A importância do mapeamento de processos em imobiliárias
Listar e mapear os processos da imobiliária é essencial para entender o que deve ser feito para alcançar resultados de maneira sistemática, eficaz e escalável. Os dados são mais do que uma simples lista de atividades, eles apresentam a forma como a empresa está lidando com o mercado e com as suas intempéries, assim como com seus funcionários e clientes.
Como os profissionais da sua imobiliária se relacionam com os clientes? Como é feita uma locação ou uma venda desde o primeiro momento até a assinatura do contrato? O que é necessário para que determinada atividade seja desenvolvida com eficácia? Quais estratégias funcionam para a sua empresa e quais já estão ultrapassadas? Essas informações são o alicerce do mercado imobiliário e, por isso, mapear processos pode ajudá-lo a perceber os desdobramentos de cada uma dessas atividades, tornando as ações calculadas e eficazes.
Outra vantagem do mapeamento de processos em imobiliárias é a padronização das etapas de trabalho, o que é muito útil para capacitar e integrar um novo funcionário à empresa, além de minimizar erros e atrasos e ampliar a escalabilidade do negócio.
Separar um tempo para desenhar como a empresa funciona ajuda a refletir sobre o que pode ser aprimorado.
Você sabe o que é mapeamento de processos?
"Mapeamento de processos" consiste em mapear os processos que entram em uma empresa, o seu desenvolvimento e como eles "saem", impactando o cliente.
Em uma análise rápida, podemos dizer que em uma imobiliária entram clientes com imóveis para serem vendidos ou alugados, clientes que têm interesse em compra ou aluguel, documentações e, ao fim do processo, temos a venda ou o aluguel como resultado.
De acordo com algumas metodologias de mapeamento de processos, como o "Seis Sigma" e o "Lean Manufacturing", o mapeamento pode ser ancorado em três etapas:
1. Determinar o processo e a ferramenta de mapeamento utilizada
O que significa conhecer o que se está mapeando e o porquê desse mapeamento. No caso de uma imobiliária, conhecer a sua estrutura de funcionamento, os limites (até onde podemos mapear?) e estabelecer o objetivo: queremos mais agilidade na análise de documentação, queremos mais clientes captados em menos tempo etc.
Uma vez que entendemos o básico, partimos para a determinação do nível de detalhe que o mapa possuirá. Tendemos a crer que quanto "mais informações melhor", mas, aqui, o que importa é a eficiência das informações apresentadas. Na prática, construiremos um modelo gráfico de como os processos funcionam desde o momento em que entram na imobiliária.
3. Verificação e validação do mapa do processo
A etapa "final", na verdade, é uma etapa cíclica, pois a validação do mapa de processo acontece constantemente. Mudanças na estrutura do mapa podem ocorrer em decorrência da prática, pois muitas vezes o modelo que temos em mente é diferente do que funciona, na prática, na imobiliária.
Após a construção de um modelo de mapeamento de processos, temos uma excelente ferramenta para estruturar mudanças positivas na imobiliária. Existe algo que não está funcionando? Existe algo que pode melhorar?
Criando o mapeamento de processos em imobiliárias
Para fazer o mapeamento de processos, é necessário ter noção de todas as etapas dos processos da imobiliária, que vão desde a captação de clientes e imóveis até a venda, aluguel e administração. A seguinte estrutura pode ser seguida:
1 – Identificar os objetivos do processo
2 – Identificar os clientes
3 – Identificar as entradas e componentes do processo
4 – Identificar as saídas do processo
5 – Determinar os limites do processo
6 – Documentar o processo atual
7 – Identificar melhorias que podem ser feitas
É natural que muitas imobiliárias paguem por uma assessoria especializada para fazer o mapeamento de processos, embora também possa ser feito com paciência e entendimento processual.
Utilizando o mapeamento de processos para fazer a sua imobiliária prosperar
Com o mapeamento de processo concluído, está na hora de melhorar o que está feito e propor novas soluções para problemas atuais. Utilize questionamentos para guiá-lo até resoluções coerentes com os valores da empresa.
Alguns questionamentos interessantes são:
1 – A estratégia adotada até agora tem gerado resultados?
2 – Quais etapas do processo de aluguel e compra podem ser otimizados?
3 – Como fazer com que o cliente seja impactado de forma mais fácil pelos seus anúncios?
4 – Como aumentar a integração e motivação da equipe nos processos?
5 – Como a tecnologia pode fazer com que a imobiliária cresça?
Imagine que a imobiliária é um grande sistema que trabalha em sinergia. Para o bom funcionamento, todas as partes devem estar integradas! A principal maneira de eliminar empecilhos e tornar processos mais rápidos é eliminar do caminho os obstáculos.
Utilize a modelagem de processos a favor de sua empresa: analise e planifique todas as etapas do trabalho de cada equipe. Elabore manuais, ouça todos os funcionários, peça colaboração de todos os envolvidos nos procedimentos diários da empresa e faça reuniões para elaborar um padrão do processo de trabalho da imobiliária. Apresente a todas as equipes tudo o que foi discutido e decidido.
Mas atenção! O propósito aqui não é burocratizar a empresa e tornar o fluxo de trabalho mecânico e rígido. O mapeamento de processos deve servir como um guia de boas práticas sobre aquilo que funciona e que já foi validado. É importante que haja flexibilidade para atender às particularidades de cada situação, tornando a experiência do cliente mais agradável e personalizada.
Qual é a sua forma de mapeamento de processos? Inicie agora mesmo essa importante etapa de gerenciamento e compartilhe com a gente! Deixe um comentário!