Reduzindo Custos com Rotulagem GHS – Grupo Serwir
A implementação do Sistema Globalmente Harmonizado de Comunicação de Riscos (GHS) proporcionou um incentivo para que a indústria química reexamine suas práticas de rotulagem e gerenciamento de dados.
A Um fabricante de produtos químicos especializados trabalhou com o parceiro adaptive Data Inc. (ADI) da Seagull Scientific, com sede em Ohio, para gerenciar uma revisão completa de seu sistema de rotulagem de conformidade. Ao implantar o BarTender,® a empresa foi capaz de construir uma solução de rotulagem escalável e adaptável que os ajuda a cumprir com GHS e outras regulamentações do setor, ao mesmo tempo em que captura eficiências de redução de custos à medida que a empresa cresce através da aquisição de novos negócios, marcas e portfólios de produtos.
Regulação e crescimento
Como muitos na indústria química, a necessidade de cumprir o mandato ghs da OSHA levou ao redesenho completo do sistema de rotulagem da empresa. Eles simplificaram seus rótulos incorporando informações de marca e transporte e perigo em um rótulo, mas o sistema que executava a produção desses rótulos era complicado, difícil de usar e caro.
O gerenciamento de dados variáveis também foi um grande problema. A empresa se concentra em uma variedade de linhas de produtos especializados para diversas indústrias, bem como produção de lubrificantes industriais, produtos de limpeza e desinfetantes para a indústria alimentícia. Em muitos casos, os produtos que fabricam exigem marcas diferentes para um único produto, apesar de ingredientes idênticos. Além disso, vários rótulos de produtos exigem informações de certificação, incluindo números de especificações de toxicidade para produtos químicos, práticas kosher ou halal para produtos alimentícios ou selo DfE da EPA para produtos de limpeza industrial.
Complicando ainda mais os processos de rotulagem, a empresa adquiriu recentemente nove empresas químicas diferentes, cada uma com seu próprio conjunto de necessidades de rotulagem, impressoras e processos em vigor.
Um sistema de rotulagem antigo, ineficiente e caro
O primeiro passo foi abordar as fraquezas no sistema de rotulagem existente da empresa.
"A empresa estava usando o equipamento errado", disse Mike Barker, gerente de soluções de clientes da ADI."
"Não era adequado para impressão em grandes folhas sensíveis à pressão. Eles experimentaram enrosco de mídia frequentes, que pararam a produção de rótulos e desperdiçaram mídia de rótulos caros."
A metodologia de impressão da empresa era complexa. Para cada produto e SKU, havia um arquivo. Havia mais de 9.000 arquivos de etiqueta no sistema.
Devido à forma como os formatos de etiqueta e os dados do produto foram armazenados, o operador de impressão teve que acessar quatro sistemas de software diferentes apenas para imprimir um conjunto de etiquetas para um produto. O uso de estoque de etiquetas pré-impressos com informações estáticas e variáveis, como diamantes de risco DOT, muitas vezes levou a erro do usuário.
"Estávamos produzindo rótulos quatro ou cinco dias antes de uma produção", disse o Especialista Sênior em Regulação da empresa. "Se uma mudança não encontrasse os rótulos que eles precisavam na época da produção, eles apenas reimprimiriam novos rótulos. E a mistura química não é um processo finito — às vezes tínhamos muitos rótulos, que desperdiçam material, e outras vezes tivemos que parar e imprimir mais alguns, o que desperdiçou tempo e trabalho. O estoque pré-impresso que usamos era caro, e a quantidade de mídia que estávamos jogando fora era inaceitável."
Como resultado, a empresa muitas vezes excedeu o volume que havia contratado com seu fornecedor de impressoras e, portanto, eram obrigadas a pagar taxas consideráveis por clique.
"Nós nos perguntamos: 'Como fazemos isso melhor?'", disse o Especialista em Regulação.
A necessidade de atender aos novos padrões de GHS finalmente proporcionou a motivação necessária para corrigir seu sistema de rotulagem de conformidade ineficiente. Como a empresa já possuía uma solução de rotulagem empresarial,
"e a experiência não foi grande, particularmente o atendimento ao cliente", prosseguiu a empresa com cautela, passando sete meses avaliando cuidadosamente os integradores de sistemas e o software de rotulagem disponível.
"A ADI foi escolhida porque conseguimos apresentar uma solução abrangente que aproveita os dados que eles já tinham", disse Barker. "Usando o BarTender, conseguimos construir uma solução GHS fácil de usar que forneceu à empresa fácil acesso aos dados de seus produtos existentes.
O sistema reduz o desperdício de mídia, e a empresa está realizando economias adicionais através da eliminação de taxas de clique por impressão."
Dada a necessidade de assimilar rapidamente dados dos diversos sistemas das novas aquisições da empresa, os recursos de integração líderes do setor da BarTender foram um diferencial. A ADI criou uma interface simples e gráfica que permite o controle centralizado de dados e rotulagem. Uma ação, seja número de trabalho, digitalização de código de barras ou entrada de chave alfanumérica, reúne dados de vários lugares, preenche o rótulo e envia o trabalho de impressão para qualquer um dos vários tipos, tamanhos e marcas diferentes em qualquer uma das instalações online da empresa. A entrada de um número de trabalho normalmente produzirá de duas a quatro etiquetas diferentes, em até quatro dispositivos de impressão diferentes.
As estimativas iniciais eram de que a empresa poderia reduzir seus arquivos de 9.000 rótulos para 70 ou 80. Mas após a implantação inicial, a contagem final foi de 24. Os Modelos Inteligentes da BarTender™ e os recursos de camadas que eles fornecem permitiram à empresa a adaptabilidade para fazê-lo. Cada um dos novos modelos de etiquetas BarTender da empresa inclui camadas para informações regulatórias, de produtos e de marca, bem como imagens necessárias para a certificação do setor.
Quando o operador verifica ou digita um número de trabalho ou SKU, o BarTender liga as camadas apropriadas e recupera todas as informações para atender aos requisitos de cliente, GHS e DOT, bem como os nomes e locais de pasta de todos os elementos gráficos variáveis.
Como apenas um pequeno número de modelos são necessários para imprimir milhares de rótulos diferentes, e uma vez que o operador cria o rótulo a partir das informações existentes do produto através de uma interface de ponto e clique baseada em formulários, o processo é simples e seguro.
O novo sistema de etiquetagem de conformidade química ADI/BarTender está executando um volume muito maior de rótulos do que o previsto. A empresa percebeu maior precisão nos processos de rotulagem, reduziu o desperdício e ganhou eficiência nos processos, tudo traduzindo em redução de custos. O sistema de rotulagem é escalável e adaptável para acomodar o rápido crescimento da empresa — os dados para empresas e produtos recém-adquiridos são rapidamente incorporados no banco de dados de rótulos, tornando os novos rótulos de produtos acessíveis à linha de produção imediatamente. "É infinitamente mais fácil colocar empresas recém-adquiridas em funcionamento", disse o Especialista Sênior em Regulação, "e o atendimento ao cliente que recebemos tem sido excelente."
Como a empresa está constantemente dobrando em novas linhas de produtos, o esforço reduzido necessário para gerenciar formatos e criar novos rótulos de produtos economiza tempo e dinheiro.
A empresa reduziu o número de formatos de rótulos que exige de mais de 9.000 — ou seja, antes de integrar empresas recém-adquiridas em seu sistema — para 24 em todas as suas instalações atuais.
"Agora estamos produzindo muito mais e diferentes rótulos do que há um ano, dificultando o cálculo do benefício líquido", disse o Especialista Sênior em Regulação, "mas o processo de fabricação de novos rótulos é muito mais rápido. Por exemplo, se um produto fosse embalado e vendido pelo tambor, mas queríamos adicionar um novo SKU e vendê-lo pelo balde, o processo de rotulagem teria que começar do zero — as informações do produto seriam inseridas em um banco de dados por marketing, e as informações seriam adicionadas ao rótulo pelo grupo regulador. Uma pessoa diferente criaria o rótulo e, em seguida, enviá-lo através da cadeia de aprovação.
Agora, apenas digitamos dados-chave como o novo SKU e o conteúdo líquido no banco de dados — um trabalho de cinco minutos — e o rótulo é feito."
Uma empresa química especializada já havia instalado uma Solução de Rotulagem Empresarial que era cara e ineficiente.
A empresa estava usando mais de 9.000 formatos de rótulos, e esse número foi rapidamente aumentando à medida que a empresa cresceu através de um robusto programa de aquisição. Novas empresas e linhas de produtos tiveram que ser dobradas no processo de rotulagem.
O sistema antigo usava mídia de etiqueta pré-impressa, resultando em desperdícios caros e risco de erro do usuário.
Trabalhando com a Adaptive Data Inc., a empresa construiu um sistema de rotulagem baseado em BarTender que empregava práticas recomendadas de gerenciamento de dados.
O novo sistema de rotulagem aproveita os Modelos Inteligentes da BarTender™ para gerenciar dados variáveis que podem incluir imagens e informações regulatórias e de produtos armazenadas em vários sistemas diferentes, reduzindo o número de formatos de rótulos que a empresa precisava de 9.000 para um total de 24.
O novo sistema é escalável e ágil, e pode se alinhar rapidamente às necessidades dos negócios. Realizou redução de custos e reduziu as horas necessárias para gerenciar a rotulagem do produto por: