O objetivo deste estudo de caso é apresentar como uma cooperativa de consumo conseguiu automatizar os controles de rotinas de lojas, e gerar economia nesses procedimentos, além de acompanhar indicadores em tempo real.
A Coop é a maior cooperativa de consumo da América Latina, com 66 anos de história. Fundada em 1954 em Santo André, São Paulo, hoje, conta com 32 unidades de supermercados com drogarias no estado de São Paulo, 25 drogarias de rua e 3 postos de combustíveis.
De acordo com o Ranking ABRAS 2020, a Coop é a 18º maior rede de supermercados do Brasil.
Com inúmeros trabalhos e projetos sociais já realizados, a Coop tem como objetivo prestar um serviço à comunidade e às pessoas, unindo todas pelo cooperativismo, pela sustentabilidade e responsabilidade social.
A equipe de controle interno (Gestão de Processos) da Coop, possuía um destaque importante no cenário nacional com participação ativa no Comitê de Prevenção de Perdas da ABRAS. Foi nesse contexto, em 2015, que a Cooperativa conheceu a PariPassu, que na época, estava em contato com a equipe de segurança do alimento da Coop para participação da mesma no Programa RAMA, o qual passou a fazer parte em 2016.
O objetivo do projeto seria validar se era possível, por meio da automatização, reduzir o custo da captura de dados, ao mesmo tempo garantir uma maior frequência de coleta de informações e maior facilidade na gestão dos planos de ação.
Portanto, nas primeiras reuniões, como é padrão nesse tipo de projeto, envolveram procedimentos detalhados de diagnóstico da estrutura e processos já existentes:
Quais rotinas são monitoradas e por quem;
Quais informações são capturas e de que maneira;
Com qual frequência são analisadas as informações;
Quais os formatos de resultados são analisados e por quais pessoas;
Existem planos de ação e como são acompanhados.
Com base nesse diagnóstico inicial, foi um consenso da equipe envolvida que para fazer a modelagem seria necessário um projeto piloto. Para isso, foi escolhida a área de Segurança do Trabalho (SESMTMA e SGC), por ser um setor com controles bem estabelecidos e stakeholders definidos. Também é um setor que gera impacto diretamente na organização quando os controles não atingem as métricas esperadas, resultando, geralmente, em autuações.
Para a execução do projeto piloto, foi necessário seguir algumas etapas fundamentais para seu sucesso.
1 - Definição das rotinas
Dentro do escopo de Segurança do Trabalho, há diferentes rotinas monitoradas, com frequências distintas. A escolha de procedimentos que permitissem volume suficiente de captura de dados para validação do projeto foi essencial para estruturação do piloto.
2 - Definição do espaço amostral
Pilotos de curta duração não trazem a relevância em termos de dados amostral necessária para validação do projeto. Ao mesmo tempo, quando o piloto é muito longo, surgem demandas de ajustes e customizações que não permitem uma avaliação válida entre início e final do período, visto a quantidade de ajustes que ocorrem. Portanto, as equipes Coop e PariPassu consideraram um intervalo de 30 dias para execução do piloto, em três lojas próximas à sede administrativa, para facilitar a locomoção das pessoas.
3- Definição das ferramentas e soluções para o projeto
Dada a característica do projeto de inspeções, foram selecionadas duas soluções: CLICQ e Panorama.
O CLICQ, na época uma solução recém lançada, é uma ferramenta de automatização de checklists de inspeções de processos e produtos. Com alto nível de customização, permite a captura de imagens, assinaturas e comentários, gerando relatórios automáticos e acompanhamentos de planos de ação.
Já o Panorama, é a ferramenta que permite a tabulação de dados, criando indicadores estratégicos para a tomada de decisão. Em projetos como os da Coop, com alto volume de dados, o Panorama permite gerar insights ricos para as equipes gestoras atuarem de forma precisa nos pontos de melhoria.
Acompanhamento e resultados do projeto piloto
A estruturação da equipe da Coop permitiu que todo o projeto piloto fosse conduzido de forma muito estratégica. Nesse sentido, a PariPassu pode acompanhar o processo pré e pós automatização. Foram selecionadas duas rotinas para acompanhamento, as quais chamaremos de Rotina 1 e Rotina 2.
Para a Rotina 1, antes da automatização, a equipe selecionada para o piloto, 5 pessoas, despendia um total de 8 horas por loja, em média, para cumprir uma rotina de verificação padrão. No geral, de duas a três pessoas faziam as rotinas simultaneamente em uma loja, para garantir a maior eficiência possível.
