Blog Activa Formaturas | Quais as alternativas de arrecadação de caixa para a turma subsidiar o seu evento?
Uma negociação, o seu custo para o comprador tem importância relevante, uma vez que há uma condicionante de CAPACIDADE, que limita o seu investimento.
Dos aspectos principais de compras ou aquisição de um produto ou serviço estão:
• DESEJO => Almejo ou tenho vontade?
• NECESSIDADE => Preciso ou quero?
• CAPACIDADE => Tenho possibilidade de arcar com o investimento?
• CONDIÇÃO => Está de acordo com o meu orçamento e posso efetuar os pagamentos sem correr risco de não honrar meus compromissos?
• SEGURANÇA => O fornecedor preenche todos os requisitos tangíveis e intangíveis da aquisição do produto/serviço?
(Veja o post: Como tomar a decisão de maneira segura, racional, sem perder a condição emocional do sonho da formatura? - postada em 23/10/2014)
Dentre os aspectos mencionados acima, praticamente são pré-requisitos em ordem decrescente. Sem o Desejo, não se questiona a Necessidade, e por conseqüência a Capacidade, dentro de uma Condição favorável e com a Segurança pretendida.
Até as necessidades mais básicas, como alimentação, vem do desejo de saciar a fome, da necessidade de nutrição, da capacidade de ir num restaurante requintado, por exemplo, se não vai prejudicar o orçamento, a condição proposta de pagamento somente em dinheiro pode ser um limitador, além da segurança de limpeza, profissionais capacitados, devidamente qualificado pela Vigilância Sanitária, entre outros aspectos.
No segmento de Formaturas, a aquisição pelo evento, produtos, serviços, assessoria, planejamento, organização, da mesma maneira obedecem os aspectos do comprador, a turma, representada pela Comissão de Formaturas.
O Desejo é praticamente unânime com o sonho de conclusão do curso, do recebimento do diploma, da Colação de Grau e da comemoração com familiares. Além disso, pela ascensão profissional, por melhores condições e qualidade de vida.
A Necessidade vem do objetivo da coletividade da turma e tomar a decisão de querer fazer. Querer não necessariamente é sinônimo de ter a Capacidade para fazer. Nesse sentido onde o Desejo e a Necessidade podem abortar a missão ou reduzir sua Necessidade em detrimento da Capacidade.
A Capacidade confere o investimento a ser realizado para viabilizar a aquisição da Formatura. E justamente nesse sentido, queremos discutir e refletir sobre as possibilidades de arrecadação, além do comprometimento individual de assumir cada formando a sua parcela.
Usualmente, de forma individual, cada formando assume em cotas iguais o investimento do evento e proporcional aos eventos pelo qual participará. Certamente, isso pode acarretar na impossibilidade de que todos possam participar, justamente pela Capacidade e pela Condição.
E como fazer para viabilizar que a Capacidade seja amenizada em razão de ter outras formas de arrecadação? Quais?
Podemos montar uma receita para que sua turma possa buscar de maneira criativa, angariar fundos para que todos possam participar igualmente de toda a festividade.
1º- Defina os critérios de participação da Turma:
A) Participação Compulsória: todos os formandos aderidos ao contrato são obrigados a participar;
B) Participação Voluntária: somente aqueles que se dispuserem, participarão da organização e planejamento das modalidades de angariação.
2º- Defina os critérios mínimos de quotização dos eventos da Turma:
A) Valor Mínimo Compulsório: todos os formandos aderidos ao contrato são obrigados a participar e vender a quota mínima;
B) Valor Mínimo Voluntário: somente aqueles que se dispuserem, participarão da organização e planejamento das modalidades de angariação e venderão a quota mínima proporcional ao número de voluntários participantes.
3º- Defina os critérios de distribuição dos dividendos angariados da Turma:
A) Fundo de reserva Compulsório: Os valores angariados serão depositados em uma conta bancária com objetivo de gerar fundo de reserva, que por sua vez deverá servir para subsidiar desistências de formandos, aumento de serviços e produtos, alteração de local por aumento de participantes, entre outros.
B) Fundo de reserva Voluntário Igualitário: Com o mesmo objetivo, os dividendos serão proporcionados e revertidos apenas para aqueles que participam da organização e da execução das ações e independentemente do esforço de cada um, os dividendos são distribuídos igualitariamente.
C) Fundo de reserva Voluntário Proporcional: Com o mesmo objetivo, os dividendos serão proporcionados e revertidos apenas para aqueles que participam da organização e da execução das ações e em razão do esforço de cada um, os dividendos são distribuídos proporcionalmente aos valores que cada participante resultou nas ações de angariação.
