5 maiores sabotadores de uma empresa contábil | Gestta
Você está preparado para enfrentar os 5 maiores sabotadores de uma empresa contábil? Eles são os responsáveis por diminuir a produtividade de suas equipes e pior, impedir que a organização cresça de forma ágil e saudável.
Esses sabotadores podem se espalhar como vírus e será preciso uma busca minuciosa para conseguir eliminá-los. Mas não há o que temer, você encontrará algumas das principais armas que podem te ajudar a concluir essa missão.
A única coisa que você precisa fazer é prosseguir com a leitura até o final. Em cada subtítulo você conhecerá um inimigo novo e as melhores formas de combatê-lo. Só tome cuidado com o último da lista, ele é o mais perigoso. Boa sorte!
1- Aquela pasta cinza…
Você deve estar me perguntando: como assim uma pasta pode diminuir a produtividade do meu escritório? É claro que apenas uma única pasta não vai interferir na rotina, mas um conjunto de documentos arquivados nas pastas pode atrasar muitos processos, e eu vou te mostrar o porquê…
Se você tem o hábito de guardar dados importantes em arquivos físicos certamente vai perder alguns bons minutos para encontrar informações referentes àquele cliente que atendeu no fim do ano passado, isso se ninguém tiver pegado os papéis para consulta e acabou esquecendo de devolver.
Agora multiplique esse tempo pelo número de consultas semanais que são feitas no escritório.
Não seria muito mais produtivo perder um dia inteiro digitalizando tudo e depois organizando em pastas no computador? Além de economizar espaço, isso permitiria que todos os colaboradores pudessem acessar o mesmo arquivo de forma simultânea e com apenas alguns cliques.
Mas calma, entendo que você precise manter as cópias físicas de certos documentos para fins jurídicos e não estou pedindo para que se desfaça delas. Mas se o objetivo é apenas realizar consulta de informações, a versão digital resolve o problema, certo?
Os papéis podem ficar armazenados em um ambiente para que sejam acessados somente quando a versão física for realmente necessária. O objetivo é apenas facilitar as consultas diárias.
Chega de perder quase meia hora para encontrar aquela bendita pasta rosa, elimine este que é um dos mais comuns sabotadores de uma empresa contábil.
2- Ferramentas que não te ajudam
Dos mesmos criadores de "aquela pasta cinza" vem aí "softwares que não suprem todas as suas necessidades". Brincadeiras à parte, além do excesso de papéis, os processos manuais no computador também podem tomar o precioso tempo de sua equipe, mas não precisa ser assim.
Embora a tecnologia esteja sempre a disposição, alguns escritórios ainda preferem digitar um a um ao invés de salvar arquivos digitalizados em uma ferramenta que pode realizar automaticamente a leitura desses dados, ou salvam informações importantes em hd (correndo o risco de perder tudo caso o componente deixe de funcionar) ao invés de utilizar armazenamento em nuvem.
Sem contar as vezes em que multas foram geradas por expiração de prazos que poderiam ter sido cumpridos se o escritório utilizasse um gerenciador de tarefas contábeis para administrar o pagamento de contas e boletos. Nesse caso o mais grave é que além de perder tempo, perde-se dinheiro e um dos grandes sabotadores de uma empresa contábil é o desperdício de recursos. Ele só não perde para o vilão do próximo tópico.
Saiba Mais: Como a equipe comercial da sua empresa contábil pode turbinar a prospecção?
3- Time sem vontade de ganhar o jogo
Um bom jogador não é aquele que faz o esperado, mas o que surpreende. A falta de motivação é um dos grandes sabotadores de uma empresa contábil.
Funcionários que fazem apenas o que lhes é pedido, que nunca surgem com ideias para a melhoria de processos, improdutivos, etc. São o reflexo de que "algo de errado não está certo" seja no ambiente de trabalho ou até na vida pessoal, mas a culpa nem sempre é deles.
É interessante que o gestor tente entender se algo da vida pessoal está impactando na vida profissional do colaborador e tentar ajudá-lo de alguma forma.
Para os recém chegados, realizar a integração, acompanhar o processo seletivo de perto e investir em treinamentos que possam capacitar esses profissionais faz com que se sintam de fato parte do time, que suas ideias são importantes para o líder e isso as motiva a se esforçarem cada vez mais.
Por fim, reconheça publicamente o bom desempenho dos funcionários, ofereça premiações e dê o devido destaque aos trabalhos desenvolvidos com excelência para que outras pessoas também almejem conquistar essa visibilidade.
4- Clientes
Não, você não leu errado! Clientes difíceis podem ser grandes sabotadores de uma empresa contábil. Me refiro àqueles que atrasam o envio de documentos, são desorganizados, ou pior exigem milagres do escritório de contabilidade.
Nesses casos eles sabotam não apenas a produtividade, mas a possibilidade de crescimento da empresa. E o que fazer com eles? Dispensar? Não.
Por mais que um cliente tenha dificuldade com a pontualidade, abrir mão dele pode causar prejuízos significativos para o escritório, por isso o ideal é tentar fazer com que eles percebam o valor do seu trabalho e entendam que se forem desorganizados, consequentemente estarão prejudicando também o fluxo de trabalho contábil de seu escritório. Veja como fazer isso.
A primeira missão que você deve realizar é ajudar seu cliente a entender o valor dos seus serviços para a empresa dele. Explique como funcionam os processos e tarefas e deixe bem claro quais são as consequências (legislativas) quando ele infringe o prazo para envio de documentos, por exemplo.
Outra tática extremamente eficiente é apresentar para ele os benefícios financeiros que podem ser obtidos com o cumprimento de datas. Quando dói no bolso, eles tendem a captar melhor a mensagem.
Mas lembre-se de que esse processo de reeducação exige um pouco de tempo e dedicação de sua parte, por isso, seja paciente. Talvez o seu escritório precise ensiná-lo a se organizar em relação à contabilidade. Encare isso como uma forma de estreitar o relacionamento e garantir que seu escritório não será descartado caso a concorrência ofereça apenas um preço mais atrativo.
Agora irei te apresentar o maior de todos os sabotadores de uma empresa contábil. Se prepare!
5- Cheque o espelho
Sim, é isso mesmo. O maior inimigo do crescimento e da produtividade de seu escritório pode ser você mesmo. E o pior, os erros podem estar acontecendo sem que você nem ao menos perceba.
O papel de liderança precisa equilibrar a autoridade e a abertura para ouvir o que os colaboradores têm a dizer. É preciso dividir responsabilidades, corrigem individualmente e parabenizam em público.
Ao participar de forma mais incisiva você incentivará automaticamente os funcionários a se empenharam assim como você, eles almejarão os resultados positivos tanto quanto você almeja.
Se sentirão confortáveis em expor ideias novas e relatar problemas operacionais e com esse tipo de postura a empresa certamente alcançará o sucesso desejado.
Agora que você já descobriu quais são os 5 maiores sabotadores de uma empresa contábil, faça uma análise para descobrir se algum deles está prejudicando a sua empresa. Eliminando esse tipo de problema a produtividade certamente irá se multiplicar e o trabalho se tornará muito mais prazeroso.