COMPRAR significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos, serviços e máquinas necessários para a manutenção, expansão e funcionamento da empresa.
Todo empresário que deseja desenvolver uma boa administração de compras deve prestar atenção aos seguintes aspectos: Manter a reputação da empresa sendo integro e correto em seus negócios com os fornecedores e manter a sua empresa atualizada quanto aos progressos tecnológicos e gerenciais, participando de cursos, conferências, lendo livros, revistas, folhetos, etc.
No momento da realização de uma compra, sempre aparece em primeiro plano o questionamento, que preço devo pagar? Lembro que o menor preço nem sempre é melhor para a empresa. Devemos sempre buscar a melhor relação custo/benefício. para os artigos cujos preços variam pouco, as compras devem ajustar-se estritamente às necessidades previstas e não se deve comprar mais do que a quantidade necessária, mais um pequeno excesso como margem de segurança para o caso que haja uma súbita interrupção por parte do fornecedor.
Para os artigos em que as variações de preços de mercado são grandes e frequentes, segue-se como norma, sempre que possível, comprar quando os preços estão baixos.
No momento da tomada de condições após escolha dos fornecedores, solicitam-se, sobre o artigo desejado, as seguintes informações:
1. Preço unitário e preço total; descontos; impostos; fretes e transportes;
2. Condições de pagamento: adiantado; à vista com desconto; a vista sem desconto; a prazo (30-60-90-120 dias);
3. Prazo de entrega: imediato; 15, 30, 45 dias, etc.
4. Caso necessário, o fornecedor dá orientação técnica sobre o produto desejado?
5. Garantias de qualidade;
6. Assistência técnica.
Depois de ponderados os itens necessários, você pode, então, escolher o fornecedor. Mas, não basta lhe telefonar e dizer que venceu a concorrência ou que se quer tal quantidade de produto, é preciso formalizar este pedido, ou através de uma AF(Autorização de Fornecimento) ou um documento do próprio fornecedor, formando assim um acordo de compra e venda de natureza contratual.
Outra forma de realizar compras é usando a Internet. Para as PME’s, é mais vantajoso porque:
§ O investimento inicial em tecnologia é menor;
§ Atinge toda a cadeia de suprimento;
§ Permite transação máquina-máquina e homem-máquina, o que não acontece com o EDI;
§ Permite maior flexibilidade em tipos de transações.
Pode-se também, comprar eletronicamente, utilizando-se a tecnologia EDI (eletronic date interchange). Esta forma de comunicação e transação, liga a empresa aos seus clientes, fornecedores, transportadoras, bancos, etc. Tem como principais vantagens: rapidez, segurança e precisão no fluxo de informações. Reforça o conceito de parceria, facilita a colocação de pedidos, além de reduzir significativamente os custos.
O PROCESSO DE COMPRA:
Como o fator tempo é fundamental numa empresa, deve-se de forma eficiente, tentar reduzir ao máximo o tempo necessário à aquisição ou compra dos materiais. Quando se inicia o processo de compra, o tempo começa a ser contado desde a solicitação do material até o momento exato em que o material, já na empresa, encontra-se disponível para ser usado.
A implantação de um sistema administrativo, com o objetivo de minimizar o tempo essencial de compras faz-se necessária. Esse sistema deverá facilitar o controle, que é importantíssimo, pois dele advém uma série de medidas acauteladoras e mesmo saneadoras.
No processo de compras atenção especial deve ser dada a solicitação de compras.
As solicitações para compra deverão ter origem em qualquer ponto de consumo e mais frequentemente, no setor responsável pelo controle de estoque. Por estoque entendem-se aqui, as quantidades de Matérias-Primas, materiais secundários, componentes, acessórios, suprimentos, etc., que uma empresa geralmente mantém para tender às solicitações da produção ou dos clientes. Geralmente as solicitações são efetuadas formalmente através de um formulário padronizado, denominado “SOLICITAÇÃO DE COMPRA” - SC. Deve-se tentar evitar ao máximo, as solicitações para compra de forma verbal, não querendo dizer com isto que todas as Empresas devam possuir um formulário específico para o desenvolvimento dessa rotina.
De posse da solicitação de compras, a área de compras da empresa precisa ter conhecimento dos fornecedores dos materiais que estão sendo solicitados.
É uma necessidade a existência de um conhecimento efetivo sobre os fornecedores. O referido conhecimento deverá abranger o maior número possível de fornecedores com o objetivo de identificar mais rapidamente os melhores.
É importante observar, que para cadastramento, é necessário que os fornecedores apresentem os seguintes documentos: Contrato social da empresa e suas alterações; atestado de capacidade e idoneidade financeira; Cópia do último balanço; Linha de produtos e/ou serviço oferecidos; Condições gerais sobre: Preço dos produtos, Condições de pagamento, Meio de transporte utilizado para a entrega dos produtos e possíveis descontos em função da quantidade comprada.
Essas informações devem estar contidas em formulários padronizados ou no sistema ERP da empresa.
O primeiro oferece elementos gerais sobre as empresas fornecedoras e o segundo, além de controlar estatisticamente as compras, oferece um conhecimento mais detalhado sobre quem já forneceu para a Empresa um determinado material. Fica deste modo enfatizado a importância do controle dos fornecedores no setor de compras, para que as empresas possam concorrer com menores custos, maiores lucratividade e segurança.
É sempre aconselhável fazer uma pequena cotação de preços entre aqueles fornecedores que julgamos aptos a nos fornecerem o artigo desejado. Mesmo que estejamos certos e conscientes de que fulano vende mais barato, não custa ver se há alguém que fornece outra condição qualquer, como melhores condições de pagamento ou entrega imediata e a domicílio, alguma garantia etc., pois nunca se sabe quando necessitaremos de outras condições.
Também é importante que se trabalhe com mais de um fornecedor. Desta forma, caso ocorra um não ter determinado artigo, o outro não deixará faltar. O mesmo ocorre na produção; nunca depender de um único cliente, procurar ter dois ou mais tão importantes quanto o primeiro.
A melhor maneira de avaliar os fornecedores é acompanhar o seu desempenho, sobre os aspectos:
- Preço;
- Cumprimento do prazo de entrega;
- Qualidade do produto;
- Condições de pagamento;
- Ética comercial;
- Presteza no atendimento de emergências.
Essa forma de avaliar fornecedores será objeto de um próximo artigo
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