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Open GMP: Requisitos de um Sistema de Informação para Gestão de Múltiplos Projetos
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Carlos Pinho Branco
1 Pós-Graduação em Ciência da Computação Open GMP: Requisitos de um Sistema de Informação para Gestão de Múltiplos Projetos por PATRÍCIA BARROS LIMA DE SIQUEIRA DISSERTAÇÃO DE MESTRADO UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO RECIFE, MAIO/2009 Patrícia Barros Lima de Siqueira, 2009 i
2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO CENTRO DE INFORMÁTICA PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO Open GMP: Requisitos de um Sistema de Informação para Gestão de Múltiplos Projetos PATRÍCIA BARROS LIMA DE SIQUEIRA DISSERTAÇÃO APRESENTADA À PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO DO CENTRO DE INFORMÁTICA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE MESTRE EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO. ORIENTADOR: Hermano Perrelli de Moura RECIFE, MAIO/2009 ii
3 A simplicidade é o último degrau da sabedoria. Gibran Khalil Gibran iii
4 Agradecimentos A todos aqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para a realização desta dissertação, especialmente ao meu orientador prof. Hermano Perrelli pela atenção e incentivo. Ao meu marido Paulo Diniz pela ajuda e compreensão, aos meus pais, Horacio e Mercês Siqueira por sempre acreditarem em minha capacidade de vencer os obstáculos mais difíceis e me guiarem no sentido dos meus objetivos. Ao amigo e Diretor da Faculdade de Ciências Humanas Esuda, Wilson Barreto, pelo incentivo e confiança sempre depositados em mim. Às amigas Wilnara Amorim, Carolina Gouveia e Martha Lira, pela amizade, o apoio e a paciência. A todos os amigos que por não estarem escritos explicitamente aqui não são menos importantes. iv
5 Resumo O ambiente de múltiplos projetos é uma realidade para as organizações que querem exercer suas atividades no mundo atual, o qual determina que múltiplos projetos sejam executados de forma mais rápida, com menor custo e com maior qualidade. A concorrência cada vez mais acirrada exige diferenciais no gerenciamento de projetos. É inserido neste contexto que surge a necessidade do desenvolvimento de ferramentas de gerenciamento de múltiplos projetos cada vez mais capazes de gerenciar os projetos dessas organizações de forma completa e simples. Este trabalho tem por objetivo melhorar os requisitos e funcionalidades da ferramenta de múltiplos projetos GMP (Gerenciador de Múltiplos Projetos), desenvolvida no CIn Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco, relativas a escopo, tempo, custo e comunicação. Através de um estudo teórico sobre o gerenciamento de projetos e múltiplos projetos, tendo, respectivamente, como base o Project Management Body of Knowledge (PMBOK Terceira Edição) e algumas ferramentas de múltiplos projetos utilizadas no momento, melhoramos e acrescentamos requisitos e funcionalidades ao GMP. Esta nova versão do GMP, chamada de Open GMP, ratifica a proposta da primeira versão e tem como principais qualidades o fato de continuar sendo desenvolvida em uma plataforma livre e web, para garantir o acesso dos dados de qualquer lugar e em tempo real. Palavras-chaves: Gerenciamento de múltiplos projetos, plataforma livre, plataforma web, PMBOK, ferramentas múltiplos projetos, tempo real. v
6 Abstract The atmosphere of multiple projects is a reality for the organizations that want to exercise its activities in the current world, which determines that multiple projects are executed in a faster way, with smaller cost and with larger quality. The competition more and more intransigent, it demands you differentiate in the projects management. It is inserted in this context that the need for developing tools of multiple projects management appears more and more capable to manage the projects of those organizations in a complete and simple way. This work has the objective to improve the requirements and functionalities of the tool of multiple projects GMP (Multiple Projects Manager), developed in CIn - Center of Computer Science at Federal University of Pernambuco, relative to escope, time, cost and communication. Through a theoretical study on the projects management and multiple projects, having, respectively, as basis Project Management Body of Knowledge (PMBOK Third Edition) and some tools of multiple projects used in the moment, we got better and we increased requirements and functionalities to GMP. This new version of GMP, called Open GMP, ratifies the proposal of the first version and has as main qualities the fact of continuing being developed in a free web platform, to guarantee the access of the data from any place and in real time. Keywords: Multiple projects management, free platform, platform web, PMBOK, tools of multiple projects, real time. vi
7 Sumário 1. INTRODUÇÃO MOTIVAÇÃO OBJETIVOS METODOLOGIA ESTRUTURA DO TRABALHO GERENCIAMENTO DE MÚLTIPLOS PROJETOS GERENCIAMENTO DE PROJETOS PROJETOS PROGRAMAS E PORTIFÓLIOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS CPO (CHIEF PROJECT OFFICER) GERENCIAMENTO DE MÚLTIPLOS PROJETOS TIPOLOGIAS DE AMBIENTES MULTIPROJETOS CAMINHO CRÍTICO X CORRENTE CRÍTICA UMA ANÁLISE DAS FERRAMENTAS EXISTENTES PLANDORA (PROJECT OPEN SOURCE) FUNCIONALIDADES PRIMAVERA P6 ENTERPRISE PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT FUNCIONALIDADES MICROSOFT ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM) FUNCIONALIDADES IBM RATIONAL PORTIFOLIO MANAGER (RPM) FUNCIONALIDADES GERENCIADOR DE MULTIPROJETOS (GMP) FUNCIONALIDADES vii
8 3.6. MODELO DE REFERÊNCIA PARA FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE MÚLTIPLOS PROJETOS GESTÃO DE PORTIFÓLIOS GESTÃO DE CUSTOS GESTÃO DE RECURSOS GESTÃO DE ATIVIDADES GESTÃO DE TEMPO GESTÃO DE COMUINCAÇÃO GESTÃO DE COLABORAÇÃO GESTÃO DE PROBLEMAS DISCUSSÕES ON-LINE GESTÃO DE DOCUMENTOS INDICADORES DE DESEMPENHO COMPARAÇÃO ENTRE PROJETOS PLATAFORMA WEB REQUISITOS PARA O OPEN GMP METODOLOGIA PARA DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS DO OPEN GMP ESTRUTURA MODULAR DO OPEN GMP MÓDULO DE ATIVIDADES MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS MÓDULO DE COMUNICAÇÃO MÓDULO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO MÓDULO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS ÍNDICES DE CUSTOS PARA O OPEN GMP VALOR AGREGADO ÍNDICE DE DESEMPENHO DE CUSTO (IDC) VARIAÇÃO DE CUSTO (VC) viii
9 CUSTO ESTIMADO NA CONCLUSÃO (CEC) MÓDULO DE RELATÓRIOS COMPARATIVOS DE MÚLTIPLOS PROJETOS AVALIAÇÃO DOS REQUISITOS DO OPEN GMP VALIDAÇÃO DOS REQUISITOS DO OPEN GMP INSPEÇÃO DE REQUISITOS ANÁLISE COMPARATIVA CONCLUSÕES E CONSIDERAÇÕES FINAIS PRINCIPAIS CONTRIBUIÇÕES TRABALHOS RELACIONADOS TRABALHOS FUTUROS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXO A - DOCUMENTO DE REQUISITOS DO OPEN GMP ANEXO B - CHECKLIST PARA INSPEÇÃO DE REQUISITOS E VALIDAÇÕES DO DOCUMENTOS DE REQUISITOS DO OPEN GMP ix
10 Lista de Figuras FIGURA 2.1: RESUMO DAS INTERAÇÕES ENTRE OS GRUPOS DE PROCESSOS... 7 FIGURA 2.2: O CICLO PDCA... 9 FIGURA 2.3: MAPEAMENTO ENTRE OS GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS E CICLO PDCA... 9 FIGURA 2.4: PORTFÓLIO, PROGRAMAS E PROJETOS FIGURA 2.5: AMBIENTE MULTIPROJETOS CONVERGENTES FIGURA 2.6: AMBIENTE MULTIPROJETOS DIVERGENTES FIGURA 2.7: AMBIENTE MULTIPROJETOS PARALELO FIGURA 2.8: AS DEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES E O EFEITO CASCATA FIGURA 2.9: O IMPACTO DA MULTITAREFA NO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES FIGURA 2.10: CAMINHO CRÍTICO. RECURSOS NÃO NIVELADOS FIGURA 2.11: SEGURANÇA COMO FORMA DE PROTEGER O PROJETO FIGURA 2.12: CORRENTE CRÍTICA. RECURSOS NIVELADOS FIGURA 2.13: DIAGRAMAS DE REDE DE PROJETOS PARALELOS FIGURA 2.14: IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS COMUNS DE PROJETOS PARALELOS FIGURA 2.15: SINCRONIZAÇÃO DOS RECURSOS COMUNS DE PROJETOS PARALELOS FIGURA 2.16: UTILIZAÇÃO DOS BUFFERS DE RECURSO NOS PROJETOS PARALELOS FIGURA 3.1: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - FORMULÁRIO DE PROJETO FIGURA 3.2: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - REQUERIMENTO DE SOLICITAÇÕES FIGURA 3.3: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - AVALIAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES FIGURA 3.4: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - CUSTOMIZAÇÃO DE FORMULÁRIOS FIGURA 3.5: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - TAREFAS E HISTÓRICO DE TAREFAS FIGURA 3.6: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - GRÁFICO DE GANTT FIGURA 3.7: RECURSOS DA FERRAMENTA PLANDORA - INDICADORES DE DESEMPENHO FIGURA 3.8: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - DIAGRAMA DE GANTT FIGURA 3.9: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - ALOCAÇÃO DE RECURSOS FIGURA 3.10: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - GESTÃO DE PORTIFÓLIOS x
11 FIGURA 3.11: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - GESTÃO DE PORTIFÓLIOS FIGURA 3.12: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - CAMINHO CRÍTICO FIGURA 3.13: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - GESTÃO DE COLABORAÇÃO FIGURA 3.14: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - RELATÓRIOS COMPARATIVOS FIGURA 3.15: RECURSOS DA FERRAMENTA PRIMAVERA P6 - ACOMPANHAMENTO DO TEMPO FIGURA 3.16: ARQUITETURA DO MICROSOFT EPM SOLUTION FIGURA 3.17: RECURSOS DO MICROSOFT OFFICE EPM - GERENCIAMENTO DE ATIVIDADES FIGURA 3.18: RECURSOS DO MICROSOFT OFFICE EPM - CRIAÇÃO DE RELATÓRIOS FIGURA 3.19: RECURSOS DO MICROSOFT OFFICE EPM - PROJECT WEB ACCESS FIGURA 3.20: RECURSOS DO IBM RATIONAL PORTIFOLIO MANAGER - GERENCIAMENTO DE PORTIFÓLIO FIGURA 3.21: RECURSOS DO GMP - CONTROLE DO PROGRESSO DO PROJETO FIGURA 3.22: RECURSOS DO GMP - GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS, CLIENTES EMPRESAS E PROJETOS FIGURA 3.23: RECURSOS DO GMP - GERENCIAMENTO DE PERMISSÕES DE ACESSO FIGURA 3.24: RECURSOS DO GMP - LISTA DE CONTATOS FIGURA 3.25: RECURSOS DO GMP - FÓRUM DE DISCUSSÃO FIGURA 3.26: RECURSOS DO GMP - BUG REPORT FIGURA 3.27: RECURSOS DO GMP - LIÇÕES APRENDIDAS FIGURA 4.1: ESTRUTURA MODULAR DO OPEN GMP FIGURA 4.2: DIAGRAMA DO SISTEMA DE ATIVIDADES DO OPEN GMP FIGURA 4.3: DIAGRAMA DO SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS DO OPEN GMP FIGURA 4.4: ASPECTOS CONSIDERADOS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS FIGURA 4.5: PROBLEMAS MAIS FREQÜENTES DE PROJETO FIGURA 4.6: PROCESSO DA GERÊNCIA DE COMUNICAÇÃO FIGURA 4.7: DIAGRAMA DO SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DO OPEN GMP FIGURA 4.8: DIAGRAMA DE ATIVIDADES PARA COMUNICAÇÃO INTERNA DO OPEN GMP FIGURA 4.9: DIAGRAMA DE ATIVIDADES PARA ATA DE REUNIÃO DO OPEN GMP FIGURA 4.10: DIAGRAMA DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE TEMPO DO OPEN GMP FIGURA 4.11: DIAGRAMA DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO OPEN GMP xi
12 FIGURA 4.12: DIAGRAMA DO SISTEMA DE RELATÓRIOS COMPARATIVOS DE MÚLTIPLOS PROJETOS DO OPEN GMP xii
13 Lista de tabelas TABELA 2.1. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS DE CONHECIMENTO DO PMBOK... 8 TABELA 2.2A. COMPARAÇÃO ENTRE PROJETOS, PROGRAMAS E PORTIFÓLIOS TABELA 2.2B. COMPARAÇÃO ENTRE PROJETOS, PROGRAMAS E PORTIFÓLIOS TABELA 2.3. COMPARAÇÃO ENTRE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS E GERÊNCIA DE MÚLTIPLOS PROJETOS TABELA 3.1A. CARACTERÍSTICAS DAS FERRAMENTAS DE MÚLTIPLOS PROJETOS ANALISADAS TABELA 3.1B. CARACTERÍSTICAS DAS FERRAMENTAS DE MÚLTIPLOS PROJETOS ANALISADAS TABELA 3.2A. LISTA DE CARACTERÍSTICAS DAS FERRAMENTAS DE MÚLTIPLOS PROJETOS ANALISADAS TABELA 3.2B. LISTA DE CARACTERÍSTICAS DAS FERRAMENTAS DE MÚLTIPLOS PROJETOS ANALISADAS TABELA 4.1. ESTRUTURAÇÃO DO RELATÓRIO DE COMUNICAÇÃO POR PROJETO DO OPEN GMP TABELA 4.2. ESTRUTURAÇÃO DO RELATÓRIO DE COMUNICAÇÃO PARA MÚLTIPLOS PROJETO DO OPEN GMP TABELA 4.3. ESTRUTURAÇÃO DO RELATÓRIO COMPARATIVO PARA MÚLTIPLOS PROJETO DO OPEN GMP TABELA 5.1. ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE AS FERRAMENTAS ANALISADAS E O OPEN GMP xiii
14 Lista de Abreviações PMBOK PMI PMP WBS PMO EAP Project Management Body of Knowledge Project Management Institute Project Management Professional Work Breakdown Structure Project Management Office Estrutura Analítica do Projeto xiv
