Metodologia Lean aplicada a contabilidade - Entenda
Metodologia Lean aplicada a Contabilidade – Eliminando desperdícios e otimizando processos
Você já ouviu falar na Metodologia Lean? Ela aumenta a eficiência de uma equipe, otimiza recursos e elimina desperdícios. Essa metodologia, criada no Japão pela Toyota, foi responsável por reerguer o país, logo após a 2°Guerra Mundial e seus métodos e ferramentas são utilizados até hoje por diversas áreas, inclusive a contabilidade.
Seu conceito se relaciona fortemente à capacidade de uma empresa em produzir algo com a máxima qualidade e o mínimo de desperdícios – de tempo, verba, mão de obra etc. Empregando apenas o necessário para a realização de um trabalho ou processo. Ou seja, uma metodologia valiosa que pode melhorar a rotina do seu escritório. Portanto, neste artigo, iremos, juntos, aprender mais sobre essa metodologia e entender como aplica-la na contabilidade.
Como surgiu a Metodologia Lean
A metodologia, hoje conhecida como Lean, foi originalmente criada com o nome de TPS (Sistema de Produção Toyota) pelos engenheiros Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, após a 2° Guerra Mundial. A guerra devastou o Japão e, para que houvesse uma recuperação na economia do país, que grande parte era feita pelo mercado automobilístico, seria necessário criar um sistema que envolvesse pouco estoque, fluxo de caixa enxuto e eficiência na produção. Tudo isso sem abrir mão da qualidade.
Assim, com o país em crise, era impossível produzir em massa como era feito pela Ford, referência do setor na época, que utilizando esteiras rolantes produzia vários veículos iguais e ao mesmo tempo, o que resultava em um grande estoque e possíveis desperdícios. Além disso, o mercado japonês era pequeno e não exigia um volume alto de mercadorias e sim lotes menores com variedade e produtos personalizados.
Neste momento Ohno e Toyoda entenderam que a solução era criar um processo mais enxuto e produtivo, ou seja, que não necessitasse de estoque, mantivesse um fluxo de caixa mais rápido e atendesse a uma demanda diversificada. Foi então, que os engenheiros aperfeiçoaram o modelo criado por Henry Ford e desenvolveram o Sistema Toyota de Produção. Esse sistema consistia na prática de algumas soluções para reduzir desperdícios e aumentar a produtividade e o valor do seu serviço.
Conceito da Metodologia Lean
A Metodologia Lean é baseada em práticas e soluções que agregam valor a um produto ou serviço. Tudo isso, com a menor taxa de desperdício possível, seja ela qual for.
A palavra Lean significa "magro" ou "enxuto", ou seja, a Metodologia Lean é uma maneira de enxugar desperdícios na realização de um serviço, deixando todo o processo e trabalho mais fluido e otimizado e trazendo exatidão as atividades envolvidas. O termo surgiu em 1990 quando James Womack e Daniel Ross, publicaram o livro A Máquina que Mudou o Mundo, que trazia um estudo sobre a superioridade da indústria automobilística japonesa no domínio da produtividade, flexibilidade, rapidez, qualidade, princípios e a capacidade de eliminar desperdícios. Desde então, a metodologia vem sendo aperfeiçoada e suas ferramentas utilizadas até hoje.
Mesmo surgindo de uma necessidade da indústria automobilística, a Metodologia Lean pode ser utilizada em qualquer negócio, inclusive na contabilidade. Isso porque, reduzir desperdícios e manter a qualidade dos serviços são questões essenciais para qualquer empresa.
O primeiro princípio da Metodologia Lean é entender que toda empresa se esforça para oferecer um produto ou serviço pelo qual o cliente esteja disposto a pagar. Então, para isso, é importante descobrir as necessidades do cliente para agregar valor ao seu trabalho.
Para a Lean, o valor está no problema que uma empresa resolve para o cliente, mais especificamente, na solução que um cliente está disposto a pagar de acordo com sua demanda. Neste contexto, todos os processos de uma empresa precisam gerar valor ao cliente e algo diferente disso deve ser considerado um desperdício.
Este princípio visa mapear o fluxo de valor da empresa. Neste mapeamento são incluídas todas as ações e pessoas envolvidas no processo de entrega de um serviço, além disso, também são identificadas quais partes deste processo não agregam valor ao cliente.
Este princípio serve para enxergar onde o valor está sendo gerado e em que proporção diferentes partes do processo produzem ou não esse valor ao cliente. A partir daí, quando o valor é mapeado, fica mais fácil identificar quais processos pertencem a quais equipes e quem é responsável por medir, avaliar e melhorar cada um deles.
