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Gestão de Processos: quando automatizar um processo?
MATERIA VEICULADA EM: 20/04/2011
Existe um grande volume de informações na mídia a respeito do tema gestão de processos, em especial a Automatização de Processos (uma designação abrangente que procura sintetizar a capacidade de definir e aperfeiçoar os processos de negócio), em que determinadas atividades podem ser automatizadas, principalmente aquelas que são repetitivas, programáveis e que não dependam do raciocínio humano. Em minha opinião há uma tendência de convencimento de automatização de processos a todo custo, será que deve ser desta forma?
Atualmente existem varias soluções em automatização, que compreende a Modelação; Simulação; Analise de Impacto; Analise de Desempenho e Testes, porém, devemos levar em conta pelo menos duas situações essenciais para direcionar um esforço de trabalho para este nível, a primeira é: qual será o grau de aderência da ferramenta (solução sistêmica) aos negócios da empresa, pois o inverso (a empresa aderir à ferramenta) pode se tornar maior risco para os negócios da própria empresa. Neste aspecto (solução sistêmica), devemos contar com todo conhecimento da área de Tecnologia da Informação, parceiro este, importante no apoio a solução escolhida.
A segunda situação é avaliar se a base para uma mudança/melhoria (automatização) está toda fundamentada, diria até "Se existe?". Automizar sem entender/conhecer os processos pode significar automatizar a ineficiência e a ineficácia, ou seja, há uma grande chance de dar errado.
Neste sentido, temos um pré-requisito essencial para automatização de processos: uma avaliação de toda a situação, baseada na compreensão da visão da empresa (a estratégia) - onde ela está (AS-IS) e aonde quer chegar (TO-BE), alinhado aos seus negócios. E é claro, devemos colocar esforços em automatização de processos que são passíveis de serem realizados.
O objetivo aqui não é detalhar todas as situações, mas sim chamar atenção de alguns aspectos que podem e vão influenciar resultado em um trabalho deste gênero. E não podemos deixar de mencionar importância do planejamento em relação à cultura da empresa, seus colaboradores e principalmente o envolvimento e comprometimento da diretoria, pois, ela tem que estar plenamente envolvida desde o apoio, planejamento, execução e acompanhamento (pré, durante e pós-implantação).
A automatização de processos é plenamente viável, quando é conseqüência de um trabalho eficaz e baseado em resultados satisfatórios, por meio do mapeamento, modelagem, e melhorias de processos, conforme a realidade da cada organização. Sem perder de foco a necessidade de trabalhar a cultura de processos como num todo dentro da empresa. (disseminação da informação).