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Gestão empresarial: o que é e quais cuidados tomar
Por Lucas Clemente • novembro 1, 2017 • Sem comentários
Independentemente do tamanho e da área de atuação da sua empresa, a gestão empresarial é um elemento fundamental para o sucesso. Afinal de contas, é imprescindível saber o que deve ser feito, escolher parceiros de negócios adequados e traçar eficientemente os objetivos estratégicos da organização.
Sendo assim, trata-se de um elemento fundamental para garantir o bom andamento de processos internos e externos, de modo a se antecipar a possíveis erros, garantindo a eficácia das operações e evitando perdas. Ao longo deste post, abordamos o que é a gestão empresarial, quais são os seus pilares, ferramentas e benefícios para o negócio como um todo. Boa leitura!
Dada a sua essencialidade para qualquer negócio, a gestão empresarial deve se basear sempre em valores e princípios muito bem delineados. A despeito de existirem diferentes tipos de cultura organizacional, somente assim, o conceito efetiva-se em uma prática capaz de integrar o conjunto dos colaboradores em prol do atingimento de metas da empresa.
Entre as principais atribuições da gestão empresarial, pode-se citar:
delinear as políticas internas;
definir as estratégias a serem implementadas;
garantir a integração dos diferentes departamentos;
assegurar a qualidade do ambiente de trabalho;
garantir a rentabilidade e a lucratividade da organização.
A efetividade do modelo escolhido para a gestão depende em grande parte do nível de conhecimento que os gestores adquirem acerca das características gerais de seu próprio negócio, e das especificidades do segmento de atuação.
Esse nível de conhecimento é absolutamente necessário para assegurar que todos os membros da equipe sejam (e se sintam) parte integral da gestão. Tal sensação de identidade e pertencimento — sobretudo no que diz respeito aos profissionais que atuam em funções de direção e gerência — auxilia a aprofundar o espírito colaborativo, otimizar o trabalho em equipe e construir uma hierarquia empresarial de forma saudável.
Sendo assim, o grande objetivo da gestão empresarial é consolidar a organização. Com isso em mente, os gestores devem estabelecer esforços no sentido de transmitir uma imagem de lisura e transparência, tanto na administração diária dos negócios quanto na publicização de seus atos.
Essa imagem positiva da gestão é benéfica por uma série de motivos, entre os quais se encontram:
a maior facilidade para gerenciar obrigações trabalhistas, fiscais e tributárias;
a otimização de procedimentos internos;
a melhoria da competitividade; e
a maior confiabilidade junto a clientes e parceiros de negócios.
Ser bom já não é suficiente. Para sobreviver no ambiente competitivo de hoje, você precisa se destacar. Para se diferenciar da concorrência, é necessário se concentrar em todas as partes da organização, otimizando o uso e a eficácia de todos os seus recursos. A despeito de quão grandiosa essa tarefa possa parecer à primeira vista, existem apenas cinco elementos que precisam ser gerenciados para que o seu negócio se destaque. São "os cinco pilares da gestão empresarial".
Todos os cinco devem ser gerenciados simultaneamente. O trabalho consiste em mantê-los avançando ao mesmo tempo. Concentrar-se em apenas um ou dois deles e deixar os outros de lado é uma fórmula segura para o fracasso.
Assim, a gestão empresarial é projetada para engendrar mudanças permanentes, com o foco na gestão desses pilares. Cada um deles, por si só, não representa novidade alguma. No entanto, integrá-los e combiná-los é o segredo para atingir a excelência organizacional. São eles:
Ao gerenciar esses cinco principais pilares e alavancar suas interdependências e reações, a organização pode iniciar uma transformação maravilhosa. Para usar uma analogia bastante conhecida: a empresa deixa o casulo que restringe seu potencial e se torna uma borboleta a flutuar pelos ventos do sucesso.