15 1. Introdução Este trabalho busca a melhoria dos requisitos e funcionalidades da ferramenta de múltiplos projetos GMP, desenvolvida por alunos do CIn Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco, relativos a escopo, tempo, custo e comunicação. Essa nova versão, chamada de Open GMP, pretende manter a plataforma aberta e web da primeira, garantindo o acesso aos dados de qualquer lugar e em tempo real Motivação Em um ambiente de múltiplos projetos, os projetos competem por recursos escassos (pessoal, financeiros, tempo), que são alocados e realocados aos projetos ativos periodicamente, para não exceder os recursos disponíveis e violar outras restrições (Carvalho, 2005). A estrutura organizacional para suportar atividades de projetos deve ser dinâmica, capaz de rápidas mudanças, atendendo à flexibilidade necessária à formação de times de projetos (Patah e Carvalho, 2002a). No gerenciamento de múltiplos projetos o propósito é alocar recursos entre os projetos em andamento, com foco tático e ênfase no planejamento a curto prazo. A motivação deste trabalho foi a de criar uma ferramenta de gerenciamento de múltiplos projetos com uma visão macro do todo, acompanhando cronologicamente todos os projetos gerenciados de uma forma simples e objetiva, priorizando e redirecionando recursos. Para isso foi utilizada como base uma ferramenta de gerenciamento de múltiplos projetos GMP, já existente, criada no CIn (Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco) Objetivo O objetivo deste trabalho é melhorar os requisitos e funcionalidades, e propor novas funcionalidades para o Sistema de Gerenciamento de Múltiplos Projetos (GMP) relacionados a escopo, tempo, custo e comunicação, a fim de resolver algumas lacunas deixadas pela 1
16 primeira versão desta ferramenta. Lacunas essas relativas a análises comparativas entre projetos; utilização da comunicação como forma de controle dos diversos projetos; gerenciamento dos custos e prazos dos vários projetos como auxílio na decisão do melhor momento para intervir nos diversos projetos; análises de desempenho dos recursos humanos para facilitar na escolhas dos mesmos em atividades posteriores; controle das atividades dependentes, interdependentes e paralelas, entre diversos projetos devido ao uso dos mesmos recursos. A nova versão desta ferramenta será chamada de Open GMP e contará com a criação de seis subsistemas: Sistema Gerenciamento de Atividades; Sistema de Recursos Humanos; Sistema de Gerenciamento de Tempo; Sistema de Gerenciamento de Custos; Sistema de Comunicação; Sistema de Relatórios Comparativos de Múltiplos Projetos Metodologia Este trabalho foi fundamentado a partir do levantamento da literatura relacionada a múltiplos projetos e ferramentas de múltiplos projetos existentes no mercado, além da análise detalhada da documentação existente do GMP, verificando-se assim possíveis melhoramentos e acréscimos de requisitos e funcionalidades necessários para a nova versão do GMP, o Open GMP. As ferramentas escolhidas analisadas como base para este trabalho, foram selecionadas a partir de características específicas de cada uma, no caso da ferramenta Plandora a sua principal característica foi o fato de ser uma ferramenta open source, desenvolvida em plataforma livre, utilizando a linguagem java e banco de dados MySQL. As outras ferramentas foram escolhidas por serem as mais conhecidas e se destacarem por serem as mais completas. As outras ferramentas analisadas são o Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, o Microsoft Enterprise Project Management, o IBM Rational Portfolio Manager e o Gerenciador de Múltiplos Projetos GMP. 2
17 A análise detalhada de cada ferramenta será apresentada posteriormente no Capítulo 3 deste trabalho, onde os seus requisitos funcionais serão identificados e a partir daí serão criados os requisitos funcionais do Open GMP Estrutura do Trabalho A estrutura deste trabalho está composto por 5 capítulos, o primeiro é o capítulo introdutório apresentado anteriormente, com a motivação, o objetivo e a metodologia utilizada. Os outros capítulos são: Capítulo 2 Gerenciamento de Múltiplos Projetos Neste capítulo são apresentadas as definições de projeto, programas, portifólios, escritório de projetos, chief project officer (CPO) e gerenciamento de múltiplos projetos. São apresentadas também análises comparativas entre projeto, programa e portifólio, e entre gerenciamento de portifólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos. Por fim comparamos duas técnicas do gerenciamento de múltiplos projetos: caminho crítico e corrente crítica. Capítulo 3 Uma Análise das Ferramentas Existentes Este capítulo apresenta um análise detalhada de cada ferramenta escolhida, são elas: Plandora, Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, Microsoft Enterprise Project Management (EPM), IBM Rational Portifolio Manager e Gerenciador de Multiprojetos (GPM). Por fim apresentamos uma análise comparativa entre as diversas ferramentas detalhadas anteriormente. Capítulo 4 Novos Requisitos para o Open GMP Este capítulo apresenta os seis novos módulos para o Open GMP, sua estrutura modular e os diagramas dos subsistemas. Também é apresentado neste capítulo todos os 3
18 novos requisitos funcionais e os requisitos funcionais modificados para o Open GMP, além do diagrama de casos de uso do Open GMP e descrição detalhada do novos casos de uso e dos casos de uso modificados e melhorados. Capítulo 5 Avaliação dos Requisitos do Open GMP Este capítulo apresenta a validação dos requisitos do Open GMP, através do método de inspeção de requisitos a partir da criação de um Checklist baseado na técnica PBR tendo como principal objetivo permitir a detecção de requisitos inconsistentes e incorretos e a detecção e remoção de defeitos antes da fase de implementação do software. Para finalizar, este capítulo apresenta uma análise comparativa entre as cinco ferramentas analisadas no capítulo 3 deste trabalho e o Open GMP. Capítulo 6 Conclusões e Considerações Finais Neste capítulo são apresentadas as conclusões obtidas no decorrer deste trabalho, assim como as principais contribuições que ele fornece ao gerenciamento de múltipos projetos. São apresentados alguns trabalhos relacionados, bem como possíveis trabalhos futuros. Para finalizar apresentamos as considerações finais deste trabalho. 4
19 2. Gerenciamento de Múltiplos Projetos Neste capítulo são apresentadas as definições de projeto, programas, portifólios, escritório de projetos, chief project officer (CPO) e gerenciamento de múltiplos projetos. São apresentadas também análises comparativas entre projeto, programa e portifólio, e entre gerenciamento de portifólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos. Por fim comparamos duas técnicas do gerenciamento de múltiplos projetos: caminho crítico e corrente crítica Introdução Um mercado saturado, onde o tempo, custo e qualidade são o diferencial, de um lado o mercados saturados e exigentes, do outro, o gerenciamento profissional simultâneo a procura de otimização e redução de time-to-market. (Vieira e Bourdichon, 2007). É neste contexto que está inserido o gerenciamento de múltiplos projetos, onde as organizações buscam otimizar a sua cadeia de produção sem aumentar seus custos, conduzindo diversos projetos simultaneamente, alocando e realocando recursos. Segundo Souza (2006), é preciso que as empresas saibam otimizar a utilização de seus recursos, promovendo ajustes em seu portfólio de projetos, utilizando técnicas de seleção e de priorização que suportem a visão de futuro da organização. O mercado exige uma estratégia coesa, flexível e em evolução contínua, o que reflete diretamente em estabelecer uma estrutura organizacional que saiba aprender e utilize seus recursos com competência para obter os resultados desejados. De acordo com Vieira e Bourdichon (2007), os fatores que mais dificultam na gerência de múltiplos projetos são: - Grande número de projetos; - Diversas interfaces; - Profissionais de áreas distintas; - Profissionais externos (contratados); - Exigência de uma gestão específica e clara de todos os projetos simultaneamente. 5
20 Planejar, estabelecer claramente papéis e as responsabilidades de cada membro, saber arbitrar e comunicar, são chaves do gerenciamento de múltiplos projetos (Vieira & Bourdichon, 2007) Gerenciamento de Projetos Segundo o PMBOK (2004), O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. De acordo com a norma ISO10006 (ISO, 1997), o gerenciamento de projetos inclui planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos. O gerenciamento de projetos é realizado através de processos, usando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos que recebem entradas e geram saídas (PMBOK, 2004). O PMBOK descreve 44 processos organizados em cinco grupos, como mostra a Figura 2.1. Por processo entende-se como uma série de ações que provocam resultados. Os grupos de processos são subdivididos em nove áreas de conhecimento, conforme apresentado nas Tabelas 2.1 Essas áreas de conhecimento de gerência de projetos descrevem os conhecimentos e práticas em gerência de projetos em termos dos processos que as compõem. Gerenciar projetos envolve o domínio das nove áreas de conhecimento, que são fundamentais para eficiência na condução de projetos, como fator qualificador (Carvalho e Rabechini Jr., 2006). Segundo o PMBOK (2004), o gerenciamento de projetos é um empreendimento integrador. A integração do gerenciamento de projetos exige que cada processo do projeto e do produto seja adequadamente associado e conectado a outros processos para facilitar a sua coordenação. 6
21 Figura 2.1. Resumo das interações entre os grupos de processos Fonte: PMBOK Guide,
22 Tabela 2.1. Descrição das áreas de conhecimento do PMBOK. Área de Conhecimento Descrição Composição Escopo Custo Tempo Integração Qualidade Risco Comunicação Recursos Humanos Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que isso, para completar o projeto com sucesso. Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja contemplado dentro do orçamento previsto. Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Descreve os processos necessários para assegurar a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Iniciação Planejamento do Escopo Detalhamento do Escopo Verificação do Escopo Controle de Mudanças do Escopo Planejamento dos Recursos Estimativa dos Custos Orçamento dos Custos Controle dos Custos Definição das atividades Seqüenciamento das Atividades Estimativa da Duração das Atividades Desenvolvimento do Cronograma Controle do Cronograma Desenvolvimento do Plano do Projeto Execução do Plano do Projeto Controle Geral de Mudanças Planejamento da Qualidade Garantia da Qualidade Controle da Qualidade Identificação dos Riscos Quantificação dos Riscos Desenvolvimento das Respostas aos Riscos Controle das Respostas aos Riscos Planejamento das Comunicações Distribuição das Informações Relato de Desempenho Encerramento Administrativo Planejamento Organizacional Montagem da Equipe Desenvolvimento da Equipe Aquisições Descreve os processos necessários para aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Planejamento das Aquisições Preparação das Aquisições Obtenção de Propostas Seleção de Fornecedores Administração dos Contratos Encerramento dos Contratos 8
23 Um conceito subjacente para a interação entre os processos de gerenciamento de projetos é o ciclo PDCA (plan-do-check-act, planejar-fazer-verificar-agir), conforme definido por Shewhart e modificado por Deming, no ASQ Handbook (PMBOK, 2004), como demonstrado na Figura 2.2, o ciclo PDCA é ligado por resultados, onde o resultado de uma parte se torna a entrada para a outra parte. Figura 2.2. O ciclo PDCA Fonte: PMBOK Guide, 2004 A interação do Grupo de processos monitoramento e controle com todos os aspectos dos outros grupos de processos, se faz necessária no gerenciamento de projetos, como mostra a Figura 2.3. Neste caso o ciclo PDCA foi aprimorado e aplicado aos inter-relacionamentos dos grupos de processos, onde o componente planejar passa a corresponder ao grupo de processos de planejamento, o componente fazer ao grupo de processos de execução e os componentes verificar e agir passam a corresponder ao grupos de processos monitoramento e controle. Figura 2.3. Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA Fonte: PMBOK Guide,
