O Kanban funciona em três etapas quando aplicado em uma empresa. Geralmente, eles acabam nomeando de Para Fazer, Em andamento e Concluído. Todavia, o modelo adotado por muitas empresas acaba excluindo o processo de Em andamento dessa lista. Segundo alguns administradores, essa etapa pode atrapalhar muito na produtividade uma empresa, além de ser desnecessária.
Para as empresas que adotam esse método atualizado, normalmente o entendimento é mais fácil caso algum funcionário novo venha a integrar a equipe. Por outro lado, a retirada do processo Em andamento pode ser modificada por outra etapa. Nesses casos, a empresa pode preferir também mudar o nome das demais etapas, embora isso geralmente ocorra quando a equipe já é formada por profissionais com algum curso.
Apesar de parecer ser bem complexo em alguns casos, o funcionamento do Kanban é muito alterado para atender a necessidade da equipe ou indivíduo. Dependo do seu caso, um modelo simples já será o suficiente. Vale lembrar que com os avanços da tecnologia você não precisa se preocupar em escrever tudo aquilo em papel, podendo apenas utilizar organizador digital.
Atualmente, muito aplicativos como o Treelo já fornecem algo bem semelhante ao modelo Kanbam. Na verdade, muitos administradores acabam até dando preferencia aos aplicativos para organizar as atividades profissionais, embora nem sempre isso seja possível.