Digitalização dos processos - um papel revolucionário - Revista Síndico
Digitalização dos processos – um papel revolucionário
Seja por uma questão de sustentabilidade, maior eficiência, segurança ou – em tempos de pandemia – até mesmo de saúde pública, muitas empresas vêm cada vez mais investindo na digitalização dos seus processos de gestão, evitando assim o uso desnecessário de folhas de papel.
E o mesmo pode ser aplicado aos condomínios residenciais ou comerciais, já que, em muitos pontos, eles funcionam de forma parecida com qualquer outro negócio, mesmo que não objetivem o lucro no seu dia a dia.
Para o administrador de empresas Olavo Cunha, a digitalização dos processos é mais do que uma tendência ou preocupação no mundo administrativo, mas uma urgência: "Antigamente, as pessoas organizavam pastas, fichas e arquivos de papel nas empresas. Hoje, elas organizam dados e informações digitais.
Mais do que uma preocupação constante no universo da gestão e da administração, a digitalização de processos é uma demanda que a tecnologia nos impôs ao longo do tempo. Hoje, o grande desafio de todas as empresas é organizar bem esses dados, de forma que isso facilite os processos e a própria administração, agilizando tempo e sendo mais eficiente", explica Cunha.
Ele acrescenta que o segmento (processos digitais) passou por uma grande transformação nos últimos anos. "Atualmente, a maior preocupação das empresas é o que fazer com todos esses dados de forma que eles sejam mais eficientes. É o famoso processo de utilização eficiente do big data que o varejo tem feito com excelência em algumas companhias. Em pouco tempo, vimos uma grande evolução nesse sentido", salienta.
Entre as principais vantagens da digitalização, ele destaca a eficiência dos processos. Antes, uma folha de pagamento de funcionários demorava semanas para ser fechada. Hoje, com uma planilha e algumas ações simples, é possível garantir que um processo como esse ande muito mais rápido.
"A digitalização traz agilidade e mais eficiência na gestão. No entanto, não podemos nos esquecer da importância do fator humano nesses cenários. É preciso ter funcionários capacitados que saibam lidar com toda essa nova tecnologia", acrescenta o especialista.
O Brasil, segundo ele, está correndo para se modernizar, principalmente no campo da gestão pública. Há projetos em andamento para cruzar dados do contribuinte, visando assim uma melhora na identificação e no andamento de processos.
APSA investe no projeto Condomínio Digital
A APSA possui o projeto Condomínio Digital, que vem tornando cada vez menos analógico o cotidiano da gestão dos condomínios. De acordo com Jean Carvalho, gerente geral responsável pela iniciativa na empresa, atualmente o síndico ou o gestor, por meio do site ou do aplicativo da APSA, já consegue realizar várias solicitações ou comandos administrativos.
Os principais dizem respeito à folha de pagamento dos funcionários: admissão, demissão, férias, quadro de horários e escala de revezamento, pagamento de extras e adiantamentos. "Neste momento, estamos incrementando mais funcionalidades ao nosso aplicativo", explica o gerente.
As vantagens da digitalização dos processos, segundo ele, são inúmeras. Com a ferramenta, por exemplo, o gestor tem acesso ao orçamento geral do condomínio e pode fazer um acompanhamento mensal e até solicitar a implementação de cotas extras caso perceba que há um déficit nas contas.
"O sistema também disponibiliza a pasta de prestação de contas, totalmente digital, em que o síndico e conselho podem, em até cinco dias após o encerramento do mês, iniciar o processo de análise e, em caso de dúvidas, esclarecê-las pela internet com o consultor do seu condomínio. Depois de tudo analisado, a aprovação das contas pelo Síndico e Conselheiros também é feita de forma digital.
"Além disso, todos os condôminos têm acesso aos seus boletos para pagamento de cotas, que também são enviados para os seus e-mails. E, em caso de necessidade, eles podem acionar a funcionalidade de emitir uma segunda via, que pode ser enviada por mensagens de celular, e-mail, cópia do código de barras ou simplesmente pela autorização do Débito Direto Autorizado, através do banco", explica Jean.
