7 passos para uma campanha de matrícula eficiente - Blog da Eleva
7 passos para uma campanha de matrícula eficiente
Dois dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino, especialmente as da rede particular, são a captação e retenção de alunos. Por esse motivo, a campanha de matrícula precisa ser vista como uma atividade imprescindível para as escolas.
Ainda assim, nem sempre esse processo recebe a devida atenção por parte das instituições, impactando o número de alunos matriculados e fazendo com que os seus projetos para o ano letivo fiquem comprometidos.
Neste artigo, listamos 7 passos fundamentais para estruturar uma campanha de matrícula eficiente. Continue a leitura e entenda como sua escola pode alcançar melhores resultados!
2. Estude a possibilidade de promover eventos especiais
4. Divulgue a campanha de matrícula
5. Utilize um sistema automatizado
6. Dê um caráter humanizado ao processo
7. Registre todo o processo
Para que uma campanha de matrícula surta o efeito esperado, ela precisa ser planejada com prudência e atenção aos detalhes. Logo, o primeiro passo é preparar a instituição de ensino para esse momento tão importante.
Entre os pontos que devem ser pensados com antecedência está o contrato de matrícula. Embora toda escola já tenha esse documento à disposição, é importante revisitá-lo para garantir que todos os dados estejam atualizados. Paralelamente, é necessário reajustar os preços dos serviços educacionais oferecidos pela escola, sempre de acordo com a legislação correspondente.
Também é preciso fazer uma estimativa de quantas vagas ficarão disponíveis, levando em conta os estudantes que provavelmente serão rematriculados, para, só então, definir o total de vagas abertas para o público externo. Nesse sentido, vale a pena adotar estratégias como a pré-matrícula para veteranos e até mesmo a realização de uma pesquisa ou enquete sobre a intenção de permanecer na escola no próximo ano letivo.
O planejamento é essencial para que o restante do processo de campanha de matrícula seja estruturado, de modo a captar a quantidade de alunos ideal para preencher todas as turmas.
Um aspecto a ser considerado nessa fase inicial da estruturação da campanha de matrícula é a realização de eventos para atrair alunos. Os concursos de bolsas de estudo são um bom exemplo disso, uma vez que chamam a atenção daqueles que não poderiam custear o valor total das mensalidades, mas passam a cogitar a ideia de se matricular caso consigam pelo menos uma bolsa parcial.
Outro tipo de evento interessante é a realização de provas de seleção para ingressar na escola. Elas servem tanto para escolher os novos alunos com base nos seus conhecimentos e habilidades, no caso de uma grande procura pelas vagas, quanto para demonstrar que essas vagas são limitadas e, portanto, os interessados precisam se manifestar o mais cedo possível.
Ao desenvolver o cronograma de matrícula, é imprescindível levar em consideração alguns fatores. O primeiro deles é que, se as provas de seleção e concursos de bolsas forem realizados, a campanha deve ter início somente após a divulgação dos resultados. Além disso, os reajustes nos preços também precisam ser informados com antecedência.
Quanto ao cronograma em si, a direção escolar deve definir um prazo para cada etapa do processo, de forma que a rematrícula aconteça primeiro. Somente a partir do momento em que os alunos atuais já tiverem suas vagas garantidas é que as matrículas para o público externo devem ser abertas. Dessa forma, aqueles que já fazem parte da comunidade escolar terão sua vaga garantida.
Para que os pais ou responsáveis possam fazer o próprio planejamento e a escola tenha a chance de promover a campanha para o público, é fundamental divulgar o cronograma de matrícula com antecedência. Além das datas, informações como os documentos necessários e outras exigências precisam ficar bastante objetivas para não gerarem dúvidas.
No que se refere às formas de divulgação, algumas estratégias de marketing para matrícula são bem interessantes, como a divulgação nas redes sociais e a criação de uma página específica sobre o tema no site da escola. Outra ideia válida é permitir que os pais e alunos interessados façam uma visita guiada ao local para conhecer melhor os seus diferenciais.
A fim de agilizar o processo, a escola pode contar com a ajuda de algum software de matrícula. Isso vai simplificar a rotina escolar, garantindo um registro sistematizado de todos os dados dos estudantes e facilitando a sua verificação pela equipe da instituição de ensino.
Outra vantagem de adotar um sistema como esse é que ele possibilita que a matrícula seja feita de forma remota. Uma vez que o uso dos recursos tecnológicos já faz parte do cotidiano da maioria das pessoas, e levando em conta que muitos pais podem não ter tempo para se dirigir até a escola, a matrícula online traz benefícios para todos os envolvidos.
Ainda que a sua escola utilize algum software, é muito importante não deixar de atender os pais ou responsáveis de forma humanizada. É preciso ter funcionários prontos para esclarecer dúvidas e até ouvir críticas acerca de algum aspecto da campanha de matrícula, sabendo dialogar para chegar à melhor solução para todos.
Também é fundamental saber lidar com os casos de inadimplência. Nesse contexto, oferecer descontos e renegociar a dívida com condições especiais de pagamento, sempre evitando constranger a pessoa, é uma maneira de manter a boa relação com os familiares dos alunos.
Por fim, não deixe de registrar todo o processo de matrícula e arquivar os documentos relacionados, inclusive em formato digital, para facilitar o acesso e assegurar que os papéis não se percam com o tempo. Esse é um procedimento importante para que a escola esteja resguardada no caso de alguma reclamação ou até mesmo de uma auditoria.
Como você pôde ver, uma campanha de matrícula eficiente conta com organização, planejamento e divulgação, além de um equilíbrio entre automatização e humanização. Assim, a instituição de ensino consegue ter sucesso nos processos de atração e retenção de seus alunos, mantendo-se ativa ano após ano.
Conseguimos ajudar a melhorar a campanha de matrícula da sua escola? Aproveite para ler também o nosso artigo que traz 5 excelentes estratégias para captação de alunos!