Protocolo | Colégio Estadual do Paraná
Funções do Protocolo:
Atender a instrução normativa nº 01/2016 – GAS/SEED, que define normas e procedimentos quanto à gestão de documentos e utilização do Sistema Integrado de Documentos E-protocolo
Encaminhar via sistema E protocolo todos os processos físicos que serão enviados para SEED e outros órgãos, via malote, emitindo a guia de tramitação quando necessário e autorizado pela Direção Geral via Sistema E-protocolo
Receber os processos físicos do E protocolo via malote da SEED e os redigidos pelos (as) estudantes, pais/mães/responsáveis e comunidade (2ª chamada de avaliações, justificativas de faltas, atestados médicos e outros assuntos) preferencialmente com anexos de documentos comprobatórios e proceder a distribuição aos setores responsáveis para as providências cabíveis
Exigências para Abertura de Protocolo Físico no Sistema e-Protocolo
O E-protocolo foi implantado no Colégio Estadual do Paraná no dia 11 de junho de 2018, pela Gestora de Acesso do Sistema E-Protocolo da SEED.
O Sistema E-Protocolo, instituído pelo Decreto Estadual n.º 9.928, de 23 de janeiro de 2014, foi desenvolvido para atender as necessidades do Estado do Paraná no controle informatizado de documentos emitidos e recebidos nos órgãos da Administração Pública Estadual, controlando desde o cadastramento e arquivamento até a eliminação dos documentos.
O Decreto Estadual n.º 5389 de 24 de outubro de 2016 regulamenta o protocolo digital no âmbito da Administração Pública do Estado do Paraná.
O Setor de Gestão de documentos e utilização do Sistema Integrado de Documentos, E-protocolo, do Colégio Estadual do Paraná é vinculado e supervisionado pela Direção Geral do Colégio Estadual do Paraná.
Rotina estabelecida pelo servidor responsável:
Solicitação de abertura de locais (setores) dentro do Órgão, totalizando 42 locais (Organizados e separadas de acordo com as demandas Administrativas, Financeiras, Jurídicas, Pedagógicas ou de Coordenação de Disciplinas/Cursos).
Solicitação de acesso e inativação de acesso do(a) servidor(a) ao Sistema E-Protocolo de acordo com a necessidade do setor.
Solicitação de liberação e a inativação das funções de acesso aos usuários do Sistema dentro do estabelecimento (Órgão), de acordo com a necessidade do setor.
Orientação/informação ao(s) servidor(es) do CEP: Chefes de Setores, Responsáveis por Departamentos, Coordenadores de Disciplinas, Coordenadores de Cursos Profissionalizantes e Coordenadores de Projetos quanto às funcionalidades do Sistema e legislação vigente.
Abertura de protocolos do Setor (local) Direção Geral.
Recebimento e Distribuição (tramitação) dos protocolos eletrônicos para as Chefias/Coordenações, de acordo com a demanda do Setor/Coordenação, para assim tomarem ciência e darem continuidade aos trâmites.
Distribuição dos protocolos para arquivamento de processos, conforme demanda, por setor.
Arquivamento dos Protocolos, sob responsabilidade da Direção Geral, por código de classificação – Tabela de Temporalidade e código correspondente ao grupo de assunto pertencente