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Palestra de Introdução ao Lean IT
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Tomás Santiago da Silva
1 Palestra de Introdução ao Lean IT
2 Conteúdo Sobre a Solvix Introdução ao Lean O Cenário Atual da TI O que é Lean IT Algumas ferramentas Lean IT Aplicação do Lean IT com outros frameworks de TI Gestão e Liderança Lean Propriedade da Solvix Consultoria 2
3 Sobre a SOLVIX
4 A Solvix é uma empresa focada. Trabalhamos com consultoria em gestão de TI GESTÃO DE TI 4
5 Todos os projetos que nossos clientes tem contratado podem ser classificados em três grupos: Identificação de soluções de TI Otimização de TI Estratégia e inovação em TI 5
6 Eles tem nos contratado devido a três diferenciais principais e competitivos VAMOS ALÉM DO BÁSICO INOVAÇÃO FAZEMOS O QUE TEM QUE SER FEITO para entregar os resultados esperados FLEXIBILIDADE ISENÇÃO BUSCAMOS SEMPRE AS MELHORES SOLUÇÕES para o cliente. Não somos presos a nenhuma marca ou fornecedor 6
7 Estes consultores utilizam metodologias e ferramentas poderosas Inovação SISTEMÁTICA Lean IT Teoria das Restrições Gerenciamento da Rotina 7
8 Introdução ao LEAN Propriedade da Solvix Consultoria 8
9 Precisamos navegar um pouco na história para entendermos o nascimento e a evolução do LEAN. Feigenbaum publica Princípios de Controle da Qualidade Publicação de A Máquina que Mudou o Mundo Produção artesanal Customização Alto custo Produção em Massa Linha de Produção Ford T Menor custo, Inflexível Deming visita o Japão Juran visita o Japão TQM - Gestão da Qualidade Total Publicação de O Pensamento Enxuto (Lean Thinking) Frederic Taylor Gestão Científica Gestão da Produtividade Henry Ford Processo em Fluxo Foco na qualidade Produção Just-in-time Melhoria contínua Taiichi Ono Nascimento do Sistema Toyota de Produção ToC Teoria das Restrições Six Sigma Lean em Serviços Lean Office, Saúde, Supply Chain, Serviços Era da Gestão Científica Era do Engajamento Era da Integração 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 9
10 A filosofia LEAN baseia-se na aplicação de 5 princípios, que podem ser utilizados em qualquer área, inclusive na área de TI. Baseiam-se na busca e eliminação de desperdícios à partir de uma mudança de cultura e ações. Valor ao Cliente O que o cliente valoriza e como é entregue Conhcer o Cliente e Entender a Voz do Cliente Perfeição Melhoria contínua dos processos Buscar a qualidade na fonte Fazer certo desde o princípio PDCA Kaizen DMAIC Perfeição Fluxo de Valor Valor ao Cliente Fluxo Contínuo Fluxo de Valor Processos que geram o produto, serviço ou resultado desejado pelo cliente Mapeamento do processo e identificação dos gargalos e desperdícios Produção Puxada O cliente dispara o fluxo de valor Não produzir além do que foi especificado e solicitado pelo cliente Eliminar estoques e inventários Produção Puxada Fluxo Contínuo Criar um fluxo contínuo no processo Evitar as interrupções e tempos de espera desnecessários Fazer o trabalhos fluir no processo Propriedade da Solvix Consultoria 10
11 A essência do Lean está na Criação de Valor para o Cliente e na eliminação dos Desperdícios. O que é VALOR? O que é DESPERDÍCIO? Significa o quanto um produto ou serviço é valioso para alguém, que é o cliente. Somente o CLIENTE determina o que ele considera valor de um produto ou serviço A perspectiva de valor varia para cada cliente, ou seja, o que é considerado valor para um tipo de cliente pode não ser relevante para outros. As Empresas cobram um preço que os clientes estejam dispostos a pagar pelo VALOR dos seus produtos ou serviços. Ao contrário do VALOR, consideramos desperdício qualquer coisa que fazemos que não agrega valor sob a perspectiva do cliente A atividade feita pelo fornecedor é classificada como desperdício se o cliente não está disposto a pagar por aquela atividade (não enxerga valor). Através da eliminação dos desperdícios, a qualidade melhora e o tempo e custo de produção diminuem Propriedade da Solvix Consultoria 11
