Emissão de nota fiscal eletrônica x impressa: qual a diferença? | Blog Valid Certificadora Digital
Já o DANFE funciona como um resumo da NF-e, uma representação simplificada e que geralmente acompanha o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFE não precisa ser arquivado. A informação mais importante inserida no documento é a chave da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente a NF-e e permite a consulta do documento e o download do arquivo XML.
O XML, por sua vez, é o arquivo padrão de registro da NF-e, ou seja, é a nota fiscal propriamente dita. O layout do arquivo XML obedece a uma padronização em todo território nacional. É importante lembrar que os arquivos XML devem ser guardados por no mínimo 5 anos, uma vez que eles substituem as notas fiscais de papel e devem ser apresentadas à Receita Federal quando requisitado.
Para consultar um documento fiscal, o contribuinte pode acessar o site da Receita Federal com o número do DANFE, o que facilita todo o processo de procura e diminui muito as despesas com papel, arquivos físicos, tinta, manutenção etc.
Com as tradicionais notas de papel, o funcionário tinha que digitar manualmente cada informação na nota fiscal, desde dados do cliente até o detalhamento de toda a operação. A questão é que existe uma grande possibilidade de ocorrerem erros de digitação e outros problemas que levam a uma tributação errada.
Com o armazenamento eletrônico e a impressão do Documento Auxiliar Eletrônico (DANFE), a empresa elimina grande parte das despesas com papel, arquivos físicos, custos de armazenamento etc. Além disso, os documentos passam a contar com maior segurança e agilidade das informações fornecidas por meio da transmissão de dados online.
O certificado digital é um arquivo que contém uma assinatura eletrônica, e é isso que confirma a autenticidade de documentos e declarações. Para empresas que são obrigadas a emitir a NF-e, o certificado digital é indispensável.
O certificado digital emite e armazena as informações geradas, com isso a empresa elimina possíveis erros de escrituração, gerenciando com eficiência a emissão do DANFE e do CT-e (caso trabalhe com o transporte de mercadorias).
Ao contrário das infraestruturas e armazenamentos locais, que costumam ter uma durabilidade previsível, os provedores de soluções em nuvem conseguem oferecer prazos praticamente indeterminados.
O fato é que, aos poucos, a Nota Fiscal Eletrônica passa a fazer parte diversas atividades realizadas no país, e tende a se tornar uma ferramenta obrigatória para todos os tipos de empreendimentos, em um futuro bem próximo.
Muito além de uma obrigatoriedade, a substituição das tradicionais notas de papel representa um grande avanço tecnológico, proporcionando praticidade ao dia a dia empresarial e eliminando custos.
Até pouco tempo atrás, as empresas perdiam tempo digitando e conferindo cada nota fiscal. Hoje todo o procedimento é mais prático e rápido, já que há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).
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