Ciclo PDCA e como ele trabalha com a melhoria contínua
Ciclo PDCA: do conceito à aplicação do famoso Plan Do Check Act (tudo sobre Ciclo de Deming)
Publicado dia 3 de julho de 2017
Imagine que sua empresa criou um Plano Orçamentário, implementou-o com êxito e colocou-o na gaveta. Por mais ficção que isso soe, garantimos: é um dos erros mais comuns cometidos no orçamento empresarial.
Agora suponha que nesta mesma gaveta tenha sido colocado o Planejamento Estratégico. Afinal, planejamento e orçamento foram elaborados seguindo cada passo com muito cuidado, ou seja: para que, então, ter que avaliar constantemente algo que deu um trabalho daqueles para elaborar?
Como queremos causar um certo suspense, não vamos responder a essa pergunta agora. A única coisa que podemos dizer é que o Ciclo PDCA traz direitinho a resposta que precisamos.
Aliás, quando falamos no conceito de PDCA, tudo que podemos dizer é: melhoria contínua (ou um ciclo sem fim). E como ter melhoria contínua no orçamento empresarial, por exemplo, sem acompanhar Planejado x Realizado x Histórico? Impossível, não é mesmo? Para entender melhor o que falamos aqui, acompanhe este completíssimo artigo sobre o quarteto fantástico Plan Do Check Act.
Como funciona o ciclo PDCA ou ciclo de Deming?
# 01 - Plan (Planejar)
#02 - Do (Fazer)
#03 - Check (Checar)
#04 - Act (Agir)
Como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença para a área de controladoria
Plan Do Check Act: dicas para implementação
PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir) é uma ferramenta de qualidade de quatro fases, amplamente utilizada para a solução de problemas, controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o Ciclo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act).
O objetivo do PDCA é ajudar a entender como um problema surge e como deve ser solucionado. Importante ressaltar que o foco do Ciclo de Deming é na causa e não nas consequências.
Assim que uma oportunidade de melhoria é identificada, são definidas ações para promover as mudanças necessárias. Desse modo, espera-se que os resultados sejam atingidos com mais qualidade e eficiência.
Esta ferramenta parte do pressuposto de que o planejamento não é algo imutável. Assim como o orçamento empresarial, que precisa ser acompanhado de perto para que sejam feitos ajustes caso necessário, o mesmo acontece com o PDCA. Exatamente por isso que ele é um ciclo contínuo, ou seja, pode (e deve) ser aprimorado e repetido a fim de que a melhoria contínua dos processos seja atingida.
Você pode estar se perguntando: mas este método foi desenhado para a área de qualidade? Como o departamento financeiro pode se beneficiar do PDCA? Na verdade, todas (exatamente, TODAS) as áreas da estrutura organizacional podem fazer uso do Ciclo de Deming, desde a qualidade até a controladoria.
Quer um exemplo? Nós, aqui da Treasy, não tomamos nenhuma decisão sem nos basearmos em fatos e números (o famoso Data Driven). Imagine o Orçamento Empresarial. Já pensou no problema que o fluxo de caixa de sua empresa terá se ele for elaborado e não for acompanhado? Se houver um problema no orçamento e não forem tomadas as providências, a empresa corre inclusive o risco de ir à falência.
Mais abaixo mostraremos como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença na área de controladoria (especialmente na questão do Planejamento Orçamentário), mas como entendemos que antes de pensar em monitorar o orçamento é preciso saber direitinho como ele funciona, separa essa primeira dica: Webinar sobre orçamento empresarial na prática. Para acessar o material, é só clicar no banner:
Bom, mas antes de falar sobre como o PDCA é aplicado na área de controladoria, vamos ver cada uma de suas etapas.
Já citamos as quatro etapas (Plan Do Check Act) e agora chegou a hora de ver cada uma separadamente.
Por ser o início de tudo, nesta etapa são definidos metas e objetivos do ciclo (olha as metas Smart aí!). Em outras palavras: qual o problema a ser resolvido? É também aqui que são estabelecidos os Indicadores de Desempenho (ou Key Performance Indicator, KPI). É importante que esses indicadores sejam definidos, pois mostrarão se o objetivo final está sendo alcançado.
Em suma, são considerados os itens:
Levantamento de fatos;
Elaboração do fluxo de processos;
Identificação dos itens de controle;
Elaboração de uma análise de causa e efeito;
Colocação dos dados sobre os itens de controle;
Estabelecimento dos objetivos.
