Guia: como planejar uma rota de vendas? | Blog VExpenses
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9 de julho de 2021 by Marcela Rucireta
Como planejar uma rota de vendas? Veja dicas importantes sobre como organizar a agenda dos vendedores e como definir um roteiro de visitas!
Para visitar os clientes, é necessário, antes de tudo, definir os objetivos da visita.
Os tipos de visitas corporativas irão variar segundo seu objetivo, assim podem ser:
Follow up de oportunidade;
Depois de definido o objetivo e respectivo tipo da visita de vendas, é necessário contatar o cliente sobre a visita e organizar a agenda.
Conforme a visita for realizada, é essencial registrar as informações coletadas na reunião para que sejam filtradas e direcionadas para dar andamento a outras atividades.
Ou seja, a visita a um cliente não inclui apenas a reunião em si, mas também o planejamento que antecede a visita e o registro e análise de informações coletadas nas reuniões.
Por isso, o controle de visitas a clientes é essencial para que elas sejam otimizadas, seja qual for o objetivo das visitas.
Veja mais sobre os tipos de visitas a clientes, como registrar informações e boas práticas de controle de visitas no nosso artigo controle de visitas a clientes: como ser mais eficaz?
Abaixo, acompanhe como organizar a agenda do vendedor e como planejar uma rota de vendas!
Como organizar a agenda de um vendedor?
Como planejar uma rota de vendas? Um dos passos principais é organizar a agenda dos vendedores.
Basicamente, organizar a agenda de um vendedor significa definir quais atividades serão feitas no seu dia a dia, levando em conta, principalmente, as reuniões.
É válido lembrar que no cotidiano de trabalho, o vendedor não apenas realiza visitas – mas também faz contatos via telefone e email, registra as informações das reuniões, e realiza outras atividades como elaboração de relatórios de vendas, relatórios de despesas corporativas, entre outras.
Ou seja, o cotidiano dos vendedores é atarefado e o cumprimento de suas atividades também depende de terceiros – como os clientes – o que pode tornar a sua rotina mais imprevisível.
Por isso, o planejamento de rotas de visitas é essencial – para que se economize tempo e outros recursos com deslocamentos e que não se perca viagem.
Para organizar a agenda de um vendedor, considere alguns aspectos essenciais como:
Localização dos clientes e potenciais clientes e do vendedor;
Frequência das visitas;
Tempo médio de cada visita;
Como será feito o deslocamento;
Tempo necessário para outras atividades (elaboração de relatórios de visitas, de despesas, etc);
Tempo necessário para almoço e intervalos.
Observando tais aspectos, será possível fazer um levantamento de quantas visitas, em média, poderão ser feitas em cada dia – conforme os objetivos – auxiliando na organização da agenda do vendedor.
No planejamento, será necessário também definir os critérios de separação de visitas entre os vendedores.
Por exemplo, cada vendedor fica responsável por cobrir uma região? Ou cada vendedor fica responsável por cobrir um tipo de demanda, mesmo que haja dispersão dos contatos na cidade?
Não existe resposta certa, mas sim a que faz mais sentido para o seu negócio.
Por exemplo, se os seus vendedores são multidisciplinares e conhecem toda a carteira de produtos, faz mais sentido separá-los por regiões – o que gera economia com os deslocamentos.
No entanto, se os seus produtos demandam conhecimento técnico mais aprofundado ou são muito diferentes entre si, pode fazer mais sentido que cada vendedor seja responsável por um tipo de produto. Em cidades menores, a questão geográfica também não possui tanto peso.
Nesse sentido, é essencial entender bem as características do seu negócio e do seu público alvo.
Para organizar a agenda dos vendedores, também é essencial a definição de horários das visitas.
Para isso, é interessante entender o tipo de negócio que será visitado. Por exemplo, não se deve visitar um restaurante em horários de pico, como almoço e janta.
É recomendável, além de uma noção prévia dos melhores horários, sempre consultar o cliente sobre o melhor horário para visitá-lo.
Também recomendamos agendar a visita previamente sempre que possível.
Com essas informações, já é possível um planejamento prévio completo para que o vendedor tenha maior controle sobre sua própria rotina.
Torna-se possível planejar uma rota de vendas e prever quantas visitas serão realizadas.
O planejamento da agenda permite também com que o vendedor colete informações sobre os clientes que irá visitar, de modo a otimizar também o tempo das reuniões.
Outra dica essencial para organizar a agenda de um vendedor: invista em tecnologias.
Desde o controle de agenda até a elaboração de relatórios de despesas corporativas – a tecnologia ajuda a desburocratizar as tarefas, organizar, e ganhar tempo. Veja uma seleção de apps que ajudam equipes de vendedores externos!