12 O Cenário Atual de TI Propriedade da Solvix Consultoria 12
13 Novas tecnologias, modelos e práticas, somadas a exigência de acompanhar a evolução do mercado, tem deixado a gestão da TI cada vez mais complexa! ITIL RUP BPO CobiT Agile Shared Services ITO PMBok ISO CMMi Six Sigma VMO Multi Sourcing SOx BPO Propriedade da Solvix Consultoria 13
14 Apesar dos esforços da gestão de TI os resultados ainda não são satisfatórios. Na busca de resultado inserimos complexidade excessiva e enorme quantidade de desperdício Resultado Complexidade Propriedade da Solvix Consultoria 14
15 As áreas de negócio usualmente têm uma percepção ruim da área de Tecnologia da Informação. Reclamação Descrição Complexidade Os sistemas são frequentemente difíceis de usar e modificar, além de custosos. Velocidade A TI é percebida como lenta e demorada para atender as prioridades de negócio. Falta de Direção A TI está focada nas questões técnicas, ou invés de resolver os problemas de negócio. Linguagem Desconhecida O pessoal de TI fala uma língua que o pessoal de negócio não entende (e vice-versa). Sobrecarga de Informações Excesso e abundância de dados e informações, muitas vezes inúteis. Falha nos Projetos Projetos de TI excedem o orçamento, atrasam e nem sempre entregam os benefícios. Fragmentação Muitos sistemas pontuais e desconexos, sem padronização, em cada negócio. Qualidade de dados ruim Dados incorretos e inconsistentes entre os sistemas, não confiáveis e improdutivos. Suporte à decisão inadequado Usuários são frustrados com excesso de dados e falta de informação para tomarem decisão. Anarquia dos sistemas Usuários tentam controlar suas informações com planilhas e sistemas próprios. Foco no custo A TI é percebida com Centro de Custo (despesa), e não como geradora de valor. Falta de clareza no ROI Falta de apoio da TI nas decisões de Retorno de Investimento aos projetos de TI by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 15
16 Por sua vez, a organização de TI está frequentemente sobrecarregada e comporta-se reagindo a cada crise que aparece. Desafios de TI Descrição Sempre apagando incêndios Trabalho não planejado normalmente excede o trabalho planejado. Torna-se insustentável. Falta de clareza dos requisitos Nem sempre os usuários sabem pedir o que eles realmente querem e precisam. Prioridades conflitantes As áreas de negócio nem sempre chegam num acordo sobre as prioridades. Falta de engajamento A TI frequentemente é chamada para projetos estratégicos após as decisões já tomadas. Desperdício de recursos Demandas não previstas e mudanças de prioridades geram desperdícios e problemas na TI. Automação excessiva Ao invés de simplificar processos, eles são automatizados, aumentando a complexidade. Qualidade de dados ruim Gera erros, retrabalhos e trabalho adicional, pela falta de treinamento e documentação. Recursos compartilhados Recursos especializados (pessoas e ativos) compartilhados entre os projetos geram gargalos. Requisitos regulatórios Gera tarefas de controle sem valor agregado, que consome tempo e recursos. Outsourcing Uma camada de complexidade na gestão, pode reduzir a agilidade e competitividade. Restrição de orçamento A TI enfrenta uma tendência de redução de custos, ao invés da redução de desperdício by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 16
17 LEAN IT Propriedade da Solvix Consultoria 17
18 Mas qual o significado de LEAN IT (TI Enxuta)? Lean IT é a aplicação dos princípios Lean no desenvolvimento e gerenciamento de produtos e serviços de Tecnologia da Informação. A preocupação principal é a eliminação de desperdício no contexto de TI, onde definimos desperdício como quaisquer atividades ou trabalho que não geram valor a um produto ou serviço Propriedade da Solvix Consultoria 18
