7 passos para gerenciar um projeto | Olhar Empreendedor
7 passos para gerenciar um projeto
19 de setembro de 2017 21 de setembro de 2017 ingoporto 0 comentários projeto
Saber como gerenciar um projeto de forma planejada e estratégica é fundamental para que sua equipe se sinta segura e motivada no trabalho durante todo o processo, garantindo assim resultados mais produtivos.
Quem domina as boas práticas do gerenciamento de projetos também consegue acelerar os processos, entregar resultados eficientes com maior qualidade e ainda reduzir os custos envolvidos durante o desenvolvimento.
Mas para isso, se torna essencial o conhecimento de técnicas básicas de gestão que muitas vezes são deixadas de lado.
Um ótimo guia que possui diversas estratégias interessantes que envolvem o ciclo de vida de um projeto é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), publicado pelo Project Management Institute (PMI).
Quer aprender algumas das técnicas básicas descritas no PMBOK sobre como gerenciar um projeto de forma eficiente e planejada? Nesse artigo você conhecerá os 7 passos mais importantes relatados no guia.
Escolha uma metodologia adequada
O primeiro passo é a escolha de uma metodologia compatível com as necessidades da sua empresa, reduzindo assim as práticas prejudiciais que levam ao insucesso na execução e entrega dos projetos.Uma metodologia define quais regras serão utilizadas para conduzir um projeto e controlar os recursos investidos ao longo de todo seu ciclo de vida. O Scrum é um bom exemplo, já que tem sido utilizado por muitas empresas brasileiras.Na metodologia Scrum, um projeto é dividido em ciclos denominados Sprints e todas as tarefas são organizadas em uma lista. Sempre que um Sprint for iniciado, uma reunião de planejamento é realizada para definir quais itens da lista serão priorizados.Essa é uma metodologia ágil de projetos, mas existem várias outras que podem ser usadas conforme os objetivos da sua empresa e que ajude os envolvidos na melhor execução de suas tarefas.
Identifique talentos para montar sua equipe
Para criar sua equipe não observe somente suas competências técnicas, como também outras habilidades mais intangíveis que irão auxiliar no atendimento às expectativas de todos os envolvidos no projeto – clientes, fornecedores, patrocinadores e etc.Além disso, forme uma equipe com competências e habilidades diversificadas e que tenha experiência nas áreas de atuação do projeto. Mas não se preocupe: na definição do escopo isso ficará mais claro.Valorize esses profissionais com feedbacks em tempo real, um bom clima organizacional e recompensas pelo bom desempenho. Tudo isso fará com que eles se sintam motivados e entreguem o que têm de melhor.
Estabeleça critérios de avaliação e comunicação
Se comunicar claramente e na medida certa é um dos principais elementos para garantir o sucesso de um projeto. Por ter muitos detalhes, nem tudo precisa ser comunicado aos envolvidos. Mas a falta de informações pode aumentar boatos, ruídos e retrabalhos em tarefas mal compreendidas.Faça uma avaliação de quais detalhes devem ser comunicados, quem precisa saber e como tal informação será transmitida. Procure se comunicar de forma clara e transparente para evitar problemas durante o processo.E quando falo em comunicação, não significa apenas enviar um e-mail ou marcar uma reunião.
Defina o escopo, cronograma e as métricas
O escopo do projeto é um documento que contém todos os elementos necessários para que ele seja concluído. Desde os produtos que serão entregues, quem irá compor o time de execução e até quanto tempo e dinheiro serão investidos precisam estar descritos no escopo.Procure inserir apenas itens essenciais e executáveis em seu escopo, conforme o tempo que terá para a finalização. Saiba o que reter e o que deixar de lado nas necessidades do seu cliente/empresa.Nessa etapa, também selecione quais indicadores de desempenho serão acompanhados ao longo da execução. Escolha apenas aqueles KPIs que sejam realmente relevantes para seu projeto e os monitore diariamente.Com o escopo e as métricas definidas, podemos avançar para o detalhamento das tarefas que serão executadas. Para isso, desenvolva uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto) e em seguida construa seu cronograma de forma equilibrada com os prazos anteriormente definidos.
Se antecipe aos riscos
Depois de planejar tudo e delegar as responsabilidades, você precisa pensar no que pode dar errado durante a execução das atividades e elaborar um plano de ação com soluções para lidar com tais problemas.Um exemplo muito comum são projetos que ultrapassam o investimento inicial planejado, por isso procure acrescentar um valor extra para eventuais imprevistos. Independente dos fatores de risco observados, nunca deixe de monitorá-los conforme três itens:
Status de cada risco e as opções definidas para enfrentá-los
Probabilidade de ocorrência dos riscos
Qual o impacto que podem gerar no projeto e como contorná-los
Outra dica é usar a análise preditiva para determinar a probabilidade do seu projeto atrasar ou ser antecipado.
Acompanhe o desempenho do projeto
Você colocou em prática todos os passos anteriores e sua equipe começou a executar suas tarefas, mas isso não significa que seu papel acabou.Fique atento ao andamento de cada atividade e acompanhe aquelas métricas definidas no escopo diariamente.Nessa etapa é importante acompanhar o desempenho do projeto e a produtividade da equipe.Acompanhe cada um diariamente e faça relatórios para comparar os números de cada semana, implementando estratégias para solucionar quedas na produtividade ou colocar o projeto novamente "nos trilhos".
Dê um feedback para a equipe
Por fim, dê feedbacks constantes aos colaboradores sobre as observações feitas na etapa anterior. Somente dessa forma eles poderão adequar seus processos de trabalho para solucionar problemas de desempenho, evitando atrasos na finalização do projeto.Uma dica é oferecer feedbacks diferenciados, como aqueles feitos em tempo real por meio da autogestão. E nunca deixe para fazer avaliações ao final do projeto ou quando a equipe não pode mais mudar determinada situação.