Comunicação empresarial: entenda para que serve! - Sou Secretária
Por Rafael Vieira| 14 de dezembro de 2021| Administrativo, Geral, Secretariado
Dessa forma, a comunicação eficaz afeta os processos, a eficiência e todos os níveis de uma empresa. Organizações com funcionários conectados têm um pico de produtividade de até 25%. Assim, como um aumento de 25% na produtividade impactaria o sucesso da sua empresa? Você veria um aumento na receita? Teria um melhor atendimento ao cliente e, portanto, clientes mais felizes? Lucros maiores? Todos os itens anteriores?
Neste guia, cobriremos tudo o que você precisa entender sobre comunicação empresarial. Confira:
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: AB MAS
A comunicação empresarial é o processo de compartilhamento de informações entre pessoas de dentro e de fora da empresa. Dessa forma, a comunicação empresarial eficaz é a forma como os funcionários e a administração interagem para atingir as metas organizacionais. Assim, o seu objetivo é melhorar as práticas organizacionais e reduzir os erros.
A importância da comunicação empresarial também reside em:
Apresentando opções / novas ideias de negócios;
Fazendo planos e propostas (redação comercial);
Executando as decisões;
Chegando a acordos;
Envio e cumprimento de pedidos;
Venda de sucesso;
Por fim, vale lembrar que toda atividade organizada em uma empresa depende do processo de comunicação empresarial. Isso pode ser qualquer coisa, desde comunicação gerencial até comunicação técnica com os fornecedores.
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: DC MAS
Primeiramente, vamos diferenciar os principais tipos de comunicação em uma organização típica.
A CE interna pode ser:
Comunicação Descendente / Comunicação Gerencial: qualquer coisa que venha de um superior para um subordinado;
Comunicação Ascendente: qualquer comunicação que venha de um subordinado a um gerente. Ou de outra pessoa na hierarquia da organização;
Comunicação Lateral / Comunicação Técnica: comunicação interna ou interdepartamental entre os colegas de trabalho.
A comunicação empresarial externa é qualquer mensagem que sai do escritório e da equipe interna. Dessa forma, ela envolve lidar com os clientes, fornecedores ou qualquer coisa que afete a sua marca.
Assim, você pode classificar todas as comunicações neste espectro em quatro tipos de comunicação empresarial.
Recebendo instruções e atribuições tanto para cima quanto para baixo: isso inclui uma delegação efetiva de uma pessoa a outra. Além disso, a maioria dos problemas nos negócios começa com comunicações pouco claras nesta área;
Compartilhamento e discussão de informações, incluindo o compartilhamento de informações que ocorre nas reuniões: quando a comunicação falha nesta área, faz com que as tarefas sejam realizadas de forma bem inadequada ou não sejam realizadas;
Dar feedback, correção e disciplina às pessoas subordinadas a você, para que possam ter o conhecimento e as ferramentas de que precisam para fazer melhor o seu trabalho: dar um feedback excelente e prático é uma habilidade chave para qualquer pessoa em uma posição de liderança. Assim, a comunicação não verbal e a linguagem corporal também desempenham um papel aqui;
Reuniões e discussões para resolução de problemas e tomada de decisões: Estas são consideradas algumas das discussões mais importantes para qualquer organização. Por fim, isso envolve pensamento crítico superior e melhor tecnologia de comunicação.
Quais os métodos de comunicação empresarial?
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: CC MAS
Quando a CE realmente acontece, é verbal ou escrita. Além disso, a comunicação ocorre de forma pessoal / face a face ou de forma remota. Nenhuma dessas opções é melhor ou pior para a sua empresa por conta própria e depende inteiramente do contexto.
A comunicação escrita é ótima para manter um registro de papel das decisões e ações tomadas, bem como para reunir estratégias e planos em vigor. Por outro lado, as interações verbais permitem a geração instantânea de ideias e um fluxo de pensamentos mais aberto.
Algumas empresas estão em um único escritório. Alguns têm escritórios em vários fusos horários. Outros são totalmente remotos e não têm uma localização física. Assim, estes são os métodos de comunicação empresarial aplicáveis ​​a alguns ou todos os cenários acima:
1) Comunicação baseada na web
Isso inclui canais de comunicação do dia a dia, como e-mails e apps de mensagens instantâneas (como Slack, Hangouts ou até mesmo o Teams).