4º- Defina o controle de dividendos da Turma:
A) Controle Geral: os valores de angariação são depositados conjuntamente e não são individualizados para efeitos de controle de conta corrente;
B) Controle Individual Igualitário: os valores de angariação são depositados conjuntamente e são individualizados igualitariamente para efeitos de controle de conta corrente;
C) Controle Individual Proporcional: os valores de angariação são depositados conjuntamente e são individualizados proporcionalmente para efeitos de controle de conta corrente;
5º- Defina a equipe organizadora para cada ação da Turma:
A) Equipe fixa: os organizadores das ações são eleitos pela Turma e serão os mesmos até o final do mandato da Comissão de Formaturas.
B) Equipe itinerante: os organizadores das ações são escolhidos pela Turma para cada ação de angariação de fundos.
C) Equipe mista: os organizadores das ações são eleitos pela Turma e serão alguns convidados a participar voluntariamente de cada ação.
Depois dessas políticas e definições que são fundamentais para criar as regras de cada um dos eventos de angariação de fundos, vamos aos eventos e as ações que podem ser trabalhadas por sua turma.
1) PRÉ-EVENTOS DA TURMA:
ALERTA! Festas da Turma não tem objetivo de angariação de fundos e sim de manter a turma unida e coesa e evita as desistências.
O fator motivador de engajamento e a possibilidade de manter o compromisso e a amizade dos formandos participantes evita brigas, desentendimentos, e aumenta o grau de confiança no planejamento de ações futuras de angariação de fundos.
=> Faça festas diferentes (temas variados: churrasco | festa fantasia | festa junina | festa do ridículo | festa do pijama | carreteiro | jantar | balada;
=> Estimule a participação de todos com sorteio de brinde;
=> Solicite cobertura de fotografia e filmagem da empresa contratada (caso já tenha sido escolhida);
=> Defina as condições de obrigatoriedade (fantasia | Hora chegada | Hora saída | Outros);
=> Defina locais diferentes para cada evento (Casas de praia | sítios | chácaras | salão de festas), que sejam dos próprios formandos ajuda na identidade da turma e na participação dos pais e familiares;
=> Defina os critérios para convite de convidados;
a) Pré- evento de turma, mesmo que não gere faturamento, mas que evite desistência, acaba tendo o mesmo objetivo, todavia na condição de eliminar as possibilidades de rateios e fazer com o que o máximo de alunos da turma sejam participantes do evento de formaturas.
2) FESTA | SUBSÍDIO PRÓPRIO
CUIDADO! Esse tipo de festa exige um esforço a mais de quem organiza e de quem vai vender os ingressos.
=> Faça uma festa mais simples – Sem muitos fornecedores (Banda | Churrasco/Bebidas | Local | Atrações | Divulgação);
=> Estime todos os custos;
=> Verifique a Capacidade do Local;
=> Defina o valor de ingresso com base nos custos totais e % de lucro;
=> Defina o número de ingressos – Venda Mínima (Ponto de Equilíbrio);
=> Defina o valor de Lucratividade esperado;
=> Defina o número de ingressos – Venda Objetivo (Lucro total esperado);
=> Defina os critérios de Participação e Quotização do evento;
a) Festas com subsídios próprios têm seu sucesso (resultado de faturamento) vinculado, essencialmente, à VENDA DE INGRESSOS e TEMPO DE DIVULGAÇÃO.
b) Venda de ingressos por lote provoca a compra antecipada. O valor do ingresso sendo o mesmo até a data de realização, não estimula a compra anterior à data do evento.
3) FESTA | SUBSÍDIO TERCEIRIZADO | PATROCÍNIO
CUIDADO! Esse tipo de festa exige um esforço a mais de quem vai vender os ingressos. O foco essencial é venda de ingressos e não de organização.
=> Negocie com o local as atrações;
=> Evidencie a Turma como APOIADORA do evento na divulgação;
=> Solicite ao local o material de divulgação para afixar nos locais de interesse;
=> Negocie o % de Lucro nos lotes de ingressos;
=> Defina o número de ingressos mínimos;
=> Defina o % de Lucro Progressivo com venda acima da meta de venda;
=> Defina com o local a entrada livre para formandos participantes com venda de ingressos mínima e combo de bebidas e camarote para quem atingir a quota ideal de venda de ingressos;
a) Festas com subsídios terceirizados têm seu sucesso (resultado de faturamento) quando um maior número de participantes tem a responsabilidade da venda de um número menor de ingressos.
b) Evite participar desse tipo de evento quando a adesão não sendo compulsória, gera um volume de venda muito alto para um número reduzido de formandos.
c) Preferencialmente, exija a participação de todos sob pena de ter que pagar pelos ingressos não vendidos (quota mínima).
