Importância da digitalização de documentos e GED
Digitalização de documentos e GED: Qual a importância para o âmbito jurídico
Por menor que seja, qualquer escritório de advocacia lida com altos volumes de informação, entre documentos de processos, dos clientes, provas, cálculos contábeis, fichas financeiras, comprovantes de pagamento, e-mails importantes, trechos de leis, entre outros. Durante muito tempo, essas informações estavam disponíveis apenas em meio impresso, ou seja, em papel, o que traz dificuldades em termos de manuseio, localização das informações, alimentação das planilhas e preservação do papel, para uma análise minuciosa das informações jurídicas.
Tudo o que falamos acima diz respeito à organização do escritório. Se levarmos em consideração a segurança dessas informações, uma vez que estão disponíveis somente em papel, o problema torna-se muito maior. Para reduzir essa vulnerabilidade, foram desenvolvidas tecnologias que possibilitam gerenciar e organizar as informações de maneira mais fácil e segura, como é o caso da digitalização de documentos, que realiza a migração do impresso para o digital. Este procedimento consiste em escanear o documento em papel e gerar um arquivo eletrônico que reproduz fielmente cada detalhe do impresso original. A solução pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, das quais listamos abaixo algumas das principais:
Colaboração: é possível compartilhar arquivos e informações processuais com outros advogados e clientes, independentemente da localização do mesmo;
Organização: a organização dos documentos digitalizados pode ser feita por hierarquia de pastas, para que o advogado encontre rapidamente o que precisa;
Integridade: quando estão no ambiente virtual, os processos e documentos ficam imunes à degradação, seja por amassar, molhar e rasgar, seja pela simples ação do tempo;
Economia: com os documentos digitalizados, o escritório libera o espaço ocupado pelos arquivos físicos e reduz custos com impressão, compra de papel etc.
A digitalização pode ir além quando combinada com um GED
As informações podem – e devem – ser uma vantagem competitiva para o negócio, mas quando seu volume é alto, apenas digitalizá-las pode significar transferir a bagunça do meio físico para o digital. Por isso, é importante que o escritório esteja apoiado por ferramentas específicas como o GED, metodologias e boas práticas de implementação, junto com o apoio profissional especializado para que as informações sejam administradas de forma que se tornem acessíveis e utilizáveis.
O GED – Gestão Eletrônica de Documentos – trata-se de um conjunto de tecnologias que possibilita capturar, administrar, armazenar, preservar e entregar documentos e informações relacionados com os processos organizacionais. Estes documentos por sua vez, podem ser de diversas origens, como imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. e as informações podem ser tanto estruturadas, quanto desestruturadas. Uma vez que o escritório utiliza uma solução de GED, ele otimiza as funcionalidades da digitalização de documentos e gera novas oportunidades para o escritório, que vão além das citadas acima, veja:
Produtividade: oferece ilimitadas possibilidades de indexação de documentos, para otimizar a velocidade e precisão das buscas de processos, provendo altos ganhos em produtividade;
Segurança: os documentos são protegidos não só das vulnerabilidades do ambiente físico, mas também virtual. Com as informações no ambiente de servidores, é possível protegê-las com firewall, antivírus, entre outras soluções de defesa. Ainda com o backup, a existência da informação é garantida, mesmo que ocorra um incidente, sendo possível restaurar rapidamente os arquivos caso necessário;
Mobilidade: é possível acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, através da nuvem. Isto viabiliza um trabalho em equipe, independentemente da localidade das filiais e clientes, e também possibilita o acesso à informação em mobilidade, o que evita a retirada de documentos sigilosos do escritório;
Conformidade: com o fluxo de processos por conta de um sistema de gestão automatizado, são reduzidos os erros operacionais por falhas humanas e mantém o escritório sempre em conformidade com normas vigentes e exigências de clientes.
Conforme falamos, se o escritório digitaliza seus processos mas não faz desse fluxo processual, inteligente, os problemas serão reduzidos mas ainda existirão. Ainda mais adequado do que utilizar um GED, é que o escritório utilize uma solução completa, capaz de gerenciar não só o fluxo de documentos como a rotina jurídica de ponta a ponta.