Você provavelmente já sabe que a dificuldade de muitas empresas é conseguir realizar de forma eficiente o seu controle de estoque, e conseguir fazer o gerenciamento de estoque rapidamente.
Aliás, nós já conversamos sobre isso há algum tempo atrás, quando falamos sobre os 7 maiores erros na gestão de uma pequena indústria.
Entendemos que em indústrias pequenas a forma de divisão de atividades é mais ampla, tendo em mente que não existe de fato uma divisão extensa por áreas. Esses fatos acabam fazendo com que várias responsabilidades fiquem a cargo de um único gestor.
Por isso, otimizar a gestão de cada área, como por exemplo o controle de estoque se faz tão importante para que o tempo também seja otimizado, conseguindo realizar mais atividades em menos tempo, já que uma área não vai mais demandar tanto.
As grandes indústrias acabam sendo diferentes das pequenas, isso porque uma pequena indústria acaba não tendo um grande investimento em pesquisas antes de fazer uma nova produção que podem refletir diretamente no estoque e na velocidade da produção.
Por esses motivos, sempre é importante e muitas vezes necessário buscar por diferentes meios e opções que estejam dentro do orçamento.
Esses meios que podemos chamar de alternativas viáveis vão possibilitar um controle de estoque mais eficiente, otimizando o tempo para realizar mais atividades.
Para você ver que fazer o controle de estoque se tornar mais eficiente e otimizado, vou te mostrar 4 soluções para começar a por em prática agora mesmo e driblar os desafios de manter o estoque em dia.
1- Gastos desnecessários com ampliação de espaços pela falta de controle de estoque
Você já pensou em aumentar o seu estoque simplesmente porque não conseguia achar mais nada lá? Nesse momento você pensou que os produtos iriam aparecer lá misteriosamente após a ampliação, mas na verdade isso não aconteceu.
Por esse motivo gastar com o aumento do seu espaço físico não é uma solução que vai te ajudar se outras decisões não forem tomadas.
E se você pedir para sua mãe ou esposa cuida do seu estoque para que elas achem tudo e deixem tudo organizado sempre? É aquela velha história de que elas acham tudo e deixam tudo muito mais organizado, do jeito que nós não conseguiríamos deixar. Mas essa também não é uma solução, afinal, provavelmente elas não aceitariam não é mesmo? Então você teria que procurar uma outra solução eficiente para que você mesmo conseguisse fazer o controle de estoque.
Neste caso de não ter a própria mãe para ajudar na organização, uma boa forma de desenvolver uma solução eficaz para o controle de estoque é estruturar uma boa divisão.
Sugestões de divisão:
matérias-primas: Ali você coloca tudo o que for matéria-prima específica para a produção do seu produto. Caso você produza mais de um, pode subdividir e setorizar por cada produto específico.
produtos em processo: nessa parte do seu estoque você coloca os produtos que já estão em processo de produção, aqueles que ainda faltam alguns detalhes para serem concluídos.
produtos finalizados: é um nome bem sugestivo mesmo, ali você coloca todos os produtos que passaram por todos os processos e já estão prontos para serem entregues ao seu cliente.
Com essa forma de organização você vai conseguir determinar os espaços realmente necessários para cada etapa da produção, e assim vai ficar muito mais difícil de haver alguma confusão na hora de repor ou de controle de estoque, e muito menos a não ocupação do espaço de estoque que você já tem.
2- Perda de produtos por deterioração e validade por causa do controle de estoque
Olha só, se a sua indústria e de alimentos, a gente já pressupõe que eles podem ser perecíveis, logo, se o seu controle de estoque NÃO for organizado e não tiver uma conferência diária, semanal ou mensal, você pode acabar de dando mal e além de perder o próprio produto, perder dinheiro também.
Mas esse cuidado não serve apenas para alimentos não, é possível que você perca produtos também devido a deterioração deles, ou seja, que eles estraguem por ação do tempo, conforme ele passe e permaneça no mesmo local.
Por isso, ter normas de rotatividade dentro da sua pequena indústria é tão importante. São essas normas que vão pré-definir os produtos que vão sair do seu estoque de acordo com a data de entrada dele, sendo assim, dificilmente você vai perder dinheiro e também seus produtos ou matérias-primas.
Além disso, essa rotatividade dos produtos vai acabar gerando, consequentemente uma estimativa de consumo médio de materiais, tanto de matéria-prima quanto de produtos finalizados prontos para serem entregues ao comprador.
Com esses dados vocês vai poder ver exatamente o que está vendendo mais, o que não está e vai gerar algumas ideias para suas próximas vendas e os próximos passos da sua indústria.
3- Surpresas com falta de material
Siiim!!! Elas podem ser evitadas, porque afinal quanto mais organizado o seu estoque estiver, mais você vai conseguir encontrar o que você precisa e mais fácil vai ser de fazer o controle de estoque e perceber quando você tem muito de uma matéria-prima e também a falta ou a diminuição de outra.
Isso vai te ajudar a saber o que você precisa produzir e também o que você deve comprar.
Além disso, um dos problemas que fica escondido e só aparece quando o assunto é falta de material, é a parada das máquinas e até de toda a sua indústria.
Como já dizia Benjamin Franklin: “tempo é dinheiro”! E com a falta de material necessário para continuar a sua produção, alguns minutos parados podem acabar resultando em grandes quantias monetárias, que podem afetar o seu orçamento em médio e longo prazo, seria terrível não é mesmo?
Uma solução que pode te ajudar a resolver o seu problema agora mesmo é a revisão do seu estoque de tempos em tempos, de preferência fisicamente.
Essa conferência dos produtos vai fazer com que você previna de essas paradas repentinas e inesperadas aconteçam.
Inclusive, fazer a checagem física, também vai te dar mais certeza de que o dados registrados no seu sistema de gestão conferem com o que você acabou de checar.
4- Atrasos nas demandas de compra, armazenamento e distribuição dos produtos estocados
Outro fator que vai auxiliar no seu controle de estoque é um bom sistema de gestão, e hoje existem inúmeros no mercado, desde aqueles bem completos que vão te ajudar até na hora de organizar o financeiro da sua indústria e emitir notas fiscais, mas que acima de tudo, vão te dar uma super mão na hora de fazer o seu controle de estoque, economizando muito o seu tempo.
Além disso, um bom sistema para a gestão do seu controle de estoque também vai contribuir para o trabalho dos seus funcionários, gerando uma conscientização e também capacitando mais eles, permitindo que o conhecimento chegue a eles.
Seguindo essas quatro dicas básicas para organizar o seu controle de estoque, você vai conseguir de forma muito mais rápida solucionar os problemas que acabam surgindo no seu dia a dia, otimizando o tempo e evitando a perda de dinheiro.
Para você começar a otimizar o seu tempo e o gerenciamento de estoque da sua pequena indústria, você pode baixar gratuitamente essa planilha de controle de estoque.
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