Home office, maternidade e família | Café com Empreendedorismo
por Café com empreendedorismo Empreendedorismo 2 Comentários
Cada vez mais mães optam por trabalhar em casa. Se você não se vê abrindo mão do seu emprego e quer apostar na carreira ou iniciar uma empresa sem ficar longe dos filhos, o home office é uma alternativa.
(Rosa Oliveira e Beatriz/Divulgação)
Manter o equilíbrio entre o desempenho do negócio com a satisfação como mãe pode ser um conceito de sucesso para mães que trabalham e administram os seus negócios em casa para ficar mais perto dos filhos. Dificuldades e esgotamento físico e mental também fazem parte da realidade de muitas mães. Conversamos com a empreendedora, especialista em crédito, Rosa Oliveira para pedir algumas dicas para melhor organizar esta jornada intensa. Ela é mãe, casada e trabalha em sistema de home office. Além de administrar a empresa, a casa, ainda encontra tempo para escrever no seu blog Mamãe S/A com assuntos sobre empreendedorismo materno.
Café: Como conciliar o trabalho em home office, a rotina e estar mais tempo ao lado dos filhos?
Rosa: Desde que comecei a empreender em home office, me sinto realizada em todos os dias da semana, seja segunda, sábado ou outro dia qualquer. Não sinto as horas passarem quando estou trabalhando. Mas também me realizo porque tenho tempo para desacelerar e simplesmente ir fazer um café quentinho e uma pausa para respirar no meio da tarde, contemplando essas coisinhas simples da vida e o principal motivo: poder estar perto da minha filha, acompanhando seu crescimento, seus olhinhos atentos e ganhando seu abraço em diversos momentos do dia. O dia de trabalho fica mais leve.
Café: Que dicas você pode dar para otimizar o trabalho em home office e estar mais presente ao lado dos filhos?
Rosa: Pra mim o home office deu super certo, e eu atribuo esse sucesso à minha disciplina e organização. Pra quem deseja começar ou já começou em home office, mas não está conseguindo estabelecer uma rotina, da mesma forma que recomendo em minhas consultorias financeiras, o primeiro passo para você ter clareza sobre como está gastando seu tempo, é montar seu fluxo de caixa de tempo. Neste caso, ao invés de anotar os gastos de dinheiro, você anotará as horas que gastar.
Tome nota durante um período, pode ser semanal, quinzenal ou mensal, à sua escolha, de todas as tarefas do seu dia. Sugiro que faça isso por no mínimo, uma semana completa, para que você tenha a visão de um período completo.
Comece ao acordar e termine ao dormir. Registre absolutamente tudo, desde o tempo gasto para o café da manhã, o tempo de deslocamento até o trabalho, até o período de expediente ou outra atividade que estiver realizando. Não pule etapas, perceba a peculiaridade de cada tarefa e anote. Ao final dessa semana, você vai analisar todos os 'buracos' do seu tempo.
Assim como acontece com o dinheiro, você perceberá todo o tempo que desperdiça e o quanto você, muitas vezes reclama de falta de tempo, quando na verdade você apenas está administrando errado esse tempo.
Outra coisa importante é ter metas. Planeje o seu dia seguinte, depois planeje seus 3 próximos dias, e logo, planeje a semana, tudo começa a virar um hábito, uma rotina, e quando menos perceber você estará planejando seu tempo, como quem escova os dentes, ou seja, automaticamente.
Mas não confie na memória. Assim como acontece com seu dinheiro, você precisa ter tudo anotado e muito organizado. Utilize o recurso que você se adapte melhor, mas não deixe de usar algum recurso que te propicie ter as tarefas planejadas.
Use ferramentas que sejam adequadas a você, seja agenda, software, post-it, anotar na mão… o importante é que você não confie apenas na memória, para não deixar nenhuma tarefa esquecida.
De acordo com o que aprendi com minhas pesquisas sobre administração de tempo, especialmente com a Tríade do tempo que é a metologia que eu sigo, adaptada e validada na prática para a minha realidade de mãe empreendedora em home office, urgências devem ser eliminadas o mais rápido possível, pois geram estresse, ansiedade, pressão e preocupações, coisas que atrapalham nossa produtividade. Aquelas tarefas realizadas com pressa, porque o tempo estourou, imprevistos com um cliente ou reuniões de emergência, devem ser eliminadas, ou seja, resolvidas.
Há muito tempo eliminei as urgências da minha rotina, mas eventualmente elas surgem, involuntariamente. Outro dia, uma cliente me mandou um e-mail reclamando que a fatura do cartão de crédito havia chegado com uma condição muito diferente daquela que eu ofertei quando lhe vendi o cartão.
Como eu costumo ser bem criteriosa com os produtos que vendo, sabia que se havia algo errado, não tinha sido originado por mim. Porém, eu não podia deixar aquela cliente sem resposta ou demonstrar qualquer tipo de descontrole.
Se eu deixasse de responder aquele e-mail, aquilo se transformaria em Urgente, e eu ficaria preocupada e me sentindo pressionada. Para eliminar esta urgência, respondi prontamente ao e-mail para a cliente, dando um feedback do que eu faria para averiguar aquele problema, e pedi o prazo de 3 dias para dar a resposta.