O conceito de gestão de processos é a base da maioria das metodologias de aperfeiçoamento. Para gerir um processo, os seguintes elementos devem ser definidos e acordados:
uma declaração de requisitos (de entrada e saída) entre os responsáveis pelos processos e os clientes (tanto internos quanto externos);
o estabelecimento de procedimentos capazes de transformar a entrada dos fornecedores em resultados que atendam às requisições dos clientes e às exigências de qualidade;
a elaboração de sistemas de mensuração e de feedback entre processos e clientes, assim como entre processos e fornecedores.
Esses fatores devem ser abordados ao projetar cada processo. No entanto, o problema que a maioria das organizações enfrenta é que muitos de seus processos de suporte nunca foram projetados: são simplesmente criados em resposta a uma necessidade.
Existem duas abordagens básicas para gerenciar processos:
a abordagem de nível micro: dirigida para a gestão de processos dentro de uma equipe de trabalho ou de um departamento individual;
a abordagem de nível macro: voltada para a gestão de processos que circulam por departamentos e/ou funções dentro da organização.
A maior parte do trabalho realizado pelos profissionais que atuam para assegurar a qualidade está relacionada à melhoria contínua de processos. Algumas das ferramentas utilizadas incluem design de experimentos, estudos de capacidade, análise de causa raiz, controle de documentos, círculos de qualidade, sugestões, qualificação de fornecedores Just in Time etc.
Para atingir a excelência na gestão empresarial, muitas organizações exigem que cada equipe (ou departamento) aperfeiçoe os processos que utiliza, uma vez que refinar processos só tem sentido se for, de fato, uma atividade contínua.
Se as iniciativas de refinamento estiverem funcionando como deveriam, a eficiência total dos processos deve estar melhorando a uma taxa de até 15% ao ano. Na maioria dos casos, a equipe do projeto se concentra — junto a cada departamento — em superar ineficiências, a fim de atingir esse resultado dentro de três a 12 meses.
Se os processos definem como as organizações funcionam, os projetos são o meio pelo qual elas melhoram esses processos. Os projetos são atividades de missão crítica, pois a entrega de produtos e/ou serviços de qualidade dentro do prazo não é negociável.
Portanto, é de extrema importância reconhecer por que os projetos fracassam. As principais causas de falhas podem ser agrupadas em quatro grandes conjuntos:
Não cumprimento do cronograma estabelecido, motivado por imprevistos, planejamento defeituoso, atrasos e má avaliação do escopo do projeto;
Má utilização de recursos, causada pela falta de competências adequadas, erros no gerenciamento do tempo, desalinhamento entre habilidades e atribuições;
Gerenciamento débil, isto é, definição incorreta de prioridades, identificação inadequada de projetos de alto risco (gestão de riscos), baixo controle sobre as relações de interdependências entre projetos, entre outras situações;
Perda de capital intelectual, causada pela carência de meios adequados para a circulação e a transferência de conhecimentos, alta rotatividade de profissionais de boa performance etc.
Em outras palavras, muitas organizações não se dão conta de que esses dois pilares da gestão empresarial requerem a intervenção constante de profissionais com habilidades e treinamento específicos — daí a relevância de investir na profissionalização.
Além disso, nos dias atuais, a maioria das empresas mantém vários projetos em andamento ao mesmo tempo. Muitos dos quais se encontram interligados e são interdependentes. Uma vez que seus requisitos e demandas mudam continuamente, a tendência é o surgimento de uma reação em cadeia através da organização.
Gostamos de pensar em nós mesmos como mestres da mudança, mas as coisas não são bem assim. Afinal, os gestores se dizem favoráveis às mudanças, porém, o que realmente desejam é ver os outros mudarem, pois quase todos se mostram relutantes em se afastar de hábitos ​​que provaram ser bem-sucedidos no passado.
Se a organização vai mudar, os gestores devem ser os primeiros a fazê-lo. Para garantir que isso aconteça, é preciso compreender que a mudança é inevitável, e, portanto, é preciso abraçá-la para atingir o sucesso em um mundo cada vez mais desafiador. O sistema de gestão da mudança é composto por três momentos distintos:
Definir o que será alterado;
Definir como mudar;
Muitos dos livros escritos sobre o assunto têm natureza teórica. Eles falam sobre buracos negros, mudanças em cascata, plataformas de inovação etc., mas essa é apenas a última fase do processo de mudança.
Infelizmente, grande parte das empresas não entende ou segue um sistema abrangente para gerir as mudanças. Essa dificuldade é compreensível: um sistema eficaz requer que a organização retroceda e defina o que será alterado.
Não se trata de redução dos níveis de estoque, aumento da satisfação do cliente ou treinamento de colaboradores. Aqui, o foco está colocado sobre os próprios fundamentos. Qual dos principais drivers de negócios precisa ser alterado e como isso pode ser feito?
Responder a essa questão fundamental exige o desenvolvimento de uma visão muito nítida, apta a definir como os principais elementos serão alterados ao longo do tempo. Isso exige que a organização tenha uma excelente compreensão sobre quais são seus drivers comerciais e como eles operam.
Mais do que nunca, o conhecimento é a chave para o sucesso da gestão empresarial. Para satisfazer essa necessidade, a internet e outras tecnologias da informação fornecem uma quantidade ilimitada de dados. Em vez de ter uma ou duas fontes de novos conhecimentos, há centenas, senão milhares de insumos disponíveis, nos sobrecarregando com tanta informação que não temos tempo para absorver tudo.
Para piorar a situação, a maior parte dos conhecimentos que envolvem uma empresa não é coligida, pois se encerra nas mentes e experiências das pessoas que a compõem. Esse conhecimento desaparece, se perdendo sempre que um indivíduo deixa uma tarefa.
Dada a quase infinita quantidade de informações que obstruem nossos computadores, mesas de trabalhos e cérebros, a gestão do conhecimento deve ser projetada em torno das principais capacidades e competências coletivas da empresa. Para operacionalizar essa gestão, é necessário distinguir entre duas categorias principais de conhecimentos: os explícitos e os implícitos.
O conhecimento explícito se refere ao que é armazenado enquanto conteúdo semiestruturado, como documentos, e-mail, correio de voz, mídias de vídeo etc. Por serem mais tangíveis, fica mais fácil transmiti-los de uma pessoa a outra.
O conhecimento implícito, por sua vez, é aquele que se forma em torno de fatores intangíveis que são incorporados na experiência de um indivíduo. Trata-se de um conhecimento pessoal e específico. É o conhecimento que um profissional obtém à medida que se desenvolve, ganha experiência ou habilidades ao longo do tempo. Ele orienta as ações do indivíduo, incorporando ideias criativas, insights e valores pessoais.
Sendo assim, ele só é acessível por meio da colaboração direta e comunicação com os profissionais que detêm esses saberes. A gestão do conhecimento é um processo proativo e sistemático pelo qual o valor é gerado a partir de ativos intelectuais e divulgado às partes interessadas. As seis fases necessárias para implementá-lo são:
Design e desenvolvimento da própria gestão em si;
Um dos maiores desafios da gestão do conhecimento é transferir os saberes acumulados, incluindo os relativos a processos técnicos e comportamentos, em um formato consistente que possa ser facilmente compartilhado dentro da organização. Trata-se de estimular a criação de uma verdadeira rede interna de conhecimentos. Essa rede deve ser constituída por ideias e práticas recomendadas para o local de trabalho.
O sucesso da gestão empresarial também pode ser medido pelo número de pessoas que efetivamente acessam, implementam e contribuem com novas ideias para a rede de conhecimento.
Isso permite que a organização desenvolva novos padrões, garantindo que até mesmo o colaborador recém-contratado possa analisar os materiais e fazer recomendações com base em sua própria visão pessoal, criatividade e experiência.
Nada pode ser realizado sem recursos. Eles estão no cerne de tudo o que fazemos. Se houver poucos recursos disponíveis, a falha é quase inevitável. Se utilizarmos mais do que o necessário, há desperdício, tornando a empresa não competitiva.
A gestão de recursos, portanto, deve assumir uma perspectiva mais ampla, incluindo acionistas, funcionários, fornecedores, inventário, conselhos de administração, parcerias, imóveis, conhecimentos, clientes, patentes, investidores e espaço físico.
