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Um sistema de ERP pode te ajudar muito na gestão diária das atividades da sua empresa. Entenda o que é ERP e as vantagens que ele traz para seu negócio
Seu negócio começou na sala da sua casa, e naquela época uma boa planilha bastava para organizar as contas a pagar, fazer o fluxo de caixa, inventário e todas as outras tarefas do seu setor financeiro. Mas, como você é um ótimo empreendedor, seu negócio não para de crescer. Então, esse é o momento de você modernizar sua gestão financeira. Chega de caderninhos e planilhas, que tal investir em um sistema de ERP?
ERP? O que é isso? Acredite, é algo que vai simplificar muito a sua gestão, facilitar o acesso à informações, e te ajudar a organizar toda a sua operação. ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning, que significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”.
Muitas vantagens para sua empresa
O ERP é um software usado para cuidar de todas as operações diárias de uma empresa. Todas mesmo: gestão de estoques, departamento de recursos humanos, controle financeiro, e por aí vai. Você não precisa ter um sistema que faça tudo isso, muitas vezes o ERP é instalado para gerir áreas específicas do negócio. Agora, quanto mais integrado for o sistema à todas as áreas do negócio, melhor para você.
O ERP também tem a vantagem de registrar e organizar informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento e impostos. Sabe aquele montoeira de papel que você costumava gastar horas catalogando e organizando para não perder essas informações valiosas? Então, o sistema faz tudo isso pra você.
Mas esse investimento é mesmo necessário para meu pequeno negócio?
Muitos empreendedores caem no erro de achar que um ERP só é necessário ou recomendado para grandes empresas. Ou então que o custo é muito elevado e o investimento não vale a pena. Ideias pra lá de erradas… De fato, não há como pensar a vida de uma grande corporação sem um sistema como esse apoiando toda a gestão.
Mas, felizmente, atualmente há sistemas mais simples e de menor custo que, inclusive, podem ser desenvolvidos sob medida para determinado negócio. E pode saber que os custos rapidamente são retornados para seu bolso. Sim, um software de ERP é alto altamente recomendado também para a gestão de PMEs.
Eles ganharam em economia, agilidade e produtividade
Esta matéria da PEGN traz cases de pequenas e médias empresas que investiram em softwares de ERP e ganharam muito em desempenho e produtividade da empresa. O empreendedor Reinaldo Espinosa, por exemplo, proprietário da RWA Artes Gráficas. Durante três anos o empreendedor usou um software que era muito sofisticado para a empresa, e o resultado dessa experiência foi péssimo. O principal problema era que o software não fornecia recursos que se adaptasse às especificidades do setor de atuação da empresa (uma gráfica).
A saída encontrada foi mudar para um ERP específico para gráficas. ‘Os processos ficaram mais ágeis e a produtividade cresceu’, afirma. A velocidade de impressão, por exemplo, aumentou em 50%. Se antes a RWA fazia 8 mil impressões por hora, hoje, em algumas máquinas, chega a 12 mil.
Um outro caso interessante da matéria é o da Lock Engenharia. Até determinado momento, a empresa terceirizava o departamento de RH. Mas, quando a diretriz em relação à esse setor mudou, a empresa precisou correr atrás de formas ágeis e econômicas de gerir todos os pagamentos dos seus 150 funcionários. Rapidamente a economia gerada pelo sistema cobriu os custos de implantação.
ERP também é inteligência e comunicação para sua empresa
Mas, muito mais do que um enorme banco de dados para facilitar a organização e as contas diárias, ao usar um software de ERP, você ganha também em outros dois importante fatores: primeiro, é possível facilitar a comunicação entre diferentes departamentos da empresa, com a troca de informações mais ágil e precisa(em vez de ficar naquela coisa de mil e-mail cheios de números que você nunca sabe qual é o correto).
Em segundo, o sistema te possibilita gerar relatórios com informações que vão além. Te interessa saber exatamente quais produtos mais vende? Quem são os melhores clientes da sua empresa? Ou então, aplicar filtros para essas informações, como época do ano e forma de pagamento. Um sistema inteligente te ajuda com tudo isso.
Você precisa preparar sua equipe para dar esse passo
Muita calma antes de se empolgar e fazer embatia investimento num sistema de ERP. Primeiro, você precisa se informar sobre que tipo de sistema é melhor para o seu negócio e poderá te trazer maiores vantagens. Muitas vezes na ânsia por investir no melhor, acabamos perdendo a mão e investindo em recursos que estão muito além das necessidades do negócio. Ou então, o contrário. Ao querer economizar, acabamos fazendo um investimento burro.
Inclusive, você pode optar por comprar sistemas prontos, ou desenvolver um sistema personalizado. Mas para tomar essa decisão, antes de mais nada, precisa estar muito ciente de todas as atividade e tipos de dados que sua empresa produz, e o que poderia ser melhorado nesse processo.
Outro ponto importante é você treinar e preparar sua equipe para essa mudança. Não vai adiantar nada implementar um software super moderno se o seu time não der esse passo junto com você e aprender a usar esse recursos e extrair o máximo dele. É comum funcionários serem avessos à mudanças, mas o papel da liderança é engajar sua equipe nesse novo momento.
Agora que você já sabe mais sobre todas as vantagens que um ERP pode trazer para o seu negócio, hora de botar a mão na massa e começar a planejar esse investimento. A tecnologia está aí somente para te ajudar a poupar tempo, obter informações mais precisas e transformar tudo isso em inteligência de gestão. Boa sorte!
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