Como meu planejamento de tempo se dá a cada 3 dias, eu poderia resolver aquela questão com tranquilidade, tratando-a como importante. O fato de ter uma organização pessoal, mesmo não resolvendo instantaneamente a questão, não me tirou do foco do dia, que era para o importante, e eliminei a urgência, acalmando a cliente. Antes do prazo combinado, consegui retornar para a cliente com a questão solucionada e minha cliente ficou muito satisfeita e me agradeceu.
Perceba que a questão da organização com o tempo, traz não só o benefício de nos tornar mais produtiva, como também transmite confiança ao nosso interlocutor. As pessoas admiram quem é organizado, quem soluciona problemas com tranquilidade e cumpre prazos.
Mas como dividir esse tempo? É você mesma que o seleciona, você é quem cria. Se você tiver metas claras e uma boa organização pessoal, vai conseguir realizar tarefas importantes, no seu dia-a-dia, com prazer. E não falo somente de vida profissional, falo de tudo, falo do seu tempo.
Eu, por exemplo, não planejo meu tempo por semana, divido a cada 3 dias. Adequei meu tempo à rotina da minha família, e nos momentos em que preciso estar ausente da minha home-office, consigo cumprir todas as minhas obrigações, seguindo meu planejamento feito há 3 dias.
É prazeroso você liquidar sua lista de tarefas com tranquilidade. Antigamente eu perdia compromissos, adiava outros, esquecia alguns, e me via completamente enlouquecida, com a sensação de que meu tempo era escasso. Hoje em dia, eu consigo trabalhar, cuidar da minha casa, passar horas maravilhosas brincando com a minha filha e até mesmo fazer pequenas viagens com frequência, com bastante tranquilidade, porque aprendi a ser dona do meu tempo.
O circunstancial é muito interessante. Ele surge da mesma forma que a urgência, do nada, sem aviso prévio e todo mansinho, mas na verdade é um verdadeiro ladrão de tempo. Ainda fazendo analogia ao dinheiro, o circunstancial é aquele supérfluo que você compra, mesmo sem precisar. Que só te faz gastar dinheiro à toa.
Pode até ser divertido, entreter, mas se você parar pra analisar, não trouxe benefício produtivo, de fato. As redes sociais são bons exemplos de atividades circunstanciais. Você entra para ver uma mensagem importante, e sem ao menos perceber já estará horas, rolando a tela, enquanto as suas tarefas importantes lhe aguardam. Até mesmo aquele cafezinho que deveria durar 10 minutos e aí você encontra um amigo e esse cafezinho acaba durando 1 hora. São tarefas circunstanciais que nos tiram do foco, e são capazes de transformar o Importante em Urgente.
Quem quer ser mais produtiva, tem que ter clareza sobre o que quer, e conhecer muito bem o seu tempo. Uma coisas fundamental, mas que é muito difícil, é aprender a dizer Não.
Confesso que isso foi um bloqueio para mim, durante toda a vida, mas eu consegui praticamente superar. Às vezes, ainda me vejo dizendo sim, quando gostaria de ter dito, não, e isso me causa muita frustração. O que tenho feito normalmente, é voltado atrás. Sim, por quê, não? O fato de você tomar uma decisão, em um momento de pressão, não te obriga a não poder mudar de ideia mais tarde.
Quando ainda acontece, eu repenso e volto atrás. Melhor ficar vermelha de vergonha por retroceder, do que vermelha de raiva por não ter tomado a decisão que eu gostaria. Evidentemente que isso não é o ideal, pois tem coisas que acabam sendo irreversíveis. O ideal é ter clareza do que se quer e dizer não sem pestanejar. É preciso treino, muito treino.
No computador, use uma aba por vez, no máximo três, crie o hábito de abrir, usar e fechar. Se no meio de uma atividade no computador, você precisar fechar aquela aba, mas quiser se lembrar depois de algum detalhe, anote num papel, para que retorne depois. Muitas janelas abertas nos tiram do foco, pois a gente acaba tendo várias tarefas inacabadas em cada aba.
Quando estiver fazendo uma atividade que exija concentração, vire a tela do celular para baixo, e não abra seu e-mail. Determine horários certos durante o dia para acessar seus e-mails, ou responder mensagens. Estabeleça uma hierarquia para atendimento. Telefonemas, whatsapp, mensagens, e-mails.
Se você não tiver condição de realizar uma tarefa sozinha, ou, se você quer fazer em menos tempo, delegue. Peça ajuda, mostre seu plano de ação e deixe com que outra pessoa te ajude a executar. Se você não tiver um colaborador direto, procure terceirizar. Hoje em dia temos muitos prestadores de serviços, em diversos setores, com preço acessível, e que poderão te ajudar a resolver as tarefas, como secretária virtual, contabilidade digital, softwares, aplicativos.
Se a sua casa estiver uma bagunça e você perceber que não está conseguindo dar conta, converse com as pessoas que moram com você, divida algumas tarefas, organize um cronograma, estabeleça uma rotina. Faça com que todos cumpram. Se tiver condições de pagar uma diarista, contrate, delegue. Se o problema for roupa de passar acumulada, contrate uma passadeira para colocar o cesto em ordem. O importante é você conseguir se manter organizada.
Rosa Oliveira é graduanda em gestão financeira e administração financeira, especialista em crédito, proprietária da Credmark e mamãe da Beatriz.