5 dicas para conduzir uma reunião eficaz
O objetivo de uma reunião eficaz é solucionar problemas, trocar ideais e experiências em prol de um mesmo propósito, evitando desperdício de tempo.
Uma reunião eficaz deve mudar a visão negativa que os profissionais possuem do termo "reunião". É possível nesses encontros exercitar o gerenciamento participativo e o trabalho em equipe.
As reuniões são importantes para tomar decisões, integrar pessoas, passar informações, coletar opiniões, trocar ideias, avaliar projetos, validar processos, definir procedimentos, reconhecer e solucionar problemas, criar, falar de experiências, apresentar hipóteses, medir eficiência e eficácia, validar assuntos, avaliar performance, aproximar a equipe, dentre muitas outras funcionalidades sempre com o objetivo de garantir a melhoria contínua das empresas.
Reuniões eficazes e construtivas enfocam temas da atualidade, incluem somente participantes necessários e se concentram em encontrar uma solução praticável, portanto, preparação e disciplina são essenciais para o seu desempenho.
Como reagir caso algum participante não esteja interagindo? O condutor deve fazer perguntas sobre assuntos que essa pessoa tenha total conhecimento e após obter uma resposta deve cumprimenta-la e agradecer a participação.
E como reagir a participantes que se opõe a todos os pontos de vista apresentados? devemos pedir que ele apresente dados para seus argumentos, que apresente ideias e soluções.
É preciso que tais encontros sejam realizados de forma planejada, organizada, e conduzidas de maneira objetiva.
Para que uma reunião aconteça com essas características descritas é necessário que se siga um check list contendo os seguintes questionamentos, seguindo o modelo de gestão para resultados PDCA:
Dica 1: Planejar
A reunião foi informada a todos os interessados? Os participantes estão cientes de hora, local e duração da reunião? A pauta foi definida? Existem informações suficientes para a condução da reunião? Tudo isso vai fazer com que a reunião seja mais ágil.
Dica 2: Desenvolver
A reunião começou no horário? As pessoas tiveram espaço para apresentar fatos e dados? Todas as ações necessárias foram definidas?
É importante lembrar que devem ser abordados somente os assuntos previamente definidos, evitar assuntos que não estão na pauta. Deve-se garantir que ao finalizar, todos estejam cientes das decisões tomadas. Registrar todas as ações que deverão ser realizadas, quem serão os responsáveis e o prazo, e em seguida repassar para todos os interessados.
Dica 3: Verificar
A reunião cumpriu o prazo estabelecido? Todos os interessados foram informados sobre as decisões tomadas? As ações estão sendo executadas? Atingiu os resultados esperados?
É necessário fazer uma análise das ações tomadas após a reunião considerando o resultado esperado.
Dica 4: Agir
As ações corretivas foram apresentadas? A reunião foi suficiente para resolver os assuntos abordados?
Caso o problema abordado não tenha o resultado esperado no planejamento, registrar as lições aprendidas e reiniciar.
Além de seguir esse check list é necessário também que o condutor da reunião tenha a postura de dar liberdade aos participantes para expor suas ideias, oferecer conhecimento adequado aos assuntos da reunião e evitar julgamento de ideias durante a apresentação dos membros da equipe. Buscar os atributos positivos nas ideias e ajudá-los a desenvolvê-los mais. Estimular ideias incomuns e manter o clima agradável com senso de humor.
Seguindo essas dicas as reuniões se tornarão mais produtivas e o resultados positivos serão facilmente percebidos.