Hoje falamos especialmente para quem está no início da aventura que é planear um evento. Não nos focamos especificamente em casamentos, porque na verdade, este artigo é aplicável tanto a casamentos, como a batizados ou a qualquer outro evento.
Um dos primeiros passos a tomar será, sem dúvida, a escolha do espaço onde irá ocorrer – até porque esta poderá influenciar outros fatores importantes, como a data e o orçamento. Mas, quando pedimos orçamentos a espaços, nem sempre temos a tarefa simplificada com a sua análise e esta é uma das dúvidas mais recorrentes dos nossos clientes. Afinal, o que significa aquele valor?
Vamos tentar simplificar, dando-vos as dicas que usamos no nosso dia-a-dia com este processo.
Estão preparados? Têm convosco uma caneta, um papel ou alguma forma de tomar nota digitalmente? (Vá, a Raquel diz que é mais simples guardarem este artigo e lerem-no quando quiserem, mas a Isa vota nas notas). Vamos a isto:
Tentem ver além do preço
Começamos pela dica mais difícil, mas que para nós é das mais importantes. Sabemos bem a tentação que é passar as páginas até vermos os números que vão influenciar a nossa carteira mas, sobretudo em relação aos espaços, é muito importante compreender o que está incluído no valor indicado.
Vejamos um exemplo comum em quintas de eventos: Imaginemos que a quinta X cobra 100€ por pessoa e que inclui a refeição completa ao longo do dia, bar aberto ilimitado, animação de adultos e toda a decoração. Dependendo das vossas necessidades, esta poderá compensar mais do que a quinta Y que cobra 90€ por pessoa, mas que não inclui a animação ou a decoração do evento (que por norma são itens com algum impacto financeiro).
É por isso que é importante fazer os cálculos tendo em conta todos os vossos convidados e os fornecedores procuram, porque por vezes aquele número mais elevado na ementa poderá levar-vos a uma boa poupança no final do processo.
Leiam e releiam as condições
O motivo pelo qual cada evento é diferente, é porque as pessoas para quem são criados são também elas diferentes, com prioridades e visões próprias.
É (também) aí que entra a importância de ver as condições do espaço com a máxima atenção. São estas que vão responder a questões como:
♡ Qual é o número mínimo e máximo de pessoas? É importante perceber se o local é grande o suficiente para o vosso evento ou, caso o número mínimo de convidados seja inferior ao considerado pelo espaço, se é possível negociar, pois por vezes é uma opção, com um aumento do custo por pessoa, por exemplo. Aqui é preciso ter atenção, pois o mínimo costuma dizer respeito aos adultos pagantes, sem incluir crianças. O que nos leva ao próximo ponto.
♡ Existem menus infantis? Se sim, como são e qual o valor? Muitos fornecedores têm o conceito de crianças não pagantes e pagantes: essencialmente até uma determinada idade (na maioria dos casos 2 ou 3 anos) não pagam qualquer valor e poderão ter uma refeição simples, adequada às suas necessidades, e crianças a partir dessa idade até um pouco mais crescidas(muitas vezes 8 ou 9 anos), pagam apenas 50% do valor e poderão igualmente ter um menu específico ou comer o mesmo que os adultos em doses menores. Dependendo do número de mini convidados no vosso evento, esta questão poderá ser bastante relevante para o vosso orçamento.
♡ Quanto tempo pode durar o evento e até que horas? Havendo um limite de horas de serviço ou uma hora específica de fecho, poderá não ser o local mais interessante para quem queira organizar uma festa pela noite fora. Verifiquem também se são permitidas horas extra e, se sim, qual o custo. Dependendo do vosso orçamento (e prioridades), esta pode ser uma forma de contornar a questão.
♡ O bar aberto está incluído durante todo o evento? Tal como na pergunta anterior, este pode ser um ponto essencial, dependendo dos vossos convidados e do tipo de evento. Verifiquem, caso haja um limite, se é possível negociar este ponto e qual seria o custo adicional.
♡ Caso haja alguma cerimónia no local, é cobrado algum custo extra pela sua montagem? Umas cadeiras, uma mesa a servir de apoio a quem celebra a cerimónia, quem sabe uma passadeira e algumas flores para decorar. Estão a imaginar? Ótimo! Agora resta saber se este cenário idílico tem algum custo adicional ou se está incluído no valor dado por pessoa.
♡ Existe alojamento no local? Atualmente há muitos fornecedores a apostar nesta questão, já que há uma procura cada vez maior por parte dos clientes, para garantir que pelo menos eles e as pessoas mais próximas aproveitam a festa ao máximo, sem se preocupar com as horas. Aqui é importante ter em conta o valor do alojamento, bem como se será necessário reservar todos os quartos disponíveis, ou se podem fazê-lo apenas parcialmente.
♡ Qual é o valor do IVA? Esta questão nem sempre vem explícita nas propostas e, se for esse o caso, aconselhamos sempre a confirmarem com o fornecedor de que forma é que o IVA é aplicado por eles. Enquanto que há quem aplique os típicos 23%, existem fornecedores que fazem um rácio do aluguer do espaço, das bebidas e da comida servida, que poderá levar a um IVA médio de 15% ou 18% sobre o preço indicado. O impacto no valor final é inegável, por isso procurem por essa informação antes de tomar decisões.
Delineando bem na vossa cabeça o que é verdadeiramente importante para vocês, a resposta a estas questões será o suficiente para escolher ou excluir um espaço, bem como perceber se o valor compensará quando todas as contas estiverem feitas.
Não deixem temas em aberto – nada como perguntar aos responsáveis pelos espaços – e tenham as respostas a todos os pontos principais da contratação do serviço através de comunicação escrita entre as partes. Caso surjam questões no futuro sabem exatamente onde procurar a resposta.
Mas digam-nos, ajudámos a desconstruir as propostas ou ainda têm dúvidas? Falem connosco, teremos todo o gosto em ajudar!
Visitas técnicas a espaços para casamentos | Parte III
by Madeindreams | Ago 24, 2022 | Batizados, Casamentos
​Se ainda não leram a Parte I e II vão lá dar uns saltinhos (deixamos o link da primeira parte AQUI e o link para a segunda parte AQUI, que não queremos que vos falte nada). Ficamos a aguardar.
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Tanto tempo? Ficou para leitura de mesa de cabeceira, não é verdade?
​
Portanto agora que já sabem o que são visitas técnicas e têm várias sugestões de perguntas a fazer vamos terminar essa lista:
♡ É feita prova/degustação dos pratos (e do bolo, se estiver incluído)? Tem um custo ou está contemplada? Estando incluída, para quantas pessoas?
♡ Quantidade e qualidade da iluminação interior e exterior.​
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♡ Tem bar aberto? Há limitações de quantidade ou horário?​
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♡ O que acontece aos excedentes dos buffets? Podem ser levados no final do evento? Em caso afirmativo, devem levar caixas para o efeito ou são fornecidas pelo espaço? ​
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♡ É possível realizar a cerimónia no local? Onde? Fazem a montagem e decoração? Tem um custo extra? ​
​
♡ Têm quarto ou quartos de apoio? Pode ser bastante útil para sestas, guardar presentes ou até para a preparação do casal, se for possível. ​
​
♡ Onde ficará a animação infantil e/ou babysitter? ​
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♡ Onde é realizada a refeição do STAFF? Qual o custo?​
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♡ Existe possibilidade de pré-reserva do espaço? Caso queiram avançar é realizado contrato? Quais os próximos passos e condições?​
​
E as questões poderiam não acabar aqui. Há mais algumas que sentimos necessidade de fazer sempre e outras que surgem associadas à experiência e preocupações de determinado casal. Há alguma bebida que façam questão que seja de determinada marca? Não deixem de perguntar! Parece muito que esta questão foi inspirada em situações passadas? É porque foi!
​
Já encontraram o espaço para o vosso grande dia? É uma das primeiras grandes decisões, nesta fase bonita que é o noivado.
Visitas técnicas a espaços para casamentos | Parte II
by Madeindreams | Jun 22, 2022 | Casamentos
​Se ainda não leram a Parte I vão lá dar um saltinho (deixamos o link AQUI, que não queremos que vos falte nada). Ficamos a aguardar.
…
Agora sabem o que são as visitas técnicas e já conhecem algumas das questões que costumamos colocar.
Têm convosco a vossa cábula? Optaram pelo bloco de notas (#teamIsa), ou abriram apenas o documento word (lado Raquel da vida)? Só uma de nós está correta, mas deixamos ao vosso critério. ​
Vamos continuar a partilhar sugestões de temas a ver ou perguntar:​
​
♡ Número mínimo e máximo de convidados. Verifiquem se oscilações na vossa lista de convidados poderão fazer-vos ultrapassar algum destes limites e quais as consequências.​
​
♡ Como é que o espaço será organizado? Onde será o cocktail? O bar? A pista de dança? O corte do bolo? E se chover, estiver muito vento, calor ou frio, têm alternativas?​
​
♡ Qual o número de casas de banho? Existem no interior e no exterior ou apenas numa zona? ​
​
♡ Há acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida?​
​
♡ Caso tenha piscina, podem utilizá-la? ​
♡ O espaço é exclusivo, ou seja, faz apenas um evento por dia?​
​
♡ São permitidos animais? Se são um casal que não quer abdicar dos companheiros de quatro patas no seu dia, é essencial questionar se o espaço permite. ​
Fazemos aqui uma pausa nas questões – assim têm um tempinho para recuperar e respirar, depois de tantos registos – mas não sem antes vos deixarmos uma nota importante:
Não há respostas corretas às perguntas. O que pode ser uma questão que inviabiliza a escolha de um espaço por um casal, pode ser algo perfeitamente irrelevante para outro e esse ser o local ideal para o seu grande dia.​
Em breve iremos trazer a terceira e última parte desta série de artigos, para que tenham todas (ou quase) todas as ferramentas para encontrarem o espaço ideal para o vosso dia C!
