A rotina da maioria das organizações é bem agitada. As empresas de médio e grande porte possuem vários âmbitos responsáveis por diferentes áreas. Para organizar e colocar as atividades em dia, são necessários escritórios e, principalmente, colabores qualificados para atender toda a demanda necessária de cada setor.
Esses profissionais, são chamados de Auxiliar Administrativo.
Possuem uma grande importância para as empresas e, por isso, precisam estar capacitados.
1. Responsabilidades do auxiliar de escritório e administrativo
Se você quer procurar por vagas de emprego para assumir a função de auxiliar admnistrativo em uma organização, primeiramente você precisa saber quais serão as suas responsabilidades. Você é responsável por organizar a rotina conturbada de vários setores da empresa, como: administrativo, financeiro ou contábil, recursos humanos, logística, marketing, executivo (onde estão os diretores, gerentes e supervisores), entre muitos outros, facilitando o trabalho de seus superiores. Dentre as funções e responsabilidades de um auxiliar, estão:
Digitar relatórios, documentos, e-mails, atas de reuniões;
Organizar os arquivos e documentos;
Marcar e preparar a sala para reuniões;
Preparar planilhas e apresentações;
Realizar atendimento telefônico e anotar os recados;
Fazer atendimento direto aos clientes;
Pagar contas e faturas;
Controlar o fluxo de pessoas.
Além dessas atividades, existem muitas outras. São responsabilidades muito grandes que, exigirão de você, habilidades e conhecimentos importantes para que tudo seja feito de forma otimizada e excelente,
2.Otimize os processos
Como você terá que realizar muitas tarefas no seu dia a dia no cargo de auxiliar de escritório, para que o trabalho não acumule e você possa potenciar as suas atividades, melhorando os resultados, é necessário estar no mesmo ritmo da organização.
Você sabia que a otimização de processos pode melhorar a rotina da empresa? Essa prática pode gerar uma maior produtividade, com menor custo e é muito importante para qualquer instituição. Mas, você também pode aplicar a gestão de processos às suas atividades diárias. O Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócios), ou BPM, é um conjunto de práticas que vão melhorar justamente essa questão da otimização, focando em resultados. É muito utilizado pelas empresas, mas o conceito pode ser usado facilmente para aumentar o seu rendimento no local de trabalho, basta seguir os seguintes passos:
Planejamento: é a hora de reunir tudo que você tem disponível, para conhecer as metas e objetivos da empresa, alinhando o seu propósito ao da organização;
Análise: aqui você irá observar todos os processos que estão em execução, para saber quais são, se existem falhas e se há melhorias a ser feitas.
Modelagem: neste passo você irá mapear, desenhar, descrever, todas as atividades observadas no passo anterior, para assim melhorar o entendimento e o conhecimento sobre processos existentes no negócio;
Execução: Agora é a hora de colocar todos os passos anteriores, em prática. Aqui você também deve corrigir os erros e fazer melhorias.
Monitoramento: Como o próprio nome sugere, neste momento você deve acompanhar se aquilo que você executou no passo anterior, está realmente gerando resultados positivos, se ainda há algum erro ou melhorias à ser feitas. Desta forma você terá uma melhoria contínua de seus processos.
3.Aprimore sua habilidade de escrita
Anote essa dica, pois ela é muito importante para você que procura por vagas de emprego no cargo de auxiliar administrativo, pois a habilidade de escrita é essencial para desenvolver muitas das atividades exigidas para a função.
Vivemos nos tempos das redes sociais, onde é usado várias gírias e abreviações. Um mundo com menos formalidades. Porém, na área profissional isso é bem diferente, pois a maneira como você irá escrever um relatório, um e-mail, uma apresentação de slides ou qualquer outro documento, pode diminuir a credibilidade ou dificultar o entendimento das pessoas. Em vista disso, muita atenção. Você terá que lidar com clientes, fornecedores, parceiros e até mesmo com empresários, por isso é essencial que você saiba redigir um texto de forma eficiente, clara, objetiva e formal.
Hoje, muitas empresas buscam por profissionais que sabem se comunicar bem, tanto na escrita quanto na fala, por isso, acrescentam ao seu processo seletivo, provas de redação.
Outra dica importante para otimizar suas habilidades de escrita, é desenvolver o hábito de leitura. Ler trás grandes vantagens para a sua vida pessoal e profissional, dentre esses benefícios, estão: a estimulação da criatividade, aumento da capacidade de reflexão e argumentação, ampliação do vocabulário, crescimento da capacidade de relaxar (afinal você vai estar em um ambiente que muitas vezes trará um grande grau de estresse) e, principalmente, a otimização da escrita.
4. Saiba se comunicar no âmbito profissional
Assim como ter uma boa redação, saber se comunicar é fundamental para qualquer profissional. Na função de auxiliar administrativo, muitas vezes, você terá que fazer o intermédio entre os seus superiores e o cliente. Se você não souber argumentar com clareza e objetividade, esse consumidor pode desistir de adquirir o seu produto ou serviço. Imagina o prejuízo?
Como você também terá que atender e fazer ligações, aprimorar as habilidades de comunicação, também será importante para sua carreira os cursos, que possam te ajudar nisso. Se você tem um currículo maravilhoso, mas não sabe se comunicar bem, sua oportunidade de conseguir o emprego desejado, pode descer por "água abaixo", afinal de contas, a comunicação é uma competência exigida por várias empresas.