Portanto, nesta fase são identificados os fatores que influenciam o problema, bem como suas possíveis causas. Na fase de planejamento nasce o Plano de Ação. Uma boa dica aqui é utilizar o famoso 5W2H, uma ferramenta que pode ser útil em inúmeros momentos, sendo utilizada desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.
Caso você queira saber mais sobre o assunto, recomendamos dois artigos:
Ok, problemas identificados e metas traçadas é hora de colocar a mão na massa. Lembra do Plano de Ação criado na etapa #01? Pois bem, este é o momento do Ciclo PDCA que coloca em prática tudo o que foi planejado.
Nesta etapa deve-se cuidar para que não ocorram desvios. Do contrário, ou seja, caso não seja possível executar aquilo que foi planejado, será preciso retornar à primeira fase e analisar os motivos que levaram aos desvios. Por isso, a segunda fase do PDCA é vista também como um teste, pois esta é a hora de verificar o que está funcionando e o que precisa ser mudado.
A fase da execução é subdividida em três etapas:
Treinamento dos funcionários e gestores envolvidos no projeto;
Execução propriamente dita; e
Colheita de dados para uma posterior avaliação.
Quando tudo estiver seguindo de acordo com o planejamento segue-se para a terceira etapa.
Antes de mais nada, anota aí: esta fase deve iniciar junto com a implementação do Plano de Ação. Isso porque acompanhar os resultados o mais cedo possível significa que você estará mais apto a saber se os resultados serão atingidos.
Trocando em miúdos, na terceira etapa ocorre um monitoramento de cada atividade do plano de ação, sendo possível:
Comparar o previsto com o realizado;
Identificar gaps a serem sanados e oportunidades de melhoria; e
Avaliar a metodologia de trabalho adotada.
Portanto, a fase de checagem identifica brechas no projeto.
Hora de atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver). Do contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).
A quarta etapa representa fim e começo simultaneamente, pois após uma minuciosa avaliação dos problemas e erros anteriores o ciclo PDCA reinicia seguindo novas diretrizes. Por isso, é sempre importante lembrar que ao encerrar o ciclo (fim das ações corretivas) um novo planejamento deve iniciar.
Isso ocorre porque o objetivo é o aprimoramento das atividades e processos. Aliás, toda empresa deve sempre seguir a filosofia do Ciclo PDCA: aprimorar sempre.
Ao entender melhor como funciona o Ciclo PDCA fica mais fácil entender as vantagens desta ferramenta. Por isso, elencamos abaixo alguns de seus benefícios:
Busca a melhoria contínua, ou seja, ao invés de se conformar com o bom foca no melhor;
Evita que sejam implementadas soluções de baixa eficiência e que haja desperdício de tempo (temos algumas dicas para gestão de tempo);
Garante um diagnóstico apurado sobre os processos, tratando das falhas e procurando soluções continuamente;
Fornece um método padronizado para alcançar a melhoria contínua que pode ser usado por qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;
Padronização da linguagem e a melhoria da comunicação;
Soluciona problemas com eficácia e inteligência.
Como a melhoria não acaba nunca (melhoria contínua, lembra?), quanto mais a cultura do PDCA enraíza-se na sua empresa, mais benefícios são analisados.
Ao nos basearmos em dados para a tomada de decisão ganhamos de brinde a possibilidade de adotar a Melhoria Contínua como filosofia empresarial. E, como você viu, é exatamente isso que prega o Ciclo PDCA.
Falando especificamente da Área de Planejamento e Controladoria, acompanhe o raciocínio: se todo o mês sua empresa melhorar em 10% o seu resultado, no final de um ano a melhoria acumulada vai ser de quase 200%, certo? Ao adotar o Ciclo de Deming como ferramenta de melhoria contínua da Gestão Orçamentária a meta não parece inalcançável.
Isso porque primeiro o profissional de controladoria planeja e depois acompanha os resultados, identificando o que está saindo como esperado e o que está desviando, podendo, então, atuar para corrigir os desvios. Além disso, com os dados orçamentários sua empresa pode comparar o quanto está crescendo mês a mês.
Quando falamos no Ciclo PDCA percebemos que na maior parte dos casos as empresas focam muito bem nas duas primeiras fases (PD, planejar e executar), mas se esquecem das etapas CA (checar e agir). No entanto, é exatamente por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) que é possível descobrir formas de otimizar o processo sendo executado.