19 Existe um contraste claro entre a TI Tradicional e uma TI Enxuta (Lean IT). Gestão da Mudança LEAN IT Orgânica, incremental e contínua TI Tradicional Eventos de larga escala planejados detalhadamente Organização Times cross-multifuncionais Silos, hierarquia e controle Métricas Métricas de desempenho Top-down e bottom-up relacionando as iniciativas com as metas estratégicas Métricas de custo e disponibilidade Gestão do Conhecimento Generalização Especialização Educação Foco no processo Foco na tarefa Definição de Sucesso Velocidade e agilidade Estabilidade 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 19
20 É essencial numa jornada Lean balancear os três elementos essenciais envolvidas na transformação: Pessoas, Processos e Tecnologia. Alienação e Rotatividade; Sub-utilização dos Sistemas PROCESSOS Alienação IDEAL TECNOLOGIA Frustração Caos Automatizado Frustração e ineficiência; Alto custo operacional. PESSOAS Caos Automatizado e Confusão; Baixo nível de atendimento ao cliente by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 20
21 Uma jornada de transformação Lean deve ser baseada nos princípios Lean, cultura e valores da organização. Pode usar diversas ferramentas e técnicas Lean, mas os princípios são bases fundamentais. Cultura Processo, Fluxo Contínuo, Produção Puxada, Just-in-Time Voz do Cliente Qualidade na Fonte Pensamento Sistêmico Comportamento Pró-Ativo Constância de Propósito Respeito pelas Pessoas Busca da Perfeição 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 21
22 Algumas FERRAMENTAS Lean IT que utilizamos Propriedade da Solvix Consultoria 22
23 O Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) nos permite aplicar os princípios Lean aos processos, melhorando o fluxo de valor e reduzindo os desperdícios e gargalos do processos. O mapa do processo mostra a entrada, as etapas e a saída. Isso nos ajuda a entender e analisar o fluxo de valor. Podemos calcular a capacidade e rendimento de cada etapa. Agora nós podemos identificar em que parte do processo existe falta ou excesso de capacidade. O mapa do fluxo de valor mostra claramente onde existe estoque (inventário) no processo. Podemos visualizar onde nós aplicamos push (empurrado) ou pull (puxado). O mapa do fluxo de valor identifica desperdícios, gargalos e restrições no processo Propriedade da Solvix Consultoria 23
24 Sob a ótica de Valor e Desperdício, podemos classificar as atividades em três diferentes tipos. Devemos maximizar as tarefas que geram valor. 1. Atividades que geram valor (Value-Added) (VA) Engloba todas as tarefas que produzem valor sob a ótica do cliente O cliente está disposto a pagar por estas atividades Ela gera valor ao produto final ou ao serviço fornecido ao cliente Exemplos: Desenvolvimento, Produção, etc. 2. Atividades que não geram valor, mas são necessárias (NNVA) São aquelas tarefas que não geram valor ao produto ou serviço fornecido ao cliente, mas são necessárias para suporte ou controle Exemplos: Tarefas para Conformidade SOX, Atividades de Gestão Financeira, RH, etc. 3. Atividades que não geram valor (Non-Value-Added) (NVA) É todo trabalho realizado que não gera valor na perspectiva do cliente Esse trabalho é desnecessário e deve ser eliminado Exemplos: Retrabalho, Resolver defeitos, Trabalho redundante, etc Propriedade da Solvix Consultoria 24
