[Caso de sucesso] Conheça o que é o PowerApps e as soluções que ele pode trazer para seu negócio.
Certamente, você assim como a gente, já passou por vários momentos onde não sabia resolver um problema. Após quebrar a cabeça, chamou um amigo para ajudá-lo e este amigo não sabia resolver o problema assim como você. Porém com a junção de ideias e ajuda um do outro, o problema foi resolvido de formam mágica. Este fato ocorre várias vezes em nosso dia-a-dia. Levante a mão que nunca passou por isso.
Em uma reunião com a área de negócio em um de nossos clientes, do ramo de varejo, foi relatado que um determinado funcionário, executava uma tarefa e está tarefa ocupava 100% do tempo diário, sendo 8 horas de trabalho diário.
A coordenadora da área, a qual relatou o fato, necessitava de ajuda para melhorar o processo e consequentemente a redução do trabalho deste funcionário. Caso reduzisse esse tempo no processo, poderia alocá-lo em outras tarefas mais importantes e com maior impacto financeiro positivo para a empresa.
Analisando os custos da empresa com o funcionário.
Quando dizemos que um funcionário recebe o salário de R$3.500,00, por mês, na verdade este é o valor bruto do salário, não sendo este o valor que será recebido pelo funcionário e tão menos o custo que a empresa terá com ele. Sabemos que em nosso país existem vários impostos e obrigações que os empregados e os empregadores, devem cumprir, tais como: FGTS e INSS, fração do 13º salário e fração das férias.
Para exemplificar esse fato
Adicionamos uma tabela simplificada do custo de um funcionário que recebe um salário bruto no valor de R$3.500,00. Nas linhas que compõem os custos mensais é possível visualizar informações como: Salário Bruto, Vale Refeição, Fração 13º salário, Fração de férias, FGTS, Fração do FGTS com 13º salário e férias, INSS e Fração do INSS com 13º salário e férias.
Fazendo os cálculos dos custos deste funcionário para a empresa após 1 anos (12 meses) de trabalho, sem contar os riscos trabalhistas, temos: 12 meses x R$5.682,00, gerando um custo de R$ 68.184,00.
Um dos principais desafios das empresas é a redução de custo, aumento na receita e aumentar a produtividade. Geralmente esses desafios são perseguidos diariamente.
Mergulhando na rotina do funcionário.
Diariamente este funcionário, gera um relatório no SAP e gerar os relatórios em vários formatos distintos, pois existem pelo menos 6 tipos de despesas que precisam ser comprovadas pelas lojas. Com os relatórios gerados e salvos, o funcionário compilar as informações, separadas por lojas e envia um e-mail para cada loja, com as obrigações referente ao envio do comprovante (nota fiscal) da troca ou devolução de mercadoria, feita pelo cliente.
Se fizermos uma breve análise do trabalho que este funcionário realiza diariamente, temos:
Gerar os arquivos de conferência no SAP;
Compilar as informações dos relatórios por loja;
Enviar as obrigações para cada loja;
Receber os comprovantes da devolução;
Reenviar o e-mail para as lojas que ainda não enviaram os comprovantes;
Compilar as informações enviadas pelas lojas;
Gerar um Dashboard para análise de retorno com base nas ocorrências;
Você já deve ter percebido que o processo é simples, porém tem vários desafios e riscos. Diariamente vemos este tipo de tarefa ou dificuldade de controle existe em nossa empresa ou em outras empresas que conhecemos. Como o nosso dia-a-dia é corrido, as vezes não conseguimos parar para melhorar os processos ou até mesmo sugerir melhorias, pois esses processos tornam-se rotina e você mesmo sabe que é muito complicado pensar em melhoria contínua de processo com o dia-a-dia corrido que temos em nossas empresas
Olhando os itens acima citados, percebemos que a partir do item 4 (Receber os comprovantes da devolução), o processo passa a ser incontrolável, pois depende da ação de outra pessoa. Sem o controle do envio das informações e tendo o e-mail ou WhatsApp, como ferramenta de controle e notificação é muito complicado a gestão das solicitações. Com o passar do tempo fica impossível controlar os itens que não foram enviados na data correta. Se focarmos não itens não entregues, passaremos a deixar de controlar os itens diários.
Mas e aí, o que usamos para resolver o problema?
Para resolver este processo, desenvolvemos uma solução usando LCAP (Low-Code Application Platform) ou (plataforma de aplicativos de código baixo) da Microsoft, conhecida como PowerApps.
Caso queira saber mais sobre PowerApps, poderá acessar o seguinte artigo:
https://www.linkedin.com/pulse/transformando-sonhos-em-realidade-com-uma-das-melhores-eduardo-amaral/?trackingId=ru7rrLlQRl7swy8dxEhByQ%3D%3D
Agora o funcionário, não precisa enviar e-mail para as lojas, solicitando os comprovantes, basta gerar os dados no SAP e importar para a solução. A partir daí a ferramenta envia um e-mail para as lojas informando da necessidade do envio dos comprovantes.
O funcionário da loja, responsável pelo envio do comprovante, entrará na solução e anexará o comprovante na ferramenta ou até mesmo poderá responder o e-mail com os comprovantes, que através do Microsoft Flow, identificamos os anexos do e-mail e direcionamos para o item correto dentro do sistema.
Após o envio do comprovante, o responsável pela análise entrará no sistema, abrirá o item específico e se estiver correto, apenas confirmará. Caso esteja errado, ele apontará o erro e o erro é enviado novamente para a loja, com o erro descrito pelo analista.
Abaixo segue uma imagem da solução que fizemos para o nosso cliente, usando PowerApps, Flow, SharePoint, CDS, PowerBI e outras ferramentas Office 365.
Quanto conseguiu economizar no projeto, para investir em outro projeto?
Com a implantação deste processo, o analista responsável pelo controle das notas, economizará certa de 80% do tempo, como este processo. Se fizermos uma simples conta tempos, conforme tabela de cálculo de salário do funcionário.
Fazendo os cálculos da economia deste funcionário para a empresa após 1 anos (12 meses) de trabalho, sem contar os riscos trabalhistas, temos: (12 meses x R$5.682,00) – 80%, gerando uma economia de R$54.547,20, podendo ser aplicado esse valor na melhoria de outras tarefas.
Muitas vezes não sabemos que podemos gerar uma economia deste tamanho, pois não sabemos as ferramentas que estão disponíveis para trabalharmos em nosso dia-a-dia.
Uma empresa que usa o Office 365, está com a faca e o queijo na mão, para melhorar os processos e pensar em crescimento.
Os processos repetitivos nas empresas, precisam ser automatizados e os analistas devem pensar em melhorar os processos. Com isso, a empresa sempre terá um crescimento contínuo.
Muitas pessoas confundem automatizar processos com informatizar processo. Mas esse assunto é tema para outro texto.