3. Fluxo de trabalho contínuo
Fluxo contínuo é a capacidade de produzir sem interrupções para atender às necessidades dos clientes com rapidez. E isso inclui processar pedidos com mais agilidade. Se o fluxo de trabalho for interrompido frequentemente, os resultados podem ser prejudicados e haverá desperdício de tempo. Por isso, este princípio visa garantir um fluxo contínuo de atividades a fim de evitar qualquer tipo de perda.
4. Sistema Puxe
Antes de metodologias como a Lean surgirem, as empresas costumavam realizar atividades sem saber se os consumidores iriam efetivamente comprar ou consumir seus produtos. Por isso, o sistema PUXE sugere o contrário, que o trabalho seja puxado somente quando houver demanda. Esse princípio permite otimizar a capacidade dos recursos de uma empresa e fornecer produtos ou serviços somente se houver uma necessidade real do cliente, evitando desperdícios de recursos.
A implantação de um processo não é algo estático, problemas podem ocorrer a qualquer momento. Por isso, o último princípio da Metodologia Lean sugere avaliar e acompanhar todo o processo de uma empresa de forma diária. Enxugar recursos e melhorar atividades não quer dizer perder a qualidade do um serviço, portanto, cada passo deve ser acompanhado para que isso não aconteça.
Vantagens da Metodologia Lean aplicada a Contabilidade
Um dos motivos da Metodologia Lean ser tão popular é que seus métodos e ferramentas podem ser utilizados em qualquer empresa que queira enxugar desperdícios e melhorar de forma contínua. E a Metodologia Lean aplicada a Contabilidade consiste em usar o pensamento enxuto em todos os processos e sistemas do escritório.
Veja as vantagens de se aplicar a Metodologia Lean na Contabilidade:
Foco Centralizado – ao aplicar o Lean, você poderá reduzir atividades que geram desperdícios. Desta forma, sua força de trabalho estará focada somente em processos que agregam valor.
Melhora na produtividade e eficiência – quando os colaboradores estão focados em agregar valor, eles são mais produtivos e eficientes, pois não são distraídos com tarefas improdutivas e pouco claras.
Melhor uso dos recursos – quando seus colabores entendem a Metodologia Lean na Contabilidade e reconhecem como cada recurso deve ser utilizado, todo o processo da empresa se torna mais eficiente, seguro e longe de erros.
Gestão melhorada de tempo – com a Metodologia Lean na Contabilidade, a gestão do tempo pode ser melhorada, o que permite que seus colaboradores usem isso como vantagem para fornecer aos clientes uma atendimento muito mais analítico e estratégico, ao invés de só executivo.
Dessa forma, como resultado, sua empresa, no todo, será muito mais flexível e capaz de responder aos requisitos do cliente com mais rapidez, sem perder a qualidade.
4 Ferramentas para aplicar a Metodologia Lean na Contabilidade
O Kanban é uma ferramenta de gestão ágil e totalmente visual que auxilia no controle e fluxo de tarefas de uma empresa e consegue otimizar a realização de atividades no início ao fim. Kanban significa "cartão" em japonês e pode te ajudar a organizar o dia a dia do seu escritório e manter sua equipe no foco do que precisa ser feito.
Em seu uso mais primário, o Kanban divide as demandas em três colunas:
No entanto, isso não quer dizer que novos itens não possam ser adicionados a sequência, o importante é manter o princípio de início, meio e fim de uma atividade.
A gestão dessa sequência deve ser feita em colunas da seguinte forma:
Quadro: é o panorama completo do projeto, que inclui os cartões (tarefas) e as colunas (status ou estágio atual de cada uma das ações);
Cartão: nele você vai adicionar a tarefa ou ação que deverá ser executada;
Coluna: ela indica a evolução e a situação de cada tarefa.
Cada coluna deve ser abastecida com cartões, sendo um para cada categoria de tarefa.
Uma boa prática é dividi-los por cor de acordo com a sua urgência, por exemplo, uma atividade como a entrega de uma Rais ou a retirada de algum documento na prefeitura, podem conter a cor vermelha como sinal.
A execução do Kanban é bem fácil, você pode utilizar post-its para os cartões e fixá-los em uma área comum do seu escritório, um mural em cada setor, ou utilizar ferramentas como o Trello. O importante é que todos possam ver e acompanhar o que está sendo feito, por quem e quando.
O ciclo PDCA é um método que valoriza a melhoria contínua, um dos princípios da Metodologia Lean na Contabilidade. Trata-se de uma ferramenta de gestão interativa, utilizada não só para controle, mas também na melhoria dos serviços e processos. E a sigla quer dizer:
O ciclo PDCA ajuda a entender como um problema surge e de que maneira deve ser solucionado.
A partir da oportunidade de melhoria, você deve definir as ações necessárias para promover as mudanças. Dessa forma, a ideia é que os resultados sejam alcançados com mais qualidade e eficiência.