Os benefícios dos e-mails e mensagens residem na capacidade de conduzir conversas privadas em um ambiente de escritório movimentado, bem como compartilhar uma mensagem com muitas pessoas – de algumas a centenas – de uma só vez.
2) Reuniões por telefone / celular
Os telefones removeram a barreira da localização para a realização de reuniões produtivas e rápidas. Dessa forma, eles permitem uma melhor troca de ideias graças à comunicação não verbal (tom de voz) em comparação com a comunicação escrita. Os sistemas de telefonia em nuvem podem acelerar a integração e a colaboração geral da equipe.
3) Vídeo Conferência
Ótimos sistemas de Vídeo Conferência permitem que pessoas em locais remotos conduzam reuniões que parecem o mais próximas possível de reuniões presenciais. Assim, eles levam as reuniões por telefone um passo à frente.
4) Reuniões cara a cara
As reuniões presenciais podem ajudar uma empresa a avançar com ideias de forma rápida. Além disso, vale lembrar que as pesquisas mostram que as reuniões presenciais geram mais ideias do que as reuniões virtuais.
No entanto, ter uma agenda de reuniões sólida é essencial para as reuniões eficazes. 46% dos funcionários raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que devem fazer em seguida.
5) Relatórios e documentos oficiais
Documentar atividades que afetam outras pessoas e departamentos é uma parte crucial de um sistema de comunicação empresarial bem oleado.
Assim, a capacidade de consultar um documento escrito a qualquer momento reduz a chance de confusão ou desacordo e fornece clareza extra na comunicação.
6) Apresentações
As apresentações apoiadas por relatórios e apresentações de slides do PowerPoint costumam ser a forma como as reuniões com grupos maiores são conduzidas. Dessa forma, são ótimos para compartilhar novas ideias de uma forma que crie espaço para perguntas e quaisquer esclarecimentos.
7) Fóruns e perguntas frequentes
Uma área interna para que os colaboradores consultem as dúvidas mais frequentes sobre diversos temas departamentais e façam novas perguntas que os tornem mais produtivos e atualizados sobre o assunto.
8) Pesquisas
Pesquisas internas e de clientes são uma forma ideal de coletar feedback e classificações sobre tópicos bem importantes. As pesquisas facilitam um ciclo saudável de melhorias apoiadas por feedback e abrem um canal de comunicação entre todos os níveis dentro de uma organização.
9) Atividades de gestão de clientes
Isso pode incluir qualquer atividade de relacionamento com o cliente. Assim, os exemplos incluem suporte por chat ao vivo, sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), processo de integração do cliente, análises do cliente e muito mais.
Assim, a próxima pergunta lógica que você provavelmente tem é:
Quais métodos de comunicação empresarial minha empresa precisa?
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: FP MAS
A resposta depende muito do tamanho e das preferências de sua empresa. Assim, não existe uma solução única para todos. Uma coisa é certa: você se preparará para o sucesso usando apenas os métodos de CE de que precisa e realmente usará.
Você quer um fórum, então você e sua equipe passam semanas procurando a melhor solução e configurando-a.
Depois de um tempo, você aprende que ninguém está usando porque eles obtêm respostas mais rápidas de sua equipe ou documentos. Uma solução desnecessária custou tempo e dinheiro valiosos.
Ou você instala um sistema de Vídeo Conferência de qualidade, quando na realidade você só precisa de um sistema de telefone comercial confiável para realizar suas reuniões remotas.
Cada empresa usará uma comunicação baseada na web. Todos os outros métodos, no entanto, dependerão das circunstâncias individuais da empresa. Assim, reserve um tempo para considerar o valor de cada um para sua situação única.
Quais os problemas que uma comunicação empresarial eficaz pode resolver?
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: WE MAS
Uma comunicação empresarial clara e eficaz é bem crítica para que equipes, funcionários, gerentes e executivos desempenhem as suas funções e cumpram as suas responsabilidades.
Sem os processos e ferramentas corretos, o fluxo de informações é interrompido e as pessoas ficam no escuro. Isso pode levar a consequências graves para a empresa, desde funcionários e clientes insatisfeitos até lucros cessantes.
O fluxo transparente de informações é um objetivo geral óbvio de um processo de comunicação empresarial. Mas quais são alguns dos problemas mais profundos que a CE bem – sucedida resolve?
1) Sobrecarga de e-mail e falta de produtividade e clareza no dia a dia
Em muitos locais de trabalho, as pessoas ficam simplesmente sobrecarregadas com o número de mensagens que recebem em um único dia.
Nós facilmente perdemos ou negligenciamos uma informação crucial. Assim, com um sistema de comunicação empresarial implantado, as empresas podem reduzir as distrações digitais e criar espaço para ideias e pensamentos.
2) Silos de comunicação horizontal e vertical
Equipes e departamentos não trocam informações essenciais. Outras vezes, não há maneira fácil de entrar em contato com um gerente de departamento quando há um problema dentro de uma equipe. Esses silos se formam de forma fácil e muitas vezes sem que ninguém perceba, mas podem ser facilmente corrigidos com um plano de comunicação em vigor.
3) Má comunicação com funcionários remotos
O trabalho remoto veio para ficar. Um relatório mostra que a grande maioria dos funcionários gostaria de trabalhar remotamente pelo menos parte do tempo.
Assim, eles listam a colaboração e a comunicação entre as três principais dificuldades quando se trata de trabalhar remotamente, provando o valor dos sistemas de comunicação certos em funcionamento.
4) Rotatividade de funcionários / Baixo envolvimento dos funcionários
Perder as pessoas ideais de sua organização coloca em risco sua capacidade de atender aos clientes. Além disso, também é caro. Assim, perder um funcionário pode custar até o dobro de seu salário anual, mas quando as empresas se comunicam com eficácia, elas têm 50% mais probabilidade de relatar níveis de rotatividade abaixo da média do setor.
5) Fraco atendimento ao cliente
Se houver má comunicação em uma organização, duas coisas acontecem no que diz respeito ao atendimento ao cliente. Em 1º lugar, os funcionários em funções de contato direto com o cliente não terão as informações de que precisam. Em 2º lugar, os clientes sentirão a moral baixo dos funcionários e terão uma experiência negativa.
Na verdade, um estudo descobriu que a melhoria da atitude dos funcionários impacta a satisfação do cliente, o que resulta em um aumento na receita.
Conclusão: o sucesso da sua empresa começa com a comunicação
Comunicação empresarial: entenda para o que serve! – Foto: GG MAS
Uma comunicação deficiente acarreta muitos riscos para uma organização para contar.
Uma boa comunicação, no entanto, traz uma oportunidade para o engajamento de funcionários e clientes excepcionais. Assim, ela cria clareza, resultados mais significativos e crescimento na receita e no lucro.
Se você tem um sistema de CE em vigor ou ainda está para estabelecer um, lembre-se de:
Defina e revisite os seus objetivos de comunicação como uma empresa com base no estado atual da comunicação em sua empresa;
Identifique todos os envolvidos nos processos que fazem sua empresa realizar seu trabalho, dia após dia;
Analise as suas necessidades de comunicação e identificar métodos que possibilitem o fluxo de informações;
Procure as ferramentas e plataformas mais adequadas que permitirão os métodos que você identificou;
Compartilhe esta configuração de forma transparente com toda a organização.
Como resultado, você verá pessoas felizes e produtivas, empolgadas para trabalhar em projetos e criar resultados significativos para o benefício de todos os envolvidos.
A comunicação empresarial é o processo de compartilhamento de informações entre pessoas de dentro e de fora da empresa.
Quais são os tipos da comunicação empresarial?
Há dois tipos principais de comunicação empresarial. O 1º é a Comunicação Empresarial Interna que pode se dividir em:
O 2º tipo é a Comunicação Empresarial Externa que é qualquer mensagem que sai do escritório e da equipe interna. Dessa forma, ela envolve lidar com os clientes, fornecedores ou qualquer coisa que afete a sua marca.
O seu objetivo é melhorar as práticas organizacionais e reduzir os erros. Além disso, a importância da comunicação empresarial também reside em: