Dicas Especiais ≈ AveSui
Como potencializar a participação em uma feiraCronograma e checklist
Definir objetivos e selecionar a feira.
12 a 9 meses antes do início da feira• Preparação de novos produtos e serviços a tempo da participação na feira.• Verificar situação econômica, oportunidades de vendas e de distribuição.• Estimativas de custos e de retorno do investimento.• Aprovação do orçamento.• Nomeação da equipe de trabalho entre os colaboradores da empresa.• Assegurar a coordenação interna do projeto.
10 a 8 meses antes do início da feira• Solicitar à organização o manual do expositor.• Definir a dimensão, a localização e o layout do stand.• Inscrição na feira e envio de formulários de registro, reservas de espaço e contratações de serviços fornecidos pela organização ou por seus fornecedores.
7 meses antes do início da feira• Definição de mostruários.• Planejamento do stand - solicitação de orçamento para as montadoras.
6 meses antes do início da feira• Aprovação do projeto de construção do stand.• Definir o plano de meios de publicidade, seleção de brindes.• Preparação de catálogos e preços no idioma de trabalho da feira.• Consultas a transportadores; contatos com transitário oficial.• Consultas a agências de viagens; contatos com hotéis credenciados para expositores.
5 a 4 meses antes do início da feira• Inscrição no catálogo da feira - envio de dados, textos, logotipos.• Envio do projeto de stand para aprovação pela organização.• Aprovação da publicidade.• Contratação de pessoal de apoio.
3 meses antes do início da feira• Aprovação da produção das traduções, catálogos.• Contratar fornecimentos ao stand - internet wireless, eletricidade, pontos de água, catering, limpeza, segurança etc.• Pedido de lista de expositores à feira para contatos antes da mesma.
2 meses antes do início da feira• Mailing a clientes e envio de convites; agendamento de reuniões no stand.• Briefings e formação da equipe que participará no stand.• Envio de nomes dos participantes do stand para credencial de expositor.• Envio de mostruários. Contratação de seguros.• Apresentação da montadora à organizadora da feira.
1 mês antes do início da feira• Contratação de pessoal de apoio.• Colocação da publicidade. Preparação de kit de imprensa para sala de imprensa da feira.• Marcação de viagem e hotel, aluguel de carro.
5 dias antes do início da feira• Viagem.• Verificação da construção do stand.• Levantamento dos cartões.• Verificação de serviços contratados localmente.
2 a 1 dia antes do início da feira• Colocação de mostruários.• Recolhimento e armazenamento de caixas vazias para reutilização no retorno.• Decoração do stand, aluguel de plantas e flores.• Briefing ao pessoal de apoio.• Contatos com outros expositores.• Funcionamento da feira.• Atendimento permanente ao stand, assegurando competência técnica nos horários destinados a profissionais do setor.
Funcionamento da feira• Atendimento permanente ao stand, assegurando competência técnica nos horários destinados a profissionais do setor.• Registro de contatos - ficha com dados do cartão de visita e detalhe de pedido, atendimento feito e follow up necessário.• Gestão de pessoal de stand, escalas, fornecimentos periódicos, gestão de estoques de folhetos e brindes de distribuição geral.• Visita à feira e aos outros expositores.• Entregas periódicas de pequenas notícias para assessoria de imprensa da feira.• Divulgações por circuito interno de rádio; banners e links no site da feira e da empresa.
Encerramento da feira• Só no horário de desmontagem, receber as caixas vazias e destinar os mostruários.• Encerramento de contas com contratados locais.• Apresentação de cumprimentos à organização e parceiros locais.
1 mês após o encerramento da feira• Análise e avaliação da participação.• Verificação e quantificação de objetivos atingidos.• Follow-up dos contatos na feira; agradecimentos e respostas a clientes.
2 meses após o encerramento da feira• Encerramento de contas.• Avaliação do impacto desta participação no futuro da empresa.• Estimar a relação custo/benefício.• Decidir próxima participação.• Elaborar o relatório final.