24 Projetos No guia PMBOK, projeto é um empreendimento temporário, caracterizado por uma seqüência lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade (PMBOK, 2004). Para GILDO e CLEMENTS (2007), projeto é um esforço para atingir um objetivo específico por meio de um conjunto único de tarefas inter-relacionadas e da utilização eficaz de recursos. Segundo Cleland (2005), os projetos podem ser definidos como uma combinação de recursos organizacionais reunidos para criar algo que ainda não exista e que fornecerá um avanço de desempenho na capacidade de projetar e executar as estratégias organizacionais. Segundo o autor são quatro as considerações sempre presentes envolvidas em um projeto: 1. Qual o custo do projeto? 2. Qual o prazo requerido? 3. Qual a melhoria de desempenho de capacidade que o projeto proporcionará? 4. Como os resultados do projeto endereçarão a estratégia patrocinada pela organização? Para Kerzner (1995), os projetos possuem como característica fundamental o fato de serem temporários e únicos, ou seja, eles possuem fim e são regulares, visando o desenvolvimento de um novo produto ou serviço. A administração desse esforço organizacional é denominada Gerência de Projetos. Um projeto é uma organização de pessoas dedicadas, que visa atingir um propósito e objetivo específico. Projetos geralmente envolvem gastos, ações únicas ou empreendimentos de altos riscos que têm que ser completados numa certa data por um montante de dinheiro, dentro de alguma expectativa de desempenho. No mínimo, todos os projetos necessitam de ter seus objetivos bem definidos e recursos suficientes para poderem desenvolver as tarefas requeridas (Tuman, 1983). 10
25 Programas e Portifólios Programas, segundo o PMBOK (2004), é um grupo relacionado de projetos gerenciados, coordenados de modo a obter benefícios e controle não disponíveis quando gerenciados individualmente. Os programas podem incluir elementos de trabalho que estão relacionados a coisas fora do escopo de um projeto distinto. De acordo com PMBOK (2004), portifólio pode ser definido como: um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender os objetivos de negócios estratégicos. Os projetos ou programas no portifólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados (Figura 2.4). Figura 2.4. Portfólio, Programas e Projetos. Fonte: PMI The Standard for Portfolio Management, De acordo com Carvalho (2005), para obtenção de vantagem competitiva da empresa deve-se assegurar a alocação dos recursos em projetos prioritários alinhados à sua estratégia, em busca da melhoria não só da sua eficiência como da sua eficácia. Desta forma devem-se analisar os critérios individuais de cada projeto garantindo-lhes a viabilidade técnica e financeira, habilitando-os a entrar no portifólio. Ainda, segundo Carvalho, um aspecto fundamental da gestão de portifólio é obter o balanceamento entre os vários aspectos, tais como: balanceamento entre projetos em diferentes fases do ciclo de vida, balanceamento entre riscos e recompensa, e balanceamento entre longo e curto prazo. 11
26 Nas Tabelas 2.2, elaboradas pelo PMI, podemos encontrar a comparação entre projeto, programa e portifólio. Tabela 2.2a. Comparação entre Projetos, Programas e Portifólios (PMI The Standard for Program Management) Projeto Programa Portfólio Projetos têm escopo mais restrito e com entregáveis específicos. O gerente de projeto tenta manter o mínimo de mudança. O sucesso é medido por estar dentro do orçamento, no prazo e por produtos entregues conforme especificação. O estilo de liderança está centrado na entrega de tarefas e direcionamento para atingir os critérios de sucesso. Os gerentes de projeto gerenciam técnicos e especialistas, etc. Os gerentes de projeto são aqueles que conduzem as equipes a se motivarem e usar seus conhecimentos e habilidades. Programas têm um escopo mais amplo que pode mudar para atingir a expectativa da organização. Os gerentes de programa têm expectativa de mudanças e até mesmo promovê-las. O sucesso é medido em termos de Retorno sobre o Investimento (ROI), novas capacidades e benefícios entregues. O estilo de liderança está focado no gerenciamento de relacionamento e resolução de conflito. Os gerentes de programa necessitam facilitar e gerenciar os aspectos políticos da gestão dos stakeholders. Os gerentes de programa gerenciam os gerentes de projeto. Os gerentes de programa são líderes que provêem visão e liderança. Portifólios têm escopo de negócio que muda com as metas estratégicas da organização. Os gerentes de portfólio monitoram continuamente as mudanças num ambiente amplo. O sucesso é medido em termos de desempenho agregado nos componentes do portfólio. O estilo de liderança está focado em agregar valor para a tomada de decisão no portfólio. Os gerentes de portfólio podem gerenciar ou coordenar os funcionários de apoio ao gerenciamento de portfólio. Os gerentes de portfólio são líderes que provêem percepção e síntese. 12
27 Tabela 2.2b. Comparação entre Projetos, Programas e Portifólios (PMI The Standard for Program Management) Projeto Programa Portfólio Os gerentes de projeto conduzem um planejamento detalhado para gerenciar a entrega do produto do projeto. Os gerentes de projeto monitoram e controlam tarefas e o trabalho de produção dos produtos do projeto. Os gerentes de programa criam planos de alto nível proporcionando orientação para os projetos, nos quais os planos detalhados são criados. Os gerentes de programa monitoram projetos e o andamento do trabalho ao longo da estrutura de governança. Os gerentes de portfólio criam e mantêm processos necessários e comunicação relativos à agregação para o portfólio. Os gerentes de portfólio monitoram o desempenho agregado e os indicadores de valor Escritório de Projetos Além de pensar a estrutura no contexto de cada projeto, pode-se montar uma estrutura permanente voltada para projetos, os escritórios de projetos (Project Management Office PMO). Esses escritórios podem assumir diversas funções e denominações segundo a literatura (Dinsmore, 1998). A proposta de Dinsmore (1998), é um modelo evolutivo de escritórios de projetos, que pode ir desde um escritório de suporte a projetos, passando por um centro de excelência em gestão de projetos e de um escritório de gestão de programas até a criação de cargo de alto executivo focado em projetos, este centralizando o gerenciamento de projetos da organização Chief Project Officer (CPO) O Chief Project Officer (CPO) faz-se necessário em organizações que necessitam de um profissional com nível elevado de conhecimento em gerenciamento de projetos e com habilidade política para direcionar o andamento dos múltiplos projetos dos quais dependem essa organização. Para Dinsmore, já que a sobrevivência das organizações e suas chances de prosperar dependem da habilidade de selecionar e implementar novos projetos, a alta administração 13
28 precisa ter amplo controle sobre esses projetos. Para satisfazer essa necessidade, a função CPO Chief Project Officer foi desenvolvido para assegurar o bom gerenciamento de projetos estratégicos desde a sua concepção até seu término (DINSMORE, 2005). Segundo Souza (2006), a governança do gerenciamento de projetos define relacionamentos e políticas que são aplicadas para gerenciar múltiplos projetos na organização. Governança de gerenciamento de projetos estabelece os necessários processos, procedimentos, práticas e estruturas para certificar que todas as formas e mudanças em projetos são direcionadas eficazmente. A tarefa dos CPOs é conectar-se ao esquema de governança global da empresa e garantir que cada um dos projetos estratégicos tenha uma política de governança específica. Ainda de acordo com Souza (2006), a governança de gerenciamento de projetos varia desde forma livre ad hoc até sistemas formais que incluem a função do CPO. Eis os modos típicos de condução de gerenciamento de projeto nas organizações: Forma livre. Projetos são conduzidos conforme as necessidades usando abordagens intuitivas. Ninguém na empresa sabe quantos projetos estão em andamento, nem tampouco a situação de todos. Departamental. Cada departamento ou área desenvolve metodologia e prática que se adequa a sua situação. Não existe transferência de conhecimento entre os departamentos. PMOs (Project Management Office) Algumas empresas têm múltiplos PMOs, também em diferentes níveis ou diferentes regiões. Em algumas empresas, os PMOs são interligados e em outras eles operam independentes. O CPO estratégico (patrocinador corporativo). O chief project officer que cuida da implementação de projetos estratégicos e das práticas genéricas de gerenciamento de projetos na empresa. O CPO pode ser implementado em organizações que enfrentam desafios multidisciplinares e que trabalham com múltiplos projetos com grande complexidade e prazos limitados, onde o CPO seria responsável pelo portifólio da empresa. De acordo com Souza Jr. (2006), os CPOs devem ser responsáveis por: Envolvimento em decisões de negócios que resultem em novos projetos; Planejamento estratégico de projetos; Estabelecimento de prioridades e negociação de recursos para projetos; 14
29 Supervisão de implementação de projetos estratégicos. Responsabilidade pelos sistemas corporativos de gerenciamento de projetos. Desenvolvimento da capacitação de gerenciamento de projetos em toda a organização. Revisão periódica de projetos, incluindo decisões de descontinuidade. Gerenciamento, ser mentor e facilitador junto aos principais stakeholders Gerenciamento de Múltiplos Projetos Segundo Carvalho (2005), um ambiente de múltiplos exige a alocação e realocação dos recursos de pessoal, dos recursos financeiros e de tempo, entre os diversos projetos que aconteçam simultaneamente em uma organização, de forma a não exceder os recursos disponíveis e não violar outras restrições. A estrutura organizacional para suportar atividades de projetos deve ser dinâmica, capaz de rápidas mudanças, atendendo à flexibilidade necessária à formação de times de projetos (Patah; Carvalho, 2002a). No gerenciamento de múltiplos projetos, o propósito é alocar recursos entre os projetos em andamento, com foco tático e ênfase no planejamento a curto prazo, como demonstrado na Tabela 2.3, que compara o gerenciamento de múltiplos projetos ao gerenciamento de portifólio de projetos. Tabela 2.3. Comparação entre gerenciamento de portifólio de projetos e gerência de múltiplos projetos (adaptado de [Dye, 2000]). Gerenciamento de Portifólio de Projetos Gerenciamento de Múltiplos Projetos Propósito Seleção e priorização de projetos Alocação de recursos Foco Estratégico Tático Ênfase do planejamento Médio e longo prazo Curto prazo (diário) Responsabilidade Gerenciamento executivo/sênior Gerentes de projetos/recursos 15
30 2.3.1.Tipologias de Ambientes de Múltiplos Projetos Segundo Danilovic (2001), existem três tipos de ambiente de múltiplos projetos: Ambiente de Múltiplos projetos Convergentes São vários projetos ou subprojetos que convergem para formação de um projeto maior. Segundo Freitas (2005), uma característica do ambiente de múltiplos projetos convergente (Figura 2.5) é que, em um caso pode tratar-se de um subprojeto em outro caso pode ser um projeto independente ou um projeto maior contendo outros subprojetos. Figura 2.5. Ambiente Múltiplos Projetos Convergentes Fonte: Freitas, 2005 Ambiente de Múltiplos projetos Divergentes São projetos que partem de uma plataforma única e geram vários produtos diferentes. Segundo Freitas (2005), uma característica do ambiente de múltiplos projetos divergentes (Figura 2.6) é que vários projetos diferentes compartilham a mesma plataforma, tecnologia e decisão de produto ou negócio. Um exemplo da configuração divergente é a indústria automobilística, na qual diferentes modelos compartilham a 16
31 mesma plataforma, motor ou chassi. A saída do processo divergente é uma variedade de modelos de carros, adaptações do mercado, etc. O principal problema de tal ambiente é coordenar atividades de acordo com as relações identificadas. Figura 2.6. Ambiente de Múltiplos Projetos Divergentes Fonte: Freitas, 2005 Ambiente de Múltiplos projetos Paralelos São projetos independentes, que acontecem simultaneamente, e compartilham os mesmos recursos. Segundo Freitas (2005), no ambiente de múltiplos projetos paralelos (Figura 2.7), diferentes projetos podem ser vistos como independentes uns dos outros, ainda que compartilhem recursos como pessoas, base de conhecimento, etc. O foco aqui não está na saída do processo mas nos recursos utilizados para conduzir os projetos e tarefas, enquanto a saída dos tipos de ambientes citados anteriormente é a base para o entendimentos das características do ambiente múltiplos projetos. 17