Pense o seguinte: a equipe elaborou o Planejamento Orçamentário, o que é de extrema importância para Gestão Empresarial. Para isso, definiram-se metas (Receitas) e limites (Despesas) para um período futuro. Todavia, no decorrer do ano, ou seja, ao executar o orçamento, foi preciso mudar algumas estratégias.
Com isso, na hora de checar resultados foram observados desvios em relação às metas definidas no planejamento estratégico. Neste ponto surge a necessidade de uma Revisão Orçamentária. Após todas as análises e revisões terem sido feitos e com os desvios corrigidos, o planejamento orçamentário foi reelaborado para adequar-se ao novo cenário (etapa Agir). Dessa forma o PDCA completou sua trajetória.
Como falamos, o ciclo não tem fim, e isso pode ser perfeitamente entendido pela controladoria, afinal, acompanhar o controle orçamentário da empresa é fundamental para uma gestão saudável de fluxo de caixa (falamos sobre isso em um artigo).
Já que estamos batendo tanto na tecla de planejar o orçamento, executá-lo, acompanhar os resultados e fazer os ajustes necessário, vamos aproveitar e desmistificar algo que ouvimos muito por aí.
Engana-se quem pensa que Orçamento Empresarial é apenas para grandes empresas. Pelo contrário, é um dos instrumentos de gestão mais democráticos e que traz benefícios a qualquer negócio, independente do porte ou ramo de atuação.
Para auxiliar sua empresa nesta tarefa, elaboramos um guia gratuito que traz de forma prática e objetiva como elaborar um Orçamento Empresarial para sua empresa. Clique no banner e saiba mais:
Aproveite, coloque a mão na massa e aplique o PDCA!
O modelo do PDCA é intuitivo e fácil de colocar em prática. Além disso, os benefícios com sua aplicação são vários. Por esse motivo, está na hora de pensar em implementar esta metodologia na sua empresa.
Para aproveitar o máximo desta ferramenta, veja algumas dicas que separamos:
Treine todos os colaboradores: faça com que todos entendam o que é e como funciona o ciclo PDCA. O treinamento inicia-se pela equipe de gestão, mas todos devem ter conhecimento dela. Ao fornecer aos colaboradores uma compreensão básica do ciclo de Deming todos estarão mais preparados para sua utilização.
Faça com que o Ciclo seja utilizado: sabemos que sempre que uma nova iniciativa é aplicada existe uma certa resistência por parte de algumas pessoas. No entanto, faça com que o uso do ciclo PDCA seja obrigatório para os processos que ocorrem dentro da empresa.
Lembre-se de que é um ciclo: pense em uma roda. É assim que você deve imaginar o PDCA. Embora existam situações em que o sucesso da implementação é encontrado na primeira execução, a maioria das mudanças ou melhorias precisarão passar pelo processo de Plan, Do, Check, Act várias vezes para obter os melhores resultados. Aliás, certifique-se de que todos entendam que o foco é melhoria contínua.
Mensure os resultados: ter resultados documentados com cada mudança ajudará a liderança da empresa na tomada de decisão e na execução de outros projetos. Dados devem ser coletados e mensurados em todas as etapas do ciclo.
Além dessas dicas, ao aplicar o PDCA devem ser evitadas algumas práticas como:
Definir metas e não definir os métodos para atingi-las;
Parar após o fim do ciclo.
Por fim, lembre-se que comunicação e liderança eficazes são imprescindíveis para a execução das quatro etapas do ciclo PDCA.
Não tem como negar: empresas que se estruturam dentro das quatro etapas do ciclo PDCA saem na frente quando a questão é atingir objetivos e melhorar continuamente. Também conhecido como Ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA tem como objetivo ajudar a entender como um problema surge e como deve ser solucionado.
Importante ressaltar que o foco é na causa e não nas consequências. O PDCA busca a melhoria contínua e, por consequência, a qualidade máxima de todos os projetos e operações da empresa (bem como produtos e serviços).
O mais importante de tudo é que, justamente por ser um ciclo, sua aplicação não se encerra e a cada utilização melhores serão os processos de sua empresa. Por fim, lembre-se que o conceito PDCA pode - e deve - ser usado em todas as áreas da organização (inclusive na controladoria).
Agora chegou a sua hora de contar para nós se você já aplica o PDCA nas atividades da sua área. Em caso afirmativo, compartilhe conosco sua experiência. Aproveite e deixe sua opinião sobre este artigo e compartilhe-o entre seus colegas.