Descubra 8 erros na emissão de nossa fiscal eletrônica e como evitá-los! - Distribuidora Eficaz
Descubra 8 erros na emissão de nossa fiscal eletrônica e como evitá-los!
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por	Patrícia	30 de abril de 2019	Nenhum comentário
A NF-e é um dos mais importantes documentos para o comerciante, inclusive para o atacadista. A sua não emissão ou emissão deficiente podem causar graves problemas com a Receita Federal. Apesar de ser um documento compactado, ela traz muitas informações importantes, como valores de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
A nota fiscal eletrônica veio substituir a nota fiscal tradicional, impressa em papel. Ela também é obrigatória para a maioria das pessoas que trabalham no comércio. Saiba, então, quais são os principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica a seguir. Conhecendo os mais comuns, fica fácil evitá-los. Confira.
1. Não armazenar os arquivos
A legislação exige o armazenamento dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas pelo prazo de cinco anos. Porém, muitas empresas ainda não cumprem a lei, confiando que não enfrentarão problemas com o consumidor ou que a Receita não irá, em algum momento, solicitar esses documentos. Esse é um erro que pode custar caro. A multa por cada NF-e perdida pode alcançar até mais de mil reais.
2. Cometer erros no preenchimento
Outra falha que se destaca entre os erros na emissão de nota fiscal eletrônica é o preenchimento inadequado. Os dados preenchidos da forma errada, além de consistirem em uma perda de tempo, também são uma armadilha que pode levar a empresa a cair nas malhas da Receita.
É fundamental preencher a nota fiscal com dados atualizados, corretos e completos. No caso de existirem erros no preenchimento, é importante que eles sejam logo corrigidos depois de identificados. Deixar para retificar depois é arriscado pois a pessoa poderá se esquecer. Portanto, confira se a descrição é compatível com os serviços/produtos, se a data está certa, se os valores e os prazos estão conforme o combinado, se o CNPJ está correto e assim por diante.
3. Surgir falhas em relação ao certificado digital
Trata-se do Erro 90. O certificado digital não está funcionando ou não existe. No caso do certificado modelo A1, talvez seja preciso reinstalar. O erro também pode significar que o documento já venceu. É necessário contatar a entidade emissora para saber o que está acontecendo.
4. Confundir DANFE com NF-e
DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal. Confundi-lo com a NF-e ainda é um dos erros na emissão de nota fiscal eletrônica mais comuns. O DANFE não tem valor jurídico. Digital ou impresso, esse documento não apresenta a mesma importância da nota fiscal.
Ele é utilizado somente em situações de contingência, como para comprovar o preço do produto ou sua origem durante um processo de fiscalização de transporte. Se os dados contidos na NF-e diferirem dos dados contidos no DANFE, a empresa está sujeita ao pagamento de multa no valor de até 100% do preço da mercadoria.
5. Não manter o orçamento atualizado
No atacado, é comum que o cliente obtenha descontos em compras de grande volume. O atacadista deve manter o registro dessas transações e levar em conta o orçamento final e não o inicial. Assim, o setor responsável pelas contas fica a par de tudo. Essa integração entre o departamento financeiro e o departamento de vendas é fundamental para diminuir a possibilidade de falhas devido a informações desatualizadas.
6. Errar em relação ao registro dos produtos
Os erros na emissão de nota fiscal eletrônica podem estar associados ao cadastro dos produtos, ou seja, dados errados em relação à classificação tributária, alíquota dos produtos ou NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). A NCM é uma chave de oito dígitos numéricos, cada um correspondendo a determinada informação sobre a mercadoria (família à qual pertence, grau de finalização, se é um produto acabado ou inacabado e assim por diante).
Por meio da NCM, a Receita Federal define qual será o tratamento tributário que cada mercadoria deve receber, desde a alíquota até a aplicação do sistema ST (Substituição Tributária). Erros no registro ou o não preenchimento da chave numérica geram problemas na cadeia tributária completa da NF-e.
É importante que o processo de faturamento esteja em concordância com o regime tributário da empresa e do cliente também (no caso de uma empresa vender para outra). Somente com esses cuidados, poderá ser calculada corretamente a tributação e os créditos serão apurados adequadamente.
Para evitar erros no registro das mercadorias, o atacadista deve:
manter atenção máxima no cadastro de novas mercadorias;
atentar para a NCM, certificando-se de que a sequência de números corresponde efetivamente à mercadoria;
conferir a classificação tributária do produto;
atualizar sempre os cadastros;
conferir se existe a incidência de IPI (imposto sobre produtos industrializados).
7. Errar no momento de validar as NF-e
Alguns erros na emissão de nota fiscal eletrônica são específicos e ocorrem na hora da validação. Além do Erro 90, relacionado ao certificado digital, existem outros que são comuns. Veja a seguir alguns deles.
Esse erro está relacionado à NF-e denegada ou contestada. A contestação acontece quando aparece o Erro 1. Isso significa que a pessoa tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
O dígito 2 mostra que as informações registradas no cadastro não estão corretas. O documento pode ser anulado no sistema para que os erros sejam retificados. Basta clicar na opção "anular" ou "cancelar".
O Erro 508 refere-se à nota fiscal com CNPJ informado inválido ou válido apenas para negociações no exterior. É fundamental informar o número correto do CNPJ para validar a nota fiscal e sua emissão.
8. Não adotar um software para evitar erros na emissão de nota fiscal eletrônica
É importante contar com um sistema completo de emissão de notas fiscais eletrônicas. O emissor gratuito oferecido pela SEFAZ deixou de funcionar e cabe aos empreendedores utilizarem um sistema próprio e eficaz.
Por se tratar de um produto que automatiza processos e operações, os erros tendem a diminuir, especialmente em relação a códigos e cálculos. Um software especialista oferece vantagens, como:
alíquotas conforme predefinições;
preenchimento automático das informações, sem a necessidade da ação manual em cada nota;
possibilidade de cópias por e-mail;
integração com a cobrança e o faturamento;
validação do arquivo .xml por meio da assinatura eletrônica.
Os erros na emissão de nota fiscal eletrônica podem gerar transtornos financeiros, principalmente na forma de multas pesadas que comprometem o crescimento do negócio.
Se ainda não conta com uma plataforma especialista para gerenciar as notas fiscais de sua empresa, entre em contato com a gente, da Distribuidora Eficaz, e conheça as soluções que podemos oferecer!