A capacidade de argumentar, interagir, convencer e negociar, faz parte dessa boa comunicabilidade e pode fazer você alcançar resultados positivos para a empresa. Mas é importante ficar atendo a alguns pontos:
Escute mais, fale menos: é importante saber falar bem, mas, mais importante ainda, é saber ouvir. Muitas vezes falamos demais, sem pensar se aquilo que estamos transmitindo é o que a pessoa está interessada em ouvir. "O sábio nunca diz tudo o que pensa, mas pensa sempre tudo o que diz" (Aristóteles).
Cuidado com os "ruídos": há vários fatores que podem comprometer o entendimento de uma mensagem, como o barulho, uso de gírias, de termos técnicos, entre outros. Tudo isso é chamado de "ruídos", aquilo que pode prejudicar a comunicação entre o emissor (emite a mensagem) e o receptor (recebe a mensagem).
Evite esclarecimentos demais: explicar seus argumentos é importante, porém, nem todos possuem paciência para ficar escutando longas explicações. O motivo? Nós, seres humanos, temos a chamada "memória seletiva", ou seja, nosso cérebro absorve apenas aquilo que é interessante pra gente. Então, se você explica excessivamente algo, o seu ouvinte pode não sorver tudo aquilo que você quer transmitir. Seja claro e objetivo.
Tenha certeza do que transmite: quando se comunica algo no meio profissional é importante ter certeza do que está dizendo, portanto, evite os termos "eu acho", "eu acredito", entre outros.
Preste atenção na linguagem corporal: gesticular demais, não ter postura e não manter contato visual, pode desestimular o ouvinte ou fazer com que ele perca o foco no que você está dizendo. Use expressões que o convença sobre os seus argumentos.
5.Tenha excelência no atendimento
Clientes são exigentes e querem sempre ser atendidos com eficiência e rapidez. Para que isso aconteça, você que pretende trabalhar como auxiliar Administrativo, precisa aumentar os seus conhecimentos e habilidades de atendimento. Para alcançar a excelência você pode realizar cursos que vão te ajudar nessa otimização. Um bom atendimento, pode fazer o seu consumidor se tornar fiel à marca ou a empresa, sempre indicando os seus produtos ou serviços para as pessoas de seu convívio. O mal atendimento, também irá gerar uma repercussão, mas bem maior e mais negativa. Já ouviu a frase: "notícias ruins correm rápido"? Por isso é importante adotar técnicas que irão otimizar essa recepção ao seu público. Isso não serve só para os clientes, mas para o atendimento aos fornecedores, parceiros e demais envolvidos com a empresa, também.
No livro "Nos Bastidores da Disney", o autor Thomas K. Connellan, nos mostra como o cliente deve ser a prioridade da empresa. Mostrando ainda, qual é a importância de ser feito um atendimento de excelência. A Disney é uma organização em que se vende sonhos, muito mais do que produtos ou serviços. Todo esse sucesso de mercado, se deve há vários fatores, mas principalmente à capacidade desta empresa em atender os seus consumidores de forma eficiente. Seus colaboradores são treinados para prestar o melhor serviço do mundo, de forma eficaz e excelente. Eles são ótimos exemplos em que você pode se inspirar.
6. Faça cursos para aumentar suas habilidades
Saber mais, adquirir mais conhecimentos, obter e aprimorar as habilidades são sempre importantes para qualquer pessoa, seja na vida pessoal ou profissional. Além do curso de auxiliar administrativo, você pode fazer muitos outros cursos à distância que estejam ligados a área, de forma direta ou indireta, e que possa agregar ainda mais valor aos seus conhecimentos e habilidades. Separamos alguns cursos que vão ser excelentes para sua carreira.
Desenvolvem as habilidades de oratória, vão te trazer grandes vantagens. Você terá a chance de aprimorar suas habilidades de interlocução. No curso você terá acesso a técnicas e conceitos para aperfeiçoar a prática de oratória, como: utilizar as expressões corporais de forma adequada, qual a melhor entonação para transmitir a sua mensagem e muito mais. É uma ótima oportunidade para você que quer aprimorar a comunicação. Além disso, vai te ajudar a encontrar bons empregos e exercer as funções de auxiliar administrativo.
É outra oportunidade para melhorar as suas práticas de comunicação. Neste curso, além das técnicas de oratória, você vai saber como controlar o nervosismo, superar o medo e lidar com eventualidades no momento de transmitir a mensagem ao seu público. Você ainda vai saber como ser confiante e desenvolver a capacidade de liderança.
Este curso é muito importante para você que quer ser um auxiliar administrativo e procura por empregos para exercer a função. Pois a maiorias das empresas exigem o domínio dos softwares do Pacote Office, pois os aplicativos são muito utilizados em várias funções, como: na criação de planilhas, documentos, apresentações, armazenamento de dados e muito mais.
No Curso Pacote Office você aprenderá manusear as principais ferramentas do pacote: o Word (ferramenta utilizada para criação de textos), o Excel (utilizado para criação de planilhas de cálculo), o PowerPoint (para criação de apresentações gráficas), o Access (usado para armazenar banco de dados) e o Outlook (para serviços de e-mail).
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