A importância da digitalização das empresas | Rede Jornal Contábil - Contabilidade, MEI , crédito, INSS, Receita Federal
Nos últimos quatro anos passamos a observar a digitalização das empresas, incluindo as áreas de educação e de RH, que ainda ficavam restritas com legislações as quais impediam a utilização completa da tecnologia em seus processos.
Porém, em 2020, esse cenário começou a se transformar com as recomendações de distanciamento social e a mudança dos negócios para os lares.
Isso motivou a antecipação dos projetos – seis em cada dez empresas deram início e 51% delas terá o tema como prioridade nos próximos dois anos, de acordo com uma pesquisa da IBM.
De forma simplificada, a digitalização empresarial engloba uma série de processos e programas internos que vão desde o ingresso da empresa em plataformas de redes sociais até a adoção de programas inteligentes, as quais auxiliam no controle de estoque ou serviços ofertados.
Essa prática facilita o dia a dia e traz uma visão mais holística do negócio.
Entretanto, o Brasil é um dos países mais atrasados da América Latina quando o tema é transformação digital.
Segundo uma pesquisa da Panorama Search com 600 executivos, existe um esforço de 85% deles para mudar esse cenário, que é benéfico para todos os membros de uma corporação.
A digitalização começa pelos documentos
Os registros em papel ainda são uma realidade para muitas empresas.
Digitalizá-los, além de poupar espaço, economiza tempo, recursos e facilita os processos junto a fornecedores e clientes externos.
Um dos conceitos mais conhecidos da digitalização dos documentos é o paperless, em português significa livre de papel.
Ao aplicar esses recursos, a empresa transforma os documentos de papel em informação eletrônica e facilita a recuperação dos dados, bem como garante a integridade e a autenticidade deles.
Os custos também são reduzidos, pois a validação de informações dos contratos é automatizada em bases públicas para o e-social.
Enquanto a eficiência pode ser radicalmente ampliada, começando pela facilidade em encontrar os dados, ter as rotinas operacionais automáticas e poder utilizar mecanismos como a assinatura digital.
Para os negócios que requerem documentos físicos, também já existem soluções digitais no mercado.
Trata-se da digitalização registrada, que é a trasladação do documento físico para o meio digital, com o seu registro para guarda permanente e a consulta. Eles são preservados como os originais – em papel – e possuem o mesmo valor jurídico.
Segundo Marcel Santos, sócio diretor da Tecfy, empresa que oferece essas e muitas outras soluções de digitalização empresarial: "Vemos como a tecnologia tem transformado os negócios. E a digitalização é uma das responsáveis por impulsionar as empresas, reinseri-las no mercado, e até mesmo revolucionar as relações dentro delas, começando pelo RH. Ao reduzir custos e aumentar a eficiência, os resultados positivos são inevitáveis".
Sobre o Grupo Tecnoset
É maior empresa brasileira de Outsourcing de Impressão. Há 30 anos, é reconhecido como um dos principais players nas verticais de Gerenciamento de Conteúdo, Outsourcing de Impressão, Soluções de Identificação, Conversão Digital e Conectividade. O Grupo Tecnoset é composto por empresas que levam soluções de TI e produtos para diversos setores da economia com expertise, comprometimento e experiência.
Simplifica o acesso às informações, ajuda empresas a reduzir custos operacionais e a aumentar a produtividade. A TECFY, empresa do Grupo Tecnoset, oferece tecnologia e serviços que simplificam o acesso às informações por meio de soluções inovadoras que transformam os documentos e processos empresariais em uma experiência digital, com a redução de custos, a melhoria da produtividade e o aumento da performance a partir de uma experiência 100% digital.