Erros Comuns Nas Reuniões De Trabalho - pme.pt
Erros Comuns Nas Reuniões De Trabalho
As reuniões de trabalho são valiosas como forma simples e rápida de passar novas instruções, avaliar resultados e mostrar os objetivos que devem ser atingidos. Nelas devemos manter uma postura adequada, ouvindo antes de falar e tomando apontamentos num caderno ou bloco de notas sobre os temas abordados. É conveniente ainda que nos preparemos (sempre que isso seja possível) para podermos contra argumentar com base em dados concretos. De resto, é ter em mente que devemos pensar antes de agir, comentar apenas dados concretos e, claro, aproveitar a ocasião para apresentar projetos e mostrar capacidades. Porém, isto é o que devemos fazer. E o que devemos evitar fazer sob pena de perdermos a oportunidade de deixar boa impressão?
Para evitarmos problemas diante dos administradores, gestores, colegas de trabalho, fornecedores e clientes, devemos conhecer alguns dos erros mais cometidos em reuniões de trabalho. São eles…
Vestir-se de forma desadequada
A roupa com que se apresenta numa reunião de trabalho tem bastante importância. Dai que se a reunião for com outra empresa, deva saber com antecedência qual o dress code praticado. Se o código exige que os profissionais usem trajes formais, deve levar fato e gravata (homens) e tailleur (mulheres). Se o código não dita normas muito formais, pode perfeitamente vestir uma calça social com blazer (homens) e um vestido abaixo do joelho com um casaco de malha (mulheres).
Nunca! Todos sabemos que chegar atrasado seja para que compromisso for, é falta de educação. Por isso deve organizar-se para evitar atrasos e não desrespeitar aqueles que compareceram na hora marcada.
Em caso de contratempo, ligue a lamentar e a informar do ocorrido e se possível dê indicações para que a reunião comece sem a sua presença. Ao chegar ao local do encontro, seja discreto e silencioso para não atrapalhar o andamento das conversações. Nada de fazer perguntas para saber o que ocorreu anteriormente. Se está atrasado, perde esse direito. Aguarde para se inteirar do que aconteceu no intervalo ou após a conclusão da reunião.
Se não se preparou para a reunião, adie-a porque não vai lá fazer nada! Para que uma reunião seja produtiva é preciso que esteja completamente envolvido e se prepare para ela. Seja o autor da convocação ou o convocado, investigue sobre a ordem de trabalhos e se no convite os tópicos a abordar não estiverem descritos, procure falar com o organizador da reunião para esclarecê-los. Bem informado consegue apresentar as melhores saídas e soluções no decorrer da reunião e impressionar os presentes com o seu empenho e dedicação. Ao invés, se não for preparado a única impressão que deixa nos outros é a de desinteresse.
Não saber quando deve falar e quando deve calar-se
Parte do bom senso de cada um, é verdade, mas o seu desempenho será avaliado pela negativa se não souber quando deve falar e quando deve calar-se numa reunião de trabalho. Se por um lado é necessário que marque presença falando sobre as suas opiniões, por outro é fundamental saber quando se deve calar. Não chame a atenção pedindo a palavra para fazer um comentário desligado do que se está a falar no momento ou que nada acrescenta à discussão. Péssima estratégia! Essa intervenção chama a atenção para a sua pessoa, é verdade, mas pelos piores motivos: é o pateta da mesa. Mas passar de pateta a pateta ao quadrado, é um pulo. Convenhamos que também é absolutamente desaconselhável que saia da reunião sem ter aberto a boca.
Tentar ser mais esperto do que os outros
Não esteja o tempo todo a chamar a atenção com perguntas que julga pertinentes. Mais do que locais onde pode "brilhar", as reuniões de trabalho são ótimas para assimilar informações que serão importantes na sua vida profissional.
O resultado de uma reunião não é proporcional à sua duração. Pelo contrário, a reunião será mais produtiva quanto mais objetivo for o encontro. Se lhe compete convocar a reunião, determine à partida o horário de início e fim da reunião e zele para que esses limites sejam cumpridos. Esta responsabilidade não se resume ao organizador, todos os intervenientes devem ficar atentos ao horário, cientes de que têm o direito de emitir opinião e o dever de o fazer de forma clara e objetiva. Evite ainda conversas paralelas ou o desvio do assunto para discussão de outros tópicos que não constam da ordem de trabalhos.
Se está numa reunião de trabalho, preste atenção ao que está a ser dito. É o mínimo que pode fazer pelo sucesso do encontro. Para garantir a sua atenção e ao mesmo tempo não esquecer nada do que foi dito, anote as orientações e, ao sair da reunião, reflita sobre tudo o que foi discutido de forma a conseguir traçar de imediato os próximos passos. A redação de uma ata é por este e outros motivos, bastante recomendada.
É natural que numa reunião de trabalho haja um confronto de ideias mas é preciso que se comporte adequadamente quer no momento em que recebe quer no momento em que faz as suas críticas. Em primeiro lugar saiba aceitar as críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a defensiva. Em segundo lugar, aguarde pelo momento exato para contrapor algum argumento. Perde a razão na discussão e transmite aos demais participantes uma postura de inflexibilidade e agressividade se não souber esperar pelo momento certo para tecer as suas críticas. E o momento certo é sempre o final da exposição de uma ideia, altura em que pode pedir a palavra para fazer a sua intervenção. E nunca faça uma crítica com base em argumentos sem fundamentação e/ou problemas pessoais.
