Com a globalização do mercado e a necessidade de se estabelecer contatos profissionais a todo tempo, a presença física muitas vezes se torna necessária. Aí é que entram as viagens a trabalho. Contudo, para que esses deslocamentos funcionem bem para todos os envolvidos, é necessário contar com uma gestão de viagens corporativas realmente eficaz.
Administrar bem os gastos e a logística como um todo é a chave para o sucesso dessas empreitadas, fazendo com que tanto colaboradores como o próprio negócio saiam ganhando. Quer entender por que exatamente é tão importante fazer essa gestão e quais são as estratégias mais eficazes para realizá-la? Então confira!
A verdade é que o turismo corporativo movimenta bilhões de reais anualmente no país, representando geralmente a segunda maior despesa controlável nas empresas. E o motivo é bem claro: com as empresas ampliando sua atuação cada vez mais e a necessidade de quebrar barreiras para levar produtos ou serviços aos clientes, os colaboradores precisam se deslocar a diferentes lugares não só do próprio país, mas do mundo.
Com essa necessidade constante, as empresas precisam pensar em formas de administrar adequadamente essa logística, a fim de garantir não só a segurança de seus profissionais, mas também de evitar gastos desnecessários. Fazer essa gestão corretamente traz uma série de vantagens para o negócio, desde uma otimização de custos e um maior controle administrativo até a produtividade de seus colaboradores. Mas não é só isso! Continue acompanhando para conhecer outros benefícios!
Fazer a gestão das viagens corporativas permite que a organização busque dentro de parâmetros pré-estabelecidos, uma experiência satisfatória end to end ao colaborador que se deslocará, desde facilidades em processos de solicitação de viagens, transporte seguro, hospedagem com padrões de comodidade, aliado ao controle de um fluxo de aprovação automatizado e transparência nos custos e despesas envolvidas.
Basicamente, quando bem planejada, a viagem tende a custar menos para a organização, visto que o gestor tem tempo para negociar e pesquisar, além de conseguir até simular imprevistos que podem surgir, preparando-se financeira e logisticamente para isso.
Através da implantação de uma gestão de viagens eficaz, é possível reduzir até 30% dos custos de viagens de sua empresa.
É preciso lembrar sempre que, sem regras, a empresa fica mais vulnerável à ocorrência de fraudes, que podem acontecer tanto devido a algum tipo de má conduta do funcionário como até mesmo por pura falta de informação.
Depois de conhecer as principais vantagens que uma administração correta pode trazer ao negócio, é hora de pensar sobre os métodos mais eficazes para aplicá-la, transformando-a em uma constante.
Regras: os colaboradores precisam delas para saberem exatamente o que podem gastar, como devem proceder, como será a apresentação de documentos comprobatórios dos pagamentos. Uma boa política de viagens precisa ser clara, detalhada e objetiva. Quanto mais informações esse documento reunir, melhor será para os funcionários e também para a empresa, que terá um controle maior sobre processos e resultados.
Os gastos costumam ser um dos pontos mais críticos de qualquer estratégia de viagem corporativa. Assim, para facilitar o processo, determine junto à equipe financeira um orçamento, além de oferecer ao colaborador alternativas de pagamentos que possam ser controladas a distância pelos gestores — como cartão corporativo, virtual com aplicativo capaz de lançar os gastos em tempo real ou mesmo um modelo pré-pago.
Com a evolução da tecnologia, a gestão de viagens se tornou uma tarefa bem mais simples. O ideal aqui é apostar em softwares que ajudem a controlar tudo, sendo possível fazer a automação da solicitação de viagens, fluxos de aprovação, reservas online, controle de gastos, a atualização de contratos, 100% integrados ao seu ERP ou back office.
Esta automação e captura de dados, possibilita a geração de relatórios gerenciais personalizados, auxiliando na construção de um perfil de compra junto aos nossos fornecedores em futuras negociações assim como a identificação de potenciais savings e melhorias.
Preferencialmente, a gestão de viagens deve ser feita por um membro da equipe que tenha conhecimentos específicos. Tente, portanto, alocar um colaborador que de fato tenha um senso apurado de organização para ficar responsável por toda a gestão das viagens e que possua boa capacidade comunicativa, a fim de orientar corretamente os profissionais.
Uma das melhores maneiras de otimizar as viagens corporativas é usando a mobilidade como base. Hoje em dia, são diversos os aplicativos que têm adotado políticas cada vez mais personalizadas para atender a empresas que precisam deslocar colaboradores com agilidade e comodidade. Isso ainda permite um controle maior do negócio e evita, por exemplo, que ele tenha que gastar com a manutenção de transporte em frota própria.
Outra opção de economia e otimização diz respeito a encontros remotos, excelente alternativa para as empresas que desejam minimizar não só os custos com deslocamentos, mas também anseiam por um melhor aproveitamento das reuniões. Assim, em vez de o colaborador se deslocar, a empresa pode adotar as webconferências. Para isso, precisa apenas de um software adequado e pronto: o colaborador poder executar seu trabalho com agilidade sem sequer ter que sair de casa.
Como você pôde ver aqui, os negócios têm muito a ganhar com a gestão de viagens corporativas, indo desde a redução de custos até a ampliação da transparência dos processos, incluindo uma maior produtividade dos colaboradores no tempo em que estiverem representando a empresa.