32 Figura 2.7. Ambiente de Múltiplos Projetos Paralelos Fonte: Freitas, Caminho Crítico x Corrente Crítica Ao considerar a situação (não rara) em que muitos projetos disputam um número limitado de recursos (Meredith e Mantel, 1995; Goldratt, 1998), é possível perceber o alcance do impacto dos atrasos se expandindo para além das fronteiras do projeto em que ocorreram. Considerando que um conjunto de projetos utilizando um conjunto limitado de recursos comuns pode ser tratado como um sistema (Patrick, 2001) fica evidente o fato de que as decisões e eventos ocorridos em um projeto, poderão certamente impactar de formas diferentes os demais projetos componentes desse sistema. Importante perceber que um dos erros mais básicos da comunidade de projetos, na visão dos autores, está justamente em não tratar o ambiente de múltiplos projetos como um sistema, o que leva a uma visão local dos problemas e possibilidades de gestão bloqueando as possibilidades de obtenção de melhorias globais (aquelas que realmente fariam sentido) (Silva, Flexa e Paim, 2003). Problemas na Gestão de Projetos: Efeito Cascata a influência da dependência entre as atividades: De acordo com a Figura 2.8, podemos observar que considerando as relações representadas nos dois quadros no lado esquerdo da figura, pode-se verificar que atrasos trarão impactos cada vez maiores no projeto, por conta das relações de dependência entre atividades e 18
33 entre atividades e recursos (Silva, Flexa e Paim, 2003). No lado direito da Figura 2.8, podemos observar o efeito cascata em ambientes de múltiplos projetos, onde vários projetos são executados em paralelo e os desafios se multiplicam, principalmente porque sempre existirão recursos que serão mais utilizados que outros. Multitarefa: Figura 2.8. As dependências entre as atividades e o efeito cascata Fonte: Silva; Flexa; Paim, 2003 Segundo Silva (2003), a multitarefa (Figura 2.9) ocorre na maioria dos projetos existentes, principalmente em ambientes de múltiplos projetos. A multitarefa será nociva nos casos em que: As alocações não tiverem sido planejadas adequadamente; Não houver o estabelecimento claro de prioridades e seqüência de trabalho para orientação do recurso. Figura 2.9. O impacto da multitarefa no desempenho das atividades Fonte: Silva, Flexa e Paim,
34 O Comportamento dos recursos: Uma outra fonte de desperdício do tempo do projeto está ligada ao comportamento do ser humano ao trabalhar sobre pressão em um ambiente de incerteza (Silva, Flexa e Paim, 2003). Segundo a lei de Parkinson, um recurso utilizará todo o tempo que estiver disponível para execução de uma tarefa, mesmo que seja possível concluir antes do tempo previsto. Levando ao desperdício do tempo de execução de uma tarefa. Outro problema é representado pelo fenômeno chamado popularmente de síndrome do estudante, que está ligado à pressão excessiva e conflitos de prioridades, segundo o qual, quando se consegue mais tempo para execução de uma atividade, este tempo é desperdiçado em tarefas sem tanta importância, iniciando as tarefas de maior necessidade quando toda a folga já foi consumida. A combinação desses problemas pode tornar devastadores os impactos de problemas não previstos, aumentando a turbulência no ambiente e estabelecendo um ciclo vicioso que levará à degeneração contínua da performance da organização (Silva, Flexa e Paim, 2003). Caminho Crítico (Figura 2.11) é um termo criado para designar um conjunto de tarefas vinculadas a uma ou mais tarefas que não têm margem de atraso, ou seja, quando o tempo mais cedo da tarefa é igual ao tempo mais tarde que a tarefa pode ter sem alterar a data final do projeto, ou seja, caminho crítico de um projeto é o caminho de menor folga em todo o diagrama de rede, determinando assim o tempo de duração do projeto (PMBOK, 2004). Para Gildo e Clements (2007), um projeto não pode ser concluído até que o caminho mais longo (mais demorado) de atividades seja finalizado. Esse caminho mais longo no diagrama de rede geral é chamado de caminho crítico. Ainda de acordo com eles, uma forma de determinar quais atividades compõem o caminho crítico é descobrir quais têm a menor folga. Para isso é necessário subtrair a data de término mais cedo da data de término mais tarde para cada atividade e depois procurar todas as atividades com o valor mais baixo. Estas estarão no caminho crítico de atividades, como demonstrado na Figura Segundo Saad Neto (2008), o caminho crítico de um projeto pode ser alterado durante a sua execução, para isso basta que as atividades consideradas não críticas tenham um atraso maior que a sua folga. Desta forma é necessário que o gerente de projetos tenha muita atenção no caminho crítico para que qualquer desvio seja corrigido rapidamente e o projeto seja concluído no prazo determinado. 20
35 Figura Caminho Crítico. Recursos não nivelados Um ponto negativo no caminho crítico é ignorar totalmente os aspectos do comportamento humano que podem influenciar no andamento de um projeto. Corrente crítica (Figura 2.12) é uma nova abordagem para gerenciamento de projetos, voltado para administração de prazos e atividades, baseado na teoria das restrições (TOC) (Figura 2.11). Atua na quebra dos paradigmas de que todo projeto atrasa e estoura no orçamento. Oferece novos métodos de estimativas de tempo, de enfoque de tarefas, de monitoração do projeto, de viabilidade econômica e de formação da rede de precedência (Saad Neto, 2008). A primeira proposta da corrente crítica para se proteger de forma mais efetiva contra as incertezas consiste em retirar a segurança alocada às atividades dos projetos, concentrando essa segurança em pontos estratégicos, onde ela possa ser utilizada de forma mais eficaz (Wysocki et al, 1995; Goldratt, 1998), como apresentado na Figura Figura Segurança como forma de proteger o projeto Fonte: RAND,
36 Figura Corrente Crítica. Recursos nivelados. Atividade com recurso dependente considerada entre as tarefas críticas. Goldratt (1998), com a corrente crítica propõe, na mesma linha do proposto para a gestão da produção (GOLDRATT & FOX, 1984), a aplicação dos cinco passos para melhoria dos processos de gestão de projetos com base na Teoria das Restrições: a) Identificar a restrição, que pode, por exemplo, ser o recurso mais utilizado no ambiente de múltiplos projetos, como demonstrado na Figura 2.13 e 2.14; b) Explorar o melhor possível a capacidade da restrição, seqüenciado suas atividades e garantindo que não haja desperdício de seu tempo, como demonstrado na Figura 2.15; c) Subordinar os demais recursos à restrição. Os projetos devem ser encaixados no sistema de acordo com o seqüenciamento das atividades do recurso crítico em todos os projetos. Novos projetos só devem entrar em produção na medida da capacidade da restrição; d) Se interessante, elevar a restrição, por exemplo, adicionando mais profissionais a um recurso representado por um departamento; e) Voltar ao passo a. Monitorar constantemente o sistema, garantindo que o possível surgimento de novas restrições não passará despercebido. Figura Diagramas de rede de projetos paralelos Fonte: extraído de Barcaui,
37 Figura Identificação dos recursos comuns de projetos paralelos Fonte: extraído de Barcaui, Figura Sincronização dos recursos comuns de projetos paralelos Fonte: extraído de Barcaui, Segundo Freitas (2005), a gerência de buffers em um ambiente de múltiplos projetos facilita a visão geral da organização em relação a suas próprias restrições e capacidades. A utilização de buffers protege as atividades de outros projetos que necessitem de um recurso alocado em outro projeto, se este recurso não estiver disponível em tempo previsto, como representado na figura Figura Utilização dos buffers de recurso nos projetos paralelos Fonte: extraído de Barcaui,
38 A corrente crítica teve a sua origem na Teoria das Restrições, e vem despertando interesse dos pesquisadores da área de gerenciamento de projetos. Sua aplicação pode ser em projetos isolados, como também em ambiente de múltiplos projetos. Segundo Barcaui (2004), toda a linha de pensamento por trás da corrente crítica tem como base a observação e o bom senso apresentados na Teoria das Restrições, reconhecendo as incertezas inerentes a todo projeto, pois a estratégia e a forma de gerenciar esta incerteza podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto. 24
39 3. Uma Análise das Ferramentas de Gerenciamento de Múltiploss Projetos Existentes Este capítulo apresenta uma análise detalhada das ferramentas escolhidas como base para este trabalho. Estas ferramentas foram selecionadas a partir de características específicas de cada uma, no caso da ferramenta Plandora a sua principal característica foi o fato de ser uma ferramenta open source, desenvolvida em plataforma livre, utilizando a linguagem java e banco de dados MySQL. As outras ferramentas foram escolhidas por serem as mais conhecidas e se destacarem por serem as mais completas. Além da ferramenta Plandora, foram analisadas as ferramentas: a Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, o Microsoft Enterprise Project Management, o IBM Rational Portifolio Manager e o Gerenciador de Múltiplos Projetos GMP. Por fim, neste capítulo, apresentamos um modelo de referência para ferramentas de múltiplos projetos 3.1. Introdução Existe uma grande variedade de ferramentas de gerenciamento de múltiplos projetos existentes no mercado. Essas ferramentas permitem o planejamento e controle de projetos pelos gestores, gerentes e equipes de projetos. Segundo Gildo e Clements (2007), os recursos comuns desses softwares de gestão de projetos permitem ao usuário: Criar listas de tarefas com durações estimadas; Estabelecer interdependências entre tarefas; Trabalhar com várias escalas de tempo, incluindo horas, dias, semanas, meses e anos; Lidar com certas limitações por exemplo, uma tarefa não pode começar antes de determinada data; Rastrear membros da equipe, incluindo valores de pagamento, horas trabalhadas até aquele ponto do projeto e data das próximas férias; Incorporar feriados, fins de semana e férias dos membros da equipe aos sistemas de geração de calendários; 25
40 Gerenciar os turnos dos profissionais (manhã, tarde, noite); Monitorar e prever orçamentos; Procurar conflitos por exemplo, recursos super alocados e conflito de tempo; Gerar grande variedade de relatórios; Fazer a interface com outros softwares, como processadores de planilhas e bases de dados; Classificar informações de várias formas por exemplo, por projeto, membro da equipe ou pacote de trabalho; Gerenciar múltiplos projetos; Trabalhar on-line e reagir rapidamente no caso de mudanças de cronograma, orçamento e pessoal; Comparar custos reais com custos orçados; Exibir dados de várias formas, incluindo gráficos de Gantt como diagramas de rede. Através de uma pesquisa realizada em busca das ferramentas de múltiplos projetos mais utilizadas atualmente, escolhemos as cinco ferramentas citadas acima, para fazermos uma análise geral, destacando os pontos fortes de cada uma. A partir desta análise foi criado um modelo de referência para ferramentas de múltiplos projetos, modelo este que será utilizado no capítulo 5 do referido trabalho em uma análise comparativa entre as ferramentas de múltiplos projetos em questão e o Open GMP Plandora (Open Source) O Plandora é uma ferramenta de múltiplos projetos open source, desenvolvida em plataforma livre, em linguagem Java, banco de dados livre MySQL e servidor web livre Jacarta-Tomcat. O projeto para criação da ferramenta Plandora foi iniciado em dezembro de 2003 com a seguinte motivação: Criar uma ferramenta que suprisse a necessidade de controle dos recursos de projetos (preferencialmente de software, mas não obrigatoriamente). Para isso, foram definidos alguns pré-requisitos que estão listados abaixo em forma de funcionalidade. A maioria já está disponível na última versão da ferramenta (PERETO, 2009). 26
41 Funcionalidades Usuário Cadastrado faz parte de Vários Projetos O gerenciamento de múltiplos projetos com inserção de recursos para vários projetos. (Figura 3.1) Figura 3.1. Recursos da ferramenta Plandora Formulário de Projeto. Fonte: Plandora,
42 Estruturação de Projetos Hierárquicos Poder visualizar os projetos de forma hierárquica: projeto, subprojetos ou módulos complementares. O usuário deve ter acesso a todos os dados dos projetos e subprojetos Múltiplos Papéis Cada usuário deve ter um papel atrelado a cada projeto. Os papéis são: líder, recurso ou cliente. O mesmo usuário pode ser líder em um projeto e ser recurso em outro Solicitações dos Usuários (internos ou externos) Um canal de entrada de solicitações dos usuários internos ou externos, para evitar a perda ou ruído na informação. (Figura 3.2) Figura 3.2. Recursos da ferramenta Plandora Requerimento de Solicitações. Fonte: Plandora,
43 Histórico de Solicitações O cliente tem acesso a todas as solicitações feitas e sabe de que forma a solicitação foi tratada Avaliação das Solicitações O líder de projeto pode avaliar a viabilidade da requisição, rejeita-la ou aceita-la, alocando um ou mais recursos do projeto. (Figura 3.3) Figura 3.3. Recursos da ferramenta Plandora Avaliação das Solicitações. Fonte: Plandora,
