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5 dicas para otimizar as compras da sua empresa
Postado por WK Sistemas em Diversos em 4 fevereiro, 2014
É impossível ignorar o fato de que todas as ações tomadas dentro de uma empresa geram algum tipo de impacto financeiro, alguns maiores, outros menores, e outros ainda podendo causar drásticos prejuízos. O setor de compras relaciona-se diretamente com metas da empresa, principalmente quanto ao seu planejamento tributário. Compras envolvem pagamentos de impostos. Não pagar impostos é ilegal e conhecê-los para diminuí-los é essencial para o crescimento da empresa. O cenário, portanto, exige que a empresa possua uma política de compras, com definição clara de limites, prioridades, necessidades e parâmetros para que seja possível mensurar e controlar com eficácia as ações envolvendo esta área.
1. Seleção de Fornecedores: para todos os ramos e segmentos de mercado existem vários fornecedores (salvo em segmentos muito específicos em que há somente um fornecedor interno). Porém, diante desta variedade é necessário selecionar somente os melhores. E para isso, deve-se levar em consideração tributos, frete, prazo de entrega e, logicamente, preço. Gerar parcerias, onde há ganhos para os dois lados, também é uma opção para agregar e estreitar o relacionamento cliente/fornecedor.
2. Orçamento: caso ainda não tenha seus fornecedores selecionados, ou tenha, mas ainda nenhum parceiro, o orçamento é uma ferramenta simples e muito funcional. Faça quantos orçamentos forem necessários e analise as diferenças entre os fornecedores. Jamais compre com dúvida. E, em caso de estar seguro, três orçamentos são suficientes para decidir pela compra.
3. Prazo de Entrega: este é um fator geralmente considerado por último nas avaliações, mas é necessário atentar para o prazo de entrega, pois certos atrasos podem influenciar diretamente nas atividades da produção, gerando grandes prejuízos à empresa. Adversidades existem, porém verifique qual fornecedor cumpre seus prazos de entrega monitorando seus serviços.
4. Política de Armazenamento: este é um grande desafio para os administradores. Manter grandes quantidades de estoque pode causar prejuízos para as empresas. Portanto, é importante trabalhar de acordo com a política da empresa (Just in Time, FIFO, LIFO, etc) e programar a entrega até mesmo para ter espaço para o armazenamento e evitar transtornos. Fique atento: dependendo do material armazenado, fazer a movimentação pode requerer muito tempo e até mesmo a utilização de equipamentos especiais.
5. Procedimentos: geralmente as empresas já possuem procedimentos específicos para cada uma de suas atividades, áreas, e assim por diante. No setor de compras, os passos iniciam com uma necessidade de compra, solicitação de compra, cotações e, por fim, ordens de compra. Mantenha todos estes procedimentos documentados e/ou armazenados, pois os documentos garantem a cadeia de informações. Fique atento: sistemas informatizados para a área de compras podem se tornar verdadeiras ferramentas estratégicas na gestão dos seus negócios. Vale a pena conhecer o que o mercado tem a oferecer.
Para Christian Andreves Bugmann, consultor da WK Sistemas, "as compras são um fator estratégico das empresas, foca nos recursos a serem adquiridos. Uma compra eficiente elimina pagamento de tributos desnecessários e diminui custos. O gestor de compras deve saber lidar com a movimentação dos materiais na empresa, negociar preços e, principalmente, desenvolver parcerias".
O Radar Compras é a solução utilizada para controlar e apoiar o gerenciamento das operações de compras e recebimento de materiais, gerando todas as informações necessárias para a integração com os demais módulos do ERP Radar Empresarial. Esta aplicação permite uma visão geral e atualizada da situação das Ordens de Compras (e suas situações) além dos respectivos Registros de Entradas. Permite que todos os procedimentos sejam feitos e controlados pelo sistema, gerando histórico e formalizando procedimentos.