5 regras para elaborar um Fluxograma de processo – DOUTOR GESTÃO
O fluxograma é uma das ferramentas da qualidade que tem uma maneira gráfica de visualizar as etapas ou atividades de um processo.
Existem muitos estilos que podem ser usados para desenhar um fluxograma.
Alguns usam figuras, outros usam símbolos de engenharia e outros usam apenas quadrados ou retângulos para todo o fluxograma (diagrama).
Não há uma maneira certa ou errada de mostrar a informação no fluxograma. O verdadeiro teste de um fluxograma é o entendimento daqueles que o utilizam e executa.
Finalidade de um fluxograma
O fluxograma tem como finalidade principal esquematizar o processo através de figuras e símbolos.
A maioria dos fluxogramas é elaborada a partir de alguns símbolos básicos:
O retângulo é o símbolo de atividade . Dentro do retângulo há uma curta descrição da atividade.
O losango e o símbolo de decisão, que indica um ponto onde o processo se bifurca em dois ou mais caminhos. O trajeto tomado depende da resposta à questão que aparece dentro do losango. Cada caminho está associado a alguma resposta.
O símbolo terminal é um retângulo ovalado, que identifica sem ambiguidade o início ou o fim de um processo, de acordo com a palavra dentro do símbolo. "Início" ou "Começo" são usados para designar o ponto de partida do fluxograma e "Fim" ou "Pare" são usados para indicar o final do fluxo.
O símbolo de documento representa um documento pertinente ao processo.
A linha de fluxo representa o trajeto do processo que conecta os elementos do processo (atividades, decisões, etc.). A seta na linha de fluxo indica o sentido a ser seguido.
O símbolo conector é o círculo, que é usado para indicar uma continuação do fluxograma.
2 Construindo um fluxograma
Todo processo de um fluxograma é suprido com serviços e produtos de algum(ns) fornecedor(es).
Da mesma forma, cada processo provê produtos ou serviço para alguns outros processos – seus clientes.
Há algumas regras que nos auxiliam na elaboração de um fluxograma:
Regra 1 – As pessoas certas tem que ser envolvidas na elaboração do fluxograma.
aqueles que realmente executam o trabalho do processo
supervisor da área na qual o processo funciona
um facilitador independente
Regra 2 – Todos os membros do grupo tem que participar.
Para essa finalidade, o uso de um facilitador independente será de grande benefício por várias razões:
haverá menos chance de um membro do grupo exercer influência indevida sobre o resultado
um facilitador é treinado a perguntar as questões corretas, a solicitar " entradas" de qualquer um e resolver conflitos surgidos.
um facilitador pode auxiliar os membros do grupo a escrever todas as informações por mais enfadonhas que elas sejam. O tempo deles é melhor aproveitado discutindo e fluxogramando o processo.
Regra 3 – Todos os dados devem ser visíveis para todas as pessoas todo o tempo.
O uso de papel jornal e fita adesiva é imperativo para uma boa sessão de fluxogramas.
Assim que uma folha fica completa, ela é pregada na parede sequencialmente ao trabalho anterior. Raramente uma sessão é completada sem ocorrer no mínimo um retrabalho das partes anteriores do fluxograma, uma vez que os membros do grupo refletem sobre as informações em frente a eles.
Evite o uso de transparências, porque isso permite que se mostre somente um segmento do fluxograma por vez. Isso reduz a oportunidade para o grupo repensar as mais recentes decisões para o fluxograma. O uso de quadro de giz ou de quadro magnético também limita o espaço disponível e ainda obriga que alguém mantenha um registro do fluxograma, em papel, à medida que ele e feito.
Regra 4 – Deve ser alocado tempo suficiente.
A experiência mostra que e necessário muito mais tempo para se fazer um fluxograma do que se espera.
Mais de uma sessão pode ser necessária.
Isto é desejável uma vez que os membros do grupo terão mais tempo para obter mais informações sobre o funcionamento do processo.
Regra 5 – Quanto mais perguntas, melhor.
Perguntas são a chave da fluxogramação de processo. Existem mais questões que podem ser perguntadas por ambos, facilitador e membros do grupo.
Qual a primeira coisa que ocorre?
Qual a próxima coisa que ocorre? Q
Questionamentos devem continuar ao longo do processo.
Questões que podem auxiliar em certas ocasiões durante o processo incluem:
De onde vem o serviço/material?
Como o serviço/material entra no processo?
Quem decide ? (quando for necessário?)
O que acontece quando a decisão é sim?
