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Vantagens de se utilizar um software, ou sistema que controle as atividades diárias de uma empresa
Exemplo, uma experiência básica que todos conhecemos bem, são nossos sistemas escolares, quando os professores fazem nossa avaliação de provas e notas. Então para que a escola armazene essas notas , dependendo de cada modelo de avaliação de professor, estipula-se que cada professor deverá inserir as notas em um sistema de controle escolar, que vai fazer os cálculos e chegar a um resultado bimestral ou semestral, e no momento da impressão do boletim escolar, esse sistema irá imprimir um documento - boletim, que conterá o número matrícula desse aluno, o nome completo, ano letivo, série escolar, e as notas de todas as matérias resumidas em uma média bimestral, semestral, trimestral, .
Antigamente existiam outras formas de se imprimir esse boletim, podendo ser datilografado em uma máquina de escrever de colunas e linhas, que seguiam uma regra e era preenchido diretamente na folha do boletim.Mas os dados de todo o boletim deveriam estar estritamente corretos e sem erros, pois se errassem na datilografia, não se podia voltar atraz e corrigir novamente.
Agora dependendo da quantidade de alunos e matérias, isso demoraria muito tempo e trabalho.
Agora utilizando da tecnologia dos computadores, usando seu processamento das informações, nesse caso dados (ou seja, a informação mesmo), ela fica armazenada em fichas, que denomina-se banco de dados. Como o nome insinua, lugar de armazenar essas informações.
A grande vantagem de se ter uma tecnologia de processamento de dados, é que ela pode ser inserida, alterada, excluída e copiada, quantas veres forem necessárias.
Qual a vantagem disso então.
A primeira mais conhecida é a economia de espaço físico de papeis.
A segunda, é a segurança de não se ver a olho nú, essas informações sem um software que as represente.
A terceira é a rapidez de acesso a um determinado registro dessas informações, sendo acessado através de uma consulta por exemplo de boletim de um aluno. A velocidade e a assertividade dessa consulta é de 100%, pois cada aluno tem um registro que o identifica separadamente de todos os outros, é um registro individual que não se repete.
Sendo assim, como uma digital ou outra biometria singular de cada pessoa. Esse número é único e exclusivo de cada aluno da escola.
Sendo assim, a chance de se buscar uma informação de outro aluno é zero.
A quarta é a mineração desses dados contidos no banco de dados, como sendo uma forma de se gerar resultados com uma lista ou agrupamento de dados, ou até mesmo, relacionar dados a outros dados.
Agora, o mais importante em uma ferramenta de software, é a sua utilização de maneira prática e diária. Pois geralmente os resultados serão processados através de uma operação de um usuário, que alimentou o sistema com informações de novos alunos, novo professores, notas de provas, pagamento de mensalidades, controle de chamadas, etc.
O software acaba facilitando o tempo e reduzindo a quantidade de trabalho e retrabalho.
Isso depois torna-se tão simples que a maioria das empresas hoje em dia, não ficam mais sem ao menos um software de controle de vendas, serviços.
Tanto por todas essas vantagens, de economia de tempo para tarefas de emissão de controles mensais, diários, e por n datas.
Mas vou descrever de uma forma mais abrangente, algumas das inúmeras vantagens da informatização nas empresas:
1 – Organização de trabalho;
2 – Economia de espaço físico, livrando-se da maioria dos documentos em papéis;
3 – Economia de mão de obra;
4- Rapidez e assertividade na elaboração, e, resultado de pesquisas;
5- Facilidade de comunicação a distância para acesso através de consultas ou pesquisas: gerando resultados na tela ou em arquivos;
6- Aumento dos lucros, devido a criação de novas formas de se criar o produto, desde a produção até seu destino final.
Como isso acontece ? – Exemplo :
Um fábrica de peças gostaria de aumentar a produtividade com o mesmo número de funcionários e máquinas instaladas: Primeiro gera uma pesquisa de horas/rendimento e calcula-se se há a possibilidade de aumentar a produção. Tudo isso passando pelo crivo de avaliação de resultados gerados por um software de controle de produção.
Mas qual a principal de todas essas vantagens para que ascenda a luz do meu interesse ?
Simples, a praticidade e leveza em se trabalhar com toda as partes da empresa, as empresas hoje em dia estão cada vez mais competitivas, e precisam de rapidez para tomar decisões certas com confiabilidade dessas informações.