Sistemas contábeis na nuvem: entenda o Retorno sobre o Investimento
Atualizado em: 27/12/2018 Tempo estimado de leitura: 9 minutos
Empresas de contabilidade, assim como os seus clientes, estão sempre em busca de formas mais inteligentes de trabalho como usar menos recursos e criar mais valor.
Profissionais de contabilidade precisam, a cada dia, mais opções para realizar seu trabalho virtualmente. Trabalhar a qualquer hora, de qualquer local e utilizando qualquer dispositivo está deixando de ser um luxo e tornando-se uma necessidade.
Por isso, empresas de Tecnologia da Informação (TI) estão empenhadas na criação de soluções para dar mais mobilidade ao ambiente de trabalho dos contadores.
A alternativa viável para mobilidade total dos escritórios de contabilidade está "na nuvem", ou seja, a implantação de sistemas cloud, como se diz na linguagem do informatiquês.
Manter a infraestrutura de tecnologia em qualquer empresa não é uma tarefa simples, nem barata. Na realidade é um fardo, em especial para escritórios de contabilidade. O custo de paradas não programadas, perda e vazamento de dados e impossibilidade de atender ao fisco ou clientes por causa de uma falha tecnológica é incalculável.
Hoje em dia, as organizações contábeis têm cada vez mais opções para remover este fardo tecnológico, utilizando a infraestrutura de terceiros. Isto se dá graças à crescente oferta de três recursos importantes, que vêm se reduzindo a cada ano:
conexões de internet a alta velocidade;
fazendas de servidores equipadas com tecnologia de ponta, de alta potência e disponibilidade;
novos padrões de criptografia para segurança e proteção a dados.
Terceirizar a infraestrutura de TI é uma solução economicamente acessível e segura. Por isto, os fornecedores de software para contabilidade estão em uma corrida acelerada para oferecer soluções cloud.
Mas nem todas as soluções de outsourcing são idênticas. Antes de ir para a nuvem, é necessário considerar os seguintes aspectos da solução:
Tipo de nuvem;
Qualidade do suporte;
Propriedade dos dados;
Segurança, detecção de invasões e capacidade de prevenção;
Responsabilidade na gestão dos upgrades e atualizações;
Replicação dos dados por vários locais.
Afinal de contas, quem é o dono da nuvem?
Na verdade, temos 3 tipos de nuvem onde cada uma delas possui recursos, objetivos e vantagens diferentes. Vamos a explicação de cada uma.
As nuvens públicas são a maneira mais comum de implantar a computação em nuvem. Os recursos de nuvem (como servidores, software e dispositivos de armazenamento) pertencem a um provedor de serviço terceirizado. O Google,
Amazon e Microsoft Azure são exemplos de nuvem pública.
Em uma nuvem pública é utilizado, de forma compartilhada, os mesmos dispositivos com outras organizações ou "locatários" da nuvem.
Os serviços de nuvem pública geralmente são usadas para fornecer emails, aplicativos, armazenamento e ambientes de desenvolvimento.
Em uma nuvem privada os recursos de computação são usados exclusivamente por uma única empresa. A nuvem privada pode estar localizada fisicamente no datacenter local da sua organização ou pode ser hospedada por um provedor de serviços terceirizado.
Mas em uma nuvem privada, os serviços e a infraestrutura são sempre mantidos na rede privada e o hardware e o software são dedicados unicamente à sua organização.
Geralmente chamadas de "o melhor dos dois mundos", as nuvens híbridas combinam a infraestrutura local, ou seja, as nuvens privadas, com as nuvens públicas, permitindo que as organizações aproveitem as vantagens de ambas as
Em uma nuvem híbrida, dados e aplicativos podem ser movidos entre as nuvens públicas e privadas, o que oferece maior flexibilidade e mais opções de implantação.
Na nuvem híbrida é possível utilizar um recurso chamado de "cloud bursting". "Cloud bursting" ocorre quando um aplicativo ou recurso é executado na nuvem privada até que haja um pico de demanda (por exemplo, um evento sazonal como envio de dados ao fisco) e, nesse ponto, a organização pode "estourar" para a nuvem pública para fazer uso de recursos de computação adicionais.
Onde posso recorrer se precisar de ajuda?
Muitas soluções em nuvem disponibilizam um ambiente de servidores que é gerido e mantido pelo administrador de TI da empresa contratante. O administrador fica com um servidor remoto que funciona exatamente como se fosse o servidor do seu escritório, assumindo a total responsabilidade pela utilização dos recursos.
Os usuários dependem do administrador local para suporte e manutenções na infraestrutura. Ou seja, o fardo da gestão da tecnologia permanece na sua empresa.
Se acontece algum problema, o administrador é obrigado a lidar com intermediação de "culpas". A velha e conhecida disputa entre o fornecedor dos sistemas e o provedor da infraestrutura (no caso, em nuvem). O resultado é frustração e uma produtividade baixa.
Num ambiente em que a tecnologia é totalmente terceirizada (outsourced), existe um só ponto de contato responsável pelas operações do sistema. Se um software necessita ser substituído, eles tratam disso. Se o servidor necessita ser reiniciado, eles certificam-se disso. O e-mail deixou de funcionar? Eles descobrirão qual é a origem do problema e vão resolvê-lo.
Por favor, posso ter acesso aos meus dados?
Algumas soluções terceirizadas restringem demais o acesso aos dados, fazendo com que os usuários fiquem improdutivos. Claro que os controles são importantes.
