Quer saber? Anota aí algumas dicas de como organizar a lista de convidados para uma festa.
1. Defina o orçamento: O princípio básico de tudo é definir o orçamento disponível para o evento. A partir daí consegue definir o local e a quantidade de pessoas. Quando definir o orçamento, lembre-se de reservar um valor adicional para gastos extras, como doces diferenciados, acréscimo de algumas pessoas no momento do evento e outros imprevistos que podem acontecer.
2. Divida os grupos de pessoas: Antes de começar a sua lista, divida os grupos: família próxima, família distante, amigos próximos, amigos mais distantes, amigos da escola (em festas infantis) e colegas de trabalho. Com essa organização fica mais fácil de encontrar as pessoas convidadas e, caso tenha que cortar alguém, já sabe por onde começar.
3. Determine a quantidade de pessoas: É claro que gostaríamos de convidar todas as pessoas do mundo, mas precisamos nos adequar ao tamanho do local onde será a festa e ao nosso orçamento para esse evento.
4. Faça os cortes necessários: Se você tem uma lista de 150 pessoas, mas o local acomoda 100 pessoas ou o orçamento está para 80 pessoas, será necessário diminuir a lista de convidados. Comece o corte por amigos distantes, colegas de trabalho de outros setores e familiares distantes. Assim, fica mais fácil não riscar quem é essencial na festa. Tenha um critério para o corte de convidados, já que algumas pessoas questionam por que não foram convidadas.
5. Confirme presença: Essa é a parte mais chata, mas essencial para as festas. Sabemos que quando fazemos um aniversário para 150 convidados, nem todos estarão presentes na festa. Com a vida corrida que temos, fica difícil manter proximidade com essa quantidade de convidados. Por isso, faça a confirmação dos convidados para que tenha um número mais próximo do real.
6. Feche a quantidade final de pessoas: Mesmo algumas pessoas que confirmam acabam não comparecendo no dia do evento. Costumo dizer que 10% dos confirmados faltam ao evento. É regra? Não, mas o padrão é mais ou menos esse. Converse com o buffet sobre quantas pessoas você pode acertar no final do evento, sem que o serviço da sua festa fique prejudicado.
A quantidade de pessoas precisa sempre ser a mais próxima do real para que não tenha desperdício e também para que o serviço não fique prejudicado. Por isso, precisamos estar atentos sempre à quantidade de pessoas contratadas e aquilo que o buffet tem capacidade de oferecer.