Diretor Bombeiro: A Construção de um Day Flow Prático e Eficiente
Há fogo? Só um herói é chamado para o apagar. O DIRETOR DO CLUBE!
Todos os dias num Ginásio perto de si, encontra Diretores de Clube, que são excelentes mestres na arte do improviso e resolução de problemas "que mais ninguém consegue resolver". Estão sempre disponíveis para o que der e vier. São mártires com um trabalho que nunca mais acaba e que despertam nas equipas a sensação de que não vale a pena ser diretor se é para ter uma vida igual à daquele infeliz.
O dia começa com coisas que não conseguimos terminar no dia anterior; em cima disso temos as tarefas do dia; uma caixa de email com vida própria e a aumentar a cada minuto, mais aquelas situações que nos surpreendem e achamos que não podemos controlar. Vamos analisar 3 exemplos práticos que certamente já aconteceram a muitos dos meus colegas que estão a ler este artigo:
- A aparelhagem que não funciona.
- O Cliente que só fala com o Responsável. O Diretor está a dar formação a um novo elemento. Entra pela porta dentro o rececionista a solicitar a presença do Diretor na receção pois está um sócio a reclamar e só fala com o responsável. O Diretor, interrompe a formação (que ele disse ao novo membro que era sagrada), vai à receção e pergunta qual o problema. O sócio responde que a água da piscina hoje estava fria. O Diretor diz que vai verificar o problema e que amanhã estará na temperatura normal. Ele resolve o assunto de imediato mas deixa alastrar o verdadeiro problema.
- A substituição da aula de grupo. Este é, talvez, o maior terror para um Diretor de Clube. De imediato agarra o telefone e liga para tudo o que é professor até encontrar o anjo que vem dar a substituição. Meio dia de trabalho perdido, mas já se livrou das reclamações por falta de professor para dar a aula.
No meio de um dia em que tivemos de "concertar" aparelhagens, ouvir aquele sócio que só queria falar com o Responsável, ligar para encontrar um professor de substituição, atender fornecedores, dar formação ao novo colaborador e tentar esvaziar a caixa de emails, terminamos o dia cansados mas com a sensação de que não fizemos nada. Ainda para mais, quando no final do dia verificamos que as vendas foram fracas e que já não há nada que possamos fazer para melhorar os resultados desse dia e muito pouco está nas nossas mãos quanto aos prognósticos do dia seguinte. Principalmente se for um dia como o anterior – a probabilidade é que vai ser muito semelhante.
Será que é possível ter vida própria e ao mesmo tempo gerir um clube? No início da minha carreira achava que não. Pensava que a única forma de conseguir vencer a batalha e ver a minha caixa de email vazia, por mais de 1 minuto, era ir trabalhar sábado e Domingo. Dessa forma, conseguia descansar o domingo à tarde com a sensação de ter a situação controlada, embora assombrado pelo pânico de amanhã já ser segunda feira e saber que tudo iria recomeçar.
EU QUERO UMA VIDA PRÓPRIA. QUERO GERIR O MEU CLUBE E TERMINAR O DIA COM A SENSAÇÃO DE DEVER CUMPRIDO. O dia que comecei a AGIR focado nisto foi o dia em que tudo mudou.
Nós temos a vida que queremos e escolhemos/permitimos. Comece o dia por definir as suas prioridades. Divida em 2 ou 3 partes. Como exemplo vou dividir em 3 as prioridades para o dia de hoje: 1ª Crescimento do meu negócio; 2ª Motivação da minha equipa; 3º Momento pessoal com a namorada. Depois devemos identificar quais as tarefas correspondentes. O que temos mesmo de fazer hoje. De preferência devemos colocar uma linha limite no tempo para nos ajudar na orientação. Ex: 07h15 Tomar o pequeno-almoço enquanto define a lista de prioridades. 08h15 Treinar no clube
09h15 Ronda no clube
09h30 Analisar resultados e reajustar objetivos diários (se necessário) 10h00 Reunir com a equipa comercial
10h30 Atualizar caixa de email
12h00 Ronda no Clube
13h00 Almoçar
15h00 Briefing individual 15' com o Comercial
17h00 Analisar resultados e projeção do dia seguinte
19h30 Levar a namorada a jantar
Claro que se trata apenas de um exemplo (embora muitas vezes real de alguns dos meus dias). Aquilo a que dou mais valor desde que comecei a trabalhar desta forma é que a definição das prioridades permite fazer aquilo que é mais importante, dando no final do dia a sensação de dever cumprido e de um dia produtivo. No meio, muitas coisas poderão acontecer, mas se formos intransigentes com o nosso plano, vamos identificar outra necessidade: FORMAR E DELEGAR.
Tudo começa no dia em que contratamos um novo colaborador. Uma boa gestão de expectativas – Estou a contratar-te para não ter de fazer o teu trabalho. Tu és o responsável quando te pedem ajuda (sócio ou staff);
Um bom plano de integração – Estas são todas as áreas do clube, todo o staff, todas as ferramentas que tu precisas; Um plano de Formação Completo – Esta é a forma de utilizares estas ferramentas que te mostrei; E o mais difícil, Acompanhar e fazer Seguimento.