LGPD: Conheça a Lei Geral de Proteção de Dados e o que irá impactar no RH
Confira as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados que influenciam o RH da sua empresa e quais medidas devem ser tomadas para a adequação
Em um mundo cada vez mais conectado, no qual empresas coletam, ou até mesmo pagam, por informações pessoais para impactar e fidelizar consumidores, o debate do momento gira em torno da Lei Geral de Proteção de Dados - Lei Nº 13.709/18, popularmente conhecida apenas pela sigla, LGPD.
De forma geral, a LGPD tem um objetivo simples: regulamentar o uso de dados pessoais pelas empresas, assegurando os cidadãos do controle das suas informações. Para a população, a lei implica diretamente em segurança, do outro lado, essa é uma medida que mudará completamente a maneira que as empresas utilizam as informações pessoais de clientes e colaboradores.
É nesse ponto que a Lei Geral de Proteção de Dados atinge diretamente o RH de qualquer corporação e também os sites que publicam vagas de emprego, como o InfoJobs, e os softwares de recrutamento e seleção, como o PandaPé.
Mas não é somente o setor de recrutamento que sofre os impactos da lei, empresas que recolham dados de clientes, mesmo que apenas nome e e-mail, devem atentar-se aos novos procedimentos previstos. Pensando nisso, é importante que todos entendam as diretrizes da LGPD e adotem medidas de adequação até 2022.
Nesse artigo vamos apresentar como a LGPD irá afetar a sua empresa quando falamos de dados para recrutamento e seleção, e como você deve se preparar para se adequar as normas previstas a fim de estabelecer novas posturas e processos para obter a relação mais adequada entre a Lei Geral de Proteção de Dados e o setor de recursos humanos.
Nos últimos anos a população acompanhou um grande avanço tecnológico, que resultou na indústria 4.0 que abrange a internet das coisas e a valorização e exposição de dados pessoais em sistemas de Big Data. Com isso, tornou-se necessário criar sistemas que protejam os usuários de recursos digitais integrados a internet, bem como os dados pessoais coletados por essas empresas.
Com o destaque para as informações pessoais, muitas vezes, empresas que possuem um grande banco de currículos ou até mesmo que armazenam dados para outros fins são alvo de hackers. Como o escândalo de 2018 envolvendo dados coletados pelo Facebook e a campanha à presidência dos EUA, do então candidato Donald Trump, sendo uma consequência negativa para empresas e clientes.
É nesse cenário que surge a LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados, sancionada em agosto de 2018 no Brasil, mas que devido a falta de adequação das empresas, entrará em vigor somente em 2022, prazo que está sendo adiado pela segunda vez.
Mas afinal, o que a LGPD determina?
O objetivo principal da LGPD é regulamentar o tratamento de dados pessoais, por empresas privadas e instituições públicas, respeitando assim a privacidade das informações e garantindo a população a autonomia quando se trata do controle sobre o direito de uso dos seus dados por terceiros, com algumas ressalvas previstas.
É importante pensar nos principais processos que o tratamento de dados pessoais engloba, são eles: coleta, utilização, processamento, manipulação, armazenamento, compartilhamento, comercialização, descarte e outras ações.
A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece que a privacidade é um direito civil, por isso é necessário a autorização expressa para o uso de dados pessoais coletados, tendo em vista que são consideradas quaisquer informações que possam identificar uma pessoa.
Incluem-se também dados sensíveis do indivíduo, ou seja, informações que expostas podem causar discriminações, são essas:
Opinião politica e filiações;
Em termos jurídicos a Lei Geral de Proteção de Dados identifica três grupos, que se relacionam no direito de manipular os dados pessoais:
Controladore. Profissionais que atuam em áreas que possuem contato direto com os dados pessoais fornecidos, no nosso setor, são os recrutadores.
Operadores de dados. Nesse caso trata-se das ferramentas que são utilizadas para recolher, manipular e armazenar os dados, como um ATS.
É importante entender também quais são as entidades que a lei prevê a regulamentação. Pessoas jurídicas de direito público e privado, que coletem ou tratem dados de titulares em território nacional, ou que ofertem produtos ou serviços no Brasil.
A LGPD busca proteger os titulares, tornando os controladores e operadores de dados, legalmente responsáveis nesse processo, em casos de possíveis vazamentos e usos indevidos ou não autorizados.
A lei permite que os titulares acessem seus dados a qualquer momento e confiram como eles estão sendo tratados, quais instituições receberam os dados compartilhados, corrigir, atualizar e deletar informações, e revogar o consentimento.
Agora com a LGPD a coleta e manipulação de dados deverão ser regularizadas com uma série de fundamentos, as mais importantes são:
Autorização de uso. Cabe ao titular declarar e permitir que a empresa use deus dados pessoais.
A partir dessas regras, os dados coletados deverão trafegar por ambientes seguros, e somente colaboradores autorizados podem acessá-los, por meio de um fluxo determinado e validado por profissionais com capacitação técnica de segurança da informação. Esses fluxos devem também ter uma justificativa legal, baseada nas possibilidades elencadas pela lei.
O não comprimento dessas determinações implica em penalidades legais, que vão desde advertências simples, que determina a correção da irregularidade, podendo chegar a multas de até R$ 50 milhões, limitando-se a 2% do faturamento anual, dependendo da infração cometida. Ou a suspensão total do tratamento de dados, o que significa que a empresa não vai poder tratar dados para nenhum objetivo durante determinado período.
