Não são poucos os varejistas que nos procuram desejando conciliar e manter bem controlada as vendas e as antecipações do cartão de crédito. Este movimento é louvável e mostra como o varejo despertou para o monitoramento deste principal meio de pagamento que em algumas capitais já respondem por mais de 80% das vendas.
Mas quando colocamos o monitoramento e a conciliação automática para funcionar na grande maioria das vezes encontramos algumas divergências nas transações. Geralmente são vendas que não passaram pelo TEF e que portanto foram inseridas manualmente pelo operador do sistema no ERP. Quando começamos a investigação para verificar o por quê do ocorrido, sempre encontramos falhas de processo na operação de caixa.
É perfeitamente compreensível que muitas vezes no afã de prestar um bom serviços ao cliente, passa-se por cima de várias regras que são impostas pela gerência justamente para não termos inconformidade no decorrer dos processos. Mas temos que ter uma medida certa entre controlar e atender as necessidades dos clientes, que por mais importante que seja não deve levar a perda de controle da operação.
Como desenvolvedores de solução para o varejo, sempre ficamos pressionados para poder permitir fazer tudo o que o cliente gostaria mas sempre manter o controle da operação, e a linha é sempre muito tênue. Vejamos um exemplo que irá ilustrar o caso: um cliente deseja passar um cartão de uma bandeira pouco usual e que infelizmente não é aceito pela adquirente que o varejista está utilizando no TEF naquele momento. Neste caso o TEF não irá funcionar pois teremos que criar um novo roteamento e cadastrar uma adquirente que aceite e valide esta nova bandeira. Para resolver a questão, o operador passa a venda no POS de uma outra adquirente que está como reserva na loja. Mas como o operador não foi treinado e não sabe como finalizar esta venda, e coloca como venda a vista em dinheiro e segue atendendo a fila no caixa.
No final do dia, o caixa dele não irá fechar pois vai faltar o dinheiro da venda que ele passou no POS e a venda em cartão de crédito também não vai fechar porque o sistema entendeu que a venda foi em dinheiro. Exemplos como este acontece o tempo todo e não só nas vendas mas principalmente nas devoluções, nas trocas, e em toda cadeia de atendimento no varejo.
Nosso grande desafio é levar aos varejistas as novas ferramentas pois elas são importantes para reduzir o custo através da automação, mas também levar conhecimento de processos e rotinas que devem ser seguidas para se ter sucesso e alcançar os resultados prometidos, pois do contrário criaremos uma frustração imensa naqueles que acreditarem que apenas a ferramenta irá resolver todos os problemas.
Mas quando a ferramenta certa encontra um processo bem definido e pessoas capazes para operacionalizar e cumprir as promessas o sucesso é certo.
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