Ser muito informal ou muito formal
Também em relação à linguagem que utiliza deve atender ao grau de formalidade da reunião de trabalho. Se se tratar de uma reunião de grupo, de equipa, as gírias e as brincadeiras são bem aceites desde que moderadas. Mas se nessa mesma reunião contar com a presença do diretor geral da empresa, por exemplo, é necessária maior cautela com a linguagem. A regra é observar primeiro o comportamento de quem convocou a reunião e tentar assumir comportamento idêntico.
Desviar a atenção com comportamentos inconvenientes
Bater com os dedos na mesa ou com os pés no chão, abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente, coçar a cabeça, rodar na cadeira, risinhos, conversas paralelas, bilhetinhos, cochichos, etc, são comportamentos que apesar de inofensivos podem desviar a atenção dos participantes e, consequentemente, colocam em causa o desfecho da reunião.
Evite comportamentos e posturas que possam comprometer o desenvolvimento da reunião. Ou você comenta com todos os participantes o que está a pensar ou permanece em silêncio. Se a reunião começar a cansá-lo e sentir sono, opte por anotar o que se está a falar. Resulta sempre! Mas não use o seu bloco de apontamentos para mais nada além de frases sobre o que está a ser dito. Não vale fazer desenhos ou rabiscos, por muito jeito que tenha para a arte só vai demonstrar desinteresse e imaturidade.
Trim! Trim! Trim! Ops! Esqueceu-se de desligar o telefone e ainda por cima prepara-se para atender a chamada? Nem pensar! Ao entrar numa sala de reunião, a primeira coisa que deve fazer é desligar ou retirar o som do seu telefone. O toque do telefone durante a reunião atrapalha o ritmo das discussões e revela falta de respeito pelos outros.
Se espera um telefonema importante, avise os outros participantes antes mesmo da reunião começar e ainda assim, deixe o telefone no modo de silencio. E se tocar, peça licença e saia da sala para atender.
Divulgar as informações obtidas na reunião
Independentemente da reunião ter carater sigiloso ou não, deve abster-se de comentar os assuntos nela discutidos (salvo orientação em contrário).
Propagar os assuntos abordados dentro da sala para a empresa não é uma atitude nada ética. Além do mais, pode perder a sua credibilidade junto da administração.
Não aproveite uma reunião de trabalho para contar episódios pessoais ou profissionais que não tenham relação com o assunto. Na dúvida mantenha-se calado e atento ao que está a ser dito e intervenha apenas com comentários propositados e pertinentes.
Levar o seu portátil para a reunião, sim, usá-lo para trabalhar noutros assuntos, não!
Revela desinteresse e falta de respeito pelos temas que estão a ser abordados.
Convocar uma reunião sem agenda
Se lhe compete a si convocar a reunião, descrimine os objetivos da mesma bem como o horário de início e de fim. Desta forma a reunião será bem mais produtiva.
Prolongar a reunião
É um erro prolongar a reunião por horas a fio e sem intervalo. Quando der por isso, os intervenientes já estão cansados, atrasados para outros compromissos e a reunião tornar-se-á improdutiva.
Escolher uma sala sem luz natural
Não faça reuniões em salas sem luz natural porque está provado que a luz artificial promove encontros longos e complexos.
Por cortesia e amabilidade – mas também por respeito pelos outros – se convocar uma reunião confirme se na sala há águas em número suficiente para todos. E se for possível, comece por oferecer um cafezinho.
Manter o espaço muito quente
Se lhe cabe a si escolher o espaço para a reunião, além de luz natural a sala deve ter uma temperatura agradável. Se estiver muito quente vai provocar moleza e sono nos participantes, se estiver muito fria deixa-os desconfortáveis, ansiosos por saírem dali para fora.
Convocar um orador monocórdico
Se tiver de convocar um orador para uma reunião, faça o favor a si próprio e aos outros de não escolher uma pessoa monocórdica que se limita a ler no mesmo tom de voz o que projeta numa tela.
Dizer que tem de se fazer…
Seja o principal orador de uma reunião, seja um mero interveniente, deve evitar a todo o custo expressões como "tem que se pensar", "tem que se fazer", "vamos ver", etc, porque transmitem a sensação de que é para ver depois e daquele tempo não vai resultar nenhuma ação concreta.
Terminar sem estabelecer os próximos passos
Mesmo que esteja em cima da hora, se lhe compete a si encerrar a reunião, faça-o estabelecendo os passos que se seguem, os objetivos a cumprir após a reunião.
Não entregar cartão-de-visita
Se a reunião for com pessoas que não conhecia, não termine o encontro sem deixar o seu cartão-de-visita, pois ele serve como lembrete para futuros contactos comerciais.
Em reuniões formais os cartões de visitas são trocados logo no início e caso esteja frente a completos desconhecidos, mantenha-os sobre a mesa, à sua frente, para recordar os nomes. Em reuniões informais, os cartões trocam-se no final.
A lista de comportamentos desadequados numa reunião de trabalho é extensa mas se tiver em linha de conta estas sugestões, está no trilho para o sucesso!