Vemo-nos por lá, ou já têm tudo o que precisam?
Visitas técnicas a espaços para casamentos | Parte I
by Madeindreams | Jun 15, 2022 | Casamentos
E, finalmente, a compilação que vos era devida sobre as visitas técnicas a espaços.
Começando pelo início (um clássico), o que são visitas técnicas?​
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É comum falarmos neste termo aos casais que acompanhamos mas, sobretudo no início do processo, é igualmente comum não saberem o que significa.​
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Por esse motivo, decidimos esclarecer! Chamamos “visita técnica” à deslocação dos fornecedores (planners, decoração, animação, entre outros) para conhecer o espaço onde se vai realizar o evento. Esta visita, mais do que para ver o local em si, é usada para compreender a forma de funcionamento, os acessos para descargas e cargas de material, o que é ou não possível fazer… No fundo permite que o fornecedor recolha informações que possam influenciar o seu serviço, para que consigam ajudar os clientes a criar o seu dia de sonho! ​
​
Ok, agora que já sabem do que se trata, vamos também partilhar convosco parte da nossa checklist para estas visitas. Sim sim, existe mesmo uma lista que percorremos no local, juntamente com quem nos recebe.
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Portanto, que questões que costumamos analisar na primeira visita a um espaço?
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Bloco de notas em riste? Vamos a isto:​
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♡ Têm estacionamento suficiente para o vosso número de convidados? Estará alguém a fazer a gestão dos lugares? Esta questão é especialmente importante caso o número de lugares seja muito próximo do que será necessário;​
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♡ Têm gerador? Já tiveram alguma falha elétrica durante um evento?​
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♡ A(s) sala(s) são climatizadas? Independentemente da época do ano em que aconteça o vosso evento, poderá ser necessário ajustar a temperatura. Se não tiverem climatização, não tem sido necessária? ​
​
♡ As refeições saem da cozinha empratadas ou são servidas à mesa? ​
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♡ Têm fraldário? Onde se localiza?
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​
Para os casais que estão agora a ler este artigo e já têm o espaço escolhido, conhecem as respostas a estas perguntas?
A mala da noiva: vamos lá tomar notas
by Madeindreams | Nov 19, 2021 | Casamentos
Vão buscar o bloquinho de notas que hoje é dia de fazer a lista de itens, para a mala da noiva.
Prontas? Ora então, vamos começar por tentar dar uma ajuda às noivas que se vão arranjar em casa e depois saem para a cerimónia.
♡ A vossa documentação: Com tanta emoção é bem possível que fique esquecida no móvel da entrada;
♡ Algum dinheiro: A nossa sugestão é que deixem eventuais pagamentos a fornecedores à responsabilidade de algum dos convidados, mas mais vale prevenir;
♡ Medicação: Caso tomem alguma, de forma regular, ponham este tópico no início da lista. Para SOS, poderão ser úteis comprimidos para a dor de cabeça ou para facilitar a digestão, por exemplo;
♡ Calçado confortável para a festa: Deixamos ao vosso critério, mas garantam que não serão as dores nos pés a fazer com que aproveitem menos o dia;
♡ Lenços: Consta que poderá ser um dia de algumas lágrimas. De alegria, claro;
♡ Cotonetes: Para dar aquele jeitinho na maquilhagem, caso seja necessário;
♡ Batom: Igual ao da prova, para retocar;
♡ Desodorante e perfume: Se quiserem voltar a colocar a meio do dia;
♡ Um casaquinho: Não será sempre indispensável, mas dependendo do local e da época do ano, poderá ser bom ter alguma opção para o final da noite;
Então e as noivas que se vão preparar no local da festa?
Vamos para o second round.
Comecem por arranjar um pouco mais de espaço na mala, porque vamos adicionar uns pózinhos à lista anterior.
Tomem nota:
♡ Acessórios para a preparação – os cabides, os convites, as alianças: Tudo o que queiram que fique registado para mais tarde recordar ou que vá ajudar a embelezar o momento;
♡ Robe e chinelos: É a opção mais simples e mais escolhida para a preparação, mas podem sentir-se mais confortáveis com outra. Garantam apenas que, depois de penteadas e maquilhadas, conseguem mudar de roupa com facilidade;
♡ A roupa: lingerie, o vestido (ou o que seja que vão vestir Já vos dissemos que o dia é vosso?!), sapatos e acessórios;
♡ Hidratante para o corpo, se usarem;
♡ Escova e pasta de dentes;
♡ Um lanchinho: Caso o espaço não vos consiga dar uma merenda, aconselhamos que levem algo de casa. Sabemos que às vezes os nervos não são amigos do estômago, mas acreditem que vão precisar da energia no máximo!
Alguma coisa que não tenhamos referido e que para vocês será o primeiro a ser colocado na mala? Vá, as chaves de casa não contam. 😅
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