4) RIFA | AÇÃO ENTRE AMIGOS | SUBSÍDIO DE PREMIAÇÃO TERCEIRIZADO
CUIDADO! Esse tipo ação exige o comprometimento de venda mínima de todos os participantes da turma no evento contratado. Isso pode gerar maior facilidade de caixa em curto espaço de tempo.
=> Negocie o número de blocos, valor por bilhete e serem distribuídos à turma;
=> Defina o valor de caixa pretendido com a ação;
=> Divida o valor de caixa pelo número de formandos;
=> Defina o número mínimo de bilhetes por formando;
=> Defina o número ideal de bilhetes por formando;
=> Defina premiação para o formando com o melhor desempenho de venda;
5) RIFA | AÇÃO ENTRE AMIGOS | SUBSÍDIO DE PREMIAÇÃO PRÓPRIO
CUIDADO! Esse tipo ação exige a escolha da premiação e rateio pelos formandos (Total de formandos da turma), comprometimento de venda mínima de todos os participantes da turma. Isso pode gerar maior facilidade de caixa em curto espaço de tempo.
=> Defina o valor de caixa pretendido com a ação
=> Divida o valor de caixa pelo número de formandos
=> Defina o número mínimo de bilhetes por formando
=> Defina o número ideal de bilhetes por formando
=> Defina premiação para o formando com o melhor desempenho de venda
a) Premiação atrativa facilita a venda de bilhetes;
b) Valor do bilhete pode aumentar a venda em quantidade, contudo pouco em arrecadação. Nesse caso, o volume de vendas gera o faturamento ideal e caixa.
6) VENDA DE VOUCHER DO BAILE DE FORMATURAS
A diferença do número de convidados por formando e a capacidade máxima do local, pode ser uma grande possibilidade de faturamento. A festa, ou o Baile de Formaturas é verdadeiramente uma balada e pode ser cobrado um valor de entrada.
Cuidado! Selecionar os convidados para venda de ingressos pode ser uma condição de evitar problemas de brigas.
=> Defina o número de convidados por formando
=> Informe-se da capacidade máxima do local
=> Defina o número total de convidados
=> Estime pela capacidade máxima do local a quantidade de vouchers que podem ser vendidos
=> Solicite voluntariamente a participação dos formandos nas vendas de vouchers
=> Defina os critérios de distribuição de dividendos
Outras formas de arrecadação podem ser criadas, planejadas e executadas de forma a angariar fundos para a turma, em prol de:
• redução do investimento individual;
• cobertura de rateios em razão de desistências;
• adquirir mais produtos e serviços;
• adquirir atrações para o evento (Cantor nacional | DJ | Produtos e serviços novos | Jantar | Open Bar
• possibilitar que todos os formandos possam participar da formatura, estabelecendo os critérios de meritocracia ou de efetiva participação nos eventos de angariação.
• Reduzir o valor de investimento por formando, aumento a participação do número de formandos;
Todas as ações de angariação de fundos para o evento de formaturas são iniciativas da turma e podem ser compartilhadas com todos os seus participantes.
O que não for compulsório, obrigatório, nesse sentido, pode e deve ser estabelecida a relação de distribuição de dividendos com todos aqueles que efetivamente se empenharam em organizar, e vender.
Todas as regras de angariação de fundos, seus critérios, participação, equipe, entre outros, pode estar definido no Estatuto de Turma. Dessa maneira, quando as regras existem, são compartilhadas e combinadas, todos saem ganhando.
Trabalhamos com essas modalidades de angariação de fundos para privilegiar nossos clientes. Contudo, o esforço deve ser de responsabilidade da turma, em nome de sua Comissão de Formaturas. Podemos auxiliar no que estiver ao nosso alcance, com indicação de fornecedores, brindes que anteriormente foram negociados em contrato e na divulgação, com a elaboração das artes, logos, entre outros.
Caso tenha interesse de saber mais a respeito de cada uma das modalidades de angariação de fundos, ficamos à disposição. Entre em contato! No site, pode estar fazendo o contato, no Atendimento On Line, ou ligando para que possamos explicar com mais detalhes como é possível arrecadar mais e gerar melhores condições a todos os formandos.
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