Além disso, um processo adicional de passar informações do papel e as fotos dos celulares e câmeras fotográficas para relatórios em planilhas e e-mails consumia mais 4,5 horas das equipes, em média. Não foi medido nesse contexto o tempo de acompanhamento e cobrança de execução dos planos de ação.
Para a Rotina 2, esses mesmos procedimentos, coleta e tabulação, demandavam 17 horas da equipe para serem realizadas.
A primeira rotina era executada trimestralmente em todas as lojas, enquanto que a segunda rotina se repetia duas vezes ao mês por loja.
À época da execução do piloto, a Coop contava com 31 lojas. Portanto, considerando o tempo total de rotinas de 29,5h por loja, somam-se 889,5 horas por ano.
Estabelecida a referência de valores, foram implementadas as soluções PariPassu às rotinas.
Além da redução de custos associada à eliminação de papel e caneta, notou uma velocidade maior na conferência dos dados em loja, bem como, a eliminação completa do tempo de tabulação e envio de relatórios.
Como resultados, o tempo total anual do projeto da Rotina 1 caiu de 362,5 horas para 90 horas (redução de 75% do tempo), enquanto na Rotina 2 a redução foi de 527 horas para 93 horas (redução de 83% do tempo).
Como parte da política da Coop para novos projetos, todo o relato detalhado do piloto foi submetido à direção, com base em um estudo de viabilidade.
Neste estudo, foram apresentadas as seguintes conclusões:
Mesmo considerando o custo de aquisição de equipamentos coletores de dados (smartphones) para as equipes, o projeto apresentava uma economia de 51% no custo da operação, gerando um resultado positivo, apenas no primeiro ano de operação, de R$ 130 mil.
Nesse contexto, a viabilidade do projeto não dependia da redução do quadro de funcionários, o que permitiu que os mesmos aumentassem a frequência de auditorias e alocassem seu tempo em controle e monitoramento, e não em atividades operacionais básicas, como preparação e envio de relatórios.
Para a PariPassu, foi um momento importante para consolidar as ferramentas CLICQ e Panorama, e desenvolver novas funcionalidades para o atendimento desse tipo de demanda.
Após a aprovação da ferramenta no comitê diretivo da Coop, e com o piloto bem sucedido, ficou estabelecido que o CLICQ e Panorama seriam as ferramentas padrão para automatização de processos na cooperativa.
Ao longo dos últimos 5 anos de projeto, o CLICQ foi expandido para mais áreas na Coop:
Postos, Drogarias e Lojas;
SESMT e SGC;
No âmbito organizacional, a coleta de dados automatizada trouxe resultados como:
Otimização dos processos e gestão do conhecimento: os dados são registrados e armazenados direto na rede, com análise em tempo real;
Diminuição do tempo das atividades: o que antes demorava em torno de 3 dias para ser concluído, hoje está pronto no mesmo dia;
Organização dos registros do banco de dados;
Confiança na informação.
Já no âmbito econômico, o fator tempo induziu bastante em alguns aspectos, como:
Mais segurança nos processos: dados coletados e armazenados na nuvem, indicadores que trazem os dados analisados em tempo real;
Eliminação de retrabalho: as atividades estão disponíveis à todos em tempo real, ou seja, significativo aumento de comunicação e alinhamento interno. Além disso, os painéis automáticos do BI eliminam a necessidade de uma terceira ferramenta para manipulação dos dados;
Simplificação de tarefas burocráticas: processos que eram registrados em papel, por exemplo, são automatizados.
Equipe produzindo mais em menos tempo: o funcionário registra as informações em um aplicativo, isso agiliza o processo e esse mesmo funcionário se torna mais eficiente, além de gerar resultados rápidos;
Agilidade em tomadas de decisão na correção de algum problema;
Mais tempo dedicado à equipe para conhecimento.
O projeto continua em desenvolvimento contínuo e ampliação, o que também contribui para que as ferramentas estejam ainda mais preparadas para atender aos desafios de automatização de processos no varejo.
"O uso da ferramenta CLICQ na Coop trouxe muitos benefícios na gestão da informação dos checklists aplicados por todas as áreas da empresa. O ganho em tempo e na qualidade do registro das informações com o CLICQ fez com que a Coop pudesse gerenciar de forma mais clara e abrangente os indicadores de qualidade e dessa forma propor ações de melhoria buscando sempre otimizar e melhorar os resultados."