As empresas que infringirem a LGPD podem também ter a irregularidade exposta, tornando-se pública a situação, caso seja confirmada por meio de investigações. A adequação à Lei Geral de Proteção de Dados é complexa e envolve alterações em contextos jurídicos e tecnológicos, por isso, reiteramos que esse artigo não é uma orientação legal e judicial, e para validar sua empresa um advogado deve ser consultado.
Cada vez mais o setor de recursos humanos está se transformando, e recursos de Big Data, machine learning, inteligência artificial já fazem parte da rotina dos profissionais. Até mesmo em empresas que não digitalizaram os processos de recrutamento e seleção, o recebimento de currículo e cadastro de profissionais acontece com frequência.
Com isso, a Lei Geral de Proteção de Dados implica diretamente em mudanças no cenário de recrutamento e seleção. Além da informação de candidatos, o RH e o departamento pessoal lidam também com dados de todos os colaboradores, em questões burocráticas ou para avaliar novas estratégias.
Situações de atenção:
A LGPD determina que a manipulação desses dados deve ser restrita a pessoas autorizadas, em processos estruturados, as empresas devem também estabelecer formas de armazenamento, garantir a proteção e conservação dos dados.
O setor de Recursos Humanos deve atentar-se para não solicitar dados que não são relevantes ao processo seletivo, visto que essas informações excessivas são potencialmente perigosas agora com a LGPD.
Em relação ao quadro de colaboradores a manipulação de algumas informações é considerada de "cumprimento de obrigação legal", como o processamento da folha de pagamento e documentos de registro, por isso, não é necessário o consentimento dos funcionários para algumas atividades.
Para evitar futuros problemas decorrentes do uso indevido ou vazamento de dados pessoais de colaboradores e candidatos, o setor de recursos humanos deve adotar novas medidas e planejar uma estrutura de segurança da informação, alinhada ao TI.
Como já mencionamos, a principal ferramenta é possuir os termos assinados pelos profissionais, permitindo o uso de dados, visto que esse é o pilar principal da LGPD. Após conhecer as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados e buscar uma consultoria especializada algumas medidas devem ser tomadas para a reformulação dos processos de seleção. As formas para adequar-se à lei são:
Plano de conduta – A Lei Geral de Proteção de Dados determina que toda empresa tenha um encarregado responsável pela regulamentação e com autonomia para garantir o funcionamento das regras. A partir disso, a companhia deve criar um plano que conduza a segurança da informação, indicando profissionais responsáveis pelo armazenamento e manipulação dos dados. Esse plano deve ser criado após o mapeamento dos fluxos de dados pessoais, possibilitando assim a gestão e organização.
Treinamentos internos – Essa é uma ação que deve ser pensada com o plano de conduta, treinar os funcionários e instruí-los garantindo uma conscientização a respeito da proteção de dados, e o alinhamento com a nova política interna. Com isso, todos os colaboradores entendem a importância desse sistema de segurança e as consequências do mau uso.
Contratos de confidencialidade – É necessário que o setor de RH seja transparente em relação ao uso dos dados coletados por meio das candidaturas e em contrapartida, o candidato precisa permitir o manuseio dessas informações. Nesse ponto, cabe também contar com a ética profissional dos colaboradores que possuem acesso aos dados, por isso um contrato de confidencialidade torna o processo mais sigiloso e seguro, de forma legal.
É nesse ponto que o trabalho remoto se cruza com a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados, empresas que adotam o home office como uma política, ou em momentos de extrema necessidade, como em casos de calamidade pública ou pandemias, conforme situação atual relacionada ao coronavírus, precisam estabelecer alguns fluxos, determinações e autorizações para o acesso à rede, sistemas e e-mails corporativos remotamente.
É preciso definições claras sobre o uso dos dados que a empresa manipula e apresentar quais as consequências para o descumprimento dessas regras. Sendo esse um acordo de responsabilidade entre colaboradores e empresa.
Alinhamento dos setores de RH, TI e Jurídico - Esse é um dos pontos mais importantes para adequar sua empresa a LGPD. O setor de TI deve apresentar um diagnóstico com a atual situação e as medidas necessárias, observando se as ferramentas utilizadas pela equipe de recursos humanos e departamento pessoal são confiáveis. Ao considerar possíveis falhas de segurança, medidas de compliance devem ser adotadas, nesse ponto o setor jurídico também deve atuar.
Adote soluções tecnológicas – Sistemas de proteção e criptografia são essenciais para assegurar os dados pessoais, além disso, adotar um ATS para realizar o recrutamento, como PandaPé, e banco de currículos automatizados, garante a proteção e centralização das informações. Tendo em vista que softwares como o PandaPé arquivam os dados em uma única plataforma digital, aumentando a segurança, uma vez que somente pessoas com autorização possuem o acesso e a equipe de RH consegue monitorar em tempo real o fluxo.
Além disso, a plataforma de recrutamento já conta com um termo de autorização que os candidatos devem concordar ao se inscrever para uma vaga.
Para evitar futuros problemas com a LGPD é preciso realizar as adequações, levando em conta todos os processos nos mínimos detalhes. Ter em mente a importância de mudar a cultura organizacional e a necessidade de investir em ferramentas tecnológicas que protejam as informações irá impulsionar a regularização mais rápida e eficiente.
O RH tem um papel importante para essa conscientização e como apresentamos no artigo é um setor que precisa conhecer as novas diretrizes e trabalhar dentro das exigências da Lei. Descubra como o PandaPé pode ajudar a sua empresa a proteger os dados dos candidatos no decorrer dos processos seletivos.