Emissão Manual de Nota Fiscal pode Quebrar sua Empresa | Rede Jornal Contábil - Contabilidade, MEI , crédito, INSS, Receita Federal
A emissão de notas fiscais é um assunto muito importante para o crescimento do negócio. É a partir disso que você paga impostos em dia e legaliza a sua atividade.
Saiba que existem duas formas de emitir os seus documentos fiscais: manual ou automaticamente.
Empreendedores em início de carreira optam pela primeira opção e passam por diversos apuros. Isso acontece porque o número de vendas está diretamente relacionado à emissão de notas: quanto mais os clientes compram, maior será a quantidade de notas que você deve emitir.
E isso demanda tempo e dinheiro.
Quem não automatiza esse fluxo pode cometer erros simples, como o preenchimento de dados incorretos na hora de emitir uma nota.
Por outro lado, profissionais de alto impacto no mercado já entendem que a automação de nota fiscal é algo imprescindível para alcançar resultados melhores.
1. Pagar multas
A sonegação fiscal é um dos principais problemas em nosso país. Com uma rápida pesquisa no Google, é possível encontrar vários escândalos de empresas que omitem ganhos, com o objetivo de pagar menos impostos.
Mas como a sonegação fiscal está relacionada com a emissão manual de nota fiscal?
Quem não automatiza o fluxo de documentos fiscais pode emitir notas fiscais nas datas erradas ou até mesmo com valores incorretos. Como consequência disso, é necessário pagar multas e, em casos mais graves, você pode até ser preso.
As multas são gastos não esperados em seu orçamento. Se você não tiver uma reserva de emergência, você pode ter problemas para manter as contas em dia.
Existem outros efeitos negativos também. Empreendedores de sucesso não fazem parceria com quem não respeita as leis ou não paga impostos em dia.
Por isso, você deve ter muito cuidado ao emitir as suas notas manualmente, a fim de evitar qualquer pagamento de multa.
2. Perder tempo
A famosa frase "tempo é dinheiro" parece um clichê, mas representa bem a rotina de um empreendedor. Todos os minutos de seu dia devem ser bem aproveitados. Quando isso não acontece ou há falta de planejamento, todos as suas propostas ficam em risco.
Emitir os documentos fiscais de seu empreendimento manualmente requer muito tempo. Como você já sabe, quanto maior é o número de vendas, maior é a quantidade de notas emitidas.
Ficar horas em frente ao computador digitando dados e enviando as notas para os emails de seus clientes não são atitudes benéficas. Por isso, é muito importante encontrar uma resposta para o problema, como a automação de notas fiscais.
3. Ter mais custos que o necessário
Ninguém gosta de ter mais despesas na empresa, certo? Mas é exatamente isso que acontece com quem emite notas fiscais manualmente.
Cada venda realizada representa uma nota fiscal emitida. Isso quer dizer que, caso você venda 500 cursos online em um mês, será necessário emitir 500 documentos fiscais. Tentar realizar essa tarefa sozinho parece complicado, certo?
Você pode contratar um funcionário especificamente para fazer esse trabalho, e isso significa aumentar a sua folha salarial, pagar os impostos trabalhistas em dia e arcar com outras despesas.
Como consequência disso, você terá menos capital para investir no crescimento da empresa, comprar equipamentos melhores e ter mais qualidade de vida.
4. Ter retrabalho
O retrabalho é algo que atrapalha o desempenho de um empreendedor. Em alguns casos, é necessário consertar algo que deu errado, e não há problema nenhum nisso.
Mas, quando se trata da emissão manual de nota fiscal, o retrabalho torna-se um grande empecilho para o seu desenvolvimento.
Algumas prefeituras sofrem instabilidades e não permitem que você emita o documento fiscal naquele momento. Isso quer dizer que você terá que retornar ao provedor de emissão, preencher todos os campos e solicitar a emissão novamente.
Se você emite poucas notas por mês, isso não representa um grande gargalo. Porém, empreendedores de grande impacto têm um volume crescente de vendas. Cada segundo perdido com uma tarefa repetitiva representa menos tempo para melhorar o produto e atender melhor ao mercado.
