se interessar.
Outros recursos que também merecem atenção:
9- Gatilhos de processos: os processos são inicializados automaticamente baseados em outros processos, sistemas, eventos de data recorrente ou em datas de vencimento;
10 – Tabelas de negócios: as informações ficam organizadas, atualizadas e centralizadas em tabelas com dados de negócio acessível aos usuários (acabe com as planilhas excel);
11- Comentários no Processo: Comunicação entre as pessoas e departamentos dentro da própria ferramenta (acabe com os emails);
12- Mecanismo de regras de negócio: As regras de negócio são garantidas pelo sistema e podem ser facilmente modificadas adequando-se a mudanças no processo
Dá uma olhadinha nessa Demo:
Veja também: Super Demo Holmes Parte 2
Pronto para se tornar um usuário Holmes?
Falar da ferramenta de gestão de processos mais versátil do mercado sempre gera muito assunto, mas se você chegou até aqui, podemos dizer que já teve contato com o essencial sobre o holmes.
Você conheceu nossa visão, nosso posicionamento, dores que atendemos, onde atuamos (será que você se identificou nessa parte?), nossas funcionalidades e também pôde ver algumas telas.
Ainda existem muitas coisas que abordaremos em outros conteúdos, mas por hoje é isso. Antes de me despedir eu gostaria de saber o seguinte: você acha que aí na sua empresa existem processos importantes e recorrentes que ainda são suportados por planilhas, e-mails, papel, carimbo, pastas em redes e outras formas de controle "improvisadas"?
Se sim, o que te impede hoje de conhecer a nossa ferramenta de gestão de processos e dar um passo em direção ao próximo nível da sua transformação digital? Se você quiser dar esse passo conosco, ou apenas conhecer melhor a nossa ferramenta, clique no botão que vou deixar aqui embaixo e preencha o formulário para começar um período de testes no Holmes.
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Espero que você tenha gostado do holmes, se tiver qualquer dúvida ou sugestão é só deixar aqui nos comentário. Forte abraço.