Muito se fala sobre estratégia nas empresas. Quase sempre relacionada ao planejamento de longo prazo, expansões ou projetos para o futuro. Ou então relacionada ao marketing e vendas. Mas deveria haver também uma estratégia para o departamento de compras.
Sabe por que? A palavra estratégia tem origem no termo grego "estrategos" cuja tradução é "general" ou "líder de soldados". Assim, a palavra estratégia quer transmitir a ideia de um comando que direciona recursos humanos e materiais para atingir determinado fim, para lograr vitórias. Então, num departamento tão importante para os resultados de qualquer empresa, o departamento de compras também deve ter uma estratégia para conquistar os melhores resultados.
Como definir a estratégia em compras?
Antes de entrarmos neste tema, é importante esclarecer a diferença entre estratégia e tática. A estratégia diz respeito à forma como vamos atuar independente das circunstâncias. A estratégia tem a ver com os padrões principais de ação, os recursos fundamentais, as bases e pilares sobre as quais todas as ações se desenvolverão; ela fixa os grandes objetivos futuros e se fundamenta nos valores inegociáveis da organização.
Já a tática se baseia nas circunstâncias e pode mudar de tempos em tempos ou mesmo de acordo com cada relacionamento que estabelecemos na empresa; a tática olha para objetivos mais curtos e específicos e está mais preocupada com o operacional do que com o conceitual.
Para melhor entender a diferença, pense na Seleção Brasileira de Futebol. O técnico, enquanto convoca os jogadores, está definindo a sua estratégia à medida em que vai definindo todos os jogadores que irá convocar. As características destes jogadores respondem a princípios e valores que ele tem em mente e que atendem ao seu objetivo macro: ser campeão de futebol na próxima Copa. Já as táticas vão variar de acordo com o adversário. Contra certos adversários ele irá escalar e orientar o time a jogar mais no ataque; contra outros, irá reforçar o meio de campo; e para outros, irá reforçar o comportamento defensivo do time.
Sabendo disso, vamos listar os fundamentos que deveriam estar em toda boa estratégia de compras de uma empresa.
Bases éticas: definir o que é ou não aceitável nas negociações com fornecedores pode parecer óbvio mas o óbvio, neste caso, precisa ser escrito, lido e compreendido. Neste documento devem estar todas as normas do que um comprador pode fazer e o que ele não pode; quais são seus limites na relação profissional e pessoal com fornecedores; que informações podem ou não serem fornecidas; que consequências virão sobre a quebra das bases éticas definidas para o departamento.
Soft skills: que características devem ter os colaboradores que atuam no departamento de compras; que treinamentos obrigatórios devem ser feitos com a equipe. Estes padrões devem nortear a contratação de pessoas para este departamento.
Hard skills: que softwares e ferramentas de gestão serão utilizadas e dominadas pela equipe do departamento. Como eles devem ser usados e para que.
Fornecedores: quais são os critérios para seleção dos fornecedores que devem compor o portfólio de opções de compras em todos os setores. Que tipo de relacionamento a empresa irá manter com os fornecedores.
Negociação: definir as políticas de negociação é o coração da estratégia de compras. Neste ponto, são definidas as políticas de desconto, as formas de pagamento e parcelamento, os prazos e valores mínimos e máximos para cada item.
Integração: definir como será o relacionamento e o feed de dados de vendas e PCP para o departamento de compras. De que forma se darão as demandas e com que periodicidade haverá o feedback entre os departamentos para que a sincronia e a "afinação" entre os integrantes dos departamentos seja cada vez maior.
Lembre-se que as metas e KPIs para o departamento são definidos nas táticas para cada segmento e não pela estratégia.
Aqui na JFS Engenharia conversamos muito com equipes de compras principalmente na execução de projetos de ampliação e reforma de indústrias. É muito fácil perceber quando uma empresa tem ou não uma estratégia de compras. E a sua empresa, tem uma estratégia de compras? Comente neste post o que você acha mais importante para uma estratégia de compras poderosa.