Mas, as restrições excessivas podem ter um impacto negativo nas eficiências da equipe. O fornecedor certo gerenciará os controles administrativos para restringir o acesso externo, facilitando a execução dos trabalhos pelos usuários.
Se o seu contrato com um provedor de soluções em nuvem terminar, você também precisará saber como e quando poderá acessar seus dados. Não deixe de ler atentamente o seu contrato!
Quem está guardando o meu sistema e os dados?
Confiar em senhas e software de antivírus já não é mais suficiente. A proteção a dados adequada requer uma robusta combinação de tecnologia, leis, protocolos, e a vantagem de se adiantarem às entidades que tentam acessar ou criptografar a vossa informação privada.
A proteção adequada dos dados da empresa e dos clientes exige uma combinação robusta de tecnologia, políticas, protocolos, criptografias e redundâncias para se manter à frente das forças "ocultas" que tentam bisbilhotar suas informações ou mesmo destruir seu trabalho.
O seu fornecedor de soluções em nuvem tem o dever de reduzir a sua exposição a ameaças externas com uma variedade de proteções, que incluem:
Conformidade com os padrões internacionais de segurança de dados;
Segurança de Rede para prevenir ataques;
Segurança de Dados para proteger as unidades físicas de armazenamento;
Infraestruturas de Segurança para restringir o acesso aos dispositivos físicos;
Segurança Humana providenciada por empregados certificados por organismos internacionais especializados;
Controle do Acesso a infraestruturas, que deve incluir entradas controladas usando os mais recentes mecanismos de controle biométrico;
O meu software precisa de uma atualização. E agora?
O calendário de obrigações e tributos do profissional da contabilidade já é muito estressante. Desnecessário acrescentar mais emoção na vida da sua equipe, não é? Ninguém merece uma atualização de software a na madrugada ou no final de semana.
Certifique-se que o seu prestador de serviços tem recursos disponíveis à mão para organizar a instalação de upgrades, e reiniciar servidores no momento que seja conveniente para seu escritório.
A do fornecedor de soluções em nuvem deve ter muito experiência com sistemas de missão-crise que são o coração das operações de um escritório de contabilidade: sistemas contábil, fiscal, processamento de folha, gestão documental, controle de processos, etc.
Tivemos um apagão, e agora?
Desastres naturais (ou não) ocorrem, não duvide. Enchentes, apagões, invasões, manifestações, incêndios e até mesmo terremotos. Esses eventos provaram que um só servidor no seu escritório põe a sua operação, e os dados dos seus clientes, em risco.
Backups fora do escritório até oferecem alguma proteção. Mas eles exigirão um esforço enorme para restaurar toda a (ou parte da) informação num novo dispositivo.
Ter apenas seu banco de dados em um provedor de soluções em nuvem já é um bom começo.
Mas, para garantir a continuidade da sua operação, com o menor impacto possível, dados e aplicações devem ser mantidos no provedor de soluções em nuvem.
Portanto, verifique se seu provedor oferece, no mínimo, o seguinte:
Infraestrutura geograficamente redundante: na prática, não deixe todos os ovos na mesma cesta;
Escalabilidade instantânea: novos recursos computacionais serão alocados quando houver demanda;
Load Balance (Balanceamento de Carga): técnica para distribuir a carga de trabalho uniformemente entre dois ou mais recursos;
Active Failover: tecnologia que redireciona o acesso de um recurso com falhas para outro;
Gerenciamento de tráfego de rede.
Os custos e riscos de gerir um departamento de TI interno estão cada vez maiores. Talvez os riscos de um ataque cibernético não são suficiente para assustar você. Mas será que seu escritório está imune a falhas elétricas, enchentes, incêndios, problemas nos seus servidores?
E que tal contabilizar o tempo, custo, estresse da equipe, perda de prazos? E a manutenção constante nos servidores? Upgrades em equipamentos, perda de performance nas aplicações? E os clientes aguardando o acesso aos seus serviços ou esperando um email da sua equipe?
Não se esqueça: você é o responsável pelos dados que seus clientes confiaram à sua empresa.
Calculadora caseira de custos de TI
Para você entender melhor quanto se gasta com infraestrutura de TI para manter os dados seguros e aplicações rodando 24 horas, tabelamos os eventos de gastos relativos a "dinheiro perdido", "custos escondidos", "recuperação de desastres" e "custos de propriedade de infraestrutura".
Aplicando os valores e fazendo a somatória, você poderá identificar o quanto é possível reduzir de custos utilizando a infraestrutura na nuvem. Lembre-se que a redução de custos é só uma das vantagens de implantar essa tecnologia.
Investimento Custos Anuais Custos Mensais Total
Custo do Suporte de TI
Upgrades dos servidores
Paradas no servidor (horas x custo hora x quantidade de funcionários)
Ineficiência por conexão ruim
Impossibilidade de realizar webinars e vídeo conferência
Falta de padronização nas estações de trabalho
Tempo gasto com aplicativos não autorizados
Baixo desempenho em aplicativos de desktop, reinicialização e perda de dados
Custo da perda de dados
Custo de notificação de clientes
Impactos na reputação da marca
Tempo para restauração do backup
Tempo para configuração do novo servidor
Tempo parado da equipe
Investimentos Custos Anuais Custos Mensais Total
Custos de propriedade de infraestrutura
Traduzido e adaptado por Roberto Dias Duarte do original "ROI of Moving to the Cloud, considerations for CPA Firms" por Geni Whitehouse CPA, CITP, CSPM