25 Para a otimização da gestão e operação da TI devemos buscar a redução de 7 tipos de desperdícios (MUDA em Japonês). Os 7 tipos de desperdícios variam quando olhamos para manufatura, escritório e TI. Desperdício Inventário e Estoque Exemplos na área de TI Informação em excesso causando problemas de busca e versionamento; backlog em excesso e trabalho em progresso. Licenças de software e hardware que não são utilizadas. Capacidade de armazenamento e processamento sobrando. Superprodução Excesso de s, relatórios, alertas, etc. que não são lidos. Aplicações e funcionalidades que não serão usadas, máquinas sobrecarregadas, hardware utilizado de forma incorreto Tempo de Espera Indisponibilidade dos sistemas; etapas de processo desnecessárias. Tempo de resposta lento, necessidade de recurso a processos manuais Transporte Deslocamentos para resolução de problemas. Estoques de equipamentos centralizados. Handover de trabalho entre múltiplas. Troca de informação entre múltiplos sistemas. Excesso de processamento Dados redundantes, transações desnecessárias, relatórios não utilizados, funcionalidades que os clientes não usam. Processamento sem valor. Movimentação Busca por informação em diferentes lugares, inserção dos mesmos dados em diferentes telas de sistemas, prioridades que mudam a todo instante. Defeitos e Retrabalho Alterações a sistemas e aplicações não autorizadas, não utilização de funções "standard" de pacotes. Dados incorretos. Correção de Incidentes e bus nos sistemas by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 25
26 A Gestão da Rotina define os rituais de reuniões de gestão, diárias, semanais e mensais, para desdobramento das metas e acompanhamento das ações. Mensais Estratégicas Semanais Táticas Diárias Operacionais Propriedade da Solvix Consultoria 26
27 KAIZEN é uma abordagem para resolução de problemas, definindo um alicerce para o programa de melhoria contínua. Utilizamos PDCA ou DMAIC para estruturar a abordagem. 改 KAI = mudar 善 ZEN = para o melhor Propriedade da Solvix Consultoria 27
28 O Pensamento A3 é utilizado em conjunto com Métodos de Análise e Solução de Problemas (MASP) Propriedade da Solvix Consultoria 28
29 Gestão à Vista é uma excelente ferramenta para melhorar a comunicação das equipes e tornar os resultados visíveis. A Gestão à Vista compreende duas coisas: Estar presente: o gerente está disponível no GEMBA (local onde o valor é produzido) Ser visual: informação importante sobre o trabalho é compartilhada através de materiais colocados em local visível Prazo Ritual de Gestão Qualidade e Satisfação Alocação da Equipe Construção dos Entregáveis 17/03/ /03/ /03/ /04/ /04/ /04/ /04/2013 J J K L L K K J J K J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J L L J K A Gestão a Vista, é antes de tudo, um meio de comunicação que está disponível em uma linguagem acessível para todos aqueles que possam vê-la, trazendo uma nova luz e uma nova vida à cultura no local de trabalho, através do compartilhamento das informações Propriedade da Solvix Consultoria 29
30 Uma das ferramentas mais utilizadas dentro da Gestão à Vista é o Kanban, palavra japonesa que em português significa: Placa Visível. Dimensionamento da Escala Kanban Propriedade da Solvix Consultoria 30
31 Para os aspectos de fluxo contínuo e produção puxada, o processo de Gestão de Demandas deve ser um loop constante de feedback com os clientes, para alinhamento e priorização das entregas. Solicitações de Serviço Ciclo de Gestão de Demanda 1. Planejamento Demandas 2. Planejamento da Capacidade 3. Balanceamento 4. Revisão Executiva Backlog de TI Operações Projetos Melhorias... Fluxo de Valor de TI Fluxo de Valor de TI Push Pull Pull Fluxo de Valor de TI Fluxo de Valor de TI Clientes Compatibilização das demandas priorizadas com a capacidade disponível Prioridades claras alinhadas com objetivos de negócio Compromissos de entrega baseados na capacidade disponível fluem em pequenos incrementos para o cliente 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Comunicação sobre as Solicitação Propriedade da Solvix Consultoria 31
32 Aplicação do Lean IT com outros frameworks de TI Propriedade da Solvix Consultoria 32