Ao priorizar os recursos disponíveis para a organização, seu gerenciamento efetivo se torna automaticamente uma das atividades mais críticas e complexas. Sendo assim, para atingir a excelência, cada um desses recursos deve ser receber atenção e cuidados específicos.
A grande questão é: "como coordenar, integrar e, sobretudo, priorizar todas as diferentes atividades?" Para resolver essa questão, você deve adotar uma abordagem minuciosa e abrangente em seu planejamento estratégico. Essa tarefa é de tal modo relevante que deve envolver todos: desde o presidente do conselho até o zelador, da equipe de vendas ao pessoal da engenharia de desenvolvimento, passando pela equipe de manutenção.
Em suma, essa é uma abordagem de envolvimento total para o seu planejamento estratégico: ela se configura tanto de "baixo para cima" como de "cima para baixo". Um processo de planejamento estratégico total (ou seja, um plano de negócios) inclui direções, expectativas e ações.
A gestão de recursos não pode ser uma reflexão tardia: todas as decisões executivas devem basear-se nela. Requer muito planejamento, coordenação, relatórios e refinação contínua para entregar um trabalho de qualidade. De modo especial, deve-se evitar o erro cometido pelas empresas que gerenciam recursos simplesmente aumentando os investimentos.
Elas podem ser muito bem-sucedidas com tal abordagem, desde que tenham pouca concorrência. Entretanto, mesmo as maiores companhias podem encontrar o fracasso ao não administrarem corretamente seus recursos e ativos disponíveis, afinal, por maiores que sejam, não podem ser infinitos.
Principais ferramentas para a gestão empresarial
Quais são as ferramentas de gestão empresarial mais importantes em sua organização? Embora existam ferramentas específicas a cada área, há algumas imprescindíveis. Elas podem ajudar você a gerenciar informações sobre a experiência clientes atuais e potenciais, enviar e coletar faturas, colaborar com seus funcionários e até mesmo simplificar publicações em redes sociais. Veja quais são:
Os sistemas de CRM auxiliam no gerenciamento de quase todos os aspectos envolvidos no relacionamento com os clientes, desde o endereço de cobrança até o dia de entrega preferencial. Essa solução foi primeiramente desenvolvida para atender grandes empresas com equipes de vendas numerosas, mas, agora, os sistemas estão ao alcance de empresas de todos os portes e segmentos.
Um estudo recente demonstrou que o CRM é a ferramenta mais utilizada pelas empresas norte-americanas, sendo adotada por 48% das organizações naquele país. Isso não se dá por acaso: o CRM pode ajudar o seu negócio a organizar contatos existentes, bem como registrar as transações realizadas com eles.
O CRM facilita a inserção de informações de novos contatos, integrando-os a grupos de clientes potenciais para, em seguida, gerenciar o processo de qualificá-los como bons candidatos para seus produtos ou serviços, atribuindo-os aos vendedores que podem, assim, criar propostas personalizadas, e aumentar as chances de fechar mais vendas.
Além disso, essa solução permite que você visualize com grande clareza os pontos fortes e fracos do seu processo de vendas atual e dê à equipe de vendas uma maneira de rastrear suas cotas e incentivos.
Ao longo da última década, as empresas perceberam que é mais fácil e mais barato armazenar as informações de que precisam para fazer negócios na internet, em vez de armazená-las em seus próprios computadores. Essa solução passou a ser conhecida como "cloud computing" ou computação em nuvem. Grandes empresas já baseiam seus modelos de negócios integralmente na utilização da computação em nuvem.
Atualmente, utilizamos cloud computing sem sequer nos darmos conta disso. Se a sua organização usa serviços como o Gmail, Google Drive, Dropbox, Quickbooks, Xero, Freshbooks, entre outros, então, você também já está na nuvem. Aproveite essas ferramentas para agilizar seus processos e alavancar seus resultados de negócios, mas, antes, certifique-se de implementar medidas de segurança adequadas.
Com o advento dos modernos serviços financeiros, chegou a hora de todas as empresas — grandes ou pequenas — deixarem as faturas em papel para os livros de história. As ferramentas de faturamento eletrônico podem ser usadas a partir de um computador, tablet ou smartphone, e muitas agora estão baseadas na nuvem.
