O e-mail não é tão bonzinho quanto parece. Confira desvantagens - Canal de conteúdo Runrun.it
O e-mail não é tão bonzinho quanto parece. Confira desvantagens
Ele aparenta ser sua mão direita no trabalho, mas esconde um dreno de foco, tempo e dinheiro para a empresa
postado em 27/05/2019 10:29 / atualizado em 27/05/2019 10:29
Trabalhar sem e-mail é algo que ninguém se imagina. Mas poucos param para pensar que ele é um dos vários focos de desatenção que temos em nossa vida profissional. E-mail, redes sociais, aplicativos de conversa... Você tem ideia de quanto tempo em média as pessoas passam por dia no e-mail?
Segundo uma pesquisa da McKinsey, você perde em média 28% da sua semana lendo e respondendo e-mails. Em uma jornada padrão de 40 horas semanais, isso representa 11h12m. Sim: você perde mais de um dia de trabalho com o e-mail. Pior: sua caixa de entrada tira seu foco do que você estava fazendo antes de abri-la. "Mas eu não consigo trabalhar sem ele", dirão alguns...
Não se trata apenas de tempo, mas custo. Para se ter uma ideia, uma pesquisa divulgada na Harvard Business Review e realizada pela Affinity Live com 500 profissionais nos Estados Unidos, mostra que cada pessoa gerou uma perda de US$ 50 mil por ano em receita para as empresas em que trabalham por não conseguirem gerenciar seu e-mail, inclusive aqueles direcionados aos clientes. A economia americana perde US$ 7,4 bilhões por dia com isso.
Substituir ferramentas de gestão apropriadas para gerenciar o trabalho acaba por tomar tempo e dinheiro das empresas. Isso porque, no e-mail, as informações ficam desorganizadas. Encontrar arquivos e históricos se torna um processo moroso e sempre vai ter quem diga: "não vi o e-mail porque minha caixa está lotada". A comunicação, portanto, fica cheia de ruídos.
O e-mail foi criado no século passado e hoje há muitos e melhores instrumentos que podem tomar seu lugar, dependendo da natureza da atividade.
Em 2014, a Atos, empresa francesa de TI, proibiu o e-mail de mais de 76 mil funcionários. No lugar, colocou uma ferramenta de colaboração online. Não foi a única a ousar deixar o e-mail de lado. Dois anos depois, a britânica Virgin proibiu cerca de 200 funcionários de acessar e-mail durante as manhãs de um determinado dia da semana. Nesse tempo, eram incentivados a fazer outras atividades.
Ainda de acordo com o estudo da McKinsey citado acima, é possível resgatar de 25% a 30% do tempo perdido com os e-mails ao trocá-lo por uma plataforma social, como um software de gestão.
Dicas para manter o foco e a organização
Mantenha métricas e fluxos de trabalho à vista de toda a equipe. Assim todos saberão no que devem trabalhar e as métricas por quais serão cobrados.
Software de gestão do trabalho
Uma ferramenta especializada em gestão do trabalho, como o Runrun.it, ajuda a padronizar os processos, controla o tempo que as pessoas investem em cada tarefa, projeto e cliente, e oferece relatórios gerenciais de desempenho e custos. Por fim, aumenta a produtividade das pessoas.
Crie um pacto com a equipe e não permita que qualquer demanda seja enviada por outra ferramenta que não a escolhida (como Hangouts, WhatsApp e, obviamente, e-mail).