5. Ter problemas na comunicação interna
Empreendimentos de pequeno, médio e grande porte precisam se comunicar corretamente com clientes, parceiros, e funcionários.
De nada adianta, por exemplo, produzir conteúdos épicos se a sua equipe não atua em conjunto, trabalhando sob os mesmos objetivos. Por mais que pareça estranho, a emissão manual de nota fiscal atrapalha a comunicação interna do seu negócio.
Além de ser uma atividade repetitiva, não é tão simples encontrar as notas emitidas de vendas antigas. Os sites de algumas prefeituras mais atrapalham a sua vida do que ajudam.
Imagine que você deve enviar a nota de uma venda antiga para um cliente por email. Primeiramente, é necessário entrar no site da prefeitura, e é justamente aí que os problemas começam.
Alguns sistemas exigem um certificado digital para o login. Outros solicitam usuário e senha ou até mesmo frase secreta. Se essas informações não estiverem em um local facilmente acessível, será impossível encontrar a sua nota.
Para piorar a situação, algumas empresas ainda utilizam o certificado digital a3, que é um dispositivo físico. Se você perdê-lo, pode se preparar para grandes dores de cabeça.
E tem mais: caso a pessoa responsável pela emissão manual de nota esteja de férias, como você fará para realizar todas essas tarefas? Ficará esperando que ela volte ou fará várias ligações até encontrá-la?
Todas essas questões atrapalham a comunicação interna e não permitem que a sua equipe tenha autonomia para crescer. Além disso, os processos se tornam burocráticos e as notas fiscais se transformam em um assunto nebuloso; algo que não deveria acontecer em seu negócio.
6. Confundir data de competência e data de emissão
As questões tributárias podem confundir alguns empreendedores.. São tantos termos e leis que você pode ficar perdido em meio a um mar de informações.
Porém, você precisa entender os conceitos básicos, como a data de competência e a data de emissão, principalmente na hora de emitir nota fiscal manualmente.
Essas duas expressões são parecidas, mas têm significados completamente diferentes.
A data de competência representa o dia em que o serviço foi prestado. Já a data de emissão é o dia que você emite o documento fiscal.
Parece simples, né? Mas não é bem assim!
Cada prefeitura tem regras diferentes para essas datas. Em alguns casos, a data de competência deve ser preenchida com o mesmo dia que a data de emissão.
Empreendedores de alto impacto já têm um número significativo de vendas e precisam otimizar o fluxo de emissão de nota. Tentar gerenciar todos os processos manualmente é mais do que desafiador.
Imagine que você realizou mais de 100 vendas no mês de outubro. Cada uma delas tem datas de competência e emissão distintas.
Isso quer dizer que você precisará verificar uma por uma antes de concluir os seus trabalhos.
Nessas horas, qualquer erro coloca em risco o pagamento de impostos, e você quer evitar isso de qualquer maneira, certo?
Como a automação de notas fiscais pode ajudar o seu negócio
Você já pensou em acabar com a burocracia das notas fiscais no seu negócio facilmente? Saiba que isso é possível com um emissor automático!
Pois bem, um sistema inteligente está integrado aos principais meios de pagamento do pagamento, como a Hotmart e a PagSeguro.
Isso quer dizer que, quando os clientes compram os seus produtos, o emissor faz todos os processos de emissão e até envia os documentos para os emails dos consumidores.
Parece mágico, não é mesmo? Na verdade, é automático!
Ao automatizar a emissão de notas fiscais, você:
tem mais tempo para prosperar e viver mais;
aproveita os momentos em família com tranquilidade;
presta um serviço melhor;
produz melhores conteúdos.
Outra característica da ferramenta ideal para o seu negócio é a possibilidade de definir quando as suas notas devem ser emitidas: na geração da cobrança, no pagamento ou após a garantia.
Não se esqueça das vendas já realizadas também. Quem escolhe o sistema certo consegue importar vendas antigas e legalizar o negócio facilmente.