6 indicativos que os indicadores em Excel estão obsoletos! - Blog Scoreplan
Durante muitos anos, a gestão de indicadores em Excel foi muito difundida nas empresas, se tornando o Excel uma ferramenta extremamente útil para a gestão empresarial, bem como a habilidade de fazer essa gestão.
Entretanto, com o avanço da tecnologia, as empresas têm investido cada vez mais em softwares e plataformas que oferecem funcionalidades capazes de otimizar de forma substancial os processos, proporcionando maior eficiência e precisão na tomada de decisões.
Neste post, você vai ver 6 motivos evidentes que demonstram que a gestão de indicadores em Excel está obsoleta e que investir em tecnologia é a melhor alternativa para desenvolver uma gestão eficiente e impulsionar os resultados.
6 indícios de que os indicadores em Excel estão ultrapassados
O Excel é uma ferramenta excelente, versátil e que oferece funcionalidades para elaborar planilhas, gráficos e análises básicas, que são itens necessários para toda empresa. Com isso, se tornou um recurso presente na maioria dos negócios, usado para registro e controle de dados de diversos setores, inclusive o financeiro.
No entanto, as constantes mudanças no mercado exigiram maior eficiência da gestão empresarial, além de agilidade para tratar informações complexas. Principalmente, para otimizar os processos internos e impulsionar os resultados. Nesse contexto, as funcionalidades do Excel apresentam limitações que comprometem o desempenho da gestão, especialmente pela dificuldade de gerenciar dados e histórico de informações, falta de integração e tempo elevado para operar.
Além disso, veja os motivos que tornaram os indicadores em Excel obsoletos para as empresas atuais.
1. Segurança de dados limitada
A falta de segurança é um dos principais motivos do questionamento quanto a eficiência do Excel para o gerenciamento de dados e informações. Isso devido ao fato de que muitas empresas perderem dados importantes devido à alta vulnerabilidade da ferramenta.
O Excel permite que qualquer pessoa faça alterações nos dados e não tem um controle de acesso eficiente. Caso o usuário deixe de salvar as informações, todo o trabalho pode ser perdido, além de permitir que qualquer pessoa copie informações e envie para indivíduos não autorizados.
2. Aumento na incidência de erros
A possibilidade de erros na edição ou na elaboração de dados é significativamente maior quando a empresa usa o Excel, já que todo o trabalho é feito de forma manual. Muitas vezes, fazer a correta revisão das informações é uma tarefa complexa, principalmente quando se trata de um grande volume de dados.
Além disso, caso o usuário cometa um simples erro em uma planilha de Excel, todas as informações posteriores poderão ser comprometidas. Assim, é preciso gastar um tempo considerável com retrabalhos e correções, comprometendo a produtividade da equipe.
3. Dificulta práticas gerenciais ágeis
Agilidade e precisão são necessidades para a tomada de decisões. Nesse sentido, trabalhando apenas com o Excel, os gestores terão dificuldade para analisar as informações de uma maneira rápida, já que o processo de elaboração é manual e o resultado final tende a chegar até a gestão apenas mais (muito) tarde. Além disso, as decisões empresariais não têm como base dados confiáveis, ninguém – efetivamente sabe, a origem e veracidade dos dados ali inseridos. O resultado, é a perda de oportunidades e prejuízos.
Aqui na Scoreplan acompanhamos de perto um caso desses, onde o nosso cliente demorava em torno de 20 dias, após o fechamento do mês, para ter acesso aos indicadores estratégicos. Ou seja, digamos que estivéssemos falando dos indicadores de Fevereiro, os gestores da empresa só conseguiam fazer a análise dos resultados e tomar decisões, lá pelo dia 20 de Março, quase um mês depois.
4. Espaço insuficiente para tratar os dados
O volume de informações de uma empresa é imenso, ainda mais com a necessidade de preservar dados e históricos por um longo período. Seja para consulta ou uso estratégico, o acesso a esses dados deve ser fácil e prático. Contudo, o Excel tem uma limitação de espaço para armazenar dados, e as planilhas não podem contar com um número elevado de linhas e colunas. Dessa maneira, é preciso criar novas planilhas e tudo fica mais trabalhoso, principalmente para inserir fórmulas.
Além disso, o Excel não suporta o crescimento do volume de dados da empresa ao longo dos anos, com isso, começa a apresentar lentidão e travar durante operações básicas no sistema. Em outras palavras, o software não tem uma boa escalabilidade, mesmo que você tenha um computador moderno.
5. Dificuldade de integração
A integração é um dos fatores que mais otimiza uma gestão, pois permite que dados de diferentes áreas da empresa trabalhem em sincronia. É uma maneira prática de consolidar informações e gerar um bom fluxo de trabalho. Geralmente, empresas que usam o Excel precisam criar muitas planilhas e ter profissionais para unificar os dados, o que acaba tomando muito tempo e gerando um custo elevado.
6. Mais tempo para coletar os dados do que os analisando
Para operar com o Excel, é indispensável ter profissionais para preencher manualmente todas as informações, inserindo fórmulas e fazendo formatações. É uma ferramenta que não oferece funções automatizadas para otimizar a gestão. Diante disso, é necessário ter disponível mais tempo para coletar dados e inserir nas planilhas do que para fazer análises. Mesmo que seja possível inserir diversas fórmulas, ainda assim, a coleta de dados e a revisão é totalmente manual e trabalhosa.
Investir em novas tecnologias para gestão é indispensável
A eficiência da gestão de uma empresa é um dos pilares para alcançar o tão sonhado sucesso, por isso, investir em tecnologia é uma excelente decisão. Além de facilitar o trabalho, contribui para tornar a empresa mais competitiva.
Um software desenvolvido exclusivamente para a gestão de indicadores por exemplo, entrega funcionalidades que garantem não só a confiabilidade nos dados que compõem os indicadores, como também agilidade na entrega desses resultados para análise, proporcionando assim uma tomada de decisão mais efetiva.
Além disso, você vai contar com toda segurança para a gestão dos dados, com um controle de acesso eficiente e processos automatizados.
Embora o Excel sirva para atividades pontuais e simples, não oferece a integração e a automatização necessárias para uma gestão inteligente de negócios.
Gostou do post? Agora que entendeu os motivos que tornaram a gestão de indicadores em Excel obsoleta, o que acha de ver mais um conteúdo sobre o tema? Leia sobre 5 razões para abandonar as planilhas de gestão para sempre!