Como otimizar metas e fluxos de trabalho com um bom planejamento operacional - UOL Meu Negócio
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Sabe quando um projeto idealizado acaba sendo engavetado? Muitas vezes isso acontece pela falta de investimento no planejamento operacional.
Para quem quer crescer e ter sucesso no mundo dos negócios, entender a importância do planejamento operacional é o ponto de partida. Por isso, conhecer melhor dessa estratégia é fundamental para que sua empresa se destaque no mercado e evite atrasos em seus processos.
Se você está buscando se capacitar mais sobre esse assunto, preparamos um material que vai facilitar na otimização das metas e fluxos de trabalho do seu negócio. Acompanhe!
O que é planejamento operacional e porque ele importa?
O planejamento operacional é um plano de trabalho estipulado para o seu negócio com base nas metas e processos que você organiza para executar tarefas.
Ele se baseia no que fazer e como fazer para melhorar sua organização. Seja nas tarefas cotidianas, delimitando funções, respeitando os padrões da sua empresa, prazos e até investimentos.
Assim, a partir dele são organizadas as metas gerais em micro ações que vão facilitar o alcance dos objetivos estipulados. Dessa forma, torna o caminho do sucesso mais fácil em curto prazo.
Ou seja, a importância do planejamento operacional para uma empresa facilita na organização através de planos de ação e cronogramas, visando períodos de 3 a 6 meses.
Afinal, é necessário ter em mente que para que o planejamento operacional seja funcional ao seu negócio, você precisa aliar ao planejamento estratégico e tático.
Muito se fala nos planejamentos estratégicos e táticos, deixando de lado o operacional, porém como já visto ele pode ser importante aliado no sucesso do seu negócio.
Então, compreender melhor as três camadas de planejamentos pode garantir uma maior qualidade e organização de suas metas e objetivos.
Saiba o que são cada um deles e como são complementares ao serem aplicados de maneira certeira.
O planejamento estratégico diz respeito a uma visão mais macro da sua empresa. Sendo utilizado para definir os objetivos do seu negócio e onde chegar a longo prazo.
Ele é o primeiro planejamento que vai traçar suas metas em um período de 05 a 10 anos. Assim, observando de forma mais ampla onde sua empresa está inserida, quem é ela e qual melhor caminho a seguir.
Por isso, é nessa etapa inicial que é estabelecido a Missão, Visão e Valores do seu negócio. Esses três tópicos são pontos de partida para delimitar qual o futuro do seu negócio.
Dessa forma, saber onde sua empresa quer chegar, seus propósitos e valores são fundamentais para garantir o crescimento e expansão do seu negócio.
Na sequência nós temos o Planejamento Tático. Sua ação é a médio prazo, apresentando maior detalhamento das propostas do Estratégico para que as metas sejam cumpridas.
Geralmente sua ação acontece centralizada em áreas, atuando a partir de planos de marketing, planejamento pessoal ou ainda planos de produção. Assim, o Planejamento Tático será a ponte entre o Estratégico e o Operacional, buscando uma sintonia entre os dois para alcançar o sucesso do negócio.
Ou seja, ele vai ser baseado em o que fazer e como fazer as ações estabelecidas dentro das metas traçadas.
O que vale destacar é que, mesmo apresentado separadamente aqui no texto, as três estratégias agem em conjunto, buscando atingir os objetivos e metas com ações separadas, mas todos em comum acordo.
Agora que você foi apresentado aos níveis de planejamento, é necessário conhecer como inserir o Plano Operacional em seu negócio.
Por mais que pareça um bicho de sete cabeças, o Plano Operacional é muito mais fácil e prático de utilizar e aplicar em seu negócio.
Então, para primeiro apontamento os planos operacionais são divididos em sua grande maioria em dois segmentos: "single-use ou uso único" e "ongoing ou em progresso".
O segmento de "uso único" é destinado para resolver um problema específico a curto prazo, como por exemplo "evitar desperdício de material" ou ainda "reorganizar o espaço de trabalho".
Já o plano "em progresso", exige um tempo maior para acontecer e que pode sofrer alterações ou acréscimos a partir do retorno do projeto. Como exemplo temos "um plano para melhorar a logomarca da empresa" ou ainda "contratar pessoas com deficiência".
Assim, para que suas metas sejam concretizadas é necessário ter alinhamento entre os três níveis de planejamento, para facilitar na efetivação das metas e objetivos.
Como implementar em 5 passos simples
Chegou o momento de implementar em 5 passos simples o Planejamento Operacional.
Então, como fazer um planejamento operacional que vai garantir o sucesso da minha empresa?
Objetivos claros – eventualmente definidos em Planejamento estratégico
Ter objetivos claros na etapa do Planejamento Estratégico pode facilitar na prática do Planejamento Operacional. Assim, nessa etapa serão analisados esses objetivos e a partir deles traçados algumas metas e verificado qual o prazo necessário para executá-los.
Então, aproveite para organizar em sua estratégia inicial, todos objetivos de forma clara e pontual.
Após traçar os objetivos, é necessário verificar o orçamento que será destinado para a execução dos mesmos na etapa do Planejamento Operacional.
Essa etapa será importante para delimitar o formato que serão criadas as ações, levando em consideração a disponibilidade de recursos, seja financeiro, físico ou técnico.
Nesse sentido, optar por um orçamento que caiba no seu planejamento será ideal para executar as tarefas e atingir todas suas metas.
Na sequência é necessário estar atento ao tempo de execução que as tarefas terão para ser executadas.
Isso é primordial para sua organização e para a efetivação dos objetivos. Vale ressaltar que o Planejamento Operacional tem sua execução delimitada de 3 a 6 meses, podendo ser alterado com base nas suas necessidades.
Então, quanto melhor for organizado o seu tempo, mais facilitada será a execução do Plano Operacional, para isso faça um cronograma e siga ele à risca.
Defina as tarefas e os responsáveis
Com algumas especificidades já organizadas, é necessário definir as tarefas e quem será responsável pela execução de cada uma delas em seu Plano Operacional.
Se você administra seu negócio sozinho, busque construir as tarefas com base no seu calendário mensal e organizar em seu dia a dia as ações que irão contribuir no sucesso do seu negócio.
Assim, ter uma estrutura organizacional dentro das equipes será fundamental para o sucesso do Planejamento Operacional, realizando as tarefas e concretizando objetivos.
Monitore e defina métricas
A partir dessa organização, construa estratégias de monitoramento e defina métricas que possibilitem a concretização do Plano Operacional.
Assim, fazer análises constantes do desenvolvimento das tarefas e objetivos, bem como dos trabalhos que estão sendo feitos para a realização das ações, será mais assertivo.
Por isso, acompanhar de perto as equipes, revisitar cronogramas e estabelecer ritmo para a realização das tarefas vai facilitar que seu Planejamento Operacional seja aliado de seu sucesso.
E para sua empresa continuar crescendo, expandindo e trazendo bons resultados, é necessário se preparar cada vez mais!
Para isso, os produtos do UOL Meu Negócio vão otimizar as operações da sua empresa com maior facilidade, rapidez e segurança.
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