Isso significa que você e sua equipe podem enviar uma fatura de qualquer local e a qualquer momento: não há mais a necessidade de esperar até que o contador venha ao escritório, o que pode melhorar muito o seu fluxo de caixa.
A maioria dessas ferramentas apresenta opções a preços razoáveis, a fim de permitir que os clientes enviem pagamentos diretamente ao seu banco ou sistema de pagamento eletrônico. Sendo assim, você nunca mais precisará perder tempo para levar cheques ao banco.
Se você tem clientes com contas recorrentes, os programas de faturamento eletrônico podem ser configurados em conformidade. Tais ferramentas também o alertarão acerca de faturas pendentes.
Considere o seguinte: suponha que a única hora do dia na qual você possa publicar nas redes sociais é às seis horas da manhã, no entanto, seus melhores prospects não estão online antes das dez horas. O que você faz? Escreva quando tiver tempo, mas use uma ferramenta de agendamento para publicar nas redes sociais mais utilizadas pelo seu público-alvo e base de clientes, justamente no momento em que eles estiverem mais ativos.
Lembre-se: você pode fazer pequenas mudanças no idioma e criar diferentes versões de suas postagens que podem ser publicadas em horários variados ao longo do dia. No mercado, inclusive, existem muitas ferramentas de gratuitas ou de baixo investimento, como Hootsuite e Buffer, e elas podem ajudá-lo em muitos aspectos além de agendamento: elas podem dizer-lhe quem segue (e não segue) você e, talvez mais importante, qual das suas postagens e canais sociais ressoam mais com seus seguidores.
Se a ferramenta mostra o Instagram como um canal mais eficaz do que o Twitter, por exemplo, você deve dedicar mais tempo a ele. As principais ferramentas de gestão de redes sociais são gratuitas nos níveis de uso mais comuns, permitindo reduzir custos ao acessar funcionalidades mais avançadas.
Uma boa gestão requer do profissional responsável uma grande variedade de conhecimentos, sobretudo aqueles relacionados a assuntos comerciais. Os gestores devem entender como gerenciar os funcionários, manejar adequadamente as finanças na gestão empresarial, interpretar informações financeiras, adquirir recursos econômicos ou ativos comerciais e tomar várias decisões difíceis.
Toda essa complexidade gera inúmeros benefícios para a empresa, marca e clientes. Alguns dos quais incluem:
apresentar uma visão singular: por mais que nos esforcemos por caracterizar os elementos constituintes de uma boa gestão, um de seus principais benefícios advém do imponderável, isto é, do elemento humano que conjuga seus valores, princípios e saberes para dotar a organização de uma visão exclusiva;
garantir que os objetivos sejam atingidos: os bons gestores atingem os objetivos estratégicos das empresas com as pessoas, não apesar delas. Isso significa conjugar as diferentes potencialidades que compõem suas equipes de trabalho em prol de sempre entregar um trabalho de qualidade, dentro dos prazos e, sobretudo, altamente rentável;
flexibilidade: uma boa gestão pode ser caracterizada como aquela que toma as melhores decisões no menor tempo possível, de modo a aprimorar processos e criar diferentes vantagens competitivas para a empresa e seus produtos e/ou serviços.
Nos dias atuais, os clientes não precisam mais se contentar com a "segunda melhor" empresa. As tecnologias inteligentes trouxeram o melhor para a porta de todos. A internet permite que seus clientes comprem internacionalmente e, por isso, é fácil para eles obter a melhor qualidade, confiabilidade e preço, não importando quem o ofereça.
Os clientes estão preocupados com os produtos e serviços que adquirem, mas, sobretudo, desejam lidar com organizações que se importam com eles, sendo rápidas em responder e dispostas a ouvir e reagir às suas necessidades exclusivas.
Para ter sucesso no século 21, sua empresa precisa se destacar em todas as áreas do negócio. Isso só é possível se, tanto em sua rotina diária quanto nos momentos de planejamento, você priorizar as ações e princípios garantidores da excelência em gestão empresarial.
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