A fiscalização da gestão também se torna mais eficaz por meio dos processos digitais: "Os condôminos podem acompanhar, por exemplo, a evolução da gestão do condomínio por meio do extrato, que, além de informar de forma cronológica a realização dos pagamentos e recebimentos, também permite a visualização dos documentos, notas fiscais, boletos e autorizações de lançamentos. Tudo é feito de forma digital, dando uma gigantesca contribuição de cidadania e responsabilidade para o meio ambiente", destaca o profissional da APSA.
Iniciativa gera economia de 400 mil folhas de papel por ano
A implantação do projeto Condomínio Digital na APSA vem contribuindo para uma redução significativa do consumo de papel no dia a dia da gestão dos condomínios. De acordo com Jean Carvalho, a economia contabilizada com todos os condomínios atendidos pela empresa em diversas partes do país (cerca de 2.900) é de 400 mil folhas de papel por ano, o equivalente a 215 árvores.
"Não podemos deixar de pensar também que, além das árvores que estão sendo poupadas, evitamos, ainda, a problemática do armazenamento e descarte de todo esse material. Atualmente, isso tudo está guardado em arquivos de forma virtual. A qualquer tempo e hora do dia o documento pode ser resgatado de forma imediata e segura, sem riscos de perdas, como extravios ou um incêndio, por exemplo", frisa o gerente.
Ele comenta, no entanto, que, como qualquer novidade, a mudança não está livre de alguma resistência por parte de síndicos: "Como toda novidade, isso muda a rotina e o hábito das pessoas, o que pode gerar uma certa estranheza inicial. No entanto, percebemos que com o passar do tempo a aceitação vem sendo massiva e com muitos elogios. Nos dias de quarentena por conta da pandemia do coronavírus, por exemplo, seria muito complicado se não tivéssemos essas soluções digitais. Como seria para o cliente obter o mínimo de atendimento ou mesmo dar prosseguimento à gestão do seu condomínio?", indaga Jean.
Empresas oferecem soluções especializadas
Com o aumento pela demanda da digitalização dos processos de gestão, empresas passaram a oferecer soluções especializadas no mercado. De acordo com Henrique Ribeiro, sócio-diretor de uma empresa que oferece esse tipo de serviço, em São Paulo, o processo pode ser implementado em qualquer tipo de negócio, incluindo condomínios residenciais, comerciais ou mistos.
"Condomínios possuem CNPJ e, no nosso ponto de vista, devem funcionar com a organização de outro negócio. Atendemos empresas de todos os tamanhos e segmentos, inclusive condomínios. O importante é o desejo destes clientes em trabalhar de forma fluída, organizada e menos burocrática", destaca.
Entre as vantagens de se implementar a digitalização dos processos de gestão, ele aponta a sustentabilidade, agilidade, colaboração, informações em tempo real e com acesso fácil, segurança, organização, mitigação de riscos e redução de custos.
"É notório que empresas em todo o mundo vêm adotando uma cultura do menor uso de papel. Quando falamos em economia de papel, também estamos falando de economia com a circulação e armazenamento destes documentos", ele destaca.
O executivo, no entanto, ressalta que antes de qualquer medida mais drástica é preciso adotar metodologias e ferramentas que possibilitem uma redução no consumo de impressões e papéis. "Além disso, é fundamental fazer investimentos na capacitação de equipes para o trabalho digital", frisa Ribeiro.
Outro ponto que deve ser lembrado com frequência é a importância de se investir no melhor aproveitamento do papel que, inevitavelmente, precisa ser usado no cotidiano. Ou seja, estimular o uso da frente e do verso deles ou mesmo papéis antigos que possam ser reutilizados no lado limpo. Isso também representa uma boa economia. Vale ressaltar que essa opção, além de reduzir os gastos com papel, ainda torna a empresa mais sustentável.