O que acontece quando a decisão é não?
Há alguma coisa a mais que deve ser feita nesse ponto?
Para onde vai o produto/serviço dessa operação?
Quais testes são executados em cada etapa do processo?
Quais testes são executados no processo?
O que ocorre se o teste estiver fora da tolerância?
Mesmo assim, outras questões surgirão durante as reuniões. Devemos, no entanto, tomar uma precaução: não é uma boa ideia perguntar "por que?". Essa questão pode deixar algum membro do grupo em posição defensiva. Em situações bastante específicas, pode ser de grande ajuda questionar "por que", mas somente se a equipe necessitar da informação.
Existem muitas maneiras de usar o fluxograma no "chão de fábrica" como por exemplo para diagramas de equipamento, diagramas de tubulações etc.
Os empregados devem ser acostumados a trabalhar com fluxogramas. Os fluxogramas podem ser mais proveitosos se os empregados fizerem as perguntas já listadas, particularmente aquelas sobre o que poderia ser medido.
Enquanto que os fluxogramas são importantes em fabricação, os avanços mais substanciais serão obtidos usando-os nas funções administrativas e de staff.
As companhias que usam fluxogramas dos processos alcançam muitos benefícios incluindo os seguintes :
Permite uma melhor compreensão do conjunto.
Os componentes da equipe de elaboração do fluxograma tem pleno conhecimento do seu setor no processo mas nem sempre do processo como um todo.
O fluxograma supre essa falta de conhecimento a níveis sem precedentes.
As pessoas que trabalham no processo entendem o processo. Eles começam a controlá-lo ao invés de serem vítimas dele.
Fornece explicações mais claras.
O fluxograma torna mais fácil explicar o processo aos gerentes que não fizeram parte da equipe, além de serem ferramentas valiosas em programas de treinamento para novos empregados.
Identifica clientes anteriormente negligenciados.
Tem sido amplamente aceita a ideia de que "todos sabem" quem são os clientes. Porém, percebeu-se que sem a disciplina de preparar um fluxograma, alguns clientes essenciais estavam sendo negligenciados ou até mesmo menosprezados.
Identifica oportunidades para melhoramentos.
Uma vez que o processo pode ser visto objetivamente no fluxograma, melhorias podem ser facilmente identificadas.
A maioria dos fluxogramas apresenta subprocessos ou "retornos" , que são necessários para lidar com eventos não padronizados.
o produto da etapa A deve ser inspecionado antes de ser enviado a etapa B.
Quaisquer erros encontrados durante a inspeção são enviados de volta ao estágio A para serem corrigidos.
A existência do retorno prova a existência de uma oportunidade. Se pudéssemos eliminar a causa das falhas evitaríamos todo esse serviço adicional.
Facilita a fixação de limites.
Quando nos prontificamos a planejar ou replanejar algum processo, logo percebemos que é necessário estabelecer limites à nossa missão.
Isto se deve ao fato de que qualquer processo interage com outros processos da empresa: internos ou externos.
Em última instância, todos os processos da empresa são afetados, mas os efeitos vão se tornando menores a medida que nos distanciamos da nossa missão específica.
É fora de propósito verificar essas interações do fluxograma até o fim, pois acabaríamos por replanejar o trabalho de toda a companhia.
Dessa maneira, nos estabelecemos um limite baseado em nosso critério. O fluxograma fornece um recurso gráfico que auxilia na determinação desse limite.
Os empregados compreenderão como eles estão incluídos no processo total, e visualizarão seus fornecedores e clientes como parte do processo total.
Isto proporcionará melhor comunicação entre os departamentos e as áreas de trabalho.
As pessoas que participam da elaboração de fluxogramas tornam-se defensores entusiastas de todo o esforço para melhoria da qualidade.
Resumindo, talvez o benefício mais importante em se usar fluxogramas de processo é que o pessoal todo entenderá o processo nos mesmos termos.
Este entendimento conduz a empregados mais contentes, os quais podem controlar seus destinos, processos mais econômicos, menores perdas em funções administrativas, e melhores relações cliente – fornecedor entre os departamentos.
Fluxograma para Levantar pela Manhã
Em 1921, Frank Gilbreth e sua esposa Lilian, mostraram o fluxo de processo (fluxograma) aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME), durante apresentação intitulada "Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way". Após essa apresentação, o fluxograma passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial.
No início dos anos 30, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen começou a capacitar alguns homens de negócio para utilizarem essa tão importante ferramenta chamada fluxograma.