33 Lean no Gerenciamento de Projetos: A Gestão Lean de Projetos aplica os princípios fundamentais do Lean no Gerenciamento de Projetos Foco Diretiva Diária Definição de Benefícios Gestão de Risco e Mudanças 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Gestão Projetos Convencional Execução tática Conclusão de tarefas Fixa Escopo fechado Análise inicial, e depois disso, reativa Gestão Lean de Projetos Alinhamento estratégico / Voz do Cliente Criação de Valor / Solução de Problemas Evolutiva PDCA, pró-ativa Ênfase Estabilidade Agilidade e repetição Existem alguns problemas crônicos e recorrentes na entrega de projetos. Os pilares de escopo, tempo e custo se tornam a prioridade dos GPs!!! Propriedade da Solvix Consultoria 33
34 Lean no Gerenciamento de Projetos: Melhoria de qualidade, redução do tempo total do projeto e redução dos custos dos projetos são consequências dos métodos Lean. Ênfase na iteração evolutiva Assim como no desenvolvimento ágil de software, a Gestão Lean de Projetos foco em ciclos de entrega mais curtos e rápidos Resolução dos problemas do clientes e Entrega de Valor Todo projetos precisa endereçar as causas raiz dos problemas do cliente Ciclos PDCA constantes para realinhamento e realização de benefícios Descobrir o problema no cenário do cliente antes de definir um escopo Exemplo: Muitas vezes desenvolvemos um projeto para implantar um sistema, quando é o próprio processo do cliente que precisa ser corrigido. Eliminação de tarefas desnecessárias (desperdício) Artefatos desnecessários, nunca utilizados Excesso de burocracia e complexidade para a gestão Ex: PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) Propriedade da Solvix Consultoria 34
35 Lean e o i4 da Solvix: Qualquer semelhança dos métodos ágeis com a metodologia de gestão de projetos da Solvix NÃO é mera coincidência. Iteração Interação Intensidade Imputabilidade A metodologia i4 para gestão de projetos na Solvix tem como base os princípios ágeis: Reuniões semanais de demonstração dos produtos do projeto Esses são os ciclos PDCA semanais para ajustes de rota Representa o desenvolvimento iterativo dos entregáveis O cliente também é parte integrante no desenvolvimento da solução Acompanhamento do status do projeto (visão de 3 gerações Presente, Passado e Futuro) Propriedade da Solvix Consultoria 35
36 Desenvolvimento de Software Lean: Em 2001 foi estruturado o Manifesto Ágil, que definiu uma série de princípios ágeis para o desenvolvimento de software. Processos e Ferramentas Documentação Abrangente Negociação de Contratos Seguir um Plano Propriedade da Solvix Consultoria 36
37 Desenvolvimento de Software Lean: No Desenvolvimento de Software, as metodologias ágeis são um conjunto de ferramentas e métodos que alinham-se à filosofia Lean. Desenvolvimento em Cascata - Tradicional Foco Atividades Entregas Plano Projeto completo Releases Desenvolvimento Ágil / Lean Milestones Fase Finalizada Meta de Negócio Atendida Progresso Atividade Concluída Funcionalidades Entregues Revisão Como o Plano é Seguido Procura por Atividades Esquecidas Seguido à Risca Features Esquecidas Iterativo, evolutivo e revisado juntamente com o cliente Quem Acompanha Gerente de Projeto A Equipe Inteira Atualização Complexa Simples Propriedade da Solvix Consultoria 37
38 Desenvolvimento de Software Lean: O desenvolvimento Lean então baseia-se em ciclos rápidos e iterativos (sprints), onde cada ciclo PDCA é alinhado entre os times e o cliente. Requisitos Análise Desenho Codificação Exemplos: SCRUM Extreme Programming FDD Testes Implantação PDCA Interação 1 Ciclos de 1 a 4 semanas PDCA Interação by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT PDCA Interação 3 Release PDCA Interação 4 Release PDCA Interação 5 PDCA Interação 6 Release Propriedade da Solvix Consultoria 38
