12/07/2017 / Em: Administração, Vendas
Otimizar os processos administrativos da sua empresa é um importante passo para construir um negócio competitivo, especialmente em meio ao atual nível de complexidade do mercado. Hoje, como nunca, a concorrência está acirrada e os clientes seletivos.
Mas, para isso, é preciso saber planejar, executar e controlar melhorias contínuas. É necessário saber como gerenciar e obter o máximo de resultados de cada recurso disponível, especialmente dos talentos que compõem o empreendimento.
Pensando nisso, criamos um post especialmente para você. Conheça agora algumas das principais dicas para otimizar os processos da sua empresa. Boa leitura!
1. Planeje tudo, minuciosamente
Já deve ter ouvido falar que a pressa é a pior inimiga da perfeição, certo? Nos processos administrativos não é diferente. Quando as coisas são feitas sem cuidado, na correria, é provável que haja um número muito maior de erros e refugo (desperdício) de materiais.
Por outro lado, quando uma empresa consegue planejar seus passos, com base em análises reais do ambiente interno e externo, é possível alcançar resultados espetaculares.
Então, crie um bom plano de atuação, definindo onde deseja chegar — no curto, médio e longo prazo — e como os diversos recursos vão te ajudar nessa missão. Também avalie o ambiente externo, especificando as ameaças e oportunidades que devem ser consideradas.
2. Tenha metas inteligentes e desafiadoras
Uma meta eficiente contribui para direcionar todos os colaboradores da empresa na mesma direção, como uma bússola. Assim, é possível canalizar os esforços da equipe e obter resultados ainda mais surpreendentes.
O problema é que muitos gestores e empresários ainda não dão a devida atenção ao assunto. Comumente definem metas que não são estimulantes, nem mesmo alcançáveis pela equipe de trabalho. Quando isso é feito, fica impossível atingir os resultados almejados.
Uma boa meta deve seguir o padrão SMART — acrônimo de 5 palavras do inglês. Ela deve ser:
3. Utilize a tecnologia como catalisadora de resultados
A tecnologia está cada vez mais presente nas empresas, desde o processo de pré-venda até o controle dos resultados finais obtidos. Isso não é por acaso, o mercado imerge na quarta revolução industrial (ou indústria 4.0), em que a tecnologia é cada vez mais essencial.
Isso é uma excelente notícia, desde que esteja disposto a acompanhar as mudanças do mercado. Com um bom software é possível facilitar o processo de venda, agregar maior segurança em cada etapa e controlar os diversos recursos disponíveis.
Para escolher um software de gestão adequado, é preciso levar algumas coisas em consideração, tais como: sua capacidade de suprir as demandas da companhia, sua facilidade de uso e integração com outros sistemas e, claro, seu valor de aquisição.
4. Conheça adequadamente seus fornecedores
Uma boa venda se inicia com a escolha de bons fornecedores. O motivo é simples: se você não adquire o produto certo com o preço certo, jamais conseguirá vendê-lo de forma adequada — com uma boa margem de lucro e a satisfação dos consumidores finais.
Então, não deixe de conhecer bem seus fornecedores, entendendo suas principais forças e fraquezas. Veja algumas coisas que, indispensavelmente, deve considerar:
habilidade técnica: se possui realmente competência para solucionar os problemas que surgem ao longo do caminho, quando relacionados a ele;
capacidade de produção: se consegue acompanhar suas demandas, mesmo em períodos de pico — como o natal ou dia das mães, por exemplo;
condições comerciais: se possui um preço adequado, desconto em escala, formas diferenciadas de pagamento, etc.
serviços de pós-venda: se possui uma boa assistência técnica, garantias, serviços de reposição de produtos, etc.
5. Acompanhe os indicadores-chave de desempenho
Também conhecidos como Key Performance Indicators (KPI's), os indicadores de desempenho colaboram para que o gestor adote decisões de forma mais ágil, segura e eficiente. Eles podem estar relacionados a diversas áreas da empresa, como o RH ou vendas.
Para ficar ainda mais claro, esses KPI's funcionam como um termômetro, definindo o grau de resultados que determinada área ou atividade está gerando para a empresa. Conheça agora alguns dos indicadores mais utilizados em todo o mundo:
net promoter score (NPS): seu objetivo é definir o nível de satisfação e lealdade dos clientes. É aplicado por empresas como Disney, Amazon e Tesla Motors;
return on investment (ROI): utilizado para definir o retorno, geralmente financeiro, obtido com um determinado investimento, como um treinamento ou software;
taxa de turnover: utilizado para mensurar a evasão de colaboradores. É um dos indicadores mais utilizados na área de RH, em empresas de diversos tamanhos.
custo de aquisição de clientes (CAC): define o valor investido em vendas e marketing para conquistar cada cliente. Ao acompanhá-lo, é possível ter uma visão mais estratégica da empresa.
6. Controle com excelência seu estoque
Grande parte dos investimentos de uma empresa está no seu estoque. Por isso, é crucial controlá-lo com eficiência, garantindo que nada se perca ou fique parado por muito tempo. Ao fazer isso, proverá sua sobrevivência no mercado.
Mas, existem muitas coisas que devem ser feitas para garantir um bom estoque, como a estocagem das peças em locais adequados, inventários periódicos, monitoramento do giro e utilização de uma tecnologia que otimiza grande parte desse processo.
Também é importante ter uma visão estratégica sobre o assunto. Para isso, é importante utilizar metodologias de análise, como a curva ABC (que busca identificar os itens que mais geram valor para a empresa) e planilhas que facilitem o controle da sua rotina.
7. Mantenha a equipe alinhada, engajada e comprometida
Toda a equipe de trabalho possui um importante papel na hora de conquistar resultados exponenciais, afinal, são eles que realizam as tarefas diárias e atendem aos clientes finais da empresa. Por isso, é importante ter uma boa gestão de pessoas.
Essa gestão deve iniciar com a contratação das pessoas certas, que possuam as competências necessárias e aderência à cultura da empresa. Além disso, é importante manter cada profissional da empresa motivado na busca diária pelos resultados.
Para isso, diversas coisas podem ser feitas. Veja algumas dicas:
recompense pelas conquistas individuais;
estabeleça boas metas (no padrão SMART, citado no segundo tópico);
invista na qualidade de vida dos profissionais.
Veja, ao aplicar essas dicas conseguirá resultados realmente agradáveis. Mas, não basta executar o que foi dito, é importante monitorar e controlar as conquistas para ter certeza de que tudo está saindo de acordo com o desejado.
Agora que está por dentro do assunto e sabe como otimizar os processos administrativos da sua empresa, aproveite para continuar aprendendo. Curta nossa página no Facebook e acompanhe nossas novidades!