44 Buffer de Segurança Possibilidade dada ao líder de projetos de criar um buffer de segurança entre a data prometida ao cliente e a data final cobrada dos recursos Customização do Formulário através de Meta Campo O sistema permite a customização do formulário de solicitações para agregar informações específicas de cada projeto. Através do conceito de meta campo, que é um objeto visual configurado previamente e vinculado a determinado projeto/categoria de solicitação, cria campos adicionais, os dados desses campos são armazenados normalmente na base de dados e podem ser utilizados em relatórios. (Figura 3.4) Figura 3.4. Recursos da ferramenta Plandora Customização de Formulários. Fonte: Plandora, Visualizar Tarefas e Históricos das Tarefas O sistema permite ao recurso visualizar as suas tarefas e também possibilita a visualização histórica de cada tarefa. (Figura 3.5) 30
45 Figura 3.5. Recursos da ferramenta Plandora- Tarefas e Histórico de Tarefas. Fonte: Plandora, Atualização de Tarefa pelo Recurso O apontamento de horas trabalhadas é feito pelo recurso de forma automatizada, essas tarefas estão sempre espelhadas no diagrama de Gantt. (Figura 3.5) 31
46 Monitoramento das Tarefas pelo Líder O líder de projeto é capaz de monitorar todo o trabalho executado pelos recursos do projeto, pois todas as tarefas realizadas estão obrigatoriamente no diagrama de Gantt. (Figura 3.6) Figura 3.6. Recursos da ferramenta Plandora Gráfico de Gantt. Fonte: Plandora, Tempo Estimado x Tempo Realizado O sistema guarda a informação histórica sobre a relação tempo estimado x tempo realizado. Com essa funcionalidade, o líder de projeto pode medir a produtividade do recurso na medida em que ele pode comparar tarefas similares feitas por recursos diferentes e descobrir quais recursos necessitam de treinamento e em qual área Atrelar Custos aos Recursos É possível atrelar custos aos recursos, através de valores de homem/hora. 32
47 Importar e Exportar Tarefas O sistema está sendo desenvolvido para permite a importação e a exportação de tarefas do sistema para outras ferramentas existentes no mercado, tanto para análise, quanto para utilização, devido a grande familiaridade dos gerentes de projeto com ferramentas como o MSProject, GanttProject e GoogleCalendar. Até o momento a única rotina de export implementada é o salvamento dos dados para o formato de GanttProject. (softaware open source, escrito em Java) Customização dos Indicadores de Desempenho O sistema permite a criação de indicadores de desempenho por projeto, através de KPIs, que são consultas SQL na base de dados da ferramenta construídas segundo a necessidade de negócio específica.(figura 3.7) Figura 3.7. Recursos da ferramenta Plandora Indicadores de Desempenho. Fonte: Plandora,
48 Customização de Relatórios O sistema permite a criação de relatórios por projetos totalmente customizados, através de cláusulas SQL. É necessário utilizar um editor ireport, que é uma ferramenta Java open-source também hospedado no sourceforge Alertas a Eventos do Sistema O sistema permite a criação de alertas a eventos do sistema, através de três canais nativos de notificação: , http e log na base interna da ferramenta. A ferramenta Plandora é gratuita, para quaisquer fins. Qualquer pessoa está autorizada a utilizar, modificar e revender total ou parcialmente este sistema, incluindo uso comercial. 34
49 3.2. Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management O Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management é uma ferramenta para planejamento, gestão e execução de projetos, programas e carteiras. Ela apresenta um projeto integrado de gestão de carteiras e uma solução que inclui funcionalidades específicas para satisfazer as necessidades de cada membro da equipe, responsabilidades e competências. Esta ferramenta fornece uma solução para gerenciar projetos de qualquer tamanho, adaptando-se a vários níveis de complexidade de um projeto e a escalas para responder às necessidades dos diversos papéis, funções ou níveis de uma organização. A ferramenta foi desenvolvida com a portabilidade Java e interface web e utiliza: Servidores Apache Tomcat, BEA Weblogic, IBM WebSphere e RedHat Jboss; Bancos de dados Oracle 9i or 10g, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft SQL Server 2005 e Microsoft SQL Express 2005; Sistemas operacionais de clientes Microsoft XP Professional, Microsoft Windows Vista Business Edition e Citrix. A plataforma web dá a cada equipe de projeto o acesso, através da internet, aos projetos que estão atribuídas a trabalhar, abrangendo todo o ciclo de projeto de gestão, desde a fase inicial até o fechamento. Isso inclui a solicitação de autorização para um novo projeto, a criação da Work Breakdown Structure (WBS) e de atividades, gestão de riscos e problemas, a gestão de atualizações de status e apresentação de relatórios sobre os principais indicadores de desempenho, como valor agregado Funcionalidades Criação do Project Charter O Primavera P6 garante que um processo de aprovação configurável é seguido quando se inicia um novo projeto. 35
50 Biblioteca de Planos de Projetos Para garantir as melhores práticas, o Primavera P6 proporciona uma biblioteca pré-criada e catalogada de modelos para criar planos de projeto Utilização do Diagrama de Gantt O diagrama Gantt interativo baseado na web permite adicionar, excluir e modificar o WBS, atividades, lista de recursos e custos. (Figura 3.8) Figura 3.8. Recursos da ferramenta Primavera P6 Diagrama de Gantt. Fonte: Primavera P6, Gerenciamento de Problemas Através de relatórios sobre problemas, o sistema permite aos usuários adicionarem e atualizarem assuntos. 36
51 Fórum de Discussões Através de discussões on-line, o sistema permite aos usuários participarem de conversas on-line relativas aos projetos, atividades ou problemas Gerenciamento de Custos Através do monitoramento de custo do projeto, o sistema permite o acompanhamento do orçamento inicial, dos custos realmente utilizados até o momento e dos esforços restantes Gerenciamento de Documentos Através da gestão centralizada de documentos o sistema permite a organização de documentos associados ao projeto, mantendo o histórico (versões) da documentação Controle de Baselines Através de controle de baselines, o sistema permite que a equipe de projeto acompanhe o andamento da execução do projeto, utilizando a marcação das principais baselines do plano de projeto inicial e indicadores de desempenho, como valor agregado e variâncias Relatórios de Projetos Através de relatórios de projetos o sistema permite a criação de relatórios predefinidos e personalizados sobre os diversos projetos em execução Indicadores de Desempenho O Primavera P6 apresenta diferentes indicadores chave de desempenho (ICP), como valor agregado e variâncias, para destacar o desempenho do projeto Gerenciamento de Recursos Humanos Através do gerenciamento de recursos humanos, o sistema permite a criação de planilhas interativas que favorece aos gestores de planejamento de recursos 37
52 escolher e requisitar recursos humanos. A ferramenta Primavera P6 também permite o agrupamento de papéis e competências hierarquicamente, facilitando o pedido de um tipo de recurso. (Figura 3.9) Figura 3.9. Recursos da ferramenta Primavera P6 Alocação de Recursos. Fonte: Primavera P6, Planejamento da Capacidade de Recursos A ferramenta permite acompanhar graficamente a oferta e a procura dos recursos, destacando as deficiências ou a necessidade de mais atribuições na organização Alocação de Recursos Através da alocação Top Down / Bottom Up, o sistema permite alocar recursos e papéis para programas, projetos e pacotes de trabalhos de cima para baixo no início do trabalho e mais tarde na vida do projeto, de baixo para cima, na atribuição das tarefas. 38
53 Gestão de Portifólios A gestão de portifólio da ferramenta Primavera P6 se dá através do planejamento financeiro e de análise estratégica dos projetos propostos. As informações para tomada de decisão são obtidas através de gráficos e mapas interativos, incluindo: gráficos de bolha, histogramas empilhados, gráficos de barras, histogramas lado a lado, gráficos e diagramas Gantt. O sistema permite a identificação de seleção das carteiras que melhor se alinham com a estratégia da organização, o sistema também concilia a procura com a capacidade disponível de recursos, identifica estrangulamentos de capacidade e recursos operacionais e determina a viabilidade de um cenário específico. (Figuras 3.10 e 3.11) Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Gestão de Portifólios. Fonte: Primavera P6,
54 Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Gestão de Portifólios. Fonte: Primavera P6, Dependência Cruzada entre Projetos Mostra a dependência cruzada entre projetos e o impacto de um projeto sobre o outro Caminho Crítico Utiliza o método de caminho crítico, programando e relacionando as durações das atividades e calendários para cálculo do tempo do projeto. Analisa o fluxo do caminho, identificando todos os caminhos críticos dentro de um projeto e ajudando a evitar atrasos em atividades que apresentem maior dificuldade na execução, visualizando a importância de uma atividade no projeto global. (Figura 3.12) 40
55 Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Caminho Crítico. Fonte: Primavera P6, Gestão de Colaboração Permite que múltiplas empresas possam colaborar e trabalhar em conjunto na execução de um projeto ou programa. (Figura 3.13) 41
56 Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Gestão de Colaboração. Fonte: Primavera P6, Caminho Crítico Global do Programa As dependências cruzadas entre as atividades dos projetos facilitam o monitoramento do caminho crítico global do programa, ajudando no gerenciamento de múltiplos projetos e reduzindo possíveis riscos ao longo da execução dos mesmos Relatórios Comparativos Compara o status das atualizações recebidas a partir de várias fontes para identificar potenciais problemas ou atrasos, que terão um impacto global no programa. Utiliza o Editor de Relatórios para adicionar, editar e organizar componentes de relatório, especificando estilos de fontes, adicionando imagens, cabeçalhos, rodapés e comentários. Gera gráficos para comunicar informações que podem ser agrupadas, filtradas e formatadas de várias formas. Os gráficos incluem: gráficos de Gantt, histogramas, diagramas de atividades de rede, planilhas, 42
57 gráficos de barras, diagramas lógicos de escalas de tempo e gráficos organizacionais. (Figura 3.14) Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Relatórios Comparativos. Fonte: Primavera P6, Gestão de Baselines Gestão de baselines é uma forma de comparar as versões do calendário, os recursos e custos do plano do projeto original com o último ciclo de atualizações Calendário de Atividades Uma vez determinados os recursos do projeto, estes podem ser atribuídos ao calendário de atividades. 43
58 Acompanhamento de Tempo Através desta opção o sistema permite monitorar, captar e analisar os membros da equipe em relação ao tempo gasto em um projeto ou programa. São armazenados de acordo com cada membro da equipe, o tempo de cada tarefa a ser executada pelo recurso no projeto, fornecendo informações de controle para o gestor do projeto; bem como informações adicionais relativas a notas complementares e comentários pertinentes. (Figura 3.15) Figura Recursos da ferramenta Primavera P6 Acompanhamento do Tempo. Fonte: Primavera P6, Atualização de Atividades Através da marcação, pelos membros da equipe, das etapas das tarefas cumpridas, tem-se automaticamente o progresso percentual das atividades do projeto. 44
59 Alertas de Notícias do Projeto Notificações por automático, workgroups e alertas de notícias do projeto podem ser disponibilizados para os membros da equipe, garantindo uma comunicação eficaz para toda a equipe do projeto Microsoft Enterprise Project Management A solução de Enterprise Project Management (EPM) do Microsoft Office é baseada no Microsoft Office Project Server 2007, onde se podem usar funcionalidades aprimoradas para alocar recursos humanos e gerenciar projetos e programas, de maneira alinhada com os objetivos estratégicos. Os serviços de relatórios de dados oferecem a facilidade de apresentação em ferramentas comuns de relatórios, como o Microsoft Office Excel, entre outras. O EPM também apresenta recursos relacionados a acompanhamento das despesas ao longo do ciclo de vida dos projetos. O Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) é um ambiente colaborativo de gerenciamento de Portifólios e projetos. A Office EPM ajuda a organização a obter visibilidade, percepção e um melhor controle do trabalho, através do aperfeiçoamento da tomada de decisões, do melhor alinhamento com as estratégias de negócios, da melhor utilização dos recursos, bem como da avaliação e do aumento da eficiência operacional (Microsoft, 2009). O Office EPM Solution inclui produtos da família Microsoft Office Project 2007, tais como: Microsoft Office Project Professional 2007: fornece ferramentas de gerenciamento de projeto com a combinação de usabilidade, capacidade e flexibilidade para gerenciar projetos com maior eficiência e eficácia, através do controle do trabalho, das agendas e das finanças do projeto, o que ajuda na manutenção das equipes de projeto alinhadas. Microsoft Office Project Server 2007: possui uma plataforma flexível dando suporte aos recursos de colaboração, geração de relatórios, agendamento e gerenciamento de 45
60 recursos no Office EPM. O Office Project Server 2007 permite que as organizações centralizem o armazenamento de suas informações sobre projetos e recursos. Ele também se integra ao Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 para fornecer recursos de gerenciamento e colaboração, ajudando os membros das equipes a trabalharem em conjunto. Além disso, os usuários podem acessar dados e funcionalidades na Internet com o Microsoft Office Project Web Access. Microsoft Office Project Portfolio Server 2007: é uma solução de gerenciamento de portifólios analítica que ajuda, através das análises dos portifólios, a organização a identificar, selecionar, gerenciar e fornecer portifólios alinhados à sua estratégia de negócios. O Office Project Portfolio Server 2007 se integra ao Office Project Server 2007 para dar às organizações uma solução de gerenciamento de portifólios de projetos, acessada por meio do Microsoft Office Project Portfolio Web Access. A Figura apresenta a arquitetura da solução EPM. Figura Arquitetura do Microsoft EPM Solution Fonte: Microsoft EPM, Funcionalidades Gerenciamento de Programas e Portifólios O sistema permite o gerenciamento de portifólios de projetos e programas para ajudar no alinhando da estratégia de negócios e maximizar o retorno do 46
61 investimento. Também é capaz de gerenciar propostas simples a programas complexos de projetos, priorizando e otimizando o portifólio de projetos Gerenciamento das Atividades O sistema permite a manutenção das equipes alinhadas através da atribuição de tarefas e de relatórios baseados em calendários de ocupação, além do controle e acompanhamento na execução das tarefas (Figura 3.17). Figura Recursos do Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Gerenciamento de Atividades. Fonte: Microsoft, Atualização de Tarefas O sistema permite a atualização das tarefas pelo membro de projeto, através da marcação das etapas das tarefas cumpridas, gerando o progresso percentual das atividades do projeto. 47
62 Gerenciamento de Custos O sistema permite comparação de estimativas originais de custos, custos reais e custos projetados para ver os desvios entre os custos a qualquer momento e em qualquer nível de detalhe Indicadores de Desempenho Os indicadores de desempenho (KPIs) possibilitam uma previsão de forma próativa as saturações de custos, recursos e agendas, pois permitem avaliar rapidamente o progresso dos projetos em andamento Gerenciamento de Recursos O sistema permite o gerenciamento de recursos que podem ser compartilhados entre os diversos projetos que estejam acontecendo ao mesmo tempo, através da partilha de recursos em múltiplos projetos, nos quais serão utilizadas as mesmas pessoas, materiais ou equipamentos Alocação de Recursos O sistema permite a alocação de recursos através da atribuição do recurso à tarefa no projeto Gerenciamento de Tempo O sistema permite o gerenciamento do tempo através de quatro tipos de calendários no Microsoft Office Project: Calendários base: pode ser utilizado como um calendário do projeto e da tarefa que especifica o tempo predefinido de trabalho e o tempo livre para um conjunto de recursos. É diferente de um calendário do recurso, que especifica o tempo de trabalho e o tempo livre para um recurso individual; Calendários de projetos: calendário base utilizado por um projeto; Calendários de recursos: calendário que especifica o tempo de trabalho e o tempo livre para um recurso individual; Calendários de tarefas - calendário base que pode aplicar a tarefas individuais para controlar o respectivo agendamento e que é, geralmente, independente do 48
63 calendário do projeto ou de quaisquer calendários de recursos atribuídos. Por predefinição, todas as tarefas utilizam o calendário do projeto. É possível modificar estes calendários para definir os dias úteis e as horas para a totalidade do projeto, para grupos de recursos, para recursos individuais e para tarefas Criação de Relatórios O sistema permite a criação de relatórios e modos de exibição personalizados (como Painéis ou Scorecards), obtendo transparência em todos os portifólios de aplicativos, programas e projetos. Também permite a análise das informações e criação de relatórios predefinidos ou personalizados para exposição das informações relacionadas ao projeto (Figura 3.18). Figura Recursos do Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Criação de Relatórios. Fonte: Microsoft, Gerenciamento de Documentos Através de um repositório centralizado, o sistema permite a consolidação dos dados essenciais de todos os projetos de uma organização. 49
64 Gestão de Colaboração O sistema permite a colaboração e compartilhamento de informações essenciais ao ambiente de trabalho da equipe de projeto, através do Windows SharePoint Services Integração de Sistemas O sistema permite a integração interna para comunicação de informações relacionadas ao projeto através dos aplicativos do Sistema do Microsoft Office, como planilhas e gráficos do Excel, textos do Word e apresentações do PowerPoint Plataforma Web O sistema permite o início, planejamento e controle dos projetos por meio do Project Web Access (Figura 3.19). Figura Recursos do Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Project Web Access. Fonte: Microsoft,
65 Relatórios Comparativos de Múltiplos Projetos O sistema permite imprimir dados de diversos projetos e pode combinar múltiplos projetos numa única visão IBM Rational Portfolio Manager O IBM Rational Portfolio Manager (RPM) é um software desenvolvido pela IBM e tem como objetivo o alinhamento dos sistemas de TI e de negócios com investimentos prioritários, ajudando as empresas a automatizarem e integrarem o processo de negócio, através do planejamento e gerenciamento de projetos individuais e portfólios de projetos para atender aos objetivos corporativos. O IBM Rational Portfolio Manager coloca em prática suas estratégias de negócios automatizando o processo de ciclo de vida do portfólio de projetos, desde a identificação e priorização das oportunidades até a execução e fechamento do projeto (IBM, 2009). A ferramenta IBM RPM utiliza: Servidores IBM WebSphere, Apache Tomcat, BEAWebLogic, JBoss, SunONE, Application Server (iplanet) e Oracle Application Server; Banco de dados Oracle, IBM DB2 no AIX, Solaris, HP-UX e Windows 2000/2003; Sistemas operacionais de clientes AIX,Windows XP/2000/2003, Solaris, HP-UX, Redhat Linux e Suse Linux. O software em questão está disponível em três componentes para que se possa montar a configuração de licença que mais se ajusta à necessidade de cada usuário. Implementações do Rational Portfolio Manager freqüentemente usam uma combinação dos três componentes. Para gerentes seniores e gerentes de projetos ou programas de TI, o Rational Portfolio Manager fornece funcionalidades completas para gerência de capacidade e portfólios. Para equipes de projeto, o Rational Portfolio Manager Console é usado para rastrear e gerenciar as atividades do projeto. Para os profissionais que precisam controlar seu tempo, o Rational Portfolio Manager Time and Expense permite capturar e gerar relatórios facilmente (IBM, 2009). 51
66 Funcionalidades Gerenciamento de Portifólio O Rational Portfolio Manager permite selecionar projetos e recursos como prioridades de negócios. O painel de portifólio captura e sintetiza métricas complexas de projetos e portifólio em relatórios simples, utilizando tabelas, mapas e exibições gráficas de status e comparações. É possível analisar rapidamente os scorecards e executar análises detalhadas de ROI, payback ou breakeven utilizando vários modelos, incluindo Análise de Valor Presente (NPV), Valor Econômico Agregado (EVA) ou Taxa Interna de Retorno (IRR). Também se pode visualizar o status de recursos e capacidade, bem como variações de planejamento e orçamento. (Figura 3.20) Figura Recursos do IBM Rational Portifolio Manager Gerenciamento de portifólio. Fonte: IBM,
67 Gabaritos e Artefatos Reutilizáveis O sistema fornece uma estrutura para reutilizar gabaritos e modelos de processo, através da captura, adoção e reutilização de modelos de trabalho, planos de projetos e produtos de trabalhos otimizados Relatórios Integrados O sistema permite a criação de relatórios integrados de gestão financeira, tempo e custo Gerenciamento de Recursos O sistema permite manter um modelo das competências na empresa, dos recursos afetados, do inventário de habilidades, da carga de trabalho total e da demanda por recursos. Sua funcionalidade de planejamento de capacidade e de recursos ajuda a otimizar o uso de habilidades para que os recursos mais utilizados estejam alinhados com os projetos de alta prioridade Medidas de Desempenho O sistema permite o monitoramento do desempenho dos membros da equipe através de comparativos de tempo x custo Gerenciamento de Finanças O Rational Portfolio Manager fornece aos gerentes de projeto a capacidade de estimar custos e, em seguida, posiciona-los ao longo do tempo de duração do projeto. Como exemplo, para facilitar a captura e o acompanhamento de despesas incorridas e comprometidas, ele permite que os usuários insiram facilmente informações de tempo e despesas associados a centros de custo apropriados por meio de uma entrada de despesa intuitiva e uma interface de relatório. O benefício dessa captura integrada é que o tempo e as despesas podem ser vistos no contexto das tarefas e atividades do projeto. Centralizando o relatório de despesas do projeto, as variações do custo são calculadas em tempo real, para que se possa reduzir os riscos potenciais do projeto e a utilização de contingências. Conforme os participantes do projeto fazem as despesas, esse software calcula o orçamento 53
68 restante para despesas em cada centro de custo e exibe a variação associada em cada orçamento Gerenciamento de Problemas e Riscos O sistema gerencia os problemas e riscos catalogando-os de forma centralizada. Cada risco identificado é descrito e medido com base na classificação de impacto, probabilidade e precisão na Matriz de Classificação de Riscos. O banco de dados de riscos identifica cada um e permite o cálculo do impacto financeiro em cada uma das áreas do projeto. Os problemas do projeto são identificados, registrados e respondidos gerando ações e tarefas. Para cada problema, o membro de equipe pode definir ações propostas, identificar as áreas afetadas e a intensidade do impacto Integração de Sistemas O sistema permite escrever e editar planos de projetos no Rational Portfolio Manager ou aproveitar a funcionalidade de importação e exportação para trabalhar com projetos criados no Microsoft Project Professional 2000/2002/ Gerenciamento de Trabalho e Colaboração O sistema fornece um mecanismo de controle de trabalho colaborativo integrado para gerenciar todo o fluxo de trabalho dos projetos, a partir da utilização da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), como base para fornecer aos gerentes de projeto e aos membros da equipe acesso a todas as informações sobre o projeto. Da mesma forma, para fornecer aos gerentes e participantes do projeto informações sobre acontecimentos e variações no momento oportuno, o Rational Portfolio Manager utiliza notificações de estado e condições de disparo, configurados por projeto. Quando acontecem eventos ou mudanças específicas, os participantes relevantes são notificados por . 54