39 ITIL e Lean IT: O Ciclo de Vida do ITIL abrange os serviços desde sua concepção, desenho, construção, implantação, operação e melhoria contínua. A utilização do ITIL juntamente com a filosofia Lean produz uma série de benefícios, e eles possuem abordagens complementares. Estratégia de Serviço Desenho de Serviço Transição de Serviço Operação de Serviço Melhoria Contínua de Serviço Propriedade da Solvix Consultoria 39
40 Gestão e Liderança LEAN Propriedade da Solvix Consultoria 40
41 A Gestão LEAN inverte a pirâmide clássica de gestão, habilitando o pessoal da linha de frente a tomarem as decisões necessárias para a concretização dos objetivos e o atendimento ao cliente. Liderança Sênior Gerentes Team Leads & Supervisores CLIENTES, FORNECEDORES E PARCEIROS DE NEGÓCIO Funcionários Organização tradicional Colaboradores Team Leads & Supervisores Ideias e Ações de Melhoria Gerentes Direção Estratégica Liderança Sênior 2011 by Steven Bell & Michael Orzen - Lean IT Propriedade da Solvix Consultoria 41
42 Estilo de Liderança Lean: Me acompanhe e vamos resolver isso juntos. Os gestores devem gastar apenas 30% do seu tempo apagando incêndios e os outros 70% com coaching e trabalhando com sua equipe. Vá Ver Gerência Sênior deve gastar tempo no chão de fábrica Pergunte Por que Usa a técnica dos por ques diariamente Chairman Cho da Toyota Demonstre respeito Respeite suas pessoas Propriedade da Solvix Consultoria 42
43 O Líder Lean vai ver com seus próprios olhos a situação onde o problema ocorre. Vá ao GEMBA! Dados são importantes, porém eu coloco maior ênfase nos fatos. Taiichi Ohno Propriedade da Solvix Consultoria 43
44 Liderança não é alguma coisa que somente os gestores fazem. É possível demonstrar liderança em todos os níveis dentro da organização. Antes de tudo, o LEAN necessita de uma mudança de COMPORTAMENTO! Adote a Filosofia LEAN! Seja um agente de Mudanças! Vá ver com seus próprios olhos para entender completamente a situação Vá ao GEMBA pois as discussões acontecem no chão de fábrica, na frente da situação real, com as pessoas realmente envolvidas. Considere que pequenos ajustes e pequenas mudanças concretas podem fazer uma grande diferença Torne o aprendizado torna parte da rotina de todos os dias. Tome atitudes! Faça as coisas acontecerem, não espere sempre pelos outros. Torne um hábito questionar as causas e motivos. Use sempre Por que? Questione o status quo e a razão pelas quais as coisas são feitas daquela maneira. Encare um problema como uma oportunidade de melhoria. Encontre oportunidades e instigue as melhorias! Propriedade da Solvix Consultoria 44
45 Cada um de nós é um elemento essencial para a adoção de uma mentalidade LEAN. Você está pronto para começar a fazer a sua parte? Como você vê o valor ao cliente? Onde estão os desperdícios e como você pode ajudar a eliminá-los? Como a melhoria contínua pode ser aplicada ao seu ambiente de trabalho? Você está disposto a adotar um comportamento Lean? Propriedade da Solvix Consultoria 45
46 Referências Propriedade da Solvix Consultoria 46
47 Livros de Referência Lean IT Steven Bell, Michael Orzen A Mentalidade Enxuta James Womack, Daniel Jones Caminhadas pelo Gemba James Womack Innovatrix Adriano R. Lima, Clemente Nóbrega Propriedade da Solvix Consultoria 47
48 Lean Institute Propriedade da Solvix Consultoria 48
49 OBRIGADO! Marcos Roberto Schiezaro Adriano Roberto de Lima solvix.com.br Propriedade da Solvix Consultoria 49
Lean IT. Pensamento Enxuto para construção de times de TI de Alta Performance. www.livroleanit.com
Lean IT Pensamento Enxuto para construção de times de TI de Alta Performance www.livroleanit.com ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS ALINHAMENTO 1 ( O Segredo ) ALINHAMENTO 2 ( Sem tradução simultânea ) AGENDA...Você