Nessa fase, são feitas pesquisas de mercado sobre os valores e as características funcionais do que precisa ser adquirido. A partir dessa sondagem, a empresa consegue ter uma dimensão global sobre os preços que estão sendo praticados e as condições de contratação e, com base nos dados coletados, traçar o planejamento da compra, tendo em vista o orçamento destinado a essa finalidade e os limites financeiros estipulados.
A praxe é fazer, pelo menos, três cotações, nas quais devem constar os valores cobrados, as formas de pagamento disponíveis, as especificações da venda e o tempo necessário para a entrega. Além disso, é fundamental obter informações sobre esses fornecedores, como o padrão de cumprimento de prazos e a qualidade do que é fornecido. Esses dados são essenciais para a decisão sobre qual fornecedor contratar.
Nessa fase, a empresa dá início ao processo de negociação propriamente dito. Depois de fazer as cotações, ela deve partir para as tentativas de diminuição de preço ou de aumento da quantidade do que é fornecido mantendo-se o valor inicial proposto. Uma tática interessante é usar como ponto de partida o menor valor de oferta entre os repassados pelos diferentes fornecedores em potencial.
A companhia pode, ainda, oferecer uma contrapartida caso o fornecedor escolhido aceite condições diferentes daquelas que foram propostas na cotação efetuada inicialmente. Assim, é possível, por exemplo, que as partes estabeleçam parcerias relativas a atividades oferecidas pela corporação que efetuará a contratação. O mais importante é que o negócio seja vantajoso e atenda às demandas em jogo.
Depois de encontrar o fornecedor ideal, capaz de atender às demandas da companhia, é fundamental que a empresa estabeleça uma boa relação com ele, a fim de mantê-lo como parte atuante do processo produtivo do negócio. Isso é importante porque contribui para que a corporação responsável por fornecer o serviço ou o produto contratado continue a operar com qualidade e conforme todas as disposições acordadas.
Antes de iniciar a negociação em si, é preciso investir no planejamento do que será posto em prática. Com base na elaboração de uma programação prévia do processo de compras, a empresa é capaz de se preparar de forma mais apropriada para enfrentar diferentes cenários e contornar obstáculos que podem surgir ao longo da etapa de negociação com o fornecedor.
O ideal é determinar previamente quais serão os seus objetivos em relação a prazos de entrega, descontos e formas de pagamento. Tenha isso registrado e conheça bem os seus limites, para não aceitar ofertas que não se encaixem no momento atual da empresa. Esse tipo de preparação é importante para manter o controle da negociação, evitando que escolhas erradas sejam feitas e o consequente impacto na saúde financeira da empresa.
Nunca deixe uma negociação com fornecedor para a última hora, pois essa atitude costuma gerar graves problemas para todas as atividades operacionais que são desenvolvidas no negócio. Se isso acontecer, a companhia pode ficar sem o fornecimento do serviço ou do produto de que necessita, ter acesso a poucas opções de aquisição e, em alguns casos, pagar bem mais caro por aquilo que precisa comprar.
Pensando nisso, tão logo surja a demanda, já inicie as conversas, adiantando o máximo possível para evitar que incertezas prejudiquem a transação. Flutuações no mercado podem exaurir o estoque do fornecedor, por exemplo, gerando atrasos que se tornarão gargalos no processo produtivo da empresa. Além disso, quando há urgência, o poder de negociação da empresa diminui, sendo preciso assumir certos riscos. A antecipação deixa tudo mais estratégico e barato.
Um erro bastante comum em negociações é enxergar o outro lado da transação comercial como uma espécie de adversário. Esse comportamento tem como base a falsa ideia de que, para um ter vantagem, o outro precisa perder. Além de incorreta, essa visão afasta as partes envolvidas no processo, cria situações desconfortáveis e desgasta a relação com o fornecedor.
Na verdade, qualquer tipo de negociação deve buscar um consenso, de forma que ambos os lados saiam vencedores e consigam obter o máximo de proveito com a transação efetuada. O processo deve ser construído como uma parceria, um relacionamento harmônico e equilibrado. Quando for negociar, portanto, procure por alternativas que sejam boas para o fornecedor e ótimas para sua empresa!
Apesar da essência de uma negociação continuar a mesma há séculos, hoje é possível acelerar esse processo significativamente graças às novas tecnologias. As inúmeras inovações trazidas pelo desenvolvimento tecnológico têm sido capazes de otimizar os processos de compras, tornando-os mais rápidos, organizados e dinâmicos. O nível de segurança das transações também foi elevado de forma considerável.