69 3.5. GMP Gerenciador de Múltiplos Projetos Desenvolvido pelo CIn Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco, o Gerenciador de Múltiplos Projetos (GMP) é um software para gerenciamento de projetos cujo propósito principal é auxiliar os gerentes de projeto no seu trabalho dentro de um ambiente de múltiplos projetos. Esta ferramenta está baseada em um módulo principal, acessível via internet ou intranet. O GMP é um sistema de gerenciamento de projetos voltado para ambientes corporativos nos quais há a execução de vários projetos simultaneamente, compartilhando recursos escassos como tempo, pessoas e investimentos. Através de uma interface gráfica web bastante simples de usar, os gerentes de projeto podem acompanhar em tempo real o andamento de todos os projetos sob sua responsabilidade de maneira mais precisa e eficiente (GMP, 2009). É um software baseado em um framework open source de gerenciamento de projetos conhecido como dotproject. O dotproject é desenvolvido em PHP3 em conjunto com o sistema gerenciador de banco de dados MySQL4 e executa sobre o servidor web Apache (GMP, 2009). A ferramenta em questão poderá ser instalada em um servidor web com acesso à internet e utiliza: O servidor Apache com o PHP versão ou superior instalado; O banco de dados MySQL 4.1 ou superior; O sistema operacional Windows XP Professional, preferencialmente com todas as suas correções implantadas Funcionalidades Controle de Custo dos Projetos O GMP possui um controle rígido do orçamento e dos gastos reais do projeto, permitindo tomadas de decisão mais eficazes através de índices como valor planejado, custo real, valor agregado, variância de custos, variância de cronograma, índice de performance de custos, estimativa de conclusão do projeto e índice de performance do cronograma (Perrelli, 2003). 55
70 Controle do Progresso Funcional dos Projetos Acompanhamento do percentual de progresso funcional de cada projeto, como mostra a Figura 3.21, baseado no percentual de conclusão de cada requisito, quantidade de classes desenvolvidas, quantidade de linhas de código implementadas, quantidade de subsistemas, número da iteração em que se encontra o projeto (somente para projetos desenvolvidos sob a perspectiva de desenvolvimento iterativo e incremental), entre outros fatores (GMP, 2009). Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos- Controle do progresso do projeto. Fonte: GMP, Gráficos comparativos de acompanhamento dos projetos O programa permite a visualização de um gráfico comparativo de evolução dos projetos em andamento que estejam cadastrados no sistema. 56
71 Gerenciamento de Usuários, Clientes, Empresas e Projetos Permite que seja mantida uma base de dados dos usuários que possuem acesso ao sistema, os clientes, as empresas fornecedoras e terceirizadas e os projetos contratados, como mostra a Figura Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Gerenciamento de usuários, clientes empresas e projetos. Fonte: GMP, Gerenciamento de permissões de acesso O GMP permite que diferentes usuários tenham permissões de acesso liberadas ou restritas a determinados módulos do sistema que dizem respeito ao projeto em que estão trabalhando, como demonstra a Figura Um mesmo usuário pode ter permissões 57
72 diferentes para cada projeto em que esteja trabalhando. Isso garante maior segurança às informações confidenciais do projeto (GMP, 2009). Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Gerenciamento de permissões de acesso. Fonte: GMP, Notificação de Tarefas via As tarefas de cada membro do projeto são informadas automaticamente através de notificações enviadas por para os mesmos, aumentando a eficácia do processo de comunicação de responsabilidades aos membros do projeto. (GMP, 2009) 58
73 Visualização do Cronograma dos Projetos através de Gráficos de Gantt O fluxo de tarefas e como elas estão distribuídas no tempo alocado para o projeto podem ser visualizados graficamente através de Gráficos de Gantt, um dos recursos visuais mais utilizados na atividade de gerenciamento de projetos (GMP, 2009) Lista de Contatos O GMP registra uma lista de contatos de cada usuário atuando como uma agenda de endereços em que os usuários podem consultar e obter rapidamente informações importantes de seus contatos, como representado na Figura Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Lista de contatos. Fonte: GMP,
74 Fórum de discussão Nos fóruns de discussão os membros dos diversos times de projeto podem trocar informações entre si, como representa a Figura Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Fórum de discussão. Fonte: GMP, Bug report Como representado na Figura 3.26, o GMP permite que sejam registrados chamados de ocorrência de qualquer natureza que estejam impedindo o fluxo de desenvolvimento normal do projeto, permitindo que fique registrado a prioridade de solução do problema e o que foi feito pra solucioná-lo (GMP, 2009). 60
75 Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Bug Report. Fonte: GMP, Base de Lições Aprendidas Como representado na Figura 3.27, a ferramenta GMP permite a criação de uma base de dados com as lições aprendidas durante a execução dos projetos. Esta base serve para consultas futuras para auxiliar na resolução de problemas similares que possam ocorrer em outros projetos. 61
76 Figura Recursos do GMP - Gerenciador de Múltiplos Projetos Lições aprendidas. Fonte: GMP, Transparência para os Stakeholders Através do GMP, os stakeholders dos projetos (pessoas que participam ou que serão afetadas direta ou indiretamente pelo projeto) podem acessar os detalhes gerais do andamento dos projetos de qualquer lugar e a qualquer horário, desvinculando a relação restrita de obter informações apenas no horário comercial de trabalho (GMP, 2009) Suporte na Alocação de Pessoas O GMP apresenta graficamente a disponibilidade dos funcionários da organização de acordo com o intervalo de tempo definido pelo gerente de projetos para a realização de uma determinada atividade. Esta disponibilidade dos funcionários leva em conta não só as atividades que o funcionário tem dentro do projeto no qual o gerente está cadastrando a atividade, mas também todos os outros projetos em que o funcionário esteja envolvido. Se o 62
77 funcionário está totalmente ocupado no intervalo de tempo estipulado, ele é exibido através de um ícone vermelho. Se estiver parcialmente ocupado, ou seja, alocado para alguma outra atividade em parte do tempo destacado para a nova atividade, ele é identificado através de um ícone amarelo. Se o funcionário estiver disponível, ele é mostrado através de um ícone verde. Isto evita a sobrecarga ou a ociosidade dos funcionários, tornando a alocação de recursos bem mais eficaz. Através do GMP, também é possível alocar pessoas remotamente distribuídas para realizarem parte de um projeto (modelagem, programação, teste, etc), em equipes distribuídas e em outras organizações (GMP, 2009) Modelo de Referência para Ferramentas de Gerenciamento de Múltiplos Projetos O Modelo de Referência para Ferramentas de Gerenciamento de Múltiplos Projetos foi criado a partir do levantamento teórico relacionado a gerenciamento de múltiplos projetos e da análise detalhada das ferramentas apresentadas neste capítulo. O Modelo de Referência em questão trata apenas das áreas de escopo, tempo, custo e comunicação. A Tabela 3.1 representa a relação das características das ferramentas de múltiplos projetos analisadas anteriormente. Tabela 3.1a. Características das Ferramentas de Múltiplos Projetos Analisadas Ferramentas Plandora Primavera P6 Microsoft EPM IBM Rational Características C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 GMP 63
78 Tabela 3.1b. Características das Ferramentas de Múltiplos Projetos Analisadas C13 C14 C15 C16 C17 C18 C19 C20 C21 C22 C23 C24 C25 C26 C27 C28 C29 C30 C31 C32 C33 C34 C35 C36 C37 C38 C39 C40 C41 C42 C43 C44 C45 C46 C47 C48 64
79 Tabela 3.2a. Lista de Características das Ferramentas de Múltiplos Projetos Analisadas Lista de características C1 Usuário Cadastrado faz parte de Vários Projetos C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C13 C14 C15 C16 C17 C18 C19 C20 C21 C22 C23 C24 C25 Gerenciamento de Usuários, Clientes, Empresas e Projetos Gerenciamento de permissões de acesso Lista de Contatos Estruturação de Projetos Hierárquicos Múltiplos Papéis Caminho crítico (buffer de segurança) Customização do Formulário através de Meta Campo Gerenciamento de Tempo (Tempo Estimado x Tempo Realizado) Gestão de Baselines Importar e Exportar Tarefas Indicadores de Desempenho Criação do Project Charter Biblioteca de Planos de Projetos Utilização do Diagrama de Gantt Gerenciamento de Custos Gráficos comparativos de acompanhamento dos projetos Relatórios de Projetos Dependência Cruzada entre Projetos Relatórios Comparativos de múltiplos projetos Customização de Relatórios Gestão de Portifólios Gestão de Colaboração Fórum de Discussões Alertas a Eventos do Sistema C26 Notificação de Tarefas via C27 Alertas de Notícias do Projeto COMUNICACÃO C28 C29 C30 C31 C32 Solicitações dos Usuários (internos ou externos) Histórico de Solicitações Avaliação das Solicitações Gerenciamento das Atividades Calendário de Atividades 65
80 Tabela 3.2b. Lista de Características das Ferramentas de Múltiplos Projetos Analisadas C33 Visualizar Tarefas e Históricos das Tarefas C34 Atualização de Atividades C35 Monitoramento das Tarefas pelo Líder C36 Gerenciamento de Recursos C37 Gerenciamento de Recursos Humanos C38 Planejamento da Capacidade de Recursos C39 Alocação de Recursos C40 Atrelar Custos aos Recursos C41 Integração de Sistemas C42 Plataforma Web C43 Gabaritos e Artefatos Reutilizáveis C44 Gerenciamento de Documentos C45 Base de Lições Aprendidas C46 Controle do Progresso Funcional dos Projetos C47 Gerenciamento de Problemas C48 Bug report Gestão de Portifólios No ambiente de múltiplos projetos é essencial a identificação e a seleção das carteiras que melhor se alinham à estratégia da organização, detectando a viabilidade de acordo com os recursos disponíveis, de forma a dar uma maior garantia do retorno dos investimentos. Uma ferramenta de gestão de múltiplos projetos deve poder identificar os projetos corretos de acordo com os objetivos de cada empresa, através de um processo de priorização e direcionamento de recursos, condizente com a realidade de cada organização Gestão de Custos Uma ferramenta de gestão de múltiplos projetos deve ser capaz de dar informações, estimativas e variações de custo em tempo real para o acompanhamento dos diversos projetos em andamento, de forma a facilitar o controle dos mesmos, através de comparações entre as estimativas iniciais e os custos reais, e ainda a estimativa de custo para término de cada projeto. 66
81 Gestão de Recursos É importante em uma ferramenta de múltiplos projetos, a criação de uma base de dados com informações dos recursos de uma organização, para ajudar na otimização da utilização dos mesmos nos vários projetos em andamento, desta forma os recursos (pessoas, materiais ou equipamentos) podem ser compartilhados entre os diversos projetos em andamento. Através de informações como: inventário de habilidades, carga de trabalho total, demanda por recurso, capacidades dos recursos, custos dos recursos e alocação dos recursos, pode-se ter um controle maior da partilha de recursos nos múltiplos projetos de uma organização. Gerenciamento de Recursos Humanos O sistema deve permitir o gerenciamento dos recursos humanos através do agrupamento de papéis e competências organizados hierarquicamente, para facilitar o a escolha, o pedido e a utilização desses recursos pelos gerentes de projetos, nos diversos projetos em andamento na organização. Alocar Recursos Humanos No ambiente de múltiplos projetos alocar e realocar recursos deve ser uma prática comum, desta forma é importante que se tenha um controle bastante rígido desta atividade. Para isso torna-se necessário que o sistema gerencie de forma eficiente a atribuição dos recursos as tarefas nos diversos projetos. Planejamento da Capacidade dos Recursos A ferramenta deve permitir o controle e o acompanhamento da oferta e da procura dos recursos, além de poder definir e planejar a utilização de recursos críticos, identificando e destacando as deficiências e as necessidades de acordo com as características de cada organização. Atrelar Custos aos Recursos O sistema deve ser capaz de atrelar custo aos recursos, através de identificações de valores de homem/hora, máquina/hora e custos com matérias em geral Gestão de Atividades 67
