ENCERRAMENTO CONTÁBIL ANUAL: Preparação das Demonstrações Contábeis e Notas Explicativas
O Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial, financeira e econômica de uma entidade. No Brasil, em regra geral, o Balanço Patrimonial é elaborado anualmente, compreendendo o período de janeiro a dezembro de cada ano.
Além do Balanço Patrimonial , são elaboradas outras demonstrações, tais como:
DRE – Demosntração do Resultado do Exercício,
DMPL – Demonstração das Mutações do Patrimônio Liquido,
DRA – Demonstração do Valor Adicionado (quando aplicável) ,
DLPA – Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados
Todas as Demonstrações Contábeis deverão ser apresentadas acompanhadas de Notas Explicativas, que nada mais são do que informações adicionais sobre os eventos ocorridos nas empresas, além de descrições, narrativas ou segregações e aberturas de itens divulgados nessas demonstrações e informação acerca de itens que não se enquadram nos critérios de reconhecimento nas demonstrações contábeis, portanto são necessárias e úteis para melhor entendimento e análise das demonstrações contábeis.
A ASCON elabora para todas os seus clientes as demonstrações citadas acima, apresentando ainda nestas mesmas notas os índices financeiros e EBITDAR, não importando o porte e tributação da empresa. Entretanto, para realizarmos o fechamento anual da empresa com eficiência e elaborar demonstrações confiáveis, é necessário o envio de informações completas dos atos praticados pela empresa.
Mesmo que ainda não tenham ocorridos desembolsos financeiros, os contratos já pactuados entre a entidade e terceiros devem ser enviados à contabilidade para provisionamento, assim como informações sobre ações trabalhistas, tributárias e outras, sendo necessário, no caso de ações judiciais, "Cartas de Circularização" que devem ser obtidas junto aos seus advogados, que indicarão se há possibilidade de êxito ou perda nessas ações.
Também deverão ser indicados, dentro dos saldos das contas a receber (créditos com clientes), quais são os créditos de liquidação duvidosa, ou seja, aqueles créditos com clientes que estão em processo de cobrança, mesmo que administrativos, e que podem não ser recebidos, para que ajustes possam ser realizados contabilmente, assim como todas as perdas com adiantamentos e pagamentos que ocorreram durante o ano.
Ainda não podemos esquecer da necessidade do inventário de estoque (como mencionado em outra matéria nessa mesma Circular), quando ao final de cada ano deve ser realizada a contagem física dos seus itens, assim como o inventário dos ativos imobilizados para que ajustes possam ser realizados na sua contabilização. No caso do imobilizado, verificamos que no decorrer do ano é comum ocorrer descarte de equipamentos de informática, móveis e utensílios, ferramentas e dispositivos e os mesmos não serem repassados para a contabilidade realizar a baixa, ficando os valores lançados como depreciação de forma errônea, impactando no resultado contábil. No levantamento anual desses ativos, a empresa poderá avaliar e se programar para a troca destes bens, contratações de seguros coerentes com seus valores, além de outros benefícios já citados na Circular nº 379, de Outubro deste ano.
Estas demonstrações são essenciais para que o gestor possa verificar e analisar a viabilidade do negócio e tomar as melhores decisões para seu negócio, pois os relatórios apontam com precisão se a empresa está obtendo lucro e os números que comprovam o resultado, seja positivo ou negativo.
Sabemos que o envio de informações, levantamento de posições de estoques, inventário de bens etc. requer tempo, uso de ferramentas adequadas e muitas vezes é desgastante, porém é necessário para que essas demonstrações cumpram o seu o papel, que é demonstrar com fidelidade como está caminhando o seu negócio, apontar a possibilidade de novos investimentos e quais as possibilidades de contenção de gastos.
O Departamento Contábil enviará algumas solicitações às empresas a partir de Janeiro/2020 para o encerramento das contabilidades do ano-calendário de 2019, tais como: posição de inventários, cartas de circularização, confirmação do contas a receber, a pagar, além de outras informações. Nossa intenção é tornar suas demonstrações fidedignas ou o mais próximo possível da realidade de sua empresa. Caso não possua qualquer informação solicitada ou tenha dúvidas quanto a sua necessidade, não deixe de nos questionar, pois é muito importante para nós sabermos quais são essas dúvidas e ajudá-los nestas solicitações.