A tecnologia está sendo cada vez mais reconhecida por facilitar a rotina de pequenas, médias e grandes empresas. Softwares de gestão empresarial, aliás, têm auxiliado na organização de processos e no aumento da produtividade, já que automatizam tarefas e integram num único sistema informações dos principais setores da empresa.
Mas, afinal, o que é ERP e por que usar este sistema? O que as funcionalidades presentes em um software de gestão podem fazer pelos processos de sua empresa? Quais áreas do negócio apresentam melhorias com o uso de tal programa?
Abaixo, apresentamos alguns tópicos que esclarecem essas questões. Confira!
Conheça o ERP: sistema online e integrado
A sigla ERP se refere aos termos "Enterprise Resource Planning", traduzidos livremente como "Planejamento de Recursos Empresariais", "Sistema de Gestão Empresarial" ou, simplesmente ERP Empresarial.
Ao substituir planilhas e demais ferramentas ou métodos obsoletos para armazenar informações, o sistema ERP surgiu como uma das melhores opções para integrar departamentos, registrar e armazenar dados na nuvem e automatizar os processos de um negócio.
Ao utilizar esse software de gestão, portanto, as funções de uma empresa tornam-se automaticamente interligadas!
Isso pode ser facilmente entendido com um exemplo, observe: como os setores de vendas e de estoque estão integrados, toda vez que há a saída de um produto a quantidade vendida é descontada automaticamente do estoque.
Dessa forma, não é preciso que um colaborador atualize planilhas e realize contagens de itens periodicamente, pois é só acessar o sistema e visualizar quantos produtos ainda restam. O que antes era um processo demorado e sujeito a erros, agora é um processo simples, exato e feito com poucos cliques.
Entenda as funcionalidades do sistema ERP e seu uso no dia a dia da empresa
Agora, mostramos por que usar um sistema ERP dando exemplos relacionados às funcionalidades do programa e ao seu uso no dia a dia do negócio. Confira!
Por meio do módulo de cadastros, é possível cadastrar clientes, fornecedores e produtos — ou serviços, caso as atividades desempenhadas em sua empresa sejam voltadas à prestação de serviços.
A partir desses cadastros, a empresa passa a ter a relação dos principais dados das pessoas ligadas ao negócio e das mercadorias oferecidas, o que facilita questões como:
- controlar atendimentos e informações;
- organizar recebimentos e pagamentos;
- fechar vendas e gerar ordens de serviços;
- emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários. Como as informações já estão inseridas no sistema, os preenchimentos necessários são feitos de forma automática, sem a necessidade de digitar dados repetidamente.
Os dados referentes ao processo completo de vendas são registrados no sistema e podem ser visualizados sempre que for preciso.
Seja em relação aos orçamentos, às ordens de serviço, às comissões pagas, ao estoque ou às vendas em si, tudo fica armazenado e pode ser visualizado na tela do programa ou por meio de relatórios gerenciais completos, os quais possibilitam o conhecimento de informações estratégicas para o gestor, como:
- quais foram os produtos mais vendidos ou devolvidos em determinado período;
- quais são os vendedores responsáveis pelas vendas;
- quais são os clientes que mais compram na empresa;
- quanto está sendo gasto em comissões para vendedores.
Como o sistema ERP é integrado, o módulo de cadastro de produtos está ligado ao controle de estoque que, por sua vez, está ligado à área de compras e de vendas. Ou seja, toda vez que uma venda é realizada, por exemplo, o item vendido é abatido automaticamente do estoque.
Além disso, sabemos que produtos perdidos ou parados geram prejuízos, um fato que pode afetar, significativamente, as finanças da empresa, não é? Por isso, o software também permite estabelecer o estoque mínimo e máximo para cada produto, o que facilita o gerenciamento e evita prejuízos.
O controle financeiro é imprescindível para a saúde do negócio! Por esse motivo, um sistema ERP possibilita:
visualizar os pagamentos e recebimentos;
acompanhar o Fluxo de Caixa.
Desse modo, o gestor consegue acompanhar as receitas e despesas e entender onde está o dinheiro investido.
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