Como organizar o arquivo da sua empresa?
Esta é uma dúvida que surge, principalmente, nas organizações que trabalham com um volume elevado de documentos.
A desorganização de um arquivo é um fator crítico, pois aumenta o risco de falhas de segurança, no caso de a informação ser acedida sem autorização por terceiros e contribui para a ineficiência de processos e quebras de produtividade. É imensurável o tempo perdido à procura de documentos e pode ainda ocorrer perda ou esquecimento.
O ideal é que comece por dividir os seus arquivos por categorias consoante o ano, departamento, e tenha em conta os documentos físicos e digitais. Pode ajudar criar um esquema organizacional onde irá ter uma visão geral da distribuição dos seus dados.
Deve verificar se necessita de todos os documentos, e caso tenham dados pessoais ou informação confidencial deve garantir que o processo de destruição é feito de acordo com as normas legais e de acordo com o RGPD – Regulamento Geral da Proteção de Dados. Pode ainda optar por digitalizar os documentos que por razões legais ou profissionais tem de guardar e consultar.
Desta forma, ao reduzir o uso do papel nos seus processos diários de trabalho irá conseguir minimizar custos, otimizar espaço, aumentar a produtividade das suas equipas e ganhar maior controlo e segurança sob os seus dados. Sem esquecer ainda o impacto positivo para o meio ambiente.
Se tem dúvidas sobre como classificar o seu arquivo e necessita de apoio no processo de destruição confidencial ou de digitalização, pode sempre entrar em contacto connosco sem qualquer tipo de compromisso. Temos soluções à medida de cada organização e adaptadas às necessidades especificas de cada organização.