Para iniciar o ciclo PDCA é preciso realizar a ação que cada letra pede:
Esta é a fase em que você encontra o processo ou problema que precisa ser resolvido, listando as possíveis causas e soluções. Uma maneira de encontrar esse problema e começar a planejar o que precisa ser feito é realizar reuniões semanais com sua equipe, por exemplo.
Nesta fase são realizados testes a partir das hipóteses levantadas, buscando sempre reduzir ou eliminar o problema. Mas desenvolver um planejamento exige habilidade técnica, então, saiba a quem delegar, explique o que deve ser feito, como deve ser feito e acompanhe todo o processo de execução e seus resultados.
Nesta fase é quando você confere se o processo está sendo feito da maneira como foi planejado. Consiste em monitorar os resultados e comparar como era o problema ou o processo antes da implantação do projeto.
Registrar as mudanças realizadas, formalizá-las e partir para outro ponto a ser melhorado, como um ciclo sem fim, até por que, na Metodologia Lean, sempre existe um processo ou trabalho que pode ser melhorado.
A ferramenta PDCA pode ser utilizada para resolver diversos problemas.
Por exemplo, se o seu cliente, mesmo com todo aviso, não encaminha suas documentações no prazo, você pode utilizar o PDCA para:
P- Planejar um treinamento ou uma reunião com esse cliente para mencionar a importância de cumprir esses prazos.
D- Definir quando e executar na data
C- Conferir se após o encontro com esse cliente, o problema com o prazo, foi resolvido
A- Agir da mesma forma com os demais clientes para que o mesmo problema não volte a acontecer
3- Muda, Mura e Muri
Essa ferramenta consiste em eliminar três fontes de desperdícios, conhecidos como os 3 Ms indesejáveis: Mura, Muri e Muda, também podem ser entendidos como: irregularidade, sobrecarga e desperdício.
O termo diz respeito ao desperdício gerado em qualquer processo que utiliza recursos sem agregar valor para o cliente, ou seja, tudo o que ele não está disposto a pagar. Em outras palavras, é qualquer atividade improdutiva que gera desperdício, como a digitação de documentos e impressão de papéis desnecessários.
O mura, refere-se à falta de regularidade em uma operação, geralmente causada pelo desnivelamento ou desbalanceamento no ritmo de trabalho, o que faz com que os colaboradores operem com picos intensos de trabalho, mas depois tenham momentos de espera e ociosidade. Por exemplo, quando um cliente não encaminha a folha de seus funcionários na data correta e sim em cima do prazo.
Já o termo Muri significa sobrecarregar equipamentos ou pessoas, exigindo que realizem as atividades com mais intensidade, rapidez e esforço. Tudo isso, por mais tempo do que podem suportar, excedendo os limites adequados e saudáveis. Afinal, atuar de maneira produtiva não significa extrair mais da equipe ou da sua estrutura. Na verdade, trata-se de utilizar adequadamente o esforço de cada colaborador.
Uma situação de Muri pode ser instaurada se houver pressão para que as equipes produzam mais do que conseguem. Acarretando, portanto, uma série de malefícios para a qualidade e produtividade do negócio.
Todos os aspectos do seu trabalho têm impacto nas entregas e na percepção que o cliente tem do seu negócio. Dessa forma, uma ótima maneira de começar a reduzir esses 3 m's é realizar um balanço a respeito de todos os processos desempenhados por sua equipe. Entendendo, no dia a dia, como funciona a autonomia de cada um e como os problemas são solucionados. Em seguida, encontrar os gargalos de produtividade que estejam impactando negativamente a qualidade de suas entregas.
4- Gestta
Bom, essa não é uma ferramenta da Metodologia Lean na Contabilidade, mas poderia ser, pois tem como foco eliminar desperdícios e otimizar o dia a dia de um escritório contábil. O Gestta é um sistema de gestão exclusivamente criado para contadores e permite ao gestor ter uma visão geral do funcionamento, atendimento e demanda de seu escritório.
Além de permitir a armazenagem de documentos em nuvem, o que elimina um dos principais desperdícios da contabilidade que é a impressão de papéis sem necessidade, o Gestta também disponibiliza relatórios claros e indicadores valiosos que te ajudam a identificar e eliminar possíveis problemas e gargalos na rotina do seu escritório.
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Como você viu, a Metodologia Lean aplicada a Contabilidade auxilia na construção de uma organização estável que evolui constantemente e ajuda não só a identificar, mas remover problemas e gargalos que não levam valor ao seu cliente, além de focar sempre na eliminação de desperdícios sem perder a qualidade.
Espero que o conceito e as ferramentas citadas aqui ajudem você a tornar seu escritório mais enxuto, afinal, com processos ágeis e eficientes fica mais fácil responder aos desafios de um mercado tão volátil como o nosso.
Se você tiver alguma metodologia ou assunto que gostaria de ver em nosso blog, deixe nos comentários!