Como padronizar os processos de trabalho da sua empresa em 5 etapas - BRM Gestão
Como padronizar os processos de trabalho da sua empresa em 5 etapas
Sua equipe de trabalho não pode depender exclusivamente de você! Correto?
Seja você é um empresário, gestor, líder de equipe e respondeu SIM à pergunta acima, esse artigo será valioso pra você!
Vamos iniciar fazendo uma analogia com um time de futebol: O técnico define as ações que serão desempenhadas em campo e os jogadores, por sua vez, as excutam sob seu olhar. Ou seja, os jogadores são os executores de cada etapa do processo treinado até o resultado esperado, marcar um gol. Voltando a realidade empresarial, o gestor (técnico de futebol) sistematiza as estratégias, junto com a equipe (jogadores), para a melhor performance operacional em busca dos objetivos da organização.
Fique tranquilo, você vai entender de forma simples…
Então, reflita o seguinte questionamento: Os processos e atividades na sua empresa mudam quando existe a chegada de um novo colaborador ou mudança de gestor? Se sua resposta for SIM, preciso informar que existe um forte indício para rapidamente começar a realizar um mapeamento de processos.
O mapeamento de processo é o cerne para o aprimoramento de um competente trabalho em equipe, uma vez que cada colaborador tem suas responsabilidades definidas. Partindo dessa premissa, o ato de padronizar processos otimiza a cadeia organizacional e promove maior eficiência produtiva.
Agora, se você acha isso um mero capricho, sinto dizer, mas ao minimizar a importância do mapeamento de processos pode ser que sua empresa esteja andando em círculos.
Ah, deveria ser segredo… Ao final do artigo temos um presente para você!
Esse artigo foi idealizado para te ajudar, de forma simples, a padronizar os processos da sua empresa tornado a execução das tarefas de forma mais eficiente e autônoma.
Continue lendo e descubra como o mapeamento de processo pode trazer benefícios ao seu negócio. E o melhor: em apenas em 5 etapas.
# ANTES DE MAIS NADA, O QUE É MAPEAR PROCESSO?
Toda empresa que ter resultados em grande escala e tenho plena certeza que com você (e sua empresa) não é diferente, mas para isso é necessário compreender uma simples lógica: uma empresa com atividades organizadas e padronizadas terá sua produção mais efetiva, em menos tempo, na busca por melhores resultados.
De forma conceitual, mapear é estruturar atividades numa sequência lógica e de fácil compreensão. O mapeamento de processo visa melhorar a eficiência das organizações com a identificação de gargalos nas rotinas, permitindo aprimorar os métodos de trabalho. O resultado é a padronização do processo, que leva a uma melhor compreensão das atividades realizadas.
Fica claro com esse entendimento saber o que, como, quem, quando e para quem o trabalho deve ser executado, através da visualização (fluxograma) de toda a cadeia do processo de trabalho de determinada área.
E como fazer minha empresa funcionar de forma mais produtiva através do mapeamento de processo? Como usar essa técnica de gestão na prática?
Foi para responder essas questões que selecionei as 5 etapas a seguir, afim de fazer sua empresa ter sucesso na melhoria dos seus processos e alcance de resultados.
# Etapa 1: Alinhamento dos processos organizacionais
A etapa de alinhamento serve para elencar os processos ligados aos objetivos da organização e priorizar os que serão modelados. Cabe aqui também, fomentar o conhecimento sobre gestão de processos através de treinamento ou consultoria especializada (é o nosso caso – BRM Gestão 😉
DICA: Realize reunião com o gestor da área e membros da equipe para nortear a escolha dos processos a serem analisados.
# Etapa 2: Mapeamento dos processos
Uma vez que os processos estejam definidos, nessa etapa você irá identificar os responsáveis pela realização do processo e coletar as informações necessárias, passo a passo das atividades, visando o desenho do fluxograma da situação atual do processo.
De acordo com as informações coletadas, o próximo passo é produzir o fluxograma das atividades desenvolvidas por cada área/colaborador, ou seja, como o trabalho acontece.
Existem diversas ferramentas para modelagem (desenho) de processos, e a nossa dica é o software Bizagi (utilizado por nós, internamente, e recomendado aos clientes).
DICA: Para definição dos envolvidos e executores das atividades do processo utilize a Matriz de Responsabilidade.
# Etapa 3: Análise de melhoria dos processos
A partir da elaboração do fluxograma atual, deve-se analisar as etapas do processo, objetivando um estudo para eliminar desperdícios nas tarefas e melhorar trabalho realizado.
É nessa etapa que ocorre o redesenho do processo, ou seja, o modelo de fluxograma da situação proposta ("TO BE", como deve ser) com a implementação das melhorias. O dono do processo, gestor responsável pelos resultados do processo mapeado, é parte fundamental desde a construção até discussão das melhorias apresentadas.
DICA: É importante que mesmo com a decisão do gestor (dono do processo) a validação da modelagem proposta tenha a participação dos executores das atividades.
# Etapa 4: Implantação do processo
É o momento de pôr em prática as rotinas de trabalho com a divulgação das novas regras dos processos e, caso necessário, a realização de treinamentos com a equipe executora do processo.
DICA: Faz-se necessário uma boa gestão de comunicação por partes dos níveis gerenciais, conscientizando e engajado ao novo modelo de execução do processo.
# Etapa 5: Monitoramento do processo
Por fim, deve-se identificar a conformidade do que foi implantado, visando maximizar a performance do processo.
Durante a execução, o processo é monitorado a partir de uma comparação da situação inicial (mapeamento) com a o processo melhorado (análise de melhoria), tornando tangível os benefícios obtidos com o mapeamento de processos.
DICA: O monitoramento deve ser um procedimento contínuo com a utilização de indicadores que servirão de base para novas oportunidades de melhorias.
# PRATIQUE ESSA MODELO DE GESTÃO!
Está claro como o mapeamento de processos pode contribuir na melhoria organizacional da sua empresa?
Negligenciar a prática do mapeamento de processos pode ser um fator nocivo ao negócio, fazendo com que a organização enfrente situações de dificuldades em algum ponto futuro.
Coloque em prática o mapeamento dos processos e veja como é fundamental entender a trajetória de cada etapa das atividades operacionais, permitindo um melhor desempenho no controle gerencial das rotinas.
Ficamos muito felizes de ter você junto conosco até aqui.
E para celebrar essa trajetória, nós da BRM Gestão desenvolvemos um presente para você. Click no link abaixo e faça o download de um poderoso script para mapeamento de processos, aplicando as 6 etapas do artigo, para estruturar os processos da sua empresa e obter excelentes resultados em curto espaço de tempo.