82 O gerenciamento de atividades em uma ferramenta de múltiplos projetos deve abranger a criação de um calendário de atividades por projeto, a atualização dessas atividades pelos recursos e o monitoramento dessas atividades pelo gerente de projetos responsável. Também deve permitir ao gerente de múltiplos projetos a visualização de uma forma geral de todos os projetos em andamento Gestão de Tempo O sistema deve permitir o controle do tempo gasto pelos recursos em cada atividade do projeto, e conseqüentemente nos projetos de uma forma geral. Deve permitir também o controle do tempo estimado versus o tempo gasto para cada atividade e por diferentes recursos, forma a facilitar a comparação de tarefas similares feitas por recursos diferentes. E deve dar ao gerente de múltiplos projetos uma noção geral, relativa a tempo, da utilização dos recursos nos diversos projetos em andamento Gestão de Comunicação A gestão de comunicação de ferramenta de múltiplos projetos deve permitir que informações necessárias para o bom andamento dos projetos sejam preservadas e a comunicação entre os membros de projetos sejam monitoradas e utilizadas para controle das atividades como um todo. O gerente de projetos deve ter acesso a informações relevantes que possam atrasar os projetos de sua responsabilidade. Assim como o gerente de múltiplos projetos deve ter informações de uma forma geral de todos os projetos em andamento e poder através dessas informações extraídas da comunicação entre membros de projetos saber quais os projetos estão apresentando atrasos e o motivo desses atrasos Gestão de Colaboração A ferramenta deve apresentar uma gestão de colaboração que permita e facilite o trabalho colaborativo entre membros de projetos e também entre organizações, fornecendo acesso a informações sobre acontecimentos e variações em tempo real, utilizando notificações de estado e condições específicas de disparos, através mensagens ( ), de acordo com as configurações de cada projeto Gestão de Problemas 68
83 O sistema deve permitir que os membros e gerentes de projetos registrem os problemas dos diversos projetos em andamento, facilitando ações para solucionar os mesmos, identificando as áreas afetadas e o impacto causado por eles Discussões on-line Uma ferramenta de múltiplos projetos deve ser capaz de criar espaços virtuais para discussões on-line, como fóruns de discussões, que devem permitir aos usuários em geral debater sobre os projetos, atividades, problemas e soluções dos diversos projetos em andamento de uma forma geral Gestão de Documentos O gerenciamento de documentos em uma ferramenta de múltiplos projetos deve permitir a manutenção de informações essenciais ao desenvolvimento dos projetos, através o armazenamento dos documentos associados aos projetos, ajudando a manter o controle das atualizações dos mesmos Indicadores de Desempenho O sistema deve ter indicadores de desempenhos que facilitem o controle do progresso dos diversos projetos de uma organização. Esses indicadores de desempenho devem fornecer previsões de custo e tempo, comparando estimativas e com o desempenho real das atividades dos projetos Comparação entre Projetos A ferramenta deve permitir a comparação entre projetos a partir da criação de relatórios comparativos entre os diversos projetos em andamento em uma organização. Também deve mostrar a dependência cruzada entre projetos e o impacto que um projeto pode causar sobre os outros Plataforma Web O desenvolvimento das ferramentas em plataforma web é essencial para o acompanhamento dos múltiplos projetos de uma organização, pois devem permitir que 69
84 informações sejam processadas em tempo real e acessadas de diversos locais através de acesso a internet. Este modelo será utilizado no quinto capítulo deste mesmo trabalho como um modelo de referência para comparação entre as cinco ferramentas apresentadas anteriormente e o Open GMP, ferramenta criada a partir da melhoria de requisitos do GMP. 70
85 4. Requisitos para o Open GMP Este capítulo apresenta a estrutura modular do Open GMP e a descrição detalhada dos seis novos módulos criados para esta ferramenta. Um projeto é considerado como bem sucedido quando atinge seus objetivos em três parâmetros básicos: seu prazo de finalização, seu orçamento e seu escopo. Todavia estatísticas mostram que a grande maioria dos projetos falha em pelo menos um desses aspectos, quando não em todos (Csillag, Rodrigues e Calia, 2006). A pressão do mercado determina que os projetos sejam completados mais rápidos, mais baratos e com melhor qualidade. Segundo Freitas (2004), uma organização dificilmente consegue sobreviver através de um único projeto, ela precisa conduzir diversos projetos, simultaneamente, a fim de levantar fundos que cubram seus custos, principalmente quando os projetos não caminham conforme o planejado. É inserido neste contexto que surge a necessidade da criação de uma ferramenta voltada para o gerenciamento de múltiplos projetos, onde os recursos são divididos entre diversos projetos e o controle de prazo, tempo e custo, torna-se essencial para a sobrevivência destas organizações. O Open GMP será uma ferramenta desenvolvido através da criação de novos requisitos e melhoria de requisitos existentes do software GMP, desenvolvido no CIn - UFPE (Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco), inicialmente criado para desenvolvimento de software, nesta nova versão, direcionado a gerenciamento de qualquer tipo de projeto Metodologia para Definição dos Requisitos do Open GMP A metodologia utilizada para definição dos requisitos do Open GMP foi inicialmente um levantamento da literatura relacionada a múltiplos projetos e ferramentas de múltiplos projetos existentes no mercado, além da análise detalhada da documentação existente do GMP, verificando-se assim possíveis melhoramentos e acréscimos de requisitos e funcionalidades necessários para a nova versão do GMP, o Open GMP. 71
86 As ferramentas escolhidas analisadas foram selecionadas a partir de características específicas de cada uma, no caso da ferramenta Plandora a sua principal característica foi o fato de ser uma ferramenta open source, desenvolvida em plataforma livre, utilizando a linguagem java e banco de dados MySQL. As outras ferramentas foram escolhidas por serem as mais conhecidas e se destacarem por serem as mais completas. A partir da análise comparativa entre as ferramentas, Plandora, Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management, Microsoft Enterprise Project Management, IBM Rational Portifolio Manager e o Gerenciador de Múltiplos Projetos GMP, onde foram identificados os requisitos funcionais de cada ferramenta, pudemos identificar algumas funcionalidades que se fazem necessários no GMP. De acordo com os estudos realizados anteriormente foram criados seis novos módulos para o Open GMP, através da criação de funcionalidades ligadas a comunicação e recursos humanos, e melhoramento de funcionalidades relacionadas à comparação entre projetos, gerenciamento de atividades, gestão de tempo, ambiente de múltiplos projetos, gestão de custos e indicadores de desempenho Estrutura Modular do Open GMP A Estrutura Modular (Figura 4.1) do Open GMP é representada pelo GMP somada a seis novos módulos, que surgiram através de acréscimos de requisitos funcionais e modificações de alguns requisitos funcionais já existentes no GMP. Os módulos propostos para o Open GMP estão relacionados abaixo: Módulo de Atividades; Módulo de Recursos Humanos; Módulo de Comunicação; Módulo de Gerenciamento de Tempo; Módulo de Gerenciamento de Custos; Módulo de Relatórios Comparativos de Múltiplos Projetos. 72
87 Figura 4.1. Estrutura Modular do Open GMP 4.3. Módulo de Atividades O Módulo de Atividades (Figura 4.2) para o Open GMP controla as tarefas e os recursos humanos que irão desempenhar essas tarefas, através da estimativa em horas necessárias para realização de determinada tarefa e o responsável por essa tarefa, comparando esta estimativa com o tempo real utilizado para a execução da tarefa em questão, gerando relatórios de desempenho da tarefa e relatórios de avaliações realizadas pelo gerente de projeto responsável. Também controla tarefas paralelas e tarefas interdependentes no mesmo projeto, através de um cronograma de alteração automática em caso de atraso ou adiantamento de tarefas interdependentes. O gerente de projeto terá acesso a um relatório com as atividades do projeto e os responsáveis por cada atividade, informando o percentual de conclusão de cada uma x duração estimada de cada atividade, utilizando as cores: VERDE representando FOLGA, indicando que existe tempo maior que o necessário para finalização da tarefa; 73
88 AMARELO representando LIMITE, indicando que o tempo está no limite permitido para o término da tarefa em questão; VERMELHO ACIMA DO PRAZO ESTIMADO representando que o tempo já ultrapassou o prazo delimitado para aquela determinada tarefa. Figura 4.2. Diagrama do Módulo de Atividades do Open GMP 4.4. Módulo de Recursos Humanos O Módulo de Recursos Humanos (Figura 4.3) para o Open GMP facilita ao gerente de projetos e gerente de múltiplos projetos a gerencia de seus projetos em relação a recursos humanos a partir de informações como: Tipo de recurso: se é funcionário da organização, prestador de serviço (autônomo), empresas parceiras ou prestadoras de serviço; Nome; 74
89 Especialidade; Carga horária total dedicada; Valor por hora; Projeto que participa; Tempo ocupado; Tempo disponível; Calendário de ocupação; Avaliação feita pelo gerente de projeto de cada tarefa executada. Figura 4.3. Diagrama do Módulo de Recursos Humanos do Open GMP O sistema também permite que o gerente de múltiplos projetos e gerente de projetos tenha acesso a relatórios de desempenho com base nas tarefas assumidas (tempo estimado x tempo real; relação: custo x tempo x desempenho). Além de um relatório com a média das notas recebidas em cada tarefa executada para cada membro de projeto, criando assim uma nota para cada pessoa, facilitando na escolha dos recursos humanos para as atividades pelos gerentes de projetos nos futuros projetos. 75
90 4.5. Módulo de Comunicação Uma pesquisa conduzida pela empresa de consultoria e treinamento em gerência de projetos PCI Global e publicada pelo PMI Project Management Institute na revista PM Network, edição de junho de 2005, com duração de um ano, tendo como alvo grandes empresas americanas, teve como resultado a constatação de que muitos membros de equipes, inclusive gerentes, não tinham informações básicas de seus projetos, como: prazo (44%), orçamento (64%), etc. Esta pesquisa concluiu que a principal causa deste resultado foi por problemas de comunicação, como demonstrado nas figuras 4.4 e 4.5. No Brasil, a situação não é diferente: a gestão da comunicação ainda é muito negligenciada, o que é reforçado pelo estudo apresentado no "Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005", realizado pelo PMI-Rio. Uma das conclusões do estudo foi que a "comunicação" é o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento dos projetos (o primeiro é "riscos"), sendo considerado apenas por 37% das 80 empresas brasileiras pesquisadas. O mesmo estudo indica que a "comunicação" é percebida como sendo o segundo maior fator de problemas em projetos (segundo 71% das empresas pesquisadas), estando atrás apenas do fator "prazo" (72%) (Souza Jr., 2006). Figura 4.4. Aspectos considerados no planejamento. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio,
91 Figura Problemas mais freqüentes em projetos. Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio, Considerando as duas causas de problemas mais frequentes (prazo e comunicação), é válido ressaltar que uma parcela razoável dos problemas de prazo está diretamente relacionada com problemas de comunicação. Isso pode ser facilmente entendido ao se considerar que, sem informação confiável e no tempo adequado, a tomada de decisões fica seriamente prejudicada, quando não inviável, e os problemas se acumulam em vez de serem resolvidos, o que em muitos casos afeta negativamente os cronogramas (GALVÃO, 2005). Segundo Souza Jr. (2006), os principais objetivos do processo 10.1 (Figura 4.6) são identificar pró ativamente as necessidades de comunicação dos interessados (stakeholders) e definir a forma mais adequada para a sua distribuição. Tais requisitos devem ser devidamente documentados em um Plano de Gerência das Comunicações. O que é planejado no processo é colocado em prática durante a fase de execução do projeto e as informações relevantes devem ser efetivamente distribuídas para os interessados, nos momentos adequados. O Relato de Desempenho envolve a coleta e distribuição periódica de dados relacionados com o desempenho do projeto. Souza Jr. (2006) defende que o processo de Planejamento das Comunicações deve produzir uma única saída: o Plano de Gerência das Comunicações, que é um documento subsidiário ao Plano do Projeto. Para Galvão (2005), uma definição simples, porém adequada para o plano de comunicação é: "Um documento que descreve quem, o que, quando, onde e como das comunicações do projeto". O PMBOK Terceira Edição ressalta que este documento 77