Gestão Integrada sem papel - BPM & Gestão de Conteúdo Empresarial
Home A Gestão Integrada e os benefícios da eliminação de papel
A gestão integrada pode se beneficiar sem a presença de papel nos fluxos de processos?
ISO 9000, 14000, 22000, APPCC (HACCP), FSMA, programas GFSI (FSSC 2200, SQF, BRC e IFS), gestão integrada de segurança e meio ambiente são alguns dos programas que exigem o uso criterioso de documentação, registros, aprovações e retenção dos documentos.
Cumprir as normas, objetivos da organização e manter a conformidade de maneira assertiva e ágil é um desafio para maioria das corporações. É sobre esse desafio e os caminhos para solucioná-lo que trataremos nesse artigo.
Papel, planilhas e muita energia
A modelagem dos processos para implantação dos programas supracitados exige grande esforço multidisciplinar dentro das empresas e uso de ferramentas que apoiem o controle e gestão dos programas.
Tipicamente os programas de conformidade são compostos por formulários, instruções, procedimentos, acompanhamentos, fichas de registro, auditoria, controles de revisões e inúmeros outros requisitos.
Nesse cenário, uma boa parte das empresas apoia-se em soluções híbridas, com templates em word, formulários impressos e planilhas Excel.
Os fluxos de processo envolvem pessoas de departamentos diferentes, aprovações e acompanhamento do status de ações e atividades.
Há grande circulação de documentos físicos e/ou digitais, grande volume de dados registrados em duplicidade: na ficha operacional e depois em alguma planilha ou sistema. Um grande esforço é empenhado para tratar os dados e conseguir extrair os indicadores necessários.
Muito tempo dedicado ao lançamento e pouco para análise. O timing e visibilidade ficam comprometidos, com indicadores disponíveis fora da janela de tempo ideal para tomada de decisão.
Os gaps dos controles isolados
Nesse contexto surgem questões do tipo:
Como garantir a revisão dos documentos e uso dos mesmos de maneira segura, organizada e rastreável?
Como identificar rapidamente um processo parado por falta de aprovação em uma dada etapa?
Como acompanhar a conformidade dos registros de desvios, não conformidades, planos de ação em tempo real e ter uma visão consolidada?
Como identificar a quantidade de atividades em andamento, finalizadas , em atraso e seus respectivos responsáveis?
No artigo anterior abordamos a importância do BPM e seus benefícios. A criticidade de alguns processos, como regulamentação de segurança alimentar, farmacêutica ou gestão de resíduos em indústrias químicas são extremamente relevantes. Podem envolver leis, multas e riscos ao consumidor e meio ambiente.
Inúmeros casos reportados na mídia evidenciaram falhas no processo de inspeção e acompanhamento de desvios, seja por dificuldade de rastreabilidade, falta de visibilidade ou timing incompatível com a necessidade do negócio. Inspeção e adaptação são comprometidos e o risco é elevado.
Estratégia para a Gestão Integrada
Nesse cenário é comum os departamentos buscarem soluções restritas a sua área, criando assim inúmeros silos com plataformas diferentes, incompatíveis e não integradas. Ocorre um ganho parcial mas continua exigindo um esforço manual e duplicado para que as áreas troquem informações e aprovações. Falta visibilidade e integração.
Uma boa estratégia busca unificar e o atendimento a todos esses requisitos e que possua características, como:
Plataforma única, multi-aplicação, integrado nativamente.
Modular e escalável, ou seja, permite implantar as aplicações por departamento de maneira gradual.
Compartilhamento de licenças entre as aplicações.
Área de trabalho única, mesma interface para facilitar o uso e aprendizagem.
Opção de conexão com outras camadas, como ERP, por exemplo.
Solução no-code e amigável com recursos drag and drop e permitam que os usuários editem seus fluxos de processo, criem novos formulários e relatórios.
Benefícios esperados da Gestão Integrada sem papel
A contratação de uma solução integrada, deve agregar real valor a gestão do negócio e trazer benefícios, como: