Organize os documentos do condomínio e comece bem o ano - Condomínios, síndicos, inadimplência, segurança e mais
Juliana Lima 17 de fevereiro de 2017 Deixe um comentário
Quando a pauta é deixar a documentação do condomínio em ordem, surge uma dúvida: a responsabilidade dessa organização é do síndico ou da administradora? Na realidade, não existem leis sobre quais documentos devem ser guardados na administradora ou no condomínio. Independente de onde ficarem armazenados, a responsabilidade sobre a conservação deles será sempre do síndico. Desse modo, deve-se checar os documentos periodicamente para evitar quaisquer danos a eles.
É indicado que os papéis referentes aos funcionários e às prestações de serviços sejam arquivados no condomínio. Documentos trabalhistas podem ser deixados a cargo da administradora para facilitar a folha de pagamento, mas por ser algo sério, é indicado que o síndico tenha total controle sobre eles. Já as pastas de prestação de contas pertencem ao condomínio, sendo responsabilidade do síndico arquivá-las por cinco anos conforme a antiga lei dos condomínios. O novo Código Civil, porém, não preserva tal imposição. De qualquer maneira, é prudente manter esses documentos no próprio prédio para não comprometer gestões futuras.
No caso dos outros papéis, não há nada que impeça o síndico de deixar a cargo da administradora. Caso opte por isso, é necessário que o síndico e os condôminos consigam localizar os documentos desejados em até dois dias. Se o síndico escolher ficar com todos os documentos em mãos, é indicado que eles fiquem em uma sala específica onde todos os condôminos possam ir sem dificuldade. Não é interessante que os documentos que digam respeito à gestão fiquem na casa do síndico.
Controlar os papéis arquivados também é fundamental. Então, se emprestar algum documento, procure ficar com o original e fornecer uma cópia. Se não for possível, tenha sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos. Quando o síndico troca de administradora, ele precisa checar se todos os documentos foram devolvidos. A nova empresa contratada deve fazer uma auditoria documental e, na falta de algum papel, deve comunicar ao síndico para evitar futuros problemas.
Com o Nextin Home, a organização dos documentos não será mais um mistério. Os balancetes e boletos ficarão armazenados no módulo Financeiro separados por mês, garantindo organização. Além disso, as informações que forem de interesse de todo o condomínio ficarão públicas, enquanto as informações de cada unidade ficarão disponíveis somente para o responsável da mesma. No módulo Biblioteca, os outros diversos documentos do condomínio também ficarão armazenados e poderão ser vistos por todos ou apenas pela administração, de acordo com o nível de restrição do documento.
Esse armazenamento online acabará com a desorganização dos documentos do condomínio e facilitará a troca de síndico ou de administradora, já que todos os condôminos já estarão familiarizados com a plataforma e tudo já estará devidamente arquivado no sistema em nuvem, que fica disponível online independente do dispositivo utilizado.