Por fim, é essencial que as responsabilidades e tarefas dos vendedores sejam bem definidas.
Por exemplo, existem empresas que possuem colaboradores responsáveis pela qualificação dos contatos – antes que um vendedor faça uma visita.
Nesse sentido, é feito um filtro que permite selecionar pessoas mais avançadas na jornada de compra para que os vendedores visitem – já que as visitas demandam mais recursos.
Em outros casos, o próprio vendedor é responsável por esse tipo de filtro – sendo necessário considerar esse tipo de demanda para a organização de sua agenda.
Veja a seguir como planejar uma rota de vendas para organizar completamente o trabalho dos vendedores!
Como planejar uma rota de vendas?
Após organizar a agenda dos vendedores, entenda como planejar uma rota de vendas.
Veja as principais etapas sobre como planejar uma rota de vendas!
1. Defina a segmentação das carteiras
Para planejar uma rota de vendas, é essencial definir quais são os objetivos das visitas e estabelecer uma segmentação de carteira por vendedores.
Como comentamos, a segmentação deve ser feita conforme o que faz mais sentido para sua empresa.
Alguns critérios utilizados para segmentação em carteiras são:
Regiões geográficas (bairros, zonas, cidades, etc)
Produtos/serviços que serão vendidos
Tipos de visitas (prospecção comercial, pós venda, reativação, relacionamento, etc)
Ticket médio dos clientes
Feito isso, é importante conhecer as regiões e manter um cadastro de clientes atualizado. Para isso, é interessante contar com aplicativos do tipo crm.
2. Defina a agenda de visitas
Seguindo as dicas de como organizar a agenda dos vendedores, será possível agendar as visitas e ter um planejamento de quais visitas serão feitas, em quais dias e horários e onde serão.
Com as visitas agendadas e a definição do local, é essencial se certificar de que os endereços estejam atualizados no cadastro do cliente.
Veja também: Viagens corporativas: quantas folgas tenho direito no mês ?
Ao organizar a agenda, já é possível tentar agendar visitas próximas geograficamente no mesmo dia.
Lembrando: faça um planejamento realista, coerente com a jornada de trabalho da equipe externa e as outras atividades além das visitas.
3. Organize o roteiro de visitas
Uma das principais etapas sobre como planejar uma rota de vendas é ordenar as visitas.
Nessa etapa é preciso roteirizar rotas de vendas para cada dia. É aqui que será definido o melhor caminho para a realização das visitas.
A sequência das visitas em si será definida conforme os horários agendados. No entanto, é preciso também ter atenção aos caminhos que serão percorridos – para que haja economia de tempo e recursos no deslocamento.
Para isso você pode contar com ferramentas de controle de equipes externas ou até mesmo com o Google Maps.
Além disso, também é possível usar o Google Maps para calcular km rodado para reembolso.
Crie um mapa, acessando no menu: Seus lugares > Mapas > Criar mapa
Adicione os endereços: busque o endereço de cada cliente, selecione-o no mapa e adicione o local, assim todos ficaram marcados no mapa
Defina um caminho: o Maps permite desenhar linhas com a ordem das visitas, criando assim um roteiro
Como planejar uma rota de vendas sem levar em conta que imprevistos acontecem? Lembre-se de checar como está o trânsito no dia e possíveis desvios.
Além disso, tenha sempre um plano B em sua agenda caso alguma visita não aconteça.
4. Acompanhe métricas importantes
Assim como planejar uma rota de vendas é importante para reduzir custos e economizar tempo, analisar o desempenho também é.
Algumas análises importantes a fazer são:
Os vendedores estão seguindo os roteiros de vendas?
Os imprevistos são muito frequentes?
O controle de vendas externas é essencial para verificar se os vendedores estão bem alocados, se as visitas estão se transformando em vendas, se alguma carteira não é viável, entre outros aspectos. Veja algumas dicas sobre os principais indicadores para controle de vendedores externos!
As análises de rentabilidade das visitas e outros indicadores serão essenciais para definir como planejar uma rota de vendas futura.
Analise também os custos da equipe externa. Veja como e quando fazer análise de custos de equipe externa!
É essencial monitorar as despesas com as visitas. Para isso, é interessante contar com um app mobile para relatórios de despesas, como o VExpenses.
O VExpenses, por exemplo, possui função para monitoramento de km rodado em tempo real, por meio de GPS.
Para o vendedor, o app economiza tempo já que o envio de relatório de km rodado pode ser feito com apenas 2 cliques. Há ainda a opção de cadastrar percursos frequentes e economizar ainda mais tempo.
O processo de prestação de contas e reembolso fica todo automatizado – sendo possível relatar também outras despesas como alimentação e hospedagem apenas com o escaneamento de notas fiscais. Conheça o app e teste-o ilimitadamente por 7 dias!
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