O que é PRINCE2? #MetodologiasGP • TRENTIM | Gestão & Projetos
Mario Trentim outubro 20, 2015 Gestão e Produtividade
PRINCE2 ® (Projects IN Controlled Environments) é uma metodologia de gerenciamento de projetos desenvolvida pelo Governo Britânico (Office of Government Commerce – OGC) e, atualmente, mantida pela Axelos.
Trata-se de uma abordagem passo a passo para gerenciar projetos que está baseada em Princípios, Temas e Processos que está resumida no video a seguir.
Nas palavras do nosso amigo Fabio Cruz:
O principal propósito do manual "Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″ é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como: O que se espera de mim? O que o gerente de projetos faz? O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado? Que decisões espera-se que eu tome? De que informações preciso e que informações devo fornecer? A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação? Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?
Figura 1 – PRINCE2 Princípios, Temas e Processos (Fonte: Axelos)
Princípios são orientações obrigatórias, diretrizes, que guiam e caracterizam o uso da metodologia PRINCE2. Temas são os aspectos que precisam ser gerenciados nos projetos PRINCE2. Processos são conjuntos de atividades, ferramentas e técnicas que norteiam o passo-a-passo da metodologia em sua aplicação.
Projetos produzem resultados que entregam benefícios. A justificativa contínua do negócio significa que o projeto deve ser avaliado durante todo o seu ciclo de vida quanto a aspectos de necessidade, justificativa e benefícios.
Histórico e lições aprendidas são grandes ferramentas para alavancar positivamente o gerenciamento dos projetos. PRINCE2 encoraja que essa "reflexão" ou aprendizado com experiências passadas sejam feitos desde o início do projeto.
Em PRINCE2, temos papéis definidos em três grandes áreas: Negócios (Sponsor), Cliente (Senior User / Client) e Técnico (Senior Supplier). O patrocinador é responsável pelos benefícios e pelo alinhamento estratégico (Negócio). Além disso, temos um representante do cliente (interno / externo) e usuários, que são os guardiões dos requisitos e necessidades. Finalmente, temos um responsável técnico pela construção e entrega do produto final, que é chamado de fornecedor (interno / externo).
"Dividir para conquistar" é um lema antigo. Em gestão de projeto, o gerenciamento por estágios permite maior controle através de revisões (checkpoints), redução dos riscos e maior flexibilidade.
Ao definir papéis e responsabilidades, PRINCE2 proporciona um novo princípio que é o gerenciamento por exceção. Cada um dos níveis hierárquicos do projeto ter sua própria faixa de autoridade, devendo envolver os níveis superiores apenas em casos que estejam fora da tolerância.
PRINCE2 separa muito bem os aspectos de gestão dos aspectos técnicos. O foco é sempre no produto. Todos os princípios, temas e processos devem colaborar para a entrega de um produto funcional e útil que atenda às necessidades das partes interessadas.
Por fim, cada projeto é um projeto. PRINCE2 sugere melhores práticas e ferramentas, sem deixar de mencionar o fato de que cabe ao gerente do projeto customizar e adaptar à sua realidade (tailoring).
Business case é um aspecto fundamental que precisa ser acompanhado pelo gerente do projeto e pelo Board do projeto.
Diferentes estruturas organizacionais trazem desafios para os projetos. É responsabilidade do gerente do projeto prestar atenção a esses detalhes.
Requisitos de qualidade, padrões e a melhoria contínua também merecem atenção do gerente do projeto e da sua equipe.
A documentação do projeto garante consistência e aumenta as chances de sucesso do projeto. Não devemos burocratizar o projeto, porém não podemos deixá-lo sem documentação suficiente. O gerente e a sua equipe vão definir o que é necessário ao seu projeto em particular.
Risco é inerente aos projetos. Porém, identificar, analisar e responder aos riscos corretamente é um diferencial competitivo. Portanto, o gerente do projeto e a sua equipe devem usar ferramentas adequadas e dar atenção oportuna aos riscos do projeto.
Quanto mais longo o projeto, maior a chance de mudanças. É difícil ter projetos que não sofram mudanças. A mudança não é ruim, mas deve ser gerenciada formalmente através de um controle integrado de mudanças.
Status, performance e progresso do projeto provêem ferramentas para a tomada de decisão em torno de desvios e variações. Além disso, permitem fazer previsões e ajustes tempestivos.
Startup, usualmente, é a fase de pré-projeto em que identificamos a necessidade do projeto, podendo incluir estudos preliminares, análise de viabilidade e outros aspectos. Esse processo culmina na elaboração do Outline Business Case, que corresponde a um Termo de Abertura ou documento formal de início do projeto.
Concluído o startup do projeto, onde foram envolvidos o Sponsor do Negócio, o Representante do Cliente / Usuários e o Representante do Fornecedor (Responsável Técnico), está constituído o Board do projeto. O patrocinador tem especial importância aqui, sendo responsável por nomear, apoiar e supervisionar o gerente do projeto para atingir os objetivos de negócios, entregando os benefícios prometidos no Business Case.
O Gerente do Projeto pode ou não estar envolvido no processo Starting Up. Geralmente, ele é designado ao final desse processo. O Gerente do Projeto deverá revisar o Business Case e elaborar o planejamento do projeto, dividindo-o em estágios ou fases com entregas bem definidas.
A cada transição de estágio, temos um processo para analisar os resultados, atualizar o Business Case, realizar mudanças e replanejamento (caso necessário) e prover informações para a aprovação do estágio seguinte. Os estágios podem ser planejados em ondas sucessivas, com um planejamento mais detalhado ocorrendo nas transições.
Durante um estágio ou fase, é trabalho do gerente de projetos monitorar e controlar o progresso e a performance, havendo diferentes ferramentas para isso. Pelo princípio do Gerenciamento por Exceção, o gerente do projeto vai envolver o patrocinador apenas nas decisões que estejam fora de sua autoridade ou limites de tolerância.
A cada estágio, temos os processos de gestão (Gerente do Projeto – Controlling a Stage) e os processos orientados à construção do produto (Managing Product Delivery). Esse processo é de responsabilidade de um líder técnico ou líder de equipe e consiste em detalhar, organizar e acompanhar a construção do produto.
Ao término do projeto, tendo sido encerrados os estágios anteriores, é necessário fazer o encerramento formal do projeto, lições aprendidas, finalização de contratos e atividades administrativas. Neste momento, devemos confirmar mais uma vez que os benefícios prometidos no Business Case atualizado foram cumpridos e fazer a transição do produto para o cliente final, área de produção ou outros.
Figura 2 – PRINCE2 Processos (Fonte: OGC, 2009)
O que eu acho mais interessante nesta abordagem é a clareza com que estão separados os processos de gestão dos processos técnicos ou processos orientados ao produto, conforme podemos ver a seguir.