Lista de tarefas: Entenda Como e Quando Você Deve Utilizá-la! | LP Produtividade
Algumas pessoas usam suas listas de afazeres apenas para grandes projetos, e deixam as pequenas tarefas do dia a dia de fora, pois elas acabam sendo feitas automaticamente.
Outras pessoas utilizam suas listas apenas para tarefas relacionadas ao trabalho, e fazem isso principalmente para evitar aquele sentimento de que estão presas ao trabalho sempre que estão utilizando suas listas.
Há ainda outras pessoas que utilizam a lista apenas para aqueles itens que não querem esquecer de fazer, e deixam, por exemplo, e-mails no próprio provedor, onde serão executados e então arquivados.
Mas independentemente de como você utiliza sua lista hoje em dia, o meu conselho será sempre o mesmo!
Como utilizar a lista de tarefas
1. Escreva todas as suas tarefas em um pedaço de papel ou documento online
2. Retire da caixa de entrada todos os itens que você não pretende fazer essa semana
3. Defina resultados esperados para suas tarefas da semana
4. Organize seu calendário e lista de tarefas
5. Repita o exercício semanalmente
Em primeiro lugar, eu gostaria de esclarecer o que eu considero uma tarefa. São consideradas tarefas apenas as ações que possuem um começo, meio e fim, e que podem ser concluídas em no máximo um dia. Se algum afazer demora dois dias, por exemplo, então isso corresponde a no mínimo duas tarefas. Se você ainda não consegue vislumbrar como você inicia, e como você termina um afazer, então ele ainda não é uma tarefa, e sim uma ideia.
Dito isso, todas as vezes que você sentir que está com muitas tarefas, ou muitas ideias na sua cabeça, você deve seguir o seguinte passo a passo:
O primeiro passo no processamento das suas tarefas é retirar todos os itens da sua cabeça. Como já discutimos em artigos anteriores, nossa cabeça é ótima para ter ideias, mas não para armazená-las. Portanto, o primeiro passo é você retirar todas essas informações da sua cabeça e passá-las para um papel ou documento online, onde consiga visualizar todas as suas ideias e tarefas. Atenção, pois essa não será sua lista de tarefas. Chamamos essa lista de "caixa de entrada", pois serve de base para processarmos tudo o que ainda precisa ser feito.
Eu entendo que para muitas pessoas esse exercício será um pouco tenso, pois sentem calafrios só de pensar em todas as tarefas que precisam ser feitas. Ainda assim, o meu conselho é para que enfrente esse sentimento, e faça sua lista. Confie em mim, outras pessoas já tiveram listas maiores que a sua, e conseguiram se organizar e lidar com tudo. Você não é o primeiro, e nem o último a lidar com esse tipo de problema.
Como próximo passo, defina quais itens você pretende fazer ainda essa semana.
Seja realista! Eu entendo que você queira riscar da sua lista o número máximo possível de tarefas na próxima semana, mas, ainda assim, seja realista!
Se suas tarefas estão acumuladas, provavelmente isso aconteceu porque você está constantemente sendo interrompido no seu trabalho, ou por estar procrastinando a sua realização, ou ainda porque não encontrou a estratégia certa para fazê-las. Independentemente do motivo, você precisa permanecer consciente de que ele continua agindo em você, e você precisará combatê-lo aos poucos.
Dessa forma, o importante é que você deixe na sua lista apenas as tarefas que pretende e que realmente pensa que conseguirá fazer até o final da semana. Se algo não será feito essa semana, apenas risque-o da lista, e passe-o para um outro documento, o qual chamaremos de "Algum dia/Talvez".
Em suma, com esse passo você terá duas listas: a primeira com todos os itens que pretende fazer ainda essa semana, e o segundo com todos os itens que não pretende fazer essa semana.
Bom, o próximo passo na nossa sequência é você definir especificamente quais são os resultados esperados para cada uma das suas ideias e tarefas. Se você vai participar de alguma reunião essa semana, defina qual o resultado que você espera até o final da reunião. Caso seu objetivo seja apenas participar da discussão, defina isso claramente.
Muitas vezes, temos uma breve noção do que estamos querendo alcançar com determinada tarefa, entretanto, se não sentamos para definir isso especificamente, podemos acabar perdendo um tempo preciso indo na direção errada. Caso exista alguma tarefa que você está fazendo para outra pessoa, permita-se perguntar ao autor da tarefa quais são os resultados que está esperando.
Se possível, busque escrever ao lado da sua tarefa qual o resultado esperado. Muitas vezes, precisamos reorganizar nossas ideias para escrevê-las, e isso faz toda a diferença no quão específico seus resultados serão.
Finalmente, chegamos ao objetivo desse artigo: definir o que você deve colocar na sua lista de tarefas.
Se você seguiu o passo a passo até aqui, você possui duas listas: 1) Lista do que você não vai fazer essa semana, e 2) Lista dos itens que você pretende fazer essa semana, sendo que cada item já possui um "resultado esperado".
O próximo passo, portanto, é definir quais itens serão colocados no calendário, e quais itens serão colocados na lista de afazeres.
A regra aqui é muito simples: se um item possui data ou horário específico para ser feito, então ele deve ser colocado no seu calendário. Se a tarefa não possui data ou horário específico para ser feito, então deve ser colocado na lista de tarefas.
Portanto, procure colocar no calendário apenas as tarefas que já possuem data/horário específico para serem feitos, e deixe todas as demais tarefas na sua lista de afazeres.
Existem algumas pessoas que preferem colocar absolutamente tudo no calendário/agenda, o qual é um princípio defendido na técnica "Timeboxing". Embora isso funcione para algumas pessoas, e talvez você queira testar para ver se é uma delas, a maior parte das pessoas acaba se frustrando com esse tipo de abordagem.
Isso acontece porque no nosso dia sofremos diversas interrupções e distrações, as quais nos tiram um tempo precioso. Quando estamos com o tempo cronometrado, essas interrupções acabam por impedir que sigamos todo o planejamento à risca.
Uma vez que você siga o passo a passo aqui estipulado, você conseguirá se organizar com muita mais facilidade, e terá uma semana muito mais produtiva. Ainda assim, não basta apenas termos uma semana produtiva. Queremos que isso também se repita nas semanas subsequentes.
Para isso, procure repetir o procedimento todas as semanas, procurando também transferir itens da sua lista "Algum dia/Talvez" para sua lista de afazeres todas as vezes que pretende realizar a tarefa ainda essa semana.
Procure brincar com os itens, jogando-os de uma lista para a outra, e planejando acertadamente o que gostaria de finalizar nessa ou na próxima semana.
Embora muitas pessoas utilizem suas listas de afazeres apenas para tarefas profissionais, eu aconselho que também passem a utilizar para projetos pessoais. Se você acha que se sentiria preso ao trabalho por utilizar uma mesma lista para ambas as situações, procure separar suas listas em diferentes aplicativos. Por exemplo, o consultor em produtividade Mike Vardy utiliza o aplicativo "Asana" para projetos profissionais, e separa seus projetos pessoais no aplicativo "Todoist".
Pessoalmente, eu utilizo apenas o "Todoist", mas disponibilizo na página de recursos diversos outros aplicativos correspondentes a lista de tarefas e calendários.
E você? Qual é o aplicativo de sua preferência? Deixe nos comentários sua opinião a respeito do tema, e quais são os seus truques ninjas para lidar com tantas tarefas. Até a próxima!