5 dicas para gerenciar equipes remotas
Como gerir uma equipe home office? Dicas e ferramentas para você otimizar o dia a dia da sua equipe mesmo a distância.
Com o passar dos anos, o trabalho remoto, ou home office, tem se tornado cada vez mais popular entre as empresas, indo desde multinacionais até trabalhadores freelancers. Segundo dados do IBGE em 2018 já haviam mais de 3,8 milhões de profissionais nessa modalidade.
Outras pesquisas realizadas pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt) e pela empresa Citrix mostram que em 2018 cerca de 45% das empresa já trabalhavam remotamente e o crescimento esperado para 2020 é que 90% de todas as empresas do pais adotem algum tipo de regime de teletrabalho.
Como esse crescimento, muito gestores se encontram no desafio de manter a equipe trabalhando bem, unida e cumprindo os objetivos a distância. Diante dessa dificuldade, viemos trazer dicas e as principais ferramentas que um líder precisa ter para fazer uma boa gestão do seu time remoto.
1. Escolha um bom sistema de comunicação
O primeiro passo para uma equipe unida e produtiva trabalhando remotamente é investir em uma boa comunicação. Por isso, escolha um meio de comunicação que seja de fácil utilização e principalmente, acessível a todos.
Com o avanço da tecnologia já existem muitas ferramentas que possibilitam as equipes a conversar via chats online, vídeo conferência, ligações, e-mails e até redes sociais corporativas. Como saber qual o melhor para a sua empresa? Testando!
Nós gostamos muito de reuniões por vídeo conferências por elas trazerem mais proximidade ao permitir que as pessoas conversem se olhando, porém esse sistema só é útil se todas as pessoas da equipe tiverem acesso a microfone e webcam (ou smartfones).
Algumas ferramenta que podem te ajudar: whatsapp, telegram, google hangout, zoom, webex, slack, gchat.
Se a gestão de prazos já é um desafio para equipes que trabalham juntas em um escritório, quando falamos de home office esse problema pode ficar ainda maior sem uma boa gestão. Por isso, lembre-se de ter um bom alinhamento com a sua equipe e ter prazos bem definidos para o cumprimento das metas.
Muitas empresas trabalham com prazos diários, semanais ou até mensais, e a melhor forma de definir como funciona para você é por meio de um estudo das suas principais metas. Se os seus objetivos principais forem mensais, defina submetas semanais ou quinzenais para ter uma acompanhamento melhor do resultado.
Outro ponto de atenção quando falamos de trabalho remoto é a definição de pequenas metas para serem alcançadas ao longo do dia, são essas definições que vão guiar o funcionário com suas demandas ao longo do dia.
Sabe aquele e-mail que chega às 23h? Ou aquela reunião marcada para 7h? É exatamente disso que estamos falando. Quando o trabalho é home office é comum as pessoas continuarem produzindo além do horário comercial, porém é preciso ter muito cuidado para isso não causar uma sobrecarga.
Cabe ao gestor estabelecer um horário de trabalho que seja viável para todos e sempre se lembrar das possíveis diferenças de fuso horário entre as cidades.
4. Mantenha a objetividade e o foco
Para garantir que o trabalho remoto terá sucesso é muito importante que toda a equipe trabalhe com objetividade, e dentro desse cenário é papel do gestor passar as informações de forma sucinta e com clareza para que não gere dúvidas.
Aproveite os canais de comunicação estabelecidos para manter a equipe sempre alinhada e ciente de tudo que é esperado, assim como incentive que os mesmo conversem entre si da melhor forma, sempre respeitando o trabalho do outro e dando feedbacks sobre a fluidez da comunicação.
Uma boa estratégia para garantir o foco e objetividade da equipe é criar check lists coletivos com as demandas, prazos, metas e o pessoa responsável pela execução. Ferramentas onlines como Asana e Trello podem ser grande aliadas nesse momento.
5. Documente os processos
Agora que você já garantiu que toda a equipe está trabalhando bem, alinhada e sabe de tudo que precisa ser feito e dos prazos que precisam ser cumpridos, é importante que todos esse processo seja documentado. Desde e-mails, projetos, organização interna, gravações das vídeo conferências, contratos ou qualquer outro documento importante, crie na equipe o hábito de sempre salvar em um arquivo compartilhado na nuvem, em uma plataforma de gestão ou na próxima intranet da empresa. Ter essa documentação em um lugar de fácil acesso vai facilitar na hora de cobrar os resultados da equipe, fazer uma apresentação para a diretoria